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3. Forum Agil in Die Zukunft 23. – 26.11.2020

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3. Forum Agil in Die Zukunft 23. – 26.11.2020 3. FORUM AGIL IN DIE ZUKUNFT 23. – 26.11.2020 Fotos: EGLV (Kirsten Neumann) FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT EINE DIGITALE ARBEITSWOCHE – ALLES GANZ ANDERS!? Frei nach dem Netzwerkmotto „voneinander lernen und Erfahrungen teilen“, haben wir mit unserer digitalen Arbeitswoche den Schritt von der analogen in die virtuelle Konferenzwelt gewagt. Dabei haben wir uns den realen Technikbedingungen der Verwaltungen gestellt und sind es mit dem „Einfach-mal machen-Elan“ und dem Mut für alle Herausforderungen, Lösungen zu finden, angegangen. Der Verlauf der Konferenz und Eure anschließenden Rückmeldungen haben unseren Weg bestätigt. Gemeinsam ist es leichter! Die nachfolgende Dokumentation zeigt dies noch einmal zusammenfassend. FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT ZAHLEN - DATEN - FAKTEN Über 30 Fachgebiete, u. a. • Personal- & Organisationsentwicklung • Gesundheit & Arbeitsschutz Gastgeber: Stadt Duisburg • Gebäudemanagement • Wasserwirtschaft 177 Teilnehmer*innen • Feuerwehr & Rettungswesen Führungskräfte aller Ebenen • IT Sachbearbeiter*innen • Bildung Auszubildende • Stadtplanung / Stadtentwicklung • Nachhaltige Entwicklung • Finanzsteuerung 45 Organisationen, davon • Umwelt & Klimaschutz 19 Kommunen • Integration, Soziales, Gleichstellung & 6 Wasserwirtschaftsverbände Familie FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT DAS PROGRAMMDAS PROGRAMM – 3. FORUM AGIL IN DIE ZUKUNFT Impulse: Thilo Zelt (Boston Consulting Group), Raimund Echterhoff (EGLV), Norbert Wilken (Stadt Duisburg), Andreas Gonschior (Stadt Duisburg) Speeddating – Ergebnisse der Woche im Minutentakt Verwaltungsrebellen – Agile Lernexpedition connect – Das Möglichkeitenportal / Ausblick FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT DAS AUFTAKTPLENUM – DAS NETZWERK AGILE VERWALTUNG IM INTERVIEW Heike Goebel & Thomas Heiser Michaela Class Das Moderatorenteam des 3. Forums (Stadt Bochum, Referat des Oberbürgermeisters) von Emschergenossenschaft & Lippeverband Dr. Thomas Griebe (Stadt Duisburg, Umweltamt) Michaela Claas: „Wir haben uns im Rahmen der Bochum Strategie auf den Weg gemacht, Vorreiterin modernen Stadtmanagements zu werden. Dabei wissen wir um den Vorteil, Erfahrungen zu teilen und von- und miteinander zu lernen.“ Dr. Thomas Griebe: „Die moderne Verwaltung braucht Das Auftaktplenum wurde aus einem kleinen temporären ein neues Betriebssystem, das auch auf agile Strukturen „Studio“ heraus live moderiert und mit der Videokonferenz und Methoden setzt. Diese sind notwendig, um Trans- lebendig verknüpft. Möglich machten dies neue, flexibel ge- formationsprozesse in der Region, z. B. zur Klimaan- staltbare Büro-Arbeitswelten, aufgeschlossene Kolleg*innen passung, voranzubringen und hierfür Schwarmwissen zu als sonstige Nutzer*innen des Gruppenbüros und eine tolle generieren.“ Regie- und Technikcrew. FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT DAS AUFTAKTPLENUM – Die Verwaltung als Thilo Zelt (Managing Director & Partner, IMPULSE Gewinnerin der Corona-Krise? Boston Consulting Group) Die Ergebnisse der Befragung von Führungs- Die Handlungsempfehlungen: kräften im öffentlichen Sektor v. a. auf • Der durch die Pandemie ausgelöste Innovationsschub sollte genutzt Bundes- und Landesebene auf einen Blick: werden, um die Verwaltungsmodernisierung weiter voranzutreiben. • 46 % der Befragten gehen davon aus, dass sich die Leistungsfähigkeit ihrer Organisation während der • Es braucht eine Digitalisierungsoffensive, d. h. leistungsfähigere IT- Pandemie erhöht hat. Technik, mehr digitale Workflows und eine bessere mobile Arbeits- fähigkeit. • 94 % schätzen mobiles Arbeiten und 85 % Techno- logien zur virtuellen Zusammenarbeit als wichtige • Es sollte eine Flexibilisierung der Arbeitsorganisation mit einem Teile des künftigen Arbeitsalltags ein. massiven Ausbau der Home-Office-Möglichkeiten und dem Einsatz • 93 % halten eine Anpassung der strategischen agiler Strukturen und Methoden angestrebt werden. Prioritäten ihrer Organisation für notwendig. • Die notwendigen Kulturveränderungen erfordern ein verändertes • Über 60 % sehen Anpassungsbedarfe bei der IT- Führungsverhalten und moderne Lernsysteme. Infrastruktur und bei Prozessen. Download der Studie unter: • 49 % halten Schulungen im Bereich digitaler https://www.bcg.com/de-de/pspa-studie Kompetenzen für erforderlich. FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT DAS AUFTAKTPLENUM – Home-Office, Digitalisierung & Raimund Echterhoff Eigenverantwortung – der Zauber- (Vorstand Personal & Nachhaltigkeit, IMPULSE trank für mehr Leistung? Emschergenossenschaft / Lippeverband) Die Ergebnisse der regionalen Die Handlungsempfehlungen: Befragung von Führungskräfte • Home-Office als festen Bestandteil des Arbeitens auf einen Blick: etablieren • 64 % der Befragten befürworten einen • Führungskultur verändern - Mitarbeiter*innen ver- Home-Office-Anteil über 30 %. trauen, ziel- & ergebnisorientiert steuern & Über- nahme von Eigenverantwortung ermöglichen • 64 % halten papierloses Arbeiten bislang • Ausstattung mit Hard- & Software verbessern nur in Ansätzen für möglich. Die meisten virtuelle & analoge Team-Arbeitsräume anbieten Führungskräfte sehen hier großen • Handlungsbedarf. • elektronische Schriftgutverwaltung ausbauen & weitere digitale Workflows entwickeln • Es braucht v. a. ortsunabhängige Hard- • digitale Kompetenzen mit Fokus auf digitaler und Softwarelösungen (79 %) und Zusammenarbeit, Arbeitsorganisation, Wissens- sichere und leistungsfähige Kommuni- transfer & Förderung von Kreativität entwickeln kationswege nach außen (74 %). • Fachübergreifende Abstimmungen neuer Download der Studie unter: Aufgaben und Projekte wurden durch die https://www.eglv.de/emscher- Pandemie erschwert. lippe/kooperationen-und-projekte/ FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT DAS AUFTAKTPLENUM – Digitale Projekte in der Duisburger Norbert Wilken IMPULSE Stadtverwaltung agil umsetzen (Leiter des Hauptamts, Stadt Duisburg) Die Handlungsempfehlungen: • „Frei nach Einstein: Probleme lassen sich nicht mit der Denkweise lösen, mit der sie entstanden sind.“ • neue Kontakte in der Verwaltung suchen, Förderkoalitionen aufbauen & Spannungen aushalten • einfach ausprobieren & sich überraschen lassen • Rahmenbedingungen für iterative Prozesse schaffen, Prozesse durchführen, reflektieren & gegensteuern, wo nötig • Eigenverantwortung stärken, Zusammen- stehen & Kraft der Gruppe vertrauen • Kommunikations- & Changekonzept erstellen & etablieren • Übergänge zu hybriden Lösungen schaffen FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT DAS AUFTAKTPLENUM – Digitale Arbeitsformen & Andreas Gonschior IMPULSE agile Arbeitsweisen (Leiter Stabsstelle Digitalisierung, Stadt Duisburg) Die Handlungsempfehlungen „Agile Methoden müssen mehr in die Breite der Verwaltung gerollt werden. Das kann gut über solche Formate wie das 3. Forum passieren.“ Um digitale Prozesse und Strukturen für die Gestaltung einer modernen, zukunfts- orientierte Verwaltung zu nutzen, gilt es, • als Führungskraft Verantwortung zu über- nehmen, mutig zu sein & einfach mal zu machen, • Mitgestaltung zu ermöglichen, • die Übernahme von Eigenverantwortung durch die Beschäftigten zu fördern und • das Ausprobieren über Umsetzungen zu unterstützen. „ FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT DIE FORMATE DES 3. FORUMS Schwarzmarkt des Wissens: Das Format wird im Wissens- management eingesetzt. Es ermöglicht den Austausch zwischen einer Vielzahl von Menschen aus verschiedenen Fachdisziplinen und Erfahrungsbereichen in sehr kurzer Zeit. Nach erfolgreicher Umsetzung eines analogen Schwarzmarkts im raxislabor: Zu agiler Teamarbeit und agilen Arbeitsmethoden ist P 2. Forum wurde das Format nun für den digitalen Austausch erprobt. bereits viel veröffentlicht worden. Doch Übersetzung und Anwendung Es hat sich gelohnt. Viel Wissen wechselte mit großer Geschwindigkeit des Geschriebenen stellen vielfach eine große Herausforderung dar. Im ihre(n) Besitzer*in. Praxislabor geht es deshalb darum, Wissen und Erfahrungen zunächst komprimiert zu vermitteln, um dann die Möglichkeit zu eröffnen, Vorge- hensweisen, Rollen, Methoden oder Formate selber auszuprobieren und dabei eigene Erfahrungen zu sammeln. Die Ergebnisse werden gemein- Agiler Morgenkaffee: Das Moderationsteam und spannende sam reflektiert. Gäste ermöglichten es, sich bei einer Tasse Kaffee oder Tee gedanklich „aufzuwärmen“. Es wurde zunächst auf die Erkenntnisse aus den Formaten des vorlaufenden Tages geblickt, bevor die Gäste neue Kreativ-Session: Lässt sich auch digital gut als Gruppe kreativ Impulse setzten. So angereichert, ließ sich gut in den Tag einsteigen. werden? Ja, wenn sich eingelassen wird und es gelingt, die Vielfalt vor- handener Erfahrungen und das mitgebrachte Wissen in den Austausch zu bringen. Die Kreativ-Sessions des 3. Forums machten dies zu ellbeing-Session: Mit kleinen Tricks lassen sich Gesundheit, konkreten Fragestellungen mit klaren Arbeitsaufträgen möglich. Nach W Wohlbefinden und Entspannung am Arbeitsplatz fördern. Wie das geht einem fachlichen Kurzimpuls, dem Heben von Erfahrungen über und was sich für alle in kleinen Pausen empfiehlt, zeigte Gesundheits- Storytelling oder die Methode der Ereigniskurve wurden in gut zwei koordinator Gregor Krolewski in den Wellbeing-Sessions. Stunden gemeinsam Lösungsansätze und Vorgehensweisen erarbeitet. FORUM AGIL GEMEINSAM ZUKUNFT GESTALTEN IN DIE ZUKUNFT Praxis-Labor – Kund*innenanforderungen Diese Kund*innen haben Bedürfnisse, sind extrovertiert oder mit der Methode „Persona“ antizipieren introvertiert,
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