Stadtarchiv Gotha

Jahresrückblick

2019

Stand: Dezember 2019

Inhalt

Endarchiv...... 3 1. Übernahme und Bewertung...... 3 1.1 Übernahmen amtliches Schriftgut ...... 3 1.2 Übernahmen nichtamtliches Schriftgut (Auswahl) ...... 4 1.3 Bibliothek ...... 5

2. Verwahrung und Erhaltung ...... 5 2.1 Restaurierung ...... 6 2.2 Sicherungsverfilmung ...... 6 2.3 Magazinauslastung ...... 6

3. Erschließung und Nutzbarmachung ...... 6 3.1 Verzeichnung ...... 7 3.2 Projekte mit Ehrenamtlichen und Praktikanten ...... 7

4. Auswertung und Vermittlung ...... 8 4.1 Benutzung ...... 9 4.2 Öffentlichkeitsarbeit ...... 10

5. Ausblick ...... 11

Zwischenarchiv ...... 12 I. Übernahme, Bewertung, Kassation ...... 12 II. Erschließung, Nutzbarmachung, Benutzung ...... 12

Das Stadtarchiv 2019 in Zahlen (gerundet) ...... 13

1

Das Stadtarchiv verwahrt stadtgeschichtliche Quellen amtlichen und nicht amtlichen Charakters. Stellung und Aufgaben des Stadtarchivs sind in der Archivsatzung geregelt. Die vier Hauptaufgabenbereiche sind:

1. Übernehmen und Bewerten von Unterlagen 2. Aufbewahren und Sichern 3. Erschließen und Nutzbarmachen 4. Auswerten und Vermitteln

Folgender Jahresrückblick soll aufzeigen, was in den Aufgabenbereichen des Stadtarchivs im Jahr 2019 geleistet wurde.

Endarchiv

1. Übernahme und Bewertung

Der Ausbau einer aussagekräftigen, inhaltsreichen und prägnanten Überlieferung zur Dokumentation der Stadtgeschichte und Abbildung der Lebenswirklichkeit vor Ort ist zentrale Aufgabe des Stadtarchivs Gotha. Dazu werden alle Unterlagen der Stadtver- waltung Gotha, die nicht mehr im laufenden Geschäftsgang benötigt werden und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit geprüft. Schriftgut, das aus gesetzlichen oder rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss oder das historisch bedeutsam ist und für Forschungszwecke relevant sein kann, wird ins Endarchiv übernommen. Die als nicht archivwürdig eingestuften Unterlagen werden datenschutzgerecht vernichtet (Kassation). Zur Bestandsergänzung wird neben dem amtlichen Schriftgut gezielt und kontinuierlich weiteres stadtgeschichtlich relevantes Material, das im öffentlichen Interesse liegt, übernommen.

1.1 Übernahmen amtliches Schriftgut

Standesamt Gotha* Geburtenbuch Gotha 1908, Heiratsbuch Gotha 1938, Sterbebuch Gotha 1988 sowie dazugehörige Namensverzeichnisse; Heiratsbücher Siebleben 1933-1938, Bufleben 1936 - 30.06.1938, Eberstädt 1930 - 1938, Brüheim 1923 - 1938, Ballstädt 1910 - 1938, Boilstädt 1928 - 1938, Sundhausen 1922 - 01.07.1938, Warza 1912 - 1938, Hausen 1935 - 30.06.1938, Haina 1937 - 1938, Friedrichswerth 1937 - 1938, Goldbach 1931 - 30.06.1938, Remstädt 1935 - 30.06.1938, Hochheim 1934 - 30.06.1938, Wangenheim 1935 - 1938, Sonneborn 1931 - 30.06.1938, Bienstädt 1876 - 1937, Tüttleben 1935 - 1938, Pferdingsleben 1931 - 1938, Molschleben 1928 - 1938, Friemar 1932 - 30.06.1938, Eschenbergen 1935 - 1938 (0,87 lfm)

Sammelakten zu den Personenstandsregistern (0,5 lfm)

*Jährliche Ergänzungen der seit 2009 aufgrund des Personenstandsgesetzes an das Stadtarchiv Gotha abgelieferten Personenstandsregister des Standesamtes

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Kreisarchiv Gotha * Geburtenbücher Eschenbergen 1876 - 1901, Friemar 1876 – 1906, Molschleben 1876 – 1901, Nottleben (mit Tröchtelborn und Zimmernsupra) 1874 – 1899, Pferdingsleben 1876 – 1902, Tüttleben 1876 – 1905; Heiratsbücher Eschenbergen 1876 – 1934, Friemar 1876 - 1931, Molschleben 1876 – 1927, Nottleben (mit Zimmernsupra) 1874 – 1932, Pferdingsleben 1876 – 1930, Tüttleben 1876 – 1934; Sterbebücher Bienstädt 1876 – 1966, Eschenbergen 1876 – 1965, Molschleben 1876 – 1967, Nottleben 1874 – 1977, Pferdingsleben 1876 – 1964, Tröchtelborn 1955 – 1964, Tüttleben 1876 – 1964 sowie dazugehörige Namensverzeichnisse (2,5 lfm.)

Sammelakten zu den Personenstandsregistern (3 lfm)

32 Mikrofilme (Silber-Negativ- und Diazo-Filme)

* In Umsetzung der Zweckvereinbarung zur Übertragung der Aufgaben und Befugnisse des Standesamtes Friemar auf die Stadt Gotha, Beschluss 494/18

Abt. 630 Bauordnung Baugenehmigungsakten von 1989 (ca. 2,80 lfm), damit Beenden der schrittweisen Übernahme der Bauakten

Fachhochschule Erfurt, Fak. Landschaftsarchitektur, Gartenbau Generalbebauungsplan der Stadt Gotha, ohne Datum

1.2 Übernahmen nichtamtliches Schriftgut (Auswahl)

Ankauf 10 Fotos Bombenschäden vom Luftangriff auf den Neumarkt November 1944

Schenkung aus Privatbesitz 32 Glasplatten mit Motiven von Gotha, ohne Datierung, ca. nach 1900 bis 1920er Jahre

Schenkung aus Privatbesitz Dokumentation zur Wendezeit 1989/90: Das Bildungswesen des Kreises Gotha im Wandel der gesellschaftlichen Veränderungen, 1991

Schenkung aus Privatbesitz Sammlung zur Lutherschule, Schützenallee 31 (nach deren Schließung Rosa- Luxemburg-Schule, Wilhelm-Bock-Str. 18), darunter 2 Fotoalben, Einzelfotos; Dias zu Sport- und Pionierfesten, 1. Mai; Zeitungsausschnitte; dienstliches Schriftgut; Schüleraufsätze zur Schulchronik

Schenkung aus Privatbesitz 1 Aquarell, Ansicht Teeschlößchen, Volkland, 1946

Schenkung aus Privatbesitz Konvolut Dokumente und Druckschriften zum Briefmarkensammlerverein

Schenkung aus Privatbesitz 3 Filmrollen 16 mm Tonfilm (Tag der Republik 7. Oktober 1964, Sportfest 1965, Patenschule u.a. verschiedene Gothaer Schulen zum 1. Mai 1967) 4

Schenkung aus Privatbesitz 2 Filmrollen 16 mm Tonfilm (Betriebsfest Seeberg 1976, Kampfgruppe Gotha 1966)

Schenkung aus Privatbesitz 2 Firmenpostkarten von Fa. Deckmann & Co. KG Gotha, Laboratoriumsgeräte an Fa. Tony Menzel, Glasschneiderei, Lommatzsch

Schenkung aus Privatbesitz Konvolut Fotos und Programme: 11 Fotos Gothaer Karneval (undatiert); 5 Fotos Personen Familie Creutzburg, Gotha (undatiert); 1 Foto unbekannte Person; 1 Spielplan Landestheater Gotha Spielzeit 1949/50; 2 Programme Landestheater Gotha „Die Pause“ Spielzeit 1949/50; 5 Programme Landestheater Gotha „Die Brücke“ Spielzeit 1949/50

Schenkung aus Privatbesitz Original Testament Emilie Möller, seit 1855 Dienstmädchen bei Frl. Geyer (vermutl. Therese Gayer); gedruckte Transkription des Testamentes mit erweiterten Daten zu den Begünstigten

Staatsarchiv Gotha Gothaer Hofkalender: Genealogischer Hofkalender, Genealogisches Taschenbuch gräfliche, freiherrliche, adelige und briefadelige Häuser, verschiedene Jahrgänge

Forschungsbibliothek Gotha Materialsammlung zu Arnoldi: Schriftverkehr, Zeitungsausschnitte, div. Kopien

Ankauf von Privatbesitz Ausweisdokumente E. Friedrich: Schülerausweis 1940, Ostausweis 1947, Stadt Gotha, Ahnenpass, Einlagebuch der Gablonzer Sparkasse

1.3 Bibliothek

Die regionalgeschichtliche Bibliothek konnte um 26 Titel erweitert werden. Die neuen Titel resultieren aus Schenkungen, Belegexemplaren der Autoren, die in ihren Werken Bezug auf Unterlagen des Stadtarchivs nahmen, sowie Ankäufen.

2. Verwahrung und Erhaltung

Der Schutz der Archivalien vor Vernichtung, Beschädigung oder Zerstörung ist fester Bestandteil der Archivarbeit. Wenn notwendig, werden spezielle Erhaltungsmaßnahmen durchgeführt. Kleinere Restaurierungsarbeiten (z. B. Ausbesserungsarbeiten mit Japanseide) oder die Digitalisierung einzelner beschädigter Archivalien (z. B. Bauakten) werden direkt von den Mitarbeitern ausgeführt. Konservatorische Aufgaben wie Foliieren, Umkartonieren in säurefreie Verpackungen entspr. DIN-Norm, Entfernen von Metallgegenständen und Reinigungsmaßnahmen erfolgen kontinuierlich. Alle Maßnahmen sichern die Originale.

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2.1 Restaurierung

22 beschädigte Archivalien konnten im Jahr 2019 durch eine Gothaer Buchbinderei fachgerecht in unterschiedlichem Umfang restauriert werden. Darunter das Buch „Das Geschlecht der Freiherren von Wangenheim im Weltkriege“ aus dem Jahr 1922, Adressbücher der Stadt Gotha, Geburten- und Sterberegister des Standesamtes Gotha sowie das Buch „Gotha vor zweihundert Jahren oder die fürstliche Hülfe in der Zeit der Noth: Ein treues Lebensgemälde aus der letzten Hälfte des dreißigjährigen Kriegs“ von 1840.

2.2 Sicherungsverfilmung

Die Sicherungsverfilmung ausgewählter Archivalien wurde fortgeführt, aufgrund der hohen Beanspruchung überwiegend für archivierte Personenstandsregister des Standesamtes Gotha. Die Personenstandsregister für Gotha (Geburtenbücher 1904 – 1908, Heirats- bücher 1935 – 1938, Sterbebücher Gotha 1985 – 1988) sowie die Personenstandsregister der eingemeindeten Orte Siebleben (Geburtenbücher 1876 – 1907, Heiratsbücher 1876 – 1933, Sterbebücher 1876 – 1952), Sundhausen (Geburtenbücher 1876 – 1901, Heiratsbücher 1876 – 1938, Sterbebücher 1876 – 1969), Uelleben (Geburtenbücher 1876 – 1902, Heiratsbücher 1876 – 1933, Sterbebücher 1876 – 1966) sowie der Gemeinde Warza (Geburtenbücher 1876 – 1902, Heiratsbücher 1876 – 1938, Sterbebücher 1876 – 1866) sowie dazugehörige Namensverzeichnisse wurden von einem Dienstleister mikroverfilmt. Zudem wurden von 13 vorhandenen Silberfilmen der Personenstands- bücher der Gemeinden Zimmernsupra/ Nottleben, Pferdingsleben, Tüttleben, Bienstädt Diazo-Filme für die Benutzung angefertigt. Somit sind die enthaltenen Informationen für den Benutzer weiterhin verfügbar, die Originale werden geschont.

2.3 Magazinauslastung

Die Magazinflächen für das Endarchiv mussten aufgrund der vollständigen Auslastung erweitert werden. Somit wurde im September 2019 der Umzug von insgesamt 300 Regalmetern Archivgut des Endarchivs und Fristenschriftgut des Zwischenarchivs in eine Außenstelle realisiert. Davon entfielen ca. 80 Regalmeter auf das Endarchiv. Durch umfangreiche Planung und Vorarbeiten war es möglich, den Umzug innerhalb einer Woche abzuschließen, ohne dass Schäden oder Verluste entstanden und die sofortige Benutzbarkeit zu gewährleisten.

3. Erschließung und Nutzbarmachung

Eines der wichtigsten Aufgabengebiete ist die archivische Erschließung, Ordnung und Verzeichnung des übernommenen und bewerteten Archivgutes. Die fachgerechte Aufarbeitung aller Dokumente ist unerlässliche Voraussetzung für ihre Benutzung durch die Öffentlichkeit. Nur so wird die Benutzung und Auswertung der Archivalien mit qualitativ hochwertigen Findmitteln ermöglicht. Erst die Verzeichnung ermöglicht die Benutzung der Archivalien. Ziel ist es, bestehende Bestände oder neue Zugänge in der Archivdatenbank sowie in einer Online-Fassung für den Internetauftritt des Stadtarchivs im „Archivportal Thüringen“ recherchierbar darzustellen. Die Verzeichnung erfolgt weiterhin mit der Archivsoftware „Augias-Archiv 9.1“.

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3.1 Verzeichnung

 Fertigstellung der Verzeichnung der Baugenehmigungsakten der Abteilung 630 Bauordnung bis Ende 1989 in den Beständen 4.2.2.1 und 4.2.2.2 in „Augias-Archiv 9.1“ (6,3 lfm/1404 Datensätze)

 Beginn Erstellung einer Ergänzungsdokumentation zu den Unterlagen des Stadtrates Gotha von 1946 bis 1989 mit detaillierter Erfassung der Beschlüsse

 Zur Online-Stellung geeignete Neuverzeichnung des Bestandes 6.1 Archivbibliothek (Gothana) in „Augias-Archiv 9.1“ zur Bereinigung von Konvertierungs- und Verzeichnungsfehlern

 Verzeichnung verschiedener Einzeldokumente nach Aktenneubildung, Prüfung oder Übernahme, u. a. die Verzeichnung der übernommenen Fotos aus Schenkungen

Zudem erfolgen kontinuierlich:

 Bibliothekspflege: Verzeichnung und Inventarisierung aller eingegangenen Bücher und Druckschriften (26 Titelaufnahmen)

 Auswertung der Tageszeitungen: Erschließung und elektronische Erfassung von 281 Artikeln aus den Tageszeitungen TLZ und TA

 Fortsetzung zeitgeschichtliche Sammlung

 Allgemeine Bestandspflege und Revisionsarbeiten: Datenpflege und Archivalienpflege durch Überarbeitung von Verzeichnungsfehlern oder -lücken (d. h. zur Recherche benutzte Akten werden überprüft, der Datensatz ggf. ergänzt)

3.2 Projekte mit Ehrenamtlichen und Praktikanten

Ehrenamt

Seit 2007 wurde die Arbeit des Stadtarchivs von drei engagierten ehrenamtlichen Helfern an insgesamt drei Tagen pro Woche unterstützt. Im Frühjahr und im Herbst 2019 beendeten zwei langjährige ehrenamtliche Mitarbeiter ihre Tätigkeit. Das Stadtarchiv wird nun weiterhin von einer ehrenamtlichen Helferin unterstützt.

Der Schwerpunkt der ehrenamtlichen Tätigkeiten lag auch 2019 auf der elektronischen Erfassung von Daten aus Beständen. Die seit Änderung des Personenstandsgesetzes mit Wirkung vom 01.01.2009 im Stadtarchiv archivierten Personenstandsregister aus dem Standesamtsbezirk Gotha werden häufig nachgefragt. Die Fragestellungen der Erbenermittler und Familienforscher reichen von sehr präzisen Angaben bis hin zu vagen Vermutungen über die verblichenen Ahnen. Tausende Namen zu Geburten, Eheschließungen und Sterbefällen sind durch ehrenamtliche Arbeiten benutzerfreundlich in Exceltabellen erfasst worden. Teilweise sind bereits auch erweiterte Personendaten aus den Geburtenbüchern (Eltern des Kindes) aufgenommen. Diese ermöglichen eine effizientere Recherche nach Familienzusammenhängen. Insgesamt wird durch diese umfassende Datenerfassung die Recherche für Mitarbeiter und insbesondere Benutzer

7 erheblich vereinfacht bzw. erst ermöglicht. Der Zeitaufwand kann teilweise erheblich verkürzt werden.

Neben der amtlichen Überlieferung eines Kommunalarchivs wird auch eine möglichst umfassende nichtamtliche Überlieferungsbildung zur Dokumentation des städtischen Lebens angestrebt, weshalb auch ausgewählte Nachlässe, Fotos, Vereins- und Wirtschaftsschriftgut, Karten, Pläne, Zeitungen usw. hier zu finden sind. Diese zu bewerten, zu erschließen und für die Öffentlichkeit nutzbar zu machen, gehört zu den grundlegenden Aufgaben archivischer Arbeit. Speziell Nachlässe können in vielfältigen Beziehungen zu den unterschiedlichsten Lebensbereichen stehen und ermöglichen deshalb zahlreiche Forschungsansätze. Auch dabei erhielt das Stadtarchiv Gotha von 2007 bis Januar 2019 versierte ehrenamtliche Unterstützung. Mit viel Engagement, Akribie und Kenntnisreichtum wurden Daten aus dem Verlegernachlass Leopold Klotz elektronisch erfasst und vielfach kontextualisiert. Diese sind nunmehr über Stichwortsuche recherchierbar.

Im Jahr 2019 lag der Schwerpunkt der ehrenamtlichen Tätigkeit wie in den vergangenen Jahren auf:

 der Fortsetzung der elektronischen Erfassung der Namensregister der übernommenen Personenstandsregister des Standesamtes Gotha.

Übersicht geleistete Stunden im Ehrenamt

2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Ehrenamtliche Tätigkeit 563 472 470 625 533 618 563 317 in Stunden (gerundet)

Praktikum

Bereits im Oktober 2018 begann im Rahmen des Bundesfreiwilligendienstes die Revision des Gesamtbestandes 1.1 Akten der Stadt Gotha. Der Bestand enthält die Akten des Stadtrates zu Gotha, darunter Rat und Stadtverordnetenversammlung, Innere Verwaltung, Gewerbe, Gesundheit- und Soziales, Bauwesen, Kultur, Kirche, Polizei, Militär, Finanzen, Friedhofs- u. Bestattungswesen, Wirtschaft, Auswanderungen mit einer Laufzeit von 1370 bis 1945. Hierzu müssen alle 12695 Akten, ca. 200 lfm, einzeln gesichtet, deren Erhaltungszustand überprüft und in einem Maße inhaltlich und formal erfasst werden, das heutigen Ansprüchen genügt. Erster Bearbeitungsschritt ist die Erfassung der Erschließungsinformationen in einer Datenbank. Langfristiges Ziel der Überarbeitung dieses Bestandes ist die Aufbereitung der Erschließungsinformationen für jede Archivalieneinheit in einer für die Online-Stellung im Archiv-Portal Thüringen geeigneten Form.

4. Auswertung und Vermittlung

Die Nutzung des Archivs erfolgt vor Ort im Lesesaal oder durch schriftliche und mündliche Anfragenbeantwortung bzw. Auskunftserteilung. An das Stadtarchiv als öffentliche Einrichtung treten verschiedene Nutzergruppen heran. Das sind u. a. stadtgeschichtlich Interessierte, Vereine, Behörden, Firmen, Ahnenforscher, Wissenschaftler aus der 8 universitären Forschung oder Schüler. Dabei werden Fragestellungen von einfachen bis hin zu komplexen Sachverhalten zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatgeschichtlichen, gewerblichen oder privaten Zwecken beantwortet. Der Erstellung von Recherchelisten zu vorhandenen relevanten Materialien folgen häufig detaillierte Recherchen in den Beständen.

Neben den externen Nutzern wenden sich auch Nutzer aus der Stadtverwaltung regelmäßig an das Archiv.

4.1 Benutzung

2019 wurden insgesamt 325 schriftliche Anfragen beantwortet. Davon bezogen sich 205 auf Personenstandsangelegenheiten. Darüber hinaus wurden 97 mündliche Auskünfte erteilt. Dabei werden nur Auskünfte mit Heranziehung von Findhilfsmitteln (Findbücher, Register) statistisch erfasst. Mit insgesamt 422 Anfragenbeantwortungen liegt die Zahl der Anfragen etwas höher als im Vorjahr.

Für die Benutzung vor Ort werden auf Anfrage vorab Recherchelisten relevanter Archivalien zur Verfügung gestellt und die gewünschten Archivalien vorgelegt. Insgesamt wurden im Jahr 2019 134 Benutzungsanträge an das Stadtarchiv gestellt. An 229 Benutzertagen arbeiteten die Nutzer zu unterschiedlichen Themen im Archiv, erhielten Akteneinsicht, Kopien, beglaubigte Kopien, Digitalisate und weiterführende Auskünfte. Die verwaltungsinterne Aktennutzung verzeichnete 75 Benutzungen. Anfragen aus der Verwaltung werden nur berücksichtigt, wenn ein tatsächlicher Rechercheaufwand entstanden ist.

Benutzerstatistik

Endarchiv 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Direktbenutzungen/Benutzertage 210 169 249 227 222 262 229 Dienstliche Nutzungen 53 44 95 81 123 77 75

Benutzungen gesamt 263 213 344 308 345 339 304

Anzahl ausgehobener Archivalien 1523 1480 1527 1975 1707 1907 1627

Mündliche/telefonische Mitteilungen 67 56 70 84 121 97 97 Schriftliche Anfragenbeantwortung 280 272 322 374 313 316 325

Anfragenbeantwortung gesamt 347 328 392 458 434 413 422

9

Anteil Anfragen aus Personenstandsregistern an schriftlicher Anfragenbeantwortung Anzahl Anfragen zu Personenstandsfällen andere Anfragen

400 350 300 181 250 142 106 115 120

119 122 200 150

100 180 193 207 201 205 161 150 50

0 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Jahr

Bei der Verteilung der im Berichtszeitraum eingegangenen schriftlichen Anfragen zeigt sich, dass die Nachfragen nach Einträgen und Auskünften aus den archivierten Personenstandsregistern überwiegen.

4.2 Öffentlichkeitsarbeit

Veranstaltungen/Ausstellungen

Im Rahmen des Tages der Stadtgeschichte am 25.10.2019 konnten Besucher vier Tafeln mit Dokumenten aus dem Stadtarchiv zur Novemberrevolution vor 100 Jahren und städtische Akten zur sog. Leinapflege im ehemaligen Landschaftshaus am Schlossberg 2 betrachten.

Seit Anfang Dezember 2019 führen Fotos aus dem Stadtarchiv Besucher des neuen Rathauses durch einen historischen Spaziergang durch Gotha im Winter. Erstmals werden dabei auch Aufnahmen der im Jahre 2004 verstorbenen Stadtarchivarin Marga Köllner präsentiert.

Kooperationen/Projekte

Für das Projekt „Digitales Archiv“ der Thüringer Universitäts- und Landesbibliothek in Zusammenarbeit mit Bibliotheken und Archiven konnten die bereits zur Verfügung gestellten digitalisierten Adressbücher der Stadt Gotha zum Teil durch vollständige Ausgaben ersetzt bzw. ergänzt werden. Diese sind mit den Adressbüchern anderer Thüringer Städte im Internet auf der Seite des „Archivportals Thüringen“ abrufbar. Lt. Zugriffstatistik haben 855 Besucher mit 9208 Aktionen (z. B. Seitenansichten, Downloads und der Aufruf von ausgehenden Verweisen und internen Suchen) in den Adressbüchern von Gotha recherchiert.

Weitere Digitalisierungsprojekte der Forschungsbibliothek Gotha, der Universität Erfurt und der Friedrich-Schiller-Universität Jena werden vom Stadtarchiv unterstützt.

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Außerdem wurden im Jahr 2019 Übersichten zu den vorhandenen Stadtbüchern in den Beständen des Stadtarchivs als Zuarbeit für das an der Universität Halle-Wittenberg angesiedelte Projekt „Index Librorum Civitatum“ erarbeitet. Deren Onlinestellung ist für das Jahr 2020 geplant.

Mehrere Archivalien aus dem Stadtarchiv waren im Original vom 15. November bis 29. Dezember 2019 im KunstForum Gotha in der Ausstellung „Inspiriert vom Bauhaus - Gotha erlebt Moderne“ zu sehen, darunter Bauzeichnungen des Kaufhauses Conitzer, heute moses, in der Erfurter Straße.

Internetauftritt

Zunehmend wichtig ist auch für das Stadtarchiv die Bereitstellung von digitalen Findmitteln. Im Jahr 2019 wurde ein weiteres Findmittel für die Online-Nutzung zur Verfügung gestellt, nachdem die vollständig neue, zur Online-Stellung geeignete Verzeichnung des Bestandes 6.1 Archivbibliothek (Gothana) im Archiv-Programm Augias 9.1 abgeschlossen wurde. Somit sind nun drei Bestände des Stadtarchivs (0.1 Urkunden des Hospitals Maria Magdalena, 0.2 Urkunden der Stadt Gotha, 6.1 Archivbibliothek – Gothana) auf den Seiten des Stadtarchivs im „Archivportal Thüringen“ online recherchierbar.

5. Ausblick

Die Erschließung als Kernstück der archivarischen Arbeit ist Voraussetzung für die Benutzung der Archivalien. Die Intensivierung der Verzeichnungs- und Erschließungsarbeit bleibt auch weiterhin vorrangiges Ziel, um auch langfristig Benutzern mit weiteren Online-Findbüchern im „Archivportal Thüringen“ die Forschungsmöglichkeiten in den Beständen des Stadtarchivs aufzeigen zu können. Einen Schwerpunkt wird dazu die Überarbeitung des Bestandes 1.1 Akten der Stadt Gotha und im Anschluss die Bereitstellung als Online-Findmittel bilden.

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Zwischenarchiv

Das Stadtarchiv unterstützt und berät die Verwaltung im Hinblick auf die Schriftgutverwaltung.

I. Übernahme, Bewertung, Kassation

Mit der Unterhaltung eines Zwischenarchivs ist es möglich, dienstliches Schriftgut, welches nicht mehr zur laufenden Aufgabenerfüllung benötigt wird, bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu übernehmen und damit die Verwaltung zu entlasten. Im Jahr 2019 wurden aus den aktenführenden Stellen der Stadtverwaltung Gotha 52,08 lfm Akten in 39 Zugängen übernommen. Das entspricht ca. 651 Ordnern bzw. Archivboxen.

Insgesamt wächst der Bestand des Zwischenarchivs kontinuierlich. Die Aufhebung des Ende 2018 aufgrund fehlender Lagerungsmöglichkeiten verhängten Übernahmestopps für Verwaltungsakten erfolgte im September 2019, ermöglicht durch die Auslagerung von ca. 220 Regalmetern Akten in die Außenstelle. Dazu mussten ca. 2350 Archivboxen in Umzugskartons gepackt, zwischengelagert und am neuen Standort geordnet wieder in Regale geräumt werden. Dieser Umzug wurde zusammen mit der Auslagerung der 80 Regalmeter Akten des Endarchivs innerhalb einer Woche realisiert. Für die ausgelagerten Akten gilt ein Bestellverfahren. Sofortige Aushebung ist nicht mehr möglich.

Die Aufbewahrungsfrist endete für 593 Akten zum 31.12.2018. Davon wurde für 64 Akten eine Fristverlängerung in der Archivdatenbank Augias-Zwischenarchiv eingearbeitet. 495 Akten (39,5 lfm) wurden datenschutzgerecht kassiert. 34 Akten kamen nach erster Bewertung in die „engere Auswahl“ einer möglichen Übernahme in das Endarchiv. Die Detailbewertung steht hier noch aus.

II. Erschließung, Nutzbarmachung, Benutzung

Alle aus den Abteilungen der Stadtverwaltung abgelieferten Akten werden anhand der archivspezifischen Software „Augias-Zwischenarchiv“ erfasst (651 Datensätze). Ausleihen und Benutzungen werden dokumentiert.

Benutzung

Zwischenarchiv 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019

Anzahl der Benutzer 63 56 69 87 96 67 64 Anzahl der vorgelegten Akten 139 133 199 367 417 194 179

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Das Stadtarchiv 2019 in Zahlen (gerundet)

Gesamtumfang des Archivgutes am 31.12.2019 (in Regalmetern)

davon Endarchiv 1000 Zwischenarchiv 777

Übernahmen in laufenden Metern

davon Endarchiv 10 Zwischenarchiv 52

Benutzungen

davon Endarchiv 304 Zwischenarchiv 64

ausgehobene Archivalien (Anzahl)

davon Endarchiv 1627 Zwischenarchiv 179

Schriftliche Auskünfte (Anzahl)

Endarchiv 325

Verzeichnung (in laufenden Metern)

davon Endarchiv 7 Zwischenarchiv 52

Beschäftigte (Anzahl)

Festangestellte Beschäftigte 2 Beschäftigung anderer Mitarbeiter darunter Ehrenamt 3 (Jahresende: 1) Bundesfreiwilligendienst 1

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