sign in sign up
<<
Home , Bamble, Drangedal, Grenland

Digitale

Forprosjekt mellom Grenlandskommunene • S. 3. Mandat

• S. 5. Status felleskomponenter og fellestjenester

• S. 9. Organiseringen av digitaliseringsarbeidet

• S. 18. Veien videre for Digitale Grenland Innhold "Forprosjektet skal gjennomføre en kartlegging over digitaliseringsprosjektene til Grenlandskommunene. Dette skal resultere i en oversikt over disse prosjektene. Denne oversikten skal ha en hensiktsmessig oppbygging som skal inneholde tema/fagområde, hva som utvikles (tjenester, produkter, etc.), samarbeidspartnere (næringsliv, NAV, andre kommuner, etc.) og andre sentrale elementer for digitaliseringsprosjektene. Primært skal hovedfokuset være på nasjonale komponenter og løsninger som skal implementeres og tas i bruk". Mandat for "Digitale Grenland" Konstituering av prosjektgruppe

• Prosjektgruppen og leder for prosjektets styringsgruppe, Ole Magnus Stensrud hadde et konstituerende møte den 20.09.19

• Prosjektets mandat ble ytterlige konkretisert. o Forprosjektet skulle fokusere på felleskomponenter og fellestjenester, og hvordan status for disse er i de aktuelle kommunene. o Den endelige leveransen skulle også inneholde en oversikt over hvordan digitaliseringsarbeidet i kommunene er organisert, samt en anbefaling til veien videre for prosjektet. Status felleskomponenter og fellestjenester Begrepsforklaringer • Felleskomponenter o Åpne, gjenbrukbare løsninger som dekker typiske behov på digitaliseringsfeltet, slik som innlogging, autentisering, registre, osv. o Eksempler; . Folkeregisteret . Matrikkelen • Fellestjenester o Et samlebegrep på tekniske tjenester/løsninger som tilbyr funksjonalitet, og som kan brukes på tvers av forvaltningsnivåer, registre og tjenester. o Eksempler; . eByggesak . DigiSos Nasjonale felleskomponenter

Felleskomponent Startet Implementert/ i bruk Ikke påbegynt

Folkeregisteret , , Kragerø, , Siljan,

Enhetsregisteret Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal

Matrikkelen Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal

Altinn Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal

Idporten Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal

Kontakt og reservasjonsreg. Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal

Digital postkasse Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal Nasjonale fellestjenester Tjeneste Startet Implementert/ i bruk Ikke påbegynt DigiSos Bamble, Porsgrunn, Drangedal Kragerø, Skien Siljan Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, DigiBarnevern Drangedal Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, DigiHelse Drangedal eByggeSak Porsgrunn, Skien, Kragerø, Drangedal Bamble, Siljan FIKS - Tjenesteplattform KS Skien • SvarUt Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal • SvarInn Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal • Edialog (sikker digital post) Bamble, Kragerø, Siljan, Skien Porsgrunn, Drangedal • Min-side Bamble, Porsgrunn, Skien, Siljan Kragerø, Drangedal • KS læring Siljan Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Drangedal • Fiks SMS Bamble, Skien Porsgrunn, Kragerø, Siljan, Drangedal, • Fiks Registeroppslag Skien Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Siljan, Drangedal Fiks Folkeregister Bamble, Porsgrunn, Skien • KS Fiks - Søknad om avkjørsel Bamble, Siljan Porsgrunn, Kragerø, Skien, Drangedal • KS Fiks - Søknad om dispensasjon fra Bamble, Siljan Porsgrunn, Kragerø, Skien, Drangedal byggegrense Feide Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal Norsk Helsenett Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal NIR (Nasjonalt introduksjonsregister ) Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal Nasjonalt lånekort register Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, Drangedal Porsgrunn Aa-registeret Drangedal, Kragerø Bamble, Skien, Porsgrunn, Siljan eSignering Kragerø Bamble, Porsgrunn, Skien, Siljan, Drangedal Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, eInnsyn Drangedal Bamble, Porsgrunn, Kragerø, Skien, Siljan, eFormidling Drangedal Organiseringen av digitaliseringsarbeidet Organisering Bamble • Rådmannens ledergruppe vedtar gjeldende digitaliseringsstrategi.​ Rådmannens ledergruppe (Digitaliseringsstrategi) • IKT-Forum består av representanter fra alle tjenesteområder, stab og ITG. Her blir gjeldende handlingsplan som er utledet IKT-forum av digitaliseringsstrategien (Handlingsplan) vedtatt og forvaltet.

• Tiltakene i handlingsplanen er organisert i prosjekter med egen organisering. Et Prosjektteam Prosjektteam Prosjektteam prosjektteam består som regel (Prosjekt/Tiltak 1) (Prosjekt/Tiltak 2) (Prosjekt/Tiltak 3) av prosjektleder fra kommunen, ITG og eksterne leverandører. Organisering Porsgrunn (1/2)

Styringsgruppe • Rådmannens ledergruppe

• Kommunalsjef for Adm. og støtte (leder) • HR-sjef • IKT-sjef Koordineringsteam • Digitaliseringskoordinator Miljø og Byutvikling Digitalisering • Digitaliseringskoordinator Helse og Omsorg (DigiForum) • Digitaliseringskoordinator Oppvekst • Digitaliseringskoordinator Dokumentforv. og arkiv • Digitaliseringskoordinator IKT • Professor i helse og teknologi ved USN • Kommunikasjonsrådgiver • Personvernombud for Porsgrunn kommune • Det er etablert undergruppe/arbeidsgruppe i Undergrupper/arbeidsgrupper kommunalsjefområdet Oppvekst og i Helse og Omsorg. Det vurderes også om det skal etableres i de to øvrige kommunalsjefområdene. Organisering Porsgrunn (2/2)

DigiForum Styringsgruppe

Dialog/ Oppfølging/ Styring og Strategi Medbestemmelse informasjon styring rapportering

Gjøre prioriteringer DigiForum skal informeres Overordnet ansvar og og igangsatte myndighet til å legge prosjekter kjent i om alle planer og ønsker om anskaffelse av nye føringer for den representantens digitale kommunalområde systemer. Dette for å sikre korrekt gjennomføring av transformasjonen i anskaffelse og riktig Ansvar for å legge til kommunen rette for gode medvirkning i Saker og strategiske valg anskaffelsesfasen. prioriteringer løftes til knyttet til digital drøfting i HAMU transformasjon i DigiForum vil også Porsgrunn kommune koordinere og prioritere Melde inn nye innføringen av nye Prioritere ressurser og prosjekter/forslag til systemer i organisasjonen, tiltak fra innsats, samt fordele og sikre at vi ikke kjøper inn digitaliserings- representantens systemer vi allerede har. kommunalområde investeringsmidler i Porsgrunn Organisering Kragerø

• Styringsgruppen for prosjektet er Rådmannens ledergruppe samt personalsjef og hovedtillitsvalgt. Rådmannens ledergruppe

• Arbeidsgruppen består av kommunalsjef for stab og støtte, IKT-leder, kommunikasjonsrådgiver, prosjektleder stab og støtte, IKT-rådgiver for oppvekst og prosjektleder for velferdsteknologi. Prosjektgruppe

• Digitaliseringsaktivitetene spenner fra små til store prosjekter. Disse dekker både innbyggertjenester og interne tjenester. Målene i kommunens vedtatte digitaliseringsstrategi er styrende for arbeidet. Organisering Skien (1/2)

• Rådmannens ledergruppe Styringsteam • IT-sjef.

• Leder • Rådgiver • Digitaliseringskoordinator Fellessystemer / HR • Digitaliseringskoordinator Byutvikling, drift og kultur Koordineringsteam for IT og • Digitaliseringskoordinator Helse og velferd Digitalisering • Digitaliseringskoordinator NAV (KID) • Digitaliseringskoordinator Oppvekst • Arkivleder Arkivtjenesten • Digitaliseringskoordinator Kommunikasjon • Personvernombud for Skien kommune • Systemarkitekt ved ITG for Byutvikling, drift og kultur, og fellessystemer • Systemarkitekt ved ITG for Helse og velferd • Systemarkitekt ved ITG for Oppvekst og NAV • Driftsleder ved ITG for ITG Organisering Skien (2/2)

• Styringsteam o Optimalisere det samlete utviklingsarbeidet innenfor porteføljens definerte omfang ved å gi føringer for utviklings- og endringsarbeid innen it og digitalisering og, i prosessen «balansere porteføljen», fatte vedtak i saker framlagt av koordineringsteamet.

• KID o Legge til rette for effektiv utførelse av prosessen «balansere porteføljen» ved å identifisere mulige prosjekter, evaluere disse, følge opp pågående prosjekter, identifisere koordineringsbehov/-muligheter og fremme saker med anbefalinger til styringsteamet i prosessen «balansere porteføljen». Organisering Siljan

• IKT-gruppen utreder alle strategiske beslutninger som omhandler digitalisering. IKT-gruppen består av Styringsgruppen rådmann, IKT, arkivleder og representanter fra kommunalområdene. IKT-gruppa orienterer styringsgruppen, som er rådmannens lederteam. ​ IKT-sikkerhetsråd

• Kommunen har et eget IKT-sikkerhetsråd IKT-gruppen som følger opp reglement for informasjonssikkerhet og GDPR.​

• I 2016 vedtok kommunestyret i Siljan “Plan for digitalisering”. Organisering Drangedal

• Rådmannens ledergruppe som inkluderer HR- og IT-sjef, er beslutningstaker og har overordna ansvar for digitaliseringsarbeidet.

• Prosjekter/forslag til tiltak meldes inn direkte fra de forskjellige tjenestene.

• Det er utnevnt en kompetansegruppe i Kommunalområde for helse og velferd, med spesielt fokus på velferdsteknologi. IT deltar også med en ressurs her, og gruppa har faste møter månedlig. Veien videre for Digitale Grenland Veien videre (1/2) • Prosjektgruppen anbefaler at forprosjektet videreføres og går over i en prosjektfase.

• Fremtidig organisering av prosjektet o Organiseres som et nettverk, men jobber som et prosjekt o Prosjektgruppe tilsvarende dagens løsning . Ikke nødvendig med ansettelse av ekstern prosjektleder o Rapporterer til styringsgruppe (Rådmannskollegiet) o Grenlandssamarbeidet kobles på i en koordinerende rolle

• Arbeidsoppgaver for prosjektet/nettverket o Felleskomponenter og fellestjenester o Utveksling av ideer og erfaringer o Samkjøre anskaffelser, søknader, etc. . Behov for koordinasjon med Grenlandskommunenes innkjøpsenhet (GKI) o Dialog/forhandlinger med leverandører o Bistand til lokale løsninger Veien videre (2/2) • Grenlandskommunene er i dag relativt likt organisert hva gjelder digitaliseringsarbeidet. Dette forenkler arbeidet til prosjektet/nettverket.

• Prosjektet bør i den videre fasen fokusere på bestemte tjenester/komponenter. På den måten kan prosjektet jobbe målrettet med disse og komme med gode løsninger. Etter hvert som enkelte tjenester/komponenter landes, kan prosjektet flytte fokuset videre til andre løsninger.

• Prosjektet se på andre områder som kan digitaliseres/utvikles.

• Prosjektet ønsker å søke på skjønnsmidler i 2020