Deltakende kommuner: KomRev Sør IKS Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Sirdal, Åseral

Kontrollutvalget i Sirdal Dato: 19.01.2021 v/Agder Sekretariat Vår ref.: 18/21 - F20-10-078 Boks 120 4491 Kvinesdal

Epost: [email protected]

Prosjektplan – Etterkontroll av arbeidet med forebygging og reduksjon av sykefraværet i Sirdal kommune.

1. Bakgrunn og formål I 2017 og 2018 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon med tema «Sykefravær i Sirdal kommune». Formålet var å vurdere om kommunen gjennomførte et tilstrekkelig arbeid for å forebygge og redusere sykefraværet blant egne ansatte. Følgende enheter ble undersøkt av revisjonen:

 Enhet for barnehager (Tonstad barnehage og Øvre Sirdal barnehage)  Pleie og omsorg  Teknisk drift

Under gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet ble det avdekket vesentlige mangler og svakheter. I den forbindelse fremmet revisor ti anbefalinger for å rette opp tidligere svakheter, og styrke kommunens sykefraværsarbeid. Kontrollutvalget behandlet saken i møte 01.03.18. Saken med utvalgets innstilling ble oversendt kommunestyret, som fattet følgende vedtak 19.04.18:

1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hva som er gjort med anbefalingene innen utgangen av oktober 2018.

Siden kommunestyrets vedtak har sykefravær blant kommunalt ansatte i Sirdal økt fra 8,4 prosent til 10,8 prosent.1 Dette utgjør en økning på nesten 30 prosent, og innebærer at Sirdal nå har et høyere samlet sykefravær enn snittet for norske kommuner (9,8 prosent).

16.11.20 bestilte kontrollutvalget en etterkontroll av kommunens arbeid med forebygging og reduksjon av sykefravær. Formålet med etterkontrollen vil være å undersøke i hvilken grad anbefalingene fra revisjonen ble fulgt opp og iverksatt av kommunen. Et annet formål ved prosjektet vil være å identifisere hvilke tidligere svakheter som er nå rettet opp, samt eventuelle områder med behov for videre oppfølging.

1 Samlet sykefravær for Sirdal kommune, utgitt av KS. I skrivende stund har KS ikke publisert sykefraværsstatistikk for 2020.

Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1a 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon 47 25 47 20 Telefon 46 94 65 53 Telefon 99 30 22 38 E-post: [email protected] Organisasjonsnummer: 974 783 169MVA KomRev Sør IKS

2. Problemstilling Med bakgrunn i formålet med prosjektet foreslås følgende hovedproblemstilling:

I hvilken grad har Sirdal kommune iverksatt kommunestyrets vedtak om å følge opp revisjonens anbefalinger for å utbedre arbeidet med forebygging og reduksjon av sykefravær?

En mer nøyaktig avgrensning og formulering av problemstillingen vil kunne foretas i forbindelse med gjennomføringen av etterkontrollen.

3. Avgrensning Prosjektet vil bli gjennomført som etterkontroll. Dette vil si at prosjektet begrenses til de rutinene og tiltakene som kommunen har satt inn for å ivareta anbefalingene fra revisjonen. Prosjektet vil altså ikke utgjøre en fullstendig systemrevisjon av kommunens HMS–system eller arbeid med forebygging og reduksjon av sykefravær.

Etterkontrollen vil begrenses til de samme enhetene som ble vurdert under gjennomføring av forvaltningsrevisjonen i 2017/2018. Det vil si at etterkontrollen vil avgrenses til å vurdere relevante rutiner og tiltak ved enhetene for barnehager, pleie og omsorg og teknisk drift. Prosjektet vil heller ikke ha som formål å vurdere faglige og personalmessige vurderinger knyttet til oppfølgingen av den enkelte sykemeldte ansatte.

Prosjektet vil ikke omhandle rutiner og tiltak som forelå før kommunen ble kjent med revisors anbefaling. Dette innebærer at etterkontrollen vil begrenses til rutiner og tiltak som ble iverksatt etter 01.03.2018.

4. Kontrollkriterier Anbefalingene som ble fremlagt i forvaltningsrevisjonsrapporten fra 2018 vil utgjøre de kontrollkriteriene som benyttes for å evaluere rutinene og tiltakene som ble iverksatt av Sirdal kommune. Prosjektet vil derfor undersøke om kommunens arbeid for forebygging og reduksjon av sykefravær ivaretar følgende kriterier:

1. Alle ledere bør være kjent med mål for sykefraværsarbeidet. 2. Kommunen skal registrere alle skader og sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen, i tråd med arbeidsmiljøloven § 5-1(1). 3. Vernerunder og medarbeidersamtaler bør gjennomføres årlig. 4. Planer, rutiner og tiltak mot sykefravær bør ta utgangspunkt i utfordringene avdekket gjennom registrering av skader og sykdom, samt gjennomførte vernerunder og medarbeidersamtaler. 5. Kommunen bør følge opp igangsatte tiltak, og foreta en evaluering for å se om tiltakene gir de ønskede resultatene. Dette gjelder både tiltak på overordnet nivå, enhetsnivå og individnivå. 6. Kommunen skal sikre at alle sykemeldte ansatte blir fulgt opp i tråd med lovens krav på dette området. 7. Kommunen bør stille nødvendige hjelpemidler til disposisjon for å unngå at arbeidstakere blir skadet og/eller sykemeldt. 8. Kommunen bør iverksette nødvendige rutiner og tiltak for å sikre arbeidsmiljøet mot trakassering eller mobbing. 9. Kommunen bør aktivt arbeide for å forebygge stress og bedre medarbeideres trivsel. Kommunen bør i denne sammenheng støtte trivselsfremmende tiltak og sikre at alle ansatte kjenner til sosiale arrangementer.

side 2

KomRev Sør IKS

5. Metode Revisjonen vil i hovedsak benytte seg av dokumentanalyse. I tillegg vil det bli gjennomført intervjuer med aktuelle personer i de utvalgte enhetene og andre personer som er involvert i arbeidet medsykefravær. Formålet er å samle dokumentasjon på hvilke rutiner og tiltak som kommunen har utarbeidet for å ivareta aktuelle anbefalinger. Videre vil vi se på om disse rutinene og tiltak i praksis blir brukt for å følge opp sykemeldte ansatte. For dette formålet vil revisor også kunne gjennomføre stikkprøver i enkelte personalmapper.

6. Ressurser og tidsplan Etterkontrollen vil gjennomføres av forvaltningsrevisor Sébastien M. Hille. Irene Loka er oppdragsansvarlig for prosjektet. Etterkontrollen anslås gjennomført innenfor et timeforbruk på inntil 150 timer. Avhengig av effektiv mottak av dokumentasjon tas det sikte på å legge frem endelig rapport innen første halvdel av 2021.

Med hilsen

Elektronisk signert Irene Loka Revisjonssjef

side 3