Diensthoofd Secretariaat & Onthaal
Total Page：16
File Type：pdf, Size：1020Kb
Diensthoofd secretariaat & onthaal Statutair Niveau B4-B5 SELECTIEBROCHURE — DIENSTHOOFD SECRETARIAAT & ONTHAAL 1 Gemeente Liedekerke De gemeente Liedekerke is gesitueerd in het westen van Vlaams-Brabant, aan de Dender die de grens vormt met de provincie Oost-Vlaanderen. De gemeente is makkelijk bereikbaar langs de E40, uitrit 19A en verder de N208. Het station ligt op de lijn 50 en 50A Brussel-Gent. De reisduur naar Brussel-Zuid is amper 13 minuten. Drie buslijnen van De Lijn doen Liedekerke aan: 127 (Brussel - Ninove via de dorpen), 213 (Brussel - Asse - Ternat - Teralfene - Aalst), 355 (Brussel - Liedekerke). Wegens deze goede verbindingen hebben vele pendelaars Liedekerke als woonplaats gekozen. Liedekerke vertoont een verstedelijkt karakter. Er wonen iets meer dan 13 000 mensen op 10 km². Volgens de Vlaamse integratie- en inburgeringsmonitor bedraagt het percentage inwoners van buitenlandse herkomst bij benadering 17% en ongeveer 5% van de totale lokale bevolking heeft een vreemde nationaliteit. De gemeente heeft een centrumfunctie voor de omgeving. Er zijn vele kleinhandelszaken gevestigd met een ruim aanbod evenals enkele belangrijke distributiecentra. Elke zaterdagvoormiddag is er een bloeiende markt op het Gemeenteplein en in de Stationsstraat. Het sportcentrum bestaat uit een schaatsbaan van Sport Vlaanderen, een gemeentelijk zwembad, een gemeentelijke sporthal, een Finse piste, een skatepark, vier voetbalterreinen waaronder een synthetisch veld en een jeugdcentrum. Dit sportcentrum is rijkelijk voorzien van parkeergelegenheid. Van het Liedekerkebos is 54 ha opengesteld voor het publiek. Waar de Dender, de verbindingsweg naar de autoweg en de spoorlijn samenkomen, bevindt zich de nijverheidszone 'Begijnenmeers'. Een 60-tal ondernemingen zijn er gevestigd, waarvan enkele met internationale uitvoer. Om al deze bedrijvigheid in goede banen te leiden is er een degelijk bestuur nodig. Aan het roer van de gemeente staat een dynamische beleidsploeg, die samen met een stevige organisatie van zo’n 150 medewerkers vooruit wil. Om dit team nog verder te versterken zijn we op zoek naar een nieuwe medewerker. 2 / 12 SELECTIEBROCHURE — DIENSTHOOFD SECRETARIAAT & ONTHAAL 2 Gemeentelijke organisatie Algemeen directeur Cluster Cluster Cluster Cluster Cluster Vrije Tijd Infrastructuur Interne Zaken Algemeen Beleid Inwoners Het gemeentebestuur gaat over tot de aanwerving van een diensthoofd secretariaat & onthaal. De betrekking situeert zich binnen de cluster interne zaken. De cluster interne zaken bevat alle ondersteunende diensten voor het OCMW en het gemeentebestuur. Het diensthoofd secretariaat & onthaal rapporteert aan de clustermanager interne zaken en maakt deel uit van het clusteroverleg. Structuur cluster interne zaken Manager cluster interne zaken Stafmedewerker Diensthoofd Manager HR Manager ICT secretariaat & onthaal 3 / 12 SELECTIEBROCHURE — DIENSTHOOFD SECRETARIAAT & ONTHAAL 3 Functie Het diensthoofd secretariaat & onthaal werkt binnen het strategisch beleid van het gemeentebestuur & het OCMW en de cluster interne zaken. De functiehouder combineert de rol van diensthoofd secretariaat & onthaal met een ondersteunende rol voor de HR manager en de algemeen directeur. Daarnaast fungeert hij/zij als back-up voor de ambtenaar nood- en interventieplanning in de veiligheidscel. De functie van diensthoofd secretariaat & onthaal is een statutaire functie. Na de proefperiode (integratieperiode) volgt er een evaluatie. De dienst secretariaat & onthaal bestaat uit 6 medewerkers (4,4 VTE). 4 / 12 SELECTIEBROCHURE — DIENSTHOOFD SECRETARIAAT & ONTHAAL 4 Functiebeschrijving Doel van de functie Plannen, organiseren, coördineren, met het een kwaliteitsvolle werkuitvoering en een effici- superviseren en optimaliseren van oog op ente, klantvriendelijke en continue dienstverle- de werkzaamheden van het secre- ning van de dienst secretariaat & onthaal te ver- tariaat, voorraadbeheer, onthaal zekeren in lijn met de kwalitatieve en kwantita- en contractenbeheer tieve doelstellingen en in een optimaal werkkli- maat. Resultaatsgebieden Wat Resultaat Voorbeeldactiviteiten 1. Lid van clusteroverleg Als lid van het clus- teneinde het strategisch Input voor strategie en beleid leveren ter-overleg input beleid van de clus- Actief volgen van en anticiperen op leveren aan strate- ter mee vorm te maatschappelijke, technologische, gie en beleid, bij- geven, en de opti- wettelijke ontwikkelingen met betrek- dragen aan het male werking, fi- king tot logistiek, voorraadbeheer, al- richting geven en nanciering en im- gemeen secretariaatswerk, onthaal en de organisatie van plementatie ervan contractenbeheer de cluster interne mee te faciliteren. Beleid mee voorbereiden zaken Mee bepalen van de ken- en stuurge- tallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de cluster interne zaken vastleg- gen Bijdrage leveren aan projecten en werkgroepen op cluster niveau Input, feedback, advies en ondersteu- ning geven aan collega 's binnen de cluster interne zaken Actief participeren aan clusteroverleg en respecteren van gemaakte afspra- ken Doorgeven en uitwisselen van relevan- te informatie en ervaring Input geven in en mee opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het meerjarenplan …. 5 / 12 SELECTIEBROCHURE — DIENSTHOOFD SECRETARIAAT & ONTHAAL 2. Operationele objectieven zetten Vertalen van teneinde een kader en een Opstellen en formuleren van teamob- doelstellingen van duidelijke houvast jectieven de dienst te creëren waar- Opstellen van persoonlijke objectieven secretariaat & binnen de objectie- Medewerkers duidelijk maken wat van onthaal naar ven kunnen wor- hen verwacht wordt concrete den behaald en Verzekeren van effectieve top-down en operationele opgevolgd. bottom-up communicatie objectieven en een ... (jaarlijkse, maandelijkse, wekelijkse) werkplanning voor zijn/haar team 3. Verduidelijken van aanvragen naar dienstverlening Consulteren van de teneinde duidelijkheid te Consulteren van interne klanten verschillende in- scheppen m.b.t. de In kaart brengen van behoeften, noden terne klanten en scope, timing en en verwachtingen van interne klanten analyseren en in verwachtte resulta- Formuleren van duidelijke voorstellen kaart brengen van ten van de dienst- van te leveren diensten aan de interne de verschillende verlening. klanten noden, behoeften Evaluatie van bestaande aanbod en en verwachtingen dienstverlening en hier lessen uit trek- m.b.t. de dienstver- ken lening … 4. Ontwikkelen en implementeren van procedures, processen, tools en instrumenten Ontwikkelen, laten teneinde een optimale on- Ontwikkelen, implementeren, opvol- valideren, imple- dersteuning aan de gen en optimaliseren van procedures menteren, aanpas- teamleden te bie- en werkafspraken sen en optimalise- den zodat ze op Uitwerken en ontwerpen van eenvor- ren van procedu- een effectieve en mige templates voor administratieve res, werkproces- efficiënte wijze de processen en documenten sen, tools en in- taken kunnen uit- In samenwerking met IT informatise- strumenten m.b.t. voeren en beheren. ren van administratieve processen de eigen dienstver- ... lening 6 / 12 SELECTIEBROCHURE — DIENSTHOOFD SECRETARIAAT & ONTHAAL 5. Planning, aansturing en opvolging Plannen, organiseren, teneinde het garanderen van Organiseren en aansturen van coördineren, opvolgen een optimale, kwali- operationeel overleg op dienst- en bijsturen van de uit- tatieve, kosteneffici- niveau voering en voortgang ente en continue Planning, coördinatie en organi- van de werkzaamheden dienstverlening satie van het dagelijks werk van de dienst secretari- waarbij de gestelde binnen de eenheden aat & onthaal objectieven worden Zorgen voor de dagelijkse, we- behaald. kelijkse en maandelijkse plan- ning van de werkzaamheden Opmaken van werkplannen en uurroosters Superviseren, opvolgen en bij- sturen van de werkzaamheden en controleren van de kwaliteit Tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten, dos- siers en administratieve proce- dures … 6. People management Leiden, coachen en mo- teneinde een optimaal werk- Leiden, coachen, motiveren, tiveren van medewer- klimaat te creëren en optimaal inzetten en sensibilise- kers die rechtstreeks het ontwikkelen van ren van de medewerkers onder hem/haar ressor- competenties om Toepassen van de principes van teren korte en lange ter- het personeelsbeleid mijndoelstellingen te Personeelsbehoeften en vor- behalen. mingsbehoeften in kaart bren- gen, objectiveren en opvolgen Op regelmatige basis feedback- gesprekken voeren Nemen van corrigerende en sanctionerende acties … 7. Complexe en geëscaleerde zaken behandelen Behandelen van com- teneinde zijn/haar team te Problemen identificeren plexe en geëscaleerde ondersteunen in de Oplossingen voorstellen zaken en oplossen van uitvoering, een snelle Problemen oplossen binnen en problemen en efficiënte afhan- buiten het eigen team deling te verzekeren Escaleren van structurele zaken en de impact op ... dienstverlening en klantentevredenheid te minimaliseren. 7 / 12 SELECTIEBROCHURE — DIENSTHOOFD SECRETARIAAT & ONTHAAL 8. Rapporteren Rapporteren aan de teneinde inzicht te geven in de Input leveren voor beslissingen clusterverantwoordelijke werking van de van het MAT en/of het cluster- en interne klanten bin- dienst en beslissin- overleg nen de vooropgestelde gen op Rapporteren over de voortgang timing en vorm MAT/clusterniveau en resultaten van projecten en optimaal te onder- de algemene werking steunen. Opmaak verantwoordingsrap- porten Afwijkingen