Bankovní institut vysoká škola Praha

Katedra informačních technologií a elektronického obchodování

Automatizace činností sekretariátu

Diplomová práce

Autor: Bc. Jiří Kasal Informační technologie a management

Vedoucí práce: Ing. Vladimír Beneš

Praha duben 2006

- 1 - Prohlášení

Prohlašuji, ţe jsem tuto diplomovou práci zpracoval samostatně

s pouţitím uvedené literatury a za odborného dohledu vedoucího práce

Ing. Vladimíra Beneše.

V Praze 4. dubna 2006

Bc. Jiří Kasal

- 2 - Poděkování

Děkuji svému vedoucímu práce Ing. Vladimíru Benešovi a také všem ostatním

za cenné rady při sestavování této diplomové práce.

- 3 - Anotace práce

Tato diplomová práce tématicky navazuje na bakalářskou práci o kancelářském software.

Cílem práce je výběr v ČR dostupné sady kancelářského software a ukázky aplikací komponent takového produktu při automatizování běţných činností sekretariátu rektora vysoké školy.

Jde o ukázku moţností zjednodušení kancelářské práce vyuţitím software, který je v kanceláři obvykle k dispozici. Asistent nemusí být programátorem a přesto si můţe svoji práci výrazným způsobem zjednodušit a ulehčit, aniţ by se to projevilo na kvalitě výstupů, které se od něj očekávají.

Zaměřil jsem se zejména na vyuţití programu MS Access, který je nainstalován na počítačích v mnoha kancelářích a který v mnoha případech není vyuţíván, protoţe je neoprávněně povaţován za příliš sloţitý.

- 4 - Obsah

1. Úvod – cíl práce...... 6 2. Analýza úkolů a činností sekretariátu...... 7 2.1. Problém řídících pracovníků ...... 7 2.2. Asistent ...... 7 2.3. Činnost asistenta ...... 7 2.4. Asistenti ve státní správě ...... 8 2.5. Dvě moţnosti výkonu práce asistenta ...... 11 2.6. Vyuţití Internetu ...... 12 3. Výběr vhodné sady kancelářského software ...... 17 3.1. Přehled dostupných sad kancelářského software ...... 17 3.2. Volba sady k dalšímu zkoumání ...... 21 3.3. Microsoft Office ...... 24 4. Návrh automatizace vybrané činnosti pomocí sady kancelářského software ...... 27 4.1. Organizace pracovního času pomocí programu MS Outlook ...... 27 4.2. Poznámky v programu MS Outlook ...... 27 4.3. Databáze kontaktů a telefonních čísel v programu MS Outlook ...... 28 4.4. Odeslání e-mailu předem definované skupině osob ...... 28 4.5. Úkoly v Outlooku ...... 29 4.6. Tvorba formulářů v Excelu ...... 29 4.7. Tisk jednoho dopisu více osobám ...... 30 4.8. Pořizování zápisů z porad ...... 31 4.9. Zveřejňování dokumentů ...... 32 5. Ukázky „nových produktů“ ...... 34 5.1. Evidence došlé a odeslané pošty ...... 34 5.2. Evidence došlých faktur ...... 52 5.3. Návod k pouţití ...... 60 6. Výsledky ...... 63 7. Závěry a doporučení ...... 64 8. Zdroje informací ...... 65 9. Přílohy ...... 73 10. Zadání diplomové práce ...... Chyba! Záložka není definována.

- 5 - 1. Úvod – cíl práce Cílem práce je výběr v ČR dostupné sady kancelářského software a ukázky aplikací komponent takového produktu při automatizování běţných činností sekretariátu rektora VŠ.

Jde o ukázání moţností zjednodušení kancelářské práce vyuţitím software, který je v kanceláři obvykle k dispozici.

- 6 - 2. Analýza úkolů a činností sekretariátu

2.1. Problém řídících pracovníků

Řídící pracovníci mají málo času. Většinou jde o osoby, které jsou v určitých oblastech odborně na výši, v těchto oblastech můţe jít o odborníky na nejvyšší úrovni, nicméně efektivní organizace jejich pracovního času, vedení různých evidencí nebo vyřizování různých administrativních záleţitostí pro ně můţe představovat značný problém, protoţe jejich pracovní čas je velmi drahý, jsou plně zaujati problematikou, která je zajímá, zatímco administrativa nebo organizační záleţitosti je nezajímá a nemají na ni čas.

2.2. Asistent

Výše uvedený problém řídících pracovníků lze vyřešit poměrně jednoduše – přesune se na osobu, která je za všechny tyto záleţitosti zodpovědná.

V různých firmách a organizacích jsou tyto osoby nazývány různě, například:

pomocníci / pomocnice,

asistenti / asistentky,

sekretáři / sekretářky,

tajemníci / tajemnice.

Pro účely této diplomové práce budou tyto osoby označeny jako asistenti.

2.3. Činnost asistenta

Nyní definujeme pracovní náplň asistenta. Asistent se můţe zabývat nejrůznějšími administrativními a organizačními činnostmi, které by teoreticky mohl provádět jeho nadřízený, pro firmu je však výhodnější, aby těmito činnostmi neztrácel svůj drahocenný čas. Průzkumem provedeným v několika firmách, úřadech a školách jsem zjistil, ţe jde zejména o tyto činnosti:

reprezentace firmy,

- 7 - organizace schůzek a jednání,

příjem, rozdělování, třídění a vyřizování došlé korespondence,

odesílání korespondence,

příjem, rozdělování, třídění a vyřizování došlých e-mailů,

odesílání e-mailů,

vedení docházky,

vyhledávání telefonních čísel,

vyřizování telefonátů,

vyřizování vzkazů,

pořizování záznamů z jednání,

zjišťování různých informací na Internetu,

ochrana nadřízeného před osobami, které by mohly zbytečně ztrácet jeho čas,

zajišťování občerstvení pro návštěvy,

obsluha kancelářské techniky (fax, kopírka, telefonní ústředna, scanner),

vedení elektronické knihovny zákonů,

zakládání různých dokumentů do šanonů.

Výčet zde uvedených činností zdaleka není konečný a činnosti asistentů se v různých firmách mohou výrazně lišit. Obecně lze konstatovat, ţe čím je firma menší, tím rozmanitější je práce asistenta.

2.4. Asistenti ve státní správě

Ve státní správě je situace v porovnání se soukromými firmami poněkud odlišná. Princip fungování státních úřadů v ČR je obecně známý - úřady mají přesně stanoveno, co a jak mají provádět a bez obecně závazného předpisu nic jiného provádět nesmějí.

- 8 - Ve Sbírce Zákonů ČR vyšlo Nařízení Vlády č. 469/2002 Sb. ze dne 5. srpna 2002, kterým se stanoví katalog prací a kvalifikační předpoklady, a kterým se mění nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných sluţbách a správě. Toto Nařízení v příloze kromě jiného obsahuje seznam povolání a také příklady prací pro jednotlivá povolání.

Konkrétní příklady povolání, která by se dala zahrnout pod výše uvedenou definici Asistenta, vyjmenované v tomto Nařízení Vlády a také příklady jednotlivých činností, uvedené v tomto Nařízení Vlády, jsou uvedeny dále. Podotýkám, ţe zde uvedený výpis činností není úplný a vykonávané činnosti jsou závislé na platové třídě, do které je zaměstnanec zařazen.

2.4.1. Administrativní a spisový pracovník přenáší a manipuluje s písemnostmi nebo kancelářskými pomůckami a materiálem,

zaprotokolovává písemnosti a vede jejich evidence,

pořizuje data na nosná media,

opisuje texty z rukopisů nebo píše podle diktátů nebo zvukových záznamů,

skenuje dokumenty a vizuálně je kontroluje,

pracuje s textovým editorem,

zajišťuje chod podatelny a výpravny,

vede spisovou evidenci a připravuje skartační řízení podle příslušných předpisů,

vyhledává a poskytuje uloţenou spisovou dokumentaci podle stanovených postupů,

pracuje s databázovým systémem nebo tabulkovým procesorem, vytváří a doplňuje datové a textové databanky řízené uţivatelským programem nebo systémem a vytváří předprogramované tabulky, grafy apod.,

komplexně zajišťuje spisovou sluţbu a předarchivní péči o písemnosti,

usměrňuje a koordinuje spisovou sluţbu včetně zpracovávání návrhů příslušných vnitřních předpisů (spisový, skartační řád).

- 9 - 2.4.2. Sekretář vyřizuje administrativní agendu vedoucího a provádí všechny administrativně technické práce včetně pořizování záznamů z jednání,

vyřizuje korespondenci podle obecných postupů a sestavuje a koordinuje průběh denních plánů podle dispozic vedoucího,

koordinuje sekretářské, administrativně technické nebo jiné provozně technické práce v sekretariátu.

2.4.3. Asistent zajišťuje informační a organizační práce v ucelené oblasti nebo organizační sloţce,

zajišťuje specializované organizační a koordinační činnosti a agendy u orgánů státní správy, samosprávy nebo statutárních orgánů s širokou územní nebo celostátní působností.

2.4.4. Pracovník vztahů k veřejnosti poskytuje informace o příslušnosti útvarů, pracovišť nebo osob, o pracovní době a základních náleţitostech,

poskytuje průvodní základní obecné dokumentace, informační broţury a jiné materiály,

podává občanům informace o náleţitostech podání a o postupech při vyřizování jednotlivých podání občanů.

zpracovává návody a obdobné materiály (přehledy, seznamy, adresáře) pro veřejnost k vysvětlení postupu při vyřizování jejich záleţitostí ve věcech příslušejících celému úřadu

podává občanům informace při vyřizování jejich záleţitostí o věcné, místní a funkční příslušnosti všech územních správních úřadů a orgánů obcí,

monitoruje názory, stíţnosti a připomínky veřejnosti k činnosti organizace, správního úřadu nebo orgánů územního samosprávného celku,

- 10 - poskytuje odborné informace z různých oborů podle stanovené dokumentace a postupů,

připravuje a organizuje informační a popularizační akce pro veřejnost, například dnů otevřených dveří,

vyhodnocuje názory veřejnosti na činnost organizace, správního úřadu nebo orgánů územního samosprávného celku

získává různorodé informace z různých zdrojů, třídí je a poskytuje je k dalšímu vyuţívání a zpracovávání rešerší podle obecných zadání,

zajišťuje zveřejňování aktuálních informací organizace, správního úřadu nebo orgánů územního samosprávného celku formou populárně informačních materiálů,

sleduje periodika, vyhodnocuje jejich přístup k vybraným tématům, zpracovává statistické přehledy,

zajišťuje publicitu významných společenských akcí, případně některých pracovních jednání,

zpracovává rozbory a vyhodnocuje publicitu a podněty veřejnosti k činnosti organizace, správního úřadu nebo orgánů územního samosprávného celku, navrhuje další postup,

připravuje a organizuje informační a popularizační akce s vlivem na nejširší skupiny obyvatelstva,

zajišťuje součinnost s médii a organizuje tiskové konference.

Výše uvedený výpis povolání a činností není úplný, podrobnosti jsou uvedeny v Nařízení Vlády ČR č. 469/2002 Sb. ze dne 5. srpna 2002, kterým se stanoví katalog prací a kvalifikační předpoklady a kterým se mění nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných sluţbách a správě.

2.5. Dvě možnosti výkonu práce asistenta

Některé z výše uvedených činností jsou administrativního charakteru a lze je provádět i bez pouţití počítače tak, jak se postupovalo ještě koncem 80. let minulého století.

- 11 - Konkrétní příklady:

schůzky lze zapisovat do kalendáře,

dopisy je moţné psát na psacím stroji,

docházka by mohla být evidována v sešitě,

telefonní čísla můţeme najít v telefonním seznamu,

vzkaz můţe být zaznamenán na papír,

záznam z jednání by mohl být stenografován a následně přepisován.

Je tedy vidět, ţe se asistent bez počítače obejít můţe. Tato metoda práce asistenta je však dnes jiţ povaţována za zastaralou a s výjimkou některých státních úřadů a státních orgánů se jiţ nikde nepouţívá. V drtivé většině českých kanceláří je v současné době k dispozici alespoň jeden počítač, na kterém je kromě mnoha jiných programů nainstalován také kancelářský software.

Kancelářský software je software pouţívaný zejména při práci v kanceláři. Jde například o programy na psaní dopisů, tvorbu tabulek, práci s e-maily, evidenci kontaktů a telefonních čísel, kalendáře, plánovače atd. Velmi často je tento software prodáván v sadách. Existuje mnoho různých sad kancelářského software od různých výrobců, které se od sebe odlišují různými kombinacemi programů, cenou, funkcemi, vzhledem, způsoby ovládání, hardwarovými nároky apod.

2.6. Využití Internetu

2.6.1. Obecně k Internetu Internet je velká skupina počítačových sítí, které jsou navzájem propojeny tak, ţe tvoří celosvětovou počítačovou síť. Vzhledem k tomu, ţe jde o síť, která nerespektuje ţádné hranice mezi státy nebo kontinenty, neexistuje ani ţádný „ředitel Internetu“, „král Internetu“ nebo „guvernér Internetu“. Rozvoj této sítě je velmi rychlý a její vyuţívání je bezplatné. Internet funguje na principu „klient – server“. Síť je tvořena mnoha servery, na nichţ jsou uloţeny webové stránky ve formě souborů. Klient (uţivatel) prostřednictvím svého Internetového

- 12 - prohlíţeče zašle serveru svůj poţadavek, server tento poţadavek vyřídí a zašle výsledek Internetovému prohlíţeči, který jej zobrazí. Komunikace mezi serverem a klientem probíhá prostřednictvím pravidel označovaných jako protokolová sada TCP/IP.

K pouţívání Internetu je nutné splnit dva poţadavky:

mít počítač připojený k Internetu,

mít v počítači nainstalovaný Internetový prohlíţeč.

Existuje celá řada způsobů připojení k Internetu, počínaje vytáčeným připojením po telefonní lince, aţ po nejrůznější vysokorychlostní a bezdrátová řešení.

Internetový prohlíţeč je program, který slouţí k prohlíţení webových stránek. Těchto prohlíţečů je celá řada a některé jsou uţivatelům poskytovány bezplatně. Mezi nejznámnější a v ČR nejčastěji pouţívané patří tyto prohlíţeče:

Internet Explorer, který je součástí operačního systému Windows,

Mozilla Firefox,

Opera,

Netscape.

Moţnosti vyuţití Internetu v kanceláři jsou prakticky neomezené, počínaje zjišťováním nejnovějších zpráv, kursů měn, legislativních změn, nových zákonů, předpovědí počasí, jízdních řádů apod., přes komunikaci s okolním světem prostřednictvím Internetu, aţ po nákupy na Internetu.

2.6.2. Vyhledávání informací na Internetu Internet je zdrojem mnoha informací a jsou zde uloţeny nejrůznější informace ze všech moţných oblastí, které si kdo můţe vymyslet. Vzhledem k mnoţství uloţených informací se orientace na Internetu stala záleţitostí dosti sloţitou, protoţe vznikají stále nové webové stránky, jiné zase zanikají. Z tohoto důvodu vznikly různé vyhledávače a katalogy, které mají za úkol orientaci a vyhledávání informací na Internetu usnadnit.

- 13 - Konkrétní náhodně vybrané příklady vyhledávačů a katalogů v abecedním pořadí, včetně jejich Internetových adres:

Atlas (www.atlas.cz),

Centrum (www.centrum.cz),

Firmy (www.firmy.cz),

Google.cz (www.google.cz),

Katedrála (www.katedrala.cz),

Quick (www.quick.cz),

Seznam (www.seznam.cz),

Tiscali (www.tiscali.cz)

a mnoho dalších.

Vyhledávače fungují na tomto principu: nejprve je proveden sběr dat pomocí takzvaných robotů. Následně jsou data zpracována do databáze a nakonec je výsledná databáze zpřístupněna návštěvníkům, kteří prostřednictvím vyhledávače kladou dotazy. Existují vyhledávače, které vyhledávají informace v celém textu stránky, proto jsou označovány jako fulltextové.

Katalogy mají uloţenou databázi odkazů na nejrůznější internetové stránky. Tato databáze bývá obvykle uspořádána do stromu a umoţňuje uţivateli procházet strukturou podle jednotlivých oborů, umoţňuje také prohlíţení odkazů a vyhledávání odkazů dle určitého slova.

Asistent při hledání určité informace zadá do vyhledávače poţadované heslo nebo klíčové slovo a vyhledávač mu poté nabídne odkazy na různé webové stránky, na nichţ se zadané slovo nachází.

2.6.3. Komunikace pomocí Internetu Funkce e-mailu je v současné době dostatečně známá a jeho vyuţívání je velmi rozšířené, nicméně e-mail není jedinou moţností, jak komunikovat po Internetu. Kromě e-mailu existují

- 14 - nejrůznější messengery (ICQ, Skype, Windows messenger), technologie EDI – electronic data interchange (např. faktury nemusí být zasílány v papírové formě, ale jsou zasílány elektronicky přímo do systému zákazníka), Internetové bankovnictví (komunikace s bankou po Internetu) a mnoho dalších.

2.6.4. Nákupy na Internetu Velkou výhodou, zefektivněním a usnadněním práce asistenta je moţnost nákupu na Internetu. Tímto způsobem lze dnes zajistit téměř cokoliv. Příkladů je celá řada, náhodně vyberu tyto:

nákup kancelářských potřeb – papír, tuţky, sponky, desky, vizitky, propagační materiály,

rezervace letenek, hotelů, sálů, restaurací,

objednávky občerstvení včetně doručení,

vzdělávací kurzy.

Nákup přes Internet má svoje výhody i nevýhody. Mezi výhody patří velká úspora času, rychlost při vyřizování a také v mnoha případech dodávka objednaného zboţí aţ do kanceláře. Nevýhodou je riziko dodávky zboţí, které zcela neodpovídá poţadavkům objednavatele, nemoţnost vyzkoušet si funkčnost zboţí ještě před dodáním, určitá rizika v sobě skrývá i placení platební kartou přes Internet. Přesto však dochází k rozšiřování tohoto způsobu nákupu.

2.6.5. Tvorba webových stránek Pod pojmem webová stránka rozumíme soubor, který je dostupný na Internetu.

Existují dva základní webových druhy stránek:

Statické stránky jsou uloţeny na serveru a server je prostřednictvím souborového systému vyhledá a zašle klientovi,

Dynamické stránky jsou podle poţadavku klienta vygenerovány z různých zdrojů programem, který je spuštěn serverem, a následně zaslány klientovi.

- 15 - Statická webová stránka můţe vzniknout třemi různými způsoby:

zápisem v jazyku HTML nebo XHTML, například v programu Notepad,

vytvořením v nějaké aplikaci k tvorbě webových stránek určené,

exportem z nějaké aplikace, například uloţení souboru v textovém editoru Word do formátu HTML.

Asistent, který nemá ţádné programátorské vzdělání ani zkušenosti a má k dispozici pouze běţně dostupný kancelářský software (tj. sadu kancelářského software), můţe vyuţívat zejména export z textového editoru do formátu HTML. Výsledný soubor můţe uloţit na Internetu nebo na Intranetu.

- 16 - 3. Výběr vhodné sady kancelářského software

3.1. Přehled dostupných sad kancelářského software

V České republice je k dostání mnoho různých sad kancelářského software a vzhledem k velmi rychlému vývoji v této oblasti nelze určit , kolik jich přesně je. K dispozici jsou sady od velkých firem i od samostatných autorů, sady pro různé verze operačního systému Windows, Unix, Linux i pro ostatní operační systémy, sady velmi drahé i sady, jejichţ pouţívání je zdarma.

Následující přehled obsahuje v náhodném pořadí některé známé a pouţívané sady kancelářského software, které jsou dostupné v ČR. Nejsou zde vypsány úplně všechny programy, které jednotlivé sady kancelářského software obsahují, stejně tak zde nejsou vypsány úplně všechny existující sady.

Ability Office od firmy Ability Plus Software Ltd., je prodáván ve dvou různých verzích, které se od sebe liší obsahem i cenou. Ability Office Professional obsahuje všechny dodávané aplikace, tj. textový editor Ability Write, tabulkový procesor Ability Spreadsheet, program na vytváření a prohlíţení prezentací Ability Presentation, databázový program Ability Database, program pro úpravu fotografií Ability Photopaint, program na tvorbu a správu fotoalb Ability Photoalbum a grafický editor Ability Draw. V současné době je k dispozici jiţ čtvrtá verze této sady. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.ability.com.

Andrew od organizace Andrew Consortium obsahuje mimo jiné textový editor, tabulkový procesor, grafický editor a další programy. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.cs.cmu.edu/~AUIS/.

Applixware Office od firmy VistaSource obsahuje textový editor Word Processor, tabulkový procesor Spreadsheets, grafický editor Vector Graphics, databázový program Database a vývojové prostředí Builder. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.vistasource.com.

- 17 - Ashampoo Office 2005 od firmy Ashampoo obsahuje textový editor TextMaker a tabulkový procesor PlanMaker. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.ashampoo.com.

Corel WordPerfect Suite od firmy Corel je prodáván v několika různých verzích, které se od sebe liší obsahem i cenou. V závislosti na verzi můţe zákazník získat mimo jiné textový editor WordPerfect, tabulkový procesor Quattro Pro, program na vytváření prezentací Presentations, relační databázi Paradox, e-mailový klient WordPerfect Mail a další programy. V současné době je k dispozici jiţ třináctá verze této sady kancelářského software, označená jako X3. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.corel.com.

EasyOffice od firmy E-press corp. je tvořena čtyřiceti různými programy, mimo jiné textovými editory EasyWord a SimpleWord, grafickým editorem EasyImage, tabulkovými procesory EasySpreadsheet a EasySpreadsheet2, databázovým programem EasyDatabase, kalendářem, e-mailovým klientem, programem pro tvorbu www stránek, a mnoha dalšími. Tento software prochází bouřlivým vývojem, zatímco v polovině roku 2004 byla k dispozici verze 6.5, na začátku roku 2005 to byla verze 7.3 a v současné době je jiţ k dispozici verze 9.0. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.e-press.com.

Gnome Office vytvářený komunitou Gnome obsahuje tabulkový procesor Gnumeric, textový editor AbiWord a databázový nástroj Gnome-DB. V současné době je k dispozici verze 2.4.0 textového editoru a verze 1.4.3 tabulkového procesoru. V porovnání s minulostí mnoho programů sady Gnome Office přestalo být nabízeno jako součást této sady. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.gnome.org.

Hancom Office od firmy Hancom Linux obsahuje textový editor Hancom Word, tabulkový procesor Hancom Sheet, grafický editor Hancom Painter a program pro tvorbu prezentací Hancom Presenter. V současné době je k dispozici verze 2.0. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese http://en.hancom.com/products/hancomoffice20.html

- 18 - KOffice vytvářený jako součást projektu KDE obsahuje mimo jiné textový editor KWord, tabulkový procesor KSpread, program na tvorbu prezentací KPresenter, program na tvorbu vývojových grafů Kivio, databázi Kexi a další programy. V současné době je k dispozici verze 1.4.2. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.kde.org a na adrese www.koffice.org.

Lotus SmartSuite od firmy Lotus Software, která je součástí firmy IBM, obsahuje textový editor WordPro, tabulkový procesor Lotus 1-2-3, program na tvorbu prezentací Lotus Freelance Graphics, databáze Lotus Approach, kalendář a adresář Lotus Organizer, program na tvorbu www stránek Lotus FastSite a program na ovládání všech těchto programů a dokumentů Lotus SmartCenter. V současné době je k dispozici verze 9.8. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.ibm.com.

Microsoft Office od firmy Microsoft je prodáván v několika verzích, které podrobněji popisuji v následující kapitole. Obsahuje mimo jiné i textový editor Word, tabulkový procesor Excel a program pro tvorbu prezentací PowerPoint. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.microsoft.cz.

Microsoft Works od firmy Microsoft je určen především pro domácnosti a také menším firmám. Obsahuje integrované prostředí umoţňující přístup k jednotlivým programům, textový editor, databázi, tabulkový procesor, a některé další programy. V současné době je k dispozici 8. verze této sady. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.microsoft.cz.

OpenOffice vytvářený komunitou OpenOffice.org obsahuje textový editor Writer, tabulkový procesor Calc, matematický editor Math, program na vytváření prezentací Impress, databázi Base a grafický editor OpenOffice Draw. Vychází ze zdrojového kódu StarOffice, a na rozdíl od StarOffice je k dispozici zdarma. V současné době je k dispozici verze 2.0. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.openoffice.org a na www.openoffice.cz.

Siag Office od autora Ulrica Erikssona obsahuje mimo jiné tabulkový procesor Siag, textový editor Pathetic Writer a program na tvorbu animací Egon. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.siag.nu.

- 19 - SOT Office od firmy SOT Finnish Software Engineering Ltd. obsahuje textový editor SOT Office Writer, tabulkový procesor SOT Office Calc, program na vytváření prezentací SOT Office Impress a grafický program SOT Office Draw. Tato sada vychází ze sady OpenOffice. Fungující Internetové stránky výrobce se mi nepodařilo zjistit, všechny ostatní zdroje odkazují na www.sot.com.

StarOffice od firmy Sun Microsystems obsahuje textový editor Writer, tabulkový procesor Calc, prezentace Impress, grafický editor Draw a databázi Base. V současné době je k dispozici 8. verze této sady software. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.sun.com.

Thinkfree Office od firmy ThinkFree Corporation obsahuje textový editor Write, tabulkový procesor Calc a program pro tvorbu prezentací. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.thinkfree.com.

602PC Suite od firmy Software602 byl určen především domácnostem a malým firmám. Obsahoval textový editor 602Text, tabulkový procesor 602Tab, grafický editor 602Photo a program na třídění a archivaci fotografií 602Album. Vývoj a prodej této sady byl v listopadu 2005 ukončen, tato sada byla nahrazena sadou 602Office 2.0, čímţ skončila éra bezplatné sady kancelářského software od českého výrobce pro domácnosti – tato sada byla pro domácí pouţití zdarma. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.602.cz.

602Office 2.0 od firmy 602Software vychází ze sady OpenOffice 2.0. Obsahuje stejné aplikace, které jsou součástí této verze OpenOffice, tj. textový editor Writer, tabulkový procesor Calc, program pro tvorbu prezentací Impress a grafický editor Draw. Navíc obsahuje e-mailový program s plánovačem Mozilla Thunderbird a relační databázi 602SQL 9. Dalo by se říci, ţe 602Office je totéţ jako OpenOffice, ke kterému bylo přidáno několik dalších doplňků – uţivatelská podpora, příručky, sady šablon a obrázků, a dva programy. Podrobnosti o tomto software jsou uvedeny na Internetu na adrese www.602.cz.

Z výše uvedeného přehledu vyplývá, ţe téměř kaţdá sada kancelářského software obsahuje textový editor a tabulkový procesor. Tyto dva programy povaţuji za nejdůleţitější programy, které jsou při práci v kanceláři vyuţívány. Některé sady obsahují také program na příjem

- 20 - a odesílání e-mailů (e-mailový klient), kalendář, databázový program a program na vytváření a prohlíţení prezentací.

Oblast kancelářského software prochází bouřlivým vývojem, díky kterému neustále vznikají nové verze jiţ existujícího software. Jako příklad uvádím sadu KOffice:

Verze 1.3.2 byla vydána 8/7/2004

Verze 1.3.3 byla vydána 19/9/2004

Verze 1.3.4 byla vydána 26/10/2004

Verze 1.3.5 byla vydána 23/11/2004

Verze 1.4 byla vydána 21/6/2005

Verze 1.4.1 byla vydána 25/7/2005

Verze 1.4.2 byla vydána 11/10/2005

Za 16 měsíců bylo vytvořeno 7 verzí této jediné sady kancelářského software. Z tohoto důvodu doporučuji čísla aktuálně dostupné verze kterékoliv sady software, která jsou v této diplomové práci uvedená, brát s rezervou. Jiţ několik měsíců po vytištění této diplomové práce zcela jistě bude existovat novější verze některého software, který bude mít jiné číslo, neţ je zde uvedeno.

3.2. Volba sady k dalšímu zkoumání

K dalšímu zkoumání jsem zvolil sadu Microsoft Office. K tomuto rozhodnutí mě vedly tři níţe uvedené důvody:

obsah sady,

rozšířenost,

vlastní zkušenosti s pouţíváním tohoto software.

- 21 - 3.2.1. Obsah sady - 1. důvod pro výběr MS Office Asistent bude při své práci nejčastěji vyuţívat textový editor, tabulkový procesor, program na práci s e-maily, kalendář, poznámky, databázi kontaktů a seznam úkolů.

Všechny tyto programy obsahuje sada Microsoft Office.

3.2.2. Rozšířenost - 2. důvod pro výběr MS Office Při vytváření bakalářské práce jsem provedl průzkum, podle kterého je nejrozšířenější sadou kancelářského software MS Office od firmy Microsoft.

V říjnu 2005 jsem provedl nový průzkum. Náhodně vybraným spoluţákům, známým a přátelům jsem tentokrát poloţil tuto otázku: „Jakou sadu kancelářského software pouţíváte v zaměstnání?“ Otázka byla poloţena 59 respondentům. V 52 případech jsem obdrţel odpověď „Microsoft Office“, ve 4 případech „PC Suite“, ve 2 případech „OpenOffice“, a v jednom případě „MS Works“. Přehled je uveden v tabulce 1.

Tabulka 1: Průzkum rozšířenosti jednotlivých kancelářských sad v zaměstnání

Sada Počet podíl v %

MS Office 52 88,1 %

PC Suite 4 6,8 %

OpenOffice 2 3,4 %

MS Works 1 1,7 %

Celkem 59 100 %

Následně jsem provedl roztřídění podle typu zaměstnavatele: 15 osob pracuje ve finanční sféře (banky a pojišťovny), 8 osob je zaměstnáno ve státní správě, 17 osob pracuje ve větších firmách (firmy zaměstnávající více neţ 20 zaměstnanců), 19 osob je zaměstnáno v menších firmách (firmy zaměstnávající méně neţ 20 zaměstnanců, ţivnostníci apod.). Přehled je uveden v tabulce 2.

- 22 - Tabulka 2: Průzkum rozšířenosti jednotlivých kancelářských sad podle typu firmy Státní Sada \ Zaměstnavatel Finanční sféra Větší firmy Menší firmy správa

MS Office 15 8 17 12

PC Suite 4

OpenOffice 2

MS Works 1

Celkem 15 8 17 19

Průzkum byl proveden na náhodně vybraných respondentech, kaţdý z respondentů pracoval pro jiného zaměstnavatele. Pro úplnost dodávám, ţe na Internetu je zveřejněno mnoho podobných průzkumů, jejichţ výsledky se od tohoto liší.

Odlišné výsledky tohoto průzkumu od výsledků uvedených v bakalářské práci jsou způsobeny jinou formulací otázky a jinými hodnotícími kritérii. V bakalářské práci jsem nerozlišoval, kde je sada kancelářského software pouţívána a do výsledků byl zahrnut také software pouţívaný doma.

Výsledkem nového průzkumu je zjištění skutečnosti, ţe v zaměstnání většina dotázaných respondentů vyuţívá MS Office.

3.2.3. Vlastní zkušenosti - 3. důvod pro výběr MS Office Třetím důvodem, který rozhodl pro tuto sadu, je skutečnost, ţe ji pouţívám v zaměstnání i doma a s jejím pouţíváním mám více neţ desetiletou praxi. Doma v současné době mám „MS Office Edition 2003 pro studenty a učitele“, v zaměstnání v současné době pouţívám „MS Office 2003 Professional“.

- 23 - 3.3. Microsoft Office

3.3.1. Verze sady Microsoft Office z hlediska obsahu MS Office 2003 se v současné době (duben 2006) prodává v několika různých verzích:

verze Microsoft Office 2003 Basic je prodávána přeinstalovaná na nových počítačích jako OEM produkt. Obsahuje tyto programy:

o Outlook,

o Word,

o Excel.

verze Microsoft Office 2003 Standard obsahuje tyto programy:

o Outlook,

o Word,

o Excel,

o PowerPoint.

verze Microsoft Office 2003 pro studenty a učitele je určena pro domácnosti, je zakázáno pouţít ji pro výdělečné účely. Obsahuje totéţ jako verze MS Offce 2003 Standard.

verze Microsoft Office 2003 Small Business obsahuje tyto programy:

o Outlook s Business Contact Manager,

o Word,

o Excel,

o PowerPoint,

o Publisher.

verze Microsoft Office 2003 Professional obsahuje totéţ jako MS Office 2003 Small Business a navíc ještě Access

- 24 - verze Microsoft Office 2003 Professional Enterprise je nejrozsáhlejší dodávanou sadou MS Office. Obsahuje tyto programy:

o Outlook s Business Contact Manager,

o Word,

o Excel,

o PowerPoint,

o Publisher,

o Access,

o InfoPath.

Po instalaci MS Office 2003 pro studenty a učitele na můj domácí počítač jsem zjistil, ţe součástí této sady jsou i další aplikace, o kterých se výrobce v návodu nezmiňuje a ani na internetových stránkách výrobce jsem o těchto aplikacích nic nenašel. Jde o tyto programy:

Microsoft Galerie médií – obsahuje nejrůznější obrázky a zvuky, které lze vyuţít při práci s ostatními programy MS Office

Microsoft Office Dokument Scanning – program pro ovládání scanneru (pokud k počítači je připojen a nainstalován).

Microsoft Office Dokument Imaging – program pro práci s nascanovanými dokumenty

Microsoft Office Picture Manager – grafický editor pro práci s obrázky.

3.3.2. Verze sady Microsoft Office z hlediska času V různých firmách je moţné setkat se s různými verzemi MS Office. Verze z roku 2003 je jiţ jedenáctá. Navzdory všem vylepšením, které výrobce u kaţdé novější verze svého produktu deklaruje, jsou si všechny jednotlivé verze této sady velmi podobné a jejich základní ovládání je aţ na detaily totoţné. Dokáţe-li uţivatel efektivně pracovat s jednou verzí, nebude mít problémy při práci s verzí jinou, ať uţ starší, nebo novější. Důkazem tohoto tvrzení jsou

- 25 - obrázky 1 a 2. Na obrázku 1 je vyobrazena verze textového editoru Word for Windows 95, který je součástí sady kancelářského software Microsoft Office 95, na obrázku 2 je verze textového editoru Word, který je součástí sady Microsoft Office 2003.

Obrázek 1: Textový editor Word ze sady MS Office 95

Obrázek 2: Textový editor Word ze sady MS Office 2003

- 26 - 4. Návrh automatizace vybrané činnosti pomocí sady kancelářského software Dále uvedené příklady vycházejí z předpokladu, ţe v počítači je nainstalovaná sada kancelářských programů Microsoft Office, vše je správně nakonfigurované a vše správně funguje.

Většinu těchto příkladů jsem vyzkoušel a popsal na tři roky starém počítači s procesorem Intel Celeron 1,70 GHz, operační pamětí (RAM) 892 MB a harddiskem s kapacitou 40 GB. V počítači byl nainstalován operační systém Windows XP Home CZ a sada kancelářských programů MS Office Edition 2003 pro studenty a učitele.

Podotýkám, ţe jde o pohled z hlediska uţivatele.

4.1. Organizace pracovního času pomocí programu MS Outlook

4.1.1. Modelová situace Nadřízený poţádá asistenta, aby na čtvrtek 3. listopadu 2005 v 8:00 hodin svolal do ředitelny pět vyjmenovaných kolegů na poradu.

4.1.2. Možné řešení Asistent zadá do MS Outlooku poţadavek na schůzku a tento poţadavek odešle elektronickou poštou všem účastníkům, kteří se mají této porady zúčastnit. V předem stanoveném termínu se na počítači účastníka objeví připomenutí začátku porady.

4.2. Poznámky v programu MS Outlook

4.2.1. Modelová situace Asistent píše nějaký dopis a nadřízený mu řekne, ať poté, co to dopíše, zavolá na telefonní číslo 222 123 456 a objedná tam náplň do tiskárny.

- 27 - 4.2.2. Možné řešení Asistent si do MS Outlooku poznamená úkol a po dokončení předchozího úkolu tento úkol splní.

4.3. Databáze kontaktů a telefonních čísel v programu MS Outlook

4.3.1. Modelová situace Nadřízený poţádá asistenta, aby mu zjistil číslo na Josefa Nowacka z firmy ABCDE, se kterým jednal minulý týden.

4.3.2. Možné řešení Asistent vede v Outlooku databázi kontaktů, průběţně ji doplňuje a upravuje. Kaţdá navštívenka je zadávána do této databáze, stejně tak jsou sem zadávány kontakty získané nepřímo, například z dopisů, poštovních obálek apod. Najde příslušný záznam a sdělí svému nadřízenému poţadované číslo.

Tato databáze můţe být k dispozici všem zaměstnancům firmy.

4.4. Odeslání e-mailu předem definované skupině osob

4.4.1. Modelová situace Nadřízený poţádá asistenta, ať e-mailem pošle poděkování za dokončení projektu všem zaměstnancům, kteří se na něm podíleli.

4.4.2. Možné řešení Asistent napíše e-mail, a namísto vyplňování e-mailových adres pouţije distribuční seznam, který byl vytvořen jiţ dříve.

- 28 - 4.5. Úkoly v Outlooku

4.5.1. Modelová situace Nadřízený v polovině srpna nařídí asistentovi zaplatit někdy v průběhu posledního týdne měsíce září předplatné novin na příští rok.

4.5.2. Možné řešení Asistent si do MS Outlooku poznamená úkol a v daném termínu tento úkol splní.

Poznámky k úkolům:

Oproti poznámkám je zde moţnost nastavit připomenutí, a také různé termíny splnění.

Úkol je moţné odeslat jako e-mail.

Úkol lze zadat e-mailem někomu jinému, a po jeho skončení je zadavatel e-mailem informován o jeho splnění.

Úkoly můţeme seřadit a filtrovat podle různých kritérií.

4.6. Tvorba formulářů v Excelu

4.6.1. Modelová situace Student vysoké školy přijde k zápisu s úmyslem zapsat se do dalšího ročníku. Zápis můţe probíhat několika způsoby.

4.6.2. Možnosti řešení Pracovník studijního oddělení jiţ dříve objednal v tiskárně dodávku formulářů. Student po příchodu k zápisu od pracovníka studijního oddělení obdrţí seznam předmětů, které student bude studovat v tomto roce, všechny zde uvedené předměty ručně opíše do formuláře, který dostal spolu se seznamem předmětů, seznam znovu opíše ručně do indexu, od pracovníka studijního oddělení dostane razítko do indexu a odchází.

o Doba trvání zápisu je cca 20 minut.

o Rukopis mnohých studentů je obtíţně čitelný.

- 29 - o Je zde riziko chybného vyplnění formuláře.

o Kaţdý student, který přijde k zápisu, je nucen zbytečně opisovat text z jednoho formuláře na druhý.

o Pracovník studijního oddělení musí kaţdý formulář překontrolovat, zda student nevyplnil formulář špatně, a případné chyby dodatečně vyřešit.

Pracovník studijního oddělení vytiskne v Excelu vytvořený a vyplněný formulář s předměty, které student bude studovat v tomto roce, student tento seznam ručně opíše do indexu, od pracovníka studijního oddělení dostane razítko do indexu a odchází.

4.7. Tisk jednoho dopisu více osobám

4.7.1. Modelová situace Asistent dostane za úkol kaţdému ze tří set dodavatelů napsat dopis, ve kterém jim oznámí změnu čísla bankovního účtu.

4.7.2. Možné řešení Asistent pouţije hromadnou korespondenci. Nejprve vytvoří zdrojovou databázi dodavatelů. Tato databáze můţe mít různý formát, počínaje textem, přes tabulky různých tabulkových procesorů, aţ po databáze jako je například MS Access. Potom vytvoří v textovém editoru dopis. Následně pomocí funkce Hromadná korespondence propojí dopis se zdrojovou databázi. Po propojení vytvořeného dopisu se zdrojovou databázi doplní asistent do dopisu proměnné údaje – jméno, adresu, oslovení, atd. Nakonec všechny dopisy vytiskne a funkce Hromadná korespondence v jednotlivých dopisech automaticky doplní konkrétní proměnné údaje.

Doba trvání přípravy databáze je cca 10 minut v závislosti na tom, odkud asistent data získá. Doba na vytvoření dopisu včetně propojení se zdrojovou databázi je 10 minut, doba trvání tisku závisí na výkonnosti tiskárny. Potom je nutné dopisy zabalit do obálek a odeslat. V mnoha firmách jsou pouţívány obálky s okénkem, takţe není nutné tisknout adresy i na obálky, v některých firmách však okénkové obálky pouţívány nejsou a při tisku adres na obálky lze tuto funkci Hromadné korespondence velmi úspěšně pouţít.

- 30 - 4.8. Pořizování zápisů z porad

4.8.1. Modelová situace Asistent má za úkol pořídit zápis z porady. Po skončení porady dostane nadřízený asistenta zápis k ověření a schválení, následně je tento zápis rozeslán všem ostatním účastníkům porady.

4.8.2. Možné řešení Obsahem zápisu z porady jsou tyto poloţky:

datum a místo konání, jméno vedoucího porady, jméno zapisovatele porady,

ověření prezence - seznamy přítomných a nepřítomných,

úkoly – kdo co má splnit do příští porady (číslo úkolu, typ úkolu, pracovník odpovědný za splnění, termín splnění),

připomínky, náměty.

Mnozí asistenti neovládají těsnopis a pokud ho ovládají, jen málokdo ho ovládá natolik dokonale, aby mohl pořizovat záznamy z jednání nebo z porad, proto zde o pořízení záznamu těsnopisem uvaţovat nebudeme.

V současné době jiţ existují cenově dostupné technické prostředky, pomocí kterých lze pořídit zvukový záznam ve formátech zpracovatelných pomocí počítače, například ve formátu MP3. Se záznamy tohoto typu lze dále pracovat na počítači a není k tomu nutný ţádný speciální software, jako příklad uvádím program Windows Media Player, který je součástí operačního systému Windows XP.

Zde je nutné upozornit na Zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů, podle kterého je moţné zvukový záznam mluveného slova povaţovat za citlivý údaj a podle téhoţ zákona lze citlivé údaje zpracovávat pouze po výslovném souhlasu subjektu, jehoţ citlivé údaje mají být zpracovávány. To v praxi znamená povinnost asistenta upozornit před zahájením porady všechny účastníky, ţe všechno co řeknou je nahráváno, bude to pouţito pro pořízení detailního zápisu z porady a po vyhotovení zápisu bude nahrávka

- 31 - smazána. Bez výslovného souhlasu všech účastníků porady zvukový záznam být pořízen nesmí.

Takto pořízený záznam asistent následně přepíše v textovém editoru. Při přepisování lze vyuţít různých šablon s předem připravenými náleţitostmi tak, aby všechny zápisy z porady měly jednotný vzhled. Po vyhotovení zápisu jej asistent elektronickou poštou zašle svému nadřízenému k připomínkování a schválení. Nadřízený zápis schválí, vytiskne, podepíše a předá asistentovi. Asistent zápis nascanuje, převede ho do formátu PDF a elektronickou poštou rozešle účastníkům porady.

Je obecně známé, ţe soubor ve formátu PDF je zašifrovaný, nelze jej nijak upravovat, lze jej pouze prohlíţet programem Adobe Reader. Mnohé sady kancelářského software (například OpenOffice 1.1.4 nebo 602 PC Suite) funkci převodu dokumentu do formátu PDF mají. Sada MS Office 2003 dokumenty do formátu PDF exportovat neumí, proto je v případě pouţívání této sady k tomuto převodu nutné pouţít nějaký jiný nástroj. Formát PDF má několik úrovní zabezpečení. Při pouţití nejvyšší úrovně zabezpečení soubor nelze tisknout ani uloţit, nelze ani vybrat část textu za účelem jeho okopírování, takovýto soubor můţe uţivatel pouze zobrazit na obrazovce a přečíst si ho, zatímco při nejniţší úrovni zabezpečení jsou všechny tyto operace povoleny.

4.9. Zveřejňování dokumentů

4.9.1. Modelová situace Asistent má za úkol seznámit zaměstnance s novým vnitropodnikovým nařízením. Toto nařízení obdrţel od svého nadřízeného ve formátu PDF.

4.9.2. Možné řešení Existuje mnoho různých způsobů, jak tento úkol splnit, například:

Zveřejnění na Intranetu, pokud ve firmě Intranet existuje. Asistent můţe mít přístup do části Intranetu, kam můţe dokument uloţit a pomocí textového editoru doplní svoji www stránku o odkaz na tento dokument.

- 32 - Rozeslání elektronickou poštou. Pokud někteří zaměstnanci e-mail nemají, je moţné tuto skupinu osob s dokumentem seznámit individuálně.

Uloţení do sdílené sloţky, kam mají přístup všichni zaměstnanci, pokud ve firmě sdílené sloţky existují a jsou vyuţívány.

- 33 - 5. Ukázky „nových produktů“

5.1. Evidence došlé a odeslané pošty

5.1.1. Popis aktuální situace Škola denně přijímá a odesílá prostřednictvím České Pošty určitý počet dopisů.

Dopisy k odeslání zaměstnanci školy nosí asistentovi a ten je nosí na poštu.

Dopisy doručené do školy přijímá asistent. Poté je rozdělí a roznese jednotlivým zaměstnancům.

5.1.2. Definice problému Evidence doručené i odeslané pošty je vedena v sešitě. Vyhledávání konkrétního dopisu je obtíţné vzhledem k obtíţně čitelnému rukopisu asistenta a také vzhledem k mnoţství pošty (desítky aţ stovky dopisů). Pokud asistent odesílá doporučený dopis, musí ručně vyplnit podací lístek.

5.1.3. Návrh řešení problému Problém vyřeší aplikace, pomocí které bude evidována odeslaná a doručená pošta.

5.1.4. Postup při řešení problému

5.1.4.1 Krok první – stanovení okruhu uživatelů V současné době je evidence vedena v sešitě, ke kterému má přístup pouze asistent. Na přístupu k evidenci není třeba nic měnit. Jediným uţivatelem aplikace bude asistent.

5.1.4.2 Krok druhý – stanovení velikosti databáze Kaţdý den je do školy doručeno průměrně 10 dopisů a průměrně 5 dopisů je odesláno. Většina dopisů je odesílána doporučeně. Denně se databáze zvětší cca o 15 záznamů, tj. cca 5400 záznamů ročně. Nejde tedy o nijak rozsáhlou databázi.

- 34 - 5.1.4.3 Krok třetí – stanovení datové struktury Evidence odeslané i doručené pošty je vedena v jednom sešitě, na levé straně sešitu je pošta doručená, vpravo odeslaná.

Pro doručenou poštu je nutné evidovat následující údaje:

název odesílající firmy,

upřesnění odesílatele - příjmení, jméno a titul konkrétní osoby,

obec odesílatele,

podací pošta (v případě doporučené zásilky),

podací číslo (v případě doporučené zásilky),

obsah zásilky (věc),

číslo jednací odesílatele,

datum přijetí,

přidělené číslo jednací (bude-li přiděleno),

příjmení a jméno zaměstnance, kterému byla zásilka předána k vyřízení.

Pro odeslanou poštu je nutné evidovat následující údaje

název firmy (adresáta),

upřesnění adresáta - příjmení, jméno a titul konkrétní osoby,

adresa adresáta (ulice),

obec adresáta,

PSČ adresáta,

podací pošta (v případě doporučené zásilky),

podací číslo (v případě doporučené zásilky),

obsah zásilky (věc),

- 35 - datum odeslání,

přidělené číslo jednací (bylo-li přiděleno),

příjmení a jméno zaměstnance, který zásilku asistentovi k odeslání předal.

Existují dvě moţnosti, jak poštu evidovat:

ve dvou samostatných databázích, v jedné doručenou poštu a ve druhé odeslanou poštu

v jedné databázi.

Oba návrhy datové struktury jsou si velmi podobné, proto jsem se rozhodl postupovat podle druhé moţnosti a evidovat doručenou i odeslanou poštu v jediné databázi. Obě datové struktury byly sloučeny do jediné databáze, která bude mít níţe uvedenou strukturu (v závorce jsou uvedeny komentáře):

název firmy (firma nebo osoba, která zásilku odeslala k nám, nebo které my odesíláme zásilku),

příjmení, jméno a titul (pokud posíláme zásilku konkrétní osobě v určité firmě, je nutné tuto osobu upřesnit),

adresa (ulice),

obec,

země (pro případ, ţe posíláme zásilku do zahraničí, nebo pokud je zásilka ze zahraničí),

PSČ,

podací pošta (pošta, ze které byla zásilka odeslána, případně pošta, ze které zásilky odesíláme),

podací číslo (podací číslo, které zásilce přidělila pošta),

obsah (věc, nadpis, případně popis, čeho se zásilka týká nebo co v ní je),

čj cizí (číslo jednací odesílatele, pokud je na dopise doručeném do školy uvedeno),

datum (datum přijetí zásilky nebo datum odeslání zásilky),

- 36 - čj naše (naše číslo jednací, pokud bylo nějaké přiděleno),

vyřizuje (příjmení a jméno pracovníka školy, který zásilku přebírá nebo odesílá),

odesláno (pokud jde o odeslanou zásilku, hodnota bude ANO, pokud jde o doručenou zásilku, hodnota bude NE – takto rozlišíme, zda zásilka byla do školy doručena nebo ze školy odeslána).

5.1.4.4 Krok čtvrtý – stanovení prostředku pro tvorbu aplikace Aplikace můţe být vytvořena několika způsoby:

dodavatelsky,

vlastními silami,

kombinovaně.

Cílem této diplomové práce je ukázat moţnosti zjednodušení práce asistenta, proto se rozhodneme pro řešení s vyuţitím vlastních sil (přesněji – asistentových sil).

Od asistenta nelze očekávat, ţe bude umět programovat, nebo ţe bude expertem v oblasti databází. Programování a databáze jsou nad rámec práce asistenta. Od asistenta se však očekává dokonalá znalost sady kancelářského software, kterou má nainstalovanou ve svém počítači. V tomto případě má asistent k dispozici sadu Microsoft Office, jehoţ součástí je také program Access. Aplikace tedy bude vytvořena pomocí MS Accessu.

Obecně k práci v MS Accessu:

Program MS Access ukládá datové soubory ve svém vlastním formátu. Soubor má koncovku MDB a skládá se z mnoţiny tabulek, dotazů, formulářů, sestav, maker a procedur. Popis jednotlivých prvků této mnoţiny bude uveden dále. Při práci s MS Accessem je nutné nejprve otevřít nějaký soubor s koncovkou MDB nebo nějaký takovýto soubor vytvořit a teprve potom lze pomocí MS Accessu se souborem dále pracovat.

Nejprve v MS Accessu vytvoříme soubor, který se bude jmenovat ASISTENT.MDB. Soubor je prázdný, neobsahuje ţádné tabulky, dotazy ani nic jiného.

- 37 - 5.1.4.5 Krok pátý – vytvoření datové tabulky Obecně k tabulkám v MS Accessu:

Datová tabulka je místo, kam jsou ukládána data. MS Access rozlišuje dva základní typy tabulek:

tabulky uloţené přímo v aplikaci (tj. v souboru, se kterým pracujeme),

tabulky externí, které jsou se souborem propojeny.

Externí tabulky mohou být ve formátu MS Accessu, nebo v jiných formátech. Z hlediska způsobu práce s nimi spočívá rozdíl v tom, ţe s některými externími tabulkami v jiných formátech neţ je MS Access nelze provádět některé operace, jako je například změna struktury tabulky a podobně. Tabulka se skládá ze sloupců a řádků. Kaţdý sloupec má svůj unikátní název a nadefinované vlastnosti. Vlastnostmi rozumíme typ dat, způsob třídění, korektní obsah a další. Například jméno odesílatele bude obsahovat textové znaky o délce maximálně 30 znaků. Kaţdý řádek obsahuje jeden záznam, který je dále nedělitelný. Všechny informace o jednom dopisu jsou uloţeny v jednom řádku.

Nyní v souboru ASISTENT.MDB vytvoříme tabulku, kterou pojmenujeme T1. Do této tabulky budou ukládány jednotlivé dopisy. Kaţdý jednotlivý dopis bude zaznamenán na jednom řádku. Jednotlivým sloupcům tabulky přiřadíme vlastnosti. MS Access umoţňuje nadefinovat různé vlastnosti, nás však budou zajímat jenom některé:

datový typ – zde určíme typ dat, která budou do konkrétního sloupce tabulky vkládána. Datových typů existuje v MS Accessu mnoho, v naší aplikaci budeme potřebovat jen některé:

o text – řetězec znaků o předem zadané délce,

o ano/ne – poloţka, která můţe obsahovat hodnoty ANO nebo NE

o datum

o dlouhé celé číslo

velikost pole – toto se týká pouze sloupců typu Text, určíme zde rozsah vkládaných dat,

- 38 - je nutno zadat – zde určíme, zda je vyplnění tohoto sloupce povinné,

povolit nulovou délku – zde určíme, zda uţivatel tento sloupec můţe ponechat řetězce nulové délky (v případě, ţe jej uţivatel nevyplní, bude obsahovat hodnotu null)

indexovat – zde určíme, zda aplikace bude automaticky vytvářet indexy pro daný sloupec. Slovo „indexovat“ znamená setřídit (například od nejmenšího čísla do největšího) a automaticky vytvořit databázi indexů, kterou poté aplikace sama udrţuje a modifikuje a uţivatel ji nevidí. Při následném vyhledávání v rozsáhlé databázi aplikace najde poţadovaný záznam rychleji, neţ kdyby aplikace musela procházet celou databázi a prohlíţet kaţdý jednotlivý záznam. Index nemá ţádný vliv na obsah tabulky.

Na závěr necháme MS Access vytvořit primární klíč, a tím získáme sloupec ID s unikátním číslem, které bude přiřazeno kaţdému záznamu a které je u daného záznamu vţdy o jedno větší, neţ je u předchozího záznamu.

Názvy jednotlivých poloţek a nastavení jejich vlastností je uvedeno v tabulce 3.

Nyní máme vytvořenou datovou tabulku. Tabulka je prázdná a je připravena ke vkládání dat.

- 39 - Tabulka 3: Datová tabulka T1

Název Je Povolit Velikost Poloţka sloupce v Datový typ nutno nulovou Indexovat pole tabulce zadat délku

Název firmy Firma Text 30 Ano Ne Ano (duplicita povolena) Upřesnění Ano (duplicita Osoba Text 30 Ne Ano (osoba) povolena) Adresa (ulice) Adresa Text 30 Ne Ano Ne

Obec Obec Text 30 Ano Ne Ne

Země Země Text 20 Ne Ano Ne

PSČ PSČ Text 6 Ne Ano Ne

Podací pošta Pošta Text 30 Ne Ano Ne

Podací číslo Číslo Text 10 Ne Ano Ne

Obsah Obsah Text 50 Ano Ne Ne

Čj cizí ČjC Text 15 Ne Ano Ne

Datum Ano (duplicita Datum Datum Ano přijetí/odeslání povolena) Čj naše ČjN Text 15 Ne Ano Ne

Ano Ano (duplicita Vyřizuje Vyřizuje Text 20 Ne povolena) Ano Ano (duplicita Odesláno Odesláno Ano/Ne povolena) Automatické Dlouhé celé Ano (bez Primární klíč ID číslo číslo duplicity)

5.1.4.6 Krok šestý – vytvoření dotazů Obecně k dotazům v MS Accessu:

Dotaz je pohled na data z určitého úhlu pohledu, pomocí kterého lze s daty dále pracovat. MS Access rozlišuje tři základní typy dotazů:

výběrový dotaz,

- 40 - kříţový dotaz,

akční dotaz.

Výběrový dotaz vybere, setřídí a následně zobrazí řádky s daty podle zadaného poţadavku. Například můţeme poţadovat seřazení všech odeslaných dopisů podle názvu firmy, vypsání všech dopisů doručených 1. prosince 2005, nebo vypsání všech dopisů od Josefa Nováka, setříděných podle data doručení. Dotazy také umoţňují vybrat sloupce, které chceme zobrazit, a ty zbývající nezobrazí. Při správném zadání dotazu jsou zobrazena řádky a sloupce podle zadaného poţadavku a uţivatel můţe s takto zobrazenými daty dále pracovat. Řádky a sloupce, které zadanému poţadavku neodpovídají, v databázi zůstanou bez jakýchkoliv změn, pouze nebudou vidět a pomocí toho konkrétního dotazu nebudou dostupná, proto se uţivatel nemusí bát, ţe by se tato data ztratila nebo změnila.

Kříţový dotaz slouţí k zobrazení dat v podobě tabulky. Například tabulka prodeje výrobků podle prodejců, v záhlaví budou uvedeny výrobky, v řádcích prodejci.

Akční dotaz je dotaz, pomocí kterého lze modifikovat data nebo datové tabulky. Existuje několik druhů akčních dotazů:

Vytvářecí dotaz vytvoří novou tabulku a doplní do ní vybraná data (například data z předem vytvořeného prohlíţecího dotazu). Konkrétně – vytvoří novou tabulku dopisů, ve které budou pouze ty záznamy, které byly doručeny 1. prosince 2005.

Aktualizační dotaz upraví vybraná data v dané tabulce. Konkrétně – vybere všechny dopisy, které byly doručeny 1. prosince 2005, a opraví toto datum na 2. prosince 2005.

Přidávací dotaz doplní vybraná data do dané tabulky. Konkrétně – vybere všechny dopisy, které byly doručeny 3. prosince, a doplní je do jiné tabulky, která byla jiţ dříve vytvořena pomocí vytvářecího dotazu.

Odstraňovací dotaz odstraní vybraná data z dané tabulky. Konkrétně – vymaţe všechny dopisy, které byly doručeny 1. prosince 2005.

Pomocí dotazů lze také tabulky nebo dotazy propojovat mezi sebou, propojování databází však nepatří mezi obvyklé znalosti asistentů, proto zde podrobnosti neuvádím.

- 41 - Nyní v souboru ASISTENT.MDB vytvoříme několik výběrových dotazů a pro snadnější orientaci je pojmenujeme písmenem D a pořadovým číslem. V závorce je uvedeno jméno dotazu:

výpis všech poloţek v tabulce tříděné podle pořadí zadání (D01),

výpis odeslané pošty tříděné podle pořadí odeslání (D02),

výpis doručené pošty tříděné podle pořadí doručení (D03),

výpis odeslané pošty tříděné podle názvu firmy a pořadí odeslání (D04),

výpis doručené pošty tříděné podle názvu firmy a pořadí doručení (D05),

výpis pošty týkající se předem zadané firmy (D06),

výpis pošty, která přišla dnes (D07),

výpis pošty, kterou vyřizovala předem zadaná osoba (D08),

výpis pošty s předem zadaným podacím číslem (D09),

výpis dnešní pošty, kterou chceme odeslat doporučeně (D10). Tuto poštu určíme pomocí dnešního data odeslání, a podle vyplněné podací pošty.

Kaţdý dotaz je propojen s tabulkou T1 a z této tabulky bude získávat data. Nastavení vlastností jednotlivých dotazů je uvedeno v tabulce 4.

- 42 - Tabulka 4: Dotazy Sloupce, Zobrazené podle Výběrové kritérium uvedené Dotaz Vypočítané hodnoty sloupce kterých v dotazu bude provedeno třídění D01 Všechny ID

D02 Všechny ID Odesláno = ANO

D03 Všechny ID Odesláno = NE

D04 Všechny Firma, ID Odesláno = ANO

D05 Všechny Firma, ID Odesláno = NE

D06 Všechny ID Like [zadej název firmy]

Datum = Date() D07 Všechny ID Odesláno = NE

D08 Všechny ID Like [zadej vyřizující osobu]

D09 Všechny ID Like [zadej podací číslo]

Pošta is not null, Datum = Date(), X1: Firma&”, ”&osoba D10 Všechny ID Odesláno = ANO X2: PSČ&” ”&Obec

5.1.4.7 Krok sedmý – vytvoření formulářů Obecně k formulářům v MS Accessu:

Formulář určuje způsob zobrazení dat na obrazovce. Pouţívá se k zobrazení, zadávání a modifikaci dat. MS Access rozlišuje dva základní typy formuláře:

průběţný,

neprůběţný.

Průběţný formulář na obrazovce zobrazí průběţně všechna data pod sebou, neprůběţný zobrazí jen jeden konkrétní záznam a další záznam zobrazí poté, co na něj přejdeme. Formulář můţe obsahovat datová pole, nápisy a různé další ovládací prvky. Kaţdý prvek má své

- 43 - vlastnosti, jako je unikátní název, tvar, barva, ohraničení, způsob zobrazení dat, předdefinované akce a podobně. Formulář můţe být propojen přímo s tabulkou nebo s dotazem. Častěji pouţívané je propojení s dotazem, protoţe pomocí dotazu stanovíme způsob třídění a mnoţinu záznamů, které chceme zobrazit, zatímco propojením s tabulkou získáme pouze výpis dat. Formulář nemusí být propojen s ţádným zdrojem dat a v tom případě jde o panel, na kterém bývají umístěny různé texty nebo ovládací prvky. Formulář lze vytisknout na tiskárně, k tisku je však výhodnější pouţít sestavy, které budou popsány dále. Obsah a vzhled formuláře záleţí pouze na uţivatelově fantazii.

Pro vytvářenou aplikaci vytvoříme v souboru ASISTENT.MDB tyto druhy formulářů:

Formulář pro zadávání dat – tj. neprůběţný formulář, kde budou prvky uspořádány tak, aby uţivatel při zadávání dat viděl ten konkrétní záznam, který zadává. Tento formulář budou obsahovat pouze datová pole a jejich popisky. Tyto formuláře budeme potřebovat dva:

o formulář Z02 bude slouţit k zadávání pošty odesílané ze školy a jako zdroj dat bude pouţívat dotaz D02,

o formulář Z03 bude slouţit k zadávání pošty doručené do školy a jako zdroj dat pouţívat dotaz D03.

Formulář pro zobrazení dat – tj. průběţný formulář, kde budou prvky uspořádány tak, aby uţivatel viděl výpis všech záznamů podle zadaného kritéria. Tento formulář bude obsahovat datová pole a jejich popisky a budeme ho potřebovat pro devět různých dotazů, které zobrazí data v naprosto shodné struktuře, proto po jeho vytvoření formulář okopírujeme a kaţdé kopii přiřadíme jako zdroj dat jeden výběrový dotaz. Tyto formuláře budou jako zdroj dat pouţívat dotazy D01 aţ D09 a pojmenujeme je F01 aţ F09.

Formulář pro ovládání aplikace, který pojmenujeme „START“, nebude propojený s ţádným zdrojem dat. Budou na něm umístěna tlačítka, pomocí kterých budou formuláře F01 aţ F09, Z2, Z3 a sestava S10 ovládány.

Na obrázcích 3, 4, 5 a 6 jsou zobrazeny jednotlivé typy formulářů.

- 44 - Obrázek 3: Formulář pro odeslanou poštu

Obrázek 4: Formulář pro zobrazení dat

- 45 - Obrázek 5: Formulář pro doručenou poštu

5.1.4.8 Krok osmý – vytvoření sestav Obecně k sestavám v MS Accessu:

Sestava určuje způsob zobrazení dat při vytištění sestavy. Na rozdíl od formulářů v tiskové sestavě nelze data zadávat ani modifikovat, v sestavě se data pouze zobrazují. Tak jako u formulářů MS Access rozlišuje dva základní typy sestavy:

průběţný,

neprůběţný.

Sestava můţe obsahovat datová pole, nápisy a jiné prvky. Kaţdý prvek má své vlastnosti, jako je unikátní název, tvar, barva, ohraničení, způsob zobrazení dat a podobně. Stejně jako formulář můţe být sestava propojena přímo s tabulkou nebo s dotazem. I v tomto případě je častěji pouţíváno propojení s dotazem, protoţe pomocí dotazu stanovíme způsob třídění a mnoţinu záznamů, které chceme zobrazit, zatímco propojením s tabulkou získáme pouze výpis dat. Obsah a vzhled sestavy záleţí pouze na uţivatelově fantazii.

- 46 - Pro vytvářenou aplikaci vytvoříme v souboru ASISTENT.MDB jednu sestavu, která se bude jmenovat S10. Jejím účelem bude na jednom listu formátu A4 vytisknout poštovní podací arch pro odeslanou poštu. Tato sestava bude jako zdroj dat vyuţívat dotaz D10.

Obrázek 6: Náhled poštovního podacího archu

5.1.4.9 Krok devátý – automatizace pomocí maker Obecně k makrům v MS Accessu:

Makro je posloupnost akcí, které se provedou ve stanoveném pořadí. Existují dva základní typy akcí:

uţivatelem naprogramované akce,

standartně předdefinované akce.

- 47 - Pod uţivatelem naprogramovanými akcemi si představíme uţivatelem vytvořený podprogram, který můţe dělat naprosto cokoliv, počínaje zobrazením nápisu na obrazovce, přes přehrání písničky, aţ po vymazání všech dat na disku. MS Access pro tyto účely disponuje programovacím jazykem Visual Basic. Programování je však nad rámec práce asistenta, proto se tímto problémem dále nezabývám.

Pod standartně definovanými akcemi si můţeme představit například uzavření formuláře, otevření sestavy, vymazání aktuálního záznamu, ukončení MS Accessu a podobně. Tyto akce jsou jiţ naprogramované. Uţivatel uvede jejich názvy do makra, a po spuštění makra se tyto akce v zadaném pořadí provedou.

V aplikaci ASISTENT.MDB vytvoříme několik maker, která po stisknutí příslušného tlačítka na formuláři START otevřou příslušný formulář F01 aţ F09, Z2, Z3 nebo sestavu S10. V případě maker N02 a N03 pouţijeme akci „Otevřít Formulář“, v parametru REŢIM DAT necháme prázdnou hodnotu a nastavíme formuláře Z02 a Z03, v případech maker M01 aţ M09 pouţijeme akci „Otevřít Formulář“, v parametru REŢIM DAT nastavíme volbu „pro čtení“ a nastavíme formuláře F01 aţ F09. Takto zajistíme, aby zadávat data bylo moţné jen u formulářů Z02 a Z03, zatímco všechny ostatní formuláře budou slouţit jenom k prohlíţení dat. U sestavy S10 pouţijeme akci „Otevřít Sestavu“ a v parametrech nastavíme volbu „zobrazit na obrazovce“.

Makra jsou pojmenována jmény M01 aţ M10, N02 a N03. Po jejich vytvoření otevřeme formulář START a k jednotlivým tlačítkům přiřadíme příslušná makra.

Po stisknutí tlačítka na obrazovce START se otevře příslušný formulář nebo sestava, která pouţívá jako zdroj dat příslušný dotaz, který pouţívá jako zdroj dat datovou tabulku. Na obrazovce je celkem 12 tlačítek, podrobnosti k nim jsou uvedeny v tabulce 5.

- 48 - Tabulka 5: Propojení tabulky, dotazů, formulářů, sestav a maker

Formulář Popis činnosti tlačítka Makra nebo Dotaz Tabulka sestava

Výpis všech poloţek v tabulce M01 F01 D01 T1

Výpis odeslané pošty M02 F02 D02 T1

Výpis doručené pošty M03 F03 D03 T1

Výpis odeslané pošty podle názvu firmy M04 F04 D04 T1

Výpis doručené pošty podle názvu firmy M05 F05 D05 T1

Výpis pošty týkající se předem zadané firmy M06 F06 D06 T1

Výpis dnešní pošty M07 F07 D07 T1

Výpis pošty vyřizované předem zadanou osobou M08 F08 D08 T1

Výpis pošty s předem zadaným podacím číslem M09 F09 D09 T1

Výpis dnešní doporučené pošty k odeslání M10 S10 D10 T1

Zadávání odeslané pošty N02 Z02 D02 T1

Zadávání doručené pošty N03 Z03 D03 T1

Formulář start ve své výsledné podobě je zobrazen na obrázku 7.

- 49 - Obrázek 7: Formulář START

5.1.4.10 Krok desátý – zajištění aplikace proti neúmyslnému poškození Obecně k zajištění aplikace v MS Accessu:

V současné době neexistuje moţnost důkladného zajištění aplikace v MS Accessu a trpělivému záškodníkovi vybavenému manuálem k MS Accessu se dříve nebo později do aplikace proniknout podaří. V MS Accessu sice jsou určité moţnosti, jak nastavit přístupová práva, toto však po asistentovi nelze poţadovat.

Existují však poměrně jednoduché metody, jak laickému uţivateli zabránit v náhodném nebo nechtěném poškození aplikace a dat v ní uloţených. Jsou to tyto metody:

vypnutí okna Databáze a zabránění vyvolání tohoto okna pomocí klávesy F11,

vypnutí úplné nebo místní nabídky Accessu,

vypnutí moţnosti pouţití speciálních kláves,

- 50 - spuštění předdefinovaného okna aplikace,

skrytí objektů a vypnutí zobrazení skrytých objektů.

Vyuţitím všech těchto metod můţeme moţné poškození aplikace alespoň trochu zkomplikovat, proto je pouţijeme i v aplikaci ASISTENT.

5.1.5. Problém je vyřešen Byla vytvořena jednoduchá aplikace ASISTENT pro evidenci došlé a odeslané pošty. Aplikace je plně funkční a připravena k pouţívání. Vyuţívání této aplikace ušetří asistentovi čas s vyplňováním podacích lístků a s vyhledáváním došlých a odeslaných zásilek.

Poznámka na závěr: postup vytvoření aplikace je podřízen jedinému cíli: jednoduchosti. Zcela záměrně jsem se vyhnul komplikacím spojeným s pouţitím číselníků, propojování databází do relací, víceuţivatelskému prostředí nebo nastavení přístupových práv, protoţe po asistentovi nelze efektivní vyřešení těchto komplikací poţadovat.

- 51 - 5.2. Evidence došlých faktur

5.2.1. Popis aktuální situace V předchozí podkapitole byla vytvořena aplikace ASISTENT, která eviduje došlou a odeslanou poštu. V aplikaci jsou evidovány všechny doručené a odeslané zásilky. Před zavedením aplikace do uţívání byly doručené a odeslané dopisy evidovány spolu s došlými fakturami v jednom sešitě, na levé straně sešitu byla pošta doručená, na pravé straně byla pošta odeslaná.

5.2.2. Definice problému Do školy jsou doručovány nejen dopisy, ale také faktury od dodavatelů. Faktury je nutné evidovat odděleně od dopisů.

5.2.3. Návrh řešení problému Našel jsem tři moţná řešení problému:

vytvořit samostatnou aplikaci, která bude evidovat došlé faktury,

vytvořit samostatnou databázi v aplikaci ASISTENT, která bude evidovat došlé faktury,

rozšířit databázi v aplikaci ASISTENT, ve které je evidována pošta, tak aby vyhovovala i nárokům na evidenci doručených faktur.

Rozhodl jsem se pro vytvoření nové databáze v aplikaci ASISTENT.

5.2.4. Postup při řešení problému

5.2.4.1 Krok první – stanovení okruhu uživatelů K aplikaci bude mít přístup pouze asistent.

5.2.4.2 Krok druhý – stanovení velikosti databáze Z průměrného počtu 10 zásilek, které jsou denně doručeny do školy, obsahují 3 zásilky fakturu. Změna se týká cca 1100 záznamů ročně.

- 52 - 5.2.4.3 Krok třetí – stanovení datové struktury V současné době nejsou povinné náleţitosti faktury vymezeny ţádným zvláštním předpisem a ani faktura či fakturace sama není ţádným zákonem, vyhláškou ani jiným obecně závazným právním předpisem definována. V zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, je stanoven obsah účetních dokladů obecně.

Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v § 28 stanovuje náleţitosti daňového dokladu. Vzhledem k tomu, ţe mnoho firem je plátci DPH a tudíţ vystavují daňové doklady, vyjdeme při stanovení datové struktury z tohoto zákona.

U doručené faktury budeme evidovat níţe uvedené poloţky:

název firmy,

identifikační číslo (IČ),

daňové identifikační číslo,

evidenční číslo dokladu (většinou je pouţíván jako variabilní symbol při úhradě),

předmět fakturace,

částka k úhradě,

datum vystavení,

datum doručení,

datum splatnosti,

osoba, která fakturu dostane ke schválení,

schváleno,

zaplaceno.

5.2.4.4 Krok čtvrtý – stanovení prostředku pro tvorbu aplikace Aplikace ASISTENT je vytvořena v MS Accessu, proto pro rozšíření této aplikace pouţijeme MS Access.

- 53 - 5.2.4.5 Krok pátý – odemčení aplikace Dříve, neţ začneme aplikaci ASISTENT upravovat, je nutné odemknout všechny pojistky, aby bylo moţné provádět změny, tj. zobrazit hlavní okno MS Accessu a zobrazit všechny skryté objekty.

5.2.4.6 Krok šestý – vytvoření datové tabulky Vytvoříme novou datovou tabulku, kterou pojmenujeme T2. Datová tabulka bude obsahovat poloţky uvedené v tabulce 6.

Tabulka 6: Datová tabulka T2 Název Počet Je Povolit Velikost Poloţka sloupce v Datový typ des. nutno nulovou Indexovat pole tabulce míst zadat délku

Název firmy Firma Text 30 Ano Ne Ano (duplicita povolena) Identifikační Ano (duplicita IČ Text 8 Ano Ne číslo povolena) Daňové Ano (duplicita DIČ Text 20 Ano Ne identifikační číslo povolena) Evidenční číslo Ano (duplicita VS Text 10 Ano Ne dokladu povolena) Předmět Předmět Text 50 Ano Ne Ne fakturace Dvojitá Částka k úhradě Částka Číslo 2 Ano Ne Ne přesnost

Datum vystavení Vystaveno Datum Ano Ne

Datum doručení Doručeno Datum Ano Ne

Ano (duplicita Datum splatnosti Splatnost Datum Ano povolena)

Schvalující osoba Schvaluje Text 20 Ano Ne Ne

Schváleno Schváleno Ano/Ne Ano

Zaplaceno Zaplaceno Ano/Ne Ano

Automat. Dlouhé Ano (bez Primární klíč ID číslo celé číslo duplicity)

- 54 - 5.2.4.7 Krok sedmý – vytvoření dotazů Nyní v souboru ASISTENT.MDB vytvoříme výběrové dotazy pro výpis doručených faktur. Pro snadnější orientaci je pojmenujeme písmenem D a číslem. V závorce je uvedeno jméno dotazu:

výpis doručených faktur tříděné podle pořadí doručení (D21),

výpis doručených faktur tříděné podle IČ odesílatele (D22),

výpis doručených faktur se zadaným IČ odesílatele (D23),

výpis doručených faktur dnes splatných (D24),

výpis doručených nezaplacených faktur po splatnosti (D25),

výpis doručených faktur se zadaným názvem firmy (D26),

výpis doručených faktur, které nebyly schváleny nebo zaplaceny (D27).

Podrobnosti k jednotlivým dotazům jsou uvedeny v tabulce 7.

Tabulka 7: Dotazy Sloupce, podle Výběrové Zobrazené Dotaz kterých bude kritérium Vypočítané hodnoty sloupce provedeno třídění uvedené v dotazu

D21 Všechny ID

D22 Všechny IČ, ID

D23 Všechny ID Like [zadej IČ]

D24 Všechny ID Splatnost=Date()

Splatnost

- 55 - 5.2.4.8 Krok osmý – vytvoření formulářů Budeme potřebovat dva druhy formulářů:

Pro zobrazení faktur vytvoříme formulář F21, který poté pětkrát zkopírujeme a kopie pojmenujeme F22 aţ F26. Poté všech šest formulářů propojíme s dotazy D21 aţ D26.

Pro zadávání faktur vytvoříme formulář Z21 a propojíme ho s dotazem D21. V tomto formuláři budeme zadávat nově příchozí faktury. Formulář Z21 zkopírujeme, kopii pojmenujeme Z27 a jako zdroj dat nastavíme dotaz D27. Následně v tomto formuláři zablokujeme přístup ke všem datovým polím s výjimkou datových polí „schváleno“ a „zaplaceno“. Tak získáme formulář, ve kterém bude asistent mít moţnost opravit údaj schváleno po schválení faktury příslušnou osobou.

Na obrázcích 8 a 9 jsou zobrazeny nově vytvořené formuláře.

Obrázek 8: Formulář pro zadávání faktur

- 56 -

Obrázek 9: Formulář pro prohlíţení faktur

5.2.4.9 Krok devátý – automatizace pomocí maker Vytvoříme makra M21 aţ M26, která budou otevírat jednotlivé formuláře F21 aţ F26. U těchto maker nastavíme v parametrech volbu „pro čtení“. Vytvoříme také makro N21 a N27, která budou otevírat formuláře Z21 a Z27. U těchto maker nastavíme volbu „pro zápis“.

Následně otevřeme formulář START, vytvoříme osm tlačítek, které popíšeme a k jednotlivým tlačítkům přiřadíme příslušná makra tak, aby se po stisknutí tlačítka na obrazovce START otevřel příslušný formulář.

Upravený formulář START je na obrázku 10.

- 57 -

Obrázek 10: Upravený formulář START

V tabulce 8 je uvedeno propojení tabulky, dotazů, formulářů, sestav a maker, které jsme vytvořili v rámci řešení evidence faktur. Všechny údaje, které jsou uvedeny v tabulce 5, kde byl řešen problém doručené a odeslané pošty, zůstanou beze změn. Aplikace se v současném stavu skládá z dvou datových tabulek, sedmnácti dotazů, dvaceti formulářů, jedné sestavy a dvaceti maker.

- 58 - Tabulka 8: Propojení tabulky, dotazů, formulářů, sestav a maker

Formulář Popis činnosti tlačítka Makra nebo Dotaz Tabulka sestava

Výpis všech poloţek v tabulce M21 F21 D21 T2

Výpis faktur seřazených podle IČ M22 F22 D22 T2

Výpis faktur se zadaným IČ odesílatele M23 F03 D03 T2

Výpis dnes splatných faktur M24 F04 D04 T2

Výpis faktur po splatnosti M25 F05 D05 T2

Výpis faktur se zadaným názvem odesílatele M26 F06 D06 T2

Zadávání došlých faktur N21 Z21 D21 T2

Oprava stavu schválených / zaplacených faktur N27 Z27 D27 T2

5.2.4.10 Krok desátý – zajištění proti neúmyslnému poškození Po dokončení všech úprav aplikaci opět zajistíme proti náhodnému nebo neúmyslnému poškození vypnutím okna Databáze a zabráněním jeho vyvolání, vypnutím úplné nebo místní nabídky Accessu, vypnutím moţnosti pouţití speciálních kláves a skrytím objektů a vypnutí zobrazení skrytých objektů

5.2.5. Problém je vyřešen Aplikace ASISTENT byla rozšířena tak, aby vyhovovala poţadavku na jednoduchou evidenci doručených faktur. Aplikace je připravena k pouţívání, případně k dalším úpravám podle poţadavku asistenta.

K řešení problému jsem přistupoval z pohledu asistenta, který nemá vzdělání v oblasti databází nebo programování.

- 59 - 5.3. Návod k použití

Jedním z nejčastějších prohřešků, kterých se programátoři a informatici v mnoha firmách dopouštějí, bývá neschopnost nebo neochota popsat svoji práci. Autor vytvoří „něco, co bude fungovat“, ale ţádný popis ani návod k pouţití vytvořen není. Příčin můţe být mnoho, například časová zaneprázdněnost, sebejistota, neochota dělit se o své znalosti s ostatními kolegy a další. Také následky mohou být různé, například potíţe při poţadavku na změnu programu, nekompatibilita s jinými aplikacemi, neschopnost nových uţivatelů naučit se bez návodu efektivně vyuţívat aplikaci atd.

Pro případ, ţe by nějaký asistent projevil zájem o pouţívání aplikace ASISTENT, která byla v rámci této diplomové práce vytvořena, nebo pokud by si přál tuto aplikaci upravit podle svých vlastních představ, zde je návod k aplikaci.

5.3.1. Instalace Pro práci s aplikací ASISTENT je nutné mít nainstalovaný MS Access, který je součástí některých verzí Microsoft Office 2003. Bez nainstalovaného MS Accessu nebude aplikace fungovat.

Soubor ASISTENT.MDB nakopírujte do libovolného adresáře na disku Vašeho počítače.

Kopírujete-li soubor z CD nebo DVD disku, změňte ve Windows v programu „Průzkumník“ ve vlastnostech souboru atribut „jen pro čtení“ tak, aby nebyl zatrţen.

5.3.2. Provoz Po otevření souboru ASISTENT.MDB v programu MS Access se automaticky otevře úvodní obrazovka, která se skládá z dvou částí:

evidence pošty,

evidence faktur.

Evidence pošty obsahuje dvanáct tlačítek.

- 60 - Stisknutím tlačítka ZADEJ DORUČENOU POŠTU se dostanete do formuláře, kde můţete zadat poštu, která byla doručena do Vaší firmy.

Stisknutím tlačítka ZADEJ ODESLANOU POŠTU se dostanete do formuláře, kde můţete zadat poštu, kterou hodláte odeslat.

Stisknutím tlačítka TISK POŠTOVNÍHO PODACÍHO ARCHU zobrazíte náhled poštovního podacího archu a máte-li připojenou tiskárnu, můţete jej vytisknout. Vytisknou se poloţky splňující současně všechny tři níţe uvedené podmínky:

o v poloţce „datum“ je dnešní datum,

o poloţka „pošta“ je vyplněná jakýmkoliv textem,

o v poloţce „odesláno“ je hodnota ANO.

Všechna ostatní tlačítka slouţí k výpisu dopisů podle zadaných kritérií. Objeví-li se po stisknutí tlačítka dialogové okno, zadejte do něj poţadovanou informaci. Můţete pouţít i výběr pomocí části textu – například po stisknutí tlačítka VÝPIS POŠTY VYŘIZOVANÉ URČITOU OSOBOU se objeví dialogové okno s poţadavkem „ZADEJ VYŘIZUJÍCÍ OSOBU“. Zapíšete-li do tohoto okna „NOVÁ*“ (bez uvozovek), vypíše program všechny záznamy, které vyřizovala osoba, v jejímţ jménu je text „NOVÁ“, například „NOVÁK“, „NOVÁKOVÁ“, „NOVÁČEK“, „NOVÁ“ apod.

Evidence faktur obsahuje osm tlačítek.

Stisknutím tlačítka ZADÁVÁNÍ DOŠLÝCH FAKTUR se dostanete do formuláře, kde můţete zadat fakturu, která byla doručena do Vaší firmy.

Stisknutím tlačítka OPRAVA SCHVÁLENÝCH / ZAPLACENÝCH FAKTUR se dostanete do formuláře, kde můţete fakturu označit jako schválenou nebo zaplacenou. Kromě kolonek „Schváleno“ a „Zaplaceno“ nebudete mít moţnost nic v ostatních kolonkách formuláře změnit.

Všechna ostatní tlačítka slouţí k výpisu faktur podle zadaných kritérií. Pro tato tlačítka platí totéţ, co pro tlačítka v části Evidence pošty.

- 61 - 5.3.3. Úpravy a přeprogramovávání K úspěšnému provedení změn v aplikaci potřebujete alespoň ty nejzákladnější znalosti práce v programu MS Access.

V aplikaci je pojistka proti neúmyslnému poškození. Jednotlivé metody ochrany jsou vyjmenovány v kapitole 5.1.4.10 a jejich zapínání a vypínání se provede v hlavní nabídce MS Accessu výběrem volby „nástroje / po spuštění“.

Máte-li v úmyslu aplikaci modifikovat (například vytvářet nové dotazy, přidávat další tlačítka a podobně), je nutné pojistku obejít. Otevřete v MS Accessu soubor ASISTENT.MDB a současně během jeho otevírání drţte stisknutou klávesu SHIFT. Takto zabráníte MS Accessu, aby otevřel úvodní formulář. Namísto úvodního formuláře se otevře okno Databáze a zobrazí se úplná nabídka MS Accessu. Pro zajištění nerušeného programování můţete vypnout všechny ochranné metody popsané v kapitole 5.1.4.10.

Po dokončení Vašich úprav všechny pojistky proti neúmyslnému poškození znovu zapněte v hlavní nabídce MS Accessu výběrem volby „nástroje / po spuštění“.

- 62 - 6. Výsledky Výsledky této diplomové práce jsou tyto:

vytvoření stručného přehledu kancelářských sad dostupných v ČR včetně odkazů na výrobce,

několik praktických ukázek automatizace vybrané činnosti pomocí vybrané sady kancelářského software,

ukázka vytvoření jednoduché aplikace, pomocí které bude asistent evidovat doručenou a odeslanou poštu,

ukázka rozšíření aplikace tak, aby bylo moţné evidovat doručené faktury.

Všechny ukázky byly prováděny s ohledem na skutečnost, ţe asistenti obvykle nemají hlubší znalosti o programování nebo o databázích.

- 63 - 7. Závěry a doporučení Práce asistenta je velmi zodpovědná a náročná. Neustálý rozvoj informačních technologií klade na asistenty stále větší nároky, ať uţ jde o rozvoj v oblasti sad kancelářského software nebo například rozvoj Internetu.

Sada Microsoft Office, kterou jsem zkoumal, nabízí natolik široké moţnosti, ţe je naprosto vyloučené, aby se asistent naučil je pouţívat bez odborné literatury nebo bez jakýchkoliv školení pouze pomocí metody „pokus – chyba“. Pracovníci řídící asistenty by měli umoţnit svým podřízeným neustálé doplňování znalostí a vzdělávání nejen v oblasti znalosti cizích jazyků, které je bezesporu v mnoha firmách velmi důleţité, ale také v oblasti informačních technologií, zejména pokud jde o ovládání počítače a práci s kancelářským softwarem.

Asistentům doporučuji zjistit, co všechno mají v počítači nainstalované a poté začít vyuţívat všechny dostupné prostředky, které jim mohou jejich náročnou práci usnadnit.

- 64 - 8. Zdroje informací

1. ABILITY SOFTWARE. Ability Office 4 Available Now! [online]. Ability Software, 25/8/2005. Dostupné na http://www.ability.com/ 2. ABILITY SOFTWARE. Ability Office combinations [online]. Ability Software, 25/8/2005. Dostupné na http://www.ability.com/index.php?ln=eu 3. ABILITY SOFTWARE. Ability Office Professional [online]. Ability Software, 25/8/2005. Dostupné na http://www.ability.com/sales/products/office.php?ln=eu 4. ABILITY SOFTWARE. Product Information [online]. Ability Software, 25/8/2005. Dostupné na http://www.ability.com/sales/index.php?ln=eu 5. ANDREW CONSORTIUM. Becoming a member [online]. Andrew Consortium, 2/12/2005. Dostupné na http://www.cs.cmu.edu/~AUIS/membership.html 6. ANDREW CONSORTIUM. Welcome to the Andrew Consortium [online]. Andrew Consortium, 2/12/2005. Dostupné na http://www.cs.cmu.edu/~AUIS/ 7. ASHAMPOO GMBH & CO. KG. About Ashampoo / Impressum [online]. Ashampoo, 2/12/2005. Dostupné na http://www.ashampoo.com/frontend/contact/php/index.php?&session_langid=2 8. ASHAMPOO GMBH & CO. KG. Ashampoo Office 2005 [online]. Ashampoo, 2/12/2005. Dostupné na http://www.ashampoo.com/frontend/products/php/product.php?session_langid=2&idstrin g=0038 9. BROŢ Milan, BROŢOVÁ Petra, MORKES David. Mistrovství v Microsoft ® Excel 97 CZ. Brno: Computer Press, 1999, ISBN 80-7226-130-4 10. COREL CORPORATION. Corel® [online]. Corel Corporation, 1/10/2005. Dostupné na http://www.corel.com/servlet/Satellite?pagename=Corel3/Home 11. COREL CORPORATION. Corel® WordPerfect® Office X3 Home Edition [online]. Corel Corporation, 22/2/2006. Dostupné na http://www.corel.co.uk/servlet/Satellite?pagename=Corel3Uk/Products/Display&pid=10 47026011377&cid=1047026083545 12. COREL CORPORATION. Corel® WordPerfect® Office X3 Professional Edition [online]. Corel Corporation, 22/2/2006. Dostupné na http://www.corel.co.uk/servlet/Satellite?pagename=Corel3Uk/Products/Display&pid=10 47026012712&cid=1047026083874 13. COREL CORPORATION. Corel® WordPerfect® Office X3 Standard Edition [online]. Corel Corporation, 22/2/2006. Dostupné na http://www.corel.co.uk/servlet/Satellite?pagename=Corel3Uk/Products/Display&pid=10 47026011331&cid=1047026012258

- 65 - 14. COREL CORPORATION. Corel® WordPerfect® Office X3 Student & Teacher Edition [online]. Corel Corporation, 22/2/2006. Dostupné na http://www.corel.co.uk/servlet/Satellite?pagename=Corel3Uk/Products/Display&pid=10 47026012662&cid=1047026087223 15. COREL CORPORATION. WordPerfect® Office 12 Small Business Edition [online]. Corel Corporation, 22/2/2006. Dostupné na http://www.corel.co.uk/servlet/Satellite?pagename=Corel3Uk/Products/Display&pid=10 47025046655 16. E-PRESS CORP. About us [online]. E-press Corp., 2/10/2005. Dostupné na http://www.e-press.com/about.asp 17. E-PRESS CORP. E-press [online]. E-press Corp., 2/10/2005. Dostupné na http://www.e- press.com/ 18. E-PRESS CORP. EasyOffice Premium [online]. E-press Corp., 2/10/2005. Dostupné na http://www.e-press.com/program_premium.asp 19. E-PRESS CORP. Programs [online]. E-press Corp., 2/10/2005. Dostupné na http://www.e-press.com/program_features.asp 20. ERIKSSON Ulric. Siag Office - A Free Office Package for Unix [online]. Eriksson Ulric, 1/12/2005. Dostupné na http://www.siag.nu/ 21. FRANCŮ Marie. Zkuste pracovat s projekty MS Works. In Počítač pro každého, č. 19/2005, str. 27-28 22. HALVORSON Michael, YOUNG Michael. Mistrovství v Microsoft Office 97CZ. Brno: Computer Press, 1999, ISBN 80-7226-137-1 23. HANCOMLINUX INC. Hancom Office 2.0 for Linux [online]. Hancom Linux Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://en.hancom.com/products/hancomoffice20.html 24. HANCOMLINUX INC. Hancom Painter 2.0 [online]. Hancom Linux Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://en.hancom.com/products/hancompainter.html 25. HANCOMLINUX INC. Hancom Presenter 2.0 [online]. Hancom Linux Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://en.hancom.com/products/hancompresenter.html 26. HANCOMLINUX INC. Hancom Sheet 2.0 [online]. Hancom Linux Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://en.hancom.com/products/hancomsheet.html 27. HANCOMLINUX INC. Hancom Word 6.0 [online]. Hancom Linux Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://en.hancom.com/products/hancomword60.html 28. HORÁK David. Jak se žije s tučňákem IV (Tučňák v kanceláři) – SOTOffice 2002 [online]. Plocha.cz, 1/12/2005. Dostupné na http://www.plocha.cz/linux/linux_04.html 29. IBM CORPORATION. About IBM [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www.ibm.com/ibm/us/

- 66 - 30. IBM CORPORATION. Approach [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www- 142.ibm.com/software/sw-lotus/products/product2.nsf/wdocs/approach 31. IBM CORPORATION. Freelance Graphics [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www-142.ibm.com/software/sw-lotus/products/product2.nsf/wdocs/freelance 32. IBM CORPORATION. Freelance Graphics – Fact Sheet [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www-142.ibm.com/software/sw- lotus/products/product2.nsf/wdocs/freelancefact 33. IBM CORPORATION. Lotus 1-2-3 [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www- 142.ibm.com/software/sw-lotus/products/product2.nsf/wdocs/123home 34. IBM CORPORATION. Lotus 1-2-3 – Fact Sheet [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www-142.ibm.com/software/sw-lotus/products/product2.nsf/wdocs/123fact 35. IBM CORPORATION. Lotus Approach – Fact Sheet [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www-142.ibm.com/software/sw- lotus/products/product2.nsf/wdocs/approachfact 36. IBM CORPORATION. Lotus SmartSuite [online]. IBM Corporation, 1/12/2005. Dostupné na http://www-142.ibm.com/software/sw- lotus/products/product2.nsf/wdocs/sshome 37. IBM CORPORATION. Lotus SmartSuite – Fact Sheet [online]. IBM Corporation, 1/12/2005. Dostupné na http://www-142.ibm.com/software/sw- lotus/products/product2.nsf/wdocs/ssfact 38. IBM CORPORATION. Word Pro [online]. IBM Corporation, 1/12/2005, http://www- 142.ibm.com/software/sw-lotus/products/product2.nsf/wdocs/wordpro 39. IBM CORPORATION. Word Pro – Fact Sheet [online]. IBM Corporation, http://www- 142.ibm.com/software/sw-lotus/products/product2.nsf/wdocs/wordprofact 40. JANOVSKÝ Dušan. Katalogy [online]. Jankovský Dušan, 23/2/2006. Dostupné na http://www.jakpsatweb.cz/katalogy.html 41. JANOVSKÝ Dušan. Vyhledávače [online]. Jankovský Dušan, 23/2/2006. Dostupné na http://www.jakpsatweb.cz/vyhledavace.html 42. KARLÍKOVÁ Lenka. Vychází OpenOffice.org 2.0. In Svět počítačů, č. 23/2005, str. 5 43. KASAL Jiří. Klasifikace kancelářského software. bakalářská práce. Praha: Bankovní Institut Vysoká Škola, 2003 44. KDE E. V. KOffice - Integrated Office Suite [online]. KDE e. V., 17/2/2006. Dostupné na http://www.koffice.org/ 45. KDE E. V. KOffice 1.4 Announcement [online]. KDE e. V., 1/12/2005. Dostupné na http://www.koffice.org/announcements/announce-1.4.php

- 67 - 46. KDE E. V., KOffice 1.4.1 Announcement [online]. KDE e. V., 1/12/2005. Dostupné na http://www.koffice.org/announcements/announce-1.4.1.php 47. KDE E. V., KOffice 1.4.2 Announcement [online]. KDE e. V., 1/12/2005. Dostupné na http://www.koffice.org/announcements/announce-1.4.2.php 48. KDE E. V., KOffice News [online]. KDE e. V., 1/12/2005. Dostupné na http://www.koffice.org/news.php 49. KOMÍN Tomáš, PEŠEK Richard. Kancelářské balíky – sekretářka k nezaplacení. In Svět počítačů, č. 24/2005, str. 38-43 50. KRAS Pavel. Programování v MS Office v kostce. Havlíčkův Brod: Fragment, 2000, ISBN: 80-7200-419-0 51. LOMMER Lukáš. SOT Linux 2003 Desktop [online]. Dwec, 1/12/2005. Dostupné na http://articles.dwec.org/index.php?script=clanek&id=9 52. MICROSOFT CORPORATION. Aplikace Office: přehled [online]. Microsoft Corporation, 17/2/2006. Dostupné na http://www.microsoft.com/cze/office/aplikace/ 53. MICROSOFT CORPORATION. Edice Office 2003 [online]. Microsoft Corporation, 17/2/2006. Dostupné na http://www.microsoft.com/cze/office/editions/ 54. MICROSOFT CORPORATION. Microsoft Office System: Přehled [online]. Microsoft Corporation, 17/2/2006. Dostupné na http://www.microsoft.com/cze/office/system.asp 55. MICROSOFT CORPORATION. Microsoft Works 6.0 [online]. Microsoft Corporation, 17/2/2006. Dostupné na http://www.microsoft.com/cze/works/Works6.mspx 56. MICROSOFT CORPORATION. Works Suite 2006 – Compare [online]. Microsoft Corporation, 17/2/2006. Dostupné na http://www.microsoft.com/products/works/ProductDetails.aspx?pid=001&active_tab=Co mpare 57. MICROSOFT CORPORATION. Works Suite 2006 – Overview [online]. Microsoft Corporation, 17/2/2006. Dostupné na http://www.microsoft.com/products/works/ProductDetails.aspx?pid=001 58. MORKES David, DITMAR Petr. Mistrovství v Microsoft ® Word 97, Praha: Computer Press, 1998, ISBN 80-7226-059-6 59. NAVRÁTIL Pavel. S počítačem nejen k maturitě. Prostějov: Computer Media, 2000, ISBN 80-902815-1-6 60. NEMRAVA Pavel. Software602 nabízí víc neţ jen balík aplikací – rozhovor Světa počítačů. In Svět počítačů, č. 9/2005, str. 13 61. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. 602Office. In Svět počítačů, č. 25/2004, str.5 62. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Balík pro méně náročné. In Počítač pro každého, č. 11/2005, str. 22

- 68 - 63. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Domácnost v grafech – kurz Microsoft Works 8 (3. díl). In Svět počítačů, č. 17/2005, str. 32-35 64. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Hurá na tabulky – kurz OpenOffice.org – Calc (6. díl). In Svět počítačů, č. 1/2005, str. 30-33 65. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Naplánujte si dovolenou – kurz Microsoft Works 8 (2. díl). In Svět počítačů, č. 16/2005, str. 32-35 66. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Pořiďte si vlastní kancelář – kurz OpenOffice.org (1. část). In Svět počítačů, č. 22/2004, str. 34-37 67. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Software místo sekretářky – kurz OpenOffice.org – Writer, Calc (5. díl). In Svět počítačů, č. 26/2004, str. 30-33 68. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Software za tuţku – kurz OpenOffice.org (2. díl). In Svět počítačů, č. 23/2004, str. 32-36 69. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. SOT Office 2002 [online]. Softwarové noviny, 1/12/2005. Dostupné na http://cdrom.softnov.cz/200310/programs/prog_4.html 70. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Učte se s námi – kurz OpenOffice.org (3. díl). In Svět počítačů, č. 24/2004, str. 30-33 71. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Uţitečný balík – kurz Microsoft Works 8 (1. díl). In Svět počítačů, č. 15/2005, str.34-37 72. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Výpis položek SW : OFFICE-->kancelářské balíky [online]. Linuxsoft.cz, 2/12/2005. Dostupné na http://www.linuxsoft.cz/sw_list.php?id_kategory=29 73. NEZJIŠTĚNÝ AUTOR. Writer umí víc neţ jen psát – kurz OpenOffice.org (4. díl). Svět počítačů, č. 25/2004, str. 30-33 74. OPENOFFICE.ORG. Base [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/product/base.html 75. OPENOFFICE.ORG. Calc [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/product/calc.html 76. OPENOFFICE.ORG. Draw [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/product/draw.html 77. OPENOFFICE.ORG. Impress [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/product/impress.html 78. OPENOFFICE.ORG. Math [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/product/math.html 79. OPENOFFICE.ORG. OpenOffice.org 2 – Product Description [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/product/

- 69 - 80. OPENOFFICE.ORG. OpenOffice.org 2.0 [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/ 81. OPENOFFICE.ORG. Popis produktu [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.cz/features 82. OPENOFFICE.ORG. Writer [online]. OpenOffice.org, 1/12/2005. Dostupné na http://www.openoffice.org/product/writer.html 83. PORTÁL VEŘEJNÉ SPRÁVY ČESKÉ REPUBLIKY. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů [online]. Ministerstvo Informatiky, 3/4/2006. Dostupné na http://portal.gov.cz/wps/portal/_s.155/701?number1=101%2F2000&number2=&name= &text= 84. PORTÁL VEŘEJNÉ SPRÁVY ČESKÉ REPUBLIKY. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty [online]. Ministerstvo Informatiky, 3/4/2006. Dostupné na http://portal.gov.cz/wps/portal/_s.155/701?number1=235%2F2004&number2=&name= &text= 85. PORTÁL VEŘEJNÉ SPRÁVY ČESKÉ REPUBLIKY. 469/2002 Sb. katalog prací a změna nař. vl. o plat. poměrech zam. ve veř. služ. [online]. Ministerstvo Informatiky, 3/4/2006. Dostupné na http://portal.gov.cz/wps/portal/_s.155/701?number1=469%2F2002&number2=&name= &text= 86. PORTÁL VEŘEJNÉ SPRÁVY ČESKÉ REPUBLIKY. 563/1991 Sb. o účetnictví [online]. Ministerstvo Informatiky, 3/4/2006. Dostupné na http://portal.gov.cz/wps/portal/_s.155/701?number1=563%2F1991&number2=&name= &text= 87. POVOLNÝ Jan. Trochu jiný Office. In PC World, č. 4/2005, str. 89 88. PROCHÁZKA David. Vychutnejte kouzlo šablon – šablony Office XP. In Svět počítačů, č. 5/2005, str. 42-45 89. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – Databáze [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0/popis/databaze 90. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – E-mailový klient [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0/popis/e_mailovy_klient 91. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – Nástroj pro kreslení [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0/popis/nastroj_pro_kresleni 92. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – OpenOffice.org [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0/popis/openoffice_org

- 70 - 93. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – Prezentační program [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0/popis/prezentacni_program 94. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – Tabulkový procesor [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0/popis/tabulkovy_procesor 95. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – Textový editor [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0/popis/textovy_editor 96. SOFTWARE 602 A. S. 602Office 2.0 – Základní popis [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602office_2_0 97. SOFTWARE 602 A. S. 602PC SUITE 4.1 [online]. Software 602 a. s., 1/12/2005. Dostupné na http://www.602.cz/cz/produkty/602pc_suite_4_1 98. SUN MICROSYSTEMS, INC. Features & Benefits [online]. Sun Microsystems, Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://www.sun.com/software/star/staroffice/features.jsp 99. SUN MICROSYSTEMS, INC. StarOffice 8 – Overview [online]. Sun Microsystems, Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://www.sun.com/software/star/staroffice/index.jsp 100. SUN MICROSYSTEMS, INC. StarOffice 8 Base [online]. Sun Microsystems, Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://www.sun.com/software/star/staroffice/base.jsp 101. SUN MICROSYSTEMS, INC. StarOffice 8 Calc [online]. Sun Microsystems, Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://www.sun.com/software/star/staroffice/calc.jsp 102. SUN MICROSYSTEMS, INC. StarOffice 8 Draw [online]. Sun Microsystems, Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://www.sun.com/software/star/staroffice/draw.jsp 103. SUN MICROSYSTEMS, INC. StarOffice 8 Impress [online]. Sun Microsystems, Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://www.sun.com/software/star/staroffice/impress.jsp 104. SUN MICROSYSTEMS, INC. StarOffice 8 Writer [online]. Sun Microsystems, Inc., 1/12/2005. Dostupné na http://www.sun.com/software/star/staroffice/writer.jsp 105. ŠKORŇOVÁ Eva a kol. Abeceda asistentky a sekretářky. Brno: Computer Press, 2003, ISBN 80-7226-932-1 106. ŠPLÍCHAL Jan. EasyOffice 7.3. In PC World, č. 1/2005, 2005, str. 27 107. ŠPLÍCHAL Jan, VÁCHA Hynek. EasyOffice 6.5. In PC World, č. 7/8 2004, 2004, str. 27 108. THE ABISOURCE COMMUNITY. AbiWord [online]. The AbiSource community, 1/12/2005. Dostupné na http://www.abisource.com/ 109. THE GNOME PROJECT. Gnome: The Free Software Desktop Project [online]. The GNOME Project, 1/12/2005. Dostupné na http://www.gnome.org/

- 71 - 110. THE GNOME PROJECT. GNOME-DB GNOME database integration [online]. The GNOME Project, 1/12/2005. Dostupné na http://www.gnome-db.org/ 111. THE GNOME PROJECT. GnomeFiles [online]. The GNOME Project, 1/12/2005. Dostupné na http://www.gnomefiles.org/app.php?soft_id=722 112. THE GNOME PROJECT. Gnumeric – The Gnome Office Spreadsheet [online]. The GNOME Project, 1/12/2005. Dostupné na http://www.gnome.org/projects/gnumeric/ 113. THE GNOME PROJECT. Welcome to Gnome Office [online]. The GNOME Project, 1/12/2005. Dostupné na http://www.gnome.org/gnome-office/ 114. THINKFREE CORP. Overview [online]. ThinkFree Corp., 17/2/2006. Dostupné na http://www.thinkfree.com/products/index.jsp 115. THINKFREE CORP. Calc [online]. ThinkFree Corp., 17/2/2006. Dostupné na http://www.thinkfree.com/products/pd_tfc.jsp 116. THINKFREE CORP. Show [online]. ThinkFree Corp., 17/2/2006. Dostupné na http://www.thinkfree.com/products/pd_tfs.jsp 117. THINKFREE CORP. Thinkfree Office 3 [online]. ThinkFree Corp., 17/2/2006. Dostupné na http://www.thinkfree.com/index.jsp 118. THINKFREE CORP. Write [online]. ThinkFree Corp., 17/2/2006. Dostupné na http://www.thinkfree.com/products/pd_tfr.jsp 119. VIESCAS John L. Mistrovství v Microsoft ® Access 97. Praha: Computer Press, 1998, ISBN 80-7226-107-X 120. VISTASOURCE, INC. Applixware [online]. Vistasource, Inc., 17/2/2006. Dostupné na http://www.vistasource.com/vs2/en/applixware.php 121. VISTASOURCE, INC. Application Builder [online]. Vistasource, Inc., 17/2/2006. Dostupné na http://www.vistasource.com/vs2/en/builder.php 122. VISTASOURCE, INC. VistaSource Applixware [online]. Vistasource, Inc., 17/2/2006. Dostupné na http://www.vistasource.com/vs2/en/products.php

- 72 - 9. Přílohy

1. CD obsahující aplikaci ASISTENT (soubor ASISTENT.MDB)

- 73 -