E INWOHNERGEMEINDE D EITINGEN Protokoll der 23. Sitzung des Gemeinderates Mittwoch, 20. März 2019, ab 19:00 Uhr, Gemeinderatszimmer TRAKTANDENLISTE Beschluss-Nr. 1 Protokollgenehmigung; 235 Protokoll Nr. 22 vom 20. Februar 2019 2 Nahwärmeverbund GmbH; Gesellschafterversammlung; 236 Genehmigung Jahresrechnung 2018 Genehmigung Rechenschaftsbericht 2018 Entlastung Geschäftsführer Wahl neue Geschäftsführung 3 Dorfzentrum Deitingen AG; 237 Jahresrechnung 2017 inkl. Gewinnverwendung; Budget 2019; Jahresbericht 2018 des VR-Präsidenten; Informationen aus dem VR DZD AG; Entlastung der VR Dorfzentrum Deitingen AG; Wahlen (VR und Revisionsstelle); Genehmigung 4 Gemeindeverwaltung Einwohnergemeinde; 238 Mandatsvertrag mit Civitas Public GmbH; Beschlussfassung 5 Baugesuch auf Parzelle Nr. 290, Bahnweg 10, 4543 Deitingen; 239 Entbinden Gestaltungsplanpflicht; Beschlussfassung 6 Personelles Bauverwaltung; 240 Schaffung eines Bausekretariates; Grundsatzdiskussion 7 Unterhaltsarbeiten im Gebiet Schachen; 241 Beschlussfassung 8 Bundesasylzentrum BAS Flumenthal; 242 Grundsatzentscheid betreffend Vereinbarung 9 Sparmassnahmen; 243 Überprüfung Verträge Ressort Kultur, Freizeit und Jugend 10 Nachtragskredite 244 11 Rechnungen 245 12 Pendenzenliste/Geschäftskontrolle 246 13 Verschiedenes 247 Protokoll zur 23. Gemeinderatssitzung vom 20. März 2019 - 2 - Vorsitz Eberhard Bruno Protokoll Stampfli Beatrice Anwesend Eberhard Bruno Meier Benedikt Binzegger Jan Schärli Jürg Schnider Pascal* Sterchi-Jäggi Franziska Tüfer Michael Entschuldigt Joss Martin Gäste Biberstein Peter, zu Geschäft Nr. 2 Studer Rolf, zu Geschäft Nr. 2 Schreier Daniel, zu Geschäft Nr. 3 Presse Byland Urs, Solothurner Zeitung GR-Ersatz* 235 012.70 Traktandenliste, Botschaft, Protokoll Gemeinderat Protokollgenehmigung Das Protokoll der Gemeinderatssitzung vom 20. Februar 2019 wird mit 5:0 Stimmen und 2 Enthaltungen genehmigt und verdankt. Die vorliegende Traktandenliste wird einstimmig genehmigt. Protokoll zur 23. Gemeinderatssitzung vom 20. März 2019 - 3 - 236 090.01 Rechtsgrundlagen Gebäulichkeiten EWG Nahwärmeverbund GmbH Ausgangslage Als Eigentümer und somit Gesellschafter der Nahwärmeverbund GmbH hält der Gemeinderat an der heuti- gen Sitzung die ordentliche Gesellschafterversammlung ab. Eintreten Eintreten wird nicht bestritten. Diskussion Der Geschäftsführer Biberstein Peter erläutert die vorliegenden Unterlagen. Der Rechenschaftsbericht erfasst die Heizperiode von Oktober 17 bis September 18. Im Berichtsjahr wurden 913 656 KWh Energie verkauft; Dies ist gegenüber dem Vorjahr ein Minus von 7,6 %. Die Heizanlage hat einen Gesamtwirkungsgrad von 86,86 %. Den Energiebezügern wird ein KWh-Preis von 15.9 Rappen ver- rechnet. Die Jahresrechnung 2018 weist einen Gewinn von CHF 14 404.76 aus. Der Gewinn wird für zusätzliche Abschreibungen verbucht. Dank der Nutzung der Abwärme des Denners muss weniger Warmwasser aufbereitet werden; Dies und der relativ warme Winter (weniger Wärmebedarf) wirken sich positiv auf das Jahresergebnis aus. Wie die beiden Geschäftsführer bereits im Jahr 2018 mitgeteilt haben, werden sie von ihren Funktionen zu- rücktreten. In der Person von Studer Rolf konnte ein neuer Geschäftsführer gefunden werden. Bereits in der Jahresrechnung 2017 wurden Rückstellungen für einen neuen Gaskessel getätigt; Biberstein Peter mahnt erneut, dass die aktuellen Gas- und Oelkessel bei einer Kontrolle abgesprochen werden dürf- 2 1 ten. Gut /3 des Wärmebedarfes werden mit Schnitzel abgedeckt, /3 des Bedarfes mit Gas. Biberstein Peter dankt Schreier Peter für seine hervorragende Arbeit zum Unterhalt der Heizungsanlage und Lütolf Christoph für die Führung der Buchhaltung. Beschluss Einstimmig wird folgendes beschlossen: - Der Rechenschaftsbericht 2017/2018 der Nahwärmeverbund GmbH wird genehmigt. - Die geprüfte Jahresrechnung 2018 mit einem Gewinn von CHF 14 404.76 wird genehmigt. - Den beiden Geschäftsführern, Biberstein Peter und Ravasio Enrico, wird unter bester Ver- dankung ihrer Arbeit, für das Jahr 2018 die Entlastung erteilt. An dieser Stelle dankt der Gemeindepräsident den beiden abtretenden Geschäftsführern für ihre langjährige und zuverlässige Arbeit. Er wünscht den Beiden weiterhin alles Gute. Protokoll zur 23. Gemeinderatssitzung vom 20. März 2019 - 4 - Ausgangslage Als Nachfolger für die Geschäftsführung des Nahwärmeverbundes stellt sich Studer Rolf zur Verfügung. Er war ebenfalls Mitglied des seinerzeitigen Projektausschusses und kennt die Heizanlage daher bestens. Er hat sich bereit erklärt, die Geschäftsführung der Wärmeverbund GmbH ab 01.09.2019 zu übernehmen. Die Aufgaben des Geschäftsführers, der dem Ressortchef Sicherheit und Liegenschaften untersteht, sind folgende: Ansprechperson/Unterstützung für den Betriebsleiter (Schreier Peter) Finanzielle Führung mit dem Finanzverwalter (Lütolf Christoph) Zahlungsfreigabe im eBanking Erstellung Heizkostenabrechnung als Grundlage für die Rechnungsteller an die Wärmebezüger Ansprechpartner und Verhandlungspartner für Lieferanten und Servicepartner Ansprechpartner und Verhandlungspartner für potenzielle Wärmebezüger Jährliche Rechenschaftsablage an den Gemeinderat Erarbeitung Entscheidungsgrundlagen für den Gemeinderat Zusätzlich separat zu regeln sind die Unterschriftsberechtigungen und die Finanzkompetenz. Beschluss Einstimmig wird folgendes beschlossen: - Herr Studer Rolf wird als neuer Geschäftsführer der Nahwärmeverbund GmbH gewählt. Er wird seine neue Aufgabe per 01. September 2019 übernehmen. - Für die Tätigkeit als Geschäftsführer wird ein jährliches Honorar von CHF 500.- ausbezahlt. Der Gemeinderat dankt Studer Rolf für sein Interesse und wünscht ihm bei der Ausübung seiner Funktion Zufriedenheit und alles Gute. Versand PA Nahwärmeverbund GmbH, Herrn Ravasio Enrico, Schafnaustrasse 4, 4543 Deitingen Nahwärmeverbund GmbH, Herrn Biberstein Peter, Wangenstrasse 17, 4543 Deitingen Studer Rolf, Baschistrasse 4, 4543 Deitingen Protokoll zur 23. Gemeinderatssitzung vom 20. März 2019 - 5 - 237 091 Dorfzentrum Deitingen AG Dorfzentrum Deitingen AG Ausgangslage Am 17. Mai 2019 findet die GV der Dorfzentrum Deitingen AG statt. Dem Gemeinderat werden die Jahres- rechnung 2018, der Revisionsbericht zur Rechnung 2018, das Budget 2019 sowie der Jahresbericht 2018 des VR-Präsidenten zur Kenntnisnahme und Beschlussfassung zugestellt. Erfolgsrechnung GP Eberhard Bruno erläutert die Jahresrechnung und beantwortet Fragen aus der Runde. Mit mehr als CHF 100 000 weist die Jahresrechnung 2018 den grössten Gewinn seit jeher aus. Die beinahe Vollvermietung der Wohnungen hat auch zum sehr erfreulichen Jahresergebnis beigetragen. Auf die Frage von Binzegger Jan wird mitgeteilt, dass auf Empfehlung der Liegenschaftsverwalterin vermehrt investiert wurde und deshalb noch keine buchhalterischen Reserven gebildet worden sind. Budget 2019 Das Budget 2019 wurde durch die vR Verwaltungen, Rosenweg 2, 4500 Solothurn erstellt. GP Eberhard Bruno erläutert das Budget, welches einen Ertragsüberschuss von CHF 65 005.- vorsieht. Für das Jahr 2019 wird mit durchschnittlich einer freien Wohnung gerechnet. Infolge der laufenden Amortisa- tion und neuen Hypothekarverträgen wurden tiefere Kapitalzinse budgetiert. Jahresbericht 2018 VR-Präsident Schreier Daniel erläutert den Jahresbericht 2018 der DZD AG. Schläfli Urs wird aus dem VR austreten, da er nicht mehr Präsident der Bürgergemeinde ist; Von Amtes wegen wird der neue Bürgerpräsident, Kofmel Martin, nachrücken. Da die Poststelle voraussichtlich per 31.12.2019 schliessen wird, hat die Suche nach einem Nachmieter für die Räumlichkeiten grösste Priorität. Mit der Post und der Bank konnten neue Darlehensverträge abgeschlossen werden. Auf Wunsch der BDO und der RPK der Einwohnergemeinde, wurde eine neue Liegenschaftsbewertung er- stellt; Diese ist leicht höher als diejenige aus dem Jahr 2014. Die Neubewertung wurde jedoch nicht wirksam in die Buchhaltung aufgenommen. Gewisse Sanierungsmassnahmen am Dachgarten wurden vorgenommen. Leider konnte auch die Problema- tik von eindringendem Wasser in eine Wohnung in der Liegenschaft Bahnhofstrasse 2 noch nicht zur Zufrie- denheit gelöst werden. Nach wie vor sind an den Liegenschaften Garantiearbeiten zu leisten. Beschluss: Einstimmig wird folgendes beschlossen: - Die Jahresrechnung 2018, das Budget 2019 und Jahresbericht 2018 des VR-Präsidenten wer den genehmigt. Beschluss: Mit 6:0 Stimmen und 1 Enthaltung wird folgendes beschlossen: - Unter bestem Dank für die geleistete Arbeit im Jahr 2018 wird dem Verwaltungsrat der Dorf- zentrum Deitingen AG die Entlastung erteilt. Protokoll zur 23. Gemeinderatssitzung vom 20. März 2019 - 6 - Wahlen Dem Verwaltungsrat gehören aktuell 6 Mitglieder an, je 3 Vertreter der Einwohner- und Bürgergemeinde. Die Einwohnergemeinde vertreten: Eberhard Bruno, Frei Hans, Hartmann Bernadette Die Bürgergemeinde vertreten: Flury Martin, Kofmel Martin, Schreier Daniel Präsidium des VR: Schreier Daniel Für die Einwohnergemeinde stellen sich alle 3 bisherigen Verwaltungsräte zur Wiederwahl. Als Revisionsstelle soll wiederum die BDO Solothurn gewählt werden. Beschluss: Mit 6:0 Stimmen und 1 Enthaltung wird folgendes beschlossen: - Der Generalversammlung der Dorfzentrum Deitingen AG vom 17. Mai 2019 wird die Wahl von Eberhard Bruno, Frei Hans und Hartmann-Schreier Bernadette als Verwaltungsräte der Dorf- zentrum Deitingen AG beantragt. Beschluss: Einstimmig wird folgendes beschlossen: - Als Revisionsstelle für ein weiteres Jahr wird die BDO Solothurn wiedergewählt. Versand PA Dorfzentrum Deitingen AG, Herrn Schreier Daniel, Bärnerstrasse