Nutzungsbedingungen Mitarbeiter METRO

A. Allgemeine Regelungen

1. Geltung der Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen („Nutzungsbedingungen“) gelten für die Nutzung der Anwendungen von Microsoft Office 365 („Office 365“), die Ihnen als Nutzer („Nutzer“) von der METRO Gesellschaft, bei der Sie angestellt sind bzw. von der Sie beauftragt sind und mit der Sie Ihren Dienst- bzw. Anstellungsvertrag abgeschlossen haben („METRO“ oder „wir“), kostenlos zum dienstlichen Gebrauch bereitgestellt werden.

Durch Nutzung von Office 365 erklären Sie sich mit der Geltung dieser Nutzungsbedingungen einverstanden.

Nur mit Ihrer Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen erhalten Sie einen aktiven Zugang zu Office 365 („Nutzerkonto“) und können die dort zur Verfügung stehenden Anwendungen nutzen, Inhalte lesen und interaktive Funktionen nutzen sowie – je nach Ausprägung der Lizenz – die Applikation installieren und im Browser bzw. online nutzen. Liegt keine Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen vor, steht Ihnen der Zugang nicht zur Verfügung.

METRO erbringt sämtliche Leistungen allein auf Grundlage dieser Nutzungsbedingungen. Abweichende Bedingungen des Nutzers gelten auch dann nicht, wenn METRO diese nicht ausdrücklich zurückweist und/oder trotz Kenntnis der entgegenstehenden und/oder abweichenden Bedingungen des Nutzers Dienste und/oder Leistungen ohne Vorbehalt erbringt.

2. Leistungsumfang

Voraussetzung für die Nutzung von Office 365 ist eine E-Mail-Adresse der METRO. Zum Einloggen genügt das Windows-Passwort.

Die von METRO bereitgestellten Leistungen richten sich nach dem jeweils verfügbaren und freigeschalteten Funktionsumfang von Office 365. METRO stellt Ihnen diesen Funktionsumfang kostenlos technisch zur Verfügung, sichert Ihnen jedoch nicht die Verfügbarkeit zu. Es besteht kein Recht des Nutzers auf die Nutzung von Office 365 und die Verfügbarkeit bestimmter Anwendungen oder Funktionen von Office 365. METRO ist jederzeit berechtigt, die in Office 365 bereitgestellten Anwendungen und Funktionen zu ändern, neue Anwendungen und Funktionen verfügbar zu machen und die Bereitstellung von Office 365 und der jeweiligen Anwendungen und Funktionen ohne Begründung ganz oder teilweise einzustellen.

METRO ist berechtigt, jede Registrierungsanfrage ohne Angabe von Gründen zurückzuweisen.

METRO bemüht sich, im Rahmen der technischen und betrieblichen Möglichkeiten Office 365 möglichst unterbrechungsfrei bereitzustellen. Jedoch können durch technische Störungen (wie z.B. Unterbrechung der Stromversorgung, Hardware- und Softwarefehler, technische Probleme in den Datenleitungen) zeitweilige Beschränkungen oder Unterbrechungen auftreten.

3. Verantwortlichkeit

Sie sind für alle von Ihnen in Office erstellten Beiträge, die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen, eingestellte Inhalte und Dokumente sowie weitere Interaktionen innerhalb von Office 365 (z.B. Kommentare, Teilen, Likes) (gemeinsam „Aktionen“) selbst verantwortlich.

METRO übernimmt keine Verantwortung für die von einzelnen Nutzern vorgenommenen Aktionen. METRO gewährleistet insbesondere nicht, dass die von Nutzern in Office 365 eingestellten Beiträge, Informationen, Inhalte und Dokumente (gemeinsam „Inhalte“) vollständig, zutreffend, rechtmäßig, aktuell oder zur Erreichung des darin genannten Zwecks geeignet sind. METRO prüft Inhalte nicht auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtmäßigkeit und Aktualität und macht sich Aktionen nicht zu Eigen.

Auf die Inhalte verlinkter Websites Dritter hat METRO keinerlei Einfluss. METRO übernimmt daher insbesondere keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit solcher Websites und den darauf enthaltenen Informationen.

4. Nutzungsrechte

Sie dürfen unter Beachtung der nachfolgenden Regelungen Inhalte in Office 365 einstellen und damit für andere Nutzer verfügbar machen. Mit dem Einstellen von Inhalten räumt der Nutzer METRO jeweils ein unbefristetes, unentgeltliches und übertragbares Nutzungsrecht an den jeweiligen Inhalten ein, insbesondere

- zur Speicherung der Inhalte sowie deren Veröffentlichung, insbesondere deren öffentlicher Zugänglichmachung innerhalb von Office 365, - zur Bearbeitung und Vervielfältigung, und - zur Einräumung von Nutzungsrechten gegenüber Dritten.

Sie erklären und gewährleisten, dass Sie der alleinige Inhaber sämtlicher Rechte an den von Ihnen eingestellten Inhalten sind, oder aber anderweitig berechtigt sind (z.B. durch eine wirksame Erlaubnis des Rechteinhabers), die Inhalte einzustellen und die Nutzungs- und Verwertungsrechte nach dem vorstehenden, ersten Absatz zu gewähren.

5. Sicherheit

Sie sind verpflichtet, die für die Anmeldung erforderlichen Zugansdaten jederzeit geheim zu halten und angemessen zu sichern. Zugangsdaten dürfen Dritten nicht zur Nutzung überlassen werden. Sofern Sie aufgrund tatsächlicher Anhaltspunkte die Vermutung haben, dass Dritte unbefugt Zugang zu Ihrem Nutzerkonto haben, sind Sie verpflichtet, METRO unverzüglich und mindestens in Textform zu informieren. Sie sind für jedwede Nutzung und/oder sonstige Aktivität, die unter Ihren Zugangsdaten ausgeführt wird, verantwortlich.

6. Verbot des Einsatzes auf privaten Geräten

Der Einsatz von Office 365 auf privaten Endgeräten, d.h. Geräten, die nicht dienstlich von METRO bereitgestellt wurden, ist untersagt, sofern die privaten Endgeräte nicht aufgrund gesonderter Regelung für diesen Zweck freigegeben wurden.

7. Arbeitgeberwechsel innerhalb des Konzerns und Deaktivierung des Nutzerkontos

Wechseln Sie Ihren Arbeitgeber innerhalb des METRO Konzerns und ändert sich dabei Ihre E-Mail-Adresse, erhalten Sie ein neues Nutzerkonto. Das alte Nutzerkonto wird zu dem Zeitpunkt deaktiviert, zu dem Sie bei Ihrem alten Arbeitgeber ausscheiden. Das Anlegen eines neuen Nutzerkontos nach Deaktivierung eines alten Nutzerkontos ist jederzeit möglich. Die vorliegenden Nutzungsbedingungen gelten für das neue Nutzerkonto entsprechend.

8. Rechtsverstöße

METRO kann den Zugang zu Office 365 vorübergehend oder dauerhaft sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte vorliegen, dass Sie gegen diese Nutzungsbedingungen und/oder geltendes Recht verstoßen bzw. verstoßen haben oder wenn METRO ein sonstiges berechtigtes Interesse an der Sperrung hat. Sollte METRO aufgrund eines Verstoßes gegen die Nutzungsbedingungen oder gegen die in diesem Zusammenhang bestehenden allgemeinen arbeits- oder dienstvertraglichen Pflichten ein Schaden entstehen, so haften Sie gegenüber METRO im Umfang des nach dem jeweils anwendbaren Recht Zulässigen.

METRO behält sich vor, bei Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen oder gegen die in diesem Zusammenhang bestehenden allgemeinen arbeitsvertraglichen Pflichten arbeitsrechtliche Maßnahmen sowie weitergehende rechtliche Schritte zu veranlassen.

9. Datenschutz

Innerhalb von Office 365 werden personenbezogene Daten erhoben und in der Microsoft Cloud auf in Europa verteilten Rechenzentren gespeichert, wenn Sie diese von sich aus aktiv angeben, wenn diese aus einem Vorsystem, namentlich aus dem Adressbuch der Nutzerkontenverwaltung (Active Directory), übernommen werden oder soweit diese im Rahmen der aktiven Nutzung entstehen. Genauere Informationen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung und dazu, welche personenbezogenen Daten METRO verarbeitet, können Sie unseren Datenschutzhinweisen entnehmen.

10. Sonstiges

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen nicht rechtswirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit durch einen späteren Umstand verlieren oder sollte sich in den Nutzungsbedingungen eine Lücke herausstellen, so wird hierdurch die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. 11. Änderungen bzw. Aktualisierung dieser Nutzungsbedingungen

Aufgrund der ständigen Erweiterungen und Änderungen der einzelnen Produkte aus den Lizenzpaketen von Office 365 behalten wir uns Änderungen an diesen Nutzungsbedingungen vor.

B. Regelungen für die Nutzung aller Anwendungen von Office 365

1. Beschränkung auf den dienstlichen Gebrauch

Office 365 ist ausschließlich für den dienstlichen Gebrauch bestimmt. Eine Nutzung der Anwendungen von Office 365 für private Zwecke ist nicht gestattet.

Das Einstellen von Inhalten sowie Aktionen innerhalb von Office 365 erfolgen ausschließlich zu betrieblichen Zwecken.

Sie verpflichten sich, Ihnen zugänglich gemachte Inhalte nur dienstlich zu verwenden. Nicht zulässig ist diesem Zusammenhang auch die Weiterleitung von Inhalten aus Office 365 an Empfänger außerhalb von Office 365 sowie eine sonstige Verbreitung von Inhalten außerhalb von Office 365, soweit dazu keine dienstliche Veranlassung besteht.

2. Selbstbestimmung

Sie entscheiden selbst, wie intensiv Sie sich in Office 365 durch Ergänzung Ihres Nutzerprofils in Delve und durch eigene bzw. aktive Beiträge, d.h. das Hinterlassen von Nachrichten und Kommentaren zu den Beiträgen anderer Nutzer, sowie die Nutzung der Chat- und Videochatfunktion und anderen Aktionen (z.B. Teilen, Likes) beteiligen.

Für die von ihnen eingestellten Inhalte und Aktionen sind Sie selbst verantwortlich. Alle Beiträge in Teams und in den dazu gehörigen Kanälen erfolgen unter Ihrem Klarnamen; anonyme Beiträge sind nicht möglich.

3. Speichern von Inhalten

Jeder Nutzer prüft individuell, ggf. nach Rücksprache mit seinem Vorgesetzten, ob die in Office 365 abgelegten Inhalte auch an anderer Stelle bzw. auf anderen Systemen verfügbar sein müssen und speichert die Inhalte dort zusätzlich ab. Dabei ist zu prüfen, ob die Verfügbarkeit an anderer Stelle bzw. auf anderen Systemen aus dienstlichen Zwecken geboten oder dies zur Erfüllung bestimmter gesetzlicher Anforderungen aus den einzelnen Fachbereichen erforderlich ist.

4. Verhaltensregeln / Code of Conduct

Sie verpflichten sich gegenüber METRO zur Einhaltung der folgenden Verhaltensregeln (Code of Conduct) bei der Nutzung von Office 365:

Unzulässig sind die Zugänglichmachung, Speicherung, Verbreitung oder Übertragung von Inhalten sowie Aktionen, die

- gegen Gesetze oder sonstige Rechtsvorschriften verstoßen; - die das Persönlichkeits- oder Immaterialgüterrecht Dritter verletzen;

- unrichtige oder irreführende Tatsachenbehauptungen enthalten; - bedrohlich, verleumderisch, obszön, verletzend, belästigend, rassistisch oder ethnisch beleidigend oder sonst schädlich sind; - illegalen Aktivitäten Vorschub leisten; - Bilder sexueller Handlungen darstellen; - widerrechtliche Gewalt fördern; - diskriminierend sind in Bezug auf Rasse, Geschlecht, Hautfarbe, Glauben, sexuelle Orientierung, Behinderung; - geeignet sind, den Betriebsfrieden nachhaltig zu gefährden; oder - auf sonstige Art und Weise illegal sind, Personen verletzen oder schädigen oder Eigentum oder sonstige Rechte Dritter verletzen.

Ferner ist es Ihnen untersagt,

- andere Personen zu beleidigen oder belästigen oder anderweitig die Rechte Dritter (beispielsweise Persönlichkeitsrechte) zu verletzen; - Fotos oder Videos einzustellen, auf denen Personen zu erkennen sind, wenn die Zustimmung dieser Personen hierzu nicht vorliegt und dadurch in ihre Persönlichkeitsrechte eingegriffen wird; - sich als andere natürliche oder juristische Person auszugeben und die Zuordnung eines Inhalts zu einem bestimmten Urheber zu verfälschen oder zu unterdrücken, sowie rechtliche oder sonstige Hinweise oder Eigentumsbezeichnungen oder Kennzeichnungen der Herkunft oder der Quelle von Software oder anderer Bestandteile eines Inhalts zu verfälschen oder zu entfernen; - andere Nutzer an der Nutzung von Office 365 zu hindern und die Nutzung durch andere zu stören oder einzuschränken; - Office 365 für unrechtmäßige Zwecke zu nutzen; - Office 365 oder die mit Office 365 verbundenen Server oder Netzwerke zu stören oder zu unterbrechen und gegen Anforderungen, Verfahren, Richtlinien und Bestimmungen der mit Office 365 verbundenen Netzwerke zu verstoßen; - Robots, Spiders und Anwendungen zum Suchen oder Abrufen von Inhalten oder andere Hilfsmittel zu verwenden, die dazu dienen, Office 365 ganz oder in Teilen abzurufen oder zu indizieren, oder dazu dienen, Informationen über Nutzer ohne deren Zustimmung zu sammeln; - Anweisungen für die Vornahme rechtswidriger Handlungen bereitzustellen oder zu unterstützen und körperliche Schädigungen oder Verletzungen von Gruppen oder Einzelpersonen zu unterstützen; - auf Viren, Würmer, Fehler, Trojanischen Pferde oder andere zerstörerische Elemente zuzugreifen, diese zu speichern, zu verbreiten oder zu übertragen.

Sie verpflichten sich bei der Nutzung von Office 365 im Übrigen, alle einschlägigen rechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Höflichkeit gegenüber Kollegen und Respekt für andere Meinungen sind jederzeit zu wahren.

5. Rechte Dritter

Die innerhalb von Office 365 verfügbaren Inhalte sind ggf. geschützt durch das Urheberrecht oder durch sonstige Schutzrechte und können im Eigentum von METRO oder sonstigen Dritten stehen, welche die jeweiligen Inhalte zur Verfügung gestellt haben. Die Zusammenstellung der Inhalte als solche ist nach dem jeweils anwendbaren Recht ggf. geschützt als Datenbank oder Datenbankwerk. Sie dürfen diese Inhalte lediglich gemäß diesen Nutzungsbedingungen sowie unter Beachtung der jeweiligen Rechte der METRO oder der sonstigen Dritten nutzen.

6. Vertraulichkeit

Sie beachten die Vertraulichkeit betrieblicher und geschäftlicher Informationen. Es ist streng darauf zu achten, dass Inhalte mit vertraulichen Informationen, insbesondere Inhalte mit Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen, nur dem jeweils hierfür autorisierten Personenkreis zugänglich gemacht werden.

7. Abstimmung mit dem Vorgesetzten

Bei Zweifeln zur Auslegung dieser Nutzungsbedingungen, insbesondere zu einzelnen Regelungen für die Nutzung der Anwendungen von Office 365, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten.

8. Meldung von Verstößen

Um einen Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen oder geltendes Recht zu melden, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten. Wenn Sie einen solchen Verstoß melden möchten, machen Sie bitte detaillierte Angaben zum Sachverhalt. Hierzu gehört insbesondere:

- Wann und wo ist der Verstoß erfolgt? - Um welchen Inhalt handelt es sich? - Um welche Person(en) handelt es sich? - Welcher Verstoß erfolgte?

C. Besondere Regelungen für einzelne Anwendungen von Office 365

1. Vorrang von Teams für wichtige Inhalte

Bei Inhalten, die zu irgendeiner Zeit für andere Kollegen relevant werden können, ist der Kommunikationskanal sorgfältig auszuwählen. Inhalte und Informationen mit dieser Eigenschaft sind in Teams und den dort verfügbaren Kanälen vorzuhalten; sie dürfen nicht ausschließlich in Chats vorgehalten und/oder kommuniziert werden.

2. Hinzufügen von Nutzern in Chats

Zu bestehenden Chats können weitere Nutzer hinzugefügt werden. Als Nutzer hat man die Möglichkeit, den Chatverlauf freizugeben, so dass der bisherige Chatverlauf für die neu hinzugefügten Nutzer sichtbar wird. Bei Bedarf kann sogar ein Zeitraum definiert werden, für den der Chatverlauf sichtbar wird. Die Inhalte eines Chatverlaufs sind vor einer Freigabe sorgfältig zu prüfen. Chatverläufe dürfen nicht freigegeben werden, wenn es keine dienstliche Veranlassung für den neu hinzugefügten Nutzer gibt, die Inhalte des Chatverlaufs zu kennen.

3. Verwaltung von Teams

Ein Team verfügt über drei Rollen: Besitzer, die weitere Nutzer zu Teams und einzelnen Kanälen hinzufügen und entfernen können („Besitzer“), einfache Mitglieder, die keine entsprechenden Rechte haben („Mitglieder“) und externe Nutzer, die als Gäste eingeladen wurden und über keine eigene METRO-E-Mail-Adresse verfügen, wie Mitglieder jedoch nicht die Rechte des Besitzers haben („Gäste“). Jeder Besitzer eines Teams hat dafür Sorge zu tragen, dass in seinem Team mindestens ein weiterer Besitzer hinzugefügt wird, um sicherzustellen, dass die Mitglieder und Gäste des Teams auch nach Ausscheiden des ersten Besitzers weiterverwaltet werden und die im METRO Konzern angestellten METRO- Mitarbeiter („METRO-Mitarbeiter“) weiterhin Zugriff auf die Inhalte aus dem Team erhalten können.

Beim Hinzufügen von Mitgliedern zu einem Team bzw. zu einem bestimmten Kanal innerhalb des Teams sind die im Team bzw. im Kanal eingestellten und gespeicherten Inhalte sorgfältig zu prüfen. Zugriff auf die Inhalte ist streng nach dem „Need-to-know“-Prinzip zu gewähren. Es dürfen nur Mitglieder zu einem Team bzw. zu einem Kanal hinzugefügt werden, die für die Erfüllung ihrer konkreten Aufgabe unmittelbaren Zugriff auf die im Team bzw. im Kanal eingestellten und gespeicherten Inhalte benötigen. Beim Hinzufügen von Gästen muss diese Prüfung mit besonderer Sorgfalt erfolgen. Gleiches gilt, wenn besonders vertrauliche Inhalte im Team bzw. im Kanal ausgetauscht oder gespeichert wurden.

METRO-Mitarbeiter dürfen einem Team bzw. einem Kanal ausschließlich mit ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse, d.h. mit ihrem bereits vorhandenen Nutzerkonto, hinzugefügt werden. Es ist nicht gestattet, METRO-Mitarbeiter mittels ihrer privaten E-Mailadresse hinzuzufügen.

Gäste dürfen einem Team bzw. einem Kanal nur dann hinzugefügt werden, wenn ihr Name aus ihrer E-Mail-Adresse klar hervorgeht. Das Hinzufügen von Gästen mit E-Mail- Adressen aus Pseudonymen wie z.B. [email protected] ist nicht zulässig.

Besitzer von Teams haben in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob die Mitglieder des Teams sowie der jeweiligen Kanäle innerhalb der Teams aktuell sind und ob Mitglieder ggf. aus dem Team bzw. dem Kanal entfernt werden müssen. Hierbei ist sorgfältig zu prüfen, ob die im Team bzw. im Kanal befindlichen Mitglieder nach wie vor Zugriff auf die im Team bzw. im Kanal eingestellten und gespeicherten Inhalte haben müssen. Der Zugriff auf die Inhalte hat streng nach dem „Need-to-know“-Prinzip zu erfolgen. Mitglieder, die für die Erfüllung ihrer konkreten Aufgabe keinen unmittelbaren Zugriff auf die im Team bzw. im Kanal eingestellten und gespeicherten Inhalte benötigen, sind unverzüglich aus dem Team bzw. aus dem Kanal zu entfernen. Besitzern eines Teams wird empfohlen, sich zu diesem Zweck mindestens eine monatliche Erinnerung im Kalender anzulegen.

Im Zweifel ist das Hinzufügen oder die Entfernung von Mitgliedern aus einem Team bzw. aus einem Kanal mit den anderen Besitzern abzustimmen.

4. Hinzufügen von Inhalten in Teams

Vor dem Hinzufügen von Inhalten in Teams bzw. in einzelnen Kanälen ist sorgfältig zu prüfen, ob die am Team bzw. am Kanal beteiligten Nutzer Zugriff auf die im Team bzw. im Kanal eingestellten und gespeicherten Inhalte haben dürfen. Zugriff auf die Inhalte ist streng nach dem „Need-to-know“-Prinzip zu gewähren. Es dürfen nur solche Inhalte in einem Team bzw. in einem Kanal hinzugefügt werden, wenn alle am jeweiligen Team bzw. Kanal beteiligten Nutzer zur Erfüllung ihrer konkreten Aufgabe unmittelbaren Zugriff auf die Inhalte benötigen. Wenn Gäste im Team bzw. im Kanal beteiligt sind, muss diese Prüfung mit besonderer Sorgfalt erfolgen. Dies ist für Sie daran erkennbar, dass unter der Bezeichnung des Teams die Information „Dieses Team enthält Gäste“ steht.

Im Zweifel ist ein neues Team bzw. ein neuer Kanal mit den entsprechend berechtigten Nutzern zu gründen.

5. Speichern und Freigaben auf OneDrive

Die Anwendung OneDrive bietet Ihnen einen persönlichen Speicherplatz für Ihre Inhalte. OneDrive darf ausschließlich zu dienstlichen Zwecken verwendet werden. Das Speichern von privaten Inhalten auf dem OneDrive ist ausdrücklich untersagt.

Sie haben die Möglichkeit, auf dem OneDrive gespeicherte Inhalte für andere Nutzer freizugeben, so dass auch andere Nutzer die Inhalte einsehen und bearbeiten können. Vor der Freigabe eines Inhalts an einen anderen Nutzer ist sorgfältig zu prüfen, ob der andere Nutzer Zugriff auf den Inhalt haben darf. Zugriff auf die Inhalte ist streng nach dem „Need- to-know“-Prinzip zu gewähren. Es dürfen nur solche Inhalte freigegeben werden, wenn der andere Nutzer zur Erfüllung seiner konkreten Aufgabe unmittelbaren Zugriff auf den Inhalt benötigt. Bei der Freigabe von Inhalten an Gäste und externe Nutzer, die kein METRO-Mitarbeiter sind, muss diese Prüfung mit besonderer Sorgfalt erfolgen.

6. Bearbeitung von Inhalten in Office, Teams und Planner

Die Anwendungen Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Teams und Planner ermöglichen Nutzern, zentral gespeicherte Inhalte gemeinsam zu bearbeiten. Bei der Bearbeitung dieser Inhalte ist darauf zu achten, dass verantwortungsvoll mit Änderungen umgegangen wird und dadurch die Arbeit von anderen Kollegen und Nutzern nicht nachteilig beeinflusst wird. Inhalte dürfen nicht gelöscht oder verschoben werden, wenn dafür keine dienstliche Veranlassung besteht. Inhalte sollten grundsätzlich nur dann geändert, gelöscht oder verschoben werden, wenn dies unter den jeweils beteiligten Nutzern abgestimmt ist und wenn kein Anhaltspunkt dafür besteht, dass dies die Arbeit von anderen Kollegen und Nutzern nachteilig beeinflusst.

Aufgrund der zuvor beschriebenen Bearbeitungsmöglichkeiten prüft jeder Nutzer, ob er bestimmte Versionsstände der in den Anwendungen ausgetauschten oder gespeicherten Inhalte für sich persönlich speichern möchte, z.B. in seinem persönlichen OneDrive. Bei wichtigen Dokumenten, bei denen Inhalte und Änderungen dauerhaft nachvollziehbar bleiben müssen, muss diese Prüfung mit besonderer Sorgfalt erfolgen.

Datum der letzten Änderung: 6. März 2019

Datenschutzhinweise Mitarbeiter METRO

1. Allgemeine Informationen

a) Einleitung

Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von den Anwendungen von Microsoft Office 365 (im nachfolgenden Office 365 genannt) und Ihre Rechte bezüglich dieser Verarbeitung informieren.

b) Verantwortlicher

Die METRO Gesellschaft, bei der Sie angestellt sind, ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und somit für die nachfolgend erläuterte Datenverarbeitung verantwortlich. Details zu der Gesellschaft und den entsprechenden Kontaktdaten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen, die Ihnen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurden.

c) Datenschutzbeauftragter

Sie können sich jederzeit unter an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Details zu den entsprechenden Kontaktdaten finden Sie in den allgemeinen Datenschutzhinweisen, die Ihnen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurden.

2. Informationen bezüglich der Verarbeitung

Office 365 dient als Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb der METRO. Damit ist die technische Möglichkeit gegeben, über Gesellschafts- oder Ländergrenzen hinweg an Chats, Audio- und Videokonferenzen oder gemeinsamen Arbeitsprojekten teilzunehmen und mit anderen METRO Mitarbeitern sowie externen Partnern über Gesellschafts- oder Ländergrenzen hinweg zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

a) Datenkategorien und Zwecke der Verarbeitung

Ein Teil Ihrer personenbezogenen Daten, die im Rahmen von Office 365 verarbeitet werden, wird für Ihre Nutzung von Office 365 aus einem Vorsystem der METRO übernommen (Adressbuch der Nutzerkontenverwaltung/Active Directory). Andere personenbezogenen Daten von Ihnen werden nur dann erhoben, verarbeitet und gespeichert, wenn Sie diese von sich aus aktiv während der Nutzung angeben.

Der Übersicht unten können Sie entnehmen, welche Anwendung in Office 365 welche personenbezogene Daten von Ihnen erhebt und speichert. Darin finden Sie auch die Information zu welchen Zwecken die Datenverarbeitung erfolgt:

Anwendung Datenkategorien Zwecke

Delve Persönliches Profil mit Namen, Kontaktdaten, § tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation Organisationsinformationen sowie weiteren freiwillig im Unternehmen und mit externen angegebenen Daten Ansprechpartnern § Darstellung des individuellen Nutzerprofils § Suche nach Inhalten in Office 365 § Generierung von Vorschlägen zu möglicherweise für den Nutzer interessanten Dokumenten und Kollegen

Office Graph Keine. Etwa verwendete personenbezogene Daten werden § Ordnung von Beziehungen zwischen Personen sichtbar nur über die Komponenten, die den Office Graph und Informationen nutzen; dies sind Sharepoint, Stream, OneDrive, Outlook und Delve. § individuelle Suche nach Inhalten in Office 365 § Generierung von Vorschlägen zu möglicherweise für den einzelnen Nutzer interessanten Dokumenten und Kollegen

Office Daten zur Bearbeitung, Erstellung und Änderung des Individuelle Dokumentenerstellung Dokuments und -bearbeitung

OneDrive § Daten zur Bearbeitung, Erstellung und Änderung des § Individuelle Dokumentenverwaltung Dokuments § Unterstützung der täglichen Zusammenarbeit § Daten zur „Freigabe“ inkl. Freigabestatus, Zugriff und Kommunikation sowie der Projektarbeit und Änderungen Dritter und -kommunikation im Unternehmen und mit externen Ansprechpartnern § Änderungshistorien und Versionierungen bei Dokumentenbearbeitung

Outlook Online § Mail-Daten § tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen und mit externen § Kalenderdaten Ansprechpartnern § Kontaktdaten § Versenden und Empfangen von E-Mails und § Aufgaben-Daten Terminen § Kalenderorganisation § Aufgabenorganisation § Verwaltung von Kontaktdaten

§ Plan-Daten mit Aufgaben einzelner Nutzer und § Unterstützung der täglichen Zusammenarbeit Status und Kommunikation sowie der Projekt-arbeit Planner und -kommunikation im Unternehmen und mit externen Ansprechpartnern § Team- und Projektarbeit und team- /projektbasierte Kommunikation § Aktivitätenverwaltung und -steuerung

§ Benutzerkontodaten mit Namen, Kontaktdaten, § Bereitstellung der Tools zur Verwaltung von Organisation Dokumenten, Projektaktivitäten, Terminen und Sharepoint Online Teilnehmern an Projekten bzw. Arbeitsgruppen § Ansprechpartner (Projekträume) § Bearbeitungsdaten zu Dateien, Listenelementen und § Anlegen und Anwenden von Workflows zur Workflows Information, Bearbeitung und Genehmigung § Arbeitsraum-Daten von Prozessinhalten § Berichtsdaten

Stream § Videodaten tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen und mit externen Ansprechpartnern § Daten zur Erstellung des Videos und Nutzerinteraktion (z.B. Kommentierung)

§ Inhalts- und Kommunikationsdaten § Unterstützung der täglichen Zusammenarbeit und Kommunikation sowie der Projektarbeit Teams § Namen und Profilbild und -kommunikation im Unternehmen und mit § Daten zur Interaktion mit Inhalten (z.B. externen Ansprechpartnern Kommentierung) § Team- und Projektarbeit und team- /projektbasierte Kommunikation

Weitere Informationen zur Funktionsweise der einzelnen Anwendungen können Anlage 2 der Konzernbetriebsvereinbarung zum Einsatz von Office 365 sowie den Anlagen zur Konzernbetriebsvereinbarung zum konzernweiten Einsatz der IT-Anwendung Collaboration in der METRO Group entnommen werden.

b) Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Aufgrund der Tatsache, dass Office 365 als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb der METRO genutzt wird und Sie als Mitarbeiter über diese Kommunikationsmittel erreichbar sein sollten, ist die Datenverarbeitung für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig und basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 88 Abs. 1 S. 1 DSGVO i.V.m. der jeweils anwendbaren nationalen Rechtsgrundlage (in Deutschland: § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG) bzw. Art. 6 Absatz 1, Satz 1, Buchstabe b) DSGVO.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch für die Zwecke der Systempflege und des Supports durch unsere Administratoren. Diese Verarbeitung ist notwendig, um unsere legitimen Interessen an der Systemsicherheit und Systempflege zu verfolgen und basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 6 Absatz 1, Satz 1, Buchstabe f) DSGVO.

c) Freiwillige/Verpflichtende Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung mancher personenbezogener Daten wie z.B. Kommentare, Teilen, Likes, etc. ist freiwillig. Sie sind weder verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, noch ist die Bereitstellung erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Anforderungen. Wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, so hat dies keine Konsequenzen für Sie, außer dass wir dann nicht in der Lage sind, diese Daten für die Zwecke der Datenverarbeitung zu berücksichtigen. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, die aus der Active Directory übermittelt werden, ist hingegen verpflichtend und erforderlich für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Anstellungsvertrages.

d) Speicherzeitraum

Sie können die von Ihnen selbst erstellten Beiträge und Dateien jederzeit selbst wieder bearbeiten und auch löschen.

Ergänzend gilt Folgendes:

• Outlook E-Mails Es gelten die Regelungen der E-Mail-Richtlinie. Die Daten werden grundsätzlich für eine Zeitdauer von sechs Jahren gespeichert.

• Planner Sie können Ihre erstellten Pläne bearbeiten oder löschen. Jeder Nutzer kann die Aufgaben eines anderen Nutzers (Erstellers) in einem Plan, dem beide angehören, bearbeiten und löschen.

• Sharepoint Jeder Nutzer kann Dokumente, für die er berechtigt ist, löschen. Gelöschte Dokumente werden dann in den Papierkorb des Nutzers verschoben und können von dort für die Dauer von 30 Tagen durch den Nutzer wiederhergestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist kann ein gelöschtes Dokument für weitere 63 Tage durch den Administrator-Papierkorb wiederhergestellt werden. Danach wird das Dokument final gelöscht.

• Teams Chat Teams Chats sind persistent, d.h. die Beiträge in Teams – sowohl in den Chats als auch in den einzelnen Teams – werden grundsätzlich dauerhaft gespeichert. Sie können Ihre eigenen Beiträge aber bearbeiten oder löschen. Beiträge von entfernten Mitgliedern werden pseudonymisiert oder gelöscht, sofern dies technisch möglich ist. Über sog. Überprüfungsprogramme werden Besitzer von Teams ggf. periodisch aufgefordert zu prüfen, ob die Mitglieder eines Teams noch aktuell sind, und nicht mehr benötigte Mitglieder aus dem Team zu entfernen.

• Für Protokolldateien gilt Folgendes: Nutzeraktivitäten werden protokolliert. Die Protokollinformationen werden für die Dauer von 90 Tagen gespeichert und dann gelöscht.

Löschung von personenbezogenen Daten nach Ausscheiden eines Nutzers:

• Ihr Office 365-Account wird 30 Tage nach Ausscheiden gelöscht. • Der OneDrive-Speicher wird 93 Tage nach Austritt gelöscht. Dabei werden auch die Dokumente gelöscht, die Sie über OneDrive mit anderen Nutzern geteilt hatten. • Ihre Beiträge in Teams-Chats (Chat 1:n) werden 30 Tage nach Austritt anonymisiert. Chat-Beiträge in Teams-Kanälen und Planner-Chats werden nach Austritt pseudonymisiert oder gelöscht, sofern dies technisch möglich ist. • Ihre Planner-Boards, an denen keine anderen Benutzer als Mitglieder beteiligt waren, werden 30 Tage nach Austritt automatisch gelöscht. In Planner-Boards, an denen auch andere Nutzer beteiligt sind, erscheinen Ihre Aufgaben 30 Tage nach Austritt als Aufgaben eines anonymen Nutzers und müssen einem anderen zur Bearbeitung zugewiesen werden.

Darüber hinaus speichern wir diejenigen Daten von Ihnen länger als für den zuvor genannten Zeitraum, bei denen wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, um die gespeicherten Daten im Falle einer Anfrage an Behörden übermitteln zu können, zum Beispiel an Behörden. Diese Speicherung und die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Behörden zum Zweck der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 6 Absatz 1, Satz 1, Buchstabe c) DSGVO.

e) Empfänger

Office 365 ist ein cloud-basierter Dienst, der vom externen Dienstleister Microsoft als Public Cloud betrieben wird. Auf die darauf gespeicherten Daten hat Microsoft keinen Zugriff, es sei denn es handelt sich um einen Ausnahmefall, z.B. die Behebung eines technischen Problems. In solchen Ausnahmenfällen ist die vorherige Zustimmung von METRO Voraussetzung für den Datenzugriff. Die von METRO genutzten Rechenzentren befinden Sich ausschließlich innerhalb der Europäischen Union. Zudem werden Ihre personenbezogenen Daten an interne Dienstleister (METRO-nom GmbH, METRO AG und ggf. anderen internen Dienstleistern wie Shared Service Center) zum Zweck der Administration, des Supports und der Systempflege übermittelt. Der interne Zugriff auf Ihre Daten wird durch ein strenges Berechtigungskonzept geregelt. Wir stellen durch vertragliche Vereinbarungen mit allen Dienstleistern sicher, dass diese personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Vorgaben der DSGVO verarbeiten, auch wenn die Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes in Ländern stattfindet, in denen ein angemessenes Datenschutzniveau ansonsten nicht gewährleistet ist und für die kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht. Für weitere Informationen über das Vorhandensein eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission und über angemessene Garantien sowie um eine Kopie dieser Garantien zu erhalten, können Sie unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren. Darüber hinaus übermitteln wir Daten an Dritte nur, sofern dazu eine rechtliche Verpflichtung besteht. In diesem Fall beruht die Übermittlung auf Art. 6 Absatz 1, Satz 1, Buchstabe c) DSGVO.

3. Ihre Rechte

Als Betroffener können Sie sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben. Diese Rechte sind die folgenden:

• Das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO), • das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO), • das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO), • das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO), • das Recht, die personenbezogenen Daten der betroffenen Person in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und die Übermittlung dieser Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu verlangen (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO), • das Recht auf Widerspruch gegen die Datenverarbeitung, um sie zu unterbinden (Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO), • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, um eine Datenverarbeitung, die auf Ihrer Einwilligung beruht, zu unterbinden. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor dem Widerruf (Widerrufsrecht, Art. 7 DSGVO),

• das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Datenverarbeitung gegen die DSGVO verstößt (Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO).

Aufgrund der ständigen Erweiterungen und Änderungen der einzelnen Produkte aus den Lizenzpaketen von Office 365 behalten wir uns Änderungen an diesen Datenschutzhinweisen vor.

A. General Terms

1. Application of Terms of Use

These Terms of Use (Terms of Use) apply to the use of Microsoft Office 365 (Office 365) applications, which is provided to you, as the user (User) by METRO Company (METRO or we), i.e. your employer or who contracted you and with whom you concluded an employment contract, free of charge for business use.

By using Office 365 you agree and consent with the application of the Terms of Use.

Only with your agreement to these Terms of Use, will you have active access to Office 365 (User Account) and will be able to use the available applications, read content and use features, and - depending on the type of licence - install the application and use it in the browser or online. If you do not agree to these Terms of Use, access is not available to you.

METRO provides all services solely based on these Terms of Use. Deviating terms of the User shall not apply even if METRO does not expressly reject them and/or despite knowledge of the User’s conflicting and/or deviating terms, provides services and performances without reservation.

2. Scope of Service

You must have a METRO e-mail address in order to use of Office 365. A windows password is enough for logging in.

The services provided by METRO depend on the currently available and activated functionality of Office 365. METRO provides this technical functionality to you free of charge but does not guarantee its availability. The User does not have a right to the use Office 365 and to the availability of certain applications or features of Office 365. METRO is

entitled, at any time, to change the applications and features in Office 365, make available new applications and functions, and wholly or partially discontinue the provision of Office 365 and its applications and features without justification.

METRO is entitled to reject any registration request without providing reasons.

As part of its technical and operational means, METRO strives to provide Office 365 with a minimum of disruptions. However, technical faults (such as power outages, hardware and software errors, technical problems in data lines) may cause temporary limitations and disruptions.

3. Responsibility

You are responsible for all posts made by you in Office, the information, content, and documents you provide, as well as other interactions within Office 365 (such as comments, shares, likes) (joint Actions).

METRO assumes no responsibility for the Actions performed by individual Users. METRO does not guarantee that posts, information, content, and documents (joint Content) posted by Users in Office 365 are complete, applicable, lawful, current, or suitable to achieve the purpose described therein. METRO does not check Content for completeness, accuracy, lawfulness and timeliness and does not endorse Actions.

METRO does not have influence on the Content of linked third-party websites. METRO assumes no liability for the accuracy and completeness of such websites and the information contained therein.

4. Right of Use

You may add Content in Office 365 and make it available to other Users subject to the following regulations. By adding Content, the User grants METRO an indefinite, free and transferable right of use of the respective Content, in particular

- for saving and publishing the Content and making it publicly available within Office 365, - for editing and reproducing, and - for granting right of use to third parties.

You declare and ensure that you are the sole holder of all rights to the Content you have added or are otherwise authorised (e.g., by effective consent of the copyright holder) to add the Content and the use and exploitation rights set out in the above first paragraph.

5. Security

You are always obliged to keep the access data required for registration secret and to appropriately safeguard it. Access data must not be passed on to third parties for use. If you believe that a third party has unauthorised access to your User Account based on factual indication, you are obliged to immediately contact METRO, at least in text form. You are responsible for any use and/or other activity that is carried out using your access data.

6. Prohibited Use on Private Devices

The use of Office 365 on private devices, i.e. devices that are not officially provided by METRO, is prohibited unless the private devices have been cleared for this purpose based on a separate regulation.

7. Change of Employer within the Group and Deactivating the User Account

If there is a change in employer within the METRO Group and your e-mail address changes, you will receive a new User Account. The old User Account will be deactivated at the time you leave your old employer. It is possible at any time to create a new User Account after deactivating an old User Account. These Terms of Use apply accordingly to the new User Account.

8. Legal Violations

METRO may suspend access to Office 365 temporarily or permanently when there is clear evidence that you have violated these Terms of Use and/or applicable law, or if METRO has any other legitimate interest in the suspension. If METRO suffers any damage as a result of a violation against the Terms of Use or of the existing general employment or contractual obligations in this connection, you shall be liable to METRO to the extent permitted by applicable law.

METRO reserves the right to take labour law measures as well as further legal action in the event of violations against the Terms of Use or the existing general employment duties in this context.

9. Data Protection

Within Office 365, personal data is collected and retained in the Microsoft Cloud on data centres across Europe, if you actively submitted them, when these are taken from a previous system mainly from the address book of the User contact management (Active Directory) or as far as they are created as part of your active use. More detailed information on the type and scope of the data processing and which personal data METRO processes can be found in our data protection notice.

10. Other

If individual provisions of these Terms of Use are not legally effective or lose their effectiveness due to later circumstances or should a loophole emerge in the Terms of Use the legal effectiveness of other provisions is not affected. 11. Changes and Updates to these Terms of Use

Due to the constant enhancements and changes to the individual products from the Office 365 license packages, we reserve the right to make changes to these Terms of Use.

B. Terms for the Use of all Office 365 Applications

1. Limited to Official Use

Office 365 is intended exclusively for official use. The use of Office 365 applications for private purposes is not permitted.

Adding Content and Actions within Office 365 are exclusively for official purposes.

You are obliged to use the Content made available to you only for official purposes. Forwarding Content from Office 365 to recipients outside of Office 365 as well as other distribution of Content outside of Office 365 is not permitted in this context if there is no official reason for doing so.

2. Self-determination

It is for you to decide your level of involvement in Office 365 by adding to your User profile in Delve and through your own or active posts, i.e. leaving posts and comments on other User’s posts, as well as using chat and video chat functions and other Actions (e.g. shares, likes).

You are responsible for the Content and Actions you add. All team posts and in the corresponding channels are made using your real name; anonymous posts are not possible.

3. Saving Content

Each User individually checks, if necessary, after consultation with your superior, whether the Content stored in Office 365 must also be available elsewhere or on other systems and saves the Content there. It must be checked whether availability is provided elsewhere or on other systems for official purposes or if this is necessary to meet certain legal requirements from the individual departments.

4. Code of Conduct

You are obliged to METRO to comply with the following Code of Conduct when using Office 365:

It is prohibited to make available, store, distribute or transmit Content as well as Actions that

- violate laws or other legislation; - violate the personal or intellectual property rights of third parties;

- contain false or misleading factual claims; - threaten, slander, are obscene, hurtful, harassing, racially or ethnically offensive or otherwise harmful; - encourage illegal activities; - depict images of sexual acts; - promote unlawful violence; - are discriminatory in relation to race, gender, skin colour, belief, sexual orientation, disability; - are capable of sustainably endangering peace in the business; or - are otherwise illegal, injure or harm individuals, or infringe the property or other rights of third parties.

Furthermore, you are prohibited to

- insult or harass other persons or otherwise violate the rights of third parties (for example, personal rights); - post photos or videos in which persons can be identified, if the consent of these persons is not present and thereby interferes with their personal rights; - impersonate any person or entity and to falsify or suppress the assignment of any Content to a specific author, or to falsify or remove any legal or other notices or identifying labels or markings of the origin or source of software or other component of any Content; - prevent other Users from using Office 365 and interfere with or restrict the use of others; - use Office 365 for unlawful purposes; - disrupt or interrupt Office 365 or the servers or networks connected to Office 365 and violate the requirements, procedures, guidelines and regulations of the networks connected to Office 365; - use robots, spiders, and applications to search or retrieve Content or other tools used to retrieve or index Office 365 in whole or in part, or to collect information about Users without their consent; - provide or assist in instructions for conducting any unlawful acts and to assist in physical harm or injury to groups or individuals; - access, save, process or transfer viruses, worms, bugs, Trojan horses or other destructive elements.

Otherwise, you agree to comply with all applicable legal provisions when using Office 365.

Courtesy towards colleagues and respect for other opinions must always be maintained.

5. Third Party Rights

The Content available within Office 365 may be protected by copyright or other property rights and may be owned by METRO or other third parties who have provided the Content. The compilation of the Content as such may be protected as a database or database product according to the respectively applicable law. You may only use this Content in accordance with these Terms of Use and in compliance with the respective rights of METRO or other third parties.

6. Confidentiality

You observe the confidentiality of operational and business information. It is important to ensure that Content containing confidential information specifically Content with business or trade secrets, is only made accessible to the respective authorised group of persons.

7. Alignment with Superior

In case of doubt as to the interpretation of these Terms of Use, specifically regarding individual terms for the use of Office 365 applications, please contact your superior.

8. Reporting Violations

To report a violation of the Terms of Use or applicable law, please contact your superior. If you would like to report such a violation, please provide the following detailed information. In particular:

- When and where did the violation occur? - What Content is affected? - Which person (s) is affected? - Which violation occurred?

C. Special Terms for Individual Applications of Office 365

1. Priority of Teams for Important Content

The communication channel must be carefully selected for Content that may become relevant to other colleagues at some point in time. Content and information with this characteristic are reserved for teams and the available channels; they may not be retained and/or communicated exclusively in chats.

2. Adding Users in Chats

You can add additional Users in existing chats. As the User you have the option to publish the chat history so that newly added Users can view the previous chat history. If needed, a time range can be defined for which the chat history can be viewed. Carefully review the Content of the chat history before publishing it. Chat histories must not be published unless there is a business need for the newly added User to view the Content.

3. Managing Teams

Each team has three roles: owners who can add and remove Users to teams and individual channels (Owners), ordinary members who have no corresponding rights (Members) and external Users who have been invited as guests and do not have their own METRO e-mail address, and who like Members do not have the rights of Owners (Guests). Each team Owner must ensure that at least one additional Owner must be added to the team to make sure that the team Members and Guests continue to be managed and that the METRO Group METRO employees (METRO employees) continue to have access to team Content even after the departure of the first Owner.

When adding Members to a team or a specific channel within the team, the added Content in the team or in the channel and saved Content must be carefully checked. Access to the Content must be granted strictly according to the "need-to-know" principle. Only Members who need immediate access to Content added and saved in the team or channel to perform their specific task may be added to a team or channel. This must be checked with particular care when adding Guests. The same applies if particularly confidential Content has been exchanged or saved in the team or in the channel.

METRO employees may be added to a team or channel only with their official e-mail address, i.e. with their existing User Account. METRO employees may not be added via their private e-mail address.

Guests may be added to a team or channel only if their name is clearly stated in their email address. Adding Guests with e-mail addresses from pseudonyms such as [email protected] is not permitted.

Team Owners must check at regular intervals whether team Members as well as the respective channels within the teams are current and if any Members must be removed from the team or the channel. It is important to carefully check whether it is still necessary for team or channel Members to have access to the added or saved Content in the team or in the channel. Access to the Content must be strictly based on the "need-to-know" principle. Members who do not require immediate access to the Content of the team or channel for the fulfilment of their specific task must be removed from the team or channel immediately. It is recommended that team Owners set a monthly reminder in the calendar for this purpose.

In case of doubt, adding or removing Members from a team or from a channel must be coordinated with the other Owners.

4. Adding Content to Teams

in the respective team or channel need immediate access to the Content to perform their specific task. This review must be carried out with particular care if Guests participate in the team or in the channel. This can be identified by the information posted under the team name, “This Team contains guests.”

In case of doubt, a new team or a new channel with the appropriate authorised Users can be created.

5. Saving and Releasing on OneDrive

The OneDrive application provides you with personal storage space for your Content. OneDrive must be used only for official purposes. Saving private Content on OneDrive is expressly prohibited.

You have the option to release saved Content to other Users on OneDrive so that they can view and edit the Content. You must carefully check if other Users are permitted to have access to the Content before releasing it. Access to the Content must be granted strictly according to the "need-to-know" principle. Such Content may be released only when the other User is required to have immediate access to the Content for the fulfilment of his/her specific task. This must be checked with particular care when releasing Content to Guests and external Users who are not METRO employees.

6. Editing Content in Office, Teams and Planner

Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams and Planner applications allow Users to jointly edit centrally stored Content. When editing this Content, it must be ensured that changes are handled responsibly and that the work of other colleagues and Users is not negatively affected. Content may not be deleted or moved, if there is no official reason for doing so. Generally, Content should only be changed, deleted or moved if this is agreed between the respective Users involved and if there is no indication that it negatively affects the work of other colleagues and Users.

Due to the editing options described above, each User checks whether he/she personally wants to save specific versions of the exchanged or saved Content in the applications, e.g. in your personal OneDrive. This review must be carried out with particular care for important documents where Content and changes must be permanently traceable.

Date of last revision: March 6, 2019

Data Protection Notice METRO Employees

1. General Information a) Introduction

The following data protection notice is intended to inform you about the processing of your personal data as part of the applications of Microsoft Office 365 (hereinafter referred to as Office 365) and your rights regarding this processing. b) Data Controller

The METRO Company, where you are employed, is the data controller according to GDPR, and thus for the outlined data processing. Details about the company and the corresponding contact details can be found in the general data protection notices that are made available to you by your employer. d) Data Protection Officer

You can contact our data protection officer at any time. Details about the corresponding contact details can be found in the general data protection notices that are made available to you by your employer.

2. Information Regarding the Processing

Office 365 serves as the communication and collaboration platform within METRO. This provides the technical opportunity to participate in chats, audio and video conferences or joint work projects across company or country borders and to communicate and collaborate with other METRO employees and external partners across company or country borders.

f) Data Categories and Purposes of the Processing

Some of your personal data processed as part of Office 365 will be transmitted from a previous METRO system (address book of user contact management/Active Directory) for your use of Office 365. Other personal data about you will only be collected, processed and stored if you voluntarily provide it during your use.

The overview below shows which Office 365 application collects and stores personal data about you. You will also find information about the purposes of the data processing:

Application Data Categories Purposes

Delve Personal profile with name, contact data, organisation § Daily collaboration and communication in the information and additional data provided voluntarily company and with external contacts § Description of the individual user profile § Content search in Office 365 § Generating suggestions on possible documents and colleagues that may be of interest to the user

Office Graph None. Any personal data used will be visible only through § Order of relationships between persons and the components that use Office Graph; including information SharePoint, Stream, OneDrive, Outlook and Delve. § Individual search for content in Office 365

§ Generating suggestions on possible documents and colleagues that may be of interest to the individual user

Office Data for editing, creating and changing documents Individual document creation and editing

OneDrive § Data for editing, creating and changing documents § Individual document management § Data for release including release status, access and § Support for daily collaboration and changes by third parties communication as well as project work and communication in the company and with external contacts § Change history and versioning during document editing

Outlook Online § Mail data § Daily collaboration and communication in the company and with external contacts § Calendar data § Sending and receiving e-mail and schedules § Contact data § Calendar organisation § Task data § Task organisation § Managing contact data

§ Planning data with individual user tasks and status § Support for daily collaboration and communication as well as project work and Planner communication in the company and with external contacts

§ Team and project work and team/project-based communication § Activity management and control

§ User contact data with name, contact data, § Providing tools for managing documents, organisation project activities, schedules and project SharePoint Online participants or workgroups (project rooms) § Contact § Creating and applying workflows for § Processing data for data, list elements and workflows information, editing and approving process § Work space data content § Reporting data

Stream § Video data Daily collaboration and communication in the company and with external contacts § Data for creating video and user interaction (e.g. commenting)

§ Content and communication data § Support for daily collaboration and communication as well as project work and Teams § Name and profile picture communication in the company and with § Data for interaction and content (e.g. commenting) external contacts § Team and project work and team/project-based communication

For more information about the functionality of each application, see Appendix 2 of the group works council agreement on the use of Office 365 (Konzernbetriebsvereinbarung zum Einsatz von Office 365) and the group works council agreement appendices to the Group-wide use of the IT Application Collaboration in the METRO Group (Konzernbetriebsvereinbarung zum konzernweiten Einsatz der IT-Anwendung Collaboration in der METRO Group).

g) Legal Basis for the Processing

Given the fact that Office 365 is used as a central communication and collaboration platform within METRO and you, as an employee, should be reachable via these communication means, the data processing is necessary for implementing the employment relationship and is carried out legally based on Art. 88 (1S)(1) GDPR in association with the applicable national legal basis (in Germany: Section 26 (1)(1) BDSG) or Art. 6 (1)(1)(b) GDPR.

We also process personal data for the purposes of system maintenance and support by our administrators. This processing is necessary to pursue our legitimate interests in system security and system maintenance and is carried out legally based on Art. 6 (1)(1)(f) GDPR.

h) Voluntary/Mandatory Provision of Data

The provision of some personal data is voluntary, e.g. comments, shares, likes, etc. You are not obligated to provide us with this personal data, nor is it required to fulfil legal or contractual obligations. If you do not provide us with this personal data, there will be no consequences to you, except that we will not be able to take this data into account for the purposes of data processing. The provision of your personal data transmitted from the Active Directory is obligatory and necessary for the fulfilment of the employment contract concluded with you.

i) Retention period

You can edit and delete posts and data created by you at any time.

In addition, the following applies:

• Outlook e-mails The regulations of the e-mail guideline (E-Mail-Richtlinie) apply. The data is retained for a period of six years.

• Planner You can edit or delete your created plans. Each user can edit and delete another user’s tasks (creator) in a plan that they both belong to.

• SharePoint Each user can delete documents for which he/she is authorized. Deleted documents are then moved to the user's recycle bin and can be restored from there by the user for a period of 30 days. After this period, a deleted document can be restored through the Administrator recycle bin for an additional 63 days. Thereafter, the document will be permanently deleted.

• Team Chat Teams chats are persistent, i.e. team posts - both in chats as well as in the individual teams - are always permanently retained. However, you can edit or delete your own posts. Posts from remote members will be pseudonymised or deleted if technically possible. Through so-called review programmes, team owners may be asked periodically to check if team members are still current and to remove members from the team that are no longer needed.

• The following applies for log files: User activities are logged. Log information is retained for 90 days and then deleted.

Deletion of personal data after a user departs:

• Your Office 365 account will be deleted 30 days after departure. • The OneDrive memory will be deleted 93 days after departure. It also deletes documents you shared with other users through OneDrive. • Your posts in team chats (Chat 1: n) will be anonymised 30 days after departure. Chat posts in team channels and Planner chats will be pseudonymised or deleted after departure, if technically possible. • Your Planner boards, where only members participated, will be automatically deleted 30 days after departure. Your tasks appear as tasks of an anonymous user on Planner boards where other users participated 30 days after departure and must be assigned to another user for editing.

In addition, we retain your data longer than for the above-mentioned period, where we are legally obliged to transmit the stored data to authorities in the event of a request. The retention and transmission of your personal data to authorities for the purpose of fulfilling a legal obligation is carried out legally based on Art. 6 (1)(1)(c) GDPR.

j) Recipient

Office 365 is a cloud-based service operated by Microsoft, the external service provider, as a public cloud. Microsoft does not have access to the stored data unless it is an exceptional case, e.g. the remedying a technical problem. In such exceptional cases, the prior consent of METRO is required for data access. Data centres used by METRO are located exclusively within the European Union. In addition, your personal data will be transmitted to internal service providers (METRO-nom GmbH, METRO AG and possibly other internal service providers such as Shared Service Center) for the purpose of administration, support and system maintenance. Internal access to your data is regulated by a strict authorisation concept. We ensure through contractual agreements with all service providers that they process personal data in accordance with GDPR provisions, even if the processing takes place outside the European Union or the European Economic Area in countries where an adequate level of data protection is otherwise not guaranteed and for which there is no adequacy decision by the European Commission. For more information on the existence of an adequacy decision by the European Commission and about adequate guarantees and to obtain a copy of these guarantees, you can contact our data protection officer. In addition, we only transmit data to third parties if there is a legal obligation. In this case the transmission is based on Art. 6 (1)(1)(c) GDPR.

3. Your Rights

As the data subject, you can contact our data protection officer at any time by sending an informal communication to exercise your rights according to GDPR. These rights are as follows:

• The right to receive information about the data processing and a copy of the processed data (Right of access Art. 15 GDPR) • The right to demand the rectification of inaccurate data or the completion of incomplete data (Right to rectification, Art. 16 GDPR) • The right to demand the erasure of personal data and, if the personal data has been made public, the information to other controllers about the request of erasure (Right to erasure, Art. 17 GDPR) • The right to demand the restriction of the data processing (Right to restriction of processing, Art. 18 GDPR) • The right to receive the personal data concerning the data subject in a structured, commonly used and machine-readable format and to request the transmittance of this data to another controller (Right of data portability, Art. 20 GDPR) • The right to object to the data processing in order to stop it (Right to object, Art. 21 GDPR) • The right to withdraw a given consent at any time in order to stop a data processing that is based on your consent. The withdrawal does not affect the lawfulness of the processing based on the consent before the withdrawal (Right of withdrawal, Art. 7 GDPR) • The right to lodge a complaint with a supervisory authority if you consider the data processing to be an infringement of the GDPR (Right to lodge a complaint with a supervisory authority, Art. 77 GDPR).

Due to the constant enhancements and changes to the individual products from the Office 365 license packages, we reserve the right to make changes to this data protection notice.

Nutzungsbedingungen externe Nutzer (Gäste)

A. Allgemeine Regelungen

1. Geltung der Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen („Nutzungsbedingungen“) gelten für die Nutzung der Anwendungen von Microsoft Office 365 („Office 365“), die Ihnen als Nutzer („Nutzer“) von der METRO AG, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf, Deutschland („METRO“ oder „wir“), kostenlos zum dienstlichen Gebrauch bereitgestellt werden.

Mit Bestätigung dieser Nutzungsbedingungen erklären Sie sich mit deren Geltung einverstanden.

Nur mit Ihrer Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen erhalten Sie einen aktiven Zugang zu Office 365 von METRO („Nutzerkonto“) und können die dort zur Verfügung stehenden Anwendungen nutzen, Inhalte lesen und interaktive Funktionen nutzen sowie – je nach Ausprägung der Lizenz – die Applikation installieren und im Browser bzw. online nutzen. Liegt keine Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen vor, steht Ihnen der Zugang nicht zur Verfügung.

2. Leistungsumfang

Voraussetzung für die Nutzung von Office 365 ist eine E-Mail-Adresse, aus der Ihr Name bzw. Ihre Identität eindeutig hervorgeht. Zum Einloggen benötigen Sie ein Passwort.

METRO ist berechtigt, jede Registrierungsanfrage ohne Angabe von Gründen zurückzuweisen.

3. Verantwortlichkeit

4. Nutzungsrechte

5. Sicherheit

Für die Anmeldung zu Office 365 ist ein sicheres Passwort zu wählen. Ein sicheres Passwort ist z.B. ein Passwort, das aus mindestens acht Zeichen besteht und mindestens einen Groß- und einen Kleinbuchstaben sowie eine Zahl und ein Sonderzeichen enthält. Das Passwort muss in regelmäßigen Abständen geändert werden.

Sie sind verpflichtet, die für die Anmeldung erforderlichen Zugangsdaten jederzeit geheim zu halten und angemessen zu sichern. Zugangsdaten dürfen Dritten nicht zur Nutzung überlassen werden. Sofern Sie aufgrund tatsächlicher Anhaltspunkte die Vermutung haben, dass Dritte unbefugt Zugang zu Ihrem Nutzerkonto haben, sind Sie verpflichtet, METRO unverzüglich und mindestens in Textform zu informieren. Sie sind für jedwede Nutzung und/oder sonstige Aktivität, die unter Ihren Zugangsdaten ausgeführt wird, verantwortlich.

METRO behält jederzeit das Recht, aus Sicherheitsgründen die Nutzung von Office 365 auf externen Geräten zu untersagen.

6. Rechtsverstöße

METRO kann den Zugang zu Office 365 vorübergehend oder dauerhaft sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte vorliegen, dass Sie gegen diese Nutzungsbedingungen und/oder geltendes Recht verstoßen bzw. verstoßen haben oder wenn METRO ein sonstiges berechtigtes Interesse an der Sperrung hat. Sollte METRO aufgrund eines Verstoßes gegen die Nutzungsbedingungen oder gegen die in diesem Zusammenhang bestehenden allgemeinen vertraglichen Pflichten ein Schaden entstehen, so haften Sie gegenüber METRO im Umfang des nach dem jeweils anwendbaren Recht Zulässigen.

METRO behält sich vor, bei Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen oder gegen die in diesem Zusammenhang bestehenden allgemeinen vertraglichen Pflichten weitergehende rechtliche Schritte zu veranlassen.

7. Haftung und Freistellung

METRO haftet für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für die einfach fahrlässige Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit.

Die Haftung für die einfach fahrlässige Verletzung von Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf (Kardinalpflichten) ist auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden beschränkt.

Weitergehende Schadens- und Aufwendungsersatzansprüche, gleich aus welchem Rechtsgrund, insbesondere wegen Verletzung von Pflichten aus dem Schuldverhältnis und aus unerlaubter Handlung, sind ausgeschlossen.

Für Sach- und Rechtsmängel von Office 365 haftet METRO nur, wenn METRO einen Sach- und/oder Rechtsmangel arglistig verschwiegen hat. Eine darüber hinausgehende Haftung oder Gewährleistung für die Sach- und Rechtsmängelfreiheit von Office 365 ist ausgeschlossen.

Für den Verlust von Daten haftet METRO nur, soweit Sie diese in anwendungsadäquaten Intervallen, mindestens einmal täglich, in maschinenlesbarer Form sichern und damit gewährleisten, dass die Daten mit vertretbarem Aufwand wiederhergestellt werden können. Führen Sie keine solchen Datensicherungen durch, ist die Haftung auf den Aufwand begrenzt, der zur Wiederherstellung der Daten aus einer ordnungsgemäßen Datensicherung erforderlich gewesen wäre, sowie den Schaden, der durch den Verlust aktueller Daten, die auch bei täglicher Datensicherung verloren gegangen wären, eingetreten ist.

Sie stellen METRO von sämtlichen Ansprüchen frei, die andere Nutzer oder Dritte gegenüber METRO aufgrund einer Verletzung ihrer Rechte durch von Ihnen eingestellte Inhalte und Aktionen geltend machen.

8. Datenschutz

Innerhalb von Office 365 werden personenbezogene Daten erhoben und in der Microsoft Cloud auf in Europa verteilten Rechenzentren gespeichert, wenn Sie diese von sich aus aktiv angeben, wenn diese aus einem Vorsystem übernommen werden oder soweit diese im Rahmen der aktiven Nutzung entstehen. Genauere Informationen zu Art und Umfang der Datenverarbeitung und dazu, welche personenbezogenen Daten METRO verarbeitet, können Sie unseren Datenschutzhinweisen entnehmen.

9. Sonstiges

Für die Bereitstellung von Office 365 der METRO gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des UN-Abkommens über den internationalen Warenkauf (CISG) ist ausgeschlossen.

Soweit der Nutzer (a.) Kaufmann im Sinne des Deutschen Handelsgesetzbuches ist, (b.) es sich beim Nutzer um eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich rechtliches Sondervermögen handelt oder (c.) der Nutzer keinen allgemeinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland hat, wird Düsseldorf, Deutschland als Gerichtsstand vereinbart. METRO bleibt jedoch zur Erhebung einer Klage oder der Einleitung sonstiger gerichtlicher Verfahren am allgemeinen Gerichtsstand des Nutzers berechtigt.

Soweit in diesen Nutzungsbedingungen nicht ausdrücklich abweichend vereinbart oder dargestellt, stellen diese Nutzungsbedingungen die gesamte Übereinkunft der Parteien zur Bereitstellung von Office 365 der METRO dar. Alle vorherigen Vereinbarungen und Absprachen zwischen den Parteien in Bezug auf den Vertragsgegenstand werden hiermit aufgehoben und ersetzt. § 305b BGB (Vorrang der Individualabrede) bleibt für Individualabreden in jeglicher Form unberührt. 10. Änderungen bzw. Aktualisierung dieser Nutzungsbedingungen

Aufgrund der ständigen Erweiterungen und Änderungen der einzelnen Produkte aus den Lizenzpaketen von Office 365 behalten wir uns Änderungen an diesen Nutzungsbedingungen vor.

B. Regelungen für die Nutzung aller Anwendungen von Office 365

1. Beschränkung auf den dienstlichen Gebrauch

Office 365 ist ausschließlich für den dienstlichen Gebrauch bestimmt. Unter dienstlichem Gebrauch sind ausschließlich diejenigen Zwecke zu verstehen, für die Sie von METRO oder einem verbundenen Unternehmen der METRO ausdrücklich beauftragt wurden („METRO Auftraggeber“) und die den Grund für Ihre Einladung in Office 365 der METRO bilden („dienstlich“). Eine Nutzung der Anwendungen von Office 365 für private Zwecke ist nicht gestattet.

Das Einstellen von Inhalten sowie Aktionen innerhalb von Office 365 erfolgen ausschließlich zu den vorgenannten dienstlichen Zwecken.

2. Selbstbestimmung

3. Speichern von Inhalten

Jeder Nutzer prüft individuell, ob die in Office 365 abgelegten Inhalte auch an anderer Stelle bzw. auf anderen Systemen verfügbar sein müssen und speichert die Inhalte dort zusätzlich ab. Dabei ist zu prüfen, ob die Verfügbarkeit an anderer Stelle bzw. auf anderen Systemen aus dienstlichen Zwecken geboten oder dies zur Erfüllung bestimmter gesetzlicher Anforderungen erforderlich ist.

4. Verhaltensregeln / Code of Conduct

Sie verpflichten sich gegenüber METRO zur Einhaltung der folgenden Verhaltensregeln (Code of Conduct) bei der Nutzung von Office 365:

Unzulässig sind die Zugänglichmachung, Speicherung, Verbreitung oder Übertragung von Inhalten sowie Aktionen, die

- gegen Gesetze oder sonstige Rechtsvorschriften verstoßen; - die das Persönlichkeits- oder Immaterialgüterrecht Dritter verletzen; - unrichtige oder irreführende Tatsachenbehauptungen enthalten; - bedrohlich, verleumderisch, obszön, verletzend, belästigend, rassistisch oder ethnisch beleidigend oder sonst schädlich sind; - illegalen Aktivitäten Vorschub leisten; - Bilder sexueller Handlungen darstellen; - widerrechtliche Gewalt fördern; - diskriminierend sind in Bezug auf Rasse, Geschlecht, Hautfarbe, Glauben, sexuelle Orientierung, Behinderung; - geeignet sind, den Betriebsfrieden nachhaltig zu gefährden; oder - auf sonstige Art und Weise illegal sind, Personen verletzen oder schädigen oder Eigentum oder sonstige Rechte Dritter verletzen.

Ferner ist es Ihnen untersagt,

- andere Nutzer an der Nutzung von Office 365 zu hindern und die Nutzung durch andere zu stören oder einzuschränken; - Office 365 für unrechtmäßige Zwecke zu nutzen; - Office 365 oder die mit Office 365 verbundenen Server oder Netzwerke zu stören oder zu unterbrechen und gegen Anforderungen, Verfahren, Richtlinien und Bestimmungen der mit Office 365 verbundenen Netzwerke zu verstoßen; - Robots, Spiders und Anwendungen zum Suchen oder Abrufen von Inhalten oder andere Hilfsmittel zu verwenden, die dazu dienen, Office 365 ganz oder in Teilen abzurufen oder zu indizieren, oder dazu dienen, Informationen über Nutzer ohne deren Zustimmung zu sammeln; - Anweisungen für die Vornahme rechtswidriger Handlungen bereitzustellen oder zu unterstützen und körperliche Schädigungen oder Verletzungen von Gruppen oder Einzelpersonen zu unterstützen; - auf Viren, Würmer, Fehler, Trojanischen Pferde oder andere zerstörerische Elemente zuzugreifen, diese zu speichern, zu verbreiten oder zu übertragen.

Sie verpflichten sich bei der Nutzung von Office 365 im Übrigen, alle einschlägigen rechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Höflichkeit gegenüber Kollegen und Respekt für andere Meinungen sind jederzeit zu wahren.

5. Rechte Dritter

6. Vertraulichkeit

Sie achten mit höchster Sorgfalt darauf, dass Sie Inhalte innerhalb Ihres Unternehmens nur an solche Personen weitergeben, die diese Inhalte unmittelbar zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben gegenüber dem METRO Auftraggeber benötigen („Need-to-know“-Prinzip).

Das Kopieren, der Download sowie die Weitergabe von Inhalten an Dritte ist grundsätzlich untersagt, sofern keine ausdrückliche Zustimmung des METRO Auftraggebers vorliegt oder sie hierzu aufgrund anderer Rechtsvorschriften oder vertraglicher Vereinbarungen mit dem METRO Auftraggeber berechtigt sind. METRO wird die Zustimmung nicht entgegen Treu und Glauben verweigern.

7. Abstimmung mit dem METRO Auftraggeber

Bei Zweifeln zur Auslegung dieser Nutzungsbedingungen, insbesondere zu einzelnen Regelungen für die Nutzung der Anwendungen von Office 365, wenden Sie sich an Ihren zuständigen Ansprechpartner beim METRO Auftraggeber.

8. Meldung von Verstößen

Um einen Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen oder geltendes Recht zu melden, wenden Sie sich an Ihren zuständigen Ansprechpartner beim METRO Auftraggeber. Wenn Sie einen solchen Verstoß melden möchten, machen Sie bitte detaillierte Angaben zum Sachverhalt. Hierzu gehört insbesondere:

- Wann und wo ist der Verstoß erfolgt? - Um welchen Inhalt handelt es sich? - Um welche Person(en) handelt es sich? - Welcher Verstoß erfolgte?

C. Besondere Regelungen für einzelne Anwendungen von Office 365

1. Vorrang von Teams für wichtige Inhalte

Bei Inhalten, die zu irgendeiner Zeit für andere Kollegen oder Mitarbeiter von METRO relevant werden können, ist der Kommunikationskanal sorgfältig auszuwählen. Inhalte mit dieser Eigenschaft sind in Teams und den dort verfügbaren Kanälen vorzuhalten; sie dürfen nicht ausschließlich in Chats vorgehalten und/oder kommuniziert werden.

2. Hinzufügen von Nutzern in Chats

3. Verwaltung von Teams

4. Hinzufügen von Inhalten in Teams

Im Zweifel ist ein neues Team bzw. ein neuer Kanal mit den entsprechend berechtigten Nutzern zu gründen.

5. Bearbeitung von Inhalten in Office, Teams und Planner

Die Anwendungen Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Teams und Planner ermöglichen Nutzern, zentral gespeicherte Inhalte gemeinsam zu bearbeiten. Bei der Bearbeitung dieser Inhalte ist darauf zu achten, dass verantwortungsvoll mit Änderungen umgegangen wird und dadurch die Arbeit von anderen Kollegen und Nutzern nicht nachteilig beeinflusst wird. Inhalte dürfen nicht gelöscht oder verschoben werden, wenn dafür keine dienstliche Veranlassung besteht. Inhalte sollten grundsätzlich nur dann geändert, gelöscht oder verschoben werden, wenn dies unter den jeweils beteiligten Nutzern abgestimmt ist und wenn kein Anhaltspunkt dafür besteht, dass es die Arbeit von anderen Kollegen und Nutzern nachteilig beeinflusst.

Aufgrund der zuvor beschriebenen Bearbeitungsmöglichkeiten prüft jeder Nutzer, ob er bestimmte Versionsstände der in den Anwendungen ausgetauschten oder gespeicherten Inhalte für sich persönlich speichern möchte. Bei wichtigen Dokumenten, bei denen Inhalte und Änderungen dauerhaft nachvollziehbar bleiben müssen, muss diese Prüfung mit besonderer Sorgfalt erfolgen.

Datum der letzten Änderung: 6. März 2019

Datenschutzhinweise externe Nutzer (Gäste)

1. Allgemeine Informationen a) Einleitung

Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie als externen Nutzer, der von einem METRO Mitarbeiter zu den Anwendungen von Microsoft Office 365 (im nachfolgenden Office 365 genannt) eingeladen wurde (im nachfolgenden externer Nutzer genannt), über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Office 365 und Ihre Rechte bezüglich dieser Verarbeitung informieren. b) Verantwortlicher

Die METRO Gesellschaft, von der Sie beauftragt wurden, ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und somit für die nachfolgend erläuterte Datenverarbeitung verantwortlich. Details zu der Gesellschaft und den entsprechenden Kontaktdaten finden Sie in dem Auftrag der METRO Gesellschaft bzw. dem Vertrag, den Sie mit der METRO Gesellschaft geschlossen haben und der die Grundlage für Ihre Einladung in den Office 365-Dienst durch einen METRO Mitarbeiter darstellt. c) Datenschutzbeauftragter

Sie können sich jederzeit unter an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Details zu den entsprechenden Kontaktdaten finden Sie im Auftrag der METRO Gesellschaft bzw. dem Vertrag, den Sie mit der METRO Gesellschaft geschlossen haben und der die Grundlage für Ihre Einladung in den Office 365-Dienst durch einen METRO Mitarbeiter darstellt.

2. Informationen bezüglich der Verarbeitung

Office 365 dient als Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb der METRO und gegenüber externen Nutzern, die an METRO-Projekten mitarbeiten. Damit ist die technische Möglichkeit gegeben, über Gesellschafts- oder Ländergrenzen hinweg an Chats, Audio- und Videokonferenzen oder gemeinsamen Arbeitsprojekten teilzunehmen und mit anderen METRO Mitarbeitern sowie externen Partnern über Gesellschafts- oder Ländergrenzen hinweg zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

k) Datenkategorien und Zwecke der Verarbeitung

Sofern Sie noch über keinen Microsoft-Account für Office 365 verfügen, können Sie sich mit der Einladung einen kostenlosen Account erstellen. Für die personenbezogenen Daten, die bei der Erstellung des Accounts und durch die allgemeine Nutzung von Office 365 erhoben bzw. verarbeitet werden, ist Microsoft verantwortlich. Hierfür gelten die entsprechenden Datenschutzhinweise von Microsoft, die ihnen bei der Erstellung des Accounts bekannt gemacht werden und auf die wir hiermit verweisen.

Ein Teil Ihrer personenbezogenen Daten, die im Rahmen von Office 365 von uns verarbeitet werden, wird aus dem Account übernommen, den Sie bei Microsoft für die Nutzung von Office 365 angelegt haben. Andere personenbezogenen Daten von Ihnen werden nur dann erhoben, verarbeitet und gespeichert, wenn Sie diese von sich aus aktiv während der Nutzung angeben.

Anwendung Datenkategorien Zwecke

Office Daten zur Bearbeitung, Erstellung und Änderung des Individuelle Dokumentenerstellung Dokuments und -bearbeitung

Skype Meeting Broadcast § Teilnehmerdaten inkl. E-Mail-Adresse, Durchführung von Online-Konferenzen mit großen Browserinformationen und Sprache Teilnehmerzahlen § Nutzungsdaten

Stream § Videodaten tägliche Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen und mit externen Ansprechpartnern § Daten zur Erstellung des Videos und Nutzerinteraktion (z.B. Kommentierung)

l) Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Aufgrund der Tatsache, dass Office 365 als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb der METRO und gegenüber externen Nutzern verwendet wird und Sie als externer Nutzer über diese Kommunikationsmittel erreichbar sind, ist die Datenverarbeitung für die Durchführung des Auftragsverhältnisses notwendig und basiert auf der rechtlichen Grundlage von Art. 6 Absatz 1, Satz 1, Buchstabe b) DSGVO. Jedenfalls besteht aber ein berechtigtes Interesse von uns zur Verarbeitung der Daten, das in der effektiven und zielgerichteten Durchführung des Auftrags sowie dem effizienten Austausch mit den beteiligten METRO Mitarbeitern liegt. Rechtliche Grundlage ist in diesem Fall Art. 6 Absatz 1, Satz 1, Buchstabe f) DSGVO.

m) Freiwillige/Verpflichtende Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung mancher personenbezogener Daten wie z.B. Kommentare, Teilen, Likes, etc. ist freiwillig. Sie sind weder verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, noch ist die Bereitstellung erforderlich zur Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Anforderungen. Wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, so hat dies keine Konsequenzen für Sie, außer dass wir dann nicht in der Lage sind, diese Daten für die Zwecke der Datenverarbeitung zu berücksichtigen. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten, die aus dem Microsoft-Account übermittelt werden, ist hingegen verpflichtend und erforderlich für die Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Auftrages bzw. zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (siehe oben unter Buchstabe b)).

n) Speicherzeitraum

Sie können die von Ihnen selbst erstellten Beiträge und Dateien jederzeit selbst wieder bearbeiten und auch löschen.

Ergänzend gilt Folgendes:

• Outlook E-Mails Die Daten werden grundsätzlich für eine Zeitdauer von sechs Jahren gespeichert.

• Für Protokolldateien gilt Folgendes: Nutzeraktivitäten werden protokolliert. Die Protokollinformationen werden für die Dauer von 90 Tagen gespeichert und dann gelöscht.

Löschung von personenbezogenen Daten nach Ausscheiden eines Nutzers:

• Ihr Office 365-Account wird 30 Tage nach Ausscheiden gelöscht.

• Der OneDrive-Speicher wird 93 Tage nach Austritt gelöscht. Dabei werden auch die Dokumente gelöscht, die Sie über OneDrive mit anderen Nutzern geteilt hatten. • Ihre Beiträge in Teams-Chats (Chat 1:n) werden 30 Tage nach Austritt anonymisiert. Chat-Beiträge in Teams-Kanälen und Planner-Chats werden nach Austritt pseudonymisiert oder gelöscht, sofern dies technisch möglich ist. • Ihre Planner-Boards, an denen keine anderen Benutzer als Mitglieder beteiligt waren, werden 30 Tage nach Austritt automatisch gelöscht. In Planner-Boards, an denen auch andere Nutzer beteiligt sind, erscheinen Ihre Aufgaben 30 Tage nach Austritt als Aufgaben eines anonymen Nutzers und müssen einem anderen zur Bearbeitung zugewiesen werden.

o) Empfänger

3. Ihre Rechte

Als Betroffener können Sie sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben. Diese Rechte sind die folgenden:

Aufgrund der ständigen Erweiterungen und Änderungen der einzelnen Produkte aus den Lizenzpaketen von Office 365 behalten wir uns Änderungen an diesen Datenschutzhinweisen vor.

A. General Terms

1. Application of Terms of Use

These Terms of Use (Terms of Use) apply to the use of Microsoft Office 365 (Office 365) applications, which is provided to you, as the user (User), free of charge for business use by METRO AG (METRO or we), Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf, Germany.

With confirmation of these Terms of Use you agree and consent with its application.

Only with your agreement to these Terms of Use, will you have active access to Office 365 from METRO (User Account) and will be able to use the available applications, read content and use features, and - depending on the type of licence - install the application and use it in the browser or online. If you do not agree to these Terms of Use, access is not available to you.

2. Scope of Service

You must have an e-mail address that clearly presents your name or identity in order to use Office 365. A password is required for logging in.

METRO is entitled to reject any registration request without providing reasons.

3. Responsibility

METRO does not have influence on the Content of linked third-party websites. METRO assumes no liability for the accuracy and completeness of such websites and the information contained therein.

4. Right of Use

- for saving and publishing the Content and making it publicly available within Office 365, - for editing and reproducing, and - for granting right of use to third parties.

5. Security

You must select a secure password when registering for Office 365. A secure password would, for instance, consist of a minimum of eight characters; a minimum of one upper case letter and one lower case letter, a number and a special character. The password must be changed at regular intervals.

METRO reserves the right to ban the use of Office 365 on external devices at any time due to security concerns.

6. Legal Violations

METRO may suspend access to Office 365 temporarily or permanently when there is clear evidence that you have violated these Terms of Use and/or applicable law, or if METRO has any other legitimate interest in the suspension. If METRO suffers any damage as a result of a violation against the Terms of Use or of the general contractual obligations in this connection, you shall be liable to METRO to the extent permitted by applicable law.

METRO reserves the right to take further legal action in the event of a violation against the Terms of Use or the general contractual obligations in this context.

7. Liability and Indemnification

METRO shall be liable for intent and gross negligence as well as for the ordinary negligent injury to body, life or health.

The liability for simple negligent breach of contractual obligations, whose fulfilment makes the due performance of the contract possible in the first place, where the contractual partner regularly relies on and may rely on compliance with such obligation (cardinal obligations) is limited to the typically foreseeable damage.

Further compensation of damages and costs irrelevant on whatever legal grounds, including but not limited to violation of obligations resulting from contract or law, shall be excluded.

METRO is liable for material and legal defects of Office 365 only if METRO has fraudulently concealed a material and/or legal defect. Any liability or guarantee that Office 365 is free of any material or legal defects shall be excluded.

METRO shall be liable only for the loss of data to the extent that you save it in intervals appropriate for their application, but at least once a day, in a machine-readable form and thus warrants that this data can be restored at a reasonable expense. Failure to perform such backups will limit liability to the expense required to recover the data from a proper data backup, and the damage caused by the loss of current data that would have been lost even with daily backup.

You indemnify METRO from all claims which other Users or other third parties file against METRO for violation of their rights through Content and Actions added by you.

8. Data Protection

Within Office 365, personal data is collected and retained in the Microsoft Cloud on data centres across Europe, if you actively submitted them, when these are taken from a previous system or as far as they are created as part of your active use. More detailed information on the type and scope of the data processing and which personal data METRO processes can be found in our data protection notice.

9. Other

The law of the Federal Republic of Germany applies for the provision of Office 365 from Metro. Application of the provisions of the UN Convention on International Sale of Goods (CISG) is excluded.

Insofar as the User (a.) is a registered merchant within the meaning of the German Commercial Code [Handelsgesetzbuch], (b.) the User is a legal entity under public law or special fund under public law or (c.) the User does not have a general jurisdiction in the Federal Republic of Germany; Düsseldorf, Germany is agreed as the place of jurisdiction. However, METRO remains entitled to enter an action or initiate other legal proceedings at the User's place of general jurisdiction.

Except as expressly agreed or shown in these Terms of Use, they constitute the entire agreement of the parties to provide Office 365 by METRO. All prior agreements and understandings between the parties with respect to the contractual object hereof are hereby repealed and replaced. Section 305b of the German Civil Code [BGB] (legal preference of individual agreement) remains unaffected for individual agreements in any form. 10. Changes and Updates to these Terms of Use

Due to the constant enhancements and changes to the individual products from the Office 365 license packages, we reserve the right to make changes to these Terms of Use.

B. Terms for the Use of all Office 365 Applications

1. Limited to Official Use

Office 365 is intended exclusively for official use. Official use shall be understood as exclusively those purposes for which you have been expressly commissioned by METRO or an affiliate of METRO (METRO Client) and which is the basis for your invitation to Office 365 from METRO (official). The use of Office 365 applications for private purposes is not permitted.

Adding Content and Actions within Office 365 are exclusively for the official purposes set out above.

2. Self-determination

You are responsible for the Content and Actions you add. All team posts and in the corresponding channels are made using your real name; anonymous posts are not possible.

3. Saving Content

Each User individually checks whether the Content stored in Office 365 must also be available elsewhere or on other systems and saves the Content there. It must be checked whether availability is provided elsewhere or on other systems for official purposes or if this is necessary to meet certain legal requirements.

4. Code of Conduct

You are obliged to METRO to comply with the following Code of Conduct when using Office 365:

It is prohibited to make available, store, distribute or transmit Content as well as Actions that

- violate laws or other legislation; - violate the personal or intellectual property rights of third parties; - contain false or misleading factual claims; - threaten, slander, are obscene, hurtful, harassing, racially or ethnically offensive or otherwise harmful; - encourage illegal activities; - depict images of sexual acts; - promote unlawful violence; - are discriminatory in relation to race, gender, skin colour, belief, sexual orientation, disability; - are capable of sustainably endangering peace in the business; or - are otherwise illegal, injure or harm individuals, or infringe the property or other rights of third parties.

Furthermore, you are prohibited to

Otherwise, you agree to comply with all applicable legal provisions when using Office 365.

Courtesy towards colleagues and respect for other opinions must always be maintained.

5. Third Party Rights

6. Confidentiality

You take utmost care to ensure that you pass on Content within your company only to persons who directly need this Content to fulfil their official duties towards METRO (need- to-know principle).

Copying, downloading and the transfer of Content to third parties is strictly forbidden, unless expressly agreed by the METRO Client or if it is justified by other legal provisions or contractual agreements with the METRO Client. METRO will not refuse consent in good faith.

7. Alignment with the METRO Client

In case of doubt as to the interpretation of these Terms of Use, regarding individual terms for the use of Office 365 applications, please contact your responsible contact person of the METRO Client.

8. Reporting Violations

To report a violation of the Terms of Use or applicable law, please contact your responsible contact person of the METRO Client. If you would like to report such a violation, please provide the following detailed information. In particular:

- When and where did the violation occur? - What Content is affected? - Which person (s) is affected? - Which violation occurred?

C. Special Terms for Individual Applications of Office 365

1. Priority of Teams for Important Content

The communication channel must be carefully selected for Content that may become relevant to other colleagues or Metro employees at some point in time. Content with this characteristic is reserved for teams and the available channels; they may not be retained and/or communicated exclusively in chats.

2. Adding Users in Chats

3. Managing Teams

4. Adding Content to Teams

Before adding Content to teams or individual channels, it is important to carefully check whether the team or channel Users have access to the Content posted and saved in the team or channel. Access to the Content must be granted strictly according to the "need-to-know" principle. Only such Content may be added to a team or channel if all Users involved in the respective team or channel need immediate access to the Content to perform their specific task. This review must be carried out with particular care if Guests participate in the team or in the channel. This can be identified by the information posted under the team name, “This Team contains guests.”

In case of doubt, a new team or a new channel with the appropriate authorised Users can be created.

5. Editing Content in Office, Teams and Planner

Due to the editing options described above, each User checks whether he/she personally wants to save specific versions of the exchanged or saved Content in the applications. This review must be carried out with particular care for important documents where Content and changes must be permanently traceable.

Date of last revision: March 6, 2019

Data Protection Notice External Users (Guests)

1. General Information

a) Introduction

The following data protection notice is intended to inform you, as the external user (hereinafter referred to as external user) who has been invited by a METRO employee to use Microsoft Office 365 (hereinafter referred to as Office 365), about the processing of your personal data as part of Office 365 and your rights regarding this processing. b) Data Controller

The METRO Company, which commissioned you, is the data controller according to GDPR, and thus for the outlined data processing. Details of the company and the corresponding contact details can be found in the METRO Company order or contract that you concluded with METRO Company and which is the basis for your invitation to the Office 365 service by a METRO employee. c) Data Protection Officer

You can contact our data protection officer at any time. Details to the corresponding contact details can be found in the METRO Company order or contract that you concluded with the METRO Company and which is the basis for your invitation to the Office 365 service by a METRO employee.

2. Information Regarding the Processing

Office 365 serves as the communication and collaboration platform within METRO and towards external users who work on METRO projects. This provides the technical opportunity to participate in chats, audio and video conferences or joint work projects across company or country borders and to communicate and collaborate with other METRO employees and external partners across company or country borders.

p) Data Categories and Purposes of the Processing

If you do not have a Microsoft account for Office 365, you can create a free account with the invitation. Microsoft is responsible for the personal data that is collected or processed when creating the account and the general use of Office 365. For this purpose, the corresponding Microsoft data protection notice applies, which is made known to you when creating the account and to which we hereby refer.

Some of your personal data processed by us as part of Office 365 will be taken from the account you created at Microsoft for the use Office 365. Other personal data about you will only be collected, processed and stored if you voluntarily provide it during your use.

The overview below shows which Office 365 application collects and stores personal data about you. You will also find information about the purposes of the data processing:

Application Data Categories Purposes

Office Data for editing, creating and changing documents Individual document creation and editing

§ Planning data with individual user tasks and status § Support for daily collaboration and communication as well as project work and Planner communication in the company and with external contacts § Team and project work and team/project-based communication § Activity management and control

Skype Meeting Broadcast § Participant data including e-mail address, browser Conducting online conferences with large number of information and language participants § User data

Stream § Video data Daily collaboration and communication in the company and with external contacts § Data for creating video and user interaction (e.g. commenting)

For more information about the functionality of each application, see Appendix 2 of the group works council agreement on the use of Office 365 (Konzernbetriebsvereinbarung zum Einsatz von Office 365) and the group operating agreement appendices to the Group-wide use of the IT Application Collaboration in the METRO Group (Konzernbetriebsvereinbarung zum konzernweiten Einsatz der IT-Anwendung Collaboration in der METRO Group), which are available on request.

q) Legal Basis for the Processing

Given the fact that Office 365 is used as a central communication and collaboration platform within METRO and for external users and you, as an external user, can be reached via these communication means, the data processing is necessary for implementing the contractual basis and is carried out legally based on Art. 6 (1)(1)(b) GDPR. In any case, we have a legitimate interest in processing the data, which lies in the effective and targeted implementation of the order as well as the efficient exchange with the involved METRO employees. In this case the legal basis is Art. 6 (1)(1)(f) GDPR.

r) Voluntary/Mandatory Provision of Data

into account for the purposes of data processing. The provision of your personal data transmitted from the Microsoft account is obligatory and necessary for the fulfilment of your order or for the protection of our legitimate interests (see above under letter b).

s) Retention period