REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana:
GMINA GRABICA
Termin kontroli: 26 listopada 2012 – 8 stycznia 2013
Kontroluj ący Andrzej Kowalczyk – starszy inspektor (imi ę, nazwisko, Łukasz Szczepanik - inspektor stanowisko słu żbowe ):
Okres obj ęty kontrol ą 2010-2011
WK 6010-2/68/2012 Numer i data upowa żnienia: z dnia 29 pa ździernika 2012 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Strona 2 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Grabica położona jest w centralnej części województwa łódzkiego, w północno-zachodniej części powiatu piotrkowskiego, a jej powierzchnia wynosi - 127 km 2, co stanowi 0,7% powierzchni województwa i 8,9% powierzchni powiatu. Gmina Grabica podzielona jest na 30 sołectw obejmujących 44 miejscowości. Średnia gęstość zaludnienia gminy wynosi około 48 osób na km 2. Gmina charakteryzuje się bardzo dobrym układem komunikacyjnym, gdyż przez jej obszar przebiega droga krajowa Piotrków Trybunalski - Łask, w części południowo- wschodniej gmina graniczy z trasą szybkiego ruchu Warszawa - Katowice, natomiast przez część wschodnią gminy przebiega autostrada A1 Gdańsk - Cieszyn. Gmina Grabica położona jest w odległości 14 km od Piotrkowa Trybunalskiego, 33 km od Łodzi, 140 km od Warszawy
Gmina Grabica otrzymała nadany przez Urząd Statystyczny w Piotrkowie Trybunalskim numer identyfikacyjny Regon 590647865 i Numer Identyfikacji Podatkowej 771-17-33-841, nadany przez Urząd Skarbowy w Piotrkowie Trybunalskim. Urząd Gminy w Grabicy otrzymał numer identyfikacyjny Regon 000535422 nadany przez Urząd Statystyczny w Piotrkowie Trybunalskim i Numer Identyfikacji Podatkowej - 7712661380 nadany przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Piotrkowie Trybunalskim. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Grabicy pod numerem 66.
Kontrola ma charakter kontroli kompleksowej gospodarki finansowej i zamówień publicznych.
Strona 3 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
PODSTAWOWE WSKA ŹNIKI FINANSOWE
W oparciu o dane wynikające ze sprawozdań: Rb-27S, Rb-28S, Rb-NDS, Rb-Z - kontrolujący ustalili następujące wskaźniki finansowe, które obrazują sytuację finansową Gminy Grabica:
2009 rok 2010 rok 2011 rok
Wyszczególnienie (zł) (zł) (zł)
Dochody wykonane ogółem (Do), w zł, 15 462 483,92 16 053 803,06 17 808 423,57 z tego:
Dochody bieżące (Db) w zł 14 989 342,20 15 691 337,06 17 193 632,57
Dochody majątkowe (Dm) w zł 473 141,72 362 466,00 614 791,00
w tym: dotacje i środki otrzymane na inwestycje 471 593,72 361 550,00 614 573,90
dochody ze sprzedaży majątku (Sm) 1 548,00 916,00 217,10
dochody z tytułu przekształcenia prawa - - - użytkowania wieczystego w prawo własności
Wydatki wykonane ogółem (Wo) w zł, z 18 260 758,00 14 324 410,79 16 569 507,39 tego:
wydatki majątkowe (Wm) w zł 7 573 372,78 2 475 802,34 3 756 215,74
Wydatki bieżące (Wb) w zł, w tym: 10 687 385,22 11 848 608,45 12 813 291,65
wydatki na wynagrodzenia i pochodne 5 026 894,22 5 369 602,49 5 799 107,89 (Ww)
Nadwyżka operacyjna – dodatnia wartość 4 301 956,98 3 842 728,61 4 380 340,92 wyniku Db – Wb (No) w zł
Nadwyżka operacyjna + dochody 4 775 098,70 4 205 194,61 4 995 131,92 majątkowe w zł
Suma nadwyżki operacyjnej i dochodów ze 4 303 504,98 3 843 644,61 4 380 558,02 sprzedaży majątku (No + Sm) w zł
Transfery bieżące z budżetu państwa 9 238 935,50 (subwencja ogólna i dotacje bieżące) – Tb 9 082 861,25 9 200 059,49 w zł
Zobowiązania ogółem (Zo) w zł, w tym: 204 288,12 1 124 010,82 854 020,61
zobowiązania wymagalne w zł 0,00 0,00 0,00
Odsetki od zaciągniętych kredytów i 43 998,12 78 854,82 70 153,61 pożyczek (O) – w zł
Spłata rat kapitałowych od zaciągniętych 160 290,00 1 045 156,00 783 867,00 kredytów i pożyczek (R) – w zł
Strona 4 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ludność Gminy (w osobach) 6 088 6 082 6 091
Udział dochodów bieżących w dochodach ogółem (WB1) w % 96,94% 97,74% 96,55%
Udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem (WB 3) w % 27,82% 23,94% 24,60%
Udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem (WB 4) w% 41,47% 17,28% 22,67%
Obciążenie wydatków bieżących wydatkami na wynagrodzenia i pochodne (WB 5) – w % 47,04% 45,32% 45,26%
Udział nadwyżki operacyjnej i dochodów ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem (WB 6) – w % 27,83% 23,94% 24,60%
Wskaźnik samofinansowania , wyliczony jako stosunek sumy nadwyżki operacyjnej i dochodów majątkowych do wydatków majątkowych (WB 7) (n-krotność) 63,05% 169,85% 132,98%
WL 2 – nadwyżka operacyjna na mieszkańca (według liczby mieszkańców na dzień 31 grudnia danego roku (zł) 706,63 631,82 719,15
WZ1 – udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem 0,01 0,07 0,05
WZ2 – udział zobowiązań ogółem, bez zobowiązań na projekty unijne, w dochodach ogółem 0,01 0,07 0,05
WZ3 – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia 0,00 0,00 0,00
WZ4 – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia bez zobowiązań na projekty unijne 0,00 0,00 0,00
WZ6 – obciążenie dochodów bieżących wydatkami bieżącymi i obsługą zadłużenia 0,72 0,76 0,75
WZ7 – udział zobowiązań wymagalnych w zobowiązaniach ogółem 0,00 0,00 0,00
Wskaźnik z art. 243 ustawy o finansach publicznych obliczony dla wykonania budżetu lat: 2009, 2010,2011 oraz planu startowego na 2012 rok
Kwota spłaconych w 2011 roku rat kredytów i pożyczek wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek w stosunku do wykonanych w 2011 roku dochodów ogółem budżetu Gminy Grabica nie przekroczyła średniej arytmetycznej (obliczonej z ostatnich trzech lat, tj. 2009, 2010 i 2011 roku) – relację procentową dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku i pomniejszonych o wydatki bieżące do dochodów ogółem budżetu Gminy.
Wskaźnik zadłużenia wyliczono według wzoru:
Strona 5 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
gdzie poszczególne symbole oznaczają: R – planowaną na rok budżetowy łączną kwotę z tytułu spłaty rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, oraz wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, O – planowane na rok budżetowy odsetki od kredytów i pożyczek, o których mowa w art.89 ust.1 i art. 90, odsetki i dyskonto od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 89 ust. 1 i art. 90 oraz spłaty kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji, D – dochody ogółem budżetu w danym roku budżetowym, Db – dochody bieżące, Sm – dochody ze sprzedaży majątku, Wb – wydatki bieżące, n – rok budżetowy, na który ustalana jest relacja, n-1 – rok poprzedzający rok budżetowy, na który ustalana jest relacja, n-2 – rok poprzedzający rok budżetowy o dwa lata, n-3 – rok poprzedzający rok budżetowy o trzy lata.
Wykonanie Lp. Dane do obliczeń 2009 2010 2011
1. dochody bieżące 14 989 342,20 15 691 337,06 17 193 632,57
2. dochody ze sprzedaży majątku 1 548,00 916,00 217,10
3. wydatki bieżące 10 687 385,22 11 848 608,45 12 813 291,65
4. dochody ogółem 15 462 483,92 16 053 803,06 17 808 423,57 wskaźnik w ujęciu rocznym 5. 0,28 0,24 0,25 [(1+2-3)/4]
6. średnia wskaźników z wiersza nr 5 - prawa strona wzoru 0,25
7. plan startowy dochodów na 2012 r. 16 944 176,00
8. przypadające do spłaty raty pożyczek w 2012 r. 1 280 887,00
9. odsetki wg planu startowego 2012 r. 99 000,00
iloraz zadłużenia wraz z odsetkami przez dochody ogółem 10. 0,08 [(8+9)/7] - lewa strona wzoru
sprawdzenie relacji z art. 243 11. 0,08 ≤ 0,25 (6 ≤ 10)
Relacja lewej oraz prawej strony nierówności, wskazanej w art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz.1240), wyliczona dla planowanego budżetu za 2012 rok wynosi 0,08 ≤ 0,25. Powyższe oznacza, że jeżeli przepisy art.243 obowiązywałyby w dniu uchwalania budżetu (zaczną obowiązywać przy uchwalaniu budżetu na 2014 rok), wówczas organ stanowiący mógłby taki budżet uchwalić.
Strona 6 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący Rady Gminy
Przewodniczącym Rady Gminy jest Krzysztof Kuliński na podstawie uchwały Nr I/1/2010 Rady Gminy Grabica z dnia 2 grudnia 2010 roku w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Gminy Grabica W poprzedniej kadencji funkcję Przewodniczącego Rady Gminy Grabica pełnił Mirosław Król.
Wójt Gminy Wójtem Gminy Grabica jest Edwarda Wójcik wybrana przez mieszkańców Gminy w wyborach bezpośrednich, które odbyły się w dniu 21 listopada 2010 roku, co potwierdza zaświadczenie z dnia 22 listopada 2010 roku podpisane przez Przewodniczącą Gminnej Komisji Wyborczej Jolantę Bartyzel. W poprzedniej kadencji funkcję Wójta Gminy Grabica również piastowała Edwarda Wójcik.
Zast ępca Wójta Gminy Grabica Od dnia 16 kwietnia 2012 roku stanowisko Zastępcy Wójta Gminy Grabica zajmuje Zbigniew Maksymowicz powołany przez Wójta Gminy Grabica na mocy zarządzenia nr 33/2012 z dnia 12 kwietnia 2012 roku. W okresie od 01 kwietnia 2008 roku do 30 stycznia 2009 roku stanowisko Zastępcy Wójta Gminy Grabica zajmowała Urszula Świerczyńska powołana przez Wójta Gminy Grabica na mocy zarządzenia nr 33/2008 z dnia 31 marca 2008 roku.
Skarbnik Gminy Od dnia 1 stycznia 2006 roku Skarbnikiem Gminy Grabica jest Dorota Bednarczyk powołana przez Radę Gminy Grabica uchwałą nr XXIII/155/2005 z dnia 29 grudnia 2005 roku.
Sekretarz Gminy Od dnia 1 marca 2010 roku Sekretarzem Gminy Grabica był Krzysztof Ludwig, przeniesiony na to stanowisko przez Wójta Gminy. Obowiązki pełnił do dnia 29 lutego 2012 roku. Od dnia 1 marca 2012 roku stanowisko Sekretarza Gminy pozostaje nieobsadzone. W okresie od 29 grudnia 2008 roku do 30 listopada 2009 roku stanowisko Sekretarza Gminy Grabica zajmowała Dorota Jagodzińska powołana przez Radę Gminy Grabica uchwałą nr XV/117/2008 z dnia 29 grudnia 2008 roku w sprawie powołania Sekretarza Gminy Grabica. W okresie od 25 listopada 1998 r. do 15 lipca 2008 roku stanowisko Sekretarza Gminy zajmowała Aurelia Ruszkiewicz powołana przez Radę Gminy Grabica uchwałą nr III/11/98 z dnia 25 listopada 1998 roku w sprawie powołania Sekretarza Gminy Grabica.
Strona 7 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. GMINNE (POWIATOWE ) JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI
Na podstawie zestawienia sporządzonego na okoliczność kontroli ustalono, że na terenie Gminy funkcjonowały następujące jednostki organizacyjne: 1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grabicy, funkcjonujący jako jednostka budżetowa, utworzony na mocy zarządzenia nr 6 Naczelnika Gminy w Grabicy z dnia 4 kwietnia 1990 roku w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grabicy. Zarządzenie weszło w życie z dniem 1 czerwca 1990 roku. Na mocy uchwały nr VII/10/91 z dnia 27 marca 1991 roku Rada Gminy Grabica uchwaliła Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grabicy, który następnie został zmieniony na podstawie następujących uchwał: nr VIII/70/99 z dnia 25 sierpnia 1999 roku, nr XI/76/2004 z dnia 31 marca 2004 roku, nr XIII/95/2004 z dnia 31 sierpnia 2004 roku, nr XIX/133/2005 z dnia 29 czerwca 2005 roku oraz nr XXIV/163/2006 z dnia 31 marca 2006 roku oraz nr XIV/102/2008 z dnia 19 listopada 2008 roku. 2. Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Grabicy utworzony z dniem 1 stycznia 1996 roku, na mocy uchwały nr XII/58/95 z dnia 28 grudnia 1995 roku Rady Gminy w Grabicy. Statut GZEAS został określony w załączniku do wskazanej uchwały. Zgodnie z § 6 Statutu - GZEAS jest jednostką budżetową finansowaną z budżetu gminy, prowadzi gospodarkę finansową zgodnie z zasadami określonymi przepisami prawa budżetowego na podstawie rocznych planów finansowych, a jego obsługę kasową do 31 stycznia 2012 ro zapewniał Urząd Gminy. Według § 7 Zespołem kieruje dyrektor na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i reprezentuje go na zewnątrz, a w razie jego nieobecności pracą zespołu kieruje główny księgowy. Dyrektorem Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Grabicy od dnia 1 stycznia 1996 roku jest Andrzej Krawczyk, powołany na to stanowisko uchwałą nr 27/6/95 Zarządu Gminy Grabica z dnia 28 grudnia 1995 roku. Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół prowadzi własne księgi rachunkowe. Głównym księgowym w GZEAS jest Krystyna Cieślak, zatrudniona na tym stanowisku od dnia 02 kwietnia 2009 roku. Nadzór nad funkcjonowaniem szkół podstawowych i gimnazjum ze strony Urzędu Gminy posiada w zakresie obowiązków inspektor ds. edukacji, kultury, turystyki i sportu Zofia Stachaczyk. 3. Jednostki oświatowe - uchwałą nr XV/76/96 z dnia 1 lipca 1996 roku Rada Gminy w Grabicy przyjęła z dniem 1 stycznia 1996 roku szkoły podstawowe, które stanowiły jednostki budżetowe gminy: w Boryszowie, Brzozie, Kamocinie, Krzepczowie, Szydłowie, Woli Kamockiej. Na terenie Gminy Grabica prowadzone są następujące jednostki oświatowe: – Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza w Woli Kamockiej o strukturze organizacyjnej I - VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest Gmina Grabica. Obsługę finansową szkoły wykonuje Gminny Zespół Ekonomiczno - Administracyjny Szkół w Grabicy. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci sześcioletnie do nauki w szkole. Dyrektorem szkoły jest Grażyna Babska. – Szkoła Podstawowa im. Wincentego Witosa w Szydłowie o strukturze organizacyjnej I - VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest gmina Grabica. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci 6-letnie do nauki w szkole. W zakresie gospodarki finansowej i materiałowej szkoła obsługiwana jest przez
Strona 8 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Grabicy. Dyrektorem szkoły jest Jarosław Baran. – Szkoła Podstawowa im. Janiny Porazińskiej w Boryszowie, o strukturze organizacyjnej I-VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest gmina Grabica. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci 6-letnie do nauki w szkole. Obsługę finansową szkoły wykonuje Gminny Zespół Ekonomiczno- Administracyjny Szkół w Grabicy. Dyrektorem Szkoły jest Małgorzata Florczak. – Szkoła Podstawowa im. Adama Mickiewicza w Brzozie o strukturze organizacyjnej I-VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest Gmina Grabica. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci 6 -letnie do nauki w szkole. Obsługę finansową szkoły prowadzi Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Grabicy. Dyrektorem Szkoły jest Jarosław Janczak. – Gimnazjum w Szydłowie – po uzyskaniu pismem KO.I.071 - 23/99/106 z dnia 1 marca 1999 roku pozytywnej opinii Kuratora Oświaty w Łodzi - Rada Gminy Grabica ustaliła plan sieci publicznych gimnazjów prowadzonych przez Gminę Grabica. Powyższe zostało zatwierdzone na podstawie uchwały nr VI/50/99 z dnia 15 marca 1999 roku w sprawie: ustalenia sieci, obwodu oraz założenia publicznych gimnazjów prowadzonych przez Gminę Grabica. Z dniem 1 września 1999 roku założono publiczne Gimnazjum w Szydłowie z oddziałami w Boryszowie i Brzozie. Dyrektorem Gimnazjum jest Bożena Palus. 4. Gminny Ośrodek Kultury w Grabicy utworzony został w formie zakładu budżetowego uchwałą nr XXIV/133/97 Rady Gminy w Grabicy z dnia 30 grudnia 1997 roku. Nie prowadzono oddzielnych ksiąg rachunkowych dla GOK. W skład GOK wchodziła Gminna Biblioteka Publiczna w Grabicy i dwie filie: w Kamocinie i Krzepczowie. Kierownikiem GOK była Zofia Stachaczyk. Uchwałą nr XI/94/99 z dnia 30 grudnia 1999 roku Rada Gminy w Grabicy przekształciła formę organizacyjno-prawną GOK z zakładu budżetowego w jednostkę budżetową. Uchwałą nr VIII/48/2007 z dnia 26 listopada Rady Gminy Grabica zlikwidowano jednostkę budżetową pod nazwą Gminny Ośrodek Kultury w Grabicy, z dniem 31 grudnia 2007 roku. Mienie będące w użytkowaniu GOK zostaje przekazane do Urzędu Gminy w Grabicy. Należności i zobowiązania likwidowanej jednostki przejmuje Gmina Grabica. Powyższa uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 389 z dnia 17 grudnia 2007 roku pod pozycją 3954. Wymienione powyżej jednostki organizacyjne utworzone przez Radę Gminy Grabica wpisane są do rejestru jednostek organizacyjnych prowadzonego przez Gminę. – Gminna Biblioteka Publiczna w Grabicy została utworzona z dniem 1 stycznia 2008 roku na podstawie uchwały nr VIII/49/2007 roku Rady Gminy Grabica z dnia 26 listopada 2007 roku jako samorządowa instytucja kultury pod nazwą Gminna Biblioteka Publiczna w Grabicy. Siedzibą biblioteki jest Grabica a terenem działania jest obszar Gminy Grabica. Działalność biblioteki miała być finansowana ze środków przekazanych przez Gminę Grabica jako organizatora oraz z przychodów własnych. Rada Gminy nadała bibliotece statut w brzmieniu określonym w załączniku do przedmiotowej uchwały. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 389 z dnia 17 grudnia 2007 roku pod pozycją 3954. Zgodnie z zapisami Statutu Gminna Biblioteka Publiczna jest samorządową instytucją kultury, która realizuje zadania własne Gminy Grabica w dziedzinie prowadzenia działalności bibliotekarskiej i kulturalnej. Siedzibą biblioteki jest miejscowość Grabica, a terenem działania biblioteki jest gmina Grabica. W skład biblioteki wchodzą filie
Strona 9 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
biblioteczne: filia w Kamocinie i filia w Krzepczowie. Organizatorem Biblioteki jest gmina Grabica. Nadzór nad biblioteką w zakresie organizacji i funkcjonowania sprawuje Wójt. Gminna Biblioteka Publiczna podlega z urzędu wpisowi do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Organizatora. Biblioteka jako samorządowa instytucja kultury samodzielnie gospodaruje przydzielonym i nabytym mieniem oraz prowadzi gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków na zasadach określonych obowiązującymi przepisami prawa. Podstawą gospodarki finansowej biblioteki jest roczny plan finansowy zatwierdzony przez Kierownika z zachowaniem wysokości dotacji organizatora i przedstawiony Wójtowi Gminy. Biblioteka posiada odrębny rachunek bankowy. Szczegółowe zasady prowadzenia rachunkowości określają odrębne przepisy. Gminna Biblioteka w Grabicy prowadzi odrębne księgi rachunkowe. Gminna Biblioteka Publiczna w Grabicy jest wpisana do rejestru instytucji kultury pod numerem 1. Kierownikiem biblioteki jest Mariola Kilian.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Statut Gminy Grabica został uchwalony uchwałą nr XVII/86/96 Rady Gminy Grabica z dnia 29 października 1996 roku i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Piotrkowskiego nr 26, poz. 94 z dnia 12 grudnia 1996 roku. Rada Gminy Grabica dokonywała zmian Statutu następującymi uchwałami: - nr XXI/143/2001 z dnia 31 sierpnia 2001 roku, - nr XXVI/189/2002 z dnia 27 sierpnia 2002, - nr XXVIII/190/2006 z dnia 24 października 2006 roku, - nr XXIII/189/2010 z dnia 12 listopada 2010 roku, - nr IV/16/2011 z dnia 31 stycznia 2011 roku, W dniu 29 czerwca 2011 roku Rada Gminy obwieszczeniem ogłosiła tekst jednolity Statutu Gminy Grabica.
Regulamin organizacyjny Urz ędu Gminy W dniu 31 sierpnia 2011 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 60/2011 wprowadził Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Grabicy. Regulamin został zmieniony zarządzeniem Wójta Gminy nr 89/2011 z dnia 25 listopada 2011 roku. W poprzednim okresie obowiązywał Regulamin organizacyjny nadany zarządzeniem Wójta Gminy nr 99 z dnia 31 grudnia 2008 roku.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym W dniu 29 sierpnia 2008 roku Rada Gminy Grabica podjęła uchwałę nr XIII/91/2008 w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony.
Strona 10 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Kontrolowana jednostka posiada ustaloną Instrukcję postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu, wprowadzoną do stosowania zarządzeniem nr 43/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 14 maja 2007 roku, stanowiącą załącznik nr 1 do wskazanego zarządzenia. Koordynatorem ds. współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej w Ministerstwie Finansów ustanowiono Dorotę Bednarczyk - Skarbnika Gminy.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ .
Unormowania w zakresie kontroli wewn ętrznej (w tym – finansowej) Zagadnienia z zakresu kontroli zarządczej zostały wprowadzone w Urzędzie Gminy w Grabicy zarządzeniem z dnia 5 sierpnia 2011 Wójta Gminy nr 51/2011 w sprawie wprowadzenia zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Grabicy. Procedury z zakresu kontroli zarządczej zostały wprowadzone w Urzędzie Gminy w Grabicy zarządzeniem z dnia 5 sierpnia 2011 Wójta Gminy nr 50/2011 w sprawie wprowadzenia procedur kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Grabicy i jednostkach organizacyjnych Gminy Grabica. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Grabicy, wyodrębniono podległy Skarbnikowi Gminy Referat Finansowy.
Imię i Lp Stanowisko Zadania nazwisko 1. Prowadzenie rachunkowości jednostki. 1. Dorota Skarbnik Gminy 2. Prowadzenie gospodarki finansowej gminy (wykonywanie dyspozycji środkami Bednarczyk pieniężnymi, zapewnienie prawidłowości zawieranych umów pod względem finansowym, zapewnieni terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań). 3. Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji finansowych i gospodarczych oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów. 4. Kierowanie praca komórki finansowej. 5. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości. 6. Opracowywanie projektów budżetu gmin. 7. Opracowywanie zbiorczych sprawozdań budżetowych i finansowych. 8. Przygotowywanie projektów uchwał organów gminy w sprawach budżetowych i majątkowych 9. Organizowanie i nadzór nad wymiarem, poborem i rachunkowością podatków, opłat i innych dochodów budżetu gminy. 10. Nadzorowanie procesów ustawy o zamówieniach publicznych. Podinspektor ds. 1. Prowadzenie ewidencji księgowej organu (budżetu gminy), ZFŚS oraz operacji związanych 2. Ewa księgowości z zabezpieczeniami należytego wykonania umów. Morawiec budżetowej, 2. Zasilanie jednostek budżetowych w środki finansowe na wydatki. planowania i analiz 3. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym. 4. Prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem podatku VAT. 5. Wycena inwentaryzacji. 6. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz ewidencji wartości niematerialnych i prawnych, naliczanie umorzenia oraz sporządzanie sprawozdań w tym zakresie. 7. Rozliczanie dotacji celowych z budżetu państwa na zadania własne i zlecone 3. Barbara Inspektor ds. 1. Prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie wydatków realizowanych przez UG. Frankiewicz księgowości 2. Sporządzanie sprawozdań jednostkowych z wykonania planu wydatków – Rb-28S oraz budżetowej i płac Rb-50. 3. Prowadzenie rozliczeń związanych z wynagrodzeniami pracowników UG,
Strona 11 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wynagrodzeniami bezosobowymi na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych, rozliczeniami z ZUS oraz US z tytułu naliczanych wynagrodzeń osobowych i bezosobowych. 4. Prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem kosztów użytkowania pomieszczeń przez podległe jednostki. 5. Ewidencjonowanie dostaw i usług powtarzających się okresowo do celów zamówień publicznych według zakupów tego samego rodzaju. 6. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym. 7. Prowadzenie spraw związanych z rozliczeniami z tytułu składek na PFRON. 8. Prowadzenie rejestrów umów oraz rozliczanie wpływów z tytułu darowizn. 9. Prowadzenie rejestru druków ścisłego zarachowania. 4. Bożena Zajdel Inspektor ds. 1. Ewidencjonowanie w kartotekach podatników przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i księgowości zaliczeń nadpłat z tytułu należnych podatków. podatkowej 2. Wystawianie pokwitowań K-103 dotyczących wpłat gotówkowych podatków przyjmowanych w kasie jednostki. 3. Prowadzenie spraw w zakresie poboru podatków w drodze inkasa. 4. Kontrola terminowości dokonywania wpłat z tytułu należnych podatków. 5. Egzekucja należności – wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych i ich ewidencja. 6. Przeprowadzanie wstępnej kontroli rachunkowej deklaracji podatkowych składanych przez osoby fizyczne i prawne. 7. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym. 8. Prowadzenie spraw w zakresie spełnienia przez rolników obowiązku ubezpieczenia OC i ubezpieczenia budynków rolniczych. 5. Mirosława Inspektor ds. 1. Przyjmowanie, badanie i ewidencjonowanie deklaracji i informacji składanych przez Franas wymiaru podatników. i należności 2. Prowadzenie czynności kontrolnych w zakresie rzetelności zgłaszania danych o podatkowych przedmiotach opodatkowania podatkiem od nieruchomości, w tym przeprowadzanie kontroli w terenie. 3. Przygotowywanie projektów uchwał dotyczących stawek podatkowych i stosowanych zwolnień. 4. Prowadzenie spraw w zakresie wydawania decyzji: ustalających/określających wysokość zobowiązania podatkowego, w sprawie odroczenia terminów płatności zobowiązań podatkowych, rozłożenia na raty lub umorzenia zaległości podatkowych, o udzieleniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców, o udzieleniu ulg z tytułu nabycia gruntów, ulg inwestycyjnych i żołnierskich. 5. Prowadzenie postępowań w sprawie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej. 6. Wprowadzanie zmian w ewidencji podatkowej nieruchomości na podstawie zawiadomień o zmianach otrzymanych ze Starosta Powiatowego. 7. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym. 8. Prowadzenie spraw w zakresie poświadczania oświadczeń o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie rolnym. 6. Justyna księgowy ds. 1. Prowadzenie ewidencji księgowej w zakresie dochodów realizowanych przez UG. Gajecka księgowości 2. Ewidencja operacji gospodarczych w zakresie wydatków realizowanych w ramach budżetowej i programów z udziałem środków strukturalnych. środków 3. Sporządzanie sprawozdań jednostkowych UG: Rb-27S, Rb-N, Rb-ZN, Rb-27ZZ. strukturalnych 4. Rozliczanie dochodów realizowanych na rzecz gminy przez urzędy skarbowe. 5. Klasyfikowanie zakupów do wydatków strukturalnych na potrzeby sprawozdania – Rb-WS. 6. Prowadzenie spraw związanych z dochodami i wydatkami z tytułu zajęcia pasa drogowego, umieszczania w nim urządzeń oraz innych dochodów wynikających z odrębnych przepisów. 7. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji udzielanych z budżetu gminy. 8. Prowadzenie rejestru faktur, rachunków itp. 9 Przygotowywanie dokumentów płatniczych ( poleceń przelewów ) na podstawie zatwierdzonych do wypłaty dowodów dokumentujących dokonanie zakupu. 7. Anna Kasjer 1. Prowadzenie obsługi kasowej Urzędu Gminy. Włodarczyk 2. Prowadzenie postępowania przewidzianego w przepisach w razie zagubienia, kradzieży czeku, uszkodzonego banknotu lub fałszywego znaku pieniężnego. 3. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania - czeków gotówkowych i innych wymaganych na stanowisku. 4. Prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem dochodów z tytułu prowadzonej gospodarki ściekowej na terenie gminy. 5. Wystawianie faktur sprzedaży. 6. Sporządzenie rocznych informacji PIT-11 oraz PIT-R dla radnych, sołtysów oraz członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, 7. Nadzór, planowanie i organizowanie pracy sprzątaczek w Urzędzie Gminy. 8. Prowadzenie zaopatrzenia materiałowego i w druki dla potrzeb Urzędu Gminy. 9. Prowadzenie spraw z zakresu gospodarki transportowej Urzędu Gminy.
Strona 12 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontroli zgodności wykonywanych faktycznie czynności z zapisami zawartymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Grabicy oraz zakresami czynności poddano pracowników Referatu Finansowego. Na prośbę inspektorów o wskazanie faktycznych obowiązków wykonywanych na wybranych do próby stanowiskach, Skarbnik Gminy przedstawił kontrolującym zakresy obowiązków wskazanych pracowników. W zakresach czynności zostały ustalone zastępstwa w przypadku nieobecności osób zajmujących ww. stanowiska pracy. Kontrola przestrzegania unormowań kontroli wewnętrznej dokonanej na podstawie faktur, które wpłynęły do Urzędu Gminy w Grabicy w dniach od 1 do 31 marca 2011 roku.
Pozycja w Data Data wpływu Przelew Adresat Wystawca (nazwa, Lp. rejestrze Data zapłaty Numer faktury Kwota (w zł) wystawienia do UG nr Faktury siedziba) faktur
PHU „NOW”, Gmina 1. 527 02.03.2011 07.03.2011 10.03.2011 55/64 79/AA M.Woropaj- 250,13 Grabica Hordziejewicz, Łódź
Agencja Wydawnicza Gmina 2. 547 04.03.2011 07.03.2011 11.03.2011 117/2 00066/2011 Edytor, Tomaszów 270,60 Grabica Maz.
Firma HU Gmina 3. 551 04.03.2011 04.03.2011 11.03.2011 117/7 2011/140 „Tuzikiewicz”, Piotrków 312,05 Grabica Tryb.
Gmina Remondis Sp. z o.o., 4. 553 01.03.2011 07.03.2011 14.03.2011 178/6 4117178378 27,00 Grabica Warszawa
Gmina PHUiP Stępień S.J., 5. 556 04.03.2011 04.03.2011 14.03.2011 178/5 1713/11/GR 518,34 Grabica Bełchatów
PH „BARJOL” Gmina 6. 557 07.03.2011 07.03.2011 14.03.2011 178/3 394/2011 B.Migdał, Piotrków 1 856,96 Grabica Tryb.
Firma HU Gmina 7. 573 10.03.2011 10.03.2011 16.03.2011 106/7 2011/169 „Tuzikiewicz”, Piotrków 156,92 Grabica Tryb.
Gmina MEEGO H.Misztela, 8. 581 10.03.2011 11.03.2011 17.03.2011 55/9 110/M01/2011 37,79 Grabica Piotrków Tryb.
Gmina InfoserwisI.Łaska, 9. 588 10.03.2011 11.03.2011 17.03.2011 55/8 184/03/2011 91,51 Grabica Tomaszów Maz.
Gmina PHU Astra, 10. 594 11.03.2011 11.03.2011 18.03.2011 69/11 21/2011 8 588,48 Grabica Moszczenica
Gmina Poland central Sp. z 11. 595 09.03.2011 14.03.2011 18.03.2011 69/8 2011/0047 822,81 Grabica o.o., Warszawa
Gmina PPHU AMPEX 12. 600-601 16.03.2011 16.03.2011 18.03.2011 69/12 FA/317/2011 521,03 Grabica W.Wójcicki, Pabianice
Gmina TRAX Sp. z o.o., 13. 607 15.03.2011 16.03.2011 21.03.2011 141/10 FMP 1000274 289,01 Grabica Piotrków Tryb.
Gmina FPH „Kaja” S.C., 14. 637 15.03.2011 16.03.2011 23.03.2011 169/10 71/2011 2 052,00 Grabica Moszczenica
15. 651 17.03.2011 17.03.2011 25.03.2011 165/117 013/3/2011/FVS Gmina „Kandela” Obsługa 369,00
Strona 13 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Grabica BHP, Piotrków Tryb.
Firma „OL-TRANS” Gmina 16. 659 21.03.2011 21.03.2011 25.03.2011 165/121 3 S.C. Reliszka, Gutów 1 506,60 Grabica Duży
Gmina 17. 676 21.03.2011 21.03.2011 30.03.2011 71/7 63/03/2011 Verte K.Miś, Praszka 3 200,00 Grabica
Agencja Wydawnicza Gmina 18. 682 25.03.2011 28.03.2011 01.04.2011 104/20 00099/2011 Edytor, Tomaszów 270,60 Grabica Maz.
Gmina PTK Centertel Sp. z 19. 686 26.03.2011 31.03.2011 07.04.2011 129/7 11030419662670 86,10 Grabica o.o.. Warszawa
Gmina Instalacje Automatyki 20. 737 31.03.2011 31.03.2011 12.04.2011 78/15 11/03/11 553,50 Grabica R.Gąsiorkiewicz, Łódź
Zakład Gmina 21. 746 30.03.2011 30.03.2011 12.04.2011 78/14 FS 111/2011 Elektroinstalacyjny 369,00 Grabica Elkon-Baby, Baby
Zakład Gmina 22. 763 30.03.2011 30.03.2011 12.04.2011 78/14 FS 107/2011 Elektroinstalacyjny 6 396,00 Grabica Elkon-Baby, Baby
Zakład Gmina 23. 766 30.03.2011 30.03.2011 12.04.2011 78/14 FS 108/2011 Elektroinstalacyjny 3 078,91 Grabica Elkon-Baby, Baby
Gmina 24. 879 31.03.2011 31.03.2011 14.04.2011 146/10 42/G/11 FHU EMI S.C., Grabica 71,00 Grabica
Gmina 25. 880 31.03.2011 31.03.2011 14.04.2011 146/10 41/G/11 FHU EMI S.C., Grabica 239,51 Grabica
W wyniku kontroli stwierdzono: − wszystkie dokumenty zostały opisane oraz sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, − zatwierdzenia do wypłaty dokonywał Wójt Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy, - dla każdego ze sprawdzonych dokumentów finansowo-księgowych zostały określone procedury obiegu i kontroli, - ewidencji księgowej dokumentów źródłowych dokonywano pod datą zapłaty faktury mimo iż data wpływu do Urzędu dokumentów była wcześniejsza, co świadczy o niebieżącym prowadzeniu ewidencji księgowej, o czym mowa w art. 20 ust 1 ustawy o rachunkowości.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Zgodnie z przedstawionymi kontrolującym protokołami kontroli w 2011 roku przeprowadzono kontrole gminnych jednostek organizacyjnych: - Gminnej Biblioteki Publicznej – w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, - Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Grabicy - w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty
Strona 14 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wynagrodzeń, prawidłowości naliczenia i wypłaty dodatku uzupełniającego dla nauczycieli za 2010 rok, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, - Gimnazjum w Szydłowie – w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, - Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej - w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, - Szkole Podstawowej w Brzozie – w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, - Szkole Podstawowej w Szydłowie – w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, - Szkole Podstawowej w Boryszowie – w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, - Szkole Podstawowej w Woli Kamockiej – w zakresie: opisu uregulowań wewnętrznych, prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń, inwentaryzacji, ubezpieczenia mienia, realizacji wydatków budżetowych w 2010 roku, Powyższe kontrole przeprowadzone zostały na zlecenie Wójta Gminy przez podmiot zewnętrzny firmę PRO PUBLICO BONO Anna Grondowa-Łoniewska. Zgodnie z Planem kontroli na 2011 rok Skarbnik Gminy przeprowadził kontrole w zakresie: - w dniach 15-16 września 2011 roku w Zespole Finansowo-Księgowym. Kontrolą objęto terminowość odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy za I półrocze 2011 roku, - w dniu 12 grudnia 2011 roku w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. Kontrolą objęto przestrzeganie dokonywania wydatków w ramach planów finansowych GOPS, oraz zgodności tych planów z obowiązującym budżetem Gminy, - w dniach 13-14 grudnia 2011 roku w Gminnym Zespole Ekonomiczno- Administracyjnym Szkół. Kontrolą objęto przestrzeganie dokonywania wydatków w ramach planów finansowych jednostek oświatowych oraz Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół, oraz zgodności tych planów z obowiązującym budżetem Gminy.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona została w okresie od 8 maja - 22 lipca 2008 roku przez starszego inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi – Urszulę Piekarską.
Strona 15 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2007 - 2011
Lp Podmiot kontrolujący Tematyka kontroli Okres kontroli 1. Najwyższa Izba Kontroli Wykorzystanie środków Gminnego Funduszu 22.02.2007- Delegatura w Łodzi Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 2004- 17.04.2007 2006 2. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiskai Kontrola środków trwałych zakupionych na 05.05.2008 Gospodarki Wodnej w Łodzi podstawie umowy 288/ZI/D/2006 - dwóch samochodów ratowniczo-gaśniczych dla OSP 3. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi Kontrola gospodarki finansowej i zamówień 08.05.2008- publicznych 18.07.2008 4. Urząd Kontroli Skarbowej Kontrola celowości i zgodności z prawem 13-16, 20-23,26,28,29.01 i w Łodzi gospodarowania środkami publicznymi oraz 02,11.02.2009 r. środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej oraz wywiązywania się z warunków finansowania pomocy w ramach realizacji Sektorowego Programu Operacyjnego Restrukturyzacja i modernizacja sektora żywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004-2006, projekt nr 61412- UM4500043/05 5. Urząd Marszałkowski w Łodzi Remont (odnowa) stadionu sportowego w 21-22.05.2009 r. Szydłowie-Kolonii 6. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na 9.11.-15.12.2010 r Tomaszów Mazowiecki ubezpieczenie społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń i ubezpieczenia zdrowotnego. Ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. Wydawanie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Grabicy 7. Krajowe Biuro Wyborcze Prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych na 17.03.2011 r. Delegatura w Piotrkowie Tryb. prowadzenie stałego rejestru wyborców, przygotowanie i przeprowadzenie wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, przygotowanie i przeprowadzenie wyborów samorządowych 8. Urząd Skarbowy Sprawdzenie prawidłowości i rzetelności danych 18-20.04.2011 r. w Piotrkowie Trybunalskim wskazanych w deklaracjach VAT-7 od miesiąca września do miesiąca listopada 2009 r. w związku ze złożonymi wnioskami o stwierdzenie nadpłaty w podatku od towarów i usług za ww. miesiące 9. Zakład Ubezpieczeń Społecznych Prawidłowość i rzetelność obliczania składek na 06-16.05.2011 r. Tomaszów Mazowiecki ubezpieczenie społeczne oraz innych składek, do których pobierania zobowiązany jest Zakład oraz zgłaszanie do ubezpieczeń i ubezpieczenia zdrowotnego. Ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu. Prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe. Wydawanie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUG Ę BANKOW Ą JEDNOSTKI
Wybór banku W dniu 1 grudnia 2010 roku Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy wystosowała wniosek o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Strona 16 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 na prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Grabica i jej jednostek organizacyjnych. Wartość szacunkową zamówienia określono na 40.000 zł netto. Postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone było na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z dnia 20 listopada 2007 roku Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późniejszymi zmianami). Wartość zamówienia została ustalona na podstawie kalkulacji przeprowadzonej przez Skarbnika Gminy. W dniu 3 grudnia 2010 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 94/2010 powołał Komisję Przetargową w celu przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Grabica w latach 2011-2016” oraz zatwierdził regulamin jej działania. W dniu 3 grudnia 2010 roku Sekretarz Gminy (działając z upoważnienia Wójta Gminy) zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). W dniu 3 grudnia 2010 roku sporządzono i zamieszczono ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych. W ogłoszeniu wskazano m.in.: termin realizacji zadania – do dnia 31 grudnia 2016 roku, kryteria wyboru ofert, termin składania ofert - do godziny 10 00 w dniu 13 grudnia 2010 roku. Ogłoszenie opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 3 grudnia 2010 roku pod numerem 394626-2010. Zgodnie z adnotacją Moniki Pierek – Podinspektora w Zespole Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zamieszczono w dniu 3 grudnia 2010 roku na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, oraz w tym samym dniu na stronie internetowej zamawiającego. Ogłoszenie zawierało wszystkie elementy wymagane art. 41 ww. ustawy. Przedmiotowe postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuścił w treści SIWZ możliwości składnia ofert częściowych, oraz ofert wariantowych. Zamawiający nie dopuścił możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie przewidział w treści SIWZ wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Specyfikacja nie przewidywała wniesienia wadium przez oferentów. Specyfikacja w punkcie V wskazywała, iż o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy którzy: - posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności – wykonywania czynności bankowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe (tekst jednolity ustawy: Dz. U. z 2002 roku Nr 72 poz. 665 z późn. zm.) lub w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 grudnia 2000 roku o funkcjonowaniu banków spółdzielczych ich zrzeszaniu i bankach zrzeszających (Dz. U. z 2000 Nr 119 poz. 1252 z późn. zm.), - Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował, w terminie do 1 miesiąca od daty podpisania umowy, oddziałem lub filią Banku lub innym punktem obsługi zapewniającym wykonanie wszystkich czynności będących przedmiotem niniejszego zamówienia w miejscowości, w której znajduje się
Strona 17 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Urząd Gminy Grabica bądź posiadają oddział banku w odległości od siedziby Zamawiającego nie więcej niż 20 km z czasem pracy min 8 00 – 15 00 . W terminie opublikowania ogłoszenia do Urzędu Gminy Grabica wpłynęło zapytanie dotyczące treści SIWZ. W dniu 8 grudnia 2010 roku zapytanie dotyczące utworzenia oddziału lub filii banku w miejscowości Grabica złożył Bank PEKAO SA. W dniu 10 grudnia 2010 roku Wójt Gminy udzielił odpowiedzi na zadanie pytanie. Odpowiedź została wysłana faksem oraz listem poleconym do pytającego (potwierdzenie wysłana faksu oraz zwrotne potwierdzenie odbioru w aktach sprawy). Równocześnie pytanie i odpowiedź (bez wskazania podmiotu kierującego zapytanie) została opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego. W dniu 10 grudnia 2010 roku Wójt Gminy dokonał zmiany ogłoszenia w zakresie terminu składania ofert - jako nowy termin składania ofert wyznaczono dzień 16 grudnia 2010 roku godzinę 10 00 . Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało opublikowane w biuletynie zamówień publicznych w dniu 10 grudnia 2010 roku pod numerem 405280-2010 oraz opublikowane na tablicy ogłoszeń Zamawiającego, oraz stronie internetowej Zamawiającego. W terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu ofertę złożył Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim. Wójt, oraz członkowie komisji przetargowej złożyli w dniu składania i otwarcia ofert pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, w którym zawarł m.in.: − wartość zamówienia została ustalona na kwotę 40.000 netto, − jako tryb postępowania wskazano przetarg nieograniczony. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP -2/PN), w którym zawarł m.in.: − do upływu terminu składania ofert wpłynęła 1 oferta, − 1 wykonawca spełniał warunki udziału w postępowaniu, − w trakcie postępowania nie wniesiono protestów i odwołań, − jako najkorzystniejszą wybrano ofertę Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim z uwagi na zaproponowaną najniższą cenę, − umowę podpisano w dniu 30 grudnia 2010 roku. Protokół został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą został poinformowany pismem z dnia 22 grudnia 2010 roku o wyborze jego oferty oraz został zaproszony do podpisania umowy. W dniu 22 grudnia 2010 roku zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz zamieszczono na stronie internetowej zamawiającego. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 4 stycznia 2011 roku pod nr 3675-2011. W dniu 30 grudnia 2010 roku została zawarta umowa nr 5/2010 rachunku bankowego pomiędzy Gminą Grabica, reprezentowaną przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik a Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie
Strona 18 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Trybunalskim reprezentowanym przez Prezesa – Macieja Snokowskiego, oraz Pełnomocnika Zarządu – Karolinę Kopacką. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Umowę zawarto na okres od 1 stycznia 2011 roku do 31 grudnia 2015 roku. Wskazać należy, iż jedna z podstawowych reguł w systemie zamówień publicznych stanowi, że ustawa z 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych nie ma zastosowania do zamówień publicznych i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro (art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych). Odbiurokratyzowanie postępowań przy zamówieniach o wartości poniżej 14.000 euro ma charakter formalny - brak jest obowiązku spełniania wymogów związanych z prowadzeniem procedur przetargowych i innych trybów (niekonkurencyjnych), w szczególności: powoływania komisji przetargowej, prowadzenia dokumentacji, stosowania odpowiednich formularzy oraz publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Nadal powoduje to natomiast konieczność stosowania procedur i reżimów prawnych z uwzględnieniem przepisów prawa cywilnego i przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych a także przestrzegania przyjętych w jednostce uregulowań wewnętrznych.
Rachunki bankowe Rachunki bankowe Gminy Grabica wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku oraz na dzień 31 grudnia 2011 roku kształtowały się następująco: Stan na Stan na Lp. Rachunki bankowe Konto 31.12.2010 r. 31.12.2011 r. 1. Rachunek podstawowy – organ finansowy 419 014,98 544 329,56 133-1 2. Rachunek do lokat KB 0,41 0,41 133-9 3. Lokata w KB 1 144 754,97 505 760,14 133-13 4. Lokata w B.S 0,00 500 000,00 133-14 5. Lokata w Millennium 0,00 254 166,91 133-10 6. Lokata w MiIlennium 0,00 300 000,00 133-17 7. Lokata w Millennium 0,00 300 000,00 133-18 8. Lokata w Millennium 517 913,60 0,00 133-4 X RAZEM 2 081 683,96 2 404 257,02 X
7. KREDYTY , PO ŻYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po życzki - 2011 rok Zobowiązania Gminy Grabica na dzień 31 grudnia 2011 roku – według ewidencji księgowej na kontach 134 „kredyty” wynosiły 0,00 zł i 260 „pożyczki” wynosiły 1.442.129,19 zł. W zamieszczonym poniżej zestawieniu wskazano tytuły dłużne i kwoty zadłużenia przypadające na dzień 31 grudnia 2011 roku, wynikające z zaciągniętych w 2011 roku oraz w latach poprzednich pożyczek:
Lp. Numer i data zawarcia umowy, nazwa KWOTA PRZEZNACZENIE OKRES Stan zadłużenia na
Strona 19 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
banku KREDYTU KREDYTU SPŁATY dzień 31.12.2011 r. (zł) (zł) KREDYTY 1. - - - - - RAZEM KREDYTY: - POŻYCZKI Dofinansowanie zadania pn. „Budowa oczyszczalni ścieków w Umowa nr 79/OW/P/2008 z dnia lata 2010- 1. 2 986 160 zł. miejscowości Grabica, gmina 1 157 137 zł. 22.10.2008 r. z WFOŚiGW w Łodzi 2012 Grabica, powiat piotrkowski – etap I” Umowa nr 34/ZI/P/2011 z dnia Dofinansowanie zadania pn. lata 2012- 2. 246 750 zł. 246 750 zł. 05.10.2011 r. z WFOŚiGW w Łodzi „Zakup koparko-ładowarki” 2013 RAZEM POŻYCZKI: 1 403 887 zł. OGÓŁEM KREDYTY I POŻYCZKI: 1 403 887 zł.
Według oświadczenia Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy na saldo konta 260 „Zobowiązania finansowe” w wysokości 1.442.129,19 zł. wg stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku składały się: - kwoty pozostałych do spłaty rat pożyczek z WFOŚiGW w Łodzi w wysokości 1.403.887 zł., - kwoty naliczonych odsetek od pożyczek przypadających do zapłaty w latach 2012-2013 w wysokości 38.242,19 zł. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 29 listopada 2012 roku o wysokości salda konta 260 stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Pożyczka długoterminowa na finansowanie planowanego deficytu budżetu Gminy. W dniu 13 kwietnia 2011 roku Rada Gminy Grabica uchwałą nr V/27/2011 w sprawie zmian w budżecie na 2011 rok, w załączniku nr 3 – zmiany w planie wydatków majątkowych na 2011 rok w dziale 600, rozdziale 60016 – drogi publiczne gminne, § 6060 – wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych, wyraziła zgodę na zakup koparko-ładowarki na kwotę 330.000,00 zł w tym dochody własne JST w kwocie 82.500,00 zł oraz kredyty i pożyczki w wysokości 247.500,00 zł. W dniu 19 kwietnia 2011 roku Wójt Gminy wydał zarządzenie nr 23/2011 w sprawie zaciągnięcia długoterminowej pożyczki na finansowanie planowanego deficytu budżetu Gminy. W zarządzeniu wskazano o konieczności zaciągnięcia długoterminowej pożyczki w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 247.500,00 na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu w związku z realizacją zadania inwestycyjnego pod nazwą „zakup koparko-ładowarki”. W dniu 19 kwietnia 2011 roku Gmina Grabica wystąpiła do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi o wydanie opinii o możliwości spłaty pożyczki planowanej do zaciągnięcia z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi. W wyniku złożonego wniosku o wydanie opinii o możliwości spłaty pożyczki, Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi - na mocy uchwały II/216/2011 z dnia 16 maja 2011 roku – pozytywnie ocenił możliwość spłaty przez Gminę Grabica długoterminowej pożyczki na pokrycie planowanego deficytu budżetu jednostki w 2011 roku. W dniu 5 października 2011 roku Gmina Grabica zaciągnęła pożyczkę z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w wysokości 246.750,00 zł na podstawie umowy nr 34/ZI/P/2011.
Strona 20 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z harmonogramem spłat rat pożyczki, miała zostać ona spłacona do dnia 10 października 2013 roku. Według oświadczenia Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy na dzień podpisania umowy pożyczki z WFOŚiGW w Łodzi na zadanie pn. „Zakup koparko-ładowarki” (nr umowy 34/ZI/P/2011 z dnia 05 października 2011 roku) planowany deficyt budżetu Gminy Grabica wynosił -247 500 zł., zgodnie z obowiązującą w tym dniu Uchwałą VIII/42/2011 Rady Gminy Grabica z dnia 31.sierpnia 2011 roku. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy, z dnia 10 grudnia 2012 roku w sprawie planowanego deficytu na dzień 5 października 2011 roku stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Pożyczka została uruchomiona w dniu 28 listopada 2011 roku.
Udzielone gwarancje i por ęczenia W latach 2010-2011 Gmina Grabica nie udzieliła żadnych gwarancji, ani poręczeń, co zostało potwierdzone przez Dorotę Bednarczyk – Skarbnika Gminy. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 6 grudnia 2012 roku w sprawie nieudzielania gwarancji, ani poręczeń przez Gminę Grabica stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli.
Wyemitowane papiery warto ściowe W latach 2010-2011 Gmina Grabica nie emitowała papierów wartościowych, co zostało potwierdzone przez Dorotę Bednarczyk – Skarbnika Gminy. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 6 grudnia 2012 roku w sprawie nieemitowania papierów wartościowych przez Gminę Grabica stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych W latach 2010-2011 Gmina Grabica nie posiadała akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego, co zostało potwierdzone przez Dorotę Bednarczyk – Skarbnika Gminy. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 6 grudnia 2012 roku w sprawie nieposiadania akcji i udziałów przez Gminę Grabica stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
Stan zadłu żenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2011 rok
Wskaźnik zadłużenia wynikający z art.170 ust.1 ustawy z dnia 31 grudnia 2005 roku o finansach publicznych.
Z art. 170 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku wynikało, że łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekroczyć 60% wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budżetowym. Biorąc pod uwagę kwotę wykonanych dochodów (sprawozdanie Rb- 27S za okres od początku roku do 31 grudnia 2011 roku) wskaźnik zadłużenia wyniósł:
1.403.887,00zł / 17.808.423,57zł x 100 = 7,88%.
Strona 21 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wskaźnik zadłużenia wynikający z art.169 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych.
Stosownie do zapisów wynikających z art. 169 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku, łączna kwota przypadających w danym roku budżetowym spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art.82 ust.1 pkt 2 i 3 ww. ustawy wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art.82 ust.1; wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art.82 ust.1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust.1; potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń i gwarancji - nie może przekroczyć 15% planowanych na dany rok budżetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego.
Ustalony na mocy uchwały Rady Gminy w Grabicy Nr III/8/2010 z dnia 29 grudnia 2010 roku w sprawie przyjęcia budżetu Gminy Grabica na rok 2011 plan dochodów wyniósł 16.203.841,00 zł.
Na podstawie prognozy długu, stanowiącej załącznik nr 1 do uchwały WPF ustalono, że łączna kwota planowanych do spłaty w 2011 roku rat kredytów i pożyczek oraz odsetek ustalona została w wysokości 1.313.656,00 zł. (z czego 136.500,00 zł to kwota odsetek).
Biorąc pod uwagę relację kwoty planowanej do spłaty do planowanych dochodów wskaźnik zadłużenia wyniósł:
1.313.656,00 / 16.203.841,00 zł. x 100 = 8,11 %
Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po życzek Kontroli poddano wszystkie wpływające na zadłużenie pożyczki w zakresie spłaty rat przypadających w 2011 roku. Ustalenia zawarto w niżej zamieszczonej tabeli:
Lp. Oznaczenie Umowna data Umowna data i Data i kwota Data i kwota Oznaczenie zobowiązania (kredyt, i kwota zapłaty kwota zapłaty zapłaty raty (w zapłaty odsetek dokumentu pożyczka) raty ( w zł) odsetek ( w zł) zł) (w zł) potwierdzającego zapłatę
(wb nr … z dnia…)
Umowa pożyczki nr
79/OW/P/2008 z dnia 22.10.2008 r. z WFOŚiGW w Łodzi plus aneks nr 2 z dnia 25.11.2011 r. (zmiana harmonogramu spłat rat pożyczki i odsetek)
Rata pożyczki i odsetki Rata – wb nr 46 z dnia 1. 31.03.2011 r. – 10.01.2011 r. - 23.03.2011 r. – 03.01.2011 r. - 23.03.2011 r. 261 289 zł. 7 006,23 zł. 261 289 zł. 7 006,23 zł. Odsetki – wb nr 1 z dnia 03.01.2011 r.
Rata pożyczki i odsetki Rata – wb nr 100 z dnia 2. 31.06.2011 r. – 10.02.2011 r. - – 21.06.2011 r. – 03.02.2011 r. - 21.06.2011 r. 261 289 zł. 6 328,20 zł. 261 289 zł. 6 328,20 zł. Odsetki - wb nr 17 z dnia 03.02.2011 r.
Strona 22 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rata pożyczki i odsetki Rata – wb nr 157 z dnia 3. 30.09.2011 r. – 10.03.2011 r. - 21.09.2011 r. – 03.03.2011 r. - 21.09.2011 r. 261 289 zł. 7 006,23 zł. 261 289 zł. 7 006,23 zł. Odsetki - wb nr 35 z dnia 03.03.2011 r.
Odsetki 4. - 10.04.2011 r. - - 04.04.2011 r. - wb nr 56 z dnia 5 867,50 zł. 5 867,50 zł. 04.04.2011 r.
Odsetki 5. - 10.05.2011 r. - - 04.05.2011 r. - wb nr 72 z dnia 6 063,08 zł. 6 063,08 zł. 04.05.2011 r.
Odsetki 6. - 10.06.2011 r. - - 03.06.2011 r. - wb nr 91 z dnia 5 867,50 zł. 5 867,50 zł. 03.06.2011 r.
Odsetki 7. - 10.07.2011 r. – - 01.07.2011 r. – wb nr 111 z dnia 5 119,93 zł. 5 119,93 zł. 01.07.2011 r.
Odsetki 8. - 10.08.2011 r. – - 02.08.2011 r. – wb nr 131 z dnia 5 119,93 zł. 5 119,93 zł. 02.08.2011 r.
Odsetki 9. - 10.09.2011 r. - - 05.09.2011 r. - wb nr 152 z dnia 4 954,78 zł. 4 954,78 zł. 05.09.2011 r.
Odsetki 10. - 10.10.2011 r. – - 03.10.2011 r. – wb nr 173 z dnia 4 176,79 zł. 4 176,79 zł. 03.10.2011 r.
Odsetki 11. - 10.11.2011 r. – - 31.10.2011 r. – wb nr 191 z dnia 4 042,05 zł. 4 042,05 zł. 31.10.2011 r.
Odsetki 12. - 10.12.2011 r. – - 05.12.2011 r. – wb nr 213 z dnia 4 176,79 zł. 4 176,79 zł. 05.12.2011 r.
RAZEM 783 867 zł. 65 729,01 zł. 783 867 zł. 65 729,01 zł. -
Umowa pożyczki nr
34/ZI/P/2011 z dnia 05.10.2011 r. z WFOŚiGW w Łodzi
Odsetki za okres karencji 01.12.2011 r. - 01.12.2011 r. - wb nr 211 z dnia 1. 4 424,60 zł. 4 424,60 zł. 01.12.2011 r.
RAZEM - 4 424,60 zl. - 4 424,60 zł. -
OGÓŁEM 783 867 zł. 70 153,61 zł. 783 867 zł. 70 153,61 zł.
W uchwale budżetowej na 2011 rok Rada Gminy Grabica ustaliła rozchody na spłatę rat pożyczek zaciągniętych z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w wysokości 1.177.156 zł. Ponadto Rada Gminy Grabica ustaliła limity z tytułu kredytów i pożyczek oraz na obsługę długu publicznego w wysokości 840.000 zł w tym: - z tytułu kredytów i pożyczek na sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu w wysokości 770.000 zł, - na koszty obsługi długu publicznego od zaciąganych nowych pożyczek i kredytów w wysokości 70.000 zł.
Strona 23 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ponadto upoważniono Wójta Gminy do zaciągania kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w trakcie roku deficytu budżetowego do maksymalnej wysokości 770.000 zł. Łącznie w 2009 roku Gmina Grabica dokonała spłat rat zaciągniętych kredytów i pożyczki w wysokości 1.206.684,00 zł, a odsetek w wysokości 70.153,61 zł co jest zgodne z kartą wydatków prowadzoną dla działu 757 – Obsługa długu publicznego, rozdziału 75702 - Obsługa papierów wartościowych, kredytów i pożyczek jednostek samorządu terytorialnego, § 8110 - Odsetki od samorządowych papierów wartościowych lub kredytów. Gmina Grabica nie przekroczyła wysokości zabezpieczonych środków na spłatę odsetek od zaciągniętych kredytów i pożyczek w 2011 roku (w uchwale nr V/27/2011 z dnia 13 kwietnia 2011 roku w sprawie zmiany budżetu na 2011 rok Rada Gminy w Grabicy ustaliła wysokość spłacanych pożyczek na kwotę 1.177.156 zł, natomiast spłat odsetek od zaciągniętych pożyczek na podstawie wskazanej uchwały w wysokości 186.500 zł). Ewidencja księgowa spłaty zaciągniętych pożyczek była prowadzona na koncie 260 natomiast spłata odsetek od tych zobowiązań ewidencjonowana była na kontach Wn 750 – Przychody i koszty finansowe i Ma 130.
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zasady rachunkowości w kontrolowanej jednostce określono zarządzeniem nr 11/2011 Wójta Gminy z dnia 11 marca 2011 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Zarządzenie to zostało zmienione: - zarządzeniem Wójta Gminy nr 11/2012 z dnia 23 stycznia 2012 roku w sprawie zmiany zasad (polityki) rachunkowości, - zarządzeniem Wójta Gminy nr 60/2012 z dnia 13 sierpnia 2012 roku w sprawie zmiany zasad (polityki) rachunkowości. W poprzednim okresie obowiązywało zarządzenie Wójta Gminy nr 16/2007 z dnia 14 marca 2007 roku. Powyższe zapisy odpowiadały wymogom ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity z dnia 2 września 2009 roku Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późniejszymi zmianami).
Techniki prowadzenia ksi ąg rachunkowych W przyjętej polityce rachunkowości wskazano, iż księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera, ze wskazaniem producenta oprogramowania, a także ręcznie. Dostawcą oprogramowania dla Urzędu Gminy w Grabicy jest firma INFO-SYSTEM Tadeusz i Roman Groszek z Legionowa.
Strona 24 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
W Urzędzie Gminy w Grabicy księgi rachunkowe prowadzone w systemie komputerowym składały się z: − dzienników częściowych, − księgi głównej, − ksiąg pomocniczych, − wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarz), − zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych, − wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Kontroli poddano prawidłowość dokonywania zapisów w księdze głównej na próbie dokumentów źródłowych i ewidencji księgowej ujętych od dnia 1 września 2011 roku - 30 pierwszych pozycji. W wyniku analizy tych dokumentów stwierdzono: − wszystkie poddane kontroli zapisy księgowe w księdze głównej posiadały daty dowodów księgowych, zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, − ewidencji księgowej dokumentów źródłowych dokonywano pod datą zapłaty faktury mimo iż data wpływu do Urzędu dokumentów była wcześniejsza, co świadczy o niebieżącym prowadzeniu ewidencji księgowej, o czym mowa w art. 20 ust 1 ustawy o rachunkowości, − zatwierdzenia do wypłaty dokonywał Wójt Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy. ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓW 1 Czy podstawą zapisów księgowych były dokumenty spełniające wymogi dotyczące dowodu źródłowego określone przez ustawę z dnia 29 √ 30 września 1994 roku o rachunkowości (art.21 i art.22 ustawy). 2 Czy dowody księgowe będące podstawą zapisów księgowych zostały poddane kontroli pod względem merytorycznym , zgodnie z √ 30 obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli finansowej. 3 Czy zapisy księgowe spełniały wymogi określone w art.23 ust.1 i 2 √ 30 ustawy o rachunkowości. 4 Czy zapisy w ewidencji księgowej (dziennik – konto księgi głównej) były powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie (art.23 √ 30 ust.4 ustawy o rachunkowości). 5 Czy zapisy w ewidencji dokonane były w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania √ 30 ksiąg rachunkowych (art.23 ust.5 ustawy o rachunkowości). 6 Czy zapisy księgowe były odpowiednio powiązane z dowodami księgowymi, na podstawie których ich dokonano (art.24 ust.4 pkt 1 √ 30 ustawy o rachunkowości). 7 Czy zapisy księgowe (dziennik, konto księgi głównej) uporządkowane były chronologicznie (art.24 ust.4 pkt 2, art.14 ust.1 i art. 15 ust.2 ustawy √ 30 o rachunkowości). 8 Czy zapisy dokonane na koncie (kontach) księgi głównej ujęto systematycznie (art.24 ust.4 pkt 2 √ X i art. 15 ust.1 ustawy o rachunkowości). 10 Czy do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzono każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w danym okresie √ X sprawozdawczym (art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości) 1.
Strona 25 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
12 Czy dowody księgowe zostały poddane kontroli przez głównego √ 30 księgowego (ustawa o finansach publicznych).
Kontroli poddano pojedyncze, losowo wybrane operacje finansowe, pod kątem prawidłowości ich ewidencjonowania, tj.: Wpłata podatku od nieruchomości osobę fizyczną: - przypis podatku Wn 221, Ma 720 - wpłata dnia 29 listopada 2011 roku – zaksięgowano Wn 130, Ma 221. Wpływ dotacji celowej – dział 852, rozdział 85216, §2010 w wysokości 85.910,00 zł: - wpływ dnia 14 kwietnia 2011 roku, zaksięgowano Wn 133, Ma 901, - przekazanie jednostce: Wn 223, Ma 133 Wpływ subwencji oświatowej w kwocie 403.122,00 zł w dniu 22 grudnia 2010 roku za miesiąc styczeń 2011 roku: - zaksięgowano w roku 2011 – Wn 133-1,Ma 909, - zaksięgowano w roku 2012 -Wn 909, Ma 901. Faktura dotycząca inwestycji „Zakup Koparko-Ładowarki” i przyjęcie na stan środków trwałych inwestycji. - faktura nr FSM/K/1110002 z dnia 18 października 2011 roku wystawiona przez Komatsu Poland SA, na kwotę 329.000,40 zł, wpływ w dniu 19 października 2011 roku, zapłata 18 listopada 2011 roku, Zaksięgowano na kontach: - wpływ faktury: Wn 080, Ma 201, - fundusz: Wn 810, Ma 800, - zapłata faktury: Wn 201, Ma 130. - OT nr 22/2011 z dnia 31 października 2011 roku , na kwotę 329.000,40 zł zaksięgowano na kontach: Wn 011, Ma 080. Dokument OT wystawiono na podstawie protokołu odbioru inwestycji z dnia 14 października 2011 roku.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD ŻETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Sprawdzono prawidłowość sporządzenia niżej wymienionych sprawozdań: 1. Rb-27S – sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 roku, 2. Rb-28S – sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 roku, 3. Rb-Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 roku,
Strona 26 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4. Rb-NDS – sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 roku, 5. Rb-ST – sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2011 roku. Sprawozdania zostały podpisane przez Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy. Rb-27S Dochody wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb-27S za 2011 rok odpowiadały sumie ewidencji księgowej konta 901. W zakresie rocznych sprawozdań: skutki obniżenia górnych stawek podatków, skutki udzielonych ulg i zwolnień wynikające z uchwał Rady Gminy oraz skutki finansowe decyzji wydanych przez Wójta Gminy na podstawie Ordynacji podatkowej dla poszczególnych podatków wykazane zostały odrębnie. Ustalono, iż w przypadku finansowych skutków decyzji wydanych przez Wójta Gminy w oparciu o Ordynację podatkową, również dla poszczególnych podatków, wyodrębniono oddzielnie kwoty powstałe z tytułu umorzenia zaległości podatkowych oraz kwoty rozłożenia na raty i odroczenia terminu płatności. Powyższe było zgodne z zapisem zawartym w § 3 ust. 1 pkt 10 i 11 załącznika nr 39 – Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103). Wpływy z podatku rolnego i podatku od nieruchomości od osób fizycznych, pobierane w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, wykazane zostały w Rb-27S za 2011 rok w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków, co było zgodne z § 3 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 39 ww. Instrukcji. Kontrolujący ustalili, że wpłaty dokonywane w formie łącznego zobowiązania podatkowego były rozksięgowywane na poszczególne podatki. Wykazane kwoty podatków od nieruchomości, rolnego i podatku od środków transportowych - osoby fizyczne i prawne, w sprawozdaniu Rb-27S za 2011 rok odpowiadały kwotom zawartym w kartach dochodów odpowiadającym tym podatkom. Rb-28S Wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S za 2011 rok odpowiadały kwotom wykazanym w ewidencji księgowej konta 902 – Wydatki budżetu. Na dzień 31 grudnia 2011 roku Gmina posiadała zobowiązania ogółem w wysokości 727.600,09 zł. W sprawozdaniu nie zostały wykazane wydatki niewygasające. Na podstawie kart wydatków niżej wymienionych działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej dokonano porównania kwot wydatkowanych, wykazanych w ewidencji księgowej z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-28S: 010/01095/4210 600/60016/4210, 750/75011/4010, 750/75022/4300, 750/750234370, 754/75412/4170, 754/75421/4210, 801/80101/4210. W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości.
Rb-Z Zgodnie ze sprawozdaniem Rb-Z za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 roku kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania, wg zaciągniętych pożyczek w łącznej wysokości 1.403.887,00 zł. (patrz ustalenia dotyczące kredytów i pożyczek) W sprawozdaniu nie zostały wykazane żadne zobowiązania wymagalne oraz zobowiązania wynikające z zawartych umów o terminie płatności za okres dłuższy niż 6 miesięcy przypadających w latach następnych. Rb-NDS
Strona 27 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W wyniku porównania danych zawartych w sprawozdaniu Rb-NDS ze sprawozdaniami Rb-28S i Rb-27S za 2011 rok stwierdzono:
- kwoty dochodów wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS w kolumnach „Plan (po zmianach)” i „Wykonanie” odpowiadały kwotom wykazanym w kolumnach „Plan (po zmianach)” i „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)” w sprawozdaniu Rb-27S, co było zgodne z § 10 ust. 1 pkt 1 ppkt a załącznika nr 39 ww. Instrukcji, − kwoty wydatków wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS w kolumnie „Plan (po zmianach)” i „Wykonanie” odpowiadały kwotom wykazanym w kolumnie „Plan (po zmianach)” i „Wydatki wykonane” w sprawozdaniu Rb-28S, co było zgodne z § 10 ust. 1 pkt 2 załącznika nr 39 ww. Instrukcji. − kwota wykazana w pkt D „Finansowanie” w kolumnie „Wykonanie” sprawozdania Rb-NDS stanowiła różnicę pomiędzy przychodami ogółem a rozchodami ogółem, co było zgodne z § 10 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 39 ww. Instrukcji. Rb-ST W wyniku kontroli sprawozdania ustalono: − stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego (wiersz I sprawozdania) wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb-ST na koniec 2011 roku według sprawozdania odpowiadał wysokości salda konta 133 – 3.303.388,62 zł, oraz wyciągowi z rachunku bankowego , − nie wykazano żadnych kwot w pozycji stan środków funduszy pomocowych, co było zgodne z danymi wykazanymi w zestawieniu obrotów i sald za 2011 rok, − w sprawozdaniu wykazano środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym zgodnie z stanem konta 224-4 w wysokości 24.618,42 zł podlegające zwrotowi. W dniu 31 grudnia 2012 roku Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy oświadczyła, iż na kwotę 24.618,42 zł. wykazaną w pozycji 2 sprawozdania rocznego Rb-ST za 2011 rok składają się dotacje celowe przyznane na 2011 roku i niewykorzystane do końca roku budżetowego, według poniższego zestawienia: - 85213 2030 – 177,13 zł, - 85214 2030 – 2,88 zł, - 85216 2030 – 1 409,47 zł, - 85278 2010 – 22 829,78 zł, - 85213 2010 – 49,16 zł, - 85219 2030 – 150,00 zł. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie sprawozdania Rb-St w części dotyczącej niewykorzystanych środków dotacji w roku budżetowym, stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. − stan dotacji i subwencji przekazanych na styczeń roku następnego (wiersz IV sprawozdania) wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb-ST na koniec 2011 roku według sprawozdania odpowiadał wysokości środków przekazanych przez w kwocie 421.805,00 zł. Rb-PDP Kontroli poddano sprawozdanie Rb-PDP za 2011 rok stwierdzając, że dane wykazane w sprawozdaniu Rb-27s odpowiadały danym wykazanym w sprawozdaniu Rb-PDP za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 roku. Poniżej zamieszczone są
Strona 28 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 dane wykazane w sprawozdaniu Rb-27s – z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego: - skutki obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości na kwotę 529.899,57 zł, w tym: w podatku od nieruchomości od osób prawnych na kwotę 162.001,00 zł, w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na kwotę 255.702,00 zł, - skutki obniżenia górnych stawek podatku rolnego na kwotę 0,00 zł, - skutki obniżenia górnych stawek podatku leśnego na kwotę 0 zł, - skutki obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych na kwotę 112.196,57 (tylko dotyczy osób fizycznych), - skutki udzielonych przez Gminę Grabica ulg i zwolnień – podatek od nieruchomości na kwotę 210,790,56 zł, w tym: zwolnienia i ulgi w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na kwotę 54.463,91 zł, zwolnienia i ulgi w podatku od nieruchomości od osób prawnych na kwotę 156.326,65 zł, - skutki udzielonych przez Gminę Grabica ulg i zwolnień – podatek leśny - na kwotę 0,00 zł; - skutki udzielonych przez Gminę Grabica ulg i zwolnień – podatek rolny - na kwotę 0,00, - skutki udzielonych przez Gminę Grabica ulg i zwolnień – podatek od środków transportowych - na kwotę 0,00 zł, - skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa stanowiły kwotę łączną 6.951,22 zł. Na powyższą kwotę składały się następujące pozycje: - umorzenie zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na kwotę 1.332,00 zł, - umorzenie zaległości w podatku rolnym na kwotę 5.570,22 zł, - umorzenie zaległości w podatku leśnym na kwotę 49,00 zł, - rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności 0,00 zł, W celu sprawdzenia wyliczonych przez jednostkę kontrolowaną skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości inspektorzy kontroli objęli próbą następujące rodzaje składników podatku od nieruchomości: grunty pod działalność gospodarczą, pozostałe grunty, budynki pod działalność gospodarczą, budynki pozostałe. Wyliczone kwoty przez inspektorów były zgodne z kwotami wyliczonymi przez jednostkę. Inspektorzy wyliczyli również skutki obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych. Wyliczona kwota była zgodna z kwotami wyliczonymi przez jednostkę. W 2011 roku zwolnieniami objęte były na terenie Gminy Grabica: - budynki mieszkalne lub ich części położone na gruntach gospodarstw rolnych i na gruntach nie będących gospodarstwami rolnymi z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, - budynki lub ich części, budowle lub ich części wykorzystywane na potrzeby zbiorowego odprowadzania ścieków oraz zbiorowego zaopatrzenia w wodę w rozumieniu ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków, wraz z gruntami związanymi z tymi budynkami lub budowlami,
Strona 29 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- budynki, budowle i grunty związane z zapewnieniem ładu porządku i bezpieczeństwa publicznego, - budynki, lub ich części oraz grunty stanowiące własność gminy, o ile nie są we władaniu osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, - budynki lub ich części oraz grunty wykorzystywane na cele ochrony zdrowia i pomocy społecznej. Ustalono, że w sprawozdaniu Gmina Grabica uwzględniła skutki udzielonych zwolnień w podatku od nieruchomości za wyjątkiem budynków wykorzystywanych na cele ochrony zdrowia i pomocy społecznej. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż zwolnienia 159 m 2 na kwotę 451,56 zł nie uwzględniono w sprawozdaniu Rb-PDP za 2011 rok w kolumnie 4 – skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych), czym zaniżono wartość wykazywaną w sprawozdaniu. W sprawozdaniu nie wykazywano skutków ulg i zwolnień w podatku leśnym oraz podatku od środków transportowych z uwagi na nieudzielanie takowych w 2011 roku. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż na terenie Gminy Grabica nie są zarejestrowane środki transportowe należące do osób prawnych. Pojazdy Ochotniczych straży pożarnych mają status pojazdów specjalnych, natomiast zakupiony przez Gminę Grabica w 2011 roku samochód dostawczy charakteryzuje się dopuszczalną masą całkowitą poniżej 3,5 tony. Bilans organu (z wykonania budżetu) na dzień 31 grudnia 2011 roku Prawidłowość wykazania danych w bilansie sprawdzono na podstawie bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku na podstawie ewidencji księgowej (zestawienia obrotów i sald kont budżetu) za rok 2011.
AKTYWA PASYWA Wyszczególnienie KONTO bilans Ewidencja bilans ewidencja Środki pieni ęż ne 2 404 275,38 2 404 275,38 - - - środki pieni ęż ne Wn 133 bud żetu 1 956 836,46 1 956 836,46 - -
- pozostałe środki pieni ęż ne Wn 133 447 438,92 447 438,92 - -
Nale żno ści i rozliczenia: 77 548,49 77 548,49 - - - od bud żetów Wn 224 77 544,54 77 544,54 - - - pozostałe nale żno ści Wn 222 3,95 3,95 - - Inne aktywa – naliczone WN 909 38 242,19 38 242,19 - - odsetki od po życzek Zobowi ązania: - - 1 889 568,11 1 889 568,11 Ma 260-2-1 1 157 137,00 - długoterminowe - - 1 403 887,00 Ma 260-3-1 246 750,00 - wobec bud żetów Ma 224 - - 447 438,92 447 438,92 - pozostałe Ma 260-2-2 30 753,32 odsetki - - 38 242,19 Ma 260-3-2 7 488,87 odsetki
Strona 30 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Aktywa netto: - - 208 692,95 208 692,95 - nadwy żka bud żetu Ma 961 - - 1 238 916,18 1 238 916,18 - wynik na operacjach Ma 962 - - 132 000,00 132 000,00 niekasowych (+,-) - skumulowany wynik Wn 960 - - - 1 162 223,23 - 1 162 223,23 bud żetu (+, -) Inne pasywa Ma 909 subwencja - - 421 805,00 421 805,00 oświatowa na 2012 rok Razem 2 520 066,06 2 520 066,06 2 520 066,06 2 520 066,06
W wyniku analizy ww. dokumentów nie stwierdzono nieprawidłowości. Wartość wykazanych środków pieniężnych w bilansie była zgodna z potwierdzeniami sald na dzień 31 grudnia 2011 roku. Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2011 roku Prawidłowość wykazania danych w bilansie sprawdzono na podstawie bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku, oraz na podstawie ewidencji księgowej (zestawienia obrotów i sald kont) za rok 2011. Aktywa
AKTYWA Wyszczególnienie KONTO ewidencja bilans AKTYWA TRWAŁE: 38 037 837,7 38 037 837,7 Warto ści niematerialne i prawne Wn 020-1 49 591,38 Ma 071-2 -48 383,58 1 207,80 1 207,80 Rzeczowe aktywa trwałe: 37 950 736,30 37 950 736,30 Wn 011 51 588 154,11 środki trwałe: Ma 071-1 -14 818 212,55 36 769 941,56 36 769 941,56
- grunty Wn 011-10 1 785 071,77 1 785 071,77
- budynki, lokale obiekty in żynierii Wn 011-1 3 979 549,44 lądowej i wodnej Wn 011-2 40 894 790,26 32 519 913,01 Ma 071-1 gr. 1 -1 229 187,83
Ma 071-1 gr. 2 -11 125 238,86 32 519 913,01 - urz ądzenia techniczne i maszyny Wn 011-3 246 646,54 Wn 011-4 980 284,92 Wn 011-5 434 934,43 Wn 011-6 1 387 601,23 Ma 071-1 gr. 3 -177 779,31 1 705 605,06 Ma 071-1 gr. 4 -525 586,33 Ma 071-1 gr. 5 -98 144,94 Ma 071-1 gr. 6 -542 351,48 1 705 605,06 - środki transportu Wn 011-7 1 676 112,41 Wn 071-1 gr.7 -990 823,19 685 289,22 685 289,22
Strona 31 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- inne środki trwałe Wn 011-8 203 163,11 Ma 071-1 gr.8 -129 100,61 74 062,50 74 062,50 Inwestycje rozpocz ęte Wn 080 1 180 794,74 1 180 794,74 Nale żno ści długoterminowe Wn 226 85 893,600 85 893,60 Długoterminowe aktywa finansowe 0,00 0,00 - akcje i udziały 0,00 0,00 AKTYWA OBROTOWE: 670 097,79 670 097,79 Zapasy: 73 824,67 73 824,67 - materiały Wn 310 73 824,67 73 824,67 Nale żno ści krótkoterminowe 331 044,97 331 044,97 - nale żno ści z tytułu dostaw i usług Wn 221-2 147,00 Wn 221-15 388,06 Wn 221-9 1 042,06 1 584,31 Wn 221-13 7,19 1 584,31 - nale żno ści od bud żetów Wn 221-8 16 957,00 Wn 221-17 767,00 17 745,00 Wn 225-1 21,00 17 745,00 - nale żno ści z tytułu ubezpiecze ń Wn 229-2 18,64 18,64 społecznych Wn 221-7 141,60 Wn 221-5 70 079,16 Wn 221-6 212 270,27 Wn 221-10 16 033,87 - pozostałe nale żno ści 311 697,02 Wn 221-13 16,12 Wn 221-18 6,00 Wn 240 ZF ŚS 13 150,00 311 697,02 Środki pieni ęż ne 265 228,15 265 228,15 - środki pieni ęż ne w kasie Wn 101 0,00 0,00 Wn 130 3,95 Wn 135 53 351,10 - środki pieni ęż ne na rachunkach 265 228,15 bankowych Wn 139 211 873,10 265 228,15
- inne środki pieni ęż ne - 0,00 0,00 Rozliczenia mi ędzyokresowe - 0,000 0,00 Razem 38 707 935,49 38 707 935,49 Pasywa
PASYWA Wyszczególnienie KONTO ewidencja bilans FUNDUSZ: 38 267 867,93 Fundusz jednostki Ma 800 26 652 620,36 26 652 620,36 Wynik finansowy netto 11 615 247,57 11 615 247,57 - zysk netto (+) Ma 860 11 615 247,57 11 615 247,57 - strata netto (-) - -
Strona 32 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nadwy żka środków obrotowych (-) - - Odpisy z wyniku finansowego (-) - - Fundusz mienia zlikwidowanych - - jednostek Inne - - PA ŃSTWOWY FUNDUSZ CELOWY: 0,00 0,00 ZOBOWI ĄZANIA DŁUGOTERMINOWE 0,00 0,00 ZOBOWI ĄZANIA KRÓTKOTERMINOWE I FUNDUSZE 373 566,46 373 566,46 SPECJAL. Zobowi ązania krótkoterminowe 373 566,46 373 566,46 - zobowi ązania z tytułu dostaw i usług Ma 201 34 229,97 Ma 300 11 142,70 45 372,67 45 372,67 - zobowi ązania wobec bud żetów Ma 221-8 555,11 555,11 Ma 229-1 16 032,99 - zobowi ązania z tytułu ubezpiecze ń Ma 229-3 1 439,61 17 472,60 społecznych 17 472,60 - zobowi ązania z tytułu wynagrodze ń Ma 231 98 289,03 98 289,03 - pozostałe zobowi ązania - - - sumy obce Ma 240-1 4 935,01 Ma 240-2 1 982,00 Ma 240-4 2 187,77 Ma 240-5 30 858,03 Ma 240-6 14 810,00 Ma 240-7 8 538,78 Ma 240-8 5 494,50 Ma 240-9 15 680,80 Ma 240-10 4 798,26 Ma 240-14 1 258,13 Ma 240-15 2 723,45 211 873,10 Ma 240-16 8 241,00 Ma 240-17 6 077,06 Ma 240-18 4 937,09 Ma 240-24 2 005,88 Ma 240-25 29 073,03 Ma 240-28 1 794,44 Ma 240-31 30 908,70 Ma 240-32 1 370,67 Ma 240-33 2 842,50 Ma 240-34 31 356,00 211 873,10 - rozliczenia z tytułu środków na wydatki bud żetowe i z tytułu dochodów Ma 222 3,95 3,95 bud żetowych - rezerwy na zobowi ązania - - Fundusze specjalne 66 501,10 66 501,10 - Zakładowy Fundusz Świadcze ń Ma 851 66 501,10 66 501,10 Socjalnych - inne fundusze - - - ROZLICZENIA MI ĘDZYOKRESOWE 0,00 0,00
Strona 33 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rozliczenia mi ędzyokresowe - - przychodów Razem 38 707 935,49 38 707 935,49
Na dzie ń 31 grudnia 2011 roku stan konta 011 przedstawiał si ę nast ępuj ąco: GRUPA Wartość netto w zł 0 1 785 071,77 1 2 750 361,61 2 29 769 551,40 3 68 867,23 4 454 698,59 5 336 789,49 6 845 249,75 7 685 289,22 8 74 062,50 suma 36 769 941,56
Szczegółowej weryfikacji poddano dane wykazane w Aktywach bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku w części II. – Rzeczowe aktywa trwałe w pkt A.II.1.1 – Grunty w kwocie 1.785.071,77 zł. Wykazana kwota wartości gruntów jest zgodna z kwotą wynikającą z prowadzonej księgi inwentarzowej dla gruntów. Zgodnie ze skróconym wydrukiem z księgi inwentarzowej w grupie 0 w 2011 roku były zmiany wartościowe na kwotę 25.650,00 zł. Kontroli poddano nabycie nieruchomości we wsi Kafar - działka nr 17 o powierzchni 1.800 m 2 na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego z dnia 21 stycznia 2011 roku . Przyjęcia nieruchomości do ewidencji majątku Gminy dokonano na podstawie dokumentu OT nr 4.2011 z dnia 22 czerwca 2011 roku w kwocie 9.000,00 zł. Kontroli poddano nabycie nieruchomości w obrębie Lutosławice Szlacheckie- działka nr 192/2 o powierzchni 3030 m2, działka nr 209 o powierzchni 2520 m 2na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego z dnia 1 sierpnia 2011 roku. Przyjęcia nieruchomości do ewidencji majątku Gminy dokonano na podstawie dokumentu OT nr 19/2011 z dnia 31 października 2011 roku w kwocie 9.090,00 zł, oraz OT nr 20/2011 z dnia 31 października 2011 roku w kwocie 7.560,00 zł Szczegółowej weryfikacji poddano dane wykazane w Aktywach bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku w części II. – Rzeczowe aktywa trwałe w pkt A.II.1.2 – - budynki, lokale obiekty inżynierii lądowej i wodnej w kwocie 32 519 913,01 zł. Wykazana kwota wartości gruntów jest zgodna z kwotą wynikającą z prowadzonej księgi inwentarzowej dla grupy 1 i 2 Kontroli poddano przyjęcie na stan środków trwałych chodnika przy Szkole Podstawowej w Brzozie. Przyjęcia środka trwałego do ewidencji majątku Gminy dokonano na podstawie dokumentu OT z dnia 30 maja 2011 roku w kwocie 62.455,55 zł. W toku czynności kontrolnych, ustalono iż na wartość środka trwałego składały się: - kwota 58.795,55 zł z tytułu wykonanych prac budowlanych, na podstawie faktury z dnia 24 maja 2011 roku nr 9/2011, wystawionej przez Zakład Robót Inżynieryjno-Drogowych z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim,
Strona 34 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- kwota 3.660,00 zł z tytułu opracowania dokumentacji projektowej na budowę chodnika na podstawie faktury z dnia 6 września 2010 roku nr 41/2010, wystawionej przez Usługi Projektowe i Nadzór w Budownictwie Grzegorz Rudzki z Sulejowa. Dokument OT sporządzony został na podstawie protokołu odbioru robót z dnia 24 maja 2011 roku. Środek trwały sklasyfikowano w grupie 2, podgrupie 220 – autostrady, drogi ekspresowe, drogi pozostałe, jako stopę umorzenia przyjęto 4,5% Szczegółowej weryfikacji poddano dane wykazane w Aktywach bilansu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku w części II. – Rzeczowe aktywa trwałe w pkt A.II.1.4 - środki transportu w kwocie 685 289,22 zł. Wykazana kwota wartości gruntów jest zgodna z kwotą wynikającą z prowadzonej księgi inwentarzowej dla grupy 7. Kontroli poddano przyjęcie na stan środków trwałych samochodu dostawczego volkswagen T5. Przyjęcia środka trwałego do ewidencji majątku Gminy dokonano na podstawie dokumentu OT z dnia 19 grudnia 2011 roku w kwocie 121.541,22 zł. W toku czynności kontrolnych, ustalono iż na wartość środka trwałego składały się: - kwota 116.627,22 zł z tytułu dostarczenia samochodu na postawie faktury z dnia 19 grudnia 2011 roku nr FV/AN/205/11, wystawionej przez firmę ZIMNY autoryzowany dealer VW z siedzibą w Łodzi, - kwota 4.914,00 zł z tytułu dodatkowego przedłużenia gwarancji o 3 lata (do dnia 19 grudnia 2016 roku) na podstawie umowy ubezpieczenia z dnia 19 grudnia 2011 roku nr KPNS 1400029518 zawartej z TUIR ALIANS. Dokument OT sporządzony został na podstawie protokołu odbioru samochodu z dnia 20 grudnia 2011 roku. Środek trwały sklasyfikowano w grupie 7, podgrupie 742 – samochody ciężarowe, jako stopę umorzenia przyjęto 20% W przypadku zakupionego środka transportowego, jako wartość początkową przyjęto cenę brutto wynikającą z faktury VAT wystawionej przez sprzedawcę oraz koszty dodatkowego ubezpieczenia. Zgodnie z art. 16 g ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania. Art. 71 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity z dnia 2 czerwca 2005 roku Dz. U. nr 108, poz. 908 z późniejszymi zmianami) stanowi, iż dokumentem stwierdzającym dopuszczenie do ruchu pojazdu samochodowego, ciągnika rolniczego, pojazdu wolnobieżnego wchodzącego w skład kolejki turystycznej, motoroweru lub przyczepy jest dowód rejestracyjny albo pozwolenie czasowe. Pojazdy są dopuszczone do ruchu, jeżeli odpowiadają warunkom określonym w art. 66 oraz są zarejestrowane i zaopatrzone w zalegalizowane tablice rejestracyjne, a w przypadku pojazdów samochodowych, z wyłączeniem motocykli, w nalepkę kontrolną. Pracownicy urzędu wprowadzili samochód do ewidencji środków trwałych przed dokonaniem rejestracji, kiedy to faktycznie samochód nie był kompletny i zdatny do użytku. W takiej sytuacji ww. koszty ponoszone są do dnia przekazania środka trwałego do używania, stąd powinny zwiększać jego wartość początkową. W dniu 21 grudnia 2011 roku opłacono opłatę rejestracyjną samochodu osobowego w kwocie 180,50 zł. Zgodnie z powyższym zaniżono wartość środków trwałych grupy 7 na kwotę 180,50. W dniu 14 października 2011 Gmina Grabica protokołem zdawczo-odbiorczym odebrała koparko-ładowarkę WB93R-5, zakupioną na podstawie faktury z dnia
Strona 35 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
18 października 2011 roku nr FSM/K/1110002, wystawionej przez Komatsu Poland sp. z o.o. z siedzibą w Sulejówku, za kwotę 329.000,40 zł. Przyjęcia koparko-ładowarki do ewidencji majątku Gminy dokonano na podstawie dokumentu OT nr 22/2011 z dnia 31 października 2011 roku w kwocie 329.000,40 zł. Według dokumentu OT środek trwały sklasyfikowano w grupie 7, podgrupie 742 - samochody ciężarowe o stopie umorzenia 20%. W dniu 30 grudnia 2011 roku na podstawie dokumentu PK nr 167 przeksięgowano wskazany środek trwały z grupy 7 do grupy 5, podgrupy 582 - maszyny do robót drogowych o stopie umorzenia 18 %.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZAŃ (LATA 2010 - 2011)
Zgodnie z przyjętymi w Urzędzie Gminy zasadami rachunkowości w zakładowym planie kont odnotowano, że konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym także zaliczek z tytułu dostaw robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych a także należności z tytułu przychodów finansowych. Zapisów na koncie dokonuje się na koniec każdego kwartału. Ewidencji podlegają dowody księgowe dotyczące danego okresu sprawozdawczego, których termin płatności przypada w następnym kwartale. Ewidencja szczegółowa może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Badaniu poddano zapłatę faktury za zakup kosiarki do rowów na potrzeby Urzędu Gminy w dniu 21 czerwca 2011 roku na podstawie faktury nr F00000235 wystawionej przez firmę Farmasz z siedzibą w Brzezinach w kwocie 17.540,00 zł. Wskazany zakup zaksięgowano na kontach Wn 810 Ma 800, oraz Wn 080, Ma 130. W dniu 13 grudnia 2012 roku Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy oświadczyła, iż na koncie 201 ewidencjonowane są dowody księgowe: - płatności na poczet przyszłych szkoleń lub prenumerat czasopism, - faktury, rachunki za zakupione lub wytworzone we własnym zakresie środki trwałe, jeżeli miesiącem ich przyjęcia na stan był miesiąc wcześniejszy niż dokonania zapłaty, Ponadto w celu wykazania prawidłowych danych w sprawozdaniach kwartalnych, rocznych oraz bilansie na koncie 201 ewidencjonowane są dowody księgowe dotyczące danego kwartału sprawozdawczego, których termin płatności przypada w kwartale następnym. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 13 grudnia 2012 roku w sprawie ewidencji konta 201 stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Kontrolą objęto terminowość regulowania zobowiązań z następującymi podmiotami w 2011 roku: TP SA Warszawa (telefony, internet); termin płatności określony na fakturze
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek)
Strona 36 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1. FLZ06143848/001/11 1 657,76 17.01.2011 24.01.2011 27.01.2011 24.01.2011 2. FLZ06143848/002/11 1 652,23 15.02.2011 18.02.2011 25.02.2011 18.02.2011 3. FLZ06143848/003/11 1 679,77 18.03.2011 21.03.2011 25.03.2011 21.03.2011 4. FLZ06143848/004/11 1 700,17 13.04.2011 18.04.2011 26.04.2011 18.04.2011 5. FLZ06143848/005/11 1 620,44 13.05.2011 17.05.2011 25.05.2011 17.05.2011 6. FLZ06143848/006/11 1 710,24 13.06.2011 15.06.2011 20.06.2011 15.06.2011 7. FLZ06143848/007/11 1 739,45 14.07.2011 19.07.2011 25.07.2011 19.07.2011 8. FLZ06143848/008/11 1 730,80 18.08.2011 24.08.2011 25.08.2011 24.08.2011 9. FLZ06143848/009/11 1 738,06 14.09.2011 19.09.2011 26.09.2011 19.09.2011 10. FLZ06143848/010/11 1 748,16 14.10.2011 19.10.2011 25.10.2011 19.10.2011 11. FLZ06143848/011/11 1 783,33 14.11.2011 16.11.2011 23.11.2011 16.11.2011 12. FLZ06143848/012/11 1 868,19 14.12.2011 20.12.2011 23.12.2011 20.12.2011
Zakład Ochrony Mienia Sp. z o.o. II Sąd Rejonowy XX, Pabianice (ochrona obiektu - budynku UG); umowny termin płatności – 14 dni od daty otrzymania faktury
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek) 1. 258/2011/01 184,50 07.01.2011 14.01.2011 21.01.2011 14.01.2011 2. 855/2011/02 184,50 04.02.2011 09.02.2011 18.02.2011 09.02.2011 3. 1459/2011/03 184,50 04.03.2011 10.03.2011 18.03.2011 10.03.2011 4. 2069/2011/04 184,50 05.04.2011 11.04.2011 19.04.2011 11.04.2011 5. 2664/2011/05 184,50 05.05.2011 09.05.2011 19.05.2011 09.05.2011 6. 3260/2011/06 184,50 06.06.2011 07.06.2011 20.06.2011 07.06.2011 7. 3862/2011/07 184,50 06.07.2011 07.07.2011 20.07.2011 07.07.2011 8. 4458/2011/08 184,50 04.08.2011 10.08.2011 18.08.2011 10.08.2011 9. 5048/2011/09 184,50 07.09.2011 09.09.2011 21.09.2011 09.09.2011 10. 5640/2011/10 184,50 06.10.2011 11.10.2011 20.10.2011 11.10.2011 11. 6229/2011/11 184,50 07.11.2011 10.11.2011 21.11.2011 10.11.2011 12. 6820/2011/12 184,50 05.12.2011 08.12.2011 19.12.2011 08.12.2011
LTC Sp. z o.o., Wieluń (utrzymanie strony BIP); umowny termin płatności – 21 dni od dnia zakończenia danego miesiąca
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek) 1. LfS-BC/2011/0048 430,50 02.02.2011 07.02.2011 21.02.2011 07.02.2011 2. LfS-BC/2011/0152 430,50 04.03.2011 10.03.2011 21.03.2011 10.03.2011 3. LfS-BC/2011/0250 430,50 05.04.2011 31.03.2011 21.04.2011 11.04.2011 4. LfS-BC/2011/0343 430,50 11.05.2011 13.05.2011 21.05.2011 13.05.2011 5. LfS-BC/2011/0450 430,50 06.06.2011 08.06.2011 21.06.2011 08.06.2011 6. LfS-BC/2011/0546 430,50 05.07.2011 30.06.2011 21.07.2011 07.07.2011 7. LfS-BC/2011/0644 430,50 04.08.2011 10.08.2011 21.08.2011 10.08.2011 8. LfS-BC/2011/0740 430,50 05.09.2011 08.09.2011 21.09.2011 08.09.2011 9. LfS-BC/2011/0847 430,50 07.10.2011 30.09.2011 21.10.2011 11.10.2011 10. LfS-BC/2011/0946 430,50 07.11.2011 10.11.2011 21.11.2011 10.11.2011 11. LfS-BC/2011/1053 430,50 05.12.2011 08.12.2011 21.12.2011 08.12.2011 12. LfS-BC/2011/1163 430,50 05.01.2012 31.12.2011 21.01.2012 11.01.2012
Remondis Sp. z o.o. Warszawa (wywóz śmieci) - umowny termin płatności – 14 dni od daty otrzymania faktury
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek) 1. 4117147473 2 382,26 21.02.2011 24.02.2011 07.03.2011 24.02.2011 2. 4117178378 27,00 07.03.2011 14.03.2011 21.03.2011 14.03.2011 3. 4117250084 1 572,91 17.03.2011 23.03.2011 31.03.2011 23.03.2011 4. 4117472463 27,00 11.05.2011 13.05.2011 25.05.2011 13.05.2011 5. 4117540238 27,00 08.06.2011 13.06.2011 22.06.2011 13.06.2011 6. 4117781721 27,00 04.08.2011 16.08.2011 18.08.2011 16.08.2011 7. 4117950129 1 349,89 15.09.2011 21.09.2011 29.09.2011 21.09.2011
Strona 37 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
PHU NOW M. Woropaj-Hordziejewicz, Łódź (opłata za kopie na ksero); umowny termin płatności – 14 dni od daty otrzymania faktury
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek) 1. 38/AA 357.29 09.02.2011 14.02.2011 23.02.2011 14.02.2011 2. 79/AA 250,13 07.03.2011 10.03.2011 21.03.2011 10.03.2011 3. 132/AA 407,42 04.04.2011 07.04.2011 18.04.2011 07.04.2011 4. 184/AA 259,28 06.05.2011 13.05.2011 20.05.2011 13.05.2011 5. 236/AA 281,77 03.06.2011 08.06.2011 17.06.2011 08.06.2011 6. 285/AA 335,79 07.07.2011 11.07.2011 21.07.2011 11.07.2011 7. 348/AA 301,50 03.08.2011 09.08.2011 17.08.2011 09.08.2011 8. 407/AA 464,00 06.09.2011 08.09.2011 20.09.2011 08.09.2011 9. 470/AA 453,87 07.10.2011 11.10.2011 21.10.2011 11.10.2011 10. 548/AA 273,70 07.11.2011 10.11.2011 21.11.2011 10.11.2011 11. 611/AA 464,74 06.12.2011 12.12.2011 20.12.2011 12.12.2011
Zakład Ochrony Mienia Trzy Korony, Pabianice (całodobowa obsługa informatyczna systemu TV); umowny termin płatności – 14 dni od daty otrzymania faktury
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek) 1. 00061/2011 184,50 04.07.2011 30.06.2011 18.07.2011 05.07.2011 2. 00081/2011 184,50 02.08.2011 09.08.2011 16.08.2011 09.08.2011 3. 00101/2011 184,50 07.09.2011 09.09.2011 21.09.2011 09.09.2011 4. 00121/2011 184,50 06.10.2011 30.09.2011 20.10.2011 11.10.2011 5. 00142/2011 184,50 07.11.2011 10.11.2011 21.11.2011 10.11.2011 6. 00172/2011 184,50 05.12.2011 08.12.2011 19.12.2011 08.12.2011
Kancelaria Radcy Prawnego T.Rozpara, Bełchatów (obsługa prawna); umowny termin płatności – 7 dni od daty otrzymania faktury
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek) 1. 26/2011 1 800,72 08.08.2011 11.08.2011 15.08.2011 11.08.2011 2. 29/2011 1 800,72 08.09.2011 13.09.2011 15.09.2011 13.09.2011 3. 34/2011 1 800,72 07.10.2011 30.09.2011 14.10.2011 12.10.2011 4. 36/2011 1 800,72 10.11.2011 16.11.2011 17.11.2011 16.11.2011 5. 39/2011 1 800,72 06.12.2011 09.12.2011 13.12.2011 09.12.2011 6. 42/2011 1 800,72 05.01.2012 31.12.2011 12.01.2012 11.01.2011
Poczta Polska SA Region Handlowy w Łodzi (usługi pocztowe); umowny termin płatności – 14 dni od daty wystawienia faktury
Data wpływu Data ujęcia Uwagi (np. Kwota Umowny Faktyczny Lp. Nr faktury faktury do faktury w kwota faktury termin zapłaty termin zapłaty jednostki ewidencji odsetek) FV-06240/EEH06 1. 3 911,75 08.07.2011 12.07.2011 21.07.2011 12.07.2011 /RHR/AS/SFA/P/06/11 FV-00057/EEH06 2. 3 538,20 08.08.2011 11.08.2011 19.08.2011 11.08.2011 /RHR/KW/SFA/P/07/11 FV-00761/EEH06 3. 3 148,55 06.09.2011 08.09.2011 19.09.2011 08.09.2011 /RHR/KW/SFA/P/08/11 FV-01411/EEH06 4. 2 588,10 10.10.2011 12.10.2011 20.10.2011 12.10.2011 /RHR/KW/SFA/P/09/11 FV-02157/EEH06 5. 4 252,90 08.11.2011 10.11.2011 21.11.2011 10.11.2011 /RHR/KW/SFA/P/10/11 FV-02890/EEH06 6. 4 024,95 07.12.2011 09.12.2011 20.12.2011 09.12.2011 /RHR/KW/SFA/P/11/11
W wyniku kontroli ww. dokumentów stwierdzono:
Strona 38 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− zobowiązania regulowane były terminowo, − wszystkie dokumenty zostały opisane oraz sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, − zatwierdzenia do wypłaty dokonywał Wójt lub Sekretarz Gminy, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy. Test do kontroli prawidłowości przeprowadzonych operacji na koncie 201 stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
225 – rozrachunki z budżetami W zakładowym planie kont odnotowano, że konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, wypłaty zysku do budżetu, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Ewidencja szczegółowa do konta powinna zapewniać możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Urząd Gminy w Grabicy sporządził deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-4R) za 2011 rok. Terminowość przekazywania zaliczek na podatek dochodowy przedstawia tabela: Deklaracja na zaliczkę na podatek Wpłaty Należność dochodowy Termin za miesiące Nr dokumentu Zaległość płatności Kwota Data 2011 r. Tytuł składki Kwota w zł księgowego
1 2 3 4 5 6 7 8 (3-5)
6 435 15.02.2011 282-286 Styczeń PIT – 4 8386 20.02.11r. 1 951 15.02.2011 287-293
797 7.03.2011 486-489 Luty PIT – 4 14818 20.03.11r. 14 021 7.03.2011 490-497
6 645 19.04.2011 1071-1074 Marzec PIT – 4 8194 20.04.11r. 1 549 19.04.2011 1075-1082
Kwiecień PIT – 4 10666 20.05.11r. 7 228 18.05.2011 1494-1498 3 438 18.05.2011 1499-1506 14 947 17.06.2011 1862-1867 Maj PIT – 4 17678 20.06.11r. 2 731 17.06.2011 1868-1875
8 884 6.07.2011 2359-2364 Czerwiec PIT – 4 11169 20.07.11r 1 421 6.07.2011 2365-2370 864 6.07.2011 97 8 515 11.08.2011 2746-2751 Lipiec PIT – 4 11441 20.08.11r 2 434 11.08.2011 2743-2745 2752-2755 492 11.08.2011 127 10 240 16.09.2011 3180-3185 Sierpień PIT – 4 13075 20.09.11r. 2 267 16.09.2011 3178-3179 3187-3192 568 16.09.2011 156 8 681 13.10.2011 3704-3708 Wrzesień PIT – 4 10952 20.10.11r 1 268 13.10.2011 3691-3703 1 003 13.10.2011 178
Strona 39 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9 084 18.11.2011 4160-4164 Październik PIT – 4 10610 20.11.11r 1 403 18.11.2011 4152-4159 123 18.11.2011 196 8 686 15.12.2011 4526-4530 Listopad PIT – 4 12238 20.12.11r 3 429 15.12.2011 4516-4525 4541 123 19.12.2011 210 9 196 30.12.2011 4771-4776 nadpłata 21zł Grudzień PIT – 4 11430 20.01.12r. 2 023 30.12.2011 4777-4787 232 29.12.2011 225 Ewidencji przekazanych zaliczek podatku dokonywano na kontach Wn 225 i Ma 130.
Terminowość przekazywania podatku od towarów i usług w 2011 roku obrazuje tabela: Deklaracja na zaliczkę na podatek Wpłaty Należność dochodowy Termin za miesiące Nr dokumentu Zaległość płatności Kwota Data 2010 r. Tytuł składki Kwota w zł księgowego
1 2 3 4 5 6 7 8 (3-5) styczeń VAT- 7 Nadwyżka - podatku luty VAT - 7 Nadwyżka -. podatku marzec VAT - 7 Nadwyżka - podatku kwiecień VAT - 7 7 500,00 25.05.2011 r. 7 500,00 19.05.2011 r. 2598 0 maj VAT - 7 728,00 27.06.2011 r. 728,00 15.06,2011 r. 3079 0 czerwiec VAT -7 229,00 25.07.2011 r. 229,00 12.07.2011 r. 3489 0 lipiec VAT - 7 4 703,00 25.08,2011 r. 4 703,00 17.08.2011 r. 3888 0 sierpień VAT -7 5 556,00 26.09.2011 r. 5 556,00 08.09.2011 r. 4112 0 wrzesień VAT - 7 Nadwyżka - podatku październik VAT -7 4 331,00 25.11.2011 r. 4 331,00 24.11.2011 r. 5714 0 listopad VAT - 7 Nadwyżka - podatku grudzień VAT - 7 Nadwyżka - podatku
Konto 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne W zakładowym planie kont, odnośnie konta 229 zapisano, że służy ono do ewidencji innych niż z budżetami rozrachunków publicznoprawnych w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Powinno być ono prowadzone w sposób umożliwiający ustalenie stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia. Na potrzeby kontroli sprawdzono prawidłowość zapisów księgowych za miesiące styczeń – grudzień 2011 roku. Sprawdzono terminowość zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy od wynagrodzeń pracowników Urzędu za 2011 rok. Po przeanalizowaniu poddanych kontroli dokumentów źródłowych oraz wydruków ewidencji księgowej stwierdzono, że ww.
Strona 40 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 pochodne od wynagrodzeń były przekazywane na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do dnia 5-go następnego miesiąca zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity z 2009 roku, Dz. U. nr 205, poz. 1585 ze zmianami). Składki zadeklarowane według Wpłaty Należność za DRA Termin miesiące 2011 Nr Zaległość płatności Kwota Data dokumentu r. Tytuł składki Kwota w zł księgowego
1 2 3 4 5 6 7 8(3-5)
styczeń Społeczne 24 010,48 5.02.2011 24 010,48 3.02.2011 208-219
Społeczne- 24 011,14 0,66 zł korekta Zdrowotne 7 872,15 5.02.2011 7 872,15 3.02.2011 197-203
Fundusz pracy 1 510,1 5.02.2011 1 510,10 3.02.2011 204-207
luty Społeczne 51 159,8 5.03.2011 51 160,46 1.03.2011 446-461 0,66 zł dopłacono Zdrowotne 14 707,44 5.03.2011 14 707,44 1.03.2011 437-445
Fundusz pracy 3 053,51 5.03.2011 3 053,51 1.03.2011 430-436
marzec Społeczne 28 546,37 5.04.2011 28 546,37 5.04.2011 933-944, - 1139 Zdrowotne 8 480,74 5.04.2011 8 480,74 5.04.2011 950-957
Fundusz pracy 1 654,91 5.04.2011 1 654,91 5.04.2011 945-949
kwiecień Społeczne 28 678,32 5.05.2011 28 678,32 4.05.2011 1380-1394
Zdrowotne 9 201,92 5.05.2011 9 201,92 4.05.2011 1367-1374
Fundusz pracy 1 556,18 5.05.2011 1 556,18 4.05.2011 1375-1379
maj Społeczne 24 164,25 5.06.2011 24 164,25 3.06.2011 1734-1743
Zdrowotne 8 442,02 5.06.2011 8 442,02 3.06.2011 1744-1749
Fundusz pracy 1 645,36 5.06.2011 1 645,36 3.06.2011 1750-1753
czerwiec Społeczne 27 955,72 5.07.2011 27 955,72 30.06.2011 2224-2235
Zdrowotne 8 914,09 5.07.2011 8 914,09 30.06.2011 2236-2242
Fundusz pracy 1 833,91 5.07.2011 1 833,91 30.06.2011 2243-2247
lipiec Społeczne 28 065,53 5.08.2011 28 065,53 4.08.2011 2656-2669
Zdrowotne 9 038,26 5.08.2011 9 038,26 4.08.2011 2671-2679
Fundusz pracy 1 754,97 5.08.2011 1 754,97 4.08.2011 2680-2684
sierpień Społeczne 27 798,27 5.09.2011 27 798,27 5.09.2011 3047-3058
Zdrowotne 9 540,03 5.09.2011 9 540,03 5.09.2011 3060-3066
Fundusz pracy 1 794,66 5.09.2011 1 794,66 5.09.2011 3042-3046
Strona 41 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wrzesień Społeczne 23 235,22 5.10.2011 23 235,22 30.09.2011 3333-3344
Społeczne 23 212,40 4003-4004 22,82 zł korekta nadpłata Zdrowotne 8 706,73 5.10.2011 8 706,73 30.09.2011 3345-3351
Zdrowotne 8 700,58 4012 6,15 zł korekta nadpłata
Fundusz pracy 1 669,05 5.10.2011 1 669,05 30.09.2011 3352-3356
Fundusz 1 667,11 4017 1,94 zł nadpłata pracy- korekta
październik Społeczne 24 256,87 5.11.2011 24 234,05 04.11.2011 3990-4002 potrącono 22,82 zł Zdrowotne 9 238,79 5.11.2011 9 210,14 04.11.2011 4006-4014, 6,15zł 4022 potrącono 22,50 07.11.2011
Fundusz pracy 1 766,70 5.11.2011 1 764,76 04.11.2011 4015-4016, Potrącono 4018-4020 1,94 zł
listopad Społeczne 22 374,15 5.12.2011 22 374,15 05.12.2011 4394-4405
Zdrowotne 8 406,64 5.12.2011 8 406,64 05.12.2011 4387-4393
Fundusz pracy 1 641,06 5.12.2011 1 641,06 05.12.2011 4382-4386
grudzień Społeczne 20 299,17 5.01.2012 20 368,33 30.12.2011 4796-4807 69,16 nadpłata Zdrowotne 8 366,37 5.01.2012 8 385,01 30.12.2011 4808-4815 18,64 zł nadpłata
Fundusz pracy 1 496,61 5.01.2012 1 502,49 30.12.2011 4816-4820 5,88 zł nadpłata
Odprowadzanie składek na rzecz PFRON Zgodnie z oświadczeniem Skarbnika Gminy w roku 2011 wskaźnik zatrudnienia w Urzędzie Gminy w Grabicy osób niepełnosprawnych przekroczył 6%. W związku z powyższym jednostka była ustawowo zwolniona z obowiązku wnoszenia składek na PFRON. Wykazana w sprawozdaniu Rb-28S za 2011 rok kwota wydatku w wysokości 107,00 zł. dotyczyła zapłaconej składki należnej za grudzień 2010 roku. Oświadczenie Doroty Bednarczyk Skarbnika Gminy w sprawie odprowadzania składek na PFRON z dnia 11 grudnia 2012 roku stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Wpłaty PFRON 2010rok Deklaracja miesięcznych Wpłaty Zaległoś Wskaźnik Należność za wpłat na PFRON ć miesiące Termin płatności Nr dokumentu Kwota w Kwota Data 2010 r. Tytuł składki księgowego zł
1 2 3 4 5 6 7 8 9 (3-5) Styczeń DEK-I-a 219,00 20.02.2010 219,00 19.02.2010 Wb 29
Luty DEK-I-a 219,00 20.03.2010 219,00 19.03.2010 Wb 48
Strona 42 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Marzec DEK-I-a 347,00 20.04.2010 347,00 16.04.2010 Wb 67
Kwiecień DEK-I-a 347,00 20.05.2010 347,00 19.05.2010 Wb 85
Maj DEK-I-a 50,00 20.06.2010 50.00 18.06.2010 Wb 102
Czerwiec INF-1 0 20.07.2010 0 0 0 6,60%
Lipiec INF-1 0 20.08.2012 0 0 0 6,60%
Sierpień INF-1 0 20.09.2010 0 0 0 7,15%
Wrzesień INF-1 0 20.10.2010 0 0 0 7,25%
Październik INF-1 0 20.11.2010 0 0 0 7,58%
Listopad DEK-I-a 33,00 20.12.2010 33,00 7.12.2010 Wb 211
Grudzień DEK-I-a 107,00 20.01.2011 107,00 19.01.2011 Wb 10
W wyniku analizy dokumentów źródłowych ustalono, iż wpłaty dokonywane były terminowo w prawidłowej wysokości.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Skarbnik Gminy sporządziła na potrzeby kontroli informację dotyczącą dokonywanych księgowań ewidencji gospodarczych na kontach 231, 234 i 240 w 2011 roku. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie księgowań na kontach 231, 234 i 240 stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli. Konto 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń W zakładowym planie kont zapisano, iż konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczanych zgodnie z innymi przepisami do wynagrodzeń a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami. Na podstawie ewidencji księgowej za 2011 rok ustalono, że na koncie 231 księgowane były następujące operacje: Konto Zapisy Wn Zapisy Ma 231 - wypłata wynagrodzeń osobowych i bezosobowych i - naliczenie wynagrodzeń osobowych i inny świadczeń pieniężnych, bezosobowych brutto, - naliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób - naliczenie zasiłków ze środków ZUS, fizycznych, - naliczenie ryczałtów za używanie samochodu - naliczanie składek na ubezpieczenia społeczne prywatnego do celów służbowych obciążających wynagrodzenie brutto pracowników,
- naliczanie składek na dobrowolne ubezpieczenia osobowe, - naliczanie innych potrąceń obciążających pracowników, - wypłata ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
W wyniku porównania postanowień rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
Strona 43 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, z informacją Skarbnika Gminy oraz ewidencją księgową nie stwierdzono nieprawidłowości dokonywania ewidencji operacji gospodarczych na koncie 231. Stosownie do wymogów wynikających z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości ewidencja analityczna do konta 231 prowadzona była, jako imienna ewidencja wynagrodzeń pracowników zapewniająca uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia – w formie kart wynagrodzeń. Konto 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami W zakładowym planie kont zapisano, iż konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Konto Zapisy Wn Zapisy Ma 234 - wypłacone pracownikom zaliczki - rozliczenia zaliczek udzielonych pracownikom
Organ W zakładowym planie kont zapisano, iż konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu, z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach: 222, 223, 224, 225, 260. Na podstawie ewidencji księgowej za 2011 rok ustalono, że na koncie 240 księgowane były następujące operacje:
Konto Zapisy Wn Zapisy Ma 240 - przelew naliczonych odsetek od środków na - naliczone odsetki od środków na rachunkach rachunkach bankowych organu oraz od lokat na bankowych organu oraz od lokat do przekazania na rachunek bankowy dochodów jednostki rachunek bankowy dochodów jednostki - koszty prowadzenia rachunku bankowego dla organu - wpływ kwot z rachunku wydatków jednostki z tytułu przeznaczone do refundacji z rachunku bankowego wcześniej pobranych kosztów prowadzenia wydatków, rachunku organu, - pomyłkowe obciążenia dokonane przez bank. - pomyłkowe uznania dokonane przez bank.
Jednostka
W zakładowym planie kont zapisano, iż konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.
Na podstawie ewidencji księgowej za 2010 rok ustalono, że na koncie 240 księgowane były następujące operacje:
Konto Zapisy Wn Zapisy Ma 240 - przelewy potrąceń od wynagrodzeń obciążających - wpłata na rachunek bankowy wadiów pracownika, przetargowych i zabezpieczeń należytego wykonania umów, - zwroty wadium, należytego wykonania umów, - naliczenia potrąceń od wynagrodzeń, - przelewy z tytułu pomyłkowo dokonanych obciążeń, uznań, - przelewy z tytułu pomyłkowo dokonanych obciążeń, uznań, - księgowania kwot do refundacji w ramach rozliczeń między r-kami bankowymi jednostki lub podmiotami - księgowania kwot do refundacji w ramach rozliczeń
Strona 44 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zewnętrznymi między r-kami bankowymi jednostki lub podmiotami zewnętrznymi
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI ĘŻ NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
W Urzędzie Gminy w Grabicy obsługę kasy powierzono Annie Włodarczyk –kasjerowi, zatrudnionej w Urzędzie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony (…) 1. Instrukcja kasowa W okresie objętym kontrolą obowiązywało zarządzenie Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku nr 50/2002 w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów finansowych. Rozdział II wskazanego zarządzenia stanowi o gospodarce kasowej. W obowiązującej instrukcji opisano między innymi: - udokumentowanie obrotów kasowych, - gospodarkę, ochronę i transport wartości pieniężnych, - warunki przechowywania i transportu wartości pieniężnych, - kontrolę przyjmowanych banknotów. Kontrolę kasy inspektorzy RIO przeprowadzili w dniu 18 grudnia 2012 roku. W protokole opisano zabezpieczenie wartości pieniężnych i druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie Urzędu Gminy w Grabnicy. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Grabicy przeprowadzonej w dniu 18 grudnia 2012 roku stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
W kontrolowanej jednostce prowadzone były następujące raporty kasowe: 1. Raport kasowy z wpływów, 2. Raport kasowy z wydatków, 3. Raport kasowy z ZFŚS, 4. Raport kasowy z depozytów (darowizny), 5. Raport kasowy z ZKZP. Raporty kasowe sporządzane są za okresy kilkudniowe i miesięczne, w zależności od ilości operacji. (dekadowo)
1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 45 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prawidłowość dokumentowania operacji kasowych skontrolowano w oparciu o niżej wymienione raporty kasowe: - raport kasowy 2011/0053 – za okres od 17 do 23 grudnia 2011 roku, - raport kasowy 2011/0208 – za dzień 27 października 2011 roku. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż dowodem pobrania przez kasjerkę gotówki z banku jest czek, na podstawie, którego pobrano gotówkę. Suma wynikająca z czeku wprowadzana jest do raportu kasowego po stronie przychodu, w dniu jej pobrania. Udokumentowanie wydatków stanowiły dowody źródłowe w postaci faktur, list płac oraz poleceń wyjazdu służbowego. Wszystkie dowody zatwierdzone zostały do wypłaty przez osoby do tego upoważnione. Prawidłowość udzielania zaliczek W Urzędzie Gminy w Grabicy nie uregulowano trybu udzielania zaliczek na rzecz pracowników Gminy Grabica. W obowiązującym zarządzeniu Wójta Gminy w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów finansowych, wskazano tylko, iż rozliczenie zaliczki pobranej na zakup materiałów i usług następuje w terminie 14 dni po wykonaniu zadania. Według oświadczenia Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w okresie objętym kontrolą nie były udzielane zaliczki stałe dla pracowników. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 18 grudnia 2012 roku w sprawie nie udzielania zaliczek stałych stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli.
Ponadto szczegółowej kontroli poddano zaliczki celowe udzielone: − Krzysztofowi Ludwig – inspektorowi – zaliczka z dnia 28 czerwca 2011 roku w kwocie 1.600,00 zł (zakup farby malarskiej), − Jerzemu Jażdżykowi – inspektorowi – zaliczka z dnia 10 maja 2011 roku w kwocie 500,00 zł (zakup materiałów do remontu schodów), − Jerzemu Jażdżykowi – inspektorowi – zaliczka z dnia 29 czerwca 2011 roku w kwocie 500,00 zł (zakup części do kosiarki).
W wyniku analizy dokumentów źródłowych stwierdzono: − wszystkie wnioski o zaliczki zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym przez uprawnione osoby oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika Gminy i Wójta Gminy, − wypłata zaliczek z kasy Urzędu była ewidencjonowana w raporcie kasowym, − na wszystkich wnioskach o zaliczki określono terminy ich rozliczenia, − zaliczki zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem, wyjątek stanowi zaliczka z dnia 10 maja 2011 roku z której sfinansowano okresowe badanie techniczne samochodu w kwocie 98,00 zł (za kwotę 349,26 zł zakupiono materiały budowlane), − zwrot niewykorzystanych części zaliczek był wpłacany bezpośrednio do kasy Urzędu, − rozliczenie zaliczek było podpisane przez Skarbnika Gminy i zatwierdzone przez Wójta Gminy, − zaliczki rozliczono terminowo.
Strona 46 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
VI. WYKONYWANIE BUD ŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2011 ROK .
Dochody i przychody bud żetu
Plan dochodów budżetu Gminy w 2011 roku kształtował się następująco:
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 17 940 566,00 17 808 423,57 Dochody bieżące 17 306 875 95 17 193 632,57 Dochody majątkowe 633 690,05 614,791,00 Dotacje 3 638 994,84 3 574 148,40 z tego: - z budżetu Wojewody 2 986 994,84 2 952 148,96 - z funduszy celowych – Fundusz Ochrony 122 000,00 122 000,00 Gruntów Rolnych
- z Urzędu Marszałkowskiego na realizację zadań 30 000,00 0,00 przy współudziale środków z Unii Europejskiej - z Gminy Kleszczów 200 000,00 199 999,44 - z Ministerstwa Sportu i Turystyki 300 000,00 300 000,00 PRZYCHODY 1 030 617,00 1 157 530,77 z tego: Kredyty i pożyczki 246 750,00 246 750,00 Wolne środki 783 867,00 910 780,77 Inne (np. prywatyzacja) - -
Plan wydatków budżetu Gminy w 2011 roku kształtował się następująco:
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł)
WYDATKI OGÓŁEM 18 187 316,00 16 569 507,39
z tego: Wydatki majątkowe 3 938 713,00 3 756 215,74 Wydatki bieżące 14 248 603,00 12 813 291,65 ROZCHODY w tym: spłata kredytów i pożyczek 783 867,00 783 867,00
2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .254 PKT 3 USTAWY Z DNIA 27 SIERPNIA 2009 ROKU O FINANSACH PUBLICZNYCH
W oparciu o dokumentację dotyczącą 2011 roku tj.: sprawozdanie Rb-28S, karty wydatków Gminy Grabica, uchwały Rady Gminy Grabica w sprawie zmian w budżecie – sprawdzono przestrzeganie zasad gospodarki finansowej określonej
Strona 47 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 w art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych w następujących działach, rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej: - 010/01042/4430 – Rolnictwo i łowiectwo, wyłączenie z produkcji gruntów rolnych – różne opłaty i składki, - 600/60016/6060 – Transport i Łączność – drogi publiczne gminne - wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych, - 750/75011/4010 – Administracja publiczna – Urzędy wojewódzkie - wynagrodzenia osobowe pracowników, - 750/75022/3030 – Administracja publiczna - Rady gmin - różne wydatki na rzecz osób fizycznych, - 754/75412/4170 - Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa- Ochotnicze straże pożarne - wynagrodzenia bezosobowe, - 900/90001/4430 – Gospodarka komunalna i ochrona środowiska – gospodarka ściekowa i ochrona wód – różne opłaty i składki, - 921/92195/4170 - Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego - pozostała działalność - wynagrodzenia bezosobowe W wyniku kontroli ww. paragrafów w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budżetowej nie stwierdzono dokonania wydatku z przekroczeniem zakresu upoważnienia do wydatkowania środków publicznych.
VII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD ŻETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2010 - 2011.
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Rachunkowość podatków i opłat oraz zasady ich ewidencji w okresie objętym kontrolą zostały uregulowane w zakładowym planie kont w zakresie podatków będącym załącznikiem nr 4 do zarządzenia nr 16/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 14 marca 2007 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Zgodnie z tym zarządzeniem do ewidencji podatków służą m.in. konta: - 101 – konto służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie jednostki. Na stronie Wn konta ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma rozchody gotówkowe i niedobory kasowe, - 130 – konto służy do ewidencji wpływów budżetowych i zwrotów z tytułu podatków, dokonywanych za pośrednictwem banku. Na stronie Wn konta księguje się wpływy środków z tytułu podatków wpłacone na rachunek bankowy, a na stronie Ma zwrot nadpłat wraz z odsetkami oraz zwrot podatnikom wpłat nienależnych, - 221 – konto służy do ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu należnych i wpłaconych przez nich podatków, które podlegają przypisaniu na ich konta, z bankami z tytułu nieprzekazanych wpłat. Na stronie Wn konta księguje się przypis należności, przypis odsetek za zwłokę i inne należności uboczne, zwrot nadpłat wraz z należnym oprocentowaniem za nieterminowy zwrot. Na stronie Ma konta księguje się odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, wpłaty należności i odsetek,
Strona 48 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- 226 – konto służy do ewidencji należności podatkowych, które zostały zabezpieczone hipoteką oraz termin zapłaty przypada na lata następne po roku, w którym dokonywane są księgowania. Na stronie Wn konta księguje się należności w wysokości zabezpieczonej hipoteką lub zastawem skarbowym. Na stronie Ma konta księguje się wpłatę zahipotekowanej należności, - 750 – konto służy do ewidencji przychodów z tytułu podatków. Na stronie Wn konta księguje się odpisy należności, odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty. Na stronie Ma konta księguje się przypis należności, przypis odsetek za zwłokę i inne należności uboczne. Ewidencja podatków i opłat w Urzędzie Gminy Grabica była prowadzona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761) oraz z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. 2010 nr 208, poz. 1375).
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
W latach 2010-2011 wymiar i pobór podatku rolnego, od nieruchomości i leśnego od osób fizycznych oraz od osób prawnych prowadzony był w systemie komputerowym „Podatki”. Program pozwalał wprowadzić pełne informacje dotyczące podmiotów i przedmiotów opodatkowania. Umożliwiał on wydruk treści decyzji podatkowych podatku od nieruchomości i podatku rolnego dla osób fizycznych, pokwitowań- dowodu wpłaty, upomnień wzywających do zapłaty oraz tytułów wykonawczych dotyczących postępowań egzekucyjnych. Pobór podatków w kontrolowanym okresie odbywał się w drodze inkasa przez inkasentów na podstawie uchwały nr XII/84/2008 Rady Gminy Grabica z dnia 15 maja 2008 roku w sprawie poboru podatku rolnego, podatku leśnego i podatku od nieruchomości w drodze inkasa, wyznaczenia inkasentów oraz ustalenia wysokości zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu poboru tych podatków. Wprowadzane zmiany uchwałami Rady Gminy nr XXIII/162/2010 z dnia 22 stycznia 2010r., VIII/44/2011 z dnia 31 sierpnia 2011 roku dotyczyły zmian na stanowiskach inkasentów w niektórych sołectwach. Zgodnie z uchwałą ustalone wynagrodzenie z tytułu poboru i terminowego wpłacania podatków dla inkasentów wynosiło 6% kwoty pobranych podatków. Pobrany przez sołtysów podatek podlega obowiązkowi rozliczenia w dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić. Rada Gminy nie skorzystała z uprawnienia i nie uchwaliła późniejszego terminu rozliczenia dla inkasentów. Terminy rozliczania się inkasentów z dwóch losowo wybranych sołectw z pobranych podatków w 2010 i 2011 roku przedstawiają poniższe tabele (…) 2
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 49 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z kontroli dostarczonej dokumentacji źródłowej wynika, że: - inkasenci zebrane kwoty wpłacali do banku, - wynagrodzenie dla inkasentów było wypłacane w kasie Urzędu Gminy, o czym świadczą podpisy sołtysów na listach płac pod koniec każdego kwartału. Wypłacane wynagrodzenia dla inkasentów były obliczane prawidłowo zgodnie z postanowieniami uchwały, Listy płac były sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty, - rozliczenie pobranych kwot następowało w ustawowym terminie, zgodnie z art. 47 § 4a ustawy Ordynacja podatkowa czyli w dniu następnym po dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić, chyba że organ stanowiący wyznaczył termin późniejszy. W uchwale Rady Gminy Grabica nie został wyznaczony późniejszy termin od ustawowego, - zgodnie z obowiązującą polityką rachunkowości było prowadzone konto 991 (pozabilansowe) – rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków, co było zgodne z § 12 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego i z § 12 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
Realizacja dochodów Gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych w 2011
Procent Plan Wykonanie Udział procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania w wykonaniu (w zł) (w zł) planu budżetu
1 2 3 4 5 6
DOCHODY BUDŻETOWE – ogółem 17 940 566,00 17 808 423,57 99,30% 99,30%
1. Podatek od nieruchomości 3 183 600,00 3 138 678,15 98,59% 17,62%
2. Podatek rolny 599 500,00 595 102,66 99,27% 3,34%
3. Podatek leśny 37 702,00 36 980,70 98,09% 0,21%
4. Podatek od środków transportowych 498 000,00 499 788,50 100,36% 2,81%
5. Opłaty lokalne 0,00 0,00 0,00% 0,00%
DOCHODY WŁASNE 8 546 940,16 8 449 643,61 98,86% 47,45% Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy w Grabicy
3) Podatek od nieruchomo ści
Wysokość stawek podatku od nieruchomości w okresie objętym kontrolą została ustalona uchwałami Rady Gminy Grabica: - nr XXI/142/2009 z dnia 10 listopada 2009 roku
Strona 50 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- nr XXVII/179/2010 z dnia 29 października 2010 roku. Zwolnienia w podatku od nieruchomości zostały wprowadzone uchwałą Rady Gminy nr III/13/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku ze zm. wynikającymi z uchwał: - nr IX/65/2003 z dnia 28 listopada 2003 roku, - XXI/145/2009 z dnia 10 listopada 2009 roku. - nr XXVII/182/2010 z dnia 29 października 2010 roku. i obejmują one: 1. Budynki mieszkalne lub ich części położone na gruntach gospodarstw rolnych i na gruntach nie będących gospodarstwami rolnymi z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. 2. Budynki wykorzystywane na cele związane z wykonywaniem zadań publicznych z zakresu ochrony przeciw pożarowej, realizowane na podstawie ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej wraz z gruntami związanymi z tymi budynkami. 3. Budynki lub ich części, budowle lub ich części wykorzystywane na potrzeby zbiorowego odprowadzania ścieków oraz zbiorowego zaopatrzenia w wodę w rozumieniu ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków wraz z gruntami związanymi z tymi budynkami lub budowlami. 4. Budynki, budowle i grunty związane z zapewnieniem ładu, porządku i bezpieczeństwa publicznego. 5. Budynki lub ich części oraz grunty stanowiące własność gminy, o ile nie są we władaniu osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej, o których mowa w art.3 ust.1 pkt.3 i 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych. 6. Budynki lub ich części oraz grunty wykorzystywane na cele ochrony zdrowia i pomocy społecznej. Kontroli poddano prawidłowość przyjętych przez Radę Gminy stawek podatku od nieruchomości, poprzez porównanie ich ze stawkami określonymi w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 3 sierpnia 2009 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2010 roku (M.P. nr 52, poz. 531) oraz w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 30 lipca 2010 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2011 roku (M.P. z dnia 6 sierpnia 2010 r. nr 55, poz. 755). Poniższa tabela przedstawia obowiązujące na terenie gminy Grabica stawki podatku od nieruchomości, przyjęte wskazanym wyżej uchwałami. Górne granice stawek podatkowych ustalone przez Radę Gminy na rok: Przedmiot opodatkowania 2010 2011 Od 1 m2 powierzchni gruntów związanych z 0,77 0,80 prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w 0,70 0,72 ewidencji gruntów i budynków, powyżej 5000m2 0,75
Grunty pod jeziorami zajęte na zbiorniki 4,04 4,15 retencyjne lub elektrownie wodne od 1 ha powierzchni 3,64 4,00 Od pozostałych gruntów, w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności 0,39 0,41 pożytku publicznego przez organizację pożytku 0,14 0,15 publicznego
Strona 51 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Od budynków związanych z prowadzeniem 21,05 działalności gospodarczej oraz od budynków 20,51 mieszkalnych lub ich części zajętych na 19,00 prowadzenie działalności gospodarczej, powyżej 18,48 600 m2 20,00 Od budynków mieszkalnych 0,65 0,67 0,36 0,37 Od budynków lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w 9,57 9,82 zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem 8,61 9,00 siewnym
Od budynków lub ich części zajętych na 4,16 4,27 prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych 2,77 2,84 Od pozostałych budynków lub ich części, w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej 6,88 7,06 działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego 3,53 3,62
Od budowli 2% ich wartości określonej na podstawie art. 4 2% ich wartości określonej na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-9 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-9
Z danych zawartych w powyższej tabeli wynika, że stawki podatku od nieruchomości na terenie Gminy Grabica obowiązujące w 2010 oraz 2011 roku nie przekraczały górnych stawek podatku określonych w powyżej przytoczonych przepisach prawa. W kontrolowanym okresie obowiązywała uchwała nr XVI/111/2004 z dnia 28 grudnia 2004 roku w sprawie określenia wzorów formularzy informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, o gruntach, o lasach i deklaracji na podatek od nieruchomości, podatek rolny i podatek leśny. W 2011 roku obowiązywała uchwała nr III/14/2010 z dnia 29 grudnia 2010 roku w sprawie określenia wzorów dotyczących podmiotu i przedmiotu opodatkowania w podatku od nieruchomości, w podatku rolnym i w podatku leśnym. W kontrolowanym okresie w gminie nie obowiązywała uchwała w sprawie opłaty prolongacyjnej. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie posiada bezpośredniego dostępu do danych ewidencji gruntów i budynków. Dane są przesyłane ze Starostwa Powiatowego w Piotrkowie.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
W okresie objętym kontrolą ilość podatników (osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej) będących podmiotami ww. podatku wynosiła: w 2010 roku – 49 w 2011 roku – 46 Wpływy, przypisy, odpisy oraz zaległości w podatku od nieruchomości od osób prawnych przedstawiały się następująco: - stan zaległości na 01.01.2010r. - 72 431,90 zł - przypis na 2010r. - 3 003 280,00 zł - odpisy - 490 008,40 zł
Strona 52 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- wpłaty - 2 915 722,75 zł - stan zaległości na 31.12.2010r. - 70 676,08 zł - przypis na 2011r. - 3 581 570,40 zł - odpisy - 438 671,00 zł - wpłaty - 2 739 601,99 zł Inspektorzy objęli kontrolą prawidłowość określenia wysokości podatku, terminowość wpłat rat podatku oraz zakres podejmowanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wszystkich podatników opłacających podatek na terenie gminy w latach 2010-2011 w odniesieniu do podatników o niżej wymienionych numerach ewidencyjnych: (…) 3 W wyniku kontroli ustalono co następuje: - deklaracje w latach 2010-2011 zostały złożone przez wszystkich badanych podatników, które dotarły do organu podatkowego, po upływie terminu o którym mowa w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, (18.01.2010r, 19.01.2011r) - na deklaracjach były umieszczane pieczątki daty wpływu do organu podatkowego co było niezgodne z art. 6 ust. 11 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.) oraz z § 42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67 ze zm.), - w deklaracjach podatkowych wskazano prawidłowe stawki podatkowe, - nie stwierdzono błędów rachunkowych, - raty podatku były płacone przez wszystkich wyżej wymienionych podatników terminowo, czyli do 15 dnia każdego miesiąca, co ustalono na podstawie kart wydruków kart kontowych. - przypisy podatku były dokonywane zawsze pod datą złożenia deklaracji w siedzibie organu podatkowego, - powierzchnie gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wykazywane przez podatników w deklaracjach były zgodne z danymi wynikającymi z wypisów z rejestru gruntów, - wszyscy podatnicy poza jednym przypadkiem ( wzrost wartości budowli z kwoty 3 006,00 zł w 2010r. do kwoty 10 538,00 zł w 2011r.) wykazywali w składanych
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 53 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 deklaracjach te same powierzchnie gruntów objętych podatkiem jak również te same budowle podlegające opodatkowaniu. Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
W okresie objętym kontrolą ilość podatników wynosiła: w 2010 roku – 222 podatników podatku od nieruchomości, 1.876 podatników łącznego zobowiązania pieniężnego, w 2011 roku – 210 podatników podatku od nieruchomości, 1.879 podatników łącznego zobowiązania pieniężnego. Przypisy, odpisy wpłaty oraz zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych przedstawiały się następująco: - stan zaległości na 01.01.2010r. - 62 499,52 zł - przypis na 2010r. - 367 974,00 zł - odpisy - 3 474,20 zł - wpłaty - 353 518,62 zł - stan zaległości na 31.12.2010r. - 73 303,17 zł - przypis na 2011r. - 423 793,00 zł - odpisy - 4 608,00 zł - wpłaty - 399 076,16 zł - stan zaległości na 31.12.2011r. - 93 221,01 zł Prawidłowość ustalenia należności podatkowych sprawdzono w odniesieniu do podatników o niżej wyszczególnionych numerach ewidencyjnych: (…) 4 Kontrolujący ustalili co następuje: - kwoty podatku od nieruchomości ustalono w prawidłowych wysokościach, według prawidłowych stawek, - nie stwierdzono błędów rachunkowych, - decyzje doręczano drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru z podaniem daty odbioru i własnoręcznym podpisem podatnika lub za pośrednictwem sołtysów, - decyzje w latach 2010-2011 doręczano nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego zgodnie z art. 47 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, - podatki w badanej próbie były wpłacane najczęściej terminowo zgodnie z terminami wskazanymi w art.6 ust.7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, - ponadto kontrolą objęto przestrzeganie art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi, że osoby fizyczne, z zastrzeżeniem ust. 11, są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 54 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 3. Podatnicy o nr ewidencyjnych: (…) 5 złożyli w dniach 01.02.2011r i 09.02.2011r. informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych na formularzach stanowiących załącznik do uchwały Rady Gminy Grabica nr XVI/111/2004 z dnia 28 grudnia 2004 roku, w dniu 21 lutego 2011 roku została opublikowana a weszła w życie w dniu 8 marca 2011 roku uchwała Rady Gminy nr III/14/2010 z dnia 29 grudnia 2010 roku zmieniająca wzory formularzy, - organ podatkowy nie dokonywał przypisu podatku pod datą skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej, lecz pod datą wystawienia tych decyzji. Daty dokonywania przypisu podatku w próbie objętej kontrolą obrazuje zamieszczona niżej tabela: (…) 6 Kontrolujący stwierdzili, że w przypadku wyżej wymienionych podatników organ podatkowy dokonywał przypisu podatku mimo niedoręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Z powyższego wynika, że organ podatkowy przypisywał nieistniejące zobowiązanie podatkowe. Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności) 2010 rok
Kwota objęta Ilość Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (w zł)
Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 27 9 298,20
Rozłożenie zapłaty podatku na raty - -
Odroczenie terminu płatności podatku - -
Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej 1 773,00
Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej - - 2011 rok
5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 55 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwota objęta Ilość Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (w zł)
Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 27 7 091,22
Rozłożenie zapłaty podatku na raty - -
Odroczenie terminu płatności podatku - -
Rozłożenie na raty zapłaty zaległości podatkowej 1 216,70
Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej - -
4) Podatek rolny Stosownie do ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r., nr 136, poz. 969 ze zm.), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 1990 roku w sprawie podatku rolnego (Dz. U. nr 143, poz. 1614) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie zaliczenia gmin oraz miast do jednego z czterech okręgów podatkowych (Dz. U. nr 143, poz. 1614) Gmina Grabica została zaliczona do II okręgu podatkowego. Na lata 2010 – 2011 Rada Gminy Grabica nie podejmowała uchwał w sprawie obniżenia wysokości ceny skupu żyta służącej do naliczenia podatku rolnego na terenie na gminy. Podatek rolny był naliczany w oparciu o cenę skupu żyta wynikającą z komunikatu Prezesa GUS. Podatek rolny od osób fizycznych W okresie objętym kontrolą ilość podatników wynosiła: Rok 2010 - ilość podatników w łącznym zobowiązaniu pieniężnym - 1 876 - ilość podatników w podatku rolnym - 644 Rok 2011 - ilość podatników w łącznym zobowiązaniu pieniężnym - 1 879 - ilość podatników w podatku rolnym - 643 W okresie objętym kontrolą wpłaty podatku rolnego, przypisy, odpisy oraz stan zaległości przedstawiał się następująco: Stan zaległości na 01.01.2010r. - 33 024,27 zł Przypis na 2010r. - 492 066,00 zł Odpis - 6 472,00 zł Wpłaty - 487 039,82 zł Stan zaległości na 31.12.2010r. - 29 836,34 zł Przypis na 2011r. - 547 323,00 zł Odpisy - 12 845,22 zł Wpłaty - 527 783,14 zł Stan zaległości na 31.12.2011r. - 36 827,85 zł
Strona 56 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto prawidłowość określenia wysokości podatku, terminowość wpłat rat podatku oraz zakres podejmowanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wobec losowo wybranych podatników o numerach ewidencyjnych: (…) 7. W toku kontroli ustalono również, że: - w decyzjach stosowano prawidłowe stawki podatku, - nie stwierdzono w decyzjach podatkowych błędów rachunkowych, - należny podatek rolny był naliczany prawidłowo – dla gruntów gospodarstw rolnych od 1 ha przeliczeniowego wynosił równowartość 2,5 q żyta, - przeliczenia hektarów użytków rolnych na hektary przeliczeniowe dokonano prawidłowo, - decyzje w latach 2010-2011 doręczano w prawidłowym terminie, zgodnie z art. 47 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, czyli nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, - podobnie jak w przypadku podatku od nieruchomości organ podatkowy nie dokonywał przypisu podatku pod datą skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej, lecz pod datą wystawienia tych decyzji. - kontrolujący stwierdzili, że w przypadku wszystkich podatników objętych kontrolą organ podatkowy dokonywał przypisu podatku mimo niedoręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Z powyższego wynika, że organ podatkowy przypisywał nieistniejące zobowiązanie podatkowe, - podatek w badanej próbie był uiszczany przez podatników objętych kontrolą terminowo, zgodnie z art. 6 a ust. 6 ustawy o podatku rolnym. W przypadku drobnych opóźnień z wpłacaniem rat podatku, odsetki nie były naliczane zgodnie z art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa, - decyzje podatkowe posiadały wszystkie elementy wyszczególnione w art. 210 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, Podatek rolny od osób prawnych W okresie objętym kontrolą ilość podatników wynosiła: - w 2010 roku – 27 - w 2011 roku – 26 Wpływy z podatku rolnego od osób prawnych, przypisy, odpisy oraz stan zaległości przedstawiał się następująco: Stan zaległości na 01.01.2010r. - 394,00 zł Przypis na 2010r. - 2 229,00 zł
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 57 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Odpisy - 221,00 zł Wpłaty - 1 994,00 zł Stan zaległości na 31.12.2010r. - 421,00 zł Przypis na 2011r. - 68 102,52 zł Odpis - 21,00 zł Wpłaty - 67 319,52 zł Stan zaległości na 31.12.2011r. - 1 188,00 zł
Kontrolą objęto prawidłowość określenia wysokości podatku, terminowość wpłat rat podatku oraz zakres podejmowanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wobec podatników o następujących numerach ewidencyjnych: Rok 2010 (…) 8 Rok 2011 (…) 9 W toku kontroli stwierdzono: - podatnicy stosowali prawidłowe stawki, - nie stwierdzono w deklaracjach błędów rachunkowych, - należny podatek został naliczony prawidłowo – dla gruntów gospodarstw rolnych od 1 ha przeliczeniowego wynosił równowartość 2,5 q żyta, dla pozostałych gruntów od 1 ha wynosił równowartość 5 q żyta, - przeliczenia hektarów użytków rolnych na hektary przeliczeniowe dokonano prawidłowo, - deklaracje na rok były składane na formularzach według ustalonego wzoru stanowiący załącznik nr 4 do uchwały Rady Gminy Grabica nr XVI/111/2004 z dnia 28 grudnia 2004 roku, natomiast od 2011 roku podatnicy winni składać deklaracje stanowiące załącznik do uchwały Rady Gminy nr III/14/2010 z dnia 29.12.2010 roku.
8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 58 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- złożone przez podatników deklaracje za lata 2010-2011 zawierają adnotacje pracownika organu podatkowego o sprawdzeniu deklaracji, co potwierdza dokonanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających wynikających z art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, - wszyscy podatnicy objęci próbą kontroli opłacało podatek rolny w terminach, o których mowa w art. 6a ust. 8 pkt 3 ustawy o podatku rolnym, bądź dokonywali wpłaty całej należności podatku w jednym terminie. - przypisu podatku w większości przypadków dokonywano pod datą złożenia deklaracji w siedzibie organu podatkowego, - stwierdzono, że podatnicy deklaracje za lata 2010-2011 złożyli terminowo, zgodnie z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, wystąpiły jednak przypadki, że deklaracje złożone zostały z 2 -3 dniowym opóźnieniem.
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów) 2010 Kwota Ilość decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna 2 139,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 2 5,00 Ulga żołnierska - - Umorzenie zaległości, odsetek 27 9 298,20 Rozłożenie na raty zapłaty podatku (zaległości) 1 773,00 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości) - -
2011
Kwota Ilość decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna - - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 15 1 254,00 Ulga żołnierska - - Umorzenie zaległości, odsetek 27 7 091,22 Rozłożenie na raty zapłaty podatku (zaległości) 1 216,70 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości) - -
Kontroli poddano decyzje dotyczące ulg podatkowych w podatku rolnym wydane przez organ podatkowy w latach 2010-2011. Były to następujące decyzje: W sprawie umorzenia: - decyzja nr 3123.1.1.2011 z dnia 15 kwietnia 2011 roku – umorzenie zaległości podatkowej I raty zobowiązań podatkowych za 2011r. w kwocie 285,00 zł - decyzja nr 3123.1.21.2011 z dnia 18 5 grudnia 2011 roku – umorzenie IV raty zobowiązania podatkowego za 2011 rok w kwocie 520,00 zł zł. - decyzja nr 3123.12.2011 z dnia 5 października 2011 roku – umorzenie III raty zobowiązań podatkowych za 2011 rok w kwocie 214,00 zł.
Strona 59 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- decyzja 3123.10.2011 z dnia 5 października 2011 roku – umorzenie III raty zobowiązań podatkowych za 2011 rok w kwocie 148,00 zł. Powyższe decyzje zostały wydane na podstawie art.67a par.1 pkt 3, w związku z art.67d par.1 pkt. 2 i art.207 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tj. DZ. U. z 2005r.nr 8 poz.60 ze zm.), art.art.1 i 5 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (tj. Dz. U. z 2007r. nr 59 poz.404 ze zm.) oraz rozporządzenia Komisji (WE) Nr 1535/2007 z dnia 2007r. w sprawie stosowania art.87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy de minimis w sektorze produkcji rolnej (Dz. U. UE z 2007 r.nr 337). Wraz z wydaną decyzją zostało wystawiane zaświadczenie o pomocy de minimis w rolnictwie i rybołówstwie, w którym podawano wartość brutto udzielonej pomocy de minimis i równowartość w euro. Podatnik zaś wraz z wnioskiem składał oświadczenie o uzyskanej pomocy de minimis w ostatnich trzech latach przed składaniem wniosku o udzielenie pomocy. W sprawie odroczenia terminu zapłaty podatku (zaległości): - decyzja nr 3113-1/12/10 z dnia 02.07.2010r. w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych za lata 2008 – 2010 w kwocie 773,00 zł na pięć rat płatnych w następujących terminach i wysokościach: - do dnia 30.07.2010r. - 173,00 zł - do dnia 30.08.2010r. - 150,00 zł - do dnia 30.09.2010r. - 150,00 zł - do dnia 30.10. 2010r. – 150,00 zł - do dnia 30.11.2010r. – 150,00 zł Decyzja została wydana na wniosek podatnika, na podstawie art.67a par. 1pkt 2 i 3 oraz art.207 par.1 ustawy Ordynacja podatkowa W sprawie zwolnienia z tytułu nabycia gruntów: - decyzja nr 3121.2.7.2011 z 18 sierpnia 2011 roku w sprawie: - zwolnienia w podatku rolnym nabytych gruntów (…)10 w okresie od dnia 01.08.2011r. do dnia 31.05.2014r. - obniżenia podatku rolnego od w/w gruntów o 0,75% w okresie od dnia 01.06.2014r. do dnia 31.05.2015r., o 50%w okresie od dnia 01.06.2015r. do dnia 31.05.2016r. Akt notarialny Rep. A nr 4018/2009 z dnia 29.05.2009 r. wniosek o ulgę z dnia 26.07.2011r. - decyzja nr 3121.2.9.2011 z dnia 07.11.2011 roku w sprawie: - zwolnienia w podatku rolnym nabytych gruntów (…)11 w okresie od 01.11.2011r. do dnia 31.10.2016r. - obniżenia podatku rolnego od w/w gruntów o 0,75% w okresie od 01.11.2016r. do dnia 31.10.2017r., o 50% w okresie od 01.11.2017r. do dnia 31.10.2018r.
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 60 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Akt notarialny Rep.A nr 3611/2011 z dnia 05.10.2011r., wniosek o ulgę z dnia 11.10.2011r. - decyzja nr 3121.2.8.2011 z dnia 28.09.2011 roku w sprawie: - zwolnienia w podatku rolnym nabytych gruntów (…)12 w okresie od dnia 01.10.2011r. do dnia 31.08.2016r. - obniżenia podatku rolnego od w/w gruntów o 75% w okresie od dnia 01.09.2016r. do dnia 31.08.2017r., o 50% w okresie od dnia 01.09.2017r. do dnia 31.08.2018r. Akt notarialny Ne Rep.4481/2011 z dnia 23.08.2011r., wniosek z dnia 28.09.2011r. W sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej: - decyzja nr 3111-1/2/10 z dnia 18 sierpnia 2010 roku – przyznająca ulgę inwestycyjną w podatku rolnym w kwocie 5 154,00 zł (…) 13 W trakcie kontroli dokumentacji ustalono: - wyżej wymienione decyzje zostały wydane przez Wójta Gminy, - decyzje wydano na pisemne wnioski podatników, - na wpływających do Urzędu wnioskach umieszczano pieczątki wpływu określające datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego, co było zgodne z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 1999 nr 112 poz. 1319) oraz z § 42 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67 ze zm.), - decyzje posiadały uzasadnienia faktyczne i prawne zgodnie z art. 210 § 1 pkt 6 ustawy Ordynacja podatkowa, - wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących udzielonych ulg i zwolnień zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, - do wszystkich wniosków składanych przez podatników były dołączane informacje o stanie majątkowym wnioskodawcy, oraz były udokumentowane okoliczności i fakty podane we wnioskach stanowiących podstawę do zastosowania przez organ podatkowy ulgi z art. 67a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, - decyzje umarzające zaległości były wydawane tylko do zaległości podatkowych, - do decyzji przyznających ulgi z tytułu nabycia gruntów były dołączane akty notarialne zakupu gruntów oraz oświadczenia wnioskodawców złożone zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku rolnym,
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 61 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- ulgi z tytułu nabycia gruntów były przyznawane zgodnie z art.4 Rozporządzenia Komisji (WE)nr 1857/2006 z dnia 15 grudnia 2006 roku w sprawie zastosowania art.87 i 88 Traktatu w odniesieniu do pomocy państwa dla małych i średnich przedsiębiorstw prowadzących działalność związaną z wytwarzaniem produktów rolnych oraz zmieniające rozporządzenie (WE)nr 70/2001 (Dz.U.L358//3 z dnia 16.12.2006r. - w decyzjach przyznających zwolnienia i ulgi z tytułu nabycia gruntu wskazano dokładnie okres (od dnia do dnia) zastosowania zwolnienia z podatku a następnie ulgi. - do wniosków o przyznanie ulgi inwestycyjnej dołączane były kserokopie faktur dotyczących poniesionych wydatków na zakup i instalację urządzeń wymienionych w art. 13 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym, - kwota przyznanych ulg wynosiła 25% udokumentowanych rachunkami nakładów inwestycyjnych zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy. 5. Podatek od środków transportowych Stawki podatku od środków transportowych w okresie objętym kontrolą były ustalone: - uchwałą nr XXI/143/2009 Rady Gminy Grabica z dnia 10 listopada 2009r. w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych - uchwałą nr XXVII/180/2010 Rady Gminy Grabica z dnia 29 października 2010r. w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych. Rada Gminy w Grabicy nie podejmowała uchwały w sprawie zwolnień w podatku od środków transportowych innych nią wynikają z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Rada Gminy Grabica nie podejmowała uchwał w sprawie zwolnień z podatku od środków transportowych innych niż ustawowe. Podatek od środków transportowych od osób fizycznych Zgodnie z ewidencją podatkiem od środków transportowych w 2010 roku objęte były 286 środków transportowych należących do 81 podatników. Zgodnie z ewidencją podatkiem od środków transportowych w 2011 roku objęte były 291 środków transportowych należących do 84 podatników. Planowane wpływy i uzyskane kwoty podatku przedstawiały się następująco: Stan zaległości na 01.01.2010r. - 45 339,93 zł Przypis na 2010r. - 470 282,00 zł Wpłaty - 463 893,84 zł Stan zaległości na 31.12.2010r. - 51 372,09 zł Przypis na 2011r. - 514 632,00 zł Odpisy - 7 301,00 zł Wpłaty - 499 788,50 zł Stan zaległości na 31.12.2011r. - 57 950,59 zł Sprawdzono terminowość składanych informacji na podatek od środków transportowych oraz zgodność wysokości przyjętych stawek do naliczenia podatku ze stawkami ustalonymi w uchwałach Rady Gminy w odniesieniu do niżej wymienionych środków transportowych o nr rejestracyjnych:
Strona 62 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rok 2010 (…) 14 Rok 2011 (…) 15 Wobec powyższego nieprawidłowości nie stwierdzono.
4) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
2010 rok
Tytuły Tytuły Upomnienia Upomnienia Kwota Rodzaj Kwota zaległości wykonawcze wykonawcze wyegzekwowanych podatku na koniec roku zaległości
Ilość Wartość Ilość Wartość
Łączne zobowiązanie pieniężne
Podatek od nieruchomości 73.303,17 zł 731 141.054,91 zł 160 62.730 zł 37.194,60 zł Podatek rolny 29.836,34 zł
Podatek leśny 1.206,40 zł Podatek od nieruchomości 70.676,08 zł - - - - - – osoby prawne
Podatek rolny – osoby 421,00 zł 2 394,00zl - - - prawne
Podatek leśny 111,00 zł 1 111,00zł - - -
Podatek od środków transportowych – osoby 51.372,09 zł 47 99.355,00 zł 10 18.185,00 zł 14.290,00 zł fizyczne
2011 rok
14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 63 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Tytuły Tytuły Upomnienia Upomnienia Kwota Rodzaj Kwota zaległości wykonawcze wykonawcze wyegzekwowanych podatku na koniec roku zaległości
Ilość Wartość Ilość Wartość
Łączne zobowiązanie pieniężne
Podatek od nieruchomości 93.221,01 zł 661 129.524,90 zł 78 29.909,90 zł 19.280,10 zł
Podatek rolny 36.827,85 zł
Podatek leśny 1.566,50 zł Podatek od nieruchomości 74.356,41 zł 2 3.932,71 zł - - 6.197,00 zł – osoby prawne
Podatek rolny – osoby 1.188,00 zł 2 1.024,00 zł - - 72,00 zł prawne
Podatek leśny 329,00 zł 1 322,00 zł - - -
Podatek od środków transportowych – osoby 57.950,59 zł 32 59.673,00 zł - - 14.290,00 zł fizyczne
Ewidencja upomnień i tytułów wykonawczych w Urzędzie Gminy Grabica była prowadzona komputerowo. Ewidencja upomnień była prowadzona zgodnie z § 4 ust. 3 i załącznikiem nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Ewidencja tytułów wykonawczych była prowadzona ręcznie zgodnie z § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia według wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia. Kontroli poddano również podejmowanie czynności windykacyjnych wobec 5 podatników posiadających największe zaległości w podatku od nieruchomości, w łącznym zobowiązaniu pieniężnym i podatku od środków transportowych. Posiadali oni na dzień 31 grudnia 2011 roku największe zaległości: - Podatnik o nr ewidencyjnym (…) 16 – (zaległości w podatku od nieruchomości) (…) 17 Podatnik o nr ewidencyjnym (…) 18 (podatek od nieruchomości)
16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29
Strona 64 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(…) 19 Podatnik o nr ewidencyjnym (…) 20 (zaległości w łącznym zobowiązaniu pieniężnym) (…) 21 Podatnik o nr ewidencyjnym nr (…) 22 (zaległości w łącznym zobowiązaniu pieniężnym) (…) 23 Podatnik o nr ewidencyjnym (…) 24 (zaległości w podatku od środków transportowych) (…) 25
sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997
Strona 65 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Grabicy, który został przyjęty zarządzeniem nr 60/2011 Wójta Gminy Grabica z dnia 31 sierpnia 2011 roku, oraz zarządzeniem nr 100/2011 Wójta Gminy Grabica z dnia 12 grudnia 2011 roku w sprawie określenia stanowisk pracy wchodzących w skład komórek organizacyjnych Urzędu Gminy w Grabicy sprawy z zakresu ustawy o gospodarce nieruchomościami należą do zadań stanowiska pracy ds. Zarządu Mieniem Komunalnym- Gospodarki Gruntami i Nieruchomościami Rada Gminy Grabica określiła zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania podejmując uchwałę nr XIII/91/2008 z dnia 29 sierpnia 2008 roku w sprawie określania zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. W Gminie Grabica były opracowywane wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy wprowadzane w życie uchwałami Rady Gminy: - nr XXVII/181/2006 z dnia 8 września 2006 roku - na lata 2007 – 2011 - nr IX/56/2011 z dnia 22 listopada 2011 roku – na lata 2012 2016. Ponadto Rada Gminy Grabica ustaliła zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy podejmując uchwały: - nr XXVII/182/2006 z dnia 8 września 2006 roku w sprawie zasad i kryteriów wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Grabica, - nr IX/55/2011 z dnia 22 listopada 2011 roku w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy Grabica
2.1. Dochody z tytułu sprzeda ży nieruchomo ści
Dochody ze sprzedaży nieruchomości lub ich części (w tym lokali) 2010 rok 2011 rok
Plan Plan po zmianach Wykonanie Plan Plan po zmianach Wykonanie 0,00 zł 0,00 0,,00 zł 0,00 zł 0,00 zł 0,00 zł
W latach 2010- 2011 w Gminie Grabica nie wystąpiła sprzedaż nieruchomości gruntowych.
2.2. Dochody z tytułu u żytkowania wieczystego nieruchomo ści, użytkowania, zarz ądu
Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu 2010 rok 2011 rok Plan Plan po zmianach Wykonanie Plan Plan po zmianach Wykonanie 3 113,00 zł 3 113,00 zł 3 087,90 zł 10 906,54 zł 10 906,54 zł 10 790,04 zł
roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 66 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gmina Grabica przekazała w użytkowanie wieczyste 12 nieruchomości gruntowych o łącznej powierzchni 5,0391 ha. Przekazanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste następowało na podstawie zawartych aktów notarialnych. Naliczona pierwsza opłata roczna od przekazanych nieruchomości w użytkowanie wieczyste wynosiła łącznie 3 113,00 zł. Zmiana opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego nastąpiła od 2011 roku. W wyniku dokonanej waloryzacji obecna wysokość opłat rocznych stanowi kwotę 10 906,54 zł. Sprawdzono prawidłowość dokonanych zmian opłat rocznych w odniesieniu do niżej wymienionych nieruchomości: - nieruchomość o pow. 3 1283 ha – przekazana w użytkowanie wieczyste na podstawie aktu notarialnego nr Rep. 4264/99. Ustalona pierwsza opłata roczna wynosiła 1 884,00 zł. Pismem nr 72240-1-11/10 z dnia 3 grudnia 2010 roku Wójt Gminy wypowiedział dzierżawcy obowiązującą opłatę roczną w kwocie 1 884,00 zł. Z dniem 1.01.2011 roku wysokość nowej opłaty rocznej miała wynosić 6 240,00 zł, - 3% wartości gruntu ustalonego przez rzeczoznawcę majątkowego w kwocie 208 000,00 zł. Dzierżawca nie wniósł odwołania na otrzymane wypowiedzenie. Opłatę roczną w nowej wysokości wniósł w dniu 27.04.2011 roku. Z tytułu nieterminowej wpłaty która winna być wniesiona do dnia 31.03.2011 roku zostały naliczone odsetki w kwocie 57,80 zł. - nieruchomość o pow. 0,6719 ha przekazana w użytkowanie wieczyste na podstawie aktu notarialnego nr Rep. 7449/02. Ustalona pierwsza opłata roczna wynosiła 439,50 zł. Pismem nr 72240-1-4/10 z dnia 3 grudnia 2010 roku Wójt Gminy wypowiedział dzierżawcy obowiązującą opłatę w kwocie 439,50 zł. Z dniem 1.01.2011 roku wysokość nowej opłaty rocznej miała wynosić 1 501,80 zł – 3% wartości gruntu ustalonego przez rzeczoznawcę majątkowego w kwocie 50 060,00 zł. Dzierżawca nie wniósł odwołania na otrzymane wypowiedzenie. Opłatę roczną w nowej wysokości w kwocie 1 501,80 zł wniósł w dniu 29.03.2011 roku. - nieruchomość o pow. 0,2722 ha – przekazana w użytkowanie wieczyste na podstawie aktu notarialnego nr Rep. 4264/99. Ustalona pierwsza opłata roczna wynosiła 163,00 zł. Pismem nr 72240-1-12/10 Wójt Gminy wypowiedział dzierżawcy obowiązującą opłatę roczną w kwocie 163,00 zł. z dniem 1.01.2011 roku wysokość nowej opłaty rocznej miała wynosić 724,20 zł – 3% wartości gruntu ustalonego przez rzeczoznawcę majątkowego w kwocie 24 140,00 zł. Dzierżawca nie wniósł odwołana na otrzymane wypowiedzenia. Opłatę roczną w nowej wysokości w kwocie 724,20 zł wniósł w dniu 31 03.2011 roku.
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier żawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych 2010 rok 2011 rok Plan Plan po zmianach Wykonanie Plan Plan po zmianach Wykonanie 221 654,54 255 224,85
W kontrolowanym okresie stawki czynszu za lokale użytkowe były ustalane następującymi zarządzeniami:
Strona 67 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- zarządzeniem nr 77/2009 Wójta Gminy Grabica z dnia 12 listopada 2009 roku w sprawie określenia minimalnych stawek czynszu za najem lokali użytkowych oraz minimalnych stawek czynszu od wydzierżawionych gruntów rolnych będących własnością Gminy Grabica. - zarządzeniem nr 84/2010 Wójta Gminy Grabica z dnia 12 listopada 2010 roku w sprawie określenia minimalnych stawek czynszu za najem lokali użytkowych będących własnością Gminy Grabica. Wysokość minimalnej stawki czynszu za lokale użytkowe stanowiące własność gminy za 1 m2 powierzchni lokalu była zróżnicowana w zależności od przeznaczenia lokalu i w okresie kontrolowanym wynosiła: Rok 2010 rok 2011 a) lokale handlowe - 11,54 zł netto 11,81 zł netto b)lokale prod.-wytwórcze 12,43 zł netto 12,72 zł netto c) lokale usługowe 11,54 zł netto 11,81 zł netto d) lokale biurowe 59,93 zł netto 61,49 zł netto e) garaże inne pomiesz. gosp. 5,17 zł netto 5,31 zł netto f) ryczałt za hol 37,78 zł netto 40,00 zł netto Stawka bazowa mogła być zwiększona w zależności od wyposażenia lokalu w urządzenia techniczne. Jej wysokość winna być negocjowana z najemcą. Sprawdzono niżej wymienione umowy najmu lokali użytkowych: - Umowa najmu lokalu użytkowego zwarta w dniu 1.01.1999 roku pomiędzy Zarządem Gminy Grabica a Telekomunikacją Polską S.A. na wynajem lokalu użytkowego o łącznej powierzchni użytkowej 24 m2. Wynajmowany lokal posiadał instalację elektryczną i wodno-kanalizacyjną i miał być wykorzystywany na cele telekomunikacyjne (centrala telefoniczna). Stawka czynszu została ustalona w wysokości 6,00 zł za 1 m2 powierzchni - łącznie 144,00 zł + podatek VAT. Strony ustaliły, iż zmiana stawki czynszu może ulegać zmianie nie częściej niż raz na rok i nie więcej niż o 10%. Umowa została zawarta na czas nieokreślony jednak nie krótszy niż 20 lat. Po upływie 20 lat umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem 6 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W okresie objętym kontrolą stawki czynszu były ustalane zawieranymi aneksami do umowy i wynosiły: - w roku 2010 – wysokość czynszu na podstawie podpisanego aneksu nr 6/2009 z dnia 14.12.2009 roku wynosiła – 12,30 zł za 1m2 x 24 m2 =295,20 zł + 22%VAT- 64.94 zł= 360,14 zł. - w roku 2011 – wysokość czynszu na podstawie podpisanego aneksu 6/2010 z dnia 09.01.2011r. wynosiła: 12,73 zł za 1 m2 x 24 m2 = 305,52 zł +23% VAT 70,27 zł = 375,79 zł.
Strona 68 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ustalona w powyższym okresie stawka czynszu nie była niższa niż stawka minimalna czynszu za wynajem lokali użytkowych ustalona w zarządzeniach Wójta Rady Gminy a która wynosiła odpowiednio – rok 2010 – 11,54 zł, rok 2011 – 11,81 zł. W wyniku sprawdzenia ustalono iż nie występują zaległości w regulowaniu należności czynszowych przez TP S.A. - umowa najmu lokalu użytkowego zawarta w dniu 28 lipca 2005 roku pomiędzy Wójtem Gminy Edwardą Wójcik a (…) 26 na wynajem lokalu użytkowego o łącznej powierzchni 133 m2 przeznaczonego na prowadzenie lecznicy weterynaryjnej, pod rygorem rozwiązania umowy w terminie natychmiastowy, bez zachowania okresu wypowiedzenia. Wysokość czynszu w zawartej umowie została ustalona w wysokości 10,50zł netto za 1 m2x 133 m2=1 396,50 zł + podatek VAT 22%-307,23 zł – razem 1 703,73 zł brutto. Czynsz najmu może ulegać zmianie raz w roku, nie mniej niż wskaźnik wzrostu cen towarów i usług, planowany w ustawie budżetowej. Umowa została zawarta na okres od 1 września 2005 roku do dnia 31 sierpnia 2016 roku. W okresie objętym kontrolą wysokość czynszu została ustalona w zawieranych aneksach: Rok 2010 - aneks nr 1/2009 z dnia 26 listopada 2009 roku – wysokość czynszu brutto wynosiła 1 872,48 zł ( wg stawki za 1 m2 – 11,54 zł netto) Rok 2011 - aneks nr 1/2010 z dnia 27 grudnia 2010 roku – wysokość czynszu brutto wynosiła 1 953,02 zł ( wg stawki za 1 m2 - 11,94 zł netto) W wyniku sprawdzenia ustalono, iż nie występują zaległości w opłatach czynszowych. - umowy najmu lokalu użytkowego – umowy najmu garażu Umowa najmu lokalu użytkowego zawarta w dniu 12 stycznia 2010 roku pomiędzy Wójtem Gminy Edwarda Wójcik a (…) 27 na wynajem lokalu użytkowego o powierzchni 19 m2, który będzie wykorzystywany wyłącznie na garaż. Wysokość czynszu najmu została ustalona w wysokości brutto 119,84 zł, na podstawie stawki 5,17 zł za 1m 2 powierzchni netto. Umowa została zawarta na okres od 1.01.2010 roku do dnia 31.12.2010 roku. Umowę podpisali Wójt Gminy i wynajmujący (…) 28 .
26 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
27 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 69 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Pismem z dnia 03.01.2011 roku wynajmująca wystąpiła pismem do Wójta Gminy z prośbą o wyrażenie zgody na przedłużenie umowy najmu garażu w budynku komunalnym Gminy. W dniu 3 01.2011 roku została zawarta umowa najmu lokalu użytkowego garażu z dotychczasowym wynajmującym. Wysokość czynszu została ustalona w wysokości 124,09 zł brutto, w oparciu o stawkę za 1 m2 powierzchni w wysokości 5,31 zł netto. Podobnie jak w okresie wcześniejszym umowa została zawarta na okres 1 roku tj. od 1.01.2011r do dnia 31.12.2011r. W wyniku sprawdzenia ustalono iż wynajmująca nie zalegała z opłatami czynszowymi. W opisanych powyżej umowach najmu lokali użytkowych ustalona stawka czynszu za 1m2 powierzchni była wyższa niż stawka minimalna ustalona w zarządzeniach Wójta Gminy. Kontrolą objęto niżej opisane umowy dzierżawy: - umowa dzierżawy nr 72243-2/08 zawarta w dniu 26.06.2008 roku pomiędzy Edwardą Wójcik Wójtem Gminy Grabica a Gminą Piotrków Trybunalski reprezentowaną przez Prezydenta Miasta Krzysztofa Chojniaka. Przedmiotem dzierżawy jest nieruchomość położona we wsi Doły Brzeskie o łącznej powierzchni 6,19 ha. Powyższa nieruchomość była eksploatowana jako składowisko odpadów. Obecne przekazanie nieruchomości nastąpiło celem rekultywacji o kierunku rolnym. Czas trwania umowy dzierżawy określono od dnia 1 lipca 2008 roku do dnia 31 grudnia 2019 roku. Kwota czynszu została ustalona w wysokości: - w okresie od 1.07.2008r. do 31.12.2008r. kwota 57 500,00 zł netto - w okresie od 1.01.2009r. do 31.12.2013r. kwota 115 000,00 zł netto rocznie - w okresie od 1.01.2014r. do 31.12.2019r. kwota 58 000,00 zł netto rocznie. Czynsz roczny miał być płatny w czterech równych ratach w terminach: do 31 stycznia, 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października. Dzierżawca niezależnie od czynszu zobowiązany był do płacenia podatku od nieruchomości od dzierżawionej powierzchni. Dzierżawca miał wykonać rekultywację zgodnie z opracowanym projektem rekultywacji. Umowę podpisali Wójt Gminy Edwarda Wójcik i Prezydent Miasta Krzysztof Chojniak. Przed podpisaniem umowy Rada Gminy Grabica podjęła uchwałę nr XII/82/2008 z dnia 15 maja 2008 roku w sprawie wyrażenia zgody na wydzierżawienie nieruchomości gruntowej. Zgodnie z uchwałą Wójt Gminy został upoważniony do zawarcia umowy dzierżawy nieruchomości w drodze bezprzetargowej z przeznaczeniem na przeprowadzenie rekultywacji. W wyniku sprawdzenia należne raty czynszu w wysokości 28 750,00 zł w latach 2010 – 2011 były zapłacone: Rok 2010 – dnia 02.02.2010r., 30.04.2010r., 30.07.2010r., 29.10.2010r. Rok 2011 – dnia 15.02.2011r., 09.05.2011r., 27.07.2011r., 27.10.2011r. - Umowa nr 3420-8/09 o świadczenie usług wodociągowych w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę na terenie Gminy Grabica zawarta w dniu 30 grudnia 2009 roku pomiędzy Gminą Grabica reprezentowaną prze Wójta Gminy Edwardę Wójcik a Ewą Cłapą prowadzącą Zakład Usług Wodociągowo – Hydraulicznych.
Strona 70 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Przedmiotem umowy jest powierzenie Zakładowi przez Gminę zadania własnego, świadczenia usług zbiorowego zaopatrzenia w wodę dla odbiorców usług na obszarze gminy w rozumieniu przepisów ustawy, i na zasadach określonych w Zezwoleniu i Regulaminie. W celu wykonania zawartej umowy na świadczenie usług w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę Zakładowi zostały przekazane w dzierżawę: - działka gruntu o powierzchni o,47 ha położoną w miejscowości Ostrowy na której znajdował się budynek hydroforni, - stacja wodociągowa i uzdatniania wody wraz z przyłączoną do niej siecią wodociągową położoną we większości wsi gminy - działka gruntu o powierzchni 0,49 ha położona w miejscowości Szydłów na której znajdował się budynek hydroforni – stacja wodociągowa i uzdatniania wody wraz z przyłączoną do niej siecią wodociągową obejmującą pozostałe wsie gminy - sieć wodociągowa we wsi Kobyłki o długości 3 300 mb przyłączona do ujęcia wody Hucisko w Gminie Drużbice. Wysokość czynszu rocznego za grunty, mienie i urządzenia ustalono na dzień zawieranej umowy w wysokości 12 641,64 zł, waloryzowany corocznie o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem za ostatni rok, ogłaszany w Monitorze Polskim. Opłata dzierżawna miała być wpłacana w okresach półrocznych, najpóźniej do dnia 31 lipca i do 31 stycznia roku następnego. W wyniku sprawdzenia wpłaty należnych czynszów dzierżawnych dokonywane były następująco: - rok 2010 I rata należnego czynszu w wysokości 7 017,80 zł została wpłacona dnia 01.03.2010r. II rata należnego czynszu została wpłacona dnia - rok 2011 I rata należnego czynszu w wysokości 5 318,74 zł i 16 331,87 została zapłacona dnia 22.02.2011r. II rata w wysokości 5 457,03 zł i 15 623,13 zł została zapłacona dnia 31.08.2011 roku(winna być zapłacona do dnia 31.07.2011r.) W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż na podstawie obowiązującej uchwały Rady Gminy Grabica budynki i budowle wykorzystywane na potrzeby zbiorowego odprowadzania ścieków oraz zbiorowego zaopatrzenia w wodę wraz z gruntami z nimi związanymi są zwolnione z podatku od nieruchomości. - umowa dzierżawy użytków rolnych zawarta dnia 12 października 2010 roku na dzierżawę użytków rolnych na okres 3 lat o powierzchni 0,99 ha. Umowa została zawarta na okres do dnia 1 września 2013 roku. Dzierżawca miał wykorzystywać nieruchomość na cele rolne. Czynsz dzierżawny ustalony został w wysokości 2,41 q żyta, płatny w terminie do dnia 15 listopada każdego roku. Umowę podpisali dzierżawca i Wójt Gminy. W wyniku sprawdzenia czynsz dzierżawny był opłacany: Rok 2010 – dnia 29.10. 2010r. wpłacono kwotę – 37,50 zł Rok 2011 – dnia 02.11.2011 r. wpłacono kwotę - 90,71 zł - Umowa dzierżawy użytków rolnych zawarta dnia 31 sierpnia 2011 roku na dzierżawę na okres 3 lat nieruchomości rolnych o powierzchni 1,35 ha. Umowa
Strona 71 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
została zawarta na okres do dnia 1 września 2014 roku. Dzierżawca miał wykorzystywać nieruchomość na cele rolne. Czynsz dzierżawny został ustalony w wysokości 3,69 ha żyta, płatny do dnia 15 listopada każdego roku. Umowę podpisali Wójt Gminy i dzierżawca. W wyniku sprawdzenia czynsz dzierżawny był opłacany: - rok 2011 - dnia 04.11.2011r. – wpłacono kwotę – 138,90 zł - umowa dzierżawy użytków rolnych zawarta w dniu 20 września 2011 roku na dzierżawę użytków rolnych o powierzchni 3,4550 ha na okres 3 lat do dnia 1 września 2014 roku. Dzierżawca miał wykorzystywać przedmiot dzierżawy cele rolne. Czynsz dzierżawny został ustalony w wysokości 5,74 q żyta, płatny w terminie do dnia 15 listopada każdego roku. Umowę podpisali Wójt Gminy i dzierżawca. W wyniku sprawdzenia ustalono, iż czynsz dzierżawny był opłacany: - rok 2011 – nie dokonano wpłaty należnego czynszu. Należny czynsz wpłacono dnia 17.01.2012 roku w kwocie 216,05 zł, naliczone odsetki – 5,00 zł, oraz koszty upomnienia 8,80 zł. - umowa dzierżawy gruntów zawarta dnia 31 sierpnia 2011 roku na dzierżawę użytków rolnych o powierzchni 0,87 ha na okres 3 lat do dnia 1 września 2014 roku. Dzierżawca miał wykorzystywać grunty na cele rolne. Czynsz dzierżawny został ustalony w wysokości 1,99q żyta, płatny do w terminie do dnia 15 listopada każdego roku. Umowę podpisali Wójt Gminy oraz dzierżawca. W wyniku sprawdzenia ustalono, iż czynsz dzierżawny był płacony: Rok 2011- dnia 14.12.2011r. wpłacono kwotę – 74,90 zł. W toku kontroli ustalono, że czynsze w większości były płacone terminowo, w razie opóźnień były pobierane odsetki od nieterminowych wpłat w prawidłowej wysokości. Za rok 2010 wpływy z tytułu dzierżaw gruntów komunalnych stanowiły kwotę 129 967,00 zł, nie wystąpiły zaległości w opłatach na koniec roku. W roku 2011 wpływy z powyższego tytułu osiągnęły kwotę 161 121,15 zł, zaległości w opłatach wyniosły 394,41 zł, zostały uregulowane w miesiącu styczniu 2012 roku. Szczegółowe rozliczenie opłat czynszowych za lata 2010 – 2011 stanowi akta kontroli nr.
VIII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD ŻETOWYCH
1. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2011 ROK 1.1. Informacje ogólne
Zadania z zakresu pomocy społecznej wykonywane są przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grabicy, który jest jednostką organizacyjną Gminy Grabica. Działalnością Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej kieruje Dorota Kopyciel.
1.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Strona 72 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wykonanie zada ń finansowych w 2011 roku Wykonanie zadań finansowych w 2011 roku przedstawia tabela: 2011 rok Wyszczególnienie (zł) Dział 852 Rozdział 85202 (Domy Pomocy Społecznej) 48 575,19 Dział 852 Rozdział 85212 (Świadczenia rodzinne) 1 956 135,85 Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby pobierające 6 350,68 świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i 80 417,12 rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85216 (Zasiłki stałe) 83 248,16 Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej) - Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie) - Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania Ośrodków Pomocy Społecznej) 165 540,25 Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchodźców). - Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków klęsk żywiołowych). 229 173,22 Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalność. 133 212,93 DZIAŁ 852 OGÓŁEM 2 702 653,40
Wyrywkowej kontroli została poddana prawidłowość udzielonych zasiłków stałych i okresowych w 2011 roku. Prawo do świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej przysługuje: osobie samotnie gospodarującej, której dochód nie przekracza 477 zł, dla osoby w rodzinie, której dochód na osobę nie przekracza kwoty 351 zł. Zasiłki stałe Zgodnie z art. 37 ustawy o pomocy społecznej zasiłki stałe przyznaje się na rzecz: - pełnoletnich osób samotnie gospodarujących, niezdolnych do pracy z powodu wieku lub całkowicie niezdolnych do pracy, jeżeli ich dochód był niższy od kryterium dochodowego osoby samotnie gospodarującej, - pełnoletnich osób pozostających w rodzinie, niezdolnych do pracy z powodu wieku lub całkowicie niezdolnych do pracy, jeżeli ich dochód, jak również dochód na osobę w rodzinie był niższy od kryterium dochodowego na osobę w rodzinie. Kontrolą objęto dwie decyzje o przyznaniu zasiłku stałego wydane w 2011 roku: - decyzja 8210.12.2011 z dnia 3 października 2011 roku przyznająca zasiłek stały w wysokości 444,00 zł miesięcznie od dnia 1 września 2011 roku do 30 września 2013. Wniosek o zasiłek z dnia 21 września 2011 roku, - decyzja 8210.4.2011 z dnia 17 czerwca 2011 roku przyznająca zasiłek stały w wysokości 444 zł miesięcznie od dnia 1 czerwca 2011 roku do dnia 31 maja 2014 roku. Wniosek o zasiłek z dnia 2 czerwca 2011 roku, Zasiłki okresowe Stosownie do przepisów wynikających z art. 38 ustawy o pomocy społecznej, zasiłek okresowy przysługuje w szczególności ze względu na długotrwałą chorobę, niepełnosprawność, bezrobocie, możliwość utrzymania lub nabycia uprawnień do świadczeń z innych systemów zabezpieczenia społecznego. Kontrolą objęto pięć decyzji o przyznaniu zasiłku okresowego wydanych w 2011 roku: - decyzja nr 8123.23.2011 z dnia 29 listopada 2011 roku przyznająca zasiłek okresowy w wysokości 427,71 zł od 1 listopada 2011 roku do 31 grudnia 2011 roku. Wniosek o zasiłek z dnia 8 listopada 2011 roku, - decyzja nr 8123.6.3.2011 z dnia 30 września 2011 roku przyznająca zasiłek
Strona 73 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
okresowy w wysokości 238,50 zł na okres od 1 września 2011 roku do 31 października 2011 roku. Wniosek o zasiłek z dnia 9 września 2011 roku, - decyzja nr 8123.18.2011 z dnia 16 czerwca 2011 roku przyznająca zasiłek okresowy w wysokości 392,50 zł na okres od 1 czerwca 2011 rok do 31 lipca 2011 roku. Wniosek o zasiłek z dnia 14 czerwca 2011 roku, - decyzja nr 8123.12.2011 z dnia 14 kwietnia 2011 roku przyznająca zasiłek okresowy w wysokości 195,50 zł na okres od 1 kwietnia 2011 roku do 30 czerwca 2011 roku. Wniosek o zasiłek z dnia 4 kwietnia 2011 roku, - decyzja nr 8123.7.2011 z dnia 7 marca 2011 roku przyznająca zasiłek okresowy w wysokości 283,50 zł na okres od 1 litego 2011 do 31 marca 2011 roku. Wniosek o zasiłek z dnia 15 lutego 2011 roku. W wyniku kontroli wskazanych decyzji o przyznaniu zasiłku okresowego oraz zasiłku stałego stwierdzono, co następuje: − świadczenia pieniężne z pomocy społecznej przyznawano i wypłacano za okres miesiąca kalendarzowego począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek wraz z wymaganą dokumentacją; w przypadku, gdy uprawnienie do świadczenia nie obejmowało pełnego miesiąca świadczenie przyznawano w kwocie proporcjonalnie do okresu objętego świadczeniem, − w aktach świadczeniobiorców znajdowały się niezbędne dokumenty potwierdzające ich sytuację materialną i rodzinną, − wysokość dochodu uprawniającego do otrzymania zasiłku ustalana była w sposób prawidłowy, zgodny z przepisami ustawy o pomocy społecznej, − nie stwierdzono nieprawidłowości przy obliczaniu wysokości zasiłków, − w dokumentacji dotyczącej świadczeniobiorców, którym były wydawane decyzje przyznające zasiłek stały znajdowały się aktualizacje wywiadu sporządzane nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy zgodnie z art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej.
2. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2011 ROK Dotacje udzielone na rzecz podmiotów spoza sektora finansów publicznych (w tym na rzecz klubów sportowych) w 2011 roku.
Lp. Podmiot, któremu udzielono dotacji Nazwa zadania Numer umowy i Kwota dotacji (zł) Kwota dotacji Data zawarcia podlegającej umowy zwrotowi (zł) 1. ULKS Brzozanin Upowszechnianie i Umowa nr 12 000,00 0 organizowanie masowej 272.3.50.2011 z kultury fizycznej, sportu i dnia 07.04.2011 turystyki w środowisku szkolnym i wiejskim Gminy Grabica 2. UMKS Grabka Popularyzacja wybranej Umowa nr 35 000,00 0 dyscypliny sportu- piłka 272.3.49.2011 z nożna dnia 07.04.2011 3. MLKS Olimpix Prowadzenie szkolenia w Umowa nr 8 000,00 0 zakresie sportu 272.3.78.2011 z ogólnorozwojowego dla dnia 04.07.2011 mieszkańców Gminy Grabica
Strona 74 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dotacja na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu na terenie Gminy Grabica. Uchwałą nr XXVII/186/2010 z dnia 29 października 2010 roku Rada Gminy Grabica przyjęła Program Współpracy Gminy Grabica z Organizacjami Pozarządowymi w 2011 roku. Zgodnie z rozdziałem IV wskazanego programu Gmina Grabica współpracuje z organizacjami pozarządowymi i podmiotami, o których mowa w art. 3 ust.3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, w sferze zadań publicznych wymienionych w art. 4 ust. 1 ustawy, o ile zadania te są zadaniami gminy. W szczególności zadania te obejmują: - naukę, edukację, oświatę i wychowanie - upowszechnianie kultury fizycznej i sportu. Priorytetami w tym zakresie objęto: - szkolenie dzieci i młodzieży w dziedzinach sportowych, przez uczniowskie kluby sportowe i stowarzyszenia kultury fizycznej mające na celu przygotowanie zawodników do rywalizacji w zakresie różnorodnych dyscyplin sportowych, - przygotowanie i uczestnictwo w imprezach i zawodach sportowych o zasięgu regionalnym i ogólnopolskim, dzieci i młodzieży z terenu Gminy, - popularyzowanie zdrowego stylu życia wśród dzieci i młodzieży z terenu gminy Grabica, poprzez tworzenie warunków do uprawiania masowej kultury fizycznej i sportu, - wspieranie organizacji imprez sportowych, zawodów, turniejów sportowych. W dniu 11 lutego 2011 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 6/2011 powołał Komisję Konkursową oraz ustalił Regulamin Prac Komisji Konkursowej w celu przeprowadzenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań zleconych przez Radę Gminy Grabica organizacjom pozarządowym oraz podmiotom o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie. Zgodnie z § 13 wskazanego regulaminu: 1. Komisja dokonuje wyboru oferty na podstawie zasad wskazanych w art. 15 ust. 1 ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie przy uwzględnieniu następujących kryteriów: a) merytoryczna wartość oferty, jej zbieżność z hierarchią potrzeb i zadań Gminy, b) wymierne korzyści płynące dla mieszkańców Gminy, c) koszty wykonania zadanie, w tym wysokość wkładu własnego podmiotu i udziału innych źródeł finansowania, d) perspektywy kontynuacji zadań i potencjalne źródła dalszego finansowania, e) wymierne efekty dotychczasowej pracy, f) współpraca z innymi podmiotami publicznymi, g) zgodność zadań przedstawionych w ofercie z celami statutowymi podmiotu, h) merytoryczne przygotowanie do realizacji zadania, 2. Komisja może uzależnić rozpatrzenie oferty od złożenia, w określonym przez siebie terminie, dodatkowych informacji lub dokumentów, dostępnych podmiotowi.
Strona 75 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. Za najkorzystniejszą ofertę będzie uznana oferta, która w głosowaniu jawnym uzyska najwyższe największą liczbę głosów członków Komisji. W ocenie kontrolujących takie kryteria dają komisji konkursowej zbyt dużą uznaniowość przy ocenie ofert. W przypadku złożenia ofert przez kilka podmiotów brak było kryteriów ich oceny. W dniu 18 lutego 2011 roku Wójt Gminy ogłosił otwarty konkurs na wsparcie zadań z zakresu upowszechniania kultury i sportu w 2011 roku. Zgodnie z adnotacją pracownika Urzędu Gminy ogłoszenie wywieszono na tablicy ogłoszeń, oraz opublikowanie na stronie internetowej (BIP) Gminy Grabica w dniu 18 lutego 2011 roku. Konkurs obejmował 3 zadania: - 1. Popularyzacja wybranej dyscypliny sportu – piłka nożna – wysokość przeznaczonych środków – 50.000 zł. - 2. Popularyzacja wybranej dyscypliny sportu – zapasy w stylu klasycznym, szachy i bilard – wysokość przeznaczonych środków – 12.000 zł. - 3. Prowadzenie szkolenia w zakresie sportu ogólnorozwojowego dla mieszkańców Gminy Grabica – wysokość przeznaczonych środków – 11.000 zł. W terminie określonym w ogłoszeniu (14 marca 2011 roku, godzina 12 00 ) wpłynęły oferty: - Uczniowskiego Ludowego Klubu Sportowego „Brzozanin” w kwocie 12.000 zł, - Uczniowskiego Młodzieżowego Klubu Sportowego „Grabka” w kwocie 50.000 zł. W dniu 15 marca 2011 roku Komisja Konkursowa dokonała oceny formalnej złożonych ofert w wyniku której: - przyjęła ofertę ULKS „Brzozanin” do dalszej oceny, - wezwała UMKS „Grabka” do uzupełnienia oferty o brakujące dokumenty: harmonogram rzeczowo-finansowy realizacji zadania, sprawozdanie merytoryczne i finansowe za 2010 roku, informację o posiadanych zasobach rzeczowych, wykaz kadry instruktorskiej i trenerskiej. W wyznaczonym terminie UMKS „Grabka” uzupełniła brakujące dokumenty. W dniu 4 kwietnia 2011 roku Komisja Konkursowa protokolarnie zaopiniowała udzielenie dotacji na rzecz UMKS „Grabka” oraz ULKS „Brzozanin”. W dniu 7 kwietnia 2011 roku Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik zawarła umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego: - nr 272.3.49.2011 z UMKS „Grabka” reprezentowanym przez Prezesa – Mirosława Król, oraz Skarbnika – Michała Maciejewskiego na popularyzację piłki nożnej w wysokości 50.000 zł (płatne w III transzach) jednak nie więcej niż 69,4 % całkowitych kosztów zadania publicznego, - nr 272.3.50.2011 z ULKS „Brzozanin” reprezentowanym przez Prezesa – Renatę Pirek, oraz Wiceprezesa – Joannę Kępkę na popularyzację zapasów w stylu klasycznym, szachów i bilardu w wysokości 12.000 zł (płatne w III transzach) jednak nie więcej niż 91 % całkowitych kosztów zadania publicznego, We wskazanych umowach zapisano, iż Kluby sportowe zobowiązują się przedłożyć częściowe sprawozdania z wydatkowania środków w terminie do 15 lipca 2011 roku – z wydatkowania I transzy, do 15 października 2011 roku – z wydatkowania II transzy, oraz sprawozdanie końcowe w terminie 30 dni od dnia zakończenia zadania publicznego. W umowach przewidziano, iż kolejna transza dotacji zostanie przekazana w terminie 7 dni od dnia złożenia sprawozdania częściowego.
Strona 76 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 19 kwietnia 2011 roku sporządzono i opublikowano ogłoszenie o udzieleniu dotacji na rzecz UMKS „Grabka” w wysokości 50.000 zł oraz ULKS „Brzozanin” w wysokości 12.000 zł. Ogłoszenie zostało opublikowane na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Urzędu Gminy. W dniu 14 lipca 2011 roku Gmina Grabica zawarła aneks do umowy z ULKS „Brzozanin” zmieniający harmonogram rzeczowo-finansowy. W dniu 18 kwietnia 2011 roku Gmina Grabica przekazała I transzę dotacji na rzecz ULKS „Brzozanin” w wysokości 4.000,00 zł. W dniu 7 lipca 2011 roku ULKS „Brzozanin” przedłożył sprawozdanie z wydatkowania I transzy. Klub sportowy wydatkował kwotę 2.124,00 zł. W dniu 15 lipca 2011 roku Gmina Grabica przekazała II transzę dotacji na rzecz ULKS „Brzozanin” w wysokości 4.000,00 zł. W dniu 11 października 2011 roku ULKS „Brzozanin” przedłożył sprawozdanie z wydatkowania II transzy. Klub sportowy wydatkował kwotę 3.000,00 zł. W dniu 18 października 2011 roku Gmina Grabica przekazała III transzę dotacji na rzecz ULKS „Brzozanin” w wysokości 4.000,00 zł. W dniu 20 stycznia 2011 roku ULKS „Brzozanin” przedłożył sprawozdanie z wydatkowania dotacji. Klub sportowy wydatkował łącznie kwotę 12.000,00 zł, co stanowiło 90,9 całkowitych kosztów zadania publicznego (nie przekroczono progów wskazanych w umowie) W dniu 13 kwietnia 2011 roku Gmina Grabica przekazała I transzę dotacji na rzecz UMKS „Grabka” w wysokości 20.000,00 zł. W dniu 15 lipca 2011 roku UMKS „Grabka” przedłożył kserokopie faktur mające być podstawą rozliczenia I transzy dotacji. W dniu 22 lipca 2011 roku Skarbnik Gminy Grabica w związku z przedłożeniem kserokopii faktur wezwał UMKS „Grabka” do przedłożenia sprawozdania częściowego z wydatkowania I transzy dotacji. Klub Sportowy wezwano do: - przedstawienia oryginalnych rachunków, opisanych i zatwierdzonych przez uprawnionych przedstawicieli Klubu, - przedstawienie sprawozdania na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do umowy, - w przypadku faktur potwierdzających zakup obuwia i odzieży sportowej nie załączono listy osób z potwierdzeniem odbioru przez zawodników zakupionego sprzętu. Ponadto wskazano, iż dwie z przedłożonych faktur zostały wystawione w okresie którego nie obowiązywała zawarta umowa (przed dniem 7 kwietnia 2011 roku). W wezwaniu wskazano termin uzupełnienia dokumentów – 7 dni od daty doręczenia wezwania (korespondencja została odebrana przez władze Klubu Sportowego w dniach 26 i 27 lipca 2011 roku). W wezwaniu wskazano, iż termin przekazania II transzy przedłuża się do chwili uzupełnienia braków. W dniu 16 sierpnia w związku z brakiem odpowiedzi Klubu Sportowego, wystosowano ponownie wezwanie do uzupełnienia braków, z pouczeniem, iż zgodnie z zawartą umową niedotrzymanie terminu do uzupełnienia dokumentów może być podstawą do rozwiązania umowy, skierowania wniosku o ukaranie Zarządu Klubu za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, oraz naliczenia kar umownych wynikających z umowy.
Strona 77 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 1 września 2011 roku UMKS „Grabka” złożył sprawozdanie z wydatkowania I transzy dotacji. Klub sportowy wydatkował kwotę 13.185,00 zł. W dniu 8 września 2011 roku Gmina Grabica przekazała II transzę dotacji na rzecz UMKS „Grabka” w wysokości 15.000,00 zł. W dniu 20 października 2011 roku Skarbnik Gminy Grabica wezwała UMKS „Grabka” do przedłożenia sprawozdania częściowego z wydatkowania II transzy dotacji. W dniu 31 października 2011 roku UMKS „Grabka” przedłożył sprawozdanie z wydatkowania II transzy. W dniu 3 listopada 2011 roku Skarbnik Gminy Grabica w związku z przedłożonym sprawozdaniem wezwał UMKS „Grabka” do złożenia wyjaśnień, oraz skorygowania sprawozdania w zakresie: - nieprawidłowego rozliczenia podatku dochodowego na rachunku stanowiącym jedną z podstaw złożonego sprawozdania, - uzupełnienia rachunku w zakresie liczby badań zawodników wraz z ceną jednostkową, - uzupełnienia rachunków dotyczących transportu zawodników, - przedłożenia faktur wykazanych w sprawozdaniu a nieprzedstawionych do kontroli przez Urząd Gminy. W dniu 21 listopada 2011 roku ponownie wezwano władze Klubu Sportowego do prawidłowego złożenia sprawozdania. W dniu 30 grudnia 2011 roku UMKS „Grabka” złożył prawidłowe rozliczenie dotacji za okres od 1 lipca 2011 roku do 30 września 2011 roku. Klub sportowy wydatkował dotację w kwocie 14.852,63 zł. W dniu 12 stycznia 2012 roku UMKS „Grabka” złożył prawidłowe rozliczenie dotacji za okres od 1 października 2011 roku do 31 grudnia 2011 roku. Klub sportowy wydatkował dotację w kwocie 6.962,37 zł. W dniu 17 stycznia 2012 UMKS „Grabka” złożył prawidłowe rozliczenie dotacji za okres od 7 kwietnia 2011 roku do 31 grudnia 2011 roku (sprawozdanie końcowe). Klub sportowy wydatkował dotację w kwocie 35.000,00 zł. Zgodnie z złożonym sprawozdaniem Klub sportowy wydatkował w wskazanym okresie całkowitą kwotę 47.522,00 zł z tego 35.000,00 zł z dotacji udzielonej przez Gminę Grabica, co stanowiło 73,65% wydatkowanych środków (zachowano warunek określony w § 9 pkt 5 umowy, który stanowił, iż procentowy udział dotacji w kosztach zadania publicznego uważa się za zachowany o ile procentowy udział dotacji nie zwiększy się w całkowitym koszcie zadania publicznego o więcej niż 5%). W dniu 3 stycznia 2013 roku Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy oświadczyła, iż nieprzekazanie III transzy dotacji dla UMKS „GRABKA” w wysokości 15.000 zł, spowodowane było trudnościami w uzyskaniu prawidłowo sporządzonego sprawozdania z wykorzystania poprzedniej transzy. Stosownie do zapisów § 3 ust. 7 umowy nr 272.3.49.2011 z dnia 7 kwietnia 2011 oku o wsparcie realizacji zadania publicznego, termin przekazania kolejnej transzy ulega wydłużeniu do chwili uzupełnienia braków w przedłożonym sprawozdaniu z wykorzystania otrzymanych dotychczas środków. Prawidłowo sporządzone sprawozdanie zostało złożone w siedzibie Urzędu Gminy w dniu 30 grudnia 2011 roku (ostatni dzień roboczy roku budżetowego). Z uwagi na bardzo późne przedłożenie w/w dokumentów, kwota III transzy nie została zleceniobiorcy przekazana. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie nieprzekazania III transzy dotacji dla UMKS „Grabka” stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.
Strona 78 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI NIEPUBLICZNYCH (ART .90 USTAWY O SYSTEMIE O ŚWIATY ) - 2011 ROK Dotacje udzielone na rzecz szkół i przedszkoli niepublicznych w 2011 roku: Lp. Podmiot, któremu udzielono dotacji Nazwa zadania Numer umowy i Kwota dotacji (zł) Kwota dotacji Data zawarcia podlegającej umowy zwrotowi (zł) 1. Stowarzyszenie Wsi Brzoza i Okolice Prowadzenie Społecznego Umowa zawarta 395 752,92 6.716,32 Gimnazjum w Brzozie dnia 30.12.2012 będącego szkołą niepubliczną o uprawnieniach szkoły publicznej 2. Szydłowskie Stowarzyszenie Prowadzenie punktu Umowa zawarta 130 134,54 0 Pomocy Dzieciom „Przyjazny Kąt” przedszkolnego „Poziomka dnia 30.12.2012 ''w Grabicy
Dotacja na prowadzenie Społecznego Gimnazjum w Brzozie W dniu 29 grudnia 2008 roku Rada Gminy Grabica podjęła uchwałę nr XV/114/2008 w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznych szkół, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego prowadzonych na terenie Gminy Grabica przez inne niż Gmina Grabica osoby prawne i fizyczne. Załącznikiem nr 1 ustalono Regulamin ustalający tryb udzielania i rozliczania wskazanych dotacji. Zgodnie z § 3 wskazanego regulaminu niepublicznym szkołom o uprawnieniach szkół publicznych, w których realizowany jest obowiązek szkolny lub obowiązek nauki, przysługuje dotacja na każdego ucznia w wysokości równej kwocie przewidzianej na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez Gminę Grabica, obliczonej jako iloczyn finansowego standardu A dla Gminy Grabica w danym roku budżetowym i przeliczeniowej liczbie uczniów w szkole, dla której przeznaczona jest dotacja. W dniu 29 października 2010 roku Rada Gminy Grabica podjęła uchwałę nr XXVII/185/2010 w sprawie zmiany powyższej uchwały. Zmianą wprowadzono uregulowania dotyczące kontroli liczby uczniów przez pracowników Urzędu Gminy, oraz uregulowano zwroty niewykorzystanych części dotacji. W dniu 27 września 2010 roku Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice złożyło wniosek o udzielenie dotacji na 2011 rok. W dniu 30 grudnia 2010 roku Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik zawarła umowę o udzielenie dotacji na prowadzenie szkoły w 2011 roku z Stowarzyszeniem Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice reprezentowanym przez Jolantę Pyć – Prezesa oraz Andrzeja Pietraszczyka – Wiceprezesa. Umowa przewidywała w I kwartale 2011 roku przekazywanie zaliczkowo kwoty 535,34 zł na każdego ucznia wykazywanego w informacji o liczbie uczniów stanowiącej załącznik do umowy. W dniu 5 kwietnia 2011 roku zawarto aneks nr 1 do wskazanej umowy wskazujący na wysokość dotacji na kwotę 393,08 zł na jednego ucznia przeliczeniowego. W dniu 29 grudnia 2010 roku Rada Gminy Grabica przyjęła uchwałę nr III/8/2010 w sprawie przyjęcia budżetu Gminy Grabica na 2011 rok. W załączniku nr 8 do wskazanej uchwały – plan dotacji udzielonych z budżetu Gminy w 2011 roku na omawianą dotację w dziale 801, rozdziale 80110 przeznaczono kwotę 310.000 zł. W dniu 13 kwietnia 2011 roku Rada Gminy uchwałą nr V/27/2011 zwiększyła plan dotacji w dziale 801, rozdziale 80110 o kwotę 85.758 zł do kwoty 395.758 zł. Prawidłowość obliczania i przekazywania dotacji w 2011 roku obrazuje tabela:
Strona 79 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwota Data przekazania Nr wyciągu M-c Liczba uczniów w miesiącu dotacji na Kwota udzielonej dotacji środków bankowego ucznia 1 2 3 4 5 6 Styczeń 57 fizycznych 535,34 30 514,38 13.01.2011 Wb nr 6 Luty 57 fizycznych 535,34 30 514,38 14.02.2011 Wb nr 22 Marzec 57 fizycznych 535,34 30 514,38 14.03.2011 Wb nr 41 Kwiecień 57 fizycznych 393,08 40 374,50 14.04.2011 Wb nr 62 83,90 przeliczeniowych (dotacja na kwiecień w wys. 32 979,41 zł. plus wyrównanie za I kwartał w wysokości 7 395,09 zł.) Maj 57 fizycznych 393,08 32 979,41 12.05.2011 Wb nr 76 83,90 przeliczeniowych Czerwiec 57 fizycznych 393,08 32 979,41 14.06.2011 Wb nr 98 83,90 przeliczeniowych Lipiec 57 fizycznych 393,08 32 979,41 12.07.2011 Wb nr 118 83,90 przeliczeniowych Sierpień 57 fizycznych 393,08 32 979,41 11.08.2011 Wb nr 136 83,90 przeliczeniowych Wrzesień 57 fizycznych 393,08 32 979,41 13.09.2011 Wb nr 158 83,90 przeliczeniowych Październik 57 fizycznych 393,08 32 979,41 12.10.2011 Wb nr 180 83,90 przeliczeniowych Listopad 57 fizycznych 393,08 32 979,41 15.11.2011 Wb nr 200 83,90 przeliczeniowych Grudzień 57 fizycznych 393,08 32 979,41 13.12.2011 Wb nr 219 83,90 przeliczeniowych Razem przekazana dotacja 395 752,92 Zwrot niewykorzystanej dotacji -6 716,32 Razem wydatki po dokonaniu zwrotu 389 036,60
W dniu 30 grudnia 2011 roku Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice złożyło rozliczenie dotacji za 2011 rok. W rozliczeniu wskazano iż otrzymano dotację w wysokości 395.752,92 zł z czego wydatkowano kwotę 389.036,60 zł. Do zwrotu pozostała kwota 6.716,32 zł która w dniu 29 grudnia 2011 roku została zwrócona na rachunek Gminy. Informacja Skarbnika Gminy o sposobie wyliczenia subwencji na rzecz Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli. Dotacja na prowadzenie punktu przedszkolnego w Grabicy W dniu 29 grudnia 2008 roku Rada Gminy Grabica podjęła uchwałę nr XV/114/2008 w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji dla niepublicznych szkół, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego prowadzonych na terenie Gminy Grabica przez inne niż Gmina Grabica osoby prawne i fizyczne. Załącznikiem nr 1 ustalono Regulamin ustalający tryb udzielania i rozliczania wskazanych dotacji. Zgodnie z § 2 wskazanego regulaminu Niepublicznym przedszkolom przysługuje dotacja na każdego ucznia w wysokości równej 75% ustalonych w budżecie wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych prowadzonych przez Gminę Grabica w przeliczeniu na jednego ucznia, z tym, że na ucznia niepełnosprawnego w wysokości nie niższej niż kwota przewidziana na niepełnosprawnego ucznia przedszkola i oddziału przedszkolnego w części oświatowej subwencji ogólnej dla Gminy Grabica. Organom prowadzącym niepubliczne inne formy wychowania przedszkolnego przysługuje na każdego ucznia objętego tą formą wychowania przedszkolnego dotacja w wysokości równej: a) 95 % dla placówek czynnych pięć dni w tygodniu nie mniej niż 8 godzin dziennie; b) 60 % dla placówek czynnych pięć dni w tygodniu od 5 do 7 godzin dziennie; c) 50 % dla placówek czynnych pięć dni w tygodniu do 4 godzin dziennie;
Strona 80 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 d) 40 % dla pozostałych placówek; wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych prowadzonych przez Gminę Grabica w przeliczeniu na jednego ucznia. W dniu 30 września 2010 roku Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom „Przyjazny Kąt” złożyło wniosek o udzielenie dotacji na 2011 rok. W dniu 30 grudnia 2011 roku Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik zawarła umowę o udzielenie dotacji na prowadzenie punktu przedszkolnego „Poziomka” w Grabicy w 2011 roku z Stowarzyszeniem Pomocy Dzieciom „Przyjazny Kąt” reprezentowanym przez Elżbietę Jóźwik - Przewodniczącą. Umowa przewidywała w I kwartale 2011 roku przekazywanie zaliczkowo kwoty 492,62 zł na każdego ucznia wykazywanego w informacji o liczbie uczniów stanowiącej załącznik do umowy. W dniu 20 lipca 2011 roku zawarto aneks nr 1 do wskazanej umowy wskazujący na wysokość dotacji na kwotę 461,47 zł na jednego ucznia przeliczeniowego. W dniu 29 grudnia 2010 roku Rada Gminy Grabica przyjęła uchwałę nr III/8/2010 w sprawie przyjęcia budżetu Gminy Grabica na 2011 rok. W załączniku nr 8 do wskazanej uchwały – plan dotacji udzielonych z budżetu Gminy w 2011 roku na omawianą dotację w dziale 801, rozdziale 80014 przeznaczono kwotę 138.000 zł. Prawidłowość obliczania i przekazywania dotacji w 2011 roku obrazuje tabela: Liczba uczniów Kwota dotacji na Data przekazania Nr wyciągu M-c Kwota udzielonej dotacji w miesiącu ucznia środków bankowego 1 2 3 4 5 6 Styczeń 24 492,62 11 822,88 13.01.2011 Wb nr 6 Luty 24 492,62 11 822,88 14.02.2011 Wb nr 22 Marzec 24 492,62 11 822,88 14.03.2011 Wb nr 41 Kwiecień 24 492,62 11 822,88 14.04.2011 Wb nr 62 Maj 23 492,62 11 330,26 12.05.2011 Wb nr 76 Czerwiec 23 492,62 11 330,26 14.06.2011 Wb nr 98 Lipiec 22 492,62 10 837,64 12.07.2011 Wb nr 118 Sierpień 22 461,47 5 043,74 11.08.2011 Wb nr 136 (dotacja na sierpień w wys. 10 152,34 minus nadpłata za styczeń-lipiec w wys. 5 108,60 zł.) Wrzesień 24 461,47 10 152,34 13.09.2011 Wb nr 158 dopłata 922,94 14.09.2011 Wb nr 159 razem 11 075,28 Październik 24 461,47 11 075,28 12.10.2011 Wb nr 180 Listopad 24 461,47 11 075,28 14.11.2011 Wb nr 199 Grudzień 24 461,47 11 075,28 13.12.2011 Wb nr 219 Razem przekazana dotacja 130 134,54 Zwrot niewykorzystanej dotacji 0,00 Razem wydatki po dokonaniu zwrotu 130 134,54 W dniu 30 grudnia 2011 roku Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom „Przyjazny Kąt” złożyło rozliczenie dotacji za 2011 rok. W rozliczeniu wskazano iż otrzymano dotację w wysokości 130.134,54 zł z czego wydatkowano kwotę 130.134,54 zł.
Strona 81 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Informacja Skarbnika Gminy o sposobie wyliczenia subwencji na rzecz Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom „Przyjazny Kąt” stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.
4. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2011 rok Na podstawie sprawozdania Rb-28S rocznego sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego z okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku stwierdzono, że plan i wykonanie wydatków na wynagrodzenia w poszczególnych rozdziałach i paragrafach kształtował się następująco:
Ogółem Plan w zł Wykonanie w zł %
Ogółem na dzień 31 grudnia 2011 rok z tego: (dział, rozdział, 4 825 291,98 4 606 044,98 95,46% §)
600 60016 4170 9 000,00 4 430,00 49,22 %
700 70005 4170 5 000,00 0,00 0,00 %
750 75011 4010 58 950,00 58 950,00 100,00 %
750 75023 4010 1 100 000,00 973 831,93 88,53 %
750 75023 4170 83 000,00 77 008,00 92,78
750 75056 4170 1 868,00 1 868,00 100,00%
750 75075 4170 10 000,00 0,00 0,00%
751 75108 4170 1 700,00 1 700,00 100,00%
751 75109 4170 269,00 269,00 100,00
754 75412 4170 16 000,00 15 200,00 95,00%
801 80101 4010 1 795 032,00 1 795 031,19 100,00%
801 80101 4170 7 093,00 5 997,00 84,55%
801 80103 4010 207 442,00 207 414,47 99,99%
801 80110 4010 912 277,00 912 238,73 100,00%
801 80110 4170 11 200,00 10 398,00 92,84%
801 80114 4010 122 400,00 121 595,96 99,34%
851 85154 4170 8 500,00 6 791,40 79,90%
851 85195 4170 20 000,00 19 200,00 96,00%
852 85212 4010 28 757,98 28 757,98 100,00%
852 85219 4010 113 403,00 98 311,42 86,69%
Strona 82 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
900 90001 4010 66 000,00 62 918,20 95,33%
900 90095 4010 139 000,00 107 095,40 77,05%
900 90095 4170 40 000,00 34 473,30 86,18%
921 92195 4170 57 000,00 53 985,00 94,71%
921 92195 4177 8 400,00 6 006,00 71,50%
921 92195 4179 3 000,00 2 574,00 85,80%
W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy w Grabicy obowiązywał regulamin wynagradzania pracowników Urzędu przyjęty zarządzeniem Wójta Gminy nr 46/2009 z dnia 12 czerwca 2009 roku. Wskazany regulamin został zmieniony zarządzeniem Wójta Gminy nr 85/2009 z dnia 8 grudnia 2009 roku. Regulamin określał dla pracowników Urzędu Gminy wymagania kwalifikacyjne oraz szczegółowe warunki wynagradzania w tym: - maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego, - warunki i sposób przyznawania dodatku funkcyjnego i specjalnego. Zawierał on zatem zarówno obowiązkowe jak i fakultatywne elementy, o których mowa w art. 39 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 roku, nr 223, poz. 1458 ze zm.). Kontrola w zakresie ustalania i wypłaty wynagrodzeń na rzecz pracowników Urzędu została przeprowadzona w oparciu o następujące przepisy: - ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych, - rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 50, poz. 398 ze zm.). Kontrolą objęto prawidłowość przyznanych kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: stażowego, funkcyjnego oraz specjalnego dla następujących pracowników Urzędu Gminy w Grabicy: - Edwarda Wójcik – Wójt Gminy, - Dorota Bednarczyk - Skarbnik Gminy, - Zofia Stachaczyk – inspektor do spraw promocji, edukacji, kultury, sportu i turystyki, - Edyta Skłabana – podinspektor do spraw obsługi Rady Gminy, jej organów i rad sołeckich, Uchwałą nr IV/26/2011 Rady Gminy Grabica z dnia 31 stycznia 2011 roku zostało ustalone wynagrodzenie dla Wójta Gminy w następujących elementach: - wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 97% maksymalnej kwoty zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (5.723,00 zł), - dodatek funkcyjny w wysokości 97% maksymalnej kwoty zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (1.843,00 zł), - dodatek specjalny w wysokości 37% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego (2.799,42 zł),
Strona 83 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynikającej z przepisów obowiązujących pracowników samorządowych (1.144,60 zł). Stosownie do wymogów wynikających z art. 8 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, wynagrodzenie dla Wójta Gminy zostało ustalone w drodze uchwały. Dodatek specjalny przyznany Wójtowi Gminy określony został w wysokości 37% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, zgodnie z § 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. W wyniku kontroli wynagrodzeń wyżej wymienionych pracowników stwierdzono, co następuje: - ustalone wynagrodzenia mieściły się w granicach określonych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz regulaminem wynagradzania, - dane zawarte w regulaminie wynagradzania (minimalne stawki wynagradzania zasadniczego, wymagania kwalifikacyjne na poszczególnych stanowiskach oraz poziomy wynagradzania zasadniczego i dodatku funkcyjnego) były zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, - dodatki specjalne były przyznawane zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania pracowników, z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań na podstawie decyzji Wójta. Dodatek specjalny był przyznawany w wysokości nie przekraczającej 30% wynagrodzenia zasadniczego pracownika, - w angażach wynagrodzeń pracowników zastosowano prawidłowe kategorie zaszeregowań z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych, - listy płac oraz karty wynagrodzeń były prowadzone komputerowo, - karty wynagrodzeń oraz listy płac odzwierciedlały dane zawarte w angażach. Kontroli poddano następujące listy płac pracowników Urzędu Gminy w Grabicy w z: - lista płac za miesiąc wrzesień 2011 roku, - lista płac za miesiąc październik 2011 roku , - lista płac za miesiąc listopad 2011 roku, w zakresie prawidłowości naliczania wynagrodzenia dla objętych próbą pracowników. Wszystkie listy płac były sprawdzane pod względem merytorycznym oraz formalno- rachunkowym przez upoważnione osoby oraz podpisywane przez te osoby oraz przez zatwierdzającego do wypłaty Wójta Gminy. Wynagrodzenia naliczono w należytej wysokości. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Ustalono, iż w Urzędzie Gminy w Grabicy w 2011 roku był wypłacany 1 ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W wyniku kontroli ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, który został wypłacony we wrześniu roku pracownikowi II stopnia zatrudnionemu w ramach robót publicznych stwierdzono, że zastosowano poprawny współczynnik (21) oraz prawidłowo wyliczono ekwiwalent w rozumieniu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas
Strona 84 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 roku nr 2, poz. 14 ze zm.).
5. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2010 – 2011
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w poszczególnych rozdziałach klasyfikacji budżetowej obrazuje poniższa tabela:
2010 rok 2011 rok Plan po Dział Rozdział Paragraf Plan po zmianach Wykonanie Wykonanie zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 400 40095 6050 - - 94 500 63 112,85 600 60016 6050 900 644 702 540,58 799 850 714 377,73 600 60095 6050 190 000 189 500,18 - - 801 80101 6050 137 000 129 374,89 1 176 000 1 147 642,23 900 90001 6050 1 200 000 1 192 746,09 - - 900 90015 6050 25 000 24 986,34 48 000 40 282,50 900 90095 6050 35 000 24 888,00 84 963 83 872,77 926 92695 6050 15 000 14 900,00 - - Razem - - 2 502 644 2 278 936,08 2 203 313 2 049 288,08 Wydatki budżetowe - - 15 525 252,45 14 207 389,98 18 187 316 16 569 507,39 ogółem % udziału wydatków inwestycyjnych w - - 16,12% 16,04% 12,11% 12,37% wydatkach ogółem
Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2010-2011 Źródła finansowania inwestycji w Gminie Grabica w latach 2009 - 2011 przedstawia tabela:
Wyszczególnienie 2009 rok 2010 rok 2011 rok
Ogółem środki finansowe 7 573 372,78 2 475 802,34 3 756 215,74
Z tego:
Środki własne gminy 5 819 959,06 2 411 252,34 2 938 431,89
Dotacje (budżet państwa, Ministerstwo Sportu, Urząd 386 593,72 3 550,00 417 634,41 Marszałkowski)
Dotacje z UE 0,00 0,00 0,00
Dotacje z FOGR, LBS, WFOŚiGW 85 000,00 61 000,00 122 000,00
Pożyczki na wyprzedzające finansowanie 0,00 0,00 0,00
Pożyczka z WFOŚiGW 1 281 820,00 0,00 246 750,00
inne 0,00 0,00 31 399,44
Strona 85 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
W kontrolowanej jednostce wydatki poniesione na realizację zadań inwestycyjnych są ewidencjonowane na koncie syntetycznym – 080, do którego prowadzona jest ewidencja analityczna z podziałem wg zadań i obiektów. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się poniesione koszty dotyczące danej inwestycji, po stronie Ma konta, ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych, a w szczególności środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wartości nieodpłatnie przekazanych i sprzedanych inwestycji, rozliczenie nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami inwestycyjnymi. Ewidencja syntetyczna i analityczna prowadzona jest w programie komputerowym.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zgodnie z § 27 obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Grabicy do podstawowych zadań Referatu Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości należy między innymi prowadzenie procesu inwestycyjnego w tym: - współpraca w przygotowywaniu dokumentacji koniecznej dla celów przetargów zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych, - udział w pracach komisji przetargowej. W obowiązującym Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Grabicy wyszczególniono Samodzielne Stanowisko do spraw Zamówień Publicznych. Do podstawowych zadań stanowiska pracy należy w szczególności: 1. Nadzór nad przestrzeganiem uregulowań określonych ustawą prawo zamówień publicznych. 2.Opracowywanie projektów uregulowań wewnętrznych dotyczących udzielania zamówień publicznych oraz dokonywania dostaw , usług i robót budowlanych dla których nie ma zastosowania ustawa prawo zamówień publicznych. 3. Obsługa prowadzonych postępowań o zamówienia publiczne.23 4. Kompletowanie i weryfikowanie materiałów źródłowych referatów i samodzielnych stanowisk stanowiących podstawę do wszczęcia procedur określonych w ustawie prawo zamówień publicznych. 5. Przygotowywanie, przeprowadzanie i dokumentowanie postępowań o zamówienia publiczne. 6. Ogłaszanie wyników postępowań. 7. Przyjmowanie i rozpatrywanie protestów. 8. Sporządzanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych. 9. Prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień w ramach uregulowań wewnętrznych, dla których nie ma zastosowania ustawa prawo zamówień publicznych. 10.Prowadzenie centralnego rejestru umów nie podlegających procedurom prawa zamówień publicznych. 11.Analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy na tle otoczenia i kraju.
Strona 86 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
12.Koordynowanie prac związanych z opracowywaniem programów gospodarczych i strategicznych Gminy oraz analizą ich realizacji. 13.Prowadzenie spraw z zakresu pozyskiwania środków zewnętrznych dla Gminy, sporządzanie wniosków aplikacyjnych oraz współudział w rozliczaniu zrealizowanych przedsięwzięć. 14.Prowadzenie spraw z zakresu udziału Gminy w Lokalnej Grupie Działania oraz uczestnictwa w innych programach rozwojowych. W dniu 1 sierpnia 2007 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 60/2007 wprowadził regulamin dokonywania zakupu, dostaw, usług i robót budowlanych na potrzeby Gminy Grabica dla których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Wskazane zarządzenie zostało zmienione zarządzeniami Wójta Gminy: - z dnia 13 sierpnia 2007 roku nr 67/2007, - z dnia 28 grudnia 2007 roku nr 111/2007, - z dnia 18 grudnia 2009 roku nr 88/2009. Zarządzenia różnicują tryb udzielania i dokumentowania zamówień od kwoty wartości zamówienia. Jako tryby przyjęto: - od kwoty 7.000 EURO – zakupu dokonuje się zgodnie z regulaminem kontroli finansowej wprowadzonym uchwałą nr 4/8/2002 Zarządu Gminy Grabica z dnia 27 marca 2002 roku, Kontrolujący zwracają uwagę, iż wskazana uchwała straciła moc obowiązującą w dniu 2 sierpnia 2011 roku na podstawie zarządzenia nr 48/2011 Wójta Gminy w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy Regulaminu kontroli Finansowej. - od kwoty powyżej 7.000 EURO zł do 14.000 EURO – zapytanie ofertowe.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Zestawienia prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych w 2010 i 2011 roku przedstawiają tabele: ZESTAWIENIE PROWADZONYCH POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W ROKU 2010 (stan na dzień 31.12.2010roku) Data zawarcia Status Źródło Przedmiot Tryb Lp umowy/data Wartość Wartość realizacji finansowania zamówienia prowadzonego . unieważnienia umowy netto umowy brutto zamówienia zamówienia publicznego postępowania postępowania publicznego publicznego 1 2 3 4 5 6 7 8 Budowa przepustu drogowego w Przetarg Zrealizowano Środki własne – 1. ciągi drogi 09.04.2010r. 155 328,02 189 500,18 nieograniczony w 2010 r. 189 500,18 zł. gminnej KRZEPCZÓW – ZABORÓW,
Stopień Dotacja z Przebudowa realizacji na Funduszu drogi gminnej na Przetarg dzień Ochrony Gruntów 2. odcinku 30.06.2010r. 450 327,87 550 601,70 nieograniczony 31.12.2010 r. Rolnych - KRZEPCZÓW – – 73,00%, 61 000,00 zł. OSTRÓW zadanie zakończone w środki własne –
Strona 87 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2011 r. 489 601,70 zł. Stopień realizacji na Przebudowa dzień drogi przez Przetarg 31.12.2010 r. Środki własne – 3. 30.06.2010r. 262 200,00 320 518,81 WIEŚ WOLA nieograniczony – 75,64%, 320 518,81 zł. KAMOCKA zadanie zakończone w 2011 r. Stopień Budowa Sali Dotacja z Min. realizacji na gimnastycznej Sportu – dzień wraz z 500 00,00 zł. Przetarg 31.12.2010 r. 4. zapleczem przy 29.09.2010r. 1 243 923,58 1 529 055,36 nieograniczony – 7,74%, + Szkole zadanie Podstawowej w zakończone w środki własne – Szydłowie 2012 r. 1 029 055,36 zł.
ZESTAWIENIE PROWADZONYCH POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W ROKU 2011 (stan na dzień 31.12.2011roku) Lp Przedmiot Tryb Data zawarcia Wartość Wartość Status Źródło . zamówienia prowadzonego umowy/data umowy netto umowy brutto realizacji finansowania publicznego postępowania unieważnienia zamówienia zamówienia postępowania publicznego publicznego 1 2 3 4 5 6 7 8 Budowa chodnika przy Przetarg Zrealizowano Środki własne – 1. Szkole 18.04.2011r. 47 801,26 58 795,55 nieograniczony w 2011 r. 58 795,55 zł. Podstawowej w Brzozie Dotacja z Funduszu Przebudowa Ochrony Gruntów drogi gminnej Rolnych - Przetarg Zrealizowano 2. LUTOSŁAWICE 05.05.2011r. 321 692,68 395 682,00 122 000,00 zł. nieograniczony w 2011 r. RZĄDOWE - + SIEROSŁAW, środki własne – 273 682,00 zł. Remont dachu budynku po byłej Szkole Przetarg Zrealizowano Środki własne – 3. Podstawowej w 06.07.2011 r. 59 289,24 72 925,77 nieograniczony w 2011 r. 72 925,77 zł. miejscowości Krzepczów Stary Budowa odcinka sieci Przetarg Zrealizowano Środki własne – 4. wodociągowej 12.09.2011 r. 53 712,85 66 066,81 nieograniczony w 2011 r. 66 066,81 zł. we wsi Twardosławice
PRZEBUDOWA DROGI GMINNEJ LUTOSŁAWICE RZĄDOWE – SIEROSŁAW UWARUNKOWANIA PRAWNE Zgodnie z przedstawioną dokumentacją techniczną remont drogi gminnej relacji Lutosławice Rządowe – Sierosław miał zostać przeprowadzony na działkach NR 209, 207, 192/2. Zgodnie z przedstawionym kontrolującym wypisem z rejestru gruntów sporządzonym przez Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Trybunalskim wskazane działki są we władaniu Gminy Grabica.
Strona 88 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 1 marca 2011 roku Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Trybunalskim decyzją nr 121/2011 zatwierdziło projekt budowlany i udzieliło pozwolenia na budowę dla omawianej inwestycji. ETAP PRZYGOTOWANIA DOKUMENTACJI KOSZTORYSOWEJ W dniu 30 czerwca 2008 roku Urszula Świerczyńska – Zastępca Wójta sporządziła wniosek o dokonanie zakupu dostaw, usług i robót budowlanych dla których nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia było wykonanie dokumentacji projektowej na: - zadanie a -przebudowę drogi gminnej Dziewuliny – Rusociny, - zadanie b - przebudowę drogi gminnej Lutosławice Rządowe – Sierosław, - zadanie c - przebudowę drogi gminnej Wola Kamocka, - zadanie d - przebudowę drogi gminnej Krzepczów – Ostrów. Wartość zamówienia oszacowano na dzień 30 czerwca 2008 roku w kwocie 45.447,96 zł netto, co stanowiło równowartość 11.722,15 EURO. We wniosku przedstawiono propozycję 4 wykonawców do których można skierować zapytanie ofertowe, oraz zaproponowano pracowników wchodzących w skład zespołu powołanego do przygotowania zapytania ofertowego oraz dokonania oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej z nich. Wniosek został zaakceptowany przez Wójta Gminy. W dniu 1 lipca 2008 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 54/2008 powołał zespół do przygotowania i przeprowadzenia postępowania w trybie zapytania ofertowego na wykonanie dokumentacji projektowej dróg, dokonania oceny ofert i propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty. W dniu 2 lipca 2008 roku zapytanie ofertowe zostało przesłane listownie do 4 podmiotów wyszczególnionych we wniosku. Jako termin składania ofert wyznaczono 11 lipca 2008 roku godzinę 10 00 . Oferty złożyli następujący wykonawcy (w terminie określonym w zaproszeniu do składania ofert), którzy zaproponowali ceny brutto: 1 PRO-EKO Zdzisław Zarzeczny 80.520,00 zł, 2 Bogdan Przybycień 57.340,00 zł, 3 AL -DROG Albin Chomicki 65.880,00 zł. Na kopertach, w których wykonawcy złożyli oferty odnotowano godzinę ich złożenia oraz kolejność wpływu ofert (oferty wpłynęły w dniach od 10 do 11 lipca 2008 roku). W wyniku porównania ofert zespół powołany do przeprowadzenia postępowania zaopiniował z uwagi na zaoferowaną najniższą cenę: - udzielenie Bogdanowi Przybycień zamówienia na wykonanie dokumentacji projektowej na: Zadanie a - przebudowę drogi gminnej Dziewuliny – Rusociny. - Zadanie b - przebudowę drogi gminnej Lutosławice Rządowe – Sierosław. - Zadanie d - przebudowę drogi gminnej Krzepczów – Ostrów. - udzielenie Albinowi Chomickiemu zamówienia na wykonanie dokumentacji projektowej na zadanie c - przebudowę drogi gminnej Wola Kamocka. Protokół z prac zespołu został zaakceptowany przez Wójta Gminy. W dniu 16 lipca 2008 roku poinformowano Oferentów o wyborze najkorzystniejszych ofert.
Strona 89 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 1 września 2008 roku zaproszono Oferentów do podpisania umów na dzień 10 września 2008 roku. W dniu 10 września 2008 roku Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik podpisała umowę nr 3422-80/2008 z Bogdanem Przybycień na wykonanie między innymi: - map sytuacyjno-wysokościowych dla celów projektowych, - wykonanie dokumentacji drogi, - sporządzenie tabel robót ziemnych, - sporządzenie przedmiaru robót, - sporządzenie kosztorysu inwestorskiego, - dokonanie zgłoszenia lub uzyskanie pozwolenia na budowę, - specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót. Umowa przewidywała wynagrodzenie z tytułu wykonania prac projektowych w wysokości 12.200 zł netto co stanowiło 14.884 zł brutto. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. W dniu 10 września 2008 roku zawarto Aneks nr 1 do wskazanej umowy ustalający termin wykonania dokumentacji jako nie później niż 120 dni od uzyskania prawomocnej decyzji celu publicznego dla tego zadania. W dniu 8 marca 2011 roku protokolarnie przyjęto wykonanie prac, W dniu 14 marca 2011 roku zawarto Aneks nr 2 do wskazanej umowy zmieniający wysokość wynagrodzenia w zakresie stawki VAT z 22% na 23% - w wyniku zmiany umowy wynagrodzenie z tytułu wykonania zadania b wynosiło 12.200,00 zł netto, co stanowiło 15.006,00 zł brutto. W dniu 17 marca 2011 roku wykonawca wystawił fakturę nr 3/2011 z tytułu wykonania prac w kwocie 15.006,00 zł. Faktura została opłacona w dniu 23 marca 2011 roku. PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone było na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 roku Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami). Wartość zamówienia została ustalona na podstawie aktualnego kosztorysu inwestorskiego (kosztorys z dnia 21 lutego 2011 roku) w kwocie 551.441,84 zł netto, co stanowiło kwotę 143.642,05 EURO. W dniu 18 marca 2011 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 14/2011 powołał Komisję Przetargową w celu przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Przebudowa drogi gminnej Lutosławice Rządowe – Sierosław”. W dniu 18 marca 2011 roku Wójt Gminy zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). W dniu 18 marca 2011 roku sporządzono i zamieszczono ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych. W ogłoszeniu wskazano m.in.: termin realizacji zadania – do dnia 31 sierpnia 2011 roku, kryterium wyboru ofert – najniższa cena, termin składania ofert do godziny 10 00 w dniu 5 kwietnia 2011 roku. Ogłoszenie opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 18 marca 2011 roku pod numerem 89327-2011.
Strona 90 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z adnotacją Moniki Pierek – Podinspektora w Referacie Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zamieszczono w dniu 18 marca 2011 roku na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, oraz w tym samym dniu na stronie internetowej zamawiającego. Ogłoszenie zawierało wszystkie elementy wymagane art. 41 ww. ustawy. Przedmiotowe postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuścił w treści SIWZ możliwości składnia ofert częściowych, oraz ofert wariantowych. Zamawiający nie dopuścił możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający przewidział w treści SIWZ wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny ofertowej brutto. Specyfikacja przewidywała wniesienia wadium przez oferentów w wysokości 9.000 zł. Specyfikacja w punkcie V, podpunkt 1, lit. b wskazywała, iż o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy którzy w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo minimum 5 robót budowlanych polegających na budowie lub przebudowie drogi o nawierzchni bitumicznej o wartości nie mniejszej niż 500.000,00 zł każda. W terminie opublikowania ogłoszenia do Urzędu Gminy Grabica nie wpłynęły zapytania dotyczące treści SIWZ. Oferty złożyli następujący wykonawcy (w terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu), którzy zaproponowali ceny brutto: 1 Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. 395.682,00 zł, 2 Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o. 533.328,44 zł, 3 Przedsiębiorstwo Robót Drogowych PEUK sp. z o.o. 495.320,00 zł. Na kopertach, w których wykonawcy złożyli oferty odnotowano godzinę ich złożenia oraz kolejność wpływu ofert (oferty wpłynęły między 9 00 a 9 50 w dniu 5 kwietnia 2011 roku). Złożone oferty zawierały dokumenty potwierdzające złożenie wadium przez Wykonawców. Firmy: Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. oraz Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o. złożyły wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowych, firma Przedsiębiorstwo Robót Drogowych PEUK sp. z o.o. w dniu 1 kwietnia 2011 roku wpłaciła kwotę 9.000 zł na rachunek Urzędu Gminy Grabica. Wójt, oraz członkowie komisji przetargowej złożyli w dniu składania i otwarcia ofert pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, w którym zawarł m.in.: − wartość zamówienia została ustalona na kwotę 551.441,84 zł netto, − jako tryb postępowania wskazano przetarg nieograniczony. W dniu 15 kwietnia 2011 roku w wyniku weryfikacji ofert zawiadomiono oferenta firmę Przedsiębiorstwo Robót Drogowych PEUK sp. z o.o. o poprawieniu oczywistej omyłki rachunkowej. Omyłka wystąpiła w wyliczeniu ceny brutto. W ofercie
Strona 91 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wskazano cenę netto w wysokości 406.000,00 zł + podatek VAT 23% co dawać powinno kwotę 499.380 zł brutto, nie zaś wpisaną do oferty kwotę 495.320,00 zł brutto. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP - 2/PN), w którym zawarł m.in.: − do upływu terminu składania ofert wpłynęły 3 oferty, − 3 wykonawców spełniało warunki udziału w postępowaniu, − w trakcie postępowania nie wniesiono protestów i odwołań, − jako najkorzystniejszą wybrano ofertę Przedsiębiorstwo Robót Drogowo- Mostowych sp. z o.o. z uwagi na zaproponowaną najniższą cenę, − umowę podpisano w dniu 5 maja 2011 roku. Protokół został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą został poinformowany pismem z dnia 20 kwietnia 2011 roku o wyborze jego oferty oraz został zaproszony do podpisania umowy. Pozostali oferenci w ww. terminie również zostali pisemnie poinformowani o wyborze oferty najkorzystniejszej. Ww. informacje zawierały wszystkie elementy wymagane art. 92 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 20 kwietnia 2011 roku zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy. W dniu 3 sierpnia 2011 roku ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczono na stronie internetowej zamawiającego. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 5 maja 2011 roku pod nr 100612-2011. W dniu 5 lipca 2011 roku Monika Pierek – Podinspektor w Zespole Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej zwróciła się do Referatu Finansowego o dokonanie zwrotu wadium wniesionego w przetargu nieograniczonym na przebudowę drogi Lutosławice Rządowe – Sierosław w wysokości 9.000,00 zł. Wadium zostało zwrócone w dniu 6 lipca 2011 roku na rachunek Oferenta w kwocie 9.000 zł. Postępowanie takie naruszało zapisy art. 46 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, iż zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oraz art. 46 ust 4 wskazanej ustawy który stanowi, iż jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. UMOWA NA WYKONANIE ZADANIA W dniu 5 maja 2011 roku została zawarta umowa nr 272.1.4.2011 o roboty budowlane pomiędzy Gminą Grabica, reprezentowaną przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. reprezentowanym przez Prezesa – Piotra Garwolskiego, oraz Wiceprezesa – Przemysława Ziółkowskiego, na wykonanie robót będących przedmiotem przetargu pn.: „Przebudowa drogi gminnej Lutosławice Rządowe - Sierosław”. Szczegółowy zakres umowy określała – SIWZ, dokumentacja projektowa, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych. Wykonawca miał wykonać przedmiot umowy zgodnie z umową, do dnia 31 sierpnia 2011 roku. Wynagrodzenie ryczałtowe
Strona 92 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 zostało ustalone w wysokości 395.682,68 zł brutto (zgodnie z złożoną ofertą). Wykonawca udzielił 72 miesięcznej rękojmi i gwarancji na przedmiot umowy. Wskazano, iż rozliczenie nastąpi na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej złożenia u Zamawiającego. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Przed podpisaniem umowy Wykonawca przedłożył gwarancje ubezpieczeniową nr 04GG13/0015/11/0048 w wysokości 39.568,20 zł obejmującą okres od 5 maja 2011 roku do 30 września 2011 roku tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz gwarancję nr 06GG13/0015/11/0049 w wysokości 11.870,46 zł obejmującą okres od 1 października 2011 roku do 30 września 2017 roku z tytułu gwarancji i rękojmi. Wykonawca miał zapłacić kary umowne zamawiającemu: - za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy – w wysokości 0,01% wynagrodzenia ustanowionego w umowie, licząc za każdy dzień zwłoki, - za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze w wysokości 0,01% wynagrodzenia ustanowionego w umowie, licząc za każdy dzień liczony od dnia wyznaczonego na usunięcie wad, - w przypadku odstąpienia od umowy przez wykonawcę, z przyczyn leżących po jego wykonawcy – 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto. Na podstawie protokołu z przekazania placu budowy ustalono, że przedmiotowego przekazania dokonano w dniu 11 maja 2011 roku. W dniu 30 sierpnia 2011 roku wykonawca poinformował o zakończeniu robót i zwrócił się do Gminy Grabica o wyznaczenie terminu odbioru końcowego. W dniu 14 września 2011 roku dokonano odbioru remontu drogi. i przekazania drogi do użytkowania. W protokole stwierdzono między innymi, iż odbierany obiekt nie posiada wad i usterek. Z tytułu realizacji przedmiotowej inwestycji wykonawca wystawił w dniu 14 września 2011 roku fakturę Vat nr 012/09.2011 na kwotę 395,682 zł brutto. Zapłaty dokonano w dniu 12 października 2011 roku. UMOWA NA PEŁNIENIE NADZORU INWESTORSKIEGO Zgodnie z przedłożoną kontrolującym dokumentacją Gmina Grabica nie zawierała umów na pełnienie nadzoru inwestorskiego W dniu 28 listopada 2012 roku Skarbnik Gminy oświadczyła, że przy przebudowie drogi gminnej Lutosławice Rządowe – Sierosław obowiązki inspektora nadzoru inwestorskiego pełnił pracownik Urzędu Gminy Grabica, inż. Ireneusz Wojciechowski posiadający uprawnienia do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie, w specjalności konstrukcyjno – inżynieryjnej, w zakresie dróg i nawierzchni lotniskowych Nr GP.IV.7342 (100) 92 z dnia 9 maja 1992 r. wydane przez Wojewodę Piotrkowskiego. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie pełnienia nadzoru inwestorskiego stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli. INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z INWESTYCJĄ W dniu 23 czerwca 2010 roku Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy– Edwardę Wójcik umową nr 3521-66/10 zleciła firmie PRO-ZAG Beata Miller prace polegające na ustaleniu przebiegu granic pasa drogowego drogi Lutosławice Rządowe – Sierosław za wynagrodzeniem w wysokości 11.000 zł brutto. W dniu 23 czerwca 2010 roku zawarto aneks do wskazanej umowy rozszerzający zakres prac o stabilizację granic z działkami sąsiednimi a także wprowadzający zapłatę
Strona 93 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 wynagrodzenia z tytułu wykonania prac w ratach – I rata w wysokości 4.000 zł brutto płatna do 31 grudnia 2010 roku, II rata w wysokości 7.000 zł brutto płatna po wykonaniu przedmiotu umowy. W dniu 23 grudnia 2010 roku wykonawca wystawił fakturę nr 23/2010 z tytułu wykonania prac w kwocie 4.000,00 zł brutto. Faktura została opłacona w dniu 29 grudnia 2010 roku. W dniu 6 sierpnia 2012 roku wykonawca wystawił fakturę nr 18/2012 z tytułu wykonania prac w kwocie 7.000,00 zł brutto. Faktura została opłacona w dniu 21 sierpnia 2012 roku. Zgodnie z oświadczeniem Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy kwota 7 000 zł. wynikająca z umowy nr 3521-66/10 z dnia 23.06.2010 r. oraz aneksu nr 1 z dnia 20 grudnia 2010 r. w związku z realizacją zadania pn. . „Przebudowa drogi gminnej Lutosławie Rządowe-Sierosław o dł. ok. 0,6 km.” została zabezpieczona w wydatkach bieżących w budżecie 2012 r. na klasyfikacji: dział 600, rozdział 60016, paragraf 4300. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie zabezpieczenia kwoty wynikającej z faktury w wysokości 7.000 zł stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE NA REALIZACJĘ ZADANIA INWESTYCYJNEGO Uchwałą Rady Gminy Grabica nr IX/56/2007 z dnia 27 grudnia 2007roku Rada Gminy Grabica ustaliła budżet na 2008 rok. W załączniku nr 3 do wskazanej uchwały – zadania inwestycyjne w 2008 roku w dziale 600, rozdziale 60016 przewidziano na wskazaną inwestycję kwotę 11.500 zł. Uchwałą Rady Gminy Grabica nr XIII/87/2008 z dnia 29 grudnia 2007roku Rada Gminy Grabica zmieniła budżet na 2008 rok. W załączniku nr 3 do wskazanej uchwały – zadania inwestycyjne w 2008 roku w dziale 600, rozdziale 60016 przewidziano na wskazaną inwestycję kwotę 14.884 zł. Uchwałą Rady Gminy Grabica nr III/8/2010 z dnia 29 grudnia 2010 roku Rada Gminy Grabica przyjęła budżet na 2011 rok. W załączniku nr 3 do wskazanej uchwały – plan wydatków majątkowych w 2011 roku w dziale 600, rozdziale 60016 przewidziano na wskazaną inwestycję kwotę 500.000 zł. ŹRÓDŁO FINANSOWANIA INWESTYCJI – FUNDUSZ OCHRONY GRUNTOW ROLNYCH W dniu 20 kwietnia 2011 roku Gmina Grabica złożyła wniosek o przyznanie dotacji na modernizację drogi dojazdowej do gruntów rolnych. W dniu 20 czerwca 2011 roku Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik, zawarła umowę dotacji nr 156/RO/2011 z Samorządem Województwa Łódzkiego w imieniu, którego działał: Wicemarszałek Województwa Łódzkiego - Artur Bagiński i Dyrektor Departamentu Rolnictwa i Ochrony Środowiska – Stanisław Fontański na dotację zadań pod nazwą: „Budowa/modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych – Lutosławice Rządowe - Sierosław”. Ustalono przyznanie dotacji w wysokości 122.000 zł, jednak nie więcej niż 50% poniesionych kwalifikowanych kosztów zadania. W dniu 14 października 2011 roku Gmina Grabica przedstawiła zgodnie z umową Urzędowi Marszałkowskiemu w Łodzi rozliczenie finansowe inwestycji. Zgodnie z oświadczeniem Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w związku z dofinansowaniem z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych inwestycji pn. „Przebudowa drogi gminnej Lutosławie Rządowe - Sierosław o dł. ok. 0,6 km.”, nie została przeprowadzona kontrola realizacji w/w zadania przez Województwo Łódzkie jako „Dotującego”. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie kontroli i otrzymania dotacji stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
Strona 94 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 12 grudnia 2011 roku Urząd Marszałkowski w Łodzi przekazał dotację w wysokości 122.000 zł na rachunek bankowy Gminy Grabica. PRZYJĘCIE INWESTYCJI NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH W dniu 14 września 2011 roku dokonano odbioru końcowego zadania inwestorskiego. W dniu 30 września 2011 roku dokumentem OT 15/2011 nastąpiło przyjęcie środka trwałego w wartości nabycia (koszcie wytworzenia) w kwocie 414.688,00 zł. Inwestycję ujęto pod numerem inwentarzowym 68/220 o stopie umorzenia 4,5%.
BUDOWA SALI GIMNASTYCZNEJ WRAZ Z ZAPLECZEM PRZY SZKOLE PODSTAWOWEJ W SZYDŁOWIE UWARUNKOWANIA PRAWNE W dniu 24 maja 2010 roku Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Trybunalskim decyzją nr 377/2011 zatwierdziło projekt budowlany i udzieliło pozwolenia na budowę dla omawianej inwestycji. ETAP PRZYGOTOWANIA DOKUMENTACJI KOSZTORYSOWEJ W dniu 7 października 2009 roku Zbigniew Kałużny – Inspektor w Referacie Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości sporządził wstępną wycenę kosztów wykonania prac projektowych dla inwestycji. Jako planowany koszt prac projektowych przyjęto kwotę 38.082,34 zł netto. Zbigniew Kałużny – Inspektor w Referacie Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości sporządził wniosek o dokonanie zakupu dostaw, usług i robót budowlanych dla których nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia było wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej sali gimnastycznej z łącznikiem przy Szkole Podstawowej w Szydłowie Kolonii. Wartość zamówienia oszacowano na dzień 7 października 2009 roku w kwocie 38.082,34 zł netto, co stanowiło równowartość 9.822,38 EURO. We wniosku przedstawiono propozycję 3 wykonawców do których można skierować zapytanie ofertowe, oraz zaproponowano pracowników wchodzących w skład zespołu powołanego do przygotowania zapytania ofertowego oraz dokonania oceny ofert i wyboru najkorzystniejszej z nich. Wniosek został zaakceptowany przez Wójta Gminy. W dniu 9 października 2009 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 68/2009 powołał zespół do przygotowania i przeprowadzenia postępowania w trybie zapytania ofertowego na wykonanie dokumentacji projektowej dróg, dokonania oceny ofert i propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty. W dniu 13 października 2009 roku zapytanie ofertowe zostało przesłane listownie do 3 podmiotów wyszczególnionych we wniosku. Jako termin składania ofert wyznaczono 19 października 2009 roku godzinę 10 00 . W terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym ofertę złożyła firma DESIGN Hanna Sadowska-Piech proponując cenę 28.500 zł netto, co stanowiło 34.770 zł brutto. Zespół powołany do przeprowadzenia postępowania zaopiniował pozytywnie ofertę potwierdzając protokolarnie, iż spełniała ona wymogi formalne Protokół z prac zespołu został zaakceptowany przez Wójta Gminy w dniu 20 października 2009 roku W dniu 20 października 2009 roku poinformowano Oferenta o wyborze najkorzystniejszej oferty równocześnie zapraszając do podpisania umowy
Strona 95 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 22 października 2009 Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik podpisała umowę nr 3422-119/2009 z firmą DESIGN Hanna Sadowska-Piech na wykonanie między innymi: - projektu budowlano-wykonawczego, - przedmiaru robót, - kosztorysów nakładczych, - kosztorysu inwestorskiego, - specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót. Umowa przewidywała wynagrodzenie z tytułu wykonania prac projektowych w wysokości 28.500 zł netto co stanowiło 34.770 zł brutto. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. W dniu 15 grudnia 2009 roku protokolarnie przyjęto wykonanie prac. W dniu 30 grudnia 2009 roku wykonawca wystawił fakturę nr 12-2009/3 z tytułu wykonania prac w kwocie 34.770,00 zł. Faktura została opłacona w dniu 31 grudnia 2011 roku. PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone było na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z dnia 20 listopada 2007 roku Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn.zm.). Wartość zamówienia została ustalona w dniu 29 lipca 2010 roku na podstawie aktualnych kosztorysów inwestorskich (kosztorysy z dnia 30 maja 2010 roku) w kwocie 1.664.931,22 zł netto, co stanowiło kwotę 433.688,78 EURO. W dniu 24 sierpnia 2010 roku Wójt Gminy zarządzeniem nr 56/2010 powołał Komisję Przetargową w celu przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Budowa Sali gimnastycznej z zapleczem przy Szkole Podstawowej w Szydłowie”. W dniu 16 sierpnia 2010 roku Wójt Gminy zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). W dniu 16 sierpnia 2010 roku sporządzono i zamieszczono ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych. W ogłoszeniu wskazano m.in.: termin realizacji zadania – do dnia 30 kwietnia 2012 roku, kryterium wyboru ofert – „cena i wydłużenie okresu rękojmi za wady fizyczne”, termin składania ofert do godziny 10 00 w dniu 31 sierpnia 2011 roku. Ogłoszenie opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 16 sierpnia 2010 roku pod numerem 251938-2010. Zgodnie z adnotacją Moniki Pierek – Podinspektora w Zespole Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zamieszczono w dniu 16 sierpnia 2010 roku na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy, oraz w tym samym dniu na stronie internetowej zamawiającego. Ogłoszenie zawierało wszystkie elementy wymagane art. 41 ww. ustawy. Przedmiotowe postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuścił w treści SIWZ możliwości składnia ofert częściowych, oraz ofert wariantowych.
Strona 96 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zamawiający nie dopuścił możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający przewidział w treści SIWZ wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny ofertowej brutto. Specyfikacja przewidywała wniesienia wadium przez oferentów w wysokości 28.300,00 zł. Specyfikacja w punkcie V, podpunkt 1.b wskazywała, iż o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy którzy w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i ukończył minimum 3 roboty budowlane polegające na budowie lub przebudowie obiektów o profilu oświatowo- sportowym o minimalnej kubaturze 4.000 m 3, minimalnej powierzchni użytkowej 400 m 2, o minimalnej rozpiętości konstrukcji 12m. o wartości nie mniejszej niż 500.000,00 zł każda. Specyfikacja w punkcie V, podpunkt 1.b wskazywała, iż o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy którzy dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna warunek dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować co najmniej wyszczególnionymi poniżej sprawnymi technicznie narzędziami, wyposażeniem zakładu i urządzeniami technicznymi w celu realizacji zamówienia, tj.: - koparka - min. 1 szt.; - koparko – spycharka – min. 1 szt.; - samochody samowyładowawcze – min. 2 szt.; - niwelator z łatą pomiarową – min. 1 szt.; - zagęszczarki mechaniczne – min. 2 szt.; - dźwig samojezdny 18 ton – min. 1 szt.; - żuraw samochodowy – min. 1 szt.; - betoniarki – min. 2 szt.; - elektronarzędzia ręczne w tym wiertarki, szlifierki, lutownice, piły tarczowe, wkrętarki itd. – min. po 1 szt. W specyfikacji jako kryterium oceny ofert wyszczególniono: - cena – 95%, - wydłużenie okresu rękojmi za wady fizyczne – 5%. W terminie opublikowania ogłoszenia do Urzędu Gminy Grabica wpłynęły zapytania dotyczące treści SIWZ. W dniu 20 sierpnia 2010 roku wpłynęło do Zamawiającego zapytanie firmy INTERBUD sp. z o.o. z siedzibą w Opocznie. Pytanie dotyczyło stolarki okiennej, stolarki drzwiowej, klas betonu oraz wyposażenia sportowego sali. W dniu 23 sierpnia 2010 roku Zamawiający udzielił odpowiedzi na zapytanie. Odpowiedź została wysłana faksem oraz listem poleconym do pytającego (potwierdzenie wysłana faksu oraz zwrotne potwierdzenie odbioru w aktach sprawy). Równocześnie pytanie i odpowiedź (bez wskazania podmiotu kierującego pytanie) została opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego. W dniu 24 sierpnia 2010 roku wpłynęło do Zamawiającego zapytanie firmy SKB sp. z o.o. z siedzibą w Radomsku. Pytanie dotyczyło sposobu wykończenia ścian.
Strona 97 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 24 sierpnia 2010 roku wpłynęło do Zamawiającego zapytanie firmy BUDMAR Marek Kamola z siedzibą w Tomaszowie Mazowieckim. Pytanie dotyczyło stolarki okiennej, stolarki drzwiowej, elementów dachu i orynnowania oraz podłóg. W dniu 25 sierpnia 2010 roku wpłynęło do Zamawiającego zapytanie firmy BUDMAR Marek Kamola z siedzibą w Tomaszowie Mazowieckim. Pytanie dotyczyło stolarki okiennej, stolarki drzwiowej, oraz projektu rozbudowy kotłowni. W dniu 26 i 27 sierpnia 2010 roku Zamawiający udzielił odpowiedzi na zapytania. Odpowiedź została wysłana faksem oraz listem poleconym do pytających (potwierdzenie wysłana faksu oraz zwrotne potwierdzenie odbioru w aktach sprawy). Równocześnie pytanie i odpowiedź (bez wskazania podmiotów kierujących pytania) została opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego. Oferty złożyli następujący wykonawcy (w terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu), którzy zaproponowali ceny brutto: 1 SAMSON sp. z o.o. 1.640.860,17 zł, 2 BUDMAR Marek Kamola 1.870.730,70 zł, 3 INTERBUD sp. z o.o. 1.751.339,16 zł, 4 Konsorcjum: SKB sp. z o.o., sp. komandytowa; PPU Dobosz Sławomir 1.517.586,77 zł, 5 MARK-BUD sp. z o.o. 1.823.970,31 zł, 6 Konsorcjum: FHU WARBUD, UPiB ABRUD 1.634.110,98 zł, 7 MURBET sp. z o.o. 2.146.164,54 zł, 8 Usługi Remontowo-Budowlane Sylwester Rudecki 2.038.703,84 zł. Złożone oferty opatrzone zawierały dokumenty potwierdzające złożenie wadium przez Wykonawców. Firmy: SAMSON sp. z o.o., BUDMAR Marek Kamola, INTERBUD sp. z o.o., Konsorcjum: SKB sp. z o.o. PPU Dobosz Sławomir, MARK-BUD sp. z o.o., Konsorcjum: FHU WARBUD, UPiB, oraz MURBET sp. z o.o. złożyły wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowych. Firma - Usługi Remontowo-Budowlane Sylwester Rudecki w dniu 27 sierpnia 2010 roku wpłaciła kwotę 28.300 zł na rachunek Urzędu Gminy Grabica. Wójt, oraz członkowie komisji przetargowej złożyli w dniu składania i otwarcia ofert pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia, w którym zawarł m.in.: − wartość zamówienia została ustalona na kwotę 1.664.931,22 zł netto, − jako tryb postępowania wskazano przetarg nieograniczony. W dniu 3 września 2010 roku w wyniku weryfikacji ofert wezwano oferenta firmę Usługi Remontowo-Budowlane Sylwester Rudecki do uzupełnienia oferty o : - zmodyfikowany wykaz narzędzi, wyposażenia zakładu i urządzeń technicznych gdyż w wykazie nie została wymieniona piła tarczowa, - dokument potwierdzający opłacenie polisy ubezpieczeniowej. Oferent wymagane dokumenty złożył w dniu 8 września 2010 roku. W dniu 3 września 2010 roku w wyniku weryfikacji ofert wezwano oferenta Lidera Konsorcjum – firmę WAR-BUD do uzupełnienia oferty o: - wykaz robót w wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat w związku z niewykazaniem w wykazie rozpiętości konstrukcji wykonanych robót budowlanych.
Strona 98 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Oferent wymagane dokumenty złożył w dniu 7 września 2010 roku. W dniu 3 września 2010 roku w wyniku weryfikacji ofert wezwano oferenta firmę MARKBUD do uzupełnienia oferty o: - wykaz robót w wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat w związku z niewykazaniem w wykazie rozpiętości konstrukcji wykonanych robót budowlanych. Oferent wymagane dokumenty złożył w dniu 9 września 2010 roku. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP - 2/PN), w którym zawarł m.in.: − do upływu terminu składania ofert wpłynęło 8 ofert, − 8 wykonawców spełniało warunki udziału w postępowaniu, − w trakcie postępowania nie wniesiono protestów i odwołań, − jako najkorzystniejszą wybrano ofertę Konsorcjum: SKB sp. z o.o. sp. komandytowa, PPU Dobosz Sławomir z uwagi na zaproponowaną najniższą cenę, − umowę podpisano w dniu 29 września 2010 roku. Protokół został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą został poinformowany pismem z dnia 23 września 2010 roku o wyborze jego oferty oraz został zaproszony do podpisania umowy. Pozostali oferenci w ww. terminie również zostali pisemnie poinformowani o wyborze oferty najkorzystniejszej. Ww. informacje zawierały wszystkie elementy wymagane art. 92 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 23 września 2010 roku zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz na stronie internetowej Zamawiającego. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 1 października 2010 roku pod nr 314092-2010. Wadium zostało zwrócone w dniu 30 września 2010 roku na rachunek Oferenta w kwocie 28.300 zł. UMOWA NA WYKONANIE ZADANIA W dniu 29 września 2010 roku została zawarta umowa nr 3420-5/10 o roboty budowlane pomiędzy Gminą Grabica, reprezentowaną przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik a Konsorcjum firm: SKB sp. z o.o., sp. komandytowa; PPU Dobosz Sławomir reprezentowanym przez Prokurenta – Sławomira Dobosza, na wykonanie robót będących przedmiotem przetargu pn.: „budowa sali gimnastycznej z zapleczem przy szkole Podstawowej w Szydłowie”. Szczegółowy zakres umowy określała – SIWZ, dokumentacja projektowa, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych oraz oferta. Wykonawca miał wykonać przedmiot umowy zgodnie z umową, do dnia 30 kwietnia 2012 roku (w podziale na 3 etapy przewidziane w SIWZ oraz umowie). Wynagrodzenie ryczałtowe zostało ustalone w wysokości 1.517.586,77 zł brutto (zgodnie z złożoną ofertą). Wykonawca udzielił 72 miesięcznej gwarancji oraz 36 miesięcznej rękojmi. Wskazano, iż rozliczenie końcowe nastąpi na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej złożenia u Zamawiającego. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy.
Strona 99 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Przed podpisaniem umowy Wykonawca przedłożył gwarancje ubezpieczeniową nr 901006017412 w wysokości 75.879,34 zł obejmującą okres od 29 września 2010 roku do 15 maja 2012 roku tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy, oraz w wysokości 22.763,80 zł obejmującą okres od dnia dokonania odbioru do 15 maja 2015 roku z tytułu gwarancji i rękojmi. Wykonawca miał zapłacić kary umowne zamawiającemu: - za opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy – w wysokości 0,01% wynagrodzenia ustanowionego w umowie, licząc za każdy dzień zwłoki, - za opóźnienie w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze w wysokości 0,01% wynagrodzenia ustanowionego w umowie, licząc za każdy dzień liczony od dnia wyznaczonego na usunięcie wad, - w przypadku odstąpienia od umowy przez wykonawcę, z przyczyn leżących po jego wykonawcy – 10% wartości wynagrodzenia umownego brutto. Na podstawie protokołu z przekazania placu budowy ustalono, że przedmiotowego przekazania dokonano w dniu 5 października 2010 roku. W dniu 30 listopada 2010 roku został sporządzony protokół odbioru wykonanych robót – Etap I. Zgodnie z wskazanym protokołem wykonano prace na kwotę 97.064,66 zł netto. W dniu 30 listopada 2010 roku Wykonawca wystawił fakturę nr 240/2010/FVS na kwotę 118.418,89 zł brutto (97.064,66 zł netto). Faktura została opłacona w dniu30 grudnia 2010 roku. W dniu 15 lutego 2011 roku Wykonawca wystąpił do Zamawiającego z wnioskiem o dokonanie zmiany treści umowy w związku z zmianą stawki podatku VAT. W dniu 4 marca 2011 roku sporządzono protokół konieczności wprowadzenia zmian do umowy z tytułu zmiany stawki podatku VAT dla II i III Etapu inwestycji. Zmiana była zgodna z Ogłoszeniem o zamówieniu, jak i SIWZ, które przewidywały możliwość dokonania zmian zawartej umowy w stosunku do treści Oferty w przypadku zmiany stawki podatku VAT. W dniu 8 marca 2011 roku zawarto aneks nr 1 do umowy z dnia 29 września 2010 roku w zakresie zmiany stawki podatku VAT dla II i III Etapu inwestycji. Aneks pozostawiał niezmienną kwotę wynagrodzenia netto, zwiększając całkowite wynagrodzenie brutto do kwoty 1.529.055,36 zł. W dniu 20 września 2011 roku został sporządzony protokół odbioru wykonanych robót – Etap II. Zgodnie z wskazanym protokołem wykonano prace na kwotę 368.333,49 zł netto. W dniu 20 września 2011 roku Wykonawca wystawił fakturę nr 121/2011/FVS na kwotę 453.050,19 zł brutto (368.333,49 zł netto). Faktura została opłacona w dniu 19 października 2011 roku. W dniu 29 listopada 2011 roku został sporządzony protokół odbioru wykonanych robót – Etap II. Zgodnie z wskazanym protokołem wykonano prace na kwotę 368.333,50 zł netto. W dniu 29 listopada 2011 roku Wykonawca wystawił fakturę nr 185/2011/FVS na kwotę 453.050,21 zł brutto (368.333,50 zł netto). Faktura została opłacona w dniu 12 grudnia 2011 roku w kwocie 153.050,21 zł, oraz w dniu 19 grudnia 2011 roku w kwocie 300.000,00 zł. W dniu 30 kwietnia 2012 roku został sporządzony protokół odbioru wykonanych robót – Etap III. Zgodnie z wskazanym protokołem wykonano prace na kwotę 410.191,93 zł netto.
Strona 100 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 17 maja 2012 roku został sporządzony protokół odbioru końcowego robót. Zgodnie z wskazanym protokołem wykonano prace na kwotę 1.529.055,36 zł brutto. W dniu 29 listopada 2011 roku Wykonawca wystawił fakturę nr 096/2012/FVS na kwotę 504.536,07 zł brutto (410.191,93 zł netto). Faktura została opłacona w dniu 25 maja 2012 roku w kwocie 304.536,07 zł, oraz w dniu 12 czerwca 2012 roku w kwocie 200.000,00 zł. UMOWA NA PEŁNIENIE NADZORU INWESTORSKIEGO W dniu 20 kwietnia 2011 roku została zawarta umowa nr 272.3.54.2011 o pełnienie nadzoru inwestorskiego w zakresie robót elektrycznych pomiędzy Gminą Grabica, reprezentowaną przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik a Tadeuszem Wąsem. Umowa przewidywała wynagrodzenie w wysokości 2,583,00 zł płatne w 2 ratach. W dniu 1 grudnia 2011 roku Tadeusz Wąs wystawił fakturę nr 59/12/2011 z tytułu pełnienia nadzoru inwestorskiego w kwocie 1,476,00 zł. Faktura została opłacona w dniu 19 grudnia 2011 roku. W dniu 24 maja 2012 roku Tadeusz Wąs wystawił fakturę nr 14/05/2012 z tytułu pełnienia nadzoru inwestorskiego w kwocie 1.107,00 zł. Faktura została opłacona w dniu 31 maja 2012 roku. W dniu 28 kwietnia 2011 roku została zawarta umowa nr 272.3.55.2011 o pełnienie nadzoru inwestorskiego w zakresie robót sanitarnych pomiędzy Gminą Grabica, reprezentowaną przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik a Zbigniewem Kociołkiem. Umowa przewidywała wynagrodzenie w wysokości 6.150 zł płatne w 2 ratach. W dniu 5 grudnia 2011 Zbigniew Kociołek wystawił fakturę nr 0013/11/FVS z tytułu pełnienia nadzoru inwestorskiego w kwocie 3.075,00 zł. Faktura została opłacona w dniu 19 grudnia 2011 roku. W dniu 30 maja 2012 roku Zbigniew Kociołek wystawił fakturę nr FVS/12/005 z tytułu pełnienia nadzoru inwestorskiego w kwocie 3.075,00 zł. Faktura została opłacona w dniu 4 czerwca 2012 roku. INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z INWESTYCJĄ W dniu 6 kwietnia 2011 roku do Urzędu Gminy Grabica wpłynęła faktura nr FS117/2011 wystawiona przez firmę ELKON-BABY z siedzibą w Moszczenicy z tytułu wymiany przyłącza energetycznego w kwocie 1.722,00 zł. Faktura została opłacona w dniu 20 kwietnia 2011 roku. W dniu 17 lipca 2012 roku do Urzędu Gminy Grabica wpłynęła faktura nr 569/2012 wystawiona przez firmę M&M Reklama i Promocja z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim z tytułu wykonania tablicy grawerowanej (pamiątkowej) w kwocie 86,10 zł. Faktura została opłacona w dniu 25 lipca 2012 roku. ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE NA REALIZACJĘ ZADANIA INWESTYCYJNEGO Uchwałą Rady Gminy Grabica nr XV/107/2008 z dnia 29 grudnia 2008 roku Rada Gminy Grabica uchwaliła budżet na 2009 rok. W załączniku nr 3 do wskazanej uchwały – zadania inwestycyjne w 2009 roku w dziale 801, rozdziale 80101 przewidziano na wskazaną inwestycję kwotę 35.000 zł. W 2009 roku w związku z omawianą inwestycją wydatkowano kwotę: - 34.770,00 zł na podstawie faktury nr 12-2009/3 z tytułu projektu sali. Uchwałą Rady Gminy Grabica nr XXII/152/2009 z dnia 21 grudnia 2009 roku Rada Gminy Grabica uchwaliła budżet na 2010 rok. W załączniku nr 4 do wskazanej uchwały – wieloletnie zadania inwestycyjne w dziale 801, rozdziale 80101 przewidziano na wskazaną inwestycję kwotę 150.000 zł. W 2010 roku w związku z omawianą inwestycją wydatkowano kwotę:
Strona 101 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- 118.418,89 na podstawie faktury nr 240/2010/FVS – prace budowlane. Uchwałą Rady Gminy Grabica nr III/9/2010 z dnia 29 grudnia 2010 roku Rada Gminy Grabica przyjęła budżet na 2011 rok. W załączniku nr 2 do wskazanej uchwały – wieloletnie zadania inwestycyjne w 2011 w dziale 801, rozdziale 80101 przewidziano na wskazaną inwestycję kwotę 920.000 zł. W 2011 roku w związku z omawianą inwestycją wydatkowano kwotę: - 1.722,00 zł na podstawie faktury nr 117/2011 – przyłącze energetyczne, - 1.476,00 zł na podstawie faktury nr 59/12/2011 – nadzór inwestorski, - 3.075,00 zł na podstawie faktury nr 0013/11/FVS- nadzór inwestorski, - 453.050,19 zł na podstawie faktury nr 121/2011/FVS – prace budowlane, - 453.050,21 zł na podstawie faktury nr 185/2011/FVS – prace budowlane. Uchwałą Rady Gminy Grabica nr X/65/2011 z dnia 29 grudnia 2011 roku Rada Gminy Grabica przyjęła budżet na 2012 rok. W załączniku nr 3 do wskazanej uchwały – zadania inwestycyjne w 2012 roku w dziale 801, rozdziale 80101 przewidziano na wskazaną inwestycję kwotę 520.000 zł. W 2012 roku w związku z omawianą inwestycją wydatkowano kwotę: - 1.107,00 zł na podstawie faktury nr 14/05/2011 – nadzór inwestorski, - 3.075,00 zł na podstawie faktury nr FVS/12/005 - nadzór inwestorski, - 504.536,07 zł na podstawie faktury nr 096/2012/FVS – prace budowlane. ŹRÓDŁO FINANSOWANIA INWESTYCJI – FUNDUSZ ROZWOJU KULTURY FIZYCZNEJ W dniu 14 listopada 2011 roku Gmina Grabica reprezentowana przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik, zawarła umowę na dofinansowanie zadania inwestycyjnego z Ministrem sportu i Turystyki w imieniu którego działał: Sekretarz Stanu – Ryszard Stachurski na dofinansowanie zadania pod nazwą: „budowa Sali gimnastycznej wraz z zapleczem przy Szkole Podstawowej w Szydłowie”. Ustalono przyznanie dotacji w wysokości 500.000 zł (w tym w 2011 roku do kwoty 300.000 zł, w 2012 roku 200.000 zł). W dniu 15 grudnia 2011 roku Ministerstwo Sportu i Turystyki przekazało dotację w wysokości 300.000 zł na rachunek bankowy Gminy Grabica. W dniu 11 czerwca 2012 roku Ministerstwo Sportu i Turystyki przekazało dotację w wysokości 200.000 zł na rachunek bankowy Gminy Grabica. W dniu 25 czerwca 2012 roku Gmina Grabica przesłała do Ministerstwa Sportu i Turystyki sprawozdanie końcowe z wykonania inwestycji. W dniu 4 lipca 2012 roku Ministerstwo Sportu i Turystyki pismem DIS- WIFRKF/4711/100/2012/IG/AM/6 przyjęło rozliczenie złożone przez Gminę Grabica. Zgodnie z oświadczeniem Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy, że w związku z dofinansowaniem z Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej inwestycji pn. „Budowa Sali gimnastycznej z zapleczem przy Szkole podstawowej w Szydłowie Kolonii” nie została przeprowadzona kontrola realizacji w/w zadania przez Ministerstwo Sportu i Turystyki jako „Dotującego”. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 5 grudnia 2012 roku w sprawie kontroli inwestycji stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli. PRZYJĘCIE INWESTYCJI NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH W dniu 17 maja 2012 roku dokonano odbioru końcowego zadania inwestorskiego.
Strona 102 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 10 czerwca 2012 roku Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Piotrkowie Trybunalskim decyzją nr 44/2012 udzielił pozwolenia na użytkowanie sali gimnastycznej z zapleczem przy Szkole Podstawowej w Szydłowie. W dniu 29 czerwca 2012 roku dokumentem OT 11/2012 nastąpiło przyjęcie środka trwałego w wartości nabycia (koszcie wytworzenia) w kwocie 1.564.191,96 zł. Dla inwestycji przyjęto stopę umorzenia w wysokości 4,5%.
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
W kontrolowanej jednostce ewidencja księgowa środków trwałych prowadzona jest w systemie komputerowym. Zgodnie z obowiązującym planem kont ewidencja składników majątkowych prowadzona jest na kontach zespołu 0 – majątek trwały i obejmuje: - konto 011 – środki trwałe, - konto 013 – pozostałe środki trwałe, - konto 015 – mienie zlikwidowanych jednostek, - konto 020 – wartości niematerialne i prawne, - konto 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, - konto 072 – umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, - konto 080 – inwestycje – (środki trwałe w budowie). Na dzień przeprowadzenia kontroli majątek Gminy Grabica podlegał ubezpieczeniu na podstawie polis ubezpieczeniowych. W dniu 28 grudnia 2012 roku Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy oświadczyła, że w latach 2010-2011, majątek gminy został ubezpieczony od ognia i innych zdarzeń losowych, kradzieży z włamaniem oraz dewastacji. Ponadto opłacono ubezpieczenia: OC gminy, OC zarządcy drogi oraz ubezpieczenia komunikacyjne. Oświadczenie Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie ubezpieczenia majątku Gminy Grabica stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Konto 011 – środki trwałe Zgodnie z ewidencją księgową saldo i obroty konta 011 Urzędu w 2011 roku przedstawiały się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2011 roku: 50.141.746,18 zł, Obroty Wn: 2.152.012,73 zł,
Strona 103 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Obroty Ma: 705.604,80 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2011 roku: 51.588.154,11 zł. Konto 013 – pozostałe środki trwałe w używaniu W zakładowym planie kont w stosunku do konta 013 odnotowano, iż służy ono do ewidencji zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych wydanych do używania. Konto prowadzone jest w podziale na subkonta według lokalizacji środka trwałego. W wyniku analizy dokumentów źródłowych stwierdzono: - księgi prowadzone są według lokalizacji pozostałego środka trwałego, - pozostałe środki trwałe posiadają numery inwentarzowe, - księgi umożliwiają ustalenie wartości początkowej, ilości oraz datę przyjęcia środka do ewidencji, - księgi umożliwiały ustalenie osób lub komórek, którym powierzono środek trwały a także miejsce jego przypisania. Zgodnie z ewidencją księgową saldo i obroty konta 013 Urzędu w 2011 roku przedstawiały się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2011 roku: 595.936,60 zł, Obroty Wn: 66.537,78 zł, Obroty Ma: 13.199,34 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2011 roku: 649.275,04 zł. W wyniku analizy dokumentów źródłowych stwierdzono: - księgi prowadzone są według lokalizacji pozostałego środka trwałego, - pozostałe środki trwałe posiadają numery inwentarzowe, - księgi umożliwiają ustalenie wartości początkowej, ilości oraz datę przyjęcia środka do ewidencji, - księgi umożliwiały ustalenie osób lub komórek, którym powierzono środek trwały a także miejsce jego przypisania. Konto 020 W zakładowym planie kont w stosunku do konta 020 odnotowano, iż służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z ewidencją księgową saldo i obroty konta 020 Urzędu w 2011 roku przedstawiały się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2011 roku: 59.366,82 zł, Obroty Wn: 4.932,39 zł, Obroty Ma: 6,265,94 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2011 roku: 58.033,27 zł.
Strona 104 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2011 rok
Konto 011 – środki trwałe Sprawdzono prawidłowość prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz prawidłowość dokonywania odpisów amortyzacyjnych na próbie składników majątku Urzędu Gminy w Grabicy w 2011 roku. Kontroli poddano wybrane w sposób wyrywkowy zwiększenia i zmniejszenia wartości środków trwałych, które wystąpiły w 2011 roku związane z: - modernizacją dachu budynku po byłej Szkole Podstawowej w Krzepczowie - na podstawie faktury nr 02/08 z dnia 25 sierpnia 2011 roku, wystawionej przez firmę Zakład Dekarsko-Blacharski i Remontowy Mariusz Tręda w kwocie 72.925,77 zł brutto. W dniu 25 sierpnia 2011 roku sporządzono protokół odbioru wykonanych prac. W dniu 31 grudnia 2012 roku oświadczenie złożył Zbigniew Kałużny – Kierownik Referatu Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości wskazując, że wydatki związane z zawartą umową nr 272.1.8.2011 z dnia 6 lipca 2011 r. były związane z modernizacją budynku komunalnego po byłej Szkole Podstawowej w miejscowości Krzepczów Stary. W wyniku przeprowadzonych robót obiekt został unowocześniony dzięki wykonaniu nowych kominów, nowego pokrycia dachu z blachy dachówkowej i orynnowania, co wiązało się ze zwiększeniem funkcjonalności obiektu. Oświadczenie Zbigniew Kałużny – Kierownik Referatu Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie modernizacji byłego budynku szkoły w miejscowości Krzepczów Stary stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli. W dniu 30 września 2011 roku sporządzono dokument OT nr 1/2011 w kwocie 73.909,77 zł (wartość wykonanych prac budowlanych plus wydatek poniesiony na podstawie faktury nr 04/2011 z dnia 14 czerwca 2011 roku, wystawionej przez firmę ARCHITRAW – Pracownia Architektury i Plastyki Użytkowej z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim na kwotę 984,00 zł z tytułu wykonania dokumentacji projektowej). Postępowanie takie naruszało postanowienia art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z dnia 14 czerwca 2000 roku Dz. U. nr 54, poz. 654 z późniejszymi zmianami), który stanowi, iż składniki majątku, o których mowa w art. 16a-16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Środek trwały zakwalifikowano do grupy 1, podgrupy 10, rodzaju 107 - budynki oświaty, nauki i kultury oraz budynki sportowe . Jako wskaźnik amortyzacji przyjęto prawidłowo 2,5%. - wybudowaniem wiaty przystankowej w miejscowości Kafar - na podstawie faktury nr 32/2011 z dnia 29 lipca 2011 roku wystawionej przez firmę Profit Maria Niemczyk z Gliwic na kwotę 5.166,00 zł. W dniu 28 lipca 2011 roku sporządzono protokół odbioru wykonanych robót. W dniu 29 lipca 2011 roku w związku z przekazaniem środka trwałego do użytkowania sporządzono dokument OT nr 8/2011. Środek trwały zakwalifikowano do grupy 8, podgrupy 80, rodzaju 810 - kioski, budki, baraki, domki campingowe itp. Jako wskaźnik amortyzacji przyjęto 10%. Konto 013 – pozostałe środki trwałe
Strona 105 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Sprawdzono prawidłowość prowadzenia ewidencji pozostałych środków trwałych oraz prawidłowość dokonywania odpisów umorzeniowych na próbie składników majątku Urzędu Gminy w Grabicy w 2011 roku. Kontroli poddano następujące zdarzenia: - zakup rejestratora BOSS MICRO – na podstawie faktury nr 356/2011 z dnia 27 lipca 2011 roku, wystawionej przez firmę „ASSTONEX” z siedzibą w Łodzi w kwocie 1.000,03 zł brutto. Zakupu dokonano na rzecz Urzędu Gminy. Przyjęcie na stan środków trwałych według wykazu zmian w ewidencji wyposażenia nastąpiło w dniu 8 sierpnia 2011 roku, - zakup 2 hydrantów na podstawie faktury nr 239/T/2011 z dnia 3 listopada 2011 roku, wystawionej przez firmę „ISKRA” z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim w kwocie 2.177,10 zł brutto. Zakupu dokonano na rzecz Urzędu Gminy. Przyjęcie na stan środków trwałych według wykazu zmian w ewidencji wyposażenia nastąpiło w dniu 14 listopada 2011 roku, - zakup szafy metalowej z nadstawką na podstawie faktury nr 568/2011 z dnia 7 czerwca 2011 roku, wystawionej przez firmę Prymat z siedzibą w Dzierżoniowie w kwocie 1.098,39 zł brutto. Zakupu dokonano na rzecz Urzędu Gminy. Przyjęcie na stan środków trwałych według wykazu zmian w ewidencji wyposażenia nastąpiło w dniu 15 czerwca 2011 roku, W wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono: - w dokumentacji przedstawionej kontrolującym brak było wskazania osób odpowiedzialnych za zakupione środki trwałe, - brak było oświadczeń użytkowników środków trwałych o przyjęciu odpowiedzialności za użytkowany środek trwały, - umorzenia na koncie 072 dokonywano pod datą ewidencji pozostałych środków trwałych, w wysokości 100% ich wartości. W odpowiedzi na zapytanie kontrolujących o przekazywanie pracownikom w użytkowanie mienia Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy oświadczyła, że odpowiedzialność pracowników za powierzone wyposażenie oraz mienie przydzielone na stanowisku pracy, wynika z zakresów obowiązków poszczególnych pracowników jednostki. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie przekazania mienia do używania pracownikom stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli. Dodatkowo Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy ustnie oświadczyła, iż pracownicy podpisują umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (dotyczy środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych poza meblami np.: komputery , maszyny do pisania kalkulatory itp.) Konto 020 – wartości niematerialne i prawne Kontroli poddano zwiększenie stanu wartości niematerialnych i prawnych z dnia 30 września 2011 roku na podstawie protokołu przekazania – dokument księgowy nr 3474-3475. W dniu 7 września 2011 roku Urząd Gminy w Grabicy otrzymał od Samorządowego Województwa Łódzkiego oprogramowanie komputerowe związane z projektem Wrota Regionu Łódzkiego o wartości 4.186,39 zł. Przyjęcie na stan wartości niematerialnych i prawnych według księgi inwentarzowej nastąpiło w dniu 30 września 2011 roku
Strona 106 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2011 rok
Konto 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych W zakładowym planie kont odnotowano, że konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek określonych w przepisach do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z tytułu dokonanego umorzenia. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400 „amortyzacja”. Odpisów amortyzacyjnych środków trwałych dokonywano bezpośrednio w ewidencji analitycznej środków trwałych. Dodatkowo sporządzano tabele amortyzacyjne, zawierające wyszczególnienie wszystkich środków trwałych, które podlegały umorzeniu, z określeniem wartości tych środków oraz wartości umorzenia na koniec roku 2011. Sporządzano również zbiorcze zestawienie umorzonych środków trwałych w rozbiciu na poszczególne grupy. Prawidłowość zastosowania stawek amortyzacyjnych i wyliczenia umorzenia została sprawdzona i opisana wcześniej przy temacie „Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) – 2011 rok”. Konto 072 – umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Odnośnie konta 072 w zakładowym planie kont odnotowano, iż służy ono do ewidencji zmniejszeń i wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wysokości w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 401 „zużycie materiałów i energii”.
3. INWENTARYZACJA
3.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
W dniu 22 listopada 2002 roku Wójt Gminy zarządzeniem 39/2002 wprowadził instrukcję inwentaryzacyjną i postępowania z ruchomymi składnikami majątku gminy. W wskazanej instrukcji określono częstotliwość inwentaryzacji – wszystkie składniki majątku Gminy inwentaryzowane są corocznie (coroczna inwentaryzacja pełna) Zarządzeniem z dnia 24 października 2011 roku nr 78/2011 Wójt Gminy powołał Komisję Inwentaryzacyjną.
3.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Kontrolą objęto inwentaryzację na dzień 31 grudnia 2011 roku. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących inwentaryzacji – spis z natury stwierdzono, co następuje: - arkusze spisowe zawierają podpisy członków zespołu spisowego wraz z osobą wyceniającą oraz podpisy osób materialnie odpowiedzialnych,
Strona 107 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- w obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej nie wprowadzono obowiązku składania przez członków zespołów spisowych oświadczeń o przyjęciu pełnej odpowiedzialności za właściwe i zgodne z obowiązującymi przepisami prowadzenie inwentaryzacji. Kontrolujący wskazują, iż mimo braku obowiązku składania takich oświadczeń, są one pomocne przy ustalaniu odpowiedzialności członków zespołów spisowych w razie wykrycia nieprawidłowości w przeprowadzeniu inwentaryzacji, - arkusze spisowe zostały sprawdzone przez Skarbnika Gminy, - arkusze spisowe wypełniano w sposób trwały, poprawki dokonywano poprzez przekreślenie w sposób pozwalający odczytać zapis pierwotny, wszystkie poprawki zostały zaparafowane, - w dniu 12 stycznia 2012 roku sporządzono protokoły z wyników inwentaryzacji przeprowadzonej przez poszczególne zespoły spisowe. Protokoły zostały zaakceptowane przez Skarbnika Gminy, Radcę Prawnego, oraz Wójta Gminy. W wyniku spisu z natury różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono, - w dniu 9 stycznia 2012 roku metodą porównania danych ewidencji księgowej z danymi wynikającymi z posiadanej dokumentacji zinwentaryzowano środki trwałe w budowie oraz budowle oraz grunty, - w dniu 9 stycznia 2012 roku metodą porównania danych ewidencji księgowej z danymi wynikającymi z posiadanej dokumentacji zinwentaryzowano aktywa i pasywa (inne aktywa i pasywa, rozliczenia zakupu, pozostałe rozrachunki, rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z budżetami, należności z tytułu dochodów budżetowych, rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, wartości niematerialne i prawne), - w dniu 9 stycznia 2012 roku drogą potwierdzenia salda zinwentaryzowano środki pieniężne na rachunkach bankowych, - w dniu 30 grudnia 2011 roku, zgodnie z instrukcją, przeprowadzono kontrolę inwentaryzacyjną kasy prowadzonej w Urzędzie Gminy – nieprawidłowości nie stwierdzono.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA
POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO - 2011
Dnia 17 września 2010 roku została podjęta uchwała nr XXVI/174/2010 Rady Gminy Grabica w sprawie udzielenia Powiatowi Piotrkowskiemu pomocy finansowej z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania inwestycyjnego pod nazwą „Przebudowa drogi powiatowej nr 1916E na odcinku Grabica – Żachta”. W uchwale została wyrażona zgoda na udzielenie pomocy finansowej w wysokości 1.500.000 zł, jednak nie więcej niż 25% całkowitego kosztu zadania. Dnia 23 września 2010 roku została podpisana umowa pomiędzy Powiatem Piotrkowskim reprezentowanym przez Zarząd Powiatu w osobach Stanisław Cubała – Starosta Powiatu Piotrkowskiego, Zbigniew Zięba – Wicestarosta oraz Gminą Grabica
Strona 108 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 reprezentowaną przez Edwardę Wójcik – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy – Doroty Bednarczyk. Na podstawie ww. umowy Gmina zobowiązała się udzielić Powiatowi pomocy finansowej w wysokości 1.500.000 zł (jednak nie więcej niż 25% kosztów zadania) z przeznaczeniem na pokrycie części kosztów zadania „Przebudowa drogi 1916E Grabica - Żachta”. Gmina zobowiązała się przekazać środki finansowe na rachunek bankowy Powiatu w terminie 7 dni od otrzymania poświadczonej za zgodność faktury z tytułu wykonania zadania. W dniu 29 grudnia 2010 roku Rada Gminy Grabica przyjęła uchwałę nr III/8/2010 w sprawie przyjęcia budżetu Gminy Grabica na 2011 rok. W § 5 wskazanej uchwały ustalono plan dotacji na rzecz jednostek z sektora finansów publicznych w kwocie 1.738.000 zł. W załączniku nr 8 do wskazanej uchwały – plan dotacji udzielonych z budżetu Gminy w 2011 roku na omawianą dotację w dziale 600, rozdziale 60014 przeznaczono kwotę 1.500.000 zł. W dniu 26 października 2011 roku wpłynęła do Urzędu Gminy w Grabicy faktura nr 4/9/2011 wystawiona przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim z tytułu wykonania robót drogowych w wysokości 4.778.444,37 zł; oraz faktura nr 23/2011 wystawiona przez firmę AL.- DROG z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim w wysokości 13.530,00 zł z tytułu pełnienia funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego wraz z rozliczeniem finansowym Powiatu Piotrkowskiego z wykonanego zadania, zobowiązujące Gminę Grabica do przekazania kwoty 1.197.993,60 zł (25% wartości zadania) Środki pomocy finansowej w wysokości 1.197.933,59 zł zostały przekazane Powiatowi Piotrkowskiemu zgodnie z wyciągiem bankowym nr 173 dnia 3 października 2011 roku.
POMOC FINANSOWA OTRZYMANA OD INNYCH JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO – 2011 ROK
W dniu 28 lutego 2011 roku Rada Gminy Kleszczów uchwałą nr V/36/2011 postanowiła udzielić pomocy finansowej na rzecz Gminy Grabica w wysokości 100.000 zł z przeznaczeniem na wykonanie prac remontowych i zakup wyposażenia w budynku szkoły podstawowej oraz zakup wyposażenia do Gimnazjum. W dniu 9 marca 2011 roku Gmina Kleszczów reprezentowana przez Wójta Gminy – Kazimierę Tarkowską podpisała umowę z Gminą Grabica reprezentowaną przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik w sprawie udzielenia pomocy finansowej w wysokości 100.000 zł z przeznaczeniem na wykonanie prac remontowych i zakup wyposażenia w budynku szkoły podstawowej oraz zakup wyposażenia do Gimnazjum w terminie do 31 grudnia 2011 roku. Gmina Grabica otrzymane środki wydatkowała na: - zakup trybun składanych wraz z wózkiem transportowym w kwocie 31.399,44 zł, - zakup wyposażenia pracowni językowej w kwocie 18.600,00 zł, - remont sali gimnastycznej w kwocie 26.960,99 zł, - demontaż i montaż zbiorników na ścieki w Szkole Podstawowej w Grabicy w kwocie 23.785,33 zł, - zakup mebli szkolnych w kwocie 2.977,12 zł, Łącznie wydatkowano kwotę 103.722,88 zł z tego z otrzymanej pomocy finansowej kwotę 99.999,44 zł.
Strona 109 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zwrotu niewykorzystanej pomocy w wysokości 0,56 zł dokonano w dniu 8 grudnia 2011 roku.
XI. INNE USTALENIA
Kontrola zagadnień związanych z osiągnięciem przez Gminę Grabica w 2011 roku wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3 z uwzględnieniem art. 30a ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela (Dz. U. 2006 nr 97 poz. 674 ze zm.). Zgodnie ze złożonym sprawozdaniem zbiorczym średnie wynagrodzenie nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Gminę Grabica z uwzględnieniem kwoty różnicy, o której mowa w art. 30a ust. 2 ustawy Karta Nauczyciela kształtowało się następująco: Tabela nr 1
Średnioroczna liczba Suma iloczynów etatów ustalana dla średniorocznej liczby Średnie wynagrodzenie okresów obowiązywania etatów i średnich poszczególnych kwot wynagrodzeń, o Wydatki bazowych których mowa w art. Wskaźniki 30 ust. 3 Karty poniesione w roku Kwota określone w na wynagrodzenia Stopnie awansu Nauczyciela, różnicy Lp. art. 30 ust. 3 w składnikach zawodowego od dnia od dnia ustalonych dla Karty okresów wskazanych w art. 1 stycznia do 1 września od dnia od dnia Nauczyciela obowiązywania 30 ust.1 Karty dnia 31 do dnia 31 1 stycznia do 1 września poszc zególnych kwot nauczyciela sierpnia grudnia dnia 31 do dnia 31 bazowych sierpnia grudnia 8x(kol. 4x kol.6) + (kol. 9 - kol. (kol. 3 x B1) (kol. 3 x B2) 4x(kol.5xkol.7) 8) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 stażysta 100% 2 446,82 2 618,10 2,10 1,17 53 359,28 53 861,95 502,67 2 kontraktowy 111% 2 715,97 2 906,09 6,48 6,06 211 239,51 230 425,89 19 186,38 3 mianowany 144% 3 523,42 3 770,06 7,46 8,97 345 547,46 349 623,11 4 075,65 4 dyplomowany 184% 4 502,15 4 817,30 39,04 39,72 2 171 484,11 2 192 499,45 21 015,34
Z danych zawartych w sprawozdaniu wynika, że w 2011 roku osiągnięto średnie wynagrodzenie, o którym mowa w art. 30 ust. 3 pkt 1 ustawy Karta Nauczyciela w odniesieniu do wszystkich grup awansu zawodowego. Próbą kontroli w zakresie poprawności obliczenia etatów, wydatków poniesionych na wynagrodzenia objęto nauczycieli mianowanych. W wyniku kontroli prawidłowości ustalenia średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli mianowanych stwierdzono co następuje: Tabela nr 2 Średnioroczne zatrudnienie Średnioroczne zatrudnienie w Imię i nazwisko wynikające ze Wymiar zajęć okresie: Stopień awansu Wymiar zajęć od sprawozdania w od IX do XII zawodowego I do VIII 2011 r. okresie: 2011 r. Od I do VIII Od I do VIII Od IX do Od IX do XII 2011 2011 2011 XII 2011
Strona 110 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nauczyciel Mianowany/ SP (…) 29 18/18) 18/18 1 1 1 1 Boryszów Nauczyciel mianowany/ SP (…) 30 5/18 5/18 0,28 0,28 0,28 Boryszów 0,28
Nauczyciel mianowany SP (…) 31 18/18 18/18 1 1 1 1 Szydłów/
Nauczyciel mianowany/ SP (…) 32 18/18 18/18 1 1 1 1 Szydłów Nauczyciel mianowany/ SP (…) 33 9/18 9/18 0,50 0,50 0,50 0,50 Wola Kamocka Nauczyciel mianowany/ SP (…) 34 9/18 9/18 0,50 0,50 0,50 0,50 Wola Kamocka Nauczyciel mianowany/ (…) 35 - 18/18 - 1 - 1 Gimnazjum Szydłów Nauczyciel mianowany / (…) 36 - 18/18 - 1 - 1 Gimnazjum Szydłów
29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 30 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 111 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nauczyciel mianowany (…) 37 12/18 12/18 0,66 0,64 0,66 0,64 /Gimnazjum Szydłów Nauczyciel mianowany (…) 38 18/18 18/18 1 1 1 1 Gimnazjum Szydłów Nauczyciel mianowany (…) 39 10/18 10/18 0,11 0,00 0,00 0,00 Gimnazjum Szydłów/ Nauczyciel mianowany/ (…) 40 22/22 22/22 1,00 1,00 1 1 Oddział Przedszkolny Nauczyciel (…) 41 mianowany/Oddział 1/22 1/22 O,05 0,05 0,05 0,05 Przedszkolny Nauczyciel mianowany/ (…) 42 11/18 - 0,36 - 0,36 - Gimnazjum Szydłów
RAZEM 7,46 8,97 7,46 8,97
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wyliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia grupie nauczycieli mianowanych i średniorocznej struktury zatrudnienia wykazanej w sprawozdaniu za 2011 rok. Średnioroczna struktura zatrudnienia została obliczona w prawidłowy sposób, zgodnie z § 3 ust. 6 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 6 poz. 35 ze zm.). Zgodnie z przytoczonym przepisem przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli uwzględnia się liczbę etatów nauczycieli w okresach, w których wypłacono im wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły, zgodnie z wymiarem zatrudnienia określonym w umowie o pracę
37 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 41 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
Strona 112 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 lub akcie mianowania. Zgodnie z § 3 ust. 7 przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli nie uwzględnia się liczby etatów nauczycieli, proporcjonalnie do okresów, w których pobierali zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy. Zgodnie ze sprawozdaniem wydatki poniesione w roku 2011 na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art.30 ust.1 Karty Nauczyciela wyniosły 349 623,11 zł, natomiast suma iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń o których mowa w art.30 ust.3 Karty Nauczyciela ustalonych dla poszczególnych okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych wyniosła 345 547,46 zł. Tym samym kwota poniesionych wydatków na wynagrodzenia grupy nauczycieli mianowanych była wyższa o 4 075,65 zł. Nie wystąpiła więc sytuacja aby dokonywać wypłat jednorazowych dodatków uzupełniających.
XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 119 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli pod pozycją 2/2012.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: 1. Doroty Bednarczyk – Skarbnik Gminy 2. Zbigniew Kałużny – Kierownik Referatu Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Grabicy przeprowadzonej w dniu 18 grudnia 2012 roku. 2. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 29 listopada 20012 roku o wysokości salda konta 260. 3. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy, z dnia 10 grudnia 2012 roku w sprawie planowanego deficytu na dzień 5 października 2011 roku. 4. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 6 grudnia 2012 roku w sprawie nieudzielania gwarancji, ani poręczeń przez Gminę Grabica. 5. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 6 grudnia 2012 roku w sprawie nieemitowania papierów wartościowych przez Gminę Grabica. 6. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 6 grudnia 2012 roku w sprawie nieposiadania akcji i udziałów przez Gminę Grabica. 7. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie sprawozdania Rb-St w części dotyczącej niewykorzystanych środków dotacji w roku budżetowym. 8. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 13 grudnia 2012 roku w sprawie ewidencji konta 201. 9. Test do kontroli prawidłowości przeprowadzonych operacji na koncie 201. 10. Oświadczenie Doroty Bednarczyk Skarbnika Gminy w sprawie odprowadzania składek na PFRON z dnia 11 grudnia 2012 roku
Strona 113 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
11. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie księgowań na kontach 231, 234 i 240 12. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 18 grudnia 2012 roku w sprawie udzielania zaliczek stałych 13. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie nieprzekazania III transzy dotacji dla UMKS „Grabka” 14. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie pełnienia nadzoru inwestorskiego 15. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie zabezpieczenia kwoty wynikającej z faktury w wysokości 7.000 zł 16. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy w sprawie kontroli i otrzymania dotacji. 17. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 5 grudnia 2012 roku w sprawie kontroli inwestycji. 18. Oświadczenie Dorota Bednarczyk – Skarbnik Gminy z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie ubezpieczenia majątku Gminy Grabica. 19. Oświadczenie Zbigniew Kałużny – Kierownik Referatu Infrastruktury, Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Nieruchomości z dnia 31 grudnia 2012 roku w sprawie modernizacji byłego budynku szkoły w miejscowości Krzepczów Stary. 20. Oświadczenie Doroty Bednarczyk – Skarbnika Gminy z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie przekazania mienia do używania pracownikom. 21. Informacja Skarbnika Gminy o sposobie wyliczenia subwencji na rzecz Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice. 22. Informacja Skarbnika Gminy o sposobie wyliczenia subwencji na rzecz Stowarzyszenia Pomocy Dzieciom „Przyjazny Kąt”.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 8 lutego 2013 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Grabicy
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:
...... (Andrzej Kowalczyk)
...... (Łukasz Szczepanik)
Strona 114 z 115
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
Strona 115 z 115