Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra informačních technologií a elektronického obchodování Automatizace činností sekretariátu Diplomová práce Autor: Bc. Jiří Kasal Informační technologie a management Vedoucí práce: Ing. Vladimír Beneš Praha duben 2006 - 1 - Prohlášení Prohlašuji, ţe jsem tuto diplomovou práci zpracoval samostatně s pouţitím uvedené literatury a za odborného dohledu vedoucího práce Ing. Vladimíra Beneše. V Praze 4. dubna 2006 Bc. Jiří Kasal - 2 - Poděkování Děkuji svému vedoucímu práce Ing. Vladimíru Benešovi a také všem ostatním za cenné rady při sestavování této diplomové práce. - 3 - Anotace práce Tato diplomová práce tématicky navazuje na bakalářskou práci o kancelářském software. Cílem práce je výběr v ČR dostupné sady kancelářského software a ukázky aplikací komponent takového produktu při automatizování běţných činností sekretariátu rektora vysoké školy. Jde o ukázku moţností zjednodušení kancelářské práce vyuţitím software, který je v kanceláři obvykle k dispozici. Asistent nemusí být programátorem a přesto si můţe svoji práci výrazným způsobem zjednodušit a ulehčit, aniţ by se to projevilo na kvalitě výstupů, které se od něj očekávají. Zaměřil jsem se zejména na vyuţití programu MS Access, který je nainstalován na počítačích v mnoha kancelářích a který v mnoha případech není vyuţíván, protoţe je neoprávněně povaţován za příliš sloţitý. - 4 - Obsah 1. Úvod – cíl práce.................................................................................................................... 6 2. Analýza úkolů a činností sekretariátu................................................................................... 7 2.1. Problém řídících pracovníků ......................................................................................... 7 2.2. Asistent .......................................................................................................................... 7 2.3. Činnost asistenta ............................................................................................................ 7 2.4. Asistenti ve státní správě ............................................................................................... 8 2.5. Dvě moţnosti výkonu práce asistenta ......................................................................... 11 2.6. Vyuţití Internetu .......................................................................................................... 12 3. Výběr vhodné sady kancelářského software ...................................................................... 17 3.1. Přehled dostupných sad kancelářského software ........................................................ 17 3.2. Volba sady k dalšímu zkoumání ................................................................................. 21 3.3. Microsoft Office .......................................................................................................... 24 4. Návrh automatizace vybrané činnosti pomocí sady kancelářského software .................... 27 4.1. Organizace pracovního času pomocí programu MS Outlook ..................................... 27 4.2. Poznámky v programu MS Outlook ............................................................................ 27 4.3. Databáze kontaktů a telefonních čísel v programu MS Outlook ................................. 28 4.4. Odeslání e-mailu předem definované skupině osob .................................................... 28 4.5. Úkoly v Outlooku ........................................................................................................ 29 4.6. Tvorba formulářů v Excelu ......................................................................................... 29 4.7. Tisk jednoho dopisu více osobám ............................................................................... 30 4.8. Pořizování zápisů z porad ............................................................................................ 31 4.9. Zveřejňování dokumentů ............................................................................................. 32 5. Ukázky „nových produktů“ ................................................................................................ 34 5.1. Evidence došlé a odeslané pošty ................................................................................. 34 5.2. Evidence došlých faktur .............................................................................................. 52 5.3. Návod k pouţití ........................................................................................................... 60 6. Výsledky ............................................................................................................................. 63 7. Závěry a doporučení ........................................................................................................... 64 8. Zdroje informací ................................................................................................................. 65 9. Přílohy ................................................................................................................................ 73 10. Zadání diplomové práce ................................................ Chyba! Záložka není definována. - 5 - 1. Úvod – cíl práce Cílem práce je výběr v ČR dostupné sady kancelářského software a ukázky aplikací komponent takového produktu při automatizování běţných činností sekretariátu rektora VŠ. Jde o ukázání moţností zjednodušení kancelářské práce vyuţitím software, který je v kanceláři obvykle k dispozici. - 6 - 2. Analýza úkolů a činností sekretariátu 2.1. Problém řídících pracovníků Řídící pracovníci mají málo času. Většinou jde o osoby, které jsou v určitých oblastech odborně na výši, v těchto oblastech můţe jít o odborníky na nejvyšší úrovni, nicméně efektivní organizace jejich pracovního času, vedení různých evidencí nebo vyřizování různých administrativních záleţitostí pro ně můţe představovat značný problém, protoţe jejich pracovní čas je velmi drahý, jsou plně zaujati problematikou, která je zajímá, zatímco administrativa nebo organizační záleţitosti je nezajímá a nemají na ni čas. 2.2. Asistent Výše uvedený problém řídících pracovníků lze vyřešit poměrně jednoduše – přesune se na osobu, která je za všechny tyto záleţitosti zodpovědná. V různých firmách a organizacích jsou tyto osoby nazývány různě, například: pomocníci / pomocnice, asistenti / asistentky, sekretáři / sekretářky, tajemníci / tajemnice. Pro účely této diplomové práce budou tyto osoby označeny jako asistenti. 2.3. Činnost asistenta Nyní definujeme pracovní náplň asistenta. Asistent se můţe zabývat nejrůznějšími administrativními a organizačními činnostmi, které by teoreticky mohl provádět jeho nadřízený, pro firmu je však výhodnější, aby těmito činnostmi neztrácel svůj drahocenný čas. Průzkumem provedeným v několika firmách, úřadech a školách jsem zjistil, ţe jde zejména o tyto činnosti: reprezentace firmy, - 7 - organizace schůzek a jednání, příjem, rozdělování, třídění a vyřizování došlé korespondence, odesílání korespondence, příjem, rozdělování, třídění a vyřizování došlých e-mailů, odesílání e-mailů, vedení docházky, vyhledávání telefonních čísel, vyřizování telefonátů, vyřizování vzkazů, pořizování záznamů z jednání, zjišťování různých informací na Internetu, ochrana nadřízeného před osobami, které by mohly zbytečně ztrácet jeho čas, zajišťování občerstvení pro návštěvy, obsluha kancelářské techniky (fax, kopírka, telefonní ústředna, scanner), vedení elektronické knihovny zákonů, zakládání různých dokumentů do šanonů. Výčet zde uvedených činností zdaleka není konečný a činnosti asistentů se v různých firmách mohou výrazně lišit. Obecně lze konstatovat, ţe čím je firma menší, tím rozmanitější je práce asistenta. 2.4. Asistenti ve státní správě Ve státní správě je situace v porovnání se soukromými firmami poněkud odlišná. Princip fungování státních úřadů v ČR je obecně známý - úřady mají přesně stanoveno, co a jak mají provádět a bez obecně závazného předpisu nic jiného provádět nesmějí. - 8 - Ve Sbírce Zákonů ČR vyšlo Nařízení Vlády č. 469/2002 Sb. ze dne 5. srpna 2002, kterým se stanoví katalog prací a kvalifikační předpoklady, a kterým se mění nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných sluţbách a správě. Toto Nařízení v příloze kromě jiného obsahuje seznam povolání a také příklady prací pro jednotlivá povolání. Konkrétní příklady povolání, která by se dala zahrnout pod výše uvedenou definici Asistenta, vyjmenované v tomto Nařízení Vlády a také příklady jednotlivých činností, uvedené v tomto Nařízení Vlády, jsou uvedeny dále. Podotýkám, ţe zde uvedený výpis činností není úplný a vykonávané činnosti jsou závislé na platové třídě, do které je zaměstnanec zařazen. 2.4.1. Administrativní a spisový pracovník přenáší a manipuluje s písemnostmi nebo kancelářskými pomůckami a materiálem, zaprotokolovává písemnosti a vede jejich evidence, pořizuje data na nosná media, opisuje texty z rukopisů nebo píše podle diktátů nebo zvukových záznamů, skenuje dokumenty a vizuálně je kontroluje, pracuje s textovým editorem, zajišťuje chod podatelny a výpravny, vede spisovou evidenci a připravuje skartační řízení podle příslušných předpisů, vyhledává a poskytuje uloţenou spisovou dokumentaci podle stanovených postupů, pracuje s databázovým systémem nebo tabulkovým procesorem, vytváří a doplňuje datové a textové databanky řízené uţivatelským programem nebo systémem a vytváří předprogramované tabulky, grafy apod., komplexně zajišťuje spisovou sluţbu a předarchivní péči o písemnosti, usměrňuje a