Instituto Politécnico Nacional Escuela Superior De Turismo Seminario De Titulación Planeación Y Organización Integral De Congresos Y Convenciones

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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE TURISMO

SEMINARIO DE TITULACIÓN PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

VIGENCIA: DES/EST-2010/022/05/12

DIRECTOR DE SEMINARIO:

LIC. JOSEFA CARREÓN MARTÍNEZ

PLAN ESTRATÉGICO PARA PLANEAR Y ORGANIZAR INTEGRALMENTE UNA CONVENCIÓN. CASO PRÁCTICO: “CONVENCIÓN NACIONAL DE CHARROS, DEPORTE Y TRADICIÓN MEXICANA”.

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE LICENCIADO EN TURISMO PRESENTAN:

INTEGRANTES:

CARTAGENA ALCARAZ BETSY LIZBETH 2007420418

DE JESUS DÍAZ LUIS GABRIEL 2008420084

DÍAZ BOBADILLA KARLA LARIZA 2008420467

LIMA BONILLA YAZMIN PAOLA 2007420186

MAR SÁNCHEZ SAIS SHANTIRELY 2007420493

NOVIEMBRE 2012 1

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DEDICATORIAS

BETSY LIZBETH CARTAGENA ALCARAZ

AGRADECIMIENTOS

Hoy he logrado cumplir uno de mis grandes sueños, una meta que con esfuerzo concluyo con gran satisfacción. Cerrando un ciclo de muchas alegrías, tristezas, experiencias, amistades nuevas y lecciones bien aprendidas.

Doy gracias a mis padres por estar siempre al pendiente de mi y por ser un gran apoyo incondicional en todo momento de mi vida, por alentarme en los momentos en los que mis fuerzas las sentía perdidas y darme los mejores consejos para ser una gran mujer honesta y profesionista.

A mis hermanas por apoyarse la una a la otra en los momentos en los que yo no pude estar con ellas pero saben que este esfuerzo también valió la pena para ser un mejor ejemplo en sus vidas y se sientan orgullosas de la hermana que tienen y que sabrán que en todo momento estaré para ellas.

A mis amigos que me dieron palabras de aliento en los peores momentos y buenos también, que me hicieron ver que hay mejores cosas que valen más la pena para luchar por ellas y no dejarme caer, a ellos de los cuales siempre he recibido una sonrisa y apoyo constante, unos de lejos otros de cerca pero siempre al pie del cañón conmigo. Gracias Sandra y Sais por las palabras, momentos, su compañía y por escucharme cuando más lo necesite.

Y gracias a ti…, por todo el apoyo de tantos años en todos los aspectos, por ir de la mano conmigo, por alentarme e impulsarme a cumplir mi sueño que alguna vez también fue tuyo sin pedir nada a cambio, fuiste una persona importante en mi vida, un pilar incondicional y sincero que aunque ahora ya no estas formas parte de un ciclo que con mucho esfuerzo y alegría se tiene que cerrar, este logro que iniciaste conmigo sabes que también es tuyo y que ahora yo sola termino, gracias por toda una vida y ser un ejemplo de lucha para mí.

BETSY LIZBETH

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LUIS GABRIEL DE JESÚS DÍAZ

Un agradecimiento sincero a mis padres por todo su apoyo que me han brindado durante mi formación académica y personal; por estar en todo momento, animándome y apoyándome para lograr consolidar el éxito de obtener la aprobación para titularme; a mis hermanos por su apoyo incondicional durante mis estudios. A mis familiares, por brindarme su apoyo incondicional durante toda mi vida.

Agradezco a mis amigos, por ese apoyo brindado durante mi preparación personal y académica, Un agradecimiento especial y sincero a Sergio Geovanni y a su familia, por apoyarme y brindarme su amistad incondicional en todo momento, dándome los ánimos necesarios para alcanzar mis objetivos y metas propuestas durante todo este tiempo,

“Hoy termina una etapa y empieza otra en tu vida. Y has de prepararte para un mundo de competitividad” Marta Álvarez

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KARLA LARIZA DÍAZ BOBADILLA

A Dios.

Por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de estudio.

A mi madre Liliana.

Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por su amor.

A mi maestra.

Lic. Josefa Carreón Martínez por su gran apoyo y motivación para la culminación de nuestros estudios profesionales y para la elaboración de esta tesis; por su tiempo compartido y por impulsar el desarrollo de nuestra formación profesional.

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YAZMIN PAOLA LIMA BONILLA

AGRADECIMIENTOS

Es un orgullo y una gran felicidad para mí saber que hoy logré uno de mis sueños más grandes, que el esfuerzo que hice cada año al fin tiene una recompensa. En este largo trayecto he conocido gente maravillosa con la que he pasado buenos momentos y de quienes he aprendido cosas valiosas.

Agradezco a:

A mis Padres

Porque siempre han estado en los momentos más importantes de mi vida, me impulsaron a levantarme y a salir adelante en cada tropiezo, me brindaron amor y apoyo incondicional en la realización de todos mis sueños e ideales. Por sus cuidados y todos los valores que me han inculcado la lo largo de mi vida.

A mis hermanos:

A Froylán por haber sido un gran ejemplo para salir adelante, por todos sus consejos que han sido de gran ayuda para mi vida y crecimiento. Esto es el resultado de lo que me has enseñado, siempre has sido una persona honesta y entregada a tu trabajo, y un gran líder. Gracias por confiar en mí, por apoyarme y guiarme para culminar ésta etapa de mi vida. A ti Axel por ser mi niño latoso, porque en cada broma, en cada golpe, en cada beso, en cada sonrisa me brindaste fuerza para realizar mis metas… eres mi angelito y siempre me encargaré de que sigas los pasos de nosotros tus hermanos.

A todos mis Amigos:

Porque con ellos he tenido maravillosas experiencias, siempre me apoyaron en las buenas y en las malas. Les adeudo la ternura y las palabras de aliento y el abrazo, el compartir con todos ellos la factura que nos presenta la vida paso a paso, la paciencia de compartir mis virtudes y tolerar mis defectos, los arrebatos del humor, la negligencia, las vanidades, los temores y las dudas. Saben que siempre se beneficiarán con mi amistad incondicional y desde lo más profundo del alma.

A mis Profesores:

Porque me dieron las armas para luchar por mi futuro con todas sus enseñanzas y valores. Porque siempre estuvieron a mi lado para corregir mis errores y enaltecer mis éxitos, porque me impulsaron a emprender cosas nuevas sin temor y a derribar las barreras del aprendizaje de cada una de las etapas del conocimiento.

PAOLA

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SAIS SHANTIRELY MAR SÁNCHEZ

Gracias a Dios.

A mis padres, Beatriz Sánchez Gutiérrez y Clemente Mar Blanco, que siempre me han dado su apoyo incondicional y a quienes debo este triunfo profesional, por todo su trabajo y dedicación para darme una formación académica y sobre todo humanista y espiritual. De ellos es este triunfo y para ellos es todo mi agradecimiento.

Para mis hermanos, Colvert y Ian, para que también continúen superándose. A toda mi familia, muy en especial a mi abuela Beatriz “Chica” por todo su apoyo.

Al Instituto Politécnico Nacional, y a la Escuela Superior de Turismo, que con el apoyo de esta institución me permitió desarrollar este trabajo de tesina y adquirir mucha experiencia profesional.

A todos mis amigos, amigas y todas aquellas personas que han sido importantes para mí durante todo este tiempo. A todos mis maestros que aportaron a mi formación. Para quienes me enseñaron más que el saber científico, a quienes me enseñaron a ser lo que no se aprende en salón de clase y a compartir el conocimiento con los demás.

A mis amigos y compañeros de esta tesina Lizbeth, Luis, Karla y Paola, que me enseñaron a salir adelante para la culminación del trabajo y a nuestra maestra la Lic. Josefa Carreón Martínez, por el apoyo en espacios y equipo para el desarrollo de esta investigación y por su confianza.

A todos. . .

G R A C I A S

Noviembre 2012

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INDICE INTRODUCCIÓN 12 OBJETIVO GENERAL DEL PLAN ESTRATÉGICO 15 PLAN ESTRATÉGICO 15 CAPITULO 1. PLANEACIÓN DEL EVENTO 15 1.1. DEFINICIÓN DEL EVENTO 15 1.2. TITULO DEL EVENTO 16 1.3. TEMA DEL EVENTO 16 1.4. EJEMPLOS DEL TEMA DEL EVENTO 16 1.5. OBJETIVOS DEL EVENTO 17 1.6. EJEMPLOS DE OBJETIVOS 18 1.7. COMITÉ ORGANIZADOR 19 1.8. EJEMPLOS DE COMITES – ORGANIGRAMAS Y FUNCIONES 19 1.9. NATURALEZA DEL EVENTO 22 1.10. CLASIFICACIÓN DE DINÁMICAS GRUPALES O EVENTOS COMPLEMENTARIOS 22 1.11. DESARROLLO DE DINÁMICAS O EVENTOS COMPLEMENTARIOS 27 1.12. EJEMPLOS DE DESARROLLO DE DINÁMICAS 40 1.13. PARTICIPANTES 46 1.14. EJEMPLOS DE PARTICIPANTES 47 1.15. PERFIL DEL PARTICIPANTE 47 1.16. ELECCIÓN DE FECHAS DEL EVENTO 49 1.17. CALENDARIO DE PLANIFICACIÓN DEL EVENTO 49 1.17.1. EJEMPLOS DE CALENDARIOS DE PLANIFICACIÓN DEL EVENTO 49 1.17.2. CALENDARIOS PORMENORIZADOS 52 1.17.3. EJEMPLOS DE CALENDARIOS PORMENORIZADOS 53 1.18. PROGRAMA DEL EVENTO 55 1.18.1. TIPOS DE PROGRAMAS 57 1.18.2. DISEÑO DEL PROGRAMA DEL EVENTO 58 1.18.3. EJEMPLOS DE PROGRAMAS 61 1.18.4. FORMAS COMUNES DE PRESENTACIÓN DE PAPELES 63 1.18.4.1 EJEMPLOS DE FORMAS COMUNES DE PRESENTACIÓN DE PAPELES 64 1.19. SEDE DEL EVENTO 66 1.19.1. INSPECCIÓN DE LA CIUDAD SEDE – CUADRO COMPARATIVO 68 1.19.2. EJEMPLOS ELECCIÓN DE LA CUIDAD SEDE 69 1.19.3. INSPECCIÓN DEL LUGAR SEDE – CUADRO COMPARATIVO 70 1.19.4. EJEMPLOS ELECCIÓN DEL LUGAR SEDE 71 1.20. MONTAJES PARA EVENTOS 74 1.20.1. MONTAJE SALONES, RECINTOS Y HOTELES 75 1.20.1.1. EJEMPLOS MONTAJE SALONES, RECINTOS Y HOTELES 82 1.20.2. MONTAJE BANQUETES: DESAYUNO, COMIDA, CENA Y CENA BAILE 83 1.20.2.1. EJEMPLOS MONTAJE: DESAYUNO, COMIDA, CENA Y CENA BAILE 88 1.20.3. CÁLCULO DE AFORO 89 1.20.3.1. EJEMPLOS DE CÁLCULO DE AFORO 90 1.21. ORADORES 91 1.21.1. CONSIDERACIONES PARA ELEGIR UN BUEN ORADOR 92 1.21.2. ELECCIÓN DEL ORADOR 95 1.21.3. SUGERENCIAS A ORADORES Y PONENTES 95 8

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1.21.4. INTÉRPRETES Y TRADUCTORES 96 1.21.5. EJEMPLOS DE INTÉRPRETES Y TRADUCTORES 98 CAPITULO 2: GESTIÓN DEL EVENTO 100 2.1. GESTIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO – FICHA TÉCNICA 100 2.2. ANÁLISIS DE PRESTADORES DE SERVICIOS 105 2.2.1. EJEMPLOS DE PRESTADORES DE SERVICIOS 105 2.3. MANEJO Y NEGOCIACIÓN DE TARIFAS 106 2.3.1 EJEMPLOS DE MANEJO DE NEGOCIACION DE TARIFAS 107 2.4. POLITICAS DE RESERVACIONES Y CANCELACIONES 111 2.4.1. EJEMPLOS DE POLITICAS Y CANCELACIONES 113 2.5. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO 129 2.6. PRESUPUESTO 130 2.6.1. INGRESOS Y EGRESOS DEL EVENTO 132 2.6.2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS 137 2.6.3. PATROCINIOS 137 2.6.4. CONSIDERACIONES PARA ELEGIR PATROCINADOR 139 2.6.4.1. EJEMPLOS PATROCINIOS 140 2.6.5. PASOS PARA ELABORAR PRESUPUESTO 143 2.6.6. EJEMPLOS PRESUPUESTO DE HOSPEDAJE 146 2.6.7. EJEMPLOS PRESUPUESTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 148 2.6.8. EJEMPLOS PRESUPUESTO SERVICIOS EN GENERAL 149 2.6.9. EJEMPLOS PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACIÓN 150 2.6.10. EJEMPLOS PRESUPUESTO MEZCLA PROMOCIONAL 151 2.6.11. EJEMPLOS PRESUPUESTO EQUIPO TÉCNICO 151 2.6.12. EJEMPLOS PRESUPUESTO ORADORES 152 2.6.13. EJEMPLOS PRESUPUESTO RECURSOS HUMANOS 153 2.6.14. SEGURO DEL EVENTO 154 2.6.15. SEGURO DEL PARTICIPANTE 157 2.6.16. EJEMPLOS PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO 157 2.6.17. TIPOS DE CUOTAS DE INSCRIPCIÓN 160 2.6.18. CALCULO DE LA CUOTA DE INSCRIPCIÓN 161 2.6.19. PUNTO DE EQUILIBRIO 162 CAPITULO 3. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 164 3.1 PRE – EVENTO 164 3.1.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL PRE – EVENTO 165 3.1.2 EJEMPLOS FORMATOS PRE – EVENTO 167 3.2 EVENTO 173 3.2.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL EVENTO 174 3.2.2 EJEMPLOS FORMATOS EVENTO 174 3.3 POST – EVENTO 178 3.3.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL POST – EVENTO 180 3.3.2 EJEMPLOS FORMATOS POST – EVENTO 180 CAPITULO 4. PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES 186 4.1.1 SUGERENCIAS PARA LA PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS 186 4.1.2 MEZCLA PROMOCIONAL 188 4.1.2.1 EJEMPLOS MEZCLA PROMOCIONAL 189 4.1.3 IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS QUE SE DEBEN INCLUIR EN LA MEZCLA PROMOCIONAL 199 9

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4.1.4 DISEÑO DE LA MEZCLA PROMOCIONAL – IMAGEN DEL EVENTO – PAGINA WEB 200 4.2 PLAN DE MEDIOS 204 4.2.1 EJEMPLOS DE PLAN DE MEDIOS 208 CAPITULO 5. DISEÑO DE PRODUCTOS TURISTICOS PARA EVENTOS – POST – TOURS 234 5.1 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PRODUCTOS TURISTICOS - POST – TOURS 237 5.2 ANÁLISIS DE COSTOS – POST – TOURS 238 5.3 EJEMPLOS – DISEÑO DE POST – TOURS 243 CAPITULO 6. EVALUACIÓN DEL EVENTO 264 6.1 ELEMENTOS PARA ELABORAR EL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL EVENTO 266 6.2 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL EVENTO 270 6.3 EJEMPLOS DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN 272 CAPITULO 7. REGLAMENTO DEL EVENTO 276 7.1 EJEMPLOS DE REGLAMENTO DEL EVENTO 290 CASO PRÁCTICO: “CONVENCIÓN NACIONAL DE CHARROS, DEPORTE Y TRADICIÓN MEXICANA” 299 CAPITULO 1. PLANEACIÓN DEL EVENTO 299 1.1. DEFINICIÓN DEL EVENTO 299 1.2. TITULO DEL EVENTO 299 1.3. TEMA DEL EVENTO 300 1.4. OBJETIVOS DEL EVENTO 301 1.5. COMITÉ ORGANIZADOR 302 1.6. ORGANIGRAMAS Y FUNCIONES 303 1.7. NATURALEZA DEL EVENTO 305 1.8. DESARROLLO DE DINÁMICAS O EVENTOS COMPLEMENTARIOS 305 1.9. PARTICIPANTES 333 1.10. PERFIL DEL PARTICIPANTE 333 1.11. ELECCIÓN DE FECHAS DEL EVENTO 335 1.12. CALENDARIO DE PLANIFICACIÓN DEL EVENTO 336 1.13. CALENDARIOS PORMENORIZADOS 337 1.14. PROGRAMA DEL EVENTO – PARTICIPANTES 339 1.14.1. PROGRAMA DEL EVENTO – ACOMPAÑANTES 340 1.15. SEDE DEL EVENTO 340 1.15.1. INSPECCIÓN DE LA CIUDAD SEDE – CUADRO COMPARATIVO 341 1.15.2. ELECCIÓN DE LA CUIDAD SEDE 341 1.15.3. INSPECCIÓN DEL LUGAR SEDE – CUADRO COMPARATIVO 342 1.15.4. ELECCIÓN DEL LUGAR SEDE 346 1.16. MONTAJES PARA EVENTOS 346 1.16.1. CUADRO MONTAJES PARA EL EVENTO EN EL LUGAR SEDE 350 1.17. ORADORES 351 1.17.1. CONSIDERACIONES PARA ELEGIR ORADORES PARA EL EVENTO 364 1.17.2. CUADRO DE ORADORES PARA EL EVENTO 364 1.17.3. INTERPRÉTES Y TRADUCTORES 366 CAPITULO 2. GESTIÓN DEL EVENTO 367 2.1 GESTIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO – FICHA TÉCNICA 367 2.2 ANÁLISIS DE PRESTADORES DE SERVICIOS 368 2.3 MANEJO Y NEGOCIACIÓN DE TARIFAS DE CADA PRESTADOR DE SERVICIOS 369 2.4 POLITICAS DE RESERVACIONES Y CANCELACIONES 370 2.5 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO 376 10

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2.6 PRESUPUESTO 381 2.6.1 INGRESOS Y EGRESOS DEL EVENTO 381 2.6.2 ESTIMACIÓN DE RECURSOS 384 2.6.3 PATROCINIOS 390 2.6.4 PRESUPUESTO DE HOSPEDAJE 392 2.6.5 PRESUPUESTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 392 2.6.6 PRESUPUESTO SERVICIOS EN GENERAL 393 2.6.7 PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACIÓN 393 2.6.8 PRESUPUESTO MEZCLA PROMOCIONAL 394 2.6.9 PRESUPUESTO EQUIPO TÉCNICO 394 2.6.10 PRESUPUESTO ORADORES 395 2.6.11 PRESUPUESTO RECURSOS HUMANOS 395 2.6.12 PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO 395 2.6.12.1 TIPOS DE CUOTAS DE INSCRIPCIÓN PARA EL EVENTO 398 2.6.13 CALCULO DE LA CUOTA DE INSCRIPCIÓN 398 2.6.14 PUNTO DE EQUILIBRIO 399 CAPITULO 3. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 401 3.1 PRE – EVENTO 401 3.1.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL PRE – EVENTO 401 3.1.2 FORMATOS PRE – EVENTO 402 3.2 EVENTO 407 3.2.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL EVENTO 408 3.2.2 FORMATOS EVENTO 409 3.3 POST – EVENTO 413 3.3.1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL POST – EVENTO 414 3.3.2 FORMATOS POST – EVENTO 415 CAPITULO 4. PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DEL EVENTO 420 4.1.1 MEZCLA PROMOCIONAL DEL EVENTO 421 4.1.2 IMAGEN DEL EVENTO – PAGINA WEB – FAQ’S 424 4.2 PLAN DE MEDIOS 429 CAPITULO 5. DISEÑO DE POST – TOURS PARA EL EVENTO 434 5.1 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE POST – TOUR 1 435 5.2 ANÁLISIS DE COSTOS – POST – TOUR 1 439 5.3 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE POST – TOUR 2 444 5.4 ANÁLISIS DE COSTOS – POST – TOUR 2 445 5.5 METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE POST – TOUR 3 449 5.6 ANÁLISIS DE COSTOS – POST – TOUR 3 452 5.7 DISEÑO FINAL DE LOS POST – TOURS 457 CAPITULO 6. EVALUACIÓN DEL EVENTO 474 6.1 DISEÑO DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL EVENTO 474 6.1.1 INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN 475 6.2 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN – EJEMPLO FICTICIO 476 CAPITULO 7. REGLAMENTO DEL EVENTO 485 CONCLUSIONES 489 GLOSARIO DE TERMINOS PARA EVENTOS 491 ANEXOS 511 BIBLIOGRAFIA 622 11

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INTRODUCCIÓN

Lejos de ser una tarea sencilla la organización de un evento requiere de un minucioso diseño y una planificación coherente con los objetivos que se desean alcanzar en el evento.

Se presentará un caso práctico en el cual se tomarán en cuenta todos los elementos teóricos que implican la planeación y organización integral de un congreso o una convención; ésta metodología se verá aplicada al caso práctico en el que se pretende la organización de una Convención Nacional de Charros, la cual mostrará paso a paso la logística de un evento de cualquier índole de acuerdo a los requerimientos y expectativas del cliente.

Para la celebración de cualquier tipo de evento (ya sean reuniones, ferias, congresos, exposiciones, convenciones, etc.) se requiere una organización previa que asegure su éxito; la forma de coordinar y controlar cada uno de los detalles más importantes se va a reflejar en la repartición óptima de tareas y funciones de cada uno de los comités. De ser necesario, se podrán consultar y/o solicitar asesorías y servicios externos que facilitarán la realización de tareas complementarias.

En base a la planeación estratégica y la realización del caso práctico, para organizar un congreso o una convención, es importante revisar y presentar los siguientes puntos para evitar errores o contratiempos antes y durante el evento:

 ¿Quiénes serán las personas que formarán parte del comité organizador? Dichas personas serán elegidas para planear y llevar la dirección del evento.  Elegir y seleccionar el tema o temas que se tratarán durante el evento.  Definir de forma clara y concisa cuáles serán los objetivos, propósitos y finalidades de la convención.  Fijar la fecha o fechas del evento de acuerdo a la demanda del segmento de mercado al que será dirigido.  Determinar a los especialistas y profesionales expertos en la materia que se invitarán a la convención e informar acerca del tema con la finalidad de que preparen su ponencia.  Búsqueda e inspección del lugar sede de la convención  Considerar el presupuesto que se tiene previsto.  Determinar el segmento de mercado y calcular el aforo de participantes y/o acompañantes.

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 Establecer estratégicamente los medios de comunicación que se utilizarán para llevar a cabo la comercialización del evento y fomentar el interés en los posibles participantes.  Implementar un calendario general que permita a cada comité la delimitación de sus actividades correspondientes y su realización de manera eficiente.

En conclusión se manifiesta que es importante seguir un modelo de planeación, para reunir la información necesaria que delimitará las necesidades y expectativas por cumplir en función de los requerimientos de la demanda, teniendo siempre presente el logro de los objetivos comunes.

Se decide hacer una Convención de charros para ampliar y difundir el conocimiento de tan importante tradición mexicana. La peculiar figura del charro mexicano es un símbolo de nuestra mexicanidad. A lo largo de la Colonia y en la época de la Independencia, abundaron los hechos importantes de nuestra historia en los que el hombre a caballo jugó un papel de vital importancia, tanto en las luchas, como en el mantenimiento de la paz, y gracias a sus hazañas los charros consolidaron su figura.

La fiesta charra, se inicia con el desfile general de los charros participantes y de las Adelitas de alguna Escaramuza, quienes recorren en sus corceles el ruedo y rinden honores a la bandera.

Enseguida se suceden, de acuerdo al orden establecido, las diferentes suertes, como: La Cala de Caballo, el Pialar, el Coleadero, la Jineteada de Toro, la Terna, el Jineteo de Yeguas, las Manganas y el Paso de la Muerte.

La Charrería ha sido tema de poetas, pintores, músicos, historiadores, artesanos y personas de reconocida cultura; todos ellos amantes de las tradiciones y raíces mexicanas.

Está relacionada con la sastrería, sombrerería, platería, zapatería, fustería, talabartería, curtiduría, fabricación de sarapes, elaboración de reatas, herrajes, bordados y trabajos en pita. Resulta interesante como tema para un programa cultural y a nivel escolar por tratarse de un valor histórico muy importante.

La Charrería fue declarada “Deporte Nacional” por el Sr. presidente de la República Don Manuel Ávila Camacho y el 14 de septiembre fue instituido como “Día del Charro”.

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Los Eventos Nacionales de Charrería son muy solicitados por los gobiernos de los principales Estados, por la afluencia turística que éstos generan y por la difusión que se da a una importante tradición.

Se ha descubierto que en la mayor parte de la república no se tiene una idea clara de lo que realmente envuelve a la fiesta charra y sus elementos, se piensa que sólo es cuestión de diversión siendo que no calculan el grado de peligrosidad que ésta implica.

Todos y cada uno de los elementos de la charrería tienen un significado muy importante para quien se desempeña dentro de ése campo.

Varios expertos del campo charro han opinado que falta mayor difusión y apoyo a ésta actividad dado que está a punto de quedarse obsoleta y olvidada como otras tradiciones.

El punto importante de ésta investigación es demostrar la importancia de rescatar las tradiciones del México moderno lleno de una mezcolanza de culturas que no permiten denotar las verdaderas raíces de cada lugar que lo conforma.

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OBJETIVO GENERAL DEL PLAN ESTRATÉGICO

Presentar mediante una serie de estrategias a seguir, un plan que se desarrolle y permita realizar paso a paso la planificación, organización y gestión de un evento. Éste paso es de gran importancia, por tal motivo presentamos un manual de apoyo que proporcione las herramientas necesarias para llevar al éxito el evento a realizar.

PLAN ESTRATÉGICO

CAPÍTULO 1. PLANEACIÓN DEL EVENTO

En la planeación del evento intervienen una serie de elementos, para organizarlo y gestionarlo en el caso de congresos y convenciones, hay que analizar las diferencias aunque pueden tener el mismo.

Es por eso que en la planeación del evento nos dedicamos a desarrollar pasos a seguir que nos conducirán a nuestra meta que es realizar un evento sin ningún problema.

En el primer capitulo veremos los procedimientos para realizar una exitosa planeación como son: definición, titulo, tema, objetivo, naturaleza del evento, entre otros temas que conforman la primer parte que es la planeación de el evento, esta es una guía para que el participante pueda darse cuenta de la importancia que es realizar un evento llámese congreso o convención así podrá obtener el éxito deseado.

1.1. DEFINICIÓN DEL EVENTO1

Se repasará el evento del tal manera que podamos definir por qué lo vamos a realizar, para quiénes y con qué propósito, a partir de éstas respuestas se realizará un análisis descriptivo del evento y se desglosarán cada uno de sus componentes y características coadyuvando a concretar su naturaleza, para que al respecto se establezcan los contenidos y la temática a seguir dentro de su organización. Es importante contemplar cuándo se realizará el evento y su duración, así como el aforo del mismo para elegir y comparar correctamente las ciudades sedes posibles en donde se llevará a cabo acorde a las necesidades que se pretenden cubrir.

1Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 15

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1.2. TITULO DEL EVENTO2

Para la elección de un buen titulo que represente al evento de nuestra convención, se consideraron las características generales que debe contemplar el titulo que cualquier evento debe contemplar.

 Se considerará el tema central del evento, ya que el titulo es representativo de este.  El titulo es en base a la naturaleza del evento, el alcance que se pretende lograr y por la magnitud de asistentes.  No se manejarán títulos extensos ya que este debe ser fácil para recordar.  Se vinculara en base a los objetivos y características previamente mencionados.  Se basara en títulos o temas de actualidad tales como: entretenimiento, cultura, deporte, medio ambiente, etc.  Contendrá una imagen propia que lo hará distintivo a eventos similares.  Abordará un valor social y cultural.

1.3. TEMA DEL EVENTO3

El tema suele servir para que la gente se concentre en el objetivo principal y ayuda a conferir unidad a todo el evento. Hay algunos “clásicos” que se utilizan constantemente, sean cuales sean los objetivos del evento; por ejemplo, “simplemente lo mejor” o “la calidad es lo que cuenta”.

Sin embargo, los mejores ejemplos suelen surgir de manera espontánea y se adaptan perfectamente a los objetivos del evento. A menudo se componen de aliteraciones y tienen una relevancia específica para el patrocinador. En algunos sectores, unos números o símbolos pueden ser suficientes para que se reconozca el evento. Cualquiera que sea el tema escogido, se debe evitar a toda costa que sea un cliché. Deberá encontrar un lema que haga llegar un mensaje especial al público.

1.4. EJEMPLOS DEL TEMA DEL EVENTO

Algunas marcas ya reconocidas año con año realizan sus eventos ya sea para público abierto o para empleados de sus corporativos ya sea nacional o internacional:

2Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 3Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 16

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1. PFIZER - XXXVII CONVENCIÓN NACIONAL ANECA 2012 2. THE 2012 AQHA CONVENTION 3. CONVENCION BANCARIA 2012

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1.5. OBJETIVO DEL EVENTO

Estos elementos se tienen que tener presentes a la hora de elegir el titulo para el evento, tomarlos en cuenta garantiza en parte el éxito que este obtendrá y el impacto que este tendrá en los participantes.

Los objetivos del evento son los fines que se persiguen para la realización del mismo, depende mucho de la fase de preparación. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.

Todo evento sea pequeño o grande, nacional o internacional tiene un fin, causa, justificación o razón de realizarse. La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva y su establecimiento es la base para definir los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y será la base del proceso administrativo a seguir y definirán las decisiones importantes como la sede, el presupuesto, el programa, la publicidad, etc.

Los objetivos pueden ser generales o específicos7

Los objetivos generales son aquellos que están por encima de los otros y que abarcan de forma más amplia los intereses fundamentales de la empresa o asociación que organiza la reunión.

Los objetivos específicos varían de acuerdo al punto de vista del organizador o de los asistentes. El conocimiento de tales diferencias es de singular relevancia, pues el

4Disponible en: http://1.bp.blogspot.com/_pVbwhpVQqSo/TBEWT-RuyPI/AAAAAAAAEGA/7nxALzw-KY8/s1600/Pfizer.gif 5Disponible en: http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQlvTdO8zlKA5snB7sCBtNbbZXhLU2bgRscyrcTxDX9oZS3EUh49EP20hsY 6Disponible en: http://www.abm.org.mx/convencion_bancaria/70%20convencion/70%20convencion.jpg 7Disponible en: http://es.scribd.com/doc/21414615/GRUPOS-Y-CONVENCIONES-1 17

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desconocimiento afectará el resultado de la reunión, así como estos también servirán para conformar nuestro programa de actividades que se llevarán a cabo en la reunión.

1.6. EJEMPLOS DE OBJETIVOS.

Ejemplo 1 Objetivo General: Fomentar y estimular la apreciación del cine, así como abrir las fronteras y la apreciación de las culturas internacionales

Ejemplo 2 Objetivo General: Mantener a un grupo determinado de personas en un espacio justo y preciso con una única propuesta de venta que tiene por objeto identificar de forma visual o verbal a la empresa diferenciándola de las demás.

Ejemplo 3

Objetivo General: Mantener mediante la reunión un estado mental positivo hacia la empresa o asociación por parte de los trabajadores, ejecutivos o asociados. También, permite reconocer con estímulos las acciones sobresalientes de los individuos cuya labor ha contribuido al bienestar de la empresa o asociación.

Ejemplo 1

Objetivo específico: Informar a los asistentes de nuevos productos y tecnologías.

Ejemplo 2

Objetivo específico: Reforzar la imagen de la empresa y sus productos o servicios

Ejemplo 3

Objetivo específico: Dar a conocer las técnicas, materiales y tecnologías para la elaboración y diseño adecuado del vestuario y caracterización necesaria para una cinta cinematográfica de calidad.

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1.7. COMITÉ ORGANIZADOR8

El comité organizador como su nombre lo dice es un conjunto de personas encargadas para un asunto en particular.

Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la especialidad en la que se desarrolla el evento, así como personas representantes de instituciones afines a estas materias de reconocida capacidad profesional.

La estructura básica de un comité es:

- Presidente.

- Vicepresidente.

- Secretario.

- Vocales y Coordinadores.

1.8. EJEMPLOS DE COMITÉS- ORGANIGRAMAS Y FUNCIONES

Existen diferentes tipos de comités esto es debido al tipo de congreso que se vaya a organizar y del tamaño del mismo se pueden crear diversos comités dependientes del comité organizador.

A continuación los diferentes comités:

Comité ejecutivo: generalmente compuesto por autoridades, estas se encargan de la toma de decisiones y la resolución de pequeños problemas, durante la organización del congreso.

Comité financiero: Tiene como objetivo estudiar las opciones que ofrece el mercado para la colocación de los sobrantes líquidos del fondo manejando como principio básico la seguridad por encima de la rentabilidad.

8Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 19

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Comité de personal: Es aquel cuya misión es todo lo que tenga relación con el tema laboral de congreso. Es el encargado de velar por las necesidades humanas, contratando así el personal necesario para las distintas áreas.

Comité científico: Son un conjunto de expertos en las materias en las materias que va versar el congreso. Es una especie de jurado o tribunal que está encargado de los aspectos científicos, evaluando ponencias y proponiendo temas.

Comité técnico: es el conjunto de personas formado por los profesionales que se en cargan de los aspectos más técnicos de los tema.

Ventajas y desventajas

Los comités suelen emplearse para algunos de los siguientes fines principalmente:

 Contar con un grupo que ayude a la deliberación que conduce a llegar a una decisión.  Limitar la autoridad  Representare los interés de diversos grupos de una institución  Coordinar mejor los planes de y políticas de trabajo  Transmitir información  Consolidar la autoridad  Motivar los funcionarios inferiores a la mayor participación en las tareas administrativas.

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Ejemplo 19

Ejemplo 210

9Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 10Disponible en: http://www.coguanor.gob.gt/index.php?id=6 21

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Ejemplo 3

1.9. NATURALEZA DEL EVENTO

El contenido principal de un evento son sus ponencias, debates, discusiones dirigidas y presentaciones cuyas características vendrán dadas por el carácter del evento, ya sea científico, comercial, político, cultural o económico. El tratamiento y trascendencia de los temas a desarrollar en cada una de las sesiones justificaran cada uno de los pasos siguientes en la planificación del evento.

1.10. CLASIFICACIÓN DE DINAMICAS GRUPALES O EVENTOS COMPLEMENTARIOS 11

A continuación se presentan las siguientes dinámicas grupales o eventos complementarios:

11Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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DINAMICA GRUPAL CONCEPTO CONGRESO Es una reunión formal que se organiza con el fin principal de deliberar ampliamente acerca de un tema en particular, para dar a conocer, analizar o intercambiar opiniones acerca de los avances, investigaciones o conocimientos del tema o ciencia de que se trate, por lo cual el contenido es científico, cultural, educativo, económico, político o de otra índole. Usualmente no tiene una orientación comercial y se dan cita los investigadores y profesionales que quieren estar al día. CONVENCIÓN Reunión gremial o empresarial con el objetivo de tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con el tema) y la participación suele ser por invitación. CONFERENCIA Reunión formal a un nivel de estados más elevado, donde los representantes se reúnen para estudiar y esclarecer un problema común, negociar soluciones, o elaborar acuerdos. SEMINARIO Es una reunión de carácter educativo donde un número determinado de personas, que no supera los 30, comparten de manera personal sus experiencias acerca de un tema en particular, bajo la dirección de un experto en la materia. GRUPOS DE TRABAJO Son reuniones de un pequeño grupo de personas elegidas por un órgano representativo de una asociación, con el fin de estudiar con detalle un problema concreto acerca del cual establecerán una serie de recomendaciones distintas a los órganos superiores de decisión.

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SIMPOSIO Consiste en un conjunto o serie de exposiciones verbales desarrolladas por especialistas en torno a un tema central, núcleo científico o situación problemática. Suele ser indisciplinaría y estar dirigido por un moderador. Es una técnica de intercambio de información que se utiliza para profundizar acerca de un tema, actualizar el estado de la cuestión, integrar informaciones acerca de un problema y coordinar las actividades de una investigación DINAMICA GRUPAL CONCEPTO FORO Reunión informal y sin orden del día con participación abierta a todos los asistentes en la que cada uno tiene la oportunidad de desarrollar y exponer libremente un tema general (sin previa preparación); no es necesario redactar conclusiones. PANEL Reunión de un grupo pequeño de personas multidisciplinario (4 a 6 personas), que discuten entre sí un asunto público, frecuentemente ante un auditorio, a modo de dialogo o conversación. ASAMBLEA Reunión ordinaria o extraordinaria de los miembros de una organización local, regional o internacional; constituye un escalón supremo en la decisión de todos los asuntos de la vida administrativa, política y social de dicha organización. MESA REDONDA Es una técnica de dinámica de grupos, en la que un equipo de expertos, que sostienen puntos de vista diferentes o contradictorios acerca de un mismo tema, exponen sus opiniones en forma sucesiva moderados por un coordinador. ROLE PLAYING Es aquel en el que dos o más personas representan una situación de la vida real asumiendo las funciones en el caso, con objeto 24

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de que pueda ser mejor comprendida y tratada por el grupo.

Se puede utilizar para entrenamiento en materia de negociación colectiva, aprender tácticas de negociación entre empresarios y sindicatos. WORKSHOP Es concebido como un foro de contratación profesional, donde la oferta y la demanda, representadas por los diferentes agentes participantes, son cuidadosamente seleccionadas. En estos casos, el carácter expositor no tiene tanta importancia, puesto que el objetivo es crear un marco de trabajo adecuado para estimular y facilitar las contrataciones entre la oferta básica y los canales de distribución profesionales. VIAJES DE INCENTIVO Son viajes – premio organizado por las empresas para sus empleados, distribuidores o clientes más destacados. Estos viajes forman parte de un elaborado plan comercial diseñado por la empresa cuyo fin principal es la motivación y el estímulo para garantizar y mantener un elevado nivel de productividad comercial y de servicio. DINAMICA GRUPAL CONCEPTO EXPOSICIONES Son presentaciones públicas de productos industriales, o de artes y ciencias, con el fin de estimular la producción, el comercio o la cultura. Se utilizan mucho como parte complementaria de los congresos y las convenciones, en algunos casos son tan importantes, que sin ellas, la propia reunión carece de sentido. FERIAS Las Ferias, en el sentido turístico, son instalaciones donde se exponen los productos de un solo ramo industrial, comercial o de 25

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servicios, para su conocimiento, promoción y venta. JORNADA Evento que congrega a profesionales o especialistas ya sea asociación, federación, confederación, colegio o cámara, con el fin de resolver un problema que todos tienen en común y del cual se sale con resultados. El programa del evento esta compuesto por sesiones de trabajo. LLUVIA DE IDEAS Es cuando un grupo reducido de personas se une para tener ideas creativas para resolver problemas específicos. Todos los participantes se expresan espontáneamente, sin prejuicios y se va construyendo la solución más adecuada al problema. DEBATE El grupo en su totalidad discute informalmente varios temas, hechos o problemas con un moderador o presidente y con tiempos específicos por cada tema. SESIÓN PLENARIA Parecido al debate, pero con un grupo de tres a seis personas que exponen ante el grupo en forma sucesiva. ASAMBLEA GENERAL Comúnmente llamada asamblea, es la reunión de todos los agremiados con fines estatutarios. SESIONES SIMULTANEAS Son juntas de participantes de un congreso o convención que se llevan a cabo en forma simultanea. Se divide al total de los participantes y se hacen pequeños grupos que se reúnen en salones separados para resolver problemas específicos. CITAS PERFECTAS O MATCHMARKING Es un programa alterno a la convención con recorrido para familiares de los asistentes en el cual se les muestra lo más representativo y turístico de la región que se visita. De acuerdo con las características de las personas que conforman el grupo, se diseña la agenda y las visitas, las cuales pueden incluir desde 26

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actividades al aire libre, tours a lugares turísticos hasta la presentación de desfiles de modas o shows.

1.11. DESARROLLO DINAMICAS O EVENTOS COMPLEMENTARIOS

A continuación se presenta el desarrollo de dinámicas grupales que serán utilizadas en la realización de caso práctico.

Actividad12

Conferencia

Taller Mesa redonda

Seminario

Foro

12Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 27

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CONFERENCIA13

Cuando hablamos de conferencia, nos referimos a un tipo de discurso enunciado en público, que cumple con ciertas características que lo distinguen de, por ejemplo, un discurso político, un debate, etc.

Aunque la conferencia no es una exposición propiamente tal, se nutre de ella, puesto que también entrega información. Sin embargo, el contenido de la conferencia es complementado con elementos o herramientas visuales como gráficos estadísticos, fotografías, videos, etc.

Por otra parte, el fin de un discurso expositivo es entregar información, mientras que el objetivo de una conferencia es convencer al auditorio de que tome una actitud activa frente a un determinado tema.

Elementos de la situación de enunciación de una conferencia

El emisor (conferencista):

Es un sujeto (hombre o mujer) que está investido/a de autoridad, representatividad, competencia cognoscitiva o ética sobre asuntos de interés colectivo. Normalmente es representante de una colectividad o de parte de un sector de una determinada colectividad, la que se convierte en su receptor colectivo y con la cual establece una relación jerárquica.

Tema o materia:

La conferencia aborda asuntos de importancia o relevancia grupal, colectiva, o comunitaria.

Finalidad

Como finalidad, la conferencia busca comunicar una determinada concepción, visión o interpretación de temas y problemas que conciernen e importan a la vida de una colectividad para influir en ella, haciéndola tomar conciencia o reflexionar sobre los temas, orientándola o moviéndola a compartir visiones y metas, a tomar decisiones, acuerdos y/o a adoptar determinadas actitudes o comportamientos.

Contexto y circunstancias de enunciación

La formalidad y ritualidad que enmarca la emisión de discursos públicos, su “puesta en escena”, el nivel formal del habla, recursos verbales y no verbales que utiliza para tener alcance y eficacia colectivos.

Puntos esenciales de una conferencia

Para preparar y llevar a cabo una conferencia, se debe tener en cuenta ciertos puntos importantes que permitirán un desarrollo exitoso de su ejecución:

13Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 28

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Control de tópicos a abordar en el discurso: toda conferencia debe amoldarse al público al cual va dirigida. Armar una estructura orientativa paso a paso, colaborará en el desarrollo de nuestra exposición. Si pretendemos dar ejemplos que requieren de esquemas o gráficos, podemos ayudarnos con transparencias o folletos adicionales para que el auditorio siga cada tema sin distracciones. Evitar la lectura: al leer lo que queremos exponer, durante la conferencia, corremos el riesgo de aburrir y adormecer a la audiencia, aun cuando esta domine el tema que abordamos. Control de voz: de vemos tener en cuenta que los matices que podamos incorporar a nuestra conferencia, están relacionados con la acústica y la preparación técnica de la sala (micrófonos, amplificadores y cualquier otro elemento que colabore en el desarrollo de la conferencia). Las personas encargadas de estos detalles técnicos, pueden entregarnos la información sobre las características del espacio donde se desarrollará nuestro discurso. El objetivo es lograr que todos los asistentes oigan nuestro mensaje. Para exhortar o llamar la atención en algún tópico, podemos elevar el volumen de la voz, pero con la precaución de que no resulte un tono agresivo. Control del punto del contacto visual: debemos procurar que el público se sienta importante. Para ello podemos usar la técnica de dirigir la mirada hacia todos los sectores de la sala de conferencia. Muchos conferencistas cometen el error, por nerviosismo o falta de experiencia, de hacer foco solamente en un área del auditorio en desmedro de las demás. Control del lenguaje corporal: desde el comienzo de nuestro discurso, debemos manejar con moderación nuestra gesticulación facial, los movimientos de brazos y manos. Si realizamos giros bruscos, corremos el riesgo de que nuestro discurso repercuta negativamente en el auditorio o, en última instancia, no lograremos convencer con nuestros conceptos. Si consideramos la posibilidad de desarrollar todo el discurso de pie, eso dará un perfil dinámico a la conferencia. Trato cuidadoso y respetuoso de la audiencia: durante el desarrollo de la conferencia, debemos mantener un trato cuidadoso y respetuoso con la audiencia. Para ello debemos evitar dirigirnos al público mediante el tuteo. Esta conducta permite establecer sin ambigüedades, la relación asimétrica entre emisor y receptor que domina todo discurso enunciado en público.

Ubicación

AH A A n

aA= ponentes A A H= auditorio

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Taller14

Un taller es una metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica. Se caracteriza por la investigación, el descubrimiento científico y el trabajo en equipo que, en su aspecto externo, se distingue por el acopio (en forma sistematizada) de material especializado acorde con el tema tratado teniendo como fin la elaboración de un producto tangible. El taller es una técnica que implica el desarrollo de ciertas características. Su significado literal es el de un seminario o colegio de ciencias donde se reúne un grupo de estudiosos para la enseñanza común.

El taller posee la siguiente estructura

Admite grupos pequeños, de 10 a 30 participantes que facilitan la interacción en lapsos de corta duración y de trabajo intenso. Tiene propósitos y objetivos definidos que deben estar estrechamente relacionados con lo que el participante realiza habitualmente. Se vale de la combinación de técnicas didácticas que propician el conocimiento a través de la acción. La información que los conductores desean transmitir se proporciona fundamentalmente a base de asesores, que promueven el desarrollo de las capacidades del participante y la elaboración de un producto que puede ser indistintamente un instrumento o una estrategia, pero que necesariamente debe ser evaluable, tangible, útil y aplicable. Se adapta a las necesidades de los participantes, lo que le da flexibilidad.

¿Cómo se realiza?

1. Se selecciona el tema de trabajo y al conductor (o conductores) del grupo, quienes deben ser expertos en dicho campo.

2. El local debe contar las facilidades siguientes:

Mesa de trabajo para cada subgrupo. Sillas para todos los participantes. Un rota folio grande Pizarrón, gis y borrador.

3. Se subdivide al grupo en grupos pequeños que no excedan su número de 13.

4. Los conductores preparan el programa:

A) seleccionan los subtemas.

14Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México 30

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B) asignan el tiempo exacto para la exposición y la discusión de cada tema, la elaboración de tareas específicas, la presentación de las mismas y las conclusiones finales. Asimismo, se incluyen las actividades relativas a descansos cortos, tiempo para café y alimentos.

C) elaboran una lista de libros y artículos que los participantes deben leer antes de iniciar el trabajo grupal. La distribuyen con anticipación.

D) preparan el material que cada participante utilizará, vigilando que no le falte nada a ninguno. (Hojas, plumones, etc.)

E) finalmente al inicio del taller, los conductores explican al grupo la forma en la que se piensa trabajar y se explica que los conductores únicamente dirigirán la actividad, pero que el verdadero aprendizaje es responsabilidad de cada participante. Se sugiere que en cada mesa se seleccione de entre ellos mismos un líder, quien coordinará el trabajo, y que éste se substituya al terminar cada actividad.

F) para cada subtema, los conductores explican las tareas específicas a realizar por cada mesa y qué material se espera que surja de ella después de “x” cantidad de tiempo. Los conductores permanecen para orientar y resolver dudas. Transcurrido dicho tiempo, se pasa a un miembro de cada mesa a que exponga su material. Después de que todos los representantes de cada mesa han hecho su exposición, se prosigue a obtener las conclusiones acerca de dicho subtema.

Ubicación

B C

D E

F G

H I

J K

L M

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coordinador

A= mesa de trabajo del coordinador

B-m = mesa de trabajo de los participantes

Mesa Redonda15

Discusión por parte de un grupo seleccionado de personas y moderada por un coordinador ante un auditorio. La forma de discusión es de tipo conversación, donde no se permiten discursos ni a los integrantes ni al moderador.

Objetivos

Informar al grupo por medio de una discusión. Confrontar puntos de vista generalmente diferentes y opuestos. Adquirir información sobre diferentes enfoques del tema. Crear una atmósfera informal para comunicarse con el grupo. Motivar al auditorio hacia el pensamiento o la acción constructiva.

Integrantes

De cuatro a seis especialistas

Tiempo

Cada expositor hace uso de la palabra durante diez minutos aproximadamente. Es conveniente que la exposición general no dure más de 50 0 60 minutos.

Ubicación

A b c d e f g

______

15Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 32

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h i

Bando de oposición (expertos “a”):

a, b, c

Bando de oposición (expertos “b”):

e, f, g

Coordinador; d

Mesa: h

auditorio: i

Desarrollo

El coordinador debe reunirse con los participantes para ponerse de acuerdo en la discusión. Dividir el tema general en sectores adecuados para su exposición, indicando el tiempo disponible. Cerciorarse que la disposición de los asientos sea la mejor, ubicando a los oradores más animados en los extremos y a los más callados al centro de manera que puedan ser imbuidos a participar. Cada participante deberá preparar y organizar el material sobre el tópico a discutir. Presentar a los integrantes de la mesa redonda al auditorio, posteriormente presentar el tema y preparar el camino a la discusión que seguirá. Explicar el procedimiento que se seguirá durante el evento, indicando la manera en que el auditorio tendrá la oportunidad de participar. Se abre la discusión con una pregunta o una manifestación que centrara inmediatamente la atención en el punto de interés. El coordinador en función de moderador deberá observar lo siguiente:

Hacer preguntas aclaratorias. Interpretar significados inciertos. Llevar la discusión nuevamente al tema central. Resumir. Dar por finalizado un punto de discusión y pasar a otro. Hacer preguntas que inicien una nueva etapa. Centrar a los oradores. No expresar su opinión personal. Permitir que la participación sea lo más libre y espontánea posible.

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Las preguntas se dirigirán a toda la mesa, o una parte de ella. No hacer individual la participación de cada expositor. El integrante de la mesa redonda debe expresar sus puntos de vista e ideas con energía, claridad e interés, debiendo esperar el momento oportuno para ello. Tener presente los objetivos del evento. Estar atento en el más mínimo detalle del evento

Seminario (reunión)16

Un seminario es una reunión especializada que tiene naturaleza técnica y académica cuyo objeto es realizar un estudio profundo de determinadas materias con un tratamiento que requiere una interactividad entre los especialistas.

Características similares presentan los foros, coloquios o simposios. Se consideran seminarios aquellas reuniones que presentan estas características, siempre que tengan una duración mínima de seis horas y un número mínimo de cincuenta participantes. El número de participantes es limitado, en función de su conocimiento de la materia, exigiéndose por lo general una cuota de inscripción.

El seminario es un grupo de aprendizaje activo, pues los participantes no reciben la información ya elaborada, como convencionalmente se hace, sino que la buscan, la indagan por sus propios medios en un ambiente de recíproca colaboración.

Es una forma de docencia y de investigación al mismo tiempo. Se diferencia claramente de la clase magistral, en la cual la actividad se centra en la docencia-aprendizaje. En el seminario, el alumno sigue siendo discípulo, pero empieza a ser él mismo profesor.

La ejecución de un seminario ejercita a los estudiantes en el estudio personal y de equipo, los familiariza con medios de investigación y reflexión, y los ejercita en el método filosófico. El seminario es fundamentalmente una práctica

El seminario tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas (workshops).

Puede decirse que constituye un verdadero grupo de aprendizaje activo, pues los miembros

16Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 34

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no reciben la información ya elaborada, sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboración recíproca.

El grupo de seminario está integrado por no menos de 5 ni más de 12 miembros. Los grupos grandes de deben subdividir en grupos pequeños para realizar la tarea.

El seminario posee ciertas características, tales como las siguientes:

Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema y un nivel de información semejante acerca del mismo. El tema o materia del seminario exige la investigación o búsqueda específica en diversas fuentes. Un tema ya elaborado y expuesto en un libro no justificaría el trabajo de seminario. El desarrollo de las tareas, así como los temas y subtemas por tratarse, son planificados por todos los miembros en la primera sesión del grupo. Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo de seminario. El facilitador es un miembro más que coordina las labores pero no resuelve de por sí. Todo seminario concluye con una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado. El seminario puede trabajar durante varios días hasta dar término a su labor. Las sesiones suelen durar dos o tres horas.

Preparación:

Tratándose del ambiente educacional, los seminarios serán organizados y supervisados por profesores, los cuales actuarán generalmente como asesores o facilitadores. Podría darse el caso de que la iniciativa partiera de los propios alumnos, lo cual sería muy ambicioso. Así como, que ellos se manejaran con bastante autonomía, requiriendo una limitada ayuda de los profesores. En cualquiera de los casos habrá un organizador encargado de reunir a los grupos, seleccionar los temas o áreas de interés en que se desea trabajar, preparar un temario provisional ("agenda previa"), ubicar elementos y fuentes de consulta, disponer de los locales y elementos de trabajo, horarios, etc.

Desarrollo: En la primera sesión estarán presentes todos los participantes que se dividirán luego en subgrupos de seminario. El facilitador, después de las palabras iníciales, formulará a título de sugerencia la agenda previa que ha preparado, la cual será discutida por todo el grupo. Modificada o no dicha agenda por el acuerdo del grupo, queda convertida en agenda definitiva sobre la cual han de trabajar los distintos subgrupos. El grupo grande se subdivide en grupos de seminario de 5 a 12 miembros, a voluntad

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de los mismos. Estos pequeños grupos se instalan en los locales previstos, preferentemente tranquilos y con los elementos de trabajo necesarios. Cada grupo designa un director para coordinar las tareas y un secretario que tomará nota de las conclusiones parciales y finales. La tarea específica del seminario consistirá en indagar, buscar información, consultar fuentes bibliográficas y documentales, recurrir a expertos y asesores, discutir en colaboración, analizar a fondo datos e informaciones, relacionar aportes, confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las conclusiones del grupo sobre el tema. Todo ello siguiendo el plan de trabajo formulado en la agenda aprobada por el grupo general. Al concluir las reuniones del seminario debe haberse logrado en mayor o menor medida el objetivo buscado. El grupo redactará las conclusiones de los estudios efectuados, las cuales serán registradas por el secretario para ser presentadas ante el grupo grande. Terminada la labor de los subgrupos, todos ellos se reúnen nuevamente con la coordinación del organizador, para dar a conocer sus conclusiones, éstas se debaten hasta lograr un acuerdo y resumen general de las conclusiones del seminario. Finalmente se llevará a cabo la evaluación de la tarea realizada mediante las técnicas que el grupo considere más apropiadas (opiniones orales o escritas, cuestionarios, etc.).

Sugerencias prácticas:

Los distintos grupos de seminario pueden trabajar sobre aspectos diversos de un tema. En tal caso los miembros se agrupan según sus preferencias en el estudio. En el caso de que se cuente con asesores, éstos prestan su colaboración a los distintos grupos. Es muy conveniente que los grupos de seminario tengan a la mano los elementos de información y consulta necesarios para la indagación del tema. El organizador preverá por lo menos la bibliografía variada y en cantidad suficiente y accesible en el momento que se le requiera. UBICACION

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B C

D E

F G

H I

F G

A = mesa de trabajo del coordinador o experto

B – g = participantes

Foro17

Es una técnica de comunicación oral, realizada en grupos, con base en un contenido de interés general que genere una discusión.

Esta discusión será libre y abierta sobre un asunto de interés general. Se emplea en forma directa o complementaria: es directa cuando los participantes discuten sobre un tema previamente estudiado y complementaria cuando es el punto final de cualquier actividad, la finalidad es la de permitir la libre expresión de ideas y opiniones a todos los participantes del grupo.

Objetivos

Permitir la libre expresión de ideas y opiniones a todos los integrantes del auditorio. Establecer diversos enfoques. Desarrollar el espíritu de participación de los miembros. Integrar al grupo. Integrantes

17Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 37

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Todo el auditorio. Un coordinador que modere. Un secretario que observa y anota por orden a quienes solicitan la palabra.

Tiempo

Cada expositor tiene de 1 a 3 minutos para su participación.

Desarrollo

Si se realiza otra dinámica como simposio, panel, etc., deberá preverse la organización de dicha actividad de manera que al momento de realizar el foro todo el auditorio participe. Si no se utiliza con otra dinámica, es conveniente comunicar a los participantes sobre el tema o problemática a tratar a manera de que tengan la oportunidad de informarse y reflexionar para que su participación sea más real y objetiva. La selección del coordinador debe hacerse cuidadosamente, ya que de su actuación depende en mucho la realización eficaz del evento. Debe poseer buena dicción. Habilidad en la conducción. Prudencia en sus expresiones. El coordinador explica con precisión cuál es el tema o problemática a tratar. Señala las normas que deberán observar los participantes. Formula una pregunta concreta referida al tema, la cual es elaborada de antemano, e invita al auditorio a exponer sus opiniones. El coordinador distribuirá el uso de la palabra, por orden de pedido y con el auxilio del secretario. Limitara el tiempo de las exposiciones y formulara nuevas preguntas sobre el tema en cuestión cuando se agote la consideración de un aspecto. El coordinador no deberá participar con su opinión en el debate. Vencido el tiempo previsto y agotado el tema, el coordinador realiza una síntesis de las opiniones expuestas, y extrae posibles conclusiones señalando coincidencias y discrepancias más notables. Características

Libre expresión de ideas y opiniones de los integrantes. Permite la discusión de cualquier tema. Es formal.

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Organización

El moderador inicia el foro explicando con precisión cuál es el problema para discutir. Señala las reglas del foro. El moderador hace una síntesis de las opiniones expuestas y extrae las posibles conclusiones.

Pasos para la organización

Selección del tema y fijación de objetivos. Escoger al coordinador o moderador y de los panelistas que pueden estar entre 4 y 8. Determinación de estrategias de desarrollo:  Tiempo asignado a los panelistas para la discusión.  Periodo destinado para contestar las preguntas del auditorio. Forma de iniciación del panel: puede ser una pregunta general planteada por el moderador a cualquiera de los miembros, o una breve exposición de cada panelista. Definición del plan, para el desarrollo del tema.

Funciones del moderador

Anunciar el tema y el objetivo de discusión. Presentar a los panelistas. Determinar el tiempo de la discusión y el de la realización de las preguntas. Iniciar la discusión. Mantenerla viva y animada. Evitar que los panelistas se salgan del tema. Hacer resúmenes breves sobre el estado de la discusión. Finalizar la discusión. Conceder la palabra a los miembros del auditorio, al terminar la discusión de los panelistas. Cerrar el panel.

Recomendaciones

Generalmente se realiza el foro a continuación de una actividad de interés general: una presentación teatral, una conferencia, un experimento. Puede constituir también la parte final de una mesa redonda, simposio, etc. De acuerdo con la actividad anterior, la técnica se llamará foro-debate, cine foro, disco - foro, etc.

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Formula una pregunta concreta y estimulante referida al tema. Distribuye el uso de la palabra. Limita el tiempo de las exposiciones. Controla la participación espontánea, imprevisible y heterogénea de un público numeroso y desconocido.

Objetivo

Llegar a una solución sobre el tema tratado.

Ubicación b

a d

A = moderador

B = experto

D = coordinador

H= = asistentes

1.12. EJEMPLOS DE DESARROLLO DE DINÁMICAS

Ejemplo 1

Conferencia Conferencia sobre estandarización de creatinina sérica como apoyo a los programas de prevención de la erc

Objetivo A: presentar públicamente la iniciativa y explicar los alcances de la misma en la prevención de enfermedad renal crónica y por lo tanto en enfermedades crónicas no transmisibles.

B: jerarquizar el método científico como instrumento para el desarrollo de políticas públicas relacionadas con la salud.

Ponentes Dr. Daniel Mazziotta.

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Fecha 29 de marzo de 2011

Ejes temáticos

 Enfermedades crónicas no transmisibles  Enfermedad renal crónica  Detección de estados tempranos de enfermedad renal crónica  Estandarización de creatinina  Procesos de calidad internos y externos en los laboratorios

Modalidad

Encuentro de 2 horas en las que se desarrollarán los contenidos propios de los ejes temáticos enunciados, a través de disertaciones y foros de discusión plenaria.

Certificación

Se otorgarán certificados de asistencia otorgados por el colegio de bioquímicos de la provincia del chaco, fundación renal del nea y ministerio de salud pública de la provincia del chaco.

Tiempo 2 hrs

Ubicación

A ponente:

Maestro hiroshi doi

H auditorio

Planeación y  Se revisará el salón y el montaje.  Se dará acceso a los participantes. desarrollo  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informará sobre la magnitud aproximada de la audiencia esperada al expositor y cómo coordinar su exposición verbal con las actividades generales del grupo.  El coordinador hará la apertura de la reunión y presentará al expositor el auditorio.  El expositor hace su presentación.  Al finalizar el expositor, se abrirá la sesión de preguntas y respuestas.  Cierre de conferencia Material  Micrófonos  Hojas  Plumas 41

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 Proyector de acetatos  Cañón

Ejemplo 2

Role Playing Relación Padres – Hijos

Objetivo  Promover un ambiente de interés y de estudio en torno a la discusión de un problema.  Identificar a los participantes con el problema tratado, buscando que personalicen su tratamiento y la reflexión sobre las actitudes que en él están implicadas. Por ello, es muy útil para el tratamiento de temas y problemas de índice moral: valores, formación de actitudes, etc.  Profundizar en los distintos aspectos de un problema utilizando una metodología diferente a la charla o lección magistral. Fecha 26 de Septiembre de 2010

Ubicación

Tiempo 1 hora

Planeación y 1. Tema: Debe tratarse de una escena corriente de la vida, tomada del contexto que el grupo conoce y le es familiar. desarrollo 2. Desarrollo:

Preparación:

 El profesor explica el tema, identificando los personajes y la escena o escenas que se representarán.  El profesor pide voluntarios para la representación la escena.  Los actores se sitúan en un estrado ante el resto de compañeros.

Dramatización:

 Los actores representan la escena, expresándose con su propio lenguaje. A Veces es interesante dar a cada uno algunas indicaciones sobre el papel que ha de representar. 42

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 El grupo no debe interferir el desarrollo de la escena por ningún motivo.  Evitar las reacciones exteriores que puedan influir en los actores.  La actuación debe ser fundamentalmente a través de la palabra.  El profesor para el ejercicio cuando considera que ya ha aportado suficiente Material para el debate posterior.

Debate sobre el tema: (se puede hacer en gran grupo o primero trabajar un cuestionario en pequeños grupos y terminar con una puesta en común).

 Análisis de la situación: ideas, sentimientos, actitudes, soluciones, etc.  El profesor modera y ayuda a profundizar en el problema presentado. Debe Evitar el debate sobre si la interpretación fue buena o mala.  Esta es la parte más interesante del ejercicio y, por ello, debe dedicársele al Menos media hora.

Nueva representación de la escena:

 Para terminar conviene que otros voluntarios vuelvan a representar el problema, teniendo en cuenta lo que se ha reflexionado.

Papel del coordinador

Quien coordina esta técnica debe:

 Presentar claramente el tema a representar.  Facilitar la adecuación del contexto físico.  Asegurar la pertinente asunción de los papeles de los actores.  Velar por el silencio del resto de miembros durante la representación.  Tener cuidado de la temporalización  Favorecer el análisis y las propuestas posteriores. CUESTIONARIO 1. ¿Qué es lo que se ha querido mostrar en la representación?

FINAL 2. ¿Ha quedado resuelto el conflicto?

3. Cuando un conflicto de estas características se prolonga ¿qué hay de lamentable en la situación?

4. ¿Qué piensas de la actitud de ese chico ante sus padres? ¿Cómo la calificarías: adulta, infantil…?

5. ¿Qué piensas de la actitud de los padres?

6. ¿Cómo reaccionamos nosotros ante una advertencia cualquiera de nuestros 43

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padres? ¿Qué hay de positivo en nuestras reacciones? ¿Qué hay de negativo?

7. ¿Deberíamos cambiar nuestra actitud hacia nuestros padres? ¿Qué deberíamos cambiar?

8. ¿Deberían nuestros padres cambiar su actitud hacia nosotros? ¿En qué aspectos?

9. Propuestas de solución o mejora de la comunicación padres-hijos.

Ejemplo 3

Taller Procesos cognitivos y técnicas literarias18

Objetivo Desarrollar sus procesos de razonamiento a través de la adquisición y práctica de técnicas verbales para la creación literaria, y facilitar dicho desarrollo en sus estudiantes.

Ponentes Felipe Montes

Fecha 22 de octubre del 2011

Felipe montes nació en monterrey el 8 de septiembre de 1961. Desde 1974 construye una sola obra general cuyo universo literario se fundamenta por completo en la mitología y la vida de la ciudad de monterrey y sus alrededores, y la cual combina un naturalismo crudo con el realismo mágico.

Alimenta su proceso de creación con base en sus exploraciones de los medios urbanos y rurales de su región, de donde recolecta rasgos para personajes, ambientes, anécdotas aisladas e historias completas. Estas expediciones lo han llevado a conocer diferentes mundos que coexisten, se entremezclan y revelan rincones de la condición humana.

Es autor de casa natal (el reyno, 1996), catedrales (vestigios, 1998), el vigilante (plaza y janés, 2001), sólido azul (conarte, 2003), el enrabiado (mondadori, 2003), el evangelio del niño fidencio (acero, 2008) y dolores (acero 2009).

Desde hace veinte años ha coordinado más de sesenta laboratorios de experimentación literaria. Su estética se fundamenta en un principio: la novela es una más de las formas de la poesía. A partir de dicha convicción ha ido construyendo su obra durante más de tres décadas.

El desarrollo de la lengua materna no debe basarse en el supuesto de que los estudiantes carecen de los instrumentos mentales necesarios para ello. Cada persona cuenta con un instinto lingüístico, una capacidad, un desempeño y, sobre todo, un conjunto de pasiones e intereses que lo conducen hacia la integración de un estilo particular.

18Disponible en: http://www.gobiernodecanarias.org/educacion/3/Usrn/decurfp/anexos/Tgrupo/roleplaying.htm 44

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Por ello, tanto el desarrollo del razonamiento verbal debe fundamentarse en la estructuración del manejo natural de la lengua de cada alumno, y facilitar su adquisición y aplicación de nuevas herramientas psicolingüísticas.

Temas :

 Procesos cognitivos  Técnicas literarias  Estilos cognitivos y literarios  Producto de Aprendizaje

Dado que cada participante presenta su propio estilo cognitivo, el cual se manifiesta a través de su selección y uso de técnicas verbales, la manera más completa de reconocer la riqueza de su desempeño lingüístico es a través de la práctica. Adicionalmente, cada uno mantiene un esquema de valores determinado y una serie de preferencias con respecto a contenidos.

Por tanto, cada participante manifestará sus capacidades a través de la creación de una obra literaria original, editada en forma de libro electrónico o en papel.

Ubicación

Tiempo 3 horas

Planeación y  Se revisará el salón y el montaje, este ultimo deberá constar de 6mesas para 10 participantes cada una, y supervisada por un conductor. desarrollo  Se dará acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informará sobre la magnitud aproximada de la audiencia esperada al expositor y cómo coordinar su exposición verbal con las actividades generales del grupo.  El coordinador hará la apertura de la reunión y presentará al expositor el auditorio.

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 El expositor hace su presentación.  Al finalizar el expositor, se abrirá la sesión de preguntas y respuestas.  Cierre de taller MATERIAL  Micrófonos  Hojas  Plumas  Proyector de acetatos  Cañón

1.13. PARTICIPANTES19

Para asegurar la participación de un público determinado constituye la base de cualquier evento.

La selección de los participantes se puede vincular a la presencia de profesionales del sector o sectores específicos, o a la participación de representantes de instituciones y empresas de prestigio.

El número de participantes dependerá del tipo de evento, ya sea congreso o convención según la temática del mismo:

 CONGRESO CIENTIFICO.- ENTRE 100 Y 500 PARTICIPANTES.  CONGRESO MEDICO INTERNACIONAL.- DESDE 1,000 A 5, OOO CONGRESISTAS.  CONVENCION.- ENTRE 50 Y 500 PARTICIPANTES

Como participantes del evento se encuentran también los PONENTES:

Son los protagonistas del evento, su prestigio como oradores o expertos de un tema incide en la asistencia y clima de la sesión. Es también sabido que la participación de ciertas personalidades asegura el éxito del evento.

CONSIDERACIONES:

Cumplir con las expectativas del participante juega un papel muy importante en la selección del lugar para tal caso es conveniente elaborar el perfil del participante. A efecto de enfocar adecuadamente los esfuerzos de comercialización que serán orientados a la demanda potencial y de igual manera identificar con toda precisión las características de las instituciones, organismos, empresas y personas susceptibles de

19Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 46

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participar en el evento, se considera altamente recomendable a partir de los datos arrojados por la investigación de mercados, determinar el perfil de los participantes, a fin de disminuir al máximo posible el riesgo que representa cumplir el 100 % de las expectativas de asistencia.

1.14. EJEMPLOS DE PARTICIPANTES

Ejemplo 1

Sector Gobierno MINSA BIMBO Persona mayores de 16 años

Ejemplo 2

Cervecería modelo HEINEKEN Empresas productoras DE Cebada y Trigo

Ejemplo 3

Sector salud Colgate Oral B

1.15. PERFIL DE PARTICIPANTE20

Profesionales con experiencia provenientes de los sectores privado y público, de preferencia que hayan desempeñado cargos de dirección, con responsabilidades en el manejo de equipos y personas; con cualidades de liderazgo o emprendimiento demostrado, con iniciativa, sensibilidad social, sentido ético y alta capacidad de comunicación.

Dependiendo de las características del evento y del número de los participantes, se aplicará la metodología o dinámica adecuada, se recomienda que se haga individual,

20Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 47

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mencionando su nombre o bien como cada uno prefiera que le llamen, escribirlo en un personificado elaborado por el participante y mantenerlo al frente de su lugar.

Necesitamos cumplir con el perfil del participante por tal motivo podemos elaborar este perfil considerando los siguientes puntos:

 ¿Cuáles son las edades de los participantes que asistirán al evento y en que forma afectara la edad en las expectativas para la sede del evento?  ¿Desearan los participantes traer a los miembros de la familia)  ¿Se aceptan en los programas a los niños o cónyuge / huésped?  ¿Qué tan importantes son las atracciones locales y las oportunidades culturales para los asistentes?  ¿Qué tan importantes son las actividades recreativas para los participantes?  ¿Se espera que haya disponibilidad de instalaciones de servicios de spa, gimnasio?  ¿Se espera que haya en las cercanías tiendas y restaurantes?  ¿Habrá participantes internacionales que requieran servicios especiales?

El interés potencial de los participantes en visitar un área puede contribuir a un incremento importante en la asistencia y en los ingresos. Para lo cual, de manera independiente a la función de comercialización se recomienda formular el mailing de prospectos, debiendo integrar entre otros datos.

PERFIL DEL PARTICIPANTE

PROCEDENCIA : GENERO: EDAD: EDO. CIVIL: NIVEL PROFESIONAL:

INGRESOS: FACTORES QUE UNEN: PREFERENCIAS: NIVEL DE CONOCIMIENTOS DEL TEMA DEL EVENTO: PRINCIPAL RAZON DE SU ASISTENCIA

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Con la ayuda del cuadro anterior podemos conseguir con mas precisión el perfil del participante para que pueda asistir al congreso o convención sin ningún problema.

1.16. ELECCIÓN DE FECHAS DEL EVENTO21

La decisión sobre las fechas de la ejecución del evento obedece a la disponibilidad de la sede, es necesario fijarlas con antelación para formular una fecha tentativa del evento. El éxito de la celebración del evento dependerá de la elección de fechas en temporada de baja carga laboral tanto para los ponentes como para los participantes.

1.17. CALENDARIO DE PLANIFICACION DEL EVENTO22

El soporte que sirve de guía y continuidad a la planificación previa es un calendario general que refleje las distintas actividades que componen este primer proceso, los responsables de cada una de ellas y los plazos para realizarlas.

Se elaboraran calendarios pormenorizados en donde se irán planteando las etapas de operación y desarrollo de las actividades previas al evento.

1.17.1 EJEMPLO DE CALENDARIO DE PLANIFICACION DEL EVENTO

Ejemplo 123

PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO REF. ACTIVIDADES CALENDARIZACION A UN AÑO M A M J J A S O N D E F M 1 PLANEACION DEL EVENTO 1,1 DEFINICION DEL EVENTO 1,2 DEFINICION DEL TITULO DEL EVENTO 1,3 OBJETIVOS DEL EVENTO 1,3,1 TEMA 1,6 ESTABLECIMIENTO DEL COMITÉ ORGANIZADOR SUS FUNCIONES Y ORGANIGRAMA 1,8 DEFINICION DE LA NATURALEZA DEL EVENTO 1,1 DESARROLLO DE DINAMICAS Y EVENTOS COMPLEMENTARIOS

21Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 22Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 23Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 49

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1,11 DETERMINACION DE MERCADO AL QUE VA DIRIGIDO EL EVENTO 1,12 DEFINICION DEL PERFIL DEL PARTICIPANTE 1,13 ELECCION DE FECHAS DEL EVENTO 1,14 CALENDARIO DE PLANIFICACION DELEVENTO 1,16 PROGRAMA DE ACTIVIDADES DEL EVENTO 1,18 ELABORACION DE FORMAS DE PAPELES 1,21 INSPECCION Y ELECCION DE CIUDAD SEDE 1,22 INSPECCION Y ELECCION DE LUGAR SEDE 1,24,1 MONTAJES PARA EVENTO 1,24,2 DETERMINACION DE AFOROS 1,25 PROPUESTA DE ORADORES Y PONENTES 1,26 ELECCION DE ORADORES Y PONENETES 1,28 SUGERENCIAS A ORADORES Y PONENTES 2 GESTION DEL EVENTO 2,2 ANALISIS DE PRESTADORES DE SERVICIOS 2,4 POLITICAS DE RESERVACION Y CANCELACION 2,6 MEMORIA DEL EVENTO 2,7 ANALISIS DE PRESUPUESTO 3 ORGANIZACIÓN DEL EVENTO 3,1 PRE- EVENTO 3,1,1 ELEMENTOS A CONCIDERAR EN EL PRE-EVENTO 3,1,2 FORMATOS DEL PRE-EVENTO 3,2 EVENTO 3,2,1 ELEMENTOS A CONCIDERAR EN EL EVENTO 3,2,2 FORMATOS DEL EVENTO 3,3 POST- EVENTO 3,3,1 ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL POST. EVENTO 3,3,2 FORMATOS DEL POST- EVENTO 4 COMERCIALIZACION DEL EVENTO 4,1 SELECCIÓN DE IMAGEN DEL EVENTO 4,2 DISEÑO DE MEZCLA PROMOCIONAL 4,3 PLAN DE MEDIOS 5 DISEÑO DE POST TOURS PARA EL EVENTO 6 EVALUACION DEL EVENTO 6,1 INSTRUMENTOS DE EVALUACION DEL EVENTO

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Ejemplo 2

24Barreto Daniel, (2008 – 2011). Diseño de un plan estratégico para la fundación de Bomberos de Caracas. Cronogramas de actividades. Disponible en : http://www.oocities.org/es/barretodanie/FASE3/T6.htm. 51

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Ejemplo 3

1.17.2. CALENDARIOS PORMENORIZADOS26

Se presentan los calendarios de actividades pormenorizados los cuales muestran el orden cronológico de las actividades a realizar por cada comité que integra al comité organizador.

Dichos calendarios deberán coincidir con el calendario de actividades general, ya que es de suma importancia para éxito y control del evento.

25Boletín 5. Soluciones integrales para empresas. La planificación: Vacuna (No infalible) para imprevisiones y fracasos. Disponible en: http://www.fucvam.org.uy/documentos/Agunas%20claves/La%20planificacion-I.doc 26Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 52

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1.17.3. EJEMPLOS DE CALENDARIOS PORMENORIZADOS

Ejemplo 127

Programa de trabajo del coordinador general “ congreso de turismo de aventura en México”

Ref. Actividades Calendarización a un año un mes

M A M J J A S O N D E F M

1 Planificación del evento

1,1 Selección del tema

1,2 Definición del evento

1,3 Determinación del titulo

1,4 Delimitación de objetivo general y particulares

1,5 Supervisar y corregir procedimientos

1,6 Elaboración de programas de trabajo

1,7 Elabora los reglamento y políticas de los empleados

1,8 Analizar y autorizar presupuestos

1,9 Contratación de servicios

1,10 Contratación de personal que integrar a los comités

1,11 Reuniones con los jefes de cada comité

1,12 Evaluación de actividades realizadas por comités

1,13 Juntas periódicas con el coordinador general

1.14 Firma de contratos y convenios

27Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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1.15 Coordinar junto con wtc el montaje del evento

Ejemplo 228

Programa de trabajo del comité de finanzas “ congreso de turismo de aventura en México”

Ref. Actividades Calendarización a un año un mes

M A M J J A S O N D E F M

2 Gestión

2.1 Realizar formatos de presupuestos

2.2 Elaborar presupuestos por rubros

2.3 Elaborar presupuesto general

2.4 Elaborar tablas de ingresos y egresos

2.5 Determinar cuota de participación

2.6 Elaborar punto de equilibrio

2.7 Cotizar servicios necesarios

2.8 Contactar a los prestadores de servicios necesarios

2.9 Negociar patrocinios

2.10 Recabar y distribuir los recursos obtenidos

2.11 Efectuar pagos a acreedores y proveedores

2.12 Efectuar pagos de servicios contratados

2.13 Realizar pagos a empleados

28Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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2.14 Elaboración de presupuesto para post-tours

2.15 Determinar costos de post-tour

2.16 Elaborar punto de equilibrio de post-tours

2.17 Reuniones periódicas con el coordinador general

Ejemplo 3

1.18. PROGRAMA DEL EVENTO30

“EL PROGRAMA, COLUMNA VERTEBRAL”

Para la celebración de eventos de cualquier tipo (reuniones, ferias, congresos, cocteles, etc.) se requiere una organización previa que asegure el éxito del evento. El coordinador

29Disponible en: http://img.portalprogramasnet.com/imagenes/programas/6098_1.jpg 30Disponible en: http://cruz.losada.over-blog.es/article-que-pasos-seguir-organizacion-congresos-convenciones-85904910.html 55

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requiere la consecución de unos pasos para una organización adecuada y que permita tener control sobre los detalles más importantes del evento.

La primera acción es pensar en el programa de actividades y horarios del evento. El programa seguramente tendrá cambios en el transcurso del tiempo, pero es la columna vertebral, sin un programa tentativo jamás pondremos los pies en la tierra. El programa es pensar en lo que ocurrirá con los participantes o invitados, desde que salen de su casa, hasta que regresan a ella y lo que ocurre en ese lapso de tiempo.

Debemos definir qué elementos se necesitan para la realización del programa como:

Humanos: El personal interno y externo requerido para que el trabajo se realice. Técnicos: El equipo, las instalaciones y los servicios que se necesitaran. Obsequios, impresos, gafetes, diplomas, placas de reconocimiento, etc. Económicos: Los recursos de dinero y su tiempo de utilización: el presupuesto de ingreso en su caso y el de egresos es muy importante, así como un calendario de ingresos y egresos para determinar los compromisos y posibilidades reales, semana por semana y mes por mes.

ELABORACION Y ORGANIZACION DEL PROGRAMA31

El primer paso en la elaboración del programa es analizar las metas y objetivos que se han desarrollado para el evento.

Si existe un énfasis en la educación, interrelación o reconocimiento para la empresa o los participantes, si debe ser un éxito financiero, considerar cuales son las expectativas de la administración de la empresa y de los participantes o asistentes

Seleccione un titulo y tema para el evento antes de preparar el contenido del programa. “Defina el formato del evento deseado, combinando un número apropiado de horas de educación con actividades recreativas y sociales de acuerdo al tipo de programa que se va a diseñar”

En esta fase se establecen los planes, o la secuencia de acciones y tiempos, que harán que se logre el objetivo. Esto es responsabilidad del organizador quien deberá establecer toda acción posible que afectará el resultado. Las revisiones de este programa y sus

31Disponible en: http://es.scribd.com/doc/21414615/GRUPOS-Y-CONVENCIONES-1 56

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consecuentes cambios agruparan de forma lógica diversas acciones que por sus características y objetivos deben estar vinculadas.

Una vez realizadas las revisiones, las acciones se agruparan bajo una serie de subtítulos que permitan agruparlas para alcanzar cada objetivo especifico, por ejemplo, muchas acciones dentro del plan general de trabajo se agruparan bajo subtítulos, como programa técnico-científico, programa social, de promoción, de hospedaje, de registro, etc.

De acuerdo a la magnitud del evento, al número de asistentes esperados, a la cantidad de colaboradores, al presupuesto asignado y al conocimiento y profesionalismo del comité organizador la realización y cumplimiento de las acciones agrupadas bajo los diversos títulos serán ejecutadas por los subcomités correspondientes...

1.18.1. TIPOS DE PROGRAMAS32

PROGRAMAS TÉCNICOS

Se componen de actividades como las conferencias magistrales y las ponencias de discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la materia, con base en una temática previamente definida y se presentan trabajos simultáneamente para su análisis.

PROGRAMAS RECREATIVOS Y DE ACOMPAÑANTES

Los conforman las actividades sociales, deportivas, culturales, artísticas, y recorridos turísticos. En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones humanas y el acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio.

PROGRAMAS ESPECIFICOS

Se clasifican en inauguración, clausura, intermedios y actividades especiales.

En la sesión de inauguración se informa de la finalidad del evento, se plantean los objetivos a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el análisis y estudio de problema de interés general.

32Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 57

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En la sesión de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos.

PROGRAMAS INTERMEDIOS

Son las actividades especiales que se efectúan durante el evento.

. Sobre la base de este programa generalizado, trabajar sobre el desarrollo del contenido específico y los formatos apropiados para cada tipo de tema. . Considerar las evaluaciones de los eventos pasados, la oferta del plan educativo que satisfaga las necesidades de los asistentes o participantes con niveles variables de habilidad y experiencia y diferentes estilos de aprendizaje. . Incluir el tiempo para el registro, la ceremonia de apertura o sesión general, horas de exposición, alimentos y actividades sociales y una sesión de clausura formal ya sea para convención o congreso. . Descansos: Existen muchos factores que afectan el programa, incluyendo los problemas logísticos en el sitio del evento y el tiempo de las sesiones importantes. Considere el tiempo que tomaran los asistentes para trasladarse de un lugar a otro, así como a las instalaciones de los tocadores. Como regla general de por lo menos 10 minutos por cada 50 minutos de cada evento o dinámica grupal. Los descansos ayudan a los asistentes a mantenerse frescos y alertas. Si se sirven refrigerios durante el descanso, asegurarse que se coloquen en un lugar conveniente.

. Cercanía del lugar donde se hospedaran: Si todos se van a hospedar en un mismo lugar, como es el caso de un evento en un hotel o centro de conferencia, se pueden programar los eventos muy temprano por la mañana y prolongarse hasta tarde, en el caso de que los asistentes se hospeden en otro lugar que no sean las instalaciones del evento. . El horario: El programa establece el numero de sesiones generales y sesiones concurrentes o simultaneas que se requieren para lograr los objetivos del evento.

1.18.2. DISEÑO DEL PROGRAMA DEL EVENTO33

El analizar exhaustivamente las metas y objetivos del evento nos permitirá determinar el diseño del programa de acuerdo a los puntos desarrollados en la planeación, considerando el énfasis que se le dará a los temas y la manera en que se interactúe con

33Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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los participantes, de igual manera cubrir en su mayor amplitud las necesidades y expectativas para cada punto.

Es importante que, dada la naturaleza del evento, no se sobrecargue el horario con ponencias tediosas, se debe dar espacio a la realización de debates abiertos y/o sesiones de preguntas y respuestas.

El contenido de un programa comprende básicamente los siguientes puntos:

Acto Inaugural

Se puede elegir celebrarlo al inicio de las actividades del congreso o en la víspera, ya que es posible que la apertura sea breve sin conferencias o por el contrario sea de suma importancia ofrecer una conferencia realizada por un experto de categoría.

Sesiones

Es recomendable que su duración aproximada sea de 2 horas, tomando en cuenta a los ponentes y distribuir los tiempos entre ellos.

Conferencias invitadas

Son de carácter veraz, claro y conciso con una duración aproximada de 45 minutos.

Panel

Se lleva a cabo en un máximo de 2 horas, distribuidas entre los panelistas en lapsos de 10 a 15 minutos. Observa estricta puntualidad en cada una de las actividades a realizar y tanto los ponentes como el presidente de sesión deberá estar al efecto ajustando sus presentaciones al horario de forma estricta.

Tipos de Sesión

 Sesión plenaria o Programación con horario fijo o Temas de interés común o Participación Masiva  Sesión Paralela o Programación con horarios fijos en salas alternas o Temas de interés específico o Participación reducida

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El organizador debe generar dos clases de programas:

El Programa de Comunicación que sirve para comunicar a los asistentes el programa del evento fomentando el interés entorno a éste.

El Programa de Planeación y Organización es una herramienta imprescindible para que cada comité realice sus funciones adecuadamente cumpliendo en tiempo y forma. Su uso será únicamente interno.

Utilizar el programa para gestionar los proveedores y otros organizadores hará más eficaz la selección y briefing de los proveedores.

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1.18.3. EJEMPLOS DE PROGRAMAS

Programa Preliminar

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1.18.4. FORMAS COMUNES DE PRESENTACIÓN DE PAPELES34

Para comenzar es necesario saber ¿Qué son los papeles? Los papeles (como se conoce a los contenidos de las conferencias o comunicaciones que se dan en un congreso, y mas difundidos por su nombre en ingles, papers) se pueden presentar en distintas formas:

Ponencias

Comunicacion es libres Posters

Papers

Libro de Paneles Abstracts Otros ejemplo s FAQ's

PONENCIAS. Presentaciones orales ofrecidas voluntariamente por profesionales y expertos del sector. Las ponencias han de ser montadas en sesiones.

COMUNICACIONES LIBRES. Son presentaciones orales de duración mas corta que una ponencia y suelen versar sobre un tema muy especifico.

PANELES. Presentaciones hechas por especialistas en un área determinada y que versan sobre un mismo tema específico que cada uno de los panelistas (6 como máximo) plantea desde distintos puntos de vista. Las presentaciones van seguidas por un debate entre los propios panelistas y preguntas de los asistentes. Estas presentaciones son por invitación.

POSTERS. Se trata de trabajos efectuados por un autor o grupo de autores y presentados por escrito. La presentación se puede hacer a través de una sesión de posters durante la cual el autor del póster esta a disposición de las personas que lo visiten, o dejando los posters expuestos durante toda la duración del congreso para que los interesados los vean en el momento que quieran.

34Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 63

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LIBRO DE ABSTRACTS. Contiene los resúmenes de las ponencias enviadas por cada autor. Cada ponencia aparecerá encabezada con su titulo, nombre y breve currículo vitae del autor o autores. Por puede ser remplazado por un CD-ROM.

OTROS: FAQ's. Viene del Inglés (F)requently (A)sk (Q)uestion (preguntas más frecuentes). La finalidad del mismo es dar a conocer a los usuarios, aquellas cuestiones más frecuentes que se suelen preguntar cuando se tienen dudas sobre el evento. Lo habitual es leer el f.a.q. antes de realizar cualquier pregunta que pudiera estar contestada en la F.A.Q. Por lo tanto los F.A.Q.'s no son más que un recopilatorio de lo más preguntado acerca del evento.

Es la sección donde se recogen la mayor parte de las consultas que nos realizan así como otras cuestiones que sean de interés general para los usuarios. Un centro de consulta, donde podemos obtener respuesta a muchas de nuestras dudas, que suelen ser muy comunes entro los usuarios. Podemos decir, que es la base de conocimientos (knowledge data base) del evento organizado en este caso.

1.18.4.1. EJEMPLOS DE FORMAS COMUNES DE PRESENTACION DE PAPELES.

Ejemplo 1. Libro de abstracts

35FLUCOMP (2012, junio). Disponible en: http://www.cial.uam-csic.es/flucomp2012/programa.htm 64

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Ejemplo 2.

365ta Conferencia Mundial y IV Congreso Iberoamericano (2011, abril) Disponible en: http://prevencionviolenciaescolar.wordpress.com/violencia-escolar/ 65

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Ejemplo 3. XIV CONGRESO AECA37

Programa de Posters Presentados

ZONA DE EXPOSICIÓN DE POSTERS: Planta Baja, edificio 6G, Centro de Formación Permanente – UPV

HORARIO DE EXPOSICIÓN: Durante todo el programa del Congreso

María del Val Segarra Oña Blanca de Miguel Molina Pautas Metodológicas: El Estudio de Casos POSTER

Universidad Politécnica de como Estrategia de Investigación Valencia Aurelio Herrero Blasco El Pacto Mundial de las Naciones Unidas POSTER Universidad Politécnica de instrumento de Fomento de la

Valencia Responsabilidad Social de las Empresas Carlos Genís Carchano Estudio de la Aplicación de las NIIF al Sector POSTER Universidad Politécnica de de la Construcción: Especial Referencia a la

Valencia NIC 11 Jair Albeiro Osorio Luis Fernando Gómez Montoya Los costos como sistema de información POSTER

Maria Isabel Duque gerencial en el Sector Público Colombiano Universidad de Antioquia Aurelio Herrero Blasco La administración judicial en garantía de POSTER Universidad Politécnica de

embargo de frutos y rentas Valencia

1.19. SEDE DEL EVENTO38

Existen una serie de factores que inciden en la decisión de donde se llevará a cabo la reunión, una de los primeros factores a considerar es el presupuesto. En base a los fondos disponibles se podrá decidir si el lugar estará cerca o lejos de la mayoría de los convencionistas para determinar cuánto se podrá desembolsar para el transporte de los mismos.

Otros factores importantes para tomar esta decisión son:

37Programa de posters presentados (octubre, 2009) Disponible en: http://www.aeca.es/xivcongresoaeca/posters.htm 38Disponible en: http://es.scribd.com/doc/21414615/GRUPOS-Y-CONVENCIONES-1 66

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 Información histórica acerca de convenciones anteriores  Procedencia de la mayoría de los participantes y la ubicación estratégica de la ciudad sede  Número de participantes y disponibilidad de hoteles con espacio suficiente en términos de hospedaje y salones de convenciones.  Disponibilidad de otros atractivos para actividades adicionales. Tipo de ubicación, ya sea playa, ciudad, campestre.  ¿Favorece el ambiente al objetivo de la convención o de los participantes?  es adecuado de acuerdo al tipo de convencionistas  viajaran con acompañantes o familiares  ¿Se ajusta el lugar a las posibilidades económicas de los asistentes?  ¿Accesibilidad y adecuación según la procedencia de los participantes o ¿El clima imperante será adecuado?  ¿Posee toda la infraestructura necesaria?  ¿El transporte local es adecuado?  ¿Existe un ambiente socio-político estable?  ¿Los nativos tienen una buena relación con la empresa o institución?

Viaje de Inspección

A pesar de que normalmente las empresas cuentan con el apoyo de una agencia de viajes de incentivos o de profesionales en la organización de congresos y convenciones quienes, regularmente, conocen los diversos lugares donde se llevan a cabo las convenciones, el gerente de convenciones de la empresa o institución deberá realizar un viaje de inspección para verificar todos los detalles y asegurarse que cumple con todos los requisitos.

En esta visita, que se realizará al menos con un año de anticipación se verificará lo siguiente:

 estado general de las instalaciones, habitaciones, salones, restaurantes  calidad de los servicios que ofrece el hotel  numero, tamaño y equipamiento de los salones  infraestructura del sitio  medios de transporte y los tiempos de traslado  planes de construcciones o modificaciones al edificio  en cuanto al alojamiento

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Numero de cuartos disponibles Clasificación por tipo Cantidad de cuartos con dos camas o King sise Horarios de llegada y salida Amenities ofrecidos

en cuanto a los salones cantidad y capacidad equipo audiovisual disponible áreas de servicio y registro estacionamiento disponible servicio de cocina y de meseros

1.19.1. INSPECCIÓN DE LA CIUDAD SEDE-CUADRO COMPARATIVO39

TABLA COMPARACIÓN DEL LUGAR SEDE

CARACTERÍSTICAS SEDE1 SEDE 2 SEDE 3 TIPO DE SEDE POBLACIÓN CAPACIDAD HOTELERA ESPECIALES GRAN TURISMO 5 ESTRELLAS 4 ESTRELLAS ACCESIBILIDAD LÍNEAS DE TRANSPORTE LÍNEAS AÉREAS HOTELES O CENTROS DE CONVENCIONES LUGAR ESPECIAL PARA EVENTOS APOYOS LOCALES CLIMA TEMPERATURA

39Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 68

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1.19.2. EJEMPLOS ELECCION DEL LA CIUDAD SEDE

Ejemplo 1

CARACTERÍSTICAS ACAPULCO DISTRITO FEDERAL GUADALAJARA TIPO DE SEDE PLAYA URBANO URBANO POBLACIÓN 717,766 8,605,239 7,000,000 CAPACIDAD 20,000 H 600 H 180 H HOTELERA ESPECIALES 3 6 0 GRAN TURISMO 5 13 7 5 ESTRELLAS 9 24 10 4 ESTRELLAS 50 78 52 ACCESIBILIDAD 7 autopistas 9 Autopistas 5 autopistas 1 Aeropuerto 1 Aeropuerto 1 Aeropuerto internacional Internacional de la internacional Ciudad de México LÍNEAS DE 12 15 12 TRANSPORTE LÍNEAS AÉREAS 16 27 25 HOTELES O 1 70 1 CENTROS DE CONVENCIONES LUGAR ESPECIAL CENTRO WTC DF., EXPO EXPO PARA EVENTOS INTERNACIONAL Y BANCOMER, GUADALAJARA DE CONVENCIONES CENTRO CULTURAL ACAPULCO BANAMEX, EXPO REFORMA-CANACO APOYOS LOCALES SEFOTUR, AMTA SECTUR DF., VIVE GUADALAJARA, AMPROFEC, OCV`S DIRECCIÓN DE TURISMO CLIMA SOLEADO TEMPLADO TEMPLADO TEMPERATURA 24º C - 30º C 6º C MIN. 31º C 10º C MIN. 26.5º C MÁX. MÁX. Fuente: despegar.com, página oficial de los diferentes estados mencionados en los cuadros comparativos al año 2012.

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40 1.19.3. INSPECCIÓN DEL LUGAR SEDE – CUADRO COMPARATIVO

La sede puede ser un recinto, un hotel u otro edificio de la ciudad sede. Dependiendo de la naturaleza del evento, de las dimensiones y del presupuesto.

 Si el lugar sede se encuentra en las siguientes áreas:  Área metropolitana  Área suburbana  Área del aeropuerto  Centro turístico  Centros de convenciones  Una vez que se ha identificado el área general, determinar el tipo de instalación que mejor satisfaga los requerimientos físicos del evento y analizar las ventajas y desventajas del lugar.  Disponer de salas apropiadas de acuerdo a la naturaleza del evento como ejemplo: . Salas para: plenarias, comisiones de trabajo o eventos paralelos, para exposiciones. . Espacios para organizadores y ponentes. . Facilidades para la incorporación de medios audiovisuales e interpretación simultanea en las salas. . Facilidades para montajes según la dimensión del área.

La sede del evento debe dominar los objetivos del evento, los requerimientos físicos y las expectativas del participante antes de visitar un lugar potencial para inspección.

LISTAS DE VERIFICACION PARA LA INSPECCION DEL LUGAR SEDE

1. LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA SELECCIÓN DEL LUGAR 2. LISTA DE VERIFICACIÓN DE REGISTRO E INFORMACIÓN 3. LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EXPOSITORES 4. LISTA DE VERIFICACIÓN PARA PROPINAS 5. LISTA DE VERIFICACIÓN DEL SERVICIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 6. LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL PRESUPUESTO 7. LISTA DE VERIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS AUXILIARES 8. LISTA DE VERIFICACIÓN PREVIA A LA CONVENCIÓN 9. LISTA DE VERIFICACIÓN DE HOSPEDAJE Y RESERVACIONES

40Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 70

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1.19.4. EJEMPLOS ELECCION DE LUGAR SEDE. Ejemplo 1

CARACTERISTICAS FIESTA CAMINO REAL SANTA PRESIDENTE AMERICANA FE INTERCONTINENTAL SANTA FE SANTA FE Categoría 5 Estrellas Gran Turismo 5 Estrellas Dirección Calle 3 #55 Col. Guillermo González Juan Salvador Agraz 97 Lomas de Santa Fe Camarena No. 300 México D.F 05300 01210 Distrito Centro Ciudad Santa Fe Federal México México D.F. 01210 No. De salas 14 10 3

Capacidad 600 a 100 pax 10 a 1200 pax 10 a 300 pax No. De Restaurantes 2 3 4 Otros Servicios Si Si Si Elevador Si Si Si Elevadores de carga Si Si Si Escaleras eléctricas No No No Instalaciones con No No Si rampas y accesos para personas con capacidades especiales Business center en el Si Si Si área de exposición Alta tecnología en Si Si Si telecomunicaciones Redes telefónicas en Si Si Si todas las áreas Cobertura de Internet Si Si Si inalámbrico Wi-fi Equipo audiovisual Si Si Si Ambulancias y Si Si paramédicos Servicio de AyB Si Si Si Montajes especiales Si Si Si Telefonía e Internet Si Si Si Audi e iluminación Si Si Si Equipo de proyección Si Si Si Equipo de oficinas y Si Si Si computo 71

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Banquetes Si Si Si Cocktails Si Si Si Estacionamiento Si Si Si Seguridad Si Si Si Cambio de divisas No No Si Información para Si Si Si turistas Spa No No Si

Ejemplo 2

CARACTERISTICAS FIESTA MISION CARLTON Fiesta Americana AMERICANA GUADALAJARA Grand Guadalajara GUADALAJARA Country Club

Categoría 4 Estrellas 4 Estrellas 6 Estrellas Dirección Aurelio Aceves Av. Niños Héroes 125 Américas 1551 225, glorieta Col. Centro Guadalajara Jalisco Minerva Vallarta Guadalajara Jalisco Poniente Guadalajara Jalisco No. De salas 21 10 4

Capacidad 10 A 700 pax 10 a 2000 pax 10 a 600 pax No. De Restaurantes 1 1 1 Otros Servicios Si Si Si Elevador Si Si Si Elevadores de carga Si Si Si Escaleras eléctricas No No No Instalaciones con No No Si rampas y accesos para personas con capacidades especiales Business center en el Si Si Si área de exposición Alta tecnología en Si Si Si telecomunicaciones Redes telefónicas en Si Si Si todas las áreas Cobertura de Internet Si Si Si 72

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inalámbrico Wi-fi Equipo audiovisual Si Si Si Ambulancias y Si Si paramédicos Servicio de AyB Si Si Si Montajes especiales Si Si Si Telefonía e Internet Si Si Si Audi e iluminación Si Si Si Equipo de proyección Si Si Si Equipo de oficinas y Si Si Si computo Banquetes Si Si Si Cocktails Si Si Si Estacionamiento Si Si Si Seguridad Si Si Si Cambio de divisas No No Si Información para Si Si Si turistas Spa No No Si

Ejemplo 3

CARACTERISTICAS CAMINO REAL FIESTA INN HOLIDAY INN PACHUCA PACHUCA PACHUCA Categoría 5 Estrellas 4 Estrellas 4 Estrellas Dirección Camino Real de la Carr. México - Blvd. Rojo Gómez No. 04 Plata Lote 15 Zona Pachuca, km. 85.5 Lomas Residencial Plateada Pachuca Col. Venta Prieta Pachuca Hidalgo Hidalgo Pachuca Hidalgo No. De salas 16 1 5

Capacidad 10 a 2000 pax 10 a 500 pax 10 a 1500 pax No. De Restaurantes 1 1 1 Otros Servicios Si Si Si Elevador Si Si Si Elevadores de carga Si Si Si Escaleras eléctricas No No No Instalaciones con No No Si rampas y accesos para

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personas con capacidades especiales Business center en el Si Si Si área de exposición Alta tecnología en Si Si Si telecomunicaciones Redes telefónicas en Si Si Si todas las áreas Cobertura de Internet Si Si Si inalámbrico Wi-fi Equipo audiovisual Si Si Si Ambulancias y Si Si paramédicos Servicio de AyB Si Si Si Montajes especiales Si Si Si Telefonía e Internet Si Si Si Audi e iluminación Si Si Si Equipo de proyección Si Si Si Equipo de oficinas y Si Si Si computo Banquetes Si Si Si Cocktails Si Si Si Estacionamiento Si Si Si Seguridad Si Si Si Cambio de divisas No No No Información para Si Si Si turistas Spa No No No

1.20. MONTAJES PARA EVENTOS41

Los montajes consisten en la colocación ordenada de mesas y sillas en función del número de participantes y del evento que se lleve a cabo.

El coordinador de congresos y convenciones debe estar en estrecha relación con el encargado de montajes para plantear sugerencias y posibles soluciones.

41Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 74

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Lograr tener un evento exitoso ya sea convención o congreso dependerá de la planeación anticipada que incluye una estrecha coordinación con el personal del lugar y que contempla todos los aspectos del evento.

La selección de un diseño de montaje y equipo apropiados para el salón dará como resultado un uso efectivo y eficiente del espacio de la sala de conferencias.

El mejor diseño es aquel en que el espacio de la convención, así como la disposición que se haga refuerce el propósito del evento, brinde un ambiente cómodo, promueva el proceso de aprendizaje y reduzca al mínimo cualquier distracción de tipo ambiental.

Al seleccionar el estilo que se aplicara a la disposición del evento, tener presente el propósito y el tamaño del evento, los requisitos de iluminación, de audiovisuales, los planes del orador, los códigos contra incendio y las necesidades especiales de los asistentes o participantes.

Asegurarse del estilo que se elija se adecue al propósito que persigue la sesión del evento.

Conocer las necesidades de equipo y determinar oportunamente si dicho lugar puede satisfacer todas las necesidades o hay que contratar servicios externos para cubrir el evento.

1.20.1. MONTAJE SALONES, RECINTOS Y HOTELES42

Ahora que ya tenemos conocimiento de que es un montaje, lo que se requiere a continuación , es la elección del estilo podemos conocer los diversos tipos de montaje que pueden ayudarnos a que se realice con éxito nuestras diferentes actividades.

A continuación se hace mención de cada una de ellas:

MONTAJES TIPO AUDITORIO.

En este tipo de montajes la separación entre los lados de las sillas es denominada espacio, mientras que, la que existe enfrente de cada silla es denominada. El espacio y la distancia se determinan de acuerdo a la capacidad del salón y el número de personas que se acomodaran.

42Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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AUDITORIO CONVENCIONAL

La primera fila de sillas debe estar separada 1.85 metros del borde de la mesa de los oradores o ponentes. El pasillo central puede variar, en salones con capacidad para 400 personas es de 1.50 metros de ancho; en los salones más pequeños puede medir 1.30 metros.

Una vez que han sido colocadas las sillas en el lugar exacto del pasillo central se procede con el arreglo del resto del auditorio o salón de juntas; cuando un salón ha sido dispuesto para el total de su capacidad el espacio entre las sillas no. 9 podrá ser menor a 5 centímetros, mientras que entre el centro de una silla y el centro de otra la distancia no puede ser menor a 84 centímetros. En salones mas grandes se recomienda disponer un pasillo de cruce a la mitad, con un ancho de 1.52 a 1.85 metros.

AUDITORIO SEMICIRCULAR CON PASILLO CENTRAL.

La plataforma y la mesa de ponentes pueden utilizarse de la misma manera que para el auditorio convencional. El pasillo que se encuentra entre la primera fila y la mesa de oradores variara entre 3 y 3.5m, mientras el pasillo central se forma colocando las primeras sillas de cada lado y dejando un espacio de 1.50 metros. La primera hilera debe colocarse cuidadosamente, puesto que es la base para la colocación del resto de las sillas y de ello depende que el arreglo final quede presentable. Este tipo de colocación no se recomienda para audiencias que absorban toda la capacidad del salón, porque se desperdicia mucho espacio. No es recomendable tampoco para un gran número de personas puesto que se pierde la forma de semicírculo.

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AUDITORIO SEMICIRCULAR CON BLOQUEO CENTRAL Y ALAS CURVAS.

La mesa principal puede permanecer igual que en el montaje de auditorio convencional. Tiene un bloque central que se conforma aproximadamente de 12 sillas por hilera, con espacio para un pasillo de 1.20 metros a cada lado de dicho bloque. Se debe curvear las alas y cuidar que el ancho de los pasillos laterales sea uniforme a lo largo del salón.

AUDITORIO EN FORMA DE V.

La mesa principal se coloca al frente, las dos primeras sillas indican la anchura del pasillo central que va desde 1.20m hasta 1.50m y deben estar separadas por unos 3.66 metros de la orilla de la mesa principal. Las sillas se disponen en una línea inclinada hacia la mesa principal, formando un ángulo de 30º. Este tipo de montaje es utilizado principalmente para eventos de carácter protestal ya que la forma de la “V” hace referencia a la Victoria.

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MONTAJE SILLAS CON PALETAS (BUTACAS).

En aquellos lugares en que se dispone de sillas de brazos con repisas para escribir, llamadas butacas, el espacio entre la orilla de la repisa y el brazo de la próxima silla debe ser de 91 centímetros desde el centro de la silla.

La mesa principal se coloca al frente y se deja un pasillo central aproximadamente de 1.50m.

A continuación se muestran los montajes de mesas para salas de juntas:

EN FORMA DE U

Las mesas adecuadas para este tipo de montaje son las rectangulares de 1.82 metros por cada 76 centímetros, 1.22 metros por 76 centímetros o 2.44 por 76 centímetros. El espacio que normalmente se requiere para cada persona por mesa es de 70cm. El tamaño de la mesa depende de la asistencia esperada, grupos de científicos y profesionales solicitan más espacio para extender sus carpetas y documentos, pero estos detalles deberán de ser especificados. Las mesas deben estar cubiertas hasta el ras del piso, los pliegues de los manteles deben estar centrados y formar una línea continua en toda la extensión de la mesa.

EN FORMA DE E

En esta variante se utiliza el mismo procedimiento que en la mesa en forma de U, pero se debe cuidarse que queden 1.20 metros de espacio entre los respaldos de las sillas dentro de las patas de la E, para entrar y salir fácilmente.

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EN FORMA DE T

Las mesas utilizadas para este montaje son de 1.82 metros o 76 centímetros, desde el centro de la mesa, extendida a lo largo del salón, se coloca otra de doble ancho (1.52 metros), y será lo bastante larga como para ubicar al número de personas esperado.

MESA PARA DIRECTORES

Se recomienda arreglar las mesas al doble ancho (1.52 y 1.82 metros) tan largas como para acomodar a las personas esperadas, concediendo por lo menos 61 centímetros de espacio por persona.

MESA OVAL PARA DIRECTORES

Cuando no se requiere una mesa de cabecera formal, el arreglo es el mismo que el anterior, pero además se coloca una mesa semicircular de 1.52 metros junto a cada una de las cabeceras de aquella mesa y las sillas se disponen de manera que haya dos en los semicírculos pero ninguna en los puntos extremos.

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CUADRO CON HUECO

El montaje es bastante similar al de forma de U solo que este tiene el extremo contrario cerrado; las sillas se colocan solo fuera del cuadro y las cubiertas de la mesa o carpetas deben caer al piso en el interior del hueco del cuadro.

MESA DE JUNTAS EN FORMA DE HERRADURA

Se trata de una distribución similar a la forma de U, pero la unión de la mesa de la cabecera y las patas de la U se hace en una sección de curva. Las sillas se colocan en línea continua alrededor de la mesa.

EN FORMA DE ESCUELA

En la mayoría de las convenciones los hoteles proporcionan mesas de 1.82 metros por 46 centímetros, que son las mejores para la disposición en forma de aula. Deben alinearse en hileras de dos o tres, a cada lado de una pasillo central amplio. Si el espacio lo permite se deberá dejar un espacio entre 70 y 90cm para cada persona.

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ESCUELA ESTILO PERPENDICULAR

En la mayoría de las convenciones en algunas juntas de compañías de seguros se solicitan largas hileras de mesas perpendiculares a las mesas de los oradores, a todo lo largo del salón, debido a que las personas se sentaran a ambos lados de la mesa. En estos casos se utilizan mesas de 76 centímetros de ancho a causa de la necesidad de voltear las sillas hacia la mesa de los oradores. El espacio para cada persona debe ser de 76 centímetros, a diferencia de las colocaciones anteriores.

La orilla de la primera mesa debe estar 1.83 metros alejada del borde anterior de la mesa de los oradores. La distancia entre los centros de las mesas, de una hilera a otra, no debe ser menor de 2.15 metros; los pasillos laterales a lo largo del salón deben ser de 1.85 metros de ancho. Uno de los pasillos (el que cruza el centro del salón) debe medir 1.22 metros de ancho.

AULA INVERTIDA EN FORMA DE V

Esta colocación es similar a la de aula convencional, pero las mesas tienen que estar inclinadas formando un ángulo de 30º hacia la mesa de los oradores. Algunos grupos solicitan esta colocación para facilitar la participación de sus miembros en discusiones planeadas por los comités y que se llevan a cabo después de las sesiones generales.

MONTAJE IMPERIAL.

Para este tipo de montaje se utiliza una mesa rectangular de 1.80m de ancho, el largo de la mesa dependerá del número invitados, puede utilizarse desde 12 hasta 60 personas.

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MESAS REDONDAS

Las mesas redondas de 1.70 metros de diámetro se colocan en hileras, con las cuatro patas formando una cuadricula en el piso (el diseño de la alfombra o el piso pueden servir de guía para una correcta ubicación). Si el salón se utiliza a toda su capacidad, la distancia entre las mesas no debe ser menor a 2.75 metros.

El respaldo de la silla más cercana a la mesa principal debe estar separado 91cm de la orilla de esta. Alrededor del salón hay que dejar un espacio de 65cm entre las sillas y las paredes, para permitir el paso de los meseros. La orilla de enfrente de la silla debe tocar el mantel y colocarse exactamente frente al plato.

1.20.1.1. EJEMPLOS DE MONTAJE SALONES, RECINTOS Y HOTELES.

Ejemplo 1. Montaje para boda - Lettuce banquetera.

Ejemplo 2. Montaje tipo escuela- Coordinova Eventos.

43Eventos Lettuce. Disponible en: http://www.bodas.com.mx/catering-para-bodas/lettuce--e54012/fotos/14 82

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Ejemplo 3. Montaje tipo Herradura - Coordinova Eventos.

1.20.2. MONTAJE BANQUETES: DESAYUNO, COMIDA, CENA, CENA BAILE45

Cuando ya hemos armado el montaje de acuerdo a las necesidades de nuestro evento, Procedemos ahora a la aplicación de la mantelería, vajilla, cristalería, cubertería etc. Para poder realizarlo, podemos seguir los siguientes pasos:

VESTIR LA MESA

Se debe colocar el muletón ajustándose adecuadamente a los bordes de la mesa para que cumpla debidamente con sus funciones como la de realzar los colores o bordados del mantel, amortiguar los sonidos producidos con los elementos del servicio, además de que si el mantel se encuentra arrugado, el muletón servirá como base para poder planchar el mantel.

Ahora colocamos el mantel el cual debe de cubrir las patas de la mesa y para ello será

44Coordinova Eventos. Disponible en: http://www.coordinova.com/social.html 45Disponible en: http://1.bp.blogspot.com/_aC_QPPJSHSY/TO7WXpR5L9I/AAAAAAAAACE/TxyF-3h-GeY/s1600/formal.gif 83

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necesaria la utilización de varios manteles pero todos deberán de tener la misma caída en La mesa. El mantel tiene que tener el alto de la mesa (aprox. 75 cm), para el almuerzo Puede usarse uno más corto (aprox. 35 a 40 cm de caída). Los colores que son sumamente utilizados por su elegancia y por la neutralidad son el blanco y Marfil.

COLOCACIÓN DEL PLATO BASE

Se acomodan las sillas para saber en dónde colocar cada plato el cual quedará enfrente de la silla a unos 2 cm del borde de la mesa.

CUBERTERÍA

Dependiendo del menú podremos colocar los cubiertos siguiendo el orden en que será usados, quedando de la siguiente manera, de derecha a izquierda los que se usaran primero quedando al final los que se utilizaran con el último platillo, mientras que los que serán para el postre se colocaran en la parte superior del plato y con el mago hacia el lugar de utilización.

Cuando el menú sea extenso se puede dejar un plato sin marcar para que no se tenga un exceso de cubertería y cargar demasiado la mesa, cuando esto suceda se deberá de tener muletillas en las estaciones de meseros.

UBICACIÓN DEL PLATO DE PAN

Este se coloca una vez que terminamos con la cubertería, para ser más precisos, al lado del tenedor de entrada en forma alineada con el resto de los demás elementos.

CRISTALERÍA

Esta va a depender de los vinos que han de ofrecerse, mas aparte la copa de agua. Las primeras pueden ser montadas desde el inicio o también al momento en que se servirá el vino, mientras que la segunda se coloca en la parte superior y centrada con el plato base.

Podemos colocar la cristalería de diversas formas por ejemplo:

Copa de vino blanco situada en la parte superior del cuchillo de entrada, después la copa de vino tinto, la de agua, champagne para terminar con la de licor, todas las copas deberán de estar alineadas.

Colocar las copas en igual orden que la anterior con la diferencia de que la de licor valla detrás para formar un triangulo entre las copas de champagne y vino tinto. 84

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Situar la copa de champagne por detrás en triangulo con la de agua y la de vino tinto y la de licor a la derecha de la de champagne.

COLOCACIÓN DE LA SERVILLETA

Su medida deberá de ser 50 cm x 50 cm. se pondrá sobre el plato base; la forma más recomendable es colocarla con un doblez sencillo para mayor higiene.

COMPLEMENTOS

Para colocar los saleros debemos de poner cada uno por cuatro comensales así como un pimentero y cenicero. Se montan arreglos de mesa sin que interfieran con la visión.

COLOCACIÓN DEL MENÚ

Por cada comensal deberá de existir un menú impreso colocándose de diversas formas, ya sea dentro de la servilleta o sobre el plato panero.

A continuación se presenta detalladamente cada tipo de montaje, ya sea para desayuno, comida, Cena, cena formal y banquete desayuno/comida.

Desayunos

a. Servilleta e individual o mantel b. Plato para almuerzo c. Tazón para cereal d. Plato para pan y mantequilla e. Taza y plato con cuchara para te f. Vaso para agua g. Vaso para jugo h. Tenedor i. Cuchillo j. Cuchara

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ALMUERZOS

a. Servilleta e individual o mantel b. Plato para almuerzo c. Tazón para cereal sobre un plato liso d. Plato para pan y mantequilla con cuchillo para cortar la mantequilla e. Copa para agua f. Copa para vino g. Tenedor para almuerzo h. Cuchillo i. Cuchara para té j. Cuchara sopera

BUFETES

Una buena regla, cuando se colocan mesas para banquetes, es considerar el cómo los invitados pueden servirse de la mejor manera y colocar los elementos siguiendo un patrón lógico. Generalmente las servilletas y los platos deben de ir al principio, después los platos con los alimentos, y dejar al último la cristalería y los cubiertos, de esta forma se evitarán que los invitados hagan juegos malabares al momento de servirse.

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CENAS FAMILIARES

a. Servilleta y mantel b. Plato para el platillo fuerte c. Plato para ensaladas d. Plato para pan y mantequilla con cuchillo para mantequilla e. Copa para agua f. Tenedor g. Cuchillo h. Cuchara para té

CENAS FORMALES

a. Servilleta y mantel b. Plato de servicio c. Tazón en un plato extendido d. Plato para pan y mantequilla con cuchillo para mantequilla e. Copa para agua f. Copa para vino tinto g. Copa para vino blanco h. Tenedor para ensaladas i. Tenedor para la cena j. Tenedor para el postre

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k. Cuchillo l. Cuchara para té m cuchara sopera

1.20.2.1. EJEMPLOS MONTAJE: DESAYUNO, COMIDA, CENA, CENA BAILE

MONTAJE DESAYUNO

MONTAJE COMIDA

MONTAJE CENA BAILE

46Disponible en: http://t0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTjdKDepelWeAgKeoTbZnbabL8D2_tDVL7N2HCIM5xahFc7gRvT 47Disponible en: http://t2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcRQSV5AD9jKgRzjDdxvmSAegDHpCUjXx_aQWJb1nbBihFy1VErk 88

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1.20.3. CÁLCULO DE AFORO49

Montaje tipo Auditorio.

Para este tipo de montaje se usarán tablones de 1.80 X 0.70 m. con tres lugares cada uno, se tendrán sillas de 0.50 X 0.50 m, formando filas con circulación entre ellas de unos 0.50 m; al largo del salón se descontarán las circulaciones frontal y trasera así como el espacio que se ocupará para la mesa del presídium, se hará una disminución al ancho debido a las circulaciones laterales y central.

Para el cálculo en Montaje tipo Escuela. Utilizaremos una mesa para nuestro presídium así como se colocarán las sillas de un solo lado de la mesa y con la vista hacia adelante y la reducción de la circulación va ser la misma como en la de Auditorio.

Para el cálculo en montaje en tipo recepción. Podemos utilizar en lugar de mesas cuadradas, algunas mesas redondas y con capacidad para servicio de 30 personas, con promedio en el área que ocupará por persona de aproximadamente

Otro montaje sería el de banquete, en este nosotros colocaremos mesas redondas de 1.60m. De diámetro o tablones de 1.80 X 90 m., recordemos tomar en cuenta las circulaciones centrales, a lo ancho y largo del salón, también es importante recordar que la circulación extra entre la última silla y el muro es de 0.60m.

48Disponible en: http://t1.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcQUKI8i9-VLdIgIyMSzlsDUddYjGOR8Y3j8eVtmSDbXU_2XoScivA 49Información obtenida del libro Lara, Jorge “Dirección de Alimentos y Bebidas en Hoteles, Edit. LIMUSA, 2008 pp. 202,203,204,205,206,207,208 89

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1.20.3.1. EJEMPLOS DE CÁLCULO DE AFORO

Ejemplo 1

Montaje Auditorio con un salón de 58 X 40 m

LS = Largo del Salón. LD = Largo disponible del salón. AMP = Ancho de la mesa de presídium. AMP = Ancho mesa + silla + circulación = o.70 + 0.50 + 0.50 = 1.70 LD = LS- (circulación frontal + circulación trasera + AMP) LD = 58 – (1.00 + 1.50 + 1.70) = 58 – 4.20 =53.80.

Filas de sillas = LD: (Silla + Circulación entre sillas) = 53.80: 1.00 = 53.80 = 54 filas AS= Ancho del salón. AD = Ancho disponible de salón. AD = AS- (circulaciones laterales + circulación central) = 40- (1.00 + 1.00 + 1.50) = 40- 3.50 = 36.50 Sillas por fila = AD: ancho de silla. = 36.50: 0.50 = 73 sillas

AFORO = Filas X sillas por fila = 54 X 73 = 3942 personas

Ejemplo 2

MONTAJE BANQUETE MESA RECTANGULAR Circulación= (circulación central + circulación lateral) Sustituyendo = (.80 + 2.00m) = 2.80 Ancho de mesa = (ancho de mesa + espacio de silla + circulación) Sustituyendo = .90 + (.50 + .50) + .60 Sumando = 2.5 m Largo de mesa = largo de mesa + espacio de silla + circulación) Sustituyendo = 3.0 + (.50 + .50) + .60 Sumando = 4.60 m

Mesas a lo largo = (largo de salón – circulación) / largo de mesa Sustituyendo = (40 – 2.80) / 4.60 = 37.20 / 4.60 = 8.08 = 8 mesas a lo largo del salón Mesas a lo ancho = (ancho de salón – circulación) / ancho de mesa 90

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Sustituyendo = (20 – 2.80) / 2.5 = 17.20 / 2.5 = 6 mesas a lo ancho del salón Total de mesas = mesas a lo largo x mesas a lo ancho Sustituyendo = 8 x 6 = 48 mesas Aforo = 48 x 10 = 480 pax.

Ejemplo 3

Montaje Banquete usando mesas redondas en un salón de 68 X 50

LM = Lado de la mesa. LM = 2 sillas (1.00) + circulación (0.60) + Diámetro mesa (1.60) LM = 3.20

LD = Largo disponible del salón. LD = Largo del salón – (Circulación central + circulación extra) LD = 68 – (1.00+0.60) = 56.40

Mesas a lo largo = LD / LM = 56.40 / 3.20 = 17.63 = 18

AD = Ancho disponible del salón. AD = Ancho del salón – (circulación central + circulación extra) = 50 – (1.00 +0.60) = 48.40

Mesas a lo ancho AD / LM = 48.40/ 3.20 = 15.13 = 15

AFORO = Mesas a lo largo x mesas a lo ancho x capacidad de la mesa.

= 18 X 15 X 8 = 2160 personas.

1.21. ORADORES

Para tener éxito en nuestro evento necesitamos de un orador, que es la persona que hace presentaciones dirigidas a un auditorio, es una persona capaz de hacer una presentación en un estilo que satisface las necesidades de información, consejo o entretenimiento del auditorio. Puede tratarse de un experto en alguna materia, o experto en oratoria.

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1.21.1. CONSIDERACIONES PARA ELEGIR A UN BUEN ORADOR50

Consideraciones al elegir los oradores para el evento:

1. Verificar referencias, llamar a los clientes más recientes del orador, solicitar referencias adicionales, que no tengan más de 6 meses de antigüedad. 2. Asistir a alguna presentación en vivo del orador. De preferencia debe ser ante un auditorio parecido al del evento a organizar, en términos de nivel socioeconómico, educación y rango de edades. 3. Si no se puede asistir a la presentación en vivo, observar un video en vivo, debe ser de un programa completo. 4. Cuando se hayan verificado las referencias y decidido contratar, se redacta el contrato el cual deberá incluir todos los detalles del contrato, incluyendo:

a) Hora y fecha de la presentación. b) Breve descripción de la organización y sus miembros, c) Duración del programa. d) Honorarios del orador(las condiciones de pago deben negociarse de antemano) e) Material de la presentación: f) Requisitos audiovisuales g) Distribución requerida de la sala h) Hora de ensayos programados i) Gastos y rembolsos (considerar tipo de tarifa aérea, transporte terrestre, tipo alojamiento, comidas, imprevistos y quien es el responsable de hacer todos los arreglos. Mencione si el orador debe proporcionar recibos para su reembolso) j) El orador debe proporcionar notas ya impresas para entregar al auditorio o archivos electrónicos para impresión. Determinar cuanto deberá pagar la organización por ellas. k) Cláusula de cancelación l) Código de vestimenta para el evento m) Cuestiones adicionales acordadas como conferencias de prensa, sesiones de autógrafos y fotos, sesiones de preguntas y repuestas, fiestas, recepciones, banquetes, tiempo mínimo que el orador debe permanecer en cualquier otro detalle que no este incluido en la presentación misma. n) Política de venta de productos. La organización puede negociar un porcentaje por cualquier ayuda proporcionada al orador en la venta de sus productos. o) Se deberá tener una copia fechada y firmada del contrato o de la carta contrato.

50Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 92

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5. Si se negocia una reducción de honorarios pensar que puede ofrecerle la organización a cambio. Como espacio publicitario o una serie de artículos del orador en la publicación de la organización, noches adicionales en el hotel del evento, costos de viaje para los invitados del orador, un stand sin costo en la exposición o la garantía de contratación para futuras presentaciones. 6. Si el orador proviene del sector gobierno, hay que considerar si deben cobrar honorarios si es así, cuanto. Algunos solicitan donaciones a alguna organización de caridad. 7. Los contratos con oradores del gobierno, a menudo incluyen cláusulas que les permitan cancelar a ultima hora, por motivos de trabajo, debe haber una cláusula de cancelación con hasta 24 horas de cancelación. 8. Se sugiere asignarle un anfitrión al orador u oradores, para que lo asista durante el evento, comunicándose una semana antes el anfitrión con el orador para ponerse de acuerdo en cuanto al evento, detalles del viaje y del programa, cambios de última hora. Dándole la atención apropiada antes y después del evento. 9. El orador u oradores contaran con una sala de preparación, o camerino en la que pueden relajarse antes de sus presentaciones. 10. Material impreso para entregar: Los materiales para entregar son un excelente complemento para cualquier presentación. Puede contener un resumen de los puntos principales, las conclusiones, las referencias, los estudios de caso o los ejemplos graficas o tablas o cualquier información que apoyara o reforzara la información. 11. Si ya se analizo a cada orador, se procederá ala contratación a través de cuatro comunicaciones escritas:

 La carta de invitación  La carta de confirmación  Un recordatorio, cuando menos 30 días antes del evento, en el que se reafirme la información y se proporcione cualquier nuevo detalle que se presente.  La carta de agradecimiento

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COMUNICACIONES ESCRITAS

CARTA DE INVITACION CARTA DE RECORDATORIO CARTA DE CONFIRMACION AGRADECIMIENTO Cubrirá: 1. El alcance del evento. 2. Tema de presentación. 3. El porqué del tema. * Se incluyen * A medida que se * Enviar la carta de 4. Tipo de sesión y si habrá espacio todas las acerca la fecha del agradecimiento al para preguntas. estipulaciones evento. orador dentro de los 5. Fecha, hora y ubicación. contenidas en la Proporcionar las tres días posteriores, 6. Duración de la presentación. carta de invitación. modificaciones personalizar la nota 7. Perfil del auditorio. que se han hecho. tanto como sea posible. 8. Acuerdos de viaje, alojamiento y registro. 9. Código de vestimenta. 10. Apoyo audiovisual. 11. Requisitos de manuscritos. 12. Formas de divulgación de actividades en investigación de productos. 13. Fechas en las que se recibirá confirmación escrita de la disponibilidad y de los requisitos de equipo técnico.  Se puede anexar contrato.

12. Renuncia a derechos de autor: Si se van a editar las presentaciones hechas por el orador, se deberán obtener las renuncias a derechos de autor firmadas por cada orador. Puede ser que se negocien parte proporcional de ganancias por las dos partes. Antes de utilizar un formato de renuncia a derechos de autor, solicitar a un abogado especialista en esta materia que analice el proyecto del formato. 13. Establecer una comunicación activa con el orador u oradores para el logro de los objetivos del evento.

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1.21.2. ELECCION DEL ORADOR51

Anteriormente se reviso el perfil, las referencias y el desempeño de cada orador, se toma la decisión de contratarlos por medio de cuatro comunicaciones escritas que son las que a continuación se presentan:

1.21.3. SUGERENCIAS A ORADORES Y PONENTES52

Cualesquiera que sean las actividades a realizarse en el evento, el orador o ponente deberá de buscar el cumplimiento de los objetivos en cuanto a que se dé un fácil intercambio de ideas, aprendizaje etc., considerando las siguientes cualidades para ello:

4 cualidades de los buenos oradores o ponentes Se nota más seguridad en ellos cuando logran el Confianza contacto visual con la audiencia, sus movimientos son naturales, usan equipamiento audiovisual

51Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 52Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 95

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efectivo y hablan con fluidez. El orador debe ser visto como alguien que está bien Credibilidad informado acerca del tema a tratar sin que parezca un sabelotodo Comparten el fervor con su audiencia mediante la Entusiasmo variedad y energía en su voz, gestos y movimientos corporales. Los oradores naturales hablan con facilidad incluso Facilidad cuando lo hacen frente a una audiencia de cientos de personas, pareciera como si estuvieran conversando con un grupo de amigos

1.21.4. INTÉRPRETES Y TRADUCTORES

Traductores e intérpretes son profesionales de la comunicación. Encargados de la comunicación entre grupos de personas pertenecientes a diferentes lenguas y culturas y garantizan contactos sin problemas con proveedores, clientes y otros asociados en su país y en el extranjero. Trabajan como autónomos o empleados en servicios de idiomas en empresas de la industria privada, ministerios, oficinas y organizaciones internacionales o en agencias de traducción...

Los traductores transmiten textos escritos a otra lengua. Elaboran traducciones específicas y se especializarse en temas como: economía, técnica, derecho, medicina o ciencias naturales.

Los textos más frecuentes para la traducción suelen ser: • Instrucciones de servicio y de mantenimiento • Folletos y catálogos • Licitaciones y contratos • Documentos y patentes • Informes periciales y sentencias

Otras especializaciones son: • Traducción de textos publicitarios y mediáticos • Traducción de conferencias • Redacción de traducciones por máquina • Localización de productos y software • Traducción de literatura

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Servicios adicionales, como por ejemplo: La elaboración de un glosario o un layout, también forman parte de las tareas profesionales de un traductor.

Mientras que los Intérpretes transmiten oralmente a otra lengua, hacen posible la comunicación directa entre grupos de personas de diferentes lenguas y culturas. Dominan diferentes técnicas de interpretación, como lo es la interpretación simultánea utilizada en conferencias y en televisión como la interpretación consecutiva que se utiliza en conversaciones y negociaciones. Algunas otras especializaciones son la interpretación en juzgados, Community Interpreting en la policía y en el hospital y la interpretación del lenguaje de señas.

Tareas similares a éstas son: • Trabajos con terminología • Documentación • Lexicografía • Evaluación para los medios de información • Redacción de textos específicos • Asesoramiento

Intérpretes de conferencias

Los intérpretes de conferencias son especialistas altamente calificados para la transmisión oral correcta de un mensaje de una lengua a otra. Facilitan la comunicación sin problemas entre los participantes de conferencias internacionales.

Los intérpretes de conferencias dominan las técnicas de interpretación simultánea. “La primera de ellas supone la mayoría del trabajo en la actualidad”. En este caso se interpretan las palabras habladas, o sea simultáneamente, a otra lengua.53

Se trabaja para un máximo de dos oyentes a los que el intérprete “les susurra en el oído". El intérprete transmite en la interpretación consecutiva, casi siempre con la ayuda de apuntes breves.

Los intérpretes de conferencias trabajan como mediadores en la industria privada, en puestos públicos, organizaciones gubernamentales nacionales e internacionales, y organizaciones no gubernamentales (ONG). Los clientes pueden ser entre otros las Naciones Unidas, la Unión Europea, el Consejo de Europa, el Parlamento Europeo,

53Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 97

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gobiernos nacionales, empresas privadas de la industria y economía, institutos científicos, asociaciones nacionales e internacionales como también organizadores profesionales de congresos (PCO). Los intérpretes de conferencias trabajan con varias lenguas extranjeras (lenguas C) interpretando a su lengua materna (lengua A) o a una lengua extranjera que se domina activamente (lengua B). La profesión exige un alto grado de capacidad de concentración, una buena cultura general y la capacidad de adquirir conocimientos especializados acerca del tema en cuestión en un periodo de tiempo brevísimo. Para ello utilizan todos los medios modernos de comunicación...

1.21.5. EJEMPLOS INTÉRPRETES Y TRADUCTORES

EMPRESAS TRADUCTORES INTERPRETES Traducción de documentos Simultánea Traducción técnica, científica y Consecutiva y de enlace médica Interpretación visual Programas informáticos sintética (le platicamos el Sitios web texto antes de traducirlo Software y manuales para evaluar la conveniencia Traducción legal de traducirlo en su Patentes integridad) [email protected] Contratos Interpretación de Actas y certificados conferencia telefónica y videoconferencia Traducción profesional de Intérpretes profesionales de documentos especializados: conferencia simultáneos y info@interpretesytraductore técnico-científicos, médicos, consecutivos para congresos, s.com filosófico-sociales, literarios, entre conferencias, seminarios, otros. cursos de capacitación, Traducción certificada avalada por talleres, juntas de consejo, peritos traductores certificados reuniones de accionistas, por el Tribunal Superior de Justicia. investigaciones de mercado Traducción urgente de entrevistas etc., documentos con cargo extra. especializados en diversos Subtitulado de videos campos temáticos como: corporativos. ingeniería, medicina, ciencia Traducción de páginas Web. y tecnología, petróleo, Corrección de estilo en diversas computación, entre otros. 98

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lenguas Intérpretes acompañantes para visitas y desplazamientos a diferentes lugares, dentro o fuera de la ciudad sede o de contratación del evento. INTÉRPRETES Y TRADUCTORES.COM ofrece cualquier modalidad de interpretación en las siguientes lenguas origen y destino: inglés, francés, portugués, alemán, italiano y otras. Contamos con 60 traductores que Contamos con intérpretes trabajan con la infraestructura y el especializados para servicio software más avanzados que les personal e interpretación da la capacidad de manejar simultánea. Y para que tu grandes volúmenes en corto evento cuente con la calidad tiempo para así brindarte un que se merece, podrás trabajo eficiente y de alta calidad. rentar con nosotros el Para dar respuesta a tus equipo necesario ya que necesidades, nuestros traductores contamos con el sistema más están divididos en diferentes áreas moderno que incluye desde de conocimiento tales como: la cabina para intérpretes, los transmisores y www.fastustraductores.com. Técnica receptores, hasta equipo de mx sonido, tal como micrófonos, Administrativa consolas, bocinas, etc. Para tus trámites jurídicos, y cuando tu negocio así lo requiera, contamos con peritos traductores de diversos idiomas autorizados por la Suprema Corte de Justicia o la Judicatura del Distrito Federal. Un equipo de capturistas expertos en paquetería Office trabajan para la edición de tus documentos con el fin de que parezca el original, también hacen la transcripción de las grabaciones de tus conferencias, cursos o eventos con la calidad y rapidez que requiere tu negocio.

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CAPITULO 2 GESTIÓN DEL EVENTO

En este presente capitulo se abordara, la etapa de gestión del evento, es de suma importancia, ya que en está se considerarán los servicios a incluir para determinar el presupuesto del evento.

2.1. GESTIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO – FICHA TÉCNICA54

Prestadores de servicios

Si en la etapa operativa, el comité organizador no cuenta con un profesional especializado en la etapa de planificación, el primer paso en esta etapa operativa es la selección y contratación del operador profesional de congresos y convenciones (agencias de viajes especializadas u OPC). También puede el comité organizador del evento llevar a cabo la planificación, organización y gestión del evento, en caso de no ser así, se lanzará una convocatoria de adjudicación de servicios, a través de un pliego de condiciones. En estos casos deberá cumplir los requisitos establecidos en dicho pliego y presentar su oferta en los niveles marcados.

Los operadores profesionales, tanto agencias de viajes especializadas como OPC, cuentan con una serie de profesionales externos con los que trabajan habitualmente y con los cuales tienen tarifas negociadas para la producción y prestación de los distintos servicios, de forma que, además de conseguir precios reducidos para el cliente, consiguen un

A continuación se relacionan los servicios que se suelen ofertar en un presupuesto para el evento con el fin de valorar los servicios a incluir en el mismo.

RELACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR55

 Sede del evento Salas, montajes  Hospedaje Inspección, negociación y contratación por persona, noche en habitación doble e individual. Temporada baja/temporada alta Tarifas de habitaciones Contrato/convenio Políticas de reservación y cancelación Puntos de negociación, cortesías

54Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 55Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 100

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 Alimentos Inspección, negociación y contratación por persona. Catering (coffee break) Análisis de los diferentes alimentos de acuerdo a los objetivos del evento y número de participantes. Tarifas Montajes Planeación del menú Tipos de desayuno, comida y cena, recepción, coctel etc. Planes en paquete Determinación de los costos Gratificaciones/propinas Lista de control para alimentos  Bebidas Inspección, negociación y contratación por persona. Selección de bebidas alcohólicas selección de bebidas no alcohólicas Bebidas temáticas (comida regional, luau, etc.,) Barra libre o bebidas incluidas.- por persona, por bebida, por botella. Bebidas no incluidas Determinación de los costos Lista de control para bebidas  Transporte Cotización de traslados, tours, boletos de avión Servicios aéreos, renta de automóviles, autobuses, etc.

RELACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR

 Medios audiovisuales Proyector, cañón, videos, etc.

 Imagen Diseño y creación del logotipo y eslogan del evento.

 Impresión y edición Papelería y documentación del evento.

Folletos, programas, gafetes, reconocimientos, etc.  Oradores La cotización se basa en el precio unitario de cada Orador.  Edecanes La cotización se basa en el precio unitario de cada edecán.

 Traducción e interpretación simultanea El número de traductores e intérpretes que se precisan para un congreso vendrá dado por el número de idiomas y la duración del evento.  Memoria del evento Edición - CD

 Prensa Difusión del evento

 Seguros Seguro del evento

Seguro del participante

Seguridad (personal de vigilancia)

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 Otros Obsequios

Nota: es importante considerar el tener guías especializadas de prestadores de servicios.

En la elección de servicios a incluir en el evento se debe de considerar lo siguiente:

1.- Enviar el perfil del evento a cada prestador de servicios o proveedores, con el fin de solicitar cotización y establecer los lineamientos de negociación y concertación de servicios a través de un contrato/convenio.

2.- Considerar en el análisis a participantes discapacitados.

. Espacios y servicios para usuarios.- de sillas de ruedas, con problemas de audición, con problemas de visión, para personas con otras discapacidades.

3.- Considerar tecnología para eventos:

. Blogs: agendas online. . Wikis: tipo de sitio web en donde se acepta que usuarios creen, editen, borren o modifiquen el contenido de una página web, de una forma interactiva, fácil y rápida. . Rss (really simple syndication - sindicación muy sencilla): aplicación del lenguaje de marcación extendido (XML) para la distribución de titulares de noticias, u otros contenidos, en la red. . Rich media: medios interactivos digitales, que se fijan en una página web o se descargan de un sitio web para visualizarlos con un reproductor. . Boletines electrónicos: segmentar la información. . Herramientas de auto reserva o de gestión estratégica de reuniones. . Sistemas online de inscripción de asistentes: permite ahorrar mucho tiempo y recursos humanos. . Herramientas online de inscripción: permiten imprimir los nombres de los asistentes, para hacer etiquetas, pero poco más, mientras que otros tienen la capacidad para generar bases de datos buscables de perfiles detallados de los asistentes, imprimir listas de asistentes con el mismo perfil, enviar mensajes a asistentes, y programar reuniones. . Etiquetas digitales interactivas: los censores de las etiquetas intercambian información, sus pantallas LCD mostrando las áreas de interés común.

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. Etiquetas de identificación por frecuencia de radio (RFID): son chips de ordenador minúsculos, con una enorme capacidad de almacenamiento de datos, que pueden transmitir a través de materiales no metálicos, la ropa y el cuerpo humano. . Wi-fi: las etiquetas digitales y la tecnología RFID carecen de sentido si el lugar de celebración no tiene Wi-fi. No hace mucho, los sistemas de Internet inalámbricos eran prácticamente desconocidos. . Herramientas interactivas: Un sistema consiste en una serie de pantallas LCD, con sus respectivos teclados, todos interconectados por medio de una red local, o, si se instalan en más de una habitación, a través de localizaciones remotas. Entre otras funciones, el sistema proporciona evaluaciones en tiempo real para cursos de formación.

Dentro de la elección de los servicios a incluir en un congreso, se sugiere:

Seleccionar y gestionar proveedores a) Lista con requerimientos para cada categoría de proveedor (catering, equipos audiovisuales, animación, etc.) b) Implicar a los proveedores en el proceso de preparación del evento: esto dará tiempo para negociar las condiciones o plantear nuevas opciones, pero sobre todo evitará costes imprevistos de última hora. c) Comunicar a los proveedores el presupuesto, preguntar por los costos adicionales para poder incluirlos en el presupuesto completo del evento. d) Pedir que el presupuesto detalle bien todos los costos: por unidad, por tipo de servicio, el costo del personal y el tiempo que este costo cubrirá. Los proveedores pueden cobrar por horas extraordinarias. e) Condiciones de pago, ¿Exigen un depósito de garantía? ¿Cuáles son las condiciones de rembolso? ¿Cuál es la fecha límite de confirmación para estar seguros de que pueden prestar el servicio?, etc. f) Solicitar referencias para comprobar su calidad y fiabilidad. Independientemente de sus referencias, lo esencial es su actitud durante el proceso de selección. g) Comprobar los elementos del servicio que proponen. h) Comprobar con cada proveedor el trabajo administrativo que se tenga que hacer.

A continuación se muestra la estructura de la ficha técnica, con los servicios que podrá incluir un evento:

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FICHA TÉCNICA 56 Tipo de evento: Duración: Fecha: Cantidad de participantes:: Idioma (s): Lugar sede: Cantidad de salas:

CONCEPTO DESCRIPCIÓN PRECIO TOTAL (M. x N.) Hospedaje

Total de Hospedaje Alimentos y Bebidas

Total de Alimentos y Bebidas Medios audiovisuales

Total de Medios audiovisuales Mezcla promocional

Total de Mezcla promocional Trasporte

Total de Trasporte Recursos humanos

Total de Recursos humanos Seguro

Total de Seguro Otros

Total de Otros

56Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 104

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2.2. ANALISIS DE PRESTADORES DE SERVICIOS 57

En esta fase del proyecto y a efecto de lograr niveles de excelencia en la prestación de los servicios, resulta imprescindible contar con los suficientes elementos de juicio que permitan identificar y valorar desde un punto de vista objetivo las fortalezas y debilidades de la oferta turística y complementaria que actualmente opera en el mercado, para no correr el riesgo de seleccionar a los prestadores de servicios en sus diferentes modalidades dejándose guiar exclusivamente por indicadores de orden subjetivo.

2.2.1. EJEMPLOS DE PRESTADORES DE SERVICIOS

Servicio

Hoteles

Agencias de Viajes

Transportación Terrestre

Transportación Aérea

Tecnología Audiovisual

57Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 105

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2.3. MANEJO Y NEGOCIACIÓN DE TARIFAS 58

Las negociaciones de las personas responsables de ciertas acciones que se indican en el programa general de trabajo son importantes y valiosas en cuanto a la elaboración del presupuesto; éstas se basan en la idea de que aunque las partes implicadas difieran en sus intereses, comparten un interés común por encontrar una solución negociada. Las negociaciones que se pueden hacer deben estar vigiladas por las siguientes reglas: a. Todo es negociable b. Todo debe ponerse por escrito; contratos, acuerdos o confirmaciones. c. No avergonzarse de preguntar d. No abusar e. Conocer de antemano el potencial económico para que represente la reunión.

Conocer a fondo el tema. Es fundamental que se exponga y argumente de manera adecuada todos los puntos a tratar durante la conversación.

Conocer a la otra parte. Se debe tener toda la información y datos posibles acerca del interlocutor, así como de la trayectoria, política y estrategias de su empresa. Tener un estado de ánimo sereno. Controlar los nervios y la ansiedad. Preguntar ayuda a ahondar en la postura del otro, a darle mayor fuerza y entenderlo para llegar a un acuerdo mucho más profundo. Argumentar, Tener claro todo lo que se quiere expresar después de haber escuchado la otra postura y realizado todas las preguntas que se consideren necesarias. Co-construcción de soluciones o acuerdos. No agredir. Nunca adoptar una postura agresiva ni de imposición Tener presentes los niveles mínimos de conformidad (hasta dónde ceder en favor de un acuerdo). Establece niveles de exigencia que, una vez negociados, sean siempre muy ventajosos.

Algunas empresas con las que se puede negociar para la realización de un congreso: Hotel sede seleccionado y los de apoyo Línea aérea que vuela al destino seleccionado

58Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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Autoridades oficiales de la sede: oficina de turismo, municipio, estado, etc. Organismos privados de la comunidad, como la Cámara de Comercio, etc. Empresas proveedoras de los diversos servicios contratados: arrendadoras de automóviles, transportistas generales, etc. Instituciones bancarias: tarjetas de crédito, etc.

2.3.1. EJEMPLOS DE MANEJO Y NEGOCIACIÓN DE TARIFAS

Sedes

Si la conferencia es en un hotel o sitio similar, habrá una cantidad de áreas a ser negociadas.

Reservas de habitaciones de hotel: se tendrá que determinar cuántas habitaciones se piensa necesitar. En general, cuantas más habitaciones se reserven, mejor el precio que se podrá regatear. Los hoteles quieren tener ocupadas tantas habitaciones como sea posible y están dispuestos a ofrecer precios reducidos a cambio de garantía de ocupación. Sin embargo, la palabra clave aquí es “garantías”. Los contratos estándar de la mayoría de los hoteles incluyen recargos por las habitaciones que no sean ocupadas después de una determinada fecha (esos recargos son retirados si las habitaciones son eventualmente reservadas por asistentes a la conferencia).

Se puede negociar tanto los precios que se pagarán por habitaciones no ocupadas como la fecha límite después de la cual las habitaciones serán puestas a disposición de otros huéspedes que no pertenecen a la conferencia. En general, si las habitaciones son tomadas por otros, no se tendrá obligación de pagar por ellas, puesto que el hotel no habrá perdido nada reservándolas para la conferencia. Se puede acordar con el hotel que una vez que se alcanza un determinado punto de ocupación durante la conferencia (digamos 75%), sin importar si las habitaciones fueron ocupadas por participantes a la conferencia o por otros, los organizadores no tendrán obligación de pagar por habitaciones no ocupadas o por cancelaciones.

Espacio: ¿La sede les garantiza absolutamente el uso de los espacios que se quieren para las horas y fechas que los necesitan? ¿Incluye esto espacios específicos no tradicionales (piscina o gimnasio para una conferencia sobre terapia física, por ejemplo)? ¿Existen restricciones en el uso de los espacios abiertos? ¿Existen lugares específicos donde la gente pueda relajarse y charlar? ¿Cómo son los arreglos si aparece una cantidad de gente más grande de la esperada en un determinado día? ¿La sede se encargará de armar los

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salones de determinadas maneras (sillas en círculo, sillas apiladas en los ángulos, mesa de conferencia, pequeñas mesas) tal como se solicitó?

Comidas: El hotel sabe cuánto se necesita por persona para cosas tales como un desayuno y almuerzo buffet y tendrán también precios estándar por persona. Algunos puntos de negociación:

La cantidad mínima de comidas por las que se pagará, la cantidad de comidas extra que se espera por el mismo precio si llega más gente de la esperada y cuánto se pagará por las extras por encima de eso. Exactamente qué se recibirá por lo que se está pagando (se podría conseguir algo más llamativo que sólo la preparación de sándwiches estándar, por ejemplo, pero podría costar más). Qué clases de arreglos pueden hacer para necesidades especiales – comidas vegetarianas, comidas sin harina de trigo o sin nueces o aceites o salsas basadas en nueces (algunas personas son alérgicas a ciertos tipos de alimentos). Qué tipo de sustituciones se podrán hacer. En qué horarios y dónde se servirán las comidas. Si habrá algunas cosas –café, tentempiés – disponibles todo el día. Qué habrá disponible, si es que habrá algo, en cada salón de sesiones. Cuántas personas caben a la vez en cada salón donde se sirve la comida.

Computadoras, equipo audio-visual y otros: ¿Los proporcionará la sede o tendrán los organizadores que llevar los suyos? En cualquier caso, ¿la sede proporcionará los cables y la asistencia para las conexiones y armado o esto es totalmente responsabilidad de la conferencia? Si la sede provee el equipamiento, ¿también proporcionará la gente para operarlo si es necesario? ¿Proporciona asistencia técnica y mantenimiento durante la conferencia? ¿Se hace responsable por daños del equipo? (por ejemplo, si un participante tropieza con un cable y provoca la caída de un proyector, rompiéndolo, ¿el seguro de quién paga? Si es el de la organización, se debe asegurar que se cuenta con la cobertura apropiada).

Materiales. ¿Qué proporciona la sede? ¿Atriles? ¿Papel para imprimir? ¿Marcadores? ¿Bolígrafos, lápices y papel? ¿Pizarras?

Otros servicios: ¿Puede la sede proveer servicios tales como fotocopiados a precios competitivos? ¿Moverá muebles, reacomodará espacios, ubicará señalizaciones y llevará a cabo otras funciones similares durante el transcurso de la conferencia como parte del contrato? ¿Qué clase de solución de problemas realizará y quién es la persona 108

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responsable en el lugar? (Otra vez, es necesario asegurarse de que hay una persona específica a quien contactar en el lugar cuando algo salga mal).

Contratistas y proveedores

La lista aquí puede ser muy corta o muy larga, dependiendo de la naturaleza y del tamaño de la conferencia y del tipo de sede con que se está tratando. Con proveedores de comida, de programas o equipos de computación, compañías arrendadoras de equipos, de artículos generales.

Proveedores de comida. Las preguntas y acuerdos con los proveedores de comida pueden ser muy similares a cuando la comida es preparada por la sede, pero hay otras consideraciones involucradas también:

¿Qué tipo de instalaciones hay disponibles en la sede para la preparación de comidas? Si no son adecuadas o directamente no existen, ellos tendrán que traer la comida ya preparada, lo cual involucra equipamiento extra (cajas calientaplatos, microondas, etc.) que la organización tendrá que proporcionar probablemente alquilándolos o pagar aparte por ellos, si los proveedores los traen consigo. ¿Cuánto tiempo tomará preparar la comida, servirla y limpiar todo? Se podría negociar un precio fijo por toda la conferencia, pero si no es así, los proveedores cobrarán tanto por su tiempo como por la comida. Es menos probable que los proveedores de comida tengan menús fijos para buffet o para cenas como los tienen las instalaciones para conferencias. Se tendrá que elegir la comida que se quiere y pagar por lo que se elija (e igual que en un restaurante, un bistec de carne es más caro que una ensalada de pollo). ¿El proveedor proporcionará mesas y sillas, vajilla, manteles, etc. o todo eso tendrá que ser alquilado por separado?

Alquiler de equipo electrónico y de computación

Una vez más, las cuestiones a resolver son similares a las que se negociarían con un centro de convenciones, pero hay otras también.

¿Se encargará la empresa arrendadora de entregar y retirar los equipos o tendrán que hacerlo los organizadores de la conferencia? ¿Irá un asistente técnico a la sede para hacer conexiones, resolver problemas, hacer el mantenimiento, y, si es necesario, manejar el equipo?

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¿El alquiler incluye todo lo necesario para armar los equipos (cables y cintas, extensiones, todos los aparatos, etc.)? ¿Están los equipos asegurados por el arrendador o son los organizadores los responsables por robo o daño? ¿Existe una garantía de que se obtendrá exactamente lo que se pide – la marca, el programa, el tamaño, etc., que se especificaron? ¿Hay descuento si se alquila más de una cierta cantidad de artículos?

Alquileres en general

Como con todo lo demás aquí, se debe asumir que se puede negociar cualquiera de estos puntos (aunque no necesariamente que se podrá conseguir lo que se quiera). ¿La empresa arrendadora se encargará de entregar y retirar todo por el precio del alquiler?, esto es especialmente relevante si el artículo rentado es grande una carpa para un evento en el exterior. ¿Hay un cargo extra si la entrega debe producirse a más de un cierto número de millas de distancia? ¿La empresa arrendadora armará los artículos grandes por ejemplo, esa carpa sin cobrar extra? ¿Cuál es el precio por armar, si hay costo alguno? ¿Hay algún descuento – o se podría conseguir – si se alquila una cierta cantidad de artículos o si la factura total excede determinada suma? ¿El seguro de quién se hace responsable por daños? ¿Se pueden hacer cambios, sin tener que pagar una multa, a la cantidad de artículos alquilados poco antes de la fecha de entrega?

Exhibidores

Los exhibidores son las empresas comerciales compañías editoriales, farmacéuticas, fabricantes de equipos médicos, diseñadores de programas de computación que pagan para tener el privilegio de exhibir y vender sus artículos en la conferencia. Se podrá cobrar una misma cifra fija a cada exhibidor y dar a cada uno la misma cantidad de espacio; o se puede cobrar de acuerdo al tamaño. Otras áreas que se pueden negociar con los exhibidores, son:

Si pueden poner muestras gratis, catálogos y otros artículos en los paquetes de inscripción (y si tendrán que pagar extra por ello). Qué clase de demostraciones pueden armar. Una película o un video en una pantalla grande puede desviar la atención de las exposiciones de los otros 110

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exhibidores y dificultar el convencerlos de asistir a otra conferencia montada por los mismos organizadores. Si la organización o la sede armarán mesas y otros elementos necesarios para ellos, o si ellos se encargarán de todo eso. Si ellos también pueden obtener las comidas y habitaciones del hotel al precio especial de la conferencia (no habría razón por la que no podrían) y asistir a las sesiones de la conferencia. Si ofrecerán a la conferencia algo más además de sus honorarios. A menudo, un exhibidor podrá patrocinar un desayuno continental, un seminario, un orador o algún otro evento o parte de la conferencia, a cambio del reconocimiento y la buena voluntad y publicidad que ello trae. Si ellos presentan una sesión, ¿tendrán privilegios de presentador, si los hay? ¿Cuáles son los horarios para instalar y desmontar sus exhibiciones?

2.4. POLITICAS DE RESERVACIONES Y CANCELACIONES59

Los prestadores de servicios de alojamiento, cuentan con políticas de reservación y cancelación, las cuales se deberán considerar y tomar en cuenta para el éxito del evento. Cada prestador de servicios define sus propias políticas, pero como guía general, estas son las políticas que se podrán considerar:

POLITICAS DE RESERVACIÓN

Los Hoteles manejan, por lo general, las siguientes políticas de reservación:

Individuales

Se denomina reservación individual aquellas con un número menor o igual que 10 personas, donde se requiere un depósito del 100% del monto total en cada reservación. Esta reservación se aplicará en las tarifas normales. Las promociones especiales solo serán válidas cuando se cumplan las restricciones de la misma promoción y estas variarán sin previo aviso.

Reservaciones para Grupos

59Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 111

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Se define reservaciones para grupo a un número a partir de 40 personas registradas en la reservación, aquí se necesita del depósito de la reserva correspondiente en el siguiente orden: 80% del monto total de cada reservación con 08 - 12 meses previos al arribo del grupo. Las tarifas para grupos tendrán 5% de descuento sobre las tarifas normales. Este descuento se podrá aumentar para casos especiales dependiendo de las fechas solicitadas

POLITICAS DE CAMBIOS Y CANCELACIONES

Se puede cambiar o cancelar las reservaciones por correo electrónico o por fax, dependiendo del tipo de prestador de servicios el cual establecerá si existe un cargo adicional por el cambio o cancelación. “Algunos de ellos no rembolsan noches no usadas o por no presentarse al registro”, incluyendo en los retrasos en el registro de entrada o salidas anticipadas.

Cancelaciones

En caso de una cancelación con 30 días de anticipación a la llegada, no se hace ningún tipo de rembolso hasta que el periodo cancelado sea rentado y confirmado nuevamente. En caso de que no pudiera ser rentado dentro de los 30 días anteriores a la reservación, no será posible hacer el rembolso; en cambio si el periodo cancelado es rentado nuevamente, se rembolsa el monto con una deducción del 15% como penalidad.

No hay garantías de rembolsos o créditos por cancelaciones hechas con menos de 30 días de anticipación. No habrá rembolso alguno por servicios no utilizados, y bajo ninguna circunstancia el rembolso excederá el monto pagado.

Restricciones Únicamente los huéspedes mencionados en la reservación podrán utilizar la propiedad. Si el administrador de la propiedad llegase a encontrar huéspedes adicionales ocupando las instalaciones...

Los huéspedes no deberán tener invitados en un número que exceda al 50% de las personas que estén ocupando la propiedad, sin previa autorización.

“Nota: Al confirmar la reservación con el prestador de servicios, se está de acuerdo en los términos y condiciones de las políticas establecidas”.

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2.4.1. EJEMPLOS DE POLITICAS DE RESERVACIONES Y CANCELACIONES

Ejemplo 1. Mochilazo60

Nuestras Políticas

Mochilazo es una agencia de viajes especializada en promover y comercializar experiencias y viajes de turismo alternativo de diferentes prestadores de servicios. La Agencia tiene el nombre comercial de Mochilazo, de ahora en adelante la “Agencia” y está representada por el Sr. Manuel Salvador Cruz Aguirre, RFC: CUAM 760727511, con domicilio en Av. de la Glorieta no. 15. Fracc. Las Arboledas. Atizapán de Zaragoza Edo. Mex. CP 52950. Los “Prestadores de Servicios” son terceras partes independientes de la Agencia, y son quienes operan los servicios de turismo alternativo, proporcionan los servicios de transporte por aire, tierra o agua, proveen el equipo de seguridad, dan alojamiento y alimentación, hacen la guía de las excursiones y actividades, realizan las consultorías vivenciales, velan por la seguridad y aseguran a los participantes ante empresas de seguros, entre otros.

Los Prestadores de Servicios no son empleados o agentes de la Agencia. La Agencia es la representante de ventas de los diferentes Prestadores de Servicios turísticos y consultoría empresarial. Estamos facultados y reconocidos por ellos para llevar acabo actividades comerciales para promocionar, vender y cobrar por nombre y cuenta de ellos.

Se denominará el “Interesado” a toda aquella persona que solicite informes de los diferentes servicios turísticos que la Agencia ofrece.

Reservaciones

60Disponible en: http://www.mochilazo.com.mx/html/politicas.php 113

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Para efectos de esta sección, realizar un “Apartado” no adquiere la misma fuerza que realizar una “Reservación”. Una Reservación queda realizada cuando (i) la Agencia le notifica al Interesado que los pagos de anticipos y liquidación final han sido exitosamente recibidos; y, (ii) que los Prestadores de Servicio han confirmado a la Agencia la recepción de la solicitud de Reservación. En virtud del cumplimiento de estas condiciones, el Interesado adquiere el estatus de Cliente. En las presentes políticas, se utiliza el término Cliente para todos los participantes en una Reservación, sea Individual o Grupal.

Para realizar una Reservación es necesario que el Interesado se comunique por teléfono, vía correo electrónico, vía redes sociales o acuda personalmente a nuestra oficina para obtener una cotización y verificar la disponibilidad de espacios y fechas.

Cabe resaltar que previo a realizar cualquier pago, es indispensable que el Interesado en reservar vuelva a verificar con la Agencia la disponibilidad y viabilidad de los servicios que pretende reservar. Los pagos realizados por el Interesado sin que haya ocurrido la previa verificación y confirmación de parte de la Agencia sobre la disponibilidad y viabilidad de los servicios, no implica la aceptación por parte de la Agencia de una reservación.

Adicionalmente, la Agencia pone a disposición del Interesado la posibilidad de realizar un Apartado para cualquiera de los servicios ofertados. Al momento de que la Agencia reciba la solicitud de apartado, y habiendo disponibilidad, el Asesor de Viajes de la Agencia le fijará al Interesado un tiempo límite para realizar los pagos del importe del anticipo y/o liquidación, el “Apartado”.

Durante el tiempo que dure dicho Apartado, la Agencia se compromete a no vender los espacios o lugares apartados a ningún otro Interesado. No obstante el compromiso de la Agencia, los Prestadores de Servicios actúan y venden de forma independiente a la Agencia y pueden vender por su cuenta los lugares y servicios apartados a otro Interesado, sin que esto represente alguna responsabilidad para la Agencia.

Dependiendo de la fecha del inicio de los servicios o la disponibilidad de los servicios, el asesor de reservaciones de la Agencia está facultado para acortar o ampliar el tiempo de Apartado que tiene el Interesado para pagar el importe de su Reservación.

El (los) Apartado(s) que no se liquiden dentro del plazo establecido quedarán cancelados automáticamente. El importe restante de la Reservación deberá ser pagado a la Agencia, no más tarde de los plazos que los asesores de viaje fijen al Cliente. De no recibir la notificación de pago de liquidación de los servicios en los plazos establecidos, podrían

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aplicar cargos administrativos y de penalización, según se define en la sección correspondiente, a criterio de la Agencia.

Para Reservaciones individuales, el saldo restante habrá de liquidarse 10 días antes de la fecha programada para brindarle los servicios. Para el caso de Reservaciones grupales, el asesor de viajes de la Agencia especificará por escrito en la cotización las fechas límite de pago.

La Agencia, al recibir todas las copias de los recibos de pagos realizados que cubren el importe total del valor de la Reservación, generará una confirmación con los datos de la Reservación que será enviada por correo electrónico al Cliente.

Precios

Todos los precios están sujetos a los términos y condiciones establecidos en este documento.

Todos los precios son en pesos mexicanos y éstos han sido fijados de acuerdo al valor de las tarifas vigentes en el momento en que se celebraron los convenios con los diferentes Prestadores de Servicios. Los precios mostrados en las cotizaciones enviadas por correo electrónico y en los diferentes medios de la Agencia, incluyendo las páginas de internet, y redes sociales son de carácter informativo solamente y están sujetos a cambios sin previo aviso. Los precios pueden variar con respecto a la fecha en que se envía una cotización al Interesado, y con respecto a la fecha en que den inicio los servicios que se prevén prestar sin responsabilidad de la Agencia de mantener el precio publicado al momento de la contratación.

Los precios y cotizaciones pueden experimentar modificaciones en cualquier momento, independientemente de que la Reservación haya sido confirmada con el pago total de la cotización, incluyendo sin limitar, en los casos de un cambio brusco en el tipo de cambio oficial del peso mexicano vs. otras monedas, o por un incremento en los precios de combustible, o por cambios en las leyes fiscales o debido a cambios en el valor de las tarifas con los Prestadores de Servicios, o por eventos y temporadas que modifiquen las condiciones de mercado.

La Agencia determina por separado cualquier cargo aplicable adicional, incluyendo sin limitar, los cargos por derechos, cargos administrativos, comisiones de agencia, impuestos especiales, facilidades no especificadas otorgadas a los huéspedes y algunos otros cargos aplicados por diversas agencias gubernamentales u operadores locales de servicios

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turísticos. Dicha determinación está sujeta a cambio sin previo aviso y en cualquier momento y bajo cualquier forma de pago, aún en el caso de Reservaciones confirmadas.

Formas de Pago

Depósitos Bancarios y transferencias electrónicas:

En Banorte a la cuenta 016 5577 544 a nombre de Manuel Salvador Cruz Aguirre. Nuestra CLABE (Clave Bancaria Estandarizada) para la realización de transferencias es 072 180 00165577544 6 RFC: CUAM760727511.

Cheques: Únicamente a favor de MANUEL SALVADOR CRUZ AGUIRRE. Los cheques son salvo buen cobro.

Tarjetas de crédito: Directamente en nuestra oficina, vía telefónica y vía PAYPAL.

Aceptamos VISA y Master Card. Al realizar un pago con tarjeta, es posible que éste se encuentre sujeto a un cargo adicional por concepto de comisión bancaría. El monto de la comisión puede variar dependiendo de la tarjeta y si el cargo es realizado en línea o no. En caso de pago con tarjeta de crédito, será el titular de la tarjeta de crédito quien deberá realizar el pago.

Pago en efectivo: En nuestra oficina, Avenida de la Glorieta No. 15, Fracc. Las Arboledas, Atizapán de Zaragoza, Edo de Méx. México.

Nuestro horario de atención al público es de lunes a viernes de 11 a 18 hrs CST.

Al realizar cualquier pago, el Cliente se obliga a notificar y confirmar en horarios de atención al público vía correo electrónico en copia legible, los siguientes datos: i. Nombre, correo electrónico y teléfono. ii. Datos de facturación iii. Servicio (s) que está reservando. iv. Nombres de las personas a las que se les está reservando. v. Fecha de inicio de los servicios que está reservando.

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vi. Promotor que lo atiende. vii. Nombres de los participantes, fechas de nacimiento, peso viii. Cualquier otro dato solicitado por los Prestador de Servicio

Si usted requiere factura, deberá solicitarla al momento de hacer su primer pago. Una vez terminado el mes en curso, no se expedirán facturas con fechas de meses anteriores. Las facturas están disponibles para recogerse en nuestras oficinas en días y durante el horario de atención al público. Estas se envían por correo tradicional al finalizar el mes. Si desea que se le envíe por mensajería, deberá efectuar el pago que cubra el costo del envío de la mensajería.

Cancelaciones, Cambios y Rembolsos

Las confirmaciones de las Reservaciones no serán expedidas por la Agencia, mientras la Agencia no haya recibido exitosamente la copia de los comprobantes de pago que respalden el total de la Reservación, y no se aceptará ningún tipo de responsabilidad por demoras en la emisión de dicha confirmación cuando se trate de la ausencia del envío de la copia de los comprobantes o que las notificaciones de pago se hagan fuera del horario de atención al público, o atrasos en el pago total de los servicios por parte del Cliente, pudiendo el atraso en los pagos ser motivo de rechazo/cancelación de la Reservación sin responsabilidad para la Agencia, quedando el Cliente sujeto a los cargos administrativos establecidos por la Agencia en este documento y/o las penalizaciones establecidas por los Prestadores de Servicios.

No obstante lo anterior, y según sea aplicable, en caso de cancelaciones y/o cambios por parte del Cliente por cualquier motivo, la Agencia realizará los máximos esfuerzos para obtener de los Prestadores de Servicios la devolución de lo pagado y cobrará al Cliente un cargo administrativo por concepto de administración de Reservaciones.

Cabe resaltar, que cada Prestador de Servicios tiene sus propias políticas para cancelación de servicios y la aplicación de las mismas es independiente a la aplicación de las presentes políticas para cancelaciones, cambios y rembolsos, por lo tanto, la Agencia queda liberada de cualquier obligación o responsabilidad de recuperar la devolución de lo pagado de los Prestadores de Servicio.

Cargos Administrativos y/o Penalización por cancelaciones y/o cambios

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Para efectos de esta sección se considera “Reservación Individual” toda aquella que no haya sido catalogada como grupal. Las “Reservaciones Grupales” se clasifican de acuerdo al servicio que se esté reservando.

Las “Fechas Festivas” son los periodos vacacionales y asuetos que marque el calendario escolar de la SEP, la Semana Santa, la última quincena de diciembre hasta año nuevo, los puentes del 1 de mayo, 16 de septiembre, 2 de noviembre, y aquellas festividades oficiales que marque el calendario cívico como la conmemoración del aniversario de la Revolución Mexicana, entre otras.

Para Reservaciones Individuales que se cancelen con 7 días o más antes de la fecha de inicio de los servicios, habrá un cargo administrativo de $ 490 pesos (IVA incluido) por concepto de administración de Reservaciones.

Para Reservaciones Individuales que se cancelen con 6 días o menos antes de la fecha de inicio de los servicios, habrá un cargo administrativo de $ 590 pesos (IVA incluido) por concepto de administración de Reservaciones.

Para Reservaciones Individuales que se cancelen con 6 días o menos antes de la fecha de inicio de los servicios en una Fecha Festiva, habrá un cargo administrativo de $ 690 pesos (IVA incluido) por concepto de administración de Reservaciones.

Para Reservaciones Grupales que se cancelen con 20 días o más antes de la fecha de inicio de los servicios, habrá un cargo administrativo de $ 1490 pesos (IVA incluido) por concepto de administración de Reservaciones.

Para Reservaciones Grupales que se cancelen con 19 días o menos antes de la fecha de inicio de los servicios, habrá un cargo administrativo de $ 2490 pesos (IVA incluido) por concepto de administración de Reservaciones.

Para Reservaciones Grupales que se cancelen con 19 días o menos antes de la fecha de inicio de los servicios en una Fecha Festiva, habrá un cargo administrativo de $ 2,690 pesos (IVA incluido) por concepto de administración de Reservaciones.

Los cambios de fecha y las sustituciones de nombres, pueden ser tratadas a juicio de la Agencia como cancelaciones y nos reservamos el derecho de aplicar los cargos procedentes; los Prestadores de Servicio se reservan el derecho de aplicar penalizaciones de acuerdo a sus políticas. Durante eventos especiales y Fechas Festivas estos cargos y/o penalizaciones pueden variar. Consulte a su asesor de viajes para información detallada.

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En caso de que la Agencia ya haya enviado al Cliente las confirmaciones de las Reservaciones mediante sus medios electrónicos y los Prestadores de Servicio accedan a realizar un cambio de fecha o cambios de horario de los servicios reservados, o que accedan a la sustitución de nombre(s), la Agencia cobrará al Cliente un cargo administrativo de $290 pesos para Reservaciones Individuales y $590 para Reservaciones Grupales (IVA incluido).

Los cargos administrativos serán descontados de los pagos efectuado(s), quedando el Cliente obligado a abonar la diferencia en un plazo no mayor a 5 días hábiles después de realizadas las modificaciones o cancelación, en caso de que el importe por tales cargos excedan el monto del(los) pago(s) efectuado(s).

En el caso de pago con tarjeta de crédito y/o Pay Pal, del importe a rembolsar de cualquier rembolso, se deducirán el total de las comisiones bancarias que fueron cobradas a la Agencia.

Si el Cliente no se presenta en la fecha y hora marcada para la realización de los servicios, no tendrá derecho a rembolso o reprogramación de sus servicios.

Las tarifas de los servicios ofrecidos están basadas en la participación grupal de los Clientes. Si algún Cliente decide no tomar parte de alguna o varias actividades, o no hacer uso de los servicios que se proveen, no será motivo para que la Agencia realice rembolso. De la misma forma, en el caso de que el Cliente, por cualquier motivo, se retirara antes del término de los servicios o renuncie a su derecho de hacer uso de los mismos ya sea de manera total o parcial, perderá todo y cualquier derecho a rembolso.

Según sea aplicable y dada la naturaleza de los servicios contratados y por política de los Prestadores de Servicios, existen requisitos extraordinarios que pueden aplicar al realizar Reservaciones. De manera enunciativa mas no limitativa, se incluyen los depósitos por daños.

Cambios en los programas e itinerarios

Debido a la naturaleza de los servicios que se ofrecen, los Prestadores de Servicios se reservan el derecho de alterar o cancelar cualquier programa o itinerario, o sustituir los hoteles designados sin previo aviso, si así lo estimase conveniente para un mejor desarrollo de los programas, o bien por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo sin limitar, condiciones climatológicas, actos de gobierno, sobreventa de servicios de alojamiento, transportación, capacidad de carga del destino o actividad,

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detección de falsificación de datos por parte del Cliente, paros y protestas en la carretera, bloqueos y/o desvíos de caminos o carreteras, deslaves, crecidas de corrientes, precipitaciones pluviales, narcotráfico, sismos, guerra civil, robo, secuestros, eventos razonablemente fuera de su conocimiento, accidentes, fallecimiento de personas, huelgas, descomposturas mecánicas imposibles de prever, pandemias o brotes epidemiológicos, eventos que puedan poner en peligro la seguridad de las personas, festivales o eventos especiales programados el día y la hora del servicio y eventos ajenos a su control que retrasen el programa o itinerario.

En el caso de modificaciones parciales o cancelaciones en el programa o itinerario ocasionados por las causas a las que se refiere el párrafo anterior, el Cliente está sujeto a los términos aplicables en las políticas y penalizaciones de los Prestadores de Servicios, quedando la Agencia liberada de cualquier responsabilidad.

Ciertos servicios requieren mínimo de participantes para la realización de los servicios. El Cliente no está obligado a reunir por su cuenta a los participantes. La Agencia y los Prestadores de Servicios realizarán todos los esfuerzos de comercialización para reunir al mínimo de participantes requeridos para llevar acabo los servicios reservados. Sin embargo, no es obligación de la Agencia ni de los Prestadores de Servicios prestar los servicios si no se reúne el mínimo de participantes. El Cliente podrá optar por elegir una nueva fecha, siempre y cuando haya otra fecha, en la que pueda realizar los servicios en las fechas que se le propongan, o cubrir el importe de los participantes faltantes.

Responsabilidad Civil

La Agencia es la representante de ventas de los diferentes Prestadores de Servicios turísticos y consultoría empresarial, los cuales constituyen terceras partes ajenas a la relación contractual entre el Cliente y la Agencia. De tal suerte, que estamos facultados por los Prestadores de Servicios para que de manera independiente se lleven acabo únicamente actividades comerciales de promoción, venta y cobranza. Todos los preparativos con dichos Prestadores de Servicios se realizan únicamente para la comodidad del Cliente sin responsabilidad para la Agencia. Cada Prestador de Servicios puede también tener sus propias políticas que complementan éstas, mismas que están a disposición previa solicitud.

La Agencia, no posee, ni administra propiedad alguna para alojamiento, ni opera actividades o servicios de turismo alternativo y no brinda consultorías. Los guías de turismo, las empresas de hospedaje y de aventura, los consultores en recreación y consultoría vivencial son independientes a la Agencia.

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Dado que la Agencia obra de buena fé, los Clientes liberan a la misma y a sus empleados de y contra cualquier responsabilidad civil o penal, así como de reclamaciones por cualquier pérdida, daño material o perjuicio, perdida de equipaje o propiedad o cualquier daño o perdida personal, corpórea o incorpórea que surja por lesiones materiales, inmateriales, personales, emocionales, muerte o accidente, o cualquier pérdida, daño y/o perjuicio que surja o derive de las acciones, demoras, omisiones, o negligencia de cualesquier de los Prestadores de Servicios representados.

Los Prestadores de Servicios llamados a prestar los servicios en los destinos incluidos en los programas de viaje no tienen autoridad para efectuar ninguna modificación a las presentes políticas, ni para prometer devolver cualquier dinero vía la Agencia, o dar autorización a cualquier persona para reclamar cualquier devolución de dinero por servicios no prestados vía la Agencia. La Agencia, por consiguiente, no acepta responsabilidad por promesas que hayan sido celebradas entre el Cliente y cualesquier de los Prestadores de Servicio.

Liberación de Responsabilidades

El Cliente no está obligado a participar en las actividades del itinerario. Los deportes extremos y otras actividades similares del turismo alternativo intrínsecamente implican riesgos de lesiones físicas y fatales. Si el Cliente participa en un itinerario con un programa deportivo o actividad similar o utiliza las instalaciones y/o así como el equipo necesario del Prestador de Servicios en particular durante su estancia, lo hace bajo su propia responsabilidad liberando a la Agencia de toda y cualquier responsabilidad, posible daño(s) y perjuicio(s) que resulte de los riesgos implícitos previsibles o imprevisibles de practicar dicha actividad.

El Cliente, deberá tener todo el cuidado y precaución necesaria, teniendo en cuenta las indicaciones recibidas y de la naturaleza de la actividad, terreno, la ubicación, el clima, los coparticipantes y demás circunstancias. El Cliente deberá asegurarse por su cuenta de estar físicamente apto para participar en dichas actividades. Cada uno de los Prestadores de Servicios se reserva el derecho de excluir a cualquier Cliente de la participación en ciertas actividades si, a consideración de los mismos Prestadores de Servicios dicha participación pudiera representar un riesgo para el Cliente u otros Clientes.

No es obligación de la Agencia ni de los Prestadores de Servicios determinar si el Cliente es apto o no para realizar las actividades, dado que ni la Agencia ni los Prestadores de Servicios tienen la forma de asegurarse que el Cliente este proporcionando la información

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veraz, suficiente o de manera cándida como para facultarse en el deber de implementar criterios de selección.

El Cliente libera a la Agencia y a sus empleados de cualquier responsabilidad de cualquier índole incluyendo sin limitar la moral, penal, civil, internacional, material, etc., que llegase a contraer, a consecuencia de sus actos.

De igual manera, ni la Agencia ni sus empleados, asumen responsabilidad por reclamación, acción, demanda, lesiones, pérdidas o daños producto de las acciones de terceras partes llamadas por el Cliente a prestar un determinado servicio que haya sido contratado de manera externa a la Agencia como, otros proveedores y Prestadores de Servicios turísticos, incluyendo sin limitación transportistas, hoteles, restaurantes o expendios de alimentos, guías o servicios de turismo, cualquier medio de transporte.

Además el Cliente deslinda a la Agencia y a sus empleados de cualquier responsabilidad de cualquier índole en la que el Cliente llegase a salir perjudicado, lesionado, agraviado a consecuencia de su conducta hacia cualquier persona o empresa, o de las acciones realizadas por terceros hacia el Cliente durante el periodo de los servicios.

Los menores de 18 años deberán ir acompañados por sus padres o tutores. En caso de que el menor viaje sólo, deberá de entregar por escrito una carta de permiso, firmada por los padres o tutores deslindando a la Agencia de cualquier obligación.

La Agencia tampoco será responsable por la cancelación de los servicios turísticos o por el retraso del Cliente para iniciar su participación para los servicios contratados que tengan estipulados una hora o fecha de inicio; ni por cargos de cancelación, impuestos o costos adicionales como consecuencia de no contar con sus documentos de viaje necesarios o por no arribar a la hora señalada, cualquiera que sea el motivo de no llegar a la hora pactada.

Documentos de viaje

Las pruebas de ciudadanía, pasaportes, visas, tarjetas de turista, reglamentos sanitarios, vacunas y el cumplimiento con los reglamentos aduaneros son responsabilidad de cada Cliente. La Agencia no será responsable de la tramitación o ejecución a nombre de él Cliente de los documentos previamente citados.

Objetos Olvidados

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La Agencia ni sus empleados se hacen responsables por objetos personales olvidados, perdidos o robados del Cliente y/o sus acompañantes, ni es responsable del daño o deterioro que pudiesen sufrir, en su permanencia en las instalaciones de los Prestadores de Servicio u oficinas de la Agencia , o al ser transportados dentro de los medios de transporte.

Derechos Exclusivos

La Agencia y los Prestadores de Servicios de manera independiente y desligada se reservan el derecho de prestar o no el servicio a la clientela, además podrán expulsar al Cliente sin derecho a rembolso, cuando esta expulsión derive de conductas no propias a las costumbres aceptadas socialmente y locales, tales como vandalismo, alcoholismo, portar armas sin permiso, portar, vender o consumir drogas, estupefacientes y/o psicotrópicos, acoso sexual, conductas agresivas, peleas, lenguaje inapropiado y cualquier otra conducta que perturbe el ambiente sano y/o el bienestar propio o de otras personas durante el tiempo que haya contratado los servicios.

En el evento de expulsión, la Agencia y los Prestadores de Servicios quedan deslindados de cualquier responsabilidad de rembolsar el dinero, de proveer transporte, protección, hospedaje o alimentación al Cliente.

La Agencia y los Prestadores de Servicios tienen el derecho exclusivo de tomar e incluir fotografías, videos y otros retratos visuales y auditivos del Cliente en cualquier medio gráfico de cualquier naturaleza con propósitos de comercialización, propaganda, ventas, publicidad u otros. Todos los derechos, títulos e intereses allí contenidos (incluidos los derechos reservados mundiales allí derivados) serán propiedad de la Agencia y de los Prestadores de Servicios, sin que pueda existir demanda, denuncia o reclamación por parte del Cliente. La Agencia se compromete a hacer buen uso de estas imágenes y exclusivamente para los fines previamente mencionados.

La marca Mochilazo, el logotipo de la señalización, el slogan (Todo México Imagina Conocerlo) son marcas registradas en la United States Patent and Trademark Office (USPTO), el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI), y la European Patent Office (EPO).

Política Mochilazo

Es política de la Agencia ofrecer un ambiente sin discriminación debido a edad, ciudadanía, posición social, color, minusvalía, discapacidad, estado civil, nacionalidad,

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raza, religión, sexo, preferencias sexuales, o cualquier otra categoría legalmente reconocida.

El contenido de las presentes políticas está sujeto a cambios sin previo aviso.

Habiendo leído y aceptando los términos establecidos en el presente, el Cliente asume total responsabilidad de los riesgos asociados con los servicios contratados desde el momento de inicio hasta su terminación.

Ejemplo 2. Hotel Condesa Americana61

HABITACION SENCILLA $300.00 MX 1-2 PERSONAS HABITACION DOBLE $400.00 MX 3.-4 PERSONAS

NOTA: *SI RESERVA POR ESTE MEDIO EL IVA ESTA INCLUIDO EN LA TARIFA. *ESTAS TARIFAS NO APLICAN EN TEMPORADA VACACIONAL.

RESERVE llame al *Tel:01(222) 6149973, 8921818 Tel/Fax:2367556

Atención especial a grupos, escuelas y excursiones: 045(222)5-05-16-44 ó 01(222) 1996723 , 6149973 NEXTEL ID 52*993400*2 ó 01(222) 8921818

POLITICAS DE RESERVACION

Las tarifas mostradas en el sitio Web, son solamente válidas el día de su cotización vía telefónica o respuesta de e-mail. Las tarifas aplicarán para su respectivo número de acompañantes previamente notificado al realizar su reserva, pues de lo contrario dichas tarifas pueden variar. Una reservación se considera completada, cuando Usted cuenta con un pago ó depósito bancario a Hotel Condesa Americana y su clave de reservación.

Al momento de reservar, Usted nos comunica de manera escrita y/o verbal el conocer y aceptar nuestras políticas de reservación y de deslinde de responsabilidad y cancelación. Todas las reservaciones están sujetas a disponibilidad al momento de procesar su solicitud. La disponibilidad no puede ser garantizada hasta haber recibido el pago total.

61Disponible en: http://elgrecodeacapulco.com.mx/tarifas.html 124

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POLITICAS DE CANCELACION:

Toda solicitud de cancelación debe ser informada por escrito vía Fax. (01222)2367-556. [email protected] Para Reservaciones de Hospedaje: Antes de realizar su reservación y pago anticipado del servicio de hospedaje, debe tener en cuenta las siguientes políticas de cancelación.

A continuación, describimos nuestras políticas generales de cancelación.

- Las reservaciones canceladas 15 días o más antes de la fecha de llegada están sujetas a un cargo del 20% del total de la cantidad de su reservación; no de su anticipo pagado.

- Las reservaciones canceladas de 14 a 0 días antes de la fecha de llegada, ó en caso de no llegar, ó en caso de llegar y no querer el servicio, NO serán rembolsadas.

- No existen rembolsos para salidas anticipadas.

Hotel Condesa Americana NO asumirá responsabilidad por ninguna reclamación, costo o gastos que surjan por heridas personales o de terceras personas, accidentes o deceso, pérdida o daños de pertenencias personales, pérdida de diversión, enojo, desilusión, angustia o frustración, ya sea mental o física, que resulte de lo que se menciona a continuación:

(a) Enfermedad, robo, disputas laborales, fallas mecánicas, cuarentena, acciones gubernamentales, clima, o cualquier otra causa ajena al servicio que presta Hotel Condesa Americana

(b) Falla del cliente en obtener la documentación requerida para su viaje tal como, pero no limitada a, pasaportes, visas y certificados, en cuyo caso usted no tendrá derecho a ningún rembolso.

(c) Falla del cliente en seguir instrucciones incluyendo, pero no limitado a, horarios de salida de aeropuerto, hora y fecha de entrada y salida en hoteles, políticas de canje de cupones.

(d) Cancelación o cambio por cualquier razón de los servicios de viaje ofrecidos. Nos reservamos el derecho de cancelar la reservación a nuestra discreción. Si nosotros tenemos que cancelar completamente su reservación, la responsabilidad de Hotel 125

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Condesa Americana estará limitada al rembolso de todo el dinero pagado Hotel Condesa Americana;

(e) Un rembolso total no será honrado en situaciones en las que el viaje tenga que ser cancelado, interrumpido y/o pospuesto por Hotel Condesa Americana por razones que estén fuera de su control (causas de fuerza mayor, tales como, pero no limitadas a, clima, huracán, terremotos, actos de terrorismo, etc.)

Hotel Condesa Americana declara, que:

(a) las fotografías mostradas en su portal de Internet son solamente representativas y no garantizan que a su llegada, todo sea exactamente igual como aquí se describe;

(b) Hotel Condesa Americana, se reserva el derecho de rechazar a cualquier cliente en cualquier momento si éste no cumple con el reglamento establecido por Hotel Condesa Americana.

Reglamento Interno

Hotel Condesa Americana

• EL PRESTADOR DEL SERVICIO no se hace responsable por valores, documentos, alhajas, dinero, etc., olvidados en las habitaciones o áreas públicas, si estos no son depositados en las cajas de seguridad en la Reservación

• La hora de salida (check in) será a las 13:00 horas. Si desea cambiar la fecha de salida suplicamos notificarlo y hacer los trámites correspondientes en la recepción del Hotel Condesa Americana.

• La corriente eléctrica en su cuarto es alterna de 60 ciclos y 110-120 voltios, no usar aparatos que no sean para este tipo, ni sobrecargar las líneas. • Los daños causados a muebles y decoraciones serán cargadas a la cuenta del cliente.

• Solo tendrán acceso a Hotel Condesa Americana las personas que reservaron y pagaron el importe del servicio: toda persona ajena a la reservación tendrá que pagar el importe de personas extras.

• EL PRESTADOR DEL SERVICIO se reserva el derecho de admisión para las visitas recibidas en su habitación. 126

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• No se permiten animales en las habitaciones del hotel, salvo aquellos que auxilien a discapacitados. • Se prohíben los escándalos en las habitaciones, o escaleras del hotel, así como de tener ropa en puertas, ventanas, barandales.

• Por disposiciones gubernamentales se prohíbe el uso de planchas o artículos eléctricos en las habitaciones.

• Para comodidad de nuestros huéspedes no ésta permitida cualquier alteración al orden de áreas públicas o habitaciones.

Hotel Condesa Americana, se reserva el derecho de rechazar a cualquier cliente, huésped o persona ajena a la reservación en cualquier momento si éste no cumple con el reglamento establecido por Hotel Condesa Americana. Tel:01(222) 6149973, 2367556 Tel/Fax:8879485 Informes y Reservaciones para acreditar su tarifa preferencial, favor de llamar .

Ejemplo 3 La Maison du Languedoc Roussillon62

La Maison du Languedoc Roussillon dispone para grupos de más de 10 personas, y para cualquier evento, (reuniones familiares, cenas de empresa…), de dos salas en un espacio privado de aproximadamente 100 m2, acomodable a su gusto para que disfrute de su cena en las mejores condiciones:

“Sala Languedoc” Esta sala ofrece un espacio abierto bastante amplio para poner una mesa de 10 a 15 comensales, y en caso de grupos superiores a 15 personas, añadir otra para alcanzar un grupo de hasta 40 cubiertos.

“Sala Roussillon” Esta segunda sala, perfecta para cenas de empresa deja a su disposición una pantalla de Plasma para sus reuniones, y una gran mesa ovalada adecuada por un grupo de 10 a 15 comensales.

NUESTRAS SUGERENCIAS:

62Disponible en: http://www.restaurantelanguedocroussillon.com/w/restaurant/group.php 127

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Para una mejor organización en caso de mesas de más de 10 comensales, proponemos 6 menús, (dos de 25 €, dos de 35 € y dos de 45 €)(IVA no incluido).

Ricos y variados, estos 6 menús os ofrecen un entrante, un plato principal y un postre, incluyendo vinos seleccionados por nuestro sommelier, agua y cafés. FOLLETO DE MENÚS Y CONTRATO PARA GRUPOS:

Si un grupo de comensales desea realizar una reserva, debe ponerse en contacto con el restaurante La Maison du Languedoc Roussillon.

El restaurante enviará un folleto y un contrato de reserva para formalizar la reserva.

El Contrato contiene las siguientes condiciones:

DEPÓSITOS:

Para garantizar la reserva, deberán efectuarse los siguientes depósitos: • Se deberá firmar el contrato para que pueda garantizarse la reserva. • Se requiere una paga y señal del 30% de la factura pro forma ya sea en efectivo, tarjeta de crédito o transferencia bancaria.

POLÍTICA DE REDUCCIÓN DE COMENSALES: • 48 horas antes del evento se necesitará el número definitivo de comensales y garantizado que será el mínimo a facturar. • Si en el mismo día se anulan comensales, se tendrá que abonar la cantidad de los mismos.

POLÍTICA DE CANCELACIÓN TOTAL DEL EVENTO: Por la cancelación total de la comida, el restaurante facturará los siguientes gastos de cancelación: • Un 25% del total del importe contratado será facturado como gasto de cancelación si se cancela 1 semana antes de la comida. • Un 50% del total del importe contratado será facturado como gasto de cancelación si se cancela entre una semana y 48 horas antes de la comida. • Un 75 % del total del importe contratado será facturado como gasto de cancelación si se cancela dentro de las 48 horas antes de la comida.

ACEPTACIÓN:

128

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Si usted acepta las condiciones del contrato de reserva para grupos, rogamos nos devuelvan el contrato debidamente firmado, para proceder a la confirmación de su reserva.

2.5. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO63

Para solicitar la contratación de los servicios, es necesario proporcionar los siguientes datos: Tipo de Evento Fecha del Evento Duración Número de Asistentes Montaje Servicios Adicionales

Algunas sugerencias al contratar servicios, son: Hospedaje: Todos los proveedores del servicio de hospedaje están obligados a respetar los precios, garantías, intereses, cargos, términos plazos, fechas, reservaciones y demás condiciones que se ofrecieron y convinieron con el consumidor. El establecimiento de hospedaje deberá exhibir en la recepción las tarifas que aplica y los servicios que incluye. Todos los establecimientos de hospedaje en sus habitaciones deberán exhibir, en lugar visible, el reglamento interno del establecimiento. Todos los establecimientos que cuentan con el servicio de cambio de moneda, deberán exhibir el tipo de cambio vigente. En el caso de que se haya reservado previamente y no se le proporcionen el servicio, el establecimiento está obligado a brindarle un servicio bajo las mismas características y tarifas. Todos los establecimientos de hospedaje deben de contar con un seguro de responsabilidad civil para protección y seguridad de los usuarios. (Esta norma no es aplicable a campamentos y paraderos de casas rodantes.) Es obligatorio exhibir en lugar visible y fácilmente identificable los formatos foliados y de porte pagado, para la presentación de sugerencias y quejas. Establecimientos de Alimentos y Bebidas

63Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 129

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Los establecimientos de alimentos y bebidas deberán exhibir en lugar visible lo siguiente: La lista de precios de alimentos y bebidas que ofrece el establecimiento. Informar bajo qué circunstancias se reserva el derecho de admisión en el establecimiento. Disponer en un lugar visible y fácilmente identificable los formatos foliados y de porte pagado para la presentación de quejas y sugerencias.

La contratación se podrá hacer vía telefónica o directamente en oficinas del prestador de servicios, las reservaciones tienen una vigencia de 5 días hábiles, por lo que se tendrá que confirmar dentro de éste plazo o el sistema la cancelará automáticamente. A continuación se presentan algunas políticas de depósito:

Primer Depósito El 10% del total del evento, deberá ser cubierto al momento de confirmar la reservación.

Segundo Depósito El 50% del total del evento, deberá cubrirse a la firma del contrato. (3 meses antes)

Tercer Depósito El 80% del total del evento, deberá cubrirse 30 días antes del evento.

El 100% del total del evento deberá ser cubierto 5 días hábiles antes de la celebración del mismo.

En caso de no contar con el pago total antes de las fechas estipuladas, no podrán girarse las instrucciones necesarias a los diferentes departamentos involucrados para la realización del evento.

2.6. PRESUPUESTO64

El presupuesto es la formulación de planes para un periodo determinado y a futuro, dado en términos contables. Determina, con la máxima exactitud posible, el capital o inversión requerida para realizar un evento o reunión; y debe considerar la recuperación de esta inversión mediante los diversos recursos disponibles.

Clases de presupuestos

64Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 130

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Los presupuestos se podrán clasificar de la manera siguiente:

 Presupuesto de egresos e ingresos.  Presupuesto de tiempo, espacio y productos  Presupuesto de gasto de capital  Presupuesto de efectivo  Presupuesto de balance

Para efectos de los congresos, sólo se considerará el concepto del presupuesto de egresos e ingresos; de igual manera se necesita tomar en cuenta las siguientes consideraciones generales del presupuesto para reuniones:

A lo largo de los años se han manifestado dos políticas en lo que respecta a los presupuestos para reuniones:

a) Reuniones sujetas a presupuestos.

Este tipo de concepto presupuestario es realizado frecuentemente por el tipo de reuniones empresariales.

b) Presupuestos sujetos a una reunión.

Este tipo de concepto presupuestario es el que más se aplica en la mayoría de las reuniones organizadas por asociaciones y organismos similares. En la elaboración de dicho presupuesto se estimarán de manera realista las posibilidades de recuperación, que mediante patrocinios, cuotas de inscripción y otros medios de ingresos se generen.

El presupuesto de un congreso se calcula tomando como base el número de personas que asistirán y la forma de recabar fondos. Cuando se elabora el plan del evento se considerarán varias opciones y, después, se presupuestarán a partir de una serie de posibilidades, atendiendo siempre a los costos.

La elaboración de un presupuesto es un instrumento de planeación y está vinculado directamente con el plan general de trabajo. La función primordial del presupuesto del evento es integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general del evento. Planificando, distribuyendo y controlando los ingresos así como autorizar, programar y efectuar el pago a proveedores.

131

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2.6.1. INGRESOS Y EGRESOS DEL EVENTO 65

Egresos

También conocidos como gastos, inversiones etc. Los egresos deben representar toda valoración contable que satisface el logro de los servicios y elementos materiales en función directa de la reunión.

Los diversos renglones y cuantificación de los recursos para el logro de las metas que se indican detalladamente en el plan general de trabajo proporcionaran la totalidad de egresos estimados que exige la reunión.

Por otra parte los egresos se pueden catalogar como fijos y variables:

 Egresos fijos Son todos aquellos que se realizan de forma determinante sin verse afectados por el numero de delegados participantes en la reunión. Dicho de otro modo son gastos que necesariamente se ejercerán, predeterminados e inalterables por ejemplo:

1.- Gastos de promoción

2.- Honorarios, transporte, alojamiento para invitados y ponentes

3.- Contrataciones para el entretenimiento (orquestas, variedad, etc.)

 Egresos variables Son aquellos condicionados al número final de asistentes a la reunión, en otras palabras, la totalidad de estos egresos depende del número de asistentes, por ejemplo:

1.- Inversión para los materiales de distribución (portafolios, gafetes, etc.)

2.- Contratación de unidades de transporte local para traslado de los participantes a los lugares que el programa de actividades requiera

3.- Contratación y garantía para los servicios de alimentos y similares

Ingresos

Los ingresos deben representar toda valoración contable para el beneficio económico, vinculado directamente con la realización de la reunión. Para efectos de un evento sus ingresos se pueden generar de diversas formas:

65Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 132

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 Cuotas de inscripción o registro Son probablemente el medio mas significativo de recuperación económica de la reunión, en ciertos casos puede representar hasta el 100% de los egresos ejercidos. Las políticas y tradiciones que se den a este respecto se deben de tener en cuenta, mientras que la estimación y valoración ha de manejarse con sumo cuidado, pues un exceso en su fijación puede restar asistencia.

 Cuotas de acompañantes Constituyen un medio adicional de ingresos que puede ser muy importante para cubrir ciertos gastos. Un estudio detallado de lo que representa la presencia de un acompañante, en cuanto a egresos o inversión, se debe considerar para establecer una cuota correspondiente del acompañante.

 Cuotas especiales Son aquellas que por las características especiales de la reunión se pueden cobrar a los ponentes. La aplicación de estas cuotas especiales se debe de analizar cuidadosamente ya que un gran exceso de ingresos puede restar la asistencia o generar un descontento en la reunión. Como cuotas especiales se pueden estimar las siguientes:

-Venta de boletos para eventos sociales

-Registro de competencias deportivas

-Venta de reproducciones de ponentes, trabajos, impresos, etc.

-Venta de boletos para rifas, sorteos, etc.

 Subsidios Se pueden obtener donaciones en efectivo o materiales de organizaciones públicas o privadas cuyo uso represente una disminución en los ingresos presupuestados para la reunión.

 Patrocinios En ocasiones una organización publica o privada asume la responsabilidad directa, total o parcial, del plan general de trabajo y/o programa de la reunión, por ejemplo: eventos de carácter social, cenas-baile, etc.

 Exposiciones Un conocido y aceptado medio de recuperación económica para una reunión es sin duda la realización de exposiciones.

Por otra parte es conveniente elaborar un catálogo de cuentas, como el que se muestra: 133

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CATALOGO DE CUENTAS (para elaborar un presupuesto global desglosado)

I. INGRESOS

Espacios publicitarios

Actividades especiales

Concesiones y venta de comida y bebida

Concesiones para vender artículos promocionales

Cuotas de registro al evento

Donativos y patrocinios

Publicidad, televisión, radio

Venta de artículos promocionales

Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, culturales y deportivas Venta de módulos de la exposición

Venta de revistas especializadas

Total II. EGRESOS

Difusión en medios de comunicación Impresos y originales

Compra de casetes Boletines de prensa

Compra de videocintas Boletos para entrar a las diferentes actividades Desplegado en prensa Carteles

Diseño de originales Cedulas de registro

Elaboración de spots de radio y tv Diplomas y reconocimientos

Gastos para periodistas Programas generales de trabajo y recreativo

Ruedas de prensa Gafetes, invitaciones

Tiempo en radio Señalización en general

Total Total

134

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CATALOGO DE CUENTAS (para elaborar un presupuesto global desglosado)

II. EGRESOS

Publicidad y promoción Transporte

Convocatoria del evento Autobuses

Difusión del evento y/o exposición en Automóviles diferentes medios de comunicación Total Aviones

Camionetas

Hoteles y hospedaje Camiones de carga

Anticipo para apartar habitaciones Motocicletas

Cortesías a invitados especiales Otros

Pago de habitaciones del comité organizador Total

Renta de salones para eventos especiales

Total Ponentes magistrales extranjeros, representantes de medios de comunicación e invitados especiales Honorarios

Salones y auditorios Hospedaje

Renta de salones Pasajes

Renta de auditorios Viáticos

Espacios para registro y módulos de Extras información Total Total Acondicionamiento de los centros de registro e Eventos sociales información, módulos y salones Accesorios Coctel de bienvenida

Arreglos florales Desayunos

Colocación de mamparas para información Comidas general Costo de los módulos Cenas

Manteles y servilletas Cena baile de gala

Mesas y sillas Grupos musicales

Montaje del presidium Espectáculos

135

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Total Total

CATALOGO DE CUENTAS (para elaborar un presupuesto global desglosado)

II. EGRESOS

Recursos humanos Renta de equipo

Reclutamiento y selección del personal Audio

Gratificaciones Computación

Honorarios de edecanes, secretarias y Fotocopia apoyos Horas extras Música

Otros sueldos y salarios Teléfonos celulares

Personal administrativo Traducción

Personal de mantenimiento Otros equipos

Personal de operación Total

Secretarias

Total Otros

Alimentos y bebidas

Servicios profesionales Impuestos

Electricistas Luz

Servicios médicos Propinas

Técnicos en sonido Viáticos

Total Total

Papelería Imprevistos

Cinta adhesiva Renta de salones, botanas y bebidas del comité organizador Clips de diferentes tamaños Descomposturas de equipos

Lápices y plumas Comidas especiales

136

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Pegamento Renta de diversos

Tijeras Extras

Sellos, cojines y tinta Total

Hojas de diferentes tamaños

Total

2.6.2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS66

Terminado de elaborar el presupuesto, comienza la tarea más difícil:

Elaborar un plan de recursos que nos permita recaudar dinero para cubrir el presupuesto. Como ya se mencionó anteriormente, obtenemos ingresos:

 POR INSCRIPCIONES / 40% Inscripciones anticipadas / 60% Inscripciones en el último mes  POR VENTA DE STANDS / X m2 a X pesos el m2  POR DONACIONES  POR PATROCINIOS  POR AVISOS (Catálogo de la Expo)

Recordar Para La Estimación De Recursos:

1. Los datos de la Ficha Técnica 2. Los antecedentes de los congresos anteriores

2.6.3. PATROCINIOS67

El patrocinio, un convenio entre una empresa u organización, denominada patrocinador, y otra organización o persona, denominada patrocinado, a fin de que éste presente la marca o el producto que desea promover la empresa patrocinadora.

El patrocinio normalmente pretende satisfacer dos objetivos: uno es el rendimiento comercial y otro el de la imagen. Se puede servir de él para obtener una imagen positiva de la empresa. Ofrece una nueva dimensión de la empresa y una relación diferente con

66Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 67Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Patrocinio 137

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sus targets, ya que no se considera sólo la dimensión de cliente o comprador, sino otras más humanas.

La gestión del patrocinio debe regirse de acuerdo a cuatro principios básicos:

1. Establecer los criterios generales de gestión (personalidad de la empresa, estrategia de comunicación, etc. que nos ayudará a la elección del evento). 2. Concreción de las condiciones exigibles al evento objeto de patrocinio (calidad del producto o evento patrocinado, compromiso del patrocinado, etc.). 3. Adopción de la estrategia a seguir en el patrocinio (oportunidades tácticas, ya que la empresa debe adquirir un alto grado de protagonismo, validez del servicio ofrecido por el patrocinado, etc.). 4. Apoyo al patrocinio a través de otras acciones de comunicación (como RR PP, relaciones con la prensa, publicidad, etc.).

Amenazas del patrocinio

Como en toda acción de comunicación, hay una serie de aspectos que pueden derivar en amenazas:  La falta de un plan estratégico y objetivos no claros.  Plataformas de patrocinio pobres.  Que nuestra marca quede “cegada” por las estrellas.  No cuantificar el ROI.  Pagar demasiado.  Que otros patrocinadores perjudiquen nuestra imagen.  Sponsoring no-oficial  Ambush marketing (campaña publicitaria que ocurre en torno a un evento sin pagar las tarifas como patrocinador)

No se debe limitar el patrocinio al medio offline, pues progresivamente se hará más patrocinio en canales online, ya que el consumidor se mueve cada vez más en este tipo de plataformas...

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2.6.4. CONSIDERACIONES PARA ELEGIR PATROCINADOR68

En todo evento, es aconsejable contar con patrocinios, para los cuales se deberá tomar en cuenta:

1. Mercado objetivo (actual, potencial, futuro, clientes. Internos, intermediarios). 2. Objetivos y metas. 3. Atributos y valores - similares o complementarios, el desafío es ayudarlo a alcanza sus objetivos, para ello se debe conocer sus: objetivos de marketing de largo plazo y sus objetivos de marketing de corto plazo. 4. Atributos de marca y de productos. 5. Sus necesidades y deseos. 6. Restricciones. 7. Lanzamientos de nuevos productos, nuevo logo, situación competitiva.

Se recomienda que la propuesta para el patrocinador deba de incluir:

Presentación General: Se debe llamar la atención del patrocinador, tanto por la seriedad de la empresa, como por la forma como se beneficiará.

Evento: Precisión de fechas, horarios, lugar, asistencia esperada, costo de las inscripciones, etc.

Plan De Marketing: Revisión del plan, el valor de sus componentes, medios que se usarán y el plan de marketing.

Información De Mercado: Definición precisa de perfil de los asistentes, quienes son, nivel de ingreso, nivel educacional, donde viven y trabajan, etc.

68Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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2.6.4.1. EJEMPLOS PATROCINIOS

Ejemplo 169

Ejemplo 2 Solicitud de patrocinio70

Fecha Jane Jones Directora ejecutiva Sherbrooke Social Planning Council 21 Loverton Drive Sherbrooke Asunto: Solicitud de patrocinio

Estimada Sra. Jones:

Mi nombre es María Gómez y me dirijo a usted para solicitar su apoyo financiero para asistir a Mundos de Mujeres 2011, un congreso internacional que tendrá lugar del 3 al 7 de julio en Ottawa-Gatineau, Canadá (www.womensworlds.ca) Con una asistencia estimada de 2000 participantes de alrededor del mundo, Mundos de Mujeres 2011 es un acontecimiento global único que contribuirá a mejorar las habilidades de liderazgo de las

69Disponible en: http://www.slideshare.net/cucc5ade/patrocinio 70Disponible en: http://www.mundosdemujeres.ca/ejemplo-de-solicitud-de-patrocinio 140

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mujeres, a estimular el intercambio de ideas y de conocimiento, y a fomentar la investigación y la acción en redes de temas relacionados con las mujeres.

Actualmente estoy estudiando una maestría en Estudios de Género y Salud en la Universidad de Sherbrooke. Además, trabajo como voluntaria en el Centro de Salud para las Mujeres de mi universidad, en el cual se provee a las mujeres de una variedad de servicios como talleres y ayuda psicológica. Cuando me gradúe, espero trabajar con MOSAIC, una agencia local de servicios, para mejorar la salud de las mujeres inmigrantes.

Participar en Mundos de Mujeres 2011 me permitirá conocer y comprender mejor los problemas que las mujeres de alrededor del mundo enfrentan en este ámbito, al mismo tiempo que entraré en contacto con mujeres que, como yo, están interesadas en hacer progresar la equidad de las mujeres. Espero, además, mejorar mis habilidades de liderazgo y mis capacidades organizacionales.

El costo de mi asistencia a este prestigioso congreso es de aproximadamente $1300 dólares canadienses (incluyendo transporte aéreo y alojamiento). Como estudiante de pocos recursos, la suma rebasa por mucho mi capacidad financiera, como usted podrá seguramente comprender. Me gustaría mucho asistir a este evento por los muchos beneficios que puede aportar a mi desarrollo personal y al de mi comunidad y por ello acudo a organizaciones como la de usted en busca de ayuda.

Sé que el Consejo de Planificación Social está profundamente comprometido con los valores de justicia y equidad social que MDM 2011 promueve y celebra. Una donación de su organización, de tan solo $250 sería una gran ayuda para poder llegar a Ottawa- Gatineau. A cambio de su apoyo, estoy dispuesta a hacer un taller para el personal y los miembros de su organización acerca de lo que aprenda en MDM 2011, así como también de la información que pueda obtener en el congreso y que responda a los intereses de su organización. Puede visitar la página que he creado en Facebook para hacer la crónica de mi viaje a Mundos de Mujeres 2011 y de mis esfuerzos por recaudar fondos para lograrlo: URL

En espera de poder dar seguimiento a esta solicitud en los próximos días, reciba mi sinceroagradecimiento por su atención. No dude en contactarme si tiene alguna pregunta o comentario.

Puede hacerlo en el número telefónico 674-xxx-xxxx, o por correo electrónico [email protected]

141

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Cordialmente, María Gómez

Dos maneras facilísimas de hacer una donación: 1. Transferencia de dinero por correo electrónico a: [email protected] 2. Cheque: María Gómez, DIRECCIÓN

Asegúrate de incluir en tu solicitud de apoyo financiero:

Tu información personal, tu participación e involucramiento en temas y problemas de género, tus objetivos profesionales. Lo que tú o tu organización esperan lograr asistiendo a MDM 2011, por qué es importante Una suma específica en dólares canadienses como objetivo de tu recaudación de fondos Por qué elegiste enviar una petición de apoyo financiero a esta organización en particular, por ejemplo, por estar relacionada como temas de género Tu dirección, correo electrónico y número de teléfono

Ejemplo 3. Patrocinio Ejemplo de carta

Estimado XYZ,

Declaración de Propósito: Dar las razones para escribir la letra y el Estado que usted representa, lo que hace y otros aliados detalles.

El primer párrafo: Si se trata de un caso, elaborar los detalles del evento. Por ejemplo, el programa se llevará a cabo el (fecha, hora o lugar). Además, explica cómo su patrocinio sería de gran ayuda en la Organización de su evento y su éxito y donde el nombre de esa compañía en la pantalla.

Medio párrafo: A continuación, añada una línea o dos acerca de cuánto sería el valor de la presencia de los representantes de la empresa patrocinadora del evento. Mencione que te agradecería mucho su presencia y me gustaría darles las gracias en el evento por su apoyo. Último párrafo: Dar detalles en el último párrafo que atraer a la persona que está escrito, patrocinador del evento. Si se trata de un congreso médico, que indicará el número de participantes. Por ejemplo, “La audiencia estimada de (Número) (médicos, enfermeras y otro personal de apoyo) se beneficiarían enormemente de su generosidad.”

142

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En el párrafo de cierre, dar su número de contacto y gracias a la persona interesada en la anticipación y la esperanza de recibir el patrocinio.

Final con despedida adecuada y escribir su nombre con el logo oficial / sello firmado por usted. Mención de su posición y estatus en relación con este evento.71

2.6.5. PASOS PARA ELABORAR PRESUPUESTO72

Determinar Presupuesto de Gastos (Egresos).

Presupuesto funcional de gastos, permite que todos los gastos puedan ser clasificados bajo el área de función correcta, facilitando el monitoreo de costos. Ejemplos:

Cuotas de emergencia. Generación o cancelación de cargos. Salarios del personal. Porcentajes por gastos administrativos indirectos. Cuotas bancarias. Juntas de planeación del consejo o comité. Visitas a sitios. Costos de evaluación del programa. Inscripciones complementarias. Primas. Honorarios legales. Propinas. Servicios adicionales o cargos laborales. Cuotas de estacionamiento. Servicios de primeros auxilios Otros imprevistos.

Las estimaciones de gastos deben ser lo más exactas posibles:

Se pueden emplear datos históricos para predecir los futuros costos. Se tendrá que añadir un porcentaje específico por inflación actual. Se puede hacer comparando los gastos por algún concepto en particular de los dos últimos años.

71Disponible en:http://actualidad.notizalia.com/financiacion/modelo-de-carta-solicitando-patrocinador-o-patrocinio-deeventos-o/ 72Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 143

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Después establecer el incremento y emplearlo como base para los incrementos anuales en un futuro.

Sumar esa cantidad para cada año entre el momento en que se prepara el presupuesto y el momento en que se realice el evento.

Ejemplo:

Para una tarifa de $100.00 con un 5% de incremento anual.

Para un evento que tendrá en tres años, use la cantidad $115.76 debe sumar el 5% cada año a la tarifa anterior de manera que el primer año = $105.00, se le añade el 5% y el segundo año = $110.00 etc.

Cuando se cotice precios de alimentos y bebidas recordar incluir los impuestos y propinas.

Garantizar los precios seis meses antes. Llevar un libro de presupuesto para el registro de todos los gastos relacionados con el evento. Mostrara todos los cálculos, así como fueron determinados los gastos. Los gastos deben clasificarse como gastos fijos (costos fijos) o gastos variables (costos variables). Los costos fijos no cambian, no dependen de la asistencia, pero siguen siendo una constante. Los gastos variables son gastos por persona, que se cargan dependiendo del número de asistentes, expositores. Para determinar si se trata de un gasto variable, es determinar si se trata de un gasto tipo “por persona” como los de alimentos y bebidas.

Ejemplo.

La renta de habitaciones para el evento probablemente se incrementara si el evento fuese de 500 comparado con 50 personas- El alquiler de habitaciones para el evento es un gasto fijo. Regla. Si el costo se incrementa añadiendo una sola persona entonces el gasto es variable.

Determinar Presupuesto de Ingresos.

Determinar los ingresos totales del evento.

144

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El presupuesto funcional de ingresos enlistara rigurosamente la totalidad de los ingresos clasificados por entradas las cuales se consideraran como conceptos dentro de cada área. Asegurarse que todas las áreas de función de ingresos estén completas y sean incluyentes.

Áreas de ingreso que se han omitido fácilmente incluyen los impuestos y propinas. Descuentos en transportación terrestre. Ventas de actas o minutas. Ingresos por inversiones o intereses. Regalías. Cuotas administrativas retenidas por cancelación de inscripciones, .etc.

Conceptos de la línea de ingresos, pueden proyectarse sobre la base del historial de los eventos. Tomando en cuenta cualquier cambio en el programa y otros factores externos.

Cantidad por patrocinio. Ingresos por donaciones. Publicidad. Ventas materiales. Ventas de boletos de eventos. Ingresos por intereses e inversiones.

Calcular otras áreas de ingresos tales como:

Inscripción. Comisiones o descuentos y las ventas de exposición. Las comisiones y descuentos pueden ser calculadas sobre la base de especificaciones del contrato. Determinar cuotas de inscripción y los precios de mostrador de exposición. Considerar la meta financiera del evento. Los precios de cuotas de inscripción y stand de exposición se determinaría por lo que se requiera que sea el balance final. Si se espera que el evento resulte rentable. Hay que establecer determinadas cantidades para el cumplimiento de tal meta. Si se espera un beneficio especifico, los precios deberán ser lo suficientemente altos como para obtener las ganancias esperadas. 145

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Asegurarse de basar las cantidades en información comparable, si las proyecciones de asistencia se basaron en la asistencia de años anteriores. Tomar en cuenta las diferencias de ubicación, las circunstancias económicas y otros cambios que pueden reflejarse negativamente en la asistencia.

Mantener las proyecciones de ingresos muy conservadoras. Definir políticas para el manejo de los fondos, la aceptación de cheques, otorgar créditos y descuentos, así como fechas de pago.

2.6.6. EJEMPLO PRESUPUESTO HOSPEDAJE

Ejemplo 173 Para alojar a 100 participantes en el Hotel Marsella, se requiere de 50 habitaciones dobles, las cuales tienen un precio unitario de $1, 500.00 (impuesto de alojamiento 3%, no incluido), la siguiente tabla muestra el total del presupuesto:

PRESUPUESTO DE HOSPEDAJE FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Octubre 2013 50 habitaciones en ocupación $75,000.00 doble (2 noches)

3% hospedaje $22.50 TOTAL $77,250.00

El total cubre cuota de:

Camaristas: $2,000.00

Bell Boys: $4,000.00

Ejemplo 274 Para alojar a 180 participantes en el Hotel Villas, se requiere de 90 habitaciones dobles, las cuales tienen un precio unitario de $1,335.00 (impuesto de alojamiento 3%, no incluido), la siguiente tabla muestra el total del presupuesto:

PRESUPUESTO DE HOSPEDAJE FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL

73Elaboración propia. 74Elaboración propia. 146

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Septiembre 2013 90 habitaciones en ocupación $120,150.00 doble (2 noches)

3% hospedaje $3,604.50 TOTAL $123,754.50

El total cubre cuota de:

Camaristas: $3,600.00

Bell Boys: $7,200.00

Ejemplo 375 Para alojar a 12 participantes en el Hotel Boutique Polanco D.F, se requiere de 2 habitaciones cuádruples y 2 dobles, la primera tiene un precio unitario de $2,912.00 y la segunda de $3,398.00 (impuesto de alojamiento 3%, no incluido), la siguiente tabla nos muestra el total del presupuesto:

PRESUPUESTO DE HOSPEDAJE FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Septiembre 2013 2 habitaciones cuádruples (2 $2,912.00 noches)

2 habitaciones dobles (2 $3,398.00 noches) 3% hospedaje $189.30 TOTAL $6,499.30

El total cubre cuota de:

Camaristas: $160.00

Bell Boys: $320.00

75Elaboración propia. 147

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2.6.7. EJEMPLO PRESUPUESTO ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ejemplo 176 Para 40 participantes de un evento, celebrado durante 5 días, se requiere desayuno con un costo de $150.00 y comida con un costo $250.00, los recesos de las dinámicas se cubrirán con coffee break continuos por día, este tiene un costo de $130.00 por servicio, la siguiente tabla muestra el total del presupuesto:

PRESUPUESTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Abril 2013 Coffee Break continuo $130.00 $26,000.00 Abril 2013 Desayuno $150.00 $30,000.00 Abril 2013 Comida $250.00 $50,000.00 TOTAL $106,000.00

Ejemplo 277 Para 90 participantes de un evento, celebrado durante 3 días, se requiere de una comida con un costo de $200.00, los recesos de las dinámicas se cubrirán con 2 coffee breaks por día, el cual tiene un costo de $160.00 por servicio, la cena baile de clausura tendrá un costo de $500.00, la siguiente tabla muestra el total del presupuesto:

PRESUPUESTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Febrero 2013 Coffee Break $160.00 $43,200.00 Febrero 2013 Comida $200.00 $54,000.00 Febrero 2013 Cena baile $500.00 $45,000.00 TOTAL $142,200.00

Ejemplo 378 Para 60 participantes de un evento, celebrado durante 5 días, se requiere de desayuno con un costo de $180 y comida con un costo de $270.00, los recesos de las dinámicas se cubrirán con coffee breaks continuo por día, el cual tiene un costo de $157.00 por servicio, la siguiente tabla muestra el total del presupuesto:

PRESUPUESTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Mayo 2013 Coffee Break continuo $157.00 $47,100.00 Mayo 2013 Desayuno $180.00 $54,000.00 Mayo 2013 Comida $270.00 $81,000.00

76Elaboración propia. 77Elaboración propia. 78Elaboración propia. 148

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TOTAL $182,100.00

2.6.8. EJEMPLO PRESUPUESTO SERVICIOS EN GENERAL

Ejemplo 179

PRESUPUESTO DE SERVICIOS EN GENERAL FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Papelería 2 paquetes Scribe duplicador carta $83.00 $166.00 Agosto 2013 Lápiz mediano No. 2 Berol (25 pzas) $2.99 $124.50 1 paquete de etiquetas express $391.00 $391.00 TOTAL $681. 50

Ejemplo 280

PRESUPUESTO DE SERVICIOS EN GENERAL FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Papelería 5 paquetes folders amarillos $25.00 $125.00 Marzo 2013 3 paquetes de plumas bic tinta azul $18.00 $54.00 (25 pzas) 1 paquete de Post it fluorescentes $47.00 $47.00 TOTAL $226. 00

Ejemplo 381

PRESUPUESTO DE SERVICIOS EN GENERAL FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Papelería 1 paquete de papel verde carta $332.00 $332.00 Mayo 2013 1 Sobre para CD $316.00 $316.00 1 Masking tape $41.00 $41.00 1 Sobre clásico $131.00 $131.00 TOTAL $820. 00

79Elaboración propia. 80Elaboración propia. 81Elaboración propia. 149

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2.6.9. EJEMPLO PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACIÓN

Ejemplo 182

PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACIÓN FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Mayo 2013 Diplomas, agradecimientos y $6,000.00 reconocimientos. Mayo 2013 Invitaciones $2,890.00 Mayo 2013 Arreglos de mesa $8,140.00 Mayo 2013 Letreros informativos $1,500.00 TOTAL $18,530.00

Ejemplo 283

PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACIÓN FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Marzo 2013 Rotulación de material $1,000.00 Marzo 2013 Arreglos florales $2,000.00 TOTAL $3,000.00

Ejemplo 384

PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACIÓN FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Abril 2013 Gafetes $2,000.00 Abril 2013 Invitaciones $2,160.00 Abril 2013 Floristas (4) $15,000.00 TOTAL $19,160.00

82Elaboración propia. 83Elaboración propia. 84Elaboración propia. 150

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2.6.10. EJEMPLO PRESUPUESTO MEZCLA PROMOCIONAL

Ejemplo 185

PRESUPUESTO DE MEZCLA PROMOCIONAL FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Noviembre 2013 Página web $8,000.00 Noviembre 2013 Anuncios publicitarios $10,000.00 TOTAL $18,000.00

Ejemplo 286

PRESUPUESTO DE MEZCLA PROMOCIONAL FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Enero 2013 Publicaciones en revistas $12,000.00 turísticas. Enero 2013 Posters 0.70 X 1 m 50 pzas $1,750.00 Enero 2013 Página web $850.00 Enero 2013 Promoción en Televisión $130,434.78 TOTAL $133,034.78

Ejemplo 387

PRESUPUESTO DE MEZCLA PROMOCIONAL FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Febrero 2013 Anuncios en el sistema de $9,000.00 Transporte Febrero 2013 Spots en radio $10,000.00 TOTAL $19,000.00

2.6.11. EJEMPLO PRESUPUESTO EQUIPO TECNICO

Ejemplo 188 Para la realización de un evento, se necesitara un equipo de proyección con valor de $8,000.00, en el presupuesto para este evento que tendrá una duración de 4 días, será la siguiente:

85Elaboración propia. 86Elaboración propia. 87Elaboración propia. 88Elaboración propia. 151

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PRESUPUESTO DE EQUIPO TECNICO FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Enero 2012 Equipo técnico $8,000.00 TOTAL $8,000.00

Ejemplo 289 Para la realización de un evento, se necesitara un equipo de sonido y luces con un valor de $70,000.00, en el presupuesto para este evento que tendrá una duración de 2 días, será la siguiente:

PRESUPUESTO DE EQUIPO TECNICO FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Marzo 2011 Equipo técnico $70,000.00 TOTAL $70,000.00

Ejemplo 390 Se consideró cada uno de los equipos electrónicos a utilizar durante el Congreso, incluyendo la renta del internet.

PRESUPUESTO DE EQUIPO TECNICO FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Enero 2012 Equipo audiovisual (3) $20,358.00 Equipo de computo (4) $3,452.00 Conexión a internet (4) $3,000.00 TOTAL $26,810.00

2.6.12. EJEMPLO PRESUPUESTO ORADORES

Ejemplo 191

PRESUPUESTO ORADORES FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Mayo 2013 Oradores (5) $5,000.00 TOTAL $25,000.00

Ejemplo 292

89Elaboración propia. 90Elaboración propia. 91Elaboración propia. 92Elaboración propia. 152

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PRESUPUESTO ORADORES FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Enero 2013 Ponentes (7) $7,500.00 Enero 2013 Maestro de ceremonias $6,000.00 TOTAL $13,500.00

Ejemplo 393

PRESUPUESTO ORADORES FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Febrero 2013 Ponentes (9) $9,400.00 Febrero 2013 Presentador $5,000.00 TOTAL $89,600.00

2.6.13. EJEMPLO PRESUPUESTO RECURSOS HUMANOS

Ejemplo 194 Para calcular el presupuesto de recursos humanos, en un evento con duración de tres días, se tomará en cuenta el total de edecanes que requerirá el evento.

PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Octubre 2013 Registro recinto ferial: 4 edecanes $3,200.00 $38,400.00 Octubre 2013 Informes: 9 edecanes $3,200.00 $86,400.00 TOTAL $124,800.00

Ejemplo 295 Considerando los pagos de contratación, honorarios y salarios de los involucrados en el evento:

PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Noviembre 2013 Comité Organizador $64,000.00 $64,000.00 Noviembre 2013 Personal de limpieza y seguridad. $7,000.00 $7,000.00 Noviembre 2013 Edacanes (16) $500.00 $16,000.00 TOTAL $87,000.00

93Elaboración propia. 94Elaboración propia. 95Elaboración propia. 153

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Ejemplo 396 Para calcular el presupuesto de recursos humanos, en un evento con duración de dos días, se tomará en cuenta el total de edecanes que requerirá el evento.

PRESUPUESTO DE RECURSOS HUMANOS FECHA CONCEPTO SUBTOTAL TOTAL Agosto 2013 Recepción aeropuerto (2 edecanes) $2,900.00 $11,600.00 Agosto 2013 Registro del hotel (3 edecanes) $2,900.00 $17,400.00 TOTAL $29,000.00

2.6.14. SEGURO DEL EVENTO97

Seguro de Responsabilidad Civil o Seguros RC, se basan en que toda persona física o jurídica es susceptible de producir un daño a un tercero, ya sea por acción, omisión o negligencia.

Es por tanto el propósito de los Seguros de Responsabilidad Civil o Seguros de RC el hacer frente a los daños personales y materiales que, de forma involuntaria, por sus errores u omisiones, el profesional o particular haya podido causar a sus clientes, o terceras personas, así como los perjuicios que de ellos se pudieran derivar.

Se ofrecen seguros para asociaciones, empresas, patronatos, y demás organizaciones que celebren eventos, fiestas, verbenas o actuaciones.

Cuando una empresa convoca a una cantidad de personas (tanto a su propio personal como a los proveedores, contratistas o subcontratistas) para realizar un evento, es decir alguna convención, visita a una planta, fiesta de fin de año, por nombrar algunas de las posibilidades, o cualquier otra actividad que no se realiza habitualmente, corre el riesgo de que su seguro no las cubra ante una eventualidad

Las organizaciones realizan en forma cotidiana una cantidad de actividades que tienen que ver con su razón de ser. En estos casos, lo más probable es que cuenten con un seguro de responsabilidad civil que cubra cualquier posible contratiempo. Cabe señala, que este tipo de cobertura busca mantener indemne el patrimonio del asegurado frente a terceros.

Pero cada vez que llevan a cabo alguna actividad que se escapa de lo cotidiano, se enfrentan a una gran cantidad de riesgos que quedarán excluidos de esa póliza. Entonces, resulta adecuado y conveniente contratar una extensión del seguro para incluir a todos estos eventos puntuales. Sin embargo, la cuestión no es tan sencilla como aparenta.

96Elaboración propia. 97Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 154

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Para la organización de cualquier de estas actividades puntuales se contrata a un organizador profesional de eventos. Entonces, ¿quién debe contratar el seguro? ¿Hasta qué punto hay que detallar la actividad? ¿Cómo se la incluye si ésta se repite varias veces en el año, pero no todos los meses? ¿Si se lesiona un proveedor del organizador de eventos, lo debe cubrir este seguro de las compañías que lo contratan?

En la práctica, la mayoría de los eventos –se estima que en más de del 90%– no cuentan con los seguros pertinentes.

Esto obedece a que tanto las empresas como las personas no visualizan la necesidad de hacerlo ya que suponen que no pasará nada fuera de lo común.

Y como contratar los seguros adecuados implica una erogación medianamente importante –al igual que lo que ocurre cuando se suma al equipo de trabajo a los profesionales de Seguridad e Higiene– sólo las grandes empresas (y particularmente cuando llevan a cabo un mega-evento) están dispuestas a tomarlo en cuenta y pagar por ello.

LA COBERTURA ADECUADA

Lo más importante a tener en cuenta sobre los seguros en un evento es que, si bien la empresa puede tener una póliza que le cubra todas las actividades habituales, cuando realiza alguna actividad fuera de lo común el seguro no se extiende en forma automática.

Y para la organización es fundamental cubrirse cuando realiza este tipo de actividades porque aunque se tomen todos los recaudos, por ejemplo en cuanto a la seguridad de los traslados, la organización profesional de la actividad, el buen estado de la comida y la higiene en su manipulación, o el profesionalismo de quienes están a cargo, siempre pueden surgir imprevistos que generen una situación problemática, durante la actividad o como consecuencia de ella (una intoxicación, por ejemplo).

También hay muchísimos ejemplos y anécdotas de imponderables que a último momento trastocan los planes mejor armados: desde factores climáticos que obligan a modificar el espacio donde se realizará la actividad, hasta un accidente de tránsito al dirigirse o regresar de ella (lo que se considera un accidente de trabajo).

ACUERDO COMPLETO

En el contrato de servicios con el organizador profesional de eventos debería estipularse quién contratará el seguro y qué características debe tener. Entre las consideraciones a tener en cuenta se destacan:

155

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■ A quién se asegura, (ya que participan en el evento la empresa contratante, la organizadora del evento y todos los proveedores, contratistas y subcontratistas de este último). Lo ideal es amparar la responsabilidad de todos ellos en la póliza e incluir una cláusula de no repetición (esto evita que la compañía pague y luego pida la indemnización de una de las partes).

■ Qué tipo de cobertura se le brindará. Idealmente se deben cubrir los bienes del evento, ya sean propios o de terceros.

■ Quién es “el tercero”. Para eliminar dudas o posibles discusiones, es importante que la póliza defina claramente quién es “tercero” a cubrir. Tanto los participantes como todas las partes involucradas deben ser consideradas. Dado el vínculo jurídico que los une, es conveniente incluir una cláusula denominada RC cruzada, en la cual se manifieste esta condición a los efectos de la cobertura.

■ Quién es el responsable de contratar el seguro. Este es un tema que deberá surgir del contrato. No obstante, es un aspecto que cada parte debe revisar ya que todos están expuestos por el principio de Responsabilidad Civil Objetiva, la cual responsabiliza solidariamente a todas las partes.

Es importante revisar la calidad de la aseguradora, que el seguro esté pago y que no pueda ser anulado sin conocimiento previo de la otra parte. Para evitar estas cuestiones, por practicidad se sugiere que los seguros sean contratados por una de las partes (idealmente, el organizador del evento) y que el mismo ampare a todos.

Además, existen ciertas particularidades respecto de algunos aspectos fundamentales a la hora de organizar un evento. En materia de alimentos, la extensión de cobertura debe amparar la responsabilidad por el “suministro de alimentos” que se realice durante la actividad.

Otro punto importante es la cobertura médica cuando los eventos se realizan fuera de la empresa, son multitudinarios o implican algún tipo de actividad física fuera de la tradicional (como en el caso de una jornada outdoor).

La póliza contratada también deberá incluir los posibles casos en los que, brindando primeros auxilios, el servicio médico puede realizar una “mala praxis incidental”. Y finalmente, el servicio de resguardo también debe asegurar a la compañía por su responsabilidad para con los bienes que obran bajo su cuidado, custodia y control (por ejemplo, equipos de música del DJ en poder del organizador).

156

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2.6.15. SEGURO DEL PARTICIPANTE

En todo evento se deberá proporcionar un seguro de vida, ya que durante la realización del mismo, es necesario cubrir a los participantes y los ponentes, brindándoles seguridad y confianza.

El asegurador ofrece al participante las siguientes prestaciones:

- Exención del pago en caso de invalidez. - Anticipo del capital asegurado que hubiera debido pagarse en el momento del fallecimiento, si sobreviene invalidez del asegurado. - Pago de una renta de invalidez, desde que se produzca ésta y hasta el término del seguro. - Pago de un capital complementario -normalmente del mismo importe que el capital principal, si el asegurado fallece a consecuencia de un accidente.

2.6.16. EJEMPLO PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO

EJEMPLO 198

98Disponible en: http://foundationcenter.org/getstarted/tutorials/prop_budgt/pbb_span.html 157

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EJEMPLO 299

99Disponible en: http://es.scribd.com/doc/21414615/GRUPOS-Y-CONVENCIONES-1

158

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EJEMPLO 3

159

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2.6.17. TIPOS DE CUOTAS DE INSCRIPCIÓN

Las cuotas de inscripción “es el pago que efectúa una persona asistente a la reunión, para recibir a cambio una serie de beneficios y servicios materiales, sociales o profesionales: Los servicios que reciba un delegado participante a cambio de una cuota de inscripción , estarán sujetos a una serie de consideraciones, las cuales serán definidas desde su inicio por los organizadores”100

La cuota de inscripción nos permitirá recuperar lo invertido y en ocasiones con una utilidad, por eso es necesario saber realizar el cálculo, porque de lo contrario podremos correr el riesgo de tener pérdidas

Las cuotas las encontramos clasificadas en:

Cuotas de inscripción con todo incluido:

Estas cuotas incluyen todo lo que es la transportación, traslados, hospedaje, todos los eventos sociales, deportivos, culturales y turísticos.

Cuota de inscripción limitada:101

Que incluye solo materiales y sesiones de trabajo, con posiblemente uno o dos eventos de carácter social. Se excluyen de la cuota: el costo de transporte, hospedaje, gastos personales, los viajes de reunión previa y posterior, etc.

Cuotas extralimitadas:

Estas cuotas incluyen servicios que solo pueden tener personas locales que asisten al evento, ya que solo incluye la asistencia a las conferencias.

Cuotas de inscripción especiales:

“Las cuotas especiales contemplan los servicios que pueden adquirir acompañantes, algunos visitantes locales y expositores”102

100Cruz Gómez Pablo (1994). Manual para la Organización de congresos y convenciones, Editorial Quinto Sol, México. 101Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 102Tesina, Plan Estratégico para la Planeación, Organización y Gestión de congresos y convenciones y congreso mexicano de medicina geriátrica, México, D.F., 2004 160

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2.6.18. CALCULO DE LA CUOTA DE INSCRIPCIÓN 103

Para poder hacer este trabajo, es necesario tener bien establecidas las políticas que aplicaran en las cuotas y que a su vez garantice los gastos necesarios y los imponderables que lleguen a suceder.

Una fórmula que ayudará en esta labor la siguiente: CR = EV + EF + C CR = EV + EF + C DE

CR = Cuota de registro o inscripción EV = Egresos variables EF = Egresos fijos C = Contingencias DE = Delegados o participantes

Para poder manejar esta formula es necesario considerar:

 El número de delegados o participantes que pagarán sus cuotas de inscripción o registro correspondientes.  Determinar si en el registro de egresos se han estimado los patrocinios, cortesías y contribuciones comprometidas y confirmadas por escrito.  Establecer de forma similar las cuotas correspondientes para los acompañantes, estudiantes, visitantes, expositores, etc.  No olvidar posibles contingencias que deben ser cubiertas por las cuotas de registro.

El ingreso de cada cuota de inscripción deberá de cubrir como mínimo los siguientes elementos:

 Documentación del participante  Coffee breaks (mañana y tarde).  Comidas de trabajo (solo si se incluyen en el programa).  Gastos por ponentes (viajes, retribuciones, etc.)

103Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 161

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 Transportes y actos sociales.

2.6.19. PUNTO DE EQUILIBRIO104

Para la determinación del punto de equilibrio se debe en primer lugar conocer los costos fijos y variables de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que cambian en proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo: materias primas, mano de obra, comisiones, etc.

El punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos, expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las utilidades o perdidas de la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este punto, de tal forma que este viene e ser un punto de referencia a partir del cual un incremento en los volúmenes de venta generará utilidades, pero también un decremento ocasionará perdidas, por tal razón se deberán analizar algunos aspectos importantes como son los costos fijos, costos variables y las ventas generadas.

Cálculo del Punto de Equilibrio

Para efectos del evento la formula que se utilizará para calcular el punto de equilibrio, será la siguiente:

CF Pe = (1-CV / VT) (PVU)

Donde:

Pe = Punto de equilibrio

CF = Costos fijos

CV = Costos variables

VT = Ventas totales

PVU = Precio de venta unitario

104Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 162

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Ejemplo:

Para calcular el punto de equilibrio de un evento, se tiene:

Costos fijos $ 14,000.00

Costos variables $ 30,000.00

Ventas totales $ 55,000.00

Precio de venta unitario $ 1,375.00

Sustitución:

14,000.00 Pe = = 22.40 (1-30,000.00 / 55,000.00) (1,375.00)

Total a vender 22 participantes

163

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CAPITULO 3. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

En esta etapa se marca el orden de actuación del evento, ya sea en la gestión del mismo como Pre – Congreso y Post – Congreso.

La comunicación y coordinación entre organizador, operador profesional y proveedores dará como resultado una secuencia, la cual se vera reflejada en la logística del evento en cualquiera de sus etapas, pre – evento, evento y post – evento.

Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad; la primera impresión que tienen los participantes sobre la organización del evento es un momento fundamental. 105

3.1. PRE – EVENTO106

En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

En el proceso del PRE-evento se realizan las siguientes actividades:

Se contactan los patrocinadores y se confirma su participación en dicho evento. Se realizó un estudio turístico para seleccionar la ciudad y e l lugar sede. Se determinó el aforo Se cotizaron todos los servicios para llevar a cabo el evento. Se eligió a los ponentes en base a su experiencia y conocimientos para así poder transmitirlos y crear un interés entre los participantes. Se realizó el programa del evento conforme a las necesidades del participante. Determinar los temas a tratar mediante talleres, conferencias, etc. Realización de invitaciones, folletos, boletos para el evento. Confirmación de asistencia de todo el personal contemplado en el evento. Confirmación de asistencia de los participantes. Desarrollo de plan promocional Desarrollo de paquetes de alojamiento turístico, programa de acompañantes y de pre y post tours

105Bieber Marion (1983). Como organizar congresos y dirigir seminarios y conferencias. Ibérico - europea de ediciones S.A. Madrid. II.Europea. 106Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 164

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Difusión del evento con corresponsal, viajes de promoción, seguimiento continuo y reuniones de coordinación Redacción y gestión del presupuesto de previsión Control constante de las evoluciones de los costos Estudio gráfico y realización de todos los impresos Promoción particular del evento Colaboración con los comités del congreso para la redacción del programa Contactos con ponentes, moderadores, VIP y cuidado de su hospitalidad Gestión de los resúmenes Gestión de las inscripciones con sistemas informáticos avanzados Equipamiento de la sede del congreso (área expositiva, salas y partes en común, carteles y pancartas) Cuidado del servicio de catering según las exigencias del evento

En base a estos puntos se realiza el presupuesto para verificar que el evento sea rentable y cumplir con nuestros objetivos.

Redestina generalmente para que algunos de los participantes conozcan servicios, productos, instalaciones y toda aquella información general que les permita contar con una visión clara de la importancia del evento.

3.1.1. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL PRE – EVENTO107

Revisar todas las actividades, arreglos y cambios con el oficial de la convención, ejecutivos del hotel, representantes de otras empresas, encargado del auditorio, etcétera. Actividades: juntas, sesiones, exhibiciones, comidas, festejos, tours, etc. Facilidades, equipos y servicios Montaje de los salones (los detalles e instrucciones figuran en las hojas de actividades) Materiales, servicios, etc.,.

Para la convención:

Comidas Bebidas

107Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 165

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Equipo de proyección Cámaras fotográficas Registros Publicaciones y comunicaciones empresas Transporte Servicio de ama de llaves Reservaciones Crédito Staff Menús Entretenimiento Direcciones de servicios públicos Informes Servicios de cajeros Ingeniería electrónica Estacionamiento Teléfonos, telegramas y mensajes Seguridad Procedimientos de cargos

Tres meses antes de la convención deben enviarse al hotel todas las cuentas requeridas e instrucciones solicitadas por el fiador de la organización, incluidos los formularios modelo, la solicitud para una entrevista con el contralor del hotel (o representante) y con el contacto del departamento de ventas.

Dos meses antes del evento se debe confirmar con el contralor y departamento de ventas del hotel, todo lo concerniente a la convención.

Un mes antes es necesario entrevistarse con el contralor y con el contacto del departamento de ventas, para la revisión de:

Hojas de instrucción de cuantas Requisición de cuartos y folio principal Formato de lista de cuartos

Quince días antes de iniciar el evento se debe comunicar a los asistentes la tarifa, así como otros cargos, procedimientos para las cuentas y el patrón de cuentas por cuarto.

166

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3.1.2. EJEMPLOS FORMATOS PRE - EVENTO

Estos ejemplos son un sistema de control que nos ayudará a facilitar y a agilizar todo el protocolo del evento que se pretende llevar a cabo, el cual deberá ser preciso para así evitar contratiempos que perjudiquen la realización del mismo.

Ejemplo 1. FORMATO DE MONTAJE108

FINALIDAD: Revisar y coordinar que los salones en el lugar sede esté de acuerdo a lo planeado. Estará bajo la supervisión del comité de ornato y decoración.

FORMATO DE MONTAJE DIA HORA HORA SALIDA SALON MONTAJE NO.DE OBSERVACIONES ENTRADA DINAMICA PARTICIPANTES

Ejemplo 2. FORMATO DE EQUIPO TECNICO109

FINALIDAD: Controlar el equipo técnico a utilizar en la convención este en buenas condiciones. Estará a cargo del comité de programas.

FORMATO DE EQUIPO TECNICO TIPO DE EQUIPO SALON BUEN ESTADO MAL ESTADO OBSERVACIONES

108Elaboración propia. 109Elaboración propia. 167

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Ejemplo 3. FORMATO DE SEÑALIZACIÓN110

FINALIDAD: Servir de guía a los participantes para localizar algún punto en el WTC. Estará a cargo del comité de ornato y decoración.

FORMATO DE SEÑALIZACION SEÑALIZACION UBICACION VISIBLE OBSERVACIONES

Ejemplo 4. FORMATO DE EDECANES111

FINALIDAD: Ayudar a que se realice de manera adecuada las actividades durante la convención, a ayudar al participante y en su caso al ponente en su participación dentro de esta. Cabe mencionar que las edecanes proporcionarán información necesaria para apoyar al comité organizadores caso de siniestro: Bomba, incendios y sismo. Estará bajo la supervisión del comité de registro.

FORMATO DE MONTAJE NOMBRE DE HORA DE HORA DE UBICACION ACTIVIDAD A OBSERVACIONES EDECAN LLEGADA SALIDA REALIZAR

110Elaboración propia. 111Elaboración propia. 168

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Ejemplo 5. FORMATO DE DIFUSIÓN112

FINALIDAD: Proporcionar que se de un mejor manejo de la publicidad a la convención, con el fin de contar con la audiencia esperada. Estará bajo la supervisión del comité de promoción.

FORMATO DE DIFUSION FECHA TIPO DE MEDIO CONTIENE CLARO Y OBSERVACIONES PUBLICIDAD INFOMACION CONCISO NECESARIA SI NO SI NO

Documentación de los Participantes y Ponentes. Esta se proporcionará para que sepan toda la información necesaria de las dinámicas a realizar como es:

 Programa del evento a realizar por día.  Nombres de los ponentes.  Patrocinadores del evento.  Papelería para notas.  Bolígrafo.  Credencial personal y  Libro de abstracts de todo lo relacionado de cada una de las ponencias de los participantes.

Ejemplo 6. FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN113

FINALIDAD: Supervisar si se entrego la documentación tanto a participantes como ponentes y será entregada por el comité de registro.

FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÒN NOMBRE PARTICIPANTE PONENTE RECIBIO OBSERVACIONES

112Elaboración propia. 113Elaboración propia. 169

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DOCUMENTACION

Ejemplo 7. FORMATO DE REGISTRO DE LOS PONENTES114

FINALIDAD: Conocer la participación de cada uno de los ponentes, en cuanto a sus ponencias. El registro de los ponentes a cada una de las dinámicas a realizar dependerá del comité de registro.

FORMATO DE REGISTRO DE LOS PONENTES NOMBRE DINAMICA SALON DIA HORA OBSERVACIONES

Ejemplo 8. FORMATO DE REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES115

FINALIDAD: Conocer el número y perfil de los participantes a asistir a la convención. Estará a cargo del comité de registro que llevará un control de todos los participantes que se inscriban para asistir al evento.

FORMATO DE REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES Nombre: Dirección: Cd: Estado: C.P: Teléfono: E-mail: Profesión: Especialidad: Inscripción Al Congreso. Del 1 al 28 de Febrero de 2008 $ 00.00 A $ 00.00 Forma de Pago. $ M.N. en la cuenta de Banamex a nombre de ______a la cuenta

114Elaboración propia. 115Elaboración propia. 170

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# ______Pago en efectivo en la caja del lugar sede del evento. FICHA DE INCRIPCION DATOS DE CONGRESISTA

NOMBRE: APELLIDOS RFC/CRED. IFE: No. DE SOCIO: DIRECCIÓN: C. POSTAL: POBLACIÓN: ESTADO: PAIS: E-MAIL: TELÉFONO:

CENTRO DE TRABAJO COMBRE DEL CENTRO: RFC: DIRECCIÓN: C. POSTAL: POBLACIÓN: ESTADO: PAÍS: E-MAIL: TELÉFONO:

Enviar correo a:

( ) Dirección personal Centro de trabajo ( )

FACTURA: ( ) SI ( ) NO La factura se emitirá con estos datos y no se podrá cambiar

( ) Personal ( ) Centro de trabajo

TRANSFERENCIAS BANCARIAS NO. DE CTA CLAVE: ______-

Una vez hecho el pago, enviar la ficha de inscripción y el comprobante del banco al email ______171

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Si va a necesitar factura, indíquelo al mismo correo y proporcione todos los datos necesarios para su elaboración.

NO SE HARAN FACTURAS QUE NO SE HAYAN SOLICITADO AL MOMENTO DE LA INSCRIPCIÓN. UNA VEZ ELABORADA LA FACTURA NO ES POSIBLE HACER CAMBIOS EN LA MISMA .

Toda cancelación posterior, sea cual sea la razón, supondrá la retención de la cuota total y dará derecho a la documentación que se remitirá después del congreso.

Ejemplo 9. FORMATO DE REGISTRO DE POST-TOURS116

FINALIDAD: Coordinar y distribuir de manera adecuada a los participantes que asistirán al post-tour. Estará bajo la supervisión del comité de recepción y hospitalidad.

FORMATO DE REGISTRO DE POST- TOURS NOMBRE EDAD # DE PERSONAS A SUGERENCIAS ASISTIR

¿Por qué asiste al post-tour?

Ejemplo 10. FORMATO DE REGISTRO DE ENVÍO DE CARTAS E INVITACIONES117

FINALIDAD: Llevar un control de las invitaciones que se envían a ciertos invitados, con el objeto de no repetir los envíos.

REGISTRO DE ENVIO DE CARTAS E INVITACIONES ESPECIALES

116Elaboración propia. 117Elaboración propia. 172

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NOMBRE EMPRESA O FECHA DE FECHA DE OBSERVACIONES DEPENDENCIA CONFIRMACIÓN ENTREGA DE CARTA

3.2. EVENTO118

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en su calendarización y al checklist del evento.

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

Cuidado especial por la Inauguración Oficial porque… "quien bien empieza, bien acaba" Sesiones científicas: la calidad en los métodos de presentación y el respecto de los tiempos programados contribuye al éxito del evento entero Acogida de los huéspedes y asistencia por toda la duración del evento. Una oficina de secretaría eficiente, siempre a disposición por cada congresista Secretaría de inscripciones: un programa informatizado, largamente probado, hace más fluida la operación de registración también en la sede del congreso Impresión de las tarjetas de identificación con código de barras en tiempo real Registración de las presencias en sala (con sistema de lector láser) para la adjudicación de los "créditos formativos " Azafatas y personal altamente calificado, que hayan seguido un curso de formación específico Coordinación, transporte y actividades sociales Stands de información permanente

118Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 173

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Atención personalizada de tours y programas de acompañantes Organización de pre y post tours

El cuidado de los detalles, porque es aquel "algo más" que contra distingue nuestros eventos.

Para su adecuada identificación de le denominará “evento magno” y es en su desarrollo que se programan las actividades de trabajo sustantivas que son complementadas con actividades de carácter social.

3.2.1. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL EVENTO119

Tres días antes del evento es necesario revisar los requisitos de la cuenta principal con:

 El contacto del departamento de ventas  El contralor del hotel  El gerente de recepción  El supervisor de contabilidad

Es conveniente establecer la realización de una reunión periódica para verificar los cargos principales de contabilidad, determinando la hora, lugar y nombre del personal encargado, y acordar la fecha y hora de una prerreunión, para efectuar la revisión de la cuenta maestra de contabilidad y determinar nombre de los asistentes

3.2.2. EJEMPLOS FORMATOS EVENTOS

Finalidad. Facilitará conocer todo lo que conlleva, al desarrollo de las dinámicas y así coordinar de manera adecuada todo el evento.

Ejemplo 1. FORMATO DE CONTROL DE TIEMPOS120

FORMATO DE CONTROL DE TIEMPOS DÍA ______LUGAR ______FECHA ______RESPONSABLE ______ACTIVIDAD HORA PREVISTA DE HORA REAL DE INICIO DIFERENCIA EN

119Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 120Elaboración propia. 174

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INICIO MINUTOS

Ejemplo 2. FORMATO CONTROL DEL MATERIAL121

Finalidad. Permitirá registrar el material que haya sido entregado, una vez registrado en el formato, se entregará un vale que será canjeado por el material para las dinámicas.

FORMATO CONTROL DEL MATERIAL NO. DE NOMBRE DEL DINÁMICA RECIBIÓ EL OBSERVACIONES FOLIO PARTICIPANTE MATERIAL SI NO

Ejemplo 3. FORMATO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS122

Finalidad. Nos permitirá llevar un control de la entrada y salida de los alimentos y bebidas que fueron montados en cada sala.

FORMATO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS DÍA SALIDA TIPO DE ALIMENTOS HORARIO OBSERVACIONES MONTAJE ACORDADOS SI NO ENTRADA SALIDA

121Elaboración propia. 122Elaboración propia. 175

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Ejemplo 4. FORMATO DE CONTROL DE PONENTES 123

Finalidad. Este formato se utilizará para el control de los ponentes.

FORMATO DE CONTROL DE PONENTES FECHA DINAMICA NOMBRE DEL DURACIÓN ENTREGO VESTIMENTA OBSERVACIONES PONENTE NOTAS ADECUADA SI NO SI NO

Ejemplo 5. FORMATO DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS EXTERNOS124

Finalidad. Para obtener un mejor resultado en el evento, se llevará a cabo un control de su desempeño del personal.

FORMATO DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS EXTERNOS FECHA PERSONAL LLEGADA CUMPLIO HORARIO OBSERVACIONES A TIEMPO CON SU TRABAJO SI NO SI NO ENTRADA SALIDA

Ejemplo 6. FORMATO DE CONTROL DE DINAMICAS125

Finalidad. Este formato tendrá el control de los salones, montajes, temas, ponentes, equipo, horario y los descansos.

FORMATO DE CONTROL DE DINÁMICAS FECHA NO. TEMA PONENTE SALON MONTAJE HORARIO SE LLEVO DINAMICA ACABO

123Elaboración propia. 124Elaboración propia. 125Elaboración propia. 176

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EXITOSAMENT E ENTRADA SALIDA SI NO

Ejemplo 7. FORMATO DE REVISIÓN DE MONTAJES126

Finalidad. Antes de la convención se revisará que las salas se encuentren de acuerdo al tipo de montaje establecido y al equipo necesario para la realización de las actividades, este formato estará a cargo del Comité de Ornato y Rotulación.

FORMATO DE REVISIÓN DE MONTAJES FECHA DINAMICA SALA MONTAJE HORA DE OBSERVACIONES REVISION

Ejemplo 8. FORMATO DE LISTA DE REGISTRO127

Finalidad. Por medio de este formato se tendrá el control para realizar el registro de los participantes pre inscrito, y así saber si se cubrió el total de la cuota.

FORMATO DE LISTA DE REGISTRO NO. DE NOMBRE DEL PARTICIPANTE MONTO CUBIERTO REGISTRO AL FOLIO FINALIZAR TOTAL PARCIAL (CANTIDAD)

Ejemplo 9. FORMATO FICHA DE REGISTRO128

Finalidad. Por medio de esta ficha, se tendrá un registro de los participantes.

126Elaboración propia. 127Elaboración propia. 128Elaboración propia. 177

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APELLIDOS. ______

NOMBRE. ______

EMPRESA. ______

CARGO. ______

DIRECCIÓN. ______

CIUDAD. ______

TEL. ______C.P. ______

E- MAIL. ______FAX. ______

Ejemplo 10. FORMATO DE PROGRAMA EN GENERAL DE ACTIVIDADES129

Finalidad. Con este formato se tendrá un control de las actividades que se tienen que llevar a cabo durante el evento.

FORMATO DE PROGRAMA EN GENERAL DE ACTIVIDADES FECHA HORARIO ACTIVIDAD

3.3. POST – EVENTO

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:

1) Las actividades de seguimiento y

2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

Se realizan evaluaciones para verificar la calidad del evento y corroborar si se cumplieron los objetivos y expectativas de los participantes.

 Clausura de las prácticas administrativas y fiscales

129Elaboración propia. 178

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 Redacción del presupuesto consuntivo  Agradecimientos a los ponentes y a los patrocinadores

Eventual redacción de una relación conclusiva para la Asociación, con los datos numéricos del evento y el listado de los participantes

Es aquí donde se programan por lo general dos tipos de actividades: La primera de ellas se refiere a los viajes turísticos de extensión y la segunda para cristalizar negociaciones con algunos participantes en específico.

Uno o dos días después de finalizar la convención y antes de abandonar el hotel, es indispensable:

Revisar la cuenta maestra de contabilidad, con original o copias de los cargos Aprobar los cargos presentados Identificar y enumerar los cargos justificados, tratando de cerrarlos Identificar y enumerar los cargos faltantes o atrasados Establecer fechas para: La preparación y envío del estado de cuenta El pago de cada rubro del estado de cuenta La presentación para el pago de los cargos faltantes o atrasados Determinar el resultado final y el pago de los rubros no determinados

Posteriormente se requiere enviar al gerente general del hotel, al director de ventas y al contralor, el estado de cuentas contables, con acuse de recibido por escrito y anexando el informe de los cargos, e identificar los cargos por aclarar, confirmando fecha de resolución.

3.3.1. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL POST – EVENTO

Elaboración de la Memoria: Transcripción de ponencias y sobre los distintos debates habidos en las diferentes sesiones. Cumplimiento de Compromisos: Cancelación de Obligaciones con proveedores. Pago recurso humano contratado para trabajar durante el evento. Devolución de cualquier material o equipo que se haya rentado. Evaluación: Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado.

179

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3.3.2. EJEMPLOS FORMATOS POST – EVENTO

Ejemplo 1. EVALUACIÓN DEL EVENTO130

Finalidad. Conocer el impacto que haya tenido el evento hacia los participantes.

EVALUACIÓN DEL EVENTO Sírvase a contestar el siguiente cuestionario, con el cual ayudara a evaluar el desarrollo del evento marcando con una “X” la opción que más se adecue a su opinión. PREGUNTAS Excelente Bueno Regular Malo 1. Este evento fue pertinente para mi trabajo 2. Este evento ayudó a ampliar mi comprensión del tema/problema 3. Este evento me ayudó a establecer contactos profesionales útiles 4. El evento dejó tiempo para la creación de redes informales. 5. Eficacia del moderador/facilitador del evento para ayudar a lograr los objetivos del evento 6. Utilidad general del evento 7. Los tiempos se ejecutaron conforme al programa general del evento. 8. El grado de conocimientos y habilidades obtenidas se aplican directamente a mi trabajo. 9. La enseñanza del ponente contribuyó a los resultados de aprendizaje que buscaba. 10. Oportunidad de interactuar con los demás participantes.

Ejemplo 2. FORMATO DE EVALUACIÓN DE LOS EXPOSITORES PARA LA CONVENCIÓN131

Finalidad. Conocer sobre la perspectiva que tuvieron los participantes en la organización del evento.

FORMATO DE EVALUACIÓN DE LOS EXPOSITORES PARA LA De Acuerdo En desacuerdo CONVENCIÓN Los requisitos exigidos fueron los adecuados para participar en la convención Los salones y talleres contaron con la luminosidad y materiales adecuados El número de participantes en el curso fueron los esperados

130Elaboración propia. 131Elaboración propia. 180

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Las condiciones para facilitar la asistencia al curso La duración del curso fueron los adecuados. Los tiempos del curso fueron eficientes y precisos.

Ejemplo 3. FORMATO PARA ENTREGA DE MATERIAL RENTADO132

Finalidad. Llevar un control sobre el material que se haya prestado, haya sido devuelto.

FORMATO PARA ENTREGA DE MATERIAL RENTADO CONCEPTO RECIBÍ ENTREGO OBSERVACIONES CONCEPTO RECIBÍ ENTREGO OBSERVACIONES SILLAS TABLONES EQUIPO DE AUDIO EQUIPO DE AUDIOVISUAL EQUIPO DE CÓMPUTO MAMPARAS MESAS

Ejemplo 4. FORMATO DE ANÁLISIS DEL PERSONAL DURANTE EL EVENTO133

Finalidad. Evaluar el desempeño del personal antes, durante y después de llevarse a cabo el evento.

FORMATO DE ANÁLISIS DEL PERSONAL DURANTE EL EVENTO. CONCEPTOS SI NO OBSERVACIONES 1. El personal llego a la hora especificad para realizar sus actividades. 2. El personal realizó sus actividades sin contratiempos.

3. El personal estuvo atento a las indicaciones que se daban durante el evento. 4. Todo el personal portaba el uniforme distintivo.

5. El personal contaba con todo su material y herramientas de trabajo y en buen estado. 6. El personal fue atento y amable con todos los participantes del evento. 7. Todo el personal contaba con su programa de actividades.

132Elaboración propia. 133Elaboración propia. 181

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8. El personal fue responsable y respetuoso con sus coordinadores de área. 9. El personal demostró honestidad y profesionalismo durante todo el evento. 10. El trato del personal hacia las personas del recinto fue el adecuado.

Ejemplo 5134

Finalidad: Conocer el interés de los participantes sobre el evento. LE PEDIMOS NOS REGALE UN MOMENTO DE SU TIEMPO PARA CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO QUE SERVIRÁ DE APOYO PARA LA REALIZACIÓN DE FUTUROS EVENTOS.

1.- ¿Las ponencias comenzaron a tiempo?

( ) SI ( ) NO

2.- ¿Las exposiciones fueron con un lenguaje entendible y claras?

( ) SI ( ) NO

3.- ¿Las ponencias comenzaron a tiempo?

( ) SI ( ) NO

4.- ¿El material fue el idóneo para el desarrollo de las actividades?

( ) SI ( ) NO

5.- ¿Las ponencias fueron de su interés y motivacionales para profundizar más sobre el tema?

( ) SI ( ) NO

6.- ¿Existieron conclusiones por parte de los ponentes con relación a sus temas?

( ) SI ( ) NO

LE PEDIMOS NOS REGALE UN MOMENTO DE SU TIEMPO PARA CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO QUE SERVIRÁ DE APOYO PARA LA REALIZACIÓN DE FUTUROS EVENTOS.

7.- ¿Los ponentes utilizaron material de apoyo para el mejor aprendizaje de su tema?

( ) SI ( ) NO

8.- ¿Considera que el tema tenga algún beneficio para la sociedad?

( ) SI ( ) NO

9.- ¿Consideras que el comité organizador estuvo al tanto del desarrollo de la organización del evento?

( ) SI ( ) NO

10.- ¿Considera que la organización del evento fue buena?

( ) SIEjemplo ( 5) NO: FORMATOS DE EVALUACIÓN DEL PONENTE PARA LOS COORDINADORES DEL 135 ¿Por qué?EVENTO

______

134Elaboración propia. 135Elaboración propia. 182

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Finalidad. Evaluar a nuestros ponentes para considerar su participación en algún otro evento posteriormente.

FORMATOS DE EVALUACIÓN DEL PONENTE PARA LOS COORDINADORES DEL EVENTO

Nombre del ponente: ______Día de presentación: ______

Tema de su ponencia: ______Duración: ______Favor de marcar con una X el paréntesis sobre las ponencias de cada uno de los expositores. 1.- ¿El ponente llegó a tiempo al recinto? ( ) SI ( ) NO

2.- ¿El ponente contaba con una presentación del tema? ( ) SI ( ) NO

3.- ¿El ponente cumplió con el objetivo de su exposición? ( ) SI ( ) NO

4.- ¿El ponente fue claro al dar su tema? ( ) SI ( ) NO

5.- ¿La presentación personal del ponente fue la adecuada? ( ) SI ( ) NO

6.- ¿El ponente aclaró dudas de los participantes? ( ) SI ( ) NO

7.- ¿El ponente respeto el tiempo establecido para su exposición? ( ) SI ( ) NO

8.- ¿El ponente fue respetuoso con todo el personal del evento? ( ) SI ( ) NO

9.- ¿El ponente siempre mostró entusiasmo y dinamismo ante los participantes? ( ) SI ( ) NO

10.- ¿El ponente tenía dominio completo del tema?

( ) SI ( ) NO

Ejemplo 6. FORMATOS DE EVALUACIÓN DEL PONENTE136

Finalidad. Evaluar el contenido y presentación del ponente por parte de los participantes.

136Elaboración propia. 183

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FORMATOS DE EVALUACIÓN DEL PONENTE Favor de marcar con una X el número que consideres el adecuado para contestar las siguientes preguntas de acuerdo a los significados de cada columna Alternativa A: (5) Muy de acuerdo (4) De acuerdo (3) Ni de acuerdo, ni en desacuerdo (2) En desacuerdo (1) Muy en desacuerdo PREGUNTAS 1 2 3 4 5 1. Los ponentes fueron puntuales al comenzar su exposición. 2. Cada ponente contaba con su presentación en diapositivas. 3. Los ponentes cumplieron con los objetivos de cada tema. 4. Los ponentes fueron claros al momento de exponer su tema. 5. La presentación de cada ponente fue el adecuado para este evento. 6. Los ponentes aclararon dudas de los participantes. 7. Cada ponente respeto sus tiempos de exposición. 8. Los ponentes se mostraron a cada momento respetuoso. 9. Los ponentes mostraron siempre entusiasmo y dinamismo al exponer. 10. Cada ponente mostró dominio sobre el tema tratado. 11. Los ponentes incentivaron la participación de las personas, 12. Cada ponente actuó con profesionalismo. 13. Los ponentes se mostraron atentos a la pregunta de las personas. 14. Cada ponente mostró secuencia en su exposición 15. Los ponentes hacían críticas constructivas sobre los temas presentados.

Ejemplo 8. TABLA DE INSPECCIÓN DEL RECINTO PARA DESLINDAR RESPONSABILIDADES137

Finalidad. Realizar una inspección del recinto después del evento para verificar la devolución de las instalaciones sean en buen estado.

TABLA DE INSPECCIÓN DEL RECINTO PARA DESLINDAR RESPONSABILIDADES CONCEPTOS EN BUENAS EN MALAS OBSERVACIONES CONDICIONES CONDICIONES PAREDES DE LOS SALONES INSTALACIONES ELÉCTRICAS INSTALACIONES DE AGUA INTALACIONES DE DRENAJE ALFOMBRAS EQUIPO DE AUDIO EQUIPO DE MONTAJE BAÑOS PASILLOS PILARES

137Elaboración propia. 184

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Ejemplo 9. FORMATO DE ANÁLISIS DEL RECINTO SEDE DE NUESTRO EVENTO138

Finalidad. Evaluar la calidad del servicio prestado por parte del recinto para futuras contrataciones.

FORMATO DE ANÁLISIS DEL RECINTO SEDE DE NUESTRO EVENTO. CONCEPTOS SI NO OBSERVACIONES 1. El recinto cumplió con nuestras expectativas.

2. Cumplieron con todo lo especificado en el contrato.

3. El trato del personal del recinto fue de respeto y solidario 4. Siempre fueron atentos durante todo el evento.

5. Apoyaron en todo momento a lograr el éxito del evento. 6. No obstaculizaron en ningún momento la ejecución del evento. 7. Todo el material requerido se nos entrego en tiempo y forma. 8. No hubo exceso de gastos por parte del recinto.

9. Todos los insumos fueron entregados con calidad y en buen estado. 10. Los salones se nos entregaron a la hora fijada para realizar los montajes y decoración de los mismos.

Ejemplo 10. FORMATO DE ANÁLISIS DEL MONTAJE Y DESMONTAJE DE COFFEE BREAK139

Finalidad. Evaluar la responsabilidad y cumplimiento de las indicaciones al recinto durante el tiempo en que se llevó a cabo el evento con respecto al coffee break.

FORMATO DE ANÁLISIS DEL MONTAJE Y DESMONTAJE DE COFFEE BREAK CONCEPTOS SI NO OBSERVACIONES 1. El equipo del coffee break estaba en buenas condiciones. 2. El mobiliario del coffee break fue el solicitado.

3. El montaje del coffee break fue el especificado para el evento. 4. Los insumos cubrieron la demanda del evento.

5. El café y los insumos estuvieron en la mesa del coffee break en el tiempo especificado. 6. El café fue de buena calidad.

7. Los materiales y utensilios contaban con la higiene mínima para el servicio. 8. Hubo exceso de gastos en el servicio de coffee break.

9. Todos los insumos fueron entregados con calidad y en buen estado. 10. El montaje y desmontaje del coffee break fueron en tiempo y forma durante el evento.

138Elaboración propia. 139Elaboración propia. 185

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CAPITULO 4. PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

Cada uno de los elementos citados anteriormente tiene su propio papel y utiliza unas herramientas de gestión. Estas herramientas no son sino técnicas y estrategias de mercadotecnia, a través de las cuales se obtiene la respuesta a los interrogantes propios de cualquier gestión: Las famosas cuatro P (Jerome McCarthy), que obedecen a los cuatro factores en los que se fundamenta toda la gestión de marketing.

PRODUCTO  Asesoría al convocante QUE  Organización del evento  Contratación de servicios  Otros PLAZA  Comunicaciones DONDE  Capacidad hotelera  Oferta cultural, ocio, estabilidad y política PRECIO CUANTO  La competencia  El valor percibido del producto PROMOCIÓN COMO  Folleto e imagen  Presentación de la empresa  Actividad  Experiencia

4.1.1. SUGERENCIAS PARA LA PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE EVENTOS140

El diseñar la mezcla promocional depende de dos aspectos de vital importancia para el evento:

. La segmentación del mercado objetivo por área demográfica; y . Motivo de asistencia

140Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México 186

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De la misma manera, es importante contemplar el presupuesto destinado para la promoción.

Una vez conociendo los aspectos antes mencionados se podrá llevar a cabo la promoción y comercialización del evento de manera adecuada, para lo cual habrá que seleccionar la mezcla promocional ideal. Ésta se puede realizar a través de los siguientes medios:

. Publicidad . Internet . Anuncios . Correo directo . Sitios Web para eventos . E—Marketing

Se sugiere elaborar un cronograma para promocionar y comercializar el evento, el cual estará influido por la fecha en que se realizará el evento.

Cronograma para promocionar y comercializar el evento.141

FECHA ACCIÓN A REALIZAR 1 año antes del evento Promoción publicitaria en eventos actuales alusivos al futuro evento. 10 meses antes del evento Envío de invitaciones del evento vía electrónica auxiliándose de las listas predeterminadas. 4 meses antes del evento Envío de folletos informativos con las características esenciales explícitas del evento. 2 meses antes del evento Renvío de invitaciones y envío de recordatorios para quienes aún no han iniciado su inscripción. 15-2 meses antes del evento Envío de material promocional del evento vía electrónica para destacar la importancia del evento y atraer a los visitantes.

Envío de cartas personalizadas a visitantes V.I.P. estimulando su participación y solicitando su apoyo para promocionar el evento con otras empresas.

141Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México 187

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4.1.2. MEZCLA PROMOCIONAL142

La mezcla de promoción, también conocida como mix de promoción, mezcla total de comunicaciones de marketing, mix de comunicación o mezcla promocional, es parte fundamental de las estrategias de mercadotecnia porque la diferenciación del producto, el posicionamiento, la segmentación del mercado y el manejo de marca, entre otros, requieren de una promoción eficaz para producir resultados.

La mezcla de promoción o "mezcla total de comunicaciones de marketing de una empresa, consiste en la combinación específica de herramientas de publicidad, promoción de ventas, relaciones públicas, ventas personales y marketing directo que la empresa utiliza para alcanzar sus objetivos de publicidad y marketing"

Herramientas de la Mezcla de Promoción:143

A continuación, se detallan las principales herramientas de la mezcla de promoción junto a una breve explicación:

Herramienta Explicación

Publicidad Cualquier forma pagada de presentación y promoción no personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador identificado.

Venta Personal Forma de venta en la que existe una relación directa entre comprador y vendedor. Es una herramienta efectiva para crear preferencias, convicciones y acciones en los compradores.

Promoción de Ventas Consiste en incentivos a corto plazo que fomentan la compra o venta de un producto o servicio. Por ejemplo: Muestras gratuitas, cupones, paquetes de premios especiales, regalos, descuentos en el acto, bonificaciones, entre otros.

Relaciones Públicas Consiste en cultivar buenas relaciones con los públicos diversos (accionistas, trabajadores, proveedores, clientes, etc...) de una empresa u organización.

Marketing Directo Consiste en establecer una comunicación directa con los consumidores individuales, cultivando relaciones directas con ellos mediante el uso del teléfono, el fax, correo electrónico, entre otros,

142Staton William, Etzel Michael y Walker Bruce (2004).Fundamentos de marketing, 13a Edición, México, D.F 143Disponible en: http://www.marketingpower.com/ 188

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con el fin de obt ener una respuesta inmediata.

Merchandising Es el conjunto de técnicas destinadas a gestionar el punto de venta para conseguir la rotación de determinados productos.

Publicidad Blanca Consiste en la forma impersonal de estimular la demanda o de influir en la opinión o actitud de un grupo hacia la empresa, a través de una comunicación en medios masivos que no paga la empresa u organización que se beneficia con ella.

4.1.2.1. EJEMPLOS MEZCLA PROMOCIONAL

Ejemplo 1 144

PRODUCTO

144Disponible en: http://intranet.ciidiroaxaca.ipn.mx/eventos/canopy2012/?q=node/31 189

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PRECIO

190

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PLAZA

Está dirigido a biólogos, ecólogos, ingenieros forestales, botánicos, gestores ambientales y servidores públicos ambientales y científicos de ciencias sociales que trabajen en incrementar nuestro entendimiento del funcionamiento y uso sustentable del dosel de los bosques y los organismos que lo habitan.

191

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Ejemplo 2 145

PRODUCTO

145Disponible en: http://www.mercadotecnia.foro-mundial.org/ 192

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PRECIO Y PLAZA

193

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194

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195

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Ejemplo 3146

PRODUCTO

PRECIO

146Disponible en: http://www.congresoretosyexpectativas.udg.mx/sede2010/index.html 196

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PLAZA

197

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UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA

198

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4.1.3. IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS QUE SE DEBEN INCLUIR EN LA MEZCLA PROMOCIONAL147

El objetivo de la mezcla promocional es la difusión de las características del producto o servicio. Es un plan general de forma creativa que vincula varios ingredientes seleccionados, que se coordinan en las actividades siguientes:

Promoción. Usa todos los instrumentos de la combinación del marketing, su función principal es una comunicación persuasiva.

Promoción de ventas. Todas aquellas actividades de promoción las cuales no incluyen las ventas y publicidad personales, molesta o gratuita, la cual tiende a estimular al consumidor y la tendientes a estimular los campos del consumidor y la eficacia de los intermediarios. Aquellos responsables de la mercadotecnia usan la promoción de ventas para lograr la mejora en la eficacia de otros elementos de la mercadotecnia.

Publicidad. Es el conjunto de actividades el cual tiene como objeto presentar a un cierto grupo un mensaje empresarial, ya sea en forma oral o visual ya sea con referente a un producto, servicio, idea patrocinada y diseminada, por todos los medios masivos de difusión.

Este método promocional es flexible, ya que proporciona la oportunidad a las empresas de llegar a grandes audiencias o poder concentrase en una más pequeña la cual estará bien definida. Es un método muy eficaz en cuanto al costo, ya que este es muy bajo; además, permite la repetición del mensaje muchas veces para poder tener una mayor penetración publicitaria.

Su objetivo principal es estimular las ventas ya sea de manera inmediata o en el futuro. Las metas publicitarias según Kotler son:

Exposición.- Comunicar un anuncio por cualquier medio, sin que esto signifique que todo el público necesariamente los haya visto. Conocimiento.- Lograr que la gente recuerde o reconozca el anuncio, el mensaje. Actitudes.- Medir el impacto de la campaña anunciadora en las actitudes de la gente. Ventas.- El fin concreto de la campaña publicitaria.

147Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México 199

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4.1.4. DISEÑO DE LA MEZCLA PROMOCIONAL – IMAGEN DEL EVENTO – PAGINA WEB148

Una mezcla de promoción es la combinación de ventas personales, publicidad, promoción de ventas y relaciones públicas de una organización. Una mezcla promocional efectiva es parte fundamental prácticamente de todas las estrategias de marketing. La diferenciación de producto, el posicionamiento, la segmentación de mercado, el comercio y el manejo de marca, el aumento de línea en precios altos y en precios bajos y el uso de marca requieren una requieren todos una promoción eficaz. El diseño de una mezcla promocional efectiva comprende un número de decisiones estratégicas alrededor de cinco factores:

Auditorio de meta Objetivo del esfuerzo de promoción. Naturaleza del producto Etapa del ciclo de vida del producto Cantidad de dinero disponible para la promoción.

Auditorio de meta:

Este influirá mucho en las decisiones sobre la mezcla promocional. El objetivo puede ser el de los consumidores finales, que se definirán aún más en clientes actuales y nuevos prospectos. Algunos expertos en mercadotecnia (como los de las empresas jugueteras y las de comida rápida) dirigen muchos de sus esfuerzos a quienes toman decisiones, más que a los compradores reales.

En algunos casos, el objetivo consiste en intermediarios, a fin de conseguir su apoyo en la distribución de un producto; o bien, en el caso de una compañía punto de hacer una oferta de Acciones, el objetivo es la comunidad inversionista.

Los consumidores finales y los intermediarios compran a veces el mismo producto, pero requieren promociones diferentes. Un programa de promoción dirigido principalmente a los intermediarios se le llama “Estrategia de Empujar” y al dirigirlo primariamente a los usuarios finales “Estrategia de Jalar”

Estrategia de Empujar:

148Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 200

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Cuando un miembro de canal dirige su promoción directamente a los intermediarios que son el siguiente eslabón adelante en el canal de distribución. El producto es “empujado” a lo largo del canal.

Una estrategia de empujar abarca una gran cantidad de ventas personales y de promoción de ventas, lo que incluye concursos de venta y exhibiciones en exposiciones comerciales Esta estrategia promocional es apropiada para muchos fabricantes de productos de negocios, así como para bienes de consumo indiferenciados o que no tienen una fuerte identidad de marca.

Estrategia de Jalar: Aquí la promoción se dirige a los usuarios finales, por lo común a los consumidores últimos. La intención es motivarlos a que pidan el producto a los detallistas, estos, a su tiempo pedirán el producto a los mayoristas, y los mayoristas lo pedirán al productor. En realidad, la promoción entre los consumidores esta ideada para “Jalar del producto” a lo largo del canal. Esta estrategia se apoya en intensas publicidad y promoción de ventas, como los premios, las muestras y las demostraciones en tienda.

Cuando se presenta un producto nuevo, se debe informar a los compradores prospectos de su existencia y beneficios, y hay que convencer a los intermediarios de que lo manejen, por consiguiente, tanto la publicidad (entre consumidores) como la venta personal (entre los intermediarios) son cruciales en la etapa introductoria. En la presentación de un nuevo producto ofrece asimismo excelentes oportunidades para la publicidad no pagada. Más adelante si el producto tiene éxito, la competencia se intensifica y se hace más hincapié en la publicidad persuasiva

Objetivo del esfuerzo de promoción.

Un auditorio meta puede estar en cualquiera de seis etapas de disposición a la compra. Estas etapas son: Conciencia, conocimiento, agrado, preferencia, convicción y compra y se les llama “Jerarquía de efectos”, porque representan las etapas por las que pasa el comprador en su camino a la compra, y cada una también describe un objetivo o efecto posibles de la promoción.

6 etapas de disposición a la compra:

Conciencia: La tarea del vendedor es hacer que los compradores sepan que el producto o la marca existen. El objetivo es crear familiaridad con el producto y el nombre de marca. 201

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Conocimiento: El conocimiento va más allá de la conciencia del producto para entender las características de esté Agrado

Se refiere a lo que el mercado siente por el producto. La promoción puede utilizarse para mover a un auditorio conocedor de la indiferencia al agrado por una marca. Una técnica es común es asociar el articulo con un símbolo o persona atractivos.

Preferencia Crear preferencia implica distinguirse entre marcas de modo que al mercado le parezca más atractivas la marca de usted que las alternativas. No es raro gustar de varias marcas del mismo producto, pero el cliente no puede tomar una decisión mientras no se prefiera una marca sobre las alternativas. Los anuncios de comparación contra los competidores tienen como fin crear una preferencia.

Convicción La convicción entraña la decisión o compromiso real del comprar. El objetivo de la promoción en este caso es acrecentar la necesidad del comprador. Probar un producto y experimentar los beneficios de usarlo son muy eficaces para fortalecer la convicción de que es necesario poseerlo.

Compra Incluso los clientes convencidos de que deben comprar un producto pueden aplazar indefinidamente la compra. El inhibidor puede ser un factor de situación, como no tener de momento el dinero suficiente, o una resistencia natural al cambio.

Los esfuerzos promociónales se encaminan también a obtener compras de repetición o a crear lealtad entre clientes que han comprado un producto.

Naturaleza del producto

Varios atributos de producto influyen en la mezcla de promoción. Se consideran tres que son especialmente importantes:

Valor unitario Un producto de bajo valor unitario suele estar relativamente exento de complicaciones, acarrea poco riesgo para el comprador y atrae necesariamente a un mercado masivo para sobrevivir.

202

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II. Individualización (Hechura a la orden y a la medida) Los beneficios de muchos productos estandarizados pueden comunicarse de manera efectiva con la publicidad. Sin embargo, suele ser necesaria la venta personal cuando un producto debe adaptarse a las necesidades específicas del cliente. Así pues, cabria esperar que en la mezcla de promoción de servicios, como la remodelación de casas, o de bienes, como la ropa costosa se haga énfasis en la venta personal. A medida que la personalización se abre paso en más categorías de productos, crece la importancia de las ventas personal.

III. Servicio preventa y posventa Los productos de los que tiene que hacerse demostración, aquellos con los que se hace trueque parcial, y los que requieren servicio frecuente para mantenerlos en buenas condiciones de funcionamiento, se prestan a la venta personal.

Etapa del ciclo de vida del producto

La etapa del ciclo de vida de un producto influye en las estrategias de promoción del mismo.

Cuando se presenta un producto nuevo, se debe informar a los compradores prospectos de su existencia y beneficios, y hay que convencer a los intermediarios de que lo manejen, por consiguiente, tanto la publicidad (entre consumidores) como la venta personal (entre los intermediarios) son cruciales en la etapa de introducción. En la presentación de un nuevo producto ofrece asimismo excelentes oportunidades para la publicidad no pagada. Mas adelante si el producto tiene éxito, la competencia se intensifica y se hace más hincapié en la publicidad persuasiva.

Cantidad de dinero disponible para la promoción.

Independientemente de la mezcla de la promocional que más convenga, la cantidad de dinero disponible para la promoción es con frecuencia el factor determinante de la mezcla. Un negocio con amplios fondos puede hacer un uso más eficaz de la publicidad que una empresa con recursos financieros limitados.

Una estrategia de bajo presupuesto está limitada solo por la imaginación del vendedor. El así llamado marketing virtual o vírico abarca crear una situación en la que los consumidores difunden información acerca de una compañía o marca a otras personas. Solo difiere de la publicidad de boca en boca porque la compañía estimula intencionadamente el flujo comunicativo. 203

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IMAGEN DEL EVENTO

Estos se ven reflejados en el logo y el slogan, estos han de identificar el evento con sus objetivos.

Los creativos de publicidad son los profesionales que estudian la mejor opción, teniendo en cuenta que el logotipo ha de ser susceptible de ser ampliado o reducido sin que ello pierda identidad, diseño y atractivo. Tanto el logotipo como el slogan deben aparecer en la primera documentación que se emita relacionada con el evento.

Una vez elegidos los elementos que se han de incluir en la Mezcla Promocional (ver cuadro) se procederá a elaborar el PLAN DE MEDIOS

4.2. PLAN DE MEDIOS149

1. El plan de medios: definición y estructura.

El plan de medios se define como el proyecto de distribución de mensajes publicitarios en los medios de comunicación para un tiempo determinado. Su estructura consta de unos hechos previos que lo originan y condicionan o antecedentes; metas que se quieren conquistar u objetivos; caminos entre los cuales se ha optado para alcanzar esas metas o estrategia; de pasos concretos que se tienen que dar, con sus fechas y costos o tácticas y presupuesto; y finalmente, la explicación de por qué se eligió un proceso u otro o racional, y la verificación de su cumplimiento y resultados: el control del plan de medios.

El Plan de Medios es una de las funciones estratégicas de la publicidad. Puede considerarse como la parte medular de la campaña de publicidad, ya que proporciona un método disciplinado para la elaboración de la estrategia.

Debe coordinarse con la estrategia general de mercadotecnia, así como con otros aspectos del plan de publicidad y promoción.

Etapas que conforman el Plan de Medios

149Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 204

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ETAPAS DEL PLAN DE MEDIOS A) Análisis Preliminar. B) Definición de Estrategias. C) Implementación de Tácticas.

D) Control de Presupuesto.

A) Análisis Preliminar.

Su objetivo es conocer la situación actual del mercado, la marca misma, la competencia y también los objetivos y planes de la empresa.

B) Definición de Estrategias.

Una vez que se haya analizado la información preliminar, el departamento de medios y la agencia de publicidad comienzan a desarrollar la parte estratégica del plan.

Esto comprende:

 Definir postura de medios (peso publicitario).

 Definir target group (grupo de audiencia).

 Definir regionalidad (área geográfica).

 Definir estacionalidad (época del año).

Para iniciar un plan de medios el departamento de medios se cuestiona lo siguiente:

¿Cuánto?

¿En donde? Dirigir el Esfuerzo Publicitario

¿Cuándo?

¿A quién?

205

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Aquí es donde interviene el anunciante, ya que se dará un análisis conjunto de la información que genere el proceso mercado lógico y que pueda ser necesaria para definir el plan estratégico de medios.

Con la información generada por el anunciante el departamento de medios responderá a las preguntas previamente formuladas.

Postura de Medios ¿Cuánto? Regionalidad ¿En donde? Estacionalidad ¿Cuando? Target Group ¿A quién?

 Postura de Medios.

Se refiere a la información mínima para definir que intensidad tendrá el esfuerzo publicitario, independientemente del porcentaje contra ventas, margen y utilidad que persiga la marca es la siguiente:

- Planes, estrategias y objetivos de mercadotecnia.  Regionalidad. Mediante este se definirá en que áreas o ciudades se desarrollara el plan.

 Estacionalidad. Los ejecutivos involucrados en el desarrollo de un plan de medios deben de detectar en que épocas del año existen mayores oportunidades de que la publicidad genere ventas.

 Target Group. Es la información acerca de nuestro grupo de audiencia, es decir, a quien va dirigido el esfuerzo publicitario, y sus puntos mas importantes son los siguientes:

 Clasificación psico-socio-demográfica del consumidor.

 Definir quien es nuestro consumidor primario y secundario.

 Definir quien realiza la compra del producto.

206

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 Definir si existen diferencias entre nuestro consumidor y el consumidor de la competencia.

 Posicionamiento y estrategia creativa.

C) Implementación de Tácticas.

Una vez que se han definido las estrategias primarias podemos definir las tácticas que adoptara el plan.

TÁCTICAS BÁSICAS Reach and Frequency. Scheduling. (Alcance y Frecuencia). (Distribución Cronológica).

Máximo reach-frequency. Máximo reach-frequency.  Durante el lanzamiento o Campaña Flat. relanzamiento de un producto.  Continuas.  Cambio de estrategia creativa.  Uniformes. Énfasis en reach.  Sin interrupciones.  Post-lanzamiento.  Sin variaciones en peso publicitario.  Bajo conocimiento de la marca.  Baja recordación publicitaria.

Énfasis en frequency. Énfasis en reach.  Marca establecida v.s. marca Flighting. nueva.  Periodos dentro y fuera del aire.  Reforzar o fomentar lealtad de  Maximizar presupuesto. marca.  Pesos publicitarios.  Defender heavy users.  Más competitividad.

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D) Control del Presupuesto.

Anualmente cualquier empresa turística tienen que decidir en base a una meta especifica cuanto dinero van a emplear en publicidad, para poder determinar el presupuesto publicitario los métodos mas usuales son:

MÉTODOS PARA DETERMINAR PRESUPUESTO PUBLICITARIO.

Método Permisible.  Se basa en suposiciones de las cantidades posibles de erogar o bien, a partir de un presupuesto global se resta lo de otros departamentos.

Método de Porcentaje de Ventas  Tiene una relación directamente proporcional con niveles de venta del ciclo de vida del servicio. Método de Objetivos y Tareas  Se deberán establecer los objetivos publicitarios, definir tareas y acciones, realizar un cálculo de las erogaciones para determinar el presupuesto de la campaña.

Aprobación del Presupuesto  Se someten ante los niveles jerárquicos superiores a fin de realizar los ajustes necesarios y consecuentemente obtener la aprobación.

4.2.1. EJEMPLO PLAN DE MEDIOS

Ejemplo 1. “Turismo de Almería”150

Análisis preliminar. Almería es la capital de la provincia española, su ciudad mas grande y la que posee un mayor patrimonio histórico y cultural. Su Alcazaba es el monumento árabe mas extenso de España, emblema de su riqueza histórica.

Es puerta y parte del Parque Cultural de Cabo de gata, y uno de los enclaves mas estratégicos para disfrutar de este patrimonio natural. La oferta de sol y playa, cuenta con

150Disponible en: http://www.slideshare.net/marketingpolitico/estrategia-turismo-de-almeria

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algunas de las playas mas emblemáticas de la provincia, por otro lado; la oferta de ocio y servicios es la mas extensa y variada de la provincia. Su ubicación geográfica y excelentes comunicaciones le sitúan en el punto estratégico para disfrutar de todas las posibilidades de la Costa de Almería.

En 2009 no se considera como destino turístico preferente , ni siquiera en una visita obligada para los que pasan una estancia prolongada en los destinos de sol y playa del Levante y Poniente. La cuidad carece de un posicionamiento como destino turístico tanto como ciudad de sol y playa, como el terreno de “visita cultural obligada”.

Almería es actualmente sinónimo de “Cuidad carente de atractivos” en un entorno de ofertas turísticas con fuertes marcas.

MARCA Posicionamiento actual. La escasa puesta en valor del patrimonio histórico y natural del municipio sigue siendo un obstáculo para la potenciación de una Entorno urbano con escasos marca con fuertes atributos. atractivos para el visitante. Los atractivos del municipio son escasamente conocidos, al menos bajo la marca “Almería”. 10 años perdidos La apuesta por el denominado “turismo residencial” en la ultima década ha limitado el crecimiento de la infraestructura hotelera y de servicios. El posicionamiento como destino turístico vacacional se ha visto incluso deteriorado. El Toyo, un referente que no La gran apuesta del municipio en el terreno turístico ha sido E acaba de consolidarse. Toyo.

Casi todas las expectativas se han visto frustradas a corto plazo. Un lustro después de su lanzamiento sigue siendo una marca turística sin consolidar.

Análisis de la competencia. Las grandes marcas turificas del sureste.

Son destinos fuertemente consolidados. Tienen una imagen ampliamente difundida internacionalmente. Son referentes en el turismo de sol, playa y golf. Su oferta complementaria cultural y de ocio tiene un fuerte posicionamiento de marca.

Poniente y levante de la Costa de Almería.

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Sus propuestas turísticas son esencialmente temáticas (sol y playa, espacios naturales). Su oferta complementaria es limitada, sobre todo en lo que ocio y cultura se refiere. Su marca tiene en ocasiones mas peso que la del propio entorno en que se encuentra (Costa de Almería): Roquetas de Mar, Mojácar, entre otros. Su imagen se relaciona con un turismo masivo, del nivel medio y medio bajo.

Definición de estrategias.

Actual. Almería es una ciudad sin especiales atractivos para quienes visitan otros destinos turísticos del Sureste, e incluso de la Costa de Almería.

Deseado. Almería, es una visita imprescindible para quienes vienen al Sureste español. Posee un patrimonio cultural, histórico natural que no se puede perder.

¿Por qué quiero posicionarme así?

Almería tiene atributos diferenciales que la hacen única. Fue cuna de la cultura Ibérica, una de las grandes ciudades de Al – Andalus (durante siglos, mayor que Granada) y la cuidad mas floreciente de la Andalucía decimonónica, y todo ello se refleja en su patrimonio monumental. Además es puerta y parte del Parque Natural de Cabo de Gata.

Target de comunicación.

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Como son, como piensan

 Buscan descanso, entretenimiento y buen clima.  Temen que una mala elección les estropee sus vacaciones.  Planifican sus vacaciones durante semanas o meses. Cuando van a comprar el producto saben lo que quieren.  Les gusta comparar, y para ello utilizan los recursos que les aporta internet.  No quieren escuchar frases publicitarias sino información y asesoramiento.  Valorar mucho las experiencia contada por quienes han visitado el destino con anterioridad.  Están dispuestos a valorar y contar su experiencia a futuros visitantes.  Proceden del centro y norte peninsular y de países de la Unión Europea (UK, Alemania, etc..)

Secundario.

 Empresarios del sector.  Población general de Almería.  Medios de comunicación.  Lideres de opinión.

Objetivo. Convertirlos en agentes activos de la marca y de su estrategia de comunicación. Contar con su complicidad como agentes de comunicación reticular.

¿Dónde queremos llegar?

 Queremos dotar a la marca Almería de las cualidades que echan en falta muchos visitantes de la Costa de Almería: Histórica monumental, cultural, natural, activa.  Convertirla en una visita de referencia para quienes pasan unos días, semanas de vacaciones en el Sureste Español.  Facilitarles toda la información que buscan para descubrir y disfrutar de su estancia en la Cuidad.  Convivir con ellos en los espacios en los que disfrutan preparando su viaje.  Convertirnos en acompañantes afables y amistosos, que le guían para que tenga la mejor experiencia durante su estancia en la cuidad.

¿Cómo llegamos ahí?

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Almería ha de proponer modos y modelos para disfrutar de su oferta monumental, cultural, natural y de ocio. La comunicación ha de ser el acompañante y amigo del visitante.

Debemos estar en los medios en los que el target se comunica, interactuando con él y dando respuestas a sus demandas de información.

Lo importante será formar parte de su entorno de comunicación viajera. Descubrirle una cuidad que merece la pena visitar, estando presente en los espacios donde ellos buscan ese tipo de revelaciones.

Almería debe presentarse como una cuidad amigable y cercana. Servicial y hospitalaria. Orgullosa de su patrimonio histórico y natural. Y lo debe expresar, con una puesta en valor de sus posibilidades para el visitante. Quien visita Almería encuentra todo el soporte necesario para sacar el mayor partido a su estancia.

Tono de la comunicación.

 Informativo y práctico, alejado de la palabrería comercial.  Amigable y sencillo, coloquial y directo.  Diseñado para dar respuesta a las necesidades informativas del visitante.  El tono de nuestra comunicación debe reflejar las motivaciones y estados vitales que espera satisfacer el visitante que acude al Sureste. Un tono relajado, tranquilo, divertido cargado de sorpresas.  Almería va ser el descubrimiento íntimo y secreto. La experiencia que nadie visite el sureste de debería perder.  El tono debe convertirse en un código personal. En un dialogo de tu a tu.

Objetivos de comunicación.

 Lograr presencia en los medios en los que se busca información y se lleva a cabo la contratación de servicios vacacionales.  Relacionarse con el target compartiendo con ellos los espacios en los que transmiten sus experiencias viajeras.  Motivar a los ciudadanos de Almería, a sus empresas y a las personas que han visitado la cuidad para que se conviertan en agentes activos de la comunicación positiva sobre Almería.  Dotarlos de argumentos y herramientas para que esa comunicación se lleve a cabo de forma efectiva. Y puedan decir a los que aun no han visitado la cuidad: 212

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PROPUESTA ÚNICA A COMUNICAR

La cuidad de Almería es un tesoro escondido. Poco conocido. Pero con mucho que ofrecerte. Mucha historia. Mucha cultura. Mucha naturaleza. Mucho deporte.

Con fascinantes secretos por descubrir. Como la peculiar gastronomía de sus tapas. Como acogedora oferta vacacional. Como el carácter amigable de sus gentes. Si vienes al Sureste hay algo que no te puedes perder; una vista a la cuidad de ALMERÍA.

Acciones a desarrollar

Para alcanzar los objetivos de comunicación planteados se desarrollarían acciones de comunicación de carácter sistemático, sistémico y proactivas que responda a las necesidades de la demanda de información de los potenciales visitantes de la cuidad de Almería.

Utilizando los siguientes recursos:

 Desarrollo de soportes de información y presentación de la cuidad.  Portal de recursos turísticos.  Canales de información en la WEB 2.0.  Guías y foros viajeros en la Internet.  Redes sociales.  Marketing viral.  Agencias Online.  Prensa especializada.

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2. Web oficial de recursos turísticos.

 Va a ser el portal de referencia para cualquiera que busque información sobre la cuidad de Almería.  A él se van a vincular todos los recursos diseñados y toda la actividad que se desarrolle en otros espacios del internet, como redes sociales, canales temáticos, espacios colaborativos.  Será un espacio en constante ampliación, creciendo a medida que se amplíen los recursos de presentación y promoción de la cuidad.  Sera el punto donde confluya toda la acción promocional de la cuidad.  Su estructura debe ser exhaustiva, recogiendo todos los recursos de la cuidad, localizables de manera rápida e intuitiva.  Referencia de diseño y contenidos.

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Ejemplo 2. Crea Business Idea151

Análisis Preliminar.

Los objetivos generales del Plan de Comunicación y Difusión del Proyecto CREABUSINESS- IDEA son los siguientes:

 Optimizar el flujo de la información entre los socios del proyecto y organizar una comunicación eficiente entre las instituciones participantes en el proyecto.  Dar a conocer el proyecto a los potenciales actores involucrados y a los principales beneficiarios.  Informar y comunicar los resultados del mismo a organismos y entidades públicas y privadas de otras regiones europeas y de las instituciones nacionales y europeas que podrían estar interesadas en el proyecto.

Los objetivos específicos de la comunicación interna son:

 Sistematizar la comunicación entre los socios, especialmente entre los socios y el socio líder, ya que de ella dependerá la correcta gestión y ejecución del proyecto.

151Disponible en: http://www.interreg-sudoe.eu/contenido-dinamico/libreria-ficheros/65BD980A-9563-F8B7-F422-0E738F436B0A.pdf 220

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 Mantener informados a los socios sobre las acciones comunes y las obligaciones administrativas, financieras así como de seguimiento y evaluación.

Los objetivos específicos de las actividades de difusión y comunicación externa son:

 Poner en conocimiento del público objetivo el Proyecto Crea Business Idea: en qué consiste; sus objetivos; motivo de su creación; conformación del partenariado; sus resultados; etc.  Divulgar los avances realizados y los resultados obtenidos en el transcurso del proyecto.  Proporcionar una base documental y material de referencia para la realización de futuros trabajos o estudios – instituciones públicas y organismos de apoyo a la creación y al crecimiento de empresas.  Difundir nuevos conocimiento o material de referencia para decisores políticos a nivel local regional, nacional y europeo.  Incentivar a emprendedores y empresarios a crear nuevas empresas o a lanzar actividades empresariales, a innovar, a crecer o a adoptar técnicas y prácticas más innovadores, creativas o eficaces.  Realizar una comunicación eficaz y transparente y entendible a toda la sociedad, sobre los temas del proyecto: creación de empresas, creatividad, innovación, negocios, emprendeduría/espíritu empresarial.

Definición de estrategias

Los mensajes del proyecto resumen la “esencia” del proyecto. Siendo simples y concretos, suponen la base para todas las actividades de difusión y deben ser relevantes para los públicos objetivo. Los mensajes recordarán los objetivos y pondrán de relieve el valor añadido y los beneficios que el proyecto aportará.

Como mensajes clave para las acciones de difusión y comunicación externa se han desarrollado los siguientes.

Aspecto a difundir Mensaje Ejemplo de actividad o resultado concreto Proyecto europeo a favor de la creación de “La Comisión Europea cofinancia un Mensaje en Nota de Prensa empresas y de la innovación. proyecto de cooperación europea sobre la Firma del acuerdo y el para potenciar la innovación y la Lanzamiento del proyecto. creación de empresas” Cooperación transnacional ayuda a las “Socios de tres países europeos unen Mensaje en el primer folleto empresas a través de un cluster virtual. sus fuerzas y acuerdan crear un general. cluster transnacional de apoyo a las 221

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empresas” La creatividad como base de la innovación “Creatividad e Imaginación son la Mensaje para las jornadas de y de la competitividad. base de la innovación en nuestra difusión de la guía de buenas sociedad /empresas” prácticas. Las ideas y la creatividad son esenciales “Nuevas ideas para seguir creciendo – Mensaje para el Informe Final, la para el crecimiento económico. la creatividad crea empleo y riqueza” Conferencia final y la Página web. Intercambio de experiencias en el ámbito “Ser creativo, ser emprendedor, ser Mensaje para invitación a y el de la creatividad empresarial. innovador – aprender creando en material promocional de los compañía” talleres de creatividad.

Las actividades de comunicación y difusión del proyecto CREA-BUSINESS-IDEA tienen como objetivo transmitir una serie de mensajes e informaciones a unos grupos de destinatarios claramente identificados. Se trata de los siguientes grupos:

Destinatarios directos internos:

 Los socios (el partenariado).  Responsables de la gestión y coordinación del Programa SUDOE INTERREG IVB.

Destinatarios directos externos:

 Pequeñas y medianas empresas de las regiones participantes, especialmente

o PYMEs con necesidades de innovación. o PYMEs de sectores maduros con necesidad de innovar o diversificar. o Empresas jóvenes innovadoras y/o de base tecnológica.

 Emprendedores con proyectos empresariales en fase de pre incubación, incubación

o creación de empresa.

 Potenciales emprendedores de base: alumnos de últimos años de carreras tecnológicas, alumnos de doctorado, alumnos de Formación Profesional y otras personas con iniciativa o ideas de negocio.  Organismos intermedios, como centros tecnológicos, universidades, etc. y entidades de apoyo a la creación de empresas y Empresas especializadas de soporte a la innovación.

Destinatarios generales:

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 Organismos y entidades públicas de otras regiones del SUDOE y otras regiones europeas no pertenecientes al SUDOE.  Decisores políticos a nivel local, regional, nacional y europeo.  Los medios de comunicación y los agentes económicos y sociales, entre otros grupos de interés.  La sociedad en general.

Implementación de tácticas.

Con el fin de responder de manera específica a los diversos grupos destinatarios, las diversas acciones y materiales elaborados para su difusión se agruparán en tres ejes de actuación:

COMUNICACIÓN INTERNA SOCIOS C-B-I

COMUNICACIÓN EXTERNA BENEFICIARIOS DIRECTOS

DIFUSIÓN GENERAL SOCIEDAD + REGIONES EUROPEAS + POLICYMAKERS

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1. Comunicación Interna: Entre los socios del proyecto. Incluye la difusión de los informes de evaluación intermedia y final del proyecto.

2. Comunicación Externa: Con los destinatarios directos y los potenciales beneficiarios de los resultados del proyecto.

3. Difusión General: Se informará a los stakeholder políticos y a la sociedad en general a través de la publicación en prensa de información relativa al proyecto.

Estos tres ejes de actuación que forman los pilares de la estrategia de comunicación y difusión prevén la adecuación coherente de las actividades y herramientas de comunicación a los diferentes objetivos y grupos destinatarios. La relación entre objetivos, grupos destinatarios y actividades/herramientas es, por lo tanto, la siguiente:

Destinatarios Destinatarios Destinatarios Destinatarios generales directos internos directos externos (Socios, Programa (PYMES, SUDOE) emprendedores) Objetivos C1. Página Web Decisores Medios de Sociedad Comunicación Herramientas Políticos Comunicación sistematizada. Web Informes de Actividad C2. Información Reuniones fluida. Herramientas de telecomunicación D1. Divulgar el Página Web Página Web Página Web Página Web proyecto Folletos Folletos Folletos Folletos D2. Dar a Página Web Página Web Página Web Página Web conocer resultados Folletos Folletos Folletos Folletos D3. Material de Publicaciones Publicaciones referencia de Seminarios Página Web trabajo Mesas Eventos Talleres

D4. Nuevos Publicaciones conocimiento como base para Página Web decisión política Eventos

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D5. Promover la Publicaciones Publicaciones creatividad y la Seminarios Página Web innovación Mesas Talleres Papelería y material promocional para seminarios, ruedas de prensa,

reuniones, talleres, mesas y conferencia final Folletos D6. Notas Prensa Notas Prensa Comunicación Eventos transparente sobre tema innovación y creatividad

La estrategia general se divide, según los grupos destinatarios y objetivos de la comunicación y difusión en tres bloques:

Comunicación Interna

La estrategia de la Comunicación interna tiene como objetivo la sistematización y estructuración de la información de forma que garantice una gestión eficaz y transparente del proyecto, así como asegurar una fluida y eficiente comunicación entre los directamente involucrados, es decir, los socios del proyecto y el Secretariado Técnico del Programa del SUDOE. Esto se pretende alcanzar mediante el uso de las siguientes herramientas:

 Elaborar conjuntamente y compartir los Informes de Actividad  Intranet habilitada en la página Web del proyecto con las siguientes herramientas de gestión y de intercambio de información:

o Acceso habilitado y seguro para cada socio o Archivo compartido de documentos – posible la subida y descarga de documentos o Acceso a documentos actualizados de planificación y gestión (Plan de Trabajo, Distribución Tareas, Acuerdo de Colaboración, Plantillas de Informes, 225

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Modelos de Notas de Prensa, Modelos de Cuestionarios de Satisfacción, Manual de Imagen Corporativa) o Biblioteca con documentos y enlaces útiles para el trabajo de los socios.

 Reuniones periódicas de Gestión.  Herramientas de telecomunicación (teléfono, correo electrónico, fax, videoconferencia, mensajería).

Imagen, Comunicación Externa y Difusión

La estrategia de la comunicación externa y difusión incluye tanto la difusión y comunicación a los potenciales beneficiarios directos como a los grupos de destinatarios indirectos (decisores, otras regiones europeas, medios de comunicación y sociedad).

La estrategia que se dirige a los beneficiarios directos y a otros destinatarios generales abraca las siguientes líneas de actuación y herramientas de difusión:

 Imagen Corporativa

o Creación de un Logotipo y una Imagen Corporativa

 Web y Tecnologías de la Información

o Página Web Propia del proyecto o Paginas a cerca de CREA-BUSINESS IDEA en los Sites de cada socio o Participación en Redes sociales

 Material Promocional:

o Folletos con Información general del proyecto y divulgando información sobre actividades y publicaciones especificas. o Papelería y material promocional para seminarios, ruedas de prensa, reuniones, talleres, mesas y conferencia final. o Cartas de presentación e invitaciones a empresarios y emprendedores.

 Trabajo con Medios de comunicación:

o Notas de prensa o Artículos

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o Introducción de noticias en la página web del proyecto

 Actos y Eventos:

o Jornadas de sensibilización (1 en cada región) o Talleres de creatividad (3 en cada región) o Mesas de encuentro (2 en cada región) o Conferencia Final del proyecto (1 en Logroño)

 Publicaciones y Material de Referencia:

o Guía de Buenas Prácticas o Manual de Creatividad y creación de empresas

Control de presupuesto.

En el proyecto está previsto el siguiente presupuesto para actividades de comunicación y difusión, presentado a continuación por actividad y socio (en EUR):

Actividad ADER IAT IMADE CIEBI Un. CCI FUNDECYT TOTAL Algarve GERS Folletos 400,00 400,00 400,00 200,00 400,00 400,00 400,00 2.600,00 divulgativos Anuncios en 1.250,00 2.000,00 2.000,00 500,00 1.000,00 2.000,00 2.000,00 10.750,00 medios com. Anuncios en 225,00 225,00 225,00 225,00 325,00 225,00 225,00 1.675,00 Sitios web Página Web 15.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 15.500,00 Proyecto Edición Guía 4.250,00 4.250,00 4.250,00 1.020,00 1.250,00 4.250,00 4.250,00 23.520,00 Buenas Prácticas Edición 4.250,00 4.250,00 4.250,00 1.020,00 1.250,00 4.250,00 4.250,00 23.520,00 Manual de Creatividad Seminario 1.200,00 1.200,00 1.200,00 800,00 550,00 1.200,00 1.200,00 7.350,00 Difusión Talleres 2.100,00 2.100,00 2.700,00 1.800,00 1.200,00 2.700,00 2.700,00 15.300,00 Creatividad Mesas de 3.000,00 3.000,00 4.600,00 2.900,00 1.650,00 4.600,00 4.600,00 24.350,00 Encuentro Papelería y 10.000,00 10.000,00 10.000,00 3.522,75 8.075,00 17.332,50 10.000,00 68.930,25 Material Eventos Conferencia 29.100,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 29.100,00 Final TOTAL 71.275,00 27.425,00 29.625,00 11.987,75 15.700,00 36.957,50 29.625,00 222.595,25

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La distribución del presupuesto de cada socio por las distintas actividades puede variar según las preferencias de los socios. Sin embargo, se prevé mantener el gasto total de cada socio para las actividades de comunicación y difusión.

Las actividades de comunicación y difusión a prior se realizarán según el siguiente calendario:

Actividad 2009 2010 Com+Difu 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Plan Comunicación Folletos Divulgativos Anuncios en medios com. Anuncios en Sitios web Página Web Proyecto Edición Guía Buenas Prácticas Edición Manual de Creatividad Seminarios Difusión Talleres Creatividad Mesas de Encuentro Papelería y Material Eventos Conferencia Final

Ejemplo 3. Alfa Romeo152

Análisis preliminar.

El objetivo principal de la campaña publicitaria es el de estimular a los compradores actuales y potenciales de automóviles de lujo a preferir la marca Alfa Romeo. Esta campaña tiene el objetivo de entrar en la mente del consumidor así como de informar las características del producto y sus beneficios con el fin de mejorar la imagen y aumentar la participación en el mercado y por consiguiente un aumento en las ventas.

152Disponible en: http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/josephi_t_ra/capitulo6.pdf 228

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Para alcanzar los objetivos anteriormente mencionados es necesario determinar en que etapa de preparación se encuentra actualmente los compradores potenciales.

Etapas de preparación del comprador.

Conciencia Conocimiento Agrado

Preferencia Convicción Compra

Debido a un estudio realizado anteriormente elaborado por un estudiante de la Universidad de las Américas Puebla, acerca del posicionamiento de la marca Alfa Romero en la cuidad de Puebla se encontró la falta de posicionamiento de la marca entre sus consumidores.

Por lo tanto podemos asumir que Alfa Romeo se encuentra en la segunda etapa en cuanto a la preparación del comprador. Es decir que el comprador solo tiene conciencia de la existencia de la marca pero todavía no conoce a la perfección las características y los beneficios de un automóvil de lujo como lo es Alfa Romeo.

Definición de estrategias

El mercado de los consumidores finales de Alfa Romeo, lo constituyen todas aquellas personas cuyo poder adquisitivo sea de nivel medio alto, debido a que los automóviles que esta marca ofrece son de lujo. Es por esto que el poder adquisitivo alto es un rol fundamental.

Sin embargo se debe prestar atención a las estadísticas actuales en las que se reflejan las compras realizadas por parte de los hombres en un 87%. Por lo tanto esta campaña publicitarias debe enfocarse mas a el sexo masculino ya que son las personas que mas han inclinado a los diseños particulares que fabrica Alfa Romeo.

Es importante abarcar aquellas personas que ponen especial valor al estatus que les puede dar el tener un automóvil lujoso dentro de una sociedad exigente así como todos 229

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aquellos atrevidos a comprar una marca reciente en el mercado automotriz poblano a un precio alto, ya que como se había mencionado anteriormente, el manejar un Alfa Romeo es estatus, imagen y gran confort. Se buscara principalmente llamar la atención de gente de toda edad, ya que Alfa Romeo tiene variedad en modelos que se ajustan al cliente dependiendo de sus gustos y preferencias.

La campaña debe iniciar dando a conocer los automóviles y características de cada uno de ellos, hasta lograr crear una imagen de la cual podamos saber que es lo que piensan de él. Después se buscara llevarlos a etapas mas intensas de sentimientos hacia el automóvil como los son el agrado hacia el automóvil Alfa Romeo, preferencia hacia esta marca y la convicción de creer que Alfa Romeo llena todas tus expectativas y que es mejor para ellos.

Se deben usar varios medios de comunicación como lo son inserciones en revistas, así como boletines de prensa que realcen las características de los automóviles y en su desempeño buscando una futura compra. Si hasta el momento de nuestra campaña no fuera efectiva, se tomarían otras medidas como lo son precios de promoción en pagos en efectivo, bonificaciones en accesorios, equipos y beneficios extras.

Implementación de tácticas.

En el caso de esta campaña publicitaria se dirigirá el mensaje hacia el publico meta mostrando que el producto generara los beneficios deseados incluyendo calidad, economía, valor y desempeño del producto.

Nuestro mensaje ira dirigido hacia el diseño del automóvil destacando la posibilidad de conducir con cambios de formula 1, manejo estándar y de manera automática, todo dentro de un mismo auto, es esta la ultima cualidad la que deseamos resaltar para atraer a mas clientes.

Lema: “Manéjalo y vive toda una experiencia”. Dentro de este lema, el cliente real y potencial podrá observar que al manejar un automóvil Alfa Romeo se percatara que esta conduciendo un vehículo estético, cómodo, con la mejor tecnología, y por esa razón, es toda una experiencia de manejo.

Para hacer llegar el mensaje al publico meta se utilizaran canales de comunicación no personales, los cuales incluyen medios de difusión impresos al aire y exhibición, Escudería Mundial S.A de C.V. utilizara la publicidad en periódicos, TV, revistas y folletería. Debido a que se quiere abarcar todo el mercado mexicano, consideramos necesario hacer uso de

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medio de comunicación masivos en donde podamos dar a conocer las características y beneficios de la marca Alfa Romeo, para plataformas de alto impacto.

 Televisión. Es un medio de comunicación bastante eficaz por que permite llegar a un gran numero de personas, sin embargo es muy costoso debido a que se necesitan varias apariciones y tiempo aire para llegar a nuestro objetivo que es el posicionar la marca en la mente del consumidor, es por ello que se tiene la idea de implementar breves espacios de segundos en noticieros matutinos y nocturnos de canales de TV abierta y restringida, donde aparezca la insignia de la escudería Alfa Romeo. La utilización de la TV dentro de nuestra campaña publicitaria dependerá de la Matriz Alfa Romeo y no de la Agencia Escudería Mondiale, ya que dentro de los lineamientos de la casa fabricante no se permiten hacer spots publicitarios que nos sean supervisados o autorizados por ellos. Se buscara material promocional por parte de la planta en Italia que se pueda utilizar en la TV mexicana, para poder promocionar de mejor manera la marca.  Periódico. Es un medio mas accesible y económico como canal de comunicación, aquel que tenga alcance nacional como lo puede ser el periódico Reforma, el Universal y Financiero. Dependiendo del costo, utilizaremos ambos solamente aquel que tenga mayor alcance o mayor numero de ejemplares vendidos.  Revistas. La casa matriz ya cubre publicidad en revistas especializadas en automóviles, sin embargo en el caso de Escudería Mondiale S.A de C.V. lo que interesa es abarcar a todas aquellas personas que nos son aficionados o conocedores de automóviles. Es por esto que nuestra campaña publicitaria busca abarcar revistas que sean de interés general y de esta manera anunciarnos aquí, en revistas como: Mens Health, GQ, especializada en automóviles como auto mundo, y alguna de sociedad como LA QUIEN, Casas y Gente entre otras mas.  Folletería y Carteles. La folletería es muy importante ya que permite a los clientes conocer todas las características y beneficios que el automóvil le puede brindar, sin embargo esta se otorgara cuando los clientes visiten las agencias. Asimismo se utilizara la folletería para Auto Show´s y lugares en donde se estén exponiendo los automóviles. La folletería ayuda a que los clientes potenciales se lleven fotos de los automóviles con todas aquellas características y beneficios que los automóviles les pueden brindar. Los carteles estarán a la vista del publico en general o en lugares claves como son los bancos, y exposiciones de coches, torneo de golf y en todo tipo de evento en el que nos presentemos, esto ayudara también a que la gente tenga a la vista los modelos y poco a poco se logre que se posicione la marca en sus mentes.

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Control de presupuesto.

Presupuesto para la campaña publicitaria.

Ventas anuales $13,723,945.06 Mensuales (/12 meses) aprox. $1,143,662.08 .08% Mensuales $91,492.96 Total Presupuesto para gastos de publicidad $548,957.80

Cotización para medios de comunicación.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN NO. DE VECES QUE MONTO TOTAL POR SE UTILIZARA 6 MESES DE PUBLICIDAD Periódico “El Reforma” 31 $93,846.92 Catalogo de modelos 10,000 $75,000.00 Revista de coches Auto Mundo 6 $20,000.00 Inserción en el noticiero TV 4 $80,000.00 Posters 2,000 $16,920.00 Manta publicitaria 4 $8,000.00 Obsequios (tasas, removedores, $6,000.00 encendedores) Participación en Auto Shows 1 stand en evento $80,000.00 Participación en torneos de golf 1 coche “Hole in one” $30,000.00 asegurando el coche. Participación en eventos $32,000.00 Brindis para la presentación de $100,000.00 nuevos modelos. Con clientes potenciales $541,766.92

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Plan de medios calendarizado

MEDIOS DE COMUNICACIÓN MES 2003 Periódico “El Reforma” Enero a Junio Catalogo de modelos Enero Revista de coches Auto Mundo Enero a Junio Inserción en el noticiero TV Enero, Marzo, Mayo y Junio Posters Enero Manta publicitaria Enero y Mayo Obsequios (tasas, removedores, Enero a Junio encendedores) Participación en Auto Shows Mayo Participación en torneos de golf Junio Participación en eventos Enero Brindis para la presentación de Abril nuevos modelos. Con clientes potenciales

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CAPITULO 5. DISEÑO DE PRODUCTOS TURISTICOS PARA EVENTOS – POST – TOURS153

Después de participar en un Congreso o una Convención y ya habiendo cumplido las metas planteadas en estos por cada uno de los asistentes, la compañía que organiza el evento suele complementar sus actividades con viajes llamados Post Tours, donde pueden ir tanto los asistentes del evento como los acompañantes, pues se realizan con fines de placer.

En esta unidad se desarrolla la metodología para diseñar un producto turístico de esta clase, abarcando temas como los servicios que se pueden incluir dentro del costo del viaje y la determinación de costos en sí del post tour.

Es importante recordar que a pesar de ser un viaje de placer, al momento de diseñarlo se debe tomar en cuenta la relación que puede existir entre la temática del Congreso o la Convención, la ciudad sede del evento y los destinos que se van a visitar en el tour, puesto que es complementario.

Una vez diseñado el evento, se procederá a planear, organizar y gestionar los tours que se han de llevar a cabo por los participantes, de acuerdo a sus gustos, preferencias, a la ciudad sede. Con el fin de captar mayores beneficios para la empresa organizadora del evento.

En eventos que se van a celebrar en distintos países, los viajes Postcongreso tienen mucha demanda. El empresario o profesional que se desplaza para asistir a un evento ya sea congreso o convención que se celebra en un país que no conoce, o conoce poco, aprovechara este viaje para hacer turismo, como complemento a las jornadas de trabajo.

La oferta e inscripción a estos viajes se suele hacer al mismo tiempo que se hace la inscripción, ya que trata de viajes preparados en exclusiva para los participantes. No obstante, hay tours que admiten reserva de ultima hora.

El comité organizador o la secretaria turística diseñara, planeara, organizara y controlara todas las reservas de los tours (productos turísticos) Postcongreso.Así también contactara con todos los participantes, tanto inscritos inicialmente como aquellos que han pedido su participación en ultimo momento, para coordinar la hora y lugar de presentación, posible

153Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 234

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recogida en los distintos hoteles, y, en su caso reconfirmar los vuelos de regreso a su respectivo punto de origen. Todos los tours deberán ser liquidados antes de la salida.

Se sugiere lo siguiente:

1. Diseñar el Producto turístico (servicios integrados) de acuerdo a:

SERVICIOS INTEGRADOS154

Son la agrupación y organización de diversos servicios turísticos destinados a un tipo de turismo y mercados específicos en este caso a congresos y convenciones. Con el fin de satisfacer en su totalidad los requerimientos y necesidades de estos.

OBJETIVO: Satisfacer necesidades de clientes individuales y grupales. A través de productos turísticos diseñados especialmente para congresos y convenciones.

CARACTERÍSTICAS:

Que sean atractivos Económicamente accesibles Variados Programados de antemano Organizados con carácter: Turístico Deportivo Empresarial Cultural

LOS SERVICIOS INTEGRADOS, COMO SU NOMBRE LO INDICA, INTEGRAN 2 O MAS SERVICIOS, TALES COMO: Hospedaje Transportación Aérea Transportación Terrestre Transportación marítima Transportación Ferroviaria Alimentos y Bebidas Guías y/o Conductores Contratación de Instalaciones y Servicios para Evento

154Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 235

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INTEGRAR DOS O MAS SERVICIOS DE LOS MENCIONADOS NOS DARA COMO RESULTADO UNA SERIE DE OPCIONES ENTRE LAS CUALES DE SE ENCUENTRAN:

TIPOS DE SERVICIOS INTEGRADOS155

ES EL CONJUNTO DE DOS O MAS SERVICIOS QUE PUEDE SER ADQUIRIDO POR UN CLIENTE PAQUETE INDIVIDUAL O GRUPAL

ES UNA SERIE DE SERVICIOS INTEGRADOS EN UN ITINERARIO FIJO EN EL CUAL SE INCLUYEN VARIAS

CIUDADES O LOCALIDADES A VISITAR.(CUMPLE CON EXCURSION UN MINIMO Y UN MÁXIMO DE PASAJEROS) ES UNA SERIE DE SERVICIOS ORGANIZADOS CON UN ITINERARIO FIJO. SE CARACTERIZA POR SER UN

RECORRIDO EN EL CUAL PUEDEN COMBINARSE LOS CIRCUITO ITINERARIOS DE DOS O MAS EXCURSIONES. SON VIAJES ORGANIZADOS POR LAS AGENCIAS DE VIAJES Y OFRECIDOS A LAS EMPRESAS PARA QUE

ESTAS A SU VEZ PROPORCIONEN A SUS VIAJES DE INCENTIVO TRABAJADORES COMO UNA MANERA MAS DE PREMIARLES POR SU DESEMPEÑO. ES UN VIAJE EN EL CUAL SE CONJUGAN UNA SERIE DE SERVICIOS UTILIZADOS POR UN GRUPO DE

PERSONAS CON EL FIN DE VIAJAR O VISITAR UN PEREGRINACIÓN CENTRO RELIGIOSO.

INCLUYEN LA CREACIÓN DE EVENTOS Y TODO LO NECESARIO PARA SU BUEN DESARROLLO. SERVICIOS ESPECIALES

FORFAIT ITINERARIO ARMADO AL GUSTO DEL CLIENTE

Se procede a elegir el servicio integrado para el desarrollo de cualquier tipo de evento r con el siguiente proceso para su diseño, análisis de costos y operación del Tour.

Proceso de estructuración de un servicio integrado para eventos:

155Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México.

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Análisis de los requerimientos. Planeación. Diseño definitivo. Determinación del costo. Determinación del precio de venta. Condiciones de operación. El desarrollo de las mismas puede darse de acuerdo con las necesidades y políticas de la empresa organizadora o Comité Organizador.

El adecuado diseño de productos turísticos debe llevarse a cabo mediante la realización de una serie de acciones y procedimientos que son de necesario cumplimiento, para buscar el éxito deseado. Ello significa que éste debe responder tanto a las expectativas y deseos de los participantes del evento.

Para la elaboración de Post Tours se debe aplicar la siguiente Metodología para el Diseño de Productos Turístico.

5.1. METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE PRODUCTOS TURISTICOS – POST – TOURS156

Para poder realizar una correcta metodología en el desarrollo del producto turístico sugerimos el siguiente procedimiento:

ETAPA ACCIONES PRINCIPALES ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS 1. Identificar el mercado al que va dirigido, así como las necesidades y requerimientos. 2. Delimitar el tipo de turismo al que va enfocado. PLANEACION 1. identificar, seleccionar ciudades o localidades principales de la ruta. 2. Localización de servicios. 3. Identificar principales atractivos turísticos. 4. Calcular distancias entre las ciudades o localidades. 5. Identificar sistema de transporte viable para su operación. 6. Seleccionar la ruta del circuito:  Ubicación.  Duración.  Horarios. 7. Criterios importantes:  Segmento de mercado.

156Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 237

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 Tiempo en recorridos. 8. Seleccionar ruta y duración. 9. Selección de servicios: alojamiento, alimentación, entradas especiales y guías. 10. Elaboración de itinerarios:  Descripción detallada de atractivos: ciudades, puntos de interés, etc. ETAPA ACCIONES PRINCIPALES

DISEÑO 1. Presentación de la ruta definitiva. 2. Bosquejo del itinerario general. DETERMINACION DEL COSTO a) Elaborar análisis de costos (tabla) b) Grupal 1/15, 1/30, 1/40, c) Individual 1/3, 1/5, 1/7, 1/10 d) Cotizaciones de los servicios a incluir en el servicio integrado. a) Dividir costos fijos de los variables. b) Determinar el porcentaje deseado de utilidades y comisiones que se otorgaran. DETERMINACION DEL PRECIO DE VENTA 1. Mínimos y máximos para la operación del servicio integrado. 2. Determinar el punto de equilibrio. CONDICIONES DE OPERACIÓN 1. Contactos y concertación con prestadores de servicios. 2. Políticas de operación y reservación de los post tours OBSERVACIONES

5.2. ANALISIS DE COSTOS – POST – TOURS157

Para empezar a realizar el análisis de los post tours debemos tener en cuenta varios puntos como:

- Transporte - Pernocta - Tarifa por día - Kilómetros - Horas

FECHA SALIDA SERVICIO KILOMETRO TIEMPO COTIZACION

TOTAL

157Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 238

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Se pueden cotizar para varios grupos d personas como: 15, 30, 45 personas

Alojamiento. CIUDAD HOTEL NOCHES SGL DBL MENOR TOTAL

% DE HOSPEDAJE TOTAL

Base entre 2 personas

Alimentos. CIUDAD HOTEL FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL

TOTAL DE ALIMENTOS

Costo de guías 1 guía puede atender de 15 a 25 personas, más de 25 son 2 guías. CIUDAD FECHA TOTAL

TOTAL

Plan de Alimentos CIUDAD HOTEL FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL

TOTAL % DE IMPUESTOS TOTAL

239

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ALOJAMIENTO CIUDAD HOTEL NOCHES SGL DBL MENOR TOTAL

TOTAL % DE HOSPEDAJE TOTAL

Total Guía CONCEPTO HONORARIOS ALIMENTOS ALOJAMIENTO SEGURO TOTAL GUIA 1 GUIA 15 PAX 2 GUIAS 30 PAX 3 GUIAS 45 PAX

PROPINAS GUIA CONCEPTO 15 PAX 30 PAX 45 PAX

CAMARISTAS BELL BOYS AYB SERV. 15 % IMPUESTO DE ALOJAMIENTO TOTAL

Costo de Entradas y Varios por persona CIUDAD FECHA ENTRADA TOTAL

TOTAL DE ENTRADAS MENOR

El menor paga el 50%

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Calculo de punto de equilibrio

Formula:

PE= CFT/ PL- CV Donde:

Pe: Punto de equilibrio Cft: Costos fijos totales Cv: Costos variables Pl: Precio de lista

COSTOS FIJOS TOTAL COSTOS VARIABLES TOTAL TRANSPORTE ENTRADAS ALOJAMIENTO SEGURO ALIMENTO GUIA TOTAL TOTAL

Analisis de Costo de Operación

Servicio Integrado: Destino: Duración: Procedencia: Transporte: No. De personas:

CONCEPTO DBL DBL MENOR TRANSPORTE ALOJAMIENTO ALIMENTOS GUIA ENTRADAS VARIOS SEGURO SUMA COMISION UTILIDAD GRATUIDAD POR CONDUCTOR

241

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SUBTOTAL 16 % DE IVA CAMARISTAS PAX BELL BOYS PAX PROPINAS A YB SERVICIO 15% PAX IMPUESTO DE ALOJAMIENTO PAX PROPINAS GUIA CAMARISTAS BELL BOYS AYB IMPUESTO ALOJAMIENTO TOTAL

Análisis de Costos de Operación 15 PAX 30 PAX 45 PAX CONCEPTO TRANSPORTE ALOJAMIENTO PLAN DE ALIMENTACION GUIA ENTRADAS VARIOS SEGURO SUMA COMISION UTILIDAD GRATUIDAD DEL CONDUCTOR SUBTOTAL 16 % IVA CAMARISTAS BELL BOYS PROPINAS AYB IMPUESTO ALOJAMIENTO TOTAL

242

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5.3. EJEMPLOS - DISEÑO DE POST – TOURS

EJEMPLO 1. PACIFICO INOLVIDABLE158

PAQUETE: PACIFICO INOLVIDABLE DURACIÓN: 7 DÍAS 6 NOCHES PASAJEROS: 1 – 15 TRANSPORTE TERRESTRE

ETAPA ACTIVIDADES A REALIZAR Análisis de los requerimientos - Tour por la ruta del Pacifico - Este tour va dirigido a un segmento de mercado de nivel socioeconómico medio alto a alto y para personas de 18 años en adelante, ya que la ruta nos va llevando a diferentes lugares donde se produce vino y pues no a la mayoría d los adolescentes se llegan a interesar por la cultura vitivinícola. - Este tour va enfocado al turismo alternativo y gastronómico. Planeación Hemos elegido estos destinos para la elaboración del tour de la ruta del pacifico en donde visitaremos los siguientes lugares como: Cerro de la Bufa, en donde aprenderás interesantes datos acerca de la Revolución Mexicana y conocerás la capilla de la Virgen del Patrocinio. También subirás a un teleférico desde donde apreciarás la belleza del centro histórico de Zacatecas, el Cerro del Grillo para adentrarte en la Mina el Edén, famosa por contar con una discoteca en su interior, Mina el Edén visitarás el centro histórico de la ciudad, que debido a su riqueza ha sido declarado Patrimonio Cultural de la Humanidad. Etapa Puntos a considerar:

- El tiempo entre visitas es de 3 horas - Elaboración de itinerario: los atractivos a visitar deberán contar con la información detallada y exacta de ciudades puntos de interés etc. Diseño L a ruta a seguir será:

México- El Sauzal -Vinisterra y Tres Valles en San

158Elaboración propia. 243

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Antonio de las Minas-Casa de Piedra y Viña de Liceaga- Mogor-Badán - La Casa de Doña Lupe.

DÍA 1: Cerro de la Bufa, en donde aprenderás interesantes datos acerca de la Revolución Mexicana y conocerás la capilla de la Virgen del Patrocinio. También subirás a un teleférico desde donde apreciarás la belleza del centro histórico de Zacatecas.

DÍA 2: Te trasladarás hasta el Cerro del Grillo para adentrarte en la Mina el Edén, famosa por contar con una discoteca en su interior. El recorrido empieza por la entrada al socavón La Esperanza, en donde abordarás un tren minero que te llevará a recorrer la mina hasta llegar a un museo y tienda en donde se exhiben rocas y piedras semipreciosas de la región.

Después de un sorprendente paseo por la impresionante Mina el Edén visitarás el centro histórico de la ciudad, que debido a su riqueza ha sido declarado Patrimonio Cultural de la Humanidad. DÍA 3: Disfruta de una experiencia íntima con delfines que permite interactuar y nadar con estos bellísimos mamíferos marinos por 40 minutos. Los delfines están considerados entre las criaturas más bellas e inteligentes de las que habitan mares y ríos, así como juguetonas y muy divertidas de observar. Los escucharás "hablar" y "reírse" mientras coquetean contigo.

Tu programa empezará con una breve introducción teórica para conocer más acerca del mundo de los delfines. Aprenderás signos especiales y reforzamiento positivo para comunicarte con ellos.

Navegarás 3 horas a lo largo de la costa, cerca del malecón, donde podrás tomar las fotos más impresionantes de Puerto Vallarta al caer la noche.

Disfruta de la puesta del sol y de los magníficos tonos dorados, rosas y rojos del cielo, mientras sientes la suave brisa del océano en tu rostro, 244

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podrás deleitarte con vinos finos, quesos importados y barra libre.

DIA 4: Avistamiento de ballena hay una avioneta que se encuentra en constante comunicación vía radio con cada uno de los capitanes de las embarcaciones, reportando inmediatamente la ubicación de las ballenas en la bahía Esto es en la mañana cuando sale el sol es el mejor momento para poder apreciar este gran paisaje con ballenas.

Más tarde abordaremos un barco tipo galeón para iniciar una aventura pirata inolvidable en la Bahía de Banderas. Primero, participa en divertidas actividades y concursos en los que habrá música, canto, baile y muchas risas. Posteriormente, saborea una rica cena con tres opciones para elegir y disfruta de barra libre nacional con cocteles preparados al momento.

Después de la cena, prepárate para ver un increíble espectáculo pirata. Sé testigo de un enfrentamiento de piratas con cañones, espadas y asombrosas acrobacias. Sorpréndete cuando otros piratas ataquen desde el malecón y cuando un grupo de piratas aborde el barco en plena navegación.

Finaliza tu noche de aventuras con un fascinante ritual prehispánico y viendo una lluvia de fuegos artificiales.

DIA 5: Comienza esta fascinante excursión con una visita a la histórica Ex Hacienda de San Blas, en Pabellón de Hidalgo, donde pernoctó alguna vez Don Miguel Hidalgo y Costilla en 1810. Asómbrate después con el paisaje que ofrece la presa Plutarco Elías Calles; goza un agradable paseo en lancha y visita la isla en donde se encuentra el Santuario del monumental "Cristo Roto", que con sus 25 metros de altura vigila el horizonte del bello estado de Aguascalientes.

Después de esta inolvidable experiencia, visitarás el único cañón del valle de Aguascalientes, ubicado en San José de Gracia, en donde el vértigo y una vista 245

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panorámica espectacular coronarán el recorrido.

DÍA 6: Semblanza Taurina, visitarás el interior la Plaza de Toros Monumental de Aguascalientes y podrás convertirte en torero por un día con las clases en la Plaza de Toros San Marcos. También irás a las propiedades de Armillita Hermanos, en donde visitarás la ganadería "El Chichimeco", así como la hacienda, el cortijo y el Museo de la Dinastía Armillita, famosa casta de toreros y ganaderos mexicanos. Para terminar con un buen sabor de boca, la última parte de este tour en Aguascalientes incluye una degustación de vinos en la Hacienda Vinícola de San Luís Letras.

ANALISIS DE COSTOS DE OPERACIÓN

DESTINO: ZACATECAS/NAYARIT/AGUASCALIENTES DURACION: 7 DIAS TRANSPORTE: INCLUIDO NO. PERSONAS: 15 IDIOMA: ESPAÑOL/INGLES

CONCEPTO DBL DBL/MENOR TRANSPORTE $1,801.00 900.5 ALOJAMIENTO $5,700.00 ------PLAN DE $3,250.00 1625 ALIMENTACIÓN GUIA $713.34 ------ENTRADAS $13,500.00 ------VARIOS SEGURO $25,264.34 150 SUMA* $2,526.43 9425.5 COMISION 10% $252.64 ------UTILIDAD 25% $842.14 ------GRATUIDAD $34,949.00 ------CONDUCTOR SUBTOTAL*** $1,165.00 ------16% IVA $90.00 1508.08 CAMARISTAS PAX $90.00 BELL BOYS PAX $487.50

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PROPINAS A Y B $114.00 SERVICIO 15 % PAX IMPUESTO $6.00 ALOJAMIENTO PAX PROPINAS GUIA CAMARISTAS $6.00 BELL BOYS $9.50 A Y B $2.00 IMPUESTO $6.00 ALOJAMIENTO PROPINAS CONDUCTOR CAMARISTAS $6.00 BELL BOYS $9.50 A Y B $2.00 IMPUESTO $36,942.50 ALOJAMIENTO TOTAL $25,264.34

PUNTO DE EQUILIBRIO

TOTAL COSTOS TOTAL COSTOS VARIABLES FIJOS TRANSPORTE 54029.85 ENTRADAS 450 ALOJAMIENTO 54029.85 SEGURO 300 AYB 48750 GUIA 10700 300 TOTAL 284479.85 TOTAL 750 PE=CFT/PL-CV

PE=284479.85/34949-750

PE=284479.85/34199

PE=8.31 PAQUETES

DISEÑO DEL PRODUCTO

TRANSPORTE NO DE PAX 15

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RUTA México-ZACATECAS-NAYARIT-AGUASCALIENTES DURACION: 7 DIAS

COSTOS: DIA: 6000 PERNOCTA: 600 KM: 15 HORA: 650

ALOJAMIENTO

1 ZACATECAS 1800 2 NAYARIT 2200 3 AGUASCALIENTES 1700

CONSIDERAR IVA 16 % 2 % HOSPEDAJE 15 % DE SERVICIO COMISION 10 % UTILIDAD 25 %

ALIMENTOS DESAYUNO-COMIDA-CENA COSTO POR CADA UNA 250 PARA CADA LUGAR

CENA TEMA A ELEGIR

SEGURO 20.00 POR DIA POR PERSONA

GUIAS HONORARIOS-1000.00 POR DIA ALOJAMIENTO-500.00 POR NOCHE EN CADA HOTEL BASE DOBLE

DESAYUNO-COMIDA-CENA 100.00 CADA UNO SEGURO 20.00 POR DIA CAMARISTAS 30.00 POR NOCHE BELL BOYS CHECK IN 15.00 CHECK OUT 15.00

ENTRADAS: CONSIDERAR 45.00 PO CADA MUSEO QUE SE ESCOJA

CAMARISTAS 30.00 POR NOCHE

248

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BELL BOYS CHECK IN 15.00 CHECK OUT 15.00

FECHA SALIDA SERVICIO KM TIEMPO COTIZACION 1 9:00 MEX-ZAC 624.55 6'56''22 16568.25 2 3 ZAC-NAY 556.97 6'11''18 15554.55 4 5 NAY-AGS 440.47 5'54''39 13807.05 6 7 9:00 AGS-MEX 500 6'33''20 8100 54029.85

TRANSPORTACION ADULTO MENOR

1801.00 900.50

ALOJAMIENTO

ZACATECAS 2 NTES 900 1800

NAYARIT 2 NTES 1100 2200 AGUASCALIENTES 2 NTES 850 1700

TOTAL 5700

2% ISH

114

ALIMENTOS

1 250 250 500 2 250 250 250 750 3 250 250 250 750 4 250 250 250 750 249

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5 250 250 500 3250

SERVICIO 3250.9

TOTAL 6.9 PROPINAS CAMARISTAS 6 NTES X 15 90 PAX

PROPINAS BELL BOY 3 CHECK IN 45 1350

3 CHEK OUT 45 1350

TRANSPORTACION ADULTO MENOR

1801.00 900.50

15 PAX 1 GUIA

HONORARIOS 7 DÌAS 7000

ALIMENTOS GUIA

1 100 100 200 2 100 100 100 300 3 100 100 100 300 4 100 100 100 300 5 100 100 100 300 6 100 100 100 300 7 100 100 200 Total 1900 Servicio 285 15% Por persona 9.5

250

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ALOJAMIENTO

6 500 3000 NTES HOSPEDAJE 2.00% 60 no. de pax 2

CAMARISTAS TOTAL 15*6 90 Por persona 6

BELL BOYS

15*12 180

15 pax 6

SEGURO

20*15 300 TOTALES

HONORARIOS 7000

ALOJAMIENTO 1500

AYB 1900 SEGURO 300

1070 TOTAL ENTRE 15 PAX 356.67

ALOJAMIENTO 500 mxn por noche 1 guía =500 10 MUSEOS 450 mxn TOTAL PAQUETE 1500 mxn

251

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EJEMPLO 2. RUTA EL SON HUASTECO159

PAQUETE: RUTA EL SON HUASTECO DURACIÓN: 5 DÍAS 4 NOCHES PASAJEROS: 1 – 30 TRANSPORTE TERRESTRE

ETAPA ACCIONES PRINCIPALES ANALISIS DE LOS Los participantes de nuestra convención son personas dedicadas al REQUERIMIENTOS deporte charro como excelencia de un segmento ganadero, interesados en disfrutas de atractivos culturales.

El paquete se ha diseñado pensando en un turista convencional. PLANEACION Los principales puntos a visitar será el pueblo Mágico de Xilitla y la zona arqueológica de “Tamtoc”

El estado de San Luis Potosí cuenta con todos los servicios para cubrir con las necesidades de nuestro paquete de post tour.

Nuestros principales atractivos a visitar serán: el Pueblo Mágico de Xilitla, conocido por sus fértiles montañas y vertientes, las cuales han creado un paisaje panorámico en todo el municipio.

Cenote Puente de Dios, dentro del río Tamososopo, bajando a 500 metros y el sótano de las golondrinas por su diversidad Cultural que en él se encuentra.

Calcular distancias entre las ciudades o localidades.

Para realizar esta visita nuestro sistema de transporte viable será vía terrestre por el cual será nuestro acceso, ya que la mayoría de nuestros accesos serán a pie.

De ahí nos trasladaremos al hotel Real de Minas en San Luis Potosí. Para seguir con nuestro recorrido al siguiente día.

DISEÑO La ruta a seguir será: MEX-SLP HUASTECA POTOSINA

159Elaboración propia. 252

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DETERMINACION DEL COSTO La determinación de los costos serán analizados a detalle en nuestro análisis de costos. DETERMINACION DEL PRECIO DE El precio de venta para nuestro post tour de la Huasteca Potosina es VENTA de 12 paquetes

Análisis de Costos de Operación.

Destino: San Luis Potosí – México – San Luis Potosí Duración: 5 Días-4Noches. Transporte: Turístico. No. de Personas: 30 pax.

CONCEPTO DBL

Transporte $1,438.33

Alojamiento $687.48

Plan de Alimentación $2,750.00

Guía $ 68.00

Seguro $ 100.00

SUMA * $ 5,043.81

Comisión 10% ------

Utilidad 25% $1,260.9525

Gratuidad Conductor $42.03175

SUBTOTAL *** $ 6,346.79425

16% de IVA $1015.48708

Camaristas $30.00

Bell Boys $40.00

Propinas A y B $412.50

Total $7,844.78133

* Suma Total de los Servicios. *** Precio de Lista.

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DESGLOSE DE COSTOS.

 Costos Transporte. Tipo de Transporte: Turístico. Tarifa: 6,000.00 Día: 6,000.00 Pernocta: 600.00 FECHA SALIDA SERVICIOS KM TIEMPO COTIZACIÓN 10/06/2013 07:00 MEX-SLP 486 5°24´0´´ $ 6,000.00 $600.00 $5,375.00 10/06/2013 SLP $ 6,000.00 $600.00 10/06/2013 SLP $ 6,000.00 $600.00 10/06/2013 SLP $ 6,000.00 $600.00 10/06/2013 19:00 SLP-MEX 486 5°24´0´´ $ 6,000.00 $ 5,375.00 TOTAL $43,150.00

486-400=86 86 x $62.50=$ 5,375.00

Prorrateo: 30 PAX= $ 43,150.00/ 30= $1,438.33 por pax.  Alojamiento PAIS/ HOTEL DBL NOCHES TOTAL CAMARISTA BELL BOY CD SLP HOTEL REAL $ 826.00/2= 4 $ 1652.00 $ 30.00*2=$60.00/2= Check in DE MINAS SAN $413.00 $30.00 $20.00 LUIS POTOSÍ Check out $20.00 Total: $40.00 SUBTOTAL $ 674.00 $ 30.00 $ 40.00 IMPUESTO 2% $ 13.48 TOTAL $ 687.48 $ 30.00 $ 40.00

254

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 Alimentos PAIS/ HOTEL FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL CD SLP HOTEL REAL DE 10/06/2013 ------$ 150.00 $ 200.00 $ 350.00 MINAS SAN LUIS POTOSÍ SLP HOTEL REAL DE 10/06/2013 $ 300.00 $ 150.00 $ 200.00 $ 650.00 MINAS SAN LUIS POTOSÍ SLP HOTEL REAL DE 10/06/2013 $ 300.00 $ 150.00 $ 200.00 $ 650.00 MINAS SAN LUIS POTOSÍ SLP HOTEL REAL DE 10/06/2013 $ 300.00 $ 150.00 $ 200.00 $ 650.00 MINAS SAN LUIS POTOSÍ SLP HOTEL REAL DE 10/06/2013 $ 300.00 $ 150.00 ------$ 450.00 MINAS SAN LUIS POTOSÍ SUBTOTAL $ 2,750.00 15% IMPUESTO $ 412.50 $ 3,162.50

TOTAL

 Guía. FECHA HONORARIOS NUMERO DE SEGURO TOTAL GUIAS 10/06/2013 $500.00 2 $20.00 $ 1,020.00

10/06/2013 $500.00 2 $20.00 $ 1,020.00

TOTAL $ 2,040.00

Prorrateo 30 pax $ 68.00

 Costos de entradas y varios CIUDAD LUGAR ENTRADA SLP Museo “Edward James” 50.00 SLP Visita el Sótano de las Golondrinas 50.00 SLP Visita a la Zona arqueológica 50.00 “Tamtoc” TOTAL DE ENTRADAS 150.00

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 Seguro. DURACIÓN DE VIAJE COSTOS 5 Días $100.00 COSTOS FIJOS TOTALES TOTAL COSTOS VARIABLES TOTAL Transporte $43, 150.00 Seguro $ 100.00 Alimentos $41,250.00 Entradas $150.00 Guía $1 040.00 Alojamiento $10,312.20 TOTAL $95,752.20 TOTAL $ 250.00

Fórmula:

COSTOS FIJOS TOTALES PE =

PRECIO DE LISTA – COSTOS VARIABLES

$ 95,752.20 = PE = 15.70533564 = 16 paquetes

$6346.79425-250.00

PERSONAS PUNTO DE EQUILIBRIO Para 30 16 paquetes

256

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EJEMPLO 3. RUTA VIVA LA INDEPENDENCIA160

PAQUETE: RUTA VIVA LA INDEPENDENCIA. DURACIÓN: 3 DÍAS PASAJEROS: 1 – 40 TRANSPORTE TERRESTRE

ETAPA ACCIONES PRINCIPALES ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS  ALOJAMIENTO GNJ. HOTEL “REAL DE MINAS” 4 ESTRELLAS $650 HABITACIÓN DOBLE.  TRANSPORTACIÓN TERRESTRE EN AUTOBUS.  VISITAS DE ACUERDO AL ITINERARIO.  DESAYUNO, COMIDA Y CENA DE ACUERDO AL ITINERARIO.  GUIA LOCAL  TRASLADOS DE LLEGADA Y SALIDA EN LOS DÍAS INDICADOS EN EL ITINERARIO. PLANEACION IDENTIFICACIÓN DE CIUDADES Y RUTAS PRINCIPALES.

RUTA: MEXICO – QUERETARO – GUANAJUATO – DOLORES HIDALGO – SAN MIGUEL DE ALLENDE – MEXICO.

PRINCIPALES ATRACTIVOS

Casa de la Corregidora en Querétaro Monumento del Pípila en Guanajuato Museo de la alhóndiga de granaditas Catedral Teatro Juárez Museo del padre Hidalgo Museo Ignacio Allende

DISTANCIAS CASO AUTOBUS, TIEMPO, COHERENTE DE RECORRIDO:

FECHA SERVICIO KM TIEMPO MEX - QRO 211 3ª 0’ 51’’ QRO - GNJ 160 2ª 17’ 8’’

EN – GNJ- ______GNJ – LOR 53 0ª 45’ 25’’

160Elaboración propia. 257

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LOR – SME 41 0ª 35’ 8’’ SME - MEX 277 3ª 57’ 25’’

*VER ANALISIS DE COSTOS ALIMENTOS 1 DESAYUNO COSTO: $100.00 1 COMIDA COSTO: $100.00 1 CENA ANTOJITOS MEXICANOS TIPO BUFETE $80.00

GUIA: -HONORARIOS POR DIA $500.00 -ALOJAMIENTO $300.00 -ALIMENTOS, DESAYUNO, COMIDA, CENA. $60.00 -SEGÚN ITINERARIO. SEGURO *VER ANALISIS DE COSTOS

ENTRADAS: *SEGÚN ITINERARIO - ADMISIÓN AL TEATRO DE LA REPUBLICA $30.00 - ADMISIÓN TEATRO JUAREZ $30.00 - ADMISIÓN MUSEO ALHONDIGA $35.00 - ADMISIÓN MUSEO CASA HIDALGO $35.00 - ADMISIÓN MUSEO CADA ALLENDE $35.00

SEGURO DE PASAJERO: $50.00 POR PERSONA

COMISION: 10% SOBRE CADA PAQUETE

UTILIDAD- MARK UP: 20% SOBRE CADA PAQUETE.

GRATUIDAD: TOTAL DE SERVICIOS ENTRE EL NUMERO DE PASAJEROS

PROPINAS DE ACUERDO A ITINERARIO.  CAMARISTAS 25.00 P/N  BELL BOYS 25.00 P/N  A Y B 15% SERVICIO

DISEÑO: PRESENTACIÓN DEL ITINERARIO FINAL CAMBIAR DETERMINACIÓN DEL COSTO *DIA 1 ESPECTACULO DE TEATRO, EN EL TEATRO DE LA REPUBLICA. *DIA 2 ADMISIÓN AL TEATRO JUÁREZ 258

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*DIA 3 VISITA AL MUSEO DE LA ALHONDIGA *DIA 4 VISITA AL MUSEO CASA HIDALGO *DIA 5 VISITA AL MUSEO CASA ALLENDE

DETERMINANCIÓN DEL PRECIO DE VENTA CONCEPTO 15 PAX TRANSPORTE $1,066.66 ALOJAMIENTO $663.00 PLAN DE $644.00 ALIMENTACION GUIA $171.73 ENTRADAS $165.00 VARIOS SEGURO $50.00 SUMA $2,760.39

COMISION 10% $276.03 UTILIDAD 25% $690.09 GRATUIDAD $184.02 CONDUCTOR SUBTOTAL $3,910.53 16% IVA $625.68 CAMARISTAS $37.50 BELL BOYS $50.00 PROPINAS A Y B $84.00 TOTAL $4,707.71 LAS CONDICIONES DE OPERACIÓN 1.- PARA CANCELAR RESERVACION SERA CON UNA 15 DIAS DE ANTICIPACIÓN, SINO SE HARA UN CARGO DEL 50% DEL COSTO TOTAL. OBSERVACIONES GUIA BILINGUE SOLO EN CASO DE EXTRANJEROS

ANALISIS DE COSTOS DE OPERACIÓN

SERVICIO INTEGRADO: DESTINO: México – Querétaro – Guanajuato – Dolores Hidalgo – San Miguel de Allende – México. DURACION: 3 días. PROCEDENCIA: México TRANSPORTE: Turístico No. DEPERSONAS: 40 pax.

CONCEPTO 40 PAX TRANSPORTE $ 400.00 ALOJAMIENTO $663.00

259

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PLAN DE ALIMENTACION $644.00 GUIA $128.80 ENTRADAS $165.00 VARIOS SEGURO $50.00 SUMA $2,050.80

COMISION 10% $276.03 UTILIDAD 25% $690.09 GRATUIDAD $184.02 CONDUCTOR SUBTOTAL $3,200.94 16% IVA $512.15 CAMARISTAS $37.50 BELL BOYS $50.00 PROPINAS A Y B $84.00 TOTAL $3,884.59

DESGLOSE DE COSTOS

A) COSTO DE TRANSPORTE

TIPO DE TRANSPORTE: Autobús DIA: 5000.00 PERNOCTA: 500.00 KM: 13.00 HORA: 350.00

FECHA SALIDA SERVICIO KM TIEMPO COTIZACION 1 09:00 MEX – QRO 211 3ª 0’ 51’’ $5000.00 2 16:00 QRO – GNJ 160 2ª 17’ 8’’ $500.00 3 EN – GNJ ------4 09:30 GNJ – LOR 53 0ª 45’ 25’’ $5000.00 5 13:00 LOR – SME 41 0ª 35’ 8’’ $500.00 6 17:00 SME – MEX 277 3ª 57’ 25’’ $5000.00 TOTAL $16,000.00

PRORRATEO

ENTRE 40 PAX= 16,000.00/40 = $ 400.00

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B) ALOJAMIENTO

CUIDAD HOTEL No. NOCHES SGL DBL MENOR TOTAL QUERETARO REAL DE 1 $650.00 $650.00 MINAS QUERETARO REAL DE 1 $650.00 $650.00 MINAS TOTAL $1,300.00 % HOSPEDAJE CIUDAD $26.00 TOTAL $1,326.00 BASE DOBLE ENTRE 2 PAX: 1,326.00/2= $ 663.00

C) PLAN DE ALIMENTOS

CUIDAD HOTEL FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL QRO REAL DE 1 ------100.00 80.00 $180.00 MINAS QRO REAL DE 2 100.00 100.00 80.00 $280.00 MINAS QRO REAL DE 3 100.00 ------$100.00 MINAS TOTAL $560.00 % IMPUESTOS $84.00 TOTAL $644.00

D) COSTOS DEL GUIA HONORARIOS

CIUDAD FECHA TOTAL GNJ 1 500.00 LOR 2 500.00 SME 3 500.00 TOTAL $1,500.00

PLAN DE ALIMENTOS

CUIDAD HOTEL FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL QRO REAL DE 1 ------60.00 60.00 $120.00 MINA QRO REAL DE 2 60.00 60.00 60.00 $180.00 MINAS QRO REAL DE 3 60.00 ------$60.00

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MINAS TOTAL $360.00 % IMPUESTOS $54.00 TOTAL $414.00

ALOJAMIENTO

CUIDAD HOTEL No. NOCHES SGL DBL MENOR TOTAL QRO REAL DE 1 $300.00 $300.00 MINAS QRO REAL DE 1 $300.00 $300.00 MINAS TOTAL $600.00 % HOSPEDAJE CIUDAD $12.00 TOTAL $612.00

GUIA

CONCEPTO HONORARIOS $3,000.00 PLAN DE ALIMENTO $828.00 ALOJAMIENTO $1,224.00 SEGURO $100.00 TOTAL 2 GUIA $5,152.00 2 GUIA 40 PAX $128.80

E) COSTOS DE ENTRADAS Y VARIOS (POR PERSONA)

CIUDAD FECHA ENTRADAS TOTAL

QRO 1 30.00 $30.00

GNJ 2 30.00, 35.00 $65.00

LOR 3 35.00 $35.00 SME 4 35.00 $35.00 TOTAL: $165.00

o CAMARISTAS 25.00 X 3 días = 75/2= 37.50 o BELL BOYS: 25.00 c/u = 50.00

262

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PUNTO DE EQUILIBRIO 40 PAX

COSTOS FIJOS TOTAL COSTOS VARIABLES TOTAL Transporte $16,000.00 Entradas $165.00 Alojamiento $9,945.00 Seguro $50.00 Alimento $9,660.00 Guía $5,152.00 TOTAL $40,757.00 TOTAL $215.00

15 PAX

49,757 = 16.66 3,200.94 - 215

P.E.= 17 PAQ.

263

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CAPITULO 6. EVALUACIÓN DEL EVENTO161

Contar con una metodología para hacer una evaluación integral de cualquier evento, siendo un elemento de gran utilidad para los organizadores, la cual permite evaluar de una manera integral y con un criterio sistemático a los integrantes del comité organizador, a las diferentes actividades del evento y a la organización del evento.

Además de conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité organizador y de la organización en general del evento, y detectar las debilidades que se deben corregir para preparar un plan estratégico para el mejor desarrollo del evento.

Hay que Identificar en forma específica aquellas áreas de la organización que presentan niveles críticos y que seguramente están afectando directamente la consecución de los objetivos generales marcados por el comité organizador.

La importancia de la EVALUACIÓN DEL EVENTO radica en que se proyecta una revisión general de todas las actividades y sus interrelaciones. Esta idea es aplicable a cualquier tipo y tamaño de evento, ya sea del sector público, privado o social.

Para detectar los acontecimientos ocurridos es necesario auxiliarse de un cuestionario que nos aporte las conclusiones precisas, comparando todos los elementos involucrados. Se hace la pregunta ¿Cómo saber que los objetivos y metas del comité organizador se cumplieron?. Esto se puede a través de la evaluación al finalizar el evento.

Existen diversos instrumentos de evaluación de que se puede valer el comité organizador, (comité ejecutivo) para valorar los aciertos y desaciertos que existieron durante el congreso o la convención.

Es importante hacer notar que para que exista un sistema efectivo de evaluación hay que establecer criterios de medición y programas, que permitan hacer objetivas las bases de revisión, eliminando así cualquier criterio subjetivo.

UN CORRECTO SISTEMA DE MEDICION DE RENDIMIENTO, SE BASA EN LA PLANIFICACIÓN Y DISEÑO ADECUADO DE LOS DIFERENTES INDICADORES QUE SE VAYAN A UTILIZAR EN CADA EVENTO EN PARTICULAR.

Hay que decidir cuales son las estadísticas que interesan para que los organizadores lleven los controles y reportes necesarios para obtener la información.

161Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 264

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Hay que planificar la forma y el método para evaluar antes, durante y después del evento.

Los factores principales para evaluar son:

Si se alcanzó el objetivo general del evento. Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron. Si los programas se cumplieron en su totalidad y con que nivel de calidad. Si los resultados obtenidos eran los esperados.

Una forma sencilla de evaluar, es por la cantidad de participantes inscritos y la utilidad que se obtuvo, en muchos eventos es la forma de decidir si hubo éxito o fracaso en la realización del evento.

Es conveniente durante el evento aplicar a los participantes cuestionarios para conocer su sentir sobre la realización en general.

INDICADORES

Algunos indicadores que se pueden utilizar para medir el resultado del evento son los siguientes:

Participantes esperados vs. Asistencia real. Expositores esperados vs. Expositores inscritos. Cuotas cobradas vs. Cuotas presupuestadas. Ventas de módulos real vs. Ventas de módulos pronosticadas. Ponentes esperados vs. Ponentes que asistieron. Iniciación de eventos en horarios programados vs. Retrasos. Gastos esperados vs. Gastos reales. Ingresos presupuestados vs. Utilidades reales. Participantes satisfechos vs. Participantes no satisfechos.

La evaluación debe ser un proceso corto, mediano y largo plazo, ya que algunos beneficios son de inmediato, pero hay otros que necesitan algunos meses para que maduren. Por lo que se debe medir lo que la empresa ha logrado como resultado de la participación en diferentes tiempos.

Un aspecto importante en la evaluación será el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay que buscar que los gastos que se lleven a cabo resulten lo mas redituables.

265

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Una vez analizado que es lo que realmente se desea evaluar, se procede al análisis de que tipo de instrumento de evaluación es idóneo para el evento.

Los instrumentos de evaluación están constituidos por preguntas, las cuales pueden clasificarse por el tipo de respuesta que se requiere de los convencionistas. Proporcionando instrucciones antes de contestar el instrumento de evaluación, considerando el tiempo de que se dispone para la aplicación del cuestionario como ejemplo de instrumento de evaluación.

6.1. ELEMENTOS PARA ELABORAR EL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN DEL EVENTO162

CUESTIONARIO

El Cuestionario es un instrumento de investigación. Este instrumento se utiliza, de un modo preferente, en el desarrollo de una investigación en el campo de las ciencias sociales: es una técnica ampliamente aplicada en la investigación de carácter cualitativa. Que resulta de gran utilidad para evaluar Congresos y Convenciones.

No obstante lo anterior, su construcción, aplicación y tabulación poseen un alto grado científico y objetivo. Elaborar un Cuestionario válido no es una cuestión fácil; implica controlar una serie de variables.

El Cuestionario es "un medio útil y eficaz para recoger información en un tiempo relativamente breve".

En su construcción pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o mixtas.

CARACTERÍSTICAS

Es un procedimiento de investigación. Es una entrevista altamente estructurada. "Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a medir". Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir información sobre grupos numerosos.

162Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 266

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El sujeto que responde, proporciona por escrito información sobre sí mismo o sobre un tema dado. Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Además, la uniformidad de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles para algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco claras o incompletas, haciendo muy difícil la tabulación.

Cuestionario Restringido o Cerrado

Es aquel que solicita respuestas breves, específicas y delimitadas. "Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles alternativas de respuestas". Estas respuestas piden ser contestadas con:

Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotómicas): Si o No. Varias alternativas de respuestas: donde se señala uno o más ítems (opción o categoría) en una lista de respuestas sugeridas. Como no es posible prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la categoría Otros o Ninguna de las Anteriores, según sea el caso. En otras ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o asignar un puntaje a una o diversas cuestiones.

Ventajas:

Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados. Limitan las respuestas de la muestra. Es fácil de llenar. Mantiene al sujeto en el tema. Es relativamente objetivo. Es fácil de clasificar y analizar.

Cuestionario No Restringido o Abierto

Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta. "Las preguntas abiertas son particularmente útiles cuando no tenemos información sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta información es insuficiente".

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Es aquel que solicita una respuesta libre. Esta respuesta es redactada por el propio sujeto. Proporciona respuestas de mayor profundidad. Es de difícil tabulación, resumen e interpretación.

Cuestionario Mixto

Es aquél que considera en su construcción tanto preguntas cerradas como abiertas.

Requerimientos para la Construcción de un Buen Cuestionario:

Hacer una lista de aspectos (variables) que se consideran importantes de incluir. Determinar el propósito del cuestionario. Se refiere a un tema significativo. Señalar el título del proyecto, del aspecto o tema a que se refiere, y una breve indicación de su contenido. Las instrucciones deben ser claras y completas. Especificar algunos datos generales: Institución, fecha, nombre del encuestador, etc. Establecer la mejor secuencia de dichos aspectos o temas. Los términos importantes deben estar definidos. El cuestionario no ha de ser demasiado largo. No es conveniente iniciar el cuestionario con preguntas difíciles o muy directas. Escribir un esquema de posibles preguntas pensando lo que se pretende averiguar con cada una de ellas, procediendo posteriormente, si es necesario, a su reubicación, modificación o eliminación. Cada pregunta implica una sólo idea. Las preguntas deben ser objetivas, es decir, sin sugerencias hacia lo que se desea como respuesta. Con relación a este punto, es conveniente hacerse las siguientes interrogantes:

¿Es necesario o útil hacer esta pregunta? ¿Es demasiado general? ¿Es excesivamente detallada? ¿Debería la pregunta ser subdividida en otras preguntas más pequeñas y ser más concreta, específica? ¿La pregunta se refiere preferentemente a un solo aspecto? ¿Se refiere a un tema sobre el cual las personas encuestadas poseen la información necesaria? ¿Es posible contestarla sin cometer errores?

268

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¿Son las palabras suficientemente simples como para ser comprendidas por el encuestado? ¿Es la estructura de la frase fácil y breve? ¿Son las instrucciones claras y precisas? ¿Es necesario clarificarla con alguna ilustración? ¿Es posible que tal pregunta incomode al encuestado? ¿La pregunta induce la respuesta? ("Las preguntas no pueden apoyarse en instituciones, ideas respaldadas socialmente ni en evidencia comprobada").

"La elección de tipo de preguntas que contenga el cuestionario depende del grado en que se puedan anticipar las posibles respuestas, los tiempos de que se disponga para codificar y si se quiere una respuesta más precisa o profundizar en alguna cuestión".

J. W. Best, da las siguientes sugerencias con relación a la construcción de cuestionarios:163

Busca solamente la información que se puede obtener de otras fuentes. Es tan breve como sea posible y sólo lo bastante extenso para obtener los datos esenciales. Tiene un aspecto atractivo. Las instrucciones son claras y completas. Los términos importantes se hallan definidos; cada pregunta implica una sola idea; todas ellas están expresadas tan sencilla y claramente como sea posible, de manera que permite respuestas fáciles, exactas y sin ambigüedad. La importancia del tema al cual se refiere, debe ser expuesta clara y cuidadosamente en el cuestionario. Las personas estarán más dispuestas a responder si saben cómo serán utilizadas sus respuestas. Las preguntas son objetivas, sin sugestiones hacia lo que se desea como respuesta. Las preguntas están presentadas en un orden psicológico correcto, precediendo las de tipo general a las específicas. Deben evitarse las preguntas molestas. Es fácil de clasificar o interpretar.

163BEST, JOHN (1974). Como Investigar en Educación. Ed. Aguilar. Madrid,España

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Antes de aplicar un cuestionario a un grupo numeroso, conviene experimentarlo en un grupo reducido de características lo más semejantes a las personas a las que se va a encuestar. Esta aplicación previa tiene por objeto detectar preguntas e instrucciones ambiguas que posteriormente pueden restar validez al instrumento. Es lo que se denomina cuestionario piloto de la prueba. Al elaborar el cuestionario es necesario establecer la forma en que será tabulado e interpretado. Para este objeto, es de gran utilidad la aplicación experimental que permite prever la dispersión que tendrán las respuestas. Una de las formas más sencillas de tabular un cuestionario es construir una tabla de doble entrada, en uno de cuyos ejes se registra a los encuestados o el número de formulario si se aplicó en forma anónima, y en su otro eje se colocan las preguntas o el número que las representa. De este modo es posible obtener rápidamente una visión global de las respuestas dadas por los individuos encuestados.

6.2. ANALISIS DE LOS RESULTADOS DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN164

El obtener la retroalimentación sobre el servicio en sus distintas fases ofrece varias oportunidades, pues es en el momento de cerrar un evento donde se puede conocer de una fuente directa la percepción final y resultados obtenidos según el cliente acerca de los esfuerzos en términos de calidad, áreas de mejora, empatía y compromiso demostrados.

En esta etapa se presentará el análisis de resultados del ejemplo ficticio del instrumento de evaluación con una muestra de 100 participantes, el cual permitirá conocer realmente cuales fueron las percepciones de los participantes que asistieron a la convención organizada.

Los resultados permitirán conocer los aciertos a favor del comité organizador para seguir trabajando en ellos y mejorar en las áreas de oportunidad que resultaron durante el evento, las cuales servirán de antecedentes al comité organizador para eventos futuros.

Para el análisis de las respuestas obtenidas por los participantes en la evaluación del evento, se utilizará la Escala de Likert (ver anexos) en una muestra de 100 personas.

Preparar los informes aportando datos tanto cualitativos como cuantitativos, para que se

164Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 270

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comprendan claramente los beneficios generados por el evento. Los testimoniales de los asistentes son una excelente forma de complementar la densidad de las cifras, ya que permiten personalizar tanto las estadísticas como el cumplimiento de los objetivos.

Un evento no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando se ha analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Sin una adecuada gestión del postevento no se tiene posibilidades de mejora. Si además esta información se entrega posteriormente a los participantes debidamente procesada y organizada en un informe, acompañada de material adicional, como por ejemplo vídeos de las charlas, ayudará a que la audiencia recuerde mejor el evento y le incitará a repetir.

La Escala de Likert

Es un tipo de instrumento de medición o de recolección de datos que disponemos en la investigación social.

Es una escala para medir las actitudes. Consiste en un conjunto de ítems bajo la forma de afirmaciones o juicios ante los cuales se solicita la reacción (favorable o desfavorable, positiva o negativa) de los individuos.

Alternativas O Puntos En La Escala De Likert Alternativa A: (5) Muy de acuerdo (4) De acuerdo (3) Ni de acuerdo, ni en desacuerdo (Afirmación) (2) En desacuerdo (1) Muy en desacuerdo Alternativa B: (5) Totalmente de acuerdo (4) De acuerdo (3) Neutral (Afirmación) (2) En desacuerdo (1) Totalmente en desacuerdo Alternativa C: (5) Definitivamente sí (4) Probablemente sí (3) Indeciso (Afirmación) (2) Probablemente no (1) Definitivamente no Alternativa D: (5) Completamente verdadero (4) Verdadero

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 Para obtener las puntuaciones de la escala de Likert, se suman los valores obtenidos respecto de cada frase. El puntaje mínimo resulta de la multiplicación del número de ítems por 1. Una puntuación se considera alta o baja respecto del puntaje total (PT); este último está dado por el número de ítems o afirmaciones multiplicado por 5.

El análisis de los resultados del evento permiten conocer realmente cuales fueron las percepciones de los participantes que asistieron al congreso.

Estos resultados permiten corregir los errores que acontecieron durante el evento, los cuales sirven como antecedentes para eventos futuros.

Para analizar las respuestas obtenidas a través de esta escala se tiene que sacar la media a través de la siguiente formula:

FORMULA PARA OBTENER LA MEDIA

INTERPRETACION DE LA MEDIA

El resultado obtenido a través de la media representa la calificación que le fue otorgada al evento en general, de acuerdo a cada una de las opciones planteadas.

6.3. EJEMPLOS DE INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

Ejemplo 1. De Lista de Cotejo para la Autoevaluación de una Tarea165

Institución...... Docente......

Curso:......

Fecha:...... Puntaje Total: 6 puntos

Objetivo: Resumir los conocimientos adquiridos.

165Disponible en: http://www.ucss.edu.pe/cesed/bibli-virtual/g-pedagogica/s-pers-familia-rela-huma-2.pdf 272

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Instrucciones:

 Marco con una X en la casilla correspondiente.  Asigno 3 puntos a cada Sí.  Obtengo mi calificación con el siguiente procedimiento:

C = Número de Puntos Obtenidos X

Puntaje Ideal

INDICADORES SI NO 1.- Leí toda la información sobre los diversos aspectos investigados. 2.- Reflexioné sobre lo leído 3.- Seleccioné todas las ideas centrales de los diferentes textos 4.- Elaboré un bosquejo sobre el tema 5.- Sinteticé todas las ideas centrales seleccionadas 6.- Elaboré un texto escrito Puntaje Obtenido...... Calificación......

Pasos para la elaboración de la Lista de Cotejo:

 Seleccionar los aspectos que se van a incluir  Formular Objetivo  Explicitar las instrucciones para utilizarla  Colocar los pasos específicos en orden consecutivo  Indicar tipo de escala a utilizar (sí .no; logrado-no logrado; presencia . ausencia; etc.). Asignar puntaje  Diagramar el instrumento.

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Ejemplo 2. De una escala de actitudes tipo Likert 166

Sobre la apreciación del estudiante respecto al reglamento interno de la Institución Educativa (Normas de Convivencia).

Por cada proposición escriba una “X” en la columna de la derecha donde mejor exprese su actitud.

Totalmente de acuerdo 1 De acuerdo 2 Indeciso 3 En desacuerdo 4 Totalmente en desacuerdo 5

PROPOSICIONES 1 2 3 4 5 El reglamento es conveniente pues nos hace saber a que atenernos. El reglamento limita mi libertad de estudiante Me siento inseguro desde que empezó a aplicarse el reglamento. Estaríamos mejor sin el reglamento Me agrada que el reglamento me exija puntualidad El reglamento garantiza el respeto mutuo entre estudiantes, profesores y autoridades. El control excesivo impuesto por el reglamento aumenta la disciplina El reglamento debe ser acatado, no importa cuales sean los sentimientos personales. El reglamento es un instrumento de opresión hacia los estudiantes. Me desagrada que el reglamento me imponga lo que debo hacer.

166Disponible en: http://www.ucss.edu.pe/cesed/bibli-virtual/g-pedagogica/s-pers-familia-rela-huma-2.pdf 274

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Ejemplo 3. Las Escalas gráficas167

Participación en Consejo de curso

1. Integrar la directiva del Consejo

Le desagrada profundamente Le entusiasma mucho.

2. Participar en los debates

Le desagrada profundamente Le entusiasma mucho

3. Integrar comisiones

Le desagrada profundamente Le entusiasma mucho

167Disponible en: http://www.ucss.edu.pe/cesed/bibli-virtual/g-pedagogica/s-pers-familia-rela-huma-2.pdf 275

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CAPITULO 7. REGLAMENTO DEL EVENTO168

REGLAMENTO GENERAL Y TÉCNICO DEL EVENTO.

En cada evento se debe de tener un reglamento en general en donde se define las políticas y condiciones con las cuales se normará el desarrollo de éste, y un técnico para regular la operación de las mesas de trabajo.

En este capitulo se sugieren algunas de estas cláusulas que deben de incluir ambos reglamentos, los cuáles se deben adaptar a las necesidades de cada caso en particular.

Algunas de las cláusulas que se pueden incluir son las siguientes:

Capitulo l

De la sede y duración

Articulo 1º La sede del congreso es la ciudad de ______

Articulo 2º. El congreso se verificara los días _____ de (mes) de (año).

Las sesiones y actos se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en los programas respetivos.

Capitulo II

De los participante

Articulo 3º Podrán asistir al desarrollo de las actividades del (nombre del evento), todo los (participantes al evento), ejemplo: licenciados en administración del país, las agrupaciones que afilien a los profesionales de la administración, las instituciones de educación superior que imparten la licenciatura en administración, quienes tengan el nivel de postgrado y quienes desarrollan actividades inherentes a esta materia.

Articulo 4º. Para acreditarse como participante del congreso, hay que registrarse en: (dirección de la agrupación y razón social).

Articulo 5º. Asimismo podrán participar en calidad de invitados de honor y especiales, así como ponentes magistrales y especiales, quienes por su experiencia y aportación a la rama de la administración, merezcan a juicio del comité organizador ser invitados.

168Carreón Martínez Josefa. (Octubre 2012). Apuntes Seminario de Titulación Planeación y Organización Integral de Congresos y Convenciones. EST IPN, México. 276

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Articulo 6º. A los participantes se les expedirá el gafete de identificación correspondiente al momento de registrarse en el modulo del hotel sede, con lo que acreditaran su personalidad para invertir con voz y voto en las deliberaciones de los grupos de trabajo y en las sesiones plenarias.

Capitulo III

De las facultades del comité organizador

Articulo 7º. La administración de los recursos será competencia del comité organizador o de la agrupación responsable.

Articulo 8º. El presidente del evento será el presidente del comité organizador o de la agrupación responsable.

Articulo 9º. El comité organizador se reserva el derecho de aceptar la inscripción de los participantes.

Articulo 10º. El comité organizador estará formado por las coordinaciones o comisiones siguientes:

Articulo 11º. El comité organizador del evento será el órgano superior que está facultado para resolver todas las situaciones no previstas en este reglamento o en el reglamento técnico del evento.

Articulo 12º. El presidente del evento tendrá voto de calidad en la toma de decisiones.

PROPUESTA DE REGLAMENTO TÉCNICO PARA LAS MESAS DE TRABAJO

Capitulo l

De las ponencias

Articulo 1º. Los trabajos deben contener los siguientes datos:

Generalmente todas las ponencias deben de cumplir, con los siguientes requisitos:

1. Titulo de la ponencia referida a la temática de la mesa. 2. Institución a la que representa. 3. Síntesis curricular del ponente y de la institución 4. Máximo 20 cuartillas doble espacio. 5. Cinco copias. 6. Resumen de una cuartilla.

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Articulo 2º. Los trabajos deben identificar una situación o caso concreto, sus características, ventajas y limitantes, así como proponer alternativas de soluciones.

Articulo 3º. Las ponencias deben tener una extensión máxima de veinte cuartillas tamaño carta, mecanografiadas a doble espacio, debiendo acompañarse de un resumen de dos a cinco cuartillas en original y cinco copias.

Articulo 4º. El ponente dispondrá de __ minutos para su exposición y __ minutos para preguntas y respuestas.

Articulo 5º. Los ponentes podrán llevar el equipo adicional que consideren necesario para la mejor realización de su intervención.

Articulo 6º. Los trabajos recibidos pasan a ser propiedad del comité organizador del congreso, quien puede disponer libremente de ellos para su publicación, con el crédito correspondiente al autor.

Articulo 7º. El plazo para presentar y registrar los trabajos se terminara el día __ de ______de 199__.

Articulo 8º. Los trabajos seleccionados por la comisión técnica serán expuestos por el propio autor, en la mesa de trabajo previamente asignada, y pasarán a ser ponencias oficiales del evento.

Capitulo ll

De las mesas de trabajo

Articulo 9º. Cada una de las mesas de trabajo se inaugurará con los participantes que para tal efecto se inscriban.

Articulo 10º. Las mesas de trabajo deben ser presididas en todos los casos por un presidente, un secretario, un moderador y un relator.

Articulo 11º. Los presidentes, secretarios, moderadores y relatores de las mesas de trabajo son nombrados por el presidente y el comité organizador del evento.

Articulo 12º. Existirán tantas mesas de trabajo como la coordinación técnica considere necesarias, para la mejor distribución de los participantes y el logro de los objetivos del evento.

Articulo 13º. En caso de no presentarse los funcionarios de mesa nombrados para tal efecto, la coordinación técnica nombrará a sus suplentes. 278

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Capitulo lll

Del presidente, secretario, moderador, relator y coordinador

Articulo 14º. Las funciones del presidente serán:

I. Presentar la introducción general del tema a tratar y a cada uno de los ponentes especiales. II. Dirigir y observar que en las mesas de trabajo se discuta específicamente los temas propuestos. III. Conocer de las deliberaciones y sancionar los votos para las proposiciones de las mesas de trabajo. IV. Conservar el orden y la disciplina de los integrantes de la mesa. V. Cuidar que la relatoría sea expresión fiel del desarrollo de los debates y de las conclusiones a que llegue el grupo de la mesa.

Articulo 15º. Las funciones de los secretarios son:

I. Verificar la asistencia de los participantes a las mesas de trabajo. II. Inscribir a los participantes en el riguroso orden en que soliciten la palabra. III. Registrara las anotaciones. IV. Levantar las minutas respectivas. V. Orientar los trabajos con base en el tema general y subtemas específicos de cada mesa de trabajo.

Articulo 16º. Los moderadores vigilarán que los participantes centren sus planteamientos al tema de referencia y deben coordinar el tiempo de intervención de los participantes, sujetándose a las siguientes reglas:

I. A los ponentes se les concederá hasta 20 minutos para la exposición de su tema. II. Se concederá hasta 20 minutos para analizar el tema correspondiente. III. Por ningún motivo se permitirá participar a quien no este inscrito en las mesas de trabajo.

Articulo 17º. Los relatores deben de recabar las minutas y elaborar las conclusiones aprobadas en cada mesa de trabajo, y entregarla a la coordinación técnica para su análisis

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e incluso en el documento que se hará del conocimiento d los participantes en la sesión plenaria de conclusiones.

Articulo 18º. Las funciones del coordinador son:

I. La integración y distribución de los materiales necesarios para los participantes y el expositor durante la ponencia. II. Obtener y distribuir, con el apoyo de las edecanes, el material de los participantes. III. Apoyar en sus funciones a los funcionarios de mesa. IV. Recabar las preguntas que los participantes formulen por escrito. V. Establecer enlace permanente con el centro de operación del evento y el comité técnico.

Articulo 19º. El voto será igual para todos los participantes y en caso de empate el presidente de la mesa de trabajo tendrá voto de calidad.

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CON EL EXPOSITOR

El contrato de arrendamiento con el expositor debe de incluir lo que sigue a continuación:

Contrato de arrendamiento de módulos para la exposición ______que celebra por una parte la empresa o agrupación ______y a quien en lo sucesivo se denominará como el comité organizador y, por otra parte, la empresa o persona física ______; y a quien se le denominara como el expositor al tenor de las siguientes cláusulas:

Primera. El comité organizador convoca y coordina la realización, en el lugar y fechas indicadas en los catálogos y boletines propios, de la exposición mencionada.

Segunda. El comité organizador renta al expositor por los días que a exposición dura, los módulos mencionados en este documento, con la ubicación, dimensiones y precios mencionados en este documento y señalados en los croquis respectivos.

Tercera. El comité organizador determina el objetivo de la feria o exposición y define sus alcances.

Cuarta. La inscripción, firmada por el expositor, supone la conformidad y acatamiento por parte del interesado de todas y cada una de las presentes condiciones generales.

Quinta. El comité organizador se reserva el derecho de admisión de cualquier solicitud de inscripción.

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Sexta. Admitida la inscripción, la organización remitirá al solicitante la confirmación del modulo o espacio y alquiler, con la cual quedaba formalizado el contrato.

Séptima. El expositor adjuntará un depósito por el (___%) del precio total del alquiler modulo o espacio en el momento de enviar la hoja de inscripción.

Dentro de los 30 días siguientes de la recepción de dicha confirmación, el expositor abonará el (__%) del precio del alquiler del modulo o espacio.

El pago del tercer plazo, correspondiente al (__%) del precio, se efectuara dentro de los treinta días siguientes a la recepción por el expositor por la factura correspondiente.

A mas tardar un mes antes del comienzo de la exposición, debe de haber sido pagado el total del alquiler del modulo.

Octava. Se considera expositor toda persona a quien a quien el comité organizador haya enviado confirmación del modulo o espacio.

Novena. El comité organizador alquila los módulos o espacios adjunta entre los solicitantes, tomando en cuenta sus preferencias en la medida de lo posible.

Décima. No obstante, el comité organizador se reserva el derecho bajo circunstancias excepcionales y previas al acondicionamiento del módulo, de cambiar el lugar asignado a un expositor, sin que éste tenga derecho de reclamar por daños y manteniendo, por tanto, el contrato, con plena validez.

Décimo primera. El comité organizador se reserva el derecho se reserva el derecho, bajo circunstancias excepcionales y previa comunicación al expositor a más tardar un mes antes del comienzo de la exposición, de cambiar el lugar y las fechas del certamen, sin que este tenga derecho de reclamar por daños y manteniendo, por tanto, el contrato, su plena validez.

Décimo segunda. En caso de que la exposición no tuviera lugar, que dará canceladas las inscripciones y las asignaciones de módulos o espacios ya efectuadas y se reintegran los pagos ya realizados por los expositores, previa deducción de los gastos en los que ya hubiera incurrido el comité organizador; tales gastos podrán ser prorrateados, total o parcialmente, entro los expositores, hasta un máximo del 15 % de la factura de cada uno de ellos. El reintegro se efectuara dentro de los 60 días siguientes a la fecha de decisión de cancelar la exposición.

Décimo tercera. El expositor que, después de formalizado el contrato, decidiera, por cualquier causa, no acudir a la exposición, perderá en todo caso el 50% de precio del 281

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alquiler, que retendrá la organización para sufragar los gastos en que haya incurrido a causa de si inscripción.

El restante 50% le podrá ser reintegrado, en todo o en parte, bajo condiciones a decidir por la organización, en función de la importancia e imprevisibilidad de la causa alegada y debidamente acreditada, y de los daños y prejuicios causados al comité organizador, sin embargo, no procederá rembolso alguno cuando el expositor adopte su decisión de no acudir a la exposición una semana antes de su celebración.

Décimo cuarta. En caso de que un expositor sea declarado en quiebra, o bien solicite u obtenga concurso de acreedores antes del comienzo de la feria, la organización tendrá derecho de declarar que considera el contrato inmediatamente rescindido, sin intervención judicial sin perjuicio de su derecho al alquiler pegado o debido a tal fecha a causa de la inscripción del expositor.

Décimo quinta. Si un expositor no cumple el pago del alquiler debido, la organización podrá declarar el contrato rescindido inmediatamente, bajo la obligación del expositor de pagar daños por un monto igual a la suma por la adecuada a la organización sin necesidad de requerimiento o intervención judicial, y sin que el expositor tenga recurso o reclamo alguno por daños.

Décimo sexta. Sin un expositor no hubiera cumplido sus obligaciones hacia los expositores con respecto a la exposición, éstos podrán tomar posesión de los artículos del participante existentes en el edificio de la exposición, o almacenarlos por cuenta y riesgo del expositor para garantizar que dichas obligaciones sean cumplidas; sin intervención judicial hasta pago, dichos artículos considerados como dados en prenda.

Décimo séptima. En caso de pago en mora, un expositor resultará deudor por todos los costes de asistencia legal, expensas judiciales y extrajudiciales de cobro, en cuyo caso el coste extrajudicial será del 15% del monto adecuado. En caso de mora los intereses de ley también serán exigibles.

Décimo octava. Los expositores no están autorizados a alquilar a terceros, en todo o en parte, el o los módulos contratados.

Décimo novena. La organización se reserva el derecho de ejercitar las medidas oportunas para evitar que cualquier expositor ocasione molestias injustificadas a otros expositores o a visitantes.

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Vigésima. Los expositores están obligados a tener un modulo abierto al publico y estar presentes en el mismo, personalmente o por medio de sus representantes, durante las horas de apertura del salón o recinto.

Vigésima primera. Los expositores pueden reservarse el derecho de admisión de terceros a su modulo, no obstante la organización o sus representantes tienen derecho de acceso permanente a cualquier modulo

Vigésimo segunda. Los expositores están obligados a respetar con especial cuidado todas las reglas y normas enunciadas por la organización, con respecto a la construcción y el acondicionamiento de su modulo. Los participante serán informados de estas reglas y normas con antelación suficiente al comienza de la exposición, el expositor se limitara instalar y decorar su modulo únicamente en el espacio señalado en el contrato.

Vigésimo tercera. Tan pronto como el expositor reciba la confirmación del modulo o espacio, debe de enviar un proyecto de modulo, bajo la forma de un plano en escala y con dos ejemplares, o bien de una maqueta acompañada de un plano con los detalles técnicos.

Vigésimo cuarta. Los expositores están obligados a respetar las indicaciones dadas por o en nombre del comité organizador sobre los servicios contra incendio y seguridad y con respecto a la construcción, al acondicionamiento, el mantenimiento, la escenografita y el desmontaje de los módulos, la publicidad y los artículos promociónales que se van a repartir en su modulo.

Vigésimo quinta. Los expositores deben de comenzar las tareas de montaje y desmontaje de s modulo, con la antelación debida y con base en los honorarios que indiquen los organizadores.

Vigésimo sexta. En aso de que 24 horas antes de que la exposición se abra al publico no ha tomado posesión el modulo o espacio que le fue asignado, o si resulta evidente antes de ese momento que no tomara posesión del mismo, la organización podrá disponer del referido modulo, sin necesidad de notificación y sin que el expositor tenga derecho de reintegro de su dinero o reclamación alguna.

Vigésimo séptima. En caso de inobservancia de una instrucción dada por o en nombre de la organización o del servicio de bomberos, se adoptaran las medidas necesarias a cargo del expositor involucrado.

Vigésimo octava. Los artículos expuestos deben ser compatibles con los objetos de la exposición

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Vigésimo novena. Los expositores no están autorizados a exhibir otros artículos que aquellos mencionados en su hoja de inscripción

Trigésima. No se autoriza la inscripción de revendedores, o de vendedores de equipo usado reparados o no.

Trigésimo primera. Si en opinión de la organización, se producen contravenciones a las reglas enunciadas, en los párrafos precedentes, la organización tomara las medidas que considere necesarias.

Trigésimo segunda. El comité organizador asume la regulación del acceso a la exposición.

Trigésimo tercera. Los expositores recibirán, en una proporción a fijarse ulteriormente, gafetes personales de expositor, que permiten e libre a las horas de apertura al personal que atiende el modulo.

Trigésimo cuarta. La participación en la exposición se hace a riesgo del propio expositor y responderá al comité organizador de las reclamaciones que contra esta pudieran dirigirse por daños causados a terceros por el expositor, o por cualquier otra consecuencia derivada de su actuación o de la de aquellos que actúen directa o indirectamente como sus empleados

Trigésimo quinta. El comité organizador podrá exigir a los expositores el suscribir a su costa un seguro de responsabilidad civil que cubra los riesgos mencionados en el apartado anterior.

Trigésimo sexta. El expositor se abstendrá de llevar a cabo demostraciones con carbón, leña, gas o liquido inflamable.

Trigésimo séptima. El comité organizador no asume responsabilidad, alguna por artículos perdidos o dañados.

Trigésimo octava. En el caso de que el expositor desee que sus mercancías lleguen bajo el régimen de importación temporal se deberá declarar correctamente su valor, procedencia y origen y exigir a las autoridades aduanales que aplique el impuesto correspondiente y entregue comprobante de pago; en este caso deberá de comunicar al comité organizador con 60 días de anticipación y garantizar la devolución al lugar de origen, con un monto del 100% en efectivo de su valor total y carta poder para hacer los tramites debidos.

Trigésimo novena. El comité organizador establece el momento en el que el desmontaje del modulo de exposición debe terminarse. Los artículos o materiales que se encontraran después serán retirados y almacenados por cuenta del expositor. 284

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Cuadragésima. El expositor estará obligado en entregar el modulo o espacio en su estado original de no hacerlo así los gastos que la organización estime necesario realizar, será por cuenta de este.

Cuadragésimo primera. El expositor será responsable del personal que contrate con motivo de la instalación del modulo así como del pago de su salario, cuotas al Seguro Social e Infonavit y demás impuestos y derechos que correspondan.

Cuadragésimo segunda. Para el caso de que existieran contravenciones a estas condiciones, el expositor autoriza, desde este momento, al comité organizador a clausurar y retirar el modulo o espacio de exposición, sin que la organización resulte responsable de las eventuales consecuencias por tal acción.

Cuadragésimo tercera. En todos los casos no previstos en estas cláusulas, el comité organizador tomara las decisiones que considere correctas.

Cuadragésimo cuarta. Las partes, con renuncia a su fuero propio si lo tuvieran, se someten a los juzgados y tribunales de ______.

REGLAMENTO PARA EXPOSITORES.

El objetivo de este reglamento es establecer la mecánica operativa para regular el buen funcionamiento y desarrollo de la exposición, el uso adecuado de las instalaciones, la conservación del inmueble y, como factor más importante, la seguridad de todos los participantes.

El reglamento para expositores debe incluir lo siguiente:

I Fechas y horarios. Los horarios serán exclusivamente los marcados en los boletines del comité organizador.

II Espacios y usos.

1. Los expositores recibirán los módulos directamente del comité organizador. 2. Cualquier daño causado por el expositor deber ser pagado de inmediato. 3. Es responsabilidad del expositor asegurar al personal que este encargado de la instalación y decoración del modulo, así como responsabilizarse del uso de materiales decorativos no inflamables y que ofrezcan seguridad. 4. Esta prohibido cruzar pasillos, módulos o áreas comunes con cualquier tipo de cables eléctricos o telefónicos.

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5. Esta prohibido subirse a circular por las estructuras del recinto de la exposición, así como colgar mantas, rótulos o cualquier otro tipo de publicidad fuera del área reservada por el expositor.

III Montaje y desmontaje.

1. El control del desembarque es responsabilidad del expositor 2. Todas las maniobras deben hacerse en los días y horas marcadas para este propósito 3. Se permitirá el acceso a vehículos al patio de maniobras solamente con el propósito de carga y descarga. 4. Durante las maniobras de carga y descarga queda estrictamente prohibido fumar e ingerir bebidas alcohólicas. 5. Durante el montaje y desmontaje el personal autorizado debe portar su gafete. No se permitirá el acceso a ninguna persona que no porte su gafete.

IV Limpieza.

El comité organizador se encargara de la limpieza de las áreas comunes y pasillos durante los días de la exposición, montaje y desmontaje. Cada expositor será responsable de la limpieza de su modulo.

V Teléfonos y radioteléfonos.

1. El comité organizador gestionara las líneas telefónicas que solicite el expositor, quien cubrirá los gastos que esto genere. 2. No esta permitido instalar ningún aparato telefónico o similar ajeno al que proporcione el centro de exposiciones. 3. Queda prohibido el uso de radios CB o de onda corta.

VI Sonido.

1. El equipo de sonido ambiental y de voceo lo opera exclusivamente el comité organizador. El sonido propio de cada expositor debe ser de manera moderada y sin que interfiera en las actividades de los otros expositores. 2. Queda a criterio del comité organizador exigir la regulación del nivel de ruido y, en su caso, prohibir el uso del mismo por así convenir a los interesados de la exposición.

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VII Alimentos y bebidas

Los alimentos en el centro de exposiciones están concesionados a diferentes empresas. Los expositores se deben apegar a estas condiciones. Queda prohibida la venta y consumo de bebidas alcohólicas dentro de los módulos.

VIII Personal

Los expositores son los únicos responsables del personal a su cargo y se hace responsable por cualquier daño o perjuicio que ellos puedan causar al centro de exposiciones o a terceros.

El expositor es responsable directo de todas las obligaciones obrero-patronales y administrativas correspondientes.

IX Patrocinadores y publicidad.

1. Los expositores se obligan a no anunciar o promover dentro de los módulos productos o servicios contraes a las marcas comerciales de los patrocinadores oficiales. 2. El expositor no puede incluir en sus promociones publicitarias y productos los logotipos y marcas oficiales de la exposición, sin previo consentimiento del comité organizador.

REGLAMENTO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE MODULOS DE LA EXPOSICIÓN

El reglamento de construcción debe incluir lo siguiente:

A. Los elementos de decoración y componentes que excedan de las de 2.5 metros de altura deberán contar con planos estructurales y garantizar la seguridad del evento. B. No se podrán construir puentes o uniones sobre los pasillos. C. Los módulos podrán tener techo falso y/o ante techo con los elementos de seguridad y soporte necesarios D. Las construcciones metálicas o de madera deberán llegar en forma pre construida para eliminar los trabajos de soldadura y carpintería en el lugar de la exposición, y queda excluida la utilización de yeso y tabla roca o cualquier material de construcción que requiera de labores pesadas E. La contratación de equipo, mobiliario, alfombras, plantas y servicios en general deberá ser realizada directamente por el expositor.

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F. Los organizadores proporcionan dentro del paquete del espacio, un contacto doble monofásico. Cualquier instalación adicional tendrá un cargo extra. G. El expositor deberá entregar, conforme al programa establecido, la información de requerimientos generales adicionales en su modulo. Quedan los organizadores librados de cualquier reclamación sobre requerimientos no solicitados en las fechas programadas. H. Cualquier material, equipo o producto, deberá de llegar al lugar de la exposición con base en el programa establecido para entradas de mercancías. I. No se puede pegar, clavar, engrapar, atornillar o adherir, a columnas, paredes, pisos, techos, muebles, cristales, vitrinas, mamparas o cualquier estructura sin la autorización expresa de los organizadores. J. La decoración, equipo y productos para exhibir deberá permitir la circulación sobre los pasillos, sin obstruir otros módulos o áreas comunes. K. El expositor no podrá tener acceso directo a las fuentes de suministro de energía eléctrica. L. El espacio para el modulo deberá contar con los elementos de seguridad necesaria con base en las especificaciones que se señalan en los planes estructurales. M. La altura máxima de cualquier elemento de decoración dentro del espacio del modulo, no debe de rebasar la altura de las mamparas, tanto en los elementos apoyados en el piso como en los banderines. N. Los horarios para trabajar y para ingresas mercancías y herramientas y equipo.

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CON EL HOTEL O CENTRO DE CONVENCIONES.

En un contrato que se firma entre los organizadores y el hotel, con el propósito de garantizar que se respetaran términos y condiciones generales que se convengan para la elaboración del mismo.

 Razón social de la empresa o agrupación de los organizadores  Dirección y teléfono  Datos generales del coordinador general y responsable  Tipo de evento  Asistencia esperada  Programa de trabajo especificando fechas, horarios y responsabilidades  Numero de habitaciones garantizadas  Numero definitivo de participantes garantizados, para definir el numero mínimo de habitaciones vicios contratados como base

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 Numero y capacidad de salones necesarios por actividad , tipos de montaje y asistencia esperada  Servicios, equipos y materiales que se contrataran  Nombre del responsable que firmara el contrato  Registros gubernamentales necesarios

Para la elaboración del clausurado el contrato se debe de convenir la renta, el depósito de garantía y el manejo de los cargos adicionales, como pueden ser: el consumo de alimentos y bebidas, y por concepto de servicio y propinas al personal.

Definir el último día que el hotel permite hacer la conformación final de participantes y, en su caso, el tiempo necesario para la cancelación y que no cause cargos adicionales o en su caso, negociar el porcentaje estipulado por el hotel.

Se menciona que los organizadores se responsabilizan de cualquier daño causado por los participantes a decoración, al mobiliario o al inmueble.

También se anexa una relación con los salones, servicios y equipos contratados y fechas y horarios de uso.

Hay que prever una cláusula que se refiera a la cancelación del evento por problemas imprevistos y que imposibiliten la realización de este, en la que se estipule el porcentaje o monto que deben cumplir los organizadores por arrendamiento, consumo y cargos adicionales.

La cancelación por parte de los organizadores de debe de hacer por escrito y tener sello de recibido del arrendador.

Los hoteles o centros de convenciones ya tienen elaborados machotes de dichos contratos.

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7.1. EJEMPLOS DE REGLAMENTO DEL EVENTO

Ejemplo 1. REGLAMENTO GENERAL 8ª CONVENCIÓN MÉDICA NACIONAL169

I – CONVOCATORIA

Art. 1 - El Comité Organizador de la VIII CMN convoca a todos los médicos a participar en las instancias de consideración de los temas que integran el orden del día de la Convención, en las condiciones, oportunidades y a través de los procedimientos que se exponen en los artículos siguientes.

II – OBJETIVOS

Art. 2 .- La VIII CMN tendrá los siguientes objetivos: 2.1. Determinar la posición del Cuerpo Médico Nacional en torno a importantes aspectos vinculados a la organización sanitaria y a las condiciones ético-legales y laborales del ejercicio profesional. 2.2. Considerar las características de la formación profesional de pre y posgrado y educación médica permanente. 2.3. Analizar las condiciones de funcionamiento gremial médico, promoviendo su plena vigencia y fortalecimiento. 2.4. Posibilitar la máxima participación de los médicos de todo el país en el análisis de los temas y las propuestas de cambio necesarias, para contribuir eficazmente al mejoramiento de las condiciones de atención médica y de la salud de la población, procurando la mayor satisfacción de usuarios y prestatarios.

III – TEMARIO

Art. 3. La convención considerará las siguientes unidades temáticas: Atención médica. Estructura, organización y financiamiento. Política de salud. Normas y condiciones de trabajo médico. Formación profesional. Pre y posgrado. Educación médica permanente. Colegiación médica. Aspecto ético y legal. Organización gremial de los médicos. Las Asambleas Zonales podrán sugerir al Comité Organizador la inclusión de otros temas.

169Disponible en: http://www.convencionmedica.org.uy/8cmn/reglamento.html 290

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IV - PARTICIPANTES - PROCEDIMIENTOS DE CONSIDERACIÓN DE TEMAS.

Art. 4. Podrán participar en las diferentes etapas de la CMN todos los médicos del país, cualquiera sea su situación, actividad o vinculación gremial, a través de las formas y procedimientos que se exponen en este Reglamento General y en los reglamentos particulares cuando corresponda.

Art. 5. El Comité Organizador determinará las zonas en que se dividirá el padrón médico, de acuerdo a la zona de residencia o de actividad profesional preferente, procurando posibilitar y facilitar el acceso y la participación de todos los médicos en las Asambleas zonales. Art. 6. La consideración de los temas se realizará a través de las Comisiones Relatoras, Asambleas zonales y Plenarios de la Convención.

Art. 7. El Comité Organizador designará Comisiones Relatoras para cada unidad temática, determinando los coordinadores, secretarios y relatores, sin perjuicio de la posibilidad de participación en las mismas de los médicos que lo deseen. Las Comisiones Relatoras prepararán los documentos de información, diagnóstico de situación, análisis y propuestas que consideren oportunos para ser puestos en consideración de las Asambleas zonales y Plenarios. El material de referencia será distribuido en forma que asegure el acceso oportuno de todos los médicos a su contenido.

Art. 8. Las Asambleas zonales estarán integradas por todos los médicos residentes, de acuerdo a lo establecido en el art. 5. Considerarán los temas disponiendo de los informes emanados de las Comisiones Relatoras y de todos los demás documentos que aporten sus miembros. Se constituirán y sesionarán en las condiciones que determine el Reglamento particular dictado al efecto.

Art. 9. El Comité Organizador dictará el reglamento de las Asambleas zonales que contendrá disposiciones relativas a: Procedimientos de citación que aseguren la comunicación a todos los médicos. Formas de recepción oportuna de los documentos. Criterios de discusión y votación. Formas de elección de los representantes. Control de asistencia.

Art. 10. Se designará un representante al Plenario de la Convención por cada 30 médicos del padrón correspondiente y un representante por cada 15 médicos que concurran a las Asambleas que se realicen. El mínimo de representantes de cada Asamblea Zonal será de 291

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dos delegados. El Comité Organizador determinará y publicitará la nómina de médicos integrantes de cada padrón zonal y la forma de elección de sus representantes al Plenario de la Convención.

Art. 11. En las fechas del mes de agosto del 2004 que determine el Comité Organizador se realizarán los Plenarios de la 8ª Convención Médica Nacional. Constará de sesiones de consideración de cada unidad temática y un Plenario final de conclusiones en la que se designará la Comisión Permanente de la 8ª Convención.

Art. 12. Los Plenarios de la Convención Médica Nacional estarán integrados por: a) Miembros natos. Integrantes del Comité Organizador; Presidentes y Secretarios del SMU, FEMI, Asociación de Docentes; AEM; Representantes de las Comisiones relatoras de los distintos temas. Participarán con voz y voto en las deliberaciones. b) Delegados. Los electos por los médicos que concurran a las Asambleas zonales en el número y condición establecidos en el artículo 10. 10 representantes de la Asociación de Docentes. 10 representantes de la Asociación de Estudiantes de Medicina. Participarán con voz y voto en las deliberaciones. c) Invitados de honor. Son aquellos médicos que el Comité Organizador designe en atención a sus antecedentes profesionales, méritos gremiales, docentes o asistenciales. Su número no podrá ser superior a 20 profesionales. Participarán con voz y voto en las deliberaciones. Podrán participar asimismo, en las deliberaciones de los Plenarios con voz y sin voto: Médicos que habiendo participado de las Asambleas zonales, se inscriban en la Secretaría del Comité Organizador. Invitados internacionales. Representantes de los demás gremios de la salud. Asesores designados por el Comité Organizador. Representantes de organizaciones de la comunidad que se acrediten como tales ante el Comité Organizador.

Art. 13. La reglamentación particular establecerá la forma de discusión y votación en los Plenarios.

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V – AUTORIDADES Art. 14. En su primera sesión plenaria la Convención designará el Presidente de la 8ª Convención, dos Vicepresidentes y dos Secretarios, que actuarán durante todo el período de sesiones plenarias y serán integrantes de la Comisión Permanente que surja de la Convención.

Art. 15. En cada Plenario de consideración de las unidades temáticas, podrá designarse una mesa que conduzca las deliberaciones. VI - DISPOSICIONES GENERALES

Art. 16. El Comité Organizador dictará reglamentaciones particulares o resoluciones aclaratorias relativas al articulado de este reglamento general cuando las circunstancias lo requieran. Art. 17. En especial, requerirán reglamentaciones particulares los siguientes temas: Conformación de los padrones zonales. Funcionamiento de las Asambleas zonales. Elección de representantes zonales. Procedimiento de análisis de las unidades temáticas en los Plenarios Nacionales.

Art. 18. Corresponde al Comité Organizador interpretar y hacer cumplir este reglamento, así como considerar y resolver los aspectos no previstos.

Ejemplo 2 CRUZ ROJA MEXICANA170

NORMAS DE ORDEN Y DISCIPLINA PARA LOS CONVENCIONISTAS. Cruz Roja Mexicana en el Estado de Puebla y todos quienes participamos en la organización de éste que es el evento más importante de nuestra Sociedad Nacional, deseamos que su asistencia resulte del más alto significado y que su estancia en Puebla sea por demás placentera e inolvidable.

Con el propósito de que establezcamos Principios Generales de Orden y Disciplina durante la Convención Nacional, le suplicamos aplicar lo siguiente.

170Disponible en: http://www.convencioncruzrojamexicana.org.mx/convencion/reglamento.pdf 293

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1.- El Registro de los Participantes se hará en el Centro de Exposiciones de puebla de las 9:00 a las 22:00 hrs. el 22 de febrero del 2012.

2.- EL USO DEL GAFETE ES OBLIGATORIO PARA LOS CONVENCIONISTAS DURANTE TODA LA CONVENCIÓN NACIONAL. Porte su gafete en todo tiempo y circunstancia, ya que le da acceso a los eventos, alimentos y eventos en general. Además, le identifica ante la población y autoridades de Puebla.

3.- Debe asistir puntual al inicio de todas y cada una de las actividades del Programa Oficial, de su Mesa de Trabajo y de los Talleres Temáticos. 4.- Durante las actividades oficiales del Programa General de la Convención deberás asistir con tu Uniforme.

5.- La disposición anterior aplica para todos los eventos sociales del Programa General. Si asiste a lugares públicos de entretenimiento no podrás vestir uniforme alguno, sólo el gafete de Convencionista.

6.- Representa con dignidad y con honor a Cruz Roja Mexicana ante la sociedad de Puebla. Respeta las indicaciones que en este sentido se le indiquen por los organizadores de la Convención Nacional, por la ciudadanía y por las autoridades de la ciudad.

7.- Habrá de tener una actitud, comportamiento, respeto y desempeño acorde a la representación de Cruz Roja Mexicana, aun cuando no portes el uniforme de la Institución. Esta conducta, actitud de disciplina y respeto habrá de tenerse en los actos o eventos del Programa Oficial y durante su estancia como civil en la ciudad de Puebla.

8.- Si desea trasladarse a Puebla en vehículos administrativos de la Institución, no ambulancias, le sugerimos dejarlos en los estacionamientos señalados. Los transportes locales estarán a su disposición. En caso de que desee hacer sus traslados locales en vehículos de Cruz Roja, le pedimos conducirse con el mayor respeto a las señales de tránsito.

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Ejemplo 3. REGLAMENTO DE EVENTOS Y CONVENCION DE LA ASOCIACION METROPOLITANA DE AGENCIAS DE VIAJES A.C.171

CONSIDERANDO

Que es obligación de esta institución vigilar que la aportación y patrocinio que hacen los diferentes prestadores de servicios turísticos, para el desarrollo de cualquier evento o viaje, sea encaminada y otorgada en beneficio exclusivo de los asociados y en su caso de sus cónyuges.

DE LOS REQUISITOS PARA PARTICIPAR

ARTICULO 1º.- Podrán participar en los eventos y en la convención el representante legal de las Agencias de Viajes afiliadas como socio activo y que esté debidamente registrado en la Asociación.

ARTICULO 2º.- El Consejo Directivo organizará ciertos eventos o convenciones, en que los socios activos podrán hacerse acompañar de su cónyuge o un acompañante. Dichos acompañantes deberán ser mayores de 18 años. Se aceptará como máximo un acompañante por socio activo.

ARTICULO 3º.- Los socios afiliados que no patrocinen ningún evento de la convención, estarán sujetos a espacio y a las tarifas diferenciadas que puedan existir, tanto para él como para su acompañante.

ARTICULO 4º.- Los socios comerciales, únicamente podrán participar estando sujetos a espacio y a las tarifas diferenciadas que puedan existir, tanto para él como para su acompañante.

ARTICULO 5º.- Podrán participar los patrocinadores de los eventos conjuntamente con sus cónyuges, cuando así se determine en el evento correspondiente.

ARTICULO 6º.- No podrán participar en la convención personas ajenas a la institución. Tampoco podrán participar menores de 18 años, aunque sean familiares directos.

171Disponible en: http://www.metropolitana.org.mx/pdf/reglamentos/eventos_convencion.pdf 295

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ARTICULO 7º.- Únicamente podrán participar en los eventos y convención, el Asociado debidamente registrado y en su caso el acompañante por cada socio activo. Por lo que los socios activos no podrán llevar invitados ni podrán enviar a persona alguna en su lugar.

ARTICULO 8º.- En el caso de que el socio activo cancele su participación a un evento o a la convención, el acompañante quedará automáticamente cancelado y no podrá participar.

ARTICULO 9º.- El asociado que viole los artículos anteriores o que lleve consigo invitados o participantes, sin informar a los organizadores, quedará suspendido de sus derechos de participar en las siguientes dos eventos similares o de convención independientemente de otras medidas que pudieran aplicar en los estatutos.

DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS EVENTOS Y COVENCION

ARTICULO 10º.- Los eventos organizados por la Asociación son de cinco tipos: A) Eventos de comercialización B) Eventos por festejos y aniversario C) Eventos sociales D) Convención E) Otros

ARTICULO 11º.- En base al Artículo 10 los eventos de tipo A y B serán exclusivamente para asociados y los de C y D podrán ser con acompañantes.

ARTICULO 12º.- En todos los eventos en donde se incluya alimentos se utilizará el sistema de reservación de mesas, excepto en los eventos protocolarios en donde el Consejo Directivo se reservará el derecho de asignar los lugares.

ARTICULO 13º.- Cuando se trate de Convención, el consejo directivo, nombrará a más tardar a los treinta días de su elección, un Coordinador de Convención y este a su vez elegirá a la(s) persona(s) que le ayudarán a la realización de la misma.

ARTICULO 14º.- Los eventos se celebrarán en las siguientes fechas preferentemente: A) Desayunos de comercialización.- El tercer miércoles de cada mes B) Acto de Aniversario.- Durante el mes de septiembre. C) Cena de Gala.- En el mes de diciembre. D) Convención.- Durante los meses de septiembre a diciembre.

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ARTICULO 15º.- En los eventos en que exista ingreso económico se podrá nombrar un pro-tesorero por cada evento, que se encargará de las cuentas y pagos de la misma. El consejo directivo asumirá la responsabilidad y decisiones económicas.

ARTICULO 16º .- La sede de la convención deberá ser asignada por el voto mayoritario del Consejo Directivo a más tardar seis meses antes de la celebración de la misma y/o en el mes de mayo de cada año.

ARTICULO 17º.- El comité de convención deberá de presentar el presupuesto de costos y de precios de venta, de las diversas opciones, los cuales tendrán que ser aprobados por el Consejo Directivo.

ARTICULO 18º.- Se recibirá el registro de los asociados a los eventos en riguroso orden de llegada o recepción de la confirmación. El primer derecho a seleccionar será aquel que sea el primero en confirmar.

ARTICULO 19º.- Para el registro de participación en la convención se dará preferencia en el siguiente orden: A) Socios Fundadores y Socios Activos B) Patrocinadores del evento. C) Socios Afiliados D) Socios Comerciales

ARTICULO 20º.- Todos los participantes a un evento o convención deberán de asistir a todos los actos del programa elaborado. Los acompañantes tendrán, a su vez, que asistir a los eventos que se les asigne.

ARTICULO 21º.- Todos los participantes deberán observar un comportamiento adecuado respetando los lineamientos que se hayan fijado para el evento correspondiente.

ARTICULO 22º.- Los asociados (o su acompañante) que no cumplan con los requisitos anteriores, quedarán sujetos a las sanciones que determine la Comisión de Honor y Justicia

DE LOS CIERRES DE EVENTOS Y CONVENCION

ARTICULO 23º.- El responsable de cada evento tendrá la obligación de prestar un informe por escrito del resultado del mismo a más tardar 20 días después de su realización.

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ARTICULO 24º.- En el caso de convención, el plazo se extenderá a treinta días después de terminado el programa básico y el mismo deberá de incluir el resultado económico

ARTICULO 25º.- Todo informe deberá de contener los aspectos relevantes del mismo y la participación de los asociados.

DE LAS NO PRESENTACIONES

ARTICULO 26º.- Los asociados que hayan confirmado su participación a algún evento y no cancelen su confirmación y no se presenten al mismo, dejarán de ser invitados al siguiente evento similar, independientemente de no tener derecho a rembolso.

ARTICULO 27º.- El asociado que incurra en dos ocasiones a lo expresado en el artículo anterior, dejará de ser aceptada su reservación y su participación quedará sujeta a espacio.

ARTICULO 28º.- Los artículos anteriores no limitan la facultad del organizador o del Consejo Directivo, para turnarlo a la Comisión correspondiente.

Las disposiciones que contiene este Reglamento son obligatorias y deberán ser aceptadas y acatadas por todos los asociados de la ASOCIACIÓN METROPOLITANA DE AGENCIAS DE VIAJES A.C. y tiene por objeto coordinar operativamente las estipulaciones Estatutarias en relación a los Eventos y Convención que lleve a cabo la Asociación. El presente Reglamento fue aprobado por UNANIMIDAD de la Junta de Representantes celebrada el 17 del mes de FEBRERO de 2006. Así mismo, fue aprobado por UNANIMIDAD de la Asamblea General de Asociados celebrada el día 23 del mes de MARZO de 2006. Se expide este Reglamento en la Ciudad de México, Distrito Federal, entrando en vigor al día siguiente de la fecha de la Asamblea de Asociados.

PRESIDENTE. José Lorenzo Salsamendi Rius SECRETARIO. Sonia Marcoschamer Stengel Director Ejecutivo. Otto González Lazarini Secretario Ejecutivo. César Romero García

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CASO PRACTICO “CONVENCIÓN NACIONAL DE CHARROS, DEPORTE Y TRADICIÓN MEXICANA” CAPITULO 1. PLANEACIÓN DEL EVENTO

En esta etapa se debe realizar paso a paso el funcionamiento de nuestro evento, ya que como su palabra lo dice debemos de tener bien planeado para poder llegar al éxito.

Por lo tanto esta es la base para empezar a darle forma a nuestro evento, que nos ayudara a definir las particularidades del mismo como: titulo, participantes, etc.

Se debe tener muy presente los puntos principales que se requieren para poder construir nuestro congreso como son: tema, comité organizador, a quien va dirigido, perfil del participante, elegir nuestras ciudades sedes, así como los recintos que utilizaremos y claro no podemos olvidar a los ponentes y oradores expertos en la materia de este evento.

1.1. DEFINICIÓN DEL EVENTO

“Convención Nacional de Charros, Deporte y Tradición Mexicana” Es una convención cultural en la cual los especialistas involucrados tratarán temas que buscan rescatar y difundir la charrería como tradición y deporte mexicano por excelencia; darán a conocer a través de sus ponencias la importancia de fomentar en los participantes su cultura y transmitirla de generación en generación para así poder formar parte de una actividad turística que impulse el desarrollo económico del país.

1.2. TITULO DEL EVENTO

“Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana”

El titulo del evento va dirigido al participante conocedor de la charrería en México, además que busca la participación y vinculación de los visitantes a la charrería mexicana, actualmente los Congresos Nacionales de Charrería son muy solicitados por los gobiernos de los principales Estados, debido a la afluencia turística que estos generan y por la difusión a esta importante tradición mexicana.

La charrería es considerada un deporte nacional, además que esta relacionada con la sastrería, sombrerería, platería, zapatería, fustería, talabartería, curtiduría, fabricación de sarapes, elaboración de reatas, bordados y trabajos en pita, esto resulta interesante hasta para tomarlo como un tema para un programa cultural, a nivel escolar por tratarse de un valor histórico muy importantes para nuestro país.

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El impacto que se espera al hablar de la Charrería, será la vinculación de la cultura charra, además que busca atraer la atención tanto de niños, jóvenes y adultos a la charrería mexicana que nos identifica como mexicanos.

1.3. TEMA DEL EVENTO

La charrería es un espectáculo lleno de colorido, riesgo, destreza y emoción que contagia con su alegría al público que tiene la oportunidad de participar en uno de los eventos más representativos de las tradiciones mexicanas. La figura del charro mexicano se ha convertido, sin lugar a dudas, en uno de los símbolos esenciales y motivo de orgullo de nuestra nacionalidad a nivel mundial.

Si nos remontamos a la historia de México descubriremos que los primeros charros aparecen en la época de la Colonia española. En 1519, con la llegada de Hernán Cortés, los indígenas tuvieron contacto por primera vez con el caballo. Se dice que cuando lo vieron, pensaron que se trataba de un dios con cuerpo de animal y dorso de humano, ya que no entendían que el jinete fuera uno y el caballo otro, y creían que ambos eran un solo ser, provocándoles tal visión un asombro inimaginable.

La charrería fue declarada deporta nacional durante el mandato del presidente Manuel Ávila Camacho que instituyó el 14 de septiembre como “Día del Charro”.

Antes, en 1933, se fundó la Federación Nacional de Charros cuyo objetivo era agrupar a las asociaciones de charros del país y elaborar un reglamento común para unificar criterios en la práctica de este deporte nacional, que está catalogado como una de las actividades físicas más completas, ya que cuando se realiza debe aplicarse la fuerza de poder a poder con los animales que están siendo sometidos, lo cual permite ejercitar todos los músculos del cuerpo.

La charrería se divide en 10 suertes y el éxito de su ejecución depende en gran medida de la voluntad del caballo. Los charros no perciben sueldo por actuar y viven de la cooperación del público que va a presenciar su espectáculo.

La charrería también es un deporte para mujeres. En una charreada siempre se incluyen las escaramuzas, esto es, evoluciones coreográficas, a galope o a trote, ejecutadas por mujeres que montan “a mujeriegas”, es decir, al estilo amazona, ataviadas con el traje de Adelita o de ranchera mexicana.

Los charros deben cumplir con un reglamento oficial, tanto para la práctica del deporte como para la vestimenta, y cuentan con un protocolo muy estricto para iniciar las

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celebraciones y los encuentros entre equipos. El traje nacional de México es, por excelencia, el atuendo de charro. Hay un refrán que dice que “quien se viste de charro se viste doblemente de caballero”.

Es por esta razón que con la CONVENCIÓN NACIONAL DE CHARROS, DEPORTE Y TRADICIÓN MEXICANA tiene la finalidad de promover y fomentar la cultura y el deporte de la charrería, con sus diferentes actividades artísticas, gastronómicas y sociales principalmente a nivel nacional buscando así Fomentar el interés en los visitantes para participar en las diferentes actividades charras difundiendo el folklor en la charrería mexicana y transmitirla como herencia cultural a las nuevas generaciones.

1.4. OBJETIVOS DEL EVENTO

Objetivo general: Es promover y fomentar la cultura y el deporte de la charrería, con sus diferentes actividades artísticas, gastronómicas y sociales.

Objetivos particulares y específicos.  Presentar la charrería en la actualidad  Dar a conocer las diferentes asociaciones estatales de charrería y sus dependencias  Presentar la importancia de la charrería como deporte mexicano por excelencia  Fomentar el interés en los visitantes para participar en las diferentes actividades charras  Dar a conocer los elementos que forman parte del lienzo charro y la vestimenta de sus protagonistas “el charro” y la “ escaramuza”  Promover la participación de pequeñas, medianas y grandes empresas que ofrecen productos y servicios referentes a charrería  Promover eventos temáticos y banquetes de charrera como bodas y XV años  Difundir el folklor en la charrería mexicana  Transmitir la charrería como herencia cultural a las nuevas generaciones  Crear un nuevo sector turístico mexicano que permita una mayor derrama económica para mejorar la calidad de vida en el país.  Promover la charrería y buscar apoyo para que sea un deporte vigente en el siglo XXI  Presentar los estilos de la charrería  Realizar una kermesse temática

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1.5. COMITÉ ORGANIZADOR

Uno de los principales e importante puntos es el comité organizador, para poder llevar a cabo un evento como este se decidió crear un comité donde habrá una coordinación general que será el primer puesto encargado de poner orden y delegar obligaciones de cada uno.

Se llego a esta conclusión a partir de que se evaluó u analizó los objetivos generales, específicos, definición, titulo, así como el tipo de asistentes que acudirán a esta Convención con el propósito de que se dividan las tareas de manera específica y se trabaje en ello al 100 % llegando a una excelente presentación.

A continuación se detalla el organigrama de dicho evento:

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1.6. ORGANIGRAMA Y FUNCIONES 172

Comité General

Se encarga de coordinar y dirigir a las diferentes comisiones, que comparten el compromiso de planificar organizar ejecutar y controlar el evento en respuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general Es el responsable de integrar o autorizar a los representantes de cada comité acerca de las actividades que se lleven a cabo. Supervisar y dirigir a las mismas de manera que se cumplan los objetivos Comité de Finanzas

Mantener reuniones periódicas con el comité organizador. Establecer prioridades de gastos. Efectuar pagos. Llevar el balance detallado de los pagos efectuados. Establecer prioridades de gastos. Realizar reuniones periódicas con el comité.

Comité Programa Técnico

Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas tope. Escoger temas a tratar y actividades a realizar. Estructurar el programa técnico. Determinar el programa general para el evento, atendiendo las expectativas y características de los participantes, toma decisiones de temas y subtemas a tratar.

Comité de Alimentos Y Bebidas

Seleccionar todo lo que concierne a alimentos y bebidas como desayunos comidas cenas y almuerzos Organizar horarios de alimentos Seleccionar menú

Comité de Alojamiento y Transportación

Coordinar todo lo referente a trasporte marítimo, terrestre, aéreo

172Fleitman Jack. (1997). Eventos y Exposiciones una Organización exitosa, Editorial Mc Graw Hill, México. 303

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Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado del evento manejar la logística para el perfecto uso de registro y seleccionar diferentes alternativas de alojamiento, contratación de hospedaje, distribuir habitaciones.

Comité de Seguridad

Coordinar todo lo operativo de seguridad tanto de los delegados, participantes e invitados especiales Vigilae las instalaciones Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de detección de incendios Coordinar servicios de ambulancias y primeros auxilios.

Comité de Recepción

Dar la bienvenida a participantes Recibir a os invitados especiales Brindar toda la información de las actividades del evento

Comité de Servicios Generales

Planear la logística de las actividades relacionadas con la celebración del evento. Reservar el centro de convenciones. Elegir el montaje de salones. Alquiler de equipos de sonido, audiovisuales. Pre producir el material Organizar y contratar personal técnico.

Comité de Comercialización

Promover el evento en los lugares donde se encuentre el mercado objetivo para lograr la misma asistencia. Diseñar y elaborar el plan promocional que se utilizara para obtener una máxima asistencia difundiendo una imagen que atraiga al publico en general.

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1.7. NATURALEZA DEL EVENTO

La importancia del contenido de la “Convención Nacional de Charros, Deporte y Tradición Mexicana” es interactuar constantemente con el participante, ya que al mismo tiempo que adquiere la información, se pretende hacerle partícipe de cada una de las actividades que se recrean y facilitan el entendimiento de los temas a tratar. Para lograrlo se han implementado las siguientes actividades dentro del contenido de la convención:

EVENTO DESCRIPCIÓN Conferencia ESTILOS DE LA CHARRERIA. Mesa redonda FOMENTAR EL INTERES EN LOS VISITANTES PARA PARTICIPAR EN LAS DIFERENTES ACTIVIDADES CHARRAS Conferencia DIFUNDIR EL FOLKLOR EN LA CHARRERÍA MEXICANA Conferencia LAS DIFERENTES ASOCIACIONES ESTATALES DE CHARRERIA Y SUS DEPENDENCIAS Panel LA IMPORTANCIA DE LA CHARRERIA COMO DEPORTE MEXICANO POR EXCELENCIA Taller CONOCER LOS ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL LIENZO CHARRO Y LA VESTIMENTA DE SUS PROTAGONISTAS (EL CHARRO Y LA ESCARAMUZA) Seminario PROMOVER LA PARTICIPACIÓN DE PEQUEÑA, MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS QUE OFRECEN PRODUCTOS Y SERVICIOS REFERENTES A LA CHARRERÍA Mesa redonda CREAR UN NUEVO SECTOR TURÍSTICO MEXICANO QUE PERMITA UNA MAYOR DERRAMA ECONÓMICA PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA EN EL PAÍS Conferencia TRANSMITIR LA CHARRERÍA COMO HERENCIA CULTURAL A LAS NUEVAS GENERACIONES Conferencia PROMOVER EVENTOS TEMÁTICOS Y BANQUETES DE CHARRERA COMO BODAS Y XV AÑOS Taller PROMOVER LA CHARRERÍA Y BUSCAR APOYO PARA QUE SEA UN DEPORTE VIGENTE EN EL SIGLO XXI

1.8. DESARROLLO DE DINAMICAS O EVENTOS COMPLEMENTARIOS

Durante el evento, se desarrollaran distintas dinámicas a través de ellas se pretende que el participante se involucre completamente en el mismo; este se dará por concluido a través de una Cena de Clausura, a la cual estarán invitados los participantes más allegados y ponentes, el costo de la misma es incluido en la cuota de inscripción.

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Las dinámicas que se desarrollaran durante el evento se detallan a continuación.

Conferencia ESTILOS DE LA CHARRERIA Objetivo En esta conferencia se mostrara a detalle información acerca de cómo ha evolucionado la charrería desde la época de la colonia a la actualidad con la finalidad de que el participante conozca los orígenes de la charrería. Ponentes Jaime Castruita Padilla. Presidente de la Federación Mexicana de Charrería. Fecha 7 de junio de 2013 Se conocerá definiendo que es la charrería. (El término deriva de charro, sinónimo de jinete. Esta palabra tiene diversos orígenes: se utiliza en Salamanca (España) como un gentilicio local que proviene del idioma vasco "txar" o "rústico"; también podría provenir de "chauch" que en el mozárabe andaluz significaba "pastor" o "jinete". Se considera más probable que esta última es de la que probablemente derivan tanto "gaucho" como "charro".

Se conocerá la historia y como ha ido evolucionando la charrería durante la época colonial, hasta nuestros días. Durante la conferencia se abarcaran temas de interés para los participantes.

 La charrería en la época colonial…

 La fiesta charra durante la colonia…

 Los Charros… De sus andanzas y faenas…

 El Charro protagonista en la historia de México…

 El Chinaco… antecedente mas directo del charro…

 Los Charros… De sus atuendos y atavíos

 El Atuendo Charro de ayer y de ahora…

 El Nuevo charro…

Al finalizar, requerimos que nuestros participantes comparten anécdotas históricas y culturales, que han obtenido en la práctica de la charrería. Tiempo 1 hora 15 minutos.

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Ubicación A: Ponente. Jaime Castruita Padilla. H: Auditorio

Planeación y desarrollo  Se revisará el salón y el montaje.  Se dará acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informara al expositor la asistencia.  El coordinador hará la apertura de la reunión y presentará al expositor el  Auditorio.  El expositor hace su presentación.  Al finalizar el expositor, se abrirá la sesión de preguntas y respuestas.  Entrega de reconocimiento al expositor por su participación en el evento.  Cierre de conferencia Material  Hojas  Plumas  Proyector  Micrófonos  Equipo de computo y audio

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Mesa redonda FOMENTAR EL INTERES EN LOS VISITANTES PARA PARTICIPAR EN LAS DIFERENTES ACTIVIDADES CHARRAS Objetivo Presentar las diferentes actividades que se llevan a cabo durante una charreada, y lograr una integra participación de todos los visitantes tanto como: niños, jóvenes y adultos con el objetivo principal de divulgar la charrería. Ponentes  Jorge Humberto Jiménez Vázquez. Presidente del Consejo Directivo de la Asociación Nacional de Charros.  José Antonio Castañeda. Presidente de la Unión del Estado de Aguascalientes.  Juan Carlos Cáceres Carranza. Presidente de la Unión del Estado del Estado de México.  Jaime Castruita Padilla. Presidente de la Federación Mexicana de Charrería.  Enrique Canales Liceaga. Vicepresidente de la FMCH.  Abraham García Villegas. Presidente de la Asociación de Unión de Charros.  Moderador Fecha 7 de junio de 2013 Se expondrán las diferentes disciplinas de una charreada, así como las reglas que estos conllevan. La Charreada es la fiesta más mexicana y más tradicional en México, la Charreada se efectúa en sus escenarios propios llamados lienzos charros. Aquí es donde acude un extenso público para apreciar las llamadas suertes charras y también para dar apoyo a sus partidarios. Y como en todas las charreadas no puede faltar un Tamborazo o una Banda que al compás de su música llene de alegría al público y a los competidores de cada asociación charra.

Las actividades que el Charro realiza en el lienzo con fines de competencia se le llaman Suertes Charras. Estas suertes nacieron en el campo y se escogieron diez de ellas para presentarlas en una charreada. Existe un reglamento de la Federación que indica con claridad la calificación, descalificación y penalizaciones para cada suerte charra, lo que es medido en puntos que se acumulan durante la charreada para que el equipo con mayor puntuación sea el ganador. Las suertes charras son las siguientes: Cala, Colas, Piales, Jineteo de Toro, Terna, Jineteo de Caballo, Manganas a Pie, Manganas a Caballo, y el Paso de la Muerte.

En esta mesa redonda se pretende debatir acerca de como lograr la participación de los visitantes en las diferentes actividades charras tales como las competencias, concursos y torneos, explicando que se 308

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realiza en cada una de las competencias, los ponentes de la mesa redonda plantearán que estrategias que podrán ayudar a captar a más público para que conozca la cultura charra.

Se abordaran las siguientes preguntas:

1.- ¿Cuales son los requisitos para poder formar parte de un torneo? 2.- ¿De cuántos integrantes debe estar conformado un equipo y que función tiene cada uno? 3.- ¿Que estrategia plantearía para dar mas difusión a este deporte?

Tiempo 1 hora 45 minutos. Ubicación PONENTES. A - Jorge Humberto Jiménez Vázquez. B - José Antonio Castañeda. C - Juan Carlos Cáceres Carranza. D - Jaime Castruita Padilla. E - Enrique Canales Liceaga. F - Abraham García Villegas. G – Moderador. H – Auditorio.

Orden de participación:

A: Jorge Humberto Jiménez Vázquez – F: Abraham García Villegas. B: José Antonio Castañeda – E: Enrique Canales Liceaga. C: Juan Carlos Cáceres Carranza – D: Enrique Canales Liceaga.

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Planeación y desarrollo  El coordinador debe reunirse con los participantes para ponerse de acuerdo en la discusión.  Dividir el tema general en sectores adecuados para su exposición, el tiempo disponible.  Cerciorarse que la disposición de los asientos sea la mejor, ubicando a los oradores más animados en los extremos y a los más callados al centro de manera que puedan ser imbuidos a participar.  Presentar a los integrantes de la mesa redonda al auditorio, posteriormente presentar el tema y preparar el camino a la discusión que seguirá.  Explicar el procedimiento que se seguirá durante el evento, indicando la manera en que el auditorio tendrá la oportunidad de participar.  Se abre la discusión con una pregunta o una manifestación que centrara inmediatamente la atención en el punto de interés. Material  Micrófonos  Cuadernillos  Plumas  Equipo de audio  Proyector  Material didáctico

Conferencia DIFUNDIR EL FOLKLOR EN LA CHARRERÍA MEXICANA Objetivo En esta conferencia se demostrará el folklor mexicano con el propósito de no perder nuestras tradiciones mexicanas. Ponentes Leticia Martínez Jiménez. Presidente del Comité de Damas de la Asociación Nacional de Charros. Fecha 8 de junio de 2013 Se definirá las diferentes manifestaciones folklóricas de México, mismas que le otorgan rasgos únicos y distintivos de una entidad, constituyen un aspecto fundamental para el charro y la escaramuza.

Durante la conferencia se difundirá el folklor como parte de la charrería mexicana, el participante comprenderá el significado y la importancia de conservar el folklore del país, conociendo los principios culturales que le han configurado desde la época prehispánica y hasta nuestros tiempos. Se identificará el origen y significado de los elementos y manifestaciones de folklore de la nación, resolviendo las siguientes cuestiones:

¿Cuál es el origen del Folklor mexicano? 310

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¿Qué importancia tiene el folklor en la charrería mexicana? ¿Cuáles son las estrategias para la difusión del folklor mexicano en la charrería? Tiempo 1 hora 15 minutos. Ubicación

A – Ponente: Leticia Martínez Jiménez H - Auditorio Planeación y  Se verificara el estado del salón y montaje. Desarrollo  Se dará acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informara al expositor la asistencia.  El coordinador realizara la apertura de la reunión y presentara al expositor.  El expositor hará su presentación.  Al finalizar el expositor, se sedera a la sesión de preguntas y respuestas.  Se hará entrega de un reconocimiento al expositor por su participación en el evento.  Cierre de la conferencia. Material  Hojas  Plumas  Proyector  Micrófonos  Equipo de computo y audio

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Conferencia LAS DIFERENTES ASOCIACIONES ESTATALES DE CHARRERIA Y SUS DEPENDENCIAS Objetivo Analizar y explicar a los participantes durante una presentación breve las funciones de las asociaciones estatales y sus dependencias, así como su participación de cada una de ellas en la charrería mexicana. Ponentes Abraham García Villegas. Presidente de la Asociación de Unión de Charros. Fecha 7 de junio de 2013 Se iniciara con una presentación, en la cual se mostrará los objetivos y la importancia de cada una de estas asociaciones y sus dependencias. Entre las que se mencionaran se encuentran:

 Asociación Nacional de Charros  Federación Mexicana de Charrería.  Asociación de Charros Francisco I. Madero.  Charros del Peñón.  Charros de Pátzcuaro.  Sociedad Potosina de Charros.  Alteña de Charros.  Tapatía de Charros  Regionales de San Juan del Río.  Charros de Cuauhtémoc.  Valle de Saltillo.  San Miguel La paloma.  Charros de Contepec.

En este encuentro el ponente compartirá su función en la FMC, así como sus principales logros y actividades profesionales, que junto con los charros que se agrupan en asociaciones que están registradas en la Federación Mexicana de Charrería, tales asociaciones son equipos o escuadrones los cuales se organizan con los charros para practicas y competencias y en algunas ocasiones para reunir fondos para la construcción o la compra de instalaciones. Tiempo 1 hora 15 minutos. Ubicación A: Ponente. Abraham García Villegas. H: Auditorio.

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Planeación y  Se revisara previamente el salón y montaje. Desarrollo  Se otorgara el acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informara al expositor de su asistencia.  El coordinador dará la bienvenida y presentara al expositor en el auditorio.  El expositor hace su presentación.  Al finalizar el expositor, se procederá a la sesión de preguntas y respuestas.  Entrega de reconocimiento para el expositor por su participación en el evento.  Cierre de conferencia. Material  Micrófonos  Hojas  Plumas  Cañón  Equipo de computo y audio

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Panel LA IMPORTANCIA DE LA CHARRERIA COMO DEPORTE MEXICANO POR EXCELENCIA Objetivo Exponer la importancia del deporte de la charrería en las diferentes regiones del país, creando un ambiente de participación e interés. Ponentes  Luis Eduardo González Álvarez. Secretario de Promoción Social y Cultura de la FMCH.  Jaime Castruita Padilla. Presidente de la Federación Mexicana de Charrería.  Enrique Canales Liceaga. Vicepresidente de la FMCH.  Jesús Manuel Flores Cárdenas. Coordinador de la Comisión Médica Deportiva.  Celso Treviño Cantú. Secretario del Deporte de la FMCH.  Javier Contreras. Coordinador Nacional en los Estados Unidos.  Moderador Fecha 8 de junio de 2013 El tema esta enfocado a reconocer la charrería como deporte mexicano, a nivel nacional, nuestros panelistas expertos en la materia nos mostraran las diferentes actividades que se realizan en campeonatos, torneos y competencias charras.

Cabe mencionar que este deporte sirve como una medida disciplinaria para quienes lo practican, pues se requiere concentración, dedicación y esfuerzo en su realización.

El panel desarrollará como preguntas principales:

1.- ¿Cuál es la importancia de la práctica del deporte charro?

Si nos remontamos a la historia de México descubriremos que los primeros charros aparecen en la época de la Colonia española. En 1519, con la llegada de Hernán Cortés, los indígenas tuvieron contacto por primera vez con el caballo, provocándoles tal visión un asombro inimaginable. Poco a poco, se fue generalizando el uso de los caballos por todos los habitantes. Los hacendados y sus peones de confianza hacían gala de su pericia y su destreza en el manejo de estos animales.

Es por esto que este deporte se ha trasmitido de generación en generación y muchos arreos como espuelas, frenos, cabezadas y monturas son sucedidos desde abuelos o bisabuelos creándose familias de mucha tradición, pese a que puede considerarse como un deporte extremo por el riesgo y peligro que se corre al manejar ganado y hacer cada vez mas vistosas las suertes, nuevas

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generaciones vienen empujando creando así un deporte de alto rendimiento, incluso ha iniciado en las dos últimas décadas el profesionalismo de sus participante.

2.- ¿Cuáles serian los puntos a tratar para que la gente se involucre más en este deporte?

Fomentar y cimentar la Charrería, nuestra tradición más representativa, como paradigma cultural, artístico y deportivo cien por ciento mexicano en la sociedad en general, con el fin de preservar nuestras costumbres y tradiciones y llevarla a todos aquellos quienes somos orgullosamente mexicanos.

El fomento de la unidad familiar a través de la práctica del deporte de la charrería.

3.- ¿Cómo promoverían esta relación deportiva?

Con la ayuda de Secretarias de Turismo de cada entidad contribuirán por su parte, a llevar a cabo la promoción y difusión de la charrería en las oficinas de la misma dependencia, a través de la colocación de carteles, distribución de volantes, boletos y otros materiales impresos para su difusión.

También se hace la señalización de rutas de comunicación con las agencias turísticas para la realización de eventos, la impresión de folletería, donde se explique lo que es la charrería, sus suertes y trascendencia para la identidad nacional. Tiempo 1 hora 45 minutos. Ubicación PONENTES.

A: Luis Eduardo González Álvarez B: Jaime Castruita Padilla C: Enrique Canales Liceaga D: Jesús Manuel Flores Cárdenas E: Celso Treviño Cantú F: Javier Contreras G: Moderador H: Auditorio

A continuación se muestra el orden de participación:

A: Luis Eduardo González Álvarez – F: Javier Contreras. 315

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B: Jaime Castruita Padilla – E: Celso Treviño Cantú. C: Enrique Canales Liceaga – D: Jesús Manuel Flores Cárdenas

A B C G D E F

Planeación y  Se revisara el salón y montaje. Desarrollo  Se dará el acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informara la magnitud aproximada de la audiencia esperada a los expositores y como coordinar su exposición verbal con las actividades generales del grupo.  Los panelistas harán su respectiva presentación.  El moderador procederá a la presentación de cada panelista.  Cuando se termine de responder los puntos se procederá a la sesión de preguntas y respuestas.  Cierre del panel. Material  Micrófonos  Cuadernillos  Plumas  Equipo de audio  Proyector  Vestimenta y equipo de charro

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Seminario PROMOVER LA PARTICIPACIÓN DE PEQUEÑA, MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS QUE OFRECEN PRODUCTOS Y SERVICIOS REFERENTES A LA CHARRERÍA Objetivo En este seminario se reunirán a personalidades importantes del mundo de la charrería para ofrecer nuevos productos que sean de interés para el público de la charrería. Ponentes Rosenda García. Profesora de la Escuela Nacional de Charrería de la Asociación Nacional de Charros. Fecha 8 de junio de 2013 El seminario va dirigido a empresas como prestadores de servicios turísticos, servidores públicos y privados, y a micro negocios, por medio de fomentar y cimentar la Charrería, nuestra tradición más representativa, como paradigma cultural, artístico y deportivo cien por ciento mexicano en la sociedad en general, con el fin de preservar nuestras costumbres y tradiciones y llevarla a todos aquellos quienes somos orgullosamente mexicanos, ya que con la ayuda de estas empresas será mas fácil la promoción de la charrería por medio de sus productos y servicios relacionados a esta.

A lo largo del seminario el producto de trabajo se desarrollará de la siguiente manera:

 Por medio de una presentación se mostrará el rubro de la charrería como una fuente de ingresos para su negocio.  Se definirán las características de la pequeña y mediana empresa.  Se dará a conocer los tipos de prestadores de servicios turísticos tanto púbicos como privados en los cuales se puede promover este deporte.  Se dará a conocer los pasos para que una empresa sepa como vender sus productos y/o servicios referentes a este tema.  Se mencionará las ventajas y beneficios de ofrecer nuevos productos referentes a la charrería.  Se proporcionara material de apoyo carpetas, hojas y plumas para tomar notas y lograr la mejor comprensión y retención de información.  La finalidad del seminario es lograr que el participante encuentre la mejor manera de promover dentro de su empresa la actividad de la charrería como una fuente de gran ingreso y fuente de empleo.

La finalidad de este seminario es la importancia de las Pymes, estas se caracterizan por niveles intermedios de capital y mano de obra en la economía de nuestro país, en la formación de nuevos empleos y el alza económica a nivel mundial, al promover la participación de estas empresas, 317

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lograr que la Charrería, sea mas divulgada tanto nacional como internacional.

Al final del seminario cada participante, tendrá que contestar un cuestionario de diez preguntas, deberá ser entregado al ponente. Al terminó del seminario se entregará un reconocimiento por su participación. Tiempo 4 horas Ubicación A: Ponente. Rosenda García. H: Auditorio.

Planeación y  Calcular el tiempo del expositor. Desarrollo  El coordinador inicia el acto, expone claramente el tema que sé a de tratar, así como los aspectos en que sé a dividido, explica brevemente el procedimiento por seguir.  Se hace la presentación del ponente al auditorio.  Una vez terminada cada exposición el coordinador sede la palabra al ponente. Material  Micrófonos  Cuadernillos  Hojas de rotafolio  Marcadores  Plumas  Proyector  Equipo de audio

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Mesa redonda CREAR UN NUEVO SECTOR TURÍSTICO MEXICANO QUE PERMITA UNA MAYOR DERRAMA ECONÓMICA PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA EN EL PAÍS Objetivo Presentar a la charrería como una derrama económica para nuestro país. Ponentes  Juan Manuel Menes Llaguno. Abogado e Historiador  Lic. Hugo Carvajal Rodríguez. (Multi campeón estatal de Tlaxcala por equipos y multi campeón estatal charro completo).  Lic. Oscar “Charro virtual” F. López Vázquez. (miembro de la prensa charra nacional, columnista de El Sol de Tlaxcala).  Andrés “Nito” Aceves (tri campeón nacional charro completo).  Alejandro Rojas Díaz Durán. Secretario de Turismo del Distrito Federal.  Juan Carlos Cáceres Carranza. Presidente de la Unión del Estado del Estado de México.  José Antonio Castañeda. Presidente de la Unión del Estado de Aguascalientes. Fecha 9 de junio de 2013 Se presentará el impacto económico que podría traer la realización de eventos charros, involucrando el fomento, difusión, dignificación del ejercicio de la charrería en todas sus manifestaciones deportivas, sociales y culturales al turismo. Y a su vez ver detalladamente las posibles estrategias, para que el turismo se mantenga como la tercera fuente económica del país.

Junto con las autoridades de la Secretaria de Turismo del D.F. Se analizaran las estrategias para que el ejercicio de la charrería sea una de las fuentes de turismo nacional e internacional, tocando los siguientes puntos: representaciones que llevan a cabo en desfiles y reuniones sociales, se permitirá la utilización de sus instalaciones para llevar a cabo recorridos turísticos a los espectáculos de la suerte charra, así como informar el significado de la indumentaria, montura, caballos y todos los implementos de la charrería. Además de permitir sus instalaciones para llevar a cabo eventos relacionados con el tema, como son conferencias, muestras gastronómicas, difundir las festividades y actividades de los charros en toda la capital del país, nuestros ponentes destacaran la importancia de este deporte de la sociedad, que incluye costumbres, indumentaria y representaciones que llevan a cabo en desfiles y reuniones sociales.

Para el desarrollo de esta mesa redonda, se abordaran como cuestiones:

1.- ¿Qué impacto tendría la charrería como fuente económica para el país? 2.- ¿Qué estrategias se tomarían en cuenta, para que este sector sea una de las fuentes económicas del país? 319

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3.- ¿Cuáles serian los medios para que este sector sea viable? Tiempo 1 hora 45 minutos. Ubicación PONENTES. A: Juan Manuel Menes Llaguno. B: Lic. Hugo Carvajal Rodríguez. C: Lic. Oscar “Charro virtual” F. López Vázquez. D: Andrés “Nito” Aceves E: Juan Carlos Cáceres Carranza. F: Alejandro Rojas Díaz Durán. G: Moderador H: Auditorio

El orden de participación se presenta de la siguiente manera:

A: Juan Manuel Menes Llaguno – G: Alejandro Rojas Díaz Durán. B: Hugo Carvajal Rodríguez. – E: Juan Carlos Cáceres Carranza. C: Oscar “Charro virtual” F. López Vázquez – D: Andrés “Nito” Aceves.

A B C G D E F

Planeación y  Se revisara el salón y montaje. Desarrollo  Se dará el acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  Presentación del tema y los integrantes de la mesa redonda parte del moderador.  Los expertos exponen sus opiniones respecto al tema.  Se procede a la sesión de preguntas y respuestas entre los miembros de la mesa y el auditorio.

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 El moderador interviene en la discusión para plantear preguntas y resumir y dar por terminada la sesión.  Cierre de la mesa redonda Material  Micrófonos  Cuadernillos  Plumas  Equipo de audio  Proyector  Material didáctico

Conferencia TRANSMITIR LA CHARRERÍA COMO HERENCIA CULTURAL A LAS NUEVAS GENERACIONES Objetivo Lograr que la charrería pase por nuevas generaciones, para que esta sea una practica para mexicanos que no conozcan la charrería, y así lograr un intercambio cultural entre naciones, por medio de una mayor difusión a la Charrería en televisión abierta y de paga así como el internet. Ponentes Antonio Casillas Villegas. Preside de la Unión del Distrito Federal Fecha 7 junio de 2013 En esta conferencia queremos transmitir como la charrería ha ido evolucionado y cual importante ha sido culturalmente, y que nuestras nuevas generaciones se empapen de la cultura mexicana y no pierdan las raíces mexicanas.

Esto se lograra a partir de incentivar a los participantes, a la charrería como expresión cultural de México, por sus artesanías, gastronomía, trajes que utilizan hombres y mujeres y las festividades que llevan a cabo, sobresaliendo las costumbres, indumentaria y representaciones que llevan a cabo en desfiles y reuniones sociales.

Por otra parte, se llevará a cabo la promoción y difusión de la charrería en la Convención, por medios carteles, distribución de volantes, boletos y otros materiales impresos para su difusión. A continuación se presentan las acciones que se llevaran a cabo durante la conferencia.

 El ponente nos compartirá su trayectoria en torneos y campeonatos.  Los participantes tendrán la oportunidad de compartir sus experiencias.  Se compartirán ideas para su difusión. Tiempo 1 hora 15 minutos.

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Ubicación

A: Ponente. Antonio Casillas Villegas H: Auditorio Planeación y  Se verificara el estado del salón y montaje. Desarrollo  Se dará acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informara al expositor la asistencia.  El coordinador realizara la apertura de la reunión y presentara al expositor.  El expositor hará su presentación.  Al finalizar el expositor, se sedera a la sesión de preguntas y respuestas.  Se hará entrega de un reconocimiento al expositor por su participación en el evento.  Cierre de la conferencia. Material  Hojas  Plumas  Proyector  Micrófonos  Equipo de computo y audio

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Taller CONOCER LOS ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL LIENZO CHARRO Y LA VESTIMENTA DE SUS PROTAGONISTAS (EL CHARRO Y LA ESCARAMUZA) Objetivo Presentar al participante los elementos e instrumentos que utiliza un Charro y una Escaramuza y así sembrar en el participante el gusto por involucrarse en la temática del evento con la intención de incentivar la participación y despertar en cada integrante el interés en la charrería. Ponentes Gianinna Galeazzi Hurtado. Coordinadora Nacional de Escaramuzas de la FMCH. Fecha 9 de junio de 2013 El producto de trabajo del taller, presentará los elementos que conforman a un charro y a una escaramuza.

Se mostrará físicamente los elementos del charro que es un personaje popular, icono de la mexicanidad, el traje del charro representa los caudales de los hacendados, pues lleva botonadura de plata. Además del poder económico, los charros ostentaban un poder social importante como dueños de grandes extensiones de tierra productoras. Como primer elemento se mostrara: la silla de montar mexicana, es muy cómoda tanto para el caballo como para el jinete y básicamente se conforma por un "fuste" o esqueleto de madera, cuerajes y estribos entre otros accesorios. Se exhibirán sillas de montar que son una auténtica obra de arte: de cuero talabarteado o amartelado que forman figuras en todas sus elementos o arreos; las hay con molduras de plata, con hiladuras de colores que alegran y embellecen los arreos, y se suelen acompañar de tientos, donde se atan y cuelgan lo mismo un machete que una cuarta o un fuste, un rifle o un gabán. El siguiente elemento es el Caballo Charro, el cual debe ser de mediana alzada, muy fuerte, de temperamento noble y veloz para el charro. A continuación se mostraran los instrumentos de practica como: la "reata" o soga de lazar es indispensable para la charrería así como las espuelas, chaparreras y por supuesto el traje de Charro. Posteriormente se mostrará a la Escaramuza Charra como práctica femenil dentro del deporte de la Charrería y su actividad consiste en evoluciones coreografiadas a caballo con música de fondo. Se mostraran físicamente las características del vestido de Adelita o Ranchera tales como:

TELA: La tela debe de ser de algodón, popelina, manta, lino o dacrón y ser

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siempre opacas. No se permite el uso de telas transparentes, satinadas, brillosas, fluorescentes, doradas, plateadas o en colores neones.

HECHURA: Puede elaborarse de una sola pieza o también en dos piezas; falda y blusa. Para la escaramuza la hechura deberá ser la misma entre las ocho integrantes, aunque pueden usar diferentes colores en la tela, ya sea en parejas, cuartetos o individual.

OLAN: Es obligatorio llevar cuando menos un holán plisado y cosido independiente en la parte baja del vestido o falda.

ADORNOS: Los adornos del vestido podrán ser de tela, tira bordada, encaje de algodón o poliéster, listones y espiguillas. En el caso de usar vestidos pintados, con aplicaciones tejidas o de otro tipo de artesanía, si el dibujo de los vestidos variara, no se considerará como diferencias en el atuendo. No se permiten adornos en colores fluorescentes, plateados, dorados y neones.

CUELLO: Es obligatorio que lleve cuello alto.

MANGAS: Debe llevar mangas largas o cortas al estilo antiguo, es decir, amplia en la parte de arriba.

ESPALDA: El uso del cierre o botones en la espalda será opcional.

BANDA: Es obligatoria la banda completa en la cintura o pegada en los costados hacia atrás y debe ir con moño de mariposa y colas, se permite la banda tipo cinturón con moño de mariposa y colas previamente cosido, además del rebozo.

LARGO: El largo del vestido debe ser a la mitad de la bota Jalisco con la crinolina puesta.

MOÑO: Deberá ser de tela, listón satinado o mate, encaje de algodón u organza en combinación con el vestido o el rebozo, sin exagerar el tamaño, se porta con todo el cabello recogido a la altura de la nuca. El moño debe estar sujeto al cabello, no se permite pegarlo al sombrero, al vestido ni a algún objeto que ayude a mantenerlo puesto como a un elástico o hilo de coser. Si el moño lleva flores de estas deben ser discretas y pequeñas. Todos los moños de las integrantes de una misma escaramuza deben ser iguales. Se prohíbe el uso de lentejuelas, canutillo, chaquiras, papeles, pedrerías, 324

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adornos fluorescentes, dorados, plateados, neones, tornasoles o demasiadas flores.

CRINOLINA: Debe ser de fibras naturales como el algodón, popelina, cabeza de indio, manta y tira bordada en color blanco, crudo y beige, pudiendo llevar adornos de encaje o punta en los mismos colores. Si se desea se podrá usar listón dentro del pasa-listón en combinación con el vestido. No es obligatorio que sean iguales las de las ocho integrantes. Es obligatorio su uso. No se permite el uso del tul. No debe salir por debajo del vestido. Debe usarse almidonada de lo contrario se harán acreedoras a una sanción de dos puntos.

CALZONERA: De algodón, popelina, cabeza de indio, manta en color blanco o crudo. La hechura deberá ser con resorte en la cintura, sin cierres ni bolsas y larga hasta el tobillo. Se usa por dentro de la bota Jalisco. Si se desea puede llevar adornos como encajes, pasa-listón y listón. Los adornos pueden ser del color de la calzonera o hacer juego con los adornos o el color del vestido. Están prohibidas las mallas, licras, mallones y su confección completa de tira bordada. No es obligatorio que sean iguales las de las ocho integrantes. Cuando no se monte a caballo la calzonera debe ser corta a la altura de la rodilla.

REBOZO: Se porta anudado a la cintura con el nudo al lado izquierdo sobre la banda del vestido. El rebozo deberá hacer juego o contraste con el vestido y sus adornos, en lo que se refiere al color y al tono. Los rebozos pueden variar en las puntas y ligeramente en tonos. Pueden usarse en diferentes colores, ya sea en pares, cuartetos o individual. El uso de colores fluorescentes, neones, llevar adornos sobrepuestos y el uso de fajillas charras en lugar del rebozo está prohibido. Cuando no se monte a caballo el rebozo debe llevarse terciado sobre uno o ambos hombros.

BOTAS: Deberán ser estilo Jalisco en piel o gamuza, siendo obligatorio el cordón a media bota y la herradura por la parte de afuera. En la parte alta podrán tener indistintamente como adorno; cordón, herradura, greca, iniciales, el fierro o bien ser lisas, sin tener que ser iguales entre las integrantes. Los colores deben ser serios e iguales entre las ocho, pudiendo haber ligeras variaciones en el tono, sin confundir con tonos distintos, (esto se toma como arreo diferente) ya sea por el uso o la diferencia del teñido y solo se permiten los siguientes colores: hueso, marfil, beige, miel, oro viejo, ocre, café, marrón, gris, azul marino, vino y verde oscuro, no se permite ningún otro color. Cuando no se monta a caballo se usarán botas porfirianas 325

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o de Adelita que pueden ser con botones o agujetas. Los colores permitidos son los mismos que en las botas estilo Jalisco además del blanco y negro. No se permite el uso de botas con cierre.

SOMBRERO: Puede ser de palma, raíz o vara siendo este el más tradicional con el vestido de Adelita o Ranchera. Se permite el uso de sombreros de fieltro, pelo o lana. El planchado puede ser tipo San Luis moderado, Pachuca o Pachuqueño. Deberán portarlos iguales en material, color y planchado. Los tonos de los materiales pueden variar ligeramente por el uso, decoloraciones del sol, el teñido de las pastas o por la confección con los diferentes artesanos.

TOQUILLA: Podrá ser con calabrote trenzado, calada en gamuza, pirograbada, galón francés, cincelada, chumiteada, bordada con hilo de oro, plata o ambos metales, pita, hilo, canutillo. Los dibujos de los bordados y los calados podrán variar. Los tonos de los materiales pueden variar ligeramente por el uso, decoloraciones del sol, teñido de las gamuzas o por la confección con los diferentes artesanos, ya que lo que se califica es el concepto. Si llevan ribete debe ser igual a la toquilla en material y dibujo.

CHAPETAS: Para los sombreros de palma, raíz o vara deben ser de cuero, cuerno, hueso, gamuza, se permiten metálicas aunque no correspondan a la categoría del sombrero de faena. Para los de pelo, fieltro o lana deben ser de plata, alpaca, latón, cobre y oro, solo se permiten metálicas. Deberán portarlos por pares e iguales todas las integrantes de una misma escaramuza. Las chapetas son artículos charros elaborados por artesanos, no se permite el uso de cualquier artículo que las sustituya, como aretes, tientos, trozos de cuero o cualquier otro objeto que simule una chapeta, el hacerlo así será considerado como la misma falta de las chapetas (descalificación, art.11.) En los casos en los que solo una de las integrantes de la escaramuza haya perdido una o el par completo, causará una sanción de 6 puntos.

ARETES: Deben ser tradicionales de manufactura artesanal de cualquier metal, tienen que usarlos en par idéntico cada integrante. Si no se tiene perforación en la oreja no es motivo de descalificación el no portarlos. No tienen que ser iguales los pares de aretes entre las integrantes de la misma escaramuza. El uso de objetos en perforaciones en cualquier parte del cuerpo visible que no sean las orejas se sancionará con 2 puntos.

ESPUELA: La espuela se usa en la bota izquierda del mismo material y 326

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concepto, sin importar el dibujo en relación con los arreos. Deben portarlas con el mismo concepto todas las integrantes de una escaramuza. Se usa en la bota izquierda, colocada en el tacón. La espuela no es un adorno, es obligatorio su correcto uso y colocación.

Al terminó de la exposición física de cada elemento, se formaran equipos se entregará de una hoja donde especifica una dinámica, en la cual deberán compartir algunas de estas manifestaciones representativas de estos dos protagonistas tanto su equipo y vestimenta que necesitan para la práctica de la charreada y cada equipo expondrá esas experiencias a la audiencia. Tiempo 4 horas. Ubicación Ponente. Gianinna Galeazzi Hurtado.

A: Mesa de trabajo del ponente. B: Mesa de trabajo de los participantes.

Planeación y  Se revisara previamente el salón y el montaje Desarrollo  Acceso a los participantes  Se acomodaran los participantes  El coordinador dará la información pertinente  El coordinador hará la apertura de la reunión y presentara al coordinador del taller  El coordinador hará su presentación y comenzara la dinámica  Inicia la dinámica, explicando brevemente los elementos que

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necesita un charro y una escaramuza, posteriormente la dinámica será compartir por medio de anécdotas de nuestros ponentes y participantes para rescatar esta tradición que ha sido transmitida por generaciones.  Cierre del taller Material  Micrófonos  Hojas de rotafolio  Marcadores  Plumas  Proyector  Equipo de audio

Taller PROMOVER LA CHARRERÍA Y BUSCAR APOYO PARA QUE SEA UN DEPORTE VIGENTE EN EL SIGLO XXI Objetivo Mediante una presentación se promoverá a la charrería como practica deportiva y lograr que se le apoye y se le de mas importancia. Ponentes Melisa Castruita Castillo. Directora del Museo de la FMCH. Fecha 8 junio de 2013 Al promulgarse la Ley Federal del Deporte dando origen a la fundación de la Confederación Deportiva Mexicana, se pidió a los charros pertenecientes a las incipientes asociaciones controladas a través de un organismo llamado Confederación Nacional de Charros, que se reorganizarán y formaran la Federación Nacional de Charros, institución que debería adherirse, junto con las de otros deportes, a la recién establecida CODEME.

Al nacer este deporte Nacional, su objetivo es: "estimular, el resurgimiento de las costumbres típicas legadas por nuestros antepasados plagadas del genuino sentimiento de nuestra nacionalidad y de toda la pujanza y la vitalidad de una raza inconfundible y heroica".

Comenzaremos, mencionando sus antecedentes del deporte y con una breve explicación de la practica del deporte charro, en la cual se inculcara principalmente a niños y jóvenes, que son las futuras generaciones, y que se precaten que al practicar este deporte se sientan orgullosos de lo que son.

En un deporte como la charrería se fomenta entre sus participantes valores como la honestidad, lealtad, disciplina, perseverancia y constancia. La charrería es el ícono de la identidad mexicana, es el único deporte nacional que se mantiene vigente a pesar de los cambios y la modernidad.

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La práctica de este deporte nacional, está catalogado como una de las actividades físicas más completas, ya que cuando se realiza debe aplicarse la fuerza de poder a poder con los animales que están siendo sometidos, lo cual permite ejercitar todos los músculos del cuerpo.

Al finalizar la presentación, se procederá a la dinámica del taller cuyo objetivo es la promoción y divulgación de este deporte, formando equipos, se compartirán sus experiencias al practicar este deporte, tendrán 20 minutos, al terminar expondrán las mas importantes su objetivo a su vez es inculcar a mas participantes a practicar este deporte. Y que ¡Viva la Charrería Nacional!

Tiempo 4 horas. Ubicación Ponente. Melisa Castruita Castillo.

A: Mesa de trabajo del ponente. Melisa Castruita Castillo. B: Mesa de trabajo de los participantes.

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Conferencia PROMOVER EVENTOS TEMÁTICOS Y BANQUETES DE CHARRERA COMO BODAS Y XV AÑOS

Objetivo Promocionar e informar a nuestros participantes involucrados en la charrería mexicana y al publico en general, que existe una opción de festejar cualquier tipo de evento. Ponentes Lilia Mata Pérez. Subdirectora de logística y organización de eventos. Fecha 9 junio de 2013 Actualmente las empresas que se dedican a lo organización de eventos, buscan rentar sus recintos. En este caso los Lienzos charros, son una opción 330

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para un evento, ya que ofrecen distintos servicios, nuestra conferencista nos compartirá la logística y los diferentes eventos que se pueden realizar al rentar el lienzo para cualquier evento.

En este caso se presentarán opciones para cualquier tipo de eventos como: kermesse, fiestas de fin de año para empresas, festejos y banquetes sociales, empresariales, con espectáculos charros, vaqueros, fiestas mexicanas.

Estas instalaciones cuentan con hermosos salones y jardines, y se cuenta con una gran experiencia organizando fiestas mexicanas.

Se busca rentar estos recintos, para los participantes y que los promuevan para futuros clientes. Tiempo 1 hora 15 minutos. Ubicación A: Ponente. Lilia Mata Pérez. H: Auditorio.

Planeación y  Se verificara el estado del salón y montaje. Desarrollo  Se dará acceso a los participantes.  Se acomodaran a los participantes.  El coordinador informara al expositor la asistencia.  El coordinador realizara la apertura de la reunión y presentara al expositor.  El expositor hará su presentación.  Al finalizar el expositor, se sedera a la sesión de preguntas y respuestas.  Se hará entrega de un reconocimiento al expositor por su participación en el evento.

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 Cierre de la conferencia. Material  Hojas  Plumas  Proyector  Micrófonos  Equipo de computo y audio

Banquete KERMESSE TEMÁTICA Objetivo Dar por concluido la Convención, así mismo reconocer la participación de los participantes. Ponentes Maestro de ceremonias (solo en la entrega de reconocimiento) Fecha 9 junio 2013 Tipo de evento  Eventos culturales  Espectáculo de charros y escaramuzas  Espectáculo de mariachi  Reconocimiento otorgado por la Federación Mexicana de la Charrería por su participación en el encuentro.  Casino Tiempo 5 horas Ubicación Lienzo Charro Constituyentes Planeación y  Se revisarán las instalaciones del lienzo Desarrollo  Se dará acceso a los participantes  Inicio de diferentes actividades en el lienzo  Libre elección por parte del participante, para su entretenimiento  Entrega de reconocimiento en el patio principal del lienzo  Cierre del evento  Desaforo Material  Micrófonos  Equipo de audio

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1.9. PARTICIPANTES

Debido a las características del evento, los conocimientos necesarios y las actividades a realizar, contamos con un aforo de 300 participantes, se decidió que la Convención Nacional de Charros, Deporte y Tradición Mexicana, será especialmente dirigido a miembros, asociaciones y dependencias del sector publico y privado, como son:

 Asociación nacional de charros  Secretaria de turismo  Industria del vestido y calzado  Publico general  Industria gastronómica nacional  Federación mexicana de charrería  Asociación de mariachis  Prestadores de servicios

1.10. PERFIL DEL PARTICIPANTE

ASOCIACION NACIONAL DE CHARROS

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad 13 años en adelante Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Indistinto Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema Necesario

SECRETARIA DE TURISMO

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad 18 años en adelante Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Medio Superior en adelante Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema No es necesario

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INDUSTRIA DEL VESTIDO Y CALZADO

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad 18 años en adelante Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Indistinto Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema Necesario

MARIACHIS Y ASOCIACION DE MARIACHIS

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad 15 años en adelante Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Indistinto Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema Indistinto

PUBLICO EN GENERAL

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad 4 años en adelante Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Indistinto Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema No es necesario

INDUSTRIA GASTRONOMICA NACIONAL

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad 18 años en adelante Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Medio superior en adelante Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema Necesario

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FEDERACION MEXICANA DE CHARRERIA

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad 15 anos en adelante Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Indistinto Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema Necesario PRESTADORES DE SERVICIOS

Procedencia Nacional Genero Indistinto Edad Indistinto Estado Civil Indistinto Nivel Profesional Medio superior en adelante Ingresos Indistinto Nivel de conocimiento del Tema No es necesario

1.11. ELECCIÓN DE FECHAS DEL EVENTO

Debido a que uno de los objetivos primordiales de la convención es difundir la cultura de la charrería a personas en general y personas involucradas con la charrería, estimamos un aforo de 300 personas, la cual se determinó que dicho evento, se llevará a cabo los días 7, 8 y 9 de Junio del año 2013, ya que es una temporada con baja carga laboral para los ponentes y los participantes y a la cual no hay eventos similares por el mes de junio.

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1.12. CALENDARIO DE PLANIFICACIÓN DEL EVENTO

PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO ACTIVIDADES CALENDARIZACION DE UN AÑO M A M J J A S O N D E F M Comité General PLANEACIÓN DEL EVENTO DEFINICION DEL EVENTO DEFINICION DEL TITULO DEL EVENTO FORMULACIÓN DE OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS DEL EVENTO ESTABLECER EL CÓMITE ORGANIZADOR DEFINIR LA NATURALEZA DEL EVENTO Comité de finanzas ELABORAR EL PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO COORDINAR LA CONTABILIDAD GENERAL, LA TESORERIA Y LAS FINANZAS ELABORAR Y CONTROLAR EL FLUJO DE DINERO ELABORAR EL PRESUPUESTO PARA MONTAR EL EVENTO AUTORIZAR, PROGRAMAR Y REALIZAR EL PAGO A PROVEEDORES CONTROLAR LOS RECURSOS FINANCIEROS ELABORAR CATALOGO DE CUENTAS PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO DEL EVENTO PRESENTAR INFORME FINANCIERO Comité de Programa técnico DESIGNAR EL TEMA GENERAL DEL EVENTO PLANIFICAR, ELABORAR Y DIFUNDIR EL REGLAMENTO TÉCNICO PARA PONENCIAS SELECCIONAR E INVITACIÓN A PONENTES SOLICITAR A LOS PONENTES EL MATERIAL QUE REQUIERAN COORDINAR E INTEGRAR LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA SU DIFUSIÓN A LOS PONENTES PROPORCIONAR INFORMACIÓN TÉCNICA A LOS PARTICIPANTES PROGRAMAS ELABORAR EL PROGRAMA DE ACTIVIDADES SELECCIÓN DE TEMAS A TRATAR SELECCIÓN DE PONENTES MANTENER INFORMADO AL COMITÉ ORGANIZADOR Comité de Alimentos y Bebidas CONTACTAR A LOS PRESTADORES DE A & B CELEBRACIÓN DE CONTRATOS ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ESTUDIO Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Comité de Alojamiento y transportación HOSPEDAJE REALIZACIÓN DE SITE INSPECTION PROPUESTAS Y APROBACIÓN DE HOTELES CELEBRACIÓN DE CONTRATOS ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ESTUDIO Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO TRANSPORTACIÓN CONTACTAR A LOS PRESTADORES DE SERVICIO DE TRASPORTE OBTENER DESCUENTOS EN LINEAS AEREAS Y TERRESTRE REALIZAR Y VIGILAR TRANSPORTACIÓN CELEBRACIÓN DE CONTRATOS ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ESTUDIO Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO Comité de Seguridad COORDINAR TODO EL OPERATIVO DE SEGURIDAD TANTO DE LOS INVITADOS Y PARTICIPANTES VIGILANCIA DE INSTALACIONES CONSTATAR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE PREVENCIÓN DE INCENDIOS COORDINAR LOS SERVICIOS DE AMBULANCIAS Y PRIMEROS AUXILIOS Comité de Recepción RECEPCIÓN DE AEROPUERTO - HOTEL RECEPCIÓN VIP'S Comité de Servicios Generales COMERCIALIZACIÓN DEFINIR EL COSTO DE PARTICIPACIÓN DEL EVENTO ELABORACIÓN DE CARPETA PROMOCIONAL DEFINIR LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN A UTILIZAR ORGANIZAR Y MANEJAR LAS CONFERENCIAS DE PRENSA SUPERVISAR Y COORDINAR LA ELABORACIÓNN DE SPOTS DE RADIO, ANUNCIOS GRAFICOS Y COMERCIALES DE TV. PROGRAMAR LAS ENTREVISTAS PARA RADIO Y TELEVISIÓN REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE LA DIFUSIÓN DEL EVENTO TRABAJO SOBRE VARIABLES DE SERVICIOS Y PRESTIGIO INTEGRAL DEL EVENTO EVALUACIÓN DEL EVENTO INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN DEL EVENTO 336

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1.13. CALENDARIOS PORMENORIZADOS A continuación se detallan las actividades que realizara cada Comité según su naturaleza: Comité General J J A S O N D E F M A M J 1. Coordinar Comisiones 2. Planificación 3. Organización 4. Control 5. Supervisión 6. Obtener información del hotel 7. Analizar las características de los salones

Coordinación de finanzas J J A S O N D E F M A M J 1. Reservar los salones necesarios 2. Obtener la información del comité de Programas 3. Solicitar el tipo de montaje necesario para cada evento 4. Contratar edecanes 5. Evaluación del evento

Comité programa técnico J J A S O N D E F M A M J 1. Preparar los formularios de registro 2. Establecer sede del registro 3. Determinar fecha límite del registro 4. Lista de asistentes tentativos y confirmados, Informar al comité de hospedaje para realizar reservaciones 5. Elaboración de gafetes 6. Elaborar paquetes de bienvenida 7. Hacer entrega de gafetes y paquetes de Bienvenida

Comité de comercialización(promoción) J J A S O N D E F M A M J 1. Definir perfil del consumidor potencial 2. Mezcla de medios 3. Asignar presupuesto 4. Diseño de publicidad

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5. Feedback con los otros comités 6. Seleccionar, cotizar y contratar medios 7. Contratar al prestador de servicios de imprenta 8. Buscar patrocinadores 9. Determinar el volumen de impresión 10. Entregar material al área correspondiente 11. Difusión del evento 12. Coordinar a la prensa 13. Determinar el formato de las noticias a publicarse

Comité alojamiento y transportación J J A S O N D E F M A M J 1. Solicitar número de invitados 2. Definir características de los huéspedes 3. Localizar prestadores de servicios 4. Seleccionar hotel 5. Reservar las habitaciones 6. Verificar el rooming list 7. Elaborar formatos de recepción 8. Solicitar un modulo de registro de los participantes 9. Recibir a los participantes en aeropuerto 10. Realizar check in 11. Proveer cortesías a invitados especiales 12. Registrar participantes de última hora 13. Dar seguimiento a los participantes durante el evento

Comité servicios generales J J A S O N D E F M A M J 1. Reservación del centro de convenciones 2. Montaje de salones 3. Alquiler equipo de sonido, audiovisual 4. material 5. contratación de personal

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Comité de AyB J J A S O N D E F M A M J 1. Definir numero y características de los asistentes 2. Definir características del transporte 3. Investigar proveedores del servicio 4. Inspección física 5. Selección de un proveedor 6. Transportar a los invitados a la sede

Comité de seguridad J J A S O N D E F M A M J 1. Operatividad delegados, participantes, invitados especiales 2. Vigilancia 3. Sistemas de seguridad 4. ambulancias 5. Primeros auxilios

Comité de recepción J J A S O N D E F M A M J 1. Recepción 2. Invitados VIP 3. Información

1.14. PROGRAMA DEL EVENTO – PARTICIPANTES

Horario Programa para Participantes

Día 1

08:00 - 08:30 Inauguración 08:30 - 09:30 Desayuno 10:00 - 11:15 Conferencia "Estilos de la charrería" 11:30 - 12:45 Mesa Redonda “Fomentar el Interés en los visitantes en las actividades charras" 12:45 - 13:00 Coffee Break 13:00 - 14:15 Conferencia "Asociaciones y Dependencias de la Charrería" 15:00 - 16:00 Comida 16:15 - 17:30 Conferencia "Transmitir la Charrería a nuevas generaciones"

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Día 2

08:00 - 09:00 Desayuno 09:00 - 10:15 Conferencia "Difusión del folklor Charro" 10:20 - 12:05 Panel "La Charrería como Deporte Mexicano por Excelencia" 12:10 - 12:25 Coffee Break 12:35 - 16:35 Taller "Promover la Charrería y apoyo al deporte charro" 16:40 - 17:40 Comida 13:00 - 17:00 Seminario "Participación de las PyMES en la Charrería"

Día 3

08:00 - 09:00 Desayuno 09:30 – 13:30 Taller "Conocer los elementos y vestimenta de una charro y una escaramuza" 10:40 – 11:55 Conferencia "Promoción de Eventos Temáticos Charros" 12:00 - 13:45 Mesa Redonda "La Charrería: Un Impulso al Turismo" 14:00 Tiempo libre 14:45 Punto de Reunión afuera del hotel y traslado al Lienzo Charro "La Villa" 16:00 Charreada 20:00 Noche Mexicana (Kermesse Temática)

1.14.1. PROGRAMA DEL EVENTO – ACOMPAÑANTES

No hay acompañantes para esta convención.

1.15. SEDE DEL EVENTO

La sede del evento, debe cumplir completamente las necesidades propias de la convención, así como las requeridas para los visitantes y participantes, es por esto que a continuación se analizara la información de las ciudades candidatas para ser sede de la Convención.

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1.15.1. INSPECCIÓN DE LA CIUDAD SEDE – CUADRO COMPARATIVO

CARACTERÍSTICAS GUADALAJARA HIDALGO DISTRITO FEDERAL TIPO DE SEDE URBANO URBANO URBANO POBLACIÓN 7,000,000 2, 665, 018 8,605,239 CAPACIDAD HOTELERA 180 H 7 906 H 600 H ESPECIALES 0 0 6 GRAN TURISMO 7 0 13 5 ESTRELLAS 10 5 24 4 ESTRELLAS 52 12 78 ACCESIBILIDAD 5 autopistas 844.9 kilómetros de vías 9 Autopistas 1 Aeropuerto férreas 1 Aeropuerto internacional 869.7 Km de caminos Internacional de la federales Ciudad de México 1 986.7 Km de caminos estatales 1 aeropuerto nacional (Pachuca) LÍNEAS DE TRANSPORTE 12 10 15 LÍNEAS AÉREAS 25 0 27 HOTELES O CENTROS DE 1 5 70 CONVENCIONES LUGAR ESPECIAL PARA EXPO GUADALAJARA Tuzoforum WTC DF., EXPO EVENTOS Recinto Ferial BANCOMER, CENTRO Auditorio Gota de Plata CULTURAL BANAMEX, Polideportivo EXPO REFORMA- CANACO APOYOS LOCALES VIVE GUADALAJARA, SECTUR Hidalgo, SECTUR DF., DIRECCIÓN DE Secretaria de Turismo y AMPROFEC, OCV‘S TURISMO Cultura OCV Hidalgo CLIMA TEMPLADO TEMPLADO TEMPLADO TEMPERATURA 10º C MIN. 26.5º C 20 °C y 30 °C MÁX. 6º C MIN. 31º C MÁX. MÁX.

1.15.2. ELECCIÓN DE LA CIUDAD SEDE

Analizando las características de las tres ciudades, se eligió el Distrito Federal ya que cuenta con mayor infraestructura y es céntrico, estos dos puntos son importantes ya que nuestra Convención Nacional de Charros, Deporte y Tradición Mexicana, será a nivel nacional, las rutas y la accesibilidad a la ciudad son muy variadas, así como las facilidades de hospedaje y la disponibilidad de recintos para eventos.

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1.15.3. INSPECCIÓN DEL LUGAR SEDE – CUADRO COMPARATIVO

A continuación analizamos los 3 posibles lugares sedes haciendo un comparación de servicios e instalaciones que nos brindan, de ahí elegiremos al que mayor apoyo, facilidad nos brinde, y también buscamos un recinto que se adecue a nuestro evento.

1. Guadalajara CARACTERISTICAS FIESTA AMERICANA MISION CARLTON FIESTA AMERICANA GUADALAJARA173 GUADALAJARA174 GRAND GUADALAJARA COUNTRY CLUB175

Categoría 4 Estrellas 4 Estrellas 6 Estrellas Dirección Aurelio Aceves 225, Av. Niños Héroes 125 Américas 1551 glorieta Minerva Col. Centro Guadalajara Guadalajara Jalisco Vallarta Poniente Jalisco Guadalajara Jalisco Distancia al aeropuerto 25 24 25 km No. De salas 21 10 4

Capacidad 10 A 700 pax 10 a 2000 pax 10 a 600 pax No. De Restaurantes 1 1 1 Otros Servicios Si Si Si Elevador Si Si Si Elevadores de carga Si Si Si Escaleras eléctricas No No No Instalaciones con rampas y No No Si accesos para personas con capacidades especiales Business center en el área Si Si Si de exposición Alta tecnología en Si Si Si telecomunicaciones Redes telefónicas en todas Si Si Si las áreas Cobertura de Internet Si Si Si inalámbrico Wi-fi Equipo audiovisual Si Si Si Ambulancias y Si Si paramédicos Servicio de A y B Si Si Si

173Disponible en: www.fiestamericanaguadalajara.com 174Disponible en: www.hotelmisioncarltonguadalajara.com 175Disponible en: www.fiestaamericanagrandcountryclub.com 342

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Montajes especiales Si Si Si Telefonía e Internet Si Si Si Audi e iluminación Si Si Si Equipo de proyección Si Si Si Equipo de oficinas y Si Si Si computo Banquetes Si Si Si Cocktails Si Si Si Estacionamiento Si Si Si Seguridad Si Si Si Cambio de divisas No No Si Información para turistas Si Si Si Líneas T1 para Transmisión No No Si de voz y datos El área cuenta con registro No No No c/9 m Toma de corriente energía Si Si Si monofásica, bifásica y trifásica Personal de No No No apoyo/edecanes Traducción simultanea No No No Cuartos fríos y Si Si Si refrigeración Eventos Kosher Si Si Si Spa No No No 2. Hidalgo CARACTERISTICAS CAMINO REAL FIESTA INN PACHUCA177 HOLIDAY INN PACHUCA176 PACHUCA178 Categoría 5 Estrellas 4 Estrellas 4 Estrellas Dirección Camino Real de la Carretera. México - Blvd. Rojo Gómez No. 04 Plata Lote 15 Zona Pachuca, km. 85.5 Col. Lomas Residencial Plateada Pachuca Venta Prieta Pachuca Pachuca Hidalgo Hidalgo Hidalgo Distancia al Aeropuerto 90 km 40.1 km 94 km No. De salas 16 1 5

Capacidad 10 a 2000 pax 10 a 500 pax 10 a 1500 pax No. De Restaurantes 1 1 1 Otros Servicios Si Si Si Elevador Si Si Si

176Disponible en: www.caminorealoachuca.com 177Disponible en: www.fiestainnpachuca.com 178Disponible en: www.holidayinnpachuca.com.mx 343

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Elevadores de carga Si Si Si Escaleras eléctricas No No No Instalaciones con rampas y No No Si accesos para personas con capacidades especiales Business center en el área Si Si Si de exposición Alta tecnología en Si Si Si telecomunicaciones Redes telefónicas en todas Si Si Si las áreas Cobertura de Internet Si Si Si inalámbrico Wi-fi Equipo audiovisual Si Si Si Ambulancias y Si Si paramédicos Servicio de A y B Si Si Si Montajes especiales Si Si Si Telefonía e Internet Si Si Si Audi e iluminación Si Si Si Equipo de proyección Si Si Si Equipo de oficinas y Si Si Si computo Banquetes Si Si Si Cocktails Si Si Si Estacionamiento Si Si Si Seguridad Si Si Si Cambio de divisas No No No Información para turistas Si Si Si Líneas T1 para Transmisión No No No de voz y datos El área cuenta con registro No No No c/9 m Toma de corriente energía Si Si Si monofásica, bifásica y trifásica Personal de No No No apoyo/edecanes Traducción simultanea No No No Cuartos fríos y refrigeración Si Si Si Eventos Kosher Si Si No Spa No No No

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3. Distrito Federal

CARACTERISTICAS WORLD TRADE CENTRO BANAMEX180 EXPO BANCOMER181 CENTER179 Dirección De Las Naciones, Av. Conscripto 311; Col. Blvd. Rojo Gómez No. 04 Nápoles, Benito Lomas de Sotelo; Del. Lomas Residencial Juárez, Distrito Miguel Hidalgo; Pachuca Hidalgo Federal, México C.P.11200; Distancia al aeropuerto 6 km 5 km 20 km No. De salas 8 25 27

Capacidad 10 a 7500 pax 5 a 10000 pax 45 a 2050 pax No. De Restaurantes 1 0 0 Otros Servicios Si Si Si Elevador Si Si Si Elevadores de carga Si Si Si Escaleras eléctricas Si No No Instalaciones con rampas y Si Si Si accesos para personas con capacidades especiales Business center en el área Si Si Si de exposición Alta tecnología en Si Si Si telecomunicaciones Redes telefónicas en todas Si Si Si las áreas Cobertura de Internet Si Si Si inalámbrico Wi-fi Equipo audiovisual Si Si Si Ambulancias y Si Si paramédicos Servicio de A y B Si Si Si Montajes especiales Si Si Si Telefonía e Internet Si Si Si Audio e iluminación Si Si Si Equipo de proyección Si Si Si Equipo de oficinas y Si Si Si computo Banquetes Si Si Si Cocktails Si Si Si Estacionamiento Si Si Si

179Disponible en: www.wordtradecenter.com 180Disponible en: www.centrobanamexmexico.com 181Disponible en: www.expobancomer.com.mx 345

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Seguridad Si Si Si Cambio de divisas No No No Información para turistas Si Si Si Líneas T1 para transmisión No No No de voz y datos El área cuenta con registro No No No c/9 m Toma de corriente energía Si Si Si monofásica, bifásica y trifásica. Personal de Si Si Si apoyo/edecanes Traducción simultanea No No No Cuartos fríos y refrigeración Si Si Si Eventos Kosher Si Si Si Spa No No No

1.15.4. ELECCIÓN DEL LUGAR SEDE

Para hacer la elección del lugar sede realizamos un análisis y comparación entre las ciudades de Guadalajara, Hidalgo y Distrito Federal y llegamos a la conclusión de que debíamos escoger una ciudad que contara con la mayor cantidad de servicios a ofrecer, una buena y rápida conectividad, además de recintos con gran capacidad que cubran las necesidades del evento.

Por lo tanto elegimos el Distrito Federal como ciudad sede del evento de Charrería porque cubre todos los objetivos que se realizaran en la convención.

1.16. MONTAJES PARA EL EVENTO

Para el montaje de la convención se requiere de bastante tiempo, para ir ejecutándose debidamente todos los detalles que exige la planificación que se convino previamente.

La forma en que se efectuara el montaje dependerá de la forma del local, dimensiones, etc., así mismo del número de participantes.

Es conveniente hacer un pequeño croquis con la distribución de las mesas y sillas; facilitando de esa manera el trabajo al momento de calcular el aforo.

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1.16.1. CUADRO DE MONTAJES PARA EL EVENTO EN EL LUGAR SEDE

En la siguiente tabla se muestran los montajes determinados para cada actividad en el programa de la “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana” de acuerdo al aforo que tendrá cada actividad la cual se especificara la duración que tendrán las mismas para llevar un control de tiempos.

CUADRO DE MONTAJES ACTIVIDAD MONTAJE AFORO SALÓN DURACIÓN Conferencia “Estilos de la charrería” Auditorio 200 PAX OLMECA 2 1: 15 horas Conferencia “ Las diferentes asociaciones estatales de charrerías y sus Auditorio 200 PAX OLMECA 3 1:15 horas dependencias” Panel “La importancia de la charrería como deporte mexicano por excelencia” Escuela 200 PAX OLMECA 4 1:45 horas Mesa Redonda “Fomentar el interés en los participantes para participar en las Banquete 200 PAX OLMECA 2 1:45 horas diferentes actividades charras” Taller “Conocer los elementos que forman parte del lienzo charro y las vestimentas Herradura 100 PAX OLMECA 3 4:00 horas de sus protagonistas (el charro y la escaramuza)” Seminario “Promover la participación de pequeñas, medianas, y grandes empresas que ofrecen productos y servicios Escuela 100 PAX OLMECA 4 4:00 horas referentes a la charrería” Conferencia “Promover eventos temáticos y banquetes de charrería como bodas y XV Auditorio 200 PAX OLMECA 2 1:15 horas años” Conferencia “Difundir el folklor en la charrería mexicana” Auditorio 200 PAX OLMECA 3 1:15 horas Conferencia “Transmitir la charrería como herencia cultural a las nuevas Auditorio 200 PAX OLMECA 4 1:15 horas generaciones” Mesa Redonda “Crear un nuevo sector turístico mexicano que permita una mayor derrama económica para mejorar la Herradura 100 PAX OLMECA 2 1:45 horas calidad de vida en el país” Taller “Promover la charrería y buscar apoyo para que sea un deporte vigente en Herradura 100 PAX OLMECA 3 4:00 horas el siglo XXI” Kermesse temática Banquete 300 PAX Lienzo charro 5:00 horas constituyentes

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1.17. ORADORES

En este punto se han elegido a personajes importantes que tienen un amplio conocimiento del evento por lo tanto es muy importante y delicado escoger a las personas que nos brindaran parte de sus experiencias, vivencias y aprendizajes de la Charrería.

Por lo tanto se seleccionaron personas que han sido un gran icono de la Charreria en Mèxico y en diferentes estados de la republica.

A continuación se detalla una biografia de cada uno de los oradores que participarán en la Convención de Charrería y se podrá observar que todos los participantes han sido Directores de Instituciones importantes en este ramo, por nombrar a algún personaje importante es el Presidente de la Federación Mexicana de Charreria Jaime Castruita que apoyara con sus conocimientos en distintas conferencias.

Cáceres Carranza Juan Carlos

Cargo: Presidente de la Unión del Estado del Estado de México.

Participo en diversos Campeonatos de Charrería llevándose así varios títulos por su participación en estos, pero sin duda uno de los mas importantes en su carrera fue el XXIII Campeonato Charro del Sur de Guanajuato, evento dedicado a don Francisco Flores Vera y que tiene como primer líder y virtual finalista a Juan Carlos Cáceres Carranza haciendo su pase a los Regionales de Rincón de Tamayo, que se destaparon con 299 de cuenta, acompañados en la primer jornada por los Unidos del Norte, que se quedaron en el camino con 209 y los Charros de Moroleón, que estarán en la estadística con 84 de cuenta. Debido a esto actualmente ocupa el puesto de Presidente de la Unión del Estado de México.

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Canales Liceaga Enrique

Cargo: Vicepresidente de la FMCH

Ganador de del titulo Nacional del XVIII Campeonato Nacional Charro en el año 2008, y con una gran trayectoria en el ámbito de la charreada, actualmente tiene el puesto de vicepresidente en la Federación Mexicana de Charrería, en el periodo de 2012 al 2014, por su trayectoria en torneos y campeonatos será nuestro ponente durante la Convención..

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Casillas Villegas Antonio

Cargo: Presidente de la Unión del Distrito Federal

Cuenta con una gran trayectoria en las charreadas, abonó su participación en estas actividades en el año del 2009, pese a la fractura con que resultó en el brazo izquierdo, por un golpe en la puerta del cajón, Antonio Casillas Villegas es considerado el mejor anotador sumando 10 puntos en una jineteada de yegua, derribando a dos para 42 llamado "El Charrito", es un charro muy respetado por su asociación y nombrado Presidente de la Unión para representar al Distrito Federal.

Castañeda José Antonio

Cargo: Presidente de la Unión del Estado de Aguascalientes.

Ha participado en una gran cantidad de actividades relacionadas con la charrería. Anteriormente fue presidente de la mesa directiva de la Cámara de Senadores, es encargado de solicitar a los miembros que expresen su compromiso con los socios de la decana, así como

participar en las tradiciones charras.

Logro la difusión de la charrería en distintos recintos del Distrito Federal como: en la explanada del Rancho del Charro instalando módulos de la Feria del Mole y el Nopal de Milpa Alta, artesanías textiles y joyería y charreadas en lienzos.

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Castruita Castillo Melisa

Cargo: Directora del Museo de la FMCH

Al ser hija del Sr Jaime Castruita Castillo y una de las escaramuzas importantes debido a que por generaciones su familia ha practicado la charrería, llego a tomar la dirección del museo

en el año de 2011, y nos ayudara a contribuir en la convención como orador.

Castruita Padilla Jaime

Cargo: Presidente de la Federación Mexicana de Charrería.

Presidente que acaba de ser nombrado debido a sus labores que ha realizado durante toda su carrera de la charrería, al conocer arduamente los temas relacionados con la charrería, escogimos al Sr Jaime

Castruita para que nos apoye como orador.

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Contreras Salgado Javier

Cargo: Coordinador Nacional en el Estado de Zacatecas

A sus apenas 30 años de edad, Javier Contreras tomo el cargo de Coordinador Nacional en el Estado de Zacatecas, estado con mayor difusión de la charrería, es el encargado de el compromiso de respetar y hacer respetar el Estatuto de la Agrupación con 90 años de historia, anteriormente forma parte del Consejo Directivo, como miembro en promover el buen camino de la charrería.

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Díaz Durán Alejandro Rojas.

Cargo: EX Secretario de Turismo del Distrito Federal.

Es licenciado en Ciencias Políticas y Administración Pública por la Universidad Iberoamericana, misma institución en la que cursó un diplomado en periodismo y relaciones internacionales; inició en la actividad política en 1989 como líder juvenil del PRI en el Distrito Federal, en 1994 fue electo diputado federal por el XI Distrito Electoral Federal del Distrito Federal, en dicho cargo destacó por haber sido el único diputado priista en votar en contra del aumento del Impuesto al Valor Agregado (IVA) del 10% al 15%, como propuso el entonces presidente Ernesto Zedillo y aprobó todo el resto de la bancada del PRI; en 1997 fue electo diputado a la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, donde continuaron los enfrentamientos con el PRI que lo llevó a renunciar a él y declararse diputado independiente. En el período de 1999 a 2000 fue miembro del Partido de Centro Democrático, liderado por Manuel Camacho Solís y donde también militaba Marcelo Ebrard; posteriormente se unió al Partido de la Revolución Democrática y en 2006 fue coordinador de la campaña de Marcelo Ebrard a Jefe de Gobierno del Distrito Federal por el PRD, al ser electo y asumir el cargo, Ebrard lo nombró parte del equipo de la Comisión Redactora del proyecto de Constitución del D.F.

En 2007 intentó ser candidato a Presidente del PRD en el D.F., sin embargo su candidatura no logró los suficientes consensos, apoyando finalmente a Alejandra Barrales para el cargo, en consecuencia, el 23 de enero de 2008 Marcelo Ebrard lo nombró Secretario de Turismo del D.F. en sustitución de Barrales, cargo en el que permanece desde dicha fecha.

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Flores Cárdenas Jesús Manuel

Cargo: Coordinador de la Comisión Médica Deportiva.

Todos los eventos oficiales de la FMCH deberán contar con un servicio médico de forma obligatoria, importante es cumplir con lo anterior y realizar en los campeonatos estatales los exámenes médicos a los charros y escaramuzas previas a su competencia. De no realizarse dicho examen médico, será invalidada la participación de los charros o escaramuzas

involucrados.

Por lo tanto nos ayudara a dar buenas recomendaciones en nuestras diferentes actividades a realizar en nuestra convención.

García García Rosenda

Cargo: Profesora de la Escuela Nacional de Charrería de la Asociación Nacional de Charros.

Actualmente es decana de la Escuela Nacional de Charrería de la Asociación Nacional de Charros del Distrito Federal, además de llevar la promoción y difusión de la charrería mexicana a nivel nacional a escuelas dedicadas a esta actividad. Cabe destacar que en anteriormente fue miembro y mano derecha del Presidente del Consejo Directivo de la Asociación Nacional de Charros, Jorge Humberto Jiménez Vázquez.

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García Villegas Abraham

Cargo: Presidente de la Asociación de Unión de Charros.

Personaje que ve con agrado y satisfacción, que los poderes públicos de la Nación, los gobiernos de los estados y municipios así como varias poderosas corporaciones, han proporcionado su respaldo moral y ayuda económica, en una abierta y apreciada forma, para mantener nuestro deporte, difundirlo y enseñarlo sobre todo a la niñez, que incrementarán nuestra labor en pro del deporte charro, que así, se ve honrado y enaltecido. Y participará como orador en nuestra convención para resaltar mas sus objetivos para la charrería.

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González Álvarez Luis Eduardo

Cargo: Secretario de Promoción Social y Cultura

Personaje importante de la charrería que ha participado en eventos, reuniones, campeonatos, que esta muy relacionado con la cultura charra y nos expondrá algunos puntos importantes para la convención que se realizara.

Hurtado Gianinna Galeazzi

Cargo: Coordinadora Nacional de Escaramuzas de la FMCH.

Es Lic. En Biología, y aunque su carrera profesional no tiene nada que ver en la charrería, sin duda alguna es una de las ganadoras consecutivas de torneos y campeonatos de escaramuzas, por su amplia trayectoria en la charreada, comenzó a practicar desde los 8 años de edad, su pasión por la charrería la llevo a estar en el cargo que ocupa actualmente, además que también se dedica a promocionar e incentivar a niños y jóvenes a la charrería.

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Jiménez Vázquez Jorge Humberto

Cargo: Presidente del Consejo Directivo de la Asociación Nacional de Charros.

Cuenta con más de 15 años de experiencia en la charrería, ya que su familia practicaba la charreada como pasatiempo, además es Lic. En Derecho de la Facultad de Derecho de la UNAM, tiene un alto compromiso de trabajo en pro de mantener las tradiciones y la unidad familiar, que son los valores que forman parte de las tradiciones charras.

Rindió protesta como presidente de la Asociación Nacional de Charros en un periodo comprendido de 2012 al 2014, por estas razones se le invito a formar parte de la Convención en base a su experiencia en la charrería.

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Martínez Jiménez Leticia

Cargo: Presidente del Comité de Damas de la Asociación Nacional de Charros.

Hija de padres dedicados a la charrería, desde muy pequeña fue motivada a seguir con la tradición, participando en torneos y campeonatos de charrería obteniendo varios reconocimientos por su participación, en la actualidad ocupa el puesto de presidenta del Comité de Damas de la Asociación Nacional de Charros en el periodo de 2012 al 2014, transmitiendo la cultura charra a mujeres y haciendo su labor como presidente.

Mata Pérez Lilia

Cargo: Subdirectora de logística y organización de eventos

Actualmente trabaja en la Secretaria de Turismo, como Subdirectora logística de eventos, es Lic. En Administración de Empresas Turísticas de la Universidad del Valle de México, además que cuenta con un currículo muy amplio en experiencia de organización de eventos ella nos brindara su apoyo durante el evento.

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Treviño Cantú Celso

Cargo: Secretario del Deporte

Sigue su destacada trayectoria Charra ahora

de directivo con Charros Cañón de Huajuco, NL aquí recibiendo su hebilla de campeón en cala, de manos de Cesar Rodríguez presidente de la Asociación y de la Reina en su pasado Aniversario.

El Icono Norteño Celso Treviño Cantú charro

de abolengo desde su abuelo que se llamaba exactamente igual que el y nacido el mismo día un 22 de Abril pero de 1908, el nacido en 1962 y su hijo Celso Treviño Cárdenas el mismo día pero de 1987 y sigue la mata dando.

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Juan Manuel Menes Llaguno

Cargo: Abogado e Historiador

Es considerado como uno de los historiadores más minuciosos del Estado de Hidalgo, sus estudios profesionales los realizo en la Escuela de Derecho y Ciencias Sociales de la U.A.E.H. (1966-1970). Cuenta con varios diplomados en didáctica general, sobre objetivos y evaluación, especialidades sobre métodos y técnicas de investigación social, Historia política de México en el I.N.A.P. e Historia de la Historiografía en la U.A.M.

Ha tenido una gran experiencia en la docencia, como profesor y catedrático de diferentes escuelas, preparatorias e institutos, preparatorias dependientes de la U.A.E.H., a nivel profesional en el I.C.S.O. de la U.A.E.H., Instituto Tecnológico de estudios Superiores de Monterrey campus Hidalgo y Profesor visitante de la Universidad de Panamá.

Se ha desenvuelto en diferentes cargos como, Subdelegado de Turismo, Magistrado del Tribunal Superior de Justicia del Estado Presidente de la Sala Penal Integrante del Consejo Estatal para la Cultura y las Artes del Estado, Director de la Red de Bibliotecas Públicas, Director General del Centro de Estudios Legislativos del H. Congreso del Estado, Consejero Estatal Ciudadano del Instituto Federal Electoral, Presidente de la Comisión de Educación, Cultura, Ciencia y Tecnología del consejo Ciudadano del Estado.

Ha escrito alrededor de 35 libros entre los que destacan “Fuentes para la historia de la tenencia de las tierras en el Estado de Hidalgo”, “Pachuca litografía de una ciudad que fue”, “Tiempo de Pachuca, visión retrospectiva de 200 años de historia hidalguense”, “La fuerza de la Historia”, “Javier Rojo Gómez, Un hombre de este pueblo”, “Huellas para una tradición”, “Historia de la Charrería”, “Las Haciendas de Hidalgo”. ”La Charrería; una tradición Mexicana”, “Pachuca diez décadas de su historia”.

Ha sido invitado en participaciones y conferencias en diferentes partes de Hidalgo, México y el Extranjero. Participante en el Congreso de Historia Regional en San Luis Potosí, Monterrey, Coahuila y Pachuca, IV Congreso Latin American History Asociastion, en Alburquerque, Nuevo México, EE.UU. En la V y VI reunión de la Asociación Nacional de Cronistas de la República Mexicana, entre muchas más.

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1.17.1. CONSIDERACIONES PARA ELEGIR ORADORES PARA EL EVENTO

El ponente debe estar involucrado en las actividades de la tradición charra y tener una alta capacidad de oratoria. PERFIL DEL ORADOR/PONENTE Sexo  Indistinto Nacionalidad  Mexicana Edad  30 años en adelante Sector Gobierno  Deseado, no indispensable. Nivel Profesional  Historiador, Charro. Conocimiento del Tema  Amplio Factores en Común  Charro con amplia Experiencia en Charreadas, alta capacidad oratoria y oyente.

1.17.2. CUADRO DE ORADORES PARA EL EVENTO

CUADRO DE ORADORES PARA EL EVENTO ACTIVIDAD ORADOR Conferencia: “ESTILOS DE LA CHARRERIA”  Jaime Castruita Padilla. Presidente de la Federación Mexicana de Charrería. Conferencia: “LAS DIFERENTES ASOCIACIONES ESTATALES  Abraham García Villegas. Presidente de la DE CHARRERIA Y SUS DEPENDENCIAS” Asociación de Unión de Charros.  Luis Eduardo González Álvarez. Secretario de Promoción Social y Cultura de la FMCH.  Jaime Castruita Padilla. Presidente de la Federación Mexicana de Charrería. Panel: “LA IMPORTANCIA DE LA CHARRERIA COMO  Enrique Canales Liceaga. Vicepresidente de la DEPORTE MEXICANO POR EXCELENCIA” FMCH.  Jesús Manuel Flores Cárdenas. Coordinador de la Comisión Médica Deportiva.  Celso Treviño Cantú. Secretario del Deporte de la FMCH.  Javier Contreras Salgado. Coordinador Nacional en el Estado de Zacatecas.

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 Jorge Humberto Jiménez Vázquez. Presidente Mesa Redonda: “FOMENTAR EL INTERES EN LOS del Consejo Directivo de la Asociación PARTICIPANTES PARA PARTICIPAR EN LAS DIFERENTES Nacional de Charros. ACTIVIDADES CHARRAS”  José Antonio Castañeda. Presidente de la Unión del Estado de Aguascalientes.  Juan Carlos Cáceres Carranza. Presidente de la Unión del Estado del Estado de México.  Jaime Castruita Padilla. Presidente de la Federación Mexicana de Charrería.  Enrique Canales Liceaga. Vicepresidente de la FMCH.  Abraham García Villegas. Presidente de la Asociación de Unión de Charros. Taller: “CONOCER LOS ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE  Gianinna Galeazzi Hurtado. Coordinadora DEL LIENZO CHARRO Y LA VESTIMENTA DE SUS Nacional de Escaramuzas de la FMCH. PROTAGONISTAS (EL CHARRO Y LA ESCARAMUZA) “ Seminario: “PROMOVER LA PARTICIPACIÓN DE PEQUEÑA,  Rosenda García García. Profesora de la MEDIANAS Y GRANDES EMPRESAS QUE OFRECEN Escuela Nacional de Charrería de la Asociación PRODUCTOS Y SERVICIOS REFERENTES A LA CHARRERÍA” Nacional de Charros. Conferencia: “PROMOVER EVENTOS TEMÁTICOS Y  Lilia Mata Pérez. Subdirectora de logística y BANQUETES DE CHARRERA COMO BODAS Y XV AÑOS” organización de eventos. Conferencia: “DIFUNDIR EL FOLKLOR EN LA CHARRERÍA  Leticia Martínez Jiménez. Presidente del MEXICANA” Comité de Damas de la Asociación Nacional de Charros.

Conferencia: “TRANSMITIR LA CHARRERÍA COMO  Antonio Casillas Villegas. Preside de la Unión HERENCIA CULTURAL A LAS NUEVAS GENERACIONES” del Distrito Federal

Mesa redonda: “CREAR UN NUEVO SECTOR TURÍSTICO  Juan Manuel Menes Llaguno. Abogado e MEXICANO QUE PERMITA UNA MAYOR DERRAMA Historiador ECONÓMICA PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA EN EL  Lic. Hugo Carvajal Rodríguez. (Multi campeón PAÍS” estatal de Tlaxcala por equipos y multi campeón estatal charro completo).  Lic. Oscar “Charro virtual” F. López Vázquez. (miembro de la prensa charra nacional, columnista de El Sol de Tlaxcala).  Andrés “Nito” Aceves (tri campeón nacional charro completo).  Juan Carlos Cáceres Carranza. Presidente de la Unión del Estado del Estado de México.  Alejandro Rojas Díaz Durán. Secretario de Turismo del Distrito Federal. Taller: “PROMOVER LA CHARRERÍA Y BUSCAR APOYO  Melisa Castruita Castillo. Directora del Museo PARA QUE SEA UN DEPORTE VIGENTE EN EL SIGLO XXI” de la FMCH.

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1.17.3. INTÉRPRETES Y TRADUCTORES

Debido a que se trata de una convención a nivel Nacional, no se necesitará de los servicios de intérpretes y traductores para nuestra convención de charrería.

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CASO PRACTICO CAPITULO 2 GESTIÓN DEL EVENTO En el presente capitulo se desarrollará todo aquello que va implícito dentro de la operación del evento para que este se lleve a cabo exitosamente, es muy importante considerar delimitar los servicios a ofrecer a los ponentes y participantes, elegir a los patrocinios, los prestadores de servicios los cuales nos proporcionaran sus productos y/o servicios, así como las políticas que se asumirán dado que se necesitara contratar algunos proveedores.

2.1. GESTIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO – FICHA TÉCNICA

FICHA TÉCNICA Tipo de evento: Convención Duración: 3 días 2 noches Fecha: 7 AL 9 DE JUNIO Cultural Cantidad de participantes: 300 Idioma (s):Español Lugar sede: World Trade Center Cantidad de salas: 3

CONCEPTO DESCRIPCIÓN PRECIO TOTAL (M. x N.) Hospedaje 150 habitaciones en ocupación doble. $1,335.00 $133, 500.00 Camaristas $40.83 $12, 250.00 Botones $10.00 $3,000.00 Total de Hospedaje $148, 750.00 Alimentos y Coffee Break para 300 pax $195.00 $58,500.00 Bebidas Agua embotellada y jugo $19.83 $5,950.00 Café $10.00 $3,000.00 Galletas $18.16 $5,450.00 Refresco $28.00 $8,400.00 Kermesse $390.00 $117,000.00

Total de Alimentos y Bebidas $198,300.00 Medios Charreada con mariachi $40,000.00 $40,000,00 audiovisuales 4 pantallas de plasma $550.00 $2,200.00 2 equipos de audio $4,800.00 $9,600.00 1 equipo de video $3,000.00 $3,000.00 4 equipos de computo $1,200.00 $4,800.00 4 video proyectores $500.00 $2,000.00 Rotafolio de 100 hojas $150.00 $150.00 4 micrófonos de inalámbricos. $880.00 $3,520.00 La renta cubre todo el evento. Total de Medios audiovisuales $65,270.00

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$5,000.00 $5,000.00 Mezcla Página web promocional 1,000 carteles posters tabloide publicitario $1,500.00 $1,500.00 Promoción en radio $49,000.00 $49,000.00 Diseño de logotipo $10,00.00 $10,000.00 Banner $2,000.00 $2,000.00 Total de Mezcla promocional $67,500.00 Transporte 10 traslado aeropuerto – hotel – aeropuerto $16,000.00 $16,000.00 10 traslado de hotel – WTC $6,600.00 $6,600.00 10 traslado al Lienzo Constituyentes $2,500.00 $2,500.00

Total de Trasporte $25,100.00 Recursos 8 edecanes jornadas de 8 horas diarias por tres $3,000.00 $24,000.00 humanos días $3,000.00 $9,000.00 3 edecanes jornadas de 8 horas diarias por tres $3,600.00 $3,600.00 días $3,300.00 $3,300.00 Servicios profesionales jornada de 8 horas 3 guardias de seguridad de 8 horas

Total de Recursos humanos $39,900.00 Seguro Seguro del evento $80,000.00 $80,000.00 Seguro del participante $80,000.00 $80,000.00 Total de Seguro $160,000.00 Otros

Total de Otros

2.2. ANÁLISIS DE PRESTADORES DE SERVICIOS

Para que la “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana” obtenga un resultado óptimo es necesario seleccionar correctamente los servicios acorde a la calidad y optimización de costos que permitirán el desarrollo, la organización y ejecución de los planes de manera exitosa.

Es preciso identificar y detallar las necesidades y exigencias de nuestro evento dentro de la planeación, ya que a través de este análisis se procederá a tomar la decisión más acertada acerca de la elección de los mejores prestadores de servicios.

Se enviará una breve reseña de las necesidades de nuestro evento a los proveedores de servicios para proceder a la solicitud de cotización servicios, una vez obtenidos los 368

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resultados se procede al análisis de la mejor opción. Es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

Considerar espacios y servicios para usuarios con capacidades diferentes. Tecnología para eventos Sistema de inscripción al evento online Servicio Wi-Fi Equipo técnico audiovisual Alojamiento: Temporada, tarifa de habitaciones, Contratos/convenios, Políticas de reservación y cancelación, salones, servicios de alimentos y bebidas, cortesías. Alimentos y Bebidas: tipos de menús para desayuno, Coffee Break, tarifas, propinas, bebidas no alcohólicas e inclusión de bebidas alcohólicas. Servicios de Transportación Personal de Seguridad Servicio de edecanes Servicios Integrales para la Noche Mexicana y Charreada

2.3. MANEJO Y NEGOCIACIÓN DE TARIFAS DE CADA PRESTADOR DE SERVICIOS

Para realizar la negociación de tarifas de nuestro evento, debemos tener en mano las contrataciones, políticas y reglamento de cada servicio que requeriremos. Nuestras Negociaciones serán:

Asignación oficial del recinto para futuros eventos Publicidad y difusión del hotel Fiesta Inn recibirán de acuerdo con la promoción de el evento como espectaculares, posters, banners,. Reconocimiento por parte de la Asociación Charra del Hotel Fiesta Inn Utilizar la misma línea de transportes para fututos viajes Insertar un nuevo segmento al turismo

Requerimientos para negociar

Habitaciones en cortesía para los organizadores Patrocinios por parte de la Secretaria de Turismo Publicidad y Difusión de la charrería Letreros de Bienvenida

Reservaciones grupales como en transporte y alojamiento.

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2.4. POLITICAS DE RESERVACIONES Y CANCELACIONES

HOTEL FIESTA INN VIADUCTO

TÉRMINOS Y CONDICIONES

ALOJAMIENTO

El Cupón de Reservación, reserva precisamente el número y tipo de habitación(es) señalada(s). La hora de Entrada (check-in) al Hotel es a partir de las 15:00 hrs. El horario de Salida (check-out) del Hotel es a las 13:00 hrs.

PRECIOS

Los precios indicados en la página de Reserva Inn y consignados en el Cupón de Reservación, están en Pesos Mexicanos MXN y sujetos a las variaciones que el mismo Hotel determine, sin que medie previo aviso para ser modificados en cualquier momento.

CATEGORIA DEL HOTEL

La categoría del Hotel, es otorgada y definida por el Hotel mismo y por ende, es de su total y completa responsabilidad.

RESERVACIONES SIN LLEGADA DEL CLIENTE (NO-SHOW):

En caso de que el Cliente NO se presente en el Hotel en la fecha indicada de su llegada, la reservación quedara automáticamente CANCELADA, y sin ninguna obligación de proporcionar el servicio contratado, ni por parte del Hotel, ni por parte de Reserva Inn. Para rembolso de una reservación con No Llegada (no-show) del cliente, se aplican cargos de acuerdo a las Políticas establecidas para Cancelaciones.

HABITACIONES

El acomodo de los pasajeros es de acuerdo al Tipo de Habitación contratada, conforme a lo siguiente: a) Habitación Sencilla: un adulto más un menor. b) Habitación Doble: dos adultos mas dos menores. c) Habitación Triple: tres adultos más un menor, y d) Habitación Cuádruple: cuatro adultos. 370

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El Tipo de Habitación significa el número de personas que ocupan la habitación y NO el número de camas dentro de la misma. La edad de los menores se considera de 0 a 12 años, salvo caso en contrario de acuerdo a indicación diferente por parte del Hotel.

RESERVACION

Se considera que se ha realizado una reservación, cuando el Cliente ha realizado todos los pasos de elegir un Hotel, proporcionar los datos solicitados, aceptar los Términos y Condiciones que confirma haber leído y estar de acuerdo con ellos, proporcionar los datos de su tarjeta de crédito que utiliza para hacer el pago de la reservación, que el Banco correspondiente emita su Aprobación del cargo y este sea realizado inmediatamente a la tarjeta de crédito utilizada para tal efecto y finalmente, se reciba el Cupón de Reservación confirmado por parte de Reserva Inn, mismo que es obligación del Cliente imprimir al momento o hacerlo cuando lo reciba en la dirección de correo electrónico que declaro en su proceso de compra, de tal manera que lo presente en el Hotel, al momento de su llegada y registro. Si el Cliente NO presenta la confirmación de su reservación, el Hotel podrá negar su registro y entrada a las instalaciones del Hotel.

EXTENSION DE ESTANCIA

El Cliente podrá hacer una extensión de su estancia, misma que deberá ser solicitada directamente en el Hotel y con las condiciones de tarifa y disponibilidad, que en su momento el Hotel determine, que podrán ser o no similares a las recibidas por parte de Reserva Inn.

RESPONSABILIDADES

RESERVA INN declara específicamente que actúa como intermediario entre los clientes por una parte y por la otra los Hoteles, personas o entidades llamadas a proporcionar los servicios contratados, declinando toda responsabilidad por atrasos, huelgas, terremotos y demás causas de fuerza mayor, así como cualquier perdida, daño, accidente o irregularidad que pudiera ocurrir a los viajeros y sus pertenencias durante su traslado y estancia en el Hotel.

INFORMACIÓN EN LA PAGINA RESERVAINN.MX

La descripción de ubicación, servicios, habitaciones, fotografías, mapas y demás informaciones utilizadas, son solamente enunciativas con la intención de dar una idea

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general y en ningún momento se garantiza que todo sea exactamente a lo que se trata de definir, ya que solo se utilizan para efectos de una mejor comprensión del Cliente.

CESIÓN DE DERECHO

Esta Reservación es personal, intransferible y para uso exclusivo de la persona designada como El Cliente, para recibir los servicios indicados, en el Hotel indicado. El Hotel en cualquier momento, podrá solicitar identificación oficial al Cliente.

POLITICAS DE CANCELACION

Se acepta Cancelación de la Reservación sin cargos, siempre y cuando esta se realice 3 días antes de la fecha de su llegada y Reserva Inn confirme y expida Cupón y Clave de Cancelación correspondiente. En caso de Cancelaciones realizadas con menos días de los indicados anteriormente, se aplican Cargos por Cancelación equivalentes a 1 noche más Impuestos y Cuotas Administrativas aplicables, monto que será descontado de la cantidad utilizada para garantizar su reservación.

POLÍTICAS DE RESERVACIÓN Y CANCELACIÓN DEL WORLD TRADE CENTER.

POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN

Servicios incluidos en la renta:  Renta del espacio.  Aire acondicionado.  Iluminación General.  Limpieza y suministro de sanitarios.

Servicios adicionales:  Colgado de banners.  Internet (Servicio exclusivo de AXTEL).  Micrófonos adicionales y micrófonos inalámbricos.  Paños adicionales.  Plataforma y escalera telescópica..  Proyector.  Suministro de energía eléctrica. 372

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 Tablones adicionales.  Tarimas.  Teléfono y Fax (Servicio exclusivo de AXTEL)

Servicios obligatorios*:  Consumo de energía eléctrica (total del cargo por consumo al final del evento)  Servicio Médico.  Protección Civil.  Limpieza durante montaje, evento y desmontaje.

Servicios Opcionales Exclusivos*:  Agua y drenaje.  Aire comprimido.  Colganteo (plataforma hidráulica, instalación de banners, lonas en el interior y exterior del recinto).  Telecomunicaciones (Servicio exclusivo de AXTEL).  Alimentos y Bebidas.  Consumo e instalación eléctrica.

Política de Alimentos y Bebidas:

El servicio de Alimentos y Bebidas es exclusivo del recinto, queda estrictamente prohibido introducir alimentos de cualquier proveedor externo.

Servicios incluidos de Alimentos y Bebidas: (Desayunos, comidas y cenas)  Renta de Salón.  Montaje.  Mantelería y Equipo.  Arreglos Florales.  Servicio de Meseros.

En caso de requerir cualquiera de estos servicios, favor de solicitarlos a su ejecutivo de cuenta para que le envíe la cotización correspondiente.

Importante. Si el pago de área de exhibición se va a realizar en pesos, el tipo de cambio será el que dé a conocer el Banco de México en el Diario Oficial de la Federación, para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la República Mexicana el día de pago de la contraprestación. 373

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Para garantizar el cumplimiento de los servicios dentro de los arriba mencionados que soliciten durante su evento, es necesario que quince días antes del montaje, nos entregue un cheque en garantía por la cantidad equivalente al 15% (quince por ciento) de la contraprestación pactada, del cual se aplicará el monto total generado por los Servicios Adicionales durante el evento. Quedando obligadas las partes a rembolsarse o cubrir, según sea el caso, dentro de los 5 (cinco) días posteriores al cierre parcial, cualquier cantidad que resulte a su favor.

Es indispensable que el Organizador tramite en la Delegación Benito Juárez el Aviso para la Celebración de Espectáculos Públicos, siempre y cuando sea mayor a 600 personas o bien, cuando el evento tenga área comercial y la entrada al evento tenga un costo. En caso de que exista venta de boletos, el Organizador deberá tramitar en la Tesorería el Permiso para venta de Boletos y entregar a Hir Expo una copia 15 días hábiles previos al montaje de su evento.

En caso de llevar exhibición en su evento, o de catalogarse un evento riesgoso el Organizador deberá contratar un Seguro de Responsabilidad Civil y contra incendio por daños y perjuicios ocasionados a terceros en sus personas y bienes que se encuentren en las instalaciones del CIEC WTC y entregar copia de la póliza a Hir Expo 15 días hábiles de que inicie el montaje de su evento. Nombre del evento: Es obligatorio que se defina un nombre para el evento que se llevará a cabo en el recinto al momento de la firma del contrato. En caso de existir algún cambio en el nombre o imagen del mismo, tendrá que notificar por escrito a la Ejecutiva de cuenta y al Coordinador de evento con 2 semanas de anticipación, de otra manera no se realizarán cambios en la señalización del evento dentro del recinto y/o en la página WEB del mismo.

Documentos necesarios para elaborar contrato:

 Copia del Acta Constitutiva.  Copia del Poder Notarial del representante legal.  Copia del RFC.  Copia de comprobante de domicilio.

Contratación:

Con el fin de proceder a la reservación de los salones, se requiere la confirmación por escrito, donde se deben señalar los siguientes puntos:  Confirmación de áreas. 374

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 Horarios definitivos del evento (montaje, celebración del evento y desmontaje).  Razón Social.  RFC con domicilio fiscal.  Nombre del representante legal.  Copia del acta constitutiva de su empresa.

Forma de pago:

El pago se deberá realizar con cheque a nombre de “Hir Expo Internacional, S.A. de C.V.”, o en efectivo en caja del CIEC. Para verificar algún otro tipo de pago es necesario que se comunique con el área de Crédito y Cobranza en el teléfono 9000-9180 con el gerente del área.

Estacionamiento:

El estacionamiento es independiente y es operado por la empresa Ranver, manejando una tarifa por hora o por fracción de $ 25.00 si desea saber más informes a cerca de las tarifas por día o negociar algún precio preferencial, favor de comunicarse a la administración del Estacionamiento al Tel: 90-00-26-52.

Las tarifas de Estacionamiento están sujetas a cambio sin previo aviso.

Políticas:

En caso de no cumplir con las políticas de depósito antes establecidas, se podrá cancelar el evento sin responsabilidad alguna y sin previo aviso del cliente. En caso de cancelación posterior a la fecha establecida como primer depósito World Trade Center se reserva el derecho de conservar las cantidades que hubiesen sido entregadas por concepto de depósito. Nos permitimos informarle que esta cotización tiene una vigencia hasta el día 15 de octubre de 2012, al término de este tiempo se cancelará automáticamente. Para la confirmación del evento se tendrá que firmar el contrato por ambas partes.

Para fines de nuestro proyecto manejaremos distintas políticas para los participantes

Reservaciones y Cancelaciones para participantes  Todos los precios están expresados en pesos mexicanos.  Las cuotas de inscripción incluyen todos los servicios descritos en cada una de las cuotas así como todos los impuestos.

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 Todos los paquetes y costos ofrecidos tienen vigencia en la fecha establecida.  La reserva de algunos de los paquetes que se ofrecen así como del hospedaje será con un anticipo del 50% y se liquidará quince días antes de llevarse a cabo el evento, las habitaciones serán ocupadas una vez se haya dado el anticipo antes mencionado.  Si el participante no llega al hotel el día especificado su reservación será considerada como cancelada quedando la habitación disponible para su venta.  Las reservaciones canceladas con 15 días de anticipación antes de la fecha de llegada se tendrán un cargo del 15% del total de la reservación.  Las reservaciones canceladas con 14 días a 2 días de anticipación tendrá un cargo de tres noches.  Las reservaciones canceladas 24 hrs. o menos de la fecha de llegada no se realizará ningún rembolso.

Para los paquetes de Tours y transportación hubiera una cancelación con 2 noches antes de la fecha de llegada o menos no se hará ningún rembolso.

2.5. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS A INCLUIR EN EL EVENTO

Cuando ya se han analizado las opciones y encontramos los proveedores adecuados, procedemos a la contratación de los servicios.

En cuanto a la “CONVENCIÓN NACIONAL DE CHARROS, DEPORTE Y TRADICIÓN MEXICANA” se tomo como recinto el WTC de la Cd. De México, ya que cuenta con la infraestructura, experiencia, servicios básicos y extras con la calidad necesaria para el éxito del evento, entre los cuales se puede destacar:

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Servicios Incluidos en la renta:

 Renta del espacio  Aire acondicionado  Iluminación General  Limpieza y suministro de sanitarios

Servicios Adicionales:

 Colgado de banners  Internet (Servicio exclusivo de AXTEL)  Micrófonos adicionales y micrófonos inalámbricos  Paños adicionales  Plataforma y escalera telescópica  Proyector  Suministro de energía eléctrica  Tablones adicionales  Tarimas  Teléfono y Fax (Servicio exclusivo de AXTEL)

Servicios Obligatorios:

 Consumo de energía eléctrica (Total del cargo por consumo al final del evento)  Servicio Médico  Protección Civil  Limpieza durante montaje, evento y desmontaje  Servicios Opcionales Exclusivos*:  Agua y drenaje  Aire comprimido  Colganteo (plataforma hidráulica, instalación de banners, lonas, en el interior y exterior del recinto)  Telecomunicaciones (servicio exclusivo de Axtel)  Alimentos y Bebidas

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 Consumo e instalación eléctrica

Se decidió que en el ultimo día de actividades, se realizara una kermesse temática, para todos los participantes el ultimo día de actividades, para esto se debe mencionar la contratación de servicios donde se llevara a cabo dicha actividad.

La banquetera que se contratara es Grupo Mont Blanc “Banquetes”

A continuación se muestra los servicios a incluir para este día: Por este conducto presentamos el siguiente presupuesto para su evento a realizarse en las instalaciones del Lienzo Charro de Constituyentes, con servicio de taquiza kermesse y complementado con animación de Feria de San Marcos, como a continuación se especifica:

LA KERMESSE TAQUIZA MEXICANA Incluye:

 Servicio por 5 horas  Puestos adornados estilo mexicano  Mesas y sillas de apoyo ( en herradura)  Platos, vasos y servilletas desechables  Personal de meseros y supervisión  Refrescos, aguas frescas y hielo durante el evento  Papel picado tipo mexicano en toda el área  Vino es por cuenta del cliente y el descorche es de cortesía

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MENÚ

(3 opciones a escoger) (3 opciones a escoger)

Tinga poblana Chicharrón rojo ò verde

Mole poblano con pollo Tostadas de pata

Pollo en mole verde Frituras y esquites

Cochinita pibil Moronga en tomatada

Bistec a la mexicana Rajas con crema

Bistec en chile pasilla Papas con Chorizo

Todas las Taquizas incluyen:

Frijoles refritos, arroz a la mexicana, buñuelos y café de olla

Nota:

La Taquiza será de buffet y los invitados podrán pasar varias veces durante el evento sin límite de consumo

GRAN FERIA DE SAN MARCOS

Que incluye:

 Sonido general para ambientación y musicalización con D.J.  Animadores para cada una de las mesas y juegos de destreza.  Decoración espectacular de globos con: columnas , arcos, tableros y figuras de cactus.

 Maestro de ceremonias.  1 Coordinador de Animadores.  Billetes de fantasía.  Escenografía especial mexicana en entrada y escenario.

DESCRIPCIÓN DEL EVENTO Los asistentes recibirán a la entrada, un lote de billetes de fantasía denominados “Morlacos”, con los cuales participarán en los juegos y concursos, simulando la “Feria de 379

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San Marcos de Aguascalientes”. Al final del evento, con sus ganancias podrán participar en la gran subasta de premios que el cliente proporcionará. JUEGOS DE DESTREZA

Tiro al negro

Dardos

Aros

Pesca de botella

Básquetbol

Canicas

Bolos

Béisbol

Futbol

Futbol americano

Botes

MESAS DE CASINO MEXICANO

Mesa de albures

Mesa de dados

Mesa de black jack

Mesa de ruleta mexicana

Mesa de cubilete

Mesa de futbolito

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2.6. PRESUPUESTO

Una vez definidos los servicios a ofrecer, las políticas que los involucran, se tomara en cuenta elaborar un presupuesto que permita conocer los costos del evento para poder establecer la cuota de inscripción y un punto de equilibrio para saber que tan viable es la convención.

PRESUPUESTO

Presentación General La Convención cultural la charrería es un espectáculo lleno de colorido, riesgo, destreza y emoción, que contagia con su alegría al público que tiene la oportunidad de participar en uno de los eventos más representativos de las tradiciones mexicanas.

Evento “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana” Plan de Marketing Difundir y promover por mediante canales de televisión culturales, revistas culturales, internet (redes sociales) etc.

Información de Mercado Transmitir y divulgar la cultura charra a familias que se dedican a la charrería, además de promover el deporte charro al público en general.

2.6.1. INGRESOS Y EGRESOS DEL EVENTO CATALOGO DE CUENTAS (para elaborar un presupuesto global desglosado) II. EGRESOS Difusión en medios de comunicación Impresos y originales

Compra de casetes Boletines de prensa Compra de videocintas Boletos para entrar a las diferentes actividades Desplegado en prensa Carteles Diseño de originales Cedulas de registro Elaboración de spots de radio y tv Diplomas y reconocimientos

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Gastos para periodistas Programas generales de trabajo y recreativo Ruedas de prensa Gafetes, invitaciones Tiempo en radio Señalización en general 2 Total 3 Total

CATALOGO DE CUENTAS (para elaborar un presupuesto global desglosado) II. EGRESOS

Publicidad y promoción Transporte

Convocatoria del evento Autobuses Difusión del evento y/o exposición en Automóviles diferentes medios de comunicación 2 Total Aviones Camionetas Hoteles y hospedaje Camiones de carga Anticipo para apartar habitaciones Motocicletas Cortesías a invitados especiales Otros Pago de habitaciones del comité Total organizador Renta de salones para eventos especiales 3 Total Ponentes magistrales extranjeros, representantes de medios de comunicación e invitados especiales Honorarios Salones y auditorios Hospedaje Renta de salones Pasajes Renta de auditorios Viáticos Espacios para registro y módulos de Extras información 3 Total Total Acondicionamiento de los centros de registro e Eventos sociales

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información, módulos y salones

Accesorios Coctel de bienvenida Arreglos florales Desayunos Colocación de mamparas para Comidas información general Costo de los módulos Cenas Manteles y servilletas Cena baile de gala Mesas y sillas Grupos musicales Montaje del presidium Espectáculos 4 Total 6 Total

CATALOGO DE CUENTAS (para elaborar un presupuesto global desglosado) II. EGRESOS

Recursos humanos Renta de equipo

Reclutamiento y selección del personal Audio Gratificaciones Computación Honorarios de edecanes, secretarias y Fotocopia apoyos Horas extras Música Otros sueldos y salarios Teléfonos celulares Personal administrativo Traducción Personal de mantenimiento Otros equipos Personal de operación 5 Total Secretarias 6 Total Otros

Alimentos y bebidas Servicios profesionales Impuestos Electricistas Luz Servicios médicos Propinas

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Técnicos en sonido Viáticos 1 Total 4 Total

Papelería Imprevistos

Cinta adhesiva Renta de salones, botanas y bebidas del comité organizador Clips de diferentes tamaños Descomposturas de equipos Lápices y plumas Comidas especiales Pegamento Renta de diversos Tijeras Extras Sellos, cojines y tinta Total Hojas de diferentes tamaños 5 Total

2.6.2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS

FICHA TÉCNICA TIPO DE EVENTO: CONVENCIÓN “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana”  DURACIÓN: 3 días 2 noches

 FECHA: 7 AL 9 de Junio del 2013

 IDIOMAS: Español

 CANTIDAD DE PARTICIPANTES: Nacionales: 300

 LUGAR: Ciudad de México.

 SEDE: Centro Internacional De Exposiciones y Convenciones WTC Cd. de México.

 CANTIDAD DE SALONES: 4 salones

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 INTERPRETACIÓN SIMULTANEA: Si

 ALIMENTOS Y BEBIDAS: Desayunos, Comidas, Coffee Breaks, cena tema.

DONADORES:

Arteanum Donaran artesanías para decoración del evento

- Fonart Publicidad en las tiendas de fonart e Institución

- Sectur Publicidad en pagina de internet

- Conaculta Publicidad en museos e institución

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- Fonatur Publicidad

- Estado de Publicidad en estado y zacatecas pagina web

- Estado de Publicidad en estado y hidalgo pagina web

- Estado de Publicidad en estado y Guadalajara pagina web

PATROCINIOS

Cerveza Victoria $15.000.00

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Volaris $30,000.00

Agencia de viajes viva zapata $10,000

Tequila centenario $ 8,000.00

Tequila cien años $12,000.00

Industria del vestido y $ 16.000.00 calzado

Federación mexicana de $25,000.00 charrería

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- Grupo Modelo 150 cervezas de 500 ml $4500

- Refresco peñafiel Donarán 80 refrescos surtido 2 lt $8000

- Refresco jarritos Donarán 60 refrescos surtido $3500

- Agua santa María Donarán 350 aguas de 300 ml $5000

- Coca-Cola Donarán 100 refrescos 1 lt $8000

- Talabartería cantu Donaran pieles de animales para decoración

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- Asociación de 8 Oradores y charros 50 representantes de la charrería

- Banco azteca Publicidad

- La casa del mariachi 20 mariachis espectáculo

- Mariachis en el DF 35 mariachis edecanes

- Tienda hípica de Vestuario galope para todo el personal del evento

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- Mariachi súper 30 mariachis económico show y edecanes

- Fiesta inn 8 habitaciones gratis

2.6.3. PATROCINIOS

PONENTES

 Jaime Castruita Padilla  Ana Victoria Zermeño de la Torre  Jesús Manuel Flores Cárdenas  Celso Treviño Cantú  Melisa Castruita Castillo  Luis Eduardo González Álvarez  García Villegas Abraham  Enrique Canales Liceaga  Javier Contreras Salgado  Jorge Humberto Jiménez Vázquez  Juan Carlos Cáceres Carranza  José Antonio Castañeda  Rosenda García García  Gianinna Galeazzi Hurtado  Antonio Casillas Villegas  Leticia Martínez Jiménez

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EMPRESAS E INSTITUCIONES.

 Asociación Nacional de Charros de México.  Gobierno del Distrito Federal.  Grupo Modelo  Refresco peñafiel  Refresco jarritos  Artesanum  Agua santa María  Banco azteca  Talabartería cantu  mariachi súper económico  Sectur  Conaculta  Fonatur  Fiesta inn  Tienda hípica de galope  Mariachis en el DF  La casa del mariachi  Estado de Guadalajara  Estado de hidalgo  Estado de zacatecas  Asociación de charros  Fonart  Coca-Cola  Cerveza  Volaris

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2.6.4. PRESUPUESTO DE HOSPEDAJE

Presupuesto de hospedaje Fecha Concepto Subtotal Total 150 habitaciones en jun-13 ocupación doble (2 noches) $133,500.00 IVA $21,360.00 3% $3,337.00 TOTAL $158,197.00

Además del total se necesita cubrir la cuota de propinas: Camaristas: $12,250.00 Bell boys: $3,000.00

2.6.5. PRESUPUESTO ALIMENTOS Y BEBIDAS

Presupuesto de Alimentos y Bebidas Fecha Días Salón Horario Concepto Precio unitario Cantidad Subtotal Total jun-13 3 Olmeca 3 09:00 - 09:45 Coffee Break $195.00 300 $58,500.00 $58,500.00 jun-13 3 Olmeca 4 19:30 - 22:00 Coffee Break $195.00 300 $58,500.00 $58,500.00 jun-13 3 Olmeca 2 19:30 - 22:00 Refresco $28.00 300 $8,400.00 $8,400.00 Lienzo Charro jun-13 1 Constituyentes 18:00 a 24:00 Kermesse $390.00 300 $117,000.00 $117,000.00 TOTAL DE SERVICIO $242,400.00 IVA $38,784.00 PROPINAS $36,360.00 TOTAL $317,544.00

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2.6.6. PRESUPUESTO SERVICIOS EN GENERAL

Presupuesto de Servicios en General Fecha Concepto Subtotal Total jun-13 Mensajería $1,500.00 $1,500.00

Papelería Conferencia "La Charrería en la Actualidad" $1,000.00 $1,000.00 (folletos, resumen informativo, bolígrafos) jun-13 Papelería Taller "Vestimenta de la $450.00 $450.00 Tradición Charra y sus jun-13 elementos" Papelería Conferencia "Difusión del Folklor Charro" (material $450.00 $450.00 informativo, folletos y jun-13 cuestionarios) Papelería Seminario "Participación de las $450.00 $450.00 jun-13 PyMES en la Charrería Papelería Taller "Estilos de $450.00 $450.00 jun-13 la Charrería" Papelería para Conferencias que tienen como finalidad promover $1,000.00 $1,000.00 y difundir la tradición jun-13 Charra TOTAL $5,300.00

2.6.7. PRESUPUESTO DE ORNATO Y ROTULACIÓN

Presupuesto de ornato y rotulación Fecha Concepto Subtotal Total jun-13 Gafetes 350 pz $1,050.00 $1,050.00 Diplomas, agradecimientos y $4,000.00 $4,000.00 jun-13 reconocimientos jun-13 Arreglos de mesa $5,000.00 $5,000.00 jun-13 Rotulados informativos $1,400.00 $1,400.00 Adaptación y Ornato de Salón para Ruedo, Taller jun-13 "Estilos de la Charrería" $ 18,000.00 $ 18,000.00 TOTAL $29,450.00

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2.6.8. PRESUPUESTO MEZCLA PROMOCIONAL

Presupuesto de Mezcla Promocional Fecha Concepto Subtotal Total jun-13 Pagina Web $5,000.00 $5,000.00 1000 Carteles Posters $1.50 C/u Tabloide jun-13 Publicitario $1,500.00 $1,500.00 jun-13 Promoción en Radio $49,000.00 $49,000.00 jun-13 Diseño logotipo $10,000.00 $10,000.00 jun-13 Banner $2,000.00 $2,000.00 TOTAL $67,500.00

2.6.9. PRESUPUESTO EQUIPO TÉCNICO

Presupuesto equipo técnico Fecha Concepto Subtotal Total 09-jun-13 Charreada con mariachi $40,000.00 $40,000.00 jun-13 Pantallas plasma (4) $550.00 $2,200.00 jun-13 Equipo de audio (2) $4,800.00 $9,600.00 jun-13 Equipo de video $3,000.00 $3,000.00 jun-13 Equipo de Computo (4) $1,200.00 $4,800.00 Video Proyectores 2000 jun-13 Ansi Lummens (4) $500.00 $2,000.00 jun-13 Rotafolio de 100 hojas $150.00 $150.00 Microfonos de mano jun-13 inalambricos (4) $880.00 $3,520.00 TOTAL $65,270.00

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2.6.10. PRESUPUESTO ORADORES

Presupuesto Oradores Subtotal por Fecha Concepto día Total jun-13 Lilia Mata Pérez $5,400.00 $5,400.00

jun-13 Juan Manuel Menes $5,600.00 $5,600.00 Llaguno jun-13 Alejandro Rojas Díaz $5,300.00 $5,300.00 Durán. TOTAL $16,300.00

2.6.11. PRESUPUESTO RECURSOS HUMANOS

Presupuesto de Recursos Humanos Fecha Concepto Subtotal Total

Registro Hotel: 8 edecanes jun-13 o horas cada una $3,000.00 $24,000.00 Informes: 3 edecanes 8 jun-13 horas cada una $3,000.00 $9,000.00 jun-13 Servicios Profesionales $3,600.00 $3,600.00 jun-13 Seguridad $3,300.00 $3,300.00 TOTAL $39,900.00

2.6.12. PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO

Margen de utilidad. Determinaremos el porcentaje de utilidad que se desea obtener por la venta de los servicios que integra, mediante el método denominado MARK UP.

Formula: Donde: MU= Mark up (utilidad s/precio de venta) UD= Utilidad deseada

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El resultado que arroja el del Mark up señala que se deberá aplicar el 25% de utilidad.

A continuación se muestra el presupuesto general del evento:

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Presupuesto General del Evento- Egresos Participantes Egresos Costos Fijos Concepto Monto Hospedaje $133,500.00 Alimentos y Bebidas $242,400.00 Recursos Humanos $39,900.00 Equipo Tecnico $65,270.0 Servicios Generales $5,300.0 Ornato y Rotulación $29,450.0 Mezcla Promocional $67,500.0 Ponentes $16,300.0 Transporte $25,100.0 Salones $78,747.2 Coffee Break $14,400.0 Total $717,867.2

Costos Variables

Concepto Monto Seguro del lugar sede $ 80,000.0 Seguro del participante $ 80,000.0

Total $ 160,000.0 Subtotal de egresos $877,867.2 ( - ) Patrocinios $106,000.0 Subtotal $771,867.2 ( + ) Contingencias (10%) $77,186.7 Subtotal $849,054.0 ( + ) Utilidad (25%) $219,466.8 Total de egresos $1,068,520.8 IVA $72,743.6 Total $1,141,264.3 Propinas Alimentos y Bebidas $36,360.0 Impuesto sobres hospedaje $3,337.0 Camaristas $12,250.0 Bell Boys $3,000.0 Total $1,196,211.3

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2.6.12.1. TIPO DE CUOTAS DE INSCRIPCIÓN PARA EL EVENTO

Debido a la naturaleza del evento, la duración del evento, el conocimiento previo del tema y el hotel que se contrato para los participantes en conjunto con el comité organizador y los oradores se determinó que no abría programa de acompañantes la cuota de inscripción para el evento será de “todo incluido”, para la comodidad de todos.

2.6.13. CALCULO DE LA CUOTA DE INSCRIPCIÓN

Una vez ya considerados los costos y gastos y sobre todo establecidas las políticas que regirán las cuotas de inscripción, es necesario determinar la cuota de inscripción del evento, para lo cual se utilizara la siguiente formula:

EV + EF + C CR = DE

Donde:

CR = Cuota de registro o inscripción

EV = Egresos variables

EF = Egresos fijos

C = Contingencias

DE = Delegados o participantes

CR = $160,000 + $717,867.24 + $77,186.72 300

CR= $955,053.96 = $3,183.51 300

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Una vez aplicada esta formula y por ultimo redondeada a $3,184.00 MX para el mejor uso de la misma, se señala de manera importante no modificar de manera sustancial esta cuota para obtener mayor rendimiento y beneficio del evento mismo.

En esta cuota se incluye los siguientes conceptos:

 Documentación de los participantes.  Gastos que genera el evento.  Hospedaje.  Transporte Hotel-Aeropuerto-Hotel.  Inscripción a la convención  Participación del participante en todos los eventos especificados en el programa.  Materiales necesarios para todas las actividades.  Coffee Breaks en el lugar sede (WTC) y Desayunos tipo buffet en el hotel.  Kermesse temática de Clausura.  Seguro de participante.

2.6.14. PUNTO DE EQUILIBRIO

Para efectos de caso práctico, es necesario determinar el punto de equilibrio para localizar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos de tal forma que este sea un punto de referencia a partir del cual se podrá saber el punto donde la utilidad sea la óptima. Por ello es necesario utilizar la siguiente formula:

CF Pe = (1-CV / VT) (PVU)

Donde:

Pe = Punto de equilibrio

CF = Costos fijos

CV = Costos variables

VT = Ventas totales

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PVU = Precio de venta unitario

PE= $717,867.24 (1- 80,000.00/ $955,053.96 $3,183.51

PE= $717,867.24 (1- 0.1675298 )($3,109.89)

PE= $717,867.24 $0.83 )($3,109.89)

PE= $717,867.24 = 270.87 2650.17988

Interpretando la formula y el resultado obtenido, es necesario que se inscriban como mínimo 271 personas alcanzando un punto de equilibrio para no tener perdidas. A partir de esto la venta del paquete numero 272 estaremos generando utilidades siempre y cuando los gastos y/o costos no aumenten ni disminuyen en dicho caso será regresar a volver a calcular el punto de equilibrio de la misma manera.

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CAPITULO 3. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

3.1. PRE – EVENTO

Dentro de esta parte se debe seguir una metodología para coordinar y revisar todas las actividades y cambios que se realicen en nuestro lugar sede, con proveedores y prestadores de servicios.

3.1.1. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL PRE – EVENTO

Para la “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana”, se han considerado lo siguientes elementos a utilizar en el pre-evento:

Juntas Montajes de salones Sesiones 2 meses antes revisión de habitaciones con el hotel, cuentas

Material y Servicios para el evento:

Alimentos Bebidas Equipo técnico como: proyectores, pantallas de plasma, equipo de audio y video, rota folios, equipo de computo, micrófonos. Transporte Reservaciones Personal Informes Estacionamiento Internet wi-fi Seguridad Luces Sonido Servicios de cajero Recepción

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3.1.2. FORMATOS PRE – EVENTO

Para que este evento sea todo un éxito es necesario llevar el control de cada una de las actividades a realizar, es por eso que se realizaran formatos para cada área para llevar a cabo una excelente operación y registro de las tareas, actividades y obligaciones a realizar.

Formato de montajes.

FINALIDAD: Revisar y coordinar que los salones en el lugar sede esté de acuerdo a lo planeado. Estará bajo la supervisión del comité de ornato y decoración.

FORMATO DE MONTAJES FECHA DINÁMICA SALA MONTAJE # DE OBSERVACIONES PARTICIPANTES Día 1 Conferencia “ La Charrería en la Olmeca 2 Tipo escuela 200 actualidad” Día 1 Mesa redonda “fomentar el interés Olmeca 3 Tipo 300 en los visitantes para participar en herradura las diferentes actividades charras” DÌA 2 Conferencia “Difundir el folklor en Olmeca 4 Tipo 300 la charrería mexicana” conferencia Día 1 Conferencia “Las diferentes Olmeca 2 Tipo 300 asociaciones estatales de charrería y Conferencia sus dependencias” Día 2 Panel “ La importancia de la Olmeca 3 Tipo 300 charrería como deporte Conferencia mexicano por excelencia” Día 1 Taller “Conocer los elementos que Olmeca 4 Tipo 300 forman parte del lienzo charro y la Herradura vestimenta de sus protagonistas (el charro y la escaramuza)” Día 3 Seminario “Promover la Olmeca 2 Tipo 300 participación de pequeña, medianas Herradura y grandes empresas que ofrecen productos y servicios referentes a la charrería” Día 2 Mesa redonda “Crear un nuevo Olmeca 3 Tipo 300 sector turístico mexicano que Herradura permita una mayor derrama económica para mejorar la calidad de vida en el país” Día 2 Conferencia “Transmitir la charrería Olmeca 4 Tipo Auditorio 300 como herencia cultural a las nuevas generaciones” 402

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Día 3 Conferencia “Promover eventos Olmeca 2 Tipo escuela 300 temáticos y banquetes de charrera como bodas y xv años” Día 2 Taller “Promover la charrería y Olmeca 3 Tipo 300 buscar apoyo para que sea un Herradura deporte vigente en el siglo XXI”

Formato de equipo técnico.

Finalidad: Controlar el equipo técnico a utilizar en la convención este en buenas condiciones. Estará a cargo del comité de programas.

FORMATO DE EQUIPO TÉCNICO EQUIPO COMPLETO EN BUEN ESTADO OBSERVACIONES SI NO SI NO Equipo Audio X X Equipo de Luces X X Equipo de Proyección X X Equipo de Video X X Equipo de Computo X X

Formato de difusión.

Finalidad: Proporcionar que se de un mejor manejo de la publicidad a la convención, con el fin de contar con la audiencia esperada. Estará bajo la supervisión del comité de promoción.

FORMATO DE DIFUSIÓN MEDIO FECHA CONTIENE LA RECEPCIÓN DEL OBSERVACIONES INFORMACIÓN MENSAJE NECESARIA SI NO BUENA MALA Radio 01/01/2013

Pagina Web 01/01/2013

Televisión 01/01/2013

Formato de entrega de documentación

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Finalidad: Supervisar si se entrego la documentación tanto a participantes como ponentes y será entregada por el comité de registro.

FORMATO DE ENTREGA NOMBRE PARTICIPANTE O RECIBIÓ DOCUMENTACIÓN OBSERVACIONES PONENTE SI ____ NO _____ Juan Carlos Cáceres Ponente SI Carranza Rosenda García Ponente SI Gianinna Galeazzi Hurtado Ponente SI Antonio Casillas Villegas Ponente SI

Formato de registro de los ponentes.

Finalidad: Conocer la participación de cada uno de los ponentes, en cuanto a sus ponencias. El registro de los ponentes a cada una de las dinámicas a realizar dependerá del comité de registro.

FORMATO DE REGISTRO DE LOS PONENTES

DINÁMICA SALA DÍA HORA OBSERVACIONES

Conferencia Olmeca 2 Día 1 10:00 a 11:15 am

Panel Olmeca 3 Día 2 10:45 a 12:30 pm

Taller Olmeca 4 Día 1 15:00 a 18:30 pm

Mesa Redonda Olmeca 2 Día 1 11:15 a 12:15 pm

Seminario Olmeca 3 Día 3 9:00 a 12:00 pm

Formato de registro de los participantes.

Finalidad: Conocer el número y perfil de los participantes a asistir a la convención. Estará a cargo del comité de registro que llevará un control de todos los participantes que se inscriban para asistir al evento.

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FORMATO DE REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES Nombre: Francisco García Chávez Dirección: Av. Carlos Lazo #3 Col. Santa fe Cd: Distrito Federal Estado: Distrito Federal C.P: 03000 Teléfono:044 55 60 61 93 83 E-mail: [email protected] Profesión: Estudiante Especialidad: Ciencias de la Agricultura Forma de Pago. $ M.N. en la cuenta de Banamex a nombre de Díaz Bobadilla Karla a la cuenta # 4472-24057 en el Banco BBVA Bancomer Sucursal 4106 Clave Interbancaria 984570002134675937

Formato de registro de post-tours.

Finalidad: Coordinar y distribuir de manera adecuada a los participantes que asistirán al post-tour. Estará bajo la supervisión del comité de recepción y hospitalidad.

FORMATO DE REGISTRO DE POST- TOURS NOMBRE EDAD # DE PERSONAS A SUGERENCIAS ASISTIR Francisco García Chávez 33 1 Ricardo Rivera Sánchez 22 2 Rebeca García Pérez 34 2 Nombre del post-tour seleccionado Ruta del Pacífico

Formato de control de dinámicas

Finalidad: Supervisar las salas estén de acuerdo a lo ya establecido en cuanto a montajes, tema, equipo, salón.

FORMATO DE CONTROL DE DINÁMICA FECHA DINÁMICA SALA MONTAJE EQUIPO OBSERVACION COMPLETO SI NO Día 1 Conferencia Olmeca 2 Tipo Escuela X Día 1 Mesa redonda Olmeca 3 Tipo Herradura X Día 1 Conferencia Olmeca 4 Tipo Conferencia X

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Día 1 Taller Olmeca 2 Tipo Herradura X Día 2 Conferencia Olmeca 3 Tipo Conferencia X Día 2 Panel Olmeca 4 Tipo Conferencia X

Día 2 Mesa redonda Olmeca 2 Tipo Herradura X Día 2 Conferencia Olmeca 3 Tipo Auditorio X Día 2 Taller Olmeca 4 Tipo Herradura X Día 3 Seminario Olmeca 2 Tipo Herradura X Día 3 Conferencia Olmeca 3 Tipo Escuela X

Formato de confirmación de participación de ponentes magistrales.

Finalidad: Tener una lista de los ponentes que participaran en el evento.

CONFIRMACIÓN DE PARTICIPACIÓN PARA PONENTES MAGISTRALES 1. DATOS GENERALES

NOMBRE: Jaime Catruita Padilla

CARGO LABORAL: Presidente de la Federación Mexicana de Charrería.

2. ESPECIFICACIONES DE SU PARTICIPACIÓN COMO PONENTE MAGISTRAL

A) TEMA DE LA PONENCIA MAGISTRAL: “Las diferentes asociaciones estatales de charrería y sus dependencias B) DURACIÓN: C) FECHA Y HORARIO DE PRESENTACIÓN: DE: 12:30 A: 13:45 HORAS: 1 hora 15 min D) LUGAR: Word Trade Center E) SALÓN: Olmeca 2 3. INFORMACIÓN A REMITIR AL COMITÉ ORGANIZADOR

A) CURRICULUM VITAE RESUMIDO ( Si ) C) ORIGINAL DE LA PONENCIA ( ) B) RESUMEN DE LA PONENCIA ( Si ) D) MATERIALES NECESARIOS PARA LA EXPOSICIÓN ( ) 4. RESPONSABLE DE LA RECEPCIÓN POR PARTE DEL COMITÉ ORGANIZADOR

NOMBRE: Díaz Bobadilla Karla Lariza COMISIÓN: Coordinador General TELÉFONOS:5554936983

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Formato de programa de trabajo.

Finalidad: Matener un registro de las actividades que se tiene que realizar por mes, semana o a día.

PROGRAMA DE TRABAJO POR MES FUNCIONES RESPONSABLE JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY Plan de Comercialización ✗ ✗ ✗ Medios Hospedaje Alojamiento ✗ ✗ ✗ ✗ Salones Programa ✗ ✗ ✗ Técnico

Formato de control de reservaciones e inscripciones.

Finalidad: Llevar un control de todos los participantes que se han inscrito al evento.

CONTROL DE RESERVACIONES E INSCRIPCIONES No. NOMBRE TELEFONO RESERVACIÓN NO. DE PAGO OBSERVACION TEL. CORREO CÉDULA DE SI NO INSCRIPCIÓN 1 Francisco 55 37 89 56 Francisco.garcia 0040 X García Chávez @hotmail.com 2 Jaqueline 54 78 96 23 Jaque999@hot 0041 X García Ruedas mail.com 3 Jorge Morales 47 67 88 94 Fuertegsm80@h 0042 X Bobadilla otmail.com 4 Jonathan 57 89 43 15 Jony_garcia@ho 0043 X Gracia Moreno tmail.com

3.2. EVENTO

La metodología utilizada dentro de la ejecución de la “Convención Nacional de Charrería” consistirá en la coordinación de cada una de las actividades del plan establecido con anterioridad, así como formular y revisar cada una de ellas de acuerdo a la calendarización predeterminada a fin de evitar posibles situaciones contingentes. Para que se lleve a cabo con éxito este proceso, es necesario auxiliarse de las siguientes acciones:

. Realizar un ensayo de todo el evento . Cuidar cada aspecto de la inauguración oficial

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. Respetar calidad y tiempos de cada una de las presentaciones. . Actitud de servicio con cada uno de los asistentes desde que llegan al establecimiento de hospedaje hasta que regresan a sus respectivos hogares. . Llevar a cabo las impresiones de las tarjetas de identificación de manera sistemática y con todas las características que se le atribuyen. . Coordinar el servicio de transportación y actividades sociales que se tienen programadas. . Mantener al alcance de todos los participantes toda la información impresa, digital ó electrónica posible y fomentarle un mayor interés en el evento. . Estar atentos a la bitácora de sugerencias, preferencias e intereses de los participantes.

SUGERENCIAS PARA LA PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

La promoción de la Convención Nacional de Charrería se llevará a cabo a través de diferentes medios de comunicación, cada objeto publicitario será proyectado estratégicamente para la captación de la imagen en la mente del cada uno de los participantes del evento; de ésta manera fundamentar una comercialización significativa que coadyuve a una difusión amplia del mismo.

Los medios publicitarios que nos auxiliarán para la promoción del evento son:

. Folletos informativos con texto sintetizado y relevante acerca de la convención y los medios de contacto para obtener mayor información. . Posters . Banners publicitarios . Spots de televisión (patrocinados por canal 11) . Blogs . Página Web . Redes sociales

3.2.1. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL EVENTO

A continuación se presentaran los aspectos a considerar para la “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana”, estos elementos se revisarán cada tres días antes del evento y son los siguientes:

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Contactar al departamento de ventas, al contralor del hotel, jefe de recepción y al supervisor de contabilidad para corregir y checar detalles. Realizar una reunión periódica para verificar los cargos principales de contabilidad, determinando la hora, lugar y nombre del personal encargado, y acordar fecha y hora de una pre – reunión, para efectuar la revisión de la cuenta maestra de contabilidad y determinar nombres de los asistentes.

3.2.2. FORMATOS EVENTO

Los formatos a utilizar, durante la realización de “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana” son los siguientes:

Formato de reunión de Comité.

Finalidad. Ayudar a informar en caso de dudas o sugerencias, de la Convención, y supervisar con los demás comités si todo esta de acuerdo a lo establecido.

FORMATO REUNIÓN DE COMITÉ COMITÉ HORA LUGAR OBSERVACIONES

Formato de revisión de montajes.

Finalidad. Ayudar a revisar antes de la Convención que las salas estén de acuerdo al montaje establecido y al equipo necesario para la realización de las actividades establecidas en el programa.

FORMATO -REVISIÓN DE MONTAJES FECHA DINÁMICA SALA MONTAJE HORA DE OBSERVACION REVISIÓN

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Formato Plan de evacuación.

Finalidad. Ayudar a tener un plan de seguridad para la protección del personal, de las instalaciones y de los participantes, así como prevenir cualquier incidente que llegará a ocurrir.

FORMATO - PLAN DE EVACUACIÓN FECHA RUTAS DE EVACUACIÓN ACCESIBILIDAD SE ENCUENTRAN EN BUEN ESTADO SI NO SI NO

Formato Control de Dinámicas

Finalidad. Ayudar a conocer si se llevo a cabo exitosamente la dinámica.

Fecha Ponentes/ Dinámicas Sala Horario Se llevo acabo asistencia exitosamente Entrada Salida Si No

Si No

Formato Control de Asistencia durante el evento.

Finalidad. Finalizar la convención con un formato de evaluación de asistencia.

FORMATO- CONTROL DE ASISTENCIA DURANTE EL EVENTO DINÁMICA ASISTENCIA OBSERVACIONES Día 07/06/13 Inauguración Conferencia 1 Conferencia 2

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Panel Mesa Redonda Taller Foro Día 08/06/13 Simposio Panel Taller Simposio Conferencia Taller Mesa Redonda Panel Clausura

Formato Solicitud de memoria.

Finalidad. Permitir un control acerca de los participantes que deseen obtener la memoria del evento y la forma de pago de los mismos.

FORMATO- SOLICITUD DE MEMORIA NOMBRE DOMICILIO TELÉFONO FORMA DE PAGO FIRMA EFECTIVO CRÉDITO

Formato de entrega de materiales.

Finalidad. Vigilar la cantidad y descripción del material que se entrego durante el evento.

ENTREGA DE MATERIALES DE TRABAJO A PARTICIPANTES NOMBRE No. DE RECIBIÓ OBSERVACIONES INSCRIPCIÓN AL MATERIALES EVENTO SI NO

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Formato Programa General de Actividades.

Finalidad. Permitir el control de las actividades que se tienen que llevar a cabo durante todo el evento.

PROGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES FECHA HORARIO ACTIVIDAD

Formato Programa General de Ponencias

Finalidad. Tener un control más apropiado de las ponencias, así como su horario y tema.

PROGRAMA GENERAL DE PONENCIAS FECHA HORARIO PONENTE TEMA

Cedula de preguntas.

Finalidad. Entregar a cada uno de los participantes y puedan realizar sus preguntas de manera correcta.

CÉDULA DE PREGUNTAS

INSTRUCCIONES:

1. SEA BREVE Y ANOTE CONCRETAMENTE SUS PREGUNTAS 2. PROPORCIONE SUS DATOS, POR SI NO FUERA POSIBLE CONTESTAR SU PREGUNTA EN ESTE EVENTO

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PREGUNTA PARA: PREGUNTAS:

NOMBRE:______TELÉFONO:______FAX:______INSTITUCIÓN:______PUESTO:______

3.3. POST – EVENTO

Para finalizar, las actividades a realizar una vez terminada la “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana” se procederá:

Aplicación de encuestas de satisfacción y un reporte de resultados.

Se realizarán evaluaciones para verificar la calidad del evento y corroborar si se cumplieron los objetivos y las expectativas de cada uno de los participantes.

Clausurar las practicas administrativas y fiscales . Redacción del presupuesto consuntivo. Agradecimiento a los ponentes y a los patrocinadores.

Un día después de finalizar la Convención y antes de abandonar el hotel, se procederá a revisar:

Cuentas maestras con original y copias de los cargos Todos los cargos presentados para su aprobación y cierre de cuentas

Se establecerán fechas para:

Preparación y envió del estado de cuenta 413

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El pago de cada rubro del estado de cuenta Pago de los cargos faltantes o atrasados Determinar el resultado final y el pago a rubros no determinados

Se enviara al Gerente General del Hotel Fiesta Inn Viaducto, al gerente de ventas y al contralor del mismo, el estado de cuentas contables, con acuse de recibido por escrito, anexando el informe de los cargos, con la identificación de los cargos por aclarar y confirmando la fecha de resolución.

3.3.1. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL POST – EVENTO

Una vez que haya concluido el evento procederemos a realizar lo siguiente:

Desmontaje y retirada de equipo. Una vez que se haya dado la clausura de nuestra convención, procederemos a desmontar y retirar todo el equipo técnico que se haya utilizado, el cual estará a cargo del personal del recinto.

Elaboración de la memoria. En este punto se estará llevando a cabo la transcripción de cada una de las ponencias llevadas en la convención.

Liquidación y pago de las facturas. Se llevará a cabo el pago de las facturas de cada uno de nuestros proveedores, prestador de servicios y la liquidación de nuestros recursos humanos que se hayan contratado para el evento.

Evaluación del evento. Aquí se incluyen las opiniones de cada uno de los aspectos del evento y un resumen sobe la afluencia de los participantes en cada uno de las actividades, la cantidad de personas que pagaron puntualmente, análisis de cada uno de los factores de improviso planeados con los ocurridos durante el evento. Para posteriormente compararlo con nuestra planeación del evento para su análisis para las correcciones y mejores de un futuro evento.

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3.3.2. FORMATOS POST – EVENTO

Para la terminación de la Convención Nacional de Charreria, deporte y tradición mexicana, se utilizaran los siguientes formatos:

Evaluación del evento para participantes.

Finalidad. Con el siguiente formato, es evaluar si el desempeño del evento fue satisfactorio, ayudará a enfocarnos al mejoramiento de futuros eventos.

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Cuestionario de evaluación de conferencias, disertaciones y exposiciones formales

Finalidad. En el siguiente formato, pretende saber el grado de satisfacción por participante, hacia los ponentes y las dinámicas.

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONFERENCIAS, DISERTACIONES Y EXPOSICIONES FORMALES

Nombre de la conferencia

Nombre del conferenciante

______Lugar núm. de conferencia día mes año

Califique con la escala de 0 a 5 la actuación del expositor: 1. Claridad: usted captó la exposición y no requerirá de explicaciones adicionales. Realmente su esfuerzo para comprender fue mínimo. ____ 2. Objetividad: entendió perfectamente lo que quiso decir el expositor. El mensaje que usted recibió pudo asimilarlo inmediatamente.

____

3. Sencillez: en su opinión, el lenguaje empleado fue claro y objetivo. Usted considera que el expositor no complicó el contenido de su exposición.

4. Profundidad: grado de extensión del tema, alcance.

5. S. Forma: la manera en que se presentó la exposición. A mejor forma, califique con mayor puntuación. Si se le hizo aburrida, otorgue una calificación más baja.

6. Retrocarga: En la medida que usted haya llegado a conclusiones y pueda decir que obtuvo información valiosa y aplicable, califique con puntuación alta. Si piensa que fue tiempo perdido, califique con puntuación baja.

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7. ¿Qué sugiere usted para que el conferenciante mejore?:

8. Organización: orden, disciplina y preparación de detalles que pudo observar. Como en los casos anteriores, califique alto en tanto haya observado disciplina y cuidado de los detalles 9. Puntualidad en los horarios de inicio y terminación.

Formato de evaluación de los expositores para la Convención.

Finalidad. Mediante una serie de conceptos, se evaluaran a los expositores, y poder arrojar resultados favorables para todos los expositores.

FORMATO DE EVALUACIÓN DE LOS EXPOSITORES PARA LA CONVENCIÓN De Acuerdo En desacuerdo Los requisitos exigidos fueron los adecuados para participar en la convención Los salones y talleres contaron con la luminosidad y materiales adecuados El número de participantes en el curso fueron los esperados Las condiciones para facilitar la asistencia al curso La duración del curso fueron los adecuados. Los tiempos del curso fueron eficientes y precisos.

Formato para entrega de material rentado

Finalidad: El siguiente formato tendremos un control del material entregado, así como especificar algún daño o pérdida de algún material en renta.

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Formato de evaluación del ponente para los coordinadores del evento.

Finalidad: Por medio de este formato, el coordinador del evento tendrá que evaluar el desempeño de cada ponente en cada dinámica.

FORMATOS DE EVALUACIÓN DEL PONENTE PARA LOS COORDINADORES DEL EVENTO

Nombre del ponente: ______Día de presentación: ______

Tema de su ponencia: ______Duración: ______Favor de marcar con una X el paréntesis sobre las ponencias de cada uno de los expositores. 1.- ¿El ponente llegó a tiempo al recinto? ( ) SI ( ) NO

2.- ¿El ponente contaba con una presentación del tema? ( ) SI ( ) NO

3.- ¿El ponente cumplió con el objetivo de su exposición? ( ) SI ( ) NO

4.- ¿El ponente fue claro al dar su tema? ( ) SI ( ) NO

5.- ¿La presentación personal del ponente fue la adecuada? ( ) SI ( ) NO

6.- ¿El ponente aclaró dudas de los participantes? ( ) SI ( ) NO

7.- ¿El ponente respeto el tiempo establecido para su exposición? ( ) SI ( ) NO

8.- ¿El ponente fue respetuoso con todo el personal del evento? ( ) SI ( ) NO

9.- ¿El ponente siempre mostró entusiasmo y dinamismo ante los participantes? ( ) SI ( ) NO

10.- ¿El ponente tenía dominio completo del tema? ( ) SI ( ) NO

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LE PEDIMOS NOS REGALE UN MOMENTO DE SU TIEMPO PARA CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO QUE SERVIRÁ DE APOYO PARA LA REALIZACIÓN DE FUTUROS EVENTOS.

1.- ¿Las ponencias comenzaron a tiempo?

( ) SI ( ) NO

2.- ¿Las exposiciones fueron con un lenguaje entendible y claras?

( ) SI ( ) NO

3.- ¿Las ponencias comenzaron a tiempo?

( ) SI ( ) NO

4.- ¿El material fue el idóneo para el desarrollo de las actividades?

( ) SI ( ) NO

5.- ¿Las ponencias fueron de su interés y motivacionales para profundizar más sobre el tema?

( ) SI ( ) NO

6.- ¿Existieron conclusiones por parte de los ponentes con relación a sus temas?

( ) SI ( ) NO

7.- ¿Los ponentes utilizaron material de apoyo para el mejor aprendizaje de su tema?

( ) SI ( ) NO

8.- ¿Considera que el tema tenga algún beneficio para la sociedad?

( ) SI ( ) NO

9.- ¿Consideras que el comité organizador estuvo al tanto del desarrollo de la organización del evento?

( ) SI ( ) NO

10.- ¿Considera que la organización del evento fue buena?

( ) SI ( ) NO

¿Por qué?

______

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CAPITULO 4.PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DEL EVENTO

Los medios de comunicación será un factor muy importante para la promoción del evento, este es considerado un punto estratégico para obtener un mayor numero de participantes en el mercado meta, contando con una comercialización significativa para proyectar la imagen del evento de una manera significativa, contando con estrategias de publicidad previamente estructuradas tomando en cuenta el perfil del participante.

PUBLICIDAD: El evento tiene diversas formas de recibir - Sposts en radio promoción para su difusión y - Sposts en televisión reconocimiento, mencionaremos algunos - Revistas y gacetas aspectos que destacan su especializadas en promoción: cultura

- Blogs - Posters -Folletos con información básica - Pagina de Internet relacionada con la Convención, en el cual se hara mención de los medios - Redes sociales como: por los cuales se podrán poner en Facebook y Twitter contacto en este caso con nuestros sitios en internet como: redes sociales, servira para obtener mayor información acerca del mismo. - Videos - Banners publicitarios

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4.1.1. MEZCLA PROMOCIONAL DEL EVENTO

FECHA ACCION 1 año antes del evento Se promocionará la Convención en eventos de Charrería, que s e organizaran en los meses de marzo, abril y mayo en diferentes estados como en Zacatecas y Guadalajara. 9 Meses antes del evento En los meses de abril y mayo se enviaran invitaciones a los participantes, oradores, proveedores y patrocinadores. 5 Meses antes del evento Se repartirán volantes y folletos con toda la información del evento a las personas que ya estén confirmadas a ir donde podrán ver los servicios que incluye el evento, duración, fechas, ubicación vía correo electrónico. 3 Meses antes del evento Se envía nuevamente por correo electrónico la confirmación de la asistencia a su evento agradeciendo su inscripción y también proporcionándole la información necesaria. 2 Meses antes del evento Se enviarán pequeños regalos o productos gratis a los clientes más habituales, así como noticias y novedades recientes que se relacionen con el evento por medio de correo electrónico.

FECHA DE FECHA DE ACTIVIDAD A REALIZAR DURACIÓN INICIO TERMINO JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN Promoción del evento 4 meses 28/06/2012 30/09/2012 de charrería Envio de invitaciones a oradores y 3 meses 01/10/2012 31/12/2012 participantes Repartición de volantes de 2 meses 10/02/2012 10/04/2012 información Envio de correos electronicos de 2 meses 28/03/2012 28/05/2012 confirmación del evento Envio de correos electronicos de 2 meses 28/03/2012 30/05/2012 publicidad e información Envio de regalos y productos referentes al 2 meses 01/04/2012 01/06/2012 evento Envio de noticias y novedades del evento 2 meses 01/04/2012 01/06/2012 vía correo electronico

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PRODUCTO

La Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana, es un evento que va dirigido principalmente al público que es conocedor de este tema, pero también para el público del turismo y del deporte, ya que uno de los principales objetivos es impulsar la charrería como un deporte nacional y un nuevo segmento en el área turística.

Por lo tanto es verdaderamente satisfactorio realizar un evento de tal magnitud, porque indudablemente servirá para fomentar este deporte a nivel Nacional.

PLAZA

La Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana, se llevara acabo en el recinto Word Trade Center de la Ciudad de México, se eligió este recinto después de haber realizado un análisis exhaustivo delos posibles lugares sedes que apoyarían este evento, llegamos a la conclusión de que la ciudad tanto como el recinto son las mejores opciones ya que cuentan con la conectividad necesaria para participantes además de las instalaciones que requerimos para llevar a cabo la Convención Nacional de Charros.

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PRECIO

El evento tiene una duración de tres días del 07 de junio al 09 de junio del 2013 y la cuota de inscripción tiene un costo de: $3,189.00 MXN.

INCLUYE:

- Traslados de: aeropuerto-hotel-lienzo charro-hotel-aeropuerto. - Desayuno, comida y cena. - Coffee breaks durante las sesiones de trabajo. - Conferencias, talleres, paneles, seminarios, mesas redondas están incluidos en el programa. - 2 noches de hospedaje en el Hotel Fiesta Inn Viaducto - Seguro - Kermesse temática de clausura.

4.1.2. IMAGEN DEL EVENTO – PAGINA WEB – FAQ’S

Para la imagen de la convención se eligió de entre varios diseños representativos con la sofisticación, seriedad y profesionalismo que contaran con el toque especial que distingue al charro mexicano, por medio de elementos como son:

Imagen Letras Colores

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Combina de manera gráfica la temática del evento resaltando el característico sombrero de charro, el maguey y la tierra sin dejar de lado el nombre de dicha convención.

Es un logotipo moderno pero conservador, con la combinación de colores necesarios para no saturar y cansar la visión del espectador, así como un estilo reservado y sobrio sin dejar de lado el dinamismo con la que cuenta la convención.

El portal de la Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana se encuentra en la dirección: http://www.123miweb.es/convencionnacionaldecharros, a continuación se presenta el diseño final de la pagina web:

INICIO.

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4.2. PLAN DE MEDIOS

Objetivo del Plan de Medios:

Crear los elementos necesarios que permitan desarrollar una adecuada mezcla publicitaria, y presentar el evento de una manera atractiva y cautivadora para los participantes y el público en general.

Análisis Preliminar:

La función primordial será evaluar en entorno actual del mercado de la “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana”.

Situación actual del mercado:

En México no se tienen precedentes de un evento de tal magnitud que tome el tema de la charrería como tema principal, por eso es de suma importancia la creación de un plan de medios eficaz en las tareas de difundir el acontecimiento y cautivar al publico para tener un gran éxito de asistencia y dejar la posibilidad de organizar las próximas ediciones en mas estados de la republica mexicana.

Situación de la competencia:

Con el paso del tiempo, se han presentado Congresos, Campeonatos, Torneos y Charreadas, en México semejantes a la Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana. Cabe de destacar, que estos eventos solo se realizan con fines de competencia por equipos e individual, sin perder el fomento y la difusión de la cultura charra, en estos abordan el tema en este caso la charrería, pero la convención pretende promover las relaciones deportivas, sociales y culturales entre todos los charros, ya sea a individuos, y organizaciones.

La siguiente tabla muestra eventos similares a la Convención.

 LXVIII CONGRESO Y CAMPEONATO NACIONAL CHARRO 2012 “Feria de Zacatecas, Zacatecas”  XX CONGRESO Y CAMPAMENTO INFANTIL Y JUVENIL DE CHARRERIA. “Irapuato, Guanajuato”  LXVII Congreso y Campeonato Nacional Charro Beato Fray Sebastián de Aparicio. “2011 Centro Expositor y de Convenciones, Puebla, Puebla” 429

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 19° Encuentro Internacional del Mariachi y la Charrería  LIX CONGRESO Y CAMPEONATO NACIONAL CHARRO, Lagos 2003 “Guadalajara, Jalisco”

DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS

Una vez realizado el análisis preliminar, se dará paso a la aplicación de estrategias que lleven a que se cumpla el objetivo planteado y para ello es necesario desarrollar los siguientes aspectos:

Postura de medios ¿Cuánto?

Para la difusión de la “Convención Nacional de Charrería, deporte y tradición mexicana”, necesitara de diversos canales como:

 Televisión  Radio  Medios electrónicos  Medios impresos

El internet es una canal altamente interactivo en la actualidad, este permite al usuario relacionarse directamente con el anunciante, además que este medio de comunicación tiene una enorme audiencia ya que es el único medio global, esto quiere decir que cualquier persona tiene acceso a este tipo de tecnología.

Esta herramienta servirá para la realización de la publicidad de la Convención, mediante paginas oficiales, blogs, patrocinadores y redes sociales como Facebook y twitter.

Posicionamiento y estrategias creativas.

Para lograr que el evento tenga un gran impacto y coloquen la mente del espectador, se utilizaran tácticas, acordes a las estrategias mencionadas anteriormente, siempre y cuando apegándose a la creatividad.

Target group ¿A quién?

Clasificación psico-social Dirigido gente relacionada a la charrería como: charros, escaramuzas, miembros de Asociaciones y Federaciones charras, profesionistas como: historiadores, antropólogos y sociólogos, y publico en general como: adultos, niños y jóvenes.

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Consumidor primario Charros, escaramuzas y miembros de Asociaciones y Federaciones charras. Consumidor secundario Público en general como: adultos, niños y jóvenes. COMPRA DE PRODUCTO Consumidor primario Ellos mismos pueden solventar los gastos que genera la cuota de inscripción. Consumidor secundario Un tercero es el que puede realizar la compra, por medio de algún parentesco con el consumidor primario o el interés de la persona sobre el tema.

Regionalidad ¿En dónde?

De los canales anteriormente mencionados, se decidió que las acciones publicitarias sean dirigidas a las siguientes ciudades, cuya presencia de la charrería es importante.

ESTADO CIUDAD MERCADO META Zacatecas Fresnillo Charros, escaramuzas, miembros de Asociaciones y Federaciones charras y publico en general como: adultos, niños y jóvenes. Guerrero Acapulco Charros, escaramuzas, miembros de Asociaciones y Federaciones charras y publico en general como: adultos, niños y jóvenes. Guadalajara Jalisco Charros, escaramuzas, miembros de Asociaciones y Federaciones charras, profesionistas como: historiadores, antropólogos y sociólogos, y publico en general como: adultos, niños y jóvenes. Monterrey Nuevo León Charros, escaramuzas, miembros de Asociaciones y Federaciones charras, profesionistas como: historiadores, antropólogos y sociólogos, y publico en general como: adultos, niños y jóvenes.

Estacionalidad ¿Cuándo?

El evento será realizado en el mes de junio del 2013, planeado 7 meses antes dicho evento, la realización de la publicidad se mostrara a continuación:

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PROGRAMA GENERAL DE TRABAJO ACTIVIDADES CALENDARIZACION DE UN AÑO M A M J J A S O N D E F M PAGINA WEB SPOTS PUBLICITARIOS DE RADIO Y TELEVISIÓN ANUNCIOS EN PRENSA Se realizara una pagina web, en el cual podrán encontrar, consultar cada uno de los elementos que comprende la Convención, su contenido contara con actualizaciones periódicas, con el objetivo de que todas las personas interesadas encuentren un sitio web donde pueden consultar información que necesitan y dudas que se llegaran a generar.

Su difusión será atravesó del periódico, en la publicación del Universal en el su sección de “Destinos” durante dos meses, este se efectuara cuatro meses antes de la fecha de realización del evento para su amplia difusión. Para los spots de radio y televisión, estos serán transmitidos desde cinco meses antes del evento con el fin de mantener la memoria del usuario potencial.

IMPLEMENTACIÓN DE TACTICAS

Una vez que se definieron las estrategias publicitarias, a continuación se definirán las tácticas que se adoptaran:

Control de presupuesto.

Reach and Frequency

 Se mandara a la Federación Mexicana de Charrería A.C, Asociación Nacional de Charros, Escuelas de Charrería y Consejos Estatales de Charros correspondientes, la publicidad del evento como: folletos, flyers, correos informativos de la Convención (fechas, hora, programa, etc.)  La mayor parte de la publicidad se hará mediante anuncios de radio, televisión y prensa.  Por medio de las redes sociales tales como Facebook y Twitter, se abrirá un espacio para su punto de vista del evento, así como la pagina web estará personalizada para que constantemente esta actualizada en información del evento.  Se colocaran anuncios publicitarios en canales culturales de televisión o estaciones de radio de conveniencia y se harán dentro de los horarios establecidos como es la

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hora nacional en este caso por radio y en televisión como el 11 once tv y canal mexiquense 34.

Método de objetivos y tareas.

Una vez obtenidas las estrategias y tácticas de la Convención, se determinará los objetivos primordiales de la publicidad para la Convención, cuyo objetivo será informar, persuadir y recordar al consumidor.

La publicidad informativa servirá para enterar al mercado de una nueva Convención, así sugerir nuevos usos y corregir impresiones falsas, en la publicidad persuasiva se pretende crear preferencia al consumidor y a su vez convencer a clientes de que la Convención es una opción para ellos.

Por ultimo uno de los objetivos generales para la publicidad de la Convención es la de recordar al producto ¿Dónde comprar el producto?, ¿Se puede necesitar este tipo de eventos en un futuro? y mantener un alto grado de conciencia para el producto.

El método que se eligió para el presupuesto es por el de objetivos y tareas, ya que de acuerdo a los objetivos se calculará el costo de las tareas para dichos objetivos, las fechas en que se hará cada una de estas actividades que se mencionaron anteriormente como la elaboración de folletos y la impresión de la información referente a la Convención, esto se realizara con una año de anticipación e iniciar a anunciar el evento en radio, televisión y la prensa. El espacio de las redes sociales es sumamente importante para la Convención este se elaborara con nueve meses de anticipación para que los participantes puedan realizar sus comentarios del evento y así actualizar esta información.

Aprobación de presupuesto.

Ya reunido todos los aspectos ya mencionados con anterioridad, se precederá a la aprobación del evento por parte del comité organizador, específicamente en el área de finanzas, se deberá tomar en cuenta que dicho presupuesto a medida que avanza la organización del evento se va ir modificando, ya sea para disminuir costos o para aumentar a un mínimo porcentaje para que así se utilicen todas las estrategias y tácticas mencionadas.

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CAPITULO 5. DISEÑO DE POST – TOURS PARA EL EVENTO

En el siguiente capitulo se desarrollaran los tours para realizarse al final de la Convención Nacional de Charros deporte y tradición mexicana, deporte y tradición mexicana”, los cuales están restructurados minuciosamente con el objetivo de que estos sean atractivos para el participante ya que estos serán los consumidores finales.

A continuación se muestran la duración, rutas, numero de personas para las cuales esta diseñado, los servicios que incluye, el desglose de costos y una descripción breve de los 3 post - tours.

FICHA TÉCNICA

Evento: Convención Nacional de Charros deporte y tradición mexicana.

Nombre Post – Tour Ruta Duración No. Pax Servicios a incluir Ruta del Pacifico Zacatecas, Nayarit, 7 días 15 Incluye: Hospedaje, transporte, y Aguascalientes alimentos, guía, entradas a los diferentes sitios. Ruta San Luis Potosí San Luis Potosí 9 días 15 Incluye: Hospedaje, transporte, alimentos, guía, entradas a los diferentes sitios. Ruta Cultural Querétaro, 5 días 15 Incluye: Hospedaje, transporte, Mexicana Guanajuato, alimentos, guía, entradas a los Dolores Hidalgo y diferentes sitios. San Miguel Allende

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5.1. METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE POST – TOUR 1.

PAQUETE: RUTA DEL PACÍFICO DURACIÓN: 7 DÍAS 6 NOCHES PASAJEROS: 1 – 15 TRANSPORTE TERRESTRE

ETAPA ACTIVIDADES A REALIZAR Análisis de los requerimientos - Tour por la ruta del Pacifico - Este tour va dirigido a un segmento de mercado de nivel socioeconómico medio alto a alto y para personas de 18 años en adelante, ya que la ruta nos va llevando a diferentes lugares donde se produce vino y pues no a la mayoría d los adolescentes se llegan a interesar por la cultura vitivinícola. - Este tour va enfocado al turismo alternativo y gastronómico. - Alojamiento - $500.00 por noche en cada hotel base doble. Planeación Hemos elegido estos destinos para la elaboración del tour de la ruta del pacifico en donde visitaremos los siguientes lugares como : Cerro de la Bufa, en donde aprenderás interesantes datos acerca de la Revolución Mexicana y conocerás la capilla de la Virgen del Patrocinio.

También subirás a un teleférico desde donde apreciarás la belleza del centro histórico de Zacatecas, el Cerro del Grillo para adentrarte en la Mina el Edén, famosa por contar con una discoteca en su interior, Mina el Edén visitarás el centro histórico de la ciudad, que debido a su riqueza ha sido declarado Patrimonio Cultural de la Humanidad.

ALIMENTOS.  Desayuno-comida-cena costo por cada una 250 para cada lugar

 Cena tema a elegir

GUIA.  Honorarios -$1,000.00 por día.

 Desayuno-comida-cena. $100.00 cada uno. 435

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Camaristas. $30.00 por noche.

Bell boys. CHECK IN $15.00 CHECK OUT $15.00

SEGURO  20.00 por día

ENTRADAS: Considerar $45.00 por cada museo que se escoja.

Seguro de pasajero $20.00 por día por persona. CONSIDERAR IVA 16 % 2 % HOSPEDAJE 15 % DE SERVICIO COMISION 10 % UTILIDAD 25 %

Propinas de acuerdo a itinerario. Camaristas $30.00 por noche.

Bell boys CHECK IN $15.00 CHECK OUT $15.00 Etapa Puntos a considerar:

México- El Sauzal -Vinisterra y Tres Valles en San Antonio de las Minas-Casa de Piedra y Viña de Liceaga- Mogor-Badán - La Casa de Doña Lupe.

Día 1: Cerro de la Bufa, en donde aprenderás interesantes datos acerca de la Revolución Mexicana y conocerás la capilla de la Virgen del Patrocinio.

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También subirás a un teleférico desde donde apreciarás la belleza del centro histórico de Zacatecas. Día 2: Te trasladarás hasta el Cerro del Grillo para adentrarte en la Mina el Edén, famosa por contar con una discoteca en su interior. El recorrido empieza por la entrada al socavón La Esperanza, en donde abordarás un tren minero que te llevará a recorrer la mina hasta llegar a un museo y tienda en donde se exhiben rocas y piedras semipreciosas de la región. Después de un sorprendente paseo por la impresionante Mina el Edén visitarás el centro histórico de la ciudad, que debido a su riqueza ha sido declarado Patrimonio Cultural de la Humanidad. Día 3: Disfruta de una experiencia íntima con delfines que permite interactuar y nadar con estos bellísimos mamíferos marinos por 40 minutos. Los delfines están considerados entre las criaturas más bellas e inteligentes de las que habitan mares y ríos, así como juguetonas y muy divertidas de observar. Los escucharás "hablar" y "reírse" mientras coquetean contigo.

Tu programa empezará con una breve introducción teórica para conocer más acerca del mundo de los delfines. Aprenderás signos especiales y reforzamiento positivo para comunicarte con ellos.

Navegarás 3 horas a lo largo de la costa, cerca del malecón, donde podrás tomar las fotos más impresionantes de Puerto Vallarta al caer la noche.

Disfruta de la puesta del sol y de los magníficos tonos dorados, rosas y rojos del cielo, mientras sientes la suave brisa del océano en tu rostro, podrás deleitarte con vinos finos, quesos importados y barra libre.

DIA 4: Avistamiento de ballena hay una avioneta que se encuentra en constante comunicación vía radio con cada uno de los capitanes de las embarcaciones, reportando inmediatamente la

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ubicación de las ballenas en la bahía Esto es en la mañana cuando sale el sol es el mejor momento para poder apreciar este gran paisaje con ballenas.

M as tarde abordaremos un barco tipo galeón para iniciar una aventura pirata inolvidable en la Bahía de Banderas. Primero, participa en divertidas actividades y concursos en los que habrá música, canto, baile y muchas risas. Posteriormente, saborea una rica cena con tres opciones para elegir y disfruta de barra libre nacional con cocteles preparados al momento.

Finaliza tu noche de aventuras con un fascinante ritual prehispánico y viendo una lluvia de fuegos artificiales. DIA 5: Comienza esta fascinante excursión con una visita a la histórica Ex Hacienda de San Blas, en Pabellón de Hidalgo, donde pernoctó alguna vez Don Miguel Hidalgo y Costilla en 1810.

Asómbrate después con el paisaje que ofrece la presa Plutarco Elías Calles; goza un agradable paseo en lancha y visita la isla en donde se encuentra el Santuario del monumental "Cristo Roto", que con sus 25 metros de altura vigila el horizonte del bello estado de Aguascalientes.

Después de esta inolvidable experiencia, visitarás el único cañón del valle de Aguascalientes, ubicado en San José de Gracia, en donde el vértigo y una vista panorámica espectacular coronarán el recorrido. Día 6: Semblanza Taurina, visitarás el interior la Plaza de Toros Monumental de Aguascalientes y podrás convertirte en torero por un día con las clases en la Plaza de Toros San Marcos. También irás a las propiedades de Armillita Hermanos, en donde visitarás la ganadería "El Chichimeco", así como la hacienda, el cortijo y el 438

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Museo de la Dinastía Armillita, famosa casta de toreros y ganaderos mexicanos. Para terminar con un buen sabor de boca, la última parte de este tour en Aguascalientes incluye una degustación de vinos en la Hacienda Vinícola de San Luís Letras.

5.2. ANALISIS DE COSTOS DE POST – TOUR 1.

ANALISIS DE COSTOS DE OPERACIÓN

SERVICIO INTEGRADO : PAQUETE DESTINO: ZACATECAS/NAYARIT/AGUASCALIENTES DURACION: 7 DIAS PROCEDENCIA: MEXICO IDIOMA: ESPAÑOL/INGLÉS TRANSPORTE: TURISTICO NO. PERSONAS: 15 PAX

CONCEPTO DBL DBL/MENOR TRANSPORTE $1,801.00 900.5 ALOJAMIENTO $5,700.00 ------PLAN DE $3,250.00 1625 ALIMENTACIÓN GUIA $713.34 ------ENTRADAS $13,500.00 ------VARIOS SEGURO $25,264.34 150 SUMA* $,2526.43 9425.5 COMISION ------UTILIDAD $842.14 ------GRATUIDAD $34,949.00 ------CONDUCTOR SUBTOTAL*** $1,165.00 ------16% IVA $90.00 1508.08 CAMARISTAS PAX $90.00 BELL BOYS PAX $487.50 PROPINAS A Y B $114.00 SERVICIO 15 % PAX IMPUESTO $6.00 ALOJAMIENTO PAX

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PROPINAS GUIA CAMARISTAS $6.00 BELL BOYS $9.50 A Y B $2.00 IMPUESTO $6.00 ALOJAMIENTO PROPINAS CONDUCTOR CAMARISTAS $6.00 BELL BOYS $9.50 A Y B $2.00 IMPUESTO $36,942.50 ALOJAMIENTO TOTAL $25,264.34 * Suma Total de los Servicios. *** Precio de Lista. DESGLOSE DE COSTOS

A) COSTO DE TRANSPORTE

Tipo de transporte: Autobús DIA: 6000 PERNOCTA: 600 KM: 15 HORA: 650 NO DE PAX: 15

FECHA SALIDA SERVICIO KM TIEMPO COTIZACION 1 9:00 MEX-ZAC 624.55 6'56''22 $16,568.25 2 3 ZAC-NAY 556.97 6'11''18 $15,554.55 4 5 NAY-AGS 440.47 5'54''39 $13,807.05 6 7 9:00 AGS-MEX 500 6'33''20 $8,100.00 TOTAL $54,029.85

PRORRATEO:

TRANSPORTACION ADULTO MENOR

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1801.00 900.50

B) ALOJAMIENTO

1 ZACATECAS $1,800.00 2 NAYARIT $2,200.00 3 AGUASCALIENTES $1,700.00

ZACATECAS 2 NTES $900.00 $1,800.00

NAYARIT 2 NTES $1,100.00 $2,200.00 AGUASCALIENTES 2 NTES $850.00 $1,700.00

TOTAL $5,700.00 ISH 2% $114.00

C) PLAN DE ALIMENTOS

FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL 1 $250.00 $250.00 ------$500.00 2 $250.00 $250.00 $250.00 $750.00 3 $250.00 $250.00 $250.00 $750.00 4 $250.00 $250.00 $250.00 $750.00 5 $250.00 $250.00 ------$500.00 SERVICIO $3,250.90 TOTAL $6.90

D) COSTOS DEL GUIA

HONORARIOS: 7 DÍAS = $7,000.00

PLAN DE ALIMENTOS

FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL 1 $100.00 $100.00 ------$200.00 2 $100.00 $100.00 $100.00 $300.00 3 $100.00 $100.00 $100.00 $300.00 4 $100.00 $100.00 $100.00 $300.00 5 $100.00 $100.00 $100.00 $300.00 6 $100.00 $100.00 $100.00 $300.00

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7 $100.00 $100.00 ------$200.00 Total 1900 Servicio 15% = $285.00 Por persona $9.50

ALOJAMIENTO

6 $500.00 $3,000.00 NTES HOSPEDAJE 2.00% 60 no. de pax 2

CAMARISTAS TOTAL 15*6 $90.00 Por persona $6.00 BELL BOYS

15*12 $180.00

15 pax $6.00

SEGURO = $300.00

GUIA

CONCEPTO

HONORARIOS $7,000.00

ALOJAMIENTO $1,500.00

AYB $1,900.00 SEGURO $300.00

$1,070.00 TOTAL ENTRE 15 PAX $356.67

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E) COSTOS DE ENTRADAS DE VARIOS (POR PERSONA)

ALOJAMIENTO $500.00 mxn por noche 1 guía =$500.00 10 MUSEOS $450.00 mxn TOTAL PAQUETE $1,500.00 mxn

PROPINAS CAMARISTAS 6 NTES X 15 $90.00 PAX

PROPINAS BELL BOY 3 CHECK IN $45.00 $1,350.00

3 CHEK OUT $45.00 $1,350.00

PUNTO DE EQUILIBRIO

COSTOS FIJOS TOTAL COSTOS TOTAL VARIABLES TRANSPORTE $54,029.85 ENTRADAS $450.00 ALOJAMIENTO $54,029.85 SEGURO $300.00 AYB $48,750.00 GUIA $10,700.00 TOTAL $284,479.85 TOTAL $750.00

PE=CFT/PL-CV

PE=284479.85/34949-750

PE=284479.85/34199

PE=8.31 PAQUETES

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5.3. METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE POST – TOUR 2.

El paquete se ha diseñado pensando en un turista convencional. PLANEACION Los principales puntos a visitar será el pueblo Mágico de Xiitla y la zona arqueológica de “Tamtoc”

El estado de San Luis Potosí cuenta con todos los servicios para cubrir con las necesidades de nuestro paquete de post tour.

Nuestros principales atractivos a visitar serán: el Pueblo Mágico de Xilitla, conocido por sus fértiles montañas y vertientes, las cuales han creado un paisaje panorámico en todo el municipio.

Cenote Puente de Dios, dentro del río Tamososopo, bajando a 500 metros y el sótano de las golondrinas por su diversidad cultural que en él se encuentra.

Calcular distancias entre las ciudades o localidades.

Para realizar esta visita nuestro sistema de transporte viable será vía terrestre por el cual será nuestro acceso, ya que la mayoría de nuestros accesos serán a pie.

Será la ubicación de nuestra salida será de la ciudad de México con dirección a San Luis Potosí, entrando primero al pueblo Mágico, realizando un recorrido caminando para después adentrarse al Museo de Edward James”. ETAPA De ahí nos trasladaremos al hotel Real de Minas en San Luis Potosí. Para seguir con nuestro recorrido al siguiente día.

DISEÑO La ruta a seguir será: MEX-SLP HUASTECA POTOSINA

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5.4. ANALISIS DE COSTOS DE POST – TOUR 2.

Análisis de Costos de Operación.

SERVICIO INTEGRADO: PAQUETE DESTINO: San Luis Potosi –México –San Luis Potosí DURACION: 5 días. PROCEDENCIA: México IDIOMA: Español/Inglés TRANSPORTE: Turístico No. DEPERSONAS: 15 pax

CONCEPTO 15 PAX Menor TRANSPORTE $2,876.67 $1,438.33 ALOJAMIENTO $687.48 ------PLAN DE ALIMENTACION $2,750.00 $1,375.00 GUIA $ 69.33 ------ENTRADAS $150.00 $75.00 VARIOS SEGURO $ 100.00 $50.00 SUMA* $6,564.15 $2,938.33

COMISION ------UTILIDAD $2,027.86 GRATUIDAD $437.61 CONDUCTOR SUBTOTAL*** $9,029.62 16% IVA $1,444.73 CAMARISTAS PAX $30.00 BELL BOYS PAX $40.00 PROPINAS A Y B $412.50 SERVICIO 15% PAX IMPUESTO $13.48 ALOJAMIENTO PAX PROPINAS GUIA CAMARISTAS $4.00 BELL BOYS $2.66 A Y B $27.50 IMPUESTO $3.66 ALOJAMIENTO PROPINAS CONDUCTOR CAMARISTAS $4.00

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BELL BOYS $2.66 A Y B $27.50 IMPUESTO $3.66 ALOJAMIENTO TOTAL $11,045.97 * Suma Total de los Servicios. *** Precio de Lista.

DESGLOSE DE COSTOS.

 Costos Transporte.

Tipo de Transporte: Turístico. Tarifa: 6,000.00 Día: 6,000.00 Pernocta: 600.00 FECHA SALIDA SERVICIOS KM TIEMPO COTIZACIÓN 10/06/2013 07:00 MEX-SLP 486 5°24´0´´ $ 6,000.00 $600.00 $5,375.00 10/06/2013 SLP $ 6,000.00 $600.00 10/06/2013 SLP $ 6,000.00 $600.00 10/06/2013 SLP $ 6,000.00 $600.00 10/06/2013 19:00 SLP-MEX 486 5°24´0´´ $ 6,000.00 $ 5,375.00 TOTAL $43,150.00

486-400=86 86 x $62.50=$ 5,375.00

Prorrateo: 15 PAX= $ 43,150.00/ 15= $2,876.67 por pax.

 Alojamiento

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PAIS/ HOTEL DBL NOCHES TOTAL CAMARISTA BELL BOY CD SLP HOTEL REAL $ 826.00/2= 4 $ 1652.00 $ 30.00*2=$60.00/2= Check in DE MINAS SAN $413.00 $30.00 $20.00 LUIS POTOSÍ Check out $20.00 Total: $40.00 SUBTOTAL $ 674.00 $ 30.00 $ 40.00 IMPUESTO 2% $ 13.48 TOTAL $ 687.48 $ 30.00 $ 40.00

TOTAL

 Guía. FECHA HONORARIOS NUMERO DE SEGURO TOTAL GUIAS 15/11/2008 $500.00 1 $20.00 $ 520.00

16/11/2008 $500.00 1 $20.00 $ 520.00

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TOTAL 1 040.00

Prorrateo 15 pax 69.33334

Fórmula:

COSTOS FIJOS TOTALES PE =

PRECIO DE LISTA – COSTOS VARIABLES

$ 95,752.20 = PE = 12.025526609 = 12 paquetes

$8,212.412218-250.00

PERSONAS PUNTO DE EQUILIBRIO Para 15 12 paquetes

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5.5. METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE POST – TOUR 3.

PAQUETE: RUTA CULTURAL MEXICANA DURACIÓN: 3 DÍAS PASAJEROS: 1 – 15 TRANSPORTE TERRESTRE

RUTA: MEXICO – QUERETARO – GUANAJUATO – DOLORES HIDALGO – SAN MIGUEL DE ALLENDE – MEXICO.

PRINCIPALES ATRACTIVOS

Casa de la Corregidora en Querétaro Monumento del Pípila en Guanajuato Museo de la alhóndiga de granaditas Catedral Teatro Juárez Museo del padre Hidalgo Museo Ignacio Allende

DISTANCIAS CASO AUTOBUS, TIEMPO, COHERENTE DE RECORRIDO:

FECHA SERVICIO KM TIEMPO MEX - QRO 211 3ª 0’ 51’’

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QRO - GNJ 160 2ª 17’ 8’’

EN – GNJ- ______GNJ – LOR 53 0ª 45’ 25’’ LOR – SME 41 0ª 35’ 8’’ SME - MEX 277 3ª 57’ 25’’

*VER ANALISIS DE COSTOS ALIMENTOS 1 DESAYUNO COSTO: $100.00 1 COMIDA COSTO: $100.00 1 CENA ANTOJITOS MEXICANOS TIPO BUFETE $80.00

GUIA: -HONORARIOS POR DIA $500.00 -ALOJAMIENTO $300.00 -ALIMENTOS, DESAYUNO, COMIDA, CENA. $60.00 -SEGÚN ITINERARIO. SEGURO *VER ANALISIS DE COSTOS

SEGURO DE PASAJERO: $50.00 POR PERSONA

COMISION: 10% SOBRE CADA PAQUETE

UTILIDAD- MARK UP: 450

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20% SOBRE CADA PAQUETE.

GRATUIDAD: TOTAL DE SERVICIOS ENTRE EL NUMERO DE PASAJEROS

PROPINAS DE ACUERDO A ITINERARIO.  CAMARISTAS 25.00 P/N  BELL BOYS 25.00 P/N  A Y B 15% SERVICIO

DISEÑO: PRESENTACIÓN DEL ITINERARIO FINAL DETERMINACIÓN DEL COSTO CAMBIAR *DIA 1 ESPECTACULO DE TEATRO, EN EL TEATRO DE LA REPUBLICA. *DIA 2 ADMISIÓN AL TEATRO JUÁREZ *DIA 3 VISITA AL MUSEO DE LA ALHONDIGA *DIA 4 VISITA AL MUSEO CASA HIDALGO *DIA 5 VISITA AL MUSEO CASA ALLENDE DETERMINANCIÓN DEL PRECIO DE VENTA CONCEPTO 15 PAX Menor TRANSPORTE $1,066.66 $533.33 ALOJAMIENTO $663.00 ------PLAN DE $644.00 $322.00 ALIMENTACION GUIA $171.73 ------ENTRADAS $165.00 $82.50 VARIOS SEGURO $50.00 $25.00 SUMA* $2,760.39 $962.83

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PROPINAS GUIA CAMARISTAS $2.50 BELL BOYS $3.33 AYB $27.60 IMPUESTO $0.80 ALOJAMIENTO PROPINAS CONDUCTOR CAMARISTAS $2.50 BELL BOYS $3.33 A Y B $27.60 IMPUESTO $0.80 ALOJAMIENTO TOTAL $4,802.69

*Suma Total de los servicios. ***Precio de lista LAS CONDICIONES DE OPERACIÓN 1.- PARA CANCELAR RESERVACION SERA CON UNA 15 DIAS DE ANTICIPACIÓN, SINO SE HARA UN CARGO DEL 50% DEL COSTO TOTAL. OBSERVACIONES GUIA BILINGUE SOLO EN CASO DE EXTRANJEROS

5.6. ANALISIS DE COSTOS DE POST – TOUR 3.

ANALISIS DE COSTOS DE OPERACIÓN

SERVICIO I NTEGRADO: PAQUETE DESTINO: México – Querétaro – Guanajuato – Dolores Hidalgo – San Miguel Allende – México. DURACION: 3 días. PROCEDENCIA: México IDIOMA: Español TRANSPORTE: Turístico No. DEPERSONAS: 15 pax

CONCEPTO 15 PAX Menor TRANSPORTE $1,066.66 $533.33 ALOJAMIENTO $663.00 ------PLAN DE ALIMENTACION $644.00 $322.00 GUIA $171.73 ------ENTRADAS $165.00 $82.50 VARIOS 452

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SEGURO $50.00 $25.00 SUMA* $2,760.39 $962.83

COMISION ------UTILIDAD $690.09 $154.05 GRATUIDAD $184.02 CONDUCTOR SUBTOTAL*** $3,910.53 16% IVA $625.68 CAMARISTAS PAX $37.50 BELL BOYS PAX $50.00 PROPINAS A Y B $84.00 SERVICIO 15% PAX IMPUESTO $26.52 ALOJAMIENTO PAX PROPINAS GUIA CAMARISTAS $2.50 BELL BOYS $3.33 AYB $27.60 IMPUESTO $0.80 ALOJAMIENTO PROPINAS CONDUCTOR CAMARISTAS $2.50 BELL BOYS $3.33 A Y B $27.60 IMPUESTO $0.80 ALOJAMIENTO TOTAL $4,802.69 *Suma Total de los servicios.

***Precio de lista

DESGLOSE DE COSTOS

F) COSTO DE TRANSPORTE

TIPO DE TRANSPORTE: Autobús DIA: 5000.00 PERNOCTA: 500.00 KM: 13.00 HORA: 350.00

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PRORRATEO

ENTRE 15 PAX= 16,000.00/15 = $ 1,066.66

G) ALOJAMIENTO

CUIDAD HOTEL No. NOCHES SGL DBL MENOR TOTAL QUERETARO REAL DE 1 $650.00 $650.00 MINAS QUERETARO REAL DE 1 $650.00 $650.00 MINAS TOTAL $1,300.00 % HOSPEDAJE CIUDAD $26.00 TOTAL $1,326.00

BASE DOBLE ENTRE 2 PAX: 1,326.00/2= $ 663.00

H) PLAN DE ALIMENTOS

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I) COSTOS DEL GUIA

HONORARIOS

CIUDAD FECHA TOTAL GNJ 1 500.00 LOR 2 500.00 SME 3 500.00 TOTAL $1,500.00

PLAN DE ALIMENTOS

CUIDAD HOTEL FECHA DESAYUNO COMIDA CENA TOTAL QRO REAL DE 1 ------60.00 60.00 $120.00 MINA QRO REAL DE 2 60.00 60.00 60.00 $180.00 MINAS QRO REAL DE 3 60.00 ------$60.00 MINAS TOTAL $360.00 % IMPUESTOS $54.00 TOTAL $414.00

ALOJAMIENTO

CUIDAD HOTEL No. NOCHES SGL DBL MENOR TOTAL QRO REAL DE 1 $300.00 $300.00 MINAS QRO REAL DE 1 $300.00 $300.00 MINAS TOTAL $600.00 % HOSPEDAJE CIUDAD $12.00 TOTAL $612.00

GUIA

CONCEPTO HONORARIOS $1,500.00 PLAN DE ALIMENTO $414.00 ALOJAMIENTO $612.00 SEGURO $50.00 455

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TOTAL 1 GUIA $2,576.00 1 GUIA 15 PAX $171.73

J) COSTOS DE ENTRADAS Y VARIOS (POR PERSONA)

CIUDAD FECHA ENTRADAS TOTAL

QRO 1 30.00 $30.00

GNJ 2 30.00, 35.00 $65.00

LOR 3 35.00 $35.00 SME 4 35.00 $35.00 TOTAL: $165.00

o CAMARISTAS 25.00 X 3 días = 75/2= 37.50/15= $2.50 o BELL BOYS: 25.00 c/u = 50.00/15= $3.33

PUNTO DE EQUILIBRIO 15 PAX

COSTOS FIJOS TOTAL COSTOS VARIABLES TOTAL Transporte $16,000.00 Entradas $165.00 Alojamiento $9,945.00 Seguro $50.00 Alimento $9,660.00 Guía $2,576.00 TOTAL $38,181.00 TOTAL $215.00

15 PAX

38,181 = 10.33 3,910.53 - 215

P.E.= 10 PAQ.

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5.7. DISEÑO FINAL DE LOS POST – TOURS

Tour por las ciudades de Zacatecas, Nayarit, y Aguascalientes, descubre lo más relevante y llamativo de Zacatecas a través de este magnífico tour. ¡No te pierdas este interesante y entretenido tour!

COSTO: $1,500.00 DURACIÓN: 7 días PASAJEROS: 15 Zacatecas/Nayarit/Aguascalientes

Desayuno: 8:30 a 9:00 am

Comida: 4:00 a 4:30 pm 457

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Cena: 8:30 a 9:00 pm

Día 1: Conocerás el Cerro de la Bufa, en donde aprenderás interesantes datos acerca de la Revolución Mexicana y conocerás la capilla de la Virgen del Patrocinio.

También subirás a un teleférico desde donde apreciarás la belleza del centro histórico de Zacatecas.

Día 2: Te trasladarás hasta el Cerro del Grillo para adentrarte en la Mina el Edén, famosa por contar con una discoteca en su interior. El recorrido empieza por la entrada al socavón La Esperanza, en donde abordarás un tren minero que te llevará a recorrer la mina hasta llegar a un museo y tienda en donde se exhiben rocas y piedras semipreciosas de la región.

Después de un sorprendente paseo por la impresionante Mina el Edén visitarás el centro histórico de la ciudad, que debido a su riqueza ha sido declarado Patrimonio Cultural de la Humanidad.

Dia 3: Disfruta de una experiencia íntima con delfines que permite interactuar y nadar con estos bellísimos mamíferos marinos por 40 minutos. Los delfines están considerados entre las criaturas más bellas e inteligentes de las que habitan mares y ríos, así como juguetonas y muy divertidas de observar. Los escucharás "hablar" y reírse mientras coquetean contigo.

Tu programa empezará con una breve introducción teórica para conocer más acerca del mundo de los delfines. Aprenderás signos especiales y reforzamiento positivo para comunicarte con ellos.

Navegarás 3 horas a lo largo de la costa, cerca del malecón, donde podrás tomar las fotos más impresionantes de Puerto Vallarta al caer la noche. 458

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Mas tarde abordaremos un barco tipo galeón para iniciar una aventura pirata inolvidable en la Bahía de Banderas. Primero, participa en divertidas actividades y concursos en los que habrá música, canto, baile y muchas risas. Posteriormente, saborea una rica cena con tres opciones para elegir y disfruta de barra libre nacional con cocteles preparados al momento.

DIA 5: Comienza esta fascinante excursión con una visita a la histórica Ex Hacienda de San Blas, en Pabellón de Hidalgo, donde pernoctó alguna vez Don Miguel Hidalgo y Costilla en 1810.

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Día 6: Semblanza Taurina, visitarás el interior la Plaza de Toros Monumental de Aguascalientes y podrás convertirte en torero por un día con las clases en la Plaza de Toros San Marcos.

También irás a las propiedades de Armillita Hermanos, en donde visitarás la ganadería "El Chichimeco", así como la hacienda, el cortijo y el Museo de la Dinastía Armillita, famosa casta de toreros y ganaderos mexicanos. Para terminar con un buen sabor de boca, la última parte de este tour en Aguascalientes incluye una degustación de vinos en la Hacienda Vinícola de San Luís Letras.

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Día 7: Regreso a México.

Incluye:  Interacción con delfines por 40 minutos  Sesión de orientación  Toalla  Agua embotellada  Chaleco salvavidas  Casillero  Vinos finos  Selección de carnes frías  Quesos importados  Barra libre  Transportación ida y vuelta desde el hotel  Guía especializado (Especificar si se requiere guía bilingüe)  Entradas a sitios turísticos  Degustación de vinos artesanales  Seguro de viajero abordo de los vehículos.

Recomendaciones Te recomendamos traer traje de baño, bloqueador solar biodegradable, otro cambio de ropa y dinero extra para souvenirs y fotos. No uses joyas ya que esto puede dañar los

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delfines y deja todos tus objetos de valor en el hotel. Es imprescindible reservar esta actividad con antelación ya que es muy solicitada.

Notas  La edad mínima para participar es de 5 años (los niños menores de 12 deben estar acompañados por un adulto con boleto pagado)  La estatura mínima para participar es de 1.35 metros  No apto para mujeres embarazadas, personas con problemas de espalda o enfermedades del corazón  No se admiten cámaras personales dentro del delfinario. Los acompañantes pueden tomar fotos desde el área de observación  La edad mínima para participar es de 10 años

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Una de las mejores rutas del país es “Huasteca Potosina”, ya que te sumerges en paisajes únicos en el mundo, sus ríos son limpios de color azul turquesa y la gente es muy amable.

COSTO: $9,030.00 DURACIÓN: 5 días PASAJEROS: 15 San Luis Potosí –México –San Luis Potosí. Visitaremos:

 “Xilitla” en donde desayunaremos unas deliciosas Enchiladas huastecas con cecina.

 “Jardín surrealista de Edward James”, lugar único en el mundo ya que mezcla el arte surrealista y la naturaleza de forma natural, es un laberinto entre la selva que

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te llevara por construcciones de arte surrealista hasta llegar a la cascada en donde te podrás sumergir en sus limpias aguas.

 “Sótano de las Golondrinas” es el tercer sótano más grande del mundo, en su interior albergan millones de aves entre las cuales se encuentran las guaguas (pericos verdes grandes) y vencejos (pajaritos similares a las golondrinas pero son más pequeñitos) el espectáculo que nos brinda este lugar es poder ver la llegada de estos millares de aves. Es una experiencia de vida única.

 “Tamtoc” la Zona arqueológica más importante de la región y un parte aguas para la antropología, dado que se han encontrado vestigios de la cultura tener de más de 1,200 años A.C. ven a conocer la historia.

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 “Cascada del Tamul” la más bella cascada de México, mide 110 metros de caída libre, se encuentra en conservación ecológica lo que hace una espectáculo único es 100% natural, para llegar a ella remaremos por el río Tampaón el cual nos ofrece sus aguas color azul turquesa y maravilloso cañón.

 “Cenote azul” ó también llamado “Cueva del agua”, de regreso por el cañón después de admirar la cascada de “El Tamul”, dejaremos nuestras lanchas en una pequeña bahía para subir por el monte unos 500 metros en donde encontraremos este maravilloso lugar, ahí podremos nadar el agua es cristalina y nace ahí.

 “Taninul” es un hotel & Spa nos ofrece aguas termales, una gruta, tiene su pequeño zoológico y una relajante “Temazcal” se los recomendamos.

 “Cenote Puente de Dios”, la mejor experiencia que puedas vivir , para llegar a él bajaremos por el monte unos 500 metros, al llegar al río entraremos a nadar, el coordinador del grupo pondrá una cuerda para que ustedes solo tengan que agarrarse de la cuerda he irse jalando, esta cuerda los guiara a una gruta de entre

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40 metros de largo, la cruzaran y al final de la gruta podrán ver entre un monten de rocas un pequeño orificio de tan solo 1 metro al cruzarlo encontraran el más bello espectáculo visual . ¡TIENEN QUE VIVIRLO!

 “Laguna de la media luna”, lugar prehistórico aquí se encuentra el árbol petrificado más antiguo del mundo, en el fondo de la laguna hay 8 cráteres, tiene especies acuáticas endémicas, la temperatura de sus aguas son 28 ° son aguas deliciosas y nacen en esta laguna. Lleva tu equipo de Snorquel y conocerás algo de la época prehistórica.

 “Río Verde” aquí pasaremos a cenar a un restaurant que nos ofrece las mejores carnes de la región en este lugar daremos por terminada nuestra aventura por la huasteca potosina.

EL PAQUETE PARA ADULTOS INCLUYE TRANSPORTACIÓN, GUÍA LOCAL, ENTRADAS Y ALOJAMIENTO. 466

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¡Ven y revive la independencia de México!

COSTO: $4,708.00 DURACIÓN: 3 días PASAJEROS: 15 México – Querétaro – Guanajuato – Dolores Hidalgo – San Miguel Allende

DIA 1. Salida en autobús clase excursión para dirigirnos a la histórica capital de Querétaro, en donde visitaremos el mausoleo de la Corregidora, el convento de la cruz, el teatro de la república, la fuente de Neptuno y el acueducto de esta señorial ciudad, posteriormente continuamos a la ciudad colonial de Guanajuato, continuamos a la ciudad colonial de Guanajuato, hospedaje en el hotel. Tiempo para actividades personales, se sugiere una visita nocturna subiendo al monumento del Pípila.

DIA 2. Día libre para visitar esta hermosa joya de la arquitectura colonial mexicana, recorriendo lugares como la catedral, el teatro Juárez, el callejón del beso, la universidad, el museo de la alhóndiga de granaditas y la presa de la olla. Regreso al hotel.

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DIA 3. Salida a las 9 y media de la mañana hacia el poblado de Dolores Hidalgo, para visitar el templo parroquial y la casa – museo del padre Hidalgo continuaremos el recorrido a San Miguel de Allende, para hospedarnos en el Hotel “La Morada”, para visitar la parroquia neogótica y la casa Museo de otro de los caudillos de la Independencia de México, el general Ignacio Allende, finalmente emprenderemos el regreso al Distrito Federal la llegada será aproximadamente a las 9 de la noche.

EL PAQUETE PARA ADULTOS INCLUYE TRANSPORTACIÓN, GUÍA LOCAL, ENTRADAS Y ALOJAMIENTO. 468

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DESCRIPCIÓN DE SITIOS TURISTICOS

Casa de la Corregidora en Querétaro

El Palacio de Gobierno, conocido usualmente como Casa de la Corregidora, fue construido en el siglo XVIII, se utilizó como Casa Real y Cárcel y actualmente es considerado uno de los más importantes símbolos de nuestra Independencia. La historia relata que la Corregidora de Querétaro, Doña Josefa Ortiz de Domínguez, como un último recurso pudo dar aviso al capitán Ignacio Allende, cuando se enteró que la conspiración había sido descubierta. Se dice que Doña Josefa se comunicó con el sota-alcalde de la cárcel, golpeando la pared de su cuarto que colindaba con sus habitaciones. Don Ignacio Pérez salió de la cárcel y acudió a su llamado, pero en virtud de encontrarse cerrada la puerta del gran zaguán, fue a través de la cerradura que pudo recibir el angustioso mensaje verbal que le dio la Corregidora. Finalmente fue Don Ignacio Pérez quién puso sobre aviso a los Insurgentes y el Grito de Dolores fue proclamado por Don Miguel Hidalgo y Costilla, el 16 de septiembre de 1810.

Monumento del Pípila en Guanajuato

Monumento erigido en honor de Juan José de los Reyes Martínez apodado "El Pípila", quien realizó el acto heroico el 28 de septiembre de 1810 en plena guerra Independencia, incendiando la puerta de la Alhóndiga de Granaditas para combatir a los enemigos. El

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lugar ofrece una vista panorámica de Guanajuato que es un espectáculo único de día y de noche.

Museo de la alhóndiga de granaditas

El Museo Regional de la Alhóndiga de Granaditas se ubica en un monumento histórico, cuya construcción se inició en 1797 y concluyó en 1809. Se trata de una imponente obra de arquitectura neoclásica, con un diseño sencillo, pero de técnica impecable. Por su monumentalidad, refleja la bonanza guanajuatense de finales del siglo XVIII.

La Alhóndiga de Granaditas es un símbolo revolucionario por la batalla que se libró allí el 28 de septiembre de 1810 y encarna, con la figura de Hidalgo y otros héroes, la soberanía y libertad de la nación mexicana.

Esta significación histórica quedó plasmada en los murales que pintó José Chávez Morado en 1955 y 1966, en los que el artista guanajuatense describió el proceso virreinal hasta su derrumbe, con lo que se acentúa el carácter cívico del inmueble y su valor cultural.

Por la vocación histórica del edificio, fue inaugurado como museo en junio de 1958.

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Teatro Juárez

El Teatro Juárez de Guanajuato es un histórico teatro que data de finales del siglo XIX ubicado en la ciudad mexicana de Guanajuato en el estado del mismo nombre, en México. El recinto fue edificado de 1872 a 1903 por el arquitecto José Noriega, encargado por el general Florencio Antillón, posteriormente fue terminado por el arquitecto mexicano Antonio Rivas Mercado y el ingeniero Alberto Malo. Quienes realizaron varias remodelaciones que cambiaron completamente su aspecto original tanto en el exterior como interior. El recinto es uno de los teatros históricos más reconocidos. Su época de mayor auge ocurrió a finales del siglo XIX hasta el estallido de la guerra de la Revolución mexicana a principios del siglo XX, siendo un importante foro de actividad artística donde se presentaron afamados exponentes de la época. El teatro recibe su nombre en homenaje al político e intelectual liberal Benito Juárez, un importante personaje en la historia. El Teatro Juárez ha sido sede del Festival Internacional Cervantino, desde 1972.

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Callejón del beso

El célebre callejón del beso, cuya estrechez, acentuada a la altura de dos balcones que casi se tocan, dio origen a la leyenda de amores desafortunados y trágicos entre don Carlos y doña Ana a quienes sus familias les prohibían verse, por lo que se citaban clandestinamente en esos balcones. Un día El padre de ella la descubre al momento de besarse con Don Carlos y ahí mismo la mató. Se dice que las parejas que se dan un beso en el tercer escalón, tienen garantizados siete años de felicidad. Este ritual es ya obligado para todas las parejas que visitan esta romántica ciudad.

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Museo Ignacio Allende

Edificación donde nació el insurgente Don Ignacio Allende. Es una casona de dos pisos con marcada influencia barroca de mediados del siglo XVIII. En este museo se pueden apreciar piezas arqueológicas nacionales y estatales, así como documentos históricos de la fundación de la ciudad hasta el movimiento de la Independencia, sin faltar expresiones del arte contemporáneo.

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CAPITULO 6. EVALUACIÓN DEL EVENTO

Para evaluar los resultados y alcances de la Convención Nacional de Charrería es imprescindible establecer un instrumento eficiente de evaluación, por lo que un cuestionario diseñado de manera clara y concisa respecto a los resultados que se pretenden lograr, será de gran utilidad para medir cada uno de los procesos del evento como: las actividades del comité organizador, la actuación de los oradores en todas sus presentaciones, la calidad de los productos y servicios proporcionados, y la organización del evento en sí. También nos permitirá conocer el alcance publicitario que se logró en la campaña, de ésta manera detectar las insuficiencias y retroalimentarlas en futuros eventos.

6.1. DISEÑO DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN PARA EL EVENTO

El instrumento de evaluación para la Convención, es un cuestionario que ha sido diseñado tomando en cuenta factores muy importantes, como son: la organización del evento, calidad de los ponentes, calidad de los servicios, contenido del evento y el contenido de las actividades que se realizaron.

Este instrumento será aplicado el último día del evento a todos los participantes, para que estos al final de las actividades programadas proporcionen su opinión acerca del evento y que este haya sido de su agrado.

A continuación se presenta el instrumento de evaluación que se utilizará:

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6.1.1. INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

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6.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DEL INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN – EJEMPLO FICTICIO

A continuación se presenta el análisis de resultados arrojados por el instrumento de evaluación ficticio con una muestra total de 100 participantes, el cual permitirá conocer realmente cuales fueron las percepciones de los participantes que asistieron a la Convención.

Para el análisis del evento las respuestas obtenidas por los participantes en la evaluación del evento, se utilizará la Escala de Likert.

En el siguiente cuadro se muestra el valor que tendrá cada una de las respuestas de los reactivos 1,2,3,4 y 5 del cuestionario realizado.

ALTERNATIVAS O PUNTOS EN LA ESCALA DE LIKERT Excelente Muy bueno Bueno Regular Malo 5 4 3 2 1

En el cuestionario se incluyen tres preguntas en las cuales no se utiliza la Escala de Likert para efectos de medición quedaran de la siguiente manera.

ALTERNATIVAS O PUNTOS EN REACTIVO NO. 6

RADIO REVISTAS PAGINA WEB REDES OTROS

ALTERNATIVAS O PUNTOS EN REACTIVO NO. 7 POR TRABAJO INTERES DEL TEMA MOTIVOS ESCOLARES OTROS

El reactivo no. 8 es cerrado, la cual le corresponde los siguientes valores:

ALTERNATIVAS O PUNTOS EN REACTIVO NO. 8 SI NO 5 1

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TABLA DE LA MUESTRA

En la siguiente tabla se muestran las respuestas de los 100 cuestionarios aplicados a los participantes.

TABLA DE RESPUESTAS Reactivo Excelente Muy Buena Bueno Regular Malo Total 5 4 3 2 1 Reactivo No.1 Organización 16 31 33 17 3 100 Reactivo No.2 Ponentes Jaime Castruita 25 58 15 2 0 100 Abraham García 30 44 20 6 0 100 Villegas Luis Eduardo 35 46 10 9 0 100 González Enrique Canales 32 43 16 9 0 100 Liceaga Jesús Manuel 29 46 15 6 4 100 Flores Javier Contreras 28 40 23 9 0 100 Jorge Humberto 28 40 23 10 0 101 Jiménez José Antonio 35 31 24 7 3 100 Castañeda Juan Carlos 35 32 20 8 5 100 Cáceres Gianinna 41 29 19 6 5 100 Galeazzi Hurtado Rosenda García 32 43 14 6 5 100 García Lilia Mata Pérez 31 34 21 13 1 100 Antonio Casillas 36 25 22 13 4 100 Villegas Juan Manuel 29 40 19 10 2 100 Menes Hugo Carbajal 30 32 20 11 7 100 Rodríguez Alejandro Rojas 31 35 18 13 3 100 Díaz Melisa Castruita 32 32 22 11 3 100 Castillo Reactivo No.3 Coordinación evento

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16 37 33 12 2 100 Reactivo No.4 Servicios

19 36 34 9 2 100

Reactivo No.5 Contenido 17 44 29 10 0 100 Reactivo No.6 Actividades CONFERENCIA I 36 40 16 8 0 100 MESA REDONDA 42 34 22 2 0 100 CONFERENCIA II 40 34 20 6 0 100 CONFERENCIA III 36 37 20 7 0 100 Panel 35 42 13 7 3 100 Taller 34 37 18 8 3 100 Seminario 30 37 24 9 0 100 Mesa Redonda 39 22 27 11 1 100 CONFERENCIA IV 38 26 20 9 7 100 Reactivo No.7 Medios de Comunicación RADIO REVISTAS PAGINA WEB REDES OTROS SOCIALES SOCIALES 20 18 29 20 13 100 Reactivo No.8 Motivo de Asistencia TRABAJO INTERES EN MOTIVOS OTROS EL TEMA ESCOLARES 31 31 18 20 100 Reactivo No.9 Participación a Futuro SI (5) NO (1) 86 14 100

PROCESO PARA SACAR LA MEDIA

VALOR POBLACION (f) Xi pm Σfpm 5 1023 5 5115 4 1107 4 4428 3 630 3 1890 2 264 2 528 1 77 1 77 Σf= 3101 Σfpm= 12038

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Media

Σfxpm 12038 X= ------= ------= 3.88 n 3101

Interpretación de la Media

Después de haber realizado el proceso matemático para el cálculo de la media, el resultado obtenido representa una calificación de 3.88, esta es favorable de acuerdo a la escala utilizada, de tal forma que la “Convención Nacional de Charros” tuvo una buena aceptación entre sus participantes.

En la siguiente tabla, se multiplico cada una de las preguntas con su respectivo valor, dando como resultado el total de puntuación a cada pregunta.

TABLA DE RESPUESTAS Reactivo Excelente Muy Buena Bueno Regular Malo Total 5 4 3 2 1 Reactivo No.1 Organización 80 124 99 34 3 340 Reactivo No.2 Ponentes Jaime Castruita 125 232 45 4 0 406 Abraham García 150 176 60 12 0 398 Villegas Luis Eduardo 175 184 30 18 0 407 González Enrique Canales 160 172 48 18 0 398 Liceaga Jesús Manuel 145 184 45 12 4 390 Flores Javier Contreras 140 160 69 18 0 387 Jorge Humberto 140 160 69 20 0 389 Jiménez José Antonio 175 124 72 14 3 388 Castañeda Juan Carlos 175 128 60 16 5 384 Cáceres Gianinna 205 116 57 12 5 395 Galeazzi Hurtado Rosenda García 160 172 42 12 5 391

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García Lilia Mata Pérez 155 136 63 26 1 381 Antonio Casillas 180 100 66 26 4 376 Villegas Juan Manuel 145 160 57 20 2 384 Menes Hugo Carbajal 150 128 60 22 7 367 Rodríguez Alejandro Rojas 155 140 54 26 3 378 Díaz Melisa Castruita 160 128 66 22 3 379 Castillo Reactivo No.3 Coordinación evento 80 148 99 24 2 353 Reactivo No.4 Servicios

95 144 102 18 2 361 Reactivo No.5 Contenido 85 176 87 20 0 368 Reactivo No.6 Actividades CONFERENCIA I 180 160 48 16 0 404 MESA REDONDA 210 136 66 4 0 416 CONFERENCIA II 200 136 60 12 0 408 CONFERENCIA III 180 148 60 14 0 402 Panel 175 168 39 14 3 399 Taller 170 148 54 16 3 391 Seminario 150 148 72 18 0 388 Mesa Redonda 195 88 81 22 1 387 CONFERENCIA IV 190 104 60 18 7 379 Reactivo No.9 Participación a Futuro SI (5) NO (1) 430 14 444 TOTAL 5115 4428 1890 542 63 12038

GRÁFICAS.

En base al total de puntuación a cada reactivo se presentan las graficas de cada una de estas realizadas en el cuestionario.

Reactivo 1:

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Reactivo No.1 Organización

Excelente Muy Buena Bueno Regular Malo

7% 13% 33%

20%

27%

En la grafica se observa que la organización del evento fue evaluada de manera positiva, dado que en su mayoría, los participantes lo catalogaron como Muy bueno.

Reactivo 2:

Melisa Castruita Castillo

Hugo Carbajal Rodríguez

Antonio Casillas Villegas Excelente Rosenda García García Muy Buena Juan Carlos Cáceres Bueno Jorge Humberto Jiménez Regular Jesús Manuel Flores Malo

Luis Eduardo González

Jaime Castruita 0 100 200 300 400 500

La participación de los ponentes tuvo una evaluación asertiva, cabe destacar que la participación de la Lic. Gianinna Galeazzi Hurtado obtuvo las mejores calificaciones dentro de esta encuesta. 481

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Reactivo 3:

Reactivo No.3 Coordinación evento

7% 23% Excelente Muy Buena 28% Bueno Regular Malo 42%

La grafica muestra que la mayoría de las personas encuestadas (42%) afirman que la coordinación y puntualidad del evento fue Muy Buena.

Reactivo 4:

Reactivo No.4 Servicios

Malo

Regular

Bueno Reactivo No.4 Servicios

Muy Buena

Excelente

0 50 100 150

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En la grafica se observa que los participantes quedaron satisfechos con los servicios ofrecidos durante el transcurso del evento.

Reactivo 5:

Reactivo No.5 Contenido

Malo Regular Bueno Muy Buena Reactivo No.5 Contenido Excelente Reactivo No.5 Contenido

0 50 100 150 200

Según los resultados se puede determinar que los participantes afirman que el contenido del evento fue adecuado.

Reactivo 6:

CONFERENCIA IV

Mesa Redonda

Seminario Malo Taller Regular Panel Bueno CONFERENCIA III Muy Buena CONFERENCIA II Excelente

MESA REDONDA

CONFERENCIA I

0 50 100 150 200 250

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La opinión de los participantes refleja que las actividades del programa fueron de su agrado en especial la mesa Redonda.

Reactivo 9 :

Reactivo No.9 Participación a Futuro

SI (5) NO (1)

97%

En la grafica se detalla que este evento tuvo la suficiente calidad para los asistentes ya que estaría en sus planes el volver a un evento de esta índole.

Este reactivo nos proporciona la suficiente evidencia del éxito de la Convención.

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CAPITULO 7. REGLAMENTO DEL EVENTO

DE LA SEDE Y DURACIÓN

Articulo 1º. La sede del congreso es la Ciudad de México

Articulo 2º. El congreso se verificara los días 7,8 y 9 de Junio de 2013.

Las sesiones y actos se celebrarán de conformidad con lo dispuesto en los programas respetivos.

DE LOS PARTICIPANTE

Articulo 3º. Podrán asistir al desarrollo de las actividades de la “Convención Nacional de Charros, deporte y tradición mexicana” todo los integrantes de la Asociación Nacional de Charros, del Sector Público y Privado, Prestadores de Servicios de la República Mexicana, Federación Mexicana de Charrería, Industria Gastronómica nacional así como el público en general y quienes tengan el nivel de postgrado y que desarrollan actividades inherentes a esta materia.

Articulo 4º. Para acreditarse como participante de la convención, hay que registrarse en: (dirección de la agrupación y razón social).

Articulo 6º. A los participantes se les expedirá el gafete de identificación correspondiente al momento de registrarse en el módulo del hotel sede, con lo que acreditarán su personalidad para invertir con voz y voto en las deliberaciones de los grupos de trabajo y en las sesiones plenarias.

DE LAS FACULTADES DEL COMITÉ ORGANIZADOR

Articulo 7º. La administración de los recursos será competencia del comité organizador o de la agrupación responsable.

Articulo 8º. El comité organizador se reserva el derecho de aceptar la inscripción de los participantes.

Articulo 9º. El comité organizador estará formado por las coordinaciones o comisiones siguientes:

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 Comité General.  Comité de Finanzas.  Comité Programa Técnico.  Comité de Comercialización.  Comité de Servicios Generales.  Comité de Alojamiento y Transportación.  Comité de Seguridad.  Comité de Recepción.  Comité de Alimentos Y Bebidas.

Articulo 10º. El comité organizador del evento será el órgano superior que está facultado para resolver todas las situaciones no previstas en este reglamento o en el reglamento técnico del evento.

Articulo 11º. El presidente del evento tendrá voto de calidad en la toma de decisiones.

REGLAMENTO TÉCNICO.

DE LAS PONENCIAS

Articulo 12º. Los trabajos deben contener los siguientes datos:

Generalmente todas las ponencias deben de cumplir, con los siguientes requisitos:

7. Titulo de la ponencia referida a la temática de la mesa. 8. Institución a la que representa. 9. Síntesis curricular del ponente y de la institución 10. Máximo 20 cuartillas doble espacio. 11. Cinco copias. 12. Resumen de una cuartilla.

Articulo 13º. Los trabajos deben identificar una situación o caso concreto, sus características, ventajas y limitantes, así como proponer alternativas de soluciones.

Articulo 14º. Las ponencias deben tener una extensión máxima de veinte cuartillas tamaño carta, mecanografiadas a doble espacio, debiendo acompañarse de un resumen de dos a cinco cuartillas en original y cinco copias.

Articulo 15º. El ponente dispondrá de 50 minutos para su exposición y 15 minutos para preguntas y respuestas. 486

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Articulo 16º. Los ponentes podrán llevar el equipo adicional que consideren necesario para la mejor realización de su intervención.

Articulo 17º. Los trabajos recibidos pasan a ser propiedad del comité organizador del congreso, quien puede disponer libremente de ellos para su publicación, con el crédito correspondiente al autor.

Articulo 18º. El plazo para presentar y registrar los trabajos se terminará el día 25 de Mayo de 2013.

Articulo 19º. Los trabajos seleccionados por la comisión técnica serán expuestos por el propio autor, en la mesa de trabajo previamente asignada, y pasarán a ser ponencias oficiales del evento.

DEL MODERADOR.

Articulo 20º. Los moderadores vigilarán que los participantes centren sus planteamientos al tema de referencia y deben coordinar el tiempo de intervención de los participantes, sujetándose a las siguientes reglas:

IV. A los ponentes se les concederá hasta 20 minutos para la exposición de su tema. V. Se concederá hasta 20 minutos para analizar el tema correspondiente. VI. Por ningún motivo se permitirá participar a quien no esté inscrito en las mesas de trabajo.

Articulo 21º. Los relatores deben de recabar las minutas y elaborar las conclusiones aprobadas en cada mesa de trabajo, y entregarla a la coordinación técnica para su análisis e incluso en el documento que se hará del conocimiento de los participantes en la sesión plenaria de conclusiones.

REGLAMENTO PARA PONENTES.

El objetivo de este reglamento es establecer la mecánica operativa para regular el buen funcionamiento y desarrollo de la convención, el uso adecuado de las instalaciones, la conservación del inmueble y, como factor más importante, la seguridad de todos los participantes.

I.- Fechas y horarios: los horarios serán exclusivamente los marcados en los boletines del comité organizador.

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II.- Teléfonos y radioteléfonos

4. El comité organizador gestionara las líneas telefónicas que solicite el ponente, quien cubrirá los gastos que esto genere. 5. Queda prohibido el uso de radios CB o de onda corta.

III.- Sonido.

3. El equipo de sonido ambiental y de voceo lo opera exclusivamente el comité organizador. El sonido propio de cada ponente debe ser de manera moderada. 4. Queda a criterio del comité organizador exigir la regulación del nivel de ruido y, en su caso, prohibir el uso del mismo por así convenir a los interesados de la convención.

IV Alimentos y bebidas.

Los alimentos en el centro de exposiciones están concesionados a diferentes empresas. Los expositores se deben apegar a estas condiciones.

V Patrocinadores y publicidad.

3. Los ponentes se obligan a no anunciar o promover dentro de su ponencia productos o servicios contraes a las marcas comerciales de los patrocinadores oficiales. 4. El ponente no puede incluir en su ponencia los logotipos y marcas oficiales de la ponencia, sin previo consentimiento del comité organizador.

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CONCLUSIONES

El tiempo que se ha utilizado para elaborar nuestro proyecto, el cual se basa en todos los elementos para la organización de un evento, observamos los diferentes elementos a considerar en la organización de un evento, la cual son varios puntos desglosados los cuales nos llevarán a realizar un congreso o convención con todas las características insertadas en nuestro plan estratégico.

Durante la recopilación de toda la información requerida para nuestro proyecto encontramos interesante saber todos los requerimientos necesarios para poder organizar un evento, viendo la complejidad que conlleva así como los diferentes puntos a tomar en cuenta para éste.

Viendo de este modo que el turismo de reuniones, es un sector el cual no es de una manera obsoleto ni mucho menos desconocido para nuestro país, al contrario es un segmento el cual a medida que ha ido creciendo, se integran nuevos campos interesados en este segmento, el cual les sirve de apoyo para captar la atención de cierto sector para promover algún proyecto ya sea de carácter: científico, social, cultural, económico, médico, deportivo, político, cultural, etc.

De igual modo y como apoyo a la economía nacional, ayuda a generar empleos para la zona en la cual se lleve a cabo este tipo de actividad generando una derrama económica importante para la población residente aportando para el crecimiento y desarrollo de la misma. Por consiguiente, logra captar la atención de inversionistas los cuales influyen en gran medida al desarrollo de una nación, siendo este medio una actividad importante debido a la relación que hay sobre diferentes sectores, se debería tomar mucho más en cuenta e impulsar el turismo de reuniones, sin embargo, esto se podrá lograr hasta que el sector gobierno tome las medidas pertinentes colocando esta actividad dentro de las primeras en el desarrollo del país.

En base a este análisis, nos surge la inquietud de organizar la “Convención Nacional de Charros” Deporte y Tradición Mexicana; los motivos son, que entre los siglos XVIII y XIX, la Charrería fue un deporte muy importante llegando hasta nuestros días ser considerado en México, como deporte nacional por excelencia, pero debido a los cambios dentro de la sociedad y la transculturación que ella se ha estado dando, esta actividad emblemática del pueblo mexicano ha perdido fuerza.

Lo que buscamos al llevar a cabo la Convención Nacional de Charros, es difundir los acontecimientos históricos que llevaron a esta actividad ser considerada un deporte de 489

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carácter nacional, impulsar esta actividad captando la atención de nuevos segmentos de la población infundiendo en ellos el interés por todos los aspectos existentes en la charrería, así como el folklore, la cultura y gastronomía que en él se encuentra.

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GLOSARIO DE TERMINOS PARA EVENTOS

A ACTIVIDAD TURÍSTICA Comprende aquellos actos que realizan las personas para que puedan acontecer hechos de carácter Turístico-Recreacional. Es la suma de todas aquellas empresas que invierten valiosos recursos para producir bienes y servicios en beneficio de las comunidades anfitrionas.

AGENCIA DE VIAJES Empresa que concibe, crea, planea, organiza y ejecuta programas de servicio de viajes para el organizador o el cliente en los que incluye normalmente alojamiento, alimentación, transporte de aproximación y local así como excursiones en sitio y a los alrededores para el grupo de participantes en el evento a petición del cliente; bien sea en forma directa o como intermediarios entre los usuarios y los prestadores de servicios turísticos tanto nacionales como internacionales.

ATRACTIVOS TURÍSTICOS Valores propios existentes, natural, cultural o de sitio, que motivan la concurrencia de una población foránea susceptible a ser dispuesto y/o acondicionadas específicamente para su adquisición y/o usufructo recreacional directo.

ALOJAMIENTO Se entiende por actividad turística de alojamiento la ejercida por las empresas que presten servicios de hospedaje al público mediante precio, de forma profesional, bien sea de modo permanente o temporal, con o sin prestación de servicios complementarios.

ÁREA TURISTICA Extensión de dimensiones variables compuesta de atractivos turísticos unidos y próximos unos a otros, que además cuenta con una red de transporte que los intercomunica. Está constituida por un espacio geográfico determinado, en el que se concentran varios lugares de atracción de tipo homogéneo o complementario. Debe contar con atractivos turísticos relativamente contiguos y de categorías y jerarquías variables y comprende, generalmente, uno o varios centros urbanos de cualquier magnitud, y además cuenta con una red de transporte que los intercomunica.

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BALANZA TURÍSTICA Es la parte de la balanza de pagos que contempla los ingresos de divisas por los visitantes internacionales (exportaciones) y el egreso de divisas por los nacionales que salen al exterior (importaciones). Se utiliza para registrar el equilibrio o desequilibrio en el que se encuentran estas transacciones respecto al exterior y se expresan en déficit o superávit; el primero cuando son mayores las importaciones; y el segundo cuando son mayores las exportaciones.

BUNGALOWS Establecimientos conformados por varias unidades de hospedaje aisladas pero dentro de una misma área. Cada unidad de hospedaje cuenta con una o más habitaciones, baño, estancia, comedor y cocineta con utensilios de cocina, se ofrece el servicio de cambio de blancos y limpieza de la unidad. Se ubican generalmente en zonas de temperaturas cálidas.

CABAÑAS, VILLAS Y SIMILARES Unidades económicas dedicadas principalmente a proporcionar servicios de alojamiento temporal en cabañas, villas, bungalows y similares. Incluye también casas típicas que proporcionan servicios de alojamiento a viajeros por una temporada.

CANTIDAD DE HABITACIONES Total de habitaciones con que cuenta un establecimiento de alojamiento turístico.

CATEGORÍA Es un número de la escala del 1 a 5 estrellas, gran turismo y clase especial con la finalidad de medir la calidad y cantidad de servicios que prestan los establecimientos de alojamiento turístico a los huéspedes.

CENTRO TURÍSTICO SELECCIONADO Área geográfica que cumple con una o más de las siguientes condiciones: 1) Contar con más de 2000 cuartos de hotel 2) Ser la capital de una entidad federativa 3) Ser una localidad caracterizada por recibir en forma periódica o permanente flujos significativos de turistas y/o excursionistas por alguno de los siguientes motivos de visita: - Ocio, recreo y vacaciones: recorridos de interés, compras, asistencia a acontecimientos deportivos y 492

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culturales, actividades culturales y de ocio, deportes activos no profesionales, alpinismo, uso de playas, cruceros, juegos de azar, descanso y recreo de las fuerzas armadas, campamentos veraniegos, luna de miel. - Visitas a parientes y amigos - Negocios y motivos profesionales: asistencia a reuniones, conferencias o congresos, ferias comerciales y exposiciones; participación en actividades deportivas profesionales; estudio, investigación, cursos de idiomas, etc. - Tratamientos de salud: estaciones balnearias, termales y para otros tratamientos y curas. - Religión/peregrinación. 4) Ser una ciudad de la frontera norte que registre más de 3.5 millones de visitantes internacionales a México durante un año. 5) Participar en alguno de los siguientes programas de desarrollo de la secretaría de turismo: Mundo Maya, Barrancas del Cobre, Ciudades Coloniales, Frontera Norte y Centros de Playa. 6) Constituir un complejo turístico integralmente planeado por el Fondo Nacional de Fomento al Turismo (Fonatur).

COMPLEJO TURÍSTICO La OMT lo define como un "destino turístico relativamente autosuficiente; ofrece una gama amplia de servicios e instalaciones, especialmente las dedicadas al descanso y esparcimiento, experiencias docentes y de salud". En general estos complejos se localizan en lugares de gran belleza paisajística localizados a orillas del mar o en la montaña pero próximos a ríos o lagos que permitan prácticas deportivas y/o recreativas acuáticas.

CONCIENCIA TURÍSTICA Conjunto de actitudes y comportamientos de los habitantes de un lugar turístico, que humanizan la recepción de turistas a través de la hospitalidad y comprensión.

CONSUMO TURÍSTICO Se entiende como todo gasto de consumo efectuado por un visitante o por cuenta de un visitante, para y durante su desplazamiento y su estancia en el lugar de destino, la presente definición esta en función de las recomendaciones de la Organización Mundial del Turismo (OMT). El gasto de consumo turístico incluye todos lo bienes y servicios consumidos y relacionados con el viaje, comprendiendo una amplia variedad de productos que van desde aquellos inherentes al viaje y la estadía hasta pequeñas compras de bienes durables para uso personal y regalos para familia y/o amigos. Ahora bien, la OMT, formula el consumo turístico basado en tipo y categorías de turismo, y son los siguientes:

Por “Tipos” de Turismo:

 El consumo turístico interno: Es el consumo efectuado por los visitantes residentes como resultado directo de sus viajes dentro de su país de residencia. 493

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 El consumo turístico receptor: Es el consumo efectuado por los visitantes no residentes, como resultado directo de sus viajes adentro de la economía.

 El consumo turístico emisor: Es el consumo efectuado por los residentes como resultados de sus viajes a países diferentes de aquél en el que residen.

Por “Categorías” de Turismo:

 El consumo turístico interior: Comprende todo el gasto efectuado por los visitantes, tantos residentes como no residentes, cuando visitan la economía de compilación. Equivale a la suma del consumo turístico interno y del consumo turístico receptor.

 El consumo turístico nacional: Comprende todo el consumo turístico por parte de visitantes residentes, sin tener en cuenta donde tiene lugar el consumo. Incluye el consumo turístico interior y el consumo turístico emisor.

El consumo turístico internacional: Comprende el consumo turístico receptor y el consumo turístico emisor.

El consumo interior turístico: Comprende todo el gasto de consumo turístico que tiene lugar dentro de la economía de compilación. Incluye el consumo turístico interno, el consumo turístico receptor y la parte del consumo turístico emisor que corresponde a bienes y servicios facilitados por residentes.

CUARTOS DISPONIBLES Es el número de cuartos o habitaciones que se encuentran en servicio. No contabiliza las habitaciones que por reparación o alguna otra causa estén fuera de servicio.

CUARTOS DISPONIBLES PROMEDIO Se refiere al número total de cuartos disponibles durante el período entre el número de días.

CUARTOS OCUPADOS Registra el total de cuartos que fueron ocupados durante el mes, incluyendo cortesías, tanto por turistas nacionales como por extranjeros.

CUARTOS REGISTRADOS FIN PERIODO

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Número de cuartos que registra el establecimiento ante la Sectur, a la última fecha del corte reportado.

CUENTA SATÉLITE DE TURISMO El término “satélite” se utiliza para identificar al conjunto de agregados sobre turismo que se encuentran articulados a las cuentas nacionales, y obedece a que toma como referencia al Sistema de Cuentas Nacionales de 1993, en el que se inscriben los lineamientos recomendados para la elaboración de las Cuentas Nacionales y Satélite.

CRUCERO Viaje marítimo, fundamentalmente de placer, con diversiones a bordo y excursiones a diferentes costas de distintos países.

DEMANDA TURÍSTICA Es el conjunto de bienes y servicios que los turistas están dispuestos a adquirir en un determinado destino. Ahora bien, de acuerdo con los principios y normas del Sistema de Cuentas Nacionales (SCN), se entiende como un agregado constituido por la suma del consumo turístico, el consumo colectivo turístico y la formación bruta de capital fijo. En el enfoque de la demanda, el turismo estaría determinado por la cantidad y las características de los bienes y servicios consumidos por los visitantes.

DENSIDAD (CABAÑAS, VILLAS Y SIMILARES Y TIEMPO COMPARTIDO) También llamado factor de ocupación por unidad, se obtiene dividiendo el número de turistas noche entre las unidades ocupadas.

DENSIDAD (HOTELES Y SIMILARES) También llamado factor de ocupación por cuarto, se obtiene dividiendo el número de turistas noche entre los cuartos ocupados.

DESTINO Es el lugar visitado. En el caso de los visitantes internos, el destino es una zona dentro del mismo país de residencia. En el caso de los visitantes internacionales, el destino puede referirse al país visitado o a una región de dicho país. Un destino es la unidad geográfica básica utilizada para la elaboración de las estadísticas del turismo. Dentro del país de

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referencia, el país puede dividirse en zonas de destino que representan regiones turísticas homogéneas o que pueden ser grupos de regiones administrativas del gobierno local.

ECO-TURISMO El turista es testigo y protagonista de la conservación de un entorno natural, que se produce en áreas altamente protegidas como: parques nacionales, parques provisionales, reservas privadas, monumentos naturales, sitios protegidos y reservas de uso múltiple. O en áreas naturales que no han sufrido alteraciones por el hombre.

EMPRESA TURÍSTICA COMPLEMENTARIA Las personas jurídicas que se dediquen a la administración de cadenas hoteleras, consultoría, asesoría, publicidad, propaganda, protección, auxilio, higiene, seguridad y organización de eventos que van a ser demandados por el usuario y que forman parte o complementan la oferta turística.

ENTORNO HABITUAL Corresponde a los límites geográficos dentro de los cuales un individuo se desplaza en su vida cotidiana, excepto por ocio y recreo.

ESTABLECIMIENTO DE ALOJAMIENTO Se considera establecimiento de alojamiento turístico, aquel que presta al público el servicio de hospedaje en forma temporal, con áreas e instalaciones comunes, que consta de una edificación o conjunto de edificaciones construidas o acondicionadas para tal fin, y operadas en forma conjunta, ocupando la totalidad o parte de dichas edificaciones.

ESTABLECIMIENTO DE HOSPEDAJE. El inmueble en el que se ofrece al público el servicio de alojamiento en habitación (Fracción VII del Reglamento de la Ley Federal de Turismo)

ESTADÍA O PERMANENCIA (CABAÑAS, VILLAS Y SIMILARES Y TIEMPO COMPARTIDO). Resulta de dividir el total de turistas noche entre el número de llegadas de turistas al mes. El resultado obtenido expresa el número de días de estancia del turista.

ESTADÍA O PERMANENCIA (HOTELES Y SIMILARES). Resulta de dividir el total de turistas noche entre el número de llegadas de turistas al mes. El resultado obtenido expresa el número de días de estancia del turista.

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ESTADÍSTICAS DE TURISMO Es una herramienta que se utiliza para el estudio de los fenómenos relacionados con el sector turismo, mediante un conjunto de procedimientos de recolección, procesamiento, clasificación, análisis y difusión de información, para conocer el comportamiento de la actividad turística, describiéndolo cuantitativamente para la toma de decisiones en materia de políticas turísticas.

EXCURSIÓN Viaje que se hace fuera del lugar de residencia por un periodo menor a 24 horas.

EXCURSIONISMO Actividad deportiva o recreativa efectuada a pie, cuyo escenario, muy variado, es la naturaleza primitiva asociada normalmente con áreas montañosas, y que se realiza por medio de senderos expresamente habilitados, o rutas identificadas, sin precisar, por lo general, de equipos especiales, y con grado de dificultad variable

EXCURSIONISTAS FRONTERIZOS. (Visitantes Internacionales de México al Exterior- Excursionistas Internacionales-Excursionistas fronterizos) Visitantes que no pernoctan en un medio de alojamiento colectivo o privado fuera de México y permanecen en frontera.

EXCURSIONISTAS FRONTERIZOS. (Visitantes Internacionales a México-Excursionistas Internacionales-Excursionistas fronterizos) Visitantes que no pernoctan en un medio de alojamiento colectivo o privado de México y permanecen en frontera.

EXCURSIONISTAS INTERNACIONALES. (Visitantes Internacionales de México al Exterior- Excursionistas Internacionales) Visitantes que no pernoctan en un medio de alojamiento colectivo o privado fuera de México.

EXCURSIONISTAS INTERNACIONALES. (Visitantes Internacionales a México-Excursionistas Internacionales) Visitantes que no pernoctan en un medio de alojamiento colectivo o privado de México.

FOLLETO TURÍSTICO

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Publicación impresa de hasta cincuenta páginas que se distribuye, por lo general gratuitamente, con finalidad informativa o publicitaria de un destino, atractivo, monumento, hotel, etc.

GASTO TURÍSTICO Total de gastos de consumo efectuados por un visitante o por cuenta de un visitante durante su desplazamiento y su estancia turística en el lugar de destino.

GASTO POR TURISMO INTERNO Gastos efectuados como resultado directo de viajes por parte de visitantes residentes dentro de su país de residencia. Incluye los gastos en ruta y en los lugares visitados, así como los pagos por adelantado necesarios para la preparación e inicio del viaje y los gastos relacionados con el viaje efectuado en el lugar de residencia a la vuelta del viaje.

GASTO POR TURISMO INTERNACIONAL Los gastos efectuados en el extranjero por visitantes con destino a otros países, incluido el pago de sus traslados internacionales a las compañías de transporte extranjeras. También se deben incluir todos los demás pagos por adelantado o posteriores al viaje por bienes y servicios recibidos en el país de destino.

GRUPO VIAJERO Es un grupo de personas conformadas por familiares y/o amigos que viajan juntos fuera de su entorno habitual con fines turísticos. H

HOSPEDAJE Servicio que ofrecen hoteles y establecimientos especializados para crear las condiciones adecuadas de estancia por una noche o más de los turistas o visitantes.

HOTEL Establecimiento edificado tradicionalmente en estructuras físicas verticales, que ha experimentado con el tiempo diversas transformaciones hasta llegar a sus características específicas de servicio actual, mismas que lo hacen ser considerado como el establecimiento típicamente turístico. Dichas características están dadas por las unidades de alojamiento que le son propias en cuartos y suites, y en su caso, por la disponibilidad de servicios complementarios (V. gr. espacios sociales, restaurantes, piscinas, bar, centros 498

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nocturnos), algunos de ellos concesionados a terceros (agencias de viajes, tiendas especializadas, estéticas, asesoría de deportes, etc.) El servicio tipo hotel está catalogado como aquél que se proporciona en un establecimiento con un mínimo de 10 habitaciones, que se han instituido para proveer básicamente alojamiento, alimentación y los servicios complementarios demandados por el turista.

HOTELES (CLASIFICACIÓN) Universo de establecimientos considerados como inventario de la medición de la ocupación hotelera 1 Estrella: Establecimiento que provee al huésped de alojamiento únicamente, sus servicios se limitan a: cambio de blancos y limpieza de la habitación con regadera, lavabo y sanitario, sus muebles son sencillos, su personal de servicio se limita a la limpieza de cuartos. 2 Estrellas: Establecimiento que provee al huésped de alojamiento, cuenta con cafetería a horas determinadas, limpieza en la habitación, cambio de blancos y toallas diario, sus muebles son sencillos, su personal de servicio y atención al huésped se limita a la atención de limpieza en cuartos y recepción de huésped 3 Estrellas: Establecimiento que provee al huésped de alojamiento, cuenta con servicio de restaurante-cafetería, generalmente de 7 a.m. a 11 p. m., sus muebles y decoración son de tipo comercial, su personal de servicio y atención al público es el necesario en algunos casos bilingües estos últimos. 4 Estrellas: Establecimiento que provee alimentación en restaurante-cafetería, cuenta con bar, servicio de alimentos a las habitaciones mínimo de 16 horas, facilidades de banquetes, personal directivo y supervisor bilingüe (Inglés- Español), personal de servicio uniformado, cambio diariamente de blancos y suministros de baño, su mobiliario y decoración es de calidad comercial 5 Estrellas: Establecimiento que provee de alimentación uno o varios Restaurantes o Cafeterías, cuenta con Bar con música y entretenimiento, servicio de alimentos a las habitaciones durante 16 horas, locales comerciales, áreas recreativas salón de banquetes y convenciones, Personal Directivo, de supervisión y operativo bilingüe (Inglés-Español), personal de servicio y atención al huésped las 24 horas del día, perfectamente uniformado, su mobiliario, acabados e instalaciones son de calidad selecta Gran Turismo: Establecimiento que provee de alimentación en uno o varios restaurantes o cafeterías, restaurante de especialidades, cuenta con uno o varios bares con música y entretenimiento, centro nocturno o similar, uno o varios salones de banquetes y convenciones, servicio de alimentos a la habitación las 24 horas., áreas recreativas o centro ejecutivo dependiendo de su ubicación, varios tipos de locales comerciales, personal directivo, de supervisión y operativo bilingüe (Inglés-Español) personal de servicio y atención al huésped las 24 horas., perfectamente uniformado, su mobiliario, decorado, instalaciones y suministros son de diseño exclusivo y de calidad selecta Clase Especial: Establecimiento que por su ubicación, arquitectura, tipo y número de servicios o valor histórico no pueden ser contemplados en las categorías anteriores, sin embargo por sus características especiales, representan un atractivo para 499

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el turista. Es así que se pueden encontrar establecimientos de clase especial que por su belleza arquitectónica o por su valor histórico se encuentran protegidos e inventariados.

HOTELES CON OTROS SERVICIOS INTEGRADOS Unidades económicas dedicadas principalmente a proporcionar servicios de alojamiento temporal en hoteles que además ofrecen uno o más servicios integrados (de restaurante, bar., centro nocturno, discoteca, campo de golf, agencia de viajes.

HOTELES SIN OTROS SERVICIOS INTEGRADOS Unidades económicas dedicadas principalmente a proporcionar servicios de alojamiento temporal en hoteles sin otros servicios integrados

HUÉSPED Persona que se aloja en un hotel.

INFRAESTRUCTURA TURÍSTICA Comprende las obras básicas, generalmente de acción estatal, en materia de accesos, comunicaciones, abastecimientos de agua, eliminación de desechos, puertos, aeropuertos, etc.

INSTALACIONES TURÍSTICAS Todas las construcciones especiales (distintas a las del equipamiento) cuya función es facilitar la práctica de actividades netamente turísticas.

INVENTARIO O CATASTRO DE ATRACTIVOS TURÍSTICOS Es el catálogo ordenado de los lugares, objetos o acontecimientos de interés turístico de un área determinada. Su elaboración implica dos pasos: a) registro de información y, b) Evaluación de los atractivos turísticos.

JERARQUIZACION TURÍSTICA Es el procedimiento por el cual se comparan los atractivos y equipamiento turístico pertenecientes a un universo en estudio, con las condicionantes establecidas en una lista de evaluación, a los efectos de establecer una escala de importancia relativa 500

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LLEGADA DE PASAJEROS EN AVION CHARTER Pasajeros transportados en aeronaves comerciales con rutas no concesionadas y/o fuera de itinerario que operan esporádicamente.

LLEGADA DE PASAJEROS EN VUELOS REGULARES Pasajeros transportados en aeronaves de líneas aéreas con rutas e itinerarios establecidos.

LLEGADA DE TURISTAS Número de personas registradas en el mes, clasificadas según su lugar de residencia en nacionales o extranjeras (esta información se toma directamente de los registros, si la dirección ahí anotada pertenece al país, entonces se considera al turista como nacional, en caso contrario se le considera extranjero).

LLEGADA DE TURISTAS Corresponde al número de turistas registrados por el establecimiento durante el mes, clasificados según su lugar de procedencia, en residentes o no residentes en el país.

MOTELES Establecimiento que a diferencia del hotel se ha edificado en forma extensiva, localizado generalmente a lo largo de las carreteras y en la entrada y/o entronque de las autopistas con las ciudades. En su estructura física, las unidades habitacionales son independientes y cuenta con estacionamiento propio. Las unidades se agrupan en torno a unas instalaciones principales que concentran las oficinas de recepción ý áreas de esparcimiento y recreación (salas de estar, cafeterías, restaurantes, bares, centros nocturnos, piscinas, etc.). Su instauración data de los años cuarenta en los Estados Unidos y corresponde a la necesidad de alojamiento del turista que se desplaza en automóvil.

N NACIONALIDAD DE UN VISITANTE La del país que le otorga el pasaporte u otro documento de identidad, aunque resida habitualmente en otro país.

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NUMERO DE PLAZAS CAMA Total de camas con que cuenta un establecimiento de alojamiento turístico.

OFERTA TURÍSTICA Comprende el conjunto de bienes y servicios capaces de facilitar la comercialización del producto turístico a fin de satisfacer la demanda de los visitantes, en esta condición se entiende por cualquier establecimiento en donde el cliente y/o usuario son principalmente turista. Por lo tanto, el mismo deberá cumplir con las siguientes condiciones para establecerse como oferta turística:  Vender bienes y servicios que por sus características sean demandados en su mayoría por turistas.

 Estos establecimientos deberán vender su producto para uso final en zonas turísticas, por lo tanto la mayoría de sus clientes sean turistas.

ORGANIZACIÓN MUNDIAL DEL TURISMO (OMT) Organismo de las Naciones Unidas que se preocupa de las materias relacionadas con el sector turismo a nivel mundial. Su sede principal está en Madrid, España.

PASAJEROS EN CRUCERO Personas que llegan a un país a bordo de un buque de crucero y que vuelven cada noche a bordo de su buque para pernoctar, aunque éste permanezca en el puerto durante varios días.

PATRIMONIO CULTURAL El patrimonio cultural comprende tres elementos: Los monumentos: obras arquitectónicas, de escultura o de pintura monumental, elementos o estructuras de carácter arqueológico, inscripciones, cavernas y grupos de elementos, que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista de la historia, del arte o de la ciencia. Los conjuntos: grupos de construcciones, aisladas o reunidas, cuya arquitectura, unidad e integración en el paisaje les dé un valor universal excepcional desde el punto de vista de la historia, del arte o de la ciencia. 502

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Los lugares: obras del hombre u obras conjuntas del hombre y la naturaleza así como las zonas incluidos los lugares arqueológicos que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista histórico, estético, etnológico o antropológico.

PATRIMONIO HISTÓRICO CULTURAL Constituye un atractivo que motiva el desarrollo de actividades turísticas determinadas por la apreciación del carácter urbano, arqueológico, artístico, arquitectónico o histórico de un lugar u obra humana.

PATRIMONIO NATURAL El patrimonio natural comprende tres tipos de formaciones de la naturaleza: Los monumentos naturales constituidos por formaciones físicas y biológicas o por grupos de esas formaciones que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista estético o científico. Las formaciones geológicas y fisiográficas y las zonas estrictamente delimitadas que constituyan el hábitat de especies animal y vegetal amenazadas, que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista estético o científico. Los lugares naturales o las zonas naturales estrictamente delimitadas, que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista de la ciencia, de la conservación o de la belleza natural.

PATRIMONIO TURÍSTICO Es el conjunto potencial conocido o desconocido de los bienes materiales e inmateriales a disposición del hombre y que pueden utilizarse mediante un proceso de transformación para satisfacer sus necesidades turísticas. También se define el patrimonio como el conjunto integrado por los atractivos turísticos, planta turística, infraestructura y la superestructura.

PERNOCTAS Se refieren al número de días que permanecen los turistas en una localidad. El dato se registra en el lugar de alojamiento.

PORCENTAJE DE OCUPACIÓN (CABAÑAS, VILLAS Y SIMILARES Y TIEMPO COMPARTIDO) Indica la proporción de ocupación que registra el establecimiento, y se obtiene dividiendo el total de unidades ocupadas entre el total de unidades disponibles al período de interés. Al final se multiplica por 100 al fin de que éste quede expresado en porcentaje.

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PORCENTAJE DE OCUPACIÓN (HOTELES Y SIMILARES) Indica la proporción de ocupación que registra el establecimiento, y se obtiene dividiendo el total de cuartos ocupados entre el total de cuartos disponibles al período de interés. Al final se multiplica por 100 a fin de que éste quede expresado en porcentaje.

PORCENTAJE DE OCUPACIÓN MENSUAL. Resultado de dividir el total de cuartos ocupados entre el total de cuartos disponibles al mes. Al final se multiplica por 100 a fin de que éste quede expresado en porcentajes. %de ocupación = [(Cuartos ocupados nac. + Cuartos ocupados Ext.) / (Cuartos disponibles x días del mes)] x 100.

PRODUCTO TURÍSTICO Es el conjunto de bienes y servicios que se ofrecen al mercado en forma individual o en una gama muy amplia de combinaciones resultantes de las necesidades, requerimientos o deseos del turista y/o visitante. Ahora bien, en la producción de productos turísticos hay que destacar el tratamiento especial de tres tipos de actividad productiva turística: a.- Producción de bienes b.- Las agencias de viajes y c.- Los operadores turísticos

PROMOCIÓN TURÍSTICA Implica la difusión de las bondades de la oferta turística hacia los "clientes" potenciales, es decir dar a conocer el producto turístico. Este incluye tanto los atractivos, como actividades turísticas, infraestructura y todo tipo de servicios que dentro del territorio comunal pueden ser de interés para una visita

QUINTA Casa de recreo en el campo cuyo arriendo solía ser la quinta parte de los frutos o cultivos.

RECREACIÓN La constituye un conjunto de actividades individuales o colectivas para la utilización positiva del tiempo libre y el turismo en particular, que contribuyan al desarrollo integral de la persona, mejorando su calidad de vida y la de su familia.

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RECURSOS TURÍSTICOS Corresponde a todos los bienes y servicios, que por intermedio de la actividad humana y de los medios con que cuenta, hacen posible la actividad turística y satisfacen las necesidades de la demanda.

REGISTRO NACIONAL TURÍSTICO (RNT) Consiste en un sistema que permite contar con una base de datos de todos los prestadores de servicios turísticos que efectúen operaciones. Para prestar servicios turísticos de manera legal, los prestadores de servicios deben inscribirse en el mismo.

RESIDENCIA Es el lugar/país en que el viajero ha permanecido durante la mayor parte del año anterior (12 meses), o ha permanecido por un período más breve y prevé regresar dentro de los 12 meses para vivir en ese país.

RESIDENCIAL Aquel establecimiento con características de casa habitación, en que se preste el servicio de alojamiento turístico y alimentación, con el sistema de pensión completa o media pensión y cuya capacidad mínima sea de 4 personas.

SERVICIOS TURÍSTICOS DE HOSPEDAJE Son aquéllos que se prestan a través de hoteles, moteles, albergues y demás establecimientos de hospedaje, así como campamentos y paradores de casas rodantes que presten servicios a turistas.

SUITES Establecimientos que ofrecen la renta de unidades de hospedaje, conformadas por una o más habitaciones, baño, estancia con o sin comedor y cocineta. Ofrecen generalmente los servicios otorgados en un hotel como: servicio de camaristas, alimentos y bebidas, recepción, etc.

TASAS DE OCUPACIÓN La tasa de ocupación de los alojamientos es un concepto basado en la oferta. Es un indicador importante a numerosos efectos. Facilita información sobre las diferencias de 505

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uso entre los diversos tipos de establecimientos de hospedaje y si se presenta en datos mensuales también indica la pauta estacional del uso de los alojamientos turísticos. Existen varios tipos de tasa de ocupación. Algunas se refieren a plazas-cama, mientras que otras a habitaciones, viviendas, espacios de acampada y atraques. El número de plazas- cama ofertadas es el número de camas dispuestas en las habitaciones ofertadas, contabilizándose una cama doble como dos plazas-cama.

TEMPORADA ALTA Corresponde al período en el que se concentran los turistas, su época de ocurrencia dependerá del tipo de atractivo turístico.

TEMPORADA BAJA Corresponde al período en el que la afluencia de turistas disminuye significativamente.

TOUR Es un recorrido o desplazamiento en donde el punto de salida y entrada se encuentra dentro de una misma localidad.

TRANSPORTE Cantidad de Unidades: Número de vehículos, nave o aeronaves que posee el prestador de servicios turísticos.

TRANSPORTE TURÍSTICO Es todo aquel prestador de servicio turístico legalmente constituido que brinda a los turistas nacionales e internacionales, desplazamiento dentro o fuera del país, traslados, excursiones, circuitos turísticos o alquiler de vehículos con o sin chofer; por empresas de transporte turístico inscritas en el Registro Nacional Turístico, con unidades de transporte debidamente autorizadas, y en la cual le brinden comodidad, agilidad de movimiento, precio, rapidez y seguridad a los usuarios.

TRANSPORTE TURÍSTICO ACUÁTICO Son aquellas embarcaciones flotantes de propulsión a motor y/o de construcción artesanal, que tienen por objeto interconectar centros de interés turístico para posibilitar el disfrute de atractivos turísticos capaces de recorrer océanos, mares, lagos y ríos, inscritas en el Registro Nacional Turístico, aptas para transportar personas en embarcaciones debidamente autorizadas, y en la cual le brinden comodidad, agilidad de movimiento, precio, rapidez y seguridad a los usuarios.

TRANSPORTE TURÍSTICO AÉREO 506

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Son aquellas empresas dedicadas a interconectar centros de interés turístico para posibilitar el disfrute de atractivo turísticos utilizando aeronaves, entendiéndose por éstas, aquellas que puedan sustentarse en la atmósfera por reacción del aire y las cuales deben estar debidamente inscritas y autorizadas por el Registro Nacional Turístico y en las cuales brinden comodidad, agilidad de movimiento, precio, rapidez y seguridad a los usuarios.

TRANSPORTE TURÍSTICO TERRESTRE Son todas aquellas empresas dedicadas a interconectar centros de interés turístico y/o posibilitar el disfrute de atractivos turísticos utilizando vehículos terrestres de tracción a motor, de remolques diseñados, para ser utilizados con fines de servicios turísticos o transporte de turistas e identificados con placas diferentes al servicio público.

TURISMO Comprende las actividades que realizan las personas durante sus viajes y estancias en lugares distintos al de su entorno habitual, por un período de tiempo consecutivo inferior a un año, con fines de ocio, y otros motivos no relacionados con el ejercicio de una actividad remunerada en el lugar visitado.

TURISMO AL EXTERIOR (Visitantes Internacionales de México al Exterior-Turista Internacional-Turismo al exterior) Un visitante que permanece fuera de México, una noche por lo menos, en un medio de alojamiento colectivo o privado.

TURISMO AL INTERIOR (Visitantes Internacionales a México-Turista Internacional-Turismo al interior) Un visitante que permanece al interior de México una noche por lo menos en un medio de alojamiento colectivo o privado.

TURISMO EMISOR Visitantes residentes que viajan fuera del territorio económico del país de referencia.

TURISMO FRONTERIZO (Visitantes Internacionales a México-Turista Internacional-Turismo Fronterizo) Un visitante que permanece en la frontera de México una noche por lo menos en un medio de alojamiento colectivo o privado.

TURISMO FRONTERIZO (Visitantes Internacionales de México al Exterior-Turista Internacional-Turismo Fronterizo) 507

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Un visitante que permanece en la frontera de otros países con México, una noche por lo menos, en un medio de alojamiento colectivo o privado.

TURISMO INTERIOR Incluye el turismo interno y el turismo receptor.

TURISMO INTERNACIONAL Se compone de turismo receptor y turismo emisor.

TURISMO INTERNO Visitantes residentes que viajan dentro del territorio económico del país de referencia.

TURISMO NACIONAL Incluye el turismo interno y el turismo emisor.

TURISTA INTERNACIONAL (Visitantes Internacionales a México-Turista Internacional) Un visitante que permanece una noche por lo menos en un medio de alojamiento colectivo o privado en México.

TURISTA INTERNACIONAL (Visitantes Internacionales de México al Exterior- Turista Internacional) Un visitante que permanece fuera de México, una noche por lo menos, en un medio de alojamiento colectivo o privado.

TURISTAS Visitantes que pernoctan en un medio de alojamiento colectivo o privado en el lugar visitado una noche por lo menos.

TURISTAS INTERNACIONALES Turistas que pernoctan cuando menos una noche en el país visitado.

TURISTAS NO RESIDENTES EN EL PAÍS Visitantes no residentes en el país que permanecen en un medio de alojamiento colectivo o privado en el lugar visitado una noche por lo menos.

TURISTAS NOCHE EN CUARTOS DE HOTEL Se obtiene del registro diario del número de turistas que ocupan los cuartos del establecimiento, clasificados también según su lugar de procedencia, en residentes o no residentes.

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TURISTAS NOCHE EN UNIDADES Se obtiene del registro diario del número de turistas que ocupan las unidades del establecimiento, clasificados también según su lugar de procedencia, residentes o no residentes en el país.

TURISTAS RESIDENTES EN EL PAÍS Visitantes residentes en el país que permanecen en un medio de alojamiento colectivo o privado en el lugar visitado una noche por lo menos.

UNIDADES DISPONIBLES Es el número de unidades que se encuentran en servicio. No contabiliza las unidades que por reparación o alguna otra causa estén fuera de servicio.

UNIDADES OCUPADAS Registra el total de unidades que fueron ocupadas durante el mes, incluyendo cortesías, tanto por turistas nacionales como por extranjeros.

UNIDADES PROMEDIO Se refiere al número total de unidades disponibles durante el período entre el número de días.

UNIDADES REGISTRADAS. Número de unidades que registra el establecimiento ante la Sectur.

V VIAJE O VISITA Todo desplazamiento fuera del entorno habitual, y se refiere a las actividades que el viajero realiza fuera de su lugar de residencia habitual, desde el momento de su salida hasta su regreso (Naciones Unidas, 1994).

VILLAS Y CABAÑAS Establecimientos conformados por varias unidades de hospedaje aisladas pero dentro de una misma área. Cada unidad de hospedaje cuenta con una o más habitaciones, baño, estancia, comedor y cocineta con utensilios de cocina, se ofrece el servicio de cambio de blancos y limpieza de la unidad. Se ubican generalmente en zonas de temperaturas bajas. 509

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VISITANTE Es toda persona que se desplaza a un lugar distinto al de su entorno habitual, por una duración inferior a doce meses, y cuya finalidad principal del viaje no es la de ejercer una actividad que se remunere en el lugar o país visitado, según corresponda a un visitante interno o un visitante internacional (Naciones Unidas, 1994).

VISITANTE DEL DIA (EXCURSIONISTA) Todo visitante que no pernocta en un medio de alojamiento colectivo o privado del lugar o país visitado

VISITANTES INTERNACIONALES Toda persona que viaja por un periodo no superior a 12 meses, a un país distinto de aquél en el que tiene su residencia habitual, pero fuera de su entorno habitual, y cuyo motivo principal de la visita no es el de ejercer una actividad que se remunere en el país visitado.

VISITANTES INTERNACIONALES A MEXICO Toda persona que viaja por un periodo no superior a 12 meses a México, teniendo su residencia habitual en otro país, y cuyo motivo principal de la visita no es el de ejercer una actividad que se remunere en México.

VISITANTES INTERNACIONALES DE MEXICO AL EXTERIOR Toda persona que viaja por un periodo no superior a 12 meses fuera de México, teniendo su residencia habitual en México, y cuyo motivo principal de la visita no es el de ejercer una actividad que se remunere en el otro país.

ZONA TURÍSTICA Corresponde a un espacio físico de extensión variable, con características fisiográficas homogéneas y que cuenta con una unidad paisajística. En su interior se pueden agrupar extensiones territoriales de menor tamaño, denominadas áreas turísticas. La Zona Turística debe contar con infraestructura y servicios de comunicación entre las áreas turísticas que la integran

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ANEXOS

COTIZACION WORLD TRADE CENTER

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COTIZACIÓN DE HOSPEDAJE EN FIESTA INN INSURGENTES VIADUCTO

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CONTRATACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

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COTIZACIÓN DEL “LIENZO CHARRO CONSTITUYENTES”

CONCEPTO P/U PAX TOTAL

Precio por persona de la Kermesse: $ 390.00 1000 $ 390,000.00 Feria de San Marcos: INCLUDO Renta de Instalaciones: INCLUDO Charreada con Mariachi y Locutor $ 45,000.00 Subtotal $ 435,000.00 Servicio: $ 58,500.00 Subtotal $ 493,500.00 IVA $ 78,960.00 Total $ 572,460.00

PROMOCION ESPECIAL: APARTE SU EVENTO CON SOLO $ 15 000.00 Y EMPIECE A PAGAR A PARTIR DEL MES DE ENERO NOTA: El estacionamiento tiene un costo de $50.00 por auto Sin más por el momento y esperando ser favorecidos con su preferencia, quedamos de usted:

ARTURO VILLASEÑOR G.

DIRECTOR DE VENTAS

5666-6369 5666-6415

04455 3008 2478

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