Protokoll AAOKs 65. ordinære kretsting Express klubbhus, Fevik 16 02 2012

Sak 1 Åpning Leder Terje Urfjell åpnet tinget og ønsket delegater og observatører fra klubbene velkommen.

Sak 2 Konstituering a) Opprop og godkjenning av fullmakter 1. Even Jahnsen, Flosta IL 2. Geir Bråten, Vegårshei IL 3. Jon Nilsen, Vegårshei IL 4. Synnøve Bråten, Vegårshei IL 5. Tallak Olav Gryting, Gjerstad IL 6. Per Olav Nærestad, IF Trauma 7. Astrid Saudland, IF Trauma 8. Per Kristian Tømt, IL Imås 9. Jan Vidar Wernersen, IF Øyestad 10. Dag Magne Vedå, IL Express 11. Jostein Utstumo, Grane Arendal 12. Vegard Fiane Pedersen, Grane Arendal 13. Glenn Ager-Wick, Grane Arendal 14. Ole Herman Cappelen, Hisøy OK 15. Erling Fredriksen, AAOK styre 16. Hanne Kristin Hagtvedt, AAOK styre 17. Andreas Vågsnes Sælsbråten, AAOK styre 18. Magnus Fiane Johnsson, AAOK styre 19. Terje Urfjell, AAOK styre b) Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og saksliste ble godkjent. Som tillegg til utsendte tingpapirer, ble følgende delt ut på tinget: Orientering fra valgkomitéen c) Valg av ordstyrer Geir Bråten ble valgt d) Valg av to protokollførere Per Olav Nærestad og Per Kristian Tømt ble valgt. e) Valg av to representanter til å underskrive protokollen Ole Herman Cappelen og Even Jahnsen ble valgt.

Sak 3 Styrets beretning for 2010 Side 6 Punkt 4.3.3. «i hovedsak» tas bort. Magnus og Andreas gjorde dette alene.

Side 8 Kap 5. Diskusjon rundt registrering av småtrollstatistikk på grunn av manglende tall fra noen klubber. Vi beholder kolonnen, og det jobbes for å få bedre tall neste år.

Side 10 Punkt 5.7. Årstallet skal være 2011.

Side 10 Kap 6. Skolesprinten mangler tall fra Vegårshei, tallet er 80.

Side 13. Kap 9. Ekstraspørsmål fra kretsleder om antall godkjente kart stemmer. Kart nevnt, men som ikke er godkjent er ment for instruksjon, noe som er OK. Styret oppfordrer til å få godkjent kart.

Side 15. Kap 12. Even Jahnsen ble takker for stor og betydelig innsats. Geir Bråten introdusert som ny leder for kretslaget.

Side 15. Kap 12.1.2. Kretslag junior. Even Jahnsen trakk fram at Tord Bjørnsen og Johannes Bakke Aashamar kom til finalen i NM sprint. Enighet om at dette legges til 12.1.2

Side 17. Punkt 13.1.10. «13.1.10» står feilaktig to ganger.

Side 18. SM langdistanse: Bare medaljevinnere fra AAOK eller VAOK kåres. Dermed ny 3. plass i H15- 16: Gaute Friestad, Kristiansand OK. Og nye medaljevinnere H21: 1. Eirik Martens Svensen, Kristiansand OK, 2. Leif Terje Arnevik, Søgne og Songdalen OK, 3. Finn Terje Uberg, Kristiansand OK.

Side 19. Vinnerne i klasse D/H35 i KM lang og oppover er kretsmestere i langdistanse og skal med. Dette omfatter Arnhild Ufsvatn Bråten i D35, Bjørn Idar Sætran i H35, Geir Bråten i H45, Kjell Sandåker i H55, Øyvin Simonsen i H60, Widar Taxth Løland i H65 og Stein Reinholt Jensen i H70.

Side 19. D13-16 laget som vant KM stafett består av løpere fra forskjellige lag, dermed teller ikke laget i KM-sammenheng. Strykes.

Side 21. 13.12 Rekrutten. H10-12 skal ikke rangeres, og dermed ikke tas med.

Årsberetningen ble vedtatt med de endringene som er nevnt ovenfor i referatet.

Sak 4 Regnskap for 2010 Side 22-23 Terje Urfjell kommenterte hvorfor kretsen bekostet fellestur til Blodslitet for kretslaget. Kundefordringer Note1. Det ble spørsmål om det kan gjøres noe for å få ned utestående fordringer. Det har gått ned, i følge Ole-Herman Cappelen. Styret gjør nye purringer.

Spørsmål fra Even Jahnsen om Note 3, EKT-utstyr. Terje Urfjell redegjorde for historikken til EKT- avtalen og den nye avtalen 2012-2017.

Spørsmål fra Åge Aashamar: Hva gjelder «Skyldig skatt», hvor er posten for lønnskostnader knyttet til dette. Svaret er at det ligger i kostnader for karttrykk som omfatter godtgjørelse for dette arbeidet.

Regnkapet ble godkjent.

Side 24 Varetellingen godkjent.

Sak 5 Forslag fra styret og lagene Side 25. Diskusjon rundt forslag 16.1. Enighet rundt viktigheten av premier til de yngste, fra småtroll og opp til en viss alder.

Nytt forslag fra Gjerstad: Sammenlagtpremiering for aldersgrupper opp til og med 16 år. AAOK organiserer. Øyestad trakk sitt forslag.

Gjerstad sitt forslag ble vedtatt mot én stemme.

Det skal være sammenlagtpremiering kun for klasser opp til og med 16 år, kretsen organiserer sammenlagtpremieringen som før.

Side 25, 16.2 Startkontingent for karusell-løpene

Nytt forslag fra Geir Bråten: Forslag 1 og 2 faller. Hvis forbundet vedtar økt løpsavgift, avholdes ekstraordinært lagledermøte for å fastsette startkontingent. Forslaget ble enstemmig vedtatt og dette innebærer uendret startkontingent, med mindre et ekstraordinært lagledermøte beslutter en endring.

Side 28 Premiepool: Nytt forslag fra Trauma, Per Olav Nærestad: Det foreslås at premiepool kuttes ut. Forslagt ble enstemmig vedtatt. Styret opprinnelige forslag har derfor falt.

16.3 Håndboken. Avvikle trykking av håndboken. Forslaget ble enstemmig vedtatt.

Sak 6 Fastsetting av lagskontingent Gjeldende satser ble enstemmig vedtatt. Diskusjon rundt Flosta Ils plassering i gruppe 3. Forslag fra Geir Bråten: Flosta flyttes til gruppe 2. Dette ble enstemmig vedtatt.

Sak 7 Aktivitetsplan for 2011 Terje Urfjell takket for den gode arrangementsstøtten fra Andreas Vågsnes Sælsbråten og Magnus Fiane Johnsson gjennom flere år. Imidlertid er det ikke mulig å opprettholde denne servicen på samme nivå over mange år. I stedet må klubbene må ta ansvaret for tidtaking og resultatservice selv. Kretsen gjør en større jobb nå i forhold til informasjon og opplæring, og ambisjonen er at presis informasjon om dette vil bli tilgjengelig før sesongen 2012 starter på www.aaok.no .

Oppfordring fra Magnus Fiane Johnsson til klubber om å legge inn karusellarrangementene sine i Eventor.

Presisering fra Terje Urfjell om at fra inneværende sesong blir det nok litt mindre aktivitet på hjemmesiden fordi klubbene nå legger ut resultater direkte på Eventor.

Side 20. Punkt 20. Terminliste. Mangler arrangør til Veteranløpet. Oppfordring om å bruke Eventor og mail til [email protected]

Sak 8 Budsjett for 2011 Side 32 Terje Urfjell gikk gjennom budsjettet. Post 3100: Lagskontingent settes til 22200 pga flytting av Flosta IL til gruppe 2.. Post 3110: Nytt beløp kretslag junior: 18000 pga flere deltagere i det siste. Post 3150: Premiepool settes til 0 som følge av vedtatt forslag. Post 4700: Posten settes til kr 15000, som skal dekke sammenlagtpremier for karusellene for klasser til og med 16 år.

Nytt underskudd blir på 24600.

Ny inntektspost: Motpost til 4701: Nærløp resultatservice: 10000.

Budsjettet ble enstemmig vedtatt med endringene nevnt ovenfor.

Sak 9 Fastsette sted for neste kretsting Klubbhuset til Grane IK, Granestua. Vedtatt ved akklamasjon.

Sak 10 Valg Forslag: Styret konstituerer seg ved første styremøte da titlene for alle styremedlemmer på valg ikke er oppgitt. Enstemmig vedtatt.

Valgkomiteens innstilling var: Kretsstyret

Leder Terje Urfjell IL Imås

Nestleder Erling Fredriksen IF Trauma

Hanne-Kristin Hagtvedt Flosta IL

Glenn Ager-Wick Grane Arendal

Gerd Karin Vestøl Vegårshei IL

Ungdomsrepresentant Aurora Fossøy Lia IL

1.varamedlem Anne Marie Larsen Grane Arendal

2.varamedlem Håvard Nilsen Vegårshei IL

Revisorer Ole-Herman Cappelen Hisøy OK

Øystein Lien Hope IL

Vararevisorer Geir Bråten Vegårshei IL

Bjørn I. Sætran IF Trauma

Valgkomite Anne Heidrun Risdal Grane Arendal Kjell Walter Sørensen Grane Arendal

Ingeborg L. Gjennestad Vegårshei IL

Alle verv på valg ble enstemmig valgt.

Utdeling av bragdpokaler

Det ble delt ut bragdpokaler til  Johannes Bakke Aashamar, Flosta IL  Jon Nilsen, Vegårshei IL  Synnøve Bråten, Vegårshei IL for deres prestasjoner ved Hovedløpet 2011. Kretstinget gratulerer!

Avslutning Kretsleder Terje Urfjell takket Geir Bråten for god ledelse av årstinget. Videre takket han av Andreas Vågsnes Sælsbråten og Magnus Fiane Johnsson i styret.