Pengelolaan Arsip Audiovisual Pada Stasiun Tvri Sumatera Utara Medan

PENGELOLAAN ARSIP AUDIOVISUAL PADA STASIUN TVRI SUMATERA UTARA MEDAN

KERTAS KARYA

Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memproleh gelar Ahli Madya (A.Md.S.I) dalam bidang Perpustakaan dan Informasi

Oleh :

RINA WATI BR SEMBIRING

162201016

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA MEDAN 2019

Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa karena berkah dan Anugerah-Nya yang melimpah, Akhirnya penulis dapat menyelesaikan penulisan kertas karya ini yang berjudul “Pengelolaaan Arsip Audiovisual Pada Stasiun TVRI Sumatera Utara Medan”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utra.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya.

Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Budi Agustono, M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara 2. Ibu Hotlan Siahaan, S.sos, M.I.Kom selaku Ketua Program Studi D-III Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Sumatera Utara 3. Ibu Irawaty A. Kahar, M.Pd. selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dengan penuh kesabaran dan motivasi kepada penulis, serta meluangkan watu sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. 4. Kepada Bapak Angga selaku pegawai staff di Perpustakaan dan Bapak syahrani selaku Kepala Bidang Program Acara di TVRI Medan yang telah meluangkan waktunya untuk membantu penulis mengumpulkan data dalam penyusunan kertas karya ini. 5. Seluruh staff pengajar pada Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya

iii

Universitas Sumatera Utara

6. Ayahnda Basri Sembiring dan Ibunda Mariani br Gurusinga selaku orangtua penulis yang selalu memberikan dukungn kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan kertas karya ini. 7. Kepada kakakku Junita Sembiring dan adikku Abdi Sembiring yang selalu memberikan dukungan dalam perkuliahan dan menyelesaikan kertas karya ini 8. Kepada sahabat penulis (Lausyanna Tioksa Berutu, Duarta sitanggang, Pani Hutagaol, Elia Beauty Siburian dan Terkhusus Renny Junita Ria Batubara yang selalu memberikan dukungan, waktu serta bantuan kepada `penulis sampai tugas akhir ini berakhir. 9. Kepada Kelompok C (Riza Habibi, Nurfatimah, Rika Talenta Dan Duarta Sitanggang) terimakasih telah berkerjasama dalam PKL ( Praktik Lapangan Kerja ) 10. Kepada seluruh teman-teman angkatan 2016 Program Studi D-III Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Akhir kata Penulis , mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.

Medan, Oktober 2019 Penulis

RINA WATI SEMBIRING 162201016

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...... i

DAFTAR ISI ...... iii

BAB I PENDAHULUAN ...... 1

1.1 Latar Belakang Masalah...... 1 1.2 Tujuan Penulisan ...... 3 1.3 Metode Pengumpulan Data ...... 3 1.4 Ruang Lingkup ...... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...... 4

2.1 Pengertian Arsip ...... 4 2.1.1 Peranan Arsip ...... 5 2.1.2 Fungsi Arsip ...... 6 2.1.3 Kegunaan Arsip ...... 7 2.1.4 Jenis Arsip ...... 9 2.2 Arsip Audiovisual ...... 10 2.3 Pengelolaan Arsip ...... 11 2.4 Kegiatan Pengelolaan Arsip ...... 13 2.4.1 Penataan Arsip ...... 13 2.4.2 Penyimpanan Arsip ...... 14 2.4.3 Pemeliharaan Arsip ...... 16 2.4.3.1 Sumber Kerusakan ...... 17 2.4.3.2 Cara Pencegahan ...... 19 2.4.4 Pengamanan Arsip ...... 22 2.4.5 Penyusutan Arsip ...... 22 2.4.6 Penemuan kembali Arsip ...... 24 BAB III PENGELOLAAN KOLEKSI AUDIOVISUAL DI STSIUN TVRI MEDAN ...... 28 3.1 Gambaran Umum TVRI Medan ...... 28 3.2 Struktur Organisasi TVRI Medan ...... 30 3.3 Staff Pengelolaan Arsip Audiovisual ...... 30 3.4 Jenis Media Audiovisual di TVRI Medan ...... 31 3.5 Kegiatan Pengelolaan Koleksi Audiovisual pada TVRI Medan ..... 33 3.5.1 Penataan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan ...... 33 3.5.2 Penyimpanan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan ...... 33 3.5.3 Pemeliharaan Arsip Audiovisual pada TVRI Mdan………….34 3.5.3.1 Sumber Kerusakan ...... 34

Universitas Sumatera Utara

3.5.3.2 Cara Pencegahan Kerusakan ...... 35 3.5.4 Pengamanan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan ...... 36 3.5.5 Penyusutan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan ...... 37 3.5.6 Temu balik Arsip Audiovisual pada TVRI Medan ...... 38 BAB IV KESEMPULAN DAN SARAN ...... 39 4.1 Kesimpulan ...... 39 4.2 Saran ...... 40 DAFTAR PUSTAKA ...... 41

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 media penyimpanan kaset ...... 31 Gambar 3.2 media penyimpanan betacam ...... 31 Gambar 3.3 media penyimpanan Dv cam ...... 32 Gambar 3.4 media penyimpanan hardisk ...... 32

vii

Universitas Sumatera Utara

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah Dalam perkembangan informasi dan teknologi (IT) sangatlah maju pesat dan tidak terbatas penyebarannya. Dengan banyak hal yang perlu dilakukan manusia dalam mengolah informasi menjadi bermanfaat bagi khalayak umum. Dalam penyampaian informasi dapat disebut dengan media, yang merupakan wadah atau sarana media komunikasi yang berperan dalam mempengaruhi perubahan masyarakat. Media dapat dikelompokkan dalam beberapa jenis salah satunya adalah audiovisual merupakan suatu perangkat yang dapat didengar dan dilihat. Jadi, media audiovisual adalah suatu sarana atau alat komunikasi yang dapat menyampaikan pesan kepada khalayak umum secara menyeluruh dan dianggap sebagai alat yang dapat menampilkan teks, gambar, grafik, suara, musik, dan sebagainya. Pengelolaan arsip dapat dikatakan baik apabila dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Kenyataannya tidak semua kantor melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Pengelolaan arsip memiliki tujuan untuk memudahkan bila suatu saat arsip akan digunakan. Kegiatan pengelolaan arsip selalu berkembang sesuai dengan perkembangan jaman dan perkembangan tujuan organisasi. Salah satu faktor yang menyebabkan kegiatan pengelolaan arsip terus berkembang yaitu volume atau jumlah arsip yang juga terus bertambah. Apabila volume atau jumlah arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi dengan pengelolaan yang baik dapat menyebabkan petugas arsip mengalami kesulitan ketika akan menemukan kembali arsip. Berdasarkan kondisi tersebut maka pengelolaan arsip harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang baik agar arsip mudah ditemukan kembali Stasiun TVRI Sumatera Utara berdiri pada tanggal 25 Desember 1975 TVRI Medan mempunyai beberapa bidang dan subbidang, bidang yang terpenting untuk proses operasional berjalannya kantor TVRI 1. Bidang program dan pengembangan usaha, 2. Bidang teknik dan 3. Bidang pemberitaan Dan lainnya

Universitas Sumatera Utara

misalnya hanya pendukung saja sedangkan bidang perpustakaan untuk mengelolaan arsip audiovisual TVRI Medan ini dibawah bidang program dan pengembangan usaha. Perpustakaan TVRI sumut melakukan proses pengarsipan koleksi dalam bentuk kaset mini dv, betacam, dv cam dan hardisk, proses pengarsipan koleksi file audiovisual di TVRI Medan dilakukan untuk sebagai penyimpan yang bisa di tayangkan (playback) di kemudian hari apabila diperlukan. Arsip Audiovisual pada TVRI Medan dari observasi yang di peroleh pada tanggal 28 juli 2019 memiliki jumlah koleksi arsip yang cukup besar. Adapun jenis dan jumlah koleksi arsip yang ada di penyimpanan arsip pada perpustakaan TVRI Medan yaitu : 1. Kaset mini Dv (3000 keping) , Betacam SP (400 buah), Dv cam (500 buah) dan Hardisk (8 buah ). Maka dilihat dari jumlah arsip yang ada di tempat penyimpanan perlu dilakukan Pengelolaan arsip audiovisual untuk digunakan kembali oleh pihak yang ingin media audiovisual tersebut untuk disiarkan kembali (playback). Bila arsip audiovisual dapat ditayangkan kembali maka perlu melakukan pekerjaan yang bertugas untuk Penataan, penyimpanan, pemeliharaan, Pengamanan, penyusutan dan serta temu balik bahan guna menyiapkan informasi yang bermanfaat untuk masa yang akan datang. berdasarkan uraian di atas penulis tertarik dan memilih judul “PENGELOLAAN ARSIP AUDIOVISUAL PADA TVRI SUMATERA UTARA MEDAN”.

Universitas Sumatera Utara

1.2 Tujuan Penulisan Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui Bagaimanakah Pengelolaan Arsip Audiovisual pada Stasiun Penyiaran Televisi Republik Indonesia (TVRI) Medan.

1.3 Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan kertas karya ini, pnulis menggunakan metode penggumpulan data sebagai brikut : 1. Wawancara Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada Pegawai dibidang pengarsipan audiovisual di Stasiun TVRI Medan 2. Obsevasi Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan peninjauan dan mengamati pengelolaan arsip audiovisual di Stasiun TVRI Medan 3. Kepustakaan Pengumpulan data dengan cara melakukan pengkajian terhadap sumber Buku-buku, Jurnal-jurnal, artikel-artikel dan literature-literatur yang berkaitan dengan pengelolaan arsip audiovisual.

1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup Pengelolaan arsip audiovisual adalah Penataan, penyimpanan, pemeliharaan, Pengamanan, penyusutan dan penemuan kembali arsip audiovisual di TVRI Medan.

Universitas Sumatera Utara

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip Arsip menurut pendapat Thomas Wiyasa (2003: 43) adalah: Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. Arsip yang dikemukakan oleh Thomas Wiyasa (2003: 43) tersebut merupakan pengertian arsip secara Etimologi, sedangkan pengertian arsip menurut The Liang Gie (2009: 118), “Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Warkat yang dimaksudkan menurut pengertian tersebut adalah warkat yang masih mempunyai nilai guna, warkat tersebut juga harus disimpan secara teratur dan terencana, serta dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali. Selanjutnya menurut pendapat Zulkifli Amsyah (2003: 16) bahwa arsip adalah Setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, micro film), media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain. Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat baik gambar ataupun tulisan yang disimpan secara sistematis dan apabila suatu saat diperlukan dapat ditemukan secara cepat tepat dan lengkap yang dapat digunakan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.

Universitas Sumatera Utara

2.1.1 Peranan Arsip Arsip berperan sebagai penyaji informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Peran penting arsip tersebut sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna mencapai tujuan organisasi. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 8) berpendapat bahwa: Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang pengelolaan arsip. Peran penting arsip tersebut dalam hal penyaji sumber informasi sangat diperlukan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna mencapai tujuan organisasi. Basir Barthos (2013: 2) menyatakan bahwa: Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”, dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepattepatnya. Agar arsip berperan secara maksimal perlu dilakukan berbagai usaha. Berikut adalah usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan kearsipan menurut Durotul Yatimah (2009: 184), yaitu dengan “menyempurnakan penyelenggaraan kearsipan dengan sebaik-baiknya, berusaha melengkapi peralatan dan sarana yang dibutuhkan dan menyiapkan tenaga kearsipan yang kompeten”. Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa peran arsip adalah sebagai penyaji informasi untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan serta dapat sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian.

Universitas Sumatera Utara

2.1.2 Fungsi Arsip Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi akan disimpan dalam suatu tempat secara teratur, sehingga apabila setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Alasan mengapa perlu penyimpanan arsip yaitu dikarenakan kemungkinan arsip tersebut berfungsi bagi perkembangan suatu organisasi. Mengenai fungsi arsip menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 9) yaitu: Arsip sebagai sumber ingatan atau memori, sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas, sebagai rujukan historis. Fungsi arsip tersebut, haruslah mempunyai sifat informatif dan dokumentatif. Informatif berarti informasi yang terdapat dalam arsip mempunyai kegunaan untuk dapat digunakan sebagai pertimbangan pembuatan kebijakan. Sedangkan dokumentatif berarti arsip itu otentik, dan dapat dipertanggungjawabkan. Fungsi arsip tersebut akan sangat diperlukan ketika organisasi membutuhkan informasi dan dokumen otentik yang dapat dipertanggungjawabkan. Sedangkan Sulistyo Basuki (2003: 31) mengemukakan bahwa “arsip berfungsi sebagai memori bahan korporasi, pengambilan keputusan, menunjang legitimasi, efisiensi badan korporasi, ketentuan hukum, dan rujukan historis”. Sependapat dengan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono dan Sulistyo Basuki, Menurut Basir Barthos (2013: 11-12) fungsi arsip sebagai berikut: Sebagai sumber ingatan atau memori, sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas, sebagai rujukan historis yang dibedakan menjadi: 1. arsip dinamis Berfungsi secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan sehari-hari. 2. arsip statis Berfungsi secara tidak langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan atau tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan sehari-hari Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yaitu sebagai sumber ingatan atau memori, sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti atau legalitas, sebagai rujukan historis. Fungsi arsip berkaitan erat dengan peran arsip, sumber informasi atau memori, namun akan berkembang

Universitas Sumatera Utara

sesuai dengan fungsi dan peranannya, fungsi arsip juga membedakan arsip dinamis dan arsip statis.

2.1.3 Kegunaan Arsip Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor pasti akan disimpan dalam suatu tempat teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai suatu nilai kegunaan tertentu. Arsip mempunyai beberapa nilai guna dalam organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Nilai guna primer, meliputi: a) Nilai guna administrasi b) Nilai guna hukum c) Nilai guna keuangan d) Nilai guna ilmiah dan teknologi 2. Nilai guna sekunder, meliputi: a) Nilai guna kebuktian b) Nilai guna informasial Nilai guna arsip merupakan nilai yang didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi. Nilai guna arsip dibagi menjadi dua yaitu nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna primer adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga pencipta arsip. Kemudian nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip. Menurut The Liang Gie (2009: 117), nilai guna arsip ada 6 yang disingkat “ALFRED” yaitu: A = Administration Value (nilai guna administrasi) L = Legal Value (nilai guna hukum) F = Fiscal Value (nilai guna keuangan) R = Research Value (nilai guna penelitian)

Universitas Sumatera Utara

E = Education Value (nilai guna pendidikan) D = Documentary Value (nilai guna dokumen) Nilai guna administrasi yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai administrasinya dibutuhkan oleh perusahaan. Nilai guna hukum yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai hukum yang terkandung di dalamnya. Nilai guna keuangan yaitu niali guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai fiskal yang terkandung di dalamnya. Nilai guna penelitian yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai riset yang terkandung di dalamnya. Nilai guna pendidikan yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai pendidikan yang terkandung di dalamnya. Nilai guna dokumen yaitu nilai guna arsip yang keberadaannya masih dipertahankan karena nilai dokumentasi yang terkandung di dalamnya. Menurut Wursanto Ig (2004: 24), arsip memiliki nilai guna sebagai berikut: 1. Arsip yang memp niunyailai guna informai 2. Arsip yang mempunyai nilai guna administrasi 3. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum 4. Arsip yang mempunyai nilai guna sejarah 5. Arsip yang mempunyai nilai guna ilmiah 6. Arsip yang mempunyai nilai keuangan 7. Arsip yang mempunyai nilai pendidikan 8. Arsip yang mempunyai nilai dokumentasi Berdasarkan beberapa paparan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa kegunaan arsip sebagai nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna penelitian, nilai guna pendidikan, nilai guna dokumentasi, nilai guna haluan organisasi, dan nilai guna pelaksanaan kegiatan organisasi.

Universitas Sumatera Utara

2.1.4 Jenis Arsip Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Bentuk arsip beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan seperti yang sering dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan. Menurut Sugiarto (2005: 10) arsip dapat dibedakan dalam beberapa jenis, yaitu: 1. Arsip Menurut Subyek atau Isinya Menurut subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu a. Arsip Kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan sebagainya. b. Arsip Keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar. c. Arip Pemasaran, contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya. d. Arsip Pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya. 2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi: a. Surat, contoh: naskah penrjannian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, table, dan sebagainya.

Universitas Sumatera Utara

b. Pita rekaman c. Microfilm d. Disket e. Compact Disk (CD)

2.2 Arsip Audiovisual Menurut Sumrahyadi (2014, hlm. 7) arsip audio visual adalah, “arsip dalam bentuk gambar, ataupun suara dalam berbagai bentuk dan coraknya, yang dapat dilihat dan didengar”. Adapun Baharuddin (2010, hlm. 169), “arsip audio visual atau arsip pandang dengar merupakan hasil by product dari sebuah kegiatan yang terekam dalam suatu media yang bergerak, gambar statik dan rekaman suara”. Kemudian Harrison mengemukakan bahwa “audiovisual archives is an organisation or department of an organisation which is focussed on collecting, managing, preserving, and providing access to colllection of audiovisual media”. Dapat disimpulkan bahwa arsip audio visual adalah arsip berkaitan dengan suara atau gambar apapun bentuk dan coraknya yang dihasilkan dari suatu kegiatan atau sebuah produk kegiatan, arsip ini dapat digolongkan menjadi 4 bagian diantaranya: arsip foto, arsip rekaman suara, arsip video, dan arsip film/microfilm. Berdasarkan Sumrahyadi (2014, hlm. 14) terdapat beberapa jenis dan format arsip audio visual yaitu “jenis format arsip foto dan format kertas foto”.Berdarsarkan pernyataan diatas dapat dijelaskan secara spesifik sebagai berikut: 1) Arsip Foto Arsip foto adalah “hasil dari kegiatan perekaman suatu obyek maupun suatu peristiwa secara visual” (Handayani, 2015, hlm. 78). Dalam penciptaan arsip foto ini sudah banyak dipengaruhi oleh bantuan teknologi, sehingga bentuk dari formatnya terus berubah dan berkembang ke format yang lebih baru, apalagi di era globalisasi yang sudah banyak menggunakan alat-alat canggih. Arsip foto ini bisa berupa negative film atau disebut klise. arsip foto memiliki format nama yang disesuaikan menurut ukuran, dan lebarnya. Selain itu untuk bidang kearsipan formatnya disesuaikan dengan kebutuhan sebuah lembaganya.

Universitas Sumatera Utara

2) Arsip Video Menurut Sumrahyadi (2014, hlm. 16), “arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa gambar bergerak, terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik”.arsip video memiliki berbagai macam format, mulai dari bentuk format yang bisa dikatakan sudah cukup lama sampai yang sudah modern. Dalam formatnya sendiri memiliki ukuran, daya simpan, kecepatan dan kriteria yang berbeda-beda. Namun seiring berjalannya waktu format arsip video ini semakin canggih dan terus diperbaharui, bahkan bentuk ukurannya yang lebih kecil serta 3) Arsip Film Arsip film adalah “arsip yang penyimpanan informasinya seperti image atau citra bergerak, terekam dalam rangkaian fotografik dan suara” (Nugroho, 2014, hlm. 5). Pada umumnya arsip ini sering disebut dengan arsip citra bergerak, atau arsip berbasis film. Menurut (Leary, 1988, hlm. 105), “Jenis film terdiri dari ukuran yang paling umum 8 mm, 35 mm, dan 70 mm, dan dapat menghasilkan warna serta suara, sehingga seiring perkembangan zaman terus mengalami kemajuan dan menghasilkan berbagai macam alat seperti camcorder”. 4) Arsip Rekaman Suara Arsip rekaman suara informasi di dalamnya berupa suara yang terekam oleh suatu alat atau media dengan bahan dasar selulosa, dengan pita yang sudah dirancang oleh sebuah alat khusus (Sumrahyadi, 2014, hlm. 18). Ada nilai tambah dari arsip rekaman suara ini yaitu berdasarkan beberpa faktor sepeti kurun waktu usia arsip, isi penggunaan berhubungan dengan penciptaan, tanda tangan atau segel terkait dari arsip tersebut.

2.3 Pengelolaan Arsip Kegiatan organisasi tidak pernah lepas dari kegiatan pengelolaan. Pengelolaan ini dimaksudkan agar kegiatan organisasi tersebut dapat berjalan dengan lancar. Pengelolaan merupakan proses melakukan kegiatan menata, menyusun, menyimpan, memelihara, dan menggunakan sumber daya dalam melakukan kegiatan organisasi yang berkenaan dengan tujuan organisasi. Pengelolaan arsip merupakan proses melakukan kegiatan menata, menyusun,

Universitas Sumatera Utara

menyimpan, dan memelihara arsip sehingga arsip yang ada akan bermanfaat bagi organisasi. Tujuan dilakukannya pengelolaan arsip diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, dan jika dibutuhkan kembali bisa dengan cepat dan tepat penemuannya. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Bab Satu, Pasal 1 Ayat 20- 21, tentang Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan, yakni “pengelolaan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis adalah proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip”. Diaturnya pengelolaan arsip dalam Peraturan Pemerintah menunjukan bahwa pengelolaan arsip tidak dapat dilakukan dengan sembarangan. Badri Munir Sukoco (2007: 82) menyatakan bahwa: Pengelolaan arsip adalah suatu proses penataan, penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan, pengamanan dan penyusutan dokumen baik dokumen fisik/manual, maupun dokumen elektronik dan sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi. Pengelolaan arsip bertujuan agar terjamin bahwa dokumen dokumen yang tidak berguna tidak disimpan sedangkan dokumen yang berguna benar-benar terpelihara dan tersedia. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 4) memberikan definisi bahwa: Pengelolaan kearsipan adalah rangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran dokumen-dokumen yang dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan dari suatu organisasi. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli dapat disimpulkan bahwa pengelolaan arsip merupakan suatu proses dalam kegiatan mengelola arsip mulai dari penataan, penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan, pengamanan, dan penyusutan arsip, sehingga keberadaan arsip dapat terjaga, terawat dan mudah ditemukan kembali bila dibutuhkan. .

Universitas Sumatera Utara

2.4 Kegiatan Pengelolaan Arsip 2.4.1 Penataan Arsip Menurut (Abubakar, 1997:27) penataan arsip adalah penataan file/record yang didasarkan pada kode pola klasifikasi dan dibantu oleh indeks atau petunjuk silang. Universitas Sumatera Utara 13 Menurut (Wursanto, 1989:26) Yang dimaksud dengan sistem perawat simpanan arsip ialah “sistem yang dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip”. Penyimpanan yang aman terhadap arsip sangat penting, mengingat arsip mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup organisasi.Penataan berkas adalah “cara menata dokumen di dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang sistematis”. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Tahap-tahap penataan arsip : a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan-kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera dimusnahkan. b. Memeriksa, tindakan ini meliputi : • Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu kendali kolom catatan. • Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan. c. Menentukan kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat di dalam surat. d. Mengelompokkan arsip: berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis. e. Menentukan title: arsip yang telah dihimpun ditentukan titlenya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas , dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder. f. Penempatan arsip dalam folder : pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan.

Universitas Sumatera Utara

g. Penataan sekat : penyusunannya dimulai dari sekat untuk pokok urusan, kemudian diusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebelakang atau berderet ke samping. h. Penataan tanpa sekat : penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penataan pada arsip sangat di perlukan untuk mempermudah penemuan arsip kembali.

2.4.2 Penyimpanan Arsip Penyimpanan atau penjajaran merupakan proses penempatan arsip disebuah tempat penyimpanan khusus atau rak. Pada rak-rak dengan kemasannya masing-masing. Penggunaan rak dari bahan logam tidak berpengaruh terhadap kemagnetan bahan tersebut diletakkan dilokasi yang panas dan terang dan terpengaruh terhadap kemagnetan bahan tersebut, tetapi apabila video-video tersebut diletakkan dilokasi yang panas, terang, dan terpengaruh medan magnet maka bahan-bahan tersebut akan mudah mengalami kerusakan. Selain dalam penyimpanan kaset video juga perlu diperhatikan perawatan alat yang digunakan untuk merekam, memutar ulang, penyuntingan, karena kerusakan yang terjadi pada alat dapat merusak kaset pada video yang sedang sedang diputar alat tersebut (Wheeler, 2002;). Agar koleksi tetap terjaga dan terawat dalam jangka waktu yang lama, diperlukan ruang penyimpanan yang standart dan cukup memadai. ruangan penyimpanan ini biasanya diletakkan di area yang dapat dikontrol keamanannya dengan mudah. Penyimpanan arsip menurut Thomas Wiyasa yang dikemukakan tersebut memiliki enam sistem penyimpanan, lain halnya menurut The Liang Gie (2009: 120), yang hanya memiliki lima sistem penyimpanan yang biasa dikenal dengan lima sistem penyimpanan dalam kearsipan: 1. Penyimpanan menurut abjad (alfabetic filing). 2. Penyimpanan menurut pokok (subject filing) 3. Penyimpanan menurut wilayah (geographic filing) 4. Penyimpanan menurut nomor (numerical filing)

Universitas Sumatera Utara

5. Penyimpanan menurut tanggal (chronological filing) Proses selanjutnya selain sistem penyimpanan arsip, yang perlu diperhatikan dan dipahami oleh petugas arsip adalah proses penyimpanan dalam file (filing). Menurut Basir Barthos (2013: 255) sebelum surat disimpan dalam file, beberapa tindakan tertentu yang dilakukan untuk menjamin kecepatan dan ketelitian adalah: Pemberian release mark (pemberian tanda pelepas atau tanda tanggung jawab, Tanda bagaimana harus disimpan (coding), Tunjuk silang (cross reference cards), Penggolongan (sorting), dan Prosedur penyimpanan (storage) Menurut Wahyudi (2002: 76), tujuan atau syarat penyimpanan yang harus diperhatikan yaitu: 1. Video tape (kaset) harus diletakkan, dalam posisi berdiri, dengan ujung tape (kaset) di sebelah atas 2. Setiap penggunaan dicatat agar dapat diketahui lama pemakaiannya karena tape (kaset) memiliki usia pemakaian 3. Setelah dipergunakan dan akan disimpan lagi, usahakan agar tape (kaset) selalu dalam keadaan siap pakai, dengan mem-fasforward pada posisi unexposed 4. Untuk menghindari terjadinya goresan (stretching) pada tape (kaset), usahakan mem- fasforward tape (kaset) sampai habis, baru di-rewind kembali 5. Jangan meletakkan tape (kaset) pada tempat yang panas dan kering Menurut Sulistyo-Basuki (2003: 37) penempatan dokumen di rak dibagi atas: 1. Horizontal, artinya dokumen disusun dengan meletakkan dokumen di atas dokumen lainya. Sistem ini digunakan untuk jajaran dokumen yang besar bentuknya seperti peta, poster, foto dll. 2. Vertikal, artinya dokumen disusun dengan punggung nampak dari atas. Sistem ini lazimnya digunakan untuk dokumen ringan dan tipis seperti guntingan koran, gulungan pita atau tape reel. 3. Tegak lurus, artinya dokumen diletakkan berdampingan sehingga punggung dokumen tanpak dari samping. Sistem ini digunakan untuk

Universitas Sumatera Utara

menyimpan buku, arsip, gulungan pita atau tape reel, map, piringan hitam dll. Selain dari pada hal di atas penyimpanan yang efektif dan efisien diperlukan suatu sistem yang dapat memudahkan pekerjaan salah satunya sistem penyimpanan.

2.4.2 Pemeliharaan Arsip Menurut Thorndike-Barnhart, Konservasi adalah “A preserving from harm or decay, protecting from loss or from being used up”. Maka dari keterangan tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa konservasi mempunyai pengertian sebagai suatu tindakan untuk melindungi dari bahaya atau kerusakan, memelihara atau merawat sesuatu darigangguan, kemusnahan, atau keausan (Herman, 1989: 3). Agar koleksi yang ada di storage ataupun ruang penyimpanan tetap terjaga kelestariannya, maka pengelola koleksi harus senantiasa bekerjasama dan berkoordinasi dengan bagian konservasi. Selain konservasi, perlu dilakukan tindakan pencegahan terhadap kerusakan koleksi, sehingga tetap terjaga kelestariannya. Dalam perawatan, konservator harus benar-benar yakin bahwa benda tersebut tidak akan rusak. Selain itu, koleksi yang mengalami kerusakan atau frugmentaris perlu diperbaiki atau direkonstruksi supaya dapat diperoleh bentuk seperti semula. Dalam proses merekonstruksi, sebaiknya konservator bekerjasama dengan identifikator dan mengadakan studi perbandingan dengan koleksi lain yang masih utuh dan diperkirakan sejenis dengan koleksi, serta direkonstruksi di atas kertas terlebih dahulu sebelum dilakukan restorasi terhadap koleksi. Dalam menyimpan dan memelihara media informasi tersebut akan timbul berbagai masalah yang disebabkan karena keanekaragaman media informasi yang ada. Sistem penyimpanan dan pemeliharaan media yang baik akan memperkecil tingkat kerusakan yang timbul dikemudian hari. Oleh karena itu perhatian khusus harus diberikan pada faktor kerusakan, kehilangan, keamanan, dan lain-lain. Selanjutnya, yang juga harus mendapat perhatian karena bisa menjadi penyebab utama kerusakan media informasi adalah pemeliharaan alat-alat penunjang seperti alat pemutarnya.

Universitas Sumatera Utara

Menurut Sedarmayanti (2003: 111) tujuan pemeliharaan arsip/dokumen adalah: 1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. 2. Agar pertanggung jawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya. 2.4.2.1 Sumber Kerusakaan Pada dasarnya kerusakaan pada media audiovisual sangatlah sering kita lihat di lingkungan kita masing-masing. Adapun beberapa faktor –faktor kerusakaan Media Audiovisual yaitu sebagai berikut : 1. Faktor Biologi. Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis. Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga. Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat dengan mata biasa. Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. Biasanya kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara satu kertas dengan kertas lainnya. Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, sepertin kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan temperaturlah sebetulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity ). Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dalam kertas dan asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.

Universitas Sumatera Utara

Serangga berbahaya bagi arsip atau data media audiovisual dan merupakan masalah yang pelik di negara tropis. Serangga sering diketemukan di berbagai tempat di dalam gedung yang gelap. Mereka biasanya membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang mereka gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilid dan buku/arsip mendapat prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto, label dan sebagainya. Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat (silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku). 2. Faktor Fisika. Kerusakan fisika disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas. Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet. Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahan lain arsip, tekstil, lukisan, dan sebagainya. Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian). Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban didalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur 3.. Faktor Kimia. Zat-zat kimia yang terdapat dalam udara ruang penyimpanan menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, debu dan tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak. Gas

Universitas Sumatera Utara

asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas menjadi luntur dan getas. Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya. Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkasberkas zat besi dan tembaga yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini banyak terjadi di daerah-daerah industri. Faktor kerusakan kertas yang lain inilah yang disebabkan oleh asam. Adanya asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan kertas disebabkan karena kertas itu sendiri.

2.4.2.2 Cara Pencegahan kerusakaan Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang harus dilakukan dalam pemeliharan dalam Sedarmayanti (2003: 112) pencegahan kerusakan dapat dilakukan dengan cara: 1. Penggunaan Air Condition, dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik. 2. Fumigasi,yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumugasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: (a). fumigasi untuk seluruh gudang, (b). fumigasi untuk beberapa ratus bundle arsip. (c). fumigasi untuk beberapa bundel arsip. (d). fumigasi rutin. 3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada dua cara, yaitu: a. tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas”handmade” dan “chippon”.

Universitas Sumatera Utara

(b). laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/ arsip diantara lembar plastik. 4. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya. Menurut As'ad, et al. (2009: 1), beberapa cara pencegahan kerusakan: 1. Faktor Biologi a. Tikus, diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke ruang baca. b. Serangga, 1. Diupayakan ruangan tetap selalu bersih. 2. Susunan buku dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara. 3. Rak harus dibuat dari bahan yang tidak disukai oleh serangga (kayu jati/logam). 4. Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dan lain-lain. 5. Penyuntikan dengan bahan anti serangga (DTT). 6. Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan pustaka c. Jamur, 1. Memeriksa buku secara berkala. 2. Membersihkan tempat penyimpanan. 3. Menurunkan suhu udara. 4. Susunan tidak terlalu rapat, supaya ada sirkulasi udara 2. Faktor Fisika 1. Debu a. Dilakukan penyedotan debu (vacuum cleaner) b. Dipasang AC/filter penyaring udara c. Dipasang alat pembersih udara (air cleaner) d. Disediakan almari kaca 2. Suhu Udara/Kelembaban

a. Mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20-24 oC

Universitas Sumatera Utara

b. Memasang alat dehumidifier (untuk ruangan) atau silicale (untuk almari), untuk mengatur tingkat kelembaban 3. Cahaya a. Matahari, koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung, dengan memasang filter flexy glass atau polyester film b. Lampu/Listrik, koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter (UV fluorescent light) atau seng oksida dan titanium oksida 3. Faktor Kimia a. Dengan memilih bahan pustaka yang baik dengan teliti, perlu dilihat jenis kertas dan tulisan b. Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan ( buffer) 4. Faktor Lain-Lain 1. Manusia a. Menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka b. Memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka c. Memasang rambu-rambu (Tata Tertib). 2. Bencana Alam a. Menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik b. Dilarang merokok di dalam ruangan c. Memeriksa kabel listrik secara berkala d. Memasang alarm ( smoke detector) e. Menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri f. Mengontrol air setiap ada turun hujan Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap Arsip audiovisual, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau kualitas. Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan kerusakan adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan.

Universitas Sumatera Utara

2.4.4 Pengamanan Arsip Dalam buku Liang Gie “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Pengamanan arsip merupakan upaya untuk menjaga keselamatan arsip agar secara fisik tidak hilang, dan isinya tidak diketahui/disadap oleh pihak lain yang tidak berhak. Cara-cara yang dapat ditempuh untuk mengamankan arsip yaitu :

1. Mengamankan secara fisik dengan melakukan laminasi, mengatur kelembaban/kekeringan dan suhu udara ruangan, menjaga serangan serangga perusak arsip, dan memberikan kunci pada almari dan ruangan arsip untuk mengurangi kemungkinan dari tindak pencurian. 2. Mengamankan arsip dari segi informasinya dengan cara melarang “selain petugas dilarang masuk” untuk mencegah orang-orang yang tidak berhak dan berwenang membaca atau menggunakan informasi arsip untuk keperluan yang tidak ada kaitannya dengan tugas. 3. Menanamkan dan menumbuhkan kesadaran terhadap sanksi hukum kepada masyarakat dan petugas arsip ataupun pejabat dan pegawai pada umumnya. Dalam Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal 11 telah disebutkan sanksi hukum terhadap orang yang dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip dapat dipidana penjara selama-lamanya 10 (sepuluh) tahun. Juga terhadap orang yang menyimpan arsip dan dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal- hal tersebut dapat dipidana penjara seumur hidup atau selama-lamanya 20 (dua puluh) tahun

2.4.5 Penyusutan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu lembaga maupun organisasi. Proses dasarnya dengan melakukan penyusutan, maka pengelolaan arsip dapat memungkinkan pengelolaan arsip yang dilakukan dapat lebih efektif. Pengelolaan arsip yang

Universitas Sumatera Utara

sedikit akan dapat lebih mudah dilaksanakan daripada pengelolaan arsip yang jumlahnya terlalu banyak. Menurut Basir Barthos (2013: 101), penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintah masing-masing 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku 3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional Jika menurut Basir Barthos memiliki tiga cara dalam kegiatan penyusutan arsip, lain halnya menurut Sulistyo Basuki (2003: 309), bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: 1. Memindahkan arsip aktif dengan frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan inaktif. 2. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah atau penerima kepusat arsip inaktif. 3. Memusnahkan arsip bila sudah jatuh waktu. 4. Menyerahkan arsip dari unit arsip inaktif ke depo arsip statis Rangkaian kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor atau organisasi harus dilakukan dengan beberapa tahapan. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 108) tahapan penyusutan arsip ada enam yaitu sebagai berikut: a. Penilaian arsip b. Pemindahan arsip c. Jadwal retensi arsip d. Penyerahan arsip e. Pemusnahan arsip f. Pemindahan arsip ke dalam media mikrofilm . Berdasarkan beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip

Universitas Sumatera Utara

yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Rangkaian kegiatan dalam penyusutan arsip dalam suatu kantor ataupun organisasi yaitu penilaian arsip, pemindahan arsip, jadwal retensi arsip, penyerahan arsip, pemusnahan arsip, pemindahan arsip ke dalam media mikrofilm. Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal retensi. Sedarmayanti (2003: 102) menyatakan bahwa: 1. Jadwal/daftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal/daftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan:Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja),sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file inaktif), dan 2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip belum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip nasional. Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu, sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan

2.4.6 Temu kembali Arsip Temu Balik Arsip Penemuan kembali arsip atau dokumen merupakan cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Menurut Sedarmayanti (2003, 79) temu balik arsip yaitu: Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.

Universitas Sumatera Utara

Temu kembali informasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Hasugian (2009: 2) menyatakan bahwa pada dasarnya sistem temu kembali informasi adalah suatu proses untuk mengidentifikasi, kemudian memanggil suatu dokumen dari suatu simpanan, sebagai jawaban atas permintaan informasi. Tujuan utama dalam penemuan kembali arsip atau disebut sebagai sistem penemuan kembali arsip adalah penemuan informasi yang terkandung dalam surat atau arsip tersebut. Pada umumnya para ahli kearsipan telah diterima bahwa jangka waktu yang baik dalam menemukan kemali suatu arsip ialah tidak lebih dari satu menit, dengan sistem penyimpanan yang tepat tidak aan membutuhkan waktu yang lama The Liang Gie (2007: 125). Kegiatan penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanan (filing system) yang dipergunakan. Sebab itu, biasanya sistem penyimpanan dan sistem penemuan kembali arsip sangat berkaitan, sehingga jika sistem penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip juga akan mengalami kesulitan Sedarmayanti (2003: 79). Penemuan kembali sebuah dokumen atau arsip menurut Sulistyo-Basuki yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006: 120) dapat menggunakan dua sistem: 1. Sistem manual Sistem manual ini digunakan untuk dokumen atau arsip yang belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk ke berkas tertentu. Sistem ini mencakup: a. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien. Hal ini dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam arsipnya. b. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing arsip yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama arsip atau nomor yang digunakan.

Universitas Sumatera Utara

c. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian. 2. Pemakain sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut: a. Perekam arsip yang dipinjam berserta catatan penggunaannya. b. Penggunaan barcode untuk melacak dokumen. c. Perekam secara elektronik atas arsip yang dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi. d. Dengan menggunakan sensor, perekam dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjam oleh seorang pengguna. Adapun cara sebelumnya adalah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer berkas. Layanan pada arsip biasanya menerapkan layanan tertutup karena menjamin sifat kerahasian arsip tersebut, Effendhie (2011: 34) menjelaskan beberapa prosedur pelayanan arsip layanan arsip inaktif meliputi: 1. Permintaan Permintaan penggunaan arsip atau pelayanan informasi arsip bagi pengguna dapat dilaksanakan melalui lisan, tertulis, telepon, atau menggunakan perangkat elektronik lainnya. Untuk kegiatan ini sebaiknya disiapkan formulir peminjaman arsip yang juga merupakan alat pemesanan arsip. Formulir ini minimal memuat nama pengguna, alamat unit pencipta arsip pengguna,tanggal peminjaman, tanggal kembali, masalah/subyek arsip yang dipinjam,kode, jumlah, dan keterangan, kolom tanda tangan dan nama petugaspeminjaman serta tanda tangan dan nama pengguna arsip. Formulir ini dibuat rangkap dua, satu untuk pengguna yang satu lagi untuk disimpan oleh petugas pusat arsip. 2. Pencarian

Universitas Sumatera Utara

Pencarian arsip dilaksanakan melalui daftar pertelaan arsip yang telah dibuat oleh pengelola arsip maupun alat bantu penemuan arsip lainnya. Arsiparis/pengelola arsip harus mengetahui masalah atau series apa yang akan dipinjam oleh pengguna kemudian mencari masalah arsipnya. Masalah arsip yang ada dalam daftarpertelaan arsip akan merujuk pada nomor boks, rak, dan lokasi ruang simpan arsip yang diinginkan. 3. Pengambilan Arsip Setelah menemukan boks yang dicari, kemudian arsiparis/pengelola arsip mengambil arsip dari tempatnya. Sebelum kegiatan ini dilakukan, terlebih dahulu harus dipersiapkan tanda keluarnya arsip, bila yang diambil satu lembar maka perlu dipersiapkan out indicator berupa lembaran, bila yang diambil satu folder, perlu dipersiapkan out indicator berupa guide atau folder, bila yang diambil satu boks perlu dipersiapkan out. 4. Pencatatan Arsip Arsip yang akan dipinjam dicatat dalam sarana peminjaman berupa buku, danyang perlu dicatat adalah: nama dan unit pencipta arsip peminjaman, jenis arsip jumlah, keaslian, jumlah, kapan dipinjam dan kembali. Apabila di pusat arsip sudah menggunakan formulir peminjaman, maka tidak harus menggunakan buku pencatatan, cukup formulir yang telah diisi dan disetujui, kemudian disimpan pada tempat yang mudah diketahui oleh petugas di pusat arsip.

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa, arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan.

Universitas Sumatera Utara

BAB III

PENGELOLAAN ARSIP AUDIOVISUAL PADA STASIUN TVRI MEDAN

3.1 Gambaran Umum TVRI

Televisi Republik Indonesia (TVRI) merupakan stasiun televisi tertua di Indonesia dan satu-satunya televisi yang mempunyai jangkauan dengan mencapai seluruh wilayah Indonesia dengan jumlah penonton sebanyak 82 persen penduduk Indonesia. Saat ini Lembaga Penyiaran Publik (LPP) TVRI memiliki 27 stasiun daerah dan 1 stasiun pusat dengan didukung oleh 76 satuan transmisi yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Salah satunya adalah LPP TVRI Medan.LPP TVRI Medan merupakan stasiun televisi regional, yang mengudara di kawasan Sumatera Utara dan didirikan pada tanggal 28 Agustus 1970.LPP TVRI Medan menjalankan fungsi, tugas maupun tanggung jawab dalam menjalankan atau melaksanakan kebijaksanaan teknisyang telah ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Radio, Televisi, Film.Perannya sebagai media komunikasi dua arah yang dituntut harus lebih mampu menyalurkan perkembangan aspirasi masyarakat yang positif di samping aspirasi pemerintah dalam pembangunan bangsa disegala bidang. Peraturan Pemerintah RI Nomor 13 Tahun 2005 menetapkan bahwa tugas TVRI adalah memberikan pelayanan informasi, pendidikan dan hiburan yang sehat, kontrol dan perekat sosial, serta melestarikan budaya bangsa untuk kepentingan seluruh lapisan masyarakat melalui penyelenggaraan penyiaran televisi yang menjangkau seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Di TVRI Medan sendiri mempunyai beberapa bidang dan subbidang, bidang yang terpenting untuk proses operasional berjalannya kantor TVRI 1. Bidang program dan pengembangan usaha, 2. Bidang teknik dan 3. Bidang pemberitaan Dan lainnya misalnya hanya pendukung saja sedangkan bidang perpustakaan untuk mengelolaan arsip audiovisual TVRI Medan ini dibawah bidang program dan pengembangan usaha. Adapun wewenang dari seksi Bidang programacara yaitu membuat sebuah paket acara untuk kemudian dapat melaksanakan produksi acara. Dimana program acara yang dibuat antara lain

Universitas Sumatera Utara

membahas mengenai pendidikan, hiburan, komedi, music serta budaya. Sementara seksipengembangan usaha mempunyai wewenang dalam mengatur kerjasama antara pihak TVRI dengan phak lain (pihak ketiga)yang akan mengisi program di TVRI. Di Indonesia telah memiliki beberapa beberapa stasiun TVRI yang tersebar di pelosok tanahair berikut dengan tanggal berdirinya Masing-masing stasiun di Indonesia adalah: 1. Stasiun Nasional berdirinya pada tanggal 24 Agustus 1962 2. Stasiun Aceh berdirinya pada tanggal 18 Februari 1993 3. Stasiun Sumatera Utara berdirinya pada tanggal 28 Desember 1970 4. Stasiun Riau berdiri pada tanggal 03 November 1998 5. Stasiun Bengkulu berdiri pada tanggal 31 Agustus 1998 6. Stasiun Sumatera Selatan berdiri 31 Januari 1994 7. Stasiun Lmpung berdiri pada tanggal 31 Juli 1991 8. Stasiun Jambi berdiri pada tanngal 15 April 1005 9. Stasiun DKI Jakarta berdiri pada tanggal 11 Maret 2007 10. Stasiun Jawa Barat berdiri pada tanggal 11 Maaret 2007 11. Stasiun Jawa Tengah berdiri pada tanggal 29 Mei 1996 12. Stasiun Jogyakarta berdiri pada tanggal 17 Agustus 1965 13. Stasiun Jawa Timur berdiri pada tanggal 03 Maret 1998 14. Stasiun Kalimantan Barat berdiri pada tanggal 17 Febuari 1995 15. Stasiun Kalimantan Tengah berdiri pada tanggal 17 Febuari 1995 16. Stasiun Kalimantan Timur berdiri pada tanggal 19 Januari 1993 17. Stasiun Kalimantan Selatan berdiri pada tanggal14 Agustus 1994 18. Stasiun Sulawesi Barat berdiri pada tanggal 19 Agustus 2011 19. Stasiun Sulawesi Tengah berdiri pada tanggal 22 Desember 2001 20. Stasiun Gorontalo berdiri pada tanggal 13 Juni 2007 21. Stasiun Sulawesi Utara berdiri pada tanggal 07 Oktober 1978 22. Stasiun Sulawesi Selatan berdiri pada tanggal 07 Desember 1072 23. Stasiun Bali berdiri pada tanggal 16 Juni 1978 24. Stasiun Nusa Tenggara Barat berdiri pada tanggal20 Agustus 1985

Universitas Sumatera Utara

25. Stasiun Sulawesi Tengah berdiri pada tanggal 23 Juli 2007 26. Stasiun Nusa Tenggara Timur berdiri pada tanggal 24 Agustus 1985 27. Stasiun Maluku berdiri pada tanggal 23 Febuari1993 28. Stasiun Papua berdiri pada tanggal 23 Febuari 1993 Beberapa stasiun tidak mencantumkan tanggal berdirinya karena penulis tidak mempunyai datanya dan dianggap tidak aktif

3.2 Struktur Organisasi Stuktur organisasi perusahaan merupakan pencerminan dari kebijaksanaan yang ditempuh untuk mengkoodinir manusia, peralatan dan fasilitas lainnya yang terlibat di dalamnya guna tercapainya suatu tujuan yang sudah ditetapkan dengan cara yang paling efisien. Dari beberapa struktur organisasi yang ada, TVRI Stasiun Sumut dengan jumlah pegawai 221 orang yaitu diantaranya yaitu PNS 192 orang dan Honor 24 orang. Dari struktur organisasi dapat dilhat jenjang wewenang dan tanggung jawab atasan hingga bawahan dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Untuk lebih jelasnya maka pada halaman berikut ini akan disajikan gambar struktur dari TVRI Stasiun Sumut (terlampir)

3.3 Staff Pengelolaan Arsip Audiovisual di TVRI Medan Di perpustakaan TVRI Medan hanya memiliki 2 orang : 1. Petugas KMAV 2. Petugas Pengarsipan/Perpustakaan Dari kedua staff di Perpustakaan TVRI Medan tidak memiliki pegawai dari latar belakang pendidikan Ilmu perpustakaan Petugas KMAV dari perpustakaan akan mengcopy file audio video acara yang telah direkam dengan menggunakan hardisk. Petugas KMAV kemudian mengedit ulang (reedit) Audivisual dengan komputer yang ada di ruang perpustakaan dengan menggunakan software Adobe primere. Kemudian petugas perpustakaan mengarsipkan file audiovisual yang telah di edit oleh petugas KMAV sesuai acara format acara dan durasi

Universitas Sumatera Utara

3.4 Jenis Media Audiovisual di Stasiun TVRI Sumatera Utara Media audiovisual yang gunakan pada Stasiun TVRI Sumatera Utara : 1. Kaset

Gambar 3.1 Kaset mini Dv Sumber: Stasiun TVRI Medan Kaset yang digunakan pada Stasiun TVRI Sumatera Utara yaitu mini Dv. Penggunaan kaset ini untuk menyimpan acara siaran dalam 1 siaran. Penyimpanan pada dv ini sesuai durasi yang telah ditentukan dan biasanya durasi pada file yang disimpan dengan durasi 60 menit pada 1 Mini Dv. Jenis media ini dimiliki oleh TVRI sebanyak 3000 eksemplar.

2. Betacam

Gambar 3.2 Betacam Sumber : Stasiun TVRI Medan

Penggunaan betacam yang digunakan oleh stasiun TVRI Medan dengan merk sony penyimpanan yang terbatas karena hanya memiliki durasi 90 menit dan 60 menit. TVRI Medan memiliki media betacam ini sebanyak 400 eksemplar.

Universitas Sumatera Utara

3. DV cam

Gambar 3.3 Dv cam Sumber: Stasiun TVRI Medan

Dv cam adalah salah satu media penyimpanan berbentuk kaset merk panasonik yang digunakan Stasiun TVRI Medan memiliki jumlah koleksi Dv cam ini sebanyak 500 eksemplar.

4. Hardisk

Gambar 3.4 Hardisk Sumber : Stasiun TVRI Medan

Hardisk adalah penyimpanan hasil rekaman video yang di gunakan di stasiun TVRI Medan mulai pertengahan tahun 2017 hingga saat ini. Karena penyimpanan hardisk mampu menyimpan rekaman audiovisual sampai 1 terbyte dalam 1 hardisk. TVRI Medan mempunyai koleksi sebanyak 8 hardisk hingga saat ini.

Universitas Sumatera Utara

3.5 Kegiatan Pengelolaan Arsip Audiovisual di TVRI Medan 3.5.1 Penataan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan Berikut Langkah-langkah penataan Arsip audiovisual Pada kaset di TVRI Medan : 1. Kaset yang telah diberi nomor kaset, lalu akan disimpan ke dalam rak penyimpanan kaset. 2. Penyimpanan kaset video diletakkan pada rak penyimpanan sesuai dengan kemasannya masing-masing. 3. Posisi kaset video tersebut disusun di rak penyimpanan harus berdiri dengan label menghadap keluar agar mudah terbaca. 4. Kaset disusun berdasarkan nama acara siaran agar mudah dibaca. 5. Penempatan kaset video dibedakan sesuai dengan nama acara siaran. Proses penataan pada kaset yaitu dengan, keseragaman dalam format penomoran dilakukan untuk memudahkan penempatan nomor kaset ini yang berupa angka dan huruf. Pada penataan kaset di rak, kaset video diurutkan sesuai dengan nama acaranya.

3.5.2 Penyimpanan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan Proses penyimpanan arsip audiovisual yang dilakukan oleh bagian perpustakaan TVRI Medan. Berikut lngkah-langkah penyimpanan kaset video yang dilakukan TVRI Medan : 1. Setelah video acara yang sudah diproduksi, petugas KMAV lalu mengedit video tersebut untuk dilakukan penyimpanan pada kaset. 2. Lalu dilakukan Pemberian nomor pada kaset setelah petugas KMAV memberikan data liputan (shot list) untuk diberikan kepada petugas perpustakaan kaset video. 3. Petugas perpustakaan melakukan pengurutan nomor kaset yang masuk sesuai dengan tanggal dan nama acara siaran. Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai di TVRI Medan sistem penyimpanan arsip audiovisual melakukan penomoran berdasarkan tanggal dan nama acara siaran TVRI Medan belum memakai rak penyampaian khusus..

Universitas Sumatera Utara

3.5.3 Pemeliharaan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan Pemeliharaan arsip audiovisual atau perawatan harus lah di lakukan pada arsip audiovisual sehingga arsip audiovisual akan tetap awet dan terawat dan dapat di gunakan berkali-kali sesuai kebutuhan . berikut cara perawatan media audiovisual pada TVRI Medan. Langkah –Langkah Perawatan: 1. Ruang tempat penyimpanan cukup luas, dingin ber-AC ,bersih, dan terang. 2. Menjaga kebersihan dan kestabilan suhu tempat penyimpanan arsip (18℃-21℃ dan kelembabam 55%-65%) 3. Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada kaset 4. Memutar video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6 bulan sekali 5. Melakukan pembongkaran atau penyusunan kembali. 6. Menganti label pada kaset yang mulai kusam dengan lebel yang baru Sesudah melakukan perawatan arsip audiovisual yang rutin di gunakan menggunkan alat dan bahan yang di gunakan untuk pemeliharaan arsip audiovisual alat dan bahan yang di gunakan adalah sebagai berikut : 1. Kain khusus (kasa) yang berbahan halus 2. alkohol 3. kemoceng yang berbahan bulu 4. penyedot debu Pemeliharaan yang telah di lakukan pihak TVRI juga melakukan kegiatan pengecekan bagi data kaset yang rusak sehingga tidak ada kaset yang rusak di simpan dalam rak. Jika ada kaset yang rusak di tulis keterangan rusak tidak di buang tetapi di simpan digudang. Pemeliharaan di TVRI sudah melakukan pencegahan Agar arsip audiovisual terjaga kelestariannya menurut teori pemeliharaan arsip audiovisual harus dilakukan tindakan pencegahan kerusakan.

3.5.2.1 Sumber kerusakaan Kerusakaan pada media audiovisual sangatlah tidak di inginkan kerusakaan membuat pekerjaan menjadi bertambah dan hanya membuat

Universitas Sumatera Utara

menambah pekerjaan dan membuat waktu menjadi terbuang sia-sia . banyak faktor yang membuat kerusakaan mulai dari faktor biologi,kimia dan bahkan manusia . berikut adalah faktor kerusakaan Media Audiovisual Pada TVRI Medan: 1. Faktor biologi dan kelembapan Sumber kerusakaan yang terjadi faktor biologi dan kelembapan adalah sebagai berikut : a. Ruangan penyimpanan yang di gunakan menyimpan Media audiovisual masih menggunakan Ac yang belum sesuai standart dalam penyimpanan sehingga biasanya terjadi kerusakaan Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. b. Faktor kelembaban dan temperatur suhu sebetulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu gelap dan kelembaban 2. Faktor Fisika Kerusakan fisika biasanya terjadi pada bagian luar biasanya yang terjadi pada kertas . kerusakaan ini terjadi Karena ruangan yang penyimpanan yang suhu yang panas bisa karena AC yang mati sehingga ruang penyimpanan jadi tidak dingin yang membuat kerusakaan media yang berbahan kertas menjadi rusak 3. Faktor kimia Kerusakan kimia yang terjadi di TVRI terjadi karna lingkungan atau ruangan penyimpanan yang kurang bersih dan perawatan . udara yang tercemar keluar masuk ke ruangan yang membuat kerusakan

3.5.2.2 Cara Pencegahan Kerusakaan Pencegahan kerusakaan haruslah di lakukaan sebelum data yang kita miliki rusak sebaik nya di lakukan pencegahan agar tidak terjadi kerugiaan yang hanya membuang waktu dan biaya . begitu pula TVRI Medan melakukan kegiatan

Universitas Sumatera Utara

pencegahan sebelum terjadi kerusakaan yang membuat kerugian waktu dan biaya saja. Pada TVRI Medan melakukan pencegahan sebagai berikut : 1. Dilakukan pengecekan ruangan, suhu dan kelembapan 2. Dilakukan Pembersihan ruangan dan rak penyimpanan 3. Menyemprotkan anti serangga pada ruangan sehingga ruangan bebas dari serangga dan rayap yang dapat merusak atau biasa di sebut dengan (fumigasi) 4. Susunan arsip audiovisdual pada penyimpanan tidak terlalu rapat Dari observasi yang dilakukan pada perpustakaan TVRI Medan sudah melakukan Kegiatan pecegahan belum dilakukan secara rutin. Menurut teori di bab 2 Pemeliharaan arsip audiovisual haruslah dilakukan rutin agar menghindari kerusakan pada arsip audiovisual.

3.5.4 Pengamanan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan Upaya pengaman arsip audiovisual kurang member artia maksiamal apabila tidak didukung oleh upaya pengamanan arsip audiovisual. Tindakana pengamana cenderung menunuukkan untuk menghindari dari kebocoran informasi yang tergantung dalam arsip tersebut. Ada beberapa macam alat pengamanan yang dapat dijadikan sebagai akses pengendali untuk pengawasan area dan fsilits pengamanan arsip yaitu dari kunci-kunci sampai pengendali geometri, misalnya 1. Kunci-kunci Digunakan untuk mengunci pintu-pintu ruangan arsip audiovisual, cabinet atau peralatan dan lainnya 2. Mesin penyimpanan data Pengaman dengan alat-alat nomor seri tertentu 3. Kartu sandi Kartu diberi kode masing-masing untuk setiap komputer-komputer yang ad di ruangan audiovisual Dari observasi yang telah di lakukan di TVRI Medan bahwa pengamanan di perpustakaan TVRI Medan belum melakukan pengamanan semaksimal mungkin.

Universitas Sumatera Utara

3.5.5 Penyusutan Arsip Audiovisual pada TVRI Medan Penyusutan arsip adalah kegiatan pengelolaan yang dilakukan oleh pengarsipan di TVRI Medan yaitu memindahkan arsip audiovisual dari rak penyimpanan ke gudang. Prosedur yang dilakukan saat penyusutan antara lain: 1. Melakukan pengecekan pada arsip audiovisual 2. Mengecek arsip audiovisual yang masih layak di gunakan dengan memutar ulang kaset tersebut apakah masih bisa di playback atau tidak 3. Kemudian dilakukan penyisihan terhadap arsip audiovisual yang sudah rusak 4. Kemudian arsip audiovisual yang tidak dapat di playback/rusak akan dipindahkan ke gudang Tujuan penyusutan yaitu untuk mengurangi jumlah arsip yang ada di rak penyimpanan, menghemat tempat, arsip media audiovisual yang kurang berguna ditempatkan ke tempat yang telah disediakan. Kebijakan ini bertujuan untuk menentukan nasip arsip media audiovisual selanjutnya apa disimpan/diawetkan. Untuk hal pemusnahan tidak pernah dilakukan. Dari observasi yang dilakukan di Perpustakan TVRI Medan adalah Penyusutan hanya dilakukan jika arsip audiovisual sudah tidak bisa di playback/ rusak dan tidak digunakan dalam penyiaran agar dipindahkan ke gudang penyimpanan. untuk mengurangi jumlah arsip audiovisual di rak hal ini disebabkan karena jumlah arsip terus meningkat menurut teori penyusutan arsip seharusnya menggunakan Jadwal retensi arsip bertujuan untuk memudahkan pengawasan, pemeliharaan terhadap arsip audiovisual yang bernilai tinggi

3.5.6 Temu kembali Media Audiovisual pada TVRI Medan Sistem temu kembali yang dilakukan di perpustakaan TVRI Medan untuk arsip audiovisual kaset mini DV, betacam, DV cam menggunakan Katalog Buku. Katalog pada TVRI Medan berbeda dengan katalog perpustakaan. Pada katalog

Universitas Sumatera Utara

yang digunakan TVRI Medan hanya memuat nama acara, judul acara, nomor kaset dan durasi. Proses penemuan kembali arsip audiovisual jika arsip audiovisual ingin di siarkan kembali di perpustakaan TVRI Medan : 1. Sebelum melakukan permintaan suatu topik rekaman video ke bagian penyimpanan kaset video petugas bagian penyimpanan diberikan data pola acara yang akan disiarkan (shot list) 2. kemudian petugas akan mencari terlebih dahulu menggunakan katalog buku yang memuat nama acara, judul acara, nomor kaset, durasi dan tanggal penyiaran. 3. Setelah didapat nama acara siaran yang diperlukan, kemudian petugas menggunakan bantuan label yang tertera pada rak penyimpanan kaset setelah didapatkan rekaman kaset video dicek melalui alat VTR. 4. Setelah cocok dengan data yang diminta petugas mencatat nama peminjam di buku katalog. Tetapi jika yang meminjam dari TVRI Jakarta maka akan dilakukan proses pengkopian isi rekaman video kedalam hardisk dan ke dalam sebuah kaset lainnya. Jadi, proses penelusurannya dilakukan oleh petugas sedangkan peminjam tidak bisa langsung mencari ke rak karena sistem yang digunakan close accese. Dari observasi yang telah di lakukan di TVRI Medan bahwa bentuk penelusuran yang digunakan bidang produksi acara dalam pencatatan arsip media audiovisual yang belum maupun sudah disiarkan menggunakan bentuk penelusuran dengan katalog buku, katalog berkas dan kartu Dilihat dari segi jumlah arsip audiovisual TVRI masih menggunakan catalog manual menurut teori sebaiknya menggunakan teknologi informasi (IT) sebagai sarana penelusuran temu kembali, dengan begitu informasi yang dibutuhkan dapat ditemu kembali dengan cepat

Universitas Sumatera Utara

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 KESIMPULAN Kesimpulan dari hasil observasi pada Stasiun TVRI Medan mengenai Pengelolaan Arsip Audiovisual yaitu : 1. Pengelolaan arsip audiovisual yang dikelola oleh 2 pegawai staff yang bukan latar belakang Ilmu Perpustakaan ditempatkan di Perpustakaan TVRI Sumatera Utara Medan. Pengelolaan arsip audiovisual antara lain: 1) Penyimpanan, 2) Pemeliharaan, 3) Penyusutan, 4) Temu kembali 2. Penyimpanan arsip audiovisual menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal dan acara siaran. Kondisi rak penyimpanan yang di gunakan TVRI Medan tidak menggunakan rak khusus penyimpanan kaset, sehingga kaset mudah berdebu jika tidak rutin membersihkan pada kaset dan rak penyimpanan. 3. Pemeliharaan dan perawatan arsip audiovisual yang dilakukan TVRI Medan tidak dilakukan secara rutin hanya dilakukan bila ada waktu luang pegawai staff pengarsipan TVRI Medan. 4. Penyusutan arsip audiovisual di TVRI Medan tidak adanya jadwal retensi penyusutan arsip audiovisual hanya dilakukan jika kaset video sudah rusak atau penyimpanan sudah penuh untuk mengurangi jumlah arsip yang ada di rak penyimpanan. 5. Penemuan kembali arsip audiovisual di TVRI Medan hanya menggunakan katalog buku.

Universitas Sumatera Utara

4.2 SARAN Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, bahwa pengelolaan arsip audiovisual masih perlu ditingkatkan lagi. Penulis mengajukan saran mengenai pengelolaan arsip audiovisual di Stasiun TVRI Medan.antara lain: 1. Sebaiknya Kepala Stasiun TVRI Medan untuk menambah Pegawai yang memiliki pendidikan Ilmu Perpustakaan dan Informasi dan di tempatkan di Perpustakaan TVRI Medan 2. Sebaiknya di Perpustakaan TVRI Medan seharusnya memiliki rak penyimpanan khusus Audiovisual. 3. Seharusnya Pegawai Perpustakaan TVRI Medan untuk melakukan kegiatan perawatan dilakukan secara rutin agar mencegah arsip audiovisual mengalami kerusakan. 4. Diharapkan Perpustakaan TVRI Medan agar melaksanakan Jadwal Retensi Arsip audiovisual untuk program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah dan lancar. 5. Sebaiknya Pegawai Perpustakaan Medan untuk temu kembali arsip audiovisual Menggunakan Teknologi Informasi (IT) bertujuan memudahkan pencarian arsip media audiovisual dengan cepat dan mudah.

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.Yogyakarta: Gava Media

Amsyah Zulkifli. 2003, Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga, 2007.

Bambang, Wahyudi, (2002). Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Sulita

Basuki, S., 2003. Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, GRAMEDIA, Jakarta

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta : Liberty Barthos, Basir. 2013. Manajemen Kearsipan (Cetakan Keenam). Jakarta: Bumi Aksara

I.G. Wursanto, 2004, Dasar-dasar Ilmu Organisasi, Yogyakarta: Andi Offset

Hasugian, Jonner. 2009. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan : USU Press.

Sedarmayanti, 2003, Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja, Penerbit Ilham Jaya, Bandung.

Sumrahyadi. (2014). Manajemen Rekod Audio Visual. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.

Universitas Sumatera Utara

Thomas Wiyasa, 2003. Tugas Sekretaris dalam mengelola surat dan Arsip Dinamis. Jakarta: Balai Pustaka.

Yatimah, Durotul. (2009). Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian : Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung. Pustaka Setia

Universitas Sumatera Utara