Deltakende kommuner: KOMMUNEREVISJONEN VEST Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, VEST-AGDER IKS Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral

Til kontrollutvalget Dato: 26.8.2020 i Sirdal kommune Vår ref: 266/20-010

Brev nr. 15

REGNSKAPSREVISJON 2019

I henhold til kommunelovens § 78 og forskrift om revisjon § 4, 2. ledd skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll i brev til kontrollutvalget. Ved avvik i revisors beretning, mangler ved registrering og dokumentasjon av regnskapeopplysninger, og ved feil eller mangler ved den økonomiske internkontrollen, skal dette rapporteres i et nummerert brev. Revisors beretning for 2019 er avgitt med forbehold i konklusjonen om budsjett, samt en presisering. Utover dette er også noen øvrige forhold kommentert nedenfor.

Regnskapsavleggelse og årsoppgjørsdokumentasjon Regnskap og årsberetning 2019 ble ferdigstilt av administrasjonen i august. Årets revisjon er gjennomført parallelt med at regnskapet ble ferdig bokført, korrigert og avsluttet, uten at avstemminger og dokumentasjon var utarbeidet ved oppstart. Det har vært mange føringer og korreksjoner underveis, og årets revisjonsarbeid har krevd ekstra ressurser.

I henhold til bokføringslovens § 5 skal dokumentasjonen utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Ved utarbeidelse av årsregnskapet skal det, i henhold til bokføringslovens § 11, foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Da årets revisjon er gjennomført parallelt med at regnskapet ble avsluttet, var følgelig ikke alle balanseposter dokumentert. Det har også vært noen inntektsbilag som har manglet dokumentasjon. Administrasjonen har vært behjelpelig med å fremskaffe dokumentasjon underveis, men vi anbefaler at kommunen sikrer gode rutiner, slik at regnskapet fremover kan leveres innen fristen, ferdig avstemt, og med fullstendig dokumentasjon av balansen iht. bokføringsloven.

Avgitt beretning per 15.6.2020 Årsregnskapet var ikke avlagt innen 15. februar, fristen som følger av forskrift om årsregnskap og årsberetning. Det var heller ikke avlagt per 15. juni som var vår frist for å avlegge revisjonsberetning for 2019, jf. Forskrift om revisjon § 5 og Midlertidig lov om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19) § 5. Vi utstedte, basert på nevnte forskrift, en foreløpig beretning per 15. juni, der vi ikke kunne uttale oss om regnskapet. Den beretningen er nå trukket tilbake i revisjonsberetningen datert 26.8.2020.

Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Postboks 905 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4509 Mandal Telefon 47 25 47 20 Telefon 38 33 41 97 Telefon 99 30 22 38 E-post: [email protected] Organisasjonsnummer: 974 783 169MVA

KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS

Forbehold i konklusjon om budsjett I revisjonsberetningen skal vi konkludere på om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak. Årsaken er at budsjettet som er vedtatt av kommunestyret, er en bindende ramme for hva som skal gjennomføres i budsjettåret, jf. kommuneloven § 47. Vi har tatt forbehold i konklusjonen på dette punktet.

Forbeholdet skyldes at det er budsjettavvik i investeringsregnskapet på 21 mill. kroner mindre investert i anleggsmidler enn det regulerte budsjettet legger opp til. Vi viser til rådmannens årsberetning side 10 der budsjettavvik er omtalt, og til regnskapsskjema 2B der årets investeringer og budsjett på det enkelte prosjekt fremkommer.

Iht. § 4 i forskrift om årsbudsjett, skal kommunen utarbeide et årlig investeringsbudsjett. Det innebærer at investeringsprosjekter som går over flere år, må tas inn i investeringsbudsjettet kun for den delen av utgiftene som forventes det aktuelle budsjettåret. Årsbudsjettet er en bindende plan, og dersom det skjer endringer som får betydning for de inntektene og utgiftene som årsbudsjettet bygger på, skal kommunestyret foreta nødvendig endringer i budsjettet.

Vi anbefaler at budsjettet reguleres ved behov for å tilfredsstille kravet til realisme.

Presisering Vi har tatt med en presisering i revisjonsberetningen vedrørende budsjettavvik på enhetenes rammer og ramme for fellesposter (regnskapsskjema 1B). Vi viser til regnskapsdokumentet side 26 og rådmannens årsberetningen side 13 der det er opplyst at årets reguleringspremie på pensjon fra KLP på 7,2 mill. kroner er belastet enhetenes rammer, mens budsjettposten ligger under ramme for fellesposter. Samtidig er avsatt lønnsreserve til lønnsoppgjøret 2019 på 5,4 mill. kr budsjettert på ramme for fellesposter og ikke fordelt til enhetenes rammer etter gjennomført lønnsoppgjør. Dette medfører at enhetene i realiteten har et bedre resultat sammenlignet med budsjett enn det regnskapsskjema 1B og rapportering i årsberetningen tilsier.

Forholdet er sentralt for brukeren av regnskapet å være oppmerksom på, og vi har derfor tatt en presisering om dette i revisjonsberetningen.

Ajourhold av regnskapet og internkontroll Bokføringslovens § 7 stiller krav om at bokføringen må være a jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. For kommunen vil det si hver annen måned. Regnskapsperioder skal lukkes innen denne fristen, og dermed stenges for videre bokføring. Lukkingen skal skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger. Alternativt kan spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering være skrevet ut i et format som ikke kan endres. At regnskapet er løpende a jour er en viktig forutsetning for at regnskapsrutiner og internkontroll skal fungere. Ajourhold er for eksempel viktig for å kunne foreta jevnlig oppfølging av dårlige betalere, oppdage regnskapsfeil, samt ha oppdaterte tall til enhetenes budsjettkontroll og økonomirapportene til kommunestyret. Jevnlige avstemminger av bank og andre sammenhenger i regnskapet, vil kunne fange opp feil på et tidligere tidspunkt, slik at omfanget av korreksjoner i årsoppgjøret blir mindre.

I revisjonsberetningen for 2018 tok vi forbehold på grunn av manglende ajourhold av regnskapet. Regnskapet var ikke blitt vært ajourført og lukket gjennom året iht. bokføringslovens frister. Vi anbefalte administrasjonen å iverksette nødvendige tiltak for å sikre betryggende internkontroll og ajourhold av regnskapet slik at feil fanges opp løpende og blir korrigert. På grunn av sen regnskapsavleggelse for 2018 (juni 2019), var det også noe etterslep på regnskapsåret 2019. Men i løpet av høsten 2019 ble det gjort et vesentlig arbeid for å komme a jour med regnskapet, bankavstemminger og bokføring av kasseoppgjør. Noen side 2

KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS få områder som for eksempel utlån av etableringslån og finansinntekter ble ikke ajourført før i årsavslutningen. Vi anbefaler at også disse områdene bokføres løpende i 2020.

Oppfølging av kundefordringer Som en følge av etterslep og manglende ajourhold gjennom året, ble oppfølging av kundefordringer ikke gjennomført i 2018 og 2019. I regnskapet for 2019 er det tapsført fordringer på til sammen ca. 1,6 mill. kroner. Vi viser til vårt brev nr. 14 der vi anbefalte at det ble etablert en rutine for jevnlig oppfølging av kundefordringer, og er informert om at oppfølging av kundefordringer har prioritet i 2020.

Avsetning til ubundne investeringsfond I investeringsregnskapet er det avsatt ca. 3,7 mill. kroner til ubundne investeringsfond. Dette var midler fra salg av kommunale bygg. Slike midler er frie inntekter i investerings- regnskapet, og det var ikke budsjettert med avsetning til fond i investeringsregnskapet. Avsetning til ubundne investeringsfond skal være vedtatt av kommunestyret. Kommunestyret har ikke adgang til å delegere slik avsetning til underordnet organ. Vi mener derfor at denne avsetningen ikke skulle vært ført. Investeringsregnskapet ville da hatt tilsvarende lavere behov for bruk av lån eller fond.

Regnskapsskjema 1A og 1B Formålet med regnskapsskjema 1A og 1B er å vise hvilke ressurser kommunen hadde tilgjengelig i regnskapsåret og hvordan de er anvendt, holdt opp mot planlagt tilgang og bruk av midler i budsjettet. Skjemaene ivaretar dermed først og fremst styringsoppgaven (bevilgningskontroll).

Regnskapsskjema 1A viser inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger som ikke knytter seg til bestemte formål. Videre vises renteutgifter, avdrag på kommunens innlån, avsetninger som ikke knytter seg til bestemte formål og overføring til finansering av årets investeringer. Regnskapsskjema 1B viser hvor mye som er disponert til drift av tjenesteområdene i kommunen, og skal spesifisert på samme måte som kommunestyret har spesifisert budsjettet.

Noen inntekter, samt avsetning/bruk av bundne fond, og avsetning/bruk av disposisjonsfond der myndighet er delegert, kan budsjetteres enten i skjema 1A eller i 1B. I regnskapet er det valgt enn annen fordeling av disse postene enn slik det ble vedtatt i budsjettet, og slik enhetene har rapportert på sine rammer gjennom året og i årsberetningen. Forskjellen mellom regnskapsskjema og budsjettskjema er forklart i regnskapet.

Noter Kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 6 omhandler krav til noter og innhold i kommunens årsberetning både forskriftsbestemt og andre opplysninger som normalt vil være aktuelle og vesentlige for en kommune for at årsregnskapet skal være avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk.

Det er noen noter i henhold til KRS nr. 6 som mangler i årets regnskap. Det gjelder opplysninger knyttet til kommunens rentebytteavtale, rentebetingelser på kommunens lån, investeringsprosjekter over flere år sammenholdt med total budsjettramme, spesifisering av årets investeringstilskudd og fordringer til Sirdalsvekst KF.

Egenbetaling institusjon Ved langtidsopphold på institusjon betaler beboer en fast andel av sin inntekt for et helhetlig tilbud. Ved oppstart skal det fattes et foreløpig vedtak som angir et løpende trekk i inntekt. Året etter, når ligningen er klar, skal det foretas et endelig betalingsvedtak/etteroppgjør. Kommunen har både rett og plikt til å skaffe seg opplysninger om inntektsforhold som danner grunnlag for det løpende trekket/kravet. Det skal også gjøres en kontroll av om side 3

KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS oppholdsbetalingen er korrekt beregnet når det endelige skatteoppgjøret foreligger hvert år. Dersom beregningen viser at kommunen vederlag skulle vært høyere, må kommunen vurdere om det foreligger tilstrekkelig begrunnelse for å kreve dette etterbetalt. Dette kravet bør fremsettes så tidlig som mulig og helst samme år som skatteoppgjøret er kjent.

De to siste årene har vi sett at enkelte av etteroppgjørene utgjør relativt store beløp, og det ser ut til at disse inneholder elementer som kommunen burde kjent til på et tidligere tidspunkt. Etteroppgjørene er ikke fakturert før året etter at skatteoppgjøret er kjent.

Vi anbefaler kommunen å vurdere om rutinene er gode nok på dette området. Det gjelder både utarbeidelse av enkeltvedtakene som fastsetter det løpende trekket, at trekket kommer tidlig i gang, og arbeidet med å fange opp eventuelle endringer i beboeres inntekter og fradrag, slik at etteroppgjørene ikke blir unødvendig store. Kommunen bør også se på rutinen for at kravene blir framsatt så tidlig som mulig.

Oppsummeringsbrevet sendes som nummerert brev til kontrollutvalget, med kopi til administrasjonen. Administrasjonen vil få anledning til å komme med eventuell kommentarer til brevet i kontrollutvalgsmøtet der regnskapet blir presentert. Vi regner også med at eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget til administrasjonen, i forbindelse med årsregnskapet og årsberetning, kan besvares i møtet.

Elektronisk signert Lene Rugland Helene S. Egeland Oppdragsansvarlig revisor Revisor

Kopi: Rådmann, økonomisjef

side 4