ECM I EDB Ergogroup • Ephorte5 • Sikkerhetsarkiv • Avlevering / Deponering • Langtidslagring

EDB ErgoGroup

KDRS samling – 20 november 2011

Ole Desalu Vold Løsningsansvarlig ePhorte Product Managment ECM 10.000 kompetente kolleger!

Antall ansatte 9 661 Norway 5134 | Sweden 2347 | Finland 50 Danmark 100 | Kont. Europa 80 | Ukraina 950 India 1000

Kont. Europa Danmark 1 % 1 % Ukraina • 100 kontorer i Norden 11 % Norway • 12,4 MRD NOK Sweden 59 % 27 % • Børsnoter på Oslo Børs • Største aksjonærer; Finland 1 % • Posten (40%), Telenor 27,5%, Folketrygdfondet (4,7%), Odin (2%), Orkla (1,9%) IT tjenester Norden

Company Market share

Sterk posisjon i 1 IBM 13.3 % Norden 2 EDB ErgoGroup 7.9 % 3 Tieto 7.1 % • Nr. 1 i Norge med 32% 4 Logica 6.8 % markedsandel 5 HP 5.4 % • Nr. 4 i Sverige med 7 % markedsandel 6 CSC 3.2 % • Vekstpotensial i Sverige 7 Accenture 3.1 % gjennom komplementært 8 Fujitsu 2.8 % tjenestetilbud 9 Capgemini 2.2 % • Sterk kombinert 10 KMD 2.2 % tjenesteportefølje mot store bedrifter og SMB Kilde: IDC august 2010

Business Unit: Enterprise Content Management (ECM) Business Unit ECM Torgeir Strypet 4200

ECM ECM Public ECM Application ECM Private ECM Product Collaboration ECM ECM Sales Services Management Services Management Services Customer Service Geir Olav Aas Hanne Mette Gry-Helen Knut Magnus Espen Sjøvoll Odd-Henrik Bjørg Sørensen 4210 Janson Haraldsen Aasli 4240 Hansen 4249 4241 4242 4243 4290 Vi gir trygghet for framtiden • Offentlig sektor er svært viktig for EDB ErgoGroup • Over 500 kunder gir store muligheter til investeringer • Sak/Arkiv er kjernevirksomhet for dere og for oss • Både ePhorte og ESA videreføres som produkter! • Eksisterende utviklingsplaner følges • Vedlikehold og brukerstøtte videreføres • Helt nye portal-løsninger i tett samspill med Sak/arkiv

Fusjonen gir nye muligheter

• Raskere tilgang på ny funksjonalitet ved at vi gjenbruker det beste på tvers av applikasjonene (ePhorte og ESA) • Samlet kan vi dekke flere kunders behov • Informasjonsforvaltning og informasjonsstyring (ECM) er et satsingsområde for EDB ErgoGroup, og vi ønsker å bidra til at våre kunder utvikler seg på hele dette området.

• Vi kombinerer det beste fra to verdener!

Divisjon ECM - strategi

• Anerkjent som ledende ECM-miljø for offentlig sektor og store private kunder • Klar vekststrategi • Levere markedets ledende produktportefølje • Tett samarbeide med de store internasjonale SW-aktørene • Flere leveransemodeller • Beholde og tiltrekke oss de beste talentene • Mer fokus på management consulting (ECM-rådgivning) • Bli best på kundeservice (av våre hovedkonkurrenter)

Utfordringer og hva vi jobber med

• Nye teknologiske muligheter – Eksempel: Brooklyn Space Program • The Digitization of Human Culture – Social media, IM, news, chat, email, entertainment • ECM I EDB ErgoGroup • ePhorte5 • Sikkerhetsarkiv • Avlevering / deponering • Langtidslagring

Utfordringer og hva vi jobber med

To Systems of Record Add Systems of Engagement

Systems of Systems of Record Engagement

Focus Transactions Interactions

Governance Command & Control Collaboration

Facts, Dates, Insights, Ideas, Core Elements Commitments Nuances

Single Source Open Forum for Value of the Truth Discovery & Dialog Performance Accuracy & Immediacy & Standard Completeness Accessibility

October 2010 | Company presentation Content Management 2010 -2020 Systems of Systems of Record Engagement Content Authored Communal

Primary Documents Recordings Record Type (Text, Graphics) (Image, Audio, Video)

Searchability Easy Hard User gets trained on User “knows” system from Usability system, follow-on support consumer experience

Accessibility Regulated & Contained Ad hoc & Open

Retention Permanent Transient

Security Privacy Policy Focus (Protect Assets) (Protect Users)

Enterprise Content Social Business Management Systems

October 2010 | Company presentation Implications for IT Organizations

Systems of Systems of Record Engagement

Command & Control Collaborative

Transaction-oriented Interaction-oriented

Data-centric User-centric

User learns system System learns user

Security is a key issue Privacy is a key issue

October 2010 | Company presentation Sosial medier

«Sosial media is people having

conversations online.» • Blogg • Chat • RSS • Twitter • Wikipedia • Sosiale nettverk • Diskusjon Forum • Podcasts • Video & foto delings sider • Wikis • m.m.

October 2010 | Company presentation 17 Sosial medier utgjør en fundamental endring i måten vi kommuniserer på

• Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene.

• Financial Industry Regulatory Authority, USA – “Every firm that intends to communicate, or permit its associated persons to communicate through social media sites must first ensure that it can retain records of those communications.”

Social Media Revolution: http://www.youtube.com/watch?v=3SuNx0UrnEo

(VG Nett) «Gi meg samer, isbjørner og moskuser i MGP, skrev varaordfører Rita Ormbostad (H) etter Stellas seier. Det har satt sinnene i kok»

Utfordringer og hva vi jobber med

Livssyklushåndtering i informasjonsforvaltning

Fangste Transformere

Produsere Verdiøke

Samhandle ECM Arkivere

Søk Indeksere

Avlevere Publisere Viktige Enterprise Content Management momenter:

• Mål: – En løsning som legger til rette for at all informasjon/ dokumentasjon kommer effektivt inn i ”fellesskapet” . – Løsning som er uavhengig av filformat og/eller kommunikasjonskanal. – En løsning som gjør det enkelt og ryddig å gjenfinne dokumentasjonen og som fremmer gjenbruk for de som skal ha tilgang til den. • Forutsetninger for suksess: – At behovene løsningen skal dekke er godt analysert. At tilpasninger og implementering involverer brukerne og ledelsen. – Løsningen må være så brukervennlig som mulig, og den må dekke nødvendige funksjonalitetskrav og kunne integreres med andre kontorapplikasjoner, samt kunne dekke fremtidig vekst og uforutsette behov. Viktige Enterprise Content Management momenter:

• Noen sentrale målbare ECM kriteria: – Compliance støtte, Sikkerhet, Brukervennlighet, Integrasjoner, Søk, Langtidslagring, Applikasjonsforvaltning, Kost/nytte-analyse.

• Symptomer og mulighet til forbedringer? – Lagring av e-post med vedlegg – Bruk av feil dokumentasjon – Mye tid brukt på søk – Mangelfull dokumentasjon – Brudd på lovkrav. Sentrale temaer innen ECM:

• Overholdelse lover og regler • Samhandling • BPM og arbeidsflyt • Klassifisering og indeksering • Dokumentstyring/arkiv • Saksbehandling • e-post forvaltning • Portaler • Lyd/bilde/tale chat • Datalagring/langtidslagring • Innholdsintegrasjon • Søk og gjenfinning • Sikkerhet • Scanning og bildehåndtering

Hvorfor ECM ?  Mengden av informasjon som lagres dobles hvert år  80% av en virksomhets informasjon er ustrukturert og 90% av denne er ikke underlagt formell håndtering  10-15% av arbeidstiden går med til å lete etter informasjon  30-40% av tiden går med til å skape, søke, hente, omskrive og organisere dokumenter  Mye av informasjonen er gått ut på dato  Antall kommunikasjonskanaler øker bratt  Krav til oppfyllelse av Lover og forskrifter  Krav til Datasikkerhet  Krav til oppfyllelse av eKommune 2012 og eNorgeplanen

Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group Enterprise Content Management Strategier, teknologier og verktøy for å:  Fangste — flytte innhold (i enhver form) inn på et oppbevaringssted for bruk/gjenbruk eller avliving  Forvalte — flytte innholdet rundtom i virksomheten for å drive prosesser eller brukes i prosesser og applikasjoner  Lagre — legge innholdet på en logisk plass for enkel adgang  Bevare — lang-tids arkivering og lager  Levere — bringe til rett mottaker på rett medium …dokumenter og innhold relatert til virksomhetens prosesser

Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group - Hovedelementer i vår ECM-satsing

Dokument- Portaler og Forprosjekt, Innholds- Produkt- og styring samhandling prosessoptimaliseringessoptimalise , forvaltning, tjeneste- gevinstrealiseringvinstrealiseri , dokument- portefølje for arkivfagligvfaglig rådgivningrådgiv løsninger, store, private samhandling virksomheter

2011 2012 2013

Saksbehandling Virksomhetsplattform ECM Business ECM Application ECM sak- og og samhandlings- consulting management Privat sektor arkivløsninger løsninger Løsningen

Samhandlingsrom for kunder/partnere, saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte

Intranett arbeidsflate Ekstranett Internett Samhandlingsappikasjoner og kommunikasjonsløsninger Virksomhetssøk

Fagapplikasjoner Portal- eSP ePhorteweb eOutlook Partnere Publikumstjenester rammeverk eIS

Lyd, bilde, tale sms Chat Fax Filstrukturer

ePost Fysisk post Noark 5 kjerne Web Content

Informasjonslager Historisk lager Hvorfor fokus på standardprodukt?

• For å spare penger – Utviklings- og vedlike- holdskostnad spres på mange • For å spare frustrasjoner – Leverandøren har utviklet det ferdig • Garantert vedlikehold – Leverandøren utvikler nye versjoner og sørger for oppdateringer

Hva ellers er viktig? Hovedfokus?

• Sørge for: – En løsning som er nyttig for de fleste – En løsning som tilfører saksbehandler verdi – En løsning som er så enkel og oversiktlig at den faktisk blir tatt i bruk Utfordringer og hva vi jobber med

ePhorte 5

• Frittstående kjerne – ePhorte5 Kjerne er et fristilt produkt, infrastruktur innen data fangst (skanning, epost, skjema), digitalisering, arkivering, gjenfinning (søk), utveksling (EDU) og avlevering. – Arkivkjerne som sikrer tilgang til dokumenter og saksinfo – Hele datamodellen tilgjengelig for integrasjon gjennom ePhorte Integration Services – eIS • Mulighet til å trekke ut data fra løsningene

Rapportering Styring Politikerportal Saks- behandling

Selvbetjening og innsyn

Digital- isering Internt EksterntPublisering Produsere Bruke tjenester tjenester Samhandling Avlevering

Fagsystem- integrasjon Elektronisk DataUtveksling Integrasjon Full Noark 5

Hva betyr dette ?

• Mulighet for frittstående Noark 5 kjerne på fagsystem – Mulighet for flere Noark arkiv, og ikke integrasjon mot en kjerne • Standardisert og vedlikeholdt grensesnitt for integrasjon • Fokus på utvikling av rolle tilpassede saksbehandlerløsninger • Håndholdte enheter – Mobil – Ipad – Tablet – Apps

Årets viktigste lansering! ePhorte5 11.11.11 klokken 11

Utfordringer og hva vi jobber med

Sikkerhetsarkiv i ePhorte

• Behov • Brukeropplevelse • Hva må sikres • Kun fillager i sikker sone

Sikkerhetsarkiv i ePhorte

• Behov – De fleste kunder har i dag sensitiv informasjon som skal ligge i et NOARK system, her ePhorte®. Dette løses med at kundene har en installasjon i Intern sone og en i Sikker sone. Det er ønskelig at data fra begge arkiv skal kunne nås fra en og samme plass i systemet men samtidig skal sensitive dokumenter (eks. dokumenter i elevmapper) være beskyttet mot uautorisert tilgang.

Sikkerhetsarkiv i ePhorte

• Brukeropplevelse – Dokument med sensitive opplysninger merkes med egenskapen “sensitiv”. • Metadata skjermes på normal måte – Når brukere med rettigheter til å se journalposten søker etter denne, vil journalposten framkomme i søket og brukeren kan se alle innlagte metadata.

Sikkerhetsarkiv i ePhorte

• Brukeropplevelse – Når brukeren klikker på lenken for å åpne dokumentet kommer det opp et påloggingsvindu. – Brukeren autentiserer seg og dokumentet vises i et eget vindu. • Det fins ingen mulighet for å lagre dokumentet lokalt, heller ikke skrive det ut eller kopiere skjermbildet. • Dokumentet er ikke hentet opp til brukerens arbeidsstasjon, så det lagres ingen lokal kopi av dokumentet.

Intern sone Sikker sone

ePhorte database

ePhorte Webserver

Fillager Ekstra autentisering for tilgang til filer i sikker sone Fillager

Brannmur Kun fillager i sikker sone Utfordringer og hva vi jobber med

• Nye teknologiske muligheter – Eksempel: Brooklyn Space Program • mpel: Brooklyn Space Program • The Digitization of Human Culture – Social media, IM, news, chat, email, entertainment • ECM I EDB ErgoGroup • ePhorte5 • Avlevering / deponering • Langtidslagring

Avlevering – hva vi jobber etter

• Vi skal oppfylle kravene til NOARK-5 arkivuttrekk • Vi skal konvertere filer til de format som er godkjente som arkivformat • Vi skal tilby en arkivkjerne som kan behandle og motta registeringer og dokumenter (filer) fra andre systemer • Vil til en hver tid forholde oss til gjeldende lovverk

Egen brukerstyrt avleveringsmodul

• Arkiv som skal avleveres • Arkivdeler som skal avleveres • Database som data skal hentes fra • Brukernavn og passord for pålogging • Hva en skal avlevere – full pakke, tekstdokumenter (filer), avlevering, logg eller oppdatering av sjekksum • Loggnivå for kjøring av avleveringsfunksjonen • Eksportmappe – hvor data skal legges

Gjennomført uttrekk

• Utført Noark 5 uttrekk for en kommune – Noark 5 uttrekk fra Noark 4 database – Uttrekk er i Noark 5, versjon 2.0 format. • Ett arkiv og en arkivdel – Saksmapper: 8452 – Journalposter: 55840 – Uttrekket inneholder ikke dokumentfiler

Gjennomført uttrekk

• Uttrekket ble godkjent av Riksarkivet • Avvik som forventet – Validering til Riksarkivet setter krav til at felt som er nye i NOARK-5/ ikke finnes i NOARK-4 systemer skal finnes i uttrekket eks Opprettet dato og opprettet av – Dette er godkjent av Riksarkivet • Ser stor økning i kunder som ønsker å gjøre uttrekk, spesielt kommuner

Utfordringer og hva vi jobber med

Forprosjekt langtidslagring • Målgruppe – For pålagt langtidslagring av dokumenter etter at de har gått ut av ordinær bruk – Bevaringen av dokumenter og opplysninger er knyttet til lovpålagte krav • Løsning for forsvarlig lagring og utlevering av dokumenter som ikke lenger gjenstand for saksbehandling eller aktiv bruk. • Løsningen vil håndtere: – Oppbevaring av originaluttrekk i teknologiuavhengig form. – Enkel utlevering og fremfinning av brukskopier – Sørge for at denne lagringen skjer i henhold til lovpålagte forsvarlighetskrav jf for eksempel arkivlov og bokføringslovgivning – Erstatte papirbasert lagring

Forprosjekt langtidslagring

• Det vil bli utviklet forskrifter og standarder for langtidsarkivering av Regnskapsdata. Dette er planlagt for høsten 2012, men det må påregnes forsinkelser. • Det er åpnet for elektronisk lagring og denne adgangen ventes utvidet • Det skal etableres regler og standarder for – hvilke data som skal deponeres – hvordan disse skal lagres og sikres – hvordan disse skal kunne framsøkes/identifiseres – hvordan de skal ekstraheres fra depot – hvordan de skal kunne reproduseres

Forprosjekt langtidslagring

• Kundene er svært opptatt av at de må ha løsninger som setter dem i stand til å oppfylle 10årsplikten for oppbevaring av regnskapsinformasjon med underlag • Idag løser de fleste 10årsoppbevaringsplikten ved at data beholdes tilgjengelig i systemene uten migrering til fjerndatalager eller andre tyngre tilgjengelige datalager. Når systemer fases ut og nye inn, sørger man for at systemene er tilgjengelig i +10år etter utfasing - alene eller sammen med løsningsleverandøren.

Forprosjekt langtidslagring

• Offentlige kunder: sterkt preget av regelstyring og krav. Reglene ikke klare • Private kunder: sterkt preget av pragmatisme og kost. Påstår de klarer å håndtere dette selv. • Er avhengig av regelendringer som kommer neste høst • Ønsker at nøkkelressurser bruker energi på større og mer strategiske prosjekter