Omstilling 2020
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
Omstilling 2020 Rapport for prosjektfase 3: «Møre og Romsdal fylkeskommune - omstilling av organisasjonen mot 2020» Vedlegg til sak T-XX/20. Forord Prosjektorganisasjonen for Omstilling 2020 blir no avvikla og vidare oppfølging vil skje i linjeorganisasjonen. Denne rapporten tek utgangspunkt i tidlegare rapport for fase 2, jf. sak T-89/19, og gjer greie for korleis det har vore arbeidd med gjennomføring av administrative og politiske vedtak for dei ulike tiltaksområda i hovudprosjektet. Rapporten omtalar også vidare oppfølging i linjeorganisasjon der tiltaka ikkje er ferdigstilte. Gjennomføringa av prosjektet og oppfølginga av administrative og politiske vedtak har følgt den framdriftsplanen som vart satt ved oppstart. Det har vore nødvendig med nokre mindre justeringar av innretninga for arbeidet med enkelte av tiltaksområda. I all hovudsak har ein nådd dei kortsiktige effektmåla som vart fastsett for prosjektet, jf. sak T-13/19, men mange av tiltaka og effektmåla er slik innretta at gevinstane ikkje kan takast ut før på noko lengre sikt. Ottar Brage Guttelvik Dag Lervik Fylkeskommunedirektør og prosjekteigar prosjektleiar Omstilling 2020 Innhaldoversikt 1. Innleiing – formål og faseinndeling ........................................................................................................................ 4 1.1 Prosjektplan ................................................................................................................................................. 4 2. Målhierarki ............................................................................................................................................................. 6 3. Omstilling til eit berekraftig drifts- og investeringsnivå ......................................................................................... 8 3.1 Arbeid med tiltak for å redusere driftsnivået ............................................................................................... 8 3.2 Arbeidsgivarpolitikk ved endring og omstilling .......................................................................................... 15 3.2.1 Intensjonar om jobbsikkerheit ved omstilling ..................................................................................... 15 3.2.2 Rekrutteringsprosessar i samband med Omstilling 2020 .................................................................... 15 3.2.3 Bemanningsplanlegging og prinsipp for plassering av tilsette i ny organisasjonsplan ........................ 15 3.2.4 Personalmessige konsekvensar som følgje av omstillingstiltaka ......................................................... 16 4. Plansystem og verksemdstyring ........................................................................................................................... 16 5. Gevinstrealisering, innovasjon og digitalisering ................................................................................................... 17 4.1 Prosjektarenaen og porteføljestyring ......................................................................................................... 18 4.2 Verktøykasse .............................................................................................................................................. 18 4.3 Tenesteutvikling og digitalisering ............................................................................................................... 19 6. Organisering av IT-tenestene for sikker IT-drift og utvikling av ein digitalt moden organisasjon ........................ 19 7. Organisasjonsstrategi - ein lærande organisasjon med felles kultur og identitet ................................................ 20 8. Organisering og struktur for den offentlege tannhelsetenesta............................................................................ 22 9. Skole- og tilbodsstruktur - reduksjon av driftsnivå utdanning ............................................................................. 24 10. Overføring av fylkesvegadministrasjon og ny organisering av samferdselsområdet ......................................... 28 10.1 Organisering av samferdselsområdet ....................................................................................................... 28 10.2 Status for etablering av ny organisasjon og overføring av personell frå Statens vegvesen ..................... 29 11. Ny administrativ organisering for Møre og Romsdal fylkeskommune ............................................................... 30 11.1 Overordna organisasjonsplan ................................................................................................................... 31 11.2 Organisering av fag- og tenesteområda ................................................................................................... 31 11.3 Organisering av stabsfunksjonane ........................................................................................................... 33 12. Korleis regionreforma med fleire ansvarsområde og nye arbeidsplassar skal skape utvikling i heile fylket ...... 35 12.1 Mål og mandat for dette arbeidet: ........................................................................................................... 35 12.2 Utgreiing og gjennomføring ..................................................................................................................... 36 13. Berekraft – klima og miljø .................................................................................................................................. 37 14. Avslutting av prosjektet Omstilling 2020 og vidare oppfølging .......................................................................... 38 3 1. Innleiing – formål og faseinndeling Omstilling av organisasjonen mot 2020 (Omstilling 2020) tek opp i seg omstilling og utvikling av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon. Innretning av og mål for prosjektet med tilhøyrande tiltaksområder er vedtatt i sak T-13/19. Føremålet er å: • tilpasse fylkeskommunen sin tenesteproduksjon og rolla som utviklingsaktør, til dei økonomiske rammeendringane og nye oppgåver som følgje av regionreforma • vurdere behovet for organisatoriske endringar, her også behovet for endring av gjeldande strukturar på eit eller fleire områder • ta opp i seg behovet for å modernisere, effektivisere og profesjonalisere den fylkeskommunale organisasjonen 1.1 Prosjektplan I overordna prosjektplan er omstillingsprosessen inndelt i 3 fasar. Prosjektet er organisert i tråd med Møre og Romsdal fylkeskommune sin etablerte prosjektmetodikk: Etter anbodskonkurranse vart Agenda Kaupang valt til å levere både fagleg prosessrettleiing og støtte i arbeidet med utgreiingar/analyser og rapportar m.m. som behandlings- og avgjerdsgrunnlag i prosjektet. I fase 1, som har vore organisert som eit forprosjekt, er det gjennomført ei organisasjonsanalyse der organisasjonens styrker, svakheiter og moglegheiter er kartlagt. Agenda Kaupang har hatt det faglege ansvaret for gjennomføring av denne analysen. Som ein sentral del av dette vart det føretatt ei økonomisk analyse med utgangspunkt i KOSTRA-tal der Møre og Romsdal fylkeskommune er samanlikna med landsgjennomsnittet og 5 andre fylkeskommunar. «KOSTRA er et nasjonalt informasjonssystem om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Informasjon om fylkeskommunale tjenester og bruk av ressurser på ulike tjenesteområder registreres og nøkkeltall utarbeides for å kunne gi relevant og sammenliknbar informasjon til beslutningstagere og andre. KOSTRA-tallene gir grunnlag for å vurdere prioriteringer, dekningsgrader og enhetskostnader for den enkelte fylkeskommune og sammenlikning mellom fylker over tid.» Den samla analysen og det økonomiske utfordringsbildet for Møre og Romsdal fylkeskommune, samt føringar for regionreforma danna grunnlaget innretning av hovudprosjektet. Det blir vist til eigen rapport for forprosjektet som var lagt med som vedlegg til sak T-13/19. I fase 2 vart det gjort utgreiingar av og laga avgjerdsgrunnlag for dei ulike tiltaksområda. Viser her til eigen rapport for fase 2 som var lagt med som vedlegg til sak 89/19. Rapporten for fase 2 er inndelt kapittelvis etter dei tiltaksområda som vart fastsett i sak T-13/19. Gjennom omstillingsprosessen fram til d.d. er mange avgjerder tatt på administrativt nivå innafor fylkeskommunedirektøren sine fullmakter. Fleire større enkeltsaker vart lagt fram for politisk behandling i fylkestinget desember 2019. Desse sakene var tett integrerte og samordna med framlegg til økonomiplan for 2020-2023 med budsjett for 2020. Viser her til sakene T-86/19, T-87/19 og T-88/19. Fylkesutvalet har som referansegruppe vore orientert jamleg om framdrifta, og har vore involvert i fleire verkstader der dei har gitt sine innspel til prosjektorganisasjonen i deira arbeid med tiltaksområda i prosjektet. I denne rapporten for fase 3 vil det bli gjort greie for korleis dei politiske og administrative vedtaka er følgt opp sidan rapporten for fase 2 vart framlagt i sak T-89/19. Forhold som var avklart og er gjort greie for i rapporten for fase 2 blir ikkje gjentatt i denne rapporten. For å få samla oversikt over heile prosjektet må ein difor sjå rapportane for dei 3 fasane i samanheng. 5 2. Målhierarki Vedtak i T-sak 13/19: Fylkestinget legg følgjande målformuleringar og tiltaksområder til grunn for innretning av hovudprosjektet «Møre og Romsdal fylkeskommune – omstilling av organisasjonen mot 2020»: Overordna mål: Møre og Romsdal fylkeskommune er ein attraktiv og innovativ samfunnsutviklar, tenesteleverandør og arbeidsgivar. Organisasjonen har kapasitet og kompetanse