comunicació difusió models de documents criteris lingüístics Guia

de

imatge corporativa retolació publicacions comunicació drets d’autor

Departament de Justícia

transparència recursos multimèdia protecció de dades accessibilitat Servei de Difusió: Isabel Bueso Serra, Anna Cervera Caminal, Margarida Giner Sobrepera, Carme Iriondo Vallejo, Mercè Mestre Sanz, Montserrat Querol Colomer, Josep Raich Alegre, Iolanda Redondo Vega, Carme Sáez Henares, Joana Soteras Guixà, Encarnació Tercero Moranta, Àngels Tolosa Magriñà, Jordi Tomasa López, Rafel Torné Guinart, Betlem Verdejo López, Laura Villanova Teixidó i Núria Vives Leal.

Avís legal

Aquesta obra està subjecta a una llicència Reconeixement 3.0 de Creative Commons. Se'n permet la reproducció, la distribució, la comunicació pública i la transformació per generar una obra derivada, sense cap restricció sempre que se'n citi el titular dels drets (Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia). La llicència completa es pot consultar a http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.ca

© Generalitat de Catalunya Departament de Justícia justicia.gencat.cat

Versió web del document publicat el juny de 2015

Primera edició: juliol de 2015

Aquest document és accessible a justicia.gencat.cat/publicacions Índex

Presentació 7 1. La comunicació 8 1.1 Els plans de comunicació 9 1.2 La comunicació interna 10 1.3 La comunicació externa 11 1.4 El circuit de la comunicació 12 1.5 La difusió 15 1.5.1 Preveure la difusió 15 1.5.2 Destriar destinataris segons el contingut 16 1.5.3 Valorar els diferents canals per on s’ha de fer la difusió 20 1.5.4 Estratègies de difusió 21 1.5.5 Netiqueta 22 1.6 Relació amb els mitjans de comunicació 24 1.7 Relacions públiques 24

2. Comunicació escrita 27 2.1 Fases de l’escriptura 27 2.1.1 Preescriure 28 2.1.2 Escriure 28 2.1.3 Revisar i reescriure 30 2.2 La comunicació segons els entorns 30 2.2.1 Missatges de correu electrònic 30 2.2.2 Web i intranet 34 2.2.3 Butlletins electrònics 36 2.2.4 Xarxes socials 37

3. Comunicació oral 42 3.1 Presentacions orals 42 3.1.1 Planificació de la presentació 42 3.1.2 Mitjans tècnics i elements de suport 43 3.1.3 Exposició oral 44 3.2 Videoconferència 45 3.2.1 Abans de la videoconferència 45 3.2.2 Durant la videoconferència 46 3.2.3 Després de la videoconferència 46 3.3 Reunions de treball 47 3.4 Atenció presencial i telefònica als ciutadans 48 3.4.1 Atenció presencial 49 3.4.2 Atenció telefònica 50

4. Presentació de textos 53 4.1 Tipus de lletra i cos 53 4.2 La pàgina 56

5. Models de documents 60 Sol·licitud 62 Carta 65 Ofici 69 Certificat 74 Convocatòria de reunió 76 Acta de reunió 79 Informe 83 Resolució 86 Instrucció / Circular 91 Conveni / Acord 95 Formulari 99 Nota de premsa 102 Respostes del Departament a preguntes d’iniciatives parlamentàries i a preguntes formulades pel síndic de Greuges o el defensor del Poble 105 Documents per publicar al DOGC 107

6. Criteris lingüístics 113 6.1 Abreviacions 113 6.1.1 Què són? Criteris generals de funcionament 113 6.1.2 Tipus 114 6.1.3 Consulta de les llistes d’abreviacions 117 6.2 Connectors 117 6.2.1 Què són? 117 6.2.2 Tipus de connectors 117 6.2.3 Llista de connectors 117 6.3 Majúscules i minúscules 118 6.3.1 Persones 118 6.3.2 Coses 118 6.3.3 Posició en el text 121 6.4 Nombres 121 6.4.1 Què són els numerals? 121 6.4.2 Criteris d’escriptura 121 6.4.3 Altres criteris 121 6.5 Signes de puntuació 122 6.5.1 Què són? 122 6.5.2 Funcions 122 6.6 Recursos tipogràfics 123 6.6.1 Què són? 123 6.6.2 Usos dels recursos tipogràfics 124 6.6.3 Concurrència amb l’apostrofació i la contracció 124 6.7 Referències bibliogràfiques 125 6.7.1 Remissions 125 6.7.2 Citacions bibliogràfiques 125 6.7.3 Bibliografia 126 6.8 Traducció de noms 127 6.8.1 Principi general 127 6.8.2 Criteris generals català-castellà 127 6.8.3 Traducció 129 6.9 Tractaments protocol·laris 129 6.9.1 Què són? 129 6.9.2 Normes d’ús 130

7. Imatge corporativa 132

8. Retolació 135

9. Publicacions 142 9.1 Procés d’edició 143 9.2 Publicacions en suport digital 144 9.2.1 Publicacions periòdiques 145 9.2.2 Publicacions no periòdiques 145 9.3 Publicacions en suport paper 146

10. Drets d’autor, dades obertes i transparència 150 10.1 La propietat intel·lectual 150 10.2 Llicències d’ús obert 152 10.3 Dades obertes i reutilització de la informació del sector públic 155 10.4 Transparència 158

11. Ús de recursos multimèdia 161 11.1 Vídeos 162 11.2 Fitxers de so 163 11.3 Imatges 163 11.4 Infografies 166 11.5 Repositoris lliures de recursos multimèdia 166 11.6 Llocs web on emmagatzemar i publicar recursos multimèdia 167

12. Protecció de dades personals 169 12.1 Anonimització de dades personals en documents que es publiquin a internet 169 12.2 Sol·licitud de dades mínimes indispensables 170 12.3 Dret a l’oblit 170 12.4 Avís legal als formularis 171 12.5 Marc legal 171

13. Accessibilitat i usabilitat en entorns digitals 174 13.1 Accessibilitat 174 13.2 Usabilitat 178

14. Bibliografia 181 Presentació

Una organització prestadora de serveis com és el Departament de Justícia ha de preocupar-se de la comunicació cap als destinataris dels seus serveis amb la finalitat de donar a conèixer la seva missió i visió i el catàleg de serveis que presta.

Una bona comunicació corporativa busca no només enviar un missatge de forma unilateral, sinó promoure el diàleg per tal de millorar la seva actuació i aconseguir l’empatia.

En el cas d’una institució pública, on la comunicació va dirigida als legítims propietaris del servei públic, requereix unes especials dosis de claredat, veracitat, transparència i d’interacció amb els ciutadans.

“El Govern del poble, per al poble i amb el poble” es fonamenta en una comunicació corporativa per part de les administracions públiques, de qualitat i lleial.

No podem oblidar que la generalització de l’ús d’internet, les xarxes socials i la telefonia mòbil han revolucionat la comunicació en les darreres dècades, no només augmentant el nombre de canals de comunicació, sinó també creant un marc multidireccional que provoca canvis essencials en la relació de les persones i organitzacions; sense oblidar el paper creixent dels elements multimèdia i que l’estructura del llenguatge canvia.

Cal esmentar també que una bona comunicació interna entre les persones que treballen a l’organització millora d’una forma decisiva la qualitat dels serveis que es presten als ciutadans.

Amb la Guia de comunicació del Departament de Justícia s’han volgut aplegar diferents aspectes que incideixen en la comunicació de les grans organitzacions. Es presenten directrius i pautes pel que fa a la comunicació escrita i a la comunicació oral; es proposen estratègies de difusió de continguts i els canals més adients per a cada propòsit; s’especifiquen criteris lingüístics, d’imatge corporativa, de presentació de textos i de retolació, i s’expliquen els aspectes a tenir en compte en relació amb la protecció de dades personals, l’accessibilitat i la usabilitat en entorns digitals, els drets d’autor i l’ús de recursos multimèdia.

La Guia s’ha fet pensant sobretot perquè els treballadors del Departament la puguin aplicar i d’acord amb circuits i criteris establerts per la institució.

La publicació, a més, recull l’experiència d’anys de feina en diversos aspectes relacionats amb la comunicació i, sobretot, l’experiència de persones expertes en diferents àmbits del Servei de Difusió i també d’altres unitats del Departament que han fet aportacions en temàtiques concretes com ara la comunicació institucional o la protecció de dades personals.

Espero que aquesta Guia de comunicació us sigui útil i faciliti la cerca, el coneixement i la difusió de criteris corporatius que cal que tota l’organització conegui i apliqui.

Enric Colet Secretari general 7 Barcelona, juny de 2015 1. La comunicació

“Entre dues explicacions, escull la més clara; entre dues formes, la més elemental; entre dues expressions, la més breu.”

Eugeni d’Ors

Aquesta sembla una bona recomanació a seguir a l’hora de comunicar-nos. No obstant això, sembla que l’Administració s’ha obstinat al llarg dels anys a expressar-se de manera poc entenedora per a la gran majoria de la ciutadania.

Tot i els esforços que s’han fet des de diferents instàncies per simplificar el llenguatge administratiu -sense menystenir-lo-, i per atorgar-li claredat, precisió i objectivitat, sembla que, a banda d’estructurar la informació i de bandejar les formes d’afalac antigues, en molts casos poc més s’ha avançat.

El llenguatge serveix per comunicar-se, i l’Administració ha de garantir l’eficàcia comunicativa en els seus missatges i està obligada a escriure de manera entenedora. A l’hora de comunicar-se amb els ciutadans, per exemple, si s’han d’usar termes específics del llenguatge administratiu, se n’ha d’explicar el significat per assegurar que el missatge sigui entès.

Al Departament de Justícia, a més a més, usem de manera freqüent un altre llenguatge d’especialitat com és el llenguatge jurídic, motiu pel qual encara hem de fer un esforç superior perquè els nostres missatges siguin entesos per la majoria de la població.

Així, perquè la comunicació sigui efectiva és essencial destriar els destinataris i els canals o suports comunicatius sempre que es pugui. En les actuacions amb els operadors jurídics, l’ús del llenguatge d’especialitat afavoreix que la comunicació sigui unívoca i efectiva. De la mateixa manera, podem dir que en algunes comunicacions internes i interadministratives, l’ús del llenguatge administratiu agilita la comunicació perquè tots els que intervenen en l’acte comunicatiu comparteixen el mateix tecnolecte. Però quan ens adrecem a la ciutadania, ja sigui de manera conjunta mitjançant el web, les publicacions, els butlletins electrònics, etc., o de manera personal, l’Administració ha de garantir, com dèiem, que s’entenguin els seus missatges i no carregar els ciutadans amb el deure d’interpretar els continguts.

8 En les comunicacions en general, i més en les adreçades als ciutadans, segurament és més efectiu dir de bon començament què es vol que es faci, que no pas invocar tot l’ordenament jurídic aplicable, que es pot incloure igualment però en un segon terme. Actuacions com aquestes afavoreixen clarament la comunicació entre l’Administració i la ciutadania.

1.1 Els plans de comunicació

Organitzacions tan grans i amb àmbits d’actuació tan diferents com el Departament de Justícia posen en funcionament molt sovint projectes que, si bé consten en el Pla del Departament, s’han d’explicar a l’organització de manera detallada abans de fer-los conèixer als mitjans de comunicació i la ciutadania en general.

Amb aquesta finalitat és útil projectar plans de comunicació per preveure tots els actors implicats i que la posada en marxa del projecte sigui un èxit, ja que assabentar-se de projectes de l’organització a través dels mitjans de comunicació crea rebuig per part dels treballadors.

Es tracta d’optimitzar els fluxos d’informació i d’organitzar una comunicació eficient i diferenciada segons els destinataris i el seu grau d’implicació en el projecte.

Un pla de comunicació s’ha d’estructurar en quatre fases: anàlisi, planificació, execució i avaluació.

Durant la fase d’anàlisi cal definir de manera global l’objectiu del pla, crear el missatge (o els missatges) que es vol transmetre, saber a qui ens dirigirem i per quins canals o entorns de comunicació, de quin pressupost disposem, quin calendari tenim per dur a terme el pla i amb quin personal comptem. Cal assignar rols i responsabilitats a les persones que hi han d’intervenir, de manera que puguem identificar els responsables, els executors, els consultats i els informats.

Durant la fase de planificació, haurem de definir cadascuna de les accions comunicatives que farem indicant en cada cas el que es coneix com les 5 W (what, why, when, who i where): què, per què, quan, qui i on, però també hem de definir com ho farem (amb quines eines de comunicació). Per exemple, en un pla de comunicació de transformació del servei d’impressió, una acció comunicativa concreta seria enviar un correu electrònic a tots els treballadors del Departament per informar-los que tal dia es posa en marxa el pla de substitució de les impressores a tots els edificis.

És útil confeccionar un document en forma de graella on s’indiqui cada actuació comunicativa, a quin públic objectiu va adreçada, per quin canal s’ha de difondre, quan s’ha de dur a terme i qui l’ha de dur a 9 terme. Un cop desgranat el pla, arriba la fase d’execució, on es van realitzant, segons el calendari consensuat, totes les actuacions previstes. En aquesta fase és útil anar fent el seguiment de la graella que s’ha elaborat en la fase de planificació per anar monitorant el compliment de cada acció.

Finalment, en la fase d’avaluació, es valora l’impacte de les actuacions comunicatives, a partir dels indicadors que s’hagin establert, es milloren les mancances detectades i s’esmenen els errors perquè serveixi d’experiència per a properes campanyes comunicatives.

En el cas de plans de comunicació complexos, val la pena de fer plans pilot, que ajuden a anar polint les mancances i a fer que quan es dugui a terme el pla global tingui èxit.

Habitualment hi haurà plans diferenciats de comunicació interna i externa, ja que les informacions que s’hauran de comunicar i el nivell de detall al qual s’haurà d’arribar seran diferents per als destinataris interns i els externs.

Preveure plans de comunicació abans de posar en marxa projectes obliga a tenir presents tots els actors implicats, a definir-ne els rols i a preveure quines informacions s’han d’oferir a través de cada canal, ja siguin reunions de treball, actes protocol·laris, publicitat, relacions amb mitjans de comunicació, web, intranet, xarxes socials, butlletins electrònics, publicacions, etc.

1.2 La comunicació interna

D’una banda, la comunicació interna abasta totes aquelles situacions comunicatives que tenen lloc perquè l’organització funcioni correctament. Són actuacions de comunicació interna les instruccions, els missatges de correu electrònic, les reunions de treball, etc. D’altra banda, l’eina corporativa de comunicació interna en qualsevol organització gran és la intranet. Aquesta xarxa de comunicació interna és el portal del treballador per accedir a tota la informació referent a la institució, des dels valors, la cultura organitzativa, els plans de treball, etc., fins a les informacions referents a personal, normativa, documentació, etc.

Perquè la comunicació interna sigui efectiva tothom a l’organització n’ha de ser coresponsable, perquè totes les unitats generen informació que s’ha de posar a l’abast de tothom. Per això, cal establir uns circuits de comunicació, de manera que cada unitat directiva tingui un responsable de provisió de continguts, que reculli la informació rellevant de la unitat, la valori i l’enviï a publicar a la intranet. Aquesta mateixa persona també s’ha d’encarregar de revisar periòdicament si la informació publicada encara és vigent o cal actualitzar-la.

Aquesta implicació de tota l’organització ajuda a crear identitat corporativa, promou la transparència i, per descomptat, permet fer d’una manera més eficient la feina de tothom.

A més de la intranet com a eina corporativa de comunicació interna, cada vegada més les organitzacions obren espais per a la participació i la comunicació dels empleats. Un cas paradigmàtic al Departament 10 de Justícia és l’ús des dels seus inicis de la plataforma col·laborativa e-Catalunya, on diferents grups professionals disposen d’un espai per comunicar-se i per treballar de manera col·laborativa gràcies a l’ús de diferents eines de xarxa social com ara blogs, wikis, fòrums, repositoris documentals, calendaris, etc.

Un altre aspecte que impacta directament en la comunicació de les organitzacions és la gestió de la informació i la documentació. És essencial que les diferents unitats directives disposin de repositoris compartits amb tota la documentació rellevant de la unitat de manera ordenada. Cal bandejar de la pràctica professional l’hàbit de desar els fitxers en les unitats personals de l’ordinador ─excepte per a esborranys i documents no definitius─, i afavorir que es comparteixi la informació entre tots els integrants de la unitat. Aquesta pràctica estalvia temps, repeticions de feines i afavoreix la comunicació.

1.3 La comunicació externa

L’objectiu de la comunicació externa és posar en coneixement de la ciutadania en general els serveis que presta el Departament de Justícia i les actuacions que du a terme.

En la comunicació externa s’ha de ser molt curós amb els missatges que difonem perquè cal tenir present que els destinataris tenen graus diferents de coneixement dels temes de què tractem. L’objectiu és que la comunicació sigui eficaç, transparent i que tothom la pugui entendre.

Aquest darrer és un aspecte rellevant que moltes vegades no es té prou en compte. Es tendeix a no posar- se al lloc del destinatari i a donar per sabudes qüestions de funcionament intern, de cultura corporativa o d’informacions específiques que comporten un allunyament de potencials usuaris.

La unitat responsable de la comunicació institucional és l’Oficina de Comunicació, la qual s’encarrega de les relacions amb els mitjans de comunicació i de l’elaboració de les notes de premsa i comunicats per informar de les actuacions i notícies que es generen al Departament de Justícia, així com de l’impuls de campanyes i plans de comunicació. D’altra banda, el Servei de Difusió s’encarrega de la comunicació relacional que s’estableix amb la ciutadania a través de l’atenció presencial, del web, les xarxes socials, els butlletins electrònics i les publicacions.

L’eclosió de les eines de xarxa social ha propiciat que els mateixos empleats i ciutadans siguin agents virals de les notícies i actuacions del Departament. En aquest sentit, tothom pot dur a terme funcions de comunicació externa i de difusió, motiu pel qual s’ha de tenir present que com més gran sigui el sentiment de pertinença dels empleats cap a l’organització millor serà la imatge que en transmetin cap enfora. De la mateixa manera, 11 el bon tracte que rebin els ciutadans per part del Departament de Justícia també redundarà en la imatge que ells projectin de la institució.

1.4 El circuit de la comunicació

La comunicació dintre d’una organització s’esdevé en un sistema complex i obert que implica un flux de missatges que tenen un propòsit, una direcció i que es produeixen en un mitjà concret. La comunicació en l’organització implica persones, actituds, sentiments, relacions i habilitats.

La comunicació descendent posa de manifest l’autoritat, de manera que els missatges van des del nivell jeràrquic superior cap als empleats dels nivells subordinats mentre que la comunicació ascendent segueix el procés invers i, quan funciona correctament, permet que els empleats percebin un interès real de la direcció cap als treballadors. Això es tradueix en una disminució de les pressions del treball i la tensió en les relacions interpersonals (a través de bústies de suggeriments, xerrades o reunions de caràcter informal).

Els fluxos de comunicació, a més, es produeixen a través de xarxes formals (seguint el camí dels rols definits en l’organigrama de l’organització) o bé a través de xarxes informals (sorgeixen dins de l’organització, sense planificació i al marge dels conductes oficials).

I està bé que hi hagi aquests dos vessants perquè entre la multiplicitat d’informacions que genera una organització no tot s’ha de canalitzar a través de la cadena de comandament, però sí que és important que les informacions rellevants sobre les polítiques de la institució i els seus treballadors arribin de manera puntual i a través dels canals establerts, ja sigui mitjançant reunions o comunicacions amb les unitats implicades o a través de la intranet. El que s’ha d’evitar és que les persones tinguin coneixement d’informacions que els afecten a través dels mitjans de comunicació, sindicats o converses als passadissos perquè afecta de manera molt negativa en la imatge i en la credibilitat de la institució.

Molt sovint sentim a dir que les organitzacions tenen problemes de comunicació i s’apunta a aquest factor com el responsable de tots els seus mals. I efectivament és un problema greu, que assenyalant-lo només no se soluciona. Per garantir que els fluxos d’informació siguin adequats, cal la implicació de tots i cadascun dels membres de l’organització.

I això és més cabdal com més gran sigui l’organització i com més variats siguin els àmbits de què tracta i els actors que hi intervinguin.

En el cas del Departament de Justícia, la comunicació interna, com hem esmentat, s’articula bàsicament a través de la intranet, on es poden consultar des de les instruccions dictades per diferents comandaments fins a les pautes de protecció de dades, passant per les activitats que es fan als centres penitenciaris, les indicacions de recursos humans, la informació sobre la formació dels empleats, les preguntes més freqüents sobre temes d’informàtica, etc. 12 Abans que aquesta informació aparegui a la intranet, però, passa per un circuit de provisió de continguts, elaboració i validació, de vegades senzill i altres vegades més complex segons la tipologia de la informació. També segueixen un procés semblant les informacions que s’han de publicar al web.

I és que un aspecte clau de la difusió de la informació d’una institució és la responsabilitat de les unitats que generen la informació. La unitat encarregada de la difusió ha de transformar-la perquè sigui clara i comprensible, però la veracitat de les dades i l’actualització dels continguts que es publiquen és una missió que correspon als propietaris d’aquests continguts, és a dir, a les unitats que els generen. Per això, remarquem que la comunicació és un procés que afecta tothom a l’organització.

També és essencial que tot aquest procés sigui àgil i no es demori en el temps, tant a l’hora de proveir les notícies i informacions, com a l’hora de proporcionar respostes a les consultes que arriben a través de l’Oficina d’Atenció Ciutadana, del formulari de consultes o mitjançant les xarxes socials com ara Facebook i Twitter.

Tal com dèiem, és important que les persones de l’organització siguin les primeres informades sobre les notícies que els afecten, però en el cas de la informació que demanden els ciutadans tenim l’obligació de respondre al més aviat possible i més en els entorns de xarxa social en què preval la immediatesa en les interaccions.

Els principals entorns de difusió de continguts són:

——Web i Tràmits gencat

——Intranet

——Oficina d’Atenció Ciutadana

——Bústia de consultes del web

——Butlletí InfoJustícia

——Twitter

——Facebook

El Departament de Justícia disposa d’una xarxa d’interlocutors amb totes les unitats directives que s’encarreguen de comunicar al Servei de Difusió les novetats que es produeixen i que fan que es publiqui, es modifiqui o s’elimini una informació que es difon en un o en diferents entorns. Sovint un sol interlocutor actua com a responsable de diferents entorns, però no sempre és així.

Les relacions entre el Servei de Difusió i aquesta xarxa d’interlocutors han de ser fluïdes per tal d’assegurar que el manteniment de la informació que ha d’arribar als diferents destinataris sigui efectiu.

13 Circuit de comunicació relacional

Interlocutor de la unitat orgànica Servei de Difusió

Publicació

Genera la Revisa el to comunicatiu informació i la qualitat lingüística i tramet el text i publica en l’entorn de treball

Valida l’exactitud de la informació publicada

Publica la informació definitivament als entorns que pertoquin

Despublicació

La unitat que va generar Elimina la informació la informació demana de l’entorn de què es que es despubliqui la tracti informació caducada o no vàlida

14 Així mateix, les diferents unitats directives s’han de coordinar amb l’Oficina de Comunicació per proveir continguts perquè es puguin elaborar les notes de premsa i els reportatges i per gestionar les relacions amb els mitjans de comunicació.

1.5 La difusió

Les estratègies que es dissenyen perquè la informació arribi als diferents destinataris conformen el que anomenem difusió. Es tracta essencialment de triar el canal i el suport idonis a cada situació comunicativa per fer arribar la informació als destinataris.

La immediatesa que proporcionen les eines de xarxa social fa que avui dia qualsevol informació es difongui de manera ràpida i global al mateix moment de publicar- se. Aquest fet podria fer pensar que no cal establir una política de difusió a les organitzacions, sinó que n’hi ha prou d’anar difonent així que hi hagi material per fer-ho.

No obstant això, l’experiència ens demostra el contrari. Cal definir molt clarament el tipus de missatge que s’ofereix a cada entorn comunicatiu i establir una calendarització d’activitats i materials per fer efectiva la difusió. Així, hi haurà informacions que per la seva naturalesa caldrà difondre-les així que es produeixin i d’altres de contingut més estable que es podran programar de manera que els destinataris puguin mantenir una relació més contínua amb l’organització.

Aspectes essencials que cal tenir en compte:

1.5.1 Preveure la difusió

A banda de les notícies que s’han de difondre en el moment que es produeixen i que tenen, òbviament, prioritat absoluta, organitzacions com el Departament de Justícia generen una gran quantitat d’informacions la difusió de les quals cal programar per no saturar els destinataris i per triar el moment idoni perquè la difusió sigui efectiva.

Així mateix, cal tenir present que el Departament de Justícia compta amb el Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, un organisme encarregat de la formació i la investigació, que organitza 15 continuadament activitats que s’han d’anunciar d’acord amb un calendari per garantir que els destinataris rebin la informació amb prou antelació per poder-s’hi inscriure. Aquest fet, juntament amb les informacions que provenen de les diferents unitats directives, fa necessari establir un calendari on es consignin les dates de difusió de cada activitat.

Per fer-ho és útil compartir un calendari entre les persones encarregades de la difusió on es vagin afegint els diferents continguts, el canal i les dates. Per exemple, així que es publica el programa d’una activitat al web, s’estableix en el calendari quin dia se’n farà difusió a la intranet del Departament i quan es publicarà a les xarxes socials o als butlletins electrònics. Pel que fa a Twitter, s’estableixen també les dates per enviar recordatoris quan falten pocs dies perquè finalitzi la inscripció i el darrer dia d’inscripció. També el dia abans o el mateix dia de l’activitat, si se’n fa retransmissió en directe, es publica un tuit amb l’adreça de la pàgina web de la retransmissió. De la mateixa manera, un cop acabada la jornada i quan els materials de l’activitat en qüestió s’han publicat als diferents repositoris, també se’n fa difusió a través de les xarxes socials.

Així, doncs, disposar d’un calendari que permet rebre avisos per correu electrònic per saber a cada moment què s’ha de difondre amb els enllaços corresponents és una bona eina per organitzar la difusió de tots els esdeveniments.

L’observació del comportament de les xarxes i alguns estudis sobre la matèria recomanen unes franges horàries de publicació perquè és quan hi ha una màxima afluència d’usuaris i quan els nostres missatges assoliran més impacte i tindran més capacitat de viralització. Així, sembla que per publicar a Facebook, les millors hores són abans del migdia i a les hores centrals de la tarda. En canvi, a Twitter la millor franja horària va de les 13 a les 16 hores i també, en menor mesura, a primera hora del matí i entre les 20 i les 21 hores.

1.5.2 Destriar destinataris segons el contingut

El Departament de Justícia es comunica amb la ciutadania en general, però a més a més es comunica amb col·lectius diversos i específics, amb els quals ha d’establir una comunicació diferenciada. Per exemple, la informació adreçada als operadors jurídics serà diferent de l’adreçada a les entitats del tercer sector que col·laboren amb els serveis d’execució penal, o de la destinada a les diverses entitats jurídiques: associacions, fundacions, col·legis professionals, etc.

Indubtablement és més senzill fer difusió de continguts sense acotar els destinataris, però és important que els receptors percebin que aquella informació els arriba perquè és del seu interès i no perquè una màquina envia comunicacions sense discriminar.

Personalitzar les invitacions als actes segons els perfils dels destinataris és una feina exigent, però efectiva a l’hora de quantificar el nombre d’inscrits. Com comentàvem, sempre s’intensifica l’atenció cap al missatge si es percep com a destinat a les persones concretes.

De la mateixa manera, cal saber què s’ha de difondre a través de llistes de distribució, que poden ser 16 exclusivament d’una comunitat reduïda amb interessos comuns, i què s’ha de difondre més intensivament a través de la intranet, en casos de comunicació interna, o a través del web i de les xarxes socials en comunicacions obertes a tota la ciutadania.

Per fer difusió a través del correu electrònic, és important agrupar els continguts que vulguem comunicar per evitar ser massa intrusius amb els nostres destinataris. A més, els destinataris externs prèviament han d’haver donat el consentiment a rebre aquella comunicació, han de poder donar-se de baixa de la recepció dels correus de manera senzilla i han de poder accedir a les dades de què disposi l’organització de la seva persona, ja que tenen el dret a rectificar-les i cancel·lar-les.

D’acord amb la normativa de protecció de dades de caràcter personal, els fitxers que continguin dades de caràcter personal han d’estar degudament registrats per l’organització independentment del seu suport (sigui o no sigui automatitzat). Per a finalitats de difusió s’han de demanar les dades personals mínimes necessàries: nom i adreça de correu electrònic.

1.5.3 Valorar els diferents canals per on s’ha de fer la difusió

De la mateixa manera que hem vist que cal personalitzar els missatges segons els destinataris als quals s’adrecin, també s’ha de destriar el canal més idoni en cada cas per dur a terme les accions de difusió i alhora adaptar el missatge segons el canal de comunicació emprat. Com veurem al capítol 2, sobre la comunicació escrita, el canal també modifica el llenguatge usat per fer la difusió.

Web

El web és el canal de difusió institucional d’una organització a internet. Seguint la tendència general actual, cada vegada es navega menys pels webs i en canvi s’accedeix molt més als continguts gràcies al fet que les persones hi arriben a través dels enllaços a les diferents xarxes socials. Per això, és essencial disposar de tots els materials publicats i ordenats al web per poder enllaçar-hi des dels entorns de xarxa social.

I també hi ha la situació inversa, en què diferents materials es publiquen als repositoris d’internet i des del web s’hi enllaça: vídeos a YouTube, presentacions a SlideShare i fotografies de Flickr.

Butlletins electrònics

Els butlletins electrònics són una eina de comunicació fonamental per establir fidelització amb els usuaris. Normalment se centren en un tema concret i els usuaris s’hi subscriuen per rebre les novetats per correu electrònic. És el que s’anomena una eina push, perquè porta les informacions allà on són els usuaris. 17 Les notícies o novetats solen presentar-se de manera resumida i contenen enllaços cap a la informació ampliada.

L’eina de gestió de butlletins gencat permet que els diferents departaments de la Generalitat de Catalunya puguin gestionar els seus butlletins des d’una mateixa plataforma corporativa i que els ciutadans es puguin subscriure còmodament als butlletins que els interessin i també puguin rectificar les seves dades o donar-se’n de baixa.

Al Departament de Justícia es publiquen diversos butlletins electrònics:

InfoJustícia: publicació quinzenal amb les novetats sobre l’Administració de justícia, l’execució penal, la mediació, el dret civil i les entitats jurídiques.

InfoCIRE: butlletí mensual del Centre d’Iniciatives per a la Reinserció (CIRE), que es fa ressò de les activitats més destacades del centre.

InfoBiblioteca: publicació de periodicitat quinzenal amb les novetats bibliogràfiques i les activitats més destacades de la Biblioteca del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada.

Compartim: butlletí mensual sobre gestió del coneixement.

A més, s’editen altres butlletins sectorials o de caràcter intern com ara InfoMediació o Rehabilitació.cat.

Blogs

Podríem dir que els blogs van ser la primera eina de comunicació a l’abast tothom, ja que permetien gestionar un espai a internet sense tenir coneixements d’informàtica i poder exposar les idees i conversar amb els lectors. Això comporta un gran salt qualitatiu, ja que la comunicació esdevé bidireccional.

Les organitzacions també han posat en marxa blogs per exposar idees i continguts d’una manera propera i per conversar amb els seus lectors, tot i que actualment la conversa és ubiqua i té lloc a diferents xarxes socials. Per exemple, un apunt publicat en un blog pot ser que no tingui comentaris en el mateix blog, però en canvi en tingui a xarxes com ara Twitter o Facebook.

El Departament de Justícia té dos blogs corporatius:

Gestió del coneixement: és la tribuna pública del programa Compartim de gestió del coneixement. Aquest blog, que es va iniciar el gener de 2008, aplega idees i continguts útils per gestionar el coneixement a l’Administració pública. A més, inclou apunts d’experts i col·laboradors en diversos àmbits connexos amb la gestió del coneixement. 18 L’any 2009 va rebre el premi al millor blog corporatiu dels Premis Blogs Catalunya de l’Associació STIC. CAT.

Biblioteca del CEJFE: espai que informa sobre les novetats bibliogràfiques relacionades amb temes de la justícia i el dret que arriben a la Biblioteca i que ja estan a punt per al préstec, les noves investigacions publicades pel Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, les últimes novetats de les bases de dades jurídiques del Centre i els millors llibres electrònics de dret, criminologia, psicologia forense, medicina legal, educació social i treball social.

Twitter

És el canal de difusió que més s’ha estès en els últims temps perquè permet als seus usuaris informar i informar-se, fer comunitat, crear sinergies i col·laborar. És una font de coneixement i un canal que amplifica de manera significativa els nostres missatges, ja que l’efecte dels retuits fa que les nostres comunicacions arribin a un major nombre de persones que, al seu torn, poden esdevenir seguidores nostres.

Al Departament de Justícia es gestionen tres perfils corporatius aTwitter:

@cejfe: on es fa difusió de les ofertes formatives del Centre, les jornades que hi tenen lloc, informacions rellevants del Departament, nous materials publicats als repositoris d’internet, les noves publicacions, etc. També s’hi difonen informacions prèviament seleccionades per la seva qualitat, i s’hi retuitegen continguts de persones influents en àmbits relacionats amb els temes que tractem al Departament.

@compartim: on s’informa els seguidors dels actes que du a terme el programa Compartim, es difonen els nous apunts del blog Gestió del coneixement i els materials publicats als diferents repositoris com ara YouTube, SlideShare i Flickr, es retransmeten les activitats i es fa difusió de materials seleccionats relacionats amb el treball col·laboratiu, l’aprenentatge informal, la innovació, les eines de xarxa social, etc.

@Bibliotecacejfe: proporciona informacions sobre les novetats de la Biblioteca del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, sobre els actes que organitza i sobre bibliografia relacionada amb els àmbits d’actuació del Departament de Justícia.

Aquesta eina ha esdevingut clau en la difusió perquè enllaça la resta de canals, com també fa Facebook. Es tracta de ser present on hi ha les persones i fer-los arribar allà les informacions publicades en altres canals. A més, l’eina permet fer un seguiment dels continguts més valorats pels destinataris en forma de retuits, favorits i comentaris, i així es pot incidir més en la informació més ben qualificada pels seguidors i intentar millorar la que rep menys atenció.

Facebook

La presència a Facebook també està en relació amb la importància que comentàvem abans de ser allà on 19 la gent és i es relaciona. Aquesta plataforma de xarxa social per comunicar-nos i compartir informacions té milions d’usuaris al món i és idònia per crear xarxa amb persones interessades en els temes que tractem al Departament de Justícia. Com en el cas de Twitter, és una bona eina per mesurar l’impacte que tenen els diferents continguts que publiquem.

Al Departament tenim dues pàgines corporatives a Facebook:

Justícia: s’hi publiquen les actuacions i activitats que du a terme el Departament perquè els seguidors les rebin allà on ells es relacionen i les puguin compartir amb els seus contactes, es conversa amb els seguidors i es vehiculen les consultes.

Biblioteca CEJFE: s’informa de les novetats i del catàleg de la biblioteca especialitzada en dret penal, dret penitenciari, criminologia, delinqüència juvenil, Administració de justícia, infància en risc, mediació, alternatives a l’empresonament, treball social, educació social i pedagogia.

Repositoris d’internet

Sota aquest títol agrupem un seguit d’eines de xarxa social que ens permeten desar i organitzar materials específics. Són molt útils perquè allotgen en un sol lloc una mateixa tipologia de materials, als quals els nostres seguidors es poden subscriure. Tenen funcionalitats per interactuar amb els usuaris, però seguint les recomanacions de la Guia de xarxes socials de la Generalitat de Catalunya, no es promouen per concentrar tota la conversa en altres eines de xarxa social com ara els blogs, Facebook i Twitter.

Els materials aquí repositats s’integren incrustats moltes vegades al blog, s’enllacen des del web i es difonen a través de Twitter i Facebook. cejfe.tv: Canal de vídeos específic del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada. S’hi publiquen els vídeos de les diferents àrees d’activitat, juntament amb les presentacions i fotografies dels actes.

YouTube: El Departament de Justícia té un canal a YouTube on es publiquen vídeos de diferents continguts agrupats per llistes de reproducció segons el tema.

SlideShare: El Departament de Justícia disposa d’un canal a SlideShare on es publiquen les presentacions que es fan en diferents actes.

Flickr: El Departament de Justícia té un canal a Flickr on publica les fotografies d’actes i activitats en diferents àlbums.

Tant els vídeos, com les presentacions i les fotografies es publiquen en els diferents repositoris amb llicències Creative Commons per afavorir la reutilització dels continguts. 20 1.5.4 Estratègies de difusió

A més dels aspectes que hem vist fins ara per difondre els nostres continguts, hi ha un seguit d’estratègies que ajuden a amplificar els nostres missatges en l’àmbit de les xarxes socials.

Fer xarxa

Primer de tot, encara que sigui una obvietat, s’ha de fer xarxa i construir comunitat. Cal seguir activament persones i organitzacions que tenen interessos similars als nostres perquè així podrem conversar, aprendre els uns dels altres i crear coneixement.

No obstant això, per exemple a Twitter, no s’han de seguir perfils indiscriminadament. La nostra reputació a la xarxa també depèn dels usuaris a qui seguim i per això és important analitzar sobre què publiquen els nostres seguidors abans de seguir-los.

Encetar conversa i compromís

És important establir una relació d’igual a igual amb els membres de la xarxa. El fet de ser una institució pública no implica cap mena de superioritat jeràrquica, ans al contrari, som allà per col·laborar amb les persones, per parlar el seu llenguatge i per aprendre d’elles.

Hem d’interpel·lar els membres de la xarxa perquè participin a la nostra conversa. Com a Departament de Justícia ens interessa que el màxim nombre possible de persones coneguin què fem i què volem assolir, de la mateixa manera que volem saber què pensen elles de la nostra feina i com creuen que la podem millorar.

Així, teixint una relació de confiança amb els membres de la xarxa i aportant informació rellevant i atractiva, aconseguirem el compromís (engagement) dels seguidors, que esdevindran, alhora, prescriptors dels nostres serveis. El grau de compromís dels usuaris es valora a partir de les interaccions que fan amb nosaltres.

Comptar amb influenciadors

A la xarxa hi ha persones que pels seus coneixements i opinions, per la selecció d’informació que aporten i pel gran nombre de seguidors que tenen esdevenen referents. Els influenciadors (influencers) són nodes de connexions de qualitat a la xarxa que ofereixen sempre informacions rellevants i contrastades. Comptar amb el suport de persones influents, a més de prestigiar la nostra xarxa, afavoreix queels nostres missatges puguin arribar a un nombre més gran de persones i aconseguir nous seguidors. 21 Els influenciadors parlaran bé dels nostres serveis i productes als seus seguidors si nosaltres mantenim una activitat consistent, transparent, rellevant i col·laborativa. Els influenciadors no es compren, sinó que es guanyen.

Idear noves maneres d’arribar a la gent

La informació a la xarxa és ingent i creix dia a dia de manera exponencial. Per singularitzar-nos davant de tantes veus i per fer arribar els nostres missatges entre tanta saturació d’informació, cal idear noves maneres de presentar-nos i d’explicar els nostres missatges.

Cada cop pren més rellevància el món de la imatge. Amb els telèfons intel·ligents tothom té la capacitat de captar el moment o de crear els seus vídeos. Explicar qualsevol esdeveniment amb imatges o amb vídeos sempre és més atractiu que el llenguatge escrit. Per això val la pena que en la nostra presència a internet usem sempre que sigui possible imatges per il·lustrar els nostres missatges, les quals serviran per atraure l’atenció, per fixar en la memòria del destinatari el nostre missatge i també per provocar emocions.

Així mateix, els nostres missatges arribaran a més gent i tindran més capacitat viral si els emetem mitjançant vídeos senzills i curts. És el que s’anomena tècnica de les narratives digitals, en què els relats, preferentment de caràcter personal, combinen la narració tradicional amb elements multimèdia (fotografies, vídeos, so, música…).

També són efectius altres recursos encaminats a fer participar els usuaris, com ara l’elaboració d’enquestes en línia per demanar el parer sobre alguna qüestió o l’organització de concursos, ja siguin d’idees o merament lúdics, com el de microrelats negres que organitza la Biblioteca del CEJFE cada any.

A la xarxa hi ha disponibles eines ben diverses per presentar informacions de manera atractiva i visual, com ara aplicacions per fer infografies, per transformar presentacions en vídeos, per fer gràfics interactius, etc. Es tracta d’anar explorant les noves possibilitats que se’ns ofereixen per atraure els usuaris.

1.5.5 Netiqueta

Molt relacionat amb la presència a la xarxa que acabem de veure és el concepte de netiqueta, que, d’acord amb la definició del Termcat, és el conjunt de regles de convivència i normes de conducta que han de seguir els usuaris d’internet. La netiqueta s’ha anat desenvolupant i variant a mesura que internet evolucionava i anava incorporant noves aplicacions i plataformes, noves eines.

Així, a finals dels anys 90, cada xarxa o cada comunitat (aleshores a través del correu electrònic, en llistes de distribució, fòrums, canals de xat...) establia unes regles específiques allà on es produïa la interacció i la participació. 22 Amb la irrupció dels espais de xarxa social, un lloc on la netiqueta té una rellevància especial són els blogs, on els sistemes de publicació d’apunts i de comentaris tenen elements comuns amb els grups de notícies i els fòrums dels inicis d’internet.

La netiqueta als blogs sorgeix de l’aplicació de tres principis: sobirania de l’autor, complementarietat dels comentaris i veracitat de la identitat del comentarista.

De la complementarietat dels comentaris en deriven algunes normes, heretades d’altres aplicacions que són i continuen sent plenament vigents. Així, perquè un comentari sigui aprovat cal que:

——No inclogui desqualificacions o insults.

——No abusi de les majúscules (que a internet s’interpreten, precisament per la netiqueta, com un sinònim de cridar).

——No comentar-se a un mateix reiteradament o fer publicitat insistentment.

——No incloure imatges o expressions de mal gust.

L’any 1994, Virginia Shea va publicar Netiquette, un llibre en què desenvolupa diversos aspectes relacionats amb les normes d’etiqueta al web. Shea resumeix en deu punts les regles que s’haurien de tenir en compte a l’hora de publicar alguna cosa a internet. Aquestes deu regles, tot i que poc concretes, continuen sent vigents avui dia i s’haurien d’observar sempre:

1. No oblideu que som humans.

2. Seguiu les mateixes normes de comportament en línia que seguiríeu a la vida real.

3. Sapigueu on sou al ciberespai (cada entorn, cada plataforma, cada comunitat té les seves pròpies normes de comportament).

4. Respecteu el temps i l’amplada de banda d’altres persones.

5. Mostreu el vostre costat bo mentre estigueu en línia.

6. Compartiu el vostre coneixement expert.

7. Ajudeu a mantenir la flama de la guerra sota control.

8. Respecteu la privacitat dels altres.

9. No abuseu del poder.

10. Perdoneu les errades alienes.

El concepte netiqueta es comentarà també al capítol 2, sobre comunicació escrita, fent referència a entorns específics, com per exemple el correu electrònic i les xarxes socials on no només s’ha desenvolupat una netiqueta específica per aplicacions, sinó en alguns casos fins i tot un nou codi de comunicació. L’exemple paradigmàtic d’un nou codi és Twitter. 23 1.6 Relació amb els mitjans de comunicació

Tot i la important implantació d’internet i les xarxes socials com a mitjans per rebre informació de manera ràpida, sovint des del lloc i en el moment en què es produeixen els fets, el cert és que els mitjans de comunicació tradicionals, tant la premsa escrita, com la televisió i la ràdio, són els mitjans als quals es continua accedint més per rebre informació i, especialment, notícies d’actualitat. Uns mitjans que, a més, és relacionen amb l’opinió pública a través de la xarxa.

A través de notes de premsa, convocatòries a rodes de premsa i actes oficials i institucionals, jornades de portes obertes, campanyes publicitàries, etc., l’Oficina de Comunicació fa difusió d’activitats, serveis o informació rellevant del Departament de Justícia. Aquestes notes serveixen de base als mitjans de comunicació tradicionals, però també a altres publicacions digitals que aprofiten la informació veraç generada per la mateixa institució.

Així mateix, l’Oficina de Comunicació coordina i vehicula les peticions dels mitjans de comunicació per fer entrevistes a professionals del Departament i reportatges sobre els diferents àmbits de competència amb què treballa.

D’altra banda, també fa un monitoratge de totes les informacions que apareixen als diferents mitjans en relació amb els àmbits d’actuació del Departament de Justícia per valorar en cada cas l’impacte i les necessitats que se’n puguin derivar, com ara puntualitzacions, desmentiments, confirmacions, etc. De la mateixa manera, l’Oficina de Comunicació actua en el cas que es formulin queixes relatives als serveis que presta el Departament a través dels mitjans. En aquests casos, i de manera coordinada amb la unitat directiva responsable de la matèria sobre la qual versi la queixa, es decideix si cal emetre una nota de premsa o bé un escrit específic adreçat a la persona que hagi formulat la queixa.

1.7 Relacions públiques

Les activitats públiques, ja siguin rodes de premsa, compareixences, conferències, entrevistes... de les persones responsables del Departament, també constitueixen un aspecte important en la comunicació corporativa. Aquest és l’àmbit de les relacions públiques i sovint hi ha actuacions que requereixen específicament l’assessorament de l’Oficina de Protocol.

L’Oficina de Protocol s’encarrega d’organitzar els actes institucionals del Departament. Aquesta tasca comporta tramitar les invitacions als actes, establir l’ordre de les intervencions, rebre i acompanyar les visites, gestionar les peticions d’assistència de representants del Departament en altres institucions, etc.

Les relacions públiques tenen com a objectiu comunicar, divulgar el coneixement i la comprensió entre una institució i el públic objectiu a qui s’adreça aquesta comunicació. En general, aquest públic és la ciutadania, però també poden ser professionals dels diferents sectors competencials que engloba el Departament de Justícia. 24 A més de les actuacions protocol·làries per gestionar les relacions públiques, avui dia, amb l’ús intensiu d’eines de xarxa social, tots els treballadors d’una organització poden esdevenir agents de relacions públiques. És per això que cal compartir entre tots els mateixos valors i missió de la institució per oferir una imatge unitària davant la ciutadania.

25 ▌▌ Per garantir l’eficàcia comunicativa hem d’escriure de manera entenedora i posar-nos al lloc del destinatari.

▌▌ Per aconseguir una bona comunicació i per preveure tots els actors implicats, cal elaborar plans de comunicació en quatre fases: anàlisi, planificació, execució i avaluació.

▌▌ Perquè la comunicació sigui efectiva i per garantir els fluxos d’informació, tothom a l’organització n’ha de ser coresponsable.

▌▌ La intranet és l’eina corporativa de comunicació interna al Departament.

▌▌ Les unitats directives han de disposar de repositoris compartits amb la documentació rellevant ben classificada.

▌▌ L’Oficina de Comunicació s’encarrega de la comunicació institucional i de les relacions amb els mitjans de comunicació. El Servei de Difusió s’encarrega de la comunicació relacional amb la ciutadania a través de l’Oficina d’Atenció Ciutadana, el web i les xarxes socials.

▌▌ Els aspectes que s’han de tenir en compte a l’hora de fer difusió són: preveure la difusió, destriar els destinataris segons el contingut, valorar els diferents canals, les estratègies de difusió i la netiqueta.

26 2. Comunicació escrita

El model de llengua que fa servir l’Administració en les seves comunicacions, tant si són internes (entre òrgans de l’Administració) com externes (amb el ciutadà), sol ser un model formal, que es caracteritza per l’ús d’un llenguatge estàndard i per l’aplicació d’uns criteris de redacció que es corresponen amb la seva intenció, generalment més objectiva o descriptiva que no pas expressiva.

Aquests criteris no s’apliquen de la mateixa manera a tots els textos generats per l’Administració, sinó depenent de les característiques dels destinataris i de cada entorn comunicatiu. Així, per exemple, no es fa servir el mateix llenguatge per redactar una instrucció que per redactar una informació adreçada als ciutadans i publicada al web.

D’altra banda, aquest model de llengua, si el tema ho demana, se serveix d’una terminologia específica (jurídica i administrativa) i de determinades fórmules per expressar amb precisió els conceptes i els missatges.

En aquest apartat veurem, doncs, les fases que cal seguir a l’hora de produir un escrit i com canvia la disposició de la informació en els mitjans digitals respecte de l’escriptura tradicional pensada per al paper en què la introducció, el desenvolupament i les conclusions continuen sent vigents. Així mateix, veurem que l’estil de llengua també varia segons el suport comunicatiu.

2.1 Fases de l’escriptura

En general, podem resumir el procés d’escriure un text en tres fases:

——Preescriure, és a dir, pensar el contingut que volem comunicar, a qui ens adrecem i quin és el canal de la comunicació.

——Escriure, que significa pròpiament redactar el text. 27 ——Revisar, perquè cal comprovar que realment el text diu el que volíem dir i que ho diu de la manera adequada.

2.1.1 Preescriure

Abans d’escriure s’ha de pensar en els destinataris, el contingut i la forma que ha de tenir l’escrit; si es tracta de textos complexos, se’n pot fer un guió, un esbós, un esquema, etc.

En primer lloc, hem de pensar qui són els destinataris del text i què saben sobre el tema de l’escrit.

Pel que fa al contingut, ens demanem què volem dir, com ho volem dir, amb quina finalitat, etc.

Finalment, hem de decidir quina forma ha de tenir l’escrit, la qual depèn del mitjà o de l’entorn de la comunicació, i també dels destinataris. Per exemple, no té la mateixa forma una notícia per al web que un missatge de correu electrònic adreçat a una persona concreta o a un grup de persones, o un butlletí electrònic, un informe, una entrevista, etc.

2.1.2 Escriure

En aquesta fase s’ha de donar al text la forma escaient, procurant que sigui ordenat i ben cohesionat, amb una redacció clara i concisa i un grau de formalitat que, com hem dit, ha de ser adequat al destinatari i a l’entorn comunicatiu.

Aquest to formal es concreta en els aspectes següents:

——Fem servir un to respectuós, però sense formes d’afalac ni submissió (no és aconsellable, p. ex., tinc l’honor de).

——Preferim les formes personals a les impersonals (p. ex.: El director ha resolt acceptar la sol·licitud és millor que s’ha resolt acceptar la sol·licitud, o bé Us informo que [...] és millor que S’informa que [...]).

——Fem servir el tractament de segona persona del plural (vós) per al receptor (p. ex.: us comunico).

——Cal tenir cura de mantenir la mateixa persona gramatical al llarg de tot el text (p. ex. Us informo que heu estat nomenada per formar part de tribunal X [...]. Per aquest motiu, *li comuniquem [...], que hauria de ser Per aquest motiu, us comunico [...]).

——Cal evitar els continguts sexistes.

——Si el text té la intenció comunicativa de distingir les persones segons el sexe, convé aplicar els recursos que conté la Guia per a un ús no sexista del llenguatge.

——Reservem els tractaments protocol·laris per als documents solemnes (p. ex.: saluda, invitació, etc.). 28 Per ampliar aquesta informació, vegeu també els criteris de redacció de documents jurídics i administratius.

En el cas dels documents administratius i jurídics, s’ha de tenir en compte l’estructura de cada document (vegeu el capítol 5, sobre models de documents) i el tipus de text que conté. Hi ha dues menes de documents:

——Documents amb textos oberts: carta, ofici, comunicat intern, avís, informe tècnic, etc.

——Documents amb textos força predeterminats: certificat, convocatòria de reunió, acta de reunió, sol·licitud, invitació, etc.

Sovint l’Administració, en les comunicacions entre els seus òrgans o entre les persones que hi treballen, ha de fer servir el llenguatge jurídic o el llenguatge administratiu, amb la fraseologia i el vocabulari propis d’aquests llenguatges d’especialitat, que li permeten expressar-se amb precisió i propietat. No obstant això, cal tenir present que l’Administració pública està al servei del ciutadà, que sovint és el destinatari final de la comunicació, i, per tant, hem de procurar que, sense perdre precisió, els textos siguin entenedors.

Per tal que el text tingui una redacció clara i concisa hem de tenir en compte els criteris següents:

——Hem d’estructurar les idees en paràgrafs: un per a cada idea o conjunt d’idees.

——Si el text és prou llarg, hi podem posar subtítols per localitzar la informació més fàcilment.

——No hem de fer les frases massa llargues i les hem d’ordenar bé mitjançant els signes de puntuació i els connectors. Hem de fer un ús moderat de les oracions subordinades.

——Hem de procurar que els elements de la frase tinguin l’ordre gramatical més neutre (subjecte, verb, complement directe, complement indirecte, altres complements). Per exemple, és preferible escriure El demandat contesta que s’oposa a la demanda, atès que la considera improcedent que no pas Contesta el demandat que, atès que la considera improcedent, s’oposa a la demanda.

——Hem de suprimir la informació supèrflua, de manera que la comunicació sigui completa i concreta.

——És preferible usar la veu activa perquè acostuma a ser més breu i clara: depèn del context concret de cada cas, però en general és preferible L’interessat ha presentat la sol·licitud que no pas La sol·licitud ha estat presentada per l’interessat.

——Hem de triar els temps verbals més adequats a cada context. Segons els casos, és preferible l’ús del present i de la perífrasi d’obligació en comptes del futur (per exemple, en una normativa, és millor Les administracions públiques han de respectar, en la seva actuació, els principis de bona fe i de confiança legítima que no pas Les administracions públiques respectaran, en la seva actuació, els principis de bona fe i de confiança legítima).

——És preferible usar les construccions verbals en comptes de les nominals (Quan s’arxivi l’expedient, us ho notificarem és millor que En el moment de l’arxivament de l’expedient, us ho notificarem, o bé redactar un informe és millor que fer la redacció d’un informe). 29 ——Hem d’evitar els verbs buits (es va celebrar és millor que es va dur a terme la celebració, o bé El funcionari va obrir la porta principal és millor que El funcionari va procedir a obrir la porta principal, etc.).

——Hem de fer les enumeracions clares i distribuïdes de manera lògica.

——Hem de fer servir un català genuí amb paraules planeres i usuals, que són pròximes al lector.

——Hem d’evitar l’ús dels estrangerismes i fer servir les formes catalanes establertes pel Termcat. Si es tracta d’estrangerismes recents que encara no tenen forma catalana, es pot escriure l’estrangerisme amb cursiva; si la forma catalana és encara molt poc coneguda, es pot posar a continuació d’aquesta forma l’estrangerisme, entre parèntesis i amb cursiva: «Per mitjà de la ludificació (gamification) es pot modificar el comportament d’un subjecte».

——És preferible usar oracions afirmatives més que no pas negatives (per exemple,l’interessat pot demanar la subvenció si ha dut a terme l’activitat abans de final d’any és millor que l’interessat no pot demanar la subvenció si no ha dut a terme l’activitat abans de final d’any).

——Hem d’evitar l’ús excessiu d’abreviacions (sigles, acrònims i abreviatures). Si hem de fer servir sigles, les hem de desplegar la primera vegada que apareixen al text.

2.1.3 Revisar i reescriure

S’ha de rellegir el text, corregir-ne el contingut i la forma i reescriure’l fins que el donem per bo.

Ens hem d’assegurar que el document diu just el que realment volem dir, sense imprecisions ni idees supèrflues o irrellevants, i, pensant en el destinatari, preguntar-nos si hem aconseguit comunicar-li el que volem.

Finalment, hem de millorar l’estil i revisar l’ortografia i la gramàtica: el text no ha de tenir faltes. Per aconseguir-ho convé passar-hi el corrector ortogràfic. Si el text és comunicativament rellevant i destinat a la difusió externa -per exemple, notes de premsa, programes formatius, etc.- s’ha d’enviar a revisar al Servei de Difusió.

2.2 La comunicació segons els entorns

2.2.1 Missatges de correu electrònic

El correu electrònic és potser l’eina amb més implantació als llocs de treball des de fa molt de temps; fa més eficient la feina i estalvia molts recursos. Ara sembla molt llunyà, però abans de l’ús extensiu del correu electrònic totes les comunicacions en paper s’havien de traslladar amunt i avall entre els edificis de l’Administració i era habitual fer servir el telèfon. L’ús del correu electrònic ha substituït moltes d’aquestes comunicacions i trucades telefòniques, i per a aquelles comunicacions internes en què cal un registre es disposa de la valisa electrònica (e-Valisa), que és un servei que permet enviar i registrar documents en format electrònic des de la mateixa estació de treball. 30 Per la seva rellevància en la feina diària, convé que tinguem en compte diversos aspectes a l’hora de redactar els missatges de correu electrònic.

Tema: títol curt i explícit

El títol ha d’informar breument del contingut del missatge i n’ha de facilitar la cerca. Per això sempre se n’ha d’escriure un i cal evitar títols buits d’idees, com ara important, atenció, urgent.

Per cridar l’atenció sobre la transcendència d’un missatge determinat, disposem de les marques d’importància (!, en el programa d’Outlook). No obstant això, cal limitar-ne l’ús perquè un ús abusiu pot fer perdre el sentit de la remarca.

Salutació

Convé introduir el missatge amb una salutació d’acord amb el grau de coneixença que tinguem amb l’interlocutor. En els missatges externs adreçats a la ciutadania farem servir la fórmula Senyor, o Senyora, segons escaigui.

Cos del missatge

El contingut del missatge ha de ser clar. Si el destinatari no té cap coneixement del tema, s’ha d’escriure una primera frase perquè sàpiga de què li parlem. Si ja en té coneixement, cal contextualitzar la comunicació i evitar ambigüitats. El grau de formalitat del text depèn molt de la relació amb la persona amb qui ens comuniquem i del context de la comunicació.

En els missatges adreçats a la ciutadania, el tractament ha de ser de vós.

Si el text és molt llarg (una pàgina o més) és millor crear-lo en un fitxer adjunt. En aquest cas, en el cos del missatge de correu hem de comunicar la tramesa del fitxer de text i, si cal, fer una breu referència al seu contingut.

En els casos en què sigui necessari, caldrà signar electrònicament els documents que adjuntem.

Comiat

Convé tancar el missatge amb una fórmula de comiat que també dependrà del grau de coneixença amb 31 el destinatari. Farem servir la fórmula Atentament, en els missatges adreçats a la ciutadania. Signatura

La signatura és l’element que tanca el text. És un element que identifica amb claredat qui és l’emissor i responsable del missatge.

El Programa d’identificació visual de la Generalitat (PIV), en les seves indicacions respecte a lasignatura de correu electrònic, recomana seguir aquest ordre de presentació, fer servir una tipografia Verdana i una mida de 8 punts.

Nom i cognoms Càrrec Unitat Organisme

Adreça | Codi postal i localitat | Telèfon | Fax adreça de correu | justicia.gencat.cat

Ara bé, els missatges interns no cal que continguin tota aquesta informació. En la majoria de casos n’hi ha prou amb el nom i el cognom i el servei del qual depenem.

És convenient de fer ús de les signatures automatitzades, sobretot per a missatges externs. El programa Outlook permet automatitzar la signatura.

La tramesa del missatge i els fitxers adjunts

Abans de trametre el missatge, cal revisar els destinataris i valorar el contingut i el volum dels documents adjunts (sempre que es pugui, els adjunts han de ser lleugers, i si la mida és molt gran és aconsellable d’enviar-los comprimits). De vegades, no cal enviar-los quan el seu contingut es pot trobar en un web o en una carpeta compartida del servidor. En aquests casos s’inclou l’adreça de la pàgina web o la ruta on es troba la carpeta en el cos del missatge.

Per comprimir el volum dels documents que adjuntem, ens hem de posar a sobre del document, clicar amb el botó dret del ratolí i clicar Envia a carpeta comprimida. Així mateix, si adjuntem imatges en un missatge de correu electrònic, hem d’intentar que no tinguin una mida massa gran. Per fer-ho podem fer servir un editor d’imatges com IrfanView o GIMP: agafem la imatge, la desem al nostre ordinador, l’obrim amb aquest editor d’imatges i reduïm les mides de la imatge.

S’ha de fer un ús responsable de la informació confidencial i dels reenviaments. Per això, les plantilles de correu electrònic contenen al final un text que adverteix de la qualitat de la informació i de les normes que cal seguir.

Aquest missatge s’adreça exclusivament a la persona destinatària i pot contenir informació privilegiada o confidencial. Si no sou la persona destinatària indicada, us recordem que la utilització, divulgació i/o còpia sense autorització està prohibida en virtut de la legislació vigent. Si heu rebut aquest missatge per error, us demanem que ens ho feu saber immediatament per aquesta via i que el destruïu. 32 Abans d’imprimir aquest correu, assegureu-vos que és realment necessari. Així mateix, s’ha de tenir en compte que les trameses massives de correus electrònics han de ser puntuals i autoritzades i, en aquest cas, les adreces no han de ser visibles a tots els destinataris, sinó que s’han d’enviar posant-les al camp còpia oculta (CCO o c/o). En canvi, en els correus interns de l’Administració s’ha d’evitar fer servir el camp de còpia oculta perquè dificulta la comunicació i no afavoreix la transparència.

També és important limitar l’ús de la petició de confirmació de lectura als casos realment justificats i tenir desactivada aquesta opció per defecte.

En època de vacances convé activar l’Auxiliar fora de l’oficina i informar la persona que ens envia un missatge de qui pot fer-se càrrec de l’assumpte durant la nostra absència.

La netiqueta en els missatges de correu electrònic

Un cop vista l’estructura dels missatges de correu electrònic, volem tornar a incidir en un concepte que ja hem tractat en el capítol 1, relatiu a la comunicació, i és el de netiqueta, ja que l’ús del correu electrònic té unes normes específiques de comportament. Per usar de forma correcta el correu electrònic cal tenir en compte les pautes següents:

1. No hem d’enviar correus massius i, sobretot, no els hem de reenviar. Si enviem un missatge a una llista de persones, hem de posar la seva adreça de correu electrònic al camp Còpia oculta (CCO i c/o) i posar la nostra adreça a Per a.

2. No hem d’enviar missatges en cadena. Les alarmes de virus i les cadenes de missatges són, per definició, falses i l’únic objectiu que tenen és saturar els servidors i les xarxes.

3. Hem d’emplenar sempre el camp Tema o Assumpte dels missatges, de manera que reflecteixi el contingut del missatge que enviem. Així mateix, cal canviar el tema o l’assumpte del missatge si en respondre el missatge tractem un tema diferent.

4. Cal saludar abans del missatge i acomiadar-nos fent-hi constar el nostre nom de la mateixa manera que ho faríem en una carta tradicional. També és recomanable afegir la signatura i, quan calgui, les dades de contacte.

5. Cal tenir cura quan escrivim l’adreça de correu i comprovar que, efectivament, és la del destinatari a qui volem enviar el missatge.

6. Hem de respondre sempre, encara que sigui de forma breu, els missatges que rebem en què se’ns encarrega una feina, se’ns demana una opinió, etc. per poder fer un seguiment adequat dels assumptes. I sobretot quan la importància d’un missatge ho justifiqui, hem de contestar immediatament perquè el remitent del missatge sàpiga que l’hem rebut, tot i que més endavant li enviem una resposta més llarga.

7. Hem d’utilitzar les majúscules i les minúscules correctament. Les majúscules a internet signifiquen cridar. Si volem fer èmfasi en una paraula, una expressió o una frase, és preferible fer servir la cursiva, en primer terme, o, en determinats casos, la negreta. 33 8. Hem de ser breus, però explícits, clars i concisos.

9. Pel que fa a les dades personals, no hem de posar mai en un correu electrònic dades que no posaríem en una postal, ja que el correu electrònic (si no està encriptat) no és segur.

10. Cal separar els paràgrafs amb línies en blanc per facilitar-ne la lectura. Els paràgrafs han de tenir un màxim de cinc o sis línies i han de servir per exposar una idea concreta. Hem de defugir els paràgrafs massa llargs i feixucs de llegir.

11. La conducta en el correu electrònic depèn molt de la relació amb la persona amb qui ens comuniquem i el context de la comunicació. Les normes apreses en un ambient determinat potser no són aplicables a la comunicació per internet.

2.2.2 Web i intranet

Per escriure en un web o en una intranet s’han de seguir un conjunt de pautes que són comunes als dos entorns, però la informació que va a un lloc o a un altre és diferent, ja que el públic a qui ens adrecem no és el mateix.

Així, a la intranet hi publicarem informació adreçada al personal del Departament, i com que compartim el mateix tecnolecte (llenguatge administratiu) i els mateixos valors corporatius, la redacció serà diferenciada en el sentit que no caldrà aclarir terminologia específica ni processos de funcionament intern. A més, en la redacció dels continguts emprarem la primera persona del plural, que dóna un sentit inclusiu als missatges, per exemple: Podem consultar a ATRI com autogestionar les contrasenyes.

En canvi, els continguts adreçats al web caldrà contextualitzar-los i explicar-los molt més bé perquè van adreçats a la ciutadania en general i el grau de coneixement de l’organització, dels processos que s’hi duen a terme i del llenguatge d’especialitat que s’hi usa serà molt variable. El nostre objectiu, com remarquem sempre, és que tothom ens pugui entendre i per això cal prestar una atenció especial als continguts que s’hagin de publicar al web i redactar-los sempre tenint present que són per a aquest entorn.

Títols: distribuir i jerarquitzar

Els títols i subtítols serveixen per entendre, jerarquitzar i organitzar la informació, però no convé que hi hagi més de tres nivells d’informació.

Cal trobar titulars significatius i breus que informin del contingut sense necessitat de llegir tot el text i que permetin localitzar fàcilment els continguts.

34 Estructuració

És preferible dividir les informacions extenses en diversos apartats i, dins els apartats, estructurar-les segons l’anomenat principi de la piràmide invertida. D’acord amb aquest principi, el lector ha de trobar les dades més importants al primer paràgraf per decidir si continua llegint o no.

Informació essencial (qui, què, quan...)

Detalls importants

Informació complementària

Redacció

Els textos han de ser breus i concisos per facilitar-ne la lectura en pantalla.

No s’ha d’abusar dels destacats de text mitjançant la negreta, el color i la tipografia. A més, cal evitar l’ús de paraules amb majúscules (com s’ha esmentat, en l’entorn digital equivalen a cridar) i els subratllats, que emprem només per marcar que hi ha un enllaç.

Enllaços: entenedors i lògics

Els enllaços agiliten (enllaç intern) i complementen (enllaç extern) la informació continguda al web, però no se n’ha d’abusar perquè poden generar confusió.

El text de l’enllaç ha de ser clar i lògic, de manera que l’usuari n’entengui perfectament la raó i la destinació. Per exemple, cal evitar enllaços com ara Cliqueu aquí, ja que ens obliga a llegir tot el paràgraf per saber a què fa referència.

Així mateix, quan s’hagi de descarregar un fitxer (JPG, PDF, XLS, etc.), cal informar del format, la mida i les opcions de descàrrega perquè l’usuari decideixi si vol descarregar-lo o no.

35 Imatges i vídeos

Les imatges i els vídeos han de tenir un text alternatiu, que ha de ser descriptiu i concís.

Convé que les imatges (infografies, esquemes, fotografies, etc.) tinguin un valor informatiu i no merament decoratiu.

Trobareu més informació sobre l’ús de les imatges i els vídeos al capítol 11, sobre l’ús de recursos multimèdia.

2.2.3 Butlletins electrònics

El butlletí electrònic és una publicació periòdica que permet mantenir un contacte regular amb les persones interessades que s’hi han subscrit prèviament per rebre’l per correu electrònic. És una eina molt important de comunicació i de fidelització dels usuaris cap als nostres continguts i serveis.

Perquè els butlletins electrònics compleixin els seus objectius cal fer-ne un ús adequat i tenir en compte les pautes següents:

Estructuració

La informació s’ha d’estructurar de manera clara i visual. Presentem cada notícia amb un títol significatiu i breu i a continuació hi disposem el contingut en un o dos paràgrafs curts de text que resumeixin el més rellevant de la notícia. Cada notícia ha d’incloure un enllaç ben identificat cap a la informació extensa de la notícia.

Sempre que es pugui convé il·lustrar les notícies amb una fotografia.

Els butlletins solen incloure bàners que enllacen cap a apartats del web que es vulguin promocionar, que continguin informació nova o que sigui rellevant per als destinataris.

Destinataris

S’ha d’identificar el públic objectiu a qui ens adrecem per tal de determinar quina és la mena d’informació que li pot interessar. Per aquest motiu, és útil elaborar butlletins sectorials amb informacions adreçades a cada tipus de destinatari.

36 Periodicitat

La periodicitat mínima recomanada és mensual, de manera que l’usuari recordi el nostre butlletí, i la màxima és setmanal, perquè no podem envair constantment la bústia de l’usuari.

Per establir aquesta periodicitat s’ha de tenir en compte quan hi haurà novetats, perquè és millor enviar el butlletí menys sovint però amb regularitat. També és molt important per generar confiança amb els destinataris que es compleixi sempre amb la data triada per a la tramesa del butlletí, per exemple, fer l’enviament sempre el darrer dijous de cada mes.

Baixa del butlletí i protecció de dades

S’ha de facilitar la baixa del butlletí o la modificació de les nostres dades a través d’un enllaç ben identificat.

Cal complir la normativa vigent quant a la protecció de les dades dels usuaris i és obligat el seu consentiment explícit a rebre el butlletí.

2.2.4 Xarxes socials

Com hem anant veient, com a institució pública el model de llengua que hem d’emprar ha de ser formal, concís, clar i neutre, sense usos discriminatoris de cap tipus, però depenent del suport comunicatiu que fem servir es pot usar un to més fresc i proper. Aquest és el cas dels entorns de xarxa social, on preval la interacció amb els usuaris, la immediatesa, l’espontaneïtat, la capacitat d’atreure nous seguidors. En definitiva, ens trobem en un entorn que pertany a la ciutadania, on les institucions públiques han de saber- se posicionar en un pla d’igualtat.

La presència del Departament de Justícia a les xarxes socials és una manera d’apropar-se als ciutadans, d’explicar els nostres objectius i d’exposar la nostra informació allà on es mou la ciutadania i amb el seu llenguatge. Conversem amb la ciutadania, i per això el llenguatge s’ha d’adaptar a aquests canals. En aquests entorns, les informacions han de ser breus i substantives i el to ha d’incentivar la conversa entre iguals.

Vegem com a exemple maneres diferents de comunicar un mateix esdeveniment al web corporatiu i a les plataformes de xarxa social:

37 Web El proper 4 de maig el Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada acollirà la III Jornada de Victimologia. Victimització en col·lectius de risc: discapacitats psíquics.

Com a continuació de les anteriors jornades de victimologia, aquest any dirigirem l’atenció envers un dels col·lectius amb més risc de victimització: el de les persones amb discapacitat psíquica i/o amb malalties mentals. [...]

Programa i inscripcions

Twitter No us perdeu la III Jornada de Victimologia el 4 de maig. Parlarem de #victimització de persones discapacitades http://bit.ly/victimitzaciodiscapacitats

Facebook La III Jornada de Victimologia tindrà lloc al Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada el 4 de maig i aquest any la nostra atenció se centrarà en un dels col·lectius amb més risc de victimització: el de les persones amb discapacitat psíquica o amb malalties mentals.

Programa i inscripcions

A continuació repassem algunes especificitats de cada entorn.

Blogs

Els apunts dels blogs s’han d’escriure també usant la tècnica de la piràmide invertida, de manera que el lector tingui una síntesi de l’article llegint el primer paràgraf, i aquest ha de ser prou atractiu perquè continuï llegint l’apunt fins al final.

Pel que fa a l’extensió, els apunts tant poden ser de tres o quatre paràgrafs com més extensos, depenent del contingut que s’hi hagi de desenvolupar, però en tot cas els paràgrafs han de ser curts i àgils de llegir. Convé incentivar la conversa mitjançant preguntes als lectors, demanant-los el parer, etc., ja que la interacció amb els lectors és la base d’aquesta eina de xarxa social.

Altres aspectes que cal tenir en compte:

——Il·lustrarem els apunts amb una imatge relacionada amb el tema que tractem.

——Posarem enllaços cap a pàgines que ampliïn o expliquin els conceptes enllaçats. 38 ——Especificarem un conjunt de temes per al nostre blog de manera que es puguin fer cerques temàtiques. Vincularem cada apunt a un dels temes.

——Posarem etiquetes a tots els apunts de manera que es puguin fer cerques per contingut.

——Moderarem els comentaris per evitar trols i missatges no pertinents i respondrem als comentaris al més aviat possible perquè no decaigui la conversa.

Twitter

Aquesta rellevant eina de xarxa social, que permet publicar missatges de 140 caràcters, posa a prova la nostra capacitat de síntesi i de fer atractius els nostres tuits. S’ha d’intentar que els nostres missatges siguin significatius usant el mínim nombre de paraules possible, no abusant de les abreviacions i fent servir un to proper i genuí sense caure mai en la vulgaritat. No hem de perdre mai de vista que representem la institució i que segons quines pràctiques encaminades a fer gràcia fan perdre credibilitat i desvirtuen la imatge de l’organització.

En aquest mitjà també és important afegir imatges quan fem retransmissions en directe d’actes i sobretot afegir etiquetes (usant el símbol # davant de la o les paraules clau) per poder seguir les converses. Un exemple de bona pràctica és afegir una etiqueta per a cada acte que organitza el CEJFE i fer-la explícita ja en el programa. Així, les persones interessades i els assistents poden seguir l’esdeveniment per Twitter i participar-hi.

Precisament la brevetat dels missatges que es poden publicar a Twitter han fet que es creï un codi específic de comunicació dintre d’aquesta xarxa. Els tuits tenen una sintaxi molt concreta. Així, la majoria de tuits estan formats per: Text + enllaç escurçat + etiqueta. Però, a més, s’utilitza una terminologia i unes abreviacions específiques exclusives d’aquesta eina de xarxa social: RT (retuit, reenviar un tuit d’algú altre), MT (tuit modificat), FF (Follow Friday, seguir els divendres, per promoure i recomanar perfils), el símbol # (per expressar el tema del tuit), +1 (per reconèixer el contingut d’un retuit o indicar-ne l’aprovació), TT (trending topic o tema del moment), etc.

Altres aspectes que cal tenir en compte:

——Cal ser curosos a l’hora d’escriure els tuits. Es tracta d’una eina d’interacció ràpida i viva, però ens hem d’assegurar que els missatges estiguin ben escrits i pensar abans d’enviar-los si tenen el sentit que els volem donar o si poden ser mal interpretats.

——Els usos de la cursiva, com que l’eina no la permet, els substituïm per cometes.

——Excepte quan es retransmeten actes en directe, convé que les piulades o tuits duguin enllaços que ampliïn la informació.

——S’ha de mirar de respondre al més aviat possible les consultes que es facin a través d’aquest mitjà. Si la resposta és complexa o hi intervenen qüestions de protecció de dades, s’ha de vehicular oferint un enllaç cap al formulari de consultes, queixes i suggeriments. 39 Facebook

Les publicacions a la pàgina de Facebook -com a institució només podem ser presents en aquesta xarxa social mitjançant les pàgines-, són més extenses que a Twitter, però convé també que siguin molt breus i que continguin un enllaç per poder ampliar les informacions. En aquest mitjà tenen especial rellevància les il·lustracions gràfiques, ja siguin fotografies, infografies, vídeos, etc., ja que està demostrat que com més visuals són les informacions més capacitat viral tenen. I aquest és un dels nostres objectius en aquesta xarxa: que el major nombre de persones rebi les informacions del Departament de Justícia i les comparteixi amb els seus contactes.

Altres aspectes que cal tenir en compte:

——Els comentaris s’han de respondre com més aviat millor i s’ha d’ampliar la informació amb enllaços cap al web si és possible. Si la resposta és complexa o hi intervenen qüestions de protecció de dades, s’ha de vehicular la consulta mitjançant el formulari de consultes, queixes i suggeriments. S’ha d’actuar de la mateixa manera en els missatges privats que es rebin a través de Facebook.

——Si els comentaris són inapropiats o impertinents es poden esborrar d’acord amb la política de participació en aquesta xarxa, que ha de ser explícita.

Per ampliar tota aquesta informació, la Guia de xarxes socials de la Generalitat de Catalunya estableix pautes comunes per a la presència homogènia de la Generalitat a les xarxes socials i també ofereix els criteris d’estil comunicatiu més adequats per a cada eina.

40 ▌▌ Per elaborar qualsevol escrit convé seguir un procés de tres fases: preescriure (pensar el contingut, el destinatari i el canal), escriure (redactar el text) i revisar (comprovar que el text s’entén bé i que està ben escrit).

▌▌ Perquè la redacció sigui clara i concisa hem d’estructurar cada idea en un paràgraf i suprimir la informació supèrflua.

▌▌ Hem d’evitar l’ús d’estrangerismes i fer servir les formes catalanes establertes.

▌▌ Hem de procurar fer servir oracions afirmatives en comptes de negatives.

▌▌ Cal evitar l’ús de les abreviacions.

▌▌ Convé revisar els textos per garantir que no contenen errades ortogràfiques ni gramaticals.

▌▌ S’ha de posar sempre un títol curt i explícit en el camp de tema o assumpte dels missatges de correu electrònic.

▌▌ Hem de respondre sempre, encara que sigui de forma breu, els missatges de correu electrònic que rebem perquè l’emissor pugui fer un seguiment adequat dels missatges. Si cal, més endavant podem enviar la resposta més elaborada.

▌▌ Per redactar textos per al web i la intranet es recomana seguir l’estructura de la piràmide invertida: el primer paràgraf ha de ser una síntesi del contingut de la pàgina.

▌▌ En els entorns de xarxa social, les informacions han de ser breus i substantives, i el to ha de ser proper i que incentivi la conversa entre iguals.

41 3. Comunicació oral

En la comunicació oral hi intervenen diversos factors més enllà de les idees que vulguem exposar. Els elements del llenguatge no verbal, com ara els gestos, el to, la mirada, etc., també formen part de l’acte comunicatiu, i tenir un bon domini de l’expressió oral tenint en compte tots aquests factors és essencial per poder-se comunicar de manera efectiva.

Al nostre país, l’oratòria ha estat una assignatura força bandejada dels plans educatius i de formació, a diferència d’altres països en què s’ha prioritzat sempre aquesta capacitat de saber parlar en públic d’una manera coherent, ordenada i atractiva. I la realitat és que tots, en un moment o altre, hem d’afrontar situacions de comunicació oral en la nostra tasca professional: ja siguin entrevistes de feina, reunions de treball, atenció presencial o telefònica a usuaris o exposicions orals davant auditoris.

En aquest capítol tractem diferents elements que ens poden ajudar a l’hora de comunicar-nos oralment en entorns professionals, tant des del punt de vista formal com de procediment.

3.1 Presentacions orals

Al Departament de Justícia, com en la resta de l’Administració i de les organitzacions en general, es presenten sovint temes en públic, davant un auditori, ja siguin el pla departamental, el pressupost anual, el catàleg de serveis, un nou projecte o una sessió de formació. Tot seguit s’exposen unes recomanacions per fer aquestes presentacions més eficaces.

3.1.1 Planificació de la presentació

La informació s’ha d’estructurar de forma ordenada i senzilla d’acord amb el temps de què disposem, els mitjans tècnics i els objectius, que s’han de presentar a la introducció i replantejar-los a les conclusions. 42 La presentació consta de tres parts seqüencials: introducció, desenvolupament i conclusions.

La introducció ha de captar l’atenció de l’auditori. El primer minut de la presentació s’anomena minut rendible perquè en aquest espai de temps l’auditori ha de saber de què es parlarà, per què s’ha triat el tema, quin és el seu interès i com l’afecta. Un recurs útil pot ser formular una pregunta a la qual s’intentarà donar resposta al final de la presentació. Ha de contenir una presentació personal sintètica, i els objectius i el guió bàsic de la sessió.

El desenvolupament o cos ha de ser ordenat i fàcil de seguir (estructura senzilla i idees destacades).

Les conclusions han de resumir els punts destacats i relacionar-los amb els objectius que s’han plantejat.

Un cop feta la versió inicial, cal repassar el contingut de la presentació i revisar el material escrit de suport.

3.1.2 Mitjans tècnics i elements de suport

Es poden fer servir elements de suport o distensió, com per exemple, anècdotes i narracions (storytelling) que il·lustrin de manera simple i clara l’exposició, o l’humor, però, en tot cas, sempre condicionat al tipus d’audiència i al tema de la presentació.

Les presentacions es poden acompanyar també d’imatges, amb so o sense, elaborades mitjançant un programari de presentació. També es pot fer ús de recursos multimèdia, com ara el vídeo.

El suport visual d’una presentació ha de servir només per il·lustrar l’explicació o remarcar-ne les idees clau i fer-la més atractiva. En cap cas l’exposició oral ha de ser una lectura en veu alta de les diapositives que es projecten.

Per a l’elaboració del suport visual, cal tenir en compte les recomanacions següents:

——Ha de ser més conceptual que explicatiu (guions, esquemes, eslògans, il·lustracions, gràfics).

——Els textos han de ser molt breus, concisos i escrits amb un cos de lletra prou gran i clar que permeti la lectura a distància: s’ha de fer servir una font de com a mínim 18 punts i no més de 6 línies de text per diapositiva.

——Cal que els textos estiguin escrits correctament. Veure projectades diapositives amb errades lingüístiques desprestigia l’orador. Vegeu, en aquest sentit, el capítol 6, sobre criteris lingüístics. 43 ——S’han d’evitar els colors que són difícils de distingir per als daltònics, és a dir, el verd, el vermell i el marró.

——No s’ha d’abusar dels efectes visuals, com ara les transicions de diapositives, ni, menys encara, dels efectes sonors.

Podeu trobar informació sobre el suport visual en una exposició oral en el document Presentacions amb PowerPoint o sense, per Teresa Baró.

A l’apartat d’imatge corporativa de la intranet del Departament hi ha models de plantilles corporatives per a presentacions amb PowerPoint. També es poden fer servir altres aplicacions que permeten ser més creatius, encara que són molt més laborioses, com ara Prezi.

3.1.3 Exposició oral

La primera recomanació que cal fer, encara que sigui òbvia, és que s’ha de tenir un coneixement profund sobre el tema que s’hagi de presentar. Cal repassar els continguts i assajar la presentació els cops que siguin necessaris perquè l’orador tingui la confiança suficient per exposar-los davant l’audiència.

L’èxit de la presentació oral depèn d’una bona planificació del contingut i del temps, del funcionament correcte dels mitjans tècnics i de l’habilitat de captar l’interès de l’audiència. Tenint en compte que com a oients tenim una capacitat limitada d’atenció, és molt important que la presentació tingui una durada raonable i que comenci i acabi a l’hora prevista.

Abans de la presentació, cal comprovar que els mitjans tècnics funcionen correctament. És recomanable preveure alternatives per si no es pot projectar algun material que hàgim preparat o no s’hi pugui accedir.

Pel que fa al llenguatge, cal que sigui entenedor, directe i amè, que convidi l’audiència a escoltar. El to de veu ha de ser prou alt perquè el pugui sentir tothom de l’auditori tant si s’usa micròfon com si no. S’ha d’intentar que el to no sigui monòton i fer canvis de ritme sovint. Així mateix, cal establir contacte visual amb els assistents de manera que percebin que els missatges s’adrecen directament a ells i perquè no perdin el fil de l’explicació. 44 Si es tenen identificats els participants o són d’un mateix col·lectiu, és recomanable establir paral·lelismes o posar exemples que els siguin propers.

Les preguntes dels assistents durant la presentació s’han de respondre sense posar-se a la defensiva i ser honestos. Si no se sap alguna cosa, és millor reconèixer-ho que inventar-se una resposta.

Si s’ha de fer una altra presentació sobre el mateix tema, és recomanable revisar els continguts d’acord amb la resposta de l’audiència i les possibles millores que hàgim detectat que s’hi poden introduir.

3.2 Videoconferència

Cada cop més s’estén l’ús de les videoconferències tant per exposar temes per part d’un orador com per fer reunions entre diverses persones que es troben en diferents localitzacions geogràfiques.

3.2.1 Abans de la videoconferència

Uns dies abans que tingui lloc la videoconferència, s’ha d’establir l’hora de començament de la comunicació i la durada aproximada, els temes que s’han de tractar i les normes de funcionament.

Immediatament abans de començar la sessió, s’han de comprovar els mitjans tècnics i les connexions. Cal fer aquestes comprovacions entre quaranta i seixanta minuts abans de l’hora prevista d’inici.

En connexions multipunt (és a dir, en aquelles connexions entre dos o més dispositius o sistemes de comunicacions per un canal únic o videoconferències de més de dos terminals) i amb diferents participants, és recomanable que hi hagi un moderador i/o unes normes d’organització de la sessió (funcionament del torn de paraula, etc.) i cal haver compartit prèviament tot el material complementari (documents, esquemes, etc.).

Si és possible, pot ser molt útil fer servir una segona càmera mòbil amb trípode, ja que permet fer primers plans de les persones que parlen i trenca la monotonia de la càmera fixa.

Així mateix, s’han d’evitar totes les fonts de soroll que puguin dificultar la comunicació: finestres obertes, reproductors musicals, etc. Si la sala té finestres, hem de córrer les cortines o tancar-ne les persianes. La llum natural és una font variable i pot entrar en conflicte amb la il·luminació interior. 45 Un altre aspecte important és que cal tenir dins de l’angle de visió de la càmera un rellotge amb l’hora i la data, un rètol que identifiqui l’òrgan o el lloc des d’on es parla i, si convé, la identificació de la persona que parla (sobretot si es tracta d’una sessió multipunt). Els cartells amb les dades identificatives han d’estar escrits amb una font de com a mínim 40 punts i el text ha d’ocupar tota la superfície del paper.

La sala hauria d’estar neta i endreçada, ja que la càmera en pot captar una imatge completa.

3.2.2 Durant la videoconferència

Mentre es fa la videoconferència, cal tenir en compte els aspectes següents:

——Cal evitar els moviments bruscos i no moure’s fora de l’angle de visió de la càmera.

——Quan no s’ha d’intervenir, s’ha de mantenir el silenci i no fer soroll. Si no s’ha de conversar durant una bona estona, és millor tancar el micròfon.

——No s’ha d’abandonar la sala fins que no s’ha acabat, per evitar crear elements de distracció, que poden dificultar entendre el que s’està dient.

——S’ha de parlar amb naturalitat, com si fos una reunió presencial, i sense separar-se gaire del micròfon ni apropar-s’hi massa. Les intervencions han de ser més aviat curtes i amb pauses perquè els altres participants puguin intervenir si ho volen.

——Pel que fa al registre del llenguatge, serà més o menys formal segons el tipus de comunicació de què es tracti i de la relació que hi pugui haver entre els interlocutors. Per exemple, el llenguatge serà més formal en una compareixença per videoconferència d’un testimoni davant d’un jutge o en una reunió de treball entre representants de diferents institucions, que no pas en una reunió de treball entre persones que es coneixen.

——Cal evitar la roba de color blanc, que pot enlluernar, els colors molt foscos o les peces amb trames fines. S’aconsella prescindir de joies i elements metàl·lics, que poden reflectir la llum i enlluernar l’espectador.

——S’ha de tenir present que la dreta de qui apareix en pantalla correspon a l’esquerra de l’espectador. Si cal fer-hi referència, hem de determinar des de quin punt de vista estem parlant amb expressions com ara la meva dreta o la vostra esquerra.

3.2.3 Després de la videoconferència

Un cop que ha acabat la videoconferència, cal tancar la sessió i deixar la instal·lació preparada per a un pròxim ús. Si hi ha hagut problemes tècnics, s’han comunicar a la persona responsable del servei o als tècnics encarregats del manteniment.

46 3.3 Reunions de treball

Les reunions de treball són fonamentals per crear consciència d’equip, per alinear objectius, per engegar projectes, per informar, intercanviar punts de vista i generar idees, etc., però sovint es té la sensació que es perden moltes hores de feina en reunions de treball que no sempre són prou productives.

Per això, val la pena de tenir en compte algunes recomanacions que ajudaran a dur a terme reunions de treball eficaces.

Hi ha diferents tipus de reunions: informatives, d’anàlisi, de presa de decisions, de generació d’idees, etc. que determinen el grau de participació dels assistents i la formalitat de l’acte. No obstant això, des del punt de vista de la comunicació, cal crear un bon ambient de treball col·laboratiu i incentivar la participació, respectant totes les intervencions.

Pel que fa al registre, hi ha diversos factors que incideixen en el grau de formalitat que ha de tenir la reunió. En primer lloc, el tema que es tracti i grau d’especialització; en segon lloc, la intencionalitat o propòsit comunicatiu (informar, convèncer, col·laborar, etc.); en tercer lloc, la relació entre les persones convocades (assistents d’una mateixa unitat, d’una mateixa organització, d’organitzacions diferents, entitats i ciutadania, etc.). Si bé el canal oral tendeix a fer que les comunicacions siguin menys formals que les escrites, també és cert que, depenent dels aspectes esmentats, hi ha diversos nivells de formalitat en les comunicacions orals. Tenir en compte aquests elements de bon començament ajuda a modular el to de la reunió i afavoreix que resulti més productiva.

En primer terme, però, s’ha de valorar si és necessari convocar una reunió i definir prèviament els punts que caldrà tractar-hi. Un cop establerts els temes que s’hi tractaran, s’ha de fer una convocatòria amb l’odre del dia i enviar-la per correu electrònic a les persones convocades amb prou antelació perquè puguin ajustar la data a les seves agendes i, si escau, puguin introduir-hi punts a tractar. A la convocatòria de la reunió és útil adjuntar-hi els documents relacionats de què hagin de tenir coneixement les persones convocades.

Les reunions s’han de programar perquè tinguin la durada d’una hora, com a màxim dues, ja que s’ha comprovat que allargar-les fa decaure l’interès dels assistents i descentrar-se de l’ordre del dia. També és essencial que les reunions comencin i acabin a l’hora programada; és senyal de responsabilitat i de respecte cap als horaris de les persones convocades.

Durant el desenvolupament de la reunió hi ha d’haver una persona que la dirigeixi i la moderi. Així garantim que anem avançant en l’ordre del dia previst i que no ens desviem dels objectius de la reunió. Aquesta 47 persona, el primer que ha de fer és explicar el motiu i els objectius de la reunió, ja que així tots els assistents centren l’interès en la reunió i la donen per començada. Aquesta figura també pot desbloquejar la reunió si s’arriba a un atzucac en algun punt o es genera conversa que no aporta solucions.

També hi ha d’haver la figura del secretari de la reunió, que en pren apunts i n’estén una acta. Aquests documents escrits són molt útils com a registre històric de les unitats. Convé destinar els darrers cinc minuts a repassar els acords presos, a esmentar les feines que es generen i designar els responsables de dur-les a terme, i a establir els terminis i la propera data de reunió, si cal.

Després de la reunió i sense gaire demora, cal trametre l’acta de la reunió a tots els assistents perquè confirmin que tot el que s’hi recull és correcte o bé perquè comentin el que s’hagi de modificar.

En alguns casos, si es disposa dels recursos tècnics necessaris, la persona encarregada de fer l’acta la pot anar elaborant en línia, de manera que els assistents puguin anar seguint el que es va debatent i els acords presos a la pantalla habilitada a la mateixa sala de reunions.

3.4 Atenció presencial i telefònica als ciutadans

Tornem a fer èmfasi en la importància de la claredat i la concisió a l’hora de comunicar-nos, i aquest aspecte té encara més rellevància quan es tracta d’atendre oralment, tant presencialment com per telèfon, les persones que fan consultes a la nostra organització. Al Departament de Justícia és l’Oficina d’Atenció Ciutadana qui presta aquest servei a la ciutadania.

Les persones encarregades de l’atenció ciutadana són les que transmeten d’una manera directa una imatge concreta de l’organització: eficàcia, rapidesa o facilitat en la resolució dels dubtes són aspectes que faran créixer o disminuir el prestigi de la institució.

Per això és essencial tenir en compte diversos temes relacionats amb la comunicació, per tal que l’experiència dels ciutadans sigui satisfactòria i ajudi a millorar la reputació de la institució. Així mateix, l’estudi i la valoració de les demandes més freqüents dels ciutadans a partir de les interaccions que s’hi estableixen han de servir per millorar els punts febles que pugui tenir l’organització quant a comunicació, però també per corregir aspectes de funcionament, processos, terminis, etc.

L’eficàcia en la comunicació depèn de si la informació s’ha transmès correctament i adequadament o no. La conversa, tant en l’atenció presencial com en la telefònica, és l’eina més útil de què disposem per entendre les necessitats dels altres i per fer valdre les nostres intencions.

Per tant, conèixer pautes i estratègies per conversar i esbrinar el que ens demanen ens permetrà comunicar-nos millor, relaxar possibles tensions i estalviar-nos malentesos.

48 Cal tenir molt en compte dues pautes bàsiques per ser més eficaços: ——Disposar d’informació actualitzada: és absolutament imprescindible que la informació de què disposem per resoldre les consultes que es plantegen a l’Oficina d’Atenció Ciutadana sigui fiable i actualitzada. Cal, doncs, que s’afavoreixi internament l’intercanvi d’informació, que se sàpiga qui sap què per poder adreçar les nostres consultes a les persones responsables o coneixedores d’una determinada matèria i, en cas que el tema no correspongui al Departament, saber adreçar la consulta a l’organització competent en la matèria.

——Usar un llenguatge entenedor i adaptat al nivell de coneixements de cada persona, transparent i àgil. Cal tenir molt present que els usuaris de l’Oficina d’Atenció Ciutadana, els ciutadans, sovint no estan acostumats o desconeixen el registre lingüístic que s’usa a l’Administració: l’objectiu és, doncs, facilitar la comunicació i la relació entre l’usuari i l’Administració.

Òbviament, l’Oficina d’Atenció Ciutadana no té totes les respostes, però pot resoldre la majoria de consultes i també sap com i on redirigir les peticions que no pot atendre.

3.4.1 Atenció presencial

És un tipus de contacte immediat i hi intervenen alhora molts tipus de comunicació: oral, corporal o gestual, d’escolta activa, ambiental i d’imatge.

Etapes

1. Salutació. És molt important que el primer contacte sigui positiu, perquè determinarà el clima en què es desenvoluparà la comunicació.

2. Sintonia. En tot moment, però sobretot al començament, cal mantenir una escolta activa que ens porti a identificar les necessitats del ciutadà de manera que percebi el nostre interès.

3. Desenvolupament. Farem preguntes obertes o tancades segons el que vulguem aclarir, per guiar la conversa o per comprovar que entenem el que ens demanen. Hem d’evitar dominar la conversa amb la nostra explicació, ja que massa paraules tècniques o massa informació poden ser barreres per a una bona comunicació.

També hem de buscar senyals, és a dir, hem d’estar al cas de les reaccions dels nostres interlocutors: què diuen i com ho diuen ens ajudarà a detectar si entenen el nostre missatge. A més, hem de promoure que es produeixi la comunicació bidireccional, que s’entauli la conversa, ja que, en cas contrari, no podrem esbrinar si hem resolt correctament les seves demandes.

4. Conclusió. Hem de comprovar la satisfacció en l’atenció rebuda i, en el cas que no puguem resoldre la consulta, hem d’oferir solucions i o bé possibles vies alternatives.

5. Salutació final. 49 D’altra banda, per garantir el principi d’igualtat de tracte convé que les oficines d’atenció ciutadana puguin atendre en llenguatge de signes les persones sordes que s’hi adrecin.

3.4.2 Atenció telefònica

De la mateixa manera que l’atenció presencial, l’atenció telefònica es caracteritza per la immediatesa, però la comunicació és molt menys rica, ja que no disposem de l’expressió, ni dels gestos; només disposem de la paraula. Per tant, la veu, el to i els temps són primordials.

Etapes

1. Identificació de la unitat i salutació. Els primers instants encara són més cabdals que en l’atenció presencial i poden marcar el desenvolupament de la conversa telefònica.

2. Escolta activa del missatge o consulta. Només interromprem per identificar les necessitats d’informació, i utilitzarem preguntes obertes o tancades segons els aspectes que vulguem aclarir.

3. Reformulació de la pregunta amb les nostres pròpies paraules fent una síntesi de les dades obtingudes per comprovar que hem entès la qüestió.

4. Resposta clara i senzilla, i comprovació que l’interlocutor entén el nostre missatge. Podem ampliar la informació si considerem que pot ser del seu interès i, si és el cas, derivar la consulta a una altra persona o una altra unitat.

5. Salutació final.

Aspectes que cal cuidar en l’atenció telefònica

Cal que el to de veu que emprem sigui suau i tranquil i alhora segur i convincent. Així mateix, hem de vocalitzar i hem d’adequar els ritmes de la conversa per tal d’assolir una ràpida comprensió sense fissures.

No podem trigar a despenjar el telèfon ni allargar l’espera un cop ho hàgim fet. Si no podem atendre una consulta telefònica, és preferible que anotem les dades de la persona que truca per posar-nos-hi en contacte més tard, en un moment més favorable. Així mateix, si disposem d’una bústia de veu, cal que retornem la trucada al més aviat possible a les persones que hi han deixat missatges. 50 Les persones que treballen a l’Oficina d’Atenció Ciutadana han de tenir un coneixement específic i aprofundit de les matèries que competeixen a l’organització en què treballen, però també han de conèixer tècniques de comunicació i eines que els facilitin cercar la informació necessària per respondre. També han de tenir habilitats per resoldre situacions no reglades i coneixements de resolució de conflictes.

L’atenció ciutadana, al mateix temps, és un punt cabdal en l’escolta activa d’allò que percep el ciutadà i que hauria de servir per replantejar processos i serveis i explicar-los millor en els diferents entorns des d’on s’informa.

51 ▌▌ El primer minut d’una presentació oral és molt important per captar l’atenció de l’auditori durant tota l’exposició.

▌▌ La presentació s’ha d’estructurar de manera senzilla i que sigui fàcil de seguir.

▌▌ L’ús d’elements de suport com ara diapositives, vídeos, etc. no ha de tenir més protagonisme que l’orador i les seves explicacions.

▌▌ Els textos de les diapositives han de ser esquemàtics, prou grans de mida perquè es puguin llegir a distància i sense errades lingüístiques.

▌▌ Quan s’hagin de fer videoconferències, cal comprovar els mitjans tècnics i les connexions amb prou antelació per poder solucionar possibles incidències.

▌▌ Les reunions de treball s’han de programar perquè tinguin una durada d’entre una i dues hores, ja que dedicar-hi més temps les fa menys productives.

▌▌ En l’atenció presencial hi intervenen diferents tipus de comunicació: oral, corporal, d’escolta activa, ambiental i d’imatge. Cal ser atents i respectuosos, saber guiar la conversa i comprovar que s’ha entès el missatge i que s’ha ofert una solució o vies alternatives.

▌▌ En l’atenció telefònica la veu i el to són primordials. S’ha de vocalitzar bé i adequar els ritmes de la conversa perquè ens entenguin bé. Si no es pot atendre adequadament una consulta telefònica és millor anotar les dades de contacte per retornar la trucada més tard.

52 4. Presentació de textos

La presentació dels textos és un altre element que conforma la imatge corporativa de les organitzacions. Que tothom usi de manera sistemàtica la mateixa tipografia, la mateixa identificació dels documents, els mateixos marges, els mateixos recursos tipogràfics, etc., ajuda a crear una imatge unívoca de la institució.

En aquest apartat, doncs, fem referència als aspectes de caràcter formal a què s’han d’ajustar tots els escrits emesos pel Departament.

Aquests aspectes van lligats a les consideracions que esmenta l’apartat de formularis i documentació administrativa del Programa d’identificació visual. Quant a la confecció dels formularis, el Servei de Difusió s’encarrega d’elaborar-los seguint els criteris d’imatge corporativa a partir de les peticions de cada unitat directiva.

4.1 Tipus de lletra i cos

Convé que en tots els escrits del Departament, ja siguin publicacions o documentació administrativa, s’utilitzi el mateix cos i el mateix tipus de lletra, per tal d’oferir una imatge homogènia. Amb caràcter general, els textos s’han de compondre amb tipus de lletra de la família Arial, cos 11, color negre i interlineat simple o múltiple (1,15).

De fet, la tipografia corporativa de la Generalitat és l’Helvetica, però es tracta d’una font amb drets d’autor de pagament que no està instal·lada en els equips informàtics del Departament. Per aquest motiu, usarem la font Arial per a la producció de textos.

Convé tenir present que si s’usen les plantilles de documentació que hi ha a l’apartat d’imatge corporativa de la intranet, els documents ja estan definits amb la tipografia i interlineat adients. Ara bé, si es parteix d’un document en blanc, caldrà adequar-lo pel que fa a marges, font, cos i interlineat. 53 La tipografia Verdana, la reservem per als missatges de correu electrònic.

En els documents d’ús més habitual, fem servir la lletra Arial en cos 12 negreta per al títol i consignem la resta de text en Arial en cos 11. En alguns escrits, però, convé mostrar la jerarquització dels títols, subtítols i apartats. Com a norma general, la jerarquia de títols es fa per cos de lletra i per negreta, i els cossos es poden ampliar o reduir segons el tipus de text de què es tracti.

Així, doncs, farem servir:

——Per als títols de portades: Arial cossos 28 o superior, negreta.

——Per als títols de documents: Arial cossos del 14 al 18, negreta.

——Per als títols de capítol: Arial cos 13, negreta.

——Per als títols d’apartat: Arial cos 12, negreta.

——Per a les subdivisions: Arial cos 11, negreta.

Exemple:

Títol de la portada Títol del document 1. Títol de capítol

1.1 Títol d’apartat

1.1.1 Títol de subdivisió a) Títol de subdivisió primera b) Títol de subdivisió segona

En els títols, subtítols i apartats, la majúscula només la fem servir en la lletra inicial.

Per a altres elements del text, farem servir els cossos següents:

——Per a la numeració de les pàgines i per a les taules i gràfics: cos 10.

——Per als peus de fotografies, d’il·lustracions i gràfics: cos 9.

——Per a les notes a peu de pàgina: cos 7 o 8.

54 No hem d’abusar de la negreta ni de la cursiva (per a més informació, consulteu l’apartat de recursos tipogràfics dels Criteris lingüístics del Departament) i també el capítol 6, sobre criteris lingüístics, de la Guia.

Ús de la negreta

Fem servir la negreta:

——Per a títols de documentació administrativa (formularis, convenis, etc.), entrades de blog, notícies de la intranet i del web, articles, estudis o projectes, publicacions, etc. I, si convé, per als subtítols i apartats (quan el text és més llarg i complex).

——Per destacar paraules en textos periodístics. Cal fer-la servir sense abusar-ne, per destacar quelcom important i fer més clar l’escrit. Com a criteri general, però, s’ha d’evitar l’ús de la negreta amb aquestes finalitats.

Convé evitar duplicar els recursos tipogràfics, és a dir, fer servir dues marques per a una sola finalitat, com ara escriure en cursiva i entre cometes alhora.

Ús de la cursiva

Fem servir la cursiva:

——Per a les paraules o els fragments que es vulguin destacar dins d’un escrit.

——Per a les notes, advertiments i remissions, que generalment es posen al final d’informes, articles i informacions d’algunes publicacions (en cursiva i, generalment, entre parèntesis).

——Per a peus de tota mena d’il·lustracions (quadres, gràfics, fotografies, etc.).

——Per a lletres minúscules amb la funció de numerar apartats i subapartats d’un text (però no els parèntesis que les segueixen, que s’escriuen en rodona).

Ús de majúscules i minúscules

No s’han d’escriure paraules senceres amb majúscules per destacar elements del text ni per escriure els títols i subtítols dels documents.

Podeu consultar l’apartat sobre majúscules i minúscules dels Criteris lingüístics del Departament i l’opuscle Majúscules i minúscules de la Direcció General de Política Lingüística. 55 Ús de subratllats

Sovint veiem els títols dels documents i altres parts dels textos subratllats. Es tracta d’una convenció heretada de quan s’escrivia a mà o amb màquina d’escriure per destacar aquells textos. Avui dia ja no té cap sentit aquest recurs, atès que podem usar les negretes per destacar els títols i les cursives per destacar paraules o frases dins d’un text.

Així, doncs, no emprarem mai el subratllat per destacar textos. Només el farem servir per indicar que el text subratllat conté un enllaç a internet.

4.2 La pàgina

Format

Com a norma general, cal utilitzar fulls de format DIN A4 (210 x 297 mm).

Capçalera

S’han d’utilitzar fulls amb el logotip que escaigui (Departament de Justícia, Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada o Centre d’Iniciatives per a la Reinserció). El primer full es compon amb l’escut i la denominació. Als fulls restants, només hi han d’aparèixer, en cos 7, els dos nivells següents de la denominació: Generalitat de Catalunya i, a sota, Departament de Justícia (aquest últim en negreta).

A la intranet hi ha disponibles els models de documents amb la identificació de totes les unitats directives del Departament.

Numeració de pàgines

En documents d’una certa llargada és convenient numerar-ne les pàgines amb números cardinals (1, 2, 3...) en lletra Arial, cos 10. Aquestes xifres s’han de col·locar a la part inferior del full, a la dreta.

Marges

Documents d’un sol full: 56 Superior: 6 cm; inferior: 3,5 cm; esquerre: 3 cm; dret: 2 cm. Documents de més d’un full:

Superior: 4 cm; inferior: 3,5 cm; esquerre: 3 cm; dret: 2 cm.

Paràgrafs

Els paràgrafs són cadascuna de les divisions d’un text; acostumen a ser una unitat temàtica o de significat, però també són una unitat visual. És la primera impressió que té el lector quan dóna un cop d’ull a la pàgina.

Convé que els paràgrafs no siguin excessivament llargs, perquè resulten poc atraients a l’hora de llegir- los, i que tots tinguin una llargada similar. Si cal, es poden fragmentar les unitats temàtiques per mitjà de connectors.

Els paràgrafs sempre comencen amb majúscula inicial i acaben amb un punt. No obstant això, en determinats documents de tipus administratiu com ara les resolucions i els informes, els paràgrafs corresponents a la relació de fets i als fonaments de dret han d’acabar amb un punt i coma si s’han construït com a oracions subordinades introduïdes per les expressions Atès que i Vist que.

Altres aspectes que cal tenir en compte en relació amb els paràgrafs:

——Separació entre paràgrafs: S’ha de deixar una línia en blanc entre un paràgraf i un altre.

——Alineació: Tots els textos s’han d’escriure alineats per l’esquerra, seguint l’eix vertical on recolza el text del logotip de la Generalitat de Catalunya (la G de la Generalitat) i s’ha de procurar no partir paraules a final de línia.

——Sagnia: No s’ha de fer cap entrada o sagnat a l’inici dels paràgrafs.

——Interlineat: La separació entre línies pot ser simple o múltiple (1,15). Es considera adequat un interlineat un o dos punts superior al cos de la lletra i inadequat un de superior.

Les llistes d’elements

Els elements d’una llista normalment s’introdueixen amb un guió mitjà (–) seguit d’un espai en blanc o tabulat. També es pot fer servir el guió llarg (—), però no és recomanable pels passos que s’han de fer per obtenir-lo, ja que en els programes de tractament de textos s’ha d’inserir com a símbol o usant les tecles alt + 0151. En cap cas s’ha d’usar el guió curt (-), que reservem per separar o unir mots.

Per a les subdivisions, dins d’un mateix apartat, es pot utilitzar la jerarquia numèrica (1.1, 1.2, 1.3).

Els números han de ser en xifres aràbigues. Es reserva l’ús de xifres romanes, si es vol, per a convenis, 57 acords, estatuts. Les taules i els gràfics

El títol ha de figurar a l’exterior de les taules i gràfics. Fem servir el cos 11 i només s’escriu en majúscula la lletra inicial.

Els subtítols se situen a l’interior de les taules. S’escriuen en un cos inferior als dels títols (es recomana el cos 10).

Tant els títols de les taules i gràfics com els subtítols de les taules s’escriuen en negreta per diferenciar-los de la resta del text.

Per a les llegendes de les taules i els gràfics es recomana el cos 10. Per als valors dels gràfics, el cos 9, i per als valors interns, el cos 8.

Pel que fa als filets, el gruix ha de ser de 0,5 punts per als interns de les taules i els gràfics, i d’1,5 punts per al del títol i el de tancament de taula.

58 ▌▌ Els textos s’han de compondre en lletra Arial, cos 11, color negre i interlineat simple o múltiple (1,15).

▌▌ Per als títols i apartats dels documents farem servir la negreta. No usarem mai les majúscules o els subratllats ni per als títols ni per destacar text.

▌▌ Farem servir la cursiva per destacar paraules o fragments dins d’un text.

▌▌ Només emprarem el subratllat per indicar que el text conté un enllaç a internet.

▌▌ Els documents han de dur el logotip corporatiu a la capçalera de la primera pàgina. Als fulls restants només hi ha d’aparèixer la denominació, sense l’escut, en cos 7.

▌▌ Convé numerar els documents llargs amb xifres aràbigues en lletra Arial de cos 10.

▌▌ Els paràgrafs no han de ser excessivament llargs i cal deixar una línia en blanc entre paràgrafs.

59 5. Models de documents

Al llarg del temps, l’Administració pública s’ha servit dels suports escrits i tecnològics que hi ha hagut en cada moment per establir comunicacions amb els ciutadans. Fa uns anys, la carta, el fax i el telèfon eren els suports amb què es notificaven els actes de l’Administració.

D’ençà, però, que els ordinadors formen part de la vida diària dels ciutadans i de les dependències de l’Administració pública, l’ús dels suports abans esmentats ha quedat molt restringit i, en alguns casos, fins i tot obsolet. Ara és a través de mitjans electrònics que s’emet gairebé tota la documentació administrativa. A més, per a les comunicacions internes de la Generalitat de Catalunya en què calgui un registre, actualment es disposa de la valisa electrònica (e-Valisa), que és un servei que permet enviar i registrar documents en format electrònic des de la mateixa estació de treball amb el consegüent estalvi de temps, de paper i de despeses de transport, i que alhora contribueix a una simplificació administrativa dels tràmits interns.

Amb l’Administració telemàtica i, per tant, amb la possibilitat de tramitar diversos processos en línia, han sorgit noves necessitats que han quedat plasmades en l’aparició de nous documents, que abans no hi eren, exemplificats especialment en els formularis electrònics; tot i així, la majoria dels modelsclàssics es continuen fent servir, encara que s’han hagut d’adaptar a aquesta realitat.

Així doncs, com que la documentació administrativa és diversa i extensa, en aquest capítol hi trobareu un seguit de models de documents que us poden ajudar a establir una comunicació eficaç segons el tipus de notificació que hàgiu de fer. Per aconseguir-ho, hem partit d’una estructuració lògica del text, en què per mitjà de paràgrafs o blocs d’informació breus, separats i homogenis, es puguin distingir amb facilitat els diferents apartats d’un document. També s’ha tingut en compte que tots els documents transmetin una imatge corporativa homogènia i un estil propi.

A l’apartat Formularis administratius i jurídics del web podeu trobar plantilles amb els models de documents d’ús més freqüent. Així mateix, a l’apartat de models de documents bàsics de la intranet hi ha els models amb la imatge corporativa del Departament.

Pel que fa als models de documents jurídics i judicials, podeu consultar l’apartat corresponent del web de l’Administració de justícia de Catalunya.

Com a base per elaborar aquest capítol, hem partit de les indicacions fetes a l’opuscle Documentació jurídica i administrativa de la Direcció General de Política Lingüística i del Material didàctic per a cursos 60 de llenguatge administratiu de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya. Tipologia de documents

——Sol·licitud

——Carta

——Ofici

——Certificat

——Convocatòria de reunió

——Acta de reunió

——Informe

——Resolució

——Instrucció / Circular

——Conveni / Acord

——Formulari

——Nota de premsa

——Respostes a preguntes d’iniciatives parlamentàries

——Documents per publicar al DOGC

61 Sol·licitud

Document per mitjà del qual una persona s’adreça a una administració pública amb una demanda sobre una matèria determinada, que comporta l’inici d’un procediment administratiu.

Estructura

1. Dades personals de qui signa la sol·licitud

——Nom i cognoms ——Població i data de naixement (dades opcionals) ——DNI (i el NIF si es tracta de persones jurídiques o entitats) ——Domicili (adreça completa) ——Telèfon (opcional) ——Altres dades opcionals (professió, lloc de treball, etc.), segons cada cas

2. Exposició de motius

S’introdueix amb la paraula EXPOSO: seguida de les circumstàncies que motiven la sol·licitud. És aconsellable que aquestes circumstàncies es presentin en paràgrafs numerats (1, 2, 3, etc.) i que sempre vagin introduïdes per la conjunció Que.

3. Exposició de la sol·licitud

S’introdueix amb la paraula SOL·LICITO: seguida de l’objecte de la sol·licitud, també introduït per la conjunció Que.

4. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

5. Signatura

Es compon de la rúbrica, sense necessitat de repetir el nom i els cognoms de qui signa la sol·licitud.

6. Destinació

Nom de l’organisme, l’òrgan o la unitat on s’adreça la sol·licitud.

Característiques

Els mots instància i sol·licitud són sinònims, però és preferible el segon, ja que és el que s’utilitza sistemàticament a la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú. 62 La sol·licitud es pot substituir per una petició escrita o per una carta quan la matèria de què es parla no és reglada, és a dir, quan no hi ha cap disposició administrativa, decret o convocatòria pública que estableixin la presentació d’una sol·licitud. En la petició solament cal indicar-hi el nom i els cognoms, el domicili i la signatura de la persona interessada, i concretar el que es demana.

La sol·licitud no s’ha d’adreçar a una persona concreta, perquè no és un document nominal. Cal adreçar- la a l’organisme, la unitat o l’òrgan que l’ha d’atendre o tramitar.

Pel que fa a l’emissor, es recomana fer servir la 1a persona del singular per a qui escriu (exposo, demano, sol·licito), ja que respon a un estil més directe de la redacció administrativa.

Els tractaments protocol·laris i les formes servils, com ara suplico, prego, imploro, són impropis d’una sol·licitud.

Fraseologia

... amb domicili a..., CP..., comarca d..., ... amb el DNI..., expedit a..., el dia...... domiciliat/ada a...... nascut/uda a...... que estudio...... que sóc...... que tinc el DNI núm. ..., amb el DNI núm...... que treballo a..., com a...... que visc a...... plaça / carrer / avinguda / ronda ..., ..., telèfon ...... circumstàncies que queden provades amb el document annex. ... cosa que acredito amb la documentació annexa. ... d’acord amb el que estableix...... i, com que compleixo els requisits...

Que compleixo totes les condicions exigides en la convocatòria. Que, tenint en compte que... La concessió d... Que accepteu aquesta petició d... Que em sigui concedit...

63 Dades personals de qui signa la sol·licitud Joel Camps i Perafita, amb domicili a la rambla Francesc Macià, 16, 1r, 08358 d’Arenys de Munt, telèfon 93 793 79 51 i DNI 45641829J,

Exposició de motius EXPOSO: 1. Que he treballat com a psicòleg, destinat al Centre Educatiu Els Til·lers, des del 2 de febrer de 2008 fins al 20 de maig de 2009.

2. Que he estat coordinador de programes formatius, destinat al Servei de Centres Educatius, des del 6 de juliol de 2009 fins al 20 de setembre de 2011.

Exposició de la sol·licitud Per això,

SOL·LICITO: Que em siguin reconeguts els serveis prestats a l’Administració, a l’efecte de còmput de triennis.

Datació Arenys de Munt, 9 de novembre de 2013

Signatura

[rúbrica]

Destinació Direcció General d’Execució Penal a la Comunitat i de Justícia Juvenil

64 Carta

Comunicació escrita de caràcter interpersonal, de contingut divers, no prevista en la tramitació d’un procediment administratiu.

Tractament personal

Emissor: primera persona del singular (jo), el més usual; primera persona del plural (nosaltres), té un caràcter més impersonal o col·lectiu.

Receptor: segona persona del plural (vós), que és el tractament personal recomanat en la documentació administrativa, o segona persona del singular (tu), si hi ha una gran amistat. La tercera persona del singular o del plural (vostè/vostès), expressa una relació distant i no és recomanable en l’àmbit de l’Administració.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Destinació

——Nom i cognoms del destinatari, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.) ——Nom de l’organisme o empresa de destinació ——Domicili (adreça completa)

3. Fórmula de salutació

La fórmula de salutació més usual en l’àmbit de l’Administració és Senyor o Senyora, segons escaigui. Si hi ha més familiaritat o coneixença, es pot fer servir Benvolgut senyor o Benvolguda senyora. Per a un grau més elevat de formalitat es pot fer servir Distingit senyor o Distingida senyora.

Aquestes fórmules sempre van seguides d’una coma i en cap cas no es poden abreujar. Tampoc no han d’anar acompanyades del nom del destinatari.

4. Cos

S’hi han de tenir en compte els punts següents: a) Claredat, rigor, precisió i propietat en l’ús dels termes; concisió i simplificació; organització del text en paràgrafs breus i separats, desimboltura i vivacitat. b) Ordenació lògica del contingut: ——Presentació de l’assumpte. ——Desenvolupament dels diversos fets, arguments, etc. ——Conclusió: síntesi, petició, etc.

65 5. Fórmula de comiat

Les fórmules de comiat s’han de correspondre amb el grau de formalitat. Així, la més comuna és Atentament, i, en el cas de més familiaritat, Cordialment.

Aquestes fórmules sempre van seguides d’una coma.

6. Signatura

Es compon de rúbrica, nom i cognoms, i càrrec de l’emissor.

El nom i els cognoms de qui signa en cap cas no van precedits d’una forma de tractament (Sr., Dra., etc.).

7. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

8. Informacions addicionals o suplementàries

Hi ha la possibilitat d’afegir informacions addicionals al final de l’escrit:

——PD (postdata: després de la data) o PS (post scriptum: després de l’escrit) ——Inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules) separades per una barra inclinada de les de la persona que la transcriu (en minúscules), per exemple: LR/jr

9. Peu

Hi apareixen les dades de contacte de la unitat emissora del document.

Pautes de redacció

L’ús de connectors per iniciar paràgrafs és important, no s’ha d’obviar:

D’altra banda, vull exposar-vos l’interès de la vostra proposta... Pel que fa al vostre suggeriment, he de dir-vos que el tindrem en consideració.

L’ús de la conjunció que per introduir oracions de complement directe és imprescindible:

Us indico que hem intentat respectar... La jutgessa informa que ha admès... Ens demana que en tinguem cura.

66 Fraseologia

A fi d..., us demanem que... Amb el desig que..., us demanem... Amb motiu d..., Com ja deveu saber,... Com que tenim el propòsit d..., ens permetem demanar-vos... El motiu d’aquesta carta és sol·licitar la vostra col·laboració... Em plau de comunicar-vos / fer-vos arribar... En resposta a / Com a resposta a la vostra carta amb data d... Envieu-nos, si us plau,... Estic a la vostra disposició per a qualsevol aclariment que us convingui. Lamento haver de comunicar-vos... Per tal d..., us manifestem... Si en voleu / Si us en cal més informació, podeu adreçar-vos a... Si no us és una molèstia, agrairem que ens envieu... Tal com vam quedar en la nostra conversa telefònica,... Us adreço aquesta carta per informar-vos... Us agraeixo per endavant... Us agrairem la tramesa d... Us demanem que ens envieu... Us escric per demanar-vos... Us escric per exposar-vos... Us trameto, adjunt/adjunta/adjunts/adjuntes,...

A l’apartat d’imatge corporativa de la intranet hi ha els models de papereria de les diferents unitats directives del Departament.

67 Capçalera

Destinació Sr. Pere Pons i Solà Associació de Juristes en Defensa de la Llengua Pròpia C. Diputació, 276 08009 Barcelona

Fórmula de salutació Senyor,

Cos Atenent la vostra demanda, formalitzada el passat dia 14, us trameto la documentació que vau sol·licitar a la Unitat de Formació Continuada referent al Curs de criminologia avançada.

Us recomano que, un cop revisada, si creieu que heu d’ampliar els vostres coneixements, tal com ens vau esmentar fa uns dies, sol·liciteu el curs corresponent a través del nostre web.

Així mateix, us envio un tríptic amb la informació d’aquest curs que es va dur a terme l’any passat, atès que considero que us pot interessar.

Estic a la vostra disposició per aclarir-vos qualsevol dubte referent a tota aquesta informació.

Fórmula de comiat Atentament,

Signatura [rúbrica]

Marta Ferrer Puig Cap de l’Àrea d’Investigació i Formació Social i Criminològica

Datació Barcelona, 23 de setembre de 2014

Peu Ausiàs Marc, 40 68 08010 Barcelona Tel. 93 207 31 14 Fax 93 207 67 47 justicia.gencat.cat/cejfe Ofici

Document emès per l’Administració i integrat en la tramitació d’un procediment administratiu. N’hi ha de dos tipus:

——De caràcter intern: adreçat a un altre òrgan administratiu o a un funcionari o una funcionària. ——De caràcter extern: adreçat a una persona fisicojurídica que no pertany a l’Administració.

És un document poc creatiu que tracta d’un sol tema.

Estructura dels oficis de caràcter intern

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Destinació i referències

Cal adreçar-se al càrrec de l’òrgan administratiu, no a la persona que l’ocupa, o bé directament a l’organisme. Aquesta informació sol anar o bé al quadre on hi ha les referències, o bé al final del full.

El nom i l’adreça del receptor també es poden ajustar a l’espai corresponent a la finestreta dels sobres que en portin.

3. Fórmula de salutació

Generalment s’omet la fórmula de salutació.

4. Cos

La redacció d’aquest document monotemàtic ha de ser ordenada, lògica i impersonal.

Pel que fa als tractaments personals de l’ofici, en general s’usa la primera persona del singular (jo) per a l’emissor (o nosaltres si volem que representi la globalitat de la institució) i el tractament de vós per al receptor.

5. Fórmula de comiat

Generalment s’omet la fórmula de comiat.

6. Signatura

Es compon de càrrec, rúbrica i nom i cognoms. Com que qui signa un ofici ho fa en virtut del càrrec que ocupa, se situa en primer lloc la designació del càrrec, amb l’article determinat corresponent. Tot seguit hi ha de constar la rúbrica i el nom i els cognoms de qui el signa.

7. Datació

Sovint, quan la datació figura al quadre on apareixen les referències, l’afer i la destinació, el paper d’ofici també du impresa l’adreça de l’organisme emissor; aleshores, la datació es pot reduir a expressar el dia, 69 el mes i l’any i no cal repetir el nom de la població. Si no és així, cal indicar primer la població i, després d’una coma, la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

L’ofici és un document de datació doble pel que fa a l’emissió, ja que cal registrar-ne la sortida. En realitat, la data que cal tenir en compte des d’un punt de vista de tramitació formal és la del registre de sortida.

8. Informació ocasional

En aquest apartat podem trobar el detall dels documents que s’annexen a l’ofici. També hi poden figurar, si no apareixen a l’apartat de les referències, les inicials (en majúscules) de qui redacta l’ofici separades per una barra inclinada de les inicials (en minúscules) de qui transcriu el text (RD/tr, per exemple).

70 Capçalera

Destinació i referències Data: (si no figura al final del document) Referència: 314-00376/12 Afer: Sentències relatives a treballs comunitaris Destinació: Parlament de Catalunya

Cos D’acord amb el que disposa l’article 144 del Reglament del Parlament de Catalunya, dono resposta a la pregunta escrita amb número de tramitació 314-00376/12, feta per la proponent Anna Simó, del Grup Parlamentari Esquerra Republicana de Catalunya, amb la informació facilitada per la Direcció General d’Execució Penal a la Comunitat i de Justícia Juvenil.

Signatura El conseller de Justícia

[rúbrica]

Germà Gordó i Aubarell

Datació Barcelona, 25 de gener de 2013

71 Estructura dels oficis de caràcter extern

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Destinació

Cal fer-hi constar les dades del destinatari (nom i cognoms i adreça).

3. Fórmula de salutació

S’utilitza la fórmula de salutació Senyor (o bé Senyora, Senyors, Senyores). Aquesta fórmula sempre va seguida d’una coma.

4. Cos

La redacció d’aquest document monotemàtic ha de ser ordenada, lògica i impersonal. Pel que fa als tractaments personals de l’ofici, en general s’usa la primera persona del singular (jo) per a l’emissor (o nosaltres si volem que representi la globalitat de la institució) i el tractament de vós per al receptor.

5. Fórmula de comiat

S’utilitza la fórmula formal Atentament. No hi pot haver comiat si no hi ha salutació, com tampoc no hi pot haver salutació si no va acompanyada de la corresponent fórmula de comiat. Aquesta fórmula sempre va seguida d’una coma.

6. Signatura

Es compon de càrrec, rúbrica i nom i cognoms.

Com que qui signa un ofici ho fa en virtut del càrrec que ocupa, se situa en primer lloc la designació del càrrec, amb l’article determinat corresponent. Tot seguit hi ha de constar la rúbrica i el nom i els cognoms de qui el signa.

7. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

8. Informacions addicionals

Espai destinat a les inicials de qui ha redactat el text (en majúscules) separades per una barra inclinada de qui ha transcrit el text (en minúscules). És opcional.

72 Capçalera

Destinació Sr. Josep Prada Vidal Edifbloc, SA C. Urgell, 121, pral. 1a 08015 Barcelona

Fórmula de salutació Senyor,

Cos Us adjunto la documentació relacionada amb el projecte Obres RAM 2014 – Reubicació del Jutjat de Guàrdia i l’Institut de Medicina Legal dels Jutjats de Girona, JVX-14222, que es compon de l’informe tècnic de supervisió, la justificació de la classificació, el resum econòmic, l’acta de replantejament prèvia, l’informe proposta i l’aprovació tècnica i la tramitació del projecte.

Fórmula de comiat Atentament,

Signatura El subdirector general de Patrimoni, Obres i Serveis

[rúbrica]

Lluís Dalmau Arbós

Datació Barcelona, 15 d’octubre de 2014

73 Certificat

Document expedit per un funcionari públic competent o per una persona autoritzada legalment per mitjà del qual es dóna fe d’un fet, de la participació en un curs, del contingut d’un document o de les circumstàncies que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc.

Hi ha molts altres tipus de certificat: laboral, acadèmic, mèdic, d’acords presos per un òrgan de govern, etc.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Dades de qui signa el certificat

Nom i cognoms de la persona que emet el certificat, i càrrec i unitat o organisme, entre comes.

3. Certificació

S’introdueix amb la paraula CERTIFICO: i s’enumeren els diferents apartats, si n’hi ha més d’un, introduïts per la conjunció Que.

4. Fórmula de certificació

És una fórmula d’estructura bàsica fixa, que pot presentar variacions:

I, perquè així consti, signo aquest certificat. I, perquè es pugui acreditar... I, perquè consti i a petició de ..., signo aquest certificat.

5. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

6. Signatura

És la rúbrica de la persona que certifica i també, si escau, de la que hi dóna el vistiplau.

74 Capçalera

Dades de qui signa el certificat Bibiana Palomar i Baró, cap del Servei d’Arxius, Biblioteques i Efectes Judicials de la Direcció General de Modernització de l’Administració de Justícia,

Certificació CERTIFICO:

Que la senyora Agnès Bellapart Garcia, amb DNI núm. 45323911S, va col·laborar professionalment en aquest Servei d’Arxius, Biblioteques i Efectes Judicials com a bibliotecària documentalista a la Biblioteca Judicial de la Ciutat de la Justícia de Barcelona, des del 5 d’agost de 2013 fins al 14 de gener de 2015, mitjançant l’empresaADOCAT, SA.

Que en aquesta col·laboració va dur a terme tasques de suport al servei de biblioteca, cerques documentals i bibliogràfiques d’especialització jurídica, catalogació de fons bibliogràfics de temàtica jurídica, anàlisis d’articles jurídics, adquisició i gestió de fons bibliogràfics i de publicacions periòdiques, seguiment i buidatge de publicacions oficials i treballs de tractament descriptiu de fons antics de l’arxiu de la biblioteca.

Fórmula de certificació I, perquè així consti, expedeixo aquest certificat a petició de la persona interessada.

Datació Barcelona, 21 de febrer de 2015

Signatura

[rúbrica]

75 Convocatòria de reunió

Des d’un punt de vista terminològic, la forma convocatòria és un terme genèric que fa referència a més d’un document administratiu. De fet, una convocatòria, entesa com a document, és un escrit per mitjà del qual es demana a algú que es presenti en un lloc, en una data determinada. Així, podríem dir que tant la convocatòria de reunió com la citació, la invitació i les convocatòries públiques són convocatòries, tot i que són documents ben diferents.

La convocatòria de reunió, per ser precisos, és un document per mitjà del qual es demana la presència d’algú en algun lloc, en una data i a una hora determinats, perquè participi en una reunió.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat que convoca.

2. Destinació

——Nom i cognoms del destinatari, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.). ——Domicili (adreça completa).

Si es tracta d’una convocatòria de caràcter intern i sempre que es convoqui un càrrec de l’Administració per les atribucions pròpies del càrrec que hi exerceix, es pot fer constar només aquest càrrec, que pot indicar-se al peu del document.

Avui, moltes convocatòries es gestionen mitjançant el programa de correu electrònic, que permet rebre la convocatòria i que quedin fixades la data i l’hora de la reunió a l’agenda del correu. En aquest cas, igual que el seu referent en paper, ha de tenir els camps d’informació següents:

——Destinataris, que introduirem en els camps A: i Còpia a: de la capçalera dels missatges de correu electrònic. ——Tema de la reunió o òrgan que es reuneix, que introduirem en el camp Tema: de la capçalera. ——Salutació. ——Cos de la convocatòria, que ha d’incloure: el dia, l’hora i el lloc de la reunió, i l’ordre del dia o temes que s’hi han de tractar, numerats. ——Comiat. ——Indicació dels annexos, si escau.

3. Fórmula de salutació

És optativa. La fórmula que s’utilitza habitualment és Senyor o Senyora, segons escaigui. Aquesta fórmula sempre va seguida d’una coma.

4. Identificació de la reunió

Consta de les parts següents: 76 ——Fórmula de convocatòria, amb l’expressió d’ordinària o d’extraordinària, segons el cas. ——Nom de la reunió o de l’òrgan col·legiat que es convoca. ——Dia. ——Hora. ——Lloc.

5. Ordre del dia

Aquest apartat, llevat de les sessions constitutives, s’inicia amb el títol Ordre del dia i segueix amb el punt Lectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior. El darrer punt de l’ordre del dia és el Torn obert de paraules, que és el període obert d’intervencions a la fi d’una sessió d’un òrgan col·legiat.

6. Fórmula de comiat

És optativa. La fórmula que s’utilitza habitualment és Atentament o Ben atentament. Si hi ha de figurar aquesta fórmula de comiat, és perquè s’ha utilitzat una fórmula de salutació (Senyor o Senyora). La fórmula de comiat sempre va seguida d’una coma.

7. Signatura de qui convoca la reunió

L’estructura de la signatura d’aquest document és la següent: càrrec, rúbrica i nom i cognoms.

La persona que convoca ha d’indicar el càrrec que exerceix com a convocant (president/a o secretari/ ària), prescindint del càrrec que tingui en altres circumstàncies.

La denominació del càrrec ha d’anar introduïda per l’article determinat corresponent, atès que figura en primer lloc i el nom va en aposició.

8. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

La convocatòria de reunió també és un document de datació doble pel que fa a l’emissió. A més de la data habitual, du la del registre de sortida, que és la que cal tenir en compte des d’un punt de vista de tramitació formal.

9. Informació ocasional

En aquest espai podem trobar a tall de nota la indicació d’una segona convocatòria, d’acord amb les previsions de la normativa vigent que correspongui a l’òrgan, o la referència de documents annexos.

77 Capçalera

Destinació Sra. Mercedes Sánchez Gómez Cap del Gabinet Tècnic del Departament de Justícia C. Pau Claris, 158, 6a planta 08009 Barcelona

Fórmula de salutació Senyora,

Identificació de la reunió Us convoco a la reunió ordinària del Departament de Governació i Relacions Institucionals.

Dia: 16.7.2014 Hora: 10 h Lloc: sala de reunions de la Secretaria General

Ordre del dia Ordre del dia: 1. Lectura i aprovació, si escau, de l’acta de la reunió anterior. 2. Seguiment del cronograma i estat de les actuacions previstes. 3. Punts crítics a destacar. Identificació de les actuacions amb requeriments d’urgència. 4. Torn obert de paraules.

Fórmula de comiat Atentament,

Signatura La secretària

[rúbrica]

Blanca Clos i Arties

Datació Barcelona, 7 de novembre de 2014

Informació ocasional Adjunto en annex, l’informe de l’Àrea d’Organització i Administració Electrònica i del Servei de Difusió. 78

Nota: Us demano que, si no podeu assistir a la reunió, ens ho comuniqueu. Acta de reunió

Document formal que constata un fet, una convenció, una obligació, una deliberació, un acord, una manifestació de voluntat, uns acords presos en una reunió a fi que n’hi hagi constància.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Identificació de la reunió

Es compon del títol, el número de la sessió, la data, l’hora i el lloc.

La indicació de la data de la reunió que es fa en aquest apartat estalvia una posterior datació del document, ja que les actes només tenen la data del dia en què es va fer la reunió.

També s’hi pot indicar (després del número de sessió) si la sessió és ordinària o extraordinària.

3. Assistents

Relació dels membres assistents a la reunió, on han de constar:

——Nom i cognoms, que no solen anar precedits del tractament corresponent. ——Càrrec (en el cas del president o la presidenta i del secretari o la secretària, o bé –si escau– indicació que la persona hi assisteix en representació d’algun organisme).

Tot seguit, quan correspongui, es fa una relació dels membres absents, encapçalats per les frases No hi assisteixen o Han excusat l’absència o S’han excusat d’assistir-hi.

4. Ordre del dia

Es transcriuen en aquest apartat els punts de l’ordre del dia previstos a la convocatòria de la reunió. Si hi ha alguna modificació, també s’hi ha de fer constar.

5. Desenvolupament de la sessió

Aquest apartat sol iniciar-se amb la frase El president (o La presidenta) obre la sessió [...]. Tot seguit s’hi recull la informació sobre els diversos punts de l’ordre del dia.

En redactar aquest apartat, cal seleccionar les intervencions més rellevants i sintetitzar-les.

Respecte del temps verbal que s’ha de fer servir, es recomana l’ús del present, encara que la persona que redacti l’acta ho faci després de la reunió.

6. Acords

S’hi fa la relació dels acords presos i els desacords, i també dels temes que han quedat pendents. Es fa d’una manera esquemàtica i se separen els diferents punts en paràgrafs, numerats segons l’ordre del dia. 79 En els casos en què no és pertinent recollir les intervencions dels membres de la reunió, s’omet l’apartat de desenvolupament de la sessió i només es fan constar els acords presos.

7. Fórmula final

És fixa i admet molt poques variacions. Generalment és:

El president (o La presidenta) aixeca la sessió, de la qual, com a secretari (o com a secretària), estenc aquesta acta.

8. Signatura

Habitualment les actes tenen dues signatures. En totes dues s’explicita el càrrec, precedit de l’article corresponent: a) la rúbrica del secretari o la secretària b) el vistiplau del president o la presidenta (si n’hi ha)

9. Annexos

S’hi inclouen, si escau, els informes que s’annexen i que ja s’han esmentat en tractar el punt corresponent de l’acta.

80 Capçalera

Identificació de la reunió Acta de la reunió del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada

Núm.: 4/2014 Caràcter: ordinari Data: 12.10.2014 Horari: de 9 a 10.30 h Lloc: sala de reunions del CEJFE

Assistents Assistents: Josep Xavier Hernández i Moreno, president Marga Mallart Soler, vocal Clara Estapé Redondo, vocal Juli Mestre Poch, secretari Ha excusat l’absència la senyora Queralt Oñate Colomer, vocal

Ordre del dia Ordre del dia 1. Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior. 2. Discussió i aprovació del pressupost per al 2015. 3. Estudi sobre la viabilitat d’alguns cursos oferts en edicions anteriors. 4. Noves necessitats formatives. 5. Torn obert de paraules.

Desenvolupament de la sessió Desenvolupament de la sessió

1. Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior. El president obre la sessió i demana al secretari que llegeixi l’acta de la sessió anterior. La resta d’assistents l’aproven per unanimitat. 2. Discussió i aprovació del pressupost per al 2015. La senyora Clara Estapé comenta que la dotació pressupostària és inferior a la de l’any anterior. 3. Estudi sobre la viabilitat d’alguns cursos oferts en edicions anteriors. S’analitzen els pros i els contres dels cursos no presencials. 4. Noves necessitats formatives. S’esmenta la possibilitat de fer cursos en línia sobre tecnologies de la informació i la comunicació. 5. No hi ha intervencions.

Acords Acords 1. Aprovar l’acta de la sessió anterior. 2. Establir el calendari per al curs 2015 amb l’activitat formativa aprovada. 81 Fórmula final El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta.

Signatures El secretari Vist i plau El president

[rúbrica] [rúbrica]

82 Informe

Document que presenta una exposició de caràcter informatiu sobre la situació d’un afer o sobre els elements necessaris perquè es resolgui. Es tracta d’un text que orienta en la presa de decisions en qualsevol organització, generalment redactat per un tècnic especialitzat, que reuneix, analitza i valora informació relacionada amb un tema i es dirigeix a persones amb capacitat de decisió. Es tracta, doncs, d’una exposició ordenada i exhaustiva que té per objectiu orientar l’òrgan administratiu que ha de dictar una resolució sobre un assumpte determinat.

Hi ha tants tipus d’informes com necessitats d’informar, però el que és més habitual en el marc del Departament de Justícia és l’informe tècnic, que presenta de manera clara i detallada tots els elements tècnics, jurídics o administratius que calen per resoldre de manera encertada un assumpte.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Identificació

En aquest apartat hi poden constar, opcionalment:

——Títol de l’informe, destacat ——Núm. d’expedient (si escau) ——Assumpte ——Sol·licitant (si escau)

3. Fets

L’exposició dels fets que motiven l’informe ha de ser d’una manera ordenada i clara. Cal mantenir l’ordre lògic de les dades i separar les diferents unitats en paràgrafs, per tal que la lectura pugui ser ràpida.

4. Fonaments de dret

Els fonaments de dret, en el cas que hi hagin de constar, fan referència a les disposicions legals que justifiquen les conclusions de l’informe.

5. Conclusions

S’hi presenten les dades més rellevants i dignes de consideració. També s’hi poden incloure recomanacions. Les conclusions se solen correspondre amb la proposta de resolució que es desprèn de l’informe.

6. Signatura

Consta dels elements següents:

——Càrrec, precedit de l’article corresponent ——Rúbrica 83 ——Nom i cognoms 7. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

8. Annexos

Si cal, s’hi poden afegir els annexos que es considerin pertinents. Convé fer-ne la llista al final de l’informe.

Pautes de redacció

En general, un informe presenta els procediments o la metodologia emprats per recopilar informació. Consta d’una introducció –que nosaltres anomenem Identificació i Fets− i del desenvolupament –que és on hi incloem els Fonaments de dret i les Conclusions.

La redacció dels informes ha de ser succinta i no s’hi han d’incorporar dades que ja constin en l’expedient corresponent, si és el cas, o que no siguin estrictament necessàries.

Emissor: tercera persona del singular (impersonal).

Receptor: en l’informe no es fa referència a la persona destinatària.

El temps verbal que s’hi usa preferentment és el present d’indicatiu. En l’apartat d’exposició de fets també és habitual l’ús del perfet d’indicatiu: s’ha estudiat, s’ha considerat.

84 Capçalera

Identificació Informe relatiu a l’expedient 5/2013, de comprovació de desperfectes i reparació al mòdul annex al Centre Penitenciari Brians 1

Fets El 2 de març de 2013, a petició de la Subdirecció General de Centres i Gestió Penitenciària, els tècnics de l’Àrea d’Obres es van traslladar al centre per inspeccionar els desperfectes produïts per la pluja del cap de setmana passat.

S’hi van constatar els problemes següents: — Caiguda d’una part del mur perimetral, que va afectar un pilar de l’edifici, encara que aquest fet no té incidència en l’estat estructural general. — Filtracions a les dutxes, que provoquen que surti aigua per les juntes de les rajoles i afecti el perfil que subjecta el panell divisori de la zona de dutxes amb el passadís i l’accés per l’escala de circulació interior. — Taques d’humitat a la zona d’aules. — No s’observa cap deformació a l’estructura metàl·lica general.

Fonaments de dret D’acord amb la naturalesa d’aquests fets i segons l’article 22 del text refós de la Llei de contractes del sector públic, aquestes deficiències podrien comportar la modificació o, fins i tot, cancel·lació del contracte d’obres i serveis.

Conclusions D’acord amb tot el que s’ha exposat i després d’haver-ne fet les comprovacions oportunes, no hi ha cap indici que apunti que l’estructura estigui malmesa en cap punt. Així mateix, les deficiències detectades tenen a veure amb un problema de filtracions que té com a conseqüència directa l’entrada d’aigua al mòdul, de manera especialment important, sobretot quan hi ha pluges intenses, però que en cap cas en comprometen l’estabilitat.

En aquest sentit, es recomana fer una neteja i verificació del correcte estat de les juntes dels panells de les canalitzacions de recollida d’aigua. Quant a la prevenció de futurs problemes estructurals, cal establir un pla de manteniment de l’estructura de l’edifici, que en garanteixi el bon estat i seguretat.

Signatura La tècnica

[rúbrica]

Júlia Bergel i Vera

Datació 85 Barcelona, 19 de març de 2013 Resolució

Document amb què es pren una determinació o decisió sobre un afer. Generalment comporta l’acabament del procediment administratiu, previ a l’execució.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Identificació de l’expedient

Cal fer-hi constar el número d’expedient i el nom de la unitat orgànica que emet la resolució.

3. Fets o antecedents

En aquest apartat, que es pot titular Fets o Relació de fets o Antecedents, s’hi indiquen, en apartats numerats i amb frases completes, els diferents fets i les diferents accions seguides des de l’inici de l’expedient.

4. Fonaments de dret

En l’apartat dels Fonaments de dret, cal explicitar l’argumentació jurídica en què es fonamenta la decisió i per què s’aplica al cas concret sobre el qual es resol.

Aquest apartat pot acabar amb una expressió d’enllaç com ara Per això / En conseqüència.

5. Resolució

Aquest apartat pot anar encapçalat amb l’epígraf:

Resolució

Per tant, resolc:

O bé:

Resolució

Fent ús de les atribucions que m’han estat conferides, resolc:

O també:

Resolució

Tot seguit es fa una exposició resumida de la decisió presa i, si és necessari, s’hi indiquen el nom i els cognoms de la persona o les persones a qui s’ha de notificar la resolució. És recomanable separar en paràgrafs els diferents apartats numerats de la resolució.

La paraula resolc se substitueix per acorda quan és un òrgan col·legiat qui formula la resolució. 86 6. Peu de recurs

Les resolucions han d’acabar amb un peu de recurs, que varia segons els casos següents: a) En resolucions que exhaureixen la via administrativa i sobre les matèries següents:

——Qüestions de personal que no es refereixin al naixement o a l’extinció de la relació de servei dels funcionaris de carrera ——Sancions administratives ——Reclamacions de responsabilitat patrimonial per quanties no superiors a 30.050 euros

Contra aquesta resolució, que exhaureix la via administrativa, i sens perjudici de la seva executivitat immediata, les persones interessades poden interposar recurs contenciós administratiu davant els jutjats contenciosos administratius de Barcelona o davant aquells en la circumscripció dels quals tingui el seu domicili la persona demandant, a elecció seva, en el termini de dos mesos a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb el que estableixen els articles 8, 14 i 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.

No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar contra aquesta resolució, prèviament al recurs contenciós administratiu, un recurs de reposició davant el mateix òrgan que l’ha dictada, en el termini d’un mes, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució. En aquest cas, no es podrà interposar el recurs contenciós administratiu mentre no es dicti resolució expressa o presumpta del recurs de reposició, d’acord amb el que disposen els articles 116 i següents de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, i l’article 77 de la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya.

Igualment s’hi pot interposar qualsevol altre recurs que es consideri oportú per a la defensa dels seus interessos.

(Nota: En cas que la resolució que posi fi a la via administrativa resolgui un recurs d’alçada, cal suprimir el paràgraf segon, relatiu al recurs de reposició). b) En la resta de resolucions que exhaureixen la via administrativa:

Contra aquesta resolució, que exhaureix la via administrativa, i sens perjudici de la seva executivitat immediata, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant la Sala Contenciosa Administrativa del Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en el termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb el que estableixen els articles 10 i 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.

No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar contra aquesta resolució un recurs de reposició davant el mateix òrgan que l’ha dictada, en el termini d’un mes, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució. En aquest cas no es podrà interposar el recurs contenciós administratiu mentre no es dicti resolució expressa o presumpta del recurs de reposició, d’acord amb el que disposen els articles 116 i següents de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, i l’article 77 de la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya.

Igualment s’hi pot interposar qualsevol altre recurs que es consideri oportú per a la defensa dels seus interessos.

(Nota: En cas que la resolució que posi fi a la via administrativa resolgui un recurs d’alçada, cal suprimir el paràgraf segon, relatiu al recurs de reposició). 87 c) En resolucions que no exhaureixen la via administrativa:

Contra aquesta resolució, que no exhaureix la via administrativa, es pot interposar recurs d’alçada davant l’òrgan superior jeràrquic del que l’hagi dictada en el termini d’un mes, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, segons el que estableixen l’article 141 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, i l’article 76 de la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya. d) En actes de tràmit:

Contra aquesta resolució, que és de tràmit, no s’hi pot interposar cap recurs, sense perjudici que les persones interessades puguin plantejar les objeccions o al·legacions corresponents en el recurs que sigui procedent contra la resolució que posi fi al procediment.

7. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

8. Signatura

La signatura del titular de l’òrgan consta de càrrec (precedit de l’article corresponent), rúbrica i nom i cognoms.

Sempre que la resolució se signi per encàrrec (per delegació; per autorització; per ordre, etc.), al costat de les abreviatures adequades (p. d.; p. a.; p. o., etc.) s’hi ha d’indicar la disposició (publicada al DOGC o de caràcter intern) que les autoritza.

88 Capçalera

Identificació de l’expedient Expedient 34/2014 instruït arran de la sol·licitud, presentada per la senyora Climenta Gerri Giralt i altres, d’inscripció de l’associació denominada Associació de Propietaris Mar Endins en el Registre d’associacions de la Direcció General de Dret i d’Entitats Jurídiques

Fets o antecedents Fets

1. En data 10.4.2014, la senyora Climenta Gerri Giralt va presentar una sol·licitud d’inscripció, en el Registre d’associacions, de l’associació denominada Associació de Propietaris Mar Endins, juntament amb l’acta de constitució i els estatuts de l’entitat.

Durant la tramitació de l’expedient, aquesta Direcció General va instar l’Associació perquè esmenés determinades deficiències. L’entitat va respondre a aquest requeriment en data 12.9.2014.

2. Els estatuts inclouen els següents aspectes prescrits legalment:

2.1 Els fins de l’Associació, que són: “Article 4. a) L’Associació té per finalitats crear una unitat d’actuació i de criteri quant al desenvolupament futur de la urbanització Mar Endins, promoure la consecució de millores materials, urbanístiques, socials i cíviques en la urbanització i fomentar les bones relacions de veïnat entre els associats, tractant d’aconseguir la solució amistosa de qualsevol controvèrsia que, quan es derivi de la seva condició de propietaris de finques en la mateixa urbanització, sorgeixi entre dos o més associats. b) Igualment vetllarà per la defensa dels associats, com a propietaris integrants de la urbanització, en estreta col·laboració amb les autoritats locals. c) [...]. d) [...]. e) [...]. f) Exigir a les administracions públiques, en el seu respectiu àmbit de competències, el compliment dels drets reconeguts per la Llei orgànica 1/2002, les seves normes de desenvolupament i els reglaments municipals, amb vista a: 1. Rebre informació directa dels assumptes que són d’interès comú. 2. Participar de les subvencions públiques per al desenvolupament de projectes i activitats. 3. Establir convenis de col·laboració en programes d’interès general. 4. [...]. 5.[...]. 6.[...]. 7.[...]. 8. Ser escoltada en els plens i comissions municipals en els assumptes que afectin de manera particular o general (elaboració de disposicions generals) els veïns del seu àmbit territorial. Per a l’assoliment complet dels objectius enumerats, l’Associació assignarà vocalies, seccions, departaments d’assessorament, d’informació i servei −interns o externs− en la mesura necessària.”

2.2 El domicili, que l’Associació ha fixat a Begues (Barcelona), plaça de l’Om, 1 (Ajuntament de Begues).

2.3 L’àmbit d’actuació, que serà principalment el territori de Catalunya. 89 2.4 [...]. Fonaments de dret Fonaments de dret

— L’article 22 de la Constitució espanyola. — L’article 118.1 de l’Estatut d’autonomia de Catalunya. — La Llei orgànica 1/2002, de 22 de març, reguladora del dret d’associació. — La Llei 4/2008, de 24 d’abril, del llibre tercer del Codi civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques. — El Decret 206/1999, de 27 de juliol, pel qual s’aprova el Reglament d’organització i funcionament del Registre d’associacions.

L’associació denominada Associació de Propietaris Mar Endins compleix els requisits assenyalats en les disposicions esmentades per poder ser considerada com una manifestació del dret d’associació reconegut a la Constitució i, per tant, és procedent inscriure-la en el registre corresponent, considerant que les activitats relacionades amb els seus fins es duran a terme segons les normes que específicament les regulin, mitjançant l’obtenció, si escau, dels permisos o llicències pertinents.

Resolució Resolució

Per tant, resolc:

Inscriure a la Secció 1a del Registre d’associacions de la Generalitat l’associació denominada Associació de Propietaris Mar Endins, de Begues (Barcelona).

Peu de recurs Contra aquest acte, que no exhaureix la via administrativa, la persona o les persones interessades hi poden interposar recurs d’alçada davant del conseller de Justícia, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la seva notificació, o qualsevol altre recurs que consideri/n convenient per a la defensa dels seus interessos.

El recurs d’alçada es podrà entendre desestimat si al cap de tres mesos d’haver-se interposat no se n’ha notificat la resolució. Només en aquest cas, la persona o les persones interessades podran interposar recurs contenciós administratiu, en el termini de sis mesos a comptar de l’endemà que s’hagi produït l’acte presumpte desestimatori del recurs, davant la Sala Contenciosa Administrativa del Tribunal Superior de Justícia de Catalunya.

Datació Barcelona, 28 de novembre de 2014

Signatura El director general de Dret i d’Entitats Jurídiques

[rúbrica]

Santiago Ballester i Muñoz 90 Instrucció / Circular

Document amb el qual un òrgan administratiu dirigeix l’activitat d’un òrgan jeràrquicament dependent. També anomenat ordre de servei.

És un document de contingut general, no previst en la tramitació d’un procediment administratiu, que permet el tractament de diversos temes i una redacció flexible.

Es tracta d’una comunicació o avís que emet i envia un superior als seus subordinats, en la qual hi ha indicacions o criteris que són obligatoris i no poden contravenir les lleis.

Tot i que es poden fer instruccions o circulars de manera indistinta, al Departament de Justícia, per tradició administrativa, es fa una distinció entre ambdues figures.

Circular: té un caràcter abstracte i és obligatòria per als subordinats, però sense arribar a tenir la naturalesa pròpia dels reglaments. A les circulars s’acostuma a expressar el criteri jurídic o d’interpretació que l’òrgan administratiu superior formula en relació amb els textos legals o reglamentaris a aplicar.

Instrucció: són ordres precises que els superiors donen a les unitats inferiors per tal que actuïn en aquells termes. Amb freqüència, la instrucció es refereix a un assumpte o grup d’assumptes singularment i parcialment considerats.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Títol

Breu resum del contingut de la instrucció.

3. Introducció

Tot i que habitualment a la introducció s’hi exposen els fonaments de dret i els motius en què es basa la instrucció, recomanem que només s’hi faci constar el motiu i l’objecte de la instrucció. Afavorim així la comunicació i el compliment de la instrucció perquè els destinataris llegeixen en primer terme allò que han de fer i en un altre nivell l’ordenament jurídic aplicable, que no és tan essencial per al compliment dels objectius del document.

4. Objecte i àmbit d’aplicació

Hi ha de constar l’exposició desenvolupada del contingut de la instrucció per mitjà de paràgrafs breus i separats dels fets, arguments o consideracions.

5. Vigència i entrada en vigor

Data a partir de la qual s’aplica el que s’ha decidit en el desenvolupament de la instrucció i el termini de vigència, si és convenient. També s’hi especifiquen els mitjans on es farà pública. 91 6. Marc normatiu

Relació de normativa en què es basa la instrucció, amb enllaços als textos normatius.

7. Signatura

Es compon de rúbrica, nom i cognoms i càrrec.

8. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

92 Capçalera

Títol Instrucció SG 7/2013, de 24 de maig, de la Secretaria General del Departament de Justícia, sobre les publicacions del Departament

Introducció La Secretaria General, a través del Gabinet Tècnic, és la unitat responsable de les publicacions del Departament i els organismes que en depenen. Per tal de millorar la coordinació en l’edició de materials i textos del Departament i d’assegurar la coherència en els missatges i la uniformitat de la imatge corporativa, s’estableixen un seguit de directrius, que han de tenir en compte totes les unitats dependents del Departament de Justícia, i que seguidament s’exposen:

Objecte i àmbit d’aplicació 1. Publicacions: llibres, opuscles, cartells, publicacions periòdiques (en format paper o digital) i produccions multimèdia 1.1 A finals d’any el Gabinet Tècnic sol·licita a les unitats directives del Departament una llista de les publicacions que tenen previst d’editar durant l’exercici següent. Amb aquestes dades s’elabora el Pla editorial del Departament, que s’ha de presentar cada any al Consell Editorial de la Generalitat de Catalunya, que és l’òrgan que s’encarrega de coordinar la producció editorial dels departaments de l’Administració de la Generalitat, els organismes autònoms i les altres entitats que s’hi adscriuen. El Pla editorial és un document informatiu no vinculant, però d’elaboració obligada. 1.2 Si un cop aprovat el Pla editorial alguna unitat té necessitat de publicar un material (tant si és en suport digital com en suport paper) que no hi havia estat previst, ha d’emplenar el formulari Sol·licitud d’edició, reedició i/o reimpressió d’una publicació i fer-lo arribar al Gabinet Tècnic, que valorarà el projecte i el trametrà al Servei de Difusió perquè aquesta unitat n’iniciï el procés editorial corresponent. 1.3 Les unitats sol·licitants de cada publicació es faran càrrec íntegrament de l’elaboració dels continguts, que haurà de validar el responsable de la unitat directiva. 1.4 Una vegada finalitzat el procés editorial, el Servei de Difusió informarà el Consell Editorial de la Generalitat de Catalunya i inclourà la publicació al Registre de publicacions. Aquest tràmit és de compliment obligat per a tots els departaments i organismes autònoms de la Generalitat. 1.5 Aquesta Instrucció afecta totes les unitats i els organismes dependents del Departament, encara que disposin de partida de publicacions pròpia.

2. Materials exclosos S’exceptuen d’aquest procediment els documents de treball no definitius o de caràcter intern, els programes de cursos, les invitacions a actes, els formularis i altres materials no destinats a la informació de ciutadans i empleats.

3. Encàrrec de treballs d’impressió 93 En compliment de la Instrucció SG 1/2013, de 12 de febrer, totes les necessitats de treballs d’impremta del Departament s’hauran de cobrir mitjançant encàrrecs de gestió al Centre d’Iniciatives per a la Reinserció (CIRE), llevat que es tracti de produccions que no puguin dur a terme als seus tallers per motius tècnics. En aquests casos, el director de Serveis podrà acordar amb caràcter excepcional la contractació d’una empresa externa. Quan els treballs d’impremta estiguin relacionats amb alguna publicació, l’encàrrec de la feina el durà a terme el Gabinet Tècnic. En el cas de materials compresos en el punt 2 d’aquesta Instrucció seran les mateixes unitats interessades les que hauran de fer l’encàrrec directament al CIRE.

Vigència i entrada en vigor Aquesta Instrucció entra en vigor el dia 28 de maig de 2013; s’ha de llegir en la primera reunió del Consell de Direcció del Departament que tingui lloc després de la data de la Instrucció i s’ha de publicar a la Intranet del Departament de Justícia.

Marc normatiu Marc normatiu

Instrucció SG 1/2013, de 12 de febrer, de la Secretaria General del Departament de Justícia, sobre la contractació de treballs d’impremta del Departament (febrer de 2013) Acord del Govern pel qual s’aproven el contracte programa entre l’Administració de la Generalitat de Catalunya i l’Entitat Autònoma del Diari Oficial i de Publicacions i el conveni marc per a la prestació de serveis editorials i comercialització de publicacions que efectuï aquesta Entitat per compte de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, i dels ens, els organismes i les entitats que en depenen o que hi estan vinculats, per al període 2013-2015 (novembre de 2012) Normativa editorial de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (maig de 2011) Acord del Govern de la Generalitat, de 10 de novembre de 2009, sobre la identitat visual corporativa i la racionalització de l’ús de les marques (novembre de 2009)

Signatura

[rúbrica]

Enric Colet Secretari general

Datació Barcelona, 24 de maig de 2013

94 Conveni / Acord

Document per mitjà del qual s’estableixen uns acords entre institucions, organismes o persones per dur a terme un objectiu d’interès comú.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de tots els organismes que són part del conveni/acord només al primer full.

2. Títol

El document s’ha d’identificar amb un títol, que ha de ser descriptiu de l’objectiu del conveni/acord. Per destacar-lo gràficament de la resta del text, recomanem consignar-lo en lletra Arial, negreta, ambles majúscules necessàries, sense punt final i amb cos 12, alineat a l’esquerra.

Tret del títol, la resta de text es compon amb lletra Arial, rodona, cos 11, amb alineació justificada.

3. Dades de les parts

En aquest apartat, encapçalat amb la paraula REUNITS (en majúscules i rodona) apareixen el nom i els cognoms dels signants i la referència a la condició amb què actuen, és a dir, si actuen en representació d’una altra persona o d’una entitat, o en nom propi. Si actuen com a representants d’una altra persona o entitat, s’hi fa constar la normativa que els atribueix aquesta representació.

Recordem que, amb caràcter general, els tractaments protocol·laris no són necessaris en documents de tramitació reglada, documents informatius, convenis, etc. El tractament de respecte d’ús general per a la llengua formal és, doncs, senyor o senyora.

4. Finalitat

Aquest apartat s’encapçala amb la paraula MANIFESTEN (en majúscules i rodona). S’hi detalla l’objecte o el motiu del conveni, o els motius, si n’hi ha més d’un, en paràgrafs independents i numerats.

5. Pactes/Clàusules

Aquest apartat s’encapçala amb la paraula PACTES / CLÀUSULES / ACORDS, o bé ACORDEN / PACTEN (en majúscules i rodona). Cal que la redacció dels pactes es faci a partir de frases curtes i precises i en paràgrafs independents i numerats.

6. Fórmula final

No és necessari acabar la redacció d’un conveni/acord amb una fórmula final. Ara bé, si es vol incloure una fórmula d’aquest tipus, convé que sigui breu i senzilla, com ara:

I, com a prova de conformitat, les parts signen aquest conveni/acord, en tres exemplars i a un sol efecte.

95 7. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

8. Signatures

Es compon de les rúbriques i, a sota, com que les rúbriques no són sempre intel·ligibles, s’identifiquen els signants amb els noms i cognoms.

No s’hi ha de consignar el càrrec que ocupen perquè ja s’ha indicat en el primer paràgraf del document.

En els casos en què el document ocupa més d’una pàgina, s’acostuma a signar també als marges de cada pàgina.

96 Capçalera

Títol Conveni de col·laboració en matèria de mediació entre el Departament de Justícia i el Col·legi de Censors Jurats de Comptes de Catalunya

Dades de les parts REUNITS

D’una part, el senyor Santiago Ballester i Muñoz, director general de Dret i d’Entitats Jurídiques.

I d’una altra, el senyor Daniel Faura i Llimós, president del Col·legi de Censors Jurats de Comptes de Catalunya.

Les parts es reconeixen la capacitat legal necessària per atorgar aquest document i

Finalitat MANIFESTEN

1. Que la mediació com a mètode de gestió de conflictes voluntari i confidencial adreçat a facilitar la comunicació entre les persones i que pretén evitar l’obertura de processos judicials de caràcter contenciós, posar fi als ja iniciats o reduir-ne l’abast, està regulada a Catalunya per la Llei 15/2009, de 22 de juliol, de mediació en l’àmbit del dret privat. 2. Que d’acord amb l’article 20.1 de la Llei 15/2009, de 22 de juliol, el Centre de Mediació, com a entitat sense personalitat jurídica pròpia, adscrit al Departament de Justícia, té l’objecte de promoure i d’administrar la mediació i de facilitar que s’hi pugui accedir i l’article 21.a de la Llei esmentada assenyala com una de les funcions d’aquest Centre la de fomentar i difondre la mediació. 3. [...]. 4. [...]. 5. [...]. 6. [...]. 7. Que les parts signants d’aquest Conveni reconeixen la necessitat d’establir vincles de col·laboració entre elles per tal de contribuir a impulsar i consolidar la mediació a Catalunya, com a mètode de resolució de conflictes.

En conseqüència, les parts acorden subscriure aquest Conveni, que es regeix pels següents

97 Pactes PACTES

Primer. L’objectiu d’aquest Conveni és impulsar i difondre a Catalunya la mediació com a mètode de resolució de conflictes, mitjançant la col·laboració entre el Centre de Mediació de Dret Privat de Catalunya i el Col·legi de Censors Jurats de Comptes de Catalunya.

Segon. El Col·legi de Censors Jurats de Comptes de Catalunya es compromet a desenvolupar les funcions que, com a col·legi professional en l’àmbit de la mediació, estableix l’article 22 de la Llei 15/2009, i que són les següents:

a) Gestionar el registre de persones mediadores que hi estiguin col·legiades i comunicar-ne les altes i baixes al Centre de Mediació de Dret Privat de Catalunya. b) Proposar al Centre de Mediació la persona mediadora quan les parts s’adrecin al col·legi professional. c) Dur a terme la formació específica i declarar la capacitació de les persones mediadores.

Tercer. [...].

Quart. [...].

Cinquè. [...].

Sisè. [...].

Setè. Les discrepàncies que puguin sorgir en la interpretació o l’aplicació del Conveni seran resoltes aplicant les normes de la mediació voluntària. A aquest efecte cada part designarà un mediador que la representarà, perquè en el termini màxim d’un mes puguin arribar a un acord. Si un cop transcorregut aquest termini no s’ha assolit cap acord, les discrepàncies seran resoltes pel conseller de Justícia després d’escoltar el Col·legi de Censors Jurats de Comptes de Catalunya.

Aquesta resolució del conseller de Justícia exhaurirà la via administrativa i podrà ser objecte de recurs contenciós administratiu davant els òrgans de la jurisdicció contenciosa administrativa, sens perjudici del potestatiu recurs de reposició previ.

Fórmula final I, com a prova de conformitat, les parts signen aquest Conveni, per duplicat i a un sol efecte.

Datació Barcelona, 30 de juny de 2014

Signatures

[rúbrica] [rúbrica]

Santiago Ballester i Muñoz Daniel Faura i Llimós 98 Formulari

Document de l’Administració, redactat de manera sintètica, que conté espais en blanc perquè l’usuari els empleni.

Tenint presents les pautes generals del Programa d’identificació visual, el Servei de Difusió s’encarrega d’elaborar els formularis de les diferents unitats directives del Departament de Justícia.

Els formularis que s’adrecen als ciutadans s’elaboren en format PDF emplenable i es publiquen a l’apartat Formularis del web. En canvi, els documents d’ús intern destinats als treballadors del Departament són en format Word i es publiquen a la intranet dins de l’apartat que correspongui segons l’àrea específica de què es tracti (gestió econòmica, personal, etc.).

Estructura

És molt diversa perquè s’adapta a la finalitat per a la qual s’ha concebut; tot i així, en general, pot ser aquesta:

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Títol

Text descriptiu breu del tema del formulari.

3. Dades personals

Cal consignar-hi només les dades que siguin necessàries per identificar l’usuari.

4. Dades relacionades amb el motiu pel qual es fa ús del formulari

Cal fer explícita la raó per la qual s’utilitza aquest tràmit.

5. Cos

Desenvolupament de la sol·licitud o tràmit de l’usuari.

6. Signatura i data

Hi ha de constar la signatura de la persona que fa la sol·licitud i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

7. Resolució de la demanda (si escau)

En els casos que es demani la conformitat expressa de la persona responsable (o superior jeràrquic), hi ha de constar el càrrec (precedit de l’article corresponent) i la rúbrica. Pot haver-hi més d’una persona responsable. 99 8. Datació de la resolució (si escau)

Només cal que hi consti si hi ha resolució de la demanda. Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data en què s’ha decidit la sol·licitud o demanda. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

9. Notes (si escauen)

Poden anar a peu de pàgina si afecten tot el formulari o al final d’un bloc d’informació.

10. Avís de protecció de dades (quan s’hi incloguin dades de caràcter personal)

El text, que ha de constar al final del formulari, és el següent:

En compliment de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, s’informa que les dades personals facilitades s’integraran en un fitxer del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya anomenat [nom del fitxer], amb la finalitat de [finalitat del fitxer].

L’òrgan administratiu responsable d’aquest fitxer és [nom de l’òrgan]. Es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició enviant una sol·licitud acompanyada amb una còpia d’un document identificatiu vàlid, per qualsevol mitjà que deixi constància del seu enviament i recepció, a la seu de l’òrgan esmentat: [adreça], o bé trametent una sol·licitud amb signatura electrònica certificada per una entitat reconeguda a l’adreça següent: [email protected].

Per ampliar la informació sobre les característiques tècniques per a l’elaboració de formularis i alguns exemples, consulteu l’apartat Formularis del Programa d’identificació visual.

100 Capçalera

Renúncia total o parcial a subvencions atorgades pel Departament de Justícia

Dades d’identificació Nom de l’entitat NIF

Cognoms i nom de la persona representant NIF

Adreça postal de notificació Adreça electrònica

Població Telèfon

Declaració L’entitat que represento ha estat beneficiària d’una o més subvencions atorgades pel Departament de Justícia en virtut de l’Ordre de subvencions a entitats sense ànim de lucre per a la realització de projectes i programes orientats a la reinserció i rehabilitació de persones internades en centres penitenciaris i alliberades condicionals. Ordre (especifiqueu-ne el número i la data)

Projecte (concepte) Import atorgat

Renúncia Renuncio a l’esmentada subvenció de manera total parcial Import al qual renuncio

Motius de la renúcia

Sol·licitud

En cas de renúncia total, que es tingui per presentat aquest escrit, s’accepti la renúncia i es declari conclòs el procediment. En cas de renúncia parcial, que es tingui per presentat aquest escrit, s’accepti la renúncia parcial i es declari la continuació de l’expedient de subvenció per la resta de l’import al qual no es renuncia.

Signatura de la persona representant Segell de l’entitat de l’entitat

Data J-SP1511

En compliment de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, s’informa que les dades personals facilitades s’integraran en un fitxer del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya anomenat Subvencions i ajuts, amb la finalitat de gestionar les sol·licituds d’ajuts i subvencions i portar-ne el control. L’òrgan administratiu responsable d’aquest fitxer és la Direcció de Serveis del Departament de Justícia. Es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició enviant una sol·licitud acompanyada amb una còpia d’un document identificatiu vàlid, per qualsevol mitjà que deixi constància del seu enviament a la seu de l’òrgan esmentat: c. Pau Claris, 81, 08010 Barcelona, o bé trametent una sol·licitud amb signatura electrònica certificada per una entitat reconeguda a l’adreça següent: [email protected]. 101 Nota de premsa

Document per donar a conèixer una notícia d’actualitat amb la voluntat que sigui reproduïda amb la màxima difusió. Per això se sol enviar als mitjans de comunicació per correu electrònic, alhora que es publica a la Sala de premsa de la Generalitat de Catalunya, al web i a la intranet.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip del Departament.

2. Data i hora

3. Títol

Titular destacat de la notícia i que, en una frase, en defineix clarament el contingut general.

4. Subtítol (és opcional)

5. Fotografia

Sempre que sigui possible convé il·lustrar la notícia amb una imatge.

6. Entradeta

Resum concís de la notícia, on es fan constar aspectes rellevants i que cal destacar. Aquest primer paràgraf és essencial i ha de ser una síntesi de la notícia. Se sol recórrer a la tècnica de les 5 W (what, why, when, who i where): què, per què, quan, qui i on, i també com, de manera que en un sol paràgraf es donen les claus de tota la notícia.

7. Cos

Després de l’entradeta, es fa el desenvolupament de la notícia en diferents paràgrafs no gaire extensos. El darrer paràgraf se sol reservar per explicar i oferir dades sobre el servei o la unitat objecte de la notícia, de manera que els lectors la puguin contextualitzar millor.

8. Contacte

Dades de contacte.

Podeu trobar més informació a l’apartat Sales de premsa i material de premsa dels departaments del Programa d’identificació visual.

102 Capçalera

Data i hora

19.01.2015 15.55

Títol Justícia es marca com a objectiu doblar els expedients de mediació finalitzats en dos anys

Subtítol El conseller de Justícia ha presentat avui el Pla nacional d’impuls a la mediació, que estableix sis objectius a assolir en els propers dos anys

Germà Gordó ha anunciat també que el Centre de Mediació de Dret Privat de Catalunya té l’encàrrec d’elaborar un pla integral de mediació entre l’Administració i els subjectes privats

Foto Entradeta El conseller de Justícia, Germà Gordó, que ha presentat avui el Pla nacional d’impuls a la mediació, s’ha marcat com a objectiu per als propers dos anys “doblar el nombre d’expedients de mediació finalitzats”, ja que no tots els expedients de mediació que s’inicien arriben a terme. Per aquest motiu, ha remarcat que “cal incrementar el nombre d’expedients que acaben en mediació” i ha recordat també que “actualment el 50 % de les mediacions finalitzades es tanquen amb un acord satisfactori per a les parts”.

Cos Per il·lustrar-ho, Germà Gordó ha afirmat que “cada any entren als jutjats catalans un milió d’assumptes, mentre que la xifra d’expedients que arriben al Centre de Mediació de Dret Privat de Catalunya és anualment d’uns 5.000, dels quals només 1.000 finalitzen”.

El Pla que s’ha presentat avui centra l’acció del Govern en sis objectius a través de diferents línies estratègiques de treball, i suposarà un “veritable canvi cultural –ha dit el conseller–, que revertirà en més participació, més diàleg i més respecte”.

Els principals objectius del Pla nacional d’impuls de la mediació són promoure la col·laboració entre els diferents col·lectius, afavorir un veritable canvi cultural a favor de la mediació, fomentar la cohesió social a partir de mesures preventives de resolució de conflictes, equilibrar el tant per cent de conflictes resolts a través de la mediació en relació amb els litigis judicials, impulsar la gestió integral de la mediació a través de la seva implantació en els diferents àmbits privats i públics i millorar la qualitat de les mediacions. 103 Mediació: una eina de cohesió per resoldre els conflictes sense passar pel jutjat

La mediació –com a mètode de gestió de conflictes voluntari i confidencial− pretén evitar l’obertura de processos judicials de caràcter contenciós, posar fi als ja iniciats o reduir l’abast de les conseqüències que se’n puguin derivar. El Govern impulsa aquests processos extrajudicials perquè, a través de la mediació, es guanya en temps de resposta respecte al procés judicial alhora que es redueixen els costos econòmics i emocionals que reporta acudir al jutjat. En la mediació no hi ha guanyadors ni perdedors, sinó que les parts arriben a un acord dialogat.

Contacte C. Pau Claris, 81 08009 Barcelona Tel. 93 316 43 40 [email protected] justicia.gencat.cat

104 Respostes del Departament a preguntes d’iniciatives parlamentàries i a preguntes formulades pel síndic de Greuges o el defensor del Poble

Respostes que emeten les diverses direccions generals del Departament respecte de les preguntes formulades pels diversos grups parlamentaris i/o motivades per informacions que demana el síndic de Greuges i/o el defensor del Poble.

Aquest tipus de documents s’adjunta a un ofici, que és el document datat.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip de la unitat emissora del document.

2. Títol

En aquest apartat cal que hi figuri el motResposta , el número del tràmit parlamentari i un breu resum del tema, introduït per la preposició sobre. Consignarem aquest títol en negreta i sense punt final. A sota del títol, hi posem un filet d’1,5 punts.

3. Cos

El conforma la resposta. Si es vol, es poden fer servir subapartats del tipus Antecedents, Consideracions, Conclusions, però no és indispensable.

En aquest tipus de documents, si cal destacar algun terme, es poden fer servir negretes, mai paraules senceres en majúscules, subratllats o cometes.

Seguint les pautes de la redacció de documents, en la redacció de sèries s’han de fer servir guions, mai punts. També és permesa la numeració de paràgrafs i que hi hagi subapartats.

4. Signatura

Es compon de rúbrica, nom i cognoms i càrrec.

105 Capçalera

Títol Resposta a la pregunta escrita, amb número d’expedient 314-00375-10, sobre actuacions del Centre d’Iniciatives per a la Reinserció al Parc Natural de la Serra de Montsant

Cos Durant cinc setmanes, el CIRE ha dut a terme tasques silvícoles per a la mitigació dels efectes del canvi climàtic, la recuperació dels boscos madurs i la prevenció d’incendis forestals al Parc Natural de la Serra de Montsant, d’acord amb les indicacions del Pla tècnic d’actuació del Parc.

Els municipis on s’ha desenvolupat aquesta actuació són la Vilella Baixa, Cabacés i la Morera de Montsant.

Les tasques silvícoles han consistit en l’aclarida de la massa forestal combustible, amb esbrossada, poda i tala selectiva, orientada a millorar les condicions de regeneració de l’arbratge utilitzat com a mesura preventiva de lluita contra el foc.

L’import d’aquesta actuació ha pujat a 33.568,97 euros (IVA inclòs).

Signatura

[rúbrica]

Elisabeth Abad i Giralt Directora

106 Documents per publicar al DOGC

Les lleis de la Generalitat de Catalunya, les disposicions dictades pel Govern i per l’Administració de la Generalitat, i també els actes, anuncis i altres documents de la Generalitat i d’altres entitats o persones, quan correspongui amb l’ordenament jurídic, s’han de publicar al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya (DOGC).

Atesa la cooficialitat del català i del castellà a Catalunya, totes les disposicions oficials han de ser redactades en aquestes dues llengües i també en aranès quan aquestes disposicions afectin específicament el territori de l’Aran. Les diferents versions idiomàtiques dels documents han de tenir la mateixa estructura.

Estructura

1. Capçalera

Hi han de figurar el senyal i el logotip del Departament, quan són documents que signen el conseller o el secretari general, o de la unitat emissora del document, quan són documents emesos per les direccions generals o ens adscrits.

2. Títol

Indica la categoria de la norma de què es tracti en lletres majúscules (p. ex. RESOLUCIÓ) i el tema, en minúscules, que conté la informació suficient per poder identificar correctament un document.

Els tipus de documents que es publiquen al DOGC són: reial decret llei, reial decret, recurs d’inconstitucionalitat, qüestió d’inconstitucionalitat, conflicte de competència, conflicte en defensa de l’autonomia local, llei, decret legislatiu, decret llei, decret, ordre i altres normes amb rang reglamentari (dictamen, acord del Govern, acord, resolució, instrucció, acta, circular, edicte, anunci, correcció d’errades).

La informació que s’inclou en la redacció del títol s’ha d’extreure literalment del cos de la disposició, informació que ha de ser idèntica en català i en castellà, i en aranès, si escau.

Els títols dels documents acaben sempre amb un punt perquè són una unitat amb sentit complet.

Tota la informació que hi figuri ha de ser prou explícita per poder localitzar un document fent una consulta a la base de dades del DOGC, un cop s’hagi publicat.

L’estructura bàsica del títol, a grans trets, segons el rang dels documents és:

LLEI o DECRET núm./any, + dia i mes, + tema.

LLEI 8/2014, del 3 de juliol, de fusió dels col·legis de titulats mercantils i empresarials de Barcelona, Girona, Lleida i Tarragona, del Consell de Col·legis de Titulats Mercantils i Empresarials de Catalunya i del Col·legi d’Economistes de Catalunya en el Col·legi d’Economistes de Catalunya.

DECRET 194/2013, de 2 de juliol, de reestructuració del Departament de Justícia.

107 ORDRE o RESOLUCIÓ codi de departament (tres lletres majúscules)/núm./any, + dia i mes, + tema.

ORDRE JUS/297/2014, de 18 de setembre, per la qual s’obre la convocatòria per a la concessió de beques per a la recerca, els estudis i les anàlisis en els àmbits de l’execució penal, la mediació penal, l’atenció a la víctima, l’Administració de justícia i el dret civil català, durant l’any 2015.

RESOLUCIÓ JUS/1874/2014, de 30 de juliol, d’inscripció al Registre d’acadèmies de la Generalitat de Catalunya dels Estatuts de l’Acadèmia Catalana de Gastronomia i Nutrició.

EDICTE dia i mes i any, + tema

EDICTE de 16 de juliol de 2014, pel qual se sotmet a informació pública l’Avantprojecte de llei del llibre sisè del Codi civil de Catalunya, relatiu a les obligacions i els contractes.

ANUNCI + tema.

ANUNCI pel qual es fa pública la formalització d’un contracte de subministrament de diversos estris de neteja per a centres penitenciaris de Catalunya (exp. JU-13/14- JU 2013 1457).

CORRECCIÓ D’ERRADES al/a la + títol literal del document esmentat (DOGC núm. XXXX, de XX.XX. XXXX).

CORRECCIÓ D’ERRADES a la Resolució JUS/996/2013, de 8 de maig, de nomenament de notaris per proveir diverses notaries vacants al territori de Catalunya (DOGC núm. 6374, de 13.5.2013).

3. Cos de text

Es divideix en dues parts: part expositiva i part dispositiva.

La part expositiva pot presentar una estructura basada en paràgrafs encapçalats per vistos i atesos que acaben amb punt i coma, o una estructura basada en paràgrafs que tenen frases senceres i acaben amb punt.

La part dispositiva, encapçalada per un verb o una locució que expressa l’acte d’autoritat i està relacionada amb el rang de la disposició (Decreto:, Ordeno:, Resolc:), pot estar organitzada en articles o bé en apartats amb guió mitjà i numeració.

4. Datació

Es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

Cal tenir present que al principi de la datació (abans del nom de la localitat) no s’hi ha de posar la preposició a, i que al final (després de l’any) no hi ha d’anar cap punt.

108 5. Signatura

Es compon de la rúbrica i del nom i dos cognoms (sempre que no s’hagi demanat explícitament que només n’aparegui un) i, a sota, el càrrec que té.

En les disposicions, és la signatura de la persona titular del Departament, quan signa el conseller. Sovint, per delegació del conseller, signa el secretari general del Departament. En aquests casos cal especificar la disposició (publicada al DOGC) que ho autoritza. En altres documents, la signatura de la persona responsable.

6. Annexos

Contenen determinada informació que, per la seva naturalesa i contingut, s’ha de publicar annexada (formularis, bases de convocatòries, subvencions, ajuts, gràfics, plànols, etc.).

Si el document té més d’un annex, és convenient que cada un es numeri en xifres aràbigues i tingui un títol.

No cal dir que dins l’articulat de la disposició hi ha d’haver referències a aquest annex.

Podeu ampliar aquesta informació consultant el document Criteris d’elaboració de documents per al DOGC.

A més, a l’apartat de l’Assessoria Jurídica de la intranet hi ha les plantilles de models de documents per publicar al DOGC.

109 Capçalera

Títol RESOLUCIÓ JUS/2341/2014, de 28 de novembre, per la qual es resol la convocatòria per a la provisió, pel sistema de lliure designació, del lloc de secretari/ària del/de la conseller/a del Gabinet del/de la Conseller/a (convocatòria de provisió núm. JUS/013/14).

Cos de text Part expositiva Atesa la Resolució JUS/1164/2014, de 20 de maig, de convocatòria per a la provisió, pel sistema de lliure designació, del lloc de secretari/ària del/de la conseller/a del Gabinet del/ de la Conseller/a del Departament de Justícia (convocatòria de provisió núm. JUS/013/14);

Atès que s’han complert les especificacions i els requisits exigits en la convocatòria;

Atès el que disposen el Decret legislatiu 1/1997, de 31 d’octubre, pel qual s’aprova la refosa en un text únic dels preceptes de determinats textos legals vigents a Catalunya en matèria de funció pública; el Decret 123/1997, de 13 de maig, pel qual s’aprova el Reglament general de provisió de llocs de treball i promoció professional dels funcionaris de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, i altres disposicions complementàries;

En ús de les atribucions que em confereix la normativa vigent,

Part dispositiva Resolc:

Nomenar la senyora Èlia Sisteré Monrabal secretària del conseller del Gabinet del/de la Conseller/a del Departament de Justícia.

Informació sobre els recursos a interposar Contra aquesta Resolució, que exhaureix la via administrativa, les persones interessades poden interposar, amb caràcter potestatiu, recurs de reposició davant el conseller de Justícia en el termini d’un mes, d’acord amb el que estableixen els articles 107, 116 i 117 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, i l’article 77 de la Llei 26/2010, del 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, o bé recurs contenciós administratiu davant els jutjats contenciosos administratius de Barcelona, o davant el jutjat en la circumscripció del qual tingui el domicili la persona recurrent, a elecció seva, en el termini de dos mesos, de conformitat amb el que disposen els articles 8.2.a, 14.1.2a, 25 i 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa, ambdós terminis a comptar de l’endemà de la seva publicació al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya. Transcorregut un mes des de la interposició del recurs de reposició sense que se’n notifiqui la resolució, es podrà entendre desestimat i es podrà interposar recurs contenciós administratiu en el termini de sis mesos a comptar de l’endemà del dia en què es produeixi l’acte presumpte desestimatori del recurs.

Igualment, les persones interessades poden interposar qualsevol altre recurs que considerin convenient per a la defensa dels seus interessos. 110 Datació Barcelona, 28 de novembre de 2014

Signatura Per delegació (Resolució JUS/498/2013, de 8.3.2013, DOGC de 13.3.2013)

[rúbrica]

Enric Colet Secretari general

111 ▌▌ La claredat, el rigor i la concisió són principis bàsics de la redacció administrativa i jurídica.

▌▌ Cal estructurar la informació d’una manera lògica i en blocs homogenis.

▌▌ La documentació administrativa i jurídica parteix gairebé sempre d’estructures prefixades i deixa poc espai a la creativitat.

▌▌ Els documents que emet el Departament han de dur la capçalera amb el senyal i el logotip corporatiu.

▌▌ Actualment, les funcions d’alguns models de documents s’han substituït per correus electrònics, com ara la convocatòria de reunió, el fax, etc.

▌▌ A l’Administració, el tractament personal que s’usa cap al destinatari és el de vós.

▌▌ La datació es compon del nom de la població, seguit d’una coma, i la data. Aquesta ha de constar del dia (en xifres), el mes (en lletres i precedit de la preposició de) i l’any (en xifres i sense cap punt, i precedit de la preposició de).

▌▌ La fórmula habitual de salutació en els documents que en duguin és: Senyor / Senyora. La fórmula habitual de comiat en aquests mateixos documents és: Atentament. Aquestes fórmules sempre van seguides d’una coma.

112 6. Criteris lingüístics

Els criteris lingüístics que es recullen en aquest capítol són les pautes que ha fixat el Departament de Justícia amb l’objectiu d’unificar, des del punt de vista lingüístic, els textos produïts per l’organització i específicament a l’àmbit jurídic i judicial. Inclouen, per tant, directrius relatives a aspectes molt presents en gran part dels escrits que s’hi redacten i que han de ser tractats d’una manera homogènia.

El capítol s’estructura en els nou apartats següents: abreviacions, connectors, majúscules i minúscules, nombres, signes de puntuació, recursos tipogràfics, referències bibliogràfiques, traducció de noms i tractaments protocol·laris.

Tots aquests criteris s’exposen més àmpliament a l’apartat Criteris lingüístics del web del Departament, al qual s’han fet enllaços quan s’ha considerat convenient facilitar un accés directe a la informació exhaustiva sobre algun aspecte.

6.1 Abreviacions

6.1.1 Què són? Criteris generals de funcionament

L’abreviació és l’escurçament d’un mot o un grup de mots.

A l’hora de fer servir les abreviacions, cal tenir en compte els criteris següents:

——S’ha d’evitar d’utilitzar-les a l’interior del text; cal reservar-les per a quadres, gràfics, llistes, la capçalera o el peu d’un document, carpetes, etc. 113 ——No s’hi ha de recórrer si ocupen els mateixos espais o gairebé els mateixos que el mot o el sintagma que representen. És a dir, només són adequades si comporten una economia significativa i necessària.

——En un mateix text s’ha de seguir un criteri de coherència; no s’han de barrejar tipus diferents d’abreviacions per a una mateixa paraula (Dir. Gral., abreviatura, i DG, sigla).

——Les abreviacions no es poden separar, a final de ratlla, del mot o de la xifra que acompanyen.

Com a criteri general, s’ha d’evitar fer servir les abreviacions a l’interior del text i no s’han de barrejar diferents tipus d’abreviacions per a una mateixa paraula.

6.1.2 Tipus

Les abreviacions es classifiquen en abreviatures, sigles (i acrònims) i símbols.

Abreviatures

Són abreviacions d’un o d’alguns mots originades per la supressió d’algunes lletres internes o finals.

——La supressió de lletres es pot indicar amb un punt o amb una barra, indistintament.

ctra. carretera

r/m referència meva

j. de 1a inst. jutjat de primera instància

——Si inclouen una vocal que en el mot sencer va accentuada, conserven l’accent.

núm. número

pàg. pàgina

——Quan no estan establertes, es formen suprimint el final de la paraula a partir de la primera vocal d’una síl·laba i afegint-hi un punt.

centr. centraleta

int. interès | interí o interina | interior

secc. secció

S’escriuen amb majúscula inicial si es troben després de punt o a inici de línia. En el cas de les formes abreujades dels noms de persona i dels tractaments, la inicial sempre va en majúscula.

Av. avinguda 114 (en l’adreça d’un sobre o d’una carta) Sr. / Sra. senyor/a

Il·lm. Sr. Il·lustríssim Senyor

Sigles i acrònims

Les sigles són abreviacions que es formen generalment amb les inicials dels substantius i adjectius de la denominació que representen. En canvi, els acrònims es formen més lliurement, amb la intenció de poder ser llegits per síl·labes, com si fossin un mot.

——Les lletres que componen les sigles s’escriuen en majúscula. Pel que fa als acrònims, pot haver-hi certes vacil·lacions.

LOPJ [sigla] Llei orgànica del poder judicial

TSJC [sigla] Tribunal Superior de Justícia de Catalunya

Incasòl [acrònim] Institut Català del Sòl

Mugeju (o MUGEJU) [acrònim] Mutualitat General Judicial (Es tracta de respectar la voluntat de l’organització que fa servir sovint aquestes formes en els seus escrits. També s’hauria de tenir en compte la decisió d’una organització d’accentuar una sigla o un acrònim per tal d’assegurar-ne una determinada pronúncia.)

——Algunes sigles ja establertes inclouen alguna minúscula.

JpD Jutges per la Democràcia

CoP comunitats de pràctica

LECr Llei d’enjudiciament criminal

——Generalment es llegeixen sense desplegar i no s’accentuen.

——S’hi ha d’evitar la duplicació de lletres com a marca de plural. La duplicació només es manté en casos consolidats per l’ús (noms d’organismes, marques registrades...). Quan una sigla representa un plural, encara que no hi aparegui cap marca que ho expliciti se sol pronunciar en plural, tant si se’n fa una lectura sil·làbica com lletrejada o desplegada.

ST (i no SSTT) serveis territorials

els DOGC els dogcs

les ONG (i no ONG’s) les o-ena-ges

——S’escriuen sense punts ni espais entre les lletres, i en rodona, encara que la denominació completa requereixi la cursiva.

DOGC (i no D O G C ni D.O.G.C.) Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya

115 ——Generalment conserven el gènere que té la denominació completa.

la LEC la Llei d’enjudiciament civil

——Davant dels acrònims i les sigles que comencen amb vocal, s’apostrofen els articles el i la, així com la preposició de, d’acord amb les regles generals d’apostrofació.

l’IMLC l’Institut de Medicina Legal de Catalunya

l’ONU l’Organització de les Nacions Unides

la UPF la Universitat Pompeu Fabra

d’IVA d’impost sobre el valor afegit

——Si una sigla que es vol que es llegeixi lletrejada comença amb una consonant, els articles el i la i la preposició de només s’apostrofen quan el nom d’aquesta consonant comença amb vocal.

l’FMI el Fons Monetari Internacional

——En algunes sigles és recomanable fer la pronunciació plena de les vocals àtones i no aplicar-hi les neutralitzacions pròpies del català central.

ICO (amb o final) Institut de Crèdit Oficial

Símbols

Són signes gràfics que representen una paraula, un sintagma o un valor i que estan establerts majoritàriament per institucions oficials i internacionals competents.

——En contextos menys internacionals es poden fer servir les sigles que hi corresponguin.

ADN (per DNA) àcid desoxiribonucleic

VIH (per HIV) virus de la immunodeficiència humana

——S’usen en quadres, llistes, enumeracions, mapes...

——S’escriuen en lletra rodona i no porten punt abreviatiu. Poden ser o portar caràcters especials.

h hora

% per cent (s’escriu separat de la xifra per un espai, fi si és possible)

——No admeten cap marca de plural.

m metre | metres

——S’han de llegir desplegant-los, és a dir, tal com es llegiria allò que substitueixen. 116 cm centímetre 6.1.3 Consulta de les llistes d’abreviacions

La fitxa corresponent recull les més usuals en l’àmbit de la justícia en dues llistes: una amb les abreviacions ordenades alfabèticament i l’altra amb els conceptes de les abreviacions desglossats i ordenats també per ordre alfabètic.

Llista alfabètica per abreviacions

Llista alfabètica per conceptes

6.2 Connectors

6.2.1 Què són?

Els mots connectors són paraules o grups de paraules que cohesionen el text i en guien la lectura.

6.2.2 Tipus de connectors

——Conjuncions i locucions conjuntives (per exemple: però, mentre que, no obstant això, d’una banda ... de l’altra)

——Preposicions i locucions prepositives (per exemple: entre altres coses, en relació amb, a fi de)

——Adverbis i locucions adverbials (per exemple: primerament, finalment, de manera paral·lela, malgrat tot, per consegüent)

——Altres mots o expressions (per exemple: recapitulant, considerant que...)

6.2.3 Llista de connectors

D’una banda, els mots connectors estructuren (organitzen i relacionen) paràgrafs i oracions dins el text. De l’altra, fan de senyals textuals per al lector perquè marquen la distribució de les idees en tot el text.

Mots connectors per estructurar el text

Mots connectors per estructurar idees

117 6.3 Majúscules i minúscules

6.3.1 Persones

Els noms propis i les formes protocol·làries de tractament s’escriuen amb majúscula inicial.

Els càrrecs, les titulacions i els noms de professions s’escriuen amb minúscula.

——Sr. Pere Ferrer (a l’encapçalament; dins el text: el senyor Pere Ferrer)

——Il·lustre Senyor (també: Il·ltre. Sr. o I. Sr.)

——el cap del Servei de Suport Jurídic (però: els caps de servei, un cap de servei)

——el conseller de Justícia

——el jutge de vigilància penitenciària (però: el jutge de Vigilància Penitenciària núm. 4 de Catalunya)

——llicenciat en dret, notari, registrador, advocat

6.3.2 Coses

En les denominacions d’institucions, organismes, entitats o empreses, s’escriuen amb majúscula les inicials de les paraules significatives que les formen. No obstant això, el component genèric vaamb minúscula quan es coordinen diverses denominacions i s’usa en plural.

——el Departament de Justícia (però: els departaments de Cultura i Justícia)

——els Serveis Territorials de Justícia

——el Centre d’Iniciatives per a la Reinserció

——el Centre [d’Estudis] (si la denominació sencera, Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, no es vol repetir i se sobreentén)

——el Ministeri de Justícia

——el Jutjat Penal núm. 1 de l’Hospitalet de Llobregat (però: ho tramita el jutjat penal corresponent)

——la Sala Segona del Tribunal Suprem (però: la sala d’actes del Casal Sant Jordi)

Ara bé, en les denominacions d’entitats juridicopúbliques, els complements s’han d’escriure amb minúscula: Administració de justícia, Administració pública, Administració local, Estat espanyol...

En les denominacions de congressos, simposis, jornades, trobades i concursos, s’escriuen amb 118 majúscula les inicials de les paraules significatives. ——Congrés Penitenciari Internacional Barcelona 2006

——Simposi Internacional de Patologia Forense: Armes de Foc i Explosius

——l’XI Jornada sobre Delinqüència Juvenil (però: les jornades La Comunicació en l’Àmbit del Dret; aquí la denominació de les jornades comença amb l’article La)

——Concurs de Pintura Assumpció Moncunill

Quan es tracta de plans, programes, projectes, cursos, màsters, postgraus, seminaris, ponències, conferències, col·loquis i exposicions, només va amb majúscula la inicial de la primera paraula.

——el Pla interdepartamental per a majors de 18 anys (però: un pla per...)

——el Programa de reparació de la víctima (però: el programa Compartim)

——el Seminari de formació per a jutges de pau (però: el seminari Mesures penals alternatives)

——el curs La jurisdicció voluntària

——la ponència “La inserció laboral i social dels joves que han complert una mesura”

Els cicles educatius, assignatures i disciplines van amb minúscula.

En la denominació oficial d’una llei, d’un decret, d’una resolució o d’una sentència, s’escriu amb majúscula la inicial de la primera paraula. Però els documents de tràmit oficial van amb minúscula.

——l’Estatut d’autonomia de Catalunya, el Codi civil, el Codi penal

——el Reial decret legislatiu 3/2011 (però: calia un reial decret per regular els tràmits de l’adopció)

——la Resolució 35/2006 de la Secretaria General (però: una resolució judicial)

——la Sentència 9/2013 del Tribunal Suprem (però: les sentències 236/1991 i 127/1994)

——la interlocutòria de 23 de desembre de 2007

——la provisió de 26 d’agost de 2004

——la pregunta parlamentària sobre les mesures previstes per garantir la seguretat dels interns

——el capítol IV, la secció cinquena, el títol tercer, la disposició final primera

——les diligències prèvies 23/2006, el procediment abreujat núm. 147/1995

——les actuacions 27/2002

——la cèdula de citació de 30 de gener de 2009 del Jutjat Penal núm. 2 de Terrassa 119 ——el recurs contenciós administratiu 53/2007 ——el recurs d’inconstitucionalitat 5768/2012

S’escriu amb majúscula la inicial de la primera paraula dels títols de llibres o d’articles. En canvi, en les denominacions de les publicacions periòdiques s’escriuen amb majúscula les inicials de totes les paraules significatives.

——l’opuscle Catalunya i el seu dret

——la publicació periòdica Llengua i Dret

——el títol Sida i drogodependències, de la col·lecció “Monografies de les Toxicomanies”

——l’article “Notaris i llengua: una assignatura pendent”, publicat en el diari Avui

En els noms dels diferents elements d’un web, com ara portals, blogs, apartats de webs, enllaços o botons, s’escriu la inicial del primer mot amb majúscula.

——l’apartat Entitats jurídiques

——l’enllaç Drets lingüístics

——el blog Gestió del coneixement

——el botó Cercar

Les denominacions de registres, si fan referència a una unitat administrativa, s’escriuen amb majúscules inicials, ja que es tracta del nom propi d’un organisme; si més aviat fan referència a una llista o una base de dades, només s’escriu amb majúscula la primera inicial. Els noms de sistemes s’escriuen amb minúscula.

——el Registre Civil de Barcelona

——el Registre de mediadors del Centre de Mediació de Dret Privat de Catalunya

——el sistema integrat de personal (SIP)

Els topònims s’escriuen amb majúscula, tot i que els articles i les preposicions que puguin portar han d’anar amb minúscula.

——l’Hospitalet de Llobregat (però: 08902 L’Hospitalet de Llobregat)

——la rasa de l’Alzina (però: Centre Educatiu L’Alzina)

——els consells comarcals de l’Empordà (però: la sardana L’Empordà)

——el Tribunal Superior de Justícia de les Illes Balears (però: les illes Balears estan situades...) 120 6.3.3 Posició en el text

L’ús de la majúscula o la minúscula depèn també de la posició del mot en el text i de com l’afecten els signes de puntuació.

L’opuscle Majúscules i minúscules de la Direcció General de Política Lingüística conté un extens nombre d’exemples que resolen la majoria de dubtes que es poden plantejar a l’hora d’usar les majúscules o minúscules en un escrit.

6.4 Nombres

6.4.1 Què són els numerals?

Els numerals són mots que expressen un nombre, que es pot representar gràficament mitjançant lletres o mitjançant xifres.

6.4.2 Criteris d’escriptura

Els que solen suscitar més dubtes en aquest sentit són els cardinals, els ordinals i els partitius.

——Cardinals: expressen la quantitat d’una magnitud determinada (un, dos, tres...).

——Ordinals: expressen ordre de col·locació, aparició i prioritat (primer, segon, tercer...).

——Partitius: expressen una part o fracció de la unitat (mig, terç, quart...).

6.4.3 Altres criteris

Cal tenir presents altres aspectes importants com la concurrència amb l’apostrofació, la numeració de textos normatius i la diferència entre número i nombre.

Concurrència amb l’apostrofació

Els nombres que s’apostrofen quan s’escriuen amb lletres també s’apostrofen quan s’escriuen amb xifres, tant si són aràbigues com si són romanes. l’u d’u

l’11 d’11 121 l’XI d’XI Diferència entre número i nombre

——El terme nombre es pot considerar un sinònim de quantitat de:

el nombre d’assistents al Congrés

——El terme número fa referència a la xifra amb què una persona o una cosa és designada dins d’una sèrie o col·lecció:

la pàgina número 4

el número de telèfon 93 301 50 37

Numeració de textos normatius

——Títols, capítols, articles i apartats: cardinals en xifres aràbigues (1, 2, 3...)

——Seccions: ordinals en xifres aràbigues (1a, 2a, 3a...)

——Disposicions: ordinals en lletres (primera, segona, tercera...)

6.5 Signes de puntuació

6.5.1 Què són?

Els signes de puntuació són l’eina que s’utilitza per fer que un text sigui comprensible i per transmetre al lector els diferents matisos que tindria el mateix text en llengua oral.

La puntuació està estretament relacionada amb la sintaxi, l’entonació, el contingut expressiu, el gust personal i la llargada i l’ordre de les frases.

6.5.2 Funcions

Els signes de puntuació poden fer funcions d’ajuda a la comprensió del text i funcions visuals, adoptades de forma convencional per unificar l’escriptura de conceptes concrets.

La coma , Pausa breu que sovint es reflecteix oralment en l’entonació.

El punt . Pausa forta que indica que la frase que tanca té un significat complet i gramaticalment independent. 122 El punt i coma Pausa mitjana que separa oracions de sentit complet connectades semànticament entre si. ;

Els dos punts : Pausa mitjana que denota una relació de proximitat dels dos fragments entre els quals apareix.

Els punts suspensius ... Indiquen una suspensió de l’oració o l’omissió d’un fragment en una citació textual.

L’interrogant i l’admiració Signes que assenyalen una entonació interrogativa o exclamativa. ?!

Els parèntesis ( ) Com les comes, delimiten un incís, però la informació que contenen no forma part del text on es troba, tot i que hi fa referència, ja que s’allunya més del sentit i la sintaxi contextuals.

Els guions – – Indiquen un incís i, per això, sovint són intercanviables amb la coma i, sobretot, amb els parèntesis. Són més llargs que els guionets.

El guionet S’usa per separar o unir mots i també xifres. -

Les cometes Distingeixen un fragment de text respecte del text general. “ ”

Els claudàtors [ ] Enclouen afegits externs a un text original.

La barra inclinada / Indica que hi ha oposició o bé alternança entre els elements que separa.

6.6 Recursos tipogràfics

6.6.1 Què són?

Els recursos tipogràfics són variacions en la composició de les lletres impreses que permeten caracteritzar o remarcar una part del text amb finalitats diverses, però sense alterar-ne el significat. 123 Els usos d’aquests recursos són convencionals, però s’han d’aplicar de forma unificada sobretot en els àmbits que han d’oferir una imatge corporativa, com en el cas del Departament.

6.6.2 Usos dels recursos tipogràfics

Rodona

Composició bàsica del text (pot intercanviar les funcions amb la cursiva); noms de persones físiques o jurídiques; sobrenoms o àlies quan no acompanyen el nom propi; noms d’organismes, establiments i marques comercials; denominacions de cursos, seminaris, congressos, jornades, conferències, premis, etc.; títols de textos legals i documents administratius; símbols i sigles encara que la paraula desplegada s’escrigui amb cursiva.

Cursiva

Títols d’obres diverses: llibres publicats, obres d’art (excepte les de l’antiguitat), pel·lícules, obres de teatre, obres musicals, programes de ràdio i televisió; títols de publicacions periòdiques; títols de cartells, opuscles, tríptics i catàlegs; estrangerismes i llatinismes no adaptats; comentaris, acotacions o anotacions fora del text; peus de tota mena d’il·lustracions (quadres, gràfics, fotografies, etc.); àlies si acompanyen el nom propi (llevat de reis, papes i sants); ironia o doble sentit; col·loquialismes i vulgarismes; noms científics d’animals i plantes; noms de vaixells, aeronaus i ferrocarrils; lletres que encapçalen elements de llistes verticals; lletres dins les fórmules matemàtiques; èmfasi; usos metalingüístics.

Negreta

Títols i apartats. Excepcionalment es pot fer servir, però sense abusar-ne, per destacar paraules en textos periodístics.

Versaleta

Cognoms d’autors en citacions bibliogràfiques.

“Cometes”

Citacions textuals, títols d’articles de publicacions periòdiques i capítols d’obres diverses; títols d’exposicions, conferències, ponències, col·loquis, etc. que no incloguin cap d’aquests substantius genèrics; títols d’eslògans que hagin fet de títols de campanya; títols de tesis doctorals, tesines i projectes d’investigació; títols d’obres no publicades; renoms o àlies si produeixen ambigüitat amb un possible cognom.

6.6.3 Concurrència amb l’apostrofació i la contracció

En els diferents recursos tipogràfics, l’apostrofació segueix les normes generals d’ús; pel que fa ala 124 contracció, cal observar els criteris que recull la fitxa de recursos tipogràfics. 6.7 Referències bibliogràfiques

6.7.1 Remissions

Indicacions que l’autor del text fa al lector perquè consulti altres passatges de la mateixa obra.

Per fer les remissions s’usen, entre parèntesis, les abreviatures v. o veg. (vegeu) o cf. (confronteu), seguides de la indicació del lloc de remissió (p. o pàg., pàgina; cap., capítol; §, paràgraf o epígraf; etc.). Aquestes abreviatures i indicacions s’escriuen en rodona.

Cada cònjuge pot disposar dels seus béns (v. § 9)...

6.7.2 Citacions bibliogràfiques

Són notes, situades dins del text, al peu de la pàgina, al final del capítol o al final de l’obra, que remeten a una altra obra.

Quan a l’obra hi ha bibliografia

Les citacions es poden fer de dues maneres:

——Entre parèntesis directament dins del text

Segons aquesta opinió (Barral i Vinyals, 1992, § 3), la compravenda...

——Amb una crida (superíndex o número entre parèntesis) que remet a una referència al final de la pàgina, del capítol o del document (escrita en un cos més petit)

La comunicació en àmbits especialitzats es veu afavorida pels “sistemes d’informació” 5

5. Wyatt, 1994, vi, 1682-1688; Smith, 1992, 1242.

En tots dos casos es tracta de citacions abreujades respecte de les que hi ha en la bibliografia (les quals contenen tota la informació). Han d’incloure el cognom o cognoms de l’autor o els autors de l’obra a la qual remeten, l’any de publicació i la localització del text o la idea que se’n cita (volum i pàgina).

Quan a l’obra no hi ha bibliografia

Les citacions han d’incloure tota la informació de l’obra citada (a l’apartat següent es pot veure com s’ha de disposar). Per aquesta raó, aquest tipus de citació resulta més apropiat per a documents breus o amb poques remissions. Es fan amb una crida en el text (superíndex o número entre parèntesis) que remet a una referència bibliogràfica completa (escrita en un cos més petit) al final de la pàgina, del capítol o del document. 125 Les citacions successives de la mateixa obra es redueixen al cognom i nom de l’autor i a les abreviatures llatines op. cit. (opere citato, “en l’obra citada”); ibid. (ibidem, “en la mateixa obra citada”); loc. cit. (loco citato, “en el mateix lloc citat”), o bé el títol escurçat. Si cal, s’hi indiquen les pàgines de l’obra de referència.

Segons alguns autors,1 el dret civil català...

1. Egea, Joan; Ferrer, Josep. Legislació civil catalana: Amb notes de concordança i jurisprudència. 3a ed. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia: Promociones y Publicaciones Universitarias, 1992. ISBN 84-7665-962-8

2. Valls, Marina. Envelliment i serveis socials. Barcelona: Pòrtic: Institut de Treball Social i Serveis Socials, 1991.

3. Egea, Joan; Ferrer, Josep. Op. cit., p. 98-105. o bé: 3. Egea, Joan; Ferrer, Josep. Legislació..., p. 98-105.

6.7.3 Bibliografia

És una relació de referències bibliogràfiques completes, que detallen tota la informació de les fonts d’un document. Se situa a l’inici o al final del document.

Referència de monografies

Responsabilitat Principal. Títol: Subtítol. Núm. d’edició. Lloc de publicació: Editorial, any. (Col·lecció; núm.) [Altres dades i comentaris] ISBN

Jones, D.N.; Pickett, J.; Oates, M. R. [et al.]. El maltractament dels infants. Prevenció i atenció del problema. Barcelona: Pòrtic; Institut de Treball Social i Serveis Socials, 1987. (Frontissa. Llibres de Serveis Socials; 2) [Traducció de l’anglès de Maria-Josep Virgos] ISBN 84-7306-303-1

Codi penal. Barcelona: Atelier, 1998. (Textos Jurídics; 1) ISBN 84-923167-3-X

Referència de publicacions periòdiques

Títol: Subtítol [Lloc de publicació: Editorial] (any- ). ISSN

Revista Jurídica de Catalunya [Barcelona: Col·legi d’Advocats de Barcelona; Acadèmia de Jurisprudència i Legislació de Catalunya] (1895- ). ISSN 1575-0078

Referència de publicacions periòdiques oficials

Responsabilitat Principal (jurisdicció on regeix). Títol de la publicació, núm. de l’exemplar (dia mes any).

Catalunya. Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, núm. 5721 (23 setembre 2010). 126 Referència de cartells i tríptics

Responsabilitat Principal. Títol [designació general del material]. Lloc: Editorial, any. Descripció física.

Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia. Sant Jordi als centres penitenciaris [material gràfic]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia, 2013. 1 cartell del Centre Penitenciari d’Homes de Barcelona.

Referència de documents i recursos electrònics

Responsabilitat Principal. Títol [en línia]. Edició o versió. Lloc de publicació: Editorial o distribuïdora, any de publicació. [Consulta: dia mes any].

InfoCIRE [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia, 2011. [Consulta: 20 març 2014].

Referència de publicacions en doble suport

Referència en paper. També disponible en línia a: [Consulta: dia mes any].

Revista de Llengua i Dret [Barcelona: Generalitat de Catalunya. Escola d’Administració Pública de Catalunya] (1983- ). ISSN 0212-5056 També disponible en línia a: [Consulta: 31 març 2014].

A l’apartat 3 del document Referències bibliogràfiques es poden trobar, a més a més, les indicacions necessàries per fer altres tipus de referències.

6.8 Traducció de noms

6.8.1 Principi general

Com a norma general, si no es té clara una traducció un cop consultats els criteris establerts (que s’exposen tot seguit), és recomanable no traduir.

6.8.2 Criteris generals català-castellà

Com a regla general, es tradueixen els noms de personatges històrics i no es tradueixen els noms propis 127 de persona. Es fan servir habitualment les formes tradicionals traduïdes dels topònims.

Generalment es tradueixen les denominacions d’organitzacions i documents d’àmbit públic, però no es tradueixen les d’àmbit privat.

En les denominacions d’organitzacions que contenen noms de persones, topònims i noms comuns que facin de propis, es tradueix la part formada per noms comuns i els topònims (si hi ha forma tradicional), i no es tradueixen els noms propis (si no són històrics).

Els noms de persona

——Els noms propis de persona no es tradueixen.

——Els noms de personatges històrics, literaris i de ficció, de sants, etc., sí.

Els topònims

——Se’n fa servir la forma traduïda quan té una tradició històrica d’ús contrastada en català.

Espanya, Castella, Osca, Lleó, Cadis, Nova York, Londres

Les denominacions d’organitzacions i entitats sense ànim de lucre

——Organitzacions de l’àmbit privat: no es tradueixen.

Marcial Pons Ediciones Jurídicas, SA

——Organitzacions de l’àmbit públic: sí que es tradueixen.

Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña

Ministeri de Justícia del Govern d’Espanya

Cal fer una referència específica a les denominacions d’organitzacions que contenen noms de persones, topònims i altres noms comuns que facin de propis. Poden estar formades per una part genèrica i una altra de distintiva amb noms propis de persona, de llocs o de les dues menes de noms a la vegada. Aquí és on radica la major part de les dificultats per decidir si s’han de traduir aquestes formes i de quina manera cal fer-ho.

——La part formada per noms comuns (part genèrica) es tradueix.

Centro de Estudios Avanç

Pel que fa a la part distintiva: 128 ——Els noms estrictament propis no es tradueixen.

... quan l’Hospital Ramón y Cajal va ser construït...

——El nom de personatges històrics, sants, etc. es pot traduir.

el Hospital Universitario de Tarragona Juan XXIII

——El topònim es tradueix si hi ha forma tradicional.

l’Hospital de Saragossa Miguel Servet

Quant a les denominacions de les entitats sense finalitat de lucre, la tendència general és traduir-ne els elements que ho permetin.

Fundación Joan Miró

Museu del Prado

Les denominacions de normes i documents

Es tradueixen sempre.

Llei orgànica 9/2013, de 20 de desembre, de control del deute comercial en el sector públic (normativa estatal)

Resolución 577/X del Parlamento de Cataluña, sobre el incremento de la pobreza y las desigualdades (normativa catalana)

6.8.3 Traducció

Consulta de criteris de traducció del català a altres llengües.

Català-castellà Català-francès Català-anglès Català-alemany

Noms de persones Noms de persones Noms de persones Noms de persones

Coses Coses Coses Coses

Llocs Llocs Llocs Llocs

6.9 Tractaments protocol·laris

6.9.1 Què són? 129 Els tractaments protocol·laris són títols de cortesia que es donen a una persona per la seva dignitat, autoritat, càrrec o categoria social. En el llenguatge administratiu sovint se n’ha fet, bàsicament per inèrcia, un ús abusiu que cal evitar.

Actualment es recomana usar els tractaments protocol·laris només per a documentació específica com ara saludes o invitacions i en actes solemnes (discursos, etc.).

6.9.2 Normes d’ús

——En els documents escrits, els tractaments protocol·laris poden figurar en les dades del destinatari, però cal ometre’ls sistemàticament dins el text.

——El tractament ha d’acompanyar el nom de la persona, no el càrrec:

tractament + nom i cognom/s, càrrec Honorable Senyor Germà Gordó, conseller de Justícia

o bé càrrec, tractament + nom i cognom/s el conseller de Justícia, Honorable Senyor Germà Gordó

Malgrat que hi ha qui considera que seria més natural col·locar el tractament amb el càrrec i no amb el nom de la persona, s’ha d’escriure així, que és com s’ha fet tradicionalment.

——Les abreviatures dels tractaments s’han d’escriure amb majúscula inicial (Excm. Sr. / Excma. Sra.)

——El tractament de senyor o senyora, reconegut a totes les persones, s’escriu amb minúscula si apareix sencer, i amb majúscula inicial si apareix abreujat (Sr./Sra.). No obstant això, cal recordar que quan és un element d’un altre tractament s’ha d’escriure sempre amb majúscula inicial (Il·lustre Senyora (Il·ltre. Sra. / I. Sra.).

——Cal emprar sempre el tractament superior en els casos d’aquelles persones que tenen un tractament protocol·lari vitalici o una condecoració honorífica i que ocupen un càrrec que comporta un tractament diferent.

Així, a un expresident del Parlament de Catalunya que és diputat, li correspon Molt Honorable Senyor, i no Il·lustre Senyor.

——En els altres casos de persones que ocupen càrrecs que els atorguen tractaments diferents, cal fer servir en cada moment el que correspongui al càrrec en virtut del qual s’hi fa referència.

Per exemple, en el cas d’un degà del Col·legi de Procuradors de Barcelona que sigui alhora president del Consell de Col·legis de Procuradors de Catalunya, caldrà emprar Il·lustríssim Senyor o Excel·lentíssim Senyor segons que s’hi faci referència com a degà del Col·legi de Barcelona o com a president del Consell de Col·legis de Catalunya.

Tractaments protocol·laris

130 ▌▌ Cal evitar l’ús de les abreviacions a l’interior d’un text. Les podem usar amb mesura en quadres, gràfics i llistes.

▌▌ Els càrrecs, les titulacions i els noms de professions s’escriuen amb minúscula.

▌▌ En les denominacions de congressos, simposis, jornades, trobades i concursos s’escriuen amb majúscula les inicials de les paraules significatives.

▌▌ Els plans, programes, projectes, cursos, màsters i conferències només duen majúscula la inicial de la primera paraula. Per exemple: Pla d’equipaments penitenciaris.

▌▌ En la denominació oficial d’una llei, d’un decret, d’una resolució o d’una sentència s’escriu amb majúscula la inicial de la primera paraula. Per exemple: Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

▌▌ Pel que fa a la numeració de textos normatius, s’escriuen amb xifres aràbigues els títols, capítols, articles i apartats (1, 2, 3...); s’escriuen en ordinals amb xifres aràbigues les seccions (1a, 2a, 3a...), i s’escriuen en ordinals amb lletres les disposicions (primera, segona, tercera...).

▌▌ Generalment es tradueixen les denominacions d’organitzacions d’àmbit públic, però no es tradueixen les d’àmbit privat.

▌▌ Les denominacions de normes i documents es tradueixen sempre.

▌▌ Es recomana usar els tractaments protocol·laris només en invitacions, en saludes i en actes solemnes.

131 7. Imatge corporativa

La imatge d’una organització es construeix a partir de la percepció que en té l’opinió pública. La qualitat dels productes o serveis que ofereix, l’atenció a l’usuari i la professionalitat dels seus empleats són factors que contribueixen a crear la imatge de l’organització.

D’altra banda, la imatge d’una organització també es genera a través dels elements visuals, com ara la marca o logotip, el color, la tipografia, la disposició de la informació, etc. Tots aquests elements configuren la imatge corporativa de la institució i s’apliquen en tots els suports comunicatius: papereria, publicitat, senyalització, publicacions, multimèdia..., de manera que els destinataris la perceben com a única.

La imatge corporativa és important per a organitzacions i empreses, ja que configura la percepció que en tenen ciutadans i usuaris. Serveix per crear marca, per fidelitzar els usuaris, per transmetre valors i, fins i tot, per produir emocions.

En el cas de la Generalitat de Catalunya, els trets bàsics de la identitat corporativa són el senyal, és a dir, l’escut -dissenyat per Bartomeu Llongueras l’any 1931, que té una càrrega emocional històrica-, i el logotip Generalitat de Catalunya, en tipografia Helvetica, de pal sec, que li confereix claredat, i amb l’ús de majúscules i minúscules per donar-li més proximitat i ritme.

A partir d’aquests elements gràfics bàsics es desplega tot elPrograma d’identificació visual de la Generalitat (PIV) per tal d’harmonitzar totes les comunicacions dels diferents departaments i organismes dependents. L’objectiu és que el ciutadà percebi la Generalitat de Catalunya com un sol ens i que tots els suports comunicatius, independentment d’on provinguin, tinguin la mateixa aparença i transmetin la mateixa identitat.

Per dur a terme aquesta tasca, és necessari que els responsables d’imatge corporativa de cada departament vetllin perquè s’apliquin els criteris del PIV en els diferents suports: papereria, segells, targetes, formularis, presentacions, anuncis de premsa, senyalització, publicacions, missatges de correu electrònic, fons de pantalla d’ordinadors, xarxes socials, etc.; detectin aplicacions errònies del PIV i en facin propostes de millora. Així mateix, si cal, també han d’assessorar els proveïdors externs en l’ús de la imatge corporativa de la Generalitat de Catalunya. 132 La Direcció General d’Atenció Ciutadana i Difusió del Departament de la Presidència és l’òrgan responsable de la imatge corporativa de la Generalitat i du a terme diverses actuacions per tal que tots els departaments de la Generalitat l’apliquin de manera homogènia. Per exemple, el gestor de continguts basat en plantilles corporatives dels webs departamentals dóna homogeneïtat a la presència de la Generalitat a internet; el gestor corporatiu de butlletins i de blogs gencat també permet oferir una imatge comuna per als butlletins i blogs de les diferents conselleries, o l’obertura centralitzada de perfils a les xarxes socials proporciona, al seu torn, una imatge corporativa comuna per als diferents serveis i departaments de gencat.

Tal com estableix l’Acord de Govern de 10 de novembre de 2009, sobre la identitat visual corporativa i racionalització de l’ús de les marques, modificat per l’Acord de Govern de 4 d’octubre de 2011, cal que els departaments de la Generalitat i els organismes dependents compleixin el Programa d’identificació visual i restringeixin la proliferació de marques, que acaben desvirtuant la pròpia imatge corporativa de la Generalitat.

Al Departament de Justícia, a més a més d’adoptar els criteris que proposa la Direcció General d’Atenció Ciutadana i Difusió, s’ofereix a través de la intranet la papereria bàsica per unitats orgàniques, els models de documents d’ús més habitual, les plantilles de presentacions i els formularis de cada àrea perquè els empleats disposin de documentació normalitzada i amb la imatge corporativa correcta per fer la seva feina. És responsabilitat de tots els treballadors usar aquests models per oferir tots plegats una imatge homogènia de l’organització.

Al Departament de Justícia, a banda del logotip del Departament, amb el corresponent desplegament d’identificacions d’acord amb les unitats orgàniques, i del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, hi ha tres identificacions pròpies: la del Centre d’Iniciatives per a la Reinserció, empresa pública del Departament de Justícia, la del sistema tecnològic e-justícia.cat i la de la Ciutat de la Justícia, com a senyalització d’edifici singular.

133 Logotips del Departament al Programa d’identificació visual de la Generalitat ▌▌ La identitat corporativa es construeix a través de diversos factors: la qualitat del servei, la professionalitat dels empleats, l’atenció a l’usuari, etc. Però també mitjançant elements visuals com ara la marca o logotip, el color, la tipografia o la disposició de la informació.

▌▌ La imatge corporativa serveix per crear marca, per fidelitzar els usuaris, per transmetre valors i, també, emocions.

▌▌ La marca de la Generalitat de Catalunya es compon de l’escut i el logotip Generalitat de Catalunya en tipografia Helvetica.

▌▌ El Programa d’identificació visual de la Generalitat (PIV) desplega tots els elements que conformen la imatge corporativa per harmonitzar totes les comunicacions dels diferents departaments i organismes dependents, amb la finalitat que la ciutadania percebi clarament i unívocament la imatge de la institució.

▌▌ La imatge corporativa s’ha d’aplicar en tots els suports i entorns comunicatius: publicacions, invitacions, presentacions, formularis, webs, xarxes socials, etc.

134 8. Retolació

El Programa d’identificació visual de la Generalitat de Catalunya conté totes les especificacions tècniques i els criteris generals de disseny per oferir una senyalització unitària i coherent per a tota la institució.

En aquest apartat tractem de la manera de disposar les informacions escrites de dependències d’edificis del Departament de Justícia i dels òrgans (oficines judicials, centres penitenciaris, centres educatius de justícia juvenil) i altres organitzacions que s’hi vinculen, d’acord amb les pautes del Programa d’identificació visual.

Criteris de retolació per a informacions escrites (text de la placa)

La tipografia de les plaques ha de ser de la família Helvetica (rodona i negreta). La primera lletra de la placa ha de ser majúscula.

Aula de formació

D’acord amb el que estableix l’opuscle de Majúscules i minúscules, a part de la primera lletra de la placa (que s’ha de considerar principi de text), només s’han d’escriure amb majúscula les lletres inicials de les denominacions formals de les unitats que hi hagi a l’edifici.

Jutjat de Menors núm. 2 135 Junta Directiva

Departament Especial

Els articles i les preposicions no s’han de suprimir mai de les plaques. S’escriuen amb minúscula, tret de quan és principi de text.

Oficina d’Atenció Ciutadana Sí

Oficina Atenció Ciutadana No

Comissió de Dones Advocades Sí

Comissió Dones Advocades No

Cal fer la partició correcta dels textos de les plaques (per les preposicions i conjuncions, sobretot).

Jutjats de Primera Instància i Instrucció núm. 1 i 2 Sí

Jutjats de Primera Instància i Instrucció núm. 1 i 2 No

136 Servei d’Atenció al Menor Sí

Servei d’Atenció al Menor No

S’ha de procurar no abreujar tot el text de la placa perquè sigui comprensible. Cal reservar les abreviatures i símbols per a les indicacions més genèriques i conegudes.

Secció 5a de la Sala Civil i Penal Sí

Jutjat Contenciós Administratiu núm. 1 Sí

Secció 5a de la S. Civil i Penal No

Jutjat Cont. Admtiu. núm. 1 No

Cal posar-hi tots els accents que calguin normativament, incloent-hi els corresponents a les majúscules.

Comissió d’Assistència Jurídica Gratuïta

Informàtica

Àrea de Comunicacions 137 Cal observar-hi els aspectes següents sobre la puntuació:

——El text d’una placa no acaba mai en punt.

——S’usa el punt per separar les hores i els minuts i no els dos punts o la coma.

——El guió mitjà o llarg es fa servir per separar paraules senceres o nombres. Cal tenir en compte que en les plaques una paraula no pot quedar repartida en dues línies.

8.30 h – 21 h

8 h – 14.30 h 16.30 h – 20 h

Retolació externa

No s’han de fer servir sigles en els textos de les plaques externes.

(No seria correcte, per exemple, aquest text: “ST a les Terres de l’Ebre”)

138 Tant la composició del senyal com la tipogràfica són centrades.

La informació sobre les característiques tècniques de la retolació externa, la podeu consultar a l’apartat de senyalització exterior del Programa d’identificació visual.

Retolació interna

Quan es tracta d’una placa individual, la composició del text ha de ser centrada. En canvi, quan hi ha un conjunt de plaques la composició del text ha de ser alineada a l’esquerra.

Sala Contenciosa Administrativa

Planta 2 Comunicacions íntimes

Planta 1 Comunicacions familiars

Planta 0 Comunicacions orals 139 Les inicials de les denominacions de les unitats d’un edifici s’escriuen amb majúscula, però les denominacions en plural d’unitats, amb minúscula.

Sala de notificacions del Col·legi de Procuradors

Sala de vistes de les seccions 7a i 8a

La part del nom del càrrec que descriu la denominació oficial de la unitat de què es tracta s’escriu amb majúscula.

Cap d’estudis de l’Escola de Pràctica Jurídica

En la placa normalment ha de figurar la denominació desplegada, però hi ha casos de retolació interna on es fan servir sigles (sempre amb majúscules i sense punts).

MUGEJU

(Mutualitat General Judicial)

SMAT

(Servei de Mediació i d’Assessorament Tècnic)

La informació sobre les característiques tècniques de la retolació interna, la podeu consultar a l’apartat de senyalització d’espais interiors del Programa d’identificació visual.

140 ▌▌ La primera lletra del text dels rètols ha de ser majúscula.

▌▌ Van amb majúscula les lletres inicials de les denominacions formals de les unitats.

▌▌ No s’han de suprimir dels rètols els articles ni les preposicions.

▌▌ S’ha d’intentar no abreujar els textos de la retolació; en cas que sigui estrictament necessari, abreujarem només les indicacions ben conegudes.

▌▌ Els textos dels rètols no duen mai punt final.

141 9. Publicacions

S’entén per publicació tot aquell material, en qualsevol suport, que tingui per finalitat la difusió pública d’una informació o uns continguts. Per aquest motiu, els documents de caràcter intern no tenen la consideració de publicació. Les publicacions són el producte de l’activitat editorial, i poden ser llibres, revistes i materials informatius (cartells, prospectes, díptics, tríptics, etc.).

En l’àmbit de l’Administració, les publicacions són una eina de comunicació amb la ciutadania: garanteixen l’accés a la informació i contribueixen a la transparència com a valor de l’Administració pública. L’activitat editorial al Departament de Justícia es du a terme en diversos suports, i està orientada a difondre el coneixement relacionat amb les matèries de la seva competència (estudis jurídics, dret civil català, execució penal, justícia juvenil, Administració de justícia, mediació, etc.), i també a informar sobre els serveis públics que ofereix, les seves actuacions institucionals i altres temes d’interès.

El Gabinet Tècnic, a través del Servei de Difusió, s’encarrega de la gestió de les publicacions del Departament. Així, les unitats directives que tinguin la necessitat de fer una publicació s’hi han de posar en contacte per iniciar el procés d’edició. El Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada, per les característiques de la seva activitat, gestiona les seves publicacions.

L’activitat editorial està subjecta a la Normativa editorial de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i al Programa d’identificació visual. El Consell Editorial de la Generalitat és l’òrgan encarregat d’elaborar la normativa editorial i de fer el seguiment de la seva aplicació. També s’encarrega d’aprovar els plans editorials anuals de tots els departaments de la Generalitat, els organismes autònoms i les altres entitats que s’hi adscriuen, i d’aprovar les directrius generals del pressupost. La tasca de supervisió de tots els projectes editorials la porta a terme gràcies a les dades que tots els responsables de publicacions introdueixen a l’aplicació interdepartamental de Registre de publicacions.

142 9.1 Procés d’edició

En funció de la propietat de l’edició hi ha tres tipus de publicacions: les que són editades en exclusiva (el nom i logotip de l’editor ha de constar a la coberta/portada); les coedicions (dos o més editors; a la coberta/portada hi han de constar els noms i logotips de tots els editors), i les edicions en col·laboració (que sempre són edicions alienes al Departament de Justícia, a canvi d’algun tipus de col·laboració, de caràcter econòmic o tècnic; el nom i/o logotip del col·laborador només pot sortir a la pàgina de crèdits i/o a la contracoberta/contraportada).

El procés per dur a terme una publicació parteix de l’elaboració dels textos. Un cop validats pel que fa a continguts i revisats pel que fa a la correcció d’estil, lingüística i tipogràfica, es maqueten per donar-los la imatge gràfica desitjada. Quan es tracta de llibres, opuscles o publicacions periòdiques, cal obtenir, segons escaigui, l’ISBN, el codi de barres (EAN), la fitxa de dades catalogràfiques (CIP) o l’ISSN.

La fitxa de dades catalogràfiques (dades CIP) és el registre bibliogràfic identificatiu que fa servir la comunitat bibliotecària internacional; s’obté abans de la publicació del document i cal fer-la constar a la pàgina de crèdits; si els llibres tenen caràcter venal han de dur obligatòriament el codi identificatiu anomenat ISBN (International Standard Book Number, l’identificador únic per a publicacions escrites monogràfiques, previst per a ús comercial), i el codi de barres EAN (European Article Number, de 13 dígits, que s’escaneja amb un lector electrònic específic a l’hora de la venda, en el cas dels llibres en suport físic), que són els seus identificadors comercials.

Per la seva banda, les publicacions periòdiques estan associades a un codi identificatiu anomenat ISSN (International Standard Serial Number, el número que permet identificar de manera única les publicacions seriades), que se sol·licita amb el primer número de la publicació i és el mateix en tots els números que es publiquin posteriorment.

Totes les publicacions, en qualsevol suport, han de dur el dipòsit legal preceptiu. El dipòsit legal és l’obligació legal de dipositar a l’agència especificada (a Catalunya és la Biblioteca Nacional de Catalunya) quatre exemplars de qualsevol tipus de publicació (en el cas de publicacions digitals, les obres han d’enregistrar-se en un suport físic, com ara un CD-ROM, i incloure-hi l’adreça de la pàgina web on s’ha publicat); l’obligació de fer efectiu el dipòsit legal recau en l’editor. El marc legal de referència és el Decret 116/2012, de 9 d’octubre, del dipòsit legal i la Llei 23/2011, de 29 de juliol, de dipòsit legal. El dipòsit legal es realitza un cop que s’ha editat el material, i el Servei de Difusió s’encarrega de fer aquests tràmits.

Per comprovar que en el procés de maquetació no s’ha produït cap errada es lliuren una o més proves (anomenades galerades), que passen un procés de revisió. Un cop validades, es crea el document 143 definitiu. Cal que aquesta versió estigui feta en alta resolució i amb línies de tall si és per a impremta, mentre que la versió per publicar a internet ha de ser en baixa resolució -per evitar una mida de fitxer excessiva que dificulti la càrrega de la pàgina- i sense línies de tall. Si és una publicació digital es difon al web, i si és una publicació en paper va a impremta per produir el tiratge de l’edició, que es lliurarà a l’editor (en aquest cas, el Departament de Justícia) perquè la distribueixi.

Cal consignar tota la informació relativa a cada publicació (escandall de costos, tipus de publicació, suport i format, empresa encarregada de les arts gràfiques i de la impressió, si té o no caràcter venal, etc.) a l’aplicació de Registre de publicacions del Consell Editorial de la Generalitat de Catalunya.

Totes les publicacions del Departament de Justícia i del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada (llevat dels materials informatius) es poden consultar en línia. Cal destacar, en aquest sentit, que el Departament de Justícia va ser pioner a l’hora d’obrir el coneixement i llicenciar les seves publicacions amb llicències Creative Commons.

Les publicacions venals del Departament de Justícia es poden adquirir a la Llibreria en línia de la Generalitat de Catalunya i també a la Xarxa de Llibreries Acreditades. Els departaments i organismes de la Generalitat no estan autoritzats a vendre directament al públic.

9.2 Publicacions en suport digital

El Departament de Justícia fa majoritàriament les publicacions en suport digital, tal com estableix la Normativa editorial, i només en fa algunes en suport paper. Això es fa per un doble motiu: d’una banda, per racionalitzar la despesa (publicar en format digital és molt més econòmic que editar en paper) i, de l’altra, per l’aposta decidida per la innovació i l’adaptació a les noves formes de consum de la informació i el coneixement que han portat les TIC.

En les publicacions digitals és més apropiat parlar de difusió que d’edició. El concepte d’edició comporta l’existència d’exemplars físics que cal distribuir també físicament, mentre que les publicacions digitals es difonen a través d’internet (tant si són de caràcter gratuït com si són de caràcter venal).

9.2.1 Publicacions periòdiques

Es consideren publicacions periòdiques totes les que es publiquen amb una periodicitat determinada (diàriament, quinzenalment, mensualment). En el cas del Departament de Justícia, el catàleg de publicacions periòdiques consisteix en revistes i butlletins electrònics. El seu codi identificatiu és l’ISSN.

Revistes

Una revista és una publicació que sol tenir una extensió inferior a la d’un llibre, i que es publica de manera 144 periòdica (la periodicitat setmanal i la mensual són les més habituals). Actualment el Departament de Justícia ja publica les seves revistes únicament en format digital, malgrat que van néixer fa anys en suport paper. Concretament, el Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada en publica dues: Justidata i Invesbreu.

Butlletins electrònics

Un butlletí electrònic (també conegut pel terme anglès newsletter) és una peça fonamental en l’estratègia de comunicació digital d’una organització. Es tracta d’una eina informativa que permet a les persones subscrites rebre per correu electrònic les novetats relacionades amb un tema concret. Als butlletins electrònics hi ha d’haver enllaços visibles on poder-s’hi donar d’alta o de baixa i poder sol·licitar més informació. El Departament de Justícia en publica tres: InfoJustícia (periodicitat quinzenal), InfoBiblioteca, de la Biblioteca del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada (periodicitat quinzenal) i InfoCIRE (periodicitat mensual). També publica altres butlletins electrònics sectorials de caràcter intern entre els professionals dels àmbits respectius, com ara Rehabilitació.cat i InfoMediació.

9.2.2 Publicacions no periòdiques

Es consideren publicacions no periòdiques totes les que no es publiquen amb una periodicitat concreta i, ni que formin part d’una col·lecció, tenen caràcter autònom i autoconclusiu. La publicació no periòdica per antonomàsia és el llibre. També els opuscles i tot tipus de materials informatius són publicacions no periòdiques.

Llibres i opuscles digitals

Un llibre digital o electrònic és una obra monogràfica sobre qualsevol tema, amb un mínim de 50 pàgines, una portada (la contraportada no és imprescindible, però sí recomanable), una portada interior i una pàgina de crèdits.

Parlem d’opuscle quan l’obra té menys de 50 pàgines (de vegades també s’anomenen llibrets). De fet, aquesta distinció en funció del nombre de pàgines (hereva de l’edició en suport paper) té molt menys sentit en el cas de publicacions digitals.

Per tal de facilitar-ne la catalogació i per una qüestió de prestigi de la publicació és recomanable que llibres i opuscles duguin dades CIP; si són venals hauran de dur a més l’ISBN. Tota aquesta informació cal fer-la constar a la pàgina posterior de la portada interior (als llibres en paper es diu simplement portada), que és l’element identificatiu principal del llibre; a la portada interior s’acostuma a reproduir íntegrament el text que consta a la portada.

Des de la implantació generalitzada d’internet, el Departament de Justícia ha fet una aposta ferma per publicar també al web en suport digital (PDF) tots els llibres i opuscles que s’editaven en suport paper. 145 Actualment, la majoria de llibres i opuscles es publiquen només en suport digital, en PDF (format òptim per a internet) o en doble format (PDF i EPUB). El format EPUB és l’estàndard més estès entre els lectors de llibres electrònics (e-readers). Perquè aquests llibres siguin usables, a l’hora l’elaborar-los cal fer una maquetació específica per a aquest suport, diferenciada de la dels PDF.

Materials informatius digitals

Els materials informatius es consideren una publicació quan no tenen caràcter efímer (és a dir, no són publicacions els materials que recullen una informació puntual, com ara una targeta d’invitació o el programa d’un curs). Són, per tant, publicacions tots els fullets (prospectes, díptics, tríptics, quadríptics, opuscles de molt poques pàgines) i cartells que ofereixen una informació pública sobre un tema concret. Per les seves característiques és poc habitual que aquests materials es publiquin en format digital, malgrat que cada cop és més freqüent la tria d’aquest suport perquè redueix la despesa i, a més, fa més senzilla i ràpida l’actualització de les seves dades i la seva difusió (a través del correu o butlletí electrònic, i també publicant-los al web i la intranet).

9.3 Publicacions en suport paper

Fins fa pocs anys les publicacions s’editaven únicament en suport paper. Encara ara, la majoria de persones –fins i tot els professionals del món editorial– associen de manera automàtica les publicacions amb aquest suport. El Departament de Justícia, que va començar la seva activitat editorial l’any 1982, disposa d’un ampli catàleg de publicacions en paper, que segueix creixent però de manera molt selectiva: només s’edita també en paper allò que, per les seves característiques, funcionarà millor en aquest suport que en el digital, i també per assegurar la continuïtat de col·leccions de prestigi.

Les publicacions en suport paper es materialitzen en tiratges d’un nombre determinat d’exemplars que cal distribuir mitjançant llibreries –quan tenen caràcter venal–, o bé mitjançant lliuraments presencials o a través del correu convencional o la missatgeria.

Llibres i opuscles en paper

Com hem vist a l’apartat de llibres i opuscles digitals, aquestes publicacions en suport paper han de 146 tenir sempre coberta, que és el seu element identificatiu principal. També han de dur la fitxa de dades catalogràfiques i, quan tenen caràcter venal, el número d’ISBN i el codi de barres EAN, element innecessari en el cas dels llibres digitals però que en paper adquireix tota la seva raó de ser, atès que un lector específic el llegeix cada cop que s’efectua la venda d’un exemplar, facilitant així la gestió dels estocs.

El suport paper, a més de la diferència evident que suposa el fet de proporcionar un llibre o opuscle imprès, presenta també altres particularitats:

——La necessitat de pàgines en blanc.

——L’obligatorietat d’una enquadernació (que, especialment en el cas dels llibres, pot ser de tapes dures o rústica). L’enquadernació (també anomenada cobertes) es compon de tres elements: coberta (anomenada també coberta primera; es diu portada, en el suport digital), llom (en el suport digital no existeix) i contracoberta (es diu contraportada, en el suport digital). En alguns casos les cobertes –tant si són en tapa dura com en rústica– també duen sobrecobertes; les cobertes en rústica poden ser simples o amb solapes (el full de paper o cartolina imprès per la cara exterior que protegeix les cobertes).

——Les guardes (imprescindibles en els llibres enquadernats amb tapes dures): són uns fulls plegats per la meitat –habitualment en blanc, però poden ser litografiats o impresos– que uneixen el llibre (interior) i les cobertes; la guarda del final s’anomena contraguarda.

——Els llibres enquadernats en rústica no tenen guardes però acostumen a tenir l’anomenat full de respecte o pàgina de cortesia, en blanc, al principi i al final del llibre, també present en els llibres de tapes dures.

——Els llibres duen el que s’anomena portadella, full abans de la portada de l’obra on consta de manera resumida el títol, el nom de l’autor o el número de la col·lecció, si escau. També són portadelles els fulls que separen les parts d’un llibre.

——Als llibres en paper les pàgines dretes s’anomenen recto del full i les pàgines esquerres, verso del full.

El tiratge de llibres i opuscles solia ser d’un mínim de 500 exemplars abans de la implantació massiva de la impressió digital, que permet la impressió per encàrrec d’únicament els exemplars que es necessitin, amb un cost molt ajustat i una producció molt ràpida.

El Departament de Justícia té en el seu catàleg editorial algunes obres molt destacades en suport paper –que se segueixen editant en aquest format–, la més emblemàtica de les quals és la col·lecció “Textos Jurídics Catalans”, que es coedita amb el Parlament de Catalunya des de l’any 2005.

Materials informatius en paper

Aquest tipus de publicació s’edita en suport paper en la gran majoria dels casos, perquè la distribució que se’n fa reclama gairebé sempre aquest format: oficines d’atenció ciutadana, expositors als organismes relacionats amb la matèria, lliurament presencial quan el ciutadà sol·licita algun servei, etc. El cas dels cartells és el més significatiu, atès que estan pensats per decorar les dependències i fer la doble funció 147 d’identificar l’organisme i d’oferir informació útil als visitants. No obstant això, és probable queenel futur puguin acabar sent substituïts més fàcilment per les seves versions digitals i mostrats en panells electrònics.

Els tiratges dels materials informatius solen ser més elevats que els dels llibres i opuscles (a excepció del cas dels cartells), ja que estan destinats a ser oferts de manera gratuïta i amb lliure disposició a tothom que pugui estar interessat en la informació que contenen.

148 ▌▌ El Servei de Difusió del Gabinet Tècnic s’encarrega de la gestió de les publicacions del Departament.

▌▌ Els llibres que tenen caràcter venal han de dur obligatòriament el codi identificatiu ISBN (International Standard Book Number), l’identificador únic per a publicacions escrites monogràfiques.

▌▌ Els llibres venals també han de portar el codi de barres EAN (European Article Number).

▌▌ Les publicacions periòdiques han de dur el codi identificatiu ISSN (International Standard Serial Number), l’identificador únic per a publicacions seriades.

▌▌ Totes les publicacions, independentment del suport, han de dur el dipòsit legal.

▌▌ Per facilitar la catalogació de llibres i opuscles és recomanable que duguin la fitxa de dades catalogràfiques (dades CIP).

▌▌ Majoritàriament les publicacions del Departament es fan únicament en suport digital.

▌▌ S’editen en paper els llibres de les col·leccions de prestigi i els materials que per les seves característiques funcionen millor en aquest suport (tríptics informatius, cartells, etc.).

149 10. Drets d’autor, dades obertes i transparència

Avui dia comunicar i difondre continguts a través d’internet és a l’abast de gairebé tothom. Webs i plataformes de xarxa social ho fan possible d’una manera quasi instantània, la qual cosa afavoreix el coneixement col·lectiu, la conversa i la participació.

Però abans de res ens hem de preguntar què podem difondre, com ho podem difondre i què hem de difondre.

Així veurem que podem difondre les obres de les quals siguem els autors o tinguem cedits els drets per poder fer-ne comunicació pública, ja sigui a través de llicències com les Creative Commons o perquè ja són al domini públic.

També explicarem la importància d’oferir les dades en formats oberts en l’àmbit de l’Administració pública per afavorir la reutilització dels continguts.

Finalment, veurem que fent difusió de manera activa de la informació pública complim amb els principis de la transparència perquè la ciutadania tingui un accés ampli i fàcil a les dades i continguts, la qual cosa afavorirà la seva participació en els assumptes públics.

10.1 La propietat intel·lectual

La propietat intel·lectual (PI), segons la defineix l’Organització Mundial de la Propietat Intel·lectual, són els drets legalment reconeguts sobre diversos actius intangibles: tota creació de l’enginy i la intel·ligència humanes, ja sigui literària, artística o científica. És el que es coneix com a drets d’autor o copyright (que es representa amb el símbol ©).

Marc legal

El marc legal de la propietat intel·lectual a l’Estat espanyol el constitueix el text refós de la Llei de propietat intel·lectual (TRLPI), aprovat pel Reial decret legislatiu 1/1996, de 12 d’abril, i modificat per la Llei 23/2006, de 7 de juliol. També és conegut com a Llei de propietat intel·lectual. Aquesta llei ha estat modificada, 150 per adaptar-la a les TIC, per la Llei 21/2014, de 4 de novembre. A escala internacional segueix vigent el Conveni de Berna de 1886, que propugna la territorialitat del dret d’autor (lex loci protectionis), en virtut de la qual als autors se’ls aplica la llei en vigor a l’Estat d’on siguin ciutadans. La Unió Europea ha elaborat diverses directives per harmonitzar les legislacions dels diferents estats membres.

És important indicar que als Estats Units (i també a altres països anglosaxons i de la Commonwealth) existeix doctrina de la figura jurídica anomenada ús raonable (fair use), que comporta una limitació i una excepció als drets de propietat intel·lectual, i que cal tenir en compte a l’hora de treballar amb creacions originades en països on s’apliqui aquesta figura.

Drets morals i drets d’explotació

La propietat intel·lectual està integrada pels drets morals (personals), que són irrenunciables i no poden ser objecte de cessió, i pels drets d’explotació (patrimonials), que són els que sí que poden ser objecte de cessió per part de l’autor.

Els drets morals són els següents:

——Atribució (que se’n reconegui l’autoria).

——Integritat (que es mantingui la integritat de l’obra creada).

——Divulgació (o renúncia de divulgació) de l’obra).

——Penediment (que es retiri l’obra del comerç).

——Accedir a l’exemplar únic de l’obra.

Els drets d’explotació són els següents:

——Reproducció.

——Distribució (venda, lloguer, préstec, etc.).

——Comunicació pública (sense distribució d’exemplars; inclou la posada a disposició del públic a través d’internet).

151 Limitacions i excepcions a la propietat intel·lectual

Les limitacions a la propietat intel·lectual són de dos tipus: els límits temporals i les excepcions.

Els límits temporals fan referència al termini de protecció, que és de 70 anys després de la mort de l’autor –post mortem autoris (pma)– o de 70 anys a comptar de la data de publicació (en el cas d’obres col·lectives). La llei espanyola de 1879 estableix un termini de 80 anys pma, i és aplicable a les obres publicades durant el termini de vigència de la llei i també en el cas dels autors morts abans del 7 de desembre de 1987. Una vegada transcorreguts aquests terminis, l’obra passa a formar part del domini públic.

Les excepcions a la propietat intel·lectual són les següents:

——Dret a la informació (treballs sobre temes d’actualitat).

——Llibertat d’expressió (per exemple, la paròdia, i també el dret de citació).

——Docència i recerca (dret de citació i reproducció per a l’anàlisi, comentari o judici crític).

——Accés a la cultura (dret de préstec, restricció del dret de renúncia de divulgació pma).

Registre de la propietat intel·lectual

A Catalunya, el registre de la propietat intel·lectual es du a terme a les delegacions del Registre de la Propietat Intel·lectual, que gestiona el Departament de Cultura, on es registren els drets de les obres susceptibles de protecció que estableix el capítol segon del títol segon de la Llei de propietat intel·lectual (articles del 10 al 13).

Atès que el món digital ja és present en tots els àmbits de la creació i difusió de continguts, també és possible dur a terme el registre de la propietat intel·lectual digital en línia a la plataforma Safecreative, que permet a més l’autogestió dels drets de propietat intel·lectual als autors i ofereix informació en temps real –tant personal com informàtica– mitjançant l’ús de tecnologia semàntica pròpia. Aquesta modalitat de registre ofereix garanties tant als autors (prova d’autoria garantida tecnològicament pel dipòsit de l’obra, el registre de diverses empremtes digitals i un doble segellat de temps) com als usuaris, que tenen sempre la certesa sobre el tipus de llicència i els usos permesos de l’obra.

10.2 Llicències d’ús obert

Una llicència és un document que especifica què es pot i què no es pot fer amb una obra de creació: garanteix permisos i estableix restriccions. Les llicències d’ús obert no tenen caràcter restrictiu i donen llibertat als autors per publicar i difondre les seves obres en un format que en garanteixi de manera explícita la còpia, la distribució i la modificació: el que es coneix com a filosofia copyleft, en contraposició 152 al copyright (tots els drets reservats). Malgrat haver nascut en contraposició al copyright, el copyleft ha de partir dels drets que el copyright atorga als autors per prescindir de tots els drets d’explotació o d’uns quants (els drets morals són sempre irrenunciables). Així tenim que no es pot llicenciar cap obra amb llicències d’ús obert si no s’és prèviament propietari dels seus drets d’autor. Les llicències d’ús obert són una manera, doncs, de fer servir la legislació sobre propietat intel·lectual per assegurar que una obra sigui de lliure disposició.

Llicències Creative Commons (CC)

Creative Commons (CC) és una organització sense ànim de lucre fundada l’any 2001 per Lawrence Lessig, dedicada a incrementar l’abast d’obres creatives disponibles perquè altres persones puguin utilitzar-les, modificar-les i compartir-les legalment, sota unes condicions determinades. El seu objectiu és proporcionar llicències als creadors/autors perquè estableixin els termes en els quals volen compartir les seves obres.

Per establir el tipus de llicència es parteix de quatre condicions:

Reconeixement (Attribution): En qualsevol explotació de l’obra autoritzada per la llicència caldrà reconèixer-ne l’autoria.

No Comercial (Non Commercial): L’explotació de l’obra queda limitada a usos no comercials.

Sense Obres Derivades (No Derivate Works): L’autorització per explotar l’obra no inclou la transformació per crear una obra derivada

Compartir Igual (Share Alike): L’explotació autoritzada inclou la creació d’obres derivades sempre que mantinguin la mateixa llicència en ser divulgades.

Així, amb la combinació d’aquestes quatre condicions es poden generar els sis tipus de llicències Creative Commons:

Reconeixement (BY): Es permet qualsevol explotació de l’obra, incloent-hi una finalitat comercial, així com la creació d’obres derivades, la distribució de les quals també està permesa sense cap restricció.

153 Reconeixement – No Comercial (BY-NC): Es permet la generació d’obres derivades sempre que no se’n faci un ús comercial. Tampoc no es pot utilitzar l’obra original amb finalitats comercials.

Reconeixement – No Comercial – Compartir Igual (BY-NC-SA): No es permet un ús comercial de l’obra original ni de les possibles obres derivades, la distribució de les quals s’ha de fer amb una llicència igual a la que regula l’obra original.

Reconeixement – No Comercial – Sense Obra Derivada (BY-NC- ND): No es permet un ús comercial de l’obra original ni la generació d’obres derivades.

Reconeixement – Compartir Igual (BY-SA): Es permet l’ús comercial de l’obra i de les possibles obres derivades, la distribució de les quals s’ha de fer amb una llicència igual a la que regula l’obra original.

Reconeixement – Sense Obra Derivada (BY-ND): Es permet l’ús comercial de l’obra, però no la generació d’obres derivades.

A aquestes sis llicències cal afegir la llicència CC0, que comporta renunciar a tots els drets de propietat intel·lectual (llevat dels drets morals inherents) i posar l’obra al domini públic.

Per aplicar a una obra una llicència Creative Commons calen els requisits següents:

——Ser propietari dels drets de l’obra (o bé obtenir per escrit el permís del propietari o els propietaris per llicenciar la seva obra amb CC).

——Decidir quin tipus de llicència és la més apropiada per a l’obra en qüestió.

——Mostrar l’avís i el logo de la llicència triada en un lloc visible de l’obra, incloent-hi la reproducció del text complet de la llicència o un enllaç a aquesta informació.

La utilització de les llicències d’ús obert (com ara CC) permet als creadors atorgar més llibertat respecte del que altres persones poden fer amb les seves obres. Els beneficis que comporten per a la difusió del coneixement són els següents:

——Permeten la lliure circulació de les obres, la qual cosa n’implica una difusió molt més gran que si algú en tingués els drets exclusius de distribució.

——No obliguen els usuaris a sol·licitar permisos cada cop que volen difondre una obra aliena (la qual cosa agilita molt el procés, especialment en els casos d’obres d’autoria múltiple). 154 ——Faciliten la millora contínua de l’obra per part dels usuaris.

——Animen els usuaris a crear noves obres basades en l’obra original, o bé fer-ne obres derivades, com ara traduccions, adaptacions, o treballs amb un altre abast o enfocament.

10.3 Dades obertes i reutilització de la informació del sector públic

Les dades obertes (open data) són dades produïdes per una organització –especialment qualsevol Administració pública– que no tenen caràcter personal, publicades amb una llicència oberta, en un format obert i estructurades d’una manera que permeti la cerca i recuperació informàtica (han d’estar categoritzades i catalogades). Les dades obertes han d’estar disponibles per a tothom de manera gratuïta per poder ser reutilitzades i republicades sense pràcticament cap restricció.

Centrant-nos ja específicament en les dades públiques obertes (open government data) hem d’assenyalar que és una filosofia política d’Administració electrònica basada en el principi que la informació pública pertany per dret als ciutadans i ha d’estar a la seva disposició per fomentar la transparència de l’Administració, la participació ciutadana i la reutilització de la informació.

La reutilització de la informació del sector públic (RISP) és un concepte clau que consisteix a fer accessible la informació del sector públic en brut i en formats estàndard oberts, legitimant-ne i encoratjant-ne la reutilització tant pels ciutadans com per les empreses, ja sigui amb finalitats comercials o bé sense ànim de lucre. El sector públic genera una gran quantitat d’informació potencialment reutilitzable molt diversa, completa, fiable i de qualitat, com ara dades de tipus social, econòmic, geogràfic, estadístic, etc.

Formats per a la reutilització

Per garantir el principi d’accessibilitat universal i de no-discriminació d’usuaris es recomana l’ús de formats oberts. És a dir, formats estàndard i no propietaris, que no tinguin restringit l’ús per drets de marca o patent. No obstant això, cal tenir en compte algunes consideracions perquè l’objectiu principal és posar a disposició dels usuaris les dades, encara que en alguns casos es faci per mitjà de formats propietaris.

Per exemple, si tenim un full de càlcul Excel (programa del Microsoft Office) amb dades que volem posar a 155 disposició dels ciutadans, el podríem convertir a document PDF, que és un format lliure, però així perdríem la capacitat de processament de les dades per part dels reutilitzadors. Així, doncs, en casos com aquest és justificat mantenir el format propietari si no es disposa dels formats en CSV o XML, que serien els idonis per processar dades en format obert.

Podríem establir el següent grau de preferència de formats, a partir dels documents amb què treballem més habitualment al Departament:

——PDF: per a documents textuals (convertir els documents Word a PDF de text, no d’imatge i sense cap limitació a través de contrasenyes per poder fer ús del contingut).

——Excel: per a fulls de càlcul amb dades.

També són útils per a la reutilització els diferents tipus de fitxer (text, full de càlcul, base de dades, etc.) generats amb Open Office, que és un paquet ofimàtic de programari lliure.

Portal Dades obertes gencat

El portal Dades obertes gencat aplega les dades de caràcter públic amb l’objectiu de fomentar l’ús i la reutilització de la informació generada per l’Administració de la Generalitat de Catalunya.

El portal agrupa totes les iniciatives de dades obertes de la Generalitat en un únic catàleg, on s’afegeix en diversos formats la informació associada més rellevant per a la seva reutilització. La Generalitat de Catalunya segueix així les tendències internacionals pel que fa a dades obertes i reutilització, i compta en aquest projecte amb l’assessorament d’experts del W3C (World Wide Web Consortium).

Aquest projecte es desenvolupa a partir de l’Acord del Govern de 9 de novembre de 2010, i té els objectius següents:

——Millorar la informació pública i garantir-hi l’accés a tothom.

——Promoure la creació de valor amb la reutilització de la informació pública.

——Incrementar la transparència informativa.

——Facilitar l’ordenació interna dels sistemes d’informació dins l’Administració.

——Fomentar la interoperabilitat entre serveis del sector públic.

Pel que fa a les modalitats de reutilització, n’hi ha bàsicament dues:

——Reutilització sense cap tipus de restricció, llevat d’uns punts bàsics de compliment obligat: que el contingut de la informació no sigui alterat, que no es desnaturalitzi el sentit de la informació, que se’n 156 citi la font i que s’esmenti la data de la darrera actualització. ——Reutilització amb subjecció a condicions que estableixin les llicències tipus; aquestes llicències han de ser en format digital i processables electrònicament, i complir aquests criteris: ser clares, justes i transparents, no restringir les possibilitats de reutilització, i no ser discriminatòries per a categories comparables de reutilització.

Amb la llibertat d’accés a la informació pública es vol avançar cap a la governança oberta, basada en els valors de transparència, participació, servei i eficiència, i promoure la creació de valor amb la reutilització de la informació pública.

Exemples de dades obertes i reutilització de la Generalitat de Catalunya

L’avís legal del web gencat és paradigmàtic. Autoritza la reutilització dels continguts i de les dades que hi són publicades sota la modalitat bàsica (per defecte), sense cap tipus de restricció. Cal citar sempre l’autor o el titular dels drets: Generalitat de Catalunya. Departament de [nom del departament]. [organisme autònom, empresa pública].

En alguns casos, però, la reutilització es pot limitar per la tutela d’altres béns jurídics prioritaris, com ara la protecció de les dades personals (la Generalitat de Catalunya garanteix la confidencialitat de les dades personals que es faciliten a través de les pàgines del web en els termes establerts per la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal), la intimitat o els drets de protecció intel·lectual de tercers. La reutilització d’obres protegides per la propietat intel·lectual es pot formalitzar mitjançant l’ús de llicències de difusió oberta (com ara les Creative Commons). No s’autoritza en cap cas l’ús de logotips, marques, escuts i símbols distintius de la Generalitat de Catalunya en publicacions i webs que no siguin participats o patrocinats per aquesta institució, atès que aquests elements d’identitat gràfica corporativa són propietat exclusiva de la Generalitat de Catalunya iestan protegits legalment.

Altres exemples són l’emissió d’RSS d’informació i serveis, la possibilitat de descàrrega de bases de dades (com ara les del Justiterm, el Cercador de noms i la Guia d’entitats) o l’alliberament d’aplicacions (API) sobre dades com les que ofereix l’Institut d’Estadística de Catalunya.

Límits a les dades obertes i a la reutilització

Com ja hem vist a l’hora de definir les dades obertes i la reutilització, l’obertura de dades per a la seva reutilització té el límit fonamental de la protecció de les dades de caràcter personal. La Llei 37/2007 estableix a més altres límits, com ara la documentació confidencial relativa a la defensa i la seguretat i la documentació amb drets de propietat intel·lectual o que és propietat d’institucions culturals i educatives.

És possible, però, fer disponibles determinades dades d’aquest tipus mitjançant la realització d’algunes accions prèvies, com ara l’eliminació de dades personals; per dur-ho a terme cal tenir en compte les 157 recomanacions de l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades pel que fa al tractament de la informació de caràcter personal a l’entorn digital.

10.4 Transparència

Cada cop més els governs i administracions ofereixen la seva informació i les seves dades de manera oberta, com hem vist, per afavorir la reutilització, però també per ser més transparents.

Les tecnologies de la informació i la comunicació han propiciat, d’una banda, que sigui molt senzill posar a disposició de la ciutadania la informació que generen les institucions, i, d’altra banda, que les persones puguin participar i col·laborar amb les administracions a través de les eines de xarxa social.

La transparència és, doncs, un principi bàsic perquè es pugui avançar cap a la governança oberta, en què els ciutadans participen i col·laboren en la definició i avaluació de les polítiques públiques.

La Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern comporta un canvi en la cultura administrativa. La Llei estableix un seguit d’obligacions de publicitat activa, això vol dir continguts que, de manera obligatòria, han de publicar diferents institucions i organismes de les administracions públiques de Catalunya. D’altra banda, també especifica que els ciutadans tenen el dret de demanar l’accés a la informació pública i determina els principis de bon govern.

Transparència gencat

Transparència gencat és el portal on el Govern de la Generalitat difon les dades relatives a les polítiques públiques i l’acció del Govern des d’un punt d’accés únic, des del qual s’accedeix al conjunt d’informació que publiquen i actualitzen els diferents departaments i organismes vinculats a la Generalitat.

L’actualització i ampliació contínua de la informació comporta el compromís dels responsables de transparència de cada departament de bastir un circuit àgil de provisió de continguts. Al Departament de Justícia, la unitat responsable de transparència és el Gabinet Tècnic, que compta amb la col·laboració 158 de persones de les diferents unitats directives per poder recollir la informació relativa a les obligacions de publicitat activa que estableix la Llei de transparència. A aquesta informació s’hi pot accedir des del portal Transparència gencat i des de l’apartat Transparència del web del Departament.

Així mateix, al Gabinet Tècnic se centralitzen totes les peticions sobre accés a la informació pública que fan els ciutadans a través de la bústia [email protected].

A l’apartat Transparència de la intranet del Departament podem trobar informació relativa a la implantació de les polítiques de transparència, accés a la informació pública i bon govern al Departament de Justícia.

Normativa

——Reial decret legislatiu 1/1996, de 12 d’abril, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de propietat intel·lectual, que regularitza, aclareix i harmonitza les disposicions legals vigents sobre la matèria (legislació estatal).

——Llei 21/2014, de 4 de novembre, per la qual es modifiquen el text refós de la Llei de propietat intel·lectual, aprovat pel Reial decret legislatiu 1/1996, de 12 d’abril, i la Llei 1/2000, de 7 de gener, d’enjudiciament civil (legislació estatal).

——Directiva 2003/98/CE del Parlament Europeu i del Consell, de 17 de novembre de 2003, relativa a la reutilització de la informació del sector públic (Unió Europea). Cal destacar també que l’obertura de dades públiques per reutilitzar-les, la simplificació del sistema de llicències per a l’intercanvi de continguts i la implantació de normes d’interoperabilitat són objectius prioritaris de l’Agenda Digital Europea 2020.

——Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics (legislació estatal).

——Llei 37/2007, de 16 de novembre, sobre reutilització de la informació del sector públic (legislació estatal).

——Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya (llei del Parlament de Catalunya).

——Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (llei del Parlament de Catalunya).

——Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (legislació estatal).

159 ▌▌ La propietat intel·lectual està integrada pels drets morals (personals, irrenunciables i que no poden ser objecte de cessió) i pels d’explotació (patrimonials i que sí que poden ser cedits per l’autor).

▌▌ Una obra passa al domini públic 70 anys després de la mort de l’autor (80 anys per als autors espanyols morts abans de 1987).

▌▌ Una llicència d’ús obert és un document que especifica què es pot fer i què no amb una obra.

▌▌ No es pot llicenciar cap obra amb llicències d’ús obert si no s’és propietari dels seus drets d’autor.

▌▌ Les llicències Creative Commons són les llicències d’ús obert més esteses. Ofereixen als autors la possibilitat d’establir de manera senzilla els termes amb què volen compartir les seves obres.

▌▌ Les dades obertes són dades que no tenen caràcter personal, publicades en un format obert i estructurades de manera que puguin ser reutilitzades per tothom.

▌▌ Governs i administracions ofereixen la seva informació i les seves dades per afavorir-ne la reutilització i per ser més transparents. La transparència és fonamental perquè els ciutadans puguin participar i col·laborar en la definició i avaluació de les polítiques públiques.

▌▌ Al portal Transparència gencat s’hi difonen les dades relatives a les polítiques públiques i l’acció de govern. El web del Departament té un apartat específic de Transparència on es publiquen totes les obligacions de publicitat activa.

▌▌ Al Departament de Justícia la unitat responsable de transparència és el Gabinet Tècnic.

▌▌ Cal la col·laboració de totes les unitats directives per respondre les peticions sobre accés a la informació pública i per mantenir actualitzada la informació sobre les obligacions de publicitat activa que estableix la Llei de transparència.

160 11. Ús de recursos multimèdia

Cada vegada és més freqüent l’ús de material multimèdia (vídeos, imatges, fitxers d’àudio...) per il·lustrar o donar suport als continguts que es publiquen a les pàgines web o a les diferents xarxes socials. Llegir pàgines extenses de text pot arribar a ser feixuc i requerir força concentració, però si hi afegim vídeos, àudios, imatges i altres recursos que promoguin la interactivitat, l’usuari se sent més motivat a fer-ho, alhora que el contingut resulta més atractiu i més entenedor.

Així, sovint usem imatges, vídeos i música quan elaborem una presentació, un treball, una pàgina web, una publicació a les xarxes socials, etc. Internet ens ofereix un gran ventall de recursos per il·lustrar els nostres treballs, però cal tenir cura amb els drets de propietat intel·lectual i saber destriar el material amb llicències d’ús obert, com ara les Creative Commons (CC), que podrem usar citant el recurs adequadament, el material lliure de drets, que també podrem usar sense necessitat de citar-ne la font, i el material amb drets de propietat intel·lectual, que no podrem usar. En aquest darrer cas també hi incloem tots els recursos que hi ha a internet en què no es diu res sobre l’autoria ni els drets de propietat intel·lectual. Com que no podem saber qui n’és l’autor ni els termes d’ús, no farem servir aquest tipus de materials.

En un altre ordre de coses, per raons d’amplada de banda, hem de ser especialment curosos amb les mides dels fitxers multimèdia perquè siguin accessibles per a la majoria d’usuaris i amb la majoria dels dispositius. A més, hem de tenir en compte que els recursos multimèdia, com ara el vídeo o l’àudio, no són tan fàcils de classificar o d’indexar per a propòsits de cerca com els recursos de text.

Per tot això, de manera genèrica, és convenient tenir en compte els aspectes següents respecte dels fitxers multimèdia que usem:

——Han de tenir un títol clar i concís, així com una explicació del contingut que hi apareix per a les persones amb alguna deficiència visual o auditiva (vegeu el capítol 13, sobre accessibilitat i usabilitat en entorns digitals). 161 ——S’han d’especificar els drets d’autor (vegeu el capítol 10, sobre drets d’autor, dades obertes i transparència) i, si cal, citar-ne la procedència.

——Cal fer-hi constar la data, la mida en MB o el temps de durada perquè l’usuari pugui decidir si li interessa o no visualitzar-los o descarregar-se’ls.

A continuació exposem les recomanacions específiques segons el tipus de suport.

11.1 Vídeos

——Hem de publicar els vídeos que, per qualitat i contingut, poden ser útils o interessants per als ciutadans. En cas que els vídeos tinguin molta resolució, cal oferir la possibilitat de veure’n una versió de baixa resolució.

——Els formats més adequats són WMV, AVI, FLV, MOV, MPG i MP4.

——Han de dur les paraules clau i els crèdits que els identifiquin.

——Cal proporcionar una transcripció en text del vídeo, així com, en la mesura que sigui possible, l’opció només de l’àudio.

——És recomanable oferir un breu resum o síntesi del contingut del vídeo.

——L’usuari ha de poder optar entre visualitzar el vídeo o descarregar-lo.

——Pel que fa a la durada, es recomana que sigui d’un màxim de cinc minuts, i en cap cas no hauria de superar els 10 minuts. En cas contrari, és preferible fragmentar-lo.

——Hem de tenir en compte els drets d’autor quan vulguem publicar un vídeo. A més, si hi apareixen persones és preferible que es vegin de lluny o d’esquena, perquè si es poden reconèixer han d’haver- nos donat el seu consentiment per escrit (drets d’imatge) i les imatges i la música han de ser nostres o tenir una llicència d’ús obert com les Creative Commons (CC).

162 Podem usar vídeos publicats a plataformes com YouTube o Vimeo o que hàgim filmat nosaltres. En el cas de voler usar una part d’un vídeo repositat a internet, ens cal saber quin tipus de llicència du. Si el podem usar, i decidim fer-ho, hem de citar les dades següents:

[Nom del vídeo] © [Nom de l’autor] [Pàgina web on hi ha el vídeo o pàgina de l’autor] [tipus de llicència CC]

11.2 Fitxers de so

——Els fitxers d’àudio que es publiquin han de tenir una bona qualitat de so i s’han de sentir de manera nítida.

——El format preferent hauria de ser l’estàndard MP3.

——D’acord amb les pautes d’accessibilitat, cal transcriure’n el contingut.

——L’usuari ha de poder optar entre escoltar el fitxer o descarregar-se’l.

——La durada no ha de ser excessiva (cinc minuts com a màxim). En cas que duri més, és millor dividir-lo en diversos fitxers o presentar-lo com a podcasts.

——Hem de tenir en compte els drets d’autor quan publiquem un fitxer de so. I si volem utilitzar música ha de ser nostra o ha de tenir una llicència d’ús obert com les Creative Commons.

Repositoris de fitxers d’àudio amb llicències Creative Commons

——Jamendo

——Audionautix

——Dig.ccmixter

Hem d’utilitzar cada arxiu segons ens indiqui la llicència corresponent i sempre fer-hi constar:

[Nom de l’àudio] © [Nom de l’autor] [Pàgina web des d’on s’ha descarregat el fitxer de so o pàgina de l’autor] [tipus de llicència CC]

11.3 Imatges

——Les fotos s’han de publicar amb una bona qualitat de la imatge i amb un contingut interessant per al ciutadà. 163 ——Es recomanen els formats JPG i PNG per a fotos i imatges per publicar a internet, i GIF per a logos i gràfics.

Els diversos formats d’imatge: GIF, JPG i PNG

Quan es treballa amb fitxers d’imatge digital, és imprescindible conèixer les diferències entre els uns i els altres, ja que els diferents formats determinen la forma d’usar-los i el resultat que se n’obtindrà.

GIF (Graphics Interchange Format)

És un format excel·lent per a la creació de fitxers d’imatges no fotogràfiques de mida petita. Permet bits de transparència –és a dir, quan creem la imatge podem especificar que un dels colors sigui transparent, cosa que ens permet integrar-la perfectament en qualsevol fons o fotografia.

Normalment, fem servir el format GIF per a logotips, icones o símbols o gràfics simples amb àrees sòlides de colors. En canvi, no es recomana per a fotografies, perquè aquest format està limitat a 256 colors, ni per a gràfics amb degradats.

Els fitxers GIF també poden ser animats.

JPG o JPEG (Joint Photographic Experts Group)

El format JPEG es va dissenyar pensant en les fotografies. És capaç de mostrar milions de colors a la vegada i permet la complexa barreja de tons que trobem a les imatges fotogràfiques.

Els fitxers JPEG, encara que tinguin una mida petita, permeten veure les imatges amb nitidesa i perfecció. Admeten fins a 16,7 milions de colors, cosa que els converteix en l’elecció idònia per a les imatges i fotografies complexes. De fet, es tracta d’un format de compressió i té el desavantatge que cada vegada que obrim i tanquem el fitxer es perd qualitat de la imatge.

Aquests fitxers no tenen les prestacions del format GIF quant a l’animació i transparència, perquè en realitat estan pensats per a fotos. Tampoc no els hauríem de fer servir per a gràfics simples amb grans blocs de color perquè les vores poden quedar borroses.

PNG (Portable Network Graphics)

Es tracta d’un format que es mostra correctament en els diferents navegadors, és d’ús lliure i permet una alta compressió sense pèrdua de qualitat i una reproducció progressiva de les imatges (que és útil quan tenim imatges molt grans o usem connexions lentes). 164 En trobem de diferents tipus assenyalats per un número, segons els bits que suporten. Per exemple, el PNG-8 no és compatible amb la transparència, però els PNG-24 i PNG-32, sí.

A diferència dels GIF, que són transparents o opacs, els PNG poden tenir diferents nivells de transparència. Això ens permet, per exemple, crear un gràfic amb efecte translúcid. És a dir, si col·loquem un PNG-24 sobre qualsevol color de fons, es mostra a través dels píxels que no són opacs.

La versió PNG-8 d’aquest format és similar al format GIF i pot guardar un màxim de 256 colors. De tota manera, com que utilitza un format de compressió sense pèrdues, la mida dels fitxers pot ser força més gran que la d’un JPEG.

PNG és un format sense pèrdua de qualitat amb una excel·lent compressió, la qual cosa el fa idoni per a imatges formades per grans àrees de color pla o amb poques variacions de color. Tot i així, no admet el model de color CMYK, motiu pel qual es desaconsella per a dissenys d’impressió.

El format PNG no permet l’animació.

Altres aspectes que s’han de tenir en compte en relació amb les imatges

——No ens hem d’excedir en la mida de les imatges publicades. Per mostrar una imatge en línia, s’aconsella una amplada d’entre 600 i 800 píxels i l’alçada automàtica que li correspongui a l’escalat.

——Quant a la resolució (píxels per polzada o ppp), depèn molt de la finalitat que li vulguem donar. Per exemple, per a un logo, triaríem 72 ppp si el que volem és només que es vegi bé a la web; però optaríem per 150-200 ppp si l’hem d’imprimir en una impressora domèstica i 300 ppp si se n’ha de fer un tiratge en impremta.

——En el cas de presentar imatges complexes, com ara gràfics o esquemes, és recomanable acompanyar- les d’un text explicatiu i descriptiu perquè siguin accessibles a la majoria de persones, siguin quines siguin les seves capacitats.

——Cal que ens assegurem que tenim els drets d’autor o d’explotació de les imatges i permís per publicar- les, i quant a les citacions, hem de tenir en compte els criteris següents:

——Imatges pròpies: no cal citar-les. ——Imatges lliures de drets d’autor: no cal citar-les. ——Imatges amb llicència Creative Commons: [Nom de la imatge] © [Nom de l’autor] [Pàgina web on hi ha la imatge o web de l’autor] [tipus de llicència CC]

——Si guardem i publiquem les imatges en un repositori públic, és important fer-hi constar a quin tipus de llicències estan sotmeses. 165 11.4 Infografies

Serveixen per expressar de manera visual, impactant i sintètica -el 90 % de la informació que arriba al cervell és visual- fets, nombres i estadístiques que en format textual ocuparien molt més espai i serien més àrids de llegir. Tenen també altres avantatges com ara la possibilitat de compartir-les en xarxes socials i esdevenir virals, i la de fer augmentar el nombre de visites al web si són prou atractives i identifiquen una organització o una marca pels colors i el disseny usat.

——El format més habitual és PNG o JPEG.

——Per dissenya-les, usarem imatges o gràfics lliures de drets o bé imatges de les quals tinguem els drets d’autor o d’explotació.

——Les acompanyarem d’un text explicatiu i descriptiu.

——En el cas dels organismes de la Generalitat, han de seguir les pautes gràfiques per a les infografies establertes en el Programa d’identificació visual.

Exemple d’infografia

11.5 Repositoris lliures de recursos multimèdia

A continuació esmentem un seguit de llocs web que emmagatzemen recursos que es poden usar lliurement i sense l’obligació de citar-ne l’autor:

——Morguefile

——Pixabay

——Imatges de la National Gallery or Art

——Openphoto

——Freejpg

——Unsplash

——Skitterphoto

——The public domain review

166 11.6 Llocs web on emmagatzemar i publicar recursos multimèdia

A continuació esmentem alguns llocs web on podem publicar i repositar imatges, vídeos i presentacions. Aquests llocs web també ens són útils per trobar recursos multimèdia per poder usar d’acord amb les llicències d’ús que estableixi cada recurs en concret:

——Flickr

——YouTube

——Vimeo

——SlideShare

167 ▌▌ Si en un vídeo o en una imatge hi apareixen persones és preferible que es vegin de lluny o d’esquena, perquè si es poden reconèixer han d’haver-nos donat el seu consentiment per escrit (drets d’imatge) per poder-ne fer difusió.

▌▌ El material nostre o lliure de drets, el podem usar sense citar-lo; el material amb drets d’autor o sobre el qual no s’especifica res, no podem usar-lo, i el material amb llicències d’ús obert, el podem usar segons la llicència que dugui i citant-lo adequadament.

▌▌ Per citar un vídeo, un fitxer de so o una imatge amb llicències d’ús obert, ho farem de la manera següent:

[Títol del recurs] © [Nom de l’autor] [Pàgina web on hi ha el recurs] [tipus de llicència CC]

▌▌ Es recomana que els vídeos tinguin una durada màxima de cinc minuts.

▌▌ El format preferent per als fitxers de so és l’MP3.

▌▌ Usarem els formats JPG i PNG per a les fotos i les imatges, i el format GIF per als logos i gràfics que vulguem publicar a internet.

▌▌ Per mostrar una imatge en línia, s’aconsella una amplada d’entre 600 i 800 píxels i l’alçada que correspongui a l’escalat.

▌▌ La resolució de les imatges depèn molt de la finalitat: 72 ppp: visualització a la web 150-200 ppp: impressió amb impressora domèstica 300 ppp: impressió a impremta.

168 12. Protecció de dades personals

El dret a la protecció de les dades personals és un dret fonamental consistent a garantir que les persones puguin controlar què es fa amb les seves dades. Així, han de poder saber qui té les dades, quines són, d’on provenen, per a quina finalitat s’usen i a qui es faciliten.

El control sobre les dades es pot exercir sobre qualsevol tipus de tractament que se’n faci, ja sigui automatitzat o no. Respecte de les seves dades personals, tothom té els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició, que s’han d’exercir davant l’entitat que en disposa.

Entenem per dades personals aquelles dades referents a la nostra persona que ens identifiquen o ens poden arribar a identificar, com ara nom, cognoms, DNI, adreça postal i electrònica, número de telèfon, característiques físiques, veu, fotografies, etc.

També són dades personals les que fan referència a l’origen racial o ètnic, la salut i la vida sexual, i les que revelen la ideologia, l’afiliació sindical, la religió i les creences. Aquestes dades es consideren sensibles i estan especialment protegides per la llei. De la mateixa manera es consideren les dades relatives a la comissió d’infraccions penals o administratives.

12.1 Anonimització de dades personals en documents que es publiquin a internet

La publicació de dades a internet o a les seus electròniques de les institucions públiques està sotmesa als principis i garanties establerts per la Llei orgànica de protecció de dades de caràcter personal. 169 Cal tenir en compte aquestes directrius:

——Només podrem difondre informació que contingui dades de caràcter personal quan tinguem el consentiment del titular de les dades o quan la difusió derivi dels principis d’una norma amb rang de llei.

——És recomanable limitar la publicació de números identificatius, com ara el DNI o d’altres, conjuntament amb la identificació completa de la persona, llevat que ho exigeixi la normativa aplicable.

——En el cas de procediments selectius o de concurrència competitiva, es recomana que les persones es puguin identificar amb el mínim de dades possible: o bé el nom i els cognoms o bé el DNI. En cas de publicar el nom i cognoms i també el DNI, aquest últim ha d’aparèixer sense la primera xifra ni la lletra final (que substituirem per una X) perquè no es pugui identificar la persona en altres llistes (p. ex. el DNI 00000000F hauria d’aparèixer així: X0000000X).

——En aquests casos també es poden establir sistemes d’accés restringit que permetin que cada aspirant accedeixi a la informació completa que l’afecti.

——Cal ajustar el període de difusió al compliment de la finalitat que la justifica.

——Llevat que es disposi del consentiment dels afectats o que una disposició legal ho autoritzi, la difusió de les resolucions judicials requereix l’anonimització de les dades personals, de manera que els titulars no siguin identificables.

Trobareu més informació a la intranet al document Publicació de llistes de persones a internet.

12.2 Sol·licitud de dades mínimes indispensables

Les dades que s’han de demanar han de ser adequades, pertinents i no excessives en relació amb les finalitats per a les quals es demanen. Aquestes finalitats han de ser determinades, explícites i legítimes.

Per exemple, per donar d’alta un subscriptor a un butlletí electrònic de gencat, n’hi ha prou demanant el nom i cognoms de la persona i l’adreça de correu electrònic.

12.3 Dret a l’oblit

Es tracta del dret que té el titular d’unes dades personals a demanar que s’esborrin o se’n suprimeixi informació personal que es considera obsoleta o irrellevant pel pas del temps o que afecti el desenvolupament dels seus drets fonamentals. La informació pública que abans quedava circumscrita a taulers d’informació durant un temps determinat, amb internet esdevé accessible a escala mundial i per sempre. Així, la publicació de dades personals a la xarxa fa que aquestes quedin allà visibles, i es considera que els usuaris tenen el dret de tornar a començar i que informacions antigues, ja siguin 170 negatives o que ja no tinguin res a veure amb aquella persona, poden vulnerar els seus drets. Aquest dret topa, però, amb el principi de neutralitat de la xarxa (lliure de restriccions pel que fa a l’accés i sense restriccions de contingut).

El Tribunal de Justícia de la Unió Europea va dictaminar en una sentència de 13 de maig de 2014 que els seus ciutadans poden exercir el dret a l’oblit a internet. D’acord amb aquesta sentència, els cercadors estan obligats a retirar de les seves llistes de resultats els enllaços a les pàgines web publicades per tercers que continguin informació sobre una persona que sigui inadequada, irrellevant i/o excessiva quan un ciutadà europeu ho demani, fins i tot quan la informació sigui vertadera i lícita. Aquest és un canvi significatiu en relació amb la situació anterior, en què el ciutadà s’havia d’adreçar únicament al mitjà de comunicació o lloc web que allotgés la informació. Es deixa, doncs, en mans dels ciutadans la potestat de decidir si les seves dades han de ser a la xarxa o no.

12.4 Avís legal als formularis

Els formularis que recullin dades personals han d’incorporar un avís en què s’informi la persona que facilita les seves dades de quina és la normativa que regula la protecció de dades, en quin fitxer es desaran, quin ús se’n farà i quin organisme n’és el responsable, com també de quins mitjans disposa per exercir els drets d’accés, modificació, cancel·lació i oposició a la cessió de les dades personals.

A la part final dels formularis del Departament de Justícia s’hi incorpora el paràgraf següent:

En compliment de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, s’informa que les dades personals facilitades s’integraran en un fitxer del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya anomenat [nom del fitxer], amb la finalitat de [finalitat del fitxer].

L’òrgan administratiu responsable d’aquest fitxer és [nom de l’òrgan]. Es poden exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició enviant una sol·licitud acompanyada amb una còpia d’un document identificatiu vàlid, per qualsevol mitjà que deixi constància del seu enviament i recepció, a la seu de l’òrgan esmentat: [adreça], o bé trametent una sol·licitud amb signatura electrònica certificada per una entitat reconeguda a l’adreça següent: [email protected].

12.5 Marc legal

——Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal amb les modificacions introduïdes per la Llei 2/2011, de 4 de març, d’economia sostenible

——Reial decret 1720/2007, de 21 de desembre, pel qual s’aprova el Reglament de desplegament de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal

Els organismes responsables del compliment del dret a la protecció de dades són l’Autoritat Catalana de 171 Protecció de Dades i l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.

A l’apartat de protecció de dades personals de la intranet hi consten la normativa que regula la protecció de dades, els fitxers que contenen dades de caràcter personal gestionats pel Departament, els interlocutors i comitès responsables al Departament, el document de seguretat i els materials i formularis que hi estan relacionats.

172 ▌▌ El dret a la protecció de dades és un dret fonamental.

▌▌ Tothom pot exercir el dret d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició davant les organitzacions que disposin de les seves dades personals.

▌▌ La publicació de dades a internet està regulada per la Llei orgànica de protecció de dades de caràcter personal.

▌▌ Quan calgui publicar noms i cognoms juntament amb el DNI, caldrà substituir la primera xifra i la lletra final del DNI per una X: X000000X.

▌▌ Cal ajustar el període de difusió de les dades al compliment de la finalitat que la justifica.

▌▌ S’han d’anonimitzar les dades personals de les resolucions judicials, llevat que una disposició legal autoritzi de publicar-les.

▌▌ S’han de sol·licitar les dades mínimes indispensables per complir la finalitat per a la qual es demanen.

▌▌ Els formularis que recullen dades personals han d’incorporar un avís legal sobre la normativa, el fitxer que les conté, els usos previstos, l’organisme responsable i els drets que s’hi poden exercir.

173 13. Accessibilitat i usabilitat en entorns digitals

13.1 Accessibilitat

Es defineix l’accessibilitat com el grau en què les persones poden utilitzar un objecte, visitar un lloc o accedir a un servei, independentment de les seves capacitats tècniques, cognitives o físiques. En entorns digitals és important tenir en compte les directrius d’accessibilitat perquè les persones puguin accedir a la informació i participar a la xarxa.

Es diu que una pàgina o un lloc web és accessible quan està dissenyat i construït perquè als seus continguts i serveis hi pugui accedir el públic en general, incloent-hi persones amb discapacitat i persones grans, de forma autònoma o mitjançant les ajudes tècniques pertinents, independentment de les seves capacitats visuals, auditives, cognitives o motrius i de la tecnologia que utilitzin.

Això inclou:

——Llocs i aplicacions web.

——Navegadors i reproductors de mitjans.

——Eines de creació de webs i tecnologies web en desenvolupament.

Els criteris d’accessibilitat aplicables a les pàgines d’internet són els que recull, en l’àmbit internacional, la Iniciativa d’Accessibilitat al Web (Web Accessibility Iniciative, WAI) del Consorci Mundial del Web (World Wide Web Consortium), que els ha determinat en forma de directrius acceptades en totes les esferes d’internet.

174 Directrius d’accessibilitat al contingut web (Web Content Accessibility Guide- lines, WCAG)

Les directrius WCAG es basen en quatre principis que proporcionen els fonaments per fer el contingut web més accessible per a persones amb diferents discapacitats. D’acord amb aquests principis, el contingut web ha de ser:

1. Perceptible

La informació i els components de la interfície d’usuari s’han de presentar de manera que els usuaris els puguin percebre.

1.1 Alternatives de text: s’han de proporcionar alternatives de text a qualsevol contingut no textual, de manera que es pugui transformar en altres formats que els usuaris necessitin, per exemple text amb caràcters tipogràfics grans, braille, veu, símbols o llenguatge planer.

1.2 Multimèdia basat en el temps: cal proporcionar alternatives als elements multimèdia basades en el temps (documents que incloguin les descripcions textuals de la informació visual i auditiva sincronitzades amb el multimèdia).

1.3 Adaptable: cal crear continguts que es puguin presentar de formes diferents (per exemple, amb un disseny més simple) sense perdre informació o estructura.

1.4 Distingible: cal facilitar que els usuaris puguin veure i escoltar el contingut, inclosa la separació del primer pla i el fons.

2. Utilitzable

Ha de ser possible executar els components d’interfície d’usuari i de navegació.

2.1 Accessible per teclat: totes les funcionalitats han d’estar disponibles des del teclat.

2.2 Temps suficient: cal proporcionar als usuaris temps suficient per llegir i usar el contingut.

2.3 Que no provoqui atacs epilèptics: no s’ha de dissenyar contingut que pugui produir atacs epilèptics; per exemple, les pàgines no han de contenir cap element que centellegi més de tres vegades per segon.

2.4 Navegable: s’han de proporcionar vies per ajudar els usuaris a navegar, localitzar el contingut i determinar on es troben.

3. Entenedor

La informació i el funcionament de la interfície per als usuaris han de ser entenedors. 175 3.1 Llegible: el contingut textual ha de ser llegible i fàcil d’entendre.

3.2 Previsible: les pàgines web han de funcionar i mostrar-se de manera previsible.

3.3 Ajuda en l’entrada: s’ha d’ajudar els usuaris a evitar i corregir errors.

4. Robust

El contingut ha de ser prou robust perquè una gran varietat de tipus d’usuari (amb dispositius i sistemes operatius diferents) el puguin interpretar fidelment. Els usuaris han de poder accedir als continguts independentment de l’avenç de les tecnologies.

4.1 Compatible: s’ha de potenciar al màxim la compatibilitat amb els tipus d’usuari actuals i futurs.

Segons les directrius que es compleixen, hi ha tres nivells d’accessibilitat de les pàgines web:

A: alguns grups d’usuaris no poden accedir a la informació del lloc web.

AA: alguns grups d’usuaris tenen dificultats per accedir a la informació.

AAA: alguns usuaris experimenten algunes dificultats per accedir a la informació.

El compromís de la Generalitat de Catalunya és arribar, com a mínim, a complir el nivell de doble A (AA), d’acord amb el que les legislacions europea i espanyola (Llei 34/2002) exigeixen a les administracions públiques. Trobareu més informació a la pàgina d’accessibilitat web de gencat.

Les pautes descriuen com fer pàgines web accessibles sense sacrificar-ne el disseny, oferint la flexibilitat necessària perquè la informació sigui accessible en diferents situacions i proporcionant mètodes que permetin transformar-les en pàgines útils i intel·ligibles.

Aplicacions pràctiques

A continuació s’esmenten unes directrius per treballar en entorns digitals. Tal com passa amb els criteris de conformitat, n’hi ha algunes que s’han de tenir sempre en compte (com ara les que es refereixen als documents PDF) i d’altres que només són recomanables (per exemple, els subtítols de les presentacions multimèdia amb àudio).

——Contingut visual i auditiu: oferir alternatives equivalents al contingut per a les persones amb deficiències visuals o auditives. Subtítols en el cas de les presentacions multimèdia amb àudio; i text alternatiu descriptiu que es visualitza quan passem el ratolí per damunt la imatge (Alt + descripció) per a la resta d’elements no textuals (imatges, infografies, animacions, etc.) que no siguin purament 176 decoratius. En el cas de les infografies, cal proporcionar la versió escrita de les dades que s’hi representen.

Text alternatiu descriptiu

——Textos i gràfics: han de ser igual d’entenedors i comprensibles en color i en blanc i negre i oferir el contrast suficient entre el color de fons i el del text per facilitar-ne la visualització a les persones amb deficiències visuals o de percepció del color.

——Taules: els hem de posar els marcadors necessaris perquè es puguin transformar en text mitjançant els navegadors accessibles i altres aplicacions de l’usuari. Això significa:

——Identificar els encapçalaments de fila i columna.

——No utilitzar-les per maquetar, sinó només quan realment crearíem una taula per representar la relació de diferents elements amb unes dades concretes.

——En la mesura que sigui possible, fer resums del contingut, que poden ser especialment útils per als lectors invidents.

——Navegació: els mecanismes de navegació han de ser clars i coherents (informació orientativa, barra de navegació, mapa del web, etc.) per incrementar la probabilitat que qualsevol persona trobi el que està buscant en aquell lloc web i de manera ràpida. Si cal, podem facilitar l’accés als continguts més visitats o rellevants mitjançant bàners o enllaços relacionats.

——Text: tant en el web com en els documents que hi estan allotjats hem d’usar un llenguatge simple i senzill que tothom pugui entendre fàcilment, i marcar les paraules que estan en una altra llengua de manera que els lectors de veu les puguin identificar.

——Documents PDF: els hem de crear a partir de documents Word o d’un altre processador de textos. No hem d’escanejar mai l’original, ja que aleshores el convertim en una imatge i els lectors amb deficiències visuals no poden captar-ne el contingut, tret que la imatge tingui una bona resolució i es disposi d’un programari d’OCR (reconeixement òptic de caràcters) que converteixi les imatges en text.

Test d’accessibilitat del web

A la xarxa podem trobar molts tests per avaluar si un web és accessible. Per exemple, TAW (test d’accessibilitat web), desenvolupat per la Fundació CTIC, és una eina d’avaluació automàtica d’accessibilitat. Té una versió en línia i una altra de descarregable i les dues són gratuïtes. 177 En la versió en línia s’introdueix l’adreça d’una pàgina web, l’aplicació analitza la pàgina (basant-se en les pautes d’accessibilitat WCAG) i el nivell d’anàlisi d’accessibilitat (AAA, AA o A) que desitgem i genera un informe amb els resultats.

13.2 Usabilitat

Entenem per usabilitat la facilitat d’ús que té una eina o un objecte per a un usuari. Aquest terme es fa servir habitualment en entorns digitals per referir-se a la qualitat d’una pàgina web o d’un programa informàtic de ser fàcil d’usar i de tenir en compte aspectes com ara la llegibilitat dels textos, la rapidesa de la baixada d’informació, la manejabilitat i la capacitat de satisfer les necessitats de l’usuari.

La usabilitat està molt relacionada amb l’accessibilitat, però té un sentit més general, ja que l’accessibilitat fa referència als requisits que han de complir els llocs web perquè les persones amb discapacitats puguin accedir a la informació, i, en canvi, la usabilitat se centra més en els atributs de qualitat que fan que una pàgina web o un programa pugui ser comprès, après i usat per l’usuari, i resultar-li atractiu, en unes condicions específiques d’ús.

Els principis bàsics en què es recolza la usabilitat són:

——Facilitat d’aprenentatge: facilitat amb què els usuaris nouvinguts poden interaccionar al lloc. Té a veure amb la predictibilitat i la consistència del lloc.

——Facilitat d’ús: facilitat amb què l’usuari usa l’eina fent menys passes. Té a veure amb l’eficàcia i l’eficiència del lloc.

——Flexibilitat: varietat de possibilitats amb què l’usuari i el sistema poden intercanviar informació. Té a veure amb l’optimització entre l’usuari i el sistema.

——Robustesa: és el nivell de suport a l’usuari que facilita el compliment dels seus objectius. Fa referència a la capacitat d’observació de l’usuari, de recuperació de la informació i d’ajustament de la tasca a l’usuari.

Aplicacions pràctiques

Hi ha molts factors que condicionen la usabilitat dels llocs web. Aquí esmentem només cinc pautes generals que ajudaran a fer-los més usables.

——Rapidesa: les pàgines s’han de carregar de pressa, ja que els usuaris no volen esperar-se per veure el contingut d’una pàgina. Les pàgines han de ser al més lleugeres possible perquè hi puguin accedir els usuaris independentment de l’amplada de banda que facin servir.

——Simplicitat: cal mantenir una navegació constant i no forçar els usuaris a aprendre diversos camins per navegar a les diferents parts del lloc web. Així mateix, s’ha de restringir molt l’ús de les animacions, ja 178 que aclaparen, alenteixen la navegació i cansen la vista. ——Investigable: si volem estar ben posicionats als cercadors, hem de tenir en compte que els motors de cerca fan cerques de text real, no tenen en compte els gràfics i els codis de programació.

——Per a la majoria: els llocs web han de ser compatibles amb tots els navegadors i ordinadors. Cal usar HTML sempre que sigui possible, ja que és el codi més compatible amb tots els navegadors. A més, cal seguir un disseny adaptatiu que faciliti l’accés a la informació a través dels diferents dispositius: ordinador, tauleta i telèfon intel·ligent.

——Actualitzat: per mantenir la credibilitat d’un lloc web és imprescindible que la informació sigui actual. Cal que els responsables de continguts de cada àrea informin els editors del web de les novetats que calgui publicar i de la informació que hagi esdevingut obsoleta i que s’hagi de despublicar. Es tracta d’una responsabilitat que afecta tota l’organització.

Disposar d’un web o de productes usables ajuda a fidelitzar els usuaris, millora la imatge de l’organització, disminueix els costos relacionats amb l’atenció a l’usuari i n’augmenta la satisfacció.

179 ▌▌ A l’hora de crear contingut digital, cal tenir presents les directrius d’accessibilitat perquè tothom hi pugui accedir, independentment de les seves capacitats.

▌▌ Hi ha tres nivells d’accessibilitat: A: alguns grups d’usuaris no poden accedir a la informació AA: alguns grups d’usuaris tenen dificultats per accedir a la informació AAA: alguns usuaris tenen algunes dificultats per accedir a la informació

▌▌ Sempre s’ha d’oferir text alternatiu descriptiu de les imatges i, sempre que es pugui, subtítols en els vídeos i fitxers d’àudio.

▌▌ S’ha de restringir l’ús de les taules i, quan calguin, han de dur els marcadors necessaris perquè es puguin transformar fàcilment en text comprensible.

▌▌ Els fitxers PDF s’han de crear a partir de documents fets amb Word o altres processadors de textos i no escanejar-los com a imatge, ja que en aquest cas no serien accessibles i els programes no els podrien llegir.

▌▌ Perquè les pàgines web siguin usables, cal que siguin ràpides de carregar, que tinguin un disseny adaptatiu, que s’hi faciliti l’accés a través dels diferents dispositius, i que el contingut sigui senzill d’entendre i estigui sempre actualitzat.

180 14. Bibliografia

Abreviacions [en línia]. 2a ed. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Cultura, 2005. (Criteris Lingüístics; 2) [Consulta: 4 maig 2015].

Autoritat Catalana de Protecció de Dades [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya, 2015. [Consulta: 23 març 2015].

Bandwidth, Low. Web Design Guidelines [en línia]. Cambridge: Aptivate, cop. 2015. [Consulta: 23 març 2015].

Burt-Thomas, Wendy. «Are Infographics Right for Your Business? The Pros, Cons + Tips» [apunt de blog]. Vertical Response Blog, cop. 2014. [Consulta: 23 març 2015].

Centro de Transferencias de Tecnología (Forja CTT) [en línia]. Madrid: Govern d’Espanya. [Consulta: 23 març 2015].

Chastain, Sue. Which Graphics File Format Is Best To Use When?: JPEG, TIFF, PSD, PDD, MP, PICT, PNG, and GIF Explained [en línia]. Nova York: About.com, cop. 2015 [Consulta: 23 març 2015].

Checklist pour bien écrire sur le web [en línia]. Luxemburg: 60canards.com, cop. 2001-2014. [Consulta: 23 març 2015].

Creative Commons [en línia]. [Consulta: 23 març 2015].

181 Criteris de traducció de noms, denominacions i topònims [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Cultura, 1999. (Criteris Lingüístics; 3) [Consulta: 4 maig 2015].

Criteris de traducció de textos normatius del castellà al català [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya: Departament de la Vicepresidència, 2010. (Biblioteca Tècnica de Política Lingüística; 7) [Consulta: 4 maig 2015].

Criteris lingüístics del Departament de Justícia [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia, 2013. [Consulta: 17 desembre 2014].

CUB. Criteris [en línia]. Barcelona: Universitat de Barcelona, 2014. [Consulta: 17 febrer 2014].

Dades obertes gencat: Obertura de dades públiques (open data) [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya, 2011. [Consulta: 23 març 2015].

Digital Agenda for Europe: A Europe 2020 Iniciative [en línia]. Comissió Europea, 2015. [Consulta: 23 març 2015].

Directrius per a l’accessibilitat del contingut web (WCAG), versió 2.0 [en línia]. World Wide Web Consortium (W3C), cop. 2015 [Consulta: 4 maig 2015].

Documentació jurídica i administrativa [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Cultura, 2002. (Criteris Lingüístics; 5) [Consulta: 4 maig 2015].

Documents administratius de la Universitat Pompeu Fabra [en línia]. Barcelona: Universitat Pompeu Fabra, 2004. [Consulta: 20 febrer 2014].

Gañán, David; Caballé, Santi; Conesa, Jordi. Recursos multimedia para aprendizaje on-line [en línia]. Universitat Oberta de Catalunya. Mosaic, novembre 2013. [Consulta: 23 març 182 2015]. George, James. GIF, JPG and PNG – What’s the Difference? [en línia]. Austràlia: SitePoint, 2011 [Consulta: 23 març 2015].

Guia d’accessibilitat [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. [Consulta: 14 maig 2015].

Guia de comunicació eficaç [en línia]. Bellaterra: Universitat Autònoma de Barcelona. Gabinet de Llengua Catalana, 2000. [Consulta: 23 març 2015].

Guia de xarxes socials de la Generalitat de Catalunya [en línia]. 6a ed. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de la Presidència, 2013. [Consulta: 12 març 2015].

Guías Prácticas [en línia]. Portal de la Administración electrónica. Madrid: Govern d’Espanya. Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques. [Consulta: 24 març 2015].

Guidelines for Oral Presentations [en línia]. Delaware (Ohio): Ohio Wesleyan University Libraries, 2001. [Consulta: 23 març 2015].

Llenguatge administratiu. Documentació administrativa [en línia]. Barcelona: Ç. Servei Lingüístic de la Universitat Oberta de Catalunya, juny 2014. [Consulta: 19 juny 2014].

Llibre d’estil de la Universitat Pompeu Fabra [en línia]. Barcelona: Universitat Pompeu Fabra, 2005. [Consulta: 23 març 2015].

Llibre d’estil del Govern de les Illes Balears [en línia]. Palma: Govern de les Illes Balears. Conselleria de Presidència, 2006. [Consulta: 23 març 2015].

Majúscules i minúscules [en línia]. 3a ed. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de Cultura, 2004. (Criteris Lingüístics; 1) [Consulta: 4 maig 2015].

183 Material didàctic per a cursos de llenguatge administratiu [en línia]. 4a ed. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Escola d’Administració Pública de Catalunya, 2007. [Consulta: 4 maig 2015].

Models i exemples [en línia]. Bellaterra: Universitat Autònoma de Barcelona. Servei de Llengües - UAB Idiomes. Suport Lingüístic. [Consulta: 15 setembre 2014].

Negroponte, Nicholas. Being digital. Nova York: First Vintage Books Edition, 1996.

Programa d’identificació visual [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de la Presidència, 2015. [Consulta: 19 març 2015].

Recomanacions per a l’elaboració d’iniciatives que es tramiten al SIGOV [en línia]. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Departament de la Presidència, cop. 2006.

Safe Creative [en línia]. [Consulta: 23 març 2015].

UdG Llengua. Guia lingüística i d’estil [en línia]. Universitat de Girona. Servei de Llengües Modernes, 2010.

Ús d’elements multimèdia amb drets d’autor (fotografies, vídeos i àudios) [en línia]. Generalitat de Catalunya. Departament de Justícia, 2013.

Normativa

Catalunya. «Decret 116/2012, del 9 d’octubre, del dipòsit legal». Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, núm. 6231 (11 octubre 2012), p. 47694-47698. Decret 116/2012, de 9 d’octubre, del dipòsit legal

Catalunya. «Llei 13/2014, del 30 d’octubre, d’accessibilitat». Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, núm. 6742 (31 novembre 2014). Llei 13/2014, de 30 d’octubre, d’accessibilitat

184 Catalunya. «Llei 17/2010, del 3 de juny, de la llengua de signes catalana». Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, núm. 5647 (10 juny 2010). Llei 17/2010, de 3 de juny, de la llengua de signes catalana

Catalunya. «Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern». Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, núm. 6780 (31 desembre 2014). Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern

Catalunya. «Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya». Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, núm. 5687 (6 agost 2010), p. 61835-61861. Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya

Catalunya. Normativa editorial de l’Administració de la Generalitat de Catalunya [en línia]. 2a ed. Barcelona: Generalitat de Catalunya. Consell Editorial, 2011. Normativa editorial de l’Administració de la Generalitat de Catalunya

Espanya. «Llei 11/2007, del 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics». Boletín Oficial del Estado. Suplement en llengua catalana núm. 21, p. 2921-2937, al BOE núm. 150 (23 juny 2007), p. 27150-27166. Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics

Espanya. «Llei 19/2013, del 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern». Boletín Oficial del Estado. Suplement en llengua catalana al BOE núm. 295 (10 desembre 2013), p. 97922-97952. Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern

Espanya. «Llei 21/2014, del 4 de novembre, per la qual es modifiquen el text refós de la Llei de propietat intel·lectual, aprovat pel Reial decret legislatiu 1/1996, de 12 d’abril, i la Llei 1/2000, de 7 de gener, d’enjudiciament civil». Boletín Oficial del Estado. Suplement en llengua catalana al BOE núm. 268 (5 novembre 2014), p. 90404-90439. Llei 21/2014, de 4 de novembre, per la qual es modifiquen el text refós de la Llei de propietat intel·lectual, aprovat pel Reial decret legislatiu 1/1996, de 12 d’abril

Espanya. «Llei 23/2011, del 29 de juliol, del dipòsit legal». Boletín Oficial del Estado. Suplement en llengua catalana al BOE núm. 182 (30 juliol 2011), p. 86716-86727. Llei 23/2011, de 29 de juliol, del dipòsit legal

Espanya. «Llei 34/2002, de l’11 de juliol, de serveis de la societat de la informació i de comerç electrònic». Boletín Oficial del Estado. Suplement en llengua catalana núm. 15, p. 2082-2096, al BOE núm. 166 (12 juliol 2002), p. 25388-25403. Llei 34/2002, d’11 de juliol, de serveis de la societat de la informació i de comerç electrònic 185 Espanya. «Llei 37/2007, del 16 de novembre, sobre reutilització de la informació del sector públic». Boletín Oficial del Estado. Suplement en llengua catalana núm. 36, p. 4905-4909, al BOE núm. 276 (17 novembre 2007). Llei 37/2007, de 16 de novembre, sobre reutilització de la informació del sector públic

Espanya. «Llei orgànica 15/1999, del 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal». Boletín Oficial del Estado. Suplement en llengua catalana núm. 17, p. 1399-1411, al BOE núm. 298 (14 desembre 1999), p. 43088-43099. Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal

Espanya. «Real Decreto Legislativo 1/1996, del 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia». Boletín Oficial del Estado, núm. 97 (22 abril 1996), p. 14369-14396. Text refós de la Llei de propietat intel·lectual, aprovat pel Reial decret legislatiu 1/1996, de 12 d’abril

Europa. «Convenio de Berna para la protección de las obras literarias y artísticas». Ginebra: Organització Mundial de la Propietat Intel·lectual, 1979. Convenio de Berna

Europa. «Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de noviembre de 2003, relativa a la reutilización de la información del sector público». Diari Oficial de la Unió Europea, núm. L345 (31 desembre 2003), p. 0090-0095. Directiva 2003/98/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de noviembre de 2003, relativa a la reutilización de la información del sector público

186