2014 City of Ottawa Municipality Accessibility Plan (COMAP Update

1 Report to Rapport au: Finance and Economic Development Committee Comité des finances et du développement économique 7 April 2015 / 7 avril 2015 and Council et au Conseil 15 April 2015 / 15 avril 2015 Submitted on March 30, 2015 Soumis le 30 mars 2015 Submitted by Soumis par: Kent Kirkpatrick, City Manager / directeur municipal Contact Person Personne ressource: Steve Box, Director of Corporate Programs and Business Services Department ext. 24200 [email protected] Ward: CITY WIDE / À L'ÉCHELLE DE LA File Number: ACS2015-CMR-OCM-0002 VILLE SUBJECT: 2014-2015 City of Ottawa Municipal Accessibility Plan Update Report OBJET: Rapport de mise à jour sur le Plan d’accessibilité municipal de la Ville d’Ottawa de 2014-2015 REPORT RECOMMENDATIONS That the Finance and Economic Development Committee recommend that Council: 1. Receive for information the 2014-2015 City of Ottawa Municipal Accessibility Plan (COMAP) update report. 2 2. Receive for information the Ontario Municipal Social Services Association (OMSSA) Guide to Conducting Accessible Meetings and the Provincial Guide to Accessible Festivals and Outdoor Events as outlined in this report. RECOMMANDATIONS DU RAPPORT Que le Comité des finances et du développement économique recommande au Conseil : 1. De recevoir à titre d’information le rapport de mise à jour sur le Plan d’accessibilité municipal de la Ville d’Ottawa de 2014-2015 (PAMVO); 2. De recevoir à titre d’information du Guide to Conducting Accessible Meetings de l’Association des services sociaux des municipalités de l’Ontario (OMSSA) (OMSSA) et le Guide to Accessible Festivals and Outdoor Events du gouvernement de l’Ontario, comme l’indique ce rapport. EXECUTIVE SUMMARY In accordance with the Ontarian’s with Disabilities Act (ODA), 2001 and the Accessibility for Ontarian’s with Disabilities Act (AODA), 2005 this report outlines progress on the 2012-2016 City of Ottawa Municipal Accessibility Plan (COMAP). It also demonstrates the City’s compliance with the requirements of the Act and the City’s progress in preventing and removing barriers for people with disabilities in its services, programs, policies, communications, transportation and facilities. COMAP demonstrates the City’s commitment to making accessibility a part of everyday business. Every year, departments review their services, programs and facilities to identify gaps and barriers to accessibility. These gaps and barriers are discussed and initiatives are identified to eliminate or mitigate barriers. The Accessibility Office, established in 2005, monitors progress and supports departments in the achievement of their accessibility objectives in addition to planning and collaborating on the implementation of corporate-wide legislated requirements. The City is currently compliant with all applicable requirements and associated timelines under the AODA Accessibility Standards for Customer Service Regulation (ASCS) and the Integrated Accessibility Standards Regulation (IASR). The City will report to the Province of Ontario on compliance by the end of 2015 as required in the Act. The work to implement the remaining requirements, including the Design of Public Spaces Standards and the Accessible Websites and Web Content, will continue to be a 3 focus for the corporation in 2015. Ongoing training efforts will be maintained as required. In addition, the City will continue to refine its business processes, policies and practices to streamline operations and to ensure alignment with our legislative requirements. This includes, but is not limited to, ensuring accessibility features, design and criteria are included in the City’s procurement unless not practicable. The Province of Ontario does not provide any specific funding to implement the AODA and its regulations. As a result, additional incremental costs may be incurred to introduce accessible criteria and features when procuring goods, services and facilities. The Accessibility Design Standards have been designed to reflect a reasonable and responsible approach based on cost effective best practices and they will be applicable to new and redeveloped City-owned and leased construction only. The City of Ottawa already follows a best practice model for considering accessibility early in the planning and design phase of construction projects. For retrofit, alterations and additions to existing facilities owned, leased or operated by the City, the standards will be applied to the greatest extent possible and funded through the Comprehensive Asset Management program (ACS2012-PAI-INF-0007). The respective departmental work program outlined in this report has been completed within existing budget allocations and any additional budget requirements will be identified for future budget consideration. SOMMAIRE Conformément à la Loi de 2001 sur les personnes handicapées de l’Ontario (LPHO) et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), le présent rapport fait état des progrès réalisés à l’égard du Plan d’accessibilité municipal de la Ville d’Ottawa (PAMVO) 2012-2016. Le rapport illustre également la conformité de la Ville aux exigences législatives ainsi que ce qu’elle fait pour prévenir et éliminer les obstacles pour les personnes handicapées dans ses services, programmes, politiques, communications, services de transport et installations. Le PAMVO est le moyen dont la Ville dispose pour montrer son engagement à favoriser l’accessibilité dans ses activités quotidiennes. Chaque année, les services municipaux examinent leurs services, leurs programmes et leurs installations pour voir s’il y aurait des lacunes ou des obstacles à l’accessibilité. Les lacunes et obstacles font ensuite l’objet de discussions, et des initiatives sont prises pour les éliminer ou en atténuer les conséquences. Le Bureau de l’accessibilité, fondé en 2005, surveille les progrès accomplis et appuie les services dans l’atteinte de leurs objectifs d’accessibilité, en plus 4 de travailler à la planification et de collaborer à la mise en œuvre des exigences législatives à l’échelle de la Ville. À l’heure actuelle, la Ville respecte toutes les exigences et les échéances correspondantes applicables en vertu des Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle et des Normes d’accessibilité intégrées, deux règlements pris en application de la LAPHO. Elle présentera son rapport de conformité à la province de l’Ontario d’ici la fin de 2015, comme l’exige la LAPHO. En 2015, le respect des autres exigences, comme celles des Normes pour la conception des espaces publics et celles qui portent sur les sites et les contenus Web accessibles, continuera d’être une priorité pour la Ville. Les projets de formation en cours se poursuivront, au besoin. De plus, la Ville continuera de parfaire ses processus opérationnels, ses politiques et ses pratiques, pour simplifier ses activités et les rendre conformes aux exigences législatives. Il sera entre autres question d’intégrer des critères et options d’accessibilité au processus d’approvisionnement de la Ville, dans la mesure du possible. La province de l’Ontario n’offre aucun financement particulier pour la mise en œuvre de la LAPHO et de ses normes. Par conséquent, l’intégration de critères et d’options d’accessibilité dans le processus d’approvisionnement en biens, en services et en installations pourrait entraîner des coûts supplémentaires. Les normes de conception accessible ont été conçues en fonction d’une stratégie raisonnable et responsable, fondée sur des pratiques exemplaires économiques, et elles ne s’appliqueront qu’aux projets de construction et de réaménagement. La Ville d’Ottawa suit déjà un modèle de pratiques exemplaires dans sa manière d’envisager l’accessibilité au début des processus de planification et de conception des projets de construction. Quant à la rénovation, à la modification et à l’agrandissement d’installations que la Ville possède, loue ou exploite, les normes s’appliqueront dans la mesure du possible, et les travaux seront financés par le Programme de gestion intégrale des actifs (ACS2012-PAI-INF- 0007). Le programme de travail du service en question, décrit dans le présent rapport, a été réalisé en respectant l’enveloppe budgétaire actuelle, et toute augmentation des dépenses sera envisagée dans le cadre de la prochaine planification budgétaire. BACKGROUND This update represents the 13th City of Ottawa COMAP report in keeping with the ODA, 2001. The annual update report demonstrates to Council, the public and the Province, 5 the City’s commitment to meeting its legislative obligations. This report presents results of the previous year’s accessibility initiatives in all areas of City services and describes the upcoming year’s initiatives aimed at enhancing services to people with disabilities who live, work and play in the City of Ottawa. In early 2012, the City created its first multi-year (five-year) accessibility plan which described the manner in which the City intended to meet the applicable clauses contained in the Regulations. The City provided its latest bi-annual AODA compliance report to the Province in December 2013. The AODA and its associated transportation clauses do not apply to the City’s Transit Services as they are federally and independently regulated. The Province has confirmed that there is no requirement to report on compliance with the public transportation and specialized transportation clauses in the City’s compliance reports. Transit Services does however provide annual accessibility updates through the COMAP reports,

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