PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Gmina Grabica
Termin kontroli: 8 maja - 22 lipca 2008 roku
Kontroluj ący Urszula Piekarska - starszy (imi ę, nazwisko): inspektor kontroli
Okres obj ęty kontrol ą Lata 2006-2007
WK 601-1/24/2008 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 17 kwietnia 2008 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz.1198 ze zm.), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy.
______1 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
I. INFORMACJE WSTĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Grabica połoŜona jest w centralnej części województwa łódzkiego, w północno zachodniej części powiatu piotrkowskiego, a jej powierzchnia wynosi 127 km 2, co stanowi 0,7% powierzchni województwa i 8,9% powierzchni powiatu. Gmina Grabica podzielona jest na 30 sołectw obejmujących 44 miejscowości. Średnia gęstość zaludnienia gminy wynosi około 48 osób na km 2. Gmina charakteryzuje się bardzo dobrym układem komunikacyjnym, gdyŜ przez jej obszar przebiega droga krajowa Piotrków Trybunalski Łask, w części południowo wschodniej gmina graniczy z trasą szybkiego ruchu Warszawa Katowice, natomiast przez część wschodnią gminy przebiega autostrada A1 Gdańsk Cieszyn. Gmina Grabica połoŜona jest w odległości 14 km od Piotrkowa Trybunalskiego, 33 km od Łodzi, 140 km od Warszawy. Gmina Grabica jest typową gminą wiejską, około 87% jej powierzchni zajmują uŜytki rolne, a lasy 9,5%. Na obszarze gminy zlokalizowano ponad 1200 gospodarstw rolnych o średniej powierzchni około 9 ha nastawionych głównie na produkcję zwierzęcą i ogrodnictwo. Ponadto źródło utrzymania mieszkańców Gminy stanowi działalność gospodarcza, co wynika z faktu, ze na jej terenie zarejestrowanych jest obecnie 250 podmiotów gospodarczych. W dniu 31 grudnia 2007 roku gminę zamieszkiwało 6.061 osób, w tym – 3.040 kobiet oraz 3.021 męŜczyzn. Poziom bezrobocia w gminie przedstawia poniŜsze zestawienie:
lp. osoby zarejestrowane jako bezrobotne stan na dzień stan na dzień 31 grudnia 2007 roku 30 kwietnia 2008 roku 1. ogółem: 186 157 w tym: kobiety: 97 77 2. z prawem do zasiłku: 17 16 w tym kobiety: 6 6 3. do 25 roku Ŝycia: 53 32 w tym kobiety: 32 17 4. długotrwale bezrobotni: 120 98 w tym kobiety: 66 54 5. powyŜej 50 roku Ŝycia: 33 32 w tym kobiety 13 14 6. osoby niepełnosprawne: 10 7 w tym kobiety: 6 4
Gmina Grabica jest w pełni zwodociągowana i stelefonizowana. Posiada dwa własne pełnowystarczalne ujęcia wody. Cenną inicjatywę gospodarczą stanowi przeznaczenie terenu we wsi Wola Bykowska pod budowę największego w Polsce centrum logistyczno dystrybucyjnego, o obszarze ponad 120 ha, stanowiącego potencjalne źródło zatrudnienia. Gmina Grabica otrzymała nadany przez Urząd Statystyczny w Piotrkowie Trybunalskim numer identyfikacyjny Regon 590647865 i Numer Identyfikacji Podatkowej 771 17 33 841, nadany przez Urząd Skarbowy w Piotrkowie Trybunalskim. Urząd Gminy w Grabicy otrzymał numer identyfikacyjny Regon 000535422 nadany przez Urząd Statystyczny w Piotrkowie Trybunalskim i Numer Identyfikacji Podatkowej 7712661380 nadany przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Piotrkowie Trybunalskim. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Grabicy pod numerem 66.
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodniczący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Grabica jest Mirosław Król wybrany uchwałą Rady Gminy Grabica nr I/1/2006 z dnia 27 listopada 2006 roku. Na wiceprzewodniczących Rady Gminy Grabica wybrano, na mocy uchwały nr I/2/2006 Rady Gminy Grabica z dnia 27 listopada 2006 roku, radnych: Jolantę Pyć oraz Halinę Westrych. Wójt gminy Wójtem Gminy Grabica jest Edwarda Wójcik wybrana przez mieszkańców Gminy w wyborach bezpośrednich, które odbyły się w dniu 12 listopada 2006 roku, co potwierdza zaświadczenie z dnia 16 listopada 2006 roku podpisane przez Przewodniczącą Gminnej Komisji Wyborczej Jolantę Bartyzel. W poprzedniej kadencji funkcję Wójta Gminy Grabica równieŜ piastowała Edwarda Wójcik. Zastępca Wójta Gminy Od dnia 1 kwietnia 2008 roku stanowisko Zastępcy Wójta Gminy Grabica zajmuje Urszula Świerczyńska powołana przez Wójta Gminy Grabica na mocy zarządzenia nr 33/2008 z dnia 31 marca 2008 roku. Skarbnik gminy Od dnia 1 stycznia 2006 roku Skarbnikiem Gminy Grabica jest Dorota Bednarczyk powołana przez Radę Gminy Grabica uchwałą nr XXIII/155/2005 z dnia 29 grudnia 2005 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Grabica jest Aurelia Ruszkiewicz powołana, na wniosek Wójta, przez Radę Gminy Grabica uchwałą nr III/11/98 z dnia 25 listopada 1998 roku.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Na podstawie zestawienia sporządzonego na okoliczność kontroli ustalono, Ŝe na terenie Gminy funkcjonowały następujące jednostki organizacyjne: 1. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grabicy, funkcjonujący jako jednostka budŜetowa, utworzony na mocy zarządzenia nr 6 Naczelnika Gminy w Grabicy z dnia 4 kwietnia 1990 roku w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grabicy. Zarządzenie weszło w Ŝycie z dniem 1 czerwca 1990 roku. Na mocy uchwały nr VII/10/91 z dnia 27 marca 1991 roku Rady Gminy Grabica uchwaliła Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grabicy, który następnie został zmieniony na podstawie następujących uchwał: nr VIII/70/99 z dnia 25 sierpnia 1999 roku, nr XI/76/2004 z dnia 31 marca 2004 roku, nr XIII/95/2004 z dnia 31 sierpnia 2004 roku, nr XIX/133/2005 z dnia 29 czerwca 2005 roku oraz nr XXIV/163/2006 z dnia 31 marca 2006. Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grabicy jest Dorota Kopyciel powołana na to stanowisko uchwałą nr 1/2/98 Zarządu Gminy w Grabicy z dnia 16 stycznia 1998 roku.
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
(…) 1 2. Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Grabicy utworzony z dniem 1 stycznia 1996 roku, na mocy uchwały nr XII/58/95 z dnia 28 grudnia 1995 roku Rada Gminy w Grabicy. Statut GZEAS został określony w załączniku do wskazanej uchwały. Zgodnie z § 6 Statutu GZEAS jest jednostką budŜetową finansowaną z budŜetu gminy, prowadzi gospodarkę finansową zgodnie z zasadami określonymi przepisami prawa budŜetowego na podstawie rocznych planów finansowych, a jego obsługę kasową zapewnia Urząd Gminy. Według § 7 Zespołem kieruje dyrektor na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i reprezentuje go na zewnątrz, a w razie jego nieobecności pracą zespołu kieruje główny księgowy. Dyrektorem Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w Grabicy od dnia 1 stycznia 1996 roku jest Andrzej Krawczyk, powołany na to stanowisko uchwałą nr 27/6/95 Zarządu Gminy Grabica z dnia 28 grudnia 1995 roku. Dyrektor GZEAS na mocy zarządzenia nr 1/1/96 Zarządu Gminy Grabica z dnia 23 stycznia 1996 roku został upowaŜniony do dokonywania czynności związanych z prowadzeniem GZEAS, a w szczególności do korzystania z przywilejów kierowania zakładem pracy zgodnie z kodeksem pracy i przepisami szczegółowymi dotyczącymi funkcjonowania jednostki, dysponowania przyznanymi w budŜecie gminy środkami finansowymi i planowania ich zgodnie ze statutem jednostki. Przez dysponowanie środkami finansowymi rozumie się zawieranie umów, dokonywanie zakupów lub zlecanie wykonawstwa prac, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania placówek oświatowych i jednostki własnej. Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół prowadzi własne księgi rachunkowe. Głównym księgowym w GZEAS jest Michał Boraniecki, zatrudniony na tym stanowisku od dnia 1 sierpnia 2007 roku. Nadzór nad funkcjonowaniem szkół podstawowych i gimnazjum ze strony Urzędu Gminy posiada w zakresie obowiązków inspektor ds. edukacji, kultury, turystyki i sportu Zofia Stachaczyk. 3. Jednostki oświatowe uchwałą nr XV/76/96 z dnia 1 lipca 1996 roku Rada Gminy w Grabicy przyjęła z dniem 1 stycznia 1996 roku szkoły podstawowe, które stanowiły jednostki budŜetowe gminy: w Borysowie, Brzozie, Kamocinie, Krzepczowie, Szydłowie, Woli Kamockiej. Rada Gminy Grabica zlikwidowała dwie szkoły podstawowe uchwałami: – nr XVI/115/2000 z dnia 17 listopada 2000 roku w Kamocinie oraz – nr XVI/116/2000 z dnia 17 listopada 2000 roku w Krzepczowie. Na terenie Gminy Grabica prowadzone są następujące jednostki oświatowe: – Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza w Woli Kamockiej o strukturze organizacyjnej I VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest Gmina Grabica. Obsługę finansową szkoły wykonuje Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Grabicy. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci sześcioletnie do nauki w szkole. Dyrektorem szkoły jest GraŜyna Babska.
1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
– Szkoła Podstawowa im. Wincentego Witosa w Szydłowie o strukturze organizacyjnej I VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest gmina Grabica. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci 6 letnie do nauki w szkole. W zakresie gospodarki finansowej i materiałowej szkoła obsługiwana jest przez Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Grabicy. Dyrektorem szkoły jest Jarosław Baran. – Szkoła Podstawowa im. Janiny Porazińskiej w Boryszowie, o strukturze organizacyjnej I VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest gmina Grabica. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci 6 letnie do nauki w szkole. Obsługę finansową szkoły wykonuje Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Grabicy. Dyrektorem Szkoły jest Małgorzata Florczak. – Szkoła Podstawowa im. Adama Mickiewicza w Brzozie o strukturze organizacyjnej I VI przejęta od Kuratorium Oświaty z dniem 1 stycznia 1996 roku. Organem prowadzącym szkołę jest Gmina Grabica. Szkoła prowadzi oddział przedszkolny, w którym przygotowuje dzieci 6 letnie do nauki w szkole. Obsługę finansową szkoły prowadzi Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Grabicy. Dyrektorem Szkoły jest Jarosław Janczak. – Gimnazjum w Szydłowie – po uzyskaniu pismem KO.I.071 23/99/106 z dnia 1 marca 1999 roku pozytywnej opinii Kuratora Oświaty w Łodzi Rada Gminy Grabica ustaliła plan sieci publicznych gimnazjów prowadzonych przez Gminę Grabica. PowyŜsze zostało zatwierdzone na podstawie uchwały nr VI/50/99 z dnia 15 marca 1999 roku w sprawie: ustalenia sieci, obwodu oraz załoŜenia publicznych gimnazjów prowadzonych przez Gminę Grabica. Z dniem 1 września 1999 roku załoŜono publiczne Gimnazjum w Szydłowie z oddziałami w Boryszowie i Brzozie. Dyrektorem Gimnazjum jest BoŜena Palus. Obowiązki dyrektorów szkół na podstawie otrzymanych upowaŜnień od wójta gminy, określił dyrektor GZEAS Andrzej Krawczyk w wyjaśnieniu, które stanowi załącznik nr 1 do protokołu . 4. Gminny Ośrodek Kultury w Grabicy utworzony został w formie zakładu budŜetowego uchwałą nr XXIV/133/97 Rady Gminy w Grabicy z dnia 30 grudnia 1997 roku. Nie prowadzono oddzielnych ksiąg rachunkowych dla GOK. W skład GOK wchodziła Gminna Biblioteka Publiczna w Grabicy i dwie filie: w Kamocinie i Krzepczowie. Kierownikiem GOK była i do chwili obecnej pełni obowiązki dyrektora Zofia Stachaczyk. Uchwałą nr XI/94/99 z dnia 30 grudnia 1999 roku Rada Gminy w Grabicy przekształciła formę organizacyjno prawną GOK z zakładu budŜetowego w jednostkę budŜetową. Uchwałą nr VIII/48/2007 z dnia 26 listopada Rady Gminy Grabica zlikwidowano jednostkę budŜetową pod nazwą Gminny Ośrodek Kultury w Grabicy, z dniem 31 grudnia 2007 roku. Mienie będące w uŜytkowaniu GOK zostaje przekazane do Urzędu Gminy w Grabicy. NaleŜności i zobowiązania likwidowanej jednostki przejmuje Gmina Grabica. PowyŜsza uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 389 z dnia 17 grudnia 2007 roku pod pozycją 3954. Wymienione powyŜej jednostki organizacyjne utworzone przez Radę Gminy Grabica wpisane są do rejestru jednostek organizacyjnych prowadzonego przez Gminę. – Gminna Biblioteka Publiczna w Grabicy została utworzona z dniem 1 stycznia 2008 roku na podstawie uchwały nr VIII/49/2007 roku Rady Gminy Grabica z dnia 26 listopada 2007 roku jako samorządowa instytucja kultury pod nazwą Gminna
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Biblioteka Publiczna w Grabicy. Siedzibą biblioteki jest Grabica a terenem działania jest obszar Gminy Grabica. Działalność biblioteki miała być finansowana ze środków przekazanych przez Gminę Grabica jako organizatora oraz z przychodów własnych. Rada Gminy nadała bibliotece statut w brzmieniu określonym w załączniku do przedmiotowej uchwały. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 389 z dnia 17 grudnia 2007 roku pod pozycją 3954. Zgodnie z zapisami Statutu Gminna Biblioteka Publiczna jest samorządową instytucją kultury, która realizuje zadania własne Gminy Grabica w dziedzinie prowadzenia działalności bibliotekarskiej i kulturalnej. Siedzibą biblioteki jest miejscowość Grabica, a terenem działania biblioteki jest gmina Grabica. W skład biblioteki wchodzą filie biblioteczne: filia w Kamocinie i filia w Krzepczowie. Organizatorem Biblioteki jest gmina Grabica. Nadzór nad biblioteką w zakresie organizacji i funkcjonowania sprawuje Wójt. Gminna Biblioteka Publiczna podlega z urzędu wpisowi do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Organizatora. Biblioteka jako samorządowa instytucja kultury samodzielnie gospodaruje przydzielonym i nabytym mieniem oraz prowadzi gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków na zasadach określonych obowiązującymi przepisami prawa. Podstawą gospodarki finansowej biblioteki jest roczny plan finansowy zatwierdzony przez Kierownika z zachowaniem wysokości dotacji organizatora i przedstawiony Wójtowi Gminy. Biblioteka posiada odrębny rachunek bankowy. Szczegółowe zasady prowadzenia rachunkowości określają odrębne przepisy. Gminna Biblioteka w Grabicy prowadzi odrębne księgi rachunkowe. Gminna Biblioteka Publiczna w Grabicy jest wpisana rejestru instytucji kultury pod numerem 1. Kierownikiem biblioteki jest Mariola Kilian.
3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE
Statut gminy Statut Gminy Grabica został uchwalony uchwałą nr XVII/86/96 Rady Gminy Grabica z dnia 29 października 1996 roku i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Piotrkowskiego nr 26, poz. 94 z dnia 12 grudnia 1996 roku. Rada Gminy Grabica dokonywała zmian Statutu następującymi uchwałami: 1/ nr XXI/143/2001 z dnia 31 sierpnia 2001 roku opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 209, poz. 2998 z dnia 13 października 2001 roku, 2/ nr XXVI/189/2002 z dnia 27 sierpnia 2002 roku opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 251, poz. 318 z dnia 12 października 2002 roku, 3/ nr XXVIII/190/2006 z dnia 24 października 2006 roku opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 412, poz. 3216 z dnia 15 grudnia 2006 roku. W przygotowaniu jest tekst jednolity statutu. Regulamin organizacyjny urzędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Grabicy został zmieniony zarządzeniem Wójta Gminy Grabica nr 103/2007 z dnia 3 grudnia 2007 roku, obejmującym zmiany wprowadzone uchwałami Rady Gminy nr: X/30/91, XX/20/93, XVI/118/2000, XXIII/165/01 oraz zarządzeniami Wójta Gminy nr: 18/2006, 27/2007, 103/2007. Niniejszy Regulamin określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy. Integralną część regulaminu stanowią załączniki określające: 1/Tryb pracy Urzędu, 2/Zasady i tryb opracowywania i wydawania aktów prawnych, 3/Zasady przyjmowania,
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli, 4/Tryb wykonywania kontroli wewnętrznej w Urzędzie, 5/Zasady planowania pracy w Urzędzie, 6/Zasady podpisywania pism i decyzji, 7/Schemat organizacyjny Urzędu Gminy w Grabicy. Organizacja działalności kontrolnej opisana jest w załączniku nr 4 do regulaminu. Zgodnie z treścią załącznika kontrola stanowisk pracy i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest w zakresie: 1)legalności, 2)rzetelności, 3)gospodarności, 4)celowości, 5)terminowości, 6)skuteczności. Celem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości dokonywanych operacji oraz ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone błędy oraz określenie sposobu naprawienia stwierdzonych uchybień i przeciwdziałania im w przyszłości. Przewidziano następujące rodzaje kontroli: kompleksową, problemową, wstępną, bieŜącą, następną. Kontroli dokonują w imieniu Wójta na podstawie rocznych planów pracy: Sekretarz Gminy w zakresie spraw powierzonych, Skarbnik Gminy w zakresie spraw powierzonych. Kontrolę w stosunku do jednostek podległych i podporządkowanych wykonują w ramach uprawnień przyznanych przez Wójta: a/Skarbnik Gminy w zakresie budŜetu oraz planu finansowego, b/Sekretarz Gminy w zakresie właściwości rzeczowej. Kontrolę jednostek podporządkowanych Wójt moŜe zlecić podmiotowi zewnętrznemu w ramach umowy cywilno prawnej. Z przeprowadzonych kontroli naleŜy sporządzać protokół pokontrolny. O sposobie wykorzystania wniosków pokontrolnych i propozycji decyduje Wójt. Schemat organizacyjny Urzędu Gminy w Grabicy będący załącznikiem nr 7 do regulaminu organizacyjnego zawiera skrócony wyrys zespołów: finansowego, obywatelskiego i organizacyjnego, referatu rozwoju gospodarczego, rolnictwa, i gospodarki komunalnej, bez podania ilości zatrudnionych, pełnomocnika do spraw informacji niejawnych i danych osobowych, pełnomocnika do spraw rozwiązywania problemów alkoholowych i samodzielne stanowisko do spraw edukacji, kultury, turystyki i sportu.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Grabica nie podejmowała uchwał w zakresie ustalenia zasad gospodarowania mieniem komunalnym. Wyjaśnienie o niepodjęciu uchwały w sprawie zasad gospodarowania mieniem gminy, które złoŜyła inspektor Teresa Kaczorowska stanowi załącznik nr 2 do protokołu . Rada Gminy Grabica kaŜdorazowo w sprawie zbycia lub nabycia mienia podejmuje stosowną uchwałę.
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Kontrolowana jednostka posiada ustaloną Instrukcję postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu, wprowadzoną do stosowania zarządzeniem nr 43/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 14 maja 2007 roku, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia. Ustalono równieŜ: 1/ w celu właściwego zabezpieczenia dokumentacji podejmowanych czynności wzór „rejestru powiadomień” zgodnie z załącznikiem nr 2 do zarządzenia, 2/ wzór powiadomienia Głównego Inspektora Informacji Finansowej stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia, 3/ wzór potwierdzenia zapoznania się z postanowieniami instrukcji stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia,
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
4/ koordynatora ds. współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej w Ministerstwie Finansów w osobie Doroty Bednarczyk Skarbnika Gminy. Dorota Bednarczyk na piśmie potwierdziła przyjęcie obowiązków i odpowiedzialności z tego zakresu. Stosowne pismo znajduje się w aktach pracownika.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Kontrolowana jednostka posiada unormowania w zakresie przeprowadzania kontroli wewnętrznej. Jest to Regulamin kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych Gminy Grabica wprowadzony do stosowania uchwałą nr 4/8/2002 Zarządu Gminy Grabica z dnia 27 marca 2002 roku, który stanowi załącznik do niniejszej uchwały. Regulamin, o którym mowa został ustalony na podstawie art. 35 a ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 155, poz. 1014 ze zm). W treści regulaminu zawarto między innymi uregulowania: w ramach systemu kontroli finansowej wyróŜnia się samokontrolę przez co naleŜy rozumieć kontrolę własnej pracy przez kaŜdego pracownika, kontrolę funkcjonalną, przez co naleŜy rozumieć kontrolę wykonywaną przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków pracowniczych oraz kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby na stanowiskach kierowniczych. Podstawowymi kryteriami kontroli są kryteria legalności, celowości i gospodarności. Kontrola finansowa funkcjonuje na etapie wstępnym, bieŜącym oraz następnym. Kontrola wstępna dokonywana jest na etapie poprzedzającym podjęcie decyzji i rozpoczęcie realizacji operacji gospodarczej, dotyczącej działań zamierzonych. Do wstępnej kontroli środkami publicznymi mają zastosowanie: instrukcja obiegu i kontroli dokumentacji księgowej, instrukcja inwentaryzacyjna, zakładowy plan kont, przepisy dotyczące udzielania zamówień publicznych. Kontrola na etapie wstępnym i bieŜącym wykonywana jest w ramach kontroli funkcjonalnej przez właściwych pracowników zgodnie z ustalonymi dla nich zakresami obowiązków. Kontrola następna dokonywana jest przez Skarbnika Gminy. W ramach kontroli na etapie wstępnym, na etapie planowania zaciągnięcia zobowiązania i dokonania wydatku, który jednorazowo przekracza 2.000 zł brutto lub powtarza się cyklicznie, właściwy merytorycznie pracownik sporządza dokument, w którym zamieszcza informacje dotyczące wydatku, uzasadnienia wydatku, szacunkowej kwoty wydatku, zabezpieczenia środków w planie finansowym, proponowanej procedury udzielenia zamówienia publicznego. Uzasadnienie zobowiązania (wydatku) zawiera w szczególności odniesienie do realizowanych zadań jednostki, a w razie potrzeby takŜe analizę kosztów i spodziewanych efektów. Dla wydatków jednorazowych nieprzekraczających 2.000 zł brutto właściwy merytorycznie pracownik dokonuje zgłoszenia i uzgodnienia wydatku z kierownikiem jednostki lub osobę przez niego upowaŜnioną w formie ustnej. Kserokopia regulaminu kontroli finansowej stanowi załącznik nr 3 do protokołu . Zarządzeniem nr 70/2003 Wójta Gminy Grabica z dnia 31 grudnia 2003 roku zmieniono uchwałę nr 4/8/2002 Zarządu Gminy Grabica w sprawie Regulaminu kontroli finansowej w jednostkach organizacyjnych Gminy Grabica. Zmiany dotyczyły spraw organizacyjnych i nie są istotne dla przeprowadzania kontroli finansowej. Wspomniane wyŜej regulacje wewnętrzne, w których zawarte są elementy dotyczące funkcji kontrolnych ustalone są w następujących aktach wewnętrznych: 1. Instrukcja obiegu dokumentów finansowych ustalona zarządzeniem nr 50/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 31 grudnia 2002 obowiązująca z dniem podpisania, będąca załącznikiem do zarządzenia w rozdziale I pod nazwą Dowody księgowe na stronie 4
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
11 mówi o sprawdzaniu dowodów księgowych pod względem rachunkowym, formalnym i merytorycznym, w rozdziale II pod nazwą Gospodarka kasowa brak zapisu o obowiązku dokładnego sprawdzenia dokumentu przed dokonaniem wypłaty gotówki. Obowiązki są wymienione ogólnie. Instrukcję podpisało 20 pracowników Urzędu, którzy zapoznali się z jej treścią. 2. Instrukcja inwentaryzacyjna będąca załącznikiem do zarządzenia nr 39/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 22 listopada 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej i postępowania z ruchomymi składnikami majątku gminy. W instrukcji wymienione są obowiązki z zakresu kontrolowania przebiegu i zakończenia spisu.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Kontrolowana jednostka nie zatrudnia rewidenta/kontrolera zakładowego. Kontrolę finansową obejmującą wydatki poniesione w roku 2006 2007 przeprowadziła w Gminnym Zespole Ekonomiczno Administracyjnym Szkół w Grabicy wraz z Gimnazjum w Szydłowie, Szkołą Podstawową w Boryszowie, Szkołą Podstawową w Brzozie, Szkołą Podstawową w Szydłowie, Szkołą Podstawową w Woli Kamockiej i Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej firma „Centrum Szkoleniowo Doradcze „Pro Publico Bono” Łódź, ul. Kilińskiego 217/91, właściciel Anna Grondowa Łoniewska. Niniejsza firma nadesłała do tutejszego Urzędu informację o przeprowadzanych kontrolach i wysokości wynagrodzenia, które pobiera za wykonanie kontroli. Nadesłanie pisma oferty poprzedziła rozmowa telefoniczna Wójta Gminy w sprawie przeprowadzenia przez firmę w jednostkach organizacyjnych gminy kontroli wewnętrznej. Firma o której mowa przeprowadziła kontrolę wewnętrzną. Umowa nr 3422 3/08 została zawarta w dniu 3 stycznia 2008 roku pomiędzy Centrum Szkoleniowo Doradczym „Pro Publico Bono Łódź, ul. Kilińskiego 217/91 reprezentowanym przez Annę Grondowa Łoniewską jako wykonawcą umowy, a Gminą Grabica reprezentowaną przez Wójta Gminy Edwardę Wójcik, jako zamawiającą. Zamawiający Wójt Gminy powierzył wykonanie, a wykonawca zobowiązał się do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej następujących jednostek: Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w Grabicy wraz z Gimnazjum w Szydłowie, Szkołą Podstawową w Boryszowie, Szkołą Podstawową w Brzozie, Szkołą Podstawową w Szydłowie, Szkołą Podstawową w Woli Kamockiej, i Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. Kontrola obejmować miała co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych zgodnie z art. 187 ust.3 ustawy o finansach publicznych, zrealizowanych w 2006 i 2007 roku. Kontrolą wewnętrzną miały być objęte zagadnienia wymienione w załączniku nr 1 do umowy. Kontrola miała być przeprowadzona w okresie od 9 stycznia do 29 stycznia 2008 roku. Wykonawca zobowiązał się do przeprowadzenia kontroli w sposób fachowy i rzetelny z dołoŜeniem naleŜytej staranności i do sporządzenia protokołu kontroli. Za przeprowadzone kontrole zamawiający zobowiązał się zapłacić wykonawcy kwotę 6.000 zł brutto, przelewem w ciągu 7 dni od dostarczenia faktury przez wykonawcę. Umowę podpisali przedstawiciele stron przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy. Według załącznika do umowy strony ustaliły zakres kontroli: uregulowania wewnętrzne, wydatki pozapłacowe oraz gospodarka materiałowa, podróŜe słuŜbowe, wynagrodzenia, zamówienia publiczne. Za wykonanie kontroli wewnętrznej objętej umową Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 10/2007 z dnia 29 stycznia 2008 roku data sprzedaŜy 29 stycznia 2007 roku. Kwota do zapłaty 6.000,00 zł brutto. Kwotę 6.000 zł przekazano w dniu 6 lutego 2008 roku poleceniem przelewu. Wykonawca nieprawidłowo wystawił fakturę. Na fakturze błędnie jest wypisany numer faktury i data sprzedaŜy z roku 2007. Umowa była realizowana w 2008 roku.
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Wykonawca wystawił notę korygującą nr 1/2008 z dnia 1 lutego 2008 roku, która zawierała treść prawidłową. Oferta, umowa nr 3422 3/08, faktura VAT nr 10/2007, polecenie przelewu z dnia 06.02.2008 roku i nota korygująca stanowią załącznik nr 4 do protokołu. Z przeprowadzonej kontroli wewnętrznej Firma PRO PUBLICO BONO sporządziła zgodnie z zawartą umową protokoły. Kontrola w jednostkach organizacyjnych Gminy Grabica nie została przeprowadzona prawidłowo, poniewaŜ z treści protokołów nie wiadomo, na jaką kwotę faktycznie dokonano kontroli wydatków, poniewaŜ Ŝadnym protokole nie podliczono wyszczególnionych rodzajowo wydatków, to jest na przykład jeŜeli sprawdzono koszty wyjazdów słuŜbowych 30 delegacji, to po opisaniu wydatku naleŜało grupę podliczyć, inne wydatki są wypisane pojedynczo, ale równieŜ nie podliczono sprawdzonej kwoty, zatem wątpliwe jest, czy ta kontrola została przeprowadzona rzetelnie. PoniŜej opisane zostały błędy, jakie kontrolujący popełnili w czasie wykonywania umowy: 1.Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grabicy. Protokół z przeprowadzonej kontroli zawiera 13 stron podpisanych przez kierownika GOPS i kontrolujących. Na stronie 1 protokołu kontrolujący zamieścili informację o treści, cytuję: „Ogółem kontroli poddano wydatki na kwotę 175.828,89 zł co stanowiło 7,20 % wydatków poniesionych w 2006 roku”. „Ogółem kontroli poddano wydatki na kwotę 173.052,84 zł co stanowiło 8% wydatków poniesionych w 2007 roku.” Kontroli między innymi poddano listy wypłat gotówkowych zasiłków celowych i okresowych, których było 38 za lata 2006 i 2007 bez rozdzielenia lat i bez podliczenia kwot, sprawdzono decyzje przyznające zasiłki celowe i okresowe w liczbie 30 sztuk za rok 2006 i 2007 bez rozdzielenia lat i podliczenia kwot, sprawdzono wydatki dotyczące opłat pocztowych które posiadały błędną klasyfikację budŜetową nie rozdzielając lat, nie ponumerowano pozycji i nie zliczono kosztów, następnie poddano kontroli róŜne dowody wydatków, które nie zostały ponumerowane i nie zostały rozdzielone według lat i nie podliczono kwot. Sprawdzając ryczałty samochodowe nie uwzględniono poniesionych wydatków. Nie zliczono wydatków poniesionych na wyjazdy słuŜbowe. Kontroli poddano listy wypłat wynagrodzeń za listopad, październik, wrzesień i luty za 2006 rok i grudzień, październik, wrzesień, sierpień, czerwiec 2007 roku brak informacji o wypłaconych kwotach na listach płacy. Wypłacone nagrody za lata 2006 i 2007 równieŜ nie zostały podliczone. 2.Gimnazjum w Szydłowie gmina Grabica. Kontrola w tej jednostce została opisana na 8 stronach. Brak kwoty wysokości skontrolowanych wydatków. Opisano uregulowania wewnętrzne, opisano 20 faktur z lat 2006 i 2007 których nie podliczono. Kontroli poddano wynagrodzenia 10 pracowników, ale nie wymieniono kwoty wydatków. W ogóle nie objęto kontrolą zamówień publicznych i podróŜy słuŜbowych. 3.Szkoła Podstawowa w Woli Kamockiej Gmina Grabica. Kontrolę opisano na 7 stronach. Brak wysokości skontrolowanych wydatków. Kontrolą objęto 2 zagadnienia. Wydatki róŜne i wynagrodzenia bez podliczenia kwoty. Kontrolą nie obejmowano zamówień publicznych i podróŜy słuŜbowych. 4.Szkoła Podstawowa w Szydłowie, gmina Grabica. Kontrolę opisano na 8 stronach protokołu. Nie wymieniono kwoty wydatków objętych kontrolą. Kontrolą objęto 17 faktur zakupu i 2 polecenia wyjazdu słuŜbowego oraz prawidłowość ustalenia wynagrodzeń i listy płacy bez podania wartości wydatku. Innych wydatków nie kontrolowano. 5.Szkoła Podstawowa w Boryszowie gmina Grabica.
______10_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Kontrolę opisano na 7 stronach protokołu. Nie wymieniono kwoty wydatków objętych kontrolą. Kontrolą objęto 10 faktur zakupu nie podając ich wartości i prawidłowość ustalenia wynagrodzeń niektórych pracowników szkoły. Innych wydatków nie kontrolowano. 6.Szkoła Podstawowa w Brzozie gmina Grabica. Kontrolę opisano na 7 stronach protokołu. Nie podano kwoty skontrolowanych wydatków. Kontrolą objęto 12 faktur zakupu, których wartości nie podliczono, jedno polecenie wyjazdu słuŜbowego, prawidłowość przyznawania wynagrodzeń. 7.Gminny Zespół Ekonomiczno Administracyjny Szkół w Grabicy. Kontrolę przeprowadzoną w tej jednostce opisano w protokole na 40 stronach. Na tytułowej stronie protokołu umieszczono informację, cytuję : „ogółem kontroli poddano wydatki na kwotę 655.210,16 zł co stanowiło 18,40 % wydatków poniesionych w 2006 roku” i „Ogółem kontroli poddano wydatki na kwotę 620.255,14 zł co stanowiło 17,25 % wydatków poniesionych w 2007 roku.’” Nie wiadomo na podstawie jakich dokumentów ustalono kwoty wydatków, które zostały objęte kontrolą, poniewaŜ brak w protokole informacji jaką kwotę stanowiły wydatki budŜetu oświaty. NaleŜało w protokole zamieścić plan i wykonanie wydatków za lata 2006 i 2007. Z treści danych liczbowych zawartych w protokole nie moŜna obliczyć kwoty, którą pracownicy firmy Pro Publico Bono poddali kontroli. Kontrola wewnętrzna obejmowała zagadnienia: 1) wewnętrzne uregulowania jednostki, 2) kontrola dowodów księgowych opisano 93 faktury wydatkowe nie sumując ich wartości i nie wiadomo jaka to była kwota. Na prośbę inspektor Urszuli Piekarskiej główny Księgowy GZEAS policzył kwoty faktur i stanowiły one wartość 111.590,21 zł łącznie z wydatkami na podróŜe słuŜbowe, 3) wydatki na podróŜe słuŜbowe nie podliczono kwoty, 4) zamówienia publiczne nie podliczono kwot, 5) wynagrodzenia w GZEAS brak kwot, 6) zamieszczenie z protokołów wszystkich szkół części dotyczących uregulowań wewnętrznych i prawidłowości ustalania wynagrodzeń dla nauczycieli i pracowników obsługi dokonując stwierdzeń ogólnych, Ŝe zostały ustalone zgodnie z przepisami. Kontrolowano równieŜ listy płac, ale nie podano wartości wypłaconych wynagrodzeń. Z przeprowadzonych kontroli kaŜda jednostka organizacyjna otrzymała zalecenia pokontrolne. KaŜda jednostka została zobowiązana do przysłania informacji o sposobie wykonania zaleceń w ciągu 14 dni do Wójta Gminy. Wszystkie jednostki udzieliły odpowiedzi na zalecenia. Kserokopie opisanych powyŜej protokołów z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych przez Firmę Centrum Szkoleniowo Doradcze Pro Publico Bono stanowią załącznik nr 5 do protokołu. Z treści opisanej powyŜej dokumentacji kontroli wewnętrznej wynika, Ŝe kontrola wewnętrzna została przeprowadzona niezgodnie z zawartą umową.
5. KONTROLE ZEWNĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kontrola kompleksowa w Urzędzie Gminy w Grabicy została przeprowadzona przez inspektora Wydziału Zamiejscowego RIO w Piotrkowie Trybunalskim w czasie od dnia 16 lutego 2004 roku do dnia 16 kwietnia 2004 roku. Z przeprowadzonej kontroli RIO przekazała zalecenia pokontrolne, z wykonania których przesłano do Izby informację w dniu 14 lipca 2004 roku za numerem pisma 0911 2//2004.
______11_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty lata 2006 2007 W roku 2006 ogółem przeprowadzono 6 kontroli, z tej liczby jedna kontrola była przeprowadzona przez Krajowe Biuro Wyborcze i dotyczyła prawidłowości i celowości wydatków związanych z dotacjami na zadania zlecone. W roku 2007 ogółem przeprowadzono 3 kontrole, w tym jedną przeprowadziła NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Łodzi z zakresu gminnego funduszu ochrony środowiska. W roku 2008 przeprowadzono jedną kontrolę, którą przeprowadził Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, która objęła kontrolę środków trwałych zakupionych na podstawie umowy nr 288/ZI/D/2006.
6. BANK WYKONUJĄCY OBSŁUGĘ BANKOWĄ JEDNOSTKI
Wybór banku Obsługę bankową Gminy Grabica prowadził Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej oddział w Grabicy do dnia 31 grudnia 2005 roku i z tym dniem umowa wygasła. W dniu 2 sierpnia 2005 roku Rada Gminy Grabica podjęła uchwałę nr XX/138/2005 roku w sprawie ogłoszenia przetargu na bankową obsługę budŜetu gminy. Rada Gminy podjęła następujące ustalenia: 1/ wybór banku dla obsługi budŜetu gminy Grabica naleŜy przeprowadzić w trybie przetargu nieograniczonego w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19 poz. 177 ze zm.). W celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia powołano Komisję Przetargową, która miała pracować w oparciu o Regulamin stanowiący załącznik do uchwały. Do przeprowadzenia procedury przetargowej dotyczącej wyboru banku dla obsługi budŜetu Gminy Grabica, upowaŜniono Wójta Gminy Grabica. Skarbnik Gminy ustalił wykaz kosztów poniesionych przez Gminę na obsługę bankową gminy i jej jednostek organizacyjnych. Według zestawienia kosztów dla Urzędu Gminy wydatkowano 2.000,00 zł, dla GOPS 520,00 zł, dla GZEAS 2.000.00 zł, łącznie wydatkowano w 2005 roku 4.520,00 zł. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdziła Wójt Gminy w dniu 26 października 2005 roku. Zamówienie otrzymało nazwę „Prowadzenie bankowej obsługi budŜetu gminy Grabica.” Zamawiający ustalił tryb udzielenia zamówienia w formie przetargu nieograniczonego, którego przedmiotem jest prowadzenie bankowej obsługi budŜetu Gminy Grabica. Wspólny Słownik Zamówień 66120000 7, 66130000 0, 66200000 2. Zamówienie obejmowało: 1) usługi depozytowe, tj. przyjmowanie i przechowywanie środków pienięŜnych (prowadzenie rachunków bankowych Urzędu Gminy, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w Grabicy). 2) Prowadzenie rozliczeń pienięŜnych dokonanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 3) Realizację dyspozycji pienięŜnych w ramach salda środków posiadanych na rachunkach bankowych najpóźniej w następnym dniu roboczym po ich przyjęciu. 4) Gromadzenie na rachunku bankowym środków pienięŜnych, przeznaczonych na prowadzenie działalności zamawiającego. 5) Wykonanie usługi bankowej świadczonej za pośrednictwem elektronicznego systemu zdalnej obsługi bankowej (home banking). 6) Inne wskazane w formularzu ofertowym. Oprocentowanie środków pienięŜnych, gromadzonych na rachunkach bankowych oparte będzie na zmiennej stopie procentowej WIBID dla 1M depozytów złotowych, międzybankowych powiększonych/pomniejszonych (w zaleŜności od proporcji ofertowej banku) o marŜę banku wyliczonej jako zaokrąglona do jednego miejsca po przecinku, średnia arytmetyczna z 10 ostatnich dni roboczych miesiąca poprzedzającego okres
______12_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
odsetkowy. Zamawiający nie dopuszczał składania ofert wariantowych. Zamawiający nie dopuszczał składania ofert częściowych. Zamawiający nie przewidywał wykonywania zamówień uzupełniających. Termin wykonania zamówienia ustalono na czas od 1 stycznia 2006 roku do 31 grudnia 2010 roku. Nie przewidywano wnoszenia wadium. Termin związania ofertą wynosił 30 dni. Oferty naleŜało składać w siedzibie zamawiającego do dnia 17 listopada 2005 roku do godz. 10.00. Otwarcie ofert miało nastąpić o godz. 11:00 tego samego dnia. Wykonawcę zobowiązano do podania ryczałtowej ceny za wykonanie kaŜdego z projektów. Cena miała uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz na jego stronie internetowej w dniu 28 października 2005 roku. W wyznaczonym terminie została złoŜona jedna oferta przez Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim, którego oddział mieścił się w Grabicy. Członkowie Komisji Przetargowej oraz Wójt Gminy złoŜyli oświadczenia w trybie art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych (druki ZP 11). Z protokołu postępowania wynikało, Ŝe wartość zamówienia została ustalona na kwotę 25.000 zł netto, co stanowiło równowartość 6.177,72 euro. Protokół postępowania podpisał Wójt Gminy. Rada Gminy Grabica uchwałą nr XXII/147/2005 z dnia 25 listopada 2005 roku wybrała Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim do bankowej obsługi budŜetu gminy na okres od dnia 1 stycznia 2006 roku do dnia 31 grudnia 2010 roku. W dniu 30 listopada 2005 roku Urząd Gminy pismem nr ZP.3410/18/2005 roku zawiadomił Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej o wyborze jego oferty oraz o wstępnym terminie podpisania umowy w dniu 12 grudnia 2005 roku. Umowę nr 7/2005 rachunku bankowego w złotych /nr umowy UG 3420 19/25/ zawarto w dniu 14 grudnia 2005 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Trybunalskim a Gminą Grabica, reprezentowaną przez Wójta Gminy. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Z budŜetu Gminy na obsługę bankową w latach jak niŜej wydatkowano: w roku 2006 kwotę 5.588,00 zł, w roku 2007 kwotę 6.870,00 zł.
Rachunki bankowe
Gmina Grabica posiadała w latach 2006 2007 w następujących bankach rachunki bankowe: w roku 2006 1) w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej 6 rachunków bankowych o nazwach: dla budŜetu głównego, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, depozytów, Funduszy pomocowych dwa rachunki, 2) w Banku Millenium trzy rachunki, na których złoŜone są lokaty terminowe. w roku 2007 1) w BSZP 7 rachunków bankowych 2) w Banku Millenium 3 rachunki lokat .
______13_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Według sprawozdań bilansowych sporządzonych na dzień 31 grudnia 2006 i 2007 roku wykazano środki finansowe w kwotach, które zostały potwierdzone przez wymienione wyŜej banki. Wykazane kwoty ogółem w sprawozdaniach stanowiły następujące kwoty: Rok 2006 w sprawozdaniu dla budŜetu gminy wykazano kwotę ogółem 2.879,456,64 zł, w sprawozdaniu dla jednostki budŜetowej wykazano kwotę ogółem 426.610,73 zł. Rok 2007 w sprawozdaniu dla budŜetu gminy wykazano kwotę ogółem 2.448,787,83 zł, w sprawozdaniu dla jednostki budŜetowej wykazano kwotę ogółem 400.351,20 zł. Według ewidencji księgowej stan środków finansowych wynosił na dzień 31 grudnia 2006 roku 3.306.067,37 zł co stanowi saldo kont 133, 135, 137, 139. Stan środków zgodny z potwierdzeniem banków. Na dzień 31 grudnia 2007 roku stan środków finansowych wynosił 2.849,139,03 zł, co stanowi saldo kont 133, 135,137,139. Stan zgodny z potwierdzeniem sald przez banki. Wykaz zawierający nazwę banku, nazwy i nr rachunków z saldami stanowi załącznik nr 6 do protokołu.
7. KREDYTY , POśYCZKI , OBLIGACJE , PORĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaciągnięte kredyty i poŜyczki – 2006 r.
Na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art. 82 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) W dniu 30 czerwca 2006 roku Rada Gminy Grabica podjęła Uchwałę Nr XXVI/175/2006 w sprawie zaciągnięcia poŜyczki długoterminowej w wysokości 660.000 zł. z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi. Zaciągnięcie poŜyczki na sfinansowanie planowanego deficytu umoŜliwiło realizację inwestycji pod nazwą „Przebudowa istniejącej stacji uzdatniania Ostrów, gmina Grabica” ujętej w planie inwestycyjnym na 2006 rok. Wójt Gminy uzyskał pozytywną opinię Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi o moŜliwości spłaty poŜyczki w wysokości 660.000 zł. – Uchwała Nr II/84/2006 z dnia 29 marca 2006. Gmina Grabica zaciągnęła poŜyczkę długoterminową w kwocie 660.000 zł. – umowa Nr 53/GW/P/2006 z dnia 4 sierpnia 2006 roku zmieniona aneksem Nr 1 z dnia 16 listopada 2006 roku oraz aneksem Nr 2 z dnia 4 kwietnia 2007 roku. PoŜyczka została udzielona na okres od 4 sierpnia 2006 roku do 31 października 2009 roku. Wypłata poŜyczki nastąpiła w dniach 17 października i 29 grudnia 2006 roku po stwierdzeniu przez Fundusz terminowej realizacji zadania zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym oraz przedłoŜeniu zbiorczego rozliczenia kwoty poŜyczki wraz z udziałem własnym a takŜe rachunków, faktur i dowodów zapłaty (wpłatę zaewidencjonowano na kontach Wn 133 1 Ma 260). Na dzień zawarcia umowy planowany deficyt budŜetowy wynosił 2.084.476 zł., natomiast łączna kwota długu na podstawie art. 170 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych wynosiła 4,96 % . W roku 2007 Gmina Grabica nie zaciągała poŜyczek i kredytów na sfinansowanie planowanego deficytu.
______14_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów (art. 82 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) W roku 2007 Gmina Grabica nie zaciągała poŜyczek i kredytów na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów.
Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art. 82 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) W roku 2007 Gmina Grabica nie zaciągała poŜyczek i kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu.
Udzielone gwarancję i poręczenia w latach 2006 – 2007 Gmina Grabica w latach 2006 2007 nie udzielała gwarancji i poręczeń.
Wyemitowane papiery wartościowe Gmina Grabica w roku 2007 oraz w latach wcześniejszych nie emitowała papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Gmina Grabica nie posiadała akcji w spółkach prawa handlowego. Oświadczenie w sprawie nieudzielania przez Gminę Grabica poręczeń i gwarancji, nie emitowania papierów wartościowych oraz nie posiadania akcji, złoŜone przez Wójta Gminy oraz Skarbnika Gminy, stanowi załącznik nr 7 do protokołu.
Stan zadłuŜenia jednostki samorządu terytorialnego – 2007 rok
Tytuły dłuŜne – kredyty i poŜyczki 2007:
Podmiot Data zaciągnięcia Kwota Okres Kwota pozostała do Umorzenia w udzielający zobowiązania udzielonej spłaty spłaty na dzień: 2007 roku poŜyczki, poŜyczki, kredytu kredytu 30 czerwca 31 grudnia 2007 roku 2007 roku
WFOŚiGW 4 sierpnia 2006 660.000 2007 660.000 537.430 0 roku 2009 w Łodzi
Razem 660.000 537.430 0
Sprawdzono prawidłowość ustalania wskaźnika zadłuŜenia poddając kontroli: realność sald zobowiązań wykazanych na wszystkich kontach rozrachunkowych w oparciu o sprawozdanie Rb 28S – roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetowych na dzień 31 grudnia 2007 roku, analizę stanu zadłuŜenia wykazanego na koncie 260 – zobowiązania finansowe,
______15_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
rzetelność danych wykazanych w sprawozdaniach: Rb NDS kwartalne sprawozdanie o nadwyŜce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku, Rb Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku. Ustalono, co następuje: na podstawie analizy stanu zobowiązań wykazanych na kontach zespołu „2”, stwierdzono, iŜ na koniec roku nie wystąpiły zobowiązania wymagalne. W sprawozdaniach: Rb Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku oraz Rb 28S – roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetowych na dzień 31 grudnia 2007 roku nie wykazano zobowiązań wymagalnych; Gmina Grabica posiadała na dzień 31 grudnia 2007 roku dług publiczny z tytułu zaciągniętej poŜyczki w wysokości 537.430 zł (na sfinansowanie planowanego deficytu w związku z realizacją inwestycji pod nazwą „Przebudowa istniejącej stacji uzdatniania Ostrów, gmina Grabica”). Stan zadłuŜenia został wykazany na koncie 260 – zobowiązania finansowe oraz w sprawozdaniu Rb Z w zobowiązaniach wg tytułów dłuŜnych. Kserokopia Rb Z kwartalnego sprawozdania o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku stanowi załącznik nr 8 protokołu kontroli. Łączna kwota długu kontrolowanej jednostki wyniosła na dzień 31 grudnia 2007 roku 537.430 zł., co stanowiło 3,90% wykonanych dochodów ogółem w roku budŜetowym (13.779.274 zł.). ZadłuŜenie Gminy Grabica nie przekroczyło określonego w art. 170 ust.1 ustawy o finansach publicznych wskaźnika 60% dochodów budŜetu. Kontrolą objęto ponadto wskaźnik zadłuŜenia Gminy Grabica na dzień 30 czerwca 2007 roku. Z ustaleń kontrolujących wynika, Ŝe na dzień 30 czerwca 2007 roku Gmina Grabica posiadała zadłuŜenie w wysokości 660.000 zł., natomiast plan dochodów wynosił 12 925 846 zł., wskaźnik zadłuŜenia wynosił 5,1%. ZadłuŜenie Gminy Grabica nie przekroczyło określonego w art. 170 ust.2 ustawy o finansach publicznych wskaźnika 60% planowanych dochodów budŜetu. Ze sprawozdania Rb NDS – kwartalne sprawozdanie o nadwyŜce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku wynika, Ŝe w roku 2007 dokonano spłaty rat poŜyczek w kwocie 122 570 zł. Łączna kwota spłaconych rat w 2007 roku wynosiła 0,89% planowanych dochodów budŜetu (13 727 928 zł.), a więc nie przekroczyła 15% limitu określonego w art. 169 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
Spłata zaciągniętych zobowiązań – w szczególności z tytułu kredytów i poŜyczek Kontroli poddano terminowość spłaty w roku 2007 poŜyczki zaciągniętej w WFOŚiGW w Łodzi w kwocie 660 000 zł, na sfinansowanie planowanego deficytu w związku z realizacją zadania pod nazwą „Przebudowa istniejącej stacji uzdatniania wody Ostrów, gmina Grabica”. Raty poŜyczki przypadające do spłaty w roku 2007 i 2008 uiszczono w następujących kwotach i terminach: I rata 61 285 zł. w dniu 26 lipca 2007 roku wyciąg bankowy nr 147, nr dokumentu 94/1 (termin spłaty według umowy do dnia 31 lipca 2007 r.)
______16_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
II rata – 61 285 zł. w dniu 26 października 2007 roku wyciąg bankowy nr 214, nr dokumentu 102/2 (termin spłaty według umowy do dnia 31 październik 2007 r.)
III rata – 61 285 zł. w dniu 28 stycznia 2008 r. – wyciąg bankowy nr 19, nr dokumentu 222/1 (termin spłaty według umowy do dnia 31 stycznia 2008 r.) IV rata – 61 285 zł. w dniu 25 kwietnia 2008 r. – wyciąg bankowy nr 83, nr dokumentu 85/1 (termin spłaty według umowy do dnia 30 kwietnia 2008 r.)
III. EWIDENCJA KSIĘGOWA. SPRAWOZDAWCZOŚĆ.
1. OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWOŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
W okresie kontrolowanym jednostka posiadała następujące uregulowania wewnętrzne dotyczące polityki rachunkowości ustalone w: 1.zarządzeniu nr 3/2002 Wójta Gminy w Grabicy z dnia 24 stycznia 2002 roku ustalającym zakładowy plan kont dla jednostek budŜetowych i budŜetu gminy Grabica, które stanowiły załączniki: nr 1 będący zakładowym planem kont dla jednostek budŜetowych i nr 2 będący zakładowym planem kont dla budŜetu gminy. Do niniejszego zarządzenia dołączony jest dokument, którego nazwa nie jest wpisana do treści zarządzenia, który nosi tytuł „Ogólne zasady rachunkowości” i został opracowany przez ówczesnego Skarbnika Gminy Ewę Morawiec. W katalogu zasad określono między innymi rok sprawozdawczy, który ma trwać od 1 stycznia do 31 grudnia, księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, kwartalne okresy sprawozdawcze, roczny okres sprawozdawczy, miesięczne okresy sprawozdawcze, porównawcza metoda wyceny aktywów i pasywów, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŜyciu komputera według programu firmy Infosystem autorstwa T.Groszka system budŜet, podatki, płace. Wykaz ksiąg prowadzonych ręcznie to księga środków trwałych, księga druków ścisłego zarachowania, księgi inwentarzowe, rejestr zakupu do celów podatkowych, rejestr sprzedaŜy do celów podatkowych. Następnie zdefiniowano aktywa trwałe, wartości niematerialne i prawne środki trwałe i ich umorzenie oraz inne zasady. Ustalone zarządzeniem zakładowe plany kont dla jednostek budŜetowych jako załącznik nr 1 zawierają wykaz symboli kont syntetycznych bilansowych i opisy szczegółowe tych kont oraz konta pozabilansowe. Brak wykazu kont analitycznych i opisu ich funkcjonowania oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zakładowy plan kont dla budŜetu gminy będący załącznikiem nr 2 do zarządzenia zawiera równieŜ wykaz kont syntetycznych bilansowych, ich nazwy i zasady funkcjonowania oraz konta pozabilansowe. Nie zawiera wykazu i opisu kont analitycznych oraz ich powiązań z kontami syntetycznymi. Zarządzeniem nr 2/2000 Wójta Gminy Grabica z dnia 3 stycznia 2000 roku ustalono wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. Stosownie do art.10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości przyjęto do stosowania w Urzędzie Gminy w Grabicy niŜej wymienione zbiory stanowiące księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych: System budŜet, System podatki, System JGU, System Auta, System Płace. Dokumentację systemu przetwarzania danych przy uŜyciu komputera stanowią załączniki nr 1 6 do zarządzenia. Według załącznika nr 1 do zarządzenia zawiera on wykaz programów uŜywanych w Urzędzie Gminy w Grabicy. W pozostałych 5 załącznikach opisane są systemy i zbiory składające się na system.
______17_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
PowyŜsze Zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 24 stycznia 2002 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla jednostek budŜetowych i budŜetu gminy Grabica oraz Zarządzenie nr 2/2000 Wójta Gminy Grabica z dnia 3 stycznia 2000 roku w sprawie ustalenia wykazu zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych utraciły moc w związku z ustaleniem nowych uaktualnionych zasad rachunkowości. Zarządzeniem nr 16/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 14 marca 2007 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości na podstawie art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2002 roku nr 76 poz. 694 ze zm.) szczególnych ustaleń zawartych w art. 17 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 249 poz. 2104 ze zm.) przyjęto do stosowania zasady (politykę rachunkowości) dla Urzędu Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego. Polityka rachunkowości obejmuje w szczególności: 1) ogólne zasady rachunkowości, określenie roku obrotowego, okresy sprawozdawcze, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego zgodnie z załącznikiem nr 1, 2) plan kont dla ewidencji wykonania budŜetu (organu) określający konta księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej zgodnie z załącznikiem nr 2, 3) zakładowy plan kont dla jednostki budŜetowej, określający konta księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej zgodnie z załącznikiem nr 3, 4) plan kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, określający konta księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej zgodnie z załącznikiem nr 4, 5) wykaz stosowanych programów oraz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych zgodnie z załącznikiem nr 5, 6) opis stosowanych programów wraz z określeniem struktury zbiorów danych i ich wzajemnych powiązań w procesach przetwarzania ( instrukcje uŜytkownika) zgodnie z załącznikami nr 6a 6e, 7) system ochrony danych zgodnie z załącznikiem nr 7. Ustalono wykaz osób oraz poziom ich uprawnień do pracy z modułami tworzącymi księgi rachunkowe stanowiący załącznik nr 8. Wójt Gminy powierzył Skarbnikowi Gminy a)nadzór nad uprawnieniami pracowników, b)dokonywanie zmian w wykazie osób i poziomie uprawnień do pracy z modułami tworzącymi księgi rachunkowe za pośrednictwem informatyka. Powierzono Skarbnikowi Gminy nadzór nad aktualizacją danych przechowywanych na nośnikach elektronicznych. Wójt Gminy powierzył Sekretarzowi Gminy nadzór nad bezpieczeństwem i archiwizowaniem baz danych oraz zabezpieczeniem dostępu do baz danych osób nieuprawnionych. Zobowiązano Skarbnika Gminy do aktualizacji modułów programowych w terminach i zakresach określonych przepisami prawa. Zobowiązano wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków do zapoznania się z zasadami polityki rachunkowości i przestrzegania w pełni zawartych w nich postanowień. Zarządzenie weszło w Ŝycie z dniem podpisania. Z
______18_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
treścią zasad polityki rachunkowości zapoznało się 8 pracowników, co potwierdzili podpisami. Zarządzeniem nr 113/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 28 grudnia 2007 roku zmieniono w części zarządzenie nr 16/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 14 marca 2007 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Zmiana dotyczyła opisu do konta 201. W załączniku nr 3 do Zarządzenia nr 16/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 14 marca 2007 roku w dziale IV Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń kont księgi głównej oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych w punkcie 17 opis do konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami przyjmuje brzmienie: „Konto 201 słuŜy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, oraz kaucji gwarancyjnych, a takŜe naleŜności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się naleŜności jednostek budŜetowych zaliczanych do dochodów budŜetowych, które ujmowane są na koncie 221. Konto 201 obciąŜa się za powstałe naleŜności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie naleŜności i roszczeń. Na koncie 201 ujmuje się w księgach rachunkowych w kwartale, którego dotyczą tylko te zobowiązania i naleŜności, których termin płatności przypada w miesiącach następnych po tym kwartale. W pozostałych przypadkach, w trakcie danego kwartału naleŜności i zobowiązania są ujmowane w księgach rachunkowych bezpośrednio w koszty lub przychody w momencie ich zapłaty z pominięciem konta 201. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić moŜliwość ustalenia naleŜności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 moŜe mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan naleŜności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. Zarządzenie niniejsze podpisali pracownicy zespołu księgowo finansowego. Zarządzenie podpisał informatyk zatrudniony w Urzędzie. Kontrolowana jednostka posiada wszystkie ustalenia w formie pisemnej, które wymienione są w załącznikach do zarządzeń. Do kontroli przedłoŜono komplet dokumentacji wymienionej w powyŜszym zarządzeniu. Wszystkie przedłoŜone opracowania ustalone są zgodnie z wymogami przepisów ustawy o rachunkowości. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych w jednostce samorządu terytorialnego oraz jednostce budŜetowej wykorzystywane są programy komputerowe wymienione w załączniku nr 5 do zarządzenia, zakupione w firmie Usługi informatyczne InfoSystem, Tadeusz i Roman Groszek, 05 119 Legionowo, ul. Piłsudskiego 31/240. Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dokładne informacje dotyczące działania programów komputerowych zostały przedstawione w załącznikach nr 6a 6f do zarządzenia. Dokumentacja opisująca poszczególne programy uŜytkownika posiada klauzulę, Ŝe jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera: 1/oznaczenie wersji oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji, 2/wykaz programów, 3/procedury/funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów, 3/opis programowych zasad ochrony danych, 4/metody zabezpieczania dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 5/wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości. Kontrolowana jednostka posiada „Instrukcję obiegu dokumentów finansowych wprowadzoną do stosowania Zarządzeniem nr 50/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 31 grudnia 2002 roku, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Zobowiązano wszystkich pracowników UG do przestrzegania w pełni postanowień i procedur zawartych w instrukcji. Nadzór merytoryczny i koordynację nad realizacją postanowień instrukcji powierzono Skarbnikowi Gminy. Z instrukcją obiegu dokumentów finansowych zapoznało się 20 pracowników Urzędu, którzy potwierdzili znajomość instrukcji własnoręcznymi podpisami.
______19_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Zgodnie z treścią załącznika nr 1 do instrukcji niniejsza instrukcja składa się z dwóch rozdziałów: I dowody księgowe, II gospodarka kasowa. W treści zarządzenia wprowadzającego Instrukcję obiegu dokumentów finansowych nie wymieniono rozdziału, który reguluje gospodarkę kasową. Regulacja gospodarki kasowej jest omówiona w innym rozdziale protokołu. Zgodnie z zapisami w instrukcji, cytuję: „podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi’, następnie omówione są wszystkie rodzaje dokumentów, stanowiące podstawę do zaewidencjonowania w księgach. W instrukcji określono obieg dokumentów finansowo księgowych. Wymienione powyŜej unormowania ustaliła ówczesna Skarbnik Gminy Ewa Morawiec oraz obecna Skarbnik Dorota Bednarczyk. Test I. Wewnętrzne procedury kontroli. Urząd posiada regulamin organizacyjny. W regulaminie wyodrębniono pion finansowy pod nazwą zespół finansowo księgowy, dla którego określono zadania do wykonania. Kierownik jednostki powierzył na piśmie obowiązki z zakresu prowadzenia rachunkowości skarbnikowi gminy. Skarbnik Gminy posiada obywatelstwo polskie (…) 2. Pracownicy zatrudnieni w zespole księgowości posiadają w zakresach obowiązków zadania z zakresu księgowości i finansów oraz wskazanie osób zastępujących w przypadku nieobecności. Urząd posiada ustalone procedury określające obieg dokumentów finansowo księgowych. Kierownik jednostki ustalił dokumenty będące podstawą ewidencjonowania w księgach rachunkowych. Jednostka posiada procedurę rejestracji wpływu dokumentów finansowo księgowych, a dokumenty zewnętrzne posiadały w próbie datę wpływu do urzędu. Realizacja operacji gospodarczych jest dokonywana przez kierownika jednostki, nie dokonywano upowaŜnień dla innych osób. Nie występują inne dokumenty dotyczące finansowej kontroli wewnętrznej. Kontrolowana jednostka posiada przyjęte zasady rachunkowości (politykę), która zawiera wszystkie elementy określone w art. 10 ustawy o rachunkowości. Pracownicy działu finansowego zostali zapoznani z procedurami kontroli wewnętrznej. W roku 2006 i 2007 pracownicy zespołu finansowego uczestniczyli w szkoleniach dotyczących działalności merytorycznej, które głównie były organizowane przez RIO w Łodzi oraz inne jednostki szkolące pracowników, z których zaświadczenia znajdują się w aktach osobowych. Skarbnik Gminy uczestniczyła we wszystkich szkoleniach organizowanych przez RIO. Test II. Dokonywanie wydatków bieŜących. Naliczanie i wypłacanie diet radnym, zakup dostaw robót i usług, wyjazdy słuŜbowe pracowników procedowane są w ustaleniach wewnętrznych. Wymieniane procedury są cytowane przy kontroli odpowiednich zagadnień. Test III. Realizacja obowiązków organu wykonawczego JST wynikających z ustawy o finansach publicznych.
2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______20_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Kontrolę wewnętrzną finansową za lata 2006 2007 przeprowadziła w Urzędzie Gminy w Grabicy firma PRO PUBLICO BONO Centrum Szkoleniowo Doradcze w Łodzi. PowyŜej opisano przeprowadzoną kontrolę przez wymienioną wyŜej firmę. Testy I, II, III stanowią załącznik nr 9 do protokołu. Wszystkie wpływające do Urzędu dokumenty, w tym finansowo księgowe są rejestrowane w księdze głównej kancelaryjnej, następnie w zespole księgowości rejestrowane są te dokumenty, które dotyczą spraw finansowo księgowych. Dokonano sprawdzenia rejestracji dokumentów przez sekretariat Urzędu dowodów finansowo księgowych za styczeń 2007 roku o numerach od numeru 1 do numeru 546 oraz za luty 2007 roku od numeru 547 do numeru 1118 i stwierdzono, Ŝe wszystkie dowody finansowo księgowe, które wpłynęły do Urzędu posiadały datę i nr pozycji wpływu do urzędu.
2. URZĄDZENIA KSIĘGOWE
Urządzenia księgowe słuŜące do ewidencji zdarzeń gospodarczych zwane księgami rachunkowymi prowadzone są z zastosowaniem programów komputerowych. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dzienniki częściowe wraz z zestawieniem obrotów i sald dzienników częściowych, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów(inwentarz). Urządzenia księgowe są szczegółowo opisane w załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 16/2007 z dnia 14 marca 2007 roku w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych naleŜy do obowiązków podinspektora do spraw księgowości budŜetowej, planowania i analiz Ewy Morawiec. Zgodnie z punktem 6 zakresu obowiązków z dnia 6 marca 2006 roku i zgodnie z punktem 15 kontrola rachunkowa i formalna dokumentacji operacji gospodarczych. Kontrola dowodów księgowych pod względem rachunkowym i formalnym naleŜy do obowiązków Barbary Frankiewicz, zgodnie z punktem 16 zakresu obowiązków z dnia 31 grudnia 2006 roku. Do obowiązków Skarbnika Gminy naleŜy prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, bieŜącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej, nadzorowaniu i kontroli całokształtu prac z zakresu rachunkowości wykonywanych przez poszczególne stanowiska i podległe gminie jednostki organizacyjne. W celu sprawdzenia wykonania obowiązków z zakresu rachunkowości do kontroli przyjęto próbę 100 dowodów księgowych od numeru 547 do numeru 647 za miesiąc luty 2007 roku i stwierdzono, Ŝe wszystkie dowody księgowe były prawidłowo przygotowane i wprowadzone do ewidencji, zgodnie z wymogami przepisów ustawy o rachunkowości zawartymi w art. 15,21, 22,23, 24. w zakresie wymienionym w poniŜszej tabeli:
ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓW 1 Czy podstawą zapisów księgowych były dokumenty spełniające wymogi dotyczące dowodu źródłowego X 100 określone przez ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (art.21 i art.22 ustawy).
______21_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
2 Czy dowody księgowe będące podstawą zapisów księgowych zostały poddane kontroli pod względem X 100 merytorycznym, zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli finansowej. 3 Czy zapisy księgowe spełniały wymogi określone w X 100 art.23 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości.
4 Czy zapisy w ewidencji księgowej (dziennik – konto księgi głównej) były powiązane ze sobą w sposób X 100 umoŜliwiający ich sprawdzenie (art.23 ust.4 ustawy o rachunkowości). 5 Czy zapisy w ewidencji dokonane były w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od X 100 wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych (art.23 ust.5 ustawy o rachunkowości). 6 Czy zapisy księgowe były odpowiednio powiązane z dowodami księgowymi, na podstawie których ich X 100 dokonano (art.24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości).x 7 Czy zapisy księgowe (dziennik, konto księgi głównej) uporządkowane były chronologicznie (art.24 ust.4 pkt X 100 2, art.14 ust.1 i art. 15 ust.2 ustawy o rachunkowości).
8 Czy zapisy dokonane na koncie (kontach) księgi głównej ujęto systematycznie (art.24 ust.4 pkt 2 X 100 i art. 15 ust.1 ustawy o rachunkowości). 10 Czy do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzono kaŜde zdarzenie gospodarcze, które X 100 nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym (art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości) 1. 12 Czy dowody księgowe zostały poddane kontroli przez głównego księgowego (ustawa o finansach X 100 publicznych). Gmina Grabica posiada jeden rachunek bankowy do obsługi budŜetu gminy i do obsługi jednostki budŜetowej Urzędu. Zakładowy plan kont przewiduje konto księgowe do ewidencji operacji pienięŜnych o symbolu 133 i nazwie rachunek bieŜący budŜetu. Na tym koncie następuje realizacja dochodów i wydatków dla organu i dla jednostki urzędu. Operacje księgowe na tym koncie księgowym stanowią wtórne zapisy operacji ujętych w wyciągu bankowym do konta 133. W jednostce nie prowadzi się konta 130. Rolę konta 130 w Urzędzie spełniają konta: 223 8 w zakresie wydatków i 222 w zakresie dochodów, zgodnie z zapisami polityki rachunkowości. Szczegółowe wyjaśnienie Skarbnika Gminy dotyczące konta 133 i kont 222 i 223 8 stanowi załącznik nr 10 do protokołu. Przykładowo sprawdzono księgowanie następujących operacji: 1) wpływ w grudniu subwencji oświatowej na następny rok: na 2006 rok wpływ subwencji w dniu 22.12.2005, dowód księgowy nr 6225 kwota 275.356,00 zł księgowanie Wn 133 Ma 909, w roku następnym Nota dowód PK nr 1 z dnia 02.01.2006 r. księgowanie Wn 909 Ma 901. Dowód księgowy nr 1. Wpływ subwencji na 2007 rok w dniu 21.12.2006 rok kwota 295.879,00 zł, dowód nr 7890, księgowanie Wn 133 Ma 909, w roku następnym dowód PK nr 1 z dnia 02.01.2007 księgowanie Wn 909 Ma 901, poz.176. Księgowanie prawidłowe. 2) Wpływ na rachunek bankowy środków stanowiących zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy oraz zwrot tych środków: w ewidencji księgowej Urzędu, wpływ środków Wn 139 Ma 240, zwrot środków Wn 240 Ma 139 księgowano prawidłowo,
______22_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
3) naliczenie przez poŜyczkodawcę odsetek od poŜyczki oraz zapłata odsetek w księgach ewidencjonowano: w urzędzie na kontach Wn 400 Ma 130, na kontach organu Wn 133 Ma 260 i jednocześnie Wn 902 Ma 133. Operacje naleŜało ująć w księdze głównej budŜetu na kontach naliczenie przez poŜyczkodawcę odsetek od poŜyczki Wn 909 rozliczenie międzyokresowe i Ma 260 zobowiązania finansowe; zapłata odsetek od poŜyczki Wn 902 wydatki budŜetu, Ma 133 rachunek budŜetu i równolegle Wn 260 zobowiązania finansowe i Ma 909 rozliczenia międzyokresowe. W księdze głównej urzędu zapłata odsetek od poŜyczki po zakończeniu inwestycji Wn 750 przychody i koszty finansowe, Ma 130 rachunek bieŜący jednostek budŜetowych, zapłata odsetek od poŜyczki w trakcie inwestycji Wn 080 inwestycje, Ma 130 rachunek bieŜący jednostek budŜetowych i równolegle Wn 810 dotacje budŜetowe oraz środki z budŜetu na inwestycje Ma 800 fundusz jednostki. 4) zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji wydatki inwestycyjne księgowane były na kontach Wn 080 Ma 201 lub 223 na kontach urzędu z określeniem numeru zadania inwestycyjnego /analityka do konta 080/ i jednocześnie na kontach organu Wn 902 Ma 133. Po zakończeniu inwestycji ewidencja przyjęcia na stan majątku gminy jest księgowana na kontach Wn 011 Ma 080. Jest to księgowanie niepełne. NaleŜy tę operację zaksięgować: w księdze głównej urzędu naliczenie wynagrodzenia wykonawcy na podstawie faktury Wn 080 inwestycje Ma 201 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami; zapłata wynagrodzenia Wn 201 rozrachunki z dostawcami i odbiorcami Ma 130 rachunek bieŜący jednostek budŜetowych i zapis równoległy Wn 810 dotacje budŜetowe oraz środki z budŜetu na inwestycje i 800 fundusz jednostki. Przeniesienie wartości zrealizowanego zadania inwestycyjnego Wn 011 środki trwałe, Ma 080 inwestycje.
3. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNOŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUDśETOWYCH Z EWIDENCJĄ KSIĘGOWĄ
Kontrola obejmuje bilans organu (z wykonania budŜetu) na dzień 31 grudnia 2007 roku. Niniejszą kontrolą objęto następujące sprawozdania: I a/Rok 2006 Bilans z wykonania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego /organu/ na dzień 31 grudnia 2006 roku sporządzono zgodnie z saldami kont księgowych wykazanych na dzień 31 grudnia 2006 roku. RóŜnice pomiędzy danymi wykazanymi w ewidencji a wykazanymi w sprawozdaniu bilansowym nie występują. I b/Rok 2007 Bilans z wykonania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego sporządzony na dzień 31 grudnia 2007 roku zawiera następujące dane liczbowe: po stronie aktywów wykazano: a/ środki pienięŜne /133/ 2.448.785,36, b/ środki pienięŜne /137/ 2,47, c/ naleŜności i roszczenia /224/ 134.559,23, d/ pozost. nal. i rozl. /223/ 1.406,19, e/ pozost. nal. i rozl./240/ 225,00.
______23_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Razem aktywa 2.584.978,25 .po stronie pasywów wykazano: a/ zobowiązania finansowe /260/ 537.430,00, b/ zobowiązania wobec budŜ./224/ 113.121,98, c/ niedobór budŜetu /961/ 310.690,67, d/ skumulowana nadwyŜka /960/ 1.938.125,94, e/ inne pasywa /909/ 306.991,00, Razem pasywa 2.584.978,25. Dane zawarte w sprawozdaniu są zgodne z ewidencją księgową. II. bilans jednostki budŜetowej /urzędu/ II a/ Rok 2006 W sprawozdaniu wykazano po stronie aktywów i pasywów kwotę 25.878.808,69 zł. Dane liczbowe wykazane w sprawozdaniu są zgodne z ewidencją księgową. II b/ Rok 2007 W sprawozdaniu Bilans jednostki budŜetowej /urzędu/ sporządzony na dzień 31 grudnia 2007 wykazano następujące dane liczbowe: po stronie aktywów wykazano: a/ aktywa trwałe 26.937.222,77 w tym; wartości niematerialne i prawne 781,25 ……… środki trwałe 25.854.717,47 inwestycje rozpoczęte 1.081.724,05 b/ aktywa obrotowe 877.093,07 w tym materiały 25.026,47 naleŜności z tytułu dostaw i usług 931,30 naleŜności od budŜetów 32.282,61 pozostałe naleŜności 418.501,49 środki pienięŜne 400.351,20 razem aktywa 27.814.315,84 po stronie pasywów wykazano a/ fundusze 27.282.160,27 w tym: fundusz jednostki 25.187.137,03 wynik finansowy netto 2.095.023,24 b/ zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne 532.155,57 w tym: zobowiązania z tytułu dostaw i usług 14.482,64 zobowiązania wobec budŜetów 2.669,00 zobowiązania wobec ZUS 12.270,33
______24_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
zobowiązania z tytułu wynagrodzeń 69.916,38 sumy depozytowe 327.166,07 ZFŚS 33.179.85 inne fundusze 72.471,30 razem pasywa 27.814.315,84 Wykazane kwoty w sprawozdaniu są zgodne z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej. III Sprawozdanie Rb N o stanie naleŜności jednostki budŜetowej samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2006 wykazano kwotę 203.128,96 zł, na którą składają się naleŜności od dzierŜawców w wysokości 2.211,23 zł i za uŜytkowanie wieczyste kwota 279,50 zł oraz naleŜności /zaległości podatkowe w wysokości 200.638,23 zł. Kwoty te potwierdza sprawozdanie Rb 27 S na dzień 31 grudnia 2006 roku. Dane liczbowe dotyczące naleŜności wykazane zostały przez komórkę merytoryczną i potwierdzone z ewidencją księgową. Sprawozdanie Rb N o stanie naleŜności jednostki budŜetowej samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku wykazano kwotę 254.107,77 zł, na którą składa się zaliczka alimentacyjna w wysokości 29.291,62 zł, naleŜności z US Piotrków w wysokości 2.310,00 zł oraz naleŜności z tytułu zaległości podatkowych 222.506,15 zł. Kwoty naleŜności potwierdza sprawozdanie Rb 27 S na dzień 31 grudnia 2007 roku. Dane liczbowe dotyczące naleŜności wykazane zostały przez komórkę merytoryczną i potwierdzone z ewidencją księgową. IV. Sprawozdanie Rb Z o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2006 roku. W sprawozdaniu wykazano kwotę w wysokości 660.000,00 zł, na którą składa się poŜyczka z WFOŚiGW, długoterminowa, która wpłynęła do budŜetu gminy w ratach w dniach: 1) 17.10.2006 kwota 334.221,68 zł, kwota ta została pomniejszona o 10.853,32 zł przez poŜyczkodawcę tytułem odsetek /na poleceniu przelewu napisano minus odsetki/.2) 29 grudnia 2006 roku w kwocie 314.925,00 zł. Pomniejszona kwota poŜyczki została doksięgowana w dniu 31.12.2006 roku poleceniem księgowania nr 214 1 3 w wysokości 10.853,32 zł i zaksięgowano na kontach 133 260, 902 133, 400 130. Kwota 660.000 zł jest wykazana w sprawozdaniu bilansowym budŜetu gminy. Sprawozdanie Rb Z o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku. W sprawozdaniu wykazano kwotę 537.430,00 zł, z tytułu zaciągniętej poŜyczki, patrz wyŜej. PowyŜsza kwota jest zgodna z ewidencją księgową saldo konta Ma 260 w organie stanowi tę kwotę. Kwota wykazana jest równieŜ w sprawozdaniu bilansowym budŜetu gminy. V. Sprawozdanie Rb PDP z wykonania dochodów podatkowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2006 roku i od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku. Wykazane w sprawozdaniu dane są zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27 S i wynikają z podatkowej ewidencji księgowej.
______25_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWOŚĆ REGULOWANIA ZOBOWIĄZAŃ (LATA 2006 2007)
Zgodnie z zapisami zakładowego planu kont na koncie księgowym 201 ewidencjonuje się rozrachunki z tytułu dostaw, robót i usług, w tym równieŜ zaliczek na poczet dostaw, robót i usług, a takŜe niektórych naleŜności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się naleŜności jednostek budŜetowych zaliczanych do dochodów budŜetowych, które ujmowane są na koncie 221. Konto 201 obciąŜa się za powstałe naleŜności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie naleŜności i roszczeń. Do konta naleŜało prowadzić ewidencję szczegółową, która zapewniłaby moŜliwość ustalenia naleŜności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według kontrahentów. Konto 201 moŜe mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan naleŜności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. W opisie konta brakuje informacji o sposobie ewidencji wszystkich wydatków zobowiązań, bez względu na wysokość wydatkowanej kwoty. Chodzi o to, czy wydatek w wysokości np.: 5 złotych i 2 tysięcy złotych, 10 tysięcy złotych i więcej naleŜy ewidencjonować przez konto 201. Wyjaśnienie w tej sprawie złoŜyła Skarbnik Gminy. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe drobne kwoty wydatków nie były ewidencjonowane na koncie 201. Ewidencjonowane były bezpośrednio na koncie 400 koszty. W komputerowej ewidencji księgowej konta 201 księgowano w latach 2006 2007 wydatki będące zobowiązaniami terminowymi bez względu na kwoty. Za 2006 rok saldo konta 201 stanowiło kwoty: po stronie naleŜności Wn stanowiły 3.239,73 zł Składają się na to kwoty: na szkolenie 199,00 zł /nr dowodu 6883/ i 550,00 zł /nr dowodu 7398/ uregulowane po otrzymaniu faktury, naleŜności gminy z tytuły czynszów za lokale mieszkalne za grudzień 2006 roku kwota 2.211,23 zł /nr dowodu 8722,8726,8729, 8732/ za uŜytkowanie wieczyste 279,50 zł/nr dowodów 8727, 8728/. Za 2006 rok saldo konta zobowiązań po stronie Ma stanowiło kwotę 27.733,25 zł, na którą składają się następujące wydatki: inst.. nadzoru Kielanowski kwota 0,90zł, /nr dowodu 8105/, ZUWiK Wola Krzysztoporska kwota 100,00zł /Nr 8494/,Transport towarowy Dudkiewicz kwota 3.413,00zł /nr dowodu 8495/,MZK Piotrków Tryb, 3,37zł /nr dow. 8496/,ZE Elkom Baby kwota 2255,56 zł, /nr dowodu 8497/. Firma Edytor Tomaszów Maz, kwota 146,40 zł, nr dow/8498/,Wydawnictwo Polska Presse, Łódź kwota 228,38,/nr dowodu 8499/, Zakład Energetyczny Łódź kwota 7.768,18 zł,/nr dowodu 8500/, Firma PHU Stępień kwota 2080,74 zł /nr dowodu 8501/,PTK Centertel Orange kwota 80,32 zł/nr dowodu 8502/,Kancelaria radcy prawnego A. Domański kwota 1708,oo zł /nr dowodu 8503/,PHU Czesław Derendarz kwota 766,47 zł/nr dowodu 8504/,Firma THERM Instal Łódź kwota 488,00 zł /nr dowodu 8505/,ZUWIK Wola Krzysztoporska kwota 63,17 zł/nr dowodu 8506/, Poczta Polska Oddział Piotrków, kwota 4453,40 zł, /nr dowodu 8507/, Wojewódzki Ośrodek Informatyki Łódź kwota 311,00zł,/nr dowodu 8508/, Zakład energetyczny Piotrków kwota 90,04 zł nr dowodu 8509/, Kieleckie Kopalnie Surowców Mineralnych Kielce, kwota 3776,32 zł, /nr dowodu 8510/. Na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo konta 201 wynosiło po stronie Wn naleŜności na kwotę 1.439,90 zł, na którą składają się kwoty: z bilansu otwarcia 550,00 zł na szkolenie, 249,60 zł Gazeta Samorządowa / nr dowodu 9085, za uŜytkowanie wieczyste kwota 508,60 zł /nr dowodu 9396 7, za czynsz kwota 131,70 zł /nr dowodu 9398/. Na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo zobowiązań wynosiło po stronie Ma konta 201 kwotę 14.482,64 zł. Na kwotę składają się pozycje: nr dowodu 9119 kwota 90,67 zł, nr dow. 9120 kwota 1778,15, nr dowodu 9122 kwota 8654,20 zł, nr dowodu 9121 kwota
______26_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
311,00 zł, nr dow.9123 kwota 3.198,05 zł, nr dow. 9124 kwota 392,50 zł, nr dow. 9125 kwota 58,07 zł. Kwoty zobowiązań zostały uregulowane w terminie od 9.01 do 21.01.2008 roku. W latach 2006 i 2007 zobowiązania wymagalne nie wystąpiły. W sporządzonych sprawozdaniach RB Z o stanie zobowiązań jednostki budŜetowej za okresy roczne zobowiązania wymagalne za wyjątkiem poŜyczki inwestycyjnej nie wystąpiły. W ewidencji księgowane są faktury dotyczące zobowiązań gminy bez terminu ich zapłaty. Brak tej opcji w programie. Na prośbę kontrolującej Skarbnik Gminy skontaktowała się z operatorem programu i po konsultacji przedstawieniu propozycji księgowania w tym zakresie uzgodniono, Ŝe po wprowadzeniu niewielkich zmian w programie będzie moŜliwe księgowanie faktur z uwzględnieniem wykazania terminu zapłaty. Test z zakresu konta 201 stanowi załącznik nr 11 do protokołu.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Konto 225 Rozrachunki z budŜetami. Na tym koncie księgowano zgodnie z zakładowym planem kont rozrachunki budŜetami z tytułu podatków, dotacji i rozrachunki z tytułu podatku VAT. Do konta syntetycznego 225 analitykę stanowią: podatek dochodowy od osób fizycznych 225/1 i podatek VAT 225/4. Rok 2006. Zobowiązania z tytułu podatku od osób fizycznych nie wystąpiły. Wystąpiły zobowiązania z tytułu podatku VAT w kwocie 778,00 zł, które przekazano do US Piotrków Tryb 10 stycznia 2007 za numerami dowodów 144 i 145. Rok 2007. Na dzień 31 grudnia 2007 rok saldo konta z tytułu podatków wynosiło 1.630,00zł, które przekazano do US w dniu 18 stycznia 2008 poleceniem przelewu, nr dowodu 259. Z tytułu podatku VAT saldo końcowe stanowiło kwotę 839,00zł, które zostało przekazane poleceniem przelewu w dniu 16 stycznia 2008 roku, pozycja 217. Konto 229. Rozrachunki publiczno prawne Rok 2006. Na tym koncie księgowym zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont naleŜy księgować inne niŜ z budŜetami rozrachunki publiczno prawne, do których naleŜą składki na ubezpieczenia społeczne, tj. rozrachunki z ZUS. Saldo na tym koncie wynosiło na dzień 31 grudnia 2006 roku kwotę 13.191,06 zł, z tej kwoty w dniu 5 stycznia 2007 roku przekazano do ZUS 105 zł. nr dowodu 60. Pozostałą kwotę w wysokości 133.086,06 zł odprowadzono dniu 05.03 2007 nr dowodu od 1214 do 1246/ kwotę stanowiło naliczenie składki od dodatkowego wynagrodzenia rocznego wg poszczególnych paragrafów/ . Rok 2007. Na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo na tym koncie stanowiło kwotę 12.270,33 zł. Kwota została przekazana do ZUS w dniu 04.04.2007 roku, wyciąg bankowy nr 68 poz.1538./ kwota salda stanowiła składkę od dodatkowego wynagrodzenia rocznego/. Do tego konta prowadzone jest tylko konto syntetyczne, nie prowadzi się analityki do tego konta według rodzaju składek: ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, fundusz pracy, itp. Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Na tym koncie księguje się wydatki z tytułu wypłat wynagrodzeń. Konto to słuŜy do ewidencji rozrachunków z tego tytułu, to jest wypłaty wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, potrącenia wynagrodzeń dokonywane w liście płac i inne. Konto
______27_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
moŜe mieć 2 salda. Saldo Wn oznacza stan naleŜności i saldo Ma oznacza stan zobowiązań jednostki wobec pracowników. Na dzień 31 grudnia 2006 roku saldo konta 231 wynosiło 67.473,68 zł z tytułu naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Wypłata nastąpiła w dniu 13 lutego 2007 dowodami księgowymi 739,741,767, 769. Na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo konta 231 wynosiło 69.916,38 zł, tytułem naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie brutto za rok 2007. Wynagrodzenie wypłacono w dniu 11 marca 2008 w kwocie niŜszej, tj. 68.892,00zł. RóŜnica stanowi kwotę zł 1.024,38zł. RóŜnica powstała w wyniku błędnego pierwotnego naliczenia trzynastki. Na róŜnicę wystawiono dowód korygujący naliczenie wynagrodzenia PK nr 42/1 6 z dnia 31 marca 2008 roku, pozycja 1099, 2004. Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Na tym koncie ewidencjonowane były pobrane zaliczki na realizację wydatków bieŜących. Rok 2006. Wypłacono z kasy dwie stałe zaliczki pobrane przez 1/ Jerzy JaŜdrzyk w dniu 25 stycznia 2006 roku w wysokości 500 zł, dowód księgowy nr 296 na zakup części zamiennych dla sprzętu będącego własnością gminy: samochód furgonetka Zuk, ciągnik Zetor, równiarka, ładowarko koparka. Zaliczkę rozliczono w dniu 20 grudnia 2006 roku, dowód księgowy 7824, 2/ Wójt Gminy Edwarda Wójcik, kwota 500 zł pobrana w dniu 25 stycznia 2006 roku na zakup paliwa do słuŜbowego samochodu osobowego marki Opel. Kwotę zaliczki rozliczono w dniu 22 grudnia 2006, dowód księgowy nr 7943. Saldo na koniec roku wynosiło zero. Rok 2007. W tym roku została udzielona jedna stała zaliczka w dniu 12 lutego 2007 roku pobrana przez pracownika Jerzego JaŜdrzyka w wysokości 500 zł na zakup oleju, części zamiennych do sprzętu mechanicznego gminy. Zaliczkę rozliczono w dniu 30 października 2007 roku, nr dowodu 7473. Saldo na koniec roku wynosiło zero.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Konto 240 Pozostałe rozrachunki. Konto 240 słuŜy do księgowania operacji nie objętych ewidencją na kontach 201 240. W ewidencji księgowej prowadzonej w Urzędzie, zgodnie z zakładowym planem kont występują dwa konta o symbolu 240 i nazwie pozostałe rozrachunki. Konto 240 Pozostałe rozrachunki w organie. Rok 2006. Na dzień 31 grudnia 2006 roku saldo konta wynosiło 0. Na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo konta wynosiło 225,00 zł. Saldo powstało w wyniku przekazania mylnie dwukrotnej zapłaty za szkolenie pracownika. Zwrot nadpłaty nastąpił w dniu 17 kwietnia 2008 roku, dowód księgowy WB 77. Konto 240 pozostałe rozrachunki w urzędzie. Saldo konta 240/0 wynosiło 243.185,04 zł. Według prowadzonej analityki do tego konta na dzień 31 grudnia 2006 roku saldo na tym koncie wynosiło kwotę 2040,00 zł i dotyczyło pobranych z PKO w Piotrkowie Tryb znaków skarbowych w komis w kwocie 2.000,00zł, rozliczone w dniu 4 stycznia 2007 roku, nr dowodu 2048 i 2049 i kwota 40 zł z tytułu ubezpieczenia pracownika przekazane w dniu 31 stycznia 2007roku, pozycja księgi 541 wyciąg bankowy 42. pozycji analitycznej konta 240/1. Według ewidencji analitycznej konta na dalszych pozycjach analitycznych salda stanowiły kwoty:
______28_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
1/ 240/ 1 znaki skarbowe kwota 1550,80 odprowadzona kwota za znaki na depozyty konto 139 zamiast na konto budŜetu 133 i po uzupełnieniu z gotówki do wysokości limitu przekazano kwotę 2000 w dniu 4 stycznia 2007 roku do PKO. 2/ 240/5 odsetki od naleŜytego zabezpieczenia umowy kwota 80.464,75 i wpłat ludności na drogi, wodociągi. 3/ 240/6 wpłaty mieszkańców na drogi 19.410zł, 4/ 240/9 wpłaty mieszkańców na przyłącza wodociągowe 50.700,80zł, 5/ 240/19 i 20 wpłaty mieszkańców na oświetlenie uliczne 3.400,00zł, 6/ 240/3,8,11,12,13,14,15,17,18,21,22,24,25,26,28,29,30, 87.658,69zł. Ogółem jak podano wyŜej. Rok 2007. Na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo konta 240/0 stanowiło kwotę po stronie Ma 327.166,07 zł, na którą składają się następujące pozycje analityczne: 1/ 240/5 odsetki od depozytów 23.612,23 zł, 2/ 240/6 wpłaty mieszkańców na drogi 40.970,00zł, 3/ 240/9 wpłaty mieszkańców na przyłącza wodociągowe 100.050,80zł, 4/ 240/19 i 20 wpłaty mieszkańców na oświetlenie uliczne 3.400,00 zł 5/ 240/27 rozrachunki z tytułu zaliczek alimentacyjnych 85,22zł, 6/240/6,8,11,12,13,14,15,17,18,21,22,24,25,26,28,29,30,31,32,z tytułu zabezpieczenia z tytułu naleŜytego wykonania umów 119.247,82 zł, 7/ 240/34 wpłaty mieszkańców na kanalizację 3800,00zł. Ogółem jak wyŜej 240/0. Do konta księgowego 240 w jednostce (urzędzie) prowadzony jest oddzielny rejestr dla wpłat wykonawców robót z tytułu zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, które wpływają poleceniami przelewu na rachunek depozytowy 139 i są gromadzone na innym rachunku bankowym. Ponadto prowadzony jest rejestr, w którym są ewidencjonowane umowy inwestycyjne, z których wynika kwota lub forma naleŜytego wykonania umowy oraz data, od jakiej biegnie termin złoŜenia zabezpieczenia i termin, do którego została złoŜona dana kwota. Z budŜetu Gminy nie wypłacano Ŝadnych dodatkowych wynagrodzeń dla pracowników, wykonawców robót, usług oraz dla innych osób. Wyjaśnienie w tej sprawie załoŜone przez Wójta Gminy oraz Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 12 do protokołu.
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTOŚCI PIENIĘśNYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Gospodarka kasowa prowadzona jest w urzędzie na podstawie uregulowań zawartych w Zarządzeniu nr 50/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu dokumentów finansowych. Instrukcja obiegu dokumentów finansowych jest załącznikiem do niniejszego zarządzenia i składa się z dwóch rozdziałów I dowody księgowe i II gospodarka kasowa. W rozdziale II gospodarka kasowa szczegółowo omówione jest udokumentowanie obrotów kasowych; wymienione są wszystkie rodzaje dowodów dokumentów kasowych, na podstawie których dokonywana jest wpłata do kasy gotówki i na podstawie których dokonywane są wypłaty gotówki z kasy. Wypłata gotówki z kasy moŜe być dokonana na podstawie
______29_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
źródłowych dowodów kasowych sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zaakceptowanych przez osoby do tego upowaŜnione /rozdział dowody księgowe pkt. 2.3/. Ustalono równieŜ terminy wypłat wynagrodzeń, które mogą być wypłacane z listy płacy lub przekazywane na rachunek bankowy. Rozliczenia podróŜy słuŜbowej winno nastąpić w ciągu 14 dni od daty powrotu z podróŜy. Raporty kasowe sporządzane są przez kasjera, co 10 dni. W zakresie gospodarki, ochrony pienięŜnej i transportu wartości pienięŜnych ustalono, Ŝe jednostka moŜe posiadać w kasie 1) niezbędny zapas gotówki na bieŜące wydatki, 2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, 3) gotówkę pochodzącą z bieŜących wpływów do kasy. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie urzędu /pogotowie kasowe/ wynosi 2.000,00 zł, który moŜe być uzupełniony ze środków podjętych z rachunku bankowego. Jednostka nie dokonuje wypłat gotówkowych z bieŜących wpływów. BieŜące wpływy odprowadzane są na rachunek bankowy w dniu ich przyjęcia. Na pokrycie wydatków środki podejmuje się na podstawie czeku gotówkowego. Do obowiązków kasjera naleŜy kontrola przyjmowanych banknotów. Wszystkie banknoty są liczone ręcznie. Kasjer sprawdza kaŜdy banknot czy jest prawdziwy pod testerem do wykrywania fałszywych pieniędzy. Instrukcję podpisało 18 pracowników. Kasjerka urzędu podpisała oświadczenie o zaznajomieniu się z instrukcją. Zarządzeniem nr 1/2000 Wójta Gminy Grabica z dnia 3 stycznia 2000 roku wprowadzono do stosowania instrukcję ewidencji druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy w Grabicy. W latach objętych kontrolą na stanowisku kasjera była zatrudniona Aleksandra Florczyk od dnia 1 lutego 2001 do dnia 31 grudnia 2007 roku. Od dnia 1 stycznia 2008 roku na stanowisku kasjera została zatrudniona Justyna Gajecka, na czas określony do dnia 31 grudnia 2008 roku. W dniu 18 czerwca 2008 roku przeprowadzono kontrolę kasy. Protokół kontroli kasy stanowi załącznik nr 13 do protokołu.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Przeprowadzone operacje kasowe wpłat i wypłat gotówki ewidencjonowane są w raportach kasowych sporządzanych przez kasjera. Raporty kasowe sporządzane są w systemie komputerowym. Kasjer prowadzi 5 rodzajów raportów kasowych o nazwach: 1) raport dochodów odprowadzenie gotówki, 2) raport ZFŚS, 3) raport kasy zapomogowo poŜyczkowej, 4) raport depozytów, 5) raport budŜet wydatki Urzędu Gminy. Obsługę kasową gminy prowadzi Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej oddział w Grabicy. Do kaŜdego raportu kasowego dołączane są dokumenty kasowe z przeprowadzonej realizacji dochodów i wydatków. Po sprawdzeniu raportu kasowego przekazywany on jest do księgowości w celu zaksięgowania w prowadzonej ewidencji księgowej. Dokumentowanie operacji kasowych sprawdzono przez wybranie raportów kasowych wydatków nr 2007/0065, nr 2007/0051, nr 2007/0050, n 2007/0032. Dokumentacja operacji kasowych wydatków gromadzona jest oddzielnie. Wszystkie dowody księgowe posiadają numery bieŜące, zostały sprawdzone pod względem rachunkowym i formalnym, pod względem merytorycznym, do wypłaty akceptowały: Wójt Gminy i Skarbnik Gminy. W latach objętych kontrolą udzielano nieliczne zaliczki tylko na zakup paliwa do samochodu osobowego słuŜbowego i na zakup paliwa i części do drobnych napraw ciągnika i koparki. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy o nieudzielaniu zaliczek stanowi załącznik nr 14 do protokołu .
______30_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Dokumentowanie operacji kasowych sprawdzono przez wybranie raportów kasowych czekami gotówkowymi i rozchód /wypłatę/ tej gotówki, nr 33/07, 38/07, 42/07, 47/07, 50/07, 53/07, z pogotowia kasowego nr 11 i 15, wpłat podatkowych nr 12,14,29,33,44 z 2007 roku. Stwierdzono, Ŝe do raportu kasowego z wpłat podatkowych sporządzany jest dowód zbiorczy, bez wymieniania pojedynczych dowodów źródłowych, co narusza art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości.
VI. WYKONYWANIE BUDśETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE
Rok 2006 Dochody i przychody budŜetu (w tym dotacje celowe z budŜetu państwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne, w tym z budŜetu Unii Europejskiej) obrazuje następująca tabela.
Wyszczególnienie Plan po zmianach (w zł) Wykonanie (w zł) 1 2 3 Dochody ogółem 16 745 525 16 085 923 z tego: Dochody własne 6 837 154 6 929 043 Dotacje 3 608 673 3 175 054 z tego: Z budŜetu Wojewody 2 966 242 2 532 623 Z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony 371 504 371 504 Środowiska i Gospodarki Wodnej Z Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej 100 000 100 000 Z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych 45 000 45 000 Z budŜetu państwa na dofinansowanie inwestycji współfinansowanych z 125 927 125 927 budŜetu UE Środki zagraniczne – UE 1 262 323 944 451 Inne 0 0 Subwencja 5 037 375 5 037 375 Przychody 2 084 476 2 084 475 z tego: Kredyty i poŜyczki 660 000 660 000 NadwyŜka z lat poprzednich 1 424 476 1 424 475 Inne (np. prywatyzacja) 0 0
Wydatki i rozchody budŜetu
Wyszczególnienie Plan po zmianach (zł) Wykonanie (zł) WYDATKI OGÓŁEM 18 830 001,00 15 572 272,07 z tego: Wydatki majątkowe 6 758 099,00 6 576 206,04 Wydatki bieŜące 12 071 902,00 8 996 066,03 ROZCHODY 0,00 0,00 w tym: spłata kredytów i poŜyczek 0,00 0,00
______31_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Rok 2007 Dochody i przychody budŜetu (w tym dotacje celowe z budŜetu państwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne, w tym z budŜetu Unii Europejskiej) przedstawione są w poniŜszych tabelach:
Wyszczególnienie Plan po zmianach (w zł) Wykonanie (w zł) 1 2 3 Dochody ogółem 13 727 927 13 779 272 z tego: Dochody własne 4 872 566 5 045 751 Dotacje 2 789 248 2 667 408 z tego: Z budŜetu Wojewody 2 464 248 2 342 408 Z Funduszu Rozwoju Kultury Fizycznej 300 000 300 000 Z Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych 25 000 25 000 Środki zagraniczne – UE 317 871 317 871 Inne 0 0 Subwencja 5 748 242 5 748 242 Przychody 1 938 125 2 598 126 z tego: Kredyty i poŜyczki 0 0 NadwyŜka z lat poprzednich 1 938 125 1 938 126 Inne wolne środki 0 660 000 Wydatki i rozchody budŜetu
Wyszczególnienie Plan po zmianach (zł) Wykonanie (zł) WYDATKI OGÓŁEM 15 543 482,75 14 089 964,97 z tego:
Wydatki majątkowe 5 502 589,00 4 917 936,63 Wydatki bieŜące 10 040 893,75 9 172 028,34 ROZCHODY 122 570,00 122 570,00 w tym: spłata kredytów i poŜyczek 122 570,00 122 570,00
2. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKREŚLONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Wyrywkowej kontroli poddano przestrzeganie w 2007 roku zasad gospodarki finansowej określonych w art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych dokonując analizy wydatków na dzień 30 marca 2007 roku, 19 czerwca 2007 roku i 28 czerwca 2007 roku. Wykonanie planu w rozdziale 75412 paragraf 4210. Na dzień 29 marca 2007 roku plan 46.500,00 wykonanie 19.397,45 %41,71,saldo 27.102,55 zł. Po zwiększeniu na dzień 30 marca 2007 roku plan 81.500,00 wykonanie 19.397,45 % 23,80 saldo 62.102,55 zł. Wykonanie planu w rozdziale 90095 paragraf 4210. Na dzień 18 czerwca 2007 roku plan 32.500,00 wykonanie 19.822,35 % 60,99 saldo 12.677,65 zł. Po zwiększeniu na dzień 19 czerwca 2007 roku plan 64.500,00 wykonanie 19.822,35 % 30,73 saldo 44.677,65 zł. Wykonanie planu w rozdziale 75023 paragraf 4170.
______32_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Na dzień 27 czerwca 2007 roku plan 15.000,00 wykonanie 10.919,58 % 72,80 saldo 4.080,42 zł. Po zwiększeniu na dzień 28 czerwca 2007 roku plan 21.000,00 wykonanie 10.919,58 % 52 saldo 10.080,42 zł. Wykonanie planu w rozdziale 80195 paragraf 4300. Na dzień 27 czerwca 2007 roku plan 0,00 wykonanie 0,00 % 0,00 saldo 0,000,00. Po zwiększeniu na dzień 28 czerwca 2007 roku plan 16.297,00 wykonanie 0,00 % 0,00 saldo 16.297,00 zł. Wykonanie planu w rozdziale 90095 paragrafie 4300. Na dzień 27 czerwca 2007 roku plan 37.500,00 wykonanie 32.985,68 % 87,96 saldo 4.514,32 zł. Po zwiększeniu na dzień 27 czerwca 2007 roku plan 52.500,00 wykonanie 35.953,68 % 68,48 saldo 16.546,32 zł. Na podstawie powyŜszych danych w tej próbie nie stwierdzono przekroczeń planu wydatków. PowyŜsze ustalono na podstawie wydruków komputerowych jednostkowych i zbiorczych wydrukowanych przez Skarbnika Gminy dla potrzeb niniejszej kontroli.
VII. WYKONYWANIE BUDśETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUDśETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH 2004 2005.
1) Rachunkowość w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Kontrolowana jednostka posiada wprowadzony zarządzeniem nr 16/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 14 marca 2007 roku plan kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, określający konta księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej zgodnie z załącznikiem nr 4. Dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków i opłat korzysta się z następujących bilansowych kont syntetycznych planu kont Urzędu Gminy: 011, 020, 101, 130, 140, 221, 226, 310, 750. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzone są według rodzajów podatków. Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i słuŜą do rozrachunków z podatnikami, z inkasentami, z jednostkami budŜetowymi, z bankami, z innymi podmiotami. Konta określone powyŜej prowadzi się odrębnie dla kaŜdego podatnika i inkasenta w kaŜdym podatku, dla kaŜdej jednostki budŜetowej, banku oraz innego podmiotu prowadzi się odrębne konto w kaŜdym podatku, w związku z którym ta jednostka budŜetowa, bank lub inny podmiot stał się dłuŜnikiem jednostki samorządu terytorialnego. Dla podatków, które nie podlegają przypisaniu na kontach podatników moŜna nie prowadzić szczegółowych kont podatników. Konta pozabilansowe obejmują: konta syntetyczne 990 o nazwie rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika, konto 991 rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników: konta analityczne prowadzone według rodzajów podatków; konta szczegółowe poszczególnych osób trzecich i inkasentów. Następnie plan kont zawiera „Zasady ewidencji na kontach bilansowych „ obejmujący opisy ekonomiczne kaŜdego konta, a takŜe księgowań na kontach szczegółowych oraz zasady ewidencji na kontach pozabilansowych. Podatkowa ewidencja księgowa prowadzona jest w systemie komputerowym przy uŜyciu niŜej wskazanych programów:
______33_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
1. KSZOB Win księgowość zobowiązań (2 stanowiska) słuŜący do rozliczania płatników podatków i opłat lokalnych, stosowany od dnia 19 października 2005 roku, 2. Podatki Win system wymiaru podatków od osób fizycznych z pełną zintegrowaną księgowością. (2 stanowiska), stosowany od dnia 19 października 2005 roku, 3. JGU Win system wymiaru podatku od osób prawnych z pełną zintegrowaną księgowością (2 stanowiska), stosowany od dnia 19 października 2005 roku, 4. Auta DOS system do prowadzenia podatku od środków transportowych, stosowany od dnia 7 listopada 1992 roku.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Na podstawie uchwały nr XXV/153/98 z dnia 23 lutego 1998 roku w sprawie poboru podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od nieruchomości i podatku od posiadania psów w drodze inkasa oraz ustalenia wysokości zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu poboru tych podatków dla inkasentów Rada Gminy Grabica zarządziła pobór wskazanych podatków w drodze inkasa, wyznaczyła na inkasentów sołtysów oraz ustaliła wynagrodzenie dla inkasentów z tytułu poboru i terminowego wpłacania podatków w wysokości 5% kwoty pobranych podatków, które to wynagrodzenie, na mocy uchwały nr XII/98/2000 Rady Gminy Grabica z dnia 28 marca 2000 roku, zostało zwiększone do wysokości 6%. Nowe regulacje w tej materii wprowadziła uchwała nr XII/84/2008 Rady Gminy Grabica z dnia 15 maja 2008 roku na podstawie, której powołano inkasentami osoby, wymienione w wykazie stanowiącym załącznik do uchwały i ustalono wynagrodzenie z tytułu poboru i terminowego wpłacania podatków dla inkasentów w wysokości 6% kwoty pobranych podatków. Terminowość pobierania podatków przez inkasentów oraz terminowość ich przekazywania na rachunek Gminy sprawdzono na przykładzie 5 następujących sołectw: 1. Sołectwo Cisowa III rata wpłacona 18 września 2007 roku (15 i 16 września była sobota i niedziela), 2. Sołectwo Kamocin III rata wpłacona w dniu 17 i 18 września 2007 roku, 3. Sołectwo Kamocinek wszystkie raty wpłacone w terminie, 4. Sołectwo Majków Średni wszystkie raty w terminie, 5. Sołectwo Olendry wszystkie raty wpłacone w terminie. Wykaz prowizji dla sołtysów od podatków pobranych w latach 2006 2007 stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2006 2007 roku przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach: Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2006 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 Dochody bud Ŝetowe - ogółem 16.745.525 16.085.923 96,1 96,1 1 Podatek od nieruchomo ści 1.400.000 1.407.413 100,5 8,4
______34_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
2 Podatek rolny 418.295 402.402 96,2 2,4 3 Podatek le śny 27.708 29.050 104,8 0,2 Podatek od środków 4 300.000 302.182 100,7 1,8 transportowych 5 Opłaty lokalne 6.000 5.563 92,7 0,0 6 Pozostałe dochody własne 4.685.151 4.782.433 102,1 28,6 DOCHODY WŁASNE 6.837.154 6.929.043 101,3 41,4 Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2007 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu budŜetu 1 2 3 4 5 6 Dochody bud Ŝetowe - ogółem 13.727.928 13.779.274 100,4 100,4 1 Podatek od nieruchomo ści 1.798.105 1.803.544 100,3 13,1 2 Podatek rolny 513.609 502.238 97,8 3,7 3 Podatek le śny 30.755 31.093 101,1 0,2 Podatek od środków 4 328.889 326.250 99,2 2,4 transportowych 5 Opłaty lokalne 0 0 0,0 0,0 6 Pozostałe dochody własne 2.201.208 2.382.626 108,2 17,4 DOCHODY WŁASNE 4.872.566 5.045.751 103,6 36,8
3) Podatek od nieruchomości
Rada Gminy Grabica uchwałą nr XXII/143/2005 z dnia 29 listopada 2005 roku ustaliła wysokości stawek podatku od nieruchomości, stawki podatku od posiadania psów i terminu jego płatności, wysokości i poboru opłaty targowej i administracyjnej na 2006 rok, która została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 361 z dnia 15 grudnia 2005 roku pod pozycją 3364, natomiast na 2007 rok stawki podatków jak wyŜej zostały ustalone uchwałą nr I/9/2006 z dnia 27 listopada 2006 roku i opublikowane w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego pod nr 417 z dnia 15 grudnia 2006 roku pod pozycją 3367. Stawki podatku, które zostały określone przez Radę Gminy, zostały obniŜone w stosunku do maksymalnych stawek przewidzianych w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych ( tj. z 2006 r. Dz.U. nr 121, poz. 844 ze zm.). Zwolnienia podatkowe w podatku od nieruchomości na rok 2006 i 2007 zostały wprowadzone uchwałą Rady Gminy Grabica nr III/13/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku. Zwolnienia dotyczyły: 1/ Budynków mieszkalnych lub ich części połoŜonych na gruntach gospodarstw rolnych i na gruntach nie będących gospodarstwami rolnymi z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. 2/ Budynki i budowle zajęte pod nie grunty wykorzystywane na cele przeciwpoŜarowe. 3/ Budynki, budowle, rurociągi przewody sieci rozdzielczych wody i grunty związane z procesem poboru i uzdatniania wody słuŜące wykonywaniu zadań samorządu obejmujących realizację potrzeb bytowych w zakresie zaopatrzenia w wodę. 4/ Budowle słuŜące do odprowadzania i oczyszczania ścieków oraz zajęte pod nie grunty. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 340 z dnia 31 grudnia 2002 roku pod pozycją 4804. Uchwała o której mowa została zmieniona uchwałą nr IX/65/2003 Rady Gminy Grabica z dnia 28 listopada 2003 roku. Zmiana polegała na dodaniu punktu 5 w brzmieniu: budynki, budowle i grunty związane z zapewnieniem ładu, porządku i bezpieczeństwa publicznego. Treść uchwały została ogłoszona w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 344 z dnia 17 grudnia 2003 roku pod pozycją 3178.
______35_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Rada Gminy Grabica uchwałą nr XVI/111/2004 z dnia 28 grudnia 2004 roku określiła wzory formularzy informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, o gruntach, o lasach i deklaracji na podatek od nieruchomości, podatek rolny i podatek leśny. Rada Gminy Grabica nie podejmowała uchwały o wprowadzeniu opłaty prolongacyjnej.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych Na terenie Gminy Grabica w 2006 roku według prowadzonego rejestru osób prawnych działalność gospodarczą prowadziło 39 podmiotów zobowiązanych do uiszczania podatku od nieruchomości. Wszyscy podatnicy podatku od nieruchomości złoŜyli deklaracje podatkowe, w których wykazali przedmiot opodatkowania i wyliczony podatek. ZłoŜone przez podatników formularze przyjmowała inspektor BoŜena Zajdel, która prowadzi sprawy z niniejszego zakresu. Deklaracje zostały sprawdzone pod względem rachunkowym. Przyjęcie deklaracji i jej zaksięgowanie potwierdza podpisem osoba prowadząca sprawy z tego zakresu. Podatnicy złoŜyli dane do opodatkowania na właściwym druku. Łączna kwota opodatkowania wynosiła 1.329.289,90 zł, odpisy zwolnienia wynosiły kwotę 108.904,00 zł, kwota bieŜącego opodatkowania wynosiła 1.220.385,90 zł. Przypis łączny na koniec roku (wraz z saldem początkowym) wynosił kwotę 1.247.692,98 zł. Wpłacono podatku na kwotę 1.200.440,38 zł. Podatek w terminie comiesięcznym wpłaciło 37 podatników, jeden podatnik po terminie (z tytułu opóźnień w spłacie rat naliczono odsetki w kwocie 172,80 zł), natomiast jeden podatnik nie wpłacił Ŝadnej raty podatku. Zaległość stanowiła kwotę 47.252,60 zł. Na dzień kontroli zagadnienia w dokumentacji podatkowej osób prawnych nie było informacji o podatnikach, jak np. informacje o statusie podmiotu odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego, nie było kserokopii NIP i Regon. W czasie niniejszej kontroli uzupełniono dokumentację o niezbędne informacje od wymienionych podmiotów. Według prowadzonego rejestru wymiarowego podatku od nieruchomości w 2007 roku działało na terenie gminy 45 osób prawnych. Wszyscy podatnicy złoŜyli deklaracje podatkowe. 32 osoby złoŜyły deklaracje w terminie. Deklaracje były sprawdzone przez odpowiedzialnego pracownika. Saldo początkowe na 2007 rok wynosiło – 47.252, 60 zł, przypisy – 1.586.998 zł, odpisy – 1.200 zł, kwota bieŜącego opodatkowania wynosiła 1.585.798 zł, wpłaty 1.563.408,40 zł. Saldo ogółem wynosiło 69.642,20 zł, w tym nadpłaty – 3,10, zaległości – 69.645,30 zł. Podatek w terminie wpłaciło 43 podatników, jeden podatnik wpłacił po terminie wraz z odsetkami w kwocie 347,00 zł oraz kosztami upomnień w kwocie 17,60 zł, natomiast jeden nie wpłacił w ogóle podatku, a zaległość jego wzrosła do kwoty 69.645,30 zł. Kontrolą w zakresie prawidłowości ustalenia i zapłaty podatku od nieruchomości od osób prawnych poddano 5 podatników o numerach: (…) 3 Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
Rok 2006
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______36_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Kwota objęta decyzjami Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenia terminu płatności podatku RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej
Rok 2007 Kwota ulgi lub Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) zwolnienia (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenia terminu płatności podatku RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
Nakazy płatnicze drukowane są w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w urzędzie, natomiast oryginał nakazu jest dla podatników pobierany przez sołtysa, dla osób mieszkających poza terenem gminy nakazy wysyłane są za pośrednictwem poczty. Sprawdzono listę do potwierdzeń odbioru nakazów w sołectwie Boryszów za lata 2006 i 2007 i stwierdzono, Ŝe w 2006 roku 150 osób było zobowiązanych do płacenia podatku. 11 podatnikom wysłano nakazy pocztą (…) 4 W latach 2006 2007 nie przeprowadzano kontroli u podatników mającej na celu weryfikację danych zawartych w informacjach i deklaracjach podatkowych.
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
Rok 2006 Kwota Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) objęta decyzjami (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 5 1 712,40 – nal. gł. 1 532,80 ods. RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenia terminu płatności podatku
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______37_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Kwota Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) objęta decyzjami (zł) RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej 1 340,60 – nal. gł. 64,60 – ods. Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej 1 1 289,00 – nal. gł. 1 580,30 – ods. W roku 2006 do Wójta Gminy wpłynęło od podatników w sprawie udzielenia ulg w podatku od nieruchomości w zakresie; umorzenia zaległości podatkowych 3 wnioski i dwa o umorzenie odsetek załatwione pozytywnie i rozłoŜenia na raty zapłaty zaległości podatkowej jeden wniosek i odroczenie zapłaty zaległości podatkowej jeden wniosek, równieŜ załatwione pozytywnie. Kontrolą objęto następujące wnioski od podatników w których wydano decyzje jak niŜej: 1. Decyzja nr 3110 1/2/06 z dnia 11.04.2006 umarzająca I ratę podatku od nieruchomości w kwocie 82 zł za 2006 rok w wyniku złoŜenia wniosku przez podatnika Henryka Kostrzewę (…) 5. Wniosek prawidłowo udokumentowano. 2. Decyzja nr 3110 3/2/06 z dnia 07.03.2006 r. dotycząca rozłoŜenia na raty zaległości podatkowej w kwocie 340,40 zł naleŜności głównej i odsetek w kwocie 64,60 zł. W decyzji ustalono terminy i wysokości podatku zaległego, który rozłoŜono na cztery raty. Wniosek w sprawie złoŜyła K. Tomecka (…) 6. 3. Decyzja nr 3110 3/1/06 z dnia 22 luty 2006 dotycząca odroczenia terminu płatności zaległości podatkowej z odsetkami. Podatnik złoŜył wniosek w dniu 22 lutego 2006 roku. Zaległość powstała w roku 1999 2002 w wysokości 1289 zł naleŜności głównej i 1580,30 odsetek za zwłokę. Wniosek nie został udokumentowany. Podatnik wywiązał się z zobowiązania. 2007 rok W roku 2007 do Wójta Gminy wpłynęło 6 wniosków w sprawie umorzenia zaległego podatku. Wszystkie wnioski załatwiono pozytywnie. Kontrolą objęto następujące decyzje:
Kwota ulgi lub Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) zwolnienia (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 6 1 926,70 RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenia terminu płatności podatku RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej
5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______38_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
1) Decyzja nr 3113 1/14/07 z dnia 4.04 2007 umarzająca zaległość podatkową w wysokości 414,00zł I sza rata zaległości podatkowej za 2007 rok na wniosek podatnika Alicji JóŜwik z dnia 30.03.2007 roku. (…) 7. 2) Decyzja nr 3113 1/29/07 z dnia 19.06 2007 umarzająca zaległość podatkową w kwocie 448 zł II ej raty podatku od nieruchomości na wniosek podatnika z dnia 5 czerwca 2007 roku. (…) 8. 3) Decyzja nr 3110 1/1/07 z dnia 18 maja 2007 roku umarzająca zaległość podatkową w wysokości 405 zł na wniosek podatnika Katarzyny i Cezarego Łaskich,z dnia 19 kwietnia 2007 r. (…) 9. Test z zakresu podatku od nieruchomości stanowi załącznik nr 16 do protokołu.
4) Podatek rolny
Gmina Grabica została zaliczona do III okręgu podatkowego. Podstawę naliczenia podatku rolnego w roku 2006 stanowiła średnia cena skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2005 roku w wysokości 27,88 zł za 1 dt, ogłoszona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w dniu 17 października 2005 roku /MP nr 62, poz. 867. Wysokość podatku rolnego od 1 ha przeliczeniowego gruntów wynosiła 2,5 x27,88 zł = 69,70 zł, od 1 ha gruntów 139,40 zł. Rada Gminy nie podejmowała uchwał w sprawie ustalenia wysokości stawki podatku rolnego. Podstawę naliczenia podatku rolnego w 2007 roku stanowiła średnia cena skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2006 roku w wysokości 35,52 zł za 1 dt .ogłoszona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w dniu 17 października 2006 roku /MP nr 74, poz. 745/.Wysokość podatku rolnego od 1 ha przeliczeniowego gruntów wynosiła 2,5 x 35,52=88,80 zł, od 1 ha gruntów 177,60 zł.
Podatek rolny od osób fizycznych
Na dzień 31 grudnia 2007 roku podatkiem rolnym było objętych 2530 podatników. Rok 2006. Przypis podatku na 2006 rok wynosił ogółem kwotę 455.581,13 zł, wpłaty podatników wyniosły kwotę 400.318,62 zł. Saldo końcowe zaległości stanowiło kwotę 55.262,51 Kontrolą prawidłowości wymiaru podatku rolnego objęto 15 podatników z sołectwa Kamocin o numerach: (…) 10 .
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29
______39_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Rok 2007. Saldo początkowe wynosiło – 55.262,51 zł, przypis podatku na 2007 rok wynosił 518.398 zł, odpis – 19.008,90 zł, podatnicy wpłacili podatku na kwotę 499.459,91 zł, saldo końcowe wynosiło 54.691,70 zł, w tym nadpłaty – 479,03 zł, zaległości – 55.170,73 zł. Do kontroli przyjęto próbę 15 podatników o numerach jak za rok 2006. Wartość próby wyniosła 6566,00 zł, co stanowi 1,18% przypisu ogółem. Podatnicy próby wpłacili 6211,00 zł. Zaległość wyniosła 355 zł. (…) 11 . W wybranych próbach do kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie ustalenia podstawy opodatkowania, nie stwierdzono zmian w ewidencji gruntów. Podatnicy wpłacali podatek u sołtysa i w kasie Urzędu. Udzielone ulgi w zakresie podatku rolnego (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
Rok 2006 Kwota ulgi lub Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) zwolnienia (zł) Ulga inwestycyjna 4 2 682,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 13 829,00 Ulga Ŝołnierska 4 319,00 Umorzenie zaległości, odsetek 54 6 994,00 – nal. gł. 514,00 – ods. RozłoŜenie na raty zapłaty podatku (zaległości) 1 132,46 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości) 3 475,0 Rok 2007
Kwota ulgi lub Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) zwolnienia (zł) Ulga inwestycyjna 4 1 519,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 15 1 828,00 Ulga Ŝołnierska 2 151,00 Umorzenie zaległości, odsetek 55 9 561,90 – nal. gł. 469,00 – ods. RozłoŜenie na raty zapłaty podatku (zaległości) 2 1 093,92 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości) Ulga inwestycyjna. sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______40_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Do Wójta Gminy wpłynęło wniosków o udzielenie ulgi inwestycyjnej w związku z modernizacją obiektów inwentarskich: w 2006 roku – 4 wnioski, w 2007 roku – 4 wnioski. Kontrolą objęto następujące wnioski: 1) Wniosek z dnia 12 września 2006 roku złoŜony przez Krzysztofa Górę (…) 12 . Ulga wyliczona została prawidłowo, w wysokości 25% poniesionych nakładów, to jest 34.875,09 zł. W sprawie wydano decyzję nr 3111 1/4/06 z dnia 10.10.2006, która zawierała uzasadnienie faktyczne i prawne. Ulga będzie realizowana w podatku rolnym począwszy od dnia 01.10.2006 roku, zgodnie z art. 13 powołanej ustawy o podatku rolnym w okresie nie dłuŜszym niŜ 15 lat. Decyzję z upowaŜnienia Wójta podpisała Dorota Bednarczyk, Skarbnik Gminy. W dniu 8.11.2006 roku wydano decyzję nr 3113/140070/2006/LZP/2 w sprawie zmiany wymiaru łącznego zobowiązania pienięŜnego. 2) Wniosek z dnia 20 marca 2007 roku złoŜony przez Ireneusza Królikiewicza (…) 13 . Wyliczono ulgę w wysokości 93.871,00 zł. W sprawie wydano decyzję nr 3111 1/2/07 z dnia 11.04.2007 r. Zawierająca uzasadnienie faktyczne i prawne. Ulga będzie realizowana w podatku rolnym od dnia 01.04.2007 zgodnie z art.13 powołanej ustawy o podatku rolnym w okresie nie dłuŜszym niŜ 15 lat.
Ulgi z tytułu nabycia gruntów. W latach 2006 – 2007 do Wójta Gminy skierowano w sprawie udzielenia ulg w podatku rolnym zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów wniosków w ilości 13 szt. w roku 2006, a w roku 2007 15 szt. Rok 2006. Kontrolą objęto 2 wnioski w sprawie zwolnienia z podatku rolnego 1) W dniu 26.06.06 Karcz Andrzej złoŜył wniosek o przyznanie ulgi w podatku rolnym w związku z zakupem gruntów (…) 14 . W sprawie wydano decyzję nr 3111 2/4/06 z dnia 14.07.2006 roku. Decyzja zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne. Zwalnia od obowiązku regulowania podatku rolnego z nabytych gruntów (…) 15 w okresie 01.07.2006 do 30.06.2011,obniŜa podatek rolny z w/w gruntów o 75 % w okresie 01.07.11 do 30.06.2012 i o 50 % w okresie 01.07.12 do 30.06.13 i zmniejszyć wysokość podatku rolnego ustalonego w decyzji nr 40017/2006/lzp za 2006 rok o kwotę 24 zł.
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______41_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
2) W dniu 19.10.2006 roku Moskwa Agnieszka (…) 16 . W sprawie wydano decyzję zawierającą uzasadnienie faktyczne i prawne, zwalnia od obowiązku regulowania podatku rolnego z nabytych gruntów (…) 17 w okresie od 01.11.2006 do 30.09.2011 obniŜyć podatek rolny z w/w gruntów o 75% w okresie od 01.10.2011 do 30.09.2012 i obniŜyć o 50 % w okresie od 01.10.2012 do 30.09.2013.
Ulga Ŝołnierska. W 2006 roku wpłynęły 4 a w 2007 wpłynęły 2 wnioski o udzielenie ulgi Ŝołnierskiej. Wnioski były prawidłowo udokumentowane i wyliczone, zgodnie z datą złoŜenia wniosku, tj. 40% lub 60% podatku rolnego. Ogółem udzielono tytułem ulg na kwotę 470zł, z tego w 2006 roku na 319,00 zł a w 2007 151,00 zł. W kaŜdej sprawie wydano decyzje na podstawie art. 13A i 13 d ust. 1,3 i 4 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym ( tj.z 1993 roku Dz.U. Nr 94 poz.431 z późn.zm./ oraz art.207 par.1 i 2, art. 254 par.1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku ordynacja podatkowa ( tekst jednolity z 2005 roku Dz.U. nr 8 poz.60). Decyzje określały czas realizowania ulgi. Kwoty ulg pomniejszyły wymiar podatku.
Umorzenia podatku. W sprawie umorzenia zaległości podatkowych do Wójta Gminy wpłynęło wniosków w 2006 roku 53, i odsetek 1 wniosek, w 2007 roku 54 wnioski i 1 wniosek w sprawie umorzenia odsetek. W roku 2006 Wójt Gminy umorzył odsetek na kwotę 514,00zł. Rok 2006. Do kontroli przyjęto 5 wniosków o umorzenie podatku rolnego za 2006 rok. Wartość próby wynosi 1095,60. Są to wnioski od następujących podatników: 1) Wniosek z dnia 20 listopada 2006 roku od Dariusza Bernackiego w sprawie umorzenia IV raty podatku rolnego. (…) 18 W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/46/06 z dnia 08.12.2006r. umarzającą IV ratę podatku za 2006 rok w wysokości 224 zł. Decyzję podpisała Wójt Gminy. 2) wniosek z dnia 05stycznia 2006 roku w sprawie umorzenia IV raty podatku za 2005 rok, od Jolanty Miksa. (…) 19 W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/1/06 z dnia 03.02.2006 umarzającą podatek zaległy w kwocie 157,60 zł. 3) Wniosek z dnia 21 marca 2006 roku od Wioletty i Sławomira Szafnickich sprawie umorzenia I szej raty podatku za 2006 rok w kwocie 263,00zł. (…) 20 W sprawie
16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______42_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
wydano decyzję nr 3113 1/5/06 z dnia 11.04.2006 umarzającą I. ratę podatku w kwocie 263,00 zł. 4) Wniosek z dnia 22 listopada 2006 r od Jerzego Kasznickiego, w sprawie umorzenia IV raty podatku za 2006 rok w kwocie 221 zł. (…) 21 . W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/52/06 z dnia 11.12.2006 roku umarzającą IV ratę podatku w kwocie 221 zł . 5) Wniosek z dnia 11.12.2006 roku od Zenona Remisza w sprawie umorzenia IV raty podatku za 2006 rok w kwocie 230 zł. (…) 22 . W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/54/06 z dnia 14.12.2006 umarzającą zaległość podatkową w kwocie 230. Rok 2007 Do kontroli przyjęto 5 wniosków o umorzenie podatku rolnego za 2006 rok. Wartość próby wynosi 1882,70zł. Są to wnioski od podatników: 1) Wniosek z dnia 21.03.2007 od Ignacego Famulskiego w sprawie umorzenia I szej raty podatku rolnego za 2007 rok (…) 23 . W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/12/07 z dnia 04.04.2007 umarzającą I ratę podatku w kwocie 378,00 zł za 2007 rok. 2) Wniosek z dnia 27.11.2007 od Ilony i Włodzimierza Teodorczyk w sprawie umorzenia IV raty podatku za 2007 rok, (…) 24 . W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/53/07 z dnia 11.12.2007 roku umarzającą podatek w kwocie 261,00zł. za 2007 rok. 3) Wniosek z dnia 15 maja 2007 roku od Cezarego Bartłomiejczyka w sprawie umorzenia II raty podatku za 2007 rok w kwocie 396,00 zł (…) 25 . W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/19/07 z dnia 14.06.2007 umarzającą zaległość podatkową w kwocie 396,00zł za 2007 rok.
20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______43_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
4) Wniosek z dnia 16.03.07 od Marka Kubali w sprawie umorzenia I szej raty podatku za 2007 rok w kwocie 361,00 zł., (…) 26 . W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/5/07 z dnia 4.04.2007 umarzającą zaległość podatkową w kwocie 361,00 zł za 2007 rok. 5) Wniosek z dnia 17.01.07 od Leszka Wędzonki w sprawie umorzenia zaległego podatku z lat 2003 2005 (…) 27 . W sprawie wydano decyzję nr 3113 1/1/07 z dnia 16.02.07 umarzającą zaległość podatkową w kwocie 486,70 zł, i odsetki w kwocie 137,00 zł za lata 2003 2005.
RozłoŜenie na raty zapłaty podatku. W 2006 roku wpłynął jeden wniosek z dnia 24 listopada 2006 r w sprawie rozłoŜenia zaległości podatkowej na raty podatnika Mendel Krystyna na kwotę 132,46 naleŜności głównej plus koszty upomnienia w kwocie 17,60 zł (…) 28 .W sprawie wydano decyzję nr 3113 3/4/06 z dnia 12.12.2006 w której zaległość została rozłoŜona na trzy miesięczne raty. Zaległość została uregulowana. W 2007 roku wpłynęły dwa wnioski w sprawie rozłoŜenia zaległości na raty. Wnioski udokumentowane prawidłowo. W wydanych decyzjach określono terminy rat (…) 29 . Wszystkie decyzje umarzające zaległości podatkowe podpisywała Wójt Gminy. Podatnikom wydawano zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis w rolnictwie.
Podatek rolny od osób prawnych
Według prowadzonego rejestru osób prawnych w roku 2006 zobowiązanych do uiszczania podatku rolnego było 22 podatników. Deklarację na podatek rolny złoŜyły 22 podmioty, z tego 10 w terminie, 12 po terminie. Na dzień 31 grudnia 2005 roku zaległości w tym podatku wyniosły 326,80 zł. Przypis na 2006 rok wyniósł 1.899,00 zł, razem przypis ogółem wynosił 2.225,80 zł. Ogółem wpłacono podatku 2.083,70 zł. Saldo końcowe wynosiło 142,10 zł, w tym nadpłaty – 2,00 zł, zaległości – 144,10 zł. (…) 30 . Według prowadzonego rejestru w 2007 roku na terenie gminy działało 28 podmiotów. Deklaracje na podatek rolny w terminie złoŜyło 17 podmiotów, 11 podmiotów złoŜyło deklaracje po terminie. Zaległość na początek roku wyniosła 144,10 zł, nadpłaty 2,00 zł, saldo początkowe 142,10 zł, przypis bieŜący wynosił 2.515,00 zł, odpisy 93,00 zł.
26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 30 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______44_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Wpłacono podatku 2.278,10 zł. Saldo końcowe wynosiło – 286 zł, w tym nadpłaty – 42, zaległość 328,00 zł. (…) 31 . Wójt Gminy umorzyła OSP Rusociny na wniosek z dnia 15 grudnia 2006 roku zaległość podatkową w wysokości 24,00 zł za 2006 rok decyzją nr 3111 9/06 z dnia 12 stycznia 2007 roku. Odpis został dokonany w roku 2007. (…) 32 .
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów)
2006 rok
Kwota ulgi lub Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) zwolnienia (zł) Ulga inwestycyjna Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów Ulga Ŝołnierska Umorzenie zaległości, odsetek RozłoŜenie na raty zapłaty podatku (zaległości) Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości) 2007 rok
Kwota ulgi lub Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) zwolnienia (zł) Ulga inwestycyjna Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów Ulga Ŝołnierska Umorzenie zaległości, odsetek 1 24,00 RozłoŜenie na raty zapłaty podatku (zaległości) Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości)
5) Podatek od środków transportowych
Stawki podatku od środków transportowych na 2006 rok Rada Gminy Grabica ustaliła w podjętej uchwale nr XXII/144/2005 z dnia 29 listopada 2005 roku. Gmina obniŜyła stawki podatku.
31 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______45_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Skutek finansowy obniŜenia stawek wyniósł 91.684,00 zł. Stawki podatku od środków transportowych na 2007 rok Rada Gminy Grabica ustaliła w podjętej uchwale nr I/10/2006 z dnia 27 listopada 2006 roku. Gmina obniŜyła stawki podatku. Skutek finansowy obniŜenia stawek wyniósł 87.845,60 zł.
Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne
Do kontroli wybrano próbę 12 podatników pojazdów objętych podatkiem od środków transportowych tych samych podatników za rok 2006 i 2007. Rok 2006 (…) 33 Z powyŜszej próby podatników w roku 2006 po terminie wpłaciło podatek 5 podatników, natomiast w terminie wpłaciło 7 podatników. W 2007 roku podatek wpłaciło w terminie 9 podatników natomiast 3 wpłaciło podatek po terminie.
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
Rok 2006
Kwota objęta decyzjami Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 9 4 656,00 – nal. gł. 11 390,00 – ods. RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenia terminu płatności podatku RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej 3 16 356,00 Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej 1 1164,00 nal. gł. 50,00 – ods. W roku 2006 do Wójta Gminy wpłynęły 4 wnioski w sprawie umorzenia odsetek i 5 wniosków w sprawie umorzenia naleŜności głównej. Do kontroli przyjęto 2 wnioski o Umorzenie zaległości głównej i 2 wnioski o umorzenie odsetek, jak niŜej: 1) Decyzja nr 3114 3/2/06 z dnia 07.03.2006 umarzająca zaległość podatkową w kwocie 264,00 zł tytułem I szej raty za 2005 rok na wniosek podatnika Famulskiego Ignacego złoŜony w dniu o8.02.2006, (…) 34 .
33 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______46_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
2).Decyzja nr 3114 3/8/06 z dnia 23.05.2006 umarzająca w kwocie 804,00 zł II ratę podatku za rok 2005, plus odsetki w wysokości 45 zł na wniosek podatnika Henryka Głowackiego z dnia 117.05.2006 w sprawie umorzenia podatku za pojazd (…) 35 3).Decyzja nr 31114 3/12/06 z dnia 12.01.07 umarzająca odsetki za zwłokę od zaległości podatkowych od środków transportowych za 2006 rok kwocie 383,00 zł i rozłoŜenie na raty podatku za 2006 rok na 4 miesiące raty po 1533 zł kaŜda rata, na wniosek podatnika M.Kopertowskiego z dnia 19 grudnia 2006 roku. (…) 36 4).Decyzja nr 3114 3/5/06 z dnia 03.04.2006 roku w sprawie rozłoŜenia na raty zaległości podatkowych za lata 1997 2001 w kwocie 5584 zł od samochodu cięŜarowego (…) 37 na 28 miesięcznych rat w terminach od dnia 20.04.2006 roku Pierwsza rata w wysokości 184 złote i od miesiąca maja 2006 roku po 2oo zł miesięcznie płatne do 20 dnia kaŜdego miesiąca ( 27 rat) na wniosek podatnika z dnia 03.04.2006 roku Danuty i Henryka Kacperskich. (…) 38 Rok 2007
Kwota ulgi lub Rodzaj decyzji Ilość decyzji (szt.) zwolnienia (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 2 828,00 RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenia terminu płatności podatku RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej Odroczenie zapłaty zaległości Podatkowej Podatek od środków transportowych – osoby prawne
Prowadzące działalność gospodarczą na terenie Gminy Grabica osoby prawne nie zgłosiły posiadania pojazdów podlegających opodatkowaniu.
35 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______47_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2006 rok
Ilość wydanych decyzji Kwota objęta Rodzaj decyzji (szt.) decyzjami (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatności podatku RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej 2007 rok
Ilość wydanych decyzji Kwota objęta Rodzaj decyzji (szt.) decyzjami (zł) Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek RozłoŜenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatności podatku RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej Test z zakresu podatku od środków transportowych patrz załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
6) Opłata targowa.
Opłata targowa na terenie gminy nie jest pobierana.
7) Terminowość podejmowania czynności windykacyjnych w odniesieniu do zaległości podatkowych
Osoby fizyczne Zaległości podatkowe ogółem stanowiły: 1. na koniec 2006 roku 154.595,70 zł, w tym: w zakresie podatku od nieruchomości 42456,71 zł, w zakresie podatku rolnego 56.089,08 zł, w zakresie podatku od środków transportowych 54.879,30 zł 2. na koniec 2007 roku 152.434,85 zł, w tym: w zakresie podatku od nieruchomości 49.946,19 zł, w zakresie podatku rolnego 55.183,73 zł, w zakresie podatku od środków transportowych 46.453,91 zł. Osoby prawne Zaległości podatkowe ogółem stanowiły: 1. na koniec 2006 roku 47.436,20 zł, w tym:
______48_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
w zakresie podatku od nieruchomości 47.253,10 zł w zakresie podatku rolnego 144,10 zł, 2. na koniec 2007 roku 70.071,30 zł w zakresie podatku od nieruchomości 69645,30 zł, w zakresie podatku rolnego 328,00 zł Podatek od środków transportowych Kontrolę w zakresie podejmowania przez organ podatkowy czynności windykacyjnych przeprowadzono w odniesieniu do niŜej wymienionych dłuŜników z tytułu zapłaty drugiej raty podatku w 2006 roku oraz drugiej raty podatku w 2007 roku: II rata podatku – 2006 rok (…) 39 Na podstawie ewidencji wysłanych upomnień w roku 2006 wystawiono 25 upomnień dla podatników zalegających z uiszczeniem podatku od środków transportowych. W stosunku do 2 podatników objętych kontrolą, którzy nie zapłacili II raty podatku w terminie wystawiono upomnienia w dniu 06 listopada 2006 roku. W 2007 roku wystawiono 10 upomnień dla podatników zalegających z uiszczeniem podatku od środków transportowych. W stosunku do 2 podatników objętych kontrolą, którzy nie zapłacili II raty podatku w terminie wystawiono upomnienia 15 października 2007 roku. W 2007 r. wystawiono 9 tytułów wykonawczych (przyjęte przez Urząd Skarbowy 23.07.2007r.) dla podatników zalegających z uiszczeniem podatku od środków transportowych za 2006 rok i I ratę podatku 2007 roku na kwotę 22.411,00 zł. Dla osób zalegających z opłatą II raty 2007 w podatku od środków transportowych wystawiono 5 tytułów wykonawczych na kwotę 10.173,00 zł. Osoby prawne – podatek od nieruchomości W 2006 roku wystawiono 5 tytułów wykonawczych na kwotę 27.850,10 zł, w roku 2007 wystawione 3 tytuły wykonawcze na kwotę 22.626,00 zł. (…) 40 W roku 2006 wystawiono 67 tytułów wykonawczych na kwotę 17.219,40 zł, w roku 2007 – 153 tytuły wykonawcze na kwotę 55.675,90 zł. Ewidencja tytułów wykonawczych sporządzona jest zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym.
39 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______49_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
5. DOCHODY Z MAJĄTKU
2.1. Dochody z tytułu sprzedaŜy
Kontrolowana jednostka przedkłada do projektu budŜetu na dany rok budŜetowy informację o stanie mienia komunalnego.
Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali)
Plan po zmianach 2006 Wykonanie 2006 Plan po zmianach 2007 Wykonanie 2007 rok rok rok rok 50.000 zł 28.130 zł 8.500 zł 8.010 zł
W latach objętych kontrolą nie sprzedawano lokali mieszkalnych ani uŜytkowych. Sprzedano natomiast nieruchomości niezabudowane, działki gruntu przeznaczone pod budownictwo letniskowe. W roku 2006 sprzedano 5 działek letniskowych, a w roku 2007 jedną działkę. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o próbę obejmującą sprzedaŜ 2 działek, tj.: działka nr 39/4 oraz działka nr 39/10 połoŜone w Niwach Jutroszewskich.
1. sprzedaŜ działki nr 39/4
– na podstawie uchwały nr VIII/58/2003 z dnia 30 października 2003 roku Rada Gminy Grabica przeznaczyła do zbycia nieruchomości (działki letniskowe z przeznaczeniem pod budownictwo letniskowe) połoŜone w Niwach Jutroszewskich, których wykaz, zawarty w załączniku do uchwały, obejmował 13 działek od nr 39/2 do numeru 39/14 o łącznej powierzchni 0,9547 ha, – w dniu 3 marca 2006 roku podano do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy (ustalony zarządzeniem nr 14/2006 Wójta Gminy Grabica z dnia 1 marca 2006 roku) poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w Grabicy oraz w sołectwach Dziewuliny i Majdany, a takŜe poprzez zamieszczenie w „Dzienniku Łódzkim”. Ogłoszenie o przetargu ukazało się równieŜ na stronie internetowej gminy Grabica w dniu 27 marca 2006 roku, – Wójt Gminy Grabica ogłosił pierwszy ustny nieograniczony przetarg na sprzedaŜ działek letniskowych połoŜonych we wsi Niwy Jutroszewskie, wymienione w załączniku do niniejszego ogłoszenia. Przedmiotowe działki w planie zagospodarowania przestrzennego Gminy Grabica przeznaczone są pod budownictwo letniskowe, które z dniem 31 grudnia 2003 roku utracił swą waŜność. Datę przetargu ustalono na dzień 27 kwietnia 2006 roku o godz. 11 w sali nr 4 UG w Grabicy. Postąpienie nie moŜe wynosić mniej niŜ 1 % ceny wywoławczej w zaokrągleniu do pełnych dziesiątek złotych. Do ustalonej ceny sprzedaŜy nieruchomości będzie doliczony podatek Vat w wysokości 22 %. Wadium w wysokości ustalonej w załączniku naleŜy wpłacić w gotówce do dnia 21 kwietnia do godz. 13.00 w kasie Urzędu. Załącznikiem do ogłoszenia jest wykaz działek, zawierający wszystkie informacje wymagane przez przepisy. Ogłoszenie zostało wywieszone w dniu 27.03.2006 r. w siedzibie Urzędu, w sołectwie Majdany i na stronie internetowej Gminy Grabica przez okres 30 dni. – Zarządzeniem nr 19/2006 Wójta Gminy Grabica z dnia 12 kwietnia 2006 roku powołana została komisja przetargowa do przeprowadzenia nieograniczonego, ustnego przetargu oraz rokowań na sprzedaŜ działek letniskowych, połoŜonych we
______50_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
wsi Niwy Jutroszewskie. Do przeprowadzenia przetargu weszli w skład komisji : 1) Teresa Kaczorowska – przewodnicząca, 2) BoŜena Perczak – członek komisji, 3) Krzysztof Ludwig członek komisji. Załącznikiem do zarządzenia nr 19/2006 z dnia 12.04.2006 r. jest Regulamin przetargu na sprzedaŜ działek letniskowych – Wyceny działek sporządził rzeczoznawca majątkowy – Tadeusz Patura, posiadający uprawnienia nr 2017, który wycenił działkę nr 39/4 na wartość 7.8790 zł +Vat – W dniu 25.04.2006 r. członkowie komisji przetargowej złoŜyli „Oświadczenia osoby wchodzącej w skład komisji przetargowej” – W dniu 25 kwietnia 2006 roku spisano notatkę słuŜbową, w której komisja przetargowa stwierdziła, Ŝe na przetarg w dniu 27 kwietnia 2006 roku wadium do dnia 23 kwietnia do godz. 13.00 zostało wpłacone w wys. 1000 zł przez dwóch oferentów, na działki w Niwach Jutroszewskich – Z przeprowadzonego w dniu 27 kwietnia 2006 roku przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaŜ działki oznaczonej numerem ewid. 39/4 o pow. 723 m 2, dla której załoŜona jest Księga Wieczysta Nr 46334 w Sądzie Rejonowym w Piotrkowie Tryb., do przetargu dopuszczono oferenta (…) 41 . Cena wywoławcza nieruchomości wynosiła 7.870, 00 zł + 22 % Vat. W wyniku przetargu nabywcą niezabudowanej nieruchomości został (…) 42 za kwotę 7970,00 zł + 22 % Vat – 1753,40 = 9723,40 zł brutto. Wpłacone wadium w wysokości 1000 zł zostanie zaliczone na poczet ceny nieruchomości. Nabywca nieruchomości zobowiązuje się wpłacić kwotę w wysokości 8723,40 zł w kasie urzędu. Ustalono, Ŝe w ciągu 21 dni sprzedający zawiadamia nabywcę o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego. Protokół z przeprowadzonego przetargu podpisali członkowie komisji przetargowej i nabywca nieruchomości. – O wynikach przetargu Wójt Gminy poinformowała pismem w dniach od 05.05.2006 r. do 12.05.2006 r., które wywieszono na tablicy ogłoszeń w UG. – W dniu 12 maja 2006 r. nabywca działki nr 39/4 został poinformowany o zawarciu aktu notarialnego w dniu 26 czerwca 2006 r. w Kancelarii Notarialnej w Piotrkowie Trybunalskim o obowiązku wpłacenia naleŜności za nabywaną przez niego nieruchomość. – W dniu 9 maja 2006 roku wydano zaświadczenie znak 7323 30/06, ze działka nr ewid. 39/4 o pow. 0,0723 ha połoŜona w obrębie Niwy Jutroszewskie gm. Grabica znajduje się na terenie, dla którego brak jest miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. Plan zatwierdzony Uchwałą Rady Gminy w Grabicy z dnia 27 marca 1991 r. Nr VII/7/91 przestał obowiązywać z dniem 31.12.2003 r. W/w działka stanowi nieruchomość rolną dla której aktualnie brak jest obowiązującej decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. – Akt notarialny Rep. „A” nr 4043/2006 Warunkowa umowa sprzedaŜy został zawarty w dniu 26 czerwca 2006 r. przed Janem Leszkiem Telemanem, notariuszem w
41 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______51_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Piotrkowie Tryb. W Kancelarii Notarialnej w Piotrkowie Tryb., przy ul. Dąbrowskiego 20 stawili się: 1)E.J. Wójcik, (…) 43 , – W dniu 20.09.2006 r. (…) 44 zostali poinformowani o terminie podpisania aktu notarialnego w dniu 4 października 2006 r. – Akt notarialny Rep. „A” nr 7029/2006 – umowa przeniesienia własności nieruchomości – zawarty został dnia 4 października roku 2006 przed J.L. Telemanem, notariuszem w Piotrkowie Tryb, przy ul. Dąbrowskiego 20 stawiły się: 1) E.J. Wójcik, (…) 45 . Według § 2 aktu – Agencja Nieruchomości Rolnych oddział terenowy w Warszawie, Filia w Łodzi poinformowała, Ŝe nie skorzysta z prawa pierwokupu nieruchomości rolnej opisanej w akcie zawartym w dniu 26 czerwca 2006 r. Wg § 3 aktu Edwarda J. Wójcik działająca w imieniu Gminy Grabica oświadczyła, Ŝe własność działki nr 39/4 o pow. 0,0723 ha przenosi na rzecz (…) 46 , którzy oświadczyli, Ŝe na powyŜsze przeniesienie prawa własności przedmiotowej nieruchomości wyraŜają zgodę oraz, Ŝe nabycia tego dokonują na prawach wspólności ustawowej. Wg § 4 strony oświadczyły, Ŝe cena sprzedaŜy została zapłacona. Wg § 5 – Wydanie przedmiotu umowy na rzecz kupujących nastąpi w dniu dzisiejszym. – W dniu 17.11.2006 r. Sąd Rejonowy w Piotrkowie Tryb. zawiadomił o wpisie w dziale II własność – (…) 47 . KW nr PT1P/00046334/0. 2. sprzedaŜ działki nr 39/10 – wg operatu szacunkowego sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego wartość działki nr 39/10, na dzień 25 lutego 2006 roku, wynosiła 7.930 zł. W dniu 25 lutego 2007 r. rzeczoznawca sporządził klauzulę waŜności operatu szacunkowego wartości prawa własności działek rekreacyjnych połoŜonych w miejscowości Niwy Jutroszewskie gm. Grabica do działek z operatu z dnia 25 lutego 2006 r. Niniejsza klauzula zawiera stwierdzenie rzeczoznawcy o treści, cytuję „ Od dnia wykonania niniejszego operatu do dnia dzisiejszego – wobec wycenionych działek w m. Niwy Jutroszewskie nie wystąpiły zmiany uwarunkowań prawnych ani innych czynników, o których mowa w art. 154 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Nie wystąpił
43 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 44 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 45 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 46 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 47 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______52_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
takŜe widoczny wzrost cen rynkowych gruntów i działek podobnych do działek wycenionych. Tym samym wyraŜam opinię, Ŝe określona we wcześniejszym operacie z dnia 25 lutego 2006 roku, wartość ocenionych działek, to jest:..2. Działka nr 39/10 745 m 2 =7930 zł liczona jako wartość „netto” –bez Vat jest nadal aktualna, – zarządzeniem Wójta Gminy nr 26/2007 z dnia 16 kwietnia 2007 r. ogłoszono wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy w drodze przetargu, których wykaz był załącznikiem nr 1 do niniejszego zarządzenia. Wykaz, o którym mowa podlega wywieszeniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Grabicy. Załącznik nr 1 do zarządzenia, którym był wykaz nieruchomości – działek letniskowych połoŜonych we wsi Niwy Jutroszewskie przeznaczonych do sprzedaŜy w drodze przetargu zawiera dane: liczbę porządkową, nr działki, powierzchnię, nr KW, przeznaczenie w planie zagospodarowania przestrzennego pod budownictwo letniskowe i cenę nieruchomości – działka nr 39/10 – wyceniona była na kwotę 7930 zł +22 % Vat. Wykaz zawierał równieŜ 2 informacje: 1) Plan zagospodarowania przestrzennego Gminy Grabica utracił waŜność w dniu 31.12.2003 r. 2) Termin złoŜenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 upływa w terminie 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu. Zarządzenie powyŜsze z załącznikami było wywieszone na tablicy ogłoszeń w UG w Grabicy w dniu 20.04.2007 r. oraz na tablicy ogłoszeń w sołectwie Majdany w dniu 20.04.2007 r. Ogłoszenie zamieszczone było równieŜ w gazecie powiatowej „Tydzień Trybunalski” w dniu 26.04.2007 r. – Zarządzeniem nr 50/2007 Wójt Gminy Grabica z dnia 14 czerwca 2007 r. powołał Komisję przetargową do przeprowadzenia nieograniczonego ustnego przetargu oraz rokowań na sprzedaŜ działek letniskowych połoŜonych we wsi Niwy Jutroszewskie w składzie 3 osobowym: 1)Teresa Kaczorowska – przewodnicząca komisji, 2) BoŜena Perczak – członek komisji, 3)Jerzy JaŜdzrzyk – członek komisji. Do zarządzenia dołączono „Regulamin przetargu na zbycie nieruchomości stanowiących własność Gminy Grabica połoŜonych we wsi Niwy Jutroszewskie, oznaczonych numerami działek 39/9, 39/10,39,13, 39/14. Regulamin stanowi procedurę, w której opisane jest postępowanie komisji przetargowej w sprawach zbywania mienia gminnego. – Wójt Gminy Grabica ogłosił pierwszy ustny nieograniczony przetarg na sprzedaŜ działek letniskowych połoŜonych we wsi Niwy Jutroszewskie, który odbędzie się w dniu 20 czerwca 2007 roku o godz. 10.00 w sali nr 4 UG. O wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, z tym, Ŝe postąpienie nie moŜe wynosić mniej niŜ 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych złotych. Do ustalonej w przetargu ceny sprzedaŜy nieruchomości zostaje doliczony podatek Vat w wys. 22%. Wadium w wysokości ustalonej w załączniku naleŜy wpłacić w gotówce do dnia 15 czerwca 2007 r. do godz. 14.00 w kasie UG w Grabicy lub przelewem na rachunek UG. Wadium zwrócone będzie niezwłocznie po odwołaniu lub zamknięciu przetargu, jednak nie później niŜ przed upływem 3 dni od dnia odwołania lub zamknięcia przetargu. Cena nieruchomości osiągnięta w przetargu wraz z podatkiem Vat płatna jest jednorazowo, nie później niŜ w przeddzień zawarcia umowy notarialnej przenoszącej własność. Nabywca ponosi koszty sporządzania umowy notarialnej. Ogłoszenie podpisała Wójt Gminy – E. Wójcik. Załącznikiem do ogłoszenia jest wykaz działek letniskowych, w których m.in. określono wysokość wadium w wysokości 1000 zł. Ogłoszenie wraz z wykazem wywieszono w siedzibie UG oraz sołectwie Majdany w dniu 18 maja 2007 r. oraz zamieszczone w BIP na stronie internetowej. – Troje członków komisji przetargowej złoŜyło „Oświadczenie osoby wchodzącej w skład komisji przetargowej, Ŝe nie ma przeszkód w udziale w pracach komisji. – W dniu 16.06.2007 r. spisano notatkę słuŜbową, Ŝe do dnia 15.06.2007 r. do godz. 14.00 wpłynęło 1 wadium na kupno działki nr 39/10 we wsi Niwy Jutroszewskie
______53_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
wpłacone przez (…) 48 w wysokości 1 tysiąca zł w dniu 23.05.2007 r., który został dopuszczony do udziału w tym przetargu (nr wpłaty 2007/01303) – Przetarg odbył się w dniu 20 czerwca 2007 roku o godz. 10.00 w budynku Urzędu Gminy. Wszystkie wymogi przetargu spełnił (…) 49 . Cena wywoławcza nieruchomości wynosiła 7.930,00 zł + 22% Vat. Zgodnie z protokołem w wyniku przetargu nabywcą nieruchomości niezabudowanej 39/10 o powierzchni 745 m 2 został (…) 50 za kwotę 8010,00 zł + 22% Vat 1762,20 = brutto 9772,20 zł. Nabywca zobowiązał się dopłacić do kwoty wadium kwotę 8772,20 w kasie UG w przeddzień zawarcia aktu notarialnego. Sprzedający poinformowali nabywcę o zawarciu aktu notarialnego w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Protokół podpisali: troje członków komisji przetargowej i nabywca nieruchomości. Informacja o sprzedaŜy działki nr 39/10 była wywieszona na tablicy ogłoszeń w UG od dnia 28.06.2007 do dnia 5.07.2007 r. Nabywca działki w dniu 03.08.2007 r. poleceniem przelewu wpłacił kwotę 8.772,20 zł na rachunek bankowy gminy. – W dniu 2 sierpnia 2007 roku znak sprawy: 7323 66/07 wydano zaświadczenie, ze działka o numerze ewid. 39/10 połoŜona na terenie Niw Jutroszewskich gm. Grabica znajduje się na terenie, dla którego brak jest miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. Gmina na tym obszarze nie przystąpiła do sporządzenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. Działka stanowi nieruchomość rolną, dla której brak jest obowiązującej decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. Podpisał inspektor Zbigniew KałuŜny. – Urząd Gminy w Grabicy pismem z dnia 10 lipca 2007 r. zawiadomił (…) 51 , iŜ w dniu 8 sierpnia 2007 r. o godz. 14.00 w Kancelarii Notarialnej w Piotrkowie Tryb. odbędzie się podpisanie aktu notarialnego. Do tej daty naleŜy dokonać zapłaty za działkę. – Akt notarialny Rep. „A” nr 6380/2007 – Warunkowa umowa sprzedaŜy został zawarty 8 sierpnia 2007 roku w kancelarii Jana Leszka Telemana notariusza w Piotrkowie Tryb. przy ul. Dąbrowskiego 20. – W dniu 3.10 2007 r. Urząd Gminy pismem zawiadomił nabywcę działki, Ŝe w dniu 11.10.2007 r. o godz. 13 w kancelarii notarialnej przy ulicy Dąbrowskiego 20 w Piotrkowie Tryb. odbędzie się podpisanie aktu notarialnego sprzedaŜy nieruchomości działki letniskowej o numerze 39/10. – Akt notarialny Rep. „A: nr 8552/2007 umowa przeniesienia własności nieruchomości został zawarty 11 października 2007 r. przed Janem Leszkiem Telemanem notariuszem w Piotrkowie Tryb. Kancelarii Notarialnej w Piotrkowie Tryb. Do aktu
48 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 49 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 50 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 51 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______54_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
stanęli:1) Edwarda Józefa Wójcik – Wójt Gminy Grabica, 2) (…) 52 Zgodnie z § 5 strony oświadczyły, Ŝe cena sprzedaŜy została zapłacona. Zgodnie z § 6 wydanie przedmiotu umowy na rzecz kupujących juŜ nastąpiło. (Wg § 3 Agencja Nieruchomości Rolnych odział terenowy w W wie, filia w Łodzi poinformowała, Ŝe nie skorzysta z prawa pierwokupu nieruchomości rolnej, opisanej w akcie notarialnym zawartym w dniu 8 sierpnia 2007 roku Rep „A” 6380/2007, który sporządził J.L. Teleman). Zgodnie z § 4 E.J. Wójcik działająca w imieniu Gminy Grabica oświadczyła, Ŝe własność nieruchomości rolnej, oznaczonej numerem działki nr 39/10 – o pow. 0,0745 ha połoŜonej we wsi Niwy Jutroszewskie, gm. Grabica przenosi na rzecz (…) 53 , którzy oświadczyli, Ŝe na powyŜsze przeniesienie prawa własności przedmiotowej nieruchomości wyraŜają zgodę, oraz Ŝe nabycia tego dokonują na prawach wspólności ustawowej. – w dniu 27.11.07r. VI wydział Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Piotrkowie Tryb. zawiadomił o wpisie w dziale II własność wspólność ustawową małŜeńską majątkową (…) 54 .
2.2. Dochody z tytułu uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu lata 2006 2007
Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2006 rok 2006 rok 2007 rok 2007 rok 3.800 zł 2833,76 zł 3.000 zł 2.883,90 zł W latach objętych kontrolą Gmina nie zawierała nowych umów o uŜytkowanie wieczyste nieruchomości. W latach wcześniejszych Gmina oddała w uŜytkowanie wieczyste 18 działek gruntu o obszarze 5.0391ha 11 uŜytkownikom wieczystym. Przypis opłat na 2006 rok wynosił kwotę zł 3113,00 netto plus 684,86 zł podatek VAT razem 3797,86 zł. UŜytkownicy wieczyści wpłacili 2883,90 zł netto plus 634,10 VAT razem 3518,00 zł. Zaległość na dzień 31 grudnia 2006 roku wyniosła 229,10 zł plus VAT 50,40 razem 279,50 zł. Opłaty nie uregulował jeden uŜytkownik. Przypis na 2007 rok wynosił 3113 zł netto bez podatku VAT/zmiana przepisów/ plus zaległość 229,10 zł razem 3342,10 zł netto. Wpłacono opłat na kwotę 2883,00 zł. Zaległość wyniosła 458,20 zł plus zaległy podatek VAT w wysokości 50,40 zł. Zaległość na dzień 31 grudnia 2007 zł razem wynosiła 508,60 zł. Do zalegającego uŜytkownika wysyłano upomnienia, ale nie zostały odbierane. W czasie niniejszej kontroli uŜytkownik wieczysty uregulował zaległość za 2006 rok w kwocie 279,50 zł nr dowodu księgowego 2008/01433 i za 2007 rok kwotę 229,10 zł
52 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 53 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 54 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______55_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
nr dowodu księgowego 008/01432 razem 508,60 zł. Zaległość została wpłacona w dniu 14.07.2008 roku. Wysokości opłat za uŜytkowanie wieczyste nie były waloryzowane, poniewaŜ ich wycena kosztowałaby wielokrotnie więcej, aniŜeli suma wszystkich opłat razem. Sprawy z zakresu zbywania, nabywania, przekazywania nieruchomości w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie trwały zarząd i prowadzenie postępowań w wymienionym zakresie naleŜą do Teresy Kaczorowskiej inspektora do spraw zarządu mieniem komunalnym, gospodarki nieruchomościami i gruntami.
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzierŜawy nieruchomości w latach 2006 2007
Dochody, o których mowa klasyfikowane były w dziale 700 rozdziale 70005 § 0750. Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2006 rok 2006 rok 2007 rok 2007 rok 610.500 zł 606.937 zł 510.980 zł 510.848 zł Na kwotę wykazaną w pozycji wykonanie w wysokości 510.848,14 zł składają się wpłaty za: dzierŜawę gruntów w wysokości 457.824,55zł, za wynajem lokali mieszkalnych w wysokości 16.096,22 zł, za wynajem lokali uŜytkowych w wysokości: 36,927,37 zł. Dane liczbowe wykazane w sprawozdaniu RB 27 S za 2007 rok są zgodne z ewidencją księgową. Według prowadzonego rejestru umów dzierŜawy Wójt Gminy zawarł 20 umów na dzierŜawę gruntów rolnych i niewielkich działek gruntu, których termin uiszczenia czynszu dzierŜawnego obejmuje rok 2006. Umowy dzierŜawy zawierane są na okres do trzech lat. Stawki czynszu dzierŜawnego zostały ustalone Zarządzeniem nr 72/2006 Wójta Gminy Grabica z dnia 29 listopada 2006 roku w sprawie określenia minimalnych stawek czynszu za najem lokali uŜytkowych oraz minimalnych stawek czynszu od wydzierŜawionych gruntów rolnych będących własnością Gminy Grabica. W § 2 zarządzenia ustalone zostały wysokości rocznej stawki czynszu w q Ŝyta z 1 ha gruntów rolnych dla gruntów rolnych, uŜytków zielonych i stawów rybnych. W § 3 ustalono wysokość rocznej minimalnej stawki czynszu wyraŜonej w q z 1 ha. W odniesieniu do gruntów uŜytkowanych na cele nierolnicze w wysokości 100 q Ŝyta. Wartość 1 q Ŝyta przyjmuje się według cen ustalonych do podatku rolnego na dany rok obowiązującego w gminie. Wskaźniki zawarte w § 2 obowiązywały na 2007 rok./ identyczne stawki czynszu obowiązywały na 2006 rok/. Na dzierŜawę gruntów rolnych zawarto 17 umów, na dzierŜawę stawu rybnego 1 umowę, na dzierŜawę gruntów i urządzeń wodociągowych w wyniku przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne 1 umowę z Zakładem Usług Wodociągowo Hydraulicznych Ewa Cłapa 97 310 Moszczenica i 1 umowę z Miastem Piotrków Trybunalski na dzierŜawę terenu o wielkości obszarowej 6,19 ha na składowisko odpadów, które było czynne do 31 marca 2008 roku, a obecnie trwają prace rekultywacyjne. W wyniku zawartych umów Gmina uzyskała następujące dochody: od koła łowieckiego w Grabicy kwota 1811,50 zł, od Gminy Piotrków Trybunalski 447.870,78 zł, od ZUW H 6000,00 zł / w wartości netto/ i od pozostałych dzierŜawców 2.142,27zł co czyni razem kwotę 457.824,55 zł. Najem nieruchomości: lokali mieszkaniowych i uŜytkowych. Zarządzeniem nr 69/2006 Wójta Gminy Grabica z dnia 29 listopada 2006 roku określono minimalne stawki czynszu za najem lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Grabica. Ustalono minimalne, miesięczne stawki czynszu za 1 m2 powierzchni uŜytkowej w wysokości – 2,42 zł. Ponadto na mocy zarządzenia nr
______56_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
72/2006 Wójta Gminy Grabica z dnia 29 listopada 2006 roku określono minimalne stawki czynszu za najem lokali uŜytkowych oraz minimalne stawki czynszu od wydzierŜawionych gruntów rolnych będących własnością Gminy Grabica, które następnie zmieniło zarządzenie nr 29/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 23 kwietnia 2007 roku.
A/ lokale mieszkalne Uchwałą nr XXV/178/2002 Rady Gminy Grabica z dnia 14 czerwca 2002 roku ustalono wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Grabica na lata 2002 2006. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym województwa Łódzkiego nr 176 poz.2503 z dnia 22 lipca 2002 roku. Załącznikiem do niniejszej uchwały jest „Wieloletni program gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy Grabica na lata 2002 2006. W programie ujęto prognozę wielkości i stan techniczny zasobów mieszkaniowych. Zasady polityki czynszowej określiły podwyŜki czynszu jeden raz w roku, zasady ustalania stawki czynszu za 1m2 powierzchni, wskaźniki podwyŜszania i obniŜania stawki czynszu. Stawki czynszu wprowadzane są zarządzeniem Wójta Gminy po szczegółowym ustaleniu stawki miesięcznej za 1 m2 powierzchni uŜytkowej mieszkania raz do roku. Gmina wynajmuje 12 lokali mieszkaniowych. Zawarto umowy najmu na czas określony w 3 przypadkach na wniosek lokatora, natomiast 9 umów zawarto na czas nieokreślony. Gmina z najmu lokali mieszkalnych uzyskała dochody w roku 2006 na przypis określony zawartymi umowami w wysokości 16.051,92 zł najemcy wpłacili 15.448, 56 zł. Zaległości wyniosły 603,36 zł. Naliczono odsetek w wys. 78,94 zł. 2 osoby wpłaciły czynsz w terminie. 10 osób po terminie. W roku 2007 przypis czynszu wynosił 16.160,28 zł, wpłacono 16.028,08 zł. Zaległości wyniosły 131,70 zł. Nadpłata 0,50 zł. Jeden lokator wpłacił czynsz w terminie, 11 po terminie. Naliczono odsetek na kwotę 68,14 zł. B/ Lokale uŜytkowe. Stawki czynszu za lokale uŜytkowe ustalane są zarządzeniem Wójta Gminy na kaŜdy rok. Na najem lokalu uŜytkowego pod aptekę w 2004 roku i na wynajem lecznicy weterynaryjnej w 2005 roku przeprowadzane były przetargi i w wyniku przetargu ustalone były stawki za metr kwadratowy powierzchni. W zawartych umowach najmu na lecznicę i pod aptekę znajdują się klauzule o podwyŜszaniu czynszu najmu o treści, cytuje „ moŜe ulec zmianie raz w roku nie mniej niŜ o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług planowany w ustawie budŜetowej”. Czynsz dla tych najemców na rok 2006 wynosił 10,50 zł, na rok 2007 10,72 zł i na rok 2008 11,00zł. Ogółem zawarto 8 umów najmu. Wszyscy najemcy płacą podatek od nieruchomości. W poniŜszych latach gmina uzyskała następujące dochody z najmu lokali uŜytkowych: W roku 2006 przypis za najem wynosił 36.728,40, wpłacono 36.029,05 zł, zaległości wynosiły 669,35 zł, naliczono odsetki w wysokości 78,39 zł. W roku 2007 przypis za najem wynosił 37.014,95, wpłacono 37.014,95 .Zaległości nie wystąpiły. Od nieterminowych wpłat naliczono odsetki w kwocie 5,12 zł. W sprawozdaniu Rb 27 z wykonanych dochodów wykazano przypis z najmu w wysokości 37.020,07 zł błędnie, poniewaŜ w tej kwocie znajdują sie odsetki od nieterminowej zapłaty czynszu w wysokości 5,12 zł i o tę kwotę zawyŜono dochody z najmu lokali uŜytkowych. Odsetki od nieterminowych wpłat nie są naleŜnością główną. W naleŜności głównej równieŜ zaliczono odsetki od nieterminowych wpłat w czynszu od lokali mieszkalnych w kwocie 68,14 zł. Stanowi to kwotę ogółem w wysokości 73,26 zł kwota odsetek wykazywana
______57_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
jest w § 0750. Winna być wykazana w § 0920. Błędne wykazanie odsetek o których mowa narusza przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 107, poz. 726 ze zm.). Sprawy z zakresu pobierania dochodów z dzierŜaw mienia komunalnego, wynajmu lokali mieszkalnych i uŜytkowych oraz innych opłat związanych z uŜytkowaniem a takŜe opłaty skarbowej i podejmowanie czynności windykacyjnych naleŜą do obowiązków inspektora do spraw zarządu mieniem komunalnym BoŜeny Perczak. Tezy dotyczące dochodów z najmu i dzierŜawy zawarte zostały w poniŜszym teście:
ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓ W 1 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierŜawę w zakresie obowiązku podania X 2 0 do publicznej wiadomości wykazu (art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami). 2 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierŜawę w zakresie obowiązku zorganizowania przetargu (umowy na czas X 2 0 nieoznaczony lub oznaczony dłuŜszy niŜ 3 lata) (art.37 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami). 3 Czy w umowach określono stawki czynszu z tytułu X 3 0 najmu i dzierŜawy oraz terminy ich wnoszenia.
4 Czy najemca (dzierŜawca) terminowo dokonywał X 3 3 wpłat z tytułu czynszu.
5 Czy od nieterminowych wpłat pobrano odsetki za X 3 0 opóźnienie w zapłacie w prawidłowej wysokości.
6 Czy w umowie zawarto klauzule waloryzacyjne w X 3 0 zakresie wysokości czynszu.
7 Czy ww. klauzule były stosowane. X 3 0
8 Czy w przypadku zaległości przekraczających naleŜność za okres półroczny (przy wpłatach miesięcznych) lub roczny (przy wpłatach kwartalnych, X 3 0 półrocznych, rocznych) podejmowano czynności windykacyjne. 9 Czy udzielono ulg w zapłacie czynszu niezgodnie z obowiązującymi przepisami (uchwała organu X 3X 0 stanowiącego). 10 Czy dopuszczono do przedawnienia naleŜności X 3X 0 jednostki samorządowej z tytułu czynszu.
11 Czy prowadzono ewidencję księgową dochodów z X 3 0 tytułu najmu (dzierŜawy) w sposób prawidłowy.
2.4. Inne dochody z majątku
W roku 2006 uzyskano dochody w wysokości 4.765,90 zł. z tytułu sprzedaŜy bezuŜytecznych części pozyskanych podczas modernizacji stacji ujęcia wody: kwota 744,90 zł. – dowód wpłaty k103 nr 2006/01074 z dnia 30.10.2006 r.
______58_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
kwota 4.005,00 zł. – dowód wpłaty – k103 nr 2006/01199 z dnia 20.11.2006 r. kwota 16,00 zł. – dowód wpłaty – k103 nr 2006/01419 z dnia 15.12.2006 r. W roku 2006 gmina uzyskała dochody z tytułu wzrostu wartości nieruchomości jest to tzw. renta planistyczna. Rada Gminy Grabica podjęła uchwałę nr VIII/56/2003 z dnia 30 października 2003 roku zmieniającą fragment miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Grabica na obszarze wsi Wola Bykowska, polegająca na zmianie przeznaczenia fragmentu terenu we wsi Wola Bykowska z funkcji część terenów upraw ogrodniczo sadowniczych oznaczonych w planie symbolem RPO na tereny składów oraz nieuciąŜliwych: produkcji i usług. W par. 22 uchwały Rada Gminy Grabica ustaliła stawkę procentową słuŜącą do naliczania jednorazowej opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, spowodowanego zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego w wysokości 20% dla terenu objętego zmianą /z wyłączeniem terenów komunalnych/. W wyniku niniejszej zmiany Gmina uzyskała dochód w wysokości 1.816.574,00 zł. /wnioskodawcy zmiany wpłacili naleŜność poleceniami przelewu na rachunek bankowy gminy w dniach 2 maja 2006 i 31 lipca 2006 roku/.
6. POZOSTAŁE DOCHODY
3.1. Dochody z tytułu zajęcia pasa drogowego
Dochody z tytułu zajęcia pasa drogowego, uzyskane w latach 2006 2007, stanowiły poniŜej 0,3% dochodów własnych.
Lata Ilo ść wydanych decyzji Wysoko ść wysoko ść uzyskanych wymierzonych opłat dochodów (zł) (zł) 2006 rok 3 szt. 39,39 39,39 2007 rok 4 szt. 2.210,12 2.210,12
VIII. WYKONYWANIE BUDśETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUDśETOWYCH
1. WYDATKI ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH 2007 ROK
1.1. Informacje ogólne Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2007 rok przyjęto uchwałą nr III/18/2006 Rady Gminy Grabica z dnia 28 grudnia 2006 roku w sprawie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. W programie określono, m.in., działania mające na celu zmniejszenie istniejących problemów alkoholowych oraz zapobieganie powstawaniu nowych patologii, w tym poprzez profilaktyczną działalność informacyjną i edukacyjną, niesienie pomocy dzieciom ze środowisk zagroŜonych alkoholizmem, organizowanie i finansowanie szkolnych programów profilaktycznych, prowadzenie Gminnego Centrum Edukacji i
______59_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, pomoc dzieciom z rodzin patologicznych (zakup podręczników). Z postanowień zawartych w punkcie IV załącznika do powyŜszej uchwały wynikało, Ŝe wynagrodzenie członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych określono w wysokości 10% minimalnego wynagrodzenia ustalonego przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia, które w 2007 roku zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 12 września 2006 roku w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2007 roku (Dz.U. nr 171, poz. 1227) – wynosiło 936 zł. Skład osobowy komisji ustalony został przez Wójta Gminy Grabica na podstawie zarządzenia nr 2/2007 z dnia 12 stycznia 2007 roku w sprawie powołania Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz zarządzenia nr 21/2007 z dnia 2 kwietnia 2007 roku w sprawie zmiany składu osobowego Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Prowadzenie spraw związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych przypisano do obowiązków Anny Zgodzińskiej inspektora ds. wojskowych i działalności gospodarczej.
1.2. Wydatki związane z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych za 2007 rok. Wykonanie wydatków związanych z realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych dział 851 rozdział 85154 – w oparciu o dane wynikające ze sprawozdania Rb 28S za 2007 rok (roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetowych) przedstawiało poniŜsze zestawienie: Dział Rozdział Paragraf Plan (w zł) Wykonanie (w zł) 851 85154 3030 7.000,00 5.616,00 851 85154 4210 34.500,00 14.559,69 851 85154 4300 28.112,00 22.433,40 851 85154 4350 800,00 717,36 851 85154 4370 1.500,00 1.118,22 851 85154 4740 2.000,00 0,00 851 85154 4750 4.000,00 220,00 Ogółem 77.912,00 44.664,67 Kontroli poddano prawidłowość naliczenia oraz wypłaty wynagrodzeń wypłaconych członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych z tytułu udziału w posiedzeniach odbytych w dniach: 17 stycznia, 27 czerwca oraz 25 października 2007 roku, poddając analizie dokumenty źródłowe, w tym następujące: – lista za udział w posiedzeniu w dniu 17 stycznia 2007 roku na kwotę 561,60 zł, raport kasowy nr dowód księgowy nr 7281 282, – lista za udział w posiedzeniu w dniu 27 czerwca 2007 roku na kwotę 374,40 zł, dowód księgowy nr 3996 3997, – lista za udział w posiedzeniu w dniu 25 października 2007 roku na kwotę 468,00 zł, dowód księgowy nr 7400 7401.
______60_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
W efekcie ustalono, Ŝe członkom komisji naliczano wynagrodzenie w wysokości określonej przez Radę Gminy, tj. w wysokości 93,60 zł brutto za posiedzenie (netto – 79,60 zł). Wynagrodzenie wypłacano wyłącznie członkom komisji uczestniczącym w jej posiedzeniach, którzy swoją obecność potwierdzili podpisem na listach obecności. Listy wypłat wynagrodzeń zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym, a takŜe podpisane przez Skarbnika oraz zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy. Potwierdzenie odbioru wynagrodzenia wypłaconego w kasie Urzędu Gminy stanowił podpis dokonany na liście wypłat.
2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ 2007 ROK
Ogółem budŜet Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grabicy w 2007 roku wynosił 2.163.161,00 zł, z czego na pomoc społeczną wydatkowano 347.495,00 zł, a na świadczenia rodzinne 1.815.665,00 zł. Informacje o wysokości środków finansowych przeznaczonych na zadania z zakresu pomocy społecznej, zrealizowane w 2007 roku przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, przedstawia poniŜsza tabela:
Wyszczególnienie Kwota (w zł)
Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) 0
Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zast ępcze) 0
Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne 4.378,53 płacone za osoby pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (Zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na 131.155,93 ubezpieczenia emerytalno i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 0
Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne O środki Polityki Społecznej 0
Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów 0 Pomocy Rodzinie) Dział 852 Rozdział 219 (Koszty utrzymania gminnego Ośrodka 157.958,92 Pomocy Społecznej Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchod źców) 0
Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków kl ęsk Ŝywiołowych) 24.600
Dział 852 Rozdział 85295 (Pozostała działalno ść ) 29.401,77
3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJĘ ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH 2007 ROK
Działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96, poz. 873 ze zm.) Gmina Grabica, prowadzi współpracę z organizacjami pozarządowymi, w zakresie realizacji przez te organizacje zadań publicznych. Rada Gminy w Grabicy zgodnie z art. 5 ust.3 ww. ustawy oraz art. 18 ust.2 pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 roku nr 142, poz. 1591 ze zm.) uchwala roczny „Program Współpracy Gminy Grabica z Organizacjami Pozarządowymi”.
______61_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
W trakcie kontroli zbadano dokumentację dotyczącą dotacji przyznanych w latach 2006 2007 na rzecz organizacji pozarządowych, pod kątem prawidłowości zastosowania procedury udzielania dotacji oraz prawidłowości ich rozliczania.
2006 rok Na podstawie uchwały nr XXII/153/2005 z dnia 29 grudnia 2005 roku Rada Gminy Grabica przyjęła „Program Współpracy Gminy Grabica z Organizacjami Pozarządowymi” na 2006 rok, którego wykonanie powierzono Wójtowi Gminy Grabica. W dniu 9 lutego 2006 roku Wójt Gminy ogłosił otwarty konkurs ofert dotyczący wsparcia zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu realizowanych w 2006 roku. Ogłoszenie o konkursie zostało zamieszczone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy, w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Grabica oraz w gazecie „Tydzień Trybunalski”. NaleŜy podnieść, Ŝe powyŜsze ogłoszenie podano do publicznej wiadomości, m.in., poprzez zamieszczenie jego treści w prasie lokalnej, jak wskazuje nazwa gazety, będącej tygodnikiem , natomiast stosownie do art. 13 ust.3 ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie ogłoszenie, w zaleŜności od rodzaju zadania, powinno zostać opublikowane w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym. W budŜecie Gminy zabezpieczono środki finansowe w kwocie 22.500 zł z przeznaczeniem na pokrycie wydatków związanych z zadaniami z zakresu kultury fizycznej i sportu realizowanymi we współpracy z organizacjami pozarządowymi odnośnie realizacji: – zadanie nr 1 – Popularyzacja wybranej dyscypliny sportu – piłka noŜna – 12.500zł, – zadanie nr 2 – Upowszechnianie i organizowanie masowej kultury fizycznej, sportu i turystyki w środowisku szkolnym i wiejskim gminy Grabica – 10.000zł. Termin składania ofert, stosownie do treści ogłoszenia, upływał o godz. 12:00 w dniu 13 marca 2006 roku. W tym samym dniu, o godz. 12:30, komisja konkursowa w składzie wynikającym z zarządzenia nr 8/2006 Wójta Gminy Grabica z dnia 2 lutego 2006 roku w sprawie powołania Komisji Konkursowej oraz ustalenia Regulaminu Pracy Komisji Konkursowej dokonała otwarcia ofert, które złoŜyły następujące podmioty: 1. MłodzieŜowy Klub Sportowy „GRABKA” z siedzibą w Grabicy. Oferta dotyczyła realizacji zadania nr 1 pn. „Popularyzacja wybranej dyscypliny sportu – piłka noŜna”, które miało obejmować: – prowadzenie druŜyny piłki noŜnej oraz zapewnienie szkolenia, w tej dyscyplinie sportu dzieciom i młodzieŜy z gminy Grabica, – wyposaŜenie w niezbędną odzieŜ i obuwie sportowe oraz sprzęt sportowy (z podziałem na zakup nowego, utrzymanie posiadanego i wymianę zuŜytego sprzętu oraz ubioru sportowego), – zapewnienie udziału druŜyny w rozgrywkach sportowych przejazdy na mecze, – zabezpieczenie obsługi sędziowskiej organizowanych rozgrywek i imprez sportowych.
2. Uczniowski Ludowy Klub Sportowy „GRAB” z siedzibą w Szydłowie. Oferta na realizację zadania nr 2 pn. „Upowszechnianie i organizowanie masowej kultury fizycznej, sportu i turystyki w środowisku szkolnym i wiejskim gminy Grabica”, które miało obejmować: – prowadzenie zajęć szkoleniowych z zakresu: lekkiej atletyki, piłki noŜnej, ręcznej, koszykowej, siatkowej, tenisa stołowego, strzelectwa sportowego oraz szachów,
______62_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
– organizowanie i uczestniczenie w rozgrywkach, turniejach i imprezach z zakresu wyŜej wymienionych dyscyplin sportowych, w tym przejazdy na mecze i imprezy sportowe, – organizowanie turystyki. Na posiedzeniu odbytym w dniu 3 kwietnia 2006 roku Komisja dokonała oceny formalnej i merytorycznej złoŜonych ofert, stwierdzając Ŝe spełniały one wszystkie wymogi formalne wynikające z ogłoszenia o konkursie ofert, a ich zawartość merytoryczna była zbieŜna z hierarchią potrzeb i zadań Gminy. W związku z czym Komisja postanowiła przyjąć oferty oraz rekomendować Wójtowi Gminy zawarcie umów z uczestnikami konkursu celem wsparcia realizacji powyŜszych zadań, w okresie od daty ich podpisania do dnia 31 grudnia 2006 roku. W dniu 11 kwietnia 2006 roku Wójt Gminy Grabica zawarł dwie umowy o wsparcie realizacji zadań z uprawnionymi statutowo przedstawicielami organizacji pozarządowych. Środki finansowe przewidziane na realizację poszczególnych zadań, zgodnie z zawartymi umowami, przekazane zostały w dwóch transzach. Pierwsza transza w wysokości 50% przyznanej kwoty w terminie 14 dni od podpisania umowy, druga transza w terminie do dnia 10 września 2006 roku, po wcześniejszym rozliczeniu I transzy dokonanym na podstawie sprawozdania częściowego, złoŜonego do dnia 5 września 2006 roku, sporządzonego wg wzoru zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. nr 246, poz. 2207). Na realizację zadań wynikających z „Programu Współpracy Gminy Grabica z Organizacjami Pozarządowymi” zabezpieczono w budŜecie Gminy na 2006 rok środki finansowe w wysokości 22.500 zł, natomiast faktycznie wykorzystano kwotę – 22.303,80 zł. PowyŜsze wynikało z faktu, Ŝe MłodzieŜowy Klub Sportowy „GRABKA” otrzymał dotację w wysokości 12.500 zł, a do dnia 31 grudnia 2006 roku wykorzystał – 12.303,80 zł, w związku z czym wpłacił do kasy Urzędu Gminy, w dniu 16 stycznia 2007 roku róŜnicę w wysokości – 196,20 zł, co potwierdza pokwitowanie K 103 stanowiące dowód księgowy nr 237 238. 2007 rok Na podstawie uchwały nr III/19/2006 z dnia 28 grudnia 2006 roku Rada Gminy Grabica przyjęła „Program Współpracy Gminy Grabica z Organizacjami Pozarządowymi” na 2007 rok, którego wykonanie powierzono Wójtowi Gminy Grabica. W dniu 30 marca 2007 roku Wójt Gminy ogłosił otwarty konkurs ofert dotyczący wsparcia zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu realizowanych w 2007 roku. Ogłoszenia o konkursie umieszczone zostały na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy, na stronie internetowej BIP Gminy Grabica oraz w gazecie „Dziennik Łódzki”. Otwarty konkurs ofert obejmował współpracę Gminy Grabica z organizacjami pozarządowymi w realizacji 2 zadań, z zakresu kultury fizycznej i sportu. W budŜecie gminy na 2007 rok zabezpieczone zostały środki finansowe na realizację przyjętego programu współpracy w wysokości ogółem – 25.000zł, który obejmował wsparcie finansowe 2 zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu, w tym: Zadanie Nr 1 – Popularyzacja wybranej dyscypliny sportu – piłka noŜna – 15.000zł. Zadanie Nr 2 – Upowszechnianie i organizowanie masowej kultury fizycznej, sportu i turystyki w środowisku szkolnym i wiejskim gminy Grabica – 10.000zł.
______63_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Zgodnie z ogłoszeniem termin składania ofert w ramach konkursu na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe upływał w dniu 30 kwietnia 2007r. o godz. 12 00 . Zgodnie z ustalonym Regulaminem Pracy Komisji Konkursowej, odbyły się 2 jej posiedzenia. Pierwsze posiedzenie w dniu 30.04.2007r. w celu otwarcia ofert, oraz drugie posiedzenie, które odbyło się w dniu 09.05.2007r. Na drugim posiedzeniu Komisja Konkursowa dokonała oceny formalnej i merytorycznej złoŜonych ofert. Po zapoznaniu się ze złoŜonymi ofertami Komisja stwierdziła, iŜ spełniają one wszystkie wymogi formalne zawarte w ogłoszonym konkursie ofert, a zawartość merytoryczna jest zbieŜna z hierarchią potrzeb i zadań Gminy. Komisja postanowiła: przyjąć oferty, rekomendować Wójtowi Gminy zawarcie umów na realizację w/w zadań w formie wsparcia na okres od daty jej podpisania do dnia 31 grudnia 2007r. Wójt Gminy reprezentujący Gminę Grabica podpisał w dniu 10 maja 2007r umowy o wsparcie realizacji zadań z uprawnionymi statutowo przedstawicielami organizacji pozarządowych. Środki finansowe przewidziane na realizację poszczególnych zadań, zgodnie z zawartymi umowami przekazane zostały organizacjom pozarządowym w II transzach po 50%. Pierwsza w termie 14 dni od dnia podpisania umowy, II transza w terminie 7 dni od dnia przedłoŜenia rozliczenia I transzy tj. sprawozdania częściowego. Ostateczny termin złoŜenia sprawozdania częściowego ustalono na dzień 30.09.2007r. Gmina Grabica na wsparcie realizacji zadań publicznych z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu w ramach przyjętego „Programu Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi” zabezpieczyła kwotę ogółem: 25.000zł. a wykorzystane zostało: 23.601,59zł. co stanowi 94,41%. 1. Uczniowski MłodzieŜowy Klub Sportowy „GRABKA” zadania Nr 1 Popularyzacja wybranej dyscypliny sportu – piłka noŜna: przyznane zgodnie z umową środki ogółem: 15.000zł. a wykorzystane do dnia 31.12.2007r. – 13.601,59zł. tj. 91% 2. Uczniowski Ludowy Klub Sportowy „GRAB” zadanie Nr 2 – Upowszechnianie i organizowanie masowej kultury fizycznej, sportu i turystyki w środowisku szkolnym i wiejskim gminy Grabica: przyznane zgodnie z umową środki ogółem: 10.00zł. a wykorzystane do dnia 31.12.2007 roku – 10.000zł. tj. 100%
Niewykorzystana kwota dotacji za 2007 rok przez Uczniowski MłodzieŜowy Klub Sportowy „GRABKA” została wpłacona do kasy Urzędu Gminy w dniu 14 stycznia 2008 roku (pokwitowanie K 103 na kwotę 1.398,41 zł. dowód księgowy nr 156).
Na stornie internetowej BIP Gminy Grabica adres: www.grabica.bipjst.pl , umieszczane są równieŜ wyniki ogłaszanych przez Wójta Gminy, otwartych konkursów ofert na wsparcie zadania z zakresu upowszechniania kultury fizyczne i sportu, po ich rozstrzygnięciu przez Komisję Konkursową i zawarciu stosownych umów.
4. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART .90 USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY ) 2007 ROK
Na terenie Gminy Grabica działa jedna szkoła niepubliczna, tj. gimnazjum prowadzone przez Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice. Dotację dla Stowarzyszenia
______64_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Rozwoju wsi Brzoza i okolice na prowadzenie Społecznego Gimnazjum w Brzozie na 2007 rok ustalono zgodnie z uchwałą nr VI /50/2003 Rady Gminy Grabica z dnia 25 czerwca 2003 roku w sprawie ustalenia trybu udzielania dotacji na prowadzenie szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych w których jest realizowany obowiązek szkolny na terenie Gminy Grabica oraz zgodnie z umową o udzielenie dotacji. W dniu 28 grudnia 2006 roku została zawarta, pomiędzy Wójtem Gminy Grabica a Zarządem Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice, umowa o udzielenie dotacji. Przedmiotem umowy było określenie zasad udzielania i trybu rozliczania dotacji z przeznaczeniem na prowadzenie Społecznego Gimnazjum w Brzozie będącego szkołą niepubliczną o uprawnieniach szkoły publicznej. Dotacja miała być przekazywana w 12 ratach miesięcznych, w terminie do 15 go dnia kaŜdego miesiąca. Wysokość dotacji miała być obliczana w sposób analogiczny jak przy ustalaniu zasad podziału subwencji oświatowej dla jednostek samorządu terytorialnego na kaŜdego ucznia przeliczeniowego na odstawie danych statystycznych określonych ustawą z dnia 19 lutego 2004 roku o systemie informacji oświatowej. Kwota dotacji na dany rok budŜetowy oraz kwota miesięcznej raty dotacji oraz sposób jej wyliczenia określony został w załączniku do umowy. W uzasadnionych przypadkach dopuszczono stosowanie rat dotacji w kwocie przewidywanej jako zaliczki do rozliczenia najpóźniej w terminie przekazania kolejnej raty dotacji. Dotacja mogła być wykorzystana w terminie do 31 grudnia roku, na który została przyznana. W dniu 27 grudnia 2007 roku zawarty został aneks nr 1 do przedmiotowej umowy na mocy, którego zmieniono załącznik do umowy określający sposób wyliczenia miesięcznej raty dotacji. Z przywołanej umowy w brzmieniu obowiązującym na 2007 rok wynikało, Ŝe kwota subwencji oświatowej przypadająca na jednego ucznia przeliczeniowego w szkołach prowadzonych na terenie Gminy Grabica wynosiła 3.677.272 zł. PowyŜsza kwota została wyliczona jako róŜnica pomiędzy wysokością części oświatowej subwencji ogólnej na 2007 rok (3.864.972 zł), a wysokością odpisu na ZFŚS emerytowanych nauczycieli (26.500 zł) oraz planowanymi wydatkami GZEAS (161.200 zł). Subwencja dla Gimnazjum została wyliczona w kwocie 225.580 zł, a w skali miesiąca w wysokości 18.798,33 zł. Ponadto w § 2 umowy zapisano, Ŝe dotacja była udzielana na zasadach określonych w art. 176 ustawy o finansach publicznych, art. 90 ustawy o systemie oświaty, uchwale nr XV/112/200 Rady Gminy Grabica z dnia 29 sierpnia 2000 roku w sprawie postępowania o udzielenie dotacji z budŜetu gminy, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania, uchwale nr VI/50/2003 Rady Gminy Grabica z dnia 25 czerwca 2003 roku w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji na prowadzenie szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny na terenie Gminy Grabica. W § 3 zapisano, Ŝe przekazywane Stowarzyszeniu w formie dotacji środki były środkami publicznymi w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, dlatego mogły być wykorzystywane wyłącznie na realizację zadania określonego w § 1 (prowadzenie Społecznego Gimnazjum w Brzozie). Z uchwały nr VI/50/2003 Rady Gminy Grabica z dnia 25 czerwca 2003 roku w sprawie ustalenia trybu udzielania i rozliczania dotacji na prowadzenie szkół niepublicznych o uprawnieniach szkół publicznych, w których jest realizowany obowiązek szkolny na terenie Gminy Grabica wynikało, Ŝe została podjęta na podstawie art. 90 ust.2a, ust.3c, ust.4 oraz art. 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych w związku z uchwałą nr XV/112/200 Rady Gminy Grabica z dnia 29 sierpnia 2000 roku w sprawie postępowania o udzielenie dotacji z budŜetu gminy, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania.
______65_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Z § 4 tej chwały wynikało, Ŝe sposób rozliczenia dotacji, zakres i tryb kontroli wykorzystania środków, obowiązki sprawozdawcze dotowanego podmiotu oraz tryb zwrotu niewykorzystanej części dotacji określała uchwała nr XV/112/2000 Rady Gminy Grabica z dnia 29 sierpnia 2000 roku w sprawie postępowania o udzielenie dotacji z budŜetu gminy, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania. NaleŜy podnieść, Ŝe uchwała nr XVI/112/2000 podjęta została na podstawie art. 18 ust.2 pkt 15 ustawy o samorządzie gminnym oraz na podstawie art. 118 ust.3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych. Natomiast ustawa z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych została uchylona z dniem 1 stycznia 2006 roku. Przywoływane podstawy prawne w tym uchwała nr XV/112/2000 w 2007 roku nie obowiązywały. Jednocześnie naleŜy wskazać, Ŝe zarówno art. 118 jak równieŜ art. 176 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych nie miały zastosowania do dotacji udzielanych na podstawie art. 90 ustawy o systemie oświaty. Z wyjaśnienia złoŜonego przez Andrzeja Krawczyka – Dyrektora GZEAS wynikało, Ŝe w załączniku do przywołanej umowy obliczono wysokość kwoty dotacji w sposób analogiczny do wynikającego z rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 grudnia 2006 roku w sprawie podziału części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego w 2007 roku. Do wyliczenia przyjęto liczbę uczniów fizycznych w Gminie – 766 oraz w Gimnazjum w Brzozie – 63. Liczbę uczniów przeliczeniowych obliczono jako iloczyn liczby uczniów spełniających kryterium poszczególnych wag oraz wartości tych wag. Obliczona w ten sposób liczba uczniów przeliczeniowych w Gminie wyniosła 1459,355304, a liczba uczniów w Gimnazjum w Brzozie – 89,523000. W wyniku pomnoŜenia kwoty subwencji oświatowej do podziału na szkoły (pomniejszona o odpis na ZFŚS dla emerytowanych nauczycieli oraz wydatki na utrzymanie GZEAS) 3.677.272 zł przez liczbę uczniów przeliczeniowych w Gimnazjum w Brzozie oraz podzielenia przez liczbę uczniów przeliczeniowych w Gminie Grabica uzyskano kwotę – 225.580 zł. NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe dotacja dla Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i okolice na prowadzenie Społecznego Gimnazjum w Brzozie jest przekazywana na podstawie art. 90 ust.2a ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.). PoniewaŜ jest to szkoła niepubliczna o uprawnieniach szkoły publicznej, w której jest realizowany obowiązek szkolny na kaŜdego ucznia tej szkoły przysługuje dotacja w wysokości nie niŜszej niŜ kwota przewidziana na jednego ucznia danego typu i rodzaju szkoły w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez jednostkę samorządu terytorialnego, pod warunkiem, Ŝe osoba prowadząca szkołę poda organowi właściwemu do udzielania dotacji planowaną liczbę uczniów nie później niŜ do 30 września roku poprzedzającego rok udzielania dotacji. Kwota części oświatowej subwencji ogólnej do podziału na poszczególne szkoły przyznana dla Gminy Grabica wynosiła 3.864.972 zł. Z metryczki subwencji oświatowej wynikało, Ŝe finansowy standard „A” podziału subwencji, ustalony przez Ministerstwo Edukacji Narodowej jednolicie w skali kraju, wynosił na 2007 rok – 3198,5263 zł, co w przeliczeniu na jeden miesiąc stanowiło 266,54 zł (3198,5263 : 12). Wskaźnik korygujący Di dla Gminy Grabica wynosił – 1,1000635081. Liczba przeliczeniowa uczniów w Gminie Grabica wynosiła – 1208,360360218410. W ten sposób otrzymujemy miesięczną kwotę dotacji na jednego ucznia w Gminie Grabica w wysokości – 266,54 zł x 1208,360360218410 = 322.081,03 zł x 12 miesięcy = 3.864.916 zł (kwota subwencji oświatowej).
______66_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Liczba uczniów przeliczeniowych w Gimnazjum wynosiła – 89,523. PowyŜsze stanowiło sumę następujących składników: 63 (przewidywana liczba uczniów) plus 23,94 (63 x 0,38 – waga P1 dla uczniów szkół wiejskich do 5.000 mieszkańców) plus 2,52 (63 x 0,40 – waga P26 dla uczniów gimnazjów) plus 0,063 (63 x 0,001 – waga P39 na zadania pozaszkolne). W związku z czym dotacja powinna zostać obliczona w następujący sposób: 266,54 zł („A”) x 89,523 (przeliczeniowa liczba uczniów szkoły niepublicznej) = 23.861,46 zł. PowyŜsze oznacza, Ŝe miesięczna kwota dotacji powinna wynieść – 23.861,46 x 12 miesięcy = 286.337,52 zł. Jednocześnie naleŜy zauwaŜyć, Ŝe w ten sposób została obliczona szacunkowa kwota dotacji na 2007 rok dla Gimnazjum, która następnie w ciągu roku powinna być korygowana w stosunku do faktycznej liczby uczniów tej szkoły w poszczególnych miesiącach. Natomiast Gmina Granica przekazała w 2007 roku na rzecz Społecznego Gimnazjum w Brzozie następujące kwoty dotacji: 17.211,31 zł za styczeń (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za luty (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za marzec (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za kwiecień (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za maj (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za czerwiec (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za lipiec (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za sierpień (liczba uczniów – 63), 17.211,31 zł za wrzesień (liczba uczniów – 54), 17.211,31 zł za październik (liczba uczniów – 54), 17.211,31 zł za listopad (liczba uczniów – 54), 22.803,64 zł za grudzień (liczba uczniów – 54). Łącznie – 212.128,05 zł, gdyŜ miesięczne kwoty dotacji zostały pomniejszone o zaliczkowe koszty uŜytkowania przez Gimnazjum pomieszczeń i wyposaŜenia w kwocie 212.128,05 zł, co oznacza, Ŝe dotacja została naliczona w wysokości 225.580 zł i niepodległa weryfikacji pod katem faktycznej liczby uczniów tej szkoły. Mając na względzie powyŜsze wyliczenie naleŜy wskazać, Ŝe za okres styczeń – sierpień 2008 roku dotacja powinna wynieść – 190.891,68 zł (wg wyliczenia: 266,54 zł x 89,523 = 23.861,46 zł x 8 miesięcy), natomiast za okres wrzesień – grudzień – 81.810,72 zł (wg wyliczenia: 266,54 zł x 76,734 = 20.452,68 zł x 4 miesiące). Łącznie 190.891,68 zł plus 81.810,72 zł = 272.702,40 zł. Sposób ustalenia kwoty dotacji dla Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice na prowadzenie Społecznego Gimnazjum w Brzozie oraz 5 przelewów bankowych na przekazanie środków finansowych dla tej szkoły stanowi załącznik nr 17 do protokołu.
5. WYDATKI OSOBOWE
5.1. Wydatki na wynagrodzenia 2007 rok
Łączna kwota wydatków na wynagrodzenia (paragraf 4010) w Gminie Grabica w roku 2006 stanowiła 825.437 zł, natomiast w 2007 roku 918.478,39 zł, w tym:
Łączna kwota wydatków Dział Rozdział Rok 2006 Rok 2007
750 75011 60.821 57.132,00
750 75023 658.899 747.574,32
900 90095 54.245 58.674,29
______67_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
921 92109 51.472 55.097,78
Razem 825.437 918.478,39
Prawidłowość ustalania i wypłaty wynagrodzeń na rzecz pracowników jednostki Obowiązujące w Urzędzie Gminy w Grabicy zasady wypłaty wynagrodzeń zostały uregulowane w pkt 4. rozdziału IA Zarządzenia Nr 50/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 31 grudnia 2002 r w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu dokumentów finansowych”. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac. Listy płatnicze z tytułu wynagrodzenia za pracę sporządza się w oparciu o umowy o pracę. W innych przypadkach podstawę sporządzania listy płatniczej stanowi kaŜdorazowo wydana decyzja kierownika jednostki. Listy płatnicze zatwierdza do wypłaty Skarbnik Gminy i Kierownik Jednostki. Prowadzenie dokumentacji płacowej, naliczanie i przekazywanie składek ubezpieczenia społecznego i innych potrąceń, rozliczanie i odprowadzanie podatku dochodowego od osób fizycznych, sporządzanie rocznych informacji w tym zakresie, ustalanie i rozliczanie składek na PFRON, prowadzenie spraw związanych z rozliczeniem osób realizujących zadania na podstawie umów zleceń i o dzieło, naliczanie i prowadzenie dokumentacji zasiłków rodzinnych, macierzyńskich i chorobowych naleŜy do obowiązków Barbary Frankiewicz inspektor ds. księgowości budŜetowej i płac – zakres czynności uprawnień, odpowiedzialności i zastępstw znak 0112 15/05 z dnia 10 października 2005 roku. Prawidłowość ustalenia i wypłaty wynagrodzenia Wójta Gminy w roku 2007 Uchwałą nr II/11/2006 Rady Gminy Grabica z dnia 5 grudnia 2006 roku w sprawie wynagrodzenia Wójta Gminy Grabica ustalono wynagrodzenie w łącznej wysokości 9 578,00 w tym:
wynagrodzenie zasadnicze 4.630,00 zł dodatek funkcyjny 1.550,00 zł dodatek za wieloletnią pracę (20%) 926,00 zł dodatek specjalny w wysokości 40% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego 2.472,00 zł Wynagrodzenie zostało ustalone na podstawie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.). Ponadto kontroli poddano prawidłowość ustalenia i wypłaty wynagrodzenia dla następujących pracowników Urzędu Gminy: Aurelii Ruszkiewicz Sekretarza Gminy, Doroty Bednarczyk Skarbnika Gminy, Alicji Migdał inspektor ds. ewidencji ludności i zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, Barbary Frankiewicz inspektor ds. księgowości budŜetowej i płac, Zbigniewa KałuŜnego inspektor ds. budownictwa architektury, inwestycji i nadzoru budowlanego oraz (…) 55 robotnik gospodarczy.
55 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______68_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Informację dotyczącą wynagrodzeń ustalonych dla w/w pracowników w 2007 roku zamieszczono w tabeli stanowiącej załącznik nr 18 do protokołu kontroli . Kontrolą objęto naliczenie i wypłatę wynagrodzeń pracowników urzędu wypłacanych w 2007 roku za miesiąc: czerwiec – wynagrodzenie naliczono na podstawie list płac za czerwiec 2007 roku, Pk nr 132 z dnia 30 czerwca 2007 roku na kwotę 77.737,87 zł, dowód księgowy nr 4381 4387, październik – wynagrodzenie naliczono na podstawie list płac za październik 2007, Pk nr 229 z dnia 31 października 2007 roku na kwotę 91.414,87 zł, dowód księgowy nr 7624 7633. Na podstawie kart wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą oraz list płac za w/w miesiące stwierdzono, Ŝe wynagrodzenie wypłacono w wysokości ustalonej przez Radę Gminy w odniesieniu do Wójta Gminy oraz przez Wójta Gminy w stosunku do pozostałych pracowników Urzędu. Listy płac zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Wynagrodzenia wypłacono przelewem na rachunek bankowy pracowników oraz w kasie Urzędu Gminy ostatniego dnia roboczego danego miesiąca. Dowody księgowe dokumentujące wypłatę wynagrodzeń objętych kontrolą: polecenia przelewu z dnia 29 czerwca 2007 roku na łączną kwotę 36.700,07 zł, dowód księgowy nr 4063 4068, 4073, polecenia przelewu z dnia 31 października 2007 roku na łączną kwotę 43.039,16 zł, dowód księgowy nr 7606, 7609 7613, raport kasowy nr 25 z dnia 29 czerwca, kwota 8.257,47 zł dowód księgowy nr 4034 4037, 4031 4032, raport kasowy nr 61 z dnia 31 października, kwota 9.907,52 zł, dowód księgowy nr 7574 7579.
Deklaracje rozliczeniowe ZUS za w/w miesiące zostały sporządzone w terminie do końca danego miesiąca. Składki ZUS za miesiąc czerwiec i październik 2007 roku zostały odprowadzone w terminie do 5 dnia następnego miesiąca.
Dowody księgowe dokumentujące odprowadzenie składek ZUS: polecenie przelewu z dnia 5 lipca 2007 na kwotę 31.077,96 zł, dowód księgowy nr 4521, 4524 4541, polecenie przelewu z dnia 5 listopada 2007 roku na kwotę 30.312,40 zł, dowód księgowy nr 7714 7738.
Premie i nagrody uznaniowe Regulamin przyznawania i wypłacania premii pracownikom zatrudnionym na stanowiskach obsługi w Urzędzie Gminy w Grabicy ustalony został zarządzeniem nr 36/2001 Wójta Gminy Grabica z dnia 27 grudnia 2001 roku w sprawie wprowadzenia do uŜytku słuŜbowego Regulaminu premiowania pracowników obsługi. Regulamin opracowano na podstawie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. Nr 61 poz. 707, ze zm.). Według zasad ustalonych w w/w Regulaminie pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Gminy na stanowiskach obsługi mogą mieć przyznaną premię przez Wójta Gminy za terminowe i staranne wykonywanie wyznaczonych zadań w wysokości do 15% wynagrodzenia zasadniczego. Decyzję o przyznaniu premii i jej wysokości jak i o pozbawieniu
______69_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
całkowitym lub częściowym podejmuje kaŜdorazowo Wójt Gminy na wniosek bezpośredniego przełoŜonego pracownika. Przyznana premia wypłacana jest łącznie z wynagrodzeniem za dany miesiąc. W wyniku kontroli naliczonych i wypłaconych premii uznaniowych w miesiącach: czerwiec i październik ustalono, Ŝe w 2007 roku pracownikom zatrudnionym na stanowiskach obsługi wypłacano premię na podstawie miesięcznych indywidualnych wniosków przedkładanych przez bezpośredniego przełoŜonego – Aleksandrę Florczyk inspektor ds. obsługi kasowej, transportu i łączności i zaakceptowanych przez Wójta Gminy. Na podstawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych pracowników obsługi oraz kartotek wynagrodzeń za rok 2007 stwierdzono, Ŝe premie uznaniowe wypłacano w wysokości określonej przez Wójta. Premie wypłacono łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca. W roku 2007 wypłacono nagrody jubileuszowe 5 pracownikom Urzędu Gminy w łącznej wysokości 25.572,00 zł brutto, w tym: (…) 56 . Nagrody przyznano na podstawie art. 21 ust.1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 roku Dz.U. Nr 142, poz. 1593 ze zm.) oraz § 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.) i art. 23 ust.1 ustawy z dnia 16 września 1982 roku o pracownikach urzędów państwowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz.U. Nr 86, poz. 953 ze zm.) Nagrody jubileuszowe obliczono mnoŜąc stałe składniki wynagrodzenia miesięcznego zgodnie z § 14 17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagradzania za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŜnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.) przez procent przysługującej nagrody jubileuszowej. Nabywający prawo do nagrody jubileuszowej w 2007 roku udokumentowali okresy pracy uprawniające do w/w nagrody. Listy wypłat zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Pracownicy potwierdzili odbiór gotówki z kasy urzędu własnoręcznym podpisem na liście płac. Dowody księgowe potwierdzające naliczenie i wypłatę nagród jubileuszowych: lista płac „Nagrody jubileuszowe” za lipiec 2007 roku, Pk nr 152, dowód księgowy nr 5117 5124, raport kasowy nr 30 z dnia 13 lipca 2007 roku, dowód księgowy nr 4692. W roku 2007 roku nie przyznano nagród uznaniowych dla pracowników Urzędu Gminy.
Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (…) 57
56 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 57 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______70_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
5.2. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość dokonania odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w roku 2007. Zgodnie z Rb 28S rocznym sprawozdaniem z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki za rok 2007 odpis na ZFŚS (§ 4440) stanowił 23.832,82 zł, w tym: rozdział 75023 19.508,09 zł śr. 18,41 etatu rozdział 90095 2.413,80 zł śr. 3 etaty rozdział 92109 1.910,93 zł śr. 2,37 etatu Na podstawie przedłoŜonych do kontroli poleceń przelewu stwierdzono, Ŝe odpisy dokonane na ZFŚS w 2007 roku zostały przekazane na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu Urzędu Gminy Grabica w następującej wysokości oraz w terminach: w wysokości 17.874,62 zł (75% odpisu) – polecenie przelewu z dnia 29 maja 2007 roku, dowód księgowy nr 3354 3356, w wysokości 5.958,20 zł (narastająco 100%) – polecenie przelewu z dnia 27 września 2007 roku, dowód księgowy nr 6433 6435, łącznie przekazano kwotę 23 832,82 zł Odpisu na fundusz socjalny dokonano w przeliczeniu na 27,78 etatów pracowników i 11 emerytów i rencistów. Zgodnie z art. 5 ust. 2 i 5 ustawy z dnia 4 marca 1944 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz.U. z 1996 roku, Nr 70, poz. 335 ze zm.) wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% (na rencistę i emeryta 6,25%) przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeŜeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyŜszą. Wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2006 roku stanowiło 2.145,59 zł. Wysokość odpisu w przeliczeniu na 27,78 etatów pracowników i 11 emerytów i rencistów stanowi 23.826,86 zł ) na rachunek Funduszu przekazano 23.832,82 zł). Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września z tym, Ŝe w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 3. W wyniku kontroli ustalono, Ŝe w roku 2007 środki na rachunek Funduszu przekazane zostały z zachowaniem terminów przywołanych wyŜej.
5.3. Wydatki na podróŜe słuŜbowe pracowników w 2007 roku W Urzędzie Gminy w Grabicy prowadzony jest rejestr delegacji słuŜbowych w odniesieniu do podroŜy odbywanych na terenie kraju. Przedmiotowy rejestr zawiera takie informacje jak: lp., imię i nazwisko, stanowisko, cel wyjazdu, trasa wyjazdu, data wyjazdu, osobę zlecającą, sposób rozliczenia, podpis osoby delegowanej . Rejestr delegacji słuŜbowych prowadzony jest przez Urszulę Wypych inspektor ds. kancelaryjno kadrowych, zgodnie z zakresem obowiązków z dnia 1 lutego 1999 roku zmienionego aneksem z dnia 10 marca 2003 roku. Rozliczanie delegacji słuŜbowych naleŜy do obowiązków Barbary Frankiewicz inspektor ds. księgowości budŜetowej i płac, zgodnie z pismem znak 0112 15/05 z dnia 10 października 2005 roku.
______71_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Zgodnie z Rb 28S rocznym sprawozdaniem z wykonania planu wydatków budŜetowych Gminy Grabica, wydatki na podróŜe słuŜbowe pracowników w 2007 stanowiły 6 353,54 zł (§ 4410), w tym:
Dział Rozdział Plan Wykonanie
750 75011 806,00 806,00
750 75023 8.000,00 5.547,54
Razem 8.806,00 6.353,54
Kontrolą objęto wybrane pozycje z rejestru delegacji słuŜbowych załoŜonego na rok 2007, a mianowicie: nr 22, 33, 64. Kontrola ww. poleceń wyjazdów słuŜbowych w zakresie przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.) wykazała, co następuje: zapisy w rejestrze odpowiadają danym zawartym w poleceniach wyjazdów słuŜbowych pod względem daty, osoby, dla której wystawione jest polecenie, czasu trwania podroŜy, numeru delegacji, w poleceniach wyjazdów słuŜbowych wskazywano środki lokomocji, w tym samochód prywatny, polecenia wyjazdów słuŜbowych dla pracowników były zatwierdzane przez Wójta Gminy, delegacje posiadają oznaczenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podroŜy, polecenia wyjazdu słuŜbowego zawierają datę ich wystawienia oraz datę przedłoŜenia przez delegowanego pracownika, wszystkie rachunki kosztów podroŜy zawierają datę przedłoŜenia przez delegowanego pracownika, wysokość wypłacanych diet następowała zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia, wysokość wypłaconego ryczałtu stanowiła 20% diety. w przypadku podroŜy odbywanej samochodem nie będącym własnością pracodawcy dokonano zwrotu kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, określoną w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania i sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27 poz. 271 ze zm.), rozliczenia kosztów delegacji zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Dowody księgowe potwierdzające naliczenie i wypłatę kosztów krajowych podróŜy słuŜbowych:
______72_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 22/07 z dnia 23 marca 2007 roku na kwotę 75,32 zł, dowód księgowy nr 1598, polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 33/07 z dnia 16 kwietnia 2007 roku na kwotę 14,60 zł, dowód księgowy nr 6250, polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 64/07 z dnia 12 września 2007 roku na kwotę 38,10 zł, dowód księgowy nr 6250. W zakresie ryczałtów za uŜywanie samochodu prywatnego do celów słuŜbowych kontrolą objęto wydatki za miesiące: listopad i grudzień wypłacane na podstawie umów cywilno prawnych zawartych przez Wójta Gminy Grabica z: Zbigniewem KałuŜnym inspektor ds. budownictwa, architektury, inwestycji i nadzoru budowlanego, (umowa z dnia 2 stycznia 2007 roku – miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalony w wysokości 250 km od dnia 2 stycznia do 31 grudnia 2007 roku, zmieniona aneksem z dnia 23 lipca 2007 roku miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalony w wysokości 300 km od dnia 1 lipca do 31 grudnia 2007 roku), (…) 58 (umowa z dnia 2 stycznia 2007 roku miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalony w wysokości 200 km od dnia 2 stycznia do 31 grudnia 2007 roku, zmieniona aneksem z dnia 23 lipca 2007 roku miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne ustalono w wysokości 250 km od dnia 1 lipca do 31 grudnia 2007 roku). Kontrola dokumentacji źródłowej, w tym list płac: ryczałty za uŜywanie samochodu prywatnego w miesiącach listopad i grudzień 2007 roku oraz oświadczeń złoŜonych przez pracowników, którym przyznano ryczałty na uŜywanie samochodów prywatnych w celach słuŜbowych wykazała, co następuje: wszyscy pracownicy, z którymi zawarto wyŜej opisane umowy złoŜyli pisemne oświadczenia o uŜywaniu przez nich pojazdów do celów słuŜbowych w danym miesiącu, oświadczenia zawierają dane określone w § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, z wyjątkiem pojemności silnika, naleŜną kwotę ryczałtu pomniejszono o 1/22 za kaŜdy dzień nieobecności spowodowanej chorobą, urlopem, podróŜą słuŜbową trwającą co najmniej 8 godzin lub inną nieobecnością zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, listy wypłat zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Dowody księgowe potwierdzające naliczenie i wypłatę ryczałtów: lista nr 14 za miesiąc listopad na kwotę 135,31 zł netto, dowód księgowy nr 8374 8375, lista nr 16 za miesiąc grudzień na kwotę 312,59 zł netto, dowód księgowy nr 9047 9048.
PodróŜe zagraniczne
58 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______73_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Gmina Grabica w roku 2007 nie poniosła wydatków z tytułu podróŜy zagranicznych. PodróŜe słuŜbowe samochodem słuŜbowym Rada Gminy Grabica uchwałą nr XVI/120/2000 z dnia 17 listopada 2000 roku upowaŜniła Przewodniczącego Rady Gminy Grabica do czynności z zakresu prawa pracy wobec Przewodniczącego Zarządu Gminy Grabica. Przewodniczący Rady Gminy Mirosław Król UpowaŜnieniem nr 1/06 znak 0118 1/06 z dnia 05 grudnia 2006 roku upowaŜnił Edwardę Wójcik Wójta Gminy Grabica do prowadzenia samochodu słuŜbowego marki (…) 59 . UpowaŜnienie waŜne jest na czas pełnienia funkcji Wójta Gminy Grabica. Wójt Gminy Grabica wydała Zarządzenie nr 5/98 z dnia 17 grudnia 1998 roku w sprawie gospodarki środkami transportowymi, w którym określono zasady gospodarki środkami transportowymi jak: samochody osobowe, osobowo cięŜarowe i sprzęt cięŜki. Zgodnie z punktem 2b zarządzenia dopuszczane jest wystawianie kart drogowych długoterminowych dla pojazdów osobowych i osobowo cięŜarowych. Wójt Gminy pobiera jedną kartę drogową na cały miesiąc. W 2007 roku samochodem słuŜbowym przejechano 9.300 kilometrów, co daje miesięcznie średnio 775 km. ZuŜyto 707 litrów paliwa na kwotę 3.110 zł./ średnio 4,40 zł/l/ w 2007 roku. W okresie objętym kontrolą karty drogowe rozliczała Aleksandra Florczyk, inspektor do spraw obsługi kasowej transportu i łączności. Obecnie sprawy z tego zakresu prowadzi Justyna Gajecka. Wykonywanie obsługi prawnej w urzędzie Obsługę prawną Gminy Grabica wykonuje dwóch radców prawnych wykonujących usługi prawnicze na podstawie zawartych umów zleceń, które zawarła Wójt Gminy: 1) umowa zlecenia zawarta w dniu 02 stycznia 2007 roku z radcą prawnym Andrzejem Domańskim prowadzącym Kancelarię Radcy Prawnego w Bełchatowie przy ulicy Kalinowej nr 31 na wykonywanie obsługi prawnej Urzędu Gminy w Grabicy w zakresie określonym w ustawie o radcach prawnych w wymiarze 1 dnia w tygodniu. Umowę zawarto na czas od 2 stycznia 2007 roku do dnia 30 czerwca 2007 roku za wynagrodzeniem 1400,00 zł miesięcznie plus VAT. Obsługa będzie świadczona we wtorki w godzinach 9,00 15,00, w przypadku kolizji z terminem rozpraw sądowych wykonanie obowiązku nastąpi w innym uzgodnionym terminie./ nr rejestru umów 2/2007/. 2) umowa zlecenie zawarta w dniu 02.01.2007 r z radcą prawnym Wojciechem Czerwińskim prowadzącym Kancelarię Radcy Prawnego w Pabianicach, przy ulicy Zamkowej 21 na wykonywanie obsługi prawnej w zakresie doradztwa prawnego i wydawania opinii prawnych oraz reprezentowania Zleceniodawcy w sporach sądowych i administracyjnych, jak równieŜ przed urzędami i osobami fizycznymi za wynagrodzeniem ryczałtowym 400,00 zł miesięcznie plus VAT. Umowa została zawarta na czas oznaczony od dnia 2 stycznia 2007 roku do dnia 31 grudnia 2007 roku. W tej umowie strony nie określiły dnia w którym obowiązek obsługi prawnej będzie wykonywany./umowa posiada numer rejestru 3/2007/. PowyŜsze umowy podpisali przedstawiciele stron przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy.
59 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______74_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
5.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podróŜy słuŜbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych w roku 2007. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podróŜy słuŜbowych w roku 2007 dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych stanowiły 124.832 zł (paragraf 3030), w tym:
Osoby pobierające diety Dział Rozdział Plan Wykonanie
Radni 750 75022 53.000,00 52.832,00
Sołtysi 756 75647 72.000,00 72.000,00
RAZEM 125.000 124.832
Ilość odbytych posiedzeń Rady Gminy w roku 2006 poprzednia kadencja 6 nowa kadencja 3 Razem ...... 9 Ilość odbytych posiedzeń stałych komisji w roku 2006 poprzednia kadencja 18 nowa kadencja 6 Razem ...... 24 Ilość odbytych posiedzeń Rady Gminy w roku 2007 6 Ilość odbytych posiedzeń stałych komisji w roku 2007 17 Zasady wypłaty diet Uchwałą Nr I/3/2006 Rady Gminy Grabica z dnia 27 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia wysokości diety dla Przewodniczącego Rady Gminy Grabica ustalono miesięczną dietę w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Uchwała weszła w Ŝycie z dniem podjęcia. Uchwałą Nr I/7/2006 Rady Gminy Grabica z dnia 27 listopada 2006 roku w sprawie ustalenia wysokości i zasad wypłacenia diet dla radnych określono diety według następujących zasad: dla radnego – wiceprzewodniczących Rady Gminy 250,00 zł dla radnego – przewodniczących komisji 300,00 zł dla radnego 200,00 zł Diety przysługują radnym za udział w odbytych posiedzeniach Rady Gminy oraz posiedzeniach komisji, jeśli jest jej członkiem. W przypadku zbiegu dwóch lub więcej posiedzeń w tym samym dniu przysługuje jedna dieta. Uchwała weszła w Ŝycie z dniem podjęcia. Uchwałą Nr III/20/2006 Rady Gminy Grabica z dnia 28 grudnia 2006 roku w sprawie ustalenia zryczałtowanej diety dla przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych gminy ustalono miesięczną zryczałtowaną dietę obejmującą równieŜ zwrot kosztów podróŜy słuŜbowych w związku z wykonywaniem czynności związanych z pracą
______75_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
rady gminy w wysokości 200,00 zł Uchwała weszła w Ŝycie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2007 roku. Prawidłowość wypłaty diet Kontroli poddano prawidłowość ustalenia i wypłaty diet dla radnych Rady Gminy Grabica oraz przewodniczących organów wykonawczych za miesiące: marzec, sierpień, wrzesień, listopad 2007 roku. Na podstawie przedłoŜonych do kontroli list obecności oraz list wypłat diet dla radnych i sołtysów stwierdzono: wypłaty dokonano w wysokości ustalonej przez radę Gminy za kaŜdy udział w sesji lub komisji Rady Gminy, diety wypłacono w kasie Urzędu Gminy, radni potwierdzili odbiór wynagrodzenia własnoręcznym podpisem, listy wypłat zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, podpisane przez Skarbnika oraz zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy.
Dowody księgowe potwierdzające wypłatę diet dla radnych i przewodniczących organów wykonawczych: lista „Diety dla radnych Rady Gminy Grabica za udział w IV sesji w dniu 30 marca 2007 roku” na kwotę 3 200,00 zł, nr księgowy 2108, lista „Diety dla członków komisji Rewizyjnej rady Gminy Grabica za udział w posiedzeniu dnia 20 sierpnia 2007 roku” na kwotę 900,00 zł, nr księgowy 5490, lista „Diety dla radnych Rady Gminy Grabica za udział w VII sesji w dniu 19 września 2007 roku ” na kwotę 3 200,00 zł, nr księgowy 6323, lista „Diety dla członków Komisji Rozwoju Gospodarczego BudŜetu i Finansów, Rolnictwa i Ochrony Środowiska w dniu 20 listopada 2007 roku” na kwotę 1 750,00 zł, dowód księgowy nr 8056, lista zryczałtowanych diet za miesiąc marzec 2007 roku na kwotę 6 000,00 zł, dowód księgowy nr 1634, lista zryczałtowanych diet za miesiąc sierpień 2007 roku na kwotę 6 000,00 zł, dowód księgowy nr 5778, lista zryczałtowanych diet za miesiąc wrzesień 2007 roku na kwotę 6 000,00 zł, dowód księgowy nr 6444, lista zryczałtowanych diet za miesiąc listopad 2007 roku na kwotę 6 000,00 zł, dowód księgowy nr 8265. Ryczałt dla Przewodniczącego Rady Gminy został wypłacony w wysokości ustalonej przez Radę Gminy. Listy wypłat zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, podpisane przez Skarbnika oraz zatwierdzone do wypłaty przez Wójta Gminy.
Dowody księgowe potwierdzające naliczenie i wypłatę diety dla Przewodniczącego Rady Gminy: lista zryczałtowanej diety za miesiąc marzec na kwotę 936,00 zł, nr księgowy 1628, lista zryczałtowanej diety za miesiąc sierpień na kwotę 936,00 zł, nr księgowy 5707, lista zryczałtowanej diety za miesiąc wrzesień na kwotę 936,00 zł, nr księgowy 6440, lista zryczałtowanej diety za miesiąc listopad na kwotę 936,00 zł, nr księgowy 8229.
______76_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
5. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG
Kontrolowana jednostka posiada ustalone szczegółowe procedury dotyczące zakupu materiałów i usług. Procedury te zostały wprowadzone w Ŝycie na mocy zarządzeń z 2003 roku oraz z 2005 roku, a ostatnio na mocy zarządzenia nr 60/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 1 sierpnia 2007 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych na potrzeby Gminy Grabica dla których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Niniejsze zarządzenie zostało zmienione zarządzeniem nr 111/2007 Wójta Gminy Grabica z dnia 28 grudnia 2007 roku. Zmiany polegały na dalszym uszczegółowieniu procedury dokonywania wydatków. Prawidłowość stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych sprawdzono odnośnie, wyŜej opisanej, procedury przetargowej dotyczącej wyboru banku świadczącego usługę w zakresie bankowej obsługi gminy.
6. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2006 2007 zawierają poniŜsze tabele:
2006 rok 2007 rok plan po plan po dział rozdział Paragraf wykonanie (w zł) wykonanie (w zł) zmianach (w zł) zmianach (w zł)
400 40095 6050 1.444.901,00 1.434.827,88 339.000,00 55.531,97
600 60016 6050 2.957.726,00 2.832.406,55 3.405.288,00 3.337.965,91
600 60095 6050 0,00 0,00 21.106,00 0,00
750 75023 6050 0,00 0,00 49.000,00 43.574,74
801 80101 6050 897.257,00 862.257,21 1.356.364,00 1.301.044,06
801 80195 6050 0,00 0,00 6.000,00 0,00
900 90001 6050 0,00 0,00 160.000,00 61.250,00
900 90015 6050 31.289,00 31.278,36 50.000,00
900 90095 6050 25.000,00 13.615,20 16.500,00 16.269,92
926 92695 6058 317.872,00 317.872,00 0,00 0,00
926 92695 6059 155.294,00 155.188,84 0,00 0,00
Razem 5.829.339,00 5.647.446,04 5.403.258,00 4.815.636,60
Wydatki bud Ŝetowe ogółem 18.830.001,00 15.572.272,07 15.543.482,75 14.089.964,97
% udziału wydatków inwestycyjnych w wydatkach 30,96 36,27 34,76 34,18 ogółem
Wykaz zadań inwestycyjnych plan i wykonanie w 2006 roku
______77_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Dział Rozdział § Nazwa zadania Plan Wykonanie
Projekt do zało Ŝeń do planu zaopatrzenia w 400 40095 6050 9.150 9.150 ciepło energi ę i gaz
400 40095 6050 Modernizacja hydroforni Ostrów 1.179.734 1.179.734
400 40095 6050 Wodoci ąg Twardosławice - Majków Folwark 121.430 121.406
400 40095 6050 Wodoci ąg Ostrów-Kamocinek 124.587 124.538 Projekt modernizacji stacji uzdatniania wody 400 40095 6050 10.000 0 w Szydłowie 600 60016 6050 Projekt drogi śychlin-Olendry 9.760 9.760
600 60016 6050 Projekt drogi przez wie ś Kamocinek 32.818 0
600 60016 6050 Projekt drogi Boryszów Nowa Wie ś 10.980 10.980
600 60016 6050 Projekt drogi Lutosławice Szlacheckie-Syski 2.440 2.440
Projekt drogi Lutosławice Szlacheckie- 600 60016 6050 8.540 8.540 Dziwle
600 60016 6050 Projekt drogi Lutosławice Rz ądowe-Grabica 6.100 6.100
600 60016 6050 Droga przez wie ś Kafar 631.000 630.419 600 60016 6050 Droga przez wie ś Gutów Mały 450.000 435.024 600 60016 6050 Droga Majków Średni - Szydłów 230.000 224.135 600 60016 6050 Droga przez wie ś Maleniec 450.000 395.883 600 60016 6050 Droga Przydatki Kamockiej 343.093 339.175 600 60016 6050 Droga dojazdowa do pól 90.000 90.000 600 60016 6050 Droga śą dło 692.995 679.951 754 75412 6060 Zakup samochodów stra Ŝackich 928.760 928.760 801 80101 6050 Sala gimnastyczna w Borysowie 897.257 862.257
900 90015 6050 Oświetlenie uliczne Kamocin, Rusociny 31.289 31.278
900 90095 6050 Wiaty przystankowe 25.000 13.615 926 92695 6058 Odnowa stadionu Szydłow-Kolonia 317.872 317.872 6059 155.294 155.189 RAZEM 6.758.099 6.576.206 minus zakupy inwestycyjne 927.760 928.760 Razem 5.829.339 5.647.446
Wykaz zadań inwestycyjnych plan i wykonanie w 2007 roku
Dział Rozdział § Nazwa zadania Plan Wykonanie
400 40095 6050 Projekt i modernizacja hydroforni Szydłów 339.000 55.532
600 60016 6050 Droga dojazdowa do pół 65.000 64.191
______78_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
600 60016 6050 Droga Majków Du Ŝy - Twardosławice 80.500 79.717
600 60016 6050 Projekt i przebudowa drogi Kamocinek 1.082.110 1.074.829 Projekt drogi Grabica-Lubonia-Lutosławice 600 60016 6050 39.528 0 Szlach.
600 60016 6050 Projekt drogi Dziwle 9.150 9.150
600 60016 6050 Przebudowa drogi Boryszów – Nowa Wie ś 640.300 637.016
Przebudowa drogi Ludosławie Rz ądowe – 600 60016 6050 338.000 327.855 Kolonia Grabica Przebudowa drogi Ludosławie Szlacheckie - 600 60016 6050 555.600 550.226 Dziwle Przebudowa drogi Lutosławice Szlach. - 600 60016 6050 146.400 146.310 Syski 600 60016 6050 Przebudowa drogi śychlin-Olendry 448.700 448.672 600 60095 6050 Projekt przepustu na rzece Grabia 21.106 0 750 75023 6050 Wykonanie klimatyzacji w budynku UG 24.000 21.960 750 75023 6050 System dozoru wizyjnego w UG 14.500 11.602 750 75023 6050 Modernizacja systemu alarmowego 10.500 10.013 754 75412 6060 Wyposa Ŝenie zespołu reagowania 10.000 9.938 801 80101 6050 Budowa sali gimnastycznej w Borysowie 356.644 356.644
801 80101 6050 Budowa parkingu przy SP w Borysowie 60.000 4.880
801 80101 6050 Budowa Sali gimnastycznej w Brzozie 939.720 939.520
851 85195 6050 Projekt i modernizacja o środka zdrowia 6.000 0
900 90001 6050 Budowa kanalizacji sanitarnej w Grabicy 92.800 0
900 90001 6050 Budowa oczyszczalni w Grabicy 67.200 61.250
900 90015 6050 Wymiana o świetlenia ulicznego 50.000 44.652
900 90095 6050 Zakup i monta Ŝ wiat przystankowych 16.500 16.270 RAZEM 5.413.258 4.870.227 minus zakupy inwestycyjne 10.000 9.938 Razem 5.403.258 4.860.289
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2006 2007 przedstawiają poniŜsze tabele
2006 rok Dz. Rozdz. § Wydatki w tym źródła finansowania: ogółem Środki z Środki Po Ŝyczka Fundusz Fundusz Środki z bud Ŝetu
______79_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
własne z Rozwoju Ochrony UE pa ństwa WFO ŚiGW Kultury Gruntów na Fizycznej Rolnych dofinans. inwestycji 400 40095 6050 1.434.828 774.828 660.000 - - - - 600 60016 6050 2.832.407 1.717.029 - 45.000 944.451* 125.927* 801 80101 6050 862.257 762.257 - 100.000 - - - 900 90015 6050 31.278 31.278 - - - - - 900 90095 6050 13.615 13.615 - - - - - 926 92695 6058 317.872 - - - - 317.872** - 926 92695 6059 155.189 155.189 - - - - - Razem 5.647.446 3.454.196 660.000 100.000 45.000 1.262.323 125.927 *) środki dotyczyły inwestycji drogowych realizowanych w roku 2005, wpłynęły na rachunek gminy w roku 2006 **) środki na inwestycje z zakresu kultury fizycznej i sportu wpłynęły na rachunek gminy w roku 2007
2007 rok Dział Rozdział Paragraf Wydatki w tym źródła finansowania; ogółem Środki Fundusz Fundusz własne Rozwoju Ochrony Kultury Gruntów Fizycznej Rolnych 400 40095 6050 55.532 55.532 - - 600 60016 6050 3.337.966 3.312.966 - 25.000 750 75023 6050 43.575 43.575 - - 801 80101 6050 1.301.044 1.001.044 300.000 - 900 90001 6050 61.250 61.250 - - 90 90015 6050 44.652 44.652 - - 900 90095 6050 16.270 16.270 - - Razem 4.860.289 4.535.289 300.000 25.000
Ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych
Wydatki budŜetu na realizację inwestycji ewidencjonowano w księgach rachunkowych w następujący sposób: na kontach urzędu Wn 080 oraz Ma 201 lub 223, z określeniem numeru zadania inwestycyjnego (analityka do konta 080 ) i jednocześnie na kontach organu Wn 902 oraz Ma 133. Po zakończeniu inwestycji ewidencja przyjęcia na stan majątku gminy jest dokonywana na kontach Wn 011 Ma 080. KaŜde zadanie inwestycyjne posiada odrębną analitykę. PowyŜsze księgowanie było niepełne, gdyŜ zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji powinna zostać zaksięgowana następująco: Wn 080 Ma 201, Wn 201 Ma 130, Wn 810 Ma 800, Wn 011 Ma 080.
______80_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Procesy inwestycyjne w Urzędzie Gminy Grabicy są prowadzone wg następujących zasad: 1. Przeznaczenie w drodze uchwały Rady Gminy Grabica określonej kwoty na wykonanie projektu technicznego, nadzoru inwestorskiego i realizacji planowanej inwestycji w załączniku inwestycyjnym. 2. Ogłoszenie przetargu lub wszczęcie postępowania w trybie zapytania ofertowego na podstawie zarządzenia Wójta Gminy Grabica w zaleŜności od wyliczonej wartości zamówienia (do 14.000 euro nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Postępowanie konkurencyjne naleŜy jednak przeprowadzić by nie naruszyć zasad wydatkowania środków publicznych zgodnie z ustawą o finansach publicznych). 3. Podpisanie umowy z wykonawcą na realizację dokumentacji za cenę wyłonioną w przetargu lub postępowaniu wg zarządzenia i na zasadach w nim określonych. 4. Uzyskanie stosownych decyzji administracyjnych, uzgodnień i opracowań zgodnie z wymogami ustaw: o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, prawo budowlane, ustawy prawo ochrony środowiska, ochronie przyrody, prawo wodne, prawo geodezyjne itd. oraz z aktami wykonawczymi do tych przepisów prawa materialnego, które regulują proces uzyskiwania pozwolenia na budowę lub zgłoszenia właściwemu organowi o zamiarze przystąpienia do wykonywania robót budowlanych nie wymagających uzyskania pozwolenia na budowę. 5. Wszczęcie postępowania przetargowego w celu wyboru wykonawcy, który złoŜy najkorzystniejszą ofertę w postępowaniu na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych i Kodeksu cywilnego. 6. Podpisanie umowy na realizację zamówienia publicznego, przekazanie placu budowy wraz z kompletem dokumentacji technicznej inwestycji, przeznaczonej do realizacji. 7. Wykonanie zadania zgodnie z podpisaną umową, w oznaczonym terminie pod nadzorem osób posiadających stosowne uprawnienia budowlane i legitymujące się aktualnym członkostwem w Izbie InŜynierów i Architektów, zgodnie z dokumentacją techniczną i warunkami pozwolenia na budowę. 8. Dokonanie odbioru końcowego zrealizowanej inwestycji przez komisję powołaną do tych czynności oraz przekazanie przez Wykonawcę kompletu dokumentacji powykonawczej. 9. Prawidłowe rozliczenie inwestycji. 10. Uzyskanie pozwolenia na uŜytkowanie, jeŜeli jest taki wymóg formalny lub zawiadomienie właściwego organu o zakończeniu jego realizacji i o zamiarze przystąpienia do uŜytkowania. 11. Przekazanie gotowego obiektu na mienie gminy. Wskazane zadania realizowane są w Referacie Rozwoju Gospodarczego, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej. PowyŜsza procedura została ustalona w czasie niniejszej kontroli i nie została oznaczona stosownym numerem zarządzenia wprowadzającym do stosowania. Wykonywanie zadań związanych z udzielaniem zamówień publicznych naleŜało, w okresie 1 stycznia 2006 – 1 lipca 2007 roku, do obowiązków Pani Anny Sobańskiej – zatrudnionej na stanowisku inspektora, w okresie 1 lipca 2007 – 26 października 2007 roku do obowiązków Pani ElŜbiety Sapińskiej – kierownika Referatu, a od dnia 15
______81_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
stycznia 2008 roku przedmiotowe zadania wykonuje, na podstawie umowy – zlecenia, (…) 60 . Realizacją inwestycji gminnych zajmowały się w latach 2006 2007 następujące osoby: – Zbigniew KałuŜny – inspektor ds. budownictwa, architektury, inwestycji i nadzoru budowlanego, – Jerzy JaŜdrzyk – inspektor ds. dróg i gospodarki komunalnej.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji.
Wykaz zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane udzielonych w latach 2006 2007 stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli . Kontroli poddano następujące zamówienia publiczne: 1. Remont (odnowa) stadionu sportowego w Szydłowie Kolonii 2. Przebudowa drogi Majków DuŜy – Twardosławice.
Remont (odnowa) stadionu sportowego w Szydłowie Kolonii, gmina Grabica
Środki finansowe na niniejsze zadanie zostały zaplanowane w budŜecie gminy uchwalonym na 2005 rok. W dziale 926 rozdziale 90095 zabezpieczono środki finansowe w wysokości – 9.150,00 zł na sfinansowanie projektu obejmującego remont (odnowę) stadionu sportowego w Szydłowie oraz w wysokości – 2.440,00 zł z przeznaczeniem na pokrycie kosztów planu rozwoju miejscowości Szydłów Kolonia, łącznie zabezpieczona oraz wydatkowana kwota wynosiła 11.590,00 zł. W 2006 roku na przedmiotowe zadanie zabezpieczono w budŜecie środki finansowe w kwocie 480.410,00 zł, z tego: 322.623,00 zł środki unijne, 157.787,00 zł – wkład własny, po zmianie dokonanej na mocy uchwały nr XXVIII/186/2006 z dnia 24 października 2006 roku wskazane kwoty przedstawiały się odpowiednio: środki własne § 6059 – 155.294zł, środki unijne § 6058 – 317.872 zł, razem – 473.166 zł. W ciągu roku wydatkowano, dokonując stosownych zmian w planie finansowym, ogółem kwotę 473.060,84 zł, z tego: z środków unijnych 317.872,00 zł oraz z środków własnych 155.188.84 zł. W dniu 15 czerwca 2005 roku pomiędzy Wójtem Gminy Grabica – Edwardą Wójcik, a firmą FF DWA PPHU – Andrzej Derengowski z Łodzi, działającymi na podstawie art. 4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych, została zawarta umowa nr 3422 38/05 na podstawie, której zlecono na rzecz firmy FF DWA PPHU opracowanie Planu rozwoju Miejscowości Szydłów Kolonia oraz wniosku do Działania 2.3 „Odnowa wsi oraz zachowanie i ochrona Dziedzictwa kulturowego” Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora Ŝywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich”. Przedmiot umowy miał zostać wykonany do dnia 28 czerwca 2005 roku. Strony ustaliły wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy w wysokości 2.440 zł brutto. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. W dniu 28 czerwca 2005 roku wykonawca przekazał przedmiot umowy, co potwierdził pisemnie Zbigniew
60 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______82_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
KałuŜny działający w imieniu Wójta Gminy. W dniu 5 lipca 2005 roku wykonawca wstawił fakturę VAT nr 12/X/2005, opiewającą na kwotę – 2.440 zł, która została zapłacona w dniu 8 lipca 2005 roku. W dniu 30 czerwca 2005 roku, pomiędzy Wójtem Gminy Edwardą Wójcik, a Hanną Sadowską – Piech prowadzącą działalność gospodarczą pod nazwą Pracownia Projektowa Budownictwa Ogólnego „Design” z Włodzimierzowa, została zawarta umowa nr 3422 51/05 o wykonanie prac projektowych, na mocy, której Projektant zobowiązał się do wykonania opracowania dokumentacji projektowej wraz z kosztorysami inwestorskimi oraz przedmiarami robót dla zadania obejmującego remont (odnowę) stadionu sportowego w miejscowości Szydłów – Kolonia, gm. Grabica. Umowę kontrasygnował Skarbnik Gminy. Strony ustaliły, Ŝe opracowanie projektowe winno być wykonane przez projektanta i przekazane zamawiającemu do dnia 5 lipca 2005 roku wraz z oświadczeniem o kompletności opracowania, za wynagrodzeniem ryczałtowym w wysokości 9.150,00 zł brutto (7.500 zł + 22% VAT). Wynagrodzenie obejmowało koszty uzgodnień, opinii technicznych oraz inne koszty związane z uzgodnieniem projektu i było niezmienne do czasu zakończenia wszystkich prac projektowych objętych umową. W dniu 5 lipca 2005 roku przedmiotowa dokumentacja została odebrana przez zamawiającego, w imieniu którego działał Zbigniew KałuŜny. W dniu 11 lipca 2005 roku wykonawca wystawił fakturę VAT nr FV 07 2005/16, opiewającą na kwotę – 9.150,00 zł, która została zapłacona przelewem w dniu 26 lipca 2005 roku. Na dzień odbioru dokumentacji projektowej wartość kosztorysowa zadania wynosiła 472.686,37 zł. JednakŜe zamawiający, mając na względzie treść art. 35 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz okoliczność, Ŝe pomiędzy datą sporządzenia kosztorysu, a datą wszczęcia postępowania upłynęło około 10 miesięcy zlecił, na rzecz Zakładu Usług Inwestycyjnych i Eksploatacyjnych z Piotrkowa Trybunalskiego, wykonanie aktualizacji kosztorysu, w wyniku tego wartość kosztorysowa wyniosła na dzień 27 marca 2006 roku – 394.155,26 zł (480.869,41 zł brutto). Za wykonanie aktualizacji kosztorysu wykonawca wystawił, w dniu 29 marca 2006 roku, fakturę VAT nr 0003/06/FVS na kwotę 366,00 zł brutto, która została zapłacona przelewem w dniu 11 kwietnia 2006 roku. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na wybór wykonawcy robót budowlanych, prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej powyŜej 60.000 euro, opatrzone zostało przez zamawiającego nr ZP.3410/8/2006. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez Wójta Gminy w dniu 3 marca 2006 roku. Przedmiot zamówienia obejmował wykonanie remontu (odnowy) stadionu sportowego w Szydłowie – Kolonii, zlokalizowanego na terenie Gminy Grabica. Wspólny Słownik Zamówień: 45.21.22.24 2, 45.21.22.90 – 5. Zakres przedmiotowego zamówienia obejmował: remont budynku zaplecza socjalnego, renowację bieŜni, wykonanie instalacji nawadniania murawy, remont widowni stadionu, remont i wykonanie ogrodzenia, utwardzenie parkingu wewnętrznego, dostawę i wybudowanie wyposaŜenia oraz osprzętu sportowego. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączonych do SIWZ przedmiarach robót, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót oraz w dokumentacji projektowej. Zamawiający nie dopuszczał składania ofert częściowych oraz nie przewidział udzielania zamówień uzupełniających. Wynagrodzenie nie podlegało waloryzacji przez cały okres obowiązywania umowy. Zamówienie naleŜało zrealizować w terminie do 15 września 2006 roku, zgodnie z załączonym do SIWZ, ogólnym harmonogramem.
______83_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Termin składania ofert upływał o godz. 10:00 w dniu 30 maja 2006 roku, a termin ich otwarcia godz. 11.00 tego samego dnia. Oferta miała być zabezpieczona wadium w wysokości 7.800,00 zł, wniesionym do godz. 10:00 w dniu 30 maja 2006 roku. Termin związania ofertą wynosił 60 dni. Zamawiający miał dokonać oceny ofert wg następujących kryteriów: – cena (koszt) waga 95%, liczba punktów = (Cmin/Cof) x 100 x waga, gdzie: Cmin. najniŜsza cena spośród wszystkich ofert, Cof – cena podana w ofercie, – okres gwarancji – waga 5%, okres gwarancji: liczba punktów =(Gbadane/Gmax) x 100xwaga, gdzie: Gbadane podany w ofercie okres gwarancji, Gmax – najwyŜsza spośród wszystkich ofert wartość odnosząca się do najdłuŜszego okresu gwarancji. Ogłoszenie o zamówieniu, przesłane do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 6 kwietnia 2006 roku, ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 90 poz. 19143 z dnia 13 kwietnia 2006 roku. Ogłoszenie o zamówieniu, w dniu 6 kwietnia 2006 roku, zostało takŜe wywieszone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy. Zarządzeniem nr 33/2006 Wójta Gminy Grabica z dnia 25 maja 2006 roku została powołana Komisja Przetargowa do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na remont (odnowę) stadionu sportowego w Szydłowie – Kolonii. Zadania komisji zostały zawarte w Regulaminie pracy komisji przetargowej, który stanowił załącznik do zarządzenia. Członkowie Komisji Przetargowej oraz Wójt Gminy Edwarda Wójcik złoŜyli oświadczenia w trybie art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych (druki ZP 11). W wyznaczonym terminie ofertę złoŜył jeden wykonawca, tj. Firma Usługi Projektowe i Budowlane „Arbud” z Piotrkowa Trybunalskiego. Cena oferty wynosiła 383.915,64 zł, tj. 468.377,08 zł brutto. Prace komisji przetargowej oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załączonymi do niego drukami zatwierdziła w dniu 12 czerwca 2006 roku Edwarda Wójcik – Wójt Gminy. W dniu 20 czerwca 2006 roku ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesłano do Urzędu Zamówień Publicznych. Zawiadomienie o wyborze oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w dniu 12 czerwca 2006 roku, w tym samy dniu zawiadomiono Firmę UPiRB „Arbud” Paweł Krześlak o wyborze oferty oraz ustalono termin podpisania umowy na dzień 20 czerwca 2006 roku. Umowę nr 3420 13/2006 o wykonanie remontu (odnowy) stadionu sportowego w Szydłowie – Kolonii, gmina Grabica zawarto w dniu 20 czerwca 2006 roku pomiędzy Gminą Grabica reprezentowaną przez Wójta Gminy – Edwardę Wójcik a Firmą Usługi Projektowe i Budowlane „Arbud” – Paweł Krześlak. Termin rozpoczęcia przedmiotu umowy strony ustaliły na dzień 20 czerwca 2006 roku, a zakończenia na dzień 15 września 2006 roku. Wykonawca ustanowił kierownika budowy w osobie Pawła Krześlaka. Wynagrodzenie ryczałtowe wynosiło 383.915,64 zł plus podatek VAT w wysokości 22%, razem brutto 468.377,08 zł. Wykonawca wniósł zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w wysokości 5% zaoferowanego wynagrodzenia, odpowiadające kwocie 23.418,85 zł, w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. W dniu 29 czerwca 2005 roku Gmina Grabica zawiadomiła Starostę Powiatu Piotrkowskiego o przystąpieniu do budowy/robót nie wymagających pozwolenia na budowę na podstawie art. 30 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (tj. Dz.U. z 2003r. Nr 207 poz.2016 z póź. zm). Zgłoszenie obejmowało zamiar przystąpienia do robót polegających na remoncie (odnowie) stadionu sportowego w
______84_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Szydłowie – Kolonii, gm. Grabica, zgodnie z załącznikami nr 1 i 2. Termin rozpoczęcia robót – maj 2006 roku. Starosta Powiatu Piotrkowskiego pismem nr AB.7352/5zl/AG/2005 z dnia 05.07.2005 skierowanym do Wójta Gminy Grabica zaświadczył, ze Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. nie wnosi sprzeciwu wobec zgłoszonego zamiaru wykonania robót budowlanych związanych z remontem stadionu sportowego w Szydłowie – Kolonii. Dziennik budowy nr 1/2006 wydano w dniu 21 czerwca 2006 roku. Pierwszy wpis do dziennika budowy pod datą 21 czerwca 2006 roku informuje o przekazaniu protokolarnym placu budowy firmie „Arbud”. Ostatni wpis do dziennika z dnia 14 września 2006 roku dokonany został przez inspektor nadzoru, który potwierdził zakończenie robót budowlano montaŜowych. W dniu 15 września 2006 roku wykonawca zgłosił zakończenie robót. W dniu 21 września 2006 roku spisano protokół odbioru końcowego. Wartość wykonanych robót wynosiła brutto 468.377,08 zł. W wyniku czynności odbioru robót komisja stwierdziła drobne usterki, które wykonawca miał usunąć do dnia 5 października 2006 roku. W dniu 5 października 2006 roku spisano protokół na okoliczność usunięcia usterek przy remoncie – odnowie stadionu sportowego w Szydłowie – Kolonii, gm. Grabica. Wykonawca wystawił fakturę VAT nr F 185/a/2006 z dnia 5 października 2006 roku na kwotę 468.377,08 zł brutto, która została sprawdzona przez upowaŜnione osoby, co potwierdza szczegółowy opis dokonany na jej odwrocie. W dniu 19 października 2006 roku kwota 468.377,08 zł została przekazana na rachunek wykonawcy. Księgowano 080 130, nr dowodu 207/1. PowyŜsza inwestycja została współfinansowana ze środków EFOiGR w ramach PO „Restrukturyzacja i modernizacja sektora Ŝywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004 2006.” Stadion sportowy przekazano na środki trwałe dowodem OT.22/2006 z dnia 5 października 2006 roku – wartość z rozliczenia 484.650,85 zł. Stadion sportowy został wpisany do księgi środków trwałych w sześciu pozycjach, tj. wg numerów inwentarzowych: 1) UG 01/290, 2) UG 01/808, 3) UG 23/109,4) UG 44/220, 5) UG 63/291, 6) UG 64/291. Inspektor nadzoru
Obowiązki inspektora nadzoru przy remoncie (odnowie) stadionu sportowego w miejscowości Szydłów – Kolonia pełnił Krzysztof Stolarek, posiadający uprawnienia budowlane nr NB.IV.7342/68/98 do kierowania robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno budowlanej bez ograniczeń, z którym Wójt Gminy Edwarda Wójcik zawarła w dniu 20 czerwca 2006b roku umowę zlecenia nr 3422 52/06(71/2006). Wynagrodzenie inspektora nadzoru ustalono jako 1% wartości robót, co stanowiło 4.683,77 zł brutto. Umowę kontrasygnował Skarbnika Gminy. Wypłata wynagrodzenia za pełnienie nadzoru nad remontem odnową stadionu sportowego w miejscowości Szydłów Kolonia nastąpiła w dniu 19 października 2006 roku, na podstawie rachunku nr 1/06 z dnia 5 października 2006 roku. Wydatek zrealizowano zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego stanowią załącznik nr 20 do protokołu kontroli . Zamówienie publiczne pod nazwą „Przebudowa drogi Majków DuŜy – Twardosławice” Projekt techniczny zadania pn. „Przebudowa drogi Majków DuŜy – Twardosławice” wykonało Przedsiębiorstwo Projektowo Wykonawcze „Al. Drog” Albin Chomicki z siedzibą w Piotrkowie Tryb przy ul. Brzozowej 8 – Właściciel Albin Chomicki. W dniu 20 lipca 2007 roku zawarta została umowa nr 3422 58/2007 o wykonanie prac
______85_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
projektowych pomiędzy Wójtem Gminy Grabica a właścicielem firmy „Al–Drog” Albin Chomicki na wykonanie dokumentacji projektowej, w tym kosztorysu inwestorskiego w wersji papierowej i elektronicznej na remont drogi gminnej „Twardosławice – Majków DuŜy” o dł. około 0,30 km. Opracowanie projektowe miało być wykonane do dnia 13 sierpnia 2007 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy określonego wyŜej strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe w łącznej wysokości 5.000 zł + 22 % VAT (1.100zł), razem 6.100,00 zł brutto. Umowę podpisali przedstawiciele stron przy kontrasygnacie skarbnika. W dniu 9 sierpnia 2007 roku dokumentację przekazano protokolarnie. Za wykonanie projektu wykonawca wystawił fakturę VAT nr 38/2008 z dnia 10 sierpnia 2007 roku na kwotę 6.100 zł brutto. Faktura została sprawdzona i prawidłowo opisana przez upowaŜnione osoby. Wynagrodzenie uregulowano w dniu 27 sierpnia 2007 roku. Z kosztorysu inwestorskiego wynikało, Ŝe wartość robót wyceniona została na kwotę 59.929,28 zł netto, tj. 73.113,72 zł brutto. Ogłoszenie o zamówieniu na „Przebudowę drogi Twardosławice – Majków DuŜy ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 23 sierpnia 2007 roku pod numerem 148448 2007. Ponadto w tym samym dniu ogłoszenie zamieszczono na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy. Z treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, którą w dniu 23 sierpnia 2007 roku zatwierdziła Edwarda Wójcik Wójt Gminy, wynikało, Ŝe przedmiot zamówienia obejmował przebudowę drogi Twardosławice – Majków DuŜy o długości ok. 350 m”. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w dokumentacji projektowej oraz Specyfikacji Technicznej Wykonania i Odbioru Robót. Postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego. Zamawiający nie dopuszczał moŜliwości składania ofert częściowych, nie przewidywał moŜliwości udzielania zamówień uzupełniających oraz nie dopuszczał moŜliwości składania ofert wariantowych. Termin wykonania zamówienia wynosił 20 dni od dnia podpisania umowy. Wadium nie było wymagane. Termin związania z ofertą wynosił 30 dni. Termin składania ofert upływał o godz. 10:00 w dniu 13 września 2007 roku, a ich otwarcia o godz. 10:30 w tym samym dniu. Jedynym kryterium oceny ofert była cena. Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 70/2007 z dnia 22 sierpnia 2007 roku została powołana komisja przetargowa do przeprowadzenia przetargu. Załącznikiem nr 1 do zarządzenia był Regulamin pracy komisji przetargowej. Oświadczenie w trybie art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych (na drukach ZP 11) złoŜyła Edwarda Wójcik – Wójt Gminy oraz członkowie komisji przetargowej biorący udział w jej pracach. W wyznaczonym terminie ofertę złoŜył jeden wykonawca, tj. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” S.A. z Piotrkowa Trybunalskiego, który zaoferował cenę ryczałtową w wysokości 73.078,00 zł brutto. Wykonawca spełniał warunki udziału w postępowaniu, a oferta nie podlegała odrzuceniu. Na okoliczność przeprowadzonego postępowania sporządzono protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia mniejszej od kwoty określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (druk ZP 2), z treści którego wynikało, m.in., Ŝe bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał, Ŝe zamierza przeznaczyć kwotę na sfinansowanie zamówienia w wysokości 60.000,00 zł. Najkorzystniejszą ofertę złoŜyła firma Przedsiębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” S.A. Członkowie komisji przetargowej złoŜyli podpisy pod treścią protokołu w dniu 19 września 2007 roku. Wójt Gminy zatwierdził wyniki postępowania. W dniu 19 września 2007 roku do Firmy Przedsiębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” S.A. wysłano zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty i jednocześnie poinformowano o podpisaniu umowy w dniu 28 września 2007 roku. Informację o
______86_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
wyborze oferty zamieszczono w dniu 20 września 2007 roku w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesłano do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 2 października 2007 roku i opublikowano pod numerem 181252 2007. Umowa nr 3420 14/2007 o roboty budowlane zawarta została w dniu 28 września 2007 roku pomiędzy Wójtem Gminy Grabica – Edwardą Wójcik a P.Z.D. „PEUK” S.A. Strony ustaliły, Ŝe firma PEUK S.A. przyjmuje do wykonania prace polegające na wykonaniu remontu drogi Twardosławice – Majków DuŜy o długości 313,80 mb. Termin rozpoczęcia robót ustalono na dzień podpisania umowy a termin zakończenia robót na dzień 18 października 2007 roku. Wynagrodzenie wykonawcy wynosiło 59.900,00 zł plus 22% VAT, tj. 73.087,00 zł brutto. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Przed przystąpieniem do wykonania remontu drogi Wójt Gminy, w dniu 20 sierpnia 2007 roku, zgłosił Staroście Powiatu Piotrkowskiego zamiar do remontu drogi Twardosławice – Majków DuŜy. Obowiązki inspektora nadzoru nad zadaniem wykonywał Jan Kielanowski, zgodnie z umową nr 3422 91/07 z dnia 28 września 2007 roku. Wynagrodzenie inspektora nadzoru wynosiło: 0,99% x 59.900 zł (wartość robót netto) = 539,10 brutto. Wynagrodzenie dla inspektora nadzoru wypłacono w dniu 20 listopada 2007 roku. Odbioru wykonanej drogi dokonała komisja powołana przez Wójta Gminy Grabica w dniu 18 października 2007 roku. Odbiór ustalono na dzień 25 października 2007 roku. Wójt Gminy o odbiorze zawiadomiła sołtysów wsi Twardosławice i Majków. Komisja odbiorowa spisała protokół, z którego wynikało, Ŝe po dokonaniu ustaleń związanych z odbiorem robót uznano inwestycję za odebraną końcowo. Okres gwarancji wynosił 36 miesięcy i upływał z dniem 24 października 2010 roku. Protokół podpisali członkowie komisji odbiorowej oraz kierownik budowy Wiesław Cecotka. Za wykonane roboty PRD „PEUK” wystawił w dniu 26 października 2007 roku fakturę VAT nr ZRD/255/2007 na kwotę 73.078,00 zł brutto. Faktura została sprawdzona i opisana na odwrocie przez upowaŜnione osoby. Wynagrodzenie za przedmiot umowy w kwocie 73.078,00 zł wypłacono poleceniem przelewu w dniu 23 listopada 2007 roku. Drogę Twardosławice Majków, dowodem OT nr 48/2007 z dnia 19 listopada 2007 roku, przyjęto w dniu 30 listopada 2007 roku na stan środków trwałych i wpisano do ewidencji pod numerem inwentarzowym 54/220. Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego stanowią załącznik nr 21 do protokołu kontroli .
IX. EWIDENCJA MAJĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILOŚCIOWA , ILOŚCIOWO –WARTOŚCIOWA )
Zasady ewidencji składników majątkowych są uregulowane w załączniku nr 1 do polityki rachunkowości na stronie 5, w zakładowym planie kont i instrukcji obiegu dokumentów księgowych. Zgodnie z tymi unormowaniami prowadzona jest ewidencja ilościowo wartościowa. Ewidencja majątkowa ilościowo wartościowa prowadzona jest w systemie komputerowym. Nie prowadzi się Ŝadnych urządzeń pismem ręcznym.
______87_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013
2.1. Urządzenia księgowe
Konto 011 Środki trwałe. Konto 011 jest kontem syntetycznym w prowadzonej ewidencji księgowej. Ewidencja księgowa prowadzona jest w systemie komputerowym. Ewidencja analityczna prowadzona jest równieŜ w systemie komputerowym. Księgi inwentarzowe prowadzone są według programu komputerowego jak i wszystkie urządzenia księgowe. Gmina posiada środki trwałe od grupy 0 grunty, do grup od I ej do grupy VIII. W wyniku kontroli ewidencji wybrano do kontroli po 1 pozycji z grup I,III. Są to: Grupa I nr inw. 02/110, nr dowodu brak budynek lecznicy weterynaryjnej, Grupa III kocioł węglowo miałowy nr inw. 05/348. Test stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) 2007 rok
Konto 011 środki trwałe. Według prowadzonej ewidencji księgowej wartość środków trwałych na dzień 01.01.2007 roku wynosiła 30.089.342,15 zł, Wn, Zwiększenia 5.009.539,94 zł Wn, Zmniejszenia 1.916.655,85 zł Ma, Stan na koniec roku 33.182.226,24 zł Wn. Zwiększenie stanu środków trwałych: sprawdzono dowody księgowe i stwierdzono, Ŝe księgowania operacji nabycia środków trwałych jest kompletna , na stan zaksięgowano na podstawie dowodów OT następujące składniki:1/ dowód księgowy nr 8970 montaŜ systemu alarmowego kwota 10.012,54 zł , nr dowodu OT 52/2007, 2/ dowód księgowy nr 6039 na kwotę 21.90,00 nr dowodów OT od nru 34/2007 do nru 38/2007, 3/ dowód księgowy nr 8965 na kwotę 11602,20 zł, nr dowodu OT 53/2007, 4/ dowód księgowy nr 1403 na kwotę 572,00zł nr dowodu OT 16/2000zł. Zmniejszenie stanu środków trwałych nastąpiło dowodami: 1/nr 9643 9645 Polecenie księgowania nr 307/1 3 z dnia 31.12.2007 likwidacja poinwentaryzacyjna wartość 27.936,11 zł, dowody LT nr od numeru 09/2007 do numeru 17/2007. Konto 013 pozostałe środki trwałe. Na dzień 1 stycznia 2007 roku bilans otwarcia na dzień 01.01 2007 wynosił: 446.072,21 zł 67.408,56 zł zwiększenia 22.979,64 zł zmniejszenia 490.501,13 zł saldo końcowe konta Zwiększenia stanu środków na koncie nastąpiły w drodze zakupu. Księgowano prawidłowo. Sprawdzono następujące dowody księgowe: 1/ nr 9030 zakup szafy kwota 1424,96 zł. ,2/ zakup godła nr dowodu 5522 kwota 980,00 zł, 3/ zakup pojedynczych mebli do pomieszczeń biurowych, kwota 3660,00zł, nr dowodu 6238. PowyŜsze zakupy zostały umorzone w miesiącu przyjęcia do uŜytkowania.
______88_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Zmniejszenia stanu pozostałych środków trwałych nastąpiły dowodami księgowymi: 1/dowód PK nr 322 z dnia 31 grudnia 2007 roku nr dowodu księgowego 9713 9714 wg pozycji analitycznych 013 1/kwota 351,01 zł, i 013 2/kwota 3.130,59zł.
2.3. Prawidłowość stosowanych odpisów umorzeniowych 2007 rok
Zasady stosowania odpisów umorzeniowych ustalone są w załączniku nr 1 zarządzenia nr 16/2007 /Wójta Gminy w sprawie wprowadzenia zasad /polityki rachunkowości/. Dla środków trwałych odpisy umorzeniowe dokonywane są począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do uŜywania, z wyjątkiem środków trwałych przyjętych w miesiącu styczniu, dla których odpisy umorzeniowe nalicza się począwszy od miesiąca przyjęcia do uŜytkowania. Stawki umorzenia dla kaŜdej grupy określa ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. Jak wyŜej wspomniano Umorzenie pozostałych środków trwałych dokonywane jest w momencie wydania składnika do uŜywania. Umorzenie środków trwałych dokonywane jest według programu komputerowego. Za rok 2007 umorzenie ogółem środków trwałych wyniosło kwotę 7.327.508,77 zł..Umorzenie środków trwałych księgowane jest na kontach Wn 401 amortyzacja Ma 071 umorzenie środków trwałych.
3. EWIDENCJA WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych dokonywane jest w systemie komputerowym, wg zasady, Ŝe na koncie księgowym 020 ewidencjonuje się, wszystkie kupowane programy bez względu na wartość. JeŜeli licencja zakupiona jest na jeden rok Umorzenie dokonywane jest w chwili wydania do uŜywania. JeŜeli czas uŜytkowania programu jest dłuŜszy, wówczas Umorzenie dokonywane jest przez okres dwóch lat./stawka umorzenia wynosi 50%/.Umorzenie księguje się na kontach księgowych 401 amortyzacja 071 umorzenie. Niskocenne wartości niematerialne i prawne księguje się na kontach 400 koszty 072 umorzenie pozostałych środków trwałych. Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych wyniosło za rok 2007 kwotę 41.461,27 zł.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJĄTEK TRWAŁY )
Według zakładowego planu kont na koncie księgowym 310 materiały księguje się niektóre zakupy zrealizowane na potrzeby urzędu, które składowane są w podręcznym magazynie, np. części do ciągnika, kruszywo do bieŜącego utrzymania dróg, olej opałowy. Materiały podlegają inwentaryzacji. Według arkusza spisu z natury nr 71/2007 na stronie 173 spisano 7 pozycji materiałowych na wartość 25.026,47 zł. Wartość wg spisu jest zgodna z wartością salda na koncie 310 materiały po stronie Wn.
5. INWENTARYZACJA
5.1. INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA . TERMINY PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI
Instrukcja inwentaryzacyjna. W dniu 22 listopada 2002 roku Wójt Gminy Grabica wydał Zarządzenie nr 39/2002 w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej i postępowania z ruchomymi
______89_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
składnikami majątku gminy. Instrukcja inwentaryzacyjna stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. W załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia ustalone są zasady postępowania z ruchomymi składnikami majątku gminy w przypadku ich likwidacji. W treści instrukcji inwentaryzacyjnej będącej załącznikiem nr 1 do powyŜszego zarządzenia ustalone zostały zasady ogólne wyjaśniające cel inwentaryzacji. Inwentaryzacja dokonana na podstawie stwierdzonego stanu aktywów i pasywów winna pozwolić na doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątkowymi gminy, dokonanie zmiany osób odpowiedzialnych za składniki majątkowe, np. w razie zwolnienia osoby materialnie odpowiedzialnej. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów gminy ustala się na podstawie rzeczywistego stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pienięŜnych składników majątkowych, którymi dysponuje gmina. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji naleŜy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji róŜnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych naleŜy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Inwentaryzacją naleŜy objąć: rzeczowe składniki majątkowe /środki trwałe, środki obrotowe, z tego materiały, pozostałe środki trwałe, naleŜności i zobowiązania: wobec pracowników, z tyłów publiczno prawnych, sporne i wątpliwe, poŜyczki i zobowiązania, materiały, maszyny, urządzenia oraz ich części przeznaczone na inwestycje, pienięŜne składniki majątku, obce składniki majątku, grunty, maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, składniki majątku ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, inne składniki aktywów i pasywów. Inwentaryzację naleŜy przeprowadzić na podstawie spisu z natury, wyceny, uzyskania od banków potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych stanu środków pienięŜnych, porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją realnej wartości tych składników, uzyskania od kontrahentów i banków potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów i pasywów oraz rozliczenia ewentualnych róŜnic, uzyskania od kontrahentów potwierdzenia prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów i pasywów oraz rozliczenia ewentualnych róŜnic, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Inwentaryzację naleŜy przeprowadzić przy zachowaniu zasady kompletności / wszystkie składniki majątku powinny być ujęte w dokumentach spisu z natury w sposób szczegółowy pod względem ilościowym/ i zasady rzeczywistości /ustalenie faktycznej ilości i uŜyteczności składników majątku w dniu spisu, a rzeczywistą wartość uzyskuje się przez prawidłową ocenę jego jakości oraz określenia ceny/. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest Wójt Gminy Grabica. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji są ujęte w zamieszczonej tabeli, ustalonej dla kaŜdego rodzajowo wymienionego składnika majątku i wskazaniem sposobu dokonywania inwentaryzacji /jest wymieniona podstawa prawna/ następnie jest termin określony przez przepis i częstotliwość. W dalszej części instrukcji ustalone są zadania w zakresie inwentaryzacji ustalone dla Wójta Gminy, dla Skarbnika Gminy, dla Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, dla zespołu spisowego. Następnie opisana jest technika przeprowadzania spisów z natury wybranych składników majątku, ustalenie róŜnic inwentaryzacyjnych i postępowanie z nimi oraz inwentaryzacja środków pienięŜnych na rachunkach bankowych, kredytów bankowych oraz innych naleŜności i zobowiązań. Następnie inwentaryzacja innych aktywów i pasywów i obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczania róŜnic inwentaryzacyjnych. Załącznikami do instrukcji są dwa wzory oświadczeń i wzór protokołu rozliczeń róŜnic. Załącznikiem do Zarządzenia nr 39/2002 są Zasady likwidacji środków trwałych oraz pozostałych
______90_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Inwentaryzacja składników majątkowych w gminie przeprowadzana jest na kaŜdy ostatni dzień roku budŜetowego. Obiekty gminy są strzeŜone systemem monitoringu i systemem alarmowym.
5.2. Prawidłowość przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji Do kontroli przedłoŜono dokumentację spisu z natury składników majątkowych gminy, przeprowadzonego w dniach od 14 listopada 2007 roku do dnia 31 grudnia 2007 roku. Na dokumentację składały się: 1/ Wniosek Skarbnika Gminy Doroty Bednarczyk do Wójta Gminy z dnia 01 października 2007 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji z wnioskiem o wyznaczenie zespołów spisowych. Skarbnik zaproponowała pola spisowe i skład osobowy zespołów spisowych. 2/ Zarządzenie nr 82/2007 Wójta Gminy Grabica z Dnia 01 października 2007 roku w sprawie powołania zespołów spisowych do przeprowadzenia inwentaryzacji określonych kategorii majątku w terminie od 1 października 2007 roku do dnia 31 grudnia 2007 roku, które obowiązuje do dnia zakończenia spisu. 3/ Zarządzenie nr 40/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 25 listopada 2002 roku powołujące stałą Komisję Inwentaryzacyjną w składzie: BoŜena Zajdel, Dorota Kopyciel, Anna Królikiewicz, Liliana Kosmala. Na przewodniczącego Komisji powołano BoŜenę Zajdel. Skład Komisji był zmieniany. Powołano Alicję Migdał na miejsce Liliany Kosmali. 4/ Notatka słuŜbowa z dnia 21 listopada 2007 roku informująca o przeprowadzeniu szkolenia zespołów spisowych przez Skarbnika Gminy. 12 członków Komisji spisowej potwierdziło podpisem udział w szkoleniu. 5/ Harmonogram Pracy Komisji Inwentaryzacyjnej, ustalony przez członków komisji. 6/ Harmonogramy przeprowadzenia inwentaryzacji dla poszczególnych pól spisowych obejmujący miejsce połoŜenia I rodzaj składników majątku. 7/ Arkusze spisu z natury inwentaryzacja: Do przeprowadzenia spisu członkowie zespołów spisowych pobrali arkusze spisowe, które posiadały nadane numery rejestrowe z księgi druków ścisłego zarachowania od numeru 8/2007 do numeru 126/2007. Poszczególne zespoły spisowe spisywały następujące składniki majątku na arkuszach inwentaryzacyjnych na następujących polach spisowych: 1. Środki trwałe spisano na arkuszach o numerach: 8,9,10,12,13,14,15,16,112,93,94,95,96,97,98,99,100,101,102,103,104,105,106,10 7,108,109,110,111,124,wszystkie łamane przez 2007. Nieprawidłowo numerowano strony 2. Wartości niematerialne i prawne spisano na arkuszu nr 114/2007 3. WyposaŜenie Gminy Grabica w terenie spisano na arkuszach o numerach: 70,59,46,44,68,51,52,117,48,49,122,121,50,47,57,54,56,60,62,61,118,53,69,43,4 5,55,63,64,119,67,wszystkie łamane przez 2007. 4. WyposaŜenie w Urzędzie Gminy spisano na arkuszach: 113,21,22,116,23,24,120,26,65,27.28,30,31,32,33,34,35,36,37,38,39,40,25,19,18 ,20,17,42,41,29,66,wszystkie łamane przez 2007. 5. Materiały: arkusz nr 71/2007. 6. Biblioteka Grabica: arkusz nr 58/2007.
______91_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
7. WyposaŜenie w OSP spisano na arkuszach: 72,73,74,75,76,77,78,79,80,81,82,83,84,85,86,87,88,89,90,91,126. 8. Protokół inwentaryzacji kasy z dnia 31 grudnia 2007 roku. 9. Wykaz poniesionych wydatków na inwestycje rozpoczęte załącznik do protokołu z inwentaryzacji drogą weryfikacji salda konta 080 wartość 1.081.724,05 zł. Saldo konta jest zgodne i wynika z zapisów prawidłowo udokumentowanych operacji księgowych. Jest realne, poprawnie ustalone zgodnie z faktycznie poniesionymi nakładami na zadania inwestycyjne. 10. Zestawienie zbiorcze inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2007 roku /Urząd, Biblioteki, GOPS/.W wyniku zestawienia wszystkich arkuszy spisowych wycenionych przez Skarbnika Gminy składniki majątku gminy stanowią wartość 33.851.909,12 zł, z tej kwoty przypada na: Konto 011 środki trwałe 33.235.196,87 zł, Konto 020 wartości niematerialne i prawne 49.096,63 zł, Konto 013 przedmioty nietrwałe w uŜytkowaniu 493.982,73 zł, Konto 014 księgozbiory 48.606,42 zł, Konto 310 materiały 25.026,47 zł. ogółem inwentaryzacja 33.851.909,12zł. Likwidacja składników majątku. W czasie przeprowadzania inwentaryzacji dokonano przeglądu składników mienia i w przypadku nadmiernego zuŜycia spisano te składniki z przeznaczeniem ich do likwidacji. Zagadnienie przeznaczenia mienia do likwidacji i sposób prawidłowego postępowania z odpisanymi składnikami reguluje § 2 Zarządzenia nr 39/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 22 listopada 2002 roku, w którym ustalono zasady postępowania z ruchomymi składnikami majątku w przypadku ich likwidacji zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zarządzenia. W zasadach określone zostały środki trwałe i pozostałe środki trwałe, cytuje „Środki trwałe są to rzeczowe aktywa trwałe o przewidzianym okresie ekonomicznej uŜyteczności dłuŜszym niŜ rok, kompletnie zdatne do uŜytku i przeznaczone na potrzeby jednostki ( maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy) umarzane przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.” „Pozostałe środki trwałe wyposaŜenie wydane do uŜywania na potrzeby działalności podstawowej jednostki, które podlegają umarzaniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do uŜywania.” Zasady dotyczące postępowania z przedmiotami wymienionymi w pkt 1 i 2 jeŜeli: 1) nie nadają się do dalszego uŜytkowania ze względu na zły stan techniczny, a remont byłby nieopłacalny, albo 2) są zuŜyte technicznie, co najmniej w 50% lub przestarzałe, gdy dalsza ich eksploatacja lub remont byłby ekonomicznie nieuzasadniony, albo 3) nie nadają się do współpracy ze sprzętem typowym, a ich przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione, albo d) są zniszczone w takim stopniu, Ŝe nakazują to względy bezpieczeństwa, higieny i porządku w Urzędzie, albo e) są zniszczone w takim stopniu, Ŝe ich uŜytkowanie ze względów funkcjonalnych i estetycznych nie jest wskazane.’’ W dalszej części szczegółowo opisany jest sposób postępowania ze składnikami majątku przeznaczonymi do likwidacji, który naleŜy do obowiązków komisji likwidacyjnej, którą powołuje Wójt Gminy. Zarządzeniem nr 49/2002 Wójt Gminy Grabica z dnia 31 grudnia 2002 roku powołał stałą Komisję Likwidacyjną w trzyosobowym składzie. Skład Komisji likwidacyjnej został zmieniany Zarządzeniami Wójta Gminy Grabica nr 69/2003 z dnia 31 grudnia 2003 roku i nr 108/2007 z dnia 28 grudnia 2007 roku.
______92_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Zespoły spisowe w czasie przeprowadzania inwentaryzacji spisały na arkuszach spisowych inwentaryzacyjnych nr 11/2007,92/2007, 123/2007 125/2007 składniki mienia przeznaczone do likwidacji. Działając na podstawie pkt.9 i 10 załącznika nr 2 do zarządzenia nr 39/2002 Wójta Gminy Grabica z dnia 22 listopada 2002 roku Komisja Likwidacyjna w składzie 1) Zbigniew KałuŜny, 2) Urszula Wypych, 3) Michał Szumieł sporządziła Protokół w dniu 13 lutego 2008 roku z oględzin zbędnych składników majątkowych przeznaczonych do likwidacji, po dokonaniu sprawdzenia jakości, ilości i oceny zuŜycia poszczególnych składników majątkowych przeznaczonych do likwidacji wyszczególnionych w wykazach zbędnych składników majątkowych stanowiących załączniki do niniejszego protokołu oraz po zapoznaniu się z opiniami i ekspertyzami postawiła wnioski co do wszystkich pozycji spisanych na arkuszach spisowych. Protokół komisji likwidacyjnej, do którego dołączono protokół zdawczo odbiorczy agregatu pompowego, opinię serwisową dotyczącą sprzętu komputerowego i arkusze spisowe zaakceptowała Wójt Gminy. Protokół Komisji Likwidacyjnej z likwidacji składników majątkowych w dniu 20 lutego 2008 roku akceptowała Wójt Gminy i skierowała do Skarbnika Gminy celem dokonania zmniejszenia stanu odpisanych pozycji w księgach inwentarzowych i w ewidencji księgowej. Po zaksięgowaniu zmniejszenia stanu składników majątkowych ich wartość według rodzajów wynosiła na dzień 31 grudnia 2007 roku: Konto 011 środki trwałe 33.217.760,00 zł, Konto 020 wartości niematerialne i prawne 49.096,63 zł, Konto 013 przedmioty nietrwałe w uŜywaniu 507.319,26 zł, Konto 014 księgozbiory 48.606,42 zł, Konto 310 Magazyn 25.026,47 zł, Ogółem inwentaryzacja po rozliczeniu likwidacji 33.847.809,54 zł. W dniu 14 stycznia 2008 roku na posiedzeniu Komisji Inwentaryzacyjnej sporządzony został Protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie róŜnic inwentaryzacyjnych. Komisja inwentaryzacyjna stwierdziła, Ŝe róŜnice inwentaryzacyjne nie występują, co potwierdziła podpisem. Skarbnik Gminy Dorota Bednarczyk nie wniosła Ŝadnych uwag, co potwierdziła podpisem. Radca prawny Andrzej Domański stwierdził Ŝe nie przekazano Ŝadnych spraw spornych w celu skierowania do sądu. Niniejszy protokół bez uwag podpisała pod datą 14.01. 2008 roku Wójt Gminy Edwarda Wójcik. Na podstawie przedłoŜonej dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji stan składników majątkowych według poszczególnych rodzajów jest zgodny ze stanem sald w ewidencji księgowej. RóŜnic nie stwierdzono. Inwentaryzację składników mienia za 2007 rok przeprowadzono i rozliczono prawidłowo. Ubezpieczenie majątku. W roku 2006 Gmina ubezpieczyła składniki majątku: samochody UG koszt ubezpieczenia 2 437 zł, samochody OSP koszt 1 422 zł, budynki z wyposaŜeniem, 8 210 zł. Razem koszty ubezpieczenia 12 069 zł. Wartość mienia Gminy objęta ubezpieczeniem stanowiła kwotę 3 169 452 zł.
W roku 2007 roku koszty ubezpieczenia wyniosły 13 412 z tego: samochody UG koszt ubezpieczenia 2 538 zł, samochody OSP koszt 1 422 zł, budynki z wyposaŜeniem, 9 452 zł. Wartość mienia Gminy objęta ubezpieczeniem stanowiła kwotę 3 576 197, 44 zł.
______93_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ
1. WYKORZYSTANIE DOTACJI OTRZYMANEJ NA ORGANIZACJĘ I PRZEPROWADZENIE WYBORÓW PARLAMENTARNYCH 2007 ROK
Zgodnie z Rb 28S rocznym sprawozdaniem z wykonania planu wydatków budŜetowych Gminy Grabica za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku, plan i wykonanie wydatków w dziale 751, rozdział 75108 przedstawiał się następująco:
Dział Rozdział Paragraf Plan po zmianach Wykonanie (zł) (zł) 751 75108 3030 4 950,00 4 950,00
751 75108 4110 222,30 222,30
751 75108 4120 31,85 31,85
751 75108 4170 1 900,00 1 900,00
751 75108 4210 3 319,25 3 319,25
751 75108 4300 400,00 400,00
751 75108 4410 9,60 9,60
Razem 10 833,00 10 833,00
Pismem znak DPT.5800 3/07 z dnia 3 października 2007 roku Dyrektor Delegatury Krajowego Biura Wyborczego w Piotrkowie Tryb. poinformował Wójta Gminy Grabica o wysokości dotacji na sfinansowanie wydatków związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów do sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej zarządzonych na dzień 21 października 2007 roku w kwocie 10 833 zł. Na podstawie przedłoŜonych do kontroli dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, list wypłat) ustalono, Ŝe: członkom komisji obwodowej wypłacono diety w łącznej wysokości określonej na podstawie wskaźników kalkulacyjnych, zgodnie z pismem kierownika Biura Wyborczego z dnia 20 września 2007 roku znak DPT.5800 1/07 (środki limitowane), Wójt Gminy Grabica zlecił wykonywanie obsługi informatycznej obwodowych komisji wyborczych w Szydłowie, Woli Kamockiej, śeroniach i Krzepczowie za wynagrodzeniem 250 zł oraz obwodowej komisji wyborczej w Grabicy za wynagrodzeniem 350 zł, (zgodnie z w/w pismem środki limitowane dla operatora komisji wyborczej stanowiły kwotę 250 zł, dla koordynatora gminnego 350 zł), ponadto poniesiono wydatki informatyczne w wysokości 100 zł (wg w/w pisma przyznano ryczałt 20 zł na obwód) na terenie Gminy Grabicy powołano 5 komisji obwodowych, łącznie na obsługę informatyczną wydatkowano kwotę 1.700 zł, wydatki związane z uzupełnieniem wyposaŜenia lokali wyborczych oraz wydatki kancelaryjne stanowiły 3 219,25 zł, wydatki na obsługę komisji obwodowych wyniosły 700 zł, ( zgodnie z w/w pismem środki przyznane na jedną komisję wynosiły 140 zł), inne wydatki związane z funkcjonowaniem obwodów głosowania (transport, łączność, oznaczenie lokali, diety podróŜne i koszty przejazdów członków obwodowych komisji wyniosły 9,60zł,
______94_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
składki na ubezpieczenia społeczne od umów zleceń za obsługę informatyczną wyniosły 254,15 zł, dotację wykorzystano w pełnej wysokości dokumenty źródłowe zostały drugostronnie opisane pod względem celowości wydatku, sprawdzone pod względem merytorycznym, podpisane przez Skarbnika (potwierdzenie ujęcia wydatku w planie finansowym) oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy.
XI. ROZLICZENIA BUDśETU Z SAMORZĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1.DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH WYSOKOŚĆ I RODZAJ 2007 ROK.
Rada gminy nie utworzyła jednostek organizacyjnych prowadzonych w formie zakładu budŜetowego lub gospodarstwa pomocniczego. 2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUDśETU GMINY 2007 ROK. Rada gminy nie utworzyła jednostek organizacyjnych prowadzonych w formie zakładu budŜetowego lub gospodarstwa pomocniczego. 3. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ 2007 ROK W roku 2007 z budŜetu gminy Grabica nie udzielano dotacji na rzecz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej .
XII. INNE USTALENIA 1. Na terenie Gminy Grabica miał miejsce zabór mienia oleju opałowego przez pracowników Urzędu Gminy. W tej sprawie prowadzone było dochodzenie przez Policję. Informację do protokołu złoŜyła Wójt Gminy. Informacja Wójta Gminy w sprawie zaboru mienia stanowi załącznik nr 23 do protokołu. 2.Analiza dotycząca wykonania budŜetu Gminy Grabica dla potrzeb Wydziału Analiz i Szkoleń Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi stanowi załącznik nr 24 do protokołu.
XIII. USTALENIA KOŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: 1. Edwarda Wójcik Wójt Gminy Grabica 2. Aurelia Ruszkiewicz Sekretarz Gminy Grabica 3. Urszula Świerczyńska Zastępca Wójta Gminy Grabica 4. Dorota Bednarczyk Skarbnik Gminy Grabica 5. Ewa Morawiec podinspektor 6. Urszula Wypych inspektor 7. Teresa Kaczorowska inspektor 8. BoŜena Perczak inspektor 9. BoŜena Zajdel inspektor 10. Mirosława Franas inspektor 11. Barbara Frankiewicz inspektor 12. Andrzej Krawczyk Dyrektor GZEAS oraz inni pracownicy w razie potrzeby.
______95_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:
1. Określenie przez dyrektora GZEAS obowiązków dyrektorów szkół na podstawie otrzymanych upowaŜnień od Wójta Gminy. 2. Wyjaśnienie Teresy Kaczorowskiej o niepodjęciu uchwały w sprawie zasad gospodarowania mieniem gminy. 3. Regulaminu kontroli finansowej. 4. Oferta, umowa nr 3422 3/08, faktura VAT nr 10/2007, polecenie przelewu z dnia 06.02.2008 roku i nota korygująca. 5. Protokoły z przeprowadzonych kontroli wewnętrznych przez Firmę Centrum Szkoleniowo Doradcze Pro Publico Bono. 6. Wykaz zawierający nazwę banku, nazwy i nr rachunków z saldami. 7. Oświadczenie w sprawie nieudzielania przez Gminę Grabica poręczeń i gwarancji, nie emitowania papierów wartościowych oraz nie posiadania akcji złoŜyli do protokołu Wójt Gminy i Skarbnik Gminy. 8. Kserokopia Rb Z kwartalnego sprawozdania o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku 9. Testy I, II, III dotyczące kontroli wewnętrznej. 10. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy dotyczące konta 133 i kont 222 i 223 8. 11. Test z zakresu konta 201. 12. Wyjaśnienia Wójta Gminy i Skarbnika Gminy dotyczące niewypłacania wynagrodzenia dla pracowników, wykonawców robót i usług oraz innych osób. 13. Protokół z kontroli kasy. 14. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy o nieudzielaniu zaliczek. 15. Wykaz prowizji dla sołtysów od podatków pobranych w latach 2006 2007 16. Test z zakresu podatku od nieruchomości oraz test z zakresu podatku od środków transportowych. 17. Sposób ustalenia kwoty dotacji dla Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Brzoza i Okolice na prowadzenie Społecznego Gimnazjum z Brzozie. 18. Informacja dotycząca wynagrodzeń ustalonych dla pracowników. 19. Wykaz zamówień publicznych na dostawy, usługi, roboty budowlane za lata 2006 2007. 20. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego Remont (odnowa) stadionu w Szydłowie. 21. Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego Twardosławice Majków. 22. Test z zakresu majątku. 23. Informacja Wójta w sprawie zaboru mienia. 24. Analiza wykonania budŜetu Gminy.
Fakt przeprowadzenia niniejszej kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli pod pozycją 2/2008. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 5 listopada 2008 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Grabicy. Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy. Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... ...... (Urszula Piekarska) (Wójt Gminy)
______96_ PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE GRABICA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90 431 Łódź, tel. (0 42) 6366896, fax (0 42) 6367424
...... (Skarbnik Gminy) Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______97_