Floriade 2022 Procedure en randvoorwaarden voor het organiseren van de wereldtuinbouwtentoonstelling Floriade in 2022 FLORIADE 2022 Procedure en randvoorwaarden Floriade 2022 2 INHOUD 1. Omschrijving Floriade pag. 4 2. Rol Nederlandse Tuinbouwraad pag. 5 3. De organisatie en bestuurlijke structuur van een Floriade pag. 6 4. Het internationale kader van de Floriade pag. 7 5. Financiële aspecten pag. 8 6. Selectieprocedure pag. 10 Bijlagen Bijlage 1: Randvoorwaarden voor de organiserende partij pag. 14 Bijlage 2: Randvoorwaarden aan de locatie pag. 15 Bijlage 3: Specificaties voor het tentoonstellingsterrein pag. 16 Bijlage 4: Inhoud bidbook pag. 18 Bijlage 5: De Nederlandse Tuinbouw pag. 25 Bijlage 6: De Nederlandse Tuinbouwraad pag. 26 3 Procedure en randvoorwaarden Floriade 2022 OMSCHRIJVING FLORIADE De Nederlandse tuinbouw heeft, als initiatiefnemer, de Floriade als volgt omschreven. De Floriade is een internationale wereldtuinbouwtentoonstelling, waarbij de samenhang van economische, ecologische en sociale aspecten van de tuinbouw de dragers vormen. Op basis daarvan wordt de promotie van de Nederlandse tuinbouw gerealiseerd met als doel het imago van de Nederlandse tuinbouwsector in Nederland en daarbuiten te optimaliseren en de afzet van Nederlandse tuinbouwproducten in en buiten Nederland te bevorderen. De Floriade is een vernieuwende toekomstgerichte manifestatie met internationale allure. Door het internationale karakter zullen er ook in ruime mate inzenders vanuit andere landen zijn. Voor wie? De Floriade wordt gehouden ten behoeve van contacten van de Nederlandse tuinbouw met: 1. consumenten in binnen- en buitenland: business-to-consumer; 2. (inter)nationale toeleveranciers en afnemers: business-to-business; 3. overheid en burger in Nederland: business-to-community. Met wie? De Nederlandse tuinbouwsector werkt zoveel mogelijk samen met partijen waarmee een gemeenschappelijk belang wordt gedeeld (tuinbouwbedrijven en overheden) teneinde de beoogde effecten van de Floriade te realiseren. Hoe en waar? De Floriade wordt eenmaal in de tien jaar gehouden op wisselende locaties in Nederland. Gedurende zes maanden is de Floriade een spectaculaire internationale wereldtuinbouwtentoonstelling waarop de tuinbouw in zijn ontwikkeling en met zijn producten op een professionele educatieve en attractieve wijze wordt getoond. De voorgaande vijf Floriades werden achtereenvolgens gehouden in Rotterdam (1960), Amsterdam (1972 en 1982), Den Haag/Zoetermeer (1992) en Haarlemmermeer (2002). In 2012 vindt de zesde Floriade plaats in de regio Venlo. Bezoekers De Floriade richt zich op particuliere- en vakbezoekers uit binnen- en buitenland; het streven is tenminste 2.000.000 consumenten en 125.000 (internationale) vakgenoten te trekken. Het aantal feitelijke aantal bezoeken kan hoger liggen. Voor gezinnen en reisgezelschappen vormt een bezoek aan de Floriade een onvergetelijk en leerzaam dagje uit. De Floriade wil een bijdrage leveren aan het welzijn van de maatschappij in de toekomst en zal een inzicht moeten geven aan hetgeen de tuinbouw daarvoor kan betekenen. Procedure en randvoorwaarden Floriade 2022 4 ROL NEDERLANDSE TUINBOUWRAAD De Nederlandse Tuinbouwraad brengt als initiator en eigenaar het merk Floriade in. Daarnaast heeft de Nederlandse Tuinbouwraad een visie ontwikkeld voor de inhoud van Floriade 2022 als wereldtuinbouwtentoonstelling. Deze visie is gebaseerd op de kernwaarden die tijdens Floriade 2012 ingebracht en vertaald zijn in 5 thema’s: Education & Innovation, Relax & Heal, Environment, World Show Stage en Green Engine. Op het fundament van Floriade 2012 heeft de NTR haar visie Floriade 2022 ontwikkeld met de volgende inhoud: • De Floriade 2022 is een wereldtuinbouwtentoonstelling, compact van opzet maar met een grote impact op de bezoeker; • De bezoeker ondergaat een unieke beleving; • Floriade 2022 maakt de waarden zichtbaar waar de Nederlandse tuinbouw voor staat: gezondheid, leisure/ genieten, innovatie/educatie, de economische kracht, groene ruimtelijke ordening en duurzaamheid; • Floriade richt zich op een gevarieerd bezoekersbestand met nadruk op gezinnen met (jonge) kinderen; • De mens staat centraal; een gezonde levenstijl gaan hand in hand met gezonde voeding en een leefomgeving die kleur geeft aan en balans brengt in het leven; • De bezoeker zal redelijkerwijs in één dag op de locatie het Floriade 2022-concept moeten kunnen meekrijgen; • Floriade 2022 biedt passende faciliteiten voor zakelijke evenementen (B2B events) in een bijzondere entourage; • In de aanloop naar het evenement wordt de ‘making of’ (de weg er naar toe) benut om het merk Floriade verder uit te bouwen; • Bij de ‘making of’ en bij het evenement worden ‘nieuwe’ media volop benut; • De organiserende partij is trekker van de activiteiten voor de ‘making of’. De nieuwe ambitie van de tuinbouw vereist ook aan de kant van de NTR inspanning. Zo wordt gezocht naar commitment van de overheid. Denk hierbij aan het ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie in het bijzonder, waar men negen topgebieden (waaronder tuinbouw en water) onderscheidt. Daarnaast zal de NTR zich inspannen om een icoon aan de Floriade te verbinden; een persoonlijkheid die staat voor een gezond leven en die brede groepen in de samenleving aanspreekt, met een internationale uitstraling. Ook hebben de tuinbouwsectoren die binnen de NTR zijn vertegenwoordigd een inspanningsverplichting om mede- invulling te geven aan de activiteiten in de periode naar 2022 tijdens de ‘making of’. Daarnaast spant de Nederlandse Tuinbouwraad zich in, en verplicht zich daartoe in de met de organiserende partij af te sluiten overeenkomst, om de fysieke inbreng van de tuinbouw op Floriade 2022 te realiseren middels een zo groot mogelijk aantal inzendingen van individuele bedrijven. De communicatie van het gunningtraject zal voorbehouden zijn aan de Nederlandse Tuinbouwraad; kandiderende partijen verplichten zich in hun eigen communicatie te voegen naar de wensen van de Nederlandse Tuinbouwraad. 5 Procedure en randvoorwaarden Floriade 2022 DE ORGANISATIE EN BESTUURLIJKE STRUCTUUR VAN EEN FLORIADE De initiatiefnemer van een Floriade is de Nederlandse Tuinbouwraad (NTR) die daarbij een gemeente of regio als partner zoekt. Indien een gemeente, regio, provincie of vormen van samenwerking, hierna te noemen ‘de organiserende partij’ opteert voor een Floriade, dan zal de Nederlandse Tuinbouwraad in de bidbookfase toch slechts één direct aanspreekpunt en verantwoordelijke willen hebben. Dit zal dan ook de partij zijn waarmee, bij een toekenning van Floriade 2022, de overeenkomst afgesloten zal worden. De organiserende partij zal voor de realisatie van het project een duidelijke en effectieve governance ontwikkelen, waarbij de verhoudingen (rollen en verantwoordelijkheden) in overeenkomsten zijn vastgelegd, in ieder geval een overeenkomst tussen de Nederlandse Tuinbouwraad en de organiserende partij. Na de keuze voor een locatie en partnergemeente(n) is het voornemen om door de Nederlandse Tuinbouwraad en de organiserende partij samen een Stichting Floriade 2022 op te richten met als doel het verkrijgen, houden en vervreemden van aandelen en het uitoefenen van alle daaraan verbonden rechten van een door het bestuur op te richten besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. De BV is verantwoordelijk voor het realiseren van een succesvolle Floriade 2022 binnen de kaders en afspraken zoals die tussen de organiserende partij en Nederlandse Tuinbouwraad zijn overeengekomen. Het bestuur van die Stichting zal paritair samengesteld zijn met vertegenwoordigers namens de organiserende partij en vertegenwoordigers namens de Nederlandse Tuinbouwraad. De voorzitter wordt benoemd door de organiserende partij. Voor advisering en uitvoering kan het bestuur van de Stichting Floriade 2022 zich uiteraard laten bijstaan door adviesorganen en projectbureaus. De Raad van Commissarissen van de BV wordt benoemd door het stichtingsbestuur (algemene vergadering van aandeelhouders). De kleinst mogelijke meerderheid van het door de algemene vergadering vastgestelde aantal commissarissen zal worden benoemd uit een bindende voordracht opgesteld door NTR. De voorzitter van de raad van commissarissen zal uit deze bindende voordracht worden benoemd. Alle overige commissarissen zullen worden benoemd uit een bindende voordracht, opgesteld door de organiserende partij gezamenlijk met de NTR. Teneinde geen belemmeringen op te werpen voor het bestuur van de op te richten Stichting Floriade 2022, dienen door de gemeente of regio die zich kandidaat stelt met marktpartijen, medewerkers en/of sponsoren geen contracten te worden aangegaan die een doorloop hebben tot na het voorbereidingstraject. Procedure en randvoorwaarden Floriade 2022 6 HET INTERNATIONALE KADER VAN DE FLORIADE Floriade is een wereldtuinbouwtentoonstelling van de hoogste categorie (A1) en moet voldoen aan de eisen van de International Association of Horticultural Producers (AIPH). Na erkenning door AIPH moet de Floriade geregistreerd worden bij de Bureau International de Expositions (BIE*). De aanvraag voor registratie bij de BIE moet door de Nederlandse overheid gedaan worden op verzoek van de Nederlandse Tuinbouwraad. De registratie van een wereldtuinbouwtentoonstelling door de BIE brengt diverse verplichtingen met zich mee, o.a.: 1. Men dient zich te houden aan het BIE reglement. 2. Er moet een regeringscommissaris aangesteld worden, die namens de Nederlandse overheid zijn bevoegdheden en toezicht op de Floriade uit zal oefenen. 3. Kosten voor de registratie/erkenning