Siljan Kontrollutvalg (24.01.2019)
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
Meeting Book: Siljan kontrollutvalg (24.01.2019) Siljan kontrollutvalg Date: 2019-01-24T12:00:00 Location: Fylkeshuset, Tingsalen Note: Forfall meldes til utvalgssekretær Ingebjørg Liland på e-post: [email protected], eller tlf. 47034560, snarest mulig. Det serveres smørbrød før møtet kl. 11:30. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Bypakke Grenland fase1» blir lagt frem for kontrollutvalgene i Siljan kommune, Porsgrunn kommune, Skien kommune og Telemark fylkeskommune. Innkalles: Sak 1/19 Telemark kommunerevisjon v/Hildegunn Rafdal Saksliste Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av innkalling 24.01.20193 Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.20184 Saker til behandling 1/19 Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 115 1/19 Godkjenning av innkalling 24.01.2019 - 19/00069-1 Godkjenning av innkalling 24.01.2019 : Godkjenning av innkalling 24.01.2019 Arkivsak-dok. 19/00069-1 Saksbehandler Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Siljan kontrollutvalg 24.01.2019 Godkjenning av innkalling 24.01.2019 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling 24.01.2018 godkjennes. Saksopplysninger: Møteinnkalling 24.01.2018 legges frem for godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling 24.01.2018 1 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 Arkivsak-dok. 19/00069-2 Saksbehandler Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Siljan kontrollutvalg 24.01.2019 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møtet 20.11.2018 godkjennes. Saksopplysninger: Protokoll fra møtet 20.11.2018 legges frem for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll fra møtet 20.11.2018 1 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 Møteprotokoll Siljan kontrollutvalg Dato: 20.11.2018 kl. 10:00 – 13:00 Sted: Kommunehuset, møterommet Arkivsak: 18/00165 Til stede: Jan Olav Hagen Helga Baasland Ole Arthur Austad Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Rådmann Jan Sæthre (sak 19-20/18) Økonomisjef Kjersti Førstøyl (sak 19/18) Teknisk sjef Kjell G. Borgeraas (sak 20/18) Ordfører Kjell A. Sølverød Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto Sekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 4/18 18/00165-24 Godkjenning av innkalling 20.11.2018 3 Møteprotokoll 4/18 18/00165-25 Godkjenning av protokoll fra møte 11.09.2018 4 1 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 Saker til behandling 19/18 18/11918-1 Orientering om Siljan kommunes budsjett for 2019 5 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om plan og 20/18 16/11970-12 6 byggesaksbehandling - Siljan kommune 21/18 18/00185-3 Orientering fra revisor 20.11.2018 7 22/18 18/11916-1 Møte og arbeidsplan 2019 - Siljan kontrollutvalg 8 23/18 18/00171-11 Referatsaker 20.11.2018 9 24/18 18/00178-7 Eventuelt 20.11.2018 10 Siljan, 20.11.2018 Jan Olav Hagen Ingebjørg Liland Kontrollutvalgsleder Sekretær 2 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 Møteinnkalling 4/18 Godkjenning av innkalling 20.11.2018 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 4/18 Forslag fra sekretariatet: Møteinnkalling 20.11.2018 godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig. Vedtak Møteinnkalling 20.11.2018 godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 Møteprotokoll 4/18 Godkjenning av protokoll fra møte 11.09.2018 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 4/18 Forslag fra sekretariatet: Protokoll fra møtet 11.09.2018 godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig. Vedtak Protokoll fra møtet 11.09.2018 godkjennes. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 Saker til behandling 19/18 Orientering om Siljan kommunes budsjett for 2019 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 19/18 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Rådmann Jan Sæthre og Økonomisjef Kjersti Førstøyl ga utvalget en orientering om Siljan kommunes budsjett for 2019, og besvarte spørsmål fra utvalgsmedlemmene og revisor. Votering Enstemmig. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 20/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om plan og byggesaksbehandling - Siljan kommune Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 20/18 Forslag fra sekretariatet: Kontrollutvalget finner skriftlig tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonen tilfredsstillende, og avslutter med dette saken. Møtebehandling Teknisk sjef Kjell G. Borgeraas og rådmann Jan Sæthre ga kontrollutvalget en tilbakemelding på hvordan rapporten har blitt fulgt opp. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget finner skriftlig tilbakemelding på oppfølging av forvaltningsrevisjonen tilfredsstillende, og avslutter med dette saken. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 21/18 Orientering fra revisor 20.11.2018 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 21/18 Forslag fra sekretariatet: Saken tas til orientering. Møtebehandling Oppdragsrevisor orienterte om den løpende revisjonen i kommunen. Det ble også orientert om revisors rolle ved kontroll av registrerte psykisk utviklingshemmede i kommunen. Votering Enstemmig. Vedtak Saken tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 22/18 Møte og arbeidsplan 2019 - Siljan kontrollutvalg Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 22/18 Forslag fra sekretariatet: Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2019 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende. Kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og holde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2019, Tirsdager klokka 10:00: 5.2.2019 – 09.4.2019 – 17.9.2019 – 19.11.2019 Møtebehandling Sekretariatet la frem forslag til møte- og arbeidsplan 2019. Votering Enstemmig. Vedtak Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2019 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende. Kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og holde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2019, Tirsdager klokka 10:00: 5.2.2019 – 09.4.2019 – 17.9.2019 – 19.11.2019 [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 23/18 Referatsaker 20.11.2018 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 23/18 Forslag fra sekretariatet: Referatsakene tas til orientering. Møtebehandling 1. Referatsaker NKRFs kontrollutvalgskonferansen, 30-31. januar 2019 på Gardermoen. Påmeldingsfrist 18. desember. Tilstandsrapport for grunnskolen 2018 Nytt reglement for intern varsling 2. Neste møte 5. februar 2019 kl. 10:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Eierskapskontroll – Eierstyring i Siljan kommune Årsmelding 2018 for Siljan kontrollutvalg Vurdering av forvaltningsrevisors uavhengighet Orientering fra revisor Referatsaker/eventuelt 3. Fellesmøte Det legges opp til et fellesmøte ved fremlegging av forvaltningsrevisjonsrapporten av Bypakke Grenland i januar. Sekretariatet informerer om møtedato så snart den er klar. Votering Enstemmig. Vedtak Referatsakene tas til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 - 19/00069-2 Godkjenning av protokoll fra møte 20.11.2018 : Protokoll Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 24/18 Eventuelt 20.11.2018 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Siljan kontrollutvalg 20.11.2018 24/18 Møtebehandling Ordfører Kjell A. Sølverød orienterte om eiermøte og sammenslåingen av Telemark kommunerevisjon IKS og Vestfold kommunerevisjon IKS. Leder informerte om innhold fra Temarks høstkonferanse. Sekretariatet foreslo følgende forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Votering Enstemmig. Vedtak Saken tas til orientering [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10 1/19 Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 - 17/16031-5 Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 : Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 Arkivsak-dok. 17/16031-5 Saksbehandler Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Siljan kontrollutvalg 24.01.2019 Forvaltningsrevisjonsrapport - Bypakke Grenland fase 1 Forslag fra sekretariatet: Siljan kontrollutvalg tar rapporten «Bypakke Grenland fase 1» til orientering. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber Siljan kommune om å: - sikre at delegering av myndighet i bypakkesaker er i tråd med lovkrav. - Sørge for at arbeidet med oppdatering av rutinene for styring av enkeltprosjekter i Bypakke Grenland prioriteres, og tas i bruk i alle prosjektene. - vurdere tiltak som gjør at samarbeidet om Bypakke Grenland