GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS COMARCALES (ARARCO) Reunión del día 27 de octubre de 2016

Asistentes: - Vicky Alcañiz, archivera de la Comarca de la . - Isabel Escartín, archivera de la Comarca de . - Pilar Calvo, archivera de la Comarca de Medio. - Elena Carnicer, archivera de la Comarca de la Hoya de Huesca. - José Luis Lardiés, archivero de la Comarca de . - Laura Fontova, archivera de la Comarca de de .

Ausentes: - Gemma Ayuda, archivera de la Comarca de .

En la sede de la Comarca de , se reúnen hoy jueves 27 de octubre de 2016 a las 9,30 h. los miembros del grupo de Archiveros Comarcales de Aragón (ARARCO) para hablar de la documentación generada por los Centros de Desarrollo o Grupos de Acción Local (en adelante GAL) encargados de gestionar los programas europeos de desarrollo rural en Aragón. En concreto para tomar conocimiento de los estudios de valoración realizados por la archivera de la Comarca de Somontano llevados a la Comisión Asesora de Archivos y aprobados en la reunión de 6 de marzo de 2014, en la que se produjo una recomendación para que los archivos comarcales asumieran, si era posible, los archivos de estos centros; así como conservar todos los documentos generados por los GAL a excepción de los mandamientos de ingresos y pagos, previa comprobación de que se pudiera acceder a los documentos recopilatorios contables o a las bases de datos de contabilidad. En primer lugar, la archivera de la Comarca de Somontano de Barbastro procede a explicar las series generadas por la actividad de estos centros, entrando en detalle en los documentos generados por los programas Leader –con sus posteriores convocatorias- y los Proder. Una vez analizada y vista la documentación producida se valoran los estudios llevados a la Comisión asesora que son aprobados por unanimidad. Los miembros reiteran en el caso de las ayudas otorgadas por los GAL a los promotores, la necesidad de realizar una conservación parcial de los mismos, tal y como se llevó a la Comisión. Esta conservación parcial consistiría en guardar 2 expedientes completos por medida que terminan en 0 y 5 –dada su ordenación numérica, elegidos de forma aleatoria entre los que acaben estos dígitos-. Y del resto conservar los siguientes documentos: solicitud de ayuda –con documentación sobre el funcionamiento de la empresa-, ficha de visita del GAL con observaciones sobre viabilidad del proyecto, concesión de subvención, contrato de ayuda, aceptación de subvención, hoja contable con resumen indicativo de las inversiones, documento resumen de certificación final, copia del recibo de ingreso de la subvención. En caso de que fuera un proyecto de formación también se guardaría el estudio entregado. En consecuencia se elimina: documentación económica de la empresa promotora, copias compulsadas de las facturas que se justifican, copia de certificados del secretarios del GAL sobre el porcentaje de ayudas recibidas; proyectos de obras. La razón de esta decisión estriba en que estos documentos no se guardan en ninguna otra entidad, con lo que si se eliminan en su totalidad se perderán datos sobre el tejido socioeconómico de las Comarcas de los que únicamente se conservará testimonio en los archivos familiares de las empresas promotoras, si deciden guardarlos. Se comprende que son muchos expedientes por GAL pero se estima que cada archivo comarcal puede asumir esta valoración de forma progresiva y que resulta aplicable la realización de este muestreo. Otra de las series valoradas fue la de Seminarios y Evaluación formada por informes y documentos de trabajo procedentes de la coordinación estatal y/o regional de los Leader y demás programas. La archivera de la Comarca de Somontano de Barbastro explica la complejidad de encontrar estos documentos de la década de los 90 de una manera centralizada. Que los centros de documentación y puntos de información europea recogen la legislación y normativa de las iniciativas comunitarias, pero que de lo referente a documentos internos de trabajo y cooperación solo se localizan con facilidad las iniciativas vigentes o que acaban de finalizar. Se explica que se ha creado un Centro de Documentación Europea en la Universidad de que forma parte de un consorcio de Centros de Documentación Europeos que han creado el repositorio SEDAS para desarrollar el Archivo Digital de España, cuya función, entre otras, es recopilar todo este tipo de información y hacerla accesible online. Se considera esta salida como la más aceptable para que el investigador no pierda esta información y además pueda recuperarla fácilmente desde cualquier punto; con lo que se explorará, al menos desde la Comarca de Somontano, la vía de formalizar algún tipo de acuerdo que permita el envío de estos documentos de apoyo –en su mayoría copias- que no pertenecen al archivo pero que dada su inaccesibilidad actual habría que conservarlos en la biblioteca comarcal. Con esta solución, el resto de Comarcas, previa comprobación en el opac del Archivo Digital de España podría eliminar estos documentos de apoyo. Se adjunta el cuadro de valoración llevado a la Comisión, matizado en los aspectos anteriormente descritos y se reitera la aprobación favorable de la conservación parcial de los expedientes de promotores, por lo que se elevará la presente acta a la Comisión para que de su conformidad. Asimismo se insiste en la conveniencia de que en adelante, se asimilen las series que corresponden a la continuidad de iniciativas independientemente de su programa y así proceder a efectuar expurgos parciales a los 10 años desde la finalización de la fecha de tramitación de los programas europeos, de manera que no haga falta elevar a la Comisión la documentación de cada programa realizado. Sería el caso, por ejemplo, de las series del Leader, Leader Plus, Leader 2007-2013, Leader 2014-2020, en concreto de los Expedientes de promotores. Para finalizar la reunión, se consensua el interés de los presentes en conservar el archivo generado por los GAL y se acepta técnicamente recibir estos documentos en los archivos comarcales reunidos en esta sesión previa petición en este sentido de los Centros de Desarrollo y tras aprobación del Consejo Comarcal competente. Recordad, que ARARCO es el Grupo de trabajo de Archiveros Comarcales de Aragón con representación en la provincia de Huesca. Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las 14,45 h.