Omstilling 2020

Rapport for prosjektfase 3: «Møre og Romsdal fylkeskommune - omstilling av organisasjonen mot 2020»

Vedlegg til sak T-XX/20.

Forord

Prosjektorganisasjonen for Omstilling 2020 blir no avvikla og vidare oppfølging vil skje i linjeorganisasjonen. Denne rapporten tek utgangspunkt i tidlegare rapport for fase 2, jf. sak T-89/19, og gjer greie for korleis det har vore arbeidd med gjennomføring av administrative og politiske vedtak for dei ulike tiltaksområda i hovudprosjektet. Rapporten omtalar også vidare oppfølging i linjeorganisasjon der tiltaka ikkje er ferdigstilte.

Gjennomføringa av prosjektet og oppfølginga av administrative og politiske vedtak har følgt den framdriftsplanen som vart satt ved oppstart. Det har vore nødvendig med nokre mindre justeringar av innretninga for arbeidet med enkelte av tiltaksområda. I all hovudsak har ein nådd dei kortsiktige effektmåla som vart fastsett for prosjektet, jf. sak T-13/19, men mange av tiltaka og effektmåla er slik innretta at gevinstane ikkje kan takast ut før på noko lengre sikt.

Ottar Brage Guttelvik Dag Lervik Fylkeskommunedirektør og prosjekteigar prosjektleiar Omstilling 2020

Innhaldoversikt 1. Innleiing – formål og faseinndeling ...... 4 1.1 Prosjektplan ...... 4 2. Målhierarki ...... 6 3. Omstilling til eit berekraftig drifts- og investeringsnivå ...... 8 3.1 Arbeid med tiltak for å redusere driftsnivået ...... 8 3.2 Arbeidsgivarpolitikk ved endring og omstilling ...... 15 3.2.1 Intensjonar om jobbsikkerheit ved omstilling ...... 15 3.2.2 Rekrutteringsprosessar i samband med Omstilling 2020 ...... 15 3.2.3 Bemanningsplanlegging og prinsipp for plassering av tilsette i ny organisasjonsplan ...... 15 3.2.4 Personalmessige konsekvensar som følgje av omstillingstiltaka ...... 16 4. Plansystem og verksemdstyring ...... 16 5. Gevinstrealisering, innovasjon og digitalisering ...... 17 4.1 Prosjektarenaen og porteføljestyring ...... 18 4.2 Verktøykasse ...... 18 4.3 Tenesteutvikling og digitalisering ...... 19 6. Organisering av IT-tenestene for sikker IT-drift og utvikling av ein digitalt moden organisasjon ...... 19 7. Organisasjonsstrategi - ein lærande organisasjon med felles kultur og identitet ...... 20 8. Organisering og struktur for den offentlege tannhelsetenesta...... 22 9. Skole- og tilbodsstruktur - reduksjon av driftsnivå utdanning ...... 24 10. Overføring av fylkesvegadministrasjon og ny organisering av samferdselsområdet ...... 28 10.1 Organisering av samferdselsområdet ...... 28 10.2 Status for etablering av ny organisasjon og overføring av personell frå Statens vegvesen ...... 29 11. Ny administrativ organisering for Møre og Romsdal fylkeskommune ...... 30 11.1 Overordna organisasjonsplan ...... 31 11.2 Organisering av fag- og tenesteområda ...... 31 11.3 Organisering av stabsfunksjonane ...... 33 12. Korleis regionreforma med fleire ansvarsområde og nye arbeidsplassar skal skape utvikling i heile fylket ...... 35 12.1 Mål og mandat for dette arbeidet: ...... 35 12.2 Utgreiing og gjennomføring ...... 36 13. Berekraft – klima og miljø ...... 37 14. Avslutting av prosjektet Omstilling 2020 og vidare oppfølging ...... 38

1. Innleiing – formål og faseinndeling

Omstilling av organisasjonen mot 2020 (Omstilling 2020) tek opp i seg omstilling og utvikling av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon. Innretning av og mål for prosjektet med tilhøyrande tiltaksområder er vedtatt i sak T-13/19. Føremålet er å: • tilpasse fylkeskommunen sin tenesteproduksjon og rolla som utviklingsaktør, til dei økonomiske rammeendringane og nye oppgåver som følgje av regionreforma • vurdere behovet for organisatoriske endringar, her også behovet for endring av gjeldande strukturar på eit eller fleire områder • ta opp i seg behovet for å modernisere, effektivisere og profesjonalisere den fylkeskommunale organisasjonen

1.1 Prosjektplan I overordna prosjektplan er omstillingsprosessen inndelt i 3 fasar. Prosjektet er organisert i tråd med Møre og Romsdal fylkeskommune sin etablerte prosjektmetodikk:

Etter anbodskonkurranse vart Agenda Kaupang valt til å levere både fagleg prosessrettleiing og støtte i arbeidet med utgreiingar/analyser og rapportar m.m. som behandlings- og avgjerdsgrunnlag i prosjektet.

I fase 1, som har vore organisert som eit forprosjekt, er det gjennomført ei organisasjonsanalyse der organisasjonens styrker, svakheiter og moglegheiter er kartlagt. Agenda Kaupang har hatt det faglege ansvaret for gjennomføring av denne analysen. Som ein sentral del av dette vart det føretatt ei økonomisk analyse med utgangspunkt i KOSTRA-tal der Møre og Romsdal fylkeskommune er samanlikna med landsgjennomsnittet og 5 andre fylkeskommunar. «KOSTRA er et nasjonalt informasjonssystem om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Informasjon om fylkeskommunale tjenester og bruk av ressurser på ulike tjenesteområder registreres og nøkkeltall utarbeides for å kunne gi relevant og sammenliknbar informasjon til beslutningstagere og andre. KOSTRA-tallene gir grunnlag for å

vurdere prioriteringer, dekningsgrader og enhetskostnader for den enkelte fylkeskommune og sammenlikning mellom fylker over tid.»

Den samla analysen og det økonomiske utfordringsbildet for Møre og Romsdal fylkeskommune, samt føringar for regionreforma danna grunnlaget innretning av hovudprosjektet. Det blir vist til eigen rapport for forprosjektet som var lagt med som vedlegg til sak T-13/19.

I fase 2 vart det gjort utgreiingar av og laga avgjerdsgrunnlag for dei ulike tiltaksområda. Viser her til eigen rapport for fase 2 som var lagt med som vedlegg til sak 89/19. Rapporten for fase 2 er inndelt kapittelvis etter dei tiltaksområda som vart fastsett i sak T-13/19.

Gjennom omstillingsprosessen fram til d.d. er mange avgjerder tatt på administrativt nivå innafor fylkeskommunedirektøren sine fullmakter. Fleire større enkeltsaker vart lagt fram for politisk behandling i fylkestinget desember 2019. Desse sakene var tett integrerte og samordna med framlegg til økonomiplan for 2020-2023 med budsjett for 2020. Viser her til sakene T-86/19, T-87/19 og T-88/19.

Fylkesutvalet har som referansegruppe vore orientert jamleg om framdrifta, og har vore involvert i fleire verkstader der dei har gitt sine innspel til prosjektorganisasjonen i deira arbeid med tiltaksområda i prosjektet.

I denne rapporten for fase 3 vil det bli gjort greie for korleis dei politiske og administrative vedtaka er følgt opp sidan rapporten for fase 2 vart framlagt i sak T-89/19. Forhold som var avklart og er gjort greie for i rapporten for fase 2 blir ikkje gjentatt i denne rapporten. For å få samla oversikt over heile prosjektet må ein difor sjå rapportane for dei 3 fasane i samanheng.

2. Målhierarki

Vedtak i T-sak 13/19: Fylkestinget legg følgjande målformuleringar og tiltaksområder til grunn for innretning av hovudprosjektet «Møre og Romsdal fylkeskommune – omstilling av organisasjonen mot 2020»:

Overordna mål: Møre og Romsdal fylkeskommune er ein attraktiv og innovativ samfunnsutviklar, tenesteleverandør og arbeidsgivar. Organisasjonen har kapasitet og kompetanse til å møte framtidige behov med eit berekraftig drifts- og investeringsnivå.

Effektmåla som beskriv den ønska nytteverdien av å gjennomføre omstillingsprosjektet: 1. Avklart ambisjonsnivå for tenestetilbodet og rolla som samfunnsutviklar ligg til grunn for organisering, kompetanse- og bemanningsnivå 2. Ein berekraftig økonomi med redusert driftsnivå og årleg netto driftsresultat på ca. 2 %. 3. Verksemdsstyringa bygger på kunnskapsbasert praksis, gjennomgåande plansystem, systematisk kvalitetsarbeid og gevinstrealisering. 4. Organisasjonen er innovativ og digitalt moden 5. Tenestetilbodet og rolla som samfunnsutviklar vert utvikla gjennom internt samarbeid, og i samspel med brukarar, kommunar, næringsliv og organisasjonar. 6. Arbeidsmiljøet er fullt forsvarleg og resultatet i medarbeidarundersøkinga er minst på nivå med norsk arbeidsliv generelt. 7. Nye arbeidsplassar i samband med regionreforma er lokalisert og samla i robuste fag- og arbeidsmiljø, som understøtter utvikling i heile fylket. 8. Omsyn til klima og miljø gjennomsyrer heile organisasjonen som utviklingsaktør og som tenestetilbydar.

Tiltaksområda må ta omsyn til nytt effektmål 8.

Desse tiltaksområda skal utgreiast som grunnlag for å nå det overordna målet og effektmåla: 1. Avklare ambisjonsnivå som gir grunnlag for å dimensjonere samla kompetanse-, bemannings- og driftsnivå etter regionreforma og innafor total økonomisk ramme a. M.a. lage retningsliner for samordning av rekrutteringsprosessane med tanke på justering av driftsnivået til dei økonomiske rammeendringane og sikre riktig kompetanse. «Reduksjon i bemanning vil så langt som mulig skje gjennom naturleg avgang og turnover.» 2. Utvikle/tilpasse eit gjennomgåande plan- og kvalitetssystem som sikrar systematisk kvalitetsarbeid, der praksisen er kunnskapsbasert, og ligg til grunn for verksemdsstyringa (kvalitetsårshjul og leiardialog) 3. Utvikle og innføre strategi for gevinstrealisering som ein integrert del verksemdstyringa og plansystema 4. Utgreie organisering av IT-tenestene og porteføljestyring, som skal sikre sikker IT-drift og utvikling av ein digitalt moden organisasjon 5. Utvikle/tilpasse ein kunnskapsbasert arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk, som byggjer omdøme, organisasjons-kultur og identitet 6. Utgreie organisering og struktur for den offentlege tannhelsetenesta som tek opp i seg måla i regional delplan 7. Utgreie organisering av og tilbods- og skolestruktur for den vidaregåande opplæringa 8. Med bakgrunn i avklart ambisjonsnivå, resultata av forprosjektet og dei ulike underprosjekta - fastsette og implementere ny administrativ organisering (overordna organisasjonsplan) for Møre og Romsdal fylkeskommune frå 01.01.20. • Ny organisering skal fremme samarbeid på tvers og mellom nivå internt og eksternt • Implementere ny organisering av samferdselsområdet som ein del av ny administrativ organisering (overordna organisasjonsplan) for Møre og Romsdal fylkeskommune • Utgreie og tilrå korleis regionreforma med fleire ansvarsområde og nye arbeidsplassar skal skape utvikling i heile fylket.

3. Omstilling til eit berekraftig drifts- og investeringsnivå

I mandatet for tiltaksområde 1 heiter det: «Avklare ambisjonsnivå som gir grunnlag for å dimensjonere samla kompetanse-, bemannings- og driftsnivå etter regionreformen og innafor total økonomisk ramme. a) M.a. lage retningsliner for samordning av rekrutteringsprosessane med tanke på justering av driftsnivået til dei økonomiske rammeendringane og sikre riktig kompetanse. «Reduksjon i bemanning vil så langt som mulig skje gjennom naturleg avgang og turnover.»

3.1 Arbeid med tiltak for å redusere driftsnivået I samband sakene om revidert økonomiplan for 2019-2022 (sak T-33/19) og strategi og rammer (sak T-34/19) vart det satt måltall for reduksjon av driftsnivået. Inngangen til omstillingsprosjektet var eit langsiktig mål om samla reduksjon av driftsnivå med 240 mill. kroner for å kunne oppnå på sikt eit netto driftsresultat på 2 %. Alle delar av den fylkeskommunale drifta har vore omfatta med tanke på identifisering av moglege tiltak for å nå måltala om samla reduksjon tilsvarande 240 mill. kroner.

I samband med fylkestinget si behandling av i desember 2019, sak T-90/19 Økonomiplan med handlingsprogram 2020-2023 med budsjett for 2020 vart følgjande innsparingstiltak vedteke og innarbeid i budsjetta på dei forskjellige rammeområda:

Ramme Tiltak/innsparing 2020 2021 2022 2023 D01 Fellesutg og utg til fordeling -875 -875 -875 -875 D02 Politisk verksemd -3 191 -3 191 -3 191 -3 191 D03 Stabsfunksjonar -3 948 -5 148 -8 798 -11 348 D05 Vidaregåande opplæring -32 755 -71 605 -89 205 -98 005 D06 Fagskolane i Møre og Romsdal -131 -131 -131 -131 D09 Tannhelsetenester -1 139 -1 139 -1 139 -1 139 D10 Kulturtenester -3 512 -5 012 -5 012 -5 012 D11 Regional- og næringsutvikling -7 927 -7 927 -8 927 -9 927 D12 Samferdsel -65 165 -115 565 -151 265 -140 365 D14 Sentrale kontrollorgan -555 -555 -555 -555 Sum Tiltak/innsparing -119 198 -211 148 -269 098 -270 548

Generelt om status for oppfølging av fylkestinget sitt vedtak

Det som gjeld oppfølging av fylkestinget sine vedtak i høve tannhelse og utdanning vert omtalt i kap. 8 og 9, jf. sakene: • T-87/19 Omstilling 2020 - delprosjekt P5 Organisering og struktur for den offentlege tannhelsetenesta (kap. 8) • T-86/19 Omstilling 2020 - Delrapport: Tilbods- og skolestruktur, reduksjon av driftsnivå – Utdanning (kap. 9)

Vedk. sak T-88/19 Reduksjon av driftsnivået i samferdselssektoren - Omstilling 2020

Tabell 1 Korrigert tabell med innsparingstiltak etter vedtak i fylkestinget sak T-88/19

Tiltak nr Ramme Tiltak 2020 2021 2022 2023 1 63 Gjennomgang av stillingar 0 0 0 0 2 63 Interne kostnader -300 -300 -300 -300 3 64 Auke takst FRAM UNG -3 400 -2 900 -2 900 -2 900 4 64 Optimalisere rutetilbodet -12 000 -22 000 -22 200 -22 200 5 64 Reduserte takstar utanom rushtid, tilbod til kommunar (inntekt) -500 -1 100 -1 100 -1 200 6 64 Endring av skyssreglement 0 -5 000 -5 000 -5 000 7 65 Reduksjon i driftsnivå i ferjekontraktar -12 000 -20 000 -45 000 -30 000 8 65 Ytterlegare takstauke ferje (ikkje vedtatt) 6 000 6 000 6 000 6 000 9 66 Innsparing i hurtigbåtdrifta 0 -8 500 -9 500 -10 500 10 68 Reduksjon TT-ordning 0 0 -5 000 -5 000 11 69 Salg av reklame på kollektivflater -700 -3 800 -4 300 -4 800 12 69 Styrka satsing på marknad, mobilitet og kollektiv forretningsutvikling i Kristiansund 200 -1 000 -2 500 -3 500 13 69 Digitalisering, automatisering og robotisering 0 -1 000 -1 500 -2 000 14 69 Innføre nytt billetteringssystem 0 -1 500 -1 500 -1 500 15 69 Effektivisering av eigedomsforvaltning 0 0 0 0 16 70 Reduksjon av vegvedlikehald, inkl. kai og bru -21 000 -31 000 -33 000 -34 000 17 70 Kutte 50/50-ordninga -6 500 -6 500 -6 500 -6 500 18 70 Vurdere nye måtar for drift og vedlikehald av fylkesvegar -2 000 -4 000 -4 000 -4 000 19 70 Vurdere nye metodar for å gjennomføre store vegprosjekt 0 0 0 0

Andel rammekutt 0,75% (innsparing) -12 132 -12 132 -12 132 -12 132 Andel 2 mill. i administrativ innsparing -833 -833 -833 -833 Sum vedtatt innsparing -65 165 -115 565 -151 265 -140 365

Ramme 63 Samferdselsavdelinga

Tiltak 1: Gjennomgang av stillingar To-delt fokus så langt; • Med bakgrunn i vegreforma har vi etablert ny fylkesvegadministrasjon ved overføring av personell frå Statens vegvesen, frå eigen organisasjon samt frå ekstern utlysing. Den nye fylkesvegadministrasjonen er vesentleg slankare enn det sams vegadministrasjon var tidlegare. Dette skyldast at gjeldande økonomiplan låg til grunn i høve til dimensjoneringa av tal tilsette og type kompetanse i fylkesvegavdelinga • Reorganisering av kollektivdelen i gamle samferdselsavdelinga, dels som følgje av etablering av nytt tenesteområde samferdsel. Så langt har vår merksemd vore knytt til restrukturering av marknadsdelen i FRAM og då særleg potensialet for framtidige forbetringar knytt til kundesenter og inntektssikring. Dette arbeidet er tett kopla opp mot etablering av fleire fylkeskommunale arbeidsplassar i Kristiansund.

Konklusjonen er at vi er i gang, men at arbeidet held fram.

Tiltak 2: Interne kostnader Interne kostnader (aviser, tidskrifter, reisekostnader) er kutta i tråd med vedtatt innsparingskrav. På grunn av pandemien er reduksjonen større enn det som var kravet i 2020.

Ramme 64 Lokale bilruter

Tiltak 3: Auke takst FRAM UNG Takst er auka til 500 kroner, i tillegg er aldersgrensa utvida til 25 år jf. vedtak i T-88/19. På grunn av Covid-19-pandemien er tal passasjerar i kollektivtrafikken sterkt redusert. Det er derfor vanskeleg å estimere effekt av tiltaket per no.

Tiltak 4: Optimalisere rutetilbodet Reduksjon i rutetilbodet for buss er gjennomført jf. sak U-37/20 «Rutereduksjon for buss 2020». På grunn av Covid-19-pandemien er tal passasjerar i kollektivtrafikken sterkt redusert. Det er derfor vanskeleg å estimere effekt av tiltaket per no. Sentrale styresmakter har samstundes bedt oppdragsgivar om å ikkje kutte i tilbodet for å oppretthalde transportberedskapen.

Tiltak 5: Redusere takstar utanom rushtid, tilbod til kommunar Som følgje av covid-19 pandemien er tiltaket ikkje satt i gang. FRAM planlegg å teste ut kampanjeprising og marknadsjustering av prisane på periodebillettar. I samanheng med dette kan test av rabatt utanfor rushtid bli gjennomført våren 2021.

Tiltak 6: Endring av skoleskyssreglement Som følge av Koronapandemien er dette arbeidet ikkje starta opp. Per no synes det vanskeleg å oppnå effektar på dette i 2021 og 2022. Det er fokus på å starte opp arbeidet med endring i skyssreglementet men per no er det dessverre lite truleg at dette vert starta opp i 2020.

Ramme 65 Fylkesvegferjedrifta

Tiltak 7: Reduksjon i driftsnivået i ferjekontraktar Ytterlegare reduksjon på 12 mill. kroner i 2020 jf. vedtak T-88/19 er gjennomført. Denne reduksjonen er gjort gjennom utsett oppstart av B-ferje i rute 54 (Edøya-Sandvika), permanent nedkjøp av D-ferje i rute 15 (Eidsdal-Linge) og mindre tilpassingar av ruteproduksjon i skjeringspunkt overgang til nye kontraktar i 2020. Reduksjon av driftsnivået for 2021 skal ut på høyring til hausten, vidare til politisk handsaming, og tiltaka skal gjennomførast frå 1.1.2021. Fylkestinget har gjort vedtak om ein ytterlegare reduksjon frå 2022 som blir handsama i 2021.

Tiltak 8: Ytterlegare takstauke ferje Tiltak 8: Ytterlegare takstauke ferje Ytterlegare takstauke på ferje vart ikkje vedtatt av fylkestinget og er dermed ikkje aktuelt jf. T-90/19: "Og følgjande endring for året 2020: Ramme 65 Fylkesvegferjedrifta: auka inntekt 36 mill. kroner. Inndekning: 0,75 % rammekutt i alle sektorar."

Ramme 66 Båtruter

Tiltak 9: Innsparing i hurtigbåtdrifta Hurtigbåtsambandet Molde – Vestnes (Romsdalsruta) vert lagt ned frå 1.1.2021. Også kontrakten med Molde og Romsdal hamn om ilandstigningsanlegga i Molde og Vestnes er sagt opp. I desember påla Fylkestinget avdelinga kutt på ytterlegare 0,75 % jf. T-90/19. Det vert arbeida vidare med dette og eit forslag vil bli sendt på høyring til kommunane. Det er forventa at innsparingskravet vert nådd.

Ramme 68 TT-ordning

Tiltak 10: Reduksjon TT-ordning Revidering av ordninga er starta opp i samarbeid med kommunar og interesseorganisasjonar. Forslag til endring av retningslinjer er planlagt lagt fram første halvdel av 2021. Endringane skal etter planen bli effektuert i siste halvdel av 2021.

Ramme 69 Diverse samferdselsformål

Tiltak 11: Sal av reklame på kollektivflater Tiltaket gjeld reklame i kollektivtrafikken, samt incentivordning for nye innbyggarar og konseptualisering satsing mot mat, reiseliv og kultursegment mm. Incentivordning for nye innbyggarar i Ålesund kommune er vidareført i 2020. Konseptualisering og tilpassing mot mat, reiseliv og kultur er ikkje starta pga. Covid-19. Prosjektet med sal av reklame på kollektivflater er i gang. Rapport som viser inntektspotensial vert levert i august. Avtale om sal av reklame skal etter planen bli inngått i haust med oppstart til nyttår. Økonomisk effekt frå 2021. Forventa nettoinntekt omtrent 100 % meir enn stipulert.

Tiltak 12: Styrka satsing på marknad, mobilitet og kollektiv forretningsutvikling i Kristiansund Rekrutteringskampanje er i gang, men er utsett i påvente av framdrift Campus Kristiansund. Det er viktig at midlane som er knytt til stillingane står ved lag. Hovudsakleg gjeld det prosjekta: - Utvikling Mobilitetshub (4,1 mill. kroner) - Utvikling bestillingstransport (4 mill. kroner) - Pasienttransport Møre og Romsdal (1,5 mill. kroner)

Tiltak 13: Digitalisering, automatisering og robotisering FRAM vil hauste erfaring frå robot som er satt i drift gjennom digitaliserings og gevinstrealiseringsseksjonen i MRFK i 2020 før robot eventuelt vert innført på FRAM Kundesenter. Er også aktuelt å ta i bruk robot innan skoleskyss, særleg i samband med inntak. Tidlegast effekt av automatisering vil kunne sjåast i 2021. Det er usikkerheit kring kor stor del av innsparingspotensialet som kan hentast allereie då.

Tiltak 14: Innføring av nytt billetteringssystem Prosjektet er i gang. Forventa leveranse av nytt system i 2022. Som følgje av utsettinga vert det ikkje mogeleg å oppnå reduksjon i driftskostnader knytt til billetteringssystem før nytt system er i drift medio 2022.

Tiltak 15: Effektivisering av eigedomsforvaltning Arbeidet med å profesjonalisere arbeidet knytt til eigedom/leigde areal i samferdselssektoren er starta opp. Målet er å overføre meir av ansvaret til BYE knytt til leigekontraktar (kioskar, venterom, terminalar, mm), handtering og oppfølging av statleg avhending av fiskerihamner, osv.

Ramme 70 Fylkesvegar

Tiltak 16: Reduksjon av vegvedlikehald, inkl. kai og bru Det vedtekne kuttet/reduksjonen på vedlikehald på 21 mill. kroner i 2020 er innarbeidd i budsjettet, men pga. auka kostnader i dei nye kontraktane på Sunnmøre, samt auka vedlikehaldskostnader til ferje- og hurtigbåtkaiene, blir det likevel eit meirforbruk på den

reduserte ramma. Dvs. at innsparinga er "ete opp" av auka kostnader og innsparinga blir dermed i praksis 0.

Innmeldt behov for midlar til drift og vedlikehald av fylkesvegnettet har over fleire år vore langt høgre enn dei økonomiske rammene. Dette har vore omtala kvart år i økonomiplanen, og gapet mellom det reelle behovet for midlar og faktisk tildeling har auka kvart år. I økonomiplanen for 2018-2021 og 2019-2022 er gapet mellom innmeldt behov og ramme på om lag 100-120 mill. kroner. For å få dette til å gå opp, vart det reduserte midlar til dekke- og ferjekaivedlikehald, samt kutt i alle inngåtte drifts- og fagkontraktar. Dvs. at det vart gjennomført kutt i planlagde tiltak innanfor siktrydding, skiltfornying, vedlikehald av drens- og avløpsanlegg, vedlikehald av bergskjeringar, vedlikehald i tunnelar, samt utskifting av/vedlikehaldsarbeid knytt til veglys.

I økonomiplanen for 2020-2023, vart rammene ytterlegare redusert som følgje av Omstilling 2020. Av denne grunn måtte vi redusere allereie inngåtte kontraktar opp mot 15 % (totalt 50 mill. kroner) for å halde oss innafor ramma. Pga. auka prisar på to nye driftskontraktar inngått i 2020, auka avviket mellom inngåtte kontraktar og rammer i 2020 med om lag 20 mill. kroner. Delar av dette “nye” avviket har vi kutta i 2020 (7,7 mill. kr), medan om lag 14 mill. kroner ikkje er mogleg å dekke inn innanfor rammene.

I tillegg til avviket mellom inngåtte driftskontraktar og rammene, kjem behovet for vedlikehald av bruer, kaier og asfaltdekke, samt vedlikehaldsbehov i tunnelar og behov for trafikkdirigering fleire stader. Dette er ikkje kontraktsfesta gjennom fleirårskontraktar og bindingar i den forstand, men tilstanden er kritisk dårleg svært mange stader, og vi meiner det utgjer ein fare for trafikktryggleiken i fylket. Reparasjonar og vedlikehaldstiltak på ferje- og hurtigbåtkaiene må gjennomførast for at sambanda skal kunne vere opne. Samanlikna med estimert behov, er ramma for drift og vedlikehald i 2020 om lag 200 mill. kroner for låg. Dette avviket aukar ytterlegare i 2021 og framover, pga. heilårsverknad av nye kontraktar.

Med det store gapet som er mellom behov/forpliktingar i inngåtte kontraktar og tildelte rammer, vil etterslepet auke. Vi meiner at standarden på vegvedlikehaldet er under minimumsstandard, og vi kan ikkje gjere fleire kutt. I og med at kontraktane som hadde oppstart i 2020 også vart dyrare enn estimert, ser vi ikkje at det er mogleg å realisere dei innsparingane som er vedtatt. Dette er ein varig situasjon.

Tiltak 17: Kutte 50/50-ordninga Fylkeskommunedirektøren føreslo å kutte ordninga, dvs. ein innsparingseffekt på om lag 8,5 mill. kroner årleg. Fylkestinget vedtok påplussing på 2 mill. kroner i sak T-88/19. Innsparingseffekten er dermed 6,5 mill. kroner årleg. Vedtatt ny og redusert ramme for ordninga vart lagt til grunn for sak om 50/50-midlar for 2020 (SA-6/20).

Tiltak 18: Vurdere nye måtar for drift og vedlikehald av fylkesvegar Når det gjeld effektivisering av drifta ved hjelp av nye kontraktsformer, metodar osv., er dette langsiktig arbeid som tek tid å få gevinstar frå. Vi arbeider med ein langsiktig kontraktsstrategi for kontraktar med oppstart i 2022 og 2023 der vi tek sikte på god og effektiv drift. MRFK er jamleg i kontakt med fleire fylkeskommunar og andre store vegeigarar. Det er for tidleg å seie om eventuelle endringar vil gje nokon innsparingar for MRFK. I og med at kontraktar som hadde oppstart i 2020 vart dyrare enn estimert, er det ikkje mogleg å realisere dei innsparingane som vart vedtatt i T-88/19.

Tiltak 19: Vurdere nye metodar for å gjennomføre store vegprosjekt Tiltaket går ut på å greie ut moglegheitsrommet for samarbeid mellom fylka, ekstern finansiering, nye finansieringsløysingar etc. Dette er langsiktig arbeid og vi har per i dag ikkje konkrete forslag til korleis vi kan gjennomføre store vegprosjekt på ein måte som gir vesentlege innsparingar for fylkeskommunen.

Viser også til kap. 10 der det blir orientert om overføringa av fylkesvegadministrasjon og ny organisering av samferdselsområdet.

Vedk. kulturområdet og endringar i Møremusikarordninga

Ramme Tiltak/ innsparing 2020 2021 2022 2023 52 Avvikling av den faste Møremusikarordninga 1 500 3 000 3 000 3 000 52 Redusere tilskot til kommunale bibliotektenester 500 500 500 500 57 Redusere tilskot til kommunale folkehelsearbeidet 500 500 500 500 52 Generelt rammekutt og administrativ innsparing 500 500 500 500 57 Generelt rammekutt og administrativ innsparing 512 512 512 512 Sum tiltak/ innsparing 3 512 5 012 5 012 5 012

Avviklinga av den faste Møremusikarordninga er venta å gje ei økonomisk innsparing på 3 mill. kroner. I 2020 vert det halvårs verknad, og med heilårsverknad frå 2021. Dei faste Møremusikarane vart meldt overtallege , og prosessen vart handtert i tråd med gjeldande retningslinjer og lov og avslutta i juni 2020. Viser til pkt. 3.2.4 for nærare omtale av personalmessige konsekvensar som følgje av omstillingstiltaka. Grunna tid brukt til å gjennomføre overtalsprosessen, er meirkostnaden rekna til 510 000 kroner per 01.07.20. Den økonomiske innsparinga av tiltaket vil vere 1 mill. kroner i 2020, ikkje 1,5 mill. kroner. Full verknad på 3 mill. kroner frå 2021. Dei andre innsparingstiltaka er følgt opp i samsvar med vedteken økonomiplan.

Vedk. regional- og næring

Ramme Tiltak/ innsparing 2020 2021 2022 2023 58 Innsparing av stillingar ved omorganisering av oppgåver i RN 1 200 1 200 1 200 1 200 58 Bruk av ekstern inntekter til å dekkje forvaltningskostnader 1 000 1 000 1 000 1 000 60 Reduksjon og omprioritering av regionale prosjektsatsingar 4 983 4 983 5 983 6 983 60 Generelt rammekutt og administrativ innsparing 744 744 744 744 Sum tiltak/ innsparing 7 927 7 927 8 927 9 927

På området D11 regional- og næringsutvikling vart det i budsjettet for 2020 vedtatt ei varig innsparing på 7 927 000 kroner, fordelt på tiltak 7,183 mill. kroner (sjå tabell over) og generelt rammekutt 744 000 kroner.

Innsparinga vart gjort ved å redusere ramme 58: Regional- og næringsavdelinga med 2,2 mill. kroner. 1,2 mill. kroner blei spart inn ved omfordeling av oppgåver. 1 mill. kroner er spart ved å nytte delar av tildelte statlege tilskotsrammer til å dekkje forvaltningskostnader, og gjennom auka prosjektinntekter.

I tillegg vart det kutta 5,727 mill. kroner i ramme 60 - Regionale prosjektsatsingar. Det vart gjort ved å redusere tilskot til byutviklingsprosjekt med 2 mill. kroner, redusere støtte til næringsklynger med 1,38 mill. kroner, redusere prosjektet «Reiseliv, mat og kultur i Møre og Romsdal med 143 000 kroner og å fjerne posten «Til disposisjon for nye regionale satsingar»

som var på 1,46 mill. kroner. I tillegg vart posten «Distrikts- og regionalpolitiske tilskot redusert med 744 000 kroner.

Ramme 60: Regionale prosjektsatsingar er samtidig tilført auka statlege overføringar som følgje av nye oppgåver i regionreforma, og det er gjennom 2020 tilført midlar frå tiltakspakkane knytt til Covid 19-pandemien.

Vedk. fellesutgifter og stabsområdet D01 og D03 (eksklusivt Bygg og Eigedom)

F-ramme Tiltak/ innsparing - Stabsfunksjonane eks. BYE 2020 2021 2022 2023 1 Redusere lisenskostnadar og omfang av serviceavtalar(IT -jur) 0,50 0,50 0,50 0,50 1 Auka levetid på maskinpark frå 4/5 til 5/6 år 0,10 0,10 0,10 0,10 3 Finansiering av digitaliseringsprosjekt - -2,00 -2,00 -2,00 Gevinstrealisering (heile organisasjonen) av digitaliseringsprosjekt/ 3 robotisering/ integrasjon 2,00 4,00 6,00 3 Digitalisering av arbeidsprosessar gjennom robotisering og integrasjon 0,10 0,20 0,30 Redusere reisekostnadar /tidsbruk ved hjelp av utnytte digital 3 kommunikasjon på ein meir effektiv måte 0,10 0,20 0,20 0,20 3 Betre innkjøpsrutiner og auka bruk av E-handel 0,10 0,10 3 Redusere tal årsverk ved naturleg avgang og redusert tal politiske utval 0,80 0,80 1,80 1,80 3 Spare utgifter på porto ved innføring av ny programmodul 0,05 0,10 0,10 0,10 3 Digital annonnsering på rekrutteringskampanjer 0,15 0,15 0,15 0,15 3 Redusere velferdstiltak 0,05 0,05 0,05 0,05 3 Redusere budsjett på prosjektene på POA 0,25 0,25 0,25 0,25 3 Samle GIS(karttenestene)kompetanse ved POA eller samferdsel 0,50 0,50 0,50 Generelt rammekutt og administrativ innsparing 0,97 0,97 0,97 0,97 Sum Tiltak/ innsparing 2,97 3,72 6,92 9,02

Auka levetid for på maskinparken for PC frå 4/5 til 5/6 år er effektivisert med 0,1 mill. kroner. Likeins er kostnadane for lisensar gjennomgått og kostnadane er redusert med årleg 0,5 mill. kroner.

Redusere tal årsverk med kr 0,8 mill. kroner pga. naturleg avgang og redusert tal politiske utval, er følgt opp og gjennomført.

Fylkeskommunen har no gått over til berre digital annonsering ved rekrutteringskampanjane, og innsparing 0,15 mill. kroner er gjennomført.

Reduksjon på 0,25 mill. kroner ved prosjekta på plan- og analyseavdelinga er gjennomført.

Også dei litt mindre tiltaka, reduksjon av reisekostnadar, porto m.m. er gjennomførte. På grunn av koronasituasjonen er reisekostnadene redusert mykje meir enn det som låg inne i innsparingstiltaka.

Vedk. bygg- og eigedomstenester

Ramme Tiltak/ innsparing 2020 2021 2022 2023 80 Effektivisering av drift og reduksjon av areal 1 350 1 350 1 350 1 350 80 Effektivisering av drift og reduksjon av areal 450 900 1 350 80 Generelt rammekutt og administrativ innsparing 506 506 506 506 Sum tiltak/ innsparing 1 856 2 306 2 756 3 206

Omstilling 2020 har ikkje betydd organisatoriske endringar for bygg- og eigedomstenesta, men i likskap med dei andre stabs- og fagavdelingane her avdelinga gjennomført tiltak for å

redusere driftskostnadane. Det ble i fylkestinget i desember vedteke at bygg- og eigedomstenestar i 2020 skulle redusera budsjettet med ca. 1,856 mill. kroner. Dette er gjennomført ved effektivisering av drift og reduksjon av areal. Avdelinga har i 2020 gjennomført blant anna følgande tiltak: • Auka areal drifta per driftsteknikar i team Romsdal • Reduksjon av areal: o Sal av skolebygg på Nesjestranda (tidlegare brukt av Romsdal vgs) • Reduksjon i samla reisekostnadar for avdelinga (fly, hotell, ferje og bilkøyring)

Avdelinga skal i perioden 2021-2023 redusere budsjettet med ytterlegare 1,35 mill. kroner ved å fortsette effektiviseringa av drift og reduksjon av areal.

3.2 Arbeidsgivarpolitikk ved endring og omstilling Ved inngangen til omstillingsprosessen vart det er utarbeidd ein prosessrettleiar for «Arbeidsgivarpolitikk ved endring og omstilling», vedtatt av HSAMU i sak 25/19. Fylkeskommunedirektøren ønskjer gjennom prosessrettleiaren å gi oversiktleg informasjon til alle involverte om framgangsmåten ved omstilling og endring, og slik bidra til gode og oversiktlege prosessar på arbeidsplassane våre. Med bakgrunn i rettleiaren er det også utarbeidd eigne retningslinjer for tilsette som får endra tenestestad som følgje av arbeidsgivar sine forhold.

Rettleiaren skal vidare sikre at lov, avtaleverk og fylkeskommunen sine eigne interne retningslinjer blir følgt i tilknyting til endrings- og omstillingsprosessar.

3.2.1 Intensjonar om jobbsikkerheit ved omstilling I rettleiaren har det vore formidla at eventuelle reduksjonar i bemanningsnivå som følge av Omstilling 2020 «så langt som mogleg skal skje gjennom naturleg avgang. Turnover vil gje rom for å kunne vurdere interne omplasseringar. Ein del tilsette må rekne med skifte av innhald i sine stillingar. Det vil likevel kunne oppstå situasjonar der det ikkje vil vere mogleg å unngå overtal. Med overtal forstår vi ein situasjon der ein eller fleire stillingar blir inndratt gjerne i samband med rasjonalisering, arbeidsbortfall eller nedbemanning.

3.2.2 Rekrutteringsprosessar i samband med Omstilling 2020 Som følgje av Omstilling 2020 har fylkeskommunedirektøren endra rutinane for rekruttering for å sikre særleg merksemd på bemanningsplanlegging (stillingsplanarbeidet) og grundige vurderingar/analyse før eventuell rekruttering. Dei nye rutinane inneber at behovsanalysane skal knytast direkte opp mot omstillingsprosessane som blir gjennomført på alle nivå. Det er også i større grad lagt opp til at vurderingar/analyse skal gjerast i fellesskap på tvers av fagavdelingane og driftseiningane. Dei nye rutinane inneber at alle ledige stillingar blir vurdert opp mot Omstilling 2020 i eit samarbeid med Stillingsbanken, før fylkeskommunedirektøren eventuelt frigir stillingar for utlysing. Desse rutinane blir vidareført så lenge vi er i prosess for å nå måltal for reduksjon av driftsnivået.

3.2.3 Bemanningsplanlegging og prinsipp for plassering av tilsette i ny organisasjonsplan Rettleiaren inneheld også retningslinjer for bemanningsplanlegging, arbeidsgivar sin styringsrett, samt kva prinsipp som gjeld plassering av tilsette i ny organisasjonsplan etter endring og omstilling. Leiarrolla og medverknad frå tilsette og tillitsvalte er vektlagt i

rettleiaren. Prinsippa for innplassering har for særleg viktig for å sikre ryddig saksbehandling og god oppfølging av tilsette ved innføring av ny administrativ organisering.

3.2.4 Personalmessige konsekvensar som følgje av omstillingstiltaka Som følgje av naturleg avgang, stram styring av rekrutteringsprosessane og god overtalshandtering gjennom stillingsbankordninga har vi har lukkast godt med å ivareta intensjonane om jobbsikkerheit for vår tilsette.

Behov for omstilling har medført at 5-10 medarbeidarar på dei vidaregåande skulane har måtte skifte arbeidsstad for å unngå oppseiing grunna overtal. Våren 2020 er det hovudsakleg avviklinga av den faste Møremusikarordninga som har gitt overtal og oppseiingar. Seks musikarar har blitt sagt opp frå sine stillingar i fylkeskommunen. Tre av desse har seinare fått tilbod om vidare tilsetting i deltidsstillingar i den vidaregåande skulen.

Vidare har to lærarar blitt sagt opp på grunn av sviktande elevsøkning til skulen dei arbeidde på, medan ein medarbeidar i administrativ stilling er sagt opp som følgje av nedlegging av Herøy vgs sin avdeling i Vanylven.

Prosessane knytt til Omstilling 2020 har så langt ikkje gitt større utslag enn det som elles er normalt som følgje av naturlege svingingar frå år til år. Kvart år er det saker som må handterast gjennom stillingsbankordninga som følgje av variasjonar i elevane si søking. Medarbeidarar som blir sagt opp på grunn av arbeidsgivar sine forhold, har ein fortrinnsrett til ny tilsetting i eit år etter oppseiingstidspunktet, dersom vi får ledige stillingar som dei er kvalifiserte for. Vi er ein stor arbeidsgivar og vi vil ofte ha moglegheit til å kunne finne alternativ sysselsetting til medarbeidarar som blir overtallige som følgje av omstilling/arbeidsbortfall, men smal kompetanse og/eller manglande mobilitet gjer det i nokre tilfelle likevel vanskeleg å finne ny sysselsetting.

4. Plansystem og verksemdstyring

God leiing og gode plan- og styringsprosessar er ein føresetnad for at Møre og Romsdal fylkeskommune skal kunne ivareta rollene sine som samfunnsutviklar, tenesteleverandør, myndigheitsutøvar og demokratisk aktør.

I mandatet for tiltaksområde 2 (delprosjekt 1) heiter det: «Utvikle/tilpasse eit gjennomgåande plan- og kvalitetssystem som sikrar systematisk kvalitetsarbeid, der praksisen er kunnskapsbasert, og ligg til grunn for verksemdsstyringa (kvalitetsårshjul og leiardialog)».

Vidareutvikling av plan- og styringssystemet er sett i samanheng med prosessane som no er gjennomført knytt til ny regional planstrategi (sak T-47/20), fylkesplan og verksemdstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune. Dei to sistnemnte dokumenta blir lagt fram som eigne saker til fylkestinget i oktober. Organisasjonsstrategien er også omtalt under kap. 7 i denne rapporten.

Plan- og styringssystemet består av dei sentrale prosessane og dokumenta knytt til planlegging og styring. Det viser korleis mål og prioriteringar blir følgt opp gjennom verksemdstyringa og korleis resultatinformasjon blir nytta til forbetringsarbeid for auka måloppnåing. I framlegg til organisasjonsstrategi er det peika ut tre innsatsområde for plansystem og verksemdstyringa: ➢ God samanheng mellom plan-, økonomi- og porteføljestyringssystema

➢ Heilskapleg og lærande verksemdstyring ➢ Internkontroll og kvalitetsarbeid Innafor for desse innsatsområde omtalar organisasjonsstrategien prinsipp vi skal arbeide etter. Samanhengane i plan- og styringssystemet er i organisasjonsstrategien framstilt slik:

Organisasjonsstrategien omtalar også prinsipp for korleis vi skal arbeide med internkontroll og eit systematisk kvalitetsarbeid. Internkontrollen skal bidra til at administrasjonen utfører sine oppgåver i tråd med lover, regler og forskrifter, samt fylkestinget sine vedtak. Den skal også bidra til at fylkeskommunen sine mål vert nådd og at innbyggarane får dei tenester dei har krav på. Internkontrollen skal førebygge uønska hendingar, feil og manglar, samt identifisere og lukke avvik. For å få til dette må internkontrollen vere basert på vurdering av risiko og kor viktig forholdet er for organisasjonen. Vidare må internkontrollen inngå som ein integrert del av leiaroppgåvene, verksemdstyringa og det systematiske kvalitetsarbeidet som alle i organisasjonen må ta del i. Det handlar i stor grad om å utvikle ein organisasjonskultur prega av læring, forbetring og deling.

5. Gevinstrealisering, innovasjon og digitalisering

I tiltaksområde 3, delprosjekt P2, har mandatet vore å lage eit rammeverk for korleis Møre og Romsdal fylkeskommune skal arbeide med gevinstar og realisering av gevinstar. Det betyr at gevinstarbeid drivast både på strategisk nivå og operativt gjennom prosjektarbeid og dagleg utviklingsarbeid i linja. Det er utarbeidd ein eigen rapport for delprosjektet.

Gevinstar er ulike typar effektar for brukarar, kundar, elevar, pasientar, samarbeidspartane våre, organisasjonen og for samfunnet i form av: • Tid: Prosessforbetringar, forenkling, digitalisering • Økonomi: Sparte midlar eller bevisste val for korleis vi riggar ein berekraftig økonomi • Kvalitet: Betre og riktige tenester og auka eller ny verdi for brukarane, betre arbeidsmiljø, betre samarbeid, omdøme

I eit berekraftig gevinstperspektiv, vurderer vi også korleis prioriteringar av prosjekt, tiltak og investeringar bidreg inn mot berekraftsmåla.

Gevinstrealisering inneber å planlegge og organisere med tanke på å realisere gevinstar av prosjekt og tiltak, og å følge opp desse gevinstane slik at dei faktisk vert henta ut. Sjølve gevinstrealiseringa skjer ikkje i prosjekt, men gjennom systematisk oppfølging og kontinuerleg forbetringsarbeid i linja. Gevinstrealisering, innovasjon og digitalisering inngår som sentrale perspektiv i eit eige kapittel om organisasjons- og tenesteutvikling i den nye verksemdstrategien.

4.1 Prosjektarenaen og porteføljestyring For å fremje samarbeid internt på tvers og mellom nivåa i organisasjonen og eksternt, er det i samband med ny administrativ organisering etablert ein prosjektarena, jf. kap. 11 om ny administrativ organisering.

Prosjektarenaen skal legge til rette for verdiskapande samarbeid og god gjennomføring av større satsingar, prosjekt og program. Samarbeidet i prosjektarenaen skal gå på tvers av fag- og tenesteområde og nivå både internt i organisasjonen og med eksterne aktørar. Dette skal vere ein levande arena der alle som deltek i prosjekt og program kan kome for å bygge nettverk og for å vere ein del av eit prosjektfagleg fellesskap. Som ein del av plan- og styringssystemet blir det no innført porteføljestyring som omfattar prioritering, oppfølging og fagleg kvalitetssikring av dei prosjekt- og program styret (leiinga) vel å satse på. Det er utvikla eit årshjul for porteføljestyringa. Det er lagt vekt på at aktivitetane er relevante, nyttige for og koordinerte med økonomiplanprosessen.

4.2 Verktøykasse Gjennom delprosjektet er det utvikla ei ny og enkel verktøykasse for å støtte heile organisasjonen i utviklingsarbeid frå a-å. Dette gjeld verktøy både for porteføljestyring, prosjektarbeid og kontinuerleg forbetringsarbeid i linja. Sjå figuren under.

Figur: Modell for utviklingsarbeid. Kristin Ålmo, M&R fylkeskommune, 2019

4.3 Tenesteutvikling og digitalisering Tenesteutvikling handlar om å skape og vidareutvikle effektive tenester som varetek brukarane sine behov. Det handlar om å arbeide kontinuerleg og systematisk med riktig kvalitet og «timing» på tenesteleveransane, samtidig som vi evner å respondere på nye og endra behov hos brukarane og omgjevnadane våre. I utviklingsprosessar er det ein suksessfaktor at vi ser brukaropplevd kvalitet, fagleg kvalitet og organisatorisk kvalitet i samanheng.

Robotic Process Automation (RPA) er programvarerobotar eller digitale medarbeidarar som kopierer menneskelege operasjonar i dataprogram. Prosessautomatisering gjennom programvarerobotar, er difor eit godt alternativ for manuelle prosessar som ikkje krev menneskeleg vurdering. Det vil vere særleg aktuelt når det er kostbart, tidkrevande eller ikkje mogleg å bruke tradisjonell IT for å utvikle system eller integrasjonar mellom system til automatisering av prosessar. Når prosessrobotane hjelper til med monotone og tidkrevande rutineoppgåver, får medarbeidarane meir tid til dei viktige sakene, der dei får bruke kompetansen sin til faglege vurderingar og utviklingsarbeid.

I samband med ny administrativ organisering har vi samla kompetanse og ressursar i ein seksjon for tenesteutvikling og digitalisering. Denne seksjonen skal gje støtte til fag- og tenesteområda i prosessar knytt organisasjons- og tenesteutvikling. Satsinga på RPA kom i gang med pilotering våren 2020 og første prosess vart produksjonssett sommaren 2020. Det er no fokus på å bygge utviklarkompetanse internt og arbeide strategisk med prioritering av kva prosessar som eignar seg og vil gi organisasjonen størst gevinst.

6. Organisering av IT-tenestene for sikker IT-drift og utvikling av ein digitalt moden organisasjon

Godt fungerande IT-tenester, digitalt modne medarbeidarar og strukturar med evne til utvikling ved hjelp av digitalisering, er kritiske faktorar for å lykkast med omstilling av heile organisasjonen. Parallelt med arbeidet med administrativ organisering i hovudprosjektet,

har eit eige delprosjekt arbeidd med den administrative organiseringa og plasseringa av IT- funksjonane.

Delprosjektet har utarbeidd ein rapport som både beskriv dagens IT-organisering og kva utfordringar som ligg i denne, samt tilråding om ny organisering som skal kunne setje organisasjonen i stand til å møte framtidas utfordringar og utvikle ein digitalt moden organisasjon.

Hovudgrepet i delprosjektet er å dele IT-drift og digital utvikling i ulike seksjonar, og samtidig samle IT-ressursane i heile organisasjonen i ein felles IT-organisasjon. I samband med innføring av ny administrativ organisering er IT-seksjonen inndelt i to team; team brukaroppleving og team infrastruktur. Det blir no gjennomført ein pilot der ein prøver ut ein organisasjonsmodell der IT-ressursane i heile organisasjonen blir samla under leiing av IT-sjefen.

Team Brukaroppleving vil bestå av brukarstøttefunksjonane i sentraladministrasjonen og brukarstøttefunksjonen for alle ytre einingar. Organisering av lokasjonsdrift piloterast for å detaljere det totale ressursbehovet i teamet. Funksjonen er tenkt fordelt på fire regionar med kvar sin regionleiar. Team Infrastruktur vil bestå av teknisk IT-drift. Stillingane vil primært bli henta frå dagens IT-personell på skolane og IT-seksjonen i sentraladministrasjonen. Endeleg organisering og bemanning av den samla IT- organisasjonen vil bli fastsett i samband piloten som no blir gjennomført.

Teama er no etablert og teamleiarane er på plass. Viser også til det som er omtalt under kap. 5 om etablering av eigen seksjon for tenesteutvikling og digitalisering. Både denne seksjonen og IT-seksjonen er organisert som ein del av stab for organisasjon og tenesteutvikling under leiing av organisasjonssjefen. Viser til kap. 11 om ny administrativ organisering.

7. Organisasjonsstrategi - ein lærande organisasjon med felles kultur og identitet

I samsvar med mandatet for tiltaksområde 5, delprosjekt 4, skulle vi: «Utvikle/tilpasse ein kunnskapsbasert arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk, som byggjer omdøme, organisasjonskultur og identitet, jf. underprosjekt «Arbeidsgivarpolitikk - kultur- og identitetsbygging»

Som det er omtalt ovanfor under kapittel 5 i rapporten har ein sett at strategielement frå fleire delprosjekt ikkje berre heng nøye saman, men er gjensidig avhengig av kvarandre. Det er nære samanhengar mellom strategielementa i delprosjekta: P1: Plan- og kvalitetssystem, verksemdstyring P2: Gevinstrealiseringsstrategi P3: Digitaliseringsstrategi P4: Arbeidsgivarpolitikk

I staden for å ha fleire delstrategiar har det vakse fram eit potensial for styringsforenkling. Det er eit behov for og ønskje om å betre heilskapen og samanhengane mellom verksemdstyring, plansystem og arbeidsgjevarpolitikk der gevinstrealisering og digitalisering inngår som ein del av ein samla strategi.

I samband med at vi har henta inn kunnskapsgrunnlag til dette delprosjektet har KS-K (KS- Konsulent) mellom anna uttalt at trenden mot styringsforenkling no gjer seg gjeldande i heile kommunesektoren. Det er ei erkjenning av at store og mange ulike styringsdokument, lett kan føre til styringssvikt. Faren er stor for at leiarar i organisasjonen ikkje klarer å absorbere styringssignala og kanalisere dei vidare i eigen organisasjon på ein hensiktsmessig måte. Det er også stor svikt i bruken av vedtekne planar og strategiar inn i arbeidet med økonomi og handlingsprogram. Resultatet vil då kunne bli at planar og strategiar ikkje blir følgt opp, og leiarar og medarbeidarar vert ikkje påverka av styringa, som jo er det primære formålet med all styring.

Dette er bakgrunnen for at ein ved inngang til fase 3 valte å samordne prosessane og slå saman delprosjekta: • P1 «Plan- og kvalitetssystem som ligg til grunn for verksemdsstyringa» og • P4 «Arbeidsgivarpolitikk – «kultur- og identitetsbygging» til eit felles delprosjekt for å utvikle ein verksemdstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune. Vidare at dette prosjektet tek med seg det som alt er utvikla gjennom delprosjekta P2 og P3. Med bakgrunn i innspel i prosessen er nemninga under vegs blitt endra frå verksemd- til organisasjonsstrategi. Delprosjektet er omtalt som «Organisasjonsstrategi for Møre og Romsdal fylkeskommune – ein lærande organisasjon med felles kultur og identitet». Framlegg til organisasjonsstrategi blir lagt fram eiga sak til fylkestinget i oktober. Det nye delprosjektet er omtalt som «Verksemdstrategi – ein lærande organisasjon med felles kultur og identitet».

Organisasjonsstrategien skal vere den felles plattforma vår for korleis vi som organisasjon innrettar oss for å løyse samfunnsoppdraget vårt best mogleg, slik at vi når måla i den regionale planstrategien (RPS) og FN sine berekraftsmål. Den omtalar visjon og verdiar, plansystem og verksemdstyring, organisasjons- og tenesteutvikling, leiar- og medarbeidarskap i ein lærande organisasjon, og arbeidsmiljø og HMS.

Det overordna målet for strategien er: Vi samarbeider om å nå måla for Møre og Romsdal fylkeskommune og møter framtidas behov med berekraftige løysingar

Innafor kvart av temaområda som beskrivast i strategien, omtalar vi prioriterte innsatsområde med tilhøyrande prinsipp for arbeidet med desse. Gevinstane vi vil oppnå, er uttrykt gjennom effektmål for organisasjonsstrategien.

8. Organisering og struktur for den offentlege tannhelsetenesta

Tiltaksområde 6 «Organisering og struktur for den offentlege tannhelsetenesta», har vore organisert som eit eige delprosjekt (P5) innafor ramma av den overordna prosjektplanen for «Omstilling 2020».

Overordna mål for dette delprosjektet: «Organisering av den offentlege tannhelsetenesta er tilpassa slik at tenestestrukturen er fullfinansiert og innafor ein berekraftig økonomi for fylkeskommunen. Tannhelsetenesta gir tenester etter tannhelsetenestelova og i samsvar med nasjonale retningslinjer frå Helsedirektoratet og Regional delplan tannhelse, i stabile og rekrutterande kompetansemiljø.»

Det er utarbeidd ein eigen rapport for delprosjektet . Denne rapporten danna grunnlag for sak T-87/19 “Omstilling 2020 - delprosjekt P5 Organisering og struktur for den offentlege tannhelsetenesta”.

Fylkestinget fatta følgjande vedtak: 1. Framtidig organisering og tenestestruktur i den offentlege tannhelsetenesta byggjer på følgjande føresetnadar: – Tenestestrukturen skal vere fullfinansiert slik at rekruttering og tilsetting av tannhelsepersonell kan skje i samsvar med fastsatt klinikkstruktur og bemanningsplan. – Tenestestrukturen skal bidra til å skape stabile, robuste og rekrutterande fagmiljø. 2. Føresetnadane (jf. pkt 1) inneber at vi innanfor ein berekraftig økonomi for fylkeskommunen må redusere talet på klinikkeiningar for å kunne gi befolkninga føreseielege, kvalitativt gode og stabile tannhelsetenester. 3. Ny tenestestruktur inneber realisering av kompetanseklinikkar i Kristiansund og Ørsta, samt samanslåing av klinikkeiningar som vist i tabell 1 i denne saka. 4. Møre og Romsdal fylkeskommune opnar for eit tettare samarbeid med overføring av oppgåver til private klinikkar der ein no vurderer nedlegging av tannklinikkar og ein føresett at slik dialog vert gjennomført før nedlegging. Allereie vedtekne strukturendringar ligg fast.

Status for oppfølging Omstillingsarbeidet i tannhelsesektoren handlar om å gjennomføre organisatoriske endringar for å skape stabile, robuste og rekrutterande fagmiljø og tilpasse tenesteproduksjonen til økonomiske rammeendringar dei næraste åra.

Gjennom ovannemnde sak T-87/19 er det tatt avgjerd om å gjennomføre strukturendringar og redusere talet på klinikkar for å sikre fullfinansiering av framtidig tenestestruktur i stabile, robuste og rekrutterande fagmiljø.

Tiltaksområde 1 Utgreie og tilrå ny tenestestruktur for tannhelsetenesta Pkt. 4 i vedtaket opnar for å overføre oppgåver frå offentleg til privat tannhelseverksemd og gjorde det nødvendig med ei tilleggsutgreiing. Administrasjonen si utgreiing av prinsipielle, praktiske og økonomiske forhold knytt til slik oppgåveoverføring vart behandla i fylkestinget 20.4.2020, sak T-12/20 «Omstilling 2020 - vurdering av oppgåveoverføring private tannklinikkar og etablering av tannlegevakt». Fylkestinget fatta følgjande vedtak: 1. Ei overføring av pasientgrupper etter tannhelsetenestelova frå den offentlege tannhelsetenesta til private aktørar gir stor auke i utgifter til tenestekjøp og administrasjon,

og er ikkje i samsvar med målsettingane for «Omstilling 2020» om ein fullfinansiert tenestestruktur innanfor ein berekraftig økonomi for fylkeskommunen. 2. Samarbeid mellom den offentlege tannhelsetenesta og private aktørar om behandling av gruppe e)-pasientar og kjøp av akutt-tenester held fram. 3. I framtida er vi heilt avhengige av samarbeid med private aktørar, spesielt der det er lang avstand til offentleg tilbod. Møre og Romsdal fylkeskommune er positiv til auka samarbeid om leige av behandlingsrom i kommunane og i private klinikkar på stader der den offentlege klinikken blir lagt ned. Ei slik løysing vil både kunne sikre at eigne tilsette kan utføre kliniske tenester på prioritert klientell (a-e) og eit utvida samarbeid med private aktørar om behandling av gruppe e)- pasientar. 4. Etablering av tannlegevakt ved dei fire kompetanseklinikkane blir vurdert i samband med behandling av økonomiplan 2021-2024. 5. Fylkestinget ber om at stortinget bevilger de nødvendige økonomiske midlene til fylkeskommunen for drift av offentlig tannhelse, fordi tennene er en del av kroppen. Det er viktig med et desentralisert og godt tannhelsetilbud til hele befolkningen uansett hvilken økonomisk situasjon man er i.

Utgreiinga til saka viser at det vil koste omlag 2,5 gonger meir å kjøpe private tenester enn å ha eigne tilsette til å utføre jobben. For å finansiere kjøp av private tenester innanfor dagens økonomiske rammer, må talet på tilsette i den offentlege tannhelsetenesta reduserast dramatisk. Med bakgrunn i vedtak i sak T-12/20 vil fylkeskommunedirektøren likevel ta ein ny gjennomgang av om det er mogleg med privat samarbeid eller leige av behandlingsrom der klinikkar blir lagt ned, og der dette kan skje utan at dette medfører samla meirkostnader for fylkeskommunen.

Fylkeskommunedirektøren vil komme tilbake til endeleg oppfølging av vedtak i sak T-87/19 og 12/20 i samband med utarbeiding av økonomiplan 2021-2024.

Tiltaksområde 2 Etablering av kompetanseklinikkar i Kristiansund kompetanseregion og Søre Sunnmøre kompetanseregion Frå 1.1.2016 er den offentlege tannhelsetenesta i fylket organisert i fire kompetanseregionar (Kristiansund, Molde, Ålesund og Søre Sunnmøre) og planen er å etablere ein kompetansetung sentralklinikk i kvar region. Kompetanseklinikkar i Kristiansund og Søre Sunnmøre vil bli etablert i løpet av økonomiplanperioden. Kompetanseklinikkane vil sikre regionane rekrutteringskraft, stabilitet og akuttberedskap m.a. i samband med framtidige liknande situasjonar som vi no opplever med Korona-pandemien. Kompetanseklinikk i Kristiansund, med eit arealbehov på 800-1000 m2, skal etablerast i sentrum av Kristiansund og i tilknyting til Campus Kristiansund. Planarbeidet for kompetanseklinikk på Søre Sunnmøre er igangsett med tanke på realisering i samlokalisering med nye Ørsta vidaregåande skole.

Tiltaksområde 3 Definere kvalitetsindikatorar som grunnlag for styring, oppfølging og kvalitetsforbetring av tannhelsetilbodet for dei prioriterte pasientgruppene Tiltaksområdet blir no operasjonalisert gjennom eigen «Strategi og tiltaksplan for folkehelsearbeidet i den offentlege tannhelsetenesta». Planen er utarbeidd 1. halvår 2020 og vil bli implementert frå september 2020. Planen beskriv m.a. detaljerte kvalitetsindikatorar for indikatorårskull i gruppe A (barn og unge), hygiene-indeks som indikator for gruppe C1 (eldre, langtidssjuke og uføre i institusjon) og omfang av besøk på helseinstitusjonar og praktisk opplæring til kommunalt helse- og omsorgspersonell.

Føremålet med kvalitetsindikatorane er å gi tannhelsepersonell eit grunnlag og incitament til å drive lokalt kvalitetsforbetringsarbeid samtidig som leiarar på alle nivå får eit godt styringsgrunnlag. Rapportering på indikatorane vil også gi politisk leiing grunnlag for prioriteringar i tannhelsetenesta og bidra til openheit og informasjon ut mot brukarar av tenestene.

Tiltaksområde 4 Utgreie og tilrå modell for samarbeid og kompetansebygging med kommunane om førebyggande tannhelsearbeid og behandlingsfasilitetar på kommunale helseinstitusjonar «Strategi og tiltaksplan for folkehelsearbeidet», nemnd under tiltaksområde 3, inneheld fleire tiltak i samarbeid med kommunale tenesteområde for å bidra til at brukarar får ivaretatt si orale helse. Samarbeidet med helse– og omsorgstenesta skal utviklast og styrkast for å sikre at oral helse blir integrert når det blir kartlagt funksjonstap, sjukdom og andre problem som grunnlag for tiltak retta mot brukaren. Planen legg m.a. opp til at tannhelsepersonell skal utføre hyppigare besøk og vere meir tilgjengeleg på institusjonane. Dette vil gi ei tettare samhandling med pleiarar med tid for gjensidig informasjon om munnstell. Gjennom gode samarbeidsrutinar, råd og hjelp på individnivå skal dette føre til betre oral helse hos brukarane, med mindre behov for reparativ behandling.

Hausten 2020 vil det bli gjennomført anbodskonkurranse på mobilt behandlingsutstyr som skal nyttast til pasientbehandling på kommunale helseinstitusjonar. Planen er å køyre klinikknære forkingspilotar i kvar av dei 4 kompetanseregionane for å hauste erfaring med ambulant tannbehandling. Covid-19-situasjonen har gjort at det ikkje har vore kapasitet til å igangsette dette prosjektet våren 2010, slik intensjonen var.

9. Skole- og tilbodsstruktur - reduksjon av driftsnivå utdanning

I tiltaksområde 7 var det fastsett at ein skal «Utgreie organisering av tilbods- og skolestruktur for den vidaregåande opplæringa, jf. eige delprosjekt «Vidaregåande skole- og tilbodsstruktur» (P6).

Overordna mål for dette delprosjektet var: «Skole- og tilbodsstrukturen er tilpassa slik at den gir kompetanse og kapasitet til å nå måla i kvalitetsplan for vidaregåande opplæring og understøtter regionen sitt framtidige behov for kompetanse og arbeidskraft innafor ein berekraftig økonomi».

Det er utarbeidd ein eigen rapport for delprosjektet . Denne rapporten danna grunnlag for sak T-86/19 «Omstilling 2020 - Delrapport: Tilbods- og skolestruktur, reduksjon av driftsnivå – Utdanning». Oversikt over tiltaka for reduksjon av driftsnivået oppdatert etter fylkestinget sitt vedtak i sak T-86/19:

Tiltak/ innsparing 2020 2021 2022 2023 Tiltaksområde Tiltaksområde 1 - Administrative ordningar 1 Ikkje tilby PC-stipend 2,0 2,0 2,0 2,0 1 Redusert administrasjon utdanningsavdelingen 2,0 2,0 3,0 3,0 1 Trekke inn ekstramidler forskerlinja Fagerlia vgs. 0,1 0,6 0,6 0,6 1 Trekke inn ekstramidler til toppidrett Volda vgs. 0,2 0,4 0,6 0,6 1 Trekke inn deler av ekstramidler til idrettsfag Stranda vgs. - 0,3 1,0 1,4 1 Ålesund vgs ikkje tilby Entreprenørskap 0,1 0,3 0,5 0,7 1 Trekke inn ekstramidler entreprenørskap Atlanten vgs. 0,2 0,4 0,6 0,6 1 Redusere tenestekjøp Tøndergård skole- og ressurssenter - - 2,2 2,2 Sum tiltaksområde 1 4,6 6,0 10,5 11,1 Tiltaksområde Tiltaksområde 2 - Dyre tilbod 2 Redusere klassetall på Musikk, dans og drama 1,4 5,2 7,7 9,2 2 Ikkje tilby YSK-utdanning(Fræna vgs,Ulstein vgs, Kr.sund vgs, Ålesund vgs) 1,5 5,2 8,8 11,9 2 Ikkje tilby VG2 i Skottland 0,6 1,5 1,5 1,5 2 Ikkje tilby IB-linjen Spjelkavik 1,1 4,0 5,7 5,7 2 Trekke inn ekstramidler til Vg3 språkopplæring 1,7 1,7 1,7 Sum tiltaksområde 2 4,6 17,6 25,4 30,0 Tiltaksområde Tiltaksområde 3 - Fylle opp klasser og samle tilboda på færre skolar 3 Fræna vgs, ikkje tilby Bygg og anlegg 0,5 1,3 1,3 1,3 3 Gjermundnes vgs, ikkje tilby vg2 industriteknologi 0,6 1,3 1,3 1,3 3 Haram vgs, ikkje tilby vg2 kulde og varmepumpeteknikk 0,6 1,3 1,3 1,3 3 ME samles ved Volda vgs og Kr.sund vgs 0,7 2,7 5,1 6,7 3 Ørsta vgs, ikkje tilby DH 0,5 1,3 2,6 2,6 3 Stranda vgs, ikkje tilby vg2 helsearbeider 0,3 0,8 0,8 0,8 3 Sunndal vgs, ikkje tilby vg2 industriteknologi 0,6 1,3 1,3 1,3 3 Surnadal vgs, redusert ressurs til drift av Bygg og anlegg - 1,2 2,0 2,0 3 Sykkylven vgs, ikkje tilby vg2 barne og ungdomsarb 0,5 1,3 1,3 1,3 3 Kristiansund vgs, redusere kapasitet HO med 1 klasse 0,6 1,9 2,7 2,7 3 Tingvoll vgs, ikkje tilby vg3 Medier og kommunikasjon 0,3 - - - 3 Effekt av Ålesundsstrukturen jmf.FT.vedtak 05.14 - 3,0 6,0 6,0 3 Legge ned avdeling Vanylven ved Herøy vgs 3,8 9,0 9,0 9,0 Sum tiltaksområde 3 9,0 26,4 34,7 36,3 Tiltaksområde Tiltaksområde 4 - Administrativ samanslåing av skolar 4 Administrativ samanslåing Fagerlia vgs. og Ålesund vgs. - 4,0 6,0 8,0 4 Administrativ samanslåing Romsdal vgs.og Fannefjord vgs. - 1,0 1,0 1,0 4 Administrativ samanslåing Borgund vgs. og UPA vgs. - 1,0 1,0 1,0 4 Redusert administrasjon/adm.samanslåing (Vedtak FT) 1,0 2,0 2,0 2,0 Sum tiltaksområde 4 1,0 8,0 10,0 12,0

6 Klassereserve til disp. - 5,0 5,0

Sum tiltaksområde 1-4 19,2 58,0 75,6 84,4 Generelt rammekutt (0,75%) 12,7 12,7 12,7 12,7 Generell innsparing administrasjon 0,9 0,9 0,9 0,9 Samla reduksjon av driftsnivået for utdanningsområdet 32,7 71,6 89,2 98,0

I tillegg ovannemnde tiltak for reduksjon av driftsnivået gjorde fylkestinget vedtak om: 4. Fylkestinget vedtek at det blir sett i gang ein prosess med sikte på ei administrativ samanslåing av Ålesund vgs og Fagerlia vgs. ST-tilbodet skal tilpassast slik at ein får nytta ledig kapasitet ved Spjelkavik vgs, og etter kvart ta ut av bruk skolelokala ved Volsdalsberga og Latinskolen. 5. Fylkestinget vedtek felles administrasjon for UPA-skole og Borgund vgs. 6. Fylkestinget vedtek felles administrasjon for Fannefjord vgs og Romsdal vgs. Lokaliteten Fannefjord skal oppretthaldast. Ordninga med felles administrasjon evaluerast i løpet av

2021. 7. Fylkestinget ber administrasjonen om å greie ut og planlegge administrativ innsparing mellom Stranda og Sykkylven vgs og andre aktuelle skular. 8. Fylkestinget tek stilling til endeleg struktur for RM/BA Søre Sunnmøre i samband med byggjesak for nye Ørsta vidaregåande skule. 9. Fylkestinget ber administrasjonen vurdere å flytte VG2 kulde- og varmepumpeteknikk til Borgund vidaregåande skule. 10. Fylkesutvalet ber om at avtalen med Tøndergård blir gjennomgått for å sjå på korleis ein kan bruke kompetansen til fylkeskommunen og Tøndergård på best mogleg måte, med sikte på å vidareføre avtalen med Tøndergård. 11. Landbruksnæringa er ei viktig næring i M&R og treng eit sterkt opplærings- og kompetansemiljø for å sikre god rekruttering.

Fylkestinget ber om at det vert igangsett eit prosjekt for å utreie korleis fylket skal kunne utvikle eit framtidsretta vidaregåande skoletilbod og eventuelt eit fagskoletilbod retta mot næringa. Problemstillingar som skal vurderast: o Tilgang til landbruksfagleg kompetanse o Utnytting av eksisterande infrastruktur o Investeringsbehov o Framtidig rekrutteringsstyrke i høve til elevar og studentar o Driftsøkonomi

Landbruksnæringa skal inviterast til å delta i utgreiinga. Rapporten skal være ferdig i løpet av april 2020.

Status for oppfølging Mange av dei ulike tiltaka er allereie iverksette som planlagd etter fylkestinget sitt vedtak i sak T-86/19. Det er også slik at nokre av tiltaka vil ha behov for noko tid før ein kan hente ut ønska effekt i form av redusert driftsnivå, sjølv om tiltaket er materialisert. Som eit døme kan ein trekke fram at eit 3-årig utdanningstilbod ikkje vil ha full effekt før etter 3 år, då elevane som har starta på den spesifikke utdanninga sjølvsagt skal få fullføre det dei har begynt på. Det vil seie at dei økonomiske gevinstane ikkje kjem ordentleg til syne før i år 2 og 3 etter at tiltaket er satt i verk.

For å synleggjere kor langt ein er komen nyttar vi same systematikk i denne rapporten som tabellen og oversikta med tiltak/vedtak frå sak T-86/19. Oversikt over tiltaka for reduksjon av driftsnivået er oppdatert etter følgande underkategoriar:

Tiltaksområde 1 – Administrative ordningar Det er i tida omkring inntaket til den vidaregåande opplæringa at søknadene om PC – stipend kjem. Det er no ikkje lengre nokon ordning med finansiering av PC til dei elevane som ikkje vel elev-PC frå fylkeskommunen, slik det var tidlegare. Det er dermed ikkje mogleg å få økonomisk støtte om eleven ikkje vel pc-ordninga til Møre og Romsdal fylkeskommune. Dette er same ordning som dei andre fylkeskommunane har.

Måltala for reduksjon av driftsnivået i utdanningsavdelinga vil bli nådd i løpet av økonomiplanperioda. Reduksjonen blir i hovudsak tatt i samband med naturleg avgang og

effektiviseringstiltak. Det har vore ei utfordring at reduksjon av driftsnivået skal skje samtidig som avdelinga er tilført nye oppgåver som ikkje fullfinansierte. Viser her m.a. overførte oppgåver innafor integreringsområdet i samband med regionreforma.

Reduksjon tenestekjøp frå Tøndergård skole skal i samsvar med vedtaket skje på noko lengre sikt. Samhandlinga med Tøndergård skole og oppvekstsenter er under endring og betring. Det blir arbeidd med korleis ein skal kunne ytterlegare styrke kompetanseoverføringa mellom ein kommunal skole og dei fylkeskommunale skolane i nærområdet til Tøndergård til beste for elevane.

Når det gjeld dei resterande tiltaka i område 1 er disse effektuert utan at det betyr at tilboda for elevane er borte. Her har no dei skolane som ble omfatta av desse tiltaka, fått det same grunnlag for drifta som andre skolar med liknande tilbod har.

Tiltaksområde 2 – Dyre tilbod Når det gjeld dei dyre tilboda har ein kome i gang med å effektuere alle tiltaka som er i vist i tabellen over. Det er, som tidlegare nemnd, ulike tidsaspekt på kor mykje ein klarer å få effekt av allereie i 2020. Ingen av tilboda var søkbare for nye elevar til hausten og vil følgeleg ikkje ha Vg1 i 2020, ikkje Vg2 i 2021 osb. Som del av politiske ordskifte har tilbodsstrukturen vore tema. YSK har vore spesielt nemnd i denne samanhengen og det har nok samanheng med at det frå hausten berre er Haram som har dette utdanningsprogrammet. Det er og viktig å merke seg at YSK er eit relativt ressurskrevjande utdanningsprogram pr. elev samanlikna med dei andre dyre tilboda ein har tatt bort. Dette er fordi YSK omfattar både læreplass og skoleplass i eit 4-årig løp. Når det gjeld MDD så er tilboda oppretthaldt med det same elevtalet på kvar skole. Skolane har i fellesskap arbeidd med å sjå på alternative måtar å drive ei meir effektiv opplæring på.

For Vg 3 språkopplæring er dette tiltaket effektuert gjennom ei anna løysing på finansieringa av tilbodet. Det er skolane som har elevar som nytter seg av tilbodet som er med på å finansiere kostnaden for den skolen som har tilbodet.

Tiltaksområde 3 – Fylle opp klasser og samle tilbod på færre skolar Tiltaket her er regulert og effektuert på same måte som dei dyre tilboda. Dei var ikkje søkbare for Vg1 i søke – og inntakssystemet VIGO. Alle dei gjeldande utdanningstilboda blir lagt i VIGO primo januar med frist for søking 1. mars.

Det generelle trekket i ramma på 0,75% er allereie trekt ut i samanheng med tildelinga av midlar til skolane.

Tiltaksområde 4 - Administrativ samanslåing av skolar Når det gjeld administrativ samanslåing av Fagerlia – og Ålesund vidaregåande skole er arbeidet godt i gang. Det er etablert som eit prosjekt i Møre og Romsdal fylkeskommune. Det er viktig med forankring og involvering. Begge skolane er representerte med leiarar og tillitsvalte i prosjektorganisasjonen. Prosjektet er stort og omfangsrikt og er difor delt inn tre ulike delprosjekt som jobbar med tilbod og dimensjonering, ny leiar – og organisasjonsstruktur og lokalisering. Til delprosjektet som skal utgreie ny leiar- og organisasjonsstruktur vil det bli nytta eksterne konsulenttenester frå Agenda Kapuang, det same miljøet som elles har bistått fylkeskommunen gjennom hovudprosjektet Omstilling 2020. Grunnlaget for denne samanslåingsprosessen er også forankra i tidlegare politiske vedtak om flytting av utdanningsprogram mellom Ålesund-skolane.

Felles administrasjon mellom Borgund vgs og UPA vil bli gjennomført frå skolestart hausten 2021. I tillegg til å gje ein økonomisk gevinst vil den unike kompetansen ved UPA bli lettare tilgjengeleg for resten av miljøet ved Borgund vgs, men også dei andre skolane.

Felles administrasjon mellom Romsdal vgs. og Fannefjord vgs. vil bli gjennomført frå skolestart hausten 2021. Fannefjord vgs. vil mest truleg inngå som ei avdeling ved Romsdal vgs med det same potensielle synergibilete som omtalt ovanfor for Borgund vgs og UPA.

Når det gjeld Felles administrasjon mellom Sykkylven og Stranda så er prosessen så vidt i gang. Grunna redusert kapasitet og fråvær i leiinga ved ein av skolane er framdrift skyvd noko ut i tid.

Skolane på Indre Nordmøre samt Rauma vgs og Gjermundnes vgs har også vært tema. Vi håper å kunne byrje dette arbeidet, basert på dei allereie igangsette prosessane som er lista over, i løpet av hausten 2020.

Det er noko ulikt kor langt dei resterande tiltaksområda og vedtaka gjort i Fylkestinget er kome. VG2 kulde- og varmepumpeteknikk til Borgund vidaregåande skule er alt flytta og elevar er på plass der frå skolestart denne hausten.

Fylkestinget ville også at fylkeskommunedirektøren gjennom eit prosjekt skulle sjå på landbruksnæringa og korleis ein gjennom et godt og attraktivt opplæringstilbod kan vere med å sikre god rekruttering til næringa i Møre og Romsdal. Rapport for dette prosjektet skulle i samsvar med vedtaket ha vore levert innan utgangen av april 2020. Fylkeskommunedirektøren har grunna mange parallelle og ressurskrevjande prosessar ikkje hatt kapasitet til å setje i gang dette prosjektet i løpet av første halvår. Det er eit mål at prosjektet kjem gang i løpet av september og at fylkestinget får framlagt sak i desember.

10. Overføring av fylkesvegadministrasjon og ny organisering av samferdselsområdet

Overføring av fylkesvegadministrasjonen frå Statens vegvesen til fylkeskommunane frå 01.01.20 utgjorde den mest omfattande oppgåveoverføringa når ein ser på regionreforma samla. Denne oppgåveoverføringa har også sin bakgrunn i forvaltningsreforma i 2010 der vegeigaransvaret for fylkesvegane vart overført til fylkeskommunane.

Overføring av fylkesvegadministrasjon og ny organisering av samferdselområdet i Møre og Romsdal fylkeskommune har vore organisert som eit eige delprosjekt. Organisasjonsmodellen som vart valt for samferdselsområdet er no integrert i ei ny administrativ organisering, jf. kapittel 11 nedanfor

10.1 Organisering av samferdselsområdet I den valte organisasjonsmodellen har samferdselsdirektøren ansvar for både vegadministrasjon og kollektivtransport, her samordning og prioritering mellom fagområda. Under samferdselssjefen er fagområda organisert i to avdelingar med eigne avdelingsleiarar, ein for veg og ein for kollektiv (FRAM). Desse har fullt resultatansvar og personalansvar for

sine avdelingar, og rapporterer til samferdselssjefen. Kvar avdeling er inndelt i seksjonar, der seksjonsleiarane har fag- og personalansvaret for «sine» tilsette.

Stabsfunksjonen er i hovudsak knytt til samferdselssjefen si styring av samferdselsområdet og strategisk utvikling. Det å halde samferdselsområdet i fylkeskommunen samla gir eit betydeleg handlingsrom med tanke på å prioritere både økonomiske- og personalmessige ressursar på tvers innafor samferdselsområdet.

Modellen vart val m.a. på bakgrunn av låg risiko i ein omstillingsfase gjennom relativt enkel gjennomføring av fusjonen. Den legg til rette for enkel overtaking av personell og arbeidsoppgåver, ved å ha strukturar som er lett å kjenne igjen for tilsette i både fylkeskommunen og Statens vegvesen.

For nærare informasjon om prosessen fram mot val av ny organisering for samferdselsområdet vert det vist til eigen rapport for delprosjektet. Viser elles også til kapittel 11 nedanfor om ny samla organisasjonsplan som samferdsområdet inngår som ein del av.

10.2 Status for etablering av ny organisasjon og overføring av personell frå Statens vegvesen Ny organisasjon er etablert, og leiarar og medarbeidarar er innplasserte. Ei så omfattande oppgåveoverføring har vore krevjande og stilt store krav både til Statens vegvesen og fylkeskommunen som organisasjon. Det har svært komplekse prosessar der ein er avhengig av mange faktorar som vi internt i Møre og Romsdal fylkeskommune naturleg ikkje har hatt full styring på.

Status per 01.09.20: • Den nye samferdselsorganisasjonen har lokasjonar både i Kristiansund, Molde, Ålesund samt mellombels på store utbyggingsprosjekt som t.d. Nordøyvegen (Skjeltene). I samband med utvikling av campus vil også samferdselområdet vere sterkt representert i det nye fagmiljøet som skal etablerast i Kristiansund frå hausten 2020 (jf. sak T-13/20). • Dei mest kritiske arbeidsoppgåvene i utvikling av den nye organisasjon akkurat no er å få fylkesvegavdelinga opp å gå og å få heile tenesteområdet innanfor samferdsel til å samvirke. Den nye konstruksjonen som tenesteområdet samferdsel er, må nytte tida framover til å etablere seg sem ei eining.

Status for overføring av personale frå Statens vegvesen • MRFK la til grunn eit behov for 128 stillingar frå Statens vegvesen, der 76 stillingar var finansiert av sams vegadministrasjon/Statens vegvesen og dei resterande er knytt til investeringsprosjekt i regi av og finansiert av Møre og Romsdal fylkeskommune • Om lag 126 stillingar til den nye vegavdelinga er pr. 01.09.20 fylt opp ved overføring frå SVV etter mønsteravtalen, innplassert frå den gamle samferdsavdelinga eller rekruttert eksternt. Dei resterande 2 stillingane forsøker vi å rekruttere gjennom rekrutteringskampanjar denne hausten. Enkelte stillingar har vore svært vanskeleg å få rekruttert til. • Tilsette i den tidlegare samferdselsavdelinga er i all hovudsak innplassert i Fram kollektivavdeling eller samferdselsdirektøren sin stab.

11. Ny administrativ organisering for Møre og Romsdal fylkeskommune

Mandatet for tiltaksområde 8 er slik: «Med bakgrunn i avklart ambisjonsnivå, resultat av forprosjektet og dei ulike underprosjekta - fastsette og implementere ny administrativ organisering (overordna organisasjonsplan) for Møre og Romsdal fylkeskommune frå 01.01.20. 1. Ny organisering skal fremme samarbeid på tvers og mellom nivå både internt og eksternt 2. Implementere ny organisering av samferdselsområdet som ein del av ny administrativ organisering (overordna organisasjonsplan) for Møre og Romsdal fylkeskommune (P7) 3. Utgreie og tilrå korleis regionreforma med fleire ansvarsområde og nye arbeidsplassar skal skape utvikling i heile fylket.»

Punkt 2 om ny organisering av samferdselsområdet er omtalt ovanfor i kapittel 10 i rapporten. Siste punkt om «korleis regionreforma med fleire ansvarsområde og nye arbeidsplassar skal skape utvikling i heile fylket» er omtalt nedanfor i kapittel 12.

Fylkesrådmannen vedtok i november 2019 ny overordna organisasjonsplan for Møre og Romsdal fylkeskommune. Vedtaket er gjort etter ein prosess i prosjektorganisasjonen og etter involvering av alle tilsette i personalseminar 26.september, behandling i styringsgruppa

for Omstilling 2020 og etter drøftingar med hovudtillitsvalte 31.oktober 2019. Det er utarbeidd ein eigen rapport med tilråding til ny overordna organisasjonsplan. Eit samandrag av innhaldet i denne rapporten er også referert i rapport for fase 2 av Omstilling 2020, jf. vedlegg til sak T-89/19.

Innafor rammene av den overordna organisasjonsplana er det no gjennomført prosessar for å fastsette organisasjonsplanar som klargjer intern organisering for den enkelte stabseining og fag- og tenesteområda. For organisering av kompetanse- og næringsområdet og stab for strategi og styring er det gjennomført større prosessar med ekstern bistand frå konsulentselskapet Agenda Kaupang. Det er utarbeidd eigne rapportar som har danna grunnlag for drøftingar med tillitsvalte om organisering kompetanse- og næringsområdet og stab for strategi og styring. Rapportar med tilrådde modellar til ny organisering vart drøfta i SAMU-S den 28.05. og HSAMU 29.05.20. HSAMU vart orientert fylkeskommunedirektøren sitt vedtak og vidare prosess for innplassering i møte 18.06.20.

11.1 Overordna organisasjonsplan

Klikkbart organisasjonskart med linkar til intern organisering av stab og fag- og tenesteområda.

11.2 Organisering av fag- og tenesteområda Faginndeling er framleis det berande prinsippet for organiseringa. Det er likevel lagt stor vekt på å skape betre samordning og synergiar mellom fagområda, og mellom

linjeorganisasjonen og stab. Det er gjort nokre endringar i oppgåve- og ansvarsfordeling mellom stab og linjeorganisasjonen.

For å understøtte betre samordning og synergiar på tvers blir det etablert ein prosjektarena for oppfølging av større prosjekt/tverrgåande satsingar. Innføring av porteføljestyring står sentralt i samband med dette. Prosjektarenaen og porteføljestyring er nærare omtalt i kapittel 5 i denne rapporten.

Den største endringa i linjeorganisasjonen er at det meste av porteføljen som låg under utdanningsavdelinga og regional- og næringsavdelinga er samla i det nye fag- og tenesteområdet Kompetanse og næring.

For tannhelse er det ikkje endringar inn i den overordna organisasjonsstrukturen, men viser til kap. 8 om endringar i klinikkstruktur. Samferdselsområdet er omtalt under kap. 10. Kulturområdet har også hatt ein gjennomgang av sin interne organisering. Her er det gjort mindre endringar innafor tidlegare hovudstruktur for avdelinga.

Organisasjonskart for Kompetanse- og næring:

Organisasjonskart for tannhelsetenesta før endringar i klinikkstruktur etter vedtak i sak T- 87/19:

Organisering av kulturområdet:

11.3 Organisering av stabsfunksjonane Stab for strategi og styring Under leiing av assisterande fylkeskommunedirektør blir det etablert ein ny stab for strategi og styring. I denne staben innplasserast medarbeidarar frå dagens Plan- og analyseavdeling, heile økonomiseksjonen frå organisasjonsavdelinga, samt nokre andre funksjonar som ligg i andre stabs- eller linjeavdelingar. Det er vurdert som særlig viktig å få løfta opp og kopla tettare saman miljøa som arbeider med plan- og strategiutvikling med dei som koordinerer prosessane for økonomiplanlegging og verksemdstyring. Samordning av arbeidet med

berekraft, by- og stadsutvikling er også lagt til denne staben. Ung-koordinator og medråderettsordningane for ungdom er også lagt til denne staben.

Organisasjonskart Stab for strategi og styring:

Organisasjon og tenesteutvikling Avdelinga får ei smalare oppgåvesamansetting enn dagens organisasjonsavdeling der ansvar for organisasjons- og tenesteutvikling, samt digitalisering og kommunikasjon blir løfta fram. Andre funksjoner som ikkje har same faglege grensesnitt blir flytta ut av avdelinga. Det blir lagt vekt på å utvikle avdelinga til å bli ein pådrivar og støttefunksjon for linjeorganisasjonen i organisasjons- og tenesteutvikling og digitalisering.

• Juridiske og administrative fellestenester I denne avdelinga blir porteføljen i dagens juridisk avdeling samla saman med dokumentsenter og utvalssekretariat.

• Mobbeombodet og elev- og lærlingombodet Ombodsfunksjonane blir flytta saman med kontrollutvalssekretariatet, jf. hovudkartet.

• Bygg- og eigedomsavdelinga Blir vidareført med dagens organisering.

Innføring av ny organisasjonsplan skjer gradvis, men slik at samla organisasjonsplan er operativ seinast frå 01.01.2021. Dei nye strukturane dannar grunnlag for arbeidet med økonomiplan for 2021-2024 og budsjettet for 2021.

12. Korleis regionreforma med fleire ansvarsområde og nye arbeidsplassar skal skape utvikling i heile fylket

12.1 Mål og mandat for dette arbeidet: I samband med oppstart av forprosjekt til Omstilling 2020 vart det i sak U-7/18 tatt inn eit eige punkt i vedtaket om at fylkeskommunedirektøren skal: «Sjå på korleis utvikling av eigen organisasjon etter regionreformen med fleire ansvarsområde og fleire offentlege/statlige arbeidsplassar kan nyttast til å skape utvikling i heile fylket.»

Dette er følgt opp gjennom effektmål 7 for hovudprosjektet som er formulert slik i sak T- 13/19: «Nye arbeidsplassar i samband med regionreforma er lokalisert og samla i robuste fag- og arbeidsmiljø, som understøtter utvikling i heile fylket.»

I tiltaksområde 8, er det som ein del av mandatet tatt inn at prosjektet skal utgreie og tilrå korleis regionreforma med fleire ansvarsområde og nye arbeidsplassar skal skape utvikling i heile fylket.

12.2 Utgreiing og gjennomføring I sak T-91/19 vart følgjande forhold utgreidd og omtalt: • Prinsipp for organisering i Møre og Romsdal fylkeskommune • Oversikt over fylkeskommunale arbeidsplassar før ny organisering og regionreforma • Gjennomgang av nye oppgåver fylkeskommunen har fått ansvar for etter regionreforma • Analyse og omtale av utfordringar i ulike delar av fylket som grunnlag for å vurdere lokalisering av arbeidsplassar • Utvikling av Campus Kristiansund og fagmiljø på Nordmøre. Dette er inkludert ein gjennomgang av kva for oppgåver kvart enkelt fag- og tenesteområde i fylkeskommunen kan samlokalisere i Campus Kristiansund og kva for andre miljø som planlegg å etablere seg der. • Lokalisering av fagmiljø på Sunnmøre og Ålesund

Vedtaket i sak T-91/19 vart følgt opp med eiga sak T-13/20 om etablering av fylkeskommunale arbeidsplassar i Kristiansund. Saka fekk tilslutning i drøftingar med tillitsvalte i SAMU-S 28.05. og HSAMU den 29.05.20. Finansiering av arbeidslokala og nødvendig utstyr er behandla i fylkestinget den 15.06.20 i sak T-41/20 om økonomirapportering per. 1. tertial 2020 .

Fram til Campus står ferdig i 2023 samlar fylkeskommunen 40 arbeidsplassar i Kristiansund, som ein del av det framtidige miljøet i Campus Kristiansund. Fylkeskommunen blir representert med alle sine tyngste fagmiljø i leigde lokalar i Fosnagata 13 frå september 2020. I F13 bygget er alt tannhelsetenesta saman med fleire av dei viktige samarbeidspartnarane som skal inn i campus. Målet er at Campus Kristiansund skal bli eit framtidsretta og moderne kunnskapsmiljø for forsking, innovasjon, høgare utdanning og kunnskapsdeling. Høgskole, fagskole, forskings- og innovasjonsmiljø samla i ein unik samhandlingsarena, ei kunnskapsklynge der offentlege kompetansearbeidsplassar skal virke saman med bedrifter i regionen.

Det er no alt satt i gang prosessar for å rekruttere til ledige stillingar som har blitt haldne vakante. Det er gjennomført ei målgruppeanalyse og det blir køyrt ei felles rekrutteringskampanje. Det er blir gjennomført prosessar for å bygge kultur og identitet på tvers av fag- og avdelingsgrenser.

Her er ein oversikt over stillingar vi vil samle i det nye fagmiljøet frå hausten 2020:

13. Berekraft – klima og miljø

Effektmål 8 i hovedprosjektet seier at «omsyn til klima og miljø gjennomsyrer heile organisasjonen som utviklingsaktør og som tenestetilbydar». Dette er tatt igjen i arbeidet i delprosjekt 2, jf. kapittel 5, der vi i tillegg til dei kjende tre gevinstkategoriane har tatt inn FN sine berekraftsmål i fylkeskommunen sitt gevinstarbeid. Det betyr at når prioriteringar av prosjekt, tiltak og investeringar vert gjort, har ein også med

i vurderinga kor vidt dette bidreg inn mot FN sine berekraftsmål og 2030-agendaen. Dette er også løfta fram i regional planstrategi og framlegg til verksemdstrategi. FN sine berekraftmål skal utgjere det overordna rammeverket for utviklinga av Møre og Romsdal som region og for vår verksemd. Dette er verdas felles arbeidsplan for å sikre sosial rettferd, god helse og stanse tap av naturmangfald og klimaendring. Det blir lagt avgjerande vekt på å sjå miljø, økonomi og sosial utvikling i samanheng, og tilgang til rettsvern for alle, med velfungerande, ansvarlege og inkluderande institusjonar på alle område.

Berekraftsmåla til FN er sentrale i Møre og Romsdal Fylkeskommune sin regionale planstrategi (RPS), i fylkesplanen og den nye verksemdstrategien. I samband med fylkestinget i oktober 2019 blei Møre og Romsdal fylkeskommune som første fylkeskommune medlem av FN sitt berekraftprogram U4SSC, og vi har ein sentral rolle i det nasjonale samarbeidet om å utvikle gode berekraftstrategiar i norske kommunar og fylkeskommunar, «Bærekraftnettverket». Med FN sitt berekraftprogram får fylkeskommunen utvikla metodikk og verkty for god og heilskapleg samfunns- og arealplanlegging. Dette kan bidra til betre samfunnsanalyser, kommune- og økonomiplanar og skape praktisk politikk retta mot berekraftsmåla. Berekraft, klima og miljø er ei av to hovudsatsingar i prosjektet Møre og Romsdal 2025.

I samband med ny administrativ organisering, jf. kap. 11, er det i stab for strategi og styring oppretta ein seksjon for berekraftig samfunnsutvikling. Denne seksjonen får m.a. ansvar for å koordinere fylkeskommunen sitt arbeid med berekraft på systemnivå. I seksjonen er det tilsett ein prosjektkoordinator for berekraftsfylket Møre og Romsdal. Viser i denne samanheng til vedtak i sak T-14/20 om «Tverrsektorielle prosjekt - status, finansiering og organisering». Stillinga vil arbeide saman med andre i staben som har ansvar for koordinering og gjennomføring av store prosjekt i fylkeskommunen inn mot felles prosjektarena.

14. Avslutting av prosjektet Omstilling 2020 og vidare oppfølging

Prosjektorganisasjonen for Omstilling 2020 blir avslutta medio oktober 2020. Ansvar for å følgje opp tiltak og realisere gevinstar etter prosjektet vil då ligge til linjeleiinga. Etter fylkestinget sine vedtak i desember 2019 er mykje av dette ansvaret alt overført til linja.

Det er nokre tiltaksområder som vil krevje særleg merksemd og oppfølging i etterkant av prosjektet:

1. Utarbeide og sette i verk tiltak for å følje opp organisasjonsstrategien: a. Ferdigstille årshjul for politiske og administrative prosesser og vedtak b. Klargjere roller, ansvar og rutinar i verksemdstyringa med utgangspunkt i årshjulet, her også utvikle rutinar og grunnlag for leiardialog i organisasjonen. c. Vurdere og tilrå digital løysing med verktøy for analyse, planlegging, budsjettering, rapportering og verksemdstyring – gjennomføre anbodskonkurranse. d. Klargjere roller og ansvar for tenesteutvikling og digitalisering, her også verktøy for kontinuerleg forbetring av arbeidsprosessar og tenester gjennom samhandling mellom stab og linjeorganisasjonen. e. Vidareutvikle verktøy for kultur- og identitetsbygging gjennom refleksjon over eigen praksis i eit organisasjonsfellesskap (verkstadmetodikk – tidlegare konsept for AGP-verkstader).

f. Evaluere LUP og utvikle eit nytt leiarutviklingsprogram. g. Utvikle nytt introduksjonsprogram. h. Vidareutvikle HMS- systemet og eit heilskapleg digitalt avviks- og forbetringssystem som kan utvidast til å ta opp seg utvalde fylkeskommunale tenesteområde dersom ein finn dette tenleg. Pkt. 1 c) og 1 h) må sjåast i samanheng. i. Revidere og vidareutvikle av kommunikasjonsstrategien med tilhøyrande kanalstrategi

j. Etablere og gjennomføre leiardialog på alle nivå i organisasjonen i samsvar med årshjul for verksemdstyringa

2. Utvikle og gjennomføre tiltak for å styrke kompetanse innafor a. Digital kompetanse hos alle tilsette (digital moden organisasjon) b. Gevinstarbeid, tenestedesign og digitalisering (RPA) c. Berekraft og planlegging d. Leiarutvikling. Gjennomføre leiarutvikling på gruppenivå og tilby leiarutviklingsprogram på individnivå tilsvarande 15 stp (emne i mastergrad) e. Prosjekt- og programleiing og porteføljestyring

Postboks 2500, 6404 Molde (postadresse) Julsundvegen 9, 6412 Molde (besøksadresse)

Tlf: 71 28 00 00 E-post: [email protected] Web: mrfylke.no