Konzept Der Gemeinde Boitzenburger Land

UmstellungUmstellung derder HaushaltswirtschaftHaushaltswirtschaft vonvon KameralistikKameralistik aufauf DoppikDoppik AusgangslageAusgangslageAusgangslage

• Beschluss der Innenministerkonferenz 21.11.03 - Reform des Gemeindehaushaltsrechts • Konkretisierung der IMK-Beschlüsse • Pilotierung des Modellprojektes des Landes Brandenburg „Doppik Kommunal Brandenburg“ (doppik.kom.bb). • Beschluss der Gemeindevertretung Boitzenburger Land zur Umstellung der Haushaltswirtschaft von Kameralistik auf Doppik vom 26.05.2004 • Zusage der Firma H & H, dass die derzeitig im Einsatz befindliche Software auch „Doppikfähig“ ist und Zusicherung der Unterstützung. • Bewerbung der Gemeinde Boitzenburger Land als Pilotkommune für das Land Brandenburg am 17.06.2004. • Offizieller Projektstart März 2004, Projektdauer ca. 2,5 bis 3 Jahre. ZielsetzungZielsetzungZielsetzung

Die Gemeinde Boitzenburger Land ist Rechtsnachfolger der ehemaligen Gemeinden Berkholz, Boitzenburg, Buchenhain, Funkenhagen, Hardenbeck, Haßleben, Jakobshagen, Klaushagen, Warthe und Wichmannsdorf. Die Gemeinde Boitzenburger Land wurde mit Wirkung vom 31.12.2001 gebildet.

Neue Steuerungsmodelle für die Verwaltungen begleiten die Kommunen bundesweit bereits seit längerer Zeit. Der Aufwand zur Erbringung kommunaler Dienstleistungen soll klar erkennbar sein. Ziel ist es nicht, „lange Wege schneller zu laufen“, sondern die Wege zu verkürzen. Grundlage dazu bilden Controlling und auch neue Verfahren der Buchführung, um die Arbeitsprozesse klarer darzulegen, zu analysieren und gegebenenfalls umzustrukturieren.

Mit der am 21.04.1995 in Kraft getretenen Eigenbetriebsverordnung für das Land Brandenburg wurden Rahmenbedingungen geschaffen, um relativ einfach Regiebetriebe in Eigenbetriebe umzuwandeln und somit Teile des kommunalen Haushalts auszugliedern. Da das Amt Boitzenburg mit seinen Ortsteilen und Abwasseranlagen keinem Zweckverband als Mitglied angehörte, wurde diese rechtliche Grundlage als Chance gesehen. Es erfolgten in den nachfolgenden Jahren die Gründung von zwei Eigenbetrieben, Wohnungsverwaltung und sechs Eigenbetrieben im Bereich Abwasser. Für alle Eigenbetriebe im Bereich Abwasser erfolgte die Erstellung der Eröffnungsbilanzen komplett durch eine Amtbedienstete. Ebenso die Buchführung (doppelte Buchführung) und auch die Jahresabschlüsse bis zum Jahr 2000. Danach wurde für die Eigenbetriebe eine Mitarbeiterin neu eingestellt. Sowohl Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse wurden bis zum heutigen Tage ohne Beanstandungen vom Wirtschaftsprüfer geprüft und bestätigt. Aus heutiger Sicht muss gesagt werden, dass dieser Schritt absolut richtig war. Die Abwasserpreise sind moderat, es gibt keine Liquiditätsengpässe, Investitionen sind gut planbar und unterliegen nicht den Schwankungen des kommunalen Haushaltes. Auf Grund der guten Erfahrungen mit den Eigenbetrieben und in Anbetracht der allgemeinen wirtschaftlichen Situation ist es wichtig, kommunale Gelder so effektiv wie nur irgend möglich einzusetzen. Der oftmals undurchschaubare Haushalt und auch die Jahresrechnung müssen klarer dargestellt werden. Unseren Ortspolitikern und Bürgern muss eine gute Darstellung des „Ganzen“ ermöglicht werden. Die Verantwortung für das Vermögen, dessen Erhaltung und Mehrung sowie Weitergabe an künftige Generationen soll uns leiten, hier neue Wege zu beschreiten. Die Gemeindevertretung der Gemeinde Boitzenburger Land beschloss deshalb am 26.05.2004 die Umstellung ihrer gemeindlichen Haushaltswirtschaft von Kameralistik auf Doppik. ProjektorganisationProjektorganisationProjektorganisation

GVGV der der Gem. Gem. BBooitzenburgeritzenburger Land Land ProjektleitungProjektleitung Bürgermeister Bürgermeister Gemeinde:Gemeinde: Frau Frau Eberwein Eberwein Herr Rengert Herr Rengert FrauFrau Schulze Schulze

Fraktionsvertreter Ausschüsse Amtsleiter RPA Personalrat Kommunal- aufsicht

TeilproTeilprojektjekt 4 4 Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 TeilproTeilprojektjekt 5 5 Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 TeilproTeilprojektjekt 3 3 Produkte,Produkte, Planung,Planung, Bilanz Haushalt KLRKLR ErfassungErfassung Verm Vermögenögen BewertungBewertung Bilanz Haushalt JahresabschlussJahresabschluss TeilprojektTeilprojekt 11 –– VermVermöögenserfassunggenserfassung

VermVermögenögen FinanzierungsquellenFinanzierungsquellen

Umlauf- Anlagevermögen vermögen Noch zu erfassen: - Rückstellungen - Sonderposten Immobilien Mobilien (Zuschüsse) Forderungen - Verbindlichkeiten Kassenbestände (Darlehen, kurzfristige Verbindlichkeiten) Grundstücke Büromöbel Gebäude Fahrzeuge Inventur Straßen, EDV- Wege Ausstattung Plätze, Museums- keine Trennung in Brücken bestände realisierbares und nicht Grünflächen realisierbares Vermögen TeilprojektTeilprojekt 22 –– BewertungBewertung

VermVermögenögen FinanzierungsquellenFinanzierungsquellen

Umlauf- Anlagevermögen - Darlehen mit Stand zum vermögen Stichtag - kurzfristige Verbindlich- Immaterielles • Forderungen keiten mit Wert zum Stich- Anlagevermögen - mit dem Wert zum tag (z.B. Software) Stichtag - Rückstellungen • Kassen- u. Bankbestände Finanzanlagen: * Pensionsrückstellungen - mit dem Wert zum - Aktien mit ihrem Wert mit voraussichtlichem Stichtag nach dem Vorsichtigkeits- Bedarf zum Stichtag prinzip - Anteile an verbundenen Unternehmen passive Rechnungs Immobilien Mobilien Abgrenzung, soweit Bewertung nach Bewertungs- - evtl. Gruppenbewertung nötig mit Wert zum richtlinie bzw. Amschaffungs-/ - Schätzung des Wertes Stichtag Herstellungskosten und nach AK/ HK unter Berück- Minderung der Abschreibungen sichtigung der Alterswert- zum Stichtag minderung aktive Rechnungsabgrenzungen, Einheitliche Erfassung Soweit nötig zum Stichtag aller Werte zum Stichtag TeilprojektTeilprojekt 33 –– BilanzBilanz

Eröffnungsbilanz zum Stichtag

Aktiva Passiva I. Immaterielle Vermögens- I. Eigenkapital gegenstände II. Sachanlagen II. Rückstellungen III. Finanzanlagen III. Verbindlichkeiten IV. Umlaufvermögen IV. Rechnungs- abgrenzungsposten V. Rechnungsabgrenzungsposten

Zusammenführung aller, durch Inventur und Bewertung (Teilprojekt 1 und 2) ermittelten Angaben in der Bilanz. Vorstehendes Schaubild gibt nur einen ganz groben Überblick, eine weitere Detaillierung innerhalb der Bilanzposten ist unumgänglich TeilprojektTeilprojekt 44 –– Produkte,Produkte, Planung,Planung, Haushalt,Haushalt, JahresabschlussJahresabschluss

Produkte Planung Haushalt Jahresabschluss

- Produktbildung Abschluss des (siehe auch Teil- Erstellung des Führung des doppischen ersten doppischen projekt 5) ersten doppischen Haushaltes parallel zum Haushaltes und Haushaltes kameralen Haushalt Erstellung der - Produktgliederung ersten konso- lidierten Gesamt- Mapping bilanz Transformationsmatrix erstellen, um die Werte bisher kameraler Konten in doppische Konten zu überführen TeilprojektTeilprojekt 55 –– KostenKosten--/Leistungsrechnung/Leistungsrechnung

Überlegungen „Sichten“ bereits vorhandener KLR auf andere Produkt- KLR Gebiete zu erweitern beschreibung

Produktbildung

Übergabe nach Neue KLR aufbauen, nach und Teilprojekt 4 nach umsetzen und integrieren ProjektverwirklichungProjektverwirklichung

Innerhalb des Gesamtprojektes wurden fünf Teilprojekte gebildet. Für jedes Teilprojekt wird ein Projektverantwortlicher festgelegt. Teilprojekt 1: Erfassung des kommunalen Vermögens - Inventur -Vermögenserfassung

Teilprojekt 2: Bewertung - Bewertung des Vermögens - Ermittlung der Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Rücklagen

Teilprojekt 3: Bilanz - Erstellung der Eröffnungsbilanz - Erstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz Teilprojekt 4: Produkte, Planung, Haushalt, Jahresabschluss - Produktbildung, Aufstellung eines doppischen Haushalts, Budgetierung - Bewirtschaftung des doppischen Haushalts - Erstellen des doppischen Jahresabschlusses

Teilprojekt 5: Kosten- und Leistungsrechnung -Aufbau einer Kosten- und Leistungsrechnung

Die Projektverantwortlichen berichten in regelmäßigen Abständen gemeinsam im Rahmen von Zusammenkünften bei der Projektleitung über die Ergebnisse ihrer Projektgruppe und den Stand der Umsetzung und Abarbeitung der ihnen übertragenen Aufgaben. Dazu wird ein verbindlich vorgeschriebener Zeitplan eine Soll/ Ist Analyse ermöglichen. ProjektdokumentationProjektdokumentation

Die bei der Umsetzung der einzelnen Arbeitsaufgaben innerhalb der Teilprojekte gewonnenen Erfahrungen werden zeitnah von der Teilprojektgruppe dokumentiert und an den Projektverantwortlichen weitergeleitet. Dieser ist gleichzeitig das für die Dokumentation verantwortliche Projektmitglied.

Die Dokumentation ist in Hauptaufgaben, Teilaufgaben und zeitlichen Rahmen zu gliedern. Die Betrachtung von Aufgabenumsetzung und Zeitrahmen ist deutlich darzustellen. ProjektstrukturProjektstruktur

Wie im Schaubild Projektorganisation ersichtlich soll in der Gemeinde Boitzenburger Land eine Projektleitung eingesetzt werden. Auf eine zusätzliche Steuerungsgruppe wird auf Grund der kleinen Verwaltung (18 Mitarbeiter ) verzichtet. In der Projektleitung werden mitarbeiten: -Frau Eberwein Frau Eberwein arbeitet seit 1991 als Kämmerin in unserer Verwaltung.. Im Jahre 1996 erwarb sie an der Fachhochschule Stralsund den Abschluss der Diplom Betriebswirtin (FH) . Frau Eberwein erstellte selbständig die Eröffnungsbilanzen der Eigenbetriebe und führte diese über Buchhaltung und Jahresabschlüsse bis 2001. 1997 beendete Frau Eberwein erfolgreich ihre Beamtenanpassungsfortbildung für den gehobenen Dienst und bestand nach entsprechendem Lehrgang die Ausbildereignungsprüfung. Frau Eberwein ist seit 1992 verantwortlich für die Betreuung der Auszubildenden, Erstellung der Rahmenlehrpläne und alles was die Tätigkeit als Ausbilder mit sich bringt. Ebenso obliegen ihr seit 1991 alle mit Hard- und Software zusammenhängenden Aufgaben. -Frau Schulze Frau Schulze hat von 1996-1999 ihre Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte in unserem Hause absolviert und erfolgreich abgeschlossen. Während der Ausbildung wurde sie in allen Fachämtern eingesetzt. Zur Zeit ist sie als stellvertretene Kassenleiterin tätig. Seit 2002 absolviert sie ein Studium zum Diplom Verwaltungsbetriebswirt an der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Ostbrandenburg, welches sie 2005 abschließen wird. Teilprojekte In die Teilprojekte werden alle Fachämter der Verwaltung einbezogen. Zur Zeit ist aktiv im: Teilprojekt 1 Herr Stahl: Herr Stahl ist Hauptamtsleiter der Gemeindeverwaltung der Gemeinde Boitzenburger Land. Durch seine langjährige Verwaltungstätigkeit ist er mit den Gegebenheiten der Gemeinde bestens vertraut. Er ist diplomierter Volkswirt und leitet zur Zeit das Teilprojekt der Vermögenserfassung in der Gemeinde Boitzenburger Land . Die Inventur des beweglichen Vermögens ist bereits abgeschlossen und wird durch Frau Kiewitt permanent fortgeschrieben. Frau Kiewitt ist seit 1983 im öffentlichen Dienst als Haushaltssachbearbeiterin tätig. Sie schloss 1979 ihre Ausbildung als Wirtschaftskaufmann ab, so dass ihr die Grundsätze der doppelten Buchführung nicht fremd sind. Hier ein kurzer Überblick über die fachlichen Qualifikationen des Personals, die unmittelbar mit der Umsetzung betraut werden.

Name Funktion Ausbildung Frau Bartz Kassenleiterin EDV-Sachbearbeiterin Frau Bauer SB Kämmerei Wirtschaftskaufmann (Zentrale HÜL) Frau Tech SB Kämmerei Ökonom (SG Steuern) Frau Demaret SB Hauptamt Wirtschaftskaufmann (SG Personal u. Soziales) Herr Heinze Ltr. Ordnungsamt Dipl. Agraringenieur

Frau Quass Ltr. Bauamt Dipl. Ingenieur Frau Müller SB Bauamt Wirtschaftskaufmann (Liegenschaften) Herr Rakow SB Bauamt Verwaltungsfachangestellter (Bau) Herr Rengert (Bürgermeister) stellt die direkte Verbindung zur politischen Ebene dar. Durch ihn erfolgt, gegebenenfalls unter Hinzuziehung der Projektleitung, die Information der Gemeindevertretung (GV), Fraktionen, der Amtsleiter und des Personalrates. Da die Presse regelmäßig an den öffentlichen GV-Sitzungen teilnimmt, ist somit auch die Information zur Presse gewährleistet. Des weiteren gibt es regelmäßige Pressegespräche im Hause. Die Projektleitung wird ständigen Kontakt sowohl mit der Kommunalaufsicht, als auch mit dem Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Uckermark halten. Damit können sowohl rechtliche, als auch fachliche „Stolpersteine“ im laufenden Umstellungsprozess beseitigt werden. Der Informationsfluss innerhalb der Verwaltung wird über regelmäßige Amtsleiterberatungen sichergestellt. Hier können alle auftretenden Probleme besprochen, als auch neue Informationen vermittelt werden. Es ist vorgesehen, Mitarbeiter und Personalrat durch monatliche Rundschreiben über den Stand der Umstellung zu informieren. Nach Bedarf und Arbeitsfortschritt sollen Beiträge im Amtsblatt über den Arbeitsstand erscheinen. Dieses Amtsblatt erhält jeder Haushalt der Gemeinde. Damit ist eine ausreichende Information an alle Bürger unserer Gemeinde gesichert. UmsetzungsstrategieUmsetzungsstrategie

In der Gemeinde Boitzenburger Land ist die flächendeckende Einführung des doppischen Haushaltswesens geplant. Für einen Übergangszeitraum (wahrscheinlich 2006) soll ein paralleler Betrieb von Kameralistik und Doppik erfolgen. Die Software unseres Partners H & H lässt dieses auch zu. Eine entsprechende Softwarebeschreibung liegt dem Konzept bei. Im Übergangs- zeitraum ist zu beachten, dass dann vordergründig noch der kamerale Haushalt der Auswertung und Steuerung dient. Gleichzeitig kann der doppische Haushalt als ergänzender Part dazu dienen, sich mit den neuen Ergebnissen zu beschäftigen, Restfehler auszumerzen, gegebenenfalls Produktbildungen und Zuordnungen in der Kosten- und Leistungsrechnung zu überdenken und somit einen möglichst reibungslosen Start für den alleinigen Doppikbetrieb zu ermöglichen. In der Phase des Parallelbetriebes sollten nach intensiven Mitarbeiterschulungen Auswertungen erfolgen. ProjektcontrollingProjektcontrolling undund BerichtswesenBerichtswesen

Die Teilprojektgruppen führen regelmäßig einen Soll-Ist-Vergleich durch, welcher auch dokumentiert wird. Damit soll ermöglicht werden, sich aufzeigende Verschiebungen und Abweichungen zu erkennen und Maßnahmen zur Gegensteuerung zu ergreifen. Die Teilprojektgruppen haben darüber vor der Projektleitung Rechenschaft abzulegen. Sollten sich Sachverhalte ergeben, die innerhalb der Teilprojektgruppe nicht geklärt werden können, so entscheidet die Projektleitung über den weiteren Werdegang und über eine eventuelle Ziel-/Zeit- oder Ressourcenkorrektur. EinbindungEinbindung weitererweiterer ProjektbeteiligterProjektbeteiligter undund ––betroffenerbetroffener

Es ist erklärtes Ziel alle Projektbeteiligten und –betroffenen in die Projektverwirklichung einzubeziehen. Grundsatzfragen, die für strategische Entscheidungen von besonderer Bedeutung sind, sollen in Zusammenarbeit mit dem Finanzausschuss und Grundsatzfragen, die Auswirkungen auf die Personalpolitik haben, mit dem Personalrat und Hauptausschuss abgestimmt werden. Da die Gemeindevertreter in den verschiedensten Berufen tätig sind, soll deren Wissenspotential genutzt werden. Sie sollen bei bestimmten Fachfragen als externe Berater herangezogen werden. Die ganze Komplexität des Projektes kann nur erfolgreich bewältigt werden, wenn sowohl die Leitungsebene vom Bürgermeister und den Amtsleitern, als auch die Mitarbeiter uneingeschränkt dahinterstehen. Jeder Einzelne muss uneingeschränkt sein Wissen, seine Leistungsfähigkeit und auch seine Kritiken (egal ob positiv oder negativ) einbringen. Ebenso ist die ständige Verbindung zur Kommunalaufsicht und zum Rechnungsprüfungsamt wichtig, um eventuelle Hinweise und Anregungen aus dieser Richtung einarbeiten zu können. Die Unterstützung wurde durch den Landrat des Landkreises Uckermark bereits zugesagt. Ein entsprechendes Anschreiben liegt diesem Konzept als Anlage bei. ProjektkommunikationProjektkommunikation

Über den Fortschritt des Gesamtprojektes, der Teilprojekte, über deren Ergebnisse und auch über auftretende Schwierigkeiten, wird verwaltungsintern in Form von Informationsveranstaltungen berichtet. Nur wenn alle Projektbeteiligten sowohl Fortschritte, als auch eventuelle Rückschläge und die mit dem Gesamtprojekt verbundenen Schwierigkeiten „hautnah“ verfolgen können, wird eine Identifizierung mit der politischen Ebene, der Leitungsebene und auch der Mitarbeiter mit dem Projekt, erfolgen können. Auf Grund der geringen Größe der Verwaltung wird auch viel Kommunikation ohne große Terminierung erfolgen können. Innerhalb der Projektleitung wird eine Person benannt, die für die Kommunikation und Dokumentation verantwortlich ist. Mitarbeiterschulungen werden ständig, nach Bedarf , zeitgleich geführt. Diese werden sowohl Gruppenschulungen, als auch individuelle Einzelschulungen beinhalten. Ziel ist es, jedem zu ermöglichen, aktiv am Gesamtprojekt mitzuarbeiten. Dafür wird in erster Linie die Projektleitung zuständig sein. ProjektmarketingProjektmarketing // ÖÖffentlichkeitsarbeitffentlichkeitsarbeit

Durch die zuvor beschriebene Kommunikation und Dokumentation des Projektes soll eine Akzeptanz innerhalb und außerhalb der Verwaltung erzielt werden. Mit den erzielten Ergebnissen und dessen Bekanntgabe soll eine bürgernahe und moderne Verwaltung dargestellt werden.

Es sollen alle sich bietenden Mittel zur Verbreitung der Ergebnisse und dessen Auswirkungen genutzt werden. Das können unter anderem sein:

- Internetseite der Gemeinde: www.Gemeinde-Boitzenburger-Land.de - Amtsblatt der Gemeinde Boitzenburger Land - Informationen im Aushangkasten der Verwaltung und - Artikel in der Lokalpresse. MultiplikationMultiplikation // PresseergebnissePresseergebnisse

Die Verbreitung der Projektergebnisse ist ein wesentlicher Grund der Pilotierung. Kommunale Verwaltungseinheiten gleicher Größenordnung haben in aller Regel gleiche Ausgangsbedingungen und gleichgeartete Problemstellungen. Durch eine zeitnahe Dokumentation und Verbreitung der Projektergebnisse soll es diesen Kommunen ermöglicht werden, den Umstieg von der Kameralistik auf die Doppik relativ problemlos zu bewältigen. Eventuelle Fehler müssen nicht unbedingt ein zweites Mal gemacht werden. Die Erfahrungen der Pilotkommunen, auch in Bezug auf zeitliche Abläufe und den Ressourcenverbrauch, sind für die Planung sehr wichtig. Erfahrenes Personal aus den Pilotkommunen könnten als zeitweise Berater (je nach Bedarf und Möglichkeit) sowohl zur Projektbetreuung, als auch zur Mitarbeiterschulung eingesetzt werden. Vorstellbar wäre hier auch eine Dokumentation der Pilotkommunen vor dem politischen Gremium und der Leitungsebene, um die Akzeptanz für die Haushaltsrechtsmodernisierung zu schaffen.

Kurz und Gut: „Das Rad muss nicht zweimal erfunden werden.“ RessourcenkonzeptRessourcenkonzept

1. Personalplanung

Zielstellung Verantwortung Termin Bemerkungen

1. Vermögenserfassung -Inventur bew. Vermögens- Herr Stahl 30.06.2004 erledigt gegenstände vertreten durch Frau Schulze

- Erfassung Gebäude - ″ - 30.10.2004 große Teile erledigt - Erfassung Straßenbegleit- - ″ - 30.09.2004 erledigt grün - Erfassung Straßen und Straßenverkehrseinrich- - ″ - 30.10.2004 begonnen tungen Zielstellung Verantwortung Termin Bemerkungen

1. zu Vermögenserfassung

- Erfassung Herr Heinze 30.11.2004 mit Wehrleiter abge- Feuerwehrvermögen vertreten durch sprochen und be- Herrn Skomrock gonnen - Erfassung Brücken und - ″ - 31.12.2004 umfangreiches Tunnel Material liegt vor

-Erfassung Frau Müller 31.12.2004 begonnen ( über * Grund und Boden vertreten durch Archikart * Forstvermögen Herrn Rakow und Anlagen der kameralen * Gewässer - ″ - Jahresrechnung

-Erfassung Frau Kiewitt 31.12.2004 * Schulden vertreten durch begonnen ( Schulden * Fördermittel Frau Bauer sind Anlage der * Beiträge kameralen Jahresrechnung) Zielstellung Verantwortung Termin Bemerkungen

2. Installation KVV-A und Firma H & H 31.10.2004 Schulungen 3. Bewertung Frau Kiewitt 31.12.2004 Gruppenbewertungen -.bewegliches Vermögen vertreten durch Frau Möglich Bauer - unbewegliches Vermögen Frau Schulze 30.06.2005 Mit hoher vertreten durch Frau Wahrscheinlichkeit am Bartz Problematischste n

4 Leistungserfassung und Alle Amtsleiter und 30.09.2005 Amtsleiter leiten an Produktdefinition deren Vertretungen Projektleitungen weiter Zielstellung verantwortlich Termin Bemerkungen

5. Installation Doppik- Firma H & H 30.06.2005 Modul u. Schulungen

6. Erstellung Frau Eberwein 31.12.2005 Abstimmung mit Eröffnungsbilanz vertreten durch Kommunalaufsicht Frau Schulze und RPA

7. Erstellung doppischer Frau Eberwein 31.12.2005 Abstimmung mit Haushalt vertreten durch Kommunalaufsicht Frau Tech und RPA

8. Parallelbetrieb Frau Eberwein 2006 Kameralistik/Doppik vertreten durch Frau Tech

9. Erstellung doppischer Frau Eberwein 31.03.2007 Abstimmung mit Jahresabschluss vertreten durch Kommunalaufsicht Frau Schulze und RPA ProjektplanungProjektplanung 11

Inventur bewegliche permanentepermanente Fortschreibung ÜbergabeÜbergabe in in Vermögensgegenstände Fortschreibung Anlagevermögen --BBewertungewertung Anlagevermögen

Erfassung unbewegliches Vermögen

Bewertung unbewegliches Vermögen und Übergabe in das Anlagevermögen Erstellung Leistungserfassung Installation Installation Eröffnungs- und Produktdefinition Allein- KVV-A + Bewertung Doppikmodul bilanz und Betrieb doppischer Doppik Haushalt Schulungen

06/2004 09/2004 12/2004 30.06.2005 09/2005 12/2005 2006 2007 Parallel- betrieb ProjektplanungProjektplanung 22

Wissenschaftliche Begleitung/ Beratung

Vorbereitungen, Allein- Aufbereitung Parallel- Projektleitung Umsetzung Konzept Betrieb Konzept betrieb bestimmen Doppik

Softwareauswahl Software- Implementierung Echtbetrieb

Schulungen

06/2004 12/2004 12/2005 12/2006 ab 01/2007 RessourcenkonzeptRessourcenkonzept 22

2.Softwareplanung Das uns in einer eventuellen Pilotierung begleitende Softwarehaus wird die Firma: H & H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH Storkower Straße 991 10407 Berlin sein. Die Ansprechpartner sind Herr Henning und Herr Hölting. Tel.: 030/4284590 Fax: 03042859225 e-Mail: [email protected] Zur Zeit ist die HKR-Software H & H Kommunales Finanzwesen im Einsatz. Mit ihr wird der gesamte kamerale Haushalt bewirtschaftet . Für die Umstellung auf Doppik und auch für die entsprechenden Vorarbeiten sollen die Module Anlagenverwaltung, Bewertung und Doppik der gleichen Firma erworben werden.

Eine ausführliche Softwarebeschreibung für die Pilotierung liegt als Anlage bei.

Ein paralleler Betrieb von kameralem und doppischem Haushalt wird (nach entsprechenden Vorarbeiten) ermöglicht. KostenKosten-- undund FinanzplanungFinanzplanung

Für das Gesamtprojekt der Umstellung wird eine externe Beratung unumgänglich sein. Gerade auf dem Gebiet der Vermögensbewertung wird ein erhöhter Beratungsbedarf gesehen. Daran anschließend ergeben sich Fragen zur Bilanzierung. Die Erstellung der Eröffnungsbilanz setzt umfassendes Wissen voraus, da diese die Grundlage für das weitere Arbeiten darstellt. Der Aufbau der Kosten-Leistungsrechnung, die Produktbildung, bis hin zur Erstellung der ersten konsolidierten Gesamtbilanz und der ersten Jahresrechnung des doppischen Haushaltes, beinhaltet viele haushalts- und betriebswirtschaftliche Fragen. Hier ist die externe Beratung sehr wichtig, um von Anfang an Fehler zu vermeiden. Die Schätzung des Bedarfes ist relativ schwierig, soll aber wie folgt angenommen werden: • 3 Tage – Vermögensbewertung • 2 Tage – Bilanzierungsfragen • 2 Tage – KLR/Produktbildung/Budgetierung • 4 Tage – Fragen im Zusammenhang mit der doppischen Haushaltsplanung und - führung und den Teilhaushalten sowie Ergebnis- und Finanzhaushalt • 3 Tage – Jahresrechnung mit den entsprechenden Einzelrechnungen (Ergebnisrechnung; Finanzierungsrechnung Teilrechnung, Vermögensrechnung) • 2 Tage – Erstellung konsolidierte Gesamtbilanz • 4 Tage – für sonstige zurzeit noch nicht absehbare Problematiken ______= gesamt 20 Tage Wenn von 20 Beratungstagen a 8 Stunden/Tag ausgegangen wird, ergibt sich eine Stundenanzahl von 160. Für qualifizierte Berater muss man mit Sätzen zwischen 75,- bis 150,- €/Std. rechnen. Nimmt man den Mittelwert, ergibt sich folgende Berechnung: 160 Stunden x 112,50 €/Std. = 18.000,- €. Das Bestreben ist es, unter diesen Kosten zu bleiben und möglichst viele Probleme durch Kommunikation mit anderen Kommunen, durch Informationsbeschaffung aus dem Internet und Literaturstudium zu lösen Die WST-Hansaberatung aus Berlin mit ihrem Ansprechpartner Herr Rath hat der Gemeindeverwaltung bereits des öfteren mit Rat und Tat zur Seite gestanden. Anrufe zu spezifischen Fragen im betriebswirtschaftlichen Bereich wurden stets kurz und fachkompetent (ohne Kosten) beantwortet. Ebenso übernahm diese Wirtschafts- prüfungsgesellschaft die Prüfung der Bilanzen und Jahresabschlüsse aller Eigenbetriebe. Im Laufe der Jahre hat sich eine sehr gute Zusammenarbeit entwickelt. Ebenso ist vorgesehen, Schulungen der Mitarbeiter weitestgehend im Hause durch die direkt am Projekt arbeitenden Mitglieder durchzuführen. Ganz ohne Schulungen, besonders der unmittelbar beteiligten Projektmitarbeiter, wird es jedoch nicht gehen. Vom Landkreis Uckermark besteht das Angebot, an den in Prenzlau geplanten Schulungen Mitarbeiter zu entsenden. Damit werden erhebliche Reisekosten eingespart. Wenn man von einem Schulungsbedarf von 20 Tagen und jeweils 2 Mitarbeitern ausgeht, ergibt sich folgende Berechnung: 20 Tage a 2 Mitarbeiter a 80,- €/Tag je Mitarbeiter = 3.200,- €. An übrigen Sachkosten kämen dann noch einmal ca. 250,- € Reisekosten hinzu. Die Kosten für die anzuschaffende Software belaufen sich wie folgt:

Zusatzmodule(KVV, Bewertung, Doppik) = 2.792,70 € Einrichtung/Schulung = 3.132,00 € Wartungskosten = 62,06 €/Monat

Ein Teil dieser Kosten war zu erwarten und wurde in den Haushalt 2004 eingestellt. Da jedoch eine Umstellung der Datenbank im Bereich des Einwohnermeldewesens unerwartete Hardwarekosten verursacht, kann es sein, dass die Finanzierung im Bereich Doppik auf das Jahr 2005 verschoben werden muss.

Im mittelfristigen Finanzplan sind für die nachfolgenden Jahre entsprechende Haushaltsmittel bereits eingestellt. UmsetzungsschritteUmsetzungsschritte derder einzelneneinzelnen ModuleModule bzw.bzw. TeilinhalteTeilinhalte desdes neuenneuen RechnungswesensRechnungswesens

Grundlage für die Umsetzung ist als erstes die Erfassung des Vermögens und dessen Finanzierungsquellen. Seit März diesen Jahres erfolgt durch die Verwaltung der Gemeinde Boitzenburger Land die körperliche Erfassung aller Vermögensgegenstände. Die Inventur in allen gemeindeeigenen Einrichtungen (Kita, Schule, Verwaltung, Gemeindehäuser etc.) ist bereits abgeschlossen. Die Inventur erfolgte auf vorgegebenen Vordrucken, alle Gegenstände erhielten Inventarnummern und das Inventar wird permanent fortgeschrieben. Im Bereich der Feuerwehren wird die Inventur in den Herbstmonaten durchgeführt. Ebenso erfolgten Aufmaß der gemeindeeigenen Gebäude, das Feststellen des Ausstattungsgrades und die Beurteilung eventueller Besonderheiten (Reparaturstau). Zeitgleich wurden besondere Maßnahmen ab 1990 an den Gebäuden und auch die Finanzierung dergleichen anhand der vorhandenen Unterlagen dokumentiert. Die Erfassung des Straßenbegleitgrüns mit Zustandsbeschreibung und Standort hat bereits stattgefunden. Zurzeit läuft die Erfassung der Straßen. Im Moment füllen diese Angaben mehrere Ordner und sind nur in Papierform vorhanden.

Ab Oktober diesen Jahres werden mehrere Mitarbeiter das Datenmaterial zur Bewertung nach der Bewertungsrichtlinie heranziehen. Für Grund und Boden sowie Forstvermögen und Gewässer werden die Angaben aus dem Archikart (Automatisches Liegenschaftskataster) herangezogen. Vermögenserfassungen sind auch aus den Anlagen der kommunalen Jahreserfassung ersichtlich, da sie diesen als Anlagen beiliegen. Ebenso ab diesem Zeitpunkt soll das Modul KVV (Kommunale Vermögensverwaltung) der Firma H&H erworben und nach entsprechender Mitarbeiterschulung eingesetzt werden. Zur effektiven Arbeit soll das ergänzende Modul Bewertungsunterstützung ebenfalls erworben und eingesetzt werden.

Somit ist die Schnittstelle zum jetzigen Haushaltsprogramm gegeben.

Parallel dazu wird die weitere Vermögenserfassung (Gewässer, Brücken, Forstvermögen u.s.w.) erfolgen. Nach dem 01.07. 1990 angeschaffte Vermögensgegenstände sind mit den tatsächlichen Anschaffungs- und Herstellungskosten, vermindert um die planmäßigen Abschreibungen zu dokumentieren und in der DV- unterstützen Vermögensverwaltung einzugeben. Bewertungsvereinfachungen, wie Gruppenbewertungen sind zu prüfen und gegebenenfalls anzuwenden, um den Verwaltungsaufwand nicht unnötig aufzubauschen. Dieses ist jedoch vorher mit der Projektleitung abzusprechen und zu dokumentieren. Ebenso sind teilweise fremd finanzierte Vermögensgegenstände in ihrer Finanzierung darzustellen. Hier seien besonders beitragsfinanzierte Vermögensgegenstände, Beispiel, Straßenbau, zu erwähnen. Auch durch Förderung finanzierte Vermögensgegenstände sind in ihren Finanzierungsbestandteilen darzulegen.. Alle diese vorgenannten Arbeiten sollen bis zum 30. Juni 2005 abgeschlossen sein. Die Vorarbeiten laufen zurzeit recht zügig; die am Projekt beteiligten Mitarbeiter wissen, was sie zu erledigen haben und sind gut motiviert. Mit Abschluss dieser Maßnahmen ist die Eröffnungsbilanz zu erstellen. Die Eröffnungsbilanz ist die Grundlage für den neuen doppischen Haushalt. Es handelt sich hierbei um eine systematische Gegenüberstellung von Vermögen auf der Aktiv-Seite und dessen Finanzierungsquellen (Eigenkapital, Rücklagen, Fremdkapital) auf der Passiv-Seite. Sie stellt die Vermögens- und Finanzierungssituation der Gemeinde dar und ist Datengrundlage für die Abbildung des Ressourcenverbrauches. Zweckmäßigerweise wird die Eröffnungsbilanz zum Stichtag 01.01.2006 erstellt, um dann auch den Parallelbetrieb Kameralistik/Doppik zu starten. Ebenfalls zum 01.01.2006 ist der erste doppische Haushalt zu erstellen. Das heißt, das im Vorfeld, Zeitraum ca. von 03/05 bis 09/05, die über eine Leistungserfassung erarbeiteten Leistungen zu Produkten zusammengefasst werden. Diese Produkte werden weiter zu Produktgruppen und Produktbereichen zugeordnet. Diese Zuarbeit obliegt in erster Linie den einzelnen Fachämtern. Erfahrungsgemäß wird es gerade in kleinen Kommunen zu Überschneidungen in der Produktbildung kommen. Diese sind durch Gespräche mit den betroffenen Amtsleitern und Mitarbeitern zu bereinigen. Es muss versucht werden, einen Mittelweg bei der Kosten- und Leistungsrechnung zu finden. Die jetzt schon vorhandenen Kosten-, Leistungsrechnungen Beispiel im Bereich Friedhofswesen und Kita sind fortzuführen. Neue, wie zum Beispiel Feuerwehren, sind vorstellbar. Ansonsten sollte das Motto gelten „Soviel wie möglich, aber nur soviel wie nötig“. Gerade in unserer kleinen Verwaltung würde man sich mit Verwaltungsaufwand erschlagen, wenn man vielleicht noch für alle möglichen Produkte interne Leistungsverrechnungen ermitteln würde. Ebenso soll die zentrale Hül (aus Erfahrung) beibehalten werden. Jeder Mitarbeiter hat Zugang zum Haushaltsprogramm und kann sich damit die benötigten Informationen über sein Budget holen. Während dieser vorgenannten und zeitlich eng gesteckten Umsetzungsschritte werden punktuell Mitarbeiterschulungen erfolgen. Diese beinhalten in erster Linie die Einweisung in die Teilprojekte und Anweisungen, wie zu verfahren, zu dokumentieren und bei welchen auftretenden Schwierigkeiten die Projektleitung sofort zu informieren ist. Allen Projektbeteiligten muss deutlich klar sein, dass das „normale Tagesgeschäft“ weitergehen muss und die Umsetzung des Projektes Kameralistik auf Doppik sehr viel Kraft und Zeitaufwand erfordert. Darum muss jedem klar sein, dass er seinen Teil daran mit voller Leistungskraft und Disziplin umzusetzen hat. Störungen sind hierbei wie Sand im Getriebe und gefährden das Gesamtergebnis. Am Ende des Jahres 2006, nach dem der erste vollständige Parallelbetrieb gefahren wurde, kann dann der erste doppische Jahresabschluss erfolgen.Ab 2007 soll dann der alleinige Doppikbetrieb laufen. Da die Kommunalen Eigenbetriebe bereits seit Anfang ihres Bestehens doppisch geführt wurden, sollte die Aufstellung einer konsolidierten Gesamtbilanz nicht mehr so problematisch sein, als wenn sie als Regiebetrieb und kameral geführt worden wären. Trotzdem sind noch solche Dinge zu klären, wie ist ein Betrieb gewerblicher Art (Klostermuseum) zu integrieren, wie ist mit Zweckverbänden, an denen die Gemeinde Anteile hat, zu verfahren? Das Zusammenwirken im Rahmen der Haushaltsaufsicht muss sich ergeben. Die Kolleginnen von der Kommunalaufsicht und dem Rechnungsprüfungsamt des Landkreises werden sich auch auf die Haushaltsrechtsmodernisierung einstellen müssen. Zwischen der Gemeinde Boitzenburger Land und den entsprechenden Kolleginnen des Landkreises Uckermark gibt es seit längerem Erfahrungsaustausch zu dieser Thematik. Es ist ein „Geben und Nehmen“ von Erfahrungen und Kenntnissen in beiden Richtungen. SonstigesSonstiges

Die ganze Problematik der Haushaltsrechtsmodernisierung ist kein „taufrisches“ Thema mehr. Nunmehr ist die Zeit des Handelns und Umsetzens gekommen.

Die Verwaltung und auch die politischen Gremien (besonders der Finanz- ausschuss) haben bereits des öfteren darüber gesprochen. Gerade auch die Ausgliederung der Abwasserproblematik aus dem allgemeinen öffentlichen Haushalt in Form von Eigenbetrieben und die damit verbundenen Erfahrungen haben gezeigt, dass dieses eine richtige Entscheidung war. Für die Bürger und auch Gemeindevertreter sind zum Beispiel alle Aktivitäten auf dem Gebiet der Abwasserentsorgung durchschaubarer und besser zu verstehen. Die Verwaltung hat in dieser Zeit durch die doppelte Buchführung betriebswirtschaftliche Erfahrungen sammeln können. Nun gilt es, den nächsten Schritt zu wagen. Schwierigkeiten mit der Einführung der Doppik werden in erster Linie mit der Vermögensbewertung gesehen. Sicher gibt es Bewertungsrichtlinien (NHK2000), aber dieses sind nur grobstrukturierte Hinweise. Hier wird ein „Auseinanderdriften“ von Vermögensdarstellung zwischen den Kommunen gesehen, weil einfach zuviel Raum für individuelle Bewertungskriterien gegeben ist. Vielleicht könnte man die Bewertung von Gebäuden ja auch über den Wert 1914 und der Hochrechnung über den Baupreisindex vornehmen. Der Wert 1914 liegt für jedes Gebäude auf Grund von Versicherungen vor. Oder man verfährt, wie im Bundessteuerblatt 1994 Teil I Nr. 15 Seite 599 beschrieben. In der Richtlinie des Ministerium des Innern vom Mai 2004 III. A 2.1 wird bei der Bewertung von Grund und Boden, der vor dem 01.07.1990 erworben wurde, auf den Bodenrichtwert vom 01.07.1990 zum Zwecke der Bewertung abgestellt. Hier ist zu bemerken, dass diese Werte nicht vorliegen. In unserer Gemeinde gibt es für die einzelnen Ortsteile Bodenrichtwerte erst beginnend ab 31.12.1991. Für einzelne Gemeindeteile sind gar keine vorhanden. Wie ist mit Vermögensgegenständen zu verfahren, von denen die Gemeinde noch kein Eigentümer ist, sondern wo sie nur als Rechtsträger im Kataster steht? Sicher werden sich im Laufe des Gesamtprojektes noch einige Fragen ergeben. Doch das sind keine Schwierigkeiten, die nicht geklärt werden können. Die politischen Gremien und die Verwaltung stehen der Einführung der Doppik offen gegenüber. Es ist eine neue Etappe, die zu beschreiten ist, wie es in den letzten 14 Jahren schon viele gab. Nur wer stillsteht, rostet. Die Gemeinde Boitzenburger Land hat sich um die Pilotierung beworben, weil sie dem Neuen stets positiv gegenübersteht, weil das Bewusstsein da ist, eine Verpflichtung gegenüber künftigen Generationen zu haben. Durch das Modellprojekt wird die Gelegenheit gegeben, Vorreiter auf einem neuen Weg zu sein und den Nachfolgenden eine helfende Hand reichen zu können. Vom Ministerium des Innern wird gewünscht, dass es uns auf diesem Weg begleitet, für uns gut erreichbar ist und sich selbst mit Hinweisen und Problemlösungen einbringt. Zum Abschluss möchten die Gemeindevertreter als auch die Verwaltung zum Ausdruck bringen, dass wir kompetent und in der Lage sind, die Anforderungen zur Umsetzung des Projektes „Kameralistik auf Doppik“ zu gewährleisten