Rats - & Kreistagsportal im Einsatz
Kommunalpolitik mobil und papierarm!
Claudia Heinrich Partho Banerjea Landkreis Harburg Gemeinde Seevetal
KOMCOM NRW 2007 18. September 2007
0 Gliederung
Wo kommen wir her? Empfehlung Hintergrund Kooperationen Entwicklung Software Konzept Roll -out & Schulung Ziele Ergebnisse Anwendung Kosten
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Wir werden Ihnen kurz den Landkreis Harburg vorstellen, den Weg des Mobilen Abgeordneten von der Idee bis zum Einsatz erläutern und auch die Ziele und Ergebnisse darlegen. Gern geben wir zum Ende hin auch eine Empfehlung, die auf unseren Erfahrungen beruht sowie auf eine große Anzahl von Gesprächen mit interessierten Verwaltungen.
Wir werden dagegen nicht gesondert auf die Vorteile eines Ratsinformationssystems und die Begründung zu dessen Einführung eingehen. Dies würde den heutigen Rahmen eindeutig sprengen.
1 Wo kommen wir her?
Landkreis Harburg
Lage: südliche Metropolregion Hamburg
Größe. 1.244 qkm
Einwohner: 235.000
Kreissitz: Winsen (Luhe )
Größte Gemeinden/Städte: Seevetal, Winsen und Buchholz
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Der Landkreis Harburg grenzt im Norden an die Stadt Hamburg an und gehört damit auch zur Metropolregion Hamburg. Er hat eine Fläche von 1244 qkm, auf denen sich 235.000 Einwohner verteilen. Wir haben 12 Kommunen, von denen die Gemeinde Seevetal sowie die Kreisstadt Winsen und die Stadt Buchholz die größten sind.
2 Kooperationen
Gemeinden Neu Wulmstorf , Seevetal und Landkreis Harburg
eGovernment Geschäftsstelle und IT Kooperation Verwaltungsvereinbarung
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Für die Entwicklung und erfolgreiche Umsetzung dieses Projektes war mitentscheidend, dass es die Kooperationen IT und eGovernment Geschäftsstelle gegeben hat.
Die Gebietskörperschaften Neu Wulmstorf, Landkreis Harburg und Seevetal haben im Frühjahr 2006 Verwaltungsvereinbarungen über die Schaffung der IT- Kooperation und der gemeinsamen eGovernment Geschäftsstelle getroffen. Ziel dieser Kooperationen ist die gemeinsame Umsetzung von Projekten sowie die wirtschaftliche Nutzung der Ressourcen.
3 Entwicklung
2005: Rats - bzw. Kreistagsbeschlüsse Mit Beginn der nächsten Wahlperiode (11/2006) erfolgt Mandatsarbeit papierlos . Gemeinde Neu Wulmstorf (seit Mai 2007) Stadt Winsen (seit August 2007)
2. Quartal 06: Pilotphase mit Abgeordneten aus Kreistag und dem Seevetaler Gemeinderat Gemeinsame Ausschreibung der Hardware und der Dienstleistungen (08 -09/06) Rahmenvertrag, Öffnungsklausel
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Für die Einführung des Mobilen Abgeordneten wurden im Jahre 2005 die Rats- bzw. Kreistagsbeschlüsse gefasst, dass ab der nächsten Wahlperiode (Beginn 1. November 2006) die Mandatsarbeit papierlos erfolgt. Die Gemeinde Neu Wulmstorf wollte erst verzögert im Mai 2007 starten. Ein großer Vorteil bestand darin, dass die Intention und Motivation für dieses Projekt von den Politikern selber kam. Die Verwaltungen mussten dadurch keine Überzeugungsarbeit leisten.
Im 2. Quartal 2006 startete eine Pilotphase mit einigen Abgeordneten aus dem Kreistag und dem Seevetaler Gemeinderat, an die sich die gemeinsame Ausschreibung der Hardware und der Dienstleistungen anschloss.
Mit dem Anbieter wurde ein Rahmenvertrag geschlossen, der eine Öffnungsklausel für alle kreisangehörigen Kommunen enthält und diesen dadurch auch zu einem späteren Zeitpunkt einen relativ problemlosen Einstieg ermöglicht. Seit August diesen Jahres arbeitet auch der Rat der Stadt Winsen online.
4 Software
Einsatz gleicher Sitzungsdienstsoftware Allris und Allrisnet : Seevetal, Neu Wulmstorf , Buchholz, Jesteburg, Winsen und Kreisverwaltung
RI: Rats - bzw. Kreistagsinfo für die Mandatsträger
BI: Bürgerinformation, integriert ins jeweilige Portal
AI: Amtsinfo , Informationsdienst für die Verwaltung
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Der Landkreis hat sich wegen der Einführung des „Mobilen Abgeordneten“ Anfang 2006 auch von seiner bisherigen Software getrennt und sich ebenfalls für Allris entschieden. Dieses Programm wurde schon von drei kreisangehörigen Kommunen (Gemeinde Seevetal, Stadt Buchholz und Samtgemeinde Jesteburg) eingesetzt.
Der Vorteil besteht auch darin, dass der Politiker bei einem Doppelmandat nur mit einer Anwendung konfrontiert wird. Mit dieser Entscheidung der Kreisverwaltung ist ein weiterer Beitrag geleistet worden, die Zustimmung zu diesem einschneidenden Entwicklungsschritt zu erhöhen.
Aktueller Hinweis zum Thema „Einsatz der Software“: Aufgrund der positiven Entwicklung der Ratsportale in Seevetal und Neu Wulmstorf sowie des Kreistagsportales hat sich jetzt eine weitere Samtgemeinde für den Einsatz der gleichen Software entschieden, zwei weitere werden voraussichtlich in Kürze diese Entscheidung treffen.
Nebeneffekt: Zwischen den Ratsbüros und dem Kreistagsbüro findet inzwischen eine reger Informationsaustausch statt. Hierdurch verzeichnen wir einen weiteren Beitrag, wie die Kooperation zwischen den Kommunen wächst.
Die Internetmodule von Allris sind in drei verschiedene Bereiche aufgeteilt. So gibt es zum einen die vertraulichen Informationen in den Bereichen Rats- bzw. Kreistagsinfo für die Mandatsträger und Amtsinfo für die Verwaltung. Die öffentlichen Infos werden im Bürgerinfo dargestellt.
5 BI - Bürgerinfo Portal: Portal: http:// http:// www www .landkreis .landkreis - - harburg harburg .de .de
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Der Bereich Bürgerinfo wird direkt in den kommunalen Internetauftritten dargestellt und hat somit fast nebenbei den Bürgerservice deutlich verbessert. Die sogenannte Portalintegration ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Sitzungstermine, Tagesordnungen, Beratungsgegenstände und eine Übersicht über die Fraktionen und Mitglieder der Gremien.
6 BI - Bürgerinfo Portal: Portal: http:// http:// www www . . seevetal seevetal .de .de
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7 Konzept (Technik)
Szenario „Kommunalpolitik mobil“
Aufruf Internetangebot
vom Standort: Notebook + DSL/ISDN-Anschluss
Home-office Sitzungssaal Büro ortsunabhängig
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•Die Mandatsträger erhalten für die Dauer ihrer Mitgliedschaft ein Notebook, im Home-Office einen WLAN Router sowie eine Aufwandspauschale für den Internetanschluss. I.d.R. wird DSL genutzt. •Bei Doppelmitgliedschaft im Gemeinde- bzw. Stadtrat und Kreistag: wird nur ein Notebook und eine Oberfläche benötigt. •Die Softwareausstattung ist modular •Eingerichtet wurde eine komplexe Security-Lösung für das Notebook dadurch sind keine eigenen Installationen möglich
•Ausstattung der Sitzungs- und Besprechungsräume mit WLAN Technik; Sicherstellung der Stromversorgung
•interkommunaler Betrieb ALLRISnet-Webserver
8 Roll -out
Im Anschluss an die Kommunalwahl (09/2006) erfolgte der Roll -out Beauftragung der DSL -Anschlüsse durch Mandatsträger Auslieferung Notebooks Installation der Hardware im Home -Office Dienstleistung
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Zum rechtzeitigen Start am 01. November 2006 hat in den Monaten September und Oktober 2006 die Phase des Roll-Outs stattgefunden.
Die Mandatsträger bekamen die benötigten Informationen und beauftragten damit direkt beim Provider einen DSL-Anschluss, sofern dieser noch nicht vorhanden war.
Ein Dienstleister hat die Notebooks ausgeliefert und in den jeweiligen Homeoffices installiert. Die erforderlichen Terminabsprachen erfolgten direkt zwischen dem Dienstleister und den Mandatsträgern. Der Support für den technischen Bereich wurde in den ersten 6 Monaten ebenfalls durch den Dienstleister erbracht, so dass der Aufwand für die verwaltungsinterne IT insgesamt sehr gering und wirtschaftlich war.
9 Schulung
Parallel dazu Schulungsmaßnahmen Zu beachten: unterschiedliche Wissensstände, Verwaltungs - teilweise Abwehrhaltung leistung Schulungen auch für weitere Partner
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Die Verwaltung war dagegen bei Fragen zum Umgang mit den Portalen Ansprechpartner und sorgte für die entsprechende Schulung der Politiker. Wichtig war dabei auch, die unterschiedlichen Wissensstände zu beachten. Vom absoluten Computer-Neuling bis zum sicheren Umgang war alles vertreten. Bei einigen wenigen Mandatsträgern war auch eine Abwehrhaltung vorhanden. Diese konnte aber durch gezielte Schulung und Hilfestellung weitgehend abgebaut werden.
Die Erfahrungen vom Landkreis und der Gemeinde Seevetal kommen nun wieder den jetzigen „Umsteigern“ zu Gute, somit wird auch hier wieder der Nutzen der kommunalen Zusammenarbeit deutlich.
10 Ziele
Blickwinkel Verwaltung Blickwinkel Politik Höhere Einfacher Informations - Wirtschaftlichkeit zugang Effizienzgewinn Unterstützung Rats - Geschäftsprozess - arbeit optimierung Bearbeitung von Vorgangs - Informationen beschleunigung Kommunikation Reorganisation Personal Diensterweiterung (Be - schlusscontrolling in Seevetal) Auftrag: Schaffung interaktive Politikportale
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In Seevetal: Erfahrungen mit Anwendung seit 2001 Verwaltung + Politik Positive Wahrnehmung Internetdienst Beim Landkreis: Ablösung durch ALLRIS 2006 im Rahmen der Kooperation Erkenntnis: Parallelität von Drucksache und RIS auf Dauer nicht vertretbar und wirtschaftlich Verbesserung Kostensituation Erhöhung Wirtschaftlichkeit
Sicht Politik: Wenn RIS mehr Funktionalität eröffnet, dann Abschaffung Drucksache: Unterstützung individuelle Ratstätigkeit Verbesserung Fraktionsarbeit Erhöhung Flexibilität in puncto Erreichbarkeit und Zeit
11 Ergebnisse I
Oktober 2006 stehen Rats - und Kreistagsportal zur Verfügung Ausbau Prozessunterstützung für Rats - und Kreistagsbüro Gemeinsame Nutzerkennung für Mitglieder KT + Rat Eine Kalenderverwaltung möglich Zusammenschaltung Textrecherche KT + Rat
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Optimierte Abläufe für Rats-/ Kreistagsbüro Einheitlich strukturierte Prozesse in Verwaltung = Workflow Abbau von Redundanz Vollintegration ALLRISnet BI-Dienst in Internetportale seevetal.de bzw. landkreis- harburg.de
(Ergebnis ist rechteabhängig[!])
12 Ergebnisse II a)
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Veränderung der Fraktionsarbeit = z.B. Beamereinsatz
13 Ergebnisse II b)
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Notizen austauschfähig = Verbesserung und Unterstützung Fraktionsarbeit Vernetzung innerhalb der Fraktionsarbeit = arbeiten an gemeinsamen Dokumenten via Notizfunktion
Diese Funktionen können der Verwaltung genauso zur Verfügung gestellt werden. Für die persönliche Vorbereitung auf eine Gremiumssitzung als Verwaltungsangehöriger ist diese Funktion sehr hilfreich. Das Werkzeug eignet sich auch sehr gut, um Fragen mit anderen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen.
14 Ergebnisse II c)
Beschlussdokumentation für die verwaltungsinterne Vorgangsbearbeitung und für die Politik als Informationstool über die Realisierung von Beschlüssen
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Einführung Beschlusscontrolling Rat bei gleichem Personalstand im Ratsbüro (in Seevetal)
15 Ergebnisse III
Beleg für interkommunale Kooperation Ausbau der Portale; neue Ideen
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16 Ergebnisse Kosten
Landkreis Harburg Gemeinde Seevetal Kosten Drucksache 300.000 € (63 213.000 € (41 WP 2001 -2006 Kreistagsmitglieder) Ratsmitglieder)
Kostenschätzung bei 293.000 € 197.000 € Beschlussfassung Erwartetes Ergebnis annähernd (-) 16.000 € + kostenneutral + neuer Dienst Beschluss - Mehrwerte controlling
Kostenvolumen WP 215.000 € 166.500 € 2006 -2011 Ergebnis (-) 85.000 € + (-) 46.500 € + Mehrwerte neuer Dienst Beschluss - controlling
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17 Ziel - und Ergebnislage
Zusammenfassung:
Ausbau der Funktionalität Mehrwerte für Politik und Verwaltung Prozessoptimierung Wirtschaftlichkeit Kosteneffizienz
Diese Entwicklung begünstigt Entscheidungs - prozesse in weiteren Kommunen im LK Harburg
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18 Empfehlung
Für Realisierung eines Ratsportales mit Abschaffung Drucksache braucht es
Initiative der Politik (optimal!) / Mitstreiter in der Politik Motivation Akzeptanz Nutzung neuer Medien Vorteilhafte Argumentation: Nutzen und Funktion vor Kosteneinsparung KGSt -Bericht „Vom„ Ratsinformationssystem (RIS) zum Ratsportal“; 3/2004
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19 Kontakt
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Ihre Fragen / Diskussion
Partho Banerjea Claudia Heinrich Gemeinde Seevetal Landkreis Harburg Stabsstelle Verwaltungsmodernisierung Betrieb für Informationsverarbeitung Tel.: 04105/55 -270 Tel.: 04171/693 -520 E-Mail: partho .banerjea @rathaus -seevetal .de E-Mail: c. heinrich @lkharburg .de
Seevetal und Landkreis Harburg setzen die Produktlinie der Fa. CC e-gov GmbH ein; Messestand: D 09. Die Ausschreibung für Hardware (Notebooks + Router), Dienstleistung und technischer Support hat die Fa. ADA – Das Systemhaus, GFKL-Gruppe, Berlin, gewonnen.
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