Protokół Kontroli Gospodarki Finansowej I Zamówie Ń Publicznych

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI

Numer egzemplarza: 1

PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH

Jednostka kontrolowana: Gmina Grabica

Termin kontroli: 16.02.2004 r. – 30.04.2004 r.

Kontroluj ący: Bo Ŝena Nagrodzka

Okres obj ęty kontrol ą 2002 - 2003

Numer upowa Ŝnienia: WK 0904/2/19/2004

Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

INFORMACJE WST ĘPNE

DANE O JEDNOSTCE

Gmina Grabica obejmuje obszar o powierzchni 127 km2 i terytorialnie zlokalizowana jest w powiecie piorkowskim. Gmina podzielona jest na 30 sołectw a zamieszkuje j ą 6.150 mieszka ńców. Struktura demograficzna przedstawia si ę nast ępuj ąco: - kobiety – 3.090 tj. 50,3% mieszka ńców; - męŜ czy źni – 3.060 tj. 49,8 % mieszka ńców. Bezrobocie w Gminie Grabica na dzie ń 31 grudnia 2003 r. wynosiło ogółem 351 osób zarejestrowanych w Powiatowym Biurze Pracy w Piotrkowie Tryb. w tym: - kobiet 164; - absolwentów – 22; - z prawem do zasiłku – 73; - długotrwałych bezrobotnych powy Ŝej 12 miesi ęcy – 189; - w wieku 18 – 44 lat – 291; - zwolnieni z przyczyn dotycz ących zakładów pracy – 31.

Dane identyfikacyjne Gminy Grabica: NIP: 771- 17- 33 841 REGON: 000535422 Adres: Urz ąd Gminy 97 – 306 Grabica

USTALENIA OGÓLNE

1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI

Przewodnicz ący rady gminy (powiatu)

Przewodnicz ącym Rady Gminy w Grabicy jest Pan Mirosław Król – wybrany do pełnienia tej funkcji uchwał ą Rady Gminy Grabica Nr I/1/2002 z dat ą 19 listopada 2002 r. w poprzedniej kadencji funkcj ę t ę pełnił Pan Andrzej B ąkowski uchwała Rady Gminy Nr I/1/98 z 28.10.1998r.

Wójt, burmistrz, prezydent i ich zast ępcy (starosta i pozostali członkowie zarz ądu powiatu)

W okresie 1998 – 2002 członkami Zarz ądu Gminy Grabica byli: - Piotr Baranowski - Henryk Pietraszczyk - Helena Puławska.

______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wyboru członków Zarz ądu dokonano uchwał ą Rady Gminy w Grabicy Nr II/8/98 z dat ą 4 listopada 1998 r. Wójtem Gminy Grabica jest Pani Edwarda Wójcik wybrana w wyborach bezpo średnich, które odbyły si ę 27 pa ździernika 2002 r., stosownie do art. 22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 r. o bezpo średnim wyborze wójta, burmistrza, prezydenta miasta ( Dz. U. Nr 113, poz. 984 i Nr 127 poz. 1089 ). Za świadczenie o wyborze wójta z dat ą 30 pa ździernika 2002 r. podpisała Przewodnicz ąca Komisji Wyborczej Pani Bo Ŝena Pełka. Pani Edwarda Wójcik pełni funkcj ę Wójta od 10 czerwca 1997 r. (uchwała Rady Gminy Grabica Nr XXI/115/97 z dat ą 10.06.1997 r. ). Funkcj ę Zast ępcy Wójta w okresie od 1998 – 2002 r. pełnił pan Wiesław Woch – uchwała Rady Gminy Grabica Nr II/7/98 z dat ą 4 listopada 1998 r. ( funkcja społeczna).

Skarbnik gminy

Skarbnikiem Gminy Grabica jest od dnia 1 lipca 1996 r. Pani Ewa Morawiec powołana na to stanowisko uchwał ą Rady Gminy Grabica Nr XV/77/96 z dat ą 1 lipca 1996 r.

Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Grabica jest od 25 listopada 1998 r. Pani Aurelia Ruszkiewicz – uchwała Rady Gminy Grabica Nr III/11/98 z data 25 listopada 1998 r.

2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI

W celu wykonywania zada ń Rada Gminy w Grabicy działaj ąc na podstawie art. 18 ust. 2 pkt. 9h ustawy o samorz ądzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1551 z pó źniejszymi zmianami ) powołała gminne jednostki organizacyjne - Gminny O środek Pomocy Społecznej w Grabicy utworzony na mocy uchwały Gminnej Rady Narodowej w Grabicy Nr X/44/90 z dat ą 19 marca 1990 r. jako jednostka bud Ŝetowa. Uchwał ą Nr VII/10/91 Rady Gminy Grabica z dat ą 27 marca 1991 r. został zatwierdzony statut i regulamin Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Grabicy. Now ą tre ść statutu wprowadzono uchwał ą Nr VIII/70/99 Rady Gminy Grabica z dat ą 25 sierpnia 1999 r. uchylaj ąc moc statutu i regulaminu Gminnego O środka Pomocy Społecznej zatwierdzonego uchwał ą Rady Gminy Grabica Nr VII/10/91 z dat ą 27 marca 1991 r. - Gminny Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Szkół w Grabicy utworzony na mocy Uchwały Rady Gminy w Grabicy Nr XII/58/95 z dat ą 28 grudnia 1995 r. i działaj ący w oparciu o Statut nadany przez Rad ę Gminy w Grabicy , który stanowił zał ącznik do wymienionej wy Ŝej uchwały Rady Gminy. Now ą tre ść statutu wprowadzono uchwał ą Rady Gminy Grabica Nr XVII/87/96 z dat ą 29 pa ździernika 1996 r. Zmiany do zatwierdzonego statutu wprowadzono uchwałami Rady Gminy Grabica: - Nr XX/113/96 z dat ą 22 kwietnia 1997 r.; - Nr VII/60/99 z dat ą 29 czerwca 1999 r.

______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Gminny O środek Kultury w Grabicy utworzony z dniem 1 stycznia 1998 r. na mocy uchwały Rady Gminy w Grabicy Nr XXIV/133/97 z dat ą 30 grudnia 1997 r. Rada Gminy w Grabicy podj ęła uchwał ę Nr XXIV/134/97 z dat ą 30 grudnia 1997 r. w sprawie nadania Statutu Gminnemu O środkowi Kultury w Grabicy. Z dat ą 30 grudnia 1999 r. Rada Gminy w Grabicy uchwał ą Nr XI/94/99 przekształciła zakład bud Ŝetowy pod nazw ą Gminny O środek Kultury w Grabicy w jednostk ę bud Ŝetow ą oraz uchwał ą Nr XI/95/99 z dat ą 30 grudnia 1999 r. wprowadziła zmiany w statucie Gminnego O środka Kultury w Grabicy stanowi ącym zał ącznik do uchwały Nr XXIV/134/97 Rady Gminy Grabica datowanej 30 grudnia 1997 r.

- Szkoła Podstawowa w Boryszowie o strukturze organizacyjnej klas od I do VI ( uchwała Rady Gminy w Grabicy Nr VI/52/99 z dat ą 15 marca 1990 r. ). Organizacj ę szkoły okre ślał jej statut przyj ęty na posiedzeniu Rady Pedagogicznej w dniu 31 sierpnia 1999 r. - Szkoła Podstawowa w Brzozie o strukturze organizacyjnej klas od I do VI ( uchwała Rady Gminy w Grabicy Nr VI/53/99 z dat ą 15 marca 1999 r.). Organizacj ę szkoły okre ślał jej statut nadany przez Rad ę Gminy Grabica i przyj ęty przez Rad ę Pedagogiczn ą w dniu 25.10.1999 r. - Szkoła Podstawowa w Szydłowie o strukturze organizacyjnej klas od I do VI ( uchwała Rady Gminy w Grabicy Nr VI/56/99 z dat ą 15 marca 1999 r. ). Organizacj ę szkoły okre ślał jej statut nadany przez Rad ę Gminy w Grabicy i przyj ęty przez Rad ę Pedagogiczn ą z dat ą 20.09.2000 r. - Szkoła Podstawowa w Woli Kamockiej o strukturze organizacyjnej klas od I do VI ( uchwała Rady Gminy w Grabicy Nr VI/57/99 z dat ą 15 marca 1999 r. ). Organizacj ę szkoły okre ślał jej statut nadany przez Rad ę Gminy w Grabicy i zatwierdzony uchwał ą Rady Pedagogicznej w dniu 3 grudnia 1999 r. - Publiczne Gimnazjum w Szydłowie z oddziałami w Boryszowie i Brzozie ( uchwała Rady Gminy w Grabicy Nr VI/50/99 z dat ą 15 marca 1999 r. ). Organizacj ę szkoły okre ślał statut nadany przez Rad ę Gminy w Grabicy Nr VIII/69/99 z dat ą 25 sierpnia 1999 r. i zatwierdzony uchwał ą rady pedagogicznej z dnia 30.08.1998 r. ze zmianami: - z dnia 30.08.2001 r. - z dnia 30.01.2002 r.

3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE

Statut gminy Podstawowe zasady działania gminy regulował statut gminy Grabica uchwalony przez Rad ę Gminy Grabica uchwał ą Nr XVII/86/96 z dat ą 29 pa ździernika 1996 r.. Zmiany w statucie wprowadzone były nast ępuj ącymi uchwałami Rady Gminy: - Nr XXI/143/2001 z dat ą 31 sierpnia 2001 r. - Nr XXVI/189/2002 z dat ą 27 sierpnia 2002 r. W skład Rady Gminy wchodziło 18 radnych, a od 27 sierpnia 2002 r. – 15 radnych wybranych przez mieszka ńców w głosowaniu powszechnym w wyborach samorz ądowych na czteroletni ą kadencj ę zgodnie z ordynacj ą wyborcz ą.

______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Do pomocy w wykonywaniu swoich zada ń Rada Gminy Grabica powołała na okres kadencji – uchwała Nr I/4/2002 z dat ą 19 listopada 2002 r. – 4 komisje stałe do rozpatrzenia okre ślonych spraw: 1. Komisj ę Rewizyjn ą, 2. Komisj ę Rozwoju Gospodarczego, Bud Ŝetu, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, 3. Komisj ę Edukacji, Kultury, Sportu i Bezpiecze ństwa Publicznego, 4. Komisj ę Zdrowia i Opieki Społecznej. Skład osobowy stałych Komisji Rady Gminy został zatwierdzony uchwał ą Rady Gminy w Grabicy Nr I/6/2002 z dat ą 19 listopada 2002 r.

Regulamin organizacyjny urz ędu Zasady funkcjonowania, szczegółow ą organizacj ę i zasady działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urz ędu Gminy w Grabicy okre ślał regulamin organizacyjny Urz ędu Gminy uchwalony uchwał ą Nr V/30/90 Rady Gminy w Grabicy z dat ą 14 grudnia 1990 r. z pó źniejszymi zmianami. Ostatnie zmiany regulaminu wprowadzono: - XVI/118/2000 z dat ą 17 listopada 2000 r., - Uchwał ą Nr XXIII/165/2001 r. z dat ą 28 grudnia 2001 r. ( wymieniony regulamin obowi ązywał w okresie obj ętym kontrol ą ). Według zatwierdzonego regulaminu organizacyjnego w skład urz ędu wchodziły nast ępuj ące komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy: - Zespół Organizacyjny, - Zespół Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej, - Zespół Spraw Obywatelskich, - Zespół Finansów, - Samodzielne stanowisko pracy do spraw edukacji kultury i sportu, - Samodzielne stanowisko pracy – pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych.

W poszczególnych zespołach Wójt wyznacza tzw. Koordynatorów tj. pracowników odpowiedzialnych za bie Ŝą ce, sprawne wykonywanie zada ń powierzonych zespołowi, prawidłow ą organizacj ę pracy, efektywne wykorzystanie czasu pracy, doskonalenie zawodowej jako ści obsługi interesantów. W skład poszczególnych zespołów wchodziły wymienione enumeratywnie w § 6 regulaminu stanowiska pracy. W Regulaminie Organizacyjnym uj ęto zakres obowi ązków dla poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk oraz zakres odpowiedzialno ści za realizacj ę przypisanych im zada ń. Integraln ą cz ęś ci ą regulaminu były zał ączniki okre ślaj ące: - Tryb pracy Urz ędu; - Zasady i tryb opracowania i wydawania aktów prawnych; - Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli; - Tryb wykonywania kontroli wewn ętrznej w Urz ędzie;

______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Zasady planowania pracy w Urzędzie; - Zasady podpisywania pism i decyzji; - Wykaz jednostek organizacyjnych Gminy. Regulamin organizacyjny nie zawierał opracowanego schematu organizacyjnego Urz ędu Gminy.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów

W okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywały nast ępuj ące instrukcje obiegu i kontroli dokumentów : - instrukcja wprowadzona rozporz ądzeniem nr 4/97 Wójta Gminy Grabica z dat ą 22 pa ździernika 1997 r.; - instrukcja wprowadzona zarz ądzeniem nr 50/2002 Wójta Gminy Grabica z dat ą 31 grudnia 2002 r. wymienione instrukcje zostały opracowane na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 r. o rachunkowo ści ( Dz. U. Nr 121, poz. 591 z pó źn. zm. i Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z pó źn. zm. )

Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Zasady nabywania, zbywania i obci ąŜ ania nieruchomo ści gruntowych oraz ich wydzier Ŝawiania lub najmu zostały okre ślone przez Rad ę Gminy w Grabicy i zatwierdzone uchwał ą nr XV/29/92 z dat ą 3 grudnia 1992 r. Tre ść zasad okre ślonych w uchwale nr XV/29/92 stanowi zał ącznik Nr 1 do protokołu kontroli. Z dat ą 7 grudnia 2001 r. Zarz ąd Gminy Grabica okre ślił wytyczne w sprawie minimalnych stawek czynszu od wydzier Ŝawionych gruntów rolnych stanowi ących własno ść gminy oraz minimalne stawki czynszu za lokale u Ŝytkowe stanowi ące własno ść gminy. Wymienione w wytycznych wska źniki obowi ązywały od 1 stycznia 2002 r. Na rok 2003 wytyczne w sprawie okre ślenia minimalnych stawek czynszu od wydzier Ŝawionych gruntów rolnych oraz minimalnych stawek czynszu za lokale u Ŝytkowe stanowi ące własno ść gminy zostały wydane przez Wójta Gminy Grabica z dat ą 10 grudnia 2002 r. Kserokopie wytycznych na rok 2002 i 2003 stanowi ą zał ącznik nr 2 do protokołu kontroli.

Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarz ądu mieniem zgodnie z § 66 rozdziału VI Statutu Gminy w okresie obj ętym kontrol ą składali dwaj członkowie zarz ądu lub jeden członek zarz ądu i osoba upowa Ŝniona przez zarz ąd ( pełnomocnik ). Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy składaj ą jednoosobowo o świadczenia woli na podstawie i w ramach pełnomocnictwa udzielonego im przez zarz ąd ( § 66 ust.5 ) Uchwał ą Rady Gminy w Grabicy nr XXVI/189/2002 z dat ą 27 sierpnia 2002 r. w sprawie zmiany statutu Gminy Grabica – tytuł i brzmienie § 66 dotycz ącego uregulowa ń w zakresie składania o świadcze ń woli – zostały skre ślone:

______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Uchwał ą zarz ądu Gminy Grabica nr 27/18/96 z dat ą 16 grudnia 1996 r. upowa Ŝniono Wójta Gminy Grabica do składania jednoosobowo o świadcze ń woli zwi ązanych z prowadzeniem bie Ŝą cej działalno ści gminy. - Uchwał ą Zarz ądu Gminy Grabica nr 1/2/98 z dat ą 1998 r. upowa Ŝniono Pana Wiesława Wocha jako drugiego członka Zarz ądu do składania o świadcze ń woli w imieniu Gminy Grabica w zakresie zarz ądu mieniem. - Z dat ą 18 stycznia 2002 r. Zarz ąd Gminy w Grabicy upowaŜnił pani ą Jolant ę Bartyzel pełni ącą obowi ązki Dyrektora Gminnego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół w Grabicy do dokonywania czynno ści prawnych zwi ązanych z prowadzeniem Gminnego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół w granicach zwykłego zarz ądu. - Z dat ą 16 stycznia 1998 r. Zarz ąd Gminy w Grabicy upowa Ŝnił Pani ą Dorot ę Kopyciel – Kierownika O środka Pomocy Społecznej w Grabicy do dokonywania czynno ści prawnych zwi ązanych z prowadzeniem Gminnego O środka Pomocy Społecznej w granicach zwykłego zarz ądu. - Z dat ą 28 listopada 2002 r. Wójt Gminy Pani Edwarda Wójcik udzieliła Pani Aurelii Ruszkiewicz – Sekretarzowi gminy Grabica, pełnomocnictwa do składania podczas nieobecno ści Wójta Gminy Grabica, o świadcze ń woli w zakresie zarz ądu mieniem, gospodarki finansowej gminy Grabica. Pełnomocnictwa udzielono na okres od 28 listopada 2002 r. do 31 grudnia 2003 r. Pismem z dat ą 31 grudnia 2003 r. Wójt Gminy udzielił Pani Aurelii Ruszkiewicz pełnomocnictwa do składania o świadcze ń woli podczas jej nieobecno ści w zakresie: - bie Ŝą cego załatwiania spraw gminy; - zarz ądu mieniem gminy o warto ści nie przekraczaj ącej 50.000 PLN; - gospodarki finansowej gminy do kwoty 50.000 PLN. Pełnomocnictwa udzielono na okres od 2.01.2004 r. do 31.12.2004 r. - Z dat ą 29 maja 2002 r. Wójt Gminy Pani Edwarda Wójcik upowa Ŝniła Pani ą Ew ę Morawiec – Skarbnika Gminy do: - wydawania decyzji w sprawach wysoko ści naliczonych podatków i opłat lokalnych; - podpisywania za świadcze ń, wezwa ń i tytułów wykonawczych.

4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).

Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne

Tryb organizacji działalno ści kontrolnej okre ślony został w zał ączniku nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Urz ędu Gminy w Grabicy. Według unormowa ń okre ślonych w załączniku nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego kontrol ę wewn ętrzn ą w urz ędzie sprawuj ą: - Wójt, Sekretarz Gminy oraz koordynatorzy jednostek organizacyjnych Urz ędu Gminy w stosunku do pracowników bezpo średnio im podległych; - Skarbnik w zakresie przyznanych mu uprawnie ń.

______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontrol ę zewn ętrzn ą wykonuj ą w zakresie przyznanych przez Wójta lub Zarz ąd Gminy pełnomocnictw: - Skarbnik gminy w stosunku do jednostek nadzorowanych w wykonywaniu bud Ŝetu oraz planu finansowego dla zada ń zleconych gminie oraz prowadzenia działalności finansowej przez jednostki organizacyjne podporz ądkowane gminie. - Sekretarz Gminy i koordynatorzy zespołów organizacyjnych urz ędu w stosunku do jednostek podporz ądkowanych w zakresie wła ściwo ści rzeczowej. Na podstawie art. 35 a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155, poz. 1014 z pó źn. zm. ) zostały ustalone zasady kontroli finansowej w Urz ędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych Gminy Grabica. Ustalone procedury kontroli wprowadzono Uchwał ą Zarz ądu gminy Grabica nr 4/8/2002 z dat ą 27 marca 2002 r. Zakres kontroli finansowej obejmował: - przyj ęte struktury organizacyjne w powi ązaniu z zakresem i charakterem zada ń jednostki; - przestrzeganie wewn ętrznych unormowa ń jednostki; - pobieranie i gromadzenie dochodów, w tym dochodów podatkowych; - zaci ąganie zobowi ąza ń i dokonywanie wydatków; - udzielania zamówie ń publicznych; - planowanie i realizacj ę inwestycji; - gospodarowanie maj ątkiem jednostki, jego ochron ę i inwentaryzacj ę; - kontrol ę zaci ągania zobowi ąza ń i dokonywania wydatków poprzez uwzgl ędnienie wst ępnej oceny celowo ści zaci ągania zobowi ąza ń i dokonywania wydatków. Kontrola wst ępna dokonywana była na etapie poprzedzaj ącym podj ęcie decyzji i rozpocz ęcie realizacji operacji gospodarczej dotycz ącej działa ń zamierzonych. Do wstępnej kontroli środkami publicznymi miały zastosowanie: - instrukcja obiegu dokumentów finansowych wprowadzona zarz ądzenie Wójta Gminy Grabica Nr 50/2002 z dat ą 31 grudnia 2002 r. - instrukcja inwentaryzacyjna – wprowadzona zarz ądzeniem Wójta Gminy Grabica Nr 39/2002 z 22.11.2002r. - zakładowy plan kont – wprowadzony zarz ądzeniem Wójta Gminy Grabica Nr 3/2002 z dat ą 24.01.2002 r. - przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z pó źn. zm. ) dotycz ące udzielania zamówie ń publicznych przez gmin ę. W celu zapewnienia prawidłowego działania procedur kontroli finansowej kierownik jednostki zobowi ązany został stosownie do § 29 Regulaminu kontroli do ustalenia pracownikom zakresów czynno ści uwzgl ędniaj ących obowi ązki w zakresie kontroli finansowej.

______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontrola finansowa w urz ędzie – na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych

W roku 2002 i 2003 r. Skarbnik Gminy Pani Ewa Morawiec dokonywała kontroli wst ępnej i obejmuj ącej badania zamierzonych dyspozycji i czynno ści oraz bie Ŝą cej, obejmuj ącej czynno ści i operacje w toku wykonania bud Ŝetu. W 2002 i 2003 r. Pani Ewa Morawiec przeprowadziła kontrol ę merytoryczn ą w ni Ŝej wymienionym zakresie tematycznym: - wykonanie zadania inwestycyjnego pn. „Budowa wodociągu wiejskiego Majdany – Niwy Jutroszewskie – Bleszyn – 30.01.2002 r. - kontrola walorów pieni ęŜ nych w kasie urz ędu – 13.02.2002 r., 20.05.2002 r., 28.06.2002 r., 31.12.2002 r., 30.06.2003 r.; - kontrola walorów pieni ęŜ nych w kasie GZEAS – 20.05.2002 r., 12.11.2003 r.; - kontrola walorów pieni ęŜ nych w kasie GOPS – 20.05.2002 r.; - kontrola prawidłowo ści wylicze ń pobranego paliwa przez pracowników upowa Ŝnionych: 7.08.2002 r., 30.06.2003 r.; - wykonanie zadania inwestycyjnego pn. „Budowa drogi gminnej przez wie ś Szydłów” – 24.01.2003 r.; - wykonanie zadania pn. „Termoizolacja budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie” – 30.01.2003 r.; - wykonanie zadania inwestycyjnego – „droga gminna przez wie ś Lutosławice Szlacheckie” – 24.11.2003 r. Z przeprowadzonych kontroli sporz ądzone zostały protokoły kontroli. Ustalenia poczynione podczas czynno ści kontrolnych nie wykazały nieprawidłowo ści. Ponadto Skarbnik Gminy przedło Ŝyła informacj ę w zakresie wykonywanej kontroli wewn ętrznej w 2002 – 2003 r. Przestrzeganie procedur kontroli wewn ętrznej na etapie wst ępnym i bie Ŝą cym w ramach kontroli funkcjonalnej a tak Ŝe kontroli wykonywanej w ramach nadzoru przez osoby na stanowiskach kierowniczych z uwzgl ędnieniem kontroli sprawowanej przez Skarbnika Gminy sprawdzono w odniesieniu do nast ępuj ących dokumentów. Rok 2002: Faktura Nr 29888FAR0204/ z 02.04.2002 r. na kwot ę 430,00 Faktura Nr 2979/02 z 04.04.2002 r. na kwot ę 63,14 Faktura Nr 1202/02 z 07.04.2002 r. na kwot ę 1137,78 Faktura Nr 1082/02 z 30.03.2002 r. na kwot ę 161,92 Faktura Nr 1095/02 z 31.03.2002 r. na kwot ę 172,04 Faktura Nr 1065/02 z 29.03.2002. r. na kwot ę 1090,46 Faktura Nr 7/V/02 z 29.03.2002.r. na kwot ę 489,22 Faktura Nr 329/102/2002 z 31.03.2002 r. na kwot ę 1462,32 Faktura Nr FPT90053566/004/02 z 16.04.2002 r. na kwot ę 2313,44 Faktura Nr FPT90631382/004/02 z 16.04.2002 r. na kwot ę 628,22 Faktura Nr 30/02 z 05.04.2002 r. na kwot ę 1723,37

______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Faktura Nr 1336/02 z 14.04.2002 r. na kwot ę 299,52 Faktura Nr 1335/02 z 14.04.2002 r. na kwot ę 190,20 Faktura Nr 93/04/02 z 16.04.2002 r. na kwot ę 1200,00 Faktura Nr 2/296 z 18.04.2002 r. na kwot ę 1029,94 Faktura Nr 14/2002 z 16.04.2002 r. na kwot ę 1000,00 Faktura Nr 2/00001/110 z 16.04.2002 r. na kwot ę 16068,13 Faktura Nr 92/00003/65 z 22.04.2002 r. na kwot ę 27,42 Faktura Nr 26/2002 z 08.03.2002 r. na kwot ę 246,10 ( data wpływu do Urz ędu Gminy 22.04 ) Faktura Nr 268/H z 18.04.2002 r. na kwot ę 319,64 Faktura Nr 6904/02 z 15.04.2002 r. na kwot ę 122,00 Faktura Nr 342/02/FV z 18.04.2002 r. na kwot ę 86,00 ______Razem 30260,86 co stanowiło 0,3 % wydatków bud Ŝetowych za rok 2002. Rok 2003 Faktura VAT Nr 70/2003 z 19.09.2003 r. na kwot ę 2.000,00 Faktura VAT Nr 33/2003 z 24.09.2003 r. na kwot ę 1.512,00 Faktura VAT Nr 125/G z 18.09.2003 r. na kwot ę 349,10 Faktura VAT Nr 128/G z 24.09.2003 r. na kwot ę 105,39 Faktura VAT Nr 2323/V z 18.09.2003 r. na kwot ę 109,80 Faktura VAT Nr F20030092771 z 19.09.2003 r. na kwot ę 244,00 Faktura VAT Nr7/09/03 z 15.09.2003 r. na kwot ę 4.655,50 Faktura VAT Nr 34/09/03 z 22.09.2003 r. na kwot ę 122,00 Faktura VAT Nr 3/09/03 z 22.09.2003 r. na kwot ę 122,00 Faktura VAT Nr 1161/2003 z 23.09.2003 r. na kwotę 146,40 Faktura VAT Nr 140/09/2003 z 29.09.2003 r. na kwot ę 42.500,07 Faktura VAT Nr 5468/03/GR z 21.09.2003 r. na kwot ę 1.563,25 Faktura VAT Nr 5638/03/GR z 28.09.2003 r. na kwotę 1.629,06 Faktura VAT Nr 5694/03/GR z 1.10.2003 r. na kwot ę 65,80 Faktura VAT Nr 5680/03/GR z 30.09.2003 r. na kwot ę 194,60 RK z 12.09.2003 r. na kwot ę 3.798,01 Faktura VAT Nr 203/1/09/03 z 1.10.2003 r. na kwot ę 1.336,65 Razem: 60.453,65 co stanowiło 0,7 % wydatków bud Ŝetowych za 2003 r.

______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W latach 2002 i 2003 w gminie Grabica była sprawowana kontrola wewn ętrzna stosownie do uregulowa ń zawartych w zał ączniku Nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego przez Sekretarza Gminy Pani ą Aureli ę Ruszkiewicz. W 2002 r. przeprowadzono 6 kontroli o tematyce j.n. wg ustalonego na rok 2002 planu kontroli: - Prowadzenie centralnego rejestru umów w urz ędzie – Protokół z 12.02.2002 r. - Zało Ŝenie i prowadzenie teczek zgodnie z instrukcj ą kancelaryjn ą i rzeczowym wykazem akt – Poszczególne stanowiska pracy – Protokoły kontroli z 25.02.2002 r. i 16.02.2002 r. - Kontrola realizacji uchwał organów gminy – Protokół 18.02.2002 r. - Procedura wydawania decyzji administracyjnych – Protokół z 20.02.2002 r. i 1.08.2002 r.

W 2003 r. przeprowadzono 5 kontroli o tematyce j.n. wg ustalonego na rok 2003 planu kontroli: - Prowadzenie rejestrów kancelaryjnych - Prowadzenie spraw w zakresie działalno ści gospodarczej z uwzgl ędnieniem pobierania opłaty stałej i skarbowej – Protokół kontroli z 20.05.2003 r. - Wydawanie za świadcze ń o stanie maj ątkowym, uprawnienia rolników do otrzymania bonów paliwowych – Protokół z 29.09.2003 r. - Prowadzenie teczek zgodnie z instrukcj ą kancelaryjn ą i rzeczowym wykazem akt – Protokół z 7.11.2003 r. - Zabezpieczenie stanowisk pracy – Protokół z 30.12.2003 r. Przedło Ŝone kontroluj ącej protokoły z przeprowadzonych czynno ści zawierały wnioski co do sposobu usuni ęcia stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowo ści.

Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych

W okresie obj ętym kontrol ą Wójt Gminy Pani Edwarda Wójcik wykonuj ąc uregulowania prawne zawarte w art. 127 ust. 1-3 zawarte umow ą o dzieło Nr 3422/91/2002 z dat ą 2.12.2002 r. z Panem Stanisławem Namy ślakiem o nast ępuj ącej tre ści –„Zamawiaj ący zamawia, a Przyjmuj ący zamówienie zobowi ązuje si ę do wykonania dzieła polegaj ącego na kontroli finansowej Gminnego Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkół w Grabicy plus instrukta Ŝ oraz kontrola placówek przez niego obsługiwanych zgodnie z zał ączonym planem kontroli. Termin wykonania dzieła okre ślono od dnia 2.12.2002 r. do 27.02.2002 r. Z tytułu wykonania niniejszej umowy Zamawiaj ący zapłacił wynagrodzenie w kwocie 3.400,00 zł. Wypłaty dokonano z dat ą 31.12.2002 r. na kwot ę 2.856,00 zł. ( tj. 3400,00 – 544,00 = 2856,00 ) z środków dział 75 rozdział 75023 § 430. Kontrola finansowa w Gminnym Zespole Ekonomiczno – Administracyjnym Szkół w Grabicy oraz placówkach o światowych została przeprowadzona na podstawie upowaŜnienia Nr 1/2002 znak: 0914-1/02 wydanego przez Wójta Gminy Grabica Pani ą Edward ę Wójcik z dat ą 2.12.2002 r.

______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Szczegółowy zakres kontroli został okre ślony w zał ączniku do wymienionego upowa Ŝnienia. Tre ść umowy z dnia 2.12.2002 r. z dnia zło Ŝonej oferty oraz upowa Ŝnienie do przeprowadzenia kontroli stanowi ą zał ącznik Nr 3 do protokołu kontroli. W roku 2003 r. Pani Ewa Morawiec - Skarbnik Gminy przeprowadziła kontrol ę w podległych jednostkach organizacyjnych poprzez kontrol ę w Gminnym Zespole Ekonomiczno – Administracyjnym Szkół za 2003 r.. kontrol ą objęto dowody ksi ęgowo - finansowe od 1 czerwca 2003 r. do 31 lipca 2003 r. Kwota skontrolowanych wydatków wyniesie 491.653,21 zł. Kontrola Gminnego O środka Pomocy Społecznej – kwota skontrolowanych wydatków wyniosła – 162.880,74 zł.

Kontrola wykonywana przez Komisj ę Rewizyjn ą Komisja rewizyjna wykonuj ąc zadania okre ślone w Statucie Gminy opracowała - plan pracy Komisji Rewizyjnej na 2002 r. – I kwartał przyj ęty Uchwała Rady Gminy Grabica XXIII/159/2001 z dat ą 28 grudnia 2001 r. - plan pracy Komisji Rewizyjnej na II i III kwartał 2002 r. przyj ęty Uchwał ą Rady Gminy Nr XXIV/171/2002 z dat ą 28 marca 2002 r. - plan pracy na 2003 r. przyj ęty Uchwała Rady Gminy Nr III/23/2002 z dat ą 30 grudnia 2002 r. Komisja Rewizyjna w 2002 r. odbyła trzy posiedzenia z przyj ętym planem pracy. Zajmowała si ę przede wszystkim ocen ą wykonania bud Ŝetu gminy za 2001 r., analiz ą przebiegu wykonania bud Ŝetu gminy za I półrocze 2002 r., wykorzystaniem środków na pomoc społeczn ą, stanem ści ągalno ści podatków w gminie, kosztami funkcjonowania GOPS-u oraz realizacj ę inwestycji w gminie. Z przeprowadzonych posiedze ń Komisji Rewizyjnej w 2002 r. sporz ądzono protokoły z dat ą: 14.03; 27.04; i 21.08.2003 r. W 2003 r. Komisja Rewizyjna odbyła cztery posiedzenia zgodnie z przyj ętym planem pracy. Komisja zajmowała si ę przede wszystkim ocen ą wykonania bud Ŝetu gminy za I półrocze 2003 r. oraz realizacj ą inwestycji w gminie. W wyniku szczegółowej analizy sprawozdania z wykonania bud Ŝetu gminy za 2002 r. wydała pozytywn ą opini ę o jego realizacji i postawiła wniosek do Rady Gminy o udzielenie absolutorium Wójtowi Gminy ( Uchwała Nr 1/20/2003 z dat ą 7 marca 2003 r. Ponadto Komisja zajmowała si ę analiz ą: - wykonania ści ągalno ści podatków w gminie, - prowadzonych post ępowa ń przetargowych przez gmin ę, - udzielonych pomocy osobom bezrobotnym. 5. Kontrole zewn ętrzne

Kontrole przeprowadzone przez RIO W latach 2002 – 2003 w gminie Grabica nie były przeprowadzane kontrole przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej.

______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Urz ędu Gminy Grabica z ramienia RIO w Łodzi została przeprowadzona w 2000 r. na podstawie upowa Ŝnienia Prezesa RIO w Łodzi Nr WK-0905/8/200 w okresie od 20.01.2000 do 3.03.2000 r.

Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty Rok 2002 - Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. – kontrola zada ń zleconych,

Rok 2003 - Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. – kontrola zada ń zleconych z zakresu zada ń administracji architektoniczno – budowlanej.

6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI .

Wybór banku Uchwał ą Rady Gminy Nr XXIII/36/93 z dat ą 29 grudnia 1993 r. w sprawie wskazania banku do obsługi kasowej wybrano Bank Spółdzielczy w Grabicy. Umow ę rachunku bankowego zawarto z dat ą 28 pa ździernika 1993 r. na czas nieokre ślony. Zmiany do umowy rachunku bankowego w zwi ązku ze zmian ą na stanowisku Skarbnika Gminy a pó źniej Wójta Gminy wprowadzono: - umow ą rachunku bankowego 22 maja 1996 r. - umow ą rachunku bankowego z dat ą 1 lipca 1997 r. Z dat ą 14 lipca 2000 r. nast ąpiło poł ączenie Banku Spółdzielczego w Grabicy z Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. z siedzib ą w Rozprzy, który przej ął wszystkie prawa i zobowi ązania Banku Spółdzielczego w Grabicy. Aneksem Nr 1/2001 z dat ą 18 kwietnia 2001 r. zmiana ta została uwzgl ędniona. W § 1 umowy okre ślono m.in.: „...Bank zobowiązuje si ę do otwarcia i prowadzenia rachunku bie Ŝą cego na czas nieokre ślony na imi ę zawieraj ącego umow ę zwanego dalej posiadaczem rachunku”. 2. Rachunek b ędzie prowadzony zgodnie z obowi ązuj ącymi w tym zakresie przepisami prawa i niniejszej umowy…” Tre ść § 1 umowy z 1 lipca 1997 r. nie została zmieniona wprowadzonym aneksem Nr 1/2001 z dat ą 18 kwietnia 2001 r. Tre ść umowy rachunku bankowego z 1.07.1997 r. wraz z aneksem z 18 kwietnia 2001 r. stanowi ą zał ącznik Nr 4 do protokołu kontroli. Z dat ą 30 grudnia 2002 r. Rada Gminy w Grabicy podj ęła Uchwał ę Nr III/18/2002 w sprawie ogłoszenia przetargu na bankow ą obsług ę bud Ŝetu gminy.

Ogłaszaj ąc przetarg nieograniczony Rada Gminy w celu przeprowadzenia procedury przetargowej powołała komisj ę w składzie: - Kuli ński Krzysztof – Przewodnicz ący Komisji;

______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Węglarski Jan – zast ępca Przewodnicz ącego Komisji; - Soba ńska Anna – Sekretarz; - Kaczmarek Jerzy – Członek; - Kosmala Liliana – Członek. Komisja przetargowa działała w oparciu o regulamin pracy komisji stanowi ący zał ącznik do Uchwały nr III/18/2002 oraz przepisy ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm. ) i rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy ( Dz. U. Nr 82, poz. 743 ). W § 4 wymienionej wcze śniej uchwały okre ślono „…po podj ęciu przez Rad ę Gminy uchwały o wyborze banku Wójt Gminy zawrze umow ę dotycz ąca obsługi bud Ŝetu gminy w Grabicy z bankiem, którego oferta uznana została przez Rad ę Gminy za najkorzystniejsz ą w post ępowaniu przetargowym…” Kserokopia uchwały Rady Gminy Grabica III/18/2002 z 30.12.2002 r. wraz z regulaminem pracy komisji przetargowej stanowi zał ącznik Nr 5 do protokołu kontroli. Komisja przetargowa na posiedzeniu w dniu 19.03.2003 r. opracowała i zatwierdziła projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia na bankow ą obsług ę bud Ŝetu gminy Grabica. Z posiedzenia komisji został sporz ądzony protokół. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia opracowana z dat ą marzec 2003 została podpisana przez przewodnicz ącego Rady Gminy Pana Mirosława Króla. Najistotniejszymi elementami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia były: - opis przedmiotu zamówienia i warunków zamówienia; - opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia warunków wymaganych od dostawców/wykonawców; - opis kryteriów oceny ofert i ustaleniu ich znaczenia.

Ponadto zamawiaj ący okre ślił, Ŝe umowa zostanie zawarta na podstawie warunków wynikaj ących ze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz oferty uznanej przez Zamawiaj ącego za najkorzystniejsz ą. Termin realizacji zamówienia okre ślono od daty podpisania umowy do dnia 31.12.2005 r. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 31 marca 2003 r. do godz. 8.00 a otwarcia ofert na dzie ń 31 marca 2003 r. godz. 8.30 w siedzibie zamawiaj ącego w Urz ędzie Gminy w Grabicy. Tre ść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia stanowi zał ącznik Nr 6 do protokołu kontroli. Warto ść szacunkow ą zamówienia okre ślono na kwot ę 50.040,74 PLN (do 30.000 EURO) tj. 12.305 EURO w oparciu o dotychczasowe szacunki wynikaj ące z wydatków poniesionych przez Skarbnika Gminy na opłaty i prowizje wynikaj ące z prowadzenia rachunku. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na prowadzenie bankowej obsługi bud Ŝetu Gminy Grabica zostało zamieszczone na stronie internetowej w dniach 19.03.2003 r. – 31.03.2003 r. i na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy w dniach 19.03.2003 r. – 31.03.2003 r.

______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Do przetargu oferty zło Ŝyli: 1. KREDYT BANK S.A. w Warszawie Oddział w Piotrkowie Tryb. ul. D ąbrowskiego 5/7 2. BANK SPÓŁDZIELCZY ZIEMI PIOTRKOWSKIEJ w Piotrkowie Tryb. ul. Mickiewicza 1 przedstawiaj ąc formularz cenowy w zakresie obj ętym SIWZ w sposób szczegółowo okre ślony rozdziale II zał ącznik Nr 1 a. Z post ępowania o zamówienie publiczne o warto ści szacunkowej do 30.000 EURO został sporz ądzony protokół post ępowania, którego integraln ą cz ęść stanowiły: - oświadczenia członków komisji przetargowej zło Ŝone na druku ZP-21 z dat ą 31.03.2003. - zbiorcze zestawienie ofert otwartych w dniu 31.03.2003 r. na druku ZP – 41 - zestawienie dokumentów wymaganych od dostawców/wykonawców bior ących udział w post ępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na druku ZP-45 - informacja o spełnieniu warunków wymaganych od dostawców/wykonawców na druku ZP – 46; - kryteria oceny ofert i ich znaczenie na druku ZP-51 - karta indywidualnej oceny oferty na druku ZP-52 - streszczenie oceny i porównanie zło Ŝonych ofert na druku ZP-53 Po zsumowaniu punków przyznanych dla ka Ŝdego kryterium przez członków komisji przetargowej ofertę najkorzystniejsz ą zło Ŝył Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej z Piotrkowa Tryb. Prace komisji przetargowej zako ńczyły si ę 31.03.2003 r. Prace komisji przetargowej oraz protokół post ępowania o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdził z dat ą 31.03.2003r. Przewodnicz ący Rady Gminy Mirosław Król (Kserokopia protokołu post ępowania poni Ŝej 30.000 EURO na bankow ą obsług ę bud Ŝetu gminy stanowi zał ącznik Nr 7 do protokołu kontroli.). Z dat ą 31 marca 2003 r. Rada Gminy w Grabicy Uchwała Nr V/32/2003 w sprawie wyboru banku do obsługi Bud Ŝetu Gminy Grabica po przeprowadzeniu post ępowania przetargowego w trybie okre ślonym w przepisach ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm. ) wybrała bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej z siedzib ą w Piotrkowie Tryb. przy ul. Mickiewicza 1 do bankowej obsługi bud Ŝetu gminy Grabica na okres od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2005 r. Kserokopia uchwały Nr V/31/2003 stanowi zał ącznik Nr 8 do protokołu kontroli. Ogłoszenie o wyniku post ępowania zostało wywieszono na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy Grabica w dniach od 31.03.2003 r. do 16.04.2003 r. ogłoszenie o wyniku post ępowania na druku ZP-150 podpisał Przewodnicz ący Rady Gminy Pan Mirosław Król (kserokopia ogłoszenia na druku ZP-150 stanowi zał ącznik Nr 9 do protokołu kontroli ). Z dat ą 31 marca 2003 r. w zwi ązku z zako ńczeniem procedury przetargowej zamawiaj ący wypełniaj ąc przesłank ę okre ślon ą w art. 50 ust.1 – 4 przesłał informacj ę ze wskazaniem banku, którego ofert ę wybrano. Termin podpisania umowy wyznaczono na 12 maja 2003 r. w siedzibie zamawiaj ącego.

______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Umowa rachunku bankowego została zawarta z dat ą 12 maja 2003 r. pomi ędzy Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. reprezentowanym przez: - Macieja Snokowskiego – Prezesa Zarz ądu BSZP, - Halin ę Włodarczyk – Główn ą Ksi ęgow ą BSZP a Gmin ą Grabica w imieniu której o świadczenie woli zło Ŝyła Pani Edwarda Wójcik – Wójt Gminy. Umowa została zawarta na czas okre ślony do dnia 31 grudnia 2005 r. ( tre ść umowy z dnia 12 maja 2003 r. stanowi zał ącznik Nr 10 do protokołu kontroli ). Nieprawidłowo ści w sposobie przeprowadzenia post ępowania przetargowego nie stwierdzono.

Rachunki bankowe W okresie obj ętym kontrol ą Gmina Grabica posiadała w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim Oddział w Grabicy nast ępuj ące rachunki bankowe: - 22 8973 0003 0090 0090 0068 0001 rachunek podstawowy bud Ŝetu - 92 1500 1605 1216 0001 9369 0000 rachunek lokat - 38 8973 0003 0090 0090 0068 0004 Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych - 54 8973 0003 0090 0090 0068 0007 Gminny Fundusz Ochrony Środowiska - 81 8973 0003 0090 0090 0068 0006 sumy depozytowe MILLOKATA NEGOCJOWANA - 51 1160 2202 0000 0000 41194673 – depozyty – lokata - 51 0060 2202 0000 0000 41196256 – bud Ŝet – lokata - 51 0060 2202 0000 41580636 – GFO ŚiGW - lokata

7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY

Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki. Na sfinansowanie wydatków nie znajduj ących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych)

Gmina Grabica uchwalaj ąc bud Ŝet na rok 2002 zaplanowała kwot ę 115 000,00 zł. (dochody własne§ 992) z przeznaczeniem na spłat ę dwóch po Ŝyczek zaci ągni ętych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi: Po Ŝyczki zaci ągni ęto w 2001 r. na ł ączn ą kwot ę 170 000,00 zł. Według prognozy długu stanowi ącego zał ącznik do uchwały Rady Gminy nr XXIII/158/2001 z 28.12.2001r. planowana spłata po Ŝyczki przypadała na rok 2003r. (115 000,00 zł. w 2002r. i 55 000,00 zł. w 2003r.). Planowana kwota odsetek od po Ŝyczek wynosiła 15 000,00 zł. Rada Gminy w Grabicy Uchwała Nr XX/136/221 z dat ą 28.06.2001r. w sprawie zmian w bud Ŝecie gminy na 2001r. i upowa Ŝnienia Zarz ądu do zaci ągania po Ŝyczek, postanowiła zaci ągn ąć po Ŝyczk ę ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska w Łodzi w kwocie 170 000,00 zł: na budow ę wodoci ągu wiejskiego Majdany – Niwy Jutroszewskie – Bleszyn na kwot ę 83 000,00 zł oraz na termoizolacj ę budynku Szkoły Podstawowej w Boryszowie na kwot ę 87 000,00zł. Rada Gminy upowa Ŝniła Zarz ąd Gminy do dokonania czynno ści formalno-prawnych zwi ązanych z zaci ągni ęciem po Ŝyczki z WFO ŚiGW w Łodzi na wymienione wy Ŝej inwestycje.

______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

1. umowa po Ŝyczki Nr 78/OA/P/2001 została zawarta z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi z dat ą 27.07.2001r. Oświadczenie woli w imieniu Gminy Grabica zło Ŝyli: - Edwarda Wójcik – Przewodnicz ący Zarz ądu - Wiesław Woch – Członek Zarz ądu. Fundusz w oparciu o zło Ŝony wniosek w dniu 29.09.2000 r. oraz jego aktualizacj ę z dnia 11.07.2001r., Nr 527-1 udzielił po Ŝyczki w kwocie 87 000,00 na dofinansowanie zadania pn. „Termoizolacja budynku szkoły podstawowej w Boryszowie”. Termin całkowitej spłaty kwoty po Ŝyczki wraz z odsetkami wyznaczony został do dnia 31.05.2003r. W §8 umowy strony ustaliły prawne zabezpieczenie spłaty kwoty udzielonej po Ŝyczki tj.: - Nie odwoływalne pełnomocnictwo na rachunku bankowym udzielone Funduszowi przez Po Ŝyczkobiorc ę, - Weksle własne „in blanco” wraz z deklaracj ą wekslow ą, - Umowa przewłaszczenia na urz ądzenia. Osob ą upowa Ŝnion ą do finansowego rozliczenia umowy ze strony Po Ŝyczkobiorcy była Pani Ewa Morowiec – Skarbnik Gminy. Kserokopia umowy po Ŝyczki z 27 lipca stanowi zał ącznik Nr 11 do protokołu kontroli. 2. Umowa po Ŝyczki Nr 87/GW/P/2001 została zawarta z WFO ŚiGW w Łodzi z dat ą 14.08.2001r. Oświadczenie woli w imieniu Gminy Grabica zło Ŝyli: - Edwarda Wójcik – Wójt Gminy, - Wiesław Woch – Zast ępca Wójta. Fundusz w oparciu o zło Ŝony wniosek z 29.09.2000r. Nr 526/00 oraz wniosek zło Ŝony w dniu 09.07.2001r. Nr 526-1/01 udzielił po Ŝyczki w kwocie 83 000,00 zł na dofinansowanie zadania pn. „Budowa wodoci ągu wiejskiego Majdany – Niwy Jutroszewskie – Bleszyn”. Termin spłaty po Ŝyczki wraz z odsetkami okre ślony został do dnia 31.05.2003r. W §8 umowy strony ustaliły zabezpieczenie spłaty udzielonej po Ŝyczki tj.: - Uchwała Rady Gminy Nr XX/136/2001 z dnia 28.06.2001r. upowa Ŝniaj ąca Zarz ąd Gminy do zaci ągni ęcia po Ŝyczki z Funduszu, - Nie odwoływalne pełnomocnictwo na rachunku bankowym udzielone Funduszowi przez Po Ŝyczkobiorc ę, - Weksle własne „in blanco” o warto ści 150% kwoty po Ŝyczki wraz z deklaracj ą wekslow ą. Osob ą upowa Ŝnion ą do finansowego rozliczenia umowy ze strony Po Ŝyczkobiorcy była Pani Ewa Morowiec – Skarbnik Gminy. Kserokopia umowy po Ŝyczki z 14 sierpnia 2001r. stanowi zał ącznik Nr 11 do protokołu kontroli. Obie wymienione umowy były kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy. Udzielaj ąc pełnomocnictw do rachunku bankowego jako zabezpieczenia spłaty po Ŝyczek opisanych wcze śniej Zarz ąd Gminy naruszył art. 92 pkt.3 w zwi ązku z art.129 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 15, poz. 148 z pó źn. zm.) Zarz ąd Gminy był organem wykonuj ącym bud Ŝet stosownie do postanowie ń art. 30 ust.2 pkt. 4 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorz ądzie gminnym (tj. opublikowany w 2001r., Dz.U. Nr

______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

142, poz. 1591 z pó źn. zm.) i odpowiadał za realizacj ę zada ń zapisanych w rocznym planie finansowym. Zgodnie z przepisami art. 129 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, Zarz ąd Gminy przy wykonywaniu bud Ŝetu miał obowi ązek stosowa ć zasady gospodarki finansowej okre ślone w art. 92 tej ustawy. Nie stwierdzono nieprawidłowo ści w zakresie ewidencji ksi ęgowej zaci ągni ętych po Ŝyczek. Na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku niedoboru bud Ŝetu (art.48 ust.1 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych)

W okresie 2002r. – 2003r. Gmina Grabica nie zaci ągała kredytów oraz po Ŝyczek na podstawie art. 48 ust.1 pkt.1 ustawy tj. na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku niedoboru bud Ŝetu jednostki samorz ądu terytorialnego.

Udzielone gwarancje i por ęczenia W badanym okresie kontrolowana jednostka nie udzielała gwarancji i por ęcze ń. Oświadczenie w powy Ŝszym zło Ŝyła Pani Ewa Morawiec – Skarbnik Gminy, które stanowi zał ącznik Nr 12 do protokołu kontroli.

Wyemitowane papiery warto ściowe W kontrolowanej jednostce przedmiotowe zagadnienie nie wyst ępowało.

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Gmina Grabica nie posiadała akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego.

Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego na dzie ń 31 grudnia 2002 roku i na dzie ń 31 grudnia 2003 roku – art.114 ustawy o finansach publicznych ROK 2002 Planowane dochody bud Ŝetowe 8 445 838,00 Wykonane dochody bud Ŝetowe 8 557 144,00 Dane na podstawie sprawozdania RB-27s z wykonania planu dochodów bud Ŝetowych na dzie ń 31.12.2002r.

Zobowi ązania według tytułów dłu Ŝnych na dzie ń 31.12.2002r. wynosiły „0” - dane na podstawie sprawozdania RB-z o stanie zobowi ąza ń wg tytułów dłu Ŝnych oraz gwarancji i por ęcze ń za okres od 01.01. do 31.12.2002r. ROK 2003 Planowane dochody bud Ŝetowe 8.862.934,00 Wykonane dochody bud Ŝetowe 8.758.673,00 Dane na podstawie sprawozdania RB-27s z wykonania planu dochodów bud Ŝetowych na dzie ń 31.12.2003r.

Zobowi ązania według tytułów dłu Ŝnych na dzie ń 31.12.2003r. wynosiły „0” - dane na podstawie sprawozdania RB-z o stanie zobowi ąza ń wg tytułów dłu Ŝnych oraz gwarancji i por ęcze ń za okres od 01.01. do 31.12.2003r.

______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Gmina Grabica w latach 2002r. i 2003r. nie zaci ągała kredytów oraz po Ŝyczek, nie wyst ępowały zobowi ązania wymagalne.

EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .

1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .

Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 r. o rachunkowo ści (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z pó źniejszymi zmianami) i rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowo ści oraz planów kont dla bud Ŝetu pa ństwa, bud Ŝetów jednostek samorz ądu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001r. Nr 153, poz. 1752), zarz ądzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy Grabica z dat ą 24 stycznia 2002r. została wprowadzona dokumentacja przyj ętych zasad rachunkowo ści w Gminie Grabica. Dokumentacja opisuj ąca przyj ęte zasady rachunkowo ści odpowiadała wymogom okre ślonym w przepisach rozdziału z art. 10 ust.1 pkt.1,2,3, ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994r. o rachunkowo ści. Zakładowy plan kont stanowił integraln ą cz ęść dokumentacji opisuj ącej zasady rachunkowo ści w gminie. Ksi ęgi rachunkowe prowadzone przy u Ŝyciu komputera poprzez program Firmy INFOSYSTEM autorstwa T. Groszka: - system bud Ŝet - system podatki, - system płace Ksi ęgi rachunkowe prowadzone r ęcznie to: - ksi ęga środków trwałych - ksi ęga druków ścisłego zarachowania - ksi ęga inwentarzowa - rejestr zakupu do celów podatkowych - rejestr sprzeda Ŝy do celów podatkowych.

Ustalenie wykazu zbiorów stanowi ących ksi ęgi rachunkowe na komputerowych no śnikach danych zostało uregulowane w zarz ądzeniu Nr 2/2000 Wójta Gminy Grabica z dat ą 3 stycznia 2000r. Zasady rachunkowo ści i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organu podatkowego stanowiły integraln ą cz ęść ewidencji ksi ęgowej urz ędu. Uregulowania wewn ętrzne opisuj ące przyj ęte w kontrolowanej jednostce zasady rachunkowo ści oprócz wymienionego wy Ŝej zakładowego planu kont to:

______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- instrukcja obiegu dokumentów ksi ęgowych, - instrukcja kasowa, - instrukcja inwentaryzacyjna

2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE .

Ksi ęgowo ść syntetyczna w Urz ędzie Gminy prowadzona była przy u Ŝyciu komputera w formie wydruków tabelarycznych jako „Dziennik Główna” Ksi ęgowo ść analityczna – konta ksi ąg pomocniczych słu Ŝą ce uszczegółowieniu zapisów kont ksi ęgi głównej, prowadzone były zgodnie z art. 16 ust.1 ustawy o rachunkowo ści w porz ądku systematycznym, jako wyodr ębniony system kont uzgodniony z zapisami ksi ęgi głównej. Konta ksi ąg pomocniczych prowadzone były dla: - środków trwałych, warto ści niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych – ksi ęgi środków trwałych, - rozrachunków z kontrahentami (wg poszczególnych kontrahentów i konta 201, 229i 234), - rozrachunki z pracownikami (imienne karty wynagrodze ń pracowników według istotnych danych dla obliczenia płac, świadcze ń z tytułu ubezpiecze ń społecznych oraz podatków, nale Ŝno ści z tytułu po Ŝyczek z zakładowego funduszu świadcze ń socjalnych), - kosztów (wg klasyfikacji bud Ŝetowej), - kosztów inwestycyjnych (wg poszczególnych rodzajów), - kosztów dochodów i wydatków wg klasyfikacji bud Ŝetowej. W zakresie ewidencji podatków i opłat – konta zbiorczych zobowi ąza ń pieni ęŜ nych dla ka Ŝdego sołectwa, kontokwitariusze zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, dziennik obrotów podatkowych, dziennik obrotów nale Ŝno ści nieprzypisanych, rejestr wymiarowy, rejestr przypisów i odpisów. Prawidłowo ść prowadzenia ewidencji operacji finansowych i gospodarczych opisano we fragmentach dotycz ących poszczególnych tematów w szczególno ści przy omawianiu wydatków inwestycyjnych ( rozdział VIII pkt. 6 ) wydatków osobowych ( rozdział VIII pkt. 5 ) dochodów podatkowych ( rozdział VII pkt. 1 ) protokołu kontroli. Wykaz kont syntetycznych i analitycznych prowadzonych przy u Ŝyciu komputera w kontrolowanej jednostce zgodny był z wykazem kont dla organu jednostki bud Ŝetowej zatwierdzony zarz ądzeniem Nr 2/2002 Wójta Gminy Grabica.

3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą

Dokonuj ąc analizy porównawczej danych wykazanych w bilansie jednostki sporz ądzonego na dzie ń 31.12.2002 r. i w bilansie bud Ŝetu sporz ądzonego na dzie ń 31.12.2002 r. z ewidencj ą ksi ęgow ą rozbie Ŝno ści nie stwierdzono. Obowi ązek sporz ądzania przez jednostki sektora finansów publicznych sprawozda ń z wykonania procesów zwi ązanych z gromadzeniem środków publicznych oraz ich rozdysponowaniem okre ślono w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada o finansach publicznych. Rodzaje i zasady sporz ądzania sprawozda ń bud Ŝetowych zgodnie z delegacj ą zawart ą w art. 15 ust.2 ustawy, okre śliły rozporz ądzenia:

______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- z 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczo ści bud Ŝetowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 ); - z 10 grudnia 2001 r. w sprawie rodzajów i zasad sporz ądzania sprawozda ń w zakresie pa ństwowego długu publicznego oraz por ęcze ń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 18, poz. 1653 ). Zgodnie z obowi ązuj ącymi przepisami o sprawozdawczo ści do sporz ądzania sprawozda ń jednostkowych i zbiorczych były: - Zarz ąd Gminy (dla Urz ędu Gminy); - Fundusz Celowy – Gminny Fundusz Ochrony Środowiska; - Gminny Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Szkół w Grabicy. Kontrola ewidencji ksi ęgowej i sprawozdawczo ści za lata 2002 i 2003 w zakresie długu publicznego wykazała, Ŝe były sporz ądzone sprawozdania jednostkowe przez podmioty zobowi ązane. Zarz ąd jednostki – Wójt Gminy sprawdził sprawozdania pod wzgl ędem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Sprawozdania jednostkowe i zbiorcze w okresie obj ętym kontrol ą sporz ądzane były i przekazane w ustalonych przepisami terminach. W zakresie zgodno ści danych wykazanych w sprawozdaniach bud Ŝetowych z ewidencj ą ksi ęgow ą nie stwierdzono rozbie Ŝno ści. Skutki obni Ŝenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy w okresie obj ętym kontrol ą wynosiły: 2002 rok - podatek od nieruchomo ści od osób prawnych dz. 756, rozdział 75615 § 031 107.908,00 - podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych dz. 756, rozdział 75616 § 031 131.034,00 ______Razem 2002 r. 238.942,00

Rok 2003 - podatek od nieruchomo ści od osób prawnych dz. 756, rozdział 75615 § 031 117.608,00 - podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych dz. 756, rozdział 75616 § 031 127.699,00 ______Razem 2002 r. 245.307,00

Skutki obni Ŝenia górnych stawek podatków za okresy sprawozdawcze 2002 i 2003 zostały wyliczone prawidłowo i wykazane w sprawozdaniach Rb-27s i Rb-PDP we wła ściwej wysoko ści. Łączne skutki udzielonych przez gmin ę, ulg, odrocze ń, umorze ń, zwolnie ń, obni Ŝek górnych stawek podatków – obliczone za okres sprawozdawczy ( bez ulg ) i zwolnie ń ustawowych ) w okresie obj ętym kontrol ą zestawione przez kontroluj ącą na podstawie sprawozda ń i ewidencji

______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

ksi ęgowej podatkowej z wykonania podstawowych dochodów podatkowych przedstawiały si ę nast ępuj ąco Skutki obni Ŝeń stawek podatku, Lp. Tytuł podatku Wykonanie % udział ( 5:3 ) (1) ulg, odrocze ń, zwolnie ń 1. 2. 3. 4. 5. 1. Podatek rolny 2002 517.817,00 2,82 14.611,00 2003 467.924,00 1,78 8.308,00 2. Podatek od 2002 936.760,00 36,58 342.687,00 nieruchomo ści 2003 928.918,00 32,32 300.215,00 3. Podatek le śny 2002 14.203,00 1,02 145,00 2003 22.357,00 1,48 330,00 4. Podatek od środków 2002 326.751,00 20,70 49.003,00 transportowych 2003 222.322,00 15,03 33.417,00

(1) – udział wyliczony porównywalnie

Z przytoczonych wy Ŝej danych wynika, Ŝe w 2003 r. w porównaniu do 2002 r. zmalał procentowy udział obni Ŝki stawek maksymalnych i wszelkich ulg, odrocze ń i umorz ę ( poza ustawowymi ) do wykonania dochodów w podatku rolnym, od nieruchomo ści i od środków transportowych, natomiast wzrósł o 0,46 % w podatku le śnym.

ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń

Do ewidencji rozrachunków z dostawcami i wykonawcami w kontrolowanej jednostce prowadzone było konto 201 syntetyka. Konto 201 – rozrachunkami z odbiorcami i dostawcami na dzie ń 31 grudnia 2002 r. wykazywało saldo zerowe, natomiast na dzie ń 31 grudnia 2003 r. saldo konta 201 wykazywało kwot ę 2.238,70 zł. Na kwot ę 2.238,70 zł składały si ę rachunki, których termin płatno ści przypadał na stycze ń 2004 r. zapłata nast ąpiła w miesi ącu styczniu 2004 r. Zarówno w 2002 r. jak i w 2003 r. nie wyst ąpiły zobowi ązania wymagalne.

2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE

Saldo konta 229 – „pozostałe rozrachunki publiczno – prawne” na dzie ń 31 grudnia 2002 r. wynosiło 29.523,11 i dotyczyło naliczonej składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego ( zapłacono 5.03.2003 r.). Saldo konta na dzie ń 31 grudnia 2003 r. wynosiło 31.167,06 i dotyczyło naliczonej składki ZUS od dodatkowego wynagrodzenia rocznego ( zapłacono 5.03.2004 r. ).

______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI

Saldo konta 240 – Pozostałe rozrachunki na dzie ń 31.12.2002 r. wynosiło 303.655,80 i dotyczyło: - wpłat mieszka ńców na drogi 36.465,00 - wpłaty na wodociągi 20.207,00 - PKO z tytułu znaków skarbowych 2.000,00 - zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umów – sumy depozytowe __244.993,80___ 303.655,80 Saldo konta na dzie ń 31.12.2003 r. wynosiło 330.819,51 i dotyczyło: - wpłat mieszka ńców na drogi 15.292,70 - wpłaty na wodoci ągi 66.616,00 - PKO z tytułu znaków skarbowych 2.000,00 - zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umów – sumy depozytowe __246.910,81__ 330.819,51

Do konta syntetycznego 240 prowadzona była ewidencja analityczna wg jednostek i osób z uwzgl ędnieniem tytułów poszczególnych rozrachunków i roszcze ń i rozlicze ń oraz zakresów działalno ści, z którymi s ą zwi ązane. Stan zobowi ąza ń wykazanych na dzie ń 31.12.2002 r. w bilansie jednostki zgodny był ze stanem zobowi ąza ń wykazanych na koncie 240 – pozostałe rozrachunki.

4. INNE

Konto 225 – „Rozrachunki z bud Ŝetami” - saldo konta na dzie ń 31.12.2002 r. wynosiło 5.986,80 i dotyczyło naliczonego podatku od dodatkowego wynagrodzenia rocznego – rozliczono w marcu 2003 r. - Saldo konta na dzie ń 31.12.2003 r. wynosiło 7.084,20 i dotyczyło naliczonego podatku od dodatkowego wynagrodzenia rocznego i od umów zlecenia, który rozliczono w styczniu 2004 r., a podatek od dodatkowego wynagrodzenia rocznego rozliczono w marcu 2004 r.

W bilansie jednostki za 2002 r. wykazano pozostałe zobowi ązania w kwocie 8.002,00 zł., na które składały si ę: Konto 225 – podatek dochodowy od osób fizycznych 5.986,80 Konto 221 – nadpłaty w podatkach ______2.015,35______Razem 8.002,15 Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodze ń. Saldo konta na dzie ń 31.12.2002 r. wynosiło 42.968,64 i dotyczyło naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłata nast ąpiła w lutym 2003 r.

______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Saldo ko ńca na dzie ń 31.12.2003 r. wynosiło 44.910,79 i dotyczyło naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego – wypłata nast ąpiła - 27 lutego 2003 r. Konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” - Saldo konta na dzie ń 31.12.2002 r. nie wyst ępuje - Saldo konta na dzie ń 31.12.2003 r. nie wyst ępuje. Konto 224 – „Rozrachunki bud Ŝetu” Saldo konta na dzie ń 31.12.2002 r. wynosiło 275.499,84 i dotyczyło: w nale Ŝno ściach: przekazane w styczniu dochody z tytułu udziału w podatku dochodowym od osób fizycznych 40.129,00 w zobowi ązaniach: - zwrot środków do UW z tytułu dowodów osobistych 120,00 - zwrot niewykorzystanych środków na zasiłki rodzinne i piel ęgnacyjne 2.161,47 - wpłata środków do Izby Rolniczej do rozliczenia 760,75 - nadpłaty US z tytułu nalicze ń 788,77 - subwencje i inne 311.797,85 315.628,84 W bilansie z wykonania bud Ŝetu (organ ) za 2002 r. zobowi ązania wobec bud Ŝetu wykazano w kwocie 315.629,00, która zgodna była z zobowi ązaniami wykazanymi na koncie 224 Rozrachunki bud Ŝetu- - Saldo konta 224 na dzie ń 31.12.2003 r. wynosiło 379.134,14 i dotyczyło: w nale Ŝno ściach: - przekazana dotacja SAPARD 590.879,19 7 stycznia 2004 r - przekazane dochody z tytułu udziałów w podatku 50.897,00 dochodowym od osób fizycznych - rozliczenie dotacji 71,62 - rozliczenia z Urz ędami Skarbowymi 470,89 642.314,70 w zobowi ązaniach: - z rozlicze ń dotacji 12.656,56 - z subwencji 250.522,00 263.178,56

W zakresie prawidłowo ści wykazanych sald na kontach rozrachunkowych nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

GOSPODARKA KASOWA

1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA

Kasa Urz ędu Gminy Grabica usytuowana była na parterze Urz ędu Gminy i stanowiła osobne pomieszczenie posiadaj ące okratowane okno i drzwi. Interesanci obsługiwani byli przez specjalne do tego celu przystosowane okienko. Pomieszczenie kasy zabezpieczone było poprzez zainstalowany alarm. Gotówka przechowywana była w kasecie metalowej a nast ępnie w szafie pancernej, do której chowana jest po zamkni ęciu kasy lub gdy kasjer opuszcza pomieszczenie kasowe w trakcie godzin pracy. Do szafy pancernej i pomieszczenia kasowego były 2 komplety kluczy, z których jeden posiadał kasjer, a drugi znajdował si ę w depozycie bankowym ( umowa o przyj ęciu depozytu z dnia 25.04.1995 r. ). Dysponowanie drukami ścisłego zarachowania oraz prowadzenie ksi ąŜ ek druków ścisłego zarachowania powierzono: • Pani Aleksandrze Florczyk – kasjerce, - czeki gotówkowe, • Pani Gra Ŝynie Owczarek – inspektorowi ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej i spraw administracyjnych. - kwestionariusze przychodowe K-103 - świadectwa miejsca pochodzenia zwierz ąt - dowody KP - arkusze spisu z natury. Zasady ewidencji i przechowywania druków ścisłego zarachowania zostały okre ślone w „Instrukcji ewidencji druków ścisłego zarachowania”, która stanowiła zał ącznik do Zarz ądzenia Nr 1/2000 Wójta Gminy Grabica wprowadzonego z dat ą 3.01.2000 r. Czeki gotówkowe przechowywane były w szafie pancernej w pomieszczeniu kasowym, za ś pozostałe druki wymienione wy Ŝej były przechowywane w Wydziale Finansowym w specjalnie wydzielonej szafie. Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona była w specjalnie do tego zało Ŝonych ksi ęgach o ustalonym wzorze, odr ębnie dla ka Ŝdego rodzaju druku. W ksi ęgach tych zarejestrowane były pod odpowiedni ą dat ą - liczby, numery przyjętych, wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadzono ka Ŝdorazowo aktualny stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. Po komisyjnym przeliczeniu druków wymienionych wcześniej stwierdzono, co nast ępuje: 1) – czeki gotówkowe od nr 0000443480 do 0000443490 – szt. 10 od nr 0000442884 do 0000442890 – szt. 6

______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

od nr 0000443495 do 0000443512 – szt. 17 od nr 0000443442 do 0000443455 – szt. 13 stan zgodny z ewidencj ą 2) Kwitariusze przychodowe od nr 44446101 do 4447000 – szt. 9 stan zgodny z ewidencj ą 3) Dowody „KP” od nr 351 – 400 – szt. 13 401 – 450 – szt. 13 451 – 500 – szt. 13 stan zgodny z ewidencj ą 4) Arkusze spisu z natury. Stan „0” 5) świadectwo miejsca pochodzenia zwierz ąt od nr 6903201 do 6903500 – szt. 6 stan zgodny z ewidencj ą

Nie stwierdzono rozbie Ŝno ści pomi ędzy ewidencj ą a stanem faktycznym druków ścisłego zarachowania. Ksi ęgi druków ścisłego zarachowania były ponumerowane, przesznurowane, ostemplowane na ostatniej stronie piecz ęci ą okr ągł ą Urz ędu Gminy Grabica i podpisane przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Kontrol ę kasy przeprowadzono w dniu 26 lutego 2004 r., której wynik przedstawiono w protokole kontroli kasy. Protokół kontroli kasy stanowi zał ącznik Nr 13 do protokołu kontroli. W kontrolowanej jednostce zasady gospodarki kasowej zostały uregulowane w „Instrukcji obiegu dokumentów ksi ęgowych” w rozdziale II – wprowadzonej zarz ądzeniem 50/2002 Wójta Gminy Grabica z dat ą 31.12.2002 r. Wcze śniej obowi ązywała „Instrukcja kasowa” wprowadzona Zarz ądzeniem Nr 4/97 Wójta Gminy z dat ą 22.10.1997 r.

2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH

Urz ądzeniem ksi ęgowym zbiorczym i dowodem zbiorczym grupuj ącym operacje kasowe w danym dniu był raport kasowy. Kasjerka prowadziła nast ępuj ące raporty kasowe: - raport kasowy – bud Ŝet – wydatki - raport kasowy – Fundusz Świadcze ń Socjalnych - raport kasowy – Fundusz Ochrony Środowiska - raport kasowy – wypłaty na podstawie kwitariuszy K – 103 - raport znaków skarbowych i odr ębnie raport kasowy dla GOPS-u – bud Ŝet

______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Do raportów kasowych doł ączone były dowody ksi ęgowe dokumentuj ące poszczególne operacje kasowe. Oryginały raportów podpisane przez kasjera wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazywał do referatu ksi ęgowo ści. Kopie raportów pozostawały w kasie. Środki pieni ęŜ ne znajduj ące si ę w kasie jednostki ewidencjonowane były na koncie syntetycznym 101 – kasa. Ewidencj ę szczegółow ą do konta 101 – kasa stanowiły raporty kasowe prowadzone na podstawie źródłowych dowodów kasowych wymienianych pojedynczo. Prawidłowo ść dokonywania operacji kasowych prowadzono w raporcie kasowym: - dochodów za okres miesi ąca kwietnia, maja 2002 i czerwca 2003 r. - wydatków – za okres miesi ąca lipca, wrze śnia 2002 r. i pa ździernika 2003 r. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe raporty kasowe prowadzone były w sposób okre ślony wewn ętrzn ą instrukcj ą w sprawie gospodarki kasowej. Zachowano zasad ę ci ągło ści salda w kolejno numerowanych raportach kasowych. Poszczególne operacje gospodarcze zwi ązane z przychodami i rozchodami gotówki ujmowano w raportach kasowych na podstawie źródłowych dowodów ksi ęgowych. W zakresie dokumentowania operacji kasowych stwierdzono nast ępuj ące nieprawidłowo ści. Raporty kasowe dochodów w próbie przyj ętej do kontroli za 2002 r. od nr 10/2002 do nr 15/2002 za okres od 1.04. do 31.05 i za 2003 r. od nr 16/03 do 18/03 za okres od 1 do 30 czerwca sporz ądzone były niezgodnie z § 4 Instrukcji kasowej z 22 pa ździernika 1997 r. i rozdziału I A, pkt.1 Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów finansowych. Instrukcje okre ślały, Ŝe wszystkie dowody kasowe dotycz ące wpłat lub wypłat gotówkowych dokonywanych w danym dniu powinny by ć uj ęte w raporcie kasowym. Raport kasowy sporz ądza kasjer przebitkowo w dwóch egzemplarzach i zamyka co 10 dni. Wszystkie przychody i wydatki kasjer wpisuje do raportu na bie Ŝą co. Sposób ewidencji zdarze ń zaprezentowany w raportach wskazywał, Ŝe były one sporz ądzane na koniec dekady okresu rozliczeniowego a nie na bie Ŝą co. Zaznaczy ć jednak Ŝe nale Ŝy, Ŝe gotówka przyj ęta do kasy na podstawie kwitariuszy przychodowych k-103 w danym dniu była odprowadzana do banku w dniu jej przyj ęcia. Obroty gotówkowe udokumentowane dowodami kasowymi nie budziły zastrze Ŝeń. W raportach kasowych wydatków stwierdzono przypadki wypłaty gotówki na podstawie przedło Ŝonych faktur lub rachunków, które zgodnie z zapisami na tych fakturach jeszcze nie wpłyn ęły do Urz ędu gminy Grabica, nieprawidłowo ści dotyczyły: 1. raport kasowy nr 30/02 za okres od 10 do 11 lipca 2002 r. poz. 11, faktura nr 523/2002 z dat ą 11.07.2002 za wyrys mapy ewidencyjnej na kwot ę 127,78 – zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2554 z dat ą 15.07.2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem formalnym i merytorycznym z data 11 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 11.07.2002 r. 2. raport kasowy nr 30/02 za okres od 10 do 11 lipca 2002 r. poz. 10, faktura nr 00/00412/2002 z dnia 12.07.2002 r . za resor i trójk ąt na kwot ę 24,40 zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2575 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem formalnym i merytorycznym z data 11 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 11.07.2002 r. 3. raport kasowy nr 30/02 za okres od 10 do 11 lipca 2002 r. poz. 9, faktura nr 173/07/02 z dnia 12.07.2002 r . za zakup etyliny na kwot ę 168,48 zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2574 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem formalnym i merytorycznym z data 11 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 11.07.2002 r.

______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

4. raport kasowy nr 30/02 za okres od 10 do 11 lipca 2002 r. poz. 8, faktura nr 216/02 z dnia 12.07.2002 r . za cz ęś ci do równiarki na kwot ę 3.916,20 zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2576 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 11 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 11.07.2002 r. 5. raport kasowy nr 30/02 za okres od 10 do 11 lipca 2002 r. poz. 7, faktura nr 35/26/02 z dnia 15.07.2002 r . za materiały do ci ągnika na kwot ę 519,20 zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2573 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 11 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 11.07.2002 r. 6. raport kasowy nr 30/02 za okres od 10 do 11 lipca 2002 r. poz. 6, faktura nr 2845/02/GR z dnia 06.07.2002 r . za olej nap ędowy do samochodu bojowego Jelcz – OSP Lubanów na kwot ę 107,36 zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2538 z dat ą 12 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym z data 15 lipca 2002 r. a pod wzgl ędem formalnymi rachunkowym z dat ą 26.07.2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 11.07.2002 r. 7. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 7, lista płac z tytułu nagród za udział w gminnych zawodach sportowo po Ŝarniczych na kwot ę 2850,00. Lista nagród została zatwierdzona do wypłaty przez upowa Ŝnione osoby z dat ą 11.07.2002 Sprawdzona pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym z dat ą 14.07.2002 r Potwierdzenie odbioru gotówki z dat ą 14.07.2002 r. natomiast według adnotacji kasjera wypłaty dokonano z dat ą 12.07.2002 r. 8. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 13, rachunek nr 58/2002 z dnia 11.07.2002 r . za tabliczki na zawody sportowo po Ŝarnicze w Szydłowie na kwot ę 120,00 zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2594 z dat ą 16 lipca 2002 r. Rachunek sprawdzony merytorycznie z data 12 lipca 2002 r., formalnie i rachunkowo 16.07.2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki z dat ą 12.07.2002 r. 9. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 14, faktura nr 136/02 za albumy na zawody sportowo – po Ŝarnicze w Szydłowie na kwot ę 80,00 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2596 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 16 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 12.07.2002 r. 10. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 15, faktura nr 42/7/2002 z dat ą 11.07.2002r. za nagrody na zawody sportowo – po Ŝarnicze w Szydłowie na kwot ę 196,08 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2597 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 16 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 12.07.2002 r. 11. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 16, faktura nr 275/02 z dat ą 05.07.2002r. za puchary na zawody sportowo – po Ŝarnicze w Szydłowie na kwot ę 157,00

______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2595 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 16 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 12.07.2002 r. 12. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 17, faktura nr 6709 z dat ą 11.07.2002r. za ksi ąŜ ki na zawody sportowo – po Ŝarnicze w Szydłowie na kwot ę 624,80 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2571 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 16 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 12.07.2002 r. 13. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 18, faktura nr 6839 z dat ą 13.07.2002r. za albumy na zawody sportowo – po Ŝarnicze w Szydłowie na kwot ę 58,32 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2593 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 12 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 12.07.2002 r. 14. raport kasowy nr 31/02 za okres od 12 do 12 lipca 2002 r. poz. 19, faktura nr 6725 z dat ą 11.07.2002r. za ksi ąŜ ki na zawody sportowo – po Ŝarnicze w Szydłowie na kwot ę 151,60 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 2572 z dat ą 16 lipca 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 16 lipca 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 12.07.2002 r. 15. raport kasowy nr 40 za okres od 31.08 do 05.09.2002r. poz. 12, faktura nr 78273 z dat ą 09.09.2002r. za materiały na remont budynku w Dziewulinach na kwot ę 1031,77 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 3366 z dat ą 10 wrze śnia 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 10 wrze śnia 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 05.09.2002r. 16. raport kasowy nr 40 za okres od 31.08 do 05.09.2002r. poz. 13, faktura nr 1016/02/M/FA za podr ęczniki dla dzieci z rodzin dotkni ętych problemem alkoholowym na kwot ę 75,00 zł. Data odbioru towaru 06.09.2002r., podpis P. Doroty Kopyciel – Kierownika GOPS Dziennik korespondencyjny pod poz. 3391 z dat ą 11 wrze śnia 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym i formalnym z dat ą 03 wrze śnia 2002 r., merytorycznym i rachunkowym 11 wrze śnia 2002r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki z dat ą 05.09.2002r. 17. raport kasowy nr 40 za okres od 31.08 do 05.09.2002r. poz. 7, faktura nr 4065/02/GR z dat ą 08.09.2002r. za zakup oleju dla OSP w Lubanowie na kwot ę 151,80 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 3375 z dat ą 10 wrze śnia 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 10 wrze śnia 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 05.09.2002r.

______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

18. raport kasowy nr 40 za okres od 31.08 do 05.09.2002r. poz.14, faktura nr 1036/02/M/FA z dat ą 11.09.2002r za podr ęczniki dla dzieci z rodzin dotkni ętych problemem alkoholowym na kwot ę 212,86 zł. zaewidencjonowana w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 3390 z dat ą 12 wrze śnia 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym i merytorycznym z data 11 wrze śnia 2002 r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki przez osoby upowa Ŝnione z dat ą 05.09.2002r. 19. raport kasowy nr 41/02 za okres od 06 do 23.09.2002r., poz. 6, faktura nr 4978/02/P z dat ą 23.09.2002r. za zakup artykułów elektrycznych na remont stra Ŝnicy OSP Dziewuliny na kwot ę 122,98 zł. Dziennik korespondencyjny poz. 3572 z dat ą 24 wrze śnia 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym i formalnym z dat ą 25 wrze śnia 2002 r., merytorycznym 24 wrze śnia 2002r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki z dat ą 09.09.2002r. 20. raport kasowy nr 41/02 za okres od 06 do 23.09.2002r., poz. 5, faktura nr 4734/02/P z dat ą 11.09.2002r. za zakup artykułów elektrycznych na remont stra Ŝnicy OSP Dziewuliny na kwot ę 341,05 zł. Dziennik korespondencyjny poz. 3571 z dat ą 24 wrze śnia 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym i formalnym z dat ą 25 wrze śnia 2002 r., merytorycznym 24 wrze śnia 2002r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki z dat ą 09.09.2002r. 21. raport kasowy nr 41/02 za okres od 06 do 23.09.2002r., poz. 4, faktura nr 545/00/02 z dat ą 11.09.2002r. za materiały budowlane na remont straŜnicy OSP Dziewuliny na kwot ę 920,00 zł. Dziennik korespondencyjny poz. 3570 z dat ą 24 wrze śnia 2002 r. faktur ę sprawdzono pod wzgl ędem rachunkowym i formalnym z dat ą 25 wrze śnia 2002 r., merytorycznym 24 wrze śnia 2002r. Potwierdzenie wypłaty i odbioru gotówki z dat ą 09.09.2002r. Kserokopie rachunków z lipca i wrze śnia 2002r. i wymienionych wy Ŝej faktur oraz obroty konta 101 za 2002r. stanowi ą zał ącznik nr 14do protokołów kontroli. Zgodnie z instrukcj ą w sprawie obiegu i kontroli dokumentów ksi ęgowych z 22.10 1997r. obowi ązuj ącej w 2002r. w Urz ędzie Gminy Grabica - § 4 „... Podstaw ą dokonania wydatków jest prawidłowo sporz ądzony dokument ksi ęgowy wewn ętrzny lub zewn ętrzny odzwierciedlaj ący realizacj ę zada ń uj ętych w programie gospodarczym, bud Ŝecie i planach finansowych.” - § 6 „…Dokumenty finansowo-ksi ęgowe przesyłane poczt ą przyjmowane s ą przez uprawnionego pracownika kancelaryjnego, który na otrzymanych dowodach stwierdza dat ę ich wpływu do urz ędu. Wy Ŝej wymienione dokumenty po wst ępnej ocenie przez Wójta lub podczas jego nieobecno ści przez Sekretarza przekazywane s ą za pokwitowaniem niezwłocznie do komórki finansów i planowania bud Ŝetowego. Nast ępnie zostaje przekazane do poszczególnych komórek i samodzielnych stanowisk celem ustalenia rzetelno ści danych, celowo ści i legalno ści operacji gospodarczych okre ślonych w dowodzie ksi ęgowym. Dokumenty przyjmowane bezpo średnio w komórkach, równie Ŝ po sprawdzeniu, powinny by ć niezwłocznie przekazane do komórki finansów i planowania bud Ŝetowego. - Na dowodach stanowi ących podstaw ę dokonania wypłaty za wykonane roboty, dostawy lub usługi powinno by ć umieszczone potwierdzenie wykonania lub przyj ęcia, podpisane przez pracownika bezpo średnio odpowiedzialnego za realizacj ę danego zadania lub kierownika komórki. Ka Ŝdy dowód stanowi ący podstaw ę dokonania wypłaty powinien by ć sprawdzony pod wzgl ędem formalno-rachunkowym przez upowa Ŝnionego pracownika komórki

______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

finansów i planowania bud Ŝetowego oraz pod wzgl ędem merytorycznych przez kierowników komórek lub przez osoby zajmuj ące samodzielne stanowiska odpowiedzialnych za realizacj ę zada ń bran Ŝowych. Na podstawie sprawdzonych dowodów ksi ęgowych zał ączonych do raportów kasowych w okresie lipca, wrze śnia 2002r. stwierdzono, Ŝe wymienione wy Ŝej zasady nie były przestrzegane. Stwierdzono przypadki, Ŝe wypłata gotówki przez kasjera nast ępowała przed faktycznym wpłyni ęciem faktury do urz ędu (data rejestracji faktury pó źniejsza ani Ŝeli wypłata lub data wystawienia faktury, pó źniejsza ani Ŝeli wypłata gotówki) oraz , Ŝe wypłata nast ępowała bez sprawdzenia faktury pod wzgl ędem formalnym, rachunkowym i merytorycznym (data dokonania sprawdzenia pó źniejsza ani Ŝeli data wypłaty gotówki z kasy). Powy Ŝsze stanowi naruszenie art. 22 ust.1 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994r. o rachunkowo ści zgodnie z którym „… dowody ksi ęgowe powinny by ć rzetelne to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej któr ą dokumentuj ą, kompletne, zawieraj ące co najmniej dane okre ślone w art.21…”. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝyła Pani Ewa Morawiec - Skarbnik Gminy, które stanowi zał ącznik Nr 15 do protokołu kontroli.

WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE

1. INFORMACJE OGÓLNE – 2002 ROK .

Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki pomocowe)

Bud Ŝet Gminy Grabica na 2002r. został przyj ęty Uchwał ą Rady Gminy Grabica Nr XXIII/158/2001 z dat ą 28.12.2001r. Uchwalony przez Rad ę Gminy bud Ŝet przewidywał dochody w kwocie 7 523 052,00 zł., a wydatki w kwocie 7 408 052,00 zł. W trakcie roku bud Ŝetowego w planie dochodów i wydatków dokonano zmian w oparciu o uchwały Rady Gminy: - Nr XXIV/169/2002 z dat ą 28.03.200r.; - Nr XXVI/182/2002 z dat ą 27.08.2002r.; - Nr XXVII/190/2002 z dat ą 09.10.2002r.; - Nr II/7/2002 z dat ą 02.12.2002r.; - Nr III/16/2002 z dat ą 30 grudnia 2002 r. oraz Zarz ądu Gminy upowa Ŝnienie do dokonywania zmian w bud Ŝecie gminy dotycz ących przenoszenia wydatków mi ędzy rozdziałami i paragrafami z wył ączeniem przeniesie ń wydatków mi ędzy działami - § 8 uchwały Nr XXIII/158/2001 z 28.12.2001 r. - Nr 1/1/2002 z dat ą 18.01.2002 r. - Nr 2/6/2002 z dat ą 11.02.2002 r. - Nr 13/29/2002 z dat ą 13.09.2002 r.

W wyniku dokonanych zmian plan bud Ŝetu gminy po stronie dochodów na dzie ń 31.12.2002 r. zamkn ął si ę kwot ą 8.445.838,00 zł. a po stronie wydatków 9.320.838,00 zł. Dochody bud Ŝetowe za rok 2002 zostały wykonane w kwocie 8.557.144,00 co stanowiło 101,3 % planowanych dochodów bud Ŝetowych. Głównymi źródłami dochodów bud Ŝetowych były: - subwencja o światowa w kwocie 3.014.237,00 zł. co stanowiło 35,2% dochodów gminy, - subwencja podstawowa ogólna – 929.029,00 co stanowiło 10,8 % dochodów gminy, - subwencja rekompensuj ąca z tytułu utraconych dochodów 415.228,00 zł co stanowiło 4,8 % dochodów gminy, - dotacje celowe na zadania zlecone – 518.705,00 zł. co stanowiło 6,06% dochodów gminy,

______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- dotacje na zadania powierzone ze starostwa – 7.954,00 zł. co stanowiło 0,09% dochodów gminy - pozostałe dotacje i środki – 399.590,00 zł co stanowiło 4,67% dochodów gminy - dochody z tytułu podatków i opłat 2.162.719,00 co stanowi 25,3% dochodów gminy, - wpłaty z opłat za zezwolenia na sprzeda Ŝ alkoholu 72.792,00 zł. co stanowi 0,8 % dochodów gminy.

W gminie utworzony został Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Na rok 2002 zaplanowano przychody w kwocie 63.000,00 a osi ągni ęto w kwocie 124.123,00 co stanowiło 197% planowanych przychodów. Stan środków obrotowych na dzie ń 1.01.2002 r. b.o. wynosił 25.884,00 zł. Wpływy z opłat przekazane przez Zarz ąd Wojewódzkiego Funduszu ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej wyniosły 124.123,00 zł. Koszty z funduszu celowego poniesione w trakcie roku wynosiły 34.495,00 i dotyczyły: - wydatków bie Ŝą cych na zabezpieczenie przeciwpowodziowe i przeciwerozyjne urz ądze ń melioracyjnych ( 90011 § 4300 ) 28.888,00 zł - opłat za korzystanie ze środowiska i inne opłaty ( 90011 §4430 ) 5.607,00 zł stan środków pieni ęŜ nych na 31.12.2002 r. wynosił 115.512,00 zł

Gospodarka finansowa w formie środka specjalnego w 2002 r. prowadzona była przez szkoły podstawowe i gimnazjum w Szydłowie. Przychody zaplanowano w 2002 r. 15.500,00 zł osi ągni ęto wpływy 13.600,00 tj. 87,7% planowanych przychodów. Stan środków pieni ęŜ nych na pocz ątek roku wynosił – b.o. roku 2002 – 2.231,00 zł. Środki wydatkowano w trakcie roku bud Ŝetowego na ogóln ą kwot ę 12.484,00 zł głównie na zakup pomocy dydaktycznych. Na dzie ń 31.12.2002 r. niewykorzystane środki na rachunku bankowym wyniosły 3.348,00 zł.

Wydatki i rozchody bud Ŝetu. Deficyt i źródła jego pokrycia (ew. nadwy Ŝka)

Uchwalony przez Rad ę Gminy bud Ŝet na pocz ątek roku 2002 przewidywał wydatki w kwocie 7.408.052,00 zł W ci ągu roku bud Ŝetowego planowane wydatki zwi ększono o kwot ę 1.912.786,00 i po uwzgl ędnieniu planowane wydatki w bud Ŝecie gminy na koniec 2002 r. wynosiły 9.320.838,00 zł. Na planowane wydatki w kwocie 9.320.838,00 zł wykonano wydatki w kwocie 8.426.667,00 zł co stanowiło 90,4 % planu. Zaplanowane środki w bud Ŝecie wykorzystane zostały na realizacj ę: - zada ń bie Ŝą cych gminy na planowane wydatki w kwocie 6.581.511,00 wykorzystano środki w kwocie 5.778.001,00 co stanowiło 87,8% planowanych wydatków bie Ŝą cych - wydatków maj ątkowych na planowane w kwocie 2.739.329,00 wykorzystano środki w kwocie 2.648.666,00 co stanowiło 96,7% planowanych wydatków maj ątkowych

Na dzie ń 31.12.2001 r. nadwy Ŝka bud Ŝetowa wyniosła 130.477,00 Przychody ogółem za 2002 wyniosły 990.000,00

______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

( nadwy Ŝka z lat ubiegłych ) Rozchody ogółem wyniosły 1.120.447,00 i zostały przeznaczone na: - spłat ę po Ŝyczki w kwocie 85.000,00 - na lokat ę w banku 1.035.476,00 Przypadaj ące do spłaty raty po Ŝyczek wraz z nale Ŝnymi w danym roku odsetkami od tych po Ŝyczek zgodnie z art. 113 ustawy o finansach publicznych nie przekroczyły 15% dochodów gminy.

2. INFORMACJE OGÓLNE – 2003 ROK

Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje)

Bud Ŝet gminy Grabica na 2003 r. został przyj ęty Uchwał ą Rady Gminy Grabica Nr III/17/2002 z dat ą 30.12.2002 r. Uchwalony przez Rad ę Gminy bud Ŝet na pocz ątek roku 2003 przewidywał dochody w kwocie 8.100.694,00 zł a wydatki w kwocie 8.400.694,00 W trakcie roku bud Ŝetowego w planie dochodów i wydatków dokonano zmiany w oparciu o uchwały Rady Gminy Grabica: - Nr V/31/03 z dat ą 31 marca 2003 r., - Nr VI/38/03 z dat ą 25 czerwca 03 r. - Nr VII/51/03 z dat ą 29 sierpnia 2003 r. - Nr VIII/57/03 z data 30 pa ździernika 2003 r. - Nr IX/61/03 z dat ą 28 listopada 2003 r. - Nr X/66/03 z dat ą 30 grudnia 2003 r. oraz Zarz ądzenia Wójta Gminy ( upowa Ŝnienie do dokonywania zmian w bud Ŝecie gminy dotycz ących przenoszenia wydatków mi ędzy rozdziałami i paragrafami z wył ączeniem przeniesie ń wydatków mi ędzy działami - § 8 uchwały nr III/17/2002 z 30 grudnia 2002 r.) - Nr 40/2003 z dat ą 29 sierpnia 2003 r. - Nr 51/2003 z dat ą 22 pa ździernika 2003 r. - Nr 66/2003 z dat ą 23 grudnia 2003 r. - Nr 68/2003 z dat ą 31 grudnia 2003 r. W wyniku dokonanych zmian plan bud Ŝetu gminy po stronie dochodów na dzie ń 31 grudnia 2003 r. zamkn ął si ę kwot ą 8.862.934,00 zł a po stronie wydatków 10.252.934,00 zł. Plan dochodów bud Ŝetowych za 2003 r. został wykonany w kwocie 8.758.673,00 zł co stanowiło 98,8 % planowanych dochodów. Głównymi źródłami dochodów bud Ŝetowych były: - subwencja o światowa - 3.228.574,00 - co stanowiło 36,9 % dochodów gminy - subwencja podstawowa - 568.490,00 - co stanowiło 6,5 % dochodów gminy - subwencja rekompensuj ąca subwencji ogólnej - 422.839,00 - co stanowiło 4,8 % dochodów gminy

______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- dotacje na zadania zlecone administracyjne - 494.855,00 - co stanowiło 5,64 % dochodów gminy - dotacja celowa otrzymana z powiatu - 7.158,00 - co stanowiło 0,08% dochodów gminy - środki z SAPARD na drog ę gminn ą - 590.875,00 - co stanowiło 6,7 % dochodów gminy - dochody z tytułu podatku i opłat - 2.146.999,00 - co stanowiło 24,5 % dochodów gminy - wpłaty z opłat za zezwolenia za sprzeda Ŝ alkoholu - 63.747,00 - co stanowiło 0,72 % dochodów gminy

W gminie utworzony Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Na rok 2003 zaplanowano przychody w kwocie 235.400,00 zł a osi ągni ęto w kwocie 235.418,00 zł. Stan środków obrotowych na dzie ń 1 stycznia 2003 r. – b.o. wynosił 115.512,00 zł. Wpływy z opłat przekazane przez Zarz ąd Wojewódzkiego Funduszu Ochrony środowiska i Gospodarki Wodnej wynosiły 235.418,00 zł Koszty z funduszu celowego poniesione w trakcie roku wynosiły 209.195,00 zł i dotyczyły: a) wydatków inwestycyjnych – termoizolacja budynku gminy 145.000,00 zł b) wydatków bie Ŝą cych na zabezpieczenie przeciwpowodziowe i opłaty za korzystanie ze środowiska i inne 64.195,00 zł. Stan środków pieni ęŜ nych na 31 grudnia 2003 r. wynosił 141.735,00 zł Gospodarka finansowa w formie środka specjalnego w 2003 r. prowadzona była przez Szkoły i Gimnazjum w Szydłowie. Przychody zaplanowano w 2003 r. na kwot ę 12.487,00 zł. a osi ągni ęto wpływy w wysoko ści 12.487,00 zł. Stan środków pieni ęŜ nych na 1.01.2003 r. wyniósł 3,348,00 zł. Środki wydatkowano w ci ągu roku bud Ŝetowego na ogóln ą kwot ę 14.446,00 zł

Wydatki i rozchody bud Ŝetu. Deficyt i źródła jego pokrycia (ew. nadwy Ŝka)

Na dzie ń 31.12.2003 r. niewykorzystane środki na rachunku bankowym wynosiły 1.389,00 zł. Uchwalony przez Rade Gminy bud Ŝet na rok 2003 przewidywał wydatki na kwot ę 8.400.694,00 zł. W ci ągu roku bud Ŝetowego planowane wydatki zwi ększono o kwot ę 1.852.240,00 zł i po uwzgl ędnieniu zmian planowane wydatki w bud Ŝecie gminy na koniec 2003r. wynosiły 10 252 934,00 zł. Na planowane wydatki w kwocie 10 252 934,00 zł. wykonano wydatki w kwocie 9 679 084,00 zł co stanowiło 94,4% planu wydatków.

______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Zaplanowane środki w bud Ŝecie wykorzystane zostały na realizacj ę: - zada ń bie Ŝą cych gminy – na planowane wydatki w kwocie 6 211 560,00 zł. wykorzystano środki w kwocie 5 888 140,00 zł. co stanowiło 94,8% planowanych wydatków bie Ŝą cych, - wydatków maj ątkowych – na planowane wydatki w kwocie 4 041 374,00 zł. wykorzystano środki w kwocie 3 790 994,00 zł. co stanowiło 93,8% planowanych wydatków inwestycyjnych. Na dzie ń 31.12.2003r. nadwy Ŝka bud Ŝetowa wyniosła 920 411,00 zł. Przychody ogółem za 2003r. wyniosły 1 390 000,00 zł. (w tym nadwy Ŝka z lat ubiegłych w kwocie 1 390 000,00 zł) Rozchody ogółem wynosiły 469 589,00 zł. i zostały przeznaczone na lokat ę bankow ą.

3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH

Zgodnie z dyspozycj ą art. 93 pkt.3 ustawy o finansach publicznych dokonywanie wydatków nast ępuje w granicach kwot okre ślonych w planie finansowym z uwzgl ędnieniem prawidłowo dokonanych przeniesie ń z planowanym przeznaczeniem. W trakcie wykonywania bud Ŝetu Gminy Grabica za 2002r. – 2003r. zmiany dokonywane w ci ągu roku w bud Ŝecie odzwierciedlone były w uchwałach Rady Gminy, w przypadkach zmian dokonywanych mi ędzy działami, uchwałach Zarz ądu i zarz ądzeniach Wójta Gminy w przypadkach zmian w działach mi ędzy paragrafami. Prawidłowo ść dokonywanych wydatków w granicach okre ślonych w planie finansowym sprawdzono na dzie ń 31.12.2002r. i 31.12.2003r. w odniesieniu do wydatków ewidencjonowanych w działach 750 - Administracja Publiczna, działa 921 – Kultura i Ochrona Dziedzictwa Narodowego. W toku kontroli ustalono, i Ŝ w wymienionych działach nie przekroczono wydatków w 2002r. i 2003r.

WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH

1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH .

1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Komórk ą organizacyjn ą w Urz ędzie Gminy Grabica prowadz ącą rachunkowo ść podatków i opłat był Zespół Finansów, w którym zostały wyodr ębnione stanowiska pracy ds. wymiaru podatków i poboru podatków – ksi ęgowo ści podatkowej. Zadania w zakresie poboru podatków i opłat, prowadzenie przypisów i odpisów, wpłat, zwrotów z tytułu podatków i opłat, nadzoru nad egzekucj ą administracyjn ą podatków i opłat lokalnych, nadzoru inkasa, nale Ŝno ści podatkowych i niepodatkowych, pobieranych przez inkasentów oraz prowadzenie rachunkowo ści podatkowej powierzono:

______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Mirosławie Franas – Inspektorowi ds. wymiaru i nale Ŝno ści podatkowych – zakres czynno ści z dat ą 07.02.1991r. – aneks do zakresu czynno ści z dat ą 14.03.2002r. - Bo Ŝenie Zajdel – inspektorowi ds. ksi ęgowo ści podatkowej – zakres czynno ści z data 06.02.1991r. – aneks do zakresu czynno ści z dat ą 10.03.2003.r Zarz ądzeniem Wójta Gminy Grabica Nr 3/2002 z dat ą 24.01.2002r. zostały ustalone i wprowadzone zasady rachunkowo ści i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych, obowi ązuj ące od 01.01.2002r. Wymieniona wy Ŝej instrukcja regulowała zasady i sposób prowadzenia ewidencji ksi ęgowej oraz zawierała wykaz kont syntetycznych i analitycznych słu Ŝą cych tej ewidencji. Ustalone zasady rachunkowo ści i plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat realizowanych przez Gmin ę Grabica opracowane zostały na podstawie przepisów rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.1999r. w sprawie zasad rachunkowo ści i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorz ądu terytorialnego (Dz.U. Nr 50, poz. 511 z pó źn. zm.) Ewidencja podatków i opłat prowadzona była przy u Ŝyciu komputera – system podatki, Na podstawie wykazu kont stosowanych w jednostce kontrolowanej, a tak Ŝe na podstawie wykazu rachunków prowadzonych przez bank, wyci ągów bankowych ustalono, Ŝe jednostka prowadziła subkonto rachunku bie Ŝą cego jednostki bud Ŝetowej (konto 130 – rachunek bankowy urz ędu). Zgodnie z § 9 ust.4, pkt.3 i § 11 rozporz ądzenia Ministra Finansów w sprawie ewidencji podatków i opłat. W kontrolowanej jednostce do konta rozrachunkowego 221 – nale Ŝno ści z tytułu dochodów bud Ŝetowych prowadzono konta pomocnicze dla poszczególnych podatników, inkasentów. Dla ka Ŝdego podatnika, inkasenta prowadzone było odr ębne konto w ka Ŝdym podatku płaconym bezpo średnio do kasy urz ędu lub na rachunek bankowy urz ędu. Dla ka Ŝdej wsi prowadzone było odr ębne konto zbiorcze zobowi ązania pieni ęŜ nego wsi, słu Ŝą ce do ewidencji rozrachunków z inkasentami zobowi ązania pieni ęŜ nego wsi oraz do zbiorczej kontroli realizacji zobowi ązania pieni ęŜ nego przez wie ś. Konta podatników zobowi ązania pieni ęŜ nego prowadzone były w kontokwitariuszu zobowi ązania pieni ęŜ nego jako szczegółowa ewidencja w podziale na podatników. Na podstawie kontokwitariuszy podatnicy dokonywali wpłat do r ąk inkasenta zobowi ązania pieni ęŜ nego. Do konta 211 były prowadzone konta pomocnicze – analityczne z podziałem wg poszczególnych tytułów z uwzgl ędnieniem podziału klasyfikacji bud Ŝetowej.

2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)

Dla poszczególnych rodzajów podatków prowadzone były rejestry wymiarowe, rejestry przypisów i odpisów, dziennik obrotów dla ka Ŝdego rodzaju podatku, zarówno od osób fizycznych jak i od osób prawnych, druki obrotów dla ka Ŝdego sołectwa, wydruki tych dowodów znajdowały si ę w aktach ksi ęgowo ści podatkowej. Wpłaty na poczet podatków i opłat dokonywane były za po średnictwem inkasentów (sołtysi), w kasie Urz ędu Gminy lub za po średnictwem poczty, banku. Dokumentami zapłaty z tytułu podatków i opłat były kwitariusze przychodowe (K – 103), je Ŝeli wpłata dokonywana była w kasie Urz ędu, kontokwitariusze zobowi ązania pieni ęŜ nego dla inkasa podatku i nale Ŝno ści przez sołtysów w zakresie zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, dokumenty wpłat zał ączone do wyci ągu bankowego, je Ŝeli wpłaty dokonywane były za po średnictwem banku lub poczty kwitariusze przychodowe i kontokwitariusze były drukami ścisłego zarachowania, których ewidencj ę prowadzono w ksi ędze druków ścisłego zarachowania.

______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Do szczegółowej ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu zobowi ązania pieni ęŜ nego słu Ŝyły konta podatników prowadzone w kontokwitariuszu zobowi ązania pieni ęŜ nego. Kontokwitariusz zawierał konta podatników na których ewidencjonowane były zobowi ązania pieni ęŜ ne, a tak Ŝe blankiety pokwitowa ń słu Ŝą ce do udokumentowania wpłat dokonywanych przez podatników. Wymiar zobowi ązania pieni ęŜ nego na rok podatkowy przypisywany był na kontach podatników w kwotach rocznych przed rozpoczęciem roku podatkowego. Wymiar podatku, ulgi i odpisy z innych tytułów ksi ęgowano raz w miesi ącu w kwotach wynikaj ących z dokumentacji (jako prób ę do kontroli wybrano sołectwo Cisowa). Dla ka Ŝdej wsi (sołectwa) zało Ŝone były konta zbiorcze zobowi ązania pieni ęŜ nego. Konta zbiorcze zobowi ązania pieni ęŜ nego wsi zakładane były na ka Ŝdy rok podatkowy dla ka Ŝdej wsi oddzielnie i słu Ŝyły kontroli inkasa dokonywanego przez sołtysów przy u Ŝyciu kontokwitariuszy oraz do zbiorczej kontroli realizacji zobowi ązania pieni ęŜ nego. Wpłaty sołtysa ksi ęgowane były na podstawie wykazów wpłat i kopii wydanych pokwitowa ń, wpłat do kasy na podstawie kwitariusza przychodowego K – 103 lub dowodów wpłat na rachunek bankowy urz ędu. Pobór nale Ŝnych od osób fizycznych podatków: rolnego, le śnego, od nieruchomo ści i podatków od posiadania psów ustalono w drodze inkasa. W przedmiotowej sprawie Rada Gminy w Grabicy podj ęła uchwał ę nr XXV/153/98 z dat ą 23.02.1998r. oraz uchwał ę nr XII/98/2000 z dat ą 28.03.2000r. zmieniaj ąca uchwał ę w sprawie wysoko ści wynagrodzenia za inkaso podatków: rolnego, le śnego, od nieruchomo ści i podatków od posiadania psów. Inkasentami ww. podatków wyznaczono sołtysów. Wynagrodzenie dla sołtysów za pełnienie obowi ązków inkasentów okre ślono od 28.03.2000r. w wysoko ści 6% kwoty pobranych podatków. Kserokopie uchwał Rady Gminy XXV/153/98 i nr XII/98/2000 stanowi ą zał ącznik nr 16 do protokołu kontroli. W kontrolowanej jednostce nie zostały zawarte umowy z sołtysami na pełnienie obowi ązków inkasentów w zakresie poboru podatków: rolnego, le śnego, od nieruchomo ści i podatków od posiadania psów. Nie okre ślono stosownym zarz ądzeniem zasad i terminów rozliczania inkasentów. Terminem płatno ści dla inkasentów w kontrolowanej jednostce był dzie ń nast ępuj ący po ostatnim dniu w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego wpłata podatku powinna nast ąpi ć zgodnie z przepisami art. 47 § 4 a ustawy z dnia 29.08.1997 r. – ordynacja podatkowa (Dz.U. Nr 137, poz.926 z pó źn. zm.) Gmina Grabica podzielona jest na 30 jednostek pomocniczych – sołectw (dane na podstawie statutu gminy i rejestru jednostek pomocniczych – sołectw): 1. Boryszów – sołtys Antoni Goszczy ński; 2. Brzoza – sołtys Henryk Pietraszczyk; 3. Cisowa – sołtys Czesław Płoszy ński; 4. Dziewuliny – sołtys Ewa Maciaszczyk; 5. Grabica – sołtys Wiesław Woch; 6. Gutów – sołtys Włodzimierz Migdał; 7. Kafar – sołtys Renata Pirek; 8. Kamocin – sołtys Anna Zeler; 9. Kamocinek – sołtys Joanna Zielonka; 10. Kobyłki – sołtys Rafał Grabowiecki;

______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

11. Krzepczów – sołtys Anna Tokarek; 12. Lubanów – sołtys Zenon Remisz; 13. Lubonia- sołtys Stanisław Pietrzyk; 14. Lutosławice Rz ądowe – sołtys Marian Pudeł; 15. Majków Średni – sołtys Wiesław Sudra; 16. Majków Folwark – sołtys Krzysztof Dukowski; 17. Majków Mały – sołtys Henryk Ordon; 18. Majdany – sołtys Wojciech Borowski; 19. Olendry – sołtys Zygmunt Kutalski; 20. Ostrów – sołtys Marian Goszczy ński; 21. Papie Ŝe – sołtys Czesław Nie śmiałek; 22. Polesie – sołtys Andrzej Dziubecki; 23. Rusociny – sołtys Maria Kosmala; 24. Szydłów Kolonia – sołtys Włodzimierz Teodorczyk; 25. Szydłów Wie ś – sołtys Jan Kopertowski; 26. Twardosławice – sołtys Józef Pirek; 27. Zaborów – sołtys Andrzej śuchowski; 28. śą dło – sołtys Zenon Dajcz; 29. śeronie – sołtys Marek Jach; 30. śychlin – sołtys Leszek Jasi ński.

Terminowo ść wpłat i wysoko ść naliczonego wynagrodzenia za inkaso podatków od nieruchomo ści, rolnego ,leśnego sprawdzono w odniesieniu do wszystkich inkasentów za okres II kwartału 2002r. i I kwartał 2003r. Analiza dowodów wpłat wykazała, ze inkasenci dokonywali wpłat zainkasowanych od podatników nale Ŝnych gminie podatków w terminie okre ślonym w przepisie art. 47 § 4a ustawy – ordynacja podatkowa. Wysoko ść wynagrodzenia za inkaso została naliczona w wysokości 6% pobranych podatków i pomniejszona o kwot ę podatku dochodowego. Wypłata wynagrodzenia za inkaso dla sołtysów (inkasentów) nast ąpiła na podstawie list płac – w 2002r. nr 2/2002 z data 05.06.2002r. i w 20023r. nr 1/2003r z data 08.04.2003r. ze środków bud Ŝetowych klasyfikowanych w dziale 750 rozdział 75047 § 4100. Listy płac były sprawdzone pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. Realizacj ę dochodów własnych Gminy Grabica za lata 2002-2003 przedstawiono w poni Ŝej zamieszczonych tabelach.

______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2002 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie wykonania w wyko- (w zł) (w zł) planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE 8.445.838 8.557.144 101,32 100,00 1. Podatek od nieruchomo ści 886.000 936.760 105,73 10,95 2. Podatek rolny 475.500 517.817 108,90 6,05 3. Podatek le śny 13.500 14.203 105,21 0,17 4. Podatek od środków 209.491 236.750 113,01 2,77 transportowych 5. Opłaty lokalne 44.700 41.410 92,64 0,48 6. Pozostałe dochody 1.813.596 1.809.315 99,76 21,14 DOCHODY WŁASNE 3.442.787 3.556.255 103,30 41,56

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Grabicy

Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2003 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie wykonania w wyko- (w zł) (w zł) planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE 8.862.934 8.758.673 98,82 100,00 1. Podatek od nieruchomo ści 935.000 928.918 99,35 10,61 2. Podatek rolny 460.390 467.924 101,64 5,34 3. Podatek le śny 19.500 22.357 114,65 0,26 4. Podatek od środków 230.000 222.322 96,66 2,54 transportowych 5. Opłaty lokalne 58.200 39.307 67,54 0,45 6. Pozostałe dochody 1.507.315 1.433.026 93,74 16,35 DOCHODY WŁASNE 3.210.405 3.113.854 96,37 35,55

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Grabicy

3) Podatek od nieruchomo ści

Rada Gminy w Grabicy działaj ąc na podstawie art. 18 ust. 2 pkt. 8 ustawy o samorz ądzie gminnym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 42, poz. 1591 z pó źn. zm. ) ustaliła stawki podatku od nieruchomo ści na terenie gminy Grabica: Stawki na rok 2002 i 2003 r. ustalone zostały uchwałami: - Nr XXII/150/2001 z dat ą 15.11.2001 r. - Nr XXII/151/2001 z dat ą 15.11.2001 r. - Nr II/8/2002 z dat ą 2.12.2002 r. - Nr III/13/2002 z dat ą 30.12.2002 r.

______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Stawki podatku od nieruchomo ści okre ślone przez Rad ę Gminy w Grabicy nie przekraczały górnych stawek granic stawek kwotowych okre ślonych przez Ministra Finansów w: - rozporz ądzeniu z dnia 18.10.2001 r. ( Dz. U. Nr 125, poz. 1375 ) - ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 200, poz. 1683 ) Rada Gminy w 2002 r. korzystaj ąc z pełnomocnictwa udzielonego przez art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz. U. Nr 9, poz. 31 z pó źn. zm. ) zwolniła: 1. nieruchomo ści lub ich cz ęś ci stanowi ące własno ść osób fizycznych, których jedynym źródłem utrzymania jest emerytura lub renta 2. budynki mieszkalne lub ich cz ęś ci stanowi ące własno ść osób fizycznych 3. budynki lub ich cz ęś ci stanowi ące własno ść parafii, u Ŝytkowane przez ksi ęŜ y na cele mieszkalne 4. nieruchomo ści b ędące w posiadaniu, władaniu OSP 5. budynki i grunty nowo powstałych firm zatrudniających min. 4 osoby w tym 50 % osób z terenu gminy Grabica na okres 1 roku 6. budynki, budowle, ruroci ągi, przewody sieci rozdzielczych wody i grunty zwi ązane z procesem poboru i uzdatniania wody stanowi ące własno ść gminy 7. budowle słu Ŝą ce do odprowadzania i oczyszczania ścieków oraz zaj ęte pod nie grunty stanowi ące własno ść gminy 8. nieruchomo ści stanowi ące mienie komunalne gminy z wyj ątkiem wydzier Ŝawionych

W 2003 r. Rada Gminy Grabica na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych zwolniła: 1. budynki mieszkalne lub ich cz ęś ci poło Ŝone na gruntach gospodarstw rolnych z wyj ątkiem zaj ętych na prowadzenie działalno ści gospodarczej 2. budynki, budowle i zaj ęte pod nie grunty wykorzystywane na cele przeciwpo Ŝarowe. 3. budynki, budowle, ruroci ągi, przewody sieci rozdzielczych wody i grunty zwi ązane z procesem poboru i uzdatniania wody słu Ŝą ce wykonywaniu zada ń samorz ądu obejmuj ących realizacj ę potrzeb bytowych w zakresie zaopatrzenia w wod ę. 4. budowle słu Ŝą ce do odprowadzania i oczyszczania ścieków oraz zaj ęte pod nie grunty.

Uchwał ą rady Gminy Grabica Nr II/11/2002 z dat ą 2 grudnia 2002 r. zostały okre ślone wzory formularzy i informacji o nieruchomo ściach i obiektach budowlanych o gruntach, lasach z deklaracji na podatek od nieruchomo ści, podatek rolny i podatek le śny.

Podatek od nieruchomo ści od osób prawnych

Sprawozdanie RB –27 s z wykonania dochodów bud Ŝetowych za 2002 r. z wykonania dochodów bud Ŝetowych za 2002 r. wykazywało nast ępuj ące dane dotycz ące podatku od nieruchomo ści od osób prawnych – 756/75615/31: - plan po zmianach 720.000,00 - dochody wykonane 748.379,00

______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Na podstawie „Dziennika obrotów” w podatku od nieruchomo ści od osób prawnych za 2002 r. stwierdzono, Ŝe gmina osi ągn ęła dochody w wysoko ści 748.379,00 zł. Sprawozdanie RB – 27s z wykonania dochodów bud Ŝetowych za 2003 r. wykazywała nast ępuj ące dane dotycz ące podatku od nieruchomo ści od osób prawnych ( 756-75615-31 ) - plan po zmianach 760.000,00 - dochody wykonane 731.324,00 Na podstawie Dziennika obrotów w podatku od nieruchomo ści od osób prawnych za 2003 r. stwierdzono, Ŝe gmina osi ągn ęła dochody z tego tytułu w wysoko ści 731.324,00 zł. Nie stwierdzono rozbie Ŝno ści pomi ędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-27 s z wykonania planu dochodów bud Ŝetowych za 2002 i 2003 r. a danymi z ewidencji podatkowej. Prawidłowo ść zło Ŝonych deklaracji podatkowych pod k ątem stosowania stawek podatkowych nie budziła zastrze Ŝeń kontroli. W zakresie terminowo ści składania deklaracji podatkowych stwierdzono, Ŝe wyst ępowały przypadki składania deklaracji po terminie 15 stycznia 2002 r. w grupie badanej tj. 6-ciu podmiotów prawnych: (….) 1 Podatkiem od nieruchomo ści w roku 2002 r. obj ętych było 30 osób prawnych, a w 2003 r. – 27 osób prawnych. Rozliczenie nale Ŝno ści z tytułu podatku od nieruchomo ści od osób prawnych obj ętych prób ą za okres 2002 – 2003 przedstawia poni Ŝsze zestawienie.

ROK 2002

Zaległo ści na 1.01.2002 r. 26.235,25 Przypis na 2002 r. 118.208,40 Odpisy na podstawie decyzji ------Wpłaty 106.194,75 Zaległo ści na 31.12.2002 r. 38.248,90

ROK 2003

Zaległo ści na 1.01.2003 r. 38.248,90 Przypis na 2003 r. 126.176,70

1 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§1pkt1ustawyzdnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIOwŁodziPiotrWalczak.

______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Odpisy na podstawie decyzji ------Wpłaty 112.138,06 Zaległo ści na 31.12.2003 r. 52.287,54 (….) 2 W wyniku kontroli dokumentów stwierdzono, ze wobec podatników dokonuj ących wpłat po terminie, organ podatkowy naliczał i egzekwował nale Ŝne odsetki za zwłok ę ( po wcze śniejszym przesłaniu upomnienia ) W roku 2002 i 2003 na skutek nieterminowych wpłat podatku od nieruchomo ści od osób prawnych naliczono i pobrano odsetki w kwotach: 2002 r. – naliczono 47.642,60 pobrano 4.280,53 2003 r. – naliczono 55.079,50 pobrano 1,40 Dane dotycz ące dochodów z tytułu podatku od nieruchomo ści od osób prawnych za okres 2002 – 2003 stanowi ą zał ącznik nr 17 do protokołu kontroli.

Podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych

Plan i wykonanie dochodów z tytułu podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych w latach 2002 – 2003 wg sprawozdania Rb – 27s o wykonaniu dochodów bud Ŝetowych i ewidencji ksi ęgowej wynosiły: Rok 2002 - Dochody wg uchwały bud Ŝetowej (po zmianach) 166.000 - Przypis na 2002r. 199.873 - Odpis na 2002r. 4.699 - Wpłaty na 2002r. 188.524 - Wypłaty na 2002r. 143 - Stan zaległo ści na 31.12.2002r. 29.776 - Stan nadpłat 319

Rok 2003

- Dochody wg uchwały bud Ŝetowej 175.000 - Przypis na 2003r. 211.890

2 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia 29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa(danezawartewdokumentacjirachunkowejorganu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Odpis na 2003r. 5.244 - Wpłaty na 2003r. 197.594 - Stan zaległo ści na 31.12.2003r. 39.382 - Stan nadpłat na 31.12.2003r 873 Dane wykazane w sprawozdaniu Rb –27s z wykonania dochodów zgodne były z danymi wynikaj ącymi z ewidencji ksi ęgowej – podatkowej. Szczegółowej kontroli poddano naliczenie podatku od nieruchomo ści w sołectwie Cisowa. Na podstawie porównania danych zawartych w rejestrach wymiarowych i ewidencji gruntów stwierdzono, Ŝe wszystkie nieruchomo ści gruntowe w latach 2002 – 2003 były opodatkowane podatkiem od nieruchomo ści. Wszyscy podatnicy w badanej próbie zło Ŝyli wykazy nieruchomo ści, a w 2003r. informacje o nieruchomo ściach i obiektach budowlanych wg wzoru okre ślonego w uchwale Rady Gminy Nr II/11/2002 z 02.12.2002r. W obj ętych kontrol ą wykazach nieruchomo ści nieprawidłowo ści nie stwierdzono. Wyliczenie podatku pod wzgl ędem zastosowanej stawki zastrze Ŝeń kontroli nie budziło. Wymiar podatku ustalony był dla podatników podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych w drodze decyzji organu podatkowego (przez Wójta Gminy). Zestawienie danych dotycz ących podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych wraz z wykazem nieruchomo ści stanowi zał ącznik nr 18 do protokołu kontroli. Na podstawie kontrolowanego sołectwa Cisowa ustalono, Ŝe wpływy z tytułu podatku od nieruchomo ści wynosiły ł ącznie: w 2002r. - 978,50 (dla 9 podatników); w 2003r. - 743,00 (dla 7 podatników). Zaległo ść w podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych w badanym sołectwie wynosiła: w 2002r. – 337,80; w 2003r. - 27,90.

Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległo ści, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)

2002 rok Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 15 16.318,80 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na ______raty Odroczenie terminu płatno ści 2 3.367,20 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 2 1.763,00 zaległo ści podatkowej

______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Odroczenie zapłaty zaległo ści ______podatkowej

2003 rok

Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 14 3.802,30 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na ______raty Odroczenie terminu płatno ści 2 3.378,20 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 2 1.745,00 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści 1 338,30 podatkowej

W okresie obj ętym kontrol ą Wójt Gminy Grabica wydawał decyzje w sprawie: - umorzenia zaległo ści podatkowej, odsetek, odroczenia terminu płatno ści, rozło Ŝenia na raty zaległo ści podatkowej. Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej zarówno dla osób prawnych jak i fizycznych. Osoby prawne - Decyzja Nr 3110-2/3/02 z dnia 10.10.2002r. na wniosek z dnia 10.09.2002r. dla Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Grabicy. Umorzono zaległy podatek od nieruchomości za miesi ąc wrzesie ń 2002r. w kwocie 6.698,50 zł. oraz odsetki w kwocie 92,50 zł. Gminna Spółdzielnia„Samopomoc Chłopska” zło Ŝyła informacje z której wynikało, Ŝe warto ść otrzymanej pomocy publicznej w ostatnich 3 latach nie przekroczyła kwoty b ędącej równowarto ści ą 100.000,00 euro. Decyzja została wydana na podstawie art. 67 § 1i 2 i art. 67 § 1a i art.207 ustawy ordynacja podatkowa oraz na postawie przepisów art.2-4 ustawy z dnia 30.06.2000r. o warunkach dopuszczalno ści i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsi ębiorców (Dz.U. 2000r. Nr 60, poz. 704 z pó źn. zm.) - Decyzja nr 3110-2/2/02 z dnia 10.12.2003r. w sprawie umorzenia zaległego podatku od nieruchomo ści za miesi ąc listopad, grudzie ń 2002r. oraz za okres od stycznia do pa ździernika 2003r. na wniosek Szpitala Rejonowego w Piotrkowie Tryb. z 25.11.2003r. Szpital Rejonowy w Piotrkowie Tryb. zło Ŝył Urz ędowi Gminy w Grabicy informacj ę o otrzymanej pomocy publicznej w okresie od dnia 01.10.2002r. do 31.10.2003r. Urz ąd Gminy zwrócił si ę do Ministerstwa Finansów o wyja śnienie czy Zakłady Opieki Zdrowotnej są Przedsi ębiorcami. Departament Finansów Gospodarki Narodowej (pismo MF z 30.08.2001r.) powołuj ąc si ę na stanowisko organu nadzoruj ącego Urz ędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów wyja śnił, Ŝe samodzielne zakłady opieki zdrowotnej nie s ą przedsi ębiorcami, a wiec przepisy ustawy o warunkach dopuszczalno ści i nadzorowania pomocy publicznej nie maj ą tu zastosowania. Prawidłowo ść udokumentowania wydanych decyzji w sprawie umorzenia, odroczenia terminu płatno ści, rozło Ŝenia na raty, odroczenia zapłaty zaległo ści podatkowej w podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych sprawdzono w odniesieniu do nast ępuj ących decyzji: - Decyzja nr 3113-1/48/02 z dat ą 10.12.2002r. - Decyzja nr 3113-1/24/02 z dat ą 15.10.2002r. - Decyzja nr 3113-1/30/03 z dat ą 15.11.2003r - Decyzja nr 3113-1/38/03 z dat ą 19.12.2003r.

______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Decyzja nr 3113-2/6/02 z dat ą 06.12.2002r. - Decyzja nr 3113-2/1/02 z dat ą 06.02.2002r. - Decyzja nr 3113-2/3/03 z data 12.02.2003r. - Decyzja nr 3110-3/2/03 z dat ą 28.05.2003r. - Decyzja nr 3110-3/1/03 z dat ą 27.01.2003r. Wy Ŝej wymienione decyzje podj ęte zostały po zło Ŝeniu wniosku przez podatnika i po zebraniu materiału dowodowego wskazuj ącego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego post ępowania wyja śniaj ącego maj ącego na celu ustalenie czy zachodz ą okoliczno ści uzasadniaj ące zastosowanie umorzenia b ądź odroczenia terminu płatno ści lub odroczenia zapłaty zaległo ści podatkowej.

3) Podatek rolny

Gmina Grabica została zaliczona do III okr ęgu podatkowego (zał. Nr 1 do Rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 11.01.1990r. w sprawie podatku rolnego – Dz. U. nr 3 poz. 18 z pó źn. zm.). Podatek rolny od 1 ha przeliczeniowego w okresie obj ętym kontrol ą wynosił równowarto ść pieni ęŜ ną 2,5 q Ŝyta obliczon ą wg średniej ceny skupu Ŝyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzaj ącego rok podatkowy i wynosił odpowiednio: w 2002r. – (2,5q) – 92,975 (37,19 za 1q); w 2003r. – (2,5q) – 83,625 (33,45 za 1q); dla pozostałych gruntów (od1 ha) liczba ha wynikaj ących z ewidencji gruntów i budynków : w 2003 – (5 q)- 167,25. Rada Gminy w Grabicy w latach 2002 – 2003 nie obni Ŝyła stawek ustalonych wg art.6 ust.1 ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym (Dz.U. z 1993r. Nr 94, poz. 431 z pó źn. zm.) W kontrolowanej jednostce podatek rolny, podatek od nieruchomo ści, podatek le śny jako łączne zobowi ązanie pieni ęŜ ne pobierany był w formie inkasa. Podatek rolny od osób fizycznych

W bud Ŝecie gminy na rok 2002 zaplanowano dochody z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych w wysoko ści 473.000,00 zł a zrealizowano w wysoko ści 515.456,00 zł co stanowiło 108,9 % planowanych dochodów. W 2003 r. zaplanowano dochody w wysoko ści 458.000,00 zł a zrealizowano w wysoko ści 465.969,00 co stanowiło 107,7 % planowanych dochodów. Kontrola wykazała, i Ŝ w wymiarze podatku rolnego od osób fizycznych dokonano odpisów z tytułu zmiany w podstawie opodatkowania oraz zastosowanych ulg i wydanych przez Wójta Gminy decyzji umorzeniowych w wysoko ściach: - 2002 r. – na kwot ę 15.911,00 - 2003 r. – na kwot ę 10.760,00 Zaległo ści na dzie ń 31.12.2002 r. wynosiły 62.120,00 a na dzie ń 31.12.2003 r. wynosiły 73.979,00 zł. Kontrol ę prawidłowo ści wymiaru podatku rolnego od osób fizycznych, terminowo ści dor ęczenia nakazów płatniczych i terminowo ści wpłat przeprowadzono na podstawie sołectwa Cisowa licz ącego w 2002 r. 36 a w 2003 r. 36 podatników podatku rolnego.

______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontrol ą obj ęto karty gospodarstw, nakazy płatnicze, rejestry wymiarowe, rejestry przypisów i odpisów, kontokwitariusze podatku rolnego ( ł ączne zobowi ązania pieni ęŜ ne - wydruk komputerowy karty kontowe sołectwa ). Dane okre ślaj ące podstaw ę wymiaru podatku rolnego zawarte w kartach gospodarstw zgodnie przeniesiono do nakazów płatniczych i rejestru wymiarowego. Wykazane hektary u Ŝytków rolnych prawidłowo przeliczono na hektary przeliczeniowe. Prawidłowo ść naliczenia podatku nie budziła zastrze Ŝeń kontroli. Wszyscy podatnicy podatku rolnego w badanej próbie zło Ŝyli informacje o gruntach na formularzu okre ślonym przez Rad ę Gminy w uchwale Nr II/11/2002 z dat ą 2.12.2002 r. Decyzje wymiarowe – nakazy płatnicze dla sołectwa Cisowa w 2002 – 2003 r. dostarczone zostały w terminie 14 dni przed ustawowym terminem płatno ści podatku zgodnie z art. 47 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Odbiór decyzji podatnicy potwierdzili własnor ęcznym podpisem. Zestawienie danych dotycz ących podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych stanowi zał ącznik nr 19 do protokołu kontroli. Podatek rolny od osób prawnych

Rejestr przypisów i odpisów podatku rolnego podatników b ędących osobami prawnymi wykazywał w 2002 r. – 6 podatników a w 2003 r. – 8 podatników. Przypis podatku rolnego w okresie obj ętym kontrol ą wynosił: 2002 r. Przypis – 2.360,80 Odpisy ------‘ Wpłaty – 2.360,80 2003 r. Przypis – 1.997,30 Odpisy ------Wpłaty – 1.955,50 Dochody z tytułu podatku rolnego od osób prawnych zaplanowano na 2002 r. w wysoko ści 2.500,00 zł. a uzyskano 2.361,00 zł. co stanowiło 94, 5 % planowanych dochodów a w 2003 r. zaplanowano dochody w wysoko ści 2.039,00 zł a uzyskano 1.995,00 zł. co stanowiło 83,5 % planowanych dochodów. Dochody z tytułu podatku rolnego uzyskano w kwocie odpowiadaj ącej przypisowi na dany rok podatkowy. Deklaracje na podatek na rok 2002 r. i 2003 r. zostały sporz ądzone na formularzach wg ustalonego wzoru i zło Ŝone przez podmioty zobowi ązane w terminie ustalonym przez art. 6a ust. 8 pkt. 1 ustawy z dnia 15 listopada 19984 r. o podatku rolnym tj. do 15 stycznia kontrolowanych lat przez wszystkie osoby prawne. Wykazane w deklaracjach podatkowych hektary fizyczne u Ŝytków rolnych zostały w sposób prawidłowy przeliczone na hektary przeliczeniowe. Podstaw ę do obliczenia podatku rolnego stanowiła cena 1 q Ŝyta okre ślona komunikatach Prezesa GUS. Stawki obowi ązuj ące w badanym okresie zastosowano prawidłowo. Podatnicy nie korzystali z ustawowych ulg i zwolnień.

______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W okresie obj ętym kontrol ą organ podatkowy nie wydawał decyzji w sprawie umorzenia odroczenia terminu płatno ści lub rozło Ŝenia na raty terminu płatno ści podatku. Dane dotycz ące dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych za 2002 i 2003 r. stanowi ą zał ącznik nr 20 do protokołu kontroli. (….) 3 Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególno ści ulga inwestycyjna, Ŝołnierska i z tytułu nabycia gruntów)

2002 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna 3 2.086,60 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 11 1.845,5 Ulga z tytułu nabycia gruntów 15.909,20 Ulga Ŝołnierska 5 1.434,50 Umorzenie zaległo ści, odsetek 62 + 7 9.357,20 + 1.064,50 (%) Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku 6 2.938,70 (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku 27 5.106,6 (zaległo ści)

2003 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna 8 5.548,1 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 18 1.610,6 Ulga z tytułu nabycia gruntów 6.686,9 Ulga Ŝołnierska 2 84,60 Umorzenie zaległo ści, odsetek 42 + 7 5.700,00 + 1.203,10 ( % ) Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku ------(zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku 10 2.831,7 (zaległo ści)

W okresie obj ętym kontrol ą gmina Grabica składała do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wniosek o przyznanie subwencji rekompensuj ącej utracone dochody z tytułu ustalonych ulg i zwolnie ń okre ślonych w ustawie o podatku rolnym.

3 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§1pkt1ustawyzdnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbowąpodstawawyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293§2pkt4ustawyzdnia29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa(danezawartew dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontrol ą obj ęto losowo wydane decyzje w sprawie przyznania ulg ustawowych w 2002 r. i 2003 r. a mianowicie: Ulga Ŝołnierska: - decyzja nr 3111-3/3/02 z 25.07.2002 r. - decyzja nr 3111-3/1/02 z 21.02.2002 r - decyzja nr 3111-3/2/03 z 01.12.2003 r. - decyzja nr 3111-1/1/03 z 30.07.2003 r W wymienionych wy Ŝej decyzjach ulga Ŝołnierska zastosowana została od pierwszego dnia miesi ąca nast ępuj ącego po miesi ącu, w którym osoba została powołana do odbycia słu Ŝby wojskowej do ko ńca miesi ąca, w którym nast ąpiło zwolnienie z tej słu Ŝby w wysoko ści 40 % ( art. 13 a ust. 1, 2,3 ustawy o podatku rolnym). Ulga z tytułu nabycia gruntów: - decyzja nr 3111 – 2/10/02 z data 10.12.2002 r. - decyzja nr 3111 –2/11/02 z dat ą 10.12.2002 r. - decyzja nr 3111 – 2/14/03 z data 20.11.2003 r. - decyzja nr 3111 – 1/13/03 z dat ą 15.09.2003 r.

Zwolnienie z podatku rolnego nastąpiło na wniosek podatnika i spełniało kryteria do omawianego zwolnienia. Ulga inwestycyjna: - decyzja nr 3111 – 1/7/03 z 5.11.2003 r. Ulga przyznana została na wniosek podatnika z 3.10.2003 r. w zwi ązku z wybudowaniem chlewni. Do decyzji zał ączone były: - decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, - kosztorys budowlany uproszczony, - rachunki na kwot ę 141.508,40 Nieprawidłowo ści w zastosowaniu ww. ulgi nie stwierdzono.

4) Podatek od środków transportowych

Stawki podatku od środków transportowych na lata 2002 – 2003 r. okre ślone zostały uchwał ą Rady Gminy Grabica nr XXOO/152/2001 z dat ą 15.11.2001 r., uchwała nr II/10/2002 z dat ą 2.12.2002 r. Rada Gminy na podstawie delegacji art. 12 ust. 4 ustawy z dnia 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 z pó źn. zm. ) zwolniła z podatku od środków transportowych w 2002 r. i 2003 r. pojazdy stanowi ące własno ść komunaln ą gminy. Wszyscy podatnicy od środków transportowych posiadali odr ębne karty ( wydruk komputerowy ) na których odnotowywane były: przypis podatkowy, odpis na podstawie decyzji, wpłaty bie Ŝą ce, wpłaty zaległo ści, zwroty, odsetki oraz terminy wysłanych upomnie ń. Ka Ŝdy podatnik posiadał zało Ŝon ą kart ę pojazdu, na której odnotowano wszystkie niezb ędne elementy, na podstawie których naliczono nale Ŝny podatek od środków transportowych. Ze Starostwa Powiatowego w Piotrkowie Tryb. Wydziale Komunikacji były przesyłane zestawienia do celów podatku od środków transportowych, w których znajdowały si ę zapisy

______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

dotycz ące zakupu, sprzeda Ŝy b ądź wyrejestrowania pojazdów. Zmiany do wymienionych zestawie ń Starostwo przesyłało w okresach miesi ęcznych.

Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne

Podatkiem od środków transportowych obj ęto: W roku 2002 – 263 pojazdy W roku 2003 – 285 pojazdów Przypis oraz realizacj ę wpłat przedstawia poni Ŝsze zestawienie: Rok 2002 Bilans otwarcia na 1.01.2002 r. 56.479,00 Wpłaty 237.344,00 Zwroty 775,00 Przypis 259.182,00 Odpisy 14.775,00 Stan zaległo ści 64.317,00

Bilans otwarcia na 1.01.2003 r. 64.317,00 Wpłaty 224.436,00 Zwroty 2.114,00 Przypis 253.376,00 Odpisy 1.945,00 Stan zaległo ści na 31.12.2003 r 93.426,00

Kontrol ą prawidłowo ści zastosowania stawki podatku od środków transportowych obj ęto losowo wybrane pojazdy nast ępuj ących podatników: (….) 4 Nieprawidłowo ści nie stwierdzono. Wszystkie osoby fizyczne obj ęte kontrol ą w przyj ętej próbie b ędące wła ścicielami środków transportowych, na które środek transportowy był zarejestrowany w terminie 14 dni od zaistnienia okoliczno ści maj ących wpływ na powstanie lub wyga śniecie obowi ązku podatkowego zgodnie z art.. 9 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych składali wykazy środków transportowych według ustalonego wzoru.

Podatek od środków transportowych – osoby prawne

4 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§1pkt1ustawyzdnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIOwŁodziPiotrWalczak.

______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Podatkiem od środków transportowych od osób prawnych w 2002 r. była obj ęta jedna osoba prawna, która zło Ŝyła wykaz pojazdów i wpłaciła nale Ŝny podatek w wysoko ści 90,00 + zaległo ści z 2001 r. w kwocie 90,00 – ł ącznie 182,00. Pojazd został wyrejestrowany z dat ą 31.12.2002 r. Dane dotycz ące dochodów z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych zestawionych ł ącznie stanowi ą zał ącznik nr do protokołu kontroli. Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległo ści, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)

2002 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 13 22.341,50 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty ------Odroczenie terminu płatno ści podatku 1 28.898,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści 1 5.473,00 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści ------podatkowej

2003 rok

Rodzaj decyzji Ilo ść Kwota wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 6 2.047,00 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty ------Odroczenie terminu płatno ści podatku 3 59.565,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści ------podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści ------podatkowej

Sprawdzono prawidłowo ść wydanych decyzji: - w sprawie odroczenia terminu płatno ści raty podatku – decyzja nr 3114-3/3/02 z 12.03.2002 r. - w sprawie umorzenia zaległo ści podatkowej – decyzja 3114-3/6/02 z 10.04.2002 r. - decyzja 3114-3/6/03 z 19.12.2003 r. Wymienione decyzje wydane zostały na wniosek podatnika po zebraniu materiału dowodowego daj ącego podstaw ę zastosowania ulgi podatkowej. Nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

5) Podatek le śny

W okresie obj ętym kontrol ą dla naliczenia podatku le śnego gmina Grabica stosowała stawki ustalone na podstawie średniej ceny skupu Ŝyta w 2002 r. i wg średniej ceny sprzeda Ŝy drewna uzyskanej przez nadle śnictwo za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzaj ącego rok podatkowy i wynosiły: W 2002 r. 0,3 q x 37,19 = 11,157 W 2003 r. 0,220 m 2 x 111,21 = 24,47 Kontrole prawidłowo ści wymiaru podatku le śnego od osób fizycznych za lata 2002 – 2003 przeprowadzono na podstawie przyj ętej próby tj. sołectwa Cisowa, w którym obowi ązkiem podatkowym obj ętych było 17 osób fizycznych. Podatek le śny na rok 2002 i 2003 został ustalony w drodze decyzji ( w ł ącznym zobowi ązaniu pieni ęŜ nym ). Podatnicy w przyj ętej próbie zło Ŝyli informacj ę o lasach sporz ądzone na formularzu wg ustalonego wzoru w uchwale Rady Gminy II/11/2002 z 2.12.2002 r. Wpływy z tytułu podatku le śnego wyniosły w badanej próbie: W 2002 r. – 95,60 W 2003 r. – 113,60 Zaległo ści nie wyst ąpiły. Podatek le śny od osób prawnych. W okresie obj ętym kontrol ą podatek le śny deklarowała w 2002 r. – 1 osoba prawna a w 2003 r. – 4 osoby prawne.

(….) 5 Wymienione podmioty zło Ŝyły w terminie do 15 stycznia wymagane deklaracje ( art. 5 ust. 1 ustawy o podatku le śnym – Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ). Zaległo ści w omawianym podatku nie wyst ąpiły.

6) Opłata targowa

W kontrolowanej jednostce opłata targowa nie wyst ępowała.

7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych

2002 rok

5 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§1pkt1ustawyzdnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIOwŁodziPiotrWalczak.

______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kwota Kwota zaległo ści Tytuły Tytuły Upomnie- Upomnie- Kwota Kwota odsetek na koniec wykonaw- wykonaw- Rodzaj nia nia wyegzek- wyegzek- naliczona roku (z podatku cze cze wowanych wowanych na koniec uwzgl ędni odsetek zaległo ści roku eniem lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść Podatek od nieruchomo ści – 19.959 29.776 389 30.978 60 6.002 1.457 5.099 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – 47.643 55.227 9 47.074 17 36.175 4.281 5.920 osoby prawne Podatek rolny – 69.696 62.967 862 75.321 242 23.182 5.423 16.939 osoby fizyczne Podatek rolny – ------osoby prawne Podatek le śny Podatek od środków 29.161 64.674 155 95.444 17 16.811 6.136 24.252 transportowych

2003 rok

Kwota Kwota zaległo ści Tytuły Tytuły Upomnie- Upomnie- Kwota Kwota odsetek na koniec wykonaw- wykonaw- Rodzaj nia nia wyegzek- wyegzek- naliczona roku (z cze cze podatku wowanych wowanych na koniec uwzgl ędni odsetek zaległo ści roku eniem lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść Podatek od nieruchomo ści – 23.566 39.382 439 45.200 18 4.674 1.373 5.026 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – 55.080 86.715 7 26.614 3 16.688 ------4.392 osoby prawne Podatek rolny – 75.475 73.979 1.226 81.590 58 14.090 2.879 14.848 osoby fizyczne Podatek rolny – ------42 4 42 ------osoby prawne Podatek le śny ------1.258 40 1.258 ------108 522 Podatek od środków 37.493 93.614 129 124.982 ------5.050 21.488 transportowych

Wobec zaległo ści podatkowych od osób prawnych i od osób fizycznych w zakresie podatku od nieruchomo ści, podatku rolnego, podatku od środków transportowych i podatku le śnego były wystawiane upomnienia a nast ępnie tytuły egzekucyjne. Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych sprawdzono w odniesieniu do nast ępuj ących podatników, u których wyst ępowała zaległo ść w płatno ści podatku:

______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

(….) 6

2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU

2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści

Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po zmianach 2002 Wykonanie 2002 Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 55.000,00 53.881,00 20.000,00 12.796,00

Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali) 2002 rok 2003 rok Ilo ść ogółem 8 0,76 ha Ilo ść ogółem ------w tym: w tym: w trybie w trybie ------bezprzetargowym bezprzetargowym (w tym lokali) ( w tym lokali)

Zasady gospodarowania mieniem komunalnym zostały uregulowane przez Rad ę Gminy w Grabicy uchwał ą nr XV/29/92 z dat ą 3 grudnia 1992 r. Na podstawie ewidencji ksi ęgowej ustalono, Ŝe dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści w latach 2002 – 2003 ksi ęgowane były nieprawidłowo w dziale 900 – gospodarka komunalna i ochrona środowiska, rozdział 90095 – pozostała działalno ść § 084 – wpływy ze sprzeda Ŝy wyrobów i składników maj ątkowych, co stanowiło naruszenie przepisów rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 59 z pó źn. Zm. ) uchwalonego w zwi ązku z wej ściem przepisów rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 68, poz. 634 ) Zgodnie z rozporz ądzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów wpływy ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści winny by ć uj ęte w dziale 700 – gospodarka mieszkaniowa, rozdział 70005 – gospodarka gruntami i nieruchomo ściami § 084 – wpływy ze sprzeda Ŝy wyrobów i środków maj ątkowych. Według zakresu czynno ści, uprawnie ń i odpowiedzialno ści z dnia 02.01.1995 r. dla Pani Teresy Kaczorowskiej – inspektora ds. zarz ądu mieniem komunalnym i gospodarki gruntami nale Ŝało m.in. - administrowanie gruntami i nieruchomo ściami komunalnymi, oddawanie ich osobom prawnym i fizycznym w: dzier Ŝaw ę, najem, u Ŝytkowanie wieczyste, zarz ąd, u Ŝyczenie, - przygotowanie niezb ędnej dokumentacji na zbywanie nieruchomo ści komunalnych i nabywanie nieruchomo ści do zasobów gminy, - obsługa procesu sprzeda Ŝy działek letniskowych i budowlanych, - gospodarowanie komunalnymi zasobami lokali mieszkalnych i u Ŝytkowych.

6 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia 29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa(danezawartewdokumentacjirachunkowejorganu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W regulaminie organizacyjnym kwestie dotycz ące gospodarki nieruchomo ściami i gruntami komunalnymi zostały przypisane do zada ń Zespołu Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej. Wykaz nieruchomo ści gminy Grabica zbytych w latach 2002 – 2003 r. stanowi zał ącznik 22 Z zestawienia sprzedanych nieruchomo ści wynikało, i Ŝ gminna Grabica w 2003 r. nie zbyła nieruchomo ści. Wykazana w 2003 r w sprawozdaniu bud Ŝetowym Rb - 27s z wykonania dochodów bud Ŝetowych kwota 12.796,00 – tytułem wpływu ze sprzedaŜy składników maj ątkowych gminy dotyczyła opłaty z tytułu u Ŝytkowania wieczystego przez Gminn ą Spółdzielni ę „Samopomoc Chłopska” w wysoko ści 20% ceny gruntu ( 12.600,00 ) i dochody z tytułu sprzeda Ŝy złomu w kwocie 196,00 zł. ( wpłata 02.12.2003 r. – poz. 4757 ). Z dat ą 21 maja 1999 r. aktem notarialnym A Nr 4264/1999 Gminna Spółdzielnia Samopomoc Chłopska w Grabicy przyj ęła w u Ŝytkowanie wieczyste działki Nr 529/2; 529/3; 531/1 o obszarze 4,4125 ha oraz została przeniesiona na rzecz tej. Spółdzielni własno ść znajduj ących si ę na tych Ŝe działkach naniesie ń budowlanych. Zawarcie umowy przez Gmin ę Grabica o oddanie gruntu w u Ŝytkowanie wieczyste nast ąpiło bez przetargu zgodnie z art.204 stawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomo ściami (Dz.U. 115, poz. 741) oraz na podstawie §7 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 10.02.1998r. w sprawie przepisów wykonawczych dotycz ących uwłaszczenia osób prawnych nieruchomo ściami b ędącymi dotychczas w ich zarz ądzie lub u Ŝytkowaniu (Dz.U. Nr 23, poz. 120). W akcie notarialnym w § 6 strony ustaliły, Ŝe pierwsza opłata (z której zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce gruntami Spółdzielnia jest zwolniona) ustalona została w wysoko ści 20% ceny gruntu i winna by ć uiszczona w przypadku zbycia nieruchomo ści przed upływem 10 lat na konto Gminy Grabica w wysoko ści odpowiadaj ącej 20% ceny gruntu z dnia dokonania zbycia. W zwi ązku ze zbyciem u Ŝytkowania wieczystego przez Gminn ą Spółdzielni ę „Samopomoc Chłopska” przed upływem 10 lat wpłata odpowiadaj ąca 20 % ceny gruntu została uiszczona na rzecz Urz ędu Gminy Grabica z dat ą 31.10.2003r. w kwocie 12 600,00 zł. Prawidłowo ść realizacji dochodów bud Ŝetowych uzyskanych z tytułu sprzeda Ŝy mienia komunalnego w 2002r. sprawdzono w odniesieniu do nast ępuj ących nieruchomo ści: działek Nr 119, 120, 226, 227, 234, 235, 251, 252, 253, 254, 255 poło Ŝonych w obr ębie geodezyjnym Niwy Jutroszewskie. Obj ęte kontrol ą działki stanowiły własno ść Gminy Grabica. Kserokopie uchwał Rady Gminy Grabica - XXVIII/173/98 z dat ą 18 czerwca 1998 r., - VIII/58/2003 z dat ą 30 pa ździernika 2003r. w przedmiocie zbycia nieruchomo ści stanowi ą zał ącznik nr 23do protokołu kontroli. Przeznaczone do zbycia nieruchomo ści posiadały operat szacunkowy nieruchomo ści (data opracowania marzec 2001r.) sporz ądzony przez rzeczoznawc ę maj ątkowego P. Tadeusza Patur ę – Nr uprawnienia 2017. Wymienione wcze śniej nieruchomo ści umieszczone zostały w wykazie nieruchomo ści, który stanowi zał ącznik Nr 1 do uchwały Zarz ądy Gminy Grabica Nr 6/6/01 z dat ą 28 marca 2002r. w sprawie ogłoszenia wykazu nieruchomo ści przeznaczonych do sprzeda Ŝy w drodze przetargu. Wykaz nieruchomo ści przeznaczonych do sprzeda Ŝy w drodze przetargu wywieszony został na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy w okresie od 29.03.2001 r. do 19.04.2001r. (kserokopia uchwały Zarz ądu Gminy nr 6/6/01 z 28.03.2001r. stanowi zał ącznik nr 24 do protokołu kontroli).

______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomo ści została opublikowana w prasie lokalnej „Dziennik Łódzki- Wiadomo ści Dnia” w Piotrkowie Tryb.- pismo Urz ędu Gminy 28.03.2001r. nr 72241-1-2/01. W dokumentach źródłowych dotycz ących przeprowadzonego post ępowania przetargowego brak było adnotacji o terminie ukazania si ę ogłoszenia w prasie. O świadczenie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝyła P. Teresa Kaczorowska – Inspektor ds. Zarz ądu Mieniem Komunalnym, które stanowi zał ącznik nr 25 do protokołu kontroli. - Ogłoszenia o przetargach (10.02.2002r. ; 28.05.2002r. ; 23.07.2002r.; 10.09.2002r.) zostały podane do publicznej wiadomo ści po upływie okresu wywieszenia wykazu nieruchomo ści (wykaz wywieszony został w okresie 29.03.- 19.04.2001r.). Ogłoszenia o przetargu zawierały informacje zamieszczone w wykazie oraz czas, miejsce i warunki przetargu. Do ka Ŝdego ogłoszenia zamieszczono wykaz działek przeznaczonych do sprzeda Ŝy w drodze przetargu. Na ogłoszeniach o przetargu P. Teresa Kaczorowska zamie ściła adnotacj ę, Ŝe ogłoszenie zostało wywieszone na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy Grabica w okresie: 30.01.2002r. – 19.02.2002r. 06.05.2002r. - 28.05.2002r. 01.07.2002r. – 23.07.2002r. 28.08.2002r. – 10.09.2002r. Zamieszczenie ogłoszenia o przetargu na sprzeda Ŝ nieruchomo ści gminy wył ącznie na tablicy ogłosze ń w siedzibie Urz ędu Gminy nie wyczerpuje dyspozycji zawartej w art. 38 ust . 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomo ściami (Dz.U. 2002r. Nr 46, poz. 543). Ogłoszenia o przetargach nieograniczonych na sprzeda Ŝ nieruchomo ści nie zawierały informacji o skutkach uchylenia si ę od zawarcia umowy sprzeda Ŝy. Stosownie do przepisów §12 pkt. 6 rozporz ądzenia Rady Ministrów z 13.01.1998r. z sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomo ści stanowi ących własno ść Skarbu Pa ństwa lub własno ść gminy (Dz.U. nr 9 poz. 30). Kserokopie ogłosze ń o przetargach nieruchomo ści przeprowadzonych w 2002r. stanowi ą zał ącznik nr 26 do protokołu kontroli. Wpłaty wadium w obj ętych kontrol ą sprzeda Ŝach spełniały wymogi §4 pkt. 1, 2,3 cytowanego rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998r. Terminy przetargów ustalone zostały odpowiednio: 12.02; 28.05; 23.07; 10.09.2002 r. Do przeprowadzenia wymienionych wy Ŝej przetargów została powołana komisja przetargowa Uchwał ą Nr 6/7/99 zarz ądu Gminy Grabica 29 marca 1999 r. skład osobowy komisji wyniósł 5 osób. Przewodnicz ącą komisji była Pani Teresa Kaczorowska ( kserokopia Uchwały 6/7/99 stanowi zał ącznik nr 27 do protokołu kontroli ). Protokoły z przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomo ści obj ętych kontrol ą spełniały wymogi § 9 rozporz ądzenia Rady Ministrów z 13 stycznia 1999 r. Z nabywcami nieruchomo ści spisane zostały umowy kupna sprzeda Ŝy w formie aktów notarialnych w dniach: 23.04.2002 r.; ( do przetargu z 19 lutego 2002 r. ), 30 lipca 2002 r. ( do przetargu 28 maja i 23 lipca 2002 r. ); 4.10.2002 r. ( do przetargu z 10 wrze śnia 2002 r.). Nabywcy nieruchomo ści i działek nr 226, 227, 235, 234, 255, 253, 254, 252, 119, 120, 251 w Niwach Jutroszewskich ui ścili kwoty nale Ŝne gminie na poczet nieruchomo ści przed spisaniem aktów notarialnych tj. zgodnie z art. 70 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomo ściami.

Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu

______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Dochody z u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu dział 700, rozdział 70005 § 047 wyniosły:

Plan po zmianach 2002 Wykonanie 2002 Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003

5.763,00 5.763,00 4.440,00 4440,00

Liczba nieruchomo ści oddanych w u Ŝytkowanie wieczyste, u Ŝytkowanie, zarz ąd.

2002 rok 2003 rok Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w 1 0,49 ha oddanych w ------uŜytkowanie wieczyste uŜytkowanie wieczyste Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści ------oddanych w zarz ąd oddanych w zarz ąd Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w ------oddanych w ------uŜytkowanie uŜytkowanie

W roku 2002 gmina Grabica podpisała umow ę w formie aktu notarialnego nr 571/2002 z data 04.07.2002 na oddanie gruntu w u Ŝytkowanie wieczyste i przeniesienie własno ści budynku na rzecz dotychczasowego u Ŝytkownika Spółdzielni Handlu Produkcji i Usług Rolniczych w Grabicy. Opłat ę roczn ą za prawo u Ŝytkowania wieczystego okre ślono na 6% ceny gruntu co stanowiło 588,00 zł. Spółdzielnia Handlu Produkcji i Usług Rolniczych w Grabicy w likwidacji zwolniona była na podstawie art. 204 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomo ściami z pierwszej opłaty rocznej za u Ŝytkowanie wieczyste gruntu w wysoko ści 25 % warto ści gruntu. W akcie notarialnym strony ustaliły, Ŝe w przypadku zbycia prawa u Ŝytkowania wieczystego przedmiotowej działki przed upływem 10 lat od dnia jej ustanowienia Spółdzielnia produkcji, Handlu i Usług Rolniczych w Grabicy w likwidacji zobowi ązana b ędzie ui ści ć pierwsz ą opłat ę roczn ą w wysoko ści 25 % ceny okre ślonej w dniu sprzeda Ŝy. Z dat ą 14.05.2002 r. został sporz ądzony protokół uzgodnie ń w sprawie oddania gruntu w wieczyste u Ŝytkowanie i nabycie własno ści budynków w drodze bez przetargowej. W § 5 protokołu strony ustaliły, Ŝe „... w przypadku zbycia u Ŝytkowania wieczystego przed upływem 10 lat od dnia spisania aktu notarialnego nabywca zobowi ązany jest ui ści ć pierwsz ą opłat ę roczną w wysoko ści wyliczon ą w dniu sprzeda Ŝy".... Warto ść gruntu stosownie do art. 67 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomo ściami została ustalona na kwot ę 9.800,00 zł. Wysoko ść pierwszej opłaty rocznej w wysoko ści 25 % ceny nieruchomo ści winna wynosi ć 2.450,00 zł. W ksi ędze wieczystej oznaczonej nr 45454 w zał ączniku nr 3 – ci ęŜ ary i obci ąŜ enia brak było wpisu dotycz ącego roszczenia gminy Grabicy do wieczystego u Ŝytkowania polegaj ącego na uiszczeniu pierwszej opłaty rocznej w przypadku zbycia nieruchomo ści przed upływem 10 lat licz ąc od dnia nabycia zgodnie z § 3 umowy o oddanie gruntu w u Ŝytkowanie wieczyste i przeniesienie własno ści budynków z dnia 04.07.2002 r. sporz ądzonej w Kancelarii Notarialnej w Tuszynie przed notariuszem Andrzejem Gruszk ą za nr rep. A 1571/2002. Z dat ą 15 listopada 2002 r. ( pismo Urz ędu Gminy nr 72240-1a-1/02 ) do likwidatora Spółdzielni Produkcji Handlu i usług Rolniczych w Grabicy została przesłana informacja, Ŝe wysoko ść opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste gruntu poło Ŝonego we wsi Grabica oznaczonego w ewidencji gruntów

______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

jako działka nr 127 o pow. 0,49 ha – wynosi 588,00 zł. za 2003 r. oraz opłata za wcze śniejsze zbycie w wysoko ści 2.450,00 zł. Wysoko ść opłaty rocznej za u Ŝytkowanie wieczyste gruntu ustalono na 3 % warto ści nieruchomo ści gruntowej. Na podstawie ewidencji ksi ęgowej ( obroty na kontach analitycznych dochodów za okres od 01.01.2002 r. do 31.12.2002 r. i 01.01.2003 r. – 31.12.2003 r. ) ustalono, Ŝe gmina osi ągn ęła dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego w 2002 w § 047 w kwocie 5.763,00 zł. a w 2003 r. w kwocie 4.440,00 zł. Kwoty powy Ŝsze wynosiły z uiszczonych wpłat przez Gminn ą Spółdzielni ę Samopomoc Chłopska w Grabicy. Nie odnotowano wpłat Spółdzielni Produkcji Handlu i Usług Rolniczych w Grabicy w ł ącznej kwocie z tytułu u Ŝytkowania wieczystego w wysoko ści 2.744,00 zł. czym naruszono przepisy art. 71 i 72 ustawy o gospodarce nieruchomo ściami. Kserokopie protokołu uzgodnie ń z 14 maja 2002 r., aktu notarialnego z 4.07.2002, pisma Urz ędu Gminy z 15 listopada 2002 r. oraz wyja śnienie p. Teresy Kaczorowskiej stanowi zał ącznik nr 28 do protokołu kontroli. Spółdzielnia Produkcji Handlu i Usług Rolniczych w likwidacji w Grabicy w 2003 r. przelewem z 11 marca 2003 r. przekazała kwot ę 10.000,00 zł. na zakup sprz ętu EKG i przelewem z 12 marca 2003 r. kwot ę 1.800,00 zł. jako dopłat ę do zakupu sprz ętu EKG. O świadczenie w powy Ŝszym zło Ŝyła Skarbnik Gminy p. Ewa Morawiec, które stanowi zał ącznik nr 29 do protokołu kontroli.

Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści

Dochody z najmu i dzier Ŝawy składników maj ątkowych Plan po zmianach 2002 Wykonanie 2002 Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003

530.000,00 529.332,00 624.457,00 587.399,00

Na podstawie ewidencji ksi ęgowej analitycznej dochodów wg klasyfikacji dochodów i wydatków – ustalono, i Ŝ dochody z ww. tytułów w latach 2002-2003 ksi ęgowane było nieprawidłowo w dziale 900- gospodarka komunalna i ochrona środowiska, rozdział 90095 – pozostała działalno ść , paragraf 75 – dochody z najmu i dzier Ŝawy składników i nieruchomo ści co stanowiło naruszenie przepisów rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2000 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów ( Dz. U. Nr 59, poz. 688 z pó źn. zm. ). Kontrol ą obj ęto prawidłowo ści realizacji dochodów bud Ŝetowych uzyskanych z tytułu dzier Ŝawy w odniesieniu do nast ępuj ących nieruchomo ści: - nieruchomo ści rolnej o powierzchni ogólnej 2,648 ha poło Ŝonej w obr ębie Majdany Kolonia gmina Grabica oznaczonej nr ewidencyjnym działka 17, 18. - Nieruchomo ści rolnej o powierzchni 6,19 ha poło Ŝonej w obr ębie Brzoza gmina Grabica oznaczonej numerem ewidencyjnym działek 251, 252, 253, 254, 255, 256, 287. Wykaz nieruchomo ści przeznaczonych do dzier Ŝawy na okres 3 lat w roku 2002 został wywieszony na tablicy ogłosze ń Urz ędu gminy w Grabicy w terminie od 1.02.2002 r. do 28.02.2002 r. Wykaz nieruchomo ści przeznaczonych do dzierŜawy na okres do 3 lat w roku 2003 został wywieszony na tablicy ogłosze ń Urz ędu gminy w Grabicy w terminie od 10.11.2002 r. do 31.01.2003 r. Wykazy nieruchomo ści przeznaczonych do oddania w najem lub dzier Ŝaw ę zgodnie z dyspozycj ą art. 35 ustawy powinny by ć podane do publicznej wiadomo ści przez ogłoszenie

______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

w prasie lokalnej oraz w inny zwyczajowo przyj ęty w danej miejscowo ści sposób. Wymóg w powy Ŝszym nie został spełniony. Kserokopie wykazu z 2002 i 2003 r. stanowi ą zał ącznik nr 30 do protokołu kontroli. Umowa dzier Ŝawy u Ŝytków rolnych zapisanych w ewidencji gruntów obr ęb Kolonia Majdany nr działek 17, 18 została zawarta z dat ą 13.09.2002 r. na okres do 01.09.2003 r. Czynsz dzier Ŝawny ustalono w wysoko ści 1,89 q Ŝyta z płatno ści ą w terminie do 15 listopada 2002 r. Stawki czynszu od wydzier Ŝawionych gruntów rolnych stanowi ących własno ść gminy okre ślono na podstawie wytycznych zarz ądu gminy Grabica okre ślonych z dat ą 7 grudnia 2001 r. na rok 2002 oraz wytycznych Wójta Gminy Grabica okre ślonych z dat ą 10 grudnia 2002 r. na rok 2003. Umowa dzier Ŝawy nr 21/M/M/P zawarta z dat ą 31 grudnia 2002 r. pomi ędzy Wójtem gminy Grabica p. E. Wójcik a miastem Piotrków Tryb. jako dzier Ŝawc ą reprezentowanym przez Prezydenta Miasta Piotrkowa Tryb. p. Waldemara Matusewicza została zawarta na okres od 1 stycznia 2003 r. do 31.12.2003 r. Przedmiotem dzierŜawy była nieruchomo ść poło Ŝona w miejscowo ści Brzoza gmina Grabica eksploatowana jako wysypisko śmieci. Dzier Ŝawca Urz ąd Miasta w Piotrkowie Tryb. zobowi ązał si ę eksploatowa ć go jako składowisko odpadów z terenu miasta Piotrkowa Tryb i Grabicy. Okre ślono czynsz dzier Ŝawny roczny w wysoko ści 420.000,00 zł płatny w 2 ratach w ci ągu 21 dni po otrzymaniu faktury - od dnia 31 stycznia – kwota 210.000,00 - od dnia 31 marca – kwota 210.000,00 Faktura została wystawiona przez Urz ąd Gminy w Grabicy z dat ą 15.01.2003 r. na kwot ę 420.000,00 zł. w rozbiciu na 2 raty po 210.000,00 zł. Opłaty z tytułu dzier Ŝawy kontrolowanych nieruchomo ści wniesiono w terminie okre ślonym w umowach: w 2001 r. kwot ę 70,30 w terminie 7.11.2002 r. w 2003 r. kwot ę 210.000,00 zł pierwsza rata w terminie 28.01.2003 r. 210.000,00 zł druga rata w terminie 03.04.2003 r. Z zasobów komunalnych stanowi ących mienie komunalne kontrolowana jednostka wynajmowała 8 lokali u Ŝytkowych, w tym gara Ŝe, i 15 lokali mieszkalnych. Z u Ŝytkownikami wymienionych lokali Gmina zawarła umowy najmu z tym, Ŝe umowy najmu na lokale u Ŝytkowe zawierane były na okres jednego roku za wyj ątkiem lecznicy dla zwierz ąt (umowa ta została zawarta na okres 3 lat) natomiast umowy najmu na lokale mieszkalne na czas nieokre ślony – b ądź na czas zatrudnienia w Urz ędzie Gminy Grabica (w przypadku zatrudnienia nauczycieli). Stawki czynszu za lokale u Ŝytkowe i mieszkalne zostały okre ślone w : - uchwale nr VI/27/94 Rady Gminy Grabica z dat ą 29.12.1994r. - uchwale nr XVII/129/2000 Rady Gminy Grabica z dat ą 29.12.2000r. zmieniaj ącą ww. uchwale w sprawie okre ślenia stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne. - Uchwale nr XXV/178/2002 Rady Gminy Grabica z dat ą 14.06.2002r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy. Program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Grabica na lata 2002 – 2006 stanowi zał ącznik do wymienionej uchwały Rady Gminy, - Uchwale nr XXV/179/2002 Rady Gminy Grabica z data 14.06.2002 w sprawie zasad wynajmu lokali wchodz ących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. UŜytkownicy lokali mieszkalnych i u Ŝytkowych byli corocznie informowani o zmianie wysoko ści stawek czynszu.

______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wysoko ść czynszu za lokale u Ŝytkowe ustalona została zgodnie z wytycznymi Zarz ądu Gminy Grabica ustalonymi na rok 2002 i 20023 natomiast wysoko ść czynszu regulowanego za lokale mieszkalne w 2002 i 2003r. zgodnie z podj ętymi uchwałami Rady Gminy. Realizacje opłat z tytułu czynszu za lokale mieszkalne przedstawiaj ą si ę nast ępuj ąco: 2002r. Plan według naliczenia 15 176,16 zł Wykonanie (wpłaty) 14 895,95 zł 2003r. Plan według naliczenia 16 476,19 zł Wykonanie (wpłaty) 16 513,75 zł.

W przypadkach zaległo ści w płatno ści nale Ŝnego czynszu pobierano odsetki. Realizacja opłat z tytułu czynszu za lokale u Ŝytkowe przedstawiała si ę nast ępuj ąco: 2002r. Plan według naliczenia 20 949,18 zł Wykonanie (wpłaty) 20 755,92 zł Ró Ŝnica w kwocie 193,26 zł poni Ŝej planu stanowiła zaległo ść płatno ści czynszu za miesi ąc listopad i grudzie ń, która została uregulowana 28.03.2003r. 2003r. Plan według naliczenia 18 950,01 zł Wykonanie (wpłaty) 19 078,85 zł.

Inne dochody z maj ątku

W latach 2002 – 2003 nie odnotowano dochodów z tytułu przekształcenia prawa u Ŝytkowania wieczystego w prawo własno ści.

3. POZOSTAŁE DOCHODY .

3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego

Rok Ilo ść wydanych decyzji Wysoko ść Wysoko ść uzyskanych wymierzonych opłat dochodów 2002 ______2003 ______

W 2002r. i 2003r. dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego nie wyst ępowały. Oświadczenie Skarbnika Gminy P.E. Morawiec, które stanowi zał ącznik Nr 31 do protokołu kontroli.

______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

3.2. Dochody z tytułu wydawania (korzystania) z zezwole ń na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych

Wydatki na Wydatki na Dochody % wydatków Dochody % wydatków realizacj ę realizacj ę uzyskane do dochodów uzyskane do dochodów GPPiRPA GPPiRPA 2002 rok 72 792,00 59 038,00 81,11 2003 rok 63 747,00 32 774,00 51,41

Zasady usytuowania na terenie gminy miejsc sprzeda Ŝy i warunków sprzeda Ŝy napojów alkoholowych zostały okre ślone przez Rad ę Gminy w Grabicy uchwałami: - XXVI/162/98 z dat ą 15.04.1998r. - V/44/99 z data 20.02.1999r. (zmiana dotyczyła godzin otwarcia placówki, która dokonywała sprzeda Ŝy napojów alkoholowych. Ustalenie liczby punktów sprzeda Ŝy napojów alkoholowych zawieraj ących powy Ŝej 4,5% alkoholu zostały okre ślone: - uchwał ą XXI/145/2001 z dat ą 31.08.2001r., - uchwał ą nr XXIV/173/2002 z dat ą 28.03.2002r. Według zakresu czynno ści z dnia 31.01.2001r. ustalonego dla Anny Zgodzi ńskiej Inspektora ds. Wojskowych i Działalno ści Gospodarczej zatrudnionej w Urz ędzie Gminy Grabica od dnia 02.05.1976r. nale Ŝało prowadzenia spraw w zakresie: - wydawanie zezwole ń na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych; - koordynowanie zada ń z zakresu profilaktyki uzale Ŝnie ń i zjawisk patologii społecznej, - prowadzenie obsługi Komisji Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych, W roku 2002 Gmina nie wydawała jednorazowych zezwole ń, o których mowa w art.18 ustawy z dnia 26.10 1982r. o wychowaniu w trze źwo ści i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. Nr 35, poz.203 z pó źn. zm.) W 2003r. wydano 66 zezwole ń jednorazowych na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych na terenie Gminy Grabica. Prawidłowo ści wydanych zezwole ń i pobranej opłaty jednorazowej sprawdzono w odniesieniu do nast ępuj ących decyzji: - Decyzja Nr 6435 – 3 –29/A/2003 z 10.06.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –28/B/2003 z 10.06.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –31/A/2003 z 13.06.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –233/A/2003 z 25.07.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –7/C/2003 z 01.08.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –29/B/2003 z 01.08.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –34/A/2003 z 01.08.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –30/B/2003 z 04.08.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –38/A/2003 z 04.08.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –37/B/2003 z 07.08.2003 r. - Decyzja Nr 6435 – 3 –44/A/2003 z 07.08.2003 r. Wymienione wy Ŝej zezwolenia były wydane na okres 2 dni. Opłata za jednorazowe zezwolenie wnoszona była na rachunek bud Ŝetu gminy ( wpłata nast ępowała w kasie Urz ędu gminy na

______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

kwitariusz przychodowy K-103 ) przed wydaniem zezwolenia w wysoko ści odpowiadaj ącej 1/12 rocznej opłaty za poszczególne rodzaje zezwole ń. Kontrol ą obj ęto równie Ŝ wydane zezwolenia w latach 2002 – 2003 na okres oznaczony, nie krótszy ni Ŝ 4 lata: - Decyzja Nr 6435/I/163/A/151/2002 z 22.07.2002 r. - Decyzja Nr 6435/I/164/C/65/2002 z 16.08.2002 r. - Decyzja Nr 6435/I/164/B/108/2002 z 16.08.2002 r. - Decyzja Nr 6435/I/164/A/152/2002 z 16.08.2002 r. - Decyzja Nr 6435/I/165/C/66/2002 z 16.09.2002 r. - Decyzja Nr 6435/I/165/B/109/2002 z 16.09.2002 r. - Decyzja Nr 6435/I/165/A/153/2002 z 16.09.2002 r. Osoby, którym wydano decyzje – zezwolenie w 2002 r. zło Ŝyły w 2003 r. o świadczenie o wysoko ści sprzeda Ŝy napojów alkoholowych w roku poprzednim na podstawie których została naliczona i pobrana opłata we wła ściwej wysoko ści. Kontrol ą obj ęto zezwolenia wydane decyzjami w 2002 r. wskazanymi wy Ŝej. Zezwolenia były wydawane na wniosek. Do wniosku o wydanie zezwolenia doł ączone były: - za świadczenie o wpisie do ewidencji działalno ści gospodarczej, - akt notarialny lub umowa wnioskodawcy do lokalu stanowi ącego punkt sprzeda Ŝy, - decyzja Inspektora sanitarnego potwierdzaj ąca spełnienie warunków sanitarnych, Zezwolenia wydane były na czas oznaczony nie krótszy ni Ŝ 2 lata oddzielnie dla rodzajów napojów alkoholowych wymienionych w art. 18 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trze źwo ści i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. W 2003 r. sprawdzono 3 z 4 wydanych zezwole ń pod k ątem zaopiniowania ich przez gminn ą Komisj ę Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych o zgodno ści lokalizacji punktów sprzeda Ŝy z uchwałami Rady Gminy: 1) decyzja nr 6435-1-1-/A/2003 z 7.02.2003 r. decyzja nr 6435-1-1-/B/2003 z 7.02.2003 r. postanowienie nr 1/1/2003 GKRPA w Grabicy z 05.02.2003 r. 2) decyzja nr 6435-1-2/A/2003 z 16.04.2003 r. decyzja nr 6435-1-2/B/2003 z 16.04.2003 r. postanowienie GKRPA z 15.04.2003 r. 3) decyzja nr 6435-1-3/A/2003 z 16.04.2003 r. decyzja nr 6435-1-3/B/2003 z 16.04.2003 r postanowienie GKRPA z 15.04.2003 r.

Nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Dochody z tytułu opłat adiacenckich i renty planistycznej

W latach 2002 – 2003 w gminie Grabica nie wyst ępowały wpływy z tytułu opłat adiacenckich i nie odnotowano wypłat z tytułu renty planistycznej. Zatwierdzenie miejscowego planu przestrzennego gminy Grabica nast ąpiło uchwałami Rady Gminy: - Nr VII/7/91 z dat ą 27.03.1991 r. - Nr XII/13/92 z dat ą 19.03.1992 r. Zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wprowadzono uchwałami Rady Gminy: - Nr XVII/3/93 z dat ą 10.03.1993 r. - Nr II/12/2002 z dat ą 2.12.2002 r. - Nr VII/55/2003 z dat ą 30.10.2003 r. - Nr VIII/56/2003 z dat ą 30.10.2003 r.

Kserokopie wymienionych uchwał stanowi ą zał ącznik nr 32do protokołu kontroli. W wymienionych wy Ŝej uchwałach Rady Gminy nie okre ślono stawki procentowej słu Ŝą cej do naliczania opłaty z tytułu wzrostu warto ści nieruchomo ści zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o zagospodarowaniu przestrzennym ( tekst jednolity: Dz. U. z 1999 r. Nr 15, poz. 139 z pó źn. zm. ).

WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH

1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH

Informacje ogólne

Gminna Komisja Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych powołana została Uchwał ą nr 16/15/2001 Zarz ądu Gminy w Grabicy z dat ą 26 wrze śnia 2001 r.

Z dat ą 12 grudnia 2002 r. Zarz ądzeniem nr 43/2002 Wójta Gminy Grabica została powołana Gminna Komisja Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych w zwi ązku z powołaniem nowego składu komisji straciła moc uchwała Nr 16/15/2001 Zarz ądu gminy Grabica z 26 wrze śnia 2001 r. w sprawie powołania gminnej komisji Rozwi ązywania problemów Alkoholowych.

Komisja odbyła przeszkolenie w latach 2002 – 2003 r.

Zasady wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych okre ślone zostały w gminnych programach rozwi ązywania problemów alkoholowych na rok 2002 i 2003 r.

W latach 2002 – 2003 okre ślono jego wysoko ść jako 10% najni Ŝszego wynagrodzenia okre ślonego poprzez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w drodze zarz ądzenia.

______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wynagrodzenie przysługiwało za udział w posiedzeniach Gminnej Komisji Problemów Alkoholowych. W przypadku zbiegu dwóch lub wi ęcej posiedze ń przysługiwało jedno wynagrodzenie.

Realizacja zada ń zwi ązanych z profilaktyk ą i rozwi ązywaniem problemów alkoholowych w poszczególnych latach prowadzona była w oparciu o Gminny Program Profilaktyki i Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych okre ślony na podstawie art. 4 1 ust. 2 i 5 ustawy z dnia 26 pa ździernika 1982 r. o wychowaniu w trze źwo ści i przeciwdziałaniu alkoholizmowi ( Dz. U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 z pó źn. zm. ).

Na rok 2002 Gminny Program Profilaktyki i Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych uchwalony został przez Rad ę Gminy w Grabicy Uchwał ą Nr XXIII/163/2001 z dat ą 28 grudnia 2001 r. ze zmian ą wprowadzon ą uchwał ą Nr XXIV/172/2002 z dat ą 28 marca 2002 r.

Zmiana dotyczyła wprowadzenia do programu dodatkowego punktu VI dotycz ącego zasad wydawania i cofania zezwole ń na prowadzenie sprzeda Ŝy napojów alkoholowych przeznaczonych do spo Ŝycia w miejscu lub poza miejscem sprzeda Ŝy oraz kontroli przestrzegania zasad obrotu tymi napojami.

Na rok 2003 Gminny Program Profilaktyki i Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych wprowadzony został Uchwał ą Rady Gminy w Grabicy Nr III/24/2002 z dat ą 30 grudnia 2002 r.

Kserokopie uchwał Rady Gminy Nr XXIII/163/2001, Nr XXIV/172/2002, Nr III/24/2002 oraz uchwał ą Zarz ądu Gminy Grabica 16/15/2001 i zarz ądzenie nr 43/2002 Wójta Gminy Grabica stanowi ą zał ącznik Nr 33 do protokołu kontroli.

Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych.

W okresie obj ętym kontrol ą wydatki na cele zwi ązane z realizacj ą Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych kształtowały si ę w sposób nast ępuj ący:

Dział 851 rozdział 85154.

Rok 2002 plan 92.000,00 wykonanie 59.038,00

Rok 2003 plan 35.000,00 wykonanie 32.774,00

W roku 2002 środki uzyskane za wydane zezwolenia na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych, a przeznaczone na realizacj ę zada ń z zakresu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych wydatkowano na kwot ę 59.038,00 w szczególno ści na:

§ 3030 – diety dla komisji RPA 685,00

§ 4210 – zakup materiałów i wyposa Ŝenia 35.233,00

§ 4300 – zakup pozostałych usług 22.053,00

§ 4260 – zakup energii 1.067,00

W 2003 r. ze środków uzyskanych za zezwolenia ze sprzeda Ŝy napojów na cele z zakresu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych wydano kwot ę 32.774,00 w szczególno ści na :

§ 3030 – diety członków komisji 2.097,00

§ 4210 – zakup materiałów i usług 20.186,00

______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

§ 4260 – zakup energii 377,00

§ 4300 – zakup pozostałych usług 9.715,00

§ 4430 – ró Ŝne opłaty i składki 401,00 kontrol ą obj ęto wypłat ę diet dla członków komisji za udział w posiedzeniach w dniach:

- 7 maja 2002 r. – lista wynagrodze ń wg listy obecno ści – raport kasowy nr 20 poz. 16 – wypłacono 14.05.2002 r.

- 20 grudnia 2002 r. - lista wynagrodze ń wg listy obecno ści – raport kasowy nr 60 poz. 22 – wypłacono 20.12.2002 r.

- 25 lipca 2003 r. - lista wynagrodze ń wg listy obecno ści – raport kasowy nr 28 poz. 6 – wypłacono 28.07.2003 r.

- 7 listopada 2003 r. - lista wynagrodze ń wg listy obecno ści – raport kasowy nr 41 poz. 9 – wypłacono 12.11.2003 r.

Nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

Kontrol ą obj ęto wydatki realizowane ze środków na profilaktyk ę i rozwi ązywanie problemów alkoholowych na podstawie losowo wybranych faktur.

Rok 2002

1. Faktura VAT nr 1004/02/M/FA z dat ą 04.09.2002 wystawiona przez P.H. „MAGDA” za zakup podr ęczników dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym na kwot ę 279,44 ( RK nr 41 poz. 2 – wypłata z 9.09.2002 poz. ksi ęgowa 3709 )

2. Faktura VAT nr 1076/02/M/FA z dat ą 24.09.2002r. wystawiona przez P.H. ”Magda” w Piotrkowie Tryb. za zakup podr ęczników dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym na kwot ę 30,40 zł (RK nr 43, poz. 21, poz. ksi ęgowa 3853)

3. Faktura VAT nr 1068/02/M/FA z dat ą 21.09.2002r. wystawiona przez P.H. „Magda” w Piotrkowie Tryb. za zakup podr ęczników dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym na kwot ę 94,79 zł. (RK nr 43, poz. 29, poz. ksi ęg. 3851).

4. Rachunek Nr RS/270/2002 z dat ą 04.12.2002 r. wystawiony przez Centrum Edukacji , Diagnozy i Pomocy Psychologiczno-Pedagogicznej „Progres” w Koluszkach na kwot ę 1054,50 za realizacj ę programu profilaktycznego „NOE” w Zespole Szkół Rolniczych w Szydłowie oraz za przeprowadzenie szkolenia sprzedawców w Urz ędzie Gminy Grabica w dniu 04.12.2002r. (polecenie przelewu z 17.12.2002 poz. ksi ęg. 4904 )

5. Rachunek Nr RS/290/2002 z dat ą 19.12.2002 na kwot ę 1406,00 rachunek nr RS/287/2002 z dat ą 17.12.2002 na kwot ę 703,00 rachunek 288/2002 na kwot ę 703,00 – wystawione przez Centrum Edukacji , Diagnozy i Pomocy Psychologiczno- Pedagogicznej „Progres” w Koluszkach za realizacj ę programu profilaktycznego „NOE” w Szkołach w Boryszowie w dniu 19 grudnia 2002 r., w Woli Kamockiej w dniu 17 grudnia 2002 r. – 2 grupy ( polecenie przelewu z 27 grudnia 2002 r. poz. ksi ęg. 5083 ).

Rok 2003

1. Faktura nr 759/02/M/FA z dat ą 23.08.2003 za podr ęczniki na kwot ę 939,28 ( RK nr 32 poz. 36 poz. ksi ęg. 3390 )

______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2. Faktura nr 728/02/M/FA z dat ą 14.08.2003 r. za podr ęczniki na kwot ę 351,84 ( RK nr 32, poz. 34 – poz. ksi ęg. 3388 )

3. Faktura nr 760/02/M/FA z dat ą 23.08.2003 r. za podr ęczniki na kwot ę 184,77 ( RK nr 32 poz. 35 – poz. ksi ęg. 3389 )

4. Faktura nr 816/02/M/FA z dat ą 03.09.2003 za podr ęczniki na kwot ę 297,78 ( RK 34 poz. 11- poz. ksi ęg. 3710 )

5. Faktura nr 848/02/M/FA z dat ą 08.09.2003 za podr ęczniki na kwot ę 221,28 ( RK nr 34 poz.10 – poz. ksi ęg. 3711 )

6. Faktura nr 836/02/M/FA z data 05.09.2003 za podręczniki na kwot ę 234,97 ( RK nr 34 poz. 9 – poz. ksi ęg. 3712 )

7. Faktura nr 30275/03 z dat ą 15.09.2003 za podr ęczniki na kwot ę 144,90 ( RK nr 45 poz. 22 poz. ksi ęg. 3736 )

8. Faktura nr 30274/03 z dat ą 15.09.2003 r. za podr ęczniki na kwot ę 841,05 ( RK nr 35 poz. 21 – poz. ksi ęg. 3737 )

9. Rachunek nr RS/319/2003 z 03.12.2003 r. na kwot ę 640,00 Rachunek nr RS/330/2003 z 09.12.2003 r. na kwot ę 1990,00 Rachunek nr RS/333/2003 z 10.12.2003 r. na kwot ę 450,00 za realizacj ę programu „Konkurs wiedzy o problemach alkoholowych i narkomanii” dla uczniów Gimnazjum i Szkół Podstawowych klas V i VI, realizacj ę programu „NOE” dla uczniów ZSR w Szydłowie i za realizacj ę programu profilaktycznego „Korekta” dla uczniów szkół ZSR w Szydłowie – zapłacono przelewem kwot ę ł ączn ą 3.080,00 z dat ą 12.12.2003 ( poz. ksi ęg. 4917 )

10. Rachunek nr RS/303/2003 z 25.11.2003 r. za pełnienie dy Ŝuru w punkcie konsultacyjnym w miesi ącu listopadzie na kwot ę 360,00. Zapłacono przelewem z dat ą 28.11.2003 kwot ę 360,00 na rzecz Centrum Edukacji , Diagnozy i Pomocy Psychologiczno-Pedagogicznej „Progres” w Koluszkach ( poz. ksi ęg. 4640).

Wydatkowane kwoty ze środków na profilaktyk ę i rozwi ązywanie problemów alkoholowych były zgodne z przyj ętym programem na rok 2002 i 2003.

2. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą ZADA Ń Z ZAKRESU OCHRONY PRZECIWPO śAROWEJ

Informacje ogólne

Na terenie Gminy Grabica działa 19 jednostek Ochotniczych Stra Ŝy Po Ŝarnych w tym 8 jednostek jest zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze S ądowym w Łodzi: - OSP Grabica - OSP Lubanów - OSP Boryszów - OSP Lutosławice Rz ądowe - OSP Kamocin - OSP Polesie - OSP Majków Mały - OSP Rusociny

______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Pozostałe 11 jednostek OSP zło Ŝyło wnioski o rejestracj ę w Krajowym Rejestrze S ądowym, a działaj ą na podstawie wpisów do rejestru stowarzysze ń dokonanych w listopadzie 1991 r. przez S ąd rejonowy dla Łodzi Śródmie ście, XX Wydział Krajowego Rejestru S ądowego s ą to: - OSP Brzoza - OSP Ostrów - OSP Cisowa - OSP Papie Ŝe - OSP Dziewuliny - OSP Szydłów - OSP Kobyłki - OSP Zaborów - OSP Krzepczów - OSP śeronie - OSP Majków Średni Z terenu Gminy Grabica do Krajowego Systemu Ratowniczo Ga śniczego wł ączone s ą 2 jednostki OSP to jest: OSP Grabica i OSP Lubanów. Gminnego Komendanta Ochrony Przeciwpo Ŝarowej w Gminie Grabica nie zatrudniono. W kontrolowanej jednostce sprawy zwi ązane z działalno ści ą Ochotniczych Stra Ŝy Po Ŝarnych prowadził Pan Krzysztof Ludwig.

Wydatki zwi ązane z utrzymaniem gotowo ści bojowej

Wielko ść wydatków rzeczowych poniesionych przez Gmin ę Grabica na utrzymanie gotowo ści bojowej OSP w latach 2002 -–2003 przedstawia poni Ŝsze zestawienie. ROK ROK Lp. Wyszczególnienie Liczba jednostek 2002 2003 OSP 1. Wydatki na remonty obiektów 14 17.763,00 21.658,00 uŜytkowanych przez OSP 2. Wydatki na remonty wozów 1 12.492,00 ------bojowych 3. Wydatki na remonty motopomp i 19 6.295,00 9.406,00 pozostałego sprz ętu 4. Wydatki na materiały 19 22.812,00 39.236,00 wyposa Ŝenia w tym zakup paliwa 6.004,00 6.912,00 5. Ubezpieczenia członków OSP i 19 8.352,00 4.569,00 mienia 6. Zakup energii 19 2.202,00 2.986,00 7. Ekwiwalent za po Ŝary 9 16.802,00 13.576,00 i konserwacja wozów bojowych 8. Inne wydatki, zawody stra Ŝackie, 19 10.932,00 14.616,00 turnieje, przegl ądy, badania lekarskie

Razem X 97.650,00 106.047,00

______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wydatki na wypłat ę ekwiwalentu za udział w szkoleniach i akcjach ga śniczych kształtowały si ę nast ępuj ąco: 2002 rok – 1799,91 2004 rok – 2379,38 Ustalono, Ŝe ekwiwalent obliczany był przy u Ŝyciu prawidłowej stawki okre ślonej w art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 24.08.1991 r. o ochronie przeciwpo Ŝarowej ( Dz. U. nr 81, poz. 351 z pó źn. zm. ). Stawka słu Ŝą ca do obliczenia ekwiwalentu odpowiadała 1/178 przeci ętnego miesi ęcznego wynagrodzenia w gospodarce uspołecznionej obliczonego za poprzedni kwartał przez Prezesa GUS, za ka Ŝdą godzin ę udziału w działaniu ratowniczym lub szkoleniu ratowniczym. Gmina zatrudnia na podstawie umowy – zlecenie 7 pracowników na stanowiskach kierowca – konserwator wozów bojowych. Kontrol ą obj ęto prawidłowo ści wypłacania jak i naliczania wynagrodzenia za okres od 1 lipca 2003 r. do 30 wrze śnia 2003 r. umowy zlecenia zostały zawarte za okres od 1 lipca 2003 r. do 30 wrze śnia 2003 r. Ka Ŝda z umów okre ślała rodzaj pojazdu po Ŝarniczego, jego numer rejestracyjny, a tak Ŝe w formie zał ącznika były okre ślone obowi ązki konserwatora kierowcy OSP. Za prowadzenie samochodu po Ŝarniczego w OSP i jego konserwacj ę zostało okre ślone wynagrodzenie w wysoko ści od 240,00 do 330,00 zł. za okres obj ęty umow ą ( 3 miesi ące ). Wypłata wynagrodzenia za III kwartał 2003 r. za konserwacj ę i prowadzenie samochodu nast ąpiła z dat ą 20.10.2003 r. (Rk nr 3 ) poz. 13 po zatwierdzeniu do wypłaty z dat ą 9.10.2003 r. w ogólnej kwocie 1501,26 zł. Wypłata nast ąpiła zgodnie z zasadami i w kwotach okre ślonych w poszczególnych umowach zlecenia. W kontrolowanej jednostce zostały opracowane normy eksploatacyjne oraz zasady rozliczania zu Ŝycia paliw przez pojazdy i urz ądzenia eksploatowane w jednostkach OSP w gminie Grabica, które wprowadzono zarz ądzeniem 1/2001 Wójta Gminy Grabica z dat ą 8.01.2001 r. podstaw ę do rozliczenia paliwa stanowiła okresowa karta pracy pojazdu, posiadaj ąca seri ę, numer i zaewidencjonowana była w rejestrze wydanych kart. Prawidłowo ści rozliczenia paliwa sprawdzono za III kwartał 2003 r. nast ępuj ących samochodów: Jelcz 315 nr rej. PKR 8512 Star 660 nr rej . PKR 9293 Star 26 nr rej. PKR 8784 Mabirus nr rej. EPI A474 Star 29 nr rej. PKR 8607 Jelcz 004 nr rej. PKR 8607 Star 244 nr rej. LFU 7871 Ka Ŝda ilo ść paliwa wydanego osobie uprawnionej lub zakupionego na pojazd była odnotowana w okresowej karcie pracy pojazdu i urz ądzenia. Podstaw ę do naliczenia zu Ŝycia paliwa stanowił wła ściwy wska źnik normy eksploatacyjnej okre ślony zarz ądzeniem Wójta Gminy dla poszczególnych rodzajów samochodów. Rozliczenie ilo ści zu Ŝytego paliwa w okresie rozliczeniowym ( III kwartał 2003 obj ęty kontrol ą ) dokonywano z dokładno ści ą do 1 litra w stosunku do pojazdów i urz ądze ń z silnikiem o zapłonie samoczynnym i 0,5 litra w stosunku do pojazdów i urz ądze ń z silnikiem o zapłonie iskrowym ( powy Ŝsze normy wynikały z zarz ądzenia nr 1/2001 ) Na podstawie przedło Ŝonych kart nie stwierdzono by pojazdy wymienione wcze śniej były wykorzystywane na inne cele ni Ŝ zwi ązane z zapewnieniem gotowo ści bojowej OSP. Kontrol ą obj ęto wydatki 2002 i 2003 r. dotycz ące usług remontowo – budowlanych poniesionych na rzecz OSP.

______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2002 rok • Faktura VAT 10/2002 z dat ą 29.03.2002r. za materiały (cement) na kwot ę 1085,00 zł (RK nr 13, poz. 21 poz. ksi ęgowa 1111) wymienione materiały zakupiono ze środków na utrzymanie stra Ŝnic OSP-Kamocin. • Faktura VAT 4209/02/MP z dat ą 30.04 2002r. za materiały na kwot ę 467,07 zł (OSP-Rusociny) – RK nr 19, poz. 3 poz. ksi ęgowa 1849. • Faktura VAT HPP02/FV/00000743/2002 za drzwi zewn ętrzne pełne na kwot ę 494,99 zł (OSP-Boryszów) RK nr 23 poz. 7 poz. ksi ęgowa 2235. • Faktura VAT nr 44/6 z 18.06.02r. za materiały na kwot ę 499,50 zł (OSP-Boryszów) RK nr 25, poz.2, poz. ksi ęgowa 2395. • Faktura VAT nr 3197/02 z 23.10.2002r. materiały na kwot ę 1019,91 zł (OSP- Majków Mały) RK nr 52, poz. 3, poz. ksi ęgowa 4560. • Faktura VAT nr 83/C z 09.10.2002r. na kwot ę 89,09 zł (OSP-Cisowa) RK nr 53, poz. 18, poz. ksi ęgowa 4562. • Faktura VAT nr 67/A/C z 03.08.2002r. na kwot ę 195,90 zł za materiały (OSP – Cisowa) RK nr 53 poz. 17, poz. ksi ęgowa 4563. • Faktura VAT nr 933/02 z 18.10.2002r. na kwot ę 1468,34 zł za materiały (OSP – Cisowa) RK nr 53, poz.16, poz. ksi ęgowa 4564. • Faktura VAT nr 935/02 z 19.10.2002r. na kwot ę 200,73 zł za materiały (OSP – Cisowa) RK na 53, poz. 15, poz. ksi ęgowa 4565. • Faktura VAT nr 69/2002 z 20.11.2002r. na kwot ę 353,10 zł za materiały (OSP – Szydłów) RK nr 55, poz. 6, poz. ksi ęgowa 4601.

2003 rok • faktura VAT nr 105/6 z dat ą 27.08.2003r. za materiały (papa, smoła) na kwot ę 346,93 zł (RK nr 32, poz. 25, poz. ksi ęgowa 3379) Wymienione materiały zostały zakupione ze środków przeznaczonych na utrzymanie stra Ŝnic dla OSP – Rusociny. • faktura VAT nr 94/G z dat ą 21.08.2003r. za materiały (gwo ździ, papa, smoła) na kwot ę 452,01 zł (RK nr 32, poz. 26, poz. ksi ęgowa ) Wymienione materiały zostały zakupione ze środków przeznaczonych na utrzymanie stra Ŝnic dla OSP – Rusociny. • faktura VAT z dat ą 05.11.2003r. za materiały (płyty kartonowo-gipsowe) na kwot ę 455,69 zł (RK nr 42, poz. 6, poz. ksi ęgowa 4401) Wymienione materiały zostały zakupione ze środków przeznaczonych na utrzymanie stra Ŝnic dla OSP – Majków Średni. • faktura VAT nr 1337/03/P/H z dat ą 14.11.2003r. za materiały (styropian) (RK nr 43, poz. 8, poz. ksi ęgowa 4543) Wymienione materiały zostały zakupione ze środków przeznaczonych na utrzymanie stra Ŝnic dla OSP – Brzoza. • faktura VAT nr 221203 z dat ą 16.12.2003r. za materiały (cement) na kwot ę 1350,00 zł (RK nr 50, poz. 15, poz. ksi ęgowa 5237) Wymienione materiały zostały zakupione ze środków przeznaczonych na utrzymanie stra Ŝnic dla OSP – Kobyłki. Zakupów dokonano na podstawie przepisu art. 6 ust.1 pkt.7 ustawy o zamówieniach publicznych.

______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wszystkie wymienione rachunki były opisane i sprawdzone pod wzgl ędem rachunkowym, formalnym, merytorycznym i zatwierdzone do wypłaty przez upowa Ŝnione osoby.

3. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ

3.1. Informacje ogólne

Gminny O środek Pomocy Społecznej w Grabicy działa na podstawie Statutu, który został zatwierdzony Uchwał ą Rady Gminy Nr VIII/70/99 z dat ą 25 sierpnia 1999 r. wcze śniej obowi ązywał Statut i Regulamin Organizacyjny w brzmieniu nadanym uchwał ą Nr VII/10/91 Rady Gminy Grabica z dat ą 27 marca 1991 r. Gminny O środek Pomocy Społecznej jest komunaln ą jednostk ą organizacyjn ą gminy, działa na zasadach jednostki bud Ŝetowej. Nadzór nad o środkiem sprawuje Wójt Gminy. Nadzór merytoryczny nad działalno ści ą o środka sprawuje Wydział Spraw Społecznych i Zdrowia Łódzkiego Urz ędu Wojewódzkiego. Działalno ść O środka finansowana jest bezpo średnio z bud Ŝetu gminy w zakresie zada ń własnych i z dotacji celowych z bud Ŝetu centralnego w zakresie realizacji zada ń zleconych. Rachunkowo ść i gospodark ę finansow ą o środka na zasadach okre ślonych przepisami prawa prowadzi Skarbnik Gminy. Zarz ądzeniem Nr 3/99 Kierownik Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Grabicy z dat ą 25 sierpnia 1999 r. wprowadził regulamin Pracy GOPS ( zmiany do Regulaminu wprowadzone zostały Zarz ądzeniem Nr 2/03 Kierownika GOPS z dat ą 14 maja 2003 r. Zarz ądzeniem Nr 1/99 z dat ą 15 sierpnia 1999 r. Kierownika GOPS w Grabicy został wprowadzony Regulamin wynagradzania pracowników Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Grabicy. Zmiany do Regulaminu wynagradzania pracowników o środka wprowadzono: - Zarz ądzeniem Nr 4/1999 z 1 wrze śnia 1999 r. - Zarz ądzeniem Nr 1/2000 z 15 maja 2000 r. - Zarz ądzeniem Nr 1/2001 z 2 listopada 2001 r. - Zarz ądzeniem Nr 1/2003 z 1 kwietnia 2003 r. - Zarz ądzeniem Nr 1/2004 z 5 marca 2004 r. Funkcj ę Kierownika Gminnego O środka Pomocy społecznej pełni od dnia 16 stycznia 1998 r. Pani Dorota Kopyciel (uchwała Zarz ądu Gminy Grabica Nr 1/2/98 z dnia 16 stycznia 1998 r.

Rada Gminy w Grabicy Uchwał ą Nr XII/9/92 z dat ą 19 marca 1992 r. upowaŜniła Kierownika Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Grabicy do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie wykonywania zada ń pomocy społecznej zleconych i ustawowych. Rada Gminy w Grabicy Uchwał ą Nr IX/48/958 z dat ą 5 lipca 1995 r. upowa Ŝniła Kierownika Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Grabicy do wydawania decyzji w sprawie przyznania i odmowy przyznania zasiłków rodzinnych i piel ęgnacyjnych.

______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Z dat ą 16 stycznia 1998 r. Zarz ąd Gminy w Grabicy upowa Ŝnił Pani ą Dorot ę Kopyciel – Kierownika GOPS w Grabicy do dokonywania czynno ści prawnych zwi ązanych z prowadzeniem Gminnego O środka Pomocy Społecznej w granicach zwykłego zarz ądu. (Kserokopia udzielonego pełnomocnictwa stanowi zał ącznik nr do protokołu kontroli ) Na terenie Gminy Grabica nie wyst ępuj ą instytucje pomocy społecznej o zasi ęgu lokalnym finansowane z bud Ŝetu gminy. Obsług ę kasow ą GOPS prowadzi Urz ąd Gminy.

3.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej.

Kontrol ą obj ęto wydatkowanie środków z opieki społecznej na zadania zlecone gminom: - zasiłki stałe wyrównawcze - zasiłki piel ęgnacyjne

Zasiłki stałe wyrównawcze

Rok 2002 - liczba osób, którym przyznano świadczenie – 10 - liczba udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 85 - kwota udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 31.040,50

Rok 2003 - liczba osób, którym przyznano świadczenie – 16 - liczba udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 147 - kwota udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 50.623,00

Szczególn ą kontrol ą obj ęto nast ępuj ące decyzje na podstawie, których przyznano zasiłki stałe i wyrównawcze: - decyzja Nr GOPS.8122-1/3/1/01 z 21.06.2001 r. zmiana decyzja nr 8122/3/1/02 z 24.06.2002 r. - decyzja Nr GOPS.8122/2/1/02 z 24.06.2002 r. zmiana decyzja nr 8122/2/03 z 31.01.2003 r. - decyzja Nr GOPS.8127-1/1/1/02 z 24.06.2002 r. - decyzja Nr GOPS.8122-1/4/1/02 z 24.06.2002 r.

______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- decyzja Nr GOPS.8122-1/8/03 z 2.03.2003 r.

Do wniosków o przyznanie pomocy pieni ęŜ nej doł ączone były wymagane dokumenty takie jak: - wywiad środowiskowy; - za świadczenie o dochodach; - orzeczenie komisji lekarskiej ds. orzekania o niepełnosprawności.

Na podstawie list wypłat za miesi ące listopad i grudzie ń 2003 stwierdzono, Ŝe wypłata zasiłków stałych i wyrównawczych odpowiadała kwotom okre ślonym w decyzjach wydanych przez Kierownika GOPS.

Zasiłki piel ęgnacyjne. Rok 2002 - liczba osób, którym przyznano świadczenie – 17 - liczba udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 122 - kwota udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 26.180,00

Rok 2003 - liczba osób, którym przyznano świadczenie – 16 - liczba udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 149 - kwota udzielonych świadcze ń w ci ągu roku – 20.991,00 Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące decyzje w sprawie przyznania zasiłków piel ęgnacyjnych: - decyzja Nr 8127/4/02 z 24.06.20025 r. zmiana decyzja nr 8127/4/1/03 z 31.03.2003 r. - decyzja Nr 8127-4/2/02 z 24.06.2002 r. zmiana decyzja nr 8127/4/1/03 z 31.03.2003 r. Do wniosków o przyznanie pomocy w formie zasiłków piel ęgnacyjnych doł ączone były orzeczenia komisji lekarskiej ds. inwalidztwa i zatrudnienia. Kwoty przyznanych zasiłków zgodne były z Komunikatami Prezesa GUS w okresie przyznania zasiłku piel ęgnacyjnego. Decyzje okre ślały czas na jaki zostały przyznane zasiłki piel ęgnacyjne. Na podstawie list wypłat za miesi ąc listopad i grudzie ń 2002 i 2003 r. stwierdzono, Ŝe wypłata zasiłków piel ęgnacyjnych odpowiadała kwotom okre ślonym w decyzjach wydanych przez Kierownika GOPS w Grabicy p. Dorot ę Kopyciel.

Wykazy udzielonych świadcze ń przez GOPS w Grabicy w latach 2001 – 2002 na zadania zlecone i własne gminy stanowi zał ącznik Nr 35 do protokołu kontroli.

______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W kontrolowanej jednostce nie okre ślono zasad zwrotu wydatków za świadczenia z pomocy społecznej w zakresie zada ń własnych oraz szczegółowych zasad przyznawania i odpłatno ści za usługi opieku ńcze i specjalistyczne usługi opieku ńcze oraz szczegółowe zasady cz ęś ciowego lub całkowitego zwolnienia od opłat, a tak Ŝe trybu ich pobierania. Podstaw ę kompetencyjn ą dla Rady Gminy stanowił art.34, ust 5 i art.18, ust.3 ustawy z dnia 29.11.1990r. o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r. Dz.U. nr 64 poz.414 z pó źn. zm.).

4. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH

4.1. Tryb post ępowania w zakresie udzielenia dotacji i jego przestrzeganie

Rada Gminy Grabica Uchwał ą Nr XV/112/2000 z dat ą 29 sierpnia 200 ustaliła tryb post ępowania o udzielenie dotacji z bud Ŝetu gminy, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonania zleconego zadania.

Kserokopia Uchwały Rady Gminy nr XV/112/2000 stanowi zał ącznik Nr 36 do protokołu kontroli. W roku 2002 Gmina Grabica nie udzielała dotacji podmiotom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych. W roku 2003 w bud Ŝecie gminy zaplanowano wydatki w dziale 801 – o świata i wychowanie oraz w dziale 926 – kultura fizyczna i sport w następuj ących kwotach Dział 801 – rozdział 80110 § 2820 – 64984,00 (uchwała Rady Gminy Nr VII/51/2003 z 29 sierpnia 2003 r. ) Dział 926-rozdział 92695 § 2820 – 5000,00 ( uchwała Rady Gminy Nr VIII/57/2003 z 30.10.2003 r. w sprawie zmian w bud Ŝecie – kultura fizyczna ) Razem: - 69984,00 Kwoty dotacji udzielonych na rzecz podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych w 2002 – 2003 r. stanowi ą zał ącznik Nr 37 do protokołu kontroli. Z dat ą 25 czerwca 2003 r. Rada Gminy w Grabicy Uchwał ą Nr VI/50/2003 w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji na prowadzenie szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny na terenie Gminy Grabica okre ślono, Ŝe wysoko ść dotacji udzielonej z bud Ŝetu gminy na prowadzenie szkół niepublicznych b ędzie obliczana w sposób analogiczny jak stosowany przy ustaleniu zasad podziału subwencji o światowej dla jednostek samorz ądu terytorialnego na ka Ŝdego ucznia przeliczeniowego. Dotacja b ędzie przekazywana w 12 ratach do 15 – go dnia ka Ŝdego miesi ąca. W § 4 wymienionej wy Ŝej uchwały wskazano, Ŝe sposób wyliczenia dotacji, zakres i tryb kontroli wykorzystania środków, obowi ązku sprawozdawczego dotowanego podmiotu oraz tryb zwrotu niewykorzystanej cz ęś ci dotacji okre śla uchwała Rady Gminy Nr XV/112/2000 z dnia 29 sierpnia 2000 r. w sprawie trybu post ępowania o udzielenie dotacji z bud Ŝetu gminy. Z dat ą 28 sierpnia 2003 r. Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Brzoza i Okolic zło Ŝyło wniosek do Urz ędu gminy w Grabicy o przyznanie dotacji z bud Ŝetu gminy. Z dat ą 1 wrze śnia 2001 r. została zawarta umowa o udzielenie dotacji pomi ędzy Wójtem gminy Grabica p. E. Wójcik, a Zarz ądem Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice wpisanym do rejestru stowarzysze ń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej pod poz. rejestru KRS 00001 63843 przez S ąd Rejonowy dla Łodzi Śródmie ście w Łodzi, S ąd Gospodarczy XX Wydział Krajowego Rejestru S ądowego w dniu 3 czerwca 2003 r.

______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Przedmiotem umowy było okre ślenie zasad i trybu rozliczenia dotacji stowarzyszenia z przeznaczeniem na prowadzenie społecznego Gimnazjum w Brzozie b ędącego szkoł ą niepubliczn ą o uprawnieniach szkoły publicznej wpisanej do ewidencji szkół niepublicznych w Urz ędzie Gminy w Grabica w dniu 25 sierpnia 2003 r. pod poz. 1. Kwota miesi ęcznej raty dotacji dla stowarzyszenia wynosiła 16.245,89. Czas trwania umowy okre ślono na czas prowadzenia społecznego Gimnazjum w Brzozie. Ponadto z dat ą 1 wrze śnia 2003 r. strony zawarły porozumienie w sprawie trybu i zasad rozliczania i zasad kosztów u Ŝytkowania wyposa Ŝenia i pomieszcze ń budynku Szkoły Podstawowej w Brzozie u Ŝyczonych Stowarzyszeniu Rozwoju Wsi Brzoza i Okolic na podstawie umowy u Ŝyczenia z 22 sierpnia 2003 r. Miesi ęczna rata kosztów wyliczona na podstawie wska źników do jej obliczenia wynosiła 1152,48 zł. Do umowy o udzielenie dotacji z 1 wrze śnia 2003 r., a tak Ŝe do porozumienia z 1 wrze śnia 2003 r. wprowadzono zmiany aneksami nr 1 i 2 z 15 pa ździernika 2003 r. i z 15 grudnia 2003 r. dotycz ące: - kwoty subwencji o światowej, która została wyliczona na 15947,11 ( a wynosiła wcze śniej 16245,89 ), - miesi ęcznej raty kosztów, która została wyliczona na 1109,85 zł Uchwała Rady Gminy Nr VI/50/2003 z 25.06.2003r., Porozumienie z 01.09.2003r., umowa z 01.09.2003r., aneksy Nr 1 i 2 stanowi ą zał ączniki Nr 38 do protokołu kontroli. Z dat ą 8.10.2003 r. młodzie Ŝowy klub sportowy „Grabka” w Grabicy ( został wpisany do ewidencji młodzie Ŝowych klubów sportowych prowadzonych przez Starost ę Powiatu Piotrkowskiego pod poz. 28/03 – za świadczenie nr 28/03 wydane z dat ą 21 lipca 2003 r. przez Starost ę Piotrkowskiego Stanisława Cubał ę )zło Ŝył wniosek o dotacj ę z bud Ŝetu gminy w kwocie 11982,00 według planowanych kosztów okre ślonych enumeratywnie w zał ączniku nr 1 do wniosku. Z dat ą 13.11.2003 r. została zawarta umowa o udzielenie dotacji nr 2/2003 pomi ędzy Gmin ą Grabica reprezentowan ą przez p. E. Wójcik a Młodzie Ŝowym Klubem Sportowym „Grabka” w Grabicy reprezentowanym przez Zarz ąd Klubu w składzie 7 – osobowym. Tre ść umowy z 13.11.2003 r. oraz wniosku MKS „Grabka” z 8.10.2003 stanowi zał ącznik Nr 39 do protokołu kontroli. Przedmiotem umowy było przyznanie dotacji w kwocie 5000,00 na zadanie pn. „Organizacja szkole ń, imprez sportowych dla dzieci i młodzie Ŝy uzdolnionej sportowo na terenie gminy Grabica”. Umowa została zawarta na czas od 13.11.2003 do 31.12.2003 r. Strony ustaliły, Ŝe kwota dotacji b ędzie przekazana zgodnie z harmonogramem finansowo rzeczowym w 2 transzach po 2.500,00 zł.: I. transza do 15.11.2003 r. II. transza do 10.12.2003 r. jednak nie wcze śniej ni Ŝ po rozliczeniu I – szej. W § 2 pkt. 2 umowy okre ślono, Ŝe rozliczenie polega ć b ędzie na przedstawieniu oryginałów rachunków i faktur potwierdzonych przez uprawnionych przedstawicieli klubu sportowego „Grabka” i ksi ęgowego. Faktury i rachunki po wykonaniu kserokopii i ostemplowaniu zostan ą zwrócone zleceniobiorcy. Rozliczenie ostatniej transzy wyznaczono do 10 stycznia 2004 r. W § 3 umowy zostały wymienione obowi ązki zleceniobiorcy w zakresie rozliczenia si ę z otrzymanej dotacji.

______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

4.2. Kontrola realizacji powierzonego zadania

Rozliczenie dotacji dla publicznego Gimnazjum w Brzozie w 2003 r. Na podstawie ewidencji ksi ęgowej ( konto 223 – 1 ) wykonanie wydatków bud Ŝetowych w korespondencji z kontem 133 – rachunek bie Ŝą cy bud Ŝetu ustalono, Ŝe raty przekazywanych dotacji przelano na rachunek Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i Okolic w ratach miesi ęcznych w dniach 11.09.2003 - 15093,41 ( kwota dotacji pomniejszona o koszty ) 16.10.2003 - 14524,37 17.11.2003 - 14808,89 15.12.2003 - 14922,37 ______Razem - 59349,04 + koszty 4439,40 Ogółem 63788,44 Rozliczenie dotacji 63767,52 ______Ró Ŝnica 20,92

Rozliczenie dotacji nast ępowało miesi ęcznie i na koniec roku w kwocie ogólnej na podstawie zestawienia miesi ęcy. Ró Ŝnica w kwocie 20,92 wynikaj ąca z rozliczenia dotacji na 20.12.2003 r. Publicznego Gimnazjum w Brzozie została wpłacona do kasy urz ędu gminy i odprowadzona na dochody gminy z dat ą 12.01.2004 r. – bankowy dowód wpłaty poz. ksi ęg. Nr 9/51 w kwocie 20,92 zł. Nieprawidłowo ści w rozliczeniu dotacji nie stwierdzono.

Rozliczenie dotacji dla Młodzie Ŝowego Klubu Sportowego „Grabka” w Grabicy.

Na podstawie ewidencji ksi ęgowej – konto 2234 wykonanie wydatków bud Ŝetowych – Klub Sportowy „Grabka” w korespondencji z kontem 133 rachunek bie Ŝą cy bud Ŝetu ustalono, Ŝe raty przekazywanych dotacji przelano na rachunek stowarzyszenia MKS „Grabka” w dniach: - - 28.11.2003 ( poz. 428/4628 ) na kwot ę 2500,00 - 23.12.2003 ( poz. 817/5036 ) na kwot ę 2500,00 ______Razem 5000,00 rozliczenie z I transzy otrzymanej dotacji z Urz ędu Gminy przez Klub Sportowy „Grabka” nast ąpiło z dat ą 22.12.2003 r. natomiast II transzy z dat ą 26.01.2004 r. nie dotrzymano terminu rozliczenia ostatniej transzy dotacji. Zgodnie z § 2 umowy o udzielenie dotacji nr 2/2004 z 13.11.2003 r. strony ustaliły, Ŝe rozliczenie ostatniej transzy nast ąpi do 10.01.2004 r. Przebieg realizacji zadania pn. „Organizacja szkoleń, imprez sportowych dla dzieci i młodzie Ŝy uzdolnionej sportowo na terenie gminy Grabica okre ślał harmonogram rzeczowo

______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

finansowy, na podstawie którego dokonywano wydatków zał ączaj ąc faktury i rachunki. Harmonogram okre ślał nast ępuj ące rodzaje i kwoty wydatków: - transport zawodników 2100,00 - zakup sprz ętu sportowego 1500,00 - koszty ubezpieczenia 1000,00 - koszty napojów chłodz ących 400,00 ______Razem 5000,00 Przedło Ŝono nast ępuj ące faktury: Nr 19/2003 z 2.12.2003 r. na kwot ę 2054,40 na przewóz zawodników na zawody finałowe Nr 7806/M01/2003 z 6.12.2003 na kwot ę 400,00 zakup napojów chłodz ących Nr 0607/03 z 29.12.2003 r. na kwot ę 1063,84 za zakup odzie Ŝy i sprz ętu sportowego Nr 0611/03 z 30.12.2003 r. na kwot ę 1431,06 zakup odzie Ŝy sportowej i sprz ętu ______Razem 4949,30 Przekazano dotacj ę w kwocie 5000,00 ______Ró Ŝnica 50,70

Ró Ŝnica w kwocie 50,70 wynikaj ąca z rozliczenia otrzymanej dotacji Stowarzyszenie Klub Sportowy „Grabka” wpłaciło do kasy Urz ędu Gminy kwitariusz przychodowy nr 4445644 z dat ą 23.01.2004 r. Bankowy dowód wpłaty z 26.01.2004 r. poz. ksi ęg. Nr 19/107 na kwot ę 50,70 zł Zgodnie z warunkami przekazania dotacji okre ślonymi w umowie dotacji – Klub Sportowy „Grabka” przedstawił rozliczenie z otrzymanej dotacji wraz z fakturami. Skarbnik Gminy dokonała rozliczenia dotacji potwierdzaj ąc pisemnie wiarygodno ść przedło Ŝonych dokumentów. Kserokopie faktur zostały zał ączone do rozliczenia dotacji.

5. WYDATKI OSOBOWE Wydatki na wynagrodzenia w latach 2002–2003

WYDATKI NA WYNAGRODZENIA

Sprawozdania Rb- 28s z wykonania planu wydatków budŜetowych sporz ądzone na dzie ń 31.12.2001 r., 31.12.2002 r., 31.12.2003 r. wykazały w § 4010 wynagrodzenia osobowe nast ępuj ące dane: Lp. Rozdział 2001 2002 2003

______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wykonanie Plan Wykonanie Plan Wykonanie 1. 75011 – Adm. Pa ństwowa 54.050 53.800 53.800 55.768 55.763 2. 75022 – Starostwo – 6.254 6.652 6.652 6.252 6.252 zadania powierzone 3. 75023 – Urz ąd Gminy 563.894 696.000 582.281 696.000 638.535 4. 80101 – Szkoły 1.288.943 1.061.484 1.056.429 1.069.066 1.069.066 Podstawowe 5. 101.922 92.000 86.181 90.375 90.375 80104 – klasy „0” 6. 376.079 483.274 480.583 513.772 513.772 80110 - Gimnazjum 7. 84.560 95.000 86.350 86.830 86.830 80114 – GZEAS 8. 71.830 70.186 69.780 62.890 62.890 85319 – GOPS 9. 43.560 46.000 42.539 47.210 47.203 90095 – Gospodarka

komunalna 10. 31.469 39.925 35.885 38.700 38.643 92109 - GOK

Razem 2.622.561 2.500.480 2.666.863 2.609.334 X

Globalna kwota wynagrodze ń pracowników Gminy Grabica przedstawiała si ę nast ępuj ąco: - wykonanie w 2001 r. – 2.622.561,00 - wykonanie w 2002 r. – 2.500.480,00

Szczegółowej analizie poddano wydatki na wynagrodzenia w rozdziale 75023 (Urz ędu Gminy). W rozdziale 75023 w roku 2002 nast ąpiło przekroczenie kwoty bazowej ( wykonanie do roku 2001 ) o kwot ę 18.387,00 zł. w zwi ązku z wypłat ą: - nagród jubileuszowych w kwocie 10.731,13 - ekwiwalentu za niewykorzystany urlop Wójta Gminy p. E. Wójcik w kwocie 10.882,10

Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki

Szczegółow ą kontrol ę ustalenia kwoty wynagrodze ń w oparciu o przepisy rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich ( Dz. U. Nr 61, poz. 707 z pó źn. zm. ) i rozporz ądzenia Rady Ministrów z 11.02.2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich ( Dz. U. Nr 33, poz. 264 ) objęto 7 pracowników Urz ędu Gminy w Grabicy. Wykaz pracowników obj ętych kontrol ą w zakresie wymaga ń kwalifikacyjnych i przyznanych wynagrodze ń stanowi zał ącznik Nr 40 do protokołu kontroli.

______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W oparciu o karty wynagrodze ń, listy wypłat wynagrodze ń oraz akta osobowe pracowników obj ętych kontrol ą nie stwierdzono nieprawidłowo ści w zakresie okre ślenia wysoko ści wynagrodzenia, jego naliczania i wypłaty. Wypłata wynagrodze ń nast ąpiła zgodnie z zasadami okre ślonymi w cytowanych wy Ŝej rozporz ądzeniach. W odniesieniu do 2 pracowników miał zastosowanie § 17 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. i § 18 Rozporz ądzenia Rady Ministrów z 11.02.2003 r. w sprawie wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich. Wynagrodzenie Kierownika Gminnego O środka Pomocy Społecznej ustalone zostało w oparciu o Regulamin wynagradzania pracowników GOPS wprowadzony zarz ądzeniem nr 1/99 z dat ą 25.08.1999 r. – ze zmianami, ostatnia zmiana z 5.03.2004 r.. Regulamin został opracowany na podstawie przepisów rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 1.07.1997 r. w sprawie wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego ( Dz. U. Nr 77, poza. 482 z pó źn. zm. ) W ostatniej zmianie regulaminu równie Ŝ powołano podstaw ę prawn ą - rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 1.07.1997 r. w sprawie wynagradzania pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego ( Dz. U. Nr 77, poza. 482 z pó źn. zm. ), które utraciło moc prawn ą z dniem 1 sierpnia 2000 r. w związku z wej ściem przepisów rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych ( Dz. U. Nr 61, poz. 708 z pó źn. zm. ). W okresie obj ętym kontrol ą ( 2002 i 2003 ) od 1.01.2002 r. Kierownik GOPS p. Dorota Kopyciel miała wypłacony dodatek słu Ŝbowy w kwotach:

Od 1.01 do 31.03.2002 r. 446,00 Od 1.04 do 30.06.2002 r. 446,00 Od 1.07 do 30.09.2002 r. 446,00 Od 1.10 do 31.12.2002 r. 446,00 Razem: 1.784,00 ( przez 2002 r. )

Od 1.01 do 31.03.2003 r. 500,00 Od 1.04 do 30.06.2003 r. 500,00 Od 1.07 do 30.09.2003 r. 500,00 Od 1.10 do 31.12.2003 r. 500,00

Razem: 2.000,00

Od 1.01. do 31.03.2004 r. 500,00

Wypłata dodatku słu Ŝbowego nast ąpiła na podstawie przepisów § 11 Regulaminu wynagradzania pracowników GOPS zgodnie, z którym „Pracownikowi, w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia mo Ŝna przyzna ć dodatek słu Ŝbowy w wysoko ści 40 % ł ącznie do wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego. Wysoko ść dodatku słu Ŝbowego uzale Ŝnia si ę od charakteru, zło Ŝono ści i efektów pracy”. Jako podstaw ę prawn ą opracowania regulaminu powołano przepisy art. 77 2 Kodeksu pracy i § 17 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 1.07.1997 r. . w sprawie wynagradzania pracowników

______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego ( Dz. U. Nr 77, poza. 482 z pó źn. zm. ). Anga Ŝ dla kierownika GOPS i wysoko ść dodatku słu Ŝbowego została zatwierdzona przez Wójta Gminy p. E. Wójcik. Kserokopie anga Ŝy kierownika GOPS na okres od 1.01.2002 r. do 31.12.2003 r. stanowi ą zał ącznik Nr 41 do protokołu kontroli. Wyja śnienie kierownika GOPS p. D. Kopyciel stanowi zał ącznik Nr 42 do protokołu kontroli. W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalenia wynagrodzenia dla kierownika GOPS stwierdzono nast ępuj ące nieprawidłowo ści: - nie ustalenie przez Rad ę Gminy najni Ŝszego wynagrodzenia zasadniczego w I kategorii zaszeregowania zgodnie z § 2 pkt. 2 rozporz ądzenia z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich ( Dz. U. Nr 61, poz. 708 ) oraz - nie uzgodnienia warto ści jednego punktu w zł. ( § 3 ust. 3 cytowanego wy Ŝej rozporz ądzenia ). Na podstawie najni Ŝszego wynagrodzenia zasadniczego i warto ści jednego punktu, pracodawca sporz ądza tabel ę miesi ęcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego ( § 3 ust. 5 rozporz ądzenia ) - ustalenie w anga Ŝu kierownika GOPS składników wynagrodzenia nie przewidzianych w przepisów rozporz ądzenia ( dodatek słu Ŝbowy ) - wypłata dodatku słu Ŝbowego w ł ącznej kwocie 4.284 zł. od 1.01.2002 r. do 31.03.2004 r. bez podstawy prawnej wypłaty tego dodatku. W okresie obj ętym kontrol ą dodatki specjalne były wypłacane pracownikom Urz ędu Gminy, które okre ślone zostały w anga Ŝach tych pracowników procentowo i kwotowo.

Rok 2002 – dodatki specjalne

1. Edwarda Wójcik - 1.222,00 mies. ( 25 % ) od 1.01. – 18.11.2002 r. 2. Aurelia Ruszkiewicz - 1.000,00 mies. ( 31 % ) od 1.01. – 31.12.2002 r. 3. Ewa Morawiec - 900,00 mies. ( 29 % ) od 1.01. – 31.12.2002 r. 4. Maria Wlazeł - 5. Jerzy Ja Ŝdrzyk - 6. Grzegorz Rudzki - (….) 7

Rok 2003 – dodatki specjalne

1. Edwarda Wójcik - 2.248,00 mies. ( 40 % ) od 1.01. – 31.12.2003 r. 2. Ewa Morawiec - 500,00 mies. ( 15,5 % ) od 1.01. – 30.09.2003 r.

7 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- 200,00 mies. ( 6,2 % ) od 1.10. – 31.12.2003 r. 3. Grzegorz Rudzki 4. Jerzy Ja Ŝdrzyk - 5. Maria Wlazeł 6. Franas Mirosława - 7. Zajdel BoŜena

8. Kału Ŝny Zbigniew - - - 9. Anna Soba ńska (….) 8

Nieprawidłowo ści w zakresie wypłaty dodatków specjalnych dla pracowników Urz ędu Gminy nie stwierdzono.

Nagrody jubileuszowe

W okresie obj ętym kontrol ą Gmina Grabica wypłaciła nagrody jubileuszowe dla 4 pracowników.

Kwoty wypłaconych nagród wynosiły: w 2001 r. – 11.691,13 w 2002 r. - 9.388,30

Podstaw ę obliczenia wynagrodzenia stanowiło wynagrodzenie pracowników przysługuj ące w dniu nabycia prawa do nagrody ( § 11 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich ( Dz. U. Nr 61, poz. 707 z pó źn. zm. ). Kontrol ą obj ęto wypłat ę nagród nast ępuj ących pracowników: (….) 9 Nabywaj ący prawo do nagrody jubileuszowej w roku 2002 i 2003 r. udokumentowali okresy pracy uprawniaj ące do ww. nagrody ( § 11 ust. 1 – 5 wymienionego wcze śniej rozporz ądzenia. Nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

8 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

9 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Nagrody z zakładowego funduszu nagród – „13”.

Sprawozdania Rb-28s z wykonania wydatków bud Ŝetowych wykazywały na dzie ń 31.12.2001 r. i 2002 r. wydatki rozdział 75023 § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie

2002 – plan 47.000,00 wykonanie 47.000,00 2003 – plan 47.000,00 wykonanie 47.000,00 Wynagrodzenie roczne ustalone zostało w wysoko ści 8,5 % sumy wynagrodze ń za prac ę pracowników Urz ędu Gminy w kontrolowanych latach ( art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12.12.1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników sfery bud Ŝetowej – Dz. U. Nr 160, poz. 1080 z pó źn. zm. ) Wypłata dodatkowego wynagrodzenia za rok 2001 dokonana została w dniu 28.02.2002 r., a za rok 2002 w dniu 05.02.2003 r. a za rok 2003 r. w dniu 25.02.2004 r. tj. nie pó źniej ni Ŝ w okresie 3 miesi ęcy nast ępuj ących po roku za który przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie (art. 5 ust. 1 cytowanej wy Ŝej ustawy o wynagrodzeniu rocznym ).

Premie i nagrody uznaniowe

W roku 2002 były wypłacone: - premia uznaniowa w kwocie 165,00 miesi ęcznie co stanowiło 15 % wynagrodzenia zasadniczego ( od kwoty 1.100,00 ) dla (….) 10 – zatrudnionej na stanowisku robotnika gospodarczego. Podstaw ą wypłaty był regulamin premiowania stanowi ący zał ącznik do zarz ądzenia Wójta Gminy Nr 36/2001 w sprawie wprowadzania do u Ŝytku słu Ŝbowego regulaminu premiowania pracowników obsługi. W roku 2003 kwota premii uznaniowej dla (….) 11 . Zgodnie z § 4 i § 5 wymienionego regulaminu, który został opracowany na podstawie § 15 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich ( Dz. U. Nr 68, poz. 707 z pó źn. zm.) decyzj ę o przyznaniu premii podejmuje Wójt Gminy na wniosek bezpo średniego przeło Ŝonego. Powy Ŝszy wymóg w przedmiotowej sprawie został spełniony.

10 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 11 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- jednorazowa nagroda pieni ęŜ na w wysoko ści 500,00 dla (….) 12 – zatrudnionego na stanowisku robotnika gospodarczego wypłacona w miesi ącu lutym 2002 ( po potr ąceniach kwota 362,14 ) ze środków działu 900-90950-410. Nagroda przyznana była decyzj ą Wójta ( pismo z dnia 28.01.2002 r. znak: 1120-1/02 ) na podstawie przepisów § 12 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 26.07.2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich ( Dz. U. Nr 68, poz. 707 z pó źn. zm. ) Kserokopia decyzji Wójta Gminy stanowi zał ącznik Nr 43 do protokołu kontroli. Nieprawidłowo ści nie stwierdzono. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W okresie obj ętym kontrol ą w Gminie Grabica wypłacony został ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2002 r. dla 6 pracowników na łączn ą kwot ę 12.694,02 i dla 10 pracowników na ł ączn ą kwot ę 3.937,03 zł. 2002 rok Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wymiarze 33 dni wypłacony został – Pani Edwardzie Wójcik – 10.882,10 zł. w zwi ązku z rozwi ązaniem stosunku pracy z wyboru zwi ązanym z upływem kadencji. Podstaw ę prawn ą stanowił art. 171 § 1 pkt. 1 KP i art. 73 § 2 KP. (….) 13 Podstaw ą prawn ą wypłaty ekwiwalentu za urlop dla wymienionych wy Ŝej był art. 171 § 1 pkt. 1 Kodeksu pracy ( wyga śni ęcie stosunku pracy ).

2003 rok Ekwiwalent za niewykorzystany urlop na podstawie przepisów art. 171 § 1 pkt. 1 Kodeksu pracy wypłacono: (….) 14 Ekwiwalent za niewykorzystany urlop został naliczony prawidłowo zgodnie z zasadami okre ślonymi w rozporz ądzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŜ nego za urlop ( Dz. U. Nr 2, poz. 14 z pó źn. zm. ).

12 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 13 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 14 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

5.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych – terminowo ść przekazywania środków

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadcze ń Socjalnych został wprowadzony zarz ądzeniem Nr 25/99 Wójta Gminy Grabica z dat ą 14 grudnia 1999 r. Zmiany do regulaminu wprowadzono aneksem Nr 1/03 z dat ą 14 marca 2004 r. Regulamin został opracowany na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadcze ń socjalnych ( Dz. U. Nr 70, poz. 335 z pó źn. zm. ) Prawidłowo ść naliczania i odprowadzenia na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadcze ń socjalnych sprawdzono za 2002 i 2003 r. - Przeci ętna liczba zatrudnionych ustalona wg zasad § 2 ust. 1 rozporz ądzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie ustalenia przeci ętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadcze ń socjalnych ( Dz. U. Nr 43, poz. 168 z pó źn. zm. ) wyniosła w 2002 r. – 29,35 a w 2003 r. – 38,877 etatu. - Przeci ętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w II półroczu w 2002 r. wyniosło 1.756,19 zł. a w 2003 r. – 1.803,94 zł. - Odpis ( 37,5 % ) na jedn ą osob ę w 2002 r. wynosił 658,57 zł. Odpis ( 37,5 % ) na jedn ą osob ę w 2003 r. wynosił 676,48 zł. Kwota odpisu naliczonego ł ącznie z pracownikami interwencyjnymi GOK i GOPS wynosiła: Na 2002 r. 19.329,49 - dla emerytów i rencistów 1.097,60 - podniesiony o 6,25 % 2.112,91 Razem 22.540,00

Na 2003 r. 26.299,72 - dla rencistów 2.098,39 - dla rencistów i emerytów podniesiony o 6,25 % 1.120,90 Razem: 29.527,00

Równowarto ść dokonanych odpisów i zwi ększe ń na rok 2002 i 2003 została odprowadzona na rachunek bankowy zakładowego Funduszu świadcze ń socjalnych w ratach: Na rok 2002 – do 30.05.2002 r. gmina przekazała 17.000,00 co stanowiło 75 % równowarto ści odpisów - do 24.10.2002 r. gmina przekazała 5.540,00 Razem: 22.540,00

Na 2003 r. - do 30.05.2003 r. gmina przekazała 21.700,00

______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

co stanowiło 75 % równowarto ści odpisów - od 1.06. do 31.12.2003 gmina przekazała 7.827,00 Razem: 29.527,00

Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym Funduszu świadcze ń socjalnych (Dz. U. Nr 70, poz. 335 z pó źn. zm.) równowarto ść dokonanych odpisów i zwi ększe ń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 wrze śnia tego roku z tym, Ŝe w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje si ę kwot ę stanowi ącą co najmniej 75 % równowarto ści odpisów. Zarówno w 2002 jak i w 2003 r. kwota odpisu odpowiadaj ąca 75 % równowarto ści odpisów została odprowadzona w terminie okre ślonym ustawowo, natomiast pozostałe kwoty: w 2002 r. – 5.540,00 zł odprowadzona została w terminie do 24.10.2002 r. a w 2003 r. kwota 7.827,00 zł. w terminie do 31.12.2003 r., czym naruszono wymóg okre ślony w normie art.. 6 ust. 2 zgodnie z którym równowarto ść dokonanych odpisów i zwi ększe ń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 wrze śnia danego roku.

______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

5.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników

Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników gminy Grabica w latach 2002 – 2003 r. wyniosły:

2002 2003 Klasyfikacja bud Ŝetowa § 4410 Plan Wykonanie Plan Wykonanie Administracja pa ństwowa 649,00 649,00 75011

Urz ąd Gminy 75023 8.000,00 6.554,00 11.000,00 10.241,00 Szkoły Podstawowe 80101 2.000,00 573,00 761,00 761,00

Gimnazjum 80110 2.600,00 2.380,00 2.478,00 2.478,00

GZEAS 80114 3.000,00 1.945,00 2.813,00 2.813,00

GOPS 85319 2.972,00 2.972,00 2.580,00 2.522,00 (ryczałty obsł. wywiady 200,00 200,00 zasiłkobiorców) Gminny O środek Kultury 500,00 110,00 500,00 181,00 92109 Ogółem 19.921,00 15.383,00 20.132,00 18.996,00

Podró Ŝe krajowe a) delegacje Ustalenie wysoko ści nale Ŝno ści przysługuj ących pracownikom z tytułu podró Ŝy słu Ŝbowej na obszarze kraju skontrolowano na przykładzie delegacji rozliczonych pod raportami kasowymi o nr 53/02, 56/02, 59/02, 36/03, 38/03, 39/03 za miesi ąc pa ździernik 2003 r. Kontrolowane delegacje naliczone zostały zgodnie z przepisami rozporz ądzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysoko ści nale Ŝno ści przysługuj ących pracownikowi z tytułu podró Ŝy słu Ŝbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 151, poz. 1720 ) i rozporz ądzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002 r. o tym samym tytule jak wy Ŝej ( Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ). W przypadkach kiedy Wójt Gminy zlecił wyjazd samochodem prywatnym pracownika były zawierane stosowne umowy. Rozliczenie delegacji nast ępowało w ci ągu 7 dni od daty odbycia podró Ŝy słu Ŝbowej. Gotówka na wypłat ę delegacji pobierana była z banku i fakt ten odnotowany była w raporcie kasowym. Wypłacone delegacje zaewidencjonowane były w rejestrze wydanych delegacji. Listy obecno ści zawierały adnotacje o podró Ŝy słu Ŝbowej. Delegacje sprawdzone były pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i zatwierdzone przez osoby upowa Ŝnione do wypłaty. b) ryczałty samochodowe na jazdy lokalne W okresie obj ętym kontrol ą stwierdzono, Ŝe miesi ęczny limit na dojazdy lokalne w wysoko ści 300 lub 150 kilometrów przyznano nast ępuj ącej grupie pracowników: - Grzegorzowi Rudzkiemu – Inspektor - w okresie od 01.01. do 31.12.2002 r. ( 300 km ) oraz od 01.01.2003 r. ( 300 km ) - Józefowi Piejko – inspektor - w okresie od 01.01. do 31.12.2002 r. ( 300 km )

______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

oraz od 01.01.2003 r. ( 300 km ) - Bo Ŝenie Palus – Kierownik GOK - od 01.01. do 31.12.2002 r. ( 300 km ) oraz od 01.01.2003 r. ( 300 km ) - Andrzejowi Krawczykowi – Dyrektor GZEAS - od 01.01. do 31.12.2002 r. ( 300 km ) oraz od 01.01.2003 r. ( 300 km ) - Zbigniew Kału Ŝny – inspektor ds. inwestycji - w okresie do 31.05. do 31.12.2002 r. (150 km) w okresie od 1.01.2003 r. do 31.12.2003 ( 150 km zamieniono aneksem na 300 km ) - Ewie Morawiec – Skarbnikowi Gminy - w okresie od 1.03. do 31.03.2003 r. ( 300 km ) - Aurelii Ruszkiewicz – Sekretarzowi Gminy - w okresie od 1.03. do 31.03.2003 r. ( 300 km )

Zwrot kosztów u Ŝywania do celów słu Ŝbowych pojazdów prywatnych w jazdach lokalnych nast ępował na podstawie umowy cywilno – prawnej zawartej pomi ędzy pracownikiem, a pracodawc ą o u Ŝywanie pojazdu do celów słu Ŝbowych. Zwrot kosztów nast ępował w formie miesi ęcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesi ęcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne po zło Ŝeniu przez pracownika pisemnego o świadczenia o u Ŝywaniu przez niego pojazdu do celów słu Ŝbowych w danym miesi ącu. Oświadczenie zawierało dane dotycz ące pojazdu oraz okre ślało ilo ść dni nieobecno ści pracownika w danym miesi ącu w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podró Ŝy słu Ŝbowej lub innej nieobecno ści a tak Ŝe ilo ści dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów słu Ŝbowych. Kwota ustalonego ryczałtu zmniejszona była o 1/22 za ka Ŝdy dzie ń nieobecno ści pracownika w miejscu pracy z ww. powodów. Miesi ęczny limit przebiegu kilometrów w jazdach lokalnych ustalony przez pracodawc ę zgodny był z zasadami okre ślonymi w rozporz ądzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów u Ŝywania do celów słu Ŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie b ędących własno ści ą pracodawcy ( Dz. U. Nr 28, poz. 271 ). Nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

Podró Ŝe zagraniczne

W okresie obj ętym kontrol ą w gminie Grabica nie wyst ępowały wydatki z tytułu podró Ŝy zagranicznych.

5.2. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych Zasady wypłaty diet

W okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywały 4 uchwały Rady Gminy Reguluj ące zasady wypłat diet radnych a mianowicie: - uchwała IV/19/94 z 20.10.1994 r. ze zmianami – ostatnia (uchwała nr XXIII/161/2001 z 28.12.2001 r. obowi ązuj ąca do 01.01.2002 r.) - uchwała nr III/25/2002 z 30.12.2002 r. - uchwała nr I/3/2002 z 19.11.2002 r. - uchwała nr IV/44/2003 z 25.06.2003 r.

______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kserokopie uchwał stanowi ą zał ącznik Nr 44 do protokołu kontroli.

Prawidłowo ść wypłaty diet

Prawidłowo ść wypłat diet radnych gminy Grabica sprawdzono za miesi ąc grudzie ń 2002 r i pa ździernik 2003 r. Dokumentami przyj ętymi do kontroli były: - listy obecno ści z sesji Rady Gminy Grabica - listy obecno ści Komisji Rady Gminy Grabica - listy wypłat diet. 2002 rok W grudniu 2002 r. odbyły si ę 2 sesje Rady Gminy w Grabicy 2 i 30 grudnia oraz posiedzenia Komisji Edukacji, Kultury, Sportu i Bezpiecze ństwa Publicznego – 17 grudnia; Komisji Rozwoju Gospodarczego, Bud Ŝetu, Rolnictwa i Ochrony Środowiska – 17 grudnia; Komisji Zdrowia i Opieki Społecznej – 17 grudnia. Kwota wypłat diet za udział w sesji w dniu 2.12.2002 r. wyniosła 1300,00 i stanowiła dla ka Ŝdego radnego 100,00 oraz w dniu 30 grudnia wyniosła 1400,00 i stanowiła dla ka Ŝdego radnego 100,00 zł. Za udział w pracach komisji radni otrzymali diet ę w wysoko ści 100,00 zł. diety wypłacone w kwotach wskazanych wy Ŝej zgodne były z kwotami okre ślonymi w uchwale Rady Gminy Nr XXIII/161/2001 z dat ą 28 grudnia 2001 r. 2003 rok W miesi ącu pa ździerniku 2003 r. odbyła si ę 1 sesja Rady gminy w Grabicy w dniu 30 pa ździernika oraz posiedzenie Komisji Rozwoju Gospodarczego, Bud Ŝetu, Rolnictwa i Ochrony Środowiska w dniu 24 pa ździernika i Komisji Edukacji, Kultury, Sportu i Bezpiecze ństwa Publicznego w dniu 24 pa ździernika. Diety wypłacone zostały w kwotach okre ślonych uchwał ą nr IV/44/2003 z dat ą 25.06.2003 r. Dieta wyniosła 150,00 zł za udział w posiedzeniu. Dla Przewodnicz ącego Rady wysoko ść diety ustalona została w wysoko ści najni Ŝszego wynagrodzenia za prac ę pracowników i wyniosła w 2002 r. – 760,00 zł. – wypłata na podstawie listy płac za miesi ąc grudzie ń w kwocie 760,00 zł. ( raport kasowy nr 61 poz. 31 ) z data 31.12.2002 r. a w 2003 r. wyniosła 800,00 zł. – wypłata na podstawie listy płac za miesi ąc pa ździernik w kwocie 800,00 zł. ( raport kasowy nr 39 poz. 5 z dat ą 30.10.2003 r. ) Kwota diet wypłaconych poszczególnym radnym nie przekroczyła w ci ągu miesi ąca ł ącznie 50 % półtorakrotno ści kwoty bazowej okre ślonej w ustawie bud Ŝetowej dla osób zajmuj ących kierownicze stanowiska pa ństwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia o kształtowaniu wynagrodze ń w pa ństwowej sferze bud Ŝetowej oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 110, poz. 1255 pó źn. zm.). Nieprawidłowo ści nie stwierdzono. Dla przewodnicz ących organów wykonawczych jednostek pomocniczych gminy została ustalona przez Rad ę Gminy zryczałtowana dieta w wysoko ści w 2002r. 100,00 zł, a w 2003r. 150,00 zł. W przedmiotowej sprawie podj ęto uchwały Rady Gminy Nr XIV/75/96 z dat ą 28.03.1996r. – zmiana Nr XXIII/162/2002, III/26/2002 z dat ą 30.12.2002r. Kserokopie ww. uchwał stanowi ą zał ącznik Nr 45 do protokołu kontroli.

______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wypłaty diet dokonywano kwartalnie w kwotach: w 2002r. za IV kwartał po 300,00 zł w ł ącznej kwocie 9000,00 zł. W 2003r. za III kwartał po 450,00 zł w ł ącznej kwocie 13500,00zł. Kserokopie list wypłat stanowi ą zał ącznik nr 46 do protokołu kontroli. Wysoko ść wypłat diet zryczałtowanych dla sołtysów zgodna była z podj ętymi uchwałami Rady Gminy na 2002r. i 2003r.

Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych

W okresie obj ęty kontrol ą radni nie odbywali podró Ŝy słu Ŝbowych

6. WYDATKI INWESTYCYJNE

Źródła finansowania realizowanych inwestycji. Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych

Według sprawozdania RB-28 s z wykonania planu wydatków bud Ŝetowych w latach 2002 – 2003 plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych kształtował si ę nast ępuj ąco: 2002 r. – plan 2.739.327,00 wykonanie 2.648.666,00 2003 r. - plan 4.041.374,00 wykonanie 3.790.944,00

Źródła finansowania zada ń inwestycyjnych w kontrolowanej jednostce to:

2002 rok. - środki własne gminy 2.332.747,00 dotacje – Ł.U.W. na finansowanie 283.919,00 programu aktywizacji obszarów wiejskich środki bud Ŝetowe 32.000,00

2003 r. - środki własne gminy 2.939.714,00 - środki z funduszy strukturalnych 590.875,00 ( SAPARD ) - dotacja – Urz ąd Marszałkowski 200.000,00 środki Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu

Zestawienia ilustruj ące źródła finansowania zada ń inwestycyjnych realizowanych w kontrolowanej jednostce stanowi ą zał ącznik Nr 47 do protokołu kontroli.

______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W latach 2002 – 2003 gmina Grabica przy realizacji zada ń inwestycyjnych poniosła koszty na poszczególne zadania inwestycyjne w wysoko ści jak ni Ŝej:

ROK 2002

- droga asfaltowa Szydłów Kol. 2068 mb 404.958,00

- droga asfaltowa Kobyłki dł. 1700 mb 328.779,00

- droga asfaltowa Grabica – Dziwle dł. 910 mb 454.281,00

- droga asfaltowa – Krzepczów dł. 500 mb 90.121,00

- nakładka bitumiczna na drodze Kamocin – śychlin – Wola Bykowska – 700 mb 92.095,00 - droga asfaltowa śeronie przez wie ś 1000 mb 237.989,00

- droga Szydłów – Majków 500 mb 102.110,00

- projekty drogowe • Lutosławice • Szydłów – Cisowa – Zaborów • Bleszyn • śeronie – śeronie Małe 21.109,00

- most w Kociołkach 12.626,00

- termoizolacja SP Szydłów 197.385,00

- budowa hali sportowej przy Gimnazjum w Szydłowie 561.041,00

- studium i zmiana miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla wsi Wola Bykowska 109.800,00

- ogrodzenie obiektów UG 36.372,00 Ogółem koszty 2002 r. 2.648.666,00

Rok 2003

- droga asfaltowa Szydłów – Cisowa – Zaborów 3125 mb 1.292.276,00

- droga asfaltowa Lutosławice Szlacheckie 2311,40 mb 625.455,00

- droga asfaltowa Bleszyn 799,48 mb 214.439,00

- droga asfaltowa przez wie ś Majków Mały 1330 mb 325.133,00

______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- droga asfaltowa Majdany 1128,57 mb 277.281,00

- projekty techniczne dróg – 6 szt. 62.350,00

- - budowa hali sportowej przy Gimnazjum w Szydłowie 900.795,00

- termoizolacja budynku U.G. 89.755,00

- Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego 3.460,00

Ogółem koszty 2003 r. 3.790.994,00

Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych

Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych i kosztów na inwestycje w badanym okresie prowadzona była w dzienniku głównym ( wydruk komputerowy ) na kontach:

Ma – 130 – rachunek bie Ŝą cy jednostek bud Ŝetowych

Winien – 080 – środki trwałe w budowie ( inwestycje )

I równolegle na kontach

Ma – 8001 – Fundusz na inwestycje

Winien – 810 – Dotacje bud Ŝetowe oraz środki z bud Ŝetu na inwestycje.

Ewidencja szczegółowa (analityka ) do konta 080 – prowadzona była według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych.

Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór ).

Działalno ść inwestycyjna gminy Grabica w latach 2002 – 2003 realizowana była na podstawie okre ślonego w bud Ŝecie gminy na dany rok bud Ŝetowy planu zada ń inwestycyjnych wraz ze wskazaniem kwoty planowanych nakładów inwestycyjnych.

W strukturze organizacyjnej Urz ędu Gminy w Grabicy wyodr ębniono stanowisko pracy ds. zamówie ń publicznych, któremu przypisano planowanie, przygotowanie i prowadzenie post ępowania o zamówienie publiczne.

Według zakresu czynno ści uprawnie ń i odpowiedzialno ści z 16.02.1988 r. i 4.04.2003 r. dla p. Anny Soba ńskiej – inspektora ds. zamówie ń publicznych, promocji i rozwoju gminy w Urz ędzie Gminy w Grabicy nale Ŝało mi ędzy innymi:

- koordynacja działa ń zwi ązanych z zamówieniami publicznymi, a w szczególno ści wyznaczanie terminów rozpocz ęcia procedur przetargowych,

- opracowywanie projektów aktów prawnych Wójta Gminy o powołaniu komisji przetargowych i regulaminu pracy, harmonogramu przeprowadzenia jej,

______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- sporz ądzanie projektu umowy i współudział ze stanowiskami merytorycznymi w opracowaniu kompleksowej dokumentacji przetargowej,

- sprawdzanie zabezpieczenia środków w bud Ŝecie na realizacj ę zadania inwestycyjnego,

- propozycje wyboru trybu post ępowania o udzielenie zamówienia publicznego i podejmowanie czynno ści stanowi ących konsekwencj ę tego wyboru,

- sporz ądzanie protokołu z post ępowa ń o udzielenie zamówienia publicznego wraz z wła ściwymi zał ącznikami,

- ogłaszanie wyników przetargów,

- przyjmowanie i rozpatrywanie wraz z komisj ą przetargow ą protestów zło Ŝonych przez oferentów i przygotowywanie projektów odpowiedzi na protest.

W roku 2002 gmina przeprowadziła 11 post ępowa ń o zamówienie publiczne na podstawie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych z tego: przeprowadzono 5 post ępowa ń o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane poni Ŝej 30.000 EURO tj. na kwot ę ł ączn ą 3.066.099,89 i 6 post ępowa ń o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane o warto ści do 30.000 EURO tj. na kwot ę ł ączn ą 346.614,92

W 2003 r. gmina Grabica przeprowadziła 8 post ępowa ń o zamówienie publiczne na podstawie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych z tego: przeprowadzono 6 post ępowa ń o zamówienie publiczne w trybie w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane o warto ści poni Ŝej 30.000 EURO tj. na kwot ę 2.901.155,93 i 2 post ępowania o warto ści do 30.000 EURO tj. na kwot ę 40.006,28

W latach 2002 – 2003 nie udzielono zamówie ń na dostawy lub usługi, których warto ść wynosiłaby powy Ŝej 30.000 EURO.

Zestawienie zamówie ń publicznych udzielonych przez gmin ę Grabica w latach 2002 – 2003 stanowi zał ącznik Nr 48 do protokołu kontroli.

Kontrola realizacji wybranych inwestycji.

Rok 2002

Termoizolacja budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie.

- Zamawiaj ący posiadał kosztorys inwestorski na przedmiotowe zadanie opracowany przez Grzegorza Sapi ńskiego posiadaj ącego uprawnienia w zakresie projektowania nr ew. UAN.V.8388/89/88 i GP.IV.7342/199/93. Warto ść robót okre ślona w kosztorysie

______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

inwestorskim ( wraz z podatkiem VAT ) wynosiła ogółem 356.408,99 Kosztorys został sporz ądzony z dat ą 28.04.2002 r.

- Projekt budowlany na wykonanie docieplenia budynku szkolnego we wsi Szydłów został wykonany na podstawie umowy nr 3422/38/02 zawartej z dat ą 2.04.2002 r. pomi ędzy gmin ą Grabica, któr ą reprezentowali: Wójt Gminy p. Edwarda Wójcik i z-ca Wójta Wiesław Woch a firm ą Projektowanie i Nadzór budowlany El Ŝbieta i Grzegorz Sapi ńscy z siedzib ą w Piotrkowie Tryb.

Za wykonanie projektu budowlanego termoizolacji budynku SP w Szydłowie wraz z termoizolacj ą. Firma Projektowanie i Nadzór budowlany El Ŝbieta i Grzegorz Sapi ńscy wystawiła faktur ę nr 4/2002 z dat ą 30.04.2002 na kwot ę 4.270.001,00 ( zgodnie z zawart ą umow ą, gdzie okre ślono wynagrodzenie ryczałtowe na kwot ę 4.270,00 ). Do faktury doł ączony był z dat ą 26.04.2002 r. protokół zdawczo – odbiorczy przekazania dokumentacji projektowo kosztorysowej wykonanej przez Projektowanie i Nadzór budowlany – El Ŝbieta i Grzegorz Sapi ński.

Na odwrocie faktury nr 4/2002 z 30.04.2002 r. adnotacja, Ŝe zamówienia dokonano na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. 7 ustawy o zamówieniach publicznych.

Faktura sprawdzona została ( pod wzgl ędem merytorycznym z dat ą 08.05.2002, pod wzgl ędem formalnym i rachunkowym z dat ą 9.05.2002 r. )

- decyzja nr 19/2002 o zatwierdzeniu projektu budowlanego i pozwoleniu na budow ę wydana została przez Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb z dat ą 08.05.2002 r.

- z dat ą 8.04.2002 r. Zarz ądzeniem nr 17/2002 Wójta Gminy Grabica została powołana komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenie post ępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego w dniu 11.06.2002 r. na wykonanie termoizolacji budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie.

Skład komisji był nast ępuj ący:

- Anna Soba ńska – Przewodnicz ąca Komisji

- Teresa Kaczorowska – Zast ępca Prze3wodnicz ącej Komisji

- Jerzy Ja Ŝdrzyk – Sekretarz Komisji

- Grzegorz Rudzki – Członek Komisji

- Anna Blada – Członek Komisji

Zadania komisji zostały okre ślone w § 3 wymienionego zarz ądzenia. Tre ść Zarz ądzenia Nr 17/2002 z 8.04.2002 r. stanowi zał ącznik Nr 49 do protokołu kontroli.

Zamawiaj ący posiadał Specyfikacj ę Istotnych Warunków Zamówienia zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia ( Nr ZP.3410/14/2002 ) na termoizolacj ę budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie została opracowana z dat ą kwiecie ń 2002 i zatwierdzona przez Wójta Gminy Pani ą E. Wójcik.

Specyfikacja zawierała:

Rozdział I – Instrukcja dla oferentów (z zał ącznikami )

Rozdział II – Przedmiar robót ( ślepy kosztorys )

Rozdział III – Opis przedmiotu zamówienia

Rozdział IV – Projekt umowy.

Tre ść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia stanowi zał ącznik Nr 50 do protokołu kontroli.

Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o warto ści szacunkowej o warto ści szacunkowej powy Ŝej 30.000 EURO opublikowane została w Biuletynie Zamówie ń Publicznych nr 64 z dat ą 22.04.2002 r. pod poz. nr 21376 ( potwierdzenie zwrotne odbioru z dat ą 15.04.2002 r.) i dodatkowo na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy od 22.04.2002 r. do 11.06.2002 r.

Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zawierało wszystkie informacje wymagane art. 30 ustawy o zamówieniach publicznych.

Termin składania i otwarcia ofert ustalony został na dzie ń 11.06.2002 r.

Wadium ustalono w kwocie 6.000 zł co stanowiło 1,6 % warto ści przedmiotu zamówienia ( zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych ). Termin zło Ŝenia wadium ( okre ślony w SIWZ ) okre ślono do dnia 11.06.2002 r.

W wyznaczonym terminie do siedziby Zamawiaj ącego wpłyn ęło 5 ofert:

1) Przedsi ębiorstwo handlowo Budowlane „ODSI” Sp. z o.o. z Piotrkowa Tryb za cen ę 192.315,27 zł,

2) „ALGOS” Przedsiębiorstwo Budowlane z Piotrkowa Tryb. za cen ę 184.456,56

3) „STALEXPORT” S.A. z Bełchatowa za cen ę 256.286,40 zł

4) Zakład Remontowo Budowlany Jarosław Marciniec z Tucz ęp za cen ę 228.932,66 zł.

5) Firma „MALTOM” Sp. jawna z Tomaszowa Mazowieckiego za cen ę 210.914,32 zł

Oferta Zakładu Remontowo Budowlanego z Tucz ęp została wykluczona z post ępowania bowiem nie zło Ŝyła o świadczenia o nie pozostawaniu w stosunku zale Ŝno ści i dominacji w rozumieniu ustawy z dnia 22.03.1991 r. Prawo o publicznym obrocie papierami

______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

warto ściowymi i funduszach powierniczych z osobami wyst ępuj ącymi po stronie zamawiaj ącego.

Termin zło Ŝenia o świadczenia został wyznaczony przez Zamawiaj ącego do dnia 18.06.2002 r.

Oceny zło Ŝonych ofert dokonano w oparciu o nast ępuj ące kryteria:

- cena – 80 % - minimalizacja

- warunki gwarancji – 10 % - maksymalizacja

- termin płatno ści faktur – 10 % - maksymalizacja

Przed przyst ąpieniem do prac członkowie komisji zło Ŝyli na drukach ZP –21 stosowne oświadczenia wymagane w art. 20 ustawy o zamówieniach publicznych. Wszyscy oferenci wnie śli wadium w kwocie i terminie okre ślonym w specyfikacji. Niniejsze zamówienie prowadzone było z zastosowaniem preferencji krajowych.

Zamawiaj ący sporz ądził zbiorcze zestawienie ofert otwartych na druku ZP – 41, informacj ę o spełnieniu warunków wymaganych od wykonawców na druku ZP – 46 oraz zestawienie dokumentów wymaganych od wykonawców bior ących udział w post ępowaniu w formie druku ZP – 45.

Członkowie komisji przetargowej dokonali oceny ofert na drukach ZP – 52 – karta indywidualnej oceny i porównania zło Ŝonych ofert na druku ZP – 53. Według oceny komisji przetargowej oferta zło Ŝona przez Przedsi ębiorstwo Budowlane „ALGOS” z Piotrkowa Tryb. uzyskała najwy Ŝsz ą liczb ę punków i została u7znana za najkorzystniejsz ą.

Oferenci zło Ŝyli wszystkie dokumenty wymagane przepisami ustawy o zamówieniach publicznych oraz wskazane w Specyfikacji Istotnych warunków Zamówienia.

Z przeprowadzonego post ępowania został sporz ądzony protokół post ępowania na druku ZP – 1. Protokół post ępowania ZP – 1 stanowi załącznik nr 51 do protokołu kontroli.

Jak wynika z protokołu post ępowania prace komisji przetargowej zostały zako ńczone z dat ą 18.06.2002 r. o godz. 15.00

Protokół post ępowania o zamówienie publiczne na wykonanie termoizolacji budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie zatwierdzony został przez kierownika jednostki zamawiaj ącej z dat ą 19.06.2002 r. Ogłoszenie o wyniku post ępowania zamieszczone zostało w Biuletynie Zamówie ń Publicznych ( zwrotne potwierdzenie odbioru pisma adresowanego do UZP w Warszawie z dat ą 24.06.2002 r. W dokumentacji przedło Ŝonej do wgl ądu kontroluj ącej była adnotacja dotycz ąca zamieszczenia ogłoszenia w dniu 19.06.2002 r. w miejscu publicznie dost ępnym w siedzibie urz ędu zgodnie z wymogiem z art. 50 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych.

Zawiadomienie o wyniku przetargu wysłano z dat ą 19.06.2002 r. do wszystkich wykonawców bior ących udział w post ępowaniu oraz do wykonawcy, którego oferta wygrała. W wyniku

______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

przeprowadzonego post ępowania z dat ą 01.07.2002 r. zawarta została umowa nr 3420/12/2002. Po stronie zamawiaj ącego powy Ŝsz ą umow ę podpisali: Wójt Gminy – p. Edwarda Wójcik oraz zast ępca Wójta – p. Wiesław Woch. Przedmiotem umowy było wykonanie termoizolacji budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie w Gminie Grabica. Za wykonanie ww. prac ustalono wynagrodzenie w wysoko ści 184.456,56 zł. + podatek VAT ( 7% ) razem brutto 197.368,52 zł zgodnie ze zło Ŝon ą ofert ą. Termin realizacji prac ustalono nast ępuj ąco:

• przekazanie placu budowy do dnia 03.07.2002r.

• rozpocz ęcie przedmiotu umowy od 03.07.2002r.

• wykonanie przedmiotu umowy do 15.08.2002r.

Jako zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy wykonawca wniósł kwot ę 9.870,00 zł co stanowiło 5% zaoferowanego wynagrodzenia.

Sposób wniesienia i zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy został okre ślony w §14 umowy.

W §11 umowy strony okre śliły kary i odsetki za nieterminowe wywi ązanie si ę z obowi ązków.

Umowa podpisania została przez obie strony i przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy.

Tre ść umowy stanowi zał ącznik Nr 52 do protokołu kontroli.

Przy realizacji przedmiotowego zadania był prowadzony Dziennik Budowy nr 1/2002 wydany przez Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. z dat ą 01.07.2002r.

Oświadczenie o podj ęciu obowi ązków kierownika budowy zło Ŝył p. Przemysław Tuzikiewicz posiadaj ący uprawnienia budowlane do kierowania robotami budowlanymi Nr uprawnie ń NB.IV.7342/76/98. Obowi ązki inspektora nadzoru pełnił P. Zbigniew Kału Ŝny, posiadaj ący uprawnienia budowlane w specjalno ści konstrukcyjno-budowlanej Nr UAN.IV.8388/37/87.

Protokół przekazania placu budowy sporz ądzono z dat ą 02.07.2002r.

Według zapisów w dzienniku budowy ustalono, Ŝe roboty przygotowawcze rozpocz ęto 08 lipca a zako ńczono 10 lipca. Budow ę obiektu budowlanego rozpocz ęto dnia 08 lipca zako ńczono 13 sierpnia (termin umowny 15.08.2002r.). Prace na obiekcie nadzorowane były przez inspektora nadzoru P. Zbigniewa Kału Ŝnego co potwierdzaj ą zapisy dokonane w dzienniku budowy z dat ą 11.07, 12.07, 15.07, 17.07, 22.07, 29.07, 07.08, 08.08.2002r. Z dat ą 09.08.2002r. kierownik budowy P. Tuzikiewicz odnotował w dzienniku budowy zako ńczenie prac zwi ązanych z termoizolacj ą budynku szkoły. Z dat ą 13.08.2002r. kierownik budowy P. Przemysław Tuzikiewicz zło Ŝył o świadczenie, Ŝe roboty – wykonanie termoizolacji budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie zostały wykonane zgodnie z projektem budowlanym i warunkami pozwolenia na budow ę nr 19/2002 z 8.05.2002r.

______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Protokół odbioru ko ńcowego wykonanych robót sporz ądzony został w dniu 13.08.2002r. Kserokopia protokołu odbioru robót stanowi zał ącznik nr 53 do protokołu kontroli.

Na realizacj ę przedmiotowego zadania zostały zaplanowane w bud Ŝecie gminy środki finansowe, okre ślone uchwał ą Rady Gminy:

- Nr XXIII/158/2001 z dnia 28.12.2001 w sprawie uchwalenia bud Ŝetu gminy na 2002 r. Zał. Nr 3 plan inwestycyjny – termoizolacja budynku SP w Szydłowie – kwota 74.000,00 zł.

- Nr XXIV/169/2002 z dnia 28.03.2002r. w sprawie zmian w bud Ŝecie gminy na 2002 r. zał. Nr 3 planu inwestycyjnego – kwota 194.000,00 zł.

- Nr XXVII/190/2002 z dnia 09.10.2002r. w sprawie zmian w bud Ŝecie gminy na 2002r. zał. Nr 3 planu inwestycyjnego – kwota 201.639,00 zł.

Kserokopie Uchwał Rady Gminy ww. stanowi ą zał ącznik Nr 54 do protokołu kontroli.

Zapłata za wykonane prace nast ąpiła na podstawie przedło Ŝonych faktur sporz ądzonych w oparciu o protokoły odbioru wykonanych robót ze środków bud Ŝetu dział 800 rozdział 80101 § 6050.

- faktura VAT nr 22/2002 z 29.07.2002 r. wystawiona na kwot ę 88.563,34 ( przelew z dnia 28.11.2002 ) - faktura VAT nr 27/2002 z 13.08.2002 wystawiona na kwot ę 108.805,18 ( przelew z dnia 11.12.2002 ) ______197.368,52 Termin płatno ści zgodnie z umow ą 120 dni. Rachunki zostały opisane z dat ą 31.07. 2002 i 16.08.2002 zgodnie z zawart ą umow ą przez inspektora nadzoru i sprawdzone pod wzgl ędem formalnym i rachunkowym z dat ą 30.07.2002 i 11.12.2002 i merytorycznym z dat ą 31.08.2002 i 16.08.2002. faktury były zadekretowane zgodnie z zakładowym planem kont i klasyfikacj ą bud Ŝetow ą .

Z dat ą 24.12.2002r. został sporz ądzony protokół zdawczo-odbiorczy, w którym przekazano „termoizolacj ę budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie” na kwot ę 201.639,00 zł na stan szkoły podstawowej w Szydłowie zgodnie z uchwał ą nr XV/76/96 Rady Gminy Grabica z 01.07.1996r. w sprawie gminnych jednostek organizacyjnych (kserokopia protokołu z 24.12.2002r. stanowi zał ącznik nr 55 do protokołu kontroli).

- Z dat ą 08.07.2002r. do Ministerstwa Spraw Wewn ętrznych i Administracji została przesłana informacja cenowa z post ępowania oraz kopia oferty najkorzystniejszej.

______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Rok 2003

Przebudowa drogi gminnej biegn ącej przez wie ś Majdany o dł. 1128,58 mb

Zamawiaj ący posiadał kosztorys inwestorski na przedmiotowe zadanie opracowany przez Kazimierza Adamczyka posiadaj ącego uprawnienia budowlane w specjalno ści konstrukcyjno- in Ŝynieryjnej Nr ew. GT.I-10220/48/77. Warto ść robót okre ślona w kosztorysie (wraz z podatkiem VAT) wyniosła 481638,64 zł. Kosztorys został sporz ądzony z dat ą 14.05.2003r. (poziom cen – rozporz ądzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z 26.09.2000 r.). Projekt budowlany na wykonanie modernizacji drogi gminnej prze wie ś Majdany został wykonany na podstawie umowy nr 3420/2/03 zawartej z dat ą 10.02.2003 r. pomi ędzy Gmin ą Grabica w imieniu której o świadczenie woli zło Ŝyła Wójt Gminy – P. Edwarda Wójcik i Pa ństwem Ann ą i Jarosławem Mydło prowadz ącym działalno ść gospodarcz ą – Usługi Geodezyjne i Kartograficzne „GEOTOP” s.c. w Piotrowie Tryb. (na wykonanie projektu został ogłoszony przetarg nieograniczony o warto ści poni Ŝej 30.000 euro. Termin otwarcia ofert wyznaczono a dzie ń 28.01.2003r.).

Za wykonanie umowy strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe w wysoko ści 7947,40 zł.

Decyzja nr 22/2003 o zatwierdzeniu projektu budowlanego i pozwoleniu na budow ę wydana została przez Starostwo Powiatu Piotrkowskiego z dat ą 30.05.2003r.

Z dat ą 17.06.2003r. zarz ądzeniem Nr 28/2003 Wójta Gminy Grabica została powołana komisja przetargowa dla przygotowania i przeprowadzenia post ępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na przebudow ę drogi gminnej biegn ącej przez wie ś Majdany o długo ści 1128,57 mb.

Skład komisji był nast ępuj ący:

Anna Soba ńska – Przewodnicz ący Komisji Teresa Kaczorowska – Z-ca Przewodnicz ącego Komisji Jerzy Ja Ŝdrzyk – Sekretarz Komisji Zbigniew Kału Ŝny – Członek Komisji Liliana Kosmala – Członek Komisji.

Zadania komisji zostały zawarte w regulaminie pracy komisji przetargowej. Regulamin pracy komisji przetargowej wraz z zarz ądzeniem Nr 28/2003 stanowi zał ącznik nr 56 do protokołu kontroli.

Z dat ą 20.06.2003r. została opracowana i zatwierdzona przez Wójta Gminy P. Edward ę Wójcik Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia na wykonanie przebudowy drogi gminnej biegn ącej przez wie ś Majdany o długo ści 1128,57 mb.

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia składała si ę z nast ępuj ących rozdziałów:

______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

I. Informacje ogólne – w którym okre ślono m.in.:

- opis procedury zamówienia

- opis przedmiotu zamówienia

- wymagania i warunki które musz ą spełni ć oferenci

- termin realizacji okre ślony od daty podpisania umowy do 30.09.2003 r.

- wadium ( wysoko ść wadium okre ślona została na kwot ę 5200,00 )

- tryb udzielenia wyja śnie ń dotycz ących SIWZ.

II. Informacje dotycz ące sposobu sporz ądzania składanych ofert, w którym okre ślono m.in.:

- okres zwi ązania ofert ą

- posta ć oferty

- zawarto ść oferty

- termin składania ofert wyznaczony do dnia 18.08.2003 r.

- kryteria oceny ofert

• cena – 90 %

• termin gwarancji udzielonej na wykonany przedmiot umowy – 10 %

- opis sposobu obliczania ceny oferty

- otwarcie i ocena ofert

- zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy

Zał ączniki, dokumentacja, wzory, kserokopia SIWZ stanowi ą zał ącznik Nr 57 do protokołu kontroli.

- Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia odpowiadała wymogom okre ślonym w art. 35 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z pó źn. zm. ).

- Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o warto ści szacunkowej powy Ŝej 30.000 EURO opublikowane zostało w Biuletynie Zamówie ń Publicznych Nr 90 z dat ą 1.07.2003 r. pod poz. 37833, na stronie internetowej http://gmina .Grabica. propl.com ( od dnia 04.07.2003 r. do 18.08.2003 r. ) oraz na tablicy ogłosze ń UG od dnia 02.07.2003 r. do dnia 18.08.2003 r.

- Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zawierało informacje okre ślone przepisem art. 30 ustawy o zamówieniach publicznych.

Tre ść ogłoszenia stanowi zał ącznik Nr 58 do protokołu kontroli.

______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Członkowie komisji przetargowej zło Ŝyli o świadczenia okre ślone w art. 20 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych na druku ZP – 11

- W terminie okre ślonym przez zamawiaj ącego wpłyn ęły nast ępuj ące oferty:

1. CEZET BIS Sp. z o.o. Przedsi ębiorstwo Robót drogowo Mostowych ze Starachowic za cen ę 283.991,88

2. Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo Mostowych z Piotrkowa Tryb za cen ę 263.294,49

3. Przedsi ębiorstwo Budowy Dróg i Mostów ERBEDIM z Piotrkowa Tryb. za cen ę 297.255,47

4. Przedsi ębiorstwo Robót Drogowych PEUK S.A. z Piotrkowa Tryb za cen ę 311.905,00

Zbiorcze zestawienie ofert zostało sporz ądzone na druku ZP-12 z dat ą 18.08.2003 r. informacja o spełnieniu warunków wymaganych od wykonawców uczestnicz ących w post ępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego została sporz ądzona z data 25.08.2003 r. na druku ZP-13.

Członkowie komisji przetargowej wypełnili karty indywidualnej oceny ofert z dat ą 26.08.2003 r. na druku ZP-16.

Z dat ą 26.08.2003 r. zostało sporz ądzone streszczenie oceny i porównania zło Ŝonych ofert na druku ZP-17.

Z przeprowadzonego post ępowania został sporz ądzony protokół post ępowania o zamówienie publiczne o warto ści szacunkowej powy Ŝej 30.000 EURO na druku ZP-1 i zatwierdzony przez Wójta Gminy p. E. Wójcik z dat ą 27.08.2003 r. ( kserokopia protokołu stanowi zał ącznik nr 59 do protokołu kontroli ).

Na podstawie przedło Ŝonych dokumentów (oferty do przetargu) stwierdzono, Ŝe oferty cenowe zostały sporz ądzone przez podmioty przyst ępuj ące do przetargu zgodnie z wzorem zał ączonym do warunków zamówienia.

Wszyscy uczestnicy post ępowania przetargowego zło Ŝyli o świadczenia na podstawie art. 22 ust. 5 ustawy o zamówieniach publicznych i wpłacili wymagane wadium w kwocie 5.200,00 zł.

Wszystkie oferty zło Ŝone do przetargu odpowiadały wymogom okre ślonym w SIWZ.

Post ępowanie prowadzone było z zastosowaniem preferencji krajowych.

Komisja przetargowa dokonała wyboru najkorzystniejszej oferty tj. Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo Mostowych z Piotrkowa Tryb. uzasadniaj ąc wybór najlepszym bilansem ceny oraz

______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

terminem gwarancji przy zachowaniu wszystkich parametrów i warunków stawianych w SIWZ i dokumentacji i dokumentacji technicznej.

Prace komisji zako ńczono 26.08.2003 r. o godz. 10.30 . Zatwierdzenie wyniku post ępowania przez Wójta Gminy nast ąpiło z dat ą 27.08.2003 r.

Ogłoszenie o wyniku post ępowania zostało wywieszono na tablicy ogłosze ń UG z dat ą 27.08.2003 r. i przesłane do Urz ędu zamówie ń Publicznych na druku ZP-150 z dat ą 09.09.2003 r. i przyj ęte pod poz. nr 93223/2003. Kserokopia ogłoszenia o wyniku post ępowania stanowi zał ącznik nr 60 do protokołu kontroli.

Do wszystkich uczestników post ępowania przetargowego na wykonanie przebudowy drogi gminnej biegn ącej przez wie ś Majdany o dł. 1128,57 mb z dat ą 27.08.2003 r. została przesłana informacja o dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty ze wskazaniem wykonawcy w procedurze prowadzonej na podstawie ustawy o zamówieniach publicznych.

Z dat ą 27.08.2003 r. do oferenta, który został wyłoniony w drodze post ępowania na wykonawc ę przedmiotowego zadania została przesłana informacja wskazuj ąca dat ę (5.09.2003 ) zawarcia umowy.

Z dat ą 8 wrze śnia 2003 r. została zawarta umowa Nr 3420/16/2003 na wykonanie przebudowy drogi gminnej biegn ącej przez wie ś Majdany o dł. 1128,5 mb przez strony:

- Gmin ę Grabica reprezentowan ą przez Wójta Gminy – Edward ę Wójcik

- Przedsi ębiorstwem Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. z siedzib ą w Piotrkowie Tryb. reprezentowan ą przez Prezesa Zarz ądu – Teres ę Szczepa ńsk ą.

Strony ustaliły, Ŝe przedmiot umowy obejmuje wykonanie nast ępuj ących robót:

- roboty przygotowawcze ( pomiarowe )

- roboty ziemne

- podbudowa

- nawierzchnia.

Termin rozpocz ęcia prac ustalono na dzie ń zawarcia umowy a zako ńczenia na dzie ń 30.09.2003 r.

Wynagrodzenie za przedmiot umowy strony okre śliły ryczałtowo na kwot ę 263.294,49 zł.

Zamawiaj ący powołał inspektora nadzoru w osobie Pana Władysława Michalaka.

Wykonawca ustanowił kierownika budowy w osobie Pana Grzegorz Góralczyka.

Okres gwarancji za przedmiotowe zadanie okre ślony został na 36 miesi ęcy licz ąc od daty odbioru i przekazania do eksploatacji. Zał ącznik nr 1 do umowy z 8.09.2003 r. okre ślał uprawnienia zamawiaj ącego z tytułu gwarancji za wady fizyczne wykonanych robót.

______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W § 10 umowy zostało okre ślone zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy w wysoko ści 5% wynagrodzenia umownego brutto w formie gwarancji ubezpieczeniowej tj. w kwocie 13164,72. Termin obowi ązywania gwarancji ubezpieczeniowej nale Ŝytego wykonania kontraktu nr GK/22/03-071-30-01 wystawionej przez PZU S.A. w Piotrkowie Tryb. dla Przedsi ębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. w Piotrkowie Tryb. na kwot ę 13 164,00 zł okre ślono od 05.09.2003r. do 31.10.2003r.

PZU S.A. Inspektorat w Piotrkowie Tryb. wystawił gwarancj ę ubezpieczeniow ą wła ściwego usuni ęcia wad i usterek Nr GD/11/03-071-30-01 na kwot ę 3 950,00 obowi ązuj ącą od 01.11.2003r. do 31.10.2006r.

W § 11 umowy zostały okre ślone kary umowne w przypadku nie wywi ązania si ę przez strony z warunków umowy.

Umowa została podpisana przez zawieraj ące umow ę strony i kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Tre ść umowy stanowi zał. Nr 61 do protokołu kontroli.

Z dat ą 25.09.2003r. do Ministerstwa Spraw Wewn ętrznych i Administracji została przesłana informacja cenowa z post ępowania oraz kopia oferty najkorzystniejszej.

Na zadanie pn. „Przebudowa drogi gminnej przez wie ś Majdany” był prowadzony dziennik budowy wydany przez Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. nr 22/2003 z dat ą 09.09.2003r.

Grzegorz Góralczyk posiadaj ący uprawnienia w zakresie budowy dróg i nawierzchni lotniskowych nr GP.IV.7342/76/94 z 29.04.1994r. złoŜył o świadczenie o podj ęciu si ę obowi ązków kierownika budowy (str. 2 dziennika budowy).

Władysław Michalak posiadaj ący uprawnienia w zakresie budowy dróg nr PNB.1/55/66 zło Ŝył oświadczenie z dat ą 09.09.2003r., Ŝe podejmuje si ę obowi ązku pełnienia funkcji Inspektora Nadzoru Inwestorskiego.

Według zapisów w dzienniku budowy nr 22/2003 ustalono, Ŝe przekazanie placu budowy nast ąpiło z dat ą 05.09.2003r.

Prace przygotowawcze rozpocz ęto 08.09.2003r. a zako ńczono 12.09.2003r.

Budow ę obiektu rozpocz ęto 16.08.2003r. a zako ńczono 29.09.2003r.

Na podstawie zapisów w dzienniku budowy stwierdzono, Ŝe inspektor nadzoru dokonywał cz ęś ciowych odbiorów wykonanych prac i nadzorował prace ( podpisy potwierdzaj ące z dat ą 15.09, 19.09, 22.09, 23.09, 24.09, 26.09 i 29.09 2003r.).

______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Z dat ą 29.09.2003r. Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. zgłosiło wykonanie przebudowy drogi gminnej biegn ącej przez wie ś Majdany o długo ści 1128,57 mb (pismo znak: nr PRD-M/1296/KT/402.2003.

Wójt Gminy P.E. Wójcik pismem z dat ą 01.10.2003r. skierowanym do Przedsi ębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. w Piotrkowie Tryb. ustaliła termin odbioru robót na dzie ń 07.10.2003r. na godz. 10.00. Protokół odbioru robót wykonanych przez Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. w Piotrkowie Tryb. dla Urz ędu Gminy Grabica został sporz ądzony z dat ą 07.10.2003r.

Do protokołu odbioru robót wykonanych przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. były zał ączone protokoły pobranych próbek masy bitumicznej z 16.10.2003r. Jako ść wykonanych robót oceniono jako dobr ą. Kserokopia protokołu odbioru robót stanowi zał ącznik nr 62 do protokołu kontroli.

Kierownik budowy Grzegorz Góralczyk sporz ądził sprawozdanie techniczne z wykonania przebudowy drogi gminnej przez wie ś Majdany o długo ści 1128,57 mb, w którym jednocze śnie potwierdził wykonanie robót i zgłosił ich odbiór na dzie ń 29.09.2003r.

Sprawozdanie zawierało laboratoryjne pomiary mieszanki mineralno-asfaltowej wykorzystywanej przy budowie nawierzchni drogi wydane z dat ą 11.07 i 24.07.2003r. – opinia laboratoryjna nr 35/2003 z 30.09.2003r. dotycz ąca odbioru robót drogowych wykonanych przez Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. w Piotrkowie Tryb. oraz deklaracje zgodno ści. Na realizacj ę przedmiotowego zadania zostały przeznaczone środki finansowe zaplanowane w bud Ŝecie gminy uchwałami Rady Gminy w Grabicy:

- Nr III/17/2002 z dat ą 30.12.2002r. zaplanowano kwot ę 8 000,00 zł;

- Nr V/31/20023 z dat ą 31.03.20023r. zał. Inwestycyjny nr 3 250 000,00 zł;

- Nr IX/61/2003 z dat ą 28.11.2003r. zał. Inwestycyjny nr 3 277 281,00 zł;

Kserokopie ww. uchwał Rady Gminy stanowi ą zał. Nr 63 do protokołu kontroli.

Zapłata za wykonane prace nast ąpiła na podstawie przedło Ŝonej faktury nr 3/10/2003 wystawionej z dat ą 08.10.2003r. przez Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. w Piotrkowie Tryb. na kwot ę 263294,49 zł (zgodnie z zawart ą umow ą).

Zapłaty dokonano przelewem z dat ą 24.11.2003r. w kwocie 263 274,49 zł ze środków przeznaczonych w bud Ŝecie gminy dział 600 rozdział 60016 § 6050, na przedmiotowe zadanie. Faktura nr 3/10/2003 została wprowadzona do ksi ęgi rachunkowej pod pozycj ą 4582 konto 080/130.

Faktura została opisana i podpisana przez inspektora nadzoru Władysława Michalaka oraz sprawdzona pod wzgl ędem merytorycznym przez inspektora J. Ja Ŝdrzyka (pracownik UG).

______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kserokopia faktury nr 3/10/2003 stanowi ą zał. Nr 64 do protokołu kontroli.

Na podstawie dowodu OT nr 6/2003 z dat ą 20.11.2003r. przebudowa drogi przez wie ś Majdany została wprowadzona do ewidencji środków trwałych na ogóln ą warto ść 344895,23 zł.

Na kwot ę 344895,23 zł składaj ą si ę poniesione koszty przez gmin ę w wysoko ści 277280,87, które dotyczyły:

- wykonania dokumentacji 7947,40 zł F-ra Nr 32/2003 z 02.06.2003r.

- roboty wykonane przez PRDiM 263294,49 zł F-ra Nr 3/10/2003 z 08.10.2003r.

- za prac ę inspektora nadzoru 1476,41 zł rachunek z dat ą 20.11.2003r.

- za wykonanie rowów przydro Ŝnych 1951,68 zł. F-ra nr 59/2003 z 19.11.2003r.

- rury na przepust drogowy 2610,89 zł. F-ra Nr 11/2003 z 27.05.2003r. ______

RAZEM: 277280,87 zł

Do ogólnej warto ści kosztów przebudowy drogi przez wie ś Majdany zaliczono równie Ŝ roboty wykonane przez mieszka ńców wsi Majdany okre ślone na ł ączn ą kwot ę 67614,36 zł. Prace przyj ęte na kwot ę 67614,36 zł wynikały z zawartej umowy Nr 402003 z dat ą 11.08.2003r. pomi ędzy Gmin ą Grabica , reprezentowan ą przez P.E Wójcik, Społecznym Komitetem Budowy w Majdanach, zarejestrowanym w Rejestrze Komitetów Budowy pod Nr 4/2003, reprezentowanym przez: Józefa Bartłomiejczyka – Przewodnicz ącego Wojciech Borowskiego – Sekretarza

Jarosława Grzejd ę – Skarbnika.

Zgodnie z §3 umowy SKB reprezentujący mieszka ńców wsi Majdany zobowi ązany był do finansowego i rzeczowego udziału w realizacji inwestycji w wysoko ści nie mniejszej ni Ŝ 10% jej kosztów.

Tre ść umowy zawartej z SKB stanowi zał ącznik nr 65 do protokołu kontroli.

Zgromadzony wkład pieni ęŜ ny w kwocie 4800,00 zł przez SKB został wpłacony na rachunek Gminy i został przeznaczony na współfinansowanie dokumentacji technicznej.

______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA

1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO – WARTO ŚCIOWA )

Zasady ewidencji składników maj ątkowych okre ślone zostały w zakładowym planie kont dla jednostek bud Ŝetowych i bud Ŝetu Gminy Grabica, który został wprowadzony zarz ądzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy Grabica z dat ą 24.01.2002r. oraz w dokumentacji opisuj ącej przyj ęte zasady rachunkowo ści. W kontrolowanej jednostce ewidencja składników maj ątkowych prowadzona była metoda ilo ściowo-warto ściow ą. Środki trwałe oraz warto ści niematerialne i prawne wymienione były w ewidencji w warto ści pocz ątkowej. Ewidencja maj ątku trwałego prowadzona była na kontach: 011- środki trwałe, 013 – pozostałe środki trwałe, 014 – zbiory biblioteczne, 020 – warto ści niematerialne i prawne, 071 – umorzenie środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych, 072 - umorzenie pozostałych środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych, 080 – inwestycje ( środki trwałe w budowie), Metoda prowadzenia ksi ąg pomocniczych (ewidencja szczegółowa wg poszczególnych tytułów) została okre ślona w opracowanym na ka Ŝdy rok zał ączniku do plany kont.

2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.

2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe

Ewidencja szczegółowa analityczna środków trwałych – konto –011 prowadzona była w formie ksi ęgi inwentarzowej środków trwałych wg klasyfikacji rodzajowej środków trwałych w podziale na grupy. Ksi ęga inwentarzowa środków trwałych, stanowi ąca wykaz poszczególnych obiektów prowadzona była ł ącznie dla wszystkich środków trwałych z uwzgl ędnieniem podziału na poszczególne grupy rodzajowe. W ksi ędze tej ewidencja ka Ŝdego obiektu znajdowała si ę w oddzielnej pozycji. Numer pozycji przychodu był numerem inwentarzowym obiektu. Ewidencja analityczna środków trwałych w u Ŝytkowaniu – konto – 013 prowadzona była w formie ksi ęgi inwentarzowej (2 ksi ęgi), w której ewidencjonowano składniki maj ątkowe: - Urz ędu Gminy, - Gminnego O środka Kultury, - Gminnego O środka Pomocy Społecznej, - Ochotniczych Stra Ŝy Po Ŝarnych, - Apteki, - Gminnego O środka Rehabilitacji,

______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Lecznicy Weterynaryjnej, - Hydroforni Ostrów, - Gminnej Biblioteki. Ewidencja analityczna uzgodniona była w rocznych okresach sprawozdawczych z ewidencj ą syntetyczn ą

2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia)

W latach 2001 – 2002 na kontach środków trwałych były dokonywane zwi ększenia i zmniejszenia co obrazuje poni Ŝsze zestawienie: 2002 rok. B.O. Nazwa 01.01.2002r. Zwi ększenia Zmniejszenia B.Z. Budynki 1 559 661,16 ______13 909,11 1 545 752,05 Budowle 6 355 665,12 Przyj ęcia OT ______6 465 090,68 109 425,56 Maszyny 152 187,88 ______152 187,88 Środki trwałe UG 45 910,80 ______45 910,80 transportowe Środki transportowe 122 525,20 Remont Jelcz ______135 017,21 OSP 12 492,01 Komputery, drukarki, 117 915,41 54 449,92 ______172 365,33 Ksero Drogi 3 529 292,28 Przyj ęcia OT ______5 446 915,51 1 917 623,23 Grunty 674 667,80 2 896,00 5445,00 672 118,80 Urz ądzenia techniczne 143 977,00 ______143 977,00 Ogółem: 12 701 802,65 2 096 886,72 19 354,11 14 779 335,26

Rok 2003

B.O. Nazwa 01.01.2003r. Zwi ększenia Zmniejszenia B.Z. Budynki 1.545.752,05 234.754,69 ______1.780.506,74 Budowle 6.465.090,68 ______Maszyny 152.187,88 15.652,00 ______6.480.742,68 Środki trwałe UG 45.910,80 ______45.910,80 transportowe Środki transportowe 135.017,21 ______135 017,21 OSP

______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Komputery, drukarki, 172.365,33 49.071,67 8.297,00 213.140,00 Ksero Drogi 5.446.915,51 2.990.062,51 ______8.445.978,02 Grunty 672.118,80 ______672 118,80 Aparat EKG ______11.800,00 ______11.800,00 Urz ądzenia techniczne 143 977,00 3.782,00 ______147.759,00 Sprz ęt muzyczny ______25.414,93 ______25.414,93 Radiotelefony OSP ______14.848,71 ______14.848,71 Ogółem: 14.779.335,26 3.354.386,51 8.297,00 18.125.424,77

Środki trwałe 2003 r. 011/0 – Środki trwałe – EKG BO ------zakupiono EKG 11.800,00 BZ 11.800,00 011/1 – Budynki BO 1.545.752,05 - docieplenie budynku UG ( 234.754,69 ) zwi ększenia 234.754,69 BZ 1.780.506,74 011/2 – Budowle BO 6.465.090,68 zwi ększenia 15.652 - ogrodzenie działki 9.232,00 – boisko sportowe 6.420,00 15.652,00 BZ 6.480.742,68 011/3 – Maszyny BO 152.187,88 BZ 152.187,88 011/4 – Środki transportowe UG BO 45.910,80 BZ 45.910,80 011/5 – Środki transportowe OSP BO 135.017,21 BZ 135.017,21 011/6 – Sprz ęt komputerowy, drukarki, zasilacze BO 172.365,33 – zakupy sprz ętu 49.071,67 zwi ększenia 49.071,67 – likwidacja sprz ętu 8.297,00 zwi ększenia 8.297,00 BZ 213.140,00 011/7 – Drogi BO 5.446.915,51 - przyj ęte z inwestycji zako ńczony na podstawie PT – 2.999.062,51 zwi ększenie 2.999.062,51 BZ 8.445.978,02 011/8 – Grunty BO 672.118,80 BZ 672.118,80 011/9 – Urz ądzenia techniczne BO 143.977,00 - zwi ększenia – zakup agregatu zwi ększenia 3.782,00 BZ 147.759,00

______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

011/10 – Sprzęt muzyczny BO ------zakup sprz ętu muzycznego BZ 25.414,93 011/11 – Urz ądzenia przeciwpo Ŝarowe BO ------radiotelefony OSP – zakup 14.848,71 zwi ększenie 14.848,71 BZ 14.848,71 Ogółem stan środków trwałych BO 14.779.335,26 BZ 18.125.424,77

Dokumentowanie obrotów zarówno zwi ększenia środków trwałych poprzez przyj ęcie środków trwałych jak równie Ŝ zmniejszenia – likwidacja b ądź sprzeda Ŝ środków trwałych została w prawidłowy sposób udokumentowane dowodami ksi ęgowymi „PT’ i „OT”. W okresie obj ętym kontrol ą warto ść składników maj ątku trwałego wynikaj ąca z ewidencji ksi ęgowej zespołu „0” została uj ęta prawidłowo w bilansie jednostki. Analizy porównawczej dokonano za rok 2002r.

2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych

Do ewidencji zmniejsze ń warto ści pocz ątkowej z tytułu umorzenia podstawowych środków trwałych i podstawowych warto ści niematerialnych i prawnych podlegaj ących stopniowemu umorzeniu w kontrolowanej jednostce słu Ŝyło konto 071 – umorzenie środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych. Umorzenie ksi ęgowane na koncie 071 naliczone było od wszystkich podstawowych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 z wyj ątkiem gruntów. Umorzenie środków obliczono od warto ści pocz ątkowej ( wyst ępuj ącej w ewidencji jednostki ) według stawek amortyzacji okre ślonej w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( tekst jednolity z 2000 r. Dz. U. Nr 54, poz. 654 z pó źn. zm. ). Prawidłowo ść zastosowania stawek amortyzacji i wyliczone umorzenia sprawdzono w odniesieniu do nast ępuj ących środków trwałych: - budynek mieszkalny – Kamocin ( Stawka 2,5 ) - wodoci ąg Brzoza i wodoci ąg Dziewuliny, wodoci ąg Grabica, wodoci ąg Wola Kamocka, wodoci ąg Krzepczów ( stawka 4 ) - oświetlenie uliczne, most Kociołki ( stawka 10 ) - samochód „Opel Astra” ( stawka 12,5 ).

Kontrola prawidłowo ści naliczenia umorzenia środków trwałych wymienionych wy Ŝej nie wykazała nieprawidłowo ści..

3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH

Na podstawie ewidencji ksi ęgowej ustalono, Ŝe na dzie ń 31.12.2002 r. saldo konta 020 po stronie winien wynosiło 7.676,69 zł. Na kwot ę 7.676,69 zł. składały si ę zakupione z dat ą 31.12001 r. licencje i programy komputerowe: - program OWLP WIN OMEGA LEX x 9X 2.938,00

______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- program ONLA OMEGA LEX 900,00 - Licencja SYSTEM EGDVG/5 1.599,99 - WINDOWS POEM – program antywirusowy 1.335,90 - program komp. WINDOWS XPOEM 902,80 Razem: 7.676,69 W roku 2003 warto ści niematerialne i prawne nie były umarzane. Ustawa o rachunkowo ści w art. 33 ust. 1 wymaga aby do wyceny środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych oraz sposobów dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych stosowa ć odpowiednio rozwi ązania przyj ęte w przepisach art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 2 – 4 i 6. Odpisów umorzeniowych i amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z zasadami okre ślonymi w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 16 a ust. 1 i 2 pkt. 1-3 oraz w art. 16 b. W przypadku gdy warto ść pocz ątkowa jest równa lub ni Ŝsza 3.500,00 zł. jednostka mo Ŝe dokonywa ć odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16 h – 16m albo jednorazowo w miesi ącu oddania do u Ŝywania warto ści niematerialnej i prawnej, albo w miesi ącu nast ępnym.

4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )

W kontrolowanej jednostce materiały ewidencjonowane były syntetycznie na koncie 310 – „materiały”. Ewidencj ę analityczn ą ilo ściowo – warto ściow ą dla poszczególnych materiałów w magazynie prowadzono na kartach ilo ściowo – warto ściowych. Ewidencja obejmowała głównie przychód i rozchód oleju opałowego oraz innych drobnych materiałów dla potrzeb Urz ędu Gminy. Podstaw ę wydania materiałów z magazynu stanowiło zlecenie wydania materiałów sporz ądzone na podstawie zapotrzebowa ń zgłaszanych przez poszczególne komórki UG. Pracownik odpowiedzialny za gospodark ę materiałow ą rozliczał si ę z wydanych materiałów w ci ągu 3 dni po upływie ka Ŝdego miesi ąca przez sporz ądzenie zestawienia rozchodów materiałów na podstawie magazynowych dowodów rozchodowych „magazyn wyda”. Sprawy zwi ązane z gospodark ą magazynow ą zostały uregulowane w instrukcji w sprawie obiegu dokumentów ksi ęgowych. W wyniku czynno ści kontrolnych ustalono, Ŝe materiały były corocznie inwentaryzowane. Warto ść zinwentaryzowanych materiałów wyceniona została: - na dzie ń 31.12.2002 r. na kwot ę 39.241,56 - na dzie ń 31.12.2003 r. na kwot ę 33.788,76 Wykazane wy Ŝej warto ści zgodne były z danymi wynikaj ącymi z ewidencji ksi ęgowej. W kontrolowanej jednostce konto 030 – finansowy majątek trwały nie wyst ępowało. Gmina Grabica nie posiadała akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego.

5. INWENTARYZACJA

5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Zarz ądzeniem Nr 39/2002 z data 22.11.2002 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej i post ępowania z ruchomymi składnikami maj ątku gminy Wójt Gminy Grabica wprowadziła w Ŝycie „instrukcj ę inwentaryzacyjn ą”.

______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wcze śniej obowi ązywała z 22.10.1997 r. w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji. Przy ustalaniu terminów i cz ęstotliwo ści przeprowadzenia inwentaryzacji składników maj ątkowych stosowano zasady: - środki pieni ęŜ ne zgromadzone na rachunkach bankowych – na ostatni dzie ń ka Ŝdego roku obrotowego - rzeczowe składniki maj ątku obrotowego ( materiały w magazynie ) – ostatni dzie ń ka Ŝdego roku lub co najmniej raz w ci ągu 2 lat ( je Ŝeli jest obiekt strze Ŝony ) - środki trwałe ( grunty, środki trudno dost ępne ogl ądowi) – IV kwartał roku obrotowego nie rzadziej ni Ŝ w ci ągu 4 lat gdy znajduje si ę na terenie strze Ŝonym - powierzone kontrahentom własne składniki maj ątkowe – ostatni dzie ń ka Ŝdego roku obrotowego - nale Ŝno ści, po Ŝyczki, zobowi ązania, nale Ŝno ści sporne i w ątpliwe, inne nale Ŝno ści – na ostatni dzie ń ka Ŝdego roku obrotowego Urz ąd Gminy w Grabicy przeprowadził pełn ą inwentaryzacj ę w roku 2002 i 2003.

5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

Zarz ądzeniem Nr 42/2002 z dat ą 25.11.2002 r. oraz zarz ądzeniem 55/2003 z data 6.11.2003 r. zostały powołane zespoły spisowe: - w 2002 r. – 2 - w 2003 r. – 3 Zadania zespołów spisowych okre ślone były w instrukcji inwentaryzacyjnej w dziale III. Termin wykonania prac przez zespoły spisowe okre ślono na czas: w 2002 r. od 27.11.2002 r. do 31.12.2002 i w 2003 r. od 7.11.2003 do 31.12.2003 r. Szkolenie zespołów spisowych przeprowadzone zostało w 2002 r. – 9.12.2002 r. a w 2003 r. – 18.11.2003 r. Z przeprowadzonych szkole ń sporz ądzono notatk ę słu Ŝbow ą. Szkolenie obejmowało instrukcje w zakresie czynno ści w pracach inwentaryzacyjnych w tym zadania zespołów spisowych, zasady wypełnia arkuszy spisowych, rozliczanie z pobranych arkuszy, technik ę przeprowadzania spisu z natury, podział na środki rzeczowe i pieni ęŜ ne, podział na środki trwałe i warto ści materialne i prawne oraz zako ńczenie spisu i zwi ązane z tym czynno ści. Zarówno w 2002 i 2003 r. został opracowany Harmonogram Pracy Komisji Inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji z okre śleniem terminu tre ści zadania i osoby odpowiedzialnej. Ponadto były opracowane szczegółowe harmonogramy dla poszczególnych zespołów spisowych okre ślaj ące pole spisowe, termin, przeprowadzenia inwentaryzacji. W trakcie dokonywania spisu z natury przez powołane zespoły spisowe została przeprowadzona kontrola sprawdzaj ąca w zakresie zgodno ści dokonywanych spisów. Z przeprowadzonych kontroli sprawdzaj ących sporz ądzone były protokoły, w których stwierdzono, Ŝe kontrolowane zespoły spisowe dokonywały spisu z natury w wyznaczonych obiektach zgodnie z harmonogramem pracy.

______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Osoby odpowiedzialne materialnie zło Ŝyły o świadczenia, Ŝe wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzacyjnych składników maj ątkowych zostały przekazane do komórki finansowej Urz ędu Gminy. Nadto osoby materialnie odpowiedzialne zło Ŝyły o świadczenia, Ŝe składniki maj ątkowe zostały spisane w jej obecno ści oraz, Ŝe ilo ści wykazane w arkuszach spisu zgodne s ą ze stanem faktycznym. Arkusze spisowe po ich ponumerowaniu i zaewidencjonowaniu były drukami ścisłego zarachowania i zawierały dane:

- odcisk piecz ęci Urz ędu Gminy Grabica - okre ślenie pola spisowego - numer kolejny arkusza spisu - imiona i nazwiska osób przeprowadzaj ących spis z natury - okre ślenie metody jaka b ędzie stosowana przy inwentaryzacji - data spisu jednobrzmi ąca z dat ą sporz ądzenia arkusza spisu z natury - kolejny numer pozycji, symbol identyfikuj ący spisywany składnik maj ątku (nr inwentarzowy) - szczegółowe okre ślenie inwentaryzowanego przedmiotu - jednostk ę miary - ilo ść stwierdzon ą w czasie spisu z natury - imi ę i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników maj ątkowych oraz jej podpis zło Ŝony na dowód, Ŝe nie zgłasza Ŝadnych zastrze Ŝeń co do ustale ń spisu z natury - podpis osób przeprowadzaj ących spis z natury

Wyceny rzeczowych składników maj ątkowych uj ętych w arkuszach spisu z natury dokonali pracownicy komórki finansowej. Po dokonaniu wyceny rzeczowych i pieni ęŜ nych składników maj ątku zostały zestawione pozycje inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego w arkuszach spisu z natury ze stanem wynikaj ącym z ewidencji ilo ściowo warto ściowej. Z przebiegu spisu z natury zespoły spisowe w 2002 – 2003 r. zło Ŝyły sprawozdania opisowe z przeprowadzonej inwentaryzacji z dat ą 31.12.2002 r., za rok 2002 i 31.12.2003 r. za rok 2003 r. W wyniku dokonanych spisów składników maj ątkowych oraz wyceny warto ść ich wynosiła:

2002 rok Stan faktyczny w dniu Stan wg ksi ąg Stan ksi ęgowy spisu z natury inwentarzowych Konto 011 14 779 335,25 14 779 335,25 14 779 335,25 Konto 013 304 853,70 304 853,70 304 853,70 Konto 014 ______25 652,45 26 652,45 Konto 310 39 241,56 39 241,56 39 241,56

______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2003 rok Stan faktyczny w dniu Stan wg ksi ąg Stan ksi ęgowy spisu z natury inwentarzowych Konto 011 18 125 424,77 18 125 424,77 18 125 424,77 Konto 013 339 705,77 339 705,77 339 705,77 Konto 014 ______28 870,56 28 870,56 Konto 310 33 788,76 33 788,76 33 788,76

Ró Ŝnic w zakresie inwentaryzowanych składników maj ątku nie stwierdzono. Nie stwierdzono nieprawidłowo ści w sposobie rozliczenia inwentaryzacji. Poprzednia inwentaryzacja ksi ęgozbiorów – w bibliotece w Grabicy przeprowadzona została w okresie od 09.08.1998r. do 21.09.1999r. – - w bibliotece w Kamocinie przeprowadzona została w okresie od 08.11.2000r. do 30.11.2000 r.

ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ

ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ

Gmina Grabica w okresie obj ętym kontrol ą realizowała zadania publiczne na podstawie zawartego porozumienia z dat ą 31 sierpnia 2001 r. pomi ędzy Powiatem Piotrkowskim reprezentowanym przez Starost ę Powiatu Piotrkowskiego Stanisława Cubał ę a Gmin ą Grabica reprezentowan ą przez Zarz ąd Gminy w imieniu którego działa: - Wójt Gminy – Edwarda Wójcik - Z-ca Wójta – Wiesław Woch.

Starosta Powiatu Piotrkowskiego powierzył Zarz ądowi Gminy w Grabicy prowadzenie spraw w zakresie wynikaj ącym z ustawy z dnia 7 lipca 2000 r. – Prawo budowlane ( tj. Dz. U. Nr 106 z 2000 r., poz. 1126 z pó źn. zm. ) – wydawanie decyzji - sprawy wymienione enumeratywnie w zał. Nr 1 do porozumienia, - ustawy o własno ści lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. ( tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903) • wydawanie za świadcze ń potwierdzaj ących spełnienie wymaga ń samodzielnego lokalu mieszkalnego dla ustanowienia odr ębnej własno ści lokalu. - Rozporz ądzenie Rady Ministrów z dnia 27 kwietnia 1999 r. w sprawie dodatków mieszkaniowych ( Dz. U. NR 40 poz. 403 z pó źn. zm. ). • Wydawanie za świadcze ń wła ścicielowi domu jednorodzinnego potwierdzaj ącego powierzchni ę u Ŝytkow ą i wyposa Ŝenie techniczne domu.

______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Na prowadzenie powierzonych spraw Starosta przekazać miał środki finansowe odpowiadaj ące kosztom utrzymania 0,4 etatu. Środki finansowe na pokrycie utrzymania 0,4 etatu kalkulacyjnego ustalane b ędą corocznie przez Zarz ąd Powiatu w Piotrkowie Tryb. przy tworzeniu układu wykonawczego bud Ŝetu na dany rok bez konieczno ści podpisywania aneksów finansowych do porozumienia i przekazywane w okresach miesi ęcznych, z góry do 10 ka Ŝdego miesi ąca. Tre ść porozumienia stanowi zał ącznik nr 66 do protokołu kontroli.

Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń Rok 2002

Zgodnie z pismem FK I2012/3/01/2001 Zarz ąd Powiatu w Piotrkowie Tryb. przyj ął uchwał ą Zarz ądu Powiatu Nr 62 z dat ą 14.11.2001 r., projekt bud Ŝetu powiatu na rok 2002. Zaplanowana wielko ść dotacji dla UG Grabica to 0,4 etatu – 7954,00 zł.

Dochody Kwota planowana Wykonanie

75020 § 232 7954,00 7954,00

______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wydatki Kwota planowana Wykonanie

75020 § 4010 6652,00 6652,00

§ 4110 802,00 802,00 § 4120 200,00 200,00 § 4440 300,00 300,00

RAZEM 7954,00 7954,00

Wpłaty ze Starostwa: 19.02.2002 r. 662,00 zł 17.05.2002r. 1986,00 zł 30.06.2002r. 662,00 zł 18.07.2002r. 662,00 zł 30.09.2002r. 1324,00 zł 24.10.2002r. 662,00 zł 31.10 2002r. 662,00 zł 16.12.2002r. 1334,00 zł RAZEM: 7954,00 zł

Rok 2003

Zgodnie z pismem FK I-3012/3/2002 Zarz ąd Powiatu w Piotrkowie Tryb. przyj ął uchwał ę nr 62 z dat ą 06.11.2002r. Projekt Bud Ŝetu Powiatu Piotrkowskiego na 2003r. Zaplanowana na 2003r. wst ępna wielko ść dotacji na zadania powierzone realizowanie przez Gmin ę Grabica w ilo ści 0,4 etatu wynosiła 7158,00 zł.

Dochody Kwota planowana Wykonanie

75020 § 232 7158,00 7158,00

______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wydatki Kwota planowana Wykonanie

75020 § 4010 6252,00 6252,00

§ 4110 406,00 406,00 § 4120 200,00 200,00 § 4440 300,00 300,00

RAZEM 7158,00 7158,00

Wpłaty ze Starostwa: 20.05.2003 r. 1193,00 zł 17.06.2003r. 1193,00 zł 27.06.2003r. 1193,00 zł 30.09.2003r. 1193,00 zł 30.10.2003r. 1193,00 zł 11.12.2003r. 1193,00 zł RAZEM: 7158,00 zł

Z powy Ŝszych zestawie ń wynika, Ŝe Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. nie dotrzymywało terminów przekazywania środków finansowych zgodnie z § 3 ust.2 porozumienia. Gmina Grabica nie wyst ępowała o odsetki do Starostwa Piotrkowskiego na podstawie delegacji przepisu art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorz ądzie terytorialnym (tj. Dz.U. Nr 142, poz. 1591 z pó źn. zm.) zgodnie z którym, nie dotrzymanie terminów okre ślonych w porozumieniu z jednostk ą samorz ądu terytorialnego, Gminie przysługuj ą odsetki w wysoko ści ustalonej dla zaległo ści podatkowych.

ROLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ

Gmina Grabica nie posiada w swojej strukturze organizacyjnej zakładów bud Ŝetowych ani gospodarstw pomocniczych. W badanym okresie dotacje nie były przekazywane.

2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUDśETU GMINY

W kontrolowanej jednostce zagadnienie nie wyst ępuje.

______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

3. DOTACJE NA RZECZ INSTYTUCJI KULTURY I ICH ROZLICZENIE

Gmina Grabica nie przekazywała w badanym okresie dotacji na rzecz instytucji kultury. Gminny O środek Kultury wyodr ębniony organizacyjnie w strukturze gminy jest finansowany całkowicie z bud Ŝetu gminy.

4. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ I ICH ROZLICZENIE

Kontrolowana jednostka nie przekazywała w latach 2002 – 2003 r. dotacji na rzecz samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej.

USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.

Protokół zawiera 116 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksi ąŜ ce kontroli Urz ędu Gminy w Grabicy pod pozycj ą 1/2004.

W trakcie kontroli informacji i wyja śnie ń udzielały ni Ŝej wymienione osoby: - Edwarda Wójcik - Wójt Gminy Kozia Wólka - Aurelia Ruszkiewicz - Sekretarz Gminy - Ewa Morawiec - Skarbnik Gminy - Anna Soba ńska - Inspektor ds. Zamówie ń Publicznych - Bo Ŝena Zajdel - Inspektor ds. Ksi ęgowo ści Podatkowej - Mirosława Franas - Inspektor ds. Wymiaru Podatków - Aleksandra Florczyk - Kasjerka - Jerzy Ja Ŝdrzyk - Inspektor ds. Dróg i Gospodarki Komunalnej - Dorota Kopyciel - Kierownik Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Grabicy - Urszula Wypych - Inspektor ds. kancelaryjno - kadrowych - Teresa Kaczorowska - Inspektor ds. Zarz ądu Mieniem i Gospodark ą Gruntami

Integraln ą cz ęś ci ą protokołu s ą nast ępuj ące zał ączniki: 1. Kserokopia uchwały NrXV/29/92 z 3.12.1992r. 2. Kserokopia wytycznych w sprawie minimalnych stawek czynszu na 2002 r. 2003 r. 3. Umowa z 2.12.2002 r., upowa Ŝnienie Nr 1/2002, oferta przeprowadzenia kontroli. 4. Umowa rachunku bankowego z 1.07.1997 r. i aneks z 18.04.2001 r. 5. Kserokopia uchwały nr III/18/2002 z 30.12.2002 r. wraz z Regulaminem Pracy Komisji Przetargowej. 6. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia opracowana z dat ą marzec 2003 r. na bankow ą obsług ę gminy. 7. Protokół post ępowania ZP-1 – ZP.3410/3/2003 8. Kserokopia uchwały Nr V/32/2003 z 31.03.2003 r. 9. Kserokopia ogłoszenia o wyniku post ępowania na druku ZP – 150 w sprawie wyboru banku. 10. Kserokopia umowy rachunku bankowego z 12.05.2003 r.

______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

11. Kserokopia umowy po Ŝyczki z WFO ŚiGW z 27 lipca 2001 r. i 14 sierpnia 2001 r. 12. Oświadczenie p. E. Morawiec – Skarbnika Gminy. 13. Protokół kontroli kasy z 26.02.2003 r. 14. Kserokopia raportów z 2002 r. wraz z zał ącznikami i obroty konta 101. 15. Wyja śnienie p. E. Morawiec – Skarbnika Gminy w sprawie ewidencji rachunków. 16. Uchwała Rady Gminy Nr XXV/153/98 i Nr XII/98/2000 17. Dane dotycz ące podatku od nieruchomo ści od osób prawnych. 18. Dane dotycz ące podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych. 19. Dane dotycz ące podatku rolnego od osób fizycznych. 20. Dane dotycz ące podatku rolnego od osób prawnych. 21. Dane dotycz ące podatku od środków transportowych – osoby prawne i fizyczne. 22. Wykaz nieruchomo ści zbytych w latach 2002 – 2003 r. 23. Kserokopie uchwał Rady Gminy Nr XXVIII/173/98 z 18.06.1998 r. i Nr VIII/58/2003 r. z 30.10.2003 r. 24. Kserokopia uchwały Zarz ądu gminy Nr VI/6/01 z 28.03.2001 r. 25. Oświadczenie p. T. Kaczorowskiej z 17.03.2004 r. 26. Kserokopie ogłosze ń o przetargach na nieruchomo ści. 27. Kserokopia uchwały Zarz ądu Gminy Grabica Nr VI/7/99 z 29.03.1999 r. 28. Protokół uzgodnie ń z 14.05.2002 r., akt notarialny z 4.07.2002 r., pismo UG z 15.11.2002 r. oraz wyja śnienia p. T. Kaczorowskiej. 29. Oświadczenie Skarbnika Gminy p. E. Morawiec. 30. Kserokopie wykazu za 2002 i 2003 r. – dzier Ŝawa. 31. Oświadczenie Skarbnika Gminy p. E. Morawiec z 29.03.2004 r.

32. Kserokopie uchwał Rady Gminy Nr VII/7/91, XII/13/92, XVII/3/93, Nr II/12/2002, VIII/55/2003, VIII/56/2003 33. Kserokopie uchwał Rady Gminy w Grabicy Nr XXIII/163/2001, Nr XV/V/172/2002, III/24/2002, uchwała Zarz ądu Gminy Nr 16/15/2001 i zarz ądzenie Nr 43/2002 Wójta Gminy z 12.12.2001 r. 34. Pełnomocnictwo dla Kierownika GOPS z 16.01.1998 r. 35. Wykaz świadcze ń GOPS w zakresie zada ń własnych i zleconych w latach 2002 – 2003 36. Kserokopia uchwały Nr XV/112/2000 z 10.08.2000 r. 37. Wykaz dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych 38. Uchwała Rady Gminy Nr VI/50/2003 z 25.06.2003, porozumienie z 21.09.2003 r., umowa z 1.09.2003 r., aneksy nr 1 z 15.09.2003 r. i nr 2 z 15.12.2003 r. 39. Umowa Nr 2/2003 z 13.11.2003 r. z wnioskiem Klubu Sportowego „Grabka”. Rozliczenie dotacji udzielonej z bud Ŝetu Gminy Grabica dla Klubu Sportowego „Grabka”. 40. Wykaz pracowników obj ętych kontrol ą w zakresie wynagrodze ń wg stanu na 31.12.2003 r. 41. Kserokopie anga Ŝy Kierownika GOPS za okres od 1.01.2002 r. do 31.03.2004 r. 42. Wyja śnienie Kierownika GOPS p. Doroty Kopyciel. 43. Kserokopia decyzji z 28.01.2002 r. Wójta Gminy w sprawie przyznania nagród dla pracowników obsługi. 44. Kserokopie uchwał Rady Gminy Nr IV/19/94, Nr XVII/127/2002, XXIII/161/2001, III/25/2002, Nr I/3/2002, Nr VI/44/2003. 45. Kserokopie uchwała Rady Gminy Nr XIV/75/96, XIII/162/2002, III/26/2002. 46. Kserokopie list wypłat zryczałtowanych wynagrodze ń sołtysów.

______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

47. Zestawienia źródeł finansowania inwestycji w latach 2002 – 2003 48. Zestawienie zamówie ń publicznych udzielonych przez gmin ę w latach 2002 – 2003 49. Zarz ądzenie Nr 17/2002 z 8.04.2002 r. w sprawie powołania Komisji przetargowej. 50. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia z kwietnia 2002 r. na termoizolacj ę budynku Szkoły Podstawowej w Szydłowie. 51. Protokół post ępowania ZP-1, Nr 3410/14/2002 52. Umowa Nr 3420/12/2002 z 1.07.2002 r. 53. Protokół odbioru robót z 13.08.2002 r. 54. Kserokopie uchwała Rady Gminy Grabica Nr XXIII/158/2001, Nr XXIV/169/2002, XXVII/190/2002 55. Protokół zdawczo – odbiorczy z 24.12.2002 r. 56. Zarz ądzenie Wójta Gminy Nr 28/2003 z 17.06.2003 r. 57. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia na drog ę Majdany. 58. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym ZP-3410/15-10/2003. 59. Protokół post ępowania ZP-3410/15/2003. 60. Ogłoszenie o wyniku post ępowania. 61. Umowa 3420/16/2003 62. Kserokopia odbioru robót z 7.10.2003 r. 63. Kserokopia uchwał Rady Gminy Nr III/17/2002, III/17/2002 z 30.12.2002 r., Nr V/31/2003 z 31.03.2003, Nr VII/51/2003 z 29.08.2003 r., Nr IX/61/2003 z 28.11.2003 r. 64. Kserokopia faktury nr 3/10/2003 65. Umowa z 11.08.2002 r. ze Społecznym Komitetem Budowy w Majdanach 66. Porozumienie z 31.08.2001 r. w sprawie powierzenia zada ń publicznych.

Niniejszy protokół sporz ądzono w dwóch jednobrzmi ących egzemplarzach i podpisano w dniu 30 kwietnia 2004 r. Jeden egzemplarz protokołu wraz z zał ącznikami pozostawiono w Urz ędzie Gminy w Grabicy.

Kierownictwo Urz ędu powiadomiono o przysługuj ącym prawie składania wyja śnie ń do tre ści protokołu w terminie 3 dni od daty jego podpisania.

Kontroluj ący: Jednostka kontrolowana:

...... Bo Ŝena Nagrodzka

Kwituj ę odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:

......

______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

______117