REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy i Miasta w Szadku Termin kontroli: 7.06.2005 r. – 4.08.2005 r. Inspektor kontroli: Kontroluj ący (imi ę, Krzysztof Diug nazwisko, stanowisko słu Ŝbowe): Inspektor kontroli: Radosław Łoniewski Okres obj ęty kontrol ą Lata 2003 - 2004 WK 601- 2/22/2005 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 16.05.2005 r. Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina i Miasto Szadek połoŜona jest powiecie zduńskowolskim, obejmuje obszar o powierzchni 152 km 2. Siedziba Urzędu Gminy i Miasta w Szadku mieści się w Szadku przy ul. Warszawskiej 3, kod 98-240. Według stanu na dzień 31.12.2003 roku w Powiecie Zduńskowolskim 6.195 osób posiadało status osoby bezrobotnej, w tym 2891 kobiet, w mieście i gminie Szadek – 544, w tym kobiet 247. Według stanu na dzień 31.12.2004 roku w Powiecie Zduńskowolskim 6.237 osób posiadało status osoby bezrobotnej, w tym 2951 kobiet, w mieście i gminie Szadek – 562, w tym kobiet 246. Liczba ludności według stanu na dzień 31 grudnia 2003 roku wyniosła 7.579, wg stanu na dzień 31 grudnia 2004r. – 7.593. Struktura demograficzna według stanu na koniec 2003 i 2004 roku przedstawiała się następująco: 31.12.2003r. Wiek MęŜ czyzn Kobiet Ogółem 0 – 2 117 87 204 3 45 31 76 4 – 5 77 72 149 6 42 51 93 7 61 47 108 8 – 12 283 263 546 13 – 15 162 173 335 16 – 17 108 129 237 18 60 48 108 19 – 65 2359 2359 19 – 60 2092 2092 > 65 447 447 > 60 825 825 Ogółem 3761 3818 7579 31.12.2004r. Wiek MęŜ czyzn Kobiet Ogółem 0 – 2 119 95 214 3 36 30 66 4 – 5 82 63 145 6 42 40 82 _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 7 43 51 94 8 – 12 283 258 541 13 – 15 162 160 322 16 – 17 112 132 244 18 61 62 123 19 – 65 2384 2384 19 – 60 2103 2103 > 65 446 446 > 60 829 829 Ogółem 3770 3823 7593 Na mocy decyzji Urzędu Skarbowego w Zduńskiej Woli w dniu 23 maja 1996 roku zosta ł przyznany Urzędowi Gminy i Miasta Szadek numer NIP 829-10-54-392. Zgodnie z zaświadczeniem Urzędu Statystycznego w Łodzi z dnia 16 marca 2005 roku, numer REGON Urzędu Gminy i Miasta Szadek to 000529255. Natomiast Gmina i Miasto Szadek otrzymała numer identyfikacyjny REGON 730934460 (zaświadczenie z dnia 16 marca 2005r.). Niniejszy protokół sporządzony został z kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzonej w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący Rady Gminy i Miasta Szadek W okresie objętym kontrolą funkcję Przewodniczącego Gminy i Miasta Szadek pełnili: − JERZY PIETRAS - wybrany uchwałą nr I/1/02 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 22 listopada 2002 roku, odwołany uchwałą nr VII/66/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 17 czerwca 2003 roku, − MARIAN ZABŁOCKI - wybrany uchwałą nr VII/67/2003 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 17 czerwca 2003 roku. Burmistrz i jego zast ępcy Od dnia 10 listopada 2002 roku Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek jest STEFANIA SULIŃSKA. Kontrolującym przedłoŜono zaświadczenie Miejskiej Komisji Wyborczej w Szadku z dnia 11 listopada 2002 roku, stwierdzające wybór Burmistrza Gminy i Miasta w II turze wyborów przeprowadzonej w dniu 10 listopada 2002 roku, stosownie do postanowień art. 22 ustawy z dnia 20 czerwca 2002 roku o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta (Dz.U. nr 113, poz.984 z późn. zm.). _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Zarządzeniem nr 24/03 z dnia 3 marca 2003 roku Burmistrz Gminy i Miasta Szadek powołał na stanowisko Zastępcy Burmistrza JANA ANTOSZCZYKA. Zarządzeniem nr 171/04 z dnia 2 sierpnia 2004 roku Burmistrz Gminy i Miasta Szadek – Stefania Sulińska odwołała ze stanowiska Zastępcy Burmistrza JANA ANTOSZCZYKA, cofając jednocześnie wszystkie udzielone wcześniej pełnomocnictwa. Skarbnik Gminy i Miasta Szadek Skarbnikiem Miasta jest EWA MANIOS, powołana uchwałą nr V/35/99 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 23 lutego 1999 roku. Sekretarz Gminy i Miasta Szadek Od dnia 1 czerwca 2004 roku Sekretarzem Gminy i Miasta Szadek jest WŁODZIMIERZ WILGOCKI powołany uchwałą nr XIV/135/04 Rady Gminy i Miasta w Szadku z dnia 23 kwietnia 2004 roku. Do dnia 31 maja 2004r. stanowisko Sekretarza Gminy i Miasta Szadek zajmował SEWERYN SZEWCZYK, powołany na to stanowisko uchwałą nr II/10/90 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 12 czerwca 1990 roku, odwołany uchwałą nr XIV/134/04 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 23 kwietnia 2004 roku. 2. JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Aktualny wykaz jednostek organizacyjnych Gminy i Miasta Szadek stanowi załącznik nr 5 do uchwały nr IV/28/03 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 stycznia 2003 roku w sprawie Statutu Gminy i Miasta Szadek. Zgodnie z zapisami ww. wykazu na terenie Gminy i Miasta Szadek funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: Instytucje kultury - Miejska i Gminna Biblioteka Publiczna w Szadku, Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury w Szadku, Zakłady budŜetowe – Zakład Gospodarki Komunalnej w Szadku, . Jednostki budŜetowe – Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Szadku, Publiczne Gimnazjum w Szadku, Szkoła Podstawowa im. Tadeusza Kościuszki w Szadku, Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w Prusinowicach, Szkoła Podstawowa w Krokocicach, Przedszkole Publiczne w Szadku, Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Szadku. Szczegółowy wykaz wszystkich jednostek organizacyjnych wraz z ich prawno- organizacyjną formą działalności sporządzony przez Skarbnika Gminy i Miasta Szadek – Ewę Manios stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu kontroli. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut miasta Uchwałą nr IV/28/03 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 29 stycznia 2003 roku uchwalono Statut Gminy i Miasta Szadek (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z 2003r., nr 48, poz. 454). Zmiany do obecnie obowiązującego Statutu w latach objętych kontrolą nie były wprowadzane. Regulamin organizacyjny urzędu Obecną strukturę organizacyjną i zakres działania Urzędu Gminy i Miasta w Szadku określa Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 25/03 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 25 marca 2003 roku. Zmiany do przedmiotowego Regulaminu wprowadzone zostały przez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek zarządzeniem nr 85/2003/IV z dnia 2 lipca 2003 roku. Z zapisu § 12 ust. 1 ww. Regulaminu organizacyjnego wynika, Ŝe w Urzędzie funkcjonują następujące komórki organizacyjne: Referat Ogólny, Referat Finansowy Referat Gospodarczy, Architektury, Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Geodezji i Gospodarki Gruntami. W Regulaminie nie zapisano kto kieruje Referatami: Ogólnym i Gospodarczym, Architektury, Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Geodezji i Gospodarki Gruntami. Referatem finansowym kieruje Skarbnik Gminy. Do Regulaminu załączono schemat struktury organizacyjnej Urzędu Gminy i Miasta w Szadku. W okresie wcześniejszym w Urzędzie obowiązywał Regulamin organizacyjny przyjęty: − uchwałą Rady Gminy i Miasta w Szadku nr V/32/90 z dnia 28 września 1990 roku ze zmianą wprowadzoną uchwałą Rady nr XVI/106/96 z dnia 29 marca 1996. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Z dniem 1 stycznia 2004r. weszła w Ŝycie Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Szadku wprowadzona zarządzeniem nr 111-A/2003 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 31 grudnia 2003 roku. Z dniem 1 stycznia 2004r. utraciła moc obowiązującą Instrukcja obiegu dokumentów (dowodów księgowych) z dnia 1 sierpnia 2001 roku (brak dokumentu wprowadzającego niniejszą instrukcję). Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy i Miasta Szadek nie określiła ogólnych zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania lub najmu _____________________________________________________ 5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE I MIE ŚCIE SZADEK. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 na okres dłuŜszy niŜ trzy lata, o których mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy o samorządzie gminnym. Uchwały podejmowane są indywidualnie kaŜdorazowo do kaŜdej z tych czynności. Zasady składania oświadcze ń woli – pełnomocnicy. Stosownie do art. 46 ustawy o samorządzie gminnym oświadczenia woli w imieniu miasta składa jednoosobowo Burmistrz lub działający na podstawie jego upowaŜnienia zastępca Burmistrza samodzielnie. W okresie objętym kontrolą Burmistrz Gminy i Miasta Szadek – Stefania Sulińska, działając w oparciu o art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie