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Amendment of Solicitation/Modification of Contract J 12 2

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Amendment of Solicitation/Modification of Contract J 12 2 1. CONTRACT ID CODE PAGE OF PAGES AMENDMENT OF SOLICITATION/MODIFICATION OF CONTRACT J 12 2. AMENDMENT/MODIFICATION NO. 3. EFFECTIVE DATE 4. REQUISITION/PURCHASE REQ. NO. 5. PROJECT NO.(If applicable) 0002 22-May-2019 0011290605 6. ISSUED BY CODE W912PB 7. ADMINISTERED BY (If other than item 6) CODE RCO BAVARIA AMERIKANISCHE BESCHAFFUNGSSTELLE See Item 6 GEB 542 92655 GRAFENWOEHR LAGER GERMANY 8. NAME AND ADDRESS OF CONTRACTOR (No., Street, County, State and Zip Code) 9A. AMENDMENT OF SOLICITATION NO. X W912PB19Q3044 X 9B. DATED (SEE ITEM 11) 13-May-2019 10A. MOD. OF CONTRACT/ORDER NO. 10B. DATED (SEE ITEM 13) CODE FACILITY CODE 11. THIS ITEM ONLY APPLIES TO AMENDMENTS OF SOLICITATIONS X The above numbered solicitation is amended as set forth in Item 14. The hour and date specified for receipt of Offer is extended, X is not extended. Offer must acknowledge receipt of this amendment prior to the hour and date specified in the solicitation or as amended by one of the following methods: (a) By completing Items 8 and 15, and returning 1 copies of the amendment; (b) By acknowledging receipt of this amendment on each copy of the offer submitted; or (c) By separate letter or telegram which includes a reference to the solicitation and amendment numbers. FAILURE OF YOUR ACKNOWLEDGMENT TO BE RECEIVED AT THE PLACE DESIGNATED FOR THE RECEIPT OF OFFERS PRIOR TO THE HOUR AND DATE SPECIFIED MAY RESULT IN REJECTION OF YOUR OFFER. If by virtue of this amendment you desire to change an offer already submitted, such change may be made by telegram or letter, provided each telegram or letter makes reference to the solicitation and this amendment, and is received prior to the opening hour and date specified. 12. ACCOUNTING AND APPROPRIATION DATA (If required) 13. THIS ITEM APPLIES ONLY TO MODIFICATIONS OF CONTRACTS/ORDERS. IT MODIFIES THE CONTRACT/ORDER NO. AS DESCRIBED IN ITEM 14. A. THIS CHANGE ORDER IS ISSUED PURSUANT TO: (Specify authority) THE CHANGES SET FORTH IN ITEM 14 ARE MADE IN THE CONTRACT ORDER NO. IN ITEM 10A. B. T HE ABOVE NUMBERED CONT RACT /ORDER IS MODIFIED T O REFLECT T HE ADMINISTRATIVE CHANGES (such as changes in paying office, appropriation date, etc.) SET FORTH IN ITEM 14, PURSUANT TO THE AUTHORITY OF FAR 43.103(B). C. THIS SUPPLEMENTAL AGREEMENT IS ENTERED INTO PURSUANT TO AUTHORITY OF: D. OTHER (Specify type of modification and authority) E. IMPORTANT: Contractor is not, is required to sign this document and return copies to the issuing office. 14. DESCRIPTION OF AMENDMENT/MODIFICATION (Organized by UCF section headings, including solicitation/contract subject matter where feasible.) See attached Summary of Changes. Except as provided herein, all terms and conditions of the document referenced in Item 9A or 10A, as heretofore changed, remains unchanged and in full force and effect. 15A. NAME AND TITLE OF SIGNER (Type or print) 16A. NAME AND TITLE OF CONTRACTING OFFICER (Type or print) TEL: EMAIL: 15B. CONT RACT OR/OFFEROR 15C. DATE SIGNED 16B. UNITED STATES OF AMERICA 16C. DATE SIGNED BY 22-May-2019 (Signature of person authorized to sign) (Signature of Contracting Officer) EXCEPTION TO SF 30 30-105-04 STANDARD FORM 30 (Rev. 10-83) APPROVED BY OIRM 11-84 Prescribed by GSA FAR (48 CFR) 53.243 W912PB19Q3044 0002 Page 2 of 2 SECTION SF 30 BLOCK 14 CONTINUATION PAGE The following items are applicable to this modification: CONTACT INFORMATION General Information: RCO POC: Contract Specialist: Yvonne Schmalzreich Telephone: 475- 5225 (+49 9641-83-5225) Email: [email protected] SUMMARY OF CHANGES The purpose of this amendment is to: a. Attach Site Visit - Questions and Answers to the Solicitation. b. Attach missing quarterly schedule for Grafenwoehr and Vilseck to the Solicitation at Attachment 1. c. Replace “Emergency Service Request” at Part 2 – Definitions & Acronyms on the Performance Work Statement (PWS) with “On Demand Service Request” d. Replace the sentence “The Contractor is responsible for conducting on-demand/emergency services during regular duty hours (Mo-Fr) within two (2) hours after receipt of an emergency call” with “The Contractor is responsible for conduction on-demand services during regular duty hours (Mo- Fr) within one (1) working day after receipt of an on-demand call” at PWS 1.5.4.3 Contractor Support Hours. e. Delete “Emergency” at PWS, Part 6 Applicable Publications, 6.1.28 f. Delete “Emergency service” at PWS, Technical Exhibit B, Deliverables Schedule and replace “two (2) hours” at Frequency to “one (1) working day”. + g. Changed Header of Attachment 1 from “Monthly Schedule” to “Monthly and Quarterly Schedule” h. All other terms and conditions of the Solicitation remain the same. Summary of Changes: The following questions and topics requiring clarification were discussed during site visit on 21 May 2019 from 0900‐1130. 1. Question: Is there a default value were and how much traps needs to be placed? Government Answer: No, this is the decision of the Vendor on‐site 2. Question: How often the UV lights bulbs needs to be changed? Government Answer: The sticky pads of the flytraps shall be exchanged monthly and UV lights bulbs shall be exchanged annually, unless otherwise necessary. 3. Question: Were are these small kitchens (240 qm) located? Government Answer: These small kitchens are Field camp kitchens in Grafenwoehr and Hohenfels and not always occupied. For the monthly inspection, the Vendor needs to determine which Field camp kitchens are open. Only occupied kitchens needs to be checked. Vendor will receive Installation Maps for each location after Contract Award. 4. Question: Are the areas fenced were Caterpillars need to be removed? Government Answer: No, these areas should not be fenced. As there is already a need for the removal, we will request this shortly after Contract Award. Last Year we had around 1300 nests to be removed in Grafenwoehr and Vilseck. 5. Question: Who will track the ELINs? Government Answer: Both sides the Government and the Vendor shall track that ELINs are not overdrawn. If around 75 % of the costs/demand are reached, please get in contact with the COR so he can initiate a Modification for the Task Order. 6. Question: What is the response time for an on‐demand service, and what happen if this appears on a weekend? Government Answer: The Contractor shall provide support between the hours of 0730 to 1600, Monday through Friday within one (1) working day after receipt of an on‐demand call. If an on‐ demand appears on the weekend, the Vendor will get informed on the following Monday. 7. Question: Who will place the on‐demand call and in which form? Government Answer: The COR (Mr. Harrer) or the Service Order Desk place the on‐demand calls. You will receive a phone call and/or an e‐mail with the filled out request form (see Attachment 7). 8. Question: Will the Government provide storage and an office? Government Answer: The Government is able to provide a storage location where the vendor can place a container to store his items. This needs to be coordinated with the COR. Upon delivery, the container has to be empty and will be inspected by the Government Fire Department. No office will be provided on site. 9. Question: How will carcass removal billed? Government Answer: On on‐demand call for carcass removal will be paid as one (1) Job. 10. Question: Which of the Building has the most on‐demand calls so far? Government Answer: It is Building 619 (Hotel) in the moment. We received many calls regarding bedbugs and fleas, mainly in the multi‐bed rooms. Families mainly occupy these rooms and pets are allowed. If there is an on‐demand call for one room, it make sense to treat the adjacent rooms too. This will be paid by square meters (Jobs). 11. Question: Is it possible to get the contract number of the emergency contract for the removal of the caterpillar nest from last year? Government Answer: The emergency contract number is W912PB‐18‐P‐3155 Additional Information given by the Government during the Site Visit: ‐ If it is necessary to return several times to solve a problem for example to eliminate Ants, this will be considered as one job. A job is considered completed when all individual sub sections of the task are completed (see Performance Work Statement 5.3.1). If a different problem arise for the same Building the next day, it will be paid as another job. ‐ There are Pest Control Folders at several buildings (Kitchens, Kindergarten etc.) on‐site, which contains attendance records. These records needs to be completed and signed by a Government employee on‐site. The COR will provide a list of regarding buildings after Award of Contract. DEPARTMENT OF THE ARMY UNITED STATES ARMY GARRISON BAVARIA OPERATIONS AND MAINTENANCE DIVISION UNIT 28216 APO AE 09173-8216 PERFORMANCE WORK STATEMENT (PWS) for Pest Control Services at USAG Bavaria IDT Contract Base period 01 July 2019 – 30 June 2020 1st option period 01 July 2020 – 30 June 2021 Table of Content Section Number and Title Page Number 1. GENERAL INFORMATION 2. DEFINITIONS & ACRONYMS 3. GOVERNMENT FURNISHED PROPERTY, EQUIPMENT AND SERVICES 4. CONTRACTOR FURNISHED ITEMS AND SERVICES 5. SPECIFIC TASKS 6. APPLICABLE PUBLICATIONS 7. ATTACHMENT/TECHNICAL EXHIBIT LISTING PART 1 GENERAL INFORMATION 1. GENERAL: This is a non-personal service(s) contract under which the personnel rendering the service(s) are not subject, either by the contract’s terms or by the manner of its administration, to the supervision and control usually prevailing in relationships between the Government and its employees. 1.1 Description of Services/Introduction: This is a non-personal service(s) contract to provide Pest Control Services at USAG Bavaria.
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