Aan de leden van de gemeenteraden van Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten

Datum: 11 april 2017

Onderwerp : Informatie over voortgang transitie van RNV naar nieuwe samenwerking Noord-Veluwe.

Geacht raadslid,

Met deze brief informeren wij u tussentijds over de voortgang van de transitie van RNV naar de nieuwe samenwerking Noord-Veluwe. Hierna komen achtereenvolgens de volgende onderwerpen aan bod:

1. Hoofdpunten uit collegeconferenties 21 februari en 28 maart 2017. 2. Conceptversie ambtelijk voorstel verdeling ambtelijke capaciteit Samenwerking Noord-Veluwe. 3. Uitvoeringsplan voor opbouw nieuwe samenwerking. 4. Betrokkenheid Raden in komende periode.

1. Hoofdpunten uit collegeconferentie 21 februari en 28 maart 2017

Nadat de Kwartiermaker begin januari 2017 zijn eindrapportage “De kunst van het verbinden” aan de gemeenten heeft aangeboden, is gestart met de voorbereiding van de afbouw van RNV en de vormgeving van de nieuwe samenwerking. Op 21 februari 2017 vond een eerste collegeconferentie plaats, waaraan de colleges Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten deelnamen.

Uitgangspunten voor de nieuwe samenwerking Doelstelling van de bijeenkomst op 21 februari was het formuleren van uitgangspunten en voorwaarden voor een succesvolle vernieuwde samenwerking. Over de volgende onderwerpen zijn nadere afspraken gemaakt: • De invulling van de politiek-inhoudelijke verantwoordelijkheid van vakwethouders in de nieuwe samenwerking; • De verwachtingen van de rolinvulling van de Regiegroep (voorheen de Stuurgroep) (de Regiegroep staat onder voorzitterschap van de burgemeester van Harderwijk en bestaat daarnaast uit de burgemeesters van Elburg, Ermelo, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten en de wethouder van Harderwijk); • Waarborgen van waardevolle kenmerken in de huidige samenwerking in de nieuwe samenwerking; • De betekenis van alternatieve regio-indelingen voor de deelname van bepaalde gemeenten aan bepaalde overleggen. Dit betreft het recht doen aan inhoudelijke vraagstukken en het voorkomen van onnodige bestuurlijke drukte.

De afspraken over deze onderwerpen worden benut als bouwstenen voor het uitvoeringsplan voor de opbouw van de nieuwe samenwerking (zie hierna bij punt 3).

Bestuurlijke werkgroepen voor vier belangrijke onderwerpen Vervolgens zijn tijdens de collegeconferentie van 21 februari onderwerpen geïnventariseerd die door bestuurlijke werkgroepen van gemeentebestuurders zijn opgepakt ter voorbereiding op de collegeconferentie van 28 maart. Deze onderwerpen zijn: • de cultuur van samenwerken; • de ontwikkeling van een sociaaleconomische ontwikkelstrategie (waaronder de strategische sociaalmaatschappelijke thema’s); • de borging van democratische legitimiteit in de nieuwe samenwerking; • en de vormgeving van triple-helix-samenwerking.

Collegeconferentie 28 maart Op dinsdag 28 maart zijn de colleges van BenW opnieuw bijeen geweest en zijn de eerste resultaten van de bestuurlijke werkgroepen gedeeld. Over elk van deze onderwerpen zijn vervolgafspraken gemaakt, waarmee de werkgroepen verder aan de slag gaan, in nauwe samenspraak met de betrokken actoren, waaronder griffiers, raadsleden en triple-helix-partners (maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven). Zo is inmiddels met de griffiers een afspraak gemaakt voor overleg over een procesaanpak om met de Raden een constructie uit te werken voor hun positionering en betrokkenheid in de nieuwe samenwerking.

Met de uitkomsten van de conferentie van 28 maart is nader invulling gegeven aan de verdere uitwerking van het uitvoeringsplan voor het inrichten van de nieuwe samenwerking Noord-Veluwe. De volgende collegeconferentie op 30 mei zal in het teken staan van het delen van inhoudelijke resultaten van de bestuurlijke werkgroepen en het formuleren van conclusies, in opmaat naar de vormgeving van de toekomstige samenwerking.

2. Conceptversie ambtelijk voorstel verdeling ambtelijke capaciteit Samenwerking Noord-Veluwe

Voorstel voor verdeling Op 23 maart is de conceptversie van het voorstel voor de verdeling van ambtelijke capaciteit voor de nieuwe samenwerking Noord-Veluwe door de projectgroep van gemeentesecretarissen ter informatie voorgelegd aan de colleges van B&W. Tijdens de collegeconferentie van 28 maart zijn afspraken gemaakt over de procedure voor behandeling van dit voorstel. Dit voorstel heeft de status van ambtelijk advies, waarover nog bestuurlijke besluitvorming moet plaatsvinden. Deze besluitvorming zal plaatsvinden binnen de context van het uitvoeringsplan (zie hierna bij punt 3) om keuzes in hun onderlinge samenhang goed te kunnen beoordelen. Dit kan dus nog leiden tot wijzigingen. Het ambtelijke advies voor de verdeling treft u hierbij ter kennisname aan. Voorafgaand aan het maken van deze verdeling is een aantal uitgangspunten en spelregels opgesteld.

Inhoudelijk logische koppeling en gedeeld eigenaarschap Uitgangspunt voor de verdeling van ambtelijke capaciteit is een inhoudelijk logische koppeling van taken en het zodanig beleggen dat het gedeelde eigenaarschap van de samenwerking tot uitdrukking komt. Dit laatste is bereikt door het toepassen van een evenwichtige spreiding van de strategische en beleidsmatige taken over de gemeenten. De operationele taken zijn toebedeeld aan gemeenten die een zekere affiniteit met de desbetreffende taak hebben. De gastheergemeente dient vervolgens het initiatief te nemen voor de verdere uitwerking (en de daarmee beoogde kwaliteit) van de toebedeelde taken. Bij een verdeling van taken over zeven gemeenten is het van belang een integrale afweging te maken en aan elkaar te gunnen dat ieder een substantiële bijdrage aan de samenwerking levert.

Basismodel: Gastheergemeente is verantwoordelijk voor bestuurlijke afstemming en voor ambtelijke ondersteuning Ander uitgangspunt is dat de gastheergemeente bestuurlijk verantwoordelijk is voor de organisatie van bestuurlijke afstemming (bijvoorbeeld in portefeuillehoudersoverleggen) en voor de ambtelijke ondersteuning van een bepaald onderwerp. Daartoe krijgt de gastheergemeente de beschikking over de ambtelijke capaciteit die nu is belegd bij de RNV, of die nieuw wordt gecreëerd in de samenwerking. Een thema verandert niet van gastheergemeente na verkiezingen, zodat het bij een gastheergemeente belegde thema voor langere tijd aan die gemeente verbonden is en de samenwerkingsstructuur op een toekomstbestendige wijze wordt ingericht. Dit uitgangspunt geldt zowel voor de strategische, als de beleidsmatige onderwerpen.

Raadsinformatiebrief over voortgang transitie van RNV naar nieuwe samenwerking Noord-Veluwe d.d. 11 april 2017 2 Zorgvuldigheid voor afbouw RNV-organisatie In samenhang met de voorbereidingen voor de inrichting van de nieuwe samenwerking wordt gewerkt aan de afbouw van de RNV-organisatie. Zorgvuldigheid en voortgang zijn belangrijke uitgangspunten voor de inrichting van dit transitieproces. Daarbij worden voorwaarden gecreëerd om lopend werk te kunnen continueren, waarmee een ‘warme overdracht’ wordt gerealiseerd.

3. Uitvoeringsplan voor opbouw nieuwe samenwerking

Voorstel voor verdeling is onderdeel van uitvoeringsplan Het ambtelijke voorstel voor de verdeling vormt een onderdeel van het op te stellen uitvoeringsplan voor de opbouw van de nieuwe samenwerking. Besluitvorming over het verdelingsvoorstel vindt plaats in de context van dit uitvoeringsplan. In het uitvoeringsplan worden onderwerpen uitgewerkt als de strategische thema’s, de besturing van de samenwerking (governance, bestuursstijl), formatieplan voor de samenwerkingsfuncties en de meerjarenbegroting. Dit uitvoeringsplan dient op 1 mei door de projectgroep van gemeentesecretarissen te worden opgeleverd. Dit plan is onderwerp van gesprek met de Regiegroep op 10 mei. Tijdens de volgende collegeconferentie op 30 mei zal het uitvoeringsplan centraal staan.

4. Betrokkenheid Raden in komende periode

De betrokkenheid van Raden krijgt in de komende periode als volgt invulling: • Zoals eerder in deze brief aangegeven is inmiddels een overleg gepland met de griffiers voor overleg over een procesaanpak om met de Raden een constructie uit te werken voor de positionering en betrokkenheid van de Raden in de nieuwe samenwerking. Als onderdeel van deze procesaanpak is voorgesteld om met (een vertegenwoordiging van) de Raden en met de (vice)voorzitters van de Raden in gesprek te gaan over mogelijke modellen en de voor- en nadelen van die modellen. Welke elementen van modellen die elders in Nederland worden gehanteerd zijn bruikbaar voor deze regio? Hierover ontvangt u in de loop van april nader bericht. De positionering en betrokkenheid van de Raden in de nieuwe samenwerking zal vervolgens verder worden uitgewerkt als onderdeel van de governance voor de Noord-Veluwe.

• Het voornemen van de colleges van B&W is om voor het zomerreces (juni 2017) een informatiebijeenkomst te organiseren voor de Raden. Als onderwerpen van gesprek stellen we voor: het uitvoeringsplan voor de opbouw van de nieuwe samenwerking, waaronder de uitwerking van de strategische thema’s, en de positionering en de betrokkenheid van de van Raden in de nieuwe samenwerking.

• De formele besluitvorming door de Raden over het uitvoeringsplan en het liquidatieplan van de RNV is voorzien in de maand september 2017.

Wij vertrouwen erop u hiermee op de hoogte te hebben gebracht van de relevante actuele ontwikkelingen.

Met vriendelijke groet,

De Regiegroep Samenwerking Noord-Veluwe,

De burgemeester van Elburg De burgemeester van Ermelo

De wethouder van Harderwijk De burgemeester van Hattem

De burgemeester van Nunspeet De burgemeester Oldebroek

De burgemeester van Putten De voorzitter, burgemeester van Harderwijk

Bijlage ter kennisname: Conceptversie ambtelijk voorstel ‘Verdeling ambtelijke capaciteit Samenwerking Noord- Veluwe’.

Raadsinformatiebrief over voortgang transitie van RNV naar nieuwe samenwerking Noord-Veluwe d.d. 11 april 2017 3 Van Regio Noord-Veluwe naar de nieuwe samenwerking Noord-Veluwe

De samenwerking van de gemeenten op de Noord-Veluwe krijgt een andere invulling. In opdracht van de gemeentebesturen en de provincie Gelderland heeft Geert Jansen als kwartiermaker in 2016 onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van toekomstige samenwerking. Geert Jansen heeft zijn eindadvies (zie bijlage) ‘De kunst van het verbinden’ op 12 januari 2017 aangeboden aan Jan Markink (gedeputeerde van de provincie Gelderland) en Harm-Jan van Schaik (voorzitter van de stuurgroep en voorzitter van RNV). De gemeenten werken nu een nieuwe vorm van samenwerking uit. Het is de bedoeling dat per 1 januari 2018 RNV is opgeheven en dat de samenwerking dan in de nieuwe vorm verder gaat.

Op dinsdag 28 maart zijn de colleges van Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten bij elkaar gekomen om richting te geven aan de uitwerking van het uitvoeringsplan voor het inrichten van de nieuwe samenwerking. Onderwerpen van gesprek waren: - de vaststelling van uitgangspunten voor de vormgeving van de nieuwe samenwerking; - de cultuur van samenwerken; - de procesaanpak voor het ontwikkelen van een regionale sociaaleconomische ontwikkelstrategie (met de toevoeging van sociaal als strategisch thema); - de borging van democratische legitimiteit in de nieuwe samenwerking (rol gemeenteraden); - en de vormgeving van de triple-helix-samenwerking. Hierover zijn vervolgafspraken gemaakt, waarmee werkgroepen van collegeleden aan de slag gaan, in nauwe samenspraak met de betrokken actoren (waaronder griffiers, raadsleden en triple-helix-partners).

Conceptvoorstel verdeling ambtelijke capaciteit Het projectteam van gemeentesecretarissen hebben een conceptvoorstel voor de verdeling (zie bijlage) van de ambtelijke capaciteit voor de Samenwerking Noord-Veluwe opgesteld. Bij een verdeling van taken over zeven gemeenten is het van belang een integrale afweging te maken en aan elkaar te gunnen dat ieder een substantiële bijdrage aan de samenwerking levert. Het resultaat van de bespreking is een gedragen compromis van de projectgroep van gemeentesecretarissen. Op 23 maart is dit conceptvoorstel ter informatie voorgelegd aan de colleges van B&W. Tijdens de collegeconferentie zijn afspraken gemaakt over de procedure voor behandeling van dit voorstel. Deze conceptversie heeft de status van ambtelijk advies, waarover nog bestuurlijke besluitvorming moet plaatsvinden. Deze besluitvorming zal plaatsvinden binnen de context van het uitvoeringsplan (zie hierna) om keuzes in hun onderlinge samenhang goed te kunnen beoordelen. Dit kan dus nog leiden tot wijzigingen.

Elke gemeente wordt verantwoordelijk voor een of meerdere regionale taken Elke gemeente wordt verantwoordelijk voor het uitvoeren van een of meerdere taken voor de gemeenten in de regio. Daartoe krijgt die gemeente de beschikking over de ambtelijke capaciteit die nu is belegd bij de RNV. Deze gastheergemeente is bestuurlijk verantwoordelijk voor de organisatie van bestuurlijke afstemming (bijv. in portefeuillehoudersoverleggen) en voor de ambtelijke ondersteuning van een bepaald onderwerp. Het bij een gastheergemeente belegde thema is voor langere tijd verbonden aan die gemeente. Het uitgangspunt is dat een thema niet van gastheergemeente wijzigt na verkiezingen. Voorafgaand aan het maken van de verdeling naar gemeenten is een aantal uitgangspunten en spelregels (zie bijlage) door het projectteam van gemeentesecretarissen opgesteld.

Evenwichtige spreiding In het conceptvoorstel is er een inhoudelijk logische koppeling van taken gemaakt voor de verdeling. Het is zodanig belegd dat het gedeelde eigenaarschap van de samenwerking tot uitdrukking komt. Dat laatste wordt bereikt door ook de strategische en beleidsmatige taken evenwichtig te verspreiden over de gemeenten. De operationele taken worden toebedeeld aan gemeenten die een zekere affiniteit met de betreffende taak hebben. De gastheergemeente dient vervolgens het initiatief te nemen voor de verdere uitwerking (en de daarmee beoogde kwaliteitstaak) op de toebedeelde taken.

Uitvoeringsplan voor opbouw nieuwe samenwerking De verdeling van ambtelijke capaciteit is een onderdeel van het op te stellen uitvoeringsplan voor de opbouw van de nieuwe samenwerking. In dit plan worden onderwerpen uitgewerkt als de strategische thema’s, de besturing van de samenwerking (governance, bestuursstijl), formatieplan voor de samenwerkingsfuncties en de meerjarenbegroting. Dit uitvoeringsplan wordt op 1 mei door de projectgroep van gemeentesecretarissen opgeleverd. De stuurgroep van burgemeesters bespreken dit plan op 10 mei. Op dinsdag 30 mei vindt de volgende collegeconferentie plaats, waar het uitvoeringsplan centraal zal staan.

Projectsturing en planning

Projectstructuur:  Stuurgroep: burgemeesters van de deelnemende gemeenten (+ wethouder uit de gemeente van de voorzitter), kwartiermaker, Jan Peter Wassens namens secretarissen, adviseurs Lysias, projectsecretaris is Kees Hulskes  Ambtelijk projectteam: gemeentesecretarissen deelnemende gemeenten, adviseurs Lysias, projectsecretaris is Kees Hulskes, adviseur Leo Bezemer  Afstemmingsoverleg  Werkgroep communicatie  Werkgroep governance / positie raden  Werkgroep Financiën  Werkgroep HR (profiel en werving programmamanagers / begeleiden personele overgang)  Werkgroep verdeling van taken  Werkgroepen strategische uitvoeringsagenda Spelregels transitie Regio Noord-Veluwe (RNV) naar Samenwerking Noord- Veluwe (SNV)

27-2-2017

De colleges van B&W van de gemeenten op de Noord-Veluwe hebben besloten een proces in te gaan van afbouw van de bestaande RNV-organisatie en gelijktijdige opbouw van een nieuwe Samenwerking Noord-Veluwe.

Vanuit de onderkenning van de verantwoordelijkheid van de gemeenten voor een zorgvuldige invulling van zowel het opbouw- als het afbouwproces willen de gemeenten een aantal afspraken maken en vastleggen. Deze verantwoordelijkheid geldt in het bijzonder de bij de uitvoering van de samenwerkingstaken betrokken medewerkers.

Onderstaande spelregels beschrijven de manier waarop gemeenten invulling willen geven aan het transitieproces van RNV naar SNV:

1. Zorgvuldigheid en voortgang zijn belangrijke uitgangspunten voor de inrichting van het transitieproces en planningsinformatie. 2. Gemeenten spreken de intentie uit medewerkers van de RNV na de transitie een passende functie te bieden. 3. Voor de medewerkers die taken uitvoeren in het primaire proces van de bestaande programma’s Platform & Ontwikkeling en Services hanteren de gemeenten het principe ‘mens volgt taak’ bij de herverdeling van taken. De betrokken medewerkers behouden – zonder nadere selectie – hun functie en komen daarmee in dienst bij de organisatie die in de nieuwe Samenwerking Noord- Veluwe de betreffende taak gaat uitvoeren. Daarbij worden voorwaarden gecreëerd om lopend werk te kunnen continueren (warme overdracht). De verdeling van deze medewerkers over de betrokken gemeenten maakt deel uit van het Uitvoeringsplan waarover de colleges in mei 2017 een besluit nemen. 4. Voor de medewerkers die belast zijn met ondersteunende werkzaamheden voor de programma’s en met bedrijfsvoerings-, management- of staftaken voor de RNV (inclusief de ondersteuning die op het gebied van bedrijfsvoering vanuit de gemeente Nunspeet wordt geleverd), beschouwen de gemeenten vanaf heden tot opheffing van de RNV als interne kandidaat bij vacatures. Vacatures die bij een van de gemeenten ontstaan, brengen gemeenten actief onder de aandacht van de medewerkers van de RNV. 5. De gemeenten die lid zijn van de gemeenschappelijke regeling RNV spreken een onderlinge verrekening af voor de overname van personeel zoals bedoeld bij 4. Deze verrekening betekent dat bij de bepaling van de hoogte van de bijdrage van elke gemeente in de frictiekosten bij beëindiging van de RNV, wordt meegewogen of de gemeente medewerkers zoals bedoeld bij 4 heeft geplaatst (ijkpunt: loonsom). 6. Voor de verdeling van taken geldt dat iedere gemeente bereid is taken op zich te nemen. Bij de verdeling wordt ernaar gestreefd taken enigszins evenredig te verdelen (dus niet alle taken op één plek), zonder krampachtig de taken precies over zeven gemeenten willen verdelen. 7. In het transitieproces wordt ruimte gecreëerd voor meedenken door betrokkenen, zoals portefeuillehouders, directeur RNV, ambtelijke clusteroverleggen en medewerkers RNV. In het bijzonder wordt door portefeuillehouders en door medewerkers die de taken nu uitvoeren getoetst of voorgestelde pakketten van taken en toedeling aan gastheren logisch zijn. 8. Gemeenten hebben de vrijheid om taken niet langer in samenwerking te organiseren. Hiervoor gelden dan dezelfde uitgangspunten voor wat betreft de vergoeding van frictiekosten als in de bestaande RNV-samenwerking zouden gelden.

Deze spelregels gelden vanaf het moment dat ze zijn vastgesteld in de MT’s van de aan de RNV deelnemende gemeenten. Verdeling ambtelijke capaciteit Samenwerking Noord-Veluwe

Onderdeel van het opbouwproces Samenwerking Noord-Veluwe is de toedeling van ambtelijke ondersteuning van taken aan gastheergemeenten. Op 22 maart 2017 hebben de gemeentesecretarissen overleg gevoerd over deze verdeling. Daarbij is ingezoomd op de verdeling van ambtelijke capaciteit, zonder daaraan een bestuurlijke portefeuillehoudersverdeling te verbinden. Dat is goed mogelijk, omdat de ambtenaren die betrokken zijn bij de uitvoering van samenwerkingstaken nauw zullen samen werken met de bestuurlijk trekker, ook wanneer zij in dienst zijn van een andere gemeente. In het licht van de aanstaande verkiezingen is het verstandig de ambtelijke en bestuurlijke verdeling afzonderlijk te maken. De verdeling van bestuurlijke trekkers vindt op een later moment plaats.

Uitgangspunt voor de verdeling van ambtelijke capaciteit is een inhoudelijk logische koppeling van taken en het zodanig beleggen dat het gedeelde eigenaarschap van de samenwerking tot uitdrukking komt. Dat laatste is bereikt door het toepassen van een evenwichtige spreiding van de strategische en beleidsmatige taken over de gemeenten. De operationele taken zijn toebedeeld aan gemeenten die een zekere affiniteit met de betreffende taak hebben. De gastheergemeente neemt vervolgens het initiatief voor de verdere uitwerking (en de daarmee beoogde kwaliteitstaak) op de toebedeelde taken.

Bij een verdeling van taken over zeven gemeenten is het van belang een integrale afweging te maken en aan elkaar te gunnen dat ieder een substantiële bijdrage aan de samenwerking levert. Het resultaat van de bespreking is een gedragen compromis. De secretarissen zijn van mening dat de gekozen verdeling het meest recht doet aan de inhoudelijke logica en gemeentelijke voorkeuren.

In de tabel op de volgende pagina is de verdeling van ambtelijke capaciteit opgenomen zoals overeengekomen door de secretarissen. Deze verdeling maakt deel uit van de uitwerking van het uitvoeringsplan van de Samenwerking Noord-Veluwe. Zolang dat uitvoeringsplan niet is vastgesteld, heeft deze verdeling geen formele status.

Voorstel verdeling - ambtelijke capaciteit Resultaat bespreking secretarissen Vast te stellen als onderdeel uitvoeringsplan.

STRATEGISCHE EN BELEIDSTAKEN Elburg Ermelo Harderwijk Hattem Nunspeet Oldebroek Putten Opmerking Strategisch Soc. eco. ontwikkeling x Veluwe x Op schaal Veluwe beleggen A28 x Samen met Zwolle Airport Lelystad / IC-status x

Beleidsmatig Economie x Duurzaamheid, w.o. groene economie x Toerisme / Recreatie x Ruimtelijke Ordening / Wonen x Archeologie / Cultuur & Erfgoed x Zorg, Welzijn en Onderwijs x Afval & WROW x Verkeer & Vervoer x

OPERATIONELE TAKEN Elburg Ermelo Harderwijk Hattem Nunspeet Oldebroek Putten Urgentiecommissie Wonen x Afval - Contractbeheer x Basismobiliteit + beschikkingen leerlingenvervoer x Zorg, Welzijn en Onderwijs x Sociale Recherche x JOR x RAJ x Ondersteuning stuurgroep + communicatie SNV x Afwikkeling RNV x