REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Ciel ądz Termin kontroli: 7 maj – 4 lipiec 2008 rok Kontroluj ący Główny insp. Urszula (imi ę, nazwisko, Podra Ŝka- Krawczak stanowisko słu Ŝbowe): Inspektor Krystyna Gł ąb 2006, 2007 i wybrane Okres obj ęty kontrol ą zagadnienia z I półrocza 2008 roku WK 601-2/25/2008 z dnia 18 Numer i data upowa Ŝnienia: kwietnia 2008 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Cielądz połoŜona jest we wschodniej części województwa łódzkiego, w powiecie rawskim nad rzeką Ryłką. Jest to gmina wiejska o powierzchni 93,88 km². Obszar gminy zamieszkuje 4.130 mieszkańców, z czego 2.079 stanowią męŜczyźni natomiast 2.051 kobiety. Gmina ma charakter typowo rolniczy. PołoŜenie gminy w strefie oddziaływań miast: Łodzi, Warszawy i Rawy Mazowieckiej jest jednym z kluczowych czynników zewnętrznych warunkujących rozwój lokalny gminy. W skład Gminy wchodzi 18 sołectw (21 wsi). Liczba bezrobotnych na kwiecień 2008 roku wynosiła 128 osób, co stanowiło wskaźnik stopy bezrobocia na poziomie 7,9%. Adres siedziby urzędu gminy: Urząd Gminy Cielądz Cielądz 59 96-214 Cielądz Numer regon dla Urzędu Gminy w Cielądzu, nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi Oddz. w Brzezinach – 000535451, Numer regon dla Gminy Cielądz nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi Oddz. w Brzezinach – 750148199 , Numer identyfikacji podatkowej NIP dla Urzędu nadany przez Urząd Skarbowy w Rawie Mazowieckiej – 835-10-33-609. Przedmiotowa kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Cielądz jest Kazimierz Herbsztajn wybrany w dniu 27 listopada 2006 roku, co stwierdzała uchwała Rady Gminy Cielądz nr I/1/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. Wiceprzewodniczącymi rady zostały: Teresa Stępniak i ElŜbieta Wieteska wybrane uchwałą nr I/2/06 z dnia 27 listopada 2006 roku. Wójt gminy Wójtem Gminy Cielądz jest Andrzej Latek , ponownie wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Cielądzu z dnia 16 listopada 2006 roku). W dniu 5 grudnia 2006 roku Andrzej Latek złoŜył ślubowanie (protokół nr II z odbytej Sesji Rady Gminy w Cielądzu w dniu 5 grudnia 2006 roku). _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Cielądz jest Wiesława Libera , powołana uchwałą nr III/9/90 Rady Gminy Cielądz z dnia 21 czerwca 1990 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Cielądz jest Janina Ciesielska , powołana uchwałą nr III/9/90 Rady Gminy Cielądz z dnia 21 czerwca 1990 roku. 2. GMINNE (POWIATOWE ) JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Zgodnie z załącznikiem nr 2 do Statutu Gminy Cielądz (uchwała nr IV/32/03 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku w sprawie przyjęcia statutu Gminy Cielądz) na terenie Gminy funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cielądzu, - Gminna Biblioteka Publiczna w Cielądzu, - Szkoła Podstawowa w Cielądzu, - Szkoła Podstawowa w Sierzchowach, - Publiczne Gimnazjum w Cielądzu, - Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Cielądzu – jednostka organizacyjna i budŜetowa działa na podstawie uchwały nr X/44/90 Gminnej Rady Narodowej w Cielądzu z dnia 26 kwietnia 1990 roku, oraz statutu przyjętego uchwałą nr XXI/107/04 Rady Gminy Cielądz z dnia 29 grudnia 2004 roku, zmienionego uchwałą nr XII/62/08 Rady Gminy Cielądz z dnia 26 lutego 2008 roku. Gminna Biblioteka Publiczna w Cielądzu – funkcjonuje jako jednostka budŜetowa prowadząca działalność na podstawie zarządzenia Naczelnika Gminy nr 1/75 z dnia 17 stycznia 1975 roku oraz Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Cielądzu, zatwierdzonego przez Wójta Gminy w dniu 11 stycznia 1992 roku. Zgodnie z art.9 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.) jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury. Z ustaleń dokonanych przez kontrolujące wynika, Ŝe jedną z jednostek organizacyjnych Gminy realizujących zadania w zakresie kultury jest Biblioteka Gminna, funkcjonująca w formie jednostki budŜetowej. Na podstawie przywołanej wyŜej ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej biblioteka powinna być samorządową instytucją kultury, dla której ustawą nadrzędna jest ustawa o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, a gospodarka finansowa prowadzona winna być w oparciu o rozdział III cytowanej ustawy, a nie na podstawie ustawy o finansach publicznych. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył Wójt Gmin, który stanowi załącznik nr 2. Zgodnie z wyjaśnieniem w bibliotece gminnej oraz jej filii zatrudnione są tylko dwie osoby, a brak bazy lokalowej na rozszerzenie działalności biblioteki i wyŜsze koszty jej prowadzenia jako samodzielnej instytucji kultury spowodowały, Ŝe dopiero w chwili obecnej czyli w 2008 roku podjęto działania mające na celu przekształcenie biblioteki jako jednostki budŜetowej w samorządową instytucje kultury. Szkoła Podstawowa w Cielądzu oraz Szkoła Podstawowa w Sierzchowach działają na podstawie uchwały nr VI/29/99 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 marca 1999 roku, w _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 sprawie ustalenia planu sieci publicznych szkół podstawowych prowadzonych przez Gminę Cielądz (z późniejszymi zmianami). Obowiązujący statut Szkoły Podstawowej w Cielądzu został przyjęty przez Radę Pedagogiczną w dniu 30 sierpnia 2007 roku, natomiast statut Szkoły Podstawowej w Sierzchowach zatwierdziła Rada Pedagogiczna w dniu 28 sierpnia 2007 roku. Publiczne Gimnazjum w Cielądzu utworzono na podstawie uchwały nr VI/35/99 Rady Gminy Cielądz z dnia 15 marca 1999 roku, ze zmianą zawartą w uchwale nr VII/105/2000 Rady Gminy Cielądz z dnia 13 czerwca 2000 roku. Statut gimnazjum zatwierdziła Rada Pedagogiczna w dniu 17 września 2007 roku. Obsługę finansowo-administracyjną szkół sprawuje Gminny Zespół Administracyjno- Ekonomiczny Szkół z siedzibą w Urzędzie Gminy, powołany uchwałą nr 35/95 Rady Gminy Cielądz z dnia 24 listopada 1995 roku. GZEAS jest jednostką budŜetową co stwierdza zapis § 1 ust. 4 statutu, stanowiącego załącznik do uchwały nr XXI/106/04 Rady Gminy z dnia 29 grudnia 2004 roku. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy Statut Gminy Cielądz został przyjęty uchwałą nr IV/32/03 Rady Gminy Cielądz z dnia 28 lutego 2003 roku i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 152 poz.1500 z dnia 7 czerwca 2003 roku. Statut w swej treści zawiera postanowienia ogólne, ustrój gminy, organizację wewnętrzną rady, tryb pracy rady, jednostki pomocnicze gminy, zasady i tryb działania komisji rewizyjnej, zasady działania klubów radnych, tryb pracy Wójta, zasady dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów rady, komisji i Wójta. Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą obowiązywał w jednostce Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 12/03 Wójta Gminy Cielądz z dnia 21 lipca 2003 roku. Regulamin określał organizację wewnętrzną, zakres działania i zadania Urzędu Gminy, zasady funkcjonowania urzędu, zakresy zadań Wójta, Sekretarza i Skarbnika Gminy, zadania wspólne dla wszystkich stanowisk pracy, zasady działania poszczególnych referatów i stanowisk. Załącznikami do regulaminu były: zasady podpisywania pism i decyzji, regulamin kontroli wewnętrznej. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub wynajmowania na czas oznaczony dłuŜszy niŜ trzy lata lub na czas nieoznaczony. KaŜdorazowo taką operację gospodarczą poprzedzała stosowna uchwała organu stanowiącego zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE CIEL ĄDZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zgodnie z art. 15a ust 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153, poz.1505), jednostka opracowała