Penanganan Surat Masuk Pada Unit Tata Usaha Vice President Pt Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
PENANGANAN SURAT MASUK PADA UNIT TATA USAHA VICE PRESIDENT PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL I SUMATERA UTARA MEDAN TUGAS AKHIR Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh: RATIH FRISIDILA PHOENNA NIM: 1605092018 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2019 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Program Studi Adiministrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga Politekik Negeri Medan. Tugas Akhir ini berjudul “Penanganan Surat Masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan”. Penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 6. Nursiah, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing 1 yang telah bersedia memberikan waktu, tenaga, motivasi, dan arahan. 7. Vivianti Novianti, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing 2 yang telah bersedia memberikan waktu, tenaga, motivasi, dan arahan. i 8. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Jurusan Adiministrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 9. Rusi Haryono, Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara dan seluruh karyawan PT Kereta Api Indonesi (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara. 10. Semua sahabat-sahabat penulis, dan seluruh teman-teman penulis di kelas AB-6E. Teristimewa penulis mengucapkan terimakasih kepada orangtua penulis, Ibunda Sry Rosana, S.Pd dan Ayahanda Dailami, S.AP juga adik-adik Mhd. Ary Al-Hafiz dan Rizky Dava Al-Hafiz serta keluarga yang telah banyak memberi dukungan dan motivasi kepada penulis. Penulis sadar bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan dari segi bahasa, isi, maupun penulisannya. Untuk itu diharapkan saran maupun kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini berguna dan bermanfaat bagi para pembaca. Medan, Agustus 2019 Penulis Ratih Frisidila Phoenna NIM 1605092018 ii ABSTRAK Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan) yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau organisasi tertentu. Surat masuk terbagi dua yaitu surat masuk intern dan ekstern. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui penanganan surat masuk pada unit Tata Usaha Vice President di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan. Pengumpulan data yang dilakukan dengan metode penelitian lapangan (observasi dan wawancara) dan metode kepustakaan. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data menggunakan analisis deskriptif. Berdasarkan data yang diperoleh, langkah-langkah penanganan surat masuk adalah penerimaan surat, penginputan, penomoran surat, pendistribusian surat, dan penyimpanan surat. Jenis surat yang diterima antara lain, undangan dinas, surat kontrak kerjasama, dan surat undangan rapat. Penanganan surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan dilakukan dengan baik. Kata Kunci: Surat, Surat Masuk. iii ABSTRACT Letters are written information that can be used as a communication tool todeliver messages from the sender (communicator) to the recipient (communicant) made with requirements. Incoming letter is a letter received by an organization or company from a certain person or organization. Incoming letter is divided into two, internal incoming letter and external incoming letter. The purpose of writing this final project is to handling the incoming letter in Vice President administrative unit PT Kereta Api Indonesia (Persero) Regional Division i Sumatera Utara Medan. In the processof data collection obtained by field method observasion and in interview and literature study. Source of data used primary and secondary data. While data analysis chnique used, descriptive analysis technique. Bassed on the data obtained, the steps are receipt the letter, entry data, numbering the letter, distribution of letter, and storage of letter, type letters received, among others, a letter of agreement, the work order, a power of attomey, and papers relating to the minutes (meeting invitation). Handling incoming letter in Vice President administrative unit PT Kereta Api Indonesia (Persero) Regional Division I Sumatera Utara Medan is done well. Keywords: Letter, Incoming Letter. iv DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ................................................................................. i ABSTRAK ............................................................................................... iii ABSTRACT ............................................................................................. iv DAFTAR ISI .............................................................................................. v DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. vii BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ................................................. 1 1.2 Rumusan Masalah ..................................................................... 3 1.3 Tujuan Penulisan ....................................................................... 3 1.4 Manfaat Penulisan ..................................................................... 3 1.5 Sistematika Penulisan ................................................................ 4 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 6 2.1 Pengertian Surat ........................................................................ 6 2.2 Fungsi Surat ............................................................................... 6 2.3 Penggolongan Surat ................................................................... 9 2.4 Bentuk-Bentuk Surat ................................................................ 13 2.5 Bagian-Bagian Surat ................................................................ 13 2.6 Penanganan Surat Masuk ........................................................ 18 v BAB 3 METODE PENELITIAN ................................................................ 23 3.1 Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 23 3.2 Jenis Sumber Data .................................................................... 24 3.3 Teknik Analisis Data .................................................................. 25 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 26 4.1 Gambaran Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan .................................. 26 4.1.1 Sejarah Singkat ............................................................... 26 4.1.2 Logo dan Makna Logo ..................................................... 30 4.1.3 Visi dan Misi .................................................................... 31 4.1.4 Struktur Organisasi .......................................................... 32 4.1.5 Uraian Tugas ................................................................... 32 4.2 Penanganan Surat Masuk pada Unit Tata Usaha VP PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre I Sumatera Utara Medan ........... 39 4.2.1 Fungsi Surat ................................................................... 39 4.2.2 Bentuk Surat ................................................................... 40 4.2.3 Bagian-Bagian Surat....................................................... 40 4.2.4 Penanganan Surat Masuk .............................................. 40 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ............................................................ 44 5.1 Simpulan ................................................................................... 44 5.2 Saran 45 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 46 LAMPIRAN vi DAFTAR LAMPIRAN No. Judul Lampiran Halaman 1. Daftar Wawancara 1 2. Bentuk-bentuk Surat 2 3. Surat Masuk Intern 9 4. Surat Masuk Ekstern 1 10 5. Surat Masuk Ekstern 2 11 6. Lembar Disposisi 12 7. Buku Agenda Surat Masuk 13 8. Kartu Bimbingan 1 14 9. Kartu Bimbingan 2 15 vii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Secara umum salah satu tujuan organisasi atau perusahaan adalah berkembang. Untuk mampu berkembang, maka organisasi sebagai suatu sistem kerja yang terbentuk dari berbagai ragam aktivitas harus saling bekerja sama untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai. Suatu organisasi dan lembaga apapun jenisnya baik besar maupun kecil pasti mempunyai tujuan yang akan dicapai.