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ELO Kundenreferenz Vfb Stuttgart

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ELO Kundenreferenz Vfb Stuttgart ELO Kundenreferenz VfB Stuttgart Foto: VfB Stuttgart In einer anderen Liga: digitales Rech- nungsmanagement beim VfB Stuttgart Beim VfB Stuttgart wird Tradition schon seit seiner Gründung im Jahre 1893 großgeschrieben. Dabei hat der größte Sportverein in Baden-Württemberg aber auch den Fortschritt schon immer im Blick. Und seit 2018 spielt der VfB Stuttgart in Sachen Digitalisierung in der ersten Liga – dank ELOprofessional und der digitalen Rechnungsver- arbeitung mit ELO Invoice. In der Mercedes-Benz Arena im Stadtbezirk Bad Cannstatt bestreitet der VfB Stuttgart seine Heimspiele. Zudem war die Arena bereits Aus- tragungsort zweier Fußball-Weltmeisterschaften (1974 und 2006) und wird als Veranstaltungsort für zahlreiche Großkonzerte genutzt. Die Kapazität von mehr als 60 000 Zuschauern macht somit nicht nur jedes Heimspiel des VfB, sondern auch andere Veranstaltungen zu einer „Von Beginn an stand bei der Digitalisie- logistischen und organisatorischen Herausforderung. Da ist es kaum rung unserer Prozesse ein in sich schlüssiges Konzept im Fokus. ELO verwunderlich, dass das Unternehmen schon immer auf effiziente Pro- Digital Office und der Business Partner zesse in der Vorgangsbearbeitung setzt. Mit ELOprofessional und dem EVIATEC haben uns mit ELOprofessional und ELO Invoice ein genau solches digitalen Rechnungsmanagement ELO Invoice startet der VfB Stuttgart Konzept geliefert.“ nun auch in Sachen Digitalisierung in der ersten Liga. Bernd Burger Bereichsleiter ICT und Payment VfB Stuttgart ELO Business Partner Die Lösung ein praktischer Mehrwert Foto: VfB Stuttgart Furchtlos und treu – ein Urgestein des deutschen Fußballs Shortcuts Die Anfänge des VfB Stuttgarts reichen bis in die zweite Hälfte des 19. Jahrhunderts zurück – die Pionierzeit des Fußballs hierzulande. Bis Land: Deutschland heute hat sich der Verein zu einem bedeutenden sportlichen Aushänge- Branche: Sport schild mit hoher Identifikationskraft entwickelt und ist fester Bestand- teil des Alltags vieler Menschen in der Region. Mit mehr als 70 000 Das Unternehmen Mitgliedern ist der VfB heute der mit Abstand größte Sportverein in Der traditionsreiche Fußballverein Baden-Württemberg und rangiert auch bundesweit unter den Top 10. aus dem Stuttgarter Stadtbezirk Bad Große sportliche Erfolge – darunter bislang fünf errungene deutsche Cannstatt zählt zu den zehn größten Sportvereinen in Deutschland. Als Meisterschaften – haben dazu beigetragen, dass der Verein heute in Gründungsmitglied der Bundesliga der ewigen Tabelle der Bundesliga einen der vorderen Plätze einnimmt. ist der VfB ein fester Bestandteil des deutschen Profifußballs. Schon immer hat der VfB legendäre Spieler wie Robert Schlienz, die Förster-Brüder oder die als „Magisches Dreieck“ bekannt gewordenen Die Herausforderung Krassimir Balakov, Fredi Bobic und Giovane Elber in seinen Reihen, die Digitalisierung des Rechnungsein- über Generationen hinweg Erfolge errungen haben. Genau diese Tra- gangsprozesses und elektronische ditionen und Erinnerungen machen den VfB Stuttgart zu einer lebendigen Belegarchivierung und begreifbaren kulturellen Institution für die Menschen in Baden- Württemberg. Lösung • Digitale Eingangsrechnungs- verarbeitung mit ELO Invoice Ein Traditionsverein auf dem Weg in die • Automatische Archivierung digitale Zukunft sämtlicher Ausgangsbelege in ELOprofessional Bei allem Bewusstsein und der Besinnung auf traditionelle Werte hat sich der VfB Stuttgart in seiner mehr als 125 Jahre alten Vereinsgeschichte • Integration von Microsoft Dynamics NAV in vielerlei Hinsicht weiterentwickelt. Mit den sportlichen Erfolgen kamen infrastrukturelle Innovationen – zum Beispiel in Bezug auf den Ausbau Nutzen der Mercedes-Benz Arena, aber auch im gesamten Vereinsumfeld: Durch seine nachhaltig erfolgreiche Jugendarbeit ist der Verein auch für die • Effiziente Rechnungsverarbeitung dank schlanker Prozesse sportliche Zukunft bestens aufgestellt. Damit der VfB Stuttgart auch in • Kosteneinsparung und flexible Sachen Digitalisierung vorne mitspielt, hat man sich im Jahr 2017 auf Nutzung von Ressourcen die Suche nach einer digitalen Lösung für die Archivierung sämtlicher • Digitaler Fortschritt im geschäftsrelevanter Unterlagen gemacht. Darüber hinaus sollten die Unternehmen Prozessabläufe, insbesondere bei der Verarbeitung eingehender Rech- nungen, deutlich verschlankt und automatisiert werden. Und schließlich war man auch auf der Suche nach einem System, das sich optimal in die bereits bestehende Infrastruktur integrieren lässt. Enterprise-Content-Management Foto: VfB Stuttgart Starke Partner aus der Region: ELO Das Kernstück: digitale Rechnungs- Digital Office und EVIATEC Systems verarbeitung für Profis Mit der ECM-Software ELOprofessional des Stutt- Nach dem erfolgreichen Projektstart mit der auto- garter Herstellers ELO Digital Office und dem ELO matischen Ausgangsbelegarchivierung nahm EVIATEC Business Partner EVIATEC Systems hat der VfB Stutt- die zentrale Rechnungseingangsverarbeitung beim gart nach einer umfassenden Marktsondierung die VfB Stuttgart in Angriff: Die Testphase mit der digi- perfekten Partner für sein Digitalisierungsvorhaben talen Rechnungsmanagement-Lösung ELO Invoice in der Region gefunden. In nur wenigen Monaten startete im Herbst 2018 und seit Januar 2019 läuft haben die Experten von EVIATEC mit der Business das System produktiv. Heute werden damit alle ein- Solution ELO Invoice den kompletten Rechnungs- gehenden Rechnungen digitalisiert und per Workflow eingang digitalisiert. Heute werden damit sämtliche blitzschnell an die jeweils zuständigen Fachbereiche Eingangsrechnungen digital verarbeitet und mit dem und Sachbearbeiter weitergeleitet. Freigaben er- ELO Workflow blitzschnell an die zuständigen Sach- folgen so deutlich schneller und vor allem einfacher: bearbeiter weitergeleitet. Die Zeit- und Kostener- „Wenn Digitalisierung so einfach und reibungslos sparnis dadurch ist enorm: „Unsere Mitarbeiter funktioniert, sind alle mit Spaß bei der Sache!“, so können sich dank des digitalen Rechnungseingangs Nadine Schroth, verantwortlich für Organisation und wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren – den Sonderprojekte bei der VfB Stuttgart Arena Betriebs Papierkram erledigt ELO!“, freut sich Bernd Burger, GmbH. Bereichsleiter ICT und Payment bei der VfB Stuttgart Arena Betriebs GmbH. Optimal integriert: nahtlose Anbin- Der erste Schritt: automatische dung an Microsoft Dynamics NAV Ausgangsbelegarchivierung Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor der Lösung Der Einstieg in das Digitalisierungsprojekt ist bereits ist die optimale Anbindung von ELO Invoice an das im Juli 2018 gelungen: Seit diesem Zeitpunkt werden beim VfB Stuttgart eingesetzte ERP-System Microsoft sämtliche ausgehenden Belege automatisch in Dynamics NAV. Eingehende Rechnungen werden ELOprofessional archiviert. Die Mitarbeiter in der bereits im Posteingang digitalisiert und mit Hilfe des Buchhaltung, die von Anfang an aktiv in das Projekt intelligenten KlassifizierungsmodulsELO DocXtractor einbezogen wurden, freuen sich dabei vor allem automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet. Der darüber, wie einfach und intelligent die Belegarchi- ELO DocXtractor wendet dabei maschinelles Lernen vierung funktioniert. Das Resultat: deutlich reduzierte an und kommuniziert direkt mit dem ERP-System. Suchzeiten und damit eine schnellere Auskunfts- Somit werden die Belegzuordnung und der Daten- fähigkeit. abgleich enorm beschleunigt. Das Zusammenspiel beider Systeme sorgt also für zahlreiche weitere positive Effekte: Bestehende Ressourcen werden noch effizienter genutzt und der Prozessablauf in der Rechnungsverarbeitung weiter verschlankt. Enterprise-Content-Management Dokumentenmanagement · Archivierung · Workflow · www.elo.com ELO Kundenreferenz VfB Stuttgart Foto: VfB Stuttgart Fazit und Ausblick „Die hohe Mitarbeiterakzeptanz von Mit der erfolgreichen Einführung von ELOprofessional und der intelli- ELOprofessional und die perspektivische genten Rechnungseingangslösung ELO Invoice beim VfB Stuttgart hat Möglichkeit des weiteren Ausbaus lassen uns mit freudiger Erwartung in die EVIATEC Systems AG sich die Auszeichnung zum „ELO Projekt des die Zukunft blicken.“ Jahres 2018“ in Baden-Württemberg verdient. Nadine Schroth Organisation und Sonderprojekte VfB Stuttgart Gemeinsam mit dem ELO Business Partner hat der Verein bereits den weiteren Ausbau der ELO Lösung vorangetrieben: Inzwischen nutzt der VfB zur Verwaltung sämtlicher Lieferanten- und anderer Verträge auch die vielen Vorteile des digitalen Vertragsmanagements ELO Contract. ELO Digital Office GmbH, Tübinger Str. 43, D-70178 Stuttgart [email protected]; www.elo.com Und für die Verwaltung von Urlaubsanträgen wurde ebenfalls ein eigener Weitere ELO Niederlassungen: www.elo.com ELO®, ELOprofessional®, ELOenterprise®, ELOoffice® und ELO ELO Workflow realisiert. ECM-Suite® sind eingetragene Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht Damit schreitet die Digitalisierung im gesamten Unternehmen sukzes- die eingehende individuelle Beratung. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen – auch landesspezifisch – sive weiter voran. Aktuell in der Realisierung ist auch eine CRM-Anbin- variieren. Aktuelle Informationen zu ELO® Softwareprodukten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den dung. Und der Einsatz der digitalen HR-Lösungen aus dem Hause ELO ELO® Gesellschaften
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