Fa ha iza ňa sy Fa ňa hy

Février 2010

1

Jacques Emilio ANDRIANANDRASANA Porte 205, bloc Libanona Campus universitaire Barikadimy Toamasina. Contact : Tel : 0330501629 et 0320419182

E-mail : [email protected]

2

SOMMAIRE REMERCIEMENTS RESUMÉ ABSTRACT DEDICACE LISTE DES ABRÉVIATIONS INTRODUCTION...... 9

PREMIÈRE PARTIE: PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ET LE CADRE DU SUJET ...... 12

CHAPITRE I: PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO...... 13 SECTION I-GENERALITES SUR LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ....13 SECTION II : ORGANISATION DE LA C.R AMBAHATRAZO ...... 21 SECTION III : L’ETAT CIVIL ET SES FONCTIONNEMENTS...... 28 CHAPITRE II: PROBLEMATIQUE ET IDEE D’INFORMATISATION ...... 32 SECTION I : PROBLEMATIQUE AU SEIN DE LA C.R AMBAHATRAZO NOTAMMENT SUR L’ETAT CIVIL...... 32 SECTION II : PROPOSITION DES SOLUTIONS...... 36 SECTION III : LES AVANTAGES ET LES INCONVENIENTS DE CHAQUE PROPOSITION ET LE CHOIX RETENU ...... 39 CHAPITRE III: DEMARCHE ET ETUDE PREALABLE ...... 41 SECTION I : GENERALITES SUR LA METHODE D’ANALYSE ...... 41 SECTION II LA DEMARCHE DE LA METHODE MERISE...... 42 SECTION III : ETUDE PREALABLE ...... 48

DEUXIEME PARTIE: LA CONCEPTION ET LA REALISATION DU SYSTEME INFORMATISE ...... 54

CHAPITRE I : LA SOLUTION CONCEPTUELLE...... 55 SECTION I : DIAGRAMME DES FLUX DE DONNEES ...... 55 SECTION II : LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES (MCD) ...... 56 SECTION III : MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)...... 62 CHAPITRE II: LA SOLUTION DETAILLEE ET LA REALISATION ...... 68 SECTION I : MODELE ORGA NISATIONNEL DES TRAITEMENTS ...... 68 SECTION II : MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD) ...... 75 SECTION III : MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES (MPD)...... 77 CHAPITRE III: EVALUATION DU FUTUR SYSTEME ET PRESENTATION DU LOGICIEL ...... 81 SECTION I : EVALUATION DU FUTUR SYSTEME...... 81 SECTION II : PRESENTATION DU LOGICIEL ...... 82

CONCLUSION ...... 88 ANNEXES ...... 93 LISTE DES ILLUSTRATIONS...... 103 TABLE DES MATIERES ...... 106

3

REMERCIEMENTS Malgré les efforts, les dévouements et les recherches qu’on a pu entreprendre, cet ouvrage n’a pu être réalisé que grâce à la collaboration de certaines personnes. Nous voudrions, donc, témoigner notre gratitude la plus profonde et adresser par la suite nos vifs remerciements, pour leur soutien, leur encouragement au cour de l’élaboration de ce présent mémoire, plus précisément :
À Monsieur Jean Jacques Bernard, Maire de la commune Rurale Ambahatrazo, qui a accepté la réalisation de notre stage au sein de son établissement et qui a accepté aussi pour être notre encadreur professionnel d’avoir nous accordé ses temps précieuses et de nous avoir initié dans le monde professionnel, malgré ses multiples occupations.
À tous les personnels de la commune rurale d’Ambahatrazo qui se sont dévoués à nous fournir les informations indispensables à notre recherche, leur collaboration et leur amabilité nous ont beaucoup encouragés.
À Monsieur VELO Jérôme, notre encadreur pédagogique d’avoir dirigé ce travail malgré ses diverses occupations, son encouragement, ses précieux conseils et ses remarques nous ont été d’une aide considérable.
À tous les enseignants et les personnels de la Faculté de Droit, des Sciences Economiques et de Gestion de l’Université de Toamasina qui nous offrent toutes les aides pédagogiques nécessaires durant nos années d’études.
Nous voudrions aussi exprimer nos sincères remerciements à nos très chers parents et à toute la famille, pour leur amour, leur soutien moral et financier, et ainsi que l’éducation qu’ils nous ont offert au cours des longues années d’études.
Enfin, un chaleureux remerciement à tous nos amis qui nous ont soutenue pendant la période difficile de la période de la réalisation de cette recherche et encouragé dans les moments pénibles de lassitude ainsi à tout ce qui ont contribué, de près ou de loin dans l’enrichissement et l’élaboration de cet écrit de recherche.

Veuillez accepter toutes nos reconnaissances et nos plus hautes considérations les plus sincères. Jacques Emilio ANDRIANANDRASANA

4

RESUMÉ

Cet ouvrage décrit le déroulement de la mise en place d’un système d’information de la gestion d’état civil de la commune rurale Ambahatrazo. Ce système constitue un outil qui permet d’offrir des services de bonne qualité envers la population et contribue au développement de la commune. La mise en place de ce système assure la sécurité des données au sein de l’état civil. Mot clé : système d’information, état civil, base de données.

ABSTRACT This work describes the progress of the setting up an information system management of registry office of Ambahatrazo town. The system permits to offer the best quality services towards the population and contributes to the development of the township. As matter of fact, the setting up assures the security of the data within the registry office. Key word: system of information, registry office, data base.

5

DEDICACEDédicace

Je dédie ce mémoire : A vous mes parents, en témoignage du bon chemin dans lequel vous m’avez orienté, que votre sacrifice soit maintenant récompensé. A vous, mes chers frères et sœurs, pour ceci soient un exemple vivant qu’il faut imiter. A tous les membres de la famille en signe de sympathie.

Jacques Emilio ANDRIANANDRASANA

6

LISTE DES ABRÉVIATIONS, SIGLES ET ACRONYMES

AGF : Agent Guichet Foncier APC : Agent de Police Communal ASIC : Agent système d’Information Communal BEC : Bureau d’Etat Civil BD : Base des Données CC : Conseil Communal CR : Commune Rurale CSB : Centre de Santé de Base EKA : Ezaka Kopian’ny Ankizy FTHM : Finances, Technologies, Human resources, Management FCE : Fianarantsoa à la cote Est INSTAT : Institut National de Statistique L5G : Langage de cinquième Génération LCD : Langage de Contrôle des Données LDD : Langage de Définition des données LMD : Langage de Manipulation des Données MCD : Model conceptuel des Données MCT : Modèle Conceptuel des Traitements MERISE : Méthode d’Etudes et de Réalisation Informatique par les Sous Ensembles MLD : Modèle Logique des Données MPD : Modèle Physique des Données OEC : Officier de l’Etat Civil PCD : Plan Communal de Développement PRD : Plan Régional de Développement RG : Règle de gestion RNM : Radio National Malagasy RO : Règle d’Organisation RT : Règle de Traitement SA : Secrétaire Administratif SEC : Secrétaire d’Etat Civil

7

SEQUEL : Structured English Query Language SGBD : Système de Gestion de Base des Données SNAP : Système National d’Alerte Précoce STC : Secrétaire Trésorier et Comptable TA : Traitement Automatique UML : Unified Modelling Language WINDEV : Windows Développeur

8

INTRODUCTIONINTRODUCTION

9

La mise en œuvre de la politique de décentralisation renvoie toujours à l’idée de participation de la population au développement de son pays. Cette politique a donné naissance aux 22 régions à Madagascar en 2004 et vise le renforcement des compétences des communes et la mise à leur disposition des moyens pour leur développement. Les régions et les communes (les collectivités territoriales décentralisées) constituent ainsi la base pour le développement de la nation. En effet, les collectivités territoriales décentralisées sont dotées de ressources et bénéficient des formations pour assurer la gestion des affaires locales et régionales. C’est pour cela que les deux catégories de collectivités territoriales décentralisées doivent disposer des plans de développement. Ce processus participatif de développement aide l’Etat à prendre des décisions, à planifier le développement et à atteindre par conséquent son objectif. Donc, la commune est la cellule démocratique qui joue un rôle important pour le développement de notre pays. Il est nécessaire de mettre en place des stratégies bien déterminées au sein de la commune pour assurer les traitements à temps des affaires locales. Certes, les traitements des affaires locales au niveau de la commune rurale d’Ambahatrazo, notre zone d’étude, comme au niveau de la plupart des communes à Madagascar, connaît souvent des retards résultant de l’insuffisance de personnel et de moyens matériels. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi le thème de mémoire intitulé : « Mise en place d’un système d’information de gestion d’état civil : cas de la commune rurale d’Ambahatrazo, District de Manakara, Région Vatovavy Fitovinagny ». Est-ce que l’informatisation de cette gestion est la solution la mieux adaptée à ce bureau d’état civil ? Ce travail a été réalisé auprès du District de Manakara par l’intermédiaire de la commune rurale d’Ambahatrazo . Comme intérêt, il nous permet de mettre en pratique les cours théoriques qui nous ont été dispensés à l’Université de Toamasina et plus précisément à la Faculté de Droit, des Sciences Economiques et de Gestion et de mettre aussi en place un système informatisé de la gestion d’état civil dans la commune rurale d’Ambahatrazo.

10

La recherche que nous avons effectuée au sein de la commune rurale d’Ambahatrazo et du district de Manakara nous a permis d’approfondir notre connaissance sur la gestion d’état civil et la loi en vigueur y afférente. Donc, nous sommes en mesure de proposer un système informatisé sur la gestion d’état civil pour assurer d’une part la qualité des services à offrir aux paysans et autre bénéficière et d’autre part le développement économique et social de la commune. Cette mise en place de ce système pourra ainsi aider de façon crédible le bureau d’état civil de la commune rurale d’Ambahatrazo. Notre travail est divisé en deux grandes parties de trois chapitres de chaque. La première partie est intitulée : « Présentation générale de la commune rurale d’Ambahatrazo et le cadre du sujet ». Il s’agit d’une vision générale sur commune et de la constatation de ses problèmes au niveau du service d’état civil, lesquelles sont suivies de proposition des solutions les mieux adaptées à sa situation. La seconde partie, intitulée : « La conception et la réalisation du système d’information de la gestion d’état civil », est consacrée surtout à la conception d’une solution informatique aux problèmes relatifs à cette gestion en mettant en œuvre la démarche définie dans la première partie et définit les outils nécessaires à la réalisation matérielle de notre projet. Enfin, il est important d’évaluer et de présenter ce système conçu.

11

PREMI ÈRE PARTIE

PRÉSENTATIONPREMIÈRE GÉNÉRALE PARTIE DE LA

COMMUNE RURALE

AMBAHATRAZO ET LE CADRE DU

SUJET

Dans cette partie, nous présenterons la commune rurale d’Ambahatrazo, et exposerons la problématique et l’idée de l’informatisation avant de procéder à l’explication de la démarche à adopter et à l’étude préalable de la gestion de l’état civil.

12

CHAPITRE I PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO

Dans ce chapitre, nous présentons les généralités sur commune rurale d’Ambahatrazo, son organisation et l’état civil et son fonctionnement.

SECTION I -GENERALITES SUR LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO

Dans cette section, nous exposerons l’historique de la commune rurale d’Ambahatrazo et son environnement économique.

§ 1 Historique et délimitation administrative de la Commune Rurale (C.R) Ambahatrazo

A- Historique de la commune rurale Ambahatrazo 1 [15]

Depuis l’année mille neuf cent quatre vingt seize, le village dénommé Ambahatrazo est devenu C.R de deuxième catégorie après son appartenance à la C.R de Sahasinaka. La population de la commune rurale d’Ambahatrazo est composée généralement des immigrants du Nord : les Betsimisaraka et les Antambahoaka, de l’Ouest : les Antagnala et les Betsileo, et du Sud-Est : les Antemoro, les Antefasy et les Antesaka. Ces immigrants s’étaient installés d’abord vers le 19 ème siècle, à Ambolotara à l’Ouest du village actuel d’Ambahatrazo puis ils se déplaçaient vers le Sud à Ambatoharanana. Devant l’hostilité de l’endroit, plusieurs membres de la famille des migrants s’étaient trouvé la mort. Pour éviter les taux de mortalité très élevés, ils décidèrent de quitter le lieu et se dirigèrent vers le Nord. Ils s’étaient donc établis à Agnivorano, ancien nom du village actuel d’Ambahatrazo, qui doit son nom à son emplacement au milieu des cours d’eau (voir la carte).

En effet, l’endroit se situe au milieu des trois cours d’eau tels qu’Ambolotara, Ankararaina et Antsaka. Plus tard, une grande racine d’arbre, qui servait de repère à la fontaine commune au cours d’eau d’Antsaka a donné au village le nom d’Ambahatrazo, Ambahatrazo qui veut dire ‘‘ à la racine d’arbre’’.

1 « Plan Communal de Développement » ,2005 de la commune d’Ambahatrazo page 8. 13

Après la naissance du Fokotany, Ambahatrazo était aussi un Fokotany rattaché à la C.R Sahasinaka jusqu’à 1996 qui était l’année de naissance de la C.R d’Ambahatrazo. Donc, la C.R Ambahatrazo est âgée de treize ans aujourd’hui.

B-Délimitation administrative et situation géographique

a)Délimitation administrative

Région : Vatovavy Fitovinagny District : Manakara Commune : Ambahatrazo Communes voisines : au Nord : C.R Mavorano au Sud : C.R Mizilo Gara à l’Est : C.R Vohimasina-Sud à l’Ouest : C.R Sahasinaka C.R Ambohitsara M Nombre de Fokotany : cinq (05) Nom des Fokotany : Ambahatrazo Vohitrandriagna Mahatsara Ambalavolo Ambodifalambo Nombre des autres villages : six (06) Nom des autres villages : Tanakidy Ambodirotra Manakana Tsaratanana Ambohimiarigna Fotsihalagnana

b) Situation géographique

Comme toutes les autres communes, la C.R Ambahatrazo a son propre territoire. Sa surface est de quatre vingt trois kilomètres carré (83 km 2). La commune se trouve dans la partie sud-est de Madagascar, plus précisément dans la région de Vatovavy Fitovinagny, district de Manakara.

14

Elle est limitée :
au nord, par la commune de Mavorano ;
à l’ouest, par les communes de Sahasinaka et d’Ambohitsara-M ;
au sud, par la commune de Mizilo Gara ;
et à l’est, par la commune de Vohimasina.

c) La carte de la C.R Ambahatrazo

Une carte géographique est une représentation graphique d’un territoire avec des limites bien déterminées. Pour pouvoir bien présenter la C.R d’Ambahatrazo, nous utiliserons deux cartes différentes : l’une pour situer la commune au sein du District de Manakara et de la région Vatovavy Fitovinagny, l’autre pour délimiter le territoire de la commune.

15

Figure n°1 : La carte de la région de Vatovavy Fito vinagny

REGION VATOVAVY FITOVINAGNY

Ambahatrazo

Source : Plan Régional du Développement (PRD), 2005 de Vatovavy Fitovinagny

16

Figure n°2 : La carte de la C.R Ambahatrazo

COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ======<>======

Source : Plan Communal du Développement (PCD) Ambahatrazo, 2005.

17

§ 2 Environnement socio-économique 1[15] :

A-Relief et paysages

Les massifs montagneux qui divisent longitudinalement les régions de Vatovavy et de Haute Matsiatra et Ihorombe en trois versants (Est, Nord et Ouest) se terminent par les chaînes anosyennes jusqu’à Andringitra.

Géologie

La région sud-est est divisée en deux zones géologiques. Vatovavy Fitovinagny, qui est pour l’essentiel sur le socle cristallin précambrien. Il est recouvert à l’Est par les basaltes du massif volcanique de Vatovavy, et à l’ouest et au sud par des dépôts quaternaires. Vatovavy est formé de roches granitiques avec des sols ferralitiques. Ambahatrazo est recouvert par les basaltes du massif volcanique de Vatovavy. Elle possède aussi quelques pierres précieuses et industrielles comme le béryl, l’améthyste, le cristal et le rubis.

B-Climat et température :

a)Climat

Le climat concerne le réseau de stations météorologues et les stations synoptiques. Le climat de la commune rurale Ambahatrazo est identique en général à celle de toute la région. Les stations météorologiques présentes dans la région sont sous la responsabilité de la Direction de la Météorologie et de l’hydrologie, service Interrégional sud de la Météorologie et de l’hydrologie, dans le Province de Fianarantsoa. Cette direction de la Météorologie mesure les pressions atmosphériques, températures, humidité relative, précipitations et vents. Le climat de la Région, de type tropical chaud et humide, se caractérise par une certaine différence entre la falaise et la zone côtière à hiver et été chauds. Il est marqué par la proximité de la bordure occidentale de l’anticyclone de l’Océan Indien. Le vent d’Alizée souffle constamment d’Est en Ouest, entraînant des masses d’air

1 « PCD », 2005 de la C.R Ambahatrazo 18 chaudes et humides, occasionnant une forte pluviométrie. Le nombre de jours de pluies par année varie de 140 à 175. La saison pluvieuse s’étale de décembre à avril. Les mois les plus arrosés sont les mois de janvier et de février, le moins arrosé est le mois de septembre.

b) Température :

Il en est de même pour la température , la température moyenne annuelle est entre 23°C et 24°C, avec l’altitude de 135 m. La pl us basse température enregistrée dans la région est de 15°C. A mesure qu’on descend vers le sud, on remarque une augmentation des températures. Le maximum moyen se situe au mois de février avec une température de 27°C à Manakara. Les mois d e juin et juillet sont les plus froids avec la température allant jusqu’à 21°C.

C-Sols et végétations

a)Sols

D’une façon générale, les sols sont particulièrement pauvres, peu ou pas humifères. Les sols ferrugineux tropicaux formés sur des roches métamorphiques, couvrant de vastes surfaces, sont le plus souvent des sols squelettiques, superficiels, d’une faible valeur agricole et pastorale.

b) Végétations

Les végétations sont caractérisées par une hauteur variable d’espèces de 10 m de haut jusqu’aux petits arbres de 13 à 14 m. Les espèces les plus connues sont le palissandre et de l’Euphorbia Stenoclada : elle a une grande importance en cas de grande sécheresse, elle est utilisée comme substitut de boisson pour les zébus. Ensuite, on peut citer les espèces appartenant à la famille des didiéracées : Didiera, Alluaudia procera utilisé pour la construction et comme bois de caisserie.

c) La savane

Vers le nord, on rencontre une savane arbustive à base de Poupartia caffra ; mais cette espèce sont toujours associés les Ravenala et le Celastrus linéaris

19

(Tsingilofilo). La plaine côtière est couverte de végétations à base de Stenotaphrum et Exonepus. Ce sont des savanes et steppes à Aristida.

d) Les forêts

Les forêts primaires commencent à disparaître inexorablement, sur les montagnes anosyennes. Sur la côte Est (district de Manakara), la forêt secondaire ombrophile se trouve en état de dégradation avancée par suite de l’action des hommes. On y constate un défrichement systématique, par suite de la pression démographique et du surpâturage ainsi que l’approvisionnement des villes en charbon.

D-Population et démographie :

a)Population

La densité moyenne de la population pour l’ensemble de la région est de 52 habitants par km 2. Dans la région Vatovavy, le nombre total de la population est de 1.062.747 habitants en 2003 1 [15] et la superficie est de 20.200 km 2 [16] dont la commune rurale d’Ambahatrazo est de 220 km 2 et 12759 habitants dont la densité est de 57 habitants par km 2.

b) Démographie

Le taux moyen de natalité pour Madagascar est de 4,33 % 2 [16], selon l’enquête nationale et sanitaire en 2003 et le taux de natalité dans l’ensemble de la région ne représente que la moitié de la moyenne nationale. Cependant, il faut tenir compte dans l’interprétation de ces données démographiques de l’importance de la sous déclaration de la naissance dans ces régions. Les décès non déclarés diminuent le taux de mortalité dans la région. En prenant comme référence le district de Manakara où le service social et économique est assez avancé, le taux de mortalité de l’ensemble de la région est inférieur à la moyenne pour Madagascar, qui est de 1,53.

1 « PRD », 2005 de la Region Vatovavy Fitovinagny, page 13. 2 « PRD », 2005 de la Region Vatovavy Fitovinagny, page 7. 20

E-Les infrastructures

Ambahatrazo est une commune rurale de deuxième catégorie ; ses infrastructures sont donc moins développées. La commune a un centre de santé de base niveau deux, et un autre Centre de Santé de Base (CSB) en cours de construction. Quant aux neuf écoles primaires publiques dont dispose la commune, elles sont reparties sur ses quartiers et villages. Mais actuellement un collège d’enseignement général est en cour de construction. Ladite commune possède aussi des infrastructures routières :
douze kilomètres de pistes praticables en véhicule,
neuf kilomètres de route goudronnée (route nationale n°12),
six kilomètres de chemin de fer (FCE), qui la traverse et assure la communication et circulation à l’intérieur et vers l’extérieur. Un projet d’électrification rurale est déjà déposé au ministère de l’énergie pour alimenter la commune en électricité par la chute d’eau d’Adriagna. Mais, à ce moment, l’utilisation d’un panneau solaire de soixante watts assure le besoin en électricité de la commune. Beaucoup des barrages hydrauliques aussi sont construits dans son territoire.

Voilà donc la présentation générale de la commune rurale d’Ambahatrazo et abordons maintenant l’organisation de cette commune.

SECTION II : ORGANISATION DE LA C.R AMBAHATRAZO

Dans cette section, nous allons voir les généralités sur la commune et l’organisation de cette dernière.

21

§ 1 Généralité sur la commune

A - Définition de la commune :

« La commune est la cellule démocratique la plus ancienne. Elle est née de la réunion d’habitants dans une même ville » 1[3] et reconnue par la constitution de la République de Madagascar selon l’article 146 [12]. Il en existe sur tout le territoire de la république. La commune présente des traits originaux car elle possède un nom, un territoire et une communauté de citoyens et de résidents qui y sont rattachés par leurs domiciles. Elle jouit de la personnalité juridique.

Le corps communal élu par les citoyens de la ville ou village concentre la totalité du pouvoir communal. Il se compose du conseil et du Maire élus au suffrage universel direct pour quatre ans.

Les communes sont urbaines ou rurales suivant leurs assiettes démographiques. D’après ce que nous venons de voir, la commune d’Ambahatrazo est peuplée de douze milles sept cent cinquante neuf (12 759 hab.) ; c’est pour cela qu’on la classe comme commune rurale à cinq (5) conseillers.

B-Mission et objectif de la commune

La commune est une collectivité territoriale décentralisée c’est-à-dire un petit Etat dans un Etat réalisant l’objectif de l’Etat central, au sein d’un territoire bien déterminé. Elle est dirigée par un Maire et a pour objectif de préserver la tranquillité, la salubrité et la sécurité du peuple de la commune. Il gère le service public, notamment l’état civil, la voirie, l’assainissement, les bâtiments communaux et l’aide sociale.

1 Jean LAGUADEG, «Nouveau guide pratique du droit de A à Z », Edition France Loisirs, 2005, page 131 22

§ 2 Organigramme et description de tâches à chaque poste existant dans la C.R Ambahatrazo

A -Définition de l’organigramme

L’organigramme est une représentation graphique, synoptique représentant la structure d’une entreprise ou d’une administration. Il met en évidence :
Les différents organes de l’entreprise : direction, service, section ;
Les rapports mutuels pouvant exister entre ces organes : liaison ;
Les noms des personnes responsables ;
L’importance des effectifs que chaque cadre doit animer. L’organigramme d’une Commune fixe les principes d’organisation de ses services. Chaque poste de l’organigramme est précisé par une fiche de postes fixant la mission exacte de chacun.

B-Présentation de l’organigramme de la C.R Ambahatrazo

L’organigramme est un graphique qui représente sous une forme schématique la structure. Il doit préciser en particulier la répartition des tâches entre les services, le niveau hiérarchique, les liaisons entre les services. Il est à la fois un instrument d’information dans l’ensemble de la commune et un instrument d’analyse qui permet de découvrir les erreurs de l’organisation. Donc, nous allons présenter ci-dessous la structure organisationnelle de la commune rurale d’Ambahatrazo. Le type de l’organigramme est un organigramme en bannière.

23

Figure n°3: Organigramme de la C.R d’Ambahatrazo

MAIRE CONSEIL COMMUNAL

ADJOINT AU SECRETAIRE MAIRE TRESORIE ET COMPTABLE

AGENT GUICHET FONCIER

SECRETAIRE SECRETAIRE AGENT SYSTEME D’ETAT CIVIL ADMINISTRATIF D’INFORMATION COMMUNAL

AGENT POLICE COMMUNAL Source : C.R Ambahatrazo,14 janvier 2009

C-Description des tâches pour chaque poste.

L’organigramme ci-dessus aide à déterminer le nombre exact de postes existant au sein de la commune rurale Ambahatrazo. Ils sont neuf et a chacun d’eux des attributions particulières :
le Maire,
le Conseil Communal (CC)
le secrétaire trésorier et Comptable (STC),
l’Adjoint au Maire,
l’Agent de Guichet Foncier (AGF),
le secrétaire d’état civil (SEC),
le secrétaire administratif (SA),
l’Agent de Système d’Information Communal (ASIC),
l’Agent de Police Communal (APC). 24

a) Le Maire et l’Adjoint au Maire

Le Maire est la personne élue qui dirige la commune. Il désig ne les membres de bureau de la commune D’après la loi 94-008 et le décret 94-008, le Maire :
prépare et propose le budget au CC ;
exécute le budget voté en dépense et en recette ;
représente la Commune dans tous les actes de la vie civile et administrative et la représente en justice ;
recrute le personnel ;
dispose les services déconcentrés de l’Etat pour la réparation et l’exécution des délibérations du conseil après en avoir adressé la demande du représentant de l’Etat ;
légalise les signatures ;
participe à l’élaboration des listes électorales et l’organisation des élections ;
enregistre les actes de l’état civil et célèbre les mariages ;
contracte des emprunts désignés au financement des investissements ;
accepte les dons et legs ;
cherche des partenaires avec l’organisme de financement ;
évalue et contrôle des résultats (tenue du tableau de bord) ;
contrôle la gestion du service ; Le Maire délègue par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité certaines de ces attributions à son Adjoint.

b) Le conseil communal

Il est le seul organe délibérant de la commune. Il suit les décisions communément prises, et vérifie la gestion financière de l’exécutif. Le CC, à son assemblée générale, fait des votes secrets pour donner ses décisions (délibération du conseiller).

c) Le secrétaire trésorier et comptable

Le STC est à la fois secrétaire comptable et trésorier de la commune ; il a pour attribution de :
conserver les fonds de la commune ;

25

verser à la banque les montants dépassant le maximum d’encaisse ;
payer après la vérification de la régularité et les fonds disponibles les factures versé « bon à payer » et la pièce de décaissement ;
préparer le chèque ;
encaisser après vérification de la régularité des recettes de la commune ;
faire la liquidation du droit au comptant et des pénalités ;
tenir le livre de caisse et le livre de banque ;
établir les états de rapprochement bancaire ;
conserver les valeurs inactives, en approvisionner les percepteurs en tenir une comptabilité ;
conserver les pièces comptables ;
tenir les fiches des situations des redevables ;
prépare les actes de poursuite, les signer ;
participer à la préparation du compte financier ;
tenir un tableau de bord du recouvrement ;
préparer les documents budgétaires ou de compte financier;
faire l’engagement de dépense ;
préparer les bons de commandes ;
rédiger les procès verbaux de réception de commande ;
faire la liquidation des factures ;
tenir la comptabilité administrative et de la comptabilité matière ;
préparer l’état de salaire, la feuille de paie ;
liquider la pièce des charges sociales,
tenir l’état de réalisation de dépense et l’état de réalisation de recette.

d) L’agent de guichet foncier

L’AGF est un poste nouvellement installé le mois de janvier 2009. Il assure les recensements fonciers et distribue les cartes foncières.

e) Le secrétaire d’état civil

Le STC assiste l’Officier de l’état civil. Il est chargé des travaux de secrétariat :
la tenue des registres ;
la délivrance des copies ou extraits d’acte ;

26

l’inscription et la transcription des mentions marginales et tous travaux de secrétariats relatifs à l’état civil incombent également à la responsabilité du STC ;
la tâche matérielle des conservations des registres et des fichiers ;
l’organisation matérielle du service, sous la supervision du Maire ;
accueil des usagers et informations sur l’état civil ;
présentation des registres à coter et à parapher au tribunal d’instance ;
expédition des doubles des registres au tribunal ;
transcription des jugements ;
organisation des cérémonies de mariage ;
préparation des livrets de famille ;
incitation de la population à déclarer les faits d’état civil.

f) Le secrétaire administratif

Il assure :
l’organisation du rendez-vous et de l’agenda du Maire ;
les travaux de secrétariat, de dactylographie et de reprographie du maire et des services communaux ;
la gestion du courrier (arrivée et départ) ;
l’organisation du classement des dossiers ;
la gestion du personnel (rédaction du contrat, tenue de la fiche du personnel comptabilisation des congés, rédaction des sanctions …) ;
rédaction de la correspondance simple ;
classement et conservation des correspondances et de la documentation générale ;
achat, stockage et gestion des fournitures de bureau et entretien ;
organisation et contrôle du travail des agents subordonnés.

g) L’agent de système d’information communal

Il est le responsable :
du choix des indicateurs de vulnérabilité ;
de la collecte des indicateurs de Système National d’Alerte Précoce (SNAP) ;
de la collecte des informations et enregistre dans la fiche de collecte.

27

h) L’agent de police communal

C’est celui qui est en contact direct avec les foules ; il est le responsable de la:
sécurité publique,
tranquillité publique,
salubrité publique. Nous avons vu l’organisation de la commune rurale Ambahatrazo mais comment fonctionne son bureau d’état civil ?

SECTION III : L’ETAT CIVIL ET SES FONCTIONNEMENTS

Dans cette section, nous allons définir tout d’abord la mission principale de l’état civil et ses actes. Nous allons voir aussi les attributions et les responsabilités principales du bureau d’état civil.

§1 L’état civil et ses actes d’état civil

A- Définition de l’état civil et sa mission principale

a) Définition de l’état civil

L’état civil est une pièce dans laquelle on révèle diverses indications sur un individu comme le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, le nom du père, le nom de la mère, son domicile, etc. Il est un instrument permettant d’identifier une personne par l’indication de sa date, son lieu de naissance et son domicile. L’état civil permet donc de prouver l’identité de chaque individu.

b) Mission principale du bureau de l’état civil

L’état civil a pour mission primordiale de définir la situation de droit d’un individu et de déterminer le statut juridique de la personne au fil de l’existence civile et individuelle. Il est l’objectif d’un service public dont le rôle consiste à inscrire sur des livres spéciaux appelés « registres d’état civil » tout ce qui concerne les habitants de la même commune. Ainsi, sa finalité, vis-à-vis de l’Etat, est-elle d’individualiser ses ressortissants et de contrôler sa population. Quant aux individus, il permet de prouver leur identité, leur situation juridique et de prévaloir leur droit.

28

B- Les principaux actes de l’état civil

a) Définition de l’acte de l’état civil

Les actes de l’état civil sont des actes administratifs écrits qui concernent la naissance, le mariage, le décès d’une personne, l’adoption, la reconnaissance, le rejet, etc. Tous les actes de l’état civil énoncent :
l’année, la date, le jour et l’heure où ils sont reçus ;
le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance de la personne concernée ;
le nom, les prénoms, la profession, le domicile des ces parents ;
le nom et les prénoms de l’officier de l’état civil ;
le nom, les prénoms, la profession, le domicile des comparants;
le nom, les prénoms, la profession, le domicile des témoins (personne âgée de plus de vingt un ans qui vérifie l’identité des parties et la conformité de l’acte avec leur déclaration) si on en a besoin.

Ces informations doivent être enregistrées dans un registre appelé « Registre de l’état civil » suivant les modèles du « Mémento sur l’état civil » pour être conservés. Ces actes sont signés par ces différentes personnes qui participent à leurs établissements ; ceux qui ne savent pas signer apposent leurs empreintes digitales.

b) Les principaux actes de l’état civil

Les principaux actes de l’état civil sont :
l’acte de naissance ;
l’acte de reconnaissance ;
l’acte d’adoption ;
l’acte de mariage ;
l’acte de rejet ;
l’acte de décès.

29

• L’acte de naissance C’est un acte qui enregistre la déclaration du père ou de la mère ou de l’un des ascendants ou par l’un des proches parents ou par tout témoin au sujet de la naissance dans un délai déterminé. • L’acte de reconnaissance C’est un acte qui enregistre la déclaration de reconnaissance de paternité effectuée par le père lui-même ou son fondé de pouvoir muni d’une procuration spéciale authentique ou authentifiée individuellement de l’enfant à reconnaître. La reconnaissance doit être inscrite en marge de l’acte de naissance de l’enfant. • L’acte d’adoption C’est un acte visant à créer un lien de filiation entre deux personnes, qui, sous le rapport du sang, sont généralement étrangères l’une à l’autre. Il y a deux sortes d’adoption : adoption simple et adoption judiciaire ; la première est faite par déclaration devant l’état civil et la seconde nécessite l’intervention du juge du tribunal. L‘adoption doit être inscrite en marge de l’acte de naissance de l’adopté. • L’acte de mariage C’est un acte qui enregistre le procès-verbal du déroulement de la cérémonie de mariage devant l’Officier de l’état civil (mariage moderne) ou devant le représentant de l’autorité du village (mariage traditionnel). Le mariage doit être inscrit en marge de l’acte de naissance des époux. • L’acte de décès C’est un acte qui enregistre la déclaration, au sujet du décès d’une personne, par le conjoint survivant, ou un ascendant ou un descendant, ou l’un des plus proches parents, ou une personne qui a assisté au décès, ou par le médecin. Le décès doit être inscrit en marge de l’acte de naissance de la personne décédée. • L’acte de rejet C’est un acte judiciaire par lequel le père, la mère, un ascendant ou adoptant rompt volontairement tout lien juridique avec leur enfant majeur à la suite d’un manquement grave que le juge apprécie souverainement.

§ 2 Les personnes responsables de l’état civil de la C.R Ambahatrazo

Comme tous les bureaux administratifs, le bureau de l’état civil (BEC) de la C.R Ambahatrazo a des personnes responsables qui assurent son bon fonctionnement :

30

Les Officiers de l’état civil qui sont les premiers responsables du BEC
Les secrétaires d’état civil qui assurent les travaux d’assistance.

A-L’officier de l’état civil

L’officier de l’état civil est le seul responsable qui ne figure pas dans l’organigramme de la commune. Ce sont les Maires ou/et ses Adjoints assurant cette responsabilité qui deviennent Officiers de l’état civil, selon l’article 79 de la loi 94-008. Ils sont les seuls à être compétents pour recevoir et conserver les actes de l’état civil auxquels ils confèrent l’authenticité. Ils sont chargés de :
recevoir les déclarations de naissance et d’en dresser acte ;
recevoir les reconnaissances des enfants nés hors mariage et d’en dresser acte ;
recevoir les déclarations de décès et d’en dresser acte ;
recevoir des actes d’adoption et de rejet ;
d’inscrire toutes les déclarations d’acte qu’ils ont reçues ;
apposer les mentions qui doivent être faites en marge de l’acte de l’état civil inscrit ou transcrit ;
transcrire divers jugements ;
signer les actes enregistrés. Pour la C.R Ambahatrazo, il existe deux Officiers de l’état civil: le Maire et l’Adjoint au Maire. Mais, par contre les autres communes peuvent avoir trois ou quatre ou cinq officiers d’état civil selon la possibilité de la commune à payer leur salaire et l’assiette démographique de la commune.

B- Le secrétaire d’état civil

Le SEC assiste l’officier de l’état civil. Il est le responsable de son acte devant le Maire et l’Adjoint. Il présente tous les actes qu’il dresse pour signature. (Voir Chapitre I-section II- paragraphe 2–C-6 page 24). La C.R Ambahatrazo n’a qu’un seul secrétaire d’état civil, mais les autres communes peuvent en avoir deux ou plus. En cas d’infraction les SEC sont passibles des peines prévues dans le code pénal.

31

CHAPITRE II PROBLEMATIQUE ET IDEE D’INFORMATISATION

Les enquêtes que nous avons effectuées nous aident à détailler les diagnostics des problèmes au sein du bureau d’état civil de la C.R. Ambahatrazo. Ce chapitre nous montre successivement ces problèmes et ces conséquences sur le développement de la commune. Ensuite, la proposition des solutions pour résoudre ses problèmes suivie de l’avantage issu de la solution retenue.

SECTION I : PROBLEMATIQUE AU SEIN DE LA C.R AMBAHATRAZO NOTAMMENT SUR L’ETAT CIVIL.

Pour mener à bien notre analyse, nous exposerons les problèmes liés à l’organisation interne de la commune et leurs conséquences sur le développement de la commune.

§ 1 Problèmes liés à l’organisation interne de la C.R. Ambahatrazo.

A-Cumul des tâches :

Il y a cumul des tâches lorsqu’un individu effectue simultanément deux fonctions en même temps. Il n’y a pas une spécialisation effective des tâches. Et on comprend très bien que cet individu risque d’être saturé et sa vigueur intellectuelle est sujette à tous moments à un stress. Le cumul des tâches est donc nécessairement une surcharge de travail et la personne met en danger sa résistance physique. Chaque agent a un peu le rôle de « bon à tout faire ». Cela risque d’entraîner des frustrations, un certain manque évident de motivation du personnel de la commune concernée.

B-Retard de la délivrance des copies

Pourquoi y a-t-il retard de délivrance des copies ? La consultation du registre nécessite beaucoup de temps car le nombre des registres à consulter augmente chaque année même s’ils sont bien rangés. L’analyse de l’existant nous permet aussi d’identifier le nombre de registres existants cette année deux mille neuf.

32

Tableau n° I : Registre d’état civil existant dans la C.R. Ambahatrazo Année Naissance et Décès Adoption Mariage Reconnaissance et Rejet 1996 1 1 1 1 1997 1 1 1 1 1998 1 1 1 1 1999 1 1 1 1 2000 1 1 1 1 2001 1 1 1 1 2002 1 1 1 1 2003 2 1 1 1 2004 2 1 1 1 2005 1 1 1 1 2006 1 1 1 1 2007 1 1 1 1 2008 2 1 1 1 Total 16 14 13 13 TOTAL 56

Source : C.R. Ambahatrazo, Mai 2009 Ce tableau montre l’augmentation annuelle du nombre de registres, cette augmentation conduite à la difficulté de la consultation des registres.

C-Possibilité d’erreur dans la rédaction des actes :

Au cours de la rédaction, des erreurs peuvent survenir aussi bien sur les actes d’état civil que sur les copies des actes d’état civil.

a)Erreurs sur la rédaction des actes d’état civil

Les actes d’état civil, rédigés à la main et à l’encre noire, ne peuvent pas être corrigés directement dans le registre. En effet, celui-ci ne doit présenter aucune rature et blanc.

33

b) Erreur sur la copie d’acte d’état civil

Les copies d’acte d’état civil, dactylographiées conformément aux actes d’état civil manuscrits enregistrés dans le registre d’état civil, peuvent présenter des fautes de frappe ou d’orthographe et d’autre erreur, dont la correction exige du temps et de changement de papier. Cela occasionne non seulement une perte de temps mais aussi des dépenses imprévues pour le service d’état civil.

D-Trop des temps perdu dans l’exécution de la tâche :

Le traitement manuel nécessite beaucoup de temps et, par conséquent, il favorise le retard dans l’exécution de tâches. Or la perte de temps entraîne des impacts négatifs directs sur le développement économique de la commune. Ceci est d’autant plus préjudiciable à la bonne performance de la commune que le contexte actuel du monde des affaires, notamment à une époque où les exigences de la mondialisation sont multiples, ne pardonne pas les retards dans la prise de décision. Cette dernière dépend surtout des informations apportées par les exécutants au Maire, afin que les responsables puissent déterminer en toute connaissance des causes, les voies dans lesquelles ils engagent la commune, c'est-à-dire tout simplement définir la stratégie de la commune.

E-Difficulté de contrôle :

La persistance manuelle favorise la difficulté du contrôle par le chef hiérarchique dans la commune rurale d’Ambahatrazo notamment sur les tâches du bureau d’état civil. Ce contrôle, de ce fait, peut se réaliser à la hâte et manque ainsi de fiabilité.

F-Défaut d’emplacement local

Pour la C.R. Ambahatrazo uniquement, le bureau d’état civil ne dispose pas de salle propre. Cela aussi empêche de voir ou de ranger les documents de l’état civil dans un endroit ou emplacement unique. Cette salle est à la fois salle de réception et salle d’exécution de nombreux travaux de la commune. Donc, il est difficile de ranger cette salle et de voir jumelés les archives et les registres de l’état civil.

34

§ 2 Conséquences sur le développement de la commune

A -Non satisfaction de la population au service de l’état civil

La qualité des services offerts par l’état civil n’est pas satisfaisante : beaucoup de fautes de frappe sont constatées par les demandeurs de copie, comme par exemple le nom RABOTO devient RAVOTO. De même, la présentation des copies d’état civil qui n’est pas conforme à la norme exigée par le Mémento sur l’état civil c’est-à-dire qu’elles sont de mauvaise présentation. Cela est provoqué par l’incompétence des personnelles et la machine à écrire qui sont très vieille.

B-Arrêt de production

Comme nous l’avons dit auparavant, tout le traitement au sein de la commune rurale d’Ambahatrazo se fait de façon manuelle. Ceci favorise la lenteur de l’exécution des travaux. Cette lenteur déclenche la perte du temps aussi bien pour les bénéficiaires de services, qui abandonnent leurs travaux de champs, qui arrêtent la production que pour la commune en question. Cette situation provoque des conséquences très graves sur le développement économique de la commune rurale d’Ambahatrazo en général.

C- Autre conséquence au sein de la commune

Les problèmes susmentionnés, qui démotivent la population locale à déclarer naissance et décès, constituent un obstacle à la réalisation de l’objectif du gouvernement de distribuer des copies à 95% des enfants Malagasy en 2010. Selon le ministère responsable : « 25% des enfants Malagasy seulement ont actuellement leurs copies d’acte d’état civil, alors que l’Etat propose de distribuer des copies d’acte d’état civil à 95% des enfants en 2010 »1. Ces problèmes ont ainsi des conséquences graves sur les droits des enfants et la réalisation du programme du ministère de l’intérieur et du ministère de l’éducation national relatif à la distribution des copies de naissance avec l’opération « E.K.A. » ou « Ezaka Kopian’ny Ankizy ». En outre, on constate une augmentation des dépenses annuelle sur l’état civil et le non allègement du travail au sein du bureau d’état civil.

1 « Journal Radio Nationale Malagasy (RNM) » de 19h du 18 Novembre 2009 35

Après avoir examiné dans la partie précédente les différents problèmes rencontrés au sein de la commune rurale d’Ambahatrazo notamment au niveau du service de l’état civil de la commune rurale d’Ambahatrazo et au niveau de l’organisation interne du traitement de l’état civil, on peut dire aussi que la corruption est à la porte .Il est donc nécessaire de mettre en place une solution qui répond au besoin de la commune rurale Ambahatrazo. La section suivante nous offre des solutions compatibles à la situation de la commune rurale Ambahatrazo.

SECTION II : PROPOSITION DES SOLUTIONS

Nous préconisons deux solutions pour résoudre ces problèmes de la C.R. Ambahatrazo :
l’amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels),
la mise en place d’un système d’information.

§ 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels)

La méthode appliquée par le service de l’état civil de la commune Ambahatrazo est le traitement manuel : rédaction manuscrite de l’acte dans les registres avec signature du comparant et l’utilisation de la machine à écrire à la distribution des actes.

A-Recrutement des nouveaux personnels

Pour éviter l’accumulation des tâches, le recrutement de deux personnes au moins est nécessaire. Car, un Secrétaire d’Etat Civil (SEC) s’occupe dix mille habitants, on pense alors à recruter un autre SEC pour assurer tous les travaux d’état civil. On peut imaginer aussi l’amélioration d’un poste de percepteur pour assurer les recouvrements des taxes ou des droits et les recettes locales de la commune, fonction toujours assurée par le SEC.

B- Achat des nouveaux matériels

L’amélioration touche aussi les matériels de travaux locaux et de bureau comme les machines à écrire et l’armoire. Une armoire métallique ou en bois servira

36 mieux au classement des registres. L’acquisition des machines à écrire est aussi prioritaire, car celles dont la commune dispose actuellement sont insuffisantes et trop vieilles. Et ces nouveaux matériels seront placés dans une nouvelle pièce pour faciliter l’emplacement des archives et des registres. L’amélioration de cette méthode est donc nécessite le recrutement des deux personnes au moins et acquisition des machines à écrire

§ 2 Mise en place d’un système d’information

Grâce à l’existence d’un traitement automatisable dans la gestion de l’état civil nous pouvons proposer des solutions informatiques aux problèmes du service d’état civil, que nous venons de citer. Ces solutions, consistant à mettre à la charge de l’ordinateur le plus part des tâches relatives au traitement des affaires civiles, nécessitent l’acquisition des matériels informatiques comme les ordinateurs, l’imprimante, etc. On trouve donc deux sous-systèmes dans le système d’information :
Sous-système automatisable d’information (ordinateur),
Sous-système interface avec l’univers extérieur (hommes).

A-Tâches des ordinateurs

« Pour qu’un sous-système du système d’information soit automatisable, il faut qu’il soit formalisable, la connaissance de l’entrée détermine les sorties » 1[4]. Et se sous-système dégage deux sous-système fonctionnel :
le traitement automatique,
la mémorisation.

a) Le traitement automatique (TA)

Le TA est la fonction qui consiste à manipuler des données mémorisées ou provenant de l’extérieur (saisie). Il est déclenché par des faits survenus dans l’univers extérieur et interprétés comme des événements qui peuvent être porteurs d’information pour lesquelles on précède à la saisie.

1 Jean Patrick MATHERON , « Comprendre Merise », page 8 37

b) La mémorisation

La mémorisation est la fonction de stockage d’information
stockage des programmes,
conservation de la structure des données,
Stockage des données (fichier ou bases des données). Le premier stockage est la mémorisation du modèle, le second celle de la base d’information. Ce stockage est réalisé sur des mémoires externes.

B Tâches des hommes

Les tâches des hommes sont divisées en deux : la saisie d’informations et l’accès au système.

a) La saisie d’informations

La saisie est le traitement qui consiste à communiquer au système automatisé d’information les informations en provenance des événements de l’univers extérieur. Elle consiste à transformer des événements extérieurs en entrées dans la mémorisation ou dans le TA. Elle s’effectue par le personnel de saisie.

b) L’accès

L’accès est le traitement qui consiste à transformer des données mémorisées de la base d’information ou des données-résultats issues d’un traitement automatique complet en sortie externe de l’univers extérieur. La mise en place d’un système d’information consiste donc à combiner ces deux sous-systèmes avec l’acquisition de quelques matériels informatiques nécessaire. On a donc deux solutions pour améliorer la gestion de l’état civil de la commune rurale d’Ambahatrazo ; l’un d’entre eux sera retenu. La section suivante nous montre les avantages et les inconvénients de chaque proposition, lesquels nous aident à définir la solution retenue.

38

SECTION III : LES AVANTAGES ET LES INCONVENIENTS DE CHAQUE PROPOSITION ET LE CHOIX RETENU

§ 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels)

A-Avantages

Cette méthode présente quelques avantages :
le respect de la loi en vigueur (circulaire n°788- MJ/CAB du 29 Décembre 1961).
continuité assurée des tâches du fait que leur réalisation ne dépend ni d’électricité ni du carburant.

B- Inconvénient

En effet, avec cette méthode l’exécution des tâches nécessite toujours trop de temps, c’est-à-dire que l’insatisfaction de la population demeure toujours sur le temps et sur la présentation des actes. L’augmentation du volume des registres sera maintenue et provoque la difficulté de la consultation et du stockage des registres. Il y a aussi un manque de fiabilité de contrôle.

§ 2 Mise en place d’un système d’information

A-Avantages

La mise en place d’un système d’information implique la rapidité du traitement des informations dans le service d’état civil et aussi le gain du temps de traitement. Ce gain de temps d’une part entraîne une diminution des volumes des tâches de SEC et d’autre part apporte à la population locale plus de temps aussi pour travailler dans son champ et s’occuper de ses activités quotidiennes. Cela entraîne un développement social et économique de la commune en général. Pendant la saisie aussi il est possible de retrancher ou d’ajouter ou de déplacer un ou plusieurs mots sans difficulté, sans rature et sans changement de papier. Sur le volume des documents à archiver on enregistrera une diminution brusque, car tous les registres sont électrisés et stockés dans l’ordinateur.

39

Le contrôle de l’Officier d’Etat Civil (OEC) sera facile et les données seront protégées et sécurisées. Les actes imprimés qui seront d’une bonne présentation, pourront bien satisfaire les attentes de la population.

B- Inconvénients

Mais, le coût de l’installation de ce système est cher. Car au coût des matériels s’ajoute celui de la formation du personnel. Ce système dépend de l’électricité ; ainsi, l’absence ou la panne d’électricité entraîne l’arrêt de ce système.

Face aux avantages et inconvénients de ces méthodes, nous optons pour la mise en place d’un système d’information. En effet, celle-ci permettra le traitement rapide des informations. Il faudrait donc que la commune investisse dans ce domaine. Nous pensons aussi que cette amélioration réagit de façon positive sur la disponibilité rapide des informations requises pour éviter tout retard qui serait préjudiciable à la compétitivité de la commune. Il est donc évident que la condition nécessaire et suffisante pour suivre effectivement le contexte actuel de la mondialisation est l’acquisition de nouveaux matériels afin de pouvoir répondre très vite aux attentes du Maire. Tout retard dans la prise de décision dû au manque d’information peut être fatal pour la commune.

40

CHAPITRE III DEMARCHE ET ETUDE PREALABLE

Ce chapitre nous présente en premier lieu la démarche à suivre pour l’informatisation du système et en second lieu l’étude préalable qui doit aboutir à la présentation générale du futur système de gestion.

SECTION I : GENERALITES SUR LA METHODE D’ANALYSE

§1 Choix de la méthode utilisée

La réalisation d’un projet en informatique doit passer par la conception d’une méthode d’analyse permettant de représenter les données de bases. Plusieurs méthodes de réalisation existent dans le monde informatique comme la MERISE (Méthode d’études et de Réalisation Informatique par les Sous Ensembles), la méthode orienté objet qui utilise le langage UML (Unified Modelling Language). Mais nous avons choisi la méthode MERISE pour les raisons suivantes :
séparation des études des données et des traitements en avançant progressivement par niveau (c'est-à-dire la vue statique et la vue dynamique) ;
la simplicité des formalismes utilisés. MERISE assure aussi la sécurité et l’intégration du système d’information.

§ 2 Outils utilisés

A-Outil de conception

Un outil de conception est un outil qui facilite les travaux pratiques de la méthode d’approche ; c’est-à-dire un outil de modélisation et de conception des systèmes d’information. Il existe plusieurs outils, mais nous choisissons « Win’design » pour les raison qui suivent. Win’design est un logiciel de conception et de formalisation des données et des traitements. C’est un outil indispensable à la mise en œuvre de la méthode MERISE. Ses nombreuses fonctionnalités constituent une véritable aide à la conception et à la documentation dans le cadre de la mise en œuvre de la méthode MERISE. Il permet, dans un même environnement, de gérer des modèles de données et de traitements

41

Donc dans ce projet la présentation de tous les modèles se fait à l’aide de Win’design.

B-Outil de réalisation

Si nous utiliserons win’design à la conception, « Windev», abréviation de Windows développeur, qui est un AGL (Atelier de Génie Logiciel) nous offre une réalisation assuré. Car il s’agit un développeur des applications dans tous les domaines : Gestion, industrie, multimédia, Internet, accès distant…Il intègre tous les outils nécessaires au cycle de réalisation d’une application. C’est pour toutes ces raisons que nous choisirons « Windev » comme outil de réalisation.

SECTION II LA DEMARCHE DE LA METHODE MERISE

§ 1 Historique de la méthode MERISE

MERISE est l’abréviation de Méthode d’étude et de Réalisation Informatique par les Sous-Ensembles. La MERISE est une méthode française. Elle est née vers l’année 1978-1979, à la suite d’une vaste consultation lancée en 1977 par le ministre de l’industrie Français afin de mettre au point une méthode de troisième génération de conception-réalisation du système d’information. Vu la progression de la recherche informatique vers les années 70 les chercheurs ne cessent d’améliorer les méthodes qui leurs sont transmises :
l’approche systémique des systèmes d’information,
la modélisation des données. La combinaison des deux réflexions fait naître le projet MERISE dirigé par TARDIEU et ses collègues vers la fin des années 70 (voir illustration ci-dessous).

42

Tableau n°II : Naissance de la MERISE

RECHERCHE EN METHODE EXPERIENCE DES RECHERCHE EN SYSTEME APPLIQUE D’ANALYSE DEMARCHE INFORMATIQUE DE AUX ORGANISATIONS GESTION SGBD

MERISE

Source : Système d’information, année 2004, FTHM Conseil

§ 2 La démarche de la méthode MERISE

Depuis l’année 1980, MERISE a connue plusieurs succès au niveau international. Ensuite l’évolution technologique et les besoins d’utilisateurs donnent naissance à MERISE 2 en 1994 et la méthode orientée objet en 1995. Mais aujourd’hui, MERISE est largement utilisé dans l’administration et les entreprises de toutes tailles et couvre le marché international. La MERISE est une méthode ou plus précisément une démarche de construction de système d’information. Elle consiste à mener de front l’étude des données c'est-à-dire « à identifier le nombre et la nature des tables, les articulations et la ventilation des informations entre ces tables afin que l’ensemble soit le plus efficace et évolutif possible; et celle de traitement : à identifier les fonctionnalités selon une approche top/down leur découpage et leur enchaînements » 1[11]. Ces deux études s’ignorent l’une l’autre dans un premier temps. En fait, la démarche MERISE se fait selon les trois axes qui constituent ce qu’on convient de nommer les trois cycles :
le cycle d’abstraction,
le cycle de vie,
le cycle de décision. Les trois cycles se déroulent simultanément de la façon suivante :

1 Jérôme VELO Cours de , « Méthode d’analyse : Merise », 3è année 2006-2007 . 43

Figure n°4 : Le cycle de la Merise Cycle d’abstraction

COMMENT ? Cycle de décision

QUI ? OÙ ? QUAND ?

QOUI ?

Schéma directeur Etude préalable

Etude détaillée Cycle de vie Etude technique Réalisation

Source : VELO Jérôme, Cours de Méthode d’analyse : MERISE, 3 è année, 2006-2007,[11]

A. Cycle d’abstraction

MERISE utilisait trois formalismes du plus abstraits au plus concret pour modéliser un système d’information. Ces trois formalismes correspondent aux trois niveaux :
conceptuel,
organisationnel,
opérationnel, et s’applique au traitement et aux données : c’est la dissociation des données et des traitements. Le développement suivant permet d’expliquer brièvement ce cycle :

44

Tableau n°III : Les modèles Données Traitement Niveau Choix

M.C.D M.C.T Niveau De gestion QUOI ? conceptuel M.L.D M.O.T Niveau logique ou D’organisation QUI ? OÙ ? QUAND organisationnel M.P.D M.Op.T Niveau physique Technique COMMENT ? ou opérationnel

Source : réflexion personnelle, octobre 2009 Le niveau conceptuel consiste à penser le système d’information sans envisager aucun concept lié à l’organisation tant du point de vue de données que de celui du traitement. C’est la réponse à la question QUOI et avec quelle données. Le niveau organisationnel consiste à analyser le lieu, le temps, l’acteur, et le poste de travail, c’est-à-dire l’intégration à des critères liés à l’organisation. C’est la réponse aux questions QUI fait QUOI? OÙ ?et QUAND ? Le niveau opérationnel consiste à apporter des solutions techniques au problème. C’est la réponse à la question COMMENT.

B. Cycle de vie

Ce cycle comporte trois grandes périodes qui sont basées sur les maîtrises de la chronologie des opérations :
la conception ou période d’étude de l’existant puis le système en mettre en place,
la réalisation qui recouvre la mise en œuvre de l’exploitation,
la maintenance qui devra permettre au système d’évoluer et de s’adapter à la modification de l’environnement et au nouvel objectif jusqu’au moment où il ne sera plus capable de s’adapter au nouveau système et devra laisser la place à un nouveau.

45

C. Le cycle de décision

Au cours de l’étude et de la maintenance, des décisions sont à prendre, très généralement d’abord, et de plus en plus ponctuelles. La hiérarchie MERISE des décisions à prendre est la suivant :
découpage d’un système d’information en domaines,
grande orientation en matière de gestion, organisation et de solution technique,
planification du développement choix entre procédure manuelles et automatisées,
choix entre procédure temps réelles et automatisées,
détermination de leur poste de travail et de leurs tâches,
dessin d’état, grille d’écran, etc.… En général la démarche MERISE, après la mise en œuvre des règles de gestion, part de la théorie à la pratique, de la situation de l’existant pour élaborer le futur système.

Les étapes de la conception et de la réalisation d’un système d’information • le schéma directeur • l’étude préalable, • l’étude détaillée, • l’étude technique, • la réalisation, • la maintenance. On peut représenter ces étapes à l’aide de l’illustration ci-dessous :

46

Figure n°5 : Les étapes de la conception et la réal isation d’un système d’information ETUDE GLOBALE DU S.I (SCHEMA DIRECTEUR)

PLAN DE DEVELOPPEMENT

ETUDE PREALABLE D’UN DOMAINE DU SI ETUDE PREALABLE

DOSSIER DE CHOIX DOMAINE 1 DOSSIER DE CHOIX DOMAINE 2

DECSION DG DECSION DG

ETUDE PREALABLE D’UN DOMAINE PAR ETUDE DETAILLEE DOMAINE 2 PROJETS ET PAR APPLICATION

CAHIER DE CHARGES CAHIER DE CHARGES Approbation DG et utilisateur application 1 utilisateur application 2 utilisateurs

ETUDE TECHNIQUE

CAHIER DE CHARGES CAHIER DE CHARGES DE REALISATION DE REALISATION

PROGRAMMATION

Prog Prog Prog Prog Prog 1 2 3 4 5

MISE EN ŒUVRE

MANUEL D’UTILISATION CONSIGNES

MAINTENANCE

Source : COMPRENDRE MERISE Jean Patrick Mathéron page 208, [4] .

47

SECTION III : ETUDE PREALABLE

Cette section nous montre respectivement les informations générales sur la gestion d’état civil et ses caractéristiques comprenant l’objectif à atteindre.

§ 1 Rôle du système

Il s’agit d’un système qui s’occupe de la gestion de l’état civil dans le bureau d’état civil, gestion portant principalement sur les actes d’état civil tels que l’acte de naissance, l’acte de décès, l’acte de reconnaissance, l’acte d’adoption, l’acte de rejet et l’acte de mariage. Ce traitement était effectué manuellement. Cette gestion comporte les processus suivants :
l’enregistrement des déclarations auprès du bureau d’état civil, déclaration de naissance ou déclaration de décès, de reconnaissance, d’adoption ; de rejet et l’avis de mariage et de dresser en acte.
la délivrance des copies des actes d’état civil et l’avis de mention marginale à envoyer.

§ 2 Etude de l’existant

C’est une étude qui nous permet de prendre une décision d’améliorer ce système de gestion d’état civil. Donc l’étude de l’existant est une étape importante. Avant d’entrer en détail il est important de présenter à l’aide d’une illustration les circulations du déroulement du système. Figure n°6 : La circulation et le déroulement du sy stème

Acte d’adoption Acte de reconnaissance Acte de rejet

Acte de décès Acte de mariage

Mention marginale

Avis à envoyer Arrivé avis de mention Acte de naissance

Source : réflexion personnelle, octobre 2009

48

A-Déroulement de ces activités

Lorsqu’on parle d’une gestion d’état civil on parle des actes de naissance. Le traitement des actes de naissance consiste à enregistrer toutes les naissances du territoire de la CR Ambahatrazo et à délivrer une copie d’acte de naissance à tout ceux qui en ont besoin. Cet enregistrement nécessite des documents de base appelé : « déclaration de naissance ou à défaut un jugement supplétif ». Et c’est avec ce document qu’on peut rédiger l’acte dans les registres de naissance. Les étapes suivantes expliquent les déroulements de ce traitement dudit.

a) L’enregistrement de l’acte de naissance

L’ouverture des registres L’utilisation des registres d’acte de naissance est obligatoire. Et la loi précise qu’on doit en établir deux exemplaires dont l’un est conservé au centre de l’état civil de la commune et l’autre est déposée au greffe du Tribunal de Première Instance du ressort à chaque fin d’année. Le registre est annuel et la loi exige aussi sa clôture chaque fin d’année. Un registre neuf, avant son utilisation, doit être coté et paraphé du premier au dernier feuillet par le président du Tribunal de Première Instance du ressort. Le président du Tribunal adresse les deux registres cotés et paraphés aux centres de l’état civil relevant de sa juridiction, accompagnés d’un procès verbal d’ouverture. Les registres sont ouverts au premier janvier de chaque année.
La déclaration de naissance Toute naissance survenue sur le territoire malgache doit faire l’objet d’une déclaration à l’Officier de l’état civil. Une déclaration de naissance est une pièce qui énonce la naissance d’un enfant. Elle est faite par le père ou la mère ou l’un des ascendants ou par l’un des plus proche parents ou par toute personne ayant assisté à la naissance ou encore lorsque la mère accouche hors de son domicile, par la personne chez qui elle a accouché. En général, elle doit contenir les renseignements suivants: • le nom et le(s) prénom(s) de l’enfant né, • l’heure, la date et le lieu de naissance, • le nom et le(s) prénom(s) de ces parents, • la date et le lieu de naissance de ces parents,

49

• la profession et le domicile de ces parents, • le nom et le(s) prénom(s) du déclarant, • la date et le lieu de naissance du déclarant, • la profession et le domicile du déclarant, • le sexe de l’enfant, • la date de la déclaration. A la CR Ambahatrazo, cette déclaration peut être verbale ou se faire à l’aide d’un bout de papier qui contient seulement le prénom de l’enfant né. Donc, le secrétaire de l’état civil revient à interroger le (ou la) déclarant(e) pour compléter les renseignements. Une déclaration de naissance ne doit pas dépasser le douzième jour à compter du jour de la naissance. Si la naissance n’a pas été déclarée, à cause de l’ignorance de la loi ou l’éloignement du bureau de l’état civil, ou le délai de la déclaration n’a pas respecté, le jugement supplétif est une occasion de tous les citoyens d’établir son état civil.
Le jugement supplétif Le jugement supplétif est une pièce délivrée par le Tribunal de Première Instance, qui supplée l’inexistence d’un acte d’état civil. En effet, une demande doit être adressée au président du Tribunal de son domicile, soit par une requête orale, soit écrite. Après avoir recueilli les témoignages concordants, le président du Tribunal de Première Instance est le seul habilité à rendre ce qu’on appelle: jugement supplétif.
La rédaction de l’acte de naissance Lorsque l’information est vérifiée et le délai de déclaration est respecté ou qu’il y a une arrivée d’un jugement supplétif, on passe à la rédaction. Les responsables de l’état civil dressent immédiatement l’acte dans le registre d’acte de naissance conformément aux modèles règlementaires présentée en annexe sous les n°4 A à 4 B du Mémento sur l’état civil et le jugem ent supplétif est suivant le modèle n° 16 ; de suite sans aucun blanc, les ratures sero nt approuvées et les renvois paraphés par tous les signataires de l’acte et les divers alinéa des actes seront réunis entre eux par un trait de plume. Après la lecture de l’acte rédigé, le déclarant et l’Officier de l’état civil signent immédiatement le registre. La rédaction des deux registres est obligatoire en respectant ces procédures développées ci-dessus.

50

b) La modification de l’acte de naissance

Lorsqu’une personne désire modifier son état civil, il est obligé de passer au bureau de l’état civil et ou au Tribunal de Première Instance du ressort si nécessaire.

La modification effectuée au bureau de l’état civil Certaines modifications de l’état civil d’une personne sont effectuées devant le responsable de l’état civil comme la reconnaissance, le mariage, l’adoption simple, le décès ... L’intéressé doit se présenter devant l’Officier de l’état civil témoigné d’une personne âgée de vingt et un ans au moins. Tandis que les autres modifications, exigent la présence de deux ou plusieurs témoins pour certifier la conformité des déclarations. En effet, après la rédaction en acte de cette modification, avec exigence de lecture, l’Officier de l’état civil signe les registres et inscrit la modification en marge de l’acte de naissance de la personne intéressé dans le registre d’acte de naissance conformément au modèle exigé par le MEMENTO sur l’état civil. Si la modification est faite dans une autre commune, l’Officier de l’état civil de cette commune envoie un avis de mention à la commune du lieu de naissance de l’intéressée et la transcription doit être faite dans les cinq jours de la réception en mentionnant très clairement l’origine de l’information.
La modification qui exige l’avis du Tribunal D’autres modifications de l’état civil d’une personne exigent l’avis du Tribunal. L’intéressé doit se présenter au Tribunal avec son témoin et après toutes les formalités, le greffier de la juridiction adressera à l’Officier de l’état civil compétent la partie du dispositif à transcrire. La procédure d’enregistrement est pareille à la première mais l’originaire de l’information est le Tribunal de Première Instance du ressort. Le changement de nom et le divorce sont parmi tant d’autre. Dans la Commune Rurale Ambahatrazo, ces deux procédures sont bien respectées. Mais le Tribunal de Première Instance se situe dans la ville de Manakara, c’est-à-dire trente six kilomètre de la commune.

c) La délivrance d’une copie d’acte d’état civil et l’établissement des tables quinquennales

La délivrance d’une copie d’acte d’état civil

51

Le but de l’enregistrement de l’acte d’état civil est d’en tenir le statut juridique d’une personne au cours de son existence civil et individuelle. Après l’enregistrement, la première copie d’acte est délivrée gratuitement. La délivrance des copies ultérieures dépend de la demande de ceux qui en ont besoin. A la CR Ambahatrazo la délivrance d’une copie d’acte d’état civil consiste à recopier tout entier l’acte enregistré dans le registre conformément au modèle n° 8 du MEMENTO sur l’état civil en tenant compte de la mention marginal. Cette opération de saisie est effectuée par le SEC à l’aide d’une machine à écrire et nécessite beaucoup de temps.
L’établissement des tables quinquennales Lorsque la fin d’année arrive c’est-à-dire le trente un décembre de l’année, l’Officier de l’état civil clôt et arrête les registres. Il dresse un tableau alphabétique des actes conformément au modèle numéro 3 du MEMENTO sur l’état civil. Et tous les cinq ans il doit établir en trois exemplaire des tables alphabétiques annuelles appelées tables quinquennales dont : • l’un est conservé au centre de l’état civil de la CR Ambahatrazo, • le deuxième déposé au greffe du Tribunal de Première Instance du Manakara, • le troisième envoyé aux archives du Ministère de la justice à Antananarivo. Quelquefois, une demande de tableau statistique et une liste mensuelle d’actes arrivent au sein de la commune, déposées par le délégué administratif pour le contrôle. Les délivrances de ces pièces sont confiées au SEC avec sa pauvre machine à écrire qui nécessite beaucoup de temps.

B-Identification des acteurs, des dossiers et matériel utilisés

Le bon fonctionnement du service de l’état civil requiert l’intervention des acteurs suivants :
le comparant ou l’intéressant,
le tribunal de première instance,
les autres communes,
l’état civil de la commune avec son personnel composé de: OEC et SEC.

52

Quant aux registres, le centre de l’état civil doit tenir en double exemplaire quatre registres distincts :
un pour la naissance et la reconnaissance,
un pour les mariages,
un pour l’adoption et les rejets,
un pour les décès. Elle utilise aussi deux machines à écrire dont l’une pour le Secrétaire d’Etat Civil (S.E.C.) et l’autre pour le Secrétaire Administratif (S.A).

C-Orientation

a)Orientation conceptuelle

Les orientations conceptuelles définissent les opérations envisagées dans le système informatisé qui répond au besoin suivant : traitement automatique de tous les traitements automatisables. Donc, le système à implanter sera conforme au besoin de la commune.

b) Orientation organisationnelle

Sur le plan organisationnel, la formation du personnel de l’état civil est nécessaire. On peut la planifier comme suit : on va de la formation bureautique à la formation sur la manipulation du nouveau système.

c) Orientation technique

C’est la mise en place des matériels informatiques dans le domaine concerné. Pour faciliter aussi la validation et le contrôle à effectuer par l’Officier de l’état civil, il est nécessaire d’implanter un réseau local. C’est un ensemble des matériels de traitement de l’information connectés entre eux. Les machines partagent la même ressource suivant les procédures et les protocoles bien définis. Ce réseau local nécessite donc au moins deux ordinateurs et quelques mètres de câble à réseau ; une imprimante, un onduleur, un stabilisateur. On peut récapituler la configuration des ordinateurs comme suit :
type Pentium avec 128 Mo de mémoire,
sous Windows 98, NT4, 2000, Me, XP, 2003 ou Vista (32 ou 64 bits).

53

.

DEUXIEMEDEUXIEME PARTIEPARTIE

LA CONCEPTION ET LA REALISATION DU SYSTEMESYSTE ME

INFORMATISE

Cette deuxième partie nous montre la solution conceptuelle, la solution détaillée et la réalisation du système d’information afin que nous puissions présenter ce logiciel au troisième et dernier chapitre.

54

CHAPITRE I LA SOLUTION CONCEPTUELLE

Ce chapitre nous offre le détail et la démarche de la conception. En premier lieu nous présenterons le diagramme des flux des données, suivi du modèle conceptuel des données et des traitements. La solution conceptuelle est une solution proposée pour résoudre le problème à étudier en tenant compte de la caractéristique logique d’usage du futur système d’information et de moyen de réalisation. On part donc à l’interprétation de l’idée qu’il se fait d’une situation à l’aide des modèles ou plus exactement à élaborer une vue partielle, plus ou moins abstraite de l’existant. La méthode choisie recommande la séparation de l’étude entre données et traitements. Alors la modélisation doit soumettre cette séparation.

SECTION I : DIAGRAMME DES FLUX DE DONNEES

§ 1 Définition et concept de base

Les concepts de base du diagramme des flux sont : l’acteur, les flux.

A- L’acteur

« L’élément existant qui manipule les informations dans le système d’information s’appelle acteur. Il peut être une personne ou un groupe de personnes, un appareil qui s’échangent des informations et accomplissent des actions sur ces 1 informations » [8] . Dans la gestion de l’état civil, les acteurs sont :
les acteurs externes : les comparants et les témoins qui sont représentés par une personne, le tribunal et la commune (autre commune) ;
les acteurs internes : le secrétaire d’état civil et l’officier de l’état civil.

B- Les flux

Un flux est la représentation de l'échange d’informations entre deux activités, ou entre une activité et un partenaire extérieur à l'entreprise.

1 Frédéric . JULLIARD , « Méthode d’analyse Merise », page 25 . 55

Un flux est caractérisé par son nom et la liste des données qui le composent. Prenons à titre d’exemple une déclaration : (numéro, date). Dans le diagramme de flux l’échange d’informations représenté par une flèche s’appelle flux. Le sens de la flèche indique aussi le sens de l’information, d’un acteur à un autre acteur.

§2 Présentation du diagramme de flux

Figure n°7 : Diagramme de flux

demande de modification d'état civil avis de modification d'état civil demande de modification accepté

demande jugement suppletif Tribunal jugement suppletif

declaration naissance ou jugement suppletif demande liste alphabetique

1ère copie de naissance delivré demande liste livré déclaration décès ou jugement supplétif 1ère copie de décès delivré ETAT CIVIL avis de mariage Officier

opposition ou annulation mariage demande ou avis transferé Personne célébration+1ere copie de mariage

mariage refuséou annullé+copie d'annullation SECRETAIRE D'ETAT CIVIL déclaration de reconnaissance

1ère copie de reconnaissance delivré

déclaration d'adoption copie ou autre signé

1ère copie d'adoption delivré copie ou autre à signer

déclaration de rejet avis de mention marginale

1ère copie de rejet delivré avis de mention marginale

demande de copie ulterieur ou autre Autre Commune

copie ou autre piece delivré

Source : réflexion personnelle, septembre 2009

SECTION II : LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES (MCD)

L’objectif de la modélisation des données est de représenter les données et de décrire cette manipulation, et les transformer en signes manipulables par

56 l’ordinateur. Avant de présenter le modèle conceptuel des données nous définirons alors quelques concepts de base.

§ 1 Définition du MCD et concepts de base

Un modèle conceptuel des données est une représentation de l’ensemble des données mémorisables du domaine sans tenir compte des aspects techniques et économiques du stockage et de l’accès, sans se référer à la condition d’utilisation par tel ou tel traitement.

A-Concept de base et formalisme

Le modèle conceptuel des données repose sur certains concepts de base que nous allons présenter ci-après :
l’individu type ou l’entité,
la relation type ou l’association,
la propriété type,
les cardinalités.

a)Entité

Une entité ou individu est une représentation dans le système d’information d’un objet matériel ou immatériel de l’univers extérieur. Chaque ensemble d’individus possède des éléments appelés occurrences et chaque occurrence est repérée par un identifiant. Dans la présentation de la MCD, l’entité se représente sous forme d’un rectangle contenant le nom de l’entité et ses propriétés.

Entité Propriété_1 Propriété_2 ------Propriété_n

b) La relation

Une relation ou association est la prise en charge par le système d’information du fait qu’il existe une association entre des objets de l’univers extérieur. C’est une liaison entre deux ou plusieurs entités, respectant la règle de gestion. Elle a la forme ronde ou ovale dans sa présentation, avec l’indication de son nom et éventuellement de ses propriétés et des bras qui relient les entités

57

Relation

c) Les propriété types

Une propriété ou attribut est une rubrique attribut d’une entité ; c’est une donnée élémentaire ou concaténée, mémorisée ou calculée. Une entité ou une association contient quelques propriétés qui les définissent. Et chaque entité a des propriétés particulières qui permettent de l’identifier (propriété soulignée ou en gras). La propriété prend des valeurs appelées occurrences.

d) Les cardinalités

Comme en mathématique, la fonction cardinale peut dénombrer le nombre d’éléments dans un ensemble. Les notions de cardinalités utilisées dans ce modèle sont proches de ces fonctions. Elles traduisent le nombre d’occurrences d’association dans lesquelles est impliquée une occurrence .La cardinalité est représentée sous forme d’une couple (m, n), m est la cardinalité minimum et n est la cardinalité maximum.

B- Formalisme du MCD

Figure n°8 : Forme simplifiée du MCD

Entité_1 Entité_2 Propriété1 Relation Propriété_a Propriété2 0,n 0,n Propriété_b ------Propriété_n Propriété_m

§2 Présentation du MCD

La présentation du modèle conceptuel des données nécessite le respect de certaines règles appelées règles de gestion.

58

A-Règles de gestion (R.G)

Une règle de gestion est l’ensemble de règles d’action et/ou de règles de calcul d’une entreprise ou organisation. Une règle de gestion est une règle conçue pour manipuler les données. Cette règle est précisée par le cahier de charges.
R.G-01: Le délai de déclaration de naissance et de décès ne peut pas excédé les douze jours à compter du jour de naissance ou du jour de décès.
R.G-02 : Un enfant né doit avoir au plus un père, une mère même si le décédé, mais les parents peuvent avoir plusieurs enfants.
R.G-03 : Toute adoption, toute reconnaissance, tout mariage, tous rejets survenus dans le territoire de la commune doivent être enregistrés dans le bureau de l’état civil.
R.G-04 : Un enregistrement d’adoption ne s’effectue qu’en présence d’un seul adoptant en présence des deux témoins, mais l’adoptant peut adopter plusieurs enfants.
R.G-05 : Une adoption peut être judiciaire ou simple.
R.G-06 : Un enregistrement de reconnaissance nécessite un et un seul père mené d’une lettre de consentement de la mère de l’enfant; mais par contre le père peut reconnaître plusieurs enfants.
R.G-07 : Le rejet est effectué une seule fois et est définitif, la présence des deux témoins avec le seul rejetant est exigées dans la formalité et en tenir compte d’une autorisation judiciaire.
R.G-08 : Une personne peut rejeter plusieurs enfants.
R.G-09 : Lors qu’on parle d’un mariage on parle des deux personnes de sexe différent, sans lien parentale ; la célébration exige la présence deux témoins et les parents du mariés devant l’officier de l’état civil.
R.G-10 : Une personne peut prendre plusieurs fois un rôle de témoin dans l’enregistrement d’un acte d’état civil.
R.G-11 : Chaque enregistrement en acte est validé par un officier d’état civil.
R.G-12 : Une naissance ou un décès doivent lieu dans un seul Fokontany.
R.G-13: Une modification d’état civil n’est pas autorisée qu’à l’aide d’une mention marginale, on peut faire plusieurs fois durant la vie.
R.G-14 : Une mention marginale a un et un seul type de mention marginale.

59

R.G-15 : Une commune doit avoir un ou plusieurs OEC et un ou plusieurs Fokontany, mais par contre les deux sont rattachés à un et un seul commune chacune.
R.G-16 : Plusieurs communes regroupées forment un district.
R.G-17 : Un district doit appartenir à une seule région.
R.G-18 : Chaque utilisateur doit choisir un et un seul profil mais un profil peut être un choix de plusieurs utilisateurs.

60

B-Présentation de l’MCD

Figure n°9 : Présentation du MCD de l’état civil Am bahatrazo MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES

Jugementsuppletif concerner 0,1 numerojugement AV(5) datejugement D(8) datereceptionjugement D(8) enoncer 0,1 0,1 0,1 objetjugement AV(30) Type_mention dateenregistrement D(8) Décès codetype AV(2) avoir_de tribunal AV(30) 1,n numerodeces AV(4) nature AV(50) registredeces AV(4) être_père_de datedeces D(8) être_pere_d 0,1 lieudeces AV(50) 0,1 0,n 0,n nomdecede AV(50) 1,1 prenomdecede AV(50) datenaissancedecede D(8) être_mere_d lieunaissancedecede AV(50) 0,1 0,n Personne être_mère_de agedecede N(3) identifiantpersonne AV(10) 0,n 0,1 Naissance tailledecede NR(4) nompersonne AV(50) Mention_marginal être_declarant numumeronaissance AV(4) sexedecede AV(10) prenompersonne AV(50) 0,1 0,n registrenaissance AV(4) codemention AV(3) professiondecede AV(50) datenaissancepersonne D(8) nomenfant AV(50) datemention D(8) residencedecede AV(50) lieunaisssancepersonne AV(50) declarer prenomenfant AV(50) originemention AV(50) actenaissancedecede AV(10) professionpersonne AV(50) 0,n 0,1 datenaissanceenfant D(8) mention TXT(1000) datedeclarationdeces D(8) residencepersonne AV(50) heurenaissanceenfant H(4) anneenaissancedeces AV(4) agepersonne N(3) lieunaissanceenfant AV(50) valide A(1) vivantpersonne AV(3) datedeclarationnaissance D(8) nationalitepersonne AV(50) reconnaitre 1,1 0,n heuredeclarationnaissance H(4) actenaissancepersonne AV(10) sexeenfant AV(10) filiationpersonne AV(50) enfantlegitime AV(3) 0,n anneenaissanceenfant AV(4) mentionner être_la_mère_de 0,n 0,n valide A(1) 0,n 0,n Etre_deuxieme_temoin 1,1 0,n 0,n êre_le_père_de 0,n 0,n prouver 0,1 0,n 0,n Reconnaissance être_prémier_temoin numeroreconnaissanceAV(4) 0,n faire_mariage 0,n registrereconnaissanceAV(4) adopter 1,1 datereconnaissance D(8) nomreconnu AV(50) temoigner rejeter prenomreconnu AV(4) être_parent_de se_présenter datenaissancereconnu D(8) actenaissancereconnu AV(10) 0,1 lieunaissancereconnu AV(50) se_marier_avec 1,1 0,1 être_temoigner sexereconnu AV(10) 1,1 merereconnu AV(60) avoir_lieu 1,1 notaire AV(60) 1,1 1,1 1,1 anneenaissancereconnuAV(4) 1,1 1,1 1,1 valide A(1) 1,1 0,n 1,1 1,1 Mariage numeromariage AV(4) Adoption registremariage AV(4) Rejet numeroadoption AV(4) datemarariage D(8) numerorejet AV(4) registreadoption AV(4) typemarariage AV(10) registrerejet AV(4) dateadoption D(8) lieucelebration AV(50) Parent daterejet D(8) nomadopté AV(50) actenaisepoux AV(10) IdentifiantparentAV(4) nomrejete AV(50) prenomadopté AV(50) actnaisepouse AV(10) nompere AV(60) prenomrejete AV(4) datenaissanceadopté D(8) anneenaissanceepoux AV(4) professionpere AV(50) datenaisssancerejeteD(8) lieunaisssanceadopté AV(50) anneenaissanceepouse AV(4) nommere AV(60) lieunaissancerejete AV(50) actenaissanceadopté AV(10) valide A(1) 1,1 professionmere AV(50) actenaisssancerejeteAV(10) professionadopté AV(50) filiation AV(30) residenceadopté AV(50) 1,1 professionrejete AV(50) sexeadopté AV(10) residencerejete AV(50) adoption AV(10) celebrer anneenaissance AV(4) anneenaissanceadopté AV(4) valide A(1) 0,n valide A(1)

1,n 1,1

officialiser 1,1 1,n Officier valider 1,n CodeofficierAV(2) justifier nomofficerAV(50) signer 1,n prenomofficierAV(50) 1,n enregistrer 1,n

Parametre figurer codepara AV(2) appartenir rattacher libelle AV(30) 1,1 Profil Users avoir codeprofil AV(8) 1,n 1,1 pseudo AV(10) 1,1 0,n 1,n 1,1 1,n profil AV(10) mot_de_passAV(8) Quartier Codequartier AV(3) Region District Commune lier nomquartier AV(30) coderegion AV(2) codedistrict AV(4) codecommune AV(6) 1,n 1,1 nomregion AV(50) nomdistrict AV(50) nomcommune AV(30)

Source : réflexion personnelle, septembre 2009

61

SECTION III : MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)

§ 1 Définition et concept de base

La modélisation conceptuelle de traitement est une modélisation qui exprime ce qu’il faut faire dans le système du côté traitement, mais elle n’indique pas qui doit faire ni quand il faut faire ni comment il faut le faire. Elle a pour but d’identifier, de décrire par des informations et de modéliser ces objets et associations. Les concepts suivants les expliquent brièvement.

A- Concepts de base

a) Evénement

Un événement est un signal provenant de l’extérieur ou du système lui-même qui détermine l’action à entreprendre. Il peut être contributif, s’il déclenche l’opération et produit, s’il est le résultat de l’opération.

b) Synchronisation

C’est le rendez-vous des événements contributifs qui doivent arriver avant le déclenchement de l’opération selon une proposition logique et une condition locale, en tenant compte de la règle de gestion.

c) Opération

Une opération est un ensemble d’actions agissant sur le contenu de la base de données, soit pour modifier, soit pour en prendre connaissance. Il détermine l’action qu’on doit effectuer, et les événements internes à produire. Cet ensemble d’action est ininterruptible, c’est-à-dire non soumis à l’attente de nouveaux événements. En outre, l’opération donne les listes des événements internes ou externes qui seront produits à la fin de l’exécution avec sa règle d’émission.

62

d) Règle d’émission

Une règle d’émission est une proposition logique qui s’applique à la base de données après l’exécution d’une opération ; l’événement est émis si la proposition est vraie. C’est une condition qui traduit la règle de gestion à laquelle est soumise l’émission des résultats d’une opération.

B- Formalisme du MCT

Figure n°10 : Forme symbolique du MCT

Evénement contributifcontributif Evenement_1 Evenement_2

Synchronisation ET ou OU Opération_1 detail_1 detail_2 Opération ------detail_n

regle d'emmission règle_1 ------regle_n Règle d’émission

Evénement produit Evenement_3 Evenement_4 Evenement_5

§2 Présentation du MCT

On a donc sept traitements possibles dans la gestion d’état civil :
traitement de naissance,
traitement de décès,
traitement de reconnaissance,
traitement d’adoption,
traitement de rejet,
traitement de mariage,
traitement de mention marginale,
traitements divers.

63

A-Règle de traitement (R.T)

R.T-01 : Toute déclaration incomplète est retournée au déclarant;
R.T-02 : Un remariage exige une expiration du délai de viduité;
R.T-03 : Un mariage mineur nécessite une autorisation judiciaire ;
R.T-04 : L’opposition validée annule un mariage;
R.T-05 : Toute personne ne peut pas contracter plusieurs mariages à la fois sans dissoudre le précèdent mariage;
R.T-06 : Une signature et un cachet sont exigés à la délivrance des actes d’état civil et autre pièce d’état civil;
R.T-07 : Chaque enregistrement en acte est validé par un officier d’état civil;

64

B- Présentation du MCT

Figure n°11 : traitement de naissance TRAITEMENT DE NAISSANCE

déclaration de naissance

(a)

(a) ou (b) Examen Verifier delai Verifier conformite Verifier information info complet info incomplet delai respecté delai expiré

déclaration validée déclaration rejetée déclaration à retourner (b)

arrivé jugement suupplétif (d) (c)

(c)ou(d)ou(e) Enregistrement Attribuer numero acte Enregistrer acte

toujours

naissance enregistrée

Validation Consulter enregistrement Verifier enregistrement Valider enregistrement sans erreur avec erreur

naissance validée enregistrement à modifier

Source : réflexion personnelle, septembre 2009

65

Figure n°12: Traitement adoption TRAITEMENT ADOPTION

declaration d'adoption

(a)

(a) ou (b) Examen Verifier conformité Verifier information Identifier type info complet info incomplet type simple type judiciaire

déclaration validée adoption simple déclaration validée adoption judiciaire déclaration à retourner (b) autorisation judiciaire

(c) et (d) Enregistrement_1 Enregistrement Attribuer numéro acte Attribuer numero acte Enregistrer acte Enregistrer acte

toujours toujours

adoption enregistrée adoption enregistrée

Validation Consulter enregistrement Verifier enregistrement Valider enregistrement sans erreur avec erreur

mariage validé enregistrement à modifier

Source : réflexion personnelle, septembre 2009

66

Figure n°13 : Traitement mention marginale

TRAITEMENT MENTION MARGINALE

reconnaissance validée adoption validée décès validé mariage validé

rejet validé mariage annulé (c) (d) (e) (b) (a) (f) (a) ou (b) ou(c) ou(d) ou (e) ou (f) ou(g) Examen Rechercher acte de naissance

existé non existé

acte de naisssance trouvée acte de naissance non trouvée

Enregistrement Avis Inscrire mention marginale Imprimer avis de mention marginale à envoyer toujours toujours

mention marginale inscri arrivé avis de mention marginale avis de mention marginale imprimée

Recherche 1 Rechercher acte de naissance trouvé non trouvé Certification Mettre le cachet Mettre la signature acte de naissance trouvée acte de naissance non trouvée toujours

piece signée Transcription Transcrire mention marginale Renvoie Reenvoyer avis toujours toujours

mention transcri avis à retourné à l'envoyeur

Source : réflexion personnelle, septembre 2009

67

CHAPITRE II LA SOLUTION DETAILLEE ET LA REALISATION

Nous avons vu dans le chapitre précèdent la solution conceptuelle de la gestion d’état civil. L’étape suivante constitue aussi une étape importante pour la méthode choisie. Ce chapitre nous apporte la solution détaillées et enfin la réalisation du système d’information. Cette étape décrit le passage du modèle conceptuel de données (MCD) validé en MLD ou modèle logique de données en tenant compte du modèle organisationnel de traitement avant d’entamer à la programmation. Pour qu’on puisse valider le MCD, il est important de présenter le modèle organisationnel de traitement.

SECTION I : MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS

La validation du MCD se fait en tenant compte d’un modèle organisationnel de traitement (MOT). L’illustration ci-dessous explique la démarche : Tableau n°IV : Passage du niveau conceptuel au nive au organisationnel

NIVEAU TRAITEMENTS DONNEES

CONCEPTUEL MCT MC D

MOT ORGANISATIONNEL VALIDATION

MC D VALIDE

MLD

Source : Jean-Patrick MATHERON, COMPRENDRE MERISE Pages 151,[4]. Le niveau conceptuel exprime le QUOI, il consiste à penser le système d’information sans envisager aucun concept lié aux lieux, au temps, à l’acteur et aux postes de travail. Il s’attache à décrire le système d’information en répondant aux questions relatives aux traitements : QUI ? OÙ ? QUAND ? en précisant les natures de celui-ci (traitement manuel ou traitement automatique).

68

Cette étude a pour but de définir la répartition dans l’organisation et les modalités d’exécution des traitements décrits dans les opérations de gestion. Elle permet aussi de communiquer aux utilisateurs et décideurs le fonctionnement futur du système d’information défini au niveau conceptuel. Le MOT consiste donc à représenter le MCT dans un tableau dont les colonnes sont la durée, le lieu, les responsables et ressources à une action.

§1 Notion de la modèle organisationnel de traitement

A-Définition et concepts de bases

Le concept du MOT nous mène à identifier les procédures fonctionnelles résultant du MCT obtenu, les postes de travail et les événements.

a)La procédure fonctionnelle

Une procédure fonctionnelle est un ensemble d’actions d’une opération affectée à un poste de travail. Elle est ininterruptible et peut être :
automatisée si elle comporte des traitements automatiques,
manuelle si elle comporte des traitements manuels,
conversationnelle si les deux modes de traitements à la fois.

b) Le poste de travail

Le poste de travail est le lieu où les actions d’une opération s’effectuent.

c) L’événement

Un événement, comme il est déjà définit dans le modèle conceptuel de traitement, est un signal provenant de l’extérieur ou du système lui-même qui détermine l’action à entreprendre. Il peut être contributif s’il déclenche l’opération et produit s’il est le résultat de l’opération.

d) La tâche

« Une tâche représente un ensemble de traitements élémentaires exécutés à l’intérieur d'une phase » 1[2]. Elle est une représentation d’un ensemble d’activités

1 Joseph GABAY , « Merise et Uml », page 90 69

élémentaires, concourant à un même but. Sa représentation graphique est comparable à celle d’une opération dans la modélisation conceptuelle de traitement conceptuel. La durée de la tâche représente le temps passé entre le déclenchement de la tâche et la production de résultat. Elle est caractérisée par les paramètres suivants :
le degré d’automatisation,
le délai de réponse,
le mode de fonctionnement,
la fréquence,
la durée de la réalisation. Le degré d’automatisation de la tâche : Le degré d’automatisation traduit l’utilisation des ressources humaines ou informatiques pour l’exécution de la tâche. On distingue trois degrés d’automatisation : M, C et A:
(M) veut dire manuel,
(C) veut dire conversationnel,
(A) veut dire automatique. Le délai de réponse de la tâche : Il y a deux valeurs de délai de réponse de la tâche :
Réponse immédiate (I),
Réponse différée (D). Le mode de fonctionnement de la tâche : Le mode de fonctionnement de la tâche peut prendre deux valeurs :
Unitaire (U),
Par lot (L). La fréquence de la tâche : La fréquence de la tâche dépend de la fréquence des occurrences de l’événement.

70

B-Formalisme du MOT

Figure n°14 : Formalisme du MOT

Evenement

Tâche_1 CDL Détail de l'activité cond_1 cond_---- cond_n

Evenement Evenement Evenement

§2 Présentation du MOT

A- Règle d’organisation (R.O)

R.O-01 : Toute naissance et décès survenue dans le territoire de la commune doit être enregistrées dans le bureau de l’état civil ; soit par déclaration, soit par jugement supplétif.
R.O-02 : Le déclarant d’une naissance ou d’un décès peut être sa mère ou son père ou l’un des ascendants, ou plus proche parent ou une personne ayant assisté à la naissance ou prouvé le décès
R.O-03 Une déclaration est déposée au bureau d’état civil.
R.O-04 Le Secrétaire d’état civil (SEC) assure l’enregistrement en acte d’une déclaration
R.O-05 Le délai de déclaration de naissance ou de décès est de 12 jours.
R.O-06 On peut enregistrer une naissance ou un décès à l’aide d’un jugement supplétif à défaut d’une déclaration.
R.O-07 Seul l’Officier de l’état civil (OEC) peut valider un enregistrement.
R.O-08 Toute déclaration incomplète est retournée au dépositaire.
R.O-09 Pour un mariage, on distingue le nouveau mariage et le remariage ; pour le nouveau mariage, le non respect de l’âge nécessite une autorisation des parents et judiciaire ; le remariage respecte le délai de viduité (180 jours).

71

R.O-10 Chaque enregistrement de décès ou adoption ou reconnaissance ou rejet ou mariage prend un rôle de mention marginale. Elle nécessite un enregistrement dans le fichier mention marginale ou est envoyée à la commune du lieu de naissance de l’intéressé à l’aide d’un imprimé d’avis de mention marginale signé par l’OEC.
R.O-11 On peut élaborer une liste alphabétique ou tableau statistique à chaque acte, chaque année ou lorsqu’il y a arrivée de demande.
R.O-12 Ce système est protégé par un mot de passe.
R.O-13 une délivrance de copie est lorsqu’il y a un enregistrement ou un demandeur de copie d’acte de l’état civil, et elle nécessite l’apposition de signature et cachet de l’OEC.
R.O-14 La déclaration de rejet doit être accompagnée d’une autorisation judiciaire.
R.O-15 Une adoption peut être simple ou judiciaire.

72

B- Présentation de la MOT

Figure n°15: Procédure organisationnel de naissance Processus Naissance

Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil

Personne déclaration

Examen CIU Examiner le delai Validation Verifier la conformité et l'information CIL 25 / Jour info incomplet info complet Modifier si erreur delai expiré delai non expiré Valider enregistrement toujours déclaration à retourner déclaration refusée déclaration acceptée

jugement supplétif

Enregistrement CIU Attribuer numero acte Enregistrer acte toujours

Naissance enregistrée enregistrement validé

Impression CIU Imprimer copie toujours

Signature copie imprimée MIU 25 / Jour Signer copie toujours

copie de naissance signée

Source : réflexion personnelle, septembre 2009

73

Figure n°16 : Procédure organisationnel de mention marginale Procéssus mention marginale

Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil

reconnaissance validée adoption validée

mariage validé décès validé

mariage annulé rejet validé (c) (d) (b) (e) (a) (f) (a) ou (b) ou(c) ou(d) ou (e) ou (f) ou(g) Examen AI

Rechercher acte de naissance existé non existé Siignature et cachet MIU 10copie/h Signer l'avis acte de naisssance trouvé acte naissance non trouvé Mettre le cachet toujours

Enregistrement Avis AIU AIU Inscrire mention marginal Imprimer avis de ment marginal à envoyer toujours toujours

mention marginal inscri avis de mention marginale imprimé

Autre Commune avis signé et à envoyer

arrivé avis de mention marginale Personne avis de modification d'état civil

ou Recherche 1 CIU Rechercher acte de naissance trouvé non trouvé

acte de naissance trouvé Acte de naissance non trouvé

Transcription Renvoie CIU Signature CIU Transcrire mention marginale MIU Réenvoyer avis toujours Signer avis toujours mettre le cachet

mention transcri toujours avis à retourné à l'envoyeur

avis réenvoyé

Source : réflexion personnelle, septembre 2009 .

74

Figure n°17: Procédure organisationnel de reconnaissance

Processus Reconnaissance

Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil

Personne déclaration de reconnaissance

Examen MIU Validation Verifier la conformité et l'information CIU info complet info incomplet Modifier si erreur Valider enregistrement toujours déclaration à retourner déclaration acceptée consentiment de la mère

Enregistrement CIU Attribuer numero acte Enregistrer acte toujours

reconaissance enregistrée enregistrement validé

Impression CIU Imprimer copie toujours

Signature copie imprimée MIU Signer copie toujours

copie d'adoption signée

Source : réflexion personnelle, septembre 2009.

On pourra ensuite passer à l’étude du modèle logique des données

SECTION II : MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD)

Lorsque le MCD est validé, on passe à la modélisation logique des données.

75

§ 1 Définition et règle de passage du MCD au MLD

a) Définition

Le modèle logique des données est un modèle qui consiste à décrire la structure des données utilisées sans faire référence à un langage de programmation. Il s’agit donc de préciser le type de données utilisées lors du traitement. Il représente aussi le choix logiciel et reflète un choix matériel pour le système d’information. Pour parvenir à ce niveau on doit utiliser la règle de passage du MCD validé au MLD.

b) Règle de passage du MCD au MLD

Ces règles sont des types algorithmique et peuvent être mises en œuvre par des outils de génie logiciel ou manuel tel que :
Règle 1 Les entités deviennent des relations.
Règle 2 L’identifiant de l’entité devient clé primaire.
Règle 3Toute association de type un à plusieurs disparaît.
Règle 4Toute association de type plusieurs à plusieurs devient une relation au sens relationnel, sa clé est obtenue en concaténant les identifiants des entités qui participent à cette relation.

76

§ 2 Présentation du MLD

Figure n°18: présentation de la modèle logique des données JUGEMENTSUPPLETIF PK_JUGEMENTSUPPLETIF NUMEROJUGEMENT NUMUMERONAISSANCE TYPE_MENTION REGISTRENAISSANCE NUMERODECES PK_TYPE_MENTION DECES REGISTREDECES CODETYPE PK_DECES DATEJUGEMENT NATURE NUMERODECES DATERECEPTIONJUGEMENT REGISTREDECES OBJETJUGEMENT IDENTIFIANTPERSONNE DATEENREGISTREMENT NUMEROJUGEMENT TRIBUNAL IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_D NAISSANCE IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DECLARANT PK_NAISSANCE CODEOFFICIER NUMUMERONAISSANCE DATEDECES PERSONNE REGISTRENAISSANCE LIEUDECES PK_PERSONNE NOMDECEDE IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DECLARANT NUMEROJUGEMENT IDENTIFIANTPERSONNE IDENTIFIANTPERSONNE PRENOMDECEDE IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_PERE_DE CODEQUARTIER DATENAISSANCEDECEDE IDENTIFIANTPARENT IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_DE LIEUNAISSANCEDECEDE IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_NOMPERSONNED IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_MERE_DE AGEDECEDE PRENOMPERSONNE CODEOFFICIER DATENAISSANCEPERSONNE IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_PERE_DE TAILLEDECEDE IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LA_MERE_DE SEXEDECEDE IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LE_PELIEUNAISSSANCEPERSONNERE_DE NOMENFANT PROFESSIONDECEDE PROFESSIONPERSONNE PRENOMENFANT RESIDENCEDECEDE RESIDENCEPERSONNE RECONNAISSANCE DATENAISSANCEENFANT ACTENAISSANCEDECEDE AGEPERSONNE PK_RECONNAISSANCE HEURENAISSANCEENFANT DATEDECLARATIONDECES VIVANTPERSONNE NUMERORECONNAISSANCE LIEUNAISSANCEENFANT ANNEENAISSANCEDECES NATIONALITEPERSONNE REGISTRERECONNAISSANCE DATEDECLARATIONNAISSANCE IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_PROUVERIDENTIFIANTPERSONNEACTENAISSANCEPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DEUXIEME_TEMOIN HEUREDECLARATIONNAISSANCE VALIDE CODEOFFICIER FILIATIONPERSONNE SEXEENFANT IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_REJETERIDENTIFIANTPERSONNE ENFANTLEGITIME DATERECONNAISSANCE ANNEENAISSANCEENFANT NOMRECONNU VALIDE PRENOMRECONNU DATENAISSANCERECONNU ACTENAISSANCERECONNU LLIEUNAISSANCERECONNU IDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_ADOPTER SEXERECONNU MERERECONNU IDENTIFIANTPERSONNEIDENTIFIANTPERSONNEIDENTIFIANTPERSONNE = IDENTIFIANTPERSONNE_FAIRE_MARI = IDENTIFIANTPERSONNE_SE_MARIER_ = IDENTIFIANTPERSONNE_TEMOIGNERAGE AVEC NOTAIRE ANNEENAISSANCERECONNU MENTION_MARGINAL VALIDE PK_MENTION_MARGINAL CODEMENTION NUMUMERONAISSANCE REGISTRENAISSANCE CODETYPE MARIAGE DATEMENTION ORIGINEMENTION PK_MARIAGE MENTION ADOPTION NUMEROMARIAGE REJET PK_ADOPTION REGISTREMARIAGE PK_REJET NUMEROADOPTION CODEOFFICIER NUMEROREJET REGISTREADOPTION IDENTIFIANTPERSONNE PARENT REGISTREREJET IDENTIFIANTPERSONNE IDENTIFIANTPERSONNE_TEMOIGNER PK_PARENT IDENTIFIANTPERSONNE IDENTIFIANTPERSONNE_PROUVER IDENTIFIANTPERSONNE_FAIRE_MARIAGE IDENTIFIANTPARENT IDENTIFIANTPERSONNE_REJETER CODEOFFICIER IDENTIFIANTPERSONNE_SE_MARIER_AVEC NOMPERE CODEOFFICIER IDENTIFIANTPERSONNE_ADOPTER DATEMARARIAGE PROFESSIONPERE IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_DEUXIEME_TEMOIN IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LA_MERE_DE TYPEMARARIAGE NOMMERE DATEREJET IDENTIFIANTPERSONNE_ETRE_LE_PERE_DE LIEUCELEBRATION PROFESSIONMERE NOMREJETE DATEADOPTION ACTENAISEPOUX PRENOMREJETE NOMADOPTE ACTNAISEPOUSE DATENAISSSANCEREJETE PRENOMADOPTE ANNEENAISSANCEEPOUX LIEUNAISSANCEREJETE DATENAISSANCEADOPTE ANNEENAISSANCEEPOUSE ACTENAISSSANCEREJETE LIEUNAISSSANCEADOPTE VALIDE FILIATION ACTENAISSANCEADOPTE PROFESSIONREJETE PROFESSIONADOPTE RESIDENCEREJETE RESIDENCEADOPTE ANNEENAISSANCE SEXEADOPTE VALIDE ADOPTION ANNEENAISSANCEADOPTE VALIDE

OFFICIER PK_OFFICIER CODEOFFICIER CODECOMMUNE NOMOFFICER PRENOMOFFICIER

USERS PROFIL PK_USERS PK_PROFIL PARAMETRE PSEUDO CODEPROFIL PK_PARAMETRE CODEPROFIL PROFIL CODEPARA MOT_DE_PASS LIBELLE QUARTIER DISTRICT PK_QUARTIER REGION COMMUNE PK_DISTRICT CODEQUARTIER PK_REGION PK_COMMUNE CODEDISTRICT CODECOMMUNE CODEREGION CODECOMMUNE CODEREGION NOMQUARTIER NOMREGION CODEDISTRICT NOMDISTRICT NOMCOMMUNE Source : réflexion personnelle, septembre 2009. SECTION III : MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES (MPD)

Au niveau physique, on représente les moyens qui vont être effectivement mis en œuvre pour gérer les données ou activer les traitements c’est-à-dire les choix techniques fournissant les éléments nécessaires à l’implantation physique des données et à la mise en place des traitements. Le MPD est la traduction du MLD dans un langage de description des données spécifiques au Système de gestion de base de données (SGBD).

77

La représentation du modèle physique des données nécessite alors le choix du SGBD utilisé. Le MPD a pour objectif de décrire les données ainsi que leurs liens dans le langage spécifique du système utilisé. Dans le cas du présent projet, l’approche choisie c’est le système de gestion de base de données relationnel. Voici quelque définition qui est importante dans le modèle physique des données.

§ 1 Base des données et système de gestion des bases des données

A-Base de données (BD)

a)Définition

« Une base de données (BD) est un ensemble structuré de données enregistrées sur un support accessible par un ordinateur pour satisfaire plusieurs utilisateurs de façon sélective à un temps opportun. Plus précisément, une base de données est une collection d’informations structurée pour faciliter l’accès, l’analyse et la mise à jour des données. Elle mémorise les informations élémentaires susceptibles d’être stockées. » 1[10] Dans ce projet, plus précisément en windev, plusieurs format de B.D peuvent le géré ; mais le plus courant sont :
Hyper file, système de B.D. intégré à windev, livré en standard et disponible en mode classique et client-serveur.
AS/400, Access, Sybase ;
Oracle, SQL Serveur, My SQL, Xbase ;
Toute base accessible en langage SQL sous Windows;
Texte fichier (ASCII). L’hyper file est intégré au l’windev, on le prend donc comme B.D. dans ce projet.

b) Utilité de base de données

C’est avec la BD qu’on peut regrouper, localiser et repartir les données au sein d’un même enregistrement. Le BD aussi aide l’utilisateur à manipuler ces données par réseau.

1 Jérôme VELO Cours de « Base de données », 3 ème année ,2006-2007. 78

B- Le système de gestion des bases des données (SGBD)

a)Définition

Un SGBD est un ensemble de programmes qui sépare la description des données des données elles-mêmes et permet aussi de créer et de maintenir une BD.

b) Fonctionnalité de SGBD

On donne ici les caractéristiques souhaitables d’un SGBD :
Contrôler les redondances d’information,
Partager les données,
Gérer l’autorisation des accès,
Offrir des interfaces d’accès multiples,
Représenter des relations complexes entre les données,
Vérifier les contraintes d’intégrité,
Assurer la reprise après panne.

c) Objectif du SGBD

On a neuf objectif tel que :
Indépendance logique,
Indépendance physique,
Manipulation des données par des non informaticiens,
Efficacité des accès aux données,
Administration centralisée des données,
Non redondance de données,
Partageabilité des données,
Sécurité des données,
Résistance à la panne. Quels sont donc les langages compatibles avec windev et ses BD ?

§ 2 Les langages utilisés dans la réalisation de ce projet

Pour assurer les programmations, il est nécessaire d’utiliser des langages. On a plusieurs choix sur le monde informatique de même sur windev, mais la puissance

79 du « W-langage » offert par windev et le langage standard de requête SQL nous satisfont.

A- Le W-Langage

W-langage est un langage de cinquième génération (L5G) de windev, disponible en français et en anglais. Elle est très puissante et peut être combiné avec le langage structuré SQL.

B- Le stuctured query langage (SQL)

Le langage SQL ( Structured Query Language ) est un langage utilisé dans les systèmes de gestion de bases de données, permettant notamment de définir les structures des données, de spécifier les utilisateurs et leurs droits ou d’interroger les bases de données existantes. Dérivé du projet de recherche d’IBM qui avait conduit à l’élaboration du langage SEQUEL (Structured English Query Language), le langage SQL est une norme mondialement reconnue et répandue. Il peut être employé pour formuler des questions de manière interactive, mais peut aussi être inséré dans un programme sous forme d’instructions de manipulation des données. Les instructions SQL peuvent être réparties en trois catégories :
Le langage de manipulation des données (LMD) qui sert à rechercher et modifier les données dans la base des données comme: • SELECT, • INSERT, • UPDATE, • DELETE…
Le langage de définition des données (LDD), qui sert à définir la structure des données dans la base des données comme : • ALTER, • CREATE, • DROP…
Le langage de contrôle des données (LCD), qui sert à définir les privilèges d’accès accordés aux utilisateurs des bases de données comme : • GRANT, • REVOKE…

80

CHAPITRE III EVALUATION DU FUTUR SYSTEME ET PRESENTATION DU LOGICIEL Dans ce dernier chapitre de la deuxième partie, nous allons voir l’évaluation du futur système sur les coûts et sur les avantages à leur utilisation et sa présentation de ce logiciel nouvellement crée.

SECTION I : EVALUATION DU FUTUR SYSTEME

§1 Evaluation des coûts

A- Coût des matériels

La mise en place d’un système d’information nécessite un investissement. En général, le coût des matériels utilisés ne dépasse pas de 2.500.000 Ariary. Comme la commune rurale Ambahatrazo dispose déjà des panneaux solaires, d’un stabilisateur, d’un convertisseur et de deux batteries, la seule dépense à effectuer est celle liée à l’achat de deux nouveaux ordinateurs, de deux tables à ordinateur, et d’une imprimante laser pour compléter son équipement. Le tableau de montant TTC en Ariary ci-après fait apparaître les prix respectifs de tous les matériels et leurs accessoires nécessaires à la réalisation du projet. Tableau n°V : Tableau estimatif du coût des matérie ls utilisés

Désignation Quantité Prix unitaire Montant

01 Ordinateur complet 02 unités 700.000,00 1.400.000,00 02 Onduleur 02 unités 100.000,00 200.000,00 03 Câble à réseau 10 mètres 150.000,00 150.000,00 04 Connecteur 04 unités 10.000,00 100.000,00 05 Frais 80.000,00 80.000,00 06 Table 02 unités 100.000.00 200.000.00 TOTAL 2.130.000,00

Source : réflexion personnelle 1 , décembre 2009

1 Universel Espace Tsaralalana Antananarivo 81

Nous précisons que les prix mentionnés dans ce tableau ne sont là qu’à titre de référence. Ils ont été dressés lors de la prospection des prix effectuée courant septembre 2009.

B- Coûts des formations

En outre, il y aura des dépenses à engager pour la formation des futurs utilisateurs ainsi que pour la maintenance du logiciel.

§2 Evaluation des avantages

La réalisation de ce système d’information apporte beaucoup d’avantages non seulement aux responsables de la commune mais aussi à la population de la commune tout entière.

A- Avantages pour le bureau de la commune

Le personnel de la commune est le premier bénéficière de ce système. Car, ce système entraîne la réduction des va et vient dans l’administration de l’état civil et l’allègement du travail manuel. Ainsi, il permettra de gérer et de contrôler avec efficacité l’état civil. Il offre la meilleure gestion des données : facilité d’accès, rapidité et sécurité. En outre, il entraîne aussi la diminution du volume des registres à archiver, car, à l’aide de la base des données, toutes les informations sont stockées dans le mémoire de l’ordinateur. Enfin, la mise en place d’un matériel informatique dans ce bureau facilite aussi plusieurs tâches comme la comptabilité et les autres services administratifs.

B-Avantage au sein de la population de la commune

Comme nous avons vu dans le chapitre II-Section III-§2-A ce système contribue au développement social et économique de la population locale.

SECTION II : PRESENTATION DU LOGICIEL

§1 Généralités sur le logiciel

82

A- Le nom du logiciel créé

Le logiciel créé est nommé ‘’ GESTION D’ETAT CIVIL’’ . Il est standard c’est-à- dire toutes les communes du territoire de la République Malagasy peuvent l’utiliser. Les noms des mille cinq cent soixante huit communes, cent dix sept districts et vingt deux régions sont déjà insérés dans ce logiciel. Il est composé de vingt et une fenêtres qui sont démarrés à partir de la fenêtre d’authentification de l’utilisateur. Donc ce système est protégé par un mot de passe. L’utilisateur doit être un utilisateur simple ou un administrateur, lesquels se distinguent par leurs tâches.

B- L’architecture générale de l’application

Figure n°19 : Architecture générale de l’applicatio n

Authentification utilisateur

Registre d’état civil

Table de Table Liste Gestion Avis de mention référence statistique alphabétique d’utilisateur marginale

Déclaration Modification Jugement supplétif Validation Impression

Source : réflexion personnelle, décembre 2009

83

C Présentation des fenêtres authentification d’utilisateur et fenêtre registre d’état civil

Figure n°20 : Première fenêtre du projet

Source : réflexion personnelle, décembre 2009

Cette fenêtre est la première fenêtre du projet. Le clic sur le bouton « OK » vérifie le mot de passe et le pseudo qui mène à ouvrir la fenêtre principale du projet ci-dessous.

84

Ajout et modification Ouverture de la d’utilisateur Consultation du fenêtre de référence Consultation de la tableau statistique liste alphabétique

85

Année registre

Rechercher registre

Modification et Enregistrement d’un validation avis de mariage d’enregistrements Pour imprimer copie de mariage

86

§2 Quelques notions sur la manipulation du logiciel nouvellement créé

La manipulation de ce logiciel est assurée par ce qu’on appelle administrateur et l’utilisateur qui est autorisé par l’administrateur. Chacun d’eux a sa tâche.

A-Tâches de l’administrateur

Un administrateur est une personne en charge d’un logiciel, de son installation, de sa configuration, de son évolution et du suivi de ses performances.

a)Installation

Ce logiciel « Gestion d’état civil » a besoin d’être installé pour fonctionner. Le double clic sur le fichier installation démarre l’installation dans l’ordinateur. Ce logiciel est disponible en deux langues : français et anglais ; on procède en premier temps le choix des langues. Il suffit de lire toute indication jusqu’à la fin de l’installation. Sa désinstallation aussi est incluse dans ce système.

b) Manipulation

Lorsque le programme est installé, l’icône de ce programme est visible sur le bureau par défaut ou dans le menu démarré de votre ordinateur et le double clic sur l’icône ou l’ouverture dans le menu démarré démarre ce système, avant de l’apparition de la fenêtre « Authentification utilisateur ». Lorsqu’on parle d’une authentification utilisateur, cela veut dire que ce système est protégé par un mot de passe. Celui qui possède des mots de passe a l’autorisation d’accès. Toutes fenêtres et tous les boutons sont accessibles par l’administrateur. Seul l’administrateur a le droit de modifier un enregistrement.

B-Tâche de l’utilisateur

Les tâches de l’utilisateur autorisé sont limitées aux saisies des informations (déclaration ou avis), modification des enregistrements non validés et impression des copies d’actes d’état civil ou des listes alphabétiques ou tableaux statistiques.

87

CONCLUSION

CONCLUSION

88

La recherche que nous avons effectuée dans la commune rurale d’Ambahatrazo nous a permis de dégager un certain nombre de problèmes relatifs à l’organisation interne de la commune, plus précisément le bureau d’état civil. Ces problèmes tournent autour des points suivants :
le cumul des tâches du secrétaire d’état civil qui assure en même temps la tâche du SEC et la tâche du percepteur ;
l’erreur dans la rédaction des copies d’état civil ;
la perte excessive de temps dans l’exécution des tâches, qui entraîne le retard de la délivrance des copies d’état civil ;
la difficulté de contrôler le bureau d’état civil ;
et le défaut d’emplacement local du bureau d’état civil Elles ont pour conséquence :
la non satisfaction de la population vis-à-vis de la qualité des services de l’état civil ;
l’arrêt de la production (pour la population) qui empêche l’accroissement de la productivité agricole ;
le risque de corruption au niveau du bureau d’état civil;
la démotivation de la population de fréquenter le bureau d’état civil pour la déclaration de naissance, de décès, de reconnaissance, d’adoption, de rejet et le mariage. Ces problèmes décelés nécessitent des solutions. Sinon leurs conséquences persistent et freinent le développement de la commune rurale d’Ambahatrazo. Si nous proposons des solutions concernant l’organisation interne de la commune, c’est pour lui assurer une meilleure répartition des tâches et une rapidité de traitement des informations notamment au niveau du service d’état civil par la mise en place d'un système d’information dans la gestion d’état civil. Cela implique également l’acquisition de nouveaux matériels de traitement automatique des informations par la suppression des goulots d’étranglement. Ces goulots d’étranglement sont dus principalement à la persistance du traitement manuel. En ce qui concerne le développement de la commune rurale d’Ambahatrazo, il est nécessaire de mettre en place le système d’informations avec un logiciel de traitement afin d’accélérer les tâches à effectuer au sein du service de l’état civil.

89

D’une part, la commune en question obtiendra un temps de traitement et d’autre part la population locale gagnera plus de temps pour travailler dans le champ. Bien évidemment, la productivité agricole augmente en fonction du gain de temps de travail. C’est-à-dire l’utilisation du logiciel G.E.C permettra de remédier à ce blocage au développement. Si l’on maintient le cap et persiste dans cette voie de redressement et d’amélioration, la réussite ne sera pas passagère. Les perspectives d’avenir de la commune rurale d’Ambahatrazo sont excellentes, si elle maintient comme principe fondamental la satisfaction des besoins de sa population locale par la qualité de ses services. La vulgarisation de ce système informatisé de gestion d’état civil dans toutes les communes de Madagascar permettra d’accéder à l’utilisation de la carte d’identité biométrique que préconise l’Etat Malagasy. Si elle est accompagnée de l’utilisation des réseaux nationaux, elle facilite les contrôles des déclarations frauduleuses sur les actes d’état civil et les cartes d’identité nationale.

90

BILIOGRAPHIE OUVRAGES GENERAUX

[1] ANDRÉ Pascal & VAILLY Alain, Conception des systèmes d’information , Ellipses Edition Paris, 2001, 276 pages ; [2] GABAY Joseph, Merise et UML , 5ème Edition, Dunod, Paris 2004, 287 pages ; [3] LAGUADEG Jean, Nouveau guide pratique du droit de A à Z , Edition du club France Loisirs, Paris, 675pages ; [4] MATHERON Jean-Patrick, Comprendre Merise outil conceptuels et organisationnels , Edition Eyrolles, Paris, 265 page ; [5] PORTALIER Martine & VICCA Josette, Pôle gestion et Organisation , Collection Fontaine Picard, Edition 2002,72 pages.

SUPPORTS PEDAGOGIQUES [6] ANDRIAMARO Henri, Cours de Technique d’analyse organisationnel , 3ème année gestion, Université Toamasina, 2006-2007 ; [7] BENONY Zacharie, Cours Base des Données , 4ème année, gestion, Université Toamasina, 2007-2008 ; [8] JULLIARD Frédéric., Méthode d’analyse Merise, Université de Bretagne Sud, UFR SSI, IUP VANNES, 2001-2002. [9] RAHAJANIAINA A., Cours Algorithmiques , 3ème années gestion, Université de Toamasina, 2006-2007 ; [10] VELO Jérôme, Cours Base des Données , 3ème années gestion, Université de Toamasina, 2006-2007 ; [11] VELO Jérôme, Cours Méthode d’Analyse : MERISE, 3ème années gestion, Université de Toamasina, 2006-2007 . DOCUMENTS

[12] Gouvernement- Constitution malgache révisé en 2007 -Foi et Justice, 59 pages, 2007. [13] Gouvernement , Manuel de rédaction des documents communaux , en Août 2005.

91

[14] Gouvernement , Mémento sur l’état civil , en Avril 1998 [15] Microsoft encarta 2009 [16] Plan communal de développement d’Ambahatrazo 2005, C.R Ambahatrazo [17] Plan régional de développement de la Région Vatovavy Fitovinagny .

WEBOGRAPHIE [18] http://www.commentçamarche.com [19] http://www.commentcamarche.net/contents/merise/concintro.php3 [20] http://www.Developpeur.com

92

ANNEXESANNEXES

93

ANNEXE 1 TRAITEMANT MARIAGE

avis de mariage

Attente (a) Recevoir opposition s'il y a oui non (a) ou (b) Examen Analyser conformité accès non autorisé Analyser information et lien

mariage_accepté

info complet info incomplet Justification_1 Examiner opposition validé rejeté dossier à retourner (b)

(d)

mariage refusé dossier mariage ouverte mariage accepté mariage annulé

(c) (c) ou(d) analyse de cas Re-examen Analyser le cas Verifier age nouveau mariage remariage mineur majeur

dossier remariage ouvert mariage mineur dossier nouveau mariage

mariage accepté

Verification delai_1 Verifier delai de viduité autorisation judiciaire (g) delai expiré delai non expiré (e) mariage accepté (f)

(h) mariage annulé (e) ou (f) ou(g et h) celebration et enregistrement Célébrer Attribuer numéro acte Enregistrer acte toujours

mariage enregistré

Validation Consulter enregistrement Verifier enregistrement Valider enregistrement sans erreur avec erreur

mariage validé enregistrement à modifier

94

ANNEXE 2

TRAITEMENT DECES

déclaration de décès

(a) (a) ou (b) Examen Verifier delai Verifier conformité V erifier information info complet info incomplet delai respecté delai expiré

déclaration validée déclaration rejetée déclaration à retourner (b)

arrivée jugement suupplétif (c) (d)

(c) ou (d) Enregistrement Attribuer numero acte Enregistrer acte

toujours

décès enregistré

Validation Consulter enregistrement Verifier enregistrement Valider enregistrement sans erreur avec erreur

décès validé enregistrement à modifier

95

ANNEXE 3 TRAITEMENT RECONNAISSANCE

déclaration de reconnaissance

(a) (a) ou (b) Examen Analyser conformité Analyser information info complet info incomplet

déclaration validée déclaration à retourner (b)

consentiment de la mère (c) (d)

(c) et (d) Enregistrement Attribuer numero acte Enregistrer acte

toujours

reconnaissance enregistrée

Validation Consulter enregistrement Verifier enregistrement Valider enregistrement sans erreur avec erreur

reconnaissance validée enregistrement à modifier

96

ANNEXE 4 TRAITEMENT REJET

déclaration de rejet

(a) (a) ou (b) Examen Verifier conformité Verifier information info complet info incomplet

déclaration validée déclaration à retourner (b)

autorisation judiciaire (c)

(c) et (d) (d) Enregistrement Attribuer numero acte Enregistrer acte

toujours

rejet enregistré

Validation consulter enregistrement verifier enregistrement valider enregistrement sans erreur avec erreur

rejet validé enregistrement à modifier

97

ANNEXE 6 ANNEXE 5 TRAITEMENT DIVERS

arrivé demande copie autre demande arrivée arrivé fin d'année arrivé demande statistique

ou Delivrance copie Opération divers ou Rechercher acte Traitement statistique Saisir information Verifier validation avec erreur sans erreur Rechercher tableau statistique acte trouvé acte non trouvé toujours acte non validé acte validé

pièce à modifier

impression autorisée pièce à imprimer copie non disponible acte inconu copie à imprimer c arrivé demande liste

a b

Traitement liste d (a)ou(b)ou(c)ou(d)ou(e) Rechercher liste alphabétique Verifier demande Impression annuelle quinquenale Faire des impressions toujours liste annuelle à imprimer

demande imprimée liste quinquenale à imprimer e

Certification Mettre le cachet Mettre la signature toujours

piece signée TRAITEMENT AUTHENTIFICATION

authentification utilisateur

verification Verifier login et mot de pass vrai faux

accès autorisé accès non autorisé

98

ANNEXE 7 Processus Décès

Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil

Personne déclaration de décès

Examen CIU Examiner le delai Validation Verifier la conformité et l'information CIL 25 / Jour info incomplet info complet Modifier si erreur delai expiré delai non expiré Valider enregistrement toujours déclaration à retourner declaration refusée declaration acceptée

jugement supplétif

Enregistrement CIU Attribuer numero acte Enregistrer acte toujours

décès enregistré enregistrement validé

Impression CIU Imprimer copie toujours

Signature copie imprimée MIU 25 / Jour Signer copie toujours

copie de décès signé

99

ANNEXE 8

Processus Mariage

Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil

Personne avis de mariage

Examen CIU Verifier la conformité et l'information Verifier lien info incomplet info complet oui lien parenté pas de lien perenté

dossier mariage retourné

mariage refusé dossier mariage ouvert

Attente MIU Recevoir opposition s'il y a OUI NON

opposition transferée mariage_accepté

Tribunal mariage accepté

analyse cas MIU Analyser le cas nouveau mariage remariage mariage annulé

dossier nouveau mariage dossier remariage ouvert

Verification delai Re_examen CIU CIU Verifier delai de viduité Verifier age delai expiré delai non expiré mineur majeur

mariage annulé

mariage mineur mariage accepté mariage accepté (f) autorisation judiciaire (g) (e) (h)

(e) ou (f) ou(g et h) celebration et enregistrement CIU Célébrer Attribuer numero acte Enregistrer acte toujours

mariage enregistré

Validation CIU Modifier si erreur Valider enregistrement Impression toujours CIU Imprimer copie

toujours enregistrement validé

copie imprimée

Signature MIU Signer copie toujours

Copie mariage signé

100

ANNEXE 9 Processus Rejet

Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil

Personne déclaration de rejet

Examen CIU Verifier la conformité et l'information info incomplet info complet Validation CIU

déclaration à retourner Modifier si erreur Valider enregistrement

autorisation judiciaire toujours a déclaration acceptée b

a et b Enregistrement CIU Attribuer numero acte Enregistrer acte toujours

rejet enregistré enregistrement validé

Impression CIU Imprimer copie toujours

Signature copie imprimée MIU Signer copie toujours

copie de rejet signé

101

ANNEXE 10 Processus Adoption

Exterieur Secretaire d'état civil Officier de l'état civil

Personne déclaration d'adoption

Examen MIU Verifier la conformité et l'information Validation Verifier type d'adoption CIL 25 / Jour info incomplet info complet Modifier si erreur adoption judiciaire adoption simple Valider enregistrement toujours déclaration à retourner

déclaration d'adoption judiciaire acceptée

autorisation judiciaire déclaration d'adoption simple acceptée

Enregistrement Enregistrement CIU CIU Attribuer numero acte Attribuer numero acte Enregistrer acte Enregistrer acte toujours toujours

adoption enregistrée enregistrement validé

Impression CIU Imprimer copie toujours

Signature copie imprimée MIU 25 / Jour Signer copie toujours

copie de naissance signée

102

ANNEXE 11

Processusdes divers taches

Exterieur Secretaire d'état civil Officier d'état civil

Tribunal arrivé demande liste

Personne autre demande arrivée

arrivé demande statistique arrivé demande copie ou Tache divers CIU arrivé fin d'année Delivrance copie Saisir information CIU avec erreur sans erreur

Rechercher acte pièce à modifier ou Verifier validation Traitement statistique acte trouvé acte non trouvé CI 1 / Trimestre acte non validé acte validé Rechercher tableau statistique copie non disponible toujours acte inconu pièce à imprimer

copie à imprimer impression autorisée

a Traitement liste b CI c Rechercher liste alphabétique Verifier demande d annuelle quinquenale

(a)ou(b)ou(c)ou(d)ou(e) liste annuelle à imprimer Impression AIU Faire des impressions liste quinquenale à imprimer toujours e

demande imprimée

Certification MIL 20 Mettre le cachet Mettre la signature toujours

piece signée

103

104

LISTE DES ILLUSTRATIONS I-LISTE DES FIGURES

Figure n°1 : La carte de la région de Vatovavy Fito vinagny ...... 16 Figure n°2 : La carte de la C.R Ambahatrazo ...... 17 Figure n°3: Organigramme de la C.R d’Ambahatrazo ...... 24 Figure n°4 : Le cycle de la Merise ...... 44 Figure n°5 : Les étapes de la conception et la réal isation d’un système d’information ...... 47 Figure n°6 : La circulation et le déroulement du sy stème ...... 48 Figure n°7 : Diagramme de flux ...... 56 Figure n°8 : Forme simplifiée du MCD ...... 58 Figure n°9 : Présentation du MCD de l’état civil Am bahatrazo ...... 61 Figure n°10 : Forme symbolique du MCT ...... 63 Figure n°11 : traitement de naissance ...... 65 Figure n°12: Traitement adoption ...... 66 Figure n°13 : Traitement mention marginale ...... 67 Figure n°14 : Formalisme du MOT ...... 71 Figure n°15: Procédure organisationnel de naissance ...... 73 Figure n°16 : Procédure organisationnel de mention marginale ...... 74 Figure n°17: Procédure organisationnel de reconnaissance ...... 75 Figure n°18: présentation de la modèle logique des données ...... 77 Figure n°19 : Architecture générale de l’applicatio n ...... 83 Figure n°20 : Première fenêtre du projet ...... 84

II - LISTE DES TABLEAUX

Tableau n° I : Registre d’état civil existant dans la C.R. Ambahatrazo ...... 33 Tableau n°II : Naissance de la MERISE ...... 43 Tableau n°III : Les modèles ...... 45 Tableau n°IV : Passage du niveau conceptuel au nive au organisationnel ...... 68 Tableau n°V : Tableau estimatif du coût des matérie ls utilisés ...... 81

105

TABLE DES MATIERES SOMMAIRE REMERCIEMENTS RESUMÉ ABSTRACT DEDICACE LISTE DES ABRÉVIATIONS INTRODUCTION...... 9 PREMIÈRE PARTIE : PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ET LE CADRE DU SUJET...... 12 CHAPITRE I: PRESENTATION GENERALE DE LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO...... 13 SECTION I-GENERALITES SUR LA COMMUNE RURALE AMBAHATRAZO ....13 § 1 Historique et délimitation administrative de la Commune Rurale (C.R) Ambahatrazo...... 13 A- Historique de la commune rurale Ambahatrazo...... 13 B-Délimitation administrative et situation géographique ...... 14 a)Délimitation administrative ...... 14 b) Situation géographique...... 14 c) La carte de la C.R Ambahatrazo ...... 15 § 2 Environnement socio-économique :...... 18 A-Relief et paysages ...... 18 B-Climat et température :...... 18 a)Climat ...... 18 b) Température :...... 19 C-Sols et végétations...... 19 a)Sols...... 19 b) Végétations...... 19 c) La savane ...... 19 d) Les forêts ...... 20 D-Population et démographie :...... 20 a)Population...... 20 b) Démographie ...... 20 E-Les infrastructures...... 21 SECTION II : ORGANISATION DE LA C.R AMBAHATRAZO ...... 21 § 1 Généralité sur la commune...... 22 A - Définition de la commune : ...... 22 B-Mission et objectif de la commune ...... 22 § 2 Organigramme et description de tâches à chaque poste existant dans la C.R Ambahatrazo...... 23 A -Définition de l’organigramme ...... 23 B-Présentation de l’organigramme de la C.R Ambahatrazo ...... 23 C-Description des tâches pour chaque poste...... 24 a) Le Maire et l’Adjoint au Maire...... 25 b) Le conseil communal ...... 25 c) Le secrétaire trésorier et comptable ...... 25 d) L’agent de guichet foncier...... 26 e) Le secrétaire d’état civil ...... 26 f) Le secrétaire administratif...... 27

106

g) L’agent de système d’information communal...... 27 h) L’agent de police communal ...... 28 SECTION III : L’ETAT CIVIL ET SES FONCTIONNEMENTS...... 28 §1 L’état civil et ses actes d’état civil...... 28 A- Définition de l’état civil et sa mission principale ...... 28 a) Définition de l’état civil...... 28 b) Mission principale du bureau de l’état civil ...... 28 B- Les principaux actes de l’état civil...... 29 a) Définition de l’acte de l’état civil ...... 29 b) Les principaux actes de l’état civil...... 29 § 2 Les personnes responsables de l’état civil de la C.R Ambahatrazo...... 30 A-L’officier de l’état civil ...... 31 B- Le secrétaire d’état civil ...... 31 CHAPITRE II : PROBLEMATIQUE ET IDEE D’INFORMATISATION ...... 32 SECTION I : PROBLEMATIQUE AU SEIN DE LA C.R AMBAHATRAZO NOTAMMENT SUR L’ETAT CIVIL...... 32 § 1 Problèmes liés à l’organisation interne de la C.R. Ambahatrazo...... 32 A-Cumul des tâches : ...... 32 B-Retard de la délivrance des copies ...... 32 C-Possibilité d’erreur dans la rédaction des actes : ...... 33 a)Erreurs sur la rédaction des actes d’état civil ...... 33 b) Erreur sur la copie d’acte d’état civil...... 34 D-Trop des temps perdu dans l’exécution de la tâche : ...... 34 E-Difficulté de contrôle :...... 34 F-Défaut d’emplacement local ...... 34 § 2 Conséquences sur le développement de la commune ...... 35 A -Non satisfaction de la population au service de l’état civil...... 35 B-Arrêt de production ...... 35 C- Autre conséquence au sein de la commune...... 35 SECTION II : PROPOSITION DES SOLUTIONS...... 36 § 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels) ...... 36 A-Recrutement des nouveaux personnels ...... 36 B- Achat des nouveaux matériels ...... 36 § 2 Mise en place d’un système d’information ...... 37 A-Tâches des ordinateurs...... 37 a) Le traitement automatique (TA) ...... 37 b) La mémorisation ...... 38 B Tâches des hommes...... 38 a) La saisie d’informations ...... 38 b) L’accès ...... 38 SECTION III : LES AVANTAGES ET LES INCONVENIENTS DE CHAQUE PROPOSITION ET LE CHOIX RETENU ...... 39 § 1 Amélioration de la méthode de travail appliqué (traitements manuels) ...... 39 A-Avantages ...... 39 B- Inconvénient...... 39 § 2 Mise en place d’un système d’information ...... 39 A-Avantages ...... 39 B- Inconvénients...... 40 CHAPITRE III: DEMARCHE ET ETUDE PREALABLE ...... 41 SECTION I : GENERALITES SUR LA METHODE D’ANALYSE ...... 41

107

§1 Choix de la méthode utilisée ...... 41 § 2 Outils utilisés ...... 41 A-Outil de conception...... 41 B-Outil de réalisation...... 42 SECTION II LA DEMARCHE DE LA METHODE MERISE...... 42 § 1 Historique de la méthode MERISE...... 42 § 2 La démarche de la méthode MERISE...... 43 A. Cycle d’abstraction...... 44 B. Cycle de vie...... 45 C. Le cycle de décision ...... 46 SECTION III : ETUDE PREALABLE ...... 48 § 1 Rôle du système...... 48 § 2 Etude de l’existant...... 48 A-Déroulement de ces activités...... 49 a) L’enregistrement de l’acte de naissance...... 49 b) La modification de l’acte de naissance ...... 51 c) La délivrance d’une copie d’acte d’état civil et l’établissement des tables quinquennales ...... 51 B-Identification des acteurs, des dossiers et matériel utilisés ...... 52 C-Orientation...... 53 a)Orientation conceptuelle...... 53 b) Orientation organisationnelle ...... 53 c) Orientation technique ...... 53 DEUXIEME PARTIE: LA CONCEPTION ET LA REALISATION DU SYSTEME INFORMATISE...... 54 CHAPITRE I: LA SOLUTION CONCEPTUELLE...... 55 SECTION I : DIAGRAMME DES FLUX DE DONNEES ...... 55 § 1 Définition et concept de base...... 55 A- L’acteur ...... 55 B- Les flux...... 55 §2 Présentation du diagramme de flux...... 56 SECTION II : LE MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES (MCD) ...... 56 § 1 Définition du MCD et concepts de base...... 57 A-Concept de base et formalisme...... 57 a)Entité ...... 57 b) La relation...... 57 c) Les propriété types ...... 58 d) Les cardinalités ...... 58 B- Formalisme du MCD...... 58 §2 Présentation du MCD...... 58 A-Règles de gestion (R.G) ...... 59 B-Présentation de l’MCD...... 61 SECTION III : MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (MCT)...... 62 § 1 Définition et concept de base...... 62 A- Concepts de base...... 62 a) Evénement ...... 62 b) Synchronisation ...... 62 c) Opération ...... 62 d) Règle d’émission...... 63 B- Formalisme du MCT ...... 63

108

§2 Présentation du MCT ...... 63 A-Règle de traitement (R.T)...... 64 B- Présentation du MCT ...... 65 CHAPITRE II: LA SOLUTION DETAILLEE ET LA REALISATION ...... 68 SECTION I : MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS ...... 68 §1 Notion de la modèle organisationnel de traitement ...... 69 A-Définition et concepts de bases ...... 69 a)La procédure fonctionnelle...... 69 b) Le poste de travail...... 69 c) L’événement ...... 69 d) La tâche ...... 69 B-Formalisme du MOT...... 71 §2 Présentation du MOT ...... 71 A- Règle d’organisation (R.O) ...... 71 B- Présentation de la MOT...... 73 SECTION II : MODELE LOGIQUE DES DONNEES (MLD) ...... 75 § 1 Définition et règle de passage du MCD au MLD ...... 76 a) Définition...... 76 b) Règle de passage du MCD au MLD ...... 76 § 2 Présentation du MLD ...... 77 SECTION III : MODELISATION PHYSIQUE DES DONNEES (MPD)...... 77 § 1 Base des données et système de gestion des bases des données...... 78 A-Base de données (BD)...... 78 a)Définition...... 78 b) Utilité de base de données...... 78 B- Le système de gestion des bases des données (SGBD)...... 79 a)Définition...... 79 b) Fonctionnalité de SGBD ...... 79 c) Objectif du SGBD...... 79 § 2 Les langages utilisés dans la réalisation de ce projet...... 79 A- Le W-Langage ...... 80 B- Le stuctured query langage (SQL) ...... 80 CHAPITRE III: EVALUATION DU FUTUR SYSTEME ET PRESENTATION DU LOGICIEL ...... 81 SECTION I : EVALUATION DU FUTUR SYSTEME...... 81 §1 Evaluation des coûts...... 81 A- Coût des matériels...... 81 B- Coûts des formations...... 82 §2 Evaluation des avantages...... 82 A- Avantages pour le bureau de la commune...... 82 B-Avantage au sein de la population de la commune...... 82 SECTION II : PRESENTATION DU LOGICIEL ...... 82 §1 Généralités sur le logiciel...... 82 A- Le nom du logiciel créé ...... 83 B- L’architecture générale de l’application...... 83 C Présentation des fenêtres authentification d’utilisateur et fenêtre registre d’état civil...... 84 §2 Quelques notions sur la manipulation du logiciel nouvellement créé ...... 87 A-Tâches de l’administrateur ...... 87 a)Installation ...... 87

109

b) Manipulation...... 87 B-Tâche de l’utilisateur...... 87 CONCLUSION...... 88 ANNEXES...... 93 LISTE DES ILLUSTRATIONS ...... 105

110