Le Groupe M6 Intègre La Dématérialisation De Ses Factures À Ses Processus Métiers

TÉMOIGNAGE M6

LE GROUPE M6 INTÈGRE LA DÉMATÉRIALISATION DE SES FACTURES À SES PROCESSUS MÉTIERS

CONTEXTE Contrairement aux Dans le cadre du projet de dématérialisation des concurrents, Spigraph a su répondre factures fournisseurs : • Intégrer le processus à l’ERP du groupe à nos besoins en nous proposant une • Gérer un processus complet allant jusqu’à l’archivage • Trouver le meilleur compromis entre qualité des images et solution simple, sans nous imposer des taille des fi chiers fonctionnalités ou des services dont • Gérer une importante volumétrie • Disposer de scanners rapides, fi ables et silencieux nous ne voulions pas. ” Benjamin Charles, Chef de projet SI / Back-offi ce du Groupe M6

RÉALISATION BÉNÉFICES

Personnalisation de la Solution logicielle Spigraph aﬁ n de La solution retenue a permis de : l’adapter au processus métier du groupe et de l’intégrer • Optimiser le processus de gestion des factures fournisseurs à l’ERP. • Fiabiliser le circuit de validation • Améliorer l’accessibilité des documents archivés Aide au choix de la solution matérielle : 25 scanners • Simpliﬁ er le travail des comptables et de tous les de 20 pages/minute, dont 12 pour la numérisation des responsables impliqués dans le processus factures des fournisseurs et 13 sur de nouveaux projets • Gagner en visibilité de dématérialisation mis en œuvre depuis.

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Fort de ses diversifi cations, le Groupe gences simples en soi mais la plupart ture dématérialisée est ensuite contrôlée M6 est devenu, en 25 ans, un groupe des solutions du marché sont trop com- par le comptable avant d’être envoyée multimédia puissant, offrant une large plexes ou complètes pour ce que nous vers un serveur de fi chiers pour classe- gamme de programmes, de produits voulions faire. De plus, beaucoup de ment défi nitif. Parallèlement, un lien de et de services disponibles sur de prestataires imposent l’externalisation type HTML indiquant l’emplacement pré- nombreux supports : télévision, Inter- de la numérisation, or l’externalisation cis du document est inséré dans l’ERP, net, téléphone mobile… Il apparaît va de pair avec des coûts conséquents. permettant par la suite de le retrouver de plus en plus comme un éditeur de À l’occasion d’un salon, nous avons ren- facilement. contenus résolument ancré dans les contré Spigraph qui nous a présenté leur nouvelles technologies numériques. solution qui correspondait exactement à UN SUCCÈS IMMÉDIAT, ÉTENDU DE- ce que nous recherchions ». PUIS À DE NOUVEAUX PROCESSUS Dans cette perspective, M6 a souhaité, Les scanners existants n’étant pas adap- fin 2012, optimiser la gestion de ses Capable de s’adapter à toutes les archi- tés à l’importante volumétrie, le groupe factures fournisseurs en s’appuyant sur tectures techniques, la Solution logicielle s’est fait accompagner par Spigraph dans les technologies de dématérialisation. « Spigraph permet en effet de dématéria- le choix d’un matériel fi able, rapide et En moyenne, nous gérons 62 000 fac- liser un document en intégrant l’image silencieux. « Ce dernier critère était par- tures par an provenant de 10 000 four- numérisée dans le processus métier. ticulièrement important dans la mesure nisseurs, précise Benjamin Charles, chef Compatible avec les scanners du marché où nous travaillons en open space. Nous de projet SI / Back-offi ce du groupe. À équipés d’un pilote TWAIN, cette solu- avons fi nalement opté pour douze scan- réception de chaque facture, nos comp- tion logicielle traite, indexe et contrôle la ners – un par comptable. Tant du point tables effectuent un rapprochement qualité des images. « Nous avons été de vue matériel que logiciel, Spigraph a avec le bon de commande stocké dans convaincus par la simplicité de la solu- été exemplaire sur ce projet, faisant no- notre ERP Oracle EBS avant de faire tion. Début janvier, nous avons donc tamment preuve d’une réactivité éton- suivre un circuit de validation à la facture commencé à travailler avec Spigraph nante sur les développements ». au format papier. Une gestion non seu- en vue de l’adaptation du logiciel à nos lement fastidieuse mais aussi source de processus. Après trois semaines et de Très bien perçu par les comptables, le délais importants dans les traitements ». nombreuses itérations, nous sommes projet a rencontré un succès immédiat. De plus, une fois traitées, les factures parvenus à une architecture qui répon- Classement des factures simplifi é, acces- étaient archivées dans des locaux dis- dait exactement à nos attentes ». sibilité des documents archivés, sécurisa- tants, rendant toute consultation ulté- tion du circuit de validation désormais géré rieure difficile. Découpé en cinq grandes phases, le par un workfl ow développé en interne, processus entièrement automatisé pré- traçabilité du processus… les avantages DÉMATÉRIALISER EN INTÉGRANT LE voit comme précédemment un rappro- de cette dématérialisation gérée simple- PROCESSUS À L’ERP chement par le comptable entre le bon ment grâce aux solutions proposées par En quête d’une solution simple et effi cace, de commande enregistré dans l’ERP et Spigraph sont tels que le groupe a décidé le Groupe M6 a étudié les offres de diffé- la facture au format papier. Si les deux d’étendre le concept à de nouveaux pro- rents prestataires. « Toutes présentaient documents sont conformes, le comptable jets de numérisation des contrats au sein des inconvénients. Nous cherchions en déclenche la numérisation de la facture à de la direction des ressources humaines

effet une solution de numérisation qui partir d’Oracle EBS. Enregistrée au format ou encore des contrats avec les fournis- Réalisation indexel s’interface avec notre ERP. Des exi- PDF dans un répertoire temporaire, la fac- seurs.

A PROPOS DU GROUPE M6 Créé en 1987 autour de la chaîne M6, Métropole Télévision à partager ». Éditeur de contenus déclinables et exploitables est devenu un groupe multimédia puissant, offrant une large sur tous les supports, le groupe développe une stratégie de gamme de programmes, de produits et de services. Autour de diversifi cations via ses fi liales, notamment M6 Web, et des offres M6, deuxième chaîne généraliste auprès du public de moins de innovantes telles que sa télévision de rattrapage M6 Replay, W9 50 ans avec des émissions devenues emblématiques, gravite Replay ou M6 mobile by Orange. une famille de 11 chaînes numériques dont W9, en tête des www.groupem6.fr nouvelles chaînes de la TNT et depuis fi n 2012 6ter, « la télévision