Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Pt Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu Usu Medan
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT BANK SUMUT KANTOR CABANG PEMBANTU USU MEDAN TUGAS AKHIR Disusun untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh ALVIONITA BR SITEPU NIM 1605093013 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2019 KATA PENGANTAR Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, nikmat, dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga mampu menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “ PROSEDUR PENANGANNAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT. BANK SUMUT KANTOR CABANG PEMBANTU USU MEDAN”. Tugas akhir ini dikerjakan demi memenuhi salah satu syaraat guna memproleh gelar Ahli Madya Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Medan. Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaa. Hal ini disebabkan keterbatasan penulis dari segi ilmu pengetahuaan, bahan atau data, dana dan wktu sehingga kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan tugas akhir ini. Terselesaikannya tugas akhir ini tentunya tak lepas dari dorongan dan uluran tangan berbagai pihak. Oleh karena itu, tak salah kiranya bila penulis mengungkapkan rasa terima kasih dan apresiasi kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Suri Purnami, S.E., MA, selaku Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Erwinsyah S, S.Si, M.Kom, selaku Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 6. Netty, S.E.,M.Si, selaku dosen pembimbing 1 yang telah banyak memberikan saran dalam menyelesaikan laporan ini. 7. Ika mary p, S.E.,M.Si, selaku dosen pembimbing 2 yang telah banyak memberikan saran dalam menyelesaikan laporan ini. 8. Seluruh Dosen dan Pegawai Administrasi Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 9. Seluruh staf dan karyawan pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. 10. Teman-teman AB 6G dan yang telah ikut mendukung terkususnya persepupuan , amekadapers , perkost lorong kabung dan bikini bottom. Teristimewa penulis sampaikan kepada kedua orangtua tercinta, Ayahanda Sarman Sitepu dan Ibunda Nurlinda br Sembiring yang sangat luar biasa dan banyak memberi bantuan, serta adik saya Rendy Prananta Sitepu yang memberikan motivasi, dan Ekel Rinalta Tarigan yang telah mendukung dan memberi motivasi kepada penulis. Penulis berharap lapotan ini bermanfaat bagi seluruh pembaca dan khususnya mahasiswa Politeknik Negeri Medan Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis. Medan, Juli 2019 Penulis, Alvionita Br Sitepu NIM:1605093013 ABSTRAK Surat adalah alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah, pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, yang lazimnya harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain. Mengingat begitu pentingnya peran sebuah surat bagi suatau perusahaan, maka sudah selayaknya dibutuhkan pengeloilaan surat yang baik dan benar. Apabila penanganan surat tidak dilakukan dengan baik, maka akan menimbulkan masalah yang nantinyadapat merugikan perusahaan. Tugas akhit ini membahas tentang Prosedur Penanganan Surat Masuk danh Surat Keluar pada PT Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah dengan metode wawancara dan observasi. Pada metode wawancara ini penulis langsung melakukan wawancara kepada pegawai PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Observasi yaitu mengadakan pengamatan secara langsung terhadap objek yang ada hubungannya dengan judul yang diambil penulis. Sedangkan data dianalisis dengan menggunakan teknik analisis data deskriptif. Hasil analisis data menunjukkan bahwa prosedur surat masuk pada PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan terdiri dari penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pengarahan surat dengan menggunakan buku ekspedisi dan penyimpanan surat. Prosedur penanganan konsep, persetujuan konsep, pemberian nomor surat, pengetikan konsep, penandatanganan surat, pemberian cap stempel perusahaan, pencatatan surat keluar, pengiriman surat. Kata Kunci: prosedur, surat masuk, surat keluar v ABSTRACT Letter is a communication stuff expressed in writing, contain information material in the from of news, reports, notices, commands, orders, decisions, invitations and requests, which typically must be sent or delivered to the other party. Given the important role of a letter isn’t done properly, it will cause issues that would cause problems. This final task is discussing about the handling of the incoming and outcoming letter at PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan Data collection method used is by interview and observation. In the interview method, the writer made direct interview to secretary at PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan. Observation is conducting a direct observation to the object that has to do with the title taken by the author. While the data is analyzed using data descriptive analysis techniques. The results of the data analysis showed that the handling incoming letter at PT. Bank Sumut Kantor Cabang Pembantu USU Medan receiving letters, sorting letters. Handling outcoming letter drafting of letter numbers, concept handling procedures, signing of letters, stamping of companies, recording of outgoing mail, sending letters. Keywords: Procedure , Incoming letter, Outcoming letter vi DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................ i LEMBAR PENGESAHAN ............................................................... ii KATA PENGANTAR ...................................................................... iii ABSTRAK ....................................................................................... v ABSTRACT .................................................................................... vi DAFTAR ISI .................................................................................. vii BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................. 1 1.1. Alasan Pemilihan Judul Tugas Akhir ...................................... 1 1.2. Rumusan Masalah Tugas Akhir ............................................. 2 1.3. Tujuan Penulisan Tugas Akhir................................................ 3 1.4. Manfaat Penulisan Tugas Akhir.............................................. 3 1.5. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ........................................ 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................... 5 2.1 Pengertian Surat .................................................................... 5 2.2 Fungsi Surat ........................................................................... 7 2.3 Kelebihan Dan kekurangan Surat.............................................9 2.4 Syarat-Syarat Surat Yang Baik...............................................10 2.5 Prosedur Penanganan Surat Masuk ..................................... 10 2.6 Prosedur Penanganan Surat Keluar ..................................... 19 BAB 3 METODE PENELITIAN ...................................................... 28 3.1. Cara Pengumpulan Data ..................................................... 28 3.2. Jenis Sumber Data .............................................................. 29 3.3. Teknik Analisis Data ............................................................ 30 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................. 31 4.1 Gambaran Umum Perusahaan .............................................. 31 4.1.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ................................... 31 vii 4.1.2. Visi dan Misi PT. Bank Sumut ..................................... 36 4.1.3. Logo dan Makna PT. Bank Sumut ............................... 37 4.1.4. Struktur Organisasi ...................................................... 38 4.2 Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT Bank Sumut ..................................................................... 39 4.2.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk ............................ 40 4.2.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar ............................ 42 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN .................................................. 47 5.1. Simpulan ............................................................................ 47 5.2. Saran .................................................................................. 47 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................... 49 LAMPIRAN viii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Alasan Pemilihan Judul Tugas Akhir Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan) informasi yang disampaikan dapat berupa berita, ide gagasan, kesan, atau maksud lainnya. Komunikasi sangatlah diperlukan oleh semua pihak termasuk perusahaan, baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan sebagai alat untuk dapat menjalin kerja sama yang baik dalam menyelesaikan pekerjaan. Dalam perusahaan, komunikasi dapat dilakukan dengan cara lisan dan tulisan.Komunikasi lisan adalah komunikasi yang dilakukan secara bertatap muka ataupun langsung dengan lawan bicara, sedangkan komunikasi tertulis dilakukan biasanya dengan menggunakan memo atau surat. Alat komunikasi sangat banyak jenis dan macamnya. Khusus dalam komunikasi tulis, salah satu media