Succesverhaal: GMI |Advanced Finance|

De Katholieke Hogeschool Brugge Oostende (KHBO) implementeerde GMI |Advanced Finance| en bracht meer con- trole, automatisering en klantgerichtheid in het financieel-administratief beheer

Overzicht

Land: België Sector: Onderwijs

Profiel KHBO De Katholieke Hogeschool Brugge-Oos- tende telt circa 4.000 studenten, verspreid over 2 campussen. In de nabije toekomst volgt wellicht een officiële fusie met de Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaan- deren. De nieuwe entiteit, Katholieke Hogeschool Vives, zal 13.000 studenten tellen, verspreid over 6 West-Vlaamse steden.

Uitdaging KHBO maakte gebruik van diverse (ou- De Katholieke Hogeschool Brugge Oostende (KHBO) telt vier departe- dere en of eigen) softwaretoepassingen voor onder andere boekhouding, factura- menten die tientallen opleidingen aanbieden in vier studiegebieden: Ge- tie, budgetadministratie en aankoopbe- heer. Deze diverse naast elkaar staande zondheidszorg, Handelswetenschappen & Bedrijfskunde, Lerarenopleiding systemen hadden nood aan een regel- en Industriële Wetenschappen & Technologie. Met ruim 4.000 studenten matige interne IT opvolging, bijsturing en dergelijke meer. Bovendien hadden en enkele duizenden navormingsstudenten, verspreid over 2 campussen, deze systemen geen directe link met de student- en personeelssoftware wat soms wilde KHBO werk maken van een efficiënter beheer van haar duizenden aanleiding gaf tot niet up to date informa- verkoopfacturen die jaarlijks worden opgemaakt. Daarnaast wilde KHBO de tie met mogelijks fouten, rechtzettingen en dus tijdsverlies en productiviteitsver- procedure voor bestelaanvragen gedecentraliseerd laten verlopen, gekop- mindering tot gevolg. Omwille van deze redenen startte de zoektocht naar een peld aan een geavanceerd beheer van budgetten. Na een bijna rimpelloze all-in financieel softwarepakket die (au- implementatie, is de onderwijsinstelling bijzonder enthousiast over GMI |Ad- tomatische) links toeliet met SAP (studen- tensoftware) en Informat (personeelssoft- vanced Finance| en Microsoft Dynamics NAV, de backbone van het systeem. ware).

Oplossing KHBO koos voor Microsoft Dynamics NAV als financieel-administratieve backoffice- oplossing, door GMI group geïntegreerd in haar totaaloplossing GMI |Advanced Finance|. Alle specifieke optimalisatieno- den, belangrijk voor een hogeschool, zijn erin opgenomen. KhBO jaarlijks meerdere facturen. reken daarbij de nog duizenden navormingsstudenten per jaar, die vanuit het bedrijfsleven, post initiële vormingen kunnen volgen en het belang van het verkoopgegeven is geschetst.

Dat er tijdens het facturatietraject rekening moet ge- houden worden met tientallen parameters, wordt best geïllustreerd door de complexe organisatie van een ho- geschool: elk van de vier departementen bij KhBO telt zelf meerdere basisopleidingen, iedere basisopleiding telt meerdere afstudeerrichtingen, klasgroepen, … per jaar. Naast het onderwijsgegeven als 1ste pijler in de op- drachtverklaring van elke hogeschool dient de hogeschool ook structuren en programma’s op te zetten in het kader KhBO maakte tot voor de implementatie van GMi |Ad- van maatschappelijke dienstverlening en onderzoek. Ook vanced Finance| gebruik van een veelheid aan software- deze 2de en 3de pijler brengen een grote stroom aan fi- toepassingen die naast elkaar draaiden zonder dat er nanciële diversiteit en opvolging met zich mee. telkens sprake was van een echte integratie. Naast een DOS-gebaseerd boekhoudpakket, werd een applicatie Mario De Brabander: “voor ons was een essentiële ver- in Access ingezet voor de studentenfacturatie. De stu- eiste in het lastenboek voor het nieuwe softwaresysteem, denten- en personeelsadministratie gebeurden toen via dat de vaak honderden facturen simultaan in batch kon- de software van informat. tot slot werd voor het order- en den aangemaakt worden op basis van een hele reeks budgetbeheer nog een andere toepassing gedraaid. selectiecriteria: departementen, basisopleidingen, klas- groepen, individuele trajecten, enz.” Mario De Brabander, head of Finance bij KhBO: “De verouderde softwaretoepassingen leidden tot te veel GMi |Advanced Finance|, het door GMi group verdeelde manuele operaties en eigen it ondersteuning: klant- en totaalsysteem voor uitgebreid financieel-administratief personeelsgegevens moesten bij wijziging gekopieerd beheer met Microsoft Dynamics NAv als backbone, blijkt of opnieuw ingevoerd worden op diverse plaatsen + de perfect opgewassen tegen die complexe taak. Aan iedere diverse softwaretoepassingen hadden elk hun eigen ty- student worden in de applicatie een aantal parameters pische it onderhoud en opvolging van doen.” – departement, opleiding, klasgroep, jaar, enz. – toege- kend. Bij de batch-facturatie kan heel snel een selectie

“Met GMI |Advanced Finance| – de totaaloplossing van GMI group voor efficiëntieverbetering in financieel-administratieve organisaties – verwerken wij duizenden bestelaanvragen (en bijhorende facturen), kosten- en ereloonnota’s per jaar.”

Mario De Brabander, Head of Finance, KHBO in 2012 besliste het management van KhBO om het roer gemaakt worden op basis van deze criteria. Op dezelfde om te gooien en uit te kijken naar een oplossing die zoveel manier worden ook de tientallen navormingen en bijscho- mogelijk functionaliteiten van de randapplicaties in één lingen, die ieder jaar door KhBO worden georganiseerd, softwarepakket kon bundelen en bovendien gemakkelijk telkens in één beweging gefactureerd voor iedere groep geïntegreerd kon worden met de overblijvende software- van studenten. toepassingen SAP en informat. GMi group realiseerde daarnaast alle integraties met an- “via contacten met andere hogescholen kwamen we al dere toepassingen die – mede als gevolg van de asso- snel bij Microsoft Dynamics NAv terecht. een demonstra- ciatie met KU Leuven – nog steeds worden ingezet. zo tie bij de Karel de Grote-hogeschool in Antwerpen kon kunnen dagelijks alle studenten- en personeelsgegevens ons ervan overtuigen dat GMi group echt wel vertrouwd is uit SAP en informat geïmporteerd worden in Microsoft met de problematiek van een onderwijsinstelling”, vertelt Dynamics NAv (semi of full automatisch). Deze werkwijze Mario De Brabander. stelt iedereen die werkt binnen Microsoft Dynamics NAv de meest up to date basisinformatie ter beschikking. Tienduizenden aanrekeningen en verkoopfacturen per jaar Efficiënt aanmaningenbeleid

KhBO verwerkt jaarlijks tienduizenden aanrekeningen en De duizenden facturen per jaar betekenen ook dat KhBO verstuurt jaarlijks duizenden verkoopfacturen. Deze om- een gigantisch volume aan betalingen moet opvolgen. De vatten studiegelden, kosten van studiereizen, fotokopies, elektronische bankafschriften in de vorm van cODA-be- internetgebruik, laboproducten, specifiek opleidingsma- standen, worden in GMi |Advanced Finance| opgeladen, teriaal enz. zo ontvangt elk van de 4.000 studenten bij waar het gebruik van gestructureerde mededelingen toe-

www.gmigroup.be laat om het overgrote deel van de facturen automatisch Als financieel verantwoordelijke stelt Mario De Brabander af te punten. vooral het gemak op prijs waarmee met hun nieuwe fi- nancieel-administratief systeem managementrapporterin- voor wie te laat betaalde, was er in het verleden niet echt gen kunnen gecreëerd worden: “GMi |Advanced Finance| een formele aanmaningsprocedure voorhanden: een rap- maakt het heel eenvoudig om data te exporteren naar MS pel – meestal niet meer dan een kopie van de factuur excel en daar je eigen rapporten te beheren.” – werd enkel verstuurd wanneer er tijd voor was. Met de invoering van de nieuwe financieel-administratieve soft- vooral budgetrapporteringen worden intensief gebruikt. ware koos KhBO eveneens voor een nieuwe aanpak: GMi “We hebben op ieder ogenblik zicht op het reële budget |Advanced Finance| helpt nu de hogeschool om een ge- dat nog beschikbaar is, omdat GMi |Advanced Finance| personaliseerd aanmaningenbeleid te voeren. niet alleen rekening houdt met wat al uitgegeven is, maar ook met de geplaatste bestellingen én met de lopende in het systeem werden voor KhBO drie verschillende bestelaanvragen”, licht Mario De Brabander toe. niveaus van aanmaningen gedefinieerd. in functie van het aantal dagen waarmee de betalingstermijn wordt over- schreden, creëert GMi |Advanced Finance| in één bewe- Blik op de toekomst ging een aanmaningsvoorstel voor de juiste selectie. De vermelding van een gestructureerde mededeling op de KhBO en de Katholieke hogeschool zuid-West-vlaan- diverse aanmaningsbrieven, is een extraatje dat naast deren (viveS) – allebei lid van de Associatie KU Leu- het afpunten van de betaling van individuele facturen ook ven – werken al een tijdje samen aan een gezamenlijk voorziet in de automatische afpunting van de bedragen beleid dat zich ook op ict-gebied weerspiegelt. in de vermeld op de aanmaning. M.a.w. ook hier wordt zoveel nabije toekomst vloeien KAthO en KhBO wellicht offi- als mogelijk de kaart van automatisering gekozen. cieel samen onder een nieuwe naam: Katholieke hoges- chool vives. De nieuwe entiteit zal 13.000 studenten tel- “Niet alleen onze cashflow moet er wel bij varen; de uit- len, gespreid over 6 steden: Brugge, , , gewerkte procedure draagt ook bij tot een beter interne Oostende, en . controle en professioneler imago”, voegt Mario De Bra- bander eraan toe. Beide hogescholen beogen een toekomstgericht beleid rond innovatie, kennisvalorisatie, praktijkgericht onder- zoek en maatschappelijke dienstverlening, met een ster- Duizenden bestelaanvragen gedecen- ke interactie tussen professioneel en academisch gerich- traliseerd verwerken te opleidingen.

KhBO maakt eveneens dankbaar gebruik van de web- vandaag worden de resultaten van de invoering van GMi gebaseerde besteltoepassing, GMi |ePO| die GMi group |Advanced Finance| bij KhBO op verschillende domei- ontwikkelde in samenspraak met de hogeschool. Deze nen steeds meer tastbaar. er kunnen met dezelfde groep ondersteunt de integrale aankoopprocedure, van bestel- medewerkers meer taken behartigd worden, waar vroeger aanvraag tot order. niet steeds de tijd of ruimte voor was. het geïntegreerd systeem zorgt daarenboven voor een grote meerwaarde Wat deze oplossing volgens Mario de Brabander uniek op vlak van up to date dataverwerking en -consultatie in maakt, is de link met het budgetbeheer. een medewerk- alle gelinkte toepassingen. er krijgt bij het indienen van een bestelaanvraag enkel toegang tot die budgetten die hem toegewezen zijn. het volgens Mario De Brabander is GMi |Advanced Finance| systeem controleert automatisch het nog beschikbare als platform echter zo rijk, dat men niet alle mogelijkheden budget, een voorwaarde om de budgetaanvraag te kun- ervan meteen kan leren kennen of gebruiken: “De basis nen aanmaken. De nieuwe aanvraag gaat dan een elek- is gelegd, het is nu aan ons om alle opportuniteiten te tronisch goedkeuringstraject in alvorens terecht te komen analyseren en deze in ons voordeel om te buigen. Of om bij de besteldienst die het order plaatst bij de leverancier. het met de woorden van GMi’ers te zeggen: de waarde- creatie is ongoing.” Mario De Brabander: “KhBO verwerkt duizenden bestel- aanvragen per jaar. GMi |ePO| heeft ons toegelaten om onze aankoopprocedure op een veilige manier te decen- Conclusie traliseren naar de verschillende departementen/locaties. het creëren van de bestelaanvragen, maar ook het con- Mario De Brabander is tenslotte vol lof over de samen- troleren van de levering, gebeurt dus door de betrokken werking met GMi group: “De uitstekende relatie met GMi medewerkers zelf.” group heeft mee bijgedragen tot een migratie die bijna feilloos verlopen is. zo konden wij tijdens en na de imple- mentatie bijna dagelijks rekenen op de hulp van een GMi- Eenvoudige, volledige, juiste en tijdige medewerker ter plaatse. Ook de expertise van GMi group managementrapportering heeft ons kunnen bekoren: men weet daar echt wel wat boekhouding en financieel beheer is!” Software & Services Over Microsoft Dynamics NAV

Servers Microsoft Dynamics NAv biedt groeiende KMO’s een krachtige en aanpas- bare bedrijfsoplossing. het ondersteunt add-in software om te voldoen aan Developer tools de specifieke behoeften van vertikale sectoren of van individuele bedrijven. Bovendien kan het zich aanpassen wanneer groeiende bedrijven nood heb- Windows ben aan meer kracht en functionaliteit.

Desktop Applications

Microsoft Solutions

Microsoft Dynamics NAv

Microsoft Services © 2013

Microsoft technologies Wie iS GMi GrOUP

Other Als consultancy- en automatiseringsonderneming ondersteunt de GMi group GMi |Advanced Finance| haar klanten bij de optimalisatie van hun operationele processen en admini- stratieve organisatie en helpt hen om beslissingen te nemen op basis van in- GMi |e-PO| formatie.

Bent u een kleine, jonge KMO, die verder wil groeien, dankzij een professionele automatisering? Of bent u een middelgrote of grote KMO, die haar toekomstige groei beperkt ziet door een diversiteit aan niet geïntegreerde ict-systemen?

GMi group is een leidende Microsoft Dynamics NAv-partner met de grootste NAv installed base in België.

Geïnspireerd door Microsofts Dynamics-strategie voor business solutions, ontwikkelde GMi group in de voorbije jaren haar GMi 4D Solution concept waarop alle GMi group-bedrijfsoplossingen geënt zijn.

Succesvolle organisaties focussen zich niet langer uitsluitend op erP bij hun automatisering. zowaar optimalisatie van bedrijfsprocessen een pri- maire ambitie voor informatisering moet zijn, blijkt dat vandaag een drievou- dige extensie van erP, een project dimensioneert, met name:

Meer informatie • de optimalisatie van relaties (crM);

• de optimalisatie van documenten- en werkstromen en de samenwer- king tussen resources (ecM); voor meer informatie over de pro- ducten en diensten van GMi group • en doorgedreven informatievoorziening voor het bekomen van opera- bel naar +32 14 57 49 10 of bezoek tioneel en bestuurlijk bedrijfsinzicht (Bi); onze website www.gmigroup.be Om een dergelijke, vierdimensionale automatiseringsvisie te kunnen re- Als u meer wilt weten over de di- aliseren, was en blijft het een vereiste dat GMi group erP- en klassieke ensten van KhBO neem dan een technologie van Microsoft, samen met goed gekozen aanvullende software, kijkje op de website: www.khbo.be transformeert naar producten met toegevoegde waarde voor haar klanten.