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Online Sitzungsdienst Sessionnet

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Online Sitzungsdienst Sessionnet Amt Gadebusch Gadebusch, 14.06.2019 Hinweise zum Datenschutz – Online Sitzungsdienst SessionNet Gemäß Artikel 13 Abs. 1 und 2 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) werden Sie an dieser Stelle darüber informiert, welche Daten im Sitzungsdienst erhoben und verarbeitet werden. 1. Datenverarbeitende Stelle Amt Gadebusch, Der Amtsvorsteher Am Markt 1 19205 Gadebusch Telefon: 03886/2121 – 0 E-Mail: [email protected] Zuständiger Fachbereich: SG Sitzungsdienst Frau Krackow Telefon: 03886 / 21 21 - 81 Fax: 03886 / 21 21 21 E-Mail: [email protected] 2. Datenschutzbeauftragter Gemeinsamer Datenschutzbeauftragter Zweckverband eGo-MV Eckdrift 103 19061 Schwerin Telefon: 0385 / 77 33 47-51 Fax: 0385 / 77 33 47-28 E-Mail: [email protected] Sie können sich jederzeit direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. 3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Zwecke: - Sitzungsdienst: Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung von Sitzungen, Erstellung von Vorlagen - Sitzungsgeld: Ermittlung und Auszahlung von Sitzungsgeldern, Aufwandsentschädigungen u.ä. - SessionNet: Information der Mitarbeiter, Gremienmitglieder und der Öffentlichkeit Rechtsgrundlagen: - Kommunalverfassung M-V (KV M-V) und Durchführungsverordnung zur KV M-V (KV-DVO) - Landes- und Kommunalwahlgesetz M-V (LKWG M-V) und Landes- und Kommunalwahlordnung M-V (LKWO M-V) - Verordnung über die Entschädigung der in den Gemeinden, Landkreisen, Ämtern und Zweckverbänden ehrenamtlich Tätigen (Entschädigungsverordnung - EntschVO M-V) in Verbindung mit der Hauptsatzungen der Stadt Gadebusch, der Gemeinden Dragun, Kneese, Krembz, Mühlen Eichsen, Roggendorf, Rögnitz und Veelböken bzw. des Amtes Gadebusch. Geschäftsordnungen der Gremien (Gemeindevertretung, Ausschüsse) Folgen bei der Nichtbereitstellung der Daten durch die betroffenen Personen: Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gesetzlich vorgeschrieben. Bei Nichtbereitstellung der erforderlichen Daten darf das betreffende Gremienmitglied seine Gremientätigkeit nicht wahrnehmen. Weiterhin werden dem Gremienmitglied keine Unterlagen zugesandt. 4. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden Daten der Gremienmitglieder und Funktionsträger (einschließlich sachkundiger Bürger): - Name, Vorname, Titel, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern und Geburtsdatum - Parteimitgliedschaft und Fraktionszugehörigkeit - jeweilige Gremienmitgliedschaft und Funktion, Beginn und Ende der Gremienmitgliedschaft Daten über Anwesenheit der Gremienmitglieder und Funktionsträger bei Sitzungen und Ansprüche auf Aufwandsentschädigung sowie Zahlungsverbindung für Zahlung von Aufwandsentschädigungen: - Teilnahme an Sitzungen (Datum, Uhrzeit Beginn, Uhrzeit Ende) - damit entstandene Fahrtkosten / Verdienstausfall / sonstige Aufwendungen - Bankverbindung(en) für Zahlung von Aufwandsentschädigungen, zuständiges Finanzamt Daten in Tagesordnungen, Vorlagen, Beschlüssen und Sitzungsniederschriften: - je nach Inhalten, können auch in diesen verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet werden Daten der Beschäftigten: - Name, Vorname, Dienstadresse, Diensttelefonnummer, Dienst-E-Mail-Adresse - Benutzerkennung Alle Daten werden bei den betroffenen Personen persönlich und nicht über sonstige Quellen bezogen. 5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Gremienmitglieder/ Funktionsträger: - Daten in Tagesordnungen/Vorlagen/Beschlüssen/Sitzungsniederschriften (§ 29 Abs. 1, § 35 Abs. 5, § 36 Abs. 7 KV M-V i.V.m. der jeweiligen Geschäftsordnung des Gremiums) Öffentlichkeit: - Daten in öffentlichen Tagesordnungen/Vorlagen/Beschlüssen/Sitzungsniederschriften (§ 29 Abs. 6, 8, § 31 Abs. 3, § 35 Abs. 5, § 36 Abs. 7 KV M-V i.V.m. der jeweiligen Geschäftsordnung des Gremiums) Gremienmitglieder / Funktionsträger - Informationen zu den gezahlten Aufwandsentschädigungen zur Vorlage beim Finanzamt Amt für Finanzen / CIP - Informationen über zu zahlende Aufwandsentschädigungen (Zahlungsanweisungen) 6. Speicherdauer der Daten Die Daten werden nach Erfüllung des mit ihnen verfolgten Zwecks und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gesperrt: - Daten der Gremienmitglieder und Funktionsträger: ca. ½ Jahr nach Neuwahlen und der dadurch bedingten Beendigung der Gremienmitgliedschaft / Funktionsträgerschaft (Ausnahme: Name, Geburtsdatum, Wohnort und Parteizugehörigkeit für historische Zwecke) - Daten der Beschäftigten nach Ihrem Ausscheiden (werden inaktiv gestellt) Niederschriften über Ausschusssitzungen werden gemäß Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) für 30 Jahre aufbewahrt. 7. Protokollierung der Nutzung des Sitzungsdienstes Jeder Zugriff auf den Sitzungsdienst und jeder Abruf einer dort hinterlegten Datei wird vom Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), Bismarckstraße 23, 32657 Lemgo protokolliert. Die Speicherung dient internen systembezogenen und statistischen Zwecken. Dabei werden folgende Angaben protokolliert: - Datum und Uhrzeit des Zugriffes - abgerufene Unterwebseiten und Dateien - Zugriffsstatus des Webservers (Erfolgs- oder Fehlermeldungen) - Typ und Version des vom Benutzer verwendeten Browsers - Typ und Version des vom Benutzer verwendeten Betriebssystems - Gerätetyp (Smartphone, Desktop-PC, Tablet etc.) - anonymisierte IP-Adresse - Region (Staat und Bundesland) - Verweildauer - Referrer (die vorhergehende Internetseite, von der der Benutzer zu uns gelangt ist) - erfolgreiche Downloads 8. Rechte der Betroffenen bei der Datenverarbeitung Im Rahmen der Verarbeitung von Daten zu Ihrer Person haben Sie nach Art. 15 ff. DSGVO jederzeit die folgenden Rechte: - Auskunft über die zu Ihrer Person bei uns oder unseren Auftragsverarbeitern gespeicherten Daten, - Berichtigung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten, falls diese Ihrer Ansicht nach falsch sind, - Löschung von zu Ihrer Person gespeicherten Daten, falls diese für unsere Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen oder weder eine Rechtsgrundlage noch Ihre Einwilligung zur Verarbeitung vorlag, - Einschränkung der Datenverarbeitung, falls die Richtigkeit der Daten oder die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung zu überprüfen ist, - Übertragbarkeit der personenbezogenen Daten zu einer anderen datenverarbeitenden Stelle, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und keine Rechtsvorschrift dies verhindert, - Widerspruch gegen die Datenverarbeitung, sofern keine Rechtsvorschrift dies verhindert. Soweit die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Sofern Sie die genannten Rechte wahrnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an die oben Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten. 9. Beschwerderecht Sie haben das Recht Beschwerden beim Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern zu erheben: Postanschrift: Schloss Schwerin, Lennéstraße 1, 19053 Schwerin Telefon: 0385 / 59494-0 E-Mail: [email protected] Homepage: www.datenschutz-mv.de. .
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