Referat Af Møde I Letbanerådet

Letbanesamarbejdet

Dato Journalnr Sagsbehandler E-mail Telefon 30. september 2019 1-7-1-15 Anne Bach [email protected] 8740 8271

Referat af møde i Letbanerådet

Tid 18. september 2019 kl. 13.00-15.00

Sted Midttrafik, Søren Nymarks Vej 3, 8270 Højbjerg – i konferencelokalet

Deltagere Anders Kühnau (AK) (A), regionrådsformand, Region Midtjylland (formand) Ango Winther (AW) (A), medlem af Teknisk Udvalg, Aarhus Kommune (næstfor- mand) Frands Fischer (FF) (A), borgmester, Skanderborg Kommune Jan Petersen (JP) (A), borgmester, Norddjurs Kommune Kirstine Bille (KB) (F), 2. viceborgmester, Syddjurs Kommune Mads Nikolajsen (MN) (F), medlem af bestyrelsen, Midttrafik Nils Borring (NB) (A), borgmester, Favrskov Kommune Uffe Jensen (UJ) (V), borgmester, Odder Kommune

Styregruppemedlemmer: Jens Erik Sørensen (JES), direktør, Midttrafik (formand for styrgruppen) Trine Buus Karlsen (TBK), mobilitets- og anlægschef, Aarhus Kommune (næstfor- mand) Flemming Frøsig Christensen (FFC), vej- og trafikchef, Silkeborg Kommune Grethe Helledi Kristensen (GHC), leder af Veje og Trafik, Randers Kommune Hans Minor Vedel (HMV), direktør for Teknik og Kultur, Favrskov Kommune Jens Peter Langballe Sørensen (JPLS), leder af Vej & Trafik, Skanderborg Kommu- ne Henning Salling (HS), kontorchef, i stedet for Kim Kofod Hansen, udviklingsdirek- tør, Region Midtjylland Kim T. Jensen (KTJ), vej- og ejendomschef, Norddjurs Kommune Poul Møller (PM), direktør, Syddjurs Kommune

Øvrige: Arne Lægaard (AL), næstformand, i stedet for Steen Stavnsbo, bestyrelsesfor- mand, Aarhus Letbane I/S Michael Borre (MB), direktør, Aarhus Letbane I/S Ole Sørensen (OS), leder af Letbanesekretariatet Anne Bach (AB), projektleder i Letbanesekretariatet

Afbud Torben Hansen (A), borgmester, Randers Kommune Hans Okholm (F), formand for Plan- og Vejudvalget, Silkeborg Kommune Henning Haahr, kommunaldirektør, Odder Kommune

Formål At drøfte rapport om mulige udbygningsetaper til Samspil 2030

Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering om status på etape 1 3. Orientering om opstart på VVM-undersøgelser for etape 2 4. Drøftelse af rapport om mulige udbygningsetaper til Samspil 2030 5. Drøftelse af Letbanesamarbejdets nyhedsbrev 6. Budget for 2020 og årsregnskab for 2018 7. Evaluering af studietur 8. Evt.

Letbanesamarbejdet i Østjylland er et samarbejde mellem Region Midtjylland, Midttrafik og 8 østjyske kommuner, Norddjurs, Syddjurs, Randers, Favrskov, Silkeborg, Skanderborg, Odder og Aarhus

1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.

2. Orientering om status på etape 1 Der gives en orientering fra Aarhus Letbane og Midttrafik om status på etape 1, herunder:

• Driftssituationen • Anlægsprojekter på Grenaabanen, herunder krydsningsspor ved Vestre Strandalle og i Trustrup • Mulighed for udvidelse af driften til Odder • Økonomi • Tællinger • Passagerinformation

Letbanesekretariatet indstiller:

at orienteringen om status på etape 1 tages til efterretning

Drøftelse: MB indledte mødet med at give en status på driftssituationen og anlægsarbejder på Gre- naabanen. Herefter orienterede OS og MB om økonomi, herunder merudgifter og min- dreindtægter i budgettet for 2020 ift. det estimerede budget i 2013 samt driftsregn- skab for 1. halvår 2019 og prognose for 2019. OS orienterede om tællinger fra 1. og 2. kvartal 2019 og om problemer med tællekvalite- ten. Herefter orienterede OS om muligheder for at udvide driften til Odder. JES orienterede efterfølgende om udfordringer med passagerinformation og om utilstræk- kelig information om driftsforstyrrelser. MB fulgte op med en orientering om, hvad der gøres for at forbedre disse udfordringer. KB fandt det nødvendigt at iværksætte tiltag, der kan få kunderne tilbage i den kollektive trafik og tilkendegav, at billetpriserne kan spille ind. KB hæftede sig ligeledes ved, at det ikke er driftsudgifterne, der er årsagen til merudgifterne, men derimod kapitalom- kostningerne. KB appellerede også til, at udfordringerne med at få færdiggjort kryds- ningssporet ved Trustrup St. håndteres med det samme. JP tilkendegav, det forventede passagertal formentlig først kan nås, når Letbanen er i fuld drift. JP tilkendegav ligeledes, at det ikke er sikkert, at den nuværende kompensation, som kunderne tilbydes, er tilstrækkelig. JES oplyste, at Midttrafik i sommeren 2019 tilbød kunderne på Grenaabanen et måneds- kort med en klækkelig rabat, men at sådanne kundevendte tiltag kun har en mærkbar effekt, hvis der er stabil drift. JES gjorde endvidere opmærksom på, at det er ejerne, der afgør, om der skal laves særlige tiltag. AK spurgte, om passagerprognoserne har været for optimistiske, når der tages højde for, at der generelt er en tilbagegang i brugen af kollektiv trafik. OS svarede, at det ikke er utænkeligt, men at der dog også var forventet et lavere passagertal og lavere passagerindtægter i en indfasningsperiode. AL spurgte, om kapaciteten i køretøjerne er tilstrækkelig til at kunne håndtere passagertil- vækst og henviste til, at indkøb af nye togsæt og drift heraf vil give øget driftsudgif- ter. OS svarede, at der er tilstrækkelig med kapacitet, men at det kan være en udfordring i morgenmyldretiden, hvis de planlagte afgange ikke kan køres, eller hvis der ikke kan køres med dobbelte togsæt- PM gjorde regionen opmærksom på, at trafikplanen for Djursland hænger tæt sammen med driften af Letbanen. AK anerkendte dette og tilkendegav, at udfordringer med letbanedriften både rammer bus- og letbanetrafikken.

Beslutning: Det blev besluttet:

at tage orienteringen om status på etape 1 til efterretning

2 3. Orientering om opstart på VVM-undersøgelser for etape 2 Aarhus Letbane har sammen med Aarhus Kommune og Favrskov Kommune igangsat arbejdet med på VVM-undersøgelser og tilhørende projektafklaring for etape 2. Undersøgel- serne vil komme til at omfatte alternative busløsninger. Der gives en status fra Aarhus Letbane om opstart.

Aarhus Kommune har ifm. VVM-arbejdet for Letbanens etape 2 anmodet Midttra- fik/Letbanesekretariatet om at varetage rollen som projektleder for en arbejdsgruppe omkring driftsoplæg i den samlede programorganisation. Letbanesekretariatet i Midttrafik fo- restod fastlæggelsen af rammerne for realisering af letbanens etape 1, og der er derfor en vigtig viden om historik, overvejelser og valg truffet i forhold til etape 1.

Midttrafik har allerede udarbejdet et forslag til bustilpasninger i forbindelse med Letbanens etape 2, som skal anvendes i de videre vurderinger, der skal gennemføres i forbindelse med VVM-undersøgelserne. Midttrafik har i den forbindelse også leveret input til Aarhus Kommunes opbygning af en kollektiv trafikmodel.

I det kommende arbejde vil Midttrafik bl.a. stå for at få udarbejdet en redegørelse for principper og beslutninger i relation til letbanens etape 1 med betydning for arbejdet med etape 2 (bl.a. frekvens, kommerciel rejsehastighed, skiftepunkter, passagerprognoser mv.), en redegørelse for driftsoplæg for 0-alternativ og BRT-løsning, overvejelser om be- tjeningsmodeller for en trinvis udbygning med flere letbaneetaper og tilhørende overvejelser om tilpasning af bustrafikken både permanent og i anlægsfasen.

Letbanesekretariatet indstiller:

at orienteringen om opstart på VVM-undersøgelser for etape 2 tages til efterretning

Drøftelse: MB gav en status på opstart af VVM-undersøgelserne og projektafklaring for etape 2, både ift. Aarhus Ø, Hinnerup og Brabrand.

Beslutning: Det blev besluttet:

at tage orienteringen om opstart på VVM-undersøgelser for etape 2 tages til efterretning

4. Drøftelse af rapport om mulige udbygningsetaper til Samspil 2030 Letbanerådet besluttede i 2017 at igangsætte arbejdet med at opdatere og kvalificere Samspil 2025, som er Letbanesamarbejdets samlede, styrende vision for udbygningen af den højklassede kollektive trafik i Østjylland, herunder hvordan denne udbygning kan un- derstøtte og udnytte potentialerne i de statslige investeringer og vice versa. Samspil 2025 bliver derfor til Samspil 2030, der peger på investeringer, der principielt kan igangsættes frem til 2030, samt projekter, der kan blive relevante på længere sigt. Beslutningen skal ses i lyset af, at der må forventes en ny infrastrukturinvesteringsplan som afløser til ”Grøn Transportpolitik” fra 2009.

På baggrund af kommissoriet for dette arbejde besluttede Letbanerådet i 2018, hvilke projektideer der skulle arbejdes videre med som mulige udbygningsetaper i Samspil 2030. Det drejer sig om følgende:

• Letbane/BRT Aarhus - Hasselager/Kolt • BRT i Randers by som forløber for letbane • BRT/Letbane på Ringvejen i Aarhus • Letbane mellem Hasle Torv og Skejby (afgrening etape 2) • Letbane Hasle til Tilst (afgrening etape 2) • BRT/Letbane på Ringgaden i Aarhus • Letbane/BRT til Torsøvej st. via Vejlby (afgrening etape 1 ved Nehrus Allé eller forlængelse af Letbane/BRT på Ringvejen) • BRT på Grenåvej – Randersvej - Mejlbyvej 3 • Kapacitetsudvidelse på infrastrukturen mellem Lystrup og Hornslet • Øget regionaltrafik på Banedanmarks net, eks. Skanderborg – Aarhus, Aarhus - Randers

Strækningen Nehrus Alle – Torsøvej St. var udpeget med et muligt potentiale som letba- nestrækning, der kunne give sammenhæng i nettet. Baseret på indledende undersøgelser i dette arbejde, samt dialog med Aarhus Kommune er det dog valgt alligevel ikke at udrede denne strækning nærmere, da den ikke vurderes at give betjeningsmæssige eller strategi- ske fordele, der kan retfærdiggøre baneinvesteringerne. Strækningen var oprindeligt en del af et andet letbanenet for Aarhus-området, hvor strækningen var nødvendig for at for- binde Grenaabanen med letbanen. Denne korrespondance opnås med dagens letbanesy- stem i Lystrup.

Konkret er det arbejde, der besluttedes gennemført i henhold til kommissoriet, beskrevet i nedenstående figur:

Det var i 2018 hensigten, at de 3 første faser skulle gennemføres m.h.p., at der kunne sammenfattes et samlet oplæg til udbygningen af højklasset kollektiv trafik til Letbanerå- det. Imidlertid er det kun fase 1 og 2, der nu er gennemført. Belysningen af de trafikale effekter var forudsat gennemført i forlængelse af de trafikmodelberegninger, der gennem- føres i forbindelse med planlægningen af etape 2. Beregninger for etape 2 er endnu ikke gennemført og kan tidligst forventes at foreligge i løbet af efteråret 2019.

./.. Der er derfor på nuværende tidspunkt alene udarbejdet de vedlagte to rapporter: BRT i Randers fra centrum til Munkdrup og Omkostningsvurderinger for LRT/BRT i Aarhus, som beskriver mulige fysiske løsninger baseret på grove økonomiske overslag over anlægsin- vesteringerne.

De enkelte fysiske løsninger er beskrevet i bilagene. I forhold til de tidligere skitserede lin- jeføringer skal det især bemærkes, at der er regnet på to løsninger for Hasselageretapen som letbane, dels i det oprindelige tracé via Skanderborgvej, dels ved udnyttelse af Od- derbanens nuværende tracé mellem Gunnar Clausens Vej og Viby Station.

De anlægsøkonomiske overslag er sammenfattet i de følgende tre tabeller.

Tabel 1 Estimater for anlæg af letbane i Aarhus. Strækning Længde Pris/km Pris i alt (Km) (mio.kr.) (mio.kr.) Aarhus - Hasselager/Kolt 11,1 110 1.220 Del 1: Banegårdspladsen - Banebro Has- 8,3 110 950 selager Del 2: Banebro Hasselager – Hasselager 2,8 100 270 endestation Aarhus - Hasselager/Kolt (Viby st.) 11,5 110 1.220 Del 1: Banegårdspladsen – Viby st. 4,7 130 610 Del 2: Viby St. - Banebro Hasselager 4,1 80 350 Del 3: Banebro Hasselager – Hasselager 2,8 100 270 endestation Ringgaden 6,1 140 850 Del 1: Hans Broges Gade – Randersvej 5,0 150 730 Del 2: Randersvej - Marienlund 1,1 110 120 Hasle Torv – Skejby 3,0 120 360 Hasle Torv – Tilst 4,7 120 550 Ringvejen 7,9 120 930 Del 1: Viby st. – Ryhavevej 4,9 120 560 4 Del 2: Ryhavevej – Hasle Torv (del af - - - etape 2) Del 3: Hasle Torv – Skejby* 3,0 120 360 *Samme som afgrenings-etapen Hasle Torv – Skejby ovenfor.

Tabel 2 Estimater for anlæg af BRT-strækninger i Aarhus. Strækning Længde Pris/km Pris i alt (Km) (mio.kr.) (mio.kr.) Aarhus - Hasselager/Kolt 11,3 50 520 Del 1: Banegårdspladsen - Banebro 8,3 60 510 Hasselager Del 2: Banebro Hasselager – Hasselager 3,0 - 10 endestation Ringgaden 6,1 20 90 Del 1: Hans Broges Gade – Randersvej 5,0 10 70 Del 2: Randersvej - Marienlund 1,1 20 20 Ringvejen 10,0 50 530 Grenåvej (Randersvej - Mejlbyvej) 6,6 30 220 Del 1: Randersvej - Marienlund 1,1 20 20 Del 2: Marienlund - Mejlbyvej 5,5 40 200

Tabel 3 Estimater for anlæg af BRT-etaper i Randers. Strækning Længde Pris/km Pris i alt (Km) (mio. kr.) (mio. kr.) Etape 1: Busstationen til Vennelystvej 1,8 80 140 Etape 1: Busbaner Vennelystvej- 1,0 45 45 Hammelvej Etape 2: Tirsdalen-Randers Storcenter 2,0 40 75 Etape 3: Randers Storcenter-Munkdrup 2,2 20 40 Etape 4: Munkdrup-Ølst 7,9 15 120

Som nævnt er fase 3 af undersøgelserne ikke gennemført på nuværende tidspunkt, da vur- deringen af de trafikale konsekvenser afventer de videre arbejde med etape 2. Letbanese- kretariatet vurderer, at det ikke er muligt at gennemarbejde og færdiggøre de trafikale analyser af projekterne som oprindeligt forudsat i den resterende del af 2019.

Med beslutningen om at undersøge en BRT-løsning i etape 2 for Brabrandetapen vurderer Letbanesekretariatet samtidig, at det ikke er sandsynligt, at der kan tages stilling til BRT kontra letbane for de videre udbygningsetaper. Letbanesekretariatet foreslår derfor en alternativ strategi for at færdiggøre et udspil om højklasset kollektiv trafik i Aarhusområdet til de forhandlinger om en ny statslig infrastrukturinvesteringsplan, som må forventes aftalt i 2020, hvor den hidtidige plan udløber.

Det foreslås, at udspillet indeholder en overordnet plan for et sammenhængende højklasset kollektiv trafiknet i Aarhusområdet, hvor de ovenfor beskrevne projekter indarbejdes helt eller delvist i det nuværende Samspil 2025-oplæg, og at der i oplægget ikke tages stilling til, om det skal være en letbaneløsning eller en højklasset busløsning i de enkelte forslag. En form for højklasset løsning er under alle omstændigheder berettiget i de traceer, der blev udvalgt til undersøgelserne.

Det vil med andre ord betyde, at følgende projekter indarbejdes i Samspil 2030:

Projekter fra Samspil 2025 • Letbanens etape 1 • Letbane/BRT etape 2 – Aarhus Ø, Brabrand og Hinnerup, herunder P+R ved E45 • Letbane/BRT Aarhus - Hasselager/Kolt • Regionalbane Aarhus – Silkeborg • Højklasset løsning Hinnerup – Hadsten • Højklasset løsning Lisbjerg – Randers • BRT i Randers by som forløber for letbane 5 Nye projekter i Samspil 2030 • Letbane Hasle Torv - Skejby (mulig afgrening etape 2) • Letbane Hasle - Tilst (mulig afgrening etape 2) • BRT/Letbane på Ringvejen i Aarhus • BRT/Letbane på Ringgaden i Aarhus • BRT Grenåvej (Randersvej – Mejlbyvej) • Kapacitetsudvidelse på infrastrukturen på Odderbanen • Kapacitetsudvidelse på infrastrukturen mellem Lystrup og Hornslet • Øget regionaltrafik på Banedanmarks net, eks. Skanderborg – Aarhus, Aarhus - Randers

Målsætningen for dette arbejde vil være, at et sådant oplæg er færdigt inden nytår som et indspil til forhandlinger om investeringsplanen på Christiansborg.

I forhold til øget trafik på Banedanmarks net afventer Letbanesekretariatet resultaterne af en kørsel på Landstrafikmodellen af et basisscenarie for øget togdrift nord og syd for Aar- hus (togsystemer med ½-timedrift Aarhus – Randers og Fredericia – Aarhus) med genåb- ning af stationer i Brabrand, Hasselager, Stilling, Hovedgård, Laurbjerg og Stevnstrup.

I undersøgelserne har indgået to mulige etaper for afgrening fra Brabrandetapen i etape 2. Letbanesekretariatet vil i det igangværende arbejde med etape 2 søge at afklare, hvordan disse mulige afgreninger skal behandles i det videre arbejde med etape 2.

Letbanesekretariatet indstiller:

at Letbanerådet tilslutter sig forslaget til alternativ strategi for at færdiggøre et udspil om højklasset kollektiv trafik i Aarhusområdet

at udspillet udarbejdes og drøftes i styregruppen mhp., at det kan forelægges Letbane- rådet senest i januar 2020

Drøftelse: OS gav et kort oplæg om det arbejde, der har været gennemført mhp. at opdatere Sam- spil 2025 til Samspil 2030, herunder hvilke projekter der bør indgå i Samspil 2030. OS fremhævede bl.a. ny regionalbane Aarhus-Silkeborg med mulig forbindelse mod Her- ning og således det midt- og vestjyske område samt muligheden for øget regionaltrafik på Banedanmarks net med åbning af en række stationer i Østjylland. OS tilføjede, at det er Letbanesekretariatets anbefaling, at der som udgangspunkt ikke skelnes mellem letbane- og BRT-løsninger i Samspil 2030, men at projekterne derimod itale- sættes som højklassede kollektive trafikløsninger. JP tilkendegav, at den overordnede politiske afklaring kræver, at Letbanesamarbejdet ev- ner at komme igennem på Christiansborg og få italesat behovet for politisk handling, så der kan komme statslig medfinansiering til projekterne i Samspil 2030. JP spurgte efterfølgende, hvor en højklasset løsning til Aarhus Lufthavn er henne i Samspil 2030. AK påpegede, at muligheden for at få statslig medfinansiering til projekterne i høj grad afhænger af, at kommunerne kan blive enige om at prioritere og samarbejde om projekterne til gavn for hele regionen. AK tilkendegav endvidere, at et indspil om projekterne i Samspil 2030 skal ske i regi af KKR og henviste til praksis hos de øvrige KKR- samarbejder i Danmark. MN tilkendegav, at Letbanesamarbejdet var medvirkende årsag til, at der blev fundet fi- nansiering til etape 1. MN tilkendegav endvidere, at det er positivt med både BRT- og letbaneprojekter i Samspil 2030. KB tilkendegav, at hvis Letbanesamarbejdet kan nå til enighed om udvalgte projekter, kan disse også bruges i KKR-regi. NB gjorde opmærksom på, at der allerede ligger nogle prioriteringslister i regi af KKR. NB gjorde samtidig opmærksom på, at der også er behov for regional medfinansiering i de konkrete projekter. JP tilkendegav, at et kommende transportforlig formentlig åbner op for investeringer i mere kollektiv trafik. OS gjorde opmærksom på, at staten allerede har givet penge til VVM-undersøgelser af Letbanens etape 2, men at der nu ser ud til at komme puljer til busprioritering, hvilket vil betyde, at der således er flere projekter i Samspil 2030, der kan komme i spil. 6 AK tilkendegav, at det formentlig vil være op ad bakke at spille ind med letbaneprojekter, hvorimod højklassede busløsninger formentlig vil være mere gangbart. MN tilkendegav, at det bliver givet markant flere investeringer til hovedstadsområdet end til Østjylland, og at dette bør være en løftestang ift. statslig medfinansiering. Hertil svarede AK, at transportordførerne med al sandsynlighed vil forsvare prioriteringer- ne ift. Øst- og Vestdanmark. AK ønskede endvidere, at alle strækninger belyses som både BRT- og letbaneløsninger, også projektet mellem Hasle Torv og AUH. AL tilkendegav, at der er brug for nogle konkrete planer, som kan præsenteres for alle borgmestrene i regionen. AK var enig i dette og påpegede vigtigheden af, at hele regionen kan bakke op. FF var enig med AK og fandt det væsentligt at satse på enkelte projekter, bl.a. BRT- projekter. AW tilkendegav, at det for Aarhus Kommune er frustrerende, at der så mange udfordringer med letbanedriften, men at i byrådet der stadig er flertal for, at det er letbane, der prioriteres til Brabrand og Hinnerup, hvorimod det fx på Ringvejen er en BRT-løsning, der prioriteres. AW håbede endvidere, at der snart kommer nogle mere positive drifts- erfaringer og efterlyste at få nogle løbende statusorienteringer om driften fra Aarhus Letbane eller Midttrafik. MB oplyste, at der er en plan om at ændre driftsoplægget, men at Keolis har 3 måneders varsel, og at der ligeledes arbejdes på mindre tiltag for at forbedre driften. AL oplyste, at bestyrelsen hos Aarhus Letbane modtager mange statusinformationer om driften. AL opfordrede i øvrigt til at italesætte Letbanen på mere positiv vis, herunder hvilke initiativer der igangsættes. KB var enig med AL og tilkendegav, at der behov for handling. UJ var også enig med AL og gav tilkendegav kun at have positive erfaringer med Letba- nen. AK konkluderede, at der arbejdes videre med både letbane- og BRT-løsninger i Samspil 2030. OS efterspurgte et godkendelsesforløb omkring Samspil 2030. Der var enighed om, at Samspil 2030 drøftes på et styregruppemøde i december mhp. en efterfølgende skriftlig godkendelse hos Letbanerådet.

Efterskrift: vedr. en højklasset løsning til Aarhus Lufthavn henvises til Letbanerådets beslutning på sit møde d. 19. april 2018 om at følge udviklingen af Aarhus Lufthavn og at revurdere projektideerne vedr. betjening af lufthavnen, i så fald de nuværende for- udsætninger i beregningerne ændres.

Beslutning: Det blev besluttet:

at Letbanerådet tilslutter sig forslaget til alternativ strategi for at færdiggøre et udspil om højklasset kollektiv trafik i Aarhusområdet

at udspillet udarbejdes og drøftes i styregruppen mhp., at det kan forelægges Letbane- rådet senest i januar 2020

5. Drøftelse af Letbanesamarbejdets nyhedsbrev Letbanesamarbejdet har siden 2009 udgivet et nyhedsbrev om letbaneprojektet. Formålet har været at give information om både letbanevisionen i Østjylland og om konkrete forhold vedr. etape 1.

Efter stiftelsen af Aarhus Letbane I/S i 2012 valgte Letbanesekretariatet at udgive nyhedsbrevet sammen med Aarhus Letbane for at give samlet information om både anlæg og drift af etape 1 og planerne om udbygningsetaper. Artiklerne til nyhedsbrevet skrives af et pri- vat kommunikationsbureau, men med input fra både Letbanesekretariatet, Aarhus Letbane og Midttrafik.

Nyhedsbrevet kan modtages af alle, og indholdet henvender sig til en bred målgruppe. Si- den dets opstart er nyhedsbrevet blevet udsendt 3-4 gange om året, og åbningsraten på 7 60-80% og klikraten på 40-60 % vidner om, at modtagerne af nyhedsbrevet er interesse- rede i at læse indholdet. På nuværende tidspunkt er der ca. 1.300 modtagere.

På trods af dette ønsker Letbanesekretariatet alligevel, at antallet af udsendte nyhedsbreve drøftes. Det skyldes, at etape 1 er i drift, og at antallet af relevante nyheder ikke står mål med, at nyhedsbrevet udsendes 3-4 gange om året. Letbanesekretariatet ønsker, at der fortsat skal være en stor interesse for at læse nyhedsbrevet, men det betyder, at der skal være en bedre vægtning mellem relevant indhold og antal udgivelser. Derfor foreslår Let- banesekretariatet, at nyhedsbrevet fremover udsendes 2 gange om året, evt. 3 hvis der er relevant indhold. Nyhedsbrevet vil fortsat blive udarbejdet i samarbejde med Aarhus Let- bane og Midttrafik og med hjælp fra kommunikationsbureau.

Letbanesekretariatet indstiller:

at Letbanesamarbejdets nyhedsbrev udsendes 2-3 gange om året

Drøftelse: AK bakkede op om Letbanesekretariatets indstilling. Det samme gjorde KB, som dog ønskede at få løbende statusopdateringer fra Aarhus Let- bane om driften. PM foreslog, at nyhedsbrevet også fokuserer på BRT-løsninger.

Beslutning: Det blev besluttet:

at Letbanesamarbejdets nyhedsbrev udsendes 2-3 gange om året

6. Budget for 2020 og årsregnskab for 2018 I henhold til aftale om Letbanesamarbejdet i Østjylland udarbejder Letbanesekretariatet hvert år et budget og et årsregnskab for fællesomkostningerne i forbindelse med samar- bejdet. Budget og regnskab følger kalenderåret. Budget og regnskab for Letbanesamarbej- det følger Midttrafiks samlede budget og regnskab.

Forslag til regulering af budgettet, som ligger uden for den almindelige budgetprocedure, skal godkendes af Letbanerådet og parterne i Letbanesamarbejdet. Regnskabet revideres af revisionen hos Midttrafik efter det her gældende regulativ.

Regnskabet for 2018 viste et merforbrug i forhold til det budgetterede som aftalt med ejerne. Dette skyldes merudgifter til rådgivning og ekstern konsulentassistance i forbindelse med arbejdet med opdatering af Samspil 2025. Merforbruget finansieres af tidligere års mindreforbrug i Letbanesekretariatet.

De væsentligste opgaver for Letbanesekretariatet i 2018 har været:

• Opdatering af letbanevisionen, herunder screening af projektideer og opstart på detaljering af de projektideer, der arbejdes videre med • Forberedelse af studietur for Letbanerådet • Betjening af Letbanerådet og styregruppe • Udgivelse af nyhedsbrev i samarbejde med Aarhus Letbane I/S

Derudover har medarbejdere i Letbanesekretariatet i regi af Midttrafik varetaget projektle- delse af og bidraget til løsning af en række opgaver i forbindelse med idriftsættelse af etape 1, forberedelse af letbanedriften på Odderbanen og opstart på VVM-undersøgelser for etape 2.

Opgaver i 2019 I 2019 varetager Letbanesekretariatet følgende opgaver:

• Detaljering af projektideer til Samspil 2030

8 • Forberedelse og gennemførelse af studietur for Letbanerådet • Betjening af Letbaneråd og styregruppe • Udgivelse af nyhedsbrev i samarbejde med Aarhus Letbane I/S • Driftsoplæg ifm. VVM-arbejdet for Letbanens etape 2

Medarbejdere i Letbanesekretariatet vil fortsat i 2019 i regi af Midttrafik varetage projekt- ledelsen af og bistå til løsningen af opgaver i forbindelse med idriftsættelse af letbanen og integrationen af letbanen i Midttrafiks trafikudbud, herunder idriftsættelse af Grenaabanen.

Budgettet i 2018 er videreført i 2020 og det indgår i Midttrafiks budget til bestillerne jf. ne- denstående tabel.

Budget Forde- Budget 2019 ling 2020 Favrskov 41.000 4% 42.000 Norddjurs 41.000 4% 42.000 Odder 41.000 4% 42.000 Randers 41.000 4% 42.000 Silkeborg 41.000 4% 42.000 Skanderborg 41.000 4% 42.000 Syddjurs 41.000 4% 42.000 Aarhus 223.000 22% 230.000 Regionen 405.000 40% 416.000 Midttrafik 101.000 10% 104.000 I alt 1.016.000 1.044.000

Letbanesekretariatet indstiller:

at regnskab for 2018 og budget for 2020 tages til efterretning

Drøftelse: -

Beslutning: Det blev besluttet:

at regnskab for 2018 og budget for 2020 tages til efterretning

7. Evaluering af studietur ./. Rapport fra studietur til Montpellier og Nimês vedlægges.

Letbanesekretariatet indstiller:

at rapport fra studietur tages til efterretning

Drøftelse: Flere tilkendegav, at det var positivt at se BRT-løsningen i Nimes, og at det turen gav an- ledning til spændende drøftelser mellem de deltagende parter.

Beslutning: Det blev besluttet:

at rapport fra studietur tages til efterretning

8. Evt. Næste ordinære møde i Letbanerådet skal ifølge samarbejdsaftalen afholdes i april 2020.