Programa De Organización De Archivos Municipales
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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA EN LOS ARCHIVOS MUNICIPALES INCLUIDOS EN EL LOTE I: BARBADILLO, GOLPEJAS, EL SAHÚGO, EL TEJADO, VILLAR DE CIERVO Y VILLASRUBIAS. Fdo. Belén Cerezuela Povedano LOTE II: PEÑARANDA DE BRACAMONTE I.‐ ANTECEDENTES La Diputación de Salamanca promueve, mantiene y difunde acciones encaminadas a la conservación del patrimonio escrito de los pueblos de la provincia, por eso colabora desde hace años con los Ayuntamientos de Salamanca para que los archivos municipales cuenten con el equipamiento, la asistencia técnica y los programas de actuación necesarios para cumplir firmemente con las normas jurídicas que reconocen a los ciudadanos el derecho a informar y el derecho a ser informado, siendo este derecho a la información, uno de los objetivos previstos en la normativa de procedimiento administrativo. II.‐MARCO JURÍDICO Por la simple presentación de la oferta se entenderá que los licitadores muestran su expresa sumisión a la Legislación de Contratos del Sector Público y a los Pliegos de Cláusulas Administrativas y de Prescripciones Técnicas y a los Proyectos técnicos que de cada archivo se han elaborado. Legislación aplicable a este contrato: Ley 6/1991, de19 de Abril, de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León Decreto 221/1994, de 6 de octubre, de Estructura y funciones del Archivo General de Castilla y León y articulación con los Archivos Histórico Provinciales de la Comunidad. Decreto 115/1996, de 2 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de Castilla y León Decreto 18/2014, de 24 de abril, por el que se crea y regula el Consejo de Archivos, Bibliotecas y Centros Museísticos de Castilla y León Ley 3/2015, de 4 de marzo, de Transparencia y Participación Ciudadana de Castilla y León Decreto //2016, de 17 de marzo, por el que se regúlale procedimiento para el ejercicio del derecho de acceso a la información pública en la Comunidad de Castilla y León. Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre por el que aprueba el Texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo por el que se desarrolla parcialmente la Ley de Contratos del Sector Público. Ley 7/1985, de 2 de Abril, Reguladora de Bases de Régimen local, modificada por la Ley de Modernización del Gobierno Local 57/2003. Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. III.‐ OBJETO DE LA CONTRATACIÓN El objeto del presente documento es establecer los requerimientos técnicos para la prestación de los servicios necesarios de asistencia técnica y suministros, por parte de una empresa especializada en el traslado, equipamiento, gestión y organización de documentos de los siglos XII al XXI, custodiados en archivos municipales, y que necesitan un tratamiento documental integral, consistente en las siguientes fases: *Traslado, limpieza, equipamiento, identificación, clasificación, ordenación de series documentales, reagrupación de unidades documentales, descripción automatizada de las mismas por medio del software compatible con el utilizado en los archivos integrados en el Servicio Provincial de Archivos. Este pliego de cláusulas técnicas recoge las características mínimas a cumplir por los licitadores, que deben consultar el proyecto técnico elaborado para cada uno de los archivos antes mencionados en la página: http://www.lasalina.es/cultura/turismoypatrimonio/documental/organizacion/; así como, los criterios para la valoración de las propuestas presentadas y selección del adjudicatario. IV.‐ CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL SERVICIO a) Traslado e instalación de la documentación: ‐ La documentación debe ser embalada y trasladada al Centro de Recuperación de Archivos de la Diputación de Salamanca, donde se realizarán los trabajos que a continuación se relacionan. Una vez terminados, se debe devolver e instalar en el municipio. b) Tratamiento preventivo de la documentación: ‐ Tratamiento químico preventivo de la documentación para eliminar larvas y huevos de los documentos. ‐ Limpieza en superficie de todos los documentos anteriores al siglo XX. ‐ Desplegado y alisado de los documentos de gran tamaño y supresión de parches o cintas autoadhesivas. ‐ La documentación anterior al siglo XVIII se colocará entre cartones rígidos, sin ácidos ni ligninas y recubiertos de papel barrera: Si hubiera sellos colgantes se colocarán en bolsitas a medida, realizadas en material con ph neutro. c) Tareas de organización documental: Clasificación, ordenación y descripción de los documentos producidos, recibidos y tramitados por el Ayuntamiento; así como otros documentos pertenecientes a fondos distintos del municipal, pero que se conserven en el inmueble municipal. Realizando las tareas que a continuación se describen: ‐ Separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo. ‐ Comprobación de que todos los expedientes estén debidamente organizados y ordenados según los sistemas previstos para cada tipo de expediente. ‐ Identificación de las series documentales objeto del tratamiento archivístico. ‐ Clasificación de las series documentales. ‐ Ordenación de las series según lo previsto. ‐ Formación de las unidades documentales que constituyen cada una de las series documentales. ‐ Descripción automatizada de las unidades documentales utilizando un software compatible con el utilizado en los Programas de: Equipamiento y Organización, y de Gestión, Mantenimiento y Actualización de archivos municipales de la provincia de Salamanca. ‐ Separación física en carpetillas individualizadas o en cajas archivadoras de los documentos que forman la unidad documental. ‐ Signaturado de cajas de archivo, así como de las carpetillas que se introducirán en las cajas. ‐ Elaboración de los instrumentos de descripción y de cuadro de equivalencias, si existiesen inventarios anteriores. d) Materiales: ‐ Los documentos se introducirán en cajas archivadoras de folio prolongado con cartoquem (ondulado)‐ 150 tex cartoliner con un ph mayor de 6. Estarán impresas figurando en la parte superior el escudo de la Diputación Provincial, el nombre del Departamento de Cultura y de la Unidad de Patrimonio Documental, en el centro aparecerá el nombre del archivo. ‐ Se utilizarán carpetas para separar los legajos de contenido heterogéneo, donde aparecerá en la parte inferior los siguientes datos: nombre del archivo, signatura, fechas extremas y la entrada descriptiva. ‐ El equipamiento a instalar en los municipios, deben ser módulos de estantería blanca metálica reforzada, cada módulo formado por baldas de 100x40 cms., o bien por baldas de 130x40 cms., según se especifique en cada proyecto, con bandejas de doble pestañas reforzadas, zapatas, escuadras, tornillería y sujeciones. Trasladadas al municipio e instaladas en el mismo. e) Aplicación informática: El licitante deberá hacer constar en la ficha adjunta, o en el mismo formato, toda la información técnica solicitada para evaluar la aplicación informática que se oferta. El incumplimiento de esta condición, tanto en forma como en contenido, ocasionará que la oferta no pueda ser considerada. La aplicación informática estará adaptada a las normas de descripción internacionales ISAD (G). Se deberá instalar en al menos un ordenador del Ayuntamiento, según se especifique en el proyecto del archivo, y en la Diputación Provincial. Se deberá entregar una licencia de usuario y un soporte de instalación para cada uno de los municipios incluidos en el procedimiento de contratación, y también para la Unidad de Patrimonio Documental. Todas las licencias lo serán por tiempo indefinido. ‐ La aplicación suministrada se entregará lista‐para‐funcionar, para lo cual, y de ser preciso, se entregarán los aplicativos adicionales para su funcionamiento completo. ‐ Esta aplicación se podrá ejecutar en todos y cada de los siguientes sistemas operativos: Microsft XP, Vista, Windows 7,8 y 10 en todas sus versiones. ‐ El programa de explotación deberá incluir las siguientes funcionalidades: * Altas, bajas, modificaciones y consulta de entradas descriptivas del inventario del archivo. * Impresión de fichas descriptivas del inventario y de listados de inventarios sistemáticos, topográficos. * Control de accesos por contraseña personal a las distintas funcionalidades. *Control de préstamos y devoluciones de documentos del fondo a otras dependencias municipales. * Opciones de importación, exportación y posterior fusión de datos de inventarios en una base de datos común que contenga información de uno o más municipios. ‐ El adjudicatario se compromete a incluir un servicio de mantenimiento y soporte del aplicativo y los datos durante tres años. V.‐ COORDINACIÓN Y SEGUIMIENTO La dirección, seguimiento y control de los trabajos, corresponderá a la coordinadora de la Unidad de Patrimonio Documental. VI.‐ PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN El plazo de realización de este servicio es de ocho meses contados a partir de la fecha de formalización del correspondiente contrato. El lugar de ejecución para el LOTE I, será el Centro de Tratamiento y Recuperación de Archivos, donde serán trasladados los fondos documentales de los municipios que conforman este lote. Para el LOTE II, correspondiente al fondo documental de Peñaranda de Bracamonte, los trabajos se desarrollarán in situ. VII.‐ PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL El adjudicatario, antes de la formalización del contrato que nos ocupa, deberá presentar la suscripción del contrato de una póliza de responsabilidad civil, por un valor