Ortsgemeinde Greimerath S Itzungs

Ortsgemeinde Greimerath

S i t z u n g s - Niederschrift

Öffentliche Sitzung

Gremium : Ortsgemeinderat Greimerath

Datum: : Dienstag, 19.02.2019 Uhrzeit : von 19:30 Uhr bis 21:35 Uhr : Ort : Sitzungsraum in der Grundschule Greimerath Greimerath

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Mitglieder: anwesend:

Schmitt, Edmund FWG033 Ortsbürgermeister Martin, Christel SPD033 1. Ortsbeigeordnete Rach, Heide FWG033 Ortsbeigeordnete Leineweber, Josef CDU033 Ratsmitglied Martini, Herbert CDU033 Ratsmitglied Taubert, Ralf CDU033 Ratsmitglied/Vorsitz TOP 5;6,7 Martin, Horst SPD033 Ratsmitglied Schmitt, Elke SPD033 Ratsmitglied Staadt, Rainer SPD033 Ratsmitglied Witt-Weustenfeld, Gerhard SPD033 Ratsmitglied Backes, Hubert FWG033 Ratsmitglied Backes, Hubertus FWG033 Ratsmitglied Marmann, Raimund FWG033 Ratsmitglied Ottrembka, Sebastian FWG033 Ratsmitglied Schramm, Hans-Dieter FWG033 Ratsmitglied nicht anwesend:

Dr. Martini, Simone CDU033 Ratsmitglied Michels, Alfred CDU033 Ratsmitglied Witt, Monika CDU033 Ratsmitglied Stiebeler, Alexa SPD033 Ratsmitglied

Von der Verwaltung:

Dixius, Jürgen Bürgermeister David, Simone Schriftführerin

Gäste:

Herr Patings faktorgrün, Landschaftsarchitekten, zu TOP 1 Herr Bier faktorgrün, Landschaftsarchitekten zu TOP 1 8 Zuhörer -2- Der Vorsitzende eröffnete die Sitzung, begrüßte die Anwesenden und stellte fest, dass gegen die form- und fristgerechte Zustellung der Tagesordnung keine Bedenken erhoben wurden und der Ortsgemeinderat Greimerath beschlussfähig war.

Tagesordnung

A. Öffentliche Sitzung B-Vorlage

1. Umgestaltung des Dorfplatzes zu einem Mehrgenerationenplatz; Ergebnis der Arbeitsgruppe - Aufstellen der Leistungsverzeichnisse 2. Annahme von Spenden an die Ortsgemeinde Greimerath 033/2019/004 3. Finanzierung der Sachkosten der Kindertagesstätte 033/2019/012 Greimerath im Wirtschaftsjahr 2019 4. Kindergarten Greimerath 033/2019/011 Personalkosten der Fachkraft zur Förderung der französischen Sprache 2017 5. Feststellung des Jahresabschlusses der Ortsgemeinde und 033/2019/005 Entlastung des Ortsbürgermeisters und der Beigeordneten für das Rechnungsjahr 2014 gemäß § 114 Abs. 1 der Gemeindeordnung (GemO) 6. Feststellung des Jahresabschlusses der Ortsgemeinde und 033/2019/006 Entlastung des Ortsbürgermeisters und der Beigeordneten für das Rechnungsjahr 2015 gemäß § 114 Abs. 1 der Gemeindeordnung (GemO) 7. Feststellung des Jahresabschlusses der Ortsgemeinde und 033/2019/007 Entlastung des Ortsbürgermeisters und der Beigeordneten für das Rechnungsjahr 2016 gemäß § 114 Abs. 1 der Gemeindeordnung (GemO) 8. Mitteilungen und Verschiedenes 8.1 Eilentscheidung - Fensterbänke in der Grimoldhalle 8.2 Themenweg 8.3 Dorfladen 8.4 Schreiben Forstbehörde 8.5 Städtebauförderprogramm 8.6 Wlan-Zugänge Grimoldhalle/Mehrgenerationenplatz 8.7 Brückensanierung 8.8 Gemeinsames Essen des Gemeinderates 8.9 Sitzungsmanagement und Rats- und 001/2019/009 Bürgerinformationssystem (RIS) der Verbandsgemeinde Saarburg-Kell 8.10 Verbindungsweg Bergener Str./Buchwaldstraße 8.11 Bestattungswald 8.12 Antrag CDU-Fraktion 8.13 Dachsanierung Grimoldhalle 8.14 Straßeneinlaufschächte 8.15 Gemeindearbeiter 8.16 Schneeräumung 8.17 Schlaglöcher am Wirtschaftsweg 8.18 Abnahme Kindergartengeländer 8.19 Verabschiedung von Zuhörern ************************************************************************************************************

-3-

Punkt 1 Umgestaltung des Dorfplatzes zu einem Mehrgenerationenplatz; Ergebnis der Arbeitsgruppe - Aufstellen der Leistungsverzeichnisse

Der Vorsitzende kann zu diesem TOP Herrn Patings und Herrn Bier vom Büro Faktorgrün begrüßen. Gemäß den Vorgaben des Gemeinderates wurden die Planung sowie Kosteneinsparmöglichkeiten überarbeitet. Der Vorsitzende übergibt das Wort an Herrn Patings. Dieser gibt einen kurzen Überblick über die eingepflegten Veränderungen. Diese liegen u.a. in der Vergrößerung des Aktivbandes am Mehrgenerationenplatz und an der Versetzung der Bushaltestelle am Parkplatz sowie dem barrierefreien Einstieg. Veränderungen am „Hochwaldplätzchen“ haben sich keine ergeben.

Herr Patings trägt sodann den Gestaltungskatalog vor. Hier werden angesprochen:

Pflasterbelag wilder Verband, Farben: beige, grau, braun, Stärke der Steine 12 cm Aufgrund der geforderten Kosteneinsparung hat sich die qm-Fläche hat sich von 1.660 m² auf 1.250 m² verringert. Anschauungsmuster sollen zur Verfügung gestellt werden.

Holzdeck für die Bühne Beton-U-Profile als Unterkonstruktion darauf Holz; hier: evtl. Douglasie oder Lärche, seitlich barrierefrei, vorne mit Stufe

Pavillon Ausführung mit Dach

Stützmauer Aus Beton mit Natursteinoptik, evtl. Sandstein

Fitnessgeräte Anhand von Bildern werden verschiedene Fitnessgeräte vorgestellt.

Bänke Flachstahl, Sitz-/Rückenfläche aus Holz, Hockerbank, Liege/Ruheecke

Beleuchtung Musterleuchten werden dem Rat vorgestellt.

Abfallbehälter/Fahrradständer Auch hierzu werden Muster aufgezeigt.

Baumpflanzungen Klimaverträgliche Arten Eingang Mehrgenerationenplatz eine Stadtlinde und am Aktivband chin. Wildbirne, Vogelkirsche sowie kleinere Baumarten z.B. Feld-Ahorn auch angedacht für den Parkplatz

Bushaltestelle Holz, modern (Abklärung mit der Förderstelle)

Toilette Ortsbürgermeister Schmitt informiert, dass es keine Förderung für eine Toilettenanlage gibt, die eingesetzte Arbeitsgruppe und er diese jedoch für notwendig erachtet. In der Arbeitsgruppe „Mehrgenerationenplatz“ gab es Überlegungen, eine Toilette in Eigenregie zu bauen. Evtl. könnte eine Leader-Förderung zum Aufruf 16.08.2019 beantragt werden.

-4- Herr Patings erläutert kurz das Einsparpotential von ca. 40.000 €, welches u.a. im Betonpflaster, Aktivband, Entfall von Sitzstufen etc. liegt.

Realistischer Termin bis zur Erstellung des Leistungsverzeichnisses und der Ausschreibung ist nach Auffassung des Büros der Monat August 2019.

Alle Fragen aus dem Rat u.a. hinsichtlich Pflaster, Tragschicht, Fitnessgeräten aber auch Entwässerungsplanung, Stromversorgung, Kanalanschluss werden angesprochen.

Ortsbürgermeister Schmitt möchte die eigens gegründete Arbeitsgemeinschaft zeitnah einladen um die angesprochenen Vorschläge einschließlich der Kostenschätzung in Zusammenarbeit mit dem Büro Faktorgrün aufzuarbeiten.

Sodann bedankt sich der Vorsitzende bei den Herren Patings und Bier und entlässt diese.

Punkt 2 Annahme von Spenden an die Ortsgemeinde Greimerath

Vorlagen-Nr. 033/2019/004 vom 06.02.2019, Fb 1 – Hauptverw.- Az.:001-31, § 94 Bk

Im Hinblick auf die Regelung des § 94 Abs. 3 GemO legen wir nach Erteilung der kommunalaufsichtlichen Unbedenklichkeit das Zuwendungsangebot zur Beschlussfassung vor.

Kenntnisse über eine etwaige vorzunehmende vertrauliche Behandlung (nichtöffentliche Sitzung) liegen uns nicht vor.

Es wird um Beratung der Annahme der folgenden Spende gebeten:

Betrag Hinweis auf Zuwendungsgeber Verwendungszweck € Geschäftsbeziehungen Globus Handelshof Sachspende für Seniorentag Keine 300,00 Losheim am 20.01.2019

Nachfolgende Spende wird zur Kenntnis gegeben, da sie unterhalb der Bagatellgrenze liegt:

Betrag Hinweis auf Zuwendungsgeber Verwendungszweck € Geschäftsbeziehungen Spende zur Ausrichtung Anonymer Spender 100,00 keine Ehrenamtstag am 28.12.2018

Beschlussvorschlag:

„Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, die oben genannte Spende anzunehmen."

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Beschluss:

''Der Ortsgemeinderat Greimerath stimmt dem vorstehenden Beschlussvorschlag zu.''

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

-5-

Punkt 3 Finanzierung der Sachkosten der Kindertagesstätte Greimerath im Wirtschaftsjahr 2019

Vorlagen-Nr. 033/2019/012 vom 13.02.2019. Fb 2 – Jugendeinrichtung - Az.: 460-33 Gr

Die Kita gGmbH Trier beantragt mit Schreiben vom 11. Dezember 2018 von der Ortsgemeinde Greimerath die Übernahme eines Sachkostenzuschusses für die Kita St. Nikolaus Greimerath in Höhe von 10.400 € für das Jahr 2019.

Beschlussvorschlag:

Der Gemeinderat beschließt, die Übernahme des Sachkostenzuschusses in Höhe von 10.400 € für das Jahr 2019. Bei der Buchungsstelle 36501-541430 stehen im Haushaltsjahr 2019 ausreichende Mittel zur Verfügung.

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Beschluss:

''Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt die Übernahme des Sachkostenzuschusses in Höhe von 10.400,00 € für das Jahr 2019“.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

Punkt 4 Kindergarten Greimerath Personalkosten der Fachkraft zur Förderung der französischen Sprache 2017

Vorlagen-Nr. 033/2019/011 vom 13.02.2019, Fb 2 – Jugendeinrichtung – Az.: 460-00 Gr

Mit Schreiben vom 12. April 2017 beantragte die Kita gGmbH einen Personalkostenzuschuss für das Jahr 2017 in Höhe von 4.800 € für die Französischkraft in der Kita St. Nikolaus in Greimerath.

Der Gemeinderat Greimerath hat in der Sitzung vom 11.05.2017 beschlossen, den Personalkostenzuschuss in Höhe von 4.800 € zu übernehmen.

Die Kita gGmbH hat nunmehr mit Schreiben vom 14. Dezember 2018 mitgeteilt, dass mit Bescheid vom 13.08.2018 der Gemeindeanteil von der Kreisverwaltung auf 5.324,52 € (20 % der Personalkosten) festgesetzt wurde. Nach Abzug des bereits ausgezahlten Zuschusses in Höhe von 4.800 €, verbleibt noch ein restlicher Anteil von 524,52 €, der von der Ortsgemeinde Greimerath zu finanzieren wäre.

Beschlussvorschlag:

Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, den restlichen Zuschuss in Höhe von 524,52 € zu übernehmen. Bei der Buchungsstelle 36501-541430 stehen im Haushaltsjahr 2018 noch ausreichend Restmittel zur Verfügung.

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-6- Beschluss:

„Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, den restlichen Zuschuss in Höhe von 524,52 € bei der Buchungsstelle: 36501-541430, HH-Jahr 2018, zu übernehmen“.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

Punkt 5 Feststellung des Jahresabschlusses der Ortsgemeinde und Entlastung des Ortsbürgermeisters und der Beigeordneten für das Rechnungsjahr 2014 gemäß § 114 Abs. 1 der Gemeindeordnung (GemO)

An der Beschlussfassung zu 2. haben Ortsbürgermeister Edmund Schmitt, Rainer Staadt (damaliger Beigeordneter) und Josef Leineweber (damaliger Beigeordneter der VG) nicht mitgewirkt und sind vom Tisch abgerückt.

Gemäß den Bestimmungen der Gemeindeordnung übernimmt den Vorsitz zu diesem TOP das älteste Ratsmitglied Ralf Taubert. Dieser übergibt das Wort an Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses Raimund Marmann. Dieser erläutert den Prüfungsbericht 2014. Danach ergaben sich keine Beanstandungen. Unabhängig davon beantragt die CDU-Fraktion Einsichtnahme in die Belegungspläne/-zahlen der Schneeberghütte, Grimoldhalle sowie die Ehrengaben. Die Beschlussfassung erfolgt gemäß der unten aufgeführten Beschlussvorlage. Sitzungsvorlage: 033/2019/005

Vorlagen-Nr. 033/2019/005 vom 07.02.2019, Fb 4 – Finanzverw.- Az.: 901-10 Ah/Te

Der Rechnungsprüfungsausschuss Greimerath hat die Jahresrechnung 2014 geprüft und Folgendes festgestellt:

Es ergaben sich keine Beanstandungen.

Weitere aufgetretene Fragen konnten vom Ortsbürgermeister sowie der anwesenden Verwal- tungsvertreterin beantwortet werden.

An der Beratung und Beschlussfassung über die Entlastung (Beschlussvorschlag 2) dürfen der Ortsbürgermeister und der/die Ortsbürgermeister, denen Entlastung erteilt werden soll, nicht teilnehmen (anders als bei Beschlussvorschlag 1). Über die Beschlussvorschläge 1 und 2 ist daher getrennt abzustimmen. Bei der Beschlussfassung über die Entlastung soll der Vorsitz von dem ältesten anwesenden Ratsmitglied übernommen werden. Verzichtet dieser auf die Über- nahme des Vorsitzes, so wählt der Gemeinderat aus seiner Mitte einen Vorsitzenden (§ 36 GemO)

Beschlussvorschläge:

1. „Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, den Jahresabschluss 2014 wird wie folgt festzustellen:

a) Ergebnisrechnung: b) - Jahres-Überschuss(= RN 31) 27.961,99 € -7-

b) Finanzrechnung:

- Saldo der ordentl. und außerordentl. Ein- und Auszahlungen (= RN 22) 76.444,64 €

- Veränderung des Finanzmittelbestandes (RN 48 b-is7): 159.189,03 €

c) Schlussbilanz 2014:

- Stand des Eigenkapitals (RN 1, Passivseite Bilanz) 6.124.882,25 €

- Bilanzsumme 9.792.185,76 €

2. Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, dem Bürgermeister, dem Ortsbürgermeister, den Ortsbeigeordneten sowie der Verwaltung Entlastung für das Haushaltsjahr 2014 zu erteilen.“

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Beschluss:

''Der Ortsgemeinderat Greimerath stimmt dem vorstehenden Beschlussvorschlägen zu“.

Abstimmungsergebnis Beschlussvorschlag 1: Einstimmig Beschlussvorschlag 2: Einstimmig

Punkt 6 Feststellung des Jahresabschlusses der Ortsgemeinde und Entlastung des Ortsbürgermeisters und der Beigeordneten für das Rechnungsjahr 2015 gemäß § 114 Abs. 1 der Gemeindeordnung (GemO)

An der Beschlussfassung zu 2. hat Ortsbürgermeister Edmund Schmitt nicht mitgewirkt und ist vom Tisch abgerückt.

Gemäß den Bestimmungen der Gemeindeordnung übernimmt den Vorsitz zu diesem TOP das älteste Ratsmitglied Ralf Taubert. Dieser übergibt das Wort an Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses Raimund Marmann. Dieser erläutert den Prüfungsbericht 2015. Es ergaben sich keine Beanstandungen. Die Beschlussfassung erfolgt gemäß der unten aufgeführten Beschlussvorlage. Sitzungsvorlage: 033/2019/006

Vorlagen-Nr. 033/2019/006 vom 07.02.2019, Fb 4 – Finanzverw.- Az.: 901-10 Ah/Te

Der Rechnungsprüfungsausschuss Greimerath hat die Jahresrechnung 2015 geprüft und Folgendes festgestellt: -8-

Es ergaben sich keine Beanstandungen.

Weitere aufgetretene Fragen konnten vom Ortsbürgermeister sowie der anwesenden Verwal- tungsvertreterin beantwortet werden.

Beschlussvorschläge:

3. „Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, den Jahresabschluss 2015 wird wie folgt festzustellen:

a) Ergebnisrechnung:

- Jahres-Fehlbetrag(= RN 31) 38.560,11 €

b) Finanzrechnung:

- Saldo der ordentl. und außerordentl. Ein- und Auszahlungen (= RN 22) 22.016,73 €

- Veränderung des Finanzmittelbestandes (RN 48 b-is7): -14.296,25 €

c) Schlussbilanz 2015:

- Stand des Eigenkapitals (RN 1, Passivseite Bilanz) 6.090.790,45 €

- Bilanzsumme 9.615.875,32 €

4. Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, dem Bürgermeister, dem Ortsbürgermeister, den Ortsbeigeordneten sowie der Verwaltung Entlastung für das Haushaltsjahr 2015 zu erteilen.“

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Beschluss:

''Der Ortsgemeinderat Greimerath stimmt dem vorstehenden Beschlussvorschlägen zu“.

Abstimmungsergebnis: Beschlussvorschlag 1: Einstimmig Beschlussvorschlag 2: Einstimmig -9-

Punkt 7 Feststellung des Jahresabschlusses der Ortsgemeinde und Entlastung des Ortsbürgermeisters und der Beigeordneten für das Rechnungsjahr 2016 gemäß § 114 Abs. 1 der Gemeindeordnung (GemO)

An der Beschlussfassung zu 2. hat Ortsbürgermeister Edmund Schmitt nicht mitgewirkt und ist vom Tisch abgerückt.

Gemäß den Bestimmungen der Gemeindeordnung übernimmt den Vorsitz zu diesem TOP das älteste Ratsmitglied Ralf Taubert. Dieser übergibt das Wort an Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses Raimund Marmann. Dieser erläutert den Prüfungsbericht 2016. Es ergaben sich keine Beanstandungen. Die Beschlussfassung erfolgt gemäß der unten aufgeführten Beschlussvorlage. Sitzungsvorlage: 033/2019/007

Vorlagen-Nr. 033/2019/007 vom 07.02.2019, Fb 4 – Finanzverw.- Az.: 901-10 Ah/Te

Der Rechnungsprüfungsausschuss Greimerath hat die Jahresrechnung 2016 geprüft und Folgendes festgestellt:

Es ergaben sich keine Beanstandungen.

Weitere aufgetretene Fragen konnten vom Ortsbürgermeister sowie der anwesenden Verwal- tungsvertreterin beantwortet werden.

Beschlussvorschläge:

5. „Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, den Jahresabschluss 2016 wird wie folgt festzustellen:

a) Ergebnisrechnung:

- Jahres-Fehlbetrag(= RN 31) 62.154,28 €

b) Finanzrechnung:

- Saldo der ordentl. und außerordentl. Ein- und Auszahlungen (= RN 22) - 59.513,22 €

- Veränderung des Finanzmittelbestandes (RN 48 b-is7): - 55.470,64 €

-10- c) Schlussbilanz 2016:

- Stand des Eigenkapitals (RN 1, Passivseite Bilanz) 6.033.997,31 €

- Bilanzsumme 9.471.870,44 €

6. Der Ortsgemeinderat Greimerath beschließt, dem Bürgermeister, dem Ortsbürgermeister, den Ortsbeigeordneten sowie der Verwaltung Entlastung für das Haushaltsjahr 2016 zu erteilen.“

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Beschluss:

''Der Ortsgemeinderat Greimerath stimmt dem vorstehenden Beschlussvorschlägen zu“.

Abstimmungsergebnis: Abstimmungsergebnis 1: Einstimmig Abstimmungsergebnis 2: Einstimmig

Für die CDU-Fraktion fragt Josef Leineweber nach, ob Vereine 1x jährlich die Schneeberghütte oder Grimoldhalle ohne Bezahlung erhalten. Ortsbürgermeister Schmitt informiert, dass jedem Verein 1x jährlich die Schneeberghütte oder Grimoldhalle als Gastgeschenk der Ortsgemeinde kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Jede weitere Veranstaltung wird abgerechnet.

Punkt 8 Mitteilungen und Verschiedenes

Punkt 8.1 Eilentscheidung - Fensterbänke in der Grimoldhalle

Der Vorsitzende informiert über eine Eilentscheidung. Die Fensterbänke in der Grimoldhalle mussten ersetzt werden. Die Mehrkosten liegen bei 4.331 €.

Punkt 8.2 Themenweg

Der Themenweg wird mit 80 % durch den Naturpark Saar-Hunsrück gefördert. Der Eigenanteil der Ortsgemeinde am Themenweg liegt bei 8.500 €. Die erforderliche kommunalaufsichtliche Zusage liegt vor.

Punkt 8.3 Dorfladen

Ortsbürgermeister Schmitt verliest die Beschlussfassung aus der nichtöffentlichen Sitzung vom 16.05.2018, TOP 10.1 zum Haus Schiffmann. Seitens der CDU-Fraktion war kritisiert worden, dass der Ortsbürgermeister im Rahmen der Durchführung der Machbarkeitsstudie davon gesprochen habe, der Gemeinderat habe beschlossen, einen Dorfladen einzurichten. Es erfolgt eine kurze Aussprache über den Wortlaut, den der Ortsbürgermeister nochmals überprüfen soll.

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Punkt 8.4 Schreiben Forstbehörde

Der Vorsitzende verliest ein Schreiben der Forstbehörde vom 11.12.2019, wonach Schadensersatzansprüche hinsichtlich des Windwurfs in den Abt. 16, 17, 18, 19 nicht geltend gemacht werden können. Aus dem Rat wird darauf hingewiesen, dass dort, wo die Windräder stehen, die Lücken größer geworden sind.

Punkt 8.5 Städtebauförderprogramm

Im Städtebauförderprogramm wurde ein Zuschuss von 300.000 € der Ortsgemeinde für das Jahr 2019 in Aussicht gestellt.

Punkt 8.6 Wlan-Zugänge Grimoldhalle/Mehrgenerationenplatz

Ortsbürgermeister Schmitt spricht die Installation von Wlan-Zugängen an der Grimoldhalle/Mehrgenerationenplatz an. Die Verwaltung wird mit der Ausarbeitung sowie Mitteilung von Fördermöglichkeiten beauftragt.

Punkt 8.7 Brückensanierung

Der Vorsitzende informiert über die Brückensanierung einschließlich Steg (K 139 zwischen Panshaus und Ortseingang) im Rahmen der Renaturierung des Großbaches.

Punkt 8.8 Gemeinsames Essen des Gemeinderates

Seitens der SPD- und FWG-Fraktion besteht keinerlei Interesse an einem gemeinsamen Essen im Gemeinderat.

Punkt 8.9 Sitzungsmanagement und Rats- und Bürgerinformationssystem (RIS) der Verbandsgemeinde Saarburg-Kell

Vorlagen-Nr. 001/2019/009 vom 24.01.2019, Fb 1 – Sitzungsmanagement – Az.: 004-10 Hau

Das Sitzungsmanagement der VGV Saarburg-Kell wird zentral gesteuert, und zwar durch dessen Leiterin Diana Hauch, erreichbar unter der Telefonnummer 06581/81-130 bzw. der E- Mail [email protected].

Zur Termin- und Sitzungsvorbereitung ist eine Sitzungsplanung für einen längeren Zeitraum von Vorteil; auch die Ankündigung von einzelnen Terminen sollte in jedem Fall frühzeitig an das Sitzungsmanagement erfolgen.

Unmittelbar nach Kenntnis werden die Sitzungstermine ins RIS übertragen. Das RIS ist ein dem Sitzungsdienstprogramm der Verwaltung angegliedertes Modul für die digitale Ratsarbeit und unter der URL https://saarburg.more-rubin1.de aufrufbar bzw. verlinkt auf der Website www.saarburg-kell.de im Schnelleinstieg „Ratsinfo“ sowie unter „Aktuelles“ – „Ratsinformationssystem“.

Mit dem Sitzungstermin werden ebenfalls die obligatorischen Tagesordnungspunkte des jeweiligen Gremiums wie „Informationen und Anfragen“ hochgeladen, so dass hierüber frühzeitig die Möglichkeit besteht, sich Notizen anzulegen und diese ggf. den Sitzungsteilnehmern zugänglich zu machen und sich hierüber auszutauschen. -12-

Darüber hinaus kann neben dem Sitzungstermin – falls gewünscht -, schon in diesem frühen Stadium der Sitzungsplanung die seitens der Verwaltung für das Gremium bereits angelegten Vorlagen für die Ratsmitglieder veröffentlicht werden. Dies erfolgt rein informatorisch und ohne Anspruch auf die spätere, tatsächlich abgestimmte Tagesordnung. Auch in dem Fall besteht dann frühzeitig die Möglichkeit, sich der Möglichkeit der Notizen zu bedienen.

Für die Nutzer des Webkalenders übertragen sich hierbei ebenfalls die persönlich relevanten Termine in den eigenen Outlook-Kalender.

Neben der Terminankündigung sollte zur Erstellung der Tagesordnung seitens des Vorsitzenden nicht nur mit dem Sitzungsmanagement frühzeitig – nach Möglichkeit spätestens 3 Wochen vor dem Sitzungstermin - Kontakt aufgenommen werden, sondern zwecks Fertigung entsprechender Beschlussvorlagen zu den einzelnen Punkten parallel auch mit der hiervon jeweils betroffenen Fachbereichsleitungen der Verwaltung.

Das Sitzungsmanagement trägt dafür Sorge, dass schlussendlich die Einladung fristgerecht erfolgen kann.

Unabhängig von der Form der Einladung werden grundsätzlich alle Sitzungsbestandteile der Sitzungsplanung ins RIS sowohl für Mandatsträger als auch die Öffentlichkeit übertragen. Für nichtöffentliche Vorlagen/Unterlagen erfolgt die Handhabung analog der Vorgaben der jeweiligen Geschäftsordnung. Diese unterliegen der Zugriffsbeschränkung.

Das System ist das Medium für die elektronische Form der Sitzungseinladungen im Sinne von § 34 Abs. 2 GemO. Die hierbei aus dem Sitzungsdienstprogramm generierte E-Mail enthält neben der Tagesordnung einen Link unmittelbar zur betroffenen Sitzung im RIS bzw. in der DiPolis-App.

Beschlussvorlagen werden allerdings erst mit ihrer Freischaltung im Sitzungsdienstprogramm ins RIS übertragen, bis zu diesem Zeitpunkt steht dort lediglich ihr Betreff zur Verfügung.

Im Anschluss an die Sitzung erfolgt die Erstellung einer Niederschrift durch den dem Gremium zugeordneten Schriftführer. Dies erfolgt in Form von Ergebnisprotokollen und wird - nach entsprechender Abstimmung der Entwürfe zwischen Schriftführer und Vorsitzendem - wie folgt ausgefertigt:

Erstschrift zur Verwahrung bei der jeweiligen Gemeinde, Zweitschrift zur Verwahrung bei der Verwaltung, jeweils getrennt nach dem Öffentlichkeitsstatus, Auszüge für die Sachbearbeitung, ggf. Überdrucke der Niederschriften für die Mandatsträger, und zentral dem Sitzungsmanagement zur weiteren Bearbeitung zugeleitet. Durch dieses erfolgt u.a. die Weiterleitung der entsprechenden Dokumente an den jeweiligen Personenkreis und die Übertragung der öffentlichen Niederschriften, Beschlüsse und Auszüge ins RIS, worüber die Teilnehmer der Sitzung mittels einer E-Mail informiert werden.

Nichtöffentliche Niederschriften, Beschlüsse und Protokolle werden generell nicht ins RIS übertragen.

Da Print- und Digitalausgabe der jeweiligen Niederschrift inhaltsgleich sind, verzichtet inzwischen die überwiegende Anzahl der Gemeinden der bisherigen Verbandsgemeinde Saarburg auf die Übersendung von Überdrucken der öffentlichen Sitzungsprotokolle. -13-

Bei entsprechendem Wunsch kann diese Verfahrensweise auch für die Gemeinden der ehemaligen Verbandsgemeinde Kell am See übernommen werden.

Der nichtöffentliche Bereich des RIS unterliegt einer Benutzeroberfläche und einem passwortgeschützten Zugang.

Nach dem Login stehen den Mandatsträgern aber auch im öffentlichen Bereich einige zusätzlichen Features zur Verfügung, wie z.B. die Recherche, Erstellung von Sitzungsmappen, die Anlegung von Favoriten bzw. Notizen. Deren Handhabung wird in der beigefügten Anlage gesondert erläutert.

Für weitere Rückfragen steht Ihnen die Leiterin des Sitzungsmanagements, Diana Hauch, gerne zur Verfügung.

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Der Vorsitzende verwies auf die Vorlage und stellte in Aussicht, dass Frau Hauch vom Sitzungsmanagement bei evtl. Bedarf, die Vorlagen erläutern könne.

Punkt 8.10 Verbindungsweg Bergener Str./Buchwaldstraße

Bezüglich der Tonnagenaufhebung am Verbindungsweg Bergener Straße/Buchwaldstraße verweist CDU-Fraktionsvorsitzender Leineweber auf Aussagen der VG-Werke und des ehemaligen Bürgermeisters a.D. Werner Angsten, wonach die Tragschicht des Verbindungsweges nicht für den Lkw-Verkehr gedacht ist. Verwaltungsseitig soll geprüft werden, ob der Beschluss aus der Gemeinderatssitzung vom 11.12.2018, TOP 5.3 aufrechterhalten bleibt.

Punkt 8.11 Bestattungswald

Aus dem Rat werden Informationen zum neuen Bestattungswald in Hentern erbeten.

Punkt 8.12 Antrag CDU-Fraktion

Die CDU-Fraktion stellt den Antrag, den TOP hinsichtlich Straßenausbau/Straßenausbaubeiträge in der nächsten Ratssitzung zu behandeln.

Punkt 8.13 Dachsanierung Grimoldhalle

Da die Grimoldhalle zurzeit wegen der Dachsanierung eingerüstet ist, wird nachgefragt, ob ein Anstrich durchgeführt werden soll. Ortsbürgermeister Schmitt erklärt, dass dies im Finanzierungsplan nicht vorgesehen ist und auch finanziell derzeit durch die Ortsgemeinde Greimerath nicht gestemmt werden kann.

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Punkt 8.14 Straßeneinlaufschächte

Die Straßeneinlaufschächte in der Hauptstraße am Verbindungsweg zum Friedhof müssen geleert werden.

Gemeindearbeiter Punkt 8.15

Das Erscheinungsbild des Gemeindearbeiters bei Beerdigungen wird kritisiert.

Punkt 8.16 Schneeräumung

Eine Anfrage zur Schneeräumung wird durch den Ortsbürgermeister beantwortet.

Punkt 8.17 Schlaglöcher am Wirtschaftsweg

Die Schlaglöcher am Wirtschaftsweg in der Hauptstraße (hinter dem Anwesen Haus-Nr. 111) sollen behoben werden.

Punkt 8.18 Abnahme Kindergartengeländer

Die Abnahme des Kindergartengeländers hat am 15.02.2019 stattgefunden. Sobald der Bericht vorliegt, wird dieser den Ratsmitgliedern zugehen.

Punkt 8.19 Verabschiedung von Zuhörern

Der Ortsbürgermeister verabschiedet sodann die interessierten Zuhörerinnen und Zuhörer sowie Herrn Bürgermeister Jürgen Dixius der ebenfalls an der Sitzung teilgenommen hat.

Vorsitzender Schriftführerin

Vorsitzender zu TOP 5, 6, 7