12/2005. (X. 27.) IHM rendelet

az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól

A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) 174. §-a (3) bekezdésének a) pontjában kapott felhatalmazás alapján a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterrel egyetértésben a következőket rendelem el: 1. § (1) E rendelet hatálya a közigazgatási hatósági eljárás ügyfelére, az eljárás egyéb résztvevőire (a továbbiakban együtt: ügyfél) és a hatóságra terjed ki. (2) E rendelet alkalmazásában elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályai alatt az alkalmazható elektronikus dokumentumok formátumát kell érteni (a továbbiakban: formátum). (3) E rendelet alkalmazásában az elektronikus dokumentum formátumának tekintendő az a műszaki előírás, amely az elektronikus dokumentum értelmezhetőségének biztosítása céljából összefüggő módon rögzíti a) meghatározott felhasználási célú elektronikus dokumentumfajta egyes műszaki jellemzőit, felépítését vagy adatszerkezetét, ideértve az elektronikus dokumentum informatikai rendszerek közötti kicserélésének feltételeit és eljárását is, vagy b) az elektronikus dokumentumot tároló elektronikus adathordozóval szemben támasztott követelményeket. 2. § (1) A hatóság az elektronikus ügyintézés során az ügyfél elektronikus dokumentumnak minősülő beadványát (a továbbiakban: beadvány) akkor fogadja be, ha a beadvány olyan formátum alapján készült, amely formátumra vonatkozó követelményeket nemzetközi szabványügyi szervezet vagy az Egyesült Nemzetek Szervezetének valamely szakosított intézménye tette közzé, vagy e követelmények ingyenesen és nyilvánosan hozzáférhetőek, továbbá az a formátum, amely alapján a beadvány készült széleskörűen elterjedt, és biztosítja, hogy a beadványt egyértelműen és azonos tartalommal értelmezhessék. (2) Az 1. és 2. mellékletben meghatározott szabványoknak, műszaki előírásoknak és ajánlásoknak (a továbbiakban együtt: szabványoknak) megfelelő formátumot úgy kell tekinteni, hogy az teljesíti az (1) bekezdésben foglalt feltételeket. (3) Ha az elektronikus ügyintézési eljárásban az ügyfél az (1) bekezdésben meghatározott formátumnak megfelelő beadványt nyújtott be, a beadványát a hatóság a Ket. 161. § (1) bekezdése értelmében informatikai szempontból értelmezhetőnek tekinti, feltéve, hogy a beadvány tartalmához való korlátlan hozzáférést nem akadályozza olyan műszaki intézkedés (így különösen rejtjelezés, nyomtatás tiltása, korlátozása, a hozzáférés időbeli, funkciók vagy felhasználók szerinti korlátozása digitális jogvédelem útján vagy bármely egyéb hasonló módon), amelyet az ügyfél a hatósággal a benyújtást megelőzően nem közölt, és annak használatához a hatóság előzetesen nem járult hozzá. (4) Az (1) bekezdés szerinti fogadási kötelezettség nem érinti azt, ha a hatóság külön jogszabályban meghatározott tulajdonságú (jellemzőjű) beadvány esetén úgy döntött, hogy azokat nem kívánja befogadni, így különösen az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet 27. §-ában, vagy az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról szóló 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet 22. §-a (2) bekezdésében foglalt esetben. (5) A (4) bekezdés figyelembevételével a hatóság a 2. mellékletben felsorolt szabványok szerinti formátumnak megfelelő beadványokat csak akkor köteles értelmezhetőnek tekinteni, ha döntése szerint a 2. mellékletben meghatározott eljárások alkalmazásának lehetőségéről előzetesen így döntött. A hatóság e döntését az elektronikus tájékoztató szolgáltatása útján közzéteszi. 3. § (1) A hatóság egyes közigazgatási hatósági eljárásokban a 2. §-ban foglalt követelményeknek meg nem felelő formátumra vonatkozó szabványok szerinti beadványokat is elfogadja és értelmezi, ha az adott formátum meghatározását előzetesen az informatikai és hírközlési miniszter és a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter egyetértésével elektronikus tájékoztató szolgáltatása keretében az (5) bekezdés szerint közzétette. (2) A hatóság az (1) bekezdésben meghatározott közzététel érdekében az informatikai és hírközlési miniszterhez és a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterhez benyújtja: a) az alkalmazni kívánt formátum meghatározását, amely tartalmazza a szabvány megnevezését, továbbá szükség szerint a szabvánnyal kapcsolatos egyes korlátozásokat vagy más jellemzőket, és az elfogadni kívánt adatszerkezet vagy más műszaki tartalom tételes, az alkalmazáshoz és az egyetértés gyakorlásához szükséges részletezettségű leírását; b) annak a közigazgatási hatósági eljárásnak a megnevezését, amelyben a javasolt formátumot elfogadni tervezi. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott miniszterek az egyetértés gyakorlása során a következő elveket érvényesítik: a) elősegítik a közigazgatási informatika rendszerei közötti együttműködést, valamint azok egységes használatát, amelynek részeként különösen vizsgálni kell azt, hogy a közzétenni kívánt új formátum nem helyettesíthető-e már korábban közzétett formátummal; b) más megoldások alkalmazása előtt előnyben részesítik a nyílt és a nemzetközi szabványokat; c) biztosítják, hogy az ügyfelek azokat a formátumokat is használhassák, amelyek a 2. § (1) bekezdése szerinti követelményeknek ugyan nem felelnek meg, de amelyek egyébként széleskörűen elterjedtek. (4) Az (1) bekezdésben meghatározott miniszterek gyűjtik, rendszeresen felülvizsgálják és a 7. § szerint közzéteszik azokat a szabványokat, amelyek a (3) bekezdésben meghatározott elvek érvényesülését elősegítik. (5) Ha az (1) bekezdésben meghatározott miniszterek egyetértettek a formátum közzétételével, a hatóság a formátumot elektronikus tájékoztató szolgáltatása útján közzéteszi, a közzétételben megjelölve: a) az elfogadott formátumra vonatkozó szabvány megnevezését; b) az érintett közigazgatási hatósági eljárás megnevezését, ahol a hatóság a közzétett formátumot elfogadja; és c) szükség szerint a szabvánnyal kapcsolatos egyes korlátozásokat vagy más jellemzőket, az elfogadott adatszerkezet vagy más műszaki tartalomnak az alkalmazáshoz szükséges részletezettségű megjelölésével. (6) Ha a hatóság az (1) bekezdésben meghatározott miniszterekkel egyetértésben meg kívánja változtatni a már közzétett formátum tartalmát, a korábbi formátumokat legalább a megváltozott formátum közzétételétől számított 60 napig még értelmezhetőnek tekinti. (7) A hatóság az (1) bekezdésben meghatározott miniszterek egyetértése nélkül is közzétehet olyan formátumot, amelyre vonatkozó szabványt a miniszterek a (4) bekezdés szerint listán közzétettek. A hatóság az ilyen formátumra vonatkozó közzétételben az (5) bekezdés a) és b) pontja szerinti információkat teszi közzé. A hatóság az ilyen módon közzétett formátum szerinti beadványokat is az (1) bekezdésben foglaltakkal azonos módon befogadja és értelmezi. 4. § Ha a hatóság erről az ügyféllel előzetesen írásban megállapodott, a 2. § és 3. § szerinti feltételeknek meg nem felelő egyéb, egyeztetett formátumú beadványt is elfogad. 5. § (1) A hatóság az elektronikus ügyintézés során külső szervnek vagy személynek (ügyfélnek, más hatóságnak, bíróságnak stb.) elektronikus dokumentumot a 2. § szerinti követelményeknek megfelelő formátumban, vagy a (2)- (4) bekezdésben meghatározott feltételek szerinti formátumban küldhet. (2) A hatóság az ügyfél számára a benyújtottal megegyező formátumú elektronikus dokumentumot küldhet, ha az ügyfél előzőleg a 3. § szerint a hatóság által az adott eljáráshoz közzétett listán szereplő, illetve a 4. § szerinti formátumú beadványt nyújtott be a hatóság részére. Nem küldhet a hatóság ilyen formátumú elektronikus dokumentumot az ügyfélnek, ha az ügyfél korábban jelezte a hatóság részére, hogy az adott formátumú elektronikus dokumentumokat nem tudja értelmezni. (3) A hatóság ügyfélnek nem minősülő külső szerv vagy személy számára elsősorban a 2. § és az adott hatósági eljárásra a 7. § (2) bekezdése szerinti listán szereplő formátumban küldhet elektronikus dokumentumot. (4) A 2. §-ban meghatározottaktól eltérő formátumú elektronikus dokumentum alkalmazásakor a külső szerv vagy személy ilyen irányú igénye esetén a hatóság - amennyiben az technikailag lehetséges - az elektronikus dokumentumot a 6. § (1) bekezdése szerint átalakítja, és az adott külső szervnek vagy személynek a továbbiakban a 2. § szerinti követelményeknek megfelelő formátumú elektronikus dokumentumot küld. 6. § (1) A hatóságnak biztosítania kell, hogy az elektronikus ügyintézés során a 2-4. §-ban foglalt feltételeknek megfelelő elektronikus dokumentumokat fogadja és értelmezze, illetve képes legyen a fogadott és saját informatikai rendszerében használt elektronikus dokumentumokat szükség szerint és műszaki lehetőségtől függően valamely 2. § szerinti formátumba átalakítani. (2) Ha a hatóság az elektronikus dokumentumot levéltárba köteles adni, legkésőbb a levéltárba adásig a 2. §, illetve a 3. § szerinti követelményektől eltérő formátumú elektronikus dokumentumokat e követelményeknek megfelelő formátumú elektronikus dokumentumra átalakítja. 7. § (1) A hatóság a közzététel tartalmának megküldése útján a közzététellel egyidejűleg tájékoztatja a Miniszterelnöki Hivatalt vezető minisztert a 2. § (5) bekezdése és a 3. § (5), illetve (7) bekezdése szerinti információk közzétételéről. (2) A Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter gondoskodik az (1) bekezdés szerinti közlések, valamint a 3. § (4) bekezdése szerinti lista közzétételéről, valamint azok frissítéséről. (3) Ha a hatóság a Ket. 8. § (3) bekezdése alapján nem nyújt elektronikus tájékoztató szolgáltatást, a 2. § (5) bekezdésében és a 3. § (5) bekezdésében meghatározott tájékoztatási kötelezettségének a honlapján és az e § (1)-(2) bekezdésében foglaltak útján tesz eleget. (4) A 3. § (4) bekezdése szerinti listát az informatikai és hírközlési miniszter által üzemeltetett honlapon is közzéteszik és frissítik. 8. § Ez a rendelet 2005. november 1-jén lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépését követően indult ügyekben kell alkalmazni.

1. melléklet a 12/2005. (X. 27.) IHM rendelethez

Értelmezési kötelezettség alá eső elektronikus dokumentum formátumok

1. Adatmegjelenítési formátum 1.1. Szövegszerű adatmegjelenítési formátumok 1.1.1. Karakterszintű megjelenítésre vonatkozó formátumok: ISO/IEC 646:1991 (7 bites karakterkészlet információcsere biztosításához, ASCII) ISO 8859-1:1998 (Latin-1, 8 bites grafikus karakterkészlet) ISO 8859-2:1999 (Latin-2), a magyar referenciakészletre vonatkozóan az MSZ 7795-3:1992 ASCII és ASCII/PC kód szerinti eltéréssel is ISO 10646:2003 (Unicode v.4.0) 1.1.2. Karakterszinten túli jellemzőket meghatározó szövegszerű formátumok: Karakterszinten túli jellemzőket nem használó, a fenti karakterformátumot alkalmazó állomány, a következő sorlezárás jelzések egyikével: együttes kocsivissza-soremelés, önálló soremelés vagy önálló kocsivissza (együttesen: egyszerű szöveg formátum) Microsoft Rich Text Format 1.7. 1.2. Képi elemek megjelenítésére is alkalmas adatmegjelenítési formátum Portable Document Format 1.3. 2. Elektronikus levél üzenet és az annak használatával küldött szöveges és nem szöveges tartalom formátuma IETF RFC 2822 (Internet Message Format) IETF RFC 2045 (Multipurpose Internet Mail Extensions, MIME) 3. Az elektronikus aláírással kapcsolatos formátumok „Az Informatikai és Hírközlési Minisztérium ajánlása a közigazgatásban alkalmazható hosszú távú és archív elektronikus aláírás formátumok műszaki specifikációjára” (Informatikai és Hírközlési Minisztérium közleménye) „Az Informatikai és Hírközlési Minisztérium ajánlása a közigazgatásban alkalmazható végfelhasználói tanúsítványok szerkezetének és adattartalmának műszaki specifikációjára” (Informatikai és Hírközlési Minisztérium közleménye) „Az Informatikai és Hírközlési Minisztérium ajánlása a közigazgatásban alkalmazható időbélyegzés formátumok műszaki specifikációjára” (Informatikai és Hírközlési Minisztérium közleménye)

2. melléklet a 12/2005. (X. 27.) IHM rendelethez

Elektronikus dokumentum formátumok, amelyek értelmezési kötelezettség alá esnek, ha a hatóság az adott formátum által biztosított funkciót elfogadja vagy annak elfogadását külön jogszabály előírja

1. Rejtjelezés és visszaállítás értelmezhetőségét biztosító formátum „Az Informatikai és Hírközlési Minisztérium ajánlása a közigazgatásban alkalmazható rejtjelezési formátumok műszaki specifikációjára” (Informatikai és Hírközlési Minisztérium közleménye) 2. Elektronikus adathordozóval kapcsolatos formátumok, ha a hatóság az elektronikus ügyintézés kapcsán adathordozón benyújtott elektronikus dokumentumot elfogad ISO/IEC 10149 (CD-ROM mechanikai, fizikai és optikai jellemzők) ISO/IEC 9660 (CD-ROM kötet- és fájlszerkezet leíró) ISO/IEC 13490 (CD-R/RW kötet- és fájlszerkezet leíró) ISO/IEC 8860, 9529 (90 mm hajlékonylemez, DD, HD), Microsoft File Allocation Table 12 (FAT 12) fájlrendszerrel