REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Gmina Ciel ądz
Termin kontroli: 7 maj – 4 lipiec 2008 rok
Kontroluj ący Główny insp. Urszula (imi ę, nazwisko, Podra Ŝka- Krawczak stanowisko słu Ŝbowe): Inspektor Krystyna Gł ąb
2006, 2007 i wybrane Okres obj ęty kontrol ą zagadnienia z I półrocza 2008 roku
WK 601-2/25/2008 z dnia 18 Numer i data upowa Ŝnienia: kwietnia 2008 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Cielądz połoŜona jest we wschodniej części województwa łódzkiego, w powiecie rawskim nad rzeką Ryłką. Jest to gmina wiejska o powierzchni 93,88 km². Obszar gminy zamieszkuje 4.130 mieszkańców, z czego 2.079 stanowią męŜczyźni natomiast 2.051 kobiety. Gmina ma charakter typowo rolniczy. PołoŜenie gminy w strefie oddziaływań miast: Łodzi, Warszawy i Rawy Mazowieckiej jest jednym z kluczowych czynników zewnętrznych warunkujących rozwój lokalny gminy. W skład Gminy wchodzi 18 sołectw (21 wsi). Liczba bezrobotnych na kwiecień 2008 roku wynosiła 128 osób, co stanowiło wskaźnik stopy bezrobocia na poziomie 7,9%. Adres siedziby urzędu gminy: Urząd Gminy Cielądz Cielądz 59 96 214 Cielądz Numer regon dla Urzędu Gminy w Cielądzu, nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi Oddz. w Brzezinach – 000535451, Numer regon dla Gminy Cielądz nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi Oddz. w Brzezinach – 750148199 , Numer identyfikacji podatkowej NIP dla Urzędu nadany przez Urząd Skarbowy w Rawie Mazowieckiej – 835 10 33 609. Przedmiotowa kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Cielądz jest Kazimierz Herbsztajn wybrany w dniu 27 listopada 2006 roku, co stwierdzała uchwała Rady Gminy Cielądz nr I/1/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. Wiceprzewodniczącymi rady zostały: Teresa Stępniak i ElŜbieta Wieteska wybrane uchwałą nr I/2/06 z dnia 27 listopada 2006 roku.
Wójt gminy Wójtem Gminy Cielądz jest Andrzej Latek , ponownie wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Cielądzu z dnia 16 listopada 2006 roku). W dniu 5 grudnia 2006 roku Andrzej Latek złoŜył ślubowanie (protokół nr II z odbytej Sesji Rady Gminy w Cielądzu w dniu 5 grudnia 2006 roku).
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Cielądz jest Wiesława Libera , powołana uchwałą nr III/9/90 Rady Gminy Cielądz z dnia 21 czerwca 1990 roku.
Sekretarz gminy
Sekretarzem Gminy Cielądz jest Janina Ciesielska , powołana uchwałą nr III/9/90 Rady Gminy Cielądz z dnia 21 czerwca 1990 roku.
2. GMINNE (POWIATOWE ) JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Zgodnie z załącznikiem nr 2 do Statutu Gminy Cielądz (uchwała nr IV/32/03 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie przyjęcia statutu Gminy Cielądz) na terenie Gminy funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cielądzu, Gminna Biblioteka Publiczna w Cielądzu, Szkoła Podstawowa w Cielądzu, Szkoła Podstawowa w Sierzchowach, Publiczne Gimnazjum w Cielądzu, Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cielądzu – jednostka organizacyjna i budŜetowa działa na podstawie uchwały nr X/44/90 Gminnej Rady Narodowej w Cielądzu z dnia 26 kwietnia 1990 roku, oraz statutu przyjętego uchwałą nr XXI/107/04 Rady Gminy Cielądz z dnia 29 grudnia 2004 roku, zmienionego uchwałą nr XII/62/08 Rady Gminy Cielądz z dnia 26 lutego 2008 roku. Gminna Biblioteka Publiczna w Cielądzu – funkcjonuje jako jednostka budŜetowa prowadząca działalność na podstawie zarządzenia Naczelnika Gminy nr 1/75 z dnia 17 stycznia 1975 roku oraz Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Cielądzu, zatwierdzonego przez Wójta Gminy w dniu 11 stycznia 1992 roku. Zgodnie z art.9 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.) jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury. Z ustaleń dokonanych przez kontrolujące wynika, Ŝe jedną z jednostek organizacyjnych Gminy realizujących zadania w zakresie kultury jest Biblioteka Gminna, funkcjonująca w formie jednostki budŜetowej. Na podstawie przywołanej wyŜej ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej biblioteka powinna być samorządową instytucją kultury, dla której ustawą nadrzędna jest ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, a gospodarka finansowa prowadzona winna być w oparciu o rozdział III cytowanej ustawy, a nie na podstawie ustawy o finansach publicznych. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gmin, który stanowi załącznik nr 2. Zgodnie z wyjaśnieniem w bibliotece gminnej oraz jej filii zatrudnione są tylko dwie osoby, a brak bazy lokalowej na rozszerzenie działalności biblioteki i wyŜsze koszty jej prowadzenia jako samodzielnej instytucji kultury spowodowały, Ŝe dopiero w chwili obecnej czyli w 2008 roku podjęto działania mające na celu przekształcenie biblioteki jako jednostki budŜetowej w samorządową instytucje kultury. Szkoła Podstawowa w Cielądzu oraz Szkoła Podstawowa w Sierzchowach działają na podstawie uchwały nr VI/29/99 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 marca 1999 roku, w
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sprawie ustalenia planu sieci publicznych szkół podstawowych prowadzonych przez Gminę Cielądz (z późniejszymi zmianami). Obowiązujący statut Szkoły Podstawowej w Cielądzu został przyjęty przez Radę Pedagogiczną w dniu 30 sierpnia 2007 roku, natomiast statut Szkoły Podstawowej w Sierzchowach zatwierdziła Rada Pedagogiczna w dniu 28 sierpnia 2007 roku. Publiczne Gimnazjum w Cielądzu utworzono na podstawie uchwały nr VI/35/99 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 marca 1999 roku, ze zmianą zawartą w uchwale nr VII/105/2000 Rady Gminy Cielądz z dnia 13 czerwca 2000 roku. Statut gimnazjum zatwierdziła Rada Pedagogiczna w dniu 17 września 2007 roku. Obsługę finansowo administracyjną szkół sprawuje Gminny Zespół Administracyjno Ekonomiczny Szkół z siedzibą w Urzędzie Gminy, powołany uchwałą nr 35/95 Rady Gminy Cielądz z dnia 24 listopada 1995 roku. GZEAS jest jednostką budŜetową co stwierdza zapis § 1 ust. 4 statutu, stanowiącego załącznik do uchwały nr XXI/106/04 Rady Gminy z dnia 29 grudnia 2004 roku.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Statut Gminy Cielądz został przyjęty uchwałą nr IV/32/03 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 152 poz.1500 z dnia 7 czerwca 2003 roku. Statut w swej treści zawiera postanowienia ogólne, ustrój gminy, organizację wewnętrzną rady, tryb pracy rady, jednostki pomocnicze gminy, zasady i tryb działania komisji rewizyjnej, zasady działania klubów radnych, tryb pracy Wójta, zasady dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów rady, komisji i Wójta.
Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą obowiązywał w jednostce Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 12/03 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 lipca 2003 roku. Regulamin określał organizację wewnętrzną, zakres działania i zadania Urzędu Gminy, zasady funkcjonowania urzędu, zakresy zadań Wójta, Sekretarza i Skarbnika Gminy, zadania wspólne dla wszystkich stanowisk pracy, zasady działania poszczególnych referatów i stanowisk. Załącznikami do regulaminu były: zasady podpisywania pism i decyzji, regulamin kontroli wewnętrznej.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub wynajmowania na czas oznaczony dłuŜszy niŜ trzy lata lub na czas nieoznaczony. KaŜdorazowo taką operację gospodarczą poprzedzała stosowna uchwała organu stanowiącego zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.).
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zgodnie z art. 15a ust 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz.1505), jednostka opracowała i wprowadziła w Ŝycie zarządzeniem Wójta nr 25/06 z dnia 8 listopada 2006 roku „Instrukcję postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu” i ustanowiono koordynatora ds. współpracy z GIIF w osobie Sekretarza Gminy p. Janiny Ciesielskiej.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą (tj. 2006 2007) w Urzędzie Gminy Cielądz obowiązywały procedury kontroli finansowej wprowadzone w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy nr 11/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 2/2005 z dnia 1 lutego 2005 roku. PowyŜsze procedury opracowano w oparciu o przepisy art. 35 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. W okresie objętym kontrolą, obowiązującą w powyŜszym zakresie była ustawa z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych i obligującym kierownika jednostki do ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli finansowej był art. 47 ust.3 cytowanej ustawy a nie art. 35a. W trakcie trwania niniejszej kontroli tj. w dniu 21 maja 2008 roku wprowadzono zarządzeniem Wójta Gminy nr 14/2008 procedury kontroli finansowej opracowane na podstawie aktualnych przepisów prawa . Przyjęte procedury zarówno nowo wprowadzone jak i funkcjonujące poprzednio opisywały zasady kontroli wszystkich obszarów działalności jednostki, a mianowicie: przyjętych struktur organizacyjnych w powiązaniu z zakresem i charakterem zadań jednostki, przestrzeganiu wewnętrznych unormowań jednostki, gromadzenia dochodów w tym podatkowych, wydatkowania środków publicznych, gospodarowania mieniem komunalnym, udzielania zamówień publicznych. Procedury określają czynności kontrolne prowadzone na kaŜdym etapie danej operacji gospodarczej (etap wstępny, bieŜący i następny), oraz opisują sposób ich dokumentowania tj. na etapie wstępnym – analiza wydatku, który kaŜdorazowo akceptuje Skarbnik Gminy i kierownik jednostki oraz kontrola projektów dokumentów dokonywana przez radcę prawnego. Na etapie bieŜącym – adnotacje na dokumentach kierownika jednostki, Skarbnika i odpowiedzialnych merytorycznie pracowników, zgodnie z zakresami czynności. Na etapie następnym – kontrola sprawowana przez Skarbnika i Sekretarza. Mechanizmy i procedury kontroli wewnętrznej opisano równieŜ w zarządzeniach Wójta Gminy: nr 12/03 z dnia 21 lipca 2003 roku w sprawie regulaminu organizacyjnego, nr 1/2003 z dnia 2 stycznia 2003 roku w sprawie instrukcji kasowej w Urzędzie Gminy, nr 12/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie zasad i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji pełnej składników majątkowych w Urzędzie Gminy, nr 28/06 z dnia 21 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości z załącznikami: sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych i zakładowy plan kont, instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych. W § 7 zarządzenia Wójt Gminy zobowiązał wszystkich właściwych
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
merytorycznie pracowników do zapoznania się z wymienioną dokumentacją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień. Potwierdzeniem zapoznania się z powyŜszymi są podpisy pracowników pod stosownym oświadczeniem. Zgodnie z zapisami § 27 procedur kontroli finansowej – zarządzenie nr 11/2002, kontrolę finansową w stosunku do jednostek organizacyjnych gminy wykonują właściwi pracownicy Urzędu Gminy, na podstawie pisemnego upowaŜnienia wystawionego przez Wójta Gminy. W rozdziałach od V VII regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy określono zakresy działania i kompetencje kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych w tym Skarbnika oraz pracowników referatu finansowego w zakresie kontroli. Na postawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych p. Wiesławy Libera – Skarbnika Gminy ustalono, Ŝe spełnia ona wymogi określone w art. 45 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) (….).1 Kierownik jednostki poprzez opracowany (w 2003 roku) zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności nie powierzył na piśmie Skarbnikowi Gminy obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki. W przypadku nieobecności Skarbnika, na zastępstwo wskazano Marię Kunikowską, co zostało zapisane w zakresie czynności ww. Jak ustaliły kontrolujące Maria Kunikowska od 2005 roku nie jest pracownikiem Urzędu Gminy. PowyŜsze wskazuje, Ŝe od 2005 roku do chwili obecnej nie ustalono zastępstwa w razie nieobecności Skarbnika Gminy. W trakcie trwania niniejszej kontroli dokonano analizy zakresów czynności pracowników referatu finansowego i ustalono zastępstwo dla Skarbnika – w osobie Wiesławy Michalak. Dokonano porównania zadań określonych dla referatu finansowego w rozdziale VII pkt 3 regulaminu organizacyjnego oraz zadań wynikających z zakresów czynności dla Julianny Libera, Eweliny Kłos, Piotra Libery, Wiesławy Michalak, Janiny Czarneckiej, Jadwigi Czajka i stwierdzono, Ŝe są one spójne. W poszczególnych zakresach czynności pracowników referatu finansowego, ustalono zastępstwa w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników. Merytoryczne kwestie kontroli gospodarki finansowej oraz konkretne odpowiedzialności za wykonywane czynności kontrolnych opisano takŜe w Instrukcji obiegu kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych wprowadzonej zarządzeniem nr 28/06 z dnia 21 listopada 2006 roku oraz w regulaminie organizacyjnym – załącznik nr 2 do powyŜszego. Faktury, rachunki i noty księgowe wpływające do jednostki podlegają rejestracji przez kierownika referatu organizacyjno i spraw obywatelskich i za pokwitowaniem przekazywane właściwej komórce. Sprawdzenia pod względem merytorycznym takiego dokumentu dokonują właściwi pracownicy poszczególnych referatów, zgodnie z zakresem czynności. Sprawdzenie merytoryczne dokumentu potwierdza adnotacja: „Sprawdzono pod względem merytorycznym … dnia… podpis…. „Sprawdzenia formalno rachunkowego dokumentu dokonuje pracownik referatu finansowego.
1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Elementy prawidłowo wystawionego dowodu, który podlega ewidencji w księgach rachunkowych jednostki, wyszczególniono w rozdziale III Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Kontroli prawidłowości rejestracji wpływających do jednostki dokumentów i czy dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych spełniają wymagania określone w instrukcji, dokonano w oparciu o dokumenty przyjęte i zaewidencjonowane przez jednostkę w grudniu 2006 roku, w grudniu 2007 roku oraz w styczniu 2008 roku – łącznie skontrolowano 56 dokumentów (skontrolowane dokumenty ujęto w tabelach zamieszczonych w rozdziale niniejszego protokołu pt: ”Rozrachunki i roszczenia”). Skontrolowane dokumenty spełniały wymogi określone w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Podczas niniejszej kontroli zebrano informacje dotyczącą szkoleń, w których uczestniczyli pracownicy referatu finansowego oraz Skarbnik Gminy. Przedmiotowa informacja dotyczy okresu 2005 I półrocze 2007 i stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Potwierdzeniem uczestnictwa pracowników w wymienionych szkoleniach są dokumenty znajdujące się w aktach osobowych (świadectwa, zaświadczenia).
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Zagadnienie dotyczące kontroli wobec jednostek organizacyjnych regulują zapisy zawarte w § 27 procedur kontroli finansowej. Zgodnie z powyŜszymi procedury kontroli finansowej przyjęte zarządzeniem Wójta Gminy nr 11/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku mają zastosowanie w Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół (zwanym dalej GZEAS), który prowadzi obsługę finansową wszystkich jednostek oświatowych i w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. Kontrola przestrzegania procedur kontroli finansowej w ww. jednostkach zgodnie z regulacjami przeprowadzana jest raz w roku w granicach minimum 5% wydatków przez właściwych merytorycznie pracowników upowaŜnionych przez Wójta Gminy Cielądz. Zapisy w cytowanym przepisie wewnętrznym nie zawierają ustaleń w zakresie dokumentacji, którą naleŜy sporządzić z przeprowadzonych czynności kontrolnych. Obsługę finansowo księgową dla Biblioteki Gminnej w Cielądzu prowadzi Urząd Gminy i w tej jednostce kontrolę finansową dochodów i wydatków wykonuje na bieŜąco Skarbnik Gminy. Analiza materiałów źródłowych – protokoły z kontroli wykazała, Ŝe kontrole w jednostkach organizacyjnych przeprowadzała Skarbnik Gminy. Podstawą wszczęcia kontroli było uprzednio wystawione przez Wójta Gminy upowaŜnienie, określające okres kontroli, podmiot kontrolowany i osobę kontrolującą. Kontrole przeprowadzone w 2006 roku: kontrola w Gminnym Zespole Administracyjno Ekonomicznym Szkół w dniach 29 30 czerwca 2006 roku – na podstawie upowaŜnienia nr 1/06 z dnia 15 czerwca 2006 roku. Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia wynagrodzeń, wynagrodzeń za godziny nadliczbowe, dodatków motywacyjnych, dodatków wiejskich, wypłat stypendiów, wydatków bieŜących dokonanych w miesiącu czerwcu 2006 roku. Wartość skontrolowanych wydatków to kwota 194.369,15 zł, co stanowiło 5,97% planowanych wydatków roku 2006. Nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie nie stwierdzono; kontrola w Gminnym Ośrodki Pomocy Społecznej w Cielądzu w dniach 4 6 grudnia 2006 roku – na podstawie upowaŜnienia nr 2/2006 Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2006 roku. Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i wypłaty zasiłków celowych w ramach realizacji programu pomocy dla gospodarstw rolnych w celu złagodzenia skutków suszy
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oraz wydatków bieŜących (zakup paliwa). Sprawdzone wydatki to kwota 324.413,70 zł stanowiąca 15,5% wydatków ogółem za 2006 rok. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Kontrole przeprowadzone w 2007 roku: kontrola w Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół w dniach 25 27 czerwiec 2007 roku, na podstawie upowaŜnienia nr 1/07 Wójta Gminy z dnia 20 czerwca 2007 roku. Skontrolowano prawidłowość naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2006 rok, wypłaconego w marcu 2007 roku, prawidłowość wypłaty stypendiów, oraz wydatki bieŜące. Wartość skontrolowanych wydatków to kwota 167.277,30 zł stanowiąca 5,17% wydatków ogółem. Stwierdzono przypadki niewłaściwie opisywanych dokumentów stanowiących podstawę wydatku. Zalecenie w powyŜszym zakresie ujęto bezpośrednio w protokole z przeprowadzonej kontroli, kontrola w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w dniach 27 31 sierpień 2007 roku na podstawie upowaŜnienia nr 2/07 z dnia 24 sierpnia 2007 roku. Kontrolą objęto wydatki bieŜące za okres marzec i kwiecień 2007 roku, związane z funkcjonowaniem jednostki, wydatki na wypłatę wynagrodzeń za okres styczeń – lipiec 2007 rok. Skontrolowano wydatki na kwotę łączną 125.426,57 zł, która stanowiła 6% wydatków roku 2007. Nieprawidłowości w kontrolowanym zakresie nie stwierdzono. Kontrolę przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie sprawowania wewnętrznej kontroli finansowej obejmującej przestrzeganie procedur kontroli przeprowadzono w oparciu o testy kontrolne stanowiące załącznik nr 4 do niniejszego protokołu kontroli.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w dniach od 26 maja do 12 lipca 2004 roku, na podstawie upowaŜnienia Prezesa RIO w Łodzi nr WK 0904/2/39/2004. Kontrolą objęto okres 2002 2003 rok.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2006 - 2007 W dniu 7 września 2006 roku inspektorzy Urzędu Skarbowego w Rawie Mazowieckiej przeprowadzili kontrolę prawidłowości rozliczenia podatku od towarów i usług VAT za lipiec 2006 roku. W dniu 20 września 2007 roku inspektorzy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego przeprowadzili kontrole terminowości i prawidłowości przyznawania świadczeń rodzinnych i zaliczek alimentacyjnych oraz prowadzenia postępowań windykacyjnych wobec dłuŜników alimentacyjnych.
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUG Ę BANKOW Ą JEDNOSTKI
Wybór banku Rachunki bieŜące i rozliczenia pienięŜne kontrolowanej jednostki prowadzi Bank Spółdzielczy Biała Rawska oddz. Regnów wskazany uchwałą Rady Gminy nr XXXVII/173/06 z dnia 25 sierpnia 2006 roku. W dniu 29 sierpnia 2006 roku upływał termin obowiązywania umowy na obsługę bankową Gminy Cielądz, w związku z czym
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Skarbnik dokonała analizy kosztów obsługi bankowej, skierowała pismo do Wójta Gminy z informacją Ŝe dotychczasowy Bank Spółdzielczy prowadził obsługę bezkosztowo i wskazała propozycje ww. banku do ponownego wyboru. Rada Gminy Cielądz w dniu 25 sierpnia 2006 roku podjęła uchwałę nr XXXVII/173/06, w której wskazała Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej oddz. Regnów do obsługi bankowej budŜetu. W dniu 29 sierpnia 2006 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Białej Rawskiej, a Urzędem Gminy w Cielądzu została podpisana umowa nr 1/2006/RB/BT/OR na prowadzenie rachunku bankowego na okres 3 lat. W cytowanej wyŜej uchwale w § 2 wskazano błędną podstawę prawną wyboru banku, a mianowicie w treści paragrafu zapisano „wybór banku przeprowadzony był w oparciu o art. 4, pkt 8 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2004 r. nr 19 poz.177 ze zm.), podczas gdyŜ obowiązującą ustawą na dzień wyboru banku była ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2004 roku Dz. U. nr 19, poz. 177).
Rachunki bankowe Wielkość środków finansowych gromadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych w 2007 roku obrazuje poniŜsza tabela:
Stan konta Lp. Nazwa i numer rachunku bankowego na 31.12.2007 1 2 3 1 R ek budŜetu gminy 46 9291 0001 0064 5126 2000 0130 575.385,28 2 R ek Urzędu Gminy 25 9291 0001 0064 5126 2000 0120 0 3 R ek ZFŚS 41 9291 0001 0064 5126 2000 0220 3.433,37 4 R ek naleŜ. zabezp. umowy 36 9291 0001 0064 5126 2000 0310 4.205,20 (olej opałowy) 5 R ek naleŜ. zabezp. umowy 91 9291 0001 0064 5126 2000 0290 6.466,92 (kanalizacja) 6 R ek naleŜ. wyk. umowy 70 9291 0001 0064 5126 2000 0710 1.487,36 (term. sieci. Sierzchowy) 7 R ek naleŜ. wyk. umowy 15 9291 0001 0064 5126 2000 0300 3.589,93 ( term. Sierzchowy) 8 R ek sum depozytowych 67 9291 0001 5126 2000 0140 1.850,00 (piknik) 9 R ek GFOŚ 96 9291 0001 0064 5126 2000 0200 7.554,81 W czasie postępowania kontrolnego dokonano sprawdzenia sald końcowych na dzień 31 grudnia 2007 roku na kontach księgowych w porównaniu z saldami końcowymi na rachunkach bankowych wg wyciągów bankowych. Stwierdzono, iŜ salda końcowe wykazane na poszczególnych kontach są zgodne z saldami końcowymi wg. wyciągów bankowych.
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki - 2007 rok
Na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Ustalono, Ŝe w roku 2007 Gmina Cielądz nie zaciągała kredytów i poŜyczek na pokrycie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego . Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów (art. 82 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) W dniu 27 czerwca 2007 roku, Rada Gminy w Cielądzu podjęła uchwałę nr VII/40/07 w sprawie zaciągnięcia kredytu długoterminowego w wysokości 257.909,00 zł, z przeznaczeniem na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Termin spłaty kredytu według uchwały przewidziano na lata 2008 2012. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty banku, skierowano zapytania do dwóch banków tj. Banku Polskiej Spółdzielczości S.A. oddział w Łodzi i Banku Spółdzielczego Biała Rawska określając wysokość kredytu, ilość transz oraz propozycje spłat rat kredytu. Bank Polskiej Spółdzielczości S.A. Oddział w Łodzi, nie wyraził zainteresowania przedmiotowym zamówieniem. Propozycję udzielenia kredytu przedstawił Bank Spółdzielczy w Białej Rawskiej, określając koszty obsługi kredytu na kwotę 37.187,04 zł. W oparciu więc o art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 164, poz. 1163), w dniu 30 lipca 2007 roku Gmina Cielądz reprezentowana przez Wójta i Skarbnika Gminy podpisała z Bankiem Spółdzielczym w Białej Rawskiej Oddział w Regnowie umowę nr 98/2007/JST/OR/645126, której przedmiotem było udzielenie kredytu w wysokości 257.909,00 zł na okres od 2008 2012 roku spłacany w 20 ratach. Ponadto w umowie ustalono, Ŝe kredyt zostanie postawiony do dyspozycji kredytobiorcy w czterech ratach, przy czym ostatnia rata kredytu zostanie przekazana na rachunek bankowy jednostki w dniu 28 grudnia 2007 roku, kredyt wykorzystywany będzie na podstawie dyspozycji bezgotówkowych, zabezpieczenie prawne udzielonego kredytu stanowi „weksel in blanco”. Analiza dokumentów źródłowych (ewidencja konta 134 i 133 wyciągi bankowe) wykazała, Ŝe raty kredytu Bank przekazał zgodnie z harmonogramem ustalonym w umowie tj. w dniu 30 lipca 2007 roku kwotę 64.079,00 zł – wyciąg bankowy nr 654/6, 28 września 2007 roku kwotę 27.894,00 zł – wyciąg bankowy 831/6, 30 października 2007 roku kwotę 138.042,00 zł – wyciąg bankowy 954/5 i 28 grudnia 2007 roku kwotę 27.894,00 zł – wyciąg bankowy nr 1140/5. Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) W roku 2007 jednostka nie zaciągała poŜyczek i kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego.
Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2006 - 2007 rok W kontrolowanej jednostce tylko w 2007 roku udzielono dwóch poręczeń jednemu podmiotowi tj. Stowarzyszaniu Lokalna Grupa Działania „Kraina Rawki”.
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rada Gminy Cielądz uchwałą nr IV/24/2007 z dnia 14 lutego 2007 roku, ustaliła maksymalną wysokość poŜyczek i poręczeń do wysokości 90.000 zł, upowaŜniając Wójta do ich udzielenia w roku budŜetowym 2007. Uchwałą nr IV/25/2007 z dnia 14 lutego 2007 roku Rada Gminy Cielądz podjęła decyzje o współdziałaniu Gminy Cielądz z innymi jednostkami samorządu terytorialnego: Gminą Biała Rawska, Gminą Regnów, Gminą Kowiesy, Gminą Rawa Mazowiecka w ramach „PilotaŜowego Programu LEADER+”. Głównym celem programu jest „poprawa jakości Ŝycia mieszkańców z wykorzystaniem posiadanych zasobów poprzez rozwój przedsiębiorczości (a w tym turystyki) i kapitału ludzkiego”. Stosownie do wydanych uchwał Wójt Gminy Cielądz udzielił poręczeń Stowarzyszeniu Lokalna Grupa Działania „Kraina Rawki” do wysokości 28.000 zł stanowiące poręczenie do umowy nr L/02/009/2006 zawartej z Fundacją Programów Pomocy dla Rolnictwa FARA i poręczenia do kwoty 60.000 zł, które stanowiło zabezpieczenie dla Banku Spółdzielczego w Mszczonowie na okoliczność udzielonych środków finansowych na realizację ww. projektu. Poręczenia obowiązują od dnia ich podpisania do dnia spłaty ostatniej raty kredytu przez Stowarzyszenie i wpłacenia ostatniej transzy przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Poręczenia zostały podpisane przez: Skarbnika i Wójta Gminy Cielądz. W sprawozdaniu Rb Z na 31 grudnia 2007 rok ujęto kwotę udzielonego poręczenia.
Wyemitowane papiery warto ściowe W okresie kontrolowanym, jak równieŜ w latach poprzednich Urząd Gminy Cielądz nie emitował papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Z informacji uzyskanych od Skarbnika Gminy wynika, Ŝe jednostka nie posiadała udziałów i akcji w spółkach prawa handlowego.
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2007 rok 1. Zgodnie z sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31.03.2007 roku: − zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek wynosiły – 1.987.459,20 zł, w tym długoterminowe 1.987.459,20 zł, − zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, − wartość poręczeń i gwarancji niewymagalne zobowiązania z tytułu poręczeń i gwarancji przypadających do spłaty w roku budŜetowym wynosiły – 88.000,00 zł. Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 31.03.2007 roku: − Planowane dochody po zmianach wynosiły – 7.913.309,00 zł, − Wykonane dochody wynosiły – 2.348.443,23 zł. Z danych uzupełniających wynika, Ŝe jednostka nie posiadała zadłuŜenia z tytułu zaciągniętych poŜyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności.
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z art.170 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych wskaźnik zadłuŜenia na koniec I kwartału 2007 roku wynosił 26,23%. 2. Zgodnie z sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 30.06.2007 roku: − zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek wynosiły – 1.837.623,40 zł, w tym długoterminowe 1.837.623,40 zł, − zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, − zobowiązania z tytułu poręczeń i gwarancji przypadających do spłaty w roku budŜetowym wynosiły – „ 0” zł. Nie wykazano udzielonych poręczeń na kwotę 88.000 zł na podstawie uchwał Rady Gminy Cielądz nr IV/24/2007 z dnia 14 lutego 2007 roku – i uchwały nr IV/25/2007 z 14 lutego 2007 roku – poręczenia z 5 marca 2007 roku i poręczenie z dnia 27 marca 2007 roku. W trakcie trwania niniejszej kontroli przedłoŜono do RIO korektę sprawozdania Rb Z za I półrocze 2007 roku w zakresie danych o udzielonych poręczeniach i gwarancjach Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 30.06.2007 roku: − planowane dochody po zmianach wynosiły – 8.119.353,24 zł, − wykonane dochody wynosiły – 4.393.976,98 zł. Wskaźnik zadłuŜenia jednostki na 30 czerwca 2007 roku wynosił 23,7%. Z danych uzupełniających o stanie zaciągniętych poŜyczek i kredytów na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności wynikało, Ŝe jednostka nie posiadała z tego tytułu zadłuŜenia. 3. Zgodnie z sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 30.09.2007 roku: − zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek wynosiły 1.878.774,87 zł, w tym długoterminowe 1.878.774,87 zł, − zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, − niewymagalne zobowiązania z tytułu poręczeń wynosiły – 88.000 zł. Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 30.09.2006 roku; − planowane dochody po zmianach wynosiły – 8.119.202,91 zł, − wykonane dochody wynosiły – 6.452.746,33 zł. Wskaźnik zadłuŜenia na koniec III kwartału roku 2007 wynosił 24,2%. 4. Zgodnie z sprawozdaniem Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułu dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31.12.2007 roku: − zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek wynosiły 1.878.775,07 zł, w tym długoterminowe 1.878.775,07 zł, − zobowiązania wymagalne wynosiły – 0 zł, − niewymagalne zobowiązania z tytułu udzielonych poręczeń wynosiły – 88.000 zł. Wg sprawozdania Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 31.12.2007 roku; − planowane dochody po zmianach wynosiły – 8.256.794,42 zł,
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− wykonane dochody wynosiły – 8.268.711,76 zł. Łączna kwota długu na koniec roku 2007 nie przekraczała 60% wykonanych dochodów jednostki – stanowiła 23,78% ich wykonania. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe jednostka nie posiadała poŜyczek i kredytów, zaciągniętych w związku ze środkami wynikającymi z umów zawartych z podmiotami dysponującymi środkami określonymi w art.5 ust.3 ustawy o finansach publicznych. Specyfikację zadłuŜenia na 31 grudnia 2007 roku przedstawia poniŜsza tabela; Podmiot Data Kwota Okres Kwota spłaty Kwota udzielający zaciągnięci zobowiąza spłaty na 30.06.200 spłaty na kredytu, a nia 30.12.2007 poŜyczki zobowiąza nia Kredyt Bank 28.09.2004 768.243,00 31.01.2005r 384.120,00 307.296,00 Polskiej 31.10.2009r Spółdzielczości w W wie oddz. Łódź kredyt PKO BP S.A 19.12.2005 300.000,00 31.03.2006 210.000,00 180.000,00 Centrum 31.12.2010 Korporacyjne Piotrków Try. kredyt Bank Spółdzielczy 28.04.2006 515.752,00 31.03.2007 489,964,40 464.176,80 Biała Rawska 31.12.2016 kredyt Bank Spółdzielczy 30.07.2007 257.909,00 31.03.2008 257.909,00 Biała Rawska 31.12.2012 kredyt WFOŚiGW w Łodzi 29.12.2005 559.671,00 30.04.2007 499.041,00 377.781,00 poŜyczka 30.04.2009 WFOŚiGW w Łodzi 23.06.2006 323.812,27 31.07.2007 323.812,27 291.612,27 poŜyczka 31.07.2010 Art. 169 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze. zm.) stanowi, Ŝe łączna kwota przypadających w danym roku budŜetowym spłat rat kredytów i poŜyczek wraz z naleŜnymi w danym roku odsetkami od kredytów i poŜyczek nie moŜe przekraczać 15% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Udział procentowy planowanych spłat w 2007 roku (I półrocze i koniec roku) w stosunku do zrealizowanych dochodów przedstawia poniŜsza tabela:
Lp. Tytuł spłaty 2007rok I półrocze 31 grudnia 2007 rok Planowane Wykonane Planowane Wykonane 1. Kredyty 356.823 – 4,4% 178.411 4% 356.823 4,3% 356.823 4,3%
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. PoŜyczki 214.090 – 2,6% 60.630 1,4% 214.090 2,6% 214.090 2,6% 3. Odsetki od 67.000 0,8% 31.769 0,7% 67.000 0,8% 65.610 0,8% kredytów 4. Odsetki od 13.000 – 0,2% 2.461 0,5% 13.000 – 0,1% 11.529 0,1% poŜyczek Razem 660.913 273.272 660.913 648.054 7,8% 8,1% 6,2% 7,99% Jak wynika z danych zamieszczonych w tabeli łączna kwota przypadających do spłaty rat kredytów i poŜyczek w kontrolowanej jednostce nie przekraczała 15 % planowanych na 2007 rok jej dochodów.
Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po Ŝyczek Harmonogram spłaty kredytów i poŜyczek zaciągniętych przez kontrolowaną jednostkę stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli. Szczegółową kontrolą terminowości spłaty zobowiązań zaciągniętych przed 2007 rokiem objęto raty kredytów i poŜyczek wymienionych w poniŜszej tabeli (przykładowe 2 kredyty i 1 poŜyczka). Lp. Nazwa zobowiązania Termin spłaty Kwota raty Termin Numer planowanej zapłaty wyciągu raty raty bankowego 1. Kredyt – umowa nr 31.01.2005 38.415,00 28.01.2005 38 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. I rata 2. Kredyt – umowa nr 30.04.2005 38.412,00 29.04.2005 232 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. II rata 3. Kredyt – umowa nr 31.07.2005 38.412,00 28.07.2005 439 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. III rata 4. Kredyt – umowa nr 31.10.2005 38.412,00 28.10.2005 674 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. IV rata 5. Kredyt – umowa nr 31.01.2006 38.412,00 30.01.2006 34 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. V rata 6. Kredyt – umowa nr 30.04.2006 38.412,00 28.04.2006 336 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. VI rata 7. Kredyt – umowa nr 31.07.2006 38.412,00 28.07.2006 621 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. VII rata 8. Kredyt – umowa nr 31.10.2006 38.412,00 30.10.2006 912 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. VIII rata 9. Kredyt – umowa nr 31.01.2007 38.412,00 31.01.2007 64 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. IX rata
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
10. Kredyt – umowa nr 30.04.2007 38.412,00 27.04.2007 350 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. X rata 11. Kredyt – umowa nr 31.07.2007 38.412,00 30.07.2007 654 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. XI rata 12. Kredyt – umowa nr 31.10.2007 38.412,00 30.10.2007 954 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. XII rata 13. Kredyt – umowa nr 31.01.2008 38.412,00 30.01.2008 58 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. XIII rata 14. Kredyt – umowa nr 30.04.2008 38.412,00 29.04.2008 336 80000963/3/JST/OB./04z dnia 28.09.2004 r. XIV rata
15. Kredyt – umowa nr 31.03.2007 12.893,80 28.03.2007 232 105/06/JS/OR z dnia 28.04.2006 r. I rata 16. Kredyt – umowa nr 30.06.2007 12.893,80 29.06.2007 528 105/06/JS/OR z dnia 28.04.2006 r. II rata 17. Kredyt – umowa nr 30.09.2007 12.893,80 28.09.2007 831 105/06/JS/OR z dnia 28.04.2006 r. III rata 18. Kredyt – umowa nr 31.12.2007 12.893,80 27.12.2007 1133 105/06/JS/OR z dnia 28.04.2006 r. IV rata 19. Kredyt – umowa nr 31.03.2008 12.894,00 31.03.2008 234 105/06/JS/OR z dnia 28.04.2006 r. V rata
20. PoŜyczka – umowa nr 31.07.2007 16.100,00 30.07.2007 654 17/GW/P/06 z dnia 23.06.2006 r. I rata 21. PoŜyczka – umowa nr 31.10.2007 16.100,00 30.10.2007 954 17/GW/P/06 z dnia 23.06.2006 r. II rata 22. PoŜyczka – umowa nr 31.01.2008 8.100,00 30.01.2008 58 17/GW/P/06 z dnia 23.06.2006 r. III rata 23. PoŜyczka – umowa nr 30.04.2008 8.100,00 29.04.2008 336 17/GW/P/06 z dnia 23.06.2006 r. IV rata Jak wynika z powyŜszej tabeli oraz załączonego do niniejszego protokołu harmonogramu spłat, który przeanalizowano z wyciągami bankowymi, ewidencją księgową i umowami wynika, Ŝe zobowiązania spłacane są w terminach określonych w umowach spisanych z podmiotami udzielającymi kredyt i poŜyczkę. Kwota dokonanych spłat poŜyczek i kredytów wykazana w tabeli jest zgodna z wartościami wykazanymi w sprawozdaniu NDS za okres od początku roku do dnia 31
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
grudnia 2007 roku, oraz z zapisami księgowymi i saldem na kontach 260 i 134 strona Wn (obroty za rok). Kwota osiągniętych przychodów z tytułu poŜyczek i kredytów w 2007 roku zgodna jest z danymi wykazanymi w sprawozdaniu NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku oraz kontami 260 i 134 strona Ma (obroty za rok).
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zasady rachunkowości w kontrolowanej jednostce opisano w zarządzeniu nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego i dla jednostek budŜetowych oraz w zarządzeniu nr 28/03 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej opis systemu przetwarzania danych w systemie informatycznym w Urzędzie Gminy oraz opis systemu informatycznego. PowyŜsza dokumentacja opisywała: rok budŜetowy – okres 12 miesięcy od 1 stycznia do 31 grudnia, okresy sprawozdawcze – miesiąc, kwartał, półrocze i rok, metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych – księgi prowadzone komputerowo w programie „Księgowość budŜetowa”. Księgowość prowadzona jest dla organu finansowego – Gminy Cielądz, Urzędu Gminy jako jednostki budŜetowej, Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół jako jednostki budŜetowej, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej jako jednostki budŜetowej i organu podatkowego, wykazu kont księgi głównej – ewidencji syntetycznej oraz przyjętych zasad księgowania dla organu finansowego, jednostek budŜetowych i organu podatkowego, sposób prowadzenia ksiąg pomocniczych – jako uzupełnienie zapisów kont księgi głównej, prowadzone w postaci kartotek /zbiorów kont/, ksiąg dla środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, wykazu kont bilansowych i pozabilansowych – zasady i opis ich funkcjonowania i powiązań, plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat – wykaz kont i zasady funkcjonowania, plan kont jednostek budŜetowych – wykaz kont i zasady funkcjonowania, opis systemu przetwarzania danych w tym wykaz programów komputerowych finansowo księgowych z opisem ich funkcjonowania, datą rozpoczęcia ich eksploatacji, opis zasad ochrony i metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu przetwarzania danych przetwarzanych komputerowo, sposób ochrony dokumentów księgowych i rachunkowych – dokumenty gromadzone są w segregatorach oznakowanych rodzajem gromadzonych dowodów, miesiącem, rokiem którego dotyczą w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przechowywane w pomieszczeniach niedostępnych dla osób trzecich. Analiza wyŜej wymienionej dokumentacji wykazała, Ŝe dokumentacja opisująca zasady rachunkowości odpowiada wymogom określonym w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Ustalenia zakładowego planu kont i przyjęte zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych zapewniają ujęcie operacji w sposób rzetelny, bezbłędny tak aby właściwie był przedstawiony stan majątkowy i stan finansowy jednostki, skuteczną kontrolę wewnętrzną dokonywanych operacji i stanu składników majątku będących w posiadaniu jednostki i dyspozycji jednostki oraz umoŜliwiają sporządzenie wymaganych sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych i innych informacji wymaganych odrębnymi przepisami.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
W Urzędzie Gminy Cielądz księgi rachunkowe prowadzi się dla budŜetu gminy dla jednostek budŜetowych (Urząd Gminy, GZAES i GOPS) oraz dla podatków i opłat. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych tworząc: − dziennik – zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, a obroty liczone są w sposób ciągły, − konta księgi głównej – zawierająca zapisy w ujęciu syntetycznym, − konta ksiąg pomocniczych – zapisy w ujęciu analitycznym uzgadniane z zapisami księgi głównej, − zestawienie obrotów i sald sporządzane nie rzadziej niŜ na koniec miesiąca na podstawie zapisów księgi głównej, − wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Część ksiąg prowadzona jest w systemie komputerowym przy zastosowaniu programów finansowo księgowych firmy INFO T. i R. Groszek, a mianowicie: dla budŜetu gminy księgi prowadzone są komputerowo, dla urzędu księgi prowadzone są komputerowo poza księgami pomocniczymi środków trwałych, wartości niematerialnych, poŜyczek z ZFŚS, ewidencji materiałów, rozrachunków publiczno prawnych. Dla podatków i opłat, komputerowo prowadzone są księgi pomocnicze w zakresie podatków od nieruchomości, rolnego, łącznego zobowiązania pienięŜnego, opłat za wodę. Metodą rejestrową (ręcznie) prowadzone są księgi pomocnicze z tytułu opłat za uŜytkowanie wieczyste, podatek od środków transportowych, podatek od nieruchomości osoby prawne, dzierŜawy gruntów, wynajmu mieszkań i lokali. Księgi rachunkowe prowadzone są w sposób zapewniający trwałość zapisów i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego. Prawidłowość dokonywania ewidencji księgowej w dzienniku, skontrolowano na podstawie analizy trzydziestu pierwszych pozycji z września 2007 roku a mianowicie: nr dokumentu księgowego 762 (2 pozycje)– wyciąg bankowy nr 150 (budŜet gminy) z dnia 3 września 2007 roku – przelew środków do GZEAS – 100.000 zł, nr dokumentu 763 (21 pozycji) wyciąg bankowy nr 171 –urząd – z dnia 3 września 2007 roku wydatki na kwotę 8.385,93 zł (zbiorcza zapłata faktur za energie elektryczną), wpływy na kwotę 1.282,84 zł (wpływ czynszu z GZEAS i podatku), nr dokumentu 764 (2 pozycje) – faktura nr 81/07 z dnia 3 września 2007 roku dla Telekomunikacji Polskiej S.A. – przypis czynszu za III kwartał na kwotę 351,36 zł i polecenie księgowania na kwotę 47,95 zł (odsetki od lokaty). Analiza dokumentów źródłowych wykazała, Ŝe polecenie księgowania wpływów odsetkowych miało miejsce 4
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
września 2007 roku, a ujęto je w dzienniku pod numerem 764 wraz z dokumentem – fakturą – księgowaną 3 września 2007 roku. Prawidłowym numerem księgowym przedmiotowego dokumentu (wg numeracji na dokumencie) powinien być 767 a nie 764. PowyŜsza nieprawidłowość uniemoŜliwiała identyfikację dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu i wskazywała na brak pewnej chronologii w zapisach skoro pod numerem księgowym 765 znajdowały się zapisy z dnia 3 września 2007 roku, a pod numerem 764 zapisy operacji z dnia 4 września 2007 roku. PowyŜsza nieprawidłowość nie miała wpływu na prawidłowość sporządzenia sprawozdań finansowych, nr dokumentu 765 (1 pozycja) – przypis wg faktury nr 80/07 z dnia 3 września 2007 roku za czynsz na kwotę 2.818,20 zł, nr dokumentu 766 (3 pozycje) – wyciąg bankowy – budŜet gminy przekazanie środków na wydatki jednostki w kwocie 25.000 zł, wpływ dotacji z Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi na świadczenia rodzinne w kwocie 44.778,00 zł, dotacja z Urzędu Wojewódzkiego na dofinansowanie zadań własnych GOPS – w kwocie 6.472,00 zł, nr dokumentu 767 (16 pozycji księgowych) – wyciąg bankowy nr 172 z dnia 4 wrzesień 2007 roku wydatki i wpływy jednostki; wpływ środków z rachunku budŜetu gminy na wydatki jednostki – Urzędu Gminy 25.000,00 zł, podjęcie czekiem gotówki banku – czek nr 1006406238 na kwotę 6.908,70 zł ; raport kasowy nr 61/2007 – wydatkowy na kwotę 6.908,70 – (wypłata zaliczki na paliwo, wypłata kosztów delegacji słuŜbowej, zapłata za fakturę nr 11 z 31 sierpnia 2007 roku – za naprawę samochodu straŜackiego, wypłata nagrody jubileuszowej), i stwierdzono, Ŝe: - kaŜdy zapis księgowy zawiera datę dokonania operacji, - rodzaj i numer dowodu księgowego, - krótki opis operacji, - kwotę i datę zapisu, - oznaczono konta, których operacje dotyczyły (dekretacja, klasyfikacja budŜetowa), Ustalenia dokonane w trakcie analizy powyŜszych dokumentów oraz ich ewidencji w księgach rachunkowych zawarto w poniŜszej tabeli: ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓW 1 Czy podstawą zapisów księgowych były dokumenty spełniające wymogi dotyczące dowodu źródłowego określone przez ustawę z x 45 dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (art.21 i art.22 ustawy). 2 Czy dowody księgowe będące podstawą zapisów księgowych zostały poddane kontroli pod względem merytorycznym, zgodnie z x 45 obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli finansowej. 3 Czy zapisy księgowe spełniały wymogi określone x 45 w art.23 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości. 4 Czy zapisy w ewidencji księgowej (dziennik – konto księgi głównej) były powiązane ze sobą w x 45 sposób umoŜliwiający ich sprawdzenie (art.23
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ust.4 ustawy o rachunkowości). 5 Czy zapisy w ewidencji dokonane były w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg x 45 rachunkowych (art.23 ust.5 ustawy o rachunkowości). 6 Czy zapisy księgowe były odpowiednio powiązane z dowodami księgowymi, na podstawie których x 45 1 ich dokonano (art.24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości). 7 Czy zapisy księgowe (dziennik, konto księgi głównej) uporządkowane były chronologicznie x 45 1 (art.24 ust.4 pkt 2, art.14 ust.1 i art. 15 ust.2 ustawy o rachunkowości). 8 Czy zapisy dokonane na koncie (kontach) księgi głównej ujęto systematycznie (art.24 ust.4 pkt 2 x 45 i art. 15 ust.1 ustawy o rachunkowości). 9. Czy do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzono kaŜde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w danym okresie x 45 sprawozdawczym (art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości) . 10. Czy dowody księgowe zostały poddane kontroli przez głównego księgowego (ustawa o finansach x 45 publicznych). W celu sprawdzenia prawidłowości dokumentowania obrotu bezgotówkowego oraz ciągłości sald, kontroli poddano oprócz wyŜej wymienionych wyciągów bankowych ostatni wyciąg bankowy z miesiąca maja 2007 roku dla budŜetu nr 105 i stwierdzono, Ŝe na 31 maja 2007 roku saldo wyciągu wynosiło 937,07 zł, co było zgodne z saldem wykazanym w pierwszym wyciągu bankowym z miesiąca czerwca 2007 roku nr wyciągu 106. Saldo wyciągu dla organu (budŜetu gminy) z dnia 31 maja 2007 roku nr wyciągu 92 wynosiło 11.352,09 zł i było zgodne z saldem wyciągu nr 93 z dnia 1 czerwca 2007 roku. Zasady oraz prawidłowość ewidencjonowania operacji finansowych na poszczególnych kontach, przeanalizowano dodatkowo na podstawie niniejszych przykładowych księgowań: wpływ subwencji oświatowej w grudniu 2007 roku na styczeń roku 2008 Wpływ subwencji na podstawie wyciągu bankowego nr 222 z dnia 21 grudnia 2007 roku w kwocie 195.101,00 zł. Operację ujęto na kontach księgi głównej budŜetu Wn 133 Ma 909. W miesiącu styczniu 2008 roku przeksięgowano subwencję na dochody budŜetu w roku następnym Wn 909/Ma 901 z klasyfikacją budŜetową 758 75801 2920. Przekazanie subwencji do szkół ( na potrzebne wydatki) zaewidencjonowano na kontach Wn 223/Ma 133. Przekazanie środków miało miejsce w terminach: 2 stycznia 2008 roku 90.000 zł, 10 stycznia 2008 roku 12.000 zł, 15 stycznia 2008 roku 40.000 zł, 25 stycznia 2008 roku 35.000 zł, 29 stycznia 2008 roku 20.000 zł. Wszystkie subwencje i dotacje wpływające na rachunek budŜetu gminy są przekazywane na lokaty terminowe (miesięczne, 7 dniowe i 3 dniowe), a środki przekazywane są na wydatki wg potrzeb jednostek oświatowych. naliczenie przez poŜyczkodawcę odsetek od poŜyczki oraz zapłata odsetek
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Naliczenie przez poŜyczkodawcę Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w kwocie 2.461,02 zł odsetek od umowy poŜyczki ujęto tylko na kontach 400/130 z klasyfikacją 757 75702 8070. Jednostka nie dokonuje ewidencji naliczenia odsetek od poŜyczek i kredytów, która to operacja powinna być ujęta w księdze głównej na kontach; w momencie naliczenia odsetek Wn 909 – rozliczenie międzyokresowe i Ma 260 zobowiązania finansowe oraz w momencie zapłaty odsetek; w organie Wn 260 – zobowiązania finansowe i Ma 909 – rozliczenia międzyokresowe i w jednostce 750 z klasyfikacją/ 130 z klasyfikacją. Art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości zobowiązuje wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, a więc zapłatę odsetek od poŜyczki poprzedzało ich naliczenie co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ewidencji księgowej. Zapłatę odsetek ewidencjonowano w jednostce na kontach 400/130, a nie na koncie 750 jako koszt jednostki, co pozostawało w sprzeczności z zapisami zawartymi w zakładowym planie kont, zgodnie, z którym na koncie 750 „ewidencjonuje się koszty operacji finansowych a w szczególności odsetki od kredytów i poŜyczek”. Zgodnie z ustnym wyjaśnienie Skarbnika Gminy w trakcie trwania kontroli przeanalizowano zapisy księgowe dotyczące naliczenia odsetek od poŜyczek i kredytów od 1 stycznia 2008 roku i uzupełniono je o stosowne księgowania. przypis podatku od nieruchomości, wpłata podatku do kasy, odprowadzenie do banku i uzgodnienie sald przypis podatku osoby fizyczne – Wn 221 4 75616 310/Ma 750 75616 310, wpłata podatku do kasy – Wn 101, Ma 140, odprowadzenie wpłaty do banku Wn 140/ Ma 101. Podatki księgowane są na podstawie decyzji przypisu – zbiorczo. Przypisy, odpisy, wpłaty uzgadniane są w dzienniku obrotów w okresach . zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji Faktura Przedsiębiorstwa Usług Geodezyjno Kartograficznych Stanisław Woźniak Rawa Maz. Wpływ faktury księgowano Wn 080 7 inwestycje Ma 201 149 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Zapłata faktury Wn 201 149/130 9 – 15.000 zł i równolegle zapis 810/800 8 – fundusz inwestycyjny – rozbudowa wodociągów oraz 225 1/130 podatek VAT z faktury w kwocie 3.300 zł.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Z wykonania budŜetu Gmina Cielądz sporządzała sprawozdania określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.) Wg powyŜszych jednostka sporządziła: - sprawozdania Rb 27S o dochodach budŜetowych, w okresach miesięcznych, kwartalnych i rocznych sporządzone dnia 12 lutego 2007 rok za 2006 rok i dnia 4 lutego 2008 rok za rok 2007; - sprawozdania Rb 27ZZ – kwartalne sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami z dnia 15
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stycznia 2007r., sprawozdanie za rok 2006 i z dnia 10 stycznia 2008 rok za 2007 rok ; - sprawozdanie Rb 28S o wydatkach budŜetowych, w okresach kwartalnych i rocznych z dnia 12 lutego 2007 rok za 2006 rok i z dnia 4 lutego 2008 rok za 2007 rok ; - sprawozdanie NDS o nadwyŜce i deficycie w okresach kwartalnych i rocznych z dnia 12 lutego 2007 rok za 2006 rok i z dnia 4 lutego 2008 roku za rok 2007; - sprawozdanie Rb N o naleŜnościach, w okresach kwartalnych i rocznych z dnia 29 marca 2007 rok za 2006 rok i z dnia 4 lutego 2008 roku za rok 2007; - sprawozdanie Rb Z o zobowiązaniach wg tytułów dłuŜnych, w okresach kwartalnych i rocznych z dnia 12 lutego 2007 roku za 2006 rok i z dnia 4 lutego 2008 roku za rok 2007; - sprawozdanie Rb PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych z dnia 28 lutego 2007 roku za rok 2006 i z dnia 4 lutego 2008 roku za rok 2007; - sprawozdanie Rb 50 – sprawozdanie o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych sporządzone dnia 15 stycznia 2007 roku za rok 2006 i dnia 10 stycznia 2008 roku za rok 2007; - Rb 33 – sprawozdanie z wykonania planów finansowych funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej (w okresach półrocznych i rocznych) z dnia 12 2007 roku za rok 2006 i z dnia 4 lutego 2008 roku za rok 2007; - Rb ST – roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych samorządowych jednostek budŜetowych z dnia 12 lutego 2007 roku za rok 2006 i z dnia 4 lutego 2008 roku za rok 2007; Bilans z wykonania budŜetu Gminy Cielądz za 2006 rok, sporządzony został w dniu 28 marca 2007 roku, bilans jednostki za 2006 rok natomiast sporządzono w dniu 10 marca 2007 roku. Bilans z wykonania budŜetu Gminy za 2007 rok sporządzono w dniu 4 lutego 2008 roku, bilans jednostki natomiast sporządzono w dniu 25 marca 2008 roku. Bilanse podpisali Wójt Gminy – Andrzej Latek i Skarbnik Gminy – Wiesława Libera. Stwierdzono, iŜ sprawozdania roczne za rok 2006, 2007 oraz bilanse organu jak i jednostki sporządzono w terminach, zgodnych z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz.781 ze zm.) Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach budŜetowych z ewidencją księgową W wyniku przeglądu wymienionych na wstępie rocznych sprawozdań za rok 2006 i 2007 ustalono co następuje: − wszystkie sprawozdania roczne, podpisane zostały przez Wójta Gminy oraz przez Skarbnika Gminy, − w zakresie rocznych sprawozdań Rb 27S i Rb PDP za rok 2006 i 2007 skutki obniŜenia górnych stawek podatków, skutki udzielonych ulg i zwolnień (wynikające z uchwał Rady Gminy Cielądz) oraz skutki finansowe decyzji wydanych przez Wójta Gminy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa dla poszczególnych podatków (umorzenia zaległości, rozłoŜenia na raty) wykazane zostały odrębnie. Ustalono, iŜ w przypadku skutków finansowych decyzji, wydanych przez Wójta Gminy w oparciu o Ordynację podatkową, równieŜ dla poszczególnych podatków, wyodrębniono oddzielnie kwoty powstałe z tytułu umorzenia zaległości podatkowych oraz rozłoŜenia na raty i odroczenia terminu płatności. PowyŜsze jest zgodne z zapisem zawartym w § 3 ust. 1 pkt 10 i 11 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego, będącej załącznikiem nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej.
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwoty dochodów z poszczególnych podatków w kolumnie „Wykonane” były zgodne z sumą odpowiadających tym podatkom paragrafów ze sprawozdania Rb 27S. Kwoty dotyczące skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych, skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków decyzji Wójta wydanych na podstawie Ordynacji podatkowej wykazane w kolumnach 3,4,5 i 6, były zgodne z kwotami skutków wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S, − analiza sprawozdania Rb 27S z wykonania dochodów budŜetowych za 2006 i 2007 rok w zakresie prawidłowości wykazania dochodów z tytułu podatku rolnego, od nieruchomości i podatku leśnego pobieranych w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego wykazała, Ŝe ww. dochody ujęte zostały w sprawozdaniu Rb – 27S za 2006 i 2007 rok w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków, co jest zgodne z § 3 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku. Kwoty kaŜdego z tych podatków nie ustala się za pomocą wskaźników określonych w § 3 ust.1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku, kaŜdy wpływ bowiem rozksięgowywany jest na bieŜąco na poszczególne podatki, − w wyniku porównania sprawozdania Rb Z o stanie zobowiązań wg stanu na dzień 31 grudnia 2006 roku i 31 grudnia 2007 roku z ewidencją księgową stwierdzono, Ŝe na koniec roku 2006 jednostka nie posiadała zobowiązań wymagalnych, zaś zobowiązanie wg tytułów dłuŜnych wynikających z zaciągniętych kredytów i poŜyczek wynosiło 2.076.665,00 zł dotyczyło kredytów długoterminowych i na 31 grudnia 2007 roku jednostka posiadała zadłuŜenie w kwocie 1.878.775.07 zł kredyty i poŜyczki długoterminowe (powyŜsze opisano w rozdziale niniejszego protokołu dotyczącym kredytów i poŜyczek). W części F7 sprawozdania z 2007 roku ujęto udzielone przez jednostkę poręczenia na kwotę 88.000 zł. W danych uzupełniających powyŜszego sprawozdania za 2006 rok zamieszczono informacje o zawartych umowach z terminem płatności za okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy przypadających do spłaty w latach następnych. Umowy te dotyczyły zaciągniętych kredytów i poŜyczek długoterminowych. W sprawozdaniu Rb Z za 2007 rok w danych uzupełniających nie wykazano zobowiązań wynikających z zawartych umów o kredyty i poŜyczki, natomiast innych umów poza kredytami i poŜyczkami o odroczonych terminach płatności jednostka nie zawierała. Analiza przedmiotowych sprawozdań wykazała, Ŝe sprawozdania jednostkowe Rb Z sporządzały i przedkładały Wójtowi Gminy, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej – jednostka budŜetowa prowadząca odrębną księgowość oraz Gminny Zespół Ekonomiczno –Administracyjny Szkół – jednostka budŜetowa prowadząca księgowoś oć szkół. Sprawozdania powyŜsze wykazywały wartości zerowe, − sprawozdanie Rb NDS o nadwyŜce budŜetowej, sporządzano w zakresie planu i wykonania. W czasie postępowania kontrolnego przeanalizowano sprawozdanie na dzień 31 grudnia 2007 rok i stwierdzono, Ŝe dane dotyczące planu dla wymienionego okresu wykazano na podstawie planu budŜetu jednostki, natomiast dane dotyczące wykonania wykazane zostały na podstawie kont księgowych, tj. dochody wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS za 2007 rok w pozycji A (8.268.711,76 zł) odpowiadały kwocie konta księgowego 901 i wydatki wykazane w poz. B w sprawozdaniu NDS (7.949.503,93 zł) odpowiadały kwocie konta księgowego 902. Ponadto dane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS w zakresie dochodów (w poz. A.) były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S (kol. 7 – dochody wykonane), natomiast dane wykazane z poz. B sprawozdania Rb NDS, wykazywały zgodność z danymi ze sprawozdania Rb 28S z kolumny 6 wydatki wykonane, − stan środków na rachunku bieŜącym jednostki samorządu terytorialnego (pkt I. sprawozdania) wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb ST na koniec 2007 roku
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sporządzonym w dniu 4 lutego 2008 roku wynosił 575.385,29 zł (w tym 195.101,00 zł środki pochodzące z dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń roku następnego) i był zgodny z rachunkiem bankowym obsługi organu nr 46 9291 0001 0064 5126 2000 0130 z dnia 31 grudnia 2007 roku. Bilans organu (z wykonania budŜetu) na dzień 31 grudnia 2007 roku. Prawidłowość wykazywania danych w bilansie z wykonania budŜetu samorządu terytorialnego, sprawdzono na podstawie bilansu sporządzonego w dniu 4 lutego 2008 roku wg stan na dzień 31 grudnia 2007 roku. Bilans zamknął się sumą bilansową aktywów i pasywów w wysokości 631.051,36 zł. Stan aktywów i pasywów na początek roku 2007 był zgodny ze stanem wykazanym na koniec w sprawozdaniu z dnia 28 marca 2007 roku. Aktywa wg bilansu W poz. I wykazano środki pienięŜne w wysokości 575.385,28 zł, odpowiadającej wyciągowi bankowemu na 31 grudnia 2007 roku i danym zawartym w sprawozdaniu Rb ST. W poz. II.2 wykazano saldo konta 224 w kwocie 56.037,98 zł, wynikające z rozliczenia udziałów w podatku dochodowym od osób prawnych i fizycznych przekazanych przez US za miniony rok. Pasywa wg bilansu W pozycji I.1.2 wykazano wartość 1.878.775,07 zł i była on zgodna z saldem zaciągniętych i niespłaconych kredytów wraz z odsetkami. W poz. II.1.1 nadwyŜka budŜetu 319.207,83 zł była zgodna z wartością wykazaną na koncie 961 i zgodna ze sprawozdaniem NDS pozycja „C” – nadwyŜka 319.207,83 zł. W pozycji I.3 pozostałe zobowiązania kwota 2.000,00 zł stanowiła wpłacone wadium, którego zwrot nastąpił w 2008 roku co było zgodne z saldem konta 224 6. W poz. II.6 bilansu wykazano saldo konta 960 strony Wn 1.763.660,64 zł. W poz. III wykazano saldo wynikające z subwencji oświatowej przekazanej w grudniu 2007 na styczeń 2008 roku wg konta 909. Dane wykazane w bilansie odpowiadały danym wynikającym z ewidencji księgowej Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2007 roku. Według „Bilansu jednostki budŜetowej” sporządzonego dla Urzędu Gminy Cielądz jako jednostki na dzień 31 grudnia 2007 roku, stan aktywów i pasywów wynosił 12.089.699,91 zł. Stan aktywów i pasywów wykazany w bilansie na początek roku 2007 był zgodny ze stanem odnotowanym na 31 grudnia 2007 roku. Kontrolą objęto wybrane pozycje bilansu a mianowicie: Aktywa poz. A. Aktywa trwałe, II.1 Środki trwałe : wartość wg ewidencji księgowej wynosiła 10.153.258,76 zł minus umorzenia środków trwałych wynikające z konta 071 na wartość 3.298.468,99 zł, co dawało wartość środków trwałych wykazaną w bilansie czyli 6.854.789,77 zł; z czego stanowiły: - grunty – 36.278,87 zł, - budynki, lokale i obiekty inŜynierii lądowej i wodnej – 6.455.680,97 zł, - urządzenia techniczne i maszyny – 62.072,60 zł, - środki transportu – 211.067,40 zł. Pasywa
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poz. A Fundusz jednostki – w bilansie wykazano wartość 8.269.950,89 zł. Kwota powyŜsza wynikała z danych; Zwiększenia funduszu − zrealizowane wydatki budŜetowe – 2.948.121,41 zł, − dotacje i środki na inwestycje – 503.980,31 zł, − inne zwiększenia – 467.361,39 zł; Zmniejszenia funduszu: − strata za rok ubiegły – 894.571,45 zł, − zrealizowane dochody budŜetowe – 1.175.558,42 zł, − dotacje i środki na inwestycje – 503.980,31 zł, − pokrycie amortyzacji – 453.469,18 zł, − wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i inwestycji – 52.646,45 zł, (wartość przekazanego wykonanego ogrodzenia przy Szkole Podstawowej w Sierzchowach) − inne zmniejszenia – 467.247,75 zł, Wynik finansowy netto – ( 1.257.769,49 zł). W wyniku analizy sporządzonego zbiorczego zestawienia zmian w funduszu jednostki stwierdzono błędy rachunkowe. W poz. 2 zbiorcze zestawienia zmian w funduszu jednostki podano kwotę 9.090.904,36 zł, natomiast suma poszczególnych składników stanowiących zmniejszania wynosiła 9.045.890,21 zł. W poz. 2.4 dotacje i środki na inwestycje wykazana kwota 540.968,59 zł została zawyŜona o 7.632,30 zł. W zmianach funduszu jednostki mylnie dokonano podsumowania zmniejszeń funduszu, gdyŜ podana w poz.2 kwota 3.600.120, 01 zł była wyŜsza o 52.646,45 zł. W trakcie trwania kontroli jednostka dokonała korekty w poszczególnych zestawieniach zmian funduszu jednostki i złoŜyła do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Skierniewicach w dniu 20 maja 2008 roku poprawnie sporządzone zbiorcze zestawienie zmian w funduszu jednostki. Z ustnych wyjaśnień Skarbnika pomyłki wynikły z nieprawidłowo dokonanych księgowań. Wszystkie wykazane dane w bilansie odpowiadają danym zawartym w ewidencji księgowej jednostki. Analiza bilansu Urzędu Gminy Cielądz w konfrontacji z zestawieniem obrotów i sald za okres 01.01.2007 rok – 31.12.2007 rok nie wykazała nieprawidłowości. Analiza bilansów jednostek organizacyjnych Urzędu Gminy Cielądz wykazała, Ŝe były podpisywane jednoosobowo. Bilans Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół został podpisany przez Głównego księgowego pełniącego obowiązki Kierownika, natomiast bilans Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cielądzu został podpisany tylko przez księgowego. W dniu 4 lutego 2007 roku jednostka sporządziła równieŜ skonsolidowany bilans jednostki budŜetowej dla Urzędu Gminy Cielądz na dzień 31 grudnia 2007 roku, który przekazała do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2006 - 2007)
Zakładowy plan kont wprowadzony w Ŝycie zarządzeniem nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 2006 roku uwzględniał konto 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Ewidencja konta 201 umoŜliwiała ustalenie naleŜności i zobowiązań według
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poszczególnych kontrahentów, poprzez nadanie kolejnego numeru do konta 201 czyli 201/ 1,2,3 itd. Unormowania w zakresie ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 201, umoŜliwiały wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych, przewidziano bowiem dla tych zobowiązań konto 201 z numerem 200. Wg bilansów stan konta 201 na 31 grudnia 2006 roku po stronie Wn – (oznaczający stan naleŜności z tytułu dostaw i usług) wynosił „0”zł, natomiast strona Wn konta (zobowiązania z tytułu dostaw i usług) wynosiła 23.915,61 zł. Na 31 grudnia 2007 roku stan naleŜności wynosił „0”zł, stan zobowiązań na 31 grudnia 2007 roku wynosił 10.039,84 zł. Na zobowiązania powyŜsze składały się dowody księgowe wykazane w poniŜszych tabelach: Zobowiązania 2006 rok L.p. Nazwa wystawcy faktury, nr i jej data Kwota do Termin Termin zapłaty Kwota zapłaty płatno ści zobowi ązania wynikaj ąca z wynikaj ący z wymagalnego faktury faktury 1. Zakład Energetyczny Łód ź Sp z o.o. F – ra 9.931,22 02.01.2007 02.01.2007 - 2000086/439 z dnia 21.12.2006 r. 2. Przedsi ębiorstwo PKS F- ra nr 36/06 z dnia 9.793,16 05.01.2007 02.01.2007 - 29.12.2006 r. 3. Polska Presje F – ra nr F20060304312/LO z 95,65 05.01.2007 05.01.2007 - dnia 22.12.2006 r. 4. Zakład Energetyczny Łód ź Sp z o.o. F – ra 2.329,16 09.01.2007 05.01.2007 - 229910121267/62/61 z dnia 28.12.2006 r. 5. SFINKS FU. F – ra nr 1081/12/06 z dnia 45,00 05.01.2007 05.01.2007 - 22.12.2006 r. 6. Diagnostyczna Terapia Psycholog. F- ra nr 160,00 16.01.2007 05.01.2007 - 57/06 z dnia 15.12.2006 r. 7. Prywatny Gabinet Psychiatryczny F – ra nr 160,00 16.01.2007 05.01.2007 - 44/06 z dnia 15.12.2006 r. 8. ZALTO –bis F –ra nr 541/12/2006 z dnia 159,00 12.01.2007 05.01.2007 - 18.12.2006 r. 9. Poczta Polska F – ra nr 2853/245/CUP z 897,00 15.01.2007 10.01.2007 - dnia 30.12.2006 r. 10. Wojewódzki O środek Informatyki F – ra nr 220,00 29.01.2007 10.01.2007 - 1519/2006 z dnia 29.12.2006 r. 11. Zakład Energetyczny F – ra nr 2,73 02.01.2007 10.01.2007 - 2000086/0082 z dnia 21.12.2006 r. 12. Zakład Energetyczny F – ra nr 26836025 z 66,61 02.01.2007 10.01.2007 - dnia 21.12.2006 r. 13. AL.+VATER SULO POLSKA F – ra nr 56,08 20.01.2007 15.01.2007 - FA/06/022746 z dnia 21.12.2006 r. Ogółem zobowi ązania 23.915,61 - Rok 2007 (zobowiązania stan na 31grudnia) L.p. Nazwa wystawcy faktury, nr i jej data Kwota do Termin Termin zapłaty Kwota zapłaty brutto płatno ści zobowi ązania wynikaj ąca z wynikaj ący z wymagalnego faktury faktury 1. Wojewódzki O środek Informatyki Terenowy 229,00 21.01.2008 r. 08.01.2008 r. - Bank Danych w Łodzi F-ra nr 1600/2007 z
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dnia 31.12.2007 r. 2. Zakład Energetyczny F- ra nr 9.924,71 07.01.2008 r. 04.01.2008 r. - 20000086/00015/475 z dnia 27.12.2007 r. 3. Lokalna Akademia Informatyczna „LAI” 48,80 31.12.2007 r. 15.01.2008 r. - Spółka z o.o. F-ra nr 961/12/2007 z dnia 17.12.2007 r. 4. Ogółem zobowi ązania 10.205,51 x x - Jak wynika z tabeli zobowiązań z grudnia 2007 roku, w poz. 3 zobowiązanie w kwocie 48,80 zł wynikające z faktury nr 961/12/2007 opłaty za abonament internetowy za miesiąc grudzień 2007 rok dokonano po terminie określonym w fakturze. PowyŜsze zobowiązanie nie było jednak zobowiązaniem wymagalnym i nie zostało za takie uznane, poniewaŜ data wpływu faktury do jednostki zgodnie z ksiąŜką korespondencji to 15 styczeń 2008 rok i w dniu jej wpływu została naleŜność opłacona. Podobna sytuacja miała miejsce w grudniu 2006 roku poz. 11 i 12 tabeli zobowiązań gdzie wykazano faktury nr 2000086/1082 i 26836025 z dnia 21 grudnia 2006 roku, których termin płatności upływał 2 stycznia 2007 roku, natomiast zapłaty dokonano 8 i 9 stycznia 2007 roku. Jak wykazuje adnotacja wpływu na fakturach oraz wpis w ksiąŜce korespondencji, faktury wpłynęły do Urzędu Gminy po terminie płatności określonym w fakturach tj. 8 i 9 stycznia 2007 roku. Od wymienionych opłat jednostka nie opłaciła odsetek. Kwoty zobowiązań wynikające z podanych wyŜej dokumentów ujęto w bilansach jednostki za 2006 i 2007 rok (pozycje: Zobowiązania z tytułu dostaw i usług D.I.1.1.). Sprawdzenia prawidłowości zapisów operacji finansowych na koncie 201, oraz czy podstawą ich ujęcia w ewidencji były dokumenty spełniające wymogi dowodu określone w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz terminowość regulowania zobowiązań, kontrolujące dokonały w oparciu o pierwsze 10 dokumentów zaksięgowanych w grudniu 2006 roku, pierwsze 10 dokumentów zaksięgowanych w miesiącu grudniu 2007 roku i 10 w styczniu 2008 roku. Próbę powiększono o 10 największych kwotowo dowodów zaewidencjonowanych w grudniu 2007 roku i styczniu 2008 roku. Łącznie kontrolą objęto 23 dokumenty z grudnia 2006 roku , 18 faktur z grudnia 2007 roku i 15 dokumentów ze stycznia 2008 roku. Ogółem skontrolowano 56 dokumentów. Część faktur objętych próbą kontrolną z 2006 i 2007 roku zestawiono w tabelach wyŜej przy kontroli stanu zaległości, natomiast pierwszych 20 zaewidencjonowanych faktur z grudniu 2006 i 2007 roku i 10 ze stycznia 2008 roku zestawiono w tabelach poniŜej: Grudzień 2006 rok L.p Nazwa wystawcy faktury, nr i data Kwota do zapłaty w Termin wpływu Termin zapłaty Czy dowód faktury zł/ do jednostki / zaewidencjonow termin płatno ści ano na koncie 201 1. Zwi ązek Ochotniczych Stra Ŝy Po Ŝarnych 646,60 brak daty wpływu 06.12.2006 tak F – ra nr ŁSK/0541/11/06 FVS z dnia 28.11.2006 r. 05.12.2006 2. Urz ąd Nadzoru Technicznego F– ra nr 304,00 30.11.2006 06.12.2006 tak 1433117 z dnia 27.11.2006 r. 11.12.2006 3. Przedsi ębiorstwo Usług Geodezyjnych i 1.830,00 30.11.2006 06.12.2006 tak Kartograficznych F – ra nr 83/2006/R z dnia 24.11.2006 r. 10.12.2006 4. Wydawnictwo „TAXPRESS” s.c. F – ra nr 390,10 04.12.2006 06.12.2006 tak 5928/11/2006/FV z dnia 24.11.2006 r. 08.12.2006 5. Zakład Energetyczny Łód ź Sp z o.o. F – 1.611,96 04.12.2006 06.12.2006 tak ra 29910212/267/37/61- z dnia 07.12.2006
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
27.11.2006 r. 6. Zakład Energetyczny Łód ź Sp z o.o. F – 415,24 04.12.2006 06.12.2006 tak ra 29910212/267/61/61-Rz dnia 27.11.2006 r. 07.12.2006 7. Lokalna Akademia Informatyczna „LAI” 48,80 04.12.2006 06.12.2006 tak Spółka z o.o. F-ra nr 658/11/2006 z dnia 14.11.2006 r. 28.11.2006 8. SELEN F – ra nr 06346/06 z dnia 122,00 05.12.2006 06.12.2006 tak 30.11.2006 r. 14.12.2006 9. Fundacja Serce – wpłata 100,00 04.12.2006 06.12.2006 tak brak 10. Umowa zlecenie z Tadeuszem 2.280,00 17.11.2006 06.12.2006 tak Dutkiewiczem Rachunek z dnia 17.11.2006 r. brak 11. Ośrodek Sportu i Rekreacji F – ra nr 1.400,00 05.12.2006 06.12.2006 tak 111/2006 z dnia 27.11.2006 r. 27.11.2006 12. Zakład Energetyczny Łód ź Sp z o.o. F – 9.066,40 27.11.2006 01.12.2006 tak ra 20000086/00003/437 z dnia 21.11.2006 r. 01.12.2006 13. Zarz ąd Powiatu w Rawie Maz. wg decyzji 14,72 05.12.2006 06.12.2006 tak KmD.I.7442D/31/06 z dnia 30.11.2006 14 dni od wpłyni ęcia
Grudzień 2007 rok L.p Nazwa wystawcy faktury, nr i data Kwota do zapłaty w Termin wpływu Termin zapłaty Czy dowód faktury zł/ do jednostki / zaewidencjonow termin płatno ści ano na koncie 201 1. F.H.”SAS” F – ra nr 210/A/2007 z dnia 530,90 30.11.2007 04.12.2007 tak 30.11.2007 r. 08.12.2007 2. F.H. SFINKS F-ra nr 1489/11/07/Si5 z 29,90 03.12.2007 04.12.2007 tak dnia 30.11.2007 r. 30.11.2007 3. Kopalnia Wapienna „MORAWICA” F - ra 1.709,40 03.12.2007 04.12.2007 tak nr 9039/07/D z dnia 26.11.2007 r. 10.12.2007 4. SERWIS – INSTAL F – ra nr 42/2007 z 280,00 03.12.2007 04.12.2007 tak dnia 03.12.2007 r. 10.12.2007 5. SULO Polska Sp z o.o. F- ra nr 61,82 03.12.2007 04.12.2007 tak FA/07/021686 z dnia 20.11.2007 r. 11.12.2007 6. Zakład Energetyczny Łód ź Sp z o.o. F – 556,92 03.12.2007 04.12.2007 tak ra 29910212/267/74/74- R z dnia 27.11.2007 r. 07.12.2007
7. Zakład Energetyczny Łód ź Sp z o.o. F – 1.160,16 03.12.2007 04.12.2007 tak ra 29910212/490/50/74- R z dnia 27.11.2007 r. 07.12.2007 8. MIX – ELEKTRONICS S.A. F –ra nr 999,99 04.12.2007 07.12.2007 tak F/00715/2007 z dnia 03.12.2007 r. 10.12.2007 9. Kopalnia Wapienna „MORAWICA” F - ra 2.081,99 04.12.2007 07.12.2007 tak nr 9121/07/D z dnia 29.11.2007 r.
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
13.12.2007 10. WIATR – BUD F-ra nr 295F z dnia 472,00 05.12.2007 07.12.2007 tak 05.12.2007 r. 12.12.2007 Przedsi ębiorstwo Komunikacji 170,80 06.12.2007 06.12.2007 tak Samochodowej F – ra nr 40 z dnia 06.12.2007 r. 20.12.2007 KAMAT Zakład Betoniarski F – ra nr 21.489,09 04.12.2007 04.12.2007 tak 57/2007 z dnia 01.12.2007 r. 14.12.2007 S.J „INTEROIL” F – ra nr 10666/07/FVS z 7.942,20 12.12.2007 13.12.2007 tak dnia 07.12.2007 r. 14.12.2007 Kopalnia Wapienna „MORAWICA” F - ra 3.082,33 06.12.2007 11.12.2007 tak nr 9295/07/D z dnia 06.12.2007 r. 20.12.2007 Usługi Transportowe Modernizacja Dróg 120.698,74 18.12.2007 19.12.2007 tak F - ra nr 11/2007 z dnia 17.12.2007 r. 31.12.2007 Przedsi ębiorstwo Budowlane F – ra nr 51.426,45 18.12.2007 19.12.2007 tak 23/2007 z dnia 18.12.2007 r. 25.12.2007
Styczeń 2008 rok L.p Nazwa wystawcy faktury, nr i data Kwota do zapłaty w Termin wpływu Termin zapłaty Czy dowód faktury zł/ do jednostki / zaewidencjonow termin płatno ści ano na koncie 201 1. AXE Urszula i Andrzej Fiuczek Sp c. 133,88 4.01.2008/ 7.01.2008 nie Rawa Mazowiecka fra nr 151/2008/01 z 4.01.2008 4.01.2008 2. PPHU Jolanta Królik Cieladz fra nr 06/08 539,50 4.01.2008/ 4.01.2008 nie z dnia 4.01.2008 4.01.2008 3. Mechanika Maszyn Biurowych Zbigniew 530,00 7.01.2008/ 14 dni 7.01.2008 nie Rybacki Łód ź fra nr 2/08 z dnia 7.01.2008 4. Sklep SpoŜywczy Tadeusz Socha 50,02 7.01.2008/ 14 dni 7.01.2008 nie Ciel ądz fra nr 3/2008 z 7.01.2008 5. PPHU Jolanta Królik Ciel ądz fra nr 12/08 147,90 8.01.2008/ 8.01.2008 nie z 8.01.2008 8.01.2008 6. MIB.NET Piotr Wo źniak Rawa 198,99 9.01.2008/ 10.01.2008 tak Mazowiecka fra VATnr FS 2/2008 z 8.01. 15.01.2008 2008 7. PPHU Jolanta Królak Ciel ądz fra 15/08 z 506,30 9.01.2008/ 9.01.2008 nie 9.01.2008 rok 9.01.2008 8. P.P.H.U. EKOCENTR Skierniewice fra nr 967,09 14.01.2008/ 14.01.2008 tak 78/2008/01/II 28.01.2008 9. FH SFINKS Filip Topczewski 89,80 31.01.2008/1 31.01.2008 tak Cz ęstochowa fra 174/01/08/Si5 z 1.02.2008 28.01.2008 10. PTK Centertel Warszawa fra nr 100,37 14.01.2008/ 21.01.2008 tak 8010191571991 z 6 stycznia 2008 roku 21.01.2008 11. Urz ąd Marszałkowski Łód ź- opłata za 10.136,00 Wydruk wg 22.01.2008 tak korzystanie ze środowiska rozporz ądzenia 12. Zakład Energetyczny Łód ź – Teren fra 12.462,78 28.01.2008 30.01.2008 tak 200000086/00003/477 z 22.01.2008 /1.02.2008 13. Polska Fabryka Wodomierzy i 2.562,00 9.01.2008/ 10.01.2008 tak
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ciepłomierzy Antonin fra VAT nr 60/2008 22.01.2008 z 8.01.2008 14. S.J. INTERPOL M.K.A. Sieradz fra nr 8.381,40 14.01.2008/ 14.01.2008 tak 255/08/FVS z 8.01.2008 15.01.2008 15 MAN –STAR TRUCKS Sp. z oo. 3.873,98 14.01.2008/ 14.01.2008 tak Nadarzyn fra z dnia 12.01.2008 22.01.2008 W wyniku analizy wymienionych wyŜej dokumentów stwierdzono co następuje: ewidencji podlegały dokumenty określone w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych, dokumenty będące podstawą zapisów księgowych, spełniały wymogi dotyczące dokumentu źródłowego określone przez art.21 i 22 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, oraz w rozdziale II i III instrukcji obiegu kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych poddano kontroli pod względem prawidłowości merytorycznej, formalno rachunkowej czego potwierdzeniem są stosowne adnotacje na pieczątkach dokumentujących przeprowadzenie powyŜszych czynności, kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących danej operacji, zgodność wydatku z planem finansowym oraz ich celowość potwierdził na wymienionych dokumentach Skarbnik, wydatek na dokumentach zatwierdzał kierownik jednostki, faktury i rachunki dokumentujące operacje finansowe, których formą zapłaty była gotówka nie zostały ujęte na koncie 201. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe w zakładowym planie kont przy opisie konta 201 zapisano, iŜ konto powyŜsze „słuŜy ewidencji rozrachunków i roszczeń z tytułu dostaw, robót i usług” i nie przewidziano moŜliwości zaniechania na przedmiotowym koncie ewidencji operacji przeprowadzanych gotówkowo. Z 15 skontrolowanych dokumentów z miesiąca stycznia 2008 roku 6 dokumentów (opłaconych gotówką) nie ujęto na koncie 201, dowody, które ujmowano na koncie 201 księgowane były w korespondencji z kontem 400 (naliczenie) lub 080 i w chwili zapłaty z kontem 130. Księgowania przedstawiały się następująco (Wn 400 lub 080, Ma 201, oraz Wn 201, Ma 130), natomiast, te które nie objęto kontem 201 księgowano na koncie 400 w korespondencji z kontem 130, na dokumenty nanoszono pozycje i nr księgowy co umoŜliwiało ich sprawdzenie i powiązanie z zapisami w księgach rachunkowych. Test kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w zakresie ewidencji zobowiązań stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Na kontach 225 zgodnie z zakładowym planem kont, ewidencjonowano rozrachunki z budŜetami, a w szczególności z tytułu podatków. Na stronie Wn konta 225 ewidencjonuje się nadpłaty oraz wpłaty do budŜetu z równoczesnym zapisem na stronie Ma konta (130 i 135), po stronie Ma konta 225 księguje się zobowiązania wobec budŜetów i wpłaty od budŜetów i równocześnie na stronie (Wn konta 400, 851). W księdze pomocniczej prowadzi się ewidencję szczegółową do konta z podziałem na podatek od wynagrodzeń, podatek od umów zleceń, podatek od wypłat z funduszu socjalnego w rozliczeniach miesięcznych. Konto ma dwa konta analityczne:
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
225 – podatek dochodowy od osób fizycznych, 225 1 podatek VAT. Stan konta 225 na 31 grudnia 2007 roku wynosił po stronie Wn 75.655,00 zł i po stronie Ma 75.655,00 zł, stan konta 225 1 wynosił po stronie Wn 129.954,05 zł po stronie Ma 119.103,00 zł. Saldo konta po stronie naleŜności w kwocie 10.851,05 zł stanowił podatek VAT naleŜny jednostce do rozliczenia w roku 2008 (wynikający z rozliczeń inwestycji: wykonanie dokumentacji na wodociąg Łaszczyn, Grabice, Ossowice, Sierzchowy, ogrodzenie przy studni Sierzchowy) oraz rozliczeń bieŜących z tytułu energii i remontów na wodociągach. Kontrolujące dokonały analizy terminowości zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych, a następnie pobranych i przekazanych do Urzędu Skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń ujętych w listach za miesiąc marzec, kwiecień i listopad 2007 roku, oraz od wypłat dodatkowych dokonanych w wymienionych miesiącach i stwierdzono, Ŝe zobowiązania z marca z tytułu zaliczki na podatek dochodowy w wysokości 6.932,00 zł (naliczony podatek od wynagrodzeń 6.198,00 zł i od umów zleceń – 734,00 zł) uregulowano w dniu 30 marca 2007 roku (wyciąg bankowy nr 63, poz. księgowa w ewidencji 241). Zobowiązania z kwietnia 2007 roku wysokości 7.263,00 zł zaliczka na podatek dochodowy od umów o pracę – 6.224,00zł, zaliczka od umów zleceń, umów agencyjno prowizyjnych w wysokości 1.039,00 zł przekazano do Urzędu Skarbowego w dniu 30 kwietnia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 84, pozycja księgowa 357). Za miesiąc listopad 2007 rok zaliczkę w wysokości 4.466,00 zł od umów o pracę, zaliczkę na podatek od umów zleceń w kwocie 966,00, przekazano do Urzędu Skarbowego w Rawie Mazowieckiej w dniu 30 listopada 2007 roku (wyciąg bankowy nr 234 poz. księgowa 1044) i zaliczkę na podatek od wypłat z funduszu socjalnego w wysokości 1.215,00 zł przekazano do Urzędu Skarbowego w dniu 20 grudnia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 67, poz. księgowa 116). Przekazywane kwoty były zgodne z kwotami wynikającymi z deklaracji rocznej PIT 4R. PowyŜsze wskazuje, Ŝe zobowiązania z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych przekazywano do Urzędu Skarbowego w terminie zgodnym z art.38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 roku Dz. U. nr 14, poz. 176 ze zm.) tj. do 20 go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaliczki zostały pobrane. Konto 229 prowadzone jest w jednostce do ewidencji rozrachunków publicznoprawnych a szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Po stronie Wn konta księguje się zapłaty naliczonych składek ZUS, Fundusz Pracy, składki zdrowotnej, po stronie Ma kwotę naliczonych składek za dany okres. Ewidencja analityczna do konta 229 prowadzona jest ręcznie w księdze kontowej (pomocniczej) w podziałach na : składki na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy, składki na ubezpieczenia zdrowotne. Saldo konta 229 wykazane na 31 grudnia 2007 roku po stronie Ma wynosiło 9.669,49 zł. Na wymienioną kwotę zobowiązań składały się naliczone składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego „13”, wypłaconego w styczniu 2008 roku. Kontrolujące sprawdziły terminowość zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy od wynagrodzeń wynikających z list płac za miesiąc marzec, kwiecień i listopad 2007 roku i stwierdzono, Ŝe zobowiązania w wysokości: 20.214,85,00 zł (ubezpieczenie społeczne), 5.234,53 zł (ubezpieczenie zdrowotne) i 1.441,75 zł (Fundusz Pracy) wynikające z list marcowych i deklaracji za miesiąc marzec 2007 roku , przekazano do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Tomaszowie Mazowieckim Biuro Terenowe Rawa Mazowiecka 5 kwietnia 2007 roku –
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wyciąg bankowy nr 67, pozycja księgowa 304. NaleŜności za miesiąc kwiecień w wysokości 19.612,16 zł ubezpieczenie społeczne przekazano do ZUS w dniu 7 maja 2007 roku (5 maja –sobota) – wyciąg bankowy 87, poz. księgowa 382, składki zdrowotne w wysokości 4.292,55 zł i składkę na Fundusz Pracy w kwocie 1.407,46 zł przekazano do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w dniu 2 maja 2007 roku (wyciąg bankowy nr 85, poz. księgowa 375) i naleŜności wynikające z list listopadowych w kwocie 18.753,80 zł (składka na ubezpieczenie społeczne, 5.030,34 zł składka na ubezpieczenie zdrowotne i 1.409,64 zł składka na Fundusz Pracy przekazano do ZUS w dniu 5 grudnia 2007 roku (wyciąg bankowy nr 237, pozycja księgowa 1078). Zapisy na kontach dotyczące naliczonych i zapłaconych składek ZUS były zgodne z unormowaniami opisanymi w zakładowym planie kont. Jak wynika z powyŜszego składki na ubezpieczenie społeczne oraz składki na Fundusz Pracy przekazywane były na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminach określonych art.47 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2007 roku Dz. U. nr 11, poz. 74 ze zm.). Kontrolowana jednostka na podstawie art.21 ust.2a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. nr 123, poz. 776), nie była zobowiązana dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych poniewaŜ zatrudnienie od stycznia do marca 2007 roku nie przekraczało 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, natomiast w okresie od kwietnia do grudnia liczba zatrudnionych na pełne etaty przekraczała 25 osób jednak wg informacji (INF 1) wskaźnik zatrudnienia osób z orzeczeniem o niepełnosprawności przekraczał 6%.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Kontrolę ewidencji operacji gospodarczych na kontach 231, 234 i 240 przeprowadzono w oparciu o pisemną informację Skarbnika Gminy w konfrontacji jej z zapisami na wymienionych trzech kontach w miesiącach marzec, kwiecień i czerwiec 2007 roku. Informacja Skarbnika stanowi załącznik nr 7 do niniejszego protokołu. Zgodnie z powyŜszą informacją na: koncie 231 rozrachunki z tytułu wynagrodzeń księgowano wypłatę wynagrodzeń z tytułu umów pracy, umów zleceń i o dzieło osoby fizyczne, umów agencyjno prowizyjnych, potrąceń z wynagrodzeń obciąŜające pracownika dokonywane na liście płac na mocy ustawowych upowaŜnień: zasiłki chorobowe w korespondencji z kontem 229, podatek dochodowy od osób fizycznych 231/225, składki ZUS od pracownika, ponadto na powyŜszym koncie ujmowano składki i zwrot poŜyczek do ZKZP 231/240, zwrot poŜyczek z ZFŚS poŜyczki mieszkaniowe. Saldo konta na 31 grudnia 2007 roku wnosiło po stronie Ma 54.815,68 zł i kwotę tę stanowiło naliczone dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2007 rok. Analiza zapisów z wybranych miesięcy wykazała, Ŝe dokonywano na powyŜszym koncie zapisów operacji wymienionych przez Skarbnika. koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami dokonuje się ewidencji naleŜności i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niŜ wynagrodzenia: wypłacone zaliczki i ich rozliczenie na zakup paliwa do samochodów dowoŜących dzieci do szkół, naleŜności z tytułu poŜyczek z ZFŚS, wpływy naleŜności od pracowników(np. wpływ poŜyczki z ZFŚS od emeryta). Ewidencję szczegółową prowadzi się według poszczególnych pracowników i tytułu rozrachunków. Saldo konta na 31 grudnia 2007 roku wynosiło po stronie Wn 20.546,50 zł i kwotę powyŜszą stanowiły poŜyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Analiza zapisów na koncie w przyjętych
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
do kontroli miesiącach wykazała, Ŝe były one zgodne z przyjętymi zasadami ewidencji na tych kontach; koncie 240 – pozostałe rozrachunki dokonuje się ewidencji wpłat i zwrotów zabezpieczenia naleŜytego wykonania umów na roboty, dostawy, potrącenia na PZU, zwrotu poŜyczek i składek do pracowniczej kasy zapomogowo poŜyczkowej, przelewy wynagrodzeń 231/240 i sumy do wyjaśnienia. Saldo konta 240 na 31 grudnia 2007 roku wynosiło po stronie Ma 17.599,41 zł i stanowiły je kwoty z tytułu wpłat naleŜytego zabezpieczenia wykonania umów w wysokości 15.749,41 zł i 1.850,00 zł kwota pozostała po zorganizowanym pikniku rodzinnym dofinansowywanym przez sponsorów. Saldo było zgodne ze stanem rachunków bankowych naleŜytych zabezpieczeń wykonania umów i rachunku sum depozytowych. Analiza zapisów na koncie w przyjętych do kontroli miesiącach wykazała, Ŝe były one zgodne z obowiązującymi zasadami ewidencji na tych kontach.
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Zasady gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Cielądz opisano w „Instrukcji kasowej” wprowadzonej w Ŝycie zarządzeniem nr 1/2003 Wójta Gminy w Cielądzu z dnia 2 stycznia 2003 roku. Zapisy w wyŜej wymienionej instrukcji umoŜliwiają przechowywanie w kasie kwoty pogotowia kasowego w wysokości 10.000 zł. Znajdująca się na koniec dnia nadwyŜka gotówki ponad ustaloną wysokość, powinna być odprowadzona do banku w dniu, w którym powstała. Kasa podlega kontroli bieŜącej i okresowej. Wytyczne dotyczące gospodarki kasowej zostały zawarte równieŜ w załączniku nr 4 rozdział VI zarządzenia nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego oraz dla jednostek budŜetowych. Zabezpieczenie wartości pienięŜnych i druków ścisłego zarachowania opisano w protokole z kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 17 czerwca 2008 roku, stanowiącym załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
W kasie Urzędu Gminy Cielądz prowadzona jest obsługa kasowa Urzędu Gminy oraz jednostek podległych tj. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cielądzu, Gminnej Biblioteki Publicznej w Cielądzu, Gminnego Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół. W czasie postępowania kontrolnego sprawdzono dokumenty zaewidencjonowane w miesiącach: marcu i czerwcu 2007 roku w następujących raportach kasowych: - RK nr 17/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 6 marca 2007 roku, - RK nr 18/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 7 marca 2007 roku, - RK nr 9/2007 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” z dnia 9 marca 2007 roku, - RK nr 18/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 9 marca 2007 roku, - RK nr 7/2007 „Dochody budŜetowe” za okres od dnia 28 lutego do dnia 9 marca 2007 roku,
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- RK nr 7/2007 „Sumy przechodnie” za okres od dnia 1 marca do dnia 9 marca 2007 roku, - RK nr 19/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 15 marca 2007 roku, - RK nr 20/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 19 marca 2007 roku, - RK nr 10/2007 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” z dnia 19 marca 2007 roku, - RK nr 8/2007 „Dochody budŜetowe” za okres od dnia 9 marca do dnia 15 marca 2007 roku, - RK nr 8/2007 „Sumy przechodnie” za okres od dnia 12 marca do dnia 20 marca 2007 roku, - RK nr 9/2007 „Dochody budŜetowe” za okres od dnia 15 marca do dnia 20 marca 2007 roku, - RK nr 4/2007 „śywienie” ” z dnia 19 marca 2007 roku, - RK nr 21/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 23 marca 2007 roku, - RK nr 22/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 27 marca 2007 roku, - RK nr 23/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 28 marca 2007 roku, - RK nr 12/2007 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” z dnia 28 marca 2007 roku, - RK nr 24/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 30 marca 2007 roku, - RK nr 10/2007 „Dochody budŜetowe” za okres od dnia 20 marca do dnia 30 marca 2007 roku, - RK nr 5/2007 „śywienie” za okres od dnia 21 marca do dnia 30 marca 2007 roku, - RK nr 8/2007 „Sumy przechodnie” za okres od dnia 20 marca do dnia 30 marca 2007 roku, - RK nr 40/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 8 czerwca 2007 roku, - RK nr 17/2007 „Dochody budŜetowe” za okres od dnia 31 maja do dnia 8 czerwca 2007 roku, - RK nr 16/2007 „Sumy przechodnie” za okres od dnia 4 czerwca do dnia 8 czerwca 2007 roku, - RK nr 23/2007 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” z dnia 13 czerwca 2007 roku, - RK nr 41/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 14 czerwca 2007 roku, - RK nr 42/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 15 czerwca 2007 roku, - RK nr 43/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 19 czerwca 2007 roku, - RK nr 44/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 20 czerwca 2007 roku, - RK nr 18/2007 „Dochody budŜetowe” od dnia 8 czerwca do dnia 20 czerwca 2007 roku, - RK nr 45/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 27 czerwca 2007 roku, - RK nr 46/2007 „Wydatki budŜetowe” z dnia 29 czerwca 2007 roku, - RK nr 18/2007 „Dochody budŜetowe” za okres od dnia 8 czerwca do dnia 20 czerwca 2007 rok - roku, - RK nr 8/2007 „śywienie” z dnia 27 czerwca 2007 roku, - RK nr 23/2007 „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych” z dnia 13 czerwca 2007 rok, - RK nr 19/2007 „Sumy przechodnie” za okres od dnia 21 czerwca do dnia 30 czerwca 2007 rok. Analiza powyŜszych raportów kasowych wykazała co następuje: − w raporcie kasowym nr 43/2007 z wydatków budŜetowych z dnia 19 czerwca 2007 roku znajdował się dokument nie spełniający wymogów prawidłowo sporządzonego dokumentu, stawianych przez art. 21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity z 2002 Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz wymogów dokumentu opisanych w rozdziale II instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w urzędzie. Fakt przyjęcia na stan inwentarza nowo
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zakupionego kalkulatora dla potrzeb urzędu (w ksiąŜce inwentarzowej pozostałych środków) udokumentowano na małym fragmencie kartki, zawierającym tylko kolejny numer dokumentu tj. 4435 oraz dekret 013/072. Zapis powyŜszy odnosił się do następnego dokumentu w raporcie związanego z operacją zakupu kalkulatora tj. fakturą nr 31/06/007 z dnia 15 czerwca 2007 roku, która jednak nie zawierała w opisie faktu przyjęcia go na stan inwentarzowy urzędu. Kserokopia wymienionych dokumentów stanowi załącznik nr 8 do niniejszego protokołu kontroli. W trakcie kontroli przedłoŜono kontrolującym polecenie księgowania (dowód 487) z dnia 5 czerwca 2008 roku, którym przyjęto przedmiotowy kalkulator do ewidencji księgowej i do inwentarza dział III konto 17 poz. 10, − przypadki wymazywania, dokonywania przeróbek zapisów, poprawiania pojedynczych cyfr w treści raportów oraz w dokumentach załączonych do raportów , co pozostawało w sprzeczności z art. 22 ust. 1,2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz zapisami rozdziału II § 7 funkcjonującej w jednostce instrukcji kontroli i archiwowania dokumentów księgowych w urzędzie, Przykładowe raporty kasowe oraz dowody księgowe z powyŜszymi nieprawidłowościami stanowią załącznik nr 9 do niniejszego protokołu . Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe tego typu nieprawidłowości były min. treścią protokołu z kontroli przeprowadzonej przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w okresie od 26 maja do 12 lipca 2004 roku i wystąpienia pokontrolnego z dnia 15 września 2004 roku, − przypadki niespójności pomiędzy terminem wypłaty gotówki z kasy z datą wpływu do jednostki dokumentu stanowiącego podstawę wydatku, a mianowicie: faktura nr 221/02/07 z 28 lutego 2007 roku wpłynęła do jednostki, wg rejestru 22 marca 2007 roku, natomiast data odbioru gotówki na przedmiotowej fakturze to 6 marzec 2007 rok. Jak wynika z ustnych wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika dokument nie trafił do rejestru wpływów i dopiero po jego realizacji zaewidencjonowano go w ksiąŜce wpływów pod datą 22 marca 2007 roku. PowyŜsze działania pozostawały w sprzeczności z unormowaniami zawartymi w rozdziale V pkt 3 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów księgowych zgodnie, z którymi „wpływające do Urzędu Gminy rachunki i faktury rejestrowane są w dzienniku korespondencyjnym i po zaopatrzeniu w pieczątkę z datą wpływu i kolejnym numerem kierowane są do danego referatu celem dalszych czynności”. Kserokopia wymienionego dokumentu stanowi załącznik nr 10 do niniejszego protokołu, − przypadek błędnej numeracji kolejnych raportów kasowych tj. nadano ten sam numer dwóm raportom w zakresie wydatków budŜetowych, dokonanych w róŜnych terminach raport kasowy nr 18/07 z dnia 7 marca 2007 i raport nr 18/07 z 9 marca 2007 roku. Jak wyjaśniła ustnie Skarbnik Gminy, był to wynik pomyłki pracownika sporządzającego raport kasowy kasjera. Kserokopia wymienionych raportów stanowi załącznik nr 11 do niniejszego protokołu. Udzielanie i rozliczanie zaliczek Zasady udzielania i rozliczania zaliczek określono w instrukcji obiegu kontroli i archiwizowania dokumentów, wprowadzonej zarządzeniem nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 1996 roku. W instrukcji przewidziano udzielanie zaliczek stałych na zakup paliwa do samochodu autobusu i zaliczek jednorazowych wypłaconych na poczet wynagrodzeń, podróŜy słuŜbowych, zakupu materiałów i usług oraz na zakup innych drobnych wydatków. Podstawę wypłaty zaliczki stanowił wniosek o jej udzielenie, podpisany przez Skarbnika Gminy i zatwierdzony przez kierownika jednostki. Termin rozliczenia zaliczek jednorazowych ustalono na 14 dni od daty jej realizacji, natomiast termin rozliczenia zaliczek stałych do końca roku budŜetowego. Analiza konta 234 wykazała, Ŝe w Urzędzie Gminy Cielądz w 2007 roku nie udzielano zaliczek
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednorazowych. Wypłacono zaliczkę stałą jednemu pracownikowi – kierowcy samochodu autobusu dowoŜącego dzieci do szkół. W czasie postępowania kontrolnego sprawdzono rozliczenie udzielonej w 2007 roku zaliczki stałej. Informacje z analizy dokumentów źródłowych ujęto w poniŜszej tabeli. Data wniosku Data Kwota Zwrot Stanowisko o zaliczkę/ rozliczenia Przeznaczenie Lp. udzielonej kwoty słuŜbowe data pobranej zaliczki zaliczki dopłata wypłaty zaliczki zaliczki 1 2 3 4 5 6 7 500,00 (I dwa wnioski zwrot półrocze) 09.07.2007 r. Zakup paliwa 1 Kierowca bez daty pełnych do samochodu wystawienia 550,00(II 21.12.2007 r. kwot półrocze) Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie udzielenia i rozliczenia zaliczek.
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2007 ROK .
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje celowe z bud Ŝetu pa ństwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne, w tym z bud Ŝetu Unii Europejskiej)
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 8.256.794,42 8.268.711,76 z tego : Dochody własne 1.626.437,00 1.669.586,40 Dotacje 2.046.941,42 2.015.709,36 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 2.024.986,46 1.993.754,40 - z funduszy celowych np. WFO Ś 21.954,96 21.954,96 i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne 0,00 0,00 Inne 0,00 0,00 Subwencja 4.583.416,00 4.583.416,00 PRZYCHODY 709.043,20 686.027,47 z tego: Kredyty i po Ŝyczki 396.039,00 373.023,27 Nadwy Ŝka z lat poprzednich 0,00 0,00 Inne (np. prywatyzacja) 313.004,20 313.004,20
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wydatki i rozchody bud Ŝetu.
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 8.394.924,42 7.949.503,93 z tego: Wydatki maj ątkowe 610.020,96 540.968,59 Wydatki bie Ŝą ce 7.784.903,46 7.408.535,34 ROZCHODY 570.913,20 570.913,20 w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 570.913,20 570.913,20
2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Kontrolujące sprawdziły przestrzeganie w roku 2007 zasad gospodarki finansowej określonych w art. 138 pkt 3 ustawy o finansach publicznych dokonując analizy dokonanych wydatków na dzień 15 marca 2008 roku, 15 października 2007 roku i 15 listopada 2007 roku, w następujących podziałkach klasyfikacji budŜetowej: Dział 750 Administracja publiczna rozdział 75023 – urzędy gmin: § 4010 – wynagrodzenia osobowe pracowników, § 4210 – zakup materiałów i wyposaŜenia, § 4260 – zakup energii, § 4300 – zakup pozostałych usług. Wykonanie na dzień 15 marca 2008 roku Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 750 75023 4010 639.711,00 84.646,04 13,23 750 75023 4210 85.302,00 31.678,28 37,14 750 75023 4260 14.570,00 2.486,88 17,06 750 75023 4300 60.000,00 8.459,24 14,00 Wykonanie na dzień 15 października 2007 roku Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 750 75023 § 4010 573.427,00 420.133,88 73,26 750 75023 § 4210 84.000,00 52.612,69 62,63 750 75023 § 4260 15.000,00 10.925,35 72,83
750 75023 § 4300 44.700,00 36.632,94 81,95
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wykonanie na dzień 15 listopada 2007 roku Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 750 75023 § 4010 573.427,00 461.000,89 80,40 750 75023 § 4210 84.000,00 64.715,38 77,04 750 75023 § 4260 15.000,00 10.925,35 72,83 750 75023 § 4300 44.700,00 38.023,32 85,06 Na podstawie wydruków z księgi rachunkowej – realizacja wydatków budŜetowych, na podstawie uchwał organu stanowiącego i zarządzeń organu wykonawczego stwierdzono, Ŝe wydatki na dzień 15 września 2006 roku, 15 października i 15 listopada 2007 roku w wymienionym wyŜej dziale, rozdziale i paragrafach zostały wykonane w granicach kwot określonych w planie finansowym. Dział 600 Transport i łączność, rozdział 60016 drogi publiczne gminne: § 4270 – zakup usług remontowych, § 4300 – zakup usług pozostałych, § 4210 – zakup materiałów i wyposaŜenia. Wykonanie planu na 15 marca 2008 roku Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 600 60016 § 4270 110.000,00 25.854,24 23,50 600 60016 § 4300 30.000,00 600 60016 § 4210 10.000,00 8.774,12 87,74 Wykonanie planu na dzień 15 października 2007 roku Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 600 60016 § 4270 213.726,00 92.203,38 43,14 600 60016 § 4300 32.000,00 28.101,10 87,81 600 60016 § 4210 80.000,00 35.887,14 44,86 Wykonanie planu na dzień 15 listopada 2007 roku Klasyfikacja Plan Wykonanie % wykonania planu 600 60016 § 4270 213.726,00 92.203,38 43,14 600 60016 § 4300 32.000,00 30.846,10 96,39 600 60016 § 4210 80.000,00 54.072,48 67,60
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na podstawie wydruków z księgi rachunkowej – realizacja wydatków budŜetowych, na podstawie uchwał organu stanowiącego i aktów wykonawczych zarządzeń Wójta Gminy stwierdzono, Ŝe wydatki na dzień 15 września 2006 roku, 15 października i 15 listopada 2007 roku w dziale 600 rozdziale 60016 i § 4270, 4300, 4210 zostały wykonane w granicach kwot określonych w planie finansowym. Plan finansowy w księgach rachunkowych zmieniano wraz z podejmowanymi zarządzeniami przez Wójta Gminy Cielądz.
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2004 - 2005.
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Zasady funkcjonowania kont dla organu podatkowego zawarto w zarządzeniu nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostek budŜetowych – załącznik nr 3 (zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i zakładowy plan kont). Wg obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont, do ewidencji podatków i opłat lokalnych słuŜą konta: 101 – ewidencja gotówki regulowanej przez podatników w kasie, która przekazywana jest następnie na rachunek bankowy. 130 – wpływ podatków za pośrednictwem banku po stronie Wn księguje się wpływ podatku w korespondencji z kontem 221, wpływy środków pienięŜnych w drodze w korespondencji z kontem 140. Po stronie Ma księguje się rozchody środków pienięŜnych z tytułu zwrotu nadpłat; 140 do ewidencji środków pienięŜnych znajdujących się miedzy kasą Urzędu a jego rachunkiem bankowym; 221 naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych – słuŜy do ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu naleŜnych i wypłacanych przez nich podatków i opłat, wpływów do wyjaśnienia. Po stronie Wn konta księguje się przypisy naleŜności, w korespondencji ze stroną Ma konta 750, oraz zwrot nadpłat w korespondencji z kontem 130, jeśli zwrot następuje na rachunek bieŜący podatnika, albo konta 101 jeśli zwrot następuje z kasy urzędu. Na stronie Ma konta ewidencjonuje się odpisy naleŜności w korespondencji z kontem 750, wygaśnięcie zobowiązań podatkowych wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz gminy w korespondencji z kontem 011. Do konta 221 prowadzone są konta pomocnicze według dłuŜników i podziałek klasyfikacji budŜetowej; 226 długotrwałe naleŜności podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. Po stronie Wn konta ujmuje się naleŜności w wysokości zabezpieczonej hipoteką w korespondencji ze stroną Ma konta 221. Po stronie Ma konta 226 ujmuje się zmniejszenie naleŜności w wyniku dokonanej wpłaty w korespondencji ze stroną Wn konta 130; 011 – do ewidencji zwiększenia wartości środków trwałych z tytułu zapłaty podatku dokonanej w formie niepienięŜnej w korespondencji z kontem 221;
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
750 przychody i koszty finansowe – po stronie Wn konta ujmowane są odpisy z tytułu podatków i odpisy z tytułu naleŜnego podatnikowi oprocentowania od nadpłat, odsetki za zwłokę. Po stronie Ma konta ujmowane są przypisy z tytułu podatków, oraz odsetki naliczone na podstawie dokumentu wpłaty. Prawidłowość dokonanych zapisów księgowych oraz zapisów na kontach podatników przeanalizowano w oparciu o materiały źródłowe (deklaracje podatkowe, decyzje umorzeniowe, dowody wpłaty) prowadzone dla podatników podatku od nieruchomości osoby prawne i podatników podatku od środków transportowych.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Do prowadzenia spraw w zakresie podatków od nieruchomości, rolnego, leśnego od osób fizycznych od 13 czerwca 1996 roku, uŜywane są programy komputerowe autorstwa INFO SYSTEM R.i T. Groszek, pozwalające wprowadzić pełne informacje dotyczące podmiotów i przedmiotów opodatkowania. Wymienione wyŜej programy, umoŜliwiają wydruk treści decyzji podatkowych od nieruchomości i rolnego dla osób fizycznych, pokwitowań dowodu wpłaty, upomnień wzywających do zapłaty. Odręcznie wystawiane są tytuły wykonawcze dotyczące postępowań egzekucyjnych. W roku 2006 i 2007 roku całość ewidencji podatkowej dotycząca wszystkich podatków od osób prawnych oraz dotycząca podatku od środków transportowych osoby fizyczne i prawne prowadzona była ręcznie. Pobór podatków następuje poprzez wpłaty do kasy Urzędu Gminy, za pośrednictwem banku lub poczty oraz za pośrednictwem inkasentów. Pobór podatku w drodze inkasa odbywa się na podstawie uchwały nr XXIII/123/05 Rady Gminy Cielądz z dnia 23 marca 2005 roku w sprawie ustalenia wysokości wynagrodzenia dla inkasentów – sołtysów z tytułu poboru podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości. Wysokość wynagrodzenia za inkaso określono na 9% zainkasowanych kwot, nie mniej jednak niŜ 100 zł brutto. W § 3 ust.2 niniejszej uchwały, rada przyznała niezaleŜnie od kwoty prowizji „wynagrodzenie stałe dla kaŜdego inkasenta w wysokości 150,00 zł brutto za inkaso jednej raty podatku”. W celu sprawdzenia terminowości rozliczeń inkasentów, prawidłowości wypłat wynagrodzeń za pełnione czynności, kontrolujące przeanalizowały rozliczenia inkasentów z I raty 2006 roku, I i II raty z roku 2007 i I raty z 2008 roku z dwóch sołectw: Cielądz i Sierzchowy. Zestawienie wyników analizy przedstawiono w niniejszych tabelach: (….) 2 Kontrola wykazała, Ŝe inkasenci zebrane kwoty podatków wpłacili bezpośrednio w kasie Urzędu, zachowując przy tym terminy wpłat określone w art.47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U nr 8, poz. 60 ze zm.). Wynagrodzenie wypłacone inkasentom odpowiadało 9% wartości zainkasowanych kwot plus stały składnik w wysokości 150,00 zł. Nieprawidłowości w powyŜszym zagadnieniu nie stwierdzono.
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2006 2007 roku przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach.
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2006 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - 8.279.649,00 8.098.077,00 97,8 x ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 410.000,00 409.648,00 99,9 x 2. Podatek rolny 133.000,00 123.014,00 92,5 1,5 3. Podatek le śny 25.300,00 27.332,00 108,0 0,3 4. Podatek od środków 40.100,00 49.695,00 123,0 0,6 transportowych 5. Opłaty lokalne 5.200,00 5.57,00 97,2 0,06 6. Pozostałe dochody własne 885.956,00 959.981,00 108,3 11,8 DOCHODY WŁASNE 1.499.556,00 1.574.727 105 19,4
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Ciel ądz.
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2007 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - 8.256.794,00 8.268.712,00 100,1 x ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 400.201,00 417.313,00 104,3 5,0 2. Podatek rolny 168.000,00 147.958,00 88,1 1,8 3. Podatek le śny 27.500,00 27.884,00 101,4 0,3 4. Podatek od środków 42.100,00 46.308,00 110 0,6 transportowych 5. Opłaty lokalne 2.100,00 2.819,00 117,7 0,02 6. Pozostałe dochody własne 986.536,00 1.027.304,00 104,1 12,4 DOCHODY WŁASNE 1.626.437,00 1.669.586,00 103,3 20,2
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Ciel ądzu
3) Podatek od nieruchomo ści
Stawki podatku od nieruchomości na 2006 i 2007 rok określiła Rada Gminy Cielądz uchwałą nr X/59/03 z dnia 8 grudnia 2003 roku. Stawki na 2008 rok określono uchwałą nr X/47/07 Rady Gminy z dnia 28 listopada 2007 roku. Wymienione uchwały ogłoszono w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego tj. uchwałę nr X/59/03 z 8 grudnia 2003 roku opublikowano w dzienniku nr 339, poz. 2963 z dnia 17 grudnia 2003 roku, uchwałę nr X/47/07 z dnia 28 listopada 2007 roku opublikowano w dzienniku nr 379, poz. 3595 z dnia 14 grudnia 2007 roku. Uchwały przekazano do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy Skierniewice.
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prawidłowość przyjętych przez Radę Gminy stawek podatku od nieruchomości , skontrolowano porównując je ze stawkami określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 27 października 2005 roku w sprawie wysokości górnych granic stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (MP nr 68, poz. 956) do stawek przyjętych na rok 2006 oraz obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 25 października 2006 roku w sprawie górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P. nr 75, poz. 758) do stawek przyjętych na 2007 rok i obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2007 roku w sprawie górnych stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M.P. nr 47, poz. 557) do stawek przyjętych na 2008 rok. Obowiązujące na terenie Gminy Cielądz stawki podatku od nieruchomości, przyjęte wymienionymi wyŜej uchwałami ustalono jak niŜej : Przedmiot opodatkowania Górne granice stawek podatkowych uchwalone przez Rad ę na rok 2006 na rok 2007 i 2008
1 2 3 Od budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci od 1m² 0,56zł 0,57zł 0,59zł (art.5 ust.1 pkt 2 li a) 0,30zł 0,30zł 0,40zł
Od budynków lub ich cz ęś ci zwi ązanych z 18,43zł 18,60zł 19,01zł działalno ści ą gospodarcz ą oraz cz ęś ci budynków 9,00zł 9,00zł 12,00zł mieszkalnych zaj ętych na prowadzenie działalno ści gospodarcze (art.5 ust.1 pkt 2 lit.b) Od budynków lub ich cz ęś ci zaj ętych na prowadzenie 8,58zł 8,66zł 8,86zł działalno ści gospodarczej w zakresie obrotu 4,20zł 4,20zł 6,00zł kwalifikowanym materiałem siewnym (art.5 ust.1 pkt 2 lit. c) Od budynków zaj ętych na prowadz. działalno ści 3,71zł 3,75zł 3,84zł gospodarczej w zakresie udzielania świadcze ń 1,00zł 1,00zł 2,00zł zdrowotnych od 1m² (art.5 ust.1 pkt 2 lit. d) Od pozostałych budynków lub ich cz ęś ci od m.² pow. 6,17zł 6,23zł 6,37zł uŜyt. w tym zaj ętych na prowadzenie odpłatnej 3,00zł 3,00zł 4,00zł statutowej działalno ści po Ŝytku publicznego przez organizacje po Ŝytku publicznego i pozostałe pozarz ądowe (art.5 ust.1 pkt 2 lit. e) Od 1m² powierzchni gruntów zwi ązanych z 0,68zł 0,69zł 0,71zł prowadzeniem działalno ści gospodarczej bez wzgl ędu 0,40 0,40zł 0,50zł na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków(art.5 ust.1 pkt1 lit. a) Od pozostałych gruntów od 1m² w tym zaj ętych na 0,33zł 0,34zł 0,35zł prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ści po Ŝytku 0,10zł 0,10zł 0,20zł publicznego przez organizacje pozarz ądowe(art.5 ust.1 pkt 1 lit. c) Grunty pod jeziorami, zbiornikami wodnymi, 3,61zł 3,65zł 3,74zł elektrowniami wodnymi od 1ha powierzchni (art.5 2,70zł 2,70zł 3,00zł ust.1 pkt 1 lit. b) Od budowli art.5 ust.1 pkt .3) a) 2% ich warto ści a) 2% ich warto ści okre ślonej w okre ślonej w art.4 art.4 ust.1 pkt 3 i ust.3-7 ust.1 pkt 3 i ust.3-7,
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z danych zawartych w powyŜszej tabeli wynika, Ŝe obowiązujące w 2006, 2007 i 2008 roku stawki podatku od nieruchomości na terenie Gminy Cielądz, nie przekraczały górnych stawek podatku określonych w cytowanych wyŜej przepisach prawa. Uchwałą nr XX/99/04 z dnia 2 grudnia 2004 roku Rada Gminy w Cielądzu, określiła wzór deklaracji na podatek od nieruchomości dla osób prawnych, oraz wzór informacji o nieruchomościach dla osób fizycznych. PowyŜsze wzory deklaracji oraz formularza informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych składanych przez osoby fizyczne, obowiązują nadal. Uchwałę opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 345 z dnia 17 grudnia 2005 roku. W uchwałach określających wysokość stawek podatkowych (X/59/03 i X/47/07) Rada Gminy przewidziała zwolnienia z podatku od nieruchomości: „ nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby wykonywania zadań statutowych gminy w zakresie kultury biblioteki, nieruchomości słuŜące do celów ochrony przeciwpoŜarowej i nie wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej, grunty słuŜące do celów upowszechniania sportu wynikające z zadań statutowych gminy /boiska/, sieci rozdzielcze wody oraz budowle słuŜące do odprowadzania i oczyszczania ścieków oraz do zaspakajania zbiorowych potrzeb ludności, zgodnie z zadaniami gminy”. Podatek od nieruchomości od osób prawnych Wg prowadzonej w jednostce ewidencji (rejestr wymiarowy), podatkiem od nieruchomości w 2006 roku objęto 18 podmiotów prawnych. Przypis dla wyŜej wymienionych podatników na 2006 rok wynosił 289.862,00 zł. Dochody wykonane w 2006 roku z powyŜszego tytułu wynosiły 287.423,33 zł. Wykonane dochody roku 2006 stanowiły odpowiednio 3,55% dochodów ogółem, oraz 18,25% dochodów własnych. W 2007 roku podatkiem objęto 18 podmiotów prawnych, dla których przypis wynosił 294.510,31 zł. Wykonane dochody z powyŜszego tytułu wynosiły 293.331,30 zł i stanowiły odpowiednio 3,54% wykonanych dochodów jednostki ogółem i 17,6% dochodów własnych. Dane dotyczące wykonania dochodów i zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych stanowią załącznik nr 12 do niniejszego protokołu. Pod względem prawidłowości zadeklarowanego podatku, terminowości wpłat, powszechności opodatkowania, kontrolą objęto wszystkich podatników podatku od nieruchomości osoby prawne. Wykaz podatników podatku od nieruchomości osoby prawne stanowi załącznik nr 13. W dalszej części niniejszego protokołu podatnicy identyfikowani będą wg numeru konta podatnika podanego w powyŜszym wykazie. Analiza przedłoŜonych deklaracji oraz indywidualnych kart kontowych dla wybranych podatników wykazała, Ŝe: − (….) 3 − stawki podatków w deklaracjach podatkowych i ich korektach, zostały określone zgodnie z uchwałami Rady Gminy w Cielądzu,
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− złoŜone przez podmioty prawne deklaracje podatkowe na 2006, 2007 i 2008 rok zawierają adnotacje pracownika organu podatkowego podpis osoby przyjmującej i analizującej deklarację, co potwierdza prowadzenie przez organ podatkowy czynności sprawdzających, które wynikają z art.272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, − z przedłoŜonej dokumentacji oraz ustnych wyjaśnień merytorycznego pracownika ds. wymiaru podatków wynika, Ŝe organ podatkowy nie korzystał w okresie objętym kontrolą z uprawnień wynikających z art. 281 i nast. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa i nie przeprowadzał kontroli u osób prawnych w zakresie zgodności zadeklarowanego podatku przez podatników, − (….) 4 − (….) 5 Działania windykacyjne podejmowane przez jednostkę w celu wyegzekwowania powyŜej przedstawionych zaległości, omówiono w pkt 7 niniejszego rozdziału protokołu. Podatek od nieruchomości od osób fizycznych Dochody uzyskane w 2007 roku przez Gminę Cielądz z tytułu podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosiły 122.224,53 zł. Uzyskana kwota dochodów stanowiła 7,8 % dochodów własnych gminy i 1,5 % dochodów ogółem. W roku 2007 dochody z tytułu w/w podatku wynosiły 123.981,64 zł i stanowiły odpowiednio 7,4 % uzyskanych za dany okres dochodów własnych i 1,5 % dochodów ogółem. Dane dotyczące podatku od nieruchomości osoby fizyczne stanowią załącznik nr 15 do niniejszego protokołu. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe podatkiem od nieruchomości od osób fizycznych objętych było 1.482 podatników w 2006 roku (w tym 100 tylko podatnicy podatku od nieruchomości i 1.382 podatnicy podatku w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym), i w 2007 roku 1.496 podatników (w tym 102 tylko podatnicy podatku od nieruchomości i 1.394 podatnicy podatku od nieruchomości w łącznym zobowiązaniu). Wśród podatników podatku od nieruchomości osoby fizyczne, zarejestrowani byli takŜe podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w stałej siedzibie na terenie Gminy Cielądz. Takich podatników zarejestrowano w 2006 i w 2007 roku, 46. Jako próbę do kontroli w zakresie prawidłowości wymiaru podatku od nieruchomości, prawidłowości przedmiotu opodatkowania, terminowości wpłat naleŜności podatkowych, przyjęto 16 wybranych z 2006 i 11 z 2007 roku podatników prowadzących działalność gospodarczą. Kryterium wyboru próby stanowiła kwota przypisu – wybrano podatników o największym przypisie. Przypis ogółem podatku od nieruchomości dla osób
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
prowadzących działalność gospodarczą wynosił w 2006 roku 62.160,00 zł, w 2007 roku 61.490,00 zł. Przypis dla wybranej próby wynosił w 2006 roku 49.497,00 zł i stanowił 79,6% przypisu dla wszystkich podatników prowadzących działalność gospodarczą, w 2007 roku przypis wybranej próby to kwota 50.162,00 zł stanowiąca 81,6% przypisu dla tej grupy podatników. Wykaz podatników objętych próbą kontrolną stanowi załącznik nr 16 do niniejszego protokołu kontroli. Kontrola dokumentów dotyczących podatku dla wybranej próby wykazała co następuje: - w próbie 16 podatników z 2006 i 11 z 2007 roku wszystkie decyzje doręczono w terminie umoŜliwiającym terminową zapłatę I raty podatku wynikającą z art. 6 ust.6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Decyzje doręczane były przez sołtysów, natomiast podatnikom zamiejscowym wysyłano pocztą. Potwierdzenie odbioru decyzji zawierało numer, datę decyzji, imię i nazwisko adresata, adres zamieszkania, datę odbioru i podpis podatnika; - w wydanych decyzjach podatkowych zastosowano stawki podatku zgodne z uchwałami Rady Gminy w Cielądzu; - (….) 6, - (….) 7, - organ podatkowy w sytuacji otrzymania dokumentów wskazujących na zmianę wysokości podatku, podejmował niezwłocznie czynności mające na celu ustalenie wysokości zobowiązania podatkowego (decyzja Starostwa Powiatowego nr GG.I.7430 91/2007/3 dla podatnika nr 1100001, akt notarialny nr 1895 dla podatnika nr 150016, decyzja Starostwa nr GG.I.7430 181/2007/3 dla podatnika nr 20011) – wydawano w takich przypadkach decyzje zmieniające wymiar zobowiązania pienięŜnego np. decyzja nr 3113/20104/2006/LPZ/3, decyzje nr 3113/20104/2006/LPZ/2; - w okresie objętym kontrolą tj. 2006 i 2007 roku organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli w zakresie zgodności danych wykazanych w informacjach ze stanem faktycznym; - ustawowych terminów wpłat podatku wynikających z art. 6 ust 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, nie zachowali niŜej wymienieni podatnicy: 2006 rok (….) 8
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności) 2006 rok
Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 31 2.298,48 Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 1 153,56 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -
2007 rok
Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 27 2.504,00 Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 2 28 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej 1 3,70 Z rejestru wydanych w 2006 i 2007 roku decyzji w sprawie ulg w zapłacie podatku od nieruchomości wynika, Ŝe organ podatkowy wydał w 2006 roku 31 decyzji umarzających zaległość podatkową wszystkie wydano w stosunku do osób fizycznych, natomiast w 2007 roku organ podatkowy wydał 27 decyzji umarzających zaległość podatkową i odsetki w tym jedna decyzja na kwotę 1.727,50 zł dotyczyła osoby prawnej. Kontrola prawidłowości wykazanych w sprawozdaniach kwot skutków udzielonych ulg w zapłacie podatku od nieruchomości wykazała, Ŝe w sprawozdaniu Rb PDP i Rb S 27 sporządzonym na dzień 31 grudnia 2006 roku wykazano kwotę umorzeń zaległości podatkowych w wysokości zgodnej ze stanem faktycznym. Kontrolujące dokonały analizy prawidłowości udokumentowania wydanej w stosunku do osoby prawnej decyzji i stwierdzono, Ŝe decyzja nr 17/2007 z dnia 22 czerwca 2007 roku wydana przez Wójta Gminy, dotyczyła umorzenia zaległości z tytułu opłaty podatku od nieruchomości Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej w Rawie Mazowieckiej . Umorzenie obejmowało kwotę zaległości 1.727,50 zł i odsetki w wysokości 546,00 zł. Decyzję wydano na wniosek podatnika z dnia 21 maja 2007 roku. (….) 9.
9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prawidłowość postępowania przy udzielaniu ulg w zapłacie podatku od nieruchomości osoby fizyczne, skontrolowano analizując dokumentację losowo wybranych 7 decyzji z 2006 i 10 z 2007 roku wymienionych niŜej: 2006 rok decyzja nr Fn. 2/2006 z dnia 18 stycznia 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu I i II raty roku 2005 w kwocie 60,60 zł, decyzja nr Fn. 8/2006 z dnia 14 kwietnia 2006 roku, umarzająca zaległość z okresu 2001 2005 w kwocie 292,91 zł, decyzja nr Fn. 16/2006 z dnia 9 sierpnia 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu I i II raty podatku w kwocie 26,00 zł, decyzja nr Fn 17/2006 z dnia 13 października 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu III raty podatku za 2006 rok w kwocie 34,00 zł decyzja nr Fn.19/2006 z dnia 12 października 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu II raty podatku w kwocie 1.453,00 zł, decyzja nr Fn. 27/2006 z dnia 11 listopada 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu IV raty podatku id nieruchomości w kwocie 33,00 zł, decyzja nr Fn. 35/2006 z dnia 12 stycznia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu nieopłaconego podatku z okresu 2001 2006 roku w wysokości 161,87 zł, 2007 rok decyzja nr Fn. 32/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu IV raty podatku 2007 roku w kwocie 30,00 zł, decyzja nr Fn. 31/2007 z dnia 11 grudnia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu IV raty podatku w kwocie 33,00 zł , decyzja nr Fn. 28/2007 z dnia 11 grudnia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu IV raty podatku w kwocie 6,00 zł, decyzja nr Fn. 27/2007 z dnia 11 grudnia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu IV raty podatku za 2007 rok w kwocie 225,00 zł, decyzja nr Fn 30/2007 z dnia 21 listopada 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu III i IV raty podatki z 2007 roku w kwocie 60,00 zł decyzja nr Fn. 23/2007 z dnia 16 października 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu III raty podatku za 2007 rok w wysokości 34,00 zł, decyzja nr Fn. 18/2007 z dnia 25 czerwca 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu I i II raty podatku za 2007 rok w kwocie 16,00 zł, decyzja nr 20/2007 z dnia 28 czerwca 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu III i IV raty podatku z 2006 roku w kwocie 35,00 zł decyzja nr Fn. 4/07 z dnia 7 lutego 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu II, III i IV raty podatku za 2006 rok w wysokości 22,00 zł; decyzja nr 5/07 z dnia 7 lutego 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu I raty podatku z 2006 roku w kwocie 67,50 zł. W wyniku analizy wybranych decyzji stwierdzono, Ŝe: − wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących ulg w zapłacie podatku zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art.207 ustawy Ordynacja podatkowa,
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− skontrolowane decyzje umorzeniowe dotyczyły wyłącznie zaległości podatkowych, czyli podatków, co do których upłynął termin płatności, − nieprawidłowo sformułowano we wszystkich skontrolowanych decyzjach zapis, odnoszący się do postanowienia organu podatkowego w sprawie, a mianowicie zapis „postanawiam umorzyć ratę VI ratę 2007 roku podatku od nieruchomości w kwocie…” jest niewłaściwy bowiem w myśl art. 67a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, organ podatkowy nie jest kompetentny do umorzenia podatku, moŜe natomiast zastosować umorzenie zaległości podatkowej, − skontrolowane decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne ich wydania, zgodnie z art.210 ustawy Ordynacja podatkowa, − przed wydaniem decyzji o zastosowaniu ulgi, organ podatkowy przeprowadził postępowanie podatkowe zabrany materiał dowodowy, załączony pod decyzjami, potwierdzał opisywany we wnioskach stan faktyczny i istnienie przesłanek do zastosowania ulgi podatkowej (zaświadczenie, rachunki, karty informacyjne, protokoły z opisu gospodarstwa), − wszystkie decyzje wydał Wójt Gminy, − w postępowaniach podatkowych zakończonych wymienionymi wyŜej decyzjami nie brali udziału pracownicy urzędu podlegający wyłączeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art.130 ustawy Ordynacja podatkowa co potwierdził Wójt Gminy w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 17 do niniejszego protokołu. Testy kontrolne dotyczące podatku od nieruchomości stanowią załącznik nr 18 do niniejszego protokołu kontroli.
4) Podatek rolny
Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.), podstawę obliczania podatku rolnego stanowiła średnia cena skupu Ŝyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy. Średnia cena skupu Ŝyta wynosiła w 2006 roku wg komunikatu Prezesa GUS z dnia 17 października 2005 roku (MP nr 62, poz. 867), 27,88 zł za 1 q. Rada Gminy Cielądz nie skorzystała w 2006 roku z uprawnienia wynikającego z art. 6 ust. 3 ustawy o podatku rolnym i do ustalenia podatku rolnego przyjęto cenę z komunikatu, w związku z czym stawka podatku rolnego za 1ha przeliczeniowy wyniosła 69,70zł (27,88zł x 2,5 q = 69,70zł). Rada Gminy w Cielądzu uchwałą nr II/6/06 z dnia 28 listopada 2006 roku, obniŜyła średnią cenę skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2006 roku z kwoty 35,52 zł za q do kwoty 32,00 zł. Cena 32,00 zł stanowiła podstawę do naliczania podatku rolnego na 2007 rok. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy wyniosła 75,00 zł (30,00 zł x 2,5q = 75,00 zł). Uchwałą nr X/49/07 z dnia 28 listopada 2007 roku Rada Gminy w Cielądzu obniŜyła średnią cenę skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2007 roku z kwoty 58,29 zł za 1dt do kwoty 45,00 zł za 1 dt.(detotona) Cena 45,00 zł stanowiła podstawę do naliczenia podatku rolnego na 2008 rok. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy wynosiła (45,00 x 2,5dt= 112,50 zł). Podatek rolny od osób fizycznych Dochody uzyskane z tytułu podatku rolnego od osób prawnych w 2006 roku stanowiły kwotę 121.743,08 zł co dawało 7,7% dochodów własnych gminy i 1,5% dochodów
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ogółem. W 2007 roku uzyskane z powyŜszego tytułu dochody to kwota 146.840,13 zł stanowiąca 8,7% dochodów własnych i 1,7% dochodów ogółem. Dane dotyczące podatku rolnego od osób fizycznych za 2006 i 2007 rok stanowią załącznik nr 19 do niniejszego protokołu kontroli . Zaległości w podatku rolnym od osób fizycznych na 31 grudnia 2006 roku wynosiły 20.307,19 zł, natomiast na 31 grudnia 2007 roku wynosiły 18.669,93 zł. Czynności kontrolne w zakresie podatku rolnego od osób fizycznych, ograniczono do kontroli udzielania ulg i zwolnień oraz windykacji zaległości. Podatek rolny od osób prawnych W 2006 roku podatkiem rolnym objętych było 7 osób prawnych. Uzyskane dochody z powyŜszego wynosiły 1.270,90 zł i stanowiły 0,08% dochodów własnych. W 2007 roku podatkiem rolnym objęto 7 podmiotów prawnych. Uzyskane z tego tytułu dochody to kwota 1.118,35 zł stanowiąca 0,06 % dochodów własnych. Dane dotyczące podatku rolnego od osób prawnych stanowią załącznik nr 20 do niniejszego protokołu kontroli . Zaległości na 31 grudnia 2006 roku w przedmiotowym podatku wynosiły 9.104,50 zł w tym zaległości bieŜące to kwota 753,00 zł, natomiast na 31 grudnia 2007 roku wynosiły 9.776,15 zł w tym zaległości bieŜące to kwota 865,00 zł. Czynności kontrolne w zakresie podatku rolnego od osób prawnych ograniczono do kontroli udzielania ulg i zwolnień oraz windykacji zaległości.
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów) 2006 rok
Kwota Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna 8 50.412,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 1 64,50 Ulga Ŝołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek 31 8.970,08 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) 1 865,60 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści) - -
2007 rok
Kwota Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna 4 48.562,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 6 196,00 Ulga Ŝołnierska 1 63,00 Umorzenie zaległo ści, odsetek 26 3.594,20 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) - - Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści)* 3 5.742,45
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
*odroczenie terminu płatności do zaległości – w tym osoby fizyczne 2 szt. na kwotę 82,00 zł i osoby prawne 1 decyzja na kwotę 5.660,45zł. Zwolnienia z tytułu nabycia gruntów Kontrolujące dokonały sprawdzenia prawidłowości udzielania zwolnień w opłatach podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów w przypadku 100 % wydanych decyzji w 2006 roku (1 decyzja) i 100% w 2007 (6 decyzji). Skontrolowane decyzje wraz z danymi zestawiono w niniejszych tabelach: 2006 rok Nr i data decyzji Data wniosku Okres obj ęty Pow. obj ęta Kwota ulgi w Data umowy ulg ą wg decyzji ulg ą w ha 2006 roku kupna przeliczeniowe Fn 3111/3/1/2006 z 29 9.06.2006 01.07.2006- 1,8500 65,50 czerwca 2006 roku 4.04.2006 30.06.2011 2007 rok Nr i data decyzji Data wniosku Okres obj ęty Pow. obj ęta Kwota ulgi w Data umowy ulg ą wg decyzji ulg ą w ha 2007 roku kupna przeliczeniowe Fn. 3111/3/1/2007 z 19 4.01.2007 01.02.2007- 1,3400 98,00 stycznia 2007 roku 18.12.2006 31.01.2012 Fn. 3111/3/2/2007 z 25 23 .01.2007 01.02.2007- 0,3100 Nie stycznia 2007 roku 18.12.2006 31.01.2012 zastosowano ulgi gospodarstwo wydzier Ŝawił za rent ę Fn.3/3111/3/3/2007 z dnia 8 5.02.2007 01.09.2006- 0,7000 46,70 (od lutego 2007 roku 18.08.2006 31.08.2011 1.03.07) Fn.3111/3/4/2007 z dnia 24 27.07.2007 01.08.2007- 1,5400 51,40 sierpnia 2007 14.05.2007 31.07.2012 Fn.3111/5/1/2008 z 16 11.12.2007 01.01.2008- 3,8325 Ulga od stycznia 2008 roku 28.09.2007 31.12.2012 1.01.2008 Fn.3111/3/2/2007/2008 z 17 31.12.2007 01.01.2008- 0,5625 Ulga od stycznia 2008 15.10.2007 31.12.2012 1.01.2008 Jak wynika z analizy materiałów źródłowych ww. decyzje wydano na podstawie art. 13 d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Wszystkie decyzje wydano na wniosek podatnika. Do wniosku załączono oświadczenia o braku istnienia pokrewieństwa kupującego ze sprzedającym grunty (art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym) i kserokopie aktów notarialnych dotyczących zakupionych gruntów. Jak wykazano w tabeli we wszystkich wydanych decyzjach wyliczono błędny okres zwolnienia z opłaty w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów. Zgodnie z art. 12 ust 3 cytowanej wyŜej ustawy, okres zwolnienia wynosi 5 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaŜy gruntów, a koniec okresu ze 100% ulgą to 5 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zawarto umowę sprzedaŜy. W wydanych decyzjach zastosowano okres początkowy ulgi poprawny natomiast pięć lat liczono od dnia złoŜenia wniosku przez podatnika a nie od dnia zawarcia umowy sprzedaŜy. W trakcie trwania niniejszej kontroli organ podatkowy wydał decyzje zmieniające okres obowiązywania ulgi z tytułu nabycia gruntów. Przysługujący okres zwolnienia naliczono od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu zawarcia umowy o nabyciu gruntu. Ulgi inwestycyjne W 2006 roku Wójt Gminy Cielądz na wniosek podatników wydał 8 decyzji pozytywnych w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej. W 2007 roku na wniosek 4 podatników zostały wydane 4 decyzje w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej. Sprawdzono 100% wydanych decyzji: Rok 2006 decyzja nr Fn.3111 3/2/06 z dnia 28 luty 2006 rok – kwota wydatków na inwestycje wg rachunków to 13.400,00 zł (zakup deszczowni) ulga 25% 3.350,00 zł, decyzja nr Fn 3111 3 1/06 z dnia 28 lutego 2006 roku – kwota wydatków 26.500,00 zł – ulga 25% 6.625,00 zł decyzja nr Fn.3111 3/1/06 z dnia 28 marca 2006 roku – kwota wydatków wg rachunku 30.000 zł (zakup deszczowni) – ulga – 25% 7.500,00 zł, decyzja nr Fn. 3111 4/1/06 z dnia 28 marca 2006 roku – kwota wydatków wg rachunku 16.579,80 zł (zakup deszczowni) – ulga 25% wydatków 4.145,00 zł, decyzja nr Fn. 3111 5/1/06 z dnia 28 marca 2006 roku – kwota wydatków wg rachunku 16.201,60 zł ,(zakup deszczowni) – ulga 25% 4.050,40 zł decyzja nr Fn.3110/8/5/2006 z dnia 22 maja 2006 roku – kwota wydatków wg rachunków 22.828,30 zł(zakup deszczowni) ulga 5% 5.707,00 zł, decyzja nr Fn. 3110/8/7/2006 z dnia 9 czerwca 2006 roku – kwota wydatków 35.380,00 zł – ulga 25% 8.845,00 zł, decyzja nr Fn 3111 8/1/06 z dnia 28 września 2006 roku – kwota wydatków udokumentowanych – 40.760,26 zł – ulga 25% 10.190,00 zł Rok 2007 decyzja nr Fn.3111 4/1/07 z dnia 14 lutego 2007 roku – kwota wydatków 30.600,00 zł (zakup deszczowni) – ulga 25% wydatków, co stanowiło 7.650,00 zł, decyzja nr Fn. 3111 5/1/07 z dnia 13 kwietnia 2007 roku – kwota wydatków 25.500,00 zł (zakup deszczowni) – ulga 25 % wydatków 6.375,00 zł, decyzja nr Fn.3111 6/1/07 z dnia 16 października 2007 roku – kwota wydatków 9.516,00 zł – kwota zastosowanej ulgi to 1.950,00 zł. Wysokość ulgi inwestycyjnej wg art. 13 ust 2 ustawy o podatku rolnym wynosi 25% udokumentowanych wydatków. Podatnik przedłoŜył rachunek na zakup i montaŜ deszczowni na kwotę 9.516,00 zł, w związku z czym wysokość ulgi to kwota 2.379,00 zł a nie 1.950,00 zł. W trakcie trwania kontroli skorygowano decyzję z błędnie wyliczona kwotą ulgi, decyzja nr Fn.3111 7/01/07/08 z dnia 30 stycznia 2008 roku – kwota wydatków udokumentowanych 130.347,72 zł (modernizacja budynku inwentarskiego) – ulga 25% wydatków, co stanowiło 32.587,00 zł. Analiza dokumentacji źródłowej wykazała, Ŝe: wszystkie sprawy zakończono wydaniem decyzji pozytywnych, decyzje wydał Wójt Gminy Cielądz,
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wszystkie decyzje wydano na uprzednio złoŜone przez podatników wnioski, do których załączono faktury i rachunki w oryginałach, dokumentujące poniesione wydatki, pracownicy organu podatkowego celem potwierdzenia dokonanych wydatków inwestycyjnych przeprowadzili w gospodarstwach rolnych oględziny, z których sporządzono protokoły. Umorzenia zaległości podatkowych W 2006 roku Wójt Gminy w Cielądzu wydał 31 decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych i odsetek na łączną kwotę 8.970,08 zł. W 2007 roku umorzenie zaległości podatkowych nastąpiło na podstawie 26 wydanych decyzji na kwotę łączną 3.594,00 zł. Wszystkie decyzje dotyczyły osób fizycznych. PowyŜsze dane ujęto w sprawozdaniach Rb 27 S i PDP za 2006 i 2007 rok Prawidłowość postępowania przy umarzaniu zaległości podatkowych kontrolujące sprawdziły w oparciu o materiały źródłowe i wydane na ich podstawie decyzje o numerach: w 2006 roku decyzja nr 3/2006 z dnia 27 lutego 2006 roku umarzająca zaległość z tytułu III i IV raty podatku łącznego zobowiązania pienięŜnego za rok 2006 – wartość umorzenia 121,60 zł (w tym rolny 106,60 zł), decyzja nr 5/2006 z dnia 7 kwietnia 2006 roku umarzająca zaległość z tytułu I raty łącznego zobowiązania pienięŜnego w 2006 roku na kwotę 128,00 zł, w tym podatek rolny 121,00 zł, decyzja nr 7/2006 z dnia 14 kwietnia 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu I raty 2006 roku w kwocie 167,00 zł, w tym podatek rolny – 151,00 zł, decyzja nr 13/2006 z dnia 19 czerwca 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu II raty 2006 roku na kwotę 171,00 zł, w tym podatek rolny – 155,00 zł, decyzja nr 18/2006 z dnia 16 października 2006 roku, umarzająca zaległość z tytułu III raty podatku za 2006 rok w kwocie 3.875,00 zł, w tym 3.869,00 zł podatek rolny, decyzja nr 32/2006 z dnia 21 grudnia 2006 roku odmawiająca umorzenia zaległości z tytułu III i IV raty podatku za 2006 rok w kwocie 169,00 zł, decyzja nr 35/2006/2007 z 12 stycznia 2007 roku umarzająca zaległość podatkową z lat ubiegłych (okres 2004 200 rok) w kwocie 1.063,60 zł, w tym podatek rolny 901,73 zł, Kontrolą z 2006 roku objęto decyzje umorzeniowe na kwotę 5.473,33 zł, która stanowiła 61% ogólnej kwoty umorzenia zaległości w podatku rolnym w 2006 roku. w 2007 roku decyzja nr 2/2007 z dnia 31 stycznia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu III raty łącznego zobowiązania pienięŜnego za 2006 rok w kwocie 165,00 zł w tym podatek rolny w wysokości 152,00 zł, decyzja nr 8/2007 z dnia 13 kwietnia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu I raty łącznego zobowiązania pienięŜnego za 2007 roku w kwocie 127,00 zł w tym podatek rolny w kwocie 111,00 zł, decyzja nr 9/2007 z dnia 14 czerwca 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu II raty łącznego zobowiązania pienięŜnego w kwocie 180,00 zł w tym podatek rolny 171,00 zł, decyzja nr 18/2007 z dnia 25 czerwca 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu I i II raty łącznego zobowiązania za 2007 rok w kwocie 224,00 zł w tym podatek rolny 192,00 zł
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
decyzja nr 21/2007 z dnia 6 września 2007 roku, umarzając zaległość z tytułu II raty łącznego zobowiązania pienięŜnego za 2007 rok w kwocie 161,00 zł w tym podatek rolny 148,00 zł, decyzja nr 26/2007 z dnia 11 grudnia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu IV raty łącznego zobowiązania na kwotę 85,00 zł w tym rolny 74,00 zł, decyzja nr 30/2007 z dnia 11 grudnia 2007 roku, umarzająca zaległość z tytułu III i IV raty łącznego zobowiązania w wysokości 64,00 zł w tym podatek rolny 60,00 zł. Kontrolą z 2007 roku objęto decyzje umorzeniowe na kwotę 908,00 zł, która stanowiła 25% ogólnej kwoty umorzenia zaległości w podatku rolnym w 2007 roku. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe: - organ podatkowy przed wydaniem decyzji przeprowadził postępowanie wyjaśniające, zgodnie z wymogami art. 122 i 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, do akt załączono dokumenty potwierdzające wskazywany przez podatników we wnioskach stan faktyczny (zaświadczenia weterynaryjne, karty informacyjne ze szpitala, protokoły oględzin ze szkód w gospodarstwie rolnym itp.) - wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących umorzenia zaległości (odsetek) i odroczenia zapłaty, zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, - decyzje wydawał Wójt Gminy Cielądz, - wszystkie decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne wymagane art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, - instytucje umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych, - we wszystkich wydanych decyzjach nieprawidłowo sformułowano zapis, dotyczący rozstrzygnięcia w sprawie, a mianowicie zapis „ postanawiam umorzyć ratę I ratę 2007 roku podatku łącznego zobowiązania pienięŜnego w kwocie…”, jest niewłaściwy bowiem w myśl zapisów art. 67a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, organ podatkowy nie jest kompetentny do umorzenia podatku, moŜe natomiast zastosować umorzenie zaległości podatkowej, - przed wydaniem decyzji odmownej organ podatkowy wyznaczył stronie termin do wypowiedzenia się w sprawie materiału dowodowego, zgodnie z art.200 ustawy Ordynacja podatkowa.
5) Podatek od środków transportowych Stawki podatku od środków transportowych zostały określone: − na rok 2006 uchwałą Rady Gminy Cielądz nr XXIX/138/05 z dnia 16 listopada 2005 roku, − w roku 2007 obowiązywały stawki określone powyŜszą uchwałą i były wyŜsze, niŜ stawki minimalne dla poszczególnych pojazdów określone w załącznikach nr 1 3 do ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Na podstawie cytowanej uchwały, rada nie dokonała zwolnień z opłat środków transportowych. Gmina otrzymuje od Starostwa Powiatowego w Rawie Mazowieckiej miesięczne informacje dotyczące pojazdów z terenu Gminy, zarejestrowane bądź wyrejestrowane w danym miesiącu. Dochody uzyskane przez Gminę z tytuły podatku od środków transportowych w 2006 roku wynosiły 49.695,00 zł i stanowiły 0,61% dochodów ogółem i 3,1% dochodów własnych.
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uzyskane dochody z powyŜszego podatku w 2007 roku wynosiły 46.308,00 zł i stanowiły odpowiednio 0,56% dochodów ogółem i 2,7% dochodów własnych. Kontrolą w zakresie prawidłowości zastosowania stawek podatku, terminowości oraz powszechności opodatkowania objęto losowo wybrane pojazdy z roku 2007. Informacje dotyczące podatku od środków transportowych (przypis, wykonanie dochodów, zaległości) stanowią załącznik nr 21 do niniejszego protokołu kontroli. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne Na terenie Gminy Cielądz w 2007 roku było zaewidencjonowanych 75 pojazdów. Losowo wybrana próba do kontroli to 10 podatników (co 10 podatnik rejestru) próba stanowiła 17 pojazdów o następujących numerach rejestracyjnych: (….) 10 Przypis dla wybranej próby wynosił 8.445,00 zł i stanowił 18,24% uzyskanych dochodów z powyŜszego podatku. W wyniku kontroli ustalono, co następuje: − zastosowane stawki przez podatników były zgodne ze stawkami określonymi przez Radę Gminy w uchwale nr XXIX/138/05 z dnia 16 listopada 2005 roku, − dane wykazane przez podatników w deklaracjach, pozwalały na weryfikację prawidłowości zastosowanej składki, − (….) 11 ; − (….) 12 . Zaległości w przedmiotowym podatku na 31 grudzień 2006 rok wynosiły 8.233,40 zł, na 31 grudzień 2007 rok wynosiły 4.375,60 zł. Działania windykacyjne w stosunku do największych dłuŜników opisano w punkcie 7 niniejszego rozdziału „Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych”. Podatek od środków transportowych – osoby prawne (….) 13 .
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności) 2006 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 4 1.746,60 Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 3 2.048,26 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 1 3.072,00 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -
2007 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek - - Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 2 1.192,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -
Prawidłowość postępowania przy udzielaniu ulg w zapłacie podatku od środków transportowych, kontrolujące sprawdziły w oparciu o wszystkie wydane decyzje w 2006 i 2007 roku, a mianowicie decyzje o numerach: 2007 rok decyzja Fn. nr 1/2007 z dnia 22 lutego 2007 roku odraczająca termin płatności I raty podatku od środków transportowych w wysokości 867,00 zł do 30 czerwca 2007 roku, (wniosek wpłynął 14 lutego 2007 roku), decyzja Fn. nr 4/2007 z dnia 16 października 2007 roku, odraczająca termin płatności zaległości w podatku od środków transportowych z tytułu II raty w wysokości 325,00 zł do dnia 31 stycznia 2008 roku (wniosek podatnika wpłynął 17 września 2007 roku), 2006 rok decyzja Fn. nr 1/2006 z dnia 16 czerwca 2006 roku, w sprawie rozłoŜenia na raty zaległości w podatku od środków transportowych w kwocie 3.072,00 zł na trzy raty z terminem płatności do 30 czerwca 2006 roku, do 30 sierpnia 2006 roku i do 30 listopada 2006 roku,
13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
decyzja Fn. nr 1/2006 z dnia 16 czerwca 2006 roku, umarzająca odsetki od zaległości podatkowych w kwocie 908,90 zł, decyzja nr 2/2006 z dnia 16 czerwca 2006 roku, umarzająca odsetki od zaległości podatkowych w kwocie 167,00 zł, decyzja nr 5/2006 z dnia 21 listopada 2006 roku, umarzająca odsetki od zaległości podatkowych w wysokości 152,70 zł, decyzja nr 1/2006 z dnia 27 lutego 2006 roku, odraczająca termin płatności I raty podatku od środków transportowych w kwocie 225,00 zł do dnia 30 maja 2006 roku, decyzja nr 2/2006 z dnia 27 lutego 2006 roku, odraczająca termin płatności I raty podatku od środków transportowych w wysokości 867,00 zł do dnia 30 czerwca 2006 roku, decyzja nr 3/2006 z dnia 16 kwietnia 2006 roku, odraczająca termin płatności zaległości w kwocie 956,26 zł do dnia 30 maja 2006 roku, decyzja nr 1/2006 z dnia 12 stycznia 2006 roku, umarzająca zaległość w podatku od środków transportowych w wysokości 518,00 zł. W wyniku analizy powyŜszych decyzji i dokumentów do nich załączonych stwierdzono, Ŝe: - wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących umorzenia zaległości (odsetek), zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa; - wszystkie decyzje umorzeniowe zawierały uzasadnienie faktyczne (art.210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa; - instytucje umorzenia stosowano wyłącznie do zaległości podatkowych; - w decyzji nr 4/2007 z dnia 16 października 2007 roku nieprawidłowo sformułowano rozstrzygnięcie decyzji. W treści postanowienia zapisano, „postanawiam odroczyć II ratę podatku od środków transportowych….”, podczas gdy przedmiotem rozstrzygnięcia było odroczenie zaległości w opłatach podatku od środków transportowych. Wniosek podatnika wpłynął do organu podatkowego w dniu 17 września 2007 roku, a termin zapłaty II raty podatku upływał zgodnie z art.11 ust 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych 15 września, czyli na dzień złoŜenia wniosku naleŜność podatkowa stała się zaległością i do zaległości powinna odnosić się wydana decyzja, - pod wszystkie decyzje załączono protokół o stanie majątkowym podatnika sporządzony przez pracownika referatu podatkowego, - wszystkie decyzje wydał Wójt Gminy. Testy dotyczące podatku od środków transportowych stanowią załącznik nr 22 do protokołu kontroli.
6) Opłata targowa
Dochody z tytułu opłaty targowej za 2006 rok wynosiły 885,00 zł i stanowiły 0,05% dochodów własnych gminy, w 2007 roku dochody z powyŜszego tytułu nie wystąpiły. Z uwagi na znikomy procent dochodów z powyŜszego tytułu w dochodach własnych gminy w 2006 roku, odstąpiono od kontroli powyŜszego zagadnienia.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
8) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
Zaległości w poszczególnych rodzajach podatków oraz zestawienie działań windykacyjnych, podejmowanych przez jednostkę w okresie objętym kontrolą, przedstawiają poniŜsze tabele, sporządzone na podstawie prowadzonej w jednostce ewidencji upomnień i tytułów wykonawczych. PowyŜsza ewidencja spełniała wymogi określone w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Zgodnie z załącznikiem nr 3 § 4 ust.3 cytowanego wyŜej rozporządzenia, zawierała ona nr ewidencyjny upomnienia, datę jego wystawienia, nr konta zobowiązanego, nazwę i adres zobowiązanego, rodzaj, okres i kwotę naleŜności oraz datę doręczenia upomnienia. Ewidencja tytułów wykonawczych prowadzona jest zgodnie z § 7 ust.2 ww. rozporządzenia, wg wzoru określonego w załączniku nr 8 do cytowanego rozporządzenia.
2006 rok
Kwota Kwota Tytuły Upomni Tytuły Kwota Kwota odsetek zaległo ści na Upomnienia wykona Rodzaj enia wykonaw. wyegzekwow wyegzekwo naliczona koniec roku (z wcze podatku anych wanych na koniec uwzgl ędnienie odsetek zaległo ści roku m lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść
Podatek od nieruchomo ści – 4.354,00 15.950,32 240 15.636,00 109 10.525,50 749,64 7.961,95 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – 3.778,95 18.982,93 6 2.944,40 5 2.659,90 137,73 476,20 osoby prawne Podatek rolny – 4.919,00 20.307,19 268 16.658,00 118 11.211,80 492,88 5.118,51 osoby fizyczne Podatek rolny – 1.619,50 9.104,50 6 1.691,00 6 2.498,50 43,22 452,50 osoby prawne Podatek le śny 63,00 1.170,30 30 1.759,00 14 1.211,20 52,34 440,28 Podatek od środków 3.350,90 10.508,40 44 14.603,00 26 8.140,00 1.123,08 7.644,44 transportowych
2007 rok
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwota zaległo ści Tytuły Tytuły Kwota Upomni Upomnieni Kwota Kwota na koniec wykona wykonawcz Rodzaj odsetek enia a wyegzekwo wyegzekwo roku (z wcze e podatku naliczona na wanych wanych uwzgl ędnie koniec roku odsetek zaległo ści niem lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść
Podatek od nieruchomo ści – 4.790,00 14.689,03 215 17.397,00 78 6.248,00 965,13 6.025,96 osoby fizyczne* Podatek od nieruchomo ści – 5.267,70 10.170,16 5 2.977,00 5 3.888,00 - - osoby prawne Podatek rolny – 4.775,00 18.669,93 250 20.120,00 90 7.220,90 1.324,88 6.906,23 osoby fizyczne Podatek rolny – 2.178,50 9.776,15 4 865,00 4 1.026,00 21,90 193,35 osoby prawne Podatek le śny 108,00 1.168,49 18 1.221,00 9 493,00 26,20 438,47 Podatek od środków 2.665,80 7.300,60 29 11.305,00 14 6.201,00 939,27 4.158,40 transportowych
ZadłuŜenie w opłatach podatku od nieruchomości osoby prawne na dzień 31 grudnia 2006 posiadały dwa podmioty prawne tj. podatnicy o numerach 2 i 20, natomiast na 31 grudnia 2007 roku zaległość posiadała jedna osoba podatnik o numerze konta 2. W celu wyegzekwowania powyŜszych zaległości w stosunku do wymienionych podatników podjęto następujące działania windykacyjne: (….) 14 Windykacja zaległości w podatku rolnym od osób fizycznych Zaległość w podatku rolnym od osób fizycznych, na koniec 2006 roku wynosiła 20.307,19 zł. Na dzień 31 grudnia 2007 roku zaległość w przedmiotowym podatku wynosiła 18.669,93 zł. Największe zaległości posiadali niŜej wymienieni podatnicy: (….) 15 Windykacja w podatku rolnym osoby prawne Zaległości w podatku rolnym od osób prawnych na 31 grudnia 2006 roku wynosiły 9.104,50 zł, na 31 grudnia 2007 roku wynosiły 9.776,15 zł. Zaległości odnotowano na koncie dwóch podatników, a mianowicie: (….) 16
14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Windykacja zaległości w podatku od środków transportowych – osoby fizyczne Zaległości w przedmiotowym podatku wynosiły na 31 grudnia 2006 roku 8.233,40 zł i na 31 grudnia 2007 roku 4.375,60 zł. Największe zaległości w zapłacie podatki od środków transportowych osoby fizyczne odnotowano na koncie następujących podatników: (….) 17 Windykacja zaległości w podatku od środków transportowych – osoby prawne (….) 18
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści
W budŜecie Gminy Cielądz na 2006 rok i na rok 2007 nie planowano dochodów z tytułu sprzedaŜy nieruchomości. W sprawozdaniach budŜetowych Rb 27S za 2006 i 2007 rok w dziale 700 rozdziale 70005 – gospodarka gruntami i nieruchomościami § 0870 – wpływy ze sprzedaŜy składników majątkowych, nie odnotowano dochodów .
Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2006 rok 2006 rok 2007 rok 2007 rok (zł) (zł) (zł) (zł) - - - -
2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu
Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2006 rok 2006 rok 2007 rok 2007 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 265,00 219,31 265,00 267,13
sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W budŜecie gminy na 2006 rok w dziale 700 Gospodarka mieszkaniowa, w rozdziale 70005 Gospodarka gruntami i nieruchomościami w § 047 wpływy z opłat za zarząd, uŜytkowanie i uŜytkowanie wieczyste nieruchomości, zaplanowano dochody z tytułu uŜytkowania wieczystego w wysokości 265,00 zł i wykonano je w wysokości 219,31 zł. W budŜecie gminy na 2007 rok zaplanowano dochody z tytułu uŜytkowania wieczystego w wysokości 265,00 zł i wykonano je w wysokości 267,13 zł. PowyŜsze dane wynikają z uchwał budŜetowych na rok 2006 i 2007, sprawozdań Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych za rok 2006 i 2007, i są zgodne z ewidencją księgową. W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2006 2007 nie zawierano nowych umów o oddanie nieruchomości gruntowej w uŜytkowanie wieczyste. Dochody za uŜytkowanie wieczyste wynikają z aktu notarialnego repertorium A nr 528/1997 z dnia 23 lutego 1997 roku, protokołu uzgodnień z dnia 20 stycznia 1997 roku w przedmiocie oddania nieruchomości w uŜytkowanie wieczyste nieruchomości w formie bezprzetargowej i przeniesienie własności budynków przez Gminę Cielądz nieruchomości połoŜonej we wsi Komorów (numer działki 97/2 o pow.0,18 ha) i nieruchomości połoŜonej we wsi Ossowice (numer działki 279/2 o pow.0,15 ha) Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Regnowie oraz uchwały organu stanowiącego nr 30/95 z dnia 29 września 1995 roku wyraŜającej zgodę na oddanie w uŜytkowanie wieczyste Gminnej Spółdzielni w Regnowie opisanych nieruchomości i nieodpłatnego przeniesienia własności budynków. Na dzień 31 grudnia 2006 roku i na 31 grudnia 2007 roku w ewidencji księgowej Urzędu Gminy Cielądz nie odnotowano zaległości w płatnościach opłat rocznych za uŜytkowanie wieczyste. Opłaty wynikające z opisanej wyŜej umowy (aktu notarialnego), wnoszone są w wysokościach i terminach z niej wynikających. Na przestrzeni lat 1997 2007 nie dokonywano zmian wysokości opłat z tytułu uŜytkowania wieczystego.
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych Dział Rozdział Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2006 rok 2006 rok 2007 rok 2007 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01095 2.500,00 1.879,63 1.900,00 1.029,73 700 70005 16.633,00 18.049,53 17.695,00 17.725,78 801 80101 21.000,00 25.850,36 23.500,00 25.391,69 Razem 40.133,00 45.779,52 43.095,00 44.147,20
DzierŜawa składników majątkowych Rada Gminy Cielądz uchwałą nr XX/101/04 z dnia 2 grudnia 2004 roku wyraziła zgodę ma wydzierŜawienie dwóch nieruchomości stanowiących mienie gminne tj. zabudowanego gruntu o powierzchni 27,5 m² połoŜonego we wsi Cielądz – działki stanowiącej mienie komunalne gminy oznaczonej nr 814/1, na której usytuowany jest budynek postawiony przez dzierŜawcę z przeznaczeniem pod zakład fryzjerski okres dzierŜawy określiła rada na lata 2004 2009 oraz nieruchomości połoŜonej we wsi Stolniki – działki nr 217/2 i 217/4 o powierzchni 1,55 ha wraz z buchtą spędową na okres 2004 2009 rok. Uchwałą nr XXXV/168/2006 z dnia 9 czerwca 2006 roku Rada Gminy Cielądz wyraziła zgodę na wydzierŜawienie na okres 10 lat budynek byłej szkoły we wsi Komorów wraz z częścią gruntu, znajdującego się na działce nr 145/5.
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Umowy dzierŜawy na podstawie pierwszej z wymienionych uchwał, spisano przed okresem objętym niniejszą kontrolą tj. umowa z dnia 2 grudnia 2004 roku na dzierŜawę gruntu pod zakład fryzjerski – z czynszem dzierŜawnym 300,00 zł rocznie płatnym w okresach półrocznych do 30 stycznia i 30 czerwca kaŜdego roku oraz umowa z dnia 14 stycznia 2005 roku na dzierŜawę zabudowanej nieruchomości we wsi Stolniki z przeznaczeniem na prowadzenie działalności gospodarczej na czas od 14 stycznia 2005 roku do 2 grudnia 2009 roku, z czynszem dzierŜawnym miesięcznym w kwocie 770,00 zł + VAT płatnym kwartalnie do 15 dnia miesiąca po upływie kwartału. Umowy nie zawierały klauzul waloryzacyjnych w zakresie wysokości czynszu i jak ustalono w okresie od dnia podpisania umowy do czasu przeprowadzenia niniejszej kontroli stawek czynszu nie waloryzowano. Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 roku Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.), „waloryzacji kwot naleŜnych z tytułów określonych w cytowanej ustawie dokonuje się przy zastosowaniu wskaźników zmian cen nieruchomości ogłaszanych przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.” Na podstawie dowodów wpłaty oraz zapisów ewidencji księgowej, kontrolujące dokonały sprawdzenia terminowości wpłat określonych w powyŜszych umowach czynszów dzierŜawnych w roku 2006 i 2007. PowyŜsza analiza wykazała, Ŝe dzierŜawca gruntu połoŜonego w Cielądzu (dzierŜawa pod zakład fryzjerski – umowa z dnia 2 grudnia 2004 roku), nie dotrzymał wynikającego z umowy terminu płatności czynszu za 2006 rok, tzn. termin wpłaty I raty wynikający z umowy to 30 styczeń natomiast dzierŜawca uiścił naleŜność dopiero go 16 lutego 2006 roku, terminem wpłaty II raty był 30 czerwiec 2006 roku, wpłata miała miejsce 5 lipca 2006 roku. Uchwała nr XXXV/168/2006 Rady Gminy z dnia 9 czerwca 2006 roku była podstawą ogłoszenia przetargu na wydzierŜawienie budynku byłej szkoły wraz z częścią gruntu w Komorowie oznaczonej jako działka 145/5 o powierzchni 8,8ha. Informację – wykaz o zamiarze oddania powyŜszej nieruchomości w dzierŜawę w drodze ustnego przetargu nieograniczonego, opublikowano w dniu 21 czerwca 2006 roku w prasie lokalnej – Dziennik Łódzki, na tablicy ogłoszeń w urzędzie w okresie od 21 czerwca – 19 lipca 2006 roku. Stwierdzono, iŜ wykaz nie zawiera informacji wskazanych w art. 35 ust. 2 pkt 5, 8, 9, 10, ustawy o gospodarce nieruchomościami, tzn. w wykazie nie określono, terminu zagospodarowania nieruchomości, wysokości opłat z tytułu dzierŜawy, terminu wnoszenia opłat oraz zasad ich aktualizacji . Ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym na wydzierŜawienie przedmiotowej nieruchomości, podano do publicznej wiadomości zamieszczając informację w prasie lokalnej – Dziennik Łódzki nr 168 z dnia 20 lipca 2006 roku, wywieszając informacje na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu w okresie 18 lipca 2006 – 21 sierpnia 2006 roku. Ogłoszenie o przetargu opublikowano w terminie zgodnym z postanowieniami art. 38 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tj. z 2004 roku Dz. U nr 261, poz. 2603 ze zm.). Wywoławcza wysokość czynszu dzierŜawnego wg ogłoszenia to 100,00 zł plus VAT, termin przetargu 21 sierpnia 2006 roku, okres dzierŜawy 5 lat. Warunkiem przystąpienia do przetargu była wpłata wadium w wysokości 10% ceny wywoławczej czyli 10,00 zł, w terminie do 16 sierpnia 2006 roku. W terminie określonym w ogłoszeniu (w dniu 25 lipca 2006 roku), wpłaty wadium bezpośrednio do kasy Urzędu, dokonała tylko jedna osoba i jedna osoba przystąpiła do przetargu. Z protokołu z przeprowadzonego postępowania przetargowego wynika, Ŝe zainteresowany zaoferował jedno postąpienie ceny wywoławczej. Wysokość czynszu dzierŜawnego wylicytowana w przetargu to 110,00 zł plus VAT miesięcznie. Protokół podpisała trzy osobowa komisja i stanowił on podstawę spisania umowy. W dniu 29 sierpnia 2006 roku spisano umowę, której przedmiotem było wydzierŜawienie nieruchomości zabudowanej budynkiem byłej szkoły podstawowej o powierzchni uŜytkowej 277m² połoŜonej w Komorowie powierzchnia działki 0,81 ha. Umowę zawarto na czas określony 10 lat z okresem obowiązywania od 29 sierpnia 2006 roku do
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
29 sierpnia 2016 roku. Wysokość czynszu dzierŜawnego zgodna z postanowieniami protokołu czyli 110, 00 zł miesięcznie plus podatek VAT, płatny do końca miesiąca upływającego kwartału. Na dzierŜawcy zgodnie z postanowieniami § 2 ust. 5 i 6 umowy, spoczywał obowiązek pokrywania kosztów zuŜycia energii elektrycznej i wody. Umowa nie zawierała klauzuli waloryzacji wysokości czynszu dzierŜawnego. Umowę ze strony wydzierŜawiającego podpisał Wójt Gminy . Pierwszej wpłaty czynszu w wysokości 134,20 zł dzierŜawca dokonał w dniu 3 listopada 2006 roku – naleŜność za miesiąc IX/2006. Zgodnie z zapisami umowy okresem rozliczeniowym był kwartał, a termin zapłaty upływał wraz z końcem miesiąca kończącego kwartał, zapłata winna nastąpić więc na koniec września i koniec grudnia 2006 roku. Wg ewidencji księgowej dzierŜawca nie dokonał kolejnych opłat. W dniu 1 lutego 2007 rok wystąpił z prośbą do Urzędu Gminy o rozwiązanie umowy dzierŜawy, wnosząc o uznanie poniesionych przez niego nakładów na przystosowanie budynku do planowanej działalności gospodarczej w kwocie 1.125,54 zł, na poczet naleŜnego czynszu za IV kwartał 2006 roku i I kwartał 2007 roku. DzierŜawca poniósł koszty zwiększające wartość przedmiotu dzierŜawy po uzyskaniu zgody wydzierŜawiającego. Poniesione wydatki udokumentowano rachunkiem. Rozwiązanie umowy na warunkach zaproponowanych przez dzierŜawcę w prośbie, podpisał w dniu 15 marca 2007 roku Wójt Gminy. Wg powyŜszej, na naleŜny czynsz w kwocie 805,20 zł zaliczono wydatki przedstawione przez dzierŜawcę, bez dopłaty róŜnicy pomiędzy wydatkami poniesionymi a kwotą zaległego czynszu, co do której zgodnie z oświadczeniem, dzierŜawca nie wnosił roszczeń. Publikacją wykazu nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia w okresie od 2 kwietnia do 30 kwietnia 2007 roku, wszczęto ponownie procedurę wydzierŜawienia powyŜszej nieruchomości. Wykaz zawierał takie same błędy jak opisany wyŜej tzn. nie zawierał informacji wymaganych art. 35 ust.2 pkt 5, 8, 9, 10, 12 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wykaz podpisał Wójt Gminy. Na ogłoszenie o ustnym przetargu nieograniczonym, który opublikowano w dniu 17 maja 2007 roku na tablicy ogłoszeń, w prasie lokalnej odpowiedziała jedna zainteresowana dzierŜawą osoba, która wpłaciła w dniu 6 czerwca 2007 roku wymagane wadium w kwocie 10,00 zł. Jako jedyny uczestnik przetargu dokonał jednego postąpienia w wysokości 10,00 zł, i wylicytowana wysokość czynszu wynosiła 110,00 zł miesięcznie plus podatek VAT. Z przetargu sporządzono protokół, który stanowił podstawę spisania umowy. Przed podpisaniem umowy zainteresowany wydzierŜawieniem przedmiotowej nieruchomości zrezygnował z zawarcia umowy co było równoznaczne z utratą przez rezygnującego wpłaconego wadium. Kolejny II przetarg na dzierŜawę niniejszej nieruchomości zabudowanej ogłoszono 25 października 2007 roku. Publikacji ogłoszenia dokonano w prasie lokalnej Dziennik Łódzki, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy oraz na stronach internetowych Urzędu Gminy Cielądz. Termin przetargu ustalono na 7 grudnia 2007 roku. W okresie wyznaczonym do wpłaty wadium tj. do dnia 4 grudnia 2007 roku dokonał jej w dniu 4 grudnia 2007 roku jeden zainteresowany. Wywoławcza wartość czynszu dzierŜawnego wynosiła 100,00 zł. Jedyny uczestnik przetargu zaoferował jedno postąpienie wynoszące 10% ceny wywoławczej czyli 10,00 zł. Wylicytowana wysokość miesięcznego czynszu dzierŜawnego to 110,00 zł plus podatek VAT. W dniu 15 grudnia 2007 roku pomiędzy Wójtem Gminy a „ELSROL SYSTEM” Zbigniew Miętus Łódź, podpisano umowę dzierŜawy na nieruchomość zabudowaną połoŜonej w Komorowie jako działka nr 145/5 o powierzchni 0,81 ha, na okres 10 lat tj. od 15 grudnia 2007 do 17 grudnia 2017 roku. Ustalona wysokość czynszu zgodna z wartością wylicytowaną – 110,00 zł plus VAT, płatny kwartalnie w terminie do końca miesiąca upływającego kwartału. W umowie nie zawarto klauzuli waloryzacyjnej stawki czynszu. Pierwszej wpłaty czynszu dzierŜawca dokonał w dniu 29 grudnia 2007 roku w kwocie 57,10 zł plus 10 zł wadium zaliczone na poczet czynszu co stanowiło naleŜność za 16
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dni grudnia 2007 roku. NaleŜny czynsz za I kwartał 2008 roku zgodnie z umową powinien wpłynąć do dnia 31 marca 2008 roku. DzierŜawca nie dokonał wpłaty w ustalonym terminie, co skutkowało wystawienie wezwania do zapłaty – wezwanie z dnia 7 maja 2007 roku. NaleŜny czynsz za I kwartał 2008 roku dzierŜawca wpłacił poleceniem przelewu dopiero dnia 2 czerwca 2008 roku. Od nieterminowej wpłaty nie naliczono i do czasu trwania niniejszej kontroli nie wyegzekwowano odsetek. Dochody z dzierŜawy obwodów łowieckich: W okresie objętym kontrolą jednostka uzyskiwała dochody tytułu dzierŜawy obwodów łowieckich znajdujących się na terenie Gminy Cielądz. Zgodnie z ustawą z dnia 13 października 1995 roku prawo łowieckie (Dz. U z 2005 nr 127 poz. 1066 ze zm.) Starosta Rawski i Starosta Tomaszowski podpisali umowy dzierŜawy z sześcioma kołami łowieckimi tj. Kołem Łowieckim Nr 9 „Przepiórka” z siedzibą w Inowłodzu, Kołem Łowieckim „Łoś” z siedzibą w Kozietułach, Kołem Łowieckim „WKŁ 287 – Sarna” z siedzibą w Nowym Mieście nad Pilicą, Kołem Łowieckim „Szarak” z siedzibą w Rawie Mazowieckiej, Kołem Łowieckim „śubr” z siedzibą w Rawie Mazowieckiej, Kołem Łowieckim „Przepiórka” z siedzibą w Rawie Mazowieckiej. Przysługująca część dochodów z tytułu dzierŜawy obwodów łowieckich połoŜonych na terenie Gminy Cielądz została przekazana przez Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej Gminie i w 2006 roku wynosiła ona 1.879,63 zł, natomiast w 2007 roku była to kwota 1.029,73 zł. Najem lokali. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe Rada Gminy w Cielądzu nie uchwaliła programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, do czego obligował organ stanowiący art. 21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 31, poz. 266 ze zm.) . Oświadczenie w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 24 do niniejszego protokołu . Zgodnie z treścią oświadczenia do końca 2008 roku Gmina opracuje przedmiotowy program. Stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych określono zarządzeniem nr 27/05 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 grudnia 2005 roku w sprawie określenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Cielądz. W wydanym zarządzeniu sprecyzowano wysokość stawek za poszczególne rodzaje lokali w zaleŜności od wyposaŜenia lokalu w media. Termin płatności czynszu oraz opłat za media ustalono na dzień: 10 tego kaŜdego miesiąca płatny z góry. Zarządzenie weszło w Ŝycie z dniem 1 lutego 2006 roku. W okresie wcześniejszym powyŜsze sprawy regulowała uchwała Rady Gminy nr XXIII/146/2000 z dnia 28 grudnia 2000 roku w sprawie określenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne w zasobach komunalnych. W roku 2006 i 2007 kontrolowana jednostka wynajmowała 11 lokali mieszkalnych i 4 uŜytkowe. Dziesięć lokali mieszkalnych będących w zasobach gminnych zajmowali nauczyciele na podstawie art.54 Karty Nauczyciela (8 mieszkań w Domu Nauczyciela w Cielądzu, jedno mieszkanie przy Szkole Podstawowej w Ossowicach i jedno mieszkanie w Sanogoszczy). Na wynajem powyŜszych lokali spisano umowy najmu określając kwoty czynszów i terminy wpłat. Kwota czynszów za zgodą wynajmujących jest potrącana z wynagrodzenia miesięcznego. W trakcie kontroli dokumentów źródłowych dotyczących najmu lokali mieszkalnych stwierdzono, Ŝe od 5 sierpnia 2003 roku Wójt Gminy podpisuje umowy z roczny okresem ich obowiązywania na wynajem lokalu mieszkalnego w budynku byłej szkoły w Kuczyźnie. Umowy spisywane są od 2003 roku do roku 2008. Na wynajem z okresem
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
określonym zgodę wyraził najemca. Jak wyjaśnił Wójt Gminy, jest to lokal wynajmowany matce z sześciorgiem dzieci. W spisanej w umowie z ww. jednostka określiła: naleŜny czynsz w wysokości 82,45 zł przyjmując stawkę określoną w zarządzeniu nr 27/05 tj. 0,70 zł za m 2 oraz umowną kwotę 10 zł za pomieszczenie gospodarcze. Termin i sposób zapłaty czynszu ustalono do 10 go kaŜdego miesiąca za miesiąc poprzedni pod rygorem zapłaty odsetek ustawowych. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe w 2007 roku raty płacone były nieterminowo tj. wpłaty za miesiące VIII, IX, X 2007 roku dokonano w dniu 15 listopada 2007 roku natomiast wpłaty za miesiąc XI 2007 roku dokonano w dniu 11 grudnia 2007 roku. Od zaległości były naliczone ustawowe odsetki w kwocie 5,48 zł. Wynajem lokali uŜytkowych W 2007 roku obowiązywały 4 umowy najmu lokali uŜytkowych. Wykaz wynajmowanych lokali uŜytkowych stanowi załącznik nr 24 do niniejszego protokołu . Zgodę na wynajem wszystkich lokali uŜytkowych wyraziła Rada Gminy w Cielądzu uchwałami nr XX/104/04 z dnia 2 grudnia 2004 roku – na wynajem części budynku Urzędu Gminy z przeznaczeniem pod Ośrodek Zdrowia na okres od 2004 2009 roku i uchwałą nr XX/102/04 z 2 grudnia 2004 roku – zgoda na wynajem lokalu w budynku Urzędu Gminy o pow. 32m² z przeznaczeniem na centralę telefoniczną na okres od 2004 2009 roku. Wszystkie umowy spisano w okresach wcześniejszych tj. z Bankiem Spółdzielczym Regnów umowa z 15 grudnia 1997 roku na czas nieokreślony, z Telekomunikacją Polską SA Warszawa Centrala telefoniczna umowa z 9 grudnia 2004 roku z waŜnością do 31 grudnia 2009 roku, z lekarzem stomatologiem – umowa z dnia 26 października 2005 roku na okres od 1 stycznia 2006 do 31 grudnia 2009 roku. Klauzulę waloryzacji zawierała tylko umowa zawarta z Bankiem Spółdzielczym Regnów, w pozostałych umowach takich zapisów nie odnotowano i jak ustaliły kontrolujące nie dokonywano waloryzacji stawek czynszu z tytułu najmu. Kontrolujące dokonały analizy poszczególnych umów najmu lokali uŜytkowych, zapisów w nich zawartych w zakresie terminów wpłat czynszów i ustalono co następuje: - przedmiotem umowy z dnia 26 października 2005 roku, był najem lokalu uŜytkowego o powierzchni 27,14 m 2 z przeznaczeniem na prowadzenie prywatnej praktyki stomatologicznej. Umowę zawarto na okres od 1 stycznia 2006 roku do 31 grudnia 2009 roku, ustalono w niej termin wpłaty czynszu tj. do 30 tego kaŜdego miesiąca w kasie Urzędu. Wysokość czynszu została wyliczona wg stawki dla lokali uŜytkowych ustalanych zarządzeniem Wójta Gminy nr 27/05 tj. 3,00 zł. za m 2 powierzchni uŜytkowej, co ogółem stanowiło kwotę czynszu 81,42 zł. Od powyŜszej kwoty naliczono podatek VAT w wysokości 22 %. Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe czynsz płacono w terminie określonym w umowie, - przedmiotem umowy z dnia 6 stycznia 2007 roku, był najem lokalu uŜytkowego o powierzchni 127,65m z przeznaczeniem na prowadzenie praktyki lekarza rodzinnego. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe umowa została zawarta na okres od 1 stycznia 2007 roku do 31 grudnia 2008 roku, ustalono w niej terminy wpłaty czynszu na: 30 marca, 30 czerwca, 30 września, 30 grudnia kaŜdego roku. Wysokość czynszu została wyliczona wg stawki ustalanej zarządzeniem jak dla lokali uŜytkowych tj. 3,00 zł za m 2 powierzchni uŜytkowej co stanowiło kwotę czynszu 382,95 zł. Od powyŜszej kotwy naliczono podatek VAT w wysokości 22 % wartość ogółem czynszu wynosiła 467,20 zł. Według ewidencji księgowej czynsz płacony był terminowo, - przedmiotem umowy z dnia 9 grudnia 2004 roku, był najem lokalu uŜytkowego o powierzchni 32 m 2, z przeznaczeniem na potrzeby centrali telefonicznej oraz aneks nr 1/2007 z dnia 1 października 2007 roku do ww. umowy. Umowa została
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zawarta na czas określony do dnia 31 grudnia 2009 roku. W umowie ustalono terminy wpłaty czynszu na: 31 marca, 30 czerwca, 30 września, 31 grudnia kaŜdego roku, na podstawie faktury wystawionej na 30 dni przed upływem terminu płatności raty czynszu. Wysokość czynszu została wyliczona wg stawki ustalanej zarządzeniem jak dla lokali uŜytkowych tj. 3,00 zł za m 2 powierzchni uŜytkowej, co stanowiło kwotę czynszu 96,00 zł. Od powyŜszej kwoty naliczono podatek VAT w wysokości 22 %. Wartość czynszu brutto wynosiła 117,12 zł miesięcznie. Kontrola terminowości wpłat czynszu na koncie powyŜszego najemcy wykazała, Ŝe na 31 grudnia 2006 roku posiadał on zaległość w kwocie 351,36 zł (zaległość na IV kwartał 2006 roku). Jak ustalono, zaległość uregulowano 15 stycznia 2007 roku. Jednostka nie pobrała odsetek poniewaŜ nie zachowano terminu wystawienia faktury (fakturę naleŜało doręczyć na 30 dni przed upływem terminu jej płatności). Faktura nr 107/06 nosi datę wystawienia 4 grudnia 2006 roku, - przedmiotem umowy z dnia 15 grudnia 1997 roku był najem lokalu uŜytkowego o powierzchni 10 m , z przeznaczeniem na działalność bankową. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Roczny czynsz najmu lokalu wynosił 400,00 zł, którego terminy płatności ustalono na: 31 marca, 30 czerwca, 30 września, 31 grudnia kaŜdego roku. W umowie zawarto klauzulę waloryzacyjną, wysokość czynszu ulegała podwyŜszeniu w okresach rocznych, począwszy od stycznia 1999 roku o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych w stosunku do poprzedniego roku podanego przez GUS. Zmiany czynszu kaŜdorazowo dokonywano aneksem do umowy. Zgodnie § 6 umowy oraz aneksami roczny czynsz wynosił z dniem: 1 stycznia 2006 roku 739,52 zł (592,54 zł x 2,3% = 606,17 zł.+ VAT). Do podstawy wyliczenia waloryzacji czynszu przyjęto nieprawidłowy wskaźnik, a mianowicie przyjęto wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych dla gospodarstw domowych emerytów i rencistów z 2005 roku w wysokości 2,3% ustalony przez Prezesa GUS (MP nr 4, poz. 77 z dnia 16 stycznia 2006 roku), natomiast obowiązującym był wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w 2005 roku, ustalony przez Prezesa GUS (MP nr 4, poz. 76 z dnia 16 stycznia 2006 roku) który wynosił 2,1 %. Zmiany wysokości czynszu dokonano aneksem 1/2006. Z dniem 1 stycznia 2007 roku zwaloryzowany czynsz wynosił 746,92 zł (606,17 zł x 1,00% = 612,23 zł.+ VAT). Do podstawy wyliczenia przyjęto prawidłowy wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ustalony przez Prezesa GUS, który w 2006 roku w stosunku do 2005 wzrósł o 1,00% (MP nr 4, poz. 43 z dnia 15 stycznia 2007 roku). Zmiany wysokości czynszu dokonano aneksem 1/2007. Na podstawie ewidencji księgowej wpłat dokonywanych przez najemcę ustalono, Ŝe w 2007 roku raty płacone były terminowo. Zgodnie ze złoŜonym wnioskiem z dnia 2 lipca 2007 roku przez najemcę, w dniu 31 lipca 2007 roku za porozumieniem stron nastąpiło rozwiązanie umowy najmu lokalu ze względu na przeniesienie placówki banku. ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓ W 1 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierŜawę w zakresie obowiązku podania do publicznej x 2 wiadomości wykazu (art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami).
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierŜawę w zakresie obowiązku zorganizowania przetargu x 2 (umowy na czas nieoznaczony lub oznaczony dłuŜszy niŜ 3 lata) (art.37 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami). 3 Czy w umowach określono stawki czynszu z tytułu najmu i dzierŜawy oraz terminy ich x 6 wnoszenia. 4 Czy najemca (dzierŜawca) terminowo x 6 dokonywał wpłat z tytułu czynszu. 5 Czy od nieterminowych wpłat pobrano odsetki za opóźnienie w zapłacie w prawidłowej x x 2 (od jednego pobrano od drugiego nie) wysokości. 6 Czy w umowie zawarto klauzule waloryzacyjne x 1 5 w zakresie wysokości czynszu. 7 Czy ww. klauzule były stosowane. x 1 8 Czy w przypadku zaległości przekraczających naleŜność za okres półroczny (przy wpłatach miesięcznych) lub roczny (przy wpłatach x kwartalnych, półrocznych, rocznych) podejmowano czynności windykacyjne. 9 Czy udzielono ulg w zapłacie czynszu niezgodnie z obowiązującymi przepisami (uchwała organu x X stanowiącego). 10 Czy dopuszczono do przedawnienia naleŜności x X jednostki samorządowej z tytułu czynszu. 11 Czy prowadzono ewidencję księgową dochodów z tytułu najmu (dzierŜawy) w sposób x 6 prawidłowy.
3. POZOSTAŁE DOCHODY
3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego
Ilo ść wydanych Wysoko ść Wysoko ść Rok decyzji wymierzonych opłat uzyskanych dochodów (szt.) (zł) (zł) 2006 2 654,49 221,43 2007 2 5.65 464,13 Z uwagi na niską wartość uzyskanych dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego tj. 0,028 % wykonanych dochodów własnych w 2007 roku i 0,014 % w roku 2006 odstąpiono od kontroli prawidłowości pobieranych wpłat z powyŜszego tytułu.
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3.2. Inne dochody
Dochody z tytułu renty planistycznej Gmina Cielądz w badanym okresie nie uzyskiwała dochodów z tytułu renty planistycznej. Jak wynika z wyjaśnień Skarbnika Gminy, kontrolowana jednostka nie posiada planu zagospodarowania przestrzennego gminy, a decyzje o warunkach zabudowy do planowanej inwestycji są wydawane kaŜdorazowo. W związku z powyŜszym nie został ustalony plan dochodów na rok 2006 2007 z tytułu renty planistycznej. Wyjaśnienie Wójta Gminy stanowi załącznik nr 25 do niniejszego protokołu kontroli. Dochody z tytułu za wydawanie zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych Uchwałą nr XIX/94/04 z dnia 4 listopada 2004 roku Rada Gminy w Cielądzu ustaliła dopuszczalną liczbę punktów sprzedaŜy napojów alkoholowych zawierających powyŜej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa) do 30 miejsc z czego 25 punktów sprzedaŜy przeznaczonych do spoŜycia poza miejscem sprzedaŜy oraz 5 miejsc przeznaczonych do spoŜycia w miejscu sprzedaŜy. W 2007 roku na terenie gminy prowadzono sprzedaŜ napojów alkoholowych w 15 punktach. W roku 2006 kontrolowana jednostka wydała 13 zezwoleń stałych oraz 1 zezwolenie jednorazowe na sprzedaŜ napojów alkoholowych na terenie gminy Cielądz, natomiast w roku 2007 wydano 30 zezwoleń stałych i 2 jednorazowe. W wyniku analizy wydawanych zezwoleń stwierdzono, Ŝe kaŜde posiadało załączniki określone w art. 18 ust. 6 ustawy z dnia 16 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 147 poz. 1231 tekst jednolity z 2002 roku ze zm.), tj. wniosek osoby zainteresowanej, opinię Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, dokument potwierdzający tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu stanowiącego punkt sprzedaŜy napojów alkoholowych, decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego o zatwierdzeniu zakładu. Dochody jakie uzyskała kontrolowana jednostka z tego tytułu wynosiły w 2006 roku 42.153,35 zł, natomiast w 2007 roku wynosiły 39.480,68 zł. Kontrolujące dokonały analizy wydanych zezwoleń i wnoszonych opłat dla czterech wybranych podmiotów: - właściciel sklepu spoŜywczo – przemysłowego Brzozówka 30, posiadał zezwolenie na sprzedaŜ napojów alkoholowych, zawierających do 4,5% alkoholu oraz piwa (zezwolenie nr 146/I/A – 122/2007), zezwolenie na sprzedaŜ napojów alkoholowych zawierających do 18% alkoholu (zezwolenie nr 146/I/B – 128/2007) na okres od 14 września 2007 roku do 14 września 2009 roku (zezwolenia są kontynuacją wcześniej wydanych zezwoleń). Opłaty za ww. zezwolenia były dokonywane w systemie ratalnym w terminach: 31 stycznia 2006 roku kwota 350,00 zł, 31 maja 2006 roku – kwota 350,00 zł, 28 września 2006 roku – kwota 350,00 zł, 1 luty 2007 roku – kwota 350,00 zł, 1 czerwca 2007 roku – kwota 313,00 zł, 14 września 2007 roku – kwota 387,00 zł, - właściciel sklepu spoŜywczo – przemysłowego Stolniki 49, któremu wydano zezwolenia na sprzedaŜ: napojów alkoholowych zawierających do 4,5% alkoholu oraz piwa (zezwolenie nr 132/I/A – 109/2006), napojów alkoholowych zawierających do 18% alkoholu (zezwolenie nr 132/I/B – 116/2006), oraz napojów alkoholowych zawierających powyŜej 18% alkoholu (zezwolenie nr 132/I/C – 77/2006) na okres od 17 marca 2006 roku do 17 marca 2008 roku (zezwolenia są kontynuacją wydanych wcześniej zezwoleń). Opłat za ww. zezwolenia dokonywano ratalnie: 30 stycznia 2006 roku kwota 647,30 zł, (opłata za poprzednie zezwolenia z okresem waŜności do 15 marca 2006 roku), 17 marca 2006 roku – kwota 402,70 zł, 30 maja 2006 roku – kwota 1.050,00 zł, 29 września 2006 roku –
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kwota 1.050,00 zł, 29 stycznia 2007 roku – kwota 1.050,00 zł, 29 maja 2007 roku – kwota 1.050,00 zł, 25 września 2007 roku – kwota 1.050,00 zł, − właściciel sklepu spoŜywczo – przemysłowego Sierzchowy 74, posiadał zezwolenia na sprzedaŜ: napojów alkoholowych zawierających do 4,5% alkoholu oraz piwa (zezwolenie nr 135/I/A – 112/2006), napojów alkoholowych do 18% alkoholu (zezwolenie nr 135/I/B – 118/2006), napojów alkoholowych powyŜej 18% alkoholu (zezwolenie nr 135/I/C – 79/2006) na okres od 16 października 2006 roku do 16 października 2008 roku (zezwolenia są kontynuacją wcześniej wydanych zezwoleń). Opłaty za ww. zezwolenia dokonywane były w następujących terminach: 31 stycznia 2006 roku kwota 1.050,00 zł, 31 maja 2006 roku – kwota 1.050,00 zł, 25 września 2006 roku – kwota 387,80 zł (opłata za poprzednie zezwolenia z okresem waŜności do 15 października 2006 roku), 16 października 2006 roku kwota 662,20 zł, 29 stycznia 2007 roku – kwota 1.050,00 zł, 31 maja 2007 roku – kwota 1.050,00 zł, 1 października 2007 roku – kwota 1.050,00 zł, − właściciel sklepu spoŜywczo – przemysłowego Cielądz 35, posiadał zezwolenia na sprzedaŜ: napojów alkoholowych zawierających do 4,5% alkoholu oraz piwa (zezwolenie nr 142/I/A – 119/2007), napojów alkoholowych do 18% alkoholu (zezwolenie nr 142/I/B – 125/2007), napojów alkoholowych powyŜej 18% alkoholu (zezwolenie nr 142/I/C – 83/2007) na okres od 28 kwietnia 2007 roku do 28 kwietnia 2009 roku (zezwolenia są kontynuacją wydanych wcześniej zezwoleń). Opłat za ww. zezwolenia dokonywano w systemie ratalnym w terminach: 31 stycznia 2006 roku kwota 1.050,00 zł, 31 maja 2006 roku – kwota 1.050,00 zł, 29 września 2006 roku – kwota 1.050,00 zł, 31 stycznia 2007 roku – kwota 1.016,00 zł (opłata za poprzednie zezwolenia z okresem waŜności do 27 kwietnia 2007 roku), 27 kwietnia 2007 roku – kwota 1.084,00 zł, (napłata w wysokości 1.050,00 zł dotyczyła II raty za 2007 rok), 28 września 2007 roku – kwota 1.050,00 zł. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono.
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH - 2007 ROK
1.1. Informacje ogólne
Przeciwdziałanie alkoholizmowi i walka z nim realizowane były w jednostce kontrolowanej w 2007 roku w oparciu o „Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych”, zatwierdzony przez Radę Gminy Cielądz uchwałą Nr IV/20/07 z dnia 14 lutego 2007 roku. W programie określono limit 30 punktów sprzedaŜy napojów alkoholowych oraz działania jakie będą podejmowane w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Zadania przyjęte ww. programie były zgodne z zadaniami wymienionymi w art. 4 1 ust. 1 ustawy z dnia 16 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. nr 147 poz. 1231 tekst jednolity z 2002 roku ze zm.) Na terenie Gminy Cielądz w 2007 roku działało 15 punktów sprzedaŜy napojów alkoholowych. W 10 miejscach Komisja ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podstawie upowaŜnienia wystawionego przez Wójta Gminy, dokonała kontroli prawidłowości korzystania z nich, zgodnie z art. 18 ust. 8 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Na okoliczność przeprowadzonych kontroli sporządzono protokóły. Organem opiniującym i inicjującym realizację zadań zawartych w Gminnym Programie była Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, powołana zarządzeniem Wójta Gminy nr 10/2005 z dnia 6 czerwca 2005 roku. Członkowie Komisji przeszli szkolenia w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych. Za udział w pracach komisji jej członkowie otrzymywali wynagrodzenie wypłacone w formie diet, zgodne z przyjętymi zasadami, opisanymi w gminnym programie. Podstawą wypłaty diety w wysokości 60,00 zł była lista obecności członków. Sprawdzono listy wypłat diet za posiedzenia członków gminnej komisji z marca, czerwca września 2007 roku i stwierdzono, Ŝe wypłacono diety w kwotach określonych przez Radę Gminy. Kontrolowana jednostka w 2007 roku nie otrzymała dotacji z budŜetu państwa w ramach „Narodowego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych”. Nie udzielała w 2007 roku dotacji na realizację zadań wynikających z „Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych” jednostkom spoza sektora finansów publicznych. 1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych - 2007 rok
Dochody z opłat za wydanie zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych w 2007 roku wyniosły 39.480,68 zł, natomiast wydatki na realizację zadań wynikających z „Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych” wyniosły w 2007 roku 34.866,43 zł i stanowiły 88,31% dochodów z tytułu wydawanych zezwoleń. Niewykorzystaną część dochodów tj. 4.614,25 zł przeniesiono na koniec roku budŜetowego do tzw. wolnych środków budŜetu gminy. Sprawdzono poniŜej wymienione rachunki i faktury dotyczące wydatków związanych z realizacją GPP i RPA: - faktura VAT nr 1226/158/07/B z dnia 16 listopada 2007 roku na kwotę 1.047,00 zł, zakup 3 szt. foteli skórzanych. Zgodnie z opisem na rachunku dokonanym przez Przewodniczącą Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zakupione fotele skórzane winny się znajdować w sali przeznaczonej na punkt konsultacyjny. Decyzję o doposaŜeniu pokoju, w którym odbywają się konsultacje Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, podjęto na posiedzeniu w dniu 26 października 2007 roku protokół nr 6/2007. W protokole nie określono maksymalnej kwoty przeznaczonej na ten cel. Analizując gminny program oraz preliminarz budŜetowy określający przewidywane wydatki na rok 2007, w których w sposób ogólny opisano zadania przyjęte do realizacji i nie wynika konieczność zakupu takiego wyposaŜenia. W powyŜszej sprawie wyjaśnienia udzieliła Przewodnicząca Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, który stanowi załącznik nr 26 do niniejszego protokołu Jak wynika z przedstawionego wyjaśnienia, zakupione wyposaŜenie wykorzystywane jest w punkcie konsultacyjnym przez członków Komisji w czasie pełnienia dyŜurów. Zakupu dokonano zgodnie z podjętą decyzją na posiedzeniu Komisji w dniu 26 października 2007 roku (protokół nr 6/2007) oraz w odniesieniu do
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rozdziału II pkt 1 GPP i RPA, w którym jednym z zadań jest utrzymanie punktu konsultacyjnego, - faktura VAT nr 1226/158/07/B z dnia 16 listopada 2007 roku, na kwotę 1.450,00 zł, zakup 5 szt. radiomagnetofonów GRUNDIG sprzęt przekazano do Szkoły Podstawowej w Cielądzu (protokół z dnia 21 listopada 2007 roku), gdzie min. prowadzone są zajęcia dla dzieci o tematyce antyalkoholowej, - faktura VAT nr 02/01/2007 z dnia 31 stycznia 2007 roku, na kwotę 1.400,00 zł, za występ kabaretu „Brzdąc” zorganizowany w Szkole Podstawowej w Sierzchowach oraz Cielądzu, - faktura VAT nr 229/2007 z dnia 19 czerwca 2007 roku, na kwotę 5.200,00 zł, opłata za kolonie terapeutyczną dla grupy 8 dzieci z rodzin z problemem alkoholowym, - faktura VAT nr 326/2007 z dnia 10 lipca 2007 roku, na kwotę 5.850,00 zł, opłata za kolonie terapeutyczną dla grupy 9 dzieci z rodzin z problemem alkoholowym, - umowy zlecenie nr Or.SO1162/47/2007 z dnia 17 września 2007 roku, na kwotę 1.000,00 zł brutto, za przeprowadzone zajęcia terapeutyczne przeprowadzone w Szkole Podstawowej w Cielądz. Analiza powyŜszych dokumentów wykazała, Ŝe faktury były opisywane przez członków Komisji oraz sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez upowaŜnione osoby. Rachunki przekazywano do wypłaty po zatwierdzeniu przez Wójta Gminy. Na fakturach zamieszczono informacje, Ŝe zakupu dokonano w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych.
2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2007 ROK
2.1. Informacje ogólne
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cielądzu powołano uchwałą nr X/44/90 Gminnej Rady Narodowej w Cielądzu z dnia 16 kwietnia 1990 roku. Szczegółowy zakres działania GOPS określał statut zatwierdzony uchwałą XXI/107/04 Rady Gminy Cielądz z dnia 29 grudnia 2004 roku, zmieniony uchwałą nr XII/62/08 Rady z dnia 26 lutego 2008 roku. Zarządzeniem nr 8/04 w dnia 11 maja 2004 roku, Wójt Gminy Cielądz upowaŜnił kierownika GOPS do wydawania decyzji administracyjnych i prowadzenia postępowania w sprawach wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych. Na postawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych Kierownika GOPS w Cielądzu ustalono, Ŝe od dnia 1 stycznia 2006 roku przyznano kierownikowi jednostki dodatek socjalny w wysokości 250,00 zł. Dodatek taki przysługuje zgodnie z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 roku ( Dz. U. nr 64 poz.593) pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, do którego obowiązków naleŜy świadczenie pracy socjalnej w środowisku. Z zakresu czynności Kierownika GOPS w Cielądzu, wynika Ŝe koordynuje on pracą pracowników socjalnych, jak równieŜ nadzoruje świadczenie usług opiekuńczych i prowadzi w tym zakresie dokumentację. W związku z powyŜszym praca w terenie ma charakter kontrolny a nie bezpośrednio usługowy, dlatego teŜ zasadność przyznania dodatku socjalnego kierownikowi powinny potwierdzać dokumenty wskazujące, iŜ głównymi jego obowiązkami były czynności określone dla pracownika socjalnego w art. 121 ust. 3a cytowanej ustawy o pomocy społecznej. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gmin, który stanowi załącznik nr 27 do niniejszego protokół. Jak wynika z przedłoŜonego wyjaśnienia Wójta, dodatek socjalny został przyznany Kierownikowi GOPS w Cielądzu, gdyŜ wykonywana przez niego praca spełnia wymagania postawione w art. 121 ustawy o pomocy społecznej. Realizuje on „często” zadania w ramach przewidywanych w zakresie czynności „innych prac zleconych przez Wójta Gminy”. Wykształcenie wyŜsze w zakresie pedagogiki pracy socjalnej daje mu pełne przygotowanie do realizacji zadań z zakresu pracy socjalnej, a wszelkie prace związane ze świadczeniem pracy w terenie dokumentuje w formie pisemnej. Potwierdzeniem zasadności przyznania kierownikowi GOPS dodatku socjalnego jest równieŜ stanowisko Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi wyraŜone w piśmie nr PS IV 0713/GW/1/2006 z dnia 16 stycznia 2006 roku skierowane do starostw i urzędów gmin województwa łódzkiego, w którym stwierdza się, Ŝe dodatek socjalny moŜe być przyznany równieŜ kierownikom zespołów (rejonów, działów itp.) zdarza się, Ŝe oprócz zadań związanych z nadzorem i koordynacją pracy, realizują oni takŜe stale zadania pracownika socjalnego w środowisku. W wyniku analizy stanowiska przedstawionego przez Urząd Wojewódzki w Łodzi, którego kopia stanowi załącznik nr 28 do niniejszego protokołu kontroli, kontrolujące zauwaŜają, Ŝe warunkiem otrzymania takiego dodatku jest wykazanie, Ŝe obowiązki pracownika socjalnego tj. przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, wykonywanie czynności związanych z realizacją kontraktu socjalnego, planowanie pomocy oraz codzienne wykonywanie działań w środowisku na rzecz poprawy funkcjonowania osób i rodziny, naleŜą do jego głównych obowiązków i zajmują co najmniej 50% czasu pracy . W przypadku kierowników jednostek naleŜy w sposób bardzo wnikliwy oszacować czas, jaki faktycznie poświęcają na zadania związane ze świadczeniem pracy socjalnej. Jak wynika z zakresu czynności głównym obowiązkiem Kierownika GOPS w Cielądzu, jest koordynacja prac pracowników socjalnych i nadzór nad świadczonymi usługami opiekuńczymi oraz prowadzenie dokumentacji z zakresu pomocy społecznej. W strukturze organizacyjnej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cielądzu, uwzględniono dwa etaty pracowników socjalnych, którym powierzono obowiązki pracy socjalnej w środowisku i którym od 1 stycznia 2006 roku wypłacano dodatek socjalny w wysokości 250,00 zł. Obsługa finansowo księgowa GOPS jest prowadzona w siedzibie ośrodka, natomiast obsługa kasowa w zakresie wypłaty świadczeń z zakresu pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych prowadzona jest w kasie Urzędu Gminy bądź za pośrednictwem banku.
2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wykonanie zada ń rzeczowych w 2007 roku rok 2007 Forma pomocy Liczba Liczba świadcze ń Kwota świadcze ń osób Zadania zlecone 16317 1.464.395,00 Dz.852 Rozdział 85212 Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na x 15910 1.390.394,00 ubezpieczenia emerytalne i rentowe z bezp. społ. Zasiłki rodzinne 933 9.643 593.924,00 Dodatek do zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem w 26 242 94.400,00 okresie korzystania z urlopu wychowawczego Dodatek do zasiłku z tytułu urodzenia dziecka 28 28 28.000,00 Dodatek do zasiłku z tytułu samotnego wychowania 31 338 62.100,00 dziecka Dodatek do zasiłku z tytułu kształcenia i rehabilitacji 31 323 24.320,00 dziecka Dodatek do zasiłku z tytułu rozpocz ęcia roku szkolnego 656 656 65.600,00
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dodatek do zasiłku z tytułu podj ęcia przez dziecko nauki 240 1735 94.710,00 w szkole poza miejscem zamieszkania Wychowanie dziecka w rodzinie wielodzietnej 179 1936 154.880,00 Zasiłki piel ęgnacyjne 60 604 92.412,00 Świadczenia piel ęgnacyjne 19 198 82.922,00 Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia dziecka 31 31 31.000,00 Zaliczka alimentacyjna 9 91 18.726,00 Składki na ubezpieczenia społeczne od świadcze ń 8 85 11.068,00 piel ęgnacyjnych Koszty obsługi x x 36.332,00 Dz.852 Rozdział 85213 Składki na ubezpieczenia zdrowotne opłacane za osoby pobieraj ące niektóre 23 225 7.582,00 świadczenia z pomocy społecznej oraz niektóre świadczenia rodzinne Składki zdrowotne od zasiłków stałych 19 182 5.978,00 Składki zdrowotne od świadcze ń piel ęgnacyjnych 4 43 1.604,00 Dz. 852 Rozdział 85214 Zasiłki i pomoc w naturze 19 182 66.419,00 oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Zasiłki stałe 19 182 66.419,00 Zadania własne 187 431 364.816,00 Dz.852 Rozdział 85214 Zasiłki i pomoc w naturze 187 431 84.485,00 oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Zasiłki okresowe razem 71 264 55.994,00 Zasiłki okresowe ( wydatki z dotacji wojewody) 56 206 41.174,00 Zasiłki okresowe (wydatki ze środków gminy) 15 58 14.820,00 Zasiłki celowe i w naturze 116 167 28.491,00 Dz. 852 Rozdział 85219 O środki Pomocy Społecznej x x 188.984,00 Koszty utrzymania GOPS (wydatki z dotacji Wojewody) x x 97.137,00 Koszty utrzymania GOPS (wydatki ze środków Gminy) x x 91.847,00 Dz. 852 Rozdział 85228 Usługi opieku ńcze x x 45.220,00 Usługi opieku ńcze (wydatki ze środków Gminy) x x 45.220,00 Dz. 852 Rozdział 85295 Pozostała działalno ść x x 46.127,00 Całkowity koszt posiłków 220 x 43.206,00 Posiłki (wydatki z dotacji Wojewody) x x 25.629,00 Posiłki (wydatki ze środków Gminy) x x 17.577,00
Dopłata do DPS (wydatki ze środków Gminy) 1 1 842,00 Wigilia dla osób samotnych (wydatki ze środków Gminy) x x 2.079,00 RAZEM WYDATKI GOPS NA 2007 R. 1.829.211,00 Prawidłowość w zakresie udzielania i wypłaty świadczeń z zakresu pomocy społecznej skontrolowano na podstawie dokumentacji źródłowej dotyczącej wypłaconych w 2007 roku 10 zasiłków okresowych, sfinansowanych ze środków własnych oraz 5 zasiłków stałych wypłaconych z zadań zleconych. W 2007 roku wydano decyzje w sprawie przyznania zasiłków okresowych dla 71 osób na kwotę 55.994,00 zł, natomiast w sprawie zasiłków stałych wydano decyzje dla 19 osób na kwotę 66.419,00 zł. Skontrolowano następujące decyzje w sprawie przyznania zasiłków: Zasiłki okresowe − GOPS 8123/15/07 z dnia 23 stycznia 2007 roku, kwota zasiłku 376,20 zł, na okres od 1 stycznia do 31 marca 2007 roku, − GOPS 8123/22/07 z dnia 23 stycznia 2007 roku, kwota zasiłku 92,00 zł, na okres od 1 stycznia do 31 marca 2007 roku, − GOPS 8123/32/07 z dnia 23 stycznia 2007 roku, kwota zasiłku 455,50 zł, na okres od 1 stycznia do 30 czerwca 2007 roku, − GOPS 8123/34/07 z dnia 23 stycznia 2007 roku, kwota zasiłku 379,50 zł, na okres od 1 stycznia do 31 marca 2007 roku,
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− GOPS 8123/59/07 z dnia 21 sierpnia 2007 roku, kwota zasiłku 101,70 zł, na okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2007 roku, − GOPS 8123/61/07 z dnia 22 sierpnia 2007 roku, kwota zasiłku 272,50 zł, na okres od 1 sierpnia do 31 października 2007 roku, − GOPS 8123/79/2007 z dnia 23 października 2007 roku, kwota zasiłku 324,30 zł, na okres od 1 października do 31 grudnia 2007 roku, − GOPS 8123/84/07 z dnia 21 listopada 2007 roku, kwota zasiłku 175,90 zł, na okres od 1 listopada do 31 grudnia 2007 roku, − GOPS 8123/85/07 z dnia 21 listopada 2007 roku, kwota zasiłku 284,00 zł, na okres od 1 listopada do 31 grudnia 2007 roku, − GOPS 8123/92/07 z dnia 22 listopada 2007 roku, kwota zasiłku 227,00 zł, na okres od 1 listopada do 31 grudnia 2007 roku, Zasiłki stałe − GOPS 8122/25/06 z dnia 19 października 2006 roku, kwota zasiłku 324,00 zł przyznany na czas nieokreślony, − GOPS 8122/23/06 z dnia 19 października 2006 roku, kwota zasiłku 444,00 zł przyznany na okres 1 października 2006 roku do 31 lipca 2008 roku, − GOPS 8122/01/07 z dnia 23 stycznia 2007 roku, kwota zasiłku 444,00 zł przyznany na okres 1 stycznia 2007 roku do 31 stycznia 2008 roku, − GOPS 8122/28/06 z dnia 19 października 2006 roku, kwota zasiłku 264,90 zł przyznany na okres 1 października 2006 roku do 31 marca 2008 roku, − GOPS 8122/20/06 z dnia 19 października 2006 roku, kwota zasiłku 444,00 zł przyznany na okres 1 października 2006 roku do 31 maja 2007 roku, oraz decyzja nr GOPS 8122/04/07 z dnia 21 sierpnia 2007 roku, kwota zasiłku 444,00 zł przyznany na okres 1 sierpnia 2007 roku do 31 sierpnia 2008 roku, W wyniku kontroli stwierdzono: Zasiłki okresowe wypłacane były zgodnie z art. 38 ust.1 6 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej. Wypłacano je w przypadkach długotrwałej choroby, niepełnosprawności, bezrobocia, wielodzietności rodzin, których dochód nie przekroczył kryterium dochodowego. Zasiłki stałe wypłacone były zgodnie z art. 37 ust.1 5 ustawy dokumentach pomocy społecznej. Podstawą do wypłaty zasiłku było wydane orzeczenie o niepełnosprawności ze stopniem znacznym bądź umiarkowanym. Wysokość zasiłku stałego była uzaleŜniona od osiąganego dochodu rodziny. W dokumentach wybranych do kontroli akt osób otrzymujących pomoc znajdowały się: − wnioski o udzielenie pomocy, − wywiady środowiskowe sporządzone przez pracownika socjalnego GOPS lub aktualizacje wywiadów środowiskowych, − zaświadczenie lekarskie o stanie zdrowia, − oświadczenia o stanie majątkowym, − zaświadczenie o dochodach, − zaświadczenia z Powiatowego Urzędu Pracy o zarejestrowaniu osoby bezrobotnej, − zaświadczenia o zatrudnieniu sezonowym, − kopie decyzji w sprawie przyznania zasiłku okresowego − w wydanych decyzjach wyszczególniono rodzaj i kwotę zasiłku, termin wypłaty zasiłku, okres na jaki zostało przyznane świadczenie, uzasadnienie przyznania zasiłku z wyliczeniem dochodu na osobę nie przekraczającego kryterium dochodowego określonego w art. 8 ustawy o pomocy społecznej. Jako kryteria dochodowe przyjęto od dnia 1 października 2006 roku kwoty zgodne z § 1 pkt 1 lit. a, b rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowania kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych pomocy społecznej (Dz. U. Nr 135, poz. 950), tj. dla osoby samotnie gospodarującej w
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wysokości nie przekraczającej 477,00 zł, dla osoby w rodzinie wysokości nie przekraczającej 351,00 zł. Sprawdzono listy wypłat zasiłków stałych i okresowych z miesięcy; marzec, maj, październik, listopad i grudzień 2007 roku i stwierdzono, Ŝe: świadczenia wypłacano w kasie Urzędu Gminy Cielądz, listy zatwierdził do wypłaty kierownik i finansowo akceptował je księgowy GOPS, na listach wypłat znajdowały się podpisy świadczeniobiorców pobierających z kasy przyznane im zasiłki. W analizowanych dokumentach nieprawidłowości nie stwierdzono.
3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2007 ROK Jednostka udzieliła w 2007 roku tylko jednemu podmiotowi pozarządowemu realizującemu zadania w zakresie kultury fizycznej dotacji w wysokości 34.000 zł. Z uwagi na niską kwotę dotacji odstąpiono od kontroli prawidłowości jej udzielenia i rozliczenia.
4. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART .90 USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY ) - 2007 ROK Gmina Cielądz w okresie objętym kontrolą nie udzielała dotacji na rzecz szkół niepublicznych.
5. WYDATKI OSOBOWE 5.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2007 rok W kontrolowanej jednostce w na dzień 31 grudnia 2007 roku zatrudnionych było 27 osób. Plan i wykonanie wydatków na wynagrodzenia w 2007 roku przedstawiał się następująco:
Lp Ogółem Plan Wykonanie %
Ogółem na dzień 31 grudnia 2007 1. rok 2.756.889 2.700.291 98 z tego: dz. 400 § 4010 68.635 67.470 99 dz. 600 § 4010 8.200 5.615 69 dz.750 § 4010 609.009 590.485 97 dz. 801§ 4010 1.805.900 1.790.730 99 dz. 852§ 4010 167.430 150.691 90 dz. 854§ 4010 77.920 77.919 100 dz. 921§ 4010 19.795 17.381 88 PowyŜsze wydatki stanowią 33,97% wykonanych wydatków budŜetowych ogółem w 2007 roku.
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W cięŜar § 4010 księgowano wypłaty naleŜności pracowników, które obrazuje poniŜsza tabela:
Lp. Wyszczególnienie 2007
1. Wynagrodzenie osobowe ogółem z tego: 2.700.291,00 Urząd Gminy 554.903,48 2. Wynagrodzenia 499.744,48
3. Nagrody jubileuszowe 19.654,24 4. 21.865,56 Odprawy emerytalne
5. Nagrody 10.050,00
6. Premie pracowników obsługi 3.589,20
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
W okresie kontrolowanym ustalanie warunków pracy i płacy dla Wójta Gminy określała Rada Gminy w Cielądzu. Pozostałym pracownikom w tym: Skarbnikowi i Sekretarzowi Gminy Cielądz, wysokość wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy ustalał Wójt. Wykaz stanowisk pracy w Urzędzie Gminy Cielądz wraz z wymaganiami ustawowymi oraz w zakresie spełniania ich przez pracowników stanowi załącznik nr 29 . Kontrolą wynagrodzeń z uwzględnieniem stanowisk, kategorii zaszeregowania i składników wynagrodzenia, objęto dokumenty źródłowe (akta osobowe listy wypłat wynagrodzenia za marzec i wrzesień 2007 roku), dotyczące pracowników administracji samorządowej i pracowników obsługi Urzędu Gminy Cielądz zatrudnionych na nw. stanowiskach : − Wójta Gminy, − Sekretarza Urzędu, − Skarbnika Gminy, − Kierownika Referatu Budownictwa i Rolnictwa, − Referenta – stanowisko ds. obsługa płac, − Pracownika obsługi. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, iŜ w 2007 roku Wójtowi Gminy Cielądz, Rada przyznała na podstawie uchwały nr IV/18/07 z dnia 14 lutego 2007 roku wynagrodzenie w wysokości: − wynagrodzenie zasadnicze 3.700,00zł, − dodatek funkcyjny 1.230,00 zł, − dodatek specjalny 20% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego co stanowiło 986,00 zł, − dodatek staŜowy 20% wynagrodzenia zasadniczego 740,00 zł Razem 6.656,00 zł. W naliczeniu wynagrodzenia dla Wójta Gminy nieprawidłowości nie stwierdzono.
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola wynagrodzeń pozostałych pracowników wykazała co następuje: nie stwierdzono przekroczeń kategorii zaszeregowania pracowników, jak równieŜ przekroczenia stawki wynagrodzenia w danej kategorii zaszeregowania. Wysokość przyznanych i wypłaconych kwot dodatku funkcyjnego dla kadry kierowniczej wyliczona była prawidłowo, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 lutego 2006 roku zmieniającym rozporządzenie z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 39, poz. 272), wynagrodzenia dla Sekretarza, Skarbnika, kierownik referatu budownictwa i rolnictwa, referenta ds. obsługi płac i pracownika obsługi, określał Wójt Gminy w angaŜach, w angaŜach wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, zastosowano prawidłowe kategorie zaszeregowań z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych, zmian wysokości wynagrodzenia kontrolowanym pracownikom, dokonano z dniem 1 stycznia 2007 roku, na okoliczność czego spisano w dniu 22 marca 2007 roku nowe angaŜe, karty wynagrodzeń pracowników oraz listy płac prowadzone były w kontrolowanym okresie komputerowo, skontrolowane listy wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy z 2007 roku za miesiąc marzec na łączną kwotę brutto 55.022,60 zł, netto 29.834,28 zł i wrzesień na kwotę brutto 46.321,75 zł netto 24.943,38 zł, podpisane były przez osobę sporządzającą Skarbnika oraz Sekretarza. Zatwierdzone przez Wójta Gminy przekazywano do wypłaty. Taka weryfikacja dokumentów jest zgodną z zapisem w obowiązującej instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów w Urzędzie Gminy Cielądz. Premie i nagrody uznaniowe W kontrolowanej jednostce pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi przyznawano premię w oparciu o regulamin premiowania wprowadzony w Ŝycie zarządzeniem nr 2/03 Wójta Gminy Cielądz z dnia 1 marca 2003 roku. Wysokość funduszu premiowego w 2007 roku dla pracowników obsługi Urzędu wynosiła 3.589,20 zł. Premię wypłacano dwóm pracownikom. Stanowiła ona stały składnik wynagrodzenia. Prawidłowość ustalania i wypłaty premii skontrolowano w oparciu o dokumenty dotyczące pracownika obsługi zatrudnionego na stanowisku woźna. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie nie stwierdzono. W 2007 roku Wójt Gminy przyznał pracownikom Urzędu nagrody z funduszu płac na łączna kwotę 10.700 zł brutto. Nagrody wypłacono pracownikom w miesiącu grudniu 2007 roku w wysokościach od 200 zł do 600,00 zł. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W okresie objętym kontrolą nie wypłacano pracownikom ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Kontrolujące dokonały analizy prawidłowości wykorzystywania urlopu przez kierownictwo jednostki i stwierdzono, Ŝe na dzień 31 marca 2008 roku osoby zajmujące stanowiska kierownicze posiadały urlop za 2007 rok w wymiarze: Wójt Gminy – 13 dni, Skarbnik Gminy – 28 dni, Sekretarz Gminy – 25 dni. Odprawy
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Odprawy w wysokości 21.865,56 zł brutto wypłacono dwóm pracownikom w związku z odejściem na emeryturę. Jednemu z pracowników odchodzących na emeryturę z dniem 31 grudnia 2006 roku, odprawa emerytalna została wypłacona w dniu 2 stycznia 2007 r.
5.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych
Planowany odpis środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy Cielądz wynosił na 2007 rok 22.273,00 zł. Wysokość odpisu dokonano w oparciu o art.5 ust. 1,2 i 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. z 1996 r Dz. U. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Przyjęta podstawa do naliczenia funduszu, to kwota przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu 2006 roku 2.145,60 zł. W trakcie kontroli sprawdzono terminy przekazania na rachunek bankowy funduszu dokonanych w roku 2007 odpisów. Środki przekazywano w terminach jak niŜej: - 19 marca 2007 roku – 2.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 53, poz.200), - 23 marca 2007 roku – 6.000,00 zł (wyciąg bankowy nr 57, poz.222), - 24 maja 2007 roku – 8.100,00 zł (wyciąg bankowy nr 100, poz.433), - 28 września 2007 roku – 6.173,00 zł ( wyciag bankowy nr 190, poz. 832). Terminy przekazania środków na rachunek bankowy zakładowego funduszu określają przepisy art. 6 ust.2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl których równowartość odpisów oraz zwiększeń, pracowdwaca winien przekazać na odrębny rachunek bankowy do dnia 30 września tego roku kalendarzowego, którego odpis dotyczy, z tym, Ŝe do dnia 31 maja tego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmnej 75% równowartości dokonanych odpisów. Jak wynika z wyciągów bankowych potwierdzających przekazanie śrokdów na rachunek funduszu, do dnia 31 maja 2007 roku na rachunek zakładowego funduszu świdaczeń socjalnych przekazano kwotę 16.100 zł stanowiącą 76% kwoty naliczonego odpisu. Do 30 września 2007 roku przekazano kwotę 22.273 zł czyli pełną kwote odpisu na rok 2007. Naliczone środki przekazano zgodnie z przytoczonymi wyŜej przepisami prawa.
5.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników - 2007 rok
Wydatki na podróŜe słuŜbowe pracowników Urzędu Gminy Cielądz ewidencjonowane w dziale 750 rozdziale 75023 § 4410 wynosiły w 2007 roku 1.339,87 zł. W dziale 750 § 4410 księgowano wydatki pokrywające koszty podróŜy słuŜbowych pracownika na terenie kraju. Podstawą zwrotu kosztów, było wystawione kaŜdorazowo polecenie wyjazdu słuŜbowego. Zwrotu kosztów za odbytą podróŜ słuŜbową, dokonywano na podstawie przedstawionych biletów autobusowych w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990). Zasady ewidencjonowania i rozliczania poleceń wyjazdów słuŜbowych pracowników w jednostce określa instrukcja obiegu kontroli i archiwowania dokumentów w Urzędzie Gminy Cielądz i podległych jednostkach budŜetowych. Celem sprawdzenia prawidłowości ewidencjonowania, rozliczenia i wypłaty naleŜności z tytułu zwrotu kosztów na krajowe podróŜe słuŜbowe, kontroli poddano polecenia wyjazdu słuŜbowego z 2007 roku o numerach :
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- 14 z dnia 28 lutego 2007 roku, rozliczona 6 marca 2007 roku, 16 z dnia 1 marca 2007 roku, rozliczona 5 marca 2007 roku, 17 z dnia 1 marca 2007 roku, rozliczona 5 marca 2007 roku, 19 z dnia 7 marca 2007 roku, rozliczona 9 marca 2007 roku, 22 z dnia 12 marca 2007 roku, rozliczona 14 marca 2007 roku, 25 z dnia 16 marca 2007 roku, rozliczona 26 marca 2007 roku, 66 z dnia 14 czerwca 2007 roku, rozliczona 18 czerwca 2007 roku, 68 z dnia 14 czerwca 2007 roku, rozliczona 19 czerwca 2007 roku, 68 z dnia 15 czerwca 2007 roku, rozliczono 19 czerwca 2007 roku , 69 z dnia 18 czerwca 2007 roku, rozliczona 19 czerwca 2007 roku. i stwierdzono co następuje: - delegacje pracowników Gminy ujęto w rejestrze delegacji prowadzonym w Urzędzie Gminy Cielądz przez kierownika referatu organizacyjnego, - zlecającym wyjazd słuŜbowy pracownikom Urzędu Gminy był Wójt Gminy, bądź z upowaŜnienia Wójta Sekretarz, - zastosowano prawidłowe stawki naliczeń diet, oraz ryczałtów za dojazdy, - delegacje rozliczano w terminie 14 dni od dnia powrotu z podróŜy słuŜbowej zgodnie z unormowaniami zawartymi w ww. instrukcji, - delegacje sprawdzane były pod względem wykonania polecenia słuŜbowego, sprawdzane pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzane do wypłaty przez kierownika jednostki, - przypadek powtórzonej numeracji delegacji słuŜbowych. Numerem 68 oznaczono dwie delegacje słuŜbowe wydane dwóm róŜnym pracowników, (delegacja wystawiona dnia 14 czerwca 2007 roku oraz delegacja wystawiona dnia 15 czerwca 2007 roku), którzy to pracownicy odbywali podróŜ słuŜbową w innych terminach i do róŜnych miejsc byli delegowani . Kserokopia wymienionych delegacji stanowi załącznik nr 30 do niniejszego protokołu. Zgodnie z ustnym wyjaśnieniem pracownika merytorycznego, powyŜsza nieprawidłowość była wynikiem pomyłkowo naniesionej numeracji. W kontrolowanej jednostce nie wypłacano ryczałtów samochodowych z tytułu uŜywania do celów słuŜbowych samochodów nie będących własnością pracodawcy. Gmina posiada własny samochód słuŜbowy marki „Fiat UNO”, nr rej. ERW A919, który wykorzystywany jest w miarę potrzeb. Sprawdzono dokumentację dotyczącą ewidencji i rozliczeń wyjazdów samochodem słuŜbowym z czerwca, października i grudnia 2007 roku i stwierdzono, Ŝe: - rozliczenia wyjazdów słuŜbowych ww. samochodem, dokonuje pracownik zatrudniony na stanowisku kasjera, - zatwierdzającym karty drogowe, na podstawie których odbywano przejazd samochodem słuŜbowym był Wójt Gminy bądź Sekretarz, - rejestr wyjazdów samochodem słuŜbowym prowadzony był na bieŜąco, - dla samochodu przyjęto normę zuŜycia paliwa (6,0l/100km) w oparciu o dane z instrukcji obsługi samochodu, - na koniec kaŜdego miesiąca roku kalendarzowego sporządzano miesięczne zestawienie kart drogowych, w których odnotowywano numery kart, imię i nazwisko kierowcy, ilość przejechanych kilometrów oraz zuŜycie paliwa wg. normy i zuŜycia rzeczywistego, - sporządzano równieŜ miesięczną kartę rozliczenia, która zawierała oznaczenie miesiąca w którym dokonano zakupu paliwa, numer rachunku, numer karty drogowej, na której odnotowano zakup paliwo, datę przyjęcia, ilość i rodzaj zakupionego paliwa, cenę jednostkową oraz wartość ogółem. Wartość zakupionego paliwa zestawiona w miesięcznej karcie podlegała uzgodnieniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, - stwierdzono liczne przypadki przeprawiania pojedynczych cyfr na kartach drogowych dokonywanych (karta drogowa nr 0608247, 0608253, 0608297).
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kserokopia wymienionych kart drogowych stanowi załącznik nr 31 do niniejszego protokołu. - brak podpisów osoby jadącej, potwierdzającej odbytą podróŜ : karta drogowa nr 0240174 poz.1,2 oraz karta drogowa nr 0608252 poz.13,14. Kserokopia wymienionych kart drogowych stanowi załącznik nr 32 do niniejszego protokołu. - błędy rachunkowe w podsumowaniach ilości kilometrów w miesięcznych zestawieniach karty eksploatacyjnej samochodu za miesiące październik oraz grudzień 2007 rok. Kserokopia wymienionych zestawień miesięcznych karty eksploatacyjnej samochodu słuŜbowego za miesiąc październik, grudzień 2007 rok stanowi załącznik nr 33 do niniejszego protokołu. W dniu 31 grudnia 2007 roku trzyosobowa komisja w składzie zatwierdzonym przez Wójta Gminy przeprowadziła inwentaryzację stanu paliwa w samochodzie słuŜbowym Fiat UNO. Nieprawidłowości nie stwierdzono. PodróŜe zagraniczne Zgodnie z ustną informacją Skarbnika gminy, zapisami w sprawozdaniach budŜetowych oraz ewidencją księgową w § 4420 – „PodróŜe słuŜbowe zagraniczne” w okresie objętym kontrolą, tj. w 2006 i 2007 roku jednostka nie ponosiła wydatków w powyŜszym zakresie.
4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2007 rok
Zasady wypłaty diet Zasady wypłaty diet oraz zwrotu kosztów podróŜy radnym Gminy Cielądz określała uchwała Rady Gminy nr II/7/06 z dnia 5 grudnia 2006 roku. Wg powyŜszej dieta dla radnego za kaŜdy udział w sesji rady oraz posiedzeniu komisji wynosiła 120,00 zł. Uchwałą nr II/9/06 z dnia 5 grudnia 2006 roku Rady Gminy Cielądz określa wysokość miesięcznego ryczałtu Przewodniczącego rady w kwocie 800,00 zł. Uchwała nie zawierała postanowień dotyczących zmiany kwoty ryczałtu w razie nieobecności przewodniczącego na sesji rady. Zgodnie z zapisami cytowanej uchwały „Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/10 za kaŜdy dzień nieobecności w stosunku miesięcznym według ustalonego harmonogramu pracy Przewodniczącego Rady Gminy”. Jak ustaliły kontrolujące nie ma pisemnie opracowanego harmonogramu pracy dla Przewodniczącego rady. Wg wyjaśnień Sekretarza Gminy, przyjęto ustalenia ustne, iŜ Przewodniczący rady jest obecny w Urzędzie Gminy w kaŜdy poniedziałek. Jego nieobecność w tym dniu powodowała zmniejszenie kwoty ryczałtu o 1/10. Kserokopia uchwały nr II/9/06 z 5 grudnia 2006 roku stanowi załącznik nr 34 do niniejszego protokołu kontroli. Miesięczna lista wypłaty ryczałtu dla przewodniczącego sporządzana jest na podstawie listy obecności prowadzonej w identycznej formie jak dla pracowników Urzędu. Uchwałą nr II/8/06 z dnia 5 grudnia 2006 roku Rada Gminy Cielądz ustaliła dietę dla sołtysów za udział w sesji rady w wysokości 50% diety radnego czyli w kwocie 60,00 zł. Prawidłowość wypłaty diet Łączna kwota wypłaconych diet dla radnych w 2007 roku wynosiła 32.297 zł. Prawidłowość wypłaty diet radnym skontrolowano na podstawie list wypłat z miesięcy: czerwiec (2.240,00 zł), wrzesień (3.080,00 zł), listopad (4.640,00 zł) 2007 rok.
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W czasie kontroli stwierdzono, iŜ wysokość wypłacanych diet dla radnych była zgodna z wartością określoną w cytowanych uchwałach Rady Gminy. NajwyŜsza miesięczna dietę w 2007 roku otrzymywał Przewodniczący rady – 800,00 zł. Kwota bazowa, określona w ustawie budŜetowej na 2007 rok z dnia 25 stycznia 2007 roku (Dz. U. nr 15, poz. 90) w wysokości 1.726,74zł x półtorakrotność kwoty bazowej (art. 25 ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym) = 2.590,11zł x 50% (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy – Dz. U. nr 61, poz. 710) = 1.295,05zł . W związku z powyŜszym nie stwierdzono przekroczenia dopuszczalnych wysokości otrzymywanych diet przez Przewodniczącego rady gminy i radnych. Listy wypłat sporządzano na podstawie list obecności radnych na sesji czy komisji, zawierały podpisy osoby upowaŜnionej do sprawdzenia pod względem merytorycznym, osoby upowaŜnionej do sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym, oraz osób zatwierdzających do wypłaty, tj. Wójta i Skarbnika Gminy. Nieprawidłowości w wypłatach diet dla radnych nie stwierdzono.
6. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2006 – 2007
2006 rok 2007 rok Rozdzia Paragra Plan po Plan po Dział Wykonanie Wykonanie ł f zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01010 6050 1.436.450 1.182.606 333.399 298.645 600 60016 6050 75.000 73.660 140.999 111.661 710 71004 6050 18.330 18.300 - - 750 75023 6050 - - 25.000 24.979 801 80101 6050 22.000 610 55.000 54.936 900 90002 6050 43.270 - - - Razem 1.595.050 1.275.176 554.398 490.221 Wydatki bud Ŝetowe 9.476.034,00 8.554.979,41 8.394.924,42 7.949.503,93 ogółem % udziału wydatków inwestycyj-nych w 16,8% 14,9% 6,6% 6,1% wydatkach ogółem
Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2006-2007 Ogólna kwota wydatkowanych środków na inwestycje zrealizowane w kontrolowanej jednostce, w 2006 roku to 1.275.176 zł i pochodziły one z następujących źródeł: 786.369,00 zł poŜyczka z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, 35.000,00 zł dotacja z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych Województwa Łódzkiego, pozostałe czyli 471.807,00 zł środki własne. W roku 2007 zrealizowano inwestycje na kwotę 490.221,00 zł, w tym poŜyczka z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi 115.114,27 zł, dotacja z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych Województwa Łódzkiego – 18.954,96 zł i pozostałe środki w wysokości 356.151,77 zł to środki własne.
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych wraz z informacją o źródłach ich finansowania przedstawia załącznik nr 35 do niniejszego protokołu. Wykaz udzielonych zamówień publicznych na roboty budowlane oraz dostawy i usługi w kontrolowanym okresie przedstawia załącznik nr 36.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
W kontrolowanej jednostce wydatki poniesione na realizację zadań inwestycyjnych są ewidencjonowane na koncie syntetycznym – 080 – inwestycje, do którego prowadzona jest ewidencja analityczna z podziałem wg zadań i obiektów nadając kolejny numer inwestycji (łamany przez 1,2,3 itp.). Na stronie Wn konta 080 ujmuje się poniesione koszty dotyczące danej inwestycji, po stronie Ma konta, ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych. Ewidencja syntetyczna i analityczna prowadzona jest w programie komputerowym.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zadania inwestycyjne realizowane w okresie objętym kontrolą zostały zaplanowane przez Radę Gminy w uchwałach budŜetowych na lata 2006 i 2007 i ujęte w załącznikach zadań inwestycyjnych. Zmian w trakcie roku budŜetowego, dotyczących wysokości środków finansowych przeznaczonych na ich realizację, dokonywała Rada Gminy w drodze uchwał. Zgodnie z rozdziałem VII § 21 pkt 1 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Cielądz, prowadzenie zadań w zakresie zamówień publicznych przypisano do zadań referatu organizacyjnego i spraw obywatelskich, kierownikiem którego jest Maria Ciesielska i to ww. poprzez zapisy w zakresie czynności powierzono prowadzenie spraw w powyŜszym zakresie. Zgodnie z pkt 4 wymienionego rozdziału regulaminu organizacyjnego, nadzór nad inwestycjami gminnymi przypisano referatowi ds. budownictwa i rolnictwa. Kierownikiem referatu jest Marian Krawczyk, któremu poprzez zakres czynności powierzono nadzór nad realizacją inwestycji gminnych. Do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań kaŜdorazowo powoływana była zarządzeniem Wójta Gminy komisja przetargowa.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Wykaz zrealizowanych przez jednostkę inwestycji w kontrolowanym okresie przedstawia załącznik nr 37 do niniejszego protokołu kontroli. O wyborze inwestycji do kontroli decydowała jej wartość, źródła finansowania i termin przeprowadzenia postępowania przetargowego. Modernizacja stacji uzdatniania wody w miejscowości Sierzchowy przetarg nieograniczony powyŜej 60.000 euro. Etap przygotowania inwestycji W dniu 5 lipca 2005 roku pomiędzy Gminą Cielądz reprezentowaną przez Wójta Gminy Andrzeja Latka a Janem Krzeszewskim – Usługi Wodno Melioracyjne ul. Nadbzurzańska 33 Łowicz, zawarto umowę na wykonanie dokumentacji projektowo technicznej dotyczącej modernizacji stacji wodociągowej wraz z instalacjami w miejscowości Sierzchowy gm. Cielądz. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określono w wysokości 24.000,00 zł netto, termin wykonania dokumentacji do 30 września 2005
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roku. Wyboru wykonawcy zadania z uwagi na wartość zamówienia dokonano z pominięciem ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177), obecnie obowiązującym jest tekst jednolity ustawy z dnia 20 listopada 2007 roku (Dz. U. nr 223, poz. 1655). Dokumentacja techniczna obejmowała: projekt budowlany w zakresie technologii stacji wodociągowej, projekt budowlany w zakresie instalacji elektrycznej, kosztorysy ofertowe, inwestorskie i przedmiary robót. W dniu 1 sierpnia 2005 roku zawarto umowę z posiadającym uprawnienia geologiczne Antonim Giłką zam. Skierniewice, na wykonanie prac związanych z opracowaniem projektu prac geologicznych ujęcia wód podziemnych studni nr 3 oraz likwidacje techniczną studni nr 1. Wartość umowy wynosiła 2.120,00 zł netto. Dokumentacja zawierała projekt prac i badań geologicznych oraz kosztorys inwestorki. Kosztorysowa wartość prac geologicznych to 176.030,00 zł netto, 214.757,00 zł brutto. W dniu 29 września 2005 roku Wojewoda Łódzki wydał decyzję nr DG.Sk.IV.7440 21/05 zatwierdzającą projekt prac geologicznych na wykonanie awaryjnego ujęcia wód podziemnych z utworów jurajskich – studni zlokalizowanych na terenie grupowego ujęcia wodociągu wiejskiego w m. Sierzchowy gmina Cielądz. Zgłoszenia zamiaru budowy modernizacji stacji wodociągowej w m. Sierzchowy, polegającej na budowie awaryjnego ujęcia wód podziemnych z otworów jurajskiej studni nr 3 o głębokości 127 mb, oraz likwidacji studni nr 1, do Starosty Rawskiego, dokonano w dniu 9 maja 2006 roku. Wartość zamówienia ustalił wg kosztorysów inwestorskich na kwotę 726.936,85 zł, kierownik referatu budownictwa Marian Krawczyk. Do szacunkowej wartości przyjęto wartość: części budowlanej stacji wodociągowej – 63.566,30 zł netto, części elektrycznej 11.128,81 zł netto, części technologicznej 359.351,74 zł netto i wartość prac i badań geologicznych 176.030,00 zł netto. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Wójt Gminy w dniu 24 listopada 2005 roku. Wg specyfikacji zamawiający nie dopuszczał składania ofert częściowych uzupełniających i wariantowych. Termin wykonania zadania określono jako poŜądany na 30 czerwca 2006 rok. Ustalono wymagania dotyczące wadium wynoszące 20.000 zł wniesione w dopuszczalnych przez prawo formach. Termin związania ofertą określono na 60 dni od terminu upływu do składania ofert tj. do dnia 27 marca 2006 roku. Oferty naleŜało składać do 26 stycznia 2006 roku do godz. 9.00. Kryteria stosowane przy ocenie ofert to: cena z wagą 100 % co przedkładało się na 100 punktów. Sposób wyliczenia ceny wg wzoru: najniŜsza cena oferty : ceny badanej oferty x 100% x ilość członków komisji oceniającej. Specyfikacja informowała, Ŝe zamawiający będzie Ŝądał od wykonawcy zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w wysokości 3% oferowanej ceny netto. Punkt VIII i IX specyfikacji odnosił się do opisów warunków udziału w postępowaniu, sposobu dokonywania oceny ich spełnienia oraz informacji o oświadczeniach i dokumentach potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Analiza treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykazała, Ŝe zamawiający nie doprecyzował opisu warunków udziału wykonawców w postępowaniu (powtórzono zapisy z ustawy) i nie dookreślił jakie dokumenty powinni wykonawcy złoŜyć na potwierdzenie spełnienia warunków. A mianowicie w odniesieniu do warunku dotyczącego posiadanej wiedzy i doświadczeniu oraz potencjału technicznego, dysponowaniu osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, dokumentem potwierdzającym miał być „wykaz osób które będą wykonywać zamówienie wraz z
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
danymi na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zamówienia, a takŜe zakresu wykonywanych przez nich czynności”. Zamawiający poprzestał więc na powtórzeniu zapisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 7 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentów potwierdzających spełnienie udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jakich moŜe Ŝądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 654). W całej treści specyfikacji zamawiający, nie wymagał nie ustanowił obowiązku dysponowania przez oferentów osobami posiadającymi uprawnienia wykonawcze do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie w poszczególnych branŜach instalacyjno inŜynieryjnym, budowlanym i elektrycznym, a takie roboty wchodziły w zakres przedmiotowego zamówienia. Nieprawidłowość ta, stała się min. co zostało opisane w dalszej części protokołu przyczyną wniesionego protestu przez jednego uczestników postępowania. Ponadto w odniesieniu do wymogu składania dokumentów przy ofercie wspólnej rozdz. IX pkt 3 specyfikacji ujęto treść: „oferta winna zawierać dokumenty…….(nie wymieniono jakie) dla kaŜdego partnera z osobna, pozostałe dokumenty składane są wspólnie.” Lakoniczność zapisów ustawowych w tym zakresie wymaga precyzyjnego ich określenia przez zamawiającego w specyfikacji, czego jak podano wyŜej nie dokonał zamawiający. Dokumentem potwierdzającym doświadczenie wykonawcy wg zapisów specyfikacji był wykaz wykonanych w okresie pięciu lat (lub krótszym jeŜeli okres działalności jest krótszy) robót budowlanych odpowiadających swoim zakresem i wartościom robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia. Wykonawcy przedkładający swoje oferty nie znali wartości zamówienia, wiedza ich ograniczała się tylko do tego, Ŝe jest to zamówienie powyŜej 60.000 euro. Dlatego kryterium to spełniały wszystkie oferty wykazujące roboty o wartości od 300.000 zł. Potwierdzeniem sytuacji ekonomicznej wykonawców było przedłoŜenie sprawozdań za okres nie dłuŜszy niŜ ostatnie 3 lata lub innych dokumentów określających obroty, zysk, zobowiązania i naleŜności. I z Ŝądanym w tym zakresie dokumentem nie wiązał się Ŝaden konkretny warunek. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest jednym z podstawowych dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i podstawowym dokumentem, który słuŜy wykonawcy do przygotowania oferty o treści z nią zgodnej. Zamawiający jest obowiązany do spisania w specyfikacji warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. Warunki te powinny być określone w sposób jednoznaczny, przy uŜyciu sformułowań, które przekonują wykonawców o moŜliwości ich spełnienia. Kserokopia stron specyfikacji stanowi załącznik nr 38 do niniejszego protokołu kontroli. Załącznikami do specyfikacji były: druk oferty, kosztorys ofertowy (ślepy), przedmiary robót, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru zadania wzory oświadczeń, wzory druków z Ŝądanymi informacjami, projekt umowy. W załączniku nr 12 „Projekt umowy zapisano, iŜ „ Wykonawca wykona przedmiot umowy w terminie do 30 listopada 2006 roku”, natomiast w treści specyfikacji rozdz. VII – poŜądanym terminem wykonania umowy był 30 czerwiec 2006 rok. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na powyŜsze roboty budowlane zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 26 listopada 2005 roku i opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 278 z dnia 6 grudnia 2005 roku pod pozycją 64610. Zamieszczono je na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 7 grudnia 2005 roku do 26 stycznia 2006 roku oraz w prasie lokalnej. W treści ogłoszenia publikowanego na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego nie zawarto informacji o terminie realizacji zadania co było sprzeczne z art.41 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Kserokopia ogłoszenia publikowanego w siedzibie urzędu stanowi załącznik nr 39 do niniejszego protokołu . Ogłoszenie podpisał Wójt Gminy Andrzej Latek. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na „Modernizacja stacji wodociągowej w miejscowości Sierzchowy”, Wójt Gminy Cielądz zarządzeniem nr 30 z
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dnia 23 listopada 2005 roku, powołał trzyosobową komisje przetargową, w skład której wchodzili pracownicy urzędu. Z rejestru wydanych specyfikacji do przedmiotowego zamówienia wynika, Ŝe pobrało ją 25 wykonawców. W terminie na przygotowanie ofert do zamawiającego wykonawcy zgłaszali się dwunastokrotnie z zapytaniami dotyczącymi zapisów treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Odpowiedzi na powyŜsze zamawiający przekazał wszystkim podmiotom, które pobrały specyfikacje. W terminie wyznaczonym do składania ofert tj. do dnia 26 stycznia 2006 roku do godz. 9.00, do zamawiającego wpłynęło 9 ofert: oferta nr 1 PHU HYDROMEL Sp. z o.o. Sieradz ul. Zakładników 17/10, z ceną ofertową 476.835,64 zł netto, 510.214,14 zł brutto, oferta nr 2 WODROPOL S.A. ul. Mokronoska 2 Wrocław, z ceną ofertową 602.597,04 zł netto, 644.778,83 zł brutto, oferta nr 3 Firma Gutowski ul Niepodległości 11 Leszno, z ceną ofertową 509.362,92 zł netto, 545.018,32 zł brutto, oferta nr 4 PPHU HYDRO SYSTEM T. Paradowski Szpetal Górny Fabianki ul Oś Młodych, z ceną ofertową netto 402.818,13 zł, brutto 431.015,40 zł, oferta nr 5 Zakład Produkcyjno – Usługowy MAKROSTAL Kutno ul. Powstania Styczniowego 21, z cena ofertową 458.307,59 zł netto, 490.389,12 zł brutto, oferta nr 6 BENRAT i SYN ul. śytnia 4 Radom, z ceną ofertową netto 394.808,45 zł, brutto 422.445,01 zł, oferta nr 7 PTHU HYDRO MARKO ul Wojska Polskiego 139 Jarocin, z ceną ofertową netto 547.700,00n zł brutto 586.039,00 zł, oferta nr 8 Zakład Robót Instalacyjno InŜynieryjnych „CEWOKAN” Łowicz ul. Katarzynów 17, z ceną ofertową 447.189,36 zł netto, 478.492,62 zł brutto, oferta nr 9 PRPO INST Roboty Budowlane i Instalacyjne J. Matysiak Tomaszów Maz. ul. Kalinowa 12, z ceną ofertową netto 698.225,00 zł, brutto 747.100,75 zł. W dniu otwarcia ofert tj. 26 stycznia 2006 roku członkowie komisji złoŜyli na drukach ZP 11 oświadczenia na podstawie art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych, o nie podleganiu wyłączeniu z postępowania. Oświadczenie takie złoŜył równieŜ w dniu 26 stycznia Wójt Gminy Andrzej Latek jako kierownik jednostki. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na finansowanie zamówienia – w wysokości 750.000,00 zł, Komisja przetargowa dokonała weryfikacji złoŜonych ofert, w wyniku której powołując się na 89 ust.1 pkt 2 odrzuciła oferty nr 1, 3, 4, 5, 6, 7, 9 uzasadniając powyŜsze działanie niezgodnością złoŜonych ofert z treścią specyfikacji, a mianowicie oferent nr 1 złoŜył nieaktualną informację KRK dotyczącą podwykonawcy, oferent nr 3 nie udokumentował dysponowaniem osób w zakresie wierceń studni głębinowych, oferent nr 4 nie udokumentował dysponowania osobami w zakresie wierceń studni głębinowych, oferent nr 5 nie udokumentował faktu dysponowania osobami w zakresie wierceń studni głębinowych oraz nie przedłoŜył zaświadczeń z Okręgowej Izby InŜynierów Budownictwa, oferent nr 6 nie udokumentował posiadania sprzętu w zakresie odwiertu i likwidacji studni, nie udokumentował posiadania osób w zakresie wierceń studni, nie udokumentował Ŝadnej roboty wykonania studni głębinowej, oferent nr 7 nie udokumentował dysponowaniem osobami w zakresie wierceń studni głębinowych, oferent nr 9 – oferta zawierała błędy w obliczeniu ceny. W myśl art.24 ust. 1 pkt 10 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający odrzucając ofertę winien najpierw z
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
postępowania oferentów wykluczyć a potem odrzucić ofertę. W dniu 6 lutego 2006 roku zamawiający przedstawił oferentom wykaz ofert odrzuconych i pismem z dnia 10 lutego 2006 roku poinformował oferentów o wyborze na realizację zadania wykonawcy nr 8 „Zakład Robót Instalacyjno InŜynieryjnych CEWOKAN Łowicz z ceną ofertową 478.492,62 zł brutto. W dniu 9 lutego 2006 roku oferent nr 5 Zakład Produkcyjno Usługowy – MAKROSTAL Kutno oprotestował działania zamawiającego polegające na odrzuceniu jego oferty z przedmiotowego postępowania jak równieŜ na zaniechanie czynności wykluczenia oferentów nr 2 i 8 z postępowania. Wg treści protestu, zamawiający bezzasadnie odrzucił jego ofertę poniewaŜ zamawiający nie podawał w treści specyfikacji jakie dokumenty określające uprawnienia zobowiązany był złoŜyć oferent, nie zapisano równieŜ w specyfikacji konieczności załączenia zaświadczeń z OIIB, którego brak zarzucił zamawiający oferentowi. Wg protestu oferenta nr 5 złoŜone oferty oprócz ofert nr 5 i 9, nie posiadały sprawozdań za 2005 rok, wymaganych treścią specyfikacji, a mimo to zamawiający przyjął oferty jako prawidłowe. Ponadto wg treści protestu, do oferty nr 8 nie załączono części składowej sprawozdania, a mianowicie informacji dodatkowej stanowiącej wprowadzenie do sprawozdania finansowego. W dniu 10 lutego 2006 roku wpłynął do zamawiającego protest od oferenta nr 6 – „Benerat i Syn” PUPH Radom, który zarzuty zamawiającego dotyczące braku osób z umiejętnościami wierceń studni głębinowej, nie udokumentowania posiadania sprzętu w zakresie odwiertu i likwidacji studni uznał za bezzasadne. Załączenia dokumentacji potwierdzających posiadanie osób z takimi kwalifikacjami oraz wykazu posiadania specjalistycznego sprzętu nie wymagała treść specyfikacji jak uzasadnił oferent. Do protestu przyłączyli się takŜe oferenci nr 3, 4 i 9, który następnie wycofał swój udział w proteście i pismem z dnia wystąpił o zwrot wpłaconego wadium. Zamawiający pismem nr Or.SO34120/6/2006 z dnia 15 lutego 2006 roku, poinformował oferentów o oddaleniu protestu w całości, natomiast pismem z dnia 20 lutego 2006 roku poinformował wykonawców, Ŝe po ponownej analizie oferty złoŜonej przez oferenta nr 8 wykluczył go z przedmiotowego postępowania i odrzucił jego ofertę z uwagi na brak elementu składowego sprawozdań finansowych przedłoŜonych z okresu 2002 2004 – informacji dodatkowych. W związku z oddaleniem przez zamawiającego protestów, oferenci nr 5 i 6 złoŜyli odwołania do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych – oferent nr 6 informacja z dnia 17 lutego 2006 roku, oferent nr 5 – informacja z dnia 20 lutego 2006 roku. Wyrokami dnia 6 marca 2006 roku sygn. akt UZP/ZO/0 596/06 i sygn. akt. UZP/ZO/0 569/06 Zespół Arbitrów uwzględnił odwołania oferentów nr 5 i 6 i nakazał zamawiającemu dokonanie powtórnego badania i oceny ofert. W uzasadnieniu wyroku do odwołania oferenta nr 5, zespół za bezzasadne uznał odrzucenie oferty poniewaŜ ZPU „Markostal” zawarł w ofercie wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie wraz z danymi na temat ich kwalifikacji. W uzasadnieniu podniesiono, Ŝe zamawiający w specyfikacji nie określił jakie konkretne dokumenty określające uprawnienia naleŜy do oferty załączyć. Podobnie odniesiono się do braku zaświadczeń z OIIB, wskazano brak zapisów w specyfikacji na temat konieczności załączenia do oferty takiego dokumentu. Zespół Arbitrów ustosunkował się równieŜ do czynności zamawiającego w stosunku do ofert uznanych za prawidłowe, a które nie posiadały sprawozdań finansowych za 2005 rok, oraz do oferty nr 8, która nie zawierała wykazu zrealizowanych trzech robót o zakresie i wartości porównywalnej z przedmiotem zamówienia. Przyjęcie tych ofert jako prawidłowe, zgodnie z wyrokiem, naruszało art.7 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Podobnej treści uzasadnienie zawierał wyrok na odwołanie oferenta nr 6 „Benerat i Syn”. W ocenie Zespołu Arbitrów z uwagi na fakt, Ŝe zamawiający nie sprecyzował jakie narzędzia wymagane są od wykonawców, o jakie referencje mu chodzi a takŜe w jaki sposób mają być udokumentowane roboty budowlane, wykonawcy mogli w róŜny sposób rozumieć stawiane wymagania w zakresie warunków udziału w postępowaniu. Spełnianie warunków udziału w postępowaniu wg arbitrów naleŜy oceniać
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
„biorąc pod uwagę wyłącznie wykładnie gramatyczną specyfikacji istotnych warunków zamówienia”. W dniu 15 marca 2006 roku zamawiający przekazał informacje do oferentów o powtórnej ocenie ofert i konieczności przedłuŜenia gwarancji wadialnych przez oferentów, którzy złoŜyli wadium w innej formie niŜ gotówka. Powtórnej ocenie ofert w dniu 21 marca 2006 roku poddano oferty: oferta nr 2 WODROPOL S.A ul. Mokronosa Wrocław z ceną ofertową netto 602.597,04 zł brutto 644.778,83 zł, oferta nr 3 Firma Gutowski Leszno z ceną ofertową netto 509.362,92 zł, brutto 545.018,32 zł, oferta nr 4 PPHU Hydro System” Fabianki z ceną ofertową netto 402.818,13 zł, brutto 431.015,40 zł, oferta nr 5 ZPU „MARKOSTAL” Kutno – z ceną ofertową netto 458.307,59 zł, brutto 490.389,12 zł, oferta nr 6 „Benerat i Syn” PUPH Radom – z ceną ofertową netto 394.808,45 zł, brutto 422.445,04 zł. Ponownej oceny ofert dokonała komisja przetargowa w składzie określonym zarządzeniem nr 30 Wójta Gminy z dnia 23 listopada 2005 roku. Wg oceny komisji (druk ZP 14) wszystkie oferty spełniały warunki określone w specyfikacji i zawierały wymagane informacje. Kontrolujące dokonały analizy złoŜonych ofert pod względem spełniania wymogów specyfikacji istotnych warunków zamówienia i oceny ofert przez członków komisji przetargowej. Nie stwierdzono nieprawidłowości w odniesieniu do jej oceny. Z przeprowadzonego postępowania, komisja przetargowa sporządziła na drukach ZP 14, ZP 15, ZP 16, ZP 17, ZP 18, ZP 19 dokumentację z przebiegu prac komisji, które zakończyły się w dniu 23 marca 2006 roku. Wynik prac komisji i wybór Firmy „BENERAT I SYN ” Przedsiębiorstwo Usługowo Produkcyjno Handlowe s.c Radom ul. śytnia na wykonawcę przedmiotowego zadania, zatwierdził Wójt Gminy Andrzej Latek, podpisując protokół w dniu 23 marca 2006 roku. Cena oferty wybranego wykonawcy była najniŜsza z oferowanych (wynosiła 394.808,45 zł netto zł brutto, 422.445,04 zł), uzyskała maksymalną ilość punktów od trzech członków komisji 3 x 100= 300 za jedyne kryterium, jakim była cena. Pismem z dnia 23 marca 2006 roku (nr Or.SO 3410/6/2005/2006) zawiadomiono oferentów o wyborze wykonawcy do realizacji przedmiotowego zadania. O wyborze oferty zamawiający zawiadomił Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 27 marca 2006 roku, za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu podając nazwę firmy i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz jej cenę. W dniu 28 marca 2006 roku do zamawiającego wpłynął protest oferenta nr 5 „Makrostal” Kutno na czynności zamawiającego w zakresie wyboru oferty PUPH „BENERAT i SYN” Radom jako najkorzystniejszej. Protestujący podniósł zarzuty, iŜ poddana II ocenie oferta nr 4 Hydro System Fabianki została odrzucona przez zamawiającego w dniu 6 lutego 2006 roku przy pierwszej ocenie ofert oraz zarzut drugi wybrany oferent załączył do oferty wykaz zrealizowanych w ciągu 5 lat robót, z których tylko dwie odpowiadały robotom w zakresie uzdatniania wody, w tym jedna odpowiadała wartości zamówienia . O proteście zamawiający zawiadomił pismem z dnia 29 marca 2006 roku pozostałych uczestników postępowania z informacją o moŜliwości przystąpienia do protestu w terminie 2 dni od chwili otrzymania zawiadomienie o proteście. Do protestu przystąpił oferent nr 4 Hydro System Fabianki o czym poinformował zamawiającego w dniu 30 marca 2006 roku. W dniu 3 kwietnia 2006 roku zamawiający poinformował
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
protestującą firmę jak równieŜ pozostałych uczestników postępowania, iŜ składający protest nie posiada interesu prawnego w złoŜeniu protestu z uwagi na zajęcie trzeciej pozycji w kolejności uzyskanych punktów. Na rozstrzygnięcie protestu oferent nr 5 „Markostal” Kutno wniósł odwołanie do Urzędu Zamówień Publicznych. Zespół Arbitrów wyrokiem sygn. Akt UZP/ZO/0 1093/06 z 21 kwietnia 2006 roku oddalił odwołanie wykonawcy. W uzasadnieniu odniesiono się do zarzutu zamawiającego dotyczącego braku interesu prawnego po stronie odwołującego się, gdzie Zespół orzekł, Ŝe stwierdzenie zamawiającego oparte jest na błędnym przekonaniu. Jak uzasadnia Zespół Arbitrów, „oferta sklasyfikowanego na pozycji drugiej oferenta nr 4 Hydro System Fabianki, nie powinna podlegać ocenie poniewaŜ została odrzucona przez zamawiającego przy I ocenie. Wyrok z 6 marca 2006 roku dotyczył wyłącznie” jak podnosi uzasadnienie „przywrócenia do postępowania odwołującą się firmę a nie innych wykonawców, którzy przyłączyli się do protestu”. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe oferta firmy nr 4 została odrzucona z tych samych względów co oferta podmiotu odwołującego się, oferent przystąpił do protestu zachowując ustawowo określone terminy. W stosunku do drugiego zarzutu przedstawionego w odwołaniu dotyczącego uniewaŜnienia decyzji zamawiającego w zakresie wyboru oferty i wykluczenia oraz odrzucenia oferty firmy „Benerat i Syn”, Zespół Arbitrów nie dopatrzył się po stronie zamawiającego zaniechania czynności wykluczenia. Wybrany wykonawca spełnił warunki określone przez zamawiającego w specyfikacji, która nie precyzowała jakie roboty budowlane są wymagane dla uznania, Ŝe wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Zespół Arbitrów wskazał jednocześnie, Ŝe odwołujący miał prawo w toku postępowania skorzystać z przysługujących mu środków prawnych zmierzających do ustalenia treści zapisów specyfikacji. Prace dotyczące II oceny ofert zostały zakończone w dniu 8 maja 2006 roku, zatwierdzeniem protokołu z postępowania przez Wójta Gminy. Kserokopia protokołu stanowi załącznik nr 40 do niniejszego protokołu kontroli. W dniu 8 maja 2006 roku, pomiędzy Gminą Cielądz reprezentowaną przez Wójta Gminy Andrzeja Latka a Przedsiębiorstwem Usługowo Handlowym s.c. „Benerat i Syn”, reprezentowanym przez właścicieli Jacka i Macieja Benerat, spisano umowę, której przedmiotem było wykonanie „Modernizacja stacji wodociągowej w Sierzchowach – technologia stacji, modernizacja budynku, roboty elektryczne, wykonanie studni głębinowej, likwidacja studni istniejącej”. Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 41 do niniejszego protokołu kontroli . Za wykonanie przedmiotu umowy określono wynagrodzenie w wysokości 422.445,04 zł brutto, 394.808,45 zł netto. Zabezpieczenie wykonania umowy określono na 3% wynagrodzenia wynikającego z umowy, co stanowiło 11.844,25 zł, wniesione w formie gwarancji ubezpieczeniowej. W § 6 ust.3 umowy ustalono warunki rozliczenia za wykonane roboty, z których wynika, Ŝe rozliczenie odbywać się będzie fakturami częściowymi i fakturą końcową. Przedmiot robót podlegających odbiorom częściowym określał harmonogram organizacji i wykonania przedmiotu umowy. Faktury płatne przez zamawiającego przelewem w terminie 30 dni od daty ich otrzymania. Podstawę wystawienia faktury miał stanowić protokół bezusterkowego odbioru częściowego i odbioru końcowego robót, podpisany przez strony. Umowę kontrasygnowała Skarbnik Gminy. Termin realizacji umowy określono na 30 września 2006 roku, rozpoczęcie prac ustalono na 10 maja 2006 rok. W dniu podpisania umowy wykonawca przedłoŜył naleŜyte zabezpieczenie wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej na kwotę 11.844,25 zł waŜną na okres od dnia 5 maja 2006 30 listopada 2006 roku.
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego zamawiający przesłał do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 8 maja 2006 roku i opublikowano je w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 130 z dnia 25 maja 2006 roku pod pozycją 27856. Plac budowy przekazano wykonawcy w dniu 9 maja 2006 roku z czego sporządzono protokół, jednocześnie zawiadomienie o przystąpieniu do robót budowlanych Gmina skierowała do Starosty Rawskiego. W dniu 29 września 2006 roku wykonawca zadania skierował do zamawiającego pismo o przesunięcie terminu zakończenia realizacji przedmiotowego zadania na dzień 31 października 2006 roku. Prośbę uzasadniono tym, iŜ podwykonawca gwarantujący wykonanie robót wiertniczych zerwał umowę z wykonawcą. W związku ze zmianą podwykonawcy a zatem zmianą techniki i technologii realizacji studni głębinowej nastąpiła konieczność opracowania i zatwierdzenia aneksu do projektu prac geologicznych na wykonanie ujęcia wód podziemnych – studni nr 3 oraz likwidacji studni nr 1, wystąpiła konieczność sporządzenia i zatwierdzenia w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Kielcach „Planu ruchu na zakres prac geologicznych”. PowyŜsze zmiany spowodowały konieczność uprawomocnienia się terminów zgłoszenia prac geologicznych do organów administracji państwowej i nadzoru gaśniczego. Pismo powyŜsze było podstawą spisania aneksu nr 1 do umowy SO 3420/2/2006 z 8 maja 2006 roku, którym przesunięto termin zakończenia realizacji zadania na 31 października 2006 roku. Kserokopia pisma i aneksu stanowią załącznik nr 42 do niniejszego protokołu kontroli. W dniu 25 października 2006 roku Przedsiębiorstwo Robót Wiertniczych i Górniczych Legnica poinformowało zamawiającego, Starostwo Powiatowe w Rawie Mazowieckiej oraz Urząd Marszałkowski w Łodzi o zamiarze przystąpienia do robót geologicznych – termin rozpoczęcia prac niezwłocznie po uprawomocnieniu się zgłoszenia, termin zakończenia na 30 listopada 2006 rok. W dniu 31 października 2006 roku wykonawca zgłosił gotowość do odbioru części „Modernizacji stacji wodociągowej w m. Sierzchowy” – technologia studni uzdatniania wody oraz roboty elektryczne. Odbiór wyznaczono na 10 listopada 2006 roku. Komisja, w skład której wchodzili przedstawiciel zamawiającego – Wójt Gminy przedstawiciel wykonawcy oraz inspektor nadzoru – koordynator, spisała na okoliczność odbioru protokół. Komisja uznała, Ŝe roboty nie zostały wykonane zgodnie ze sztuką budowlaną i nie dokonała ich odbioru. Kserokopia protokołu odbioru stanowi załącznik nr 43 do protokołu. Nowy termin zakończenia robót ustalono na 25 listopada 2006 roku. W ustalonym terminie wykonawca nie zakończył ww. robót, przekazał je dopiero w dniu 10 grudnia 2006 roku co potwierdza protokół z dnia 11 grudnia 2006 roku. Zgodnie powyŜszym protokołem odbioru komisja w składzie jak wyŜej odebrała roboty – wykonanie technologii stacji robót budowlanych elektrycznych i likwidacji studni nr 2. Wartość robót wg protokołu to kwota 255.774,45 zł netto, natomiast zgodnie z umową (harmonogram robót) wartość wykonanych ww. robót powinna wynosić 251.274,45 zł netto. Jak wynika z zapisów protokołu wykonawca w okresie rozliczeniowym, objętym niniejszym protokołem wykonał roboty dodatkowe na kwotę 4.500 zł (dodatkowy zawór zwrotny DN z kołnierzami o wartości 500,00 zł oraz tynk akrylowy na ścianach zewnętrznych budynku stacji 4.000,00 zł). W analizowanej dokumentacji, dotyczącej przedmiotowej inwestycji, kontrolujące nie stwierdziły zapisów dotyczących ustaleń pomiędzy zamawiającym a wykonawcą wyraŜających konieczność wykonania przedstawionych w protokole odbioru, robót dodatkowych i wolę zamawiającego na ich wykonanie. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gminy, które wraz stanowi załącznik nr 44 do niniejszego protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, roboty dodatkowe wykonane zostały na polecenie ustne zamawiającego, bowiem w przedmiarze robót pominięto te zadania, a okazały się one konieczne do wykonania. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe zakres robót do wykonania określała umowa nr Or.SO 3420/2/2006 z dnia 8 maja 2006 roku. Skoro pojawiła się konieczność wykonania robót nie objętych kosztorysem, a bezpośrednio związanych z przedmiotem zamówienia
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(zawór zwrotny), zamawiający powyŜszą okoliczność powinien stosownie udokumentować tj. spisać aneks do umowy podstawowej, określający zakres robót koniecznych i ich wartość. Natomiast w odniesieniu do robót dodatkowych, niezwiązanych z podstawowym zamówieniem tj. pokrycie ścian zewnętrznych budynku stacji tynkiem akrylowym, kontrolujące zauwaŜają, Ŝe są to roboty, które moŜna było przewidzieć na etapie projektu i uwzględnić je w kosztorysie i przedmiarach. Natomiast wykonanie ich w trakcie robót stanowiło oddzielny przedmiot zamówienia. Ze względu na ich niską wartość nie wymagane tu było stosownie ustawy Prawo zamówień publicznych, nie mniej jednak zlecenie ich wykonania, określenie ich wartości, wymagało odpowiedniego udokumentowania tj. spisania oddzielnej umowy zawierającej opisane wyŜej elementy. W opisie faktury VAT nr 30/2006, obejmującej roboty dodatkowe, którą wystawił wykonawca na podstawie niniejszego protokołu odbioru, ujęto zapis, iŜ „stwierdzono wykonanie w/w robót zgodnie z protokołem odbioru i umową nr Or.SO 3420/2/2006”, co nie jest do końca spójne, bowiem umowa podstawowa nie określała wykonania opisywanych robót dodatkowych. Prawidłowość merytoryczną operacji na fakturze potwierdził kierownik referatu budownictwa zobowiązany do sprawowania nadzoru nad prawidłowością realizacji zadań inwestycyjnych. PowyŜsze wskazuje na nieprawidłowości w funkcjonowaniu wewnętrznych procedur kontrolnych. Kserokopia faktury wraz protokołem odbioru stanowią załącznik nr 44 . Od 31 października 2006 roku do nowego terminu oddania tej części robót tj. do 10 grudnia 2006 roku naliczano karne odsetki. W dniu 11 listopada 2006 roku wykonawca poinformował zamawiającego o wystąpieniu tzw. „sił wyŜszych”, o których mowa w § 11 umowy, tzn. przy pracach wiertniczych studni nr 3 po osiągnięciu głębokości 90m nastąpiły okoliczności uniemoŜliwiające dalsze prace wiertnicze – przechył urządzenia wiertniczego. Do pisma załączono informacje Przedsiębiorstwa Robót Wiertniczych i Górniczych. Na podstawie powyŜszych pism w dniu 13 listopada 2006 roku spisano aneks nr 2 do umowy z dniu 8 maja 2006 roku, którym Wójt Gminy reprezentujący zamawiającego, zmienił wykonawcy ostateczny termin wykonania studni i tym samym termin całkowitego zakończenia zadania do 30 kwietnia 2007 roku. Kserokopie aneksu, pisma wykonawcy stanowią załącznik nr 45 do niniejszego protokołu kontroli . Z uwagi na waŜność gwarancji ubezpieczeniowej, stanowiącej zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy, do 30 listopada 2006 roku w dniu 20 grudnia 2006 roku wykonawca wniósł je w formie pienięŜnej – przelew kwoty 11.844,25 zł na konto zamawiającego. W dniu 30 kwietnia 2007 roku wykonawca zgłosił gotowość odbioru zrealizowanego zadania. Termin odbioru zamawiający wyznaczył na 14 maja 2007 rok. Protokół odbioru z dnia 14 maja 2007 roku stwierdza, Ŝe roboty na wykonanie odwiertu studni nr 3 nie zostały zakończone i nie kwalifikują się do odbioru. Komisja stwierdziła brak wyników pompowania oraz wyników badań wody studni nr 3, zaleciła uzupełnienie korytek instalacyjnych i usunięcie usterek oświetlenia zewnętrznego na stacji wodociągowej, przeprowadzenie pompowania oczyszczającego, badań wody stacji nr 2 oraz oczyszczenia i konserwacji stacji uzdatniania wody w Sierzchowach z ponownymi badaniami wody. Kserokopia protokołu odbioru z dnia 14 maja 2007 roku stanowi załącznik nr 46 do protokołu. Nieprzyjęcie robót wiązało się z naliczaniem karnych odsetek za kolejne dni zwłoki od 1 maja 2007 roku. Odbiór i przekazanie do uŜytku otworu eksploatacyjnego studni awaryjnej nr 3 oraz likwidację techniczną studni nr 1 na ujęciu wód podziemnych grupowego wodociągu wiejskiego Sierzchowy potwierdzał protokół spisany dnia 6 lipca 2007 roku. Dokumentację odbiorową stanowiły ponadto: oceny i deklaracje zgodności, atesty, gwarancje na uŜyte materiały, wyniki analiz wody, dokumentacja hydrogeologiczna. Komisja stwierdziła konieczność powtórnego wykonania analizy fizyko chemicznej i bakteriologicznej wody na SUW. Z uwagi na trudności z pełnym oczyszczeniem wody w
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
chwili odbioru, zleceniodawca zastrzegł sobie w okresie gwarancji prawo do wykonania przez wykonawcę zabiegów usprawniających otwór studzienny. Kserokopia protokołu wraz z wykazem dokumentacji odbioru stanowi załącznik nr 47. Wykonawca udzielił zamawiającemu 3 letniej gwarancji na wykonanie niniejszych robót. Opinię o osiągniętym efekcie ekologicznym powstałym w wyniku zrealizowanego zadania „Modernizacja stacji wodociągowej we wsi Sierzchowy”, wydało Biuro EkoinŜynierii „BeTeS” Ochrona Środowiska i Gospodarki Wodnej Skierniewice ul. Witkacego 14. Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego Realizacja kontrolowanego zadania inwestycyjnego została zaplanowana w uchwale nr XXIII/116/05 Rady Gminy Cielądz z dnia 23 marca 2005 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2005 rok w załączniku nr 8 stanowiącym „Wykaz limitów wydatków związanych z wieloletnimi programami inwestycyjnymi”. Na kontrolowane zadanie zaplanowano kwotę 1.000.000 zł do realizacji w latach 2004 2006, w tym nakłady w 2005 roku w wysokości 50.000 zł. W uchwale nr XXXIII/154/06 z dnia 2 marca 2006 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2006 rok Rada zaplanowała na przedmiotową inwestycję kwotę 500.000,00 zł. Uchwałą nr III/14/2006 Rada podjęła decyzję o zaciągnięciu poŜyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 346.828,00 zł z przeznaczeniem na przedmiotowe zadanie. Na rok 2007 wydatki na przedmiotowe zadanie zaplanowano w uchwale nr V/26/2007 z dnia 15 marca 2007 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy Cielądz w wysokości 175.000 zł w tym 138.130,00 zł środki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi. Na dzień podpisania umowy z wykonawcą zadania tj. na 8 maja 2006 roku jednostka posiadała zabezpieczone środki w budŜecie na opisywaną inwestycję w wysokości 500.000 zł. Wartość spisanej umowy z wykonawcą zadania to kwota 422.445,04 zł brutto, powyŜsze wskazuje więc, Ŝe na realizację przedmiotowej inwestycji, jednostka posiadała zabezpieczone w budŜecie gminy środki finansowe. Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenie wykonania robót) Zgodnie z § 6 ust.3 umowy, w którym określono zasady i warunki płatności, wykonawca miał wystawiać faktury za faktycznie wykonane zgodnie z harmonogramem zakresy robót, odebrane na podstawie protokołów, podpisanych i zatwierdzonych przez zamawiającego. Termin realizacji faktur określono na 30 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT do zamawiającego. W § 10 umowy określono formy odszkodowania za niedotrzymanie terminu realizacji zadania – odsetki w wysokości 0,3% wynagrodzenia za kaŜdy dzień, za odstąpienie od umowy – 0,3% wynagrodzenia. Skontrolowano wystawione przez wykonawcę zadania faktury, termin ich realizacji oraz zakresy prac z nich wynikające w porównaniu z zapisami w dzienniku budowy i stwierdzono, Ŝe zapłaty dokonano na podstawie faktur: fra VAT nr 15/2006 z dnia 3 lipca 2006 rok na kwotę 122.913,30 zł brutto, 114.872,24 zł netto, wystawiona na podstawie protokołu odbioru wykonanych robót część budowlana i część technologiczna sporządzonego za okres od 10 maja do 3 lipca 2006 roku. Wartość wykonanych robót wg protokołu odbioru to 114.872,24 zł. Protokół podpisał Wójt Gminy, inspektor nadzoru i kierownik budowy. Wykonane roboty odpowiadają wartości robót wynikających z harmonogramu za powyŜsze etapy. Zapłaty naleŜności dokonano poleceniem przelewu z dnia 7 lipca 2006 roku – wyciąg bankowy 565/8. Faktura płatna częściowo – 104.349,00 ze środków poŜyczki z WFOŚiGW,
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
fra VAT nr 30/2006 z dnia 18 grudnia 2006 roku na kwotę 150.765,36 zł brutto, 140.902,21 zł netto, wystawiona na podstawie protokołu odbioru z dnia 11 grudnia 2006 roku, za roboty wykonane w okresie od 4 lipca do 10 grudnia 2006 roku. Protokół zatwierdził zamawiający, podpisał inspektor nadzoru oraz kierownik budowy. Wartość robót objętych powyŜszym protokołem przekraczała o kwotę 4.500,00 zł wartość robót wynikających z harmonogramu rzeczowo finansowego. PowyŜszy fakt opisano wyŜej. Roboty wyszczególnione w powyŜszym protokole winny być wykonane zgodnie z umową w terminie do 30 października 2006 roku. W związku z niedotrzymaniem terminu ich realizacji, zamawiający naliczył wykonawcy odsetki od 1 listopada 2006 roku do 10 grudnia 2006 roku w kwocie 0,3% za kaŜdy dzień czyli 33.275,00 zł. Przy naliczaniu odsetek od wartości zadania odjęto wartość studni, na realizację której spisano aneks do umowy z dnia 13 listopada 2006 roku, przedłuŜający termin jej wykonania do 30 kwietnia 2006 roku. Zapłaty naleŜności wynikającej z faktury nr 30/06 pomniejszoną o karne odsetki, czyli kwotę 117.490,00 zł przekazano wykonawcy w dniu 21 grudnia 2006 roku – poleceniem przelewu wyciąg bankowy nr 1060/20. Środki w wysokości 104.349,00 zł płatne z poŜyczki WFOŚiGW, fra VAT nr 16/2007 z dnia 24 lipca 2007 roku, na kwotę 143.534,00 zł netto, 153.581,38 zł brutto, wystawiona na podstawie protokołu końcowego odbioru robót z dnia 6 lipca 2007 roku. Protokół podpisali członkowie komisji w składzie: przedstawiciel zamawiającego Wójt Gminy, inspektorzy nadzoru, przedstawiciele wykonawcy. Jak wynikało z umowy 3420/2/2006 i aneksu nr 2 z 13 listopada 2007 roku, zakończenie prac – budowa studni miało mieć miejsce 30 kwietnia 2007 roku. Od 1 maja 2007 roku do 5 lipca 2007 roku zamawiający naliczył wykonawcy odsetki za kaŜdy dzień zwłoki w wysokości 0,3% wartości studni – 143.534,00 zł. Wysokość naliczonych odsetek wynosiła 28.419,73 zł. NaleŜność wynikającą z faktury nr 16/2007 pomniejszona o kwotę 28.419,73 zł przekazano na konto wykonawcy (125.161,65 zł) w dniu 25 lipca 2007 roku – wyciąg bankowy 640/2. Kwotę z faktury w wysokości 115.114,27 zł, przyjęto do rozliczenia ze środków poŜyczki z WFOŚiGW w Łodzi. Wartość wykonanych robót wg faktur wynosiła łącznie 427.260,03 zł brutto. Z umowy wynikała kwota 422.445,04 zł, czyli wykonawca wystawił faktury na kwotę o 4.814,99 zł. Kwota 4.814,99 zł to wartość brutto robót dodatkowych wykazana w protokole odbioru z dnia 11 grudnia 2006 roku. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Szczegółowe zestawienie wydatków dokonanych na kontrolowane zadanie inwestycyjne przedstawia poniŜsza tabela : Lp Wykonawca Przedmiot f-ry Nr i data f-ry Warto ść brutto/netto 1. Antonin i Aleksandar Giłka Projekt prac geologicznych Rach. z dnia 2.500/ 2.500,00 Skierniewice 29.08.2005r. 2. Usługi Wodn-Mel. J. Krzeszewski Projekt bud. mod. stacji Rach 83/05 z 29.280/ 24.000 Łowicz 10.10.2005r. 3. Polaskapresse sp. z o.o. oddz. Za ogłoszenie przetargu Nr fa-ry 277,55/ 227,50 Łód ź 20050316815/LO z 8.12.2005r. 4. Poczta Polska Przed. Sk-wie Za przesyłki listowe 78/245/CUP-SOP 387,00/ 387,00 z 31.01.2006r. 5. Starostwo Powiatowe w Rawie Maz. Za ugod. środ. Decycja z 77,40/ 77,40 uwarunkowa ń 14.03.2006r. 6. Benerat i Syn P.U.P.H s.c. Radom Za rozpraw ę arbitra Ŝow ą UZP/ZO/0-569 z 3.148,59/ 6.03.2006r. 3.148,59
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
7. ZPU „Makrostal” Kutno Za rozpraw ę arbitra Ŝow ą UZP/ZO/0-596 z 3.158,59/ 6.03.2006r. 3.158,59 8. Dutkiewicz Tadeusz Łowicz Za nadzór inwestorski Rach. z 5.000 / 5.000 6.07.2006r. 9. Benerat i Syn P.U.P. H s.c. Radom Za modernizacj ę stacji Fra 15/06 z 122.913,30/ 3.07.2006r. 114.872,24 10. P.U.G.S. Wo źniak Rawa.Maz. Za wzn. granic 55/06/R z 1.830/ 1.500 27.07.2006r. 11. Urz ąd Dozoru Tech, Łód ź Opł. za dozór tech, 1433117 z 304,00/ 304,00 27.11.2006r. 12. Dutkiewicz Tadeusz Łowicz Z nadzór inwers. Rach. z 8.05.2006 5.000/ 5.000 13. Urz ąd Dozoru Tech, Łód ź Opł. za dozór tech, 1433051 z 498,00/ 498,00 20.11.2006r. 14. Benerat i SynP.U.P.H. s.c. Radom Za mod. sieci 30/06 z 150.765,36/ 18.12.2006r 140.902,21 15. Urz ąd Gminy Ciel ądz - WFO Ś i Odsetki od po Ŝyczki Pol. ksi ęg. Z dnia 2.458,63/ GW Łód ź 28.12.2006r. 2.458,63 16. WFO ŚiGW w Łodzi Za aneks do umowy Pol. ksi ęg. z 700,00/ 700,00 5.02.2007r. 17. Powiatowa Stac. San.Ep. Rawa Opłata za badanie wody Pok. z dnia 49,00/ 49,00 Maz. 31.05.2007r. 18. WFO ŚiGW w Łodzi Za aneks do umowy Pol. ksi ę. z 350,00/ 350,00 po Ŝyczki 14.06.2007r. 19. Antoni Giłka Skierniewice Za weryfikacje wyników Rach z 20.07.2007 4.000,00/ 4.000 20. Benerat i Syn P.U.P.H. s.c. Radom Za wykonanie studni Fra-16/07 z 153.581,38/ 24.07.2007r. 143.534,00 Ogółem wydatki - - 486.278,80/ 452.667,16 Wydatki ogółem poniesione na powyŜsze zadanie wg faktur i rachunków wynosiły 486.278,80 zł brutto, 452.667,16 zł netto. Z ewidencji księgowej konta 080 dla powyŜszego zadania wynika, Ŝe na realizację „Modernizacja stacji uzdatniania wody w m. Sierzchowy z odwiertem otworu studni nr 3 z uzbrojeniem i pracami geologicznymi” wydatkowano łącznie 452.667,16zł netto w tym w roku 2005 kwotę 26.727,50 zł, w 2006 roku kwotę 277.306,66 zł i w 2007 roku kwotę 148.633,00 zł. Rozliczenia wydatków związanych z przedmiotowym zadaniem (przekazania na stan środków trwałych) dokonano dwoma OT – tj. nr 8/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku – przyjęto na stan część wykonanego przedmiotu zadania (część budowlana z wymienioną instalacją elektryczną i wymienionymi pompami) na kwotę 277.306,66 zł i OT nr 13/07 z dnia 31 sierpnia 2007 roku, przyjęto wykonaną studnia nr 3 z uzbrojeniem na kwotę 175.360,50 zł. Na podstawie powyŜszych OT inwestycje odnotowano w księdze inwentarzowej środków trwałych w grupie 2 podgrupie 291 pod poz. 31/06 i 35/07. Nadzór inwestorski Zgodnie z zapisami § 12 ust.6 umowy z dnia 8 maja 2006 roku z wykonawcą zadania „Modernizacja stacji wodociągowej w Sierzchowach”, nadzór z ramienia zamawiającego pełnił Tadeusz Dutkiewicz zam. Łowicz ul. Łyszkowicka 24, posiadający uprawnienia budowlane nr 130/88 Sk ce. Obowiązki pełnienia nadzoru inwestorskiego ww. zlecił Wójt Gminy Andrzej Latek na podstawie umowy zlecenia z dnia 8 maja 2006 roku.
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Okres obowiązywania umowy od dnia rozpoczęcia robót związanych z modernizacją sieci wodociągowej do zakończenia modernizacji. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w kwocie 10.000 zł brutto. W umowie określono, Ŝe wynagrodzenie płatne będzie w terminie 7 dni po przyjęciu pracy i przedłoŜeniu rachunku przez inspektora. Nie określono precyzyjne zasad jego wypłaty np. nie ustalono w jakich proporcjach do wykonanej pracy płatne będzie powyŜsze wynagrodzenie zleceniobiorcy. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe przedmiotowe wynagrodzenie wypłacono inspektorowi w dwóch częściach tj. dniu 7 lipca 2006 roku kwotę netto 3.800,00 zł (po odbiorze robót na podstawie protokołu z 3 lipca 2006 roku), w dniu 18 grudnia 2006 roku pozostałą kwotę netto 3.800 zł (po protokolarnym odbiorze robót z dnia 11 grudnia 2006 roku). Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe realizacja zadania miała miejsce jeszcze w ciągu 2007 roku i na protokołach odbioru z 2007 roku widnieją podpisy inspektora nadzoru, natomiast całość wynagrodzenia wypłacono inspektorowi nadzoru juŜ w 2006 roku. Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli wewnętrznej (na etapie wstępnym, bieŜącym, następnym). Analiza funkcjonujących procedur kontroli wewnętrznej opisanych w procedurach kontroli finansowej wprowadzonych zarządzeniem nr 11/2002 Wójta Gminy Cielądz z dnia 30 grudnia 2002 roku, Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, oraz w regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy w konfrontacji z przestrzeganiem ich przy realizacji inwestycji „Modernizacja sieci wodociągowej w m. Sierzchowy”” wykazała co następuje: − zgodnie z § 20 przywołanych wyŜej procedur kontroli finansowej, zgodność realizowanych procedur z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych ocenił kierownik, zatwierdzając przygotowaną do postępowania dokumentację, a następnie zatwierdzając propozycję komisji przetargowej co do wyboru najkorzystniejszej oferty, − oceny pod względem zgodności z prawem dokumentacji typu projekty dokumentów, projekt umów, zgodnie z § 19 cytowanych procedur powinien dokonywać radca prawny, potwierdzając powyŜszą czynność stosowną adnotacją. W kontrolowanej dokumentacji takich adnotacji na projekcie umowy stanowiącej załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, kontrolujące nie stwierdziły. Zaniechanie kontroli przez radcę prawnego projektu dokumentacji przetargowej spowodowała, Ŝe do postępowania przyjęto specyfikację nieprecyzyjną w treści i sporządzoną z niedostateczną starannością, a to z kolei doprowadziło do trzykrotnego oprotestowania czynności zamawiającego i odwołań do UZP o czym pisano wyŜej. W związku powyŜszym jednostka poniosła dodatkowe koszty postępowań arbitraŜowych w kwocie 6.307,18 zł , − zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozdziale VII § 21 pkt 4 regulaminu organizacyjnego, oraz zgodnie z zakresami czynności kierownik referatu ds. budownictwa i rolnictwa sprawował kontrolę nad prawidłowością przebiegu realizacji zadań inwestycji komunalnych, poprzez sprawdzenie zgodności wykonanych robót z treścią umowy i potwierdzanie powyŜszego faktu na częściowych i końcowych protokołach odbioru robót. Roboty wykonane nieterminowo niosły za sobą konsekwencję naliczenia i pobrania karnych odsetek od wykonawcy, − faktury za wykonane roboty, zgodnie z rozdziałem V ust.3 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych wraz z dołączonym protokołem odbioru robót, podpisywane były przez inspektora nadzoru, i sprawdzane pod względem merytorycznym przez kierownika referatu ds.
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budownictwa i rolnictwa Jak opisano wyŜej przy realizacji faktury 30/2006 potwierdzono na niej zgodność wykonanych robót z zapisami umowy, natomiast faktura obejmowała roboty, których umowa nie obejmowała. Pod względem formalno – rachunkowym faktury oceniał oraz podpisywał Skarbnik jednostki, co zgodnie z § 23 opracowanych procedur kontroli finansowej oznaczało stwierdzenie zgodności operacji z planem finansowym, braku zastrzeŜeń co do oceny merytorycznej operacji, braku zastrzeŜeń co do kompletności oraz formalno prawnej poprawności podpisywanego dokumentu. Takie faktury stanowiły podstawę do zatwierdzenia ich przez kierownika jednostki oraz podstawę do zaewidencjonowania operacji w urządzeniach księgowych. Przebudowa drogi dojazdowej Brzozówka Parolice – przetarg nieograniczony poniŜej 60.000 euro. Etap przygotowania inwestycji Wykonanie dokumentacji projektowo techniczne dla powyŜszego zadania zlecił Wójt Gminy Cielądz Małgorzacie Killman zam. Rawa Maz., posiadającej uprawnienia budowlane nr 39/94 Warszawa w specjalności konstru inŜ. w zakresie dróg, naw. lotnisk. typowych przepustów i mostów, na podstawie umowy o dzieło 4/2007 z dnia 1 czerwca 2007 roku. Wynagrodzenie za przedmiot umowy określono na kwotę 2.200,00 zł brutto. Dokumentację projektowo techniczną obejmującą: uproszczony projekt budowlany, kosztorys inwestorski oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót zatwierdził Wójt Gminy. Kosztorys obejmował roboty: wykonanie koryta o głębokości 10cm wraz z zagęszczeniem i profilowaniem o długości 1.680m szer. 4,20 na pow. 7056m², wykonanie podbudowy z kruszywa łamanego, uporządkowanie pasa drogowego po wykonanych robotach. Szacunkową wartość zamówienia na kwotę 160.975,58 zł netto (41.519,58 EURO), określił na podstawie kosztorysu inwestorskiego kierownik referatu ds. budownictwa i rolnictwa Marian Krawczyk w dniu 20 czerwca 2007 roku. Prawidłowość stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych W celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie zadania „Przebudowa drogi gminnej Brzozókwa Parolice”, Wójt Gminy Cielądz zarządzeniem nr 15/2007 z dnia 14 czerwca 2007 roku powołał trzyosobową komisję w skład, której weszli pracownicy Urzędu. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Wójt Gminy (brak precyzyjnej daty zatwierdzenia specyfikacji na dokumencie zawarto zapis ”czerwiec 2007 rok”). Specyfikacja w swojej treści zawierała informacje wynikające z art. 36 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych w tym: − termin wykonania zadania – 31 sierpień 2007 rok, − warunki udziału w postępowaniu, a mianowicie udział w postępowaniu mogli wziąć wykonawcy nie wykluczeni na podstawie art.24 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych i spełniający warunki określone w art.22 ust.1 cytowanej ustawy, oraz warunki określone w kolejnych punktach specyfikacji. Oceny spełnienia powyŜszych warunków dokonywać miała komisja na podstawie załączonych oświadczeń i dokumentów określonych w specyfikacji. Wymaganymi dokumentami na potwierdzenie tychŜe warunków były: oświadczenie wykonawcy o spełnieniu warunków z art.22 ustawy Prawo zamówień publicznych, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej – wystawione nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed upływem składania ofert, zaświadczenie z ZUS, KRUS o niezaleganiu w opłatach
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
składek – wystawione nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed terminem składania ofert, wykazy o potencjale technicznym i kadrowym wg wzorów stanowiących załączniki do specyfikacji, wykaz wykonanych robót w okresie ostatnich trzech lat (wraz z referencjami minimum trzy), udzielenie gwarancji na minimum 24 miesiące. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe przy tak mało skomplikowanym zakresie robót, zamawiający postawił warunek nieadekwatny do charakteru zamówienia, a mianowicie wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie miał zawierać informacje na temat „kwalifikacji pracowników (decyzje potwierdzające przygotowanie do pełnienia samodzielnych funkcji w budownictwie, z aktualnym wpisem wskazanych pracowników na listę członków Izby InŜynierów Budownictwa”. Analiza oferty złoŜonej przez jedynego zainteresowanego zamówieniem wykonawcę wykazała, Ŝe zamówienie zostanie zrealizowane przez dwie osoby z uprawnieniami kierowcy. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe zgodnie z art. 25 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający moŜe Ŝądać od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Jak opisano dalej wykazała realizacja zadania pogłębienie koryta drogi, jego wyprofilowanie oraz wykonanie podbudowy z kruszywa łamanego nie wymagało specjalistów z zakresu pełnienia samodzielnych funkcji w budownictwie, którzy wpisani zostali na listę członków IIB. NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe tak sformułowane warunki w przypadku złoŜenia wielu ofert mogły, wyeliminować z udziału w postępowaniu wykonawców będących w stanie zrealizować to zadanie i wykonawców tańszych, ale o mniejszym zakresie działania, niŜ np. duŜe firmy budowlane zatrudniające wymienionych specjalistów. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający nie moŜe określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który utrudniałby uczciwą konkurencję, − zamawiający wymagał wniesienia wadium w wysokości 2.000 zł co stanowiło 1,24% wartości szacunkowej zamówienia, − miejsce i termin składania ofert – do 23 lipca 2007 roku do godz. 9.00, − termin związania ofertą 30 dni od daty upływu składania ofert, − opis kryteriów przy wyborze ofert oraz sposób oceny ofert jedynym kryterium była cena realizacji zadania z wagą 100%. – 100 punktów, − zamawiający nie przewidywał wniesienia zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy. Integralną część specyfikacji stanowiły załączniki: formularz ofertowy, wzór oświadczenia o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust.1 ustawy Prawa zamówień publicznych i o nie podleganiu wykluczeniu z udziału w postępowaniu , oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z art.44 cytowanej ustawy , projekt umowy z waŜnymi dla obu storn postanowieniami, wzory zestawień informacji wymaganych specyfikacją, uproszczony projekt budowlany, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym na realizację powyŜszego zadania, zamieszczono na stronie internetowej Urzędu Gminy Cielądz w dniu 2 lipca 2007 roku i wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 2 lipca 2007 roku oraz opublikowano w Biuletynie Urzędu Zamówień Publicznych nr ogłoszenia 109789 2007. W treści ogłoszenia zawarto dane wymagane art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Treść ogłoszenia była spójna z informacjami zawartymi w specyfikacji. W wyznaczonym do składania ofert terminie, do zamawiającego wpłynęła jedna oferta: Firmy Usługi Transportowe Modernizacja Dróg Andrzej Kacprzak Rawa Mazowiecka ul. Lenartowicza 19, z ceną ofertową netto 60.836,00 zł, podatek VAT 13.383,92 zł, cena brutto 74.219,92 zł.
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Bezpośrednio przed otwarciem ofert, jak wynika z protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający przekazał informację o wysokości przeznaczonych środków na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia, a mianowicie 160.000,00 zł brutto. W dniu 23 maja 2007 roku do prac związanych z udzieleniem przedmiotowego zamówienia przystąpiła 3 osobowa komisja. Jej członkowie złoŜyli na podstawie art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych, na drukach ZP 11 oświadczenia o braku istnienia okoliczności powodujących wyłączenie ich z udziału w postępowaniu. Oświadczenie takie złoŜył równieŜ kierownik jednostki Wójt Gminy Andrzej Latek. Komisja przetargowa na druku ZP 12 odnotowała fakt złoŜenia jednej oferty, oraz dokonała jej weryfikacji co odzwierciedla druk ZP 17. Wg oceny komisji wykonawca spełnił warunki udziału w postępowaniu i oferta jest prawidłowa. Kontrolujące stwierdzają, Ŝe oferta przedłoŜona przez wykonawcę w zakresie terminu wykonania zadania była niezgodna z wymogami zamawiającego. W treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia rozdz. III, w projekcie umowy stanowiącej załącznik do specyfikacji, w ogłoszeniach o postępowaniu zamawiający ustalił termin wykonania zamówienia na: 31 sierpień 2007 rok, natomiast oferent w formularzu ofertowym w pkt.5 zapisał iŜ zamówienie wykona w terminie 10 września 2007 rok. Treść oferty przedłoŜonej przez firmę Usługi Transportowe Modernizacja Dróg W Rawie Mazowieckiej ul. Lenartowicza 19, nie odpowiadała treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia i zgodnie z art. 89 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający zobowiązany był te ofertę odrzucić. Ofertę przyjęto i poddano dalszej ocenie. Kserokopia formularza ofertowego wykonawcy, treści specyfikacji oraz wyjaśnienie Wójta Gminy w powyŜszej sprawie stanowią załącznik nr 48 do protokołu kontroli. Zgodnie z treścią wyjaśnienia, komisja oceniająca oferty „przeoczyła podany przez oferenta termin wykonania zadania”. Jak wyjaśnia Wójt zarówno w specyfikacji istotnych warunkach zmówienia, i we wzorze umowy i umowie spisanej z wykonawca określono termin wykonania zadania na 31 sierpień 2007 rok i taką umowę podpisał wykonawca. W odpowiedzi na Ŝądanie zamawiającego dotyczącego wymogu informacji na temat kwalifikacji pracowników, którzy będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, wykonawca przedstawił w wykazie dwóch pracowników – kierowców nr 0047648 w tym jeden – właściciel firmy posiadający licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego rzeczy, wydaną przez Starostę Rawskiego. Z przeprowadzonego postępowania, komisja przetargowa sporządziła na druku ZP 2 protokół, oraz na drukach ZP 12, ZP 17, ZP 20, ZP 21 (dokumenty obrazujące badanie ofert), dokumentację z przebiegu prac komisji, które zakończyły się w dniu 23 lipca 2007 roku. Wynik prac komisji (protokół ZP 2 wraz z załącznikami) i wybór firmy Usługi Transportowe Modernizacja Dróg – Andrzej Kacprzak Rawa Mazowiecka z ceną ofertową 60.836,00 zł netto, 74.219,92 zł brutto na wykonawcę przedmiotowego zadania, zatwierdził Wójt Gminy Cielądz. Ogłoszenie o wyniku postępowania zostało wysłane do uczestnika postępowania w dniu 24 lipca 2007 roku (w załączeniu potwierdzenie odbioru informacji). Informację o wyborze oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 24 lipca 2007 roku, oraz opublikowano na stronie internetowej Urzędu. W dniu 2 sierpnia 2007 roku pomiędzy zamawiającym Gminą Cielądz reprezentowaną przez Wójta Gminy Andrzeja Latek przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy, a firmą Usługi Transportowe Modernizacja Dróg Andrzej Kacprzak w Rawie Mazowieckiej reprezentowanym przez właściciela firmy spisano umowę nr Or.SO 3420/5/2007, której przedmiotem było wykonanie „Przebudowy drogi dojazdowej Brzozówka Parolice” zgodnie ze zgłoszeniem zamiaru robót, specyfikacja techniczną. Termin wykonania
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zamówienia – 31 sierpień 2007 rok. Za wykonanie przedmiotu umowy zamawiający wypłaci wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 74.219,92 zł brutto. W § 12 umowy zawarto postanowienia dotyczące okresu gwarancji, zgodnie z którym wykonawca udzieli gwarancji na roboty objęte niniejszą umową na okres 24 miesięcy od dnia odbioru końcowego robót. Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 49 do niniejszego protokołu kontroli. Zawiadomienie o zawarciu umowy zamawiający przekazał Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 3 sierpnia 2007 roku. Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego Środki na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa dróg gminnych” Rada Gminy w Cielądzu zaplanowała w uchwale nr V/26/07 z dnia 15 marca 2007 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2007 rok. W załączniku nr 3a do wymienionej uchwały określającym plan nakładów na zadania inwestycyjne na 2007 rok, na przedmiotowe zadanie zabezpieczono w dziale 600 rozdziale 60016 paragrafie 6050 środki w wysokości 400.000 zł, w tym środki własne 200.000 zł i planowane z Urzędu Marszałkowskiego. Za tę kwotę zaplanowano wykonać modernizację czterech dróg dojazdowych. Uchwałą nr VII/39/07 z dnia 27 czerwca 2007 roku Rada zwiększyła środki na przedmiotowe zadania o kwotę 35.000 zł. Wartość zadania wg podpisanej umowy wynosiła 74.219,92 zł brutto. Jak wynika więc z powyŜszego opisu Gmina posiadała zabezpieczone środki w budŜecie na realizację niniejszej inwestycji. Prawidłowość finansowania inwestycji ( zgodność z umową, potwierdzenie odbioru robót) W dniu 30 sierpnia 2007 roku dokonano protokolarnego odbioru wykonanych robót objętych umową nr Or. SO 3420/5/2007 związanych z przebudową drogi gminnej w miejscowości Brzozówka Parolice. Komisja w składzie: przedstawicieli zamawiającego, inspektora nadzoru oraz wykonawcy robót stwierdziła wykonanie robót drogowych na odcinku 1680mb o szerokości 4,20m, zgodnie z umową nr 3420/5/2007. Wartość wykonanych robót określona w protokole była zgodna z wartością wynikającą z umowy i wynosiła 74.219,92 zł. Na podstawie niniejszego protokołu wykonawca wystawił fakturę VAT nr 8/2007 z dnia 30 sierpnia 2007 roku na kwotę 74.219,92 zł brutto. NaleŜność z niniejszej faktury kontrolowana jednostka opłaciła poleceniem przelewu w dniu 30 sierpnia 2007 roku – wyciąg bankowy 744/1. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych Wg konta 080 oraz przedłoŜonych rachunków, na przedmiotową inwestycje wydatkowano środki w łącznej kwocie 78.340,97 zł. Zestawienie kosztów obrazuje poniŜsza tabela: Lp Wykonawca Przedmiot f-ry Nr i data f-ry Warto ść brutto/netto 1. Starostwo Powiatowe Rawa Fragment mapy Fra 297/2000 z 865,20/ 865,20 Mazowiecka 24.01.2007r. 2. Mąłgorzata Killman Rawa Za wykonanie dokumentacji Rach. 1/2007 z 2.200,00/ 2.200 Mazowiecka projektowej 25.06.2007r. 3. Starostwo Powiatowe Rawa Maz. Za mapy i wypis z rej. Ew. Fra. 1032/2007 z 55,85/ 55,85 gruntów 13.03.2007r. 4. Usługi Transportowe Modernizacja Za wykonanie przebudowy Fra VAT 8/2007 z 74.219,92/ Dróg Andrzej Kacprzak Rawa
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Mazowiecka drogi gminnej- umowa 30.08.2007r. 60.836,00 5. Małgorzat Killman Rawa Maz. Za nadzór nad przebudow ą Rach. 4/2007 z 1.000,00/1.000 dnia 30.08.2007r. Ogółem wydatki x x 78.340,97/ 64.957,05 Rozliczenia wydatków związanych z przedmiotowym zadaniem, dokonano w dniu 31 sierpnia 2007 roku, sporządzając dokument przyjęcia środka trwałego OT nr 14/07 na kwotę 78.340,97 zł. Na podstawie powyŜszego OT inwestycję odnotowano w ewidencji środków trwałych Gminy w dziale 2 podgrupie 22, pod pozycją 36/07. Rozliczenie otrzymanej na przedmiotową inwestycje dotacji Jednym ze źródeł finansowania realizacji przedmiotowego zadania wskazano dotację z terenowego Funduszu Gruntów Rolnych. W dniu 5 czerwca 2007 roku pomiędzy Województwem Łódzkim, a Gminą Cielądz podpisano umowę nr 87/RO/2007, na podstawie której Gmina Cielądz otrzymała z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych Województwa Łódzkiego dotację w wysokości 35.000 zł, z przeznaczeniem na modernizację dróg dojazdowych do gruntów rolnych w m. Brzozówka Parolice o długości 1.680m i w m. Komorów o długości 500m. Termin realizacji zadania zgodnie z umową określono na 31 sierpnia 2007 roku. Dotacja zgodnie z zapisami umowy miała zostać przekazana w terminie 30 dni od daty przedłoŜenia dotującemu (Województwo Łódzkie) dokumentów dotyczących przygotowania realizacji zadania (map, opisów technicznych, przekrojów, przedmiarów robót), dokumentacji przetargowej, umowy z wykonawcą, rachunków z potwierdzenie zapłaty, protokołu odbioru. W dniu 12 września 2007 roku Zarząd Województwa Łódzkiego przedstawił Gminie symulacje zmniejszającą kwotę dotacji o 22.546,00 zł, z uwagi na wykonanie tylko części zadania objętego umową nr 87/RO/2007 wykonano remont tylko jednej drogi dojazdowej do pól w m. Brzozówka – Parolice. Gmina nie wykonała remontu drugiej objętej umową drogi w m. Komorów o długości 500m. Zapis o ewentualnym zmniejszeniu dotacji w przypadku jak opisano wyŜej zawierał § 5 ust.2. Pomniejszoną kwotę dotacji w wysokości 11.954,96 zł Urząd Marszałkowski przekazała na konto Gminy Cielądz w dniu 10 października 2007 roku – wyciąg bankowy 198. Do rozliczenia wykorzystanej dotacji Gmina przekazała do Urzędu Marszałkowskiego zgodnie z umową kserokopie wymaganej dokumentacji potwierdzonej za zgodność z oryginałem. Nadzór inwestorski PowyŜsze zadanie inwestycyjne wg ustawy Prawo budowlane nie wymagało powoływania inspektora nadzoru, nie mniej jednak inspektora jednostka powołała. Funkcje powyŜszą sprawowała Małgorzata Killman, która sporządziła dokumentacje projektową do niniejszego zadania. Funkcję inspektora nadzoru powierzył ww. Wójt Gminy na podstawie umowy o dzieło nr 5/2007 z dnia 2 sierpnia 2007 roku. Strony ustaliły wynagrodzenie za przedmiot umowy w wysokości 1.000 zł brutto. Płatność wynagrodzenia po zakończeniu zadania w ciągu 14 dni od daty otrzymania rachunku. Rachunek za przedmiot umowy przedłoŜono w Urzędzie Gminy w dniu 30 sierpnia 2007 roku i tego dnia jednostka dokonała zapłaty – polecenie przelewu wyciąg bankowy nr 744. Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych przez jednostkę procedur kontroli Analiza funkcjonujących procedur kontroli wewnętrznej w konfrontacji z przestrzeganiem ich przy realizacji przedmiotowej inwestycji wykazała, Ŝe zarówno członkowie komisji przetargowej jak równieŜ kierownik jednostki w sposób niewystarczający dokonali
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
analizy złoŜonej oferty, jej zgodności z wymogami określonymi przez zamawiającego, konsekwencją czego było przyjecie oferty niezgodnej z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ponadto kierownik jednostki zobligowany § 20 procedur kontroli finansowej wprowadzonych zarządzeniem nr 11/2002 Wójta Gminy Cielądz z dnia 30 grudnia 2002 roku, do oceny zgodności realizowanych procedur z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, zatwierdził specyfikację która w zakresie wymaganych od wykonawców dokumentów nie była w pełni dostosowana do charakteru, specyfiki zamówienia. Zgodnie z § 19 cytowanych procedur oceny pod względem zgodności z prawem dokumentacji typu projekty dokumentów, projekt umów, powinien dokonywać radca prawny, potwierdzając powyŜszą czynność stosowną adnotacją. W kontrolowanej dokumentacji takich adnotacji na projekcie umowy stanowiącej załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, kontrolujące nie stwierdziły. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozdziale VII § 21 pkt 4 regulaminu organizacyjnego, oraz zgodnie z zakresami czynności kierownik referatu ds. budownictwa i rolnictwa sprawował kontrolę nad prawidłowością przebiegu realizacji zadania, poprzez sprawdzenie zgodności wykonanych robót z treścią umowy i potwierdzanie powyŜszego faktu na protokole odbioru robót. Faktura za wykonane roboty, zgodnie z rozdziałem V ust.3 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych wraz z dołączonym protokołem odbioru robót, podpisana była przez inspektora nadzoru i sprawdzona pod względem merytorycznym przez kierownika referatu ds. budownictwa i rolnictwa. Pod względem formalno – rachunkowym fakturę ocenił oraz podpisał Skarbnik jednostki, co zgodnie z § 23 opracowanych procedur kontroli finansowej oznaczało stwierdzenie zgodności operacji z planem finansowym, braku zastrzeŜeń co do oceny merytorycznej operacji, braku zastrzeŜeń co do kompletności oraz formalno prawnej poprawności podpisywanego dokumentu. Tak opisana faktura stanowiła podstawę do zatwierdzenia ich przez kierownika jednostki oraz podstawę do zaewidencjonowania operacji w urządzeniach księgowych. Zadanie rozliczono i przyjęto na stan środków trwałych poprzez wystawienie OT zgodnie z rozdziałem V pkt.3 instrukcji w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych. Zestawienie informacji dotyczących zadań wybranych do kontroli stanowi załącznik nr 50 do niniejszego protokołu.
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
W Urzędzie Gminy Cielądz prowadzona jest ewidencja syntetyczna i analityczna składników majątkowych Gminy, a zasady jej prowadzenia zostały ustalone zarządzeniem nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego i dla jednostek budŜetowych. Zgodnie powyŜszym ewidencja środków trwałych (konto 011) obejmuje wartość i ilość rzeczowego majątku trwałego stanowiącego własność Urzędu Gminy. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest w księdze środków trwałych (karty indywidualne środka trwałego) w referacie finansowym. Podstawą zapisu w ksiąŜce środków trwałych jest protokół przyjęcia lub protokół przekazania, natomiast podstawą wykreślenia z ksiąŜki środków trwałych jest protokół likwidacji środka trwałego lub sprzedaŜ środka trwałego. KsiąŜka środków trwałych zawiera grupy od 00 do VIII, podgrupy i rodzaje. Środki
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
trwałe oznaczone są wg klasyfikacji środków trwałych. Oznaczeń środków trwałych dokonuje komisja inwentaryzacyjna. Konto 013 prowadzone jest dla wszystkich jednostek budŜetowych. Podlegają księgowaniu na tym koncie pozostałe środki trwałe, których wartość zakupu nie jest wyŜsza niŜ wartość przedmiotu zaliczanego do środków trwałych. Podstawę wpisu do ksiąŜki pozostałych środków trwałych w uŜywaniu stanowi faktura VAT lub protokół przekazania. Pozostałe środki trwałe podlegają ewidencji w księdze inwentarzowej prowadzonych przez referat finansowy w układzie rodzajowym. Jednostka ubezpieczyła posiadany majątek: budynki i budowle, maszyny, urządzenia, wyposaŜenie, wartości pienięŜne w lokalu i transporcie, sprzęt elektroniczny stacjonarny i przenośny na wypadek ognia, kradzieŜy z włamaniem, rabunku i innych zdarzeń losowych w Powszechnym Zakładzie Ubezpieczeń Spółka Akcyjna Inspektorat w Skierniewicach. Analizowane polisy seria S nr 0043438, seria D nr 0087053, seria S nr 0130257 seria S 0130258 obejmowały okres od 20 lipca 2007 roku do 19 lipca 2008 roku. Ponadto jednostka ubezpieczyła posiadane środki transportu: polisa seria AGN nr 1009736 dotycząca samochodu osobowego fiat UNO, obowiązująca w okresie od 20 lipca 2007 roku do 19 lipca 2008 roku, polisa seria AGN nr 1734934 dotycząca ubezpieczenia autobusu obowiązująca od 24 grudnia 2007 roku do 23 grudnia 2008 roku oraz polisy ubezpieczające samochody straŜackie: AGN 1734933, AGN 1734936, AGN 1734937, AGN 1734932.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Zasady prowadzenia ewidencji składników majątkowych w urządzeniach księgowych wynikają z obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont w zakresie odnoszącym się do kont zespołu 0 – majątek trwały, który to zespół zawiera konta 011, 013, 014, 015, 020, 030, 071 i 072. Ewidencja syntetyczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzona jest w programie komputerowym na kontach 011 i 013. Ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona jest w ksiąŜce środków trwałych, ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych prowadzona jest w ksiąŜkach inwentarzowych Kontrola ksiąg środków trwałych i pozostałych środków trwałych wykazała, Ŝe prowadzi się je z podziałem na podstawowe środki trwałe ujmowane na kocie 011, z uwzględnieniem 8 grup wynikających z klasyfikacji rodzajowej KŚT wprowadzonej rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku (Dz. U. 112, poz. 1317 ze zm.) i na pozostałe środki trwałe, ujmowane na koncie 013 „pozostałe środki trwałe w uŜywaniu”. Analiza zapisów w ksiąŜce środków trwałych wykazała, Ŝe ujęte w niej zostały nieruchomości i drogi, których właścicielem była kontrolowana jednostka.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2007 rok
Na podstawie analizy zapisów ewidencji syntetycznej i analitycznej ustalono, Ŝe wartość środków trwałych na 1 stycznia 2007 roku wynosiła 9.688.194,75 zł brutto i w trakcie roku wystąpiły zwiększenia na kwotę 465.064,01 zł. Saldo konta 011 na 31 grudnia 2007 roku wynosiło 10.153.258,76 zł brutto. W celu sprawdzenia dokumentacji
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stanowiącej podstawę dokonywania zwiększeń wartości majątku, skontrolowano wszystkie operacje dokonane na podstawie niŜej wymienionych dokumentów: - przyjęcie środka trwałego OT nr 3/2007, sporządzone dnia 31 marca 2007 roku budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami we wsi Stolniki zaklasyfikowane do grupy II podgrupy 29 rozdział 229 klasyfikacji środków trwałych. Wartość przyjętego środka to kwota 30.541,20 zł, - przyjęcie środka trwałego OT nr 4/2007, sporządzone dnia 18 kwietnia 2007 roku wybudowana sieć kanalizacyjno – sanitarna i wodociągowa wraz z przyłączami we wsi Cielądz, zaklasyfikowana do grupy II, podgrupy 21 rozdział 211 klasyfikacji środków trwałych. Wartość przyjętego środka to kwota 88.056,56 zł, - przyjęcie środka trwałego OT nr 7/2007, sporządzone dnia 27 czerwca 2007 roku na okoliczność odwodnienia budynku Urzędu Gminy, zwiększenie odnotowano w grupie II, podgrupie 22, rozdziale 226 klasyfikacji środków trwałych. Wartość oddanej inwestycji to kwota 24.979,50 zł, - przyjęcie środka trwałego OT nr 8/2007, sporządzone dnia 10 lipca 2007 roku zakupiony zestaw komputerowy wraz z oprzyrządowaniem i oprogramowaniem na potrzeby Urzędu Gminy, zaklasyfikowany do grupy IV, podgrupy 49, rozdział 491 klasyfikacji środków trwałych. Wartość zakupu to kwota 4.878,44 zł, - przyjęcie środka trwałego OT nr 13/2007, sporządzone dnia 31 sierpnia 2007 roku na okoliczność wykonania modernizacji studni uzdatniania wody we wsi Śierzchowy. Zwiększenie odnotowano w grupie II, podgrupie 29, rozdziale 291 klasyfikacji środków trwałych. Wartość zwiększenia środków trwałych to kwota 175.360,50 zł, - przyjęcie środka trwałego OT nr 14/2007, sporządzone dnia 31 sierpnia 2007 roku przebudowa drogi dojazdowej Brzozówka – Parolice, zwiększająca środki trwałe w grupie II, podgrupie 22, rozdziale 220 klasyfikacji środków trwałych o kwotę 78.340,97 zł. Przeprowadzona kontrola przychodów i rozchodów nie wykazała nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania wymienionych wyŜej składników majątkowych. Jak opisano wyŜej podstawą przyjęcie środka trwałego do ewidencji był dokument OT potwierdzający datę i miejsce przyjęcia środka trwałego do uŜywania. Dokumenty OT posiadały ponadto nazwę środka trwałego, jego identyfikację, charakterystykę techniczno uŜytkową, miejsce wprowadzenia środka do uŜywania, wartość początkową, podpis osoby przyjmującej środek trwały do uŜywania oraz dane ewidencyjno księgowe (konta księgowe, nr dokumentu w ewidencji oraz pozycję księgową). W 2007 roku kontrolowana jednostka nie ewidencjonowała dokumentów rozchodowych. Konto 013 Na podstawie analizy zapisów ewidencji księgowej ustalono, Ŝe wartość pozostałych środków trwałych na 1 stycznia 2007 roku wynosiła 144.290,16 zł. W trakcie roku wystąpiły zwiększenia na kwotę 24.983,62 zł, zmniejszenia na 2.025,94 zł i na 31 grudnia 2007 roku saldo konta wynosiło 167.247,84 zł. W celu sprawdzenia dokumentacji będącej podstawą dokonanych operacji na tym koncie, przeprowadzono kontrolę zwiększeń i zmniejszeń majątku – wybrano 6 operacji największych kwotowo: - na podstawie polecenia księgowania nr 92 z dnia 6 lutego 2007 roku, dokonano zbiorczego zestawienia faktur na łączną kwotę 4.926,39 zł za wykonane szafy biurowe, a mianowicie: faktura VAT nr 33/07 z dnia 11 stycznia 2007 roku o wartości 319,75 zł, faktura VAT nr 8/2007 z dnia 11 stycznia 2007 roku o wartości 810,00 zł, faktura VAT nr 39/01/07 z dnia 11 stycznia 2007 roku o
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wartości 1.674,64 zł, umowa nr Or.SO.1162/1/07 z dnia 15 stycznia 2007 roku za wykonanie prac stolarskich na kwotę 2.122,00 zł. Wykonane szafy przyjęto do księgi inwentarzowej Urzędu Gminy w dziale III, konto 3, pod pozycją 19, - na podstawie polecenia księgowania nr 245 z dnia 9 marca 2007 roku, dokonano zbiorczego zestawienia faktur VAT: nr 221/02/2007 z dnia 28 lutego 2007 roku o wartości 90,00 zł, nr 34/2007 z dnia 20 lutego 2007 roku o wartości 1.153,00 zł, nr 319/07 z dnia 28 lutego 2007 roku o wartości 80,00 zł, nr 267/07 z dnia 20 lutego 2007 roku o wartości 394,50 zł, nr 144/02/2007 z dnia 20 lutego 2007 roku o wartości 1.820,77 zł, oraz umowy o dzieło nr Or.SO.1162/11/07 z dnia 2 lutego 2007 roku za wykonanie prac stolarskich na kwotę 2.508,60 zł, przyjęto do księgi inwentarzowej Urzędu Gminy dwie szafy biurowe o łącznej wartości 4.926,39 zł. Przyjęcie odnotowano w dziale III, konto 3, poz. 20 i 21, - na podstawie faktury VAT nr 183/07 z dnia 17 grudnia 2007 roku, przyjęto do księgi inwentarzowej Urzędu Gminy w dziale III, konto 22, poz. 2 7 regałów o łącznej wartości 2.397,30 zł, - na podstawie faktury VAT nr ŁSK/0378/09/07/FVS z dnia 6 września 2007 roku przyjęto do księgi inwentarzowej prowadzonej dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Cielądzu w dziale III, konto 33 pod pozycją 61 piłę do drewna o wartości 2.461,00 zł, - na podstawie faktury VAT nr ŁSK/0378/09/07/FVS z dnia 6 września 2007 roku przyjęto do księgi inwentarzowej Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Cielądzu, w dziale III, konto 33, poz. 62 63 specjalny sprzęt straŜacki o łącznej wartości 2.795,91 zł, - na podstawie protokołu likwidacji z dnia 3 grudnia 2007 roku zdjęto ze stanu środków trwałych w uŜywaniu pozostające na ewidencji Ochotniczej StraŜy PoŜarnej Cielądz wyposaŜenie o wartości 195,00 zł. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe powyŜsze odnotowano w księdze inwentarzowej straŜy. Do analizowanych materiałów dokumentujących zwiększenia i zmniejszenia środków trwałych w uŜywaniu kontrolujące nie wniosły uwag.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2007 rok
W kontrolowanej jednostce metody wyceny aktywów i pasywów opisano w załączniku nr 2 i 3 do zarządzenia nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego oraz dla jednostek budŜetowych. Wartości niematerialne i prawne, których cena nabycia lub koszt wytworzenia przekroczą kwotę 3.500 zł, umarza się w 50 %, a poniŜej tej wartości umarza się w 100%. Nowo przyjęte wartości niematerialne i prawne umarza się w dniu przyjęcia do uŜytkowania i są one ewidencjonowane na koncie 020. Środki trwałe umarzane są wg stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do uŜywania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071, amortyzacja obciąŜa konto 401. W jednostce przyjęto dla wszystkich środków trwałych metodę liniową umorzenia. Pozostałe środki trwałe umarza się w 100% w miesiącu przyjęcia do uŜywania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 w korespondencji z kontem 400. Kontroli poddano wysokość zastosowanych stawek umorzeniowych w odniesieniu do: budynków (grupa I 10 pozycji), budowli (grupa II 24 pozycje), kotłów i maszyn energetycznych (grupa III 1 pozycja), zestawów komputerowych (grupa IV 23
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pozycje), maszyny i urządzenia techniczne (grupa V 1 pozycja) urządzeń technicznych (grupa VI 3 pozycje), środków transportu (grupa VII 3 pozycje), narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposaŜenie (grupa VIII 2 pozycje). Ogółem sprawdzono zastosowanie stawek umorzeniowych do 67 pozycji z 8 grup rodzajowych środków trwałych. Stwierdzono błędne zastosowanie stawki amortyzacyjnej w odniesieniu do środków trwałych z grupy II obejmującej budowle odwadniające, a mianowicie zastosowano stawkę 12,5%, natomiast zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 roku nr 54, poz.654 ze zm.), obowiązującą stawką amortyzacji dla tych środków trwałych była stawka 2,5%. Naliczona amortyzacja przy stawce 12,5% wynosiła 3.122,43 zł, natomiast prawidłowa kwota naliczenia to 312,24 zł. Zgodnie z § 5 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020), środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawek określonych przez dysponenta części budŜetowej lub zarząd jednostki samorządu terytorialnego. Jak opisano wyŜej jednostka przyjęła do stosowania stawki amortyzacyjne określone ustawowo. Mylne zastosowanie stawki amortyzacyjnej jak wyjaśniła ustnie Skarbnik Gminy wynikało z błędu rachunkowego. W tabeli amortyzacyjnej środków trwałych za 2007 rok dla budowli wodnych jednostka wykazał prawidłową stawkę 2,5%, natomiast naliczając amortyzację zastosowano stawkę 12,5%. W trakcie trwania niniejszej kontroli tj. dnia 18 czerwca 2008 roku dokonano korekty naliczonego umorzenia przedmiotowej pozycji (księgowania konta: 401,071 2.810,19 zł, konta 800,761 2.810,10 zł, konta 860, 401 2.810,19 zł, konta 761, 860 2.810,19 zł. Na 31 grudnia 2007 roku wartość umorzenia środków trwałych wynosiła 3.298.468,99 zł. Umorzenia na początek 2007 roku wynosiły 2.844.999,81 zł. Dokonane na koniec 2007 roku umorzenia wynosiły 453.469,18 zł. Skontrolowano zapisy bilansu Urzędu Gminy na koniec 2007 roku w odniesieniu do środków trwałych i stwierdzono, Ŝe wartość (netto) środków trwałych po umorzeniu wynikająca z ewidencji księgowej była zgodna z ich wartością wykazaną w bilansie.
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 020. Ujmuje się na przedmiotowym koncie programy komputerowe. Ewidencja syntetyczna prowadzona jest w programie komputerowym, ewidencja analityczna w ksiąŜce środków trwałych. We wszystkich przypadkach, bezpośrednio po zakupie przekazano program komputerowy do uŜywania i zastosowano 100 % umorzenie. Saldo konta 020 na 1 styczeń 2007 roku wynosiło 25.518,79 zł (wartość inwentarzowa) w trakcie roku uległo zwiększeniu o 917,32 zł – zakup programu antywirusowego. Ewidencję umorzenia wartości niematerialnych i prawnych prowadzono na koncie 071 umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z zakładowym planem kont wprowadzonym zarządzeniem nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz w dniu 21 listopada 2006 roku, umorzenia wartości niematerialnych i prawnych powinny być księgowane na koncie 072 umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
prawnych. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnik Gminy, które stanowi załącznik nr 51 do protokołu. Jak wyjaśniła Skarbnik, wartości niematerialne i prawne umarzano w 100% w dniu przekazania do uŜytkowania pomimo wartości niŜszej niŜ wartość progowa określająca środek trwały, poniewaŜ sugerowano się okresem ich uŜytkowania (dłuŜej niŜ jeden rok) a nie ich wartością. Saldo konta 020 wartości niematerialne i prawne na dzień 31 grudnia 2007 roku wynosiło 26.436,11 zł i było zgodne wartością z konta 800.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )
Zagadnienia dotyczące gospodarki materiałowej w Urzędzie Gminy Cielądz w bardzo ograniczonym zakresie opisano w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 28/06 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 listopada 2006 roku ustalenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla budŜetu jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostek budŜetowych, gdzie ograniczono się tylko do zapisu o treści „Konto 310 słuŜy do ewidencji zapisów materiałów znajdujących się w magazynach własnych i obcych. Zakupione materiały na potrzeby bieŜące podlegają księgowaniu w koszty z pominięciem ewidencji analitycznej. Zakup większej partii materiałów podlega ewidencji w kartach magazynowych ilościowo wartościowych, w cenach zakupu.” Nie opisano zasad i form udokumentowania wydawanych materiałów zarówno biurowych jak i materiałów znajdujących się w magazynie. Jak ustaliły kontrolujące odpowiedzialność za zaopatrzenie Urzędu w materiały biurowe oraz ich ewidencje ilościową powierzono w 2007 roku kierownikowi referatu organizacyjnego. Zakupione materiały biurowe ewidencjonowane są w rejestrze materiałów biurowych, gdzie odnotowuje się datę zakupu, nr rachunku, wartość zakupionego materiału wg faktury, następnie nanoszone są ilościowo na poszczególne karty asortymentowe. Zakupione materiały biurowe przechowywane są w szafie i wydawane w miarę potrzeb dla pracowników urzędu za pokwitowaniem. Na dzień 31 grudnia kaŜdego roku stan materiałów biurowych jest „0”. Z informacji uzyskanych od Skarbnika Gminy wynika, Ŝe zakupione materiały, księgowano bezpośrednio w koszty konto 400, nie ujmowano ich na koncie 310. Jednostka nie prowadziła ewidencji zakupionych środków czystości. Fakt przekazania do wykorzystania zakupionych środków jak wyjaśniła kierownik referatu organizacyjnego, odnotowywano bezpośrednio na fakturze, przez podpis przekazującego środki– kierownika referatu organizacyjnego i przyjmującej sprzątaczki, a wartość ich zakupu księgowano w koszty. Z uzyskanych informacji wynika, Ŝe zakupu środków czystości dokonywano na bieŜąco. Za materiały znajdujące się w magazynie – drobne artykuły budowlane i narzędzia, odpowiedzialność materialną ponosi kierownik referatu budownictwa w Urzędzie Gminy. Wartość materiałów pozostających w magazynie odzwierciedlało konto 310. Saldo konta 310 na dzień 31 grudnia 2007 roku wynosiło 3.147,33 zł, na które składała się wartość drobnego wyposaŜenie Urzędu Gminy 1.979,16 zł, materiały budowlane o wartości 552,50 zł naleŜące do jednostek straŜy poŜarnej i osprzęt elektryczny o wartość 614,50 zł oraz pozostałe artykuły gospodarcze o wartości 1,46 zł. Kontrolujące zauwaŜają, Ŝe w arkuszach spisowych z przeprowadzonej 2007 rok inwentaryzacji, spisano wartość magazynu na kwotę 1.979,16 zł, natomiast jak wynika z ewidencji konta 310 na dzień 31 grudnia 2007 roku, stan materiałów w magazynach wynosił 3.147,33 zł. Wartość nie objętych spisem z natury składników majątkowych wynosiła 1.168,17 zł. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gmin, które wraz z arkuszem spisowym, saldem konta 310, kartami kontowymi i oświadczeniami stanowi załącznik nr 52. Zgodnie z treścią wyjaśnienia róŜnica pomiędzy kwotą spisaną a saldem konta
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
310, wynika z faktu, iŜ materiały o wartości 1.168,17 zł powierzono do odpowiedzialności poszczególnym osobom i nie zachodzi konieczność ich spisania jak wyjaśnia Wójt, bądź są to materiały budowlane niewykorzystane w danym roku przez jednostkę straŜy poŜarnej w Grabicach. Na potwierdzenie istniejących składników majątkowych, osoby którym je powierzono złoŜyły stosowne oświadczenia stanowiące załącznik do dokumentacji inwentaryzacyjnej. Testy kontrolne dotyczące prawidłowości ewidencji majątku gminy stanowią załącznik nr 53 .
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Zagadnienia związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji uregulowano w instrukcji inwentaryzacyjnej zatwierdzonej w załączniku do zarządzenia Wójta Gminy Cielądz nr 12/02 z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie zasad i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji pełnej składników majątkowych. Określono w niej terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, zasady przeprowadzenie inwentaryzacji, opisano obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczeń róŜnic inwentaryzacyjnych oraz obowiązki komisji inwentaryzacyjnej. Celem przeprowadzenia inwentaryzacji było ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki i na tej podstawie doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustalano w drodze: spisu z natury, uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia sald naleŜności i zobowiązań, weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych poprzez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. Ustalono następujące terminy przeprowadzania inwentaryzacji: - na koniec kaŜdego roku obrotowego naleŜało zinwentaryzować: środki pienięŜne w kasie i na rachunkach bankowych oraz kredyty, papiery wartościowe, finansowe składniki majątku trwałego (udziały w obcych podmiotach gospodarczych), inwestycje nie zakończone, naleŜności i zobowiązania, towary, materiały w magazynie, środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, - oprócz wyŜej wymienionego terminu, inwentaryzacje naleŜało przeprowadzić na okoliczność zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej i wystąpienia wypadków losowych (kradzieŜ, poŜar).
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Do prawidłowego i sprawnego przeprowadzenia inwentaryzacji Wójt Gminy w drodze zarządzenia nr 30/07 z dnia 29 października 2007 roku powołał komisję inwentaryzacyjną w składzie 3 osób – (pracownicy Urzędu) oraz na wniosek kierownika jednostki trzy zespoły spisowe w składzie co najmniej dwóch osób. W zarządzeniu przypisano zespołom spisowym odpowiednie pola spisowe. Termin przeprowadzenia prac spisowych określono od dnia 29 października do 31 grudnia 2007 r. W dniu 5 listopada 2007 roku przewodnicząca komisji inwentaryzacyjnej sporządziła harmonogram prac spisowych określając w nim pola spisowe i terminy w jakich ma być
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przeprowadzony spis. Osoby materialnie odpowiedzialne złoŜyły pisemne oświadczenia, Ŝe wszystkie dowody przychodów i rozchodów składników majątkowych z poszczególnych grup przekazano do księgowości i zostały one ujęte w księgach inwentarzowych. Przeprowadzona kontrola dokumentacji inwentaryzacyjnej wykazała, Ŝe: - spisu dokonano na 61 arkuszach spisowych (w tym Urząd Gminy 25 arkuszy), traktowanych jako druki ścisłego zarachowania, przed wydaniem zostały one ponumerowane, zaewidencjonowane w ksiąŜce druków ścisłego zarachowania, - spisu inwentaryzacyjnego dokonały trzy zespoły spisowe w składzie i terminie zgodnym z zarządzeniem Wójta Gminy, - stwierdzono, Ŝe spisu przedmiotów nietrwałych dokonywano na odrębnych arkuszach spisu z natury wg pól spisowych wyznaczonych w harmonogramie, - spisu środków trwałych (w tym grunty), dokonywano na odrębnych arkuszach spisowych wg podziału na grupy klasyfikacyjne, - wartości niematerialne i prawne zostały spisane na odrębnych arkuszach spisowych. W wyniku kontroli stwierdzono: - przypadki dokonywania przeprawień i przeróbek cyfr na arkuszach spisowych, co było sprzeczne z art. 22 ust 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz z zapisami wynikającymi z uregulowań wewnętrznych jednostki tj. instrukcją w sprawie zasad i sposobów przeprowadzenia inwentaryzacji pełnej składników majątkowych § 9 pkt 4, instrukcją w sprawie obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych rozdział II, zgodnie z którymi korekty błędnych zapisów powinno dokonywać się poprzez skreślenie błędnego zapisu tak aby pozostał on czytelny i wpisanie zapisu poprawnego, a fakt ten powinien być potwierdzony podpisem osoby do tego upowaŜnionej, - przypadki zmian na arkuszach w zakresie spisywanego majątku, których dokonywała osoba materialnie za niego odpowiedzialna, co było niezgodne z zapisami instrukcji inwentaryzacyjnej, która stanowiła, Ŝe „poprawka błędu powinna być podpisana przez osoby dokonujące spisu z natury”, - w arkuszach spisowych odnotowano przypadki zaniechania wpisu oznaczeń spisywanych przedmiotów (symbol indeksu), oraz ich ilości co utrudniło wycenę spisywanych składników majątkowych, - na arkuszach spisowych nie wskazano osoby dokonującej wyceny składników majątkowych, - stwierdzono przypadki braku podpisów na arkuszach spisowych przez jednego z członków zespołu spisowego, - w przedłoŜonej dokumentacji inwentaryzacyjnej nie stwierdzono oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych o braku uwag i zastrzeŜeń do przeprowadzonego spisu, - komisja inwentaryzacyjna w dniu 31 grudnia 2007 roku sporządziła protokół rozliczenia, w którym stwierdzono zgodność wartości składników majątkowych spisanych w trakcie inwentaryzacji z ewidencją księgową,
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- oddzielny protokół sporządziła komisja inwentaryzacyjna na okoliczność ustalenia oszacowania stanu paliwa w samochodzie słuŜbowym (Fiat Uno i autobusie szkolnym) oraz stanu oleju opałowego w kotłowni budynku gminy na dzień 31 grudnia 2007 roku, - w dniu 28 grudnia 2007 roku spisano protokół na okoliczność likwidacji przedmiotów nietrwałych o wartości 1.830,94 zł oraz protokół na okoliczność przekazania przedmiotów nietrwałych na rzecz Biblioteki Gminnej w Cielądzu o wartości 186,00 zł. Protokoły podpisała komisja inwentaryzacyjna, - z ewidencji księgowej wynika Ŝe jednostka nie posiadała naleŜności z tytułu dostaw i usług na dzień 31 grudnia 2007 roku. W dniu 31 grudnia 2007 roku komisja inwentaryzacyjna w składzie określonym w zarządzeniu Wójta Gminy dokonała inwentaryzacji kasy, której podlegały: środki pienięŜne, znaki skarbowe i druki ścisłego zarachowania pozostające w kasie. W sporządzonym protokole odnotowano zgodny stan gotówki z raportem oraz stwierdzono zgodny stanu druków ścisłego zarachowania wykazanych w protokole z inwentaryzacji kasy z ksiąŜką druków ścisłego zarachowania. Wyniki inwentaryzacji zatwierdził kierownik jednostki w dniu 31 grudnia 2007 roku.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2007 ROK
Na podstawie uchwały nr V/30/07 z dnia 15 marca 2007 roku, w której Rada Gminy Cielądz zaplanowała pomoc finansową w wysokości 1.500 zł dla Powiatu Rawskiego z przeznaczeniem na działalność Klubu Pracy Powiatowego Urzędu Pracy w Rawie Mazowieckiej. Wójt Gminy Cielądz w dniu 16 marca 2007 roku podpisał ze Starostwem Powiatowym w Rawie Mazowieckiej porozumienie. Dokument ten określał zasady przekazania i rozliczenia dotacji, zgodnie z którymi Gmina zobowiązała się przekazać środki finansowe w terminie do 31 marca 2007 roku, natomiast otrzymujący dotację zobowiązał się wykorzystać ją zgodnie z przeznaczeniem i rozliczyć w terminie do 31 października 2007 roku, załączając do rozliczenia poświadczone kserokopie faktur. Umowa nie nosiła kontrasygnaty Skarbnika Gminy co pozostaje w sprzeczności z art. 46 ust 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 142 poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym do skuteczności czynności prawnej powodującej powstanie zobowiązań pienięŜnych potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika. PowyŜsze wskazuje równieŜ na nieprawidłowości w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej, zgodnie z którymi kaŜdy wydatek powinien być akceptowany przez Skarbnika.
Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń
Kontrolowana jednostka w 2007 roku udzieliła poręczeń na łączną kwotę 88.000 zł dla Stowarzyszenia Lokalna Grupa Działania „Kraina Rawki”. Zagadnienie to opisano w rozdziale I pkt 7 Udzielone gwarancje i poręczenia – 2006 2007 rok niniejszego protokołu.
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W odniesieniu do postanowień umowy porozumienia z zarządem Powiatu Rawskiego z dnia 16 marca 2007 roku, kontrolujące dokonały analizy przekazania i rozliczenia środków i stwierdziły co następuje: - kwotę wynikającą z umowy porozumienia w wysokości 1.500,00 zł przekazano jednorazowo w dniu 22 czerwca 2007 roku (wyciąg bankowy nr 120/2007 z dnia 22 czerwca 2007 roku). Termin przekazania środków zgodnie z umową to 31 marzec 2007 rok. Z ustnych wyjaśnień Skarbnika wynika, Ŝe umowa porozumienia wpłynęła do referatu finansowego w dniu 20 czerwca 2007 roku. Jak opisano wyŜej umowy nie kontrasygnowała Skarbnik Gminy, - rozliczenie dotacji Starostwo przedłoŜyło Gminie w terminie niezgodnym z postanowieniami umowy. Obowiązujący termin rozliczenia pomocy finansowej wynikający z umowy to 31 październik 2007 roku natomiast rozliczenie przekazano gminie w dniu 8 listopada 2007 roku na co wskazuje adnotacja na wpływających dokumentach rozliczeniowych, - podstawę rozliczenia stanowiły faktury i rachunki potwierdzone za zgodność z oryginałem, - wydatki wykazane na rachunkach wskazują na wykorzystanie środków zgodnie z treścią zawartego porozumienia.
WYKORZYSTANIE DOTACJI OTRZYMANEJ NA ORGANIZACJ Ę I PRZEPROWADZENIE WYBORÓW PARLAMENTARNYCH - 2007 ROK
Decyzją Ministra Finansów FS3 4135 11 17/2007 z dnia 12 września 2007 roku przyznano Gminie Cielądz dotację w wysokości 1.134,00 zł na sfinansowanie wydatków związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów do Sejmu Rzeczpospolitej Polskiej i do Senatu zarządzonych na dzień 21 października 2007 roku. Decyzją Ministra Finansów z dnia 27 września 2007 roku FS3 4135 11 18/2007 zwiększono dotację na ten cel o kwotę 5.580,00 zł tj. do kwoty 6.714,00 zł. Kwota przyznanej dotacji obejmowała wydatki na zryczałtowane diety dla członków obwodowych komisji wyborczych (środki limitowane), obsługę informatyczną obwodowych komisji wyborczych (środki limitowane), sporządzenie spisów wyborców, uzupełnienie wyposaŜenia lokali wyborczych i obsługę obwodowych komisji wyborczych. Kwota przyznanej dotacji była przekazana na rachunek Urzędu Gminy Cielądz następujących terminach: 4 październik 2007 roku 1.134,00 zł 11 październik 2007 roku 2.610,00 zł 18 październik 2007 roku 2.970,00 zł Razem 6.714,00 zł Dyrektor Delegatury Krajowego Biura Wyborczego w Skierniewicach pismem DSK 580 13/07 z dnia 31 stycznia 2008 roku zobowiązał jednostkę dotowaną do sporządzenia w terminie 12 lutego 2008 roku informacji o wydatkach związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów. Sekretarz Gminy Cielądz w dniu 12 lutym 2008 roku przekazała do Krajowego Biura Wyborczego Delegatury w Skierniewicach rozliczenie z wykorzystania środków dotacji na kwotę 6.714,00 zł. Z ustaleń kontroli wynika, iŜ otrzymana dotacja (dział 751, rozdział 75108 § 2010) w wysokości 6.714,00 zł była wykorzystana w następujący sposób: Wykorzystanie dotacji: L.p. Rodzaj wydatków Środki Środki Uwagi
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
otrzymane wydatkowane I Zadania zlecone gminie razem, w 6.714,00 zł 6.714,00 zł x tym na: 1 Sporządzenie spisu wyborców X 555,73 zł x 2 Uzupełnienie wyposaŜenia lokali X 575,00 zł x wyborczych 3 Wydatki kancelaryjne X 498,44 zł x 4 Obsługa obwodowych komisji X 530,00 zł x wyborczych (w tym wydatki związane z uŜytkowaniem lokali) 5 Obwieszczenia o podziale na X 75,00 zł x obwody głosowania 6 Zryczałtowane diety dla członków 2.970,00 zł 2.970,00 zł Środki obwodowych komisji wyborczych limitowane 7 inne wydatki związane z X 349,83 zł X funkcjonowaniem obwodu głosowania (transport, łączność, oznaczenie lokali, diety podróŜne i koszty przejazdów członków obwodowych komisji wyborczych) 8 Obsługa informatyczna 1.160,00 zł 1.160,00 zł Środki obwodowych komisji wyborczych limitowane Wydatki wg klasyfikacji budŜetowej: Plan Wykonanie w dziale 751 rozdz. 75108 § 3030 2.970,00 2.970,00 w dziale 751 rozdz. 75108 § 4110 166,01 166,01 w dziale 751 rozdz. 75108 § 4120 23,67 23,67 w dziale 751 rozdz. 75108 § 4170 2.320,73 2.320,73 w dziale 751 rozdz. 75108 § 4210 974,58 974,58 w dziale 751 rozdz. 75108 § 4740 259,01 259,01 RAZEM: 6.714,00 6.714,00 W czasie postępowania kontrolnego dokonano szczegółowej analizy wybranych losowo następujących dokumentów związanych z wydatkami na wybory: - listy wypłat diet obwodowych komisji wyborczych Nr 1 w Cielądzu, Nr 2 w Sierzchowach, Nr 3 w Grabicach z dnia 21 października 2007 roku, - faktura z dnia 18 października 2007 roku SprzedaŜ Wykładzin i Dywanów Rawa Mazowiecka nr K/40/2007 tytułem zakupu wykładziny dywanowej do dwóch lokali wyborczych w wysokości 575,00 zł, - faktura z dnia 17 października 2007 roku GAWIX Łódź nr 468/2007/10/II za artykuły biurowe w wysokości 239,43 zł, - 3 umowy zlecenia na wykonanie prac obsługa informatyczna obwodowych komisji wyborczych. Umowy zostały zawarte w dniu 10 października 2007 roku w wysokości 250,00 zł brutto. Od powyŜszych umów odprowadzono składkę zdrowotną oraz podatek dochodowy od osób fizycznych. Dokumenty powyŜsze były opisane pod względem merytorycznym przez przewodniczącego obwodowej komisji wyborczej, sprawdzone przez pracownika referatu finansowego Urzędu Gminy i zatwierdzone przez Wójta Gminy Cielądz.
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2007 ROK
PowyŜsze zagadnienie nie wystąpiło w kontrolowanej jednostce. Nie utworzono zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD śETU GMINY - 2007 ROK
Zagadnienie nie występowało w kontrolowanej jednostce.
3. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2007 ROK
Jednostka nie udzielała dotacji na rzecz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 129 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli na stronie 7 pod pozycją 1/2008.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: Andrzej Latek Wójt Gminy Cielądz Wiesława Libera Skarbnik Gminy Janina Ciesielska Sekretarz Gminy Maria Ciesielska kierownik referatu organizacyjnego Marian Krawczyk kierownik referatu budownictwa i rolnictwa Aldona Trzcińska kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cielądzu Zofia NaroŜnik inspektor ds. podatków Janina Czarnecka inspektor ds. podatków Wiesława Michalak inspektor ds. księgowości budŜetowej Barbara Pytka inspektor w referacie rolnictwa Piotr Libera referent ds. księgowości i płac Julianna Libera – referent ds. podatków Ewelina Kłos – młodszy referent ds. podatków Gabriela Milczarska – księgowy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cielądzu GraŜyna Michniewska – pracownik socjalny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Cielądzu
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Cielądzu przeprowadzonej w dniu 15 czerwca 2008 r. 2. Wyjaśnienie Wójta Gminy Cielądz w sprawie przekształcenia Gminnej Biblioteki w Cielądzu w instytucje kultury. 3. Informacja w zakresie udziału w szkoleniach pracowników referatu finansowego. 4. Testy przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych w zakresie sprawowania wewnętrznej kontroli finansowej. 5. Testy dotyczące skutków finansowych ulg i zwolnień w opłatach podatków oraz w zakresie sprawozdawczości budŜetowej zakresie podatków. 6. Testy dotyczące prawidłowości ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201. 7. Informacja Skarbnika o ewidencji n akontach 231, 234, 240. 8. Dokument księgowy nr 4435 oraz faktura nr 31/06/2007 z dnia 15 czerwca 2007 roku – zakup kalkulator. 9. Kserokopie raportów kasowych i dowodów księgowych, w których dokonywano przeprawień i przeróbek. 10. Kserokopie dokumentów potwierdzających rozbieŜności między datą wpływu dokumentu a datą jego wypłacenia z kasy. 11. Kserokopie raportów kasowych : nr 18/2007 z dnia 7 marca 2007 roku oraz nr 18/2007 z dnia 9 marca 2007 roku. 12. Dane dotyczące podatku od nieruchomości osób prawnych. 13. Wykaz podatników podatku od nieruchomości – osoby prawne. 14. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie przedmiotu opodatkowania podatnika nr 15,17. 15. Dane dotyczące podatku od nieruchomości osoby fizyczne. 16. Wykaz podatników objętych próbą kontroli – osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. 17. Oświadczenie Wójta Gminy w sprawie udziału osób w wydawaniu decyzji dotyczących ulg w zapłacie podatku 18. Test kontrolny dotyczący podatku od nieruchomości. 19. Dane dotyczące podatku rolnego od osób fizycznych. 20. Dane dotyczące podatku rolnego od osób prawnych. 21. Dane dotyczące podatku od środków transportowych. 22. Test dotyczący podatku od środków transportowych. 23. Tabela windykacji w stosunku do największych dłuŜników w opłatach podatku rolnego. 24. Wykaz umów najmu lokali mieszkalnych i uŜytkowych oraz dzierŜaw obowiązujących w okresie 2006 – 2007 rok o oświadczenie w sprawie programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym. 25. Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawie opłat z tyt. renty planistycznej. 26. Wyjaśnienie Przewodniczącej Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w sprawie wyposaŜenia (fotele skórzane) do punktu konsultacyjnego. 27. Wyjaśnienie Wójta Gminy Cielądz w sprawie przyznania dodatku w wysokości 250,00 zł dla kierownika GOPS. 28. Stanowisko Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w sprawie uprawnienia do dodatku w wysokości 250,00 zł dla pracowników socjalnych. 29. Wykaz stanowisk pracy w Urzędzie Gminy z wymaganiami ustawowymi oraz ich spełnianie przez pracowników. 30. Kserokopie delegacji o powtórzonej numeracji.
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
31. Kserokopie kart drogowych, w których dokonano przeprawień. 32. Kserokopie kart drogowych z brakującymi podpisami potwierdzającymi przejazd. 33. Kserokopie miesięcznych zestawień kart eksploatacyjnych za miesiące październik i grudzień 2007 rok. 34. Uchwała nr II/9/06 rady Gminy Cielądz w sprawie ustalenia ryczałtu dla Przewodniczącego Rady Gminy. 35. Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych wraz z informacją o źródłach finansowania. 36. Wykaz udzielonych zamówień publicznych usługi, dostawy, roboty budowlane w 2006 – 2007 roku. 37. Wykaz zrealizowanych inwestycji w 2006 – 2007 roku. 38. Strony specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 39. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym. 40. Protokół z postępowania. 41. Umowa z dnia 8 maja 2006 roku nr Or.SO.3420/2/2006. 42. Pismo i aneks nr 1 do umowy. 43. Protokół odbioru z dnia 10 listopada 2006 roku. 44. Protokół odbioru z dnia 11 grudnia 2006 roku i wyjaśnienie Wójta Gminy. 45. Aneks nr 2 do umowy oraz pismo wykonawcy. 46. Protokół odbioru z dnia 14 maja 2007 roku. 47. Protokół odbioru z dnia 6 lipca 2007 roku wraz z wykazem dokumentacji odbiorowej. 48. Formularz oferty, specyfikacji i wyjaśnienie Wójta Gminy. 49. Umowa z dnia 2 sierpnia 2007 roku nr Or.SO.3420/5/2007. 50. Zestawienie informacji o kontrolowanych zadaniach inwestycyjnych. 51. Wyjaśnienie w sprawie księgowań na koncie 071. 52. Wyjaśnienie w sprawie róŜnic inwentaryzacyjnych, saldo konta 310, arkusz spisowy magazynu i karty kontowe. 53. Testy dotyczące ewidencji składników majątkowych. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano 18 lipca 2008 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Cielądzu
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... Urszula PodraŜka Krawczak
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
...... Krystyna Głąb
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______112