Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185

SIRDAL KOMMUNE – KONTROLLUTVALGET

Medlemmer: Varamedlemmer: Ole Erik Vestøl Endrerud, leder Erik Morten Ovedal Anne Grethe Liland Åslaug Karin Fidjeland Mabel O. Nesset

INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Tid: Mandag 19. november 2018 kl. 09.00

Sted: Kommunehuset, møterom formannskapssalen

SAKSLISTE: SAK 13/18 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 14/18 FORVALTNINGSREVISJON - prosjektplan SAK 15/18 SIGNERT BREV NR 13 FRA REVISOR

Revisor orienterer

Eventuelt

Sirdal, 12.11.2018

Ole Erik Vestøl Endrerud Leder Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær

Varamedlemmer møter bare ved nærmere innkalling

Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen, tlf. 975 10298. Kopi sendt elektronisk til: Sirdal kommune, ordfører, rådmann, revisorer, Lars Sigbjørn Nedland og avisen Agder

Eierkommuner: Ansatte: , , , og Daglig leder Kjell Ivar Hommen Saksbehandler Willy Gill , , , Telefon: 97 51 02 98 Telefon 90 95 62 46 Hægebostad, , Kvinesdal, E-post: [email protected] E-post: [email protected] , , , , Sirdal, Valle, Åseral

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185

SIRDAL KOMMUNE – KONTROLLUTVALGET

MØTEBOK

Møte nr. 03/18 Møtedato: 24. september 2018 kl. 09.00 – 09.45 Sted: Rådhuset, møterom formannskapssalen ------Tilstede: Ole Erik Vestøl Endrerud, leder Morten Ovedal Åslaug Karin Fidjeland

Dessuten møtte: Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen

Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. Møtet ble videooverført.

SAKSLISTE:

SAK 08/18 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 09/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019 SAK 10/18 RAPPORT FINANSFORVALTNINGEN SAK 11/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER SAK 12/18 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON

Referatsaker: R 03/18 Innkalling til representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Eventuelt

UNDERSKRIFTER

Ole Erik Vestøl Endrerud Morten Ovedal Åslaug Karin Fidjeland

Eierkommuner: Ansatte: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Daglig leder Kjell Ivar Hommen Saksbehandler Willy Gill Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Telefon: 97 51 02 98 Telefon 90 95 62 46 Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, E-post: [email protected] E-post: [email protected] Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisorer, Lars Sigbjørn Nedland og avisen Agder.

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Møtebok 24. september 2018 Sirdal kontrollutvalg

SAK 08/18 GODKJENNING AV MØTEBOK

Enstemmig vedtak:

Møtebok fra 5. juni 2018 godkjennes.

SAK 09/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019

Enstemmig vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2019 på kr. 1.253.000,-.

2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til § 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret.

Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen

SAK 09/18 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2019

Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, styrets forslag til representantskapet 2. Agder Sekretariat, styret

Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter § 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet.

Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 06.09.2018, og legger opp til at driftstilskuddet fra eierne økes fra kr. 126.000 i 2018 til kr. 130.000 i 2019.

Kommunerevisjonens budsjettforslag Sekretariatet har mottatt styrets budsjettforslag for 2019 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest- Agder IKS. Dette skal til endelig behandling i representantskapet 25.09.2018.

Budsjettforslaget innebærer en timeressurs på 650 timer til regnskapsrevisjon og 300 timer til andre oppdrag (forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m). Det er en økning på 250 timer på

3 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder regnskapsrevisjon i forhold til budsjettet for 2018. Dette medfører at Sirdal kommune sin andel av budsjettet til revisjonsdistriktet økes fra kr 766.000 i 2018 til kr. 1 063.000 for 2019.

Dette er antatt ressursbruk. Den endelige årsavregningen gjøres etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt.

Kontrollutvalgets utgifter Ifølge forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne posten er lik fjorårets budsjett.

Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på  Forrige års budsjettramme  Foreslått budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2019  Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2019

Budsjettforslag 2019 Vedtatt budsjett 2018 Vedtatt budsjett 2017 Tilskudd til Kr. 1.063.000 Kr. 766.000 Kr. 524.000 revisjonsdistrikt Andel av Kr. 130.000 Kr. 126.000 Kr. 123.000 sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr. 60.000 Kr. 60.000 Kr. 60.000 utgifter Totalbudsjett Kr. 1.253.000 Kr. 952.000 Kr. 707.000

Forslag til vedtak:

1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2019 på kr. 1.253.000,-.

2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til § 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret.

SAK 10/18 RAPPORT OM KOMMUNENS FINANS -OG GJELDSFORVALTNING I 2017 Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak:

Kommunestyret tar rapport om finansforvaltningen i 2017 til etterretning.

Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp de merknader som fremkommer i rapporten.

4 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Rådmannen gir skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 10.11.2018.

Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen

SAK 10/18 RAPPORT OM KOMMUNENS FINANS- OG GJELDSFORVALTNING I 2017

Vedlegg: 1. Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert 03.07.2018

Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget gjorde i sitt møte 17. mars 2014 følgende vedtak:

«Kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen i samsvar med ISAE 3000, første gang for 2013. Rapporten sendes kontrollutvalget med kopi til rådmannen.»

Hensikten med gjennomgangen er å kontrollere om finansforvaltningen er i samsvar med forskrift om finansforvaltning og lokalt reglement vedtatt av kommunestyret.

Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret skal også påse at slike rutiner er etablert og etterleves.

Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan og det tilligger utvalget å føre tilsyn med kommunens forvaltning på kommunestyrets vegne.

I rapporten fremgår det at med unntak av et forbehold, har rådmannen i det alt vesentlige etterlevd forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning, samt kommunens vedtatte finansreglement og –rutine

Forbeholdet lyder slik: «Rådmannen skal i henhold til § 6 i finans- og gjeldsforskriften minst to ganger i året legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for kommunens finansforvaltning samt legge frem en rapport etter årets utgang som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Rådmannen har rapportert om finansforvaltningen per. 30.04 og 31.08. Det er ikke rapportert per 31.12.2017 om status ved utgangen av året og utviklingen gjennom året.

I henhold til finans- og gjeldsforskriften § 7, jf. Kommunens finansreglement kap. 7, skal rapportene til kommunestyret inneholde en beskrivelse av aktuelle markedsrenter og egne rentebetingelser. Dette er ikke beskrevet i rapportene pr. 30.04 og 31.08, når det gjelder plasseringer av ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål.»

Det vises til innholdet i vedlagte rapport.

5 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Forslag til vedtak:

Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak:

Kommunestyret tar rapport om finansforvaltningen i 2017 til etterretning.

Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp de merknader som fremkommer i rapporten.

Rådmannen gir skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 01.12.2018.

SAK 11/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR

Enstemmig vedtak:

Basert på revisors egenvurdering av sin uavhengighet mener kontrollutvalget at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftens krav til uavhengighet.

Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen

SAK 11/18 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR

Vedlegg: Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor Irene Loka og Lene Rugland

Saksopplysninger Oppdragsansvarlig revisor skal i henhold til revisjonsforskriften § 15 hvert år avgi en skriftlig egenvurdering om sin uavhengighet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget må vurdere om revisors egenvurdering tilsier at revisor tilfredsstiller de krav til uavhengighet som fremgår i kommuneloven og revisjonsforskriften.

Forslag til vedtak: Basert på revisors egenvurdering av sin uavhengighet mener kontrollutvalget at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftens krav til uavhengighet.

SAK 12/18 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON

Enstemmig vedtak:

Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for prosjektet ” Planlegging og styring av eiendomsforvaltningen»

6 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 19.11.2018.

Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen

SAK 12/18 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON

Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019, vedtatt av Sirdal kommunestyre i møte 23.06.2016, er følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt anbefalt:

 Ulike temaer under oppfølging av regler på personalområdet

 Planlegging og styring av eiendomsforvaltningen

 Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser

 Ansvarsfordeling mellom kultur og næringsavdelingen

Det er gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjektet «Sykefravær Sirdal kommune» En vil foreslå at kontrollutvalget foretar bestilling av et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt.

Kommunestyret har i sitt vedtak av planen gitt kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det.

Forslag til vedtak:

Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for prosjektet ” ………..»

Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er …

Referatsak:

Følgende referatsak ble tatt til orientering:

R 03/18 Innkalling til møte i representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS

7 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Eventuelt Møtet ble lukket. Revisor orienterte om forberedelsene til regnskapsrevisjon for 2018.

Enstemmig vedtak: Revisjonen gir kontrollutvalget et skriftlig notat etter planlagt møte med rådmannen 15.10.2018.

Neste møte i kontrollutvalget er planlagt til 19. november 2018

8 Agder Sekretariat

Kontrollutvalget i Sirdal kommune Sak 14/18 Møtedato: 19.11.2018 Saksbehandler: kih

SAK 14/18 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON - PROSJEKTPLAN

Vedlegg:  Prosjektplan fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, datert 05.11.2018

Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019 for Sirdal kommune prioriteres følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt:

1. Ulike temaer under oppfølging av regler på personalområdet - gjennomført 2. Planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 3. Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser 4. Ansvarsfordeling mellom kultur og næringsavdelingen

Kontrollutvalget bestilte i sitt møte 24.09.2018 gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med tema «Planlegging og styring av eiendomsforvaltningen i Sirdal kommune».

Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har lagt frem en prosjektplan hvor de foreslår følgende formål og problemstillinger for prosjektet:

Formål: Å undersøke om Sirdal kommune har en tilfredsstillende planlegging og styring av eiendomsforvaltningen.

Problemstillinger: I hvilken grad foreligger overordnede politisk bestemte mål og strategier for eiendomsforvaltningen?

I hvilken grad har Sirdal kommune et tilfredsstillende system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen?

Prosjektet vil bli gjennomført etter de normer og standarder som er relevante for det området som skal undersøkes i forvaltningsrevisjon, og metodebruken vil være i henhold til de krav som er fastsatt i kommuneloven, forskrift om revisjon i kommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon.

Prosjektet anslås gjennomført innenfor et timeforbruk på inntil 300 timer. Det tas sikte på fremleggelse av endelig rapport i løpet av våren 2019.

Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet «Planlegging og styring av eiendomsforvaltningen i Sirdal kommune» basert på de problemstillinger og innenfor den økonomiske rammen og tidsplan som fremgår av prosjektplan datert 05.11.2019.

Agder Sekretariat

Kontrollutvalget i Sirdal kommune Sak 15/18 Møtedato: 19.11.2018 Saksbehandler: kih

SAK 15/18 SIGNERT BREV NR 13 FRA REVISOR

Vedlegg:  Signert brev fra revisor, datert 29.10.2018

Bakgrunn: Kontrollutvalget har mottatt signert brev nr. 13 fra revisor, hvor det påpekes en rekke mangler ved ajourhold av kommunens regnskap, og manglende internkontroll. Det er pr. 15.10 et stort etterslep på regnskapet. Pr. denne dato skulle regnskapet til og med august vært ajourført og lukket, mens det kun var januar og februar som var ajourført og lukket i regnskapet for 2018.

Rådmannen har informert om at det vil bli lyst ut et vikariat på regnskap, og at det arbeides med muligheter for innlån av ressurser fra nabokommuner.

Det vises til signert brev nr. 13 fra revisor. Revisor vil være tilstede i møtet. Rådmannen er invitert for å informere om saken.

Vurdering: Det er bekymringsfullt at det foreligger vesentlige mangler ved ajourhold av regnskap og manglende internkontroll. I signert brev nr. 12, som ble behandlet i forbindelse med behandlingen av kommuneregnskapet for 2017, fremkom det at det var vesentlige mangler ved den løpende internkontrollen gjennom året, og at revisjonen hadde ytt en mengde bistand i forbindelse med regnskapsavleggelsen. Kontrollutvalget anmodet da kommunestyret om å gjøre vedtak om at revisors anbefalinger til forbedringer ble fulgt opp. Mangler ved ajourhold av regnskapet gjør at oppfølging av dårlige betalere ikke kan følges opp på en tilfredsstillende måte, og at budsjettkontroll/oppfølging og økonomirapportering til kommunestyret ikke blir gjort basert på betryggende regnskapstall.

Saksbehandler finner det riktig at kontrollutvalget informerer kommunestyret og kommer med innstilling til vedak.

Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak:

Kommunestyret ber rådmannen raskt sette i verk nødvendige tiltak for å sikre betryggende internkontroll og ajourhold av regnskapet.