Jaarverslag 2009-2010
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ADMINISTRATION COMMUNALE DE SCHAERBEEK RAPPORT SUR L 'ADMINISTRATION ET LA SITUATION DES AFFAIRES DE LA COMMUNE EXERCICE 2009 - 2010 GEMEENTEBESTUUR VAN SCHAARBEEK VERSLAG OVER HET BESTUUR EN DE TOESTAND DER ZAKEN VAN DE GEMEENTE DIENSTJAAR 2009 - 2010 - 2 - RAPPORT sur l'Administration et la situation des affaires de la commune 2009 - 2010 Le Collège des Bourgmestre et Echevins au Conseil communal, Mesdames, Messieurs, Conformément aux prescriptions de l'article 96 de la nouvelle loi communale, nous avons l'honneur de vous soumettre le rapport sur l'administration et la situation des affaires de la commune durant l'exercice 2009 - 2010 (1 er septembre 2009 au 31 août 2010) sauf indications contradictoires. Par le Collège des Bourgmestre et Echevins, Le Secrétaire communal. La Bourgmestre ff, Jacques BOUVIER Cécile JODOGNE Schaerbeek, le 11 janvier 2011. - 3 - VERSLAG over het Bestuur en de toestand van de Gemeente 2009 - 2010 Het College van Burgemeester en Schepenen aan de Gemeenteraad, Mevrouwen, Mijne Heren, Overeenkomstig de voorschriften van artikel 96 van de nieuwe gemeentewet, hebben wij de eer u het verslag over het bestuur en de toestand der zaken van de gemeente gedurende het dienstjaar 2009 - 2010 (1 september 2009 - 31 augustus 2010, behalve tegenstrijdige vermeldingen). Namens het College van Burgemeester en Schepenen, De Gemeentesecretaris, De Burgemeester wnd, Jacques BOUVIER Cécile JODOGNE Schaarbeek, 11 januari 2011 - 4 - 1. SERVICES DU SECRETAIRE COMMUNAL 1.1. ASSEMBLEES 1.1.1. CONSEIL COMMUNAL a) Gestion courante Le conseil communal a tenu 11 séances. Pour ces séances, le secrétariat a procédé à l’élaboration et à l’expédition de l’ordre du jour, à la préparation de ± 1000 dossiers des affaires à examiner, à la rédaction et à la reproduction des délibérations prises par ledit conseil, à la composition des 11 procès- verbaux des séances et à la transcription de ceux-ci au registre du conseil. Le secrétariat s'est chargé de l’envoi aux conseillers communaux, des textes de leurs différentes interventions pour correction éventuelle avant l’impression. Le secrétariat s’est chargé du suivi des demandes d’interpellations des habitants (accompagnement individualisé des promoteurs des interpellations). Le secrétariat a assuré le suivi des modifications des commissions du Conseil communal. (nombre de membres et démission-remplacement). Les Assemblées assure l’insertion des pv de toutes les commissions dans le registre des délibérations. Le secrétariat assure l’inscription des mentions légales dans les registres ad hoc suite à l’annulation éventuelle de la part de la Tutelle d’une délibération du Conseil. Dématérialisation des documents envoyés aux conseillers communaux (délibérations, convocation, …) b) Projets en cours d’étude Informatisation de la procédure décisionnelle du Conseil. Sonorisation de la salle du Conseil Système de vote électronique pour la salle du Conseil. 1.1.2. COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS a) Gestion courante Le Collège a tenu 46 séances Outre l’élaboration de l’ordre du jour, le Secrétariat a inscrit les décisions au registre des délibérations du collège et a, en outre, fait reproduire les délibérations du collège des Bourgmestre et échevins, destinées à divers services de l’administration. Par ailleurs, le Secrétariat a invité le Collège à examiner les questions écrites posées par les membres du conseil communal et à désigner les services chargés d’y répondre en son nom. Le service du Secrétariat a rassemblé les copies des réponses pour archivage et publication au bulletin communal. b) Projets en cours d’étude Informatisation de la procédure décisionnelle du Collège. Informatisation du transfert des dossiers à la Tutelle régionale. Adaptation de la procédure actuelle en vue d’un meilleur traitement (modification de la structure de l’OJ, suppression des « bleus » et « blancs » d’analyse,…) 1.1.3. COMITE DE DIRECTION a) Gestion courante Le comité s'est réunit 50 fois pour arrêter le projet d'ordre du jour du Collège. Le secrétariat s’est chargé de relayer les décisions du comité auprès des services de l’Administration. b) Projets en cours d’étude Informatisation des réunions du comité de direction Création d’une « To Do List » informatisée c) Projets réalisés réalisation d’un règlement d’ordre intérieur 1.1.4. ORGANISMES Le secrétariat a assuré le suivi des délégations du conseil communal au sein des différents organismes où la Commune est représentée (intercommunales, asbl,…). 1.1.5. PROJETS DIVERS Le service des Assemblées a été chargé de mener une réflexion quant à la mise sur pied d’un système de contrôle interne au sein des services du secrétaire communal. - 5 - 1. DIENSTEN VAN DE GEMEENTESECRETARIS 1.1. VERGADERINGEN 1.1.1. GEMEENTERAAD a) Dagelijks beheer De gemeenteraad heeft 11 vergaderingen gehouden. Voor deze vergaderingen, is de secretarie overgegaan tot het samenstellen en het verzenden van de agenda's, het voorbereiden van ± 1000 dossiers der te onderzoeken zaken, het opstellen en uitwerken van de genomen besluiten, het samenstellen van 11 notulen van de vergaderingen en het kopiëren van de notulen in het notulenboek van de gemeenteraad. De secretarie is belast met het verzenden, aan de gemeenteraadsleden, van de teksten van hun verscheiden tussenkomsten om eventuele verbeteringen aan te brengen. De secretarie is belast met het gevolg dat gegeven wordt aan interpellatie van inwoners (individuele woordvoerder van die interpellaties) De secretarie verzekerd het aanbrengen van de nodige wijzigingen aan de commissies van de gemeenteraad (aantal leden en ontslag-vervangers) Het kantoor der vergaderingen is belast met het toevoegen van de PV's van alle commssievergaderingen in het register der raadsbesluiten. Het Secretarie verzorgt ook het inschrijven van gerechtelijke noties in de bijhorende registers als gevolg van een eventuele schorsing van een raadsbesluit. Verminderen van de verstuurde document naar de gemeenteraadsleden toe (besluiten, oproepingen, …) b) Ontwerpen ter studie Informatisering van de besluitprocedure voor de gemeenteraad De geluidsintallatie van de raadzaal Systeem voor elektronisch stemmen in de raadzaal 1.1.2. COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN a) Dagelijks beheer Het College heeft 46 vergaderingen gehouden. Buiten de opstelling van de agenda schrijft het Secretarie ook de besluiten in het register van de besluiten van het College en stelt de besluiten op die bestemd zijn voor de diverse diensten. Het Secretarie nodigt het College van Burgemeester en Schepen uit om de schriftelijke vragen gesteld door de gemeenteraadsleden te behandelen en om een dienst aan te duiden die belast is met het antwoord geven op deze vragen. Het Secretarie houdt een kopie van die antwoorden en vragen bij voor publicatie in het gemeenteblad. b) Ontwerpen ter studie Informatisering van de besluitprocedure van het College Informatisering van het overmaken van de dossiers naar de voogdij. Aanpassing van de huidige procedure teneinde ene betere behandeling te krijgen. (wijziging van de structuur van de agenda, afschaffing van de "blauwe" en de "witte" bijlage van de ontledingen) 1.1.3. COMITE DIRECTEUR a) Dagelijks beheer Dit comité heeft 50 keer vergaderd om het ontwerp van de collegeagenda af te sluiten. De secretarie heeft zich belast met het doorgeven van de beslissingen genomen tijdens deze vergadering over te maken aan de diverse diensten van de administratie. b) Ontwerpen ter studie Informatisering van de vergaderingen van het bestuurscomité Creëren van een geïnformatiseerde "To Do List" c) Verwezenlijkte ontwerpen Creêren van een intern huishoudelijk reglement. 1.1.4. ORGANISMEN De secretarie heeft het gevolg van de delegatie van de gemeenteraad aan diverse verenigingen waarin de gemeente vertegenwoordigd wordt, verzekerd. (intercommunales, vzw, …) 1.1.5. DIVERSE ONTWERPEN De dienst Vergaderingen werd belast met het zoeken naar een systeem voor het opstarten van de interne controle binnen de verschillende gemeentediensten. - 6 - 2. SERVICES DU RECEVEUR COMMUNAL Les services placés directement sous la direction du receveur communal sont localisés, dans l’infrastructure de l’administration, au rez-de-chaussée ainsi qu’au 2 ième étage en raison de la spécificité de leurs missions respectives. Les services s’occupant de l’exécution des paiements, du recouvrement des recettes (sauf les taxes) et la confection du compte annuel se situent au rez-de-chaussée, tandis que les bureaux du service des taxes sont regroupés dans une aile du 2 e étage. Les réclamations relatives aux taxes sont traitées par le Service des Affaires Générales - Cellule Réclamations, qui se trouve au C.S.A. La Division des taxes communales est chargée de l’établissement des règlements fiscaux, du recensement de la matière imposable, de la confection des rôles et du recouvrement des impôts communaux. De plus, cette division a comme mission le calcul des primes d’accompagnement social accordées aux propriétaires à faibles revenus, destinées à atténuer l’impact financier ressenti lors de l’augmentation des centimes additionnels au précompte immobilier ainsi que la confection et la délivrance des cartes de stationnement aux schaerbeekois. 2.1. RECETTE Opérations comptables – Dépenses Depuis la réorganisation des services financiers, le département Equipements a été chargé de la gestion des dépenses en partant de la confection du budget jusqu’à la production des pièces à mettre en paiement, en ce compris le contrôle des pièces à payer aux tiers (factures et subsides). Dès lors, les tâches dévolues au service