REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy i Miasta w Szadku
Termin kontroli: 7.06.2005 r. – 4.08.2005 r.
Inspektor kontroli: Kontroluj ący (imi ę, Krzysztof Diug nazwisko, stanowisko słu Ŝbowe): Inspektor kontroli: Radosław Łoniewski
Okres obj ęty kontrol ą Lata 2003 - 2004
WK 601- 2/22/2005 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 16.05.2005 r.
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE Gmina i Miasto Szadek połoŜona jest powiecie zduńskowolskim, obejmuje obszar o powierzchni 152 km 2. Siedziba Urzędu Gminy i Miasta w Szadku mieści się w Szadku przy ul. Warszawskiej 3, kod 98 240. Według stanu na dzień 31.12.2003 roku w Powiecie Zduńskowolskim 6.195 osób posiadało status osoby bezrobotnej, w tym 2891 kobiet, w mieście i gminie Szadek – 544, w tym kobiet 247. Według stanu na dzień 31.12.2004 roku w Powiecie Zduńskowolskim 6.237 osób posiadało status osoby bezrobotnej, w tym 2951 kobiet, w mieście i gminie Szadek – 562, w tym kobiet 246. Liczba ludności według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku wyniosła 7.579, wg stanu na dzień 31 grudnia 2004r. – 7.593. Struktura demograficzna według stanu na koniec 2003 i 2004 roku przedstawiała się następująco: 31.12.2003r. Wiek MęŜ czyzn Kobiet Ogółem 0 – 2 117 87 204 3 45 31 76 4 – 5 77 72 149 6 42 51 93 7 61 47 108 8 – 12 283 263 546 13 – 15 162 173 335 16 – 17 108 129 237 18 60 48 108 19 – 65 2359 2359 19 – 60 2092 2092 > 65 447 447 > 60 825 825 Ogółem 3761 3818 7579 31.12.2004r. Wiek MęŜ czyzn Kobiet Ogółem 0 – 2 119 95 214 3 36 30 66 4 – 5 82 63 145 6 42 40 82
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
7 43 51 94 8 – 12 283 258 541 13 – 15 162 160 322 16 – 17 112 132 244 18 61 62 123 19 – 65 2384 2384 19 – 60 2103 2103 > 65 446 446 > 60 829 829 Ogółem 3770 3823 7593 Na mocy decyzji Urzędu Skarbowego w Zduńskiej Woli w dniu 23 maja 1996 roku zosta ł przyznany Urzędowi Gminy i Miasta Szadek numer NIP 829 10 54 392. Zgodnie z zaświadczeniem Urzędu Statystycznego w Łodzi z dnia 16 marca 2005 roku, numer REGON Urzędu Gminy i Miasta Szadek to 000529255. Natomiast Gmina i Miasto Szadek otrzymała numer identyfikacyjny REGON 730934460 (zaświadczenie z dnia 16 marca 2005r.). Niniejszy protokół sporządzony został z kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi. II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący Rady Gminy i Miasta Szadek W okresie objętym kontrolą funkcję Przewodniczącego Gminy i Miasta Szadek pełnili: − JERZY PIETRAS wybrany uchwałą nr I/1/02 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 22 listopada 2002 roku, odwołany uchwałą nr VII/66/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 17 czerwca 2003 roku, − MARIAN ZABŁOCKI wybrany uchwałą nr VII/67/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 17 czerwca 2003 roku. Burmistrz i jego zast ępcy Od dnia 10 listopada 2002 roku Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek jest STEFANIA SULIŃSKA. Kontrolującym przedłoŜono zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Szadku z dnia 11 listopada 2002 roku, stwierdzające wybór Burmistrza Gminy i Miasta w II turze wyborów przeprowadzonej w dniu 10 listopada 2002 roku, stosownie do postanowień art. 22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta (Dz.U. nr 113, poz.984 z późn. zm.).
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zarządzeniem nr 24/03 z dnia 3 marca 2003 roku Burmistrz Gminy i Miasta Szadek powołał na stanowisko Zastępcy Burmistrza JANA ANTOSZCZYKA. Zarządzeniem nr 171/04 z dnia 2 sierpnia 2004 roku Burmistrz Gminy i Miasta Szadek – Stefania Sulińska odwołała ze stanowiska Zastępcy Burmistrza JANA ANTOSZCZYKA, cofając jednocześnie wszystkie udzielone wcześniej pełnomocnictwa. Skarbnik Gminy i Miasta Szadek Skarbnikiem Miasta jest EWA MANIOS, powołana uchwałą nr V/35/99 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 23 lutego 1999 roku. Sekretarz Gminy i Miasta Szadek Od dnia 1 czerwca 2004 roku Sekretarzem Gminy i Miasta Szadek jest WŁODZIMIERZ WILGOCKI powołany uchwałą nr XIV/135/04 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 23 kwietnia 2004 roku. Do dnia 31 maja 2004r. stanowisko Sekretarza Gminy i Miasta Szadek zajmował SEWERYN SZEWCZYK, powołany na to stanowisko uchwałą nr II/10/90 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 12 czerwca 1990 roku, odwołany uchwałą nr XIV/134/04 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 23 kwietnia 2004 roku.
2. JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Aktualny wykaz jednostek organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek stanowi załącznik nr 5 do uchwały nr IV/28/03 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 stycznia 2003 roku w sprawie Statutu Gminy i Miasta Szadek. Zgodnie z zapisami ww. wykazu na terenie Gminy i Miasta Szadek funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: Instytucje kultury Miejska i Gminna Biblioteka Publiczna w Szadku, Miejsko Gminny Ośrodek Kultury w Szadku, Zakłady budŜetowe – Zakład Gospodarki Komunalnej w Szadku, . Jednostki budŜetowe – Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szadku, Publiczne Gimnazjum w Szadku, Szkoła Podstawowa im. Tadeusza Kościuszki w Szadku, Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Prusinowicach, Szkoła Podstawowa w Krokocicach, Przedszkole Publiczne w Szadku, Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Szadku. Szczegółowy wykaz wszystkich jednostek organizacyjnych wraz z ich prawno organizacyjną formą działalności sporządzony przez Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewę Manios stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu kontroli.
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut miasta Uchwałą nr IV/28/03 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 stycznia 2003 roku uchwalono Statut Gminy i Miasta Szadek (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z 2003r., nr 48, poz. 454). Zmiany do obecnie obowiązującego Statutu w latach objętych kontrolą nie były wprowadzane. Regulamin organizacyjny urzędu Obecną strukturę organizacyjną i zakres działania Urzędu Gminy i Miasta w Szadku określa Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 25/03 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 25 marca 2003 roku. Zmiany do przedmiotowego Regulaminu wprowadzone zostały przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek zarządzeniem nr 85/2003/IV z dnia 2 lipca 2003 roku. Z zapisu § 12 ust. 1 ww. Regulaminu organizacyjnego wynika, Ŝe w Urzędzie funkcjonują następujące komórki organizacyjne: Referat Ogólny, Referat Finansowy Referat Gospodarczy, Architektury, Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Geodezji i Gospodarki Gruntami. W Regulaminie nie zapisano kto kieruje Referatami: Ogólnym i Gospodarczym, Architektury, Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Geodezji i Gospodarki Gruntami. Referatem finansowym kieruje Skarbnik Gminy. . Do Regulaminu załączono schemat struktury organizacyjnej Urzędu Gminy i Miasta w Szadku. W okresie wcześniejszym w Urzędzie obowiązywał Regulamin organizacyjny przyjęty: − uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku nr V/32/90 z dnia 28 września 1990 roku ze zmianą wprowadzoną uchwałą Rady nr XVI/106/96 z dnia 29 marca 1996. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Z dniem 1 stycznia 2004r. weszła w Ŝycie Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku wprowadzona zarządzeniem nr 111 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 31 grudnia 2003 roku. Z dniem 1 stycznia 2004r. utraciła moc obowiązującą Instrukcja obiegu dokumentów (dowodów księgowych) z dnia 1 sierpnia 2001 roku (brak dokumentu wprowadzającego niniejszą instrukcję). Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy i Miasta Szadek nie określiła ogólnych zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania lub najmu
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
na okres dłuŜszy niŜ trzy lata, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy o samorządzie gminnym. Uchwały podejmowane są indywidualnie kaŜdorazowo do kaŜdej z tych czynności. Zasady składania oświadcze ń woli – pełnomocnicy. Stosownie do art. 46 ustawy o samorządzie gminnym oświadczenia woli w imieniu miasta składa jednoosobowo Burmistrz lub działający na podstawie jego upowaŜnienia zastępca Burmistrza samodzielnie. W okresie objętym kontrolą Burmistrz Gminy i Miasta Szadek – Stefania Sulińska, działając w oparciu o art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym upowaŜniła w dniu 20 marca 2003 roku Z cę Burmistrza – Jana Antoszczyka do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy i Miasta Szadek samodzielnie w sprawach, których wartość nie przekracza kwoty 6.000 EURO z wyjątkiem oświadczeń woli w formie aktu notarialnego (w pozostałym zakresie podczas nieobecności Burmistrza wspólnie z Sekretarzem Gminy i Miasta Szadek – Sewerynem Szewczykiem). Zarządzeniem nr 171/04 z dnia 2 sierpnia 2004 roku Burmistrz Gminy i Miasta Szadek – Stefania Sulińska odwołała ze stanowiska Zastępcy Burmistrza Jana Antoszczyka, cofając jednocześnie wszystkie udzielone wcześniej pełnomocnictwa.
4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne W dniu 6 marca 2002 roku Zarząd Gminy i Miasta Szadek, działając na podstawie art. 30 ustawy o samorządzie gminnym w związku z art. 28a ust.2 i art. 35a ust. 1 oraz 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, podjął uchwałę nr 177/2002 w sprawie procedur kontroli wewnętrznej. Procedury kontroli wewnętrznej niniejszej uchwały określono w dwóch rozdziałach: I – Zasady i tryb wykonywania nadzoru gospodarowania środkami publicznymi, II – Sprawowanie kontroli finansowej w zakresie gromadzenia środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Zgodnie z § 2 ww. uchwały kontrola wydatków dokonywanych ze środków publicznych odbywa się w oparciu o kryteria legalności, gospodarności i celowości. Na dowód przeprowadzenia kontroli pod względem niniejszych kryteriów pracownicy winni dokonywać stosownych adnotacji potwierdzających fakt przeprowadzenia kontroli § 4 ust. 2 uchwały. Kontrole podzielono na kontrole o charakterze uprzednim, bieŜącym i następczym. Kontrola uprzednia składa się z dwóch etapów: − etap I – ocena pod względem zgodności z prawem dokumentów, umów, uchwał Rady Gminy i Miasta, uchwał Zarządu Gminy i Miasta oraz porozumień organów gminy.
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kontrola zgodności z prawem dokonywana jest przez radcę prawnego a jej potwierdzeniem jest adnotacja: „nie wnoszę uwag co do zgodności z obowiązującymi przepisami lub pod względem formalno prawnym”, − etap II – ocena zgodności z prawem oraz celowości projektów umów oraz porozumień mogących spowodować powstanie zobowiązań finansowych. Kontrola dokonywana jest przez Skarbnika Gminy i Miasta lub osobę upowaŜnioną , a jej potwierdzeniem jest adnotacja o treści „nie wnoszę uwag co do treści i legalności oraz celowości planowanych wydatków”. Kontrole legalności przeprowadza Skarbnik Gminy i Miasta w odniesieniu do zasad wykonywania budŜetu określonych w ustawie o finansach publicznych ze szczególnym uwzględnieniem art. 28 i art.92. Kontrola celowości dokonywana jest w kontekście zgodności z przeznaczeniem ponoszonego wydatku oraz planowanymi do realizacji zadaniami. W celu zapewnienia kontroli we wskazanym zakresie, pracownicy odpowiedzialni za przygotowanie odpowiednich projektów dokumentów mają obowiązek przedłoŜenia ich radcy prawnemu i Skarbnikowi celem dokonania przedmiotowej kontroli przed przedstawieniem projektów do zatwierdzenia – podpisu Zarządowi Gminy i Miasta , Burmistrzowi. Kontrola bieŜąca wydatków dokonywanych ze środków publicznych polega na ocenie zgodności z prawem dokumentów stanowiących podstawę dokonania wydatków ze środków publicznych oraz ocenie celowości i gospodarności sposobu wykonania zadań. Ocena dokonywana jest przez pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację określonego zadania i potwierdzenia na dokumencie „stwierdzam legalność, celowość i gospodarność poniesionego wydatku”. Dokonywana ocena uwzględnia w szczególności zastosowanie procedur wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych przy realizacji wydatku oraz zgodności sposobu realizacji określonego zadania z dokumentem (umową) określającym to zadanie. Kontrola wydatków polega równieŜ na ocenie pod względem zgodności z prawem dokumentów stanowiących podstawę do dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz ocenie gospodarności i celowości realizowanego zadania. Ocena dokonywana jest przez Skarbnika Gminy i Miasta, potwierdzona adnotacją o treści „nie wnoszę uwag co do legalności, celowości oraz gospodarności sposobu wykonywania zadania”. Kontrole legalności dokonywane przez Skarbnika Gminy i Miasta dokumentów stanowiących podstawę do ponoszenia wydatków ze środków publicznych realizowana jest ze szczególnym uwzględnieniem art. 28 i art.92 ustawy o finansach publicznych. Kontrola następcza dokonywana jest przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej , zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 1 do niniejszej uchwały. Inspektor ds. kontroli wewnętrznej, na podstawie upowaŜnienia do przeprowadzenia kontroli, wydanego przez Zarząd Gminy i Miasta, dokonuje kontroli przestrzegania przez podległe jednostki organizacyjne, realizacji
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
procedur kontroli oraz zasad wstępnej oceny celowości poniesionych wydatków, a takŜe sposobu wykorzystania wyników kontroli i oceny określonych w art. 28a ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Kontrola następcza obejmuje w kaŜdym roku, co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. W rozdziale II niniejszej uchwały określono sprawowanie kontroli finansowej w zakresie gromadzenia środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Kontrola wstępna i bieŜąca gromadzenia dochodów oraz przychodów dokonywana jest w ramach kontroli funkcjonalnej przez pracowników urzędu w zakresie przypisywanych im obowiązków słuŜbowych i potwierdzona odpowiednimi dokumentami. Kontrola przeprowadzona jest zgodnie ze stanem wymaganym określonym odpowiednimi aktami prawnymi zewnętrznymi (ustawy, rozporządzenia) oraz wewnętrznymi (regulamin organizacyjny, instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych). Kontrola następna dokonywana jest przez inspektora ds. kontroli wewnętrznej. W § 13 uchwały uregulowano kontrolę gospodarowania mieniem – obejmuje sposób przyjmowania i przekazywania składników majątkowych, prawidłowość prowadzenia ewidencji składników majątku gminy, prawidłowość umorzenia środków trwałych oraz przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych. Kontrolę gospodarowania składnikami majątkowymi sprawują kierownicy poszczególnych referatów gminy . Nadzór w zakresie prawidłowego gospodarowania mieniem sprawuje sekretarz gminy oraz skarbnik poprzez badanie rzeczywistego stanu rzeczowych i pienięŜnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieŜą, zniszczeniem, uszkodzeniem i innymi szkodami. W § 14 zapisano, Ŝe w przypadku ujawnienia nieprawidłowości kontrolujący: − zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień, − odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami i zawiadamia o tym niezwłocznie kierownika jednostki, który podejmuje decyzję w tej sprawie. W załączniku nr 1 do uchwały określono „Procedury kontroli wewnętrznej jednostek organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek”. Unormowania zawarte w powyŜszej uchwale i w załączniku nr 1 do uchwały nie odpowiadają stanowi prawnemu w kontrolowanej jednostce, np. znajdują się tu odnośniki do organu, który juŜ w gminie nie funkcjonuje – Zarząd Gminy i Miasta (obecnie organem wykonawczym jest Burmistrz), ponadto szereg unormowań odnosi się do inspektora kontroli wewnętrznej, na tym stanowisku jest wakat (zgodnie załącznikiem nr 1 inspektor ds. kontroli np. sporządza roczne plany kontroli).
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ponadto, ogólne zasady wystawiania i kontroli dowodów księgowych zawarte zostały w instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku zatwierdzonej i wprowadzonej do uŜytku wewnętrznego zarządzeniem nr 111 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 31 grudnia 2003 roku. Uregulowano tu m.in. kwestie kontroli pod względem: − merytorycznym – ustalenie rzetelności danych w dowodach księgowych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych, wyraŜonych w dowodach oraz stwierdzeniu, Ŝe wystawione zostały przez właściwe jednostki. Dowody księgowe pod względem merytorycznym podpisują właściwi kierownicy referatów , dyrektorzy szkół lub inne osoby w ramach udzielonych przez Burmistrza upowaŜnień ; − formalno rachunkowym – ustalenie, Ŝe wystawione dowody księgowe wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, Ŝe ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Dowody księgowe pod względem formalno rachunkowym podpisuje księgowy. Kwestie dokumentowania zakupu towarów, materiałów i usług dokonywanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych uregulowano w § 14 instrukcji. Sprawdzanie wszystkich rachunków pod względem formalnym i rachunkowym przypisane zostało do zakresu zadań przyjętego przez – Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewę Manios, z wyjątkiem dokumentów finansowych dotyczących oświaty, które sprawdza podinspektor ds. księgowości – Stefania Bralczyk Umowy opiniuje radca prawny wpisując na kopii klauzulę, czy pod względem formalno prawnym została spisana właściwie lub nie. Opinię radca prawny podpisuje pod imienną pieczątką. Kontrasygnuje umowy Skarbnik, nie upowaŜniono innej osoby do kontrasygnowania umów. Kontrola finansowa w urz ędzie (starostwie) – na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące przestrzegania w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku procedur kontroli oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i związanych z nimi wydatków poniesionych w latach 2003 2004 m.in.: na wypłatę wynagrodzeń i pochodnych, dotacje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych, realizację inwestycji. Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych Kwestie procedury kontroli wewnętrznej jednostek organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek uregulowano w uchwale Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku w sprawie procedur kontroli wewnętrznej oraz w załączniku nr 1 do niniejszej uchwały.
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zgodnie z punktami 1 – 3 załącznika nr 1 do uchwały roczny plan kontroli, w którym uwzględnia się składane przez radnych, Zarząd Gminy , Sekretarza, Skarbnika oraz kierowników referatów Urzędu wnioski, sporządza inspektor ds. kontroli wewnętrznej. Roczny plan kontroli zatwierdzany jest przez Zarząd Gminy i Miasta w terminie do dnia 31 stycznia roku kalendarzowego, realizacja planu kontroli winna być przedstawiana Zarządowi Gminy i Miasta w okresach półrocznych. Kontrolującym przedłoŜono plany kontroli wewnętrznej bieŜącej i następnej oraz instytucjonalnej w zakresie gospodarowania środkami publicznymi w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku i jednostkach organizacyjnych gminy na rok 2003 i 2004. W wymienionych wyŜej planach ujęto następujące kontrole: 2003 rok Lp. Nazwa jednostki Przedmiot i zakres kontroli Termin kontroli 1. Zakład Gospodarki Komunalnej w Kontrola gospodarki finansowej I kwartał Szadku 2. Poszczególne stanowiska pracy w Pobieranie opłaty skarbowej od IV kwartał Urz ędzie Gminy i Miasta wydawanych za świadcze ń 3. Miejsko-Gminny O środek Pomocy Kontrola gospodarki finansowej IV kwartał Społecznej w Szadku 2004 rok Lp. Nazwa jednostki Przedmiot i zakres kontroli Termin kontroli 1. Poszczególne stanowiska pracy − Ewidencja druków ścisłego zarachowania II kwartał w Urz ędzie Gminy i Miasta (kwitariusze K-103, czeki gotówkowe),
− Wydawanie decyzji na wypłat ę dodatków
mieszkaniowych i ich zgodno ści z listami wypłat II kwartał 2. Miejsko-Gminny O środek Kontrola gospodarki finansowej III kwartał Pomocy Społecznej w Szadku 3. Miejsko-Gminny O środek Kontrola gospodarki finansowej IV kwartał Kultury w Szadku 4. Zakład Gospodarki Komunalnej Kontrola gospodarki finansowej III kwartał w Szadku 5. Miejska i Gminna Biblioteka Kontrola gospodarki finansowej IV kwartał Publiczna w Szadku Przedstawione wyŜej plany zatwierdził Burmistrz Gminy i Miasta Szadek – Stefania Sulińska na rok 2003 w dniu 8 stycznia 2003 roku, na 2004 rok w dniu 15 stycznia 2004 roku. W 2003 roku kontrole w M GOPS i w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku przeprowadziła Ewa Manios – Skarbnik Gminy i Miasta w Szadku, kontrolę w ZGK w Szadku przeprowadziły Ewa Manios – Skarbnik Gminy i Miasta w Szadku i GraŜyna Kuświk – księgowa d/s budŜetu Gminy i Miasta w Szadku. Kontrole przeprowadzono w terminach określonych w planie kontroli.
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W 2004 roku kontrole: − w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku, M GOPS w Szadku przeprowadziła Ewa Manios – Skarbnik Gminy i Miasta w Szadku, − w M GOK w Szadku przeprowadziły Ewa Manios – Skarbnik GiM w Szadku, Stefania Bralczyk – podinspektor GiM w Szadku, − w ZGK w Szadku przeprowadzili Ewa Manios – Skarbnik GiM w Szadku, Włodzimierz Wilgocki – Sekretarz GiM w Szadku, − M GBP w Szadku przeprowadzili Jolanta Michalska – podinspektor ds. oświaty i Marian Zabłocki –Przewodniczący RGiM w Szadku. Z przeprowadzonych kontroli zostały sporządzone protokoły. Treść protokołu nie zawiera wszystkich informacji wymaganych w załączniku nr 1 do uchwały Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku w sprawie procedur kontroli wewnętrznej, tj. w protokołach nie ujęto wzmianki o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeŜeń, co do ustaleń zawartych w protokole, a takŜe prawie i terminie złoŜenia wyjaśnień przez kierownika jednostki kontrolowanej. Z protokołów kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych wynika, Ŝe Ŝadnych uwag nie wniesiono, w czasie kontroli nieprawidłowości nie stwierdzono. Przeprowadzając opisane wyŜej kontrole nie przestrzegano procedury kontroli wewnętrznej uregulowanych w uchwale Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku w sprawie procedur kontroli wewnętrznej określonych w art.127 i art.28a ustawy o finansach publicznych. W protokołach nie dokonano opisu i realizacji obowiązujących wewnętrznych regulacji w zakresie kontroli wewnętrznej oraz danych świadczących o przeprowadzaniu wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do wymogów art. 127 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (Zarząd jednostki samorządu terytorialnego winien kontrolować przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). W protokołach sporządzanych z przeprowadzonych kontroli zawierano informację odnośnie wielkości wydatków jednostek organizacyjnych objętych kontrolą. Stosownie do wymogów art. 127 ust. 3 ustawy o finansach publicznych kontrola wydatków podległych jednostek organizacyjnych objęła, co najmniej 5% wydatków. Kserokopie uchwały Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku w sprawie procedur kontroli wewnętrznej wraz z załącznikiem nr 1 do uchwały, przykładowych protokołów z kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych stanowią załącznik nr 3 do protokołu kontroli.
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kontrola wykonywana przez Komisj ę Rewizyjn ą Uchwałą nr IV/28/03 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 stycznia 2003 roku uchwalono Statut Gminy i Miasta Szadek, w rozdziale VI Statutu, określono zasady i tryb działania komisji rewizyjnej. Rozdział VI Statutu podzielono na następujące punkty: − Organizacja komisji rewizyjnej, − Zasady kontroli, − Tryb kontroli, − Protokoły kontroli, − Plan pracy i sprawozdania komisji rewizyjnej, − Posiedzenia komisji rewizyjnej. W okresie objętym kontrolą funkcjonowała Komisja Rewizyjna powołana uchwałą nr 11/4/02 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 4 grudnia 2002 roku, ze zmianami wprowadzonymi uchwałami Rady: nr VII68/2003 z dnia 17 czerwca 2003 roku. Przewodniczącym Komisji jest Paweł Krasiński wybrany uchwałą nr XV/154/04 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 25 czerwca 2004 roku, poprzednio funkcję tą sprawował Krzysztof Mistrzak powołany uchwałą nr 11/4/02 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 4 grudnia 2002 roku. Rada Gminy i Miasta w Szadku nie podjęła uchwały odwołującej Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej – Krzysztofa Mistrzaka ze sprawowanej funkcji, co narusza § 46 ust. 1 Statutu, zgodnie za którym pracami komisji kieruje przewodniczący komisji powoływany i odwoływany przez radę w głosowaniu jawnym. W toku kontroli ustalono, Ŝe Przewodniczący Komisji Rewizyjnej – Krzysztof Mistrzak na obradach XIV sesji Rady Gminy i Miasta w Szadku w dniu 23 kwietnia 2004r. w punkcie porządku obrad „wolne wnioski” złoŜył na ręce Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku – Mariana Zabłockiego słowną rezygnację z funkcji Przewodniczący Komisji Rewizyjnej. Obecnie w skład Komisji, obok przewodniczącego Komisji Rewizyjnej, wchodzą następujące osoby: − Jerzy Swarzyński – z ca przewodniczącego Komisji, − Maciej Szymczak, − Krzysztof Mistrzak, − Stanisław Mąkosa, − Jadwiga Ziółkowska – wprowadzona do składu Komisji Rewizyjnej uchwałą nr VII68/2003 z dnia 17 czerwca 2003 roku. Łącznie Komisja Rewizyjna liczy 6 członków. Zgodnie z § 63 Statutu Komisja Rewizyjna przedkłada Radzie do zatwierdzenia plan pracy, który musi zawierać, co najmniej: − terminy odbywania posiedzeń,
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− terminy i wykaz jednostek, które zostaną poddane kontroli. Rada moŜe zatwierdzić jedynie część planu pracy Komisji Rewizyjnej, przystąpienie do wykonywania kontroli kompleksowych moŜe nastąpić po zatwierdzeniu planu pracy lub jego części. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe § 63 Statutu nie był przestrzegany. Kontrolującym przedłoŜono „Plan pracy Komisji Rewizyjnej Rady Gminy i Miasta w Szadku na 2003 rok” oraz „Plan pracy Komisji Rewizyjnej na 2004 rok”, który został zatwierdzony jedynie przez Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku, nie wpisano kto sporządził i przedłoŜył przedmiotowe plany pracy (czynności tych winien dokonać Przewodniczący Komisji Rewizyjnej). Plan pracy i kontroli Komisji Rewizyjnej na 2003 i 2004 rok nie został zatwierdzony uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku, nie wskazano w nim terminy odbywania posiedzeń oraz terminy kontroli jednostek, które zostaną poddane kontroli, co narusza § 63 Statutu. W latach 2003 2004 Komisja Rewizyjna nie przeprowadziła Ŝadnej kontroli jednostek podległych Gminie i Miastu Szadek, pomimo wymienienia przedmiotowych jednostek w tzw. planach pracy Komisji Rewizyjnej, jako przeznaczonych do kontroli. Zgodnie z § 64 ust.1 Statutu Komisja Rewizyjna składa Radzie – w terminie do dnia 31 marca kaŜdego roku – sprawozdanie ze swojej działalności w roku poprzednim. Komisja nie sporządzała sprawozdań ze swej działalności. Kserokopie planów pracy Komisji Rewizyjnej na 2003 i 2004 rok, odpowiednich stron Statutu Gminy i Miasta w Szadku, wyjaśnienie dotyczące nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie Komisji Rewizyjnej stanowią załącznik nr 4 do protokołu kontroli .
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kontrola kompleksowa przeprowadzona została w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku w 2001 roku od dnia 22 stycznia do dnia 19 marca przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi: Kazimierę Kortę, Ewę Kaczmarek, Romana Drozdowskiego. Ponadto w okresie od 16 do 30 stycznia 2002 roku została przeprowadzona kontrola doraźna sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi – Jerzego Turbińskiego i Jerzego Monetę. Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty W okresie objętym kontrolą zostały przeprowadzone następujące kontrole: 2003 rok − kontrola zadania kontraktu wojewódzkiego pn. „Budowa i organizacja Punktu Informacji Turystycznej”, przeprowadzona przez inspektorów wojewódzkich z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego,
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− kontrola archiwum zakładowego USC przeprowadzona przez p.o. Kierownika Oddziału w Sieradzu Archiwum Państwowego w Łodzi, − kontrola zadania realizowanego w ramach kontraktu wojewódzkiego pn. „Budowa i organizacja Punktu Informacji Turystycznej w Szadku” przeprowadzona przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, − kontrola prowadzenia i aktualizacji rejestrów wyborców przeprowadzona przez Głównego Specjalistę Krajowego Biura Wyborczego Delegatura w Sieradzu, 2004 rok − kontrola sprawdzająca w zakresie kontraktu wojewódzkiego na 2004r. – Budowa Gimnazjum Publicznego w Szadku przeprowadzona przez ŁUW w Łodzi.
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI . Wybór banku W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2003 2004 obsługę bankową budŜetu Miasta i Gminy Szadek prowadził Bank Spółdzielczy w Szadku. Bank do obsługi budŜetu Miasta i Gminy Szadek wskazany został uchwałą Rady Gminy i Miasta Szadek nr XXXIX/364/2002 z dnia 24 maja 2002 roku wyłonionego w postępowaniu o zamówienia publiczne w trybie zamówienia z wolnej ręki w dniu 23 maja 2002 roku. Zamówienie z wolnej ręki poprzedzone zostało przeprowadzeniem postępowania o zamówienie w trybie przetargu nieograniczonego uniewaŜnionym na podstawie art. 27b ust.1 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych. Umowa rachunku bankowego zawarta została w dniu 31 maja 2002 roku na czas określony od 01.06.2002 roku do 31.05.2005 roku. Obecnie obsługę bankową budŜetu Miasta i Gminy Szadek dalej prowadzi Bank Spółdzielczy w Szadku na mocy umowy zawartej w dniu 1 czerwca 2005 roku. Stosownie do zapisów art. 134 ustawy o finansach publicznych bank prowadzący obsługę finansową Gminy i Miasta Szadek wyłoniony został w drodze przetargu nieograniczonego przeprowadzonego w dniu 13 maja 2005 roku w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 z późn. zm.). Bank do obsługi budŜetu Miasta i Gminy Szadek wskazany został uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku nr XXVIII/261/2005 z dnia 31 maja 2005 roku na okres od 1 czerwca 2005 roku do 31 maja 2008 roku. W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego w dniu 31 maja 2005 roku zawarta została umowa bankowa pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Szadku, reprezentowanym przez: Prezesa Zarządu – Eugenię Stamirowską i Z cę Prezesa – Teresę Figińską, a Gminą i Miastem Szadek reprezentowaną przez Burmistrza Miasta i Gminy Szadek – Stefanię Sulińską przy kontrasygnacie Skarbnika – Ewy Manios.
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Umowa nie została sprawdzona pod względem formalno prawnym przez radcę prawnego. Według zapisów § 1 ww. umowy Bank zobowiązał się do prowadzenia bankowej obsługi budŜetu Gminy i Miasta Szadek w okresie od dnia 01.06.2005 roku do dnia 31.05.2008 roku, na rachunkach: − bieŜącym budŜetu, − Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, − sum depozytowych, − ewentualnie innych rachunkach w miarę zgłaszanych potrzeb. Zasady i wysokość pobierania przez Bank opłat i prowizji z tytułu wykonywania czynności przewidzianych ww. umową określono zgodnie ofertą przetargową złoŜoną przez Bank Spółdzielczy w Szadku. Rachunki bankowe Stan środków finansowych jednostki, zdeponowanych na rachunkach bankowych na koniec lat 2003 2004 przedstawia poniŜsze zestawienie:
Lp Rachunek bankowy Nr rachunku bankowego Stan na Stan na Konto 31.12.2003r. 31.12.2004r. 1 Rachunek bud Ŝetu 66926900040000064820000060 1.181.713,77 728.739,60 133 2 Rachunek bie Ŝą cy – 87926900040000064820000070 „0” „0” 130 Wydatki o światy 3 Rachunek wpływy 11926900040000064820000080 „0” „0’ 130 podatkowe 4 Środek specjalny 53926900040000064820000100 3.829,93 10.569,03 131 5 Zakładowy Fundusz 74926900040000064820000110 53.265,83 87.927,29 135 Świadcze ń Socjalnych 6 Gminny Fundusz 03926900040000064820000030 23.321,26 23.548,10 135 Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 7 Sumy depozytowe 24926900040000064820000040 56.513,09 16.879,33 139 8 Rachunek – Kasa 58926900040000054820000010 8.669,62 19.947,32 131 Zapomogowo- Po Ŝyczkowa 9 Rachunek bud Ŝetu- 19926900040000064820000130 „0” 169.317,00 133 subkonto wydatki niewygasaj ące
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych udostępnionych przez Urz ąd Gminy i Miasta w Szadku. Dane wykazane w ewidencji księgowej na koniec lat 2003 2004 zgodne są ze stanem kont potwierdzonym na koniec okresu sprawozdawczego przez wyciągi bankowe oraz ewidencją księgową.
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki. Na sfinansowanie wydatków nie znajduj ących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych) Kredyt W latach 2003 2004 Gmina i Miasto Szadek zaciągnęła 1 kredyt na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach. Uchwałą nr XV/166/2004 z dnia 25 czerwca 2004 roku Rada Gminy i Miasta Szadek zadecydowała o zaciągnięciu kredytu w kwocie 600.000 zł z przeznaczeniem na: − budowę Gimnazjum w Szadku Etap I – 100.000 zł, − budowę hali sportowej przy Gimnazjum w Szadku II etap – 500.000 zł. W § 2 uchwały zapisano, Ŝe kredyt zostanie spłacony w 10 ratach w latach 2005 2007 z dochodów własnych gminy z wpływów z podatku od nieruchomości dział 756, rozdz. 75615 § 0310. Według zapisów § 3 uchwały Burmistrz Gminy i Miasta w Szadku upowaŜniony został do podjęcia czynności formalno prawnych mających na celu wykonanie uchwały Rady o zaciągnięciu poŜyczki przez gminę. Umowa nr RG.342 24/1/04 zawarta została w dniu 9 lipca 2004 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Szadku a Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek – Stefanię Sulińką. W § 1 umowy zapisano, Ŝe bank udziela kredytu na potrzeby płatnicze zgodnie z warunkami przetargu określonymi w ogłoszeniu przetargowym z dnia 08.06.2004r. oraz w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przedmiotowej usługi na okres od 09.07.2004r. do 30.09.2007 roku. Bank postawił do dyspozycji Kredytobiorcy kredyt w wysokości 600.000 zł w następujących transzach i terminach: − I transza – 400.000 zł – w terminie 7 dni licząc od dnia podpisania umowy, − II transza – 200.000 zł – do dyspozycji po 01.09.2004 roku. Kredytobiorca zobowiązał się do spłaty kredytu w okresie od: I rata do dnia 30.06.2005r., X rata do dnia 30.09.2007r., kredyt płatny w 10 kwartalnych ratach. Stosownie do zapisów § 7 przedmiotowej umowy jako prawne zabezpieczenie spłaty kredytu ustalono weksel własny „in blanco”. Umowa podpisana została przez przedstawicieli obu stron przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy i Miasta – Ewy Manios. Ponadto na umowie znajduje się podpis radcy prawnego – Jacka Maroszka (brak klauzuli stwierdzającej zgodność z obowiązującymi przepisami, pod względem formalno prawnym, wymaganej zapisami rozdziału § 5 pkt 1 uchwały
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zarządu Gminy i Miasta Szadek z dnia 6 marca 2002 roku nr 177/2002 w sprawie procedur kontroli wewnętrznej). Na podstawie ewidencji księgowej konta 134 stwierdzono, Ŝe na dzień 31.12.2004 roku Miasto i Gmina Szadek pobrała kredyt w wysokości 588.108,95 zł. Postępowanie o zamówienie publiczne dla usługi pod nazwą „Udzielenie długoterminowego kredytu w kwocie 600.000 zł” Kontrolującym przedłoŜono specyfikację istotnych warunków zamówienia dotyczącą postępowania w trybie przetargu nieograniczonego dla usługi pod nazwą „Udzielenie długoterminowego kredytu w kwocie 600.000 zł”, zatwierdzoną przez Z cę Burmistrza Gminy i Miasta Szadek – Jana Antoszczyka w dniu 1 czerwca 2004 roku. Wartość zamówienia oszacowano poniŜej 60.000 EURO, wartość zamówienia ustalona została na kwotę 147.000 zł, co stanowi równowartość 36.296 EURO. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu 25 maja 2004r. na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do EURO (Dz.U. nr 40, poz. 356 z 2004r.), planowanej ilości dostawy, cen towarów na rynku, prognozowanych cen towarów na rynku przy załoŜeniu oprocentowania w stosunku rocznym 12%. Przetarg na „Udzielenie długoterminowego kredytu w kwocie 600.000 zł, w roku 2004 na finansowanie realizacji maksymalnie 2 inwestycji umieszczonych w planie inwestycyjnym na 2004 rok. Kredyt moŜe być przeznaczony na finansowanie następujących zadań: − Budowa Gimnazjum w Szadku I etap – kwota 100.000 zł, − Budowa hali sportowej przy Gimnazjum w Szadku II etap – kwota 500.000zł”. W opisie przedmiotu zamówienia określono, iŜ kwota kredytu moŜe być zmniejszona w trakcie realizacji umowy oraz moŜe ulec ograniczeniu liczba zadań, na które kredyt będzie wykorzystany, dopuszczono takŜe moŜliwość przeniesienia kwot kredytowych, pomiędzy poszczególnymi ww. zadaniami. Określono równieŜ okres kredytowania, karencję w spłacie kredytu, kwestie dotyczące spłaty odsetek, udostępnienia kredytu, prowizji bankowej, planowane terminy spłaty rat kredytu. Nie dopuszczono składania ofert częściowych i wariantowych. Wymagany termin realizacji umowy określono na 30 września 2007 roku. W specyfikacji zawarto: − opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, − informacje o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu,
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, wskazano osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami, − informacje, iŜ nie przewiduje się wadium oraz zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, − termin związania ofertą – 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert, − opis sposobu przygotowania oferty, − informacje dotyczące miejsca oraz terminu składania i otwarcia ofert: składanie – do dnia 24.06.2004r. do godz. 10.00, otwarcie dnia 24.06.2004r. godz. 10.00 w siedzibie Urzędu, sali nr 10 (USC) − opis obliczenia ceny oferty, − informację, Ŝe rozliczenia będą prowadzone w walucie polskiej, − kryteria wyboru: cena 100 pkt, zamawiający podał wzór matematyczny słuŜący do obliczenia przez członków komisji przetargowej ilości punktów przypadających na badaną ofertę, − informacje o formalnościach jakie powinny jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy, − pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia Załącznikami do specyfikacji są wzór oferty przetargowej, umowy oraz oświadczeń wymaganych w postępowaniu. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym wywieszono na tablicach ogłoszeń UGiM w Szadku oraz umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej www.szadek.bip.cc , od dnia 8 czerwca 2004r. do dnia przetargu. W terminie składania ofert wpłynęły następujące oferty: − Bank Spółdzielczy w Poddębicach – „cena oferty – 5,91% w stosunku rocznym”, − Bank Przemysłowy S.A. w Łodzi, Oddz. w Zduńskiej Woli – „cena oferty – 6,72% w stosunku rocznym”, − Bank Spółdzielczy w Szadku – „cena oferty – 5,69% w stosunku rocznym”. W dniu otwarcia ofert następujące osoby złoŜyły „oświadczenia członka Komisji Przetargowej/osoby występującej w imieniu Zamawiającego/biegłego (rzeczoznawcy)”: − Stefania Sulińska – Burmistrz, − Jan Antoszczyk – Z ca Burmistrza, − Zbigniew Augustyniak – Kierownik Referatu Gospodarczego, Architektury, Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Geodezji i Gospodarki Gruntami − Tomasz Filipowski – podinspektor w ww. Referacie.
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W danym postępowaniu nie była powołana komisja przetargowa, ww. osoby nie dokonywały indywidualnej oceny ofert. Według wyjaśnienia Kierownika Referatu Gospodarczego i Ochrony Środowiska – Zbigniewa Augustyniaka wymienione wyŜej osoby złoŜyły oświadczenia, poniewaŜ kierowano się zapisem art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych, iŜ osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (np. wypełnienie protokołu przetargowego, obecność przy otwarciu ofert, określenie wartości zamówienia) składają odpowiednie oświadczenia. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe wymagane warunki udziału w postępowaniu spełnili wszyscy wykonawcy. Zamawiający nie wykluczył i nie odrzucił Ŝadnej z ofert. NajwyŜszą liczbę punktów w jedynym kryterium cena (oprocentowanie) otrzymała oferta nr 3 złoŜona przez Bank Spółdzielczy w Szadku, uznana przez zamawiającego za najkorzystniejszą. Zamawiający sporządził protokół postępowania o udzielenie zamówienia nie przekraczającego wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wraz z załącznikami. Protokół z postępowania wraz z załącznikami sporządził Jan Antoszczyk – Z ca Burmistrza, protokół został zatwierdzony przez Burmistrza – Stefanię Sulińską. Ogłoszenie o wyniku postępowania wywieszone zostało na tablicy ogłoszeń UGiM w Szadku w dniu 25 czerwca 2004 roku, informacja o wyniku postępowania została przesłana do wszystkich wykonawców za pośrednictwem poczty w dniu 28 czerwca 2004 rok (z wyjątkiem Banku Spółdzielczego w Szadku – informacje dostarczono osobiście w dniu 1 lipca 2004r.). Umowa nr RG.342 24/1/04 zawarta została w dniu 9 lipca 2004 roku pomiędzy Bankiem Spółdzielczym w Szadku a Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek – Stefanię Sulińką. Bank Spółdzielczy w Szadku udzielił kredytu na potrzeby płatnicze zgodnie z warunkami określonymi w przedłoŜonej ofercie przetargowej. Kredyt oprocentowany został zgodnie z ofertą przetargową. Po Ŝyczki W latach 2003 2004 Gmina i Miasto Szadek zaciągnęła 2 poŜyczki na dofinansowanie zadań inwestycyjnych. 2003 rok Kontrolującym nie przedłoŜono uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku postanawiającej o zaciągnięciu poŜyczki z WFOŚiGW w Łodzi w kwocie 80.000 zł, z przeznaczeniem na termorenowację budynku Szkoły Podstawowej w Szadku. Brak uchwały RGiM w Szadku upowaŜniającej Burmistrza Gminy i Miasta w Szadku do podjęcia czynności formalno prawnych mających na celu zaciągnięcie poŜyczki przez gminę. Kontrolującym przedstawiono jedynie uchwałę nr VIII/74/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 28 sierpnia 2003 roku w sprawie zmian w budŜecie
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
na rok 2003 (zaciągnięcie poŜyczki z WFOŚiGW), którą zwiększono niedobór budŜetowy o kwotę 80.000 zł, dokonując zmian w budŜecie w następujących pozycjach: − § 952 przychody z zaciągniętych na rynku krajowym poŜyczek, − dział 801 Oświata i wychowanie, rozdz. 80101 – szkoły podstawowe. Kserokopia uchwały nr VIII/74/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 28 sierpnia 2003 roku w sprawie zmian w budŜecie na rok 2003 (zaciągnięcie poŜyczki z WFOŚiGW) oraz wyjaśnienie Sekretarza Gminy i Miasta – Włodzimierza Wilgockiego dotyczące braku uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku postanawiającej o zaciągnięciu poŜyczki z WFOŚiGW w Łodzi w kwocie 80.000 zł, z przeznaczeniem na termorenowację budynku Szkoły Podstawowej w Szadku stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli. W dniu 12 września 2003 roku zawarta została umowa poŜyczki nr 163/OA/P/2003 pomiędzy Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, a Gminą i Miastem Szadek, w imieniu którego działał Burmistrz – Stefania Sulińska, poŜyczka w kwocie 80.000 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania: „Termorenowacja budynku Szkoły Podstawowej w Szadku”. W § 2 umowy zapisano, Ŝe kwota poŜyczki będzie przekazywana sukcesywnie do dnia 30.11.2003r. zgodnie z postępem robót wykonanych na podstawie harmonogramu rzeczowo finansowego, na rachunek bankowy poŜyczkobiorcy. Strony ustaliły terminy spłat i wysokości kwot rat poŜyczki w okresie od dnia: I rata do 31.05.2004r., XX rata do dnia 28.02.2009r., poŜyczka płatna w 20 kwartalnych ratach po 4.000 zł kaŜda. Koszt całkowity zadania inwestycyjnego, na które przeznaczona jest poŜyczka zaplanowano na kwotę 198.959 zł, a okres realizacji zaplanowano w terminie do dnia 15 grudnia 2003 roku. Protokół odbioru robót poŜyczkobiorca winien przedstawić funduszowi do dnia 31 grudnia 2003 roku, a rozliczenie otrzymanej kwoty poŜyczki oraz kwoty udziału własnego do dnia 31 stycznia 2004 roku. Umowa podpisana została przez przedstawicieli obu stron przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy i Miasta – Ewy Manios. Brak na niej natomiast podpisu radcy prawnego, będącego dowodem sprawdzenia dokumentu pod względem formalno prawnym, wymaganego zapisami rozdziału § 5 pkt 1 uchwały Zarządu Gminy i Miasta Szadek z dnia 6 marca 2002 roku nr 177/2002 w sprawie procedur kontroli wewnętrznej). Środki finansowe w wysokości 80.000 zł przeznaczone zostały na termorenowację budynku Szkoły Podstawowej w Szadku. Na podstawie ewidencji księgowej konta 260 stwierdzono, Ŝe poŜyczka spłacana jest w wysokości i terminach wynikających z zawartych umów tj. kwartalne raty po 4.000 zł kaŜda (wg umowy I rata do dnia 31 maja 2004 roku, ostatnia XX rata do dnia 28 lutego 2009 roku).
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2004 rok Uchwałą nr XVII/190/2004 z dnia 10 września 2004 roku Rada Gminy i Miasta w Szadku zadecydowała o zaciągnięciu poŜyczki z WFOŚiGW w Łodzi w kwocie 150.000 zł, z przeznaczeniem na budowę złącza sieci wodociągowej Szadek – Przatów. Według zapisów § 3 uchwały Burmistrz Gminy i Miasta Szadek upowaŜniony został do podjęcia czynności formalno prawnych mających na celu wykonanie uchwały Rady o zaciągnięciu poŜyczki przez gminę. Uchwałą nr XVII/191/2004 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 10 września 2004 roku w sprawie zmian w budŜecie na rok 2004 (zaciągnięcie poŜyczki z WFOŚiGW w Łodzi), zwiększono niedobór budŜetowy o kwotę 150.000 zł, dokonując zmian w budŜecie w następujących pozycjach: − § 952 przychody z zaciągniętych na rynku krajowym poŜyczek, − dział 010 Rolnictwo i łowiectwo, rozdz. 01010 – infrastruktura wodociągowa i sanitacyjna wsi. Umowa nr 226/GW/P/2004 zawarta została w dniu 15 listopada 2004 roku pomiędzy Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi a Gminą i Miastem Szadek, w imieniu którego działał Burmistrz – Stefania Sulińka, poŜyczka w kwocie 150.000 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zadania: „Złącze sieci wodociągowej Szadek – Przatów” W § 2 umowy zapisano, Ŝe kwota poŜyczki będzie przekazywana sukcesywnie do dnia 31.12.2004r. zgodnie z protokołami odbioru oraz harmonogramem rzeczowo finansowym, na podstawie przedstawionych faktur na rachunek bankowy poŜyczkobiorcy. Strony ustaliły terminy spłat i wysokości kwot rat poŜyczki w okresie od dnia: I rata do 30.09.2005r., X rata do dnia 15.12.2007r, poŜyczka płatna w 10 kwartalnych ratach, pierwsze VI rat po 16.250 zł kaŜda, kolejne IV raty po 13.125 zł kaŜda. Koszt całkowity zadania inwestycyjnego, na które przeznaczona jest poŜyczka zaplanowano na kwotę 259.092 zł, a okres realizacji zaplanowano w terminie do dnia 30 listopada 2004 roku. Protokół odbioru robót poŜyczkobiorca winien przedstawić funduszowi do dnia 31 grudnia 2004 roku. Umowa podpisana została przez przedstawicieli obu stron przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy i Miasta – Ewy Manios. Ponadto na umowie znajduje się podpis radcy prawnego – Jacka Maroszka (brak klauzuli stwierdzającej zgodność z obowiązującymi przepisami, pod względem formalno prawnym, wymaganej zapisami rozdziału § 5 pkt 1 uchwały Zarządu Gminy i Miasta Szadek z dnia 6 marca 2002 roku nr 177/2002 w sprawie procedur kontroli wewnętrznej). Środki finansowe w wysokości 150.000 zł przeznaczone zostały na zadanie inwestycyjne pn. „Złącze sieci wodociągowej Szadek Przatów”, kontrolującym przedłoŜono protokoły odbioru robót, faktury (4 szt.) na łączną kwotę brutto 259.092 zł. Faktury zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, jest stosowna adnotacja inspektora nadzoru,
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za wykonanie zadania oraz zatwierdzenia do wypłaty przez Kierownika jednostki i Skarbnika. Wydatek zaklasyfikowano w dz. 010 rozdz. 01010 § 6050 Wydatki inwestycyjne jednostek budŜetowych. PoŜyczka w kwocie 150.000 zł zaewidencjonowana została na koncie 260, zgodnie z umową poŜyczka spłacana będzie od dnia 30 września 2005 roku.
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki: na spłat ę wcze śniej zaci ągni ętych zobowi ąza ń z tytułu emisji papierów warto ściowych oraz zaci ągni ętych po Ŝyczek i kredytów (art.48 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych), na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku niedoboru bud Ŝetu (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) W latach objętych kontrolą Gmina i Miasto Szadek nie zaciągało kredytów i poŜyczek, o których mowa w art.48 ust.1 pkt 1 i 3 ustawy o finansach publicznych (pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetu jednostki samorządu terytorialnego, spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów.
Udzielone gwarancje i por ęczenia. Wyemitowane papiery warto ściowe W latach 2003 2004 Gmina i Miasto Szadek nie emitowało papierów wartościowych, nie udzielało poręczeń i gwarancji..
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych W Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku nie jest prowadzone kontro 030. Gmina i Miasto Szadek nie posiada akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego i innych długoterminowych papierów wartościowych
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego na dzie ń 31 grudnia 2003 roku i na dzie ń 31 grudnia 2004 roku – art.114 ustawy o finansach publicznych W okresie objętym kontrolą wskaźnik zadłuŜenia określonego w art. 114 ustawy o finansach publicznych nie przekroczył 60%. Rok 2003 Stan zadłuŜenia na dzień 01.01.2003 r. 723.062,94 zł Stan zadłuŜenia na dzień 31.12.2003 r. 135.000,00 zł Spłata poŜyczek 166.250,00 zł Spłata odsetek 40.072,70 zł W roku 2003 zostały umorzone poŜyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej – 501.812,94 zł.
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W roku 2003 otrzymano poŜyczkę z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w kwocie 80.000,00 zł. Dochody wykonane 9.417.938,15 zł Łączna kwota spłaconych rat poŜyczek wraz z odsetkami 206.322,70 zł W roku 2003 spłata stanowiła 2.19 % dochodów wykonanych. Stan zadłuŜenia na dzień 31.12.2003 roku 135.000,00 zł, co stanowi 1,43% dochodów wykonanych. Rok 2004 Stan zadłuŜenia na dzień 01.01.2004 r. 135.000,00 zł Stan zadłuŜenia na dzień 31.12.2004 r. 806.108,95 zł Spłata poŜyczek 25.750,00 zł Spłata odsetek 16.854,63 zł W roku 2004 została umorzona poŜyczka z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 41.250,00 zł W roku 2004 otrzymano poŜyczkę z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w kwocie 150.000,00 zł W roku 2004 otrzymano kredyt bankowy w kwocie 588.108,95 zł Dochody wykonane 11.466.407,65 zł Łączna kwota spłaconych rat poŜyczek wraz z odsetkami 42.604,63 zł W roku 2004 spłata stanowiła 0,37 % dochodów wykonanych. Stan zadłuŜenia na dzień 31.12.2004 roku 806.108,95 zł, co stanowi 7,03% dochodów wykonanych. III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH . Stosownie do zapisów przyjętych w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn.zm.) jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości. W okresie objętym kontrolą obowiązywały: − zarządzenie nr 2/2002 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 18 marca 2002 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont, którym wprowadzono: zakładowy plan kont w Urzędzie Gminy i Miasta obsługiwanych przez
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
gminę jednostkach stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, zakładowy plan kont dla budŜetu Gminy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, dokumentacje przetwarzania danych przy uŜyciu komputera stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia,
− od dnia 1 stycznia 2004r. w kontrolowanej jednostce obowiązuje zarządzenie nr 110 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku, którym ustalono: dla Urzędu Gminy i Miasta w Szadku metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru stanowiące załącznik nr 1 do zarządzenia, Zakładowy Plan Kont stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia określający: a) plan kont dla budŜetu Gminy i Miasta, b) wykaz kont dla urzędu Gminy i Miasta, c) wykaz kont dla urzędu Gminy i Miasta – prowadzenie oświaty, d) plan kont dla ewidencji podatków i opłat, e) wykaz ksiąg analitycznych – ksiąg pomocniczych, f) zasady funkcjonowania kont. opis systemu przetwarzania danych przy uŜyciu komputera stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. W ww. załączniku nr 3 do zarządzenia znajduje się wykaz stosowanych programów komputerowych w Referacie Finansowym Urzędu Gminy i Miasta w Szadku, zgodnie z nim w Urzędzie funkcjonują następujące programy komputerowe: BudŜet – system księgowości budŜetowej T.Groszek Data rozpoczęcia eksploatacji – 01.01.1997 rok. Przeznaczenie: księgowość budŜetu gminy i miasta, urzędu gminy i miasta, oświaty oraz księgowość podatkowa. Plan dochodów i wydatków, ewidencja środków trwałych i wyposaŜenia, opłaty lokalne, obsługa kasy, wymiar i rozliczenia opłat za dzierŜawy i wieczyste uŜytkowanie gruntów, dodatki mieszkaniowe – ewidencja prowadzona ręcznie. BudŜet ST system wersji dla JST Data rozpoczęcia eksploatacji – 01.01.2000 rok. Przeznaczenie: sprawozdawczość budŜetowa. Płace – system kadrowo płacowy T.Groszek Data rozpoczęcia eksploatacji – 01.01.2001 rok. Przeznaczenie:
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wynagrodzenia pracowników urzędu i oświaty. Podatek – Adam Bryk Data rozpoczęcia eksploatacji – 01.01.1992 rok. Przeznaczenie: wymiar podatku leśnego, rolnego i od nieruchomości. Wymiar podatku od środków transportowych prowadzony jest ręcznie. Program Płatnik Data rozpoczęcia eksploatacji – 01.09.2002 rok. Przeznaczenie: sporządzanie deklaracji imiennych i zbiorczych pracowników podlegających ubezpieczeniu społecznemu – rozliczenia z ZUS. KaŜdy z tych programów zawiera w swoim systemie zasady prowadzenia danego obszaru, opis jego przeznaczenia, zasady zapewnienia właściwego stosowania tworzenia kopii baz danych. Ochrona danych przetwarzanych w systemach informatycznych. Dla zabezpieczenia przed dostępem do sprzętu komputerowego nieupowaŜnionych osób wszyscy pracownicy korzystają z niepowtarzalnych haseł. Podczas wprowadzania i zmian danych oprogramowanie dba o poprawność i wzajemną spójność posiadanych informacji. Szereg wartości posiada charakter słownikowy, zapisywany za pomocą odpowiednich kodów wybieranych przez operatora z odpowiedniej, podpowiadanej przez program listy – zabezpiecza to przed wpisywaniem wartości niepoprawionej prowadzącej do błędnego przetwarzania danych. Wprowadzenie niepoprawnej wartości jest natychmiast sygnalizowane stosownym komunikatem. Po wprowadzeniu lub zmianie danych jest moŜliwość ich wielokrotnej analizy przed dokonaniem ostatecznego zapisu do baz danych. Przyjęty unikalny sposób wewnętrznego przetwarzania danych ma za zadanie wewnętrznej spójności i integralności danych podczas ich przetwarzania. W przypadku wystąpień awarii np. zasilania, uszkodzenia nośników poszczególne systemy są wyposaŜone w specjalne procedury kontroli poprawności danych analizujące wzajemne powiązania poszczególnych informacji i dokonujące stosownych korekt. Dla pełnej ochrony zgromadzonych informacji system wyposaŜony jest w odpowiednie procedury umoŜliwiające stworzenie kopii kompletu wszystkich wykorzystywanych przez system zbiorów zarówno na dysku stałym jak i na dyskietkach i płytach CD. Równolegle z elektronicznym przetwarzaniem danych jest moŜliwość sporządzenia dokumentacji tej działalności w postaci wydruków danych zarówno syntetycznych jak i analitycznych. Wydruki sporządzane są w okresach miesięcznych. Osobny punkt w załączniku nr 3 zarządzenia poświęcony jest ewidencji dokumentów księgowych w systemie BudŜet.
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE . Zgodnie z wymogami art.13 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości prowadzone przez jednostkę księgi rachunkowe (m.in. dzienniki główna dla organu i dla jednostki, zestawienia obrotów i sald) oznaczone są trwale zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania. Są one wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego, daty ich sporządzenia oraz nazwy jednostki, której dotyczą. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz są sumowane na ostatniej stronie wydruku. W okresie objętym kontrolą jednostka sporządzała na koniec kaŜdego okresu sprawozdawczego (nie rzadziej niŜ na koniec miesiąca, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej), zgodnie z przepisami art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Treść ksiąg rachunkowych obejmujących zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych jest równieŜ przenoszona na koniec kaŜdego roku na inny komputerowy nośnik danych. Na koniec kaŜdego roku obrotowego w ramach ksiąg rachunkowych drukowany jest jedynie dziennik i księga główna. Ponadto, jednostka drukuje i przechowuje kwartalne zestawienia obrotów i sald zarówno kont księgi głównej, jak i kont ksiąg pomocniczych. W kontrolowanej jednostce nie ustalono zasad przenoszenia treści ksiąg rachunkowych na komputerowy nośnik danych. Konta ksiąg pomocniczych zawierające zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej prowadzone są m.in. w formie kart kontowych, ksiąg inwentarzowych, kart dochodów i wydatków według podziałek klasyfikacji budŜetowej oraz według dysponentów. Ustalenia dotyczące prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji finansowych i gospodarczych ujęte są we fragmentach dotyczących poszczególnych tematów (np. ewidencja majątku, wydatków inwestycyjnych, wynagrodzeń, dochodów podatkowych itp.).
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą W latach objętych kontrolą jednostka sporządzała sprawozdania na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz.U. nr 24, poz. 279 z późn. zm.). 2003 ROK W sprawozdaniu o dochodach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. (Rb 27S) wykazano: Plan po zmianach: 9.157.729 zł, kwota zgodna z planem po zmianach wykazanym w sprawozdaniu z wykonania budŜetu za 2003 r., Wykonanie od początku roku: 9.417.938 zł, kwota zgodna z kwotą zaewidencjonowaną na koncie 901 Dochody budŜetu,
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Saldo końcowe zaległości: 455.497 zł, Skutki obniŜenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy: 603.563 zł Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych): 56.440 zł W sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb PDP za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r., w skutkach obniŜenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy oraz w skutkach udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych) wykazano kwoty zgodne z kwotami zamieszczonymi w sprawozdaniu Rb 27S. W zakresie dochodów z podatków lokalnych i z tytułu mienia ustalono, Ŝe: • kwota wykazana w kolumnie 8 (dochody otrzymane – 9.388.280 zł), w niŜej wymienionych działach nie jest równa kwocie wymienionej w kolumnie 7 – dochody wykonane (wpływy minus zwroty – 9.417.938 zł): w dziale 756 – dochody otrzymane – 2.351.717 zł, dochody wykonane – 2.349.358 zł w dziale 758 dochody otrzymane – 5.309.720 zł, dochody wykonane – 5.282.421 zł. Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej w kolumnie "Dochody otrzymane" wykazuje się kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)". W sprawozdaniu o dochodach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 r. (Rb 27S) wykazano: Plan po zmianach: 8.965.232 zł, kwota zgodna z planem po zmianach wykazanym w sprawozdaniu z wykonania budŜetu za I półrocze 2003r., Wykonanie od początku roku: 4.972.997 zł. kwota zgodna z kwotą zaewidencjonowaną na koncie 901 Dochody budŜetu, Saldo końcowe zaległości: 417.463 zł, Skutki obniŜenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy: 297.424 zł Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych): 4.169 zł W sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb PDP za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 r., w
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
skutkach obniŜenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy oraz w skutkach udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych) wykazano kwoty zgodne z kwotami zamieszczonymi w sprawozdaniu RB 27S. W zakresie dochodów z podatków lokalnych i z tytułu mienia ustalono, Ŝe: • kwota wykazana w kolumnie 8 (dochody otrzymane – 4.758.513 zł), w niŜej wymienionych działach nie jest równa kwocie wymienionej w kolumnie 7 – dochody wykonane (wpływy minus zwroty – 4.972.997 zł): w dziale 756 – dochody otrzymane – 1.121.164 zł, dochody wykonane – 1.072.932 zł w dziale 758 dochody otrzymane – 2.803.343 zł, dochody wykonane – 3.066.059 zł. Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej w kolumnie "Dochody otrzymane" wykazuje się kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)". W sprawozdaniu o wydatkach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. (Rb 28S) wykazano: Plan po zmianach: 9.359.003 zł, kwota zgodna z planem po zmianach wykazanym w sprawozdaniu z wykonania budŜetu za 2003 r., Wykonanie od początku roku: 8.689.800 zł, kwota zgodna z kwotą zaewidencjonowaną na koncie 902 Wydatki budŜetu. Ze sprawozdania wynika, Ŝe jednostka nie posiadała wydatków, które nie wygasły z upływem roku budŜetowego, w ewidencji na koncie 904 nie wykazano Ŝadnych kwot. W sprawozdaniu Rb NDS o nadwyŜce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 wykazano: A. Dochody (wykonanie): 9.417.938 zł kwota zgodna z danymi ze sprawozdania o dochodach budŜetowych. B. Wydatki (wykonanie): 8.689.800 zł kwota ta zgadza się z danymi ze sprawozdania o wydatkach budŜetowych. C. Wynik (A B) nadwyŜka: 728.138 zł. D1. Przychody (wykonanie) ogółem – 467.524 zł z tego: − kredyty i poŜyczki 80.000 zł (w ewidencji konto Ma 134 wykazało saldo 0zł, natomiast konto 260 wykazało saldo Ma w kwocie 135.000 zł, w tym poŜyczka z lat ubiegłych 55.000 zł), − inne źródła – 387.524 zł (w tym środki na pokrycie deficytu – 201.274 zł). Przedmiotową kwotę wpisano do sprawozdania po dokonaniu następujących obliczeń kwot wynikających z ewidencji księgowej:
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Salda na dzień 01.01.2003r.: Saldo Wn konta 133 – 570.136,66 zł plus saldo Wn konta 224 – 80.755,71 zł minus saldo Ma konta 224 – 263.368,50 zł = 387.523,87 zł D2. Rozchody (wykonanie) ogółem 166.250zł, na przedmiotową kwotę w całości złoŜyły się spłaty kredytów i poŜyczek – kwota zgodna z ewidencją. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS są zgodne z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej. 2004 ROK W sprawozdaniu o dochodach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. (Rb 27S) wykazano: Plan po zmianach: 11.417.701 zł, kwota ta zgodna jest z planem po zmianach wykazanym w sprawozdaniu z wykonania budŜetu za 2003r., Wykonanie od początku roku: 11.466.408 zł, kwota zgodna z kwotą zaewidencjonowaną na koncie 901 Dochody budŜetu, Saldo końcowe zaległości: 420.730 zł, Skutki obniŜenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy: 446.679 zł Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych): 94.620 zł. W sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb PDP za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r., w skutkach obniŜenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy oraz w skutkach udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych) wykazano kwoty zgodne z kwotami zamieszczonymi w sprawozdaniu RB 27S. Ponadto ustalono, Ŝe podobnie jak w 2003 roku równieŜ w 2004 roku kwota wykazana w kolumnie 8 sprawozdania Rb 27S (dochody otrzymane – 11.478.448 zł), nie jest równa kwocie wymienionej w kolumnie 7 – dochody wykonane (wpływy minus zwroty – 11.466.408 zł), róŜnica występuje w niŜej wymienionych działach: − w dziale 020 – dochody otrzymane – 3.713 zł, dochody wykonane – 3.854 zł − w dziale 756 – dochody otrzymane – 2.919.419 zł, dochody wykonane – 2.956.024 zł − w dziale 758 dochody otrzymane – 5.613.656 zł, dochody wykonane – 5.564.870 zł.
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej w kolumnie "Dochody otrzymane" wykazuje się kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)". W sprawozdaniu o dochodach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2004 r. (Rb 27S) wykazano: Plan po zmianach: 10.759.418 zł, kwota zgodna z planem po zmianach wykazanym w sprawozdaniu z wykonania budŜetu za I półrocze 2004r., Wykonanie od początku roku: 5.551.712 zł, kwota zgodna z kwotą zaewidencjonowaną na koncie 901 Dochody budŜetu, Saldo końcowe zaległości: 397.990 zł, Skutki obniŜenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy: 219.120 zł Skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych): 95.292 zł W sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb PDP za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2003 r., w skutkach obniŜenia górnych stawek podatków obliczonych za okres sprawozdawczy oraz w skutkach udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień, zaniechania poboru obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych) wykazano kwoty zgodne z kwotami zamieszczonymi w sprawozdaniu RB 27S. W zakresie dochodów z podatków lokalnych i z tytułu mienia ustalono, Ŝe: • kwota wykazana w kolumnie 8 (dochody otrzymane – 5.344.987 zł), w niŜej wymienionych działach nie jest równa kwocie wymienionej w kolumnie 7 – dochody wykonane (wpływy minus zwroty – 5.551.712 zł): w dziale 756 – dochody otrzymane – 1.422.845 zł, dochody wykonane – 1.393.705 zł w dziale 758 dochody otrzymane – 2.972.867 zł, dochody wykonane – 3.208.284 zł, w dziale 801 dochody otrzymane – 343.771 zł, dochody wykonane – 344.219 zł. Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budŜetowej w kolumnie "Dochody otrzymane" wykazuje się kwoty równe dochodom wykazanym w kolumnie "Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)".
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W sprawozdaniu o wydatkach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. (Rb 28S) wykazano: Plan po zmianach: 13.171.363 zł, kwota zgodna z planem po zmianach wykazanym w sprawozdaniu z wykonania budŜetu za 2003 r., Wykonanie od początku roku: 12.643.810 zł, kwota zgodna z kwotą zaewidencjonowaną na koncie 902 Wydatki budŜetu. Ze sprawozdania wynika, Ŝe jednostka posiadała wydatki, które nie wygasły z upływem roku budŜetowego w kwocie 169.317 zł (dz. 710 – 25.547 zł, dz. 801 – 117.600 zł, dz. 900 – 26.170 zł). Kwota wydatków niewygasających została w ewidencji ujęta na dzień 31.12.2004 r. na koncie 904 – strona Ma. W sprawozdaniu Rb NDS o nadwyŜce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 wykazano: A. Dochody (wykonanie): 11.466.408 zł kwota zgodna z danymi ze sprawozdania o dochodach budŜetowych. B. Wydatki (wykonanie): 12.643.810 zł kwota ta zgadza się z danymi ze sprawozdania o wydatkach budŜetowych. C. Wynik (A B) strata: 1.177.402 zł. D1. Przychody (wykonanie) ogółem – 1.767.521 zł z tego: − kredyty i poŜyczki 738.109 zł (w ewidencji konto Ma 134 wykazało obroty w ciągu roku 588.108,95 zł, natomiast konto Ma 260 wykazało obroty w ciągu roku w kwocie 218.000 zł), − inne źródła – 1.029.412 zł (w tym środki na pokrycie deficytu – 1.029.412 zł). Przedmiotową kwotę wpisano do sprawozdania po dokonaniu następujących obliczeń kwot wynikających z ewidencji księgowej: Salda na dzień 01.01.2004r.: Saldo Wn konta 133 – 1.181.713,77 zł plus saldo Wn konta 224 – 83.297,42 zł minus saldo Ma konta 224 – 182,32 zł minus saldo Ma konta 909 – 235.417 zł = 1.029.412 zł D2. Rozchody (wykonanie) ogółem 25.750 zł, na przedmiotową kwotę w całości złoŜyły się spłaty kredytów i poŜyczek – kwota zgodna z ewidencją. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb – NDS są zgodne z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej. Bilans z wykonania budŜetu Gminy i Miasta za 2003 rok Kontroli poddano bilans z wykonania budŜetu za 2003 rok stwierdzając, Ŝe na wykazane w bilansie pozycje złoŜyły się salda następujących kont bilansowych: AKTYWA – suma aktywów 1.265.011 zł Środki pienięŜne 1.181.714 zł
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
133 Rachunek bieŜący budŜetu Wn 1.181.713,77 zł NaleŜności od budŜetów – 83.297 zł 224 Rozrachunki budŜetu Wn 83.115,10 zł Ma 0 zł W bilansie wykazano kwotę zawyŜoną o 181,90 zł w stosunku do salda Wn konta 224. PASYWA Zobowiązania długoterminowe – 135.000 zł 260 Zobowiązania finansowe Ma 135.000 zł Pozostałe zobowiązania – 182 zł 224 Rozrachunki budŜetu Ma 0 zł Wn 83.115,10 zł Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewy Manios na koncie 224 w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych wystąpiło saldo po stronie Wn 83.115,10 zł, natomiast w bilansie z wykonania budŜetu wykazano dwa salda konta 224 tj. Wn 83.297,00 zł jako naleŜności wobec budŜetu oraz Ma 182 zł jako zobowiązania z tytułu rozliczenia z Urzędem Skarbowym Aktywa netto budŜetu 894.412 zł, w tym: NadwyŜka budŜetu – 728.138 zł 961 NadwyŜka budŜetu Ma 728.138 zł Wynik na operacjach niekasowych (+, ) – 501.813 zł obroty konta 962 "Wynik na pozostałych operacjach" – 501.812,94 zł Skumulowana nadwyŜ. lub niedobór na zasob. budŜetu – ( )335.539 zł Zgodnie z ewidencją księgową na koncie 960 Skumulowana nadwyŜka budŜetu wykazano saldo po stronie Ma w kwocie 166.273,87 zł (na koniec 2003r. występuje niespójność z pozycjami bilansu a saldem kont 960 i 962 wykazanych w zestawieniu obrotów i sald kont syntetycznych z uwagi na dokonanie na koniec 2003r. przeksięgowania konta 962 na konto 960 zgodnie z opisem zasad funkcjonowania konta 960 – Skumulowana nadwyŜka lub niedobór na zasobach budŜetu). Inne pasywa 235.417 zł 909 Rozliczenia międzyokresowe Ma 235.417 zł Zapisy dokonane w ewidencji księgowej zgodne są z danymi liczbowymi wykazanymi w sprawozdaniu bilansowym z wykonania budŜetu Gminy i Miasta Szadek sporządzonym na dzień 31.12.2003 roku.
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie sprawozdania Rb Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonego na dzień 31.12.2003 r. dla jednostki samorządu terytorialnego stwierdzono, Ŝe kwota zadłuŜenia wyniosła ogółem 135.000 zł, w całości przedmiotowa kwota dotyczyła poŜyczki długoterminowej. W sprawozdaniu nie wykazano wymagalnych zobowiązań. Dane wykazane w sprawozdaniu zgodne są z ewidencją kont 134 i 260 oraz sprawozdaniami Rb Z sporządzonymi przez jednostki organizacyjne gminy. Bilans z wykonania budŜetu Miasta za 2004 rok Kontroli poddano bilans z wykonania budŜetu za 2004 rok stwierdzając, Ŝe na wykazane w bilansie pozycje złoŜyły się salda następujących kont bilansowych: AKTYWA – suma aktywów 1.017.889 zł Środki pienięŜne 898.169 zł 133 Rachunek bieŜący budŜetu Wn 898.028,10 zł 140 Inne środki pienięŜne Wn 141,13 zł NaleŜności i rozliczenia – 119.720 zł 224 Rozrachunki budŜetu Wn 119.649,99 zł (NaleŜności od budŜetów) 222 Rozliczenie dochodów budŜetowych – Wn 69,40 zł PASYWA Zobowiązania długoterminowe – 806.109 zł 134 Kredyty bankowe Ma 588.108,95 zł 260 Zobowiązania finansowe Ma 218.000,00 zł Aktywa netto budŜetu ( ) 72.423 zł, w tym: Niedobór budŜetu – 1.177.402 zł 961 Niedobór budŜetu Wn 1.177.402 zł Rezerwa na niewygasające wydatki – 169.317 zł 904 Niewygasające wydatki Ma 169.317,00 zł Wynik na operacjach niekasowych (+, ) – 41.250 zł 962 Wynik na pozostałych operacjach – Ma 41.250 zł Skumulowana nadwyŜ. lub niedobór na zasob. budŜetu (+, ) – 894.412 zł 960 Skumulowany nadwyŜka budŜetu Ma 894.411,87 zł Inne pasywa 284.203 zł 909 Rozliczenia międzyokresowe Ma 284.203,00 zł
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zapisy dokonane w ewidencji księgowej zgodne są z danymi liczbowymi wykazanymi w sprawozdaniu bilansowym z wykonania budŜetu Gminy i Miasta Szadek sporządzonym na dzień 31.12.2004 roku. Na podstawie sprawozdania Rb Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonego na dzień 31.12.2004 r. dla jednostki samorządu terytorialnego stwierdzono, Ŝe kwota zadłuŜenia wyniosła ogółem 809.109 zł, i składają się na nią: kredyty długoterminowe – 588.108,95 zł; poŜyczki – 218.000 zł; Dane wykazane w sprawozdaniu zgodne są z ewidencją kont 134 i 260 oraz sprawozdaniami Rb Z sporządzonymi przez jednostki organizacyjne gminy na koniec 2004 roku. W sprawozdaniu nie wykazano wymagalnych zobowiązań. Bilans Urzędu jako jednostki za 2003 rok Według sprawozdania „Bilans jednostki budŜetowej, zakładu budŜetowego, gospodarstwa pomocniczego jednostki budŜetowej” sporządzonego dla Urzędu jako jednostki na dzień 31.12.2003 roku na stan aktywów w kwocie 4.920.499,09 zł składały się: rzeczowe aktywa trwałe 4.646.635,98zł; w tym: środki trwałe – 2.525.006,48 zł (saldo Wn konta 011 4.083.795,21zł minus saldo Ma konta 071 – 1.558.788,73 zł), w tym: grunty – 1.106.816 zł, budynki, lokale i obiekty inŜynierii lądowej i wodnej – 1.365.604,39 zł, urządzenia techniczne i maszyny – 34.713,68 zł, inne środki trwałe – 17.872,41 zł, inwestycje rozpoczęte (środki trwałe w budowie) 2.121.629,50 zł (saldo Wn konta 080) materiały 9.544,26 zł (saldo Wn konta 310); pozostałe naleŜności krótkoterminowe 131.218,67 zł; (saldo Wn konta 221 w kwocie 13.953,67 zł + saldo Wn konta 234 w kwocie 117.265 zł) środki pienięŜne na rachunkach bankowych 133.100,18 zł (saldo Wn konta konta 135 w kwocie 76.587,09 zł + saldo Wn konta 139 w kwocie 56.513,09 zł). Natomiast pasywa przedstawiały się następująco: fundusz jednostki 6.811.095,87zł (saldo Ma konta 800);
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wynik finansowy netto strata 2.226.836,11 zł (saldo Wn konta 860); zobowiązania krótkoterminowe 142.387,24 zł, w tym: zobowiązania z tytułu dostaw i usług – 2.210,59 zł (saldo Ma konta 201), zobowiązania z tytułu ubezp. społ. – 13.239,69 zł (saldo Ma konta 229), zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – 68.089,65 zł (saldo Ma konta 231), pozostałe zobowiązania – 2.334,22 zł (saldo Ma konta 221), sumy obce – 56.513,09 zł (saldo Ma konta 240), fundusze specjalne 193.852,09 zł, w tym: ZFŚS – 170.530,83 zł (saldo Ma konta 851), inne fundusze – 23.321,26 zł (saldo Ma konta 853). W bilansie nie wykazano wartości niematerialnych i prawnych, poniewaŜ zgodnie z załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 110 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku wartości ewidencjonowane na koncie 020 umarza się jednorazowo i w całości zalicza w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji (pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania). Salda Wn konta 020 nie wykazano w bilansie w informacjach uzupełniających w pkt 1 „Umorzenia wartości niematerialnych i prawnych”. Stan konta Ma 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kwota 1.558.788,73 zł w całości została wykazana w bilansie w informacjach uzupełniających pkt 3 „Umorzenia środków trwałych” W oparciu o zestawienie obrotów i sald w okresie styczeń – grudzień 2003 roku sporządzone dla jednostki stwierdzono, Ŝe zapisy dokonane w ewidencji księgowej, zgodne są z danymi liczbowymi wykazanymi w ww. sprawozdaniu bilansowym jednostki budŜetowej sporządzonym na dzień 31.12.2003 roku. Bilans Urzędu jako jednostki za 2004 rok Według sprawozdania „Bilans jednostki budŜetowej, zakładu budŜetowego, gospodarstwa pomocniczego jednostki budŜetowej” sporządzonego dla Urzędu jako jednostki na dzień 31.12.2004 roku na stan aktywów w kwocie 8.527.122,87 zł składały się: wartości niematerialne i prawne 0 zł; rzeczowe aktywa trwałe 8.251.810,47 zł; w tym: środki trwałe – 2.417.747,34 zł
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(saldo Wn konta 011 4.066.718,66 zł minus saldo Ma konta 071 – 1.648.971,32 zł), w tym: grunty – 1.099.516,00 zł, budynki, lokale i obiekty inŜynierii lądowej i wodnej – 1.276.257,76 zł, urządzenia techniczne i maszyny – 22.829,26 zł, inne środki trwałe – 19.144,32 zł, inwestycje rozpoczęte (środki trwałe w budowie) – 5.834.063 zł (saldo Wn konta 080) materiały 12.720,78 zł (saldo Wn konta 310); naleŜności krótkoterminowe 134.236,90 zł (persaldo Wn konta 221 w kwocie 21.384 zł + saldo Wn konta 234 w kwocie 117.265 zł); środki pienięŜne 128.354,72 zł (saldo Wn konta konta 135 w kwocie 111.475,39 zł + saldo Wn konta 139 w kwocie 16.879,33 zł). Natomiast pasywa przedstawiały się następująco: fundusz jednostki 10.286.569,29 zł (saldo Ma konta 800); wynik finansowy netto strata 2.061.529,79 zł (saldo Wn konta 860); zobowiązania krótkoterminowe 77.755,98 zł zobowiązania z tytułu dostaw i usług – 895,34 zł (saldo Ma konta 201), zobowiązania z tytułu ubezp. społ. – 9.863,23 zł (saldo Ma konta 229), zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – 50.118,08 zł (saldo Ma konta 231), pozostałe zobowiązania – 0 zł (saldo Ma konta 221, wyciągnięto persaldo opisane wyŜej ), sumy obce – 16.879,33 zł (saldo Ma konta 240), fundusze specjalne 224.327,39 zł, w tym: ZFŚS – 200.779,29 zł (saldo Ma konta 851), inne fundusze – 23.548,10 zł (saldo Ma konta 853). W bilansie kwotę wartości niematerialnych i prawnych saldo Wn w kwocie 22.727,60 zł konta 020 wykazano, w informacjach uzupełniających pkt 1 „Umorzenia wartości niematerialnych i prawnych”. W bilansie sporządzonym za 2004r. wyciągnięto persaldo konta 221 zamiast nanieść salda konta w bilansie: strona Wn – pozostałe naleŜności i strona Ma – pozostałe zobowiązania.
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Saldo konta Ma 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kwota 1.648.971,32 zł w całości została wykazana w bilansie w informacjach uzupełniających pkt 3 „Umorzenia środków trwałych” Kserokopie sprawozdań o dochodach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego Rb 27S, bilansów z wykonania budŜetu za 2003r. i 2004r., bilansów Urzędu jako jednostki samorządu terytorialnego za 2003r. i 2004r. wraz z zestawieniem obrotów i sald za lata 2003 2004, wyjaśnienie Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewy Manios dotyczące kwestii związanych z wykazywaniem kwot ujętych w ewidencji w sprawozdaniach stanowią załącznik nr 6 do protokołu kontroli. IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń Ze sprawozdań o stanie zobowiązań sporządzonych przez Urząd Gminy i Miasta w Szadku na dzień 31.12.2004 r. wynika, Ŝe zobowiązania wymagalne nie występowały. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe wg stanu na dzień 31.12.2004 r. konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami wykazywało saldo Ma 895,34 zł – dotyczyło faktury za energię elektryczną. Zobowiązanie to zostało ujęte w bilansie po stronie pasywów w pozycji I pkt 1.1 „Zobowiązanie z tytułu dostaw i usług”. Zobowiązanie wobec zakładu energetycznego uregulowano 13.01.2005 r.(WB nr 9). Ewidencja analityczna konta 201 jest zgodna z ewidencją syntetyczną.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe konto 225 na dzień 31.12.2004 r. nie wykazywało salda. Podatek od wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2004 r. w wysokości 10.137.83 zł odprowadzono w dniu 31.12.2004 r. Saldo naleŜności wobec budŜetu nie występowało. Na podstawie ewidencji księgowej (kart kontowych i zestawień obrotów i sald) stwierdzono, Ŝe stan zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych wg konta 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 31.12.2004 r. wyniósł po stronie Ma 9.863,23 zł. Zobowiązanie dotyczyło naliczenia składek ZUS od dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2004 r. Składki odprowadzono w dniu 1.04.2005 r.(WB nr 64). Zobowiązanie wykazano w bilansie za rok 2004 po stronie pasywów w pozycji I pkt 1.3. „Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych”.
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI Na podstawie ewidencji księgowej (kart kontowych i zestawień obrotów i sald) stwierdzono, Ŝe stan zobowiązań konta 240 (strona Ma) – Pozostałe rozrachunki na dzień 31.12.2004 r. wyniósł 16.879,33 zł i w całości dotyczył depozytów i wadiów. Ewidencja analityczna konta 240 jest zgodna z ewidencją syntetyczną. Konto 240 po stronie Wn nie wykazywało salda. Kwota 16.879,33 zł została ujęta w bilansie za 2004 r. po stronie pasywów w pozycji I pkt 1.6 „Sumy obce (depozytowe, zabezpieczenie wykonania umów)”. V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku obowiązywała Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej wprowadzona zarządzeniem nr 10/2002 z dnia 5 grudnia 2002 roku. Kasa Urzędu Gminy i Miasta mieści się w odrębnym pomieszczeniu na parterze budynku. Wejście do kasy poprzez pokój księgowości oświaty. Okna w pomieszczeniu kasy zabezpieczono kratą, w pomieszczeniu znajduje się instalacja alarmowa. Obsługa interesantów odbywa się poprzez okienko kasy. Gotówka i czeki po zakończeniu pracy przechowywane są z kasetką w kasie pancernej mieszczącej się w pokoju nr 13 na I piętrze. Funkcje kasjera pełni p. Maria RóŜycka – podinspektor w Referacie Finansowym, w aktach osobowych kasjera znajduje się oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne wartości znajdujące się w kasie. Zastępstwo powierzono p. Teresie Świniarskiej – podinspektorowi ds. księgowości budŜetowej, w aktach osobowych znajduje się oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę i inne wartości znajdujące się w kasie. Przekazanie kasy osobie zastępującej odbywa się w obecności Skarbnika Gminy i Miasta – Ewy Manios, na podstawie protokołów przyjęcia – przekazania kasy. W roku 2005r. przekazanie kasy miało miejsce w dniu 14 marca 2005 roku, w latach poprzednich przekazanie kasy następowało 6 razy – 2004r., 8 razy – 2003r., protokolarne przekazanie kasy miało miejsce w przypadku urlopu kasjera. Inwentaryzacja kasy przeprowadzana jest na koniec kaŜdego roku kalendarzowego. Kontrolę kasy Urzędu Gminy i Miasta przeprowadzono w dniu 4 sierpnia 2005 roku. Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli, kontrola kasy nie wykazała nieprawidłowości.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH Kontroli poddano wypłatę i rozliczenie zaliczek w 2004 roku. Kwestie dotyczące zaliczek uregulowano w § 13 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Gminy i
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Miasta w Szadku wprowadzonej zarządzeniem nr 111 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 31 grudnia 2003 roku. Zgodnie z Instrukcją w jednostce mogą wystąpić zaliczki gotówkowe: − stałe – zatwierdzane są przez kierownika jednostki dla pracowników zatrudnionych na stałe, rozliczane w terminach zatwierdzonych corocznie, − jednorazowe – wypłacane pracownikom zatrudnionym w stałym stosunku pracy, na umowę zlecenie. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróŜy słuŜbowej, zakup materiałów, sprzętu i usług. Zaliczki na delegacje słuŜbową podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni od daty zakończenia podróŜy słuŜbowej. Pozostałe zaliczki jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez kierownika jednostki i księgowego wniosku o zaliczkę, przy czym naleŜy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma słuŜyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki moŜe wyrazić zgodę na dłuŜszy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwoleń kierownika jednostki pracownikom zatrudnionym w jednostce moŜe być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzeń, jednak nie wyŜsza niŜ wynagrodzenie przysługujące pracownikowi za przepracowany okres w danym miesiącu, pomniejszona o składki na ubezpieczenie społeczne, zaliczkę na poczet podatku dochodowego naleŜną od tego wynagrodzenia oraz potrącenia składek, na które pracownik wyraził zgodę. Pobrana na poczet wynagrodzeń zaliczka podlega rozliczeniu przy wypłacie najbliŜszych wynagrodzeń. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki. W toku kontroli ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą nie były wypłacane z kasy Urzędu zaliczki stałe. Pobór i rozliczenie zaliczki (ewentualnie zwrot) ewidencjonowane są na koncie 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. W 2004r. następujące osoby pobrały i rozliczyły zaliczki: Ewa Wydrzyńska – podinspektor ds. obsługi Rady Gminy i Miasta w Szadku: − styczeń – 880 zł, − luty – 1900 zł, − marzec – 6.540 zł, − kwiecień – 3.740 zl, − maj – 1.040 zł, − czerwiec – 1.680 zł, − wrzesień – 3.820 zl, − październik – 4.860 zł, − listopad – 4.220 zł,
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− grudzień 7.940 zł, Stanisław Swarzyński – kierowca OSP Szadek − czerwiec – 500 zł, Anna Szczawińska – podinspektor ds. ewidencji ludności − czerwiec – 1.900 zł, Zbigniew Augustyniak – kierownik Referatu Gospodarczego − maj – 2.500 zł Mirosława Barton – nauczyciel SP w Prusinowicach − kwiecień/maj – 300 zł, wyplata zaliczki 30.04., rozliczenie zaliczki 10 maja, Leonard Węglewski – kierowca OSP Krokocice − lipiec – 838,06 zł, Teresa Lipińska – kierownik USC − lipiec – 838,06 zł, − sierpień – 1.900 zł Szczegółowej kontroli poddano wybrane zaliczki: pobrane w grudniu 2004 roku przez Ewę Wydrzyńską 1. wniosek o zaliczkę z dnia 30.12.2004r. na wypłacenie diet radnym i sołtysom w kwocie 1.900 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 31.12.2004r. na kwotę 1.410 zł, do druku rozliczenia załączono listy płac diet, zwrot rozliczonej zaliczki – bankowy dowód wpłaty z dnia 31.12.2004r. na kwotę 490 zł, 2. wniosek o zaliczkę z dnia 23.12.2004r. na wypłacenie diet radnym i sołtysom w kwocie 1.900 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 27.12.2004r. na kwotę 1.630 zł, do druku rozliczenia załączono listy płac, zwrot rozliczonej zaliczki – bankowy dowód wpłaty z dnia 27.12.2004r. na kwotę 270 zł, 3. wniosek o zaliczkę z dnia 20.12.2004r. na wypłacenie diet radnym w kwocie 1.360 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 23.12.2004r. na kwotę 1.280 zł, do druku rozliczenia załączono listy płac,
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zwrot rozliczonej zaliczki – bankowy dowód wpłaty z dnia 23.12.2004r. na kwotę 80 zł, 4. wniosek o zaliczkę z dnia 16.12.2004r. na wypłacenie diet radnym w kwocie 880 zł, rozliczenie zaliczki z dnia 20.12.2004r. na kwotę 880 zł, do druku rozliczenia załączono listy płac, 5. wniosek o zaliczkę z dnia 03.12.2004r. na wypłacenie diet radnym i sołtysom w kwocie 1.900 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 07.12.2004r. na kwotę 1.720 zł, do druku rozliczenia załączono listy płac, zwrot rozliczonej zaliczki – bankowy dowód wpłaty z dnia 23.12.2004r. na kwotę 180 zł, pobrana przez Teresę Lipińską 6. wniosek o zaliczkę z dnia 02.08.2004r. na wypłacenie diet na sesji Rady w kwocie 1.900 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 02.08.2004r. na kwotę 1.350 zł, do druku rozliczenia załączono listy płac diet, zwrot rozliczonej zaliczki – bankowy dowód wpłaty z dnia 02.08.2004r. na kwotę 550 zł, pobrana przez Stanisława Swarzyńskiego 7. wniosek o zaliczkę z dnia 22.06.2004r. na remont samochodu OSP w Szadku w kwocie 500 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 23.06.2004r. na kwotę 1.410 zł, do druku rozliczenia załączono fakturę VAT na usługę spawanie zbiornika wody w samochodzie OSP na kwotę 390,40 zł, zwrot rozliczonej zaliczki – bankowy dowód wpłaty z dnia 23.06.2004r. na kwotę 109,60 zł, pobrana przez Zbigniewa Augustyniaka 8. wniosek o zaliczkę z dnia 24.05.2004r. na zakup monitora (2 szt.), klawiatury itp. do komputera w kwocie 2.500 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 25.05.2004r. na kwotę 2.435,01 zł, do druku rozliczenia załączono fakturę VAT na zakup monitorów, (2 szt.), klawiatury, drukarki i kabla na kwotę 2.435,01 zł, zwrot rozliczonej zaliczki – bankowy dowód wpłaty z dnia 25.05.2004r. na kwotę 64,99 zł, pobrana przez Mirosławę Barton
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
9. wniosek o zaliczkę z dnia 30.04.2004r. na organizację Przeglądu Piosenki Dziecięcej w kwocie 300 zł, rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 07.05.2004r. na kwotę 304 zł, do druku rozliczenia załączono faktury VAT na zakup tornistrów szkolnych (2 szt.) i aparatu fotograficznego przeznaczonych na nagrody I przeglądu Piosenki Dziecięcej i MłodzieŜowej „Wesoły Mikrofon 2004”) na kwotę łączną 304,04 zł, pobrana przez Leonarda Węglewskiego 10. wniosek o zaliczkę z dnia 02.08.2004r. na zakup materiałów do remontu budynku OSP w Krokocicach w kwocie 500 zł rozliczenie: rozliczenie zaliczki z dnia 07.05.2004r. na kwotę 838,06 zł, dopłata do kwoty zaliczki w wysokości 338,06 zł. Do druku rozliczenia załączono faktury VAT na zakup materiałów do remontu budynku OSP na kwotę łączną 838,06 zł (trzy faktury na kwoty: 88,07 zł, 140,80 zł, 609,19 zł. Przy składaniu wniosku o zaliczkę wnioskodawca składał deklarację, w której wyraŜał zgodę na potrącenie nierozliczonej w terminie zaliczki z wynagrodzenia. Poddane kontroli ww. dokumenty księgowe zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty, z wyjątkiem zaliczki pobranej przez Mirosławę Barton, wniosek o zaliczkę nie został zatwierdzony do wypłaty przez Kierownika jednostki. VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2003 ROK . Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne nie podlegaj ące zwrotowi) BudŜet Gminy i Miasta Szadek na rok 2003 ustalony został przez Radę Gminy i Miasta Szadek uchwałą nr V/39/03 z dnia 14 lutego 2003 roku. Plan i wykonanie dochodów i przychodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela: Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 9.157.729 9.417.938 Z tego: Dochody własne 2.537.736 2.795.042 Dotacje ogółem 1.328.774 1.331.677 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 1.103.856 1.102.304
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- z funduszy celowych np. WFO Ś i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne Inne 13.000 13.000
Subwencja 5.278.219 5.278.219
Przychody 467.524 467.524 Z tego: Kredyty i po Ŝyczki 80.000 80.000 Inne źródła ( środki na pokrycie 387.524 387.524 deficytu) Wykazana w sprawozdaniu z wykonania budŜetu Gminy i Miasta Szadek za rok 2003 roku (przyjętym uchwałą nr Rady Gminy i Miasta Szadek nr XIV/131/04 z dnia 23 kwietnia 2004 roku) kwota dochodów ogółem zgodna jest ze sprawozdaniem Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 roku oraz ze stanem konta Ma 901 na dzień 31.12.2003 roku. Wydatki i rozchody bud Ŝetu. Burmistrz Gminy i Miasta Szadek upowaŜniony został do dokonywania przeniesień wydatków między rozdziałami i paragrafami w ramach działu. Informację o wprowadzonych zmianach Burmistrz winien przedłoŜyć Radzie łącznie z informacją o przebiegu wykonania budŜetu za I półrocze 2003r. oraz ze sprawozdaniem z wykonania budŜetu za rok 2004. Burmistrz przedkłada Radzie informacje o przebiegu wykonania budŜetu za I półrocze do dnia 31 sierpnia 2003r. w szczegółowości nie mniejszej niŜ w uchwale budŜetowej. Rada Gminy i Miasta w Szadku nie upowaŜniła Burmistrza do zaciągania kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetowego. Na koniec roku 2003 budŜet Gminy i Miasta Szadek zamknął się nadwyŜką w wysokości 728.138 zł. Plan i wykonanie wydatków i rozchodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela: Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Wydatki ogółem 9.359.003 8.689.800
Z tego: Wydatki maj ątkowe 1.281.951 1.102.123 Wydatki bie Ŝą ce 8.077.052 7.587.677 Rozchody 266.250 166.250 w tym: spłata kredytów i 266.250 166.250 po Ŝyczek
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W budŜecie Gminy i Miasta Szadek na 2003 rok ustalono rezerwę na wydatki nieprzewidziane w wysokości 44.138 zł oraz rezerwy celowe w wysokości 113.910 zł (dział 801 Oświata i wychowanie). Wykazana w sprawozdaniu kwota wydatków zgodna jest z ewidencją księgową (stanem konta Wn 902) – 8.689.800,15 zł oraz sprawozdaniem Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 roku.
2. INFORMACJE OGÓLNE – 2004 ROK Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje). Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje z bud Ŝetu pa ństwa i z funduszy celowych (np. WFO ŚiGW, NFO ŚiGW), środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne nie podlegaj ące zwrotowi - w tym z bud Ŝetu Unii Europejskiej). BudŜet Gminy i Miasta Szadek na rok 2004 ustalony został przez Radę Gminy i Miasta Szadek uchwałą nr XII/114/2004 z dnia 6 lutego 2003 roku. Plan i wykonanie dochodów i przychodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela: Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 11.417.701 11.466.408 Z tego: Dochody własne 3.027.267 3.243.434 Dotacje ogółem 2.868.175 2.700.715 Z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 2.090.604 1.923.144 - z funduszy celowych np. WFO ŚiGW Środki zagraniczne Inne 3.000 3.000
Subwencja 5.519.259 5.519.259
Przychody 1.779.412 1.767.521 Z tego: Kredyty i po Ŝyczki 750.000 738.109 Inne źródła ( środki na pokrycie 1.029.412 1.029.412 deficytu)
Wykazana w sprawozdaniu z wykonania budŜetu Gminy i Miasta Szadek za rok 2004 roku (przyjętym uchwałą nr Rady Gminy i Miasta Szadek nr XXV/245/05 z dnia 23 marca 2005 roku) kwota dochodów zgodna jest ze sprawozdaniem Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2004 roku oraz ze stanem konta Ma 901 na dzień 31.12.2004 roku.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wydatki i rozchody bud Ŝetu. Burmistrz Gminy i Miasta Szadek upowaŜniony został do dokonywania przeniesień wydatków między rozdziałami i paragrafami w ramach działu. Informację o wprowadzonych zmianach Burmistrz winien przedłoŜyć Radzie łącznie z informacją o przebiegu wykonania budŜetu za I półrocze 2004r. oraz ze sprawozdaniem z wykonania budŜetu za rok 2004r. Burmistrz przedkłada Radzie informacje o przebiegu wykonania budŜetu za I półrocze do dnia 31 sierpnia 2004r. w szczegółowości nie mniejszej niŜ w uchwale budŜetowej. Rada Gminy i Miasta w Szadku nie upowaŜniła Burmistrza do zaciągania kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetowego. Na koniec roku 2004 budŜet Gminy i Miasta Szadek zamknął się niedoborem w wysokości 1.177.402 zł. Plan i wykonanie wydatków i rozchodów budŜetu przedstawia poniŜsza tabela: Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Wydatki ogółem 13.171.363 12.643.810
Z tego: Wydatki maj ątkowe 4.709.875 4.566.562 Wydatki bie Ŝą ce 8.461.488 8.077.248 Rozchody 25.750 25.750 w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 25.750 25.750 W budŜecie Gminy i Miasta Szadek na 2004 rok ustalono rezerwę na wydatki nieprzewidziane w wysokości 39.947,00 zł. Wykazana w sprawozdaniu kwota wydatków zgodna jest z ewidencją księgową (stanem konta Wn 902) 12.643.809,85 zł oraz sprawozdaniem Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2004 roku. 3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH Przestrzeganie zasad gospodarki finansowej w zakresie dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, stosownie do przepisu art.92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych uwzględnione zostało przy kontroli poszczególnych zagadnień, dotyczących m.in.: wydatków na inwestycje oraz środków finansowych przeznaczonych na wydatki osobowe.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH . 1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont Od dnia 1 stycznia 2004r. w kontrolowanej jednostce obowiązuje Zakładowy Plan Kont stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia nr 110 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku określający: g) plan kont dla budŜetu Gminy i Miasta, h) wykaz kont dla urzędu Gminy i Miasta, i) wykaz kont dla urzędu Gminy i Miasta – prowadzenie oświaty, j) plan kont dla ewidencji podatków i opłat, k) wykaz ksiąg analitycznych – ksiąg pomocniczych, l) zasady funkcjonowania kont. Zgodnie z planem kont dla ewidencji podatków i opłat dokonano następującego podziału: Konta syntetyczne – ksi ęga główna Konta analityczne – ksi ęgi pomocnicze Numer konta Nazwa konta 011 Środki trwałe Karty środków trwałych 101 Kasa Raporty kasowe 130 Rachunek bankowy urz ędu Wyci ąg bankowy 140 Krótkoterminowe papiery Raporty kasowe warto ściowe i inne środki pieni ęŜ ne 221 Nale Ŝno ści z tytułu dochodów Analityk ę stanowi ą konta indywidualne bud Ŝetowych podatników prowadzone w kontokwitariuszach podatkowych oraz na karatach podatnika 750 Przychody i koszty finansowe Analityka wg podziałek klasyfikacji bud Ŝetowej Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont: − konto 221 – „NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych” słuŜy do ewidencji naleŜności jednostek budŜetowych z tytułu dochodów budŜetowych, których termin płatności przypada na dany rok budŜetowy. Ujmuje się tu naleŜności z tytułu podatków pobieranych we własnym zakresie oraz przez urzędy skarbowe. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty). Ewidencja szczegółowa powinna być prowadzona wg dłuŜników i podziałek klasyfikacji, − konto 750 – „Przychody i koszty finansowe” słuŜy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budŜetowych oraz operacji finansowych i kosztów operacji finansowych.
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso) Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym wprowadzonym zarządzeniem nr 25/03 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 25 marca 2003 roku w ramach Urzędu funkcjonują trzy referaty: Referat Ogólny, Referat Finansowy, Referat Gospodarczy, Architektury, Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Geodezji i Gospodarki Gruntami Bezpośrednim zapisem sprawy z zakresu podatków zostały przypisane Referatowi Finansowemu – do zadań referatu naleŜy w szczególności „naliczanie i pobór podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie”. W ramach Referatu Finansowego sprawami z zakresu podatków zajmują się następujący pracownicy: − podinspektor – Urszula Zawierucha (zakres czynności i odpowiedzialności z 1991r. oznaczony nr 0114/71/91, brak daty sporządzenia i przyjęcia do wiadomości i przestrzegania przedmiotowego zakresu ): prowadzenie księgowości podatku rolnego oraz związanej z tym sprawozdawczości, zamykanie kontokwitariuszy z uwzględnieniem wpłat, przypisów i odpisów, prowadzenie dokumentacji związanej z wystawianiem upomnień i tytułów wykonawczych, rozliczanie sołtysów i inkasa podatku rolnego, wyliczanie wynagrodzenia prowizyjnego dla sołtysów, wydawanie zaświadczeń o zaległościach podatkowych, − podinspektor – Irena Łazuchiewicz (zakres czynności i odpowiedzialności z 1991r. oznaczony nr 0114/22/91, brak daty sporządzenia i przyjęcia do wiadomości i przestrzegania przedmiotowego zakresu ): prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych nieruchomości, opłaty drogowej, od posiadania psów, wymiar i księgowość opłat od środków transportowych, prowadzenie kontroli targowisk w zakresie opłaty targowej, prowadzenie dokumentacji związanej z wystawianiem upomnień i tytułów wykonawczych, prowadzenie sprawozdawczości wynikającej z zakresu czynności, wydawanie zaświadczeń, − podinspektor – Henryka Durka (zakres czynności i odpowiedzialności z 1991r. oznaczony nr 0114/18/91, brak daty sporządzenia i przyjęcia do wiadomości i przestrzegania przedmiotowego zakresu ):
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wymiar podatku rolnego w sołectwach: Boczki, Dziadkowice, Piaski, Przatów, Wilamów, Wielka Wieś, Wola Krokocka, Wola Łobudzka, Tarnówka, Sikucin oraz w mieście Szadek, wymiar podatku od nieruchomości w ww. sołectwach, wymiar „opłaty leśnej” w ww. sołectwach, prowadzenie właściwej dokumentacji do ww. spraw (rejestru przypisów i odpisów), prowadzenie dokumentacji w zakresie udzielania ulg i umorzeń, prowadzenie druków ścisłego zarachowania, W dniu 2 stycznia 2001r. aneksem do ww. zakresu czynności i odpowiedzialności wprowadzono następujące punkty: prowadzenie opłaty skarbowej, wymiar podatku od środków transportowych – osoby fizyczne, − podinspektor – Dorota Szubert (zakres czynności i odpowiedzialności z 1991r. oznaczony nr 0114/17/91, brak daty sporządzenia i przyjęcia do wiadomości i przestrzegania przedmiotowego zakresu ): wymiar podatku rolnego w sołectwach: Borki Prusinowickie, Grzybów, Góry Prusinowickie, Górna Wola, Choszczewo, Karczówek, Kotliny, Kromolin, Kobyla Miejska, Krokocice, Lichawa, Łobudzice, Prusinowice, Reduchów, Szadkowice, Rzepiszew i Antonin, wymiar podatku od nieruchomości w ww. sołectwach, wymiar „opłaty leśnej” w ww. sołectwach, prowadzenie właściwej dokumentacji do ww. spraw (rejestru przypisów i odpisów), prowadzenie dokumentacji w zakresie udzielania ulg i umorzeń, wymiar opłaty od posiadania psów. W dniu 2 stycznia 2001r. aneksem do ww. zakresu czynności i odpowiedzialności wprowadzono następujące punkty: wymiar podatku od środków transportowych – osoby fizyczne, wymiar podatku rolnego i leśnego od osób prawnych. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe podinspektor – Dorota Szubert prowadzi wymiar podatku od nieruchomości od osób prawnych we wszystkich sołectwach, natomiast z zakresów czynności ww. pracowników wynika, Ŝe w części sołectw wymiarem podatku od nieruchomości od osób prawnych winna zajmować się Henryka Durka podinspektor w Referacie Finansów.
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Realizacj ę dochodów własnych Gminy i Miasta Szadek za lata 2003-2004 przedstawiono w poni Ŝej zamieszczonych tabelach. Plan i realizacja dochodów własnych w 2003 roku
Procent Udział Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania w wyko- (w zł) (w zł) naniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE – 9.157.729 9.417.938 102,84 100,00 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 770.000 778.263 101,07 8,48 2. Podatek rolny 598.000 616.083 103,02 6,54 3. Podatek le śny 21.700 38.836 178,97 0,41 4. Podatek od środków 50.000 71.833 143,65 0,76 transportowych 5. Opłaty lokalne 13.000 22.950 176,54 0,24 6. Pozostałe dochody własne 1.085.036 1.267.077 116,77 13,45 DOCHODY WŁASNE 2.537.736 2.795.042 110,14 29,68
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Miasta i Gminy w Szadku.
Plan i realizacja dochodów własnych w 2004 roku
Procent Udział Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania w wyko- (w zł) (w zł) naniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE – 11.417.700 11.466.408 100,42 100,00 ogółem 1. Podatek od nieruchomości 900.000 952.374 105,82 8,30 2. Podatek rolny 671.000 705.691 105,17 6,15 3. Podatek le śny 30.000 37.844 126,15 0,33 4. Podatek od środków 80.000 87.898 109,87 0,76 transportowych 5. Opłaty lokalne 15.000 22.444 149,60 0,20 6. Pozostałe dochody własne 1.331.267 1.437.083 107,95 12,53 DOCHODY WŁASNE 3.029.267 3.243.434 107,14 28,28
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Miasta i Gminy w Szadku. Analityczne zestawienie danych dotyczących podatków lokalnych stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli.
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3) Podatek od nieruchomo ści Dnia 4 grudnia 2002 roku Rada Gminy i Miasta w Szadku podjęła uchwałę nr II/5/2002 w sprawie ustalenia stawek podatku od nieruchomości na terenie Gminy i Miasta Szadek na 2003 rok oraz określenia wzorów formularzy informacji i deklaracji podatkowych. Stawki podatku od nieruchomości określono w załączniku nr 1, wzory formularzy informacji w sprawie podatku od nieruchomości i deklaracji na podatek od nieruchomości określono w załącznikach nr 2 i 3 do niniejszej uchwały. Rada Gminy i Miasta w Szadku skorzystała z uprawnienia przewidzianego w art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i wprowadziła inne zwolnienia od podatku niŜ uregulowane w ust.1 2 powołanego artykułu. W § 2 uchwały zwolniono z podatku od nieruchomości: 1) powierzchnię budynków zajętych pod mieszkania, 2) nieruchomości zajęte na cele przeciwpoŜarowe i bezpieczeństwa publicznego oraz nieruchomości wykorzystywane w celu realizacji gminnych zadań, 3) grunty oznaczone symbolem dr stanowiące drogi polne wykorzystywane w rolnictwie i grunty oznaczone symbolem B a stanowiące siedliska słuŜące działalności rolniczej oraz powierzchnie budynków gospodarczych znajdujących się na tych siedliskach i słuŜące wyłącznie działalności rolniczej – pkt 3 wprowadzono uchwałą nr III/23/2002 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 27 grudnia 2002 roku. Rada Gminy i Miasta w Szadku uchwałą nr X/96/2003 z dnia 5 grudnia 2003 roku uchwaliła roczne stawki podatku od nieruchomości w wysokościach określonych w załączniku nr 1 do niniejszej uchwały. W § 2 uchwały dokonano zwolnień z podatku od nieruchomości tak jak w roku poprzednim. Stawki podatku od nieruchomości były zgodne w odniesieniu do 2003 roku z ustawą o podatkach i opłatach lokalnych (art. 5 ust.1), a w odniesieniu do 2004 roku z obwieszczeniem Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 roku w sprawie wysokości górnych granic stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (M. P. nr 51, poz. 804). Na podstawie art. 6 ust. 13 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych Rada Gminy i Miasta w Szadku określiła, w drodze uchwały, wzory formularzy, o których mowa w ust. 6 i w ust. 9 pkt 1 ww. ustawy, w zakresie informacji i deklaracji podatkowych podatku od nieruchomości: − na 2003r. – uchwała nr II/5/2002 z dnia 4 grudnia 2002r., − na 2004r. – uchwała nr X/97/2003 z dnia 5 grudnia 2003 roku. Na terenie Gminy i Miasta Szadek nie została wprowadzona opłata prolongacyjna.
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Podatek od nieruchomo ści od osób prawnych W latach objętych kontrolą w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku rejestr osób prawnych będących podatnikami podatku od nieruchomości prowadzony był ręcznie. Na podstawie rejestru podatników stwierdzono, Ŝe w 2003 roku funkcjonowało na terenie Gminy i Miasta Szadek 26 osób prawnych, w 2004 roku 27 osób prawnych, będących podatnikami podatku od nieruchomości. Jako próbę do kontroli przyjęto 7 podatników o następujących przypisach na rok 2003 i 2004 rok: (…) 1 Podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych Według prowadzonych w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku rejestrów część podatników objętych podatkiem od nieruchomości płaciło podatek w ramach łącznego zobowiązania pienięŜnego, program komputerowy nie wyszczególnia jednak samych podatników podatku od nieruchomości, w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w 2003 roku było 1308 pozycji wymiarowych, w 2004r. – 1294 pozycje wymiarowe. Podatników – osób fizycznych, objętych wyłącznie podatkiem od nieruchomości było w 2003r. 67, w 2004r. – 79. (…)2
4) Podatek rolny Na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz.U. nr 94, poz. 431 z późn.zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 1990 roku w sprawie podatku rolnego (Dz.U.nr 3, poz.18 z późn.zm.), a następnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku (Dz.U.nr 143, poz.1614) w sprawie zaliczenia gmin oraz miast do jednego z czterech okręgów podatkowych Gmina i Miasto Szadek zostało zakwalifikowane do II okręgu podatkowego.
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W okresie objętym kontrolą Rada Gminy i Miasta w Szadku skorzystała z uprawnienia wynikającego z art.6 ust.3 cytowanej ustawy i obniŜyła średnią cenę skupu Ŝyta przyjmowaną jako podstawę obliczania podatku i wynosząca: - na rok 2003 – 30,00 zł za 1 q – uchwała nr II/8/2002 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 4 grudnia 2002r. w sprawie ustalenia ceny Ŝyta do obliczenia podatku rolnego na rok 2003 oraz określenia wzorów formularzy informacji i deklaracji podatkowych, (33,45 za 1 q wg Komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 30 października 2002 roku w sprawie średniej ceny skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2002 roku MP z 2002 roku nr 51, poz. 733), - na rok 2004 – 33,50 zł za 1 q – uchwała nr X/100/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 5 grudnia 2002r. w sprawie ustalenia ceny Ŝyta do obliczenia podatku rolnego, (34,57 zł za q wg Komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 17 października 2003 r. M. P. z2003 roku nr 9, poz.771). Ponadto w dniu 5 grudnia 2002r. Rada Gminy i Miasta w Szadku podjęła uchwałę nr X/100/2003 z w sprawie określenia wzorów formularzy informacji i deklaracji podatkowych podatku rolnego. Stawki podatku od 1 ha przeliczeniowego do naliczania podatku rolnego wynosiły: - za 2003 rok – 75 zł (30,00 zł x 2,5 q), - za 2004 rok – 83,75 zł (33,50 x 2,5 q). Dla pozostałych gruntów w 2003 roku stawka podatku wynosiła – zgodnie z art.6 ust.1 pkt 2 ustawy o podatku rolnym (w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2003 roku) – równowartość pienięŜną 5 q Ŝyta od 1 ha, to jest 30,00 zł x 5 q = 150 zł, a w 2004 roku – 33,50 x 5 q = 167,50 zł.
Podatek rolny od osób fizycznych W Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku podatek rolny od osób fizycznych ujmowany jest albo jako element łącznego zobowiązania pienięŜnego (program komputerowy nie wyszczególnia jednak samych podatników podatku rolnego) albo w formie decyzji w sprawie podatku rolnego. Rejestr wymiarowy prowadzony jest komputerowo. W roku 2003 podatkiem rolnym w ramach łącznego zobowiązania pienięŜnego objęto 1308 podatników, zaś w 2004 roku – 1.294. Natomiast ilość gospodarstw rolnych poza łącznym zobowiązaniem pienięŜnym wyniosła: w 2003 roku – 1.271 podatników, a w 2004 roku – 1.199. Szczegółowej kontroli (za lata 2003 2004) poddano dokumentację podatników o następujących numerach z rejestru wymiarowego:
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(…) 3 Podatek rolny od osób prawnych (…) 4 5) Podatek od środków transportowych Stawki podatku od środków transportowych na lata 2003 2004 określone zostały niŜej wymienionymi uchwałami:
− uchwałą nr II/6/2002 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 4 grudnia 2002 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych na rok podatkowy 2003,
− uchwałą nr X/98/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 5 grudnia 2003 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych. Rady Gminy i Miasta w Szadku zwolniła z podatku w latach 2003 2004 środki transportowe słuŜące ochronie przeciwpoŜarowej oraz wykorzystywane do realizacji gminnych zadań publicznych.
Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne (…) 5 Podatek od środków transportowych – osoby prawne
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W 2003 r. na terenie Miasta i Gminy Szadek zarejestrowanych było 48 pojazdów naleŜących do osób prawnych objętych podatkiem od środków transportowych, w 2004r. liczba tych pojazdów wynosiła odpowiednio 55 sztuk. W latach 2003 2004 było 14 osób prawnych objętych podatkiem od środków transportowych. Kontrolą prawidłowości poboru i ewidencji podatku od środków transportowych od osób prawnych za 2003 i za 2004 r. objęto metodą wyrywkową środki transportowe niŜej wymienionych podatników: (…) 6 6) Udzielone ulgi w zapłacie poszczególnych podatków
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomo ści (np. umorzenie zaległo ści, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści) Osoby prawne 2003 rok 2004 rok Ilo ść Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji Kwota obj ęta wydanych wydanych obj ęta decyzjami decyzji decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 2 9.797,41 2 38.851,80 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatno ści podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści 6 22.064,02 podatkowej
Osoby fizyczne 2003 rok 2004 rok Ilo ść Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji Kwota obj ęta wydanych wydanych obj ęta decyzjami decyzji decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 7 1.502,70 17 44.641,50 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na 2 1.355,60 raty Odroczenie terminu płatno ści 5 4.459,40 4 7.077,90 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 3 5.104,10 6 10.483,50 zaległo ści podatkowej
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Odroczenie zapłaty zaległo ści 16 78.142,10 15 156.025,40 podatkowej
Kontroli poddano wszystkie decyzje podatkowe przyznające ulgi w zapłacie podatku od nieruchomości od osób prawnych : Odroczenia – rozłoŜenia na raty 2003 r. 1) (…) 7 − decyzja Nr Fn.3255/6/03 z dnia 22.05.2003 r. w sprawie odroczenia podatku od nieruchomości w kwocie 617,30 zł. (…) 8 − decyzja Nr Fn.3255/7/03 z dnia 02.06.2003 r. w sprawie odroczenia podatku od nieruchomości za kwiecień w kwocie 617,30 zł. (…) 9 − decyzja Nr Fn.3255/8/03 z dnia 18.06.2003 r. w sprawie odroczenia podatku od nieruchomości za maj w kwocie 617,30 zł (…) 10 − decyzja Nr Fn.3255/9/03 z dnia 16.07.2003 r. w sprawie odroczenia podatku od nieruchomości za czerwiec w kwocie 617,30 zł (…) 11 2) (….) 12 wydano 2 decyzje w 2003 roku:
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− decyzja Nr Fn.3255/10/03 z dnia 16.07.2003 r. w sprawie odroczenia zaległości podatkowej za rok 2002 z tytułu podatku od nieruchomości w kwocie 9.864,01 zł do dnia 30.09.2003 roku. (…) 13 − decyzja Nr Fn.3254/2/03 z dnia 28.10.2003 r. w sprawie rozłoŜenia na raty zaległości w podatku od nieruchomości za rok 2002. (…) 14 Odroczenia rozłoŜenia na raty 2004 rok. W 2004 roku nie wydawano decyzji dotyczących odroczenia bądź rozłoŜenia na raty podatku od nieruchomości Umorzenia 2003 r. 1) (…) 15 wydano 2 decyzje w 2003 roku − decyzja Nr Fn.3254/2/03 z dnia 28.10.2003 r. w sprawie odmowy umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości za rok 2002. (…) 16
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− decyzja Nr Fn.3254/4/03 z dnia 18.12.2003 r. w sprawie umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości za rok 2002. w kwocie 9.797,40 zł (…) 17 Umorzenia 2004r. 2) (…) 18 − decyzja Nr Fn.3254/1/2004 z dnia 07.06.2004 r. w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę z podatku od nieruchomości w kwocie 71,90 zł. (…) 19 Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególno ści ulga inwestycyjna, Ŝołnierska i z tytułu nabycia gruntów) Osoby prawne 2003 rok 2004 rok Ilo ść Ilo ść Kwota ulgi Rodzaj decyzji Kwota ulgi lub wydanych wydanych lub zwolnienia decyzji decyzji zwolnienia Ulga inwestycyjna - - - - Zwolnienie z tytułu nabycia - - - - gruntów Ulga Ŝołnierska - - - - Umorzenie zaległo ści, odsetek - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 8.507,10 - - podatku (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty 5 18.083,30 2 5.423,00 podatku (zaległo ści)
Osoby fizyczne 2003 rok 2004 rok Rodzaj decyzji Ilo ść Kwota ulgi lub Ilo ść Kwota ulgi wydanych zwolnienia wydanych lub
17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
decyzji decyzji zwolnienia Ulga inwestycyjna 2 3.523,80 2 1.832,20 Zwolnienie z tytułu nabycia 19 2.150,70 27 4.673,40 gruntów Ulga Ŝołnierska 3 405,50 4 520,50 6.570,20 Umorzenie zaległo ści, odsetek 51 34 12.574,19
Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 1.277,00 10 35.722,60 podatku (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty 135 27.378,60 99 29.317,80 podatku (zaległo ści) Kontroli poddano wszystkie decyzje podatkowe przyznające ulgi w zapłacie podatku od rolnego przyznane następującym osobom prawnym: Odroczenia – rozłoŜenia na raty 2003 rok. 1) (…) 20 − decyzja Nr Fn.3255/4/03 z dnia 18.04.2003 r. w sprawie odroczenia podatku rolnego w kwocie 504,60 zł. (…) 21 . − decyzja Nr Fn.3255/13/03 z dnia 02.10.2003r. w sprawie odroczenia III raty podatku rolnego w kwocie 589,60 zł (…) 22 2) (…) 23 : − decyzja Nr Fn.3255/1/03 z dnia 10.03.2003 r. w sprawie rozłoŜenia na raty podatku rolnego w kwocie 8.507,10 zł. (…) 24
20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− decyzja Nr Fn.3255/11/03 z dnia 21.07.2003 r. w sprawie odroczenia podatku rolnego w kwocie 11.484,10 zł. (…) 25 − decyzja Nr Fn.3255/14/03 z dnia 09.12.2003 r. w sprawie odroczenia III i IV raty podatku rolnego w kwocie 4.912,60 zł. (…) 26 − decyzja Nr Fn.3255/15/03 z dnia 30.12.2003 r. w sprawie odroczenia IV raty podatku rolnego za 2003 r. w kwocie 592,40 zł. (…) 27 Odroczenia rozłoŜenia na raty 2004 r. 3) (…) 28 − decyzja Nr Fn.3255/3/04 z dnia 15.04.2004 r. w sprawie odroczenia I raty 2004 podatku rolnego w kwocie 2.693,80 zł (…) 29 − decyzja Nr Fn.3255/4/04 z dnia 19.10.2004 r. w sprawie odroczenia III raty podatku rolnego w kwocie 2.729,20 zł. (…) 30 w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Umorzenia 2003 r. i 2004 r. W latach 2003 2004 nie wydawano decyzji umarzających w podatku rolnym od osób prawnych.
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległo ści, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści) Osoby prawne 2003 rok 2004 rok Ilo ść Ilo ść Rodzaj decyzji Kwota obj ęta Kwota obj ęta wydanych wydanych decyzjami decyzjami decyzji decyzji Umorzenie zaległo ści 4 5.639,00 2 1.360,00 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatno ści 1 320,00 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 2 13.393,22 1 11.903,90 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści 3 6.280,00 podatkowej
Osoby fizyczne 2003 rok 2004 rok Ilo ść Ilo ść Rodzaj decyzji Kwota obj ęta Kwota obj ęta wydanych wydanych decyzjami decyzjami decyzji decyzji Umorzenie zaległo ści 2 489,80 3 934,40 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatno ści 1 830,00 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 1.846,00 2 4.470,50 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści 1 923,00 podatkowej Kontroli poddano następujące decyzje podatkowe przyznające ulgi w zapłacie podatku od rolnego następującym osobom prawnym: Odroczenia –rozłoŜenia na raty 2003 r.
30 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1) (…) 31 − decyzja Nr Fn. 3255/1/03 z dnia 10.03.2003r w sprawie rozłoŜenia na raty zaległego podatku od środków transportowych w kwocie 10.523,90 zł. (…) 32 2) (…) 33 . − decyzja Nr Fn.3255/2/03 z dnia 18.03.2003 r. w sprawie odroczenia podatku od środków transportowych w kwocie 2.290,00 zł. (…) 34 − decyzja Nr Fn. 3255/5/03 z dnia 22.05.2003 r. w sprawie odroczenia podatku od środków transportowych w kwocie 2.290,00 zł. (…) 35 3) (…) 36 − decyzja Nr Fn.3255/3/03 z dnia 04.04.2003 r. w sprawie odroczenia podatku od środków transportowych w kwocie 1.700,00 zł. (…) 37
31 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− decyzja Nr Fn.3255/12/03 z dnia 02.10.2003 r. w sprawie rozłoŜenia na raty podatku od środków transportowych w kwocie 1.700,00 zł. (…) 38 Odroczenia rozłoŜenia na raty 2004 r. 4) (…) 39 − decyzja Nr Fn.3255/1/04 z dnia 18.03.2004 r. w sprawie odroczenia zaległego podatku od środków transportowych za lata 1996 2004 w kwocie 11.581,42 zł (w tym odsetki na kwotę 6.994,52 zł). (…) 40 5) (…) 41 − decyzją Nr Fn.3255/2/04 z dnia 27.02.2004 r. w sprawie rozłoŜenia na raty podatku od środków transportowych w kwocie 1.811,80 zł (…) 42 Umorzenia 2003 rok
37 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 41 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1) (…) 43 − decyzja Nr Fn.3254/1/03 z dnia 25.03.2003 r. w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych za I półrocze 2003r. w kwocie 680,00 zł (…) 44 − decyzja Nr Fn.3254/3/03 z dnia 09.12.2003 r. w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych w kwocie 680,00 zł. (…) 45 Umorzenia 2004 rok 2) (…) 46 − decyzja Nr Fn.3254/2/2004 z dnia 06.07.2004 r. w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę w podatku od środków transportowych w kwocie 113,30 zł. (…) 47 3) (…) 48
43 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 44 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 45 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 46 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 47 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 48 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− decyzja Nr Fn.3254/3/2004 z dnia 19.10.2004 r. w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę z podatku od środków transportowych w kwocie 1.578,60 zł (…) 49 . 4) (…) 50 − decyzja Nr Fn.3254/4/04 z dnia 29.10.2004r w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych oraz odsetek w kwocie 967,10 zł (w tym odsetki na kwotę 5,70zł). (…) 51
7) Opłata targowa Dochody z opłaty targowej sklasyfikowane były następująco: - w 2003 roku w dziale 756 – Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i od innych jednostek nie posiadających osobowości prawnej, w rozdziale 75616 – Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od spadków i darowizn, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od osób fizycznych i paragrafie 043 – wpływy z opłaty targowej. - w 2004 roku w dziale 756 Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i od innych jednostek nie posiadających osobowości prawnej, w rozdziale 75615 – Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych, podatku od spadków i darowizn oraz podatków i opłat lokalnych i paragrafie 043 – wpływy z opłaty targowej. Zgodnie z Rb 27S sprawozdaniem z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostek samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia plan i wykonanie dochodów wyniosły: − 2003 r. plan dochodów – 9.000 zł, wykonanie dochodów – 14.100 zł, − 2004 r. plan dochodów 10.000 zł, wykonanie dochodów 12.485 zł.
49 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 50 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 51 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała nr XX/119/96 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 27 sierpnia 1996r. w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej podjęta na podstawie na podstawie art. 18 ust.2 pkt 8 ustawy o samorządzie terytorialnym i art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. nr 9, poz. 31 z późn.zm.). Zgodnie z § 1 Rada Gminy i Miasta w Szadku ustaliła na czas nieokreślony dzienne stawki opłaty targowej pobieranej od osób fizycznych i osób prawnych dokonujących sprzedaŜy na targowiskach w wysokości określonej w załączniku do uchwały tj. przy sprzedaŜy z: − samochodu osobowego, ciągnika z przyczepą – 3 zł, − samochodu dostawczego – 4 zł, − samochodu cięŜarowego – 6 zł, − wozu konnego – 2 zł, − samochodu z przyczepą kempingową dla celów handl.–usługow. – 6 zł, przy sprzedaŜy z ręki, kosza itp. − za kaŜdy metr kwadratowy zajętej powierzchni – 1 zł, przy sprzedaŜy od kaŜdej wystawionej sztuki: − konie powyŜej 2 lat i bydło – 2 zł, − jałowizna powyŜej 6 m cy – 2 zł. W § 2 uchwały ustalono, Ŝe poboru opłaty targowej dokonuje administrator targowiska – GS „SCH” w Szadku i przekazuje w pełnej wysokości do budŜetu Gminy. Uchwała jest niezgodna z obecnie obowiązującym art. 19 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz.U. z 2002r., nr 9, poz. 84 z późn.zm.) zgodnie z którym Rada Gminy, w drodze uchwały określa obok zasad ustalania, poboru i wysokości stawek opłat równieŜ terminy płatności opłaty (pkt 1 art. 19 ustawy).. Z inkasentem – GS „SCH” w Szadku nie została zawarta umowa inkaso. Jedyną umową w zakresie poboru inkasa i administrowania targowiskiem jaką przedstawiono kontrolującym jest umowa zawarta w dniu 29 września 1990r. pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta Szadek a Zarządem GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku dotycząca uŜytkowania targowiska w Szadku oraz rozliczenia opłat i kosztów z tego uŜytkowania, w której uregulowano następujące zagadnienia: − czynności administratora targowiska połoŜonego w Szadku przy ul Sieradzkiej pełnić będzie GS „SCH” w Szadku która zobowiązuje się do pobierania opłaty targowej zgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku § 1 umowy,
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− administrator zobowiązany jest do utrzymania targowiska w stanie pełnej uŜyteczności oraz dbać o jego czystość, ład i porządek § 2 umowy, − z zebranych kwot opłaty targowej 50% (koszt utrzymania targowiska i koszt poboru opłaty) pozostaje u administratora targowiska, zaś pozostałe 50% odprowadza do budŜetu gminu i miasta w terminie do dnia 15 kaŜdego miesiąca za miesiąc ubiegły § 3 umowy, − druki ścisłego zarachowania – bloczki pokwitowań opłaty targowej, wydawał będzie swym inkasentom administrator targowiska, prowadząc stosowny rejestr tych druków. BieŜący nadzór nad prawidłowością poboru opłaty targowej i rozliczenia inkasenta z pobranych kwot prowadzić będzie Gminna Spółdzielnia, zaś Urząd Gminy i Miasta prowadził będzie wyrywkowe kontrole tak w Gminnej Spółdzielni, jak teŜ bezpośrednio na targowisku § 4 umowy, − umowę sporządzono na czas nieokreślony z moŜliwością jej wypowiedzenia przez strony za 6 cio miesięcznym okresem wypowiedzenia. Zmiany umowy wymagają pod rygorem niewaŜności, pisemnej formy. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla strony § 5 umowy. Kserokopie uchwały nr XX/119/96 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 27 sierpnia 1996r. w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej oraz umowy zawartej w dniu 29 września 1990r. pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta Szadek a Zarządem GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku dotyczącej uŜytkowania targowiska w Szadku oraz rozliczenia opłat i kosztów z tego uŜytkowania stanowią załącznik nr 20 do protokołu kontroli. Ewidencja wpłat opłaty targowej prowadzona jest ręcznie na karcie „Dziennika obrotów naleŜności nieprzypisanych”, kontrolującym przedłoŜono równieŜ polecenia przelewu wpłat dokonywanych przez GS „Samopomoc Chłopska” tytułem zebranej opłaty targowej. Zaewidencjonowano wpłaty tytułem opłaty targowej dokonane przez GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku na konto Urzędu w następujących wysokościach: − 14.100 zł w 2003 roku, − 12.485 zł w 2004 roku. Kwoty wpłat wykazane w karcie dziennika obrotów są zgodne z kwotami wykazanymi w sprawozdaniach Rb – 27S. Kserokopie poleceń przelewu wpłat dokonywanych przez GS „Samopomoc Chłopska” tytułem zebranej opłaty targowej w latach 2003 2004 oraz kart „Dziennika obrotów naleŜności nieprzypisanych” za lata 2003 2004 stanowią załącznik nr 21 do protokołu kontroli. W toku kontroli ustalono, Ŝe na następny dzień po podjęciu uchwały nr XX/119/96 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 27 sierpnia 1996r. w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku podjęła uchwałę nr 14 w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, w której ustaliła
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
na czas nieokreślony dzienne stawki opłaty targowej pobieranej od osób fizycznych i osób prawnych dokonujących sprzedaŜy na targowisku. W uchwale GS ustalono wyŜsze stawki niŜ w cytowanej wyŜej uchwale Rady Gminy i Miasta w Szadku. Kompetencje do uchwalania stawek opłaty targowej ma jedynie Rada Gminy. Kontrolującym przedłoŜono bloczki opłaty targowej stosowane na targowisku, wynika z nich, Ŝe stawki opłaty targowej określone w obu ww. uchwałach są łączone tj. cena ogółem 14 zł, w tym opłata targowa 6 zł, cena ogółem 10 zł, w tym opłata targowa 4 zł, cena ogółem 7 zł, w tym opłata targowa 3 zł, cena ogółem 4 zł, w tym opłata targowa 2 zł, cena ogółem 3 zł, w tym opłata targowa 1 zł. Kserokopie uchwały GS „Samopomoc Chłopska” nr 14 z dnia 28 sierpnia 1996r w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, bloczków opłaty targowej stanowią załącznik nr 22 do protokołu kontroli. Organ podatkowy nie przeprowadzał kontroli w Gminnej Spółdzielni, jak teŜ bezpośrednio na targowisku. Brak było jakiegokolwiek nadzoru nad prawidłowością poboru i rozliczenia opłaty targowej z pobranych przez Gminną Spółdzielnie tytułem opłaty targowej kwot. Zgodnie z wyjaśnieniem Ewy Manios – Skarbnika Gminy i Miasta Szadek kontrola w Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Szadku jako inkasenta opłaty targowej nie była przeprowadzona, poniewaŜ opłata targowa pobierana przez Gminną Spółdzielnię ‘Samopomoc Chłopska” przekazywana była terminowo do budŜetu Gminy. Przeprowadzane kontrole we wcześniejszych latach na targowisku nie wykryły nieprawidłowości poboru opłaty targowej. Kontrolującym nie przedłoŜono dokumentów z których wynikałoby, Ŝe w Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Szadku były przeprowadzane kontrole. W toku czynności kontrolnych została przeprowadzona kontrola w GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku w zakresie poboru i rozliczenia opłaty targowej przez pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Szadku – Irena Łazuchiewicz – podinspektor UGiM, Henryka Durka podinspektor UGiM W dniu 5 lipca 2005 roku Burmistrz Gminy i Miasta Szadek wydała zarządzenie Nr 253/2003 w sprawie przeprowadzenia kontroli podatkowej w Gminnej Spółdzielni Samopomoc Chłopska w Szadku – inkasenta opłaty targowej naleŜnej Gminie i Miastu Szadek. Termin kontroli ustalono od 11 lipca do 15 lipca 2005 roku. Cel kontroli – sprawdzenie czy Gminna Spółdzielnia Samopomoc Chłopska w Szadku wywiązuje się z obowiązków inkasenta opłaty targowej, a w szczególności: prawidłowość pobierania opłaty targowej rozliczenie opłaty targowej z budŜetem Gminy i Miasta Szadek sposób ewidencjonowania bloczków dotyczących poboru opłaty targowej
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Z przeprowadzonej kontroli sporządzony został protokół, z którego wynika, Ŝe w czasie kontroli sprawdzono prawidłowość rozliczenia bloczków pokwitowań w latach 2003 2004 i wyrywkowo w latach 2000 2002, stwierdzono, Ŝe opłata targowa wynikająca z pokwitowań dla Urzędu Gminy i Miasta w Szadku jest zgodna z podjętymi stawkami w Uchwale Nr XX/119/96 Rady Gminy i Miasta Szadek i była odprowadzana przez Gminną Spółdzielnię Samopomoc Chłopska w Szadku w pełnej wysokości do budŜetu Gminy i Miasta Szadek. Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona jest w specjalnej do tego celu załoŜonej ksiąŜce „KsiąŜka druków ścisłego zarachowania”. Bloczki ujmowane są oddzielnie dla kaŜdego rodzaju nominałów. Zgodnie z wyjaśnieniem Ewy Manios – Skarbnika Gminy i Miasta Szadek po przeprowadzonej kontroli podjęto następujące ustalenia: − na Sesję Rady planowaną na dzień 26 sierpnia 2005 roku zostanie podjęta uchwała dotycząca zmiany stawek opłaty targowej, − po podjęciu uchwały przez Radę Gminy i Miasta zostanie sporządzona umowa pomiędzy Gminą i Miastem Szadek a Gminną Spółdzielnią „Samopomoc Chłopska” w Szadku, − bloczki opłaty targowej wydawane będą przez Gminę. Wyjaśnienie Ewy Manios – Skarbnika Gminy i Miasta Szadek w kwestii opłaty targowej wraz z kserokopią protokołu kontroli przeprowadzonej w GS „Samopomoc Chłopska w Szadku” i projektu uchwały dotyczącej zmiany stawek opłaty targowej stanowią załącznik nr 23 do protokołu kontroli. 8) Opłata skarbowa Opłata skarbowa została sklasyfikowana w dziale 756 – Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i innych jednostek nie posiadających osobowości prawnej, Rozdział 75618 – Wpływy z innych opłat stanowiących dochody jednostek samorządu terytorialnego na podstawie ustaw; § 041 – Wpływy z opłaty skarbowej. Plan na 2003 rok wynosił 15.000,00 zł, a wykonanie 35.459 zł. Plan na 2004 rok wyniósł 33.000,00 zł, a wykonanie 35.424 zł. Na wpływy z tytułu opłaty skarbowej w latach 2003 – 2004 złoŜyły się: Rok 2003 SprzedaŜ znaków skarbowych 34.410,00 zł Wpłata z Urzędu Skarbowego 80,00 zł Wpłaty za podwyŜszenie wartości weksla 415,10 zł Za wydawanie decyzji o warunkach zabudowy 454,00 zł Za zezwolenie na wywóz nieczystości 100,00 zł Razem 35.459,10 zł Rok 2004 SprzedaŜ znaków skarbowych 30.225,00 zł
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Za podwyŜszenie wartości weksla 3.801,00 zł Za wydanie decyzji o warunkach zabudowy 1.198,00 zł Za zezwolenie na wywóz nieczystości 200,00 zł Razem 35.424,00 zł W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, iŜ nie pobrano opłaty skarbowej w zakresie 11 podań za lata 2003/2004 dotyczących ulg z tytułu nabycia gruntów, według wyjaśnienia Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewy Manios opłaty skarbowej nie pobierano, poniewaŜ błędnie interpretowano przepisy w zakresie opłaty skarbowej. Wymóg pobierania opłaty skarbowej wynika z art. 1 ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. nr 86, poz. 960 z późn. zm.). Szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia stanowi załącznik do w/w ustawy. Wyjaśnienia Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewy Manios dotyczące opłaty skarbowej stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli.
9) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych (…) 52
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU 2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 40.000 zł 175.068,40 zł 35.000 zł 40.966 zł Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali) 2003 rok 2004 rok Ilo ść ogółem 13 Ilo ść ogółem 8 W tym: w tym: w trybie 12 w trybie 7 bezprzetargowym 8 bezprzetargowym 1 (w tym lokali) ( w tym lokali)
52 Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1. SprzedaŜ działki nr 184 o powierzchni 0,0983 ha połoŜonej przy ul. Spacerowej we wsi Szadkowice – Ogrodzim. Przetarg ustny nieograniczony – rok 2003. Do kontroli przedłoŜono operat szacunkowy określenia wartości rynkowej nieruchomości gruntowej niezabudowanej połoŜonej przy ulicy Spacerowej we wsi Szadkowice – Ogrodzim. Operat sporządzony został w lipcu 2002 r. przez rzeczoznawcę majątkowego p. M. Rosiak. Z operatu wynika, Ŝe wartość nieruchomości oszacowano na kwotę 8.350 zł. Rada Gminy i Miasta w Szadku w dniu 24 maja 2002 r. podjęła uchwałę nr XXXIX/355/02 w sprawie przeznaczenia do sprzedaŜy nieruchomości gruntowych połoŜonych na osiedlu Szadkowice – Ogrodzim, Gmina Szadek. W § 1 uchwały przeznaczona została do sprzedaŜy m.in. działka nr 184 o powierzchni 0,0983 ha. Komisja przetargowa powołana została zarządzeniem nr 33/03 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 24.04.2003 r. Organizator przetargu sporządził w dniu 20.08.2003 r. ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na sprzedaŜ przedmiotowej działki. Z ogłoszenia wynika, Ŝe: • termin przetargu na sprzedaŜ działki nr 184 określony został na dzień 4.09.2003 r. w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku, • cenę wywoławczą określono na kwotę 8.700 zł, • warunkiem przystąpienia do przetargu jest wpłata wadium w wysokości 10% wartości działki, • wadium miało być wpłacone w dniu przetargu w kasie urzędu. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu od dnia 20.08. – 4.09.2003 r. Organizator przetargu nie sporządził wykazu nieruchomości przeznaczonej do sprzedaŜy. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji brak jest dowodu wpłaty wadium przez uczestnika przetargu (…) 53 . PowyŜsze stanowiło naruszenie § 4 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy (Dz.U. z 1998 r. nr 9, poz.30 z późn.zm.).
Zgodnie z cytowanym wyŜej przepisem w przetargu mogą brać udział osoby fizyczne i osoby prawne, jeŜeli wpłacą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu.
53 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kontrolującym przedłoŜono protokół z przeprowadzonego w dniu 4.09.2003 r. przetargu na sprzedaŜ działki nr 184. Z protokołu wynika, Ŝe w przetargu udział wzięła jedna osoba (…) 54 , która wylicytowała cenę 8.787 zł. Protokół podpisany został przez członków komisji przetargowej. Organizator przetargu nie powiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W dniu 18.09.2003 r. została zawarta umowa sprzedaŜy w formie aktu notarialnego. Umowa została zawarta pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek, a (…) 55 . Przedmiotem sprzedaŜy była działka nr 184. Działka została sprzedana za cenę 8.787 zł. Cena została zapłacona gminie w całości. Zapłata kwoty 8.787 zł nastąpiła w dniu 16.09.2003 r. SprzedaŜ działki nr 449 połoŜonej w miejscowości Wilamów. Przetarg ustny nieograniczony – rok 2004. Do kontroli przedłoŜono operat szacunkowy wyceny wartości rynkowej działki gruntu nr 449 połoŜonej w miejscowości Wilamów. Operat sporządzony został w grudniu 2003 r. przez rzeczoznawcę majątkowego p. D. Biskupską – Neidowską. Z operatu wynika, Ŝe wartość rynkowa określona została na kwotę 2.490 zł. Rada Gminy i Miasta w Szadku w dniu 16 października 2003 r. podjęła uchwałę nr IX/89/2003 w sprawie przeznaczenia do sprzedaŜy przedmiotowej nieruchomości połoŜonej we wsi Wilamów, Gmina Szadek. Zarządzeniem nr 135 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 5.04.2004 r. powołana została komisja przetargowa do przeprowadzania przetargów na sprzedaŜ, oddanie w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie, najem lub dzierŜawę nieruchomości stanowiących własność gminy. Organizator przetargu w dniu 22.01.2004 r. sporządził wykaz nieruchomości przeznaczonej do sprzedaŜy. Z wykazu wynika, Ŝe osoby którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości mogą złoŜyć wniosek o nabycie nieruchomości do dnia 5.03.2004 r. Wykaz wywieszono na tablicy ogłoszeń urzędu na okres 21 dni. Informacja o wywieszeniu wykazu nie była podana się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.
54 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 55 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się ogłoszenie z dnia 22.03.2004 r. o przetargu ustnym nieograniczonym na sprzedaŜ działki nr 449. Z ogłoszenia wynika, Ŝe: • przedmiotem sprzedaŜy była działka nr 449, • cena wywoławcza działki określona została na kwotę 2.490 zł, • termin przetargu określony został na dzień 7.04.2004 r., • wadium ustalono na kwotę 250 zł, • wadium miało być wpłacone do dnia 2.04.2004 r. • ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu od dnia 22.03.2004 r. Wadium w dniu 1.04.2004 r. w wysokości 275 zł zostało wpłacone przez (…) 56 . Wadium w dniu 24.03.2004 r. w wysokości 250 zł zostało wpłacone przez (…) 57 . W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się protokół z dnia 7.04.2004 r. z przeprowadzonego przetargu na zbycie nieruchomości. Z protokołu wynika, Ŝe: • do przetargu zostały dopuszczone dwie osoby, • najwyŜszą cenę wylicytował (…) 58 , • przedmiotowa działka została sprzedana ww. osobie za cenę 11.100 zł, • protokół został podpisany przez członków komisji przetargowej. Organizator przetargu nie powiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W dniu 9.07.2004 r. została zawarta umowa sprzedaŜy w formie aktu notarialnego. Umowa ze strony Gminy i Miasta Szadek została zawarta przez Burmistrza (…) 59 . Przedmiotem sprzedaŜy była działka nr 449. Cena w
56 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 57 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 58 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 59 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wysokości 11.100 zł została zapłacona przed sporządzeniem aktu notarialnego. (…) 60 kwotę 10.825 zł wpłacił w dniu 8.07.2004 r. 2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu Dochody z u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 8.000 zł 5.928,71 zł 5.000 zł 5.293 zł
Liczba nieruchomo ści oddanych w u Ŝytkowanie wieczyste, u Ŝytkowanie, zarz ąd. 2003 rok 2004 rok Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w 34 oddanych w 34 uŜytkowanie wieczyste uŜytkowanie wieczyste Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści - - oddanych w zarz ąd oddanych w zarz ąd Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w - oddanych w - uŜytkowanie uŜytkowanie W latach objętych kontrolą tj.2003 i 2004 i w latach wcześniejszych nie wystąpiły sytuacje oddania gruntów w uŜytkowanie wieczyste. W latach 2003 i 2004 sprzedano 34 lokale (w kaŜdym roku) wraz z oddaniem w uŜytkowanie wieczyste ułamkowej części gruntu. 2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści Dochody z najmu i dzier Ŝawy składników maj ątkowych Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 8.000 zł 13.223,62 zł 10.000 zł 11.138 zł 1. DzierŜawa działki nr 75 połoŜonej w Szadku w obrębie geodezyjnym nr 3. W dniu 1.09.2004 r. pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek, a (…) 61 została zawarta umowa dzierŜawy.
60 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 61 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Przedmiotem umowy dzierŜawy była działka nr 75 połoŜona w Szadku o powierzchni 2,1918 ha. Umowa została zawarta na okres 3 lat. Z § 5 ust.2 umowy wynika, Ŝe czynsz dzierŜawny płatny jest w terminie przewidzianym dla płatności zobowiązań pienięŜnych rolników. Umowa ze strony wydzierŜawiającego została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji brak jest wykazu nieruchomości przeznaczonej do oddania w dzierŜawę. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. 2. Najem lokalu uŜytkowego połoŜonego w Szadku przy ulicy Piotrkowskiej. W dniu 1.03.2004 r. pomiędzy Zakładem Gospodarki Komunalnej w Szadku reprezentowanym przez p. W. Glapińskiego – Kierownika zakładu, a (…) 62 została zawarta umowa najmu. Przedmiotem umowy był lokal uŜytkowy wynajmowany na potrzeby apteki. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Umowa ze strony zamawiającego została podpisana przez Kierownika zakładu. Kontrolujący ustalili, Ŝe czynsz był płacony terminowo. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji brak jest wykazu nieruchomości przeznaczonej do oddania w najem. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Rady Gminy i Miasta w Szadku nie podjęła uchwały o oddanie przedmiotowego lokalu w najem na okres dłuŜszy niŜ 3 lata. PowyŜsze stanowiło naruszenie art.18 ust.2 pkt 9 lit.a ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz.1591 z późn.zm.).
3. POZOSTAŁE DOCHODY . 3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego W kontrolowanym okresie tj. latach 2003 i 2004 nie wystąpiły przypadki zajęcia pasa drogowego na terenie Gminy i Miasta Szadek. 3.2. Inne dochody W kontrolowanym okresie nie wystąpiły dochody z tytułu opłat adiacenckich i renty planistycznej. Uchwałą nr XXII/221/04 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla
62 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gminy i Miasta Szadek w zakresie wyznaczenia terenów przewidzianych do zalesienia i ustalenia zakazu zabudowy, stawkę procentową stanowiącą podstawę ustalenia jednorazowej opłaty od wzrostu wartości nieruchomości, płatną w przypadku jej zbycia określono jako równą 0%.
3.3. Dochody z tytułu wydawania ( korzystania) z zezwole ń na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych
Dochody uzyskane Wydatki na realizacj ę % wydatków do GPPiRPA dochodów 2003 rok 75.887,28 37.179,59 48,99 2004 rok 71.662,00 40.341,13 56,29 Dochody z tytułu wpłat za wydane zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych zaklasyfikowane w dziale 851, rozdział 85154 § 048 w 2003 roku kształtowały się w sposób następujący: PLAN (po zmianach) 50.000,00 zł WYKONANIE 75.887,28 zł Dochody z tytułu wpłat za wydane zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych zaklasyfikowane w dziale 851, rozdziale 85154 § 0480 w 2004 roku kształtowały się w sposób następujący: PLAN (po zmianach) 60.000,00 zł WYKONANIE 71.662,00 zł Zasady usytuowania na terenie Gminy i Miasta Szadek miejsc sprzedaŜy napojów alkoholowych ustalone zostały na mocy uchwały nr IV/30/03 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 29 stycznia 2003 roku oraz uchwały nr IV/31/03 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 29 stycznia 2003 roku. Liczba punktów sprzedaŜy napojów alkoholowych zawierających powyŜej 4,5% alkoholu (z wyjątkiem piwa) ustalona została na 50 punktów sprzedaŜy przeznaczonych do spoŜycia poza miejscem sprzedaŜy jaki i w miejscu sprzedaŜy. Na podstawie zestawienia dotyczącego ilości wydanych zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych w latach 2003 i 2004 kontrolujący stwierdzili, Ŝe: w 2003 roku na sprzedaŜ napojów alkoholowych do 4,5% zawartości alkoholu oraz na piwo wydano 19 zezwoleń, na sprzedaŜ napojów alkoholowych powyŜej 4,5% do 18% zawartości alkoholu (z w wyjątkiem piwa) wydano 19 zezwoleń. Natomiast na sprzedaŜ napojów alkoholowych powyŜej 18% zawartości alkoholu wydano 10 zezwoleń. Łącznie w 2003 roku wydano 48 zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych. w 2004 roku na sprzedaŜ napojów alkoholowych do 4,5% zawartości alkoholu oraz na piwo wydano 20 zezwoleń, na sprzedaŜ napojów alkoholowych powyŜej 4,5% do 18% zawartości alkoholu wydano 18 zezwoleń. Natomiast na sprzedaŜ napojów alkoholowych powyŜej 18%
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zawartości alkoholu wydano 7 zezwoleń. Łącznie w 2004 roku wydano 45 zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych. Kontroli poddano trzy punkty sprzedaŜy napojów alkoholowych posiadających wszystkie rodzaje zezwoleń, połoŜonych na terenie Gminy i Miasta Szadek. W wyniku kontroli dokumentacji ww. punktów sprzedaŜy napojów alkoholowych stwierdzono, co następuje: do dokumentacji załączono między innymi: wnioski o wydanie zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych o określonej zawartości alkoholu, opinie Miejsko Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Szadku stosownie do postanowień art.18 ust.3a ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, wnioski poprzedzające wydanie zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych zawierały informacje wymagane postanowieniami art.18 ust.5 ustawy. Do wniosków dołączono dokumenty wymagane w art.18.ust.6 ustawy, zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŜycia poza miejscem sprzedaŜy wydano na okres nie krótszy niŜ 2 lata, stosownie do postanowień art.18 ust 9 ustawy, stosownie do postanowień art.18 ust.3 ww. ustawy zezwolenia na sprzedaŜ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŜycia na miejscu lub poza miejscem sprzedaŜy wydawane są oddzielnie na określone rodzaje napojów, dla poddanych kontroli punktów, sporządzono w formie pisemnej informacje o wysokości naliczonej opłaty za korzystanie z zezwoleń na sprzedaŜ napojów alkoholowych. VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH 1.1. Informacje ogólne Uchwałą nr IV/32/03 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 29 stycznia 2003 r. uchwalony został program profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych dla Gminy i Miasta Szadek na 2003 r. Uchwałą nr XII/115/04 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 6 lutego 2004 r. uchwalony został program profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych dla Gminy i Miasta Szadek na 2004 r. W ww. programach na 2003 r. i 2004 r. określone zostały cele gminnego programu, zadania oraz sposób ich realizacji, a takŜe finansowanie działań i przedsięwzięć. Skład osobowy miejsko gminnej komisji ustalony został zarządzeniem Burmistrza nr 23/02 z dnia 31 grudnia 2002 r. Z ww. programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na 2003 r. i 2004 r. wynika, Ŝe członkowie komisji nie otrzymują diet za prace w komisji.
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Do kontroli przedłoŜono regulamin Miejsko – Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. W regulaminie określone zostały zadania komisji, a poza powyŜszym z regulaminu wynika m.in., Ŝe: • komisja rozpatruje sprawy na posiedzeniu przy obecności co najmniej 50% swego składu, • posiedzenia zwołuje przewodniczący lub jego zastępca, • w posiedzeniach komisji mogą brać udział osoby nie będące jej członkami, • z posiedzeń komisji sporządza się protokoły. Posiedzenia Miejsko Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Szadku zwoływane były w miarę potrzeb. Posiedzenie komisji odbywały się po godzinach pracy urzędu. Z posiedzeń sporządzane były odpowiednie protokoły. 1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych. Wydatki na realizację zadań Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2003 roku przedstawiały się następująco: Dział 851 Rozdział 85154 § PLAN WYKONANIE
Ogółem 50.000 zł 37.179,59 zł
4110 1.500 zł 1.339,81 zł 4120 500 zł 190,51 zł 4210 17.100 zł 9.818,02 zł
4260 900 zł 514,45 zł
4300 20.000 zł 16.275,30 zł
6060 10.000 zł 9.041,50 zł
Wydatki na realizację zadań Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w 2004 roku przedstawiały się następująco: Dział 851 Rozdział 85154 § PLAN WYKONANIE Ogółem 60.000 zł 40.341,13 zł 2550 27.000 zł 25.367,90 zł 4110 1.000 zł 417,66 zł 4120 500 zł 59,39 zł 4210 9.000 zł 5.673,68 zł 4260 1.000 zł -
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
4300 21.500 zł 8.822,50 zł Kontrolą objęto niŜej wymienione wydatki: 1. Faktura VAT nr 68/08/03 z dnia 27.08.2003 r. na kwotę 4.500 zł za pobyt dzieci z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym na wypoczynku letnim. 2. Faktura VAT nr P/2004/01 z dnia 4.11.2004 r. na kwotę 700 zł za zorganizowanie występów o charakterze profilaktyki przeciwalkoholowej. 3. Faktura VAT nr 000269/20 z dnia 31.07.2004 r. na kwotę 675 zł za zorganizowanie wyjazdu klubu AA na spotkanie trzeźwości w Licheniu. 4. Faktura VAT nr 77/2004 z dnia 30.04.2004 r. na kwotę 900 zł za pobyt dzieci na zielonej szkole z rodzin dotkniętych problemem alkoholowym.
2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ
2.1. Informacje ogólne W roku 2003 plan w dziale 853 został uchwalony na kwotę 1.059.020 zł – uchwałą nr V/39/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 14 lutego 2003 r. Po dokonanych zmianach plan na koniec 2003 r. wynosił 1.163.156 zł, a wykonanie na dzień 31.12.2003 r. wyniosło 1.152.097,51 zł. W roku 2004 plan w dziale 852 został uchwalony na kwotę 739.889 zł – uchwałą nr XII/114/2004 2004 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 6 lutego 2004 r. Po dokonanych zmianach plan na koniec 2004 r. wyniósł 1.564.710 zł, a wykonanie na dzień 31.12.2004 r. wyniosło 1.457.860,71 zł.
2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej Wykonanie zada ń finansowych w latach 2003-2004:
Wyszczególnienie 2003 rok 2004 rok
Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) X Dział 852 Rozdział 85212 ( świadczenia rodzinne oraz składki na ubezpieczenia X 662.253 emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego)
Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na X ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby 10.876 pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w X 132.199 1 naturze) Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki X 134.052 mieszkaniowe) Dział 852 Rozdział 85216 (zasiłki rodzinne i X 2.846 piel ęgnacyjne) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania X 155.011 Ośrodków Pomocy Społecznej)
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Dział 852 Rozdział 85278 Usuwanie skutków X 61.013 kl ęsk Ŝywiołowych Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała X 25.335 działalno ść Dział 853 Rozdział 85303 O środki wsparcia X Dział 853 Rozdział 85304 Rodziny zast ępcze X Dział 853 rozdział 85313 (Składki na ubezpieczenia zdrowotne płacone za osoby 23.608 X pobieraj ące świadczenia) Dział 853 Rozdział 85314 (Zasiłki i pomoc 555.955 X w naturze) Dział 853 Rozdział 85315 (Dodatki 113.065 X mieszkaniowe) Dział 853 Rozdział 85316 (Zasiłki rodzinne 39.925 X piel ęgnacyjne i wychowawcze) Dział 853 Rozdział 85319 (Koszty utrzymania 148,926 X Ośrodka Pomocy Społecznej) Dział 853 Rozdział 85378 Usuwanie kl ęsk 7.958 X skutków powodzi Dział 853 Rozdział 85395 (Pozostała 62.127 X działalno ść )
W rozdziale 85314 poniesiono równieŜ wydatki na opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne i rentowe): - w 2003 roku na kwotę – 19.173 zł, - w 2004 roku na kwotę – 6.525 zł. oraz z zakresu zadań własnych gminy: - w roku 2003 na kwotę – 90.319 zł, - w roku 2004 na kwotę – 129.850 zł. Wykonanie zada ń rzeczowych w latach 2003-2004
rok 2003 rok 2004 Forma pomocy Liczba liczba Kwota Liczba liczba Kwota osób świadcze ń świadcze ń osób świadcze ń świadcze ń Zadania zlecone 256 1.883 555.955 49 473 132.199 Zasiłki stałe ogółem 12 131 53.943 28 305 104.212 Zasiłki stałe 24 262 89.310 27 111 36.173 wyrównawcze Dodatki do zasiłków
stałych wyrównawczych Zasiłki okresowe 94 138 14.081 106 313 29.221 Specjalne zasiłki 5 5 538 okresowe
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gwarantowane zasiłki 3 36 13.988 3 12 4.426 okresowe Renta socjalna 103 916 368.103 X x X Zasiłki macierzy ńskie 15 51 13.580 7 19 4.567 okresowe Zasiłki macierzy ńskie 12 12 2.412 3 3 603 jednorazowe Zasiłki rodzinne 4 69 3.054 2 8 720 Zasiłki piel ęgnacyjne 31 263 36.871 4 15 2.126 Pomoc dla kombatantów Zadania własne 627 61.438 204.677 614 55.106 212.740 Posiłki dla dzieci 347 49.760 92.026 328 45.398 83.244 i młodzie Ŝy Usługi opieku ńcze 21 8.354 54.301 14 7.576 51.517 Zasiłki celowe 247 3.324 45.683 220 2.132 45.980 i w naturze
Kontroli poddano niŜej wymienione decyzje: 1. Decyzja nr 1122/2004 z dnia 30.11.2004 r. przyznająca zasiłek okresowy z powodu trudnej sytuacji materialnej. 2. Decyzja nr 1022/2004 z dnia 29.10.2004 r. przyznająca bezzwrotny specjalny zasiłek celowy jako dopłatę do zakupu opału. 3. Decyzja nr 463/2003 z dnia 5.05.2003 r. przyznająca macierzyński zasiłek okresowy. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH ORAZ NA DZIAŁALNO ŚĆ PO śYTKU PUBLICZNEGO W OPARCIU O USTAW Ę O DZIAŁALNO ŚCI POśYTKU PUBLICZNEGO I WOLONTARIACIE Rada Gminy i Miasta w Szadku w dniu 28 lutego 2000 r. podjęła uchwałę nr XV/131/2000 w sprawie trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczania oraz sposobu kontroli wykonywania zleconego zadania. Z uchwały wynika, Ŝe: 1. Wnioskodawca ubiegający się o udzielenie dotacji powinien złoŜyć wniosek w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15 września roku poprzedzającego rok budŜetowy. 2. Zlecenie zadania oraz przekazanie dotacji na jego realizację następuje na podstawie pisemnej umowy. 3. Wnioskodawca jest obowiązany do załoŜenia i prowadzenia w sposób umoŜliwiający kontrolę wydatków związanych z realizacją umowy, ewidencji księgowej lub analitycznej kont księgowych. 4. Wnioskodawca jest obowiązany do przedstawienia rozliczenia realizacji zadania pod względem rzeczowym i finansowym. Rozliczenie powinno
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nastąpić w terminie maksymalnym 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Z § 22 przedmiotowej uchwały wynika, Ŝe uchwała podlega ogłoszeniu na tablicy ogłoszeń urzędowych oraz w innych miejscach publicznych na terenie Gminy i Miasta Szadek i wchodzi w Ŝycie z dniem ogłoszenia. W dniu 28.09.2003 r. Ludowy Klub Sportowy Victoria z Szadku złoŜył wniosek o przyznanie dotacji. Wniosek został złoŜony po terminie określonym w ww. uchwale. PowyŜsze stanowi naruszenie § 2 ust.1 uchwały nr XV/131/2000. Z wniosku wynika, Ŝe LKS Victoria prosi o przyznanie dotacji w wysokości 50.300 zł. W dniu 24.03.2004 r. pomiędzy Gminą i Miastem Szadek reprezentowaną przez p. S. Sulińską – Burmistrza Gminy i Miasta Szadek, a przedstawicielami Ludowego Klubu Sportowego Victoria została zawarta umowa. Przedmiotem umowy było przyznanie dotacji dla LKS Victoria z Szadku, w wysokości 35.000 zł. Umowa została zawarta na okres do dnia 31.12.2004 r. Paragraf 4 umowy stanowi, Ŝe LKS Victoria zobowiązuje się do wykorzystania dotacji zgodnie z jej przeznaczeniem, prowadzenia dokumentacji w sposób umoŜliwiający ocenę wykonania zadań pod względem rzeczowym i finansowym. Z § 5 umowy wynika, Ŝe stały nadzór merytoryczny i finansowy nad realizacją umowy sprawuje Skarbnik Gminy i Miasta Szadek oraz Referat Ogólny. Ludowy Klub Sportowy Victoria zobowiązany został do: 1. Przedkładania rozliczeń z otrzymanych środków – potwierdzone kserokopie rachunków sprawdzone pod względem rzeczowym i finansowym, w terminie 30 dni od daty otrzymania środków. 2. Przedstawiania Burmistrzowi Gminy i Miasta rozliczenia otrzymanej dotacji w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Umowa została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. W dniu 25.10.2004 r. do Burmistrza Gminy i Miasta Szadek wpłynęło pismo od LKS Victoria z prośbą o zwiększenie dotacji o kwotę 1.000 zł na prowadzenie działalności. Poza powyŜszym z pisma wynika, Ŝe przyznana dotacja w kwocie 35.000 zł nie pokrywa w pełni wydatków związanych z utrzymaniem klubu sportowego. W dniu 18.11.2004 r. został zawarty aneks do umowy z dnia 24.03.2004 r. w sprawie udzielenia dotacji dla LKS Victoria na 2004 r. Z § 1 aneksu wynika, Ŝe zmieniono kwotę dotacji z 35.000 zł na 36.000 zł. Aneks został podpisany przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy. Transze dotacji dla LKS Victoria w Szadku w okresie 1.01.2004 r. – 31.12.2004 r. zostały przekazane w niŜej wymieniony sposób:
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• 26.03.2004 r. – 5.832 zł, • 11.05.2004 r. – 5.832 zł, • 31.05.2004 r. – 2.916 zł, • 16.06.2004 r. – 2.916 zł, • 2.07.2004 r. – 2.916 zł, • 17.08.2004 r. – 2.916 zł, • 15.10.2004 r. – 5.832 zł, • 29.11.2004 r. – 2.916 zł, • 8.12.2004 r. – 3.924 zł. W dniu 15.01.2005 r. LKS Victoria złoŜył sprawozdanie merytoryczne i finansowe za rok 2004. W przedmiotowym sprawozdaniu wymienione zostały m.in. wydatki poniesione przez klub oraz osiągnięte dochody. Sprawozdanie zostało podpisane przez Zarząd Klubu Victoria. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajdują się comiesięczne zbiorcze rozliczenia z przyznanej transzy dotacji oraz kserokopie rachunków. W przypadku udzielenia ww. dotacji dla LKS Victoria nie została zachowana jawność postępowania poprzez: - brak podania do publicznej wiadomości informacji o moŜliwości i terminie składania ofert, - brak jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty (brak ogłoszenia o wyborze), co stanowi naruszenie art.92 pkt5 ustawy o finansach publicznych. Kserokopia uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku oraz wniosek LKS Victoria stanowią załącznik nr 27 do protokołu kontroli.
4. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia w latach 2003–2004 Strukturę wydatków osobowych w dziale 750 – administracja publiczna, rozdziale 75023 – urzędy gmin, w latach 2003 2004 w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku ilustrują poniŜsze zestawienia: Struktura wydatków budŜetowych w roku 2003 Wyszczególnienie Rok 2003 Plan Wykonanie % wykonania (w zł) (w zł) planu § 4010-wynagrodzenie 634.000 624.962 98,57 osobowe pracowników § 4040 –dodatkowe 47.000 46.853 99,69 wynagrodzenie roczne § 4110- składki na ubezpieczenie społeczne 120.000 112.044 93,37 § 4120 – składki na Fundusz Pracy 18.000 16.068 89,27 § 4440 – Fundusz Świadcze ń Socjalnych 16.371 16.371 100,0 Ogółem wydatki na wynagrodzenia 835.371 816.298 97,72
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
pracowników
Struktura wydatków bud Ŝetowych w roku 2004 Wyszczególnienie Rok 2004 Plan Wykonanie % wykonania planu (w zł) (w zł) § 4010-wynagrodzenie 648.000 646.846 99,82 osobowe pracowników § 4040-dodatkowe wynagrodzenie roczne 48,500 48.465 99,93 § 4110 składki na ubezpieczenie społeczne 113.500 112.075 98,74 § 4120- składki na Fundusz Pracy 17.000 16.923 99,55 § 4440- Fundusz Świadcze ń Socjalnych 16.836 16.836 100,00 Ogółem wydatki na wynagrodzenia 843.836 841.145 99,68 pracowników Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki Zatrudnienie w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku przedstawiało się następująco: według stanu na dzień 31.12.2003 r. – 24 osoby 22 etaty, według stanu na dzień 31.12.2004 r. – 26 osób 22,2 etatu. Rada Gminy i Miasta w Szadku w latach objętych kontrolą ustaliła następujące kwoty na wydatki osobowe w § 4010 w dziale 750, rozdziale 75023: na rok 2003 – 634.000 zł, na rok 2004 – 648.000 zł. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe w 2003 roku w rozdziale 75023 na wynagrodzenia pracowników urzędu wydatkowano kwotę 624.962 zł, a w roku 2004 wydatkowano kwotę 646.846 zł. Dane wykazane w ewidencji księgowej zgodne są z danymi wykazanymi w sprawozdaniach RB 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 roku, za okres od początku roku do dnia 31.12.2004 roku. Prowadzenie akt osobowych pracowników w latach objętych kontrolą naleŜało do zadań p. Haliny Rybak – podinspektora w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku do dnia 14.05.2003 r., a od dnia 15.05.2003 r. do zadań p. Joanny Struś – podinspektora w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku. W toku kontroli stwierdzono prawidłowość stosowania kategorii zaszeregowania 8 niŜej wymienionych pracowników Urzędu Gminy i Miasta: • p. Stefanii Sulińskiej – Burmistrza Gminy i Miasta Szadek, • p. Ewy Manios – Skarbnika Gminy i Miasta, • p. Włodzimierza Wilgockiego – Sekretarza Gminy i Miasta, • p. Zbigniewa Augustyniaka – Kierownika Referatu Gospodarczego, • p. Tomasza Filipowskiego – podinspektora,
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• p. Doroty Krajewskiej – podinspektora, • p. Stefanii Bralczyk – podinspektora, • p. Urszuli Zawierucha – podinspektora. Dokonano porównania stosowanych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego stosownie do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 61, poz.707 z późn.zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 33, poz. 374 z późn. zm.). W wyniku kontroli stwierdzono, co następuje: 1 W angaŜach wymienia się jako składniki miesięcznego wynagrodzenia: wynagrodzenie zasadnicze, dodatki funkcyjne, dodatki specjalne, dodatki staŜowe. 2. We wszystkich angaŜach wskazuje się stanowiska pracy. 3. Kwoty wynagrodzeń wykazywane w angaŜach dla kontrolowanych stanowisk pracy mieszczą się w przedziałach poszczególnych kategorii zaszeregowania określonych w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich. 4. Dodatki funkcyjne przyznawane były pracownikom stosownie do postanowień § 6 ust 1 wyŜej wymienionego rozporządzenia. 5. Wynagrodzenie dla Burmistrza Gminy i Miasta Szadek ustalone było uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku nr II/15/2002 z dnia 4 grudnia 2002 roku, nr IV/36/03 z dnia 29 stycznia 2003 roku, nr XV/165/2004 z dnia 25 czerwca 2004 roku. 6. Kontroli poddano wypłatę wynagrodzenia pracownikom w miesiącach: marzec, kwiecień 2003 r. i maj, czerwiec 2004 r. Listy płac sprawdzone były pod względem formalno rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek. 7. Wynagrodzenia przekazane zostały na konta, na rachunki oszczędnościowo rozliczeniowe pracowników oraz były wypłacane w kasie Urzędu Gminy i Miasta. 8. W Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku został przyznany dodatek specjalny stosownie do zapisów § 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich oraz rozporządzenia Rady Ministrów Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich dla Burmistrza Gminy i Miasta. Nagrody jubileuszowe Łączna kwota nagród jubileuszowych przyznanych pracownikom Urzędu Gminy i Miasta w Szadku w 2003 roku wyniosła 9.159,50 zł, a w 2004 roku 7.812,00 zł. Kontrolujący ustalili, Ŝe w 2003 roku przyznano nagrody jubileuszowe 5 pracownikom urzędu, zaś w 2004 roku 3 pracownikom. Ilościowy wykaz nagród jubileuszowych wypłaconych w latach 2003 2004: Lata Liczba pracowników, którym wypłacono nale Ŝne nagrody jubileuszowej po przepracowaniu
20 lat (75 % 25 lat (100 % 30 lat (150 % 35 lat (200 % 40 lat (300 % 45 lat (400 % wynagrodz. wynagrodz. wynagodz. wynagrodz. wynagrodz. wynagrodz. mies.) mies.) mies.) mies.) mies.) mies.) 2003 1 3 1 - - - 2004 1 1 - 1 - - Kontroli poddano prawidłowość ustalenia i wypłaty nagród na ogólną kwotę 5.148 zł w 2003 roku oraz 3.645,60 zł w 2004 roku dla następujących pracowników Urzędu Gminy i Miasta: • (…) 63 , • (…) 64 , • (…) 65 , • (…) 66 .
63 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 64 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 65 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 66 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W toku kontroli stwierdzono, co następuje: − W aktach osobowych znajdują się świadectwa pracy oraz inne dokumenty uzasadniające nabycie prawo do nagrody. − Wypłata nagrody następowała na podstawie pisma Burmistrza Gminy i Miasta, w którym określano ilość przepracowanych lat oraz procentową wysokość nagrody. − Okres pracy uprawniający do nagrody jubileuszowej został wyliczony w sposób prawidłowy, zgodnie z przedłoŜonymi dokumentami. − Nagrody ustalono i wypłacono w prawidłowej wysokości. Dodatkowe wynagrodzenie roczne Łączna kwota wypłaconych dodatkowych wynagrodzeń rocznych w 2003 roku wyniosła 46.853 zł, natomiast w roku 2004 wyniosła 48.465 zł. Nagrody z zakładowego funduszu nagród –‘13’ były wypłacane pracownikom Urzędu Gminy i Miasta w Szadku na podstawie ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budŜetowej (Dz.U z 1997 r. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.). W trakcie postępowania kontrolnego sprawdzono wypłatę dodatkowego rocznego wynagrodzenia za rok 2003 i 2004 dla wybranych pracowników Urzędu Gminy i Miasta w Szadku. Ustalenia kontroli: dodatkowe wynagrodzenie roczne ustalono w wysokości 8,5 % sumy wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie stosownie do postanowień art.4 ust.1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budŜetowej, stosownie do postanowień art.5 ust.2 ww. ustawy dodatkowe wynagrodzenie roczne w 2003 i 2004 roku wypłacono nie później niŜ w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie. Wypłata w 2003 roku dla przyjętej próby pracowników nastąpiła na podstawie listy płac nr 9 z dnia 24 lutego 2003 roku. Natomiast wypłata w 2004 roku dla przyjętej próby pracowników nastąpiła na podstawie listy płac nr 13 z dnia 1 marca 2004roku. PrzedłoŜone kontrolującym listy płac dotyczące wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty. Premie i nagrody uznaniowe W latach obj ętych kontrol ą tj. 2003 i 2004 przyznano pracownikom Urz ędu Gminy i Miasta w Szadku nagrody uznaniowe.
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W roku 2003 przyznano nagrody uznaniowe dla 24 osób w wysokości 19.480 zł, a w roku 2004 dla 22 pracowników w wysokości 18.020 zł.
Do kontroli przedłoŜono zarządzenie nr 65/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie regulaminu przyznawania nagród pracownikom Urzędu Gminy i Miasta Szadek. Z regulaminu wynika, Ŝe: • nagrody przyznaje i ustala ich wysokość Burmistrz Gminy i Miasta Szadek, • nagrody wypłacane są na koniec danego roku kalendarzowego, • nagroda przysługuje za przepracowanie pełnego wymiaru czasu pracy i naleŜyte wykonywanie obowiązków słuŜbowych, • przyznanie nagrody nie jest obligatoryjne i moŜe być ona obniŜona lub nie wypłacona. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W okresie objętym kontrolą wypłacono następujące kwoty: w 2003 roku wypłacono 1 odprawę emerytalną w wysokości 12.132,00 zł oraz 1 odprawę z tytułu zwolnienia pracownika w wysokości 4.107,00 zł oraz 3 ekwiwalenty za niewykorzystany urlop na łączną kwotę 2.534,47 zł, w 2004 roku wypłacono 1 odprawę emerytalną w wysokości 22.493,80 zł oraz 1 ekwiwalent za niewykorzystany urlop w kwocie 2.856,23 zł. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku obowiązywał Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zatwierdzony przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek p. H. Tyluś. W regulaminie określone zostały zasady tworzenia funduszu, zasady i warunki przeznaczania środków z funduszu, osoby uprawnione do świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajdują się preliminarze wydatkowania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na lata 2003 i 2004. Kwoty z tytułu odpisu na Fundusz Socjalny w kontrolowanym okresie zostały przekazane w niŜej wymieniony sposób: 2003 rok: 19.03.– 1.830 zł, 27.03. 2.262,75 zł, 6.05. – 8.185,50 zł, 17.09. – 4.092,75 zł. 2004 rok: 16.03. – 4.209 zł,
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
25.05. – 9.417,60 zł, 21.09. – 3.208,90 zł. Naliczenie środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w kontrolowanych latach dokonane zostało w prawidłowej wysokości. Kontroli poddano wypłatę środków z ZFŚS na poŜyczki mieszkaniowe w 2004 roku. Wysokość poŜyczki na remonty i modernizację lokalu bądź budynku w latach 2003 i 2004 wynosiła 2.200 zł. W wyniku kontroli zasad udzielania i spłaty poŜyczek mieszkaniowych stwierdzono, co następuje: − Spłata poŜyczki następowała w miesiącu następującym po miesiącu jej udzielenia. − Spłata poŜyczki następowała w ratach miesięcznych, jednak nie dłuŜej niŜ 36 rat miesięcznych. − Podpisywanie umów w sprawie poŜyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poprzedzone było złoŜeniem przez zainteresowane osoby wniosków w przedmiotowej sprawie. − Z poŜyczkobiorcą zawierane były umowy o udzielenie poŜyczki mieszkaniowej. 4.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników Plan i wykonanie środków finansowych przeznaczonych na wypłatę kosztów krajowych podróŜy słuŜbowych w latach 2003 – 2004. Dział 750, rozdział 75023 2003 rok 2004 rok Plan ogółem Wykonanie Plan ogółem Wykonanie § 4410 15.000 zł 13.434,48 zł 15.000 zł 12.037,04 zł Podró Ŝe krajowe W rejestrze delegacji słuŜbowych prowadzonym w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku w roku 2003 zaewidencjonowano 298 poleceń wyjazdów słuŜbowych, natomiast w 2004 roku 300 poleceń wyjazdów. Rejestr stanowi ewidencję wyjazdów słuŜbowych pracowników Urzędu Gminy i Miasta w Szadku. W rejestrze delegacji wskazane jest imię i nazwisko pracownika, miejsce i cel oddelegowania, czas delegacji. Kontroli poddano wyrywkowo wybrane z rejestru delegacji słuŜbowych, jednorazowe polecenia wyjazdu słuŜbowego (delegacje) o następujących numerach: polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 75/03, polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 258/03, polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 165/03, polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 58/04, polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 191/04.
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Nieprawidłowości nie stwierdzono. Ponadto kontroli poddano dokonywanie zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania i sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W wyniku kontroli rozliczenia ryczałtu za uŜywanie własnego samochodu dla celów słuŜbowych w miesiącach: maj, wrzesień 2003 roku, stwierdzono co następuje: z pracownikami zostały zawarte umowy dotyczące uŜywania pojazdów do celów słuŜbowych. W umowach wskazano między innymi: markę samochodu, numer rejestracyjny samochodu, pojemność skokową silnika oraz miesięczny limit przebiegu kilometrów, a takŜe czas na jaki zawarte zostały umowy; z umów wynika, Ŝe za uŜywanie samochodu prywatnego do celów słuŜbowych pracownik otrzymywać będzie ryczałt miesięczny, po złoŜeniu pisemnego oświadczenia o uŜywaniu pojazdu w danym miesiącu; wykazane w oświadczeniach pracowników dni nieobecności w pracy weryfikowane były z listami obecności za dany miesiąc; kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za kaŜdy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróŜy słuŜbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za kaŜdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów słuŜbowych stosownie do postanowień § 4 ust.2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.; na podstawie oświadczenia przygotowuje się listę wypłat ryczałtu, na której zamieszcza się klasyfikację budŜetową. Ponadto lista sprawdzana jest pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzana do wypłaty.
Podró Ŝe zagraniczne W roku 2003 i 2004 nie odbywały się podróŜe zagraniczne. 4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych Zasady wypłaty diet 1. Rada Gminy i Miasta w Szadku w dniu 21 lutego 2001 r. podjęła uchwałę nr XXVIII/232/01 w sprawie ustalenia wysokości diet dla radnych i dla Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta Szadek. Z § 1 uchwały wynika, Ŝe ustalono wysokość diet dla radnych na kwotę 80 zł. Dieta przysługuje za udział w posiedzeniu zarządu i komisji oraz za uczestnictwo w sesji Rady Gminy i Miasta Szadek, potwierdzonych własnoręcznym podpisem radnego na liście obecności.
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Paragraf 2 uchwały stanowi, Ŝe miesięczna dieta dla Przewodniczącego Gminy i Miasta Szadek ustalona została na kwotę 850 zł. Z § 2 ust.2 wynika, Ŝe w przypadku kaŜdej nieusprawiedliwionej nieobecności na sesji Rady czy teŜ nieobecności w dniu ustalonego cotygodniowego dyŜuru, Przewodniczący Rady traci 20% diety. 2. Rada Gminy i Miasta w Szadku w dniu 27 grudnia 2002 r. podjęła uchwałę nr III/22/2002 w sprawie ustalenia diety dla przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych za uczestnictwo w sesjach. Z § 1 uchwały wynika, Ŝe ustalono dietę za udział w sesji Rady Gminy i Miasta dla przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych gminy i miasta w wysokości 30 zł. Prawidłowo ść wypłaty diet W budŜecie Gminy i Miasta Szadek w latach 2003 2004 zaplanowano następujące kwoty na wydatki związane z wypłatą diet dla radnych: Lata Plan Wykonanie 2003 59.000 zł 49.780 zł 2004 59.000 zł 55.060 zł Wyrywkowej kontroli podano listy wypłat diet za miesiące: kwiecień, sierpień, październik –2003 r., marzec, lipiec, wrzesień 2004 r. Wypłaty diet w kontrolowanych miesiącach dla Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta, radnych, przewodniczących komisji, za udział w posiedzeniach rady, komisji następowały w prawidłowej wysokości. Podstawą wypłaty diety był podpis na liście obecności. Wypłaty diet następowały na podstawie wyŜej opisanej uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku. Kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości. Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych radnych i sołtysów Kontroli poddano niŜej wymienione polecania wyjazdów słuŜbowych: 1. Polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 66 z dnia 19.03.2003 r. dla p. K. Mistrzaka – radnego. Polecenie wyjazdu słuŜbowego podpisane jest przez Z cę Burmistrza Gminy i Miasta Szadek – jako osobę zlecającą wyjazd. 2. Polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 127 z dnia 19.05.2003 r. dla p. T. Dostatni – radnego. Polecenie wyjazdu słuŜbowego podpisane jest przez Sekretarza Gminy i Miasta Szadek – jako osobę zlecającą wyjazd. 3. Polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 128 z dnia 19.05.2003 r. dla radnego Gminy i Miasta Szadek. Polecenie wyjazdu słuŜbowego podpisane jest przez Sekretarza Gminy i Miasta Szadek – jako osobę zlecającą wyjazd. Wszystkie ww. polecenia wyjazdu słuŜbowego dla radnych Gminy i Miasta Szadek nie zostały podpisane przez Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta w Szadku. PowyŜsze stanowi naruszenie § 2 ust.1
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania naleŜności z tytułu zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych radnych gminy (Dz.U. z 2000 r. nr 66, poz.800 z późn.zm.). Zgodnie z cytowanym wyŜej przepisem termin i miejsce wykonywania zadania oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy słuŜbowej określa przewodniczący rady gminy w poleceniu wyjazdu słuŜbowego.
5. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG I. Dowóz uczniów do szkoły w Szadku z terenu Gminy Szadek. Przetarg nieograniczony – wartość poniŜej 60.000 EURO. Rok – 2004. Zamawiający sporządził ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na dowóz uczniów do szkoły w Szadku z terenu Gminy Szadek. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Szadku od dnia 30.06.2004 r. oraz ogłoszenie było zamieszczone na stronie internetowej urzędu. Zamawiający sporządził specyfikację istotnych warunków zamówienia. Specyfikacja w dniu 30.06.2004 r. została zatwierdzona przez Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Szadek – p. J. Antoszczyk. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika m.in., Ŝe: 1. Przedmiotem zamówienia była usługa polegająca na dowozie uczniów do szkoły w Szadku z terenu Gminy Szadek przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 40 miejsc na następujących trasach: a) dowóz: • Szadek – Tarnówka – Rzepisze – Marcelin – Szadek (dowóz na godzinę 8.00), • Szadek – Marcelin – Łobudzice – Wola Łobudzka – Lichawa – Krokocice – Choszczewo – Szadek (dowóz na godzinę 8.00), b) odwóz: • Szadek – Przatów – Szadek (odwóz po godzinie 14.00), • Szadek – Przatów – Szadek (odwóz po godzinie 12.00), • Szadek – Choszczewo – Krokocice – Lichawa – Wola Łobudzka – Łobudzice – Marcelin – Szadek (odwóz po godzinie 14.00). Zamawiający określił, Ŝe do realizacji przedmiotowego zamówienia niezbędne są dwa autobusy klasy minimum 40 miejsc siedzących. Planowana długość tras miesięcznie określona została na około 2400 km. 2. Termin wykonania zamówienia ustalony został w okresie trwania roku szkolnego 2004 – 2005. 3. Termin składania ofert określony został na dzień 16.07.2004 r. na godzinę 10.00. 4. Termin otwarcia ofert określony został na dzień 16.07.2004 r. 5. Zamawiający określił jedno kryterium oceny ofert , cena – 100%. W wymaganym przez zamawiającego terminie oferty zostały złoŜone przez niŜej wymienionych wykonawców: 1. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji ze Zduńskiej Woli – za cenę 4,07 zł brutto, za 1 kilometr dowozu.
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. Usługi Transportowe – Marek Janiak ze Zduńskiej Woli – za cenę 3,64 zł brutto, za 1 kilometr dowozu. Zamawiający sporządził protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości zamówienia nie przekraczającej wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO. Z protokołu wynika m.in., Ŝe: 1. Wartość zamówienia ustalona została na kwotę 62.400 zł, co stanowiło równowartość 15.419 EURO. 2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia – 62.400 zł – 2,60 zł za kilometr. 3. Postępowanie zostało uniewaŜnione z uwagi na to, Ŝe cena najkorzystniejszej oferty przewyŜszała kwotę, którą zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający sporządził ogłoszenie o wyniku postępowania. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta w Szadku. Zamawiający powiadomił równieŜ wykonawców o uniewaŜnieniu postępowania. Zamawiający zorganizował drugi przetarg nieograniczony na dowóz uczniów do szkoły w Szadku z terenu Gminy Szadek. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się ogłoszenie o przetargu nieograniczonym sporządzone w dniu 2.08.2004 r. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta w Szadku od dnia 2.08.2004 r. Poza powyŜszym ogłoszenie na stronie internetowej urzędu. Zamawiający sporządził specyfikację istotnych warunków zamówienia. Specyfikacja została zatwierdzona przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika m.in., Ŝe: 1. Przedmiotem zamówienia była usługa polegająca na dowozie uczniów do szkoły w Szadku z terenu Gminy Szadek przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 40 miejsc na następujących trasach: a) dowóz: • Szadek – Tarnówka – Rzepisze – Marcelin – Szadek (dowóz na godzinę 8.00), • Szadek – Marcelin – Łobudzice – Wola Łobudzka – Lichawa – Krokocice – Choszczewo – Szadek (dowóz na godzinę 8.00), b) odwóz: • Szadek – Przatów – Szadek (odwóz po godzinie 14.00), • Szadek – Przatów – Szadek (odwóz po godzinie 12.00), • Szadek – Choszczewo – Krokocice – Lichawa – Wola Łobudzka – Łobudzice – Marcelin – Szadek (odwóz po godzinie 14.00). 2. Do realizacji zamówienia niezbędna są dwa autobusy klasy minimum 40 miejsc siedzących. Planowana długość tras określona została na około 2.400 kilometrów miesięcznie tj. około 24.000 kilometrów rocznie. 3. Termin składania ofert określony został do dnia 18.08.2004 r. do godziny 9.00.
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
4. Otwarcie ofert miało nastąpić w dniu 18.08.2004 r. 5. Zamawiający ustalił jedno kryterium oceny ofert – cena – 100%. 6. Termin wykonania zamówienia określony został na rok szkolny 2004 – 2005. W wymaganym przez zamawiającego terminie oferty zostały złoŜone przez niŜej wymienionych wykonawców: 1. Usługi Transportowe – Marek Janiak ze Zduńskiej Woli – za cenę 3 zł brutto, za 1 kilometr dowozu. 2. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji ze Zduńskiej Woli – za cenę 4,50 zł brutto, za 1 kilometr dowozu. 3. Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe z Prusinowic Gmina Szadek – za cenę 2,35 zł brutto, za 1 kilometr dowozu. Wszystkie ww. oferty są zgodne z wymaganiami określonymi przez zamawiającego. Zamawiający sporządził protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO. Z protokołu wynika m.in., Ŝe: 1. Wartość zamówienia ustalona została na kwotę 67.200 zł, co stanowiło równowartość 16.605 EURO. 2. Wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało 3 wykonawców. 3. Wybrano ofertę Społecznego Stowarzyszenia Oświatowego z Prusinowic, ze względu na najniŜszą cenę. Zamawiający sporządził ogłoszenie o wyniku postępowania przetargowego. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu od dnia 18.08.2004 r. Wybrany wykonawca oraz wykonawcy, którzy przetargu nie wygrali zostali poinformowani o wynikach postępowania. W dniu 30.08.2004 r. pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek – p. S. Sulińską, a Społecznym Stowarzyszeniem Oświatowym z Prusinowic reprezentowanym przez p. M. Wrońską – Prezesa Stowarzyszenia została zawarta umowa. Przedmiotem umowy była usługa polegająca na dowozie i odwozie uczniów do szkół podstawowych i gimnazjum w Szadku na terenie Gminy i Miasta Szadek w roku szkolnym 2004/2005. Poza powyŜszym z umowy wynika, Ŝe: 1. Organizatorem pracy i dysponentem taboru autobusowego jest zamawiający. 2. Ustalona stawka za kilometr wynosi na 2,35 zł brutto. 3. W wartości stawki za kilometr uwzględnia się wszystkie koszty jakie ponosi wykonawca. Przyjęte stawki są niezmienne przez cały okres trwania umowy. 4. Planowana długość trasy przewozu miesięcznie określona została na około 2.400 kilometrów. 5. Kontrolę nad ilością przejechanych kilometrów prowadzi Dyrektor Zespołu Szkół w Szadku. Umowa ze strony zamawiającego podpisana została przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy.
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wykonawca – Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe z Prusinowic, za usługę polegającą na dowozie i odwozie dzieci do szkoły wystawił faktury na kwotę 46.530 zł. Faktury są sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Wszystkie faktury zatwierdzone są do wypłaty. Na fakturach zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. II. Dowóz uczniów do szkoły w Szadku z terenu Gminy Szadek przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 47 miejsc. Przetarg nieograniczony – wartość poniŜej 60.000 EURO. Rok – 2004. Zamawiający sporządził ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na dowóz uczniów do szkoły w Szadku przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 47 miejsc. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu od dnia 30.06.2004 r. ogłoszenie było umieszczone na stronie internetowej Urzędu Gminy i Miasta w Szadku. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się specyfikacja istotnych warunków zamówienia, zatwierdzona przez Zastępcę Burmistrza – p. J. Antoszczyk. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika, Ŝe: 1. Przedmiotem zamówienia była usługa polegająca na dowozie uczniów do szkoły w Szadku z terenu Gminy Szadek przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 47 miejsc na następujących trasach: a) dowóz: • Szadek – Przatów Górny – Przatów Dolny – Szadek (dowóz na godzinę 8.00.), • Szadek – Piaski – Wilamów – Górna Wola – Tarnówka – Szadek (dowóz na godzinę 8.00). b) odwóz: • Szadek – Piaski – Wilamów – Górna Wola – Tarnówka – Szadek (odwóz po godzinie 14.00), • Szadek – Piaski – Wilamów – Górna Wola – Tarnówka – Rzepiszew – Łobudzice – Lichawa – Krokocice – Lichawa – Wola Łobudzka – Łobudzice – Marcelin – Szadek (odwóz po godzinie 12.00). 2. Planowana długość tras określona została miesięcznie na około 1.850 kilometrów, tj. około 18.500 kilometrów rocznie. 3. Termin realizacji usługi ustalony został na okres trwania roku szkolnego 2004 – 2005. 4. Oferty miały być składane do dnia 16.07.2004 r. 5. Zamawiający określił jedno kryterium oceny ofert, cena – 100%. W wymaganym przez zamawiającego terminie oferty zostały złoŜone przez niŜej wymienionych wykonawców: 1. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji ze Zduńskiej Woli – za cenę 4,49 zł brutto, za 1 kilometr dowozu. 2. Przedsiębiorstwo Państwowej Komunikacji Samochodowej ze Zduńskiej Woli – za cenę 2,20 zł brutto, za 1 kilometr dowozu. Zamawiający sporządził protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO. Z protokołu wynika, Ŝe:
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1. Wartość zamówienia ustalona została na kwotę 42.550 zł, co stanowiło równowartość 10.514 EURO. 2. Wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało 2 wykonawców. 3. Wybrano ofertę Przedsiębiorstwa Państwowej Komunikacji Samochodowej ze Zduńskiej Woli ze względu na najniŜszą cenę. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się ogłoszenie o wyniku postępowania. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu. Zamawiający powiadomił uczestników postępowania o wynikach przetargu. W dniu 30.07.2004 r. pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek, a przedstawicielami Przedsiębiorstwa Państwowej Komunikacji Samochodowej ze Zduńskiej Woli została zawarta umowa. Przedmiotem umowy była usługa polegająca na dowozie i odwozie uczniów do szkół podstawowych i gimnazjum w roku szkolnym 2004/2005. Poza powyŜszym z umowy wynika, Ŝe: 1. Organizatorem pracy i dysponentem taboru autobusowego jest zamawiający. 2. Ustalona stawka za 1 kilometr wyniosła 2,20 zł. Wartość stawki za kilometr uwzględnia wszystkie koszty jakie ponosi wykonawca. Przyjęte stawki są niezmienne przez cały okres trwania umowy. 3. Planowana długość trasy dowozu określona została na około 1.850 kilometrów miesięcznie. Umowa ze strony zamawiającego została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Wykonawca – Przedsiębiorstwo Komunikacji Samochodowej ze Zduńskiej Woli, za usługę polegającą na dowozie i odwozie uczniów do szkoły wystawił faktury na kwotę 37.910,40 zł. Faktury sprawdzone są pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Na fakturach zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. Faktury zatwierdzone są do wypłaty. III. Dowóz uczniów do szkoły w Prusinowicach z terenu Gminy Szadek przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 40 miejsc. Przetarg nieograniczony – wartość poniŜej 60.000 EURO. Rok – 2004. Zamawiający sporządził ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na dowóz uczniów do szkoły w Prusinowicach z terenu Gminy Szadek przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 40 miejsc. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta w Szadku od dnia 30.06.2004 r. oraz zamieszczone na stronie internetowej Urzędu. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona przez Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Szadek – p. J. Antoszczyk. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika m.in., Ŝe: 1. Przedmiotem zamówienia był dowóz uczniów do szkoły w Prusinowicach z terenu Gminy Szadek przy wykorzystaniu autobusu klasy minimum 40 miejsc na następujących trasach: a) dowóz:
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• Prusinowice – Kobyla Miejska – Choszczewo – Wola Krokocka – Krokocice – Prusinowice, • Prusinowice – Góry Prusinowskie – Boczki Parcela – Boczki Stare – Reduchów – Sikucin – Kotliny – Grzybów – Prusinowice, • Prusinowice – Borki Prusinowskie – Prusinowice. b) odwóz: • Prusinowice – Choszczewo – Krokocice – Wola Krokocka – Kobyla Miejska – Borki Prusinowskie – Prusinowice, • Prusinowice – Góry Prusinowskie – Boczki Parcela – Reduchów – Sikucin – Kotliny – Grzybów – Prusinowice. 2. Do realizacji zamówienia wymagane są dwa autobusy klasy minimum 40 miejsc siedzących. 3. Miesięczna długość trasy została określona na około 2.840 kilometrów. 4. Termin realizacji usługi ustalony został na rok szkolny 2004 – 2005. 5. Oferty miały być składane do dnia 16.07.2004 r. 6. Zamawiający określił jedno kryterium oceny ofert , cena – 100%. W wymaganym przez zamawiającego terminie oferty zostały złoŜone przez niŜej wymienionych wykonawców: 1. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji ze Zduńskiej Woli – za cenę 4,07 zł, za 1 kilometr dowozu. 2. Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe z Prusinowic – za cenę 2,40 zł, za 1 kilometr dowozu. Oferty są zgodne z wymaganiami określonymi przez zamawiającego. Zamawiający sporządził protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 60.000 EURO. Z protokołu wynika m.in., Ŝe: 1. Wartość zamówienia ustalona została na kwotę 71.000 zł, co stanowiło równowartość 17.544 EURO. 2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia tj. 71.000 zł. 3. Wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało 2 wykonawców. 4. Wybrano ofertę Społecznego Stowarzyszenia Oświatowego z Prusinowic, ze względu na najniŜszą cenę. Ogłoszenie o wyniku postępowania było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta w Szadku. Zamawiający powiadomił wykonawców biorących udział w przetargu o wynikach postępowania. W dniu 30.07.2004 r. pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek, a Społecznym Stowarzyszeniem Oświatowym z Prusinowic reprezentowanym przez p. M. Wrońską została zawarta umowa. Przedmiotem umowy była usługa polegająca na dowozie i odwozie uczniów do szkół w roku szkolnym 2004/2005. Z umowy wynika, Ŝe: 1. Stawka za 1 kilometr ustalona została na 2,40 zł brutto.
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. W wartości stawki za kilometr uwzględnione są wszystkie koszty jakie ponosi wykonawca. 3. Przyjęte stawki są niezmienne przez cały czas trwania umowy. 4. Planowana długość trasy miesięcznie określona została na około 2.840 kilometrów. Umowa ze strony zamawiającego została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Wykonawca – Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe z Prusinowic, za usługę polegającą na dowozie i odwozie dzieci do szkoły wystawił faktury na kwotę 62.767,20 zł. Faktury są sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Na fakturach zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. Faktury zatwierdzone są do wypłaty.
6. WYDATKI INWESTYCYJNE Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2003 – 2004 Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w okresie objętym kontrolą przedstawia niŜej zamieszczona tabela: Dział Rozdział Paragraf 2003 rok 2004 rok Plan po Wykonanie Plan po Wykonanie zmianach zmianach 010 01010 6050 50.000 2.504 362.440 346.763 600 60016 6050 - - 608.000 601.801 630 63001 6060 10.092 10.092 - - 750 75023 6060 - - 16.722 11.199 750 75095 6060 - - 43.000 43.000 801 80110 6050 1.085.000 1.052.133 3.256.659 3.162.039 851 85154 6060 10.000 9.042 852 85212 6060 - - 6.804 6.804 854 85401 6060 7.700 7.692 - - 900 90001 6050 108.059 9.643 385.250 364.663 900 90095 6060 6.500 6.427 31.000 30.293 921 92116 6060 4.600 4.590 - - Razem 1.281.951 1.102.123 4.709.875 4.566.562 Wydatki 9.359.003 8.689.800 13.171.363 12.643.810 bud Ŝetowe ogółem % udziału 13,17 12,68 35,75 36,12 wydatków inwestycyjnych w wydatkach ogółem
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W 2003 roku środki finansowe wydatkowane z budŜetu Gminy i Miasta na realizację zadań inwestycyjnych wyniosły 1.102.123 zł, co stanowiło 12,68 % wydatków poniesionych ogółem. W 2004 roku wydatki na inwestycje wyniosły 4.566.562 zł, co stanowiło 36,12 % wydatków poniesionych ogółem. Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2003-2004.
Rok 2003 – ogółem 1.102.123 zł: środki własne – 965.332 zł, umorzona poŜyczka z WFOŚiGW – 3.172 zł, dotacja z MENiS – 125.000 zł, dotacja z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego 8.619 zł.
Rok 2004 – ogółem 4.566.562 zł: środki własne – 1.962.053 zł, poŜyczka z WFOŚiGW w Łodzi – 150.000 zł, umorzona poŜyczka z WFOŚiGW – 413.800 zł, dotacja z MENiS 500.000 zł, środki ze Starostwa Powiatowego z Zduńskiej Woli – 50.000 zł, środki z Kontraktu Wojewódzkiego z Łodzi 719.600 zł, kredyt bankowy – 588.109 zł, środki z Wojewódzkiego Urzędu Pracy – 43.000 zł, dotacja z Terenowego Funduszu Ochrony Gruntów Rolnych 140.000 zł. Źródła finansowania inwestycji pn: „Budowa kolektora w Szadku ul. Senatorska, Sieradzka, Nadrzeczna, Widawska”. Ogółem wydatkowano kwotę 308.591,24 zł w tym: środki własne 8.991,24 zł, umorzona poŜyczka z WFOŚiGW w Łodzi 299.600 zł. Źródła finansowania inwestycji pn: „Budowa Hali Sportowej przy Gimnazjum w Szadku – II etap”. Ogółem wydatkowano kwotę 1.688.876 zł w tym: środki własne – 564.431 zł, dotacja z MENiS 625.000 zł, kredyt bankowy – 499.445 zł. Do kontroli przedłoŜono umowę nr 67/03/52 o dofinansowanie przedsięwzięcia inwestycyjnego ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu. Z umowy i zawartej do niej aneksów wynika, Ŝe Gmina i Miasto Szadek na zadanie inwestycyjne pn. Budowa Hali Sportowej przy Gimnazjum w Szadku otrzyma kwotę 1.025.000 zł. Poza powyŜszym z ww. umowy wynika, Ŝe środki uruchamiane będą na podstawie wiarygodnych, sprawdzonych i zaakceptowanych przez wnioskodawcę nieopłaconych faktur dotyczących części sportowej przedsięwzięcia. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajdują się kwartalne sprawozdania z realizacji ww. przedsięwzięcia przesyłane do Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu.
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu przekazało niŜej wymienione kwoty: • 30.12.2003 r. – 125.000 zł, • 27.05.2004 r. – 87.350 zł, • 28.06.2004 r. – 212.646 zł, • 30.12.2004 r. – 200.004 zł.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych Operacje gospodarcze dotyczące działalności inwestycyjnej ewidencjonowane są następujących kontach: 080 – Inwestycje – środki trwałe w budowie. Na koncie tym ewidencjonowane są nakłady inwestycyjne. Do konta 080 prowadzone są karty analityczne według poszczególnych zadań inwestycyjnych. Karta zawiera nazwę zadania inwestycyjnego, datę księgowania dokumentu, numer dokumentu nadany przez księgującego, treść dokumentu, wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych na podstawie dokumentu PT. Na koncie 080 ujmowane są zarówno ponoszone koszty inwestycyjne jak równieŜ zakup gotowych środków trwałych. Nakłady inwestycyjne zrealizowane w danym roku budŜetowym uzgadniane są z klasyfikacją budŜetową wydatków inwestycyjnych (§ 6050 i § 6060).
Ewidencji operacji gospodarczych dotyczących działalności inwestycyjnej dokonuje się w sposób następujący: wpływ faktury za wykonane roboty inwestycyjne (zobowiązania) Wn 080, Ma 201, zapłata wykonawcy za wykonane roboty inwestycyjne Wn 201, Ma 130 lub Wn 080, Ma 130 (przy zapłacie bieŜącej faktury). Jednocześnie księguje się według podziałek klasyfikacji budŜetowej. Inwestycje zakończone jako środki trwałe dowodem PT przekazywane są do uŜytkowania, przeksięgowane były z konta 080 na konto 011 z jednoczesnym przeksięgowaniem ich wartości z funduszu środków inwestycyjnych 810 na fundusz środków trwałych. Konto 080 na dzień 31.12.2003 roku wykazywało saldo 2.121.629,50 zł, a na dzień 31.12.2004 roku 5.834.063,13 zł. Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór) W Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku sprawami z zakresu organizacji procesu inwestycyjnego zajmuje się p. Zbigniew Augustyniak Kierownik Referatu Gospodarczego, Architektury i Ochrony Środowiska. Z zakresu czynności p. Z. Augustyniaka wynika, Ŝe do jego zadań naleŜy m.in.:
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• koordynowanie organizacyjno – dokumentacyjne inwestycji (oferty, przetargi), w czasie jej realizacji (kosztorysy, dokumenty techniczne) oraz odbioru i rozliczeń, • koordynowanie organizacyjne całokształtu spraw wynikających z zamówień publicznych, a w szczególności: wyboru właściwej formy przetargu dla uzyskania najkorzystniejszej oferty, naleŜytego dokumentowania postępowania, • analiza zaawansowania zadań inwestycyjnych pod względem rzeczowym i finansowym, • koordynowanie organizacyjno – dokumentacyjne inwestycji i remontów. Kontrola realizacji wybranych inwestycji 1. Budowa sieci kanalizacji sanitarnej w ulicach: Sieradzka, Nadrzeczna, Widawska w miejscowości Szadek. Przetarg nieograniczony – wartość powyŜej 60.000 EURO. Rok – 2004. W dniu 16.12.2003 r. Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli wydało decyzję nr 656/03, którą zatwierdzony został projekt budowlany i wydane zostało pozwolenie na budowę, dla Burmistrza Gminy i Miasta Szadek na wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej w ulicach: Sieradzka, Nadrzeczna, Widawska w miejscowości Szadek. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się projekt budowlany sieci i przyłączy kanalizacji sanitarnej oraz przyłącza wodociągowego w ulicach: Nadrzeczna, Sieradzka, Widawska w miejscowości Szadek. Projekt opracowany został przez p. A. Górskiego w lipcu 2003 r. Poza powyŜszym do kontroli przedłoŜono niŜej wymienione kosztorysy inwestorskie: 1. Kosztorys inwestorski na budowę przyłącza wodociągowego – wartość kosztorysowa robót to 5030,07 zł. 2. Kosztorys inwestorski na budowę sieci kanalizacji sanitarnej – wartość kosztorysowa robót to 444.519,64 zł. 3. Kosztorys inwestorski na budowę sieci kanalizacji sanitarnej (kolizja z korytem rzeki) – wartość kosztorysowa robót 20.347,86 zł. 4. Kosztorys inwestorski na budowę przyłączy kanalizacji sanitarnej – wartość kosztorysowa robót to 100.647,07 zł. Wszystkie ww. kosztorysy sporządzone zostały przez projektanta instalacji sanitarnych p. A. Górskiego. Ogółem wartość kosztorysowa robót to kwota 570.544,64 zł netto. Wykonawca – p. A. Górski w dniu 22.12.2003 r. wystawił fakturę nr 56/2003 na kwotę 6.470,88 zł za wykonanie projektu budowlanego sieci i przyłączy kanalizacji sanitarnej w ulicach: Sieradzkiej, Nadrzecznej, Widawskiej i Senatorskiej w Szadku. Faktura sprawdzona jest pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Na fakturze zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. Faktura zatwierdzona jest do wypłaty. Zapłata kwoty 6.470,88 zł nastąpiła w dniu 23.12.2003 r. Zamawiający sporządził ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na budowę kanalizacji sanitarnej. Przedmiotowe ogłoszenie było wywieszone na tablicy
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta w Szadku od dnia 12.03.2004 r. Poza powyŜszym ogłoszenie ukazało się na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej. Ogłoszenie zostało przesłane do Biuletynu Zamówień Publicznych w dniu 12.03.2004 r. Ogłoszenie ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 40 z dnia 18.03.2004 r. pod pozycją 14669. Zamawiający sporządził specyfikację istotnych warunków zamówienia. Przedmiotowa specyfikacja w dniu 9.03.2004 r. została zatwierdzona przez Burmistrza Miasta i Gminy Szadek p. Stefanię Sulińską. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika m.in., Ŝe: 1. Przedmiotem zamówienia było wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami. 2. Wymagany termin realizacji zamówienia ustalony został na dzień 27.08.2004 r. 3. Wadium określono na kwotę 9.000 zł. Wadium miało być wniesione do dnia 5.05.2004 r. 4. Termin składania ofert ustalony został do dnia 5.05.2004 r. do godziny 10.00. 5. Termin otwarcia ofert ustalony został na dzień 5.05.2004 r. na godzinę 10.10. 6. Zamawiający określił następujące kryteria oceny ofert: cena – 90%, termin realizacji – 10%. 7. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy określono na 3 % ceny całkowitej podanej w ofercie. Całość zabezpieczenia niezaleŜnie od formy miała być wniesiona przed podpisaniem umowy. W wymaganym przez zamawiającego terminie oferty zostały złoŜone przez niŜej wymienionych wykonawców: 1. Przedsiębiorstwo InŜynierii Środowiska i Melioracji Ekomel z Poddębic – za cenę 620.210,11 zł brutto. Termin wykonania zamówienia – 27.08.2004 r. 2. Przedsiębiorstwo Markbud z Poddębic – za cenę 410.726,65 zł brutto. Termin realizacji zamówienia – 15.08.2004 r. 3. Przedsiębiorstwo Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracyjnych z Sieradza – za cenę 299.600 zł brutto. Termin realizacji zamówienia – 15.08.2004 r. 4. Przedsiębiorstwo Ekobud z Łodzi – za cenę 483.196,04 zł brutto. Termin realizacji zamówienia – 13.08.2004 r. 5. Zakład Robót Melioracyjnych i Instalatorstwa Wodno – Kanalizacyjnego z Łasku – za cenę 691.055,73 zł brutto. Termin wykonania zamówienia – 27.08.2004 r. 6. PHU Hydromel z Sieradza – za cenę 500.618,21 zł brutto. Termin wykonania zamówienia – 31.07.2004 r. Wadium zostało wpłacone przez wszystkich ww. wykonawców w prawidłowej formie i wysokości. Zarządzeniem nr 48/2003 z dnia 27.05.2003 r. Burmistrza Gminy i Miasta Szadek powołana została stała komisja przetargowa.
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zamawiający sporządził protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej powyŜej 60.000 EURO. Z protokołu wynika m.in., Ŝe: 1. Oferty zostały złoŜone przez 6 wykonawców. 2. Z postępowania wykluczony został 1 wykonawca. 3. Wybrana została oferta Przedsiębiorstwa Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracyjnych z Sieradza. 4. Prace komisji przetargowej oraz protokół postępowania zatwierdził Burmistrz Gminy i Miasta Szadek. Zamawiający powiadomił pisemnie wykluczonego wykonawcę o przyczynach wykluczenia podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Ogłoszenie o wyniku postępowania ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 119 z dnia 20.07.2004 r. pod pozycją 34776. Ogłoszenie o wyniku postępowania przetargowego było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta w Szadku od dnia 17.05.2004 r. Zamawiający powiadomił wybranego wykonawcę oraz wykonawców, którzy przetargu nie wygrali o wynikach postępowania w dniu 17.05.2004 r. W dniu 30.06.2004 r. pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek – p. S. Sulińską, a przedstawicielami Przedsiębiorstwa Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracyjnych została zawarta umowa. Przedmiotem umowy była budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami w ulicach: Sieradzkiej, Senatorskiej, Nadrzecznej i Widawskiej w Szadku. Termin zakończenia przedmiotu robót ustalony został do dnia 15.08.2004 r. Wynagrodzenie dla wykonawcy określono na kwotę 280.000 zł + VAT. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy ustalono na 3% ceny całkowitej podanej w ofercie tj. kwotę 8.988 zł. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy, niezaleŜnie od formy miało być wniesione przed podpisaniem umowy. Umowa ze strony zamawiającego została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy wniesione w formie gwarancji ubezpieczeniowej wystawionej przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe Hestia w dniu 12.07.2004 r. Przedmiotowa gwarancja wystawiona jest na kwotę 8.988 zł. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy wniesione zostało po terminie podpisania umowy. PowyŜsze stanowi naruszenie § 11 ust.5 umowy. Kserokopia gwarancji oraz umowy stanowią załącznik nr 28 do protokołu kontroli. W dniu 27.07.2004 r. do Urzędu Gminy i Miasta w Szadku wpłynęło pismo z którego wynika, Ŝe w związku z budową kolektora sanitarnego w ulicach: Sieradzka, Senatorska, Widawska, Nadrzeczna mieszkańcy ww. ulic nie wyraŜają zgody na wykonywanie prac na ich działkach, gdyŜ wiązałoby się to
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
z koniecznością zniszczenia upraw zbóŜ i warzyw. Poza powyŜszym z pisma wynika, Ŝe mieszkańcy wyraŜają zgodę na wykonywanie robót po dniu 1.09.2004 r. W dniu 30.07.2004 r. do Urzędu Gminy i Miasta w Szadku wpłynęło pismo od Prezesa Zarządu Przedsiębiorstwa Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracyjnych z którego wynika prośba o przesunięcie terminu zakończenia robót na dzień 30.09.2004 r. z uwagi na brak zgody mieszkańców. W dniu 30.07.2004 r. został zawarty aneks nr 1 do umowy z dnia 30.06.2004 r. Z § 1 aneksu wynika, Ŝe zakończenie przedmiotu robót ustalono na dzień 30.09.2004 r. Aneks ze strony zamawiającego został podpisany przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowany przez Skarbnika. W wyniku zawarcia aneksu przedłuŜone zostało równieŜ zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy do dnia 30.09.2004 r. W dniu 30.09.2004 r. spisany został protokół końcowego odbioru wykonanych robót. Z protokołu wynika, Ŝe roboty zostały wykonane zgodnie z projektem, nie wniesiono Ŝadnych uwag. Protokół odbioru podpisany został przez inspektora nadzoru oraz przedstawicieli wykonawcy. Wykonawca – Przedsiębiorstwo Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracyjnych wystawiło w dniu 30.09.2004 r. fakturę nr 16/2004 na kwotę 299.600 zł brutto, za wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami w ulicach: Sieradzkiej, Senatorskiej, Nadrzecznej i Widawskiej w Szadku. Zapłata kwoty nastąpiła w dniu 13.10.2004 r. Faktura sprawdzona jest pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym. Na fakturze zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. Faktura zatwierdzona jest do wypłaty przez Głównego Księgowego oraz Kierownika Jednostki. Na fakturze znajduje się adnotacja, Ŝe p. Ewa Manios – Skarbnik Gminy i Miasta w Szadku nie wnosi uwag co do legalności, celowości oraz gospodarności sposobu wykonania zadania. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się protokół inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej sporządzony w dniu 31.12.2004 r. przez geodetę – p. J. Sierszeń. W dniu 26.04.2004 r. pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek – p. S. Sulińską, a firmą Projektowanie i Nadzory – reprezentowaną przez p. A. Górskiego została zawarta umowa. Przedmiotem umowy było pełnienie obowiązków inspektora nadzoru zadania inwestycyjnego pn. ”Budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami w ulicach: Sieradzkiej, Senatorskiej, Nadrzecznej i Widawskiej w Szadku”. Wynagrodzenie dla wykonawcy ustalono na kwotę 0,62 % wartości robót netto. Przedmiotowa umowa została zawarta do czasu zakończenia robót budowlano – montaŜowych. Umowa ze strony zamawiającego została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika.
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W dniu 11.10.2004 r. wykonawca – Projektowanie i Nadzory A. Górski, wystawił fakturę VAT nr 67/2004 na kwotę 2.117,92 zł brutto za pełnienie obowiązków inspektora nadzoru przy realizacji inwestycji pn. Budowa kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami w ulicach: Sieradzkiej, Senatorskiej, Nadrzecznej i Widawskiej w Szadku. Zapłata za fakturę nastąpiła w dniu 19.10.2004 r. Faktura sprawdzona jest pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Faktura zatwierdzona jest do wypłaty. Na fakturze zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. 2. Budowa Gimnazjum Publicznego w Szadku tj. budowa hali sportowej z łącznikiem. Przetarg nieograniczony – wartość powyŜej 30.000 EURO. Rok – 2003. Decyzją nr AB.K. 73512 381/00 z dnia 4.09.2000 r. Starosty Powiatu Zduńskowolskiego zatwierdzony został projekt budowlany i wydane zostało pozwolenie na budowę Gimnazjum Publicznego wraz z salą gimnastyczną i zapleczem sportowym, stacji transformatorowej, przyłącza kablowego, sieci kablowej oświetleniowej, przyłączy wod. – kan., c.o., c.w. na terenie połoŜonym w Szadku przy ul. Prusinowskiej. Decyzją nr 75/02 z dnia 18.03.2002 r. Starosty Powiatu Zduńskowolskiego zmieniono decyzję z dnia 4.09.2000 r. oraz zatwierdzono zamienny projekt Gimnazjum Publicznego wraz z salą gimnastyczną i zapleczem sportowym oraz udzielono pozwolenia na budowę Gimnazjum Publicznego wraz z salą gimnastyczną i zapleczem sportowym w Szadku przy ul. Prusinowskiej wg projektu zamiennego. Dokumentacja projektowa na przedmiotowe zadanie sporządzona została przez Biuro Projektowania i Realizacji Inwestycji Miastoprojekt z Łodzi. Kosztorys inwestorski sporządzony został równieŜ przez ww. firmę. Z kosztorysu inwestorskiego obejmującego swoim zakresem: wentylacje, instalacje c.o., roboty ogólnobudowlane, instalacje wod. – kan., instalacje elektryczne i teletechniczne wynika, Ŝe wartość ww. robót określona została na kwotę 3.545.044 + VAT. Do kontroli przedłoŜono uchwałę nr IV/29/03 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 29 stycznia 2003 r. w sprawie przystąpienia do drugiego etapu budowy Gimnazjum Publicznego w Szadku. Z § 2 uchwały wynika, Ŝe środki finansowe na realizację przedmiotowego zadania pochodzić będą z budŜetu gminy oraz z ze środków pozabudŜetowych. Zamawiający – Urząd Gminy i Miasta w Szadku zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 34 z dnia 18.03.2003 r. pod pozycją 14217 ogłoszenie o planowanych zamówieniach publicznych o wartości powyŜej 500.000 EURO. Z ogłoszenia wynika, Ŝe Urząd Gminy i Miasta w Szadku informuje, Ŝe planuje w 2003 r. przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na budowę Gimnazjum Publicznego w Szadku (budowę hali sportowej wraz z łącznikiem) – rozpoczęcie w maju. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na budowę hali sportowej wraz z łącznikiem ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 72 z dnia 29.05.2003 r. pod pozycją 29616.
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Poza powyŜszym ogłoszenie o przetargu ukazało się na stronie internetowej Urzędu Gminy i Miasta w Szadku w dniu 29.05.2003 r. oraz było wywieszone na tablicy ogłoszeń urzędu od dnia 29.05.2003 r. Zamawiający sporządził specyfikację istotnych warunków zamówienia. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona w dniu 28.05.2003 r. przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynika, Ŝe: 1. Przedmiotem zamówienia była budowa gimnazjum publicznego w Szadku tj. budowa hali sportowej z łącznikiem. 2. Ostateczny termin realizacji umowy określony został na dzień 1.12.2005 r. 3. Zamawiający określił następujące kryteria oceny ofert: cena – 95 pkt, długość okresu gwarancji – 5 pkt. 4. Wadium zostało ustalone na kwotę 80.000 zł i miało być wniesione do dnia 25.06.2003 r. 5. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy ustalono na 3,5% wynagrodzenia umownego. W przypadku wniesienia zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w pieniądzu, dopuszczono moŜliwość wniesienia 30% wartości zabezpieczenia w dniu podpisania umowy, a pozostała część miała być potrącana z faktur w wysokości 3,5% faktury. 6. Termin składania ofert określony został do dnia 25.06.2003 r., do godziny 10.00. W wymaganym przez zamawiającego terminie oferty zostały złoŜone przez niŜej wymienionych wykonawców: 1. Walmar spółka z o.o. z Radomia – za cenę 2.492.921,23 zł netto. Termin realizacji inwestycji określony został do dnia 30.11.2005 r. Długość okresu gwarancji – 10 lat. 2. Zakład Budowlany Bud Bet z Turka – za cenę 2.529.306,93 zł netto. Termin realizacji inwestycji określony został do dnia 1.12.2005 r. Długość okresu gwarancji – 10 lat. 3. Firma Budowlana Janiak z Turka – za cenę 2.501.674,86 zł netto. Termin realizacji inwestycji określony został do dnia 1.12.2005 r. Długość okresu gwarancji – 10 lat. 4. Przedsiębiorstwo Produkcyjno – Handlowe Mark – Bud z Sieradza – za cenę 2.671.260,01 zł netto. Termin realizacji inwestycji określony został do dnia 1.12.2005 r. Długość okresu gwarancji – 10 lat. 5. Przedsiębiorstwo Usługowo – Produkcyjne Inbud z Sieradza – za cenę 2.471.672,06 zł netto. Termin realizacji inwestycji określony został do dnia 1.12.2005 r. Długość okresu gwarancji – 10 lat. 6. Przedsiębiorstwo Produkcyjno – Handlowo – Usługowe Projnad z Sieradza – za cenę 2.645.350,90 zł netto. Termin realizacji inwestycji określony został do dnia 1.12.2005 r. Długość okresu gwarancji – 10 lat. 7. Zakład Remontowo – Produkcyjny Budownictwa – J. Popławski – za cenę 2.416.811,67 zł netto. Termin realizacji inwestycji określony został do dnia 1.12.2005 r. Długość okresu gwarancji – 10 lat.
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wszyscy ww. wykonawcy wadium wnieśli w prawidłowej wysokości i w wymaganym terminie. Oświadczenia o niepozostawaniu w stosunku zaleŜności lub dominacji z innymi wykonawcami oraz osobami biorącymi udział w postępowaniu po stronie zamawiającego zostały złoŜone w prawidłowy sposób. Zarządzeniem nr 48/2003 z dnia 27.05.2003 r. Burmistrza Gminy i Miasta Szadek powołana została komisja przetargowa. Zamawiający sporządził protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyŜej 30.000 EURO. Z protokołu wynika, Ŝe: 1. Na podstawie złoŜonych dokumentów stwierdzono, Ŝe wymagane warunki spełniało 5 oferentów. 2. Zamawiający powiadomił Przedsiębiorstwo Projnad o odrzuceniu ich oferty, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 3. Zamawiający powiadomił Zakład Remontowo Produkcyjny – J. Popławski o wykluczeniu z postępowania, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 4. Wybrano ofertę firmy Inbud z Sieradza ze względu na najkorzystniejsze warunki. 5. Prace komisji przetargowej oraz protokół postępowania o udzielenie zamówienia zatwierdził Burmistrz Gminy i Miasta Szadek. Zamawiający sporządził ogłoszenie o wynikach postępowania. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i Miasta w Szadku od dnia 9.07.2003 r. Zamawiający powiadomił wybranego wykonawcę oraz oferentów, którzy przetargu nie wygrali o wynikach postępowania. Ogłoszenie o wyniku postępowania ukazało się w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 115 z dnia 11.08.2003 r. pod pozycją nr 49640. W dniu 7.08.2003 r. pomiędzy Gminą i Miastem Szadek reprezentowaną przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek – p. S. Sulińską, a przedstawicielami Przedsiębiorstwa Usługowo – Produkcyjnego Inbud z Sieradza została zawarta umowa. Przedmiotem umowy było kompleksowe wykonanie inwestycji pn. Realizacja drugiego etapu budowy gimnazjum w Szadku tj. budowa hali sportowej z łącznikiem. Rozpoczęcie robót ustalono od dnia 10.08.2003 r., a zakończenie robót określono na dzień 1.12.2005 r. Z § 4 umowy wynika, Ŝe za wykonanie niniejszej umowy strony ustalają, Ŝe obowiązującą formą wynagrodzenia zgodnie ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia oraz wybraną ofertą, będzie wynagrodzenie wykonawcy w formie ryczałtu. Ustalone w tej formie niezmienne wynagrodzenie, które nie podlega waloryzacji, wyraŜa się kwotą netto 2.471.672,06 zł + VAT. Wynagrodzenie będzie wielkością stałą obowiązującą wykonawcę aŜ do zakończenie inwestycji. Z § 11 umowy wynika, Ŝe w celu naleŜytego zrealizowania umowy wykonawca wniesie zabezpieczenie w wysokości 3,5% wynagrodzenia umownego za przedmiot umowy. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu dopuszczono moŜliwość wniesienia 30% wartości zabezpieczenia w dniu
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podpisania umowy, pozostała wartość zabezpieczenia miała być wnoszona z potrącania z faktur w wysokości 3,5% kaŜdej faktury. Umowa ze strony zmawiającego została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Kontrolujący ustalili, Ŝe 30% zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy zostało wniesione w prawidłowej wysokości, w dniu podpisania umowy. Zamawiający przekazał MSWiA informacje cenowe z postępowania oraz kopię najkorzystniejszej oferty. W dniu 5.01.2004 r. został zawarty aneks nr 1 do umowy z dnia 7.08.2003 r. Z aneksu wynika, Ŝe wyraŜono zgodę na zmianę formy zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy z formy pienięŜnej na formę gwarancji bankowej. W dniu 17.07.2004 r. zawarto aneks nr 2 do umowy z dnia 7.08.2003 r. Z aneksu wynika, Ŝe harmonogram budowy rozszerza się o uzupełnienie do harmonogramu rzeczowo – finansowego na budowę hali sportowej w Szadku, będącego załącznikiem nr 1 do umowy z dnia 7.08.2003 r., ustalające wartość zadania w związku ze zmianą stawki VAT po 1.05.2004 r. Aneks został podpisany przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy. Z uzupełnienia do harmonogramu rzeczowo – finansowego na budowę hali sportowej w Szadku wynika, Ŝe: wartość robót do dnia 1.05.2004 r. wynosiła – 713.016,40 zł + 7% VAT = 762.927,55 zł, wartość robót po 1.05.2004 r. – 1.758.655,66 zł + 22% VAT = 2.145.559,91 zł. Do miesiąca lipca 2005 r. wykonawca wystawił faktury na ogólną kwotę 1.995.285,90 zł brutto. Wszystkie faktury sprawdzone są pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Faktury zatwierdzone są do wypłaty. Na fakturach zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. Do kaŜdej z faktur załączony jest protokół częściowego odbioru robót. W dniu 12.06.2003 r. została zawarta umowa pomiędzy Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek, a przedstawicielami Agencji Rozwoju Regionalnego i Inwestycji ARI z Łasku. Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego przetargu nieograniczonego. Przedmiotem umowy były prace polegające na pełnieniu obowiązków inspektora nadzoru zadania inwestycyjnego pn. Drugi etap budowy Gimnazjum Publicznego w Szadku tj. budowa hali sportowej z łącznikiem. Wynagrodzenie dla wykonawcy ustalono na 0,62% wartości robót budowlanych + 22%Vat. Umowa została zawarta do czasu zakończenia robót budowlano – montaŜowych w ramach realizacji zadania.
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Umowa ze strony zamawiającego została podpisana przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Do miesiąca lipca 2005 r. Agencja Rozwoju Regionalnego i Inwestycji Ari wystawiła faktury za sprawowanie nadzoru na ogólną kwotę 15.189,32 zł brutto. Faktury są sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Faktury zatwierdzone są do wypłaty. Na fakturach zastosowana jest prawidłowa klasyfikacja budŜetowa. Wykaz udzielonych zamówień oraz źródła finansowania inwestycji stanowią załącznik nr 29 do protokołu kontroli. IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO – WARTO ŚCIOWA ) Zgodnie z art. 17. ust.2. ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników: 1) ewidencję ilościowo wartościową, w której dla kaŜdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pienięŜnych, 2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budŜetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych, 3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu, 4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niŜ na dzień bilansowy. Kontrolującym przedłoŜono stosowane w Urzędzie Gminy i Miasta zasady ewidencji majątku. W okresie objętym kontrolą na terenie Miasta i Gminy Szadek obowiązywały: − zarządzenie nr 2/2002 Burmistrza Gminy i Miasta w Szadku z dnia 18 marca 2002 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont, którym wprowadzono: zakładowy plan kont w Urzędzie Gminy i Miasta obsługiwanych przez gminę jednostkach stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, zakładowy plan kont dla budŜetu Gminy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia,
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dokumentacje przetwarzania danych przy uŜyciu komputera stanowiący załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia,
− od dnia 1 stycznia 2004r. w kontrolowanej jednostce obowiązuje zarządzenie nr 110 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku, którym ustalono: dla Urzędu Gminy i Miasta w Szadku metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku i na dzień bilansowy oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia. W załączniku nr 1 do zarządzenia ujęto kwestie dotyczące umorzeń, prowadzenia ksiąg inwentarzowych, zasady ewidencji i rozliczania kosztów, metody prowadzenia ewidencji analitycznej rzeczowych aktywów obrotowych. Zakładowy Plan Kont stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia określający: a) plan kont dla budŜetu Gminy i Miasta, b) wykaz kont dla urzędu Gminy i Miasta, c) wykaz kont dla urzędu Gminy i Miasta – prowadzenie oświaty, d) plan kont dla ewidencji podatków i opłat, e) wykaz ksiąg analitycznych – ksiąg pomocniczych, f) zasady funkcjonowania kont. W zakładowym planie kont stosowanym w Urzędzie Gminy w zasadach funkcjonowania kont dla Urzędu Gminy i Miasta w zakresie kont 011, 013, 071,072, 310 zawarto następujące informacje: − konto 011 słuŜy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej własnych środków trwałych słuŜących działalności podstawowej jednostki oraz jej działalności finansowo wyodrębnionej, które nie podlegają ujęciu na koncie 013. Do konta prowadzi się ewidencję analityczną w postaci ksiąg inwentarzowych środków trwałych wg klasyfikacji rodzajowej wg cen nabycia lub kosztów wytworzenia – prowadzone oddzielnie dla urzędu i placówek oświaty. Z podziałem na budynki, budowle urządzenia techniczne, środki transportu, ruchomości i wyposaŜenie, grunty, − konto 013 słuŜy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej własnych środków trwałych nie podlegających ujęciu na koncie 011 wydanych do uŜywania na potrzeby działalności podstawowej jednostki lub działalności finansowo wyodrębnionej, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do uŜywania. Do konta prowadzi się ewidencję analityczną w postaci ksiąg inwentarzowych oddzielnie dla urzędu, szkół, jednostek OSP. − konto 020 słuŜy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, do których zalicza się
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
w szczególności programy komputerowe o przewidywanym okresie uŜywania dłuŜszym niŜ rok, nabyte spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu oraz inne nabyte prawa majątkowe. Do konta prowadzi się ewidencję analityczną w postaci ksiąg inwentarzowych − konto 071 słuŜy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej podstawowych środków trwałych i podstawowych wartości niematerialnych i prawnych z tytułu ich umorzenia wg stawek amortyzacyjnych Do konta prowadzi się ewidencję analityczną w postaci zestawienia umorzeń środków trwałych oddzielnie dla urzędu oraz placówek oświatowych, − konto 072 słuŜy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do uŜywania, z tytułu dokonanego umorzenia. Do konta nie prowadzi się ewidencji analitycznej, pozostałe środki trwałe podlegają umorzeniu w 100%, − konto 310 – słuŜy do ewidencji zapasów materiałów słuŜących do prowadzenia działalności pomocniczej, inwestycyjnej i finansowo wyodrębnionej, w tym takŜe opakowań i odpadków znajdujących się w magazynach własnych i obcych. Do konta prowadzi się ewidencję analityczną w postaci kartotek ilościowo wartościowych wg asortymentu ewidencja wg cen zakupu zgodnie z zasadą: pierwsze weszło pierwsze wyszło, na kontach oddzielnie dla poszczególnych jednostek.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013. 2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe W toku kontroli ustalono, Ŝe syntetyka i analityka do kont: 011 – „Środki trwałe”, 013 – „Pozostałe środki trwałe w uŜywaniu”, 014 – „Zbiory biblioteczne”, 020 – „Wartości niematerialne i prawne”, 310 – „Materiały” prowadzona jest komputerowo Ponadto prowadzone są ręcznie następujące księgi inwentarzowe: − nr 1 załoŜona dnia 01.01.1995r., dla przedmiotów nietrwałych oraz sprzętu komputerowego znajdujących się w Urzędzie Gminy i Miasta, znajdują się tu równieŜ przystanki autobusowe zaliczone ze względu na niską wartość do przedmiotów nietrwałych, − nr 1 załoŜona dnia 01.01.1995r., dla przedmiotów nietrwałych znajdujących się w bibliotekach (Szadek, Prusinowice, Przatów, Boczki, Krokocice, Górna Wola), w MGOK w Szadku, w klubach naleŜacych do MGOK (Krokocice, Wilamów, Piaski), od 01.01.2004r. – instytucje kultury – przedmioty przekazane na rzecz tych podmiotów, w budynku świetlicy socjoterapeutycznej w Szadku,
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− nr 1 i nr 2 załoŜone dnia 31.12.1993r., dla przedmiotów nietrwałych znajdujących się w Ochotniczych StraŜach PoŜarnych z terenu Gminy i Miasta Szadek, − środków trwałych załoŜonej dnia 21 maja 2001 roku dla gruntów − środków trwałych załoŜonej dnia 1 stycznia 2000 roku, prowadzonej wg grup rodzajowych w której ujęte są budynki, budowle, drogi, samochody, sprzęt komputerowy itp. 2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) Konto 011 Zgodnie z ewidencją księgową konta 011 wartość wykazana jako bilans otwarcia i zamknięcia w latach 2003 – 2004 wynosiła: 2003 rok 2004 rok Bo 4.091.190,68 zł 4.083.795,21 zł Bz 4.083.795,21 zł 4.066.718,66 zł W bilansach rocznych jednostki sporządzonych na dzień 31.XII.2003 roku i 31.XII.2004 roku, wpisano kwoty: − 2003r. – 2.525.006,48 zł, − 2004r. – 2.417.747,34 zł. Kwoty ujęte na koncie 011 wpisano do bilansu po pomniejszeniu o kwoty umorzenia środków trwałych zaewidencjonowanych po stronie Ma konta 071. Zwiększenia i zmniejszenia wartości środków trwałych przedstawiały się następująco: 2003 rok 2004 rok Zwiększenia 19.631,54 zł ( ) 2.726,55 zł Zmniejszenia 27.027,01 zł 14.350,00 zł W toku kontroli ustalono, Ŝe analitykę do konta 011 stanowią konta 011/0 i 011/1, na których ujmowane są środki trwałe przyporządkowane do Gminnego Centrum Informacji. W zakładowym planie kont brak wyszczególnienia kont 011/0 i 011/1. Zwiększenia i zmniejszenia nastąpiły w następujących grupach rodzajowych: Grupa 2003 rok 2004 rok zwi ększenia Zmniejszenia zwi ększenia Zmniejszenia 00 25.030,00 5.400,00 12.700,00 III 6.000,00 1.997,01 7.019,20 IV 5.614,85 VI 1.650,00 VIII 13.631,54 9.097,54 4.590,04
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ogółem 19.631,54 27.027,01 14.497,54 31.574,09
Przekazane w 2004r. środki trwałe do instytucji kultury (MGBP i MGOK w Szadku) ujęto z minusem po stronie Wn konta 011 (faktycznie stanowią zmniejszenie) dlatego zmniejszenia i zwiększenia występujące w ciągu roku ujęte na koncie 011 i w ww. zestawieniu tabelarycznym nie są zgodne . Saldo zmniejszeń i zwiększeń zamknęło się jednak tą samą kwotą tj. zmniejszenie na kwotę 17.076,55 zł. Szczegółowej kontroli poddano wszystkie zwiększenia i zmniejszenia wartości środków trwałych, które wystąpiły w 2004 roku. Zwiększenia zaewidencjonowane na koncie 011 zostały udokumentowane fakturami (zakup), zmniejszenia: protokołami komisji likwidacyjnej w przypadku likwidacji i PK – polecenie księgowania. W 2004r. pomimo odbioru końcowego inwestycji wykonania kanalizacji sanitarnej i sieci wodociągowej odebranych protokołami odbioru końcowego wykonanych elementów i robót nie było przyjęcia na stan środków trwałych inwestycji. Inwestycje zostały bezpośrednio po odbiorze przekazane do ZGK w Szadku – sporządzono protokół przekazania – PT, oraz PK – przekazanie inwestycji do ZGK. Wartości przedmiotowych inwestycji zostały zaewidencjonowane w ZGK w Szadku. Przekazując inwestycje bezpośrednio do ZGK w Szadku nie wykazano przedmiotowych inwestycji w ewidencji księgowej Gminy. Inwestycje winny być przyjęte na stan w Urzędzie Gminy i Miasta ,a następnie przekazane do ZGK w Szadku, odnotowując przekazanie w ewidencji księgowej Urzędu. Kserokopie protokołu odbioru końcowego wykonanych elementów i robót dotyczących sieci wodociągowej wraz protokołem przekazania PT i rozliczeniem kosztów realizacji zadania przekazywanego do WFOŚiGW stanowią załącznik nr 30 do protokołu kontroli. W przypadku przekazania środków trwałych do instytucji kultury (MGBP i MGOK w Szadku) sporządzano protokół przekazania dokument PT. W przypadku likwidacji kontenera kontrolującym przedłoŜono protokół komisji likwidacyjnej powołanej zarządzeniem nr 2/96 Burmistrza Gminy i Miata Szadek. W toku kontroli ustalono, Ŝe kontener był zaewidencjonowany w księdze środków trwałych zamiast w księdze inwentarzowej przedmiotów nietrwałych, ponadto pod jednym numerem porządkowym zaewidencjonowano 15 szt. kontenerów na odpady stałe na łączną kwotą 24.750 zł (15 szt. x 1.650 zł) bez nadania numeru inwentarzowego. Kontenery winny być zewidencjonowane na koncie 013 i w ksiąŜce inwentarzowej przedmiotów nietrwałych. Błędna ewidencja rzutuje na saldo kont 011 i 013. Kserokopia protokołu likwidacyjnego oraz odpowiednich stron księgi środków trwałych, zestawienia obrotów i sald konta 011 za 2004r. stanowią załącznik nr 31 do protokołu kontroli. W przypadku likwidacji środka trwałego nie wystawiono dokumentu LT, likwidacja poprzedzona była sporządzeniem przez komisję likwidacyjną protokołu likwidacji zatwierdzonego przez
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Burmistrza Gminy i Miasta Szadek – Stefanię Sulińską, wystawiono PK spisanie ze stanu wg protokołu likwidacji. W ewidencji konta 011 księgowania zwiększeń i zmniejszeń wartości środków trwałych dokonywano na bieŜąco. Zwiększenia i zmniejszenia wartości środków trwałych odnotowywane są w tabeli amortyzacyjnej. Konto 013 „Pozostałe środki trwałe w uŜywaniu” Zgodnie z ewidencją księgową konta 013 wartość pozostałych środków trwałych w uŜywaniu w latach 2003 2004 przedstawiała się następująco: 2003 rok 2004 rok Bo 199.241,32 zł 246.579,29 zł Bz 246.579,29 zł 230.440,04 zł W bilansie sporządzanym przez Urząd Gminy i Miasta kwoty zaewidencjonowane na koncie 013 i koncie 014 nie są wykazywane, poniewaŜ wartości te umarzane są jednorazowo przy zakupie. Zwiększenia i zmniejszenia wartości środków trwałych przedstawiały się następująco: 2003 rok 2004 rok Zwiększenia 49.082,60 zł ( ) 15.939,08 zł Zmniejszenia 1.744,63 zł 200,17 zł W toku kontroli ustalono, Ŝe analitykę do konta 013 stanowią konta 013/0 i 013/1, na którym ujmowane są pozostałe środki trwałe w uŜywaniu przyporządkowane do Gminnego Centrum Informacji. W zakładowym planie kont brak wyszczególnienia kont 013/0 i 013/1. Przekazane w 2004r. do instytucji kultury (MGBP i MGOK w Szadku) pozostałe środki trwałe w uŜywaniu, ujęto z minusem po stronie Wn konta 013 (faktycznie stanowią zmniejszenie), zamiast po stronie Ma. W załączniku nr 1 do zarządzenia nr 110 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku, w którym ujęto kwestie dotyczące umorzeń, prowadzenia ksiąg inwentarzowych, zasady ewidencji i rozliczania kosztów, metody prowadzenia ewidencji analitycznej rzeczowych aktywów obrotowych dla Urzędu Gminy i Miasta w Szadku, zapisano, Ŝe księgi inwentarzowe prowadzi się dla pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych umarzanych w 100%, których wartość jest nie niŜsza niŜ 200 zł, jednak dla mebli, maszyn do pisania, maszyn do liczenia, sprzętu komputerowego prowadzi się księgi inwentarzowe bez względu na ich wartość. Zgodnie z powyŜszymi zapisami w kontrolowanej jednostce nie jest prowadzona ewidencja ilościowa, dla przedmiotów o wartości poniŜej 200 zł nie jest prowadzona ewidencja księgowa, wartość zakupionych przedmiotów nie zwiększa wartości konta 013 (ewidencjonowano meble i sprzęt komputerowy przy niŜszej wartości niŜ 200zł).
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Księgowanie zwiększeń i zmniejszeń wartości pozostałych środków trwałych dokonywano w ciągu roku w ewidencji syntetycznej konta 013, odnotowując jednocześnie w księdze inwentarzowej. Kontroli poddano zwiększenia i zmniejszenia, które wystąpiły w 2004 roku, zakupy zostały udokumentowane fakturami, na przekazanie do instytucji kultury (MGBP i MGOK w Szadku) pozostałych środków trwałych w uŜywaniu protokołami sporządzano protokół przekazania dokument PT, w przypadku likwidacji sporządzano protokoły likwidacyjne. Zwiększenie i zmniejszenia wartości pozostałych środków trwałych w uŜywaniu ewidencjonuje się jednocześnie na koncie 072 „Umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych Corocznych obliczeń stawek umorzeniowych kontrolowana jednostka dokonuje komputerowo w tabelach amortyzacyjnych. W tabelach wyszczególniono: dział, nazwę obiektu, wartość umorzenia na dzień 01.01. danego roku, stawkę, umorzenie za dany rok oraz umorzenie na dzień 31.12. danego roku. Przy umorzeniach środków trwałych stosowano stawki amortyzacyjne z ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 roku nr 54, poz. 654 z późn.zm.). Zgodnie z ewidencją księgową saldo Ma konta 071 – „Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych” w latach 2003 2004 przedstawiało się w sposób następujący: 2003 rok 2004 rok Bo 1.460.756,24 zł 1.558.788,73 zł Bz 1.558.788,73 zł 1.648.971,32 zł Zwiększenia i zmniejszenia roczne konta 071 przedstawiały się następująco: 2003 rok 2004 rok Zwiększenia (Ma) 99.699,34 zł 91.502,60 zł Zmniejszenia (Wn) 1.666,85 zł 1.320,00 zł Kontrola stawek amortyzacyjnych stosowanych przy umorzeniach środków trwałych nie wykazała nieprawidłowości. Zgodnie z ewidencją księgową saldo Ma konta 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych” w latach 2003 2004 przedstawiała się w sposób następujący: 2003 rok 2004 rok Bo 253.815,06 zł 310.151,07 zł Bz 310.151,07 zł 253.167,64 zł Zwiększenia i zmniejszenia roczne konta 072 przedstawiały się następująco:
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2003 rok 2004 rok Zwiększenia (Ma) 58.190,81 zł ( ) 56.783,26 zł Zmniejszenia (Wn) 1.854,80 zł 200,17 zł Na koncie 072 księguje się jednocześnie umorzenia zbiorów bibliotecznych, kwoty wykazane na przedmiotowym koncie stanowią sumę kont 013, 020 i 014. W sporządzanych bilansach rocznych jednostki kwoty zaksięgowane na koncie 072 nie są ujmowane.
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH Według ewidencji księgowej konta 020 wartość wykazana jako bilans otwarcia i zamknięcia w okresie objętym kontrolą wynosiła: 2003 rok 2004 rok Bo 7.856,80 zł 12.023,98 zł Bz 12.023,98 zł 22.727,60 zł Zwiększenia i zmniejszenia wartości niematerialnych i prawnych przedstawiały się następująco: 2003 rok 2004 rok Zwiększenia 4.167,18 zł 10.703,62 zł Zmniejszenia 0,00 zł 0,00 zł W 2004 roku zwiększenie wartości niematerialnych i prawnych związane było z zakupem oprogramowania komputerowego. W toku kontroli ustalono, Ŝe analitykę do konta 020 stanowią konta 020/0 i 020/4, na którym ujmowane są programy komputerowe w komputerach przyporządkowanych do Gminnego Centrum Informacji. W zakładowym planie kont brak wyszczególnienia kont 020/0 i 020/4. Na fakturach dotyczących zakupu licencji na oprogramowanie brak adnotacji o przyjęciu na stan konta 020. PrzedłoŜone kontrolującym faktury zostały opisane, sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty Stosownie do zapisów zawartych w zakładowym planie kont, ewidencja analityczna dla wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest w księdze inwentarzowej. Ustalono jednak, iŜ wszystkie programy komputerowe, równieŜ te, których wartość przekraczała 3.500 zł ujmowane były w księdze inwentarzowej nr 1 załoŜonej dnia 01.01.1995r., dla przedmiotów nietrwałych oraz sprzętu komputerowego znajdujących się w Urzędzie Gminy i Miasta zamiast w księdze środków trwałych np. program LEX 0021 o wartości 4.172,40 zł ujęto w ww. księdze inwentarzowej na str. 46 pod numerem 10. W księdze inwentarzowej zaewidencjonowano
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przedmiotowy program komputerowy wraz z programem komputerowym LEX 0031 o wartości 48,80 zł pod jednym numerem inwentarzowym, oba programy zakupiono dnia 16.12.2004r. na podstawie faktury VAT nr 2504020244. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 110 A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 grudnia 2003 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku: − pkt 1 umarza się jednorazowo i w całości zalicza w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w miesiącu oddania, − pkt 5 środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. W toku kontroli ustalono, Ŝe w kontrolowanej jednostce umorzono wszystkie programy komputerowe jednorazowo i w całości zaliczono w koszty w momencie przyjęcia do eksploatacji, nawet ww. program LEX o wartości przekraczającej kwotę ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych tj. 3.500 zł, zamiast dokonać umorzenia stopniowo z zastosowaniem stawek amortyzacyjnych. Kserokopie faktury VAT z dnia 16.12.2004r. nr 2504020244 wraz z poleceniem przelewu, str. 46 księgi inwentarzowej nr 1 załoŜonej dnia 01.01.1995r., dla przedmiotów nietrwałych oraz sprzętu komputerowego znajdujących się w Urzędzie Gminy i Miasta, zestawienia obrotów i sald konta 072 za lata 2003 2004 stanowią załącznik nr 32 do niniejszego protokołu kontroli. Prowadzona ewidencja analityczna dla wartości niematerialnych i prawnych pozwala na ustalenie salda na koniec kaŜdego roku.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY ) Materiały Zgodnie z ewidencją księgową konta 310 wartość wykazana jako bilans otwarcia i zamknięcia w latach 2003 – 2004 wynosiła: 2003 rok 2004 rok Bo 11.706,66 zł 9.544,26zł Bz 9.544,26 zł 12.720,78 zł Zwiększenia i zmniejszenia materiałów przedstawiały się następująco: 2003 rok 2004 rok Zwiększenia 19.291,48 zł 17.405,87 zł
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zmniejszenia 21.453,88 zł 14.229,35 zł Wymienione wyŜej kwoty dotyczą miału, węgla, oleju opałowego ich zakupu i zuŜycia. Analityka do konta 310 prowadzona jest w formie kart ilościowo wartościowych według asortymentów. Dane wykazane w ewidencji księgowej są zgodne z danymi wykazanymi w bilansie rocznym jednostki sporządzonym na dzień 31.12.2003 roku i 31.12.2004 roku. Finansowy majątek trwały Zgodnie z ewidencją księgową w latach 2003 2004 nie było prowadzone konto 030, w bilansie jednostki w rubryce akcje i udziały nie wykazywano Ŝadnych kwot.
5. INWENTARYZACJA 5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji Zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych określone zostały w Instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 6/2002 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 listopada 2002 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacyjnej dla Urzędu Gminy i Miasta Szadek Według § 3 Instrukcji ustalono częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów: − środki trwałe i wyposaŜenie na terenie strzeŜonym nie rzadziej niŜ raz w ciągu 4 lat, − materiały i towary na składzie jeŜeli są objęte ewidencja ilościowo wartościową i znajdują się na terenie strzeŜonym nie rzadziej niŜ raz na 2 lata, − środki pienięŜne, materiały wydane do zuŜycia oraz rzeczowe składniki majątkowe nie objęte bieŜącą ewidencją – raz na ostatni dzień kaŜdego roku obrotowego. Oprócz inwentaryzacji wynikających z Instrukcji naleŜy przeprowadzić spisy równieŜ w przypadkach: − na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej; − na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których nastąpiło naruszenie składników majątku (poŜar, włamanie itp.). Aby uniknąć zbędnych spisów składniki majątkowe zniszczone, bezuŜyteczne podlegają bieŜącej weryfikacji tj. fizycznej likwidacji przez powołaną komisję likwidacyjną lub w przypadkach ich przydatności w innych jednostkach –
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nieodpłatne ich przekazanie. JeŜeli czynności te nie zostały dokonane przed inwentaryzacją, to komisja inwentaryzacyjna stawia takie wnioski. W § 4 Instrukcji wskazano pracowników zobowiązanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych, uprawnienia i obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, obowiązki zespołu spisowego. Do Instrukcji inwentaryzacyjnej sporządzone zostały następujące załączniki: − nr 1 wzór zarządzenia Burmistrza w sprawie powołania i obowiązków Komisji inwentaryzacyjnej oraz częstotliwość i terminów inwentaryzacji, − nr 2 – oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone rzeczowe składniki majątkowe, − nr 3 – protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie − nr 4 – sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, − nr 5 – sprawozdanie z działalności Komisji inwentaryzacyjnej. 5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji ujęte zostały w ww. Instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 6/2002 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 listopada 2002 roku w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacyjnej dla Urzędu Gminy i Miasta Szadek. Ostatnie inwentaryzacje składników majątkowych przeprowadzone zostały: według stanu na dzień 31.12.2003 roku na podstawie: 1) zarządzenia nr 93/2003 Burmistrza Gminy i Miasta w Szadku z dnia 14 listopada 2003 roku w sprawie powołania i obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej oraz częstotliwości i terminów inwentaryzacji, powołano Komisję w składzie Przewodniczący – Zbigniew Augustyniak, Członkowie Henryka Durka, Krystyna Kołodziejska, Krystyna Kaczorowska. 2) zarządzenia nr 94/2003 Burmistrza Gminy i Miasta w Szadku z dnia 14 listopada 2003 roku. Inwentaryzacja objęła: Urząd Gminy i Miasta w Szadku, Miejsko Gminną Bibliotekę Publiczną w Szadku, Prusinowicach, Krokocicach, Boczkach i Górnej Woli, Miejsko Gminny Ośrodek Kultury w Szadku, Ochotnicze StraŜe PoŜarne z terenu gminy i miasta Szadek Publiczne Przedszkole w Szadku, Zespół Szkoły Podstawowej i Publicznego Gimnazjum w Szadku,
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Szkoły Podstawowe w Prusinowicach i Krokocicach, Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szadku. W zarządzeniu powołano, na wniosek Przewodniczącego Komisji, zespoły spisowe do przeprowadzenia inwentaryzacji. Ustalono termin rozpoczęcia inwentaryzacji na dzień 24 listopada 2003r. termin zakończenia – 10 grudnia 2003 roku. Termin rozliczenia inwentaryzacji ustalono na dzień 31 grudnia 2003 roku. W toku kontroli ustalono, Ŝe z przeprowadzonego spisu z natury zostały sporządzone arkusze spisu z natury. Zostały wypełnione załączniki do Instrukcji inwentaryzacyjnej tj. oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone rzeczowe składniki majątkowe, protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie, sprawozdania opisowe z przebiegu spisu z natury, sprawozdanie z działalności Komisji inwentaryzacyjnej. Dokumenty z inwentaryzacji zostały przedłoŜone Skarbnikowi Gminy i Miasta Szadek, na podstawie, których Skarbnik sporządził rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2003 roku; według stanu na dzień 31.12.2004 roku na podstawie: 1) zarządzenia nr 196/2004 Burmistrza Gminy i Miasta w Szadku z dnia 15 listopada 2004 roku w sprawie powołania i obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej oraz częstotliwości i terminów inwentaryzacji, powołano Komisję w składzie: Przewodniczący – Zbigniew Augustyniak, Członkowie Henryka Durka, Krystyna Kołodziejska, Robert Rudecki. 2) zarządzenia nr 195/2004 Burmistrza Gminy i Miasta w Szadku z dnia 15 listopada 2004 roku. Inwentaryzacja objęła: Urząd Gminy i Miasta w Szadku, Ochotnicze StraŜe PoŜarne z terenu gminy i miasta Szadek Publiczne Przedszkole w Szadku, Zespół Szkoły Podstawowej i Publicznego Gimnazjum w Szadku, Szkoły Podstawowe w Prusinowicach i Krokocicach, Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szadku. W 2004 roku z powodu wyodrębnienia jako instytucje kultury nie przeprowadzano inwentaryzacji w Miejsko Gminnej Bibliotece Publicznej oraz w Miejsko Gminnym Ośrodku Kultury w Szadku. W zarządzeniu powołano na wniosek Przewodniczącego Komisji trzy osobowe zespoły spisowe do przeprowadzenia inwentaryzacji w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ustalono termin rozpoczęcia inwentaryzacji na dzień 22 listopada 2004r. termin zakończenia – 10 grudnia 2004 roku. Termin rozliczenia inwentaryzacji ustalono na dzień 31 grudnia 2004 roku. Z przeprowadzonego spisu z natury zostały sporządzone arkusze spisu z natury, zostały wypełnione załączniki do Instrukcji inwentaryzacyjnej tj. oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone rzeczowe składniki majątkowe, protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie, sprawozdania opisowe z przebiegu spisu z natury, sprawozdanie z działalności Komisji inwentaryzacyjnej. Dokumenty z inwentaryzacji zostały przedłoŜone Skarbnikowi Gminy i Miasta Szadek, na podstawie których Skarbnik sporządził rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12 2004 roku. Szczegółowej kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w 2004 roku w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych dotyczących przeprowadzonego spisu stwierdzono, co następuje: − jako osoba materialnie odpowiedzialna za wyposaŜenie w uŜytkowaniu znajdujące sie na terenie Urzędu Gminy i Miasta w Szadku złoŜył oświadczenie Sekretarz Gminy i Miasta – Włodzimierz Wilgocki. Na oświadczeniu brak daty jego złoŜenia. W oświadczeniu brak równieŜ daty uzgodnienia z ewidencją ilościowo wartościową obrotów szczegółowej ewidencji ilościowej i wprowadzone w niej stany na koniec miesiąca poprzedzającego inwentaryzację. Oświadczenie nie dotyczy środków trwałych, kontrolującym nie przedłoŜono oświadczenia osoby materialnie odpowiedzialnej za środki trwałe. − do dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji załączono wypisy z rejestru gruntów oraz tabelaryczne zestawienie gruntów komunalnych w zasobach gminy. Zmniejszenie oraz zwiększenie na zasobach komunalnych gminy dokonywane jest poleceniem księgowania oraz odnotowywane w księdze środków trwałych załoŜonej dnia 21 maja 2001 roku. Na dzień 31.12.2004r. wartość gruntów wyniosła: o grunty ogółem – 1.099.516 zł, w tym: o grunty orne – 620.605 zł, o łąki trwałe – 54.590 zł, o pastwiska trwałe – 51.560 zł, o lasy – 248.500 zł, o grunty zadrzewione i zakrzewione – 17.700 zł, o tereny mieszkaniowe – 29.600 zł, o tereny zabudowane i inne – 53.880 zł, o nieuŜytki – 19.511 zł, o wody – 3.570 zł. − arkusze spisowe są drukami ścisłego zarachowania. Ewidencja arkuszy spisowych prowadzona jest w księdze druków ścisłego zarachowania
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
załoŜonej w dniu 1 grudnia 1985 roku. Rozliczenia z pobranych arkuszy spisowych do spisu z natury w 2004 roku na dzień 31.12 2004r. dokonał Skarbnik Gminy i Miasta – Ewa Manios. Do przeprowadzenia inwentaryzacji pobrano 77 arkuszy o następujących numerach: 330/02 – 359/02, 1/04 – 47/04. Wykorzystano 67 arkuszy, zwrócono nie zuŜytych 10 arkuszy o nr 31/04 40/04. Zgodnie z ksiąŜką druków ścisłego zarachowania arkusze pobrali w dniu 23 listopada 2004 roku przewodniczący zespołów spisowych: Dorota Szubert – 330/02 – 359/02, Tomasz Filipowski – 1/04 – 40/04 (zwrot 10 arkuszy dnia 08.12.2004 roku, − arkusze spisowe zawierają podpisy członków zespołu spisowego, osoby odpowiedzialnej materialnie, osoby wyceniającej oraz osoby sprawdzającej; − w kaŜdej pozycji spisu zawarto cechy spisywanych składników umoŜliwiających ich identyfikację, na arkuszu zawarto adnotacje, na której pozycji spis zakończono, − w arkuszach nie podano, gdzie znajdują się środki trwałe, − przedmioty znajdujące się w pomieszczeniach oznaczone są numerami inwentarzowymi, w arkuszu spisowym podano numery inwentarzowe, przy wyposaŜeniu znajduje się adnotacja, w którym pokoju spisywane przedmioty się znajdują, − w sprawozdaniach opisowych z przebiegu spisu z natury zespołu spisowe nie stwierdzono nieprawidłowości. W sprawozdaniu z działalności komisji inwentaryzacyjnej nie stwierdzono niedoborów lub nadwyŜek. − inwentaryzacja gotówki w kasie przeprowadzana została na dzień 31.12.2004 roku, nie stwierdzono nadwyŜki lub niedoboru, z inwentaryzacji sporządzono protokół.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ Do kontroli przedłoŜono porozumienie zawarte w dniu 28.02.1992 r. pomiędzy Kierownikiem Urzędu Rejonowego w Zduńskiej Woli, a Zarządem Gminy Szadek. Z § 1 porozumienia wynika, Ŝe Kierownik Urzędu Rejonowego powierza organowi gminy prowadzenie niŜej wymienionych spraw: • dokonywanie rejestracji pojazdów, wydawanie dowodów rejestracyjnych, • wycofywanie z ruchu pojazdów, • zatrzymywanie i zwracanie dowodów rejestracyjnych, • prowadzenie ewidencji gruntów i budynków, • sporządzanie zestawień zbiorczych dla danych objętych ewidencją gruntów i budynków, • dokonywanie rozgraniczeń nieruchomości, • dokonywanie podziału nieruchomości.
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Powierzenie ww. spraw nastąpiło na czas nieokreślony. Z § 7 wynika, Ŝe za wykonanie ww. zadań przekazane zostaną przez administrację rządową środki finansowe w stosownej wysokości. Porozumienie zostało podpisane przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek p. H. Tyluś, oraz przez Członka Zarządu p M. Lipińskiego. W dniu 10.05.2000 r. pomiędzy przedstawicielami Powiatu Zduńskowolskiego, a Gminą i Miastem Szadek reprezentowaną przez zarząd zostało zawarte porozumienie rozszerzające do porozumienia zawartego w dniu 28.02.1992 r. Z § 1 porozumienia rozszerzającego wynika, Ŝe: • za wykonanie zadań przekazane zostaną środki finansowe wynikające z przyjętego przez powiat budŜetu, obejmujące wynagrodzenia wraz z pochodnymi na 1,3 etatu oraz koszty obsługi kancelaryjnej, • środki pienięŜne powiat przekazywać będzie na rachunek bankowy gminy do końca kaŜdego miesiąca w wysokości 1/12 ustalonej kwoty, • o wysokości kwot w latach następnych powiat będzie informował gminę niezwłocznie po uchwaleniu budŜetu. Porozumienie zostało podpisane przez Z cę Burmistrza p. M. Maniosik oraz przez Członka Zarządu p. A. Zabłockiego. Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń Z przedłoŜonych do kontroli pism skierowanych przez Starostwo Powiatowe w Zduńskiej Woli do Burmistrza Gminy i Miasta Szadek wynika, Ŝe w latach 2003 i 2004 na realizację postanowień porozumienia przekazane zostaną kwoty 12.318 zł w kaŜdym roku. Kontrolującym przedłoŜono zestawienie obrotów na kontach analitycznych dochodów za lata 2003 i 2004 w dziale 750 rozdziale 75020. Z zestawień wynika, Ŝe w roku 2003 i w roku 2004 Starostwo Powiatowe przekazało kwoty 12.318 w kaŜdym roku. KaŜdego miesiąca przekazywana była kwota w wysokości 1.026 zł. XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ Uchwałą nr XII/114/2004 Rady Gminy i Miasta w Szadku przyznana została dotacja dla Zakładu Gospodarki Komunalnej w Szadku w wysokości 108.000 zł. Datację dla Zakładu Gospodarki Komunalnej w Szadku w 2004 r. przekazano z budŜetu Gminy i Miasta Szadek w podziałce klasyfikacji budŜetowej dział 900, rozdział 90017 § 2650 – dotacja przedmiotowa z budŜetu dla zakładu budŜetowego. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się sprawozdanie Rb 30 z wykonania planów finansowych zakładów budŜetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. Ze sprawozdania wynika, Ŝe w § 2650
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zaplanowana była dotacja w wysokości 108.000 zł, a wykonanie wyniosło 108.000 zł. Dotacja dla zakładu budŜetowego nie przekraczała 50% ponoszonych wydatków przez Zakład Gospodarki Komunalnej, zgodnie z art.19 ust.10 ustawy o finansach publicznych. Dotacja nie została skalkulowana w oparciu o stawki jednostkowe, które powinna ustalić Rada Gminy i Miasta w uchwale zgodnie z art.19 ust.7 w związku z art.117 ust.1 ustawy o finansach publicznych. Dyspozycje przekazania środków finansowych dla Zakładu Gospodarki Komunalnej zostały wykonane przez Skarbnika Gminy i Miasta Szadek, który podpisywał polecenia przelewu. Kserokopie poleceń przelewu stanowią załącznik nr 34 do protokołu kontroli.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD śETU GMINY W kontrolowanym okresie nie było wpłat zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych do budŜetu gminy.
3. DOTACJE NA RZECZ INSTYTUCJI KULTURY Uchwałą nr XII/114/2004 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 6 lutego 2004 r. przyznana została dotacja, na działalność statutową dla instytucji kultury – Miejsko – Gminnego Ośrodka Kultury w Szadku w kwocie 130.000 zł. W dniu 19.04.2005 r. Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury złoŜył sprawozdanie z działalności za 2004 rok. Na sprawozdanie składał się bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa. Uchwałą nr XXVII/258/2005 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 29 kwietnia 2005 r. zatwierdzone zostało roczne sprawozdanie finansowe Miejsko – Gminnego Ośrodka Kultury w Szadku.
4. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ W kontrolowanym okresie nie były przekazywane dotacje na rzecz publicznych samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej.
XII. INNE USTALENIA Przekazanie dotacji w 2004 r. dla Społecznego Stowarzyszenia Oświatowego w Prusinowicach. W 2004 r. dla Społecznego Stowarzyszenia Oświatowego w Prusinowicach przekazano z budŜetu Gminy i Miasta Szadek dotację w kwocie 294.143,28 zł. Z wyjaśnień udzielonych przez p. E. Manios – Skarbnika Gminy i Miasta w Szadku wynika, Ŝe dotację dla Społecznego Gimnazjum w Prusinowicach naliczono w oparciu o przepisy art.90 ust.2a ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty.
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Do kontroli przedłoŜono wypis z rejestru stowarzyszeń. Z rejestru wynika, Ŝe Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe w Prusinowicach z siedzibą w Szkole Podstawowej im. Jana Pawła II w Prusinowicach wpisane jest w rejestrze stowarzyszeń prowadzonym przez Sąd Okręgowy w Sieradzu w dziale A pod numerem 582 od dnia 26.04.1999 r. Rada Gminy i Miasta w Szadku w dniu 14 lutego 2002 r. podjęła uchwałę nr XXXVI/337/2002 w sprawie zasad udzielania dotacji z budŜetu Gminy i Miasta Szadek niepublicznym szkołom podstawowym i gimnazjum o uprawnieniach szkół publicznych, w których realizowany jest obowiązek szkolny, działających na terenie Gminy i Miasta Szadek. Załącznikiem na 1 do ww. uchwały są zasady udzielania dotacji. Z załącznika wynika, Ŝe: • warunkiem przyznania dotacji jest złoŜenie przez dotowanego w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji wniosku zawierającego: datę i numer decyzji wydanej przez uprawniony organ, potwierdzającej uznanie szkoły za posiadającą uprawnienia szkoły publicznej – przy ubieganiu się o dotację po raz pierwszy, planowaną liczbę wychowanków, numer rachunku bankowego, na który ma być przekazywana dotacja, • dotującemu przysługuje prawo kontroli: liczby uczniów podanej przez organ prowadzący, dokumentacji składanej przez dotowanego, • dotacja moŜe być przeznaczona na: zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki, wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie, zapewnienie obsługi administracyjnej i organizacyjnej szkoły lub placówki, wyposaŜenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania i wychowania § 6, • dotowany jest zobowiązany do corocznego przedkładania dotującemu: kopii sprawozdania GUS typu S w terminie składania sprawozdania w Urzędzie Statystycznym, sprawozdania rocznego wraz z częścią opisową w terminie do 15 stycznia roku następnego. Wniosek o udzielenie dotacji, złoŜony przez Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe z Prusinowic w dniu 27.09.2002 r. nie zawiera daty i numeru decyzji wydanej przez uprawniony organ, potwierdzającej uznanie szkoły za posiadającą uprawnienia szkoły publicznej. PowyŜsze jest niezgodne z § 2 ust.1 pkt1 uchwały nr XXXVI/337/2002. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji znajduje się umowa z dnia 12.05.1999 r. zawarta pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta Szadek reprezentowanym przez: p. H. Tyluś – Burmistrza Gminy i Miasta Szadek, p. M. Maniosika – Członka Zarządu Gminy i Miasta Szadek, A Społecznym Stowarzyszeniem Oświatowym w Prusinowicach reprezentowanym przez Zarząd w osobach: p. S. Sulińską,
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
p. S. Krasnopolskiego, p. B. Kończak, p. K. Łukasiewicza, p. M. Gałczyńską. Przedmiotem umowy było bezpłatne oddanie w uŜyczenie, Społecznemu Stowarzyszeniu Oświatowemu w Prusinowicach lokali znajdujących się w budynku Szkoły Podstawowej w Prusinowicach na czas nieokreślony od dnia 1 września 1999 r. Ze złoŜonego do Urzędu Gminy i Miasta w Szadku rozliczenia za 2004 r., przez Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe w Prusinowicach wynika, Ŝe: 1.Dochody SSO w 2004 r. wyniosły 371.320,78 zł. Na ww. dochody złoŜyły się: • dotacja z budŜetu Gminy i Miasta Szadek w wysokości 294.143,28 zł, • przychody ze sprzedaŜy usług transportowych w wysokości 75.677,50 zł, • pozostałe dochody w wysokości 1.500 zł. 2.Koszty SSO w 2004 r. wyniosły 380.219,80 zł. Na ww. koszty złoŜyły się m.in.: • zakup autobusów – 83.000 zł, • ubezpieczenie OC – 2.853 zł, • zakup części do autobusów – 18.789,45 zł, • zakup paliwa do autobusów – 37.910,49 zł, • wynagrodzenia pracowników – 146.213,73 zł. Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe w Prusinowicach w roku 2004 wygrało dwa postępowania przetargowe na dowóz uczniów do szkół w roku szkolnym 2004/2005. Z zawartej umowy ze SSO w Prusinowicach na dowóz dzieci do szkół wynika m.in., Ŝe: • Społeczne Stowarzyszenie Oświatowe zobowiązuje się świadczyć usługi dowozu i odwozu uczniów do szkół podstawowych i gimnazjum na terenie Gminy i Miasta Szadek, • planowana długość trasy przewozu miesięcznie wynosi około 2.840 kilometrów, • wykonawcę zobowiązuje się do prowadzenia karty pojazdu w której będzie odnotowywana ilość przejechanych kilometrów potwierdzana przez nauczycieli sprawujących opiekę nad uczniami w czasie przewozu. Z wyjaśnień udzielonych przez Kierownika Referatu Gospodarczego i Ochrony Środowiska p. Z. Augustyniaka wynika, Ŝe trasy przewozu dzieci do szkół zostały ustalone w niŜej wymieniony sposób: • przed ogłoszeniem postępowania przetargowego na dowóz uczniów do szkół nastąpiły konsultacje z Dyrektorami Szkół, • następnie na mapie wykreślono planowany przebieg tras oraz przy pomocy liniału dokonano pomiaru długości,
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• wyliczoną dzienną długość trasy przewozu pomnoŜono przez planowaną liczbę dni nauki szkolnej. Kontrolujący stwierdzili rozbieŜność pomiędzy ilością kilometrów na rachunku za wrzesień 2004 r. wystawionym przez SSO, a kartą (informacją) dowozu i odwozu uczniów za wrzesień 2004 r. podpisaną przez Dyrektora Szkoły. Z wyjaśnień udzielonych przez Kierownika Referatu Gospodarczego i Ochrony Środowiska wynika m.in., Ŝe: • wystawiane rachunki za świadczenie dowozu i odwozu odpowiadają zapisom w karcie pojazdu poświadczonej przez opiekuna dowozu, • ilość kilometrów na rachunku zatwierdza merytorycznie Dyrektor Szkoły Podstawowej w Prusinowicach, • kontrolę nad ilością przejechanych kilometrów prowadzi Dyrektor Szkoły, • przedstawiona karta (informacja) o dowozie uczniów do Szkoły Podstawowej w Prusinowicach w miesiącu wrześniu 2004 r. jest informacją Dyrektora Szkoły, a nie kartą pojazdu na podstawie której wystawiane są rachunki, a więc nie musi odzwierciedlać w 100% tras określonych w umowie. W przedłoŜonej do kontroli dokumentacji brak było kart pojazdu potwierdzających ilość przejechanych kilometrów. Z oświadczenia złoŜonego przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek wynika, Ŝe w związku z przerwą wakacyjną nie jest moŜliwe doręczenie kart pojazdu. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Gminy i Miasta Szadek wynika, Ŝe: • do kaŜdego rachunku wystawianego przez SSO załączana jest informacja o dowozie i odwozie uczniów, • merytoryczna kontrola dowozu i odwozu uczniów sprawowana jest przez Dyrektora Szkoły Podstawowej w Prusinowicach, • obowiązkiem Dyrektora Szkoły jest potwierdzanie na wystawianym przez SSO rachunku, czy podana ilość przejechanych kilometrów jest zgodna z kartą pojazdu, • karty pojazdu podpisywane są przez opiekunów sprawujących opiekę w czasie dowozu uczniów oraz są przedkładane do Urzędu Gminy i Miasta w Szadku, • rachunek wystawiany przez SSO sprawdzany jest formalnie i rachunkowo przez pracownika oświaty p. S. Bralczyk, • przed dokonaniem zapłaty rachunek przedkładany jest do Skarbnika oraz do Burmistrza, • Skarbnik sprawdza potwierdzenie merytoryczne przez Dyrektora Szkoły oraz sprawdza potwierdzenie formalno – rachunkowe przez pracownika oświaty, • złoŜenie przez Skarbnika podpisu oznacza, Ŝe usługa wykonana została zgodnie z zawartą umową. Kserokopia wypisu z rejestru stowarzyszeń, uchwały nr XXXVI/337/2002, wniosku o udzielenie dotacji, rozliczeń składanych przez SSO z Prusinowic, umowy na dowóz uczniów do szkoły, umowy o uŜyczenie części budynku, rachunków wystawianych przez SSO za dowóz uczniów do szkoły oraz wyjaśnienia Burmistrza Gminy i Miasta Szadek, Skarbnika Gminy i Miasta
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Szadek, Kierownika Referatu Gospodarczego i Ochrony Środowiska stanowią załącznik nr 34 do protokołu kontroli. XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI. Protokół zawiera 156 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli pod pozycją 1/2005. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: p. S. Sulińska – Burmistrz Gminy i Miasta Szadek, p. E. Manios – Skarbnik Gminy i Miasta Szadek, p. W. Wilgocki – Sekretarz Gminy i Miasta Szadek. p. Z. Augustyniak – Kierownik Referatu Gospodarczego, p. J. Struś – podinspektor, p. D. Szubert – podinspektor, p. I. Łazuchiewicz – podinspektor, p. H. Durka – podinspektor, p. U. Zawierucha – podinspektor. Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urz ędu Gminy i Miasta w Szadku przeprowadzonej w dniu 4.08. 2005 r. 2. Szczegółowy wykaz wszystkich jednostek organizacyjnych wraz z ich prawno organizacyjną formą działalności sporządzony przez Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewę Manios 3. Kserokopie uchwały Zarządu Gminy i Miasta Szadek nr 177/2002 z dnia 6 marca 2002 roku w sprawie procedur kontroli wewnętrznej wraz z załącznikiem nr 1 do uchwały, przykładowych protokołów z kontroli przeprowadzonych w jednostkach organizacyjnych, 4. Kserokopie planów pracy Komisji Rewizyjnej na 2003 i 2004 rok, odpowiednich stron Statutu Gminy i Miasta w Szadku, wyjaśnienie dotyczące nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie Komisji Rewizyjnej, 5. Kserokopia uchwały nr VIII/74/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 28 sierpnia 2003 roku w sprawie zmian w budŜecie na rok 2003 (zaciągnięcie poŜyczki z WFOŚiGW) oraz wyjaśnienie Sekretarza Gminy i Miasta – Włodzimierza Wilgockiego dotyczące braku uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku postanawiającej o zaciągnięciu poŜyczki z WFOŚiGW w Łodzi w kwocie 80.000 zł, z przeznaczeniem na termorenowacja budynku Szkoły Podstawowej w Szadku, 6. Kserokopie sprawozdań o dochodach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego Rb 27S, bilansów z wykonania budŜetu za 2003r. i 2004r., bilansów Urzędu jako jednostki samorządu terytorialnego za 2003r. i 2004r. wraz z zestawieniem obrotów i sald za lata 2003 2004, wyjaśnienie Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewy Manios dotyczące kwestii związanych z wykazywaniem kwot ujętych w ewidencji w sprawozdaniach,
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
7. Analityczne zestawienie danych dotyczących podatków lokalnych, 8. Kserokopie kart kontowych osób prawnych: „Ceteco” i „Wartatex”, przykładowych poleceń przelewu wpłat podatku ww. osób prawnych, 9. Wyjaśnienia złoŜone przez podinspektorów prowadzących wymiar podatku – Henrykę Durkę i Dorotę Szubert dotyczące braku kopii decyzji wymiarowych, 10. Wyjaśnienie podinspektora ds. księgowości – Ireny Łazuchiewicz oraz kserokopie przykładowych kart kontowych podatników oraz decyzji w sprawie podatku od nieruchomości za 2004r., 11. (…) 67 ., 12. (…) 68 oraz wyjaśnienie złoŜone przez podinspektora – Dorotę Szubert 13. (…) 69 , 14. (…) 70 15. (…) 71 , 16. Wyjaśnienie dotyczące nieprawidłowości stwierdzonych przy kontroli zagadnień z zakresu podatku rolnego od osób prawnych złoŜone przez podinspektora – Dorotę Szubert, 17. Kserokopia informacji podatkowej przekazywanej ze Starostwa Powiatowego ze Zduńskiej Woli dot. (…) 72 ,
67 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 68 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 69 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 70 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 71 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 72 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
18. Kserokopie dokumentacji dotyczącej nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie podatku od środków transportowych od osób prawnych 19. Kserokopie przykładowych decyzji podatkowych przyznających ulgi w poddanych kontroli podatkach wraz z wnioskami podatników 20. Kserokopie uchwały nr XX/119/96 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 27 sierpnia 1996r. w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej oraz umowy zawartej w dniu 29 września 1990r. pomiędzy Zarządem Gminy i Miasta Szadek a Zarządem GS „Samopomoc Chłopska” w Szadku dotyczącej uŜytkowania targowiska w Szadku oraz rozliczenia opłat i kosztów z tego uŜytkowania, 21. Kserokopie poleceń przelewu wpłat dokonywanych przez GS „Samopomoc Chłopska” tytułem zebranej opłaty targowej w latach 2003 2004 oraz kart „Dziennika obrotów naleŜności nieprzypisanych” za lata 2003 2004, 22. Kserokopie uchwały GS „Samopomoc Chłopska” nr 14 z dnia 28 sierpnia 1996r w sprawie ustalenia wysokości dziennych stawek opłaty targowej, bloczków opłaty targowej, 23. Wyjaśnienie Ewy Manios – Skarbnika Gminy i Miasta Szadek w kwestii opłaty targowej wraz z kserokopią protokołu kontroli przeprowadzonej w GS „Samopomoc Chłopska w Szadku” i projektu uchwały dotyczącej zmiany stawek opłaty targowej, 24. Wyjaśnienia Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewy Manios dotyczące opłaty skarbowej, 25. Kserokopia dokumentacji dotyczących nie wystawienia upomnień i tytułów wykonawczych w zakresie podatku rolnego, 26. Wyjaśnienie dotyczące nieprawidłowości stwierdzonych w zakresie windykacji złoŜone przez podinspektora ds. księgowości podatkowej – Urszulę Zawieruchę, 27. Kserokopia uchwały Rady Gminy i Miasta w Szadku oraz wniosek LKS Victoria, 28. Kserokopia gwarancji oraz umowy, 29. Wykaz udzielonych zamówień oraz źródła finansowania inwestycji, 30. Kserokopie protokołu odbioru końcowego wykonanych elementów i robót dotyczących sieci wodociągowej wraz protokołem przekazania PT i rozliczeniem kosztów realizacji zadania przekazywanego do WFOŚiGW, 31. Kserokopia protokołu likwidacyjnego oraz odpowiednich stron księgi środków trwałych, zestawienia obrotów i sald konta 011 za 2004r., 32. Kserokopie faktury VAT z dnia 16.12.2004r. nr 2504020244 wraz z poleceniem przelewu, str. 46 księgi inwentarzowej nr 1 załoŜonej dnia 01.01.1995r., dla przedmiotów nietrwałych oraz sprzętu komputerowego znajdujących się w Urzędzie Gminy i Miasta, zestawienia obrotów i sald konta 072 za lata 2003 2004 33. . Kserokopie poleceń przelewu, 34. Kserokopia wypisu z rejestru stowarzyszeń, uchwały nr XXXVI/337/2002, wniosku o udzielenie dotacji, rozliczeń składanych przez SSO z Prusinowic, umowy na dowóz uczniów do szkoły, umowy o uŜyczenie części budynku, rachunków wystawianych przez SSO za dowóz uczniów do szkoły oraz wyjaśnienia Burmistrza Gminy i Miasta Szadek, Skarbnika Gminy i Miasta Szadek, Kierownika Referatu Gospodarczego i Ochrony Środowiska
______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 12 sierpnia 2005 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku. Kierownika jednostki poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy. Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (Krzysztof Diug) ...... (Radosław Łoniewski) Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______130