PENANGANAN SURAT MASUK PADA UNIT TATA USAHA VICE PRESIDENT PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVISI REGIONAL I SUMATERA UTARA MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh: RATIH FRISIDILA PHOENNA NIM: 1605092018
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN
MEDAN 2019 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas
Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Program
Diploma 3 Program Studi Adiministrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politekik Negeri Medan. Tugas Akhir ini berjudul “Penanganan Surat Masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi
Regional I Sumatera Utara Medan”.
Penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan.
2. Agus Edy Rangkuti, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik
Negeri Medan.
3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik
Negeri Medan.
4. Suri Purnami, S.E., M.A., Kepala Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Medan.
5. Erwinsyah S, S.Si., M.Kom., Sekretaris Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Medan.
6. Nursiah, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing 1 yang telah bersedia memberikan
waktu, tenaga, motivasi, dan arahan.
7. Vivianti Novianti, S.E., M.Si., Dosen Pembimbing 2 yang telah bersedia
memberikan waktu, tenaga, motivasi, dan arahan.
i 8. Seluruh Dosen dan Staf Administrasi Jurusan Adiministrasi Niaga Politeknik
Negeri Medan.
9. Rusi Haryono, Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi
Regional I Sumatera Utara dan seluruh karyawan PT Kereta Api Indonesi
(Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara.
10. Semua sahabat-sahabat penulis, dan seluruh teman-teman penulis di kelas
AB-6E.
Teristimewa penulis mengucapkan terimakasih kepada orangtua penulis,
Ibunda Sry Rosana, S.Pd dan Ayahanda Dailami, S.AP juga adik-adik Mhd. Ary
Al-Hafiz dan Rizky Dava Al-Hafiz serta keluarga yang telah banyak memberi dukungan dan motivasi kepada penulis.
Penulis sadar bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan dari segi bahasa, isi, maupun penulisannya. Untuk itu diharapkan saran maupun kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penulisan Tugas Akhir ini.
Semoga Tugas Akhir ini berguna dan bermanfaat bagi para pembaca.
Medan, Agustus 2019 Penulis
Ratih Frisidila Phoenna NIM 1605092018
ii ABSTRAK
Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan) yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau organisasi tertentu. Surat masuk terbagi dua yaitu surat masuk intern dan ekstern. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui penanganan surat masuk pada unit Tata Usaha Vice President di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan. Pengumpulan data yang dilakukan dengan metode penelitian lapangan (observasi dan wawancara) dan metode kepustakaan. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data menggunakan analisis deskriptif.
Berdasarkan data yang diperoleh, langkah-langkah penanganan surat masuk adalah penerimaan surat, penginputan, penomoran surat, pendistribusian surat, dan penyimpanan surat. Jenis surat yang diterima antara lain, undangan dinas, surat kontrak kerjasama, dan surat undangan rapat. Penanganan surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan dilakukan dengan baik. Kata Kunci: Surat, Surat Masuk.
iii ABSTRACT Letters are written information that can be used as a communication tool todeliver messages from the sender (communicator) to the recipient (communicant) made with requirements. Incoming letter is a letter received by an organization or company from a certain person or organization. Incoming letter is divided into two, internal incoming letter and external incoming letter. The purpose of writing this final project is to handling the incoming letter in Vice President administrative unit PT Kereta Api Indonesia (Persero) Regional Division i Sumatera Utara Medan. In the processof data collection obtained by field method observasion and in interview and literature study. Source of data used primary and secondary data. While data analysis chnique used, descriptive analysis technique. Bassed on the data obtained, the steps are receipt the letter, entry data, numbering the letter, distribution of letter, and storage of letter, type letters received, among others, a letter of agreement, the work order, a power of attomey, and papers relating to the minutes (meeting invitation). Handling incoming letter in Vice President administrative unit PT Kereta Api Indonesia (Persero) Regional Division I Sumatera Utara Medan is done well.
Keywords: Letter, Incoming Letter.
iv DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ...... i
ABSTRAK ...... iii
ABSTRACT ...... iv
DAFTAR ISI ...... v
DAFTAR LAMPIRAN ...... vii
BAB 1 PENDAHULUAN ...... 1
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ...... 1
1.2 Rumusan Masalah ...... 3
1.3 Tujuan Penulisan ...... 3
1.4 Manfaat Penulisan ...... 3
1.5 Sistematika Penulisan ...... 4
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ...... 6
2.1 Pengertian Surat ...... 6
2.2 Fungsi Surat ...... 6
2.3 Penggolongan Surat ...... 9
2.4 Bentuk-Bentuk Surat ...... 13
2.5 Bagian-Bagian Surat ...... 13
2.6 Penanganan Surat Masuk ...... 18
v BAB 3 METODE PENELITIAN ...... 23
3.1 Teknik Pengumpulan Data ...... 23
3.2 Jenis Sumber Data ...... 24
3.3 Teknik Analisis Data ...... 25
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ...... 26
4.1 Gambaran Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero)
Divisi Regional I Sumatera Utara Medan ...... 26
4.1.1 Sejarah Singkat ...... 26
4.1.2 Logo dan Makna Logo ...... 30
4.1.3 Visi dan Misi ...... 31
4.1.4 Struktur Organisasi ...... 32
4.1.5 Uraian Tugas ...... 32
4.2 Penanganan Surat Masuk pada Unit Tata Usaha VP PT Kereta
Api Indonesia (Persero) Divre I Sumatera Utara Medan ...... 39
4.2.1 Fungsi Surat ...... 39
4.2.2 Bentuk Surat ...... 40
4.2.3 Bagian-Bagian Surat...... 40
4.2.4 Penanganan Surat Masuk ...... 40
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ...... 44
5.1 Simpulan ...... 44
5.2 Saran 45
DAFTAR PUSTAKA ...... 46
LAMPIRAN
vi DAFTAR LAMPIRAN
No. Judul Lampiran Halaman
1. Daftar Wawancara 1
2. Bentuk-bentuk Surat 2
3. Surat Masuk Intern 9
4. Surat Masuk Ekstern 1 10
5. Surat Masuk Ekstern 2 11
6. Lembar Disposisi 12
7. Buku Agenda Surat Masuk 13
8. Kartu Bimbingan 1 14
9. Kartu Bimbingan 2 15
vii BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul
Secara umum salah satu tujuan organisasi atau perusahaan adalah berkembang. Untuk mampu berkembang, maka organisasi sebagai suatu sistem kerja yang terbentuk dari berbagai ragam aktivitas harus saling bekerja sama untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai. Suatu organisasi dan lembaga apapun jenisnya baik besar maupun kecil pasti mempunyai tujuan yang akan dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut setiap organisasi ataupun lembaga tidak lepas dari kegiatan administrasi. Ini dilakukan untuk memberikan pelayanan kepada unit-unit kegiatan didalam organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Aktivitas pelayanan dalam organisasi baik dalam bentuk struktur maupun mekanisme kerjanya akan sangat berperan dalam rangka pencapaian mutu dan kelancaran kegiatan pelayanan. Upaya memberikan pelayanan, setiap kantor dituntut untuk dapat bertindak cepat dan akurat. Kantor harus dapat mengelola harus dapat mengelola secara cermat, tepat dan menghasilkan informasi yang dapat digunakan dalam pengolahan administrasi organisasi.
Pelaksanaan kegiatan administrasi kantor diarahkan kepada pencapaian efisiensi dan efektivitas kerja. Salah satu pendukung keberhasilan pencapaian tujuan organisasi atau lembaga secara efektif dan efisien adalah kelancaran dan ketertiban dalam bidang administrasi contohnya penanganan surat masuk.
Untuk mendukung ketertiban dan kelancaran dalam bidang administrasi harus tersedia lingkungan kerja yang memungkinkan untuk melaksanakan pekerja
1 2 dengan nyaman. Alokasi terhadap waktu, biaya dan tenaga dalam mekanisme kerja kantor harus diperhitungkan.
Bagi organisasi atau perusahaan, penanganan surat sangatlah penting dilakukan. Penanganan surat tersebut terbagi dua yaitu penanganan surat masuk dan surat keluar. Setiap surat masuk dan surat keluar suatu organisasi atau perusahaan mempunyai nilai yang sangat penting, yaitu sebagai alat komunikasi antar organisasi dan sebagai pusat ingatan atau arsip, maka dari itu penanganan surat masuk dan surat keluar harus dilakukan dengan cepat dan tepat.
Banyak organisasi atau lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan surat dalam lingkungannya. Surat-surat yang masuk seringkali menumpuk dalam ruangan tanpa adanya pengelolaan yang baik akan mengakibatkan terkendalanya komunikasi dan bisa menyebabkan kerugian. Surat yang menumpuk dan tidak tertera akan mengganggu kegiatan organisasi atau lembaga. Selain itu surat yang tidak dikelola dengan baik akan tercecer, rusak atau bahkan hilang. Masih banyak orang yang beranggapan pengelolaan surat merupakan tugas dan tanggung jawab dari unit tata usaha saja, sehingga orang tidak peduli terhadap pengelolaan surat.
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi juga tidak terlepas dari proses surat menyurat. Surat yang ada pada PT Kereta Api
Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan berfungsi sebagai mobilitasi perusahaan yang menghubungkan antar pihak dalam dan di luar perusahaan yang tercakup dalam surat masuk dan surat keluar. Penanganan surat yang dilakukan perusahaan dapat membuat rutinitas pekerjaan 3 perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien. Namun, surat masuk pada Unit
Tata Usaha Vice President masih sering menumpuk dikarenakan KaDivre tidak berada dikantor untuk mendisposisi surat.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui dengan lebih jelas lagi mengenai penanganan surat masuk dan yang dilaksanakan di Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan, maka dalam penyusunan
Tugas Akhir ini penulis memilih judul “Penanganan Surat Masuk Pada Unit Tata
Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I
Sumatera Utara Medan”.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Bagaimana Penanganan
Surat Masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Divisi Regonal I Sumatera Utara Medan?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui penanganan surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi
Regional I Sumatera Utara Medan.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat penulisan ini adalah:
1. Menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang penanganan surat
masuk khususnya pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api
Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan. 4
2. Sebagai bahan masukan bagi Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api
Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan dalam
menangani surat masuk.
3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti berikutnya yang ingin meneliti dengan
judul yang sama.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam penulisan ini maka penulis membuat sistematika sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini, penulis menguraikan Latar Belakang pemilihan judul, Rumusan
Masalah, Tujuan Penulisan, Manfaat Penulisan, dan Sistematika
Penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini, penulis menguraikan mengenai pengertian surat, fungsi
surat, bentuk surat, bagian surat, dan penanganan surat masuk.
BAB 3 METODE PENELITIAN
Bab ini, penulis menguraikan metode pengumpulan data yang
digunakan yaitu metode lapangan (field research) dan metode
kepustakaan (library research), jenis dan sumber data, serta teknik
analisis data.
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi gambaran umum mengenai sejarah berdirinya perusahaan,
visi misi perusahaan, makna logo perusahaan, struktur organisasi, uraian
tugas, serta penanganan surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice 5
President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera
Utara Medan.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan simpulan yang didapatkan dari hasil pembahasan. serta
berisikan saran yang didapat dari hasil pembahasan sebagai bahan
masukan yang berguna bagi Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta
Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Surat
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari- hari termasuk dalam berorganisasi. Komunikasi ini bisa dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya melalui surat.
Menurut Yatimah (2013: 121), “Surat merupakan salah satu sarana komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan informasi satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi atau organisasi)”.
Yanti, dkk menyatakan (2017: 162), “Surat adalah salah satu bentuk sarana komunikasi tertulis yang menghubungkan antara dua pihak atau lebih”. Priansa berpendapat (2014: 176), “Surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis”. Finoza menyatakan (2018: 4), “Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu”.
Berdasarkan dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan pesan dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan) dengan persyaratan tertentu.
2.2 Fungsi Surat
Menurut Priansa (2017: 174), fungsi khusus surat ada lima, yaitu sebagai:
1) Alat dokumentasi.
2) Alat pengingat.
3) Bukti historis.
4) Pedoman pelaksaan pekerjaan.
6 7
5) Duta Penulis
1)) Alat dokumentasi
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi dokumentasi apabila dijadikan
sebagai alat bukti atau sebuah keterangan. Bisa jadi suatu saat surat
dijadikan alat bukti jika ada perselisihan atau perbedaan pendapat.
Misalnya surat nikah, surat perjanjian, dan surat keputusan.
2)) Alat pengingat.
Surat dapat digunakan sebagai alat pengingat agar di kemudian hari
tidak tergantung pada arsip saja. Fungsi surat sebagai alat pengingat
lebih banyak dimanfaatkan oleh organisasi-organisasi besar
dibandingkan dengan organisasi kecil. Hal itu dikarenakan organisasi
besar lebih memiliki volume pekerjaan yang lebih banyak daripada
organisasi kecil.
3)) Bukti historis.
Surat dapat menjadi sumber bukti jika diperlukan di masa yang akan
datang. Hal itu disebabkan karena perubahan-perubahan dalam
kehidupan manusia akan terus terjadi, maka dengan demikian surat
dapat menjadi bukti historis dari perkembangan kehidupan manusia.
4)) Pedoman pelaksanaan pekerjaan.
Penggunaan surat sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan bertujuan
agar semua kegiatan di dalam maupun di luar instansi, dapat
terlaksana dengan baik dan lancar. Selain itu, surat juga dapat menjadi
media untuk pejabat memberi arahan pada bawahan tanpa harus
langsung bertatap muka. 8
5)) Duta penulis.
Penulis sering menggunakan surat sebagai duta atau wakilnya untuk
menyampaikan maksud, kepentingan, ataupun keinginan pembacanya.
Ini juga dapat mengefesiensi waktu si penulis.
Walapun memerlukan proses yang agak lambat, surat masih tetap dipakai sebagai alat komunikasi ditengah alat komunikasi modern yang sangat canggih.
Surat memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan yang cepat itu. Surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan. Itulah yang menyebabkan kedudukan surat dalam bidang komunikasi tidak tergoyahkan.
Kehidupan modern ini semakin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis, contoh: undangan tertulis akan terasa lebih formal dibandingkan dengan undangan lisan. Pesan-pesan praktis berupa kabar atau berita tertulis umumnya disampaikan orang melalui surat. Apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan bukti tertulis hitam diatas putih. Adanya bukti tertulis akan sangat membantu ingatan karena kemampuan otak manusia untuk mengingat hal yang sudah lama berlalu bersifat terbatas. Bukti tertulis, termasuk surat, dapat dijadikan arsip yang manfaatnya sebagai dokumentasi histori tidak perlu diragukan lagi.
Fungsi surat sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting.
Dengan surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisasi lain yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan pejabatnya. Dengan surat pula seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab di dalam surat dapat dituliskan secara jelas pedoman tentang tugas, hak, dan kewajiban seseorang. 9
Selain kegunaan tersebut di atas, surat pun masih memiliki keunggulan lain. Surat lebih hemat dari segi biaya jika dibandingkan dengan pembicaraan telepon jarak jauh. Surat juga lebih menjamin kerahasiaan dan ketetapan isinya karena sebagian besar surat memakai amplop tertutup.
Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal sukar dibicarkan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat karena antara pengirim dan penerima tidak saling bertatap pandang. Sifat dan perilaku seseorang, seperti pemalu, gugup, atau cara berbicara yang gagap, tidak akan tampak dalam sebuah surat.
2.3 Penggolongan Surat
Finoza (2018: 7) menyatakan, ”Sebagai alat komunikasi tulis, surat sangat beraneka ragam wujud, jenis, nama, dibawah ini surat dikelompokkan menurut wujudnya, menurut pemakaiannya, menurut banyaknya sasaran yang dituju, menurut isinya, menurut sifatnya, dan menurut urgensi penyelesaiannya”.
Finoza (2018: 7) berpendapat tentang penggolongan surat:
1) Penggolongan surat menurut wujudnya
1)) Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta
sampul atau amplopnya. Isi surat bersampul boleh terdiri atas beberapa
lembar kertas dengan berat maksimum tertentu sesuai dengan
peraturan kantor pos. Bila berat surat melebihi batas yang ditetapkan,
perangkonya harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang telah
ditentukan. 10
2)) Kartu pos
Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10
cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh kantor pos. Ada juga yang
berukuran lebih besar, antara lin 15 cm x 20 cm yang dikeluarkan
oleh perusahaan swasta. Mengingat ukurannya yang sedemikian
terbatas itu, kartu pos hanya berisi berita singkat. Kartu pos lazin
dikirim tanpa amplop karena isinya tidak bersifat rahasia.
3)) Warkat pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan
kertas surat. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila
dilipat akan membentuk amplop. Ke dalam amplop warkat pos yang
sekaligus merupakan lembaran isi surat tidak boleh dimasukkan benda
apa pun.
4)) Telegram dan Teleks
Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram yang berarti
tanda yang tercetak. Jadi makna kata telegram adalah “tanda berita
yang tercetak dari jauh”.
5)) Memo dan Nota
Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu
organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi
informasi serta petunjuk antar pejabat dalam suatu kantor.
6)) Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk
formulir yang dipakai sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua
belah pihak atau untuk membuktikan keabsahan sesuatu hal. Contoh 11
surat tanda bukti adalah faktur, kuitansi, tanda terima, dan kartu-kartu
identitas.
2) Penggolongan surat menurut pemakaiannya
1)) Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau
kepada organisasi. Jika dilihat dari segi lainnya surat pribadi dapat
dibedakan lagi atas dua macam yaitu surat pribadi yang isinya
bersifat prive, yaitu surat yang dikirim kepada teman atau kerabat atau
keluarga. Surat ini memiliki kebebasan dalam pemakaian bentuk dan
bahasa, dan surat bisnis pribadi (Personal Business Letter) adalah
surat yang termasuk dalam kategori surat berperihal yang berasal dari
pihak pribadi kepada organisasi yang sifatnya resmi dengan
menggunakan bentuk-bentuk surat sesuai aturan-aturan yang berlaku.
2)) Surat pemerintah atau masyarakat umum disebut surat dinas
pemerintah (Civil Service Letter) adalah surat yang termasuk kategori
surat berperihal yang berasal dari organisasi kepada organisasi dan
hanya menggunakan satu bentuk surat yaitu bentuk Indonesia baru.
3)) Surat bisnis atau surat niaga (Business Letter) adalah surat yang
termasuk kategori surat berperihal yang asalnya dari organisasi yang
menggunakan satu bentuk surat dan akan digunakan seterusnya.
4)) Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi
kemasyarakatan, misalnya yayasan, perkumpulan, olahraga,
organisasi kedaerahan, dan organisasi lainnya.
3) Penggolongan surat menurut banyaknya sasaran yang dituju
Dari segi sasarannya dapat ditujukan kepada satu orang atau suatu organisasi dan dapat juga kepada beberapa orang atau organisasi yang 12 jumlahnya sangat banyak. Berdasarkan sasaran tersebut surat dapat dibedakan atas dua macam yaitu, surat biasa yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang atau organisasi (jumlahnya sedikit) dan surat edaran yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya banyak.
4) Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya
Setiap pengirim surat pasti mempunyai maksud yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju. Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan, pengaduan, penawaran, dan lain-lain.
5) Penggolongan surat menurut sifatnya
1)) Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi
surat tersebut boleh diketahui oleh orang lain selain orang yang dituju.
2)) Surat konfidesnial adalah surat untuk kalangan terbatas. Surat tersebut
tidak untuk disebarluaskan karena ditujukan atau dipakai untuk
kalangan tertentu. Jadi, pengertian kofidensial adalah „setengah
rahasia‟ atau cukup diketahui oleh pejabat yang dituju.
3)) Surat rahasia adalah surat yang hanya boleh dibuka dan hanya boleh
diketahui isinya oleh orang yang dituju.
6) Penggolongan surat menurut urgensi penyelesaiannya
1)) Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa. Artinya, surat
itu tidak diistimewakan. Kata biasa dalam hal ini mengandung
pengertian tidak perlu cepat-cepat atau tidak harus segera dibalas.
2)) Surat segera atau ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian
dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat. 13
3)) Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat
segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lain baik dalam
proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
2.4 Bentuk-bentuk Surat
Finoza (2018: 15) menyatakan, “Bentuk surat adalah pola atau patron sebuah surat yang ditentukan oleh atak (layout) bagian-bagian surat”. Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan tiga bentuk utama yaitu:
1. Bentuk Resmi Indonesia (Official Style)
2. Bentuk Lurus (Block Style)
3. Bentuk Bertakuk (Indent Style)
Ketiga bentuk utama di atas, masing-masing mempunyai variasi sehingga variasi bentuk surat perihal secara lengkap adalah sebagai berikut: (dapat dilihat pada lampiran 2-8)
1. Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style)
2. Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)
3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
4. Bentuk Lurus (Block Style)
5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
6. Bentuk Bertakuk (Indent Style)
7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
2.5 Bagian-bagian Surat
Finoza (2018: 76) menjelaskan bahwa setiap bagian surat mempunyai fungsi tertentu. Dibawah ini akan diuraikan fungsi masing-masing bagian, cara penempatan, dan teknis penulisannya. 14
1) Kepala Surat (Kop Surat)
Surat resmi umumnya ditulis pada kertas yang memakai kepala surat atau
kop, biasanya kepala surat disusun dengan tata letak yang menarik,
terutama kepala surat dapat dicetak hal-hal yang merupakan identitas
organisasi yaitu:
1)) Nama organisasi atau lembaga.
2)) Alamat kantor pusat atau cabang.
3)) Nomor telepon.
4)) Nomor faksimili.
5)) Nomor kotak pos atau tromol pos.
6)) Alamat kawat/e-mail.
7)) Lambang (logo).
2) Nomor
Setiap surat resmi terutama yang dikirim ke luar lingkungan organisasi
hendaknya diberi nomor atau kode tertentu. Nomor surat sangat perlu
dicantumkan karena berguna:
1)) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama penyimpanan dan
penemuannya kembali (menggunakan sistem nomor).
2)) Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode
tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah).
3)). Untuk penunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan
cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti
(mis: Untuk membalas surat anda nomor…., dan seterusnya). 15
3) Tanggal
Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun dibedakan antara
surat pribadi dan surat resmi. Tanggal dalam surat pribadi harus diawali
dengan alamat pengirirm surat.
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib
diawali oleh nama kota karena nama kota telah tercantum pada kepala
surat. Jika pada kepala surat terdapat beberapa nama kota, dalam hal
kantor pusat dan cabang-cabang memakai kop yang sama, nama kota perlu
ditulis untuk mengetahui dari mana surat berasal.
4) Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu
umumnya beberapa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat
pengantarnya. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi: (1)
untuk menyampaikan maksud pengirimnya, (2) sebagai pengatar untuk
lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan, misalnya brosur,
kwitansi, faktur, atau dokumen lainnya, harus disebutkan di dalam isi surat.
5) Hal atau Perihal
Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang
masalah pokok surat. Perihal surat sama fungsinya dengan judul pada
karangan lain. Cukup banyak surat yang lazim ditulis dengan sistem judul,
misalnya surat keputusan, surat perjanjian, dan surat perintah.
6) Alamat Tujuan
Alamat tujuan surat ada dua macam: pertama, alamat luar, yaitu alamat
yang ditulis pada sampul surat, dan kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang
ditulis pada kertas surat. Penulisan alamat tujuan harus memperhatikan segi 16
kepraktisan dan kejelasan karena alamat tujuan merupakan petunjuk
langsung bagi penerima.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal. Gunanya agar surat
tidak terasa kaku. Secara teoritis pemakaian salam pembuka sifatnya tidak
wajib. Surat berita tanpa salam pembuka, sama sekali tidak salah. Dalam
praktik pemakaian kita menemukan fakta bahwa surat pribadi selalu
memakai salam pembuka, surat niaga umumnya memakai salam pembuka,
dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka.
8) Isi Surat
Jika ditinjau dari sudut komposisi, isi surat yang paling ideal adalah yang
terdiri atas tiga macam alinea, yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan
alinea penutup. Ketiga jenis alinea tersebut menjalankan fungsi tertentu
didalam karangan, termasuk di dalam surat.
9) Salam Penutup
Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di dalam surat
sifatnya tidak wajib. Dalam praktik, surat pribadi dan surat niaga selalu
memakai salam penutup, sedangkan surat dinas pemerintah jarang memakai
salam penutup.
10) Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
Dalam surat niaga, setelah salam penutup masih sering tercantum nama
organisasi yang mengeluarkan surat. Hal itu dimaksudkan untuk
menegaskan bahwa surat yang dikirim mewakili organisasi, bukan mewakili
pribadi. 17
11) Jabatan Penanda Tangan
Jika didalam surat niaga nama penanda tangan ditempatkan di bawah
tanda tangan, di dalam surat pemerintah justru kebalikannya: nama jabatan
dicantumkan lebih dahulu, kemudan tanda tangan, barulah diikuti oleh
nama penanda tangan dibawahnya.
12) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Dalam tradisi korespondensi Indonesia, yang boleh menandatangani surat
adalah orang yang namanya tercantum di dalam surat. Yang berwenang
menandatangani sebuah surat adalah orang yang bertanggung jawab atas
kegiatan yang dilaksanakannya baik atas nama organisasi secara
keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.
13) Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada
pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang
dikeluarkan.
14) Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial
kebanyakan terdiri atas dua huruf atau lebih yaitu gabungan antara hurul
awal nama kecil dan huruf awal nama keluarga, misalnya Rafa Alhafiz =
RA, Henry Subarjo = HS. Inisial banyak dipakai dalam surat bisnis.
Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor dan pengetik surat. Jika
sewaktu-waktu diperlukan, orangnya mudah untuk dicari. 18
2.6 Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau organisasi tertentu. Surat masuk terbagi atas dua, yaitu surat masuk intern dan ekstern. Surat masuk intern adalah surat yang diterima sebuah perusahaan dari pihak perusahaan itu sendiri, sedangkan surat masuk ekstern adalah surat yang diterima sebuah perusahaan dari pihak luar perusahaan itu.
Yatimah (2013: 124) menyatakan, “setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu sangat berharga, karena surat dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi organisasi tertentu untuk melakukan kegiatannya”. Oleh karena itu, harus ada pengurusan yang setepat-tepatnya agar surat masuk tersebut dapat diperlakukan sebagaimana mestinya.
Yatimah (2013: 124) berpendapat bahwa dalam menangani surat masuk terdapat beberapa kegiatan yang harus dilakukan sekretaris, yaitu:
1) Penerimaan Surat
2) Penyortiran Surat
3) Pencatatan Surat
4) Pengarahan Surat
5) Penyimpanan Surat
1) Penerimaan Surat
Kegiatan yang harus dilakukan oleh sekretaris dalam penerimaan surat,
antara lain:
1)) Mengumpulkan data dan menghitung surat yang masuk.
2)) Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat, surat
segera dikembalikan kepada pengirim. 19
3)) Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai
bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya penerimaan dicatat
pada buku penerimaan surat.
4)) Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/
nama pejabat)
5)) Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa semua
kelengkapannya (bila ada lampirannya. Kalau lampiran tidak
lengkap, buat catatan seperlunya).
6)) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima di balik
surat atau pada sampul surat.
2) Penyortiran Surat
1)) Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk.
2)) Mengelompokkan atau memisahkan surat untuk memudahkan
penanganan surat sebagaimana mestinya.
3)) Mempermudah pengawasan.
Tugas sekretaris dalam melakukan penyortiran surat meliputi:
1) Mengolongkan atau membagi surat ke dalam surat pribadi dan dinas.
2) Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau
pegawai lainnya.
3) Membagi surat dinas menjadi tiga golongan, yaitu dinas rutin,
penting dan rahasia.
4) Membaca dan meneliti isi surat untuk memberi saran kepada
pimpinan, apabila diberi wewenang untuk masalah itu. Sekretaris 20
harus membaca surat dengan teliti dan saksama karena
mungkin surat tersebut memerlukan tanggapan dengan segera.
3) Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku
catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai
pencatat surat, sedangkan pencatatan kartu berarti sekretaris mencatat
surat sesuai dengan jenis surat yang masuk.
BUKU AGENDA SURAT MASUK
Surat No. Tanggal Dari/Kepada Perihal Ket. Urut Nomor Tanggal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Gambar 2.1 Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sumber: Yatimah, 2013: 128. 21
KARTU KENDALI
Indeks/Subjek: Kode: Tgl. : M/K:
No. Urut :
Isi Ringkas:
Lampiran:
Dari: Kepada:
Tgl. Surat: No. Surat:
Pengolah: Paraf
Catatan:
Gambar 2.2 Contoh Kartu Kendali Sumber: Yatimah, 2013: 129.
4) Pengarahan Surat
Untuk menjalankan tugas pengarahan surat, seorang sekretaris
hendaknya mengetahui seluk-beluk aktivitas dan organisasi kantor serta
staf pimpinan. Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat
mana yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi dan surat yang
disampaikan kepada pengolah.
Untuk menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu
perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi (routing slip) pada surat
tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan
memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa
instruksi atau informasi. 22
LEMBAR DISPOSISI
RAHASIA PENTING RUTIN
No. Agenda : ……………….. Tanggal Penyelesaian: Tanggal : ……………….. …………….. Perihal : …………………………………………………………………….. Tanggal Surat: ……………………………………………………………………. Asal Surat : ……………………………………………………………………. Instruksi/Informasi: Diteruskan kepada: ……………………………………………… 1. ………………………………... ……………………………………………… 2. ………………………………… ……………………………………………... 3. …………………………………
Catatan: ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. Gambar 2.3 Contoh Lembar Disposisi Sumber: Yatimah, 2013: 130.
5) Penyimpanan Surat
Surat-surat yang telah diproses atau didistribusikan kepada pihak-pihak
yang berkepentingan, selanjutnya harus disimpan. Penyimpanan surat ini
penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat
dibaca kembali.
Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan diantaranya:
1)) Sebagai refrensi bila organisasi memerlukan keterangan tertentu.
2)) Memberkan data/informasi kepada pimpinan yang bisa dijadikan
sebagai bukti dalam mengambil keputusan.
3)) Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti
dengan ketentuan hukum. 23
BAB 3
METODE PENELITIAN
3.1 Teknik Pengumpulan Data
Data adalah segala sesuatu pernyataan yang berupa fakta dan kenyataan yang berasal dari penelitian atau pengamatan. Data dapat berupa tulisan, simbol-simbol khusus, angka-angka, atau gabungan dari keseluruhan. Data diperoleh dari PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera
Utara.
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan
Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1) Penelitian Lapangan (Field Research)
a)) Observasi
Menurut Andriani (2018: 5.3), “Istilah observasi mengacu pada prosedur
objektif yang digunakan untuk mencatat subjek yang sedang diteliti”.
Observasi dilakukan pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api
Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan tentang
penanganan surat masuk.
b)) Wawancara
Menurut Simanjuntak (2016: 91), wawancara merupakan alat re-checking atau pembuktian terhadap informasi atau keterangan yang diperoleh sebelumnya. Teknik wawancara yang digunakan dalam penelitian kualitatif adalah wawancara mendalam. Wawancara mendalam (in-depth interview) adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman wawancara.
23 24
Wawancara dilakukan pada dua orang sekretaris yang berada di Unit
Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi
Regional I Sumatera Utara Medan (daftar wawancara dapat dilihat pada
lampiran 1).
2) Studi Pustaka (Library Research)
Menurut Simanjuntak (2016: 92), “Studi dilakukan dengan mempergunakan sumber-sumber tertulis untuk memperolah data”. Misalnya: buku-buku teks, jurnal, makalah, majalah, surat kabar, perundang-undangan, dan sumber- sumber cetakan lainnya.
3.2 Jenis Sumber Data
Adapun jenis sumber data yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber data pertama. Data
primer diperoleh dengan cara observasi dan wawancara dengan Unit Tata
Usaha Vice President PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera
Utara Medan tentang penanganan surat masuk.
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dari sumber data kedua. Data
sekunder yang didapat penulis adalah dengan cara membaca buku-buku
refrensi yang berhubungan dengan penanganan surat masuk serta
membaca dokumen-dokumen surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice
President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera
Utara Medan. 25
3.3 Teknik Analisis Data
Data-data yang diperoleh, selanjutnya dianalisis dengan teknik analisis deskriptif, yaitu dengan mendeskripsikan hasil penelitian yang diperoleh dari
Unit Tata Usaha Vice President yang ada pada PT Kereta Api Indonesia
(Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan dan selanjutnya dianalisis untuk diambil simpulannya. BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan
4.1.1 Sejarah Singkat
Divisi Regional I Sumatera Utara Medan (Divre I) adalah Divre KAI dengan wilayah Provinsi Sumatera Utara yang dipimpin oleh seorang Kepala
Divisi Regional (Kadivre) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada
Direksi PT Kereta Api Indonesia.
Perkeretaapian di Tanah Deli awalnya dikelola oleh operator terkenal,
Deli Spoorweg Maatschappij, sebelum digabung dengan Djawatan Kereta Api.
J.T. Cremer, manajer Deli Maatschappij, adalah penginisiatif pengembangan jalur kereta api di Tanah Deli. Ia menyarankan agar pembangunan jalur kereta api dibuat sesegera mungkin untuk memperlancar perdagangan ekspor di lingkungan perkebunan Deli, serta mengembangkan jalan yang menghubungkan Medan-Berastagi. Selain itu, dilatarbelakangi pula dengan berlakunya Undang-Undang Agraria 1870 yang mengizinkan penguasa colonial
Belanda menyewa tanah dalam jangka waktu lama dan tidak hanya diprioritaskan pada sektor perkebunan. Adanya Belawan sebagai pelabuhan ekspor komoditas ke Eropa juga turut andil dalam percepatan pembangunan jaringan jalur kereta api di Sumatera Utara dan Timur. Kecuali itu, angkutan sungai dinilai cukup lambat dalam pengeksporan.
Pada tanggal 23 Januari 1983, berdasarkan Surat Keputusan Gubernur
Jenderal Hindia Belanda, direalisasikanlah permohonan konsesi izin dari
26 27
Pemerintah Kolonial untuk membangun jalur kereta api Belawan-Medan-
Delitua-Timbang Langkat (Binjai). Baru enam bulan kemudian, konsesi tersebut dipindahtangankan dari Deli Maatschappij, ke perusahaan yang baru dibentuk bernama Deli Spoorweg Maatschappij (DSM). Jalur pertamanya adalah
Medan-Labuhan yang selesai 25 Juli 1886.
Rupanya, ekspansi pengusaha perkebunan telah turut andil dalam pengembangan perkeretaapiaan di Tanah Deli. Pada tahun 1888, kawasan
Deli, Belawan, dan Binjai telah terhubung dengan rel kereta api. Tercatat Tjong
A Fie – Miliarder Medan saat itu sebagai donatur dalam pembangunan jalur
Medan-Belawan. Tahun 1902-1904 jalur Lubukpakam-Bangunpura telah dibangun. Berikutnya, 1916, dibangun jalur Medan-Siantar dalam rangka pengangkutan teh dari perkebunan teh Siantar. Sementara itu, jalur Kisaran-
Rantauprapat dibangun tahun 1929-1937.
Maju dari kereta apinya, DSM berinisiatif menghubungkan jalurnya itu ke jalur milik Atjeh Tram di Aceh, serta ke jalur milik Staatsspoorwegen ter
Sumatra‟s Westkust di Sumatera Barat yang keduanya dikuasai oleh negara.
Selain itu ada ide untuk mengembangkan jalur Trans-Sumatera, namun tidak terealisasi seiring memanasnya hubungan Indonesia-Belanda pada tahun1940.
Pada tanggal 28 September 1945, Djawatan Kereta Api Republik
Indonesia berhasil dibentuk. Padahal, di Sumatera Utara DSM masih mempergunakan namanya dan sempat pula ada istilah Kereta Api Soematra
Oetara yang merupakan operator terpisah. DSM dan Kereta Api Soematra
Oetara kemudian dimerger dengan Djawatan Kereta Api dan dibentuklah
Eksploitasi Sumatera Utara yang kini menjadi Divisi Regional I Medan. 28
Gambar 4.1 Peta Jalur Rel Kereta Api Divre I SU dan Aceh Sumber: PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara
1. Daftar Stasiun-stasiun di Divre I Sumatera Utara
A. Jalur kereta api Medan-Tebingtinggi
1) Stasiun Medan (MDN)
2) Stasiun Medan Pasar (MDP)
3) Stasiun Bandar Khalipah (BAP)
4) Stasiun Batang Kuis (BTK)
5) Stasiun Araskabu (ARB) (percabangan ke Bandara Kualanamu)
6) Stasiun Lubuk Pakam (LBP)
7) Stasiun Perbaungan (PBA)
8) Stasiun Lidah Tanah (LDT)
9) Stasiun Teluk Mengkudu (TKD)
10) Stasiun Rampah (RPH)
11) Stasiun Bamban (BMB)
12) Stasiun Tebingtinggi (TBI) 29
B. Jalur kereta api Araskabu-Kualanamu
1) Stasiun Araskabu (ARB)
1)) Stasiun Bandara Kualanamu (KNM)
C. Jalur kereta api Tebingtinggi-Kisaran
1) Stasiun Tebingtinggi (TBI)
2) Stasiun Lauttador (LTD)
3) Stasiun Bandartinggi (BDT)
4) Stasiun Bahlias (BA)
5) Stasiun Perlanaan (PRA)
6) Stasiun Limapuluh (LMP)
7) Stasiun Dusun (DSU)
8) Stasiun Seibejangkar (SBJ)
9) Stasiun Bunut (BUU)
10) Stasiun Kisaran (KIS)
D. Jalur kereta api Kisaran-Rantauprapat
1) Stasiun Kisaran (KIS)
2) Stasiun Hengelo (HL)
3) Stasiun Telukdalam (TUK)
4) Stasiun Puluraja (PUR)
5) Stasiun Aekloba (AKB)
Keterangan :
1. Stasiun besar ialah Stasiun yang tertulis tebal miring.
2. Stasiun menengah ialah Stasiun yang tertulis tebal.
3. Stasiun kecil ialah Stasiun yang tertulis normal. 30
4. Stasiun dan jalur yang tak beroperasi ialah tulisan yang tertulis
miring.
1) Jenis–jenis Kereta Api
A. Kereta api penumpang
1) KA Sribilah: ke Rantauprapat
2) KA Putri Deli: ke Tanjung Balai
3) KA Siantar Ekspres: ke Siantar
4) KA ARS ke Stasiun Kualanamu
5) KRDI Sri Lelawangsa ke Binjai
6) KRD Perintis Aceh
B. Kereta barang
1) KA Ketel Minyak tujuan Labuhan-Siantar dan Labuhan-Kisaran.
2) KA crude palm oil relasi Belawan-Siantar dan Belawan-Rantauprapat.
3) KA kontainer tembakau Belawan-Dolokmerangsir (ujicoba).
4.1.2 Logo dan Makna Logo
Gambar 4.2 Gambar Logo PT Kereta Api Indonesia (Persero) Sumber: PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara 31
Makna Logo:
1). Bentuk:
Garis melengkung: Melambangkan gerakan yang dinamis PT KAI dalam
mencapai Visi dan Misinya.
Anak Panah: Melambangkan Nilai Integritas, yang harus dimiliki insan PT
KAI dalam mewujudkan Pelayanan Prima.
2). Warna:
Orange: Melambangkan proses Pelayanan Prima (Kepuasan Pelanggan)
yang ditujukan kepada pelanggan internal dan eksternal.
Biru: Melambangkan semangat Inovasi yang harus dilakukan
dalam memberikan nilai tambah ke stakeholders. Inovasi dilakukan
dengan semangat sinergi di semua bidang dan dimulai dari hal yang
paling kecil sehingga dapat melesat.
4.1.3 Visi dan Misi
1) Visi
Visi menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada
pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders.
2) Misi
Misi menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis usaha
penunjangnya, melalui praktek bisnis dan model organisasi terbaik
untuk memberikan nilai tambah yang tinggi bagi stakeholders dan
kelestarian lingkungan berdasarkan 4 pilar utama: Keselamatan,
Ketepatan waktu, Pelayanan dan Kenyamanan. 32
4.1.4 Struktur Organisasi
Gambar 4.3 Gambar Struktur Organisasi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Sumber: Google
4.1.5 Uraian Tugas
Divisi Regional 1 Sumatera Utara, adalah satuan organisasi yang berapa di bawah Direktur Utama dan berkedudukan di Medan. Divisi Regional 1
Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Vice President, yang selanjutnya dalam keputusan ini disebut Vice President, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
Vice President mempunyai tugas merencanakan dan mengoptimalkan penyelenggaraan kegiatan usaha Perusahaan di wilayah Provinsi Sumatera
Utara. Dalam melaksanakan tugasnya, Vice President menyelenggarakan fungsi: 33 a. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pencapaian target pendapatan dan
efisiensi biaya. b. Merencanakan dan mengoptimalisasikan penyelenggraan sarana dan
prasarana perkeretaapian yang handal di wilayahnya. c. Merencanakan dan mengoptimalisasikan penyelenggaraan angkutan
perkeretaapian berdasarkan 4 pilar utama yaitu: keselamatan, pelayanan,
kenyamanan, dan ketepatan waktu. d. Merencankan dan mengoptimalisasikan pelaksanaan proses peningkatan
kualitas (quality improvement) secara berkelanjutan. e. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pelaksanaan Program Corporate
Social Responsibility (CSR) yang terdiri dari: Program Kemitraan dan Bina
Lingkungan (PKBL) dan Community Relation (CR). f. Optimalisasi pelaksanaan pelestarian benda cagar budaya milik perusahaan
dan kelestarian lingkungan. g. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pelaksanaan pengolahan,
pengaman, dan penertiban aset non produksi perusahaan. h. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pemanfaatan sumber daya
perusahaan. i. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pengusahaan aset non produksi. j. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pengendalian operasi perjalanan
KA serta keamanan dan ketertiban. k. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pelaksanaan aktivitas operasi
layanan konsumen, penjualan, dan customer care. l. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pelaksanaan penyelenggaraan
kerjasama/kemitraan dengan pihak eksternal. 34 m. Merencanakan dan mengoptimalisasikan pelaksanaan perimbangan alokasi
sumber daya terkait dengan angkutan KA Barang dan KA penumpang. n. Merencanakan dan mengoptimalisasikan dan mengkoordinasikan seluruh
aktivitas operasi bisnis perkeretaapian yang diselenggarakan di wilayah
geografisnya, baik antar unit organisasi di wilayahnya maupun dengan unit
organisasi kantor pusat. o. Merencanakan dan mengoptimalisasikan penyelenggaraan tata kelola
semua resiko pada proses bisnis di dalam lingkup Divisi Regional
diidentifikasi, diukur (assesed), dievaluasi, direspon/dimitigasi, dikontrol dan
di pantau dengan semestinya secara berkelanjutan. p. Mewakili perusahaan di wilayah geografisnya dalam hubungannya dengan
pihak eksternal sesuai lingkup tanggung jawab dan bisnis Divisi Regional I
Sumatera Utara.
Susunan Organisasi di bawah Divisi Regional 1 Sumatera Utara terdiri atas:
1. Deputy Vice President
2. Unit Sumber Daya Manusia dan Umum
3. Unit Keuangan
4. Unit Pengusahaan Aset
5. Unit Jalan Rel dan Jembatan
6. Unit Hukum
7. Unit Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik
8. Unit Pengamanan
9. Unit Kesehatan
10. Unit Hubungan Masyarakat Daerah
11. Unit Sistem Informasi 35
12. Unit Angkutan Barang
13. Unit Sarana
14. Unit Operasi
15. Unit Penjagaan Aset
16. Unit Penagihan Aset
17. Unit Angkutan Penumpang
1. Deputy Vice President
Deputy Vice President mempunyai tugas membantu Kepala Divisi Regional dalam memimpin pelaksanaan tugas Divisi Regional. Pembagian fokus tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab Deputy Vice President diselaraskan dan disesuaikan dengan kebutuhan di Divisi Regional I Sumatera Utara yang pengaturannya ditetapkan oleh Direktur Utama berdasarkan usulan Vice
President.
2. SDM dan Umum
Bagian SDM dan Umum dipimpin oleh seorang Manager SDM dan umum yang bertanggung jawab kepada Vice President. Manager SDM dan umum mempunyai fungsi dan tanggung jawab:
a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan
tugas dan tanggung jawabnya yang telah di tetapkan Kantor Pusat, di
Wilayah Divisi Regional I Sumatera Utara;
b. Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement)
secara berkelanjutan dan pengolahan dan evaluasi kinerja Sumber
Daya Manusia (SDM);
c. Menyusun program pengelolahan dan evaluasi kinerja Sumber Daya
Manusia (SDM); 36
d. Menyusun program pengendalian biaya pegawai Divisi Regional I
Sumatera Utara;
e. Mengelola kegiatan administrasi kerumahtanggaan, protokoler dan
umum;
f. Mengelola dokumen perusahaan dan perpustakaan serta
penatausahaan arsip dan pusat arsip.
3. Keuangan
Bagian Keuangan dipimpin oleh seorang Manager Keuangan yang bertanggung jawab kepada Vice President. Manager Keuangan mempunyai fungsi dan tanggung jawab:
a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang berkaitan dengan
tugas dan tanggung jawabnya yang telah ditetapkan Kantor Pusat, di
Wilayah Divisi Regional I Sumatera Utara;
b. Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement)
secara berkelanjutan serta pengolahan resiko di Bagiannya;
c. Mengkoordinir penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan Divisi
Regional I Sumatera Utara; melaksanakan, mengendalikan serta
melaporkan rencana serta pelaksanaan anggaran;
d. Pelaksanaan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Regional I
Sumatera Utara serta pembinaannya;
e. Melaksanakan pengelolahan administrasi keuangan, pengesahan
pembayaran non gaji pegawai, pengesahan pembayaran kepada pihak
ketiga serta penyelesaian dokumen analisa dan tata usaha keuangan
serta administrasi pelaksanaan petty cash;
f. Melaksanakan administrasi perpajakan; 37
g. Melaksanakan penagihan atas piutang angkutan penumpang, angkutan
barang, dan pengusahaan aset (rekening G. 215/SAB) Serba tata
usaha administrasi piutang (Aning Schedule);
h. Melaksanakan tata laksana dan tata usaha pembendaraan Divisi
Regional I Sumatera Utara;
i. Melaksanakan pemantauan, penyelesaian dan pelaporan tindak lanjut
temuan pemeriksaan internal maupun eksternal.
4. Pengusahaan Aset
Bagian Pengusahaan Aset dipimpin oleh seorang Manager Pengusahaan
Aset yang bertanggung jawab kepada Vice President. Manager Pengusahaan
Aset mempunyai tugas dan tanggung jawab:
a. Merumuskan penjabaran strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan
oleh EVP Commercialization of Assets (EAR) Kantor Pusat terkait
dengan tugas pokok dan tanggung jawabnya dalam mengelola
pelaksanaan Pengusahaan Aset Railways dan Non Railways di
Wilayah Divisi Regional I Sumatera Utara;
b. Terelenggaranya proses penigkatan kualitas (quality improvement)
kinerja Pengusahaan Aset Railways dan Non Railways di Bagiannya;
c. Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan
Pengusahaan Aset Railways untuk persewaan dan kerjasama operasi
(KSO), meliputi Pengusahaan Aset di Stasiun dan sarana, aset
disepanjang jalur KA yang masih aktif (ROW), periklanan dan website;
d. Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pelaksanaan
pengusahaan aset Railways dan Non Railways untuk persewaan dan 38
kerjasama operasi (KSO), meliputi pengusahaan Aset/lahan di luar
stasiun, di luar ROW, disepanjang jalur KA non aktif dan rumah dinas.
5. Jalan Rel dan Jembatan
Bagian Jalan Rel dan Jembatan dipimpin oleh seorang Manager Jalan Rel dan Jembatan yang bertanggung jawab kepada Vice President. Manager Jalan
Rel dan Jembatan Divisi Regional I Sumatera Utara mempunyai tanggung jawab merumuskan, menyusun dan melaksanakan program pemeliharaan jalan rel, sepur simpang dan jembatan, serta mengevaluasi kinerja pemeliharaan jalan rel, sepur simpang dan jembatan dan pengoperasian fasilitas sarana pemeliharaan jalan rel (MPJR) dan jembatan di seluruh wilayah Divisi Regional
I Sumatera Utara.
Untuk melaksanakan tugas pokoknya, Manager Jalan Rel dan Jembatan mempunyai fungsi:
a. Pemantauan, pengawasan, pemeriksaan dan pembinaan mutu
pekerjaan teknis jalan rel, sepur simpang dan jembatan di seluruh
wilayah Divisi Regional I Sumatera Utara;
b. Penyusunan program anggaran dan evaluasi kinerja pemeliharaan
jalan rel, sepur simpang dan jembatan;
c. Penyusunan perencanaan teknik pemeliharaan jalan rel, jembatan dan
sepur simpang;
d. Penyusunan perencanaan dan pengoperasian fasilitas sarana
pemeliharaan-pemeliharaan jalan rel (MPJR) dan jembatan serta
evaluasi jalan rel, sepur simpang dan jembatan;
e. Pelaksanaan pemeliharaan dan menjamin kelalaian jalan rel, jembatan
dan sepur simpang; 39
4.2 Penanganan Surat Masuk pada Unit Tata Usaha VP PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan yang berasal dari seseorang atau organisasi tertentu. Surat masuk terbagi atas dua, yaitu surat masuk intern dan ekstern. Surat masuk intern adalah surat yang diterima sebuah perusahaan dari pihak perusahaan itu sendiri, contohnya surat undangan rapat. Sedangkan surat masuk ekstern adalah surat yang diterima sebuah perusahaan dari pihak luar perusahaan itu, contohnya surat permohonan dana dan surat kerjasama.
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan merupakan perusahaan besar, sehingga surat adalah suatu hal penting dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Berdasarkan data yang diperoleh mengenai penanganan surat masuk dapat diuraikan sebagai berikut:
4.2.1 Fungsi Surat
Adapun fungsi surat pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api
Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan adalah:
1. Alat dokumentasi
Pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero)
Divisi Regional I Sumatera Utara Medan surat dapat menjadi alat bukti ataupun keterangan, seperti surat permohonan dana.
2. Alat pengingat
Surat-surat yang masuk akan disimpan atau diarsip, karena jika dibutuhkan kembali surat dapat ditemukan. 40
3. Pedoman pelaksanaan pekerjaan
Surat juga harus menjadi pedoman pelaksanaan pekerjaan agar pegawai melakukan pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang ada.
4.2.2 Bentuk Surat
Sebagian besar surat masuk yang diterima Unit Tata Usaha Vice
President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara
Medan adalah bentuk lurus penuh (full block style).
4.2.3 Bagian-bagian Surat
Adapun bagian-bagian surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice President
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan yaitu dimulai kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, jabatan penandatangan, nama penandatangan, NIP, tembusan.
4.2.4 Penanganan Surat Masuk
Langkah-langkah penanganan surat masuk adalah sebagai berikut:
1) Penerimaan Surat
2) Penyortiran Surat
3) Pencatatan Surat
4) Pengarahan Surat
5) Penyimpanan Surat
A. Penerimaan Surat
Penerimaan surat merupakan langkah awal dalam penanganan surat
masuk. Surat terlebih dahulu diperiksa kebenaran alamatnya, apakah
alamat surat sesuai dengan tujuan. Bila surat salah alamat, maka surat 41
tersebut akan langsung dikembalikan. Surat masuk ekstern diterima oleh
petugas pengamanan dan selanjutnya diantarkan ke pegawai Unit
Dokumen, sedangkan surat masuk intern biasanya langsung diterima oleh
pegawai Unit Dokumen (surat masuk dapat dilihat pada lampiran 9-11).
B. Penyortiran Surat
Penyortiran adalah kegiatan memisahkan atau mengelompokkan surat
yang telah diterima menurut jenis dan pemakainya yaitu surat pribadi,
surat pemerintah, dan surat sosial. Hal ini dilakukan agar pegawai maupun
sekretaris mudah dalam menangani penanganan surat masuk
sebagaimana mestinya.
C. Pencatatan Surat
Surat masuk yang telah disortir akan langsung dimasukkan ke dalam RDS
(Railink Document System) dan diambil nomor suratnya.. Surat yang telah
memiliki nomor segera dicatat kedalam buku agenda surat masuk (buku
agenda surat masuk dapat dilihat pada lampiran 13) dan langsung
diantarkan pada Unit Tata Usaha Vice President. Pencatatan ke dalam
buku agenda surat masuk berfungsi untuk mempermudah pencarian surat
apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
D. Pengarahan Surat
Surat yang telah memiliki nomor dan sudah berada di Unit Tata Usaha
Vice President selanjutnya dibuat disposisi (routing slip) agar dapat
diberikan kepada Vice President. Lembar disposisi berguna sebagai
tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan
menegaskan berupa instruksi atau informasi. Setelah surat siap didisposisi 42
oleh Vice President, maka sekretaris tahu pendistribusian surat tersebut
(lembar disposisi dapat dilihat pada lampiran 12).
E. Penyimpanan Surat
Sebelum surat didistribusikan, surat harus digandakan terlebih dahulu
agar dapat disimpan. Walaupun surat masuk pada PT Kereta Api
Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan ini sudah
menggunakan RDS (Rail Document System), dimana surat tersebut akan
di-scan atau diinput dan disimpan tapi harus tetap ada bukti aslinya.
Penyimpanan atau pengarsipan dilakukan setiap minggu, hal itu dilakukan
agar tidak terjadinya penumpukan. Pengarsipan di Unit Tata Usaha PT
Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan
dilakukan dengan sistem tanggal. Penyimpanan arsip sistem tanggal
adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip yang dibuat.
Penanganan surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta
Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan hampir sama dengan teori yang dikemukakan oleh Yatimah (2013). Perbedaannya PT Kereta
Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan sudah menggunakan Aplikasi RDS (Rail Document System) dimana penomoran surat dilakukan menggunakan sistem.
Walaupun PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera
Utara Medan menggunakan RDS tetapi cara penanganan suratnya sama.
Dengan menggunakan RDS, penanganan surat masuk lebih cepat dan lebih mudah jika ada kesalahan yang harus diperbaiki. Penanganan surat masuk 43 sudah ditangani dengan baik dan sudah dapat memperlancar kegiatan administrasi perusahaan.
Surat masuk tersebut akan disimpan atau diarsip berdasarkan sistem tanggal didalam ordner. Setelah surat disusun didalam ordner selanjutnya disimpan dalam ruang arsip menurut tahun, bulan dan tanggalnya. BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil dan pembahasan penanganan surat masuk pada Unit
Tata Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I
Sumatera Utara Medan dapat disimpulkan sebagai berikut:
1. Surat masuk terbagi atas dua, yaitu surat masuk intern dan ekstern.
Surat masuk intern adalah surat yang diterima sebuah perusahaan dari
pihak perusahaan itu sendiri, sedangkan surat masuk ekstern adalah surat
yang diterima sebuah perusahaan dari pihak luar perusahaan itu. Fungsi
surat adalah sebagai alat komunikasi tulis, alat pengingat, dan pedoman
pelaksanaan kerja.
2. Sebagai besar surat yang dikirim oleh pihak pengirim surat berbentuk
lurus penuh (full block style).
3. Bagian-bagian surat masuk dimulai dari kepala surat, tanggal surat,
nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat,
salam penutup, jabatan penandatangan, nama penandatangan, NIP,
tembusan.
4. Untuk penanganan surat masuk meliputi penerimaan surat, menyortir
surat, pencatatan surat, pengarahan surat, dan berakhir pada penyimpanan
surat.
44 45
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian penanganan surat masuk pada Unit Tata
Usaha Vice President PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I
Sumatera Utara Medan penulis memiliki saran-saran sebagai berikut:
1. Surat masuk sebaiknya segera ditangani agar tidak terjadi penumpukan
dan menyebabkan kerugian.
2. Prosedur penanganan surat masuk sudah ditangani dengan baik dan
hendaknya hal ini tetap dipertahankan agar terus memperlancar kegiatan
administrasi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Andriani, Duri. dkk. 2018. Metode Penelitian. Banten: CV Gerina Prima. Finoza, Lamuddin. 2018. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta: Diksi. Priansa, Donni Juni. 2014. Kesekretarisan Profesional Berkompeten Cerdas Terampil Melayani. Bandung: Alfabeta. Priansa, Donni Juni. 2017. Manajemen Sekretaris Perkantoran Terampil dan Profesional. Bandung: PUSTAKA SETIA. Simanjuntak, Pantas. 2016. Tata Tulis Laporan. Edisi Revisi. Medan: USU Press. Yanti, Prima Gusti, Fairul Zabadi, Fauzi Rahman. 2017. Bahasa Indonesia Konsep Dasar dan Penerapan. Jakarta: PT Grasindo. Yatimah, Durotul. 2013. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian: Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka Setia.
46 LAMPIRAN 1
DAFTAR WAWANCARA
1. Siapa yang menangani surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice President PT
Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan.
2. Apa fungsi surat bagi Unit Tata Usaha Vice President PT Kereta Api
Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan.
3. Bagaimana penanganan surat masuk pada Unit Tata Usaha Vice President
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan.
4. Bentuk surat apa yang sering masuk pada Unit Tata Usaha Vice President
PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara Medan. LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 LAMPIRAN 4 LAMPIRAN 5 LAMPIRAN 6 LAMPIRAN 7 LAMPIRAN 8 LAMPIRAN 9 LAMPIRAN 10 LAMPIRAN 11 LAMPIRAN 12 LAMPIRAN 13 Scanned by CamScanner Scanned by CamScanner