Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185
BYGLAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET
Medlemmer: Varamedlemmer:
Hallvard Lauvdal, leiar Knut A. Austad, 1. varamedlem Olav Lidtveit, nestleiar Marit Taksdal Sigmund Lien Åse Heistein
INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET
Tid: Onsdag 15. oktober 2014 kl. 09.00
Stad: Kommunehuset, formannskapssalen
Saksliste: SAK 06/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 07/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 SAK 08/14 FORVALTNINGSREVISJON - STATUS
Referatsaker: Møtebok frå Agder Sekretariat Eigenmelding om uavhengnad frå revisor
Eventuelt Byglandsfjord, 8. oktober 2014
Halvard Lauvdal Leiar Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær
Eierkommuner: Ansatte: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Daglig leder Kjell Ivar Hommen Saksbehandler Willy Gill Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Telefon: 38 35 14 09 Telefon 38 35 52 77 Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Mobiltelefon: 97 51 02 98 Mobiltelefon 90 95 62 46 Lindesnes, Lyngdal, Mandal, E-post: [email protected] E-post: [email protected] Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185
Kopi sendt elektronisk til:
Ordførar Rådmann Revisor Setesdølen Jorunn S. Tveiten
Eventuelle forfall kan gjevast til Kjell Ivar Hommen, tlf. 975 10298.
Eierkommuner: Ansatte: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Daglig leder Kjell Ivar Hommen Saksbehandler Willy Gill Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Telefon: 38 35 14 09 Telefon 38 35 52 77 Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Mobiltelefon: 97 51 02 98 Mobiltelefon 90 95 62 46 Lindesnes, Lyngdal, Mandal, E-post: [email protected] E-post: [email protected] Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral
Agder Sekretariat
Kontrollutvalet i Bygland kommune Sak 07/14 Møtedato: 15.10.2014 Sakshandsamar: kih
SAK 07/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015
Vedlegg: 1. Agder Sekretariat, styret – sak 05/14 2. Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, revisjonssjefen sitt framlegg til budsjett for 2015.
Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal etter § 18 i forskrift om kontrollutval utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heiter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalets og revisjonens samla verksemd.
Kontrollutvalssekretariatets budsjettframlegg Driftstilskotet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalet, frå sakshandsaming til utsending av innkallingar og utskrifter, samt arkivhald med meir. Styret i Agder Sekretariat handsama budsjettet i møte 3. september 2014 og legg i sitt budsjett opp til at driftstilskotet frå kvar av eigarkommunane vert kr 117.000 for 2015.
Kommunerevisjonens budsjettframlegg Sekretariatet har motteke revisjonssjefen sitt framlegg til budsjett frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for 2015.
Kontrollutvalet sine utgifter Ifølge forskrifta skal utgifter til kontrollutvalets samla verksemd være ein del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligare er det en eigen post i budsjettframlegget til dekning av utvalet sine utgifter. Dette gjelder bl.a. møtegodtgjering, reiseutgifter, kurs mm. Vidare gjer ein framlegg om å auke beløpet for Andre konsulenttenester til kr 70.000.
Budsjettframlegget: Det framlagde budsjettframlegg for kontroll og tilsyn bygger på Førre års budsjettramme Framlegg til budsjett for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for 2015 Vedteke budsjett for Agder Sekretariat for 2015
Budsjettframlegg Vedteke budsjett Vedteke budsjett 2015 2014 2013 Tilskot til Kr. 464 865 Kr. 455 505 Kr 436 379 revisjonsdistrikt Kommunen sin del Kr 117 000 Kr. 114 000 Kr. 109 000 av sekretariatstenester Kontrollutvalets utgifter :
Møtegodtgjersle :m.m. Kr 15.000 Kr 15.000 Kr 15.000 Kurs og andre utg. Kr 15.000 Kr 15.000 Kr 15.000 Andre konsulenttenester Kr 70.000 Kr 70.000 Kr 40.000
Totalbudsjett Kr 681 865 Kr. 669 505 Kr. 615 379
Framlegg til vedtak:
1. Kontrollutvalet tilrår ein budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr. 681 865.
2. Kontrollutvalet sitt vedtak skal i medhald av § 18 i Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret.
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185
UTSKRIFT AV MØTEBOK
Agder Sekretariat - styret
Møtedato: 3. september 2014
Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015
Styret gjorde slikt enstemmig vedtak:
Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas.
Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen
Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015
Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, § 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg § 18. Iflg. § 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene.
2015 er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat.
Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr 75.000 2006: kr 75.000 2007: kr 75.000
Eierkommuner: Ansatte: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Daglig leder Kjell Ivar Hommen Saksbehandler Willy Gill Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Telefon: 38 35 14 09 Telefon 38 35 52 77 Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Mobiltelefon: 97 51 02 98 Mobiltelefon 90 95 62 46 Lindesnes, Lyngdal, Mandal, E-post: [email protected] E-post: [email protected] Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
2008: kr 75.000 2009: kr 80.000 2010: kr 95.000 2011: kr 99.000 2012: kr 104.000 2013: kr 109.000 2014: kr 114.000 (budsjett) 2015: kr 117.000 (budsjett)
Eierkommunene innbetalte totalt kr 640.000 (kr 40.000 pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet (§ 5 i vedtektene). Pr. 31.12.2013 hadde selskapet en egenkapital på kr 560.527.
Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra 1.5.2015. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for 2014.
Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr)
Budsjettforslag Budsjett Regnskap
Driftsinntekter:
Tilskudd fra eierkommunene 1 872 1 824 1 774 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter 1 872 1 824 1 774
Driftsutgifter:
Personalutgifter 1 713 1 671 1 599 Andre driftsutgifter 184 178 189 ______Sum driftsutgifter 1 897 1 849 _____1 788_
Brutto driftsresultat - 25 - 25 - 44_
Finansinntekter 25 25 27 ______
Netto driftsresultat 0 0 + 18
2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Bruk av disposisjonsfond 0 0 35
Rett utskrift:
3 Agder Sekretariat
Kontrollutvalet i Bygland kommune Sak 08/14 Møtedato: 15.10.2014 Sakshandsamar: kih
SAK 08/14 FORVALTNINGSREVISJON - STATUS
I møte 12. februar 2014 gjorde kontrollutvalet vedtak om gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet « Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren» jfr. sak 03/14 i kontrollutvalet.
I vedtaket heiter det at:» Ein vil koma attende til tidspunkt for levering av rapporten»
I Prosjektplan, utarbeidd av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS heiter det at: Det står for tiden fleire forvaltningsrevisjonsprosjekter i kø. Vi skal levere et prosjekt i februar og et i august/september. Det er derfor ikke realistisk at dette prosjektet kan leveres før i årsskiftet 2014/2015. Det vil være naturlig å komme tilbake til eksakt leveringstidspunkt.»
Framlegg til vedtak:
Kontrollutvalet ynskjer at rapporten føreligg innan …….
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185
AGDER SEKRETARIAT - styret
MØTEBOK
Dato: Onsdag 3. september 2014 kl. 13.00- 14.00 Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal
Tilstede: Malin Stokkeland, nestleder Ebba Farre Roksvold Harald Lande
Bjarne Johansen hadde forfall
Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder
Det var ingen merknader til innkalling og saksliste.
Saksliste Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015
Eventuelt
UNDERSKRIFTER:
Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande
Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene.
Eierkommuner: Ansatte: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Daglig leder Kjell Ivar Hommen Saksbehandler Willy Gill Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Telefon: 38 35 14 09 Telefon 38 35 52 77 Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Mobiltelefon: 97 51 02 98 Mobiltelefon 90 95 62 46 Lindesnes, Lyngdal, Mandal, E-post: [email protected] E-post: [email protected] Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Møtebok 3. september 2014 Agder Sekretariat
Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015
Styret gjorde slikt enstemmig vedtak:
Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas.
Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen
Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015
Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, § 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg § 18. Iflg. § 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene.
2015 er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat.
Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr 75.000 2006: kr 75.000 2007: kr 75.000 2008: kr 75.000 2009: kr 80.000 2010: kr 95.000 2011: kr 99.000 2012: kr 104.000 2013: kr 109.000 2014: kr 114.000 (budsjett) 2015: kr 117.000 (budsjett)
Eierkommunene innbetalte totalt kr 640.000 (kr 40.000 pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet (§ 5 i vedtektene). Pr. 31.12.2013 hadde selskapet en egenkapital på kr 560.527.
Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra 1.5.2015. Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for 2014.
2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder
Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr)
Budsjettforslag Budsjett Regnskap
Driftsinntekter:
Tilskudd fra eierkommunene 1 872 1 824 1 774 Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter 1 872 1 824 1 774
Driftsutgifter:
Personalutgifter 1 713 1 671 1 599 Andre driftsutgifter 184 178 189 ______Sum driftsutgifter 1 897 1 849 _____1 788_
Brutto driftsresultat - 25 - 25 - 44_
Finansinntekter 25 25 27 ______
Netto driftsresultat 0 0 + 18
Bruk av disposisjonsfond 0 0 35
Eventuelt
3 Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland -
Til kontrollutvalget i Bygland kommune
EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET
Innledning
Ifølge forskrift om revisjon § 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget.
Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlig revisor som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I vår virksomhetsplan vil vurdering av uavhengigheten til hver revisor i kommunens revisjonsteam inngå. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet.
Både kommuneloven (§ 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) setter krav til revisors uavhengighet. Kravene er nærmere beskrevet nedenfor.
Lovens og forskriftens krav til uavhengighet
Iflg. Kommunelovens § 79 og § 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke : 1. være ansatt i andre stillinger i kommunen eller i virksomhet som kommunen deltar i 2. være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet.
I tillegg stiller lovens § 79 og forskriftens § 14 følgende begrensninger: 5. revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver 7. revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven 8. det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene
TELEFON E-POST POSTADRESSE ORG.NR Risinggård 379 32 360 [email protected] Evjemoen 976662652 Nilsen 379 32 361 [email protected] 4735 EVJE Pytten 379 32 362 [email protected] Mobiltlf 916 31 468 BESØKSADRESSE BANKKONTONR Fax 379 32 365 Evjemoen 2901.11.01788
Revisors egenvurdering av punktene ovenfor:
Pkt.1: Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Ansettelsesforhold revisjonsselskapet.
Pkt. 2: Medlem i Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet som styrende organer kommunen deltar i.
Pkt. 3: Delta eller Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan inneha funksjoner i føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt. 4: Nærstående Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til kommunen som har betydning for min uavhengighet og objektivitet.
Pkt. 5: Rådgivnings- Undertegnede bekrefter at det for tiden ikke ytes rådgivnings- eller andre eller andre tjenester tjenester overfor kommunen som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. som er egnet til å påvirke revisors Før slike tjenester utføres av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS foretas en vurdering habilitet av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften § 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt.
Revisor besvarer daglig spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger.
Pkt. 6: Tjenester Undertegnede bekrefter at det for tiden ikke ytes tjenester overfor kommunen som under kommunens hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt. 7: Opptre som Undertegnede bekrefter at verken revisor eller Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for fullmektig for den tiden opptrer som fullmektig for kommunen. revisjonspliktige Pkt. 8: Andre Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke særegne forhold tilliten til min uavhengighet og objektivitet.
Evje, 25.08.2014
Steinar Risinggård Revisjonssjef AB CDBAEB
F A BBC D E F A BB D F F B E F CA BD B DA A B A
Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef ______ Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: +47 916 31 468 e-post: [email protected]
Denne e-posten er kun beregnet for den institusjonen eller personen den er sendt til, og kan inneholde taushetsbelagt informasjon. Dersom e-posten er sendt feil, bes du informere avsender og slette e-posten og eventuelle vedlegg. Enhver bruk av informasjonen er i tilfelle ulovlig.
This e-mail is intended solely for the use of the individual or organisation to whom it is addressed and may contain confidential information. If you are not the intended recipient, please notify the sender and then delete the e-mail and any attachments transmitted with it from your system. Any use of the information in the e-mail and any attachments is in such case strictly prohibited.
Setesdal revisjonsdistrikt IKS Mobil (+47) 916 31 468 E-post/E-mail: [email protected] A B CCD E F ABC CE DE EB B C B AB C DA C B BAE CF B CF C D A B AB A FF B DCF BAEF B DA C DA C BA AB C A A F B FA DA BDA F C BA F AB B B EE A A C D EE A A B A EE A F C D EE A C A EE A A EE A AFF AD BA BA A C C A AB C D A A B CDEF D A D A A B D E C D • E EF
• B BE E D B C CDEF E BD • D DB BB C B C E A B C A E DA B CDEF EE D • DBB E D D A D BE DEBD • CDEF C o ED E o D E o • DE DC D C DE B EF C E • D A E DB E BC E E F D D E E B E C D B DB F B E BC E A A C BAB FA AB D A A B C B F A C A DA A A A EE A A D A FAB F A EAB Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef ______ Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: +47 916 31 468 e-post: [email protected] Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef ______ Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: +47 916 31 468 e-post: [email protected]
Denne e-posten er kun beregnet for den institusjonen eller personen den er sendt til, og kan inneholde taushetsbelagt informasjon. Dersom e-posten er sendt feil, bes du informere avsender og slette e-posten og eventuelle vedlegg. Enhver bruk av informasjonen er i tilfelle ulovlig.
This e-mail is intended solely for the use of the individual or organisation to whom it is addressed and may contain confidential information. If you are not the intended recipient, please notify the sender and then delete the e-mail and any attachments transmitted with it from your system. Any use of the information in the e-mail and any attachments is in such case strictly prohibited.
Setesdal revisjonsdistrikt IKS Mobil (+47) 916 31 468 E-post/E-mail: [email protected] A B CCD E F
ABC CE DE EB B C B AB C DA C B BAE CF B CF C D A B AB A FF B DCF BAEF B DA C DA C BA AB C A A F B FA DA BDA F C BA F AB B B EE A A C D EE A A B A EE A F C D EE A C A EE A A EE A AFF AD BA BA A C C A AB C D A A B CDEF D A D A A B D E C D • E EF • B BE E D B C CDEF E BD • D DB BB C B C E A B C A E DA B CDEF EE D • DBB E D D A D BE DEBD • CDEF C o ED E o D E o • DE DC D C DE B EF C E • D A E DB E BC E E F D D E E B E C D B DB F B E BC E A A C BAB FA AB D A A B C B F A C A DA A A A EE A A D A FAB F A EAB Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef ______ Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: +47 916 31 468 e-post: [email protected]
Denne e-posten er kun beregnet for den institusjonen eller personen den er sendt til, og kan inneholde taushetsbelagt informasjon. Dersom e-posten er sendt feil, bes du informere avsender og slette e-posten og eventuelle vedlegg. Enhver bruk av informasjonen er i tilfelle ulovlig.
This e-mail is intended solely for the use of the individual or organisation to whom it is addressed and may contain confidential information. If you are not the intended recipient, please notify the sender and then delete the e-mail and any attachments transmitted with it from your system. Any use of the information in the e-mail and any attachments is in such case strictly prohibited.
Setesdal revisjonsdistrikt IKS Mobil (+47) 916 31 468 E-post/E-mail: [email protected]