Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Pt Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu Usu Medan

PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT BANK SUMUT KANTOR CABANG PEMBANTU USU MEDAN

TUGAS AKHIR

Disusun untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3

Oleh ALVIONITA BR SITEPU NIM 1605093013

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN

MEDAN 2019

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, nikmat, dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga mampu menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “ PROSEDUR PENANGANNAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT. BANK SUMUT KANTOR CABANG

PEMBANTU USU MEDAN”. Tugas akhir ini dikerjakan demi memenuhi salah satu syaraat guna memproleh gelar Ahli Madya Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik

Negeri Medan.

Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaa. Hal ini disebabkan keterbatasan penulis dari segi ilmu pengetahuaan, bahan atau data, dana dan wktu sehingga kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tugas akhir ini.

Terselesaikannya tugas akhir ini tentunya tak lepas dari dorongan dan uluran tangan berbagai pihak. Oleh karena itu, tak salah kiranya bila penulis mengungkapkan rasa terima kasih dan apresiasi kepada:

1. M. Syahruddin, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan.

2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Medan.

3. Safaruddin, S.E., M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik

Negeri Medan.

4. Suri Purnami, S.E., MA, selaku Kepala Program Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Medan.

5. Erwinsyah S, S.Si, M.Kom, selaku Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis

Politeknik Negeri Medan.

6. Netty, S.E.,M.Si, selaku dosen pembimbing 1 yang telah banyak memberikan

saran dalam menyelesaikan laporan ini.

7. Ika mary p, S.E.,M.Si, selaku dosen pembimbing 2 yang telah banyak

memberikan saran dalam menyelesaikan laporan ini.

8. Seluruh Dosen dan Pegawai Administrasi Jurusan Administrasi Niaga Politeknik

Negeri Medan.

9. Seluruh staf dan karyawan pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu

USU Medan.

10. Teman-teman AB 6G dan yang telah ikut mendukung terkususnya persepupuan

, amekadapers , perkost lorong kabung dan bikini bottom.

Teristimewa penulis sampaikan kepada kedua orangtua tercinta, Ayahanda

Sarman Sitepu dan Ibunda Nurlinda br Sembiring yang sangat luar biasa dan banyak memberi bantuan, serta adik saya Rendy Prananta Sitepu yang memberikan motivasi, dan Ekel Rinalta Tarigan yang telah mendukung dan memberi motivasi kepada penulis.

Penulis berharap lapotan ini bermanfaat bagi seluruh pembaca dan khususnya mahasiswa Politeknik Negeri Medan Jurusan Administrasi Niaga

Program Studi Administrasi Bisnis.

Medan, Juli 2019 Penulis,

Alvionita Br Sitepu NIM:1605093013

ABSTRAK

Surat adalah alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Mengingat begitu pentingnya peran sebuah surat bagi suatau perusahaan, maka sudah selayaknya dibutuhkan pengeloilaan surat yang baik dan benar. Apabila penanganan surat tidak dilakukan dengan baik, maka akan menimbulkan masalah yang nantinyadapat merugikan perusahaan. Tugas akhit ini membahas tentang Prosedur Penanganan Surat Masuk danh Surat Keluar pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan metode wawancara dan observasi. Pada metode wawancara ini penulis langsung melakukan wawancara kepada pegawai PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Observasi yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang ada hubungannya dengan judul yang diambil penulis. Sedangkan data dianalisis dengan menggunakan teknik analisis data deskriptif. Hasil analisis data menunjukkan bahwa prosedur surat masuk pada PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan terdiri dari penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pengarahan surat dengan menggunakan buku ekspedisi dan penyimpanan surat. Prosedur penanganan konsep, persetujuan konsep, pemberian nomor surat, pengetikan konsep, penandatanganan surat, pemberian cap stempel perusahaan, pencatatan surat keluar, pengiriman surat.

Kata Kunci: prosedur, surat masuk, surat keluar

ABSTRACT

Letter is a communication stuff expressed in writing, contain information material in the from of news, reports, notices, commands, orders, decisions, invitations and requests, which typically must be sent or delivered to the other party. Given the important role of a letter isn’t done properly, it will cause issues that would cause problems. This final task is discussing about the handling of the incoming and outcoming letter at PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan Data collection method used is by interview and observation. In the interview method, the writer made direct interview to secretary at PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Observation is conducting a direct observation to the object that has to do with the title taken by the author. While the data is analyzed using data descriptive analysis techniques. The results of the data analysis showed that the handling incoming letter at PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan receiving letters, sorting letters. Handling outcoming letter drafting of letter numbers, concept handling procedures, signing of letters, stamping of companies, recording of outgoing mail, sending letters.

Keywords: Procedure , Incoming letter, Outcoming letter

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERSETUJUAN ...... i LEMBAR PENGESAHAN ...... ii KATA PENGANTAR ...... iii ABSTRAK ...... v ABSTRACT ...... vi DAFTAR ISI ...... vii BAB 1 PENDAHULUAN ...... 1

1.1. Alasan Pemilihan Judul Tugas Akhir ...... 1 1.2. Rumusan Masalah Tugas Akhir ...... 2 1.3. Tujuan Penulisan Tugas Akhir...... 3 1.4. Manfaat Penulisan Tugas Akhir...... 3 1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ...... 3

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ...... 5

2.1 Pengertian Surat ...... 5 2.2 Fungsi Surat ...... 7 2.3 Kelebihan Dan kekurangan Surat...... 9 2.4 Syarat-Syarat Surat Yang Baik...... 10 2.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk ...... 10 2.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar ...... 19

BAB 3 METODE PENELITIAN ...... 28

3.1. Cara Pengumpulan Data ...... 28 3.2. Jenis Sumber Data ...... 29 3.3. Teknik Analisis Data ...... 30

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ...... 31

4.1 Gambaran Umum Perusahaan ...... 31 4.1.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ...... 31

vii

4.1.2. Visi dan Misi PT. Bank Sumut ...... 36 4.1.3. Logo dan Makna PT. Bank Sumut ...... 37 4.1.4. Struktur Organisasi ...... 38 4.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT Bank Sumut ...... 39 4.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ...... 40 4.2.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ...... 42

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ...... 47

5.1. Simpulan ...... 47

5.2. Saran ...... 47

DAFTAR PUSTAKA ...... 49 LAMPIRAN

viii

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Alasan Pemilihan Judul Tugas Akhir

Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim

(komunikator) kepada penerima (komunikan) informasi yang disampaikan dapat berupa berita, ide gagasan, kesan, atau maksud lainnya.

Komunikasi sangatlah diperlukan oleh semua pihak termasuk perusahaan, baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan sebagai alat untuk dapat menjalin kerja sama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan.

Dalam perusahaan, komunikasi dapat dilakukan dengan cara lisan dan tulisan.Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan secara bertatap muka ataupun langsung dengan lawan bicara, sedangkan komunikasi tertulis dilakukan biasanya dengan menggunakan memo atau surat. Alat komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tulis, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat.

Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak lain dengan persyaratan tertentu. Adapun bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia. Bukti tertulis, termasuk surat dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi historis tidak perlu diragukan lagi. Surat juga jauh lebihhemat dari segi biaya dan jauh lebih menjamin kerahasiaan dan ketepatan isinya karena surat memakai amplop tertutup. Di dalam perusahaan, surat

mempunyai peranan yang sangat penting dalam proses pekerjaan di dalam kantor.

Penggunaan surat dalam proses pekerjaan kantor di dasari karenamemiliki keunggulan sebagai bukti otentik yang memiliki identitas yang jelas, yaitu tanda tangan asli dan stempel (identitas resmi lembaga asli). Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling betatap muka.

Pentingnya peranan surat mengharuskan adanya pengelolaan surat yang tepat di suatu perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan surat harus dilakukan dengan baik dan benar agar pekerjaan di perusahaan tersebut akan terlaksana dengan baik dan selesai dan segera.

Begitu juga dengan PT Bank Sumut KCP USU Medan. Banyaknya surat yang masuk dan keluar untuk diproses baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan yang akan diselesaikan dengan segera.

Sehubungnya dengan hal ini, akan dibahas sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian Administrasi dan Umum PT Bank

Sumut KCP USU Medan, untuk pengelolaan surat yang lebih baik.

1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir

Berdasarkan uraian di atas, rumusan masalahnya adalah bagaimana prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Bank Sumut

Kantor Cabang Pembantu USU Medan ?

1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir

Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Bank Sumut Kantor

Cabang Pembantu USU Medan.

1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir

Manfaat yang diharapkan dalam penulisan ini adalah :

1. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan dalam pengelolaan surat

masuk dan surat keluar.

2. Sebagai bahan masukan kepada PT Bank Sumut Kantor Cabang

Pembantu USU Medan, dalam proses pengelolaan surat masuk dan

surat keluar.

3. Untuk menambah wawasan dan pengetahuan kepada pembaca dalam

pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

4. Sebagai bahan referensi bagi penulis selanjutnya yang akan

membahas judul yang sama.

1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir

Materi yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini lebih sistematis dan terarah, maka dibagi kedalam lima bab dimana masing- masing terbagi dari sub-sub bab. Adapun sistematika penulisan tugas akhir ini adalah:

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan dan sistematika penulisan tugas akhir

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini penulis menguraikan teori-teori yang bersumber dari pustaka dan buku-buku yang berhubungan mengenai laporan yang ditentukan.

Bab ini berisikan tentang Pengertian Surat, Fungsi Surat,Prosedur

Penanganan Surat Masuk, dan Surat Keluar.

BAB 3 METODE PENELITIAN

Bab ini dijelaskan tentang metode penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Adapun metode yang digunakan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah metode penelitian lapangan dengan melakukan wawancara dan observasi serta mengunakan metode kepustakaan.

BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan tentang Gambaran Umum Perusahaann,

Sejarah Singkat Perusahaan, Visi dan Misi, Makna Logo, Struktur

Organisasi, Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT

Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini tentang simpulan dari hal-hal penting dan bermanfaat yang telah dirangkum pada bab-bab sebelumnya. Dari simpulan tersebut dapat diperoleh saran yang mungkin berguna bagi PT Bank Sumut Kantor

Cabang Pembantu USU Medan dan semau pihak.

BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Surat

Surat adalah salah satu bentuk sarana komunikasi tertulis yang menghubungkan antara 2 pihak atau lebih. Pada sebuah surat, si pembuat surat dapat menyampaikan maksut dan tujuannya kepada pihak yang dia kirimi surat tersebut.

Surat adalah alat untuk menyampaikan informasi dan maksut tertentu secara tertulis. Akan tetapi, tidak semua informasi dan maksut yang tertulis itu dapat disebut surat. Artikel, makalah, skripsi, laporan penelitian, dan sejenisnya tentu tidak dapat digolongkan kedalam surat.

Dengan demikian, isi surat terbatas pada pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, pertimbangan, penugasan, keputusan, perjanjian, lamaran, penolakan, dan sejenisnya (Yanti, 2016:162).

Surat secara umum dapat dikantakan adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Batasan tersebut mengandung pengertian yang sangat luas karena banyak sekali maksud yang dapat dituangkan secara tertulis, misalnya karangan berupa artikel, makalah, skripsi, dan buku. batasan perlu diperjelas lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dan berupa permintaan, pertanyaan, pertimbangan, lamaran, dan sebagainya (Finoza,

2017:3).

Menyatakan surat adalah segala bentuk surat yang digunakan dalam hubungan dengan kegiatan-kegiatan dinas dan lembaga atau instansi

(Saraswati, 2015:11). Surat ini juga harus menggunakan format baku dan dengan bahasa indonesia yang lebih baik dan benar, serta menggunakan bentuk-bentuk ejaan yang disempurnakan.

Berdasarkan uraian di atas dapat didefenisikan bahwa surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu.

Menurut Yanti, (2016:162) dasar pemakaiannya, surat terbagi atas:

1. Surat keluarga atau surat pribadi, yaitu surat menyurat yang bersifat

kekeluargaan dalam pergaulan sehari - hari. Contoh : surat yang

dikirimkan untuk sahabat kita.

2. Surat niaga adaalah surat – menyurat yang ditulis oleh orang/badan

yang bergerak dalam dunia usaha, dunia bisnis, dalam lapangan

perniagaan. Contoh : surat permintaan, surat penawaran, surat

pesanan, surat tagihan, dan sebagainya.

3. Surat dinas adalah surat yang isinya berhubungan dengan masalah –

masalah kedinasan. Contoh : surat pemberitahuan, surat undangan

dinas, surat keputrusan, dan surat peringatan.

4. Surat resmi adalah surat yang sifatnya resmi dan mempunyai

kekuatan hukum. Surat jenis ini dapat digunakan sebagai bukti

pengadilan. Contoh : surat kuasa, surat lamaran, surat perjanjian jual

beli, surat perjanjian sewa – menyewa, dan sebagainya.

2.2 Fungsi Surat

Perkembanga teknologi terutama pada peralatan komunuikasi seperti telepon, radio, televisi, bahkan internet, namun pada perusahaan masih memanfaatkan surat dalam kegiatannya. Melalui surat perusahaan memiliki dokumen atau bukti tertulis atas suatu kegiatan karna surat memiliki tanda tangan dan stempel, sehingga menjamin keaslian pembuatannya. Menurut Priansa (2014, 177) fungsi surat adalah:

1. Alat Dokumentasi

Surat berfungsi sebagai alat dokumentasi apabila surat dijadikan

sebagai alat pemberian atau pengmpulan bukti – bukti ataupun

keterangan. Surat dijadikan sebagai alat dokumentasi apabila terjadi

perselisihan atau perbedaan pendapat antara dua pihak, misalnya

suatu instansi dengan instansi lain, antara suatu instansi dengan

seseorang, antara seseorng dengan orang lain, dan sebagainya.

2. Alat Pengingat

Surat dapat digunakan sebagai alat pengingat masa lalu dan

pendokumentasian secara tertulis sesuatu yang mungkin telah terjadi.

Misalnya, untuk penyelesaian suatu masalah, pegawai kantor harus

membuka kembali arsip yang berhubungan dengan hal yang

berkaitan dengan masalah tersebut karena pemimpin ataupun

pegawai kantor telah lupa akan hal tersebut.

3. Bukti Historis

Dalam perkembangannya sebuah organisasi mesalnya, tentunya

mengalami perubahan dari masa ke masa jika pihak tertentu ingin

mengetahui perubahan – perubahan dalam organisasi itu (maju

mundurnya organisasi itu), maka dapat menggunakan surat- surat

tertentu sebagai sumbernya, baik surat-surat yang masih relatif baru.

Surat - surat tersebut banyak yang merupakan rekaman keadaan

organisasi itu ada masa- masa tertentu sehingga dapat diketahui

perubahan – perubahaanya dari masa ke masa.

4. Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan

Pejabat instansi menggunakan surat sebagai pedoman pelaksanaan

pekerjaan bagi para pegawai. Penggunaan surat sebagai pedoman

pelaksanaan pekerjaan bertujuan agar semua kegiataan, baik dalam

maupun di luar instansi, dapat terlaksana dengan lancar dan baik.

Surat yang berfungsi sebagai pedomaan pelaksanaan pekerjaan

biasanya dibuat dalam bentuk surat edaran atau instruksi, surat

keputusan, nota tugas, dan sebagainya.

5. Duta penulis

Terbatasnya waktu dan kesibukan yang tidak dapat dihindari penulis

sering menggunakan surat sebagai duta atau wakilnya untuk

menyampaikan maksud, kepentingan, maupun keinginannya kepada

pembaca. Dengan demikian penulis tidak perlu bertemu muka dengan

pembaca surat. Sebagai duta penulis, surat dianggap mencerminkan

keadaan mentalitas, jiwa, pemikiran, dan kondisi yang melingkupi

penulisnya, dengan harapan pembaca mampu memahaminya.

2.3 Kelebihan Surat dan Kekurangan Surat

Surat sangat berperan penting di dalam suatu lembaga-lembaga pemerintahan, dan perusahaan. Adapun kelebihan surat adalah:

1. Surat sebagai bukti yang tertulis

2. Daya jangkau yang sangat luas

3. Bersifat formal dan efektif

4. Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

5. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

6. Surat sebagai media komunikasi yang lisan

7. Surat sebagai barometer

Kekuranggan surat menurut Yatimah, (2015:172) di antaranya:

1. Susunan surat yang ruwet.

2. Kalimat yang tidak lengkap, berbelit-belit, dan bertele-tele.

3. Kata-kata dalam kaliamat tidak jelas dan terpotong-potong.

4. Pemakaian istilah-istilah yang tidak tepat.

5. Tata bahasa yang tidak tepat.

6. Pemakaian huruf besar yang tidak tepat.

7. Pengungkapan gagasan yang tidak sopan atau terlalu memuji, kasar

atau terlalu merendah.

8. Pengetikan yang ceroboh, huruf bertumpuk, dan kotor.

Kekurangan – kekurangan itu menimbulkan beberapa akibat berikut.

1) Berita yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai

ke tujuan.

2) Berita yang dikomunikasikan tidak dipahamioleh penerima surat.

3) Penerima salah menafsirkan sehingga salah mengambil keputusan.

Berita tidak ditanggapi sebagaimana mestinya, atau bahkan tidak ditanggapi sama sekali.

2.4 Syarat-Syarat Untuk Surat Yang Baik

Finoza,(2017:60) menjelaskan bahwa surat yang baik mempunyai kriteria dan ciri-ciri umum . Syarat-syarat surat yang baik adalah

1. Menggunakan kertas surat yang tepat dari segi ukuran, jenis dan warna

sesuai dengansurat yang akan ditulis.

2. Menggunakan bentuk surat yang standar.

3. Menggunakan bahasa Indonesia baku.

4. Menggunakan gaya bahasa yang lugas.

5. Menggunakan bahasa yang jelas.

6. Menggunakan bahasa yang sopan dan hormat.

2.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk

Prosedur penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan. Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat

surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang

mengagendakan surat disebut agendaris.

Buku agenda ada 3 macam;

a. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus

berurutan pada tiap halaman

b. Buku agenda berpasanagn adalah buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri

dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor

urut sendiri-sendiri.

c. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan

untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku

sendiri- sendiri.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah

sebagai berikut:

a. Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya

bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam

dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada diperusahaan yang

kecil penanganan suratnya dilakuakan oleh resepsionis juga.

Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor,

maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh

petugas pos maupun oleh kurir, merekalah yang sering kali

menerimna surat.

Tugas penerima surat adalah;

1) Mengumpulkan setiap surat yang masuk.

2) Meneliti ketepatan alamat

3) Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah

diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika

alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan

kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka

surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata

usaha atau bagian administrasi. b. Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan

berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan

dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan

langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu

merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan

perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih

lanjut. c. Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.

Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui

apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau

rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan

membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan

ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat

masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan

dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel

agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian

petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan

melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan

berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat

tersebut. d. Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya

akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat.

Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah

yang akan bertanggung jawab terhadap penanganan surat

tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar

disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat

tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari

pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang

diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk

menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat

berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e. Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi,

maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada

prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar

disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu,

sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang

ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut

diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima

harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

1) Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk

mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang

disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan

sendiri. Berikut merupakan contoh tabel pada buku ekspedisi

intern

Contoh buku ekspedisi intern dapat di lihat padaa lampiran 2

2) Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk

mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada

pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

contoh tabel buku ekspedisi ekstern dapat dilihat pada lampiran

f. Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan

kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan

sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek,

sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

2. Prosedur Penanganaan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali

Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk

pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat yang sifatnya

penting, sehingga bila surat diperlukan dapat dengan mudah

ditemukan kembali.

Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat

antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa. Lembar

kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning,

Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.

a. Penerimaan Surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap

instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui

satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan

untuk kontrol dan pengawasannya.

Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan

kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai

dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri.

Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan

kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu

mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

1) Menerima surat masuk dari instansi lain dan

menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap

tanggal pada sampul surat.

2) Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang

terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera,

surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.

3) Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.

4) Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan

melalui pos atau kurir. b. Pencatat Surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga

kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini

memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan

dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan

indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

1. Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa

dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia

menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

2. Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit

pengolah pada kartu kendali.

3. Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda,

kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.

4. Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit

kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat. c. Pengarahaan atau Pengendalain Surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan

(misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara

lain sehagai berikut.

1. Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III,

serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.

2. Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana

surat diteruskan.

3. Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu

kendali.

4. Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak

kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat

dan setelah satu tahun dijilid.

5. Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit

pengolah/unit kerja.

6. Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit

pengolah dan menukar KK II dengan KK III

7. Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata

arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I. d. Penyampaian surat ke unit pengolah

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

1. Menerima surat dan kartu kendali III serta memarafnya

sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.

2. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat

berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk

disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

3. Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar

disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

4. Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut

dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi

yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II

disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan

surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.

5. Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari

pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk

kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut

sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut

kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar

dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan

di unit kearsipan oleh penata arsip.

e. Penyimpanan atau penataan arsip

Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

1. Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit

pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti

bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

2. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit

pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali

3. Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

2.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga

Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang

diterima.

2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang

rapat, maka dibuat surat undangan rapat.

3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan,

surat edaran.

Prosedur penanganan surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu. Sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

1. Penanganan surat keluar sistem buku agenda

a. Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum

menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual

atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu

konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas

buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik

terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi

menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer

yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah

mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan

komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan

cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian

diketik menggunakan komputer.

Walaupun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya

juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan

aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat

lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi

banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani

kegiatan administrasi persuratan;

2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian

tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing. b. Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka

konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan.

Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah

sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah

mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan

memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut. c. Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,

selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk

diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan

nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor

surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan

cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk

sistem buku agenda.

d. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan

mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik

untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul

surat yang akan digunakan.

e. Pemeriksaan Pengetikan

Sekretaris harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut

diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil

apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa

angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan

fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut,

sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu,

konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah

sesuai dengan konsep. f. Penandatangan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang

berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan

membubuhkan tanda tangan di atas nama terang. g. Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya

diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang

tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya.

Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan

menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. h. Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi

menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau

lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan

disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang

nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak

perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul

yang akan digunakan. i. Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul

yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan

3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan

cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.

4. Perangko secukupnya.

5. Pengiriman Surat j. Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat

dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat

masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat

yang tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa

pengiriman surat. Jenis surat, infomasi yang tercantum dalam surat, tunjuan/alamat surat, volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk

mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat

menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir

meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah

disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

2. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan

diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku

Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa

surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke

kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja

dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui

kotak surat.

3. Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX,

dan sebagainya). k. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan

tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan

dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, Misalnya:

sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan

sistem wilayah.

2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

a. Pengonsepan Surat

Tahap awal pada penanganan surat keluar sistem kartu kendali

adalah membuat konsep. Konsep surat dibuat oleh unit

pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam bentuk

draft pada lembar konsep surat. Kemudian diketik dalam bentuk

draf pada lembar konsep surat. Kemudian draf diperiksa lalu

disetujui/acc oleh pimpinan dengan memberikan paraf pada

draf surat. Setelah di setujui, surat diketik rapi pada kop surat

dan ditandatangani pimpinan/atasan kemudian diserahkan ke

pencatatan surat. Pencatatan surat keluar penting

menggunakan kartu kendali, dan dilakukan pada unit kearsipan.

b. Pencatatan Surat, tugas pencatat surat adalah sebagai

berikut.

1) Menerima surat yang sudah ditandatangani oleh

pimpinan

2) Mencatat sueat pada kartu kendali rangkap

3) Menentuksn kode surat

4) Memberikan stempel/cap dinas pada surat

5) Meneruskan kartu kredit 1, surat, lampiran kepada

pengarah surat

6) Memberi paraf pada kartu kendali 2, laliu diserahkan ke

penata arsip

7) Menyerahkan kartu kendali 3 ke unit pengolah/unit

kerja/sekretaris

c. Pengarah Surat

Berikut ini merupakan tugas-tugas pengarah surat:

1. Menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari

pencatat surat

2. Mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat

beserta lampirannya

3. Melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop

4. Mencatat surat dibuku ekspedisi ekstern

5. Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim

6. Menyimoan karty kendali 1 sebagai kartu kontrol

7. Menyerahkan salinan surat/tembusan berikut karty kendali 1 ke

penata arsip. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu

kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2 d. Pengiriman Surat

Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak

ekspeditor. Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai

dengan metode diperusahaan itu sendiri. e. Penata Arsip

Adapun tugas penata arsip adalah:

1. Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan

menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata

usaha/pengarah surat.

2. Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip

di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada

unit tata usaha/pengarah surat.

BAB 3

METODE PENELITIAN

3.1 Cara Pengumpulan Data

Metode penelitian adalah cara yng digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitiannya. Dalam Tugas Akhir ini, beberapa teknik pengumpulan data, jenis sumber data, dan teknik analisis data digunakan untuk memperoleh keterangan yang dibutuhkan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini digunakan tiga cara yaitu: pengamatan, wawancara dan studi keputustakaan.

1. Wawancara pengamatan

Dilakukan dengan cara mengamati dan terjun langsung pada kantor

PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Dari

pengamatan ini diperoleh gambaran tentang bagaimana penanganan

mengenai surat masuk dan surat keluar. Metode ini disertai dengan

kegiatan-kegiatan lainnya, seperti teknik simak dan catat, serta

dimungkinkan juga memadukannya dengan teknik wawancara.

2. Wawancara

Metode ini adalah sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara

untuk memperoleh informasi dari narasumber. Dalam penelitian ini

penulis memberikan beberapa pertanyaan kepada ibu Rahma Dona

sebagai pemimpin seksi oprasional yang mewakili seluruh keryawan

yang ada pada PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU

Medan.

3. Studi Kepustakaan

Untuk memperkuat hasil penelitian, penulis mengumpulkan data

dengan beberapa refrensi buku-buku pada ahli yang terkait dengan

rumusan masalah tugas akhir. Hal ini dilakukan untuk membuktikan

data yang telah disusun pada Tugas Akhir ini bisa

dipertanggungjawabkan dengan adanya kutipan-kutipan para ahli

yang dimasukan kedalam Tugas Akhir.

3.2 Jenis Sumber Data

Dalam penulisan ini, data yang digunakan terdiri dari data primer dan data sekunder a. Data Primer

Data primer merupakan data yang diperoleh dari oenelitian secara

langsung dari tempat penelitian atau tempat objek penelitian yang

dilakukan. Data ini diperoleh langsung dari kegiatan observasi dan

wawancara. b. Data Sekunder

Data sekunder merupakan daa yang diperoleh berdasarkan buku-buku

refrensi yang berhubungan dengan judul Tugas Akhir. Buku refrensi ini

dijadikan sebagai panduan dalam penulisan Tugas Akhir. Dalam

penulisan ini, dokumen-dokumen dari perusahaan dan sumber lainnya

yang berhubungan dengan peranan bagian sumber daya manusia

3.3 Teknik Analisisn Data

Setelah data dikumpulkan, data kemudian diklarifikasidan kemudian dianalisis dengan menggunakan teknik analisis data deskriptif, yaitu suatu teknik yang dilakukan dengan cara menggambarkan serta menguraikan secara jelas tentang prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan sehingga memproleh gambaran dan kesimpulan yang jelas tentang masalah yang sedang diteliti.

BAB 4

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

4.1.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan

Terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 1955 merupakan awal berdirinya Bank Pembangunan Daerah (BPD) di seluruh Indonesia, di mana dinyatakan bahwa di daerah-daerah provinsi dapat didirikan bank pembangunan daerah. Pada tanggal 4 November 1961 hadir 3 orang warga Sumatera Utara menghadap Notaris Roesli di Medan, yaitu Adnun

Nur, James Warren Harahap dan H.Abubakar Hasibuan yang membawa

Surat Kuasa Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara Radja

Djundjungan Lubis.

Secara yuridis dengan akte Notaris Roesli Nomor 22 tanggal 4

November 1961 perihal Perseroan Terbatas Bank Pembangunan Daerah

Sumatera Utara (PT BPDSU) yang merupakan gabungan Pemerintah

Daerah dengan swasta. Selama masa praoperasi seluruh kegiatan PT

Bank Pembangunan Daerah Sumatera Utara dipusatkan di Hotel Melati kamar 27-28 di jalan Amaliun Medan. Tanggal 20 Februari 1962 diterbitkan surat izin Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor BUM

9-1-25/II tentang izin usaha PT Bank Pembangunan Daerah Sumatera

Utara.

Terhitung mulai 15 Maret 1962 PT BPDSU mulai menjalankan kegiatan usahanya dengan menyewa satu lantai dari rumah gedung tua

milik Sutan Naga di jalan Palang Merah No. 62 dengan tulisan huruf besar

“SUTAN NAGA” dimana lantai II masih dipergunakan oleh pemilik sebagai kantornya. Papan merek yang menunjukkan BPDSU berkantor di ruko tersebut hanya berupa papan tulis yang ditulis dengan kapur. Pada pertengahan tahun 1967 setelah BPDSU memperoleh laba gedung yang disewa tersebut dibeli dan beberapa waktu kemudian dikembangkan lagi ke nomor 64 dan 66.

Pada tahun 1975 kantor BPDSU dipindahkan ke gedung baru di jalan Imam Bonjol No.7 dan pada April 1989 pindah lagi ke jalan Imam

Bonjol No.18 yang diresmikan oleh Ruhidin, Menteri Dalam Negeri pada waktu itu. Sejalan dengan undang-undang nomor 13 tahun 1962 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Bank Pembangunan Daerah, berdasarkan keputusan DPRD-GR Tingkat I Sumatera Utara Nomor 21/K/1965 ditetapkan Perda Nomor 5 tahun 1965 di mana status PT BPDSU diubah dan dilebur menjadi perusahaan daerah Bank Pembangunan Daerah

Sumatera Utara dengan modal dasar sebesar Rp100 juta uang lama dan saham dimiliki oleh Pemda Tingkat I Sumatera Utara dan Pemda Tingkat

II se-Sumatera Utara.

Sejalan dengan perjalanan waktu modal dasar bank terus bertambah yang sebagian diperoleh dari 5% hasil Pajak Bumi dan

Bangunan (PBB) serta 50% dari jasa giro yang diperoleh Pemerintah.

Pada tanggal 16 April 1999, berdasarkan Peraturan Daerah Tingkat

1 Sumatera Utara Nomor 2 tahun 1999 bentuk Perusahaan Daerah

BPDSU di ubah menjadi Perseroan Terbatas, dengsebutan PT Bank

SUMUT. Perubahan tersebut dituangkan dalam akte Pendirian Perseroan

Terbatas Nomor 38 tahun 1999 Notaris Alina Hanum Nasution, S.H., dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Nomor 54 tanggal 6 Juli 1999.

Pada tanggal 7 Mei 1999 dalam rangka program rekapitulasi perbankan, maka di tandatangani Perjanjian Rekapitulasi antara

Pemerintah Republik Indonesia yang diwakili oleh Menteri Keuangan dan

Gubernur Bank Indonesia dengan Komisaris dan Direksi PT Bank

SUMUT. Dengan inti perjanjian Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera

Utara menambah modal sebesar Rp.76 miliar dan Departemen Keuangan turut menyertakan modal sebesar Rp.303 miliar. Karena pertimbangan kebutuhan proyeksi pertumbuhan bank, maka pada tanggal 15 Desember

1999 melalui akte nomor 31, modal dasar ditingkatkan menjadi Rp.500 miliar. Modal pemerintah pusat ini akan dikembalikan atau dibeli kembali oleh Pemda Provinsi dan Kabupaten/Kota se-Sumatera Utara.

Teknologi pembukuan dan informasi juga terus berkembang, di mana pada awalnya seluruh administrasi masih dilakukan dengan sistem manual. Pengembangan sistem selanjutnya dengan menggunakan mesin

Auditronic 730 dimulai dengan sistem yang berbasis professi, yang dilanjutkan dengan Mikro Komputer merek Monroe, Mini Komputer Wang.

Presiden Direktur PT Bank SUMUT pertama kali dijabat oleh Drs.

Diapari Panusunan Siregar, dengan Ketua Dewan Pengurus dijabat oleh

Radja Djunjungan Lubis. Kemudian posisi pimpinan berganti menjadi

James Warren Harahap (1964-1965), Drs. Baginda Pane (1965-1966),

W.M.D. Hutabarat (1966-1967), Drs. Ihutan Ritonga (1967-1984), Drs.

Yahfin Siregar (1984-1991), Drs. Armyn (1991-1999), Drs. Abdul Rahman

(1999-2000), Gus Irawan Pasaribu (2000-2013).

Dewan pengurus juga berganti seiring dengan pergantian Gubernur

Sumatera Utara, yaitu Ulung Sitepu (1964-1965), P.R. Sinambela (1966-

1967), Marah Halim Harahap (1967-1978), Raja Inal Siregar (1978-1998),

Tengku Rizal Nurdin (1998-2001), Drs. Kasim Siyo, M.Si (2001-2009), dan

Ir. H. Djaili Azwar, M.Si sampai sekarang. Saat ini Dewan Pengawas diganti sebutannya yaitu menjadi Dewan Komisaris yang dipimpin oleh Ir.

Djaili Azwar, M.Si sebagai Komisaris Utama PT Bank SUMUT

Laju pertumbuhan PT Bank SUMUT kian menunjukkan perkembangan yang sangat signifikan dilihat dari kinerja dan prestasi yang di peroleh dari tahun ke tahun, dan pembukaan jaringan kantor baru dibeberapa daerah

Tingkat II di Sumatera Utara dan Jakarta, telah tercatat total aset PT Bank

SUMUT mencapai 10,75 triliun pada tahun 2009 dan menjadi 12,76 triliun pada tahun 2010. Didukung semangat menjadi bank professional

dan tangguh menghadapi persaingan dengan digalakkanya program to be the best yang sejalan dengan road map BPD regional champion 2014, tentunya dengan konsekuensi harus memperkuat permodalan yang tidak lagi mengandalkan peryertaan saham dari pemerintah daerah, melainkan juga membuka akses permodalan lain seperti penerbitan obligasi, untuk itu modal dasar PT Bank SUMUT kembali ditingkatkan dari Rp.1 triliun pada tahun 2008 menjadi Rp.2 triliun pada tahun 2011 dengan total aset meningkat menjadi Rp.18,95 triliun.

Gambar 4.1

Gedung PT Bank Sumut KCP USU Medan https://www.google.com

4.1.2. Visi dan Misi PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU

Visi dari PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan adalah menjadi bank andalan untuk membantu dan mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan daerah di segala bidang sebagai salah satu sumber pendapatan daerah dalam rangka meningkatkan taraf hidup rakyat.

Misi dari PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan

PT Bank SUMUT mempunyai misi yang telah menjadi pedoman untuk setiap gerak organisasi, dimana misi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Melakukan kegiatan perbankan yang terbaik dengan mengutamakan

pelayanan kepada usaha mikro, kecil dan menengah untuk

menunjang peningkatan ekonomi masyarakat.

2. Memberikan pelayanan prima kepada Nasabah melalui jaringan kerja

yang tersebar luas dan didukung oleh sumber daya manusia yang

profesional yang didasarkan pada prinsip-prinsip compliance.

3. Memberikan keuntungan dan manfaat yang optimal kepada pihak-

pihak yang berkepentingan.

4.1.3 Logo dan Makna PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU

Medan

Gambar 4.2 Logo PT Bank Sumut Sumber: http/www.banksumut.com

Makna Logo PT Bank SUMUT

1. Kata Kunci

Kata kunci dari Logo PT Bank SUMUT adalah sinergy yaitu kerjasama

yang erat sebagai langkah lanjut dalam rangka meningkatkan taraf

hidup yang lebih baik, berbekal kemauan keras yang didasari dengan

profesinalisme dan siap memberikan pelayanan yang terbaik.

2. Bentuk logo PT Bank SUMUT

Bentuk logo PT Bank SUMUT menggambarkan dua elemen yaitu

dalam bentuk huruf U yang saling bersinergi membentuk huruf S yang

merupakan kata awal dari SUMUT.Sebuah gambaran bentuk

kerjasama yang erat antara PT Bank SUMUT dengan masyarakat

Sumatera Utara, sebagaimana yang tertera pada visi PT Bank SUMUT.

3.Warna Orange

Warna orange sebagai simbol suatu hasrat untuk terus maju yang

dilakukan dengan energik yang dipandu dengan warna biru yang sportif

dan profesional sebagaimana misi PT Bank SUMUT yaitu mengelola

dana pemerintah dan masyarakat secara profesional yang didasarkan

pada prinsip-prinsip compliance.

4. Warna Putih

Warna putih sebagai ungkapan ketulusan hati untuk melayani

sebagaimana statement PT Bank SUMUT memberikan pelayanan

terbaik.

5. Jenis Huruf Palatino Bold

Jenis huruf palatino bold sederhana dan mudah dibaca. Penulisan bank

dengan huruf kecil dan SUMUT dengan huruf kapital guna lebih

mengedepankan Sumatera Utara, sebagai gambaran keinginan dan

dukungan untuk membangun dan membesarkan Sumatera Utara.

4.1.3. Struktur Organisasi

Seperti halnya perusahaan-perusahaan pada umumnya, Bank Sumut juga memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi yang ada pada Bank

Sumut Medan di gambarkan di bawah ini. Struktur organisasi ini akan mempermudah kinerja bank dalam menjalankan fungsi dan kegiatan dalam operasional perbankan setiap jam kerja masing-masing pegawai.

Pemimpin Cabang Pembantu

Seksi Seksi Pelayanan Seksi Pemasaran Nasabah Operasional

Pelaksana : -Verifikasi Pelaksana -Transfer Pemasar & Pelaksana Pelaksana Kliring Analisis Pelayanan Teller / OB -Administrasi Kredit Nasabah kredit -Akuntansi IT & Laporan -Umum & Kepegawaian

Gambar 4.3

Struktur Organisasi PT Bank Sumut KCP USU

Sumber: www.banksumut.com

4.2. Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berdasarkan hasil pengamatan melalui metode penelitian yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, penulis berhasil menarik kesimpulan atas perbandingan antara teori- teori yang telah dijabarkan terhadap praktiknya pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan.

Adapun kesimpulan tersebut berupa tinjauan deskriptif yang menjelaskan mengenai Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar.

4.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk

Berdasarkan pengamataan yang penulis lakukan pada PT Bank

Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan dapat diuraikan prosedur dalam menangani surat masut. Berikut adalah prosedur penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda yaitu:

1. Penerimaan Surat

Kegiatan ini dilakukan oleh satpam yang bertugas di bagian

penerimaan surat kemudian diteruskan kepada bagian penerimaan

surat masuk perusahaan. Contoh surat masuk PT Bank Sumut Kantor

Cabang Pembantu USU Medan dapat dilihat pada lampiran 4.

Adapu langkah-langkah dalam penerimaan surat yang dilakukan

satpam adalah sebagai berikut:

a) Menerima surat

b) Memeriksa jumlah dan kebenaraan alamat surat

c) Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi intern atau

lembar pengantar surat

d) Mengantar surat pada unit penyortiran

2. Peryortiran surat

Kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris dan bagian umum dalam

pernyortiran surat adalah:

a) Mengelompokkan surat berdasarkan unit atau bagian yang dituju

b) Membuka surat

c) Meneliti surat beserta lampirannya

d) Menyortir sesuai dengan kode masalah

3. Pencatat Surat

Setiap surat yang telah diterima dan disortir berdasarkan kode

masalah akan dicatat dalam buku agenda surat masuk yang dilakukan

oleh bagian umum. (contoh buku agenda surat masuk dapat dilihat

pada lampiran 5). Kemudian sekretaris disposisi surat masuk tersebut.

Disposisi ini pergunakan untuk mengendalikan dan mengarahkan

surat masuk untuk dapat menindaklanjuti surat masuk tersebut. (

contoh lembar disposisi dapat dilihat pada lampiran 6). Hal itu

bertujuan untuk mengetahui nomor agenda surat tersebut. Hal-hal

yanhg harus dicatat adalah nomor urut agenda, tanggal surat di

agendakan, nomor surat, tanggal surat, asal surat, perihal surat,

ditunjukkan kepada, disimpan tanggal dan keterangan.

4. Pengarahan Surat

Surat yang telah dicatat dalam buku agenda surat masuk sudah dapat

disereahkan kepada pinsi oprasional dan pimpinan, dengan

menyertakan buku ekspedisi intern yang berguna sebagai bukti

penerus surat masuk dari unit kesekretariat. Setelah diperiksa dan di

paraf surat tersebut akan digandakan dulu sebagai pertinggal untuk

diarsipkan.

5. Penyimpanaan Surat

Surat –surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada

unit masing-masing yang dituju, selanjutnya harus disimpan kepada

filling cabinet, kegiatan ini dilakukan oleh bagian kearsipan.

Penyimpanaan surat ini sangat penting karena apabila sewaktu-waktu

surat tersebut dapat ditemukan kembali.

Penyimpanaan surat memiliki beberapa tujuan diantaranya :

a) Sebagai referensi bila organisasi memerlukan ketentuan tertentu.

b) Memberikan data/informasi kepada pimpinan yang bisa dijadikan

dasar dalam mengambil keputusan.

c) Memberikan keterangan- keterangan vital, misalnya sebagai

bukti dengan ketentuan hukum.

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan PT Bank Sumut

Kantor Cababang Pembantu USU Medan adalah sistem

penyimpanan berdasarkan nomor.

4.2.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar

Berdasarkan pengamataan yang dilakukan pada PT Bank Sumut

Kantor Cabang Pembantu USU Medan dapat diuraikan prosedur dalam mengenai surat keluar

Berikut adalah tata cara penangan surat keluar dengan sistem buku agenda:

1. Pembuatan Konsep

Kegiatan pertama yang dilakukan dalam menangani surat keluar

pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan adalah

pembuatan konsep, pembuatan konsep dilakukan oleh setiap staff

yang ingin membuat surat dinas. Ada bebrapa hal yang dapat

membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu:

a) Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan

konsep-konsep surat dimulai, harus diketehui terlebih dahulu

tujuaan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat

pesanaan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui

isi dan macam surat yang akan dibuat.

b) Menyediakan informasi perlengkapan yang diperlukan. Dengan

mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat

dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat

yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu. Hal ini

sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses

penyusuanan konsep surat.

c) Mengetahui calon penerima surat. Calon penerima surat perlu

diketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih

kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat

yang akan dibuat. Kemudian dalam surat yang akan dibuat.

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan

agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang

sesungguhnya. Maksutnya harus sudah dapat mencerminkan

surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan Konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh

pihak yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini

biasanya adalah pimpinan perusahaan tersebut.

3. Pemberian Nomor Surat

Setelah konsep disetuji, konsep tersebut akan dilengkapi atau deberi

nomor surat, pemberian nomor surat dilakukan oleh sekretaris. Berikut

adalah contoh nomor surat keluar pada PT Bank Sumut Kantor

Cabang Pembantu USU Medan. “ 383/Dir/SP-SPr/SK/2018”

4. Pengetikan Konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam

proses pengetikan ini, biasanya sekretaris akan melakukan hal-hal

berikut ini:

a) Diteliti apakah semua persyaratan telah lengkap

b) Dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

Kemudian setelah diteliti baru dapat diketik. Dalam proses pengetikan bentuk surat harus seragam sesuai dengan

aturan yang ada pada perusahaan yang bersangkutan. Pada PT Bank

Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medanbentuk pengetikan surat yaitu “ Full Block Style” ataupun yang biasa disebut bentuk lurus penuh.

5. Penandatangan Surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua

kelengkapan, surat tersebut akan ditandatangani oleh pimpinan. Yang

dimaksud kelengkapan surat antara lain, amplop, lampiran-lampiran.

Surat tersebut akan ditandatangani oleh pimpinan perusahaan.

6. Pemberian Cap Stempel Perusahaan

Setelah surat ditandatangani langkah berikutnya adalah diberi cap

stempel perusahaan. Yaitu, disebelah kiri atas tandatangan dan

mengenai sebagian tandatangan pimpinan perusahaan.

7. Pencatatan Surat Keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat keluar pada buku

agenda surat keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal surat,

nomor surat, tujuan, perihal, asal surat, disimpan tanggal, dan

keterangan, pencatatan surat ini dilakukan oleh sekretaris.

8. Pengiriman Surat

Pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan proses

pengiriman surat dilakukan dengan cara:

a) Sekretaris mengirim surat yang akan dikirim kepada satpam yang

bertugas untuk bagian pengiriman surat perusahaan tersebut.

b) Kemudian satpam dapat mengirim surat yang akan dikirim tersebut

kejasa pengiriman suarat, seperti Pos.

c) Kemudian satpam mencatat di buku ekspedisi ektern terhadap

surat yang akan dikirimkan tersebut.

9. Penyimpanan Surat

Surat - surat yang telah dikirim kepada pihak yang dituju, selanjutnya

harus disimpan kedalam filling cabinet. Penyimpanan surat ini

dilakukan oleh bagian kearsipan. Untuk dapat menemukan kembali

surat, apabila surat tersebut diperlukan pada masa yang akan datang.

BAB 5

SIMPULAN DAN SARAN

Setelah menganalisis dan mengevaluasi data yang ada dan membandingkannya dengan teori yang ada, maka penulis membuat simpulan dan saran tentang Prosedur Penanganan Surat Masuk dan

Surat Keluar pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU

Medan.

5.1 Simpulan

1. Prosedur penanganan surat masuk pada PT Bank Sumut Kantor

Cabang Pembantu USU Medan adalah penerimaan surat,

pencatatan surat, pengarahaan surat dengan menggunakan buku

ekspedisi dan penyimpanaan surat.

2. Prosedur penanganan surat keluar pada PT Bank Sumut Kantor

Cabang Pembantu USU Medan adalah pembuatan konsep,

persetujuan konsep,pemberian nomor surat, pengetikan konsep,

penandatangani surat, pemberian cap stempel perusahaan,

pencatatan surat keluar, pengiriman surat.

3. Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar pada PT Bank

Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan telah dilaksanakan

dengan baik.

5.2 Saran

Setelah penulis melakukan pembahasaan mengenai Prosedur

Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada PT Bank Sumut

Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Berikut adalah saran yang berguna bagi perusahaan yaitu:

1. Dalam pencatatan surat masuk dan keluar sebaiknya

menggunakan kartu kendali karena berfungsi untuk memudahkan

pengendalian surat.

DAFTAR PUSTAKA

Emidar dan Ermanto. 2018. Bahasa indosesia pengembangan kepribadian di perguruan tinggi. Depok: Rajawali Pers. Finorzza, Lamuddin. 2017. Aneka surat sekretaris dan bisnis Indonesia. Jakarta: Usaha Mulia. https://karinainblog.wordpress.com/ 2016/10/06/ca-menangani-surat-masuk dan –surat –keluar/. Tanggal unduh:28 juni 2019 https://www.anugrahdino.com/2015/03/penanganan-surat-sistem-kartu masuk-dan-kendali.html/. Tanggal unduh: 28 juni 2019 https://www.anugrahdino.com/2015/04/penanganan-surat-masuk-dan-surat keluar/. Tanggal unduh: 28 juni 2019 https://arsipsuratku.blogspot.com/2016/10/mengena-fungsi-kelebihan-dan- kelemahan.html?m=1 Saraswati,indri.2015. Mahir membuat surat dinas sekejap. Yogyakarta: Laksana. Simajuntak, Pantas. 2016. Tata Tulis Laporan, Edisi Revisi. Medan USU Press. Priansa, Donni j. 2014., Cerdas, Kesektretarisan Profesional, Berkompeten Terampil, dan Melayani. Bandung: Alfabeta.

Lampiran 1

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA

1. Bagaimana cara menangani surat masuk dan surat keluar ?

Jawaban : di PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU

Medan menangani surat masuk dan surat keluar dengan cara

sistem buku agenda

2. Apa saja yang diperlukan dalam penanganan surat masuk dan

surat keluar ?

Jawab : dalam menangani surat masuk yang diperlukan adalah

penerimaan surat, pernyortiran surat, pencatatan surat,

pengarahan surat, dan penyimpanan surat. Dan dalam menangani

surat keluar yang diperlukan adalah Pembuatan konsep,

pesetujuan konsep, pemberian nomor surat, pengetikan konsep,

penandatanganan surat, pemberian cap stempel perusahaan,

pencatatan surat keluar, pengiriman surat dan penyimpanan surat.

3. Staff bagian apa yang bertugas menangani surat masuk dan surat

keluar?

Jawab: staf yang menangani surat masuk adalah pertama diterima

oleh satpam setelah di terima dari satpam baru di serahkan kepada

sekretaris lalu di agendakan oleh sekretaris setelah itu diserahkan

ke pinsi oprasional baru ke pimpinan agar di disposisikan. Begitu

juga dengan surat keluar setelah selesai di konsep dan diketik

diserahkan ke pimpinan untuk di tandatangani lalu di fotocopy

untuk pertinggal di perusahan baru di agendakan di surat keluar

baru diserahkan ke satpam untuk mengirim surat tersebut.

4. Staff bagian apa yang bertugas mengirim surat ?

Jawab : staff yang bertugas adalah sekretaris mengirimi yang akan

dikirim kepada satpam yang bertugas untuk bagian pengiriman

surat di perusahaan, kemudian satpam mengirim surat yang akan

dikirim tersebut kejasa pengiriman surat, seperti pos. Kemudian

satpam mencatat di buku ekspedisi ektern terhadap surat yang

akan dikirimkan tersebut.

5. Apa tujuan penyimpanan surat ?

Jawab: agar apabila surat tersebut diperlukan dapat ditemukan

dengan mencari di gudang arsip dengan mudah.

Lampiran 2

Lampiran 3

Lampiran 4