Aan de leden van de gemeenteraden van Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten Datum: 11 april 2017 Onderwerp : Informatie over voortgang transitie van RNV naar nieuwe samenwerking Noord-Veluwe. Geacht raadslid, Met deze brief informeren wij u tussentijds over de voortgang van de transitie van RNV naar de nieuwe samenwerking Noord-Veluwe. Hierna komen achtereenvolgens de volgende onderwerpen aan bod: 1. Hoofdpunten uit collegeconferenties 21 februari en 28 maart 2017. 2. Conceptversie ambtelijk voorstel verdeling ambtelijke capaciteit Samenwerking Noord-Veluwe. 3. Uitvoeringsplan voor opbouw nieuwe samenwerking. 4. Betrokkenheid Raden in komende periode. 1. Hoofdpunten uit collegeconferentie 21 februari en 28 maart 2017 Nadat de Kwartiermaker begin januari 2017 zijn eindrapportage “De kunst van het verbinden” aan de gemeenten heeft aangeboden, is gestart met de voorbereiding van de afbouw van RNV en de vormgeving van de nieuwe samenwerking. Op 21 februari 2017 vond een eerste collegeconferentie plaats, waaraan de colleges Elburg, Ermelo, Harderwijk, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten deelnamen. Uitgangspunten voor de nieuwe samenwerking Doelstelling van de bijeenkomst op 21 februari was het formuleren van uitgangspunten en voorwaarden voor een succesvolle vernieuwde samenwerking. Over de volgende onderwerpen zijn nadere afspraken gemaakt: • De invulling van de politiek-inhoudelijke verantwoordelijkheid van vakwethouders in de nieuwe samenwerking; • De verwachtingen van de rolinvulling van de Regiegroep (voorheen de Stuurgroep) (de Regiegroep staat onder voorzitterschap van de burgemeester van Harderwijk en bestaat daarnaast uit de burgemeesters van Elburg, Ermelo, Hattem, Nunspeet, Oldebroek en Putten en de wethouder van Harderwijk); • Waarborgen van waardevolle kenmerken in de huidige samenwerking in de nieuwe samenwerking; • De betekenis van alternatieve regio-indelingen voor de deelname van bepaalde gemeenten aan bepaalde overleggen. Dit betreft het recht doen aan inhoudelijke vraagstukken en het voorkomen van onnodige bestuurlijke drukte. De afspraken over deze onderwerpen worden benut als bouwstenen voor het uitvoeringsplan voor de opbouw van de nieuwe samenwerking (zie hierna bij punt 3). Bestuurlijke werkgroepen voor vier belangrijke onderwerpen Vervolgens zijn tijdens de collegeconferentie van 21 februari onderwerpen geïnventariseerd die door bestuurlijke werkgroepen van gemeentebestuurders zijn opgepakt ter voorbereiding op de collegeconferentie van 28 maart. Deze onderwerpen zijn: • de cultuur van samenwerken; • de ontwikkeling van een sociaaleconomische ontwikkelstrategie (waaronder de strategische sociaalmaatschappelijke thema’s); • de borging van democratische legitimiteit in de nieuwe samenwerking; • en de vormgeving van triple-helix-samenwerking. Collegeconferentie 28 maart Op dinsdag 28 maart zijn de colleges van BenW opnieuw bijeen geweest en zijn de eerste resultaten van de bestuurlijke werkgroepen gedeeld. Over elk van deze onderwerpen zijn vervolgafspraken gemaakt, waarmee de werkgroepen verder aan de slag gaan, in nauwe samenspraak met de betrokken actoren, waaronder griffiers, raadsleden en triple-helix-partners (maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven). Zo is inmiddels met de griffiers een afspraak gemaakt voor overleg over een procesaanpak om met de Raden een constructie uit te werken voor hun positionering en betrokkenheid in de nieuwe samenwerking. Met de uitkomsten van de conferentie van 28 maart is nader invulling gegeven aan de verdere uitwerking van het uitvoeringsplan voor het inrichten van de nieuwe samenwerking Noord-Veluwe. De volgende collegeconferentie op 30 mei zal in het teken staan van het delen van inhoudelijke resultaten van de bestuurlijke werkgroepen en het formuleren van conclusies, in opmaat naar de vormgeving van de toekomstige samenwerking. 2. Conceptversie ambtelijk voorstel verdeling ambtelijke capaciteit Samenwerking Noord-Veluwe Voorstel voor verdeling Op 23 maart is de conceptversie van het voorstel voor de verdeling van ambtelijke capaciteit voor de nieuwe samenwerking Noord-Veluwe door de projectgroep van gemeentesecretarissen ter informatie voorgelegd aan de colleges van B&W. Tijdens de collegeconferentie van 28 maart zijn afspraken gemaakt over de procedure voor behandeling van dit voorstel. Dit voorstel heeft de status van ambtelijk advies, waarover nog bestuurlijke besluitvorming moet plaatsvinden. Deze besluitvorming zal plaatsvinden binnen de context van het uitvoeringsplan (zie hierna bij punt 3) om keuzes in hun onderlinge samenhang goed te kunnen beoordelen. Dit kan dus nog leiden tot wijzigingen. Het ambtelijke advies voor de verdeling treft u hierbij ter kennisname aan. Voorafgaand aan het maken van deze verdeling is een aantal uitgangspunten en spelregels opgesteld. Inhoudelijk logische koppeling en gedeeld eigenaarschap Uitgangspunt voor de verdeling van ambtelijke capaciteit is een inhoudelijk logische koppeling van taken en het zodanig beleggen dat het gedeelde eigenaarschap van de samenwerking tot uitdrukking komt. Dit laatste is bereikt door het toepassen van een evenwichtige spreiding van de strategische en beleidsmatige taken over de gemeenten. De operationele taken zijn toebedeeld aan gemeenten die een zekere affiniteit met de desbetreffende taak hebben. De gastheergemeente dient vervolgens het initiatief te nemen voor de verdere uitwerking (en de daarmee beoogde kwaliteit) van de toebedeelde taken. Bij een verdeling van taken over zeven gemeenten is het van belang een integrale afweging te maken en aan elkaar te gunnen dat ieder een substantiële bijdrage aan de samenwerking levert. Basismodel: Gastheergemeente is verantwoordelijk voor bestuurlijke afstemming en voor ambtelijke ondersteuning Ander uitgangspunt is dat de gastheergemeente bestuurlijk verantwoordelijk is voor de organisatie van bestuurlijke afstemming (bijvoorbeeld in portefeuillehoudersoverleggen) en voor de ambtelijke ondersteuning van een bepaald onderwerp. Daartoe krijgt de gastheergemeente de beschikking over de ambtelijke capaciteit die nu is belegd bij de RNV, of die nieuw wordt gecreëerd in de samenwerking. Een thema verandert niet van gastheergemeente na verkiezingen, zodat het bij een gastheergemeente belegde thema voor langere tijd aan die gemeente verbonden is en de samenwerkingsstructuur op een toekomstbestendige wijze wordt ingericht. Dit uitgangspunt geldt zowel voor de strategische, als de beleidsmatige onderwerpen. Raadsinformatiebrief over voortgang transitie van RNV naar nieuwe samenwerking Noord-Veluwe d.d. 11 april 2017 2 Zorgvuldigheid voor afbouw RNV-organisatie In samenhang met de voorbereidingen voor de inrichting van de nieuwe samenwerking wordt gewerkt aan de afbouw van de RNV-organisatie. Zorgvuldigheid en voortgang zijn belangrijke uitgangspunten voor de inrichting van dit transitieproces. Daarbij worden voorwaarden gecreëerd om lopend werk te kunnen continueren, waarmee een ‘warme overdracht’ wordt gerealiseerd. 3. Uitvoeringsplan voor opbouw nieuwe samenwerking Voorstel voor verdeling is onderdeel van uitvoeringsplan Het ambtelijke voorstel voor de verdeling vormt een onderdeel van het op te stellen uitvoeringsplan voor de opbouw van de nieuwe samenwerking. Besluitvorming over het verdelingsvoorstel vindt plaats in de context van dit uitvoeringsplan. In het uitvoeringsplan worden onderwerpen uitgewerkt als de strategische thema’s, de besturing van de samenwerking (governance, bestuursstijl), formatieplan voor de samenwerkingsfuncties en de meerjarenbegroting. Dit uitvoeringsplan dient op 1 mei door de projectgroep van gemeentesecretarissen te worden opgeleverd. Dit plan is onderwerp van gesprek met de Regiegroep op 10 mei. Tijdens de volgende collegeconferentie op 30 mei zal het uitvoeringsplan centraal staan. 4. Betrokkenheid Raden in komende periode De betrokkenheid van Raden krijgt in de komende periode als volgt invulling: • Zoals eerder in deze brief aangegeven is inmiddels een overleg gepland met de griffiers voor overleg over een procesaanpak om met de Raden een constructie uit te werken voor de positionering en betrokkenheid van de Raden in de nieuwe samenwerking. Als onderdeel van deze procesaanpak is voorgesteld om met (een vertegenwoordiging van) de Raden en met de (vice)voorzitters van de Raden in gesprek te gaan over mogelijke modellen en de voor- en nadelen van die modellen. Welke elementen van modellen die elders in Nederland worden gehanteerd zijn bruikbaar voor deze regio? Hierover ontvangt u in de loop van april nader bericht. De positionering en betrokkenheid van de Raden in de nieuwe samenwerking zal vervolgens verder worden uitgewerkt als onderdeel van de governance voor de Noord-Veluwe. • Het voornemen van de colleges van B&W is om voor het zomerreces (juni 2017) een informatiebijeenkomst te organiseren voor de Raden. Als onderwerpen van gesprek stellen we voor: het uitvoeringsplan voor de opbouw van de nieuwe samenwerking, waaronder de uitwerking van de strategische thema’s, en de positionering en de betrokkenheid van de van Raden in de nieuwe samenwerking. • De formele besluitvorming door de Raden over het uitvoeringsplan en het liquidatieplan van de RNV is voorzien in de maand september 2017. Wij vertrouwen erop u hiermee op de hoogte te hebben gebracht van de relevante actuele ontwikkelingen. Met vriendelijke groet, De Regiegroep Samenwerking Noord-Veluwe, De burgemeester van Elburg De burgemeester van Ermelo De wethouder van Harderwijk De burgemeester van Hattem De burgemeester van Nunspeet