Arkivbeskrivning 2018 LÄNSSTYRELSEN

Innehållsförteckning

1.0 Arkivbeskrivning för länsstyrelsen i Hallands län ...... 2 1.1 Länsstyrelsens uppgifter ...... 2

2.0 Inledning ...... 3

3.0 Organisationshistorik ...... 4 3.1 Bildandet av länsstyrelserna och tiden före 1900-talet ...... 4 3.2 Guvernör och generalguvernör i Halland ...... 4 3.3 Landshövding, länsstyrelse och landsstat ...... 5 3.4 Länsförvaltningens nya uppgifter och arkivbildare från 1877 ...... 6 3.5 Arkivbildande sektioner – landskansliet 1953, landskontoret 1958 ...... 6 3.6 Arkivbildande enheter 1971 - 1989 ...... 7 3.7 Övergripande förändringar i arkivbildningen 1989 och framåt ...... 8

4.0 Organisationsöversikt ...... 11 4.1 Länsledning ...... 11 4.2 Ledningsgrupp ...... 11 4.3 Insynsråd ...... 11 4.4 Enheten för verksamhetsstöd ...... 12 4.5 Samhällsbyggnadsenheten...... 14 4.6 Landsbygdsenheten ...... 17 4.7 Miljövårdsenheten ...... 18 4.8 Enheten för naturvård och miljöövervakning ...... 19 4.9 Miljöprövningsdelegationen ...... 20 4.10 Utvecklingsenheten...... 20 4.11 Veterinärenheten ...... 22

5.0 Arkiv och offentlighet ...... 23 5.1 Registrering av allmänna handlingar ...... 23 5.2 Tekniska hjälpmedel och närmare upplysningar ...... 23 5.3 Sekretess ...... 23 5.4 Avgift vid begäran om att få ta del av allmän handling ...... 24 5.5 Arkivorganisation och arkivansvar ...... 24 5.6 Förvaring av arkiv ...... 24 5.7 Sökingångar till länsstyrelsens arkiv ...... 24 5.8 Bevarande och gallring ...... 25

6.0 Bilagor ...... 25

LÄNSSTYRELSEN

1.0 Arkivbeskrivning för länsstyrelsen i Hallands län Följande beskrivning motsvarar bestämmelserna om arkivbeskrivning i Arkivlagen 6 § punkt 2, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagens 4 kap 2 §, samt Riksarkivets föreskrifter om statliga myndigheters utformning av arkivbeskrivningen (RA- FS 2008:4 5 §).

1.1 Länsstyrelsens uppgifter Länsstyrelsen svarar enligt förordningen (SFS 2007:825) med länsstyrelseinstruktion för den statliga förvaltningen i länet, i den utsträckning inte någon annan myndighet har ansvaret för särskilda förvaltningsuppgifter.

Länsstyrelsen skall verka för att nationella mål får genomslag i länet samtidigt som hänsyn tas till regionala förhållanden och förutsättningar utifrån ett statligt helhetsperspektiv samordna olika samhällsintressen inom myndighetens ansvarsområde främja länets utveckling och noga följa länets tillstånd. Länsstyrelsen har bl a uppgifter inom följande områden:

• Civilt försvar, fredstida krishantering och räddningstjänst (beredskap) • Kommunikationer • Livsmedelskontroll, djurskydd och allmänna veterinära frågor • Lantbruk • Fiske • Integration • Jämställdhet mellan kvinnor och män • Kulturmiljö • Regionalekonomi och näringslivsutveckling • Bostadsfinansiering • Planväsende och hushållning med naturresurser • Klimat och energi • Naturvård och miljöskydd

LÄNSSTYRELSEN

2.0 Inledning

Landshövding och länsråd utgör länsledningen för Länsstyrelsen i Hallands län. Landshövdingen är Länsstyrelsens myndighetschef och utses direkt av regeringen. Landshövdingen leder och samordnar länsstyrelsens verksamhet och beslutar om hur ärendena ska fördelas mellan olika enheter och på vilken nivå de ska avgöras. Länsrådet biträder landshövdingen med att leda och samordna länsstyrelsens verksamhet och inträder i landshövdingens ställe när denne inte är i tjänst eller har förhinder.

Länsstyrelsen är en så kallad enrådighetsmyndighet med insynsråd. Insynsrådet ska uppfylla kravet på demokratisk insyn och medborgerligt Länsstyrelsen i Hallands organisation 2018 inflytande. Rådet ska utöva insyn i verksamheten och ge myndighetschefen råd. Landshövdingen är ordförande i insynsrådet och ska hålla rådet informerat om verksamheten.

Under länsledningen finns ledningsgrupp med enheten för Verksamhetsstöd som stödfunktion (juristfunktion, diarie- och arkivfunktion, ekonomi, HR och personal samt service) och därtill sex sakenheter: Samhällsbyggnadsenheten (till vilken funktionerna kulturmiljö, plan och beredskap är knutna), Enheten för naturvård och miljöövervakning, Landsbygdsenheten (som bildades 2010- 07-01 då fiskeenheten och lantbruksenheten slogs samman till en enhet), Miljövårdsenheten, Utvecklingsenheten (till vilken även kommunikationsfunktionen är knuten) och Veterinärenheten. Varje enhetschef har direkt under länsledningen ett ansvar för enhetens verksamhet och resultat.

LÄNSSTYRELSEN

3.0 Organisationshistorik

3.1 Bildandet av länsstyrelserna och tiden före 1900-talet

Begreppet län är medeltida, då det användes i betydelsen slottslän, d v s det landområde som låg under ett slotts förvaltning. Slottslänen delades ut till stormän, som förutsattes vara trogna sin länsherre. Kungen kunde ta ifrån länsinnehavaren förläningen och ge den till en annan person. Praktiskt var det inte alltid så lätt, eftersom länsinnehavaren både hade eget krigsfolk och förvaltningspersonal.

Gustav Vasa och hans söner utvecklade systemet med fogdelän och länsområdena blev fasta enheter. 1634 gjordes en formell länsindelning och landshövdingeämbetet tillkom. Landshövdingen skulle vara kungens trogna tjänsteman och länets förvaltare. Vissa landshövdingar bar även i fortsättningen titeln ståthållare, t ex landshövdingen i Halmstad.

3.2 Guvernör och generalguvernör i Halland

I de provinser som Sverige erövrade under 1600-talet tillämpade man en förenad militär och civil förvaltning under guvernör eller generalguvernör. I Halland fanns guvernör 1645-51 med ett guvernementskontor. Fältmarskalk Lennart Torstensson blev 1648 generalguvernör över Västergötland, Värmland, Dalsland och Halland. Generalguvernören residerade i fästningsstaden Göteborg och hade under sig bl a en kamrer för att få reda i skatteuppbörden. När Torstensson dog 1651 efterträddes han av hertig Adolf Johan, yngre bror till den valde tronföljaren Karl Gustaf. Befattningen drogs in 1654. Arkivet från detta västsvenska generalguvernement 1648-54 finns på Riksarkivet.

Generalguvernörer användes också vid försvenskningen av de provinser som erövrades från Danmark 1658. De danska provinserna hade en länsindelning liknande de svenska, men länen var mindre. 1658-1669/70 förvaltades Skåne, Halland och Blekinge som ett generalguvernement överordnat landshövdingarna i de gamla länen. Rutger von Ascheberg, som var generalguvernör över Göteborgs och Bohus län samt Dalsland, fick 1680 överta även Skåne och Halland med residens i Malmö.

LÄNSSTYRELSEN

3.3 Landshövding, länsstyrelse och landsstat

Begreppet länsstyrelse användes inte officiellt förrän långt in på 1900-talet. I Nordisk Familjebok (1911) är uppslagsordet Kunglig Majestäts Befallningshavande. Landshövdingen var kungens vikarie i sitt län och skulle enligt instruktion verkställa beslut från de fem kollegierna, som utgjorde regeringen i den mån inte kungen själv beslutade. Redan under 1600-talet kom dock landshövdingarna att bli talesmän för sina läns intressen, och den rollen har blivit allt tydligare med tidens gång.

En viktig del av landshövdingens arbete var att se till att skatterna drevs in, och att pengarna användes på det sätt regeringen i Stockholm bestämde, vilket inte var så alldeles lätt, eftersom skattemedlen ofta var överintecknade många år i förväg. Från början kom länsförvaltningen att delas på en allmänt verkställande funktion, senare kallad landskansli och en uppbördsfunktion, senare kallad landskontor, med olika tjänstemän. Det gamla länsstyrelsearkivet är därför delat i två arkivbildare, landskansli och landskontor och det finns ingen sammanhållen arkivbildande länsstyrelse förrän omkring 1990. Kronofogdarna och häradsskrivarna hade samma distrikt, fögderiet, och tillsammans med kronolänsmännen och de som var anställda vid länsförvaltningen i residensstaden utgjorde de den s k landsstaten.

Landshövdingen fick inte döma i brott och tvistemål – det skulle häradsrätt och rådhusrätt göra, men han kom tidigt att fungera som en förvaltningsdomstol, d v s folk vände sig till honom för att klaga på fogdarnas skatteindrivning m m. Landshövdingen hade också tillsyn över de stora vägarna, kungsvägar och landsvägar, som noga reglerades i 1734 års lag.

Landshövdingen skulle via magistraten, som var stadens styrelse, hålla ett vakande öga över städerna, som var viktiga skatteobjekt med gamla självstyrelsetraditioner. Från 1866 då ståndsriksdagen avskaffades, skötte landshövdingeämbetet valen till andra kammaren på landsbygden. Från 1910 inrättade länsstyrelsen valdistrikt och tillsatte ordförande i valnämnd i landskommun. I staden var det magistraten som skötte valen och genom den hade landshövdingeämbetet också insyn.

Landshövdingeämbetet var en ganska liten myndighet, och förblev det i den nya instruktionen 1855. Då hade man visserligen funnit att det fanns många nya länsuppgifter att lösa, men i stället för att bygga ut den statliga länsförvaltningen infördes landsting 1863. Landshövdingen hade en kontrollerande funktion gentemot de små landskommunerna och landstinget och den funktionen började inte försvagas förrän på 1920-talet. Den som ville klaga över ett kommunalt beslut, ”anföra besvär” gjorde detta hos

LÄNSSTYRELSEN

landshövdingeämbetet, och än idag är det länsstyrelsen som är första överklagandeinstans i t ex kommunal byggnadsnämnds beslut.

3.4 Länsförvaltningens nya uppgifter och arkivbildare från 1877

Ansvaret för hälso- och sjukvård bland djur vilade på landshövdingeämbetet sedan mitten av 1700-talet. Från 1877 var länsveterinären en fristående enmansmyndighet under landshövdingeämbetet. En liknande ställning hade förste provinsialläkaren från 1890. Från 1962 blev han i stället länsläkare, och var länsstyrelsens medicinske expert. Länsläkaren rapporterade t ex till länsstyrelsen om kommunal hälsovårdsnämnd inte fullgjorde sina skyldigheter och yttrade sig till länsstyrelsen i frågor rörande hälsovård, livsmedel, vattenvård m m. Länsläkarorganisationen upphörde 1981, då ansvaret för samhälls- och miljömedicin, epidemiologi och smittskydd överfördes till landstingen.

I början av 1900-talet kom bilarna. Fordonen skulle registreras och eftersom landshövdingen hade ett gammalt ansvar för vägarna, fick länsstyrelsen ta hand om bilregistren, som sedan fördes hos dem t o m 1995. Länsbokstäverna exempelvis N för Halland, infördes 1907. Med 1915 års automobilförordning tillkom en särskild avdelning för fordon och körkort vid länsstyrelsen och den blev i regel en särskild arkivbildare vid sidan av landskansli och landskontor.

Med försörjningsproblem under första och andra världskrigen tillkom särskilda kristidsorgan knutna till länsstyrelsen. När andra världskrigets kristidsstyrelser och kristidsnämnder avvecklades fick länsstyrelsen från 1950 ta hand om dessa frågor, om behov skulle uppstå. Försörjningssektion 1953-ca 1962 var en tillfällig, eller potentiell, arkivbildare, liksom sedan ransoneringsenhet från 1/7 1971. Ransoneringsenheten trädde i funktion för bensinransonering under oljekrisen 1973-74.

Under andra världskriget började civilförsvaret bilda egna, hemliga arkiv, som mera sällan redovisades, men förvarades hos den 1953 inrättade civilförsvarssektionen.

3.5 Arkivbildande sektioner – landskansliet 1953, landskontoret 1958

Från 1953 infördes en ny enhetlig organisation för länsstyrelserna. Landskansliet delades i arkivbildande sektioner 1953 och landskontoret 1958. Automobilavdelningen inordnades i en allmän sektion, som även omfattade sociala ärenden och polisärenden. Andra sektioner inom landskansliet var

LÄNSSTYRELSEN

planeringssektion, civilförsvarssektion och från 1970 naturvårdssektion. I naturvårdssektionen uppgick distrikts- och länsingenjören för vatten- och avloppsanläggningar, som 1945-70 var särskild tillstånds- och övervakningsmyndighet i dessa frågor.

Inom landskontoret fanns kameralsektion, taxeringssektion samt uppbördssektion från 1958. 1966 tillkom datasektion, eftersom folkbokföringen fick datorstöd från 1967. Från 1/7 1965 skulle i varje län finnas ett planeringsråd, som var rådgivande organ och deltog i länsstyrelsens behandling av ärenden av allmän betydelse eller större vikt avseende samhällsplanering, kommunal administrativ eller judiciell indelning samt näringslivets lokalisering. Planeringsråd var föregångare till länsstyrelsens styrelse som infördes 1/7 1971.

3.6 Arkivbildande enheter 1971 - 1989

Från 1971-07-01 infördes en ny indelning av länsstyrelsen i arkivbildande enheter. Den gamla indelningen i landskansli och landskontor upphörde formellt. I praktiken hade den upphört 1952 respektive 1957, då sektionsindelningen infördes. Länsstyrelsen fick en styrelse vars ledamöter utsågs av landstinget och kommunen. Landshövdingen blev ordförande i styrelsen, som bildade egen protokollsserie. Länspolischefens expedition, som funnits vid länsstyrelsen sedan 1965, blev kvar och fortsatte sin arkivbildning.

Allmänna sektionen blev allmänna enheten och civilförsvarssektionen blev försvarsenhet. Administrativa enheten skötte både länsstyrelsens och lokala skattemyndigheternas och de nya kronofogdarnas ekonomi- och personalfrågor. Planeringsavdelningen blev gemensam arkivbildare för fyra sakenheter: juridisk enhet, planeringsenhet, regionalekonomisk enhet och naturvårdsenhet. Naturvårdsenheten, senare kallad miljöenheten blev dock vid några länsstyrelser egen arkivbildare.

Inom skatteavdelningen fanns som arkivbildande enheter taxeringsenhet, uppbördsenhet, besvärsenhet, dataenhet, revisionsenhet, momsenhet och dessutom skatteavdelningens kansli. 1971-79 fanns även rättsenhet som förberedde ärenden till länsskatterätten, som övertog de ärenden om överklagade taxeringar som prövningsnämnden tidigare handlagt, samt länsrätt 1 som handlade sociala mål och andra förvaltningsärenden. 1979 bröts dessa verksamheter ut till en särskild domstol, länsrätt 2, och vid länsstyrelsen inrättades då i stället besvärsenheten. 1987 bröts hela skatteavdelningen ur länsstyrelsen och bildade en länsskattemyndighet.

1970-07-01 flyttades hemkonsulenterna från lantbruksnämnden till länsstyrelsen, där de dock senare upphörde, då konsumentfrågor lades på

LÄNSSTYRELSEN

kommunerna. Länsarkitekt som varit fristående länsmyndighet sedan 1936, inordnades i länsstyrelsen 1971. Länsingenjör, tidigare distriktsingenjören för vatten och avlopp sedan 1945, inordnades 1970 i naturvårdssektionen. Länsbrandinspektör (1945-74) som förordnades av länsstyrelsen och biträdde länsstyrelsen i frågor om brandförsvar avvecklades. Deras tidiga arkivbildning kan delvis ha skett inom länsstyrelsen. 1976 inrättades tjänst som länsantikvarie vid länsstyrelsen i Halland. Länsnykterhetsnämnd och socialkonsulent inordnades i länsstyrelsens allmänna enhet 1982, länsveterinären 1983.

3.7 Övergripande förändringar i arkivbildningen 1989 och framåt

I samband med att länsstyrelsen införde en ny D/D-plan (diarie/dossie- plan)1989-07-01 avslutades den tidigare organisatoriska arkivbildningen (enhetsarkiv) och påbörjades den nuvarande arkivbildningen, med hela länsstyrelsen som en arkivbildare. Varje länsstyrelse fick själv organisera sitt inre arbete, men en gemensam diarieplan styrde arkivläggningen av ärendegrupperna.

1990-07-01 genom riksdagsbeslut överfördes arbetsuppgifterna för länsstyrelsens lantmäterienhet till Lantmäteriet (överlantmätarmyndigheten). Samverkan med lantmäteriet enligt arbetsordningen fungerade som tidigare.

1990-07-01 övergick länsstyrelsen till datoriserad diarieföring (ÄHS-systemet).

1991-07-01 genomfördes den s k samordnade länsförvaltningen då verksamheterna vid dåvarande Lantbruksnämnden, Fiskenämnden och Länsvägnämnden överfördes till länsstyrelsen. Den 1 januari 1994 kompletterades organisationen genom att Länsbostadsnämndens verksamhet överfördes till länsstyrelsen.

1992-06-30 upphörde Länspolischefsorganisationen och överfördes till länspolismästaren. Vissa uppgifter fanns dock kvar på länsstyrelsen och diariefördes enligt D/D-plan och arkiverades i länsstyrelsens arkiv.

1994-01-01 överfördes Länsbostadsnämnden till länsstyrelsen. Handels- och föreningsregisterverksamheten övergick till Patent- och registreringsverket.

1994-10-01 Återfördes återkallelse av körkort till länsstyrelsen.

1994-1995 Länsstyrelsen fick utökade uppgifter inom flera verksamhetsområden. Sveriges medlemskap i EU innebar nya och/eller förändrade arbetsuppgifter inom främst verksamhetsområdet lantbruk, men

LÄNSSTYRELSEN

även områdena miljövård, regionalekonomi och näringslivsutveckling, utbildning samt jakt och fiske.

Övriga nya arbetsuppgifter som tillkom var hanteringen av det tillfälliga anslaget för regionala utvecklingsåtgärder, handläggningen av körkortsingripanden som 1994-10-01 fördes över från länsrätterna till länsstyrelserna samt ökade uppgifter vad gäller tillsyn av yrkesmässig trafik. Dessutom fortsatte delegeringen av bidragsbeslut från Riksantikvarieämbetet till länsstyrelsen inom området Kulturmiljövård. Verksamhetsområdet jämställdhet tillkom som ett nytt expertområde. Inom Social omvårdnad fördes länsstyrelsens uppgifter i enskilda ärenden med anledning av lagen om vård av missbrukare (LVM) över till kommunerna.

1995-01-01 En länsexpert tillsattes för jämställdhetsfrågor.

1995-01-01 Serveringstillstånden övergick till kommunerna. Länsstyrelsen hade kvar tillsynen.

1995-07-01 upphörde tjänsten som länsexpert för sakområde utbildning.

1995-07-01 upphävdes civilförsvarslagen. Enligt övergångsbestämmelse till räddningstjänstlagen antog kommunerna ny räddningstjänstplan som skulle reglera räddningstjänst under höjd beredskap senast 1997-06-30.

1996-01-01 övergick bilregistret till Vägverket.

1996-11-01 Polismyndigheten diarieför länspolismästarens handlingar i sitt eget A-diarium, saknummer 000-999. Handlingarna arkiveras hos polisen.

1999 tillkom miljöprövningsdelegationen.

2003-01-01 överfördes delar av verksamheten vid Regionalekonomiska enheten och kommunikationsenheten till det nybildade samverkansorganet Region Halland.

2007 Lönehanteringen centralt genom SLS (samordnad löneadministration) i Växjö. Tidigare fanns systemet SLÖR.

2008 Styrelsen ersattes av ett insynsråd utsett av regeringen.

2009-01-01 flyttades djurskyddskontrollen, kontroll av foder och livsmedel i primärproduktionen till länsstyrelsen från kommunerna.

2009-01-01 En gemensam kontoplan kopplad till VÄS infördes för alla länsstyrelser nationellt. Tidigare hade man egen kontoplan och egna koder.

LÄNSSTYRELSEN

2010-01-01 övergick verksamheten inom områdena yrkesmässig trafik och körkort till Transportstyrelsen. Verksamheten tillhörde tidigare rätts- och förvaltningsenheten.

2010-01-01 fördes ansvaret för tillsynen av socialtjänsten och verksamhet enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) över från länsstyrelserna till Socialstyrelsen.

2010-01-01 trädde vissa ändringar i stiftelselagen och stiftelseförordningen i kraft. Stiftelser med säte i Hallands län har numera Länsstyrelsen i Västra Götalands län som tillsyns- och registreringsmyndighet.

2012-07-01 koncentrerades ärendehandläggningen i vissa ärendegrupper till Länsstyrelsen i Västra Götaland. Ärenden som koncentrerades avsåg: Medborgarskap, Överförmyndare, Begravningsfrågor, Pantlåneverksamhet tillstånd-tillsyn, Auktorisation av bilskrotare, Ensamrätt till sjunket gods, Lönegaranti, Deponerade medel (endast enligt 1927 års lag), Allmänna arvsfonden, Åborätt och allmänningar, Auktorisation av bevakningsföretag, Godkännande av väktare, Tillsyn av bevakningsföretag, Lotterier, bingo m.m. och Bitillsynsmän.

2016-01-01 slogs Administrativa enheten samman med Rätts- och förvaltningsenheten och bildade istället en gemensam enhet vid namn Enheten för verksamhetsstöd. Rätts- och förvaltningsenheten bildades 2007 då Rättsenheten och Förvaltningsenheten slogs samman.

2016-01-01 övergick Hallands län till digital ärendehantering vilket innebar att den samlade akten kom att bli en digital akt.

2017 Under året påbörjades arbetet inom brottsförebyggande samordning i enlighet med nytt uppdrag via regleringsbrev. Fokus inom det brottsförebyggande uppdraget legat på att förbättra samverkan internt för att verka som en aktör utåt inom närliggande områden.

2018-05-25 Ny lagstiftning inom personuppgiftsbehandlingar infördes – Dataskyddsförordningen. Förordningen ersatte tidigare personuppgiftslagen (PuL). När det gäller allmänna handlingar har arkivlagstiftningen företräde framför dataskyddsförordningens bestämmelser om längsta bevarandetid för personuppgifter. Intresset av att bevara allmänna handling ska prioriteras framför integritetsskyddsintresset. Förordningen fastställer dock att personuppgifter inte ska återanvändas i annat syfte än de ursprungligen samlades in för. Personuppgifter ska inte heller sparas i onödan.

LÄNSSTYRELSEN

2018-06-01 Länsstyrelsen tar över vissa av polismyndighetens arbetsuppgifter som avser djurskyddslagen; transportera, förvara, sälja, skänka bort eller låta avliva omhändertagna djur. Länsstyrelsen fattar nu både beslut och sköter det praktiska arbetet i omhändertagandet. Även de flesta av Polismyndighetens uppgifter som rör tillsyn över hundar och katter, den så kallade, tillsynslagen, flyttas över till Länsstyrelsen. I samband med att arbetsuppgifterna tars över tars inga arkivhandlingar över från polismyndigheten, men nya handlingar i form av nya ärenden tillkommer till arkivbildningen.

4.0 Organisationsöversikt

4.1 Länsledning

Landshövdingen är myndighetschef. Länsrådet är chefstjänsteman och ställföreträdare för landshövdingen.

Arkivbildningen är begränsad. Landshövdingens specifika arbetsuppgifter utanför länsstyrelsens förvaltning, till exempel ordförandeskap i stiftelser och fonder avsätter handlingar som arkiveras och förvaras i Landshövdingens arkiv.

4.2 Ledningsgrupp

Ledningsgruppen utses av landshövdingen. Ledningsgruppen ska särskilt behandla frågor av strategisk eller policyskapande karaktär, frågor rörande verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning, budget och budgetuppföljning samt resultatredovisning, frågor rörande organisation och arbetsordning samt ärenden av större vikt eller principiell natur. Arkivbildningen består av protokoll.

4.3 Insynsråd

Länsstyrelsen är en så kallad enrådighetsmyndighet med insynsråd. Insynsrådet ska uppfylla kravet på demokratisk insyn och medborgerligt inflytande. Landshövdingen är ordförande i insynsrådet, som ska utöva insyn i verksamheten och ge landshövdingen råd. Arkivbildningen består av protokoll.

LÄNSSTYRELSEN

4.4 Enheten för verksamhetsstöd

Enheten för verksamhetsstöd fungerar som stödfunktion i verksamheten. Enheten rymmer ekonomifunktion, intern service, personaladministration, diarie- och arkivfunktion samt planerings- och verksamhetsuppföljning. Funktionen förändrades från Administrativa enheten till Enheten för verksamhetsstöd år 2016. Den tidigare juridiska funktionen slogs då samman med Administrativa enheten och bildade en enhet.

Tidigare tillhörde även IT och Informationsfunktion den före detta administrativa enheten. Från 1 januari 2009 finns en central IT-enhet för alla Länsstyrelser i Västra Götaland, LST-IT. Informationsenheten (senare kommunikationsfunktion) tillhör utvecklingsenheten sedan 1 januari 2010.

Diarie- och arkivfunktionen bevakar att myndigheten lever upp till kravet på en väl fungerande, serviceinriktad och rättssäker ärende- och dokumenthantering. För att leva upp till dessa krav medverkar funktionen bland annat i utbildning av personal vid övriga enheter. Arkivbildningen består av bl. a. av handlingar rörande offentlighet och registerföring samt bistånd med delgivning från nordiska länder.

Ekonomi har ansvar för hela myndighetens redovisning och ekonomisk uppföljning av såväl förvaltnings- som sakanslag och investeringar. En viktig uppgift är också att fungera som stöd i ekonomiska frågor för länsstyrelsens ledning, enheter och projekt. Underhåll och upprättande avtal, policys, interna riktlinjer med mera hanteras inom funktionen. Den 1 januari 2009 infördes en gemensam kontoplan kopplad till VÄS för alla länsstyrelser nationellt. Tidigare hade man egen kontoplan och egna koder.

Arkivbildningen består av handlingar rörande ekonomiadministration. Arkivering sker enligt Länsstyrelsens ekonomi- och lönehandbok samt hänvisningar till Riksarkivets föreskrifter. Andra handlingar på avdelningen är verksamhetsplan, årsredovisning, myndighetsprognoser, revisionsberättelser, promemorior och EA-värdering.

Juridik hanteras av enhetens jurister bevakar de juridiska aspekterna i länsstyrelsens verksamhet och verkar för att handläggningen ska vara både effektiv och rättssäker. Juristerna handlägger även ett stort antal ärenden av olika slag. De dominerande ärendetyperna är överklagade kommunala beslut enligt plan- och bygglagen och miljöbalken. Juristerna handlägger också många ärenden i vilka länsstyrelsen är första instans, såsom ansökningar om delgivning, deponering, allmän kameraövervakning, tävlingar på väg, lokala trafikföreskrifter och diverse förordnanden. Enheten för verksamhetsstöd är också huvudansvarig för länsstyrelsens arbete med de allmänna valen.

LÄNSSTYRELSEN

Arkivbildningen består av bl. a. av handlingar rörande allmänna val, näringsrättsliga frågor, deponeringar, administration och fördelning av medel, allmänna arvsfonden m m, kameraövervakning, bevakningsföretag, ärenden enligt ordningslagen, överklaganden av polismyndighets beslut, delgivning, viten och diverse förordnanden, trafikföreskrifter, överklaganden, konkurrensfrågor, expropriationer och förköp, fastighetsbildning, viss prövning avseende naturskydd samt vissa individärenden.

HR-funktionen bidrar till att stödja den interna verksamheten och att utveckla kompetensförsörjningen, arbeta med chefsstöd och skapa en stimulerande arbetsplats och arbetsmiljö tillsammans med medarbetarna. Detta genom att samordna och utveckla rutiner och genom att ge stöd till ledning, enhetschefer och personal i frågor som rör bland annat arbetsrätt, rekrytering och arbetsmiljö, samt samordnar länsstyrelsens gemensamma aktiviteter rörande förhandlingar, löneprocess, organisationsfrågor och försäkringar. HR- funktionen ansvarar också för att samordna och administrera personalärenden, bevaka anställningar, utfärda anställningsbevis, följa upp frånvaro, sjukdom, ledigheter och pensionsärenden.

Från och med 2007 sker lönehanteringen centralt genom SLS (samordnad löneadministration) i Växjö. Tidigare fanns systemet SLÖR. Ledighetsansökningar semester, övriga ledigheter under 28 dagar, övertid och sjukförsäkran hanteras helt digitalt i Agressosystemet. För övrig lönehantering skickas pappersunderlagen till Växjö där de registreras för att sedan skickas tillbaka och arkiveras. Arkivbildningen består av handlingar rörande personaladministration.

Planering och uppföljning; utveckling och underhåll av planerings- och styrmodeller med tillhörande styrdokument och IT-stöd hanteras av funktionen samt sammanställning av myndighetens verksamhetsplanering och uppföljning. Funktionen ansvarar för budgetprocess, tertialuppföljningar och framtagande av årsredovisning.

Service; intern service skapar genom en väl fungerande service förutsättningar för en effektiv länsstyrelse med bra arbetsmiljö och god trivsel för alla medarbetare. I intern service ingår vaktmästeri och lokalvård samt även stöd till länsledningen i form av chaufför och husföreståndare. Funktionen är även en länk till den nationella IT-organisationen. Arkivbildningen består av handlingar rörande (ärendegrupp 113), till exempel hyreskontrakt och avtal, utrustning och gemensam service (ärendegrupp 114).

LÄNSSTYRELSEN

4.5 Samhällsbyggnadsenheten

Samhällsbyggnadsenheten handlägger ärenden inom områdena beredskap, hållbar samhällsplanering, boende, infrastrukturplanering och kulturmiljö. Från början fanns en försvarsenhet och en planenhet. 1997 blev försvarsenheten beredskapsenhet. 1994 kom Länsbostadsnämnden till Länsstyrelsen. Länsbostadsnämnden och planenheten blev plan- och bostadsenheten och 2008 bildades Beredskaps- och samhällsbyggnadsenheten. 2011 blev den dåvarande Kulturmiljöenheten en funktion och sammanfördes då organisatoriskt till den Samhällsbyggnadsenheten.

Samhällsbyggnad är indelad i områdena plan, bostads- och energistöd, samt GIS (geografiska informationssystem). Enheten arbetar med planfrågor, bostadsfrågor, frågor om infrastruktur och trafik och GIS samt tillfälliga uppdrag från regeringen m fl, som vindkraftsnod, klimatanpassning, klimat- och energistrategier.

Beredskapsfunktionen arbetar med säkerhet och hälsoaspekter i ett robustare samhälle och krisberedskap vid större olyckstillbud. Under en kris har Länsstyrelsen en samordnande roll mellan berörda kommuner, landsting och myndigheter, samt företag och organisationer. Planering, risk- och sårbarhetsanalyser, tillsyn samt utbildningar och övningar är en viktig del av verksamheten. Halland är ett kärnkraftslän och länsstyrelsen ska kunna ta över ledningsinsatserna i händelse av olycka.

Arkivbildningen består av handlingar rörande allmänt och övergripande inom krishantering, skydd mot olyckor och civilt försvar, riskhantering och säkerhet, skydd mot olyckor inklusive räddningstjänstansvar, krisberedskap samt civilt försvar, dammsäkerhetsfrågor, utbildning, tillsyn och uppföljning samt en del övriga ärenden inom civilt försvar, fredstida krishantering och räddningstjänst. Sekretessbelagda handlingar diarieförs och arkivläggs i ett särskilt hemligt arkiv. Länsstyrelsen handlägger och beslutar i ärenden angående skyddsobjekt. Länsstyrelsen kräver in underlagsmaterial som sekretessbeläggs medan själva beslutet innehåller endast icke sekretessbelagda uppgifter och är en offentlig handling. Sammanställningar över länets skyddsobjekt hanteras som hemliga och endast enskilda beslut lämnas ut.

Plan yttrar sig över ett stort antal kommunala översikts- och detaljplaner varje år. Enheten bedömer och utreder också överklagade bygglov som stöd åt enheten för verksamhetsstöd, samt hanterar samrådsärenden inför fastighetsbildning och ärenden för allmänbevakning enligt Fastighetsbildningslagen. Plan samordnar och bevakar statens intressen vid ändrad markanvändning, exploatering, byggande och infrastrukturlokaliseringar och samverkar med kommunerna vid deras planläggning av mark och vatten genom formella samråd, rådgivning och

LÄNSSTYRELSEN

service. Enheten granskar kommunernas översiktsplaner och detaljplaner, lämnar synpunkter i yttranden, fattar beslut om statlig prövning ska ske eller inte i varje detaljplan som antas av kommunerna samt utövar tillsyn enligt PBL (plan- och bygglagen). Plan bistår även Boverket med årliga bostadsmarknadsenkäter, rapporter och bostadsmarknadsanalyser vilka bevaras elektroniskt i Boverkets databas.

Arkivbildningen består av handlingar rörande allmänt och övergripande inom hållbar samhällsplanering och boende, översiktsplaner, detaljplaner, områdesbestämmelser och fastighetsplaner, tillsyn av plan- och byggnadsfrågor, samråd m m, bostadsförsörjning, fastighetsbildning, frågor kring markanvändning mm samt övriga ärenden inom hållbar samhällsplanering och boende. Handlingar rörande förordnande enligt 6 kap 19 § PBL samt upphävande av strandskydd inom detaljplanelagt område ingår också.

Övriga handlingar är kartor och dokument kopplade till de lagakraftvunna detaljplanerna samt rapporter och broschyrer. Översiktsplaner och detaljplaner samlas i dossiéer som arkiveras när planen har vunnit laga kraft. Från 1 januari 2016 finns handlingarna endast i Platina.

Kartorna används i den dagliga verksamheten och förvaras i kartarkivet på enheten. Varje kommun har egna skåp och kartorna är ordnade efter kommun, socken/församling och kartnummer/plannummer. Kartorna förvaras i kronologisk ordning efter lagakraftdatum. Övriga dokument förvaras i blå mappar i dokumentskåp i kartarkivet. Det finns ett kortregister över kartorna med tillhörande dokumentation till detaljplanerna, sorterat enligt samma system – kommun, socken/församling och kartnummer/plannummer. Från och med 2007 finns registret i pärmar. Kortregistret och pärmarna förvaras i kartarkivet. Från 1 januari 2016 finns alla handlingar endast i Platina.

Vindkraftsnod; Länsstyrelsens vindkraftsnod är en del i det nationella nätverket för vindbruk som finansieras av Energimyndigheten. Syftet med nätverket är att sprida kunskap och information om vindkraft och att stötta regionala initiativ av nationell betydelse. Nätverket grundades 2008 på uppdrag av Regeringen. Vindkraftsnodens arbete har fokus på planering, tillstånd och tillsyn och regleras genom ett särskilt beslut om noduppdrag från Energimyndigheten. Arkivbildningen består av ansökningar, slutrapporter och resultatredovisning rörande förnybar energi.

Bostad informerar, handlägger, beslutar och betalar ut statliga bostads- och energistöd till solceller (SOLEL), hyresbostäder (HYS), renovering och energieffektivisering i vissa socioekonomiskt utsatta områden (REN), stöd till äldreboende (ÄBO) och från 1 juli 2018 radonsanering.

LÄNSSTYRELSEN

Arkivbildningen består av handlingar rörande bidrag till nybyggnad, ombyggnad och energiåtgärder samt bidrag till åtgärder mot radon. Arkivet består av både elektroniska och fysiska handlingar. Ärendena registreras i Boverkets system Bofinc. Hela ärendet arkiveras i pappersform på enheten och läggs i akter på fastighetsbeteckning, när ärendena är helt klara lämnas de till arkivansvarig. Inkomna ärenden från den 1 januari 2016 finns arkiveras digitalt i Bofinc. Ärendet kan sökas på ärendenummer, fastighetsbeteckning, personnummer samt diarienummer i Platina.

GIS (Geografiska informationssystem); Servar länsstyrelsen med detaljerade digitala kartor som möjliggör sökning efter fastigheter, fornminnen, miljöfarlig verksamhet m m. Information samlas in och registreras för att användas när länsstyrelsen söker relevant information i yttranden angående detaljplaner eller andra tillståndsärenden, exempelvis naturreservatsärenden. Arkivbildningen består huvudsakligen av digitala kartor som förvaras i olika databaser. LstIT (Länsstyrelsen IT) ansvarar genom Länsstyrelsen i Västra Götaland, för bevarandet av kartorna.

Kulturmiljöfunktionen verkar i enlighet med de nationella kulturmiljömålen för att bevara och utveckla länets kulturmiljöer. Detta görs i första hand med stöd av Kulturmiljölagen som bland annat ger skydd åt fornminnen, byggnadsminnen, kyrkliga kulturminnen samt med hjälp av särskilda bidragsmedel. I länet finns sedan 2004 ett världsarv, Radiostationen i Grimeton.

Kulturmiljöfunktionen handlägger ärenden och utövar tillsyn rörande arkeologi och fornlämningar, byggnadsminnen och kyrkliga kulturminnen. Funktionen handlägger även ärenden rörande kulturreservat enligt miljöbalken. I Halland finns 2018 ca 18 000 fasta fornlämningar som är registrerade i Riksantikvarieämbetets fornminnesregister, 52 byggnadsminnen och 3 kulturreservat. Länsstyrelsen lämnar tillstånd för förändringar (och borttagande) avseende fornlämningar. För mer information om kulturarvsarbetet som bedrivs på länsstyrelsen i Halland se Kulturmiljöfunktionens årsredogörelser.

Kulturmiljöfunktionen beslutar om fördelning av bidrag till vård m m av kulturhistoriskt värdefull bebyggelse, kulturlandskap och fornminnen motsvarande ca 10 miljoner kronor per år. Funktionen deltar i arbetet med fysisk planering genom att yttra sig över kommunala översikts- och detaljplaner enligt Plan- och bygglagen, samt förändringar i landskapet (våtmarker, stengärdesgårdar, vindkraftverk etc) enligt Miljöbalken. Funktionen arbetar tvärsektoriellt med andra enheter och funktioner, t ex i Vattenverksamhetsgruppen, liksom i arbetet med miljömål, Agenda 2030, Klimatanpassning m m.

LÄNSSTYRELSEN

Befattningen som länsantikvarie tillkom 1976. Större förändringar som berört funktionen är främst när beslut om kyrkliga kulturminnen i länet decentraliserades från Riksantikvarieämbetet till länsstyrelsen 1995 och när kulturmiljöenheten blev ansvarig för inrättande och tillsyn av kulturreservat genom den nya Miljöbalken 1999. Även beslutet om de 15 miljömålen 2001 med senare revideringar, har påverkat enheten på så vis att man har delansvar för olika miljömål, t ex inom god bebyggd miljö, där man ansvarar för delmålet om kulturhistoriskt värdefull bebyggelse. Området arkeologiska upphandlingar är ett nytt område på enheten sedan 2008.

Arkivbildningen består av handlingar rörande allmänt och övergripande inom kulturmiljö, fornminnen, byggnadsminnen, kyrkliga kulturminnen, byggnadsvård, fornminnes- och kulturlandskapsvård, kulturhistoriskt värdefulla miljöer och övriga ärenden inom kulturmiljö. Dessutom produceras rapporter och informationsmaterial i form av foldrar, broschyrer, böcker och skyltar på enheten.

4.6 Landsbygdsenheten

Från och med den 1 juli 2010 bildar fiskeenheten och lantbruksenheten en gemensam enhet med namnet Landsbygdsenheten. Enheten arbetar med uppgifter kopplade till de areella näringarna och EU:s gemensamma jordbruks, fiske- och landsbygdspolitik.

Fiske verkar för skydd av uppväxande fiske och skaldjur samt deras miljöer, handlägger och informerar om frågor som berör EU-stödet till fiskerinäringen och vattenbruket, stärker fiskebeståndet i Halland genom fiskevårdsinsatser och en aktiv fisketillsyn samt ökar förutsättningarna för fritidsfiske och fisketurism. Två personer arbetar på enheten, länsfiskekonsulent och fiskekonsulent. Mestadels handläggs tillståndsärenden inom fiskerinäringen, EU-stöd till fiskerinäringen, fiskevård, fritidsfiske samt tillsyn enligt kapitel 11 Miljöbalken, stöd till fiskevård, rensning av vattendrag och sälskador. Mest förekommande är yttrande och beslut i ärendena.

Arkivbildningen består av handlingar rörande allmänt och övergripande inom fiske, fiskerinäring, stöd till fisket, fiskevård och fritidsfiske, samt övriga ärenden inom fiske.

Landsbygd arbetar med att implementera EU:s gemensamma jordbrukspolitik och att genomföra landsbygdsprogrammet i länet. Landsbygdsprogrammet innefattar olika typer av ekonomiskt stöd till företag på landsbygden. Verksamheten bedrivs i fyra arbetslag, stödfunktionen, kontrollfunktionen, företagsfunktionen och rådgivningsfunktionen. Stödfunktionen hanterar miljöersättningar och direktstöd. Kontrollfunktionen har till uppgift att

LÄNSSTYRELSEN

kontrollera stödansökningarnas riktighet genom att i fält kontrollera arealer, djur och skötselvillkor. Företagsfunktionen har till uppgift att behandla ansökningar och utbetalningar av företagsstöd, projektstöd och miljöinvesteringar inom ramen för Sveriges Landsbygdsprogram. Rådgivningsfunktionen bedriver i huvudsak kompetensutvecklingsinsatser riktade till företag på landsbygden och personer verksamma på landsbygden

Enheten överfördes till Länsstyrelsen från Lantbruksnämnden 1991. Störst förändring för enheten kom med EU-medlemsskapet 1995, då en gemensam jordbrukspolitik och gemensamma regler infördes, och med detta en ökning av mängden handlingar. Nästa förändring i hantering av handlingar genomfördes i samband med att ansökningar och utbetalningar kom att hanteras digitalt, en utveckling som har skett i flera etapper. Då minskade istället antalet handlingar drastiskt och i stort sett hela pappershanteringen har försvunnit.

Den minskade arkivbildningen består främst av skrivelser och överklaganden rörande stöd till jordbruket, stöd till landsbygdsutvecklingsåtgärder, stöd till kompetensutvecklingsåtgärder. För landsbygdsåtgärder består arkivbildningen även av beslut. Inom tillsyn och jordbruksfastigheter fortgår ansökningar, anmälningar och beslut att hanteras på papper, vilka arkiveras. Andra handlingar är tidskriften ”Lantbruksnytt”, ett elektroniskt nyhetsbrev samt rapporter i Länsstyrelsens meddelandeserie.

Enheten tar emot och hanterar ansökningar och fattar beslut i Jordbruksverkets digitala system. Handlingarna för jordbrukarstöd hanteras helt digitalt utom skrivelser och överklaganden som arkiveras på Länsstyrelsen. Varje stödansökare har ett unikt kundnummer. Handlingarna för företagsstöd, projektstöd och miljöinvesteringar arkiveras efter journalnummer, vad gäller beslut, skrivelser och överklaganden. Ansökningshandlingar hanteras digitalt.

4.7 Miljövårdsenheten

Miljövård arbetar främst utifrån Miljöbalken (SFS 1998:808), en lag som ska skydda miljön och människors hälsa. Arbetet inom miljövårdsenheten utgör till övervägande del prövning och tillsyn inom naturvård och miljöskydd och syftar till att skydda miljön i vid bemärkelse, men även att främja en långsiktigt hållbar utveckling. Det kan till exempel gälla miljöpåverkan från industrier, reningsverk och jordbruk, hantering av avfall och kemikalier eller skydd av vattentäkter, arter och naturmiljöer.

Enheten handlägger cirka 1300 ärenden om året varav ett femtiotal går till Miljöprövningsdelegationen (MPD) på Länsstyrelsen. Miljöprövningsärenden bereds och handläggs av miljövårdsenheten men beslutet fattas av Miljöprövningsdelegationen. Det kan gälla t ex tillstånd till vindkraftspark,

LÄNSSTYRELSEN

täkter, större industrier eller djurhållning på mycket stora gårdar. Miljöprövningsärenden är också speciella på så vis att ansvariga för verksamheten måste garantera säkerhet i form av bankgaranti till Länsstyrelsen för att kunna sanera området i händelse av verksamhetens avveckling. Det förekommer också en hel del verksamhet på Länsstyrelsens eget initiativ, t ex tillsyn, inventering och sanering av förorenade områden där miljöfarlig verksamhet tidigare pågått. Enheten handlägger vissa övergripande och gemensamma frågor för naturvård och miljöskydd, t ex tillsynsvägledning. Mestadels förekommer prövning- och tillsynsärenden inom områdena förvaltning och skötsel av skyddade områden, skydd av naturen, vattenverksamhet, mineral- och torvfyndigheter, miljöfarlig verksamhet, övrigt miljö- och hälsoskydd, förorenade områden samt efterbehandling av förorenade områden.

Arkivbildningen består av handlingar inom område 5 enligt VÄS, övergripande och gemensamt för naturvård och miljöskydd, till exempel miljömål och tillsynsvägledning, miljöskyddsområden, vattenskyddsområden, tillsyn av vattenskyddsområden, prövning och tillsyn för skydd av naturen, vattenverksamhet, mineral- och torvfyndigheter, miljöfarlig verksamhet (MPD- ärenden), övrigt miljö- och hälsoskydd samt förorenade områden, efterbehandling. Det förekommer att handlingar skyddas av sekretess, t ex tekniska uppgifter eller affärsuppgifter i industri eller affärsverksamhet.

4.8 Enheten för naturvård och miljöövervakning

Naturvård och miljöövervakning utgår från de övergripande målen att skydda, vårda och visa värdefulla naturmiljöer, att bevara den biologiska mångfalden och att se till att mark och vatten används på ett långsiktigt hållbart sätt. Enheten arbetar med skydd, skötsel och uppföljning av värdefulla naturmiljöer, växt- och djurarter genom inventeringar, reservatsbildning, skötsel och uppföljning i länets naturreservat och andra naturskyddade områden (inklusive Natura 2000), åtgärdsprogram för hotade arter, kalkning av sjöar och vattendrag, övervakning av miljötillståndet, regionalt miljömålsarbete, strandskydd, rovdjursfrågor och viltförvaltning samt vattenplanering enligt EU:s ramdirektiv för vatten. Enheten har vuxit mycket sedan 1995. Från åtta anställda 1999 till 33 anställda 2010. Nya arbetsuppgifter har tillkommit genom EU-direktiv, framför allt miljömålen som tillkom 1999 efter regionaliseringen av de nationella miljömålen, åtgärdsprogram för hotade arter och Natura 2000. Vattenförvaltningen tillkom 2005 och jaktfrågor kom 2007. Arbete med marina frågor förväntas öka i framtiden. Prövning av strandskyddsärenden övergick till kommunerna och miljövårdsenheten under 2009. Det administrativa arbetet med rovdjursfrågor och vilt-förvaltning övergick till rättsenheten 2010-02-01. Miljömål tillkom i sin helhet 2010-04- 01.

LÄNSSTYRELSEN

Arkivbildningen består mestadels av handlingar rörande jakt, miljöövervakning och uppföljning av miljömål, skydd av områden och arter, förvaltning och skötsel av skyddade områden, tillsynsärenden inom strandskydd och skyddade områden samt dispenser inom artskyddsförordningen. För övrigt produceras mycket rapporter rörande miljöövervakning, åtgärdsprogram för hotade arter och inventeringar. Dessa handlingar publiceras på hemsidan. Enheten producerar också broschyrer, böcker, guider och skyltar. Dessa bevaras endast digitalt.

4.9 Miljöprövningsdelegationen

Miljöprövningsdelegationen (MPD) beslutar om tillstånd till miljöfarlig verksamhet och om villkor för sådan verksamhet enligt miljöbalken, som trädde i kraft 1999. MPD består av ordförande och en miljösakkunnig och är en självständig del av länsstyrelsen, vilket innebär att Landshövdingen inte har den yttersta beslutanderätten, utan delegationen fattar självständigt alla sina beslut. Arkivbildningen består av handlingar rörande miljöfarlig verksamhet.

4.10 Utvecklingsenheten

Utvecklingsenheten handlägger ärenden och uppdrag inom områdena folkhälsa, regional tillväxt, integration, jämställdhet, mänskliga rättigheter och kommunikation. Enheten bildades 2010-01-01 och innehåller ett antal verksamheter med samverkande arbetsuppgifter med fokus på sociala hållbarhetsfrågor. Sociala frågor tillhörde tidigare den sociala enheten men övergick till utvecklingsenheten då merparten av verksamheten övergick till Socialstyrelsen 2009-12-31. Regionala tillväxtfrågor tillhörde lantbruksenheten 2006-2009. Åren 2003-2006 låg de direkt under länsledningen. Dessförinnan tillhörde frågorna den regionalekonomiska enheten, vilken upphörde då Region Halland bildades 2003. Länsstyrelsen fick ansvar för integrationsfrågor i samband med Integrationsverkets nedläggning 2007-07-01. Integration tillhörde 2007-2009 beredskaps- och samhällsbyggnadsenheten. Jämställdhet låg direkt under länsledningen 2003-2009. Dessförinnan tillhörde funktionen den regionalekonomiska enheten. Information tillhörde administrativa enheten 2005-2009. Tidigare låg funktionen under länsledningens kansli.

Kommunikation arbetar för god kommunikationsförmåga, tillgänglighet och gott bemötande och för att kommunikationsperspektivet ska vara ett stöd för att uppnå verksamhetsmålen. Arkivbildningen inom kommunikation består av handlingar angående allmänt och övergripande inom myndighetsövergripande verksamhet.

LÄNSSTYRELSEN

Regional tillväxt arbetar för hållbar tillväxt i länet genom samverkan och finansiering av regionala tillväxtprojekt. Länsstyrelsen medverkar i genomförandet av EU:s strukturfonder och Interreg- program. Arkivbildningen består av handlingar angående allmänt och övergripande inom regional tillväxt, regional projektverksamhet samt EU:s strukturfonder.

Folkhälsa arbetar huvudsakligen med samverkande, förebyggande och stödjande insatser inom alkohol, narkotika, dopning och tobak. En länssamordnare arbetar övergripande med förebyggande arbete mot alkohol, narkotika och tobak. 2017-2018 har Länsstyrelsen uppdrag att stärka tillsynen av rökfria skolgårdar. 2018 tillkom uppdraget att stödja arbetet mot spelmissbruk. Länsstyrelsen ansvarar för alkohol- och tobakstillsyn över kommunerna samt från 2018 tillsyn enligt lagen om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare. Sedan 2017 arbetar Länsstyrelsen med regional samordning och kompetensutveckling inom det brottsförebyggande området. Arkivbildningen består av handlingar rörande allmänt och övergripande inom folkhälsa, fördelning av statsbidrag och alkohol- och tobaksärenden samt främjande insatser inom folkhälsoområdet.

Jämställdhetsfrågor; Länsstyrelsen har en länsexpert för jämställdhetsfrågor som arbetar utifrån de nationella målen för jämställdhetspolitiken och länets jämställdhetsstrategi, för att främja jämställdhetsarbetet i länet samt medverka till att integrera jämställdhetsaspekten i länsstyrelsens verksamhet. Arbetet bedrivs sektorsövergripande genom utbildningar, seminarier och projekt. Länsstyrelsen ska förebygga och bekämpa mäns våld mot kvinnor genom kunskaps- och metodstöd, via en samordnare mot våld i nära relationer. I uppdraget ingår arbete mot prostitution och människohandel samt att motverka hedersrelaterat våld och förtryck. Länsstyrelsen fördelar statsbidrag för insatser mot hedersrelaterat våld och tidigare även för förstärkning av kvinnojoursverksamheten. Arkivbildningen består av handlingar angående allmänt och övergripande inom jämställdhet, jämställdhetsfrågor och stöd till sakområden.

Nationella minoriteter; Länsstyrelsen ska tillämpa lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk i interna och externa insatser. Arkivbildningen består av handlingar angående allmänt och övergripande inom nationella minoriteter samt nationella minoritetsfrågor.

Mänskliga rättigheter ska belysas, analyseras och beaktas i den egna verksamheten samt i stöd till kommuner. Länsstyrelsen ska med andra aktörer utveckla ett kunskapsbaserat, samordnat, långsiktigt och universellt föräldraskapsstöd. Från 2018 ska Länsstyrelserna stödja kommuner och landsting att genomföra sina funktionshinderspolitiska strategier. Länsstyrelsen hanterar statsbidrag till kommuner för Personligt ombud samt följer upp

LÄNSSTYRELSEN

verksamheten. Länsstyrelsen ska även från 2018 lämna lägesbilder angående utsatta EU/EES-medborgare som vistas i länet. Arkivbildningen består av handlingar angående allmänt och övergripande inom mänskliga rättigheter samt frågor inom mänskliga rättigheter.

Integration arbetar för att det finns beredskap och kapacitet hos kommunerna att ta emot skyddsbehövande som beviljats uppehållstillstånd. Man verkar för regional samverkan och uppföljning av kommunernas introduktion. Huvudsakliga arbetsuppgifter är samordning av arbetet med nyanländas introduktion i länet, tidiga insatser för asylsökande samt mottagande av ensamkommande barn och unga. Statsbidrag hanteras för tidiga insatser för asylsökande samt för att underlätta bosättning samt öka mottagningskapaciteten av nyanlända i kommunerna. Arkivbildningen består av handlingar angående allmänt och övergripande inom integration samt integrationsfrågor.

4.11 Veterinärenheten

Halland är ett län med stor djurhållning och livsmedelsproduktion. Veterinärenhetens viktigaste uppgifter är att verka för säkra livsmedel, ett gott djurskydd och smittskydd samt en väl fungerande veterinär verksamhet. I detta arbete fungerar enheten som en länk mellan de centrala statliga myndigheterna (Jordbruksverket, Livsmedelsverket, Statens Veterinärmedicinska Anstalt m fl) och länets kommuner, invånare, företag, myndigheter och andra organisationer. Länsstyrelsen kontrollerar att svensk djurskyddslagstiftning följs och beslutar i djurskyddsärenden som gäller omhändertagande av djur och förbud att hålla djur samt förprövning av djurstallar. En stor del av verksamheten, regleras av EG-förordningar. Enheten handlägger frågor om livsmedel, djurskydd, smittskydd, allmänna veterinära frågor samt foder och animaliska biprodukter. Länsstyrelsen är kontroll (tillsyns-) myndighet inom samtliga av dessa områden.

Länsstyrelsen är också överklagandeinstans för beslut fattade av kommunernas miljö- och hälsoskyddsnämnder som rör livsmedel. Den största förändringen sedan 1995 skedde 2009-01-01 när djurskyddskontroll samt kontroll av foder och livsmedel i primärproduktionen överflyttades från kommunerna till länsstyrelsen samt att Foder och animaliska biprodukter (285) bildade en egen ärendegrupp 2008. Arkivbildningen består i huvudsak av handlingar rörande ärendegrupperna 280-289 men även av tryckt informationsmaterial.

LÄNSSTYRELSEN

5.0 Arkiv och offentlighet

5.1 Registrering av allmänna handlingar

Myndighetens ärenden diarieförs huvudsakligen i Platina dokument- och ärendehanteringssystem. Alla ärenden klassificeras enligt länsstyrelsernas gemensamma Verksamhets- och ärendestruktur (VÄS). Grundstrukturen är på 3-siffernivå och används för diarieföring, ekonomi- och tidredovisning.

Vissa verksamheter registrerar sina ärenden i centrala verks system, det gäller t. ex EU-stöd till jordbruket som registreras i Jordbruksverkets LB-system, Boverkets system Bofinc, Tillväxtverkets system NYPS (f d Stinsen) samt det nationella djurskyddskontrollregistret. För miljöärenden används även systemet Miljöreda.

5.2 Tekniska hjälpmedel och närmare upplysningar

Allmänheten har viss tillgång till myndighetens diarium genom publicering på webbplatsen. I övrigt har allmänheten möjlighet att få ta del av handlingar på plats via datorskärm.

För upplysningar om arkiverade handlingar svarar ytterst myndighetens arkivansvarige. Vid frånvaro av denne finns arkivassistenter samt övrig personal på diarie- och arkivfunktionen tillgängliga för att svara på frågor, samt även handläggare inom respektive verksamhetsområde.

5.3 Sekretess

Större delen av Länsstyrelsens arkiv består av allmänna och offentliga handlingar. Sekretessbedömning görs av samtliga handlingar innan utlämnande i enlighet med gällande lagstiftning inom detta område så som Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, samt Offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641), OSF, och dess bilagor.

När sekretess påträffas lämnas informationen som berörs av sekretessen inte ut utan maskas. Den som önskat ta del av handlingarna meddelas vid eventuell maskning laghänvisning samt möjlighet till ett överklagbart beslut.

Sekretess förekommer bland annat i personalärenden och upphandlingar för att skydda enskilda från men och skada. Men det förekommer också inom ärenden

LÄNSSTYRELSEN

som berör naturvården till skydd för hotade djur- och växtarter samt ärenden som berör tillsyn inom arbetsområden som miljövård och djurskydd.

I arkivmaterial förekommer sekretess även i handlingar som rör rikets säkerhet. Handlingar som rör rikets säkerhet hanteras särskilt och skilt från övriga handlingar.

5.4 Avgift vid begäran om att få ta del av allmän handling

Länsstyrelsen tar ut avgift vid begäran om allmän handling enligt bifogat beslut, Bilaga 3. Beslutets lagliga grund är Avgiftsförordningen (1992:191).

5.5 Arkivorganisation och arkivansvar

Arkivvården utförs och hanteras primärt av personal vid diarie- och arkivfunktionen. Logistiska behov sköts av servicefunktionen vid efterfrågan från arkivansvarig. Nedan tjänster finns vid Länsstyrelsen i Halland och står för daglig hantering av arkivvården:

Arkivansvarig 100 % Arkivassistent 100 % Arkivassistent 50 %

Diariesansvarig 100 %

5.6 Förvaring av arkiv

Länsstyrelsen i Hallands län förvarar arkiv och har överlämnat arkiv i enlighet med bilaga 1.

5.7 Sökingångar till länsstyrelsens arkiv

Arkivbeskrivning 1995 Arkivbeskrivning 1998 Arkivbeskrivning 2014 Arkivbildningsplan för länsstyrelser med en arkivbildare, 1988 Arkivförteckningar Arbetsordning för Länsstyrelsen i Hallands län Diarier

LÄNSSTYRELSEN

VÄS (Länsstyrelsernas gemensamma ärendestruktur)

Manuella diarier med tillhörande diarie/dossieplaner Diarieförda handlingar före 1 juli 1990 kan sökas i manuella diarier som förvaras tillsammans med handlingarna för respektive sektions- eller enhetsarkiv.

Den 1 juli 1990 övergick länsstyrelsen till datoriserad diarieföring. Körkortshandläggningen diariefördes dock i manuellt diarium t o m 1994 eftersom enheten hade sin arbetsplats förlagd utanför länsstyrelsen.

Diabas användes mellan åren 1990-2011 för att registrera allmänna handlingar. Idag finns Diabas endast sökbart via internt webbgränssnitt och är begränsat till personal vid diarie- och arkivfunktionen. Ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina började används från mitten av 2011 av hela verksamheten men ett par ärendetyper började föras i systemet tidigare.

5.8 Bevarande och gallring

Länsstyrelsens handlingar bevaras i stor utsträckning. Undantag är rutinärenden och i viss mån handlingar som i enlighet med Riksarkivets föreskrifter kan bedömas vara av ringa betydelse. Bevarande och gallring sker i enlighet med Riksarkivets generella och myndighetsspecifika föreskrifter. RA- MS 2018:33 omfattar länsstyrelsens myndighetsspecifika arkivbildning.

6.0 Bilagor

Bilaga 1, Förteckning över Länsstyrelsen i Hallands arkiv (inkl överlämnade)

Bilaga 2, Register och sökmedel

Bilaga 3, Beslut avseende avgiftsförordningen, dnr 116-7346-2015

Bilaga 4, Arkivbeskrivning 1995

Bilaga 5, Arkivbeskrivning 1998

Bilaga 6, Arkivbeskrivning 2014