CANTON DE RUSSELL SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL Le 7 juin 2021 à 18 h Participation par voie électronique (Visitez russell.ca/conseil pour de l’information sur la façon de se connecter)
L'ORDRE DU JOUR (Modification #2)
Identifiant de la réunion: 2021-010 Président: Pierre Leroux, maire Préparé par: Joanne Camiré Laflamme, greffière
« Veuillez noter que certains documents sont disponibles en anglais seulement. Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. »
PAGE NO.
1. APPEL
2. PRIÈRE (s.o.)
3. HYMNE NATIONAL (s.o)
4. ADJONCTIONS, EFFACEMENTS OU MODIFICATIONS
5. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR
Motion d'adopter l'ordre du jour tel que présenté.
6. DÉCLARATION D'INTÉRÊT PÉCUNIAIRE
7. L'ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX
Procès-verbal de la séance ordinaire du conseil - 17 9 - 19 mai 2021
Motion d'approuver le procès-verbal tel que présenté.
8. PRÉSENTATIONS
9. DÉLÉGATIONS - PÉTITIONS
10. POINTS PAR CONSENTEMENT Tous les articles énumérés sous la rubrique Articles faisant l’objet d’un consentement seront adoptés par une résolution. Ces articles requièrent un vote majoritaire et ne doivent pas faire l’objet d’une discussion séparée, à moins qu’une demande à cet effet soit faite avant que le conseil vote sur la résolution. Les articles séparés doivent être examinés immédiatement par la suite.
Motion que tous les documents énumérés sous les points de consentement soit reçus tel que présentés.
a. Procès-verbal du comité consultatif des parcs, des 20 - 26 loisirs et de la culture - 8 mars 2021
b. Procès-verbal du conseil d’administration de la 27 - 29 bibliothèque publique du canton de Russell - 15 avril 2021
c. Procès-verbal des Comtés unis de Prescott-Russell - 30 - 40 28 avril 2021
d. Pétition - Résidents de la rue Moisson 41 - 44
Que le conseil reçoit la pétition des résidents d’Embrun reçu le 10 mai 2021 au sujet de l’enlèvement du trottoir sur la rue Moisson à Embrun.
11. RAPPORTS DES DÉPARTEMENTS ET COMITÉS DU CONSEIL
a. Iinvestissements dans l’environnement - Rapport 45 - 51 FS-20-2021
Que le conseil reçoit le rapport FS-20-2021 daté du 7 juin 2021 pour fin d’information.
b. Programme de terrasses communautaires - Partie 2 52 - 57 - Rapport ECO-DEV-04-2021
Séance ordinaire du conseil June 7, 2021 Page 2 of 147
Que le conseil reçoit le rapport ECO-DEV-04-2021 daté du 7 juin 2021; et permet l’installation de : une terrasse sur la propriété au 1125, rue Concession à Russell et une terrasse au coin de la rue Blais et de la rue Notre Dame à Embrun.
c. Réhabilitation du pont R-017 - Rapport IS-PW-11- 58 - 63 2021
Que le conseil reçoit le rapport IS-PW-11-2021 daté du 7 juin 2021 et approuve le règlement pour attribuer un contrat et autoriser la conclusion d'une entente avec Urbanlink pour la réhabilitation du pond R-017 sur le chemin St-Joseph pour 955 000 $ +16 808 $ = 971 808 $ (ce montant comprend 1,76 % de la TVH non remboursable);
Que le conseil autorise, d’augmenter le budget de ce projet de 111 808 $; et
Que le maire et la greffière soient autorisés à signer l'entente.
d. Modification du drain municipal Brisson-Moss - 64 - 67 Rapport IS-PW-15-2021
Que le conseil reçoit le rapport IS-PW-15-2021 daté du 7 juin 2021 et approuve la demande de Robert Bourdeau de continuer le processus de modification du drain municipal Brisson-Moss; et
Que le conseil prolonge la nomination de McIntosh Perry Engineering comme firme d’ingénierie responsable de la modification du drain Brisson-Moss.
e. Allocation d'eau et égout à Limoges - Rapport IS- 68 - 75 WAT-WW-03-2021
Que le conseil reçoit le rapport IS-WW-03-2021 daté du 7 juin 2021 et que le conseil alloue 0.65 unité municipale d’eau et égout pour le 404 chemin Limoges à Limoges;
Et que le conseil alloue 1 unité municipale d’égout pour le 274 chemin Limoges à Limoges.
Séance ordinaire du conseil June 7, 2021 Page 3 of 147 f. Politique des subventions et contributions 76 - 91 communautaires - Rapport PR-05-2021
Que le conseil reçoit le rapport d’information PR-05- 2021 daté du 7 juin 2021 et :
1) adopte le règlement proposé afin d’adopter la politique des subventions et contributions communautaires; et,
2) abroge l’ancien règlement 80-2014.
g. Mise à jour pour la traverse de motoneige- Rapport 92 - 94 PR-06-2021
Que le conseil reçoit le rapport PR- 06-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte une traverse de motoneige sur le sentier récréatif à l’ouverture près du magasin Piscine Campbell pendant la saison hivernale.
h. Exemption pour l’achat de la resurfaceuse de glace 95 - 97 de l’aréna d’Embrun - Rapport PR-07-2021
Que le conseil reçoit le rapport PR-07-2021 daté du 7 juin 2021 et accorde une exemption à la politique d’achats pour procéder à l’achat d’une resurfaceuse de glace auprès de Zamboni Company Limited conformément à la politique d’achat et au budget alloué pour 2021.
i. Mise à jour sur les cantines - Rapport PR-08-2021 98 - 100
Que le conseil reçoit le rapport PR-08-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte :
1) d’attribuer la cantine de l’aréna d’Embrun à M. Paul Carpentier de Hot Potato pour un montant de 150 $ par mois du 1er mai 2021 au 30 avril 2023; et,
2) d’attribuer la cantine de l’aréna de Russell à M. Ron Landry de Fry Me to the Moon pour un montant de 150 $ par mois du 1er mai 2021 au 30 avril 2023.
j. Subventions et contributions communautaires - 101 - 107 Rapport PR-09-2021
Séance ordinaire du conseil June 7, 2021 Page 4 of 147 Que le conseil reçoit le rapport PR-09-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte les recommandations du département pour les octrois municipaux de 2021 au groupe communautaire suivant :
1) Approuver un don ponctuel au Russell Lions Club au montant de 1 000 $ pour le tirage 50/50 en ligne du 1er juin 2021 au 30 mai 2022.
Selon les lignes directrices du programme de subventions et contributions communautaires, les demandes ci-dessus sont conformes aux critères.
k. Célébration de la fête du Canada dans Prescott et 108 - 110 Russell - Rapport PR-10-2021
Que le conseil reçoit le rapport PR- 10-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte qu’un montant de 3 000 $ soit prélevé du budget 2021 des subventions et contributions communautaires pour le projet de célébration de la fête du Canada dans Prescott et Russell.
l. Exemption à la politique d’achat - Logiciel 111 - 127 Government Framework and Cascade - Rapport CAO-05-2021
Que le conseil reçoit le rapport CAO-05-2021 daté du 7 juin 2021 et accorde une exemption à la politique d’achat 2019-085, afin de procéder à l’achat de logiciel Government Framework and Cascade et que le Directeur général procède à signer une entente de cinq (5) ans.
m. Entente du BSEO pour la location de salles - 128 - 129 Rapport verbal CAO-2021
n. Recommandation du comité consultatif sur 130 l'accessibilité 2021-01 - Sondage d’accessibilité de la municipalité de Russell
Que le conseil reçoit la recommandation 2021-01 daté du 19 mai 2021 du comité consultatif sur l’accessibilité concernant l’adoption de la politique d’accessibilité de la municipalité de Russell.
12. RAPPORTS D'UN INVESTIGATEUR OU DE L'OMBUDSMAN
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13. AVIS DE MOTIONS
14. PÉRIODE DES QUESTIONS SUR LA RÉUNION DU JOUR (Indiquez votre nom et votre adresse, les questions anonymes ne seront pas traitées)
15. RÉSOLUTIONS
Motion que le conseil approuve toutes les recommandations énumérées à l’ordre du jour au #11 Rapports des départements et comités du conseil.
16. RÈGLEMENTS
Règlements en pièces-jointes 131 - 146
Motion que le conseil approuve les règlements 2021- 056 et 2021-057 inclusivement, en première, deuxième et troisième lectures tel qu'indiqué sur l'ordre du jour.
2021-056 Étant un règlement pour attribuer un contrat et autoriser la conclusion d'une entente avec Urbanlink pour la réhabilitation du pond R-017 sur le chemin St-Joseph - Rapport IS-PW-11-2021
2021-057 Étant un règlement pour adopter la politique des subventions et contributions communautaires révisée et abroger l’ancien règlement 80-2014 - Rapport PR-05-2021
17. RAPPORT D'AFFAIRES NOUVEAUX
18. RAPPORTS DIVERS - PRÉSENTÉ PAR LES MEMBRES DU CONSEIL
a. Maire Leroux - Nom d'un parc à Russell
19. CONSULTATIONS PUBLIQUES - AUDIENCES
20. SESSION À HUIS CLOS
a. Conformément aux articles 239 (2), (3) et (3.1) de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25
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Motion pour ouvrir une réunion à huis clos à _____ h afin de traiter des questions relatives à l'article 239 de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25 afin de discuter de questions concernant:
1 - Personne qui peut être identifiée - Rapport verbal art. (2) (b) des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local; et art. (2) (d) les relations de travail ou les négociations avec les employés; 2 - Vente de terrain dans le parc industriel - Rapport verbal art. (2) (c) l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local; 3 - Mise à jour d'un renouvellement de bail à Embrun - Rapport verbal art. (2) (c) l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local; et art. (2) (f) les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin; 4 - Attribution du contrat pour le pont R-017 (rapport IS-PW-11-2021) - Rapport verbal art. (2) (f) les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin; 5 - Des renseignements explicitement communiquée à titre confidentiel à la municipalité - Rapport verbal art. (2) (h) des renseignements explicitement communiquée à titre confidential à la municipalité ou au conseil local par le Canada, une province, un territoire ou un organisme de la Couronne de l'un d'eux; 6 - Acquisition potentielle d'un bien-fonds à Russell - Rapport verbal art. (2) (c) l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local; 7 - Le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil à huis clos en date du 17 mai 2021.
b. Résultat de la séance à huis clos
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21. RÈGLEMENT DE CONFIRMATION
Règlement de confirmation en pièce-jointe 147
Que le règlement 2021-***, étant un règlement pour confirmer les procédures du conseil de la Corporation du canton de Russell lors de sa séance ordinaire du 7 juin 2021 soit déposé et réputé lu en première, deuxième et troisième lectures et adopté.
22. PROCHAINE RÉUNION 1 - La prochaine réunion publique extraordinaire du conseil aura lieu le mardi 8 juin à 18 h. 2 - La prochaine réunion publique extraordinaire du conseil aura lieu le lundi 21 juin à 17 h. 3 - La prochaine réunion publique ordinaire du conseil aura lieu le lundi 21 juin à 18 h.
23. AJOURNEMENT
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CANTON DE RUSSELL SÉANCE ORDINAIRE DU CONSEIL Le 17 mai 2021 à 18 h Participation par voie électronique
« Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. »
PROCÈS-VERBAL
Identifiant de la réunion: 2021-009 Président: Pierre Leroux, maire
Préparé par: Joanne Camiré Laflamme, greffière
Pierre Leroux, maire André Brisson, conseiller Membres du conseil Jamie Laurin, conseiller présents: Cindy Saucier, conseillère Mike Tarnowski, conseiller
Jean Leduc, directeur général Joanne Camiré Laflamme, greffière
Millie Bourdeau, directrice de la sécurité publique et de l’exécution des règlements/CCGSU Jonathan Bourgon, directeur exécutif des services d'infrastructure Membres du personnel Brian Duhamel, chef du service d’incendie d’Embrun présents: Richard Godin, directeur des finances-trésorier Debbie Guillemette, officier des ressources humaines et services corporatifs Céline Guitard, directrice du service des parcs et des loisirs Maryse Roy, greffière adjointe Dominique Tremblay, directrice d'aménagement du territoire, bâtiment et du développement économique
1. APPEL
Le rappel à l’ordre est fait à 18 h.
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2. PRIÈRE (s.o.)
3. HYMNE NATIONAL (s.o)
4. ADJONCTIONS, EFFACEMENTS OU MODIFICATIONS
5. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Proposé par André Brisson Appuyé par Mike Tarnowski Motion d'adopter l'ordre du jour tel que présenté. MOTION ADOPTÉE
6. DÉCLARATION D'INTÉRÊT PÉCUNIAIRE
7. L'ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX
Procès-verbal de la séance ordinaire du conseil - 3 mai 2021 À la demande du conseiller Tarnowski, la greffière modifiera la 2e motion à l'article # 18 a du procès-verbal pour indiquer que lors du vote enregistré, Mike Tarnowski était « Contre » au lieu de « En faveur ». Proposé par Jamie Laurin Appuyé par Mike Tarnowski Motion d'approuver le procès-verbal tel que modifié. MOTION ADOPTÉE DANS SA FORME MODIFIÉE
8. PRÉSENTATIONS
9. DÉLÉGATIONS - PÉTITIONS
10. POINTS PAR CONSENTEMENT Proposé par Mike Tarnowski Appuyé par André Brisson Motion que tous les documents énumérés sous les points de consentement soit reçus tel que présentés à l'exception de l'article # 10 a qui sera traité comme un article séparé. MOTION ADOPTÉE DANS SA FORME MODIFIÉE
a. Procès-verbal de la société historique de Russell - 19 avril 2021 Cet article est traité comme un article séparé. Le maire Leroux mentionne que le procès-verbal de la société historique de Russell indique que le remplacement des gouttières ne faisait pas partie du contrat initial pour les réparations du musée et demande au personnel de confirmer. Mme Guitard confirme que les gouttières faisaient partie du contrat initial et qu'elles sont terminées. La greffière est dirigée d'aviser la société historique de Russell de modifier son procès- verbal du 19 avril 2021, car cette déclaration est incorrecte. Page 2 de 11 Séance ordinaire du conseil 17 mai 2021
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Proposé par Pierre Leroux Appuyé par Jamie Laurin Motion pour recevoir le procès-verbal de la société historique de Russell daté du 19 avril 2021; et Que la société historique de Russell soit avisée de modifier son procès-verbal du 19 avril 2021 afin de corriger l'énoncé suivant: «Apparemment, le remplacement des gouttières ne faisait pas partie du contrat original» sous l'article «Réparations du musée», car ils faisaient partie du contrat original et ils sont terminés. MOTION ADOPTÉE
b. Procès-verbal des Comtés unis de Prescott-Russell - 24 mars 2021
c. Liste des comptes - avril 2021 # 19 Consultations publiques - Audiences aura lieu à ce moment
11. RAPPORTS DES DÉPARTEMENTS ET COMITÉS DU CONSEIL
a. Demande de retrait de l'application du contrôle des parties de lots - Reportez-vous aux règlements à l'article # 16 1. 205-207-209-211 rue Moisson à Embrun 2. 725-727 rue Azure à Embrun b. Demande de modification au règlement de zonage - Temporaire - Rapport PD-22- 2021 Déposée par l’agent autorisé, Guillaume Pasquier pour le propriétaire, La Coopérative agricole d’Embrun limité et connue sous le 926, rue Notre Dame à Embrun Que le conseil reçoit le rapport PD-22-2021 daté du 17 mai 2021 et approuve la modification du règlement de zonage au règlement no 2018-094 pour la propriété en question :
1. pour modifier le zonage de « zone centre du village – exception 58 (VC-58) » à « zone centre du village – exception 58 – exception temporaire-2 (VC-58-T-2) » afin de permettre une roulotte pour des bureaux temporaires pour une durée maximale de trois (3) ans.
c. Demande de modification au règlement de zonage - Rapport PD-28-2021 Demande présentée par Éric Brisson, en tant que président d'OCS Holdings Group Inc., agissant à titre d'agent autorisé du propriétaire de la propriété Russell Reformed Presbyterian Church, pour la propriété connue sous le 975-979, ch. North Russell à Russell
Cet article est traité comme un article séparé. Proposé par André Brisson Appuyé par Jamie Laurin
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Que le conseil reçoit le rapport PD-28-2021 daté du 17 mai 2021 et approuve la modification du règlement de zonage au règlement no 2018-94 pour la propriété en question, pour ce qui suit : 1. Modifier le zonage de « zone commerciale générale – exception 5 (C-5) » à « zone commerciale générale – exception 4 (C-4) » afin de permettre des appartements dans un bâtiment séparé, accessoire à un usage commercial sous réserve des dispositions de la zone « résidentielle 3 (R3) ». MOTION ADOPTÉE Vote enregistré exigé par la conseillère Saucier. En faveur: Pierre Leroux, André Brisson, Jamie Laurin, et Mike Tarnowski Contre: Cindy Saucier
d. Entente transfert de fonds entre CUPR-Municipalité pour infrastructures routières - Rapport FS-16-2021 Que le conseil reçoit le rapport FS-16-2021 daté du 17 mai 2021 et approuve le règlement autorisant le maire et le directeur général de signer l’entente jointe à l’annexe "A" du règlement, pour le transfert de fonds pour infrastructures routières entre la Corporation des Comtés unis de Prescott-Russell et la Corporation de la municipalité de Russell;
Et que le conseil approuve également l’utilisation du 387 927.25$ des Comtés-unis de Prescott-Russell (montant disponible pour 2021) pour financer le pavage et le resurfaçage des projets de chemins identifiés dans le rapport.
e. Rapport sur les applications d'octrois - 2012 Q1 - Rapport FS-17-2021 Que le conseil reçoit le rapport FS-17-2021 daté du 17 mai 2021 pour information seulement.
f. Sommaire des dépenses allouées par soumissions au-delà de 25 000 $ - Rapport FS-18-2021 Que le conseil reçoit le rapport FS-18-2021 daté du 17 mai 2021, à titre d’information.
g. Rapport financier 2021 Q1 janvier à mars - Rapport FS-19-2021 Que le conseil reçoît le rapport FS- 19-2021 daté du 17 mai 2021 et accuse réception du 1e rapport financier de 2021 pour la période de janvier à mars 2021.
h. Programme de patio pop-up et programme de terrasses communautaires - Rapport ECO-DEV-03-2021
Cet article est traité comme un article séparé. Proposé par Mike Tarnowski Appuyé par Jamie Laurin Que le conseil reçoit le rapport ECO-DEV-03-2021 daté du 17 mai 2021; et
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Que le conseil donne le mandat à l’administration de procéder avec le processus d’un amendement au règlement de zonage afin que les programmes recommandés dans ce rapport soit permis; et
Que le conseil donne le mandat à l’administration de procéder avec la mise en œuvre du projet pilote, c’est-à-dire l’achat de deux terrasses auprès d’Xpertek au montant de 15 000 $ chacune pour un total d’environ 30 528 $ (incluant 1,76% de TVH non- remboursable); et
Que le financement des terrasses soit prélevé du budget capital suite aux modifications qui seront présentées au conseil à une date ultérieure. MOTION ADOPTÉE DANS SA FORME MODIFIÉE
i. Achat de bacs à recyclage - Rapport IS-PW-13-2021 Que le conseil reçoit le rapport IS-PW-13-2021 daté du 17 mai 2021 et autorise l’administration à coordonner un achat en vrac de bacs à recyclage à un taux réduit afin de les vendre aux résidents à ce même prix d’achat; et
Que le Conseil approuve l’introduction d’une nouvelle section à l’annexe A6 du règlement 2020-130 de frais d’utilisateurs telle que proposée dans l’annexe 1.
j. Plan du district de conservation du patrimoine et lignes directrices pour une partie du village de Russell - Rapport PD-27A-2021
Cet article est traité comme un article séparé. Proposé par Mike Tarnowski Appuyé par André Brisson Que le conseil reçoit le rapport PD-27A-2021 daté du 17 mai 2021 et que le conseil adopte le et le plan et les lignes directrices du district de conservation du patrimoine et que le conseil approuve que la mise en œuvre commencera après la période d'appel s'il n'y a pas d'appel ou une fois que tous les appels ont été résolus ET que le district de conservation du patrimoine soit enregistré auprès de la Fiducie du patrimoine ontarien et que le programme PAC pour le district DCP a été approuvé par le conseil.
Que le conseil mandate l’administration de préparer un programme de PAC pour le district de conservation du patrimoine du village de Russell et qu’un rapport soit préparé pour son adoption par le conseil.
Que le conseil diffère la motion à la réunion ordinaire du conseil du 9 août 2021 pour s'assurer que toutes les questions et préoccupations du conseil sont traitées et répondues par le personnel au besoin. MOTION APPROUVÉE POUR DIFFÉRER TEL QUE MODIFIÉE
12. RAPPORTS D'UN INVESTIGATEUR OU DE L'OMBUDSMAN
13. AVIS DE MOTIONS
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14. PÉRIODE DES QUESTIONS SUR LA RÉUNION DU JOUR
Les membres du conseil et du personnel répondent à des questions du public sur les sujets suivants: 1. Charles Armstrong: a) (réf. # 11 j) - Les commentaires du canton indiquent que les coûts d'une étude d'impact sur le patrimoine doivent être couverts par un programme de subventions du PAC. Combien exactement seront couverts par une subvention? Quand le programme sera-t-il en vigueur? N'est-il pas prudent de faire proposer le règlement du programme de subventions et le règlement DCP ensemble et approuver par le conseil ensemble? b) (réf. #11 j) - Je remarque que l'Association canadienne des professionnels du patrimoine (ACPH) est une société privée sans but lucratif. Il n'y a aucune obligation légale pour cette société d'exister ou un mandat légifère pour protéger l'intérêt public, contrairement à l'Association des architectes de l'Ontario (OAA). Pourquoi les lignes directrices font-elles référence à cette entreprise privée par opposition à l'OAA? c) (réf. # 15 a) - Combien de recommandations officielles au conseil chacun des comités consultatifs a-t-il faites au cours des 10 dernières années? d) (réf. # 15 a) - Le CCE a-t-il déjà discuté de la question de la couverture d'arbre, du maintien et/ou de l'augmentation de la couverture d'arbre dans le canton au cours de cette période et qu'est-il advenu de la discussion et des procès-verbaux pertinents reçus par le conseil? 15. RÉSOLUTIONS
a. Avis de motion - Pierre Leroux - Recommandations au comité Proposé par Pierre Leroux Appuyé par Jamie Laurin Attendu que le conseil et le canton croient en l'importance de la gérance de l'environnement; et
Attendu que le conseil compte sur les commentaires de ses comités pour aider à guider l'orientation sur des sujets importants qui ont une incidence sur la qualité de vie de nos résidents; et
Attendu que le mandat du comité consultatif sur l’environnement (CCE) comprend, conseiller et faire des recommandations au conseil sur les questions et les pratiques liées à l'environnement dans le canton; et
Attendu qu’au cours des 10 dernières années, le CCE n'a fait que 13 recommandations au conseil (2011-3, 2012-1, 2014-2, 2018-3, 2019-3, 2020-1); et
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Attendu que de ces 13 recommandations, aucune recommandation ne faisait référence à la couverture d’arbres et/ou aux options d'amélioration des espaces verts; et
Attendu que le proposeur et l'appuyeur de cette motion estiment que le CCE devrait faire des recommandations au conseil concernant la couverture d’arbres et/ou l'amélioration des espaces verts; il est résolu
Que le conseil transmette les idées suivantes concernant la couverture des arbres et/ou l'amélioration des espaces verts au CCE pour discussion/évaluation; et il est de plus résolu Que le conseil encourage le CCE à jouer un rôle plus proactif pour conseiller et formuler des recommandations au conseil sur les questions et les pratiques liées à l'environnement dans le canton;
IDÉES :
1 - Quels projets potentiels seraient recommandés si une augmentation de 0,50% à 1,0% du budget 2022 était spécifiquement consacrée à l'amélioration de la couverture d’arbres et/ou des espaces verts . Et un examen plus approfondi si ce même montant était réservé année après année à l'avenir.
2 - La mise en œuvre d'un programme de remplacement des arbres semblable au programme de remplacement de l'agrile du frêne de la ville d'Ottawa administré par la Conservation de la Nation Sud https://www.nation.on.ca/fr/la-conservation-de-la-nation- sud-et-la-ville-dottawa-sassocient-pour-lutter-contre-lagrile-du-fr%C3%AAne.
3 - La mise en oeuvre d'un programme permettant à la municipalité de jumeler les dons des résidents aux efforts de plantation d'arbres municipaux.
4 - Un plan de restauration du bord de la route tel que l'initiative d'ensemencement et de plantation du comté de Lanark https://www.lanarkcounty.ca/en/roads-trails-and- transit/Roadside_Restoration.aspx. MOTION ADOPTÉE
b. Résolutions sous l'article # 11 Proposé par Mike Tarnowski Appuyé par André Brisson Motion que le conseil approuve toutes les recommandations énumérées à l’ordre du jour au #11 Rapports des départements et comités du conseil à l'exception des articles # 11 c, h et j qui seront traités comme des articles séparés. MOTION ADOPTÉE DANS SA FORME MODIFIÉE
16. RÈGLEMENTS
a. Règlement du district de conservation du patrimoine
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Motion que le conseil approuve le règlement 2021-021 en troisième lectures tel qu'indiqué sur l'ordre du jour.
2021-021 Étant un règlement pour désigner un district de conservation du patrimoine pour une partie du village de Russell - Rapport PD-27A-2021 (Tel que voté à l'article 11 j, le règlement est différé à la réunion ordinaire du conseil du 9 août 2021.)
b. Proposé par Mike Tarnowski Appuyé par Jamie Laurin Motion que le conseil approuve les règlements 2021-049 à 2021-054 inclusivement, en première, deuxième et troisième lectures tel qu'indiqué sur l'ordre du jour à l'exception du règlement 2021-052 qui sera traité séparément.
2021-049 Étant un règlement pour une demande de retrait de l'application du contrôle des parties de lots - 205-207-209-211 rue Moisson à Embrun (# 11 a)
2021-050 Étant un règlement pour une demande de retrait de l'application du contrôle des parties de lots - 725-727 rue Azure à Embrun (# 11 a)
2021-051 Étant un règlement pour une demande de modification au règlement de zonage - Temporaire - Déposée par l’agent autorisé, Guillaume Pasquier pour le propriétaire, La Coopérative agricole d’Embrun limité et connue sous le 926, rue Notre Dame à Embrun - Rapport PD-22-2021
2021-053 Étant un règlement pour autoriser l’entente pour le transfert de fonds pour infrastructures routières entre la Corporation des Comtés unis de Prescott- Russell et la Corporation de la municipalité de Russell - Rapport FS-16-2021
2021-054 Étant un règlement pour modifier l'annexe A6 gestion de déchets du règlement sur les frais aux usager - Rapport IS-PW-13-2021 MOTION ADOPTÉE DANS SA FORME MODIFIÉE
Proposé par André Brisson Appuyé par Jamie Laurin Motion que le conseil approuve le règlement 2021-052 inclusivement, en première, deuxième et troisième lectures.
2021-052 Étant un règlement pour une demande de modification au règlement de zonage - Demande présentée par Éric Brisson, en tant que président d'OCS Holdings Group Inc., agissant à titre d'agent autorisé du propriétaire de la propriété Russell Reformed Presbyterian Church, pour la propriété connue sous le 975-979, ch. North Russell à Russell - Rapport PD-28-2021 MOTION ADOPTÉE
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17. RAPPORT D'AFFAIRES NOUVEAUX
18. RAPPORTS DIVERS - PRÉSENTÉ PAR LES MEMBRES DU CONSEIL
a. Pierre Leroux - L’Initiative apprendre pour se connecter 19. CONSULTATIONS PUBLIQUES - AUDIENCES Cet article est tenu après l'article # 10
a. Consultation publique - Modification au règlement de zonage - 926 rue Notre-Dame à Embrun Mme Tremblay présente une présentation PowerPoint concernant la réunion publique.
Il n'y a aucune question, aucun commentaire ou aucune préoccupation. b. Consultation publique - Modification au règlement de zonage - chemin North Russell à Russell Mme Tremblay présente une présentation PowerPoint concernant la réunion publique. Les membres du conseil et du personnel répondent à des questions/commentaires/préoccupations du public: 1. Andrew Amisson: a) Pour l'immeuble proposé de 35 logements, 3 étages, y aura-t-il uniquement des locataires?
2. Charles Armstrong: a) La photo satellite montre un sentier à partir de Twilight Avenue, immédiatement à l'est de la propriété, ce chemin demeurera-t-il dans cet usage proposé. Le parcours sera-t-il en conflit avec l'utilisation résidentielle proposée? De plus, cette modification de zonage autorise-t-elle le maximum de 5 étages ou limite-t-elle l'aménagement à 3 étages? 20. SESSION À HUIS CLOS
a. Conformément aux articles 239 (2), (3) et (3.1) de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25 Proposé par Jamie Laurin Appuyé par André Brisson Motion pour ouvrir une réunion à huis clos à 22 h afin de traiter des questions relatives à l'article 239 de la Loi sur les municipalités, 2001, L.O. 2001, chapitre 25 afin de discuter de questions concernant:
1 - Mise à jour sur un renouvellement de bail à Embrun - Rapport verbal art. (2) (c) l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local; et
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art. (2) (f) les conseils qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, y compris les communications nécessaires à cette fin; 2 - Renouvellement de bail à Embrun - Rapport verbal art. (2) (c) l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local; 3 - Renouvellement de bail à Embrun - Rapport verbal art. (2) (c) l’acquisition ou la disposition projetée ou en cours d’un bien-fonds par la municipalité ou le conseil local; 4 - Personne qui peut être identifiée - Rapport verbal art. (2) (b) des renseignements privés concernant une personne qui peut être identifiée, y compris des employés de la municipalité ou du conseil local; 5 - Le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil à huis clos en date du 3 mai 2021. MOTION ADOPTÉE
b. Résultat de la séance à huis clos La réunion publique est convoquée de nouveau à 23 h 10. 1 – art. 2 (c) & (f) - Mise à jour sur un renouvellement de bail à Embrun - Rapport verbal Le conseil est informé sur le sujet et donne une directive au personnel sur comment procéder. 2 – art. 2 (c) - Renouvellement de bail à Embrun - Rapport verbal Le conseil est informé sur le sujet et donne une directive au personnel sur comment procéder. 3 – art. 2 (c) - Renouvellement de bail à Embrun - Rapport verbal Le conseil est informé sur le sujet et donne une directive au personnel sur comment procéder. 4 - art. 2 (b) - Personne qui peut être identifiée - Rapport verbal Le conseil est informé sur le sujet. 5 - Le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil à huis clos en date du 3 mai 2021 est présenté et adopté. 21. RÈGLEMENT DE CONFIRMATION Proposé par Mike Tarnowski Appuyé par André Brisson Que le règlement 2021-055, étant un règlement pour confirmer les procédures du conseil de la Corporation du canton de Russell lors de sa séance ordinaire du 17 mai 2021 soit déposé et réputé lu en première, deuxième et troisième lectures et adopté. MOTION ADOPTÉE
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22. PROCHAINE RÉUNION La prochaine réunion publique ordinaire du conseil aura lieu le lundi 7 juin 2021.
23. AJOURNEMENT
La séance est ajournée à 23 h 13.
Pierre Leroux, maire Joanne Camiré Laflamme, greffière
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Page 19 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 CANTON DE RUSSELL COMITÉ CONSULTATIF DES PARCS ET LOISIRS Le 8 mars 2021 à 18 h 30 Participation par voie électronique (Visitez fr.russell.ca/conseil pour de l’information sur la façon de se connecter)
PROCÈS-VERBAL
Mike Tarnowski, conseiller André Brisson, conseiller Joey Abrams, membre du public Membres du comité François Bidal, membre du public présents : Emily Hall, membre du public
Audray Lizotte, membre du public Céline Guitard, directrice des parcs et loisirs Marie-France St-Denis, assistante administrative Membres du comité Nicolas Daoust, membre du public absents :
1. APPEL
a. Le rappel à l'ordre est fait à 18 h 35. 2. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR
a. Le point 7.f. est ajouté par le conseiller André Brisson.
Proposé par François Bidal Appuyé par Emily Hall
Qu'il soit résolu que l'ordre du jour soit approuvé tel qu'amendé. 3. DÉCLARATION D'INTÉRÊT PÉCUNIAIRE
a. Aucune déclaration d'intérêt pécuniaire. 4. DÉLÉGATIONS
5. L'ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX
Réunion du comité consultatif des parcs et loisirs 8 mars 2021
Page 20 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 a. Proposé par Joey Abrams Appuyé par Emily Hall Qu'il soit résolu que le procès-verbal de la dernière rencontre soit approuvé tel que présenté. 6. AFFAIRES DÉCOULANT DU PROCÈS-VERBAL
a. Recommandation 001-2021 - Comité du complexe récréatif La résolution fut présentée au Conseil le 18 janvier 2021. Le Conseil a proposé de recevoir la recommandation et rester en attente pour le moment. Le comité du complexe récréatif ne sera pas réactivité pour l'instant. Le comité consultatif des parcs et loisirs ne prend pas la charge de ce comité. b. Données de la croissance future de la municipalité Un membre a demandé une présentation sur ce sujet lors de la dernière réunion. Un document d'appui de Hemson a été envoyé aux membres. Les membres sont préoccupés par le fait que l'étude est désuète, puisqu'elle a été réalisée il y a 4 ans. Ils pensent qu'il faut la mettre à jour afin de l'utiliser pour des projets futurs, comme le complexe récréatif. La croissance a été un facteur important dans notre canton au cours des dernières années. Le plan officiel a été révisé il y a deux ans. Céline Guitard propose de prendre les commentaires et les questions et de communiquer avec Dominique Tremblay, directrice de l'aménagement du territoire, du bâtiment et du développement économique. Le conseiller Mike Tarnowski demande d'obtenir un suivi quant à la valeur des données du document et aux plans de la municipalité pour le mettre à jour. Ce document pourrait être utilisé pour aider le comité à prendre des décisions concernant les parcs et loisirs dans le cadre de leurs fonctions. Marie-France St-Denis, adjointe administrative, présente une plateforme disponible sur le site web qui contient des données interactives sur notre municipalité : https://townfolio.co/on/russell/overview?locale=fr. Un membre veut préciser deux points relatifs à ce sujet : 1) Nos recommandations au conseil concernant les parcs et loisirs sont-elles proportionnelles à la croissance? 2) Comment réagissent-ils aux différentes données démographiques? Le conseiller André Brisson souligne que la tendance est plus importante que les chiffres précis, et que les données recueillies tous les quatre ans lors du recensement national sont une bonne représentation. L'administration obtiendra un contexte supplémentaire du service de l'aménagement du territoire. 7. POINTS À L'ORDRE DU JOUR
a. Mise à jour COVID-19
Réunion du comité consultatif des parcs et loisirs March 8, 2021
Page 21 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Le dôme et les arénas ont rouvert leurs portes le 17 février. Les programmes ont commencé la semaine du 22 février et se poursuivront jusqu'en mai (à l'exception du programme de pickleball qui se poursuivra jusqu'en juin). Les arénas de Russell et d'Embrun seront ouverts jusqu'au 30 avril. La demande était présente et les bâtiments sont équipés pour le faire. La même routine est en place pour le dôme. Le nombre maximum de personnes à l'intérieur est toujours de 50. Il s'agit d'un total pour toutes les installations : terrain multisports, terrain/gazon, centre d'entrainement et piste combinés. Cela se fait uniquement sur réservation. Il y a eu des changements dans la partie auto-évaluation. Tout le monde est coopératif et comprend. Nous répondons à toutes les exigences provinciales. Un membre demande si nous avons plus de demandes que ce que nous pouvons accepter. Oui, sans aucun doute, pour le dôme, et surtout pour le terrain/gazon. Nous essayons d'accommoder tout le monde. Les masques sont obligatoires lorsque vous entrez dans le dôme, mais pas lorsque vous jouez. Nous ne refuserons pas aux membres de venir au dôme durant la journée s'il reste des places, mais nous encourageons tous les membres à réserver à l'avance. Un membre demande si nos installations seront utilisées pour les cliniques de vaccinations. Nous avons eu une réunion avec le Bureau de santé de l'est de l'Ontario et nous attendons leur décision. b. Projets capitaux 2021 Nous avons commencé les projets 2021. Nous sommes dans la phase de planification. - Nous faisons partie de l'appel d'offres avec les autres départements de la municipalité pour le véhicule administratif et le camion du département. - Revêtement du terrain de tennis de Russell : nous avons confirmé les travaux avec l'entrepreneur pour cet été. - Nous essayons de commander très tôt les équipements pour les parcs, notamment la structure du parc de rouli-roulant et les structures de jeux. - Nous sommes à la recherche de prix pour la Zamboni à Embrun. - Nous avons confirmé le nouveau revêtement de sol dans les vestiaires de l'aréna de Russell. Nous avons reçu le même prix que celui prévu au budget. - Nous faisons partie de l'appel d'offres des Comtés unis de Prescott et Russell pour le pavage du stationnement de Marionville. Nous devrions recevoir le prix bientôt. - Nous avons confirmé la peinture pour l'intérieur de la piscine. Nous avons reçu un meilleur prix que prévu dans le budget. c. Complexe récréatif
Réunion du comité consultatif des parcs et loisirs March 8, 2021
Page 22 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Le sondage public est sorti. Les groupes d'utilisateurs ont été contactés (associations des arénas et autres groupes de la municipalité utilisant nos installations). En date de ce matin, nous avons reçu 843 questionnaires remplis (740 en anglais et 103 en français). Les consultants sont très satisfaits. Ils s'attendaient à environ 500 réponses. Le 24 février, l'événement en ligne En direct avec Leroux a été organisé avec le maire Pierre Leroux et le consultant pour promouvoir le sondage et le processus de consultation. La semaine dernière, nous avons eu la première consultation publique (en anglais). Nous avons eu entre 25- 30 participants. Ce mercredi, nous aurons la deuxième consultation publique (en français). L'administration a présenté un rapport au conseil en février pour les tenir au courant du projet. L'administration a l'intention d'informer le conseil tous les deux mois pour les phases 1 et 2. Colliers a lancé un appel d'offres et N45 a été choisi comme consultant principal pour les phases 1 et 2. Le 17 février, Céline Guitard a assisté au comité consultatif sur l'accessibilité. Elle a présenté le parc accessible et il a été bien accueilli. Une demande de subvention a été envoyée aujourd'hui à l'Initiative canadienne pour des collectivités en santé pour nous aider à payer le parc. Le montant demandé est de 80 000 $. Une autre demande de subvention sera envoyée à la Fédération canadienne des municipalités pour évaluer l'état actuel des arénas et aider le conseil à prendre une décision sur l'avenir des arénas. d. Nouvelles pistes pédestres en collaboration avec la Conservation de la Nation Sud - Parcs Richelieu et Brisson Le conseiller Tarnowski et le conseiller Brisson ont marché sur les sentiers que l'Association Cycliste Embrun (ACE) utilise près du parc Richelieu. Il y a un potentiel à cet endroit pour encore plus de sentiers. Le conseiller Brisson demande si nous pouvons avoir l'aide de la Conservation de la Nation Sud (CNS) pour concevoir d'autres sentiers. Il ajoute que nous pourrions aussi demander leur aide pour le parc Brisson dans la subdivision Ménard Ouest. Le plan était d'en faire un parc passif avec un lien entre le sentier et la subdivision. Ce projet est prévu pour l'année prochaine. Nous pourrions également y installer des structures de jeux. La CNS n'avait aucun intérêt à prendre en charge l'entretien de plus de sentiers il y a 2 ou 3 ans. L'administration peut demander à nouveau. Nous avons actuellement un partenariat avec la CNS pour le secteur Renoir et la plantation d'arbres le long du sentier. Le conseiller Brisson précise qu'il demanderait l'aide de la CNS pour la conception des sentiers, mais pas pour l'entretien. Céline Guitard souligne que quelqu'un devra faire l'entretien à un moment donné si nous construisons de nouveaux sentiers. Il y a des frais d'adhésion pour l'utilisation de certaines parties du sentier ACE (qui se trouve plus loin que le parc Richelieu), puisqu'il s'agit d'une propriété privée. Le grand public est autorisé à se promener dans la partie située près du parc
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Page 23 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Richelieu, car elle appartient à la municipalité et ACE a conclu un accord d'utilisation du terrain avec la municipalité. Céline Guitard va avoir s'il y a un intérêt de la part de la CNS et une recommandation pourra être faite par le comité par la suite en fonction des résultats. e. Mise à jour parc Nokomis Le terrain appartient aux Comtés unis de Prescott et Russell (CUPR). Le conseiller Mike Tarnowski a parlé avec le maire. Les CUPR ne sont pas intéressés à investir dans ce parc. Ils ont mis tout leur argent dans la forêt Larose. Nous devons trouver d'autres options. Le projet d'apporter de la roche dans ce parc est un projet plus important, car certaines parties nécessiteraient plus de travail (problème de drainage au printemps). Les membres sont préoccupés par le fait d'investir dans un sentier et pas dans un autre dans la municipalité. Nous investissons déjà entre 3 700 $ et 4 000 $ par année pour entretenir le parc Nokomis. Cet argent est remis à la Conservation de la Nation Sud (CNS) pour l'entretien. Un membre souligne qu'avant de prendre une décision, le comité doit analyser l'inventaire actuel des sentiers, ce qui doit être fait, quel est le budget, etc. Nous devons nous assurer d'être justes envers tous les emplacements (Limoges, Embrun, Russell). Les parcs J. Henry Tweed et W.E. Burton ont été transférés à la CNS par la municipalité, car ils ont les ressources nécessaires pour les entretenir. Le parc Nokomis n'appartenant pas à la municipalité, l'approche serait différente. Pour tout travail à cet endroit, nous aurons besoin de la permission des CUPR. Le comité souhaite obtenir une mise à jour sur l'étendue du projet et décidera ensuite d'aller de l'avant ou non. L'administration va voir ce qu'elle peut faire, mais nous pourrions avoir besoin d'un rapport d'ingénieur pour avoir un prix précis. Le Comité des citoyens de Limoges et le Comité de loisirs de Limoges pourraient être intéressés pour aider à la collecte de fonds. f. Empiètement sur les propriétés municipales Le conseiller André Brisson demande une mise à jour sur l'étude d'empiétement. Il rapporte avoir vu des empiètements sur le sentier dans le secteur Renoir. L'administration présentera un rapport au Conseil en avril sur le sentier récréatif et inclura également le secteur Renoir. Ces sentiers ont été aménagés par l'humain et sont la cause de l'érosion. La Conservation de la Nation Sud effectue actuellement des travaux dans ce secteur. Un côté du travail à faire est avec le développeur et l'autre côté est avec la municipalité. 8. TOUR DE TABLE
a. Emily : Elle demande ce que le comité pourrait faire en termes de ce qui doit être fait et ce qui est prévu pour les parcs et les sentiers. Elle veut être plus impliquée
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Page 24 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 dans la prise de décision et plus utile au département. À chaque réunion, l'administration présente une mise à jour de ce qui s'est passé au cours des deux derniers mois. L'administration demande l'avis et les conseils du comité sur les sujets présentés. Il est difficile pour le comité de donner son avis sur le travail quotidien. Céline Guitard suggère de partager l'inventaire des arbres lors de la prochaine réunion. Les prochaines étapes sont de montrer le rapport au conseil et de décider quels arbres nous voulons ajouter et où. Pour les structures dans les parcs, il y a des initiatives en cours. Le comité est encouragé à examiner le plan stratégique et le plan d'affaires. Le plan d'affaires 2021 pourrait être présenté au comité après approbation du Conseil dans les semaines à venir. Le comité pourrait ensuite soumettre une recommandation au Conseil s'il est fortement d'accord avec un point. Par ailleurs, les nouvelles idées sont toujours les bienvenues lors des discussions du comité. Les membres n'ont pas besoin d'être timides pour présenter des sujets. Les visites et les questions sont toujours les bienvenues. b. Audray : Elle a reçu une question des résidents de la subdivision Ménard Ouest. Ils veulent savoir s'ils auront un parc et où il sera situé. Nous avons reçu un don de terrain pour le parc de cette subdivision, qui est le parc Brisson, et le canton a pris le paiement en espèces du développeur. Le parc comprendra une structure de jeux et d'autres aménagements, ainsi qu'une voie liée au sentier récréatif. Il est situé à l'extrémité de la subdivision. c. François : Il veut savoir ce qui est pris en considération lors de l'annulation d'un programme. Le programme d'exercices sur chaise a été annulé cet hiver. Ces programmes sont parfois la seule activité dont disposent les personnes âgées. Nous faisons de notre mieux pour offrir tous les programmes figurant dans le guide. Nous continuons parfois à offrir certains programmes même si nous n'atteignons pas le nombre requis, mais nous ne pouvons pas offrir un programme avec seulement 1 à 3 participants. Nous avons une restriction en ce moment pour les visites en raison de la pandémie. Il souhaite encourager davantage les programmes destinés aux personnes âgées. d. Joey : À la suite des commentaires d'Emily, il tient à souligner que ce n'est pas le premier comité dont il fait partie et que chaque petite chose que les membres font ici compte. Nous sommes une petite voix qui peut être utilisée pour des décisions importantes, comme le complexe récréatif. Il s'inquiète de la manière dont le projet du complexe récréatif a été présenté. Divers documents présentent le plan du site avec différents types d'installations dans le bâtiment à multiples usages (théâtre, arénas, bibliothèque). Il a toutefois été précisé qu'aucune décision n'a encore été prise concernant ces installations. Cependant, il estime que cette présentation rend difficile pour le public de donner plus d'idées, comme un gymnase. C'est également le cas dans le sondage qui présente les idées communes, sans aucun espace pour d'autres idées/commentaires dans cette question particulière. L'enquête aurait pu être
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Page 25 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 présentée différemment. Le commentaire sera partagé avec les consultants. Le conseiller Tarnowski précise qu'il est important que le public mette autant de commentaires qu'il le souhaite pour donner aux consultants et au Conseil une meilleure idée de ce que les résidents veulent. 9. CORRESPONDANCE ET INFORMATION
10. PÉRIODE DES QUESTIONS SUR LA RÉUNION DU JOUR
11. COMMENTAIRES DU PRÉSIDENT
a. Merci pour votre temps. Nous apprécions les questions qui sont demandées. 12. PROCHAINE RÉUNION Prochaine réunion: Le 10 mai 2021 à 18 h 30.
13. AJOURNEMENT
a. La réunion est ajournée à 20 h 07. Proposé par Emily Hall
Appuyé par Audray Lizotte
Marie-France St-Denis, secrétaire Mike Tarnowski, président
Réunion du comité consultatif des parcs et loisirs March 8, 2021
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CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA BIBLIOTHÈQUE PUBLIQUE DU CANTON DE RUSSELL TOWNSHIP OF RUSSELL PUBLIC LIBRARY BOARD
Procès-verbal de la réunion ordinaire du 15 avril 2021 En ligne avec l’application ZOOM
Présences : Kym Harley Michael Tarnowski Jacques Héroux Stéphanie Moïse Cindy Saucier Isabelle St-Amour
Membre du personnel : Isabelle Camiré, directrice générale par intérimaire
Invitées : Cynthia McRae Lynda Kemp Jane Patterson Karen Lovenuk Kim Wijsman Judy McFaul
La séance est ouverte à 18 h 33.
21.04.1 Appel nominal La secrétaire du Conseil confirme que le quorum est atteint.
21.04.2 Mot de bienvenue du président Le président, Jacques Héroux, souhaite la bienvenue aux membres et aux invités, et Isabelle St-Amour lit à voix haute le texte sur les territoires non cédés.
21.04.3 Adoption de l’ordre du jour
Ajout d’un point : 21.04.11 Séance à huis clos : présentation du compte rendu de l’évaluation de la directrice générale par le sous-comité d’évaluation. Le point original 21.04.11 passe au numéro 21.04.12.
Résolution 21.04.03 Que l’ordre du jour soit adopté tel que révisé. Proposé par Michael Tarnowski. Appuyé par Kym Harley. Adopté.
21.04.4 Déclaration de conflit d’intérêt pécuniaire Aucun membre n’a de déclaration à faire.
21.04.5 Rapport des membres du Conseil Stephanie Moïse signale aux membres qu’une résidente l’a contactée concernant la campagne Save the Russell Library. Elle et Jacques Héroux lui ont répondu qu’il n’y a aucun plan officiel de fermer la succursale Russell.
Isabelle St-Amour a également été contactée par un membre de la communauté à cet égard. Elle a répondu aux inquiétudes de la même façon. Isabelle donne une mise à jour de son projet vidéo. Le projet est en suspend pendant l’ordre de rester à la maison. Elle travaille maintenant à recruter des étudiant(e)s qui aimeraient participer à un remue-méninges afin de développer une idée plus claire du projet. Elle doit également recruter des étudiant(e)s qui aimeraient participer au montage de la vidéo. Ces étapes doivent être accomplies avant de poursuivre les demandes de financement.
PRÉSENTATION
21.04.6 Cynthia McRae, porte-parole des membres d’un club de lecture de Russell, présente les idées principales derrière leur motivation à lancer la campagne Save the Russell Library. Elle présente leurs arguments en faveur d’une nouvelle succursale à Embrun et le maintien de la succursale à Russell. Elles ont recueilli 690 courriels d’appui depuis le début de leur campagne. Michael Tarnowski et Cindy Saucier félicitent le groupe pour leur initiative et expliquent que la fermeture de la succursale Russell n’a jamais été discutée à ce jour au Conseil municipal. Michael Tarnowski suggère au groupe de présenter sa campagne lors d’une réunion du Conseil municipal.
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Jacques Héroux affirme que le Conseil de bibliothèque répondra adéquatement lorsque le Conseil municipal prendra une décision à cet égard.
ADOPTION
21.04.7 Procès-verbal de la réunion ordinaire du 18 mars 2021
Résolution 21.04.07 Que le procès-verbal de la réunion ordinaire du 18 mars 2021 soit adopté tel que présenté. Proposé par Isabelle St-Amour. Appuyé par Stéphanie Moïse. Adopté.
21.04.8 Rapport financier janvier-février 2021 Le rapport financier janvier-février 2021 est présenté au Conseil. Isabelle Camiré, directrice générale par intérim, en souligne les principaux éléments et répond aux questions des membres. À la suite d’une question soulevée lors de la dernière réunion, elle confirme qu’il n’est pas nécessaire de réviser les budgets des frais d’utilisation et des recettes provenant des activités de financement puisque la Municipalité préparera un rapport sur les impacts financiers reliés à la COVID au courant de l’année.
Résolution 21.04.08 Que le rapport financier de janvier-février 2021 soit adopté tel que présenté. Proposé par Kym Harley. Appuyé par Isabelle St-Amour. Adopté.
21.04.9 Révision de politiques / Comité des politiques Les politiques suivantes ont été révisées par le Comité des politiques : 2.3.1 Politique sur le règlement des normes d’accessibilité intégrées 3.5.1.2 Politique de prévention de la violence et des menaces en milieu de travail
Résolution 21.04.09 Que les politiques 2.3.1 et 3.5.1.2 soient adoptées telles que révisées et légèrement modifiées. Que la politique modifiée 3.5.1.2 soit révisée par les employées de la Bibliothèque. Proposé par Stéphanie Moïse. Appuyé par Michael Tarnowski. Adopté.
21.04.10 Statistiques janvier-mars 2021 Les statistiques janvier-mars 2021 sont présentées au Conseil.
21.04.11 Séance à huis clos : présentation du compte rendu de l’évaluation de la directrice générale par le sous-comité d’évaluation À 19 h 29, le président du comité propose que le Conseil tienne une séance à huis clos pour présenter le compte rendu de l’évaluation de la directrice générale par le sous-comité d’évaluation. Résolution appuyée par Michael Tarnowski. Adopté.
À 19 h 42, la séance à huis clos est levée.
INFORMATION et DISCUSSION
21.04.12 Correspondance et information Isabelle Camiré, directrice générale par intérim, informe le Conseil que la politique 2.3, Accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario : politique des services à la clientèle, a été soumise au Comité consultatif d’accessibilité de la Municipalité pour révision.
Isabelle donne un compte-rendu d’un webinar auquel elle a participé intitulé Human Rights- Based Approach to IDEA in Libraries.
21.04.13 Rapport d’équipe - Frais de développement : Isabelle Camiré donne un compte rendu de sa réunion avec Richard Godin et deux consultants de la firme de consultation Hemson Consulting Ltd.
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- Emily Cluett a quitté son poste de commis étudiante le 3 avril 2021. La Bibliothèque n’embauchera personne pour la remplacer pour le moment. Une décision sera prise lorsque l’état d’urgence en Ontario sera levé. - Il y aura des mises à jour du site Web de la Bibliothèque afin d’optimiser l’expérience pour les visites à partir d’un appareil mobile. - La Bibliothèque a suspendu indéfiniment son service d'aide à l’inscription au vaccin de la COVID puisque personne n’a le droit d’entrer à la Bibliothèque jusqu’à nouvel ordre. - Un nouvel abonnement électronique permet l’accès à plus de 3 200 magazines électroniques à partir de l’application Libby. - Un nouveau club de lecture anglophone pour les 20 et 30 ans sur Zoom a été mis sur pied en partenariat avec la Bibliothèque publique de Hawkesbury. - Les deux succursales de la Bibliothèque offrent maintenant seulement le prêt en bordure de rue et sans contact. Les employées qui peuvent travailler de la maison le font, et un minimum de personnel est sur les lieux dans les succursales afin d’assurer le prêt en bordure de rue et les tâches quotidiennes.
DIVERS
21.02.14 Commentaires sur le déroulement de la réunion Le président, Jacques Héroux, invite les membres à commenter à tour de rôle le déroulement de la réunion.
Prochaine réunion : Le jeudi 20 mai 2021 - 18 h 30 En ligne avec l’application ZOOM
La séance est levée à 20 h 12.
______Jacques Héroux, président Isabelle Camiré, secrétaire
Page 29 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021
Les Comtés unis de Prescott et Russell
Procès-verbal
Réunion ordinaire du Conseil le mercredi 28 avril 2021, 09 h 00 Participation par voie électronique Membres présents : Paula Assaly Guy Desjardins Robert Kirby Daniel Lafleur Pierre Leroux Normand Riopel Stéphane Sarrazin, président du Conseil François St-Amour Personnel présent : Olivier Berthiaume Jérémie Bouchard Mélissa Cadieux, secrétaire Pierre Gauthier Alexandre Gorman Carole Lavigne Sylvie Millette Valérie Parisien Marc-André Périard Stéphane P Parisien Louis Prévost Personnel absent : Marc Clermont Mélanie Gratton Mary Ann C. Tisdall
1. Ouverture de la réunion Le président, M. Stéphane Sarrazin, déclare la réunion ouverte.
2. Vision Aucune
https://pub-ucpr.escribemeetings.com/Meeting.aspx?Id=a013a9d1-ffc0-41eb-80f3-692d3e3e36c5&Agenda=PostMinutes&lang=French 1/11
Page 30 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 3. Déclaration d'intérêts pécuniaires Aucune
4. Adoption de l'ordre du jour Resolution 2021-070 Proposée par Pierre Leroux Appuyée par François St-Amour Qu’il soit résolu que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.
Carried
5. Adoption des procès-verbaux du Conseil
5.1 Réunion ordinaire du Conseil du 24 mars 2021 Resolution 2021-071 Proposée par Daniel Lafleur Appuyée par François St-Amour Qu'il soit résolu que le procès-verbal de la réunion ordinaire du Conseil du 24 mars 2021 soit adopté tel que présenté.
Carried
6. Pétitions, délégations et présentations
6.1 Jane Torrance et Stephanie Gray - Plan final de sécurité et de bien-être communautaires des CUPR Resolution 2021-072 Proposée par Pierre Leroux Appuyée par Paula Assaly Qu’il soit résolu que le Conseil adopte le Plan de sécurité et de bien-être communautaires pour les Comtés unis de Prescott et Russell tel que présenté.
Carried Chacun des conseils des municipalités locales devra maintenant procéder avec l’adoption de ce plan.
https://pub-ucpr.escribemeetings.com/Meeting.aspx?Id=a013a9d1-ffc0-41eb-80f3-692d3e3e36c5&Agenda=PostMinutes&lang=French 2/11
Page 31 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 6.2 M. Gérald Gauthier, MNP LLP - États financiers audités 2020 Resolution 2021-073 Proposée par François St-Amour Appuyée par Daniel Lafleur Qu'il soit résolu que le Conseil des Comtés unis de Prescott et Russell reçoive les états financiers vérifiés pour l'exercice terminé le 31 décembre 2020, tels que présentés.
Carried
7. Rapports des départements
7.1 Finances
7.1.1 Comptes du mois Resolution 2021-074 Proposée par Pierre Leroux Appuyée par Guy Desjardins Qu'il soit résolu que le Conseil autorise et ratifie la liste des salaires, des avantages sociaux et des comptes payés pour le mois de février 2021 comme suit :
1. Total des salaires : 2 239 254,00 $ ;
2. Avantages sociaux : 697 432,26 $ ;
3. Total des comptes Visa pages 1 à 2, items 1 à 6 au montant de 408 335.03 $ ; et
4. Total des comptes généraux pages 1 à 4, items 1 à 70 au montant de 2 069 975,56 $.
Carried
8. Rapports des comités permanents et consultatifs
8.1 Comité de gestion des mesures d'urgence - Rapports en date du 25 juin 2019 et du 20 août 2020 Resolution 2021-075 Proposée par Robert Kirby Appuyée par Paula Assaly Qu'il soit résolu que les rapports du comité de gestion des mesures d'urgence en date du 25 juin 2019 et du 20 août 2020 soient reçus.
Carried
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Page 32 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 8.2 Comité des Services d’urgence - Rapport en date du 24 mars 2021 Resolution 2021-076 Proposée par Guy Desjardins Appuyée par Paula Assaly Qu'il soit résolu que le rapport du comité des Services d'urgence en date du 24 mars 2021 soit adopté tel que présenté.
Carried
8.3 Comité plénier - Rapport en date du 14 avril 2021 Resolution 2021-077 Proposée par Pierre Leroux Appuyée par Daniel Lafleur Qu'il soit résolu que le rapport du comité plénier en date du 14 avril 2021 soit adopté tel que présenté.
Carried
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Page 33 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 8.4 Comité des Travaux publics - Rapport en date du 14 avril 2021 Resolution 2021-078 Proposée par Normand Riopel Appuyée par Pierre Leroux Qu'il soit résolu que le rapport du comité des Travaux publics en date du 14 avril 2021 et les recommandations suivantes qui en découlent soient adoptés tels que présentés :
1. Le comité recommande : a. qu’un règlement soit adopté concernant la boue et les débris sur les routes et d’autres problèmes routiers connexes ; b. que le département des Travaux publics procède à des recherches sur l'établissement d'un règlement sur les amendes fixes et fasse rapport au comité.
2. Le comité recommande : a. que le resurfaçage de la route de comté 3 entre la route Baker et le passage à niveau près de Casselman reste tel que prévu dans le Plan de gestion des biens immobiliers ; b. qu'une évaluation et une conception complètes du drainage de la route de comté 3 entre Embrun et Casselman soient ajoutées dans le cadre des discussions sur le Budget 2022.
3. Le comité recommande d’appuyer l’installation de panneaux d’arrêt sur le chemin Grégoire à l’intersection de la route 400 et de procéder à l’adoption d’un règlement si la ville d’Ottawa donne son approbation.
4. Le comité recommande : a. que la municipalité de Russell soit autorisé à acheter, à installer, à enlever pendant l'hiver et à entretenir, à ses frais, des bornes flexibles sur la ligne de bordure de la chaussée du côté est du chemin Ste- Marie (chemin de comté 29), et ce, du sentier St-Moritz jusqu'à l'approche sud du pont Gaston Patenaude ; b. que le département des Travaux publics des CUPR informe la municipalité de Russell que l'option de déplacer la ligne de peinture et de créer un sentier multifonctionnel le long du pont Gaston Patenaude sur le chemin de comté 29 (chemin Ste-Marie) n'est pas viable et ne sera donc pas autorisée.
Carried
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Page 34 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 8.5 Comité d’Urbanisme et de Foresterie - Rapport en date du 20 avril 2021 Resolution 2021-079 Proposée par François St-Amour Appuyée par Paula Assaly Qu'il soit résolu que le rapport du comité d'Urbanisme et de Foresterie en date du 20 avril 2021 et la recommandation suivante qui en découle soient adoptés tel que présentés :
1. Le comité recommande la vente d’un terrain d’une superficie de 140m X 140m au coin des chemins Clarence-Cambridge Boundary et Grant à la municipalité de La Nation pour un montant symbolique de 1$ et que la municipalité de La Nation soit responsable de tous les frais reliés au transfert.
Carried
9. Communications
9.1 Correspondance d’information Resolution 2021-080 Proposée par Normand Riopel Appuyée par Paula Assaly Qu’il soit résolu que le Conseil reçoive la correspondance au point 9.1.1. à titre d’information.
Carried
9.1.1 Bureau du commissaire des incendies et de la gestion des situations d'urgence - Lettre de conformité 2020
9.2 Correspondance à suivre (s.o.)
9.3 Résolutions des autres municipalités (s.o.)
10. Résolutions découlant des rapports des comités permanents
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Page 35 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 10.1 Fonds ontarien de préparation à la légalisation du cannabis
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Page 36 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 Resolution 2021-081 Proposée par François St-Amour Appuyée par Pierre Leroux Attendu que les Comtés unis de Prescott et Russell ont reçu un montant de 135 920 $ dans le cadre du Fonds ontarien de préparation à la légalisation du cannabis, dont 40 986 $ a été utilisé pour élaborer une politique corporative interne et offrir une formation aux employés concernant la consommation de drogues et d'alcool en milieu de travail ;
Et attendu que le Conseil souhaite maintenant que le montant non dépensé de 94 933 $ soit redistribué, en fonction du nombre de ménages, aux municipalités locales qui ont choisi d'accueillir des magasins de vente au détail de cannabis ;
Et attendu que, conformément aux paramètres de financement, les Comtés unis de Prescott et Russell demeureront responsables de l'imputabilité de ces fonds malgré la redistribution aux municipalités locales.
Qu’il soit résolu que le montant non dépensé de 94 933 $ du Fonds ontarien de préparation à la légalisation du cannabis soit redistribué aux municipalités participantes en fonction du nombre de ménages selon le rôle d’évaluation 2021 comme suit :
Canton d'Alfred et Plantagenet Nombre de ménages : 4 392 Allocation : 11 697,94 $
Municipalité de Casselman Municipalité non participante
Canton de Champlain Nombre de ménages : 4 102 Allocation : 10 925,53 $
Canton de Hawkesbury-Est Municipalité non participante
Ville de Hawkesbury Nombre de ménages : 5 296 Allocation : 14 105,71 $
Cité de Clarence-Rockland Nombre de ménages : 10 059 Allocation : 26 791,79 $
Municipalité de Russell Nombre de ménages : 6 687 Allocation : 17 810,59 $
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Page 37 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 Municipalité de La Nation Nombre de ménages : 5 107 Allocation : 13 602,31 $
Qu’il soit également résolu qu'une entente soit établie entre les Comtés unis de Prescott et Russell et les municipalités participantes afin de s'assurer que les montants redistribués sont dépensés par les municipalités conformément aux paramètres de financement.
Carried
10.2 Projet de réaménagement du Centre d’Accueil Roger-Séguin Resolution 2021-082 Proposée par Robert Kirby Appuyée par Guy Desjardins Qu’il soit résolu que ce dossier soit reporté à la prochaine réunion du comité plénier au mois de mai étant donné que la trésorière requiert des informations financières supplémentaires afin de faire une recommandation éclairée.
Carried
11. Avis de motion et résolutions écrites des membres (s.o.)
12. Période de questions aux chefs de département Les membres du Conseil posent des questions relatives à divers dossiers aux chefs de département.
13. Règlements (s.o.)
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Page 38 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 14. Huis clos Resolution 2021-083 Proposée par François St-Amour Appuyée par Paula Assaly Qu’il soit résolu que le Conseil poursuive à huis clos à 9 h 59 pour les points suivants :
14.1. Procès-verbal de la réunion ordinaire du Conseil à huis clos en date du 24 mars 2021 ;
14.2. Rapport du huis clos du comité plénier en date du 14 avril 2021 ;
14.3. Rapport confidentiel RH-002-2021 - Renouvellement de la convention collective du local 2828 du Syndicat canadien de la fonction publique en vertu du paragraphe 239(2)(d) de la Loi de 2001 sur les municalités ;
14.4. Négociations avec VIA Rail pour le sentier récréatif de Prescott et Russell en vertu des paragraphes 239(2)(c) et (k) de la Loi de 2001 sur les municalités.
Carried Resolution 2021-084 Proposée par Paula Assaly Appuyée par François St-Amour Qu'il soit résolu que le Conseil retourne en réunion publique à 10 h 05.
Carried
14.1 Procès-verbal de la réunion ordinaire du Conseil à huis clos en date du 24 mars 2021
Resolution 2021-085 Proposée par Daniel Lafleur Appuyée par Robert Kirby Qu'il soit résolu que le procès-verbal de la réunion ordinaire du Conseil à huis clos du 24 mars 2021 soit adopté tel que présenté.
Carried
14.2 Rapport du huis clos du comité plénier en date du 14 avril 2021
Resolution 2021-086 Proposée par Paula Assaly Appuyée par Pierre Leroux Qu'il soit résolu que le rapport du huis clos du comité plénier en date du 14 avril 2021 soit adopté tel que présenté.
Carried
14.3 Rapport confidentiel RH-002-2021 - Renouvellement de la convention collective du local 2828 du Syndicat canadien de la fonction publique
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Page 39 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 6/1/2021 Réunion ordinaire du Conseil - April 28, 2021 (en vertu du paragraphe 239(2)(d) de la Loi de 2001 sur les municipalités) Resolution 2021-087 Proposée par François St-Amour Appuyée par Normand Riopel Qu'il soit résolu que le Conseil reçoive le rapport confidentiel RH-002-2021 et qu'il ratifie l'entente de principe conclut avec le syndicat le 23 mars 2021.
Carried
14.4 Négociations avec VIA Rail pour le sentier récréatif de Prescott et Russell
(en vertu des paragraphes 239(2)(c) et (k) de la Loi de 2001 sur les municipalités) Le Conseil discute du progrès des négociations entre les CUPR et VIA Rail concernant le sentier récréatif.
15. Règlement de ratification 2021-13 Resolution 2021-088 Proposée par Pierre Leroux Appuyée par Normand Riopel Qu’il soit résolu que le Conseil adopte le règlement 2021-13 afin de ratifier toutes les mesures et recommandations prises aux rapports, aux résolutions et aux règlements de la réunion ordinaire du Conseil du 28 avril 2021 après les trois lectures.
Carried
16. Annonces Les membres du Conseil font l’annonce des différents activités ou évènements qui ont lieu dans leur municipalité.
17. Ajournement Resolution 2021-089 Proposée par Guy Desjardins Appuyée par Paula Assaly Qu’il soit résolu que cette réunion ordinaire du Conseil soit levée à 10 h 11.
Carried
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Hr{\5":cn ‘ ///44fag-hC[,,[2\ . /f 1,7 6-1./31 Q({QlThp\/q{ok.SZ17 VV1o:’>Scr\ T~7'?l Page 43 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 ‘I*i8::; PETITIONTO NOT HAVESIDEWALKSON M9+€rS(§NSTREETEMBRUN V " 7 " 7 NAME ADDRESS sIGN”ATu'R'£ D7667 «£71»!-/|’I\ecQ Page 44 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL FS-20-2021 7 juin 2021 INVESTISSEMENTS DANS L’ENVIRONNEMENT SUJET Rapport sur l’évolution des initiatives d’investissements dans l’environnement depuis les cinq (5) dernières années. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport FS-20-2021 daté du 7 juin 2021 pour fin d’information. IMPLICATIONS FINANCIÈRES S.O. LES IMPLICATIONS FINAN-CIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS S.O S.O. S.O. S.O. S.O. Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. NIVEAU DE SERVICE S.O. PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. REPORT- Page 1 of 4 6/3/2021 Page 45 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 PLAN DE COMMUNICATION S.O. PRÉPARÉ PAR: Lucille Bazinet Assistante-Trésorière SOUMIS PAR: Richard Godin, Directeur des finances, Trésorier CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT À la rencontre du 17 mai 2021, le maire Leroux, appuyé par le conseiller Laurin, a apporté un avis de motion demandant au comité consultatif sur REPORT- Page 2 of 4 6/3/2021 Page 46 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 l’environnement d’effectuer des recommandations au conseil concernant la couverture d’arbres et/ou l’amélioration des espaces verts. Reconnaissant que la municipalité ait investi plusieurs fonds afin d’améliorer l’environnement, l’administration a dit au conseil qu’un rapport leur serait présenté détaillant ces investissements. Ci-dessous se retrouvent certaines statistiques concernant ces investissements : Plantation et maintenance d’arbres : Au courant des cinq (5) dernières années, avec les budgets opérationnels annuels, la municipalité a investi plus de 120 000$ dans la plantation et la maintenance d’arbres. Fonds d’énergie : Un fonds d’énergie fut créé en 2018 afin de permettre des investissements autosuffisants dans des projets aillant comme objectif de réduire nos émissions de gaz à effet de serres. Voir l’annexe « A », pour les détails financiers de ce fonds. En 2020, 155 884$ en économies d’hydro a été réinvestis dans ce fonds. Services environnementaux : Pour démontrer nos investissements dans les services environnementaux en comparaison à nos municipalités avoisinantes de Prescott-Russell, reportez- vous au graphique de l’annexe C. Ce graphique présente le montant total d’investissements dans les services de l’eau, les égouts sanitaires, les égouts pluviaux et la collecte, l’élimination et le recyclage des ordures au cours des cinq dernières années. Autre : Vous trouverez ci-joint, à l’annexe B, les projets à caractères écologiques qui ont eu lieu au cours des dernières années. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION S.O. PIÈCE(S) JOINTE(S) 1. Annexe A – État des réserves du fonds énergétique (établi en 2018, avec projections) 2. Annexe B – Liste de projets énergétiques 3. Annexe C – Graphique comparatif des investissements environnementaux avec d’autres municipalités de Prescott-Russell REPORT- Page 3 of 4 6/3/2021 Page 47 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 REPORT- Page 4 of 4 6/3/2021 Page 48 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 ANNEXE "A" Fonds de réserve énergétique (établit en 2018) Projection 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Solde d'ouverture $0 ($6,055) ($472,738) ($316,854) ($202,854) ($66,604) $61,146 Revenus: Économies énergétiques - Ré-investissement dans le fond 1 - Surplus du département: Lumière de rue $92,432 $56,923 $77,661 $100,000 $105,000 $105,000 $78,750 2 - Économies énergétiques: Aréna Embrun $0 $23,000 $23,000 $23,000 $23,000 $17,250 $11,500 3 - Économies énergétiques: Aréna Russell $0 $11,000 $11,000 $11,000 $8,250 $5,500 $0 4 - Stratégies énergitiques de la politique des réserves $0 $0 $44,223 $0 $0 $0 $0 Sous-total - evenus $92,432 $90,923 $155,884 $134,000 $136,250 $127,750 $90,250 Dépenses Projets environnementaux 1. Remplacement lumière de rues au DEL (portion non-financé) ($98,487) ($441,048) $0 $0 $0 $0 $0 2. Lumiere DEL pour les deux arénas (Embrun/Russell) $0 ($116,558) $0 $0 $0 $0 $0 3. Remplacement lumière DEL (Centre Com. C. Piché) $0 $0 $0 ($20,000) $0 $0 $0 Sous-total - dépenses ($98,487) ($557,606) $0 ($20,000) $0 $0 $0 TOTAL - FOND ÉNERGÉTIQUE ($6,055) ($472,738) ($316,854) ($202,854) ($66,604) $61,146 $151,396 Page 49 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 ANNEXE "B" ANNÉE, Projet Projets énergétiques Coûts complété Changement au lumière de rue DEL 2016 491,755 $ Changement additionel au lumière de rue DEL 2017 16,383 $ Changement de lumière de rue décorative au DEL 2017 6,661 $ Changement au lumière DEL - Hotel de Ville 2017 29,448 $ Remplacement des interrupteur par des capteurs de mouvement 2017 2,938 $ Station de recharge pour véhicules 2017 7,923 $ Changement au lumière DEL pour les deux aréna (Embrun et Russell) 2018 130,710 $ Changement additionel au lumière de rue DEL 2018 273,998 $ Changement du système de ventilation à l'Hotel de Ville 2018 257,263 $ Projet de l'enlèvement de l'ammonia , égouts 2018-2019 40,071 $ Caserne d'Embrun changement au bâtiment de la Lumière DEL extérieur 2019 6,614 $ Plan maître sur la gestion des eaux pluviales et le changement climatique 2019 53,081 $ Étude pour l'emplacement du dépotoir à neige 2019 -2020 92,609 $ TOTAL - Projets énergétiques 1,409,455 $ Changement au lumière DEL, terrains de balle 2021 60,000 $ Changement au lumière DEL pour la salle C. Piché 2021 20,000 $ Salle de quilles, changement au lumière DEL 2021 11,000 $ TOTAL - Projets énergétiques, proposés 91,000 $ GRAND TOTAL 1,500,455 $ Page 50 of 147 Annexe "C" Investissement pour les services environnementaux selon le RIF $5,724,372 The Nation M $3,755,462 Champlain Tp $3,857,664 Alfred and Plantagenet Tp $9,134,469 Russell Tp $802,910 East Hawkesbury Tp $2,576,515 Casselman V $8,735,329 Clarence-Rockland C $0 $2,000,000 $4,000,000 $6,000,000 $8,000,000 $10,000,000 2019 2018 2017 2016 2015 Page 51 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL ECO-DEV-04-2021 7 juin 2021 PROGRAMME DE TERRASSES COMMUNAUTAIRES – PARTIE 2 SUJET Projet Pilote 2021- Endroits proposés pour les terrasses communautaires à Embrun et Russell. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport ECO-DEV-04-2021 daté du 7 juin 2021; et permet l’installation de : une terrasse sur la propriété au 1125, rue Concession à Russell et une terrasse au coin de la rue Blais et de la rue Notre Dame à Embrun. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Tel que présenté dans le rapport ECODEV 03-2021 et approuvé le 17 mai 2021, l’achat de deux terrasses durant le projet pilote présente un coût approximatif de 30 528 $ (incluant 1,76 % de TVH non remboursables). LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS La livraison et la première installation sont comprises dans le devis fourni par Xpertek. Pour les années à suivre, le Directeur exécutif des services d’infrastructure nous a confirmé que son équipe pourra s’occuper de l’installation des deux terrasses et de l’entreposage de celles-ci durant l’hiver. De plus, les poubelles seront vidées régulièrement par son équipe. REPORT- Page 1 of 6 6/3/2021 Page 52 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Si nous désirons embellir les espaces avec des fleurs, la Directrice de parcs et loisirs a mentionné que son équipe pourrait assurer l’entretien. Nous aimerions aussi développer un partenariat avec la Société d’horticulture de Russell et des volontaires locaux pour embellir les espaces avec des fleurs et aménagement paysager. La durée de vie d’une terrasse communautaire qui est entreposée durant l’hiver est estimée à 10 ans, ce qui représente une augmentation annuelle des besoins d’un montant approximatif de 3 000 $ par année. NIVEAU DE SERVICE Augmentation du niveau de service : Il s’agit d’un nouveau service qui n’est pas offert actuellement à la communauté. PLAN D’AFFAIRES 2021-44 Préparation d’un programme de terrasses extérieures PLAN STRATÉGIQUE Accroître l’économie locale i) Exécuter les recommandations du plan directeur d’embellissement des rues principales de Russell et d’Embrun. PLAN DE COMMUNICATION Les projets seront annoncés sur notre site Internet et médias sociaux. PRÉPARÉ PAR: Vanessa Carrière Agente de développement économique PRÉPARÉ ET SOUMIS PAR: Dominique Tremblay Directrice développement économique CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong X Céline Guitard REPORT- Page 2 of 6 6/3/2021 Page 53 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme X Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT À la réunion de conseil du 17 mai dernier, le rapport ECODEV 03-2021 a été présenté. L’achat de deux terrasses extérieures a été approuvé, par contre les endroits choisis pour l’installation de celles-ci durant la saison estivale 2021 doivent être approuvés. Ci-dessous, vous trouverez une liste d’endroits à Embrun et Russell où nous avons évalué. Russell : - Rue Craig (près du Foodland ou près de notre abribus devant Home Hardware) - Aréna - Bibliothèque - Parc Duncanville (Parc-o-bus) - Intersection de Castor / Concession (1125 Concession) – endroit retenu (une discussion avec le propriétaire a eu lieu et nous avons obtenu l’approbation d’installer la terrasse sur son terrain pour cette saison) REPORT- Page 3 of 6 6/3/2021 Page 54 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Rouge= Photo aérienne du 1125 rue Concession et location proposé pour la terrasse communautaire Embrun : - Près du rond-point sur Notre Dame - Devant l’Hôtel de ville - 945 Notre Dame (terrain vacant à l’ouest du M&M) - 860 Notre Dame (intersection Notre Dame / St-Pierre) - 843 Notre Dame (terrain vacant à l’est de la Boutique Joma) - Intersection Notre Dame / Blais (Station de train) – endroit retenu (selon les résultats de notre Plan d’amélioration du paysage urbain, cette intersection appartenue par la municipalité est suggérée à être améliorée et ceci présente une excellente occasion de revitaliser ce coin avec un projet pilote). Rouge=Photo aérienne de l’emplacement proposé à Embrun REPORT- Page 4 of 6 6/3/2021 Page 55 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Afin de nous aider dans notre évaluation, nous avons eu une consultation avec Xpertek pour discuter des endroits possibles tout en tenant compte des critères suivants : proximité des entreprises, circulation du trafic, réseau de trottoirs, poubelles, visibilité pour la promotion du projet pilote et sécurité. Selon le Département de développement économique, les deux endroits sélectionnés sont les plus centralisés dans les deux villages, les plus passants et peuvent être installés et utilisés de façon sécuritaire. Un réseau de trottoirs longe la propriété à Russell alors que le sentier récréatif longe celui sélectionné à Embrun. Les endroits sont également au centre de plusieurs entreprises avoisinantes, ce qui va encourager une hausse de circulation piétonnière et engendrer des impacts économiques positifs. Pour la saison estivale 2021, Xpertek estime terminer la construction des deux terrasses extérieures par le début du mois d’août. Si les restrictions de la province liées à la pandémie nous le permettent, nous proposons donc d’installer les deux terrasses à l’intersection de Castor / Concession à Russell et à l’intersection de Notre Dame / Blais à Embrun au début du mois d’août. Si la date de livraison est respectée, nous pourrons profiter de ces installations jusqu’au 1er novembre ou jusqu’à ce que la température le permette. L’an prochain, nous pourrons déplacer les deux terrasses municipales à des endroits différents selon les résultats du sondage auprès du public tout en respectant le règlement à cet effet. Comme mentionné dans notre rapport ECODEV 03-2021, durant le projet pilote, nous allons recueillir des commentaires et statistiques des gens de la communauté. Si ceux-ci sont positifs, nous demanderons au conseil l’approbation pour lancer officiellement le projet de terrasses communautaires et celui-ci deviendra également disponible aux entreprises locales. Les entreprises qui seront intéressées à faire l’acquisition et l’installation d’une terrasse sur leur terrain pourront soumettre une demande à la municipalité. Notre département s’occupera de passer la commande de terrasses afin d’assurer une uniformité, de vérifier que l’emplacement proposé est permis et essentiellement de réduire le prix par unité pour les entreprises intéressées. Un règlement sera adopté avant le lancement officiel du projet de terrasses communautaires. Le règlement proposé permettra l’installation des terrasses dans les emprises de rue (avec approbation du département d’infrastructure). REPORT- Page 5 of 6 6/3/2021 Page 56 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Le but du projet pilote est de faire connaître le projet et les possibilités qui existent aux entreprises de la rue principale pour qu’ils puissent profiter de ce programme à l’été 2022. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION S.O. PIÈCE(S) JOINTE(S) S.O. REPORT- Page 6 of 6 6/3/2021 Page 57 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL IS-PW-11-2021 7 juin 2021 RÉHABILITATION DU PONT R-017 SUJET Réhabilitation du pont R-017 sur le chemin St-Joseph RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport IS-PW-11-2021 daté du 7 juin 2021 et approuve le règlement pour attribuer un contrat et autoriser la conclusion d'une entente avec Urbanlink pour la réhabilitation du pond R-017 sur le chemin St-Joseph pour 955 000 $ +16 808 $ = 971 808 $ (ce montant comprend 1,76 % de la TVH non remboursable); Que le conseil autorise, d’augmenter le budget de ce projet de 111 808 $; et Que le maire et la greffière soient autorisés à signer l'entente. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Le budget capital 2021 comprend 895 000 $, dont 860 000 $ représentent la partie de construction. Le financement du projet se fera avec un prêt et une partie de la taxe sur l’essence, d’après le rapport FS-11-2021. Toutefois, le financement final pourrait être revu également lors des discussions du budget 2022. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS Richard Godin REPORT- Page 1 of 4 6/3/2021 Page 58 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS L’exigence annuelle pour cette structure restera la même. NIVEAU DE SERVICE Le travail de la réhabilitation améliorera le niveau de service actuel puisque la restriction du poids sera ôtée une fois la construction terminée. PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. PLAN DE COMMUNICATION Les soumissionnaires concernés seront informés par lettre de la décision du conseil. PRÉPARÉ PAR: Jonathan Bourgon Directeur Exécutif du service d’infrastructure SOUMIS PAR: Jonathan Bourgon Directeur Exécutif du service d’infrastructure CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : REPORT- Page 2 of 4 6/3/2021 Page 59 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT L’appel d’offres était publié sur « Bids and Tenders » le 1er avril. La date de clôture fut reportée, car lors de l’appel d’offres, nous avons été informés que certains matériaux ne pourront pas être livrés en 2021, alors l’échéancier de construction a dû être prolongé jusqu’en 2022. À la date de clôture, le 17 mai 2021, 11 offres ont été reçues : Entrepreneur Prix de l'offre (% de la TVH exclue) Dalcon Constructors Ltd 897 000 $ Urban Link Civil Ltd 955 000 $ Aecon Construction Ontario East 995 982 $ Limited Coco Paving Inc 1 118 000 $ Ross and Anglin Limited 1 162 039 $ Clearwater Structures Inc 1 178 229 $ Louis W Bray Construction Limited 1 281 555 $ T. W. Tomlinson Limited 1 289 189 $ DW Building Restoration Service Inc 1 341 852 $ National Capital Contracting 1 554 545.25 $ Incorporated Chaque soumission émise par la municipalité comporte une clause qui stipule que la municipalité a le droit de refuser n’importe quelles soumissions pour quelconque raison, d’accepter l’offre qui est la plus avantageuse, ainsi que d’accepter une offre qui n’est pas la plus basse À la suite de conseils juridiques, le personnel est d’avis que les deuxièmes plus bas soumissionnaires seront plus rentables, pour un projet de construction de 2022. REPORT- Page 3 of 4 6/3/2021 Page 60 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 L’administration et HP Engineering ont évalué les offres soumises ainsi que révisé les prix de tous les articles. Selon les facteurs précédemment mentionnés, l'administration recommande d'accepter l'offre de Urbanlink Civil Ltd d'une somme de 955 000 $. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION 1-Refuser la recommandation du personnel et attribuer au troisième plus bas soumissionnaire 2-attribuer au soumissionnaire le plus bas PIÈCE(S) JOINTE(S) 1-HP Engineering review REPORT- Page 4 of 4 6/3/2021 Page 61 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 May 27, 2021 Russell Township 717 Notre-Dame Street Embrun, Ontario, K0A 1W1 Attn: François Landry, Project Manager RE: Bridge R-017 Superstructure Replacement (Contract C0340-21004) – Review of Tenders Pursuant to the Tender opening at your offices on Monday, May 17, 2021 for Contract Number C0340-21004 (Bridge R-017 Superstructure Replacement), the following comments are presented: A total of 11 bids were received and are listed below. The Total Tender Price are listed for each bid (excluding HST). The bids listed below have been ranked based on the Total Tender Price only (excluding HST) and are shown in order from low to high. Dalcon Constructors Ltd.: $ 897,000.00 Urbanlink Civil Ltd.: $ 955,000.00 Willis Kerr Contracting Ltd.: $ 995,982.00 Aecon Construction Ontario East Ltd.: $ 1,118,000.00 Coco Paving Inc.: $ 1,162,039.50 Ross and Anglin Ltd.: $ 1,178,229.00 Clearwater Structures Inc.: $ 1,197,485.00 Louis W. Bray Construction Ltd.: $ 1,281,555.00 R.W. Tomlinson Ltd.: $ 1,289,189.00 DW Building Restoration Services Inc.: $ 1.341,852.00 National Capital Contracting Inc.: $ 1,554,545.25 It is our understanding that the Township has reviewed the above bids and related documents for compliance with the tender requirements and their Purchasing Policy. The Township advised us that the low bidder, Dalcon Constructors Ltd., was found not to be in compliance with the Township’s Purchasing Policy and therefore no review of their bid was undertaken by HP Engineering. As such, HP Engineering performed a review of the next two lowest bids and no irregularities were noted. HP Engineering has not worked with Urbanlink Civil Ltd. in the past. However, we will be working with Urbanlink Civil Ltd. this year on a bridge rehabilitation project awarded by the United Counties of Prescott and Russell. 2039 Robertson Road, Suite 400, Ottawa, Ontario, K2H 8R2 Page 1 of 2 Telephone: (613) 695-3737 Fax: (613) 680-3636 Page 62 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 In their tender submission, Urbanlink Civil provided three reference projects of similar nature and scope of work to the current project. At the time of writing, only one reference could be reached for comments, which were generally positive. Additionally, it’s our understanding that the Township was also able to speak with at least one reference and received positive feedback. Based on our review of the tender submissions and discussions with the Township and provided references, we find no reason not to award the Contract to the second lowest bidder, Urbanlink Civil Ltd., for a Total Tender Price of $955,000.00 (excluding H.S.T.) We trust that the above satisfies your requirements. Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact the undersigned. Regards, HP ENGINEERING INC. Mathieu Poulin, Tashi Dwivedi, P.Eng. Structural Designer/Inspector Principal 2039 Robertson Road, Suite 400, Ottawa, Ontario, K2H 8R2 Page 2 of 2 Telephone: (613) 695-3737 Fax: (613) 680-3636 Page 63 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL IS-PW-15-2021 7 juin 2021 MODIFICATION DU DRAIN MUNICIPAL BRISSON-MOSS SUJET Modification du drain municipal Brisson-Moss demandée par Robert Bourdeau RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport IS-PW-15-2021 daté du 7 juin 2021 et approuve la demande de Robert Bourdeau de continuer le processus de modification du drain municipal Brisson-Moss; et Que le conseil prolonge la nomination de McIntosh Perry Engineering comme firme d’ingénierie responsable de la modification du drain Brisson-Moss. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Tous les coûts associés à la préparation du rapport et aux travaux de modification seront payés par le propriétaire. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS S.O. Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. NIVEAU DE SERVICE S.O. REPORT- Page 1 of 3 6/3/2021 Page 64 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. PLAN DE COMMUNICATION S.O. PRÉPARÉ PAR: Jonathan Bourgon Directeur Exécutif des services d’infrastructure SOUMIS PAR: Jonathan Bourgon Directeur Exécutif des services d’infrastructure CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : Sean MacDonald APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT REPORT- Page 2 of 3 6/3/2021 Page 65 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Le conseil a approuvé la nomination de McIntosh Perry en 2018 et a approuvé une extension d’une année. Puisque cela fait plus d’un an et aucun rapport ne fut présenté, le conseil doit prolonger la nomination afin de suivre les critères de la loi sur le drainage. Ci-dessous est incluse l’information du rapport IS-PW-15-2018 : « La demande de modification du drain municipal Brisson-Moss est venue de Robert Bourdeau, qui est l’un des propriétaires le long du drain. Avec la nouvelle machinerie, il serait avantageux pour lui de maximiser ses terres en installant un ponceau le long de sa propriété. McIntosh Perry a été retenu par M. Bourdeau pour effectuer le travail d’ingénierie. L’administration a rencontré le propriétaire et le surintendant du drainage afin de discuter du processus ainsi que les différentes étapes à suivre en vertu de la loi sur le drainage. La première étape consiste à accepter la demande de M. Bourdeau et à nommer une firme d’ingénierie. Après vérification des antécédents, l’administration et le surintendant du drainage recommandent de donner suite à la demande et de nommer McIntosh Perry Consultant à titre de firme d’ingénierie pour effectuer le rapport et l’évaluation. » AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION De refuser la recommandation de l’administration PIÈCE(S) JOINTE(S) 1-lettre de McIntosh Perry REPORT- Page 3 of 3 6/3/2021 Page 66 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 April 14th, 2021 Mr. Jonathan Bourgon Executive Director | Infrastructure Services Russell Township 717 Notre-Dame Street Embrun, ON K0A 1W1 Dear Jonathan: Re: St. Guillaume/Route 300 Commercial Lands | Brisson-Moss Municipal Drain As you are aware, McIntosh Perry has been retained by 795198 Ontario Inc. to complete the required engineering documents in support of the proposed commercial/retail development on Part of Lot 10, Concession 6 (southeast corner of St. Guillaume Road/Route 300) in Embrun. The subject lands are bisected by the Brisson-Moss municipal drain, which generally runs from west to east, centrally across the subject lands. On November 5th, 2018, under Dept./Committee Report IS-PM-15-2018, McIntosh Perry was appointed as the Drainage Engineer to revise the Engineer’s Report of the Brisson-Moss Municipal Drain (under Section 78 of the Drainage Act) to reflect commercial/retail development proposed by Robert Bordeau. In order to complete the required work, the landowner of the subject site requested that McIntosh Perry be appointed as Drainage Engineers. As per Section 39(1) of the Drainage Act, the appointed Drainage Engineer shall file a completed report within 1 year after appointment; however, due to delays in development, the revised report has not yet been submitted to the Township. Therefore, under Section 39(1), we request that the Council of Russell Township extend the appointment of McIntosh Perry as the Drainage Engineer, to update the Engineer’s Report of the Brisson-Moss Drain under Section 78 of Drainage Act. We are hereby requesting that this be submitted to Council for consideration. Sincerely, ______Jason Sharp, P.Eng. Manager, Water Resources C. 343.344.2668 [email protected] 115 Walgreen Road, R.R.3. Carp, ON K0A 1L0 | T. 613-836-2184 | F. 613-836-3742 [email protected] | www.mcintoshperry.com Page 67 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL IS-WAT-WW-03-2021 7 juin 2021 ALLOCATIONS D’EAU ET ÉGOUTS À LIMOGES SUJET Attribution de 1.65 unités de service d’eau et d’égouts municipaux selon la politique d'allocation de développement par le règlement no 2021-010 et le règlement concernant le calcul des unités d’eau et d’égouts no 82-2012 pour trois propriétés à Limoges. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport IS-WW-03-2021 daté du 7 juin 2021 et que le conseil alloue 0.65 unité municipale d’eau et égout pour le 404 chemin Limoges à Limoges; Et que le conseil alloue 1 unité municipale d’égout pour le 274 chemin Limoges à Limoges; IMPLICATIONS FINANCIÈRES Frais et coûts d'utilisation selon les règlements # 2019-046 & 2019-047 relatifs aux tarifs d’eau et d’égout fournis par la municipalité de la Nation. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS S.O. Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. REPORT- Page 1 of 5 6/3/2021 Page 68 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 NIVEAU DE SERVICE S.O. PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. PLAN DE COMMUNICATION Les propriétaires seront avisés de la décision. PRÉPARÉ PAR: Jonathan Bourgon Directeur Exécutif des services d’infrastructure SOUMIS PAR: Jonathan Bourgon Directeur Exécutif des services d’infrastructure CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc REPORT- Page 2 of 5 6/3/2021 Page 69 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT Le 17 décembre 2018, le conseil de la Corporation de la municipalité de la Nation a approuvé la résolution # 691-2018 par laquelle le canton de Russell s'est vu attribué 187 unités équivalentes d'eau et 142 unités équivalentes d'eaux usées des réseaux d'eau et d'égouts sanitaires de Limoges selon le Rapport municipal # WS-09-2018 de la Nation. Conformément au règlement # 2021-010, étant un règlement visant à établir un système de gestion de la croissance et de répartition du développement pour les systèmes de distribution d'eau et de traitement des eaux usées de la Corporation du canton de Russell, la répartition des allocations du développement est la suivante : 1. Quinze pour cent (15 %) pour le développement prioritaire ; 2. Soixante-cinq pour cent (65 %) pour le développement général, mais pas plus de 40 pour cent (40 %) pour un propriétaire et ; 3. Vingt pour cent (20 %) pour le développement intercalaire. Basé sur les allocations allouées par le conseil du canton de Russell depuis le 17 décembre 2018, il reste le nombre d'unités suivant d’unités d’eau et d’égout dans les catégories respectives : Unités d’eau et égout : Développement prioritaire : 21.3 - 12 = 9.3 Développement général : 92.3 - 86 = 6.3 Développement intercalaire : 28.4 – 6.85 = 21.55 Requête #1 : Une demande pour 30 unités d’allocation municipale d’eau et d’égout a été reçue pour la propriété mentionnée ci-dessous. Le demandeur sollicite l’allocation suivante en vertu du règlement # 2021-010. Unité Usage Adresse demandée proposé Lotissement Maisons en Sandfield 30 unités rangée Phase 2 Le propriétaire regarde à augmenter le nombre de maisons en rangée, à être incluses dans cette phase afin de répartir le coût de la station de pompage. Le promoteur désire présenter une demande aux Comtés pour son lotissement dans les prochaines semaines. REPORT- Page 3 of 5 6/3/2021 Page 70 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Selon le règlement actuel, pas plus de 40% des unités peuvent être attribuées au même propriétaire, donc aucune unité ne peut être attribuée dans le cadre du développement général puisque 70 unités ont déjà été attribuées pour ce lotissement. Requête #2 Une demande pour 0.65 unité d’allocation municipale d’eau et d’égout a été reçue pour la propriété mentionnée ci-dessous. Le demandeur sollicite l’allocation suivante sous le règlement no 2021-010. Unité Usage Adresse demandée proposé 404 chemin 0.65 unité Limoges Coach House Il y a suffisamment d’allocations pour le développement intercalaire. Requête #3 Une demande pour 1 unité d’allocation municipale d’égout a été reçue pour la propriété mentionnée ci-dessous. Le demandeur sollicite l’allocation suivante sous le règlement no 2021-010. Unité Usage Adresse demandée proposé 274 chemin Maison 1 unité Limoges individuelle Il y a suffisamment d’allocations, sous le développement intercalaire. Les allocations d'unités devraient être valides pour une période de deux (2) ans à moins qu’un permis de construction ne soit délivré pour cet emplacement. Les règlements # 2019-046 et 2019-047 seront applicables en ce qui concerne le coût des tarifs d’eau et d’égouts pour les coûts d'investissement dans le village de Limoges tels que fournis par la municipalité de la Nation. Amélioration du système : La Nation achève l’amélioration du système d’égouts sanitaires et travaille à l’amélioration du système d’approvisionnement d’eau, provenant de la Cité de Clarence-Rockland. REPORT- Page 4 of 5 6/3/2021 Page 71 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 L’administration aura une rencontre avec le personnel de la Nation afin de déterminer combien d’unités seraient désormais disponibles, le coût par unité et l’échéancier pour leur disponibilité. Une fois obtenues, ces informations seront présentées au conseil. Pendant ce temps, l’administration recommande au conseil de suspendre toute nouvelle demande d’allocation d’unités pour le village de Limoges. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION 1.Allouer toutes les 30 unités à Elicor 2.Allouer un nombre différent d’unités à Elicor PIÈCE(S) JOINTE(S) 1. demande d’Elicor 2.Carte des unités alloué - Elicor 3.Tableau d’allocation d’eau et égouts de Limoges REPORT- Page 5 of 5 6/3/2021 Page 72 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 April 16, 2021 Municipalite de Russell Township 717 Notre-Dame St, Embrun ON K0A 1W1 Attention: Jonathan Bourgon Reference: Sandfield Subdivision Phase 2 Sewer and Water Connections Our File No.: 119031 Novatech has been engaged to prepare and file an Application for Draft Plan of Subdivision for Elicor Developments. The application will be filed in the next few weeks. The application will include a Serviceability and Stormwater Management Report, Geotechnical Report, Environmental Impact Assessment and a Planning Rationale. This phase will require the design and construction of a sanitary sewage pumping station. The preliminary cost estimate for the pumping station is $500K+ and needs to be paid for the by the approved number of connections. Elicor has been allotted 70 residential connections to the existing water and sewer system. This represents an estimated cost of $7K+ per door to pay for the pumping station for the proposed phase 2. We would like to formally request additional service connections for phase 2 in order to distribute the cost of the sanitary sewage pumping station over a greater number of lots. Elicor would like to request 30 additional connections to the water and sewer system. We could easily revise our pending application to include additional lots if this request is approved. We look forward to your response. Yours truly, NOVATECH J. Lee Sheets, CET Director, Land Development & Public Sector Infrastructure Cc: Ron Theriault, Elicor Cara Ruddle, P. Eng., Novatech M:\2019\119031\DATA\CORRESPONDENCE\LETTERS\20210415 - JBOURGON - ADDITIONAL SERVICES REQUEST.DOCX PAGE 1 OF 1 Suite 200, 240 Michael Cowpland Drive, Ottawa ON K2M 1P6 Tel: 613.254.9643 Fax: 613.254.5867 www.novatech-eng.com Page 73 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 70 units / 70 unités Page 74 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 SUMMARY OF MUNICIPAL WATER AND SEWER AVAILABLE AS OF DECEMBER 17, 2018 (as per Nation Municipality resolution # 691-2018) Village of Limoges - Summary Water and Sewer Allocation TOTAL OF UNITS AVAILABLE available allocated units for the available Village of Limoges AS OF FEBRUARY 1, 2021 units Village of Limoges water units Sewer Statuts Date sent Comments Date Address Type of construction 187 142 Date Date Type of Development Priority Development 28.05 21.3 04-Feb-19 Dune Street, Limoges - Draft approved Subdivision detached dwellings 12 12 Sub-total 16.05 12 9.3 12 General Development 121.55 92.3 21-May-19 Sandfield Subdivision Phase 3 - Elicor Developments 70 70 16-Feb-21 TMJ Construction - Townhouses Townhouses 16 16 16 avril 2021 Sandfield Subdivision Phase 3 - Elicor Developments 30 30 Sub-total 5.55 116 -23.7 116 Infill Development 37.4 28.4 04-Feb-19 252 Limoges Road secondary dwelling unit 0.65 0.65 04-Feb-19 30 Oasis Street secondary dwelling unit 0.65 0.65 04-Feb-19 340 Limoges - vacant lot detached dwelling 1 1 04-Feb-19 38 Duchesse Crescent secondary dwelling unit 0.65 0.65 16-Mar-20 568 Limoges Road Converted dwelling (3 aprtments) 0.95 0.95 06-Jul-20 1795 King Street secondary dwelling unit (basement) 0.65 16-Feb-21 TMJ Construction Mixed-use building 2.95 2.95 19 avril 21 180 Limoges Rd secondary dwelling unit 0.65 Accepted 15 mai 21 404 Limoges RD coach house 0.65 0.65 Pending will be presented to council June 7 2021 for approval 28 mai 21 274 Limoges Rd connect dwelling to sewer 1 Pending will be presented to council June 7 2021 for approval Sub-total 28.6 8.8 19.9 8.5 Total of allocated units 136.8 136.5 Total of available units 50.2 5.5 Page 75 of 147 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL PR-05-2021 7 juin 2021 POLITIQUE DES SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS COMMUNAUTAIRES SUJET Changements à la politique des subventions et contributions communautaires. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport d’information PR-05-2021 daté du 7 juin 2021 et : 1) adopte le règlement proposé afin d’adopter la politique des subventions et contributions communautaires; et, 2) abroge l’ancien règlement 80-2014. IMPLICATIONS FINANCIÈRES S.O. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS S.O. Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. NIVEAU DE SERVICE S.O. PLAN D’AFFAIRES REPORT- Page 1 of 3 6/3/2021 Page 76 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Cet article est identifié à l’item #2021-136 dans le plan d’affaires 2021. PLAN STRATÉGIQUE Cet item fait référence aux articles n) du pilier #2 « Soutenir des communautés en santé et inclusives » du plan stratégique 2019-2022. PLAN DE COMMUNICATION La nouvelle politique et le nouveau formulaire de demande seront partagés sur le site web de la municipalité, ainsi qu’avec les récipiendaires des demandes préapprouvés pour l’année 2021. PRÉPARÉ PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs SOUMIS PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général REPORT- Page 2 of 3 6/3/2021 Page 77 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT La dernière révision de la politique date du 16 juin 2014 (Règlement 80-2014). En octobre 2019, le conseil a donné la directive à l’administration de présenter les demandes recommandées avec les points par consentement. Suivant cette directive et d’autres remarques au cours des dernières années, quelques changements à la politique sont nécessaires. Les changements majeurs à la politique sont : - Rendre plus spécifiques les critères d’éligibilité et d’inéligibilité pour les associations sportives et les écoles. - Ajouter la spécification selon laquelle les locations de glace et de terrains (terrains de balle et terrain synthétique du dôme sportif) sont inéligibles. - Ajouter des spécifications pour le nouveau processus d’attribution, y compris les demandes préapprouvées et les nouvelles demandes et le processus des points par consentement. - Ajouter la possibilité d’envoyer la demande par courriel (la plupart des demandeurs utilisent déjà cette méthode). - Ajouter les deux formulaires d’évaluation à la fin de la politique afin d’avoir tous les documents à la même place. - Modifier le formulaire de demande pour que les candidats puissent remplir le formulaire en PDF et pour des raisons d’accessibilité. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION Que le conseil refuse les recommandations du département. PIÈCE(S) JOINTE(S) 1 - La politique de subventions et contributions communautaires avec les changements proposés (en surlignage). 2 - Règlement proposé REPORT- Page 3 of 3 6/3/2021 Page 78 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Municipalité de Russell Département des Parcs et Loisirs Programme de subventions et de contributions communautaires Adopté le 21 décembre 2009, Résolution 391-2009 Revisé et adopté le 22 février 2011, Règlement 8-2011 et Résolution 15-2011 Revisé et adopté le 3 mai 2011, Règlement 28-2011 Revisé et adopté le 16 juin 2014, Règlement 80-2014 Révisé et adopté le 7 juin 2021, Règlement XX-2021 Page | 1 Page 79 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Politique de subventions et de contributions communautaires 1. QU’EST-CE LE PROGRAMME DE SUBVENTIONS ET DE CONTRIBUTIONS COMMUNAUTAIRES? Les subventions et les contributions communautaires sont offertes aux organismes communautaires sans but lucratif, aux groupes ou associations qui mettent sur pied des projets ou des activités communautaires s’adressant aux résidants résidents de la municipalité de Russell tout en encourageant une cohésion communautaire ainsi qu’une capacité de croissance communautaire. Les projets et les activités doivent se dérouler à l’intérieur des frontières de la municipalité de Russell et peuvent inclurent des célébrations comme la Fête du Canada, des carnavals d’hiver, des foires de la santé, des foires d’emploi, etc. Les fonds offerts pour le programme de subventions et de contributions communautaires sont décidés annuellement par le conseil municipal lors de la période de l’adoption du budget. L’intention du programme de subventions communautaires est de fournir un niveau modeste de soutien financier et ne doit pas être considérée comme la source principale de financement de l'organisme. 2. QUI PEUT FAIRE UNE DEMANDE? A. Critères d’admissibilité Les demandes doivent satisfaire les critères suivants : 1. L’organisme qui fait une demande doit démontrer l’existence d’un conseil d’administration actif ou d’un comité de coordination; 2. L’organisme doit être basé à l’intérieur des frontières de la municipalité de Russell et le projet doit profiter aux résidents de la municipalité; 3. Les activités et les projets communautaires doivent être accessibles et inclusifs et respecter les lignes directrices municipales. 4. L’organisme réalisant le projet doit être SANS BUT LUCRATIF et prêt à fournir une copie de leur charte provinciale si demandée; 5. L’organisme doit respecter les normes établies par la Commission ontarienne des droits de la personne en matière de discrimination; 6. L’organisme doit afficher les bannières municipales attestant que la municipalité est un commanditaire de l’événement; 7. L’organisme doit soumettre un plan de recyclage (Section E) afin de promouvoir le recyclage lors de leur activité; 8. Un organisme débutant ses opérations peut être considéré pour une subvention initiale pour les coûts reliés au démarrage de l’organisme. 9. SPÉCIFICATIONS POUR LES ASSOCIATIONS SPORTIVES : i. La municipalité ne subventionnera pas aucune dépense pour des tournois à l’extérieur des frontières municipales. Toutes retombées économiques doivent rester locales. ii. Les associations sportives locales auront peuvent avoir droit à la salle du haut de l’aréna, et ce, gratuitement SEULEMENT lors de tournois, de journées de photos, de sessions d’entrainement hors glace ou de campagne de financement pour l’association même. Page | 2 Page 80 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 iii. Toute autre demande (banquet, party de Noël, etc.) pour la salle devra être payée par l’association. iv. Les associations sportives mineures et adultes locales et extérieures ne pourront recevoir de subvention pour la location de terrains ou de glace lors de tournois. 10. SPÉCIFICATIONS POUR LES ÉCOLES : i. La municipalité ne subventionnera pas aucune dépense pour des tournois à l’extérieur des frontières municipales. Toutes retombées économiques doivent rester locales. ii. Les écoles locales ou extérieures ne pourront recevoir de subvention pour la location de terrains ou de glace lors de tournois iii. Pour l’utilisation de salles gratuites pour des campagnes de financement pour les écoles, une demande peut être faite en utilisant le formulaire de demande qui se trouve dans cette politique. Toute décision finale est à la discrétion du conseil. iv. Le montant des bourses scolaires est octroyé à la discrétion du conseil municipal lors du processus budgétaire. B. Critères d’inadmissibilité La municipalité ne subventionne pas : 1. Les organismes à but lucratif ou les entreprises; 2. Les organismes ou les activités de nature politique; 3. Les organismes qui exigent une participation à des activités religieuses ou de l’organisation en échange de services; 4. Des activités d’ordre régional, provincial ou national; 5. Les frais de déplacement des équipes qui prennent part à des compétitions à l’extérieur des frontières municipales; 6. Les organismes qui versent des honoraires à leurs membres du conseil d’administration; 7. Activités offertes seulement aux membres de l’organisme; 8. Le salaire des employés municipaux qui sont liés à un événement; Activités nécessitant la présence d’employés municipaux rémunérés et la demande que leurs salaires soient couverts; 9. La location de glace et de terrains (terrains de balle et terrain synthétique du dôme sportif); 10. SPÉCIFICATIONS POUR LES ASSOCIATIONS SPORTIVES : i. Toute demande (banquet, party de Noël, etc.) pour la salle devra être payée par l’association. ii. Les associations sportives mineures et adultes locales et extérieures ne pourront recevoir de subvention pour la location de terrains (terrains de balle et terrain synthétique du dôme sportif) ou de glace lors de la saison régulière et hors saison ou lors de tournois à domicile. iii. La municipalité ne subventionnera aucune dépense pour des tournois à l’extérieur des frontières municipales, incluant les frais de déplacement. Toutes retombées économiques doivent rester locales. 11. SPÉCIFICATIONS POUR LES ÉCOLES : i. La municipalité ne subventionnera aucune dépense pour des tournois à l’extérieur des frontières municipales, incluant les frais de déplacement. Toutes retombées économiques doivent rester locales. ii. Les écoles locales ou extérieures ne pourront recevoir de subvention pour la location de terrains (terrains de balle et terrain synthétique du dôme sportif) ou de glace lors de la saison régulière et hors saison ou lors de tournois à domicile. 3. ÉVALUATION DES SOUMISSIONS Le financement des projets et des activités communautaires est basé sur les critères suivants : Page | 3 Page 81 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 A. Favoriser la participation communautaire 1. Établir des partenariats et des réseaux; 2. Offrir aux citoyens la possibilité de participer à la vie communautaire; 3. Être accessibles à tous, sans distinction d’âge, de sexe, d’origines ou de croyances; 4. Impliquer un grand nombre d’organisateurs et de bénévoles; 5. Contribuer à l’accroissement du soutien familial et communautaire; 6. Sensibiliser les participants à contribuer à une communauté écologique. B. Stimuler l’activité économique et démontrer de l’imputabilité 1. Générer des revenus pour les commerçants locaux; 2. Être récurrent (si possible) et engendrer une croissance économique; 3. Partager les frais en attestant une imputabilité financière et légale; 4. Assurer que les fonds reçus sont utilisés aux projets et aux activités subventionnés. C. Rencontrer le mandat municipal 1. Avoir un impact positif sur la santé communautaire, les loisirs, la culture et les besoins sociaux; 2. Proposer des mesures pour prévenir les problèmes à long terme reliés à la santé et l’intégration sociale; 3. Adopter une approche proactive quant aux besoins, préoccupations et questions communautaires; 4. Éliminer les barrières en sensibilisant le public et en préconisant la compréhension et l’acceptation. D. Viabilité 1. Avoir des buts, des objectifs et une mise en œuvre bien définis et réalistes; 2. Attester des résultats obtenus par le passé et une crédibilité; 3. Définir les résultats anticipés; 4. Ne pas doubler les services déjà offerts localement par d’autres organismes ou par la municipalité. 4. PROCESSUS D’ATTRIBUTION A. Processus et date limite de soumission des demandes : 1. La municipalité acceptera des demandes pendant toute l’année, mais l’attribution du financement ne sera pas automatique puisque la majorité des fonds auront déjà été approuvés pour les demandes présentées lors de l’approbation du budget annuel. Les subventions récurrentes des années précédentes seront présentées lors des séances de travail sur le budget et recevront leur approbation finale à la discrétion du Conseil lors de l’approbation finale du budget. 2. Toutes les demandes, incluant les subventions préapprouvées au budget et les nouvelles demandes, devront être soumises au moins (30) trente jours avant la date du projet ou de l’activité. 3. Toutes les demandes reçues seront examinées avant d’être présentées au conseil afin de s’assurer qu’elles rencontrent répondent aux critères d’admission d’admissibilité. Les demandes respectant les critères d’admissibilité seront présentées lors de la réunion du conseil dans un tableau aux Points par consentement. Les demandes ne respectant pas les critères d’admissibilité ou sollicitant un appui du conseil selon l’administration seront présentées dans un rapport au conseil. Toutes les subventions préapprouvées qui demandent un montant plus élevé que celui au budget seront présentées dans un rapport au Conseil. Page | 4 Page 82 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 4. La réponse du conseil sera envoyée par courriel dans un délai de quarante-huit (48) heures suivant la réunion. L’attribution des fonds ponctuels sera faite quatre (4) semaines précédant le début de votre événement. Un courriel vous sera acheminé indiquant si le chèque a été envoyé par la poste ou est prêt pour être ramassé à la réception tel que mentionné à la Section B du formulaire de demande. B. Annulation Dans le cas où votre activité est annulée et que vous avez reçu une subvention monétaire pour cette activité, un plein remboursement doit être fait à la municipalité dans les 30 jours suivant l'annulation. C. Adresse : Les demandes doivent être adressées par la poste ou en personne au : Département des parcs et loisirs Municipalité de Russell 717, rue Notre-Dame Embrun (Ontario) K0A 1W1 Ou par télécopieur au 613 443-1042 à l’attention du Département des parcs et loisirs; Ou par courriel au [email protected]. 5. FORMULAIRE D’ÉVALUATION / COMPTE-RENDU Tout organisme recevant une subvention préapprouvée ou une nouvelle subvention de la municipalité de Russell, soit en nature ou en argent, DOIT remplir le formulaire d’évaluation et nous le retourner. • Lorsqu’une allocation de fonds est inférieure à 1 000 $, le formulaire d’évaluation devra être accompagné de copies de reçus (si applicable) dans les 30 jours suivant l’activité ou la fin de l’événement. • Lorsque l’allocation de fonds est supérieure à 1 000 $, le formulaire d’évaluation devra être accompagné de copies de reçus (si applicable) dans les 60 jours suivant l’activité ou la fin de l’événement. Veuillez noter que seulement les organismes qui ont complété les exigences et rempli les rapports prescrits seront éligibles pour des demandes futures. La municipalité offre gratuitement un calendrier communautaire sur son site web pour promouvoir votre activité. Visitez le www.russell.ca/calendrier.php et sélectionnez « soumettre votre activité ». Page | 5 Page 83 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 APPENDIX APPENDICE « A » Municipalité de Russell Formulaire de demande de subvention Veuillez noter que : 1. Seules les demandes qui auront été remplies correctement et de façon lisible seront acceptées. 2. Nous communiquerons avec vous par courriel dans un délai de vingt-quatre (24) quarante-huit (48) heures suivant la décision du conseil vous avisant si votre demande a été approuvée ou refusée. 3. Une lettre officielle vous sera envoyée dans un délai de quatre (4) semaines. SECTION A - Coordonnées Nom de l’organisme ou du groupe : Adresse postale : (rue) (case postale) (ville) (code postal) Personne-ressource et titre : No de téléphone de la personne-ressource : Courriel : No de téléphone de l’organisme : Télécopieur : SECTION B - Sommaire de la demande Nom du projet ou événement : Date du début du projet ou de l’événement : Date de la fin du projet ou de l’événement : Je demande : (cochez les cases appropriées) : Montant de la demande L’usage gratuit des installations** $ Des fonds pour des projets ou des événements spéciaux $ TOTAL de la demande $ Les fonds seront : envoyés par la poste à l’adresse ci-dessus envoyés par la poste à l’adresse suivante : ramassés en main propre à la municipalité **Le montant demandé doit correspondre exactement au coût du contrat de location de l’installation municipale avant les taxes. Téléphonez le 613 443-1386 Envoyez un courriel à [email protected] pour obtenir un contrat de location et annexez une copie à votre demande de subvention. Page | 6 Page 84 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 SECTION C – Évènement Événement, activité ou projet 1. Décrivez votre projet ou événement. 2. Indiquez les groupes ciblés par votre projet ou événement spécial et leurs lieux de résidence. Jeunes Hommes Femmes Personnes âgées Tous (Groupe d’âge) Autres (précisez) (Exemples: personnes handicapées. minorités, etc.) Embrun Limoges Marionville Russell Municipalité Autres (précisez) 3. Énumérez tous les partenaires communautaires ou commerces qui contribuent ou sont impliqués dans votre projet ou événement. 4. Si vous demandez un montant supérieur à la subvention obtenue l’an dernier, veuillez justifier cette augmentation. 5. Si votre projet ou événement engendre des profits, veuillez expliquer comment votre organisme a l’intention de gérer ces revenus. Page | 7 Page 85 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 SECTION D – Prévision budgétaire du projet ou événement Services RECETTES PRÉVUES Financement en nature a) Subventions gouvernementales : i) Municipal $ $ ii) Provincial $ $ iii) Fédéral $ $ b) Campagne de financement (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ c) Dons et autres subventions (Veuillez inclure les bénévoles et les services en nature) $ $ d) Frais d’entrée ou de participation $ $ e) Autres revenus (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES RECETTES PRÉVUES $ $ Services DÉPENSES PRÉVUES Dépenses en nature a) Salaires et prestations $ $ b) Location de locaux $ $ c) Équipement et ameublement $ $ d) Fournitures de bureau et services $ $ e) Transport $ $ f) Publicité $ $ g) Traduction et interprétation $ $ h) Autres dépenses (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES DÉPENSES PRÉVUES $ $ SURPLUS OU (DÉFICIT) PRÉVU $ $ Page | 8 Page 86 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 SECTION E – Plan de recyclage La municipalité encourage les organismes demandant une subvention communautaire d’élaborer un plan de recyclage pour un environnement plus sain. a) Comment allez-vous faire le recyclage lors de votre événement? b) S.v.p. Veuillez fournir le nom et numéro de téléphone des personnes responsables de l’initiative de recyclage. c) Avez-vous les contenants nécessaires au recyclage? Oui Non Si vous répondez non et que l’utilisation de contenants municipaux est nécessaire, s.v.p. veuillez identifiez vos besoins particuliers ci-dessous. La municipalité pourra possiblement répondre à votre demande. d) Est-ce qu’une collecte spéciale sera nécessaire pour votre événement? Oui Si oui, s.v.p., veuillez nous aviser de la date (ci-dessous) que le recyclage sera prêt. Non S.v.p. Veuillez vérifier avec le personnel responsable du parc ou de l’installation pour l’entreposage temporaire des produits recyclés jusqu’au jour de collecte. Page | 9 Page 87 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 SECTION F – Signatures NOTE : Toute information contenue dans cette demande est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Par la présente, je certifie que l’information contenue dans ce formulaire est aussi exacte que possible et à tous les égards. Signature du directeur administratif ou de Nom du signataire son représentant (en lettres moulées) Signature du président du conseil Nom du signataire d’administration ou de son représentant (en lettres moulées) SECTION G – Liste de contrôle Voici les documents qui doivent accompagner votre demande afin qu’elle soit complète. Veuillez cocher (✓) les cases ci-dessous pour vous aider. Les sections A à F de la demande dûment remplies. Liste des membres du conseil d’administration ou des membres du comité de coordination. Copie de contrat(s) de location des installations municipales (si applicable à votre demande). Lettre patente (seulement si demande initiale). États financiers de l’année précédente (notez que sans vos états financiers de l’année précédente, votre demande ne sera pas présentée au conseil) pour des demandes de plus de 1 000 $ seulement. Veuillez noter qu’après la révision de votre demande, une lettre de recommandation ou d’appui (ces lettres devront être signées par un agent autorisé de l’association) ou tous autres documents jugés nécessaires pourraient vous être demandés. À noter que le manque de documents pourrait tarder l’approbation de votre demande. MERCI! Page | 10 Page 88 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 APPENDICE B FORMULAIRE D’ÉVALUATION Veuillez noter que ce formulaire d’évaluation doit être remis au département des parcs et loisirs à l’adresse indiquée ci-dessous par courriel à [email protected] et reçu avant que toute autre demande de subvention soit soumise. a) Organisme : b) Personne-ressource : c) Nom de l’événement : d) Date de l’événement : e) Nombre de participants : f) Nombre de bénévoles : Jusqu’à quel point votre projet a-t-il atteint les objectifs décrits dans le formulaire de demande? Votre évènement événement a-t-il atteint la clientèle ciblée? Est-ce que les argents reçus ont été utilisés pour les dépenses demandées? Veuillez clarifier. Page | 11 Page 89 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Budget réel de l’activité Services RECETTES RÉELLES Financement en nature a) Subventions gouvernementales : i) Municipal $ $ ii) Provincial $ $ iii) Fédéral $ $ b) Campagne de financement (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ c) Dons et autres subventions (Veuillez inclure les bénévoles et les services en nature) $ $ d) Frais d’entrée ou de participation $ $ e) Autres revenus (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES RECETTES RÉELLES $ $ Services DÉPENSES RÉELLES Dépenses en nature a) Salaires et prestations $ $ b) Location de locaux $ $ c) Équipement et ameublement $ $ d) Fournitures de bureau et services $ $ e) Transport $ $ f) Publicité $ $ g) Traduction et interprétation $ $ h) Autres dépenses (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES DÉPENSES RÉELLES $ $ SURPLUS OU (DÉFICIT) RÉEL $ $ Si votre budget réel démontre un surplus, comment allez-vous utiliser ces fonds? Complété par : Titre : Signature : ______Signature : ______(président, directeur, représentant) (directeur, représentant) Page | 12 Page 90 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 APPENDICE C FORMULAIRE D’ÉVALUATION BOURSE D’ÉTUDE Veuillez noter que ce formulaire d’évaluation doit être remis au département des parcs et loisirs à l’adresse indiquée ci-dessous par courriel à [email protected]. Il doit être reçu avant que toute autre demande de subvention ne soit soumise. a) Nom de l’école : b) Personne-ressource : c) Date de l’événement : d) Bourse municipale reçue ($) : e) Nom du récipiendaire : Complété par : ______Signature : ______ COMMENTAIRES : Page | 13 Page 91 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL PR-06-2021 7 juin 2021 RAPPORT DE MISE À JOUR POUR LA TRAVERSE DE MOTONEIGE SUJET Mise à jour sur le projet de traverse de motoneige sur le sentier récréatif. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport PR- 06-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte une traverse de motoneige sur le sentier récréatif à l’ouverture près du magasin Piscine Campbell pendant la saison hivernale. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Il n’y a pas d’implication financière pour ce projet. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS S.O. Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. NIVEAU DE SERVICE Il y aura une augmentation du niveau de service, puisque la traverse permet aux motoneiges d’accéder en toute sécurité aux différents commerces locaux dans cette région. PLAN D’AFFAIRES Cet article est identifié à l’item #2019-130 dans le plan d’affaires 2019. PLAN STRATÉGIQUE REPORT- Page 1 of 3 6/3/2021 Page 92 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 S.O. PLAN DE COMMUNICATION S.O. PRÉPARÉ PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs SOUMIS PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT Le 4 juin 2019, l’administration a présenté le rapport PR-15-2019 au conseil. Le conseil a approuvé la recommandation du département d’autoriser un projet pilote d’un an pour la saison d’hiver 2019-2020 pour la traverse de REPORT- Page 2 of 3 6/3/2021 Page 93 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 motoneige sur le sentier récréatif à l’ouverture proche du magasin Piscine Campbell. L’administration devait faire une mise à jour au conseil au printemps 2020. Toutefois, le projet n’a pas pu avoir lieu en 2019-2020 en raison du bas niveau de neige et du champ non coupé adjacent. Le projet a finalement eu lieu pour la saison d’hiver 2020-2021. Madame Céline Guitard, directrice des parcs et loisirs, a consulté Madame Millie Bourdeau, directrice de la sécurité publique et de l’exécution des règlements, et Monsieur Jonathan Bourgon, directeur des infrastructures, sur le projet. Les trois directeurs sont en accord pour continuer ce projet. Aucun dommage n’a été fait au sentier récréatif. Les preuves d’assurances nécessaires furent remises par l’OFSC (Ontario Federation of Snowmobiles Clubs). AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION Que le conseil refuse les recommandations du département. PIÈCE(S) JOINTE(S) S.O. REPORT- Page 3 of 3 6/3/2021 Page 94 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL PR-07-2021 7 juin 2021 EXEMPTION POUR L’ACHAT DE LA RESURFACEUSE DE GLACE POUR L’ARÉNA D’EMBRUN SUJET Approbation du fournisseur pour l’achat de la resurfaceuse de glace de l’aréna d’Embrun. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport PR-07-2021 daté du 7 juin 2021 et accorde une exemption à la politique d’achats pour procéder à l’achat d’une resurfaceuse de glace auprès de Zamboni Company Limited conformément à la politique d’achat et au budget alloué pour 2021. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Ce projet a été identifié dans les projets d’infrastructure 2021 pour un montant total de 91 584 $. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS Aucun changement NIVEAU DE SERVICE Le niveau de service reste le même. REPORT- Page 1 of 3 6/3/2021 Page 95 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. PLAN DE COMMUNICATION S.O. PRÉPARÉ PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs SOUMIS PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT REPORT- Page 2 of 3 6/3/2021 Page 96 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Nous avons reçu un devis pour le prix de 91 237,15 $ (TVH de 1.76% incluse) pour une nouvelle surfaceuse de glace du principal fournisseur de notre région, Zamboni Company Ltd, situé à Brantford en Ontario. L’achat d’une nouvelle Zamboni se fait directement auprès de Zamboni Company Ltd pour tous les clients de l’Ontario. Il est impossible d’acheter de nouvelles machines auprès d’un autre fournisseur, puisqu’ils ont l’exclusion de la vente des surfaceuses à glace Zamboni. Il y a très peu de fournisseurs qui distribuent des surfaceuses de glace au Canada. L’entretien et le service de la machine est assuré par Robert Boileau Zamboni, qui appartient à Zamboni Company Ltd. Ils assurent un service 24 heures sur 24 à partir de Montréal, Québec. Ceci est très crucial pour nous, car nous avons besoin que cette machine soit opérationnelle à tout moment pendant la saison de glace du mois d’août au mois d’avril. Nous avons également demandé un autre devis de l’autre fournisseur principal, Olympia. Le prix reçu était de 88 521,02 $ (TVH de 1,76% incluse). Nous devons mentionner que le fournisseur Olympia est situé à Orillia, soit à plus de 6 heures de route. Ce ne serait pas une situation idéale dans le cas où nous aurions besoin de réparations urgentes sur la resurfaceuse de glace. Nous avons dû faire face à cette situation à quelques reprises au cours des dernières années avec la resurfaceuse de glace de l’aréna de Russell et nous aimerions essayer d’éviter que cela se reproduise à l’avenir. Il y a aussi le coût très élevé de l’envoi de la resurfaceuse à Orillia si nécessaire. Il y a aussi le fait que la Zamboni et l’Olympia sont deux resurfaceuses différentes. La conduite et la mécanique de ces machines sont très différentes. Comme nous essayons toujours de maximiser nos ressources et de faciliter l’affectation du personnel à l’une ou l’autre de nos deux arénas, il est beaucoup plus facile (formation et fonctionnement) d’avoir les deux resurfaceuses de la même marque. Zamboni Company Ltd est le fournisseur privilégié du programme Sourcewell/LAS (services aux collectivités locales) et par expérience, nous préférons Zamboni à Olympia. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION Que le conseil refuse les recommandations du département et conséquemment requiert l’ébauche d’un appel d’offres formel. PIÈCE(S) JOINTE(S) S.O. REPORT- Page 3 of 3 6/3/2021 Page 97 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL PR-08-2021 7 juin 2021 RAPPORT DE MISE À JOUR SUR LES CANTINES SUJET Mise à jour sur les opérations de la cantine. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport PR-08-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte : 1) d’attribuer la cantine de l’aréna d’Embrun à M. Paul Carpentier de Hot Potato pour un montant de 150 $ par mois du 1er mai 2021 au 30 avril 2023; et, 2) d’attribuer la cantine de l’aréna de Russell à M. Ron Landry de Fry Me to the Moon pour un montant de 150 $ par mois du 1er mai 2021 au 30 avril 2023. IMPLICATIONS FINANCIÈRES 2021 Mai à décembre = 150 $ X 8 mois = 1 200 $ X 2 cantines = 2 400 $ 2022 Janvier à décembre = 150 $ X 12 mois = 1 800 $ X 2 cantines = 3 600 $ 2023 Janvier à avril = 150 $ X 4 mois = 600 $ X 2 cantines = 1 200 $ LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS REPORT- Page 1 of 3 6/3/2021 Page 98 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. NIVEAU DE SERVICE Le niveau de service restera le même que la saison précédente. PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. PLAN DE COMMUNICATION Les informations des cantines sont publiées sur le site Web de la municipalité. PRÉPARÉ PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs SOUMIS PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU REPORT- Page 2 of 3 6/3/2021 Page 99 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT Le 7 octobre 2019, le conseil a approuvé l’attribution de la cantine d’Embrun à M. Paul Carpentier et la cantine de Russell à M. Ron Landry pour la période du 1er octobre 2019 au 30 avril 2020 pour un montant de 150 $ par mois chacun. Le 20 avril 2020, le conseil a approuvé l’attribution de la cantine d’Embrun à M. Paul Carpentier et la cantine de Russell à M. Ron Landry pour la période du 1er mai 2020 au 30 avril 2021 pour un montant de 150 $ par mois chacun. Les deux propriétaires ont décidé de poursuivre leur entente avec la Municipalité pour deux autres années, soit du 1er mai 2021 au 30 avril 2023. Entre les mois de mai à août, les locaux des cantines seront utilisés seulement pour de l’entreposage et l’utilisation minimale de certains appareils, puisque ces deux individus exploitent des cantines mobiles durant la saison estivale à Embrun et Russell. Aucune vente de nourriture ne sera permise durant ces mois. L’administration doit ajouter que nous sommes très satisfaits des opérations des deux cantines et que nous recommandons fortement le renouvellement de ces deux locations. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION Que le conseil refuse les recommandations du département. PIÈCE(S) JOINTE(S) S.O. REPORT- Page 3 of 3 6/3/2021 Page 100 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL PR-09-2021 7 juin 2021 SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS COMMUNAUTAIRES SUJET Allocation de fonds aux groupes communautaires pour 2021. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport PR-09-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte les recommandations du département pour les octrois municipaux de 2021 au groupe communautaire suivant : 1) Approuver un don ponctuel au Russell Lions Club au montant de 1 000 $ pour le tirage 50/50 en ligne du 1er juin 2021 au 30 mai 2022. Selon les lignes directrices du programme de subventions et contributions communautaires, les demandes ci-dessus sont conformes aux critères. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Les dépenses seront imputées au budget 2021. Le compte est Dons ponctuels / Subventions communautaires # 00-110-0000-6840 ou au compte des dons en nature # 00-110-0000-6842. Le bilan financier des dons et subventions à jour est joint à ce rapport. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS REPORT- Page 1 of 3 6/3/2021 Page 101 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 S.O. NIVEAU DE SERVICE S.O. PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. PLAN DE COMMUNICATION S.O. PRÉPARÉ PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs SOUMIS PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT REPORT- Page 2 of 3 6/3/2021 Page 102 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT Ceci est une nouvelle demande pour le Russell Lions Club. Le formulaire d’application a été reçu le 26 mai 2021. L’argent reçu sera utilisé pour payer les coûts initiaux de la vente en ligne des 50/50 (évaluation de l’éligibilité et licence de loterie AGCO et développement d’une boutique en ligne séparée pour les tirages au sort). Les recettes du tirage seront utilisées pour soutenir la communauté (sports mineurs pour les jeunes, événements communautaires, parcs, personnes âgées, banque alimentaire) ainsi que pour soutenir les cinq causes mondiales du Lionisme. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION Que le conseil refuse la recommandation du département. PIÈCE(S) JOINTE(S) 1 - Le bilan financier des dons et subventions communautaires REPORT- Page 3 of 3 6/3/2021 Page 103 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 REQUESTS FOR COMMUNITY GRANTS / DEMANDE POUR PROGRAMME DE SUBVENTIONS COMMUNAUTAIRES Presented on June 7, 2021 - Présenté le 7 juin 2021 RECOMMANDATIONS 2021 2020 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT 2019 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT RECOMMENDATIONS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS Name of Organization Name of Event $$ $$ $$ Nom de l'organisme Nom de l'événement SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- $29,000- LUATION LUATION LUATION BUDGETED AMOUNT / MONTANT BUDGETÉ $34,000-$12,500+$22,527.49 $12,500+$18,500 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS RECOMMENDATION / RECOMMANDATIONS 2021 $44,027.49 $ 35,000.00 EMBRUN SALLES QUILLES SALLES QUILLES SALLES QUILLES Amis pour la vie / Friends for Life Bingo Fundraiser (juin) $ 325.00 $ 309.00 $ 309.00 X Amis pour la vie / Friends for Life Bingo Fundraiser (octobre) $ 325.00 $ 309.00 $ 309.00 X Amis pour la vie / Friends for Life Health & Wellness Day $ 650.00 $ 618.00 $ 618.00 X Association des loisirs communautaires Carnaval hiver Embrun $ 4,722.00 $ 4,495.00 X $ 3,877.00 X Association des loisirs communautaires Célébrons Ensemble/Summerfest $ 924.00 X Association canadienne-française de l'Ontario de Banquet de la francophonie Prescott et Russell $ 1,300.00 $ - $ 2,500.00 $ 1,285.00 $ 2,500.00 $ 1,236.00 $ 2,500.00 X Centre de santé communautaire de l'estrie Ateliers de prévention de chutes $ 425.00 X $ 650.00 X Centre de santé communautaire de l'estrie Ateliers de prévention de chutes $ 700.00 X Club Joie de vivre 50+ Activités - Carnaval hiver d'Embrun $ 243.36 $ - $ 243.36 $ - X $ 309.00 $ - $ 100.00 X Club Joie de vivre 50+ Activités - Festival d'été Embrun $ 243.36 $ 100.00 $ 243.36 $ 300.00 $ 100.00 $ 309.00 $ 100.00 X Club Joie de vivre 50+ Festival American Country $ 618.00 $ 100.00 X Club Optimiste d'Embrun Spectacle Opti-Show $ 1,236.00 Club Optimiste Embrun Festival du homard $ 1,540.00 $ 175.00 $ 1,156.00 $ 175.00 $ 1,156.00 $ 175.00 X École secondaire catholique d'Embrun Bourse d'étude secondaire $ 300.00 $ 300.00 X $ 300.00 X École St-Jean, Pavillon La Croisée / Club Optimiste Bingo Monstre Embrun $ 325.00 $ 309.00 $ 309.00 X Embrun Community and Business Watch Ladie's night $ 1,156.00 X Embrun Minor Hockey Association Tournoi Fall Classic $ 495.00 $ 495.00 $ 495.00 X Embrun Minor Hockey Association Photo Day $ 200.00 $ 200.00 $ 252.50 X Embrun Panthers Junior Team Off-ice training program $ 150.00 X $ 325.00 X Embrun Skating Club Off-ice conditioning camps (jan-march) $ 150.00 $ 225.00 X $ 325.00 X Embrun Skating Club Off-ice conditioning camps (sept-dec) $ 275.00 X $ 275.00 Russell District Girls Hockey Association Photo Day $ 165.00 $ 165.00 $ 165.00 X Valoris pour enfants et adultes de PR Journée familiale $ 474.00 $ 1,072.65 X $ 474.00 X Valoris pour enfants et adultes de PR Fête d'Halloween Party $ 309.00 X L'Union Culturelle des Franco-Ontariennes Journée de la femme $ 309.00 Page 104 of 147 L'Union Culturelle des Franco-Ontariennes Vivre comme personnes aidantes $ 165.00 Services communautaires de Prescott et Russell Diners communautaires $ 200.00 X $ 1,000.00 X Butterfly Child Holiday Concert - Memory of Debra Canada & Kin Club of Russell Jonathan Pitre $ 1,156.00 S:\Department\Parks and Recreation\Grants - Subventions communautaires\2021\2021 Budget - Community grants_JUNE 2021 page 1 / 4 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 REQUESTS FOR COMMUNITY GRANTS / DEMANDE POUR PROGRAMME DE SUBVENTIONS COMMUNAUTAIRES Presented on June 7, 2021 - Présenté le 7 juin 2021 RECOMMANDATIONS 2021 2020 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT 2019 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT RECOMMENDATIONS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS Name of Organization Name of Event $$ $$ $$ Nom de l'organisme Nom de l'événement SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- $29,000- LUATION LUATION LUATION BUDGETED AMOUNT / MONTANT BUDGETÉ $34,000-$12,500+$22,527.49 $12,500+$18,500 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS Girl Guide of Canada RECOMMENDATIONGirl Guides / RECOMMANDATIONS Wolrd Thinking Day 2021 $44,027.49 $ 309.00 X Girl Guide of Canada Guider's Planning Meeting $ 50.00 X FESFO Jeux franco-ontariens $ 9,148.60 $ 7,764.60 Programme Samedi-thérapie pour jeunes Regroupement Autisme Prescott-Russell autistes $ 650.00 $ 300.00 X LIMOGES Canada Day Festivities/Family Day Community Limoges Citizenship Committee Celebration $ 1,000.00 $ 1,000.00 $ 1,000.00 X Limoges Citizenship Committee Boboul Family Day $ 300.00 $ 250.00 X Club Optimiste de Limoges Paniers de Noël $ 500.00 $ 1,500.00 X $ 500.00 X Limoges Optimist Club Christmas Tree Lighting $ 1,000.00 X $ 500.00 X MARIONVILLE Comité du carnaval de Marionville Carnaval d'hiver $ 784.50 $ - $ 1,000.00 $ 754.50 $ - $ 1,000.00 X $ 618.00 $ - $ 1,000.00 X Club Bel Âge de Marionville Souper communautaire de Noël $ 272.00 $ 1,000.00 $ 262.00 $ 1,000.00 $ 262.00 $ 1,000.00 X Comité des citoyens de Marionville Festival des sucres $ 272.00 $ 1,000.00 $ 262.00 $ 1,000.00 $ 206.00 $ 1,000.00 X Conseil des parents École Ste-Thérèse-d'Avila Diner de Noel $ 206.00 MARVELVILLE Marvelville Community Club Tent for Canada Day events $ 565.00 $ 565.00 $ 500.00 X RUSSELL 5 Cyclone Air Cadet Squadron Annual parades and awards show $ 1,710.00 $ 1,619.00 $ 1,619.00 X Club Optimiste de Russell Rib Night $ 488.00 $ 465.00 $ 465.00 X Club Optimiste de Russell Kids Christmas Party $ 165.00 X Club Optimiste de Russell Activités d'Halloween Activities $ 165.00 X Club Optimiste de Russell Trivia Night $ 465.00 X $ - École Secondaire Russell High School Bourse d'étude secondaire $ 300.00 $ 300.00 X $ 300.00 X École Secondaire St-Thomas Aquinas Bourse d'étude secondaire $ 300.00 $ 300.00 X $ 300.00 X Kin Club de Russell - Poutmaster Tournament Fishing Derby Tournament $ 750.00 $ 750.00 $ 750.00 Kin Club of Russell Christmas Lights and Decorations Contest $ 1,000.00 X Page 105 of 147 Kin Club of Russell Beyond the Basics Health and Wellness $ 309.00 $ 750.00 X Kin Club of Russell Hairspray Roast $ 1,156.00 X Russell Agricultural Society Canada Day $ 4,000.00 $ 4,000.00 $ 4,000.00 X S:\Department\Parks and Recreation\Grants - Subventions communautaires\2021\2021 Budget - Community grants_JUNE 2021 page 2 / 4 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 REQUESTS FOR COMMUNITY GRANTS / DEMANDE POUR PROGRAMME DE SUBVENTIONS COMMUNAUTAIRES Presented on June 7, 2021 - Présenté le 7 juin 2021 RECOMMANDATIONS 2021 2020 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT 2019 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT RECOMMENDATIONS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS Name of Organization Name of Event $$ $$ $$ Nom de l'organisme Nom de l'événement SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- $29,000- LUATION LUATION LUATION BUDGETED AMOUNT / MONTANT BUDGETÉ $34,000-$12,500+$22,527.49 $12,500+$18,500 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS RECOMMENDATION / RECOMMANDATIONS 2021 $44,027.49 Russell Agricultural Society Russell Fair $ 8,000.00 $ 8,000.00 $ 8,000.00 X Russell Agricultural Society Monster Bingo $ 309.00 X Russell Agricultural Society Dueling Piano & Chinese Buffet $ 1,156.00 Russell Historical Society Heritage Festival $ 1,000.00 $ 1,000.00 $ 1,000.00 X Russell Lions Club Lobster Fest $ 2,355.00 $ 555.00 $ 2,034.00 $ 555.00 $ 1,539.00 X Russell Minor Hockey Association Photo Day $ 495.00 $ 495.00 $ 495.00 X Russell Minor Hockey Association IP Fun Day $ 165.00 $ 165.00 $ 165.00 X Russell Minor Hockey Association Peewee hockey tournament $ 495.00 $ 495.00 $ 495.00 X Russell Minor Hockey Association Atom B Winter Freeze Tournament $ 495.00 $ 495.00 $ 495.00 X Russell District Girls Hockey Association Fundraisier for Atom House League $ 75.00 X Russell Trivia Night Santa's for seniors $ 465.00 X Russell Trivia Night Russell Cadets $ 465.00 X Russell Trivia Night Big Sky Ranch $ 465.00 X Russell Trivia Night Jamie Antobelli & children $ 465.00 X Russell Trivia Night Russell Masons $ 465.00 $ 465.00 X Russell Trivia Night Ambassador Ministries in Covenant $ 465.00 X Russell Trivia Night Bereaved Families of Ontario $ 465.00 X Russell Trivia Night Russell Township Museum $ 465.00 X Russell Trivia Night STA Mission Trip $ 465.00 X Russell Trivia Night Russell Fire Dept. $ 465.00 X Russell Trivia Night Russell United Church $ 465.00 X Russell Trivia Night Lilly's Family $ 465.00 Russell Trivia Night 5 Cyclone Air Cadet Squadron $ 465.00 Russell Trivia Night Winchester Hospital $ 465.00 Down East Kitchen Party - Russell Historical Russell Trivia Night Society $ 465.00 Terry Fox Foundation Terry Fox Run $ 300.00 $ 300.00 $ 300.00 X Page 106 of 147 The Russell Run $ 137.50 X 2nd Russell Guide/Pathfinder Guiding Unit First Aid Training $ 180.00 X 2nd Russell Guide/Pathfinder Guiding Unit HoHo $ 824.00 X S:\Department\Parks and Recreation\Grants - Subventions communautaires\2021\2021 Budget - Community grants_JUNE 2021 page 3 / 4 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 REQUESTS FOR COMMUNITY GRANTS / DEMANDE POUR PROGRAMME DE SUBVENTIONS COMMUNAUTAIRES Presented on June 7, 2021 - Présenté le 7 juin 2021 RECOMMANDATIONS 2021 2020 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT 2019 RÉEL PAYÉ / ACTUAL PAID OUT RECOMMENDATIONS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS IN KIND GRANTS Name of Organization Name of Event $$ $$ $$ Nom de l'organisme Nom de l'événement SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT SUBVENTIONS EN NATURE RAPPORT 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- 00-110-0000-6842 00-110-0000-6840 D'ÉVA- $29,000- LUATION LUATION LUATION BUDGETED AMOUNT / MONTANT BUDGETÉ $34,000-$12,500+$22,527.49 $12,500+$18,500 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS $34,000.00 $ 29,000.00 REMIS Freedom Dog Rescue RECOMMENDATIONPaint /Your RECOMMANDATIONS Pet Paint Night 2021 $44,027.49 $ 195.00 Community-run Radio Station CJRO FM 107.7 / 107.9 $ 5,100.00 Russell Open Mic Community Open Mic $ 480.00 X $ 600.00 Total of PRE-APPROVED and MONTHLY APPROVED grants / Total des dons PRÉ-APPROUVÉS ANNUELS ET MENSUELS $ 7,390.00 $ - $ 18,765.00 $ 31,931.82 $ 1,372.65 $ 31,745.00 $ 33,532.00 $ - $ 24,425.00 FUNDS AVAILABLE AFTER PRE-APPROVED and MONTHLY APPROVED GRANTS / FONDS DISPONIBLES APRÈS LES DONS PRÉ-APPROUVÉS ANNUELS ET MENSUELS $36,637.49 $ 16,235.00 $695.53 $ (2,745.00) $468.00 $ 4,575.00 Amounts remitted on December 31, 2020 / Montants remis au 31 décembre 2020 $ 10,399.86 $ 1,072.65 $ 10,500.00 FUNDS AVAILABLE TO DATE / FONDS DISPONIBLES A CE JOUR $22,527.49 $ 18,500.00 Pre-approved amounts still to confirm for 2020 / Montants préapprouvés toujours à confirmer pour 2020 $ - $0.00 $0.00 TOTAL FUNDS AVAILABLE TO DATE / TOTAL DES FONDS DISPONIBLES À CE JOUR $22,527.49 $ 18,500.00 GRANT REQUESTS RECOMMENDED THIS MONTH (June 2021) / DEMANDES DE DONS RECOMMANDÉES CE MOIS-CI (Juin 2021) Russell Lions Club Online 50/50 Raffle $ 1,000.00 Total recommended this month / Total des recommandations ce mois-ci : $ - $ - $ 1,000.00 $ - $ - $ - $ - $ - $ - 2020 UNCOMMITTED GRANTS / DONS NON COMMIS 2020 : $36,637.49 $ 15,235.00 $695.53 $ (2,745.00) $468.00 $ 4,575.00 - The amounts in a yellow square were the preapproved grants in 2020 and what the administration is recommending for 2021. / Les montants en jaune sont des montants préapprouvés et les recommandations de l'administration pour 2021. - The amounts in a green square are requests that are newly preapproved for 2021. / Les montants en verts sont les demandes qui sont nouvellement préapprouvées pour 2021. - The amounts in a blue square are requests that are annual but the amount changes every year. / Les montants en bleu sont les demandes annuelles, mais dont le montant change chaque année. - The amounts in a pink square are requests that were pre-approved in 2020, but were cancelled due to COVID-19. / Les montants en rose sont les demandes qui étaient préapprouvées pour 2020, mais qui furent annulées en raison de la COVID-19. Page 107 of 147 S:\Department\Parks and Recreation\Grants - Subventions communautaires\2021\2021 Budget - Community grants_JUNE 2021 page 4 / 4 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL PR-10-2021 7 juin 2021 CÉLÉBRATION DE LA FÊTE DU CANADA DANS PRESCOTT ET RUSSELL SUJET Demande de financement pour la célébration de la fête du Canada dans Prescott et Russell. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport PR- 10-2021 daté du 7 juin 2021 et adopte qu’un montant de 3 000 $ soit prélevé du budget 2021 des subventions et contributions communautaires pour le projet de célébration de la fête du Canada dans Prescott et Russell. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Les dépenses du projet sont les suivantes : - Tara Shannon (chanteuse) = - 1 500 $ - JB Danceworkz (troupe de danse) = 500 $ - Lexine Ménard (montage des danses) = 450 $ - Dépenses additionnelles non prévues = 500 $ approx. Total du budget demandé = 2 950 $ Les dépenses seront imputées au compte 00-110-0000-6840 du budget 2021 des subventions et contributions communautaires. En date du 7 juin 2021, un montant de 16 235 $ est encore disponible. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS REPORT- Page 1 of 3 6/3/2021 Page 108 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. NIVEAU DE SERVICE S.O. PLAN D’AFFAIRES S.O. PLAN STRATÉGIQUE S.O. PLAN DE COMMUNICATION L’événement sera annoncé et publié sur notre site web, nos médias sociaux et notre page YouTube. PRÉPARÉ PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs SOUMIS PAR: Céline Guitard Directrice Parcs et Loisirs CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION REPORT- Page 2 of 3 6/3/2021 Page 109 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT Les municipalités des comtés unis de Prescott et Russell (CUPR) ont décidé d’unir leurs forces pour présenter une célébration virtuelle pour la fête du Canada. Une première rencontre a eu lieu à la fin avril 2021 pour susciter l’intérêt des municipalités. Le Conseil des arts de Prescott-Russell (CAPRAC) a accepté de prendre la coordination du projet. Des rencontres ont lieu chaque semaine avec le CAPRAC, les CUPR et les municipalités participantes pour faire avancer le projet. La célébration aura lieu le 1er juillet 2021 sous forme de spectacle collectif virtuel mettant en valeur des artistes locaux. L’événement sera bilingue. Chaque municipalité aura 15 minutes pour présenter leurs artistes. Chaque maire fera aussi un discours de 30 secondes. Chaque municipalité est responsable de choisir leurs artistes. La Municipalité de Russell a décidé de présenter Tara Shannon de Russell, qui interprétera 2 chansons, et JB Danceworkz, une troupe de danse d’Embrun. De plus, Lexine Ménard, photographe d’Embrun sera responsable du montage du vidéo pour la troupe de danse. Un projet de ce type n’est pas sans coût pour les artistes et la municipalité. C’est ainsi que l’administration demande pour l’utilisation de fonds du budget 2021 des subventions et contributions communautaires. AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION Que le conseil refuse les recommandations du département. PIÈCE(S) JOINTE(S) S.O. REPORT- Page 3 of 3 6/3/2021 Page 110 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » RAPPORT AU CONSEIL CAO-05-2021 7 juin 2021 EXEMPTION À LA POLITIIQUE D’ACHAT – GOVERNMENT FRAMEWORK AND CASCADE SOFTWARE SUJET Exemption à la politique d’achat - règlement 2019-085 pour l’achat de logiciel Government Framework and Cascade Software, un logiciel d’administration municipale pour la planification stratégique et opérationnelle, la cartographie des processus et l’automatisation des flux de travail. RECOMMANDATION Que le conseil reçoit le rapport CAO- 05-2021 daté du 7 juin 2021 et accorde une exemption à la politique d’achat 2019-085, afin de procéder à l’achat de logiciel Government Framework and Cascade et que le Directeur général procède à signer une entente de cinq (5) ans. IMPLICATIONS FINANCIÈRES Coût pour la 1ere année : Coût total pour la 1e année:48 250 $ Ceci y comprend : - Frais de service initial : 17 000 $ - Frais de licence : 9 500 $ - Frais annuels : 4 250 $ - Frais de développement et formation annuelle : 17 500 $ Coût pour les années suivantes : Coût total annuel pour les années suivantes : 31 250 $ Ceci y comprend : - Frais de licence : 9 500 $ - Frais annuels : 4 250 $ - Frais de développement et de formation : 17 500 $ CAO-05-2021 Government Framework Software Purchase Page 1 of 7 6/3/2021 Page 111 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Un montant de 60 000 $ a été inclus dans le budget capital 2021 pour l’achat et la mise en œuvre de ce type de logiciel. LES IMPLICATIONS FINANCIÈRES ONT ÉTÉ VÉRIFIÉES SELON LE BUDGET ANNUEL ET/OU LES POLITIQUES OU RÈGLEMENTS APPROUVÉS Richard Godin Directeur des finances-trésorier BESOIN ANNUEL DE LA GESTION DES IMMOBILISATIONS S.O. NIVEAU DE SERVICE Ce logiciel améliorera plus efficacement la planification stratégique et opérationnelle de l’administration et permettra à l’administration de suivre et surveiller les projets de plus près ainsi que fournir des indicateurs clés de performance. PLAN D’AFFAIRES Cet article est identifié à l’item 2021-80 dans le plan d’affaires 2021. PLAN STRATÉGIQUE Cet item fait référence à l’article s) du pilier #5 « S’assurer l’excellence de nos services » du plan stratégique 2019-2022. PLAN DE COMMUNICATION Suite à la décision du conseil, le bureau du Directeur général, procédera à la planification de la mise en œuvre du logiciel, à la formation des chefs de département et du lancement du logiciel. PRÉPARÉ PAR: Debbie Guillemette Officier des services corporatifs et des ressources humaines SOUMIS PAR: CAO-05-2021 Government Framework Software Purchase Page 2 of 7 6/3/2021 Page 112 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Jean Leduc Directeur général CIRCULÉ À ET/OU COLLABORÉ AVEC: Brian Duhamel Bruce Armstrong Céline Guitard Dominique Tremblay Jean Leduc Joanne Camiré Laflamme Jonathan Bourgon Millie Bourdeau Richard Godin Autre : APPROBATION EN ACCORD AVEC LA RECOMMANDATION EN FONCTION DU CONTENU DE PRÉSENT RAPPORT Jean Leduc Directeur général HISTORIQUE, RÉFÉRENCES ET INFORMATION DE SUPPORT Au cours de l’année 2019, la municipalité a reçu un octroi inconditionnel de $624 072 de la Province de l’Ontario (Annexe A) dont l’objectif est d’aider les petites municipalités et rurales à améliorer la livraison de leurs services et efficacité. Le bureau du Directeur général est responsable de produire et d’assurer le suivi du Plan stratégique et du Plan d’affaires depuis plusieurs années. Ce travail se fait présentement avec le logiciel Excel et requiert énormément de temps au personnel du bureau du D.G. ainsi qu’à tous les chefs de département pour la préparation et suivi annuels. Puisque le travail n’est pas automatisé, il requiert beaucoup d’efforts pour le maintenir alors qu’en contrepartie, il est difficile, voir inefficace, de produire des rapports de suivis ponctuels et rapides. De plus, la Greffe produit également un rapport Excel sur les suivis du conseil. Nous avons également plusieurs Plans directeurs où de nombreuses CAO-05-2021 Government Framework Software Purchase Page 3 of 7 6/3/2021 Page 113 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 recommandations y sont présentées et dont l’équipe de direction doit se référer pour préparer les budgets et plans d’affaires annuels. Présentement, ces informations ne sont pas automatisées et ceci rend la production de rapports de suivis difficile. Lors des discussions du budget 2021, le D.G. avait fait mention d’un produit qui pourrait solutionner la question de productivité, d’efficacité et de transparence et le conseil a accepté d’inclure ce projet pour 2021. Plateforme évaluée : Au cours des derniers mois, le Directeur général a entrepris un certain nombre de discussions et de négociations sur les coûts avec Government Framework.com pour discuter de leur solution cloud et des besoins et exigences potentiels pour l’automatisation de la gestion et de la performance du plan stratégique, de la gestion de nos processus, de l’automatisation des flux de travail et l’optimisation sur une seule plateforme pour la municipalité. Goverment Framework.com est un cadre de performance de premier plan axé sur la transparence, la collaboration à l’interne, la qualité des rapports et amélioration de la prise de décision. La solution basée sur le cloud offre une structure et une discipline flexibles dans la gestion de la planification stratégique et opérationnelle, la gestion des performances, les projets capitaux, la gouvernance, les risques et la conformité, tout, dans une plateforme de base de données unique. Voici quelques avantages clés de leur plateforme : - Élimine la duplication sans fin des informations contenues dans Word, Excel et autres documents; - La facilité d’intégration de nos logiciels actuels permet une durée de vie prolongé des systèmes existants; - Élimine les résultats et les systèmes de rapports manuels (réduit les efforts de planification manuelle jusqu’à 80 pour cent); - Un système « pull view » des opérations globales (systèmes d’information de direction et de gestion); - Une forte concentration sur la gouvernance et les rapports de conformité; - Le déploiement à l’échelle de la corporation (plutôt qu’en silo) augmente la qualité des rapports; CAO-05-2021 Government Framework Software Purchase Page 4 of 7 6/3/2021 Page 114 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 - Un format de page unique pour tous les besoins de rapport de gestion; - Démontre les progrès malgré les défis opérationnels imprévus; - Rétention des connaissances, des priorités, et offre plan de relève lors de roulement de personnel; - Processus de travail et progression automatisée des objectifs. Vous trouverez à l’annexe B un tableau de comparaison fonctionnelle entre trois (3) développeurs de logiciels. La plateforme Government Framework.com démontre clairement une solution d’administration municipal flexible et investit et innove constamment dans de nouveaux modules avec différents constructeurs de logiciels. Tout récemment, Government Framework.com s’est associé avec Nintex, une leader dans l’automatisation des flux de travail et des processus et a intégré à leur plateforme des cartographies de processus et des politiques à leur système. Mise en œuvre et formation : Si le conseil approuve l’acquisition du logiciel, nous proposons le plan de mise en œuvre suivant (voir l’annexe C). Les modules identifiés en vert seront ceux que nous comptons implanter au départ. Après un lancement réussit et avec le temps, la corporation pourra décider d’implanter de nouveaux modules selon les priorités du jour. Nos objectifs, en intégrant les modules proposés, sont de mettre en place les modules proposés progressivement afin de diminuer la duplication sans fin de documents Word, Excel et des listes d’actions interdépartementales en un seul système de gestion partagé. En consolidant ces documents dans un tableau de bord facile à utiliser, nous pourrons également économiser le temps de travail manuel en intégrant notre plan stratégique, plans opérationnels et plans directeurs dans la solution automatisée permettant aux chefs de départements de suivre l’avancement des leurs projets et initiatives de près, de signaler la prestation des services de l’organisation et d’améliorer la transparence entre la direction, le conseil et la communauté. Government Framework.com offre une formation initiale et un programme de formation et de développement mensuelle pour les chefs de département afin d’assurer le succès des livrables et de la mise en œuvre. La gestion de projet sera déléguée à l’Officier des services corporatifs et des ressources humaines. Elle pourra ainsi superviser la mise en œuvre et le développement du projet résultant à la réalisation des objectifs visés et soutenir l’engagement CAO-05-2021 Government Framework Software Purchase Page 5 of 7 6/3/2021 Page 115 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 de la direction autant au lancement que pendant l’utilisation de la plateforme. De plus, l’acquisition et la mise en œuvre de ce logiciel aligne et soutient l’initiative de notre plan stratégique actuel soit « Revoir le plan de succession des chefs de département ». Government Framework.com permettra aux affaires de la municipalité de continuer à avancer en cas de départ d’un chef de département et cette solution servira comme outil idéal pour retenir et cultiver les futurs chefs de département. La solution de données centralisées basée sur le cloud nous permettra de réaffecter toutes les tâches, plans et responsabilités au sein de la plateforme en quelques frappes seulement à partir d’où leur prédécesseur s’est arrêté. Demande d’exemption à la politique d’achat : Le Directeur général est en contact avec cette firme depuis quelques années puisque le produit offert lui semblait offrir une réponse à plusieurs de nos défis. Il a obtenu des références du fournisseur et il a ainsi discuté avec des représentants de la Ville de Kingston, ON et de la Ville de Oromocto NB. Comme nous le recommandons, ces villes ont fait un achat d’un fournisseur unique. Le Directeur général est satisfait et confiant de faire la demande au conseil d’accorder une exemption à la politique d’achat et d’approuver l’achat de ce logiciel par un fournisseur unique (Government Framework.com) pour les raisons suivantes: - A les droits de distribution exclusifs du produit au sein du gouvernement local; - Est le créateur du cadre de gouvernement local; - Aucun fournisseur/développeur concurrentiel; - A des municipalités au Canada, aux États-Unis et en Australie; - Ne doit pas être confondu avec les développeurs de « logiciels de planification stratégique ». Ces fournisseurs se concentrent uniquement sur les suivis des plans stratégiques seulement; - Peut stocker plus de 80 documents de planification; - Un endroit central où vous pouvez accéder à plus de 40 tableaux de bord; - S’intègre à plus de 100 logiciels municipaux. CAO-05-2021 Government Framework Software Purchase Page 6 of 7 6/3/2021 Page 116 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Finalement, nous avons inclus ci-dessous des liens pour accéder quelques courts vidéos de 2 à 3 minutes advenant que le conseil souhaite voir un aperçu du logiciel proposé : 1- Executive leadership Team - Objectives click HERE 2- Reporting All In One Place - Click HERE 3- Turning Your Plans Into Action Click HERE 4- Work From Anywhere - Click HERE 5- Preparing Next Years Plan - Click HERE AUTRES OPTION(S) À LA RECOMMANDATION Que le conseil refuse la demande du Directeur général PIÈCE(S) JOINTE(S) Annexe A – Lettre du Ministre des Affaires municipales et du Logement Annexe B – Tableau de comparaison de logiciels Annexe C – Tableau de processus de travail CAO-05-2021 Government Framework Software Purchase Page 7 of 7 6/3/2021 Page 117 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Schedule A Page 118 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Page 119 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Page 120 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Page 121 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Schedule B GovernmentFrameworks.com inc 7219 112 st Edmonton NW T6G1J4 Ph: (780) 218 8400 Wednesday, 28 April 2021 COMMERCIAL IN CONFIDENCE This paper seeks to identify the key benefits from buying from a value-added reseller - VAR (GovermentFrameworks.com) rather than directly with a software vendor/developer. As the bottom of this section, you will find a functional comparison between three software developers. 1. Freedom to find the best solution for you: While software vendors develop great software, believe it or not, they don’t always know the nuances of implementing the technology nor do they truly understand if the software is the right fit for the buyer. a. At GovernmentFrameworks.com we know local government; our team is focussed on this vertical. We have reviewed and analysed planning software from all over the world to find the best software that meets the needs of local government currently. b. Software vendors more often than not develop a general tool that can be used over many verticals and rely on VAR’s like us to bring the ‘know how’ and experience to the table. c. Many software companies are in the process of scaling their businesses to meet stockholder expectations or private equity investor returns on investment. This pressure to reach certain benchmarks often results in making a sale for the sake of making a sale. Meaning, the vendor will sell software to prospects who are not a good fit thus resulting in a poor customer experience and, ultimately, both parties losing. In a scenario like this, you (as the buyer) end up either wasting time and money only to have to start all over again or limping along with your decision, chasing a return on investment and never meeting the business objectives you’ve set out to obtain. d. GovernmentFrameworks.com has the freedom to resell any software in the world. To stay business, we must have the best available technology for our Local government clients. e. As an example: i. GovernmentFrameworks.com previously was a reseller of Envisio and Clearpoint Strategy. At a point in time 3-4 years ago these were excellent tools and leaders in their own right. ii. Cascade Strategy came along in 2018 and the technology was superior to the other two solutions. iii. We consulted with Envisio and ClearPoint and neither company was able or willing to make the investment in their technology to match Cascade. iv. We then developed a seamless migration path to move our existing customer over on to the Cascade Strategy platform 2. Leverage and advocacy – As a VAR we speak on behalf of all Local Government clients. When we take suggestions for improvements to the vendor it carries the weight of thousands of users. This helps to priority the needs of local government over other industries. If you deal directly with the Vendor, if you are not ‘their biggest customer’ you are simply one of many and risk being lost on the weeds. Working with GovernmentFrameworks.com we are the biggest customer of the vendor. When we ask and advocate on your behalf, we are voicing this on behalf of all local government clients. You benefit from being part of a bigger group via GovernemntFrameworks.com. a. As an example: i. GovernmentFrameworks.com has been able to negotiate pricing that better suits small/medium and large municipalities ii. This has enabled small municipalities to leverage the same technology the bigger municipalities do at an affordable price 1 COMMERCIAL IN CONFIDENCE Page 122 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 GovernmentFrameworks.com inc 7219 112 st Edmonton NW T6G1J4 Ph: (780) 218 8400 3. We work with you at the coal face: For partners who resell and implement software, we tend to manage a specialized vertical of customer than vendors do, and the room for error is much smaller. Quite frankly, we can’t afford for you to fail, which is why we have a proven methodology in place to qualify our clients. a. Additionally, because we spend most of our time implementing the applications as a partner, we like to say we’re the boots on the ground. We’ve fought the hand-to-hand combat of a project, gone into the ditch and know how hard it is to get out of it. With every implementation, we learn tremendous lessons that allow us to bring unique knowledge to a project that even the developer of the selected solution may not understand. And, because we’re regularly working with the technology, we tend to find the bugs in the software and are able to better advocate fixes with the vendor, on your behalf. 4. It’s a partnership with common goals: What we seek, like you, are successful outcomes. It is our mission to ensure we’re rowing side-by-side with our clients. We understand choosing and implementing new software is an investment into the future success of your organization. And the cost of failure is high for both partner and client, thus why making sure we’ve made the right recommendations is so important. a. In short, unlike most vendors, we’re far more aligned to client success, since we’re working side-by- side to meet the objectives stated when buying the software. We don’t have the luxury of making the sale and disappearing. Because of our years of experience, we have an intimate understanding of the strengths and weaknesses of each software, enabling us to better guide our clients to a best fit solution. b. The software vendor doesn’t want you to fail; that never helps anyone. They want their software to work and they certainly don’t want to lose you as a client. However, when there’s more distance from the sale to the actual implementation, the likelihood of failure or not realizing the full value of your investment is greater – it is just the way it is. 5. By partnering with Governmentframeworks.com you are getting a supplier who is focussed on your industry and your needs, that has proven methodology to implement and drive success, that can advocate on your behalf with the vendor. We have the freedom to be agile and move rapidly with technology and bring you along the journey without the pain of having to do all the heavy lifting and time that goes with it. Functional Comparison Functionality Cascade Envisio ClearPoint Strategy Compatible with the Local Government Framework © Unlimited plans Unlimited linkages between plans Unlimited levels in plans Draft plan content Tracks key performance indicators/measures Reports – in built 2 COMMERCIAL IN CONFIDENCE Page 123 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 GovernmentFrameworks.com inc 7219 112 st Edmonton NW T6G1J4 Ph: (780) 218 8400 Dashboards – in built Integration with Power BI reporting Public Facing Website/Content – linking to Local Government Framework Single sign on Integration with Payroll and HR system Plan annual roll over function Flexible Planning structure to allow more than 1 set of terminology Integration to Nintex Process Mapping Integration to Nintex workflow cloud for process automation Strategic plan Corporate / Executive Plan Capital projects plan Risk Plan Departmental Plans Service Level Plans Non capital projects plan Business Continuity planning Emergency response planning(COVID-19) Disaster recovery planning Committees register Delegations & Authorities Register Reporting Register Freedom of information Register Complaints register 3 COMMERCIAL IN CONFIDENCE Page 124 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 GovernmentFrameworks.com inc 7219 112 st Edmonton NW T6G1J4 Ph: (780) 218 8400 Fees & Charges Schedule Council meetings Actions tracking Gift Register Revenue agreements register Regulatory & Compliance plans Asset Management Plan Master Plans Grants Tracking (federal/Provincial) Community Grants Tracking Business Licensing Register Community Survey Plans Planning Approvals Register First nations agreements register Government to Government Plans Tenders Register Team Plans Individual work plans Performance Appraisal per staff member Service Comparison Service Cascade Envisio ClearPoint Strategy Dedicated implementation team to local government Ongoing training and support Monthly Training & Development Program Dedicated resources to develop integration to other local government software 4 COMMERCIAL IN CONFIDENCE Page 125 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 GovernmentFrameworks.com inc 7219 112 st Edmonton NW T6G1J4 Ph: (780) 218 8400 5 COMMERCIAL IN CONFIDENCE Page 126 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Schedule C GovernmentFrameworks.com 7219 – 112 Street NW Edmonton, AB T6G 1J4 26 April 2021 Township of Russell 717 Notre Dame St Embrun, Ontario K0A 1W1 Attention: Jean Leduc, CAO Dear Jean, QUOTE RE: Local Government Framework and Cascade Software Lic. Thank you for your interest in the GovernmentFrameworks.com Local Government Framework © GovernmentFrameworks.com are Global specialists in strategy execution, process mapping and workflow automation revolutionizing the way Local Government plan and report. GovernmentFrameworks.com is the No. 1 provider to Municipal Government in Canada for strategic and operational planning software systems, process mapping and workflow automation implementation and support. GovernmentFrameworks.com is the creator and developer of the Local Government Framework. We look forward to welcoming you aboard! Warmest regards, Kathleen Kathleen Murphy GovernmentFrameworks.com Director, Business Development GovernmentFrameworks.com Inc a Value Added Reseller (VAR) for CASCADE and Nintex "This proposal contains proprietary and confidential information of governmentframeworks.com Inc .and is not be used, disclosed or reproduced, in whole or in part for any purpose other than to evaluate this proposal" Initials: ______ Page 127 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Le 7 mai 2021 Jean Leduc, Directeur général Municipalité de Russell [email protected] OBJET : Cliniques de masse pour la vaccination contre la COVID-19 Cher monsieur Leduc, Je désire tout d’abord vous remercier sincèrement de l’énorme soutien que vous nous accordez en nous offrant vos installations municipales qui nous permettent d’organiser nos cliniques de masse pour la vaccination contre la COVID-19 dans la communauté. Nous recevons beaucoup de rétroaction positive du public à propos des sites, de l’organisation et de l’efficacité de ces cliniques. De telles remarques de la part des membres de notre communauté sont un hommage à l’excellence du travail d’équipe et à la collaboration de tous ceux qui contribuent, incluant la très importante participation de votre personnel municipal. Les équipes du BSEO apprécient particulièrement l’aide et le soutien que vous et votre personnel nous consacrez en ces temps difficiles. Bien que ce soit une période remplie de défis, nous reconnaissons également qu’un effort collectif pour mener à bien la vaccination du plus grand nombre de personnes le plus rapidement possible est le moyen permanent de mettre derrière nous cette pandémie sans précédent d’une durée interminable. Veuillez noter qu’un regard vers l’avenir nous permet d’entrevoir le besoin de d’utiliser vos installations pour la vaccination jusqu’au moins la fin de septembre 2021 afin d’administrer la deuxième dose du vaccin à nos résidents. Nous prévoyons en ce moment de fournir la deuxième dose du vaccin 16 semaines après la première. Nous vous proposons également une entente de service dans laquelle il sera indiqué explicitement que sur une demande écrite de notre part, de services ou d’équipement qui ne sont généralement pas inclus dans le contrat de location habituel pour vos installations, le BSEO vous remboursera ces dépenses extraordinaires. Nous nous réjouissons de continuer à travailler ensemble avec vous au déploiement de cette importante campagne de vaccination qui facilitera la reprise du cours normal de nos vies et le retour à la normale de notre économie. Cordialement, Dr. Paul Roumeliotis, MD, CM, MPH, FRCP(C), CCPE Médecin hygiéniste/Directeur général PR/nd p.j. c.c. Pierre Leroux, maire If you require this information in an alternate format, please call 1 800 267-7120 and press 0. Si les renseignements sont requis dans un autre format, veuillez appeler au 1 800 267-7120 et faire le 0. Page 128 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Entente de services ENTRE : Municipalité de Russell (ci-après appelée « Municipalité de Russell ») -et- LE BUREAU DE SANTÉ DE L’EST DE L’ONTARIO (ci-après appelé le « BSEO ») PRÉAMBULE : ATTENDU QUE le but et la portée de cette entente de services sont que la Municipalité de Russell soutienne et assiste le BSEO dans son programme de vaccination contre la COVID-19. ET ATTENDU QU’à la demande du BSEO, la Municipalité de Russell accepte de fournir les installations nécessaires pour appuyer le programme de vaccination contre la COVID-19 sur l’ensemble de la région de Municipalité de Russell. EN CONSÉQUENCE, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : Il est convenu que le BSEO remboursera à la municipalité toute dépense extraordinaire raisonnable qui n’est pas couverte dans un contrat de location régulier dont les installations font l’objet, à la suite d'une demande écrite reçue par courriel ou autrement, faite par le BSEO par l'intermédiaire de son(sa) représentant(e), Dr. Paul Roumeliotis et/ou Thérèse Bourgeois. La municipalité fournira une facture détaillée décrivant les articles/services qui ont constitué la dépense extraordinaire. Municipalité de Russell Jean Leduc, Directeur général Courriel : [email protected] BSEO Dr. Paul Roumeliotis, Médecin hygiéniste et Directeur général Courriel : [email protected] EN FOI DE QUOI les parties ont signé le présent accord. Date: le 7 mai 2021 Date: ______ ______Dr. Paul Roumeliotis Jean Leduc Médecin hygiéniste et Directeur général Directeur général If you require this information in an alternate format, please call 1 800 267-7120 and press 0. Si les renseignements sont requis dans un autre format, veuillez appeler au 1 800 267-7120 et faire le 0. Page 129 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 MUNICIPALITÉ DE RUSSELL Comité consultatif sur l’accessibilité R É S O L U T I O N Date: 19 mai 2021 Item(s) no.: 7a Resolution no.: 2021-01 Objet: Sondage d’accessibilité de la municipalité de Russell Proposé par: Matthew Graveline Appuyé par: Russell Hogben Attendu que la municipalité de Russell devrait avoir des contributions des citoyens concernant l’accessibilité pour améliorer le plan d’accessibilité; Qu’il soit résolu que le comité consultatif sur l’accessibilité recommande au conseil de distribuer un sondage d’accessibilité dans l’été 2021. Vote enregistré En faveur Contre Adoptée x Défaite Russell Hogben X Modifiée Différée Patrice Dagenais X André Brisson Matthew Graveline X Président Susan Barr X Lauren Dickinson Secrétaire Page 130 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 CORPORATION OF THE TOWNSHIP OF RUSSELL By-law # 2021-XXX Being a by-law to award a contract and to authorize the entry into an agreement with Urbanlink Civil Ltd for the rehabilitation of the bridge R-017 on St-Joseph Road. . WHEREAS Sections 9 and 11, of the Ontario Municipal Act, 2001, S.O. 2001, chapter 25 as amended, provides powers and broad authority to municipalities to establish By- laws to govern the structure of the municipality and its local boards; and WHEREAS request for tenders were made public, received and evaluated for the rehabilitation of the bridge R-017 on St-Joseph Road; and WHEREAS Council, at its Regular Meeting held June 7th, 2021, received report IS-PW- 11-2021 recommending the award of a contract and the entry into an agreement with Urbanlink Civil Ltd for the rehabilitation of the bridge R-017 on St-Joseph Road; now therefore be it RESOLVED THAT THE COUNCIL OF THE CORPORATION OF THE TOWNSHIP OF RUSSELL ENACTS AS FOLLOWS: 1. THAT the proposal received from Urbanlink Civil Ltd in the amount of $971,808 (including 1.76% HST) for the rehabilitation of the bridge R-017 on St-Joseph Road be and is hereby accepted and approved; 2. THAT the entry into an agreement with Urbanlink Civil Ltd is hereby authorized; 3. THAT the Mayor or Acting Mayor and Clerk or Deputy Clerk are hereby authorized and directed to execute and affix the Corporate Seal to the agreement. READ A FIRST, SECOND AND THIRD TIME AND FINALLY PASSED THIS 7 DAY OF JUNE, 2021. ______Pierre Leroux Joanne Camiré Laflamme Mayor Clerk 2021- Rehabilitation of Bridge R-017 on St-Joseph Rd – Urbanlink Civil Ltd Page 131 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 CORPORATION OF THE TOWNSHIP OF RUSSELL By-law # 2021-*** Being a by-law to adopt the revised Community Grants and Contributions Policy. WHEREAS Sections 9 and 11, of the Ontario Municipal Act, 2001, S.O. 2001, chapter 25 as amended, provides powers and broad authority to municipalities to establish By- laws to govern the structure of the municipality and its local boards; and WHEREAS the Council of the Corporation of the Township of Russell did enact By-Law 80-2014 on June 16, 2014, to revise the Community Grants and Contributions Policy; and WHEREAS Council deems it advisable to amend the Community Grants and Contributions Policy in order to include a specific change; now therefore be it RESOLVED THAT THE COUNCIL OF THE CORPORATION OF THE TOWNSHIP OF RUSSELL ENACTS AS FOLLOWS: 1. THAT the revised Community Grants and Contributions Policy as outlined in Schedule “A” attached to and made part of this by-law shall form part of the Department of Parks and Recreation Policies and Procedures of the Corporation of the Township of Russell; 2. THAT By-Law 80-2014, being a by-law to adopt the revised Community Grants and Contributions Policy, previously approved on June 16, 2014, be and the same is hereby repealed; 3. THAT this By-Law shall come into force and take effect upon final reading thereof. READ A FIRST, SECOND AND THIRD TIME AND FINALLY PASSED THIS 7TH DAY OF JUNE, 2021. ______Pierre Leroux Joanne Camiré Laflamme Mayor Clerk 2021-… Community Grants and Contributions Program Policy Page 132 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Municipalité de Russell Département des Parcs et Loisirs Programme de subventions et de contributions communautaires Adopté le 21 décembre 2009, Résolution 391-2009 Revisé et adopté le 22 février 2011, Règlement 8-2011 et Résolution 15-2011 Revisé et adopté le 3 mai 2011, Règlement 28-2011 Revisé et adopté le 16 juin 2014, Règlement 80-2014 Révisé et adopté le 7 juin 2021, Règlement XX-2021 1 Page 133 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Politique de subventions et de contributions communautaires 1. Qu’est-ce le programme de subventions et de contributions communautaires? Les subventions et les contributions communautaires sont offertes aux organismes communautaires sans but lucratif, aux groupes ou associations qui mettent sur pied des projets ou des activités communautaires s’adressant aux résidents de la municipalité de Russell tout en encourageant une cohésion communautaire ainsi qu’une capacité de croissance communautaire. Les projets et les activités doivent se dérouler à l’intérieur des frontières de la municipalité de Russell et peuvent inclurent des célébrations comme la Fête du Canada, des carnavals d’hiver, des foires de la santé, des foires d’emploi, etc. Les fonds offerts pour le programme de subventions et de contributions communautaires sont décidés annuellement par le conseil municipal lors de la période de l’adoption du budget. L’intention du programme de subventions communautaires est de fournir un niveau modeste de soutien financier et ne doit pas être considérée comme la source principale de financement de l'organisme. 2. Qui peut faire une demande? A. Critères d’admissibilité Les demandes doivent satisfaire les critères suivants : 1. L’organisme qui fait une demande doit démontrer l’existence d’un conseil d’administration actif ou d’un comité de coordination; 2. L’organisme doit être basé à l’intérieur des frontières de la municipalité de Russell et le projet doit profiter aux résidents de la municipalité; 3. Les activités et les projets communautaires doivent être accessibles et inclusifs et respecter les lignes directrices municipales. 4. L’organisme réalisant le projet doit être SANS BUT LUCRATIF et prêt à fournir une copie de leur charte provinciale si demandée; 5. L’organisme doit respecter les normes établies par la Commission ontarienne des droits de la personne en matière de discrimination; 6. L’organisme doit afficher les bannières municipales attestant que la municipalité est un commanditaire de l’événement; 7. L’organisme doit soumettre un plan de recyclage (Section E) afin de promouvoir le recyclage lors de leur activité; 8. Un organisme débutant ses opérations peut être considéré pour une subvention initiale pour les coûts reliés au démarrage de l’organisme. 9. Spécifications pour les associations sportives : i. Les associations sportives locales peuvent avoir droit à la salle du haut de l’aréna, et ce, gratuitement SEULEMENT lors de tournois, de journées de photos, de 2 Page 134 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 sessions d’entrainement hors glace ou de campagne de financement pour l’association même. 10. Spécifications pour les écoles : i. Pour l’utilisation de salles gratuites pour des campagnes de financement pour les écoles, une demande peut être faite en utilisant le formulaire de demande qui se trouve dans cette politique. Toute décision finale est à la discrétion du conseil. ii. Le montant des bourses scolaires est octroyé à la discrétion du conseil municipal lors du processus budgétaire. B. Critères d’inadmissibilité La municipalité ne subventionne pas : 1. Les organismes à but lucratif ou les entreprises; 2. Les organismes ou les activités de nature politique; 3. Les organismes qui exigent une participation à des activités religieuses ou de l’organisation en échange de services; 4. Des activités d’ordre régional, provincial ou national; 5. Les organismes qui versent des honoraires à leurs membres du conseil d’administration; 6. Activités offertes seulement aux membres de l’organisme; 7. Activités nécessitant la présence d’employés municipaux rémunérés et la demande que leurs salaires soient couverts; 8. La location de glace et de terrains (terrains de balle et terrain synthétique du dôme sportif); 9. Spécifications pour les associations sportives : i. Toute demande (banquet, party de Noël, etc.) pour la salle devra être payée par l’association. ii. Les associations sportives mineures et adultes locales et extérieures ne pourront recevoir de subvention pour la location de terrains (terrains de balle et terrain synthétique du dôme sportif) ou de glace lors de la saison régulière et hors saison ou lors de tournois à domicile. iii. La municipalité ne subventionnera aucune dépense pour des tournois à l’extérieur des frontières municipales, incluant les frais de déplacement. Toutes retombées économiques doivent rester locales. 10. Spécifications pour les écoles : i. La municipalité ne subventionnera aucune dépense pour des tournois à l’extérieur des frontières municipales, incluant les frais de déplacement. Toutes retombées économiques doivent rester locales. ii. Les écoles locales ou extérieures ne pourront recevoir de subvention pour la location de terrains (terrains de balle et terrain synthétique du dôme sportif) ou de glace lors de la saison régulière et hors saison ou lors de tournois à domicile. 3. Évaluation des soumissions Le financement des projets et des activités communautaires est basé sur les critères suivants : A. Favoriser la participation communautaire 1. Établir des partenariats et des réseaux; 2. Offrir aux citoyens la possibilité de participer à la vie communautaire; 3. Être accessibles à tous, sans distinction d’âge, de sexe, d’origines ou de croyances; 3 Page 135 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 4. Impliquer un grand nombre d’organisateurs et de bénévoles; 5. Contribuer à l’accroissement du soutien familial et communautaire; 6. Sensibiliser les participants à contribuer à une communauté écologique. B. Stimuler l’activité économique et démontrer de l’imputabilité 1. Générer des revenus pour les commerçants locaux; 2. Être récurrent (si possible) et engendrer une croissance économique; 3. Partager les frais en attestant une imputabilité financière et légale; 4. Assurer que les fonds reçus sont utilisés aux projets et aux activités subventionnés. C. Rencontrer le mandat municipal 1. Avoir un impact positif sur la santé communautaire, les loisirs, la culture et les besoins sociaux; 2. Proposer des mesures pour prévenir les problèmes à long terme reliés à la santé et l’intégration sociale; 3. Adopter une approche proactive quant aux besoins, préoccupations et questions communautaires; 4. Éliminer les barrières en sensibilisant le public et en préconisant la compréhension et l’acceptation. D. Viabilité 1. Avoir des buts, des objectifs et une mise en œuvre bien définis et réalistes; 2. Attester des résultats obtenus par le passé et une crédibilité; 3. Définir les résultats anticipés; 4. Ne pas doubler les services déjà offerts localement par d’autres organismes ou par la municipalité. 4. Processus d’attribution A. Processus et date limite 1. La municipalité acceptera des demandes pendant toute l’année, mais l’attribution du financement ne sera pas automatique puisque la majorité des fonds auront déjà été approuvés pour les demandes présentées lors de l’approbation du budget annuel. Les subventions récurrentes des années précédentes seront présentées lors des séances de travail sur le budget et recevront leur approbation finale à la discrétion du Conseil lors de l’approbation finale du budget. 2. Toutes les demandes, incluant les subventions préapprouvées au budget et les nouvelles demandes, devront être soumises au moins (30) trente jours avant la date du projet ou de l’activité. 3. Toutes les demandes reçues seront examinées avant d’être présentées au conseil afin de s’assurer qu’elles répondent aux critères d’admissibilité. Les demandes respectant les critères d’admissibilité seront présentées lors de la réunion du conseil dans un tableau aux Points par consentement. Les demandes ne respectant pas les critères d’admissibilité ou sollicitant un appui du conseil selon l’administration seront présentées dans un rapport 4 Page 136 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 au conseil. Toutes les subventions préapprouvées qui demandent un montant plus élevé que celui au budget seront présentées dans un rapport au Conseil. 4. La réponse du conseil sera envoyée par courriel dans un délai de quarante-huit (48) heures suivant la réunion. L’attribution des fonds ponctuels sera faite quatre (4) semaines précédant le début de votre événement. Un courriel vous sera acheminé indiquant si le chèque a été envoyé par la poste ou est prêt pour être ramassé à la réception tel que mentionné à la Section B du formulaire de demande. B. Annulation Dans le cas où votre activité est annulée et que vous avez reçu une subvention monétaire pour cette activité, un plein remboursement doit être fait à la municipalité dans les 30 jours suivant l'annulation. C. Adresse Les demandes doivent être adressées par la poste ou en personne au : Département des parcs et loisirs Municipalité de Russell 717, rue Notre-Dame Embrun (Ontario) K0A 1W1 Ou par télécopieur au 613 443-1042 à l’attention du Département des parcs et loisirs; Ou par courriel au [email protected]. 5. Formulaire d’évaluation / Compte-rendu Tout organisme recevant une subvention préapprouvée ou une nouvelle subvention de la municipalité de Russell, soit en nature ou en argent, doit remplir le formulaire d’évaluation et nous le retourner. • Lorsqu’une allocation de fonds est inférieure à 1 000 $, le formulaire d’évaluation devra être accompagné de copies de reçus (si applicable) dans les 30 jours suivant l’activité ou la fin de l’événement. • Lorsque l’allocation de fonds est supérieure à 1 000 $, le formulaire d’évaluation devra être accompagné de copies de reçus (si applicable) dans les 60 jours suivant l’activité ou la fin de l’événement. Veuillez noter que seulement les organismes qui ont complété les exigences et rempli les rapports prescrits seront éligibles pour des demandes futures. 5 Page 137 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Appendice A Formulaire de demande de subvention Veuillez noter que : 1. Seules les demandes qui auront été remplies correctement et de façon lisible seront acceptées. 2. Nous communiquerons avec vous par courriel dans un délai de quarante-huit (48) heures suivant la décision du conseil vous avisant si votre demande a été approuvée ou refusée. Section A – Coordonnées Nom de l’organisme ou du groupe : Adresse postale : Personne-ressource et titre : No de téléphone de la personne-ressource : Courriel : No de téléphone de l’organisme : Télécopieur : Section B – Sommaire de la demande Nom du projet ou événement : Date du début du projet ou de l’événement : Date de la fin du projet ou de l’événement : Je demande (cochez les cases appropriées) : Montant de la demande L’usage gratuit des installations** $ Des fonds pour des projets ou des $ événements spéciaux Total de la demande $ **Le montant demandé doit correspondre exactement au coût du contrat de location de l’installation municipale avant les taxes. Envoyez un courriel à [email protected] pour obtenir un contrat de location et annexez une copie à votre demande de subvention. 6 Page 138 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Les fonds seront : envoyés par la poste à l’adresse ci-dessus envoyés par la poste à l’adresse suivante : ramassés en main propre à la municipalité Section C – Événement, activité ou projet 1. Décrivez votre projet ou événement. 2. Indiquez les groupes ciblés par votre projet ou événement spécial et leurs lieux de résidence. Jeunes Hommes Femmes Personnes âgées Tous Autres (précisez) (Exemples : personnes handicapées, minorités, etc.) : Embrun Limoges Marionville Russell Municipalité Autres (précisez) : 3. Énumérez tous les partenaires communautaires ou commerces qui contribuent ou sont impliqués dans votre projet ou événement. 7 Page 139 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 4. Si vous demandez un montant supérieur à la subvention obtenue l’an dernier, veuillez justifier cette augmentation. 5. Si votre projet ou événement engendre des profits, veuillez expliquer comment votre organisme a l’intention de gérer ces revenus. 8 Page 140 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Section D – Prévision budgétaire du projet ou événement Services en RECETTES PRÉVUES Financement nature a) Subventions gouvernementales i) Municipal $ $ ii) Provincial $ $ iii) Fédéral $ $ b) Campagne de financement (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ c) Dons et autres subventions (Veuillez inclure les $ $ bénévoles et les services en nature) d) Frais d’entrée ou de participation $ $ e) Autres revenus (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES RECETTES PRÉVUES $ $ Services en DÉPENSES PRÉVUES Dépenses nature a) Salaires et prestations $ $ b) Location de locaux $ $ c) Équipement et ameublement $ $ d) Fournitures de bureau et services $ $ e) Transport $ $ f) Publicité $ $ g) Traduction et interprétation $ $ h) Autres dépenses (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES DÉPENSES PRÉVUES $ $ SURPLUS OU (DÉFICIT) PRÉVU $ $ 9 Page 141 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Section E – Plan de recyclage La municipalité encourage les organismes demandant une subvention communautaire d’élaborer un plan de recyclage pour un environnement plus sain. a) Comment allez-vous faire le recyclage lors de votre événement? b) Veuillez fournir le nom et numéro de téléphone des personnes responsables de l’initiative de recyclage. c) Avez-vous les contenants nécessaires au recyclage? Oui Non. Si vous répondez non et que l’utilisation de contenants municipaux est nécessaire, veuillez identifier vos besoins particuliers ci-dessous. La municipalité pourra possiblement répondre à votre demande. d) Est-ce qu’une collecte spéciale sera nécessaire pour votre événement? Oui. Veuillez nous aviser la date (ci-dessous) que le recyclage sera prêt. Non Veuillez vérifier avec le personnel responsable du parc ou de l’installation pour l’entreposage temporaire des produits recyclés jusqu’au jour de collecte. 10 Page 142 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Section F – Signatures Note : Toute information contenue dans cette demande est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Par la présente, je certifie que l’information contenue dans ce formulaire est aussi exacte que possible et à tous les égards. Signature du directeur administratif ou de Nom du signataire (en lettres moulées) son représentant Signature du président du conseil Nom du signataire (en lettres moulées) d’administration ou de son représentant Section G – Liste de contrôle Voici les documents qui doivent accompagner votre demande afin qu’elle soit complète. Veuillez cocher les cases ci-dessous pour vous aider. Les sections A à F de la demande dûment remplies. Liste des membres du conseil d’administration ou des membres du comité de coordination. Copie de contrat(s) de location des installations municipales (si applicable à votre demande). Lettre patente (seulement si demande initiale). États financiers de l’année précédente (notez que sans vos états financiers de l’année précédente, votre demande ne sera pas présentée au conseil) pour des demandes de plus de 1 000 $ seulement. Veuillez noter qu’après la révision de votre demande, une lettre de recommandation ou d’appui (ces lettres devront être signées par un agent autorisé de l’association) ou tous autres documents jugés nécessaires pourraient vous être demandés. À noter que le manque de documents pourrait tarder l’approbation de votre demande. Merci! 11 Page 143 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Appendice B Formulaire d’évaluation Veuillez noter que ce formulaire d’évaluation doit être remis au département des parcs et loisirs par courriel à [email protected] et reçu avant que toute autre demande de subvention soit soumise. Organisme : Personne-ressource : Nom de l’événement : Date de l’événement : Nombre de participants : Nombre de bénévoles : Jusqu’à quel point votre projet a-t-il atteint les objectifs décrits dans le formulaire de demande? Votre événement a-t-il atteint la clientèle ciblée? Est-ce que les argents reçus ont été utilisés pour les dépenses demandées? Veuillez clarifier. Si votre budget réel démontre un surplus, comment allez-vous utiliser ces fonds? 12 Page 144 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Budget réel de l’activité Services en RECETTES RÉELLES Financement nature a) Subventions gouvernementales i) Municipal $ $ ii) Provincial $ $ iii) Fédéral $ $ b) Campagne de financement (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ c) Dons et autres subventions (Veuillez inclure les $ $ bénévoles et les services en nature) d) Frais d’entrée ou de participation $ $ e) Autres revenus (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES RECETTES RÉELLES $ $ Services en DÉPENSES RÉELLES Dépenses nature a) Salaires et prestations $ $ b) Location de locaux $ $ c) Équipement et ameublement $ $ d) Fournitures de bureau et services $ $ e) Transport $ $ f) Publicité $ $ g) Traduction et interprétation $ $ h) Autres dépenses (précisez) i) $ $ ii) $ $ iii) $ $ TOTAL DES DÉPENSES RÉELLES $ $ SURPLUS OU (DÉFICIT) RÉEL $ $ Complété par : Titre : Signature du président, directeur, Signature du directeur, représentant représentant 13 Page 145 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 Appendice C Formulaire d’évaluation Bourse d’étude Veuillez noter que ce formulaire d’évaluation doit être remis au département des parcs et loisirs par courriel à [email protected]. Il doit être reçu avant que toute autre demande de subvention soit soumise. Nom de l’école : Personne-ressource : Date de l’événement : Bourse municipale reçue ($) : Nom du récipiendaire : Complété par : Signature : Commentaires 14 Page 146 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021 « Cette version est la version traduite non officielle et en cas de contradiction ou omission, se référer à la version anglaise. » CORPORATION DU CANTON DE RUSSELL RÈGLEMENT # 2021-… Un règlement visant à confirmer les délibérations du conseil de la Corporation du canton de Russell lors de sa séance ordinaire du conseil tenue le 7 juin, 2021. ATTENDU QUE conformément à l'Article 5 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, tel que modifié (« Loi sur les municipalités »), prévoit que les pouvoirs d'une municipalité doivent être exercés par son conseil par règlement; et ATTENDU QU'IL est jugé opportun que les délibérations du conseil de la Corporation du canton de Russell à cette réunion soient confirmées et adoptées par règlement; il est résolu QUE LE CONSEIL DE LA CORPORATION DU CANTON DE RUSSELL DONNE FORCE DE LOI À CE QUI SUIT: 1. QUE les actions du conseil de la Corporation du canton de Russell à l'égard de tout rapport des départements et des comités et de chaque motion et résolution adoptée ainsi que les autres actions prises par le conseil de la Corporation du canton de Russell à cette réunion sont par la présente adopté et confirmé comme si toutes ces procédures étaient expressément inscrites dans le présent règlement. 2. QUE le maire et la greffière et les autres fonctionnaires appropriés de la Corporation du canton de Russell soient autorisés et chargés de faire tout ce qui est nécessaire pour donner effet aux actions du conseil de la Corporation du canton de Russell visées à la section précédente. 3. QUE, sauf disposition contraire, le maire et la greffière sont autorisés et chargés d'exécuter tous les documents nécessaires à cet effet et d'y apposer le sceau de la Corporation du canton de Russell. 4. QUE ce règlement entre en vigueur et prend effet à sa lecture finale. LUE UNE PREMIÈRE, DEUXIÈME ET TROISIÈME FOIS ET FINALEMENT ADOPTÉ CE 7e JOUR DE JUIN 2021. ______Pierre Leroux Joanne Camiré Laflamme Maire Greffière 2021- Règlement de confirmation Page 147 of 147 Regular Council Meeting 07 Jun 2021