REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy w Ciel ądzu
Termin kontroli:
Urszula Podra Ŝka- Krawczak Kontroluj ący: Bogusław Wenus Lech Leszczy ński
Okres obj ęty kontrol ą 2002-2003
Numer upowa Ŝnienia: WK 0904/Ł/2/39/2004
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Adres Urzędu Gminy: Cielądz, 96 214 Cielądz, powiat Rawa Mazowiecka. Gmina Cielądz jest Gminą obejmującą 21 wsi w 18 sołectwach. Ogólna powierzchnia Gminy wynosi 9.294 ha, w tym: grunty orne ha 6.057 sady ha 145 łąki i pastwiska ha 960 lasy i grunty leśne ha 1.508 pozostałe grunty ha 624 Na terenie Gminy znajduje się 828 gospodarstw rolnych. Liczba mieszkańców wynosiła wg stanu na dzień: 31.12.2002r. 31.12.2003r. 4.166 osób 4.215 osób z tego: od 0 do 17 lat 1.069 osób 1.085 osób, od 18 do 59 lat 2.200 osób 2.288 osób, 60 lat i powyŜej 897 osób 842 osoby. Stopień bezrobocia wynosił: na dzień 31.12.2002 rok 7,5% na dzień 31.12.2003 rok 6,3%. Numer REGON 000535451 został nadany w dniu 12.03.1999 roku przez Urząd Statystyczny w Skierniewicach z siedzibą w Brzezinach, ul. Sienkiewicza 14. NIP 835 10 33 609 został nadany w dniu 4.06.1996 roku przez Urząd Skarbowy w Rawie Mazowieckiej, Plac Piłsudskiego 4.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Cielądz w okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 był p. Kazimierz Herbsztajn wybrany uchwałą nr I/1/98 Rady Gminy Cielądz z dnia 29 października 1998 roku. Pan Kazimierz Herbsztajn ponownie został wybrany na Przewodniczącego Rady Gminy uchwałą nr I/1/2002 Rady Gminy Cielądz z dnia 18 listopada 2002 roku. Wójt Gminy W dniu 5 listopada 1998 roku Rada Gminy Cielądz uchwałą nr II/5/98 dokonała wyboru Zarządu Gminy w składzie: p. Adam Cieślak, p. Lech Jarzyński, p. Kazimierz Kacprzak, p. Adam Klimaszewski, p. Krystyna Stefaniak, p. Sylwester Stefański. Po przyjęciu rezygnacji i zwolnienia z pełnienia obowiązków członka Zarządu p. Krystyny Stefaniak (uchwałą nr
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
XIV/84/2000 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 marca 2000 roku) w skład Zarządu Gminy został wybrany p. Stanisław Królak uchwałą nr XV/84/2000 Rady Gminy Cielądz z dnia 14 kwietnia 2000 roku. W dniu 5 listopada 1998 roku uchwałą nr II/3/98 Rada Gminy wybrała na stanowisko Wójta Gminy Cielądz p. Andrzeja Latka. W wyborach bezpośrednich, które odbyły się w dniu 10 listopada 2002 roku p. Andrzej Latek został wybrany ponownie Wójtem Gminy Cielądz /zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 12 listopada 2002 roku). W dniu 18 listopada 2002 roku p. Andrzej Latek złoŜył ślubowanie i objął obowiązki Wójta Gminy Cielądz (protokół nr I z odbytej Sesji Rady Gminy w Cielądzu w dniu 18 listopada 2002 roku). Wójt Gminy Cielądz nie skorzystał z art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie Gminnym (Dz. U. z 2001r. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) i nie powołał swojego zastępcy. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Cielądz jest p. Wiesława Libera powołana na to stanowisko uchwałą nr III/9/90 Rady Gminy Cielądz z dnia 21 czerwca 1990 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Cielądz jest p. Janina Ciesielska powołana na to stanowisko uchwałą nr III/9/90 Rady Gminy Cielądz z dnia 21 czerwca 1990 roku . 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI W celu wykonywania swych zadań Gmina utworzyła 6 gminnych jednostek organizacyjnych (zgodnie z załącznikiem nr 2 do uchwały nr IV/32/03 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Cielądz), tj.: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cielądzu, Gminną Bibliotekę Publiczną w Cielądzu, Szkołę Podstawową w Cielądzu, Szkołę Podstawową w Sierzchowach, Publiczne Gimnazjum w Cielądzu, Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół. GOPS jako jednostka organizacyjna i budŜetowa działa na podstawie uchwały nr X/44/90 Gminnej Rady Narodowej w Cielądzu z dnia 26 kwietnia 1990 roku oraz statutu nadanego uchwałą nr XVI/78/96 Rady Gminy Cielądz z dnia 30 grudnia 1996 roku. Gminna Biblioteka Publiczna w Cielądzu prowadzi swoją działalność na podstawie zarządzenia Naczelnika Gminy nr 1/75 z dnia 17.01.1975 roku oraz Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Cielądzu, zatwierdzonego przez Wójta Gminy w dniu 11.01.1992r. Szkoła Podstawowa w Cielądzu oraz Szkoła Podstawowa w Sierzchowach działają na podstawie uchwały nr VI/29/99 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 marca 1999 roku w sprawie ustalenia planu sieci publicznych szkół
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podstawowych prowadzonych przez Gminę Cielądz (z późniejszymi zmianami). Statut Szkoły Podstawowej w Cielądzu został przyjęty do realizacji przez Radę Pedagogiczną w dniu 01.10.2001r., natomiast Statut Szkoły Podstawowej w Sierzchowach został zatwierdzony przez Radę Pedagogiczną w dniu 27.10.1999 roku. Gimnazjum w Cielądzu zostało załoŜone na podstawie uchwały nr VI/35/99 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 marca 1999 roku, ze zmianą zawartą w uchwale nr XVII/105/2000 Rady Gminy Cielądz z dnia 13 czerwca 2000 roku. Statut Publicznego Gimnazjum w Cielądzu został zatwierdzony przez Radę Pedagogiczną w dniu 04.12.2003 roku. Obsługę finansowo administracyjną szkół wykonuje Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół z siedzibą w Urzędzie Gminy, utworzony uchwałą nr 35/95 Rady Gminy Cielądz z dnia 24 listopada 1995 roku. GZE AS jest samodzielną jednostką budŜetową – wg § 1 ust. 2 Statutu, stanowiącego załącznik do uchwały nr 42/95 Rady Gminy Cielądz z dnia 29 grudnia 1995 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 organizację wewnętrzną oraz tryb pracy organów Gminy określały statuty: Statut Gminy Cielądz uchwalony uchwałą nr 45/96 z dnia 14 lutego 1996 roku (publikacja w Dzienniku Urzędowym Województwa Skierniewickiego nr 32, poz. 233 z dnia 30 grudnia 1996 roku). Zmiany do Statutu zostały wprowadzone: uchwałą nr XXVII I/170/2001 Rady Gminy Cielądz z dnia 25 maja 2001 roku (ogłoszono w Dz. Urz. Woj. Łódzkiego nr 132, poz. 1502 z dnia 14 lipca 2001 roku) oraz uchwałą nr XXX/186/2001 Rady Gminy Cielądz z dnia 7 września 2001 roku (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego nr 246, poz. 3831 z dnia 30 listopada 2001 roku). Statut Gminy Cielądz uchwalony uchwałą nr IV/32/03 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku (wszedł w Ŝycie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dz. Urz. Województwa Łódzkiego nr 152 poz. 1500 z dnia 7 czerwca 2003 roku). Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą, organizację i zasady funkcjonowania Urzędu określały następujące regulaminy: Regulamin Urzędu Gminy w Cielądzu, stanowiący załącznik do uchwały nr XII/55/96 Rady Gminy Cielądz z dnia 16 maja 1966 roku w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy, Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Cielądzu, wprowadzony w Ŝycie zarządzeniem nr 12/03 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 lipca 2003 roku.
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów W okresie objętym kontrolą obieg dokumentów księgowych regulowany był:
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
„Instrukcją w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy Cielądz”, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 5/98 Wójta Gminy Cielądz z dnia 1 grudnia 1998 roku (obowiązywała do 22 września 2002 roku), „Instrukcją z dnia 23 września 2002 roku w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy, Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół i Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej”, wprowadzoną w Ŝycie zarządzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy Cielądz z dnia 23 września 2002 roku
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy nie określiła zasad nabycia, zbycia i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata. W przypadku wystąpienia tych czynności były one dokonywane kaŜdorazowo wyłącznie za zgodą Rady Gminy (art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym).
Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. W załączniku nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Cielądzu, wprowadzonego w Ŝycie z dniem 21 lipca 2003 roku ustalono, Ŝe: Wójt podpisuje pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem Gminy, Wójt podpisuje pełnomocnictwa i upowaŜnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu, Wójt podpisuje pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy, Wójt podpisuje pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej.
4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne W okresie objętym kontrolą w zakresie kontroli finansowej obowiązywały w jednostce procedury kontroli finansowej wprowadzone w Ŝycie uchwałą Zarządu Gminy nr 13/13 z dnia 23 września 2002 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej, zmienione zarządzeniem nr 11/2002 Wójta Gminy w Cielądzu z dnia 30 grudnia 2002 roku. Przyjęte procedury kontroli finansowej opracowano w oparciu o art.35 a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku i finansach publicznych, uwzględniały kontrolę całokształtu działań jednostki a mianowicie: obejmowały przyjęte struktury organizacyjne w powiązaniu z zakresem i charakterem zadań jednostki, przestrzegania wewnętrznych unormowań jednostki, pobieranie i gromadzenie dochodów w tym dochodów podatkowych, zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków, udzielanie zamówień publicznych, planowanie i realizacje inwestycji, gospodarowanie majątkiem jednostki, jego ochronę i inwentaryzację. Ustalone procedury kontroli obejmowały funkcjonowanie kontroli na etapie wstępnym, bieŜącym i następnym. Kontrolę na etapie wstępnym sprawują, zgodnie z zapisami § 8 przyjętych procedur, właściwi merytorycznie pracownicy zgodnie z ustalonymi dla nich
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zakresami obowiązków w ramach kontroli funkcjonalnej. Dowodem przeprowadzenia kontroli celowości wydatków na etapie wstępnym, jest sporządzony przez właściwego pracownika dokument – „Karta wydatku”, w którym zamieszczane ma być uzasadnienie planowanego wydatku czyli odniesienie do zadań jednostki, a w razie potrzeby takŜe analizę kosztów i spodziewanych efektów, szacowanej kwoty wydatku, adnotacja o zabezpieczeniu środków finansowych w planie jednostki oraz proponowana procedura udzielenia zamówienia publicznego. Skarbnik Gminy dokonuje wstępnej oceny zgodności planowanej operacji finansowej z planem, czego potwierdzeniem jest jego podpis na „Karcie wydatków”. Kartę wydatku zatwierdza kierownik jednostki, dokonując uprzednio analizy przedstawionego uzasadnienia. Wstępna ocena celowości wydatków płacowych dokonywana jest przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upowaŜnioną na etapie przygotowywania projektu budŜetu. Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę terminowości wpływu naleŜności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności windykacyjnych. Kontrola gospodarki składnikami majątkowymi dokonywana jest poprzez inwentaryzowanie stanu aktywów i pasywów jednostki w oparciu o zasady określone w obowiązującej w jednostce „Instrukcji inwentaryzacyjnej”. Kontrola gospodarki składnikami majątkowymi obejmuje takŜe wykonywaną przez kierownika jednostki lub osobę upowaŜnioną kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieŜą. Zgodnie z przyjętymi uregulowaniami, ocenę realizacji zadań przeprowadza się w oparciu o kryteria legalności, rzetelności, celowości i gospodarności. Wstępnej oceny realizacji operacji gospodarczych pod względem legalności dokonuje radca prawny, składając podpis na projektach umów, porozumień i uchwał. Kontrolę bieŜącą dokonywaną w trakcie realizacji operacji gospodarczych, sprawują pracownicy merytorycznie odpowiedzialnych za dany wydatek referatów i skarbnik gminy składając odpowiednie podpisy na dokumentach dotyczących danej operacji z przywołaniem numeru karty wydatku załoŜonej dla danego wydatku oraz kierownik jednostki, zatwierdzając dany dokument do wypłaty. Uzupełnieniem powyŜszych procedur w sprawie funkcjonowania kontroli wewnętrznej są unormowania, zawarte w regulaminie organizacyjnym, instrukcji obiegu dokumentów finansowo księgowych opracowanych dla Urzędu Gminy oraz dla jednostek organizacyjnych, instrukcji kasowej, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz w zakresach praw i obowiązków pracowników.
Kontrola finansowa w urz ędzie – na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych Procedury kontroli wewnętrznej zostały opisane w zarządzeniu nr 11/2002 Wójta Gminy w Cielądzu z dnia 30 grudnia 2002 roku. Na podstawie art.28b ust.1 i 2 ustawy o finansach publicznych, w trakcie niniejszego postępowania kontrolnego, inspektorzy RIO sprawdzili, czy jednostka przestrzega ustalonych procedur kontroli wewnętrznej
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zatwierdzonych przez kierownika jednostki. PowyŜszą kontrolę przeprowadzono w oparciu o dokonane wydatki: - bieŜące na podstawie raportów kasowych – z 2002 roku na kwotę 25.929,45zł i z 2003 roku na kwotę 13.574,38zł, - wydatki na realizację inwestycji o wartości w 2002 roku 406.819,00zł i w 2003 roku o wartości 104.213,35zł, - wydatków osobowych w 2002 roku na kwotę 138.363,00zł w 2003 roku na kwotę 179.209,00zł, - wydatki związane z realizacją programu profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi na kwotę 14.849,75zł w 2002 roku i na kwotę 3.010,62zł w 2003 roku, - wydatki związane z ochroną przeciwpoŜarową w 2002 roku na kwotę 15.927,00zł i w 2003 roku na kwotę 18.382,00zł, - wydatki w zakresie udzielonych dotacji w 2003 roku na kwotę 47.421,00zł Kontrolą mającą na celu stwierdzenie funkcjonowania w jednostce procedur kontroli wewnętrznej w 2002r. objęto ogółem wydatki na kwotę 601.888,20zł co stanowiło 10,6% wydatków wykonanych za ten rok. W 2003r. kontrolą objęto wydatki na kwotę 365.810,35zł, co stanowiło 6,27% wydatków za 2003r. Stwierdzone nieprawidłowości w zakresie przyjętych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do poszczególnych wydatków i gromadzenia dochodów, zostały opisane w rozdziałach protokołu dotyczących: - dokumentowania operacji kasowych, - wydatków inwestycyjnych, - inwentaryzacji, - gromadzenia dochodów (podatki od nieruchomości, rolny, transportowy, - wydatków na wypłatę diet radnych. W trakcie kontroli dokonano takŜe analizy sporządzanych „Kart wydatków”, na których zgodnie z przyjętymi procedurami zamieszczane powinno być uzasadnienie planowanego wydatku. Stwierdzono, Ŝe nie spełniają one załoŜonego celu (dokumentowania wstępnej kontroli celowości wydatku), poniewaŜ zamieszczano na nich kaŜdy dokonywany wydatek np. zakup energii elektrycznej, wynagrodzenia, nagrody jubileuszowe, odpisy na zakładowy fundusz socjalny a nie uzasadniano celowości planowanego wydatku bieŜącego np. odnotowano na karcie w jednej pozycji zakup farb do malowania, dyplomów i nie uzasadniono potrzeby dokonania powyŜszego wydatku, a taki w załoŜeniu był cel karty. Kserokopie przykładowej karty stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych Zgodnie z zapisem § 27 opracowanych przez Wójta Gminy procedur kontroli finansowej, pozostają one obowiązujące równieŜ w jednostkach organizacyjnych Gminy Cielądz: Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej oraz Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół. Kontrola przestrzegania powyŜszych procedur przez jednostki podległe, dokonywana jest w kaŜdym roku na podstawie minimum 5% wydatków kaŜdej jednostki.
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kontrolę sprawują upowaŜnieni imiennie przez Wójta Gminy pracownicy Urzędu Gminy. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe w 2002 i 2003 roku kontrolę na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych, w Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół oraz w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej przeprowadziła Skarbnik Gminy, z których sporządziła protokoły jak niŜej: - protokół z kontroli przeprowadzonej w dniu 11.12.2002 roku w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej . Kontrolą objęto wydatki bieŜące oraz wydatki na wynagrodzenia pracowników ośrodka w wysokości łącznej 113.557zł co stanowiło 25,1% wydatków GOPS u w 2002 roku. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie dokumentowania wydatków na zakup paliwa do samochodu słuŜbowego, - protokół z kontroli przeprowadzonej w Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół w dniach 6 i 9 grudnia 2002 roku. Kontrolą objęto prawidłowość wypłaty wynagrodzeń i pochodnych dla nauczycieli w Publicznym Gimnazjum w Cielądzu oraz w Szkołach Podstawowych w Cielądzu i Sierzchowach na kwotę 132.524,59zł, co stanowiło 5,9% wydatków ogółem. Nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania kontroli finansowej nie stwierdzono. Nieprawidłowości w planowaniu godzin ponadwymiarowych omówiono w dyrektorami wymienionych szkół. - protokół z kontroli przeprowadzonej w GOPS w dniu 5.11.2003 rok, którą objęto prawidłowość dokonywanych wydatków w 2003 roku. Wartość skontrolowanych wydatków wynosiła 27.057,16 zł, co stanowiło 6,19% wydatków GOPS u. Nieprawidłowości nie stwierdzono. - protokół z kontroli przeprowadzonej w GZEAS w dniu 28.10.2003 rok. Prawidłowość funkcjonowania procedur kontrolnych sprawdzono w oparciu o dokonane w 2003 roku wydatki na wynagrodzenia pracowników zespołu, zakup oleju opałowego oraz wydatki bieŜące na łączną kwotę 130.908,25 zł, co stanowiło 5,1% wydatków Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
Kontrola wykonywana przez Komisj ę Rewizyjn ą Tryb, sposób przeprowadzania, sposób udokumentowania kontroli przez Komisję Rewizyjną, określa dział VI rozdział 2,3,4 Statutu Gminy Cielądz. Wg powyŜszego Komisja Rewizyjna przeprowadzała kontrole na podstawie rocznego planu, który zobowiązana jest przedstawić Radzie Gminy do zatwierdzenia w terminie do 28 lutego kaŜdego roku. bądź teŜ ma obowiązek przeprowadzić kontrole nie objęte planem kontroli jeŜeli będzie taka decyzja rady. Zgodnie z zapisami statutowymi Komisja Rewizyjna wykonuje swoje funkcje kontrolne na posiedzeniach członków komisji bądź moŜe przeprowadzać kontrole faktyczne, co zostaje udokumentowane protokołem z posiedzenia czy teŜ przeprowadzonych czynności kontroli faktycznej. W roku 2002 i 2003 Komisja Rewizyjna w Gminie Cielądz pracowała na posiedzeniach co zostało odnotowane w następujących protokołach z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: - protokół nr 1 z posiedzenia komisji odbytego w dniu 11 marca 2002 roku, którego tematem była analiza budŜetu na 2002 rok,
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- protokół nr 2/2002 z posiedzenia komisji odbytego w dniu 19 marca 2002 roku , którego tematem była analiza wykonania budŜetu za 2001 rok, - protokół nr 3/2002 z posiedzenia komisji w dniu 23 maja 2002 roku, w trakcie którego dokonano analizy realizacji zadań związanych z naprawą drogi Niemgłowy oraz naprawą wodociągu. W posiedzeniu uczestniczył Wójt Gminy, udzielając stosownych wyjaśnień, - protokół nr 4/2002 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej w dniu 26 sierpnia 2002 roku, którego tematem była realizacja budowy sieci kanalizacyjnej w Cielądzu, stan nowo remontowanych dróg na terenie gminy oraz prawidłowość i terminowość wpłat za pobór wody, - protokół nr 1/2003 z posiedzenia komisji w dniu 30.01.2003 roku, którego przedmiotem było opracowanie planu pracy komisji na 2003 rok, - protokół nr 2/2003 z posiedzenia komisji z dnia 14 marca 2003 roku, którego przedmiotem była analiza wykonania budŜetu gminy za 2002 rok oraz analiza windykacji naleŜności finansowych od mieszkańców gminy za wodę i ścieki, - protokół nr 3/2003 z dnia 23 kwietnia 2004 roku, na którym analizowano wydatki oraz organizację pracy szkół na terenie gminy, - protokół nr 4/2003 z posiedzenia komisji z dnia 29.10.2003 roku, którego tematem była analiza wpłat za wodę i ścieki, analiza wynagrodzeń konserwatorów, analiza wydatków Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej za okres od 01.01. do 30.09.2003 rok, - protokół nr 5/2003 z posiedzenia komisji odbytego w dniu 12.11.2003 roku, tematem którego była kontrola planów organizacji szkół na 2003 i 2004, - protokół nr 6/2003 z dnia 11 grudnia 2003 roku, na którym Komisja Rewizyjna dokonywała analizy projektu budŜetu na 2004 rok.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnią kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Cielądz, przeprowadziła inspektor Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w okresie od 16 sierpnia 2000 roku do 26 września 2000 roku. Kontrolą objęto dokumentację źródłową z roku 1999 i I półrocze 2000 roku.
Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty Z ksiąŜki kontroli prowadzonej przez Urząd Gminy wynika, Ŝe w okresie 2002 2003 roku w Gminie Cielądz inne podmioty zewnętrzne nie przeprowadzały kontroli w zakresie gospodarki finansowej.
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI .
Wybór banku Rada Gminy Cielądz podjęła w dniu 31 sierpnia 2000 roku uchwałę nr XX/121/2000 w sprawie wyboru banku prowadzącego obsługę bankową gminy w której wskazała do prowadzenia tych czynności Bank Spółdzielczy w Regnowie. W dniu 1 września 2000 roku pomiędzy przedstawicielami banku a Urzędu Gminy została podpisana umowa na prowadzenie rachunku bankowego bieŜącego jednostki na okres 3 lat, do 31 sierpnia 2003 roku. W dniu 18.08.2003r. Skarbnik Gminy sporządziła i skierowała do Wójta Gminy pismo, w którym poinformowała, Ŝe dotychczasowa obsługa bankowa prowadzona była nieodpłatnie, nie ponoszono Ŝadnych wydatków, w związku z powyŜszym na podstawie art.6 ust.1 pkt7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 72, poz.664 z późn.zm.) proponuje do obsługi budŜetu gminy Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej Oddział Regnów. Rada Gminy podjęła w dniu 29 sierpnia 2003 roku uchwałę nr VII/49/2003 w której wskazała Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej O/ Regnów do obsługi bankowej budŜetu. W dniu 29 sierpnia 2003 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Białej Rawskiej a Urzędem Gminy Cielądz została podpisana umowa nr 1/2003/RB/BT/OR na prowadzenie rachunku bankowego na czas określony 3 lata.
Rachunki bankowe Stan środków finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2002r. i 31.12.2003r. przedstawia poniŜsza tabela. Salda końcowe wykazane na poszczególnych rachunkach są zgodne z saldami kont ewidencji księgowej.
L. NAZWA NUMER RACHUNKU STAN ŚRODKÓW NUMER RACHUNKU STAN RACHUNKU BANKOWEGO NA 31.12.2002R. BANKOWEGO ŚRODKÓW NA BANKOWEGO 31.12.2003R.
1. RACHUNEK 92910001 645126 465.317,95 46929100010064512 159.866,26 PODSTAWOWY 620000130 360-0/1
2. ZFŚS URZĘDU 92910001 645126 7.956,94 41929100010064512 5.991,57 GMINY 367 1 620000220
3. GM.FUND. 92910001 645126 1.365,29 96929100010064512 139,83 360 3 620000200 OCHRONY ŚRODOWISKA
4. ŚRODEK 92910001 645126 143,15 75929100010064512 228,75 SPECJALNY 360 2 620000190
5. BLOKADY 92910001 645126 17.981,14 76/21 9291 0001 6.094,42 ŚRODKÓW DO 360 12 18 0064 5126 2000 UMÓW 00400020
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
PRZETARGOW.
7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki. Na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych) 2002 rok Uchwała Rady Gminy nr XXXIII/207/2002 z dnia 22 marca 2002 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2002r. zawierała załącznik nr 3 pn. Przychody i rozchody związane z finansowaniem niedoboru, z którego wynika, Ŝe na 2002r. zaplanowano budŜet gminy z niedoborem w wysokości 511.668 zł. Deficyt ten miał być pokryty kredytem zaciągniętym w banku krajowym w wysokości 367.000 zł, poŜyczką z WFOŚiGW w wysokości 140.000 zł i nadwyŜką z lat ubiegłych w wysokości 4.668 zł. Zaciągnięcie kredytu Rada Gminy Cielądz podjęła w dniu 14 czerwca 2002 roku uchwałę nr XXXV/217/2002 w sprawie zaciągnięcia kredytu w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych S.A. Oddział w Łodzi w wysokości 458.000 zł z przeznaczeniem na budowę Hali Sportowej w Cielądzu. Zaplanowano, Ŝe kredyt zostanie spłacony z dochodów uzyskanych z tytułu wpływów z podatku dochodowego od osób fizycznych w latach 2003 2007. Zaciągnięty kredyt miał być oprocentowany w oparciu o EURIBOR 3 M plus stała marŜa banku z uwzględnieniem stopy dewaluacji złotego. Ponadto upowaŜniono Przewodniczącego Zarządu p. Andrzeja Latek i Członka Zarządu p. Stanisława Królak do podpisania umowy kredytu. W dniu 17.06.2002r. została zawarta pomiędzy Dyrektorem Oddziału Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych S.A. w Łodzi p. Małgorzatą Palińską a przedstawicielami Gminy Cielądz p. Andrzejem Latek Wójtem Gminy i Stanisławem Królak Członkiem Zarządu umowa kredytu nr 2002/2902/Ł na realizację zadania inwestycyjnego w wysokości 458.000 zł. Kredyt był postawiony do dyspozycji kredytobiorcy w okresie od 19.06.2003r. do 30.07.2003r., natomiast jego spłata została przewidziana w 20 równych ratach kwartalnych, w okresie od 31.01.2003r. do 31.10.2007r. Zaciągnięcie poŜyczki Rada Gminy podjęła w dniu 14 czerwca 2002 roku uchwałę nr XXXV/218/2002 w sprawie zaciągnięcia poŜyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, w uchwale rada upowaŜniła Zarząd do zaciągnięcia poŜyczki w wysokości 49.000 zł z przeznaczeniem na budowę wodociągu wiejskiego wraz z przyłączami w m. Ossowice. W dniu 4 lipca 2002 roku w Łodzi pomiędzy Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi a Gminą Cielądz została zawarta umowa poŜyczki na kwotę 49.000 zł, z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania budowa wodociągu w Ossowicach. Oprocentowanie ustalono w wysokości 5 % w stosunku rocznym, płatne w okresach
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
miesięcznych do 10 tego kaŜdego miesiąca, spłatę poŜyczki przewidziano w dwóch transzach: I rata w kwocie 29.400 zł do 31.01.2003r., II rata w kwocie 19.600 zł do dnia 30.04.2003r. 2003 rok Na podstawie załącznika nr 3 (pn. Przychody i rozchody związane z finansowaniem niedoboru) do uchwały Rady Gminy z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2003 rok ustalono, Ŝe budŜet 2003 roku zaplanowano z niedoborem w wysokości 962.568 zł, miał być on pokryty z kredytów i poŜyczek w wysokości 662.356 zł i wolnych środków z lat ubiegłych w kwocie 300.212 zł, kserokopia wyciągu z uchwały budŜetowej na 2003r. stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Zaciągnięte kredyty W dniu 6 czerwca 2003 roku pomiędzy Powszechną Kasą Oszczędności Bank Polski Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, Oddział w Rawie Mazowieckiej a Gminą Cielądz reprezentowaną przez Wójta Gminy p. Andrzeja Latek, została zawarta umowa kredytu w rachunku kredytowym nr 126280944 310 11/2/I/8/2003 w wysokości 382.356,00 zł. W podpisanej umowie bank zobowiązał się postawić kredyt do dyspozycji kredytobiorcy w okresie od 16 czerwca 2003 roku do 14 września 2003 roku, wysokość oprocentowania kredytu ustalono według zmiennej stopy procentowej. Spłatę kredytu przewidziano w dziesięciu kwartalnych transzach, począwszy od 15 września 2003 roku, ostania rata miała być spłacona w dniu 15 grudnia 2005 roku. Kserokopia umowy kredytu stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli. W dniu 19 grudnia 2003 roku równieŜ pomiędzy Powszechną Kasą Oszczędności Bank Polski Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, Oddział w Rawie Mazowieckiej a Gminą Cielądz reprezentowaną przez Wójta Gminy p. Andrzeja Latek, została zawarta umowa kredytu w rachunku kredytowym nr 126280944 310 13/2/II/16/2003 w wysokości 130.000 zł, kredyt był postawiony do dyspozycji kredytobiorcy w okresie od 19 do 30 grudnia 2003 roku. Spłatę kredytu przewidziano począwszy od 31 stycznia 2004 roku do 31 października 2005 roku. W związku z niewykorzystaniem części kredytu w dniu 31 grudnia 2003 roku pomiędzy bankiem PKO BP S.A. a Gminą Cielądz został podpisany aneks nr 1 do umowy kredytowej nr 126280944 310 13/2/II/16/2003 z dnia 19.12.2003 roku, którym wprowadzono zmiany do § 8 umowy kredytu ustalając terminy spłaty rat do wysokości wykorzystanego przez Gminę kredytu tj. 50.000zł. Kserokopia umowy kredytu i aneksu stanowi załącznik nr 5 do protokołu. W trakcie przeprowadzania kontroli nie przedłoŜono kontrolującemu do wglądu uchwał Rady Gminy w sprawie upowaŜnienia Wójta do zaciągnięcia kredytów długoterminowych, które zostały podpisane w dniu 6 czerwca 2003 roku na kwotę 382.356 zł i w dniu 19 grudnia 2003 roku na kwotę 130.000 zł. Do Wójta Gminy skierowano zapytanie, czy Rada Gminy na podstawie art.18 ust.2 pkt9 lit.c) ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) podjęła uchwały w sprawie zaciągnięcia długoterminowych kredytów. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 6 do protokołu, wynika z niego, Ŝe przed zaciągnięciem w 2003 roku wyŜej opisanych kredytów w banku PKO BP S.A. Oddział w Rawie Mazowieckiej, Rada Gminy Cielądz
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nie podejmowała uchwał w sprawie zaciągnięcia kredytów długoterminowych. Zaciągnięcie kredytów według wyjaśnienia p. Wójta było planowane w uchwale budŜetowej nr IV/28/03 z dnia 28 lutego 2003 roku w załączniku nr 3 pn. Przychody i rozchody związane z finansowaniem niedoboru w §952 w wysokości 662.356 zł. Zaplanowanie zaciągnięcia kredytów w uchwale budŜetowej nie spełnia ustawowych przesłanek zawartych w art.18 ust.2 pkt9 lit.c) ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, dotyczących podjęcia przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego odrębnej uchwały w sprawie zaciągnięcia długoterminowego kredytu. Odpowiedzialność za podpisanie umów na podstawie których zaciągnięto dwa kredyty długoterminowe bez upowaŜnienia udzielonego przez Radę Gminy ponosi Wójt Gminy p. Andrzej Latek, który powyŜsze umowy podpisał. Na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetu (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) W okresie objętym kontrolą jednostka nie zaciągała kredytów lub poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetowego.
Udzielone gwarancje i por ęczenia W latach 2002 2003 Gmina Cielądz nie udzielała poręczeń i gwarancji.
Wyemitowane papiery warto ściowe Jednostka w okresie objętym kontrolą nie emitowała papierów wartościowych
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Z informacji uzyskanych od Skarbnika Gminy wynika, Ŝe jednostka nie posiadała udziałów i akcji w spółkach prawa handlowego.
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego na dzie ń 31 grudnia 2002 roku i na dzie ń 31 grudnia 2003 roku – art.114 ustawy o finansach publicznych Na podstawie analizy sprawozdań Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz poręczeń i gwarancji sporządzonych na 31.12.2002r. i 31.12.2003r., ustalono: stan zadłuŜenia na 31.12.2002r. wykazany w sprawozdaniu Rb Z wynosił 1.279.567 zł i wynikał z zadłuŜenia, które występowało na 31.12.2001r. w wysokości 1.184.490 zł, plus zaciągnięty kredyt w wysokości 458.000 zł i poŜyczka w WFOŚiGW w kwocie 49.000 zł, minus spłacone w 2002r. raty kredytów i poŜyczek w wysokości 411.923 zł. Dochody jednostki zrealizowane w 2002r. wyniosły 5.791.896 zł, kwota długu na koniec 2002r. wynosiła 22,1 % dochodów jednostki. stan zadłuŜenia na 31.12.2003r. wykazany w sprawozdaniu Rb Z wynosił 869.354 zł i wynikał z zadłuŜenia, które występowało na koniec 2002r. w wysokości 1.279.567 zł, plus zaciągnięte kredyty w wysokości 432.356 zł, minus spłaty dokonane w tym roku, kredytów w wysokości 793.569 zł i
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
poŜyczek w wysokości 49.000 zł (spłata w wysokości 29.400 zł i umorzenie w wysokości 19.600 zł). Gmina Cielądz zrealizowała dochody w wysokości 5.925.220 zł, zadłuŜenie na koniec 2003r. wynosiło 14,67 % dochodów jednostki.
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Dokumentację dotyczącą zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Cielądz zgodnie z art.10 ustawy o rachunkowości, stanowił zakładowy plan kont oraz Instrukcja w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Do dnia 22 września 2002 roku obowiązywał plan kont wprowadzony zarządzeniem nr 1/96 Wójta Gminy w Cielądzu z dnia 1 stycznia 1996 roku. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752), 23 września 2002 roku uchwałą nr 13/14 Zarząd Gminy w Cielądzu wprowadził w Ŝycie dostosowany do w/w przepisów, nowy zakładowy plan kont dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego oraz dla jednostek budŜetowych. Załącznik nr 1 do powyŜszej uchwały stanowił plan kont dla budŜetu gminy, – w którym wymieniono konta bilansowe i pozabilansowe oraz dokonano ich opisu. W załączniku nr 2 do rozporządzenia, określono plan kont dla jednostki budŜetowej dostosowany do potrzeb sprawozdawczości. W części pierwszej załącznika nr 2 wymieniono uŜywane konta bilansowe natomiast w części drugiej ujęto konta pozabilansowe i dokonano ich opisu. Plan kont poprzedzono opisem przyjętych zasad rachunkowości, na który składa się: 1)określenie roku obrotowego – rok kalendarzowy, 2) zasady wyceny aktywów i pasywów, 3) zasady ustalania wyniku finansowego dla jednostek budŜetowych, 4) wykaz ksiąg rachunkowych, 5) zasady księgowania w księdze głównej, 6) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych ewidencji analitycznej i powiązania kont z kontami księgi głównej, opis systemu przetwarzania danych przy uŜyciu komputera, 7) wykaz operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi, 8) zasady dokonywania odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych, 9) zasady ochrony danych. W dniu 11.12.2003 roku weszło w Ŝycie zarządzenie nr 25/2003 Wójta Gminy Cielądz w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego oraz dla jednostek budŜetowych o takiej samej treści jak ustalenia zawarte w cytowanej wyŜej uchwale Zarządu Gminy nr13/14 z dnia 23.09.2002 roku. Księgi rachunkowe w Urzędzie Gminy Cielądz prowadzi się za pomocą komputerów przy uŜyciu programów: - podatki – od 1 stycznia 2002 roku, - płace – od 1 lipca 2002 roku, - płatnik ZUS – od 1.01.1999 i przekaz elektroniczny od 1.09.2001r., - sprawozdawczość budŜetowa od 1 stycznia 2001 roku.
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zabezpieczenie danych przetwarzanych w systemach informatycznych zostało opisane w instrukcji, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia Wójta Gminy Cielądz nr 28/3 z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej opis systemu przetwarzania danych w systemie informatycznym w Urzędzie Gminy, oraz opisu systemu informatycznego. Zgodnie z treścią zawartą w instrukcji z uwagi na zdefiniowanie wewnętrznego układu haseł dostęp do systemów komputerowych mają jedynie osoby powołane. KaŜdemu uŜytkownikowi systemu informatycznego nadaje się odrębny identyfikator i hasło. Identyfikator wpisuje się do ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych, wraz z imieniem i nazwiskiem. Podczas wprowadzania danych i ich zmian zapewniona jest poprawność i wzajemna spójność, wiele wartości posiada charakter słownikowy, zapisywany za pomocą odpowiednich kodów wybieranych przez operatora z odpowiedniej listy co zabezpiecza przed wpisaniem wartości niepoprawnej, prowadzącej do błędnego przetwarzania danych. Zgodnie z instrukcją, metodą zabezpieczenia danych przed ich utratą z przyczyn awarii sprzętu, systemu informatycznego lub z powodu innych czynników zewnętrznych jest tworzenie kopii awaryjnych. Program zabezpieczony jest w narzędzie do robienia kopii bezpieczeństwa bazy danych we wskazanym przez uŜytkownika katalogu dyskowym. Kopie awaryjne sporządzane na nośnikach elektronicznych przechowywane są w metalowych szafach . Instrukcja zawiera wykaz moŜliwych funkcji programów z ich opisem. Główne funkcje i moŜliwości systemu to min.: - zakładanie i aktualizacja planu kont syntetycznych i analitycznych, - ewidencja dokumentów księgowych według wprowadzonych kont, - ewidencja planu dochodów i wydatków oraz zmian, - sporządzanie sprawozdań budŜetowych, - jednoczesne prowadzenie planu i księgowości budŜetowej, - konta kontrahentów niezaleŜnie od kont księgowych, - jednoczesna obsługa wielu jednostek, - moŜliwość przenoszenia danych między jednostkami fizycznie odrębnymi, - moŜliwość przenoszenia danych do BudŜetu ST, - wykonywanie podstawowych wydruków sprawozdawczości budŜetowej (Rb 27,Rb 28,Rb 30,Rb 31,Rb 50 i inne) w oparciu o zadekretowane dane z moŜliwością ich edycji, według obowiązujących wydruków, - kontrola poprawności wprowadzonych dekretacji, - kontrola przekroczenia planu.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE .
Wg wykazu zbiorów bazy danych zawartych w instrukcji opisu systemów przetwarzania danych przy uŜyciu komputera, oraz załączniku opisującym przyjęte zasady rachunkowości, księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów /sum zapisów/ i sald, które tworzą: - dziennik, - księga główna, - księgi pomocnicze. Dziennik zawiera chronologiczne ujecie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy muszą być numerowane kolejno a sumy
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zapisów liczone w sposób ciągły, umoŜliwiający uzgodnienie jego obrotów z obrotami księgi głównej. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniu w ujęciu syntetycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie zdarzeń z zasadą podwójnego zapisu w kolejności chronologicznej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się nie rzadziej niŜ na koniec miesiąca zestawienie sald i obrotów zawierające: symbole i nazwy kont, salda na dzień otwarcia księgi, obroty za okres sprawozdawczy oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Księgi pomocnicze są uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w postaci kartotek /zbiorów kont/, ksiąg luźnych kart i uzgadnia z zapisami księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: - środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, - rozrachunków z kontrahentami, - rozrachunków z pracownikami, - operacji sprzedaŜy /kolejno numerowane faktury i inne dowody potrzebne do celów podatkowych/, - operacji zakupu, - kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów. Ewidencji księgowej dokonuje się na podstawie prawidłowego dowodu księgowego, opisanego w Zakładowej instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Prawidłowość prowadzenia ewidencji operacji finansowych i gospodarczych opisano w odpowiednich częściach protokołu (ewidencja wydatków inwestycyjnych, ewidencja podatków i opłat, ewidencja dochodów z majątku, inwentaryzacja).
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
W zakresie wykonywania budŜetu, Gmina Cielądz sporządzała sprawozdania określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279) a mianowicie: sprawozdania Rb 28S o wydatkach budŜetowych sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych, Rb S27 o dochodach budŜetowych sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych, sprawozdanie NDS o nadwyŜce i deficycie sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych, sprawozdanie Rb N o naleŜnościach sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych, Rb 32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budŜetowych, Rb 33 z wykonania planów finansowych funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej, Rb PDP sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych oraz sprawozdanie określone w rozporządzenia Ministra Finansów z 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporządzania sprawozdań w zakresie państwowego długu publicznego oraz poręczeń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych sprawozdanie Rb Z o zobowiązaniach wg tytułów dłuŜnych sporządzane w okresach kwartalnych i rocznych. Kontroli poddano zgodność danych przedstawionych w sprawozdaniach finansowych na koniec 2002 i 2003 i stwierdzono co następuje:
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- sprawozdanie o wydatkach i o dochodach budŜetowych, wykazywały zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Analiza sprawozdania o wydatkach budŜetowych nie wykazała przekroczeń planowanej kwoty wydatków w Ŝadnej z pozycji sprawozdawczych, - roczne skutki przyznania ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w opłatach podatku, wykazane w sprawozdaniu o dochodach budŜetowych Rb 27S i w sprawozdaniach z wykonania podstawowych dochodach podatkowych Rb PDP za 2002 i 2003 rok, są zgodne z wydanymi przez organ podatkowy decyzjami w sprawie ulg i zwolnień. Analiza powyŜszych sprawozdań wykazała, Ŝe w sprawozdaniach sporządzanych za półrocze i rok 2002 oraz za półrocze i rok 2003, nie wykazano skutków finansowych udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości wynikających z uchwał organu stanowiącego, wg których zwolnieniu podlegały w 2002 roku na podstawie uchwały Rady Gminy nr XXXI/196/2001 z 15 listopada 2001 roku, nieruchomości lub ich części stanowiące własność gminy zajęte na potrzeby placówki słuŜby zdrowia, biblioteki, remizy OSP wykonujące zadania statutowe, sieci rozdzielcze wody oraz budowle słuŜące do odprowadzania ścieków stanowiące własność gminy. W 2003 roku na podstawie uchwały Rady Gminy nr II/11/2002 z 3 grudnia 2002 roku dokonano zwolnień z opłat podatku od nieruchomości: nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby wykonywania zadań kulturalnych gminy biblioteki, nieruchomości słuŜące do celów przeciwpoŜarowych, sieci rozdzielcze wody, budowle słuŜące do odprowadzania i oczyszczania ścieków i słuŜące do zaspakajania potrzeb ludności zgodnie z zadaniami gminy. Łącznie kwota nie wykazanych skutków wynikających z powyŜszych zwolnień w 2002 roku wynosiła wg wyliczeń Skarbnika Gminy 70.456,92zł, natomiast w 2003 roku wynosiła 78.776,98zł. Sposób sporządzania sprawozdania z wykonania plany dochodów budŜetowych w tym zakres wykazywania danych w kolumnie dotyczącej skutków udzielonych przez gminę ulg, umorzeń odroczeń...” określa § 3 ust.1 pkt10 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279). Kserokopie powyŜszych stron sprawozdań budŜetowych, uchwał organu stanowiącego, oraz wyjaśnienie Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli, - dane wykazane w sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb PDP wykazują zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji podatkowej i danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S, - dane wykazane w sprawozdaniu Rb Z o stanie zobowiązań i tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za 2002 i 2003 rok, wykazują zgodność z danymi wykazanymi w bilansie, - zapisy prowadzonych i zamkniętych ksiąg rachunkowych stanowiły podstawę do sporządzenia zgodnie z rozdziałem 5 § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. sprawozdań zwanych bilansem na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych tj. na 31.12. Na koniec roku budŜetowego takŜe jednostki budŜetowe gminy Gminny
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ośrodek Pomocy Społecznej i Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół, sporządzały bilans aktywów i pasywów i przekazywały do Urzędu Gminy, urząd sporządzał bilans ze swojej działalności i bilans łączny z jednostek budŜetowych i bilans z wykonania budŜetu i przekazywał je do RIO, - sprawozdania i bilanse sporządzano w terminach zgodnych z przepisami o sprawozdawczości. Skontrolowane sprawozdania były zatwierdzone przez Kierownika Jednostki i Skarbnika Gminy.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń
W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia prawidłowości ewidencji rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, rozrachunków publicznoprawnych oraz rozrachunków z pracownikami jednostki. Salda kont z ewidencji księgowej porównano z wykazanymi w bilansach za 2002 i 2003r. kwotami zobowiązań. Stan naleŜności i zobowiązań jednostki przedstawiał się następująco: Zobowiązania Wyszczególnienie Nr konta Stan na Stan na 31.12.2002r. 31.12.2003r. Rozrachunki z dostawcami i 201 odbiorcami NaleŜności z tytułu dochodów 221 1.601,28 2.266,29 budŜetowych Rozrachunki z budŜetami 225 182,40 Pozostałe rozrachunki 229 publicznoprawne Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 231 Pozostałe rozrachunki z 234 35.656,00 31.415,25 pracownikami Pozostałe rozrachunki 240 321.448,74 6.594,42 Ogółem 358.854,22 40.275,96 NaleŜności Wyszczególnienie Nr konta Stan na Stan na 31.12.2002r. 31.12.2003r.
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
NaleŜności z tytułu dochodów 221 245.017,89 236.830,86 budŜetowych Rozrachunki z budŜetami 225 4.778,52 10.707,55 Ogółem 249.796,41 247.538,41 Konto 201 Na podstawie bilansów z lat 2002 i 2003 stwierdzono, Ŝe nie zostały w nim wykazane zobowiązania z tytułu dostaw i usług. Na podstawie ewidencji księgowej konta 201 ustalono, Ŝe w Urzędzie Gminy Cielądz w okresie objętym kontrolą nie była prowadzona ewidencja księgowa syntetyczna i analityczna konta 201, zaniechanie prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej konta 201 pozostawało w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752), ponadto było sprzeczne z postanowieniami zakładowego planu kont. Wyjaśnienie w sprawie zaniechania prowadzenia ewidencji konta 201 złoŜyła Skarbnik Gminy stanowi ono załącznik nr 8 do protokołu kontroli, p. Skarbnik potwierdziła, Ŝe nie była prowadzona ewidencja tego konta, począwszy od 1 kwietnia 2004 roku ewidencja taka została załoŜona. Na podstawie analizy raportów kasowych dotyczących wydatków ze stycznia 2002 i 2003r. stwierdzono, Ŝe w miesiącach tych nie były płacone przez jednostkę rachunki czy faktury wystawione w grudniu roku ubiegłego, nie stwierdzono wystąpienia w kontrolowanej jednostce zobowiązań wymagalnych. W toku dalszej kontroli ustalono, Ŝe zatwierdzony do stosowania w jednostce zakładowy plan kont i prowadzona na jego podstawie ewidencja księgowa nie przewidywały moŜliwości wyodrębnienia na odrębnym koncie zobowiązań wymagalnych, co było sprzeczne z §12 pkt5 powyŜszego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku. Z cytowanego przepisu wynika, Ŝe ustalając zakładowy plan kont naleŜy się kierować m.in. zasadą, Ŝe powinien on zapewnić moŜliwość sporządzenia sprawozdań budŜetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach. Do sprawozdań budŜetowych z pewnością zaliczymy sprawozdania Rb Z o stanie zobowiązań, aby było ono prawidłowo sporządzone z ewidencji księgowej musi wynikać, Ŝe określone zobowiązania są zobowiązaniami wymagalnymi.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Rozrachunki publicznoprawne konta 225 i 229 . Konto 225 – rozrachunki z budŜetami (z Urzędem Skarbowym), z ewidencji księgowej wynika, Ŝe konto 225 na 31.12.2002r. wykazywało saldo Ma (zobowiązanie) w wysokości 182,40 zł, saldo Wn (naleŜności) w kwocie
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
4.778,52 zł, na 31.12.2003r. konto wykazywało saldo po stronie Wn w kwocie 10.707,55 zł. Wyjaśnienie w sprawie wysokości sald Wn i Ma konta 225 na koniec 2002 i 2003 roku, złoŜyła Skarbnik Gminy, stanowi ono załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Wynika z niego, Ŝe saldo Ma w kwocie 182,40 zł dotyczy zapłaconego z rachunku podstawowego Urzędu Gminy a nie z rachunku Funduszu Świadczeń Socjalnych do Urzędu Skarbowego podatku dochodowego, w miesiącu styczniu 2003r. dokonano refundacji środków z rachunku funduszu na rachunek Urzędu Gminy. Salda Wn na koniec 2002 i 2003r. dotyczyły zapłaconego podatku VAT do Urzędu Skarbowego, którego rozliczenie następowało w styczniu następnego roku. Konto 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne (z ZUS), na podstawie ewidencji księgowej tego konta ustalono, Ŝe na koniec 2002 i 2003r. nie występowało saldo konta po Ŝadnej ze stron, powyŜsze potwierdzają równieŜ sporządzone bilanse jednostki za ten okres.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Konto 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, saldo konta po stronie Wn i Ma na koniec 2002 i 2003r. wynosiło 0,00 zł. Do Skarbnika Gminy skierowano zapytanie, czy w Urzędzie Gminy zostało naliczone na koniec 2002 i 2003r. dodatkowe wynagrodzenie roczne („dwr”) dla pracowników Urzędu i na jakim koncie zostało ono zaksięgowane, wyjaśnienie stanowi załącznik nr 9 do protokołu. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe dwr zostało naliczone i zaksięgowane na koncie 999 – zaangaŜowanie wydatków budŜetowych przyszłych lat. W ocenie kontrolujących działanie takie jest nieprawidłowe i pozostaje w sprzeczności z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752) określonymi w załączniku nr 2 dotyczącymi kont 225, 229 i 231. Z opisu konta 231 wynika, Ŝe zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń wobec pracowników powinny być księgowane po stronie Ma tego konta, zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinny być księgowane na stronie Ma odpowiednio kont 225 i 229. Konto 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami, na 31.12.2002r. na koncie tym występowało saldo po stronie Wn 35.656,00 zł, na 31.12.2003r. występowało saldo po Wn 31.415,25 zł. Z wyjaśnienia złoŜonego przez p. Skarbnik wynika, Ŝe salda te wynikają z tytułu udzielonych pracownikom poŜyczek z Funduszu Świadczeń Socjalnych, w jednostce prowadzona jest ewidencja analityczna udzielonych poŜyczek z podziałem na poszczególnych pracowników.
4. INNE
Konto 240 – pozostałe rozrachunki, na dzień 31.12.2002r. na koncie tym występowało saldo po stronie Ma 321.448,74 zł, na 31.12.2003r. saldo Ma 6.594,42 zł. Z wyjaśnienia udzielonego przez Skarbnika Gminy wynika, Ŝe na
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
koncie 240 na 31.12.2002r. na stronie Ma w wysokości 321.448,74 zł wchodziły środki własne pochodzące z lokat, zaliczka na znaki skarbowe, wpłacone wadia i blokady z tytułu zabezpieczenia naleŜytego wykonania umów. Natomiast na koncie 240 na 31.12.2003r. saldo w wysokości 6.594,42 zł składało się z blokad środków z tytułu naleŜytego zabezpieczenia umów i zaliczki na znaki skarbowe.
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Kasa urzędu znajduje się na piętrze budynku w odrębnym pomieszczeniu. Pomieszczenie podzielono kratą oddzielającą część zajmowaną przez kasjerkę od części wykorzystywanej przez interesantów. Wpłaty i wpłaty dokonywane są przez okienko znajdujące się w kracie. Gotówka oraz druki ścisłego zarachowania przechowywane są w kasie pancernej. Pomieszczenie kasowe posiada system alarmowy a budynek Urzędu Gminy podłączony do monitoringu. Ponadto jednostka kontrolowana zawarła polisę ubezpieczeniową nr 36/261/2002/2 w Powszechnym Zakładzie Ubezpieczeń S.A od kradzieŜy z włamaniem i rabunku gotówki i innych wartości pienięŜnych na kwotę 35.000,00 zł w przypadku kradzieŜy z włamaniem z kasy, na kwotę 35.000,00zł w przypadku rabunku gotówki w kasie, na wypadek rabunku gotówki w czasie przenoszenia lub przewoŜenia na kwotę 35.000,00zł. Zasady gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy określa Instrukcja kasowa wprowadzona w Ŝycie zarządzeniem nr 1/2003 Wójta Gminy Cielądz z dnia 2 stycznia 2003 roku. W roku 2002 uregulowania w zakresie gospodarki kasowej określała Instrukcja obiegu dokumentów księgowych wprowadzona zarządzeniem nr 5/98 Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 1998 roku. Zapisy wymienionej wyŜej instrukcji, umoŜliwiają przechowywanie w kasie kwoty pogotowia kasowego w wysokości 10.000 zł. Znajdująca się na koniec dnia nadwyŜka gotówki ponad ustaloną wysokość powinna być odprowadzona do banku w dniu, w którym powstała. Kontrolę kasy przeprowadzono w dniu 28 czerwca 2004 roku, protokół stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu kontroli.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
W sposób wyrywkowy skontrolowano udokumentowanie operacji kasowych w 2002 i 2003r. Szczegółowej kontroli poddano operacje kasowe z miesięcy styczeń, kwiecień i wrzesień 2002 roku i kwiecień 2003 roku, zaewidencjonowane w następujących raportach kasowych: - raport kasowy 7/2002 z dnia 31 stycznia 2002 rok – środki budŜetowe( wydatki), - raport kasowy 30/2002 z dnia 19 kwietnia 2002 roku – środki budŜetowe (wydatki), - raport kasowy 80/2002 z dnia 30 września 2002 roku – środki budŜetowe (wydatki),
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- raport kasowy nr 23/2002 z dnia 3 września 2002 roku – wydatki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, - raport kasowy nr 70/2002 z dnia 2 września 2002 roku – wydatki, - raport kasowy nr 71/2002 z 3 września 2002 roku – wydatki, - raport kasowy nr 35/2002 rok za okres od 2 10 września 2002 roku – dochody za wydane dowody osobiste, - raport nr 27/2002 za okres od 2 do 10 września 2002 roku – dochody, - raport kasowy nr 25/2002 za okres od 2 do 10 września 2002 rok – dochody za sprzedane znaki skarbowe, - raport kasowy nr 72/2002 z dnia 10 września 2002 roku – wydatki, - raport kasowy nr 73/2002 z 13 września 2002 roku – wydatki, - raport kasowy nr 74/2002 z 17 września 2002 roku – wydatki, - raport kasowy nr 75/2002 z 20 września 2002 roku – wydatki, - raport kasowy nr 29/2002 za okres od 10 20 września 2002 roku – dochody, - raport kasowy nr 10/2003 za okres od 11 18 kwietnia 2003 roku – dochody, - raport kasowy nr 9/2003 za okres od 31marca do 10 kwietnia 2003 roku dochody budŜetowe, - raport kasowy nr 23/2003 z dnia 10 kwietnia 2003 roku – wydatki - raport kasowy nr 9/2003 z dnia 10 kwietnia 2003 roku – wydatki z zakładowego funduszu socjalnego, - raport kasowy nr 24/2003 z dnia 11 kwietnia 2003 roku – wydatki, - raport kasowy nr 26/2003 z dnia 25 kwietnia 2003 roku – wydatki - raport kasowy 29/2003 z dnia 30 kwietnia 2003 roku – wydatki, - raport kasowy 12/2003 za okres 22 30 kwietnia 2003 roku – dochody za sprzedane znaki skarbowe, - raport kasowy nr 61/2003 z 10 września 2003 roku wydatki, W wyniku kontroli stwierdzono Ŝe: - rozchodowe dowody kasowe oznaczono według numerów raportów kasowych i pozycji w raporcie kasowym, numeru raportu i poz. raportu nie nanoszono na dokumenty przychodowe co pozostawało w sprzeczności z zapisami funkcjonującej w jednostce Instrukcji kasowej gdzie w załączniku nr 2 „Zasady prowadzenia raportu kasowego” zapisano iŜ „...raport kasowy prowadzi kasjer wpisując na bieŜąco kaŜdy dowód wpłaty lub wypłaty, numer pozycji w raporcie naleŜy wpisać równieŜ na dowodach kasowych” , przykładowe dowody dochodowe stanowią załącznik nr 10 do protokołu kontroli, - stwierdzono w treści raportów oraz w dokumentach załączonych do raportów, przypadki dokonywania wymazywania, przeróbek zapisów oraz poprawiania pojedynczych cyfr, co pozostawało w sprzeczności z art. 22 ust. 1,2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz zapisami rozdziału II § 7 funkcjonującej w jednostce instrukcji obiegu dokumentów księgowych, przykładowe raporty kasowe oraz dowody księgowe z powyŜszymi nieprawidłowościami stanowią załącznik nr 11 do protokołu kontroli, - na większości skontrolowanych fakturach i rachunkach za zakupy, dostawy materiałów i usług nie dokonywano opisu
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
potwierdzającego (stwierdzającego) dokonanie określonego zakupu, dostawy materiałów lub wykonanie usługi, brak adnotacji w jakim celu zakupiono dane materiały co pozostawało w sprzeczności z zapisami rozdziału III § 8 Zakładowej instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Przykładowe faktury stanowią załącznik nr 12 do protokołu kontroli, - na fakturach, rachunkach z roku 2002 nie zamieszczano opisu pod względem zastosowanego trybu ustawy o zamówieniach publicznych, bądź adnotację o zwolnieniu danej usługi z obowiązku stosowania ustawy , przykładowe faktury z powyŜsza nieprawidłowością stanowią załącznik nr 12 do protokołu kontroli, - na sprawdzonych dokumentach nanoszona była klasyfikacja budŜetowa, pod którą podpis składał Skarbnik Gminy, - dokumenty do wypłaty zatwierdzał Wójt Gminy. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe na fakturach i rachunkach nie była nanoszona data wpływu dokumentu do jednostki. Z rozmowy przeprowadzonej z Sekretarzem Gminy wynika, Ŝe jednostka nie posiada opracowanej własnej instrukcji kancelaryjnej. Przyjęto do stosowania postanowienia rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późń. zm.). Z ustnych wyjaśnień p. Sekretarz wynika, Ŝe wpływające do jednostki faktury i rachunki nie są rejestrowane w Ŝadnym rejestrze. PowyŜsze było sprzeczne z postanowieniami § 8 ust.1 cytowanego wyŜej rozporządzenia, zgodnie, z którym pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję i jeŜeli nie została wprowadzona do Ŝadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencyjnym. Zaniechanie rejestracji wpływających do jednostki faktur i rachunków (brak na nich daty wpływu), uniemoŜliwia kontrolę terminowości realizacji danej operacji gospodarczej, nie zabezpiecza jednostki przed nieuzasadnionym dochodzeniem przez kontrahentów odsetek karnych i stanowi znaczną lukę z procesie kontroli wewnętrznej. Do Sekretarza Gminy skierowano prośbę o wyjaśnienie powyŜszej nieprawidłowości, które stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, w dniu 7 czerwca zarządzeniem nr 12/04 Wójta Gminy wprowadzono obowiązek rejestracji wpływających do jednostki faktur i rachunków. PowyŜsze zarządzenie przedłoŜono kontrolującym do wglądu. W trakcie kontroli raportów kasowych stwierdzono iŜ w 2002 roku dokonywano z budŜetu gminy wypłaty wydatków związanych z funkcjonowaniem Ludowych Zespołów Sportowych: LZS „Orlęta” w Cielądzu oraz Ludowego Zespołu Sportowego Grabice. W wydatkach znajdowały się koszty delegacji sędziowskich, umowy zlecenia dla trenerów na kwotę łączną 6.300,00zł, zakup sprzętu i odzieŜy sportowej, koszty zgłoszeń zawodników do rozgrywek oraz ubezpieczenia zawodników na łączną kwotę 2.504,00zł, koszty środków czystości oraz listy wypłat diet zryczałtowanych dla zawodników za udział w meczach piłkarskich w kwocie 6,25 zł dla zawodnika za mecz rozgrywany na własnym boisku i 12,50zł dla zawodnika za mecz rozgrywany na wyjeździe łącznie w 2002 roku wypłacono diety zawodnikom na kwotę 7.581,00zł. Przykładowe dokumenty wypłat stanowią załącznik nr 14 .
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Łącznie w 2002 roku z budŜetu gminy na utrzymanie dwóch klubów wydatkowano kwotę 49.982,00 zł. O wyjaśnienie jaka była forma organizacyjnoprawna klubów w 2002 roku i na jakiej podstawie pokrywano wszystkie koszty funkcjonowania klubów z budŜetu gminy kontrolujący zwrócili się do Skarbnika Gminy, które stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia Skarbnika i dokumentacji dotyczącej powstania funkcjonowania powyŜszych klubów sportowych złoŜonych w jednostce wynika, Ŝe w 2003 roku kluby te zarejestrowały się jako stowarzyszenia w 2003 roku. W 2003 roku uzyskały numer regon i numer NIP. Dlatego teŜ w 2002 roku koszty funkcjonowania klubów pokrywano bezpośrednio z budŜetu gminy a rodzaj wydatków zatwierdzali radni na posiedzeniach merytorycznej komisji. Okoliczność finansowania zadań bezpośrednio z budŜetu, czy teŜ poprzez dotację udzieloną na podstawie art.118 ustawy o finansach publicznych nie miała wpływu na granice dozwolonych wydatków. Legalność wydatku na działalność w zakresie kultury fizycznej i sportu, dokonanego z budŜetu jednostki samorządu terytorialnego uzaleŜniona jest od powiązania tego wydatku z realizacją zadania o charakterze publicznym będącego zadaniem jednostki samorządowej, oraz od zgodności z przepisami ustawy z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej(tj. z 2001 roku Dz. U. nr 81, poz. 899 z późń. zm.). Kluby sportowe niezaleŜnie od formy w jakiej działają, nie są gminnymi jednostkami organizacyjnymi, utworzonymi przez jednostki samorządowe do realizacji zadań kultury fizycznej. W ramach gospodarki finansowej organom gminy wolno tyle, na ile pozwalają przepisy ustawowe. Katalog wydatków przewidzianych w obowiązujących przepisach prawa nie obejmuje wydatków związanych z pokrywaniem kosztów uczestnictwa klubów sportowych w zawodach sportowych, organizowanych przez związki sportowe a więc opłaty wpisowe, ubezpieczenie zawodników, diety dla zawodników, diety dla sędziów, dowóz zawodników na zawody, wynagrodzenie trenerów. Uznanie dopuszczalności tych wydatków nakazywało by przyjąć, Ŝe zadaniem gminy jest organizowanie i realizacja zawodów sportowych, czy tez współzawodnictwa sportowego, co w ustawie o kulturze fizycznej określono jako zadnie związków sportowych. Regulacje wewnętrzne jednostki przewidują moŜliwość udzielania zaliczek pracownikom kontrolowanej jednostki. Unormowania w powyŜszym zakresie zawarto w § 14 Instrukcji z dnia 23 września 2002 roku w sprawie obiegu dowodów księgowych. W świetle powyŜej wymienionych uregulowań, pracownikom jednostki kontrolowanej, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, mogą być wypłacane zaliczki jednorazowe i stałe. Zaliczki jednorazowe powinny być rozliczane w ciągu 7 dni po wykonaniu zadania, natomiast stałe po upływie okresu waŜności, nie później jednak niŜ przed końcem roku budŜetowego, bądź przed ustaniem stosunku pracy. Od pracowników, którym są wypłacane zaliczki pobiera się deklarację zawierającą wyraŜenie zgody na potrącenie nierozliczonych zaliczek z wynagrodzenia pracownika. Nie rozliczenie zaliczki w ustalonym terminie powodowało potrącenie odpowiedniej kwoty z najbliŜszego wynagrodzenia pracownika i nie wypłacenie kolejnej zaliczki . W toku kontroli, ustalono Ŝe w kontrolowanej jednostce udzielana była w 2002 i w 2003 roku jedna zaliczka stała: dla kierowcy pojazdu dowoŜącego dzieci do szkół i zaliczki jednorazowe: jedną w 2002 roku i jedną w 2003
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
roku. Kontroli poddano terminowość rozliczenia udzielonych zaliczek jednorazowych i stałych i nieprawidłowości nie stwierdzono.
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2002 ROK .
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki pomocowe)
Plan dochodów i przychodów budŜetu Gminy Cielądz na 2002 rok określała uchwała budŜetowa nr XXXIII/207/02, podjęta przez Radę Gminy w dniu 22 marca 2002 roku. Wg załącznika nr 1 do powyŜszej uchwały wynika, Ŝe dochody budŜetu gminy na 2002 rok zaplanowano na 5.054.652zł. Dochody określone w uchwale obejmowały dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie w wysokości 360.176zł (zgodnie z załącznikiem nr 4 do cytowanej uchwały Rady Gminy). W § 10 uchwały określono dochody z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych w wysokości 30.000zł. Pozostałe dochody gminy to dochody z podatków i opłat, dochody z mienia komunalnego oraz dochody z usług. W dziale 758 odnotowano dochody z tytułu subwencji na łączną kwotę 3.576.454,00 zł w tym 2.162.161,00 zł to część oświatowa subwencji. W planie finansowym na 2002 rok ujęto wszystkie źródła naleŜnych jednostce dochodów zgodnie z ustawą z dnia 14 listopada 2001 roku o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 2001 oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 145, poz. 1623). Planowana kwota dochodów na 2002 rok uległa zmianie w trakcie roku budŜetowego. Ostatecznie realizacja przedstawiała się następująco: na planowane dochody i przychody ogółem w wysokości 5.722.431,00 zł, wykonano je w 101,2% na kwotę 5.791.896,00zł. Z wykonanych dochodów kwotę 1.291.745,00 zł stanowiły dochody własne, udziały w podatkach stanowiących dochód budŜetu państwa to kwota 285.891,00 zł, dotacje na zadania zlecone gminie kwota 519.192,00 zł oraz subwencja ogółem 3.695.068,00 zł. Z przekazanych kwot dotacji jednostka wykorzystała kwotę o 170,00 zł mniejszą, róŜnicę przekazano poleceniem przelewu do Urzędu Wojewódzkiego w dniu 13.12.2002 roku. W roku 2002 jednostka nie otrzymywała środków w ramach kontraktów wojewódzkich oraz unijnych środków pomocowych w ramach funduszy przedakcesyjnych. Załącznik nr 6 do uchwały budŜetowej określał przychody i wydatki Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska, wg którego planowane przychody funduszu to kwota 1.000,00 zł plus stan środków z poprzedniego roku w kwocie 2.318,00 zł, oraz wydatki na kwotę 3.000,00 zł. W załączniku nr 8 uchwały nr XXXIII/207/02 z dnia 22 marca 2002 roku określono plan przychodów i wydatków środka specjalnego w dziale 600 rozdział 60016, który przedstawiał: planowane przychody środka w wysokości 3.000,00zł plus stan środków obrotowych na początek roku w kwocie 143,00zł, oraz planowane wydatki na kwotę równą kwocie przychodów – 3.143,00zł.
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wydatki i rozchody bud Ŝetu. Deficyt i źródła jego pokrycia (ew. nadwy Ŝka)
Według uchwały Rady Gminy Cielądz nr XXXIII/207/02 z dnia 22 marca 2002 roku, wydatki gminy określono w wysokości 5.166.897,00zł zgodnie z załącznikiem nr 2 do powyŜszej uchwały Rady. Ustalone wydatki obejmowały wydatki związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie w wysokości 360.176,00zł (zgodnie z załącznikiem nr 5 do cytowanej uchwały), wydatki związane z realizacją zadań inwestycyjnych w wysokości 860.976,00zł (zgodnie z załącznikiem nr 8 do uchwały w tym 233.976,00 zł to środki budŜetu gminy, 120.000,00zł środki ludności i 507.000zł to kwota z planowanych poŜyczek i kredytów), oraz wydatki związane z realizacją zadań określonych w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w wysokości 30.000,00zł. Źródłem finansowania wydatków w wysokości 511.668,00zł, nie znajdujących pokrycia w dochodach w roku 2002 ustalono: 367.000,00zł kredyt bankowy, 140.000 zł środki z zaciągniętej poŜyczki krajowej w WFOŚiGW, oraz 4.668,00 zł nadwyŜka budŜetowa z lat ubiegłych. Utworzono równieŜ rezerwę ogólną na nieprzewidziane wydatki w wysokości 14.450 zł (0,28% wydatków budŜetowych). W trakcie realizacji budŜetu plan wydatków ulegał zmianie i na dzień 31.12.2002 rok wynosił 5.887.166,00 zł. Wykonanie wydatków w kwocie 5.656.419,00zł stanowiło 96,1% planowanej kwoty. W wykonanej kwocie wydatków, kwotę 984.756,00 zł stanowiły wydatki inwestycyjne, kwotę 3.031.063,00zł stanowiły wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, oraz 1.640.600,00zł pozostałe wydatki w tym utrzymanie bibliotek, straŜy, realizacja zadań z zakresu kultury fizycznej, zakup materiałów itp. Jednostka zamknęła rok budŜetowy 2002 nadwyŜką w wysokości 135.477,00zł. W 2002 roku decyzją Zarządu Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Łodzi zostały umorzone poŜyczka w kwocie 14.990,00zł oraz poŜyczka w kwocie 50.000zł. Kwoty umorzonych poŜyczek przeznaczono na budowę wodociągu wiejskiego w Ossowicach. Stan zadłuŜenia gminy na 31.12.2002 rok wynosił 1.279.567,00zł i stanowił 22,09% dochodów gminy w 2002 roku.
2. INFORMACJE OGÓLNE – 2003 ROK
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje)
Plan dochodów i przychodów budŜetu Gminy Cielądz na 2003 rok określała uchwała budŜetowa nr IV/28/03 podjęta przez Radę Gminy w dniu 28 lutego 2003 roku. Wg załącznika nr 1 do powyŜszej uchwały wynika, Ŝe dochody budŜetowe gminy na 2003 rok zaplanowano na 5.441.368,00zł. Określone w uchwale dochody obejmowały: dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie w wysokości 392.325,00 zł (zgodnie z załącznikiem nr 4 do cytowanej uchwały Rady Gminy). W § 10 uchwały określono dochody z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych w wysokości 28.700 zł. Pozostałe dochody gminy to dochody z
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podatków i opłat, dochody z mienia komunalnego oraz dochody z usług. W dziale 758 odnotowano planowane dochody z tytułu subwencji na łączną kwotę 3.807.395,00 zł w tym 2.428.099,00 zł to część oświatowa subwencji, 1.172.103,00zł część podstawowej subwencji dla gmin i 192.193,00 zł część rekompensująca subwencji. Załącznik nr 12 cytowanej uchwały rady określał dochody budŜetu państwa do uzyskania przez gminę w 2003 r w kwocie 4.742,00zł. W planie finansowym na 2003 rok ujęto wszystkie źródła naleŜnych jednostce dochodów zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2002 roku o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 2002 oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 216, poz. 1826). Załącznik nr 6 do uchwały budŜetowej określa plan przychodów i wydatków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska w wysokości 5.000,00 zł plus stan środków na początek roku 1.365,00 zł. Zaplanowane wydatki powyŜszego funduszu to kwota 6.000,00zł. Uchwała budŜetowa w załączniku nr 8 określała równieŜ plan dochodów i wydatków środka specjalnego utworzonego w dziale 600 rozdziale 60016, wg którego dochody zaplanowano na 500,00zł plus stan środków obrotowych na początek roku w kwocie 143,00 zł oraz wydatki na łączną kwotę 643,00zł. Załącznik nr 3 do uchwały Rady V/30/03 z 18 marca 2003 roku, określał plan przychodów i rozchodów związanych z finansowaniem niedoboru. Przychody wg powyŜszego załącznika zaplanowano na kwotę 962.568,00 zł i były to: poŜyczki i kredyty krajowe 662.356,00zł, oraz tzw. wolne środki w kwocie 300.212,00zł, które stanowiły źródło pokrycia niedoboru budŜetowego na kwotę: 260.768,00 zł oraz przypadające do spłaty w 2003 roku raty poŜyczek w wysokości 701.800,00 zł. W roku 2003 jednostka nie otrzymywała środków unijnych w ramach funduszy przedakcesyjnych. W trakcie roku budŜetowego plan dochodów ulegał zmianie i ostatecznie na 31.12.2003 roku wynosił 5.961.629,00 zł, natomiast wykonanie wynosiło 5.925.220,00zł i stanowiło 99,4% planowanej kwoty dochodów. Z uzyskanych dochodów kwotę 1.215.588,00zł stanowiły dochody własne w tym 237.143,00 zł to udziały w podatkach stanowiących dochód budŜetu państwa. Dotacje celowe na zadania zlecone w 2003 roku wynosiły 453.482,00zł, które wykonano w kwocie 451.360zł. Kwotę niewykorzystanej dotacji w wysokości 2.122,00 zł jednostka przekazała dotującemu (do Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi). Ostateczna kwota subwencji dla gminy na 2003 rok wynosiła 3.814.272,00 zł, którą wykonano w 100%. W 2003 roku Gmina w Cielądzu otrzymała środki na dofinansowanie inwestycji własnych w kwocie 444.000 zł tj. 350.000,00 zł na budowę sali gimnastycznej gimnazjum ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu na podstawie umowy nr 80/03/98 spisanej w dniu 25 sierpnia 2003 roku z Bankiem Milenium S.A. w Warszawie, działającym na rzecz i w imieniu Ministra Edukacji Narodowej. Przedmiotem niniejszej umowy było dofinansowanie wymienionej inwestycji ze środków ministerstwa w wysokości 800.000,00 zł przy czym w 2003 roku przekazaniu podlegała kwota 350.000,00 zł i w 2004 roku kwota 450.000 zł . Kwotę 94.000,00zł Gmina otrzymała na podstawie umowy nr 49/2003 z dnia 24 lipca 2003 roku spisanej z Agencją Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Warszawie,
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Filia w Łodzi jako bezzwrotną pomoc finansową na wybudowanie przyłącza kanalizacyjnego i przyłączenia mieszkańców do Gminnej Oczyszczalni Ścieków w Cielądzu na odpowiednich warunkach określonych w umowie.
Wydatki i rozchody bud Ŝetu. Deficyt i źródła jego pokrycia (ew. nadwy Ŝka)
Według uchwały Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku wydatki gminy określono na 5.702.136,00zł zgodnie z załącznikiem nr 2 do powyŜszej uchwały Rady. Ustalone wydatki obejmowały wydatki związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie w wysokości zgodnej z określonymi dochodami tj. w kwocie 392.325,00zł (zgodnie z załącznikiem nr 5 do cytowanej uchwały), wydatki związane z realizacją zadań inwestycyjnych w wysokości 1.019.388,00zł w tym zgodnie z załącznikiem nr 7 do uchwały kwota 614.588,00 zł to środki budŜetu gminy, 124.800,00zł środki ludności i kwotę 280.000,00zł stanowić miały kredyty i poŜyczki), oraz wydatki związane z realizacją zadań określonych w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w wysokości 28.700,00zł. Utworzono rezerwę ogólną na nieprzewidziane wydatki w wysokości 52.416,00zł (0,92% wydatków budŜetowych). Rozchody budŜetu roku 2003 określał załącznik nr 3 do uchwały Rady Gminy, zgodnie z którym wynosiły one 962.568,00zł zł i dotyczyły przypadających w roku 2003 spłaty poŜyczek i kredytów krajowych w wysokości 701.800,00zł, oraz pokrycie niedoboru budŜetowego w wysokości 260.768,00zł. W trakcie roku budŜetowego plan wydatków i jego wykonanie ulegał zmianie i ostatecznie przedstawiał się na 31.12.2003r w sposób następujący: na planowane wydatki 5.871.228,00zł, wykonanie wynosiło 5.831.239,00 zł co stanowiło 99,3% planu. W powyŜszej kwocie wykonania 4.871.439,00zł stanowiły wydatki bieŜące w tym 2.633.566,00 zł wydatki na wynagrodzenia, 655.065,00 zł pochodne od wynagrodzeń, natomiast 959.800,00zł to wydatki majątkowe. Rok budŜetowy 2003 Gmina zamknęła nadwyŜką dochodów budŜetowych nad wydatkami w wysokości 93.981,00zł. W wyniku rozrachunku dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów roku 2003 jednostka wykazała wolne środki w wysokości 3.579,00 zł. Stan zadłuŜenia jednostki na 31.12.2003 rok wynosił 869.354zł i stanowił 14,67% dochodów gminy . Strukturę dochodów i wydatków w latach 2002 2003 przedstawiają poniŜsze tabele. Tabela nr 1 Dochody budŜetu gminy 2002 – 2003 % udział w % wykon. dochodach L.p. Wyszczególnienie Plan Wykonanie planu budŜetu ogółem 1. 2. 3. 4. 5. 6. 2002 r. 1. Dochody z tytułu 577.249 633.073 109,7 10,9
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podatków i opłat 2. Dochody ze sprzedaŜy mienia komunalnego i 310.493 308.917 99,5 5,3 dzierŜawy 3. Inne dochody własne 308.300 349.755 113,4 6,0 (wpłaty ludności i inne) 4. Razem dochody własne 1.196.042 1.291.745 108,0 22,3 5. Udział w podatkach stanowiących dochód 309.087 285.891 92,5 4,9 budŜetu państwa 6. Dotacje celowe 522.234 519.192 99,4 8,9 7. Subwencje 3.659.068 3.695.068 100,0 63,8 8. Dochody ogółem 5.722.431 5.791.896 101,2 x 2003 1. Dochody z tytułu 656.978 643.741 98,0 10,9 podatków i opłat 2. Dochody ze sprzedaŜy mienia komunalnego i 32.038 31.971 99,8 0,5 dzierŜawy 3. Inne dochody własne 305.564 302.733 99,1 5,1 (wpłaty ludności i inne) 4. Razem dochody własne 994.580 978.445 98,4 16,5 5. Udział w podatkach stanowiących dochody 255.295 237.143 92,9 4,0 budŜetu państwa 6. Dotacje celowe 453.482 451.360 99,5 7,6 7. Subwencje 3.814.272 3.814.272 100 64,4 8. Środki na dofinansowanie ze źródeł 444.000 444.000 100 7,5 pozabudŜetowych 9. Dochody ogółem 5.961.629 5.925.220 99,4 x Tabela nr 2 Struktura wydatków budŜetowych 2002 – 2003 r. L.p. Wyszczególnienie Plan Wykonanie % wyk. plan 1. 2. 3. 4. 5. 2002 r. 1. Wydatki inwestycyjne 1.204.611 984.756 81,7 2. Wydatki bieŜące 4.682.555 4.671.663 99,8 a) Wynagrodzenia osobowe ogółem § 2.409.954 2.407.567 99,9 4010 i § 4040 § 3020 b) Fundusz świadczeń socjalnych § 125.975 125.975 100,0 4440 c) Wynagrodzenia agencyjno – 20.394 20.394 100 prawne § 4100 d) Pochodne od wynagrodzeń § 4110 485.795 477.127 98,2 i § 4120 e) Pozostałe wydatki rzeczowe (delegacje, zakup materiałów, 1.640.437 1.640.600 100,0 utrzymanie bibliotek, straŜy, kultury fizycznej, szkoły) 3. Ogółem wydatki 5.887.166 5.656.419 96,1
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2003 1. Wydatki inwestycyjne 959.800 959.800 100,0 2. Wydatki bieŜące 4.911.428 4.871.439 99,2 a) Wynagrodzenia osobowe ogółem § 2.620.067 2.614.971 99,8 4010 i § 4040 b) Fundusz świadczeń socjalnych § 139.370 139.370 100,0 4440 c) Wynagrodzenia agencyjno – 18.595 18.595 100,0 prawne § 4100 d) Pochodne od wynagrodzeń § 4110 516.585 515.695 99,8 § 4110 i § 4120 e) Pozos. wydatki rzeczowe (delegacje, zakup materiałów, utrz. 1.616.811 1.582.808 97,9 bib., straŜy, kultury fizycznej, szkoły) 3. Ogółem wydatki 5.871.228 5.831.239 99,3
3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Podstawą dokonywania wydatków przez kontrolowaną jednostkę był plan finansowy, który stanowiła uchwała budŜetowa oraz układ wykonawczy do uchwały budŜetowej. W trakcie realizacji budŜetu w obydwu kontrolowanych latach, plan finansowy ulegał zmianom, które to zmiany wprowadzane były uchwałami Rady Gminy, bądź Zarządzeniami Wójta. Zmian budŜetu dokonywała Rada Gminy, natomiast zmiany w budŜecie w obrębie działu dokonywał Wójt Gminy. Kontrola wydatków, zrealizowanych w 2002 i 2003 roku wykazała, Ŝe dokonywano ich do wysokości środków określonych w budŜecie gminy i na zadania ujęte w planie finansowym.
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH .
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Zasady rachunkowości dotyczące podatków i opłat lokalnych określono w załączniku nr 2 do uchwały Zarządu Gminy nr 13/14 z dnia 23 września 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz jednostek budŜetowych. Następnie zasady rachunkowości i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat zostały wydzielone w formie odrębnego załącznika (nr3) do Zarządzenia Nr 25/2003 Wójta Gminy Cielądz z dnia 11 grudnia 2003 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz dla jednostek budŜetowych. Opisane w załączniku nr 3 zasady uwzględniają postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz.511).
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Wymiar i ewidencja podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób prawnych i fizycznych jest prowadzony w programie komputerowym, natomiast ewidencja środków transportowych oraz wpłaty tego podatku prowadzone są ręcznie na kartotekach podatkowych. Zagadnieniami podatków w kontrolowanej jednostce zajmują się trzy pracownice zatrudnione w Referacie Finansowym . Wymiarem podatków, dokonywaniem zmian w ewidencji podatkowej będącej podstawą naliczania wysokości podatku zajmuje się inspektor p. Zofia NaroŜnik. Ewidencją księgową dokonywanych wpłat, zagadnieniami windykacji podatków zajmuje się p. Janina Czarnecka. Umorzeniami podatków zajmuje się p. Barbara Bigos. Rozliczaniem sołtysów z wpłaconych podatków zajmuje się kaŜda z pań w zaleŜności od potrzeb. Rada Gminy Cielądz podjęła w dniu 15 listopada 2002 roku uchwałę nr XXI/132/2000 w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia dla inkasentów z tytułu poboru podatków stanowiących dochód gminy. Podjętą uchwałą ustalono pobór naleŜności pienięŜnych z tytułu łącznego zobowiązania pienięŜnego w drodze inkasa. Na inkasentów ustalono sołtysów, którzy otrzymują wynagrodzenie w wysokości 9 % od zainkasowanych naleŜności, jednak nie mniej niŜ 100 zł brutto, kserokopia uchwały stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli. Przyczyną takich zapisów w uchwale Rady Gminy w sprawie wynagrodzenia za inkaso, według wyjaśnienia Skarbnika Gminy były wnioski sołtysów, w sprawie podwyŜszenie wysokości wynagrodzenia, w przypadku zbierania i wpłacania do kasy urzędu podatków z małych sołectw w niskiej wysokości. Prawidłowość ustalania i wypłaty inkasa od zebranych kwot łącznego zobowiązania pienięŜnego, zostało skontrolowane i opisane w punkcie dotyczącym podatku rolnego od osób fizycznych. W dniu 18 czerwca 2004 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr XV/84/04 w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia dla inkasentów z tytułu podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, w której ustaliła pobór naleŜności pienięŜnych z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości w drodze inkasa, następnie przesłano ją do Wojewody łódzkiego w celu zbadania zgodności z prawem, kserokopia uchwały stanowi załącznik nr 16 do protokołu.
Realizacj ę dochodów własnych Gminy Ciel ądz za lata 2002-2003 przedstawiono w poni Ŝej zamieszczonych tabelach:
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2002 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie wykonania w wyko- (w zł) (w zł) planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE 5.722.431 5.791.896 101,2 x 1. Podatek od nieruchomo ści 335.049 381.282 113,8 6,6 2. Podatek rolny 126.700 129.495 102,2 2,2 3. Podatek le śny 17.500 20.910 119,5 0,4 4. Podatek od środków 26.000 32.418 124,7 0,5 transportowych 5. Opłaty lokalne 4.700 9.651 205,3 0,2 6. Pozostałe dochody 686.093 717.989 104,6 12,4 DOCHODY WŁASNE 1.196.042 1.291.745 108,0 22,3
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Ciel ądzu
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2003 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie wykonania w wyko- (w zł) (w zł) planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE 5.961.629 5.925.220 99,4 x 1. Podatek od nieruchomo ści 382.788 381.095 99,6 6,4 2. Podatek rolny 135.917 135.290 100,0 2,3 3. Podatek le śny 22.447 20.980 93,5 0,4 4. Podatek od środków 37.471 36.796 98,2 0,6 transportowych 5. Opłaty lokalne 13.806 12.495 90,5 0,2 6. Pozostałe dochody 402.151 391.789 97,4 6,6 DOCHODY WŁASNE 994.580 978.445 98,4 16,5
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Ciel ądzu
3) Podatek od nieruchomo ści
Stawki podatku od nieruchomości na 2002 rok Rada Gminy w Cielądzu określiła uchwałą nr XXXI/196/2001 z dnia 15 listopada 2001 roku. Stawki podatku od nieruchomości na 2003 rok Rada Gminy określiła uchwałą nr II/11/2002 z dnia 3 grudnia 2002 roku. Przyjęte stawki podatku porównano z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 października 2001 roku w sprawie określenia górnych granic stawek kwotowych w niektórych podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. nr 125, poz. 1375), obowiązującym w 2002r oraz z art.5 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tj. z 2002 roku Dz. U. nr 9, poz.84) stawki obowiązujące w 2003 roku.
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Obowiązujące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomości przyjęte powyŜszymi uchwałami ustalono jak niŜej: Przedmiot opodatkowania Górne granice stawek podatkowych Stawki podatku uchwalone przez Radę na rok 2002 na rok 2003 1 2 3 Od budynków mieszkalnych lub 0,49zł 0,51 zł ich części od 1m² 0,25zł 0,30 zł Od budynków lub ich części 16,83 zł 17,31 zł związanych z działalnością 8,50 zł 9,00 zł gospodarczą inną niŜ rolnicza Od budynków lub ich części 7,84zł 8,06 zł zajętych na prowadzenie 4,00 zł 4,20 zł działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym Od budynków zajętych na 3,46zł prowadz. działalności x 1,00zł gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych od 1m² Od pozostałych budynków lub ich 5,62zł części od m.² pow. uŜyt. 2,81zł 3,00 Od gruntów związanych z 0,60 zł działalnością gospodarczą inną niŜ 0,30 zł rolnicza, leśna, z wyjątkiem x związanych z budynkami mieszkalnymi Od uŜytków rolnych nie 0,06zł wchodzących w skład gospodarstw 0,03 zł x rolnych wyk. na cele rolnicze Od pozostałych gruntów od 1m² 0,09 zł 0,30 zł 0,05 zł 0,10 zł Grunty pod jeziorami, zbiornikami 3,28 zł 3,38 zł wodnymi, elektrowniami wodnymi 2,30zł 2,70 zł od 1ha powierzchni Od gruntów związanych z x 0,62zł prowadzeniem działalności 0,40zł gospodarczej bez względu na sposób zakwalifikowania ewidencji gruntów i budynków Od budowli 2% ich wartości 2% ich wartości ObniŜenia stawek podatkowych na 2002 rok nie były niŜsze niŜ 50 % wysokości górnych stawek podatkowych określonych przepisem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 października 2001 roku w sprawie określenia górnych granic stawek kwotowych w niektórych podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. nr 125, poz. 1375). Określone przez
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
radę stawki na 2002 i 2003 nie przekraczały górnych stawek podatku określonych cytowanymi wyŜej przepisami. PowyŜszymi uchwałami Rada Gminy w Cielądzu dokonała zwolnień z podatku od nieruchomości w 2002 roku: - nieruchomości lub ich części stanowiące własność gminy zajęte na potrzeby placówki słuŜby zdrowia, biblioteki i remizy OSP wykonujące zadania statutowe z wyjątkiem budynków lub ich części zajętych na cele mieszkalne lub prowadzenie działalności gospodarczej, - powierzchnie nieuŜytków wchodzące w skład nieruchomości, - sieci rozdzielcze wody oraz budowle słuŜące do odprowadzania ścieków stanowiące własność gminy. W uchwale Rady Gminy nr II/11/2002 z 3 grudnia 2002 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości na 2003 rok dokonano zwolnień z opłat podatku od nieruchomości: - nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby wykonywania zadań kulturalnych gminy – biblioteki, - nieruchomości słuŜące do wykonywania zadań gminy, - nieruchomości słuŜące do celów przeciwpoŜarowych, - sieci rozdzielcze wody, - budowle słuŜące do odprowadzania i oczyszczania ścieków i słuŜące do zaspakajania potrzeb ludności zgodnie z zadaniami gminy. Uchwały podano do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty: tj. rozplakatowano je na terenie gminy, wywieszono je na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy Cielądz oraz ogłoszono w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego. Uchwały weszły w Ŝycie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2002 roku na 2002 rok i od 1 stycznia 2003 roku na 2003 rok. W dniu 3 grudnia 2002 roku Rada Gminy w Cielądzu podjęła uchwałę nr II/17/2002 w sprawie określenia wzorów formularzy informacji o nieruchomościach i deklaracji na podatek od nieruchomości stanowiących odpowiednio załącznik nr 1 i 2 do niniejszej uchwały. Na rok podatkowy 2002 Rada nie określiła wzoru formularzy deklaracji i informacji podatkowych. Uchwały w sprawie stawek podatkowych i wzoru formularzy przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w terminach: uchwała na 2002 rok w terminie 22 listopada 2002 roku, uchwała na 2003 rok w terminie 9 grudnia 2002 roku. Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie poboru podatku od nieruchomości w drodze inkasa. Uchwałą nr XXI/132/2000 z dnia 15 listopada 2000 roku zarządziła pobór podatku od nieruchomości w drodze inkasa tylko pobieranego w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego. W Gminie Cielądz nie podjęto uchwały w sprawie opłaty prolongacyjnej.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych Przypisu podatku od nieruchomości od osób prawnych dokonuje się na podstawie deklaracji składanych przez te podmioty. W sytuacji zmian mających wpływ na wielkość opodatkowania, osoby prawne korygowały deklaracje. Według ewidencji podatkowej w 2002 roku, podatkiem od nieruchomości od osób prawnych było objętych 12 podatników, przypis dla nich wynosił 278.053,00zł, jednostka uzyskała dochody z powyŜszego tytułu
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
w wysokości 268.805,00zł. Uzyskane dochody stanowiły 4,6 % wykonania dochodów ogółem, oraz 20,8 % dochodów własnych. Wykaz podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli. W 2003r. zarejestrowanych było na terenie Gminy Cielądz 14 podmiotów prawnych podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, przypis dla nich wynosił 280.220,00zł. Dochody uzyskane z tytułu powyŜszego podatku w 2003 roku to kwota 278.307,00zł, która stanowiła odpowiednio 4,7% wykonanych dochodów ogółem i 28,2% wykonanych dochodów własnych. Dane dotyczące dochodów z wymienionego podatku stanowią załącznik nr 18 do protokołu. Kontrolą pod względem prawidłowości zadeklarowanego podatku oraz terminowości wpłat objęto 100% podmiotów prawnych posiadających nieruchomości podlegające opodatkowaniu. W wyniku kontroli stwierdzono co następuje: - wszystkie osoby prawne złoŜyły na 2002 rok deklaracje podatkowe, na 12 złoŜonych deklaracji tylko dwie posiadały daty wpływu do jednostki świadczące o terminowości ich przedłoŜenia do 15 stycznia 2002 roku a mianowicie: wpływ deklaracji 14 stycznia 2002 roku oraz 11 lipca 2002 roku w przypadku gdy obowiązek podatkowy powstał z dniem 1 lipca 2002 roku. (…) 1 Kserokopie przykładowych deklaracji z wymienionymi nieprawidłowościami stanowią załącznik nr 19 do protokołu kontroli, - na 2003 rok wszystkie osoby prawne złoŜyły deklaracje na podatek od nieruchomości wg wzoru stanowiącego załącznik do uchwały Rady Gminy Cielądz nr II/17/2002 z dnia 3 grudnia 2002 roku. Na 14 złoŜonych deklaracji 5 przedłoŜono w organie podatkowym w terminie określonym w art.6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych ( tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 9, poz. 84 z późń. zm.), pozostałe 9 deklaracji nie posiadało daty wpływu do jednostki, przy czym daty wypełnienia 5 deklaracji wskazują na ich nieterminowe przedłoŜenie w Urzędzie Gminy, a mianowicie wypełnione deklaracje w dniach 20.01.2003r., 27.01.2003r., 28.01.2003r., 15.01.2003 roku, nie mogły być przedłoŜone w ustawowo określonym terminie tj. do 15.01.2003 roku . W powyŜszych przypadkach nie stwierdzono podejmowania przez jednostkę czynności, o których mowa w art.274a ustawy Ordynacja podatkowa w celu wyegzekwowania deklaracji. Kserokopie przykładowych deklaracji na 2003 rok z opisanymi nieprawidłowościami stanowią załącznik nr 20 do protokołu kontroli, posiadało tylko datę wypełnienia,
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- (…) 2, kserokopie deklaracji stanowią załącznik nr 20 do protokołu kontroli, - (…) 3 - złoŜone przez podmioty prawne deklaracje podatkowe nie noszą Ŝadnych adnotacji pracowników organu podatkowego oraz podpisu przyjmującego i analizującego deklarację . Opisane wyŜej stwierdzone przez kontrolujących nieprawidłowości w deklaracjach, wskazują na zaniechanie przez organ podatkowy kontroli składanych przez podatników deklaracji w ramach czynności sprawdzających, na które wskazywał art.272 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa - przyjęte w deklaracjach i korektach złoŜonych na rok 2002 i 2003 stawki podatku były zgodne ze stawkami ustalonymi przez Radę Gminy w Cielądzu, - analiza kart kontowych podatników wykazała, na niebieŜącą ewidencję księgową naleŜności podatkowych przypisu podatku na 2002 rok – zapisów na kartach kontowych podatnika dokonywano w lutym, marcu, natomiast przypisu na 2003 rok dokonywano 31.03.2003 roku, kserokopie przykładowych kart kontowych stanowią załącznik nr 23 do protokołu kontroli, - jednostka nie przeprowadzała w okresie 2002 –2003 kontroli podatkowych u osób prawnych w zakresie zgodności danych wykazanych w deklaracjach ze stanem faktycznym. MoŜliwość przeprowadzenia takich kontroli wynika z art. 281 i nast. ustawy Ordynacja podatkowa, - (…) 4 Na 31.12.2002 roku, stwierdzono zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych w wysokości 24.242,00zł i stanowiły one 9,02% wpłat z powyŜszego tytułu. Zaległości z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych na 31.12.2003 rok to kwota 26.155,30 zł i stanowiła 9,4% dochodów uzyskanych z powyŜszego podatku. Największe zadłuŜenie odnotowano na kontach następujących podatników:
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(…) 5 Działania windykacyjne podejmowane przez jednostkę w celu wyegzekwowania powyŜej przedstawionych zaległości oraz zasady i sposób postępowania restrukturyzacyjnego omówiono w pkt 7 niniejszego rozdziału protokołu. Podatek od nieruchomości od osób fizycznych Uzyskane dochody przez Gminę Cielądz z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych w 2002 roku, wynosiły 112.477,00zł na planowaną kwotę 101.539,00zł. Uzyskana kwota dochodów stanowiła 94,3% kwoty wynikającej z przypisu, 8,7% dochodów własnych gminy i 1,94% dochodów ogółem. W roku 2003 dochody z tytułu w/w podatku wynosiły 102.788,00zł na planowaną kwotę 102.788zł i stanowiły odpowiednio 96,3% kwoty wynikającej z przypisu, 10,5% uzyskanych za dany okres dochodów własnych i 1,7% dochodów ogółem. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe podatkiem od nieruchomości od osób fizycznych objętych było w 2002 roku 380 podatników, w 2003 roku 384 podatników. Dane dotyczące podatku od nieruchomości od osób fizycznych przedstawia załącznik nr 26 do protokołu kontroli. Wśród podatników podatku od nieruchomości, zarejestrowani byli takŜe podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w stałej siedzibie na terenie Gminy Cielądz. W 2002r. zarejestrowanych było 45 podatników, dla których przypis wynosił 56.453,00 zł, w 2003r. zarejestrowanych było równieŜ 45 podatników, dla których przypis wynosił 62.492,90zł. Jako próbę do kontroli prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości dla podatników prowadzących działalność gospodarczą przyjęto 20 losowo wybranych podatników w 2002 roku, dla których przypis wynosił 34.694,50zł i stanowił 61,4% ogólnego przypisu dla tej grupy podatników, oraz 20 podatników w 2003r., przypis dla nich wynosił 36.572,70zł i stanowił 58,5% łącznej kwoty przypisu podatku od nieruchomości dla osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą. Kontrola wykazała co następuje: - w wydanych decyzjach podatkowych zastosowano stawki podatku zgodne z uchwałami Rady Gminy określonymi na rok 2002 i 2003, - w skontrolowanej próbie 20 podatników w 4 przypadkach stwierdzono nieprawidłowości w określeniu przedmiotu opodatkowania a mianowicie: (…) 6 - (…) 7.
5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Prawidłowość wymiaru podatku, terminowość doręczeń decyzji podatkowych, terminowość wpłat podatku od nieruchomości od pozostałych osób fizycznych, skontrolowano na podstawie losowo wybranych 33 podatników w 2002, dla których przypis wynosił 4.164,70zł i stanowił 3,5% ogólnego przypisu podatku od nieruchomości od osób fizycznych oraz 33 podatników w 2003 roku, dla których przypis wynosił 2.741,20zł i stanowił 2,6% ogólnego przypisu na 2003 rok. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe: - zastosowane stawki w decyzjach ustalających wysokość podatku były zgodne z treściami uchwał Rady Gminy w Cielądzu, - w sytuacji zmiany okoliczności mających wpływ na wysokość opodatkowania, podatnicy składali stosowne informacje, - dane wykazane w wykazach co do powierzchni były zgodne z danymi ewidencji gruntów, - (…) 8 - decyzje podatkowe dotyczące podatku od nieruchomości (w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego) doręczają sołtysi dla podatników z terenu gminy natomiast podatnikom spoza tereny gminy decyzje doręcza się pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, sprawdzono potwierdzenia odbioru nakazów płatniczych i stwierdzono, Ŝe doręczono je w terminach umoŜliwiających podatnikom terminową zapłatę podatku, - kontrolujący stwierdzili, iŜ w okresie objętym kontrolą, nie przeprowadzano kontroli podatkowych, do których upowaŜnia organ podatkowy art.281 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, - w 2002 roku odnotowano nieterminowe wpłaty podatku od nieruchomości w następujących ratach: I ratę podatku nieterminowo wpłaciło 5 podatników na kwotę 229,50 zł( pobrane odsetki 4,50zł) II ratę nieterminowo wpłaciło 9 podatników na kwotę 330,30 zł plus odsetki w kwocie 5,60zł, III ratę nieterminowo wpłaciło 6 podatników na kwotę 233,50 zł od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w wysokości 2,80zł i IV ratę nieterminowo wpłaciło 2 podatników na kwotę 102,70zł. Łącznie w badanej próbie nieterminowo wpłacono podatek w kwocie 896,00zł. Od wpłat dokonanych po ustawowym terminie naliczono odsetki w prawidłowej wysokości w kwocie łącznej 13,50 zł. W 2003 roku w badanej próbie nieterminowo podatek wpłaciło: w I racie 2 podatników na kwotę 51,40zł plus odsetki 0,40 zł, II ratę nieterminowo wpłacił jeden podatnik na kwotę 11,10 zł plus ustawowe odsetki, III ratę nieterminowo wpłaciło dwóch podatników i
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
IV ratę nieterminowo wpłacił jeden podatnik na kwotę 38,20 zł. Od nieterminowych wpłat podatku dokonanych w 2003 roku na kwotę łączną 156,80zł naliczono i pobrano odsetki w kwocie 2,50zł, Zaległości we wpłatach przedmiotowego podatku na 31.12.2002r. wynosiły łącznie 22.620,00zł, z czego kwota 11.958,00zł to zaległość roku 2002, natomiast kwota 10.662,00zł to zaległość z poprzednich okresów. Na 31.12.2003r. zaległości wynosiły 24.533,26,00zł, z czego zaległość roku 2003 wynosiła 9.371,00zł. Wykaz największych dłuŜników w podatku od nieruchomości oraz podejmowane czynności windykacyjne przedstawiono w punkcie 7 niniejszego rozdziału pn. „Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych”. Podatek od nieruchomości od osób fizycznych pobierany jest w formie inkasa niezaleŜnie od tego, czy podatnik jest płatnikiem podatku rolnego czy teŜ nie. Uchwała Rady Gminy nr XXI/132/2000 z 15 listopada 2000 roku umoŜliwiała pobór w drodze inkasa podatku od nieruchomości tylko w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego. Pobór więc w drodze inkasa naleŜności z tytułu podatku od nieruchomości jest sprzeczny z postanowieniami w/w uchwały Rady. Szczegółowo powyŜszą nieprawidłowość opisano w punkcie niniejszego protokołu dotyczącego podatku rolnego. Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności) Na podstawie prowadzonego w jednostce rejestru wydanych decyzji w sprawie ulg i zwolnień w płatach podatków sporządzono poniŜsze tabele:
2002 rok Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 18 4.767,10 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na - - raty Odroczenie terminu płatno ści 1 1.384,70 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 875,00 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
2003 rok
Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 18 5.108,12 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na - - raty Odroczenie terminu płatno ści 1 1.914,90 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 2 9.673,50 zaległo ści podatkowej
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
Celem sprawdzenia prawidłowości postępowania przy wydawaniu wyŜej wymienionych decyzji w 2002 i w 2003 roku, analizie poddano udokumentowanie 100% wydanych decyzji umorzeniowych i stwierdzono co następuje: - organem wydającym decyzje umorzeniowe był Wójt Gminy, - decyzjami nr 28 z dnia 18.09.2002r., nr 23 z 18.09.2002r., nr 37 z dnia 6.12.2002r., nr 41 z dnia 1.12.2003 rok, Wójt Gminy w Cielądzu umorzył naleŜności z tytułu podatku od nieruchomości, których na dzień złoŜenia wniosku nie upłynął termin płatności a więc nie były to zaległości podatkowe. Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują moŜliwości zastosowania instytucji umorzenia podatku. Zgodnie z art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy moŜe umorzyć w całości lub części zaległości podatkowe , którą określa art. 51 § 1 w/w ustawy, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną a na podstawie art. 48 §1 moŜe odroczyć termin płatności, odroczyć lub rozłoŜyć na raty zapłatę zaległości podatkowych wraz z odsetkami. Wnioski podatników w przedmiotowej sprawie wpłynęły do Urzędu Gminy 13.11.2003 z prośbą o umorzenie podatku wynikającego z IV raty, której termin płatności upływa 15.11., wniosek z dnia 13.09.2002 o umorzenie zaległości III raty podatku, której termin płatności upływał 15.09, wniosek z 6.09.2002 o umorzenie zaległości III raty ( termin płatności 15.09), wniosek z 13.11.2002 o umorzenie IV raty, której termin płatności upływał 15.11), kserokopia powyŜszych decyzji stanowi załącznik nr 29 do protokołu kontroli - wszystkie wydane w 2002 i 2003 roku decyzje umorzeniowe, zarówno pozytywne jak i negatywne nie zawierają uzasadnienia faktycznego ich wydania, którego zamieszczenia w decyzji wymaga art. 210 §.1 pkt 6 i § 4 ustawy Ordynacja podatkowa , kserokopia przykładowych decyzji stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli, - (…) 9 - w przypadku składanych wniosków przez przedsiębiorców organ podatkowy nie wzywał ich w trybie przepisów art. 169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa do złoŜenia informacji wymaganej przepisami art.44 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla
9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przedsiębiorców (Dz. U. nr 141, poz. 1177), o uzyskanej pomocy ze środków publicznych w okresie ostatnich 3 lat, - decyzje wydano na wnioski podatników, które w 15 przypadkach w roku 2002 na 18 wydanych i w 15 przypadkach na 18 wydanych w 2003 roku, nie zawierały Ŝadnych dokumentów potwierdzających opisywany przez podatnika we wnioskach stan faktyczny . Wymóg zebrania materiału dowodowego w sprawie stawia art.187 §1 ustawy Ordynacja podatkowa. Organ podatkowy wbrew postanowieniom art. 122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.) nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia faktycznej sytuacji podatnika, i w konsekwencji, czego nie wykonał obowiązku wyjaśnienia – na podstawie materiału dowodowego okoliczności sprawy w zakresie istnienia lub nie przesłanek umorzenia zaległości podatkowej, określonych w art.67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Kserokopie przykładowych decyzji stanowi załącznik nr 32 do protokołu kontroli, - w wydanych decyzjach o umorzeniu zaległości bądź odsetek na wniosek podatnika będącego przedsiębiorcą (decyzje nr 46/2002, 12/2002, 54/2003, 2/2003, 37/2003, 4/2003) nie powoływano jako podstawy prawnej art.67 § 1a Ordynacji podatkowej, stwierdzającego, Ŝe umorzenie zaległości podatkowej odbyło się zgodnie z przepisami ustawy z 27.07.2002 roku o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców , kserokopia przykładowej decyzji stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli, - z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, Ŝe organ podatkowy nie zawiadamiał podatników w trybie art.200 Ordynacji podatkowej o udostępnieniu do wglądu akt sprawy. Wyjaśnienie w sprawie opisanych wyŜej nieprawidłowości w zakresie wydanych decyzji umarzających zaległości podatkowe bądź odsetek od zaległości podatkowych, złoŜył Wójt Gminy, które stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią powyŜszego wyjaśnieniem brak uzasadnienia wydanych decyzji oraz brak stosownego udokumentowania składanych wniosków wynikał ze znajomości przez organ podatkowy sytuacji w jakiej znajdują się podatnicy ubiegający się o ulgi. Obowiązujące przepisy w zakresie udzielania ulg i zwolnień w zapłacie podatku (Ordynacja podatkowa artykuły wymienione wyŜej) uniemoŜliwiają zaniechania dokumentowania rozpatrywanych spraw, czy zamieszczania uzasadnienia wydanych decyzji w przypadkach gdy organ zna sytuację podatnika. Określają jakie wymagania ma spełniać decyzja, i jak ma przebiegać postępowanie w sprawie zastosowania ulg.
3) Podatek rolny
Gmina Cielądz została zaliczona do drugiego okręgu podatkowego.
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Podstawę naliczenia podatku rolnego stanowiły ceny skupu Ŝyta ogłaszane przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, które były następnie zmieniane uchwałami Rady Gminy. Na 2002 rok Rada Gminy podjęła w dniu 15 listopada 2001 roku uchwałę nr XXXI/201/2001 w sprawie obniŜenia średniej ceny skupu Ŝyta do celów wyliczenia podatku rolnego na obszarze gminy Cielądz na 2002 rok. Cenę skupu Ŝyta obniŜono z kwoty 37,19 zł do kwoty 30,00 zł za 1q. W dniu 3 grudnia 2002 roku Rada Gminy Cielądz podjęła uchwałę nr II/16/2002 w sprawie obniŜenia średniej ceny skupu Ŝyta z kwoty 33,45 zł do kwoty 30,00 zł za 1q. Wpływy z podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych w 2002r. wynosiły 129.495 zł na zaplanowaną wielkość 126.700 zł, czyli 102,2 % planu, 10,03% dochodów własnych i 2,2 % dochodów budŜetowych. W 2003r. dochody zaplanowano w wysokości 135.917 zł, wpływy wynosiły 135.290 zł, czyli 99,54 % planu, 13,83 % dochodów własnych i 2,28 % dochodów budŜetowych.
Podatek rolny od osób fizycznych Podatkiem rolnym w Gminie Cielądz w 2002 roku było objętych 1473 podatników, w 2003 roku 1445 podatników, dane dotyczące dochodów z tytułu powyŜszego podatku za 2002 i 2003 rok przedstawia załącznik nr 35 do protokołu. Przypis podatku rolnego na 2002r. wynosił 136.247,56 zł, jednostka uzyskała dochody w wysokości 128.436 zł. Przypis podatku na 2003r. wynosił 139.034,04 zł uzyskano dochody w wysokości 133.917 zł. W kontrolowanej jednostce nakazy płatnicze dostarczają podatnikom sołtysi wykonujący zadania, ponadto nakazy wysyłane są pocztą. Terminy zapłaty podatku rolnego wynikają z zapisów art.6a ust.6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 roku Dz. U. nr 94, poz.431 z późn. zm.) i zostały ustalone w proporcjonalnych ratach na 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. Z przepisu art.47 § 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.) wynika, Ŝe termin płatności podatku wynosi 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego, natomiast jeŜeli przepisy kalendarzowo określają termin zapłaty podatku, zaliczki na podatek lub raty podatku (tak jest w przypadku podatku rolnego) a decyzja ustalająca wysokość zobowiązania podatkowego nie została doręczona co najmniej 14 dni przed terminem płatności podatku lub pierwszej raty podatku, obowiązuje termin jego zapłaty 14 dni od doręczenia decyzji. Zatem z cytowanych przepisów wynika, Ŝe ostatnim prawidłowym terminem dostarczenia nakazu płatniczego jest 1 marca danego roku. Poddano kontroli terminy dostarczania nakazów płatniczych w 2002 i 2003r. przez sołtysów z sołectw Gortatowice, Mroczkowice i Wylezinek. Nakazy płatnicze terminowo były dostarczane w sołectwie Wylezinek w 2002 i 2003r. oraz w sołectwie Gortatowice i Mroczkowie w 2002r. Natomiast w 2003r. w sołectwie Gortatowice 41 nakazów (wszystkie) były dostarczone po terminie umoŜliwiającym terminową zapłatę raty podatku, dostarczono
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
je podatnikom w dniu 6.03.2003r., w sołectwie Mroczkowie 34 z 61 nakazów zostało dostarczonych po terminie, stwierdzono równieŜ przypadki dostarczania po terminie nakazów płatniczych pocztą. Dostarczanie nakazów płatniczych po terminie umoŜliwiającym ich terminową zapłatę jest nieprawidłowe i sprzeczne z art.6a ust.6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym w związku z art.47 § 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Kserokopia przykładowych potwierdzeń odbioru nakazów płatniczych stanowi załącznik nr 36 do protokołu. Dokonano sprawdzenia (z wybranych trzech sołectw) terminowości dokonania wpłat rat podatku przez sołtysów za 2002r. i 2003r. stwierdzono, Ŝe wpłaty te były dokonywane do kasy Urzędu Gminy terminowo. Ponadto skontrolowano prawidłowość naliczania i wypłaty wynagrodzenia dla tych sołtysów z tytułu inkasa za I i II ratę podatku z 2002r. i III i IV ratę z 2003r., nieprawidłowości nie stwierdzono. W skontrolowanej próbie trzech sołectw, występowały przypadki wypłaty wynagrodzenia za inkaso zgodnie z uchwałą Rady Gminy nr XXI/132/2000, w sytuacji gdy wynagrodzenie wynosiłoby mniej niŜ 100 zł brutto, podstawę naliczenia wysokości wynagrodzenia dla inkasenta stanowiła kwota 100 zł. W rozdziale VII niniejszego protokołu w pkt 2 pn. Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso) została opisana uchwała nr XXI/132/2000 z dnia 15 listopada 2000 roku w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia dla inkasentów z tytułu poboru podatków stanowiących dochód gminy. W uchwale ustalono pobór naleŜności pienięŜnych z tytułu łącznego zobowiązania pienięŜnego w drodze inkasa, nie uregulowano, Ŝe w formie inkasa moŜe być pobierany takŜe odrębnie opłacany przez podatnika podatek rolny, leśny i od nieruchomości. Termin łączne zobowiązanie pienięŜne został uregulowany w §1 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie łącznego zobowiązania pienięŜnego (Dz. U. nr 105, poz.1200) – obowiązywało do końca 2002 roku a od 1stycznia 2003 roku obowiązują zapisy art.6c ustawy o podatku rolnym. Z cytowanych przepisów wynika, Ŝe osoby fizyczne na których ciąŜy obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego, dotyczący przedmiotu opodatkowania połoŜonego na terenie tej samej gminy, wpłacają te podatki w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego na podstawie jednego nakazu płatniczego. Przeprowadzono szczegółową kontrolę wpłat podatków dokonanych przez sołtysów z trzech sołectw: Gortatowice, Mroczkowice i Wylezinek i stwierdzono, Ŝe sołtysi ci pobierali od podatników i wpłacali do Urzędu Gminy łączne zobowiązanie pienięŜne, ale takŜe podatki rolny, leśny i od nieruchomości występujące odrębnie, pobierając od wpłaconych kwot inkaso w wysokości jak od łącznego zobowiązania pienięŜnego. (…) 10
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W dniu 18 czerwca 2004 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr XV/84/04 w której ustaliła pobór naleŜności pienięŜnych z tytułu podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości w drodze inkasa. Kontrolą prawidłowości wymiaru podatku rolnego od osób fizycznych objęto 31 podatników z sołectwa Wylezinek, stanowiło to 2,1 % ogółu podatników. Przypis podatku dla badanej próby na 2002r. wynosił 12.270,10 zł, na 2003r. 11.362,60 zł. Przeprowadzono kontrolę terminowości wpłat podatku przez podatników z badanej próby i stwierdzono, Ŝe w 2002r. 14 podatników wpłaciło podatek po terminie na kwotę 1.406,80 zł, naliczone odsetki z tego tytułu wynosiły 55,00zł. W 2003r. 22 podatników wpłaciło podatek po terminie na kwotę 2.971,10 zł, jednostka naliczyła i pobrała odsetki w wysokości 63,60 zł. Zaległości z badanej próby na koniec 2002r. wyniosły 877,70 zł, na koniec 2003r. 380,10 zł. Zaległości ogółem w zapłacie podatku rolnego na 31.12.2002r. wynosiły 42.988,00 zł (zaległości 43.883,00 – nadpłaty 895,00zł) , zaległości na 31.12.2003r. wynosiły 45.567,00 zł, (zaległości 47.164,00 zł – nadpłaty 1.597,00 zł). Największymi dłuŜnikami w zapłacie podatku na 31.12.2003r. byli: (…) 11 Działania windykacyjne kontrolowanej jednostki wobec największych dłuŜników podatku rolnego zostały opisane w pkt 7 niniejszego rozdziału pn. Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych. Podatek rolny od osób prawnych Przypis podatku rolnego od osób prawnych na 2002r. wynosił 1.949,30 zł, wpłaty 1.059,10 zł, przypis za 2003r. 1.869,40 zł, wpłaty 1.373,55 zł, dane dotyczące dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych stanowi załącznik nr 37 do protokołu. W okresie objętym kontrolą podatnikami podatku rolnego w jednostce były niŜej wymienione jednostki: (…) 12 Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna, Ŝołnierska i z tytułu nabycia gruntów) 2002 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna - -
11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 5 2.308,15 Ulga z tytułu nabycia gruntów 14 1.740,800 Ulga Ŝołnierska 2 136,50 Umorzenie zaległo ści, odsetek 40 7.128,79 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku - - (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku - - (zaległo ści)
2003 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna 3 21.166,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 6 505,80 Ulga z tytułu nabycia gruntów 16 1.619,00 Ulga Ŝołnierska 1 77,50 Umorzenie zaległo ści, odsetek 42 9.415,46 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku 1 268,00 (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku - - (zaległo ści) Ulgi inwestycyjne W 2002 roku nie były wydawane decyzje w sprawie ulg inwestycyjnych, w 2003 roku Wójt Gminy wydał 3 decyzje w sprawie zastosowania ulg inwestycyjnych na ogólną kwotę 21.166 zł. Kontroli poddano wydane decyzje i stwierdzono, Ŝe: (…) 13 . Wójt Gminy w dniu 20.04.2003r. podpisał decyzję nr 3110/8/1/2003 w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej w kwocie 16.738 zł, (…) 14 . Wójt Gminy wydał w dniu 20.04.2003r. decyzję nr 3110/8/2/2003 w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej na kwotę 2.264 zł, (…) 15 . W dniu 20.04.2003r. Wójt Gminy podpisał decyzję nr 3110/8/3/2003 w sprawie zastosowania ulgi inwestycyjnej na kwotę 2.164 zł. (…). W wydanych 2 decyzjach zapisano, Ŝe ulga będzie zastosowana począwszy od 2003 roku, w 1 decyzji nie zapisano od kiedy będzie ona zastosowana, do
13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
inspektora urzędu p. Zofii NaroŜnik skierowano zapytanie, od kiedy stosowane były przyznane ulgi. Ze złoŜonego wyjaśnienia stanowiącego załącznik nr 40 wynika, Ŝe: decyzję nr 3110/8/1/2003 z dnia 20.04.2003r., zastosowano od dnia 1.03.2003r., decyzję nr 3110/8/2/2003 z dnia 20.04.2003r, zastosowano od dnia 1.01.2003r., decyzję nr 3110/8/3/2003 z dnia 20.04.2003r., zastosowano od dnia 1.03.2003r. Decyzję nr 3110/8/2/2003 zastosowano począwszy od 1.01.2003r., podatnik we wniosku poinformował, Ŝe inwestycję zakończył w lutym 2003 roku, wydanie decyzji w której zastosowano ulgę przed zakończeniem realizacji inwestycji, jest działaniem nieprawidłowym i sprzecznym z art.13 ust.2 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Z powyŜszego przepisu wynika, Ŝe ulga inwestycyjna przyznawana jest po zakończeniu realizacji inwestycji. Kserokopia decyzji nr 3110/8/2/2003, wniosek podatnika i notatka z przeprowadzonej w dniu 17.04.2003r. kontroli u podatnika stanowi załącznik nr 41 . Ulgi Ŝołnierskie W 2002 roku Wójt Gminy wydał 2 decyzje w sprawie zastosowania ulg Ŝołnierskich na kwotę 136,50 zł w 2003 roku 1 decyzję na kwotę 77,50 zł. Kontroli poddano 2 decyzje z 2002 roku, nieprawidłowości przy zaliczeniu okresu do wyliczenia wysokości przyznanych ulg nie stwierdzono. Zwolnienia z tytułu nabycia gruntów Kontrolą pod względem prawidłowości ustalenia okresu obowiązywania wydanych przez Wójta Gminy decyzji w sprawie zwolnienia z zapłaty podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów, objęto wszystkie wydane decyzje w 2002 i w 2003r. Na podstawie przepisów ustawy o podatku rolnym ustalono, Ŝe w przypadku nabycia gruntów na utworzenie nowego gospodarstwa lub powiększenie juŜ istniejącego, podatnika zwalnia się z płacenia podatku rolnego od nabytych gruntów, okres tego zwolnienia został określony w art.12 ust.3 ustawy o podatku rolnym i wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaŜy gruntów. PowyŜsze zwolnienie z podatku stosuje się na wniosek podatnika, począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złoŜono wniosek – art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości we wszystkich decyzjach w zakresie ustalania terminu ich obowiązywania, np.: 1. Decyzja nr 3111/3/1/2002, podatnik złoŜył w tutejszym urzędzie podanie w sprawie zastosowania zwolnienia z płacenia podatku w dniu 11.02.2002r., umowę kupna sprzedaŜy w postaci aktu notarialnego zawarto w dniu 10.01.2002r. Wójt Gminy w dniu 7.03.2002r. podpisał decyzję w sprawie zastosowania ulgi w zapłacie podatku w wysokości 202,70 zł począwszy od 1.01.2002r. do 31.12.2006r. Ustalenie takiego terminu obwiązywania zwolnienia jest działaniem
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nieprawidłowym, zgodnie z cytowanym wyŜej art.12 ust.3 i art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym okres zwolnienia dla zakupionego gruntu wynosi 5 lat począwszy od 1.02.2002r. do 31.01.2007r., natomiast w przypadku złoŜenia podania przez podatnika w dniu 11.02.2002r., w wydanej przez Wójta Gminy decyzji powinien być ustalony termin jej obowiązywania od 1.03.2002 do 31.01.2007r., kserokopia decyzji, podania i aktu notarialnego stanowi załącznik nr 42 do protokołu. 2. Decyzja nr 3113/3/3/2002 z dnia 15.04.2002r., podatnik złoŜył w dniu 16.03.2002r. podanie w sprawie zastosowania ulgi w zapłacie podatku rolnego od gruntów zakupionych na podstawie aktu notarialnego repetytorium Nr 474/2002 z dnia 5.02.2002r. W wydanej decyzji Wójt Gminy zastosował okres zwolnienia od 1.01.2002r. do 31.12.2006r. Ustalenie powyŜszego okresu obowiązywania zwolnienia jest niezgodne z art.12 ust.3 i art.13d ust.3 ww. ustawy, prawidłowo okres zwolnienia powinien być ustalony od 1.04.2002r. do 28.02.2007r. , kserokopia dokumentów stanowiących podstawę wydania tych decyzji stanowi załącznik nr 42 . 3. Decyzja nr 3111/3/2003 z dnia 31.12.2003r., wydana na wniosek podatnika z dnia 30.12.2003r. w sprawie zastosowania ulgi podatkowej z tytułu nabycia gruntów w drodze kupna, akt notarialny repetytorium A Nr 63/2002 z dnia 11.01.2002r. W wydanej decyzji ulgę zastosowano od dnia 1.01.2002r. do 31.12.2006r. Ustalenie takiego okresu jej obowiązywania jest błędne, niezgodne z art.12 ust.3 i art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym i wskazuje na zupełną nieznajomość tych przepisów. Prawidłowy okres zwolnienia z tytułu nabycia gruntów to od 1.02.2002r. do 31.01.2007r., natomiast w sytuacji prawie dwuletniego opóźnienia w złoŜeniu wniosku o jej zastosowanie, w wydanej decyzji w dniu 31.12.2003r., powinna być zastosowana od 1.01.2004r. do 31.01.2007r. , kserokopia dokumentów stanowi załącznik nr 43 do protokołu. Decyzja nr 3113/3/4/03 z dnia 30.09.2003r. wydana na wniosek podatnika z dnia 1.09.2003r. dotyczący zakupu gruntów rolnych w dniu 7.04.2003r., akt notarialny repetytorium A Nr 1583/2003. Ulgę zastosowano od dnia 1.07.2003r., jest to działanie nieprawidłowe i sprzeczne z art.12 ust.3 i art.13d ust.3 ustawy o podatku rolnym, ulga powinna być zastosowana od 1.10.2003 do 30.04.2008r .
4) Podatek od środków transportowych
Stawki podatku od środków transportowych na 2002 rok określała uchwała Rady Gminy w Cielądzu nr XXXI/200/2001 z dnia 15 listopada 2001 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych. Stawki podatku na 2003 rok Rada Gminy ustaliła uchwałą nr II/15/2002 z dnia 3 grudnia 2002 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych. Ustalone stawki podatku na lata objęte kontrolą nie przekraczały stawek określonych w art.10 ust.1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002r. Dz. U.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nr 9, poz.84 z późn. zm.), oraz nie były niŜsze od minimalnych stawek określonych w załącznikach nr: 1, 2 i 3 do cytowanej wyŜej ustawy. Ogółem dochody z tytułu kontrolowanego podatku w 2002 roku wyniosły 32.418 zł, na zaplanowaną kwotę 26.000 zł, co stanowiło 124,7 % wysokości planu, 2,5 % dochodów własnych jednostki i 0,56 % dochodów budŜetowych. W 2003 roku jednostka osiągnęła dochody w wysokości 36.796 zł, przy zaplanowanej wielkości 37.471 zł, co stanowiło 98,2 % planu, 3,76 % dochodów własnych i 0,62 % dochodów budŜetowych. Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od środków transportowych – osoby fizyczne i prawne stanowią załącznik nr 44 do protokołu kontroli. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne Wpływy z podatku od środków transportowych od osób fizycznych w 2002 roku pochodziły tylko od osób fizycznych i wynosiły 32.418 zł, natomiast w 2003 roku wpływy z tego podatku wyniosły 36.146 zł i stanowiły 3,69 % dochodów własnych i 0,61 % dochodów budŜetowych. Z informacji uzyskanych od pracowników urzędu wynika, Ŝe podatkiem od środków transportowych od osób fizycznych w 2002r. było opodatkowanych 66 pojazdów, które posiadało 60 podatników, w 2003r. opodatkowano 80 pojazdów, których właścicielami było 64 podatników. Aktualizacji kart podatników dokonywano na podstawie deklaracji przedkładanych w tutejszym urzędzie przez właścicieli pojazdów, korzystano takŜe z informacji przekazywanych w tym zakresie przez Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej. W celu sprawdzenia prawidłowości zastosowanych stawek podatku, terminowości wpłat, ewidencji tych wpłat, skontrolowano 15 losowo wybranych podatników z 2002r., przy ogólnej liczbie podatników 60, co stanowiło 25 % ogółu. W 2003r. skontrolowano równieŜ 15 podatników, ogólna liczba podatników 64, co stanowiło 23,44 % ogółu. Przeprowadzona kontrola kart kontowych podatników wykazała: brak odnotowania na złoŜonych przez podatników deklaracjach terminu ich wpływu do Urzędu Gminy, uniemoŜliwia to kontrolującym ustalenie czy podatnicy składali deklaracje w terminie określonym w art.9 ust.6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Brak odnotowywania na deklaracjach daty wpływu do Urzędu Gminy pozostaje w sprzeczności z §8 ust.1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 z późn. zm.), w próbie poddanej kontroli, 5 deklaracji zostało podpisanych po terminie 15 lutego danego roku, czyli deklaracje te złoŜono nieterminowo, niezgodnie z art.9 ust.6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych , w przypadku zakupu lub sprzedaŜy środka transportowego, podatnicy składali informacje o tych zmianach do Urzędu Gminy, do wyliczenia przypisu podatku stosowano stawki zgodne z podjętą uchwałą Rady Gminy,
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przypis podatku dla próby w 2002r. wynosił 9.318 zł, w 2003r. 9.009 zł, wpłaty po terminie w 2002r. 6.026 zł, w 2003r. 4.467 zł, od nieterminowych wpłat były naliczane karne odsetki w 2002r. w wysokości 117,87 zł, w 2003r. w wysokości 101 zł. Zaległość w zapłacie podatku na 31.12.2002r. wynosiła 19.645,57 zł, przy czym kwota zaległości za 2002r. wynosiła 6.977,20 zł, zaległość na 31.12.2003r. wynosiła 20.274,04 zł, zaległość za 2003. wynosiła 4.866,50 zł. Największymi dłuŜnikami na 31.12.2003r. byli: (…) 16 Podjęte działania windykacyjne wobec największych dłuŜników zostały opisane w pkt 7 niniejszego rozdziału pn. Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych. Podatek od środków transportowych – osoby prawne W 2002 i 2003 roku na terenie kontrolowanej jednostki funkcjonował jeden podmiot prawny (…) 17 Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności) Na podstawie prowadzonego w jednostce rejestru wydanych decyzji w sprawie zastosowania ulg i zwolnień w zapłacie podatku od środków transportowych sporządzono poniŜsze tabele:
2002 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 20 2.280,75 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 5 1.225,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - - podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
2003 rok
Rodzaj decyzji Ilo ść Kwota wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 14 2.448,10 odsetek
16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 12 4.810,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści 3 3.510,00 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej Zamieszczone w tabeli dane dotyczące wydanych przez Wójta Gminy decyzji umorzenia zaległości podatkowych i odsetek, dotyczą w 2002r. 19 decyzji w sprawie umorzenia odsetek i 1 decyzji w sprawie umorzenia raty podatku, w 2003r. 13 decyzji w sprawie umorzenia odsetek i 1 decyzja w sprawie umorzenia raty podatku. W toku kontroli ustalono, Ŝe organ stanowiący kontrolowanej jednostki nie wprowadził na podstawie art.57 §7 ustawy Ordynacja podatkowa opłaty prolongacyjnej z tytułu rozłoŜenia na raty lub odroczenia terminu płatności podatków oraz zaległości podatkowych. Kontroli poddano wszystkie wydane przez Wójta Gminy decyzje w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę (19 decyzji w 2002r. i 13 decyzji w 2003r.), odroczenia terminu płatności podatku (5 decyzji w 2002r. i 12 decyzji w 2003r.) oraz rozłoŜenia na raty zapłaty zaległości podatkowej (3 decyzje w 2003r.), stwierdzono co następuje: decyzje w sprawie zastosowania ulg wydawane były na pisemne wnioski podatników, na wnioskach tych został odnotowany termin ich wpływu do Urzędu Gminy, w dokumentacji znajdującej się w kontrolowanej jednostce stwierdzono brak dokumentów potwierdzających opisywaną przez podatników trudną sytuację finansową uniemoŜliwiającą terminową zapłatę rat podatku. Organ podatkowy przed wydaniem tych decyzji nie zebrał Ŝadnego materiału dowodowego dotyczącego sytuacji finansowej poszczególnych podatników i nie przeprowadził postępowania wyjaśniającego w celu dokładnego wyjaśnienia faktycznej sytuacji finansowej podatników oraz ustalenia, czy występują przesłanki do zastosowania ulg w zapłacie podatku. Działania takie pozostają w sprzeczności z postanowieniami art.122 i art.187 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz.926 z późn. zm.), z których wynika, Ŝe organy podatkowe w toku prowadzonego postępowania podatkowego powinny zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy, w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy, ponadto wydane decyzje nie zawierały uzasadnienia faktycznego ich wydania, jest to sprzeczne z art.210 §1 pkt6 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art.210 §4 ww. ustawy uzasadnienie faktyczne wydanych decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów którym dał wiarę, oraz przyczyn dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Kserokopia przykładowych decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności rat podatku i umorzenia odsetek za zwłokę stanowi załącznik nr 47 do protokołu kontroli.
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Poddano kontroli 2 decyzje w sprawie umorzenia rat podatku, 1 decyzja z 2002 i 1 z 2003r. i stwierdzono, Ŝe były one wydane na wnioski podatników, organ podatkowy przeprowadzał postępowania, z których sporządzał protokoły o stanie majątkowym podatników, pracownik Urzędu Gminy sporządzał wnioski w sprawie zastosowania ulg, zostały one zatwierdzone przez Wójta Gminy. W wydanych decyzjach nie zamieszczono uzasadnienia faktycznego ich wydania co było sprzeczne z art.210 §1 pkt6 ustawy Ordynacja podatkowa , przykładowa decyzja stanowi załącznik nr 48 do protokołu kontroli.
5) Podatek le śny
Kontrolowana jednostka osiągnęła dochody z tytułu podatku rolnego w wysokości 20.910 zł, w 2003r. w wysokości 20.980 zł, wpłaty te pochodziły od osób fizycznych. Z uwagi na niską kwotę dochodów z tego tytułu, zaniechano przeprowadzenia kontroli powyŜszego zagadnienia
6) Opłata targowa
Dochody z powyŜszego tytułu w kontrolowanej jednostce nie wystąpiły .
7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
2002 rok
Kwota Kwota zaległo ści Tytuły Tytuły Upomnie- Upomnie- Kwota Kwota odsetek na koniec wykonaw- wykonaw- Rodzaj nia nia wyegzek- wyegzek- naliczona roku (z podatku cze cze wowanych wowanych na koniec uwzgl ędni odsetek zaległo ści roku eniem lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść Podatek od nieruchomo ści – 24.739,35 22.620,00 341 30.029,83 40 2.075,70 1.073,48 5.107,97 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – 922,11 24.242,00 2 4.255,20 12 14.487,60 46,91 271,58 osoby prawne Podatek rolny – 28.249,35 42.988,03 823 35.948,20 104 3.528,90 1225,79 5.832,71 osoby fizyczne Podatek rolny – 14.104,89 13.639,40 8 2.984,60 4 2.743,60 - - osoby prawne Podatek le śny 1.264,09 978,40 - - - 54,85 261,00 Podatek od środków 12.361,74 19.645,57 - - 9 4.170,00 970,80 2.717,33 transportowych
2003 rok
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kwota Kwota zaległo ści Tytuły Tytuły Upomnien Upomnien Kwota Kwota odsetek na koniec wykonawc wykonawc Rodzaj ia ia wyegzekw wyegzekw naliczona roku (z ze ze podatku owanych owanych na koniec uwzgl ędni odsetek zaległo ści roku eniem lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść Podatek od nieruchomo ści – 20.926,82 24.533,26 60 20.357,34 26 12.912,64 1.196,27 5.430,56 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – 2.163,93 26.155,30 - - - - 13,80 2,30 osoby prawne Podatek rolny – 27.264,51 45.566,47 205 16.811,80 46 6.405,90 1.558,56 7.075,21 osoby fizyczne Podatek rolny – 14.076,99 14.135,25 1 239,70 - - - - osoby prawne Podatek le śny 1.516,07 1.230,27 - - - - 86,66 393,43 Podatek od środków 14.502,48 20.274,04 - - 16 11.281,50 1.668,18 3.993,03 transportowych
Odnotowane zaległości na kontach podatku od nieruchomości od osób prawnych, stanowiły na 31.12.2002 rok 9,0% wykonanych wpływów, w 2003 roku zaległości w opłatach w/w podatku stanowiły 9,4% wykonanych wpływów. Zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na 31.12.2002 rok stanowiły 21,5% wykonanych dochodów z powyŜszego podatku, natomiast na 31.12.2003 rok zaległości stanowiły 23,9% uzyskanych wpływów. Największe zaległości z 2002 i 2003 roku w podatku od nieruchomości od osób prawnych dotyczyły podatników wymienionych w punkcie niniejszego protokołu „Podatek od nieruchomości osoby prawne”. (…) 18
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
2.1. Dochody z tytułu sprzedaŜy nieruchomości
Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po zmianach 2002 Wykonanie 2002 Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 278.240,00 278.240,00 - - Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali) 2002 rok 2003 rok Ilo ść ogółem Ilo ść ogółem w tym: w tym: w trybie w trybie - - bezprzetargowym bezprzetargowym (w tym lokali) ( w tym lokali)
18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W budŜecie Gminy na 2002 rok w dziale 700 „Gospodarka mieszkaniowa” w rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” w § 084 „Wpływy ze sprzedaŜy wyrobów i składników majątkowych” zaplanowano (po zmianach) dochody z tytułu sprzedaŜy nieruchomości w wysokości 278.240,00 zł i wykonano w wysokości 278.240,00 zł, co stanowi 21,5% dochodów własnych gminy i 4,8% dochodów budŜetowych ogółem. W roku 2003 kontrolowana jednostka nie uzyskała dochodów z tytułu sprzedaŜy nieruchomości. PowyŜsze dane wynikają ze sprawozdań Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za rok 2002 i 2003, i są zgodne z ewidencją księgową. Rada Gminy Cielądz nie podjęła odrębnej uchwały dotyczącej określania zasad nabycia, zbycia i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania na okres dłuŜszy niŜ trzy lata (art. 18 ust. 2 pkt 9 lit „a” ustawy o samorządzie gminnym). W przypadkach przeznaczenia nieruchomości do sprzedaŜy Rada Gminy kaŜdorazowo wyraŜała zgodę na zbycie w formie uchwały, powierzając jej wykonanie Zarządowi Gminy. W 2002 roku zostały zbyte w drodze przetargu nieograniczonego ustnego dwie poniŜsze nieruchomości: nieruchomość zabudowana zabytkowym dworem z XIX w. – Ossowice, gmina Cielądz, oznaczona numerami działek: 278/1 i 278/2 o łącznej powierzchni 1,56 ha, mająca urządzoną księgę wieczystą o numerze KW 25665 w Sądzie Rejonowym w Rawie Mazowieckiej, wycena 235.000,00 zł (operat szacunkowy z dnia 31 stycznia 2002 roku), sprzedano za 255.000,00zł, nieruchomość gruntowa niezabudowana, oznaczona numerami działek: 145/2 i 145/3 o łącznej powierzchni 1,0547 ha, połoŜona w Komorowie, gmina Cielądz, mająca urządzoną księgę wieczystą o numerze KW 27944 w Sądzie Rejonowym w Rawie Mazowieckiej, wycena 23.000,00 zł (operat szacunkowy z dnia 8 sierpnia 2002 roku), sprzedano za 23.240,00 zł. W toku kontroli sprawdzono prawidłowość zbycia w/w nieruchomości i stwierdzono, co następuje: Nieruchomość zabudowana zabytkowym dworem z XIX w. Ossowice Nieruchomość powyŜsza została sprzedana na podstawie uchwały nr XXIX/175/2001 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 czerwca 2001 roku w sprawie przeznaczenia do sprzedaŜy gruntu stanowiącego mienie komunalne we wsi Kuczyzna i Ossowice gmina Cielądz. W § 1 ust. 2 tej uchwały stwierdzono, Ŝe wyraŜa się zgodę na przeznaczenie do sprzedaŜy nieruchomości połoŜonej we wsi Ossowice, oznaczonej w ewidencji gruntów jako działki nr 278/1 i 278/2 o łącznej powierzchni 1,56 ha stanowiącej zabytkowy zespół dworsko parkowy. Nieruchomość powyŜszą wycenił rzeczoznawca majątkowy mgr inŜ. Marian Krzyczkowski, uprawnienia nr 571, na wartość 235.000,00 zł (j.w. podano wg operatu szacunkowego z dnia 31 stycznia 2002 roku). Rzeczoznawca w operacie szacunkowym stwierdził, Ŝe według planu zagospodarowania przestrzennego gminy, teren nieruchomości przeznaczony
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
jest na park oraz na usługi oświaty i wychowania. Dwór znajdujący się na nieruchomości jest obiektem bezstylowym, murowanym, wzniesionym najprawdopodobniej pod koniec XIX wieku. Park składa się z wielu gatunków drzew i krzewów, w tym kilkanaście z nich zasługuje na szczególną opiekę i ochronę. Dwór i park wpisane są do rejestru zabytków. Wszelkie więc prace w obrębie obiektu zabytkowego oraz czynności zmierzające do zagospodarowania nieruchomości, wymagają nadzoru konserwatorskiego. W operacie szacunkowym podano, Ŝe datą określenia wartości nieruchomości w kwocie 235.000,00 zł jest 24 stycznia 2002 roku. Po sporządzeniu operatu szacunkowego Rada Gminy Cielądz w dniu 22 marca 2002 roku podjęła (po raz drugi) uchwałę nr XXXIII/209/2002 w sprawie sprzedaŜy gruntu stanowiącego mienie komunalne we wsi Ossowice gmina Cielądz, stanowiącej zabytkowy zespół dworsko parkowy wpisany do rejestru zabytków. Uchwalono, co następuje: WyraŜa się zgodę na sprzedaŜ nieruchomości połoŜonej we wsi Ossowice, oznaczonej w ewidencji gruntów jako działki nr 278/1 i 278/2 o łącznej powierzchni 1,56 ha stanowiącej zabytkowy zespół dworsko parkowy wpisany do rejestru zabytków: ● park decyzją nr 484 z dnia 16.09.1978 roku, ● dwór decyzją nr 551 z dnia 25.03.1981 roku. Zgodnie z art. 13 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 roku, Dz. U. nr 46, poz.543) Wojewódzki Konserwator Zabytków wydał pozytywną opinię w sprawie sprzedaŜy w/w nieruchomości. Zobowiązuje się do zapisu w akcie notarialnym przyszłego właściciela w/w zespołu do utrzymania go zgodnie z ustawą z dnia 16 lutego 1962 roku o ochronie dóbr kultury (jednolity tekst z 1999 roku, Dz. U. nr 98, poz. 1150). SprzedaŜ powyŜszej nieruchomości następuje w formie przetargu ustnego nieograniczonego. Cenę wywoławczą nieruchomości ustala się w wysokości 70% wartości nieruchomości wg wyceny rzeczoznawcy. Cenę nieruchomości, którą jest obowiązany zapłacić jej nabywca, ustala się w wysokości ceny uzyskanej w wyniku przetargu. Kserokopia powyŜszej uchwały Rady Gminy stanowi załącznik nr 72 do protokołu kontroli. W dniu 08.04.2002 roku Przewodniczący Zarządu Gminy p. Andrzej Latek podpisał wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy. Zarząd Gminy Cielądz podał informację do publicznej wiadomości, przez ogłoszenie w prasie lokalnej, tj. w Dzienniku Łódzkim w dniu 11.04.2002 roku, Ŝe w siedzibie Urzędu Gminy w Cielądzu na tablicy ogłoszeń został zamieszczony wykaz nieruchomości mienia komunalnego przeznaczonego do sprzedaŜy. Stwierdzono, Ŝe w wykazie nie określono terminu do złoŜenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, co było niezgodne z art. 35 ust. 2 pkt 12 powołanej ustawy. PowyŜszy wykaz nieruchomości wraz z wyjaśnieniem Wójta Gminy odnośnie nie określenia terminu wymaganego przez art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami stanowi załącznik nr 73 do protokołu kontroli.
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ogłoszenie o przetargu Zarząd Gminy podał do publicznej wiadomości w swojej siedzibie, na tablicy ogłoszeń u sołtysa wsi Ossowice, na 2 tygodnie przed wyznaczonym terminem przetargu oraz w prasie, tj. w Dzienniku Łódzkim w dniu 15.05.2002 roku i w Gazecie Wyborczej w dniu 21.05.2002 roku. Cena wywoławcza nieruchomości została ustalona w wysokości 164.500,00 zł, tj. 70% wartości nieruchomości wg wyceny rzeczoznawcy – zgodnie z art. 68 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami i w/w uchwałą nr XXX/209/2002 Rady Gminy Cielądz z dnia 22 marca 2002 roku. Wadium dla zbywanej nieruchomości zostało ustalone w wysokości 10% ceny wywoławczej, tj. w granicach określonych w § 4 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30). Na podstawie § 8 ust. 1 i 2 powołanego rozporządzenia Rady Ministrów, Zarząd Gminy na posiedzeniu w dniu 21.05.2002 roku wyznaczył 3 osobową komisję przetargową oraz jej Przewodniczącego w osobie p. Andrzeja Latka – Wójta Gminy Cielądz. Z przeprowadzonego przetargu w dniu 06.06.2002 roku sporządzono protokół, podpisany przez członków komisji przetargowej oraz nabywcę nieruchomości. W treści protokołu podano, Ŝe do przetargu na kupno nieruchomości przystąpili: (…) 19 , którzy do dnia 03.06.2002 roku wpłacili wadium w wysokości 10% ceny wywoławczej, oraz przedłoŜyli zaopiniowane przez właściwego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków program uŜytkowania nieruchomości. NajwyŜszą cenę na kupno nieruchomości zaoferował (…) 20 . Cena nieruchomości wylicytowana w przetargu wynosi 255.000,00 zł. W protokole podano, Ŝe: „niniejszy protokół stanowi podstawę do zawarcia aktu notarialnego, w którym przyszły właściciel zostanie zobowiązany do utrzymania nabytego obiektu zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego o ochronie dóbr kultury (Dz. U. nr 98, poz. 1150 z 1990r.)”. W protokole podano, Ŝe ostatecznym terminem wpłaty wylicytowanej naleŜności za nabywaną nieruchomość jest dzień zawarcia aktu notarialnego przed jego sporządzeniem. Wpłacone wadium zaliczone zostanie na poczet ceny nabywanej nieruchomości. Termin sporządzenia aktu notarialnego ustalony zostanie w ciągu 21 dni od daty przeprowadzonego przetargu o czym nabywca zostanie powiadomiony oddzielnym pismem. Granice nabywanej nieruchomości zostaną wznowione geodezyjnie. Kserokopia protokółu z przeprowadzonego przetargu stanowi załącznik nr 74 do niniejszego
19 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
protokołu kontroli. Protokół z przeprowadzonego przetargu nie zawierał informacji o obciąŜeniach nieruchomości, co było niezgodne z § 9 ust. 2 pkt 3 w/w rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku (w trakcie kontroli ustalono, Ŝe przedmiotowa nieruchomość nie posiadała obciąŜeń). Pismem znak: RG:7224/1/2002 z dnia 24.06.2002 roku Urząd Gminy w Cielądzu zawiadomił nabywcę nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy. Nabywca nieruchomości przed zawarciem umowy sprzedaŜy dokonał wpłaty za zakup dworu w Ossowicach: - w dniu 05.08.2002 roku przelewem kwotę 115.000,00 zł, - w dniu 06.08.2002 roku kwotę 123.550,00 zł, - w dniu 06.06.2002 roku wadium w wysokości 16.450,00 zł, które zostało zaliczone na poczet ceny sprzedaŜy. Ogółem nabywca wpłacił kwotę 255.000,00 zł. Zgodnie z ustalonym w w/w piśmie (znak: RG:72241/1/2002) terminie, tj. w dniu 06.08.2002 roku aktem notarialnym, Repertorium A nr 2957/2002 zawarta została umowa sprzedaŜy i umowa przyrzeczenia sprzedaŜy w obecności dwóch członków Zarządu Gminy (p. Andrzeja Latka – Wójta i p. Sylwestra Stefańskiego – Członka Zarządu Gminy) oraz (…) 21 – nabywcy nieruchomości. Z treści aktu notarialnego wynika, Ŝe stawający powołują się na treść księgi wieczystej Sądu Rejonowego w Rawie Mazowieckiej KW nr 25665 i oświadczają, Ŝe Gmina Cielądz jest właścicielem nieruchomości połoŜonej we wsi Ossowice, w Gminie Cielądz, oznaczonej jako działki nr 278/1 i 278/2 o łącznym obszarze 1 hektar 56 arów, Ŝe nieruchomość ta jest zabudowana dworem i w całości stanowi zespół dworsko parkowy wpisany do rejestru zabytków decyzjami: nr 551/81 z dnia 25 marca 1981 roku i 484/78 z dnia 16 września 1978 roku oraz, Ŝe nieruchomość ta nie jest obciąŜona prawami rzeczowymi ograniczonymi. W § 3 aktu notarialnego strony oświadczają, Ŝe przy wznowieniu, na Ŝądanie nabywcy w dniu 5 sierpnia 2002 roku granic nieruchomości okazało się, Ŝe działka nr 278/1 jest zajęta i zabudowana przez sąsiada zbywanej nieruchomości, nie moŜe być objęta niniejszą umową sprzedaŜy i przeto zmieniają protokół z przetargu ustalając, Ŝe wygrany przez nabywcę, objęty protokołem z dnia 6 czerwca 2002 roku przetarg obejmuje jedynie zespół dworsko parkowy zlokalizowany na działce nr 278/2 mającej powierzchni 1,53 ha. W § 4 aktu notarialnego przedstawiciele Zarządu Gminy Cielądz oświadczają, Ŝe we władaniu Gminy znajduje się stanowiąca własność Skarbu Państwa, połoŜona we wsi Ossowice, w gminie Cielądz działka oznaczona nr 277/10 o powierzchni 100 metrów kwadratowych stanowiąca integralną część zespołu dworsko parkowego, która dotychczas ze względu na brak wznowienia granic
21 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nie została formalnie przez Gminę przejęta i o przekazanie której Gmina wystąpi do Wojewody. W § 5 aktu notarialnego przedstawiciele Zarządu Gminy Cielądz w wykonaniu powołanej wyŜej uchwały, protokołu z przetargu, ustaleń zawartych w § 3 aktu oraz stosownie do przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami niniejszym opisaną w § 1 i § 3 aktu zabudowaną działkę nr 278/2 stanowiącą w całości zespół dworsko parkowy o obszarze 1,53 ha sprzedają za cenę 255.000,00 zł (…) 22 , oraz zobowiązują się w ramach tej samej ceny sprzedać (…) 23 w terminie do dnia 31 grudnia 2002 roku działkę nr 277/10 o powierzchni 100 m kwadratowych, a (…) 24 oświadcza, Ŝe działkę nr 278/2 kupuje do swojego majątku odrębnego, albowiem jest stanu wolnego, nabywa i zobowiązuje się nabyć działkę nr 277/10. Strony potwierdzają, Ŝe cała ustalona cena sprzedaŜy została zapłacona przed sporządzeniem tego aktu. Wydanie przedmiotu sprzedaŜy oraz działki nr 277/10 w posiadanie nabywcy następuje z dniem dzisiejszym (06.08.2002r.). Nabywca oświadczył, Ŝe znane mu są postanowienia ustawy z dnia 15 lutego 1962 roku o ochronie dóbr kultury, a w szczególności obowiązek współdziałania z Państwową SłuŜbą Ochrony Zabytków w zakresie utrzymania, korzystania i remontów nabytego obiektu. W dniu 07.05.2003 roku aktem notarialnym Repertorium A nr 1411/2003 zawarto umowę sprzedaŜy, w której stwierdzono (w § 1), Ŝe stawający przedkładają wydany im w dniu 14 kwietnia 2003 roku przez Sąd Rejonowy w Rawie Mazowieckiej odpis księgi wieczystej KW nr 14413, decyzję Wojewody Łódzkiego z dnia 25 lutego 2003 roku nr VII.7723/N/3/1/2000 oraz mapę ewidencyjną nr GG.II.7430 1/3254/2002 i oświadczają, Ŝe Gmina Cielądz jest właścicielem nieruchomości połoŜonej we wsi 0ssowice, w gminie Cielądz, oznaczonej jako działka nr 277/10 o obszarze 100 metrów kwadratowych, Ŝe nieruchomość ta nie jest zabudowana, Ŝe stanowi integralną część zespołu dworsko parkowego wpisanego do rejestru zabytków decyzjami nr 551/81 z dnia 25 marca 1981 roku i 484/78 z dnia 16 września 1978 roku, nabytego przez (…) 25 , Ŝe nie jest obciąŜona prawami rzeczowymi ograniczonymi, nie jest samodzielnym przedmiotem obrotu i w związku z tym przy zawarciu w dniu 6
22 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
sierpnia 2002 roku nr Rep. 2957/2002 umowy sprzedaŜy (…) 26 zespołu dworsko parkowego w ramach zapłaconej juŜ ceny sprzedaŜy i przeprowadzonego przetargu Gmina zobowiązała się przenieść na (…) 27 własność działki nr 277/10. Notariusz stwierdziła zgodność tego oświadczenia z powołanymi dokumentami. Kserokopie w/w aktów notarialnych, tj.: Repertorium A nr 2957/2002 i Repertorium A nr 1411/2003 oraz dowody wpłaty dotyczące całości zapłaty za przedmiotową nieruchomość stanowią załącznik nr 75 do protokołu kontroli. Nieruchomość gruntowa niezabudowana, połoŜona w Komorowie. Zbycie działki nastąpiło na podstawie uchwały nr XXXVI/225/2002 Rady Gminy Cielądz z dnia 8 sierpnia 2002 roku w sprawie sprzedaŜy gruntu stanowiącego mienie komunalne we wsi Komorów gmina Cielądz. W uchwale tej Rada wyraziła zgodę na sprzedaŜ nieruchomości o powierzchni 1,0547 ha obejmującej działkę gruntu oznaczoną w ewidencji gruntów wsi Komorów gm. Cielądz numerami 145/2 i 145/3. Nieruchomość została wyceniona przez rzeczoznawcę majątkowego p. Mariana Krzyczkowskiego (uprawnienia nr 571), na wartość 23.000,00 zł (data określenia wartości 7 sierpnia 2002 rok). Zarząd Gminy podał informację do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, tj. w Dzienniku Łódzkim z dnia 14 i 15 sierpnia 2002 roku, Ŝe w siedzibie Urzędu Gminy w Cielądzu, na tablicy ogłoszeń, został zamieszczony wykaz nieruchomości mienia komunalnego przeznaczonego do sprzedaŜy w m. Komorów. Wykaz ten został wywieszony na 21 dni. W wykazie tym, podpisanym w dniu 14 sierpnia 2002 roku przez Przewodniczącego Zarządu Gminy p. Andrzeja Latka nie określono terminu do złoŜenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2, co było niezgodne z art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Kserokopia powyŜszego wykazu stanowi załącznik nr 76 do protokołu kontroli. Przyczyną nie określenia terminu wymaganego w/w przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami było przeoczenie, jak w przypadku sprzedaŜy dworku w Ossowicach (wg wyjaśnienia ustnego Sekretarza Gminy Cielądz). Na posiedzeniu Zarządu Gminy w dniu 28.08.2002 roku (protokół nr 12/2002) wybrano formę przetargu, tj. przetarg ustny nieograniczony i
26 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
określono skład komisji przetargowej w osobach: p. Andrzej Latek – Przewodniczący Komisji, p. Adam Klimaszewski – Członek Komisji, p.Barbara Pytka – Członek Komisji. Zarząd Gminy podał do publicznej wiadomości w swojej siedzibie i na tablicy ogłoszeń u sołtysa wsi Komorów ogłoszenie o przetargu na co najmniej dwa tygodnie przed wyznaczonym terminem przetargu oraz podano powyŜsze ogłoszenie do publicznej wiadomości takŜe w prasie lokalnej, tj. w Dzienniku Łódzkim z dnia 09 września 2002 roku. Ogłoszenie o przetargu nie zawierało informacji o obciąŜeniach nieruchomości, co było niezgodne z wymogami § 12 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1997 roku w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (w trakcie kontroli ustalono, Ŝe przedmiotowa nieruchomość nie posiadała obciąŜeń). Wadium dla zbywanej nieruchomości zostało ustalone w wysokości 10% ceny wywoławczej, tj. w granicach określonych w § 4 ust. 3 powołanego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku. Z przeprowadzonego przetargu w dniu 25 września 2002 roku, sporządzono protokół, który został podpisany przez Komisję Przetargową oraz nabywcę nieruchomości. Cena wywoławcza wynosiła 23.000,00 zł. Z treści protokołu wynika, Ŝe do przetargu przystąpił (…) 28 , który w dniu 20.09.2002 roku wpłacił wadium w wysokości 10% ceny wywoławczej. Nabywcą nieruchomości będącej przedmiotem przetargu został (…) 29 . Cena nieruchomości wylicytowana w przetargu wynosi 23.240 zł. W treści protokołu stwierdzono, Ŝe protokół stanowi podstawę do zawarcia aktu notarialnego. Ostatecznym terminem wpłaty wylicytowanej naleŜności za nabywaną nieruchomość jest dzień zawarcia aktu notarialnego przed jego sporządzeniem. Wpłacone wadium zaliczone zostanie na poczet ceny nabywanej nieruchomości. Termin sporządzenia aktu notarialnego ustalony zostanie w ciągu 21 dnia od daty przeprowadzonego przetargu. Kontrolującym nie przestawiono dokumentu, z którego wynikałoby miejsce i termin zawarcia umowy sprzedaŜy, co było niezgodne z art.41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w brzmieniu: „Organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy lub oddania w uŜytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie moŜe być krótszy niŜ 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia”.
28 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Akt notarialny Repertorium A nr 3644/2002 – umowa sprzedaŜy została zawarta następnego dnia po przeprowadzeniu przetargu, tj. w dniu 26 września 2002 roku, co było sprzeczne z wyŜej powołanym art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Z polecenia przelewu wynika, Ŝe nabywca nieruchomości (…) 30 dokonał zapłaty za działki oznaczone numerami: 145/2 i 145/3 w dniu przeprowadzenia przetargu , tj. 25.09.2002 roku (w kwocie 20.940,00 zł, tj. w kwocie pomniejszonej o wpłacone w dniu 20.09.2002 roku wadium w wysokości 2.300,00 zł). Kserokopie: protokołu z przeprowadzonego przetargu, polecenia przelewu z dnia 25.09.2002r., aktu notarialnego umowy sprzedaŜy z dnia 26.09.2002r. stanowią załącznik nr 77 do niniejszego protokołu kontroli.
Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu
Dochody z u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu Plan po zmianach 2002 Wykonanie 2002 Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 264,00 265,00 265,00 265,00
Liczba nieruchomo ści oddanych w u Ŝytkowanie wieczyste, u Ŝytkowanie, zarz ąd. 2002 rok 2003 rok Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w 1 oddanych w 1 uŜytkowanie wieczyste uŜytkowanie wieczyste Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści - - oddanych w zarz ąd oddanych w zarz ąd Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w - oddanych w - uŜytkowanie uŜytkowanie W budŜecie gminy na 2002 rok w dziale 700 „Gospodarka mieszkaniowa”, w rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami” w § 047 „Wpływy z opłat za zarząd, uŜytkowanie i uŜytkowanie wieczyste nieruchomości” zaplanowano dochody z tytułu uŜytkowania wieczystego w wysokości 264,00 zł a wykonano w wysokości 265,00 zł. W budŜecie gminy na 2003 rok z powyŜszego tytułu zaplanowano i wykonano dochód w wysokości 265,00 zł. PowyŜsze dane wynikają z uchwał budŜetowych na rok 2002 i 2003, sprawozdań Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za rok 2002 i 2003, i są zgodne z ewidencją księgową. W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 nie zawierano nowych umów o oddanie nieruchomości gruntowej w uŜytkowanie wieczyste.
30 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzier Ŝawy składników maj ątkowych Plan po zmianach 2002 Wykonanie 2002 Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 31.639,00 29.885,00 31.688,00 31.726,00
Dochody z tytułu najmu lokali mieszkalnych i uŜytkowych Rada Gminy w dniu 28 grudnia 2000 roku podjęła uchwałę nr XXII/146/2000 w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne w zasobach komunalnych. Uchwalono, Ŝe czynsz najmu płatny jest miesięcznie z dołu do dnia 15 go kaŜdego miesiąca. Uchwała weszła w Ŝycie po upływie co najmniej miesiąca od dnia ogłoszenia z mocą obowiązującą od dnia 01.02.2001 roku. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe w okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 w jednostce było podpisanych 14 umów o najem lokali mieszkalnych (wszystkie dotyczyły najemców zatrudnionych w szkole na stanowisku nauczyciela) i 5 umów o najem lokali uŜytkowych. Kontroli poddano umowy najmu zakładowego lokalu mieszkalnego, zawarte z 5 najemcami (oznaczonych numerami kartotek: 4, 5, 7, 8, 9). Stwierdzono, Ŝe w umowach /z aneksami/ jednostka określiła: naleŜny czynsz przyjmując stawkę określoną uchwałą Rady Gminy, termin i sposób zapłaty czynszu do 10 go kaŜdego miesiąca za miesiąc poprzedni pod rygorem zapłaty odsetek ustawowych. Umowy zostały zawarte na czas trwania stosunku pracy. Kontroli poddano umowę najmu lokalu uŜytkowego wykorzystywanego przez najemcę pod potrzeby nauki gry na instrumentach muzycznych i stwierdzono, Ŝe umowa zawarta została na okres od 1.09.2002 roku do 30.09.2003 roku. W umowie ustalono terminy wpłaty czynszu, którego wysokość w kwocie 70,00 zł miesięcznie określona została przez Zarząd Gminy na posiedzeniu w dniu 23 września 2002 roku (protokół nr 13/2002). Zaległości w zapłacie czynszu najmu lokali mieszkalnych nie występowały. Stwierdzono zaległości w opłacie czynszu za najem lokali uŜytkowych, które wynosiły: na dzień 31.12.2002 rok 1.791,00 zł, na dzień 31.12.2003 rok 180,00 zł. Zaległości na koniec 2002 roku dotyczyły czynszu za IV kwartał 2002 roku nie wpłaconego przed końcem roku 2002 przez: Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej, Praktyka Lekarza Rodzinnego w Cielądzu, kwota 1.401, 60 zł, Telekomunikację Polską SA. Pion Administracji Obszar w Łodzi, w kwocie 180,00 zł, najemcę lokalu pod potrzeby nauki gry na instrumentach muzycznych, w kwocie 210,00 zł. Kwoty powyŜsze zostały uregulowane w roku następnym, odpowiednio: 02.01.2003r., 07.01.2003r., 06.03.2003r.(z odsetkami w kwocie 6,44 zł). Zaległości na koniec 2003 roku dotyczyły czynszu za IV kwartał 2003 roku nieopłaconego przez Telekomunikację Polską SA. Pion Administracji w Łodzi. Zaległość powyŜsza została uregulowana 07.01.2004 roku.
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Dochody z dzierŜawy W budŜecie Gminy na 2002 rok w dziale 700 „Gospodarka mieszkaniowa”, w rozdziale 70005 „Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych” zaplanowano dochody z tytułu dzierŜawy w wysokości 2.597,00 zł a wykonano w kwocie 2.977.00 zł, w roku 2003 zaplanowano 2.646,00 zł a wykonano w kwocie 2.728,00 zł. W okresie objętym kontrolą zaległości z tytułu opłat czynszu dzierŜawy nie występowały. Dochody z tytułu dzierŜawy w okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 uzyskiwane były na podstawie 3 podpisanych umów dzierŜawy (w tym 2 podpisanych przed okresem objętym kontrolą). W dniu 20.03.2002 roku zawarta została umowa dzierŜawy zbiorników wodnych na okres 3 lat, tj. od dnia 20.03.2002 roku do dnia 20.02.2005 rok (umowa wygasła w lutym 2004 roku ze względu na zgon dzierŜawcy). W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe przed zawarciem umowy dzierŜawy Zarząd Gminy nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierŜawę, co było sprzeczne z art. 35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2000 roku, Dz. U. nr 46, poz. 543).
Inne dochody z maj ątku W trakcie kontroli ustalono, Ŝe jednostka nie osiągnęła innych dochodów z majątku.
3. POZOSTAŁE DOCHODY .
3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego
Rok Ilo ść wydanych decyzji Wysoko ść Wysoko ść uzyskanych wymierzonych opłat dochodów 2002 - - - 2003 2 85,60 85,60
W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 zarządcą dróg gminnych był Zarząd Gminy Cielądz a od listopada 2002 roku Wójt. W Urzędzie Gminy został sporządzony wykaz dróg gminnych naleŜących do właściwości Zarządu Gminy a obecnie do właściwości Wójta oraz plan Gminy obrazujący ich rozmieszczenie. Zgodnie z postanowieniami § 21 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Cielądzu, prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi naleŜy do zadań Referatu ds. Budownictwa i Rolnictwa, a w szczególności: wnioskowanie w sprawie zaliczania dróg do właściwych kategorii oraz zmiany tych klasyfikacji, orzekanie o przywrócenie pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia,
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym gminnych obiektów nie związanych z gospodarką drogową, wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej, naliczanie opłat za zajęcie pasa drogowego dróg gminnych. Realizacja przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o drogach publicznych (Dz. U. nr 6, poz. 33 z późn. zm.) w zakresie m.in. prowadzenia dokumentów związanych z wydawaniem zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym gminnych obiektów nie związanych z gospodarką drogową, prowadzenia spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej powierzona została p. Marianowi Krawczykowi Kierownikowi Referatu ds. Budownictwa Komunikacji i Rolnictwa. W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 w Urzędzie Gminy w Cielądzu wydano 2 zezwolenia na zajęcie pasa drogowego (tylko w roku 2003) na łączną kwotę 85,60 zł. Zezwolenia na zajęcie pasa drogowego w roku 2003 wydawane były w celu wbudowania sieci telefonicznej w pasie drogi w miejscowościach: Ossowice oraz Gułki i Sanogoszcz. Jak wynika z powyŜszego nie wydawano zezwoleń na umieszczenie w pasie drogowym obiektów handlowych, usługowych i reklam. W toku postępowania kontrolnego ustalono, iŜ grunty w pasie drogowym nie były oddawane innym podmiotom gospodarczym w dzierŜawę, najem czy uŜyczenie. W kontrolowanej jednostce – zgodnie z art. 40a ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2000 roku, Dz. U. nr 71, poz. 838 z póź. zm.) wpływy z opłat za zajęcie pasa drogowego w celu umieszczenia w nich urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem dróg stanowią dochody środków specjalnych. Na podstawie uchwały nr XXIII/150/2000 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 grudnia 2000 roku w sprawie utworzenia środka specjalnego przeznaczonego na utrzymanie dróg Zarząd Gminy utworzył środek specjalny w dziale 600 „Transport i łączność”, rozdział 60016 „Drogi publiczne gminne”, dla gromadzenia środków finansowych pochodzących z opłat drogowych i kar, określonych przepisami ustawy o drogach publicznych. Zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku, Dz. U. nr 15, poz. 148) dla środków specjalnych jest corocznie uchwalany plan finansowy obejmujący przychody i wydatki. Plan ten, stanowiący załącznik do uchwały budŜetowej uchwalany jest przez Radę Gminy. Stan środka specjalnego wynosił: na 31.12.2002 rok 143,15 zł, na 31.12.2003 rok 228,75 zł PowyŜsze dane wynikają z ewidencji księgowej i zgodne są z rocznymi sprawozdaniami Rb 32 z wykonania planów finansowych środków specjalnych jednostek budŜetowych za okres 2002 i 2003 roku. W wyniku analizy wydanych w 2003 roku decyzji na zajęcie pasa drogowego, stwierdzono co następuje:
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zezwolenie nr 1/2003 zostało wydane przez Wójta Gminy (umocowany ustawą o drogach publicznych), zezwolenie nr 2/2003 podpisane zostało przez Sekretarza Gminy, opłaty za zajęcie pasa drogowego ustalone zostały w wysokości odpowiadającej iloczynowi zajętej powierzchni metrów kwadratowych, stawki opłaty za 1 m kw. i liczby dni zajęcia pasa, określonej w zezwoleniu stosownie do postanowień przepisów wyŜej powołanego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 stycznia 1986 roku, wnioski w sprawie wydania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego zawierają: nazwę jednostki, cel, lokalizację, powierzchnię oraz planowany okres zajęcia odcinka pasa drogowego, wnioski w przedmiotowej sprawie składane były zarządcy drogi bez zachowania terminu określonego w § 2 ust. 1 w/w rozporządzenia (wniosek dot. decyzji nr 1/2003 wpłynął do Urzędu w dniu 17.06.2003 roku a decyzja została podjęta w dniu 30.06.2003 roku, natomiast wniosek dot. decyzji nr 2/2003 został wystawiony w dniu 18.09.2003 roku a decyzja została podjęta w tym samym dniu, tj. 18.09.2003 roku). Analizując wpływy stanowiące dochody środka specjalnego w roku 2003, stwierdzono, Ŝe w decyzjach zezwalających na zajęcie pasa drogowego nie ustalano terminu wpłaty wyliczonej opłaty. Decyzja nr 1/2003 wydana została w dniu 30.06.2003 roku, roboty zakończono w dniu 1.07.2003 roku, wpłaty za zezwolenie dokonano w dniu 10.07.2003 roku. Decyzja nr 2/2003 wydana została w dniu 18.09.2003 roku, roboty zakończono w dniu 26.09.2003 roku, wpłaty za zezwolenie dokonano w dniu 08.10.2003 roku. W trakcie kontroli udzielono instruktaŜu w zakresie wyeliminowania wyŜej opisanych niedociągnięć i uchybień.
3.2. Dochody z tytułu wydawania (korzystania) z zezwole ń na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych
Wydatki na Wydatki na Dochody % wydatków Dochody % wydatków realizacj ę realizacj ę uzyskane do dochodów uzyskane do dochodów GPPiRPA GPPiRPA 2002 rok 30.000,00 30.000,00 100,0 29.336,00 29.224,00 99,5 2003 rok 35.237,00 35.237,00 100,0 35.237,00 25.410,00 72,1 W budŜecie gminy na 2002 rok w dziale 851 „Ochrona zdrowia”, rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi”, § 048 „Wpływy z opłat za zezwolenia na sprzedaŜ alkoholu” zaplanowano dochody z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych w wysokości 30.000,00 zł a uzyskano w kwocie 29.366,00 zł, co stanowi 2,1% dochodów własnych i 0,5% dochodów budŜetowych ogółem, natomiast w budŜecie gminy na 2003 rok zaplanowano (po zmianach) dochody w wysokości 35.237,00 zł i uzyskano w wysokości 35.237,00 zł, co stanowi 3,6% dochodów własnych i 0,6% dochodów budŜetowych ogółem.
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
PowyŜsze dane, dotyczące uzyskanych dochodów z tytułu wydawania (korzystania) z zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych, wynikają z ewidencji księgowej w rozdziale 85154 § 048 i sprawozdań Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za rok 2002 i 2003. Uchwałą nr 6/93 Rady Gminy w Cielądzu z dnia 19 lipca 1993 roku ustalono limit na 30 punktów sprzedaŜy napojów zawierających powyŜej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spoŜycia poza miejscem sprzedaŜy. PowyŜsze uchwalono na podstawie art.12 ust. 1 ustawy z dnia 12 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi Dz. U. nr 35, poz. 230 z późn. zm., który obowiązywał do dnia 27.06.2001 roku. Kserokopia w/w uchwały stanowi załącznik nr 78 do protokołu kontroli. Od dnia 28.06.2001 roku obowiązuje art. 12 ust. 1 w brzmieniu: „Rada gminy ustala, w drodze uchwały, dla terenu gminy (miasta) liczbę punktów sprzedaŜy napojów zawierających powyŜej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa), przeznaczonych do spoŜycia poza miejscem sprzedaŜy jak i w miejscu sprzedaŜy” (art. 12 ust.1 został zmieniony przez art. 1 pkt 12 litera a/ ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 roku – Dz. U. nr 60, poz. 610, zmieniającej ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi z dniem 28 czerwca 2001 roku, przez dodanie wyrazów: „jak i w miejscu sprzedaŜy”). Do dnia niniejszej kontroli Rada Gminy nie podjęła uchwały uwzględniającej powyŜszą zmianę ustawy. Wydawane zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych, przeznaczonych do spoŜycia na miejscu lub poza miejscem sprzedaŜy z uwzględnieniem ich rodzajów przedstawia poniŜsza tabela: 2002 rok 2003 rok do 4,5% zawarto ści alkoholu oraz piwa 8 10 powy Ŝej 4,5% do 18% zawarto ści alkoholu 6 11 powy Ŝej 18% zawarto ści alkoholu 5 5 jednorazowych - - Ogółem 19 26
PowyŜsze dane wynikają z prowadzonych rejestrów (odrębnie dla punktów sprzedaŜy alkoholu do spoŜycia na miejscu i do spoŜycia poza miejscem sprzedaŜy). W 2002 roku za wydane zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych oraz za opłaty za korzystanie z wydanych zezwoleń kontrolowana jednostka uzyskała kwotę 29.366,00 zł, i tak: do 4,5% zawarto ści alkoholu oraz piwa 7.699,53 powy Ŝej 4,5% do 18% zawarto ści alkoholu 6.501,20 powy Ŝej 18% zawarto ści alkoholu 13.844,24 Dopłaty 1.320,71 Ogółem 29.365,68 W 2003 roku jednostka za wydane zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych oraz opłaty za korzystanie z wydanych zezwoleń uzyskała dochody w kwocie 35.237,00 zł, i tak:
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
do 4,5% alkoholu oraz piwa 8.770,44 powy Ŝej 4,5% do 18% zawarto ści alkoholu 8.889,94 powy Ŝej 18% zawarto ści alkoholu 20.124,88 Ogółem 37.785,26
Wysokość dochodów za wydane zezwolenia i opłaty za korzystanie z wydanych zezwoleń wg poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych, wykazanych w powyŜszych tabelach ustalono na podstawie wydanych przez Wójta decyzji i dowodów wpłat na rachunek Gminy. Porównując wartość dochodów ogółem za rok 2003, ustaloną na podstawie dowodów źródłowych, stwierdzono róŜnicę w kwocie 2.548,26 zł pomiędzy dochodami wykazanymi w ewidencji księgowej w rozdziale 85154 § 048 (w związku z tym i w sprawozdaniach Rb 27S) a faktycznymi dochodami uzyskanymi z opłat wpłaconych na rachunek Gminy, z tytułu wydawania (korzystania) z zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych. Jak wynika z wyjaśnienia p. Wiesławy Libery –Skarbnika Gminy róŜnica w opłatach w roku 2003 powstała z powodu mylnego zaksięgowania łącznie kwoty 2.548,26 zł w dziale 756 rozdział 75616 § 045 – wpływy z opłaty administracyjnej za czynności urzędowe (zaliczono do opłat za wpis do ewidencji działalności gospodarczej), zamiast w dziale 851, rozdział 85154 § 0480 – wpływy z opłat za zezwolenia na sprzedaŜ alkoholu. Przyczyną wystąpienia wyŜej opisanej róŜnicy była błędna dekretacja oraz niedokonywanie uzgodnień między komórką merytoryczną a księgowością w zakresie wysokości faktycznie osiągniętych dochodów a ewidencją księgową. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy odnośnie stwierdzonej róŜnicy, wykaz kwot, które nie zostały zaewidencjonowane w rozdziale 85154, kserokopie dowodów wpłat, kserokopia polecenia księgowania oraz wydruk komputerowy „Obrotów na Klasyfikacjach Dochodów” stanowią załącznik nr 79 do protokołu kontroli. Sprawdzono dokonywanie wpłat za wydane zezwolenia w stosunku do 5 wytypowanych do kontroli osób (przedsiębiorców) i stwierdzono, Ŝe opłaty wnoszone były do kasy tutejszego Urzędu (na rachunek Gminy) stosownie do okresu w jakim decyzja obowiązywała w danym roku. Skontrolowane zezwolenia to: 94/I/C 56/2002 z dnia 26.02.2002r., 98/I/A 80/2002 z dnia 14.10.2002r., 98/I/B 86/2002 z dnia 14.10.2002r., 98/I/C 59/2002 z dnia 14.10.2002r., 99/I/A 81/2002 z dnia 23.12.2002r., 99/I/B 87/2002 z dnia 23.12.2002r., 103/I/A 84/2003 z dnia 07.02.2003r., 103/I/B 91/2003 z dnia 07.02.2003r., 103/I/C 62/2003 z dnia 07.02.2003r., 108/I/A 89/2003 z dnia 29.07.2003r., 108/I/B 96/2003 z dnia 29.07.2003r., 108/I/C 64/2003 z dnia 29.07.2003r.,
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
16/II/A 16/2003 z dnia 07.02.2003r., 16/II/B 8/2003 z dnia 07.02.2003r., 16/II/C 7/2003 z dnia 07.02.2003r. W przypadku opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych, dokonywane one były w kaŜdym kolejnym roku kalendarzowym zgodnie z art. 11¹ ust. 4 oraz ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 roku nr 147, poz. 1231), tj. do 31 stycznia a w 2003 roku w 3 ratach. Sprawdzono prawidłowość naliczania opłaty w stosunku do 15 wytypowanych w/w zezwoleń i stwierdzono zawyŜenie naliczenia naleŜności za wydanie przedsiębiorcy zezwoleń z dnia O7.02.2003 roku: nr 16/II/A/2003, nr 16/II/B/2003, nr 16/II/C/2003. Pobrano kwotę 3.075,19 zł, naleŜało pobrać 2.830,68 zł, nadpłata 244,51 zł. Wyjaśnienie inspektora p. Barbary Pytki, odpowiedzialnej za sprawy związane z wydawaniem i korzystaniem z zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych, wraz z prawidłowym wyliczeniem opłaty i kserokopią dowodów wpłaty stanowią załącznik nr 80 do protokołu kontroli. Podstawę wydania decyzji (zezwolenia) stanowiły wnioski składane przez zainteresowanych przedsiębiorców oraz pozytywne opinie Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Zezwolenia wydawane były przez Wójta – zgodnie z art. 18 ust. 1 powołanej ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŜycia na miejscu wydawane były na czas określony na 4 lata, a w przypadku sprzedaŜy napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŜycia poza miejscem sprzedaŜy – na 2 lata, tj. zgodnie z art. 18 ust.5, a od dnia 9 listopada 2002 roku z art. 9 wyŜej cytowanej ustawy.
Dochody z tytułu opłat adiacenckich i renty planistycznej Stwierdzono, Ŝe w okresie objętym kontrolą jednostka nie osiągnęła dochodów z tytułu opłat adiacenckich i renty planistycznej .
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUDśETOWYCH
1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH
Informacje ogólne
Wydatki poniesione na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych przedstawiały się następująco: w roku 2002 wyniosły 29.224,00 zł i stanowiły 99,5% wpływów z tytułu wydanych zezwoleń i korzystania z zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych, w roku 2003 wyniosły 25.410,00 zł i stanowiły 72,1% wpływów z tytułu wydanych zezwoleń i korzystania z zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Plan wydatków (w dziale 851 „Ochrona zdrowia”, rozdział 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi”) na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wynosił: w 2002 roku – 30.000,00 zł, w 2003 roku – 35.237,00 zł. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych. Wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi w latach 2002 2003 związane były z realizacją gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wprowadzonych w Ŝycie: uchwałą nr XXXI/203/2001 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 listopada 2001 roku, uchwałą nr II/20/2002 Rady Gminy Cielądz z dnia 03 grudnia 2002 roku. Kserokopie powyŜszych uchwał wraz z załącznikami – Gminnymi Programami Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych stanowią załącznik nr 81 do protokołu kontroli. W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 działała Gminna Komisja ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Cielądzu w 10 osobowym składzie, powołana: uchwałą nr 13/8/2001 Zarządu Gminy z dnia 28 września 2001 roku, zarządzeniem nr 10/2000 Wójta Gminy Cielądz z dnia 30 grudnia 2002 roku (w takim samym składzie osobowym jak powołana w/w uchwałą Zarządu Gminy nr 13/8/2001). W dniu 21 lutego 2001 roku Rada Gminy Cielądz uchwałą nr XXV/159/2001ustaliła zasady wynagradzania członków Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Uchwalono, co następuje: członkom Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za dyŜur zgodnie z planem pracy tej komisji przysługuje dieta w formie ryczałtu w kwocie 40,00 zł, za posiedzenia i prace całej Komisji przysługuje dieta w formie ryczałtu w kwocie 40,00 zł. Uchwała weszła w Ŝycie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2001 roku – kserokopia uchwały stanowi załącznik nr 82 do protokołu kontroli. W toku postępowania kontrolnego sprawdzono prawidłowość wypłaty diet za udział w posiedzeniach i pełnionych dyŜurach przez członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w maju, czerwcu, wrześniu i listopadzie 2002 roku oraz w lutym, kwietniu, czerwcu, sierpniu, grudniu 2003 roku, i uwag nie wniesiono. Stwierdzono, Ŝe podstawą wypłaty jest lista obecności członków Komisji na posiedzeniu, czy na dyŜurze (wg stawki ustalonej w wyŜej wymienionej uchwale Rady Gminy). W roku 2002 wypłacono diety członkom Komisji za udział w posiedzeniach i pełnionych dyŜurach na kwotę 5.200,00 zł a w roku 2003 na kwotę 6.440,00 zł. Kwoty powyŜsze wynikają z kart wydatków klasyfikowanych w dziale 851, rozdziale 85154 § 3030 i są zgodne z danymi wykazanymi w rocznych sprawozdaniach z wykonania planu wydatków budŜetowych Rb 28S.
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W roku 2002 Gminna Komisja ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych odbyła 3 posiedzenia, 45 dyŜurów i przeprowadziła kontrole w 12 punktach sprzedaŜy napojów alkoholowych. Natomiast w 2003 roku Komisja odbyła 9 posiedzeń i 49 dyŜurów oraz przeprowadziła kontrole w 14 punktach sprzedaŜy napojów alkoholowych. W toku postępowania kontrolnego sprawdzono wydatki sklasyfikowane w § 4210 „Zakup materiałów i wyposaŜenia”, tj. w 2002 roku wydatki udokumentowane dowodami księgowymi o numerach:570 587, 680, 684, 524, 694. Kwota skontrolowanych wydatków wynosiła łącznie 4.164,75 zł, co stanowiło 44,3% wydatków poniesionych w roku 2002 w tym paragrafie (wydatki poniesione na zakup materiałów i wyposaŜenia wyniosły ogółem 9.391,00 zł). Natomiast odnośnie wydatków dot. roku 2003 (sklasyfikowanych w § 4210) skontrolowano wydatki udokumentowane dowodami księgowymi o numerach: 61/0, 466/0, 674/0 na kwotę łącznie 3.010,62 zł, co stanowiło 40,0% wydatków poniesionych i sklasyfikowanych w tym paragrafie (wydatki na zakup materiałów i wyposaŜenia wyniosły w roku 2003 ogółem 7.530.16 zł). W toku kontroli stwierdzono, Ŝe decyzje odnośnie niektórych wydatków podejmowane były na posiedzeniach Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, co wynika z treści protokołów odbytych posiedzeń (na przykład: wydatki z 2002 roku udokumentowane w/w numerami księgowymi: nr:570, 684; z 2003 roku: nr 466/0). Rachunki (faktury) były opisywane i podpisywane przez członka Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, podpisane sprawdzone pod względem merytorycznym, pod względem formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty, przez osoby do tego upowaŜnione. Ponadto kontroli poddano wydatki sklasyfikowane w § 4300 „Zakup usług pozostałych” na kwotę 8.645,00 zł, udokumentowane dowodem księgowym nr 418 z 09.08.2002 roku i uwag nie wniesiono. Kwota skontrolowanych wydatków stanowiła 59,1% wydatków poniesionych w roku 2002 w tym paragrafie (wydatki na zakup usług wyniosły ogółem 14.632,00 zł). Wydatki związane z realizacją programów rozwiązywania problemów alkoholowych w latach 2002 2003 przedstawia wykaz stanowiący załącznik nr 83 do niniejszego protokołu kontroli.
2. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą ZADA Ń Z ZAKRESU OCHRONY PRZECIWPO śAROWEJ Informacje ogólne Na terenie Gminy Cielądz funkcjonuje 7 jednostek Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w oparciu o art. 40. ust. 1 ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 roku Prawo o Stowarzyszeniach (Dz. U. nr 20, poz. 104) i przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpoŜarowej ( Dz. U. nr 81, poz. 351 z późn. zm.) Są to następujące jednostki: - OSP Brzozówka, - OSP Grabice, - OSP Mroczkowice, - 0SP Ossowice, - OSP Sierzchowy,
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- 0SP Łaszczyn, - OSP Cielądz Szczegółowe zadania i organizację 0SP określa Ogólnopolski Statut OSP zatwierdzony przez Komendanta Głównego Państwowej StraŜy PoŜarnej. W aktach poszczególnych straŜy znajduje się wyciąg ze Statutu. Wymienione jednostki postanowieniami Sądu Rejonowego dla Łodzi Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego zostały wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Stowarzyszeń w I półroczu 2002 roku. Decyzją nr 38/3/KSRG Komendanta Głównego Państwowej StraŜy PoŜarnej z dnia 2 kwietnia 1995 roku na podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 28 grudnia 1994 roku w sprawie szczegółowych zasad, zakresu i trybu włączania jednostek ochrony przeciwpoŜarowej do krajowego systemu ratowniczo gaśniczego (Dz. U. nr 140, poz. 800), po rozpatrzeniu wniosku Komendanta Wojewódzkiego Państwowej StraŜy PoŜarnej w Skierniewicach, włączono jednostkę OSP w Cielądzu do krajowego systemu ratowniczo gaśniczego. W okresie objętym kontrolą odpowiedzialną za prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpoŜarowej była p. Irena Grotek – inspektor w Referacie Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich.
Wydatki zwi ązane z utrzymaniem gotowo ści bojowej
Wydatki z utrzymaniem ochotniczych straŜy poŜarnych na terenie gminy, klasyfikowane w dziale 754 rozdział 75412 wynosiły w 2002 roku 37.726,00 zł na plan 37.726,00 zł, natomiast w 2003 roku wydatki planowano na kwotę 34.152,00 i wykonano na kwotę 34.152 zł. Szczegółowe zestawienie wydatków bieŜących Gminy Cielądz na ochotnicze straŜe poŜarne w latach 2002 2003 przedstawia poniŜsza tabela: L.p. Wyszczególnienie 2002r. 2003r. 1. Remonty remiz stra Ŝackich 3.059,00 1.151,00 2. Zakup paliwa 2.750,00 3.248,00 3. Zakup sprz ętu p.po Ŝ. i umundurowania - 2.523,00 4. Remonty samochodów i motopomp 3.124,00 2.732,00 5. Ubezpieczenia pojazdów i członków OSP 3.760,00 3.640,00 6. Energia elektryczna 2.969,00 4.438,00 7. (…) 31 8. Szkolenia - 1.427,00 9. Organizacja zawodów i prenumerata prasy 553,00 -
31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
10. (…) 32 11. Inne wydatki 9.204,00 2.170,00 Ogółem 37.726,00 34.152,00 W poz. 7 powyŜszego zestawienia wydatków wykazano koszty związane z wynagrodzeniem kierowców wozów bojowych. Wydatki te poniesiono na podstawie umów zleceń, zawartych przez Wójta z 3 kierowcami. W poz. 10 zestawienia wydatków wykazano koszty związane z wynagrodzeniem komendanta. Były to wynagrodzenia wypłacone na podstawie zawartych umów o dzieło na okresy kwartalne (…) 33 ZuŜycie paliwa na poszczególne pojazdy poŜarnicze, motopompy było rozliczane w oparciu o normy zawarte w wytycznych nr 2/77 Komendanta StraŜy PoŜarnych z dnia 17 września 1977 roku w sprawie norm zuŜycia paliw płynnych w eksploatacji pojazdów samochodowych gaśniczych i specjalnych uŜywanych przez jednostki straŜy poŜarnych do akcji ratowniczych i zwalczania klęsk Ŝywiołowych. Stwierdzono, Ŝe prowadzona jest ewidencja wydanych kart drogowych poŜarniczego pojazdu samochodowego i ewidencja materiałów pędnych dla samochodów poŜarniczych. Karty drogowe wpisywane są do ewidencji wydanych kart a pobierane paliwo do kart drogowych i ewidencji materiałów pędnych, co stwierdzono na podstawie konfrontacji z ewidencją księgową za rok 2003 oraz za styczeń i grudzień 2002r. Po zakończeniu roku nie sporządzano zestawień rocznych zuŜycia paliwa w OSP z terenu gminy dla poszczególnych samochodów straŜackich. Zestawienia takie zostały sporządzone w trakcie trwania niniejszej kontroli. Z zestawień tych wynika, iŜ nie wystąpiły przekroczenia norm zuŜycia paliwa. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe nie przeprowadzano inwentaryzacji pozostałości paliwa w zbiornikach pojazdów straŜackich zarówno na koniec 2002 jak i 2003 roku. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy p. Janiny Ciesielskiej w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 84 do protokołu kontroli. W trakcie analizy poniesionych wydatków, sklasyfikowanych w rozdziale 75412 stwierdzono wydatki nie związane z gotowością bojową, w roku 2002, tj. - zakup instrumentu muzycznego dla orkiestry straŜackiej na kwotę 1.400,00 zł, (…) 34
32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kserokopia rachunku dot. zakupionego instrumentu, wraz z kserokopią raportu kasowego nr 89/2002 z dnia 14 października 2002 roku stanowią załącznik nr 85 do protokołu kontroli. Kserokopia umowy – zlecenia zawarta w dniu 5 lutego 2002 roku pomiędzy Wójtem a (…) 35 , zlecająca wykonywanie czynności instruktaŜu nauki gry na instrumentach dętych orkiestry straŜackiej w Cielądzu, oraz karta wydatków stanowią załącznik nr 86 do protokołu kontroli. (…) 36
3. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ
3.1. Informacje ogólne Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cielądzu jako jednostka organizacyjna i budŜetowa działa na podstawie uchwały nr X/44/90 Gminnej Rady Narodowej w Cielądzu z dnia 26 kwietnia 1990 roku oraz statutu nadanego uchwałą nr XVI/78/96 Rady Gminy Cielądz z dnia 30 grudnia 1996 roku. Decyzje administracyjne w zakresie wykonywania zadań z zakresu opieki społecznej wydaje Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, na podstawie upowaŜnienia udzielonego przez Radę Gminy w Cielądzu uchwałą nr 21/91 z dnia 3 października 1991 roku. Wójt Gminy Cielądz w dniu 11 maja 2004 roku wydał zarządzenie nr 8/84 w sprawie upowaŜnienia Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej do prowadzenia postępowania w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych a takŜe do wydawania decyzji administracyjnych 3.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej Udzielone świadczenia z pomocy społecznej w zakresie zadań zleconych i własnych w latach 2002 2003 przedstawiają zestawienia stanowiące załącznik nr 87 do protokołu kontroli. Kontroli poddano trzy decyzje, na podstawie których przyznano podopiecznym renty socjalne na podstawie art. 27a ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o opiece społecznej (tekst jednolity z 1998 roku, Dz. U. nr 64, poz. 414 z późn. zm.):
34 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- decyzję z dnia 24.09.2002 roku, nr GOPS 81200/4/02 przyznającą rentę socjalną na czas określony na podstawie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności z dnia 23.09.2002 roku, - decyzję z dnia 14.02.2003 roku, nr GOPS:81220/1/03 przyznającą rentę socjalną na podstawie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności z dnia 11.12.2001 roku, - decyzję z dnia 23.05.2003 roku, nr GOPS 81220/8/03 przyznającą rentę socjalną na podstawie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności z dnia 28.04.2003 roku. W zakresie realizacji zadań własnych z opieki społecznej jednostka wypłacała podopiecznym zasiłki celowe. Kontroli poddano 5 decyzji przyznające powyŜsze świadczenia, tj.: - decyzję nr GOPS.81250/23/03 z dnia 03.06.2003 roku, - decyzję nr GOPS.81250/49/03 z dnia 21.02.2003 roku, - decyzję nr GOPS.81250/21/02 z dnia 22.08.2002 roku, - decyzję nr GOPS.81250/ob/03 z dnia 06.09.2003 roku, - decyzję nr G0PS.8121/150/03 z dnia 08.08.2003 roku i stwierdzono, Ŝe : - kaŜdorazowe wydanie decyzji o przyznanie zasiłku celowego, poprzedzało zebranie materiału dowodowego poprzez przeprowadzenie wywiadu środowiskowego, - pod decyzjami znajdowała się dokumentacja potwierdzająca stan faktyczny opisywany we wnioskach przez podopiecznych a mianowicie: odcinki rent, decyzje o zobowiązaniach podatkowych, zaświadczenia z Powiatowego Urzędu Pracy, zaświadczenia lekarskie,
- analiza przyznanych zasiłków w formie pienięŜnej wykazała, Ŝe podstawą ich przyznania było zaspokojenie niezbędnych potrzeb bytowych podopiecznych rodziny min.: zakup odzieŜy, wyprawka szkolna, zakup Ŝywności Zasiłki celowe były pomocą jednorazową z przeznaczeniem na konkretny cel.
4. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH
4.1. Tryb post ępowania w zakresie udzielenia dotacji i jego przestrzeganie
Rada Gminy w Cielądzu na podstawie art. 118 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 1998 roku o finansach publicznych, podjęła w dniu 28 lutego 2003 roku uchwałę nr IV/29/03 w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji celowych dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych, sposobu ich udzielania oraz sposobu wykonywania. Kserokopia powyŜszej uchwały stanowi załącznik nr 88 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią uchwały, z budŜetu Gminy Cielądz mogły być udzielane dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań własnych Gminy wykonywanych przez podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku. Decyzja o przyznaniu dotacji w ramach środków przeznaczonych na ten cel w budŜecie Gminy leŜała w kompetencji Wójta Gminy, po zasięgnięciu opinii Komisji BudŜetu i
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rolnictwa. Podmioty ubiegające się o dotację winny składać wnioski zawierające: określenie celu i terminu realizacji przedsięwzięcia, wskazanie wykonawcy przedsięwzięcia, ogólny opis projektu przedsięwzięcia, szczegóły przeliczania oraz wysokość wnioskowanej dotacji, inne źródła finansowania, oczekiwane efekty. W uchwale ustalono, Ŝe wnioski są składane do Wójta Gminy w terminie nie późniejszym niŜ 21 dni przed planowanym przedsięwzięciem. Wstępne wnioski o dotację powinny być składane w okresie prac nad budŜetem na rok, w którym ma być udzielona dotacja. W szczególnie uzasadnionych wypadkach Wójt Gminy moŜe udzielić dotacji podmiotowi, który nie złoŜył wstępnego wniosku oraz nie zachował terminów określonych w uchwale (21 dni przed planowanym przedsięwzięciem).W uchwale postanowiono, Ŝe termin składania wniosków nie później niŜ 21 dni przed planowanym przedsięwzięciem nie ma zastosowania do postępowania w sprawach udzielenia dotacji na rok 2003. Zgodnie z powyŜszą uchwałą, wykaz zadań, których realizacja ma być dokonywana przez podmioty dotowane, podlegał publikacji poprzez wywieszenie go na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy. Zarządzenia Wójta Gminy przyznające dotacje podlegają ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń na okres jednego miesiąca. Uruchomienie środków poprzedzać miała umowa zawierana pomiędzy Wójtem Gminy i podmiotem dotowanym. Umowa powinna określać sposób rozliczenia dotacji i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji. Zgodnie z art. 23 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku – Przepisy wprowadzające ustawę o działalności poŜytku publicznego o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 874), organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w Ŝycie cytowanego przepisu powinny dostosować uchwały wydane na podstawie art. 118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych do wymagań związanych z wykonywaniem zadań w zakresie określonym w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873). Uwzględniając wyŜej powołane przepisy Rada Gminy w Cielądzu w dniu 30 marca 2004 roku podjęła uchwałę nr XIII/76/O4 w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji z budŜetu gminy na cele publiczne dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych, sposobu ich rozliczania i kontroli wykonania zleconego zadania. Uchwała weszła w Ŝycie po upływie 14 dni od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 162, poz. 1474 z dnia 12 czerwca 2004 roku. Kserokopia w/w uchwały nr XIII/76/04 Rady Gminy w Cielądzu z dnia 30 marca 2004 roku stanowi załącznik nr 89 do protokołu kontroli. W związku z § 9 uchwały nr IV/29/2003 Rady Gminy w Cielądzu z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji celowych dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych, sposobu ich udzielania oraz sposobu wykonywania, Wójt Gminy Andrzej Latek ogłosił w dniu 1 marca 2003 roku, Ŝe w 2003 roku mogą być przyznawane dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań własnych Gminy w sprawach: opiekuńczych, leczniczych, sportowych, kulturalnych, zachowania publicznego.
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wnioski o dotacje powinny być składane do dnia 15 marca 2003 roku zgodnie z powołaną uchwałą Rady Gminy. Kserokopia powyŜszego ogłoszenia Wójta Gminy Cielądz stanowi załącznik nr 90 do protokołu kontroli. Wg wyjaśnienia ustnego Skarbnika Gminy ogłoszenie powyŜsze było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy od dnia 1 marca 2003 roku. Zarządzenie nr 7/03 Wójta Gminy Cielądz z dnia 6 maja 2003 roku przyznające dotacje zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń w dniach od 6 maja do 20 czerwca 2003 roku załącznik nr 91 do protokołu kontroli. Rozliczenie wykorzystanej dotacji zamieszczono w opisowej części sprawozdania z wykonania budŜetu Gminy za 2003 rok.
4.2. Kontrola realizacji powierzonego zadania
W roku 2002 kontrolowana jednostka nie zawierała umów z podmiotami spoza sektora finansów publicznych, zlecających realizację zadań własnych Gminy. Dotacje udzielane w 2003 roku na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych przedstawia zestawienie, stanowiące załącznik nr 92 do protokołu kontroli. Zgodnie z w/w zestawieniem jednostka udzieliła dwóch dotacji na łączną kwotę 47.421,00 zł, które zostały sklasyfikowane w dziale 926 „Kultura fizyczna i sport”, rozdziale 92605 „Zadania w zakresie kultury fizycznej”, § 2580 „Dotacja podmiotowa z budŜetu dla jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych”. PowyŜsza kwota wynika z ewidencji księgowej i zgodna jest ze sprawozdaniem Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych za rok 2003. W uchwale budŜetowej na 2003 rok zaplanowano (w dziale 926 rozdział 92605) na zadania w zakresie kultury fizycznej kwotę 36.163,00 zł, która została zmieniona (zwiększona) uchwałami Rady Gminy: nr VII/47/2003 z dnia 29 sierpnia 2003 roku, nr VIII/52/2003 z dnia 21 października 2003 roku. Plan po zmianach wynosił 47.663,00 zł. Zgodnie z zarządzeniem nr 7/03 Wójta Gminy Cielądz z dnia 6 maja 2003 roku w sprawie wykazu podmiotów otrzymujących dotacje, udzielone zostały dotacje niŜej wymienionym klubom: Ludowemu Klubowi Sportowemu „Orlęta” Cielądz , rep. przez Leszka Siudzińskiego, na podstawie umowy zawartej w dniu 01.04.2003 roku, w kwocie 22.383,00 zł. Dotacja została zwiększona na wnioski Klubu: z dnia 21.08.2003 roku o kwotę 3.000,00 zł, z dnia 30.09.2003 roku o kwotę 7.000,00 zł. Kwoty powyŜsze zostały przekazane na konto bankowe Klubu bez sporządzenia aneksów do umowy. Ludowemu Klubowi Sportowemu Grabice , rep. przez Adama Cieślaka, na podstawie umowy zawartej w dniu 01.04.2003 roku w kwocie 13.780,00 zł. Dotacja została zwiększona na pisemny wniosek Klubu, z dnia 21.10.2003 roku o kwotę 1.500,00 zł bez sporządzenia aneksu do umowy. W umowach w/w zawartych pomiędzy Gminą Cielądz a Ludowym Klubem Sportowym, w § 1 ust.2 podano, Ŝe Dotowany przeznaczy
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dotację na realizację zadania: „zakres działania wynikający ze Statutu – krzewienie kultury fizycznej na terenie Gminy Cielądz”. Tak sformułowane zadanie jest niezgodne z wymogami § 5 ust. 2 pkt 2.1 w/w uchwały Rady Gminy nr IV/29/03 w brzmieniu: „Umowa powinna zawierać szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania”. W kaŜdej z w/w umów określono następujące zasady przyznawania i rozliczania dotacji: przyznana dotacja przekazywana będzie transzami w miarę potrzeb; kwoty transz ustalane będą na bieŜąco, dotacja rozliczana będzie wg następującej procedury: ● rozliczenie za I półrocze naleŜy przedłoŜyć do 10.07.2003 roku i za II półrocze do 30.12.2003 roku, ● osoba odpowiedzialna za rozliczenie ze strony Dotowanego winna przedłoŜyć we właściwym Referacie Urzędu Gminy pisemne rozliczenie z realizacji umowy zawierające opis merytoryczny z wykonania zadań, zbiorcze zestawienie dokumentów finansowych podpisanych przez upowaŜnionych przedstawicieli Dotowanego, kserokopie faktur i innych stosownych dokumentów, ● Dotowany zobowiązany jest do realizacji dotacji zgodnie z ustawą z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, ● Dotowany jest obowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy dotacji oraz wydatków, ● jeŜeli dotowany nie przedstawi do rozliczenia dokumentów, przeznaczy dotację w całości lub w części na cele inne niŜ określone w umowie, dotacja podlega zwrotowi w terminie 30 dni od daty upływu terminu rozliczenia, ● w przypadku nierzetelnego realizowania zadań na wniosek Skarbnika Gminy Dotujący moŜe rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, przekazana kwota dotacji podlega zwrotowi w ciągu 30 dni od dnia rozwiązania umowy, a pozostałe transze dotacji nie będą wypłacone, ● po zrealizowaniu zadania Dotowany zobowiązany jest rozliczyć się z pobranej dotacji według zasad ustalonych w uchwale nr IV/29/2003 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku. W umowie dotacji ustalono ponadto, Ŝe Dotujący (Gmina) ma prawo kontroli wykorzystania udzielonej dotacji w kaŜdym stadium realizacji zadań określonych w umowie. Realizację umowy dotacji w imieniu Dotującego nadzoruje Skarbnik Gminy. Kserokopie powyŜszych umów dotacji stanowią załącznik nr 93 do protokołu kontroli. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, co następuje: Przed zawarciem przez Wójta Gminy umów z wyŜej wymienionymi, działającymi na terenie Gminy ludowymi klubami sportowymi, zostały złoŜone wnioski, zawierające dane określone w § 4 uchwale nr IV/29/2003 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku. Z powyŜszych wniosków wynika status prawny klubów (stowarzyszenia), zakres działania podmiotu wynikający ze statutu lub dokumentu rejestrowego – krzewienie kultury fizycznej na terenie Gminy Cielądz. Do wniosków Zarządy Klubów dołączyły oświadczenia o nie prowadzeniu działalności w celu osiągnięcia zysku. Według informacji ustnej Skarbnika Gminy dotacje były rozliczane za I i II półrocze w ustalonych w umowach terminach, zgodnie z treścią zawartą w § 3 ust. 2 umowy o dotację. Z kserokopii dokumentów dołączonych do rozliczenia wynika, Ŝe Ludowe Kluby Sportowe poniosły wydatki na zakup sprzętu
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
sportowego, przewóz zawodników na mecze, diety zawodników, delegacje sędziowskie, rury na wykonanie bramek, składki członkowskie, wpisowe, ubezpieczenie zawodników, wynagrodzenia trenerów. Przekazywanie dotacji (częstotliwość, wysokość poszczególnych transz) oraz zwrot niewykorzystanej dotacji przedstawia wydruk komputerowy wydatków klasyfikowanych w dziale 926 rozdziale 92605 § 2580, stanowiący załącznik nr 94 do protokołu kontroli. Kontrolującym nie przedstawiono faktu przeprowadzenia udokumentowanej kontroli wykorzystania udzielonej dotacji, do czego uprawniał § 5 umowy dotacji.
5. WYDATKI OSOBOWE
5.1. Wydatki na wynagrodzenia w latach 2002–2003
Plan i wykonanie wydatków na wynagrodzenia osobowe w Gminie Cielądz (w § 4010) przedstawia się następująco: 2002 rok Plan pierwotny 2.048.999,00 zł Plan po zmianach 2.100.827,00 zł Wykonanie 2.098.440,00 zł Co stanowi 99,9% 2003 rok Plan pierwotny 2.349.405,00 zł Plan po zmianach 2.291.478,00 zł Wykonanie 2.291.461,00 zł Co stanowi 100,00% PowyŜsze wydatki dotyczące wynagrodzeń (bez dodatkowego wynagrodzenia „13” stanowią 37,1% ogółem wykonanych wydatków budŜetowych w 2002 roku i 39,3% w roku 2003. Wypłacone wynagrodzenia w Gminie Cielądz w latach 2002 2003, klasyfikowane w § 4010 według działów i rozdziałów klasyfikacji wydatków przedstawia poniŜsza tabela: Dział Rozdział 2002 rok 2003 rok 1 2 3 4 400 40002 – Dostarczanie wody 51.603 49.930 750 75011 – Urzędy Wojewódzkie 32.011 33.366 75023 – Urzędy Gmin 394.050 405.858 801 80101 – Szkoły Podstawowe 798.735 895.018 80104 – Oddziały klas „O” 78.847 95.773 w przedszkolach i szkołach podstawowych 80110 – Gimnazja 473.067 491.033 80113 DowoŜenie uczniów do 27.765 35.582 szkół
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
80114 – Zespoły ekonomiczno – 69.236 70.837 administracyjne szkół 853 85319 – Ośrodki pomocy 77.762 84.008 społecznej 85328 usługi opiekuńcze i 25.645 26.807 specjalistyczne usługi opiekuńcze
854 85401 – Świetlice szkolne 51.961 84.274 921 92116 – Biblioteki 17.758 18.975 RAZEM 2.098.440 2.291.461 PowyŜsze dane wynikają z ewidencji księgowej i są zgodne ze sprawozdaniami rocznymi Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za rok 2002 i za rok 2003. Wykonanie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników Urzędu Gminy Cielądz w działach i rozdziałach (§ 4010) obrazuje poniŜsza tabela: Dział Rozdział 2002 rok 2003 rok 400 40002 51.603 49.930 750 75011 32.011 33.366 750 75023 394.050 405.858 801 80113 27.765 35.582 RAZEM 505.429 524.736 Plan i wykonanie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników Urzędu Gminy w Cielądzu przedstawia się jak niŜej: 2002 rok. Plan pierwotny 512.818,00 zł Plan po zmianach 505.429,00 zł Wykonanie 505.429,00 zł Co stanowi 100% 2003 rok. Plan pierwotny 519.386,00 zł Plan po zmianach 524.751,00 zł Wykonanie 524.736,00 zł Co stanowi 100% Zrealizowane wydatki w/w, dotyczące wynagrodzeń wypłaconych pracownikom Urzędu Gminy w Cielądzu (bez dodatkowego wynagrodzenia rocznego– „13”) stanowią 8,9% ogółem wykonanych wydatków budŜetowych w 2002 roku i 9,0% w roku 2003
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
W okresie objętym kontrolą, wynagrodzenie miesięczne dla Wójta Gminy ustalała uchwałami Rada Gminy. Pozostałym pracownikom Urzędu Gminy w tym Sekretarzowi, Skarbnikowi oraz kierownikom jednostek organizacyjnych wynagrodzenia wynikające ze stosunku pracy ustalał Wójt Gminy. W roku 2002 nie dokonywano podwyŜek płac. W 2002 roku Wójtowi wypłacano wynagrodzenie ustalone uchwałą nr XXVII/169/2001 Rady Gminy Cielądz z dnia 26 kwietnia 2001 roku, tj. miesięcznie: - wynagrodzenie zasadnicze wg kat. XX zaszeregowania – 2.580,00 zł, - dodatek funkcyjny w stawce 8 w wysokości 150% najniŜszego wynagrodzenia w tabeli płac – 1.065,00 zł - dodatek staŜowy 20% 516,00 zł. Łączna kwota wynagrodzenia wynosiła 4.161,00 zł. Wójt otrzymał podwyŜkę z dniem 1 stycznia 2003 r. na podstawie uchwały nr II/10/2002 Rady Gminy Cielądz z dnia 3 grudnia 2002 roku , w wysokości: - wynagrodzenie zasadnicze wg kat. XX zaszeregowania – 2.860,00 zł, - dodatek funkcyjny w stawce 8 w wysokości 150% najniŜszego wynagrodzenia w tabeli płac –1.140,00 zł (wyliczenie błędne winno być 1.065,00 zł) - dodatek staŜowy 20% 572,00 zł. Łączna kwota przyznanego miesięcznego wynagrodzenia wyniosła 4572,00 zł (2860,00 + 1.140,00 + 572,00 zł). Wysokość powyŜszego wynagrodzenia Rada Gminy ustaliła na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 67, poz. 707 ze zmianą z 2001r. Dz. U. nr 34, poz. 392). Przez § 1 pkt 4 rozporządzenia z dnia 3 grudnia 2002 roku (Dz. U. nr 210, poz. 1784) został dodany załącznik nr 2a –„Tabela stanowisk, kwot wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego wójtów (burmistrzów, prezydentów miast), starostów i marszałków województw” a przez § 1 pkt 3 lit. a/ został dodany § 7 ust. 1a (dot. dodatku specjalnego przysługującego wójtowi) zmieniający z dniem 27 października 2002 roku powołane rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich. Przyjmując minimalne wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny określone w powołanej tabeli, tj. 3.200,00 zł + 1.000,00 zł + 640,00 zł (dodatek staŜowy 20% od 3.200,00 zł) + 840,00 zł (dodatek specjalny 20% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego) Wójt Gminy Cielądz winien od dnia 18 listopada 2002 roku (tj. od dnia ślubowania Wójta) otrzymywać miesięcznie wynagrodzenie w wysokości co najmniej 5.680,00 zł a nie 4.572,00 zł, które otrzymywał od dnia 1
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
stycznia 2003 roku do czasu następnej regulacji płac, tj. do dnia 31 grudnia 2003 roku – nie dokonano wyrównania wynagrodzenia. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy p. Janiny Ciesielskiej, w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 95 do protokołu kontroli. RóŜnica pomiędzy wynagrodzeniem naleŜnym a wypłacanym wynosi miesięcznie w 2002 roku 1.519,00 zł ( 5.680,00 – 4.161,00 zł ) a w 2003 roku 1.108,00 zł (5.680,00 – 4.572,00). W związku z powyŜszym naleŜne, nie wypłacone Wójtowi wynagrodzenie brutto wynosi co najmniej: 658,23 zł (za 13 dni listopada 2002r.) + 1.519,00 zł (za grudzień 2002 roku) + 13.296,00 zł (za rok 2003) = 15.473.23 zł. Uchwałą nr XIII/73/04 Rady Gminy Cielądz z dnia 30 marca 2004 roku, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2004 roku, ustalono dla p. Andrzeja Latka – Wójta Gminy Cielądz wynagrodzenie miesięczne: zasadnicze w kwocie 3.300,00 zł, dodatek funkcyjny w kwocie 1.030,00 zł, dodatek staŜowy w kwocie 660,00 zł, dodatek specjalny 20% w kwocie 866,00 zł, razem w kwocie 5.856,00 zł. PowyŜsze wynagrodzenie miesięczne ustalone zostało zgodnie z obowiązującymi przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zmianą z 2004 roku Dz. U. nr 47, poz. 448). Kserokopie wyŜej wymienionych uchwał Rady Gminy Cielądz w sprawie ustalenia wynagrodzenia Wójta stanowią załącznik nr 96 do protokołu kontroli. Od dnia 1 stycznia 2003 roku podwyŜkę wynagrodzenia otrzymali wszyscy pracownicy Urzędu Gminy (decyzja o podwyŜce podjęta została w dniu 28 lutego 2003 roku). Kontrolą wynagrodzeń z uwzględnieniem stanowisk, kategorii zaszeregowania, składników wynagrodzenia objęto dokumenty źródłowe dotyczące wybranych pracowników administracji samorządowej tj.: wójta, sekretarza, skarbnika, kierowników referatów, losowo wytypowanych 3 inspektorów, pracowników obsługi. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe dokonując podwyŜki płac dla pracowników Urzędu z dniem 1 stycznia 2001 roku, przy ustalaniu dodatku funkcyjnego dla: Sekretarza, Skarbnika, (…) 37 przyjęto za podstawę 660,00 zł, tj. najniŜsze wynagrodzenie zasadnicze w I kategorii zaszeregowania, określone w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia
37 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zasadniczego, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku (Dz. U. nr 61, poz. 707). Załącznik nr 1 został zmieniony przez § 1 pkt 2 rozporządzenia z dnia 10 kwietnia 2001 roku (Dz. U. nr 34 poz. 392) zmieniającego rozporządzenie z dniem 1 stycznia 2001 roku. Według wyjaśnienia ustnego Sekretarza Gminy p. Janiny Ciesielskiej regulacji płac dokonano jeszcze przed ogłoszeniem zmiany w Dz. U. nr 34 z dnia 20 kwietnia 2001 roku a po ogłoszeniu zmiany tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia nie dokonano wyrównania wynagrodzeń. W związku z powyŜszym dodatek funkcyjny dla w/w pracowników był zaniŜony zarówno w roku 2001 jak i w 2002 roku miesięcznie, tj. dla Sekretarza o 16,50 zł, dla Skarbnika o 30,28 zł, (…) 38 . Dodatek funkcyjny w latach 2001 2002 winien być naliczany i wypłacany od kwoty 710,00 zł. Przy regulacji wynagrodzeń w roku 2003 dodatek funkcyjny został naliczony prawidłowo. Ponadto sprawdzono prawidłowość ustalania kategorii zaszeregowania i wszystkich składników wynagrodzenia w stosunku do pozostałych pracowników, w oparciu o dane zawarte w liście pracowników Urzędu Gminy Cielądz. Lista pracowników Urzędu Gminy w Cielądzu, z uwzględnieniem stanowisk, kategorii zaszeregowania, wszystkich składników wynagrodzenia i daty regulacji płac za okres 2002 2003 rok stanowi załącznik nr 97 do protokołu kontroli. Nie stwierdzono przekroczenia kategorii zaszeregowania pracowników, jak równieŜ przekroczenia stawki wynagrodzenia w danej kategorii zaszeregowania. Sprawdzono listy wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy z 2002 roku za sierpień na kwotę 40.029,00 zł, za grudzień na kwotę 41.169,00 zł, natomiast z 2003 roku: - za czerwiec na kwotę – 43.159,00 zł, - za lipiec na kwotę – 43.128,00 zł, - za wrzesień na kwotę – 43.381,00 zł, - za grudzień na kwotę – 43.321,00 zł. Wynagrodzenia ujęte w powyŜszych listach płac były zgodne z angaŜem znajdującym się w aktach osobowych poszczególnych pracowników Urzędu tj. angaŜami dotyczącymi wzrostu wynagrodzeń od 1 stycznia 2003 roku oraz wynagrodzeniami obowiązującymi poprzednio. Listy płac były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty przez upowaŜnione osoby. Nagrody jubileuszowe
38 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W 2002 r. naliczono i wypłacono nagrody jubileuszowe 8 pracownikom Urzędu Gminy na ogólną kwotę 15.743,24 zł, a w roku 2002 naliczono i wypłacono nagrody 3 pracownikom na ogólną kwotę 6.120,00 zł. Sprawdzono dokumentację stanowiącą podstawę do wypłaty nagród wyŜej wymienionym pracownikom i stwierdzono, Ŝe: - 2 osoby otrzymały nagrodę za 20 lat pracy, w wysokości 75% wynagrodzenia, - 4 osoby otrzymały nagrodę za 25 lat pracy, w wysokości 100% wynagrodzenia, - 5 osób otrzymało nagrodę za 30 lat pracy, w wysokości 150% wynagrodzenia. Stwierdzono prawidłowość udokumentowania okresów pracy, za które naliczono i wypłacono nagrody jubileuszowe pracownikom Urzędu Gminu w 2002 r. i 2003 roku. Wyliczeń dokonano w oparciu o art. 21, ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 21, poz. 124 z późn. zm., aktualnie tekst jednolity z 2001 roku, nr 142, poz. 1593), w związku z art. 23 ustawy z dnia 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. nr 31, poz. 214 z późn. zm.) Nagrody z zakładowego funduszu nagród – „13” W 2002 roku dodatkowe wynagrodzenie roczne (§ 4040) za 2001 rok zostały wypłacone pracownikom Urzędu Gminy w łącznej kwocie 41.422,00 zł. W 2003 roku dodatkowe wynagrodzenie roczne (§ 4040) za 2002 rok zostały wypłacone pracownikom Urzędu Gminy w łącznej kwocie 41.395,00 zł. Dodatkowe wynagrodzenia roczne za 2001 rok i 2002 rok były naliczone w oparciu o przepisy ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek budŜetowych (Dz.U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). Nagrody zostały wypłacone na podstawie imiennego wykazu osób uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia i sporządzonych list wypłat, tj.: - nagrody („13”) za 2001 rok zostały wypłacone na podstawie list płac z dnia 21.01.2002 roku, oznaczonych numerami: 1a/01/2002, 2a/01/2002, 3a/01/2002, 4a/01/2002, 5a/01/2002, 7a/01/2002, 8a/01/2002, 9a/01/2002, - nagrody za 2002 rok zostały wypłacone na podstawie list płac z dnia 14.01.2003 roku oznaczonych numerami: 1a/01/2003, 2a/01/2003, 3a/01/2003, 4a/01/2003, 5a/01/2003, 7a/01/2003, 8a/01/2003, 9a/01/2003 Kwoty wypłaconych dodatkowych wynagrodzeń na podstawie wyŜej wymienionych list płac zgodne są z kwotami wykazanymi w sprawozdaniach Rb 28S z wykonania planu budŜetu za rok 2002 i za rok 2003. Premie i nagrody uznaniowe W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2002 2003 nagród uznaniowych nie wypłacano.
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wypłatę premii dla pracowników obsługi określały regulaminy premiowania: wprowadzony w Ŝycie dnia 12 lipca 1994 roku – obowiązujący do 28 lutego 2003 roku i regulamin wprowadzony w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy nr 2/03 z dnia 1 marca 2003 roku. Zgodnie z zapisami zawartymi w powyŜszych regulaminach premie pracownikom obsługi wypłacano w okresach miesięcznych na podstawie angaŜu podpisanego przez Wójta Gminy. Skontrolowano prawidłowość wypłat premii wypłaconych za okres: sierpień i grudzień 2002 roku i czerwiec, lipiec, wrzesień, grudzień 2003 roku, nieprawidłowości nie stwierdzono. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W latach 2002 2003 nie dokonywano wypłat odpraw i ekwiwalentów za nie wykorzystany urlop wypoczynkowy.
5.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych – terminowo ść przekazywania środków
W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu przyznawania pomocy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie Gminy w Cielądzu określał „Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych”, wprowadzony przez Wójta Gminy w dniu 1.11.1996 roku. Do powyŜszego regulaminu Wójt Gminy wprowadził zmiany zarządzeniem nr 1/2002 z dnia 18 lutego 2002 roku oraz zarządzeniem nr 9/2002 z 30.12.2002 roku. Zmiany dotyczyły wysokości kwot przeznaczonych na zakup upominków dla pracowników, paczek świątecznych oraz kwot przeznaczonych na dopłaty do wypoczynku urlopowego pracowników. W dniu 30.12.2002 roku zarządzeniem nr 8 Wójt Gminy w Cielądzu wprowadzono nowy „Zakładowy Regulamin Funduszu Świadczeń Socjalnych” obowiązujący od 1 stycznia 2003 roku. Rodzaje świadczeń realizowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to: - poŜyczki mieszkaniowe, - dofinansowanie raz na rok wypoczynku urlopowgo pracowników, - dofinansowanie raz na dwa lata wypoczynku dla dzieci pracowników, - dofinansowanie leczenia sanatoryjnego pracowników, emerytów i rencistów, - zakup sprzętu sportowego i turystycznego słuŜącego pracownikom, emerytom i ich rodzinom, - dofinansowanie wypoczynku sobotnio niedzielnego, organizowanego przez pracodawcę, - finansowanie imprez sportowych organizowanych przez pracodawce oraz dofinansowanie zakupu biletów wstępu na imprezy sportowe i artystyczno rozrywkowe, - udzielanie pomocy finansowej w formie bezzwrotnych zapomóg pracownikom/emerytom, rencistom/, - finansowanie imprez okolicznościowych organizowanych przez pracodawcę wraz z zakupem drobnych upominków.
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wysokść naliczonego łącznie (dla wszystkich pracowników urzędu oraz jednostek organizacyjnych) funduszu świadczeń socjalnych na 2002 rok, to kwota 125.975,00 zł, natomiast w roku 2003 wysokość odpisu wynosiła 139.370,00zł. Odpis środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy wynosił na 2002 rok 11.854 zł, który wynikał z wyliczenia: 16,5 pracowniów x 658,57zł plus 9 emerytowanych pracowników x 109,76 zł, natomiast na 2003 rok odpis wynosił 12.176zł, co wynikało z wyliczenia: 16,5 pracowników x 676,48 plus 9 emerytowanych pracowników x 112,70zł. W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia terminowości przekazania dokonanych odpisów na dany rok kalendarzowy dla pracowników urzędu na rachunek bankowy funduszu, których jednostka dokonywała jak niŜej: 2002 rok - 30 sierpnia 2002 roku – kwotę 3.000,00zł - 16 października 2002 roku kwotę 8.854,00zł Razem 11.854,00zł 2003 rok - 12 czerwca 2003 roku – kwotę 8.000,00zł, - 29 sierpnia 2003 roku kwotę 4.176,00zł. Razem – 12.176,00zł Terminy przekazywania środków na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych opisane wyŜej były niezgodnie z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym fundusu świadczeń socjalnych (tj. z 1996 r Dz. U. nr 70, poz. 335 z późń. zm.). W art.6 ust.2 cytowanej ustawy ustawodawca określił zasady przekazywania dokonanego odpisu na rachunek funduszu, a mianowicie środki naleŜy przekazać w terminie do 30 września danego roku z tym, Ŝe do dnia 31 maja roku w którym dokonano odpisu przekazuje się kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Jednostka ani w 2002 ani w 2003 roku nie zachowała wyŜej wymienionych terminów przekazania środków funduszu. Kserokopie odcinków bankowych potwierdzających przkaz środków na fundusz socjalny stanowią załącznik nr 98 do protokłu kontroli. Kontrola dokumentów dotyczących wydatkowania środków funduszu wykazała ich zgodność z ustaleniami zawartymi w zakładowym regulaminie świadczeń socjalnych.
5.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników
Wydatki na podróŜe słuŜbowe wg ewidencji księgowej wynosiły w 2002 roku 2.847,00 zł w tym wydatki na podróŜe słuŜbowe pracowników Urzędu Gminy w Cielądzu, ewidencjonowane w dziale 750 rozdziale 75023 § 4410, wynosiły 282,00zł roku. W 2003 roku wydatki na podróŜe słuŜbowe wynosiły łącznie 3.710,00zł w tym podróŜe słuŜbowe pracowników Urzędu Gminy wynosiły 615,00zł. W kontrolowanej jednostce nie dokonywano wypłat naleŜności za uŜywanie własnego pojazdu do celów słuŜbowych w formie ryczałtów miesięcznych. Nie
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wystawiano równieŜ poleceń wyjazdu słuŜbowego uprawniających do odbywania podróŜy własnym środkiem lokomocji. Ewidencję wydawanych pleceń wyjazdu słuŜbowego prowadzi w Urzędzie Gminy Cielądz Kierownik Referatu Organizacyjnego p.Maria Ciesielska PodróŜe krajowe Celem sprawdzenia prawidłowości ewidencjonowania, rozliczenia i wypłaty naleŜności z tytułu zwrotu kosztów na podróŜe słuŜbowe krajowe, kontroli poddano polecenia wyjazdu słuŜbowego o numerach: - nr 41/2002 z dnia 17.04.2002 rok na okres 18.04.2002 rok, rozliczone 19.04.2002 rok, - nr 4/2002 z dnia 22.01.2002 rok – na okres 23.01.2002 rok, rozliczone31.01.2002 rok, - nr 76/2003 z dnia 9.09.2003 rok na okres 9.09.2003 rok rozliczone 10.09.2003, - nr 77/2003 z dnia 9.09.2003 rok – na okres 9.09.2003 rok rozliczone 10.09.2003 rok, - nr 33/2003 z dnia 11.04.2003 rok – na okres 11.04.2003 rok rozliczone 17.04.2003 rok, - nr 34/2003 z dnia 14.04.2003 rok na okres 15.04.2003 rok, rozliczone 17.04.2003 rok, i stwierdzono co następuje: - delegacje pracowników Gminy ujęto w rejestrze delegacji prowadzonym w Urzędzie Gminy Cielądz, - zlecającym wyjazd słuŜbowy był Wójt Gminy, bądź z upowaŜnienia Wójta Kierownik Referatu Organizacyjnego, - zastosowano prawidłowe stawki naliczeń diet, oraz ryczałtów za dojazdy, - delegacje sprawdzane były pod względem wykonania polecenia słuŜbowego, sprawdzane pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki.
PodróŜe zagraniczne W okresie objętym kontrolą w jednostce nie odnotowano wydatków związanych z podróŜami zagranicznymi pracowników.
5.2. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych Zasady wypłaty diet Zasady wypłaty diet dla radnych i członków komisji spoza rady zostały określone uchwałą Rady Gminy nr XV/99/2000 w dniu 14 kwietnia 2000 roku, zgodnie z którą dieta ta miała wynosić 80 zł za kaŜde posiedzenie. W dniu 3 grudnia 2002r. Rada Gminy podjęła uchwałę nr II/8/2002 w sprawie uchwalenia diet radnych, diety ustalono w wysokości 80 zł za posiedzenie. Rada Gminy podjęła w dniu 14 kwietnia 2000 roku uchwałę nr XV/98/2000 w sprawie uchwalenia ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy, ryczałt ustalono w wysokości 800 zł miesięcznie, za kaŜdy dzień nieobecności
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przewodniczącego w stosunku do ustalonego harmonogramu kwota ryczałtu miała być zmniejszona o 1/10 miesięcznego ryczałtu. W dniu 3 grudnia 2002 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr II/7/2002 w sprawie ustalenia ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy, ryczałt zmniejszono z 800 zł do 600 zł miesięcznie, zasady zmniejszania wysokości wypłacanego ryczałtu w przypadku nieobecności przewodniczącego pozostały takie same potracenie 1/10 ryczałtu. Rada Gminy Cielądz podjęła w dniu 3 grudnia 2002 roku uchwałę nr II/9/2002 w sprawie diet sołtysów, ustalając ją w wysokości 50 % diety radnego za kaŜde posiedzenie. Prawidłowość wypłaty diet Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe wydatki w rozdziale 75022 § 303 (diety radnych) wyniosły w 2002r. 29.674 zł, w 2003r. 24.280 zł, na zaplanowane wielkości odpowiednio 29.674 zł i 24.800 zł . Poddano kontroli listy wypłat diet marzec 2002r. wysokość wypłaconych diet wynosiła 5.320 zł i listopad 2003r. wysokość diet 2.280 zł, skontrolowano prawidłowość naliczania i wypłaty diet oraz ich miesięczną wysokość w odniesieniu do §3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz. U. nr 61, poz.710) i ustalono: listy wypłat diet sporządzano i wypłat dokonywano w dniu posiedzenia rady lub komisji, na podstawie list obecności radnych, wysokość wyliczonych stawek diet była zgodna z zasadami ustalonymi w uchwałach rady, listy wypłat diet były sprawdzone pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym, podpisane przez Skarbnika Gminy i zatwierdzone do wypłaty przez Wójta. Nieprawidłowość przy naliczaniu i wypłacie diet nie stwierdzono.
Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe wydatki z tytułu kosztów podróŜy słuŜbowych radnych wystąpiły tylko w 2003 roku w wysokości 100 zł. Skontrolowano wszystkie (trzy) wystawione delegacje, dotyczyły one wyjazdu Radnych Gminy na szkolenie do Łodzi, zostały one podpisane z upowaŜnienia Wójta przez p. Marię Ciesielską, Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, co było sprzeczne z §2 ust.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 roku w sprawie sposobu ustalania naleŜności z tytułu zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych radnych gminy (Dz. U. nr 66, poz.800 z późn. zm.), z którego wynika, Ŝe termin i miejsce wykonania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowej określa Przewodniczący Rady. W stosunku rozliczenia delegacji nieprawidłowości nie stwierdzono, dietę i ryczałt na dojazdy zastosowano w prawidłowej wysokości.
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
6. WYDATKI INWESTYCYJNE
Źródła finansowania realizowanych inwestycji. Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych
Źródła finansowania inwestycji w latach 2002 2003 stanowiły: środki własne budŜetu gminy, dotacje oraz kredyty i poŜyczki, przedstawia je załącznik nr 99 do protokołu. W 2002 roku źródło finansowania zadań inwestycyjnych realizowanych przez kontrolowaną jednostkę stanowiły środki własne 30% ogólnej kwoty wydatków inwestycyjnych, środki ludności partycypującej w realizacji inwestycji 12,9% łącznej wartości realizowanych inwestycji i pozostałą część wydatków stanowiły zaciągnięte kredyty i poŜyczki. W 2003 roku środki własne stanowiły 48,5 % wydatków inwestycyjnych, środki z zaciągniętych kredytów i poŜyczek stanowiły 5,2% realizowanych wydatków, oraz 46,3% stanowiły dotacje a mianowicie (94.000,00zł dotacja z ARiMR) i 350.000,00 zł środki otrzymane z Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu na budowę hali gimnastycznej. W 2003 roku Gmina w Cielądzu otrzymała środki na dofinansowanie inwestycji własnych na budowę sali gimnastycznej gimnazjum ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu na podstawie umowy nr 80/03/98 spisanej w dniu 25 sierpnia 2003 roku z Bankiem Milenium S.A. w Warszawie, działającym na rzecz i w imieniu Ministra Edukacji Narodowej. Przedmiotem niniejszej umowy było dofinansowanie rozpoczętej w 2000 roku budowy hali gimnastycznej i gimnazjum ze środków ministerstwa w wysokości 800.000,00 zł, przy czym w 2003 roku przekazaniu podlegała kwota 350.000,00 zł i w 2004 roku kwota 450.000 zł. Jako zabezpieczenie dotrzymania warunków umowy tj. przeznaczenie środków zgodnie z zapisanym w umowie celem, gmina przedłoŜyła do dyspozycji Ministerstwu Edukacji Narodowej i Sportu weksel in blanco. Środki dofinansowania, zgodnie z umową, uruchamiane były na podstawie wiarygodnych, sprawdzonych i zaakceptowanych przez gminę, nieopłaconych faktur i rachunków dotyczących przedsięwzięcia. Szczegółowe wymagania dotyczące faktur określał załącznik nr 1 do umowy, stanowiący jej integralna część. Ponadto gmina w terminach kwartalnych przedkłada Bankowi informację o finansowej i merytorycznej realizacji przedsięwzięcia a w szczególności o wykorzystaniu środków własnych, środków z dopłat innych, na odpowiednim formularzu, którego wzór stanowił załącznik nr 2 do umowy. W terminach do 28 lutego kaŜdego roku gmina przedkłada do ministerstwa informację o przebiegu realizacji i finansowania inwestycji w roku poprzednim, wraz z załączoną kopią częściowych protokołów odbioru inwestycji. W terminach kwartalnych przedkładane są Urzędowi Marszałkowskiemu w Łodzi sprawozdania z realizacji przedsięwzięcia na odpowiednim formularzu, którego wzór stanowił załącznik nr 4 do umowy zawartej z Bankiem. W okresie od podpisania umowy do czerwca 2004 roku Bank Milenium zrealizował płatności na podstawie następujących faktur: - faktura nr 0095/03/FVS z dnia 02.09.2003r., na kwotę 265.489,47 zł – zapłata w dniu 10.09.2003 rok, - faktura nr 00117/03/FVS z dnia 17.11.2003 r., na kwotę 84.530,00zł zapłata dokonana 27.11.2003 rok,
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- faktura VAT nr 0002/04/FVS z dnia 15.01.2004 r., na kwotę 97.370,00zł zapłata dokonana 04.02.2004 rok, - faktura VAT nr 0029/04/FVS z dnia 02.03.2004r., na kwotę 55.969,56zł – zapłata dokonana 05.03.2004 rok. Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych realizowanych przez Gminę Cielądz oraz ich udział w wydatkach budŜetu Gminy przedstawia poniŜsza tabela: L.p Wyszczególnienie Plan Wykonanie %wykonania
1. 2. 3. 4. 5. 2002 1. Wydatki budŜetowe 5.887.166 5.656.419 96,1 Wydatki inwestycyjne gminy 1.204.611 984.756 81,7 2. Procentowy udział wydatków 3. inwestycyjnych wydatkach 20,47 17,41 bud Ŝetowych ogółem
2003 1. Wydatki bud Ŝetowe 5.871.439 5.831.239 99,2 Wydatki inwestycyjne gminy 959.800 959.800 100,0 2. Procentowy udział wydatków 3. inwestycyjnych w wydatkach 16,35 19.71 bud Ŝetowych ogółem
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
W kontrolowanej jednostce wydatki poniesione na realizację zadań inwestycyjnych są ewidencjonowane na koncie syntetycznym – 080 – inwestycje , do konta tego prowadzona jest ewidencja analityczna z podziałem na poszczególne zadania inwestycyjne. Ewidencja syntetyczna i analityczna prowadzona jest w programie komputerowym.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zadania inwestycyjne realizowane w okresie objętym kontrolą zostały zaplanowane przez Radę Gminy w uchwałach budŜetowych na lata 2002 i 2003 ujęte w załącznikach zadań inwestycyjnych . Zmiany dokonywane w trakcie roku budŜetowego dotyczące wysokość środków finansowych przeznaczonych na ich realizację lub wprowadzanie nowych zadań, dokonywane były poprzez podjęcie uchwały przez Radę Gminy. Zgodnie z treścią ust.4 regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Cielądzu, sprawami związanymi z „nadzorem nad prowadzonymi inwestycjami gminnymi łącznie budownictwem komunalnym i szkolnym, programowanie i realizowanie komunalnego budownictwa, planowanie budowy, modernizacji, utrzymania dróg lokalnych i gminnych, „prowadzenie spraw wynikających z przepisów o zamówieniach publicznych”, naleŜy do zadań Referatu ds. Budownictwa i Rolnictwa.
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W kontrolowanym okresie 2002 –2003 roku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzała komisja przetargowa, powoływana kaŜdorazowo przez Wójta Gminy do kaŜdego zaplanowanego zamówienia. Ilościowy skład komisji uzaleŜniano od wartości zamówienia. Przewodniczył w pracach komisji kierownik Referatu Budownictwa i Rolnictwa p. Marian Krawczyk.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Wykaz przeprowadzonych inwestycji w Gminie Celądz w latach 2002 – 2003 o wartości do 30.000 EURO i powyŜej 30.000 EURO przedstawia załącznik nr 100 do protokołu kontroli . Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w miejscowości Ossowice
Etap przygotowania inwestycji (projekty, kosztorysy) Dokumentację geodezyjno – techniczną i kosztorysową budowy wodociągu w miejscowości Ossowice wykonało Biuro Projektów „DOMIKOR” z miejscowości Bukowiec 2d, 92 701 Łódź, na podstawie umowy Nr 11/2000 z dnia 5.12.2000r., wykonawca dokumentacji został wybrany w trybie przetargu nieograniczonego. Prawidłowość stosowania przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych nie była przedmiotem niniejszego postępowania kontrolnego. Na podstawie sporządzonego kosztorysu inwestorskiego ustalono, Ŝe wartość zadania inwestycyjnego wynosiła 604.512,00 zł. W dniu 29.03.2001r. Dyrektor Wydziału Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego działający z upowaŜnienia Starosty Powiatu w Rawie Mazowieckiej podpisał decyzję Nr 103/2001 w sprawie zatwierdzenia projektu budowy wodociągu we wsi Ossowice i wydania pozwolenia na budowę. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez Wójta Gminy w dniu 25.07.2001r. Przedmiotem zamówienia było wykonanie sieci wodociągowej z przyłączami we wsi Ossowice z rur PCW : 160 mm o długości 450,0 m, 110 mm – 12.007,0 m, 90 mm – 393,0 m, 63 mm – 469,0 m, razem 13.319,0 m i 81 przyłączy wodociągowych z rur PE 40 mm – 3.525m. Ogłoszenie o przeprowadzeniu przetargu zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniach 21.06. 21.08.2001r., opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych z dnia 2.07.2001r. Nr 101 pod pozycją 38001. Określono w nim m.in.: termin realizacji zadania do 31 lipca 2002r., wadium w wysokości 12.000 zł (około 2 % wartości przedmiotu zamówienia), informacje o warunkach wymaganych od dostawców, oświadczenie o stosowaniu preferencji krajowych, miejsce i termin składania ofert 21.08.2001r., godz. 10 00 , miejsce i termin otwarcia ofert 21.08.2001r., godz. 10 15 ,
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
kryteria oceny ofert: cena 80 %, doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta 10 % i warunki płatności 10 %. Komisję Przetargową do przeprowadzenia niniejszego przetargu powołał Wójt Gminy p. Andrzej Latek (Decyzja Nr 4/01 z dnia 21.08.2001r.) w składzie: Przewodniczący p. Andrzej Latek, członkowie p. Wiesława Libera, p. Marian Krawczyk i p. Sylwester Stefański. Przeprowadzono kontrolę specyfikacji istotnych warunków zamówienia (w dalszej części protokołu uŜywany skrót SIWZ) i stwierdzono dokonywanie poprawek zapisów SIWZ, polegających na skreśleniu uprzedniego zapisu i dokonywaniu nowego zapisu długopisem lub cienkopisem. Opisane czynności wystąpiły: 1. W rozdziale I: w pkt 2 pn. Wymagany termin realizacji zamówienia znajdują się zapisy dopisane cienkopisem, w pkt 4.7 skreślono kwotę wadium z pierwotnej wysokości 12.000 zł i wpisano 3.500 zł, 2. W rozdziale IV na stronie 7: w pkt 2.2 skreślono zapis dotyczący daty 21.08.2001r., dopisano 14.11.2003r., w pkt 3 skreślono datę 21.08.2001r., dopisano 14.11.2002r., w pkt 5 zapis dotyczący 45 dni związania ofertą skreślono i zapisano 15, w pkt 7 skreślono datę 21.08.2001r., tj. kiedy miało nastąpić otwarcie ofert i wpisano 14.11.2003r., w pkt 9 w odniesieniu do zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w wysokości 5 % zamieszczono zapis 3. Kserokopia stron SIWZ stanowi załącznik nr 101. Do inspektora p. Mariana Krawczyk skierowano zapytanie w sprawie dokonanie powyŜszych poprawek: czym były spowodowane powyŜsze skreślenia ? kiedy były dokonane, przed czy po przesłaniu SIWZ oferentom ? czy i jaki miały wpływ na ustalenia specyfikacji a odnoszące się do danych zawartych w ogłoszeniu o przeprowadzeniu przetargu ? Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 102 . Wynika z niego, Ŝe zmiany naniesione do specyfikacji spowodowane były wykorzystaniem niniejszej specyfikacji do sporządzenia innej dokumentacji przetargowej. Wprowadzone zmiany nie miały wpływu na postępowanie na wybór wykonawcy budowy wodociągu w Ossowicach, gdyŜ dokonane były pod koniec w 2002r. a przedmiotowy przetarg był rozstrzygnięty w sierpniu 2001r. Wartość kosztorysowa zamówienia wynosiła ponad 30.000 EURO, na podstawie art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 1998r. Dz. U. nr 119, poz. 773 z późn. zm.) zamawiający powinien Ŝądać od dostawców lub wykonawców potwierdzenia spełnienia warunków o których mówi art.22 ust.2 ustawy. W rozdziale I pkt4 SIWZ zapisano, Ŝe w przetargu mogą wziąć udział oferenci: nie wykluczeni na podstawie art.19 i art.22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, posiadają uprawnienia do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymogami ustawowymi,
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
posiadają stosowne uprawnienia budowlane, posiadają niezbędna wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny a takŜe pracowników zdolnych do wykonania zamówienia, znajdują się w sytuacji zapewniającej wykonanie zamówienia. Natomiast w rozdziale IV – instrukcja dla oferentów, zamawiający zamieścił wykaz dokumentów, których wymagał przedstawienia w formie oryginałów lub wypełnionych przez oferentów załączników od nr 1 do nr 8 zamieszczonych w SIWZ. W odniesieniu do wymogu określonego w art.22 ust.2 pkt2 ustawy o zamówieniach publicznych dotyczącego posiadania przez oferenta niezbędnych uprawnień do wykonania określonych prac lub czynności, jeŜeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, zamawiający wymagał w załączniku nr 3 przedstawienia tylko wykazu pracowników przewidzianych do realizacji zamówienia. W odniesieniu do deklarowanego przez oferenta pracownika do pełnienia funkcji kierownika budowy, zamawiający nie wymagał potwierdzenia posiadania przez tego pracownika odpowiednich uprawnień budowlanych, co było sprzeczne z art.22 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, kserokopia załącznika nr 3 SIWZ stanowi załącznik nr101 . Ustawa z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. nr 106, poz.1126 z późn. zm.) w art.12 ust.2 stanowi, Ŝe samodzielne funkcje techniczne w budownictwie mogą wykonywać tylko przez osoby posiadające odpowiednie wykształcenie techniczne i praktykę zawodową, dostosowane do rodzaju, stopnia skomplikowania działalności i innych wymagań związanych z wykonywaną funkcją, stwierdzone przez wojewodę, zwane uprawnieniami budowlanymi. Zgodnie z art.42 ust.1 ustawy Prawo budowlane inwestor jest zobowiązany zapewnić objęcie kierownictwa budowy lub określonych robót budowlanych oraz nadzór nad robotami przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane odpowiedniej specjalności. W wyznaczonym terminie wpłynęły do zamawiającego oferty złoŜone przez ośmiu oferentów: 1. Przedsiębiorstwo Usługowo Produkcyjne BOLTOM S.C. z Piotrkowa Trybunalskiego z ceną 430.442,30 zł. 2. BUDMEL Wojciech śuk z Kutna z ceną 581.180,56 zł. 3. P.H.U. HYDROMEL Sp. Z o.o. z Sieradza z ceną 384.661 zł. 4. Zakład Usługowo Produkcyjno Handlowy Dariusz Śliwkiewicz z m. Bratoszewice z ceną 339.333 zł. 5. Zakład Usług Wodno Kanalizacyjnych Krzysztof Machnicki ze Skierniewic z ceną 342.051 zł. 6. Instalatorstwo Sanitarne i C.O. z Rawy Mazowieckiej z ceną 401.709zł. 7. Instalatorstwo Sanitarne i C.O. z Rawy Mazowieckiej z ceną 388.961zł. 8. Zakład Budowy Wodociągów Kanalizacji i C.O. S.C. z Łodzi z ceną 332.327 zł. W trakcie kontroli dokumentacji przetargowej stwierdzono, Ŝe brak jest w niej załączników do protokołu postępowania sporządzonych na drukach: ZP 45 pn. Zestawienie dokumentów wymaganych od dostawców /wykonawców biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
ZP 46 pn. Informacja o spełnianiu warunków wymaganych od dostawców/wykonawców, ZP 51 pn. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie. Do inspektora urzędu zajmującego się sprawami inwestycji p. M. Krawczyk, będącego takŜe członkiem komisji przetargowej skierowano zapytanie, czy powyŜsze dokumenty w trakcie prac komisji przetargowej zostały sporządzone, wyjaśnienie stanowi załącznik nr 103. Ze złoŜonego wyjaśnienia, Ŝe druków tych nie sporządzono „ ...przez przeoczenie ...”, było to sprzeczne Zarządzeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 29 grudnia 1994 roku w sprawie określenia wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół (M. P. nr 1, poz. 12). Przeprowadzono kontrolę dokumentów zawartych w ofertach pod względem spełniania przez oferentów wymogów SIWZ i ustalono, Ŝe wymogi spełniały wszystkie oferty. Kontroli poddano złoŜone przez oferentów oferty cenowe i stwierdzono, Ŝe ceny w trzech ofertach nr: 1, 2 i 5, zostały poprawione przez członka komisji przetargowej p.Wiesławę Libera (Skarbnik Gminy), kserokopia 3 kosztorysów ofertowych i cena oferty nr 5 stanowi załącznik nr 104 . Na podstawie kontroli zapisów SIWZ zawartych w rozdziale IV pkt 8.1 pn. Ocena ofert, ustalono, Ŝe poprawy cen dokonano zgodnie z postanowieniami SIWZ. Zapisano w niej, Ŝe w przypadku poprawienia ceny ofertowej zgodnie z postanowieniami SIWZ, waŜna i wiąŜąca dla oferenta i zamawiającego będzie poprawiona cena. „Gdy oferent nie wyrazi zgody na poprawienie błędów bądź nie udzieli na Ŝądanie zamawiającego wyjaśnień dotyczących treści złoŜonej oferty, jego oferta zostanie odrzucona ”. Na podstawie druku ZP 41 pn. Zbiorcze zestawienie ofert stanowiącego załącznik nr 105 do protokołu ustalono, Ŝe oferty nr :1, 2 i 5 były rozpatrywane w cenach poprawionych przez komisję przetargową. Natomiast w dokumentacji przetargowej znajduje się tylko jedno oświadczenie o wyraŜeniu zgody, na zmianę ceny oferty po poprawieniu błędu powstałego podczas jej wyliczenia, złoŜone przez oferenta nr 5, oświadczenie stanowi załącznik nr 106 . Brak jest takich oświadczeń podpisanych przez oferentów nr 1 i 2 , wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Kierownik Referatu Inwestycji p. Marian Krawczyk, stanowi ono załącznik nr 107 do protokołu kontroli. Wynika z niego, Ŝe komisja przetargowa poinformowała telefonicznie o dokonanych poprawkach cen ofertowych oferentów nr 1 i 2. Oferenci wyrazili zgodę na ich dokonanie. Zaniechanie zamawiającego polegające na braku uzyskania od oferentów nr 1 i 2 pisemnej zgody na dokonanie poprawienia cen ofertowych spowodowało naruszenie zasady pisemności postępowania przetargowego, określonej w art. 21 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Ponadto ustalono, Ŝe nie sporządzono załącznika do protokołu postępowania przetargowego na druku ZP 43 pn. Stwierdzone w ofertach oczywiste omyłki, jest to sprzeczne z Zarządzeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 29 grudnia 1994 roku w sprawie określenia wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół.
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Przeprowadzono szczegółową kontrolę dokonania oceny ofert przez komisje przetargową w odniesieniu do najwaŜniejszego kryterium oceny ofert ceny, kryterium to było wyliczone w prawidłowej wysokości i zapisane w sporządzonym do dokumentacji przetargowej druku ZP 53 pn. Streszczenie oceny i porównanie złoŜonych ofert. Nieprawidłowości w ocenie ofert wystąpiły w drugim kryterium pn. doświadczenie i przygotowanie zawodowe, kryterium to składało się sumy dwóch składników: 1. Wartości robót podobnych do przedmiotu zamówienia, wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat, wyliczenie według wzoru określonego w SIWZ. 2. Referencje potwierdzające, Ŝe wykazane roboty wykonane zostały z naleŜytą starannością, wyliczenie według wzoru określonego w SIWZ. Do wyliczenia wartości robót o podobnym charakterze z ostatnich trzech lat, kontrolujący przyjmował lata 1998, 1999 i 2000, w celu sprawdzenia wyliczenia drugiego składnika kryterium, kontroli poddano takŜe referencje złoŜone przez oferentów, zaliczając jako prawidłowe referencje potwierdzające wykonanie robót z okresu 1998 2000, wyniki wyliczenia dokonanego przez kontrolującego przedstawia poniŜsza tabela: Oferent Warto ść robót o Wyliczona Liczba Wyliczona Wyliczona podobnym charakterze z warto ść referencji z warto ść warto ść lat 1998-2000 wg wzoru okresu 1998- wg wzoru ogółem tego 2000 kryterium 1. 8.500.000 0,3 22 0,7 1 2. 1.338.222 0,047 5 0,16 0,207 3. 6.138.500 0,22 15 0,477 0,697 4. 647.791 0,022 5 0,159 0,181 5. 1.477.800 0,052 4 0,127 0,179 6. 4.787.000 0,19 6 0,19 0,380 7. 281.529 0,001 4 0,127 0,128 8. 930.000 0,032 4 0,127 0,159
PoniŜej sporządzona tabela przedstawia dane liczbowe na podstawie których zostały wyliczone kryteria 2 i 3, dane te zostały zawarte na sporządzonym i potwierdzonym przez członka komisji przetargowej p. Wiesławę Libera dokumencie roboczym załączonym do dokumentacji przetargowej stanowiącym załącznik nr 108 do protokołu kontroli. PoniŜsza tabela zawiera wyliczone wartości kryterium 2 doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta, które zostały zawarte na druku ZP 53 pn. Streszczenie oceny i porównanie złoŜonych ofert, druk ZP 53 stanowi załącznik nr 109. Lp. Warto ści robót o podobnym charakterze z Liczba referencji z okresu Wyliczona warto ść lat 1998-2000 1998-2000 ogółem tego kryterium 1. 8.600.000 28 1 2. 1.338.222 3 0,122 3. 6.258.500 12 0,518 4. 647.791 6 0,173 5. 1.477.800 6 0,202 6. 3.443.000 8 0,320 7. 281.529 4 0,110
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
8. 930.000 6 0,182 Na podstawie analizy danych zawartych w powyŜszych tabelach stwierdzono, Ŝe do wyliczenia pierwszego składnika tego kryterium wartość robót z okresu ostatnich 3 lat, komisja przetargowa przyjęła błędne wartości robót w przypadku oferentów nr: 1 8.600.000 zamiast 8.500.000, 3 – 6.258.500 zamiast 6.318.500, 6 – 3.443.000 zamiast 4.787.000. Zasady zaliczania złoŜonych przez oferentów referencji potwierdzających, Ŝe zrealizowane w ostatnich trzech latach roboty o podobnym charakterze, były wykonane z naleŜytą starannością i następnie uwzględniania ich w wyliczeniach tego kryterium zostały opisane w pkt 8.3 SIWZ. Na podstawie powyŜszych róŜnic w badanym składniku tego kryterium stwierdzono, Ŝe nie niosły one za sobą istotnej zmiany punktowej. Przeprowadzono wyliczenia w odniesieniu do oferty nr 6, gdzie róŜnica była największa, przedstawiają się one następująco : ustalona przez komisję wartość tego składnika wynosiła 3.443.000 : 8.600.000 = 0,40 X 3 X 10% = 0,12 X 4 członków komisji = 0,48, wyliczenie dokonane przez kontrolującego 4.787.000 : 8.500.000 = 0,563 X 3 X 10% = 0,169 X 4 członków komisji = 0,676. 0,676 – 0,48 = 0,196 o taką wartość powinna być zwiększona ilość punktów uzyskanych przez oferenta nr 6, czyli z 29,688 na 29,884, oferta nr 5 która wygrała, uzyskała 35,928 punktu, zatem błąd ten nie miał wpływu na rozstrzygnięcie postępowania. Przeprowadzono kontrolę ofert pod względem zaliczenia referencji do wyliczenia drugiego składnika tego kryterium i ustalono, Ŝe komisja przetargowa błędne przyjęła złoŜone przez oferentów ilości referencji potwierdzające wykonanie robót z tego okresu i tak: oferentowi nr 1 powinna zaliczyć 22 referencje zamiast 28, oferentowi nr 2 powinna zaliczyć 5 referencji zamiast 3, oferentowi nr 3 powinna zaliczyć 15 referencji zamiast 12, oferentowi nr 4 powinna zaliczyć 5 referencji zamiast 6, oferentowi nr 5 powinna zaliczyć 4 referencje zamiast 6, oferentowi nr 6 powinna zaliczyć 6 referencji zamiast 8, oferentowi nr 7 zaliczyła prawidłowo 4 referencje, oferentowi nr 8 powinna zaliczyć 4 referencje zamiast 6. Kontrolujący oceniając referencje dokonywał tego zgodnie z zasadami SIWZ, zaliczając referencje z okresu 1998 2000. Kserokopia referencji złoŜonych przez oferentów nr 5 i 8 stanowi załącznik nr 110. Do Członka komisji przetargowej p. Wiesławy Libera skierowano zapytanie, jak komisja oceniała referencje złoŜone przez oferentów, w sytuacji kiedy występują róŜnice w zaliczeniu prawidłowo złoŜonych referencji, wyjaśnienie stanowi załącznik nr 111 . Z wyjaśnienia wynika, Ŝe komisja przetargowa błędnie uznała wszystkie referencje złoŜone przez oferentów, nie odrzucała referencji dotyczących robót sprzed 1998 roku. Na podstawie danych ustalonych przez kontrolującego, zamieszczonych w pierwszej tabeli, dokonano wyliczeń wartości kryterium dla poszczególnych ofert (wyniki zamieszczone w poniŜszej tabeli ostatniej kolumnie) i porównano je z wyliczeniami dokonanymi przez komisje przetargową, stwierdzono, Ŝe w kilku pozycjach występuje róŜnica, wyliczenia przedstawia poniŜsza tabela:
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Oferent Warto ść kryterium Warto ść Ró Ŝnica Ró Ŝnica X Warto ść Prawidłowo „2” wyliczona przez kryterium 4 punktowa wyliczona kontroluj ącego „2” członków ogółem warto ść wyliczona komisji wyliczona przez punktowa przez komisj ę komisj ę 1 1 1 0,00 0,00 31,78 31,78 2 0,207 0,122 + 0,085 + 0,34 21,296 21,636 3 0,697 0,518 + 0,179 + 0,716 31,568 32,284 4 0,181 0,173 + 0,008 + 0,032 34,456 34,488 5 0,179 0,202 - 0,023 - 0,092 35,928 35,836 6 0,380 0,320 + 0,06 + 0,24 29,688 29,928 7 0,128 0,110 + 0,018 + 0,072 29,416 29,488 8 0,159 0,182 - 0,023 - 0,092 35,132 35,04
Wyniki zamieszczone w powyŜszej tabeli wskazują, iŜ pomimo wystąpienia róŜnic w wyliczaniu wartości punktowej kryterium drugiego, nie miały one decydującego wpływu na wynik postępowania przetargowego, tzn. na to która z ofert zajęła 1, 2 i 3 miejsce w punktacji końcowej. Oferta nr 5 wygrała postępowanie przetargowe w ocenie komisji przetargowej i prawidłowo wyliczonej wartości punktowej przez kontrolującego. Sprawdzając ocenę kryterium trzeciego dotyczącego warunków płatności, zgodnie z SIWZ kryterium to równieŜ składało się z sumy dwóch czynników: liczby etapów fakturowania i wymagalnej płatności pierwszej faktury liczonej według załącznika nr 8 do SIWZ, jako suma dni podanych przez oferenta w kolumnie 4 i 5. W trakcie kontroli ofert dotyczących tego kryterium stwierdzono, Ŝe oferent nr 8 w załączniku nr 8 pn. Warunki i terminy płatności w kolumnie nr 4 nie podał liczby dni po upływie których od rozpoczęcia budowy wystawi pierwszą fakturę, w kolumnie tej zamieścił zapis „ … 10.2001”, kserokopia warunków i terminu płatności tego oferenta stanowi załącznik nr 112 . UniemoŜliwiało to w ocenie kontrolującego wyliczenie tego kryterium w przypadku oferenta nr 8. Na podstawie zbiorczego zestawienia danych do wyliczenia kryteriów 2 i 3 ustalono, Ŝe komisja przetargowa przyjęła dla tego oferenta okres 75 dni, od rozpoczęcia budowy do upływu terminu płatności. Do członka komisji przetargowej Kierownika Referatu Inwestycji skierowano zapytani: czy na podstawie art.44 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych zamawiający występował do oferenta nr 8 o wyjaśnienie warunków i terminów płatności przedstawionych w ofercie? na podstawie jakich danych (informacji), komisja przetargowa ustaliła dla tego oferenta liczbę 75 dni ? Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 113 , wynika z niego, Ŝe komisja przetargowa uzyskała telefonicznie od tego oferenta informacje co do terminu zapłaty faktur, stwierdzono brak w kontrolowanej dokumentacji pisemnego potwierdzenia tych informacji narusza zasadę pisemności postępowania określoną w art.21 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Komisja przetargowa zakończyła prace w dniu 21.08.2001r., z postępowania przetargowego sporządzono protokół na druku ZP 1, został on w tym samym dniu zatwierdzony przez Wójta Gminy. Najbardziej korzystna w ocenie komisji
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przetargowej była oferta złoŜona przez oferenta nr 5 i oferent ten został wybrany do realizacji zamówienia. Zamawiający w dniu 22.08.2001r. przesłał listownie wynik rozstrzygniętego postępowania przetargowego. W dniu 28.08.2001r. wpłynął do tutejszego Urzędu Gminy protest złoŜony przez oferenta nr 8, w którym podniósł on, Ŝe w dniu otwarcia ofert komisja przetargowa odczytując ofertę nr 5 Zakładu Usług Wodno Kanalizacyjnych ze Skierniewic podała wartość tej oferty w kwocie 348.054 zł. Natomiast w zawiadomieniu z dnia 22.08.2001r. dotyczącym rozstrzygnięcia wyniku postępowania podano, Ŝe wybrana została jako najkorzystniejsza oferta tego samego oferenta na kwotę 342.051 zł. W dniu 29.08.2001r. zamawiający przysłał oferentowi nr 8 odpowiedź na protest w którym poinformował, Ŝe protest uznaje za bezzasadny i nie wstrzymuje postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Odrzucenie protestu motywował tym, iŜ cena oferty która wygrała, zostało poprawiona zgodnie z postanowieniami SIWZ i taką cenę przyjęto jako cenę ofertową tego oferenta. Kontrolujący sprawdził dokonanie poprawek przez komisję przetargową (dokonano poprawienia cen ofertowych złoŜonych w trzech ofertach), zagadnienie opisane wcześniej, nieprawidłowości nie stwierdzono. Oferent od odrzucenia protestu nie wniósł odwołania. Ogłoszenie o wyniku postępowania wywieszono na tablicy ogłoszeń w dniu 22.08.2001r. zdjęto w dniu 9.09.2001r., w dniu 4.09.2001r. przesłano do Urzędu Zamówień Publicznych wynik postępowania przetargowego celem publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych. Tego samego dnia przesłano do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji informacje cenową z przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne. Umowa nr 4/2001 pomiędzy Gminą Cielądz reprezentowana przez Zarząd Gminy w imieniu którego działali Wójt Gminy p. Andrzej Latek i Członek Zarządu p. Sylwester Stefański przy złoŜonej kontrasygnacie Skarbnika Gminy a firmą Zakład Usług Wodno Kanalizacyjnych reprezentowany przez właściciela p. Krzysztofa Machnickiego na wykonanie sieci wodociągowej wraz z przyłączami w m. Ossowice została podpisana w dniu 10.09.2001r. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy zgodnie z postanowieniami § 10 miało wynosić 5 % wartości podpisanej umowy tj. 17.103 zł, wniesienie jego zaplanowano w następujący sposób, 30 % zabezpieczenia (kwotę 5.131 zł) wykonawca wpłaci w dniu podpisania umowy, pozostała część zabezpieczenia potrącana będzie przez zamawiającego z faktur przejściowych w wysokości 5 % wartości netto faktury. Skontrolowano wpłatę zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy do której wykonawca był zobowiązany w dniu jej podpisania i stwierdzono, Ŝe wpłata taka została dokonana do kasy Urzędu Gminy. Termin rozpoczęcia robót ustalono na dzień 10.09.2001r., zakończenia na dzień 31.07.2002r., kserokopia umowy stanowi załącznik nr 114 . W przypadku podpisania umowy – zaciągnięcia zobowiązania na wykonanie inwestycji na okres dwóch lat, rozpoczęcie wrzesień 2001r. zakończenie lipiec 2002r., Rada Gminy na podstawie art.18 ust.2 pkt9 lit.e) ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) powinna podjąć uchwałę w sprawie upowaŜnienia Wójta Gminy i Członka Zarządu do zaciągania zobowiązań w zakresie podejmowanych inwestycji o wartości
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przekraczającej granicę ustaloną corocznie przez radę gminy. Rada Gminy w odniesieniu do kontrolowanej inwestycji mogła uchwalić wieloletni program inwestycyjny na podstawie art.110 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz. 1014 z późn. zm.). Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gminy stanowi ono załącznik nr 115 do protokołu, wynika z niego, Ŝe Rada Gminy nie uchwaliła wieloletniego programu inwestycyjnego dla kontrolowanego zadania oraz nie podjęła uchwały na podstawie art.18 ust.2 pkt9 lit.e) ustawy o samorządzie gminnym, co pozostaje w sprzeczności z cytowanymi wyŜej przepisami. Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego Środki finansowe na realizację kontrolowanego zadania inwestycyjnego były zaplanowane w uchwale Rady Gminy nr XXVI/160/2001 z dnia 21 marca 2001 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2001 rok w załączniku zadań inwestycyjnych nr 7 w wysokości 420.000 zł, w tym środki własne 70.000 zł, wpłaty ludności 100.000 zł i kredyty i poŜyczki w wysokości 250.000 zł. Rada Gminy podjęła w dniu 15 listopada 2001 roku uchwałę nr XXXI/194/2001 w sprawie dokonania zmian budŜetu gminy na rok 2001, w załączniku nr 4 zwiększyła wydatki budŜetu gminy na rok 2001 o kwotę 59.073 zł oraz zmniejszyła wydatki budŜetu gminy o kwotę 99.200 zł, zmniejszenie to dotyczyło wydatków majątkowych w rozdziale 01095 – budowa wodociągu w Ossowicach. W załączniku nr 5 do tej uchwały zmniejszono przychody budŜetu gminy na 2001 rok o kwotę 220.780 zł i zmniejszono wydatki budŜetu o kwotę 220.780zł, zmniejszenie w wysokości 200.000 zł dotyczyło budowy wodociągu w Ossowicach. Tego samego dnia Rada Gminy podjęła uchwałę nr XXXI/195/2001 w sprawie dokonania zmian w budŜecie, w załączniku nr 1 zwiększyła wydatki na budowę wodociągu w Ossowicach o kwotę 80.000 zł. W dniu 28 grudnia 2001 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr XXXII/205/2001 w sprawie dokonania zmian budŜetu gminy na rok 2001, zmniejszając w załączniku nr 4 wydatki budŜetu na budowę wodociągu w m. Ossowice o kwotę 68.359 zł. W tym samym dniu Rada podjęła uchwałę nr XXXII/206/2001 w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2001rok, zmniejszając w załączniku nr 2 wydatki majątkowe w rozdziale 01095 o kwotę 4.604 zł. Na koniec 2001r. na kontrolowane zadanie inwestycyjne zaplanowana była kwota 127.837 zł. W 2002 roku środki finansowe na realizację zadania zostały zaplanowane przez radę gminy uchwałą nr XXXIII/207/2002 z dnia 22 marca 2002 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2002 rok, zaplanowano je w wysokości 360.000 zł, łącznie ze środkami na wykonanie dokumentacji na wodociąg Niegłowy – Zuski. W uchwale Zarządu Gminy nr 4/2/2002 z dnia 10 kwietnia 2002 roku w sprawie opracowania układu wykonawczego budŜetu gminy do uchwały Nr XXXIII/207/2002 w rozdziale 01010 w § 6050 zaplanowano wodociąg Ossowice i dokumentacja wodociągu Niemgłowy w wysokości 50.000 zł, łącznie w wysokości 360.000 zł, zatem na wodociąg w Ossowicach zaplanowano kwotę 310.000 zł.
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rada Gminy podjęła w dniu 14 czerwca 2002 roku uchwałę nr XXXV/219/2002 w sprawie dokonania zmian w budŜecie zwiększono wydatki inwestycyjne na budowę wodociągu o kwotę 64.990 zł. Uchwałą nr XXXVII/232/2002 z dnia 26 września 2002 roku Rada Gminy zmniejszyła zaplanowane wydatki na budowę wodociągu o kwotę 90.000 zł. Rada Gminy uchwałą nr III/26/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku zmniejszyła zaplanowane wydatki na wodociąg o kwotę 21.096 zł. Zatem na zadania inwestycyjne w 2002r. w rozdziale 01010 § 6050 zaplanowano kwotę 313.894 zł, i taką teŜ kwotę wydatkowano, na budowę wodociągu 276.037 zł i na dokumentację w Niemgłowach w wysokości 37.857 zł. Dochody budŜetu z tytułu wpłat mieszkańców dokonywanych na budowę wodociągu w Ossowicach przyjęto do budŜetu gminy uchwałą budŜetową nr XXXIII/207/2002 z dnia 22 marca 2002 roku w wysokości 120.000 zł. W dniu 3.12.2002r. Rada Gminy podjęła uchwałę nr II/21/2002 w sprawie dokonania zmian wielkości dochodów i wydatków budŜetowych, dokonano zwiększenia planowanych dochodów z tytułu wpłat ludności o kwotę 7.805zł. Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzanie wykonania robót) Warunki finansowania inwestycji zostały zawarte w podpisanej z wykonawcą umowie nr 4/2001 i wynikały z oferty złoŜonej przez wykonawcę, która przewidziała dwa okresy fakturowania, z terminem zapłaty faktur 30 dni. W trakcie kontroli ustalono, Ŝe wykonawca przeprowadził dwa odbiory wykonanych robót z których zostały sporządzone odrębne protokoły, w oparciu o nie wystawił faktury. Na podstawie protokołu odbioru robót z dnia 18.12.2001r. wystawił dwie faktury: nr 8/12/2001 w dniu 18.12.2001r. i nr 9/12/2001 w dniu 24.12.2001 i protokołu z dnia 5.08.2002r. fakturę nr 9/08/2002 w dniu 5.08.2002r. W trakcie realizacji wodociągu został sporządzony protokół konieczności nr 1, obecni przy jego sporządzeniu byli: Wójt Gminy p.Andrzej Latek, inspektor nadzoru p. Maria Włóczyk i wykonawca p. Krzysztof Machnicki, stwierdzili konieczność wykonania robót dodatkowych nie przewidzianych w projekcie technicznym i kosztorysie robót: wycięcie i wykarczowanie krzaków na powierzchni 0,096 ha, wykonanie przewiertu pod wjazdem betonowym do oczyszczalni ścieków, zmiana średnicy rury osłonowej, wykonanie dwóch dodatkowych przewiertów. W dniu 29.03.2002r. sporządzono drugi protokół konieczności, w którym m.in. odstąpiono od wykonania przyłączy w posesjach, których rolnicy nie dokonali wymaganych wpłat udziału w budowie wodociągu. Na roboty dodatkowe objęte protokołem wykonawca miał przedstawić kosztorys, natomiast inspektor nadzoru dokonać ich sprawdzenia, ustalono, Ŝe kosztorys podlegał sprawdzeniu i akceptacji przez inspektora nadzoru. W dniu 26.07.2002r. sporządzono aneks nr 1 do umowy nr 4/2001, którym dokonano zmiany wynagrodzenia dla wykonawcy uwzględniając roboty objęte protokołami konieczności, ustalone wynagrodzenie netto wynosiło 350.553,00 zł, brutto 375.092,16 zł. Kontrolując zapłatę faktur wystawionych przez wykonawcę ustalono, Ŝe z kaŜdej faktury były potrącane kwoty na zabezpieczenie wykonania umowy.
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Szczegółowe zestawienie wydatków dokonanych na kontrolowane zadanie inwestycyjne w latach 2001 2002 przedstawiają poniŜsze tabele: Lp Wykonawca i Nr i data f-ry Warto ść Zapłacona Data zapłaty przedmiot f-ry brutto/netto kwota 1. Biuro DOMIKOR – 3/2001 z dn. 10.700,00/ 10.700 7.03.2001 projekt wodoci ągu 5.03.2001 10.000,00 2. Starostwo Powiatowe OS.II.6224-2-8/01 500,00 500,00 15.03.2001 – pozwolenie wodnoprawne 3. Starostwo Powiatowe OS.II.6224-2-8/01 190,00 190,00 17.04.2001 – opłata skarbowa od pozwolenia wodnoprawnego 4. Biuro DOMIKOR – 11/2001 z dn. 34.328,27/ 34.328,27 16.05.2001 druga faktura za 9.05.2001 32.082,50 projekt wodoci ągu 5. Starostwo Powiatowe 103/2001 z dn. 57,50 57,50 31.05.2001 – decyzja pozwolenie 29.03.2001 na budow ę 6. Starostwo Powiatowe KmD.I.7442D/43/ 1.824,63 zł 1.824,63 16.11.2001 – decyzja za zaj ęcia 01 z dn. 3.10.2001 pasa drogowego 7. Starostwo Powiatowe KmD.I.7442D/47/ 1.904,92 1.904,92 16.11.2001 – decyzja za zaj ęcie 01 z dn. 2.11.2001 pasa drogowego 8. Maria Włóczyk- r-ek z dnia 2.056,50 zł 2.056,50 20.12.2001 inspektor nadzoru i 18.12.2001 podatek do US 9. Zakład Usług Wodno- 8/12/01 z dn. 80.218,54/ 75.210,21 20.12.2001 Kanalizacyjnych - 18.12.2001 74.970,60 wykonawca 10 Blokada środków z 4.011,00 20.12.2001 tytułu zabezpieczenia wykonania umowy Ogółem 130.783,03 Wystawiona przez wykonawcę faktura nr 8/12/01 na kwotę 80.218,54 zł pomniejszona była o kwotę na zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w wysokości 4.011 zł (5% kwoty f ry) oraz potrącana została kwotę 997,33 zł, za zajęcie pasa drogowego z dwóch decyzji wydanych przez Starostwo Powiatowe nr KmD.I.7442D/43/01 i KmD.I.7442D/47/01 na ogólna kwotę 3.729,55 zł, kwota 997,33 z tych decyzji dotyczyła tylko zajęcia pasa drogowego, pozostała kwota umieszczenia urządzeń w pasie drogowym. Gmina w 2001r. poniosła wydatki na przedmiotową inwestycję w wysokości 130.783,03 zł, natomiast na podstawie sprawozdania Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych wynika, Ŝe wydatkowano kwotę 127.837 zł, taką teŜ kwotę zaplanowano na powyŜsze wydatki. Z wyjaśnienia Skarbnika
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gminy wynika, Ŝe kwotę wydatków w wysokości 130.783 zł pomniejszono o kwotę 2.934 zł, zwróconego w 2001r. VAT u przez Urząd Skarbowy odliczonego od faktur za wykonanie projektu wodociągu. Wydatki poniesione przez jednostkę w 2002r. przedstawia poniŜsza tabela: Lp Wykonawca i przedmiot Nr i data f-ry Warto ść netto/ Zapłacona Data zapłaty f-ry brutto kwota 1. Zakład Usług Wodno- 9/12/01 z 66.478,46/ 63.154,46 28.01.2002 Kanalizacyjnych- dn.24.12.2001 62.129,40 wykonawca 2. Blokada środków z 3.324,00 28.01.2002 tytułu zabezpieczenia wykonania umowy 3. Przeds. Usług Geod. 9/02 z 1.500,00/ 1.500 15.05.2002 Kartogr. – mapa do dn.7.05.2002 1.401,87 celów projektowych 4. Zakład Usług Wodno- 9/08/2002 z dn. 228.395,16/ 223.758,16 30.08.2002 Kanalizacyjnych- 5.08.2002 213.453,42 wykonawca 5. Blokada środków z 4.637,00 30.08.2002 tytułu zabezpieczenia wykonania umowy 6. Starostwo Powiatowe – KmD.I.7442D/9/ 24,83 24,83 22.07.2002r. zaj ęcie pasa drogowego 02 z dn.15.07.2002r. 7. Urz ąd Skarbowy – 44,00 44,00 20.08.2002r. opłata skarbowa od weksla 8. Maria Włóczyk – r-ek nr 1 z dn. 3.201,80 3.201,80 30.08.2002r. inspektor nadzoru i 5.08.2002r. podatek do US 9. Weksel i opłata 24,50 24,50 3.09.2002r. skarbowa od weksla 10. Odsetki od po Ŝyczki 1.006,85 1.006,85 11. Zwrot podatku VAT z - 24.636,87 Urz ędu Skarbowego 12. Wpłata wykonawcy za - 1.92 zaj ęcie pasa drogowego Ogółem 276.036,81 Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Rozliczenie inwestycji sporządziła Skarbnik Gminy, ogółem koszty wyniosły 406.819,84 zł, w dniu 5.09.2002r. Wójt Gminy podpisał protokół PT Przejęcia środka trwałego, na taką teŜ wartość został wodociąg wpisany w ksiąŜce środków trwałych w gr.II podgrupa 20 rodzaj 211 w pozycji 22.
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rozliczenie otrzymanych dotacji W trakcie kontroli ustalono, Ŝe jednostka nie otrzymała dotacji na realizację przedmiotowego zadania. Nadzór inwestorski Funkcję inspektora nadzoru inwestorskiego na podstawie podpisanej umowy nr 5/2001 pełniła p. Maria Włóczyk z wynagrodzeniem w wysokości 1,5 % wartości netto wynagrodzenia wykonawcy. Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli wewnętrznej (na etapie wstępnym, bieŜącym, następnym) – dotyczy 2002 i 2003 roku W trakcie kontroli ustalono, Ŝe przyjęte procedury kontroli wewnętrznej na etapie bieŜącym i następnym były realizowane poprzez sporządzenie i zatwierdzenie protokołu odbioru robót oraz sprawdzenie i zatwierdzenie do zapłaty faktur wystawionych przez wykonawcę oraz pozostałych wydatków dotyczących tego zadania.
Budowa sieci kanalizacyjnej na odcinku od budynków wspólnoty mieszkaniowej do istniejącej komunalnej sieci sanitarnej w m. Cielądz przetarg nieograniczony o uproszczonej procedurze Etap przygotowawczy Prace przygotowawcze rozpoczęto w lipcu 2003 roku od sporządzenia niezbędnej dokumentacji technicznej: mapy do celów projektowych, projektu budowlanego, kosztorysu inwestorskiego i uzyskania odpowiednich uzgodnień a mianowicie: w dniu 7 lipca 2003 roku Wójt Gminy w Cielądzu decyzją nr 31/2003 znak BKiR – 7331/50/2003 ustalił warunki zabudowy i zagospodarowana terenu przeznaczonego pod w/w zabudowę, w dniu 8 września decyzją nr 165 Zarząd Dróg Wojewódzkich w Łodzi wyraził zgodę na lokalizację przejścia kanałem, pod drogą wojewódzką nr 707, w dniu 9 września 2003 roku uzyskano ze Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej opinię nr 13 381/2003 o uzgodnieniu dokumentacji projektowej dotyczącej sieci kanalizacyjnej i w dniu 7 października 2003 roku decyzją nr 390/2003 Starostwa Rawski zatwierdził projekt budowlany i udzielił pozwolenia na wykonanie przedmiotowej budowy. W dniu 18 września 2003 roku Urząd Marszałkowski w Łodzi zatwierdził projekt tymczasowej organizacji ruchu dla przedmiotowej budowy – na odcinku przebiegającym w pasie drogi wojewódzkiej nr 707. Projekt techniczny oraz kosztorys inwestorski wykonał inŜ. Mariusz Dutkiewicz posiadający uprawnienia budowlane do projektowania i kierowania robotami budowlanymi bez ograniczeń w specjalności instalacje i sieci sanitarne nr 69/02/WŁ. Wartość kosztorysowa robót budowlano montaŜowych wynosiła 114.900,00zł (netto) co na dzień ogłoszenia o przetargu (30.10.2003 rok) stanowiło kwotę 24.671 EURO ( wartość EURO na 30.10.2003 rok 4.6572 zł). Prawidłowość stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W dniu 30 października 2003 roku zarządzeniem nr 17/2003 Wójt Gminy powołał komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Budowę sieci kanalizacyjnej na odcinku od budynków wspólnoty mieszkaniowej do istniejącej komunalnej sieci sanitarnej w miejscowości Cielądz”. W skład trzy osobowej komisji wchodzilo dwóch pracowników Urzędu Gminy: Marian Krawczyk – Przewodniczący komisji i Maria Ciesielska – Sekretarz komisji oraz przedstawiciel Agencji Nieruchomości Rolnych Skarbu Państwa Oddział w Warszawie Filia w Łodzi p. Paweł Kępski jako członek komisji. Zgodnie z art.20a ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tj. z 2002 roku Dz. U. nr 72, poz. 664z późń. zm.) członkami komisji przetargowej mogą być wyłącznie pracownicy zamawiającego, inne osoby mogą uczestniczyć w pracach komisji jedynie w charakterze biegłych (rzeczoznawców). O wyjaśnienie udziału w pracach w komisji przetargowej przedstawiciela ANRSP kontrolujący poprosili Wójta Gminy, które wraz z kserokopią zarządzenia stanowi załącznik nr 116 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia z uwagi na fakt iŜ Agencja Nieruchomości Rolnych Filia w Łodzi była jednostka dotującą w 90% realizację powyŜszego zadania, zastrzegła sobie w spisanej umowie udział swojego przedstawiciela w postępowaniu przetargowym. Udział w postępowaniu przetargowym nie oznacza udziału w pracach komisji. Art.20a ust.2a ustawy o zamówieniach publicznych, wprowadzony ustawą z dnia 29.08.2003 rok o zmianie ustawy o zamówieniach publicznych (Dz. U. 165, poz. 1591) dopuszcza obecność w pracach komisji osób nie będących pracownikami zamawiającego w przypadku, jeŜeli zamawiający nie zatrudnia pracowników albo charakter zamówienia wymaga od uczestników komisji przetargowej specjalistycznej wiedzy. Takich sytuacji w opisywanym przypadku kontrolujący nie odnotowali. Ogłoszenie o przetargu wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu w okresie od 30.10.2003 rok do 14.11.2003 rok. Postępowanie przeprowadzone zostało w trybie przetargu nieograniczonego stosownie do art. 15 ust.1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku (tj. z 2002 roku Dz. U. nr 72, poz.664 z późń. zm.). Pomimo iŜ wartość zamówienia nie przekraczała 30.000 EURO i art.15 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych zwalniał zamawiającego z obowiązku stosowania przepisów dotyczących specyfikacji, wadium, protokołu postępowania, to jednostka skorzystała z prawa rozwiązań właściwych dla procedury pełnej i przygotowała min. specyfikację istotnych warunków zamówienia, którą zatwierdził kierownik jednostki w dniu 3 listopada 2003 roku. Występuje niespójność terminów pomiędzy wywieszeniem ogłoszenia o przetargu (30.X.2003), a terminem zatwierdzenia specyfikacji istotnych warunków zamówienia (3.XI.2003). W treści ogłoszenia zawarto informację o moŜliwości odbioru przez wykonawców specyfikacji, a jak wynika z terminu jej zatwierdzenia w dniu wywieszenia ogłoszenia nie uzyskała ona akceptacji kierownika jednostki. Kserokopia stron specyfikacji i ogłoszenia stanowi załącznik nr 117 do protokołu kontroli. Zgodnie ze specyfikacją i ogłoszeniem, termin składania ofert ustalono na dzień 14.11.2003 rok do godz. 10 ºº. Odnotowano niespójność zapisów w treści ogłoszenia i specyfikacji w zakresie terminu wykonania zadania . W ogłoszeniu o przetargu nie określono czy termin wykonania zadania (20
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
grudnia 2003 rok) jest terminem wymaganym przez zamawiającego czy poŜądanym, natomiast w specyfikacji określono go jako termin wymagany . Określenie terminu: poŜądany czy wymagany jest zagadnieniem istotnym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wymagany termin wykonania zadania, oznacza postawienie terminu realizacji jako warunku, którego niespełnienie skutkuje odrzuceniem oferty, natomiast termin poŜądany oznacza termin w jakim zamawiający oczekuje wykonania zadania ale nie pod rygorem odrzucenia oferty. Zgodnie z art.30 pkt 3 ustawy o zamówieniach publicznych poŜądany lub wymagany termin realizacji zamówienia publicznego naleŜało określić juŜ na etapie ogłoszenia o przetargu . Fakultatywność sporządzenia powyŜszego dokumentu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do 30.000EURO nie upowaŜniało do sporządzenia go w sposób niestaranny, nieprecyzyjny i niespójny w treści z ogłoszeniem. Zarówno treść ogłoszenia jak równieŜ specyfikacji wskazywała na prowadzenie postępowania z zastosowaniem preferencji krajowych. Integralną część specyfikacji stanowił: przedmiar robót, wzory formularzy wymaganych jako załączników do oferty oraz wzór umowy, w której zawarto istotne dla zamawiającego postanowienia między innymi: sposób rozliczenia i odbioru robót, ustanowienie kwoty zabezpieczenia naleŜytego wykonania robót w wysokości 5% wartości umownej (netto) oraz sposób jej wniesienia. Umowa zawierała takŜe uzgodnienia dotyczące okresu gwarancji, który określono na 36 miesięcy. Zgodnie z zapisami § 19 obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej, ocenie pod względem legalności podlegały projekty umów, których dokonywać ma radca prawny, a potwierdzeniem dokonanej kontroli powinna być adnotacja na projekcie „nie wnoszę uwag co do zgodności z obowiązującymi przepisami”. Na projekcie umowy załączonym do specyfikacji takich adnotacji nie odnotowano, co oznacza iŜ zaniechano sprawowania na etapie wstępnym kontroli legalności przedmiotowej operacji gospodarczej. Zgodnie z treścią ogłoszenia i specyfikacji warunkiem przystąpienia do przetargu była wpłata wadium w wysokości 3.400,00zł. Przyjętymi kryteriami ocen wg ogłoszenia i specyfikacji były: - cena oferowana z wagą 80%, - doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta z wagą 10%, - warunki płatności – z wagą10%. Zgodnie z art.27d ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tj. z 2002 roku Dz. U. nr 72, poz. 664 z późń. zm.) kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności technicznej a za takie uwaŜa się określone przez kontrolowaną jednostkę w specyfikacji doświadczenie i przygotowanie fachowe. Doświadczenie oferenta, przygotowanie fachowe jest typowym kryterium podmiotowym, nie dotyczy przedmiotu oceny oferty a dotyczy podmiotu – oferenta, którego to kryterium od czasu wejścia w Ŝycie noweli ustawy o zamówieniach publicznych z 22 czerwca 2001 roku nie moŜna stosować do oceny ofert. Okoliczność dotycząca wiarygodności technicznej oferenta, jego przygotowanie fachowe są oceniane na etapie spełniania przez oferenta warunków specyfikacji a
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nie na etapie oceny oferty. Przyjęte więc przez zamawiającego do oceny ofert kryterium doświadczenie i przygotowanie fachowe jest kryterium nielegalnym. Kserokopia specyfikacji, oraz wyjaśnienie Wójta Gminy w powyŜszej sprawie stanowią załącznik nr 118 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia kryterium doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta jako kryterium dopuszczalne w poprzednich okresach, zostało „omyłkowo umieszczone w specyfikacji” przez pracownika przygotowującego dokument. PowyŜsze wskazuje na brak kontroli ze strony kierownika jednostki, który akceptując w dnu 3 listopada 2003 roku treść specyfikacji, zatwierdził nieprawidłowo przyjęte kryterium. Przyjęte kryteria stanowiły podstawę do wyliczenia punktów: - cena moŜna było uzyskać maksymalnie 10 punktów, - doświadczenie i przygotowanie fachowe oferenta maksymalna ilość punktów moŜliwa do uzyskania to 10, przy czym na punkty te składały się wartość robót kanalizacyjnych wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat max. ilość punktów 7 i referencje potwierdzające, Ŝe wykazane roboty zostały wykonane z naleŜytą starannością – max ilość punktów 3, - warunki płatności moŜliwa do uzyskana ilość punktów 10 na które składały się liczba etapów fakturowania z moŜliwością uzyskania maksymalnie 5 pkt i wymagana płatność faktury – moŜliwa do uzyskania ilość punktów 5. Punkty podane wyŜej wyliczano wg wzorów matematycznych przedstawionych i opisanych w specyfikacji a wyliczony wg wzorów wynik stanowił końcową ocenę dla badanej oferty przeliczoną wspólnie przez członków komisji. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia pobrało czterech wykonawców, natomiast w terminie składania ofert wpłynęły trzy oferty: - oferta nr 1 Zakład Produkcyjno Handlowo Usługowy „MELBUD” – Andrzej Zieliński Skierniewice Sierakowice Prawe, z ceną ofertową – 108.875,00zł netto, 116.496,25zł brutto, - oferta nr 2 Zakład Usług Wodno Kanalizacyjnych Krzysztof Machnicki Skierniewice ul. Zielona 6, z ceną ofertową 94.890,00zł netto, 101.532,30 brutto, - oferta nr 3 ZUST Kazimierz Stefański Rawa Mazowiecka ul. Chrobrego12, z ceną ofertową 111.470,00zł netto, 119.272,90zł brutto. Po przedstawieniu składu osobowego komisji oraz osób uczestniczących w otwarciu ofert, sporządzono wykaz oferentów i osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu, członkowie komisji złoŜyli na drukach ZP 11 oświadczenia o braku istnienia okoliczności, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych. Wg protokołu sporządzonego z postępowania wszystkie oferty spełniały warunki określone przez zamawiającego. Analiza złoŜonych ofert dokonana przez kontrolujących wykazała, Ŝe uczestniczący w postępowaniu oferenci złoŜyli wszystkie wymagane w SIWZ dokumenty. Wadium w wysokości 3.400 zł wykonawcy wnieśli w formie pienięŜnej: oferent nr 1 ZPUH Zieliński „MELBUD” Sierakowice Prawe wpłata w kasie urzędu nr dowodu 816552, oferent nr 2 Zakład Usług Kanalizacyjnych K. Machnicki –wpłata w kasie urzędu dowód wpłaty nr
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
816553, i oferent nr 3 wpłata poleceniem przelewu z dnia 13.11.2003rok na konto bankowe urzędu. Członkowie komisji przetargowej, po stwierdzeniu, Ŝe oferenci spełniają wymagane warunki, dokonali na drukach ZP 16 indywidualnej oceny ofert a streszczenia oceny i porównania złoŜonych ofert dokonano na druku ZP 17. Analiza indywidualnych kart oceny ofert wykazała, Ŝe daną ofertę oceniał tylko jeden członek komisji mnoŜąc otrzymany wynik x 3 tzn. ofertę nr 1 oceniał tylko p. Marcin Krawczyk mnoŜąc otrzymany wynik x 3, oceny oferty nr 2 dokonała tylko p. Maria Ciesielska mnoŜąc wynik otrzymany x 3, a ofertę nr 3 oceniał tylko p. Paweł Kępski mnoŜąc otrzymany wynik x 3 . Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył przewodniczący komisji, które stanowi załącznik nr 119 do protokołu kontroli. Wyliczenia wykazane przez członków komisji na kartach indywidualnej oceny ofert wykazują, niezgodność z wynikami jakie uzyskać powinny oferty stosując wzory wyliczeń określone w specyfikacji: Oferta nr 1 powinna otrzymać łącznie od trzech członków komisji wg wzoru specyfikacji : - za cenę – 20,91 punktu (od kaŜdego członka po 6,97) otrzymała 20,88 punktu od jednego członka komisji - za kryterium doświadczenie i przygotowanie fachowe – 0,48 punktu (po 0,16 od kaŜdego członka) otrzymała 44,19 punktu od jednego członka - ocenę za warunki płatności – 1,83 punktu (od kaŜdego członka komisji 0,61) otrzymała 182,7 punktu od jednego członka, Razem ilość punktów powinna wynosić 23,22 wynosiła 247,77 punktu Oferta nr 2 powinna otrzymać wg wzoru specyfikacji: - za cenę 24 punkty ( od kaŜdego członka komisji 8 punktów), otrzymała 24 punkty od jednego członka, - za doświadczenie i przygotowanie fachowe powinna otrzymać 0,65 punktu, (0,22 od kaŜdego członka komisji) otrzymała 90 punktów od jednego członka, - za warunki płatności powinna otrzymać 1,8 punktu (po 0,6 od kaŜdego członka komisji), otrzymała 180,00 punktów od jednego członka, Razem ilość punktów wyliczona wg wzoru specyfikacji powinna wynosić 26,45 punktu, wynosiła 294,00 punkty. Oferta nr 3 powinna uzyskać wg wzoru specyfikacji punkty w ilości : - za cenę 20,43, ( po 6,81 od kaŜdego członka komisji) otrzymała 20,42 od jednego członka - za doświadczenie i przygotowanie fachowe powinna otrzymać 0,9 punktu (po 0,3 od kaŜdego członka), a otrzymała 83,52 punktu od jednego członka komisj, - za warunki płatności powinna otrzymać 1,83 punktu po 0,61 od kaŜdego członka komisji), otrzymała 182,70 punktu od jednego członka. Razem ilość punktów wyliczona dla powyŜszego oferenta wg wzoru specyfikacji powinna wynosić 23,15 natomiast wyliczona przez członka komisji wynosiła 286,64 punktu.
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Niezrozumiałym jest wyliczenie ilości punktów przez członków komisji rzędu 83, 90, 182 czy 286 skoro z treści specyfikacji wynika, Ŝe maksymalna liczba punktów, jakie mógł otrzymać wykonawca wynosiła 30. Kserokopia kart indywidualnej oceny ofert, stron specyfikacji dotyczących opisu kryteriów i sposobu wyliczenia punktów, oraz wyjaśnienie przewodniczącego komisji p. Mariana Krawczyka stanowi załącznik nr 120 do protokołu kontroli. Zgodnie z wyjaśnieniem uzyskane przez członków komisji wyniki wynikały z pomyłkowo dokonanych wyliczeń procentowych. Błędne wyliczenie punktów nie miało ostatecznego wpływu na wybór oferty, poniewaŜ złe wyliczenie stosowano w przypadku wszystkich oferentów. Streszczenia oceny i porównania złoŜonych ofert dokonano na podstawie tylko trzech ocen dokonanych przez jednego członka komisji. Z sumą 294,00 punkty wygrała postępowanie oferta nr 2 Zakład Usług Wodno Kanalizacyjnych Krzysztof Machnicki Skierniewice ul. Zielona 6, która przedstawiła najniŜszą cenę oferty 94.890 zł netto, 101.532,30 zł brutto, a które to kryterium miało największy wpływ na ocenę 80%. Prace komisji przetargowej zakończono w dniu 14.11.2003 roku. Protokół z postępowania zatwierdził w dniu 14.11.2003 roku Wójt Gminy p. Andrzej Latek. W protokole podano wyniki wyliczeń dokonanych przez członków komisji (z błędami opisanymi wyŜej) O dokonanym wyborze oferty, zamawiający zawiadomił uczestników przetargu pisemnie w dniu 17.11.2003 roku (zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłek listowych z dnia 19.11.2003 rok a takŜe opublikował informacje o wyniku postępowania poprzez wywieszenie ich na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy (brak adnotacji o okresie wywieszenia ogłoszenia ). Zawiadomienie skierowane do wykonawcy, którego ofertę wybrano nie spełniało wymogów określonych w art.50 ust.4 ustawy o zamówieniach publicznych, a mianowicie nie zawierało ono informacji określającej miejsce i termin zawarcia umowy, poinformowano tylko oferenta o konieczności przybycia upełnomocnionego przedstawiciela firmy do podpisania umowy. Kserokopie informacji przesłanej do wybranego oferenta oraz ogłoszenia wywieszonego na tablicy stanowią załącznik nr 121 do protokołu kontroli. Zgodnie z art.25 ust.4 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tj. z 2002 roku Dz. U. nr 72, poz. 664 z późń. zm.) jednostka przekazała Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informacje cenowe z postępowania oraz kopię oferty najkorzystniejszej. W dniu 18.11.2003 roku Gmina Cielądz, w imieniu której występował Wójt Gminy p. Andrzej Latek i Skarbnik Gminy p. Wiesława Libera podpisała umowę z p. Krzysztofem Machnickim – właścicielem Zakładu Usług Wodno Kanalizacyjnych w Skierniewicach ul. Zielona 6. Przedmiotem niniejszej umowy było zlecenie realizacji robót budowlanych polegających na wykonaniu budowy sieci kanalizacyjnej na odcinku od budynków wspólnoty mieszkaniowej do istniejącej komunalnej sieci kanalizacji sanitarnej dz. nr 143,1012,1103,1104 i 1112 w miejscowości Cielądz wg projektu technicznego oraz kosztorysu ofertowego stanowiących załącznik nr 2 do umowy. Na wykonanie zadania określono termin od 19.11.2003 do 20.12.2003 rok. Za wykonanie przedmiotu zamówienia wykonawca otrzyma wynagrodzenie netto
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
94.890,00zł zwiększone o podatek VAT 7%, co na dzień podpisania umowy stanowi kwotę brutto 101.532,30zł.Ustalone wynagrodzenie zgodnie z umową, nie podlegało waloryzacji. Warunki, terminy i sposób płatności za wykonane roboty określono w § 6 i załączniku nr 8 do umowy zgodnie z którymi, termin zapłaty wynagrodzenia określono na 14 dni od daty otrzymania faktury. Umowa podpisana z wybranym oferentem jest zgodna z treścią wzoru umowy załączonym do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W § 10 umowy zawarto postanowienia dotyczące kwoty i sposobu wniesienia zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy a mianowicie kwotę 5% wartości robót – 4.744,50zł, w 30% tj. 1.423,36zł zostanie wpłacone na konto bankowe najpóźniej w dniu podpisania umowy a pozostała część zabezpieczenia potrącona zostanie z faktur przejściowych. Ustalenie powyŜsze jest sprzeczne z ustaleniami zawartymi w § 6 umowy, zgodnie z którym w załączniku nr 8 do umowy określono sposób zapłaty w formie jednorazowej (jako jedna faktura), zapis wiec o potrącaniu z faktur przejściowych 5% ich wartości jest niezrozumiały. Pozostałe 70% kwoty zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy mogło być potrącone z faktury końcowej za wykonane roboty. Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 118 do protokołu kontroli. Kwotę równa 30% wartości naleŜytego zabezpieczenia umowy w wysokości 1.423,36zł wpłacił wykonawca w kasie urzędu w dniu 18.11.2003 rok (dowód wpłaty nr 816554). Zgodnie z § 8 umowy wykonawca udzielił zamawiającemu gwarancji na wykonane roboty na okres 36 miesięcy od daty odbioru końcowego. W dniu 18.11.2003 roku, przekazano wykonawcy plac budowy, na okoliczność czego sporządzono protokół. Rozpoczęcie robót zgłoszono do Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej w dniu 18.11.2003 rok. Fakt rozpoczęcia budowy odnotowano w Dzienniku budowy nr 266 wydanym w dniu 19.11.2003 roku. Oferentom dokonano zwrotu wadiów w terminach jak niŜej: - oferentowi nr 1 wypłacono kwotę 3.400zł z kasy urzędu w dniu 26.11.2003 roku, - oferentowi nr 2 wypłacono wadium z kasy urzędu w dniu 18.11.2003 rok, - oferentowi nr 3 dokonano wypłaty wadium poleceniem przelewu w dniu 26.11.2003 roku. Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania Zadanie inwestycyjne „Budowa kanalizacji sanitarnej w m. Cielądz” zaplanowano w uchwale budŜetowej Rady Gminy nr VII/45/2003 z dnia 29 sierpnia 2003 roku. Zaplanowanie zadania i ujęcie go w planie finansowym uzaleŜniono od pomocy finansowej z Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Łodzi. W dniu 24 lipca 2003 roku Wójt Gminy w Cielądzu podpisał umowę nr 49/2003 z Dyrektorem Oddziału Terenowego Agencji Nieruchomości Rolnych w Warszawie Filia w Łodzi, której przedmiotem była bezzwrotna pomoc w wysokości 60.000,00zł na wybudowanie kanału sanitarnego w Cielądzu. Uchwałą nr IX/55/2003 z dnia 24 listopada 2003 roku Rada Gminy wprowadziła zmiany w budŜecie gminy zwiększając kwotę
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przeznaczoną na realizację powyŜszego zadania o 60.000,00zł ze środków własnych. W dniu 8 grudnia 2003 roku spisano aneks nr 2/2003 do umowy nr 49/2003 z Agencją Nieruchomości Rolnych Filia w Łodzi, którym kwotę pomocy bezzwrotnej dla gminy zwiększono z 60.000,00zł do 94.000,00zł. Kwotę zwiększenia w wysokości 34.000,00zł, przyjęto do budŜetu uchwałą Rady Gminy nr X/64/2003 z dnia 8.12.2003 roku, natomiast uchwałą nr X/65/2003 z 8 grudnia 2003 roku Rada zmniejszyła udział środków własnych w realizacji powyŜszego zadania o 55.000,00zł. Na dzień 8 grudnia na realizacją powyŜszego zadania zabezpieczono środki w wysokości 99.000,00 zł. Uchwałą nr XI/67/2003 rok z dna 31 grudnia 2003 roku Rada zmniejszyła środki na realizację powyŜszego zadania o 6.997,00zł, a więc wysokość środków zaplanowanych uchwałami Rady Gminy na opisywane zadanie to kwota 92.003 zł, natomiast w załącznik nr 3 do zarządzenia nr 27/2003 Wójta Gminy , którym był układ wykonawczy do cytowanej wyŜej uchwały Rady przedstawiono nakłady po zmianach na budowę kanalizacji w Cielądzu kwotę 104.214,00 zł. Wartość podpisanej umowy wynosiła 94.890,00zł netto, 101.532,30 brutto. Wyjaśnienie w sprawie wysokości środków na powyŜsze zadanie złoŜyła Skarbnik Gminy, które wraz z kserokopiami uchwał stanowi załącznik nr 122 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia w powyŜszym dziale rozdziale i paragrafie zaplanowano drugą inwestycją budowa wodociągu Niemgłowy, Zuski o wartości 404.800,00zł. W trakcie roku zaniechano realizacji powyŜszej inwestycji i zmniejszono plan wydatków na w/w zadanie do kwoty 22.191,00zł z przeznaczeniem w części tych środków na realizację kanalizacji w Cielądzu. Pomyłkowo nie dokonano zmiany zapisu w treści paragrafu 6050, iŜ z pozostawionej kwoty wydatków 22.191,00zł, kwota 12.211,00zł dotyczyć ma budowy kanalizacji, a 9.980zł pozostało na wydatki związane z opracowaniem dokumentacji wodociągu Niemgłowy Zuski. Wartość budowy kanalizacji w Cielądzu znana była Radzie Gminy i przez radę akceptowana. Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzanie wykonania robót) Zgodnie z treścią umowy i harmonogramem zakończenie realizacji zadania powinno mieć miejsce 20.12.2003 roku. Pod datą 17 grudnia 2003 roku inspektor nadzoru w dzienniku budowy stwierdza gotowość obiektu do odbioru końcowego. W dnu 18 grudnia 2003 roku komisja w składzie przedstawicieli wykonawcy oraz przedstawicieli gminy w obecności inspektora nadzoru i przedstawiciela jednostki dotującej realizowane zadanie Agencji Nieruchomości Rolnej, dokonała końcowego odbioru robót, z którego sporządzono protokół. Zgodnie z zapisami protokołu końcowego, roboty zostały wykonane zgodnie z dokumentacją techniczną, oraz komisja postawiła wniosek w sprawie konieczności sprawdzenia po okresie zimowym i ewentualnej poprawy zasypki rurociągów i zasypki wokół studzienek. Zawiadomienie o zakończeniu budowy przekazano do Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej w dniu 19.12.2003 rok. Dodatkowym ustaleniem komisji dokonującej odbioru końcowego robót, wynikającym z postanowień § 8 umowy nr 4/2003, było określenie terminu gwarancji na wykonane roboty do dnia 17.12.2006 roku. Z przedłoŜonych do kontroli dokumentów wynika, Ŝe wykonawca wystawił jedną fakturę nr 16/2003 w dniu 18.12.2003 roku po końcowym odbiorze
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
robót na kwotę 101.532,30 zł brutto. Zapłaty dokonano poleceniem przelewu w dniu 30.12.2003 roku po potrąceniu 70% wartości zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w wysokości 3.321,14 zł. Przekazano wykonawcy kwotę 98.211,16zł. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Wydatki związane z realizacją inwestycji pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej na odcinku od budynków wspólnoty mieszkaniowej do istniejącej komunalnej sieci kanalizacji sanitarnej w Cielądzu wynosiły zgodnie z ewidencją księgową oraz dokumentacją rozliczeniową 104.213,35zł. Wydatki ogółem poniesione na realizację powyŜszego zadania przedstawiają się następująco: - wynagrodzenie za wykonanie map do celów projektowych faktura nr 34/2003 z 6.10.2003 roku– 1.498,00 zł brutto, - wynagrodzenie za opracowanie projekt technicznego (umowa o dzieło) z 1 sierpnia 2003 roku – 6.500zł brutto, - rachunek wykonawcy nr 16/2003 z dnia 18.12.2003 roku – 101.532,30zł brutto, - wynagrodzenie za pełnienie nadzoru inwestorskiego ( umowa o dzieło) – 1.423,35zł brutto. Razem 110.953,56zł w tym podatek VAT podlegający zwrotowi 6.740,30 zł. Wartość środka trwałego do zaksięgowania wynosiła 104.213,35 zł Kwota 104.213,35zł widnieje w ewidencji księgowej jednostki na koncie 080 dla powyŜszej inwestycji. W dniu 31.12.2003 roku sporządzono dokument ”PT” przyjęcie środka trwałego dla przedmiotowej inwestycji o wartości z rozliczenia 104.213,35zł. Przyjęcie środka trwałego na powyŜszą wartość potwierdził Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy. PowyŜszą inwestycję wprowadzono w dniu 31.12.2003 rok do ksiąŜki inwentarzowej środków trwałych Urzędu Gminy w Cielądzu na stronie 7 pod poz. 23 w grupie 2 podgrupie 21 rodzaju 211. Rozliczenie otrzymanych dotacji Środki na realizację powyŜszej inwestycji w 90% kwota 94.000,00zł pochodziły z dotacji przyznanej gminie przez Agencje Nieruchomości Rolnych w Warszawie Filia w Łodzi. Środki własne gminy to kwota 10.213,35zł. Wymóg zakończenia realizacji zadania i rozliczenia przyznanych środków bezzwrotnej pomocy, określiła Agencja Nieruchomości Rolnych w Warszawie Filia w Łodzi, zgodne z umową, w okresie najpóźniej do 15 listopada 2003 roku. Uruchomienie środków z pomocy uwarunkowany był złoŜeniem przez gminę stosownych dokumentów stwierdzających prawidłowość wydatkowania przyznanej pomocy tj. protokół odbioru końcowego robót, protokół z przetargu, kserokopie zawartych umów, inwentaryzację powykonawczą wraz z całościowym rozliczeniem zadania, potwierdzoną fakturami. Aneksem nr 1 z dnia 3.11.2003 roku do umowy nr 49/2003 z dnia 24 lipca 2003 roku zawartej z Agencją, przesunięto termin zakończenia zadania na 20 grudnia 2003 roku i przedłoŜenia dokumentacji rozliczeniowej. Z dokumentacji przedstawionej kontrolującym wynika, Ŝe przedstawiciel Agencji uczestniczył w postępowaniu przetargowym (członek komisji), oraz w końcowym odbiorze robót, podczas którego odebrał kserokopię wszystkich wymaganych dokumentów. Przekazu środków na rachunek Urzędu Gminy w Cielądzu Agencja dokonała w dwóch terminach tj. polecenie przelewu z dnia
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
11.09.2003 rok – kwota 20.000,00zł i polecenie przelewu z dnia 29.12.2003 roku na kwotę 74.000,00zł. Nadzór inwestorski Funkcję inspektora nadzoru pełnił p. Mariusz Dutkiewicz (…) 39 posiadający uprawnienia budowlane nr ewidencyjny 69/02/WŁ do projektowania i kierowania robotami budowlanymi bez ograniczeń w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych, cieplnych, wentylacyjnych i gazowych. Podstawą pełnienia powyŜszych czynności przez w/w, była umowa o dzieło spisana z Wójtem Gminy Głuchów w dniu 17.11.2003 roku. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w wysokości 1.423,35 zł brutto, co stanowiło 1,5% wartości robót netto, płatne w terminie 7 dni po końcowym odbiorze robót objętych nadzorem, na podstawie wystawionej faktury rachunku. Umowę o dzieło kontrasygnowała Skarbnik Gminy. Rachunek za pełnienie obowiązków inspektora nadzoru przy realizacji przedmiotowej inwestycji, p. M. Dutkiewicz wystawił w dniu 18.12.2003 roku. Stwierdzenia wykonania dzieła na rachunku dokonał Wójt Gminy, rachunek podpisał Skarbnik Gminy oraz zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy. Wypłaty dokonano poleceniem przelewu w dniu 31.12.2003 roku. Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli wewnętrznej Analiza funkcjonujących procedur kontroli wewnętrznej wprowadzonych zarządzeniem Wójta Gminy Cielądz nr 11/2002 z 30.12.2002 roku, w konfrontacji z przestrzeganiem ich przy realizacji zadania „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej na odcinku od budynków wspólnoty mieszkaniowej do istniejącej komunalnej siec kanalizacji sanitarnej w Cielądzu” wykazała co następuje: - zgodnie z § 19 opracowanych procedur, kontroli projektu umowy z wykonawcą na realizację powyŜszego zadania pod względem jej zgodności z prawem, powinien dokonać radca prawny parafując projekt, a następnie spisaną umowę z wykonawcą zadania. Analiza dokumentów wykazała, Ŝe radca prawny nie dokonał podpisu ani umowy zawartej z wykonawcą, nie dokonał takŜe analizy projektu umowy, który stanowił załącznik do specyfikacji (brak stosownej adnotacji na projekcie), - w § 20 funkcjonujących w jednostce procedur kontroli finansowej, zgodność realizowanych procedur w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego z przepisami obowiązującego prawa, powinien oceniać kierownik jednostki, w powyŜszym przypadku kierownik dokonał zatwierdzenia dokumentacji przetargowej, która zawierała nieprawidłowości opisane wyŜej co wskazuje na
39 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zaniechanie podjęcia ze strony kierownictwa czynności kontrolnych, - dokonywanie zgodności realizowanych procedur z przepisami o zamówieniach publicznych oceniać powinien, zgodnie z § 20 obowiązujących procedur, kierownik jednostki, zatwierdzając propozycję komisji co do wyboru najkorzystniejszej oferty. Jak opisano wyŜej takiego zatwierdzenia wyboru wykonawcy dokonał Wójt Gminy w Cielądzu w dniu 14.11.2003 roku, podpisując protokół komisji z przeprowadzonego postępowania, - umowy z wykonawcą zadania, umowę na pełnienie nadzoru inspektorskiego oraz umowę na wykonanie projektu technicznego kontrasygnowała zgodnie z zapisami § 10 i § 23 funkcjonujących procedur Skarbnik Gminy, co wskazywało na zabezpieczenie finansowe danego zadania oraz jego zgodność z planem finansowym, - rachunki i faktury na podstawie, których dokonywano wypłat środków, prawidłowość merytoryczną operacji potwierdzała Sekretarz Gminy oraz parafowała je Skarbnik Gminy co wskazywało na potwierdzenie rzetelności danych w nich zawartych, celowości wydatku, legalności i gospodarności realizowanej operacji gospodarczej,
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO – WARTO ŚCIOWA )
W Urzędzie Gminy prowadzona jest ewidencja księgowa syntetyczna i analityczna składników majątkowych, zasady jej prowadzenia zostały określone Uchwałą Nr 13/14 Zarządu Gminy z dnia 23.09.2002r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz dla jednostek budŜetowych. Ewidencja majątku Gminy: urząd i StraŜe OSP prowadzona jest w Urzędzie Gminy, ewidencja majątku Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i szkół prowadzona jest w GOPS ie i GZEAS. W Urzędzie Gminy ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest w sposób ilościowo wartościowy.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
W kontrolowanej jednostce ewidencja księgowa syntetyczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzona jest w programie komputerowym na kontach 011 i 013. Ewidencja analityczna tych składników majątkowych prowadzona jest ręcznie w ksiąŜce środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Przeprowadzono kontrolę ksiąŜek środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzonych w urzędzie, zostały one podzielone: środki trwałe –
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
grupy i podgrupy, pozostałe środki trwałe podzielono na działy. Kontrolując zapisy w ksiąŜce środków trwałych stwierdzono, Ŝe dokonywano w niej niedozwolonego korektorowania zapisów, działania takie jest nieprawidłowe, poinstruowano pracownika urzędu prowadzącego ewidencję o prawidłowym sposobie dokonywania zmian zapisów.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia)
Wartość środków trwałych (konto 011) na dzień 1.01.2002r. wynosiła 5.912.138,64 zł, w trakcie roku wystąpiły zwiększenia na kwotę 414.360,41zł, zmniejszenia na kwotę 4.646,38, saldo tego konta na 31.12.2002r. wynosiło 6.321.852,67 zł. Saldo konta 011 na koniec 2003r. wynosiło 6.438.358,91 zł, zwiększenia na kwotę 263.832,54 zł, zmniejszenia 147.326,30 zł. Wartość pozostałych środków trwałych (konto 013) na dzień 1.01.2002r. wynosiła 44.105,14 zł, w trakcie roku nastąpiły zwiększenia na kwotę 10.787,67 zł, zmniejszenia na kwotę 553,89 zł, saldo konta na koniec 2002r. wynosiło 54.338,86 zł. Saldo konta na koniec 2003r. wynosiło 56.934,04 zł, zwiększenia na kwotę 2.601,26 zł, zmniejszenia na kwotę 6,08 zł. Zmian wartości składników majątkowych – zwiększenia, dokonywano na podstawie faktur i rachunków zakupu oraz protokołów przyjęcia na stan środków trwałych, zmniejszenia na podstawie protokołów likwidacji. Kontroli poddano ewidencję gruntów będących własnością jednostki i stwierdzono, Ŝe ewidencja ta została załoŜona w 1991 roku, odnotowywane są w niej zwiększenia w przypadku nabycia gruntów np. w drodze decyzji komunalizacyjnej wojewody oraz zmniejszenia w wyniku sprzedaŜy. Ponadto odrębna ewidencja gruntów prowadzona jest w Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół. Zestawienie dotyczące zmian wartości składników majątku Gminy Cielądz za lata 2002 – 2003 przedstawia załącznik nr 123 .
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych
W kontrolowanej jednostce umorzeń środków trwałych dokonywano na koniec roku obrachunkowego, Skarbnik Gminy sporządzała zestawienie umorzeń środków trwałych z wyszczególnieniem : ich wartości brutto, wysokości dotychczasowego umorzenia oraz umorzenia za dany rok. Skontrolowano obliczanie wartości umorzeń w 2003r. w odniesieniu do : budynków mieszkalnych, budynków, budowli, wodociągów i sprzętu komputerowego. Ustalono, Ŝe stawki procentowe rocznych umorzeń zastosowano w prawidłowej wysokości za wyjątkiem wodociągów, gdzie zastosowano stawkę w wysokości 2,5 %, natomiast zgodnie z tabelą rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącą załącznik do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. nr 54, poz. 654 z późn. zm.), pozycja 04 wynika, Ŝe cała grupa 2, zatem podgrupa i rodzaj 211 rurociągi sieci rozdzielczej oraz lokalne linie rozdzielcze, który obejmuje wodociągi powinna być zastosowana stawka 4,5%. W trakcie dalszej kontroli ustalono, Ŝe błąd ten wystąpił tylko w przypadku roku 2003, w 2002r. zastosowano stawkę w wysokości 4,5 %. Kserokopia karty umorzeniowej dotyczącej wodociągów stanowi załącznik nr 124 do protokołu.
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W oparciu o karty umorzeniowe środków trwałych za 2003r. kontroli poddano wartość środków trwałych po umorzeniu i porównano ją z wartością tych środków wykazaną w bilansie jednostki budŜetowej – Urząd Gminy, stwierdzono, Ŝe wartość środków trwałych po umorzeniu wynosiła 4.513.336zł i była zgodna z ich wartością wykazaną w bilansie za 2003r.
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
W Urzędzie Gminy ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 020, ewidencjonowane na nim są programy komputerowe . Saldo konta 020 na 1.01.2002r. wynosiło 8.527,80 zł, w trakcie roku wystąpiły zwiększenia na kwotę 3.355,00 zł, na koniec 2002r. saldo konta wynosiło 11.882,80 zł. Saldo konta na 31.12.2003r. wynosiło 13.773,80 zł, zwiększenia w trakcie roku na kwotę 1.891,00 zł. W toku kontroli ustalono, Ŝe zakupione programy komputerowe o wartości poniŜej 3.500 zł, nie były umarzane jednorazowo, w momencie przekazania do uŜytkowania, lecz były umarzane corocznie z zastosowaniem stawki 8,5 %, kserokopia karty umorzeniowej dotyczącej programów komputerowych stanowi załącznik nr 125 do protokołu. PowyŜsze działanie było sprzeczne z postanowieniami art.16d ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )
Zasady prowadzenia gospodarki materiałowej zostały określone w rozdziale VIII pn. Gospodarka materiałowa zamieszczonym w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy wprowadzonej Zarządzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy. Uregulowano w niej zasady prowadzenia ewidencji materiałów biurowych znajdujących się w magazynie oraz ich przyjmowania i wydawania, ponadto określono terminy przeprowadzania inwentaryzacji : roczne, okresowe i doraźne. Zadania związane z dokonywaniem zakupów materiałów biurowych, przyjmowaniem ich na stan i wydawaniem przypisano do realizacji p. Marii Ciesielskiej. W trakcie kontroli ustalono, Ŝe zakupione materiały biurowe i środki czystości ewidencjonowano w sposób ilościowy na odrębnych dla kaŜdego asortymentu kartotekach. Rozchód materiałów udokumentowany był na kartotece podpisem osoby pobierającej wydawane materiały biurowe. W trakcie kontroli ustalono, Ŝe pozostałe w magazynku na koniec 2002 i 2003 roku materiały biurowe zostały zliczone i spisane przez p. Marię Ciesielską, następnie wykazy te były przekazane do Referatu Finansowego, kserokopia spisów materiałów biurowych pozostałych na koniec 2002 i 2003 roku stanowi załącznik nr 126 do protokołu. Z wyjaśnienia uzyskanego od p. Wiesławy Libera Skarbnika Gminy wynika, Ŝe zakupione materiały biurowe były księgowane bezpośrednio w koszty konto 400, na koniec 2002 i 2003 roku nie przeprowadzono inwentaryzacji pozostałych w magazynku materiałów i nie wyksięgowywano ich z konta 400 na konto 310 – materiały, działanie takie pozostawało w sprzeczności z art.26
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
ust.3 pkt1 w związku z art. 17 ust.2 pkt4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002r. Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). W toku kontroli ustalono, Ŝe jednostka nie posiada finansowego majątku trwałego, nie jest prowadzona ewidencja konta 030 .
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Zasady i sposób przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w kontrolowanej jednostce określały instrukcje wprowadzone w Ŝycie zarządzeniem nr 2/91 z późń. zm. obowiązująca do 30.12.2002 rok, oraz zarządzeniem nr 12/02 Wójta Gminy Cielądz z dnia 30.12.2002 roku. W instrukcji nr 12/02 z30.12.2002 rok zawarto, iŜ stan rzeczywisty aktywów i pasywów ustala się w drodze: spisu z natury, uzyskania od kontrahentów potwierdzenia sald naleŜności i zobowiązań na dzień inwentaryzacji, weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. Spisem z natury wg instrukcji ustalano stan następujących aktywów: - gotówki w kasie: czeków, weksli, obligacji, akcji, - środków trwałych własnych w eksploatacji, - pozostałych środków trwałych, - materiałów w magazynie, - składników majątku ujętych w ewidencji ilościowej i na kontach pozabilansowych, W drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia ustala się stany: środków pienięŜnych na rachunkach bankowych, rozrachunków z innymi jednostkami /ZUS, US/, rozrachunków z kontrahentami. W § 5 w/w instrukcji określono terminy przeprowadzania inwentaryzacji, które są zgodne z przepisami art.26 ust.3 ustawy o rachunkowości tzn. środki trwałe i wyposaŜenia znajdujące się na terenie niestrzeŜonym inwentaryzowano raz w roku obrotowym, materiałów magazynie i środków pienięŜnych kasie i na rachunkach bankowych, inwestycje nie zakończone, naleŜności i zobowiązania, pozostałe środki trwałe na ostatni dzień roku obrotowego. Oprócz wymienionych wyŜej terminów inwentaryzację przeprowadza się w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, oraz wystąpienia wypadków losowych /kradzieŜy, poŜarów/. Nadzór nad realizacją zasad określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej powierzono Sekretarzowi Gminy.
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W trakcie kontroli ustalono, Ŝe w jednostce przeprowadzano inwentaryzację w 2002 i 2003 roku. Szczegółowej kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną na koniec 2003 roku. Do przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych Wójt Gminy zarządzeniem nr 19/2003 z dnia 3.11.2003 roku, powołał komisję inwentaryzacyjną w składzie trzech osób: p. Janina Ciesielska Przewodnicząca komisji (
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Sekretarz Gminy), p. Bigos Barbara – członek i p. Piejak Marianna – członek oraz trzy zespoły spisowe: pierwszy do przeprowadzenia spisu z natury w Urzędzie Gminy, bibliotekach, jednostkach OSP, oczyszczalni ścieków i środków trwałych, drugi zespół do przeprowadzenia spisu z natury w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej i trzeci zespół spisowy do przeprowadzenia spisu z natury w Gminnym Zespole Ekonomiczno Admnistracyjnym Szkół. Zgodnie z powyŜszym zarządzeniem inwentaryzacje naleŜało przeprowadzić w okresie od 3 listopada 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku. Analiza dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji w 2003 roku wykazała co następuje: - w dniu 17 listopada 2003 roku zgodnie z § 3 zarządzenia Wójta Gminy nr 19/2003 Przewodnicząca komisji ustaliła harmonogram prac spisowych, - spisu inwentaryzacyjnego w 2003 roku dokonywały zespoły spisowe w składzie zgodnym z zarządzeniem Wójta Gminy, w terminie zgodnym z ustalonym w harmonogramie, - spisu dokonano na 57 ponumerowanych arkuszach spisowych, które traktowane były jak druki ścisłego zarachowania, pobranie ich odnotowano w ksiąŜce druków ścisłego zarachowania na stronie 45 pod poz. 8 w dniu 3.11.2003 roku, - osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki majątkowe nie złoŜyły pisemnych oświadczeń o przekazaniu do wydziału księgowości wszystkich dokumentów dotyczących przychodu i rozchodu składników majątkowych, było to niezgodne z zasadami przeprowadzania inwentaryzacji określonymi w § 9 ust.5 instrukcji w sprawie zasad i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji pełnej składników majątkowych w Urzędzie Gminy Cielądz. Pisemne oświadczenie przedłoŜyła tylko p. Janina Ciesielska – Sekretarz Gminy, kserokopia instrukcji inwentaryzacyjnej stanowi załącznik nr 127 do protokołu. Jak ustalono wyŜej p. Janinę Ciesielską będącą odpowiedzialną materialnie za spisywane składniki majątkowe Urzędu Gminy powołano na przewodniczącą komisji inwentaryzacyjnej, kserokopia oświadczenia złoŜonego przez w/w, odpowiednie arkusze inwentaryzacyjne potwierdzające powyŜszą nieprawidłowość oraz zarządzenie nr 19/2003 z 3.11.2003 roku stanowią załącznik nr 128 do protokołu kontroli, - na arkuszach spisowych nr 40, 41, 42, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55 dotyczących spisu środków trwałych, nie wpisano imion i nazwisk osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe, pracownicy odpowiedzialni za spisywane składniki majątkowe nie podpisali tych arkuszy, czego wymóg stawia § 9 ust. 2 pkt 4 instrukcji inwentaryzacyjnej. Spisanie w przedstawionej formie środków trwałych, umoŜliwia tylko weryfikację wartościową spisywanych składników majątkowych, uniemoŜliwia natomiast rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki, czyli podstawowego celu jaki został określony w § 2 ust. 1 pkt 2 instrukcji
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
inwentaryzacyjnej. Kserokopia arkuszy spisu dotyczących środków trwałych z 2003r. stanowi załącznik nr 129 do protokołu, - w skład zespołu dokonującego spisu z natury na arkuszu nr 32,35,36,38 wchodziły osoby materialnie odpowiedzialne za spisywane składniki: wg arkusza nr 32 odpowiedzialną za spisywany majątek była min. p. Wiesława Michalak i była ona członkiem zespołu spisowego, wg arkusza nr 35 i 36 odpowiedzialność materialną za spisywane składniki ponosiła min. p. Irena Grotek będąca jednocześnie członkiem zespołu spisowego, wg arkusza spisowego 38 odpowiedzialną materialnie za spisywane składniki była p. Maria Ciesielska będąca przewodniczącą zespołu dokonującego spisu z natury. PowyŜej opisane postępowanie narusza postanowienia zawarte w § 6 ust.3 instrukcji inwentaryzacyjnej, kserokopie wymienionych arkuszy spisowych stanowi załącznik nr 130 do protokołu kontroli, - komisja sporządziła zestawienie arkuszy inwentaryzacyjnych w formie ilościowej i wartościowej, dokonano zestawienia rozliczenia środków trwałych, - w dniu 31.12.2003 roku, komisja inwentaryzacyjna spisała protokół na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji, odnotowano równieŜ fakt sporządzenia protokołu likwidacyjnego przedmiotów zniszczonych w Urzędzie Gminy na kwotę 5,24 zł i w OSP Grabice na kwotę 0,84 zł. Jak wynika z treści protokołu nie stwierdzono nadwyŜek ani niedoboru. Protokół wraz z arkuszami spisowymi przekazano po uzgodnieniu do księgowości Urzędu Gminy, - wartość spisanych trakcie inwentaryzacji środków trwałych w wynosiła 6.452.132,71zł. Wg ewidencji księgowej stan środków trwałych na 31.12.2003 rok wynosił 6.438.358,91zł plus stan wartości niematerialnych i prawnych 13.773,80zł. Stan środków trwałych wykazanych w inwentaryzacji zgodny z ewidencja księgową.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń
W dniu 21 listopada 2003 roku zostało zawarte porozumienie pomiędzy Gminą Cielądz reprezentowaną przez Wójta Gminy a Gminą Łódź reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Łodzi w ramach którego Gmina Cielądz udzieli Gminie Łódź pomocy finansowej w wysokości 30.000 zł z przeznaczeniem na zakup dla Komendy Miejskiej Państwowej StraŜy PoŜarnej w Łodzi sprzętu ratowniczego, paliwa, środków gaśniczych, neutralizatorów i sorbentów. Jednostka otrzymująca pomoc Gmina Łódź zgodne z ust.3 porozumienia, przekaŜe w ramach rozliczenia Gminie Cielądz w terminie do 23 grudnia 2003 roku dokumenty potwierdzające prawidłowość wydatkowanych środków finansowych.
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Przyznanie powyŜszej pomocy finansowej zaakceptowała Rada Gminy w Cieladzu w podjętych uchwałach nr X/64/2003 i X/65/2003 z dnia 8 grudnia 2003 roku, którymi zaplanowano kwotę na wydatki związane z powyŜszym porozumieniem w łącznej wysokości 30.000 zł. Zgodnie z art.117a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych jednostki samorządu terytorialnego mogą udzielać sobie wzajemnie pomocy finansowej lub rzeczowej, jednak w związku z art. 111 ust.2 pkt 5 pomoc ta ma być określona przez organ stanowiący jednostki. Podpisane w/w porozumienie nosi datę 21.11.2003 rok natomiast akceptacja Rady Gminy na udzielenie pomocy miała miejsce dopiero 8 grudnia 2003 roku, co pozostawało w sprzeczności z wymienionymi wyŜej przepisami prawa. Kserokopia uchwał i porozumienia stanowi załącznik nr 131 do protokołu kontroli. W dniu 30 września 2003 roku pomiędzy Komendą Wojewódzką Policji w Łodzi a Gminą Cielądz podpisano porozumienie, którego przedmiotem było przekazanie przez Gminę na rzecz Komendy Wojewódzkiej Policji w Łodzi środków finansowych w wysokości 4.000,00 zł z przeznaczeniem na zakup samochodu słuŜbowego dla Komendy Powiatowej Policji w Rawie Mazowieckiej. Podpisanie porozumienia poprzedzone zostało podjęciem uchwały nr VI/42/2003 przez Radę Gminy w Cielądzu z dnia 30 czerwca 2003 roku, w której zaplanowano środki na powyŜszy cel. Zgodnie z treścią porozumienia podmiot otrzymujący pomoc finansową, zobowiązany był do przekazania Gminie rozliczenia w terminie do 20 grudnia 2003 roku w formie kserokopii faktur.
Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń
Przekazu środków finansowych do Urzędu Miasta w Łodzi na podstawie porozumienia z 21 listopada 2003 roku, Gmina Cielądz dokonała 17 grudnia 2003 roku poleceniem przelewu. W dniu 29 grudnia 2003 roku Urząd Miasta w Łodzi przekazał Gminie w Cielądzu dokumenty potwierdzające prawidłowość wydatkowania środków pomocy; faktury nr 1361/MAG/2003 z 10.12.2003 roku, fakturę 1/SP/2003 i fakturę nr 2/SP/2003 z 3.12.2003 roku, które przedstawiały zakup wymienionych w porozumieniu środków. W dniu 23 października 2003 roku Gmina Cielądz dokonała przekazu środków finansowych wynikających z porozumienia z dnia 30 września 2003 roku, na konto Komendy Wojewódzkiej Policji w Łodzi w kwocie 4.000zł. W dniu 19 grudnia 2003 roku Komenda Powiatowa Policji w Rawie Mazowieckiej, zgodnie z treścią porozumienia, przekazała Gminie w Cielądzu kserokopię faktury nr 387/A01/0001797 z dnia 16 grudnia 2003 roku potwierdzającej zakup samochodu wraz z wyposaŜeniem.
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
XI. ROLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ
Gmina Cielądz nie utworzyła zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD śETU GMINY
W latach 2002 2003 nie funkcjonowały w Gminie Cielądz zakłady budŜetowe i gospodarstwa pomocnicze, w związku z powyŜszym nie odnotowano wpłat wynikających z art.19 ust.11 i art.20 ust.10 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155, poz.1014 z późń. zm.).
3. DOTACJE NA RZECZ INSTYTUCJI KULTURY I ICH ROZLICZENIE
W latach 2002 2003 jednostka nie udzielała dotacji na rzecz instytucji kultury. Jednostka nie powołała Gminnego Ośrodka Kultury, koszty związane z realizacją zadań w zakresie kultury – funkcjonowanie jednej biblioteki i jednego punku filialnego, ponoszone są bezpośrednio z budŜetu gminy.
4. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ I ICH ROZLICZENIE
W latach 2002 2003 Gmina Cielądz nie udzielała dotacji na rzecz publicznych samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej. Decyzji o utworzeniu takich podmiotów na terenie Gminy Cielądz, rada w nie podejmowała.
XII. INNE USTALENIA
W trakcie kontroli zagadnień określonych w rozdziale II pkt 7 protokołu dotyczących kredytów i poŜyczek ustalono, Ŝe w 2003r. łączna kwota dokonanych przez jednostkę spłat kredytów i poŜyczek oraz odsetek od tych kredytów i poŜyczek na koniec roku przekroczyła 15 % zrealizowanych przez jednostkę dochodów . Na podstawie uchwały z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2003 rok oraz załącznika nr 3 do uchwały budŜetowej pn. Przychody i rozchody związane z finansowanie niedoboru ustalono, Ŝe dochody zaplanowano w wysokości 5.441.368 zł, spłatę zaciągniętych poŜyczek i kredytów w wysokości 701.800 zł, odsetki od tych kredytów i poŜyczek zaplanowano w dziale 757 rozdział 75702 w wysokości 80.000 zł, kserokopia wyciągu z uchwały budŜetowej na 2003r. stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Zatem zaplanowana w uchwale budŜetowej na 2003 rok łączna kwota spłat kredytów i poŜyczek wraz z naleŜnymi od nich w tym roku odsetkami, wynosiła 701.800 + 80.000 = 781.800 : 5.441.368 = 14,36 % planowanych na 2003 rok dochodów jednostki samorządowej. Była ona zgodna z art.113 ust.1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
publicznych, z którego wynika, Ŝe kwota ta nie moŜe przekraczać 15 % planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Na podstawie sprawozdania z wykonania budŜetu Gminy Cielądz za 2003 rok ustalono, Ŝe jednostka osiągnęła w 2003 roku dochody w wysokości 5.925.220 zł, rozchody jednostki z tytułu obsługi długu publicznego wyniosły 166.162 zł, kserokopia wyciągu ze sprawozdania z wykonania budŜetu gminy stanowi załącznik nr 132 do protokołu. Ze sporządzonego sprawozdania Rb NDS o nadwyŜce/deficycie wynika, Ŝe dokonano spłat kredytów i poŜyczek w wysokości 822.969 zł, kserokopia sprawozdania Rb NDS stanowi załącznik nr 133 do protokoły kontroli. Zatem łączna kwota dokonanych spłat kredytów i poŜyczek oraz odsetek wyniosła, 822.969 + 166.162 = 989.131 : 5.925.220 = 16,7 % zrealizowanych dochodów. W trakcie kontroli ustalono, Ŝe środki finansowe na dokonanie zwiększonych spłat kredytów i poŜyczek oraz odsetek od tych kredytów zostały zaplanowane w uchwałami Rady Gminy: środki na spłatę rat kredytu: uchwałą nr VII/46/2003 z dnia 29.08.2003r., zwiększenie planu spłaty rat kredytu o kwotę 110.000 zł, uchwałą nr X/64/2003 z dnia 8.12.2003r., zwiększenie planu spłaty kredytu o kwotę 30.769 zł, ogółem zaplanowano środki w wysokości 701.800 + 110.000 +30.769 = 842.569 zł, środki na zapłatę odsetek od zaciągniętych kredytów: uchwałą nr V/40/2003 z dnia 25 kwietnia 2003r., zwiększenie zaplanowanej kwoty o 30.000 zł, uchwałą nr VI/43/2003 z dnia 30 czerwca 2003 roku, zwiększenie o kwotę 9.316 zł, uchwałą nr VII/47/2003 z dnia 29 sierpnia 2003r. zwiększenie o kwotę 40.000 zł i uchwałą nr XI/67/2003 z dnia 30 grudnia 2003r. zwiększenie o kwotę 6.846 zł, ogółem zaplanowano środki w wysokości : 80.000 + 30.000 + 9.316 + 40.000 + 6.846 = 166.162 zł. Z ustnego wyjaśnienia Skarbnika Gminy p. Wiesławy Libera wynika, Ŝe powyŜsze uchwały były przekazane do badania nadzorczego do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach i nie zostały podjęte wobec tych uchwał działania nadzorcze. Uchwały są zgodne z prawem. Ze sporządzonego przez Skarbnika Gminy w dniu 15 listopada 2002 roku dokumentu pn. Spłaty kredytów i poŜyczek w 2003 roku wynika, Ŝe kontrolowana jednostka zobowiązana była spłacić w 2003r. zaplanowane raty kredytów na kwotę 389.444 zł, w latach następnych odpowiednio: 2004r. 340.444 zł, 2005r. 307.644 zł, 2006r. – 150.435 zł i 2007r. 91.600 zł, kserokopia dokumentu stanowi załącznik nr 134 do protokołu kontroli. Natomiast z uchwały budŜetowej na 2003 rok i sporządzonego do niej załącznika nr 3 pn. Przychody i rozchody związane z finansowaniem niedoboru wynika, Ŝe jednostka zaplanowała spłatę kredytów i poŜyczek w wysokości 701.800 zł, czyli prawie dwa razy tyle, ile wynosiła wysokość spłat rat wynikającą z podpisanych umów. Ponadto jak ustalono w trakcie kontroli (opisane powyŜej), jednostka dokonała wyŜszych spłat rat kredytów ponad wysokość zaplanowaną w uchwale budŜetowej na 2003r., gdyŜ spłaciła raty kredytów i odsetki od tych kredytów w wysokości 989.131 zł, na zaplanowaną w uchwale budŜetowej na 2003r. kwotę 781.800 zł.
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Do Wójta Gminy kontrolujący skierował zapytania: 1. Dlaczego w uchwale budŜetowej na 2003r. i uchwałach zmieniających budŜet zaplanowano i dokonano spłat rat kredytów w wysokościach wyŜszych niŜ to wynikało z podpisanych umów? 2. Proszę wskazać, które kredyty zostały spłacone wcześniej i w jakiej wysokości? ZłoŜone wyjaśnienie stanowi załącznik nr 135 do protokołu kontroli, wynika z niego, Ŝe wcześniejsze spłaty kredytów dotyczyły dwóch kredytów zaciągniętych w 2001 roku w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych S.A. Oddział w Łodzi, umowa nr 2001/022/Ł z dnia 28 maja 2001 roku i umowa nr 2001/0031/Ł z dnia 3 sierpnia 2001 roku, których stopy oprocentowania były obliczane z uwzględnieniem kursu EURO. Pod koniec 2002 roku kurs tej waluty znacznie wzrósł, wzrosły równieŜ odsetki naliczane przez bank, według wyjaśnienia Wójta Gminy celem wcześniejszych spłat tych kredytów było uniknięcie płacenia wysokich odsetek od zaciągniętych kredytów. Dokonano sprawdzenia procedury podpisania wyŜej opisywanych umów kredytowych i stwierdzono, Ŝe: 1. Rada Gminy podjęła w dniu 26 kwietnia 2001 roku uchwałę nr XXVII/168/2001 w sprawie zaciągnięcia kredytu w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych S.A. Oddział w Łodzi w wysokości 500.000zł z przeznaczeniem na rozbudowę Gimnazjum w Cielądzu i budowę wodociągu w Ossowicach. W §4 uchwały zapisano, Ŝe kredyt oprocentowany będzie w oparciu o EURIBOR 3 M + stała marŜa banku z uwzględnieniem stopy dewaluacji złotego. W dniu 28 maja 2001 roku pomiędzy Bankiem Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych Oddział w Łodzi a Gminą Cielądz reprezentowaną przez Wójta Gminy i Członka Zarządu została podpisana umowa kredytu nr 2001/022/Ł, której przedmiotem było udzielenie kredytu inwestycyjnego w wysokości 500.000 zł. W § 7 umowy określone zostało oprocentowanie kredytu, uzaleŜniono je od kursu waluty EURO, stopy EURIBOR dla depozytów 3 miesięcznych, stałego w trakcie całego okresu kredytowania składnika stopy procentowej oraz liczby dni okresu odsetkowego. Kredytobiorca zgodnie z postanowieniami umowy zobowiązany był spłacić kredyt w 17 ratach kwartalnych w terminie do 15.06.2006 r., kserokopia uchwały Rady Gminy nr XXVII/168/2001 oraz umowa kredytu nr 2001/022/Ł stanowi załącznik nr 136 do protokołu. 2. W dniu 28 czerwca 2001 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr XXIX/184/2001 w sprawie zaciągnięcia kredytu w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych S.A. Oddział w Łodzi w wysokości 559.400 zł. Zgodnie z uchwałą kredyt miał być oprocentowany w oparciu o EURIBOR 3 M + stała marŜa banku z uwzględnieniem stopy dewaluacji złotego. W dniu 3 sierpnia 2001 roku pomiędzy Bankiem Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych Oddział w Łodzi a Gminą Cielądz została podpisana umowa kredytu nr 2001/0031/Ł, przedmiotem której było udzielenie kredytu w wysokości 559.400 zł. W §7 umowy określono wysokość oprocentowania kredytu i zasady obliczania odsetek. Spłatę kapitału kredytu przewidziano w 17 kwartalnych ratach w terminie do 31.10.2005r., kserokopia uchwały Rady Gminy nr XXIX/184/2001
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
oraz umowa kredytu stanowią załącznik nr 137 do protokołu kontroli.
XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera ... ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Urzędu Gminy w Cieladzu pod pozycją 1/2004
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: - Andrzej Latek Wójt Gminy Cielądz - Wiesława Libera Skarbnik Gminy - Janina Ciesielska Sekretarz Gminy - Maria Ciesielska kierownik referatu organizacyjnego - Marian Krawczyk kierownik ref. budow. i rolnictwa - Aldona Trzcińska kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cielądzu - Zofia NaroŜnik inspektor ds. podatków - Janina Czarnecka inspektor ds. podatków - Marianna Kunikowska inspektor ds. księgowości budŜetowej - Wiesława Michalak inspektor ds. księgowości i płac - Barbara Pytka inspektor w referacie rolnictwa - Irena Grotek inspektor referatu organizacyjnego Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Cielądzu przeprowadzonej w dniu 28.06 2004 r. 2. Kserokopia przykładowych kart wydatków. 3. Kserokopia uchwały budŜetowej nr IV/28/03 na 2003 rok. 4. Umowa kredytu nr 126280944 310 11/2/I/8/2003 z dnia 6.06.2003r. 5. Umowa kredytu nr 126280944 310 13/2/II/16/2003 z dnia 19.12.2003 i aneks do umowy z dnia 31.12.2003r. 6. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie podjęcia przez Radę Gminy uchwał dotyczących zaciągnięcia. 7. Kserokopia sprawozdań budŜetowych na 2002 i 2003 Rb 27S, PDP oraz kserokopia uchwał podatkowych i wyjaśnienie Skarbnika Gminy. 8. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie sald kont 201 i 225. 9. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. 10. Przykładowe raporty dochodowe. 11. Przykładowe raporty i dokumenty z nieprawidłowymi poprawkami. 12. Przykładowe rachunki i faktury dokumentujące brak wymaganego opisu dokumentu. 13. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy w sprawie rejestracji wpływających do jednostki dokumentów. 14. Kserokopie przykładowych dokumentów potwierdzających wydatki związane z funkcjonowaniem klubów sportowych. 15. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie finansowania klubów sportowych. 16. Uchwała Rady Gminy nr XXI/132/2000 z dnia 15.11.2000r. w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia dla inkasentów z tytułu poboru podatków stanowiących dochód gminy i uchwała nr XV/84/04 z dnia 18.06.2004r.
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
17. Wykaz podatników podatku od nieruchomości – osoby prawne. 18. Dane dotyczące podatku od nieruchomości – osoby prawne. 19. Kserokopie przykładowych deklaracji podatkowych na 2002 rok dokumentujące nieterminowe ich złoŜenie w organie podatkowym. 20. Przykładowe deklaracje na podatek od nieruchomości od osób prawnych na 2003 rok. 21. Wyjaśnienie p. Zofii NaroŜnik oraz kserokopie deklaracji podatkowej (…) 40 . 22. Kserokopia deklaracji podatkowej na 2002 i 2003 rok (…) 41 oraz wyjaśnienie p. Zofii NaroŜnik. 23. Kserokopia przykładowych kart kontowych. 24. Kserokopia kart kontowych (…) 42 . 25. Kserokopia karty kontowej (…) 43 . 26. Dane dotyczące podatku od nieruchomości osoby fizyczne. 27. Kserokopia deklaracji, kart nieruchomości oraz wyjaśnienie p. Zofii NaroŜnik. 28. (…) 44 , wydruk kart nieruchomości oraz wyjaśnienie p. Zofii NaroŜnik. 29. Kserokopia decyzji nr 28/2002,23/2002,37/2002 i 41/2003. 30. Kserokopie przykładowych decyzji umorzeniowych. 31. Kserokopie decyzji nr 48/2002 i 26/2003. 32. Kserokopie przykładowych decyzji umorzeniowych. 33. Kserokopia decyzji nr 46/2002, 12/2002, 54/2003, 2/2003, 37/2003, 4/2003.
40 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 41 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 42 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 43 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 44 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
34. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie nieprawidłowości w postępowaniu o zastosowanie ulg w zapłacie podatku od nieruchomości. 35. Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych. 36. Potwierdzenia odbioru nakazów płatniczych. 37. Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych. 38. Deklaracja podatkowa złoŜona przez (…) 45 . 39. Decyzja nr 3110/8/3/2003 w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej. 40. Wyjaśnienie inspektora p. Zofii NaroŜnik. 41. Decyzja nr 3110/8/2/2003. 42. Decyzje nr 3111/3/1/2002 i 3113/3/3/2002. 43. Decyzja nr 3111/3/2003. 44. Dane dotyczące dochodów z tytułu podatków od środków transportowych – osoby prawne i fizyczne. 45. (…) 46 . 46. (…) 47 47. Przykładowe decyzje w sprawie odroczenia terminu płatności rat podatku i umorzenia odsetek za zwłokę. 48. Przykładowa decyzja w sprawie umorzenia zaległości podatkowej. 49. Wyjaśnienie p. Janiny Czarneckiej w sprawie zaniechania działań windykacyjnych w stosunku do zalegających z opłatą w roku 2002 (…) 48 . 50. Wyjaśnienie p. J. Czarneckiej w sprawie działań windykacyjnych podejmowanych w stosunku do (…) 49 . 51. Wyjaśnienie p. J. Czarneckiej w sprawie nieprawidłowości windykacji podatkowych. 52. Wydruk z ewidencji podatkowej (…) 50 .
45 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 46 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 47 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 48 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 49 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
53. Kserokopia ewidencji wystawionych tytułów wykonawczych. 54. Kserokopia doręczenia nakazów płatniczych z lat 1998 2000. 55. Kserokopia doręczenia nakazów płatniczych z lat 2001 i 2002. 56. Pisemne oświadczenie złoŜone przez sołtysa wsi Mała Wieś. 57. Kserokopia wysłanych upomnień z lat 1997 2001. 58. Postanowienie Sądu Rejonowego w Skierniewicach. 59. Deklaracja podatkowa (…) 51 . 60. Kartoteka podatkowa (…) 52 . 61. Wyjaśnienie inspektora p. Zofii NaroŜnik. 62. Ewidencja tytułów wykonawczych. 63. Kserokopia nakazów płatniczych z lat 1999 2000. 64. Upomnienie nr 227/2000 z dnia 22.09.2000r. 65. Decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego skierowana do (…) 53 . 66. Decyzja nr 1 z dnia 10.01.2003r. w sprawie rozłoŜenia na raty zapłaty zaległości. 67. Decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego (…) 54 . 68. Ewidencja wystawionych tytułów wykonawczych. 69. Decyzja Nr Fn.3113/9/2002 z dnia 27.12.2002r. w sprawie restrukturyzacji. 70. Ewidencja wpłat opłaty restrukturyzacyjnej. 71. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie wydania decyzji o zakończeniu restrukturyzacji. 72. Uchwała nr XXX/209/2002 Rady Gminy Cielądz z dnia 22 marca 2002 roku w sprawie sprzedaŜy gruntu stanowiącego mienie komunalne we wsi Ossowice .
50 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 51 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 52 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 53 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 54 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
73. Wykaz nieruchomości wraz z wyjaśnieniem Wójta. 74. Protokół z przeprowadzonego w dniu 06.06.2002 roku przetargu. 75. Akty notarialne: Repertorium A nr 2957/2000 i Repertorium nr 1411/2003 oraz dowody wpłaty za nieruchomość. 76. Wykaz nieruchomości z dnia 14.08.2002 roku. 77. Protokół z przeprowadzonego przetargu, polecenie przelewu z dnia 25.09.2002 roku, aktu notarialnego – umowy sprzedaŜy z dnia 26.09.2002 roku. 78. Uchwała nr 6/93 Rady Gminy w Cielądzu z dnia 19 lipca 1993 roku w sprawie ustalenia liczby punktów sprzedaŜy napojów alkoholowych. 79. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie róŜnicy dochodów z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych, dowody wpłat, polecenie księgowania oraz wydruk komputerowy „Obrotów na Klasyfikacjach Dochodów”. 80. Wyjaśnienie inspektora p. Barbary Pytki. 81. Uchwały Rady Gminy Cielądz: nr XXX/203/2001 z dnia 15 listopada 2001 i nr XXX/2001/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku wraz z załącznikami. 82. Uchwała nr XXV/159/2001 Rady Gminy Cielądz z dnia 21 lutego 2001 roku. 83. Środki finansowe wydatkowane w ramach ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi. 84. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy w sprawie nie dokonywania inwentaryzacji pozostałości paliwa w zbiornikach pojazdów poŜarniczych na koniec 2002 i 2003 roku. 85. Rachunek zakupu instrumentu muzycznego dla orkiestry 0SP. 86. Kserokopia umowy z dyrygentem orkiestry straŜackiej wraz z kserokopią karty wydatków. 87. Zestawienia udzielonych świadczeń w zakresie zadań zleconych i własnych w latach 2002 2003. 88. Uchwała nr IV/29/03 Rady Gminy w Cielądzu z dnia 28 lutego 2003 roku. 89. Uchwała nr XIII/76/04 Rady Gminy w Cielądzu z dnia 30 marca 2004 roku. 90. Wykaz zadań, na które mogą być udzielane dotacje. 91. Zarządzenie nr 7/03 Wójta Gminy Cielądz z dnia 6 maja 2003 roku w sprawie wykazu podmiotów otrzymujących dotację. 92. Dotacje udzielone na rzecz podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych w 2003 roku. 93. Umowa zawarta w dniu 1.04.2003 roku pomiędzy Gminą Cielądz a Ludowym Klubem Sportowym Grabice oraz umowa zawarta z Ludowym Klubem Sportowym Cielądz. 94. Wydruk komputerowy dot. przekazywania dotacji LKS. 95. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy p. Janiny Ciesielskiej w sprawie wynagrodzenia Wójta.
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
96. Uchwały Rady Gminy Cielądz w sprawie ustalania wynagrodzenia Wójta. 97. Lista pracowników Urzędu Gminy w Cielądzu z uwzględnieniem stanowisk, kategorii zaszeregowania, wszystkich składników wynagrodzenia i daty regulacji płac za okres 2002 2003. 98. Kserokopia przelewu środków na konto funduszu świadczeń socjalnych. 99. Źródła finansowana inwestycji. 100. Wykaz zrealizowanych z 2002 i 2003 roku inwestycji. 101. Kserokopia stron SIWZ. 102. Wyjaśnienie inspektora p. Mariana Krawczyk. 103. Wyjaśnienie inspektora p. Mariana Krawczyk. 104. Kserokopia poprawionych kosztorysów ofertowych. 105. Zbiorcze zestawienie ofert ZP 41. 106. Oświadczenie złoŜone przez oferenta nr 5. 107. Wyjaśnienie inspektora p. Mariana Krawczyk. 108. Kserokopia danych zbiorczych na podstawie których wyliczono kryteria nr 2 i 3. 109. Streszczenie oferty i porównanie złoŜonych ofert. 110. Kserokopia referencji złoŜonych przez oferenta nr 5 i 8. 111. Wyjaśnienie członka komisji przetargowej p.Wiesławy Libera – Skarbnik Gminy. 112. Warunki i terminy płatności oferenta nr 8. 113. Wyjaśnienie członka komisji przetargowej w sprawie warunków płatności oferenta nr 8. 114. Kserokopia umowy na roboty budowlane. 115. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie braku uchwał Rady Gminy dotyczących upowaŜnienia do podpisania umowy nr 4/2001. 116. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie składu komisji przetargowej oraz kserokopia zarządzenia 17/2003. 117. Kserokopia stron specyfikacji istotnych warunków zamówienia i ogłoszenia o przetargu. 118. Kserokopia umowy, specyfikacji istotnych warunków zamówienia i wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie kryterium oceny ofert. 119. Wyjaśnienie p. M. Krawczyka w sprawie sposoby oceny ofert przez członków komisji. 120. Kserokopia kart indywidualnej oceny ofert, stron specyfikacji oraz wyjaśnienie przewodniczącego komisji p. Mariana Krawczyka. 121. Kserokopia informacji przekazanej do wybranego oferenta oraz kserokopia ogłoszenia o wynikach przetargu. 122. Kserokopia uchwał Rady Gminy nr VII/45, IX/55/2003,X/64/2003, X/65/03, XI/67/2003, załącznik nr 3 do zarządzenia Wójta Gminy nr 27/2003 oraz wyjaśnienie Skarbnika Gminy. 123. Zestawienie dotyczące zmian wartości składników majątkowych. 124. Kserokopia karty umorzeniowej za 2003r.
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
125. Kserokopia karty umorzeniowej za 2003r. dotycząca programów komputerowych. 126. Wykazy pozostałych na koniec 2002 i 2003 roku materiałów biurowych. 127. Kserokopia instrukcji inwentaryzacyjnej. 128. Kserokopia oświadczenia złoŜonego przez p. J. Ciesielską, kserokopia arkuszy spisowych i zarządzenia nr 19/2003 129. Kserokopia arkuszy spisowych nr 40, 41, 42, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 57. 130. Kserokopia arkuszy spisowych nr 32,35,36,38. 131. Kserokopia porozumienia z 21 listopada 2003 roku oraz uchwały Rady X/64/2003 i X/65/2003. 132. Wyciąg ze sprawozdania z wykonania budŜetu gminy za 2003r. 133. Sprawozdanie Rb NDS za 2003r. 134. Spłaty kredytów i poŜyczek w 2003r. 135. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie wcześniejszych spłat kredytów. 136. Uchwała Rady Gminy Nr XXVII/168/2001 i umowa z BISE S.A. nr 2001/022/Ł. 137. Uchwała Rady Gminy Nr XXIX/184/2001 i umowa z BISE S.A. nr 2001/0031/Ł. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 19 lipca 2004 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Cielądzu. Kierownictwo Urzędu powiadomiono o przysługującym prawie składania wyjaśnień do treści protokołu w terminie 3 dni od daty jego podpisania. Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... Urszula PodraŜka Krawczak ...... Bogusław Wenus ...... Lech Leszczyński
Kwituj ę odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
______129