Kontrollutvalget

SIRDAL KOMMUNE – KONTROLLUTVALGET

MØTEBOK

Møte nr. 04/20 Dato: 28.09.20, kl. 10.00 – 10.57 Sted: Rådhuset, formannskapssalen.

Tilstede: Andre til stede (hele eller deler av møtet): Arvid Tjørhom, leder Kommunerevisjonen Vest v/ Irene Loka og Ida Jordal Merete Liland, nestleder Administrasjonen v/ rådmann Inge Hedenstad Langeland fra Egil Netland, medlem kl.10.00 Sandra Åsemoen, medlem Agder Sekretariat v/ Inger Lise Austrud

Ikke møtt: Einar Thygesen, medlem

Det var ikke merknader til innkalling og saksliste.

SAKSLISTE

ORIENTERINGER: Rådmann møter fra starten av møte kl. 10.00 for å orientere om: 1. Sak som har vært i media våren 2020 vedr. hastevedtak tvangsinnleggelse. - Har kommunen tilstrekkelige rutiner og retningslinjer rundt når og hvordan fatte hastevedtak? - Hvordan var kommunens håndtering av den aktuelle saken? Ble dette håndtert i forhold til kommunens retningslinjer? 2. Rådmannens organisering av finansforvaltningen i Sirdal kommune - Hvordan organiserer rådmannen finansforvaltningen i kommunen? - Manglende tilbakemelding fra rådmannen på attestasjon finans 2018 (29.02.20) - Sak attestasjon finans fra kontrollutvalget har ikke nådd kommunestyret til behandling. Rutine og praksis for dette. - Kommunikasjon rådmann/sekretariat/utvalg fremover.

SAKSLISTE

SAK 12/20 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 31.08.20 SAK 13/20 PLAN FOR EIERSKAPSKONTROLL 2020-2023 SAK 14/20 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2020-2023 SAK 15/20 BUDSJETT FOR KONTROLLARBEIDET I KOMMUNEN 2021 SAK 16/20 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT – PLANLEGGING OG STYRING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN SIRDAL KOMMUNE SAK 17/20 ATTESTASJONSUTTALELSE OM ETTERLEVELSE AV BESTEMMELSER, OG VEDTAK FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN, SIRDAL KOMMUNE 1

Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

FASTE POSTER Nytt fra revisor: Videre arbeid i kontrollutvalget:

EVENTUELT

Underskrift

Arvid Tjørhom Leder

Kopi av møteboken sendes: Ordfører, rådmann, revisor

ORIENTERINGER:

Sak som har vært i media våren 2020 vedr. hastevedtak tvangsinnleggelse.

Under deler av orienteringen fra rådmannen: Lukking av møte:

Leder foreslo å lukke møtet under behandling av deler av orienteringen fra rådmannen med henvisning til kommuneloven §11-5 a) og forvaltningsloven § 13.

Utvalget drøftet dette og vedtok følgende:

Vedtak: Kontrollutvalget lukker møtet under behandling av deler av orientering fra rådmannen med henvisning til kommuneloven § 11-5 a) og forvaltningsloven § 13.

Rådmannens organisering av finansforvaltningen i Sirdal kommune Rådmann orienterte rundt låneleverandører til kommunen, fast og flytende rente, langsiktig portefølje med plasseringer, forvaltningen av midler, rapporteringen i tertialrapportene.

Manglende tilbakemelding fra rådmannen på attestasjon finans med frist 29.02.20. Rådmannen sjekker denne saken og får den opp til behandling i kommunestyret og tilbakemelding til kontrollutvalget

2 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

SAK 12/20 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 31.08.20

Kontrollutvalget fattet følgende vedtak:

1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 31.08.20 godkjennes

2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

Saksfremstilling: Saksbehandler: Inger Lise Austrud

Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte 31.08.20

Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte 31.08.20 legges frem for godkjenning.

Forslag til vedtak:

1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 31.08.20 godkjennes

2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

SAK 13/20 PLAN FOR EIERSKAPSKONTROLL 2020 - 2023

Kontrollutvalget fattet følgende innstilling:

Kommunestyret vedtar forslag til Plan for eierskapskontroll for Sirdal kommune 2020 – 2023 der det planlegges gjennomføring av eierskapskontroll i følgende selskaper:

• Asvo Sirdal AS • IRS Miljø IKS

Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i eierskapskontrollen, og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det.

Saksfremstilling: Saksbehandler: Inger Lise Austrud Vedlegg: 1. Risiko og vesentlighetsvurdering av kommunens eierskap i selskaper og samarbeid 2. Forslag til plan for eierskapskontroll

Bakgrunn: Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresse, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

3 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet.

Ved prioritering av eierskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering:

-Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere -Selskapets samfunnsmessige ansvar -Kommunens eierandel -Økonomisk gevinst- og tapspotensial -Kommunens motiv for eierskapet

Sirdal kommune har i de to tidligere planperiodene gjennomført følgende selskapskontroller. • Konsesjonskraft IKS (levert av Aust-Agder revisjon IKS – 2019) • IRS Miljø IKS (2014)

I plan for selskapskontroll 2016 – 2019 ble følgende prosjekt prioritert. • Asvo Sirdal AS

Vurderinger: Kommunestyret vedtar planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Det anbefales at kontrollutvalget gis fullmakt til å gjøre endringer i planen dersom det skulle oppstå behov for det.

Budsjettrammen for kontrollarbeidet setter begrensningene for omfanget av eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon som kan gjennomføres.

På generelt grunnlag vil det være naturlig å foreslå de selskapene som er vesentlige, med høy risiko og prioritet. Kontrollutvalget prioriterer selv de mest aktuelle selskapene i plan for eierskapskontroll.

Dersom nabokommuner prioriterer en eller flere kontroller i samme selskap som Sirdal kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse.

Forslag til innstilling:

Kommunestyret vedtar forslag til Plan for eierskapskontroll for Sirdal kommune 2020 – 2023 der det planlegges gjennomføring av eierskapskontroll i følgende selskaper:

• •

4 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

SAK 14/20 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2020 – 2023

Kontrollutvalget fattet følgende innstilling:

Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Sirdal kommune 2020-2023» der følgende områder/prosjekter prioriteres:

Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 26 Plan og byggesak Kommunens arbeid med tilsyn og ulovlighetsoppfølging etter tiltak etter plan- og bygningsloven 2. 14 Personal Etterkontroll – kommunens oppfølging av forvaltningsrevisjon sykefraværsarbeid 3. 8 Tillitsskapende Kommunens arbeid med etikk, og rutiner forvaltning og for håndtering av varsling internkontroll 4. 23 Helse – og Kvalitet i saksbehandling ved tildeling av omsorgstjenester helse og omsorgstjenester 5. 20 Skole Kommunens arbeid med å sikre elevenes rett til et godt psykososialt miljø i skolen 6 5 Korrupsjon og Kommunens arbeid med forebygging og misligheter avdekking av korrupsjon og misligheter 7. 1 Energi og klima Kommunens arbeid med å redusere klimagassutslipp, overgang til fornybare energikilder og energieffektivisering

Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det.

Saksfremstilling: Saksbehandler: Inger Lise Austrud

Vedlegg: 1. Risiko og vesentlighetsvurdering av kommunes virksomhet og virksomhet i selskaper i Sirdal kommune 2. Forslag til «Plan for forvaltningsrevisjon for Sirdal kommune 2020-2023»

Bakgrunn: Kommuneloven § 23-3 har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal baseres på en risiko og vesentlighetsvurdering av kommunens sin virksomhet og virksomheten i kommunen. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret.

Formelt grunnlag:

5 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Forvaltningsrevisjon er definert i kommuneloven § 23-2 som fastsetter at kontrollutvalget skal påse at »det utføres forvaltningsrevisjon av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet, og av selskaper kommunen eller fylkeskommunen har eierinteresser i.» og § 23-3 som definerer forvaltningsrevisjon som å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, regeletterlevelse, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak.

Vurderinger: Kontrollutvalget ba i sitt møte den 25. november 2019 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en risiko og vesentlighetsvurdering som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 27. januar 2020 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen.

Revisjonen har nå gjennomført risiko og vesentlighetsvurderingen og denne peker på flere ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle.

Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget.

I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon 2020-2023 for Sirdal kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: (Utvalget kommer med forslag i møte)

Prioritet Prosjekt Tema/sektor Aktuelt for forvaltningsrevisjon

Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll (om lag 300 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført årlige prosjekter i løpet av perioden.

Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Sirdal kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse.

Hensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedringer i kommunen. Det er viktig med et godt samarbeid mellom administrasjonen, revisor og kontrollutvalget for å lykkes med dette.

6 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Forslag til innstilling:

Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Sirdal kommune 2020-2023» der følgende områder/prosjekter prioriteres:

Prioritet Prosjekt Tema/sektor/selskap Aktuelt for forvaltningsrevisjon 1. 2. 3. 4. 5. 6.

SAK 15/20 BUDSJETT FOR KONTROLLARBEIDET I KOMMUNEN 2021

Kontrollutvalget fattet følgende vedtak:

1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontrollarbeidet i Sirdal kommune for 2021 på kr. 1.526.000. under forutsetning av at representantskapet for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS vedtar styrets budsjettforslag.

2. Budsjettforslaget skal følge formannskapets behandling og innstilling til kommunestyret vedr. budsjett 2021

Saksfremstilling: Saksbehandler: Inger Lise Austrud

Vedlegg: 1. Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat 2. Styrebehandlet budsjett for Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS

Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kommunen å ha en forsvarlig revisjonsordning og et uavhengig sekretariat. Budsjettforslaget omfatter derfor lovpålagte oppgaver. Budsjettforslaget er delt inn i 3 hovedgrupper; kontrollutvalgets utgifter, utgifter til kjøp av revisjonstjenester og til sekretariat.

Kommunal- og moderniseringsdepartementets Veileder om kontrollutvalgets rolle og oppgaver s. 16, sier bl.a. at: Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett. I budsjettet må kontrollutvalget synliggjøre kontrollutvalgets egne kostnader og kostnader knyttet til revisjonsaktiviteter.

Videre står det noe om hvem som kan gjøre endringer i kontrollutvalgets budsjett:

7 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Budsjettforslag fra kontrollutvalget kan bare endres av kommunestyret.

Grunnen til at kontrollutvalgets budsjett er i en særstilling, er at utvalget skal være fritt og uavhengig av de organene som utvalget skal kontrollere. Det er uheldig om administrasjonen eller et organ som kontrollutvalget skal kontrollere og ha tilsyn med, for eksempel formannskapet eller et hovedutvalg, får innvirkning på tilsynsorganets budsjettramme. Formannskapet kan likevel, i sitt samlede budsjett, foreslå et endret beløp i forhold til det kontrollutvalget foreslår. Kontrollutvalgets budsjettforslag skal likevel uendret følge det samlede budsjettframlegget til kommunestyret, slik at kommunestyret ved budsjettbehandlingen har informasjon om både kontrollutvalgets forslag og formannskapets innstilling til budsjett.

Når det gjelder betaling for tjenester som kjøpes av selskaper/samarbeid, fastsettes budsjettet her av representantskapet og av styret, og kan kun endres av disse.

Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag: Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 22.06.2020.

Fra og med 01.01.2020 ble antall eierkommuner redusert fra 16 til 13 kommuner som følge av kommunereformen. I den forbindelse fastsatte styret ny modell for fordeling av driftsutgiftene som differensierer utgiftene basert på innbyggertall. Jfr. tabellen nedenfor som viser de vedtatte satsene for 2020.

Innbyggertall Driftstilskudd 2020 1 - 3999 Kr. 134.000 4000 - 6999 Kr. 160.000 7000 - 9999 Kr. 175.000 10000 - 19999 Kr. 210.000 20000 - Kr. 290.000

Totalt sett var det tilnærmet nullvekst i sekretariatets budsjett fra 2019 til 2020.

Ved styrets behandling av budsjettet for 2021 ble det besluttet å holde totalbudsjettet uendret også fra 2020 til 2021. I realiteten innebærer dette en realnedgang i budsjettet tilsvarende lønns- og prisvekst. Som følge av dette blir det heller ikke noen økning i driftstilskuddet for den enkelte deltakerkommune.

For Sirdal kommune betyr det at driftstilskuddet til Agder Sekretariat holdes uendret på kr. 134.000

Selskapet/samarbeidet må i løpet av inneværende kommunestyreperiode omdannes til et kommunalt oppgavefellesskap eller et interkommunalt selskap ihht ny kommunelov.

For nærmere informasjon vises det til vedlagte budsjett for Agder Sekretariat.

8 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Kommunerevisjonen: I henhold til lov om interkommunale selskaper § 18 og 20 skal representantskapet vedta budsjett for kommende kalenderår og en gang i året vedta selskapets økonomiplan.

Styret har behandlet budsjettet i møte 26. august. Representantskapet skal fastsette budsjettet 6. oktober.

I henhold til selskapsavtalen tilligger det representantskapets myndighet å vedta budsjett og økonomiplan, herunder å bestemme den nærmere fordeling av utgiftene på den enkelte kommune og virksomhet. Vedtatt budsjett/økonomiplan skal oversendes eierne innen 10. oktober før budsjettåret for innarbeidelse i deltakerkommunenes årsbudsjett.

Utgiftsfordelingen mellom kommunene er i budsjettåret 2021 endret i forhold til 2020 ut fra at konsekvensene fra kommunesammenslåingen i 2020 slår fullt ut for revisjonen i 2021. I tillegg er revisor pålagt nye oppgaver som forenklet etterlevelseskontroll og kontroll av premisser i budsjettet.

Budsjettet innebærer 730 timer til regnskapsrevisjon og 300 timer til forvaltningsrevisjon/eierskapskontroll m.m.

Sirdal kommunes tilskudd til revisjonen foreslås økt fra kr. 1.126.000 i 2020 til kr. 1.332.000 i 2021, en økning på 18,3%.

For ytterligere informasjon om budsjettet vises til vedlagte utskrift av budsjettsaken.

Kontrollutvalgets utgifter: Budsjettet for kontrollarbeidet skal omfatte kontrollutvalgets samlede virksomhet. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne posten er ment å dekke kurs og opplæring av kontrollutvalgets medlemmer. Det er vanlig at ett eller flere medlemmer reiser på den årlige kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Denne posten er lik fjorårets budsjett.

Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på • Forrige års budsjettramme • Styrebehandlet budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2021 • Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2021

9 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Tabell: Forslag til budsjett for kontrollarbeidet i Sirdal kommune 2021 Budsjettforslag 2021 Vedtatt budsjett 2020 Vedtatt budsjett 2019 Tilskudd til Kr. 1.332.000 Kr. 1.126.000 Kr. 1.063.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 134.000 Kr. 134.000 Kr. 130.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 60.000 Kr. 60.000 Kr. 60.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 1.526.000 Kr. 1.320.000 Kr.1.253.000

Forslag til vedtak:

2. Budsjettforslaget skal følge formannskapets behandling og innstilling til kommunestyret vedr. budsjett 2021

SAK 16/20 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT PLANLEGGING OG STYRING AV EIENDOMSFORVALTNINGEN I SIRDAL KOMMUNE

Kontrollutvalget fattet følgende vedtak:

Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra rådmannen til orientering. Kontrollutvalget ønsker skriftlig tilbakemelding når alle tiltakene er gjennomført og innen 31.12.2020

Saksfremstilling: Saksbehandler: Inger Lise Austrud

Vedlegg: 1. Tilbakemelding fra rådmannen datert 24.08.20 2. Rapport datert august 2019

Bakgrunn: Kommunestyret behandlet rapporten etter innstilling fra kontrollutvalget. Som ledd i oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten på eiendomsforvaltningen i Sirdal kommune mottok utvalget en tilbakemelding fra rådmannen på oppfølgingen av anbefalingene revisor kom med.

Rådmannens svarbrev følger vedlagt.

Saksopplysninger: På bakgrunn av sin gjennomgang, kom revisjonen med følgende anbefaling:

• Revisjonen anbefaler at kommunestyret etablerer overordnede mål og strategier for sin eiendomsforvaltning, herunder vedlikeholdsstrategi.

10 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

• Kommunen anbefales å videreutvikle sin vedlikeholdsplan slik at det blir en rullerende, helhetlig, informativ plan som omfatter både kort og lang tidshorisont. • Kommunen anbefales å sikre at det rapporteres inn korrekte tjenestedata og regnskapstall fra eiendomsforvaltningen til Kostra. • Revisjonen anbefaler at kommunestyret gis utfyllende og detaljert informasjon om eiendomsforvaltningen, både i beslutningsgrunnlaget og årsrapportering.

Vurderinger: Kommunestyret ba rådmannen komme med en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 15.06.20 om hvordan anbefalingene i rapporten ble fulgt opp. Sekretariatet mottok tilbakemelding fra rådmannen 24.08.20.

Rådmannen tar sikte på politisk behandling av strategisk plan for eiendomsforvaltningen i løpet av høsten 2020.

Forslag til vedtak:

Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra rådmannen til orientering. Kontrollutvalget ønsker skriftlig tilbakemelding når alle tiltakene er gjennomført og innen 31.12.2020

SAK 17/20 ATTESTASJONSUTTALELSE OM ETTERLEVELSE AV BESTEMMELSER, OG VEDTAK FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN, SIRDAL KOMMUNE

Kontrollutvalget fattet følgende vedtak:

Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret å gjøre slikt vedtak:

Kommunestyret tar revisors konklusjon til orientering når det gjelder rådmannens etterlevelse av bestemmelser om finans- og gjeldsforvaltning i kommunens finansreglement og rutiner, og i forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning.

Kommunestyret ber rådmannen følge opp de merknader som kommer frem i attestasjonsuttalelsen.

Rådmannen gir skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 30.11.2020

Saksfremstilling: Saksbehandler: Inger Lise Austrud

Vedlegg: Attestasjonsuttalelse fra Kommunerevisjonen Vest datert 14.09.2020

Bakgrunn for saken:

11 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Revisor har utført et attestasjonsoppdrag i forbindelse med Sirdal kommunes etterlevelse av bestemmelser om finans- og gjeldsforvaltning, hvor følgende er kontrollert:

1. Har rådmannen rapportert til kommunestyret i samsvar med bestemmelser i finansforskrift § 6 og finansreglement punkt 7. 2. Er rapporteringen til kommunestyret om finans- og gjeldsforvaltningen, i henhold til bestemmelser i finansreglementets punkt 7, 8, og 6.5 samt forskrift. 3. Er det foretatt en saksutredning før avtale om låneopptak er inngått, jf. forskrift § 8 og merknader til paragrafen. 4. Er det foretatt en gjennomgang av forvalterrapport når det gjelder sjekk av risikorammer og risikovekting, samt vurdering av forvalter og mandatet på bakgrunn av resultater, jf. finansrutinen punkt 8.

Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret skal også påse at slike rutiner er etablert og etterleves. Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan og det tilligger utvalget å føre tilsyn med kommunens forvaltning på kommunestyrets vegne.

For øvrig er revisors konklusjon som følger:

Konklusjon med forbehold: Basert på de utførte handlingene og innhentede bevis, er vi ikke blitt oppmerksomme på noe som gir oss grunn til å tro at Sirdal kommune ikke i det alt vesentlige har etterlevd bestemmelsene i kommunens finansreglement og -rutiner, samt finansforskrift, med unntak av følgende forhold:

Rapportering til kommunestyret: − Det er ikke rapportert fra finansforvaltningen per 31.12.2019 i henhold til krav i finansforskrift § 6 og finansreglementets punkt 7. − Det er ikke rapportert helhetlig fra finans- og gjeldsforvaltningen ved rapporteringen per 30.04. og 31.08. Det er ikke rapportert om forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, samt fra gjeldsforvaltningen. − Det er ikke gitt en overordnet beskrivelse og en overordnet vurdering av kommunens finansielle risiko, før det ble rapportert mer detaljert om status og utvikling for kommunens langsiktige aktiva, jf. forskrift § 7. − Det er ikke opplyst om kommunens avkastning på langsiktige plasseringer sett opp mot renten på 3 års Norsk statsobligasjon, jf. finansreglementets punkt 6.5 − Det er ikke foretatt en netto gjeldsbetraktning som viser kommunens renterisiko ved 1 % generell endring i rentekurven, jf. finansreglementet punkt 8 a). − Det er foretatt en stresstest av langsiktige aktiva som er vist i rapportene til kommunestyret. Det er ikke foretatt en stresstest fra en samlet finansportefølje, jf. finansreglementet punkt. 8, siste avsnitt.

Vurderinger: Revisor har tatt et forbehold i sin konklusjon. Fokus for kontrollutvalget nå bør være å sikre at rådmannen sørger for å få på plass nødvendige rutiner og sikrer at rapportering og dokumentasjon skjer i tråd med finansforskrift og finansreglement.

12 Møtebok 28.09.20 Sirdal kontrollutvalg

Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget bør skje i løpet av relativt kort tid. Dette for å sikre nødvendig etterlevelse av forskrift og reglement i 2020.

Forslag til vedtak:

Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret å gjøre slikt vedtak:

Kommunestyret ber rådmannen følge opp de merknader som kommer frem i attestasjonsuttalelsen.

Rådmannen gir skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 30.11.2020

FASTE POSTER Nytt fra revisor:

Videre arbeid i kontrollutvalget: Neste møte i kontrollutvalget er 16.11.20.

EVENTUELT

Kontrollutvalget ber rådmannen komme med en skriftlig tilbakemelding på oppfølgingen av nummerert brev nr. 15 til neste møte i kontrollutvalget 16.11.20. Rådmann inviteres også inn til møtet for en orientering om oppfølgingen av nummerert brev nr. 15