Protokół Kompleksowej Kontroli Gospodarki Finansowej I Zamówie Ń Publicznych

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI

Numer egzemplarza: 1

PROTOKÓŁ KOMPLEKSOWEJ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH

Jednostka kontrolowana: Gmina ZADZIM Termin kontroli: 16 kwietnia – 4 czerwca 2013 roku (z przerwami)

Kontroluj ący Gra żyna Barauskiene – starszy inspektor (imi ę, nazwisko, stanowisko Joanna P ączek – starszy inspektor słu żbowe): Michał Berna ś – młodszy inspektor

lata 2011-2012 oraz wcze śniejsze przy kontroli Okres obj ęty kontrol ą wybranych zagadnie ń

Numer i data upowa żnienia: WK.601-2/10/2013 z dnia 27 marca 2013 roku

Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz.1198 ze zm.), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 cytowanej ustawy.

______1

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

______2

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

I. INFORMACJE WST ĘPNE

1. Dane o jednostce

Gmina Zadzim położona jest w zachodniej części województwa łódzkiego, w powiecie poddębickim. Oddalona od Łodzi o około 50 km. Graniczy z następującymi gminami: Poddębice – na północy, Pęczniew – na zachodzie, Warta i Szadek – na południu, Wodzierady i Lutomiersk – na wschodzie. Obejmuje obszar o powierzchni 144,36 km 2. Ogólna powierzchnia użytków rolnych w Gminie wynosi 11.628 ha, a gruntów ornych 8.689 ha. Niewiele ponad 50 % stanowią gleby klas III i IV. Lasy zajmują 13 % powierzchni ogólnej tj. 19,64 km. Liczba mieszkańców Gminy Zadzim na dzień 31 grudnia 2011 roku wynosiła ogółem 5.265 osoby, w tym kobiet 2.605 i mężczyzn 2.660. Stan bezrobocia na grudzień 2011 roku kształtował się na poziomie 287 osób bezrobotnych, w tym 133 kobiety i 154 mężczyzn. Gmina Zadzim jako osoba prawna została zarejestrowana w systemie REGON pod numerem identyfikacyjnym 730934341 (zaświadczenie Urzędu Statystycznego w Łodzi z dnia 27 listopada 2008 roku) i posiada NIP 828-13-56-281, nadany decyzją Naczelnika Urzędu Skarbowego w Poddębicach z dnia 21 stycznia 2009 roku. Urząd Gminy w Zadzimiu jako jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej została zarejestrowana w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000547856 - zaświadczenie Urzędu Statystycznego w Łodzi z dnia 10 grudnia 2008 roku oraz numer identyfikacji podatkowej NIP 828-11-06-963, nadany decyzją Naczelnika Urzędu Skarbowego w Poddębicach z dnia 6 sierpnia 1996 roku.

Siedziba Urzędu Gminy oraz adres do korespondencji: 99-232 Zadzim, woj. łódzkie, e-mail: [email protected]. Przeprowadzona kontrola ma charakter kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Zadzim .

2. Podstawowe wska źniki finansowe

W wyniku szczegółowej analizy dokumentów źródłowych za lata 2011-2012 kontrolujący ustalili następujące dane służące do wyliczenia wskaźników oraz wskaźniki finansowe, które obrazują sytuację finansową Gminy Zadzim:

Dane ze Dane ze

Dane słu żą ce do sprawozda ń UG Ustalenia RIO sprawozda ń 2010 Ustalenia RIO wyliczenia Zadzim 2011 UG Zadzim (zł) 2012 wska źników 2011 (zł) 2012 (zł) (zł) (zł) Dochody wykonane 16.195.327,8 15.801.850,15 15.243.167,63 15.960.489,53 15.294.485,17 ogółem – Do 4 Dochody bie żą ce – 13.799.126,5 13.882.124,93 13.394.425,01 14.735.985,13 14.048.998,77 Db 0

______3

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Dochody maj ątkowe – 2.396.201,34 1.919.725,22 1.999.742,62 1.224.504,40 1.224.504,40 Dm Wydatki wykonane 17.014.396,37 17.120.789,78 16.623.602,25 15.783.445,98 16.215.841,64 ogółem – Wo Wydatki maj ątkowe – 3.023.900,63 3.856.457,19 3.396.483,63 1.696.145,05 1.796.145,05 Wm Wydatki bie żą ce – Wb 13.990.495,74 13.264.332,59 13.227.118,62 14.087.300,93 14.419.696,59 Wydatki na wynagrodzenia i 6.545.924,04 6.422.083,06 6.422.083,06 7.026.360,23 7.026.360,23 pochodne – Ww Nadwy żka operacyjna (+) deficyt operacyjny (-) - 191.369,24 617.792,34 167.306,39 648.684,20 -370.697,82 – No (ró żnica Db – Wb) Transfery bie żą ce (subwencja ogólna i 9.779.776,52 9.974.590,22 9.974.590,22 9.816.431,81 9.816.431,81 dotacje bie żą ce) – Tb Dochody ze sprzeda ży 48.186,20 254.592,20 183.609,60 316.980,10 316.980,10 maj ątku – Sm Liczba mieszka ńców 5.330 5.265 5.265 5.217 5.217 Gminy Zadzim – L Zobowi ązania ogółem według tytułów dłu żnych 8.426.400,00 9.751.327,00 10.222.381,98 9.554.894,00 10.991.758,27 – Zo Zobowi ązania według tytułów dłu żnych bez 8.426.400,00 9.467.800,00 9.938.854,98 9.554.894,00 10.991.758,27 zadłu żenia na projekty unijne – Zo_UE Odsetki od zaci ągni ętych kredytów 303.726,81 439.879,72 439.879,72 454.128,50 718.472,80 i po życzek – O Spłata rat od zaci ągni ętych kredytów 1.022.585,00 1.176.600,00 1.116.600,00 1.644.054,76 1.566.554,76 i po życzek – R Spłata rat od zaci ągni ętych kredytów i po życzek bez rat 1.002.548,06 1.176.600,00 1.116.600,00 1.360.528,00 1.283.028,00 kapitałowych na projekty unijne – R_UE Zobowi ązania 0,00 0,00 411.055,22 0,00 272.589,27 wymagalne – Zw Zobowi ązania wymagalne wobec ZUS, 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 KRUS, NFZ – Zu WSKA ŹNIKI 2010 2011 2012 BUD ŻETOWE Udział dochodów bie żą cych w dochodach 85,20 % 87,85 % 87,87 % 92,33 % 91,86 % ogółem WB1 Udział nadwy żki operacyjnej w -1,18 % 3,91 % 1,10 % 4,06 % -2,42 % dochodach ogółem WB3 Udział wydatków maj ątkowych w 17,77 % 22,52 % 20,43 % 10,75 % 11,08 % wydatkach ogółem WB4

______4

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Obci ąż enie wydatków bie żą cych wydatkami 46,79 % 48,42 % 48,55 % 49,88 % 48,73 % na wynagrodzenia i pochodne WB5 Udział nadwy żki operacyjnej i dochodów -0,88 % 5,52 % 2,30 % 6,05 % -0,35 % ze sprzeda ży maj ątku w dochodach ogółem WB6 Wska źnik 72,91 % 65,80 % 61,45 % 110,44 % 47,54 % samofinansowania WB7 WSKA ŹNIKI NA MIESZKA ŃCA Transfery bie żą ce na 1.834,85 zł 1.894,51 zł 1.894,51 zł 1.881,62 1.881,62 zł mieszka ńca WL1 Nadwy żka operacyjna -35,90 zł 117,34 zł 31,78 zł 124,34 -71,06 zł na mieszka ńca WL2 Zobowi ązania ogółem 1.580,94 zł 1.852,10 zł 1.941,57 zł 1.831,49 zł 2.106,91 zł na mieszka ńca WL3 Zobowi ązania ogółem bez zobowi ąza ń na 1.580,94 zł 1.798,25 zł 1.887,72 zł 1.832,93 zł 2.106,91 zł projekty unijne na mieszka ńca WL4 WSKA ŹNIKI DLA ZOBOWI ĄZA Ń Udział zobowi ąza ń ogółem w dochodach 52,03 % 61,71 % 67,06 % 59,87 % 71,87 % ogółem WZ1 Zobowi ązania ogółem bez zobowi ąza ń na 52,03 % 59,92 % 65,20 % 59,87 % 71,87 % projekty unijne w dochodach ogółem WZ2 Obci ąż enie dochodów ogółem obsług ą 8,19 % 10,23 % 10,21 % 13,15 % 14,94 % zadłu żenia WZ3 Obci ąż enie dochodów ogółem obsług ą zadłu żenia bez rat 8,07 % 10,23 % 10,21 % 11,37 % 13,09 % kapitałowych na projekty unijne WZ4 Obci ąż enie dochodów bie żą cych wydatkami 111,00 % 107,19 % 110,37 % 109,84 % 118,90 % bie żą cymi i obsług ą zadłu żenia WZ6 Udział zobowi ąza ń wymagalnych w - 4,02 % 2,48 % zobowi ązaniach ogółem WZ7 Udział zobowi ąza ń wymagalnych wobec - - - ZUS, KRUS, NFZ w dochodach ogółem WU1 Udział zobowi ąza ń wymagalnych wobec ZUS, KRUS, NFZ w - - - zobowi ązaniach ogółem WU2

______5

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Z powyższej tabeli wynika, co następuje:

Wskaźnik W B1 Obrazuje udział dochodów bieżących w dochodach ogółem. Począwszy od roku 2010 wartość tego wskaźnika sukcesywnie rosła. Wskaźnik ten był najwyższy w 2012 i wynosił 91,86%. Rosnący udział dochodów bieżących w dochodach ogółem na przełomie lat 2010-2012 jest spowodowany malejącymi wpływami do budżetu Gminy Zadzim z tytułu dochodów majątkowych przy jednoczesnym wzroście dochodów bieżących.

Wskaźnik W B3 Obrazuje udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem. Udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem określa stopień, w jakim jednostka mogłaby zaciągną zobowiązania w stosunku do osiąganych dochodów. Im wyższa jest wartość tego wskaźnika tym większe powinny być możliwości inwestycyjne oraz większa możliwość zwiększenia wydatków bieżących. Wskaźnik tylko w 2011 roku osiągnął wartość dodatnią na poziomie 1,10%. Natomiast w pozostałych latach osiągał wartości ujemne. W 2012 roku wartość wskaźnika wyniosła – 2,42%. Zarówno niski poziom wskaźnika w 2011 roku jak i ujemna jego wartość w roku 2010 i 2012 to bardzo niepokojące zjawiska. Oznacza to, że Gmina Zadzim nie wypracowuje nadwyżki operacyjnej a więc dochody bieżące nie wystarczają na pokrycie wydatków bieżących. Ponadto wartości wskaźnika wskazują, że gmina posiada bardzo małe zdolności do spłaty zobowiązań i finansowania wydatków o charakterze inwestycyjnym.

Wskaźnik W B4 Obrazuje udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem. Wskaźnik ten był najniższy w 2012 roku i wynosił 11,08%. Natomiast najwyższy poziom 20,43% osiągnął w roku 2011.

Wskaźnik W B5 Określa udział wydatków na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń w wydatkach ogółem. Ww. wskaźnik nie przekroczył w badanych latach 50% wydatków bieżących w każdym roku, kształtował się na zbliżonym poziomie a najwyższy poziom 48,73% osiągnął w 2012 roku.

Wskaźnik W B6 Określa udział wypracowanej nadwyżki operacyjnej i dochodów ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem. Wskaźnik ten tylko w 2011 roku osiągnął dodatnią wartość na poziomie 2,30%. Pozostałe lata 2010 i 2012 to wartości ujemne odpowiednio na poziomie – 0,88% i – 0,35%. Ujemna wartość wskaźnika albo bardzo zbliżona do wartości zero wskazuje, że badana jednostka samorządu terytorialnego nie wypracowuje nadwyżki operacyjnej lub ta nadwyżka w przypadku roku 2011 jest na poziomie 167.306,39 zł. Ponadto osiągane dochody ze sprzedaży majątku nie wystarczają na pokrycie deficytu operacyjnego w roku 2010 i 2012.

Wskaźnik W B7 Ww. wskaźnik obrazuje stopień, w jakim jednostka samorządu terytorialnego finansuje inwestycje środkami własnymi, czyli zdolność do samofinansowania. W kontrolowanej jednostce wskaźnik ten najwyższy poziom 72,91% osiągnął w 2010 roku. Im wyższa wartość wskaźnika tym mniejsze ryzyko utraty płynności

______6

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

finansowej w związku z nadmiernymi kosztami zadłużenia. W jednostce mamy do czynienia z tendencją malejącą omawianego wskaźnika. Z roku na rok wartość wskaźnika spada sukcesywnie o około 10%. W roku 2012 osiągnął poziom 47,54%. Zjawisko to rodzi obawy, że gmina może utracić płynność finansową w związku z nadmiernymi kosztami zadłużenia.

Wskaźniki W L1 , W L2 , W L3 , W L4 Kwota transferów bieżących (subwencji ogólnej i dotacji bieżących) na jednego mieszkańca w latach 2010-2012 kształtowała się na takim samym poziomie jak przed ustaleniami kontroli. Wartości nie uległy zmianie. Gmina Zadzim tylko w 2011 roku osiągnęła nadwyżkę operacyjną a poziom wskaźnika wyniósł 31,78 zł na jednego mieszkańca gminy. Pozostałe lata 2010 i 2012 to wskaźnik na poziomie ujemnym odpowiednio -35,90 zł oraz – 71,06 zł. Niski czy ujemny poziom wskaźnika to zjawisko negatywne bez perspektyw inwestycyjnych.

Wskaźnika W L3 i W L4 w badanym okresie 2010-2012 miał tendencję rosnącą. Zobowiązania na mieszkańca w latach 2011, 2012 wzrosły odpowiednio o blisko 20% i ponad 30% w stosunku do roku 2010. Wartość zobowiązań kształtuje się na poziomie 2.106,91 zł w roku 2012 na jednego mieszkańca gminy Zadzim. Świadczy to o pogłębiającym się zjawisku zadłużania gminy.

Wskaźniki W Z1 , W Z2 , W Z3 , W Z4 , W Z6 Wskaźnik udziału zobowiązań ogółem w dochodach ogółem wykazuje tendencję rosnącą w okresie 2010-2012. W badanym okresie jego wartość wzrosła o blisko 20% do poziomu 71,87%. Podobnie sytuacja wyglądała przy wskaźniku określającym udział zobowiązań ogółem bez zobowiązań na projekty unijne w dochodach ogółem. Z tym, że wartość tego wskaźnika różniła się od wskaźnika W Z1 w 2011 roku i wynosiła 65,20%. Wskaźnik określający obciążenie dochodów ogółem wydatkami na obsługę zadłużenia, obejmującymi odsetki i spłaty rat kapitałowych w badanych latach 2010-2012, wykazywał tendencję rosnącą. Od poziomu 8,19% w 2010 roku wzrósł do poziomu 14,94% w roku 2012. Oznacza to, że gmina ponosi coraz wyższe koszty obsługi zadłużenia. Podobną tendencję wykazywał wskaźnik określający obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia bez rat kapitałowych na projekty unijne. Z tym, że wartość tego wskaźnika różniła się od wskaźnika W Z3 w 2012 roku i wynosiła 13,09%.

Wskaźnik W Z6 obrazuje obciążenie dochodów bieżących wydatkami bieżącymi i obsługą zadłużenia (odsetek i spłaty rat kapitałowych). Wskaźnik ten ma tendencję rosnącą w badanym okresie. Najwyższą wartość 118,90% osiągnął w 2012 roku. Podobnie jak poprzednie wskaźniki, również i ten wskaźnik jednoznacznie uwidacznia coraz gorszą sytuację finansową Gminy Zadzim. Według sprawozdań za lata 2011-2012 Gmina Zadzim nie posiadała zobowiązań wymagalnych. Natomiast szczegółowa analiza dokumentów źródłowych za ww. lata pozwoliła określić zobowiązania wymagalne w roku 2011 na poziomie 411.055,22 zł oraz w 2012 roku na poziomie 272.589,27 zł. Spowodowało to, że wskaźnik W Z7 w latach 2011-2012 osiągnął odpowiednio wartość 4,02% i 2,48%. Jednostka, w której omawiany wskaźnik jest większy od zera, przestaje spłacać w terminie

______7

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

własne zobowiązania. Pojawiają się wówczas zobowiązania wymagalne, które jednoznacznie świadczą o braku płynności finansowej w Gminie Zadzim.

Tabela zawierająca dane ustalone przez inspektorów RIO:

Plan (zł) Wykonanie (zł) Plan (zł)

2011 rok 2012 rok 2011 rok 2012 rok 2013 rok I. Dochody bie żą ce 14.123.528,91 15.025.632,63 13.394.425,01 14.048.998,77 15.011.782,25 II. Nadwy żka z lat - - - - - ubiegłych III. Wolne środki 69.683,60 - 69.683,60 75.670,73 56.281,52 A.SUMA (I+II+III) 14.193.212,51 15.025.632,63 13.464.108,61 14.124.669,50 15.068.063,77 B. Wydatki bie żą ce 14.127.316,51 14.897.576,63 13.227.118,62 14.419.696,59 12.811.699,77 WYNIK (A -B) 65.896,00 128.056,00 236.989,99 - 295.027,09 2.256.364,00

Dla zobrazowania sytuacji poniżej przedstawiono dane prezentowane w sprawozdaniach sporządzonych przez Gminę Zadzim:

Plan (zł) Wykonanie (zł) Plan (zł)

2011 rok 2012 rok 2011 rok 2012 rok 2013 rok I. Dochody bie żą ce 14.123.528,91 15.025.632,63 13.882.124,93 14.735.985,13 14.578.413,00 II. Nadwy żka z lat - - - - 177.043,55 ubiegłych III. Wolne środki 69.683,60 - 69.683,60 75.670,73 75.670,73 A.SUMA (I+II+III) 14.193.212,51 15.025.632,63 13.951.808,53 14.811.655,86 14.831.127,28 B.Wydatki bie żą ce 14.127.316,51 14.897.576,63 13.264.332,59 14.087.300,93 13.444.475,00 WYNIK (A -B) 65.896,00 128.056,00 687.475,94 724.354,93 1.386.6 52,28

Zgodnie z art. 242 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego nie może uchwalić budżetu, w którym planowane wydatki bieżące są wyższe niż planowane dochody bieżące powiększone o nadwyżkę budżetową z lat ubiegłych i wolne środki. Relacje zawarte w art. 242 ust. 1 ustawy o finansach publicznych w badanych latach zostały zachowane. Relacja określona w art. 242 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie, z którą na koniec roku budżetowego wydatki bieżące wykonane nie mogą być wyższe od wykonanych dochodów bieżących powiększonych o nadwyżkę budżetową z lat ubiegłych i wolne środki, nie została zachowane w 2012 roku. Świadczy to o braku racjonalnej gospodarki finansowej Gminy Zadzim.

______8

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Wska źnik zadłu żenia z art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych W oparciu o poniższe dane wyliczono wskaźnik określony w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240).

Według Wykonanie wg Plan na III Wykonanie wg uchylonej Wykonanie Wyszczególnienie ustale ń kontroli kwartały 2012 ustale ń kontroli Plan 2013 rok zmiany z 2010 rok 2011 rok rok 2012 rok 30.04.2013 roku Dochodu ogółem 16 195 327,84 15 243 167,63 17 691 386,17 15 294 485,17 16 306 255,00 15 111 782,25 Dochody bie żą ce 13 799 126,50 13 394 425,01 14 841 618,17 14 048 998,77 14 578 413,00 15 011 782,25

Dochody ze 48 186,20 183 609,60 900 000,00 316 980,10 200 000,00 100 000,00 sprzeda ży maj ątku

Wydatki bie żą ce 13 990 495,74 13 227 118,62 14 674 562,17 14 419 696,59 13 444 475,00 12 811 699,77 Relacja procentowa dochodów bie żą cych powi ększonych o dochody ze -0,88% 2,30% 6,03% -0,35% 8,18% 15,22% sprzeda ży maj ątku i pomniejszonych o wydatki bie żą ce w stosunku do dochodów ogółem Dla roku Dla roku Dla roku Dla roku Relacja procentowa dochodów bie żą cych bud żetowego bud żetowego bud żetowego bud żetowego powi ększonych o dochody ze sprzeda ży maj ątku 2014 wg 2013 wg planu 2013 wg 2014 wg i pomniejszonych o wydatki bie żą ce w stosunku do uchwały WPF na III kwartał wykonania pierwotnych dochodów ogółem na 30.04.2013 2012 roku 2012 roku danych WPF (uchylonej) Średnia arytmetyczna 2,48% 0,36% 3,38% 5,72%

2013 rok 2013 rok 2014 rok 2014 rok Wyszczególnienie wg stanu na wg stanu na wg stanu na wg stanu na 1.01.2013 30.04.2013 1.01.2013 30.04.2013 Planowana na rok bud żetowy łączna kwota z tytułu spłaty 831 194,00 2 289 477,00 755 723,00 1 527 352,00 rat kredytów i po życzek Planowane na rok bud żetowy odsetki od kredytów i 350 000,00 680 000,00 350 000,00 500 000,00 po życzek Dochody ogółem zaplanowane w danym roku 16 306 255,00 15 111 782,25 16 900 000,00 15 642 900,00 bud żetowym Relacja planowanych spłat rat kredytowych i odsetek do 7,24% 19,65% 6,54% 12,96% planowanych dochodów ogółem

Z uwagi na nierzetelność danych finansowych przedstawianych w sprawozdaniach budżetowych za lata 2011-2012 inspektorzy kontroli dokonali wyliczeń spełnienia relacji z art. 243 ustawy o finansach publicznych na podstawie danych ustalonych w wyniku kontroli dla ww.

______9

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

lat. Spełnienie relacji zostało obliczone dla lat 2013 i 2014. Natomiast spłaty dla lat 2013 i 2014 zostały ustalone w dwóch wariantach wg zaplanowanych w uchwale w sprawie Wieloletniej Prognozy Finansowej (nierealne i niezgodne ze stanem rzeczywistym) oraz wg zaplanowanych na dzień 30 kwietnia 2013 roku (wg uchwały a tego dnia, w której urealniono spłaty do stanu zgodnego dokumentacją źródłową).

2013 rok

Spełnienie relacji, o której mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych dla 2013, roku kontrolujący obliczyli w czterech wariantach:

1. Dla wykonanych wielkości z lat 2010 i 2011 (ustalonych przez kontrolujących) oraz planowanych na III kwartał 2012 roku oraz spłat dla roku 2013 wg stanu na 1 stycznia 2013 roku,

2. Dla wykonanych wielkości z lat 2010, 2011 i 2012 (ustalonych przez kontrolujących) oraz spłat dla roku 2013 wg stanu na 1 stycznia 2013 roku,

3. Dla wykonanych wielkości z lat 2010 i 2011 (ustalonych przez kontrolujących) oraz planowanych na III kwartał 2012 roku oraz spłat dla roku 2013 wg stanu na 30 kwietnia 2013 roku,

4. Dla wykonanych wielkości z lat 2010, 2011 i 2012 (ustalonych przez kontrolujących) oraz spłat dla roku 2013 wg stanu na 30 kwietnia 2013 roku,

Ad.1

Ad.2 7,24% > 0,36%, przyjęto lata 2010, 2011, 2012 (wykonanie) Relacja lewej strony o wartości 7,24% została wyliczona według stanu na dzień 1 stycznia 2013 roku na podstawie uchwały nr XXIV/160/12 Rady

______10

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Gminy w Zadzimiu w sprawie Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Zadzim. Kontrolujący na podstawie dokonanych obliczeń stwierdzili, że relacja o której mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych po uwzględnieniu realnych wielkości z 2011 i 2012 roku nie została spełniona w obu wariantach. Dysproporcja pomiędzy stronami jest jeszcze większa gdy uwzględnimy rzeczywiste wykonanie dla roku 2012.

Wskaźnik spłat kredytów i pożyczek z odsetkami, wykupu papierów wartościowych oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji wyliczony na podstawie art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, jako średnia arytmetyczna z lat 2010, 2011, 2012 (plan) dla 2013 roku wynosi 2,48%. Relacja lewej oraz prawej strony nierówności, wyliczona dla uchwalonego budżetu na 2013 rok, wynosi: 19,65% > 2,48%, przyjęto lata 2010, 2011, 2012 (plan III kwartał) Relacja lewej strony o wartości 19,65% została wyliczona według stanu na dzień 30 kwietnia 2013 roku na podstawie uchwały nr XXVIII/193/13 Rady Gminy w Zadzimiu w sprawie Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Zadzim: 19,65% > 0,36%, przyjęto lata 2010, 2011, 2012 (wykonanie) Kontrolujący na podstawie dokonanych obliczeń stwierdzili, że relacja, o której mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych, po uwzględnieniu realnych wielkości z 2011 i 2012 roku oraz realnych wielkości planowanych na 2013 rok nie została spełniona w obu wariantach. Dysproporcja pomiędzy stronami wynosi w ostatnim wariancie około 20%. Taki wynik potwierdza bardzo trudną sytuację finansową Gminy, jak też wskazuje na duże ryzyko nie uchwalenie budżetu w latach następnych, w których ten wskaźnik będzie już obowiązywał.

2014 rok Spełnienie relacji, o której mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych dla roku 2014 kontrolujący obliczyli w dwóch wariantach: 1. dla wykonanych wielkości z lat 2011 i 2012 (ustalonych przez kontrolujących) oraz planowanych na 2013 roku oraz spłat dla roku 2014 wg stanu na 1 stycznia 2013 roku, 2. dla wykonanych wielkości z lat 2011 i 2012 (ustalonych przez kontrolujących) oraz planowanych na 2013 roku oraz spłat dla roku 2014 wg stanu na 30 kwietnia 2013 roku.

______11

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Relacja lewej oraz prawej strony nierówności, wyliczona dla uchwalonego budżetu na 2014 rok, wynosi: 6,54% > 3,38%, przyjęto lata 2011, 2012, 2013 (plan wg stanu na 1.01.2013 r.) Relacja lewej strony o wartości 6,54% została wyliczona według stanu na dzień 30 kwietnia 2013 roku na podstawie uchwały nr XXIV/160/12 Rady Gminy w Zadzimiu w sprawie Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Zadzim.

Wskaźnik spłat kredytów i pożyczek z odsetkami, wykupu papierów wartościowych oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji wyliczony na podstawie art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, jako średnia arytmetyczna z lat 2011, 2012, 2013 (plan wg stanu na 30.04.2013) dla 2014 roku wynosi 5,72%. Relacja lewej oraz prawej strony nierówności, wyliczona dla uchwalonego budżetu na 2014 rok, wynosi: 12,96% > 5,72%, przyjęto lata 2011, 2012, 2013 (plan wg stanu na 30.04.2013 r.) Relacja lewej strony o wartości 12,96% została wyliczona według stanu na dzień 30 kwietnia 2013 roku na podstawie uchwały nr XXVIII/193/13 Rady Gminy w Zadzimiu w sprawie Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Zadzim. Kontrolujący na podstawie dokonanych obliczeń stwierdzili, że relacja o której mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych po uwzględnieniu realnych wielkości z 2011 i 2012 roku oraz wielkości planowanych na 2014 rok nie została spełniona w obu wariantach. Taki wynik potwierdza bardzo trudną sytuację finansową Gminy, jak też wskazuje na realne zagrożenie funkcjonowania Gminy i jej gospodarki finansowej poprzez nie uchwalenie budżetu w 2014 roku, w których ten wskaźnik będzie już obowiązywał. Bez podjęcia dalszych działań naprawczych przez Gminę nie będzie możliwe zachowanie tej relacji, a co za tym idzie samodzielne uchwalenie przez Gminę budżetu w 2014 roku.

II. USTALENIA OGÓLNE

1. Kierownictwo jednostki

Przewodnicz ący Rady Gminy

Funkcję Przewodniczącego Rady Gminy Zadzim od dnia 30 listopada 2010 roku pełni PIOTR TYBURA wybrany uchwałą nr I/1/10 Rady Gminy Zadzim z dnia 30 listopada 2010 roku. Przewodniczącym Komisji Rewizyjnej Rady Gminy jest STANISŁAW GLAPSKI wybrany w dniu 30 listopada 2010 roku uchwałą Rady Gminy w Zadzimiu nr I/3/10.

______12

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Wójt Gminy

Począwszy od dnia 13 listopada 2006 roku Wójtem Gminy Zadzim jest WŁODZIMIERZ OWCZAREK. W bieżącej kadencji wybrany ponownie w wyborach powszechnych, które odbyły się dnia 21 listopada 2010 roku, co potwierdza zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Zadzimiu z dnia 22 listopada 2010 roku.

Skarbnik Gminy

Skarbnikiem Gminy Zadzim jest KAZIMIERA WODZIŃSKA powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy Zadzim nr XLII/234/06 z dnia 25 lipca 2006 roku. Na stanowisku Zastępcy Skarbnika Gminy – od dnia 1 lutego 2013 roku zatrudniona jest SYLWIA HERMAN. Wyżej wymieniona jest jednocześnie zastępcą kierownika Referatu Finansowo-Podatkowego.

Sekretarz Gminy

Sekretarzem Gminy Zadzim jest MARIA MIŚKIEWICZ zatrudniona na tym stanowisku od dnia 1 lipca 2012 roku na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W okresie od dnia 1 maja do dnia 30 listopada 2011 roku Sekretarzem Gminy Zadzim był ARTUR STELMACH zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony (przeniesiony służbowo do pracy w Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi).

2. Gminne jednostki organizacyjne i prawnoorganizacyjne formy ich działalno ści

Zgodnie postanowieniami wynikającymi z § 5 ust.1 Statutu Gminy Zadzim, wprowadzonego uchwałą nr XII/60/2003 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 listopada 2003 roku na terenie Gminy funkcjonuje 6 jednostek organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 5 do statutu:  Zespół Szkół w Zadzimiu,  Zespół Szkół w Zygrach,  Szkoła Podstawowa im. Krystyny Wituskiej w Małyniu,  Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zadzimiu,  Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu,  Samodzielny Publiczny Zakład Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu. W wyniku kontroli stwierdzono, iż zamieszczona w wykazie Szkoła Podstawowa im. Krystyny Wituskiej w Małyniu – nie funkcjonuje od dnia 1 września 2012 roku. Kontrolującym nie przedłożono uchwały Rady Gminy aktualizującej ww. wykaz jednostek organizacyjnych Gminy Zadzim. Z wyjaśnień złożonych przez Sekretarza Gminy Marię Miśkiewicz wynika, że wyżej wymieniona zobowiązała się przedłożyć radnym na najbliższej sesji Rady Gminy w Zadzimiu projekt stosownej uchwały wraz z załącznikiem

______13

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

stanowiącym zaktualizowany wykaz gminnych jednostek organizacyjnych. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy Marii Miśkiewicz złożone w dniu 24 kwietnia 2013 roku stanowi załącznik nr 2 protokołu kontroli. W Statucie Gminy nie określono formy prawnoorganizacyjnej ww. jednostek. Z oświadczenia Skarbnika Gminy wynika, że trzy z nich funkcjonują jako jednostki budżetowe (dwie szkoły w Zadzimiu i Zygrach oraz GOPS); jedna – jako samorządowa instytucja kultury: Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu oraz jedna jako samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej.

Dla instytucji kultury prowadzona jest księga rejestrowa zawierająca jedną pozycję dotyczącą Gminnej Biblioteki Publicznej w Zadzimiu . Księga podzielona jest na cztery działy, co jest wymagane rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 roku w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz.U. z 2012 r. poz.189), wydanym na podstawie art.14 ust.1-3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz.U. z 2012 r. poz.406 ze zm.). Kontrolujący stwierdzili jednakże brak wykazania jakichkolwiek danych w działach: drugim – ORGANIZACJA INSTYTUCJI KULTURY; trzecim – MIENIE INSTYTUCJI KULTURY, do którego należało wpisać – stosownie do wymogów ww. rozporządzenia – w odrębnych rubrykach: numer kolejny wpisu, wyposażenie materiałowo-techniczne i środki finansowe instytucji kultury, wzmiankę o złożeniu do rejestru bilansu instytucji kultury za ostatni rok, wzmiankę o obciążeniu środków trwałych instytucji kultury ograniczonymi prawami rzeczowymi, ewentualne uwagi. Należy zauważyć, że ww. instytucja kultury funkcjonuje od 2003 roku na podstawie uchwały Rady Gminy Zadzim nr X/57/03 z dnia 30 października 2003 roku w sprawie nadania aktu utworzenia i Statutu Gminnej Bibliotece Publicznej w Zadzimiu. W wyniku kontroli stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie zamieściła w Biuletynie Informacji Publicznej (na stronie organizatora) - rejestru, informacji o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych, do czego zobligowana była postanowieniami wynikającymi z § 10 ust. 1 ww. rozporządzenia. Kontrola wykazała ponadto, że w statucie biblioteki nie wskazano formy organizacyjnoprawnej funkcjonowania przedmiotowej jednostki. Rada Gminy Zadzim w podejmowanych uchwałach w sprawach dotyczących zmian w statucie jednostki, powoływała się na przepisy ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (obecnie obowiązujący tekst jednolity Dz.U. z 2012 r. poz.642), a nie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Powyższe może świadczyć, że Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu funkcjonuje jako jednostka budżetowa Gminy. AKTA KONTROLI [A-1, s.1-17]: Kserokopia księgi rejestrowej instytucji kultury oraz uchwał Rady Gminy Zadzim w sprawie uchwalenia i zmian do Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Zadzimiu.

______14

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym w dniu 13 maja 2013 roku Skarbnik Gminy Kazimiera Wodzińska napisała, co następuje: „ Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu wpisana jest do rejestru samorządowych instytucji kultury, lecz gospodarkę finansową prowadzi jako jednostka budżetowa. Z budżetu gminy na bieżącą działalność przekazywana jest dotacja podmiotowa. Środki pozostałe na koniec roku są zwracane do budżetu gminy. Wynagrodzenia pracowników ustalane są natomiast według rozporządzenia Ministra Kultury Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz.U. nr 45, poz. 446 ze zm.). Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Kazimiery Wodzińskiej złożone w dniu 13 maja 2013 roku stanowi załącznik nr 3 protokołu kontroli. Należy zauważyć, że zasady gospodarki finansowej instytucji kultury zostały określone w art.27 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz.U. z 2012 r. poz.406), zgodnie z którym instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania (ust.1). Instytucja kultury może zbywać środki trwałe. Przy zbywaniu środków trwałych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przedsiębiorstw państwowych (ust.2). Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan finansowy ustalony przez dyrektora, z zachowaniem wysokości dotacji organizatora (ust.3). Instytucja kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych.

3. Unormowania wewn ętrzne

Statut Gminy

Statut Gminy przyjęty został uchwałą Rady Gminy Zadzim nr XII/60/03 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 listopada 2003 roku. Statut Gminy w swej treści zawiera postanowienia ogólne, określa jednostki pomocnicze Gminy - sołectwa, organizację wewnętrzną Rady, tryb pracy Rady, zasady i tryb działania Komisji Rewizyjnej, tryb pracy Wójta oraz zasady dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów Rady, komisji i Wójta. Do Statutu wprowadzono jedną zmianę na podstawie uchwały Rady Gminy nr XLVII/229/10 17 sierpnia 2010 roku. Zmiana polegała na wykreśleniu z wykazu gminnych jednostek organizacyjnych (załącznik nr 5 do Statutu) Szkoły Podstawowej im. I Marszałka Polski Józefa Piłsudskiego w Iwoniu.

______15

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Regulamin organizacyjny Urz ędu Gminy

W okresie objętym kontrolą w jednostce obowiązywał Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy w Zadzimiu wprowadzony zarządzeniem nr 58/V/08 z dnia 28 marca 2008 roku ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 12/VI/11 Wójta Gminy Zadzim z dnia 1 lutego 2011 roku. W 2012 roku obowiązywały postanowienia wynikające z regulaminu wprowadzonego w życie zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim nr 64/VI/12 z dnia 12 stycznia 2012 roku, natomiast od dnia 2 stycznia 2013 roku obowiązuje regulamin nadany zarządzeniem nr 114/VI/13 z dnia 2 stycznia 2013 roku.

Zgodnie z § 5 ust.3 regulaminu, w skład Urzędu wchodzą następujące referaty:  Referat Finansowo-Podatkowy,  Referat Inwestycyjno-Komunalny,  Referat Administracji i Promocji, oraz samodzielne stanowiska pracy:  Sekretarz Gminy,  Skarbnik Gminy,  Kierownik USC,  Radca prawny,  Inspektor ds. kadr i oświaty,  Inspektor ds. kontroli. oraz cztery stanowiska obsługi (2 sprzątaczki, mechanik oraz kierowca).

Zasady gospodarowania mieniem komunalnym

Ogólne zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, zostały ustalone następującymi uchwałami Rady Gminy: - uchwała nr IV/23/03 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 18 lutego 2003 roku w sprawie zasad zbycia, obciążenia nieruchomości gruntowych, wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaży lokali, - uchwała nr XVIII/88/04 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 29 marca 2004 roku w sprawie zmiany uchwały dotyczącej zasad zbycia, obciążenia nieruchomości gruntowych, wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaży lokali, - uchwała nr XL/222/06 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 1 czerwca 2006 roku w sprawie zmiany uchwały nr IV/23/03 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 18 lutego 2003 roku w sprawie zasad zbycia, obciążenia nieruchomości gruntowych, wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaży lokali.

______16

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł

Zgodnie z art.15a ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz.1505 ze zm.), jednostka opracowała i wprowadziła w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 74/V/08 z dnia 1 sierpnia 2008 roku „instrukcję w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”, ustanawiając koordynatora ds. współpracy z GIIF w osobie CZESŁAWA PĘDZIKA – Sekretarza Gminy. Należy zauważyć, że Pan Cz. Pędzik od dnia 19 stycznia 2011 roku nie jest pracownikiem Urzędu Gminy w Zadzimiu, a zatem obowiązkiem Wójta Gminy – na podstawie art.15a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r. nr 46, poz.276 ze zm.) – było powołanie innego koordynatora ds. współpracy z GIIF.

4. Unormowania w zakresie kontroli wewn ętrznej (finansowej)

Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne

W wyniku kontroli stwierdzono, że począwszy od drugiego półrocza 2010 roku kontrolowana jednostka nie posiada dokumentacji, w której unormowano by zagadnienia w zakresie kontroli finansowej, funkcjonującej w Urzędzie Gminy Zadzim. W okresie objętym kontrolą, tj. w latach 2011-2012, dokumentacja dotycząca przyjętych zasad (polityki) rachunkowości - zatwierdzona przez Wójta Gminy Zadzim zarządzeniem nr 173/V/10 z dnia 30 czerwca 2010 roku (ze zmianami wprowadzonymi w dniu 8 sierpnia 2012 roku zarządzeniem nr 100/2012) - nie odnosiła się do ww. zagadnienia. Skarbnik Gminy nie opracowała i nie przedłożyła Wójtowi Gminy do zatwierdzenia instrukcji dotyczących, między innymi: [1] obiegu i kontroli oraz archiwizowania dokumentów księgowych; [2] gospodarki kasowej; [3] inwentaryzacyjnej, w której określono by zasady, terminy i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji majątku gminy, stosownie do obowiązujących przepisów. Ponadto jednostka nie posiada regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej kwotę 14.000 euro do progu wynikającego z art.11 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jedynym dokumentem przedłożonym kontrolującym, w którym określono zasady organizacji i dokumentowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i jednostkach

______17

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

publicznych organizacyjnych jest regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Zadzim, zatwierdzony przez Wójta Gminy Zadzim zarządzeniem nr 60/VI/201173/2011 z dnia 8 grudnia 2011 roku. W § 10 ust.1 regulaminu zapisano, że kontrola finansowa obejmuje: [1] przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; [2] badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowania procedur dotyczących procesów, o których mowa w punkcie 2. W ust.3 § 10 zapisano, iż „ procedury kontroli finansowej obejmują wszelkie regulacje wewnętrzne Urzędu Gminy w Zadzimiu, dotyczące tworzenia i obiegu dokumentów finansowo-księgowych, badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobieranie i gromadzenie środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także inwentaryzowania majątku jednostki”.

Stosownie do postanowień wynikających z art.69 ust.1 pkt 2) ustawy o finansach publicznych, zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego. W Urzędzie Gminy w Zadzimiu koordynację kontroli zarządczej przypisano: Sekretarzowi Gminy – w zakresie procesów organizacyjno- administracyjnych; Skarbnikowi Gminy – w zakresie procesów finansowo- księgowych. Wyżej wymienione osoby – w imieniu Wójta Gminy – sprawują bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych. Wójt Gminy - jako kierownik jednostki - ponosi odpowiedzialność za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Wyżej wymieniony nie skorzystał z uprawnień wynikających z art.4 ust.5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz.1253 ze zm.) i nie powierzył odpowiedzialności w formie pisemnej Skarbnikowi Gminy. Stosownie do zapisów ww. ustawy, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy wyodrębniono Referat Finansowo- Podatkowy, któremu przypisano, między innymi: prowadzenie spraw z zakresu księgowości budżetowej, wymiaru podatku i opłat, księgowości podatkowej, obsługi księgowej Urzędu, naliczania płac i księgowości gminnych jednostek organizacyjnych. Skarbnik Gminy posiada kwalifikacje spełniające wymogi przewidziane dla zajmowanego stanowiska, określone w art.54 ust.2 pkt 5b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz.1240 ze zm.).

______18

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W wyniku konfrontacji zadań określonych dla pracowników księgowości w regulaminie organizacyjnym oraz zadań wynikających z zakresów czynności oraz faktycznie wykonywanych zadań przez następujących pracowników: Żanetę Kujawę – podinspektor ds. księgowości budżetowej szkół i GOPS (zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności nr 1020/274/2008 z dnia 28 listopada 2008 roku), Zdzisławy Stec – podinspektor ds. księgowości budżetowej Urzędu Gminy i Gminnej Biblioteki Publicznej (zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności nr 1020/154/2008 z dnia 28 listopada 2008 roku, czterokrotnie aneksowany), Ewy Rzepki – podinspektor ds. księgowości podatkowej (zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności nr 1020/287/2007 z dnia 19 grudnia 2007 roku, aneksowany czterokrotnie), Sylwii Herman – Zastępcy Skarbnika Gminy - (zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności nr UG.220.185.2013 z dnia 1 lutego 2013 roku) oraz Kazimiery Wodzińskiej – Skarbnika Gminy (zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności nr UG.220.88.2013 z dnia 1 lutego 2013 roku) – stwierdzono, że w żadnym zakresie czynności nie zobowiązano pracownika do przestrzegania wewnętrznej kontroli finansowej (zarządczej) w podległym zakresie działania. Należy zauważyć, iż pracownicy powinni być świadomi odpowiedzialności związanej z wykonywaną pracą oraz uprawnień i obowiązków, których zobowiązani są przestrzegać w celu prawidłowego wykonywania powierzonych obowiązków oraz prawidłowej realizacji kontroli zarządczej. Na podstawie ww. próby stwierdzono, że w każdym zakresie czynności ustalono zastępstwa, tzn. wskazano jakie stanowisko pracy dany pracownik zastępuje, natomiast nie podano kto zastępuje danego pracownika. W wyniku kontroli stwierdzono, iż jednostka nie opracowała zasad obiegu wpływających do Urzędu faktur, rachunków, not księgowych oraz dowodów przekazania rzeczowych składników majątku. Kontrolujący dokonali analizy funkcjonującego w jednostce przepływu dokumentacji - stwierdzając, że na fakturach nie odnotowywano daty ich wpływu do Referatu Finansowo-Podatkowego, co nie zabezpieczało interesu Gminy w przypadkach ewentualnego dochodzenia roszczeń z tytułu nie zachowania terminu płatności. Obieg dowodów księgowych rozpoczyna się w momencie złożenia lub wpływu drogą pocztową dokumentu do sekretariatu, który rejestruje go w dzienniku korespondencyjnym i przekazuje upoważnionemu pracownikowi w celu dokonania opisu . Z wyjaśnień złożonych przez Zdzisławę Stec – podinspektora ds. księgowości budżetowej wynika, że nieprowadzenie przez Urząd Gminy rejestru wpływu faktur do Referatu Finansowo-Podatkowego przyczyniło się do nieksięgowania ich na koncie 201. Operacje księgowe dotyczące rozrachunków z kontrahentami księgowane były po stronie Wn konta 201 w dniu zapłaty faktury. Wyjaśnienie złożone przez Zdzisławę Stec – podinspektora ds. księgowości budżetowej na okoliczność nie prowadzenia rejestru wpływu faktur do Referatu Finansowo-Podatkowego stanowi załącznik nr 4 protokołu kontroli. Na większości faktur poddanych kontroli nie wskazywano daty przekazania środków oraz formy zapłaty za fakturę (przelew, bądź wypłata w kasie Urzędu). Dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych poddawano kontroli pod względem prawidłowości formalno-rachunkowej oraz zatwierdzane były

______19

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

do wypłaty, czego potwierdzeniem były adnotacje na pieczątkach dokumentujących przeprowadzenie powyższych czynności. Jednak na żadnym dowodzie księgowym nie potwierdzono sprawdzenia go pod względem merytorycznym. Na wszystkich dowodach księgowych widniały nieczytelne podpisy osób kontrolujących je. Nieczytelność podpisów i brak pieczątek imiennych osób dokonujących sprawdzenia, uniemożliwia stwierdzenie czy kontrola bieżąca dowodów księgowych została przeprowadzona przez właściwych pracowników Urzędu. Podsumowanie wyników kontroli przedstawione w teście dotyczącym wewnętrznych procedur kontroli - stanowiącym załącznik nr 5 protokołu kontroli.

Funkcjonowanie kontroli finansowej w Gminie Zadzim opisane zostało w dalszej części niniejszego protokołu przy poszczególnych zagadnieniach merytorycznych (roszczenia i rozrachunki, gospodarka kasowa, podatki, inwestycje, gospodarowanie mieniem, wydatki na wynagrodzenia, zamówienia publiczne, inwentaryzacja).

5. Kontrole zewn ętrzne

Kontrole przeprowadzone przez RIO

Ostatnia kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Zadzim przeprowadzona została przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w terminie od dnia 3 grudnia 2009 do dnia 28 stycznia 2010 roku. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pismem oznaczonym sygnaturą WK–602/28/2010 z dnia 14 czerwca 2010 roku skierował do Wójta Gminy Zadzim 45 wniosków pokontrolnych. Odpowiedź na powyższe Wójt Gminy przesłał w dniu 15 lipca 2010 roku przy piśmie znak: 0911/1/10. Ponadto Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w dniach 6-10 lutego 2012 roku przeprowadziła kontrolę gospodarki finansowej w zakresie wykonania budżetów w latach 2008-2011. Zalecenia pokontrolne przesłano na ręce Wójta Gminy pismem sygn. WK-6020/27/2012 z dnia 7 maja 2012 roku. O wykonaniu wniosków pokontrolnych Wójt Gminy poinformował RIO w dniu 6 czerwca 2012 roku pismem znak: RF.3033.1.2012.

Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty – lata 2010-2011

Z wpisów dokonanych w książce kontroli wynika, że w latach 2011-2012 w Urzędzie Gminy Zadzim przeprowadzone zostały łącznie cztery kontrole w zakresie gospodarki finansowej przez niżej wymienione podmioty:  Urząd Marszałkowski w Łodzi w dniu 8 grudnia 2011 roku skontrolował projekt pn. Organizacja przeglądu gminnej twórczości ludowej w miejscowości Małyń;

______20

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 Urząd Marszałkowski w Łodzi w dniach 11-14 maja 2012 roku skontrolował projekt pn. Przebudowa obiektu sportowego (boiska) w Zygrach;  Łódzki Urząd Wojewódzki w dniach 29 czerwca – 3 lipca 2012 roku zbadał realizację dochodów Skarbu Państwa za lata 2010-2011 z tytułu prowadzenia postępować w sprawie zwrotów przez dłużników świadczeń z funduszu alimentacyjnego;  Urząd Marszałkowski w Łodzi w dniach 3-4 lipca 2012 roku skontrolował projekt pn. Impreza plenerowa – Muzyczny przegląd lata – Gminne Święto Plonów w miejscowości Zygry, realizowanego w marach projektu PROW 2007-2013.

6. Bank wykonuj ący obsług ę bankow ą jednostki

Wybór banku

Rachunki bankowe oraz rozliczenia pieniężne Gminy Zadzim prowadzone są przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach. Umowę nr 1/2011 o prowadzenie rachunku bankowego na obsługę Gminy zawarto w dniu 31 marca 2011 roku. Umowa została zawarta na czas określony, tj. od dnia 1 kwietnia 2011 do dnia 31 marca 2016 roku. W umowie z bankiem zapisano, iż została ona zawarta „ po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego ogłoszonego na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz stronie internetowej Urzędu i wybraniu w dniu 21 marca 2011 roku oferty ww. jako najkorzystniejszej ”. Kontrolującym nie przedłożono kompletu dokumentów dotyczących prowadzonego postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia, między innymi: protokołu postępowania (ZP-PN), oświadczeń pisemnych kierownika zamawiającego i innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o zaistnieniu lub braku okoliczności (ZP-1), o których mowa w art.17 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.), indywidualnych kart oceny ofert (ZP-20), streszczenia oceny i porównania złożonych ofert (ZP-21), informacji o spełnieniu przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu (ZP-17), informacji o wyborze oferty oraz ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Zarówno Skarbnik Gminy Kazimiera Wodzińska, jak również inny pracownik Urzędu, nie oszacowali wartości zamówienia. Stosownie do postanowień wynikających z art. 34 ust. 1 pkt 2) i ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych, podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. Za wartość usług bankowych i finansowych świadczonych przez banki i inne instytucje finansowe, takie jak zakłady ubezpieczeniowe czy domy maklerskie, należy uznać wartość pobieranych opłat, odsetek, prowizji i innych podobnych świadczeń, które mają charakter wynagrodzenia banku. Bez znaczenia

______21

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

przy tym jest sposób ustalania przez same banki wysokości odsetek w swojej ofercie (składniki, jakie uwzględnia bank przy określaniu odsetek). Skarbnik Gminy Kazimiera Wodzińska oświadczyła, iż „ nieumyślnie nie oszacowała wartości zamówienia dotyczącego kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Zadzim i jednostek organizacyjnych. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia podano opis kryteriów, którymi kierował się zamawiający przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. Specyfikację uzgodniła z radcą prawnym. Do przetargu przystąpił jeden bank i nie posiada ona dokumentacji z przeprowadzonego postępowania przetargowego”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Kazimiery Wodzińska z dnia 24 kwietnia 2013 roku złożone na okoliczność nie posiadania dokumentacji przetargowej dotyczącej wyboru banku do kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Zadzim i gminnych jednostek organizacyjnych stanowi załącznik nr 6 protokołu kontroli. W celu przeprowadzenia przetargu na kompleksową obsługę bankową budżetu gminy i jednostek organizacyjnych Gminy Zadzim, Wójt Gminy zarządzeniem nr 13/VI/11 z dnia 10 marca 2011 roku powołał trzyosobową komisję przetargową, której przewodniczył Pan Marian Ufnalski. W zarządzeniu powołano niewłaściwy publikator ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. „Dz.U. z dnia 9 lutego 2004 roku nr 19, poz.177”. Ogłoszenie o zamówieniu przekazano do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 10 marca 2011 roku i w tym samym dniu zamieszczono je pod numerem: 78961-2011. Specyfikację istotnych warunków zamówienia dla ww. zadania zatwierdził Wójt Gminy Włodzimierz Owczarek w dniu 9 marca 2011 roku. Przedmiotem zamówienia była kompleksowa obsługa bankowa budżetu gminy i jednostek organizacyjnych Gminy Zadzim obejmująca: [1] otwarcie, prowadzenie i bankową obsługę rachunków gminy, w tym obsługę elektroniczną, [2] obsługę bankową rachunku bieżącego budżetu Gminy, [3] obsługę bankową rachunków bieżących jednostek finansowanych poprzez budżet gminy, [4] obsługę bankową rachunków pomocniczych Urzędu Gminy i jednostek podległych, [5] obsługę bankową rachunków funduszy specjalnych, [6] obsługę bankową rachunku lokat terminowych (w przypadku potrzeb), [7] prowadzenie subkont w ramach danego rachunku bankowego (gmina w danej chwili posiadała ogółem 17 otwartych rachunków bankowych). Zamawiający nie dopuszczał możliwości pobierania opłat i prowizji bankowych za: wpłaty gotówki przez zamawiającego i jednostki organizacyjne na rachunki bieżące i pomocnicze; wypłaty gotówki przez zamawiającego i jednostki podległe z rachunków bieżących i pomocniczych; sporządzanie wyciągów bankowych oraz wtórników do wyciągów bankowych; dokonywanie wszystkich przelewów w ramach banku; druki czeków gotówkowych i opłat za zaświadczenia i opinie bankowe. Kryterium oceny ofert była najniższa cena. Określono następujące warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:  Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania – wykonawca powinien posiadać zezwolenie na wykonywanie działalności w zakresie określonym w

______22

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

przepisach ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Prawo bankowe (Dz.U. z 2002 r. nr 72, poz. 665 ze zm.);  Wiedza i doświadczenie - wykonywanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert usług obsługi bankowej budżetów gmin;  Potencjał techniczny - wykonawca powinien posiadać siedzibę centrali, oddziału, filii lub punkt kasowy w miejscowości Zadzim, lub utworzyć oddział, filię, punkt kasowy z możliwością pobierania i odprowadzania gotówki z kasy Urzędu w Zadzimiu po rozstrzygnięciu przetargu. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 21 marca 2011 roku do godz.10:00, zaś otwarcia na godz.10:15. Zamawiający nie żądał wniesienia wadium. Kontrolowana jednostka - do dnia zakończenia niniejszej kontroli - nie sporządziła, między innymi: protokołu postępowania przetargowego, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, jak również nie sporządziła i nie przesłała do Biuletynu Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, mimo że umowę z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach zawarto w dniu 31 marca 2011 roku. Opisane powyżej nieprawidłowości świadczą między innymi o: [1] braku należytej kontroli ze strony kierownictwa Urzędu; [2] nieznajomości przepisów, a co za tym idzie nieprzestrzeganiu postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych, w szczególności:  art.17 ustawy, który nakazuje złożenie stosownych oświadczeń osobom wykonującym czynności w postępowaniu. Do grona tych osób - obok kierownika zamawiającego - trzeba zaliczyć osoby fizyczne bądź członków organu zarządzającego, jeżeli zamawiający jest osobą prawną, która działa przez kolegialny organ zarządzający - członków komisji przetargowej, a także inne osoby wykonujące czynności w postępowaniu (np. w przypadku braku powołania komisji przetargowej - osoby wykonujące czynności związane z oceną ofert na podstawie polecenia kierownika zamawiającego);  art.34 ustawy – z uwagi na brak ustalenia wartości zamówienia dla usługi bankowej, o czym była mowa na wstępie omawianego zagadnienia;  art.92 ust.1. i 2 ustawy, który nakłada na zamawiającego - po wyborze najkorzystniejszej oferty - obowiązek niezwłocznego zawiadomienia wykonawców, którzy złożyli oferty, między innymi o: wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację oraz terminie, określonym zgodnie z art. 94 ust. 1 lub 2, po którego upływie umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta. Ponadto niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający powinien zamieścić ww. informację na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie;

______23

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 art.95 ust.1 ustawy - jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych;  art. 96 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym sporządzanie protokołu stanowi obowiązek zamawiającego przy udzielaniu zamówienia w każdym trybie i niezależnie od wartości zamówienia. Zgodnie z wyrażoną w art. 9 ust. 1 zasadą pisemności oraz brzmieniem art. 96 ust. 1 protokół powinien być sporządzany na piśmie i od zasady tej nie przewidziano żadnych wyjątków. Protokół sporządza się w trakcie postępowania, czyli wraz z dokonywaniem poszczególnych czynności. Obowiązek sporządzania protokołu powstaje więc w chwili wszczęcia postępowania. Jednocześnie przepis, przesądzając, iż protokół powinien być prowadzony na bieżąco, wskazuje, że informacje zawierane w protokole, które odnoszą się do czynności poprzedzających wszczęcie postępowania, powinny być w nim zamieszczone niezwłocznie po wszczęciu postępowania. Szczegółowy zakres informacji z postępowania zamieszczanych obowiązkowo w protokole określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.U. z 2010 r. nr 223, poz.1458). AKTA KONTROLI [A-2 s.18-43]: Kserokopie umowy z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach zawartej w dniu 31 marca 2011 roku na prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Zadzim; SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu.

______24

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Rachunki bankowe

Wysokość sald na poszczególnych rachunkach bankowych Gminy Zadzim - według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku – kształtowała się w sposób wykazany w poniżej zamieszczonej tabeli.

Stan konta Lp. Nawa rachunku 31 grudnia 2012 roku Numer konta (zł) 1. Rachunek bankowy bud żetu 321.140,75 133 2. Rachunek bankowy pomocniczy bud żetu 446,67 133 3. Rachunek bie żą cy w BGK 133 4. Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – depozyty 221,92 139 Rachunek bankowy Urz ąd Gminy Zadzim - fundusz 5. 17.211,88 135 socjalny 6. Rachunek bankowy Urz ędu Gminy - podatki 0,00 130/2 Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – wypoczynek 7. 179,23 131 letni Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – wyrównywanie 8. 0,00 137 szans edukacyjnych BAMBINO 9. Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – stołówka 16.450,13 131/1; 131/2 Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – dofinansowanie 10. 174,75 130 kosztów kształcenia młodocianych pracowników Rachunek bankowy Urz ąd Gminy – Gminne świ ęto 11. 0,00 133 plonów Charchów Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – program 12. 0,00 133 „Ucze ń na wsi” Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – integracyjna 13. 0,00 137 świetlica w sołectwie Grabina POKL Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – droga 14. 0,00 133 Leszkomin - Stefanów Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – regionalne 15. 0,00 137 świ ęto jabłoni Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – kredyty 16. -1.600.000,00 133 obrotowe do 240 miesi ęcy Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – kredyty 17. -1.276.200,00 133 obrotowe do 240 miesi ęcy Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – kredyty 18. -757.872,00 133 obrotowe do 240 miesi ęcy Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – kredyty 19. -1.447.622,00 133 obrotowe do 240 miesi ęcy Rachunek bankowy Urz ędu Gminy – kredyty 20. -453.200,00 133 obrotowe do 120 miesi ęcy 21. Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu 0,00 130 Samorz ądowy Zakład Wodoci ągów, Kanalizacji i 22. 0,00 131 Oczyszczania w gminie Zadzim 23. Gminny O środek Pomocy Społecznej w Zadzimiu 0,00 130

______25

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Gminny O środek Pomocy Społecznej w Zadzimiu – 24. 0,00 137 Program Operacyjny Kapitał Ludzki 25. Zespół Szkół w Zadzimiu 0,00 130 26. Zespół Szkół w Zygrach 0,00 130 27. Szkoła Podstawowa im. K. Wituskiej w Małyniu 0,00 130

Dane wynikające z ewidencji księgowej konta 133 były zgodne ze stanem salda na rachunku bankowym 35 92630000 800000422008003, potwierdzonym na koniec roku przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach. W rocznym sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2012 roku, kontrolowana jednostka wykazała stan środków na rachunku budżetu w kwocie 321.587,42 zł, w tym: [1] środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym 5.953,90 zł; [2] środki pochodzące z dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń 2013 roku w wysokości 284.367,00 zł.

7. Kredyty, po życzki, obligacje, por ęczenia, akcje i udziały

Zaci ągni ęte kredyty i po życzki – lata 2010-2012

Limity kredytowe 2010 rok Rada Gminy Zadzim w dniu 27 stycznia 2010 roku podjęła uchwałę nr XLII/198/10 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2010 rok. W § 12 tejże uchwały Rada ustaliła limity zobowiązań z tytułu planowanych do zaciągnięcia kredytów i pożyczek w następujących kwotach: - 2.524.982 zł na finansowanie planowanego deficytu budżetu gminy i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań, - 1.100.000 zł na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy, W § 13 ww. uchwały Rada upoważniła Wójta Gminy do: − Zaciągania kredytów i pożyczek krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku deficytu budżetu 1.100.000 zł, Deficyt został określony w uchwale budżetowej w kwocie 1.059.197 zł i miał zostać pokryty przychodami z kredytów. Przychody budżetu zostały określone w wysokości 2.081.782 zł i miały pochodzić z zaciągniętych kredytów. Rozchody natomiast określono w wysokości 1.022.585 zł na spłatę kredytów i pożyczek. Powyższa kwota była zgodna z kwotą rat kredytowych płatnych w 2010 roku ustaloną na podstawie umów zawartych z bankami.

______26

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Limity kredytowe 2011 rok Rada Gminy Zadzim w dniu 18 stycznia 2011 roku podjęła uchwałę nr IV/19/11 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2011 rok. W § 10 tejże uchwały Rada ustaliła limity zobowiązań z tytułu planowanych do zaciągnięcia kredytów i pożyczek w następujących kwotach: - 2.200.000 zł na finansowanie planowanego deficytu budżetu gminy w tym na wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań, - 800.000 zł na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu gminy, W § 11 ww. uchwały Rada upoważniła Wójta Gminy do: − Zaciągania kredytów i pożyczek krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku deficytu budżetu 700.000 zł, Deficyt został określony w uchwale budżetowej w kwocie 656.424 zł i miał zostać pokryty: a) Kredytem długoterminowym w kwocie 241.424 zł, b) Pożyczką na wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE w wysokości 415.000 zł, Przychody budżetu zostały określone w wysokości 1.833.024 zł, w tym wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE w wysokości 415.000 zł, natomiast pozostała kwota 1.418.024 zł miała pochodzić z zaciągniętych kredytów. Rozchody natomiast określono w wysokości 1.176.600 zł na spłatę kredytów i pożyczek. Powyższa kwota była zgodna w kwotą rat kredytowych płatnych w 2011 roku ustaloną na podstawie umów zawartych z bankami. W dniu 31 sierpnia 2011 roku Rada Gminy Zadzim dokonała zmiany uchwały budżetowej uchwałą nr X/62/11 w zakresie limitów zobowiązań z tytułów planowanych do zaciągnięcia kredytów i pożyczek w następujący sposób: − Limit zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciąganych na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu, w tym na wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań do kwoty 2.500.000 zł. W dniu 3 października 2011 roku Rada Gminy Zadzim zmieniła uchwałę budżetową uchwałą nr XI/65/11 poprzez zwiększenie deficytu do poziomu 726.107,60 zł (zwiększenie o kwotę 169.683,60 zł), a jako źródła jego pokrycia wskazano: − kredyt długoterminowy w kwocie 241.424 zł, − Pożyczką na wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE w wysokości 415.000 zł, − Wolne środki z ubiegłego roku w kwocie 69.683,60 zł. W ślad za wskazaniem nowych źródeł finansowania deficytu uchwałą nr XI/65/11 zmieniono załącznik nr 3 – przychody i rozchody budżetu.

______27

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W dniu 27 października 2011 roku Rada Gminy Zadzim zmieniła uchwałę budżetową uchwałą nr XII/74/11 poprzez zwiększenie deficytu do poziomu 1.525.907,60 zł (zwiększenie o kwotę 799.800 zł), a jako źródła jego pokrycia wskazano: − kredyt długoterminowy w kwocie 1.041.424 zł, − Pożyczką na wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE w wysokości 415.000 zł − Wolne środki z ubiegłego roku w kwocie 69.683,60 zł. W ślad za wskazaniem nowych źródeł finansowania deficytu uchwałą nr XI/65/11 zmieniono załącznik nr 3 – przychody i rozchody budżetu. Ponadto powyższą uchwałą dokonano zmian w zakresie limitów zobowiązań z tytułów planowanych do zaciągnięcia kredytów i pożyczek w następujący sposób: − Limit zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciąganych na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu, w tym na wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań do kwoty 3.300.000 zł. W dniu 18 listopada 2011 roku Rada Gminy Zadzim dokonała zmiany uchwały budżetowej uchwałą nr XIII/85/11 w zakresie limitów zobowiązań z tytułów planowanych do zaciągnięcia kredytów i pożyczek w następujący sposób: − Limit zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciąganych na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu, w tym na wyprzedzające finansowanie działań realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu UE i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań do kwoty 3.500.000 zł.

Limity kredytowe 2012 rok Rada Gminy Zadzim w dniu 25 stycznia 2012 roku podjęła uchwałę nr XV/97/12 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2012 rok. W § 11 tejże uchwały Rada ustaliła limity zobowiązań z tytułu planowanych do zaciągnięcia kredytów i pożyczek w kwocie 3.000.000 zł z przeznaczeniem na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W ww. uchwale Rada nie udzieliła upoważnień dla Wójta Gminy do zaciągania kredytów i pożyczek. Budżet został uchwalony z nadwyżką w kwocie 234.305 zł. Przychody budżetu zostały określone w wysokości 1.447.622 zł i miały pochodzić z zaciągniętych kredytów. Rozchody natomiast określono w wysokości 1.681.927 zł z przeznaczeniem na spłatę kredytów i pożyczek w wysokości 1.398.400 zł oraz spłatę pożyczek otrzymanych na finansowanie zadań realizowanych z udziałem środków pochodzących z UE w kwocie 283.527 zł. Powyższa kwota nie była zgodna w kwotą rat kredytowych płatnych w 2012 roku ustaloną na podstawie umów zawartych z bankami, która wynosiła 1.644.055 zł. Różnica pomiędzy harmonogramami spłat, a kwotą rozchodów określoną w uchwale wynosiła 37.872 zł (rozchody w uchwale nr XV/97/12 o tę kwotę były wyższe). Powyższa nieprawidłowość powodowała, że planowana kwota zadłużenia

______28

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

na koniec 2012 roku i lata następne była mniejsza niż wynikało to z dokumentacji źródłowej. Do końca 2012 roku Rada nie dokonywała zmian w uchwale budżetowej w zakresie przychodów rozchodów, nadwyżki i limitów zadłużenia.

Na sfinansowanie planowanego deficytu bud żetu jednostki samorz ądu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)

W latach 2010-2012 Gmina Zadzim zaciągnęła następujące kredyty na sfinansowanie planowanego deficytu: 1) w dniu 28 września 2010 roku Gmina Zadzim zawarła z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach umowę kredytową nr 330/08/2010. Bank udzielił Gminie kredytu na sfinansowanie deficytu budżetowego w 2010 roku i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań na okres od 28 września 2010 roku do 31 grudnia 2020 roku w kwocie 2.000.000 zł. W dniu 17 sierpnia 2010 roku Rada Gminy Zadzim podjęła uchwałę wyrażającą zgodę na zaciągnięcie kredytu długoterminowego na sfinansowanie deficytu i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 2.000.000 zł. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w dniu 3 listopada 2010 roku wydała pozytywną opinię o możliwości spłaty kredytu w kwocie 2.000.000 zł (uchwała nr V/207/2010) z przeznaczeniem na sfinansowanie deficytu i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Gmina Zadzim zwróciła się z wnioskiem o wydanie opinii o możliwości spłaty do RIO w dniu 6 września 2010 roku (brak potwierdzenia wpływu do RIO). Z powyższego wynika że umowa kredytowa została podpisana zanim Regionalna Izba Obrachunkowa wydała opinie o możliwości spłaty kredytu. Zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157 poz. 1240 ze zm.) w przypadku ubiegania się przez jednostkę samorządu terytorialnego o kredyt lub pożyczkę na cel, o którym mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 i art. 90, a także w przypadku zamiaru emisji przez jednostkę samorządu terytorialnego papierów wartościowych na cel, o którym mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 i art. 90, zarząd tej jednostki jest obowiązany uzyskać opinię regionalnej izby obrachunkowej o możliwości spłaty kredytu lub pożyczki lub wykupu papierów wartościowych . Wystąpienie do RIO o wydanie opinii w sprawie możliwości spłaty kredytu już po podpisaniu umowy z bankiem jest sprzeczne z celem jakiemu miała ta opinia służyć, ponieważ organy jednostki samorządu terytorialnego powinny się zapoznać z opinią RIO w sprawie możliwości spłaty kredytu i na jej podstawie podjąć ostateczną decyzję o zaciągnięciu kredytu. W przypadku gdyby opinia RIO była negatywna organy jednostki samorządu terytorialnego powinny się do niej zastosować. 2) w dniu 30 czerwca 2011 roku Gmina Zadzim zawarła z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach umowę kredytową nr 248/08JST/2011. Bank udzielił Gminie kredytu na sfinansowanie deficytu budżetowego w 2011 roku i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań na okres od 30 czerwca 2011 roku do 31 grudnia 2021 roku w kwocie 1.418.000 zł.

______29

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W dniu 30 maja 2011 roku Rada Gminy Zadzim podjęła uchwałę nr VII/42/2011 wyrażającą zgodę na zaciągnięcie kredytu długoterminowego na sfinansowanie deficytu i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 1.418.000 zł. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w dniu 20 lipca 2011 roku wydała pozytywną opinię o możliwości spłaty kredytu w kwocie 1.418.000 zł (uchwała nr VI/213/2011) z przeznaczeniem na sfinansowanie deficytu i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Gmina Zadzim zwróciła się z wnioskiem o wydanie opinii o możliwości spłaty do RIO w dniu 20 czerwca 2011 roku (brak potwierdzenia wpływu do RIO ). Z powyższego wynika, że umowa kredytowa została podpisana zanim Regionalna Izba Obrachunkowa wydała opinie o możliwości spłaty kredytu, czym naruszono art. 91 ust. 2 ustawy o finansach publicznych . 3) w dniu 29 grudnia 2011 roku Gmina Zadzim zawarła z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach umowę kredytową nr 417/08JST/11. Bank udzielił Gminie kredytu na sfinansowanie deficytu budżetowego w 2011 roku i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań na okres od 29 grudnia 2011 roku do 31 grudnia 2021 roku w kwocie 800.000 zł. W dniu 27 października 2011 roku Rada Gminy Zadzim podjęła uchwałę nr XII/76/2011 wyrażającą zgodę na zaciągnięcie kredytu długoterminowego na sfinansowanie deficytu i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 800.000 zł. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w dniu 20 grudnia 2011 roku wydała pozytywną opinię o możliwości spłaty kredytu w kwocie 1.418.000 zł (uchwała nr IV/380/2011) z przeznaczeniem na sfinansowanie deficytu i spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Gmina Zadzim zwróciła się z wnioskiem o wydanie opinii o możliwości spłaty do RIO w dniu 7 grudnia 2011 roku (brak potwierdzenia wpływu do RIO).

Na spłat ę wcze śniej zaci ągni ętych zobowi ąza ń z tytułu emisji papierów warto ściowych oraz zaci ągni ętych po życzek i kredytów (art.89 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)

W latach 2010 -2012 Gmina Zadzim zaciągnęła następujące kredyty na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań: 1) w dniu 26 marca 2012 roku Gmina Zadzim zawarła z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach umowę kredytową nr 55/08JST/12. Bank udzielił Gminie kredytu na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań na okres od 26 marca 2012 roku do 31 grudnia 2027 roku w kwocie 1.447.622 zł. W dniu 25 stycznia 2012 roku Rada Gminy Zadzim podjęła uchwałę nr XV/102/2012 wyrażającą zgodę na zaciągnięcie kredytu długoterminowego na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 1.447.622 zł. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w dniu 8 marca 2012 roku wydała pozytywną opinię o możliwości spłaty kredytu w kwocie 1.447.622 zł (uchwała nr IV/57/2012) z przeznaczeniem na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Gmina Zadzim zwróciła się z wnioskiem o wydanie opinii o możliwości spłaty do RIO w dniu 7 lutego 2011 roku (brak potwierdzenia wpływu do RIO).

______30

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Ponadto kredyty zaciągnięte w 2010 i 2011 roku częściowo przeznaczone były na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku przej ściowego deficytu bud żetu jednostki samorz ądu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)

W latach 2010 – 2012 Gmina Zadzim zaciągnęła następujące kredyty i pożyczki przeznaczone na pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetu: 1) w dniu 1 czerwca 2010 roku Gmina Zadzim zawarła z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach umowę o kredyt w rachunku bieżącym nr 182/08/RB/10. Bank udzielił Gminie kredytu krótkoterminowego od 1 czerwca 2010 roku do dnia 30 listopada 2010 roku do kwoty 700.000 zł. Zgodnie z uchwałą budżetową nr IV/19/11 Rada Gminy wyznaczyła limit kredytów i pożyczek zaciąganych na pokrycie występującego w ciągu roku deficytu do kwoty 1.100.000 zł, oraz udzieliła Wójtowi upoważnienia do zaciągania ww. kredytów i pożyczek do kwoty 1.100.000 zł. 2) w dniu 18 kwietnia 2011 roku Gmina Zadzim zawarła z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach umowę o kredyt w rachunku bieżącym nr 114/08/RB/11. Bank udzielił Gminie kredytu krótkoterminowego na okres 8 miesięcy do dnia 30 listopada 2011 roku do kwoty 650.000 zł. Zgodnie z uchwałą budżetową nr IV/19/11 Rada Gminy wyznaczyła limit kredytów i pożyczek zaciąganych na pokrycie występującego w ciągu roku deficytu do kwoty 800.000 zł, oraz udzieliła Wójtowi upoważnienia do zaciągania ww. kredytów i pożyczek do kwoty 700.000 zł.

Na wyprzedzaj ące finansowanie działa ń finansowanych ze środków pochodz ących z bud żetu Unii Europejskiej (art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)

W 2011 roku Gmina Zadzim zaciągnęła następujące kredyty i pożyczki na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej:

W dniu 3 października 2011 roku Gmina Zadzim zawarła z Bankiem Gospodarstwa Krajowego umowę pożyczki nr PROW413.11.02155.10. Bank udzielił Gminie pożyczki do wysokości 414.800 zł na realizacji zadania „Przebudowa obiektu sportowego (boisko) w Zygrach etap I”. W dniu 30 maja 2011 roku Rada Gminy Zadzim podjęła uchwałę nr VII/43/2011 wyrażającą zgodę na zaciągnięcie pożyczki w kwocie 414.800 zł na wyprzedzające finansowanie zadania pn. „Przebudowa obiektu sportowego (boisko) w Zygrach etap I” realizowanego w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w dniu 7 września 2011 roku wydała pozytywną opinię o możliwości spłaty pożyczki w kwocie 414.800 zł (uchwała nr IV/223/2011). Powyższa pożyczka został

______31

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

zaciągnięta jedynie w kwocie 283.526,76 zł pozostała przyznana kwota nie została wykorzystana.

Kredyty zaci ągni ęte przez Gmin ę Zadzim nie ujawnione w bud żecie 2012 roku

Kredyt udzielony na rzecz Gminy Zadzim przez VOLKSWAGEN BANK S.A. W dniu 26 czerwca 2012 roku została zawarta umowa nr 5989017-347804 pomiędzy Gminą Zadzim reprezentowaną przez Włodzimierza Owczarka przy kontrasygnacie Skarbnika – Kazimiery Wodzińskiej a Bankiem przedmiotem, której było udzielenie kredytu w wysokości 26.775 zł na zakup samochodu marki Skoda model Nowa Octavia Tour. W umowie kredytu wartość samochodu określono na 51.000 zł, natomiast wkład własny jako część ceny pojazdu określono na 25.500 zł. Bank określił, że na kwotę kredytu składają się kwota 25.500 zł oraz prowizja bankowa wliczona do kwoty kredytu w wysokości 1.275 zł. Oprocentowanie kredytu wynosiło 0%, a termin spłaty ustalono na dzień 19 czerwca 2013 roku (spłata jednorazowa). Zabezpieczeniem spłaty kredytu, jest przeniesienie prawa własności pojazdu na bank pod warunkiem zawieszającym. Ziszczenie się warunku zawieszającego nastąpi w dniu, w którym Kredytobiorca pozostaje w 25-dniowej zwłoce z zapłatą raty kredytu lub wydania przez sąd lub inny organ prawomocnego orzeczenia, uprawniającego do wszczęcia egzekucji wobec Kredytobiorcy albo właściciela kredytowanego pojazdu albo złożenia uzasadnionego wniosku o ogłoszenie upadłości. AKTA KONTROLI [A-3, s.1-4]: Kserokopia umowy nr 5989017-347804 zawartej w dniu 26 czerwca 2012 roku z Volkswagen Bank w sprawie udzielenia kredyty na zakup samochodu. Uchwałą nr XVII/129/12 z dnia 5 czerwca 2012 roku Rada Gminy zwiększyła wydatki na zadania inwestycyjne poprzez wprowadzenie zadania pod nazwą „Zakup samochodu służbowego” w wysokości 25.000 zł (rozdział 75023). Jednocześnie z protokołu sesji Rady Gminy Zadzim odbytej w dniu 5 czerwca 2012 roku wynika, że w pkt. 12 Skarbnik Gminy omówiła proponowane zmiany w budżecie i „poinformowała, że w zadaniach inwestycyjnych zapisano kwotę 25.000 zł na zakup samochodu służbowego. Pozostała kwota 25.500 zł zostanie uregulowana w 2013 roku (kredyt). W rozliczeniu sprzedaż starego samochodu marki Opel Astra. Radni nie wnieśli uwag i nie było pytań.” Uchwała w sprawie zmian w budżecie została podjęta jednogłośnie. AKTA KONTROLI [A-4, s.1-7]: Kserokopia uchwały nr XVII/129/12 Rady Gminy Zadzim z dnia 5 czerwca 2012 roku oraz protokołu z sesji Rady Gminy Zadzim odbytej w dniu 5 czerwca 2012 roku. Powyższy kredyt nie został: 1) w żaden sposób zaewidencjonowany w księgach rachunkowych, 2) ujęty w przychodach budżetu gminy, 3) wykazany w sprawozdawczości budżetowej i finansowej, 4) wykazany w kwocie długu. Z uwagi na fakt, że otrzymanie powyższego kredytu nie było związane z otrzymaniem środków pieniężnych na określony cel, lecz z sfinansowaniem

______32

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

zakupu środka trwałego, nie nastąpił faktyczny wpływ środków pieniężnych na rachunek budżetu. Nie zmienia to jednak charakteru powyższego zobowiązania, które powinno zostać zaliczone do kredytów i pożyczek, a przychód z tego tytułu powstał w 2012 roku, natomiast rozchód powinien zostać zaplanowany w 2013 roku (wg terminu płatności wynikającego z umowy kredytowej). Za zakup ww. samochodu marki Skoda sprzedawca (JTB sp. z o.o. sp. k.) wystawił fakturę nr FV/AN/233/12L/SKP w dniu 18 czerwca 2012 roku na kwotę brutto 46.701 zł. Ponadto w tym samym dniu został wystawiona faktura nr FV/I/235/12/L/SKP za montaż instalacji gazowej w ww. samochodzie na kwotę 4.299 zł. W dniu 6 lipca 2012 roku wystawiono korektę faktury nr KF/I/124/12/L/SKP za instalację gazową wartość po korekcie wyniosła 0,00 zł. Korekta został wystawiona na podstawie uwzględnionej reklamacji. W dniu 6 lipca 2012 roku ponownie wystawiono fakturę nr FV/UP/3222/12/L/SPK za instalację gazową i jej montaż na kwotę 4.299 zł. Ogółem wartość samochodu wyniosła 51.000 zł. W dniu 26 czerwca 2012 roku dokonano częściowej zapłaty za fakturę nr FV/AN/233/12L/SKP w wysokości 20.500 zł. Ponadto w ramach częściowego rozliczenia zakupu samochodu marki Skoda wraz z instalacją gazową Urząd Gminy w Zadzimiu sprzedał w dniu 4 lipca 2012 roku na rzecz spółki JTB z o.o. sp.k. samochód Opel Astra o wartości brutto 4.999,99 zł. Sprzedaż została potwierdzona poprzez wystawienie faktury Vat nr 84/2012. Kwota pozostająca do zapłaty wg faktury wynosi 25.500 zł. AKTA KONTROLI [A-5, s.1-9]: Kserokopie faktur wystawionych za zakup samochodu Skoda Octavia i instalacji gazowej oraz faktury za sprzedaż samochodu Opel Astra. Na podstawie powyższych informacji kontrolujący ustalili, że nastąpiło przekroczenie zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań, co stanowi naruszenie art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym wójtowi przysługuje wyłączne prawo do zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy. W uchwale budżetowej wójt posiadał upoważnienie do zaciągnięcia zobowiązania i dokonania wydatku w kwocie jedynie 25.000 zł. Z dokumentacji źródłowej wynikało natomiast, że zaciągnięcie zobowiązania nastąpiło w kwocie 51.000 zł (w tym 20.500 zł zostało sfinansowane z środków pieniężnych budżetu, 5.000 zł zostało sfinansowane poprzez z środków pochodzących ze sprzedaży innego samochodu, a pozostało 25.500 zł zostało sfinansowane poprzez zaciągnięcie kredytu), przy czym w budżecie zarezerwowano na to zadanie jedynie kwotę 25.000 zł. Należy również zaznaczyć, że w budżecie Gminy Zadzim brak było upoważnienia Wójta do zaciągnięcia kredytu jak też brak było odrębnej uchwały Rady Gminy Zadzim udzielającej Wójtowi upoważnienia do zaciągnięcia tego typu zobowiązania. Zawarcie powyższej umowy przez Wójta Gminy Zadzim stanowiło naruszenie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. c i d ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. z 2001 roku Dz. U. nr 142 poz. 1591), zgodnie z którym do wyłącznej kompetencji Rady należy podejmowanie uchwał w sprawach majątkowych przekraczających

______33

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

zakres zwykłego zarządu dotyczących zaciągania długoterminowych kredytów i pożyczek. Kontrolujący ustalili, ponadto że Wójt Gminy Zadzim nie zwrócił się do Regionalnej Izby Obrachunkowej o wydanie opinii o możliwości spłaty kredytu planowanej do zaciągnięcia w wysokości 26.775 zł, co stanowi naruszenie art. 91. ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Regionalna Izba Obrachunkowa nie została w żaden sposób poinformowana o planach zaciągnięcia przez Gminę Zadzim ww. kredytu. Ponadto fakt jego zaciągnięcia nie został ujawniony w jakichkolwiek dokumentach składanych w Regionalnej Izbie Obrachunkowej mowa tu zarówno o uchwałach oraz o sprawozdaniach zarówno budżetowych jak i finansowych za 2012 rok.

Po życzka udzielona Gminie Zadzim przez firm ę MAGELLAN S.A. W dniu 10 września 2012 roku Gmina Zadzim zawarła z firmą Magellan S.A. z siedzibą w Łodzi umowę pożyczki w kwocie 1.000.000 zł. Umowa została podpisana przez Wójta Gminy – Włodzimierza Owczarka przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej. Okres spłaty pożyczki został ustalony wg harmonogramu do 31 stycznia 2013 roku. Raty w wysokości 200.000 zł miały być płatne w ostatnim dniu miesiąca (wrzesień – styczeń) wraz z odsetkami i prowizją. Kontrolujący ustalili, że powyższa kwota nie została ujęta zarówno w prognozie długu stanowiącej element Wieloletniej Prognozy Finansowej jak i w budżecie gminy na rok 2012 poprzez nie uwzględnienie w nim zarówno przychodów jak i rozchodów dotyczących ww. pożyczki. Sprawa dotycząca zaciągnięcia pożyczki w firmie Magellan S.A. była omawiana na sesji Rady Gminy Zadzim odbytej w dniu 28 sierpnia 2012 roku. Z protokołu sesji nr XIX wynikało, że w pkt 12 porządku obrad znajdowały się sprawy różne. W pkt 12 protokołu obrad znajduję się następujące stwierdzenie: „Wójt Gminy poinformował radnych o zamiarze zaciągnięcia pożyczki na kwotę 1.000.000 zł. Radni wyrazili pozytywna opinię.” W protokole brak jest innych zapisów na temat sprawy pożyczki. Kontrolującym nie przedstawiono odrębnej uchwały Rady, która upoważniałaby Wójta do zaciągnięcia przedmiotowej pożyczki w kwocie 1.000.000 zł. W uchwale budżetowej na 2012 rok oraz w uchwałach dotyczących zmian w tejże uchwale nie znalazł się również zapis o udzieleniu upoważnienia dla Wójta do zaciągnięcia pożyczki. Kontrolujący ustalili, ponadto że Wójt Gminy Zadzim nie zwrócił się do regionalnej Izby Obrachunkowej o wydanie opinii o możliwości spłaty pożyczki planowanej do zaciągnięcia w wysokości 1.000.000 zł, co stanowi naruszenie art. 91. ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Regionalna Izba Obrachunkowa nie została w żaden sposób poinformowana o planach zaciągnięcia przez Gminę Zadzim ww. pożyczki. Ponadto fakt jej zaciągnięcia nie został ujawniony w jakichkolwiek dokumentach składanych w Regionalnej Izbie Obrachunkowej mowa tu zarówno o uchwałach oraz o sprawozdaniach zarówno budżetowych jak i finansowych za 2012 rok.

______34

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W 2012 roku Gmina Zadzim dokonała spłaty odsetek i prowizji w kwocie 6.795,89 zł, oraz w dniu 28 września jedynie 50.000 zł należności głównej. Na dzień 31 grudnia 2012 roku kwota wymagalna należności głównej wynosiła 750.000 zł oraz kwota odsetek i prowizji 17.447,40 zł. Kwota ostatniej raty płatna na dzień 31 stycznia 2013 roku został uregulowana w dniu 27 lutego 2013 roku w wysokości 203.441.92 zł (w tym 200.000 zł kwota należności głównej). W dniu 31 grudnia 2012 roku Gmina Zadzim podpisała kolejną umowę pożyczki z firmą Magellan, w której udzielono pożyczki w kwocie 767.447,40 zł (kwota niespłaconej zaległej na dzień 31 grudnia należności głównej 750.000 zł oraz niepłaconych zaległych odsetek i prowizji w wysokości 17.447,40 zł). Powyższa pożyczka de facto nie wpłynęła na rachunek bankowy Gminy Zadzim, a jedynie pokryto nią kwoty niespłacone wg poprzedniej umowy i ustalono nowy harmonogram spłat. Spłaty miały następować w ostatnim dniu miesiąca w okresie od stycznia do końca kwietnia. Pierwsza rata miała być płatna w kwocie 7.863,63 zł i dotyczyła wyłącznie prowizji i odsetek, a pozostałe trzy raty w kwocie głównej 255.815,80 zł każda, wraz z należnymi odsetkami i prowizją. W dniu 31 stycznia 2013 roku dokonano spłaty pierwszej raty pożyczki w kwocie 7.863,63 zł. Pozostałych rat nie spłacono do dnia 30 kwietnia 2013 roku. W dniu 29 marca 2013 roku Gmina Zadzim podpisała kolejną umowę pożyczki z firmą Magellan, w której udzielono pożyczki w kwocie 785.588 zł (kwota niepłaconej należności głównej 767.447,40 zł oraz niespłaconych odsetek i prowizji w wysokości 18.140,60 zł). Powyższa pożyczka miała zostać wypłacona w dwóch ratach w dniu 2 kwietnia 2013 roku w wysokości 525.242,24 zł (raty wg wcześniejszej umowy niespłacone na dzień 28 lutego i 31 marca 2013 roku) oraz w dniu 2 maja 2013 roku w wysokości 260.345,76 zł (rata płatna wg wcześniejszej umowy w dniu 30 kwietnia 2013 roku). Pożyczka miała być wypłacona tak jak we wcześniejszej umowie poprzez kompensatę zobowiązań wynikających z wcześniejszej umowy. Spłata pożyczki została rozłożona na 9 rat w wysokości 87.287,56 zł (należność główna) płatnych w dniach 2 maja, 31 maja, 30 czerwca, 31 lipca, 31 sierpnia, 30 września, 31 października, 30 listopada, 31 grudnia 2013 roku. Kwota prowizji została ustalona w wysokości 18.068,52 zł i miała być płatna w ratach wraz należnością główną. Odsetki ustalono w wysokości 7,55% w stosunku rocznym w łącznej kwocie 22.885,57 zł i również miały być płatne w ratach wraz z należnością główną. Do dnia zakończenia kontroli (w maju i w czerwcu 2013 roku) Gmina Zadzim dokonała płatności na rzecz spółki Magellan w wysokości 60.000 zł), co nie odpowiadało, nawet wartości pierwszej raty której termin płatności ustalono na 2 maja 2013 roku. Ponadto na dzień zakończenia kontroli stała się wymagalna rata, której termin płatności upłynął w dniu 31 maja 2013 roku. Poprzez zawarcie dwóch kolejnych umów pożyczkowych (z dnia 31 grudnia 2012 i 29 marca 2013 roku) z firmą Magellan nominalna kwota zadłużenia wzrosła w 2013 roku o 35.588 zł. Wynika to z faktu, że nową pożyczką spłacane było zadłużenie z poprzedniej umowy wraz z odsetkami i prowizją, a zatem w nowej umowie udzielano pożyczki w niespłaconej

______35

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

wartości nominalnej powiększonej niespłacone odsetki i prowizje. Od nowej wartości nominalnej naliczane były kolejne odsetki i prowizje. Zawarcie każdej z trzech umów pożyczkowych z firmą Magellan przez Wójta Gminy Zadzim stanowiło naruszenie art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. c i d ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. z 2001 roku Dz. U. nr 142 poz. 1591). Kontrolujący ustalili, że w uchwale budżetowej na 2012 rok nr XV/97/12 z dnia 25 stycznia 2012 roku oraz w uchwale budżetowej na 2013 roku nr XXIV/161/12 z dnia 27 grudnia 2012 roku brak było upoważnienia dla Wójta Gminy do zaciągania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zarówno krótkoterminowych jak i długoterminowych, ponadto w trakcie 2012 roku oraz w I kwartale 2013 roku Rada Gminy nie podjęła odrębnej uchwały, która upoważniałaby Wójta do zaciągnięcia jakichkolwiek kredytów lub pożyczek. Zaciągnięcie przedmiotowej pożyczki jak też dokonanie wydatków na spłatę odsetek i prowizji zarówno w 2012 jak i w 2013 roku narusza art. 60 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym. AKTA KONTROLI [A-6, s.1-61]: Kserokopie umów z dnia 10 września 2012 roku, 31 grudnia 2012 roku i 29 marca 2013 roku, kserokopia wyciągu z dnia 12 września 2012 roku, kserokopia protokołu z sesji XIX Rady Gminy Zadzim z dnia 28 sierpnia 2012 roku, kserokopie uchwał budżetowych na 2012 i 2013 rok Ustalenia w zakresie poprawności ewidencji ww. pożyczki zostały zawarte punkcie dotyczącym ewidencji długu.

Kwota zaciągniętej pożyczki (Magellan S.A.) oraz kredytu (Volkswagen Bank), o których mowa była powyżej, nie zostały ujawnione przede wszystkim w sprawozdaniach RB-Z oraz Rb-NDS oraz w bilansie z wykonania budżetu za 2012 rok. Powyższe działania stanowią naruszenie: − § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20 poz. 103), zgodnie z którym kierownicy jednostek zobowiązani są sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach finansowych powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, − § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43 poz. 247), zgodnie z którym, m.in. sprawozdania Rb-Z sporządza się na podstawie ewidencji księgowej jednostki, sprawozdań lub innych wiarogodnych dokumentów poświadczających istnienie danego zobowiązania. Ponadto zgodnie z § 10 ust. 4 ww. rozporządzenia sprawozdania należy sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, − art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku ustawy o rachunkowości (t.j. z 2009 Dz. U. nr 152 poz. 1223), który stanowi, że jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady

______36

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuacje majątkową i finansową oraz wynik finansowy, a także zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmować w księgach rachunkowych i wykazywać w sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Tabela nr 7 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. Test nr 1 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli.

Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2010 - 2012 rok

Gmina Zadzim w latach 2010–2012 nie udzielała poręczeń i gwarancji. Tabela nr 5 oraz 9 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Test nr 3 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli.

Wyemitowane papiery warto ściowe

Gmina Zadzim w latach 2010–2012 nie emitowała papierów wartościowych. Test nr 2 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych. Samodzielne Zakłady Podstawowej Opieki Zdrowotnej.

Gmina Zadzim nie posiada udziałów i akcji w spółkach prawa handlowego. Na ternie Gminy Zadzim funkcjonuje jeden samodzielny zakład podstawowej opieki zdrowotnej, którego organem założycielskim jest Gmina Zadzim. Zakład funkcjonuje jako poradnia podstawowej opieki zdrowotnej. Kierownikiem zakładu jest lek. Med. Andrzej Salamon. Zakład posiada gabinety w Zadzimiu, Zygrach i Małyniu. Zakład świadczy usługi w ramach powszechnego ubezpieczenia zdrowotnego i posiada umowy zawarte z Narodowym Funduszem Zdrowia. W 2011 i 2012 roku zakład składał sprawozdania Rb-Z oraz Rb-N zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. Nie stwierdzono, żeby w złożonych sprawozdaniach wystąpiły zobowiązania wymagalne. Wg oświadczenia Wójta zakład jest jednostką w pełni samofinansującą się i Gmina Zadzim nie przejmowała żadnych zobowiązań w związku z likwidacją bądź przekształceniem zakładu. Tabela nr 1 oraz 6 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli.

______37

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Test nr 10 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.

Stan zadłu żenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2012 rok

Kwoty zadłużenia wynikające z poszczególnych umów kredytowych oraz przychodów i rozchodów wg tych umów w latach 2010-2012 i I kwartale 2013 roku zawiera załącznik nr 14 do protokołu kontroli. Załącznik został sporządzony w dwóch wersjach pierwsza wykazana przez jednostkę, druga ustalona przez kontrolujących na podstawie dokumentacji źródłowej. Gmina Zadzim w 2012 roku i w I kwartale 2013 roku wg ustaleń kontrolujących spłacała następujące kredyty i pożyczki:

Kwota Kwota Kwota Kwota Data zaci ągni ęte- Podmiot udzielaj ący Okres pozostała do pozostała do pozostała do Lp. zaci ągni ęcia go kredytu/po życzki i nr umowy spłaty spłaty na dzie ń spłaty na dzie ń zapłaty na zobowi ązania zobowi ąza- 30.06.2012 31.12.2012 31.03.2013 nia Bank Spółdzielczy w 2007- 1 22.08.2006 813.039 566.500 453.200 433.200 Podd ębicach 375/08/JST/2006 2014 Gospodarczy Bank 2008- 2 Wielkopolski (SGB-Bank S.A.) 30.08.2007 2.400.000 1.320.000 1.260.000 1.200.000 2017 7/S/UG/OKR/U/2007 Bank Ochrony Środowiska 2009- 3 S.A. 1.08.2008 2.000.000 1.125.000 1.062.500 1.000.000 2016 1905/07/2008/1245/F/OBR Rejonowy Bank Spółdzielczy w 2009- 4 25.06.2009 2.600.000 1.950.000 1.885.000 1.820.000 Malanowie 169/2009/M 2019 Bank Spółdzielczy w 2011- 5 28.09.2010 2.000.000 1.700.000 1.600.000 1.600.000 Podd ębicach 330/08/2010 2020 Bank Spółdzielczy w 2012- 6 30.06.2011 1.418.000 1.347.100 1.276.200 1.276.200 Podd ębicach 245/08JST/11 2021 Bank Spółdzielczy w 2012- 7 29.12.2011 800.000 800.000 757.872 757.872 Podd ębicach 417/08JST/11 2021 Bank Spółdzielczy w 2013- 8 26.03.2012 1.447.622 1.447.622 1.447.622 1.447.622 Podd ębicach 55/08JST/12 2027 2012- 9 Magellan S.A. 10.09.2012 1.000.000 950.000 785.588 2013 2012- 10. Volkswagen Bank Polska S.A. 26.06.2012 26.775 26.775 26.775 26.775 2013 Zadłu żenie ogółem 10.282.997 10.719.169 10.347.257 Dochody planowe w uchwał 17.242.723,59 16.295.501,90 Dochody wykonane wg sprawozda ń 15.960.489,53 Dochody rzeczywiste ustalone przez kontroluj ących 15.294.485,17 Wska źnik zadłu żenia z art. 170 (bez zobowi ąza ń wymagalnych) 59,64% 70,55% 63,49% Planowane (zrealizowane) spłaty rat bez wył ącze ń 1.681.927 1.566.555 2.101.977 Planowane wydatki na odsetki i dyskonto 455.000 350.000 Rzeczywiste wydatki na odsetki i dyskonto 718.472,70 Wska źnik spłat z art. 169 bez wył ącze ń (ustalenia kontroli) 12,39% 14,94% 15,05% Wska źnik spłat z art. 169 bez wył ącze ń wykazany w WPF 12,39% 13,15% 7,25%

Powyższa tabela zawiera dane o faktycznym zadłużeniu ustalonym w wyniku kontroli oraz faktyczne wydatki na odsetki dokonane w 2012 roku, a także planowane wydatki na odsetki na 2013 rok wg uchwały budżetowej.

______38

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kwota długu i wska źnik zadłu żenia Z danych przedstawionych w powyższej tabeli wynika, że wskaźnik zadłużenia (bez zobowiązań wymagalnych) na dzień 31 grudnia 2012 roku został przekroczony o ponad 10% (70,55%). Powyższe przekroczenie zostało ukryte zarówno w ewidencji księgowej jak i w sprawozdawczości, przede wszystkim poprzez wykazanie niektórych rat kredytowych jako spłaconych, gdy w rzeczywistości nie dokonano ich zapłaty w 2012 roku oraz poprzez nie ujęcie w sprawozdawczości kwoty zaciągniętej pożyczki w firmie Magellan oraz kredytu udzielonego przez Volkswagen Bank, jak też poprzez zawyżenie kwoty zrealizowanych dochodów. W trakcie kontroli kontrolujący dokonali ustalenia sumy zobowiązań wymagalnych występujących na dzień 31 grudnia 2012 roku. Kwota 272.589,27 zł stanowiąca zobowiązania wymagalne zwiększyła kwotę długu na dzień 31 grudnia 2012 roku do sumy 10.991.758,27 zł, a co za tym idzie zwiększył się wskaźnik zadłużenia do 71,87%. Kontrolujący ustalili, także że na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazana kwota długu, zrealizowane dochodu oraz wskaźnik zadłużenia nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Dochody zostały zrealizowane wg ustaleń dokonanych w trakcie kontroli na poziomie 15.243.167,63 zł (wg sprawozdań – 15.801.850,15 zł). Faktyczna kwota długu wyniosła 10.222.381,98 zł (9.811.326,76 zł z tytułu kredytów i pożyczek oraz 411.055,22 zł z tytułu zobowiązań wymagalnych) natomiast wg sprawozdań kwota ta wyniosła 9.751.327 zł. Wskaźnik zadłużenia wykazany na dzień 31 grudnia 2011 roku przez kontrolowaną jednostkę wyniósł 61,71%, a po uwzględnieniu wyłączeń 59,9% (wyłączeniu podlegała pożyczka na finansowanie wyprzedzające w kwocie 283.527 zł), natomiast wg ustaleń kontrolujących wskaźnik zadłużenia ukształtował się na poziomie 67,06%, a po uwzględnieniu wyłączeń 65,20% Zgodnie z art. 170 ustawy z 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekroczyć 60 % wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budżetowym . Kontrolując ustalili, także właściwą kwotę długu na dzień 31 marca 2013 roku (10.347.257 zł) oraz na jej podstawie faktyczny wskaźnik zadłużenia, który został przekroczony o ponad 3 % (63,49%). Powyższe działania stanowiły naruszenie art. 170 ust. 2 zgodnie z brzmieniem, którego w trakcie roku budżetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie może przekraczać 60 % planowanych w danym roku budżetowym dochodów tej jednostki.

Wska źnik spłat W 2012 roku ze wskaźnika spłat wyłączona została spłata pożyczki na finansowanie wyprzedzające w kwocie 283.527 zł. Spłaty dokonano w dniu 27 czerwca 2012 roku. Po dokonaniu wyłączeń wskaźnik spłat na dzień 30 czerwca ukształtował się na poziomie 10,75%, natomiast na dzień 31 grudnia 2012 roku na poziomie 13,09%. W 2013 roku Gmina Zadzim nie miała zobowiązań, które podlegały wyłączeniu ze wskaźnika zadłużenia i wskaźnika zobowiązań.

______39

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Należy zaznaczyć, że pomimo że w 2011 i 2012 roku wskaźniki spłat nie zostały przekroczone to zostały one ustalone przez jednostkę na podstawie danych niezgodnych ze stanem faktycznym. Zarówno kwota dokonanych spłat, kwota zrealizowanych dochodów oraz kwota odsetek spłaconych w okresie sprawozdawczym wykazana przez kontrolowaną jednostkę nie były zgodne ze stanem faktycznym stwierdzonym przez kontrolujących . W 2011 roku kwota dokonanych spłat została zawyżona o 60.000 zł, natomiast dochody wykonane zostały zawyżone o 558.682,52 zł. W 2012 roku kwota spłat została zawyżona o 77.500 zł, a kwota dochodów wykonanych została zawyżona o 666.004,36 zł, natomiast wydatki na odsetki od kredytów i pożyczek zostały zaniżone o 264.344,30 zł. Powyższe nieprawidłowości świadczą o tym, że wskaźniki obliczone przez kontrolowaną jednostkę nie mogą mieć żadnej wartości ocennej, gdyż są niezgodne ze stanem faktycznym i nie odzwierciedlają sytuacji finansowej jednostki. Wg uchwały budżetowej na 2013 rok i zmiany z dnia 14 marca 2013 roku Gmina Zadzim na dzień 31 marca 2013 roku zaplanowała dochody w wysokości 16.295.501,90 zł, natomiast rozchody w wysokości 831.194 zł oraz wydatki na odsetki w wysokości 350.000 zł. Takie dane kształtują wskaźnik spłat na poziomie 7,25%. Wg danych wynikających z umów kredytów i pożyczek na dzień 31 marca 2013 roku spłaty rat na 2013 rok powinny zostać zaplanowane w wysokości 2.289.477 zł, co daje wartość prawie trzykrotnie większą niż zaplanowaną w budżecie. Należy zauważyć, że kwota wydatków na odsetki z tytułu kredytów i pożyczek zaplanowana w kwocie 350.000 zł jest nieadekwatna do kwoty jaką jednostka będzie musiała wydatkować z tego tytułu w 2013 roku. Zważając na fakt, że ww. wydatki w 2012 roku zamknęły się w kwocie ponad 700.000 zł to realnym założeniem byłoby zaplanowanie co najmniej takiej kwoty również w 2013 roku. Na potwierdzenie słuszności tej tezy należy wskazać, że do końca kwietnia Gmina dokonała wydatki z tytułu odsetek od kredytów i pożyczek w kwocie 148.721,87 zł, co stanowiło 42% zaplanowanej w budżecie kwoty. Wątpliwości również co do rzetelności wzbudziła u kontrolujących kwota zaplanowanych dochodów w 2013 roku, gdyż po analizie wykonania dochodów za lata 2011 – 2012, wydaje się że planowana na 2013 rok kwota dochodów jest zawyżona około 1.000.000 zł. W 2012 roku kwota zrealizowanych dochodów w stosunku do roku 2011 roku wzrosła jedynie o około 50.000 zł. W dniu 30 kwietnia 2013 roku Gmina Zadzim podjęła uchwałę zmieniającą uchwałę budżetową, w której podjęto próbę określenia realnej kwoty planowanych dochodów na poziomie 15.111.782,25 zł, jednak z uwagi na niezbilansowanie budżetu, wobec tej uchwały zostało wszczęte postępowanie nadzorcze. Kontrolujący dokonali ponadto ustaleń, że realny wskaźnik spłat (na dzień 31 marca 2013 roku) wg prawidłowo określonych kwot przypadających do spłaty w 2013 roku rat kredytowych (2.289.477 zł - zgodnie z obowiązującymi umowami) i odsetek (700.000 zł - wg realnej kwoty wydatków, które Gmina będzie musiała ponieść) powinien wynieść 17,19%. Zaprojektowany przez kontrolujących wskaźnik przekracza limit

______40

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

określony przez art. 169 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku, zgodnie z którym łączna kwota przypadająca w danym roku budżetowym spłat rat kredytów i pożyczek wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek nie może przekroczyć 15% planowanych na dany rok budżetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Nawet jeśli tylko realna pozostanie kwota rozchodów (na zgodną z umowami) w stosunku do wartości zaplanowanych przez Gminę Zadzim to na dzień 31 marca 2013 roku wskaźnik spłat zostanie przekroczony i wyniesie 15,05%. W maju i w czerwcu Gmina Zadzim podpisała kolejne aneksy do umów kredytowych, zmniejszające wysokość spłat przypadających na 2013 rok, jednak nadal największym obciążeniem pozostającym do spłaty w 2013 roku jest pożyczka w firmie Magellan. Opis nieprawidłowości związanych z ewidencją księgową odsetek znajduje się w kolejnym punkcie protokołu. Zestawienie kredytów spłacanych w 2012 roku oraz spłat przypadających na lata następne wraz z prognozowanymi wskaźnikami zadłużenia i spłat stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Tabela nr 3 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli. Test nr 6 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po życzek Terminowość spłat rat kredytów i pożyczek została zbadana w oparciu o spłaty dokonane w 2012 roku. Szczegółowe zestawienie terminów umownych i terminów, w których dokonano spłaty rat i odsetek w 2012 roku zawiera załącznik nr 18 do protokołu kontroli. Kontrolujący ustalili, że następujące raty kredytów i pożyczek w 2012 roku nie zostały spłacone w terminach określonych w umowach: 1. 60.000 zł - termin płatności przypadał na dzień 31 grudnia 2011 roku zapłata w dniu 2 stycznia 2012 roku - umowa nr 7/S/UG/OKR/U/2007 (SGB- Bank S.A.), 2. 60.000 zł – termin płatności 31 grudnia 2012 roku, zapłata w dniu 3 stycznia 2013 roku – umowa nr 7/S/UG/OKR/U/2007 GBW (SGB – Bank S.A.) , 3. 62.500 zł – termin płatności 31 grudnia 2012 roku, zapłata w dniu 3 stycznia 2013 roku – umowa nr 1905/07/2008/1245/F/OBR BOŚ S.A., 4. 65.000 zł – termin płatności 31 grudnia 2012 roku, zapłata w dniu 3 stycznia 2013 roku – umowa nr 248/JST08/2011 Bank Spółdzielczy w Malanowie. Kontrolujący ustalili, że następujące raty kredytów i pożyczek w I kwartale

______41

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2013 roku nie zostały spłacone w terminach określonych w umowach: 1. 62.500 zł – termin płatności 31 marca 2013 roku, zapłata w dniu 17 maja 2013 roku – umowa nr 1905/07/2008/1245/F/OBR BOŚ S.A., 2. 50.000 zł – termin płatności 31 marca 2013 roku – umowa nr 330/08/2010 Bank Spółdzielczy w Poddębicach, w dniu 28 maja 2013 roku podpisano aneks nr 1 do ww. umowy w którym kwotę raty zmieniono na 20.000 zł bez zmiany terminu płatności raty, kwota 20.000 zł została uregulowana w dniu 7 maja 2013 roku, 3. 35.450 zł – termin płatności 31 marca 2013 roku – umowa nr 245/JST08/2011 Bank Spółdzielczy w Poddębicach, w dniu 28 maja 2013 roku podpisano aneks nr 1 do ww. umowy w którym kwotę raty zmieniono na 10.000 zł bez zmiany terminu płatności raty, kwota 10.000 zł została uregulowana w dniu 23 maja 2013 roku, 4. 21.052 zł – termin płatności 31 marca 2013 roku, zapłacona w dniu 2 kwietnia 2013 roku – umowa nr 417/08/JST/2011 Bank Spółdzielczy w Poddębicach,

Kontrolujący stwierdzili również, że zapłata odsetek nie zawsze następowała w terminach określonych w umowach z bankami. Kontrolujący nie mogli ustalić czy kwota zapłaconych odsetek jest prawidłowa oraz czy w kwotach odsetek zapłaconych po terminie nie ujęto również odsetek karnych, gdyż brak było w dokumentacji księgowej jakichkolwiek pisemnych informacji z banków o kwotach naliczonych odsetek. Wg ustnej informacji otrzymanej od Skarbnika Gminy – Kazimiery Wodzińskiej, kwoty odsetek uzgadniane są telefonicznie z poszczególnymi bankami. W 2012 roku nie zostały dotrzymane następujące terminy płatności odsetek: − 16.928,34 zł zapłacono w dniu 7 września 2012 roku, termin płatności 30 czerwca 2012 roku - SGB-BANK S.A. (brak informacji czy bank naliczył odsetki karne), − 16.652,25 zł zapłacono w dniu 9 października 2012 roku, termin płatności 30 września 2012 roku - SGB-BANK S.A. (brak informacji czy bank naliczył odsetki karne), − 15.480,25 zł zapłacono w dniu 3 stycznia 2013 roku, termin płatności 31 grudnia 2012 roku - SGB-BANK S.A. (brak informacji czy bank naliczył odsetki karne), − 16.020,72 zł zapłacono w dniu 12 marca 2012 roku, termin płatności 31 stycznia 2012 roku - BOŚ S.A. (brak informacji czy bank naliczył odsetki karne), − 4.791,61 zł zapłacono w dniu 5 czerwca 2012 roku, termin płatności 30 kwietnia 2012 roku - BOŚ S.A. (brak informacji czy bank naliczył odsetki karne), − 14.145,05 zł zapłacono w dniu 13 listopada 2012 roku, termin płatności 31 października 2012 roku - BOŚ S.A. (brak informacji czy bank naliczył odsetki karne),

______42

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

− 59.432,69 zł zapłacono w dniu 27 listopada 2012 roku, termin płatności 31 października 2012 roku - Bank Spółdzielczy w Poddębicach (brak informacji czy bank naliczył odsetki karne), W pierwszym kwartale 2013 roku następujące płatności odsetek zostały dokonane nieterminowo: − 12.345,03 zł zapłacono w dniu 7 lutego 2013 roku, termin płatności 31 stycznia 2013 roku - BOŚ S.A., − 9.900 zł zapłacono w dniu 3 stycznia 2013 roku, termin płatności 1 stycznia 2012 roku - RBS Malanów , − 8.825,85 zł zapłacono 4 luty 2013 roku, termin płatności 1 luty 2013 roku - RBS Malanów, − 8.055,87 zł zapłacono 4 marca 2013 roku, termin płatności 1 marca 2013 roku - RBS Malanów, Należy zauważyć, ze ilość niezapłaconych w terminie rat kredytowych i odsetkowych w okresie objętym kontrolą świadczy o poważnych problemach z płynnością finansową Gminy Zadzim. Wyraźnie widać również, że problem ten od 2011 roku narasta, a sytuacja finansowa Gminy stale się pogarsza przy jednoczesnym stałym ograniczaniu zdolności płatniczej. Szczegółowe zestawienie terminów umownych i terminów, w których dokonano spłaty rat i odsetek w 2012 roku stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

Udzielone po życzki W latach 2010 – 2012 Gmina Zadzim nie udzielała pożyczek.

Ewidencja w zakresie długu Kontrolujący objęli kontrolą prawidłowość ewidencjonowania następujących operacji:  ewidencja kredytów i po życzek Ewidencja księgowa kredytów i pożyczek dokonywana była w rejestrze księgowym budżetu Gminy Zadzim (z uwagi na fakt, że prowadzona była jedna księga rachunkowa dla budżetu i urzędu gminy). Ewidencja kredytów prowadzona była na koncie 134 – kredyty bankowe, każdy z kredytów ewidencjonowany był na osobnym koncie analitycznym. Otrzymanie kredytu ewidencjonowane było poprzez zapis na kontach Wn 133 – rachunek budżetu Ma 134 – kredyty bankowe, natomiast spłata poprzez zapis odwrotny Wn 134 Ma 133. Kontrolujący ustalili, że na dzień 31 grudnia 2012 roku ewidencja księgowa na koncie 134 była niezgodna ze stanem faktycznym, gdyż pod datą 31 grudnia 2012 roku zaksięgowano zapłatę rat kredytowych, które faktycznie zgodnie z dokumentacją źródłową zostały zapłacone dopiero w 2013 roku. Sytuacja taka dotyczyła dwóch rat kredytowych w kwotach

______43

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

62.500 zł (BOŚ S.A.) przelane w dniu 3 stycznia 2013 roku (Wb 5 z 3 stycznia 2013), oraz 65.000 zł (RBS Malanów) przelane w dniu 3 stycznia 2013 roku (Wb 5 z 3 stycznia 2013). Księgowania niezapłaconych rat zostały dokonane w następujący sposób Wn 134 / Ma 240-10 na kontach księgowych budżetu gminy. Podobna sytuacja miała miejsce w roku 2011 gdzie zaksięgowania została jedna rata w wysokości 60.000 zł (SGB- Bank) pod datą 31 grudnia 2011 roku (Wb 707), w sytuacji gdy faktyczny przelew nastąpił w dniu 2 stycznia 2012 roku (Wb 2). Spłata kredytu została w 2011 roku ujęta w księgach rachunkowych poprzez zapis na kontach Wn 134 Ma 902. Powyższa operacja spowodowała zaniżenie wydatków budżetu o kwotę 60.000 zł. W wyniku kontroli ustalono, że na koncie 134 w 2012 roku nie zaewidencjonowano kredytu udzielonego przez Vokswagen Bank Polska S.A. w kwocie 26.775 zł na zakup samochodu. Saldo konta 134 na dzień 31 grudnia 2012 roku zostało zaniżone o kwotę 214.275 zł (62.500 zł + 65.000 zł + 60.000 zł + 26.775 zł). Wg ewidencji księgowej saldo konta 134 na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiło 9.554.894 zł. Prawidłowo saldo konta 134 na dzień 31 grudnia 2012 roku powinno wynieść 9.769.169 zł. AKTA KONTROLI [A-7, s.1-5]: Wydruki zapisów księgowych na koncie 134 dokonanych w latach 2011-2012 Ewidencja pożyczek prowadzona była na koncie 260 – zobowiązania finansowe, każda z pożyczek ewidencjonowana była na osobnym koncie analitycznym. Otrzymanie pożyczki ewidencjonowane było poprzez zapis na kontach Wn 133 – rachunek budżetu Ma 260 – zobowiązania finansowe, natomiast spłata poprzez zapis odwrotny Wn 260 Ma 133. Na koncie 260 – zobowiązania finansowe na dzień 31 grudnia figurowała kwota 950.000 zł stanowiąca pożyczkę zaciągniętą w firmie Magellan S.A., która nie została ujęta w sprawozdawczości finansowej i budżetowej. AKTA KONTROLI [A-8, s.1-2]: Wydruki zapisów księgowych na koncie 260 dokonanych w latach 2011-2012.

 ewidencja naliczenia i spłaty odsetek Ewidencja odsetek od kredytów i pożyczek prowadzona była w rejestrze księgowym Urzędu Gminy Zadzim. Kwota odsetek zaewidencjonowana na koncie 751 na dzień 31 grudnia 2012 roku (przed dokonaniem przeksięgowań rocznych) wyniosła 453.633,06 zł, natomiast wg klasyfikacji budżetowej 75702 § 8110 kwota ta wyniosła 454.128,50 zł. Różnica w kwocie 495,44 zł dotyczyła dwóch kwot 233,44 zł oraz 262 zł. Kwota 262 zł dotyczyła odsetek przekazanych do Urzędu Marszałkowskiego z tytułu projektu nr WND-RPLD.0.1.01.00-00-020/09 błędnie zaksięgowana poprzez zapis na kontach Wn 750/ Ma 130 (zamiast Wn 751 / Ma 130) oraz z błędną klasyfikacją ponieważ powyższy wydatek nie dotyczył odsetek od kredytów i pożyczek. Kwota 233,44 zł stanowiła natomiast kwotę

______44

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

odsetek od pożyczki na finansowanie wyprzedające zaciągniętej w banku BGK i została błędnie zaksięgowana poprzez zapis na kontach Wn 750– przychody finansowe / Ma 130, prawidłowo powinno być to konto 751 – koszty finansowe. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej kontrolujący stwierdzili, że w 2012 roku nie wszystkie kwoty odsetek od kredytów i pożyczek ewidencjonowane były na koncie 751 – koszty finansowe, oraz że niektóre ewidencjonowane były bez zastosowania klasyfikacji budżetowej (rozdział 75702 § 8110). W 2012 roku następujące kwoty odsetek zostały zaksięgowane na kontach zespołu 4 oraz bez zastosowania klasyfikacji budżetowej: − 76.117,66 zł zapłacone w dniu 30 marca 2012 roku (Wb 161) ujęto w ewidencji poprzez zapis na kontach Wn 405 Ma 229, oraz w ewidencji budżetu Wn 902 Ma 133, − 28.612,67 zł zapłacone w dniu 29 czerwca 2012 roku (Wb 341) zaewidencjonowano na kontach Wn 401 Ma 130 oraz w ewidencji budżetu Wn 902 Ma 133, − 46.632,79 zł zapłacono w dniu 27 września 2012 roku (Wb 530) zaewidencjonowano na kontach Wn 402 Ma 130 oraz w ewidencji budżetu Wn 902 Ma 133, − 4.695,89 zł zapłacono w dniu 28 września 2012 roku (Wb 532) ujęto w ewidencji poprzez zapis na kontach Wn 902 Ma 133-1, + 2.100 zł prowizja zapłacona w tym samym dniu, − 59.432,69 zł zapłacono w dniu 27 listopada 2012 roku (Wb 655) ujęto w ewidencji poprzez zapis na kontach Wn 902 Ma 133-1, − 23.534,23 zł zapłacone w dniu 31 grudnia 2012 roku (Wb 727) wartość zapłaconych odsetek wyniosła 27.105,59 zł w tym kwota 3.571,36 zł, została zaewidencjonowana na koncie 751, natomiast kwota 23.534,23 zł na koncie 402, − 25.580,27 zł zapłacone w dniu 31 grudnia 2012 roku (Wb 727) zaewidencjonowano na koncie 402, Łączna kwota odsetek niezaewidencjonowana na koncie 751 oraz nie ujętych w klasyfikacji budżetowej wyniosła 264.606,20 zł. Ponadto nie ujęto w klasyfikacji budżetowej prowizji od udzielonego kredytu zapłaconej w dniu 26 marca 2012 roku (Wb 154) w wysokości 7.238,11 zł oraz prowizji od udzielonej pożyczki przez firmę Magellan w kwocie 2.100 zł zapłaconej w dniu 28 września 2012 roku (Wb 532). Kontrolujący stwierdzili, że na koncie 751 w 2012 roku powinny zostać zaewidencjonowane poniesione wydatki na zapłatę odsetek z tytułu kredytów i pożyczek w łącznej kwocie 718.472,70 zł. Powyższe działanie polegające na zaksięgowaniu odsetek od kredytów jako koszty bieżącej działalności stanowiło naruszenie zasad ewidencji księgowej określonych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz

______45

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861 ze zm.). Ewidencjonowanie wydatków na obsługę zadłużenia bez stosowania klasyfikacji budżetowej stanowi naruszenie klasyfikacji wydatków stanowiącej załącznik nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 38 poz. 207 ze zm.). Celowe błędne księgowanie operacji gospodarczych narusza również art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który określa, że księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W opisanym przypadku dokonywane księgowania nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego a co za tym idzie podważają rzetelność prowadzonych ksiąg rachunkowych. AKTA KONTROLI [A-9, s.1-16]: Wydruk zapisów księgowych na koncie 751 dokonanych w 2012 roku oraz wydruk obrotów na klasyfikacji wydatków rozdział 75702 § 8101 i 8070 dokonane w 2012 roku, kserokopie wyciągów z dnia 30 marca 2012 roku, 29 czerwca 2012 roku, 28 września 2012 roku, 27 listopada 2012 roku oraz 31 grudnia 2012 roku w których dokonano wydatków na odsetki Test nr 9 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

 rozliczenia mi ędzyokresowe odsetek na koniec roku Kontrolujący stwierdzili, że na dzień 31 grudnia 2012 roku nie dokonano naliczenia odsetek od kredytów i pożyczek należnych za 2012 roku, a płatnych w roku 2013. Powyższa nieprawidłowość stanowiła naruszenie zasad ewidencji operacji gospodarczych dokonywanych na koncie 909 – rozliczenia międzyokresowe określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128, poz. 861 ze zm.).

______46

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ

1. Opis przyj ętych zasad rachunkowo ści i zabezpieczenie danych przetwarzanych w systemach informatycznych. Urz ądzenia ksi ęgowe

Kontrolowana jednostka posiadała dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, na którą składały się następujące zarządzenia: − nr 173/V/10 Wójta Gminy Zadzim z dnia 30 czerwca 2010 roku w spawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, do którego załączniki stanowiły: 1) ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2) wykaz kont dla budżetu gminy, 3) wykaz kont dla Urzędu Gminy w Zadzimiu, 4) księgi rachunkowe prowadzone komputerowo, 5) wykaz operacji gospodarczych, które będą ewidencjonowane za pomocą dowodów zastępczych, Powyższe zarządzenie uległo zmianie na podstawie zarządzenia nr 100/VI/2012 z dnia 8 sierpnia 2012 roku; − nr 176/V/10 z dnia 26 lipca 2010 roku w sprawie wprowadzenia szczególnych zasad (polityki) rachunkowości oraz ewidencji środków pomocowych Unii Europejskiej w Gminie Zadzim, − nr 155/IV/06 z dnia 2 stycznia 2006 roku w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, do którego załączniki stanowiły: 1) instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Gminy Zadzim, 2) instrukcja w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie Gminy Zadzim, 3) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu, Powyższe zarządzenie zostało uchylone przez zarządzenie nr 173/V/2010 i obecnie ww. instrukcje nie obowiązują, do czasu kontroli nie wprowadzono do stosowania żadnych innych regulacji w tym zakresie. − nr 159/IV/06 z dnia 3 lutego 2006 roku w sprawie instrukcji dotyczącej sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, − nr 60/VI/2011 z dnia 8 grudnia 2011 roku w sprawie wprowadzenia zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Zadzim, − nr 150/IV/05 z dnia 28 grudnia 2005 w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej; Ww. instrukcje składały się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości spełniającą wymogi art. 10 ustawy o rachunkowości.

______47

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Księgi rachunkowe (syntetyka) kontrolowanej jednostki prowadzone są komputerowo. Opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym przy użyciu komputerów oraz opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów - zawarty został we wskazanym powyżej zarządzenie 159/IV/06.

2. Urz ądzenia ksi ęgowe

Urząd Gminy w Zadzimiu prowadził w 2012 roku obsługę finansowo księgową następujących jednostek organizacyjnych: - Zespołu Szkół w Zadzimiu, - Zespołu Szkół w Zygrach, - Szkoły Podstawowej w Małyniu, - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu, - Gminnej Biblioteki Publicznej w Zadzimiu. Księgi rachunkowe ww. jednostek organizacyjnych były wyodrębnione. Kontrolujący ustalili, że księgi rachunkowe Urzędu Gminy i Budżetu Gminy były prowadzone łącznie. Niewyodrębnienie ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy powoduje daleko idące konsekwencje w ewidencji księgowej Urzędu Gminy i budżetu gminy głównie poprzez niemożność uzgodnienia niektórych rodzajów operacji oraz obrotów i sald niektórych kont księgowych. Wydatki Urzędu Gminy finansowane były bezpośrednio z budżetu gminy. Niewyodrębnienie ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy stanowiło naruszenie zasad rachunkowości określonych w art. 4 ust. 1 - 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 roku Dz. U. nr 152, poz. 1223 ze zm.). Z przywołanych przepisów wynika obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych w celu zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej, a także wyniku finansowego każdej z jednostek oraz w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań finansowych. Urząd Gminy działa w formie jednostki budżetowej, natomiast ustawa o rachunkowości w art. 2 ust. 1 pkt 4 określa, że przepisy tejże ustawy stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej gmin, powiatów, województw i ich związków, a także państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych oraz państwowych funduszy celowych.

Ewidencja księgowa syntetyczna i analityczna budżetu Gminy Zadzim prowadzona była techniką komputerową przy użyciu programu Budżet WIN firmy Info-System – Tadeusz i Roman Groszek. Również ewidencja księgowa Urzędu Gminy prowadzona była przy użyciu ww. oprogramowania na podstawie jednej księgi głównej wspólnej dla budżetu gminy i urzędu. Ewidencja analityczna dla kont jednostki budżetowej Urzędu Gminy prowadzona

______48

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

była zasadniczo techniką ręczną (np. konta: 011- środki trwałe, 013- pozostałe środki trwałe, 020 - wartości niematerialne i prawne, 310 – materiały, 234- pozostałe rozrachunki z pracownikami). Środki trwałe oraz ich umorzenia częściowo ewidencjonowane są przy użyciu programu ŚRODKI TRWAŁE WIN firmy Info- System – Tadeusz i Roman Groszek. W trakcie kontroli stwierdzono, że ewidencja środków trwałych przy użyciu oprogramowania komputerowego nie w pełni funkcjonuje, dlatego w dalszym ciągu prowadzona jest techniką ręczną. Ewidencja płacowo – kadrowa prowadzona była techniką komputerową przy użyciu programu Płace firmy Info-System – Tadeusz i Roman Groszek. Ewidencja podatkowa łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku od środków transportowych, podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego prowadzona była przy użyciu programu komputerowego opracowanego przez firmę Info-System – Tadeusz i Roman Groszek. W przypadku pozostałych należności podatkowych oraz dochodów niepodatkowych wymagających dokonywania przypisów i odpisów ewidencja była prowadzona jedynie w zakresie wpłat. Nie prowadzono ewidencji księgowej analitycznej pozwalającej na określenie kwoty przypisów z tytułu poszczególnych rodzajów dochodów (np. opłat za użytkowanie wieczyste czy za wodę lub ścieki), a także poszczególnych osób zobowiązanych do wnoszenia opłat. Nie możliwe było również ustalenie kwot dokonanych odpisów. a także kwot zaległości i nadpłat. Operacje gotówkowe ewidencjonowane są przy użyciu programu kasowego KASA WIN firmy Info-System – Tadeusz i Roman Groszek, który jest zintegrowany z systemem księgowości podatków i opłat. Program ten umożliwia sporządzenie raportów kasowych. W zakresie poprawności dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Zadzimiu kontrolą objęto dowody księgowe, na podstawie których dokonano przelewu środków pieniężnych w dniach 30 marca, 29 czerwca, 27 i 28 września, 27 listopada oraz 31 grudnia 2012 roku. Ustalenia dotyczące ewidencji znajdują się między innymi w części dotyczącej ewidencji długu, rozrachunków i roszczeń protokołu kontroli. Kontrola poprawności zapisów księgowych została przeprowadzona w oparciu o test stanowiący załącznik nr 21 do protokołu kontroli. Kontrolę ewidencji wybranych operacji gospodarczych przeprowadzono na podstawie niżej wyszczególnionych operacji gospodarczych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych budżetu gminy i Urzędu Gminy w Zadzimiu: 1) wpływ w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego Wpływ subwencji oświatowej w grudniu 2011 roku na styczeń roku 2012 roku został zaewidencjonowany następująco Wn konto 133, Ma konto 909 (WB 712 z dnia 20 grudnia 2012 roku) w kwocie 284.367,00 zł; Przeniesienie subwencji oświatowej na dochody w roku następnym nastąpiło poprzez zapis na kontach Wn 909 Ma 901 (PK 51/1 z dnia 31 stycznia 2013 roku) w kwocie 284.367,00 zł.

______49

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2) Operacje dotyczące kredytów i pożyczek oraz zapłaty odsetek od kredytów i pożyczek zostały opisane we wcześniejszym punkcie protokołu dotyczącym kredytów i pożyczek i tam zostały opisane ustalenia w tym zakresie, 3) Poprawność ewidencji na koncie 901 – dochody budżetu i 902 – wydatki budżetu W zakresie dochodów wykonanych stwierdzono, że ujęcie na koncie 901 – dochody budżetu w 2012 roku następowało w przypadku części dochodów bez zastosowania klasyfikacji budżetowej. Stanowiło to naruszenie zasad ewidencji na koncie 901 – dochody budżetu określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Zgodnie z opisem do konta 901 ewidencja szczegółowa prowadzona do tego konta powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych dochodów budżetu według podziałek planu finansowego. W zakresie poprawności ewidencji na koncie 902 – wydatki budżetu stwierdzono, że w 2012 roku na koncie 902 dokonywano księgowania miesięcznych informacji z ewidencji jednostek organizacyjnych (jednostki nie składały sprawozdań budżetowych) natomiast wydatki Urzędu Gminy księgowane były poprzez ich bezpośrednie ujęcie na kontach Wn 902 / Ma 133, co ma związek z prowadzeniem jednej księgi rachunkowej dla budżetu gminy i urzędu. Księgowania te były dokonywane bez szczegółowości wymaganej przez rozporządzenie (tj. bez klasyfikacji budżetowej). Sprawozdania jednostkowe powstają na podstawie ewidencji księgowej jednostki budżetowej i są przekazywane do dysponenta środków (Gminy). O ile sprawozdania jednostkowe składane przez jednostki budżetowe są dowodami księgowymi na podstawie, których ewidencjonowane są zdarzenia gospodarcze (czyli rozliczenie wydatków wykonanych przez jednostkę budżetową, na które wcześniej otrzymała środki pieniężne, lub rozliczenie zrealizowanych przez tę jednostkę dochodów), to sprawozdania zbiorcze powinny powstawać na podstawie ewidencji księgowej budżetu Gminy, w której wcześniej zostały ujęte sprawozdania jednostkowe. Podstawą do sporządzenia sprawozdania zbiorczego Rb-28S jest ewidencja na koncie 902 – wydatki budżetu, natomiast sprawozdania Rb-27S jest ewidencja na koncie 901 – dochody budżetu, przy czym ewidencja ta powinna być prowadzona szczegółowości zgodnej z danymi wynikającymi ze sprawozdań jednostkowych, a więc dział, rozdział, paragraf. Zgodnie z zapisami art. 4 ustawy o rachunkowości jednostki ujmują zdarzenia gospodarcze w księgach rachunkowych, które są podstawą do sporządzenia sprawozdań, zatem konsekwencją prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych powinno być prawidłowo sporządzone sprawozdanie. Nie można uznać za prawidłowo prowadzoną ewidencję zarówno na koncie 902 – wydatki budżetu, jak i na koncie 901 – dochody budżetu, w formie zapisów dokonanych w kwotach zbiorczych wykonanych wydatków lub

______50

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

dochodów dla wszystkich jednostek organizacyjnych bez stosowania ewidencji szczegółowej w formie klasyfikacji budżetowej. Powyższa nieprawidłowość stanowiła naruszenie zasad rachunkowości określonych w art. 4 ustawy o rachunkowości oraz w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. W wyniku kontroli ewidencji księgowej za lata 2011 – 2012 dokonanej przy użyciu oprogramowania ACL kontrolujący ustalili, że na dzień elektronicznego pobrania danych (14 maja 2013 roku) księgi rachunkowe roku 2011 i 2012 roku nie zostały zamknięte, zgodnie z wymogiem określonym w art. 12 ustawy o rachunkowości. Stwierdzono również, że dowody księgowe nie zostały zaksięgowane, a jedynie pozostawały zadekretowane, gdyż nie zostały im nadane kolejne numery z dziennika. Powyższe działanie stanowiło naruszenie art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości ,który określa, że zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przez zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Księgi rachunkowe Urzędu Gminy Zadzim nie gwarantowały trwałości zapisu, gdyż w każdej chwili można było dokonać zmiany wprowadzonego zapisu lub też dodać następny zapis. AKTA KONTROLI [A-10, s.1-60]: Wydruk raportu wyników kontroli przy użyciu oprogramowania ACL w tym dotyczącego księgowań przeprowadzonych po 30 kwietnia 2011 i 30 kwietnia 2012 roku. Szczegółowe ustalenie dotyczące poprawności innych zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych zostały zawarte w dalszej części protokołu przy opisie poszczególnych zagadnień kontrolnych.

3. Sprawozdawczo ść i bilans jednostki. Zgodno ść danych wykazywanych w sprawozdaniach bud żetowych z ewidencj ą ksi ęgow ą

Prawidłowo ść wykazanych w sprawozdaniu Rb-PDP skutków udzielonych przez gmin ę ulg, odrocze ń, umorze ń, zwolnie ń za 2011 i 2012 rok

W sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku ujęto następujące kwoty z podziałem na: 1) skutki udzielonych przez gminę zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) podatek od nieruchomości - 78.170,85 zł, podatek od środków transportowych - 13.532,00 zł,

______51

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2) skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa z tytułu umorzenia zaległości podatek rolny – 2.133,00 zł, podatek od nieruchomości - 300,00 zł, podatek leśny - 45,00 zł, podatek od środków transportowych - 127,00 zł,

3) skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa z tytułu rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności: podatek rolny - 5.239,05 zł, podatek leśny - 352,00 zł,

4) skutki obniżenia górnych stawek ustawowych: podatek od nieruchomości - 54.634,00 zł, podatek rolny - 43.168,00 zł, podatek od środków transportowych - 33.412,32 zł,

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego wykazano w zakresie skutków ulg i zwolnień dane zgodne ze sprawozdaniem Rb-PDP. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej związanej z udzielaniem ulg w zakresie umorzeń, odroczeń i rozłożeń na raty za 2011 rok stwierdzono, co następuje: (…) 1 Osobnej analizy wymaga natomiast słuszność uznania budynków kategorii L jako zwolnionych. Zestawienie nieruchomości według rodzajów na dzień 24 maja 2013 roku na terenie Gminy Zadzim wskazuje, że na terenie gminy istnieje 65 domków letniskowych. Uchwały podatkowe Rady Gminy Zadzim na 2011 i 2012 rok zwalniają z podatku od nieruchomości m.in. budynki mieszkalne. Urząd Gminy Zadzim domki letniskowe zakwalifikował do budynków mieszkalnych, w związku z tym właściciele domków letniskowych zwolnieni są z obowiązku uiszczania podatku od nieruchomości od domków letniskowych. Ustalono, że organ podatkowy nie posiada dokumentacji, która pozwoliłaby kwalifikować domki letniskowe jako budynki mieszkalne. Ponadto organ podatkowy nie przeprowadził żadnego postępowania podatkowego w celu określenia czy domki letniskowe są faktycznie budynkami mieszkalnymi .

1 Wył ączono dane obj ęte tajemnic ą skarbow ą - podstawa wył ączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach post ępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______52

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

O przynależności danego budynku do określonej kategorii budynków dla celów podatkowych rozstrzyga w pierwszej kolejności rodzaj budynku ujawniony w ewidencji budynków prowadzonej przez właściwego starostę. Ewidencja gruntów i budynków jest bowiem urzędowym źródłem informacji faktycznych wykorzystywanych w postępowaniach administracyjnych i podatkowych, z której wynika domniemanie zgodności z rzeczywistym stanem rzeczy. W sytuacji, w której budynek nie jest objęty ewidencją budynków, jego przeznaczenie i funkcję mieszkalną wykazywać można wszelkimi prawnie dopuszczalnymi dowodami, w tym za pomocą decyzji o pozwoleniu na budowę czy pozwoleniu na użytkowanie. Decyzja i pozwolenie stanowią dowód z dokumentu urzędowego, o którym mowa w art. 194 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. W myśl tego przepisu dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. W celu prawidłowego przeprowadzenia postępowania dowodowego i ustalenia prawdy materialnej zastosowanie znajduje art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, nakazujący dopuścić jako dowód i ocenić każdy środek dowodowy dostępny organowi i będący w stanie przyczynić się do wyjaśnienia okoliczności faktycznych istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, jedynie z tym ograniczeniem, aby nie był sprzeczny z prawem. W orzecznictwie prezentowany jest również pogląd, że o zakwalifikowaniu budynku do kategorii budynków mieszkalnych w rozumieniu ustawy o podatkach i opłatach lokalnych przesądza okoliczność posiadania tego budynku w celu zaspokojenia podstawowych potrzeb mieszkaniowych właściciela i osób mu bliskich. W konsekwencji przyjmuje się, że „budynek letniskowy” będzie mieścił się w pojęciu „budynku mieszkalnego”, gdy będzie użytkowany faktycznie przez właściciela (jego bliskich), służąc zaspokojeniu podstawowych potrzeb mieszkalnych (nie rekreacyjnych, wypoczynkowych bądź w celu lokaty kapitału). Istotnym jest zamiar przebywania właściciela i jego bliskich w tymże budynku jako centrum życiowym (wyroki NSA: z dnia 19 lutego 2008 r., II FSK 1726/06, z dnia 22 września 2009 r., II FSK 542/08, wyroki WSA w Gdańsku: z dnia 16 października 2008 r., I SA/Gd 500/08, i z dnia 20 stycznia 2009 r., I SA/Gd 703/08, wyrok WSA w Gliwicach z dnia 17 lutego 2009 r., I SA/GL 843/08). Stanowisko takie zajął też NSA w dwóch uchwałach: z dnia 22 kwietnia 2002 r., FPK 17/01, i z dnia 1 lipca 2002 r., FPK 3/02). Sumując, należy stwierdzić, że budynki letniskowe pełniące funkcję mieszkalną, czyli służące stałemu zamieszkaniu i zaspokojeniu podstawowych potrzeb życiowych podatnika i jego rodziny, mogą być opodatkowane według stawek jak dla budynków mieszkalnych – w Gminie Zadzim budynki mieszkalne uchwałami Rady Gminy Zadzim na lata 2011-2012 są zwolnione z podatku od nieruchomości – jeśli w ewidencji budynków nie zostały ujawnione jako niemieszkalne. A w przypadku kiedy budynek nie jest objęty ewidencją budynków organ podatkowy w czasie prowadzonego postępowania podatkowego powinien wyjaśnić wszelkie wątpliwości związane z ustaleniem charakteru (sklasyfikowaniem) budynku na podstawie całokształtu materiału dowodowego sprawy zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z uchwałą II/6/10 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 15 grudnia 2010 roku zawierała następujący katalog zwolnień z podatku od nieruchomości: 1) budynki lub ich części, budowle, oraz grunty służące realizacji zadań publicznych z wyjątkiem zajętych na cele ochrony zdrowia, 2) budynki lub ich części, budowle, oraz grunty wykorzystywane na cele:

______53

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

a) ochrony przeciwpożarowej, b) związane z bezpieczeństwem obywateli, c) kultury oraz kultury fizycznej i sportu, d) zaopatrzenia w wodę e) oczyszczania i odprowadzania ścieków, f) składowania odpadów, g) wytwarzania, przesyłania i dystrybucji ciepła, 3) budynki mieszkalne 4) zwolnienia wymienione w pkt. 1, 2 i 3 nie obejmują budynków lub ich części, budowli, oraz gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Takie same zwolnienia zostały zawarte w uchwale nr XII/68/11 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 października 2011 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości. Kontrolujący zwrócili się do Wójta Gminy Zadzim o udzielenie wyjaśnień w następującym zakresie: 1) czy Gmina Zadzim składała w latach 2011-2012 deklaracje na podatek od nieruchomości i dokonywała płatności z tytułu nieruchomości stanowiących mienie komunalne nieobjęte zwolnieniami ustawowymi, 2) doprecyzowanie rozumienia sformułowania zawartego w uchwale „służące realizacji zadań publicznych” oraz wskazanie, jakie nieruchomości objęte zostały tym zwolnieniem oraz załączenie wykazu nieruchomości wraz z określeniem właściciela lub użytkownika, oznaczeniem działki, jej powierzchni, powierzchni budynków i wartości budowli, a jeśli podmioty zwolnione składały deklaracje na podatek od nieruchomości również przedstawienie tychże deklaracji, 3) wyjaśnienie jakie podmioty korzystały ze zwolnień określonych w §2 ust. 2 uchwały oraz czy składały deklaracje na podatek od nieruchomości, a także załączenie wykazu nieruchomości objętych tym zwolnieniem wraz z określeniem właściciel lub użytkownika, oznaczeniem działki jej powierzchni, powierzchni budynków i wartości budowli. W odpowiedzi Wójt wyjaśnił, że w latach 2011-2012 Gmina nie składała deklaracji na podatek od nieruchomości i nie dokonywała płatności z tytułu posiadania nieruchomości stanowiących mienie komunalne. Zapis § 2 ust.1 uchwały Rady Gminy mówiący o zwolnieniach z podatku od nieruchomości budynków lub ich części, budowli, oraz gruntów służących realizacji zadań publicznych obejmuje swym zakresem nieruchomości i budynki służące zaspokajaniu zbiorowych potrzeb mieszkańców gminy i dotyczy wyłącznie jednostek OSP (załączono wykaz zwolnionych nieruchomości). Podmiotem korzystającym ze zwolnień określonych w § 2 ust.2 uchwały Rady Gminy jest Gmina Zadzim i będące w jej posiadaniu przedmioty, tj. budynki i grunty, a deklaracje nie były składane (załączono wykaz zwolnionych nieruchomości). W odniesieniu do wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy należy zaznaczyć, że zaspokajanie zbiorowych potrzeb mieszkańców gminy jest zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. z 2011 roku Dz. U. nr 142 poz. 1591 ze zm.) zadaniem własnym gminy. Natomiast zgodnie z art. 2

______54

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

ust. 1 ww. ustawy gmina wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność. Realizacji zadań publicznych służy miedzy innymi mienie komunalne. Zgodnie z art. 43 ustawy o samorządzie gminnym mieniem komunalnym jest własność i inne prawa majątkowe należące do poszczególnych gmin. Rozumienie, że zwolnieniem z podatku od nieruchomości w zakresie budynków lub ich części, budowli, oraz gruntów służących realizacji zadań publicznych objęte są tylko jednostki OSP wydaje się błędne, gdyż może ono stanowić mienie komunalne (jeśli właścicielem jest gmina) lecz nie musi, ponadto gmina posiada wiele różnych nieruchomości służących realizacji zadań publicznych (których katalog jest bardzo szeroki). Zatem podstawą zwolnienia nieruchomości stanowiących mienie gminne powinien być § 2 ust. 1, a nie jak wskazano w wyjaśnieniu § 2 ust. 2. Kontrolujący stwierdzili, że w sprawozdaniu Rb-PDP w skutkach zwolnień nie wykazano mienia gminnego, tj. budynków lub ich części oraz gruntów, które zostały objęte zwolnieniami wynikającymi z uchwały II/6/10 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 15 grudnia 2010 roku. Gmina nie była w posiadaniu pełnych informacji na temat swojego mienia (w szczególności klasyfikacji gruntów), a zatem kontrolujący nie byli w stanie obliczyć skutków zwolnień w tym zakresie. Gmina zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (t.j. z 2010 roku Dz. U. nr 102 poz. 651 ze zm.) powinna prowadzić ewidencję swojego mienia zgodnie z katastrem nieruchomości. Powyższa ewidencja obejmuje w szczególności: 1. oznaczenie nieruchomości według księgi wieczystej oraz katastru nieruchomości; 2. powierzchnie nieruchomości; 3. wskazanie dokumentu potwierdzającego posiadanie praw do nieruchomości, w przypadku braku księgi wieczystej; 4. przeznaczenie nieruchomości w planie miejscowym, a w przypadku braku planu - w studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy; 5. wskazanie daty ostatniej aktualizacji opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste lub daty ostatniej aktualizacji opłaty rocznej z tytułu trwałego zarządu nieruchomości; 6. informacje o zgłoszonych roszczeniach do nieruchomości; 7. informacje o toczących się postępowaniach administracyjnych i sądowych. Przedstawiona kontrolującym dokumentacja nie spełniała przesłanek ewidencji nieruchomości, gdyż nie zawierała wszystkich niezbędnych informacji o nieruchomościach, a zatem nie mogła być podstawą do dokonania wiarygodnych wyliczeń. AKTA KONTROLI [A-11, strony nr 1-9]: Kserokopie uchwał nr II/6/10 oraz nr XII/6/11 Rady Gminy Zadzim w sprawie określenia wysokości stawek na podatek od nieruchomości, ewidencja mienia gminnego przedstawiona kontrolującym,

______55

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Wyjaśnienie Wójta Gminy Zadzim w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości oraz dofinansowania na zakup samochodu gaśniczo-ratowniczego dla OSP Zadzim stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli. Do wyjaśnienia załączono również wykaz jednostek OSP zwolnionych wraz ze wskazaniem powierzchni budynków i gruntów, jednak nie we wszystkich przypadkach wpisano oznaczenie nr działki, na której znajduje się jednostka OSP. Kontrolujący stwierdzili, że kwota skutków zwolnień obliczona dla nieruchomości OSP wg powierzchni określonych w wykazie dla 2011 roku wyniosła 48.470 zł, natomiast dla 2012 roku wyniosła 61.018 zł. Wg obliczeń dokonanych przez pracowników Referatu Finansowo Podatkowego i wykazanych w sprawozdaniach Rb-PDP skutki zwolnień nieruchomości OSP wyniosły dla 2011 roku - 38.946,35 zł, a dla 2012 roku – 40.685,79 zł. Kontrolującym przedstawiono dla części nieruchomości OSP (11 jednostek) wypisy z rejestrów gruntów oraz wypisy z kartoteki budynków, z których wynikało, że większość gruntów zajętych na cele ochrony przeciwpożarowej, została sklasyfikowana jako rola wraz określeniem odpowiedniej klasy. Jedynie w czterech przypadkach grunty zostały sklasyfikowane jako grunty zabudowane i zurbanizowane. W przypadku gdy grunty oznaczone są w klasyfikacji gruntów jako użytki rolne i nie są zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej podlegają one opodatkowaniu podatkiem rolnym a nie podatkiem od nieruchomości, co jednocześnie wyklucza objęcie tych nieruchomości zwolnieniem z podatku od nieruchomości. Zwolnieniem z podatku od nieruchomości objęte będą budynki zajęte na cele ochrony przeciwpożarowej oraz te grunty, które nie stanowią użytków rolnych, leśnych, terenów zadrzewionych i zakrzewionych. Gmina Zadzim powinna wezwać do złożenia deklaracji na podatek rolny i podatek od nieruchomości wszystkie jednostki, które posiadają nieruchomości zajęte na cele ochrony przeciwpożarowej, aby ustalić faktyczne powierzchnie gruntów i budynków objętych zwolnieniem z podatku od nieruchomości oraz opodatkowanych podatkiem rolnym. Dane wykazane w deklaracjach powinny zostać zweryfikowane z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów oraz kartoteki budynków, a wszelkie rozbieżności wyjaśnione (wg ustaleń kontrolujących wykaz nieruchomości jednostek OSP nie jest zgodny z wypisami z ewidencji gruntów i budynków). Po weryfikacji poprawne dane powinny zostać zamieszczone w zarówno w ewidencji podatkowej, jak i umieszczone w sprawozdaniach Rb-PDP oraz Rb-27S. AKTA KONTROLI [A-12, s.1-31]: Kserokopie wydruków analizy stawek podatkowych podatników osób fizycznych i prawnych za lata 2011 -2012, kserokopie sprawozdań Rb-PDP za 2011 – 2012, kserokopie wypisów z ewidencji gruntów i rejestru budynków przedłożone przez Gminę dotyczące nieruchomości zajętych na cele ochrony przeciwpożarowej. W sprawozdaniu Rb-PDP w rubryce skutki zwolnienia wg oświadczenia pracownika do spraw księgowości podatkowej wykazano jedynie skutki zwolnień dotyczące budynków mieszkalnych (z wyłączeniem budynków letniskowych) oraz nieruchomości zajętych na cele ochrony przeciwpożarowej.

______56

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Ponadto w wyniku kontroli skutków zwolnień kontrolujący uzyskali informacje od pracownika ds. wymiaru podatków, że Gminne Składowisko Odpadów Komunalnych nie było objęte zwolnieniem z podatku od nieruchomości (tj. w skutkach zwolnień nie wykazano kwot wynikających ze zwolnienia ww. nieruchomości). Gminne Składowisko Odpadów Komunalnych znajduje się miejscowości Zygry i jest położone na działce oznaczonej nr 93/1 o pow. 1,70 ha. Kontrolujący ustalili, że ww. nieruchomość została wydzierżawiona na podstawie umowy zawartej w dniu 2 listopada 2006 roku z firmą Wywóz Nieczystości oraz Przewóz Ładunków z Częstochowy reprezentowanym przez Wiesława Stracha. Umowa określała, że przedmiot dzierżawy jest wydzierżawiony na prowadzenie Składowiska Odpadów Komunalnych. Umowa została zawarta na 7 lat do dnia 31 października 2013 roku. Umowa zawierała również w § 3 pkt 5 postanowienie o tym, że dzierżawca zobowiązany jest do ponoszenia wszelkich świadczeń i kosztów związanych z dzierżawioną nieruchomością, w szczególności podatku od nieruchomości z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Kontrolujący poprosili o przedstawienie deklaracji lub informacji składanych na podatek od nieruchomości przez ww. podatnika, jednak otrzymali informacje, że nie składał on żadnych deklaracji czy też informacji. Ustalono również, że działka nr 93/1 nie figuruje w ewidencji podatkowej Gminy Zadzim i nie jest opodatkowana podatkiem od nieruchomości. W związku z powyższym należy stwierdzić, że nieruchomość oznaczona jako działka nr 93/1 o pow. 1,7 ha nie została opodatkowana podatkiem od nieruchomości czym naruszono zasadę powszechności opodatkowania określoną w art. 2 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. z 2010 roku Dz. U nr 95 poz. 613 ze zm.). Potencjalna kwota podatku od nieruchomości należna organowi podatkowemu za lata 2011-2012 wynosiła odpowiednio: - w 2011 roku - 13.600 zł (0,8 zł x 17.000 m 2), - w 2012 roku – 14.280 zł (0,8 zł x 17.000 m 2). Zgodnie z art. 68 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku ustawy Ordynacja podatkowa (t.j. z 2012 roku Dz. U. poz. nr 749 ze zm.) Zobowiązanie podatkowe, o którym mowa w art. 21 § 1 pkt 2, nie powstaje, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie została doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jeżeli podatnik: 1) nie złożył deklaracji w terminie przewidzianym w przepisach prawa podatkowego, 2) w złożonej deklaracji nie ujawnił wszystkich danych niezbędnych do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, zobowiązanie podatkowe, nie powstaje, pod warunkiem że decyzja ustalająca wysokość tego zobowiązania została doręczona po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

______57

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Z powyższego przepisu wynika prawo dla organu podatkowego do ustalenia zobowiązania podatkowego w ciągu trzech lub pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. AKTA KONTROLI [A-13, s.1-4]: Kserokopia umowy dzierżawy nieruchomości oznaczonej jako działka nr 93/1

W sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych sporządzonym na dzień 31 grudnia 2012 roku ujęto następujące kwoty z podziałem na: 1) skutki udzielonych przez gminę zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) podatek od nieruchomości - 138.657,89 zł, podatek od środków transportowych - 14.376,00 zł,

2) skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa z tytułu umorzenia zaległości: podatek rolny – 558,00 zł, podatek leśny - 13,00 zł,

3) skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa z tytułu rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności: podatek rolny 4.726,10 zł,

4) skutki obniżenia górnych stawek ustawowych: podatek rolny - 559.854,00 zł, podatek od środków transportowych - 33.341,91 zł,

W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego wykazano w zakresie skutków ulg i zwolnień dane zgodne ze sprawozdaniem Rb-PDP. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej związanej z udzielaniem ulg w zakresie umorzeń, odroczeń i rozłożeń na raty za 2011 rok stwierdzono, co następuje: − skutki decyzji dotyczących umorzenia podatku rolnego zostały zaniżone o kwotę 307 zł w wyniku nie ujęcia skutków wynikających z decyzji nr 3123.17.2.2012 dotyczących umorzenia podatku rolnego w kwocie 307 zł, − skutki decyzji dotyczących rozłożenia na raty podatku rolnego zostały zaniżone o kwotę 234 zł w wyniku nie ujęcia skutków rozłożenia na raty wynikających decyzji nr 3123.2.2.2011 w kwocie 234 zł (terminy płatności ostatniej rat podatku rolnego przypadał na 2013 rok), W przypadku skutków obniżenia górnych stawek podatkowych ustalono, że wg uchwały nr XII/68/11 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 października 2011 roku nie obniżono żadnych stawek w podatku od nieruchomości.

______58

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Ustalenia dotyczące skutków zwolnień zostały opisany powyżej łącznie dla roku 2011 i 2012.

Poprawno ść sporz ądzenia sprawozda ń Rb-27S i Rb-28S na dzie ń 31 grudnia 2012 roku w zakresie dochodów wykonanych i otrzymanych oraz wydatków wykonanych i zobowi ąza ń Sprawozdanie Rb-27S W zakresie poprawności określenia kwoty dochodów otrzymanych z tytułu subwencji i podatków dochodowych od osób fizycznych i prawnych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S na dzień 31 grudnia 2012 roku ustalono, że dochody wykonane i dochody otrzymane zostały wykazane w prawidłowych kwotach. W wyniku kontroli poprawności sporządzenia sprawozdania Rb-27s za 2011 rok kontrolujący stwierdzili, że kwota dochodów wykonanych wykazanych w sprawozdaniu wyniosła 15.801.850,10 zł i taka sama kwota wynikała z zapisów dokonanych na koncie 901 – dochody budżetu. Ustalono, że na podstawie Polecenia Księgowania nr 713 pod pozycją 38 dokonano zapisu w księgach rachunkowych budżetu gminy na kontach Wn 902 – wydatki budżetu Ma 901 – dochody budżetu w kwocie 499.431,92 zł. Wg opisu operacji powyższa kwota stanowiła sprostowanie księgowania. Kontrolujący stwierdzili, że na dokumencie źródłowym tj. Poleceniu Księgowania nr 713 brak było ww. kwoty, została ujęta ona jedynie w księgach rachunkowych w formie elektronicznego zapisu księgowego, bez potwierdzenia w dowodach źródłowych. Skarbnik Gminy nie potrafiła wyjaśnić czego dotyczyła powyższa operacja, ani dlaczego brak jej na dokumencie źródłowym. Ujęcie księgowe pozycji 38 PK nr 713 spowodowało jednoczesne zwiększenie dochodów i wydatków o kwotę 499.431,92 zł. W zakresie poprawności wykazania w sprawozdaniu Rb-27S kwoty wykonanych dochodów z tytułów podatków pobieranych przez Urząd Gminy ustalono co następuje: 1) 2011 rok Kwota wg Kwota wg ewidencji Nazwa paragrafu Rozdział Paragraf sprawozdani Ró żnica ksi ęgowej oraz Rb-27S podatkowej Podatek od nieruchomo ści od osób prawnych 75615 0310 592 248,70 692 248,70 100 000,00 Podatek od środków transportowych od osób prawnych 75615 0340 17 795,00 47 795,00 30 000,00 Podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych 75616 0310 376 707,20 406 707,20 30 000,00 Podatek rolny od osób fizycznych 75616 0320 504 091,26 604 091,26 100 00 0,00 Podatek od środków transportowych od osób fizycznych 75616 0340 66 966,00 76 966,00 10 000,00 Podatek dochodowy od osób fizycznych opłacany w formie karty podatkowej 75601 0350 1 332,00 13 332,00 12 000,00 Podatek od spadków i darowizn 75616 0360 33 836,99 49 836,99 16 000,00 Podatek od czynno ści cywilno- prawnych 75616 0500 76 678,78 96 678,78 20 000,00 Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat lokalnych 71516 0910 7 916,99 17 916,99 10 000,00

______59

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Opłata skarbowa 71518 0410 17 130,00 20 130,00 3 000,00 Podatek dochodowy od osób prawnych 75621 0020 24 191,26 44 191,26 20 000,00 Odsetki pozostałe 75814 0920 10 504,08 30 496,00 19 991,92 Wpływy z usług 90001 0830 4 415,94 6 415,94 2 000,00 Dochody z najmu i dzier żawy 01095 0750 2 728,85 4 728,85 2 000,00 Wpływy z opłaty eksploatacyjnej 10095 0460 43 490,22 78 490,22 35 000,00 Wpływy z usług 40001 0830 26 301,11 30 301,11 4 000,00 Wpływy z usług 40002 0830 15 531,97 35 531,97 20 000,00 Wpływy z usług 70005 0830 23 800,31 33 800,31 10 000,00 Wpływy ze sprzeda ży składników maj ątkowych 70005 0870 204 592,20 254 592,20 50 000,00 RAZEM : 2 050 258,86 2 544 250,78 493 991,92

Ogółem różnica pomiędzy sprawozdaniem Rb-27S, a ewidencją księgową dochodów wg klasyfikacji budżetowej w przypadku dochodów wymienionych w powyższej tabeli w 2011 roku wyniosła 493.991,92 zł. Oznacza to, że o taką kwotę zawyżono wykonane dochody z ww. tytułów w sprawozdaniu Rb-27S, co w konsekwencji spowodowało przeniesienie zawyżonej kwoty dochodów do sprawozdania Rb-NDS oraz uzyskanie nierealnego obrazu z wykonania budżetu za 2011 rok. Różnica między kwotą dochodów zaksięgowaną wg klasyfikacji budżetowej, a kwotą dochodów wykonanych wykazaną w sprawozdaniu Rb-27S wyniosła 5.440 zł i dotyczyła odsetek wypłaconych podatnikowi z tytułu nieterminowego zwrotu nadpłaty w podatku od nieruchomości. Kwota 5.440 zł została ujęta w ewidencji księgowej jako pomniejszenie dochodów z tytułu odsetek od zaległości podatkowych (rozdział 75615 § 0910), w rzeczywistości zgodnie z zasadą gospodarowania brutto określoną w art. 11 ustawy o finansach publicznych powyższa kwota powinna stanowić wydatki jednostki a nie zmniejszać dochody, ponieważ zapłata odsetek jest wynikiem nieterminowego podjęcia określonego działania przez organ podatkowy i nie ma wpływu na wysokość dochodów osiąganych przez jednostkę. Odsetki są zatem wydatkiem jakie musi ponieść w konsekwencji organ podatkowy. Kontrolujący ustalili, ponadto że kwota 20.982,60 zł dotyczyła zakupu przez osobę fizyczną nieruchomości w Rzeczycy działka nr 230. Powyższa kwota wpłynęła na rachunek budżetu w dniu 4 stycznia 2012 roku i stanowiła dochód 2012 roku. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej i ewidencji księgowej ustalono, że pod datą 31 grudnia 2011 roku powyższa kwota została ujęta poprzez zapis na kontach Wn 140 – środki pieniężne w drodze Ma 901 – dochody budżetu w klasyfikacji 70005 § 0870. Zatem w 2011 roku o powyższą kwotę zostały zawyżone dochody, gdyż faktycznie zrealizowane zostały one w 2012 roku. Kontrolujący ustalili, ponadto że Gmina Zadzim jest podatnikiem podatku VAT i składała comiesięczne deklaracje na podatek VAT. W wyniku kontroli stwierdzono, że dochody opodatkowane podatkiem VAT księgowane były w kwotach brutto (zarówno na koncie 720 – przychody z tytułu dochodów budżetowych w ewidencji księgowej Urzędu Gminy jak i na koncie 902 – dochody budżetu w ewidencji księgowej budżetu Gminy). Podatek należny z tytułu dochodów opodatkowanych ujmowany był jedynie w ewidencji podatkowej VAT-u należnego prowadzonej w formie papierowej księgi. Natomiast w ewidencji księgowej Urzędu Gminy prowadzonej przy użycia

______60

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

oprogramowania komputerowego nie dokonywano ujęcia podatku należnego. W wyniku powyższych działań w sprawozdaniu z dochodów Rb- 27S zawyżono kwotę dochodów o 43.708 zł (wartość podatku należnego wynikającego z miesięcznych deklaracji VAT za 2011 rok). W zakresie skontrolowanym przez inspektorów RIO na podstawie powyższych danych należy stwierdzić, że w 2011 roku dochody budżetu zostały zawyżone o kwotę 558.682,52 zł (493.991,92 zł + 20.982,60 zł + 43.708 zł) i faktycznie powinny one wynieść 15.243.167,63 zł. Taka kwota dochodów powinna wynikać zarówno z ewidencji księgowej, jak i ze sprawozdań budżetowych. AKTA KONTROLI [A-14, s.1-57]: Wydruk zapisów na koncie 901 – dochody budżetu dokonanych w 2011 roku bez klasyfikacji budżetowej i wg klasyfikacji budżetowej, kserokopia sprawozdania Rb-27S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku.

2) Rok 2012 Kwota wg Kwota wg ewidencji Nazwa paragrafu Rozdział Paragraf sprawozdani Rb- Ró żnica ksi ęgowej oraz 27S podatkowej Podatek od nieruchomo ści od osób 75615 0310 532 221,80 581 221,80 - 49 000,00 prawnych Podatek od środków transportowych 75615 0340 51 394,00 61 394,00 - 10 000,00 od osób prawnych Podatek od nieruchomo ści od osób 75616 0310 407 344,38 507 344,38 - 100 000,00 fizycznych Podatek od środków transportowych 75616 0340 75 577,90 - 10 000,00 od osób fizycznych 85 577,90 Podatek dochodowy od osób fizycznych opłacany w formie karty 75601 0350 1 380,00 6 380,00 - 5 000,00 podatkowej Podatek od spadków i darowizn 75616 0360 17 477,00 47 477,00 - 30 000,00 Podatek od czynno ści cywilno- 75616 0500 67 622,49 87 622,49 - 20 000,00 prawnych Opłata skarbowa 71518 0410 17 922,29 17 900,29 22,00 Podatek dochodowy od osób 75621 0020 15 003,00 25 003,00 - 10 000,00 prawnych Odsetki pozostałe 75814 0920 12 580,68 12 613,64 - 32,96 Wpływy z usług 90001 0830 33 906,2 5 39 211,85 - 5 305,60 Wpływy z opłaty eksploatacyjnej 10095 0460 38 501,60 298 213,40 - 259 711,80 Wpływy z usług 40001 0830 27 581,45 37 581,45 - 10 000,00 Wpływy z usług 40002 0830 502 592,27 552 592,27 - 50 000,00 Dochody z najmu i dzier żawy 70005 0750 29 491,61 39 491,61 - 10 000,00 Wpływy z usług 70005 0830 51 343,04 61 343,04 - 10 000,00 Wpływy ze sprzeda ży składników 70005 0870 295 997,50 316 980,10 - 20 982,60 maj ątkowych RAZEM: 2 177 937,26 2 777 948,22 - 600 010,96

Różnica w dochodach w rozdziale 70005 § 0870 w kwocie 20.982,60 zł wynika jedynie z sposobu ewidencji powyższej kwoty, gdyż została ona

______61

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

przypisana jako dochód otrzymany a nie wykonany. Kwota ta wpłynęła 4 stycznia 2012 roku zatem stanowił również dochód wykonany 2012 roku. Różnica pomiędzy sprawozdaniem Rb-27S a ewidencją księgową (w 2012 roku prowadzono ewidencję dochodów wg klasyfikacji w ewidencji księgowej Urzędu Gminy, a w ewidencji księgowej budżetu tylko częściowo) w przypadku ww. dochodów w 2012 roku wyniosła 579.028,36 zł (600.010,96 zł – 20.982,60). Oznacza to, że o taką kwotę zawyżono wykonane dochody z ww. tytułów w sprawozdaniu Rb-27S, co w konsekwencji spowodowało przeniesienie zawyżonej kwoty dochodów do sprawozdania Rb-NDS oraz uzyskanie nierealnego obrazu wykonania budżetu za 2012 rok. Podobnie jak w roku 2011, w 2012 roku zawyżono dochody w wyniku ujmowania w ewidencji i sprawozdawczości dochodów wraz z należnym podatkiem VAT. Wg miesięcznych deklaracji VAT-7 złożonych w 2012 roku wartość podatku należnego wyniosła 86.976 zł. W zakresie skontrolowanym przez inspektorów RIO na podstawie powyższych danych należy stwierdzić, że w 2012 roku dochody budżetu zostały zawyżone o kwotę 666.004,36 zł (600.010,36 zł – 20.982,60 zł + 86.976 zł) i faktycznie powinny one wynieść 15.294.485,17 zł. Taka kwota dochodów powinna wynikać zarówno z ewidencji księgowej jak i ze sprawozdań budżetowych. AKTA KONTROLI [A-15, s.1-18]: Wydruk zapisów na koncie 901 – dochody budżetu dokonanych w 2012 roku, wydruk stanów klasyfikacji dochodów za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku, kserokopia sprawozdania Rb-27S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku

Sprawozdanie Rb-28S 2011 rok Ogólna kwota wydatków wg sprawozdania Rb-28S wynosiła 17.120.789,78 zł i taka też kwota wynikała z konta 902 – wydatki budżetu. Natomiast kwota wydatków wg klasyfikacji budżetowej wynosiła 16.610.862,85 zł. Kontrolujący ustalili, że pod datą 31 grudnia 2011 roku dokonano następujących księgowań na koncie 902: − Wn 134-7 Ma 902 – 60.000 zł kwota raty kredytu niespłaconej w dniu 31 grudnia 2011 roku (Wb 707/34), − Wn 902 Ma 133-3 – 6.372,04 zł przeksięgowanie – nie ustalono czego powyższe przeksięgowanie dotyczyło (Pk 717/15), − Wn 902 Ma 901 – 499.431,92 zł kwota przeksięgowania opisana powyżej przy sprawozdaniu z Rb-27S mająca na celu dopasowanie kwoty wykazanej w sprawozdaniu Rb-27S z ewidencją księgową (Pk 713/38), − Wn 902 Ma 240 – 78.264,70 zł kwota sprostowania księgowania mająca na celu doprowadzenia do stanu, w którym per saldo konta 240 wynosiło 0,00 zł (Pk 713/39),

______62

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

− Wn 223-1 Ma 902 – 2.810,84 zł kwota sprostowania księgowania mająca na celu doprowadzenia do stanu, w którym per saldo konta 223 wynosiło 0,00 zł (Pk 713/40), − Wn 228 Ma 902 – 8.205,35 zł przeksięgowanie – nie ustalono czego powyższe przeksięgowanie dotyczyło (Pk 713/41), − Wn 224 Ma 902 – 3.275,54 zł przeksięgowanie – nie ustalono czego powyższe przeksięgowanie dotyczyło (Pk 713/42) W wyniku zaksięgowania powyższych operacji gospodarczych kwota wydatków została zwiększona o 584.069,66 zł, oraz zmniejszona o 74.291,73 zł. Wydatki zatem zostały zawyżone o 509.777,93 zł. W kwocie zawyżonych wydatków znalazły się między innymi wydatki na: 1) Dofinansowanie do zakupu samochodu dla OSP W wyniku kontroli ustalono, że w budżecie roku 2011 zaplanowano wydatki na zakupy inwestycyjne na rzecz jednostek ochotniczych straży pożarnych (rozdział 75412) w wysokości 100.000 zł, i taka kwota została też wykazana w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym za 2011 rok (rozdział 75412 § 6060). Powyższa kwota miała stanowić dofinansowanie do zakupu samochodu ratowniczo pożarniczego dla OSP Zadzim. W toku kontroli dokumentacji księgowej ustalono, że w 2011 roku Gmina Zadzim nie dokonała takiego wydatku na rzecz OSP Zadzim, jak też, że taka kwota nie figuruje w księgach rachunkowych 2011 roku. Kontrolujący stwierdzili, że w dniu 16 marca 2012 roku Gmina Zadzim dokonała przelewu kwoty 100.000 zł z rachunku bankowego budżetu gminy na rzecz OSP Zadzim. Powyższa operacja została zaewidencjonowana poprzez zapisy na kontach Wn 902 Ma 133. Wydatkowana w 2012 roku kwota nie została ujęta w klasyfikacji budżetowej jako wydatek tegoż roku oraz nie wykazana w sprawozdaniu z realizacji wydatków budżetowych Rb-28S za 2012 rok. W tytule przelewu napisano: „dotacja – dofinansowanie zakupu samochodu”. Do wyciągu bankowego załączona była kserokopia faktury nr 105/2011 z dnia 21 grudnia 2011 rok, w której jako nabywca wskazana została Ochotnicza Straż Pożarna w Zadzimiu. Faktura opiewała na kwotę 611.280 zł i dotyczyła zakupu samochodu ratowniczo – gaśniczego. Kontrolującym nie przedstawiono, żadnej dokumentacji dotyczącej udzielenia i rozliczenia dotacji dla OSP Zadzim w wysokości 100.000 zł. Kontrolujący zwrócili się do Wójta z pytaniem czy Gmina Zadzim zawierała z Ochotniczą Strażą pożarną w Zadzimiu umowę w sprawie dotacji oraz poprosili o przedstawienie dokumentacji dotyczącej przekazania dotacji (dofinansowania) i jej rozliczenia. W odpowiedzi Wójt Gminy Zadzim poinformował, że Gmina Zadzim nie zawierała umowy w sprawie dotacji z ww. jednostką OSP oraz że nie posiada innej dokumentacji w tej sprawie niż kserokopia faktury zakupu samochodu. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie zwolnień podatkowych i dofinansowania na zakup samochodu dla OSP Zadzim stanowi załącznik 22 do protokołu kontroli. AKTA KONTROLI [A-16, s.1-20]: Kserokopia faktury nr 105/2011 z dnia 21 grudnia 2011 roku wystawionej na rzez Ochotniczej Straży Pożarnej w Zadzimiu za zakup samochodu ratowniczo-gaśniczego oraz kserokopia wyciągu bankowego z dnia 16 marca 2012 roku, kserokopia uchwały nr IV/19/11 Rady Gminy Zadzim z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie

______63

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

uchwalenia budżetu na budżetowej na 2011 rok. Powyższe działania stanowiły naruszanie zasad wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz przekroczenie zakresu upoważnienia do dokonywania wydatków w 2012 roku, gdyż w uchwale budżetowej na 2012 roku (uchwała nr XV/97/12 Rady Gminy Zadzim z dnia 25 stycznia 2012 roku) nie zaplanowano wydatków majątkowych w rozdziale 75412. Art. 254 ustawy o finansach publicznych określa nadrzędne zasady obowiązujące w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W pkt 3 tegoż artykułu zawarto następujący nakaz: „dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów”; Dokonanie wydatku bez uprzedniego ustalenia jego granic w planie finansowym nie jest możliwe z uwagi na brak podstawy dla dokonania tegoż wydatku.

2) Wydatki na remonty i inwestycje drogowe W 2011 roku zostały wystawione faktury, które nie zostały uregulowane w 2011 roku, a zostały zaliczone do wydatków roku 2011. Faktycznie powyższe kwoty stanowiły zobowiązania 2011 roku i stały się wydatkami roku 2012. Nieprawidłowości dotyczyły następujących faktur: − nr 275/D/2011 z dnia 30 września 2011 roku na kwotę 24.874,54 zł , zapłacona w dniu 9 stycznia 2012 roku (60016 § 4300), − nr 323/D/2011 z dnia 28 listopada 2011 roku na kwotę 9.981,82 zł , zapłacona w dniu 26 marca 2012 roku (60016 § 4300), − nr 324/D/2011 z dnia 28 listopada 2011 roku na kwotę 22.649,12 zł , zapłacona w dniu 26 marca 2012 roku (60016 § 4300), − nr 271/D/2011 z dnia 28 września 2011 roku na kwotę 63.283,50 zł , zapłacona w dniu 26 marca 2012 roku (60016 § 6050), − nr 6/10/2011 z dnia 3 października 2011 roku na kwotę 65.190 zł , zapłacona w dniu 26 marca 2012 roku (60016 § 6050), − nr 174/2011/FVS z dnia 9 listopada 2011 roku na kwotę 42.527,25 zł , zapłacona w dniu 9 marca 2012 roku (60016 § 6050). Łącznie w 2011 roku zawyżono wydatki w sprawozdaniu Rb-28S w rozdziale 60016 o kwotę 228.506,23 zł (w tym § 4300 – 59.505,48 zł, § 6050 – 171.000,75 zł).

3) Wydatki na zadanie inwestycyjne i remonty realizowane w szkołach podstawowych W sprawozdaniu Rb-28S za 2011 roku w rozdziale 80101 § 6050 wykazano wydatki zrealizowane na kwotę 188.721,96 zł. Natomiast w ewidencji księgowej brak było jakichkolwiek wydatków wykonanych w tej klasyfikacji. Ponadto w

______64

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2012 roku także nie stwierdzono, aby w tej klasyfikacji wykonane były wydatki inwestycyjne w tej kwocie. Ustalono także, że w rozdziale 80101 w § 4270 w sprawozdaniu ujęto wydatki w kwocie 249.357,49 zł, natomiast wg klasyfikacji wydatków w ewidencji księgowej w ww. paragrafie zrealizowano wydatki w kwocie 375.579,45 zł. Różnica pomiędzy sprawozdaniem, a klasyfikacją wydatków wyniosła 126.221,96 zł, co oznacza że w sprawozdaniu wydatki zaniżono o powyższą kwotę. Ogółem w dwóch powyższych paragrafach (§6050 i 4270) wydatki zostały zawyżone o kwotę 62.540 zł. 4) Wydatki na wpłatę podatku VAT do Urzędu Skarbowego Wg klasyfikacji budżetowej wydatków w ewidencji księgowej kwota wydatków na podatek VAT w § 4530 wyniosła w 2011 roku 997,37 zł powyższa kwota stanowiła podatek naliczony zaewidencjonowany w § 4530 w m-cu październiku w 2011 roku. Wg deklaracji złożonych do Urzędu Skarbowego za m-ce I-XI 2011 roku wydatki jakie Gmina Zadzim poniosła z tytułu wpłat podatku VAT do Urzędu Skarbowego wyniosły 13.787 zł. Zatem wydatki zrealizowane w § 4530 powinny być zgodne z kwotami podatku wpłaconego do Urzędu Skarbowego oraz z kwotą ujętą w tymże paragrafie wydatków w sprawozdaniu Rb-28S. W sprawozdaniu Rb-28S nie wykazano żadnych wydatków w § 4530, natomiast wg ustaleń kontrolujących powinna zostać ujęta kwota 13.737 zł. W związku z powyższymi rozbieżnościami kontrolujący stwierdzili, że jako wydatki budżetu nie zostały ujęte kwoty podatku VAT przelewane do Urzędu Skarbowego na podstawie wcześniej sporządzonych deklaracji za poszczególne miesiące. Jako wydatki budżetu została ujęta jedynie kwota 997 zł, prawidłowo powinna być to kwota 13.737 zł różnica w wysokości 12.740 zł stanowiła wpłacony do Urzędu Skarbowego podatek VAT nie ujęty zarówno na koncie 902 jako wydatek budżetu jak i w odpowiedniej klasyfikacji budżetowej. Kwota rzeczywistych wydatków poniesionych przez Gminę Zadzim w 2011 roku wyniosła około 16.623.602,85 zł (16.610.862,85 zł + 12.740 zł). Wydatki budżetu wykazane w sprawozdaniu Rb-28S zostały zawyżone o kwotę 497.186,93 zł (16.623.602,85 zł – 17.120.789,78 zł). Kontrolujący zwracają uwagę, że powyższa kwota wydatków budżetu została oszacowana na podstawie danych księgowych i ewidencji źródłowej jednak nie zawiera odniesienia do rozrachunków wykazanych na koncie 240 – pozostałe rozrachunki (poza podatkiem VAT który został opisany powyżej), gdyż ilość i wartość nierozliczonych rozrachunków figurujących na tym koncie może mieć wpływ zarówno na poziom wydatków jak i dochodów jednostki w 2011 roku. W wyniku kontroli ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku kontrolowana jednostka w rubryce zobowiązania ogółem wykazała łączną kwotę 215.505,48 zł, natomiast w kolumnach zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym i w latach poprzednich nie wykazano żadnej kwoty. Kontrolujący stwierdzili, że kwota zobowiązań ogółem wykazanych w ww. sprawozdaniu oraz brak zobowiązań wymagalnych były niezgodne ze stanem faktycznym. Wg ustaleń kontrolujących kwota zobowiązań wymagalnych na dzień 31 grudnia 2011 roku wynosiła 411.055,22 zł. Szczegółowe ustalenia dotyczące zobowiązań wymagalnych zostały

______65

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

opisane w dalszej części protokołu dotyczącej rozrachunków i roszczeń. AKTA KONTROLI [A-17, s.1-44]: Wydruk stanów klasyfikacji wydatków sporządzony za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 roku, wydruk zapisów dokonanych na koncie 902 – wydatki budżetu w 2011 roku, kserokopia sprawozdania Rb-28S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku

2012 rok Ogólna kwota wydatków wg sprawozdania Rb-28S za 2012 rok wynosiła 15.783.445,98 zł, natomiast kwota wydatków ujęta na koncie 902 – wydatki budżetu na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiła 16.210.520,54 zł, a kwota wydatków w ewidencji księgowej wg klasyfikacji budżetowej wynosiła 15.836.576,23 zł. Kontrolujący ustalili, że różnica pomiędzy kwotą wydatków wykazaną w sprawozdaniu Rb-28S, a kwotą wydatków wg klasyfikacji budżetowej wynikającą z ewidencji księgowej wynosiła 53.130,25 zł. Natomiast różnica pomiędzy kwotą wydatków ujętą na koncie 902 – wydatki budżetu a kwotę wydatków w ewidencji wg klasyfikacji budżetowej wyniosła 373.944,31 zł na powyższą kwotę złożyły się: − 264.606,20 zł – kwota odsetek od kredytów i pożyczek nie ujęta w klasyfikacji budżetowej wydatków, − 9.338,11 zł – kwota prowizji od udzielonych kredytów i pożyczek nie ujęta w klasyfikacji budżetowej, − 100.000 zł - kwota dofinansowania przekazanego na zakup samochodu dla OSP Zadzim (nieprawidłowość opisana powyżej przy omawianiu 2011 roku). Kontrolujący stwierdzili, że w 2012 roku podatek VAT był ujmowany w ewidencji księgowej i sprawozdawczości w sposób analogiczny jak w 2011 roku co spowodowało, że w ewidencji księgowej Urzędu ujęto wydatki w kwocie 41.011,90 zł dotyczące podatku VAT naliczonego, natomiast kwoty wpłaconego podatku VAT w 2012 roku do Urzędu Skarbowego wyniosły 46.333 zł. Różnica w kwocie 5.321,10 zł stanowiły wydatki z tytułu podatku VAT nie ujęte w klasyfikacji budżetowej i na koncie 902. W sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym na dzień 31 grudnia 2012 roku nie wykazano żadnych wydatków w § 4530. Kwota rzeczywistych wydatków poniesionych przez Gminę Zadzim w 2012 roku wyniosła około 16.215.841,64 zł (16.210.520,54 zł + 5.321,10 zł). Wydatki budżetu Gminy Zadzim w sprawozdaniu Rb-28S zostały zaniżone o kwotę 423.395,66 zł (16.215.841,64 zł – 15.783.445,98 zł). Kontrolujący zwracają uwagę że powyższa kwota wydatków budżetu została oszacowana na podstawie danych księgowych i ewidencji źródłowej jednak nie zawiera odniesienia do rozrachunków wykazanych na koncie 240 – pozostałe rozrachunki (poza podatkiem VAT który został opisany powyżej), gdyż ilość i wartość nierozliczonych rozrachunków figurujących na tym koncie może mieć wpływ zarówno na poziom wydatków jak i dochodów jednostki w 2012 roku. W wyniku kontroli ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym na dzień 31

______66

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

grudnia 2012 roku kontrolowana jednostka w rubryce zobowiązania ogółem wykazała łączną kwotę 115.012,27 zł, natomiast w kolumnach zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym i w latach poprzednich nie wykazano żadnej kwoty. Kontrolujący stwierdzili, że kwota zobowiązań ogółem wykazanych w ww. sprawozdaniu oraz brak zobowiązań wymagalnych były niezgodne ze stanem faktycznym. Wg ustaleń kontrolujących kwota zobowiązań wymagalnych na dzień 31 grudnia 2011 roku wynosiła 272.589,27 zł. Szczegółowe ustalenia dotyczące zobowiązań wymagalnych zostały opisane w dalszej części protokołu dotyczącej rozrachunków i roszczeń. AKTA KONTROLI [A-18, s.1-42]: Wydruk stanów klasyfikacji wydatków sporządzony za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku, wydruk zapisów dokonanych na koncie 902 – wydatki budżetu w 2012 roku, kserokopia sprawozdania Rb-28S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku

Jednostkowe sprawozdania bud żetowe Kontrolujący ustalili, że jednostki organizacyjne Gminy Zadzim tj. Zespół Szkół w Zadzimiu, Zespół Szkół w Zygrach, Szkoła Podstawowa w Małyniu, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zadzimiu oraz Urząd Gminy w Zadzimiu nie składały w 2012 roku jednostkowych sprawozdań budżetowych, co stanowiło naruszenie § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku (Dz. U. nr 20 poz. 103), który określa, że do składania sprawozdań obowiązania są kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego. Naruszone zostały również przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. nr 43 poz. 247), zgodnie z którym § 6 kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego zostały zobowiązanie do sporządzania i przekazywania sprawozdań budżetowych.

Poprawno ść sporz ądzenia sprawozda ń Rb-Z za 2011 i 2012 rok Kontroli poddano poprawność danych zawartych w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za IV kwartał 2011 i 2012 roku. Poniższa tabela zawiera dane wynikające ze sprawozdania Rb-Z za IV kwartał 2011 roku oraz dane ustalone w trakcie kontroli.

Zobowi ązania wg tytułów Kwota wykazana Kwota ustalona w Lp. Ró żnica dłu żnych wg sprawozdania wyniku kontroli 1 Papiery warto ściowe 0,00 0,00 0,00 2 Kredyty i po życzki 9 751 326,76 9 811 327,00 -60 000,24 3 Przyj ęte depozyty 0,00 0,00 0,00 4 Zobowi ązania wymagalne 0,00 411 055,22 -411 055,22 5 Por ęczenie niewymagalne 0,00 0,00 0,00 Zobowi ązania wynikaj ące z umów o terminie dłu ższym ni ż 6 sze ść miesi ęcy i przypada- 0,00 0,00 0,00 jących do spłaty w nast ępnych latach

______67

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kontrolujący ustalili, że kwota zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek wykazana w sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku była niezgodna ze stanem faktycznym. Kontrolujący ustalili, że kwota kredytów i pożyczek stanowiących dług publicznych na dzień 31 grudnia 2011 roku wyniosła 9.811.327 zł (w tym kwota 60.000 zł niespłacona rata na dzień 31 grudnia 2011). Kontrolowana jednostka ponadto nie wykazała w sprawozdaniu Rb-Z żadnych zobowiązań wymagalnych, co było niezgodne ze stanem faktycznym. Kwota zobowiązań wymagalnych Urzędu Gminy Zadzim i jednostek organizacyjnych Gminy Zadzim wyniosła 411.055,22 zł. Zestawienie zobowiązań wg jednostek organizacyjnych na dzień 31 grudnia 2011 roku stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli.

Poniższa tabela zawiera dane wynikające ze sprawozdania Rb-Z za IV kwartał 2012 roku oraz dane ustalone w trakcie kontroli.

Kwota wykazana Kwota ustalona w Lp. Zobowi ązania wg tytułów dłu żnych Ró żnica wg sprawozdania wyniku kontroli 1 Papiery warto ściowe 0,00 0,00 0,00 2 Kredyty i po życzki 9 554 894,00 10 719 169,00 -1 164 275,00 3 Przyj ęte depozyty 0,00 0,00 0,00 4 Zobowi ązania wymagalne 0,00 272 589,27 -272 589,27 5 Por ęczenie niewymagalne 0,00 0,00 0,00 Zobowi ązania wynikaj ące z umów o terminie dłu ższym ni ż sze ść miesięcy i 0,00 0,00 0,00 przypadaj ących do spłaty w 6 nast ępnych latach

Kontrolujący ustalili, że kwota zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek wykazana w sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym na dzień 31 grudnia 2012 roku była niezgodna ze ewidencją księgową i stanem faktycznym. Kontrolujący ustalili, że kwota kredytów i pożyczek stanowiących dług publicznych na dzień 31 grudnia 2012 roku wyniosła 10.719.169 zł (w tym kwota 26.775 zł stanowiła kredyt zaciągnięty na zakup samochodu). Kontrolowana jednostka ponadto nie wykazała w sprawozdaniu Rb-Z żadnych zobowiązań wymagalnych, co było niezgodne ze stanem faktycznym. Kwota zobowiązań wymagalnych Urzędu Gminy Zadzim i jednostek organizacyjnych Gminy Zadzim wyniosła 272.589,27 zł. Kontrolujący stwierdzili, że jednostki organizacyjne (jednostki budżetowe) zarówno w 2011 i w 2012 roku nie sporządzały kwartalnych jednostkowych sprawozdań Rb-Z. Natomiast funkcjonujące jednostki organizacyjne i nadzorowane posiadające osobowość prawną (SP ZOZ oraz Gminna Biblioteka Publiczna w Zadzimiu) złożyły w kontrolowanym okresie odpowiednie sprawozdania Rb-Z. Zestawienie zobowiązań wg jednostek organizacyjnych na dzień 31 grudnia 2012 roku stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli. Test nr 4 i 5 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

______68

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

AKTA KONTROLI [A-19, s.1-11]: Kserokopia sprawozdań Rb-Z sporządzonych na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz 31 grudnia 2012 roku

Poprawno ść sporz ądzenia sprawozda ń Rb-NDS za 2011 i 2012 rok Kontroli poddano poprawność danych zawartych w sprawozdaniu Rb-NDS o nadwyżce/deficycie za IV kwartał 2011 i 2012 roku. Poniższa tabela zawiera dane wynikające ze sprawozdania Rb-NDS za IV kwartał 2011 roku oraz dane ustalone w trakcie kontroli.

Dane wykazane w Dane ustalone w wyniku 2011 Ró żnica sprawozdaniu Rb-NDS kontroli

Dochody ogółem 15 801 850,15 15 243 167,63 558 682,52 Dochody bie żą ce 13 882 124,93 13 394 425,01 487 699,92 Dochody maj ątkowe 1 919 725,22 1 848 742,62 70 982,60 Wydatki ogółem 17 120 789,78 16 623 602,25 497 187,53 Wydatki bie żą ce 13 264 332,59 13 227 118,62 37 213,97 Wydatki maj ątkowe 3 856 457,19 3 396 483,63 459 973,56 Nadwy żka/deficyt -1 318 939,63 -1 380 434,62 61 494,99 Finansowanie 1 394 610,36 1 454 610,36 -60 000,00 Przychody ogółem 2 571 210,36 2 571 210,36 0,00 Przychody z tytułu 2 501 526,76 2 501 526,76 0,00 kredytów i po życzek Inne źródła 69 683,60 69 683,60 0,00 Rozchody ogółem 1 176 600,00 1 116 600,00 60 000,00 Rozchody bud żetu 1 176 600,00 1 116 600,00 60 000,00

Z powyższej tabeli wynika, że większość danych przedstawionych w sprawozdaniu Rb-NDS sporządzonym za IV kwartał 2011 roku różni się od danych ustalonych w trakcie kontroli. Największe różnice dotyczą kwot dochodów i wydatków budżetu Gminy Zadzim. Obie wielkości zostały zawyżone o około 500.000 zł, co przy budżecie w wysokości 15.000.000 zł stanowi około 3% tego budżetu. W związku z nieprawidłowymi kwotami dochodów i wydatków również kwota deficytu wykazana w omawianym sprawozdaniu była nierzetelna tj. zaniżono ją o 61.494,99 zł. Rozchody budżetu zostały zawyżone o 60.000 zł, co spowodowane było niezapłaceniem jednej z rat kredytowych. Szczegółowe ustalenia dotyczące dochodów i wydatków zostały opisane przy analizie sprawozdań Rb-27S i Rb-28S. Poniższa tabela zawiera dane wynikające ze sprawozdania Rb-NDS za IV kwartał 2012 roku oraz dane ustalone w trakcie kontroli.

______69

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Dane wykazane w Dane ustalone w wyniku 2012 Ró żnica sprawozdaniu Rb-NDS kontroli

Dochody ogółem 15 960 489,53 15 294 485,17 666 004,36 Dochody bie żą ce 14 735 985,13 14 048 998,77 686 986,36 Dochody maj ątkowe 1 224 504,40 1 245 486,40 -20 982,00 Wydatki ogółem 15 783 445,98 16 215 841,64 -432 395,66 Wydatki bie żą ce 14 087 300,93 14 419 696,59 -332 395,66 Wydatki maj ątkowe 1 696 145,05 1 796 145,05 -100 000,00 Nadwy żka/deficyt 177 043,55 -921 356,47 1 098 400,02 Finansowanie -120 762,03 983 512,97 -1 104 275,00 Przychody ogółem 1 523 292,73 2 550 067,73 -1 026 775,00 Przychody z tytułu 1 447 622,00 2 474 397,00 -1 026 775,00 kredytów i po życzek Inne źródła 75 670,73 75 670,73 0,00 Rozchody ogółem 1 644 054,76 1 566 554,76 77 500,00 Rozchody bud żetu 1 644 054,76 1 566 554,76 77 500,00

Z powyższej tabeli wynika, że skala nieprawidłowości występujących w sprawozdaniu Rb-NDS sporządzonym za IV kwartał 2012 roku jest znacznie większa niż w analogicznym sprawozdaniu sporządzonym na IV kwartał 2011 roku. W 2012 roku dochody zostały zawyżone o ponad 600.000 zł natomiast wydatki zaniżone o ponad 400.000 zł, co wpłynęło na wynik budżetu, który zamiast być nadwyżką w kwocie około 170.000 zł okazał się być deficytem w wysokości ponad 900.000 zł. Różnica między wynikiem budżetu wykazanym w sprawozdaniu Rb-NDS a wynikiem ustalonym w trakcie czynności kontrolnych wyniosła ponad 1.000.000 zł. Powyższa kwota świadczy o skali nieprawidłowości jakie miały miejsce w kontrolowanej jednostce. Szczegółowe ustalenia dotyczące dochodów i wydatków zostały opisane przy analizie sprawozdań Rb-27S i Rb-28S. Ponadto nierzetelne dane w sprawozdaniu Rb-NDS zostały również wykazane w zakresie przychodów i rozchodów budżetu, co również zostało szczegółowo opisane we wcześniejszej części protokołu dotyczącej kredytów i pożyczek. Tabela nr 4 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli. AKTA KONTROLI [A-20, s.1-4]: Kserokopia sprawozdań Rb-NDS sporządzonych na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz 31 grudnia 2012 roku

______70

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Bilans organu (z wykonania bud żetu) na dzie ń 31 grudnia 2011 roku Zobowiązania budżetu Gminy Według bilansu z wykonania budżetu Gminy Zadzim na dzień 31 grudnia 2011 roku zobowiązania według tytułów wynosiły: zobowiązania finansowe - 9.751.326,76 zł zobowiązania wobec budżetów – 8.225,32 zł zobowiązania pozostałe - 0,00 zł Zobowiązania finansowe dotyczyły zaciągniętych kredytów i pożyczek i były zgodne z kwotami sald kont 134 i 260. W wyniku kontroli ustalono, że kwota zobowiązań finansowych była niezgodna ze stanem faktycznym, gdyż pod datą 31 grudnia 2011 roku zaksięgowano zapłatę raty w wysokości 60.000 zł, gdy w rzeczywistości zapłata nastąpiła w styczniu 2012 roku. Zapłatę zaksięgowano poprzez zapis na kontach Wn 134 – kredyty bankowe Ma – 902 – wydatki budżetu. Kwota zadłużenia wg stanu rzeczywistego wynosiła 9.811.326,76 zł. Kontrolujący ustalili, że zobowiązania wobec budżetu wynikały z salda konta 224. Kwota 8.225,32 zł stanowiła dotacje niewykorzystane do końca roku w zakresu pomocy społecznej. Zwrot nastąpił w dniu 30 stycznia 2012 roku (Wb nr 45). Konto 225 nie wykazywało na dzień 31 grudnia 2011 salda zobowiązań. W wyniku kontroli ustalono, że na dzień 31 grudnia 2011 roku konto 240 – pozostałe rozrachunki wykazywało następujące salda strony Ma poszczególnych kont analitycznych: 1) 240 (bez analityki) – 78.264,70 zł wynikające z dokumentu PK nr 713 pozycja 39 stanowiącego wg opisu operacji sprostowania księgowania. Wg ksiąg rachunkowych dekretacja powyższego dokumentu była następująca Wn 902 Ma 204. Kontrolujący stwierdzili, że na dokumencie źródłowym tj. poleceniu księgowania nr 713 brak było ww. kwoty, została ujęta one jedynie w księgach rachunkowych w formie elektronicznego zapisu księgowego, bez potwierdzenia w dowodach źródłowych. Skarbnik Gminy nie potrafiła wyjaśnić czego dotyczyła powyższa operacja, ani dlaczego brak jej na dokumencie źródłowym. Ujęcie księgowe pozycji 39 PK nr 713 spowodowało zwiększenie wydatków o kwotę 78.264,70 zł. AKTA KONTROLI [A-21, s.1-4]: Kserokopia polecenia księgowania nr 713 z dnia 31 grudnia 2011 roku oraz wydruk ww. polecenie księgowania z systemu finansowo – księgowego. 2) 240-1 (wadia roboty budowlane) – 5.090,30 zł, kontrolujący ustalili, że saldo na dzień 31 grudnia 2011 roku złożyło się wadium w kwocie 4.920 zł wpłacone w dniu 22 kwietnia 2011 roku oraz dwa wadia wpłacone w 2006 roku w kwotach 340 zł, pomniejszone o kwotę odsetek wypłaconą przy zwrocie jednego z wadiów w wysokości 509,70 zł. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentacji, w wyniku analizy której udałoby się ustalić, czy ww. kwoty są słusznie zatrzymane przez Gminę. Należy ponadto zaznaczyć, że Gmina Zadzim posiada wyodrębniony rachunek bankowy do przechowywania sum depozytowych, na którym to powyższe sumy powinny być przechowywane do czasu ich zwrotu lub rozliczenia w inny sposób. Zgodnie z obowiązującymi

______71

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

przepisami w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont ewidencja sum depozytowych odbywa się przy użyciu kont 139 – inne rachunki bankowe i 240 – pozostałe rozrachunki tylko i wyłącznie w księgach rachunkowych jednostki budżetowej, a nie organu. 3) 240-2 (zabezpieczenia na roboty budowlane) – 2.354 zł, ustalono, że powyższa kwota stanowiła dwa zabezpieczenia, jedno w kwocie 2.870 zł z tytułu wykonania drogi w Dąbrówce, którego termin zwrotu upływa 31 maja 2013 roku oraz drugiego w kwocie 1.651,80 zł z tytułu wykonania wymiany okien w szkole, którego termin zwrotu upłynął w dniu 30 września 2012 roku, pomniejszone o kwotę 2.167,80 zł zwróconą w dniu 28 stycznia 2010 roku, która została błędnie zaksięgowana na powyższej analityce (240-2) zamiast na koncie 240-5 (gdzie ta kwota figurowała). Kwota zgromadzonych zabezpieczeń powinna być przechowywana na rachunku bankowym depozytów i ujęta w ewidencji księgowej Urzędu Gminy, powyższe działanie stanowi naruszenie zasad ewidencji operacji gospodarczych związanych z sumami depozytowymi określonymi w załączniku nr 2 i 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. 4) 240-7 (wadia na zakup nieruchomości) – 1.157,40 zł, kontrolujący ustalili, że powyższa kwota stanowiła wadium, które zostało zwrócone z kasy Urzędu Gminy w dniu 12 grudnia 2011 roku oraz ujęte w ewidencji księgowej Urzędu poprzez zapis na kontach Wn 240-1-1 Ma 101, co świadczy o nieuzgodnieniu sald kont rozrachunkowych, zarówno ewidencjonujących operacje gospodarcze na kontach budżetu gminy, jak i na kontach Urzędu Gminy . 5) 240-10 – pozostałe rozrachunki – 68,00 zł – ustalono, że powyższa kwota dotyczyła wpłaty wyegzekwowanego od dłużnika świadczenia alimentacyjnego. Kontrolującym nie udało się ustalić poprawnego sposobu rozliczenie powyższej kwoty z uwagi na nieprzedłożenie odpowiedniej dokumentacji. Konto 240 – pozostałe rozrachunki na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazywało saldo zobowiązań w wysokości 86.943,40 zł, powyższe saldo nie zostało wykazane w bilansie z wykonania budżetu gminy Zadzim za 2011 rok. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy suma sald strony Ma (zobowiązań) była równa sumie sald strony Wn (należności) dla konta 240 i w związku z powyższym nie wykazano żadnego z nich. AKTA KONTROLI [A-22, s.1-9]: Wydruk zapisów księgowych dokonanych na koncie 240 – pozostałe rozrachunki w 2011 roku

______72

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Ponadto konto 223 – rozliczenie wydatków budżetowych wykazywało na dzień 31 grudnia 2011 roku następujące salda strony Ma poszczególnych kont analitycznych: 1) 223-3 – Szkoła Podstawowa w Małyniu – 47.836,97 zł, 2) 223-5 – „droga Leszkomin” – 6.405,00 zł. Saldo strony Ma konta 223 – rozliczenie wydatków budżetowych oznacza, że jednostka wydała więcej środków pieniężnych niż otrzymała z budżetu Gminy lub ewentualnie, że nie zostały ujęte wszystkie zasilenia otrzymane przez tą jednostkę. Powstanie salda na koncie 223 po stronie Ma jest niezgodne z opisem do tego konta znajdującym się w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Wg opisu konta 223 znajdującym się w załączniku nr 2 ww. rozporządzenia służy ono do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 902. Ewidencję szczegółową do konta 223 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych na ich rachunki środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków budżetowych. Saldo Wn konta 223 oznacza stan przelanych środków na rachunki bieżące jednostek budżetowych, lecz niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych. Konto 223 – rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazywało saldo zobowiązań w wysokości 54.214,97 zł, powyższe saldo nie zostało wykazane w bilansie z wykonania budżetu gminy Zadzim za 2011 rok. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy suma sald strony Ma (zobowiązań) była równa sumie sald strony Wn (należności) dla konta 223 i w związku z powyższym nie wykazano żadnego z nich.

Wg stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych w bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku powinny zostać wykazane następujące kwoty zobowiązań: zobowiązania finansowe - 9.811.326,76 zł zobowiązania wobec budżetów – 8.225,32 zł zobowiązania pozostałe - 141.158,37 zł

Należności budżetu Gminy Według bilansu z wykonania budżetu Gminy Zadzim na dzień 31 grudnia 2011 roku należności według tytułów wynosiły: należności finansowe 0,00 zł,

______73

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

należności od budżetów 59.212,93 zł, pozostałe należności i rozliczenia 8.532,68 zł,

Należności od budżetów Saldo konta 224 – rozrachunki budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku wynosiło 0,00 zł. Natomiast w pozycji należności od budżetów wykazano saldo konta 140 – środki pieniężne w drodze w wysokości 59.212.93 zł, na które złożyły się udziały w podatkach dochodowych w kwocie 38.230,22 zł stanowiące dochody roku 2011, a otrzymane w styczniu 2012 roku oraz kwota 20.982,60 zł stanowiąca dochód z tytułu sprzedaży nieruchomości wpłacony w dniu 4 stycznia 2012 roku (ujęcie w ewidencji księgowej poprzez zapis Wn 140 Ma 901) , co szczegółowo zostało opisane we wcześniejszej części protokołu dotyczącej sprawozdania Rb-27S. Kontrolujący stwierdzili, że ujęcie dochodów z tytułu udziałów w podatkach dochodowych na koncie 140 – środki pieniężne w drodze stanowiło naruszenie zasad ewidencji operacji gospodarczych na kontach 140 i 224 określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Zgodnie z opisem do konta 224 – rozrachunki budżetu, na koncie tym ujmuje się w szczególności: 1) rozliczenia dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego; 2) rozrachunki z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów; 3) rozrachunki z tytułu dotacji i subwencji; 4) rozrachunki z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa.

Pozostałe należności i rozliczenia Na wykazaną w pozycji pozostałe należności i rozliczenia kwotę 8.532,68 zł złożyło się saldo konta 228 – rozliczenie wydatków ze środków pomocowych. Powyższa kwota wynikała z salda strony Wn pozostałego na tym koncie na dzień 31 grudnia 2010 roku i przeniesionego na rok 2011 w wysokości 327,33 zł, oraz zaksięgowania sumy 8.205,35 zł pod datą 31 grudnia 2011 roku wynikającej z dokumentu PK nr 713 pozycja 41 stanowiącego wg opisu operacji przeksięgowanie. Wg ksiąg rachunkowych dekretacja powyższego dokumentu była następująca Wn 228 Ma 902. Kontrolujący stwierdzili, że na dokumencie źródłowym tj. Poleceniu Księgowania nr 713 brak było ww. kwoty, została ona ujęta jedynie w księgach rachunkowych w formie elektronicznego zapisu księgowego, bez potwierdzenia w dowodach źródłowych. Skarbnik Gminy nie potrafiła wyjaśnić czego dotyczyła powyższa operacja, ani dlaczego brak jej na dokumencie źródłowym. Ujęcie księgowe pozycji 41 PK nr 713 spowodowało zaniżenie wydatków o kwotę 8.205,35 zł.

______74

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W trakcie kontroli ustalono, że konto 223 – rozliczenie z tytułu wydatków budżetowych wykazywało salda strony Wn następujących kont analitycznych: − 223-1 – Zespół Szkół w Zadzimiu – 22.919,40 zł, − 223-2 – Zespół Szkół w Zygrach – 16.539,27 zł, − 223-4 – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zadzimiu – 14.783,30 zł. Saldo strony Wn konta 223 – rozliczenie wydatków budżetowych oznacza, że jednostka nie rozliczyła się ze wszystkich otrzymanych środków pieniężnych z budżetu Gminy lub ewentualnie nie ujęła wszystkich poniesionych wydatków, lub nie zwróciła na koniec roku niewykorzystanych środków. Powstanie salda na koncie 223 po stronie Wn jest dopuszczalne i oznacza ono stan przelanych środków na rachunki bieżące jednostek budżetowych, lecz niewykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych. Powstanie salda strony Wn w innej sytuacji niż opisana w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej nie jest właściwe i wymaga analizy przyczyn takiego stanu. Konto 223 – rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazywało saldo należności w wysokości 54.214,97 zł, powyższe saldo nie zostało wykazane w bilansie z wykonania budżetu gminy Zadzim za 2011 rok. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy suma sald strony Ma (zobowiązań) była równa sumie sald strony Wn (należności) dla konta 223 i w związku z powyższym nie wykazano żadnego z nich. W wyniku kontroli ustalono, że na dzień 31 grudnia 2011 roku konto 240 – pozostałe rozrachunki wykazywało następujące salda strony Wn poszczególnych kont analitycznych: − 240-3 – podatek VAT – 59.952,01 zł, kontrolujący ustalili, że powyższa kwota była niezgodna z deklaracją VAT-7 sporządzoną za m-c grudzień 2011 roku, z której to wynikało, że Gmina Zadzim posiada zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego w Poddębicach w tytułu podatku VAT za m-c grudzień 2011 roku w wysokości 2.983 zł. Różnica w kwocie 62.935,01 zł wynikała z błędnego księgowania w latach wcześniejszych podatku należnego oraz w niektórych przypadkach podatku naliczonego, a także z zaksięgowania w 2011 roku podatku naliczonego tylko za m-c marzec oraz dokonanych wpłat do Urzędu Skarbowego w miesiącach wrzesień – grudzień poprzez zapis na kontach Wn 240-3 Ma 133-1 bez jednoczesnego zaksięgowania zapłaconego podatku jako wydatku budżetu i ujęciu go na koncie 902 poprzez drugostronny zapis Wn 902 Ma 240-3. Kontrolujący zauważyli, jednocześnie, że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy ewidencjonowany był na koncie 225 jedynie VAT naliczony. Wskazać należy że rozliczenia z tytułu naliczonego i należnego podatku VAT powinny być dokonywane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy przy użyciu konta 225 – rozrachunki publiczno-prawne i powinny być zgodne comiesięcznie z kwotą wykazaną w deklaracji VAT-7, a kwoty wpłacane do Urzędu

______75

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Skarbowego wynikające z nadwyżki podatku należnego nad naliczonym stanowią wydatki budżetowe. − 240-4 – zwroty za energię elektryczną SP ZOZ – 5.018,14 zł, stwierdzono, że powyższa kwota wynika z wybiórczego księgowania z faktur za energię, obciążeń SP ZOZ z tytułu zużytej energii elektrycznej. Kontrolujący nie mogli ustalić poprawności powyższego salda, gdyż księgowania te były dokonywane od co najmniej 2008 roku, i nie pozwalały na ustalenie z jakich faktur za energię elektryczną dokonywano pomniejszenia na rzecz SP ZOZ i osób użytkujących pomieszczenia przychodni. Kontrolujący nie mogli skorelować kwot pozostających do refundacji z faktur za energię i kwot wystawianych not i wpłat dokonywanych na podstawie tychże not. Pracownicy księgowości nie byli w stanie udzielić odpowiedzi na pytanie czy pozostają z tytułu powyższych not jakieś zaległości, ponieważ nikt tego nie kontrolował. − 240-5 – środki do refundacji – 9.126,59 zł, na powyższej analityce dokonywano księgowań rozrachunków z bardzo różnorodnych tytułów, analizując zapisy w 2011 roku kontrolujący znaleźli kilkadziesiąt przypadków księgowań, których nie dało się skorelować z zapisami drugostronnymi. Księgowania na tym koncie analitycznym dokonywane były od 2003 roku i do czasu kontroli nikt nie uzgadniał zapisów na tejże analityce. Na saldzie tego konta analitycznego znajdowały się zarówno należności, jak i zobowiązania z tytułu różnych wpłat, refundacji, wadiów, zaliczek itp. − 240-16 – rozrachunki Samorządowy Zakład Wodociągów i Kanalizacji – 12.119,04 zł, powyższa kwota wynikała z zapłaty za fakturę dotyczącą energii elektrycznej, która w części dotyczącej SZWiK została zaksięgowana poprzez zapis Wn 240-16 Ma 133-1 w dniu 13 kwietnia 2011 roku, brak było natomiast zaksięgowanej wpłaty dokonanej przez SZWiK powyższej kwoty. Kontrolujący ustalili, że ww. zakład nie dokonał wpłaty, jak również brak było dokumentu którym obciążono ww. zakład. Zakład funkcjonował jedynie w 2011 roku, w 2012 roku dokonano jego likwidacji. − 240-17 – (brak nazwy) – 718,62 zł powyższa kwota wg opisu operacji dotyczyła biblioteki i wynikała zapłaty faktury za energię elektryczną, która w części dotyczącej biblioteki i została zaksięgowana poprzez zapis Wn 240- 16 Ma 133-1 w dniu 13 kwietnia 2011 roku, brak było natomiast zaksięgowanej wpłaty dokonanej przez bibliotekę powyższej kwoty. Kontrolujący ustalili, że ww. biblioteka nie dokonała wpłaty, jak również brak było dokumentu, którym by ją obciążono. Konto 240 – pozostałe rozrachunki na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazywało saldo należności w wysokości 86.934,40 zł, powyższe saldo nie zostało wykazane w bilansie z wykonania budżetu gminy Zadzim za 2011 rok. Wg wyjaśnienia Skarbnika Gminy suma sald strony Ma (zobowiązań) była równa sumie sald strony Wn (należności) dla konta 240 i w związku z powyższym nie wykazano żadnego z nich. Wg stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych w bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku powinny zostać wykazane następujące kwoty należności:

______76

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

należności finansowe 0,00 zł, należności od budżetów 38.230,22 zł , pozostałe należności i rozliczenia 162.131,61 zł ,

Inne aktywa i pasywa W bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku w pozycji III - inne aktywa nie wykazano żadnej kwoty, co było zgodne z saldem strony Wn konta 909 – rozliczenia międzyokresowe. W bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazano inne pasywa w kwocie 288.224,00 zł, stanowiące subwencję oświatową przekazaną w grudniu 2011 roku na styczeń 2012 roku (Wb 699 z 22 grudnia 2011 roku). Powyższa kwota była zgodna z saldem konta 909 – rozliczenia międzyokresowe.

Stan środków pieniężnych wykazanych w bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku wynosił 304.374,44 zł, natomiast aktywa netto budżetu wynosiły -9.675.656,03 zł. Na aktywa netto budżetu złożyły się salda kont: - 960 – skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu – 8.356.716,40 zł (Wn - niedobór), - 961 – niedobór lub nadwyżka budżetu – 1.318.939,63 zł (Wn - deficyt), Wolne środki ustalone na podstawie ewidencji księgowej i bilansu z wykonania budżetu wyniosły 75.670,73 zł, były zgodne z kwotą obliczoną na podstawie sprawozdania Rb-NDS sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku. Prawdopodobna kwota wolnych środków obliczona przez kontrolujących na podstawie danych, które prawidłowo powinny zostać wykazane sprawozdaniu Rb-NDS, wyniosła 74.175,74 zł.

Środki pieniężne budżetu W sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2011 roku wykazano: 1) stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego w wysokości – 304.374,44 zł, 2) stan środków na rachunku niewygasających wydatków – 0,00 zł, 3) środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym – 8.225,32 zł, 4) środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku – 288.224 zł, 5) stan środków funduszy pomocowych - 0,00 zł. W bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku w pozycji I - środki pieniężne ujęto kwotę 304.374,44 zł. Zgodną ze sprawozdaniem Rb-ST i saldami kont zespołu 1.

______77

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-ST była zgodna z potwierdzeniem salda rachunków bankowych prowadzonych przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach oddział w Zadzimiu.

Pozostałe środki pieniężne W bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku w pozycji pozostałe środki pieniężne wykazano 8.225,32 zł, co stanowiło dotacje niewykorzystane do końca roku z zakresu pomocy społecznej.

Nadwyżka lub niedobór wykonania budżetu W bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazano wynik wykonania budżetu w kwocie 1.318.939,63 zł (deficyt budżetu). W sprawozdaniu Rb-NDS na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazano deficyt w kwocie -1.318.939,63 zł. W ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2011 roku konto księgowe 961 – niedobór lub nadwyżka budżetu wykazywało saldo 1.318.839,63 zł (Wn). Dane wynikające z ewidencji były zgodne ze sprawozdaniami. Kontrolujący stwierdzili, że zarówno kwoty wydatków jak i dochodów wykazane w ewidencji księgowej i sprawozdawczości znacząco odbiegały od rzeczywistych (nieprawidłowości opisane w części protokołu dotyczącej sprawozdawczości), co w konsekwencji miało wpływ na wynik budżetu. W wyniku kontroli ustalono, że kwota faktycznego deficytu za 2011 rok powinna wynieść 1.380.434,62 zł, oznacza to że deficyt został zaniżony o 61.494,99 zł.

Skumulowana nadwyżka lub niedobór wykonania budżetu W bilansie z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2011 roku wykazano skumulowany niedobór w kwocie -8.356.716,40 zł. W ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2011 roku konto księgowe 960 – skumulowany niedobór lub nadwyżka budżetu wykazywało saldo 8.356.716,40 zł (Wn). Dane wynikające z ewidencji były zgodne ze sprawozdaniami.

Bilans organu (z wykonania bud żetu) na dzie ń 31 grudnia 2012 roku

W dniu 15 maja 2013 roku został sporządzony bilans z wykonania budżetu za 2012 rok. Kontrolującym powyższy bilans z wykonania budżetu za 2012 rok został przedłożony w dniu 11 czerwca 2013 roku. Zgodnie z § 24 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, bilans z wykonania budżetu sporządza się w terminie trzech miesięcy od dnia na który zamyka się księgi rachunkowe (czyli 31 marca). Ponadto zgodnie z § 26 ust. 4 do dnia 30

______78

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

kwietnia roku następnego zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje sporządzone bilanse do regionalnej izby obrachunkowej.

Kontrolujący stwierdzili, że w bilansie z wykonania budżetu za 2012 roku zostały wykazane nierzetelne dane tj. niezgodne ze stanem rzeczywistym, jak i ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Kontrolujący przed sporządzeniem bilansu przekazali Wójtowi Gminy oraz Skarbnikowi Gminy informacje dotyczące nierzetelności danych stanowiących podstawę sporządzenia ww. sprawozdania, poprzez między innymi nieuwzględnienie zobowiązań wynikających z zaciągnięcia pożyczki w firmie Magellan. Pomimo to uwagi kontrolujących nie zostały uwzględnione, a bilans został sporządzony w taki sposób aby zgadzał się z nierzetelnymi sprawozdaniami budżetowymi. Powyższe działanie stanowi naruszenie art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że jednostka obowiązana jest stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Ponadto zgodnie z art. 24 ust. 1 księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Jeżeli dane wynikające z ksiąg rachunkowych były niezgodne ze stanem faktycznym, to sytuacja taka uniemożliwiła sporządzenie rzetelnych sprawozdań finansowych, w których zawarte dane byłyby zgodne zarówno z księgami rachunkowymi, jak i ze stanem rzeczywistym. W świetle art. 24 ust. 2 nie można uznać za rzetelne księgi rachunkowe, w których dokonane zapisy nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego.

Z uwagi na niezamknięcie ksiąg rachunkowych 2012 roku niżej podane dane aktualne były w czasie przeprowadzenia kontroli, jednak nie można wykluczyć że po zakończeniu kontroli mogły one ulec zmianie. AKTA KONTROLI [A-23, s.1-5]: Kserokopia bilansu z wykonania budżetu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz wydruk zestawienia obrotów i sald sporządzonego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku

Zobowiązania budżetu Gminy W bilansie z wykonania budżetu wykazano następujące zobowiązania: - finansowe 9.554.894,00 zł, - wobec budżetów 5.953,90 zł, - pozostałe zobowiązania 7.500 zł. Kwota zobowiązań finansowych wykazanych w bilansie była niezgodna z kwotą wynikającą z ewidencji księgowej oraz stanem faktycznym. Różnica (pomiędzy kwotą wykazaną w bilansie a wynikającą z ksiąg rachunkowych) w wysokości 950.000 zł wynikała z nieujęcia w bilansie pożyczki zaciągniętej w firmie Magellan S.A. W wyniku kontroli ustalono, że kwota zobowiązań finansowych była niezgodna ze stanem faktycznym, gdyż pod datą 31 grudnia 2012 roku zaksięgowano zapłatę rat w wysokości 62.500 zł i 65.000, gdy w rzeczywistości zapłata nastąpiła w styczniu 2013 roku. Zapłatę zaksięgowano poprzez zapis na kontach Wn 134 – kredyty bankowe Ma –

______79

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

240-10 – pozostałe rozrachunki. Ponadto kontrolujący ustalili, że w 2012 roku Gmina Zadzim zaciągnęła kredyt na zakup samochodu w wysokości 26.775 zł, który nie został ujęty w księgach rachunkowych. (powyższe nieprawidłowości szczegółowo zostały opisane w części dotyczącej kredytów i pożyczek). Kwota zadłużenia wg stanu rzeczywistego wynosiła 10.719.169 zł. Kontrolujący ustalili, że zobowiązania wobec budżetu wynikały z salda konta 224. Kwota 5.953,90 zł stanowiła dotacje niewykorzystane do końca roku w zakresu pomocy społecznej. Zwrot nastąpił w dniu 30 stycznia 2013 roku (Wb nr 45). Konto 225 nie wykazywało na dzień 31 grudnia 2012 salda zobowiązań. Kwota wykazana w bilansie jako pozostałe zobowiązania 7.500 zł była niezgodna z saldami kont 240 i 223 wynikającymi z ewidencji księgowej. W wyniku kontroli ustalono, że na dzień 31 grudnia 2011 roku konto 240 – pozostałe rozrachunki wykazywało następujące salda strony Ma poszczególnych kont analitycznych: 1) 240-1 – 20.069,30 zł (wadium na roboty budowlane) 2) 240-1 (wadia roboty budowlane) – 20.069,30 zł, kontrolujący ustalili, że na saldo na dzień 31 grudnia 2012 roku złożyły się wadia w kwotach 6.000zł (18 czerwca 2012), 6.000 zł (19 czerwca 2012) i 4.000 zł (30 kwietnia 2012), oraz błędnie zaksięgowana wpłata w wysokości 4.258,60 zł dotycząca energii elektrycznej zużytej przez SPZOZ, pomniejszone o kwotę odsetek wypłaconą przy zwrocie wadiów w łącznej wysokości 189,30 zł. Kontrolujący ustali, że wadium w kwocie 4.000 zł powinno zostać zaliczone na poczet dochodów gminy, gdyż zostało wpłacone przez osobę, która wygrała przetarg na zakup nieruchomości. Pozostałe dwa wadia w kwotach 6.000 zł powinny zostać zwrócone oferentom (przetarg na dostawę opału). Otrzymany zwrot za energię elektryczną powinien zostać zaewidencjonowany na koncie 240-4. Natomiast kwota wypłaconych odsetek za czas przechowywania wadium nie powinna pomniejszać wartości zgromadzonych sum depozytowych. Ponadto zgromadzone sumy depozytowe powinny być przechowywane na wyodrębnionym w tym celu rachunku bankowym (taki też rachunek Gmina Zadzim posiada), a ewidencja zgromadzonym na nim sum obcych odbywa się w ewidencji księgowej Urzędu Gminy, a nie budżetu gminy. 3) 240-10 (pozostałe rozrachunki) – 127.500 zł, ustalono, że powyższa kwota stanowiła dwie raty kredytu, które nie zostały na dzień 31 grudnia 2012 roku zapłacone, lecz celowo je zaksięgowano na koncie 240-10, aby zmniejszyć kwotę zadłużenia wynikającą z konta 134. Powyższe działanie stanowi naruszenie zasad ewidencji operacji gospodarczych związanych z ewidencją kredytów określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej

______80

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Polskiej. Konto 240 – pozostałe rozrachunki na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywało saldo zobowiązań w wysokości 147.569,30 zł, powyższe saldo było nierealne i niezgodne ze stanem faktycznym, gdyż wraz z bilansem otwarcia nie zostały przeniesione salda kont analitycznych, które figurowały na dzień 31 grudnia 2011 roku. Salda kont analitycznych figurujące na dzień 31 grudnia 2011 roku zostały opisane powyżej w części dotyczącej bilansu z wykonania budżetu za 2011 rok. AKTA KONTROLI [A-24, s.1-4]: Wydruk zapisów księgowych dokonanych na koncie 240 – pozostałe rozrachunki w 2012 roku

Ponadto konto 223 – rozliczenie wydatków budżetowych wykazywało na dzień 31 grudnia 2012 roku następujące salda strony Ma poszczególnych kont analitycznych: 1) 223-2 – Zespół Szkół w Zygrach – 915,00 zł 2) 223-3 – Szkoła Podstawowa w Małyniu – 253,95 zł, Saldo strony Ma konta 223 – rozliczenie wydatków budżetowych oznacza, że jednostka wydała więcej środków pieniężnych niż otrzymała z budżetu Gminy lub ewentualnie że nie zostały ujęte wszystkie zasilenia otrzymane przez tą jednostkę. Powstanie salda na koncie 223 po stronie Ma jest niezgodne z opisem do tego konta znajdującym się w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Konto 223 – rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywało saldo zobowiązań w wysokości 1.170,95 zł, powyższe saldo było jednak nierealne i niezgodne ze stanem faktycznym, gdyż wraz z bilansem otwarcia nie zostały przeniesione salda kont analitycznych, które figurowały na dzień 31 grudnia 2011 roku. Salda kont analitycznych figurujące na dzień 31 grudnia 2011 roku zostały opisane powyżej w części dotyczącej bilansu z wykonania budżetu za 2011 rok.

Należności od budżetów W bilansie z wykonania budżetu wykazano należności od budżetów w wysokości 32.515 zł. Saldo konta 224 – rozrachunki budżetu na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiło 0,00 zł. Natomiast konto 140 – środki pieniężne w drodze wykazywało saldo w wysokości 32.515 zł, na które złożyły się udziały w podatkach dochodowych stanowiące dochody roku 2012, a otrzymane w styczniu 2013 roku. Kontrolujące stwierdziły, że ujęcie dochodów z tytułu udziałów w podatkach dochodowych na koncie 140 – środki pieniężne w drodze stanowiło naruszenie zasad ewidencji operacji gospodarczych na kontach 140 i 224 określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca

______81

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej.

Pozostałe należności i rozliczenia W bilansie z wykonania budżetu w pozycji pozostałe należności i rozliczenie wykazano kwotę 0,00 zł co było niezgodne z ewidencją księgową. Na pozostałe należności i rozliczenia złożyć się powinny salda kont 228 i 240. Konto 228 – rozliczenie wydatków ze środków pomocowych na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywało saldo strony Wn 8.532,68 zł, co zostało opisane przy bilansie z wykonania budżetu za rok 2011. W wyniku kontroli ustalono, że na dzień 31 grudnia 2012 roku konto 240 – pozostałe rozrachunki wykazywało następujące salda strony Wn poszczególnych kont analitycznych: − 240-3 – Podatek VAT – 46.333,00 zł, kontrolujący ustalili, że powyższa kwota była niezgodna z deklaracją VAT-7 sporządzoną za m-c grudzień 2012 roku, z której to wynikało, że Gmina Zadzim posiada należność od Urzędu Skarbowego w Poddębicach w tytułu podatku VAT za m-c grudzień 2012 roku w wysokości 5.137 zł. Różnica w kwocie 41.196 zł wynikała z zaksięgowania w 2012 roku tylko dokonanych wpłat do Urzędu Skarbowego w miesiącach styczeń - październik poprzez zapis na kontach Wn 240-3 Ma 133-1 bez jednoczesnego zaksięgowania zapłaconego podatku jako wydatku budżetu i ujęciu go na koncie 902 poprzez drugostronny zapis Wn 902 Ma 240-3. Kontrolujący zauważyli jednocześnie że w księgach rachunkowych Urzędu Gminy ewidencjonowany był na koncie 225 jedynie VAT naliczony. Wskazać należy, że rozliczenia z tytułu naliczonego i należnego podatku VAT powinny być dokonywane w księgach rachunkowych Urzędu Gminy przy użyciu konta 225 – rozrachunki publiczno – prawne i powinny być zgodne comiesięcznie z kwotą wykazaną w deklaracji VAT-7, a kwoty wpłacane do Urzędu Skarbowego wynikające z nadwyżki podatku należnego nad naliczonym stanowią wydatki budżetowe. − 240-4 – zwroty za energię elektryczną SP ZOZ – 2.945,06 zł, stwierdzono, że powyższa kwota wynika z wybiórczego księgowania z faktur za energię, obciążeń SP ZOZ z tytułu zużytej energii elektrycznej. Kontrolujący nie mogli ustalić poprawności powyższego salda, gdyż księgowania te były dokonywane od co najmniej 2008 roku, i nie pozwalały na ustalenie z jakich faktur za energię elektryczną dokonywano pomniejszenia na rzecz SP ZOZ i osób użytkujących pomieszczenia przychodni. Kontrolujący nie mogli skorelować kwot pozostających do refundacji z faktur za energię i kwot wystawianych not i wpłat dokonywanych na podstawie tychże not. Pracownicy księgowości nie byli w stanie udzielić odpowiedzi na pytanie czy pozostają z tytułu powyższych not jakieś zaległości, ponieważ nikt tego nie kontrolował.

______82

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

− 240-5 – środki do refundacji – 6.321,99 zł, na powyższej analityce dokonywano księgowań rozrachunków z bardzo różnorodnych tytułów, analizując zapisy w 2011 roku kontrolujący znaleźli kilkanaście przypadków księgowań, których nie dało się skorelować z zapisami drugostronnymi. Księgowania na tym koncie analitycznym dokonywane były od 2003 roku i do czasu kontroli brak było uzgodnień zapisów na nim dokonywanych. Konto 240 – pozostałe rozrachunki na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywało saldo należności w wysokości 55.600,05 zł, powyższe saldo było jednak nierealne i niezgodne ze stanem faktycznym, gdyż wraz z bilansem otwarcia nie zostały przeniesione salda kont analitycznych które figurowały na dzień 31 grudnia 2011 roku. Salda kont analitycznych figurujące na dzień 31 grudnia 2011 roku zostały opisane powyżej w części dotyczącej bilansu z wykonania budżetu za 2011 rok. Rozliczenia międzyokresowe Na dzień 31 grudnia 2012 roku konto 909 – rozliczenia międzyokresowe wykazywało saldo strony Ma w kwocie 284.367 zł, stanowiące subwencję oświatową przekazaną w grudniu 2012 roku na styczeń 2013 roku (Wb 712 z 20 grudnia 2012 roku). Powyższa kwota była zgodne z saldem konta 909 – rozliczenia międzyokresowe, oraz kwotą wykazaną w bilansie z wykonania budżetu.

Środki pieniężne budżetu Wg bilansu z wykonania budżetu kwota środków pieniężnych budżetu wynosiła 315.633,52 zł, natomiast środki pieniężne ogółem wynosiły 321.587,42 zł. Stan środków pieniężnych wykazanych wg. wyciągu bankowego z dnia 31 grudnia 2012 roku dla rachunku bankowego budżetu wynosił 321.140,75 zł, natomiast dla rachunku pomocniczego 446,67 zł. Kwota środków pieniężnych wynikająca z ksiąg rachunkowych była następująca. Konto 133 wykazywało następujące salda: 133 (bez analityki) – saldo strony Wn w wysokości - 1.000.000 zł, powyższe saldo wynikało z błędnego zaksięgowania transzy kredytu otrzymanej w dniu 26 marca 2012 roku, prawidłowo powyższa kwota powinna zostać ujęta na koncie 133-1 133-1 – saldo strony Ma w wysokości - 708.299,46 zł, saldo niewłaściwe z uwagi na opisane błędy, poprawne saldo powinno figurować po stronie Wn wynosić 321.587,42 zł, 133-2 – saldo - 0,00 zł, 133-4 – saldo strony Wn w wysokości – 29.886,88 zł, powyższe saldo wynikało z błędnego zaksięgowania dwóch wpływów z tytułu refundacji środków otrzymanych na realizację zadań z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej w kwotach 12.437,76 zł (26 lipca 2012 roku) i 17.449,12 zł (8 sierpnia 2012 roku) . W sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2012 roku wykazano:

______83

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

1) stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego w wysokości – 321.587,42 zł, 2) stan środków na rachunku niewygasających wydatków – 0,00 zł, 3) środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym – 5.953,90 zł, 4) środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku – 284.367 zł, 5) stan środków funduszy pomocowych - 0,00 zł. Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-ST była zgodna z potwierdzeniem salda rachunków bankowych prowadzonych przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach oddział w Zadzimiu oraz saldem konta 133.

Pozostałe środki pieniężne W bilansie z wykonania budżetu wykazano pozostałe środki pieniężne w kwocie 5.953,90 zł, które stanowiły niewykorzystane dotacji z zakresu pomocy społecznej zwrócone do końca stycznia 2013 roku.

Nadwyżka lub niedobór wykonania budżetu W bilansie z wykonania budżetu wykazano nadwyżkę budżetu w kwocie 177.043,55 zł, co było niezgodne z ewidencją księgową i stanem rzeczywistym. W sprawozdaniu Rb-NDS na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazano nadwyżkę w kwocie 177.043,55 zł. W ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2012 roku konto księgowe 961 – niedobór lub nadwyżka budżetu nie wykazywało poprawnego salda, gdyż nie dokonano wszystkich przeksięgowań dochodów i wydatków. Kontrolujący ustali, że Gmina Zadzim na dzień 31 grudnia 2012 roku nie zrealizowała nadwyżki budżetowej i dane wykazane w sprawozdaniu Rb- NDS są niezgodne ze stanem rzeczywistym. Wg ustaleń kontrolujących różnica między kwotą faktycznie zrealizowanych dochodów i wydatków w 2012 roku wniosła -921.356,47 zł i stanowiła deficyt budżetu. Nadwyżka wykazana zarówno w bilansie jak i w sprawozdaniu Rb-NDS miała charakter pozorny i wynikała z wykazania nieprawdziwych danych dotyczących dochodów, jak i wydatków. Dane dotyczące dochodów i wydatków zostały ustalone i wykazane w sprawozdaniach budżetowych i finansowych w sposób nierzetelny i niezgodny ze stanem faktycznym i ewidencyjnym. Kontrolujący zwracają uwagę, że zarówno kwota dochodów, jak i wydatków powinna zostać zweryfikowana poprzez uzgodnienie kwot figurujących na poszczególnych saldach analitycznych konta 240, gdyż jak wynika z ustaleń poczynionych przez kontrolujących na koncie tym figurują kwoty nierozliczone lub nieprawidłowo rozliczone od co najmniej kilku lat.

______84

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Skumulowana nadwyżka lub niedobór wykonania budżetu W bilansie z wykonania budżetu wykazano skumulowany niedobór budżetu w kwocie 9.675.656,03 zł. W ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2012 roku konto księgowe 960 – skumulowany niedobór lub nadwyżka budżetu wykazywało saldo 9.675.656,03 zł (Wn). Z uwagi na liczbę i wagę błędów popełnionych w ewidencji operacji gospodarczych w latach wcześniejszych kwota skumulowanego niedoboru nie będzie odpowiadać danym wynikających w chwili kontroli z ksiąg rachunkowych. Kwota skumulowanego niedoboru powinna zostać wyliczona po dokonaniu weryfikacji wszystkich nierozliczonych kwot z lat poprzednich i po dokonaniu sprostowań księgowań wcześniej popełnionych błędów księgowych.

Bilans Urz ędu Gminy sporz ądzony na dzie ń 31 grudnia 2011 roku i 31 grudnia 2012 roku Kontrolujący ustalili, że nie sporządzono bilansu Urzędu Gminy Zadzim na dzień 31 grudnia 2011 roku. Wg wyjaśnienia ustnego Skarbnika Gminy sporządzony został jedynie bilans łączny jednostek budżetowych, natomiast poszczególne jednostki organizacyjne nie sporządzały bilansów jednostkowych. W związku z powyższym kontrolujący nie dokonali analizy danych wynikających z ewidencji księgowej z danymi zawartymi w bilansie. W trakcie kontroli sporządzono natomiast bilans Urzędu Gminy Zadzim za 2012 rok. Kontrolującym przedłożono powyższy bilans w dniu 11 czerwca 2012 roku. AKTA KONTROLI [A-25, s.1-14]: Kserokopia bilansu Urzędu Gminy Zadzim sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz wydruk zestawienia obrotów i sald sporządzonego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku Według bilansu Urzędu Gminy w Zadzimiu na dzień 31 grudnia 2012 roku zobowiązania według tytułów wynosiły: z tytułu robót, dostaw i usług 0,00 zł wobec budżetów 10.602 zł z tytułu ubezpieczeń społecznych 204.662,63 zł z tytułu wynagrodzeń 101.125,70 zł pozostałe zobowiązania 0,00 zł sumy depozytowe 0,00 zł rozliczenie z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych 0,00 zł Wartości zobowiązań wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją, poza zobowiązaniami wobec budżetu, które wg ewidencji księgowej wynosiły 10.966 zł, różnica w kwocie 364 zł dotyczyła sprostowania księgowania podatku naliczonego od świadczeń wypłaconych z ZFŚS (dekretacja Wn 851 Ma 225). Prawdopodobnie sprostowanie księgowania zostało zaewidencjonowane już po sporządzeniu bilansu stąd powstała powyższa różnica.

______85

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Należy zaznaczyć że wykazanie zobowiązań z tytułu dostaw i usług w kwocie 0,00 zł było niezgodne ze stanem rzeczywistym, co zostało opisane szczegółowo w dalszej części protokołu dotyczącej rozrachunków i roszczeń.

W bilansie Urzędu Gminy Zadzim sporządzonym na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazano w pozycji środki pieniężne na rachunkach bankowych (B.III.1.2) kwotę 18.857.073,81 zł. Powyższa kwota była niezgodna z kwotami zgromadzonymi na następujących rachunkach bankowych: − sum depozytowych – 271,92 zł, − Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – 17.211,88 zł, Wg ewidencji księgowej konta zespołu 1 przedstawiały następujące salda na dzień 31 grudnia 2011 roku: 130 – rachunek bieżący jednostki per saldo kont analitycznych – 18.939.432,78 zł 131 – rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych- 179,23 zł, 135 – rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia per saldo kont analitycznych – 17.211,88 zł, 139 – inne rachunki bankowe – 271,92 zł. Na podstawie powyższych dany kontrolujący stwierdzili: 1) Kwota zaewidencjonowana na koncie 130 – rachunek bieżący jednostki była nierealna i niezgodna ze stanem rzeczywistym. Urząd Gminy Zadzim i budżet Gminy Zadzim posiadają jeden wspólny rachunek bankowy, na którym dokonywane są operacje dotyczące zarówno Urzędu jak i budżetu. W takiej sytuacji zgodnie z opisem do konta 130 znajdującym się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, dokonuje się okresowych przeksięgowań zrealizowanych dochodów i wydatków na podstawie sprawozdań budżetowych w korespondencji z kontem 800. Opis do konta 130 w powyższym zakresie jest następujący: „konto 130 może służyć również do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W takim przypadku saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega okresowemu przeksięgowaniu na podstawie sprawozdań budżetowych na stronę Ma konta 800, a w zakresie dochodów - na stronę Wn konta 800”. Kwota 18.939.432,78 zł stanowiąca per saldo sald kont analitycznych do konta 130 wynikała przede wszystkim z nie dokonywania wyżej wskazanych. okresowych przeksięgowań od kilku lat oraz nie uzgadnianiu zapisów na tym koncie ze sprawozdawczością budżetową oraz z zapisami dokonywanymi w ewidencji księgowej budżetu gminy. 2) Saldo konta 131, które zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont od 2010 roku służy do ewidencji środków

______86

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

pieniężnych działalności podstawowej samorządowych zakładów budżetowych. Wg wyjaśnień pracowników referatu finansowego kwota 179,23 zł dotyczyła środków zgromadzonych na wydzielonym rachunku służącym dofinansowaniu letniego wypoczynku dzieci. Powyższy rachunek bankowy jest od kilku lat niewykorzystywany na ten cel, a jedyne obroty na tym rachunku dotyczą kapitalizacji odsetek oraz wpływu środków na pokrycie prowizji bankowej za prowadzenie powyższego rachunku bankowego . Należy stwierdzić, że po pierwsze niepoprawne jest posługiwanie się kontem o numerze 131 do ewidencji ww. typu operacji, gdyż jest to niezgodne z opisem do konta 131 zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Ponadto należy wskazać, że utrzymywanie rachunku bankowego, z którego jednostka nie korzysta wiąże się z ponoszeniem wydatków z tytułu prowizji bankowych, które przewyższają wielokrotnie dochody z tytułu kapitalizacji odsetek od niewielkich środków zgromadzonym na tym rachunku . 3) Kwota zaewidencjonowana na koncie 139 – inne rachunki bankowe dotyczyła środków zgromadzonych na rachunku bankowym depozytów. Na dzień 31 grudnia 2012 roku na ww. rachunku bankowym nie znajdowały się żadne wadia ani zabezpieczenia, które jak wcześniej opisano przechowywane były na rachunku bankowym budżetu, a kwota 271,92 zł dotyczyła w głównej mierze kapitalizacji odsetek. Według bilansu Urzędu Gminy Zadzim sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku należności według tytułów wynosiły: z tytułu dostaw i usług 0,00 zł od budżetów 47.089,84 zł z tytułu ubezpieczeń społecznych 0,00 zł pozostałe należności 449.423,40 zł rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych 0,00 zł Wartości należności wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją księgową. Na pozostałe należności wg ewidencji księgowej składały się następujące salda kont: 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych per saldo w kwocie 251.110,62 zł Kontrolujący ustalili, że konto analityczne 221-2 wykazywało saldo strony Ma w kwocie 4.003,39 zł; 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – per saldo w kwocie 250,28 zł . Konta analityczne wykazywały saldo należności w wysokości 300 zł oraz zobowiązań w wysokości 49,72 zł;

______87

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami – per saldo w kwocie 198.062,50 zł . Konta analityczne wykazywały saldo należności w wysokości 198.374,92 zł oraz zobowiązań w wysokości 312,42 zł. Kompensowanie ze sobą sald należności i zobowiązań dotyczących różnych ich rodzajów jest niezgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości, który mówi że, wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

W bilansie Urzędu Gminy Zadzim na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazano następujące aktywa trwałe: Wartości niematerialne i prawne (A.I) 0,00 zł Grunty (A.II.1.1) 792.071,70 zł Budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej (A.II.1.2) 22.640.802,62 zł Urządzenia techniczne i maszyny (A.II.1.3) 0,00 zł Środki transportu (A.II.1.4) 51.511,93 zł Inne środki trwałe (A.II.1.5) 20.909,40 zł Inwestycje rozpoczęte (A.II.2) 0,00 zł Akcje i udziały (A.IV.1.1) 0,00 zł Wartość mienia zlikwidowanych jednostek (A.V.) 0,00 zł Wartości aktywów trwałych wykazane w bilansie były zgodne z ewidencją - poza pozycją inwestycje rozpoczęte. Kontrolujący stwierdzili, że konto 080 – środki trwałe w budowie na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazywało per saldo w wysokości 100.000 zł . Ponadto następujące konta analityczne wykazywały: 080 (bez analityki) - saldo strony Ma 82.000 zł, 080-8 – saldo strony Ma – 1.221.123,56 zł, 080-8-5 – saldo strony Wn – 1.221.123,56 zł, 080-8-7 – saldo strony Wn – 855.169,80 zł, 080-27 – saldo strony Ma - 873.169,80 zł. Powyższe salda kont analitycznych wynikały z błędnego księgowania na poszczególnych analitykach oraz nieuzgadniania dokonanych zapisów księgowych. Kwota 100.000 zł stanowiąca per saldo wynikała z zaewidencjonowania tej kwoty na koncie 080 (bez analityki) po stronie Ma a drugostronnie na koncie 800 – fundusz jednostki. Zapis ten dotyczył przekazania na rzecz OSP Zadzim kwoty 100.000 zł jako dofinansowania zakupu samochodu gaśniczo-ratowniczego. Zapisu dokonano już po sporządzeniu bilansu. Kontrolujący zwracają uwagę, że dokonanie powyższego zapisu jest zupełnie niecelowe i niezgodne z zasadami ewidencji tego typu operacji gospodarczych. Kontrolujący nie dokonywali porównania bilansu zamknięcia 2011 roku z bilansem otwarcia 2012 roku z uwagi na niedokonanie zamknięcia ksiąg rachunkowych zarówno 2011 roku jak i 2012 roku. Szczegółowe ustalenia dotyczące poprawności danych wykazanych w bilansie znajdują się w dalszej części protokołu.

______88

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA Na podstawie zakładowego planu kont Gminy Zadzim ustalono, że konta zespołu 2 służą ewidencji wszelkich krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń, a także do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi. Na kontach tego zespołu ujmuje się rozrachunki i roszczenia krajowe i zagraniczne, powstające ze wszystkich tytułów, niezależnie od rodzaju działalności, której dotyczą i źródeł, z których są finansowane. Rozrachunki i roszczenia ujmuje się w ewidencji księgowej od dnia ich powstania do dnia ich wygaśnięcia na skutek spłacenia, oddalenia w postępowaniu egzekucyjnym, umorzenia lub odpisania.

1. Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Terminowość regulowania zobowi ąza ń (lata 2011-2012)

Konto 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

W zakładowym planie kont w stosunku do konta 201 odnotowano, że służy do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług działalności podstawowej i inwestycyjnej . Określono, że ewidencja szczegółowa do konta 201 prowadzona jest według poszczególnych kontrahentów uwzględniając podziałki klasyfikacji budżetowej. Konto 201 może mieć dwa salda, które ustala się na podstawie ewidencji analitycznej. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. W wyniku kontroli stwierdzono, że w ewidencji księgowej prowadzonej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu wprawdzie funkcjonuje konto 201, natomiast jest prowadzone w sposób, który nie pozwala na określenie wysokości zobowiązań i należności z poszczególnymi kontrahentami. Ewidencja poszczególnych faktur po obu stronach konta 201 odbywa się w momencie zapłaty za fakturę, a więc tego samego dnia. Przykładowo: Dnia 18 września 2012 roku kontrahent wystawił fakturę za usługę na Urząd Gminy Zadzim. Kwota brutto faktury to 246,00 zł. Termin płatności 2 października 2012 roku. Księgowanie pod datą zapłaty, a więc 23 października 2012 roku wygląda następująco: Wn (402) Ma (201) 246,00 zł Wn (201) Ma (130) 246,00 zł Ewidencja na koncie 201 jest niezgodna z opisem zasad funkcjonowania konta, które zostały określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej oraz przepisami art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy o

______89

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

finansach publicznych. Ponadto ewidencja na koncie 201 jest prowadzona z pominięciem obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym na podstawie przepisu art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ewidencja na koncie 201 narusza również art. 24 wyżej cytowanej ustawy, który obliguje prowadzić księgi rachunkowe rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działanie stosowanych procedur obliczeniowych. Próbę dotyczącą terminowości regulowania zobowiązań stanowiło 605 dokumentów księgowych (faktury, rachunki) dotyczących 2011 i 2012 roku. W wyniku kontroli zobowiązań Urzędu Gminy w Zadzimiu i jednostek organizacyjnych oraz przestrzegania postanowień wynikających z art. 20- 24 ustawy o rachunkowości stwierdzono, że:  na dzień 31 grudnia 2011 roku wystąpiły zobowiązania z tytułu dostaw i usług w łącznej kwocie 451.313,70 zł, z tego zobowiązania wymagalne stanowiły kwotę 411.055,22 zł. Ww. zobowiązania nie zostały ujęte na koncie 201 oraz nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S i Rb-Z;  na dzień 31 grudnia 2012 roku wystąpiły zobowiązania z tytułu dostaw i usług w łącznej kwocie 313.722,47 zł, z tego zobowiązania wymagalne stanowiły kwotę 272.589,27 zł. Podobnie jak w roku 2011 ww. zobowiązania nie zostały ujęte na koncie 201 oraz nie zostały wykazane w sprawozdaniu Rb-28S i Rb-Z;  nie wykazanie zobowiązań wymagalnych w sprawozdaniu Rb-Z spowodowało zaniżenie wskaźnika zadłużenia określonego w art. 170 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych;  wydatek do wypłaty na dokumentach zatwierdzał kierownik jednostki i główny księgowy;  ewidencja księgowa nie była prowadzona zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy o rachunkowości, który mówi, że zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie;  dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych poddano kontroli pod względem prawidłowości formalno-rachunkowej, czego potwierdzeniem były stosowne adnotacje na pieczątkach dokumentujących przeprowadzenie powyższych czynności;  dokumentów nie poddano kontroli pod względem merytorycznym, o czym świadczy brak stosownej adnotacji;

______90

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 dokumenty księgowe nie zawierały daty dokonania operacji, ponadto dekretacja nie była umieszczona na dokumencie źródłowym, lecz dekretowano na poleceniu przelewu dołączonym do faktury;  na fakturach poddanych kontroli nie wskazywano daty przekazania środków oraz formy zapłaty (przelew, bądź wypłata w punkcie kasowym Urzędu);  dokumenty nie zawierały adnotacji Skarbnika Gminy lub innego upoważnionego przez niego pracownika Urzędu Gminy, potwierdzającej kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących danej operacji, a także zgodność wydatków z planem finansowym oraz ich celowość; Konto 201 na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazuje saldo Wn w kwocie 250,28 zł stanowiące stan należności z tytułu dostaw i usług. Kwota powyższa została wykazana w złej pozycji bilansu, jako „Pozostałe należności”, a powinna być wykazana w pozycji „Należności z tytułu dostaw i usług”. Ponadto wykazana kwota stanowi per saldo, co jest niezgodne z art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przepisem wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych. W wyniku ustaleń kontrolujących kwota zobowiązań na dzień 31 grudnia 2012 roku powinna wynosić 313.722,47 zł. Zatem konto 201 prowadzone jest z naruszeniem zasad zakładowego planu kont oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 ze zm.). Stosownie do wymienionych przepisów konto 201 może wykazywać saldo Wn oznaczające stan należności i roszczeń oraz saldo Ma oznaczające stan zobowiązań. W związku z powyższym ewidencja powinna być prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie salda Wn i salda Ma a w bilansie powinny być wykazane oba salda w odpowiedniej pozycji aktywów i pasywów. W wyniku kontroli stwierdzono, że zapisy zakładowego planu kont dotyczące analityki prowadzonej do konta 201 nie odnosiły się do ewidencji zobowiązań wymagalnych - nie opisano ewentualnego rozszerzenia konta dla przedmiotowych zobowiązań. Zgodnie z art. 8 ust.1 ustawy o rachunkowości wskazuje, że – określając zasady rachunkowości w jednostce należy zapewnić w niej możliwość wyodrębnienia wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto zgodnie z art.24 ust.4 pkt 4 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za

______91

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Zestawienia zobowiązań wobec dostawców w tym zobowiązań wymagalnych na dzień 31 grudnia 2011 i 31 grudnia 2012 roku stanowią załączniki nr 27 protokołu kontroli.

2. Rozrachunki publicznoprawne

Konto 225 – Rozrachunki z budżetem Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków. Konto może wykazywać dwa salda. Do konta 225 prowadzone są dwa konta analityczne 225-1 i 225-2. Z przedstawionej dokumentacji źródłowej wynika, że na koncie 225-1 ewidencjonuje się podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom oraz podatek potrącany od świadczeń wypłaconych z ZFŚS pracownikom szkół. Z zestawienia obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2012 roku wynika, że saldo konta 225-1 wynosi 10.966,00 zł. Z deklaracji rocznej za 2012 rok wynika, że kwota zobowiązań z tytułu podatku dochodowego na dzień 31 grudnia 2012 wynosi 10.887,00 zł. Różnica stanowi kwotę 79,00 zł. Z wyjaśnień podinspektor ds. księgowości budżetowej, jak również z ewidencji na koncie wynika, że na koncie 225 urzędu ujmowano podatek potrącany od świadczeń wypłaconych z ZFŚS pracownikom szkół. Podatek ten powinien być ewidencjonowany na koncie 225, ale właściwej jednostki budżetowej, jaką w tym przypadku jest szkoła. Natomiast w bilansie za 2012 rok wykazana jest kwota zobowiązań z tytułu podatku dochodowego w wysokości 10.602,00 zł. Różnica między kwotą w zestawieniu obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2012 roku a kwotą wykazaną w bilansie w pozycji zobowiązania wobec budżetów stanowi 364,00 zł. Konto 225-2 wykazuje obroty jedynie po stronie Wn. Na koncie ujmowane są tylko kwoty podatku naliczonego, natomiast podatek należny oraz wpłaty nie są ujmowane w ewidencji urzędu. Z wyjaśnień podinspektor do spraw księgowości budżetowej, jak również z dokumentacji źródłowej wynika, że wpłaty podatku VAT na rzecz Urzędu Skarbowego, wynikające z deklaracji VAT-7 za poszczególne miesiące, były ewidencjonowane na koncie 240-3 organu. Tak prowadzona ewidencja doprowadziła do powstania na dzień 31 grudnia 2012 roku salda na koncie 225-2 w wysokości 47.089,84 zł. Saldo to jest niezgodne z deklaracją VAT-7 za grudzień 2012 roku. Z deklaracji wynika, że kwota podatku VAT, jaka powinna widnieć na koncie 225-2 na dzień 31 grudnia 2012 roku, powinna wynosić 5.137 zł.

______92

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Prowadzona ewidencja jest niezgodna z zasadami ewidencji na koncie 225 Urzędu oraz 240 organu określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Jest to również niezgodne z art. 20 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, który zobowiązuje wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym na podstawie dowodów księgowych. Ponadto nieprzestrzegane są również przepisy art. 26 ust. 1 pkt 3 oraz art. 27 ustawy o rachunkowości. Z przytoczonych przepisów wynika, że na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację, m.in. zobowiązań publicznoprawnych drogą weryfikacji, to znaczy drogą porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Ponadto należy zauważyć, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych, należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji. Sprawdzono terminowość zapłaty naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych za miesiące: luty, czerwiec, październik 2012 roku. Szczegółowe dane przedstawia tabela.

Wpłaty Nale żno ść Nale żny Termin Nr dokumentu Zaległo ść za miesi ące podatek płatno ści Kwota Data ksi ęgowego 1 2 3 4 5 6 7(2-4) 15.785 zł Luty 2012 16.039,00 20.03.2012 20.03.2012 1920 - 254 zł Czerwiec 9.718 zł 9.995,00 20.07.2012 20.07.2012 4906 - 2012 277 zł

Pa ździernik 10.419 zł 10.694,00 20.11.2012 21.11.2012 9495 - 2012 275 zł

Po przeanalizowaniu poddanych kontroli dowodów księgowych i ewidencji księgowej stwierdzono, że zaliczki przekazywane były do Urzędu Skarbowego do dnia 20-go miesiąca następującego po miesiącu, w którym te zaliczki zostały pobrane, co było zgodne z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 roku, Dz. U. nr 14, poz. 176 ze zm.). Kontrolą objęto terminowość zapłaty naliczonego przez badaną jednostkę podatku VAT. Dane zawarto w zestawieniu tabelarycznym:

______93

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Grudzie ń 2011 Kwiecie ń 2012 Czerwiec 2012 Poda- Termin Termin Termin tek wysłania wysłania Kwota wysłania VAT Pozycja Kwota Pozycja Kwota Pozycja deklaracji/z deklaracji/z (zł) deklaracji/ apłaty apłaty Zapłaty

Podatek Podatek Podatek 2.983 25.01.2012 4.086 25.05.2012 14.117 25.07.2012 nale żny nale żny nale żny

Podatek Podatek Podatek

Deklaracja Deklaracja naliczo- 0 naliczo- 2.392 naliczo- 4.138

ny ny ny

Poz. Poz. Poz. 340 2.983. 25.01.2012 1.694 24.05.2012 9.979 24.07.2012 ew 3409 4943 Przel

W wyniku analizy dokumentów źródłowych oraz ewidencji księgowej stwierdzono, że deklaracje VAT-7 sporządzane były w terminie do 25 dnia miesiąca następnego zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z dnia 11 marca 2004 roku nr 177, poz. 1054). Nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym odprowadzano do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, co było zgodne z art. 103 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Konto 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Konto 229 według bilansu na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz zestawienia obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2012 roku wykazuje saldo Ma w kwocie 145.224,27 zł. Na stan konta 229 - wykazanego w bilansie w pozycji „Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń” - składają się salda następujących kont: - 229 saldo w kwocie 598,92 zł (Wn), stanowi zasiłek ZUS, który powinien być zaewidencjonowany na koncie 229-7 w 2010 roku, saldo jest nierozliczone do dnia 20 czerwca 2013 roku, - 229-1 saldo w kwocie 19.931,17 zł (Ma), - 229-2 saldo w kwocie 77.326,53 zł (Ma), - 229-3 saldo w kwocie 4.210,00 zł (Ma) stanowi potrącenia na rzecz Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej (PKZP), które do czerwca 2010 roku były ewidencjonowane na koncie 229-3, a od lipca 2010 roku potrącenia na PKZP ewidencjonowano na koncie 240-2-5, saldo jest nierozliczone do dnia 20 czerwca 2013 roku, - 229-4 saldo w kwocie 2.891,49 zł (Ma) stanowi potrącenia na rzecz Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego (ZFM), które do lipca 2010 roku były ewidencjonowane na koncie 229-4 a od lipca 2010 roku potrącenia na ZFM ewidencjonowano na koncie 240-2-4, saldo jest nierozliczone do dnia 20 czerwca 2013 roku, - 229-5 saldo w kwocie 415,74 zł (Ma) stanowi potrącenia na rzecz Commercial Union (CU), które do czerwca 2010 roku były ewidencjonowane na koncie 229-5 a

______94

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

od lipca 2010 roku potrącenia na CU ewidencjonowano na koncie 240-2-6, saldo jest nierozliczone do dnia 20 czerwca 2013 roku, - 229-7 saldo w kwocie 63.772,80 zł (Ma) stanowi zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, które do końca 2011 roku były ewidencjonowane na koncie 229-7 a od początku 2012 roku zobowiązania publicznoprawne ewidencjonowano na koncie 229-1, saldo jest nierozliczone do dnia 20 czerwca 2013 roku, - 229-8 saldo w kwocie 20.045,67 zł (Wn) stanowi błędna ewidencja przekazania składek z tytułu zobowiązań publicznoprawnych na koncie 229-8 we wrześniu 2009 roku, przekazanie składek powinno być ujęte na koncie 229-7, - 229-9 saldo w kwocie 1.663,96 zł (Wn) stanowi inne potrącenia (np. zajęcia komornicze wynagrodzeń), które do czerwca 2010 roku były ewidencjonowane na koncie 229-9 a od lipca 2012 roku inne potrącenia ewidencjonowano na koncie 240- 2-7, saldo jest nierozliczone do dnia 20 czerwca 2013 roku, - 229-10 saldo w kwocie 1.014,91 zł (Wn) stanowi inne potrącenia (np. zajęcia komornicze wynagrodzeń), które do czerwca 2010 roku były ewidencjonowane na koncie 229-10 a od lipca 2012 roku inne potrącenia ewidencjonowano na koncie 240-2-7, saldo jest nierozliczone do dnia 20 czerwca 2013 roku, Z wyjaśnień pani podinspektor do spraw księgowości budżetowej, jak również z zestawienia obrotów i sald na 31 grudnia 2012 roku wynika, że obroty w roku 2012 wykazuje tylko konto 229-1 i 229-2. Salda pozostałych ww. kont nie wykazują obrotów w 2012 roku. Wynikają z błędnych księgowań dokonanych w latach 2009- 2010. Na koncie 229-1 i 229-2 księgowane są potrącane składki na ubezpieczenia od wynagrodzeń pracowników oraz naliczane składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy. Kontrolujący po weryfikacji dokumentów źródłowych ustalili, że saldo konta 229-1 na dzień 31 grudnia 2012 roku powinno wynosić 65.282,99 zł. Na saldo konta składają się następujące zobowiązania publicznoprawne:

 ubezpieczenia społeczne za 12/2012 w kwocie 37.429,55 zł,  ubezpieczenie zdrowotne za 12/2012 w kwocie 10.469,88 zł,  ubezpieczenie społeczne, zdrowotne dotyczące dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 17.383,56 zł. Z kolei saldo konta 229-2 powinno wynosić 4.451,86 zł. Na saldo konta składają się następujące zobowiązania:

 Fundusz Pracy za 12/2012 w kwocie 2.513,19 zł,

 Fundusz Pracy dotyczący dodatkowego wynagrodzenia rocznego w kwocie 1.938,67 zł. Z powyższego wynika, że zarówno saldo konta 229-1 jak i 229-2, są wykazywane w ewidencji księgowej w niewłaściwych kwotach. Z kolei salda pozostałych kont analitycznych konta 229 powinny być rozliczone i nie powinny wykazywać salda. Jest to niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 27 ustawy o rachunkowości oraz niezgodne z rozporządzeniem z dnia 5 lipca 2010 roku i Zakładowym Planem Kont kontrolowanej jednostki. Zgodnie z ww. przepisami jednostki przeprowadzają na ostatni dzień

______95

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

każdego roku obrotowego inwentaryzację tytułów publicznoprawnych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikują wartości tych składników. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Ponadto w bilansie za 2012 rok wykazywane jest per saldo, co jest niezgodne z art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Terminowość zapłaty składek ZUS za okres styczeń-grudzień 2012 roku.

Składki zadeklarowane według Nale żno ść Wpłaty DRA Termin Zaległość za miesi ące Kwota płatno ści WB (zł) 2012 roku Tytuł składki Kwota Data (zł) numer

1 2 3 4 5 6 7 8 (3-5) ROK 2012

Społeczne 18.604,87 06.02.2012 18.604,87 06.02.2012 26 0,00

Stycze ń Zdrowotne 5.938,55 06.02.2012 5.938,55 06.02.2012 26 0,00

Fundusz Pracy 1.627,77 06.02.2012 1.627,77 06.02.2012 26 0,00

Społeczne 49.139,53 05.03.2012 49.139,53 05.03.2012 46 0,00

Luty Zdrowotne 13.579,21 05.03.2012 13.579,21 05.03.2012 46 0,00

Fundusz Pracy 3.765,34 05.03.2012 3.765,34 05.03.2012 46 0,00

Społeczne 24.290,73 05.04.2012 24.290,73 05.04.2012 70 0,00

Marzec Zdrowotne 7.524,33 05.04.2012 7.524,33 05.04.2012 70 0,00

Fundusz Pracy 2.045,85 05.04.2012 2.045,85 05.04.2012 70 0,00

Społeczne 25.856,07 07.05.2012 25.856,07 07.05.2012 90 0,00

Kwiecie ń Zdrowotne 7.885,36 07.05.2012 7.885,36 07.05.2012 90 0,00

Fundusz Pracy 2.073,45 07.05.2012 2.073,45 07.05.2012 90 0,00

Społeczne 25.924,32 05.06.2012 25.924,32 05.06.2012 113 0,00

Maj Zdrowotne 7.931,68 05.06.2012 7.931,68 05.06.2012 113 0,00

Fundusz Pracy 2.162,69 05.06.2012 2.162,69 05.06.2012 113 0,00

______96

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Społeczne 27.006,14 05.07.2012 27.006,14 05.07.2012 137 0,00

Czerwiec Zdrowotne 8.186,43 05.07.2012 8.186,43 05.07.2012 137 0,00

Fundusz Pracy 2.261,46 05.07.2012 2.261,46 05.07.2012 137 0,00

Społeczne 28.094,91 06.08.2012 28.094,91 06.08.2012 160 0,00

Lipiec Zdrowotne 8.762,76 06.08.2012 8.762,76 06.08.2012 160 0,00

Fundusz Pracy 2.360,57 06.08.2012 2.360,57 06.08.2012 160 0,00

Społeczne 29.922,68 05.09.2012 29.922,68 05.09.2012 182 0,00

Sierpie ń Zdrowotne 8.513,18 05.09.2012 8.513,18 05.09.2012 182 0,00

Fundusz Pracy 2.301,69 05.09.2012 2.301,69 05.09.2012 182 0,00

Społeczne 39.138,28 05.10.2012 39.138,28 05.10.2012 205 0,00

Wrzesie ń Zdrowotne 11.028,31 05.10.2012 11.028,31 05.10.2012 205 0,00

Fundusz Pracy 2.715,46 05.10.2012 2.715,46 05.10.2012 205 0,00

Społeczne 47.738,66 05.11.2012 47.738,66 05.11.2012 226 0,00

Pa ździernik Zdrowotne 13.105,22 05.11.2012 13.105,22 05.11.2012 226 0,00

Fundusz Pracy 3.280,01 05.11.2012 3.280,01 05.11.2012 226 0,00

Społeczne 38.628,96 05.12.2012 38.628,96 05.12.2012 250 0,00

Listopad Zdrowotne 11.479,49 05.12.2012 11.479,49 05.12.2012 250 0,00

Fundusz Pracy 2.873,05 05.12.2012 2.873,05 05.12.2012 250 0,00

Społeczne 37.429,55 07.01.2013 37.429,55 07.01.2013 4 0,00

Grudzie ń Zdrowotne 10.469,88 07.01.2013 10.469,88 07.01.2013 4 0,00

Fundusz Pracy 2.513,19 07.01.2013 2.513,19 07.01.2013 4 0,00

Na podstawie przedstawionej do kontroli dokumentacji źródłowej stwierdzono, że składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz składki na Fundusz Pracy, przekazywane były na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminach określonych w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Pa ństwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Stosownie do przepisów zawartych w art. 21 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób

______97

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

niepełnosprawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz.721 ze zm.), pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON, w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Po weryfikacji dokumentów źródłowych kontrolujący ustalili, że Urząd Gminy Zadzim w latach 2011-2012 nie dokonywał wpłat na PFRON. W roku 2011 wynikało to z tego, że w okresie od lutego do maja oraz w grudniu zatrudnienie wynosiło poniżej 25 osób. Natomiast w pozostałych miesiącach 2011 roku zatrudnienie wynosiło powyżej 25 osób, jednak wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosił od 7,81% do 12,55%. Z kolei w 2012 roku tylko w styczniu zatrudnienie wynosiło poniżej 25 osób, natomiast w pozostałych miesiącach 2012 roku wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosił od 11% do 16,80%. W okresie, kiedy kontrolowana jednostka posiadała zatrudnienie powyżej 25 osób, składano informację miesięczną o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych INF-1.

3. Pozostałe rozrachunki

Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Konto 231 służyło do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych za prace wykonywaną w ramach stosunku pracy od umów zleceń. Na podstawie ewidencji księgowej na koncie 231 w miesiącach październik-grudzień 2012 roku stwierdzono, że po stronie Wn ewidencjonowano: wypłaty wynagrodzeń, potrącenia obciążające pracownika na mocy ustawowych upoważnień lub zgody pisemnej pracownika, zasiłki. Z kolei po stronie Ma konta 231 ujmowano: koszt brutto wynagrodzenia, koszty dodatkowe wynagrodzenia rocznego czy naliczone na listach wynagrodzeń zasiłki finansowane przez ZUS. Na dzień 31 grudnia 2012 roku konto 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń wykazywało saldo 101.125,70 zł., na które złożyły się naliczone wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2012 a wypłaconego w lutym 2013 roku.

Konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami W zakładowym planie kont w stosunku do konta 234 odnotowano, że służy do ewidencji należności i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, np. pobrane do rozliczenia zaliczki oraz z tytułu udzielonych pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a także należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód. Na podstawie ewidencji księgowej w 2012 roku stwierdzono, że po stronie Wn ujmowano wypłacane pożyczki, naliczano odsetki od pożyczek czy też wypłacano zaliczki. Natomiast po stronie Ma ujmowano rozliczenie zaliczek z poszczególnymi osobami, spłatę pożyczek. Do konta

______98

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

prowadzona jest imienna ewidencja analityczna z tytułu udzielonych pożyczek z PKZP, ZFŚS i innych rozliczeń z pracownikami. Ewidencja analityczna do konta prowadzona była w rozbiciu na pożyczki mieszkaniowe dla pracowników i zaliczki dla pracowników. Z zestawienia obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2012 roku wynika, że konto analityczne 234-1 wykazywało saldo Wn w kwocie 198.374,92 zł, na którym ujmowane były pożyczki z ZFŚS zaciągane przez pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy Zadzim, szkołach, GOPS i bibliotece. Ponadto konto syntetyczne 234 wykazuje saldo Ma w kwocie 312,42 zł. Saldo tego konta dotyczy zaliczki, która została mylnie wpłacona na konto jednostki. Jednostka zwróciła mylną kwotę, natomiast nie ujęto tego faktu w ewidencji. Jest to niezgodne z art. 20 ustawy o rachunkowości, który mówi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W bilansie za 2012 wykazywane jest per saldo w kwocie 198.062,50 zł w pozycji B.II.4-Pozostałe należności, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku. Zgodnie z rozporządzeniem konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma oznacza stan zobowiązań wobec pracowników. Ponadto nie jest przestrzegany art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Konto 240 – Pozostałe rozrachunki W zakładowym planie kont w stosunku do konta 240 odnotowano, że na koncie ewidencjonuje się należności i roszczenia oraz zobowiązania nieujęte ewidencją na kontach 201, 225, 234, 241 a w szczególności: rozrachunki z tytułu sum na zlecenie, rozliczenia niedoborów i szkód oraz nadwyżek, pozostałe potrącenia w liście płac, mylne obciążenia i uznania rachunków bankowych, rozliczenia z tytułu refundacji wynagrodzeń i inne rozliczenia. Ewidencję analityczną prowadzi się wg tytułów poszczególnych rozrachunków z uwzględnieniem, z którymi są powiązane z jednoczesnym wskazaniem podziałek klasyfikacji budżetowej. Konto może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków. W bilansie jednostkowym Urzędu Gminy Zadzim na 2012 rok w rubryce „Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń” wykazano kwotę 59.438,36 zł, które jest per saldem konta 240. Jest to niezgodne z art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości, który wskazuje, że nie można kompensować ze sobą wartości różnych, co do rodzaju aktywów i pasywów. Ponadto saldo konta 240 w bilansie powinno być wykazywane w pozycji „Pozostałe zobowiązania” lub „Pozostałe należności”, zależnie od salda. Na saldo konta syntetycznego 240 w kwocie 59.438,36 zł złożyły się następujące salda kont analitycznych:

 - 240-1-1 saldo w kwocie 245,44 zł (Ma) stanowią skapitalizowane odsetki, które pozostały po zwróconym wadium,

 - 240-1-5 saldo w kwocie 1.651,80 zł (Ma) stanowi zabezpieczenie należytego wykonania robót,

 - 240-1-7 saldo w kwocie 2.870,00 zł (Ma) stanowi zabezpieczenie należytego wykonania robót,

______99

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 - 240-1-10 saldo w kwocie 32.834,27 zł (Ma) dotyczy środków do refundacji, na saldo w kwocie 32.834,27 złożyły się kwoty z poprzednich lat ujęte błędnie na koncie za energię, za serwis kotłów innych jednostek budżetowych, a także część refundowanych kosztów nie została ujęta prawidłowo w jednostce a jedynie na koncie organu 240-5,

 - 240-1-12 saldo w kwocie 14.674,90 zł (Ma) dotyczy wadium na zakup działek, saldo w kwocie 14.674,90 zł stanowią wpłaty wadium przeksięgowane w organie na dochody, natomiast brakuje księgowań w jednostce, kwota salda po wykonaniu księgowań korygujących na koncie powinna wynosić 680,00 zł.

 - 240-1-15 saldo w kwocie 1.100,00 zł (Ma) dotyczy środków na program komputerowy „POMOST” do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Podobnie jak na ww. koncie środki zostały zaksięgowane w organie, natomiast brak było odpowiednich księgowań w jednostce, konto nie powinno wykazywać salda na 31 grudnia 2012 roku,

 - 240-1-18 saldo w kwocie 509,70 zł (Wn) jest spowodowane zaniechaniem księgowań skapitalizowanych odsetek, które narastały od momentu wpłacenia wadium 15 października 2010 roku w kwocie 10.000,00 zł do 23 marca 2011 roku, kiedy zwrócono wadium wraz z odsetkami w kwocie 10.509,70 zł,

 - 240-2-2 saldo w kwocie 1.014,54 zł (Ma) stanowią składki PZU potrącane z wynagrodzeń pracowników i przekazywane na konto ubezpieczyciela,

 - 240-2-3 saldo w kwocie 25,00 zł (Ma) stanowią składki ubezpieczeniowe „Pogodna Jesień” potrącane z wynagrodzeń i przekazywane na konto ubezpieczyciela,

 - 240-2-4 saldo w kwocie 764,50 zł (Ma) stanowią spłaty pożyczek na rzecz ZFŚS pracowników potrącane z wynagrodzeń i przekazywane na konto ZFŚS,

 - 240-2-5 saldo w kwocie 4.200,00 zł (Ma) stanowią spłaty pożyczek i wkładów na rzecz Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej (PKZP) przy Urzędzie Gminy w Zadzimiu potrącane z wynagrodzeń i przekazywane na konto PKZP,

 - 240-2-6 saldo w kwocie 375,90 zł (Ma) stanowią składki ubezpieczeniowe Commercial Union (CU) potrącane z wynagrodzeń i przekazywane na rzecz CU,

 - 240-2-7 saldo w kwocie 191,71 zł (Ma) stanowią potrącenia (np. zajęcia komornicze wynagrodzeń) potrącane z wynagrodzeń i przekazywane na rzecz komornika. Z wyjaśnienia podinspektor do spraw księgowości budżetowej, jak również z ewidencji księgowej w 2012 roku oraz zestawienia obrotów i sald na 31 grudnia 2012 roku wynika, że obroty w 2012 roku wykazuje konto 240-1-1, 240-1-10, 240- 2-2, 240-2-3, 240-2-4, 240-2-5, 240-2-6 oraz 240-2-7. Salda pozostałych ww. kont nie wykazują obrotów w 2012 roku. Ponadto stwierdzono, że w dwóch przypadkach na dzień 20 czerwca 2013 roku nie dokonano zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania umów,

______100

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

które dotyczyły:  Przedsiębiorstwa Robót Drogowych Spółka Akcyjna w Poddębicach – zabezpieczenie należytego wykonania umowy na wykonanie robót budowlanych (dodatkowych) przy budowie drogi gminnej w miejscowości Dąbrówka w wysokości 2.870,00 zł, które powinno być zwrócone wykonawcy w dniu 31 maja 2013 roku;  Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowe „ALWART” Słupca – zabezpieczenie należytego wykonania umowy na wymianę okien w Zespole Szkół w Zadzimiu w wysokości 1.651,80 zł, które powinno być zwrócone wykonawcy w dniu 30 września 2012 roku. Niedokonanie zwrotu ww. zabezpieczeń należytego wykonania umów świadczy o nieprzestrzeganiu postanowień art. 151 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.). Zgodnie z przytoczonym przepisem kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady, która nie może przekraczać 30% wysokości zabezpieczenia, jest zwracana nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady. Wyjaśnienie podinspektor ds. księgowości budżetowej dotyczące zapisów na koncie 225 i 240 stanowi załącznik nr 28.

Akta kontroli [A-26, 1-2]: Zestawienie zabezpieczeń należytego wykonania umów.

______101

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

V. GOSPODARKA KASOWA

1. Zabezpieczenie warto ści pieni ęż nych i druków ścisłego zarachowania. Kontrola kasy. Instrukcja kasowa

Zasady określające funkcjonowanie gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy w Zadzimiu w latach 2006-2010 zostały określone zarządzeniem nr 155/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 2 stycznia 2006 roku, jednak utraciły one moc z dniem 30 czerwca 2010 roku., tj. z dniem wejścia w życie zarządzenia Wójta Gminy Zadzim nr 173/V/10 w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, w którym nie określono zasad w zakresie gospodarki kasowej. Obsługa kasowa prowadzona jest komputerowo w systemie KASA WIN dla Urzędu Gminy w Zadzimiu, Gminnej Biblioteki Publicznej, GOPS oraz Zespołów Szkół w Zadzimiu i Zygrach. Obsługę kasy powierzono z dniem 8 marca 2011 roku inspektorowi SŁAWOMIROWI WAWRZYNIAKOWI. Kasjer do dnia przeprowadzenia kontroli kasy, tj. 14 maja 2013 roku - nie złożył deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, gotówkę i inne walory, potwierdzonej umową o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Ponadto, w związku z powierzeniem wyżej wymienionemu obsługi kasy, kontrolowana jednostka nie wystąpiła z zapytaniem do Ministerstwa Sprawiedliwości o udzielenie informacji o niekaralności pracownika. W aktach osobowych kasjera znajduje się potwierdzenie o niekaralności wydane przez Krajowy Rejestr Karny z dnia 15 marca 2007 roku. Stosownie do zapisów wynikających z aneksu do zakresu czynności Sławomira Wawrzyniaka (pismo znak: 1020/76/2011 z dnia 8 marca 2011 roku), kasjer odpowiedzialny jest za:

 znajomość obowiązujących przepisów prawa w zakresie powierzonych obowiązków;  stan druków ścisłego zarachowania zgodny z dokumentacją księgową;  stan gotówki w kasie zgodny z dokumentacją kasową;  bieżące zabezpieczenie powierzonych pieniędzy i druków. W wyniku kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 14 maja 2013 roku stwierdzono rzeczywisty stan gotówki w kasie – 3.118,62 zł, natomiast z ewidencji księgowej stan gotówki powinien stanowić kwotę 3.146,62 zł (pogotowie kasowe 3.000,00 zł zgodnie z raportem kasowym RK „E’’ POGOTOWIE KASOWE nr 2013/0024 z dnia 7 maja 2013 oraz kwota 146,62 zł – wynikająca z potwierdzeń wpłat dokonanych w dniu 14 maja 2013 roku (nr ewid. 2013/01309 – 36,62 zł i nr 280013/2013/01310 – 110,00 zł). Kontrolująca stwierdziła różnicę stanowiącą niedobór w kasie w kwocie 28,00 zł). Na okoliczność stwierdzonego niedoboru kasjer złożył wyjaśnienie, które stanowi załącznik do protokołu kontroli. Z wyjaśnień kasjera wynika, pomyłkowo wydał za dużo o 28 zł i stąd powstał niedobór, który zobowiązał się spłacić w dniu kontroli kasy. Wyjaśnienie kasjera złożone na okoliczność stwierdzonego niedoboru stanowi załącznik nr 29 protokołu kontroli.

______102

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kasjer ewidencją druków ścisłego zarachowania objął następujące rodzaje druków: − czeki gotówkowe, − kwitariusze K-103, − arkusze spisu z natury. Ewidencja ww. druków prowadzona jest w księgach druków ścisłego zarachowania. Nie wszystkie księgi zostały przesznurowane i opatrzone pieczęcią okrągłą Urzędu Gminy w Zadzimiu oraz podpisami Skarbnika i Wójta Gminy. W księgach druków ścisłego zarachowania stwierdzono dokonywanie poprawek przy użyciu korektora, co było niezgodne z art. 22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, który stanowi, iż błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Ponadto stwierdzono przypadki dokonywania zapisów w księgach ołówkiem. Stosownie do postanowień wynikających z art.23 ust.1 i 5 ustawy o rachunkowości zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. W latach objętych kontrolą, Wójt Gminy Zadzim nie określił wysokości pogotowia kasowego. Jednostka przyjęła pogotowie kasowe w wysokości 3.000,00 zł (słownie: trzy tysiące złotych) w oparciu o postanowienia wynikające z nieobowiązującej od dnia 30 czerwca 2010 roku instrukcji kasowej. Kasjer nie został zaznajomiony z uregulowaniami wewnętrznymi dotyczącymi gospodarki kasowej z uwagi na brak takowych. Zabezpieczenie wartości pieniężnych i druków ścisłego zarachowania znajdujących się w kasie Starostwa szczegółowo opisano w protokole kontroli kasy. Protokół kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 14 maja 2013 roku stanowi załącznik nr 1 protokołu kontroli.

2. Dokumentowanie operacji kasowych

Prawidłowość dokumentowania operacji kasowych skontrolowano w oparciu o wyrywkowo wybranych 10 raportów kasowych:  RK nr 2012/0020 za okres 1-31 grudnia 2012 – 107 dowodów księgowych – łączna kota 14.868,00 zł,  RK nr 2012/0055 z dnia 31 grudnia 2012 r. – 13 dowodów księgowych na łączną kwotę 19.351,42 zł,  RK nr 2012/0019 za okres 27-30 listopada 2012 – 26 dowodów księgowych – łączna kwota 3.432,06 zł,  RK nr 2012/0067 za okres 31 grudnia 2012 – 2 dowody księgowe – łączna kwota 14.868,00 zł,  RK nr 2012/0066 na dzień 27 grudnia 2012 – 2 dowody księgowe na łączną

______103

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

kwotę 2.415,00 zł,  RK nr 2012/0065 na dzień 20 grudnia 2012 – 1 dowód księgowy na łączną kwotę 2.622,00 zł,  RK nr 2012/0023 na dzień 31 maja 2012 – 1 dowód księgowy na łączną kwotę 1.536,81 zł,  RK nr 2012/0012 na dzień 31 maja 2012 – 10 dowodów księgowych na łączną kwotę 10.874,29 zł,  RK nr 2012/0012 na dzień 22 maja 2012 – 1 dowód księgowy na kwotę 3.550,00 zł,  RK nr 2012/0009 na dzień 11 maja 2012 – 1 dowód księgowy na kwotę 5.000,00 zł.

W wyniku kontroli niniejszego zagadnienia poczyniono następujące ustalenia:  raporty kasowe sporządzane były bieżąco, każdego dnia;  raport kasowy zamykany był poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz poprzez obliczenie stanu końcowego gotówki według reguły: stan początkowy + wpłaty - wypłaty = stan końcowy na dzień zamknięcia raportu;  sumy pobrane z banku na podstawie czeków nanoszone były na druki polecenie księgowania, na podstawie których sporządzany był raport kasowy. Stwierdzono, że kwoty pobrane przez kasjera z banku na podstawie czeków nanoszone były do raportu kasowego z datą ich pobrania;  nie stwierdzono pokrywania wydatków z dochodów;  w wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie raporty kasowe - objęte próbą przyjętą do kontroli - podpisane były jedynie przez osobę sporządzającą, tj. kasjera Sławomira Wawrzyniaka. Natomiast nie były sprawdzone i zatwierdzone przez Skarbnika Gminy bądź jego zastępcę;  stwierdzono brak odpowiedniej numeracji na załączonych do raportów kasowych fakturach, poleceniach wyjazdu służbowego i innych źródłowych dowodach księgowych. Na dowodach objętych próbą kontroli, załączonych do ww. raportów kasowych, znajduje się numeracja wskazująca na pozycję w raporcie kasowym, brak natomiast odniesienia do numeru właściwego raportu kasowego. Stosownie do postanowień wynikających z art.22 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz.1223 ze zm.), dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art.21 cyt. ustawy, wskazującym elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy. Tylko dowody księgowe zawierające wszystkie elementy wymienione w ust. 1 pkt 1-6 spełniają wymóg kompletności. To minimum informacji kwalifikujących dokument do księgowania. Każda jednostka powinna posiadać własny system numeracji dowodów księgowych, pod którymi są one ewidencjonowane i przechowywane. Dowody księgowe mogą być numerowane w sposób jednolity (ciągły) lub grupowy. Numeracja jednolita polega na kolejnym numerowaniu dowodów, bez względu na rodzaj, w miarę ich wpływu do działu księgowości (najczęściej z podziałem na poszczególne

______104

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

miesiące). Przy numeracji grupowej dokumentom nadaje się kolejne numery w ramach grup rodzajowych (dokumenty kasowe, magazynowe, płacowe) i wówczas numer powinien zawierać określenie (symbol) grupy, do której jest klasyfikowany. Numery księgowe nadaje się dowodom niezależnie od tego, że posiadają one własne numery nadane przez wystawców. Celem numerowania dowodów księgowych jest: [1] ułatwienie dokonywania zapisów księgowych, [2] sprawowanie kontroli nad poprawnością i kompletnością zapisów księgowych, [3] zapewnienie porządku w przechowywaniu dowodów, łatwości ich odszukiwania;  wypłat gotówki dokonano w oparciu o dowody źródłowe w postaci: rachunków, poleceń wyjazdu służbowego, faktur, itp. Źródłowe dowody kasowe, na podstawie których dokonano wypłaty gotówki sprawdzone zostały pod względem formalnymi i rachunkowym, natomiast nie były poddawane kontroli merytorycznej przez upoważnione osoby. Ponadto na dowodach księgowych nie zamieszczano informacji o nie wnoszeniu uwag, co do zgodności z prawem oraz celowości i gospodarności sposobu wykonania zadania. Ponadto dokumenty te nie zawierały adnotacji o realizacji wydatku na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych;  w wyniku kontroli stwierdzono, że część załączonych do raportów kasowych poleceń wyjazdu służbowego, np. delegacja nr 11/2012 z dnia 20 kwietnia 2012 roku, nie została poddana kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez upoważnionych pracowników Urzędu Gminy. Ponadto w poleceniach wyjazdu służbowego nie wskazywano konkretnie celu i miejsca podróży służbowej, odnotowując jedynie, np. „Łódź, szkolenie”;  na dowodach księgowych nie zamieszczono dekretacji wskazującej na jakich kontach wydatek ma być zaksięgowany wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za jej dokonanie;  na wszystkich dowodach księgowych poddanych kontroli stwierdzono nieczytelne podpisy oraz brak pieczątek imiennych osób dokonujących sprawdzenia wydatku. Nieczytelność podpisów i brak pieczątek imiennych osób dokonujących sprawdzenia, uniemożliwia stwierdzenie czy kontrola bieżąca dowodów księgowych została przeprowadzona przez właściwych pracowników Urzędu. AKTA KONTROLI [A-27, s.1-27]: Kserokopia przykładowego raportu kasowego nr 2012/0022 z dnia 30 maja 2012 roku wraz z dołączonymi dowodami kasowymi potwierdzającymi dokonane wydatki na łączną kwotę 1.536,81 zł. Opisane powyżej nieprawidłowości świadczą o nieprzestrzeganiu przez Skarbnika Gminy procedur kontroli zarządczej (finansowej), wprowadzonych w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 60/VI/2011 z dnia 8 grudnia 2011 roku, a także o ewentualnym niezapoznaniu się z ich unormowaniami. Ponadto do dnia zakończenia czynności kontrolnych Skarbnik Gminy nie opracowała i nie przedłożyła do zatwierdzenia przez Wójta Gminy Zadzim instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych, do czego była zobowiązana na mocy postanowień

______105

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

wynikających z § 10 ust.2 i 3 regulaminu kontroli zarządczej obowią- zującego w jednostce.

3. Udzielanie i rozliczanie zaliczek

Kontrolowana jednostka nie uregulowała zagadnień dotyczących zasad udzielania i rozliczania zaliczek w polityce rachunkowości, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Wójta Gminy Zadzim nr 173/V/10 z dnia 30 czerwca 2010 roku, jak również w innych przepisach wewnętrznych, obowiązujących w Urzędzie Gminy w Zadzimiu. Z oświadczenia Skarbnika Gminy Kazimiery Wodzińskiej wynika, że jednostka – dokonując wypłat i rozliczenia zaliczek – opierała się na postanowieniach wynikających z nieobowiązującej od 1 lipca 2010 roku instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Wójta Gminy Zadzim nr 155/IV/06 z dnia 2 stycznia 2006 roku w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy w Zadzimiu. Zgodnie ze wskazanym przez Skarbnika dokumentem, zaliczka jednorazowa powinna być rozliczona w terminie określonym we wniosku, lecz nie dłuższym niż 7 dni od dnia pobrania środków. Z wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Gminy oraz ewidencji księgowej wynika, iż kontrolowana jednostka nie wypłacała zaliczek stałych, jak również zaliczek na poczet wynagrodzenia za pracę. Na podstawie ewidencji konta 234 - „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” kontrolujący ustalili, że w 2012 roku udzielono 12 zaliczek jednorazowych niżej wymienionym pracownikom Urzędu Gminy w Zadzimiu:

Zwrot niewykorzy- Kwota Imi ę, nazwisko Data wniosku Data rozliczenia stanej kwoty udzielonej Przeznaczenie Lp. i stanowisko słu żbowe o zaliczk ę/data pobranej do kasy (-); zaliczki zaliczki pracownika wypłaty zaliczki zaliczki dopłata z kasy (zł) (+) (zł) Modrzejewski Jerzy Zakup inspektor ds. obronnych 1. 11.05.2012 5.000,00 31.12.2012 -5.000,00 materiałów na i ochrony SUW-y przeciwpo żarowej Kuna Małgorzata Wypłata 2. 29.02.2012 1.160,00 15.03.2012 0,00 Dyrektor ZS w Zadzimiu (600,00 + 560,00) stypendiów Kuna Małgorzata Wypłata 3. 27.06.2012 2.400,00 16.07.2012 0,00 Dyrektor ZS w Zadzimiu stypendiów Kuna Małgorzata Zakup 4. 25.10.2012 8.934,60 30.11.2012 0,00 Dyrektor ZS w Zadzimiu podr ęczników

Jaworska Teresa Wypłata 5. 16.02.2012 700,00 28.02.2012 0,00 Dyrektor ZS w Zygrach stypendiów

Jaworska Teresa Wypłata 6. 27.06.2012 1.120,00 16.07.2012 - 100,00 Dyrektor ZS w Zygrach stypendiów Jaworska Teresa Zakup 7. 25.10.2012 5.130,00 05.11.2012 0,00 Dyrektor ZS w Zygach podr ęczników

______106

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Karasi ńska Bo żena 8. Kierownik Administracji 30.03.2012 8.610,00 30.03.2012 0,00 Talony z ZF ŚS i Promocji Karasi ńska Bo żena 9. Kierownik Administracji 28.11.2012 11.190,00 28.11.2012 0,00 Talony ZF ŚS i Promocji Ufnalski Marian Kierownik Referatu Ubezpieczenie 10. 04.07.2012 2.500,00 09.07.2012 -99,86 Inwestycyjno- samochodu Komunalnego Ufnalski Marian Zakup Kierownik Referatu 11. 07.12.2012 2.000,00 28.12.2012 -2.000,00 materiałów na Inwestycyjno- SUW-y Komunalnego Matyjasik Barbara Zakup artykułów podinspektor ds. 12. 17.04.2012 1.500,00 02.05.2012 - 1.356,58 spo żywczych i samorz ądu i ochrony kwiatów zdrowia

W przypadku dziewięciu zaliczek jednorazowych na dwanaście wypłaconych w 2012 roku stwierdzono nieterminowe rozliczenie się pracowników z pobranych środków. Powyższa nieprawidłowość dotyczy zaliczek wykazanych w pozycjach: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 11 i 12 powyżej zamieszczonego zestawienia. Opóźnienia w rozliczeniu zaliczek wynosiły od tygodnia do 7,5 miesiąca. Szczegółowej kontroli poddano prawidłowość wypłaty i rozliczenia zaliczki jednorazowej inspektorowi Jerzemu Modrzejewskiemu, w wysokości 5.000,00 zł. Zgodnie z wnioskiem o zaliczkę została ona udzielona ww. pracownikowi w dniu 11 maja 2012 roku na zakup pompy głębinowej do SUW w Kłoniszewie. We wniosku o zaliczkę nie wskazano osoby, która dokonała kontroli merytorycznej (brak podpisu upoważnionego pracownika). Rozliczenia zaliczki pracownik dokonał w tym dniu 31 grudnia 2012 roku, zwracając do kasy całą pobraną kwotę zaliczki, tj. 5.000,00 zł. Rozliczenie zaliczki ujęto w ewidencji księgowej na kontach: Wn 101 i Ma 234/2. Na druku rozliczenia zaliczki (dow.10493) stwierdzono: [1] brak dat i podpisów osób dokonujących kontroli pod względem formalnym i rachunkowym oraz merytorycznym; [2] brak podpisu kasjera potwierdzającego, iż wpłacono do kasy niewydatkowaną kwotę; [3] brak podpisu zaliczkobiorcy zwracającego zaliczkę do kasy Urzędu. AKTA KONTROLI [A-28, s.1-3]: Kserokopia dokumentacji dotyczącej wypłaty i rozliczenia zaliczki jednorazowej w kwocie 5.000,00 zł wypłaconej Jerzemu Modrzejewskiemu.

Opisane powyżej nieprawidłowości świadczą o braku: [1] właściwego nadzoru ze strony kierownictwa Urzędu oraz [2] wewnętrznych regulacji dotyczących procedur kontroli finansowej, co spowodowało nieprzestrzeganie przez pracowników Urzędu Gminy:

 przepisów art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać między innymi: datę dokonania operacji oraz stwierdzenie

______107

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania;

 zasad wynikających z instrukcji dotyczącej funkcjonowania i dokumentowania kontroli zarządczej, wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim nr 60/VI/2011 z dnia 8 grudnia 2011 roku;

 oraz potraktowanie przez pracownika Urzędu Gminy zaliczki jednorazowej w wysokości 5.000,00 zł jako nieoprocentowanej pożyczki. W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym w dniu 17 maja 2013 roku Skarbnik Gminy napisała, między innymi, że „wypłacając zaliczkę nie było pewności, że wszędzie będzie można dokonać zapłaty za zakup materiałów na SUW-y przelewem”. Ponadto ww. oświadczyła, że w chwili obecnej opracowywana jest instrukcja obiegu dokumentów księgowych, w której szczegółowo opisane zostaną zasady udzielania i rozliczania zaliczek. Zasady te będą ściśle przestrzegane i kontrolowane przez wyżej wymienioną. Dyrektorzy szkół oraz pracownicy Urzędu zostaną zapoznani z instrukcją w celu przestrzegania zapisów w niej zawartych. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy z dnia 17 maja 2013 roku złożone na okoliczność nie opracowania instrukcji obiegu dokumentów księgowych stanowi załącznik nr 30 protokołu kontroli.

VI. WYKONANIE BUD ŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE

Informacje ogólne – 2012 rok.

Dochody i przychody bud żetu

Plan Wykonanie wg Ró żnica w Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach ustaleń kontroli wykonaniu (zł) (zł) (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 16.836.705,63 15.960.489,53 15.294.485,17 666.004,36 Dochody bie żą ce 15.025.632,63 14.735.985,13 14.048.998,77 686.986,36 Dochody maj ątkowe 1.811.073,00 1.224.504,40 1.245.486,40 -20.982,00 PRZYCHODY 1.447.622,00 1.523.292,73 2.548.572,74 -1.025.280,01 z tego: Kredyty i po życzki 1.447.622,00 1.447.622,00 2.474.397,00 -1.026.775,00 Nadwy żka z lat poprzednich Inne (np. prywatyzacja, 75.670,73 74.175,74 1.494,99 wolne środki)

______108

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kontrolujący stwierdzili, że realizacja budżetu Gminy Zadzim w 2012 roku ustalona na podstawie dokumentacji źródłowej odbiegała od realizacji budżetu przedstawionej przez Gminę Zadzim w sprawozdaniach budżetowych oraz innych dokumentach przedkładanych organom nadzoru. W zakresie dochodów i przychodów faktyczna realizacja budżetu została przedstawiona w powyższej tabeli. Różnice wykazane w tabeli wynikały w poszczególnych pozycjach z następujących przyczyn: − dochody ogółem (dochody bieżące i dochody majątkowe) zostały zawyżone poprzez dodanie w sprawozdaniu Rb-27S w poszczególnych paragrafach różnych kwot, które faktycznie nie zostały zrealizowane. Dochody różnią się również o kwotę podatku VAT należnego od sprzedaży opodatkowanej w 2012 roku, co szczegółowo zostało opisane w punkcie dotyczącym sprawozdawczości, − przychody z tytułu kredytów i pożyczek zostały zaniżone w wyniku nie ujawnienia przez Gminę Zadzim zaciągnięcia pożyczki w firmie Magellan S.A. oraz kredytu na zakup samochodu w Vokswagen Bank Polska S.A., co szczegółowo zostało opisane w punkcie dotyczącym kredytów i pożyczek, − pozostałe przychody z tytułu wolnych środków zostały zawyżone o kwotę 1.494,99 zł, co wynikało z nieprawidłowych danych wykazanych z wykonania budżetu za rok 2011.

W wyniku kontroli realizacji dochodów budżetowych ustalono także, że nieprawidłowo zostały zaklasyfikowane dochody otrzymane przez Gminę Zadzim w 2010 i 2011 roku z tytułu refundacji lub zaliczki środków otrzymanych z budżetu Unii Europejskiej. Kontrolujący ustalili, że nieprawidłowo w sprawozdaniach Rb-27S zostało wskazane źródło finansowani czyli tzw. czwarta cyfra paragrafu. Dotyczyło to następujących kwot: 1) 1.865.985,14 zł – dochód wykazany w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za 2010 rok w dziale 600 rozdział 60016 § 6339 – prawidłowo powinien być to paragraf 6337; 2) 651.427,31 zł – dochód wykazany w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za 2011 rok w dziale 600 rozdział 60016 § 6339 – prawidłowo powinien być to paragraf 6337;

______109

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Wydatki i rozchody bud żetu.

Wykonanie wg Ró żnica w Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach ustale ń kontroli wykonaniu (zł) (zł) (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 16.602.400,63 15.783.445,98 16.215.841,64 -432.395,66 z tego: Wydatki maj ątkowe 1.704.824,00 1.696.145,05 1.796.145,05 -100.000,00 Wydatki bie żą ce 14.897.576,63 14.087.300,93 14.419.696,59 -332.395,66 ROZCHODY 1.681.927,00 1.644.054,76 1.566.554,76 77.500,00 w tym: spłata kredytów i 1.681.927,00 1.644.054,76 1.566.554,76 77.500,00 po życzek

W zakresie wydatków i rozchodów faktyczna realizacja budżetu została przedstawiona w powyższej tabeli. Różnice wykazane w tabeli wynikały w poszczególnych pozycjach z następujących przyczyn: − wydatki majątkowe zostały zaniżone o 100.000 zł, powyższa kwota dotyczyła dofinansowania na zakup samochodu gaśniczo- ratowniczego przekazanego w 2012 roku Ochotniczej Straży Pożarnej w Zadzimiu, co szczegółowo zostało opisane w punkcie dotyczącym sprawozdawczości, − wydatki bieżące zostały zaniżone o 332.395,66 zł, co szczegółowo zostało opisane w punkcie dotyczącym sprawozdawczości, − rozchody zostały zawyżone o kwotę 77.500 zł. Kontrolujący stwierdzili, że realizacja budżetu Gminy Zadzim za 2012 rok była obarczona wieloma wadami polegającymi w główniej mierze na przedstawieniu w uchwale budżetowej i zmianach do niej oraz w wieloletniej prognozie finansowej danych i informacji niezgodnych ze stanem faktycznym. Należy wręcz stwierdzić że, jednostka ukrywała niektóre działania niezgodne z prawem, które w konsekwencji doprowadziły do znaczącego pogorszenia sytuacji finansowej Gminy oraz do istotnego ograniczenia płynności finansowej. Ponadto powyższe działania miały na celu wprowadzenie w błąd (poprzez ukrycie niektórych faktów) organów nadzoru nad Gminą. Organy nadzoru nie mając rzetelnych i właściwych informacji, błędnie mogły oceniać sytuację finansową jednostki uznając, że nie ma ona znacznych problemów zwłaszcza z płynnością finansową i jest ona w stanie podejmować dalsze działania inwestycyjne. Wykazane - zarówno w sprawozdaniach budżetowych, jak i finansowych za 2012 rok - dane odbiegają od stanu rzeczywistego i zakłócają obraz sytuacji finansowej Gminy Zadzim oraz nie pozwalają na dokonanie rzetelnej analizy finansowej Gminy. Opisane powyżej działania doprowadziły do sytuacji, w której wynik budżetu był nierealny. W sprawozdaniu Rb-NDS oraz w bilansie z

______110

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

wykonania budżetu za 2012 rok wykazano kwotę nadwyżki budżetu 177.043,55 zł, natomiast wg ustaleń kontrolujących w Gminie Zadzim powstał w 2012 roku deficyt w kwocie 921.356,47 zł. Różnica pomiędzy wynikiem wykazanym przez Gminę a ustalonym przez kontrolujących wyniosła 1.098.400,02 zł. Powyższa kwota świadczy o ogólnej skali nieprawidłowości i nierzetelności danych wykazywanych przez Gminę. Powyższy deficyt został pokryty w głównej mierze z pożyczki zaciągniętej w firmie Magellan oraz z kredytu zaciągniętego w Vokswagen Bank Polska S.A. w łącznej kwocie 1.026.775 zł.

Zadania inwestycyjne realizowane przed Gminę Zadzim w 2012 roku wg uchwał budżetowych zawiera poniższa tabela.

25.01.2012 5.03.2012 27.04.2012 5.06.2012 28.08.2012 26.11.2012 27.12.2012 Lp. Nazwa inwestycji Kwota Dokumentacja na 1 100 000,00 100 000,00 100 000,00 100 000,00 100 000,00 100 000,00 108 000,00 budow ę dróg Modernizacja drogi 2 120 000,00 120 000,00 120 000,00 234 000,00 234 000,00 234 000,00 221 000,00 rolniczej Sk ęczno Przebudowa drogi 3 gminnej Piotrów – 1 510 034,00 1 510 034,00 1 510 034,00 1 297 824,00 1 297 824,00 1 297 824,00 1 268 324,00 Iwonie Modernizacja 4 oczyszczalni 1 038 695,00 1 038 695,00 1 038 695,00 1 038 695,00 1 038 695,00 1 038 695,00 0,00 ścieków w Zygrach Dotacja celowa dla Samorz ądu Woj. Łódzkiego na 5 3 937,50 3 937,50 3 937,50 0 0,00 0,00 dofinansowanie zadania Wrota Regionu Łódzkiego Zakup sprz ętu kwaterunkowego i gosp., uzbrojenia 6 techniki specjalnej, 10 000,00 10 000,00 10 000,00 10 000,00 10 000,00 informatycznego, elektr. I ł ączno ści szkoleniow., transp. Oraz medycznego Zakup samochodu 7 25 000,00 25 000,00 20 500,00 20 500,00 słu żbowego zakup sprz ętu p.po ż 8 7 000,00 7 000,00 7 000,00 dla jednostek OSP modernizacja pomieszcze ń 9 70 000,00 70 000,00 70 000,00 szkolnych w ZS w Zadzimiu 2 768 729,00 2 772 666,50 2 782 666,50 2 709 456,50 2 782 519,00 2 778 019,00 1 704 824,00 Razem

Wg sprawozdań budżetowych wydatki majątkowe w 2012 roku zostały zrealizowane na poziomie 1.696.145,05 zł, rzeczywiste wydatki majątkowe zostały natomiast zrealizowane na poziomie 1.796.145,05 zł. Kontrolujący stwierdzili, że w planie wydatków inwestycyjnych nie ujęto zadania polegającego na dofinansowaniu zakupu samochodu gaśniczo- ratowniczego dla OSP Zadzim, jak też w sprawozdawczości nie wykazano realizacji ww. wydatku w kwocie 100.000 zł.

______111

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kontrolujący stwierdzili, że pomimo przekroczenia w 2012 roku wskaźnika zadłużenia, złej sytuacji finansowej oraz wyraźnego spadku płynności finansowej Gmina Zadzim w budżecie na 2013 rok zaplanowała kolejne zadania inwestycyjne , które zostały przedstawione w poniższej tabeli:

Uchwała z dnia Uchwała z dnia Uchwała z dnia 30.04.2013 Lp. Nazwa inwestycji 27.12.2012 14.03.2013 (uchylona) Kwota 1 Przebudowa drogi Iwonie - Chodaki 1 273 952,00 1 273 952,00 0,00 Dotacja celowa dla Samorz ądu Woj. 2 Łódzkiego na dofinansowanie zadania 21 000,00 5 250,00 5 250,00 Wrota Regionu Łódzkiego Dofinansowanie zakupu samochodu dla 3 100 000,00 100 000,00 100 000,00 OSP Charchów Pa ński Budowa placu zabaw przy Zespole Szkół 4 19 000,00 19 000,00 19 000,00 w Zadzimiu Modernizacja oczyszczalni ścieków w 5 1 038 695,00 1 038 695,00 0,00 Zygrach 6 Przebudowa centrum Zygier 50 000,00 50 000,00 0,00 7 Zakup sprz ętu komputerowego PSION 5 000,00 Razem 2 502 647,00 2 491 897,00 124 250,00

Załącznik nr 4 – plan nakładów na zadania inwestycyjne do uchwały budżetowej na 2013 roku (Nr XXIV/161/12 z dnia 27 grudnia 2012 roku) określał, że Gmina Zadzim w 2013 roku zamierza przeznaczyć na realizację zadań inwestycyjnych kwotę ponad 2.500.000 zł, co przy zadłużeniu przekraczającym na koniec 2012 roku 70% wydaje się posunięciem zagrażającym funkcjonowaniu Gminy i realizacji innych zadań własnych. Na podstawie uchwały nr XXVIII/191/13 z dnia 30 kwietnia 2013 roku z planu nakładów inwestycyjnych zostały wykreślone największe zadania o łącznej wartości 2.362.647 zł. Powyższe zmiany zostały dokonane po zwróceniu uwagi przez kontrolujących na sytuację finansową gminy i niemożność realizacji inwestycji takich rozmiarów bez dalszego pogorszenia się sytuacji finansowej Gminy i utraty płynności finansowej. Powyższa uchwała została jednak zakwestionowana przez Kolegium RIO w Łodzi z uwagi na wykazanie w uchwale niezbilansowanego budżetu oraz ujawnieniu wskaźnika spłat określonego w art. 169 ustawy o finansach publicznych na poziomie przekraczającym maksymalny 15% poziom. Gmina otrzymała 30 dniowy termin na usunięcie stwierdzonych naruszeń, który upływał w dniu 25 czerwca 2013 roku. Tabela nr 2 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli.

Wieloletnia prognoza finansowa

Gmina Zadzim posiadała wieloletnią prognozę finansową w latach 2011-2013 uchwaloną na podstawie następujących uchwał: 2011 rok – nr IV/18/11 z dnia 18 stycznia 2011 roku ze zmianami wprowadzanymi

______112

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

w trakcie roku, 2012 rok – nr XV/9612 z dnia 25 stycznia 2012 roku ze zmianami wprowadzonymi w trakcie roku, 2013 rok – nr XXIV/160/12 z dnia 27 grudnia 2012 roku ze zmianą z dnia 14 marca 2013 roku oraz zmianą uchyloną przez Kolegium RIO z dnia 30 kwietnia 2013 roku. AKTA KONTROLI [A-29, s.1-12] Wieloletnia Prognoza Finansowa na lata 2013 -2027 wprowadzona uchwałą nr XXIV/160/12 W wyniku kontroli ustalono, że zarówno realizacja budżetu za 2011, jak i za 2012 rok obarczona była wieloma błędami, wynikającymi z próby ukrycia przez kontrolowaną jednostkę bardzo trudnej sytuacji finansowej i braku płynności finansowej. Działania podjęte przez kontrolowaną jednostkę w 2011 i 2012 roku doprowadziły do powstania wielu niezgodności pomiędzy sytuacją finansową przedstawianą przez jednostkę w uchwałach budżetowych, Wieloletniej prognozie finansowej oraz sprawozdaniach budżetowych i finansowych a ewidencją księgową i stanem faktycznym stwierdzonym w jednostce na podstawie dokumentacji źródłowej. Kontrolujący z uwagi na skalę popełnionych błędów uznali, że dane które jednostka kontrolowana wykazywała w Wieloletniej prognozie finansowej były nierzetelne i nie mogą służyć do dokonania rzetelnej oceny sytuacji finansowej jednostki. W szczególności dotyczy to wielkości mających wpływ na ustalenie wskaźników zadłużenia i spłat. Kontrolujący w trakcie czynności sprawdzających dokonali ustalenia przybliżonych wartości, które odzwierciedlają faktyczne wielkości finansowe, ograniczając się głównie do wielkości mających wpływ na wysokość wskaźników zadłużenia i spłat oraz obrazujących prawdo- podobną sytuację finansową jednostki. W poniższej tabeli zostały zestawione dane dotyczące wykonania budżetu za 2011 i 2012 roku wykazane przez kontrolowaną jednostkę w sprawozdaniach oraz ustalone w trakcie kontroli oraz obliczone na ich podstawie wskaźniki zadłużenia i spłaty.

Rok 2011 2012 Wykonanie wg Wykonanie wg Wykonanie wg Wykonanie wg Wyszczególnienie sprawozda ń ustale ń kontroli sprawozda ń ustale ń kontroli 1 Dochody ogółem 15 801 850,15 15 243 167,63 15 960 489,53 15 294 485,17 2 Dochody bie żą ce 13 882 124,93 13 394 425,01 14 735 985,13 14 048 998,77 3 Dochody ze sprzeda ży maj ątku 254 592,20 183 609,60 316 980,10 316 980,10 4 Wydatki ogółem 17 120 789,78 16 623 602,25 15 783 445,98 16 215 841,64 5 Wydatki bie żą ce 13 264 332,59 13 227 118,62 14 087 300,93 14 419 696,59 Wydatki z tytułu por ęcze ń i 6 0,00 0,00 0,00 0,00 gwarancji 7 Wydatki na obsług ę długu 439 879,72 439 879,72 454 128,50 727 810,91 8 W tym odsetki i dyskonto 439 879,72 439 879,72 454 128,50 718 472,70 9 Wynik bud żetu -1 318 939,63 -1 380 434,62 177 043,55 -921 356,47 Dochody bie żą ce - wydatki 10 617 792,34 167 306,39 648 684,20 -370 697,82 bie żą ce (art. 242) Przychody z tytułu kredytów i 11 2 501 526,76 2 501 526,76 1 447 622,00 2 474 397,00 po życzek Nadwy żka bud żetowa + wolne 12 69 683,60 69 683,60 75 670,73 75 670,73 środki 13 Rozchody bud żetu 1 176 600,00 1 116 600,00 1 644 054,76 1 566 554,76 Bilansowanie bud żetu (wolne 14 75 670,73 74 175,74 56 281,52 62 156,50 środki)

______113

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

15 Kwota długu 9 751 327,00 9 811 326,76 9 554 894,00 10 719 169,00 Zobowi ązania wymagalne i 16 411 055,22 272 589,27 umowy zaliczane do kredytów Zobowi ązania zwi ązku gmin 17 przypadaj ące do spłaty w danym roku 18 Wska źnik zadłu żenia art. 170 61,71% 67,06% 59,87% 71,87% Wska źnik zadłu żenia art. 170 19 59,90% 65,20% 59,87% 71,87% po wył ączeniach 20 Wska źnik spłat art. 169 10,23% 10,21% 13,15% 14,94% Wska źnika dla planowanych 21 10,23% 10,21% 13,15% 13,09% spłat w danym roku z art. 243 22 (Db-Wb+Dsm)/Do 5,52% 2,30% 6,05% -0,35%

Z powyższej tabeli wynika, że zarówno w 2011 jak i w 2012 roku wielkości wykazane w sprawozdaniach budżetowych odbiegają od realnych wartości. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę po raz kolejny na przekroczenie wskaźników zadłużenia, które nastąpiło zarówno na koniec 2011 jak i na koniec 2012 roku. Przekroczenie wskaźników zadłużenia w 2011 roku wyniosło 5% natomiast 11,87%, co oznacza że jednostka pomimo świadomości o przekroczeniu wskaźnika w 2011 roku, w 2012 roku zaciągnęła kolejne zobowiązania finansowe, które w konsekwencji zwiększyły przekroczenie omawianego wskaźnika. Aby ukryć wystąpienie powyższych nieprawidłowości dokonano: − zaniżenia kwoty zadłużenia w poszczególnych latach: a) 2011 rok o 60.000 zł tj. kwota niespłaconej na dzień 31 grudnia raty kredytowej b) 2012 rok o 1.164.275 zł tj. kwota niespłaconych na dzień 31 grudnia rat kredytowych (137.500 zł), kwota pożyczki zaciągniętej w firmie Magellan S.A. (1.000.000 zł), kwota kredytu zaciągniętego na zakup samochodu (26.775 zł) − nie wykazano w sprawozdaniach budżetowych zobowiązań wymagalnych, które powiększają kwotę zadłużenia: a) 2011 rok - 411.055,22 zł, b) 2012 rok – 272.589,27 zł, − zawyżono ogólną kwotę wykonanych dochodów: a) 2011 rok – 558.682,52 zł, b) 2012 rok – 666.004,36 zł . W wieloletnich prognozach finansowych uchwalonych w latach 2012-2013 podstawowe dane finansowe na lata 2014 i 2015 zaplanowane zostały w przeważającej mierze z zachowaniem wymogu realistyczności, wątpliwości co do zachowania ww. wymogu mogły jedynie wzbudzić dane dotyczące spadku dochodów o 8% i wydatków o 9% w 2015 roku w stosunku do 2014 roku. Biorąc jednak pod uwagę skalę stwierdzonych nieprawidłowości w kontrolowanej jednostce, należy stwierdzić, że większość zaplanowanych na lata 2014 i 2015 wielkości mających wpływ na relację o której mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych musi zostać zweryfikowana i ustalona w sposób, który zapewni zachowanie wymogu realistyczności.

______114

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Jednostka podjęła w trakcie kontroli próbę dostosowania WPF do stanu rzeczywistego, jednak Kolegium RIO stwierdziło nieważność uchwały z dnia 30 kwietnia 2013 roku, z powodu naruszenia art. 229 i 226 ust. 1 pkt 6 ustawy o finansach publicznych. Analizując faktyczne wykonanie podstawowych danych finansowych za lata 2011 i 2012 w stosunku do planowanych wartości na lata 2013-2015 (wg uchwały z dnia 27 grudnia 2012 roku i 13 marca 2013 roku) należy stwierdzić, że dochody pierwotnie zaplanowane do realizacji w 2013 roku i w 2014 roku przekraczały o ponad 1.000.000 zł faktyczne wykonanie z lat 2011-2012, które kształtowało się na poziomie 15.200.000 zł. W 2012 roku zwiększyło się natomiast wykonanie dochodów bieżących do poziomu nieznacznie przekraczającego 14.000.000 zł. Wzrost dochodów bieżących w 2013 roku wyniósł około 3,5% w 2014 o 6,7%, w stosunku do roku poprzedzającego. W 2015 roku natomiast zaplanowano spadek dochodów bieżących o około 0,8%. Należy zauważyć, że zmiana WPF z dnia 30 kwietnia 2012 roku (uznana za nieważną) wprowadzała plan dochodów w latach 2013 -2015 na poziomie realistycznym. Wydatki bieżące w 2011 i 2012 roku zostały zrealizowane na poziomie odpowiednio 13.200.000 zł oraz 14.400.000 zł, wzrost wydatków bieżących w 2012 roku w znacznym stopniu spowodowany był rosnącymi kosztami obsługi zadłużenia (w 2012 roku Gmina zaciągnęła kolejne kredyty i pożyczki na prawie 2.500.000 zł). Wzrost wydatków na obsługę zadłużenia w 2012 roku w stosunku do 2011 roku nastąpił o 65% (wzrost wydatków o 287.931,19 zł). W przypadku wydatków na obsługę zadłużenia zaplanowanie ich w latach 2013-2014 na poziomie 350.000 zł było niezgodne z zasadą planowania wydatków wartości nieprzekraczalnej (czyli górnie ograniczonej). Mając na uwadze, że wykonanie wydatków na obsługę zadłużenia w 2012 roku wyniosło ponad 700.000 zł podobna kwota powinna zostać zaplanowana w 2013 roku. Również w 2014 roku kwota wydatków na obsługę zadłużenia powinna być znacząco wyższa. Zmiana WPF z 30 kwietnia 2013 roku podwyższała kwoty wydatków na obsługę zadłużenia w 2013 i 2014 roku do poziomu 680.000 zł, który może zostać uznany za realny. Kontrolujący badając wykonanie budżetu za lata 2011 i 2012 wnieśli również uwagi do kwoty rozchodów oraz kwoty zadłużenia jaka została wykazana w uchwałach budżetowych, Wieloletnich Prognozach Finansowych oraz sprawozdaniach budżetowych. W 2011 roku kwota długu została zaniżona o wartość niespłaconych rat kredytowych oraz nieujętych zobowiązań wymagalnych, w 2012 roku dodatkowo kwota spłat rat kredytowych została wykazana w kwotach innych niż wynikających z ich faktycznej realizacji, a kwota zadłużenia zaniżona poprzez nieujawnienie wszystkich zaciągniętych kredytów i pożyczek. Powyższe działania miały wpływ na kwotę długu wykazaną w 2013 roku oraz kwotę rozchodów zaplanowanych w 2013 roku, które po dokonaniu weryfikacji z dokumentacją źródłową nie spełniały wymogu realistyczności.

______115

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kwota zadłużenia wynikająca z umów kredytowych i pożyczkowych na dzień 31 grudnia 2012 roku wg ustaleń kontrolujących wynikających z dokumentacji źródłowej wyniosła 10.719.169 zł. Natomiast kwota spłat na 2013 rok wg stanu na dzień 1 stycznia 2013 roku powinna zostać zaplanowana w wysokości 2.676.077 zł, gdyż takie spłaty wynikały z zawartych umów kredytowych i pożyczkowych, natomiast w 2014 roku w wysokości 1.500.752 zł oraz w 2015 roku w wysokości 1.274.152 zł. Z uchwały nr XXIV/160/12 z dnia 27 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Zadzim na lata 2013- 2028 wynikało, że spłaty zaplanowano wg poszczególnych lat w następującej wysokości: 2013 – 831.194, 2014 – 755.523 zł, 2015 - 859.588 zł. Należy stwierdzić, że zaplanowane spłaty w WPF znacząco odbiegały od wartości spłat wynikających z dokumentacji źródłowej. Gmina Zadzim w trakcie kontroli podjęła negocjacje z bankami w sprawie przesunięcia spłat rat kredytowych. W wyniku tych działań podpisano 5 aneksów do umów kredytowych. Na dzień zakończenia kontroli rozchody wg umów kredytowych i pożyczkowych po uwzględnieniu zawartych aneksów powinny wynieść: 2013 rok – 1.917.677 zł, 2014 rok – 1.255.552 zł, 2015 rok – 1.072.352 zł. Planowana kwota zadłużenia z tytułu kredytów i pożyczek wg umów kredytowych i pożyczkowych po uwzględnieniu zawartych aneksów powinna kształtować się na poziomie: 31.12.2013 roku – 8.837.080 zł, 31.12.2014 roku – 7.581.528 zł, 31.12.2015 roku – 6.509.176 zł. Powyższe planowane kwoty zadłużenia przewidują, że wszystkie spłaty zostaną dokonane w terminach określonych w umowach. Kontrolujący ustalili, że w 2013 roku spłaty rat nie następują w terminach przewidzianych w umowach w szczególności dotyczy spłaty zadłużenia wobec firmy Magellan S.A. W związku z faktem, że zadłużenie wobec ww. firmy wynikające z umowy z dnia 29 marca 2013 roku powinno zostać spłacone do końca 2013 roku, a do dnia zakończenia kontroli Gmina spłaciła jedynie cześć pierwszej raty w wysokości 60.000 zł, natomiast zgodnie z umową powinna spłacić już dwie raty (w wysokości 91.889,23 zł i 93.567,18 zł), można ze znacznym prawdopodobieństwem stwierdzić, że Gminie bez uzyskania dodatkowych dochodów nie uda się uregulować powyższej kwoty do końca roku. Ważnym uchybieniem jest również przekroczenie wskaźnika spłat, o którym mowa jest w art. 169 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, na co wskazało Kolegium RIO w uchwale nr 21/151/2013 z dnia 4 czerwca 2013 roku stwierdzając nieważność uchwały XXVII/192/2012 Rady Gminy Zadzim z dnia 30 kwietnia 2013 roku w sprawie dokonania zmian w Wieloletniej prognozie finansowej. Wg stanu rzeczywistego istniejącego na dzień 30 kwietnia 2013 roku Gmina Zadzim w uchwalonej prognozie określiła wskaźnik spłat przypadających

______116

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

na 2013 rok w wysokości 19,47%. Powyższe naruszenie było konsekwencją działań organów Gminy Zadzim polegających na zaciągnięciu zobowiązań, które nie zostały ujawnione organom nadzoru finansowego, a których spłata przypada na 2013 rok. Po podpisaniu 5 aneksów do umów kredytowych przesuwających terminy spłaty rat kredytowych wskaźnik spłat na dzień zakończenia kontroli w stosunku do dochodów ogółem i przy uwzględnieniu wydatków na obsługę zadłużenia na poziomie 680.000 zł określonych w uchylonej uchwale z dnia 30 kwietnia 2013 roku wyniósł 17,19%. Z powyższego wynika, że działania polegające na zawarciu aneksów do umów kredytowych podjęte przez Gminę okazały się niewystarczające, gdyż wskaźnik spłat pozostawał w dalszym ciągu przekroczony. Należy stwierdzić, że bez bardziej radykalnych posunięć ze strony władz Gminy mających na celu spełnienie obowiązujących w przepisach ograniczeń oraz poprawę sytuacji płatniczej, Gmina Zadzim może stracić płynność finansową oraz stać się ofiarą własnych decyzji, które spowodują niemożność samodzielnego uchwalenie budżetu Gminy w latach następnych. Poniższa tabela zawiera podstawowe dane wynikające z WPF na lata 2013-2015. Lata 2013 2014 2015 uchylona uchylona uchylona Lp. zmiana Wyszczególnienie plan 2013 zmiana z 2014 zmiana z 2015 zmiana z 14.03.2013 30.04.2013 30.04.2013 30.04.2013 16 306 16 295 15 111 16 900 15 642 15 415 15 693 1 Dochody ogółem 255,00 501,90 782,25 000,00 900,00 000,00 150,00 14 578 14 567 15 011 16 700 15 542 15 415 15 693 2 Dochody bie żą ce 413,00 659,90 782,25 000,00 900,00 000,00 150,00 Dochody ze 3 sprzeda ży maj ątku 200 000,00 200 000,00 100 000,00 200 000,00 100 000,00 0,00 0,00 15 947 15 936 12 940 16 144 13 300 14 555 13 700 4 Wydatki ogółem 122,00 368,90 949,77 277,00 000,00 412,00 500,00 13 444 13 449 12 811 14 100 13 050 13 398 13 450 5 Wydatki bie żą ce 475,00 471,90 699,77 000,00 000,00 200,00 500,00 Wydatki z tytułu 6 por ęcze ń i 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 gwarancji Wydatki na obsług ę 7 350 000,00 350 000,00 680 000,00 350 000,00 500 000,00 468 200,00 468 200,00 długu w tym odsetki i 8 350 000,00 350 000,00 680 000,00 350 000,00 500 000,00 468 200,00 468 200,00 dyskonto 9 Wynik bud żetu 359 133,00 359 133,00 2 170 832,48 755 723,00 2 342 900,00 859 588,00 1 992 650,00 Dochody bie żą ce - 10 1 133 938,00 1 118 188,00 2 200 082,48 2 600 000,00 2 492 900,00 2 016 800,00 3 242 650,00 wydatki bie żą ce Przychody z tytułu 11 kredytów i 472 061,00 472 061,00 35 588,00 0 0 0 0 po życzek Nadwy żka 12 bud żetowa + wolne 56 281,52 0,00 0,00 0,00 0,00 środki 13 Rozchody bud żetu 831 194,00 831 194,00 2 262 702,00 755 723,00 1 527 352,00 859 588,00 1 154 152,00 Bilansowanie 14 bud żetu (wolne 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 środki) 15 Kwota długu 9 157 889,00 9 157 889,00 8 465 280,00 8 402 166,00 6 937 928,00 7 542 578,00 5 783 776,00

______117

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Zobowi ązania wymagalne i 16 umowy zaliczane do kredytów Zobowi ązania 17 zwi ązku gmin Wska źnik 18 56,16% 56,20% 56,02% 49,72% 44,35% 48,93% 36,86% zadłu żenia art. 170 Wska źnik 19 zadłu żenia art. 170 56,16% 56,20% 56,02% 49,72% 44,35% 48,93% 36,86% po wył ączeniach Wska źnik spłat art. 20 7,24% 7,25% 19,47% 6,54% 12,96% 8,61% 10,34% 169 Wska źnik dla planowanych spłat 21 7,24% 7,25% 19,47% 6,54% 12,96% 8,61% 10,34% w danym roku z art. 243 22 (Db-Wb+Dsm)Do 8,18% 8,09% 15,22% 16,57% 16,58% 13,08% 20,66% Średnia dla trzech 23 5,44% 8,15% lat Spełnienie relacji z NIE NIE art. 243

Testy nr 7, 8 i 11 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowią załącznik nr 32/1 do protokołu kontroli. Ustalenia dotyczące indywidualnego wskaźnika spłat tj. spełnienia relacji o której mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych w latach 2013 i 2014 (obliczonego na podstawie rzeczywistych danych) zostały zawarte we wcześniejszej części protokołu dotyczącej ustaleń ogólnych. Tabele nr 10 i 11 dotyczące programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowi załącznik nr 32/2 do protokołu kontroli.

2. Przestrzeganie zasad gospodarki finansowej okre ślonych w art.254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych

Kontrolujący przy użyciu oprogramowania ACL dokonali analizy przestrzegania art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, jednak z uwagi na nierzetelność ewidencji księgowej w zakresie ewidencji planu jak i wykonania budżetu, kotrolujący uznali, że uzyskane wyniki nie mogą posłużyć do dokonania dalszej rzetelnej analizy przestrzegania art. 243 ust. 3 ww. ustawy i odstąpili od dalszej analizy uzyskanych danych. Możliwe do weryfikacji niezgodności zostały opisane przy analizie sprawozdań Rb-28S sporządzonych na dzień 31 grudnia 2011 i 2012 roku we wcześniejszym punkcie protokołu dotyczącym sprawozdawczości budżetowej.

______118

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

VII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD ŻETOWYCH

1. Dochody z podatków i opłat lokalnych (2011-2012)

1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Zarządzeniem nr 155/IV/06 Wójta Gminy Zadzim z dnia 2 stycznia 2006 roku w sprawie przyjęcia zasad rachunkowości wprowadzono instrukcję w zakresie ewidencji, poboru podatków i opłat w Urzędzie Gminy Zadzim. Załącznik nr 2 przytoczonego powyżej zarządzenia wskazuje, że ewidencja podatników podatków i opłat prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego Usługi Informatyczne INFO-SYSTEM, Roman i Tadeusz Groszek. Zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim nr 173/V/10 z dnia 30 czerwca 2010 roku powyższe zarządzenie zostało uchylone. Do dnia zakończenia kontroli nie funkcjonowało żadne zarządzenie, które określałoby zasady rachunkowości w zakresie ewidencji podatków i opłat. Do szczegółowej ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu zobowiązania pieniężnego kontrolowana jednostka prowadzi konta podatników, na których ewidencjonowane są przez Urząd zobowiązania pieniężne, zaległości i odpisy. W okresie objętym kontrolą analityczna ewidencja rozrachunków z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego podatków i opłat w postaci kont podatników, prowadzona była przy użyciu komputera. Ewidencja podatków prowadzona techniką komputerową spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r., nr 208, poz. 1375). Do prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się z następujących kont syntetycznych Urzędu: 101 – Kasa, 130 – Rachunek bieżący urzędu, 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych. Test dotyczący przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli.

2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)

W kontrolowanym okresie sprawami z zakresu podatków i opłat lokalnych w Gminie Zadzim zajmował się inspektor ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych Sławomir Wawrzyniak oraz podinspektor ds. księgowości podatkowej Ewa Rzepka. Z informacji uzyskanych od inspektora Sławomira Wawrzyniaka wynika, że Gmina Zadzim nie posiada bezpośredniego dostępu do ewidencji gruntów i budynków. Plan i realizacja dochodów własnych Gminy Zadzim w latach 2011-2012 przedstawiono w niżej zamieszczonej tabeli:

______119

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2011 roku

Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 16.479.722,91 15.243.167,63 92,50 ogółem

1. Podatek od nieruchomo ści 1.110.000,00 968.955,90 87,29 6,36

2. Podatek rolny 602.000,00 505.447,26 83,96 3,32 3. Podatek le śny 42.000,00 40.651,29 96,79 0,27 4. Podatek od środków 128.000,00 84.761,00 66,22 0,56 transportowych 5. Opłata targowa 1.000,00 1.472,00 147,20 0,01

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłożonych przez Urząd Gminy w Zadzimiu

Tabela Plan i realizacja dochodów w 2012 roku

Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie wykonania w (w zł) (w zł) planu wykonaniu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 16.836.705,63 15.294.485,17 90,84 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 1.206.300,00 939.566,18 77,89 6,14 2. Podatek rolny 621.500,00 583.332,90 93,86 3,81 3. Podatek le śny 45.000,00 49.373,90 109,72 0,32 4. Podatek od środków 115.000,00 126.971,90 110,41 O,83 transportowych 5. Opłata targowa 1.500,00 1.675,00 111,67 0,01

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłożonych przez Urząd Gminy w Zadzimiu Kontrolę w zakresie wymiaru i poboru podatków przeprowadzono w oparciu o ustawę z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. nr 95, poz. 613 ze zm.) oraz ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 6, poz. 80 ze zm.).

______120

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

3) Podatek od nieruchomo ści

Stawki podatku od nieruchomości na lata 2011 – 2012 zostały określone następującymi uchwałami Rady Gminy w Zadzimiu: [1] nr II/6/10 z dnia 15 grudnia 2010 roku [2] nr XII/68/11 z dnia 27 października 2011 roku. Wysokość stawek przedstawia poniższe zestawienie:

Górna granica Górna granica Jedno- Stawka w 2011 Stawka w 2012 stawek stawek Przedmiot opodatkowania stka roku roku kwotowych na kwotowych na miary (zł) (zł) 2011 rok 2012 rok Budynki mieszkalne m2 0,67 0,28 0,70 0,70 Budynki zwi ązane z prowadzeniem 2 m 21,05 21,05 21,94 21,94 działalno ści gospodarczej Budynki zwi ązane z prowadzeniem działalno ści gospodarczej w zakresie 2 m 9,82 9,82 10,24 10,24 obrotu kwalifikowanego materiałem siewnym Budynki zaj ęte na prowadzenie działalno ści gospodarczej w zakresie m2 4,27 4,27 4,45 4,45 udzielenia świadcze ń zdrowotnych Pozostałe budynki, w tym zaj ęte na prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ści po żytku publicznego m2 7,06 7,06 7,36 7,36 przez organizacj ę po żytku publicznego, z tym, że: Budowle % 2 2 2 2 Grunty zwi ązane z prowadzeniem 2 m 0,80 0,80 0,84 0,84 działalno ści gospodarczej Grunty pod jeziorami, zaj ęte na zbiorniki wodno-retencyjne lub m2 4,15 4,15 4,33 4,33 elektrowni wodnych Grunty pozostałe, w tym zaj ęte na prowadzenie odpłatnej statutowej m2 0,41 0,41 0,43 0,43 działalno ści po żytku publicznego:

Określone ww. uchwałami Rady Gminy w Zadzimiu, stawki podatku od nieruchomości, nie przekraczały maksymalnych stawek określonych w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 30 lipca 2010 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych na 2011 rok (M. P. z 2010 r., nr 55, poz. 755) oraz maksymalnych stawek określonych w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 19 października 2011 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych na 2012 rok (M. P. z 2011 roku nr 95, poz. 961). Rada Gminy w Zadzimiu zwolniła z podatku od nieruchomości: [1] budynki lub ich części, budowle oraz grunty służące do realizacji zadań publicznych z wyjątkiem zajętych na cele ochrony zdrowia, [2] budynki lub ich części, budowle oraz grunty wykorzystywane na cele: ochrony przeciwpożarowej, związane z zapewnieniem bezpieczeństwa obywateli, kultury oraz kultury fizycznej i sportu, zaopatrzenia w wodę, oczyszczania i odprowadzania ścieków, składowania odpadów, wytwarzania, przesyłania i dystrybucji ciepła oraz budynki mieszkalne. Wyjątek stanowią nieruchomości zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, które nie podlegają zwolnieniu.

______121

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Test dotyczący sprawozdawczości budżetowej w zakresie podatku od nieruchomości stanowi załącznik 34 protokołu kontroli.

Podatek od nieruchomo ści od osób prawnych

Realizacja dochodów z tytułu podatku od nieruchomo ści od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadaj ących osobowo ści prawnej w latach 2011-2012

Dochody wykonane Dochody wykonane Rozdział 75615 Plan po zmianach wg sprawozda ń UG Zaległo ści Nadpłaty wg ustale ń RIO §031 (zł) Zadzim (zł) (zł) (zł) (zł)

2011 710.000,00 692.248,70 592.248,70 253,75 79,55

2012 700.000,00 581.221,80 532.221,80 7,65 789,25

W okresie objętym kontrolą, ilość podatników: osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, zobowiązanych do opłacania podatku od nieruchomości, kształtowała się w następujący sposób: 2011 rok – 26 oraz 2012 rok – 24. Łączna kwota przypisu podatku od nieruchomości od osób prawnych netto (przypisy minus odpisy) wyniosła w 2011 roku – 630.610,00 zł, w 2012 roku – 531.266,00 zł. Kwota podatku należnego (wg złożonych deklaracji z uwzględnieniem korekt) w przypadku podatników objętych kontrolą wyniosła w 2011 roku 455.012,00 zł, w 2012 roku 507.679,00 zł. Kontrolą objęto 10 podatników podatku od nieruchomości w latach 2011-2012, co stanowiło 38,46 % ogółu podatników w 2011 roku oraz 41,67 % ogółu podatników w 2012 roku. Wyszczególnienie podatników objętych kontrolą w podatku od nieruchomości od osób prawnych z uwzględnieniem informacji dotyczących kwot podatku wg deklaracji oraz dat złożenia deklaracji, zawarto w tabeli stanowiącej załącznik nr 35 do protokołu kontroli 2.

Ustalenia kontroli:

 Deklaracje na podatek od nieruchomości, objęte kontrolą, nie zawierały stosownych informacji pracownika Urzędu Gminy w Zadzimiu w miejscu przeznaczonym na adnotację organu podatkowego. Brak adnotacji i podpisu osoby przyjmującej formularz świadczy o niedokonaniu należytych czynności kontrolnych, mających – między innymi – na celu sprawdzenie terminowości składania deklaracji oraz stwierdzenie formalnej poprawności dokumentu z przedstawionymi dokumentami, do czego obligują postanowienia art.272 ustawy Ordynacja podatkowa.

2 Treść załącznika wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______122

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 Podatnicy objęci kontrolą składali deklaracje na podatek od nieruchomości w terminie wskazanym w art.6 ust.9 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przepis ten zobowiązuje osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe – do składania, w terminie do 15 stycznia za 2011 rok oraz do 31 stycznia za 2012 rok , organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia przedmiotów opodatkowania - deklaracji na podatek od nieruchomości na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. (…) 3  Część podatników dokonywała wpłat kilka dni po terminie określonym w art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W odniesieniu do nieterminowych wpłat nie naliczano odsetek za zwłokę, stosownie do wymogów art. 54 ustawy Ordynacja podatkowa.  Deklaracje podatkowe za lata 2011-2012 zostały złożone przez wszystkich podatników objętych kontrolą, nie zawierały błędów rachunkowych, a kwota należnego podatku obliczona została według stawek uchwalonych przez Radę Gminy w Zadzimiu.  (…) 4 Stosownie do treści art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają m.in. grunty. Przepis art. 1a ust. 1 pkt 3 ww. ustawy stanowi, że gruntami, budynkami i budowlami związanymi z prowadzeniem działalności gospodarczej są grunty, budynki i budowle będące w posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Z kolei, mocą art. 3 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, w szczególności: właściciele nieruchomości lub obiektów budowlanych, z zastrzeżeniem ust. 3, posiadacze samoistni nieruchomości lub obiektów budowlanych, a także użytkownicy wieczyści gruntów. Mając na uwadze treść powołanych wyżej przepisów ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, stwierdzić należy, iż dla opodatkowania podatkiem od nieruchomości, gruntów i budynków wymagane jest, by istniał

3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______123

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

związek tychże nieruchomości z prowadzoną w tym okresie działalnością gospodarczą. Wykazanie tego związku uzależnione jest od stwierdzenia faktu posiadania opodatkowanych gruntów i budynków. Z wyjaśnień podinspektora ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych wynika, że pozycja gruntów pozostałych wykazywana jest w deklaracjach od 1 stycznia 2006 roku. Natomiast podinspektor nie posiada żadnych informacji ani dokumentów, które pozwoliłyby określić i wskazać przyczynę takiego stanu rzeczy. Organ podatkowy nie poczynił żadnych ustaleń, które pozwoliłyby określić czy podatnik wykazując w deklaracjach grunty pozostałe postępował właściwie. Ponadto należy zauważyć, że zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających mających na celu m.in. ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Jeśli organ podatkowy ma wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji, może na podstawie art. 274a § 2 wezwać podatnika do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych.  (…) 5 Wyjaśnienie inspektora ds. wymiaru zobowiązań pieniężnych Sławomira Wawrzyniaka stanowi załącznik nr 36 protokołu kontroli - 6.

Podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych

Osoby fizyczne, na których ciążył obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości często były zobligowane jednocześnie do uiszczania podatku rolnego. W związku z tym podatki rolny i od nieruchomości były opłacane przez osoby fizyczne w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Osoby fizyczne zobowiązane do opłacania podatku od nieruchomości zostały objęte czynnościami kontrolnymi podczas sprawdzania łącznego zobowiązania pieniężnego. Zagadnienie szczegółowo opisane zostało w dalszej części protokołu kontroli, odnoszącej się do podatku rolnego od osób fizycznych.

5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w aktach dokumentujących czynności sprawdzające). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Treść załącznika wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______124

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Łączne zobowi ązanie pieni ęż ne – osoby fizyczne

Realizacja dochodów z tytułu ł ącznego zobowi ązania pieni ęż nego od osób fizycznych w latach 2011- 2012

Dochody Dochody wykonane wg Plan po wykonane wg Rozdział 75616 sprawozda ń Zaległo ści Nadpłaty zmianach ustale ń RIO UG Zadzim (zł) (zł)

2011 400.000,00 406.707,20 376.707,20 34.010,33 1.509,23 §0310 2012 506.300,00 507.344,38 407.344,38 57.734,96 1.732,21

2011 600.000,00 604.091,26 504.091,26 87.696,49 2.832,50 §0320 2012 620.000,00 581.268,90 581.268,90 82.843,28 3.601,60

2011 22.000,00 22.223,29 22.223,29 6.904,76 169,04 §0330 2012 25.000,00 27.206,90 27.206,90 6.772,50 259,34

Prawidłowość ustalenia należności podatkowych w latach 2011-2012 sprawdzono w oparciu o wybranych 15 podatników o kontach wymiarowych nr: (…) 7, ujętych w rejestrze wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego. Szczegółowe dane dotyczące podatku z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego od osób fizycznych zamieszczono w tabeli stanowiącej załącznik nr 37 protokołu kontroli 8.

W wyniku kontroli ustalono, co następuje:  Informacje w sprawie podatku od nieruchomości, rolnego oraz leśnego były składane zgodnie z formularzami określonymi przez Radę Gminy w Zadzimiu uchwałami nr II/7/02, nr II/9/02, nr II/8/02 z dnia 10 grudnia 2002 roku.  W latach objętych kontrolą organ podatkowy dokonywał wymiaru podatku mimo niedoręczenia decyzji ustalającej (nakazu płatniczego). Stosownie do art. 21 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja

7 Wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Treść załącznika wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______125

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

podatkowa, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji ustalającej wysokość tego zobowiązania. W wyniku weryfikacji kart kontowych podatników stwierdzono, że organ podatkowy dokonywał wymiaru w dniu sporządzenia decyzji. Powyższe oznacza, że organ podatkowy przypisywał nieistniejące zobowiązanie podatkowe. Prawidłowym rozwiązaniem jest pojawienie się przypisu podatku w księgowości podatkowej w momencie skutecznego doręczenia decyzji ustalającej podatek.  Wyrywkowa kontrola potwierdziła, że decyzje wymiarowe doręczane były z zachowaniem terminu wynikającego z art. 47 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa a więc, na co najmniej 14 dni przed terminem płatności podatku, pierwszej zaliczki na podatek lub pierwszej raty podatku.  Decyzje ustalające wysokość zobowiązania podatkowego wydawane były przez kierownika jednostki Wójta Włodzimierza Owczarka, bądź upoważnionych w tym zakresie pracowników Urzędu Gminy w Zadzimiu. (…) 9 Test dotyczący podatku od nieruchomości stanowi załącznik nr 38 protokołu kontroli.

Udzielone ulgi w zakresie ł ącznego zobowi ązania pieni ęż nego – podatek od nieruchomo ści, podatek rolny, podatek le śny (np. umorzenie zaległo ści, rozło żenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)

2011 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 10 2.560,40 Rozło żenie zapłaty podatku na raty 2 5.498,40 Odroczenie terminu płatno ści podatku - Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

9 Wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______126

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2012 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 6 2.213,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty 2 10.373,05 Odroczenie terminu płatno ści podatku 1 545,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

Kontrolą objęto 100% decyzji wydanych w 2011 oraz 2012 roku. Decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowych, odsetek, rozłożenia na raty i odroczenia terminu płatności podatku:  Decyzja znak RF.3113.4.2.2011 z dnia 17 maja 2011 roku w sprawie umorzenia I raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 201,00 zł;  Decyzja znak RF.3113.7.2.2011 z dnia 14 lipca 2011 roku w sprawie umorzenia II raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 214,00 zł;  Decyzja znak RF.3113.8.2.2011 z dnia 8 grudnia 2011 roku w sprawie umorzenia I raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 181,00 zł;  Decyzja znak RF.3113.10.2.2011 z dnia 12 lipca 2011 roku w sprawie umorzenia II raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 211,00 zł;  Decyzja znak RF.3113.11.2.2011 z dnia 13 września 2011 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego z lat ubiegłych w kwocie 253,00 zł i odsetek 159,30 zł oraz w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego z lat ubiegłych w kwocie 300,00 zł, I i II raty 2011 roku w kwocie 100,00 zł, a także kosztów postępowania w kwocie 70,40 zł;  Decyzja znak RF.3113.13.2.2011 z dnia 19 sierpnia 2011 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za lata 2008-2010 w kwocie 66,10 zł;  Decyzja znak RF.3113.14.2.2011 z dnia 7 października 2011 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego z lat ubiegłych w kwocie 297,00 zł a także umorzenia I i II raty za 2011 rok w kwocie 308,00 zł oraz w sprawie odmowy umorzenia III raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 154,00 zł;  Decyzja znak RF.3113.15.2.2011 z dnia 7 października 2011 roku w sprawie umorzenia II i III raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 74,00 zł;

______127

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 Decyzja znak RF.3113.17.2.2011 z dnia 8 grudnia 2011 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej III raty z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 141,00 zł oraz w sprawie odmowy umorzenia IV raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 143,00 zł;  Decyzja znak RF.3113.18.2.2011 z dnia 8 grudnia 2011 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej III raty z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 455,00 zł oraz w sprawie odmowy umorzenia IV raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 458,00 zł;  Decyzja znak RF.3123.4.2.2012 z dnia 12 czerwca 2012 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 169,00 zł oraz w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2011 rok w kwocie 168,00 zł;  Decyzja znak RF.3123.5.2.2012 z dnia 12 czerwca 2012 roku w sprawie umorzenia I raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2012 rok w kwocie 273,00 zł;  Decyzja znak RF.3123.6.2.2012 z dnia 12 czerwca 2012 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za lata ubiegłe w kwocie 129,00 zł oraz w sprawie odmowy umorzenia zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za lata ubiegłe w kwocie 391,00 zł;  Decyzja znak RF.3113.17.2.2012 z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych w kwocie 663,80 zł oraz w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w kwocie 2.692,90;  Decyzja znak RF.3113.18.2.2012 z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych w kwocie 671,20 zł oraz w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w kwocie 2.133,20;  Decyzja znak RF.3123.19.2.2012 z dnia 28 grudnia 2012 roku w sprawie umorzenia III i IV raty zaległości podatkowej z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2012 rok w kwocie 307,00 zł;  Decyzja znak nr RF.3113.12.2.2011 z dnia 5 września 2011 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w kwocie 3.546,40 zł;  Decyzja znak nr RF.3113.16.2.2011 z dnia 9 listopada 2011 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w kwocie 1.952,00 zł;  Decyzja znak nr RF.3123.1.2.2012 z dnia 14 lutego 2012 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w kwocie 2.562,95 zł;

______128

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 Decyzja znak nr RF.3123.2.2.2012 z dnia 14 lutego 2012 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego w kwocie 2.984,00 zł;  Decyzja znak nr RF.3123.8.2.2012 z dnia 11 czerwca 2012 roku w sprawie odroczenia spłaty II raty zaległości podatkowych z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego za 2012 rok w kwocie 545,00 zł. Test dotyczący udzielonych ulg, umorzeń, odroczeń i zwolnień w zakresie podatku od nieruchomości nr 39 protokołu kontroli.

Ustalenia kontroli:  decyzje zostały wydane przez Wójta Gminy Zadzim na podstawie art. 67a § 1 oraz art. 207 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa;  kontrolowane decyzje dotyczyły umorzenia zaległości podatkowych podatków, dla których upłynął termin płatności;  stosownie do art. 207 ustawy ordynacja podatkowa, wszystkie wnioski podatników dotyczące umorzenia zaległości (odsetek) zostały załatwione w drodze decyzji;  decyzje zostały wydane na pisemny wniosek podatnika i zawierały uzasadnienie prawne i faktyczne;  w związku z postępowaniami podatkowymi wszczętymi na wnioski podatników o umorzenie zaległości podatkowych i odsetek, organ podatkowy w toku postępowania nie analizował sytuacji majątkowej tych podatników, brak było informacji o stanie majątkowym poszczególnych podatników, jedynie decyzje nr RF.3113.13.2.2011 i nr RF.3123.4.2.2012 zawierały protokoły o stanie majątkowym, sporządzone przez pracownika organu podatkowego Gminy Zadzim;  podatnicy dołączali do wniosków następujące dokumenty uzasadniające potrzebę umorzenia zaległości podatkowych: rachunki dotyczące kosztów leczenia, dokumenty odbioru padliny, zaświadczenia lekarskie;  organ podatkowy wydawał decyzje o umorzeniu i odmowie umorzenia zaległości podatkowej w jednej decyzji nie wyznaczając stronie siedmiodniowego terminu wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego, co było niezgodne z art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa;  organ podatkowy wydając decyzje o umorzeniu zaległości podatkowych nr: RF.3113.7.2.2011, RF.3113.8.2.2011 i RF.3113.11.2.2011 stawiał warunek, jakim było uregulowanie w określonym terminie przez podatnika pozostałych zobowiązań podatkowych nie wymienionych w decyzji. Uzależnianie przez organ podatkowy wydania decyzji o umorzeniu zaległości podatkowych od zapłaty przez podatnika innych, zaległych zobowiązań podatkowych jest niezgodne z art. 67a ustawy Ordynacja podatkowa, który wyraźnie określa, że organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub

______129

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

interesem publicznym, może umarzać w całości lub części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną;  nie stwierdzono, aby w postępowaniu podatkowym brali udział pracownicy organu podatkowego podlegający wyłączeniu od udziału w postępowaniu na podstawie art. 130 ww. ustawy.  (…) 10 Test dotyczący obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości stanowi załącznik nr 40 protokołu kontroli.

4) Podatek rolny Rada Gminy Zadzim skorzystała z uprawnienia wynikającego z art. 6 ust. 3 ustawy o podatku rolnym i obniżyła średnią cenę skupu żyta dla celów obliczenia podatku rolnego następującymi uchwałami:

 uchwała nr II/5/10 z dnia 15 grudnia 2010 roku – obniżająca średnią cenę skupu żyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2010 roku ogłoszoną w Komunikacie Prezesa GUS z dnia 19 października 2010 roku (M.P. Nr 76, poz. 960) do kwoty 35,00 zł. za jeden kwintal i przyjęta, jako podstawa obliczenia podatku rolnego na 2011 rok na terenie Gminy Zadzim,

 uchwała nr XII/67/11 z dnia 27 października 2011 roku – obniżająca średnią cenę skupu żyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2011 roku ogłoszoną w Komunikacie Prezesa GUS z dnia 19 października 2011 roku (M.P. Nr 95, poz. 969) do kwoty 40,00 zł za jedną decytonę i przyjęta, jako podstawa obliczenia podatku rolnego na 2012 rok na terenie Gminy Zadzim.

Podatek rolny od osób prawnych

Realizacja dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadaj ących osobowo ści prawnej w latach 2011-2012 Dochody Dochody Plan po wykonane wg Rozdział 75615 wykonane wg Zaległo ści Nadpłaty zmianach sprawozda ń §032 ustale ń RIO (zł) (zł) (zł) UG Zadzim (zł) (zł) 2011 2.000,00 1.356,00 1.356,00 322,00 71,00

2012 1.500,00 2.064,00 2.064,00 380,00 5,00

Liczba osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, zobowiązanych do uiszczenia podatku rolnego wyniosła w 2011 roku – 7 i w 2012 roku – 7 podatników. Kontrolą objęto wszystkich podatników w latach 2011- 2012 zobowiązanych do uiszczenia podatku rolnego.

10 Wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______130

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Terminowość składania przez podatników deklaracji podatkowych, a także dokonywania spłat poszczególnych rat podatku rolnego przedstawia poniższe zestawienie:

(…) 11

Ustalenia kontroli:  (…) 12  Stawka przyjęta do obliczenia podatku rolnego była zgodna z art. 6 ust. 1 i ust. 3 ustawy o podatku rolnym.  Prawidłowo dokonywano przeliczenia hektarów na hektary przeliczeniowe na podstawie art. 4 ust. 5 ww. ustawy.

6) Podatek od środków transportowych W okresie objętym kontrolą, w zakresie określenia stawek podatku od środków transportowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu obowiązywały:  uchwała nr II/7/10 Rady Gminy Zadzim z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2011 rok.  uchwała nr XII/69/11 Rady Gminy Zadzim z dnia 27 października 2011 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych na 2012 rok. Rada Gminy Zadzim w powyższych uchwałach wskazała zwolnienia w podatku od środków transportowych: [1] autobusy przeznaczone wyłącznie do dowozu dzieci do szkół, [2] pojazdy wykorzystane na cele ochrony przeciwpożarowej z wyjątkiem pojazdów, o których mowa w art. 8 pkt 2, 4 i 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, [3] samochody ciężarowe wykorzystywane do realizacji zadań w zakresie oświaty oraz zadań komunalnych z wyjątkiem pojazdów, o których mowa w art. 8 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wskazano również, że powyższe zwolnienia nie obejmują pojazdów wykorzystywanych do prowadzenia działalności gospodarczej.

11 Treść tabeli wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______131

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Z informacji uzyskanych od podinspektora Sławomira Wawrzyniaka wynika, że Gmina Zadzim otrzymuje od Starostwa Powiatowego miesięczne informacje dotyczące pojazdów z terenu gminy zarejestrowanych, bądź wyrejestrowanych w danym miesiącu.

Realizacja dochodów z tytułu podatku od środków transportowych w latach 2011-2012 Dochody Dochody Plan po wykonane wg wykonane wg Zaległo ści Nadpłaty §034 zmianach sprawozda ń ustale ń RIO (zł) (zł) (zł) UG Zadzim (zł) (zł) 2011 Rozdział 75615 53.000,00 47.795,00 17.795,00 17.465,00 0,00 Rozdział 75616 75.000,00 76.966,00 66.966,00 14.929,00 0,00 2012 Rozdział 75615 40.000,00 61.394,00 51.394,00 0,00 0,00 Rozdział 75616 75.000,00 85.577,90 75.577,90 6.313,10 0,00

Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne

Liczba podatników – osób fizycznych, zobowiązanych do opłacania podatku od środków transportowych, w latach 2011-2012 kształtowała się następująco: 2011 – 35 podatników / 56 pojazdów, 2012 – 32 podatników / 51 pojazdów. Kontrolą objęto wszystkie osoby fizyczne zobowiązane do opłacania podatku od środków transportowych. Ustalenia kontroli: (…) 13

Podatek od środków transportowych – osoby prawne

W 2011 i 2012 roku w Gminie Zadzim był tylko jeden podatnik podatku od środków transportowych od osób prawnych. Kontroli poddano deklaracje złożone przez tego podatnika w latach 2011 i 2012 oraz wpłaty dokonane przez niego. (…) 14

13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______132

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległo ści, rozło żenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)

2011 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 1 127,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

2012 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 2 1.148,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

Kontrolą objęto 100% decyzji wydanych w 2011 oraz 2012 roku. Decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowych, odsetek:  (…) 15 Zestawienie podatników, przedmioty opodatkowania oraz stawki podatku według uchwały i według deklaracji za lata 2011-2012 w zakresie podatku od środków transportu od osób fizycznych stanowi załącznik nr 41 protokołu kontroli 16 . Testy dotyczący podatku od środków transportowych stanowi załącznik nr 42 protokołu kontroli. Testy dotyczący udzielonych ulg w podatku od środków transportowych stanowi załącznik nr

15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników) oraz § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______133

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

43 protokołu kontroli. Testy dotyczący obniżenia górnych stawek podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych stanowi załącznik nr 44 protokołu kontroli.

7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych 2011 rok

Kwota zaległo ści Upomnienia Tytuły wykonawcze Rodzaj na koniec roku (z podatku uwzgl ędnieniem Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść lat ubiegłych) (szt.) (zł) (szt.) (zł) Łączne zobowi ązanie pieni ęż ne – 128.611,58 156 28.127,30 116 20.554,85 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – osoby 253,75 - - - - prawne

Podatek le śny - osoby prawne 1,00 - - - -

Podatek rolny – osoby prawne 322,00 - - - -

Podatek od środków transportowych 32.394,00 3 1.728,00 - -

2012 rok

Kwota zaległo ści Upomnienia Tytuły wykonawcze Rodzaj na koniec roku (z podatku uwzgl ędnieniem Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść lat ubiegłych) (szt.) (zł) (szt.) (zł) Łączne zobowi ązanie pieni ęż ne – 152.074,84 265 66.701,30 68 16.475,90 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – osoby 7,65 - - - - prawne

Podatek le śny - osoby prawne 69,00 - - - -

Podatek rolny – osoby prawne 380,00 - - - -

Podatek od środków transportowych 6.313,10 10 14.678,00 6 2.452,00

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2001 r. nr 137, poz.1541 ze zm.), wierzyciel jest zobowiązany do systematycznego kontrolowania terminowości zapłaty zobowiązań finansowych. Jeżeli podatek nie został zapłacony w terminie, organ podatkowy wysyła upomnienie. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy skierowany do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego na podstawie § 5 ust. 1 rozporządzenia z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

______134

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Ewidencja upomnień prowadzona jest komputerowo (program komputerowy Księgowość Zobowiązań). Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, w tym § 4 ust.3, ewidencję upomnień prowadzi się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia. Ewidencja upomnień powinna zatem zawierać: nr ewidencyjny upomnienia, datę wystawienia upomnienia, nr konta zobowiązanego, nazwisko i imię zobowiązanego albo jego nazwę, adres zamieszkania (siedzibę), rodzaj i okres należności, kwotę należności oraz datę doręczenia upomnienia. W wyniku kontroli stwierdzono, że ewidencja upomnień prowadzona przez Urząd Gminy Zadzim w latach 2011-2012 nie zawierała okresu należności, na który wystawiono upomnienie.

Podatek od nieruchomo ści od osób prawnych W zakresie podatku od nieruchomości od osób prawnych, wśród kontrolowanych jednostek wymienionych w załączniku nr 46 do protokołu, stwierdzono, że wpłaty za I i II ratę 2012 roku były dokonywane terminowo. (…) 17 Szczegółowe zestawienie podejmowanych czynności windykacyjnych, odnośnie podatników zawierają tabele dotyczące lat 2011-2012, stanowiące załącznik nr 46 protokołu kontroli 18 .

Podatek od środków transportowych od osób prawnych

Na dzień 31 grudnia 2011 roku zaległości z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych wg sprawozdania Rb-27S wynosiły 17.465 zł i taka też kwota wynikała z ewidencji podatkowej. Powyższa kwota stanowiła zaległość z tytułu II raty za 2011 rok podatnika o nr (…) 19 . Na dzień 31 grudnia 2012 roku zaległości z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych wg sprawozdania Rb-27S wynosiły 0,00 zł i taka też kwota wynikała z ewidencji podatkowej. Testy dotyczące zaległości w podatkach od nieruchomości i od środków transportowych stanowią załącznik nr 47 protokołu kontroli.

17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Treść załącznika wyłączono z uwagi na dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______135

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Testy dotyczące podejmowanych czynności windykacyjnych w podatkach od nieruchomości i od środków transportowych stanowią załącznik nr 48 protokołu kontroli.

2. Dochody z maj ątku

Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym, wprowadzonym w życie zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim nr 64/VI/12 z dnia 30 stycznia 2012 roku, w kontrolowanej jednostce wyodrębniono Referat Inwestycyjno-Komunalny, , który zajmuje się m.in. prowadzeniem spraw w zakresie: [1] sprzedaży i oddawania w użytkowanie wieczyste osobom prawnym i fizycznym nieruchomości stanowiących własność gminy w drodze przetargu i bezprzetargowo, [2] sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych w budynkach stanowiących własność gminy wraz z oddaniem w użytkowanie wieczyste lub sprzedażą ułamkowej części gruntu, [3] przekształcania prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, [4] oddawania w trwały zarząd nieruchomości stanowiących własność gminy na rzecz gminnych jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej. Funkcję kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalny w okresie objętym kontrolą pełnił MARIAN UFNALSKI. Ogólne zasady nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, zostały ustalone następującymi uchwałami Rady Gminy:

 uchwała nr IV/23/03 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 18 lutego 2003 roku w sprawie zasad zbycia, obciążenia nieruchomości gruntowych, wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaży lokali,

 uchwała nr XVIII/88/04 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 29 marca 2004 roku w sprawie zmiany uchwały dotyczącej zasad zbycia, obciążenia nieruchomości gruntowych, wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaży lokali,

 uchwała nr XL/222/06 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 1 czerwca 2006 roku w sprawie zmiany uchwały nr IV/23/03 Rady Gminy w Zadzimiu z dnia 18 lutego 2003 roku w sprawie zasad zbycia, obciążenia nieruchomości gruntowych, wydzierżawienia lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata oraz w sprawie przyznania pierwszeństwa w nabyciu lokali mieszkalnych i określenia warunków sprzedaży lokali.

______136

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2.1. Dochody z tytułu sprzeda ży nieruchomo ści

Dochody ze sprzeda ży nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) (zł) (zł) 2011 rok 2012 rok 250.000,00 250.000,00 254.592,00 964.000,00 900.000,00 316.980,10

W 2012 roku Gmina Zadzim dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości lub ich części błędnie klasyfikowano w dziale 700 – gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005 – gospodarka gruntami i nieruchomościami, § 0870 – wpływy ze sprzedaży składników majątkowych. Zgodnie z interpretacją Ministra Finansów zawartą w piśmie znak: ST1-4834-1180/2006/2019 z dnia 26 lutego 2007 roku, dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości nie będących gruntami lub użytkami rolnymi oraz lokali będących odrębnym przedmiotem własności należy klasyfikować w dziale 700, rozdziale 70005, § 0770 – wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości. Z kolei dochody pochodzące ze sprzedaży nieruchomości rolnych (gruntów lub użytków rolnych), powinny być ujmowane w dziale 010, rozdziale 01095, § 0770. Natomiast w § 0870 ujmuje się dochody uzyskane ze sprzedaży składników majątkowych będących rzeczami ruchomymi. Sprawy związane z prowadzeniem gospodarki nieruchomościami Gminy Zadzim, w tym m.in.: [1] sporządzenie i przekazywanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, [2] przygotowywanie dokumentów związanych z ogłaszaniem, organizowaniem, przeprowadzaniem przetargu, [3] przygotowanie dokumentów niezbędnych do dokonywania sprzedaży nieruchomości w trybie bezprzetargowym, [4] przygotowywanie decyzji w sprawie wypowiadania dotychczasowych stawek opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego i ustalenie nowej stawki, należy do zakresu obowiązków BOŻENY KRAJEWSKIEJ - podinspektora ds. planowania przestrzennego, wydawania zezwoleń i mienia komunalnego, zatrudnionego w Referacie Inwestycyjno-Komunalnym. Na zaplanowaną w budżecie Gminy kwotę dochodów w wysokości 900.000,00 zł, plan zrealizowano tylko w 35%, otrzymując ze sprzedaży nieruchomości kwotę 316.980,10 zł. Z wyjaśnień złożonych przez podinspektor Bożenę Krajewską wynika, iż przyczyną niezrealizowania dochodów był brak nabywców na oferowane do sprzedaży nieruchomości. Wyjaśnienie podinspektor Bożeny Krajewskiej z dnia 17 maja 2013 roku stanowi załącznik nr 49 protokołu kontroli.

W latach 2011-2012 Gmina Zadzim dokonała sprzedaży 5 nieruchomości, w tym:

 4 w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, z czego trzy sprzedaże miały miejsce w 2012 roku i jedna w roku 2011:

______137

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Oznaczenie Numer i data podj ęcia Wpłaty: Protokół nieruchomo ści uchwały Rady Gminy a/ wadium z przetargu Akt notarialny a/ nr ewidencyjny Zadzim (data i kwota) Lp. a/ data (sygnatura i data b/ pow. działki o przeznaczeniu b/ wpłata kwoty b/ cena zawarcia) c/ rodzaj naniesie ń nieruchomo ści do nabycia (data i sprzeda ży d/ poło żenie sprzeda ży kwota) a/ dz. nr 182/2 a/ 21.04.2011 r. b/ 0,3006 ha Nr XLVI/219/10 a/ 27.04.2011 r. 4.920,00 zł Rep. A Nr 1326/2011 1. c/ budynek zlewni z dnia 28.06.2010 r. b/ 49.700,00 zł b/ 4.05.2011 r. 23.05.2011 mleka 44.780,00 zł d/ Je żew a/ dz. nr 230 a/ 5.12.2011 r. b/ 0,6800 ha Nr XLIII/203/10 a/ 9.12.2011 r. 1.157,40 zł Rep. A Nr 643/2012 2. c/ brak naniesie ń z dnia2.03.2010 r. b/ 22.140,00 zł b/ 3.01.2012 r. 26.01.2012 d/ Rzeczyca 20.982,60 zł a/ dz. nr 182/3 a/ 16.04.2012 r. b/ 1,4282 ha Nr XLVI/219/10 a/ 20.04.2012 r. 2.000,00 zł Rep. A Nr 1063/2012 3. c/ brak naniesie ń z dnia 28.06.2010 r. b/ 24.846,00 zł b/ 25.04.2012 r. 30.05.2012 d/ Je żew 22.846,00 zł 4. a/ dz. nr 119/1 a/ 13.04.2012 r. b/ 0,1300 ha Nr XLIII/203/10 a/ 20.04.2012 r. 2.000,00 zł Rep. A Nr 4968/2012 c/ brak naniesie ń z dnia 2.03.2010 r. b/ 24.846,00 zł b/ 11.05.2012 r. 12.10.2012 d/ Chodaki 22.846,00 zł

 1 w trybie bezprzetargowym w celu poprawienia warunków przez zagospo- darowanie nieruchomości przyległej:

Numer i data podj ęcia Oznaczenie Protokół uchwały Rady Gminy nieruchomo ści z rokowa ń Wpłaty kwoty Akt notarialny Zadzim Lp. a/ nr ewidencyjny a/ data nabycia (sygnatura i data o przeznaczeniu b/ pow. działki b/ cena (data i kwota) zawarcia) nieruchomo ści do c/ poło żenie sprzeda ży sprzeda ży a/ dz. nr 51/1 i 52/1 Nr XIX/134/12 a/ 12.10.2012 r. 16.10.2012 r. Rep. A Nr 7166/2012 1. b/ 3,6013 ha z dnia 28.08.2012 r. b/ 250.305,00 zł 250.305,00 zł 17.10.2012 c/ Zygry

W zakresie sprzedaży nieruchomości w trybie przetargu ustnego nieograniczonego, kontrolą objęto zbycie nieruchomości gruntowej o najwyższej wartości (poz.1 zestawienia), tj. zabudowanej budynkiem zlewni mleka położonej w obrębie Jeżew, na działce nr ewid. 182/2 o powierzchni 3006 m 2 – ustalając, co następuje: − Rada Gminy Zadzim - na mocy uchwały nr XLVI/219/10 z dnia 28 czerwca 2010 roku - przeznaczyła ww. nieruchomość do sprzedaży w drodze ustnego przetargu nieograniczonego, za cenę ustaloną przez rzeczoznawcę majątkowego. − Stosownie do art. 67 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wartość zbywanej nieruchomości ustalona została w wysokości nie niższej niż oszacowana przez rzeczoznawcę majątkowego Eugenię Domagałę (upr.3022) w operacie, sporządzonym w dniu 18 października 2010 roku (49.200,00 zł). Operat szacunkowy był aktualny w rozumieniu art.156 ww. ustawy. − Stosownie do postanowień art.35 ust.1 cytowanej ustawy, Wójt Gminy Zadzim zarządzeniem nr 8/VI/11 z dnia 25 stycznia 2011 roku sporządził

______138

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, który wywieszono na okres 21 dni na tablicach ogłoszeń Urzędu Gminy Zadzim oraz sołectwa Jeżew w dniach 26 stycznia – 16 lutego 2011 roku. Informację o wykazie przekazywano do publikacji w prasie (Dziennik Łódzki – Wiadomości Dnia) oraz w dniu 1 lutego 2011 roku umieszczono na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. − Wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zawierał wszystkie elementy, wymagane art.35 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. − Skład komisji przetargowej Wójt Gminy wyznaczył zarządzeniem nr 17/VI/11 z dnia 22 marca 2011 roku w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia przetargu ustnego nieograniczonego na sprzedaż nieruchomości zlokalizowanej w miejscowości Jeżew. − Wójt Gminy ustalił termin przeprowadzenia przetargu na dzień 27 kwietnia 2011 roku, cenę wywoławczą nieruchomości na kwotę 49.200,00 zł oraz wartość wadium – 4.920,00 zł i termin jego wpłaty do kasy Urzędu (22.04.2011 roku) Wadium ustalano w wysokości 10% ceny wywoławczej nieruchomości, co było zgodne z § 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. nr 207 poz. 2108 ze zm.). Termin wniesienia wadium określony został w sposób umożliwiający komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty, stosownie do wymogów § 4 pkt 6 rozporządzenia. − Ogłoszenie o przetargu na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości sporządzone zostało w dniu 22 marca 2011 roku, zawierało wszystkie informacje wymagane przepisami § 13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku. − Kontrolowana jednostka ogłoszenie o przetargu: wywiesiła na tablicy ogłoszeń od dnia 22 marca 2011 roku do dnia 28 kwietnia 2011 roku oraz opublikowała na stronie internetowej kontrolowanej jednostki w dniu 4 kwietnia 2011 roku (tj. 24 dni przed terminem przetargu), co było sprzeczne z § 6 ust.1 rozporządzenia, zgodnie z którym właściwy organ podaje do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu). Pismem znak: 7224-5/2011 z dnia 25 marca 2011 roku Urząd przekazał tekst ogłoszenia do publikacji w Dzienniku Łódzkim na stronie powiatu poddębickiego. Jednak na kserokopii wydruku nie odnotowano daty publikacji w prasie oraz numeru wydania gazety, w której się ukazało. − Wpłat wadium dokonano w wymaganych terminach, tj. w dniach 19 i 21 kwietnia 2011 roku oraz w odpowiednich wysokościach, zgodnie z §4 ww. rozporządzenia. − Z przeprowadzonego postępowania przetargowego sporządzono protokół. Do przetargu dopuszczono dwóch oferentów. Nabywca nieruchomości zaoferował cenę 49.700,00 zł. − Informację o wyniku przetargu wywieszono na tablicy ogłoszeń w dniu 5 maja 2011 roku na okres 7 dni.

______139

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

− Pismem znak: 7224-5/2011 z dnia 5 maja 2011 roku poinformowano osobę ustaloną jako nabywcę o miejscu i terminie podpisania aktu notarialnego. − Umowa sprzedaży podpisana została w dniu 23 maja 2011 roku w formie aktu notarialnego repertorium A nr 1326/2011. − Wpłacone przez nabywcę wadium zaliczono na poczet ceny nieruchomości. Wpłaty całości kwoty nabycia nieruchomości kupujący dokonał przed podpisaniem aktu notarialnego (44.780,00 zł – WB 197/1 z dnia 4 maja 2011 roku).

2.2. Dochody z tytułu u żytkowania wieczystego nieruchomo ści, użytkowania, zarz ądu

Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu 2011 rok 2012 rok Plan po Plan po Wykonanie Plan Wykonanie Plan zmianach (zł) (zł) zmianach (zł) (zł) (zł) 8.000,00 8.000,00 2.000,00 2.000,00 2.000,00 1.007,80

Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu klasyfikowano w dziale 700, rozdziale 70005 – gospodarka gruntami i nieruchomościami, § 0470 – wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości. Z informacji uzyskanych od podinspektor Bożeny Krajewskiej wynika, iż w latach 2011–2012 kontrolowana jednostka nie oddawała nieruchomości w użytkowanie wieczyste, użytkowanie i zarząd. Stosownie do wykazu użytkowników wieczystych za 2012 rok w Gminie Zadzim występuje 9 użytkowników wieczystych. Łączna wysokość opłaty z tytułu użytkowania wieczystego w 2012 roku stanowiła kwotę 7.737,20 zł. Natomiast w budżecie Gminy Zadzim na 2012 rok zaplanowano dochody z tego tytułu jedynie w kwocie 2.000,00 zł, które zrealizowano tylko w 50%, uzyskując z tego tytułu kwotę 1.007,80 zł. Wykaz nieruchomości zlokalizowanych na terenie Gminy Zadzim – oddanych w użytkowanie wieczyste – stanowi załącznik nr 50 protokołu kontroli 20 . Kontrolujący nie zdołali ustalić wysokości zaległości z tytułu opłat za wieczyste użytkowanie, z uwagi na to, iż dochody te nie są księgowane na koncie 221 jako przypis. Pracownik księgowości budżetowej księguje je w organie na kontach Wn 133 i Ma 901, natomiast w jednostce na kontach Wn 130 i Ma 720. Powyższe było sprzeczne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad

20 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______140

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, które zobowiązują jednostki do księgowania na koncie 221 wszelkich należności z tytułu dochodów budżetowych i prowadzenia szczegółowej ewidencji według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej. Z wyjaśnień uzyskanych od podinspektora Zdzisławy Stec wynika, iż w związku z zaległościami nie były wystawiane wezwania do zapłaty. Wyżej wymieniona – na podstawie wykazu rocznych opłat z tytułu użytkowania wieczystego sporządzonego przez podinspektora ds. planowania przestrzennego Bożenę Krajewską – wystawia jedynie faktury, nie dokonując przypisu. Podinspektor ds. księgowości budżetowej zobowiązała się - począwszy od września 2013 roku – księgować wszystkie zobowiązania z tytułu użytkowania wieczystego, czynszu i opłat eksploatacyjnych jako przypis na koncie 221 wraz z analityką. Wyjaśnienie podinspektora Zdzisławy Stec dotyczące niewłaściwego księgowania opłat rocznych za użytkowanie wieczyste stanowi załącznik nr 51 protokołu kontroli. Reasumując, należy stwierdzić, że kontrolowana jednostka nie podejmowała żądnych czynności zmierzających do ustalenia wysokości i wyegzekwowania należności z tytułu użytkowania wieczystego, m.in. nie wystawiała wezwań do zapłaty oraz nie kierowała spraw na drogę sądową. Zaniechanie powyższych czynności skutkuje zaniżeniem dochodów Gminy oraz może przyczynić się do przedawnienia należności z tytułu użytkowania wieczystego. Zgodnie z art. 118 ustawy w dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz.93 ze zm.) termin przedawnienia wynosi 10 lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - 3 lata. Opisane nieprawidłowości świadczą o braku jakiejkolwiek kontroli finansowej ze strony kierownictwa Urzędu. Odpowiedzialność za powyższe ponoszą Skarbnik i Wójt Gminy. Ponadto wykazane nieprawidłowości świadczą o niezastosowaniu się jednostki do zaleceń oraz realizacji wniosków pokontrolnych oznaczonych numerami 41-42, przesłanych przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi (pismo sygn. WK-602/28/2010 z dnia 14 czerwca 2010 roku) w wyniku ustaleń dokonanych podczas poprzedniej kontroli kompleksowej Gminy Zadzim.

______141

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier żawy nieruchomo ści

Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych 2011 rok 2012 rok Plan po Plan po zmianach Wykonanie Plan Wykonanie Plan zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) (zł) 25.000,00 25.000,00 32.454,00 25.000,00 25.000,00 39.491,61

Dochody z tytułu najmu i dzierżawy klasyfikowano w dziale 700 – gospodarka mieszkaniowa, rozdziale 70005 – gospodarka gruntami i nieruchomościami, § 0750 – dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządy terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze. W latach objętych kontrolą, tj. 2011–2012, jednostka oddała 4 lokale użytkowe w najem. Szczegółowy wykaz umów najmu lokali użytkowych zawartych w latach 2011-2012 stanowi załącznik nr 52 protokołu kontroli 21 . W zakresie przestrzegania procedur oddawania nieruchomości w najem, kontrolą objęto 100 % lokali użytkowych oddanych w najem w latach 2011–2012: 1. Umowa najmu lokalu użytkowego z dnia 30 grudnia 2011 roku, zawarta między Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy Włodzimierza Owczarka a Anną Kochanek. Przedmiotem umowy był lokal o powierzchni 11 m 2, położony w górnej kondygnacji budynku użytkowanego przez Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu. W umowie zapisano, iż przedmiotowy lokal przeznaczony jest na prowadzenie zakładu fryzjerskiego i najemca – bez zgody wynajmującego – nie może zmieniać przeznaczenia przedmiotu umowy. Miesięczny czynsz dzierżawny ustalono na kwotę 67,65 zł brutto (55,00 zł netto + 23% podatek VAT – 12,65 zł). Zobowiązano ponadto najemcę do zapłaty wynajmującemu opłaty miesięcznej w wysokości 6,50 zł za 1 m 2powierzchni, z tytułu opłat za centralne ogrzewanie. Umowę zawarto na okres 3 lat, tj. od dnia 1 stycznia 2012 roku do dnia 31 grudnia 2014 roku.; 2. Umowa najmu lokalu użytkowego z dnia 30 grudnia 2011 roku, zawarta między Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy Włodzimierza Owczarka a Hnedi Eyad. Przedmiotem umowy był lokal o powierzchni 23 m 2, położony w górnej kondygnacji budynku użytkowanego przez Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu. Lokal został przeznaczony na prowadzenie gabinetu stomatologicznego. Umowę zawarto na okres od dnia 1 stycznia 2012 roku do dnia 31 grudnia 2014 roku. Miesięczny czynsz dzierżawny ustalono na kwotę 565,80 zł brutto (460,00 zł netto + 23% podatek VAT – 105,80 zł). Zobowiązano ponadto najemcę do zapłaty wynajmującemu opłaty miesięcznej w

21 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______142

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

wysokości 6,50 zł za 1 m 2powierzchni z tytułu opłat za centralne ogrzewanie oraz opłat za zużycie wody. 3. Umowa najmu lokalu użytkowego z dnia 24 lutego 2012 roku, zawarta między Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy Włodzimierza Owczarka a Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu, reprezentowanym przez Andrzeja Salamona – kierownika SP ZOZ. Wynajmujący oddał najemcy pomieszczenia o łącznej powierzchni 323,5 m2 z przeznaczeniem na publiczną przychodnię zdrowia. Miesięczny łączny czynsz dzierżawny ustalono na kwotę 43,76 zł brutto (35,50 zł netto + 23% podatek VAT – 8,18 zł). Zobowiązano ponadto najemcę do zapłaty wynajmującemu opłaty miesięcznej w wysokości 6,50 zł za 1 m 2powierzchni, z tytułu opłat za centralne ogrzewanie. Umowę zawarto na okres 3 lat, tj. od dnia 27 lutego 2012 roku do dnia 26 lutego 2015 roku. 4. Umowa najmu lokalu użytkowego z dnia 31 grudnia 2012 roku, zawarta między Gminą Zadzim, reprezentowaną przez Wójta Gminy Włodzimierza Owczarka a Dariuszem Florczakiem, na podstawie której wynajmujący oddał w najem pomieszczenie o powierzchni 25,20 m 2, z przeznaczeniem na prowadzenie gabinetu weterynaryjnego. Wynajmowany lokal położony jest w miejscowości Wierzchy nr 48 (agronomówka – działka nr 52). Umowa zawarta została na okres 3 lat, tj. od dnia 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2015 roku. Miesięczny łączny czynsz dzierżawny ustalono na kwotę 139,48 zł brutto (113,40 zł netto + 23% podatek VAT – 26,08 zł). Zobowiązano ponadto najemcę do zapłaty wynajmującemu opłaty miesięcznej za zużycie wody w wysokości brutto 3,24 zł za 1 m 3. W wyniku kontroli oddawania nieruchomości w najem na podstawie ww. umów stwierdzono, co następuje:  Oddania przedmiotowych lokali w najem poprzedzone było każdorazowo wyrażeniem zgody przez Radę Gminy Zadzim, w formie podjęcia stosownych uchwał zezwalających na wynajem ww. lokali użytkowych. Powołując się na przepisy art.18 ust. 2 pkt 9 lit.a ustawy o samorządzie gminnym oraz art.37 ust.4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, Rada Gminy określiła zasady ich wydzierżawienia lub wynajmu w następujących uchwałach: nr XXI/142/12 z dnia 29 października 2012 roku, nr XV/101/12 z dnia 25 stycznia 2012 roku oraz nr XIII/82/11 z dnia 18 listopada 2011 roku;  Stosownie do postanowień art.35 ustawy o gospodarce nieruchomościami, kontrolowana jednostka sporządzała i podawała do publicznej wiadomości wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem. Wykazy wywieszano na okres 21 dni w siedzibie Urzędu Gminy oraz właściwym sołectwie, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie na łamach „Dziennika Łódzkiego – Wiadomości Dnia”, a także na stronach internetowych jednostki;  Umowy najmu lokali użytkowych zawierane były na czas oznaczony nie dłuższy niż 3 lata;  Stawki najmu lokali ustalane były przez strony umowy, tj. wynajmującego – Wójta Gminy Zadzim oraz najemcę lokalu.

______143

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kontrolą objęto terminowość wpłat czynszu i podejmowanie czynności windykacyjnych w stosunku do dwu umów o najem lokali mieszkalnych, położonych w miejscowościach (…) 22 . W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono, co następuje:  Najemca lokalu nr 1 od dnia 15 marca 2004 roku zajmuje lokal mieszkalny o powierzchni użytkowej 51 m 2. Tytułem prawnym do zamieszkania w nim były umowy najmu lokalu mieszkalnego, zawierane na czas określony, z reguły na dwa- trzy lata. Ostatnia umowa najmu została zawarta w dniu 16 marca 2010 roku na okres trzech lat, tj. do 15 marca 2013 roku.  Z tytułu używania lokalu najemca zobowiązany był uiszczać wynajmującemu: [1] czynsz regulowany według stawki 1,64 zł za 1 m 2 powierzchni mieszkania w wysokości 83,64 zł miesięcznie oraz [2] opłatę za dostawę zimnej wody według stawki 2,05 zł + 7% VAT – według wskazań wodomierza plus miesięczną opłatę abonamentową w wysokości 1,20 zł netto + 7% VAT, które zostały ustalone przez Radę Gminy Zadzim na mocy uchwały nr XIII/72/07 z dnia 12 grudnia 2007 roku.  Urząd każdorazowo informował najemcę lokalu o zmianie stawek opłat za wodę wprowadzonych stosownymi uchwałami organu stanowiącego.  Obecnie obowiązujące taryfy opłat za wodę wynoszą: brutto 3,24 zł/m 3 za wodę pobieraną z komunalnych urządzeń zbiorowego zaopatrzenia w wodę oraz 1,30 zł – za opłatę abonamentową. Powyższe stawki wprowadzone zostały uchwałą Rady Gminy Zadzim nr XIII/78/11 z dnia 18 listopada 2011 roku. O wzroście opłat z tego tytułu z dniem 1 stycznia 2012 roku, zainteresowanego najemcę powiadomiono na piśmie w dniu 20 grudnia 2011 roku.  Na dzień 30 lipca 2012 roku Urząd Gminy stwierdził zaległości w opłatach czynszu w wysokości 1.170,96 zł. Zadłużenie dotyczyło opłat czynszu za 2011 i 2012 rok. W związku z tym, pismami znak: UG.7033/19/2012 z dnia 30 lipca 2012 roku i UG.7033/20/2012 z dnia 30 sierpnia 2012 roku, Wójt Gminy wezwał najemcę do uregulowania w ciągu 7 dni zadłużenia wraz z ustawowymi odsetkami.  Najemca lokalu w dniu 4 września 2012 roku wystąpiła z prośbą o rozłożenie ww. zaległości na raty, zobowiązując się do jej spłaty w miesięcznych ratach w wysokości 100 zł, począwszy od października 2012 roku.  Pomimo kolejnych wezwań do zapłaty datowanych: 10 września i 18 grudnia 2012 roku oraz 19 marca 2013 roku –najemca nadal nie opłacał czynszu i innych opłat wynikających z umowy najmu zawartej w dniu 16 marca 2010 roku.  Według stanu na dzień 15 marca 2013 roku ogółem zaległość z tytułu czynszu wyniosła 2.087,48 zł (należność główna 1.840,08 zł plus odsetki w kwocie 247,40 zł).

22 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______144

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 W związku z wygaśnięciem z dniem 15 kwietnia 2013 roku umowy najmu lokalu mieszkalnego, radca prawny – działający w imieniu Gminy Zadzim – wystosował w dniu 18 kwietnia 2013 roku do najemcy wezwanie przedsądowe, w którym wezwał lokatora do wydania przedmiotowego lokalu mieszkalnego w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma wzywające. Odbiór wezwania przedsądowego najemca potwierdził w dniu 26 kwietnia 2013 roku.  W dniu 9 maja 2013 roku lokator zdeklarował się uregulować wszystkie zaległości czynszowe w dniu 13 maja 2013 roku, co potwierdzone zostało notatką służbową sporządzoną przez Sekretarza Gminy – Marię Miśkiewicz w dniu 20 maja 2012 roku.  Na podstawie dowodów wpłat nr: 2013/01284 na kwotę 2807,48 zł, 2013/01285 – na kwotę 83,64 zł i 2013/01286 – na kwotę 83,64 zł stwierdzono, iż ww. uregulowała zaległość w dniu 13 maja 2013 roku, dokonując wpłat w kasie Urzędu Gminy Zadzim.  W związku ze spłatą zadłużenia, Wójt Gminy Zadzim zawarł z najemcą kolejną umowę najmu lokalu mieszkalnego, tym razem na czas nieokreślony. W umowie wskazano „16 marca 2013 roku” jako datę jej zawarcia. Wysokość czynszu najmu pozostała na tym samym poziomie, tj. w kwocie brutto 83,64 zł. W przypadku drugiego najemcy, zajmującego lokal nr 1 położony w tej samej posesji od 1995 roku, kontrolujący ustalili, iż umowy najmu lokalu mieszkalnego zawierane były na czas określony, z reguły na okresy dwuletnie. Lokator nie zalegał z płatnością czynszu. W związku z kończącym się z dniem 31 maja 2013 roku okresem obowiązywania umowy, Sekretarz Gminy wysłała w dniu 14 maja 2013 roku pismo z prośbą o stawienie się w Urzędzie Gminy w celu przedłużenia najmu.

4. Pozostałe dochody

4.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego

Wysoko ść Wysoko ść Ilo ść wydanych decyzji Rok wymierzonych opłat uzyskanych dochodów (szt.) (zł) (zł) 2011 16 736,00 568,00 2012 25 3.915,00 5.740,00

Dochody Gminy Zadzim wykonane ogółem w 2012 roku – wykazane przez jednostkę w sprawozdaniu – stanowiły kwotę 15.960.489,53 zł. Kwota uzyskanych dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego w 2012 roku stanowiła 0,03 % dochodów wykonanych w danym roku. Z uwagi na fakt, iż wartość ta nie przekroczyła 0,3% wykonanych dochodów ogółem, odstąpiono od kontroli przedmiotowego zagadnienia. Test dotyczący procedur ewidencji nieruchomości stanowi załącznik nr 53 protokołu kontroli.

______145

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

VIII. WYKONANIE BUD ŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD ŻETOWYCH

1. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej – 2012 rok

1.1. Informacje ogólne

Zadania z zakresu pomocy społecznej dla mieszkańców Gminy Zadzim realizuje Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. Ośrodek jest jednostką organizacyjną Gminy Zadzim, funkcjonującą od 1 kwietnia 1990 roku – powołaną zarządzeniem nr 2 Naczelnika Gminy Zadzim. Należy zauważyć, że zgodnie z art.18 ust. 2 pkt 9 lit.h ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz.1591 ze zm.), tworzenie gminnych jednostek organizacyjnych, jak również ich likwidowanie i reorganizacja oraz wyposażenie w majątek, odbywa się w drodze uchwał rady gminy, a zatem kompetencja ta należy i należała do wyłącznej właściwości rady. Zasady organizacji i funkcjonowania tych jednostek regulują odrębne przepisy, zwłaszcza ustawa o finansach publicznych (gminne zakłady i jednostki budżetowe) oraz kodeks spółek handlowych (gminne spółki handlowe). Stosownie do wytycznych Prezesa Rady Ministrów dnia 17 stycznia 1990 roku sygn. Ad.P.X.5-2/90 w sprawie zmian organizacyjnych w pomocy społecznej oraz art.24 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 1983 roku o systemie rad narodowych i samorządu terytorialnego (Dz.U. z 1988 r. nr 26 poz.183 ze zm.) – powołanie GOPS należało do kompetencji ówczesnych gminnych rad narodowych, a nie naczelników gmin. Z dniem wejścia w życie ustawy o samorządzie terytorialnym (27 maja 1990 roku), powołane na podstawie uchwał rad narodowych stopnia podstawowego ośrodki pomocy społecznej mogły działać do dnia 31 grudnia 1991 roku, po czym organ stanowiący powinien podjąć uchwałę w oparciu o nowe przepisy prawa 23 . AKTA KONTROLI [A-30, s.1-2]: Kserokopia zarządzenia nr 2 Naczelnika Gminy Zadzim z dnia 22 marca 1990 roku w sprawie powołania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu. Przedmiotem działalności Ośrodka jest realizacja zadań pomocy społecznej, wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz.182) w zakresie zadań zleconych gminie i zadań własnych gminy. Realizując zadania własne gminy, GOPS kieruje się ustaleniami przekazanymi przez Wójta Gminy, a w przypadku zadań zleconych ustaleniami przekazanymi przez Wojewodę Łódzkiego. Pomoc społeczna ma na celu umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężanie trudnych sytuacji życiowych, których nie są one w stanie pokonać, wykorzystując własne uprawnienia, zasoby i możliwości.

23 Artykuł 26 ust.4 ustawy z dnia 10 maja 1990 roku - Przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 32, poz.191).

______146

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Ośrodek, oprócz zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej, realizuje zadania zawarte w innych aktach prawnych, takich jak:  ustawa z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz.992 ze zm.),  ustawa z dnia 19 października 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz.U. z 2009 r. nr 1, poz.7 ze zm.),  ustawa z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz.U. z 2005 r. nr 180, poz.1493 ze zm.),  ustawa z dnia 29 grudnia 2005 roku o ustanowieniu programu wieloletniego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” (Dz.U. z 2005 r. nr 267, poz.2259 ze zm.),  ustawa z dnia 9 czerwca 2011 roku o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz.U. z 2011 r. nr 149, poz.887 ze zm.),  ustawa z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. nr 147, poz.1231). Działalność Ośrodka finansowana jest ze środków: budżetu Gminy Zadzim, budżetu państwa (dotacje celowe) oraz Unii Europejskiej. Działalnością Ośrodka kieruje kierownik MARIANNA KAMIŃSKA, zatrudniona na tym stanowisku od dnia 6 lutego 2012 roku przez Wójta Gminy Zadzim. W okresie od dnia 1 stycznia 2009 do 31 grudnia 2011 roku na stanowisku tym zatrudniona była Halina Olejniczak. Na podstawie dokumentacji przedłożonej do kontroli stwierdzono, że wyżej wymieniona w momencie zatrudnienia na stanowisku kierownika GOPS legitymowała się wykształceniem, wymaganym przepisami art.122 ust.1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, zgodnie z którym osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać, co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej.

Według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku zadania pomocy społecznej realizowało 10 pracowników, w tym: kierownik Ośrodka, pracownicy socjalni – 5 osoby (5 etatów), referent ds. obsługi świadczeń rodzinnych (0,5 etatu), główna księgowa (1/5 etatu) oraz 2 pracowników świadczących pomoc usługową (opiekunka domowa – 1,5 etatu)oraz podinspektor (1 etat). Wójt Gminy Zadzim - na mocy wydanych decyzji - upoważnił kierownika Ośrodka do załatwiania następujących spraw: − wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gmin (art.110 ust.7 ustawy 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz.U. z 2009 r. nr 175, poz.1362 ze zm.) – upoważnienie nr 6a z dnia 6 lutego 2012 roku; − prowadzenia postępowań i wydawanie decyzji w sprawach dotyczących świadczeń rodzinnych na podstawie art.20 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (tekst jednolity Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 992 ze zm.) – upoważnienie nr 5/2012 z dnia 6 lutego 2012 roku;

______147

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

− wydawanie decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych na podstawie art.7 ust.1a ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o dodatkach mieszkaniowych (Dz.U. z 2001 r. nr 71, poz.734 ze zm.) – upoważnienie nr 5a/2012 z dnia 6 lutego 2012 roku; − prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń z funduszu alimentacyjnego i wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych, stosownie do przepisów wynikających z art.12 ust.2 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (tekst jednolity Dz.U. z 2009 r. nr 1, poz.7 ze zm.) – upoważnienie nr 6/2012 z dnia 6 lutego 2012 roku; − uchwałą nr XXV/176/13 z dnia 5 lutego 2013 roku Rady Gminy w Zadzimiu kierownik GOPS została upoważniona do załatwiania spraw o charakterze socjalnym, tj. stypendiów i zasiłków szkolnych, stosownie do przepisów art.90 ust.2 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz.2572 ze zm.).

1.2. Wykonanie zada ń finansowych w 2012 roku

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zadzimiu w 2012 roku realizował następu- jące zadania finansowe:

2012 rok Wyszczególnienie (zł) Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) 0,00 Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zast ępcze) 1 490,00 Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne 9 433,00 płacone za osoby pobieraj ące świadczenia) zadania własne gminy Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na 0,00 ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego)* Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 2 021,00 Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne O środki Polityki Społecznej) 0,00 Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów 0,00 Pomocy Rodzinie) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania O środków Pomocy 248 220,00 Społecznej)** w tym usługi opieku ńcze 43 587,00 Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchodźców). 0,00 Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków kl ęsk żywiołowych). 0,00 81.757,00 w tym: 5 694,00 zł - prace społeczno- Dział 852 Rozdział 85295 - Pozostała działalno ść . użyteczne, 18 338,00 - POKL, wkład własny: 15 100*i 42 625**

* Program rządowy wspierania niektórych osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne. ** Program wieloletni „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”.

Sprawozdanie z działalności Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu za 2012 rok przedstawiono w załączniku nr 54 protokołu kontroli .

______148

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

1.3. Kontrola prawidłowo ści udzielonych świadcze ń z pomocy społecznej w 2012 roku

Pomoc społeczna ma na celu umożliwienie osobom i rodzinom przezwyciężanie trudnych sytuacji życiowych, których nie są w stanie pokonać wykorzystując własne uprawnienia, zasoby i możliwości. Pomocy udzielano osobom i rodzinom, w szczególności z powodu: ubóstwa, sieroctwa, bezdomności, bezrobocia, niepełnosprawności, długotrwałej choroby lub ciężkiej choroby, przemocy w rodzinie, potrzeby ochrony macierzyństwa lub wielodzietności, bezradności w sprawach opiekuńczo-wychowawczych i prowadzenia gospodarstwa domowego, zwłaszcza w rodzinach niepełnych i wielodzietnych, braku umiejętności w przystosowaniu do życia młodzieży opuszczającej placówki opiekuńczo- wychowawcze, trudności w integracji osób, które otrzymały status uchodźcy, trudności w przystosowaniu do życia po zwolnieniu z zakładu karnego, alkoholizmu lub narkomanii, zdarzenia losowego i sytuacji kryzysowej, klęski żywiołowej lub ekologicznej. Dane o wykonaniu rzeczowym zadań z zakresu pomocy społecznej w 2012 roku obrazuje zamieszczone poniższej zestawienie:

2012 rok

Formy pomocy Liczba osób, Kwota świadcze ń którym przyznano Liczba świadcze ń (zł) świadczenia Zasiłki stałe 22 225 84 226 Zasiłki celowe na pokrycie wydatków zwi ązanych 0 0 0 z kl ęsk ą żywiołow ą Zasiłki okresowe ogółem, w tym: 26 101 31 088 z powodu bezrobocia 18 68 17 814 Posiłki, w tym: 88 12 629 19 144 dla dzieci 88 12 629 19 144 Usługi opieku ńcze 6 3 988 43 587 Zasiłki celowe na pokrycie wydatków powstałych 2 2 2 000 w wyniku zdarzenia losowego Inne zasiłki celowe i w naturze 86 X 81 466 Odpłatno ść gminy za pobyt w domu pomocy 4 28 24 283 społecznej

Wyrywkowej kontroli poddano prawidłowość udzielonych świadczeń w 2012 roku, badając dokumentację dotyczącą zasiłków okresowych i stałych.

Zasiłki okresowe

Stosownie do przepisów wynikających z art.38 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, zasiłek okresowy przysługuje w szczególności ze względu na długotrwałą chorobę, niepełnosprawność, bezrobocie, możliwość utrzymania lub nabycia uprawnień do świadczeń z innych systemów zabezpieczenia społecznego: osobie samotnie gospodarującej, której dochód jest niższy od kryterium

______149

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

dochodowego osoby samotnie gospodarującej; rodzinie, której dochód jest niższy od kryterium dochodowego rodziny. W 2012 roku na wypłatę zasiłków okresowych 26 osobom (ogółem 101 świadczeń) wydatkowano środki w kwocie 31.088,00 zł. Kontrolą objęto następujące decyzje dotyczące przyznania zasiłków okresowych w 2012 roku: − decyzja nr GOPS-8211.303.2012 z dnia 19 października 2012 roku przyznająca zasiłek okresowy w okresie od 1 października do 31 grudnia 2012 roku w wysokości 271,00 zł, z powodu bezrobocia. Wypłata świadczenia następować będzie w kasie Urzędu Gminy Zadzim, do ostatniego dnia każdego miesiąca; − decyzja nr GOPS-8211.397.2012 z dnia 23 listopada 2012 roku przyznająca zasiłek okresowy w okresie od 1 listopada do 31 grudnia 2012 roku w wysokości 271,00 zł, z powodu bezrobocia. W decyzji zapisano, iż wypłata zasiłku nastąpi w kasie Urzędu Gminy Zadzim, do ostatniego dnia każdego miesiąca; − decyzja nr GOPS-8211.95.2012 z dnia 6 marca 2012 roku przyznająca zasiłek okresowy w okresie od 1 marca do 31 maja 2012 roku w wysokości 238,50 zł miesięcznie, z powodu bezrobocia. Wypłata świadczenia następować będzie w kasie Urzędu Gminy Zadzim, do ostatniego dnia każdego miesiąca; − decyzja nr GOPS-8211/92/2012 z dnia 29 lutego 2012 roku przyznająca z powodu bezrobocia zasiłek okresowy w okresie od 1 lutego do 31 maja 2012 roku w wysokości 238,50 zł – z przeznaczeniem na zaspokojenie podstawowych potrzeb bytowych rodziny. Podopieczną poinformowano, iż wypłata świadczenia następować będzie w kasie Urzędu Gminy Zadzim, do ostatniego dnia każdego miesiąca; − decyzja nr GOPS-8211/189/2012 z dnia 31 lipca 2012 roku - przyznająca z powodu braku zatrudnienia i trudnej sytuacji rodzinno-materialnej - zasiłek okresowy na okres trzech miesięcy, tj. od dnia 1 lipca do dnia 30 września 2012 roku w wysokości 351,00 zł. Decyzji nadano rygor natychmiastowej wykonalności. Świadczenie zostało wypłacone w kasie Urzędu Gminy w Zadzimiu.

Zasiłki stałe

W celu zaspokojenia niezbędnych potrzeb bytowych swoich podopiecznych GOPS przyznawał zasiłki stałe, o których mowa w art.37 ustawy o pomocy społecznej. Zasiłki stałe przyznane były na rzecz: (1) pełnoletnich osób samotnie gospodarujących, niezdolnych do pracy z powodu wieku lub całkowicie niezdolnych do pracy, jeżeli ich dochód był niższy od kryterium dochodowego osoby samotnie gospodarującej (542,00 zł miesięcznie); (2) pełnoletnich osób pozostających w rodzinie, niezdolnych do pracy z powodu wieku lub całkowicie niezdolnych do pracy, jeżeli ich dochód, jak również dochód na osobę w rodzinie był niższy od kryterium dochodowego na osobę w rodzinie. Maksymalna kwota zasiłku stałego nie mogła przekroczyć w 2012 roku kwoty 529,00 zł.

______150

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W 2012 roku dokonano wypłaty zasiłków stałych 22 osobom w łącznej kwocie 84.226,00 zł. Wyrywkową kontrolą objęto następujące decyzje dotyczące wypłaty zasiłków stałych w 2012 roku: − decyzja nr GOPS-8210/292/2012 z dnia 18 października 2012 roku przyznająca zasiłek stały w kwocie 389,00 zł w okresie od dnia 1 października 2012 roku. Przedmiotowa decyzja zmienia decyzję GOPS.8122/15/06 z dnia 24 kwietnia 2004 roku oraz wszystkie kolejne zmieniające w części dotyczącej wysokości zasiłku stałego. W decyzji nie wskazano na jaki okres przyznano ww. świadczenie. Z pierwotnej decyzji wydanej w 2006 roku wynika, iż zasiłek stały przyznano bezterminowo, ze względu na orzeczony trwały znaczny stopień niepełnosprawności. Ponadto, zarówno w pierwotnej decyzji, jak i wydanych w kolejnych latach - nie wskazano wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne odprowadzanych do ZUS w Zduńskiej Woli oraz terminu, na jaki pomoc w tej formie przyznano. Wypłata zasiłku stałego następowała na konto osobiste w banku wskazanym przez podopiecznego w terminie do dnia 30 każdego miesiąca; − decyzja nr GOPS-8210/288/12 z dnia 18 października 2012 roku zmieniająca decyzję nr GOPS.8122/7/10 z dnia 22 kwietnia 2010 roku w części przyznającej zasiłek stały w sposób następujący: od dnia 1 października 2012 roku kwota zasiłku stałego wynosi 529,00 zł miesięcznie. W decyzji nie wskazano okresu na jaki przyznano ww. świadczenie. Z pierwotnej decyzji wydanej w 2010 roku wynika, iż zasiłek stały przyznano na czas określony do dnia 31 marca 2015 roku. Podopieczny jest osobą samotnie gospodarującą o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, a niepełnosprawność ma charakter okresowy do dnia 31 marca 2015 roku (orzeczenie Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności w Poddębicach nr PZONJ/8211/124/2010 z dnia 1 marca 2010 roku). Zarówno w decyzji z 2010 roku, jak i wydanych w kolejnych latach - nie wskazano: [1] wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne odprowadzanych do ZUS w Zduńskiej Woli oraz [2] terminu, na jaki pomoc w tej formie przyznano. Wypłata zasiłku stałego następowała na konto osobiste w banku wskazanym przez podopiecznego w terminie do dnia 30 każdego miesiąca; − decyzja nr GOPS-8210.291.12 z dnia 18 października 2012 roku zmieniająca decyzję nr GOPS.8122/68/04 z dnia 20 maja 2004 roku w części dotyczącej wysokości zasiłku stałego oraz okresu, na który został on przyznany w sposób następujący: świadczenie w postaci zasiłku stałego w wysokości 529,0000 zł przyznaje się na czas określony od dnia 1 października 2012 roku do dnia 31 marca 2015 roku. Jako przyczynę przyznania zasiłku w ww. kwocie wskazano niepełnosprawność umiarkowaną podopiecznego, brak jakiegokolwiek dochodu oraz wzrost kryterium dochodowego dla osoby samotnie gospodarującej do kwoty 542,00 zł miesięcznie. W przedmiotowej decyzji nie wskazano w jakiej formie będzie następowała wypłata świadczenia (na konto czy w kasie Urzędu Gminy) ;

______151

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

− decyzja nr GOPS-8210/349/12 z dnia 18 października 2012 roku zmieniająca decyzję nr GOPS.8122/65/04 z dnia 19 maja 2004 roku w części dotyczącej wysokości zasiłku stałego w sposób następujący: świadczenie w postaci zasiłku stałego w wysokości 529,0000 zł przyznaje się od dnia 1 października 2012 roku. W decyzji nie wskazano na jaki okres przyznano świadczenie oraz czy GOPS będzie opłacał składki na ubezpieczenia zdrowotne. Jako przyczynę przyznania zasiłku w ww. kwocie wskazano niepełnosprawność umiarkowaną podopiecznego, brak jakiegokolwiek dochodu oraz wzrost kryterium dochodowego dla osoby samotnie gospodarującej do kwoty 542,00 zł miesięcznie. W przedmiotowej decyzji nie wskazano w jakiej formie będzie następowała wypłata świadczenia (na konto czy w kasie Urzędu Gminy) ; − decyzja nr GOPS-8210/346//12 z dnia 18 października 2012 roku zmieniająca decyzję nr GOPS.8210/1/12 z dnia 12 stycznia 2012 roku w części dotyczącej wysokości zasiłku stałego w sposób następujący: świadczenie w postaci zasiłku stałego w wysokości 529,0000 zł przyznaje się od dnia 1 października 2012 roku. W decyzji zapisano, iż pozostałe zapisy w sentencji decyzji pozostają bez zmian. Na podstawie nr GOPS.8210/1/12 z dnia 12 stycznia 2012 roku kontrolujący ustalili, iż w okresie poprzedzającym wydanie przedmiotowej decyzji podopieczny otrzymywał zasiłek stały w kwocie 444,00 zł miesięcznie. Zasiłek został przyznany na czas określony do dnia 31 grudnia 2014 roku. Ponadto GOPS zobowiązał się do opłacania składek na ubezpieczenia zdrowotne w okresie pobierania zasiłku. Jako przyczynę przyznania zasiłku stałego wskazano niepełnosprawność okresową podopiecznego, brak jakiegokolwiek dochodu oraz wzrost kryterium dochodowego dla osoby samotnie gospodarującej do kwoty 542,00 zł miesięcznie. AKTA KONTROLI [A-31, s.1-6]: Kserokopie decyzji przyznających zasiłek stały oznaczonych numerami: GOPS.8210/288/12, GOPS.8210/349/12, GOPS.8210/292/12.

Prawidłowość wypłat ww. świadczeń skontrolowano na podstawie list wypłat oznaczonych numerami:

 GOPS/8211.5.2012 z dnia 14 marca 2012 roku – na łączną kwotę 3.556,85 zł (RK nr 2012/0011 z dnia 15 marca 2012 roku);  GOPS/8211.13.2012 z dnia 7 sierpnia 2012 roku – na łączną kwotę 351,00 zł (RK nr 2012/0025 z dnia 10 sierpnia 2012 roku);  GOPS/8211.15.2012 z dnia 20 sierpnia 2012 roku – na łączną kwotę 238,50 zł (RK nr 2012/0026 z dnia 23 sierpnia 2012 roku);  GOPS/8211.18.2012 z dnia 23 sierpnia 2012 roku – na łączną kwotę 52,50 zł (RK nr 2012/0027 z dnia 24 sierpnia 2012 roku);  GOPS/8211.16.2012 z dnia 23 sierpnia 2012 roku – na łączną kwotę 909,34 zł (RK nr 2012/0027 z dnia 24 sierpnia 2012 roku);  GOPS/8210.16.2012 z dnia 23 sierpnia 2012 roku – na łączną kwotę 444,00 zł (RK nr 2012/0027 z dnia 24 sierpnia 2012 roku);  GOPS/8210.28.2012 z dnia 23 listopada 2012 roku – na łączną kwotę 7.095,80 zł (WB nr 141 z dnia 23 listopada 2012 roku);

______152

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 GOPS/8210.30.2012 z dnia 23 listopada 2012 roku – na łączną kwotę 529,00 zł (WB nr 141 z dnia 23 listopada 2012 roku);  GOPS/8210.32.2012 z dnia 12 grudnia 2012 roku – na łączną kwotę 529,00 zł (RK nr 2012/0037 z dnia 19 grudnia 2012 roku);  GOPS/8211.29.2012 z dnia 12 grudnia 2012 roku – na łączną kwotę 1.787,14 zł (RK nr 2012/0037 z dnia 19 grudnia 2012 roku);  GOPS/8211.30.2012 z dnia 18 grudnia 2012 roku – na łączną kwotę 271,00 zł (RK nr 2012/0037 z dnia 19 grudnia 2012 roku).

W wyniku kontroli wymienionych powyżej decyzji o przyznaniu zasiłku okresowego i zasiłku stałego oraz wskazanych list wypłat - stwierdzono, co następuje:

 Wypłata świadczeń następowała na podstawie decyzji wydawanych przez Kierownika Ośrodka, zawierających informacje wymagane przez art.107 ust.1 Kodeksu postępowania administracyjnego.

 Stwierdzono przypadki, gdzie w decyzjach o przyznaniu świadczeń nie wskazywano: [1] w jakiej formie będzie następowała wypłata świadczenia (na konto bankowe czy w kasie Urzędu Gminy); [2] na jaki okres przyznano świadczenie oraz czy [3] GOPS będzie opłacał składki na ubezpieczenia zdrowotne, a jeśli tak to w jakiej wysokości.

 W aktach świadczeniobiorców znajdowały się niezbędne dokumenty dokumentujące sytuację materialną i rodzinną (tj.: wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego oraz jego aktualizacje, zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia, zaświadczenia z urzędu pracy dotyczące pobierania zasiłków dla bezrobotnych, odcinki emerytur i rent, dokumenty potwierdzające aktywne poszukiwania pracy, itp.).

 Wysokość dochodu uprawniającego do otrzymania zasiłku ustalana była w sposób prawidłowy, zgodny z przepisami ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej. W aktach podopiecznych wybranych do kontroli nie stwierdzono przypadku, aby dochód rodziny przekraczał ustawowe kryterium dochodowe. Ustalając wysokość zasiłku brano pod uwagę rzeczywiste potrzeby rodziny, jak i możliwości finansowe GOPS.

 Świadczenia pieniężne z pomocy społecznej przyznawano i wypłacano za okres miesiąca kalendarzowego, począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek wraz z wymaganą dokumentacją.

 Wypłata świadczeń z tytułu zasiłków okresowych następowała z kasy Urzędu Gminy w Zadzimiu - na podstawie decyzji wydanych przez kierownika Ośrodka oraz list wypłat, natomiast wypłat zasiłków stałych dokonywano na rachunek bankowy wskazany przez podopiecznego. Nieczytelne podpisy zamieszczone na listach wypłat i brak pieczątek imiennych, uniemożliwiają stwierdzenie czy kontrola bieżąca dowodów księgowych została przeprowadzona przez właściwych pracowników GOPS.

______153

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

2. Wydatki (dotacje) na realizacj ę zada ń powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych – 2012 rok

Program współpracy Gminy Zadzim z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2011, Rada Gminy Zadzim zatwierdziła uchwałą nr LI/241/10 z dnia 9 listopada 2010 roku, zaś program na 2012 rok został zatwierdzony przez Radę Gminy uchwałą nr XIII/83/11 z dnia 18 listopada 2011 roku. Działając na podstawie art. 18 ust.2 pkt 15 i art.40 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 ze zm.) oraz art.27 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 roku o sporcie (Dz.U. nr 127, poz. 857 ze zm.), w związku z art.221 ust.4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz.1240 ze zm.), Rada Gminy Zadzim – uchwałą nr V/29/2011 z dnia 23 lutego 2011 roku – określiła warunki i tryb finansowania zadań z zakresu sportu.

W wyniku kontroli stwierdzono, że w 2012 roku Gmina Zadzim udzieliła jednej dotacji w wysokości 20.000,00 zł na rzecz Gminnego Klubu Sportowego w Zadzimiu (dział 926 rozdział 92605) - na realizację zadań z zakresu zajęć sportowych dla dzieci i młodzieży w różnych dyscyplinach sportowych. Zarządzeniem nr 79/VI/12 z dnia 16 marca 2012 roku Wójt Gminy ogłosił otwarty konkurs ofert na powierzenie i wsparcie realizacji zadań publicznych w 2012 roku w zakresie zajęć sportowych dla dzieci i młodzieży w dyscyplinach sportowych. Na sfinansowanie zadania zabezpieczono w budżecie 2012 roku środki w wysokości 20.000,00 zł. Termin realizacji zadania ustalono „od dnia podpisania umowy do grudnia 2012 roku”. Oferty należało sporządzić na formularzu, którego wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.U. z 2011 r. nr 6, poz.25) i złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 25 marca 2012 roku. Oferty należało składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 25 marca 2012 roku. Powyższe było sprzeczne z art.13 ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r. nr 234, poz.1536 ze zm.), zgodnie z którym termin do składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ostatniego ogłoszenia. Stosownie do postanowień wynikających z art.13 ust. 3 cytowanej ustawy, otwarty konkurs ofert ogłasza się: [1] w Biuletynie Informacji Publicznej; [2] w siedzibie organu administracji publicznej w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń; [3] na stronie internetowej organu administracji publicznej. Kontrolującym nie przedłożono dowodów poświadczających miejsce i czas publikacji ogłoszenia o konkursie. Wójt Gminy zarządzenie w sprawie ogłoszenia konkursu ofert podjął w dniu 16 marca 2012 roku, tj. 6 dni przed ostatecznym terminem wyznaczonym do składania ofert.

______154

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

W wyznaczonym terminie wpłynął tylko jeden wniosek o dotację złożony przez Gminny Klub Sportowy w Zadzimiu. Powołana - zarządzeniem Wójta Gminy nr 79/VI/12 z dnia 16 marca 2012 roku - komisja konkursowa w dniu 26 marca 2012 roku w protokole z posiedzenia stwierdziła, iż „w odpowiedzi na ogłoszenie z dnia 19 marca 2012 roku wpłynęła tylko oferta Gminnego Klubu Sportowego w Zadzimiu”. Przedstawiona przez klub w ofercie kalkulacja kosztów została oceniona przez komisję jako realna i odpowiadająca przedstawionemu zakresowi rzeczowymi zadania. Oferta spełniała wymogi merytoryczne i formalne. Koszt całkowity zadania – 20.800,00 zł, z tego: z dotacji – 20.000,00 zł, środki własne klubu – 800,00 zł. Propozycja komisji przetargowej nie została zatwierdzona przez Wójta Gminy. Na protokole nr 1/2012 figuruje tylko podpis przewodniczącej komisji przetargowej – Bożeny Karasińskiej. Stosownie do postanowień wynikających z art.15 ust.2j ustawy – wyniki otwartego konkursu ofert ogłasza się niezwłocznie po wyborze oferty w sposób określony w art.13 ust.3. Kontrolującym nie przedłożono dowodów świadczących o zamieszczeniu ogłoszenie w BIP, w siedzibie Urzędu w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń i na stronie internetowej jednostki.

Z klubem, którego oferta została wybrana, Wójt Gminy zawarł w dniu 29 marca 2011 roku umowę nr 1/2012 o dotację. Zleceniobiorca zobowiązał się do wykonania zadania zgodnie z wnioskiem pn. „Szkolenie z uwzględnieniem współzawodnictwa młodzieży i dorosłych w sekcji piłki nożnej oraz organizacja imprez sportowo- rekreacyjnych w powyższej dyscyplinie”. Termin realizacji zadania określono od dnia podpisania umowy do dnia 30 listopada 2012 roku. Zleceniodawca zobowiązał się przekazać środki w wysokości 20.000,00 zł w dwu transzach po 10.000,00 zł każda w terminie do dnia: 30 kwietnia i 31 sierpnia 2012 roku. Na podstawie wyciągów bankowych WB nr 223/13 i WB nr 447/29 kontrolujący stwierdzili, iż poszczególne kwoty dotacji kontrolowana jednostka przekazała na rachunek bankowy klubu w dniach 27 kwietnia i 16 sierpnia 2012 roku (dz.926 rozdz.92605 § 2630). Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy, czym naruszono przepisy art.46 ust.3 ustawy o samorządzie gminnym, zgodnie z którym jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. W § 8 umowy zobowiązano dotowanego do przedłożenia rozliczenia końcowego zadania w postaci sprawozdania sporządzonego według wzoru udostępnionego przez Urząd wraz z kserokopiami dowodów źródłowych potwierdzających wykonanie zleconego przedsięwzięcia (kserokopie dowodów księgowych potwierdzone za zgodność z oryginałem, na odwrocie których należało wpisać w sposób trwały: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności). W dniu 30 listopada 2012 roku dotowany przedłożył tylko rozliczenie dotacji (bez kserokopii dowodów księgowych, o których mowa wyżej), które zawierało wyłącznie następujące dane:

______155

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

1. Sędziowanie meczów 1.670,00 zł 2. Dowóz piłkarzy na mecze 2.076,20 zł 3. Użyczenie boiska 1.260,00 zł 4. Zakup sprzętu sportowego 7.383,69 zł 5. Opłaty na ŁZPN 3.058,00 zł 6. Ubezpieczenie zawodników 1.020,00 zł 7. Wpisowe na turniej juniorek 300,00 zł 8. Zakup kosiarki 2.000,00 zł 9. Zakup środków czystości, wapna, trawy itp. 2.909,32 zł 10. Opłaty bankowe 96,00 zł 21.773,21 zł Otrzymana dotacja:20.000,00 zł, środki własne: 1.773,21 zł. Na ww. zestawieniu brak podpisów Wójta i Skarbnika Gminy zatwierdzających rozliczenie oraz podpisu pracownika dokonującego merytorycznego sprawdzenia. W trakcie wykonywania zadania przez dotowanego, Wójt Gminy nie skorzystał z prawa do kontroli realizacji zadania w następującym zakresie: [1] wykonania zadania zgodnie z umową; [2] udokumentowania realizowanego zadania; [3] przeznaczenie i wykorzystanie dotacji otrzymanej z budżetu Gminy Zadzim. AKTA KONTROLI [A-32 s.1-25]: Kserokopia dokumentacji dotycząca przeprowadzenia otwartego konkursu ofert oraz rozliczenia dotacji przez Gminny Klub Sportowy w Zadzimiu. Test kontrolny dotyczący udzielonej dotacji stanowi załącznik 55 nr protokołu kontroli.

3. Dotacje na rzecz szkół niepublicznych (art.90 ustawy o systemie o światy)

Na terenie Gminy Zadzim nie funkcjonują szkoły i placówki niepubliczne, o których mowa w art.90 ustawy o systemie oświaty.

4. Wydatki osobowe

4.1. Wydatki na wynagrodzenia – 2012 rok Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki

Za prawidłowość i kompletność akt osobowych pracowników Urzędu Gminy – zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu, jak również z zakresem obowiązków i uprawnień - odpowiedzialność ponosi podinspektor ds. kadr JOLANTA GORĄCA. Natomiast za sporządzanie dokumentów dotyczących wypłat wynagrodzeń SYLWIA HERMAN – Zastępca Skarbnika, jednocześnie kierownik Referatu Finansowo-Podatkowego. Według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku w Urzędzie Gminy Zadzim zatrudnionych było 45 pracowników na 36,18 etatach, w tym:

______156

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 administracja – 19 osób (18,18 etatu),  obsługa – 4 osoby (4 etaty),  roboty publiczne – 12 osób (8,5 etatu),  punkt zbiorczy zwłok zwierząt – 2 osoby (1,25 etatu),  oczyszczalnia ścieków – 1 osoba (0,75 etatu),  stacja uzdatniania wody – 7 osób (3,5 etatu).

Kontrolą objęto prawidłowość przyznanych kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: stażowego, funkcyjnego oraz specjalnego dla niżej wymienionych pracowników Urzędu Gminy: – Wójt Gminy, – Sekretarz Gminy, – Skarbnik Gminy, – Zastępca Skarbnika Gminy, – podinspektor ds. księgowości budżetowej Urzędu, – podinspektor ds. księgowości budżetowej szkół, – kierownik Referatu Inwestycyjno-Komunalnego, – podinspektor ds. planowania przestrzennego, – sprzątaczka, – kierowca. Szczegółowy wykaz pracowników objętych kontrolą oraz wysokość poszczególnych składników otrzymywanego przez nich wynagrodzenia przedstawiono w AKTACH KONTROLI nr [A-33, s.1] 24 . W toku kontroli sprawdzono prawidłowość zastosowania kategorii zaszeregowania dla przyjętej próby, a także poprawność stawek wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego, dodatku służbowego i dodatku specjalnego – w oparciu o przepisy obowiązujące w latach 2011-2012 w zakresie wynagrodzeń pracowników samorządowych oraz regulacje wewnętrzne, tj.:

 rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. nr 50, poz.398 ze zm.);

 regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu ustalony zarządzeniem Wójta Gminy nr 109/V/09 z dnia 23 kwietnia 2009 roku, zawierający: [1] tabele miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego dla poszczególnych kategorii zaszeregowania, [2] stawki dodatku funkcyjnego, [3] maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego (przedział kategorii zaszeregowania) i wymagania kwalifikacyjne dla kierowniczych stanowisk urzędniczych, stanowisk urzędniczych oraz pomocniczych i obsługi, [4] zasady przyznawania premii oraz nagród uznaniowych;

 zarządzenie Wójta Gminy nr 130/V/09 z dnia 18 sierpnia 2009 roku w sprawie zasad przyznawania nagród Skarbnikowi Gminy;

24 Dane zawarte w aktach kontroli wyłączono ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______157

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 zarządzenie Wójta Gminy nr 131/V/09 z dnia 18 sierpnia 2009 roku w sprawie zasad przyznawania dodatku specjalnego Skarbnikowi Gminy. Na podstawie list płac pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy za miesiące: październik, listopad i grudzień 2011 roku oraz styczeń i marzec 2012 roku; kart wynagrodzeń; umów o pracę i innych dokumentów zgromadzonych w teczkach akt osobowych (angaże, zaszeregowania) – stwierdzono, co następuje:

 ustalone wynagrodzenia oraz ich poszczególne składniki mieściły się w granicach określonych przepisami rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorzą- dowych;

 w angażach pracowników objętych kontrolą, zastosowano prawidłowe kategorie zaszeregowań z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych;

 na 10 pracowników objętych próbą kontroli, dodatek specjalny w 2012 roku, otrzymywał tylko Wójt Gminy;

 listy płac oraz karty wynagrodzeń pracowników prowadzone były komputerowo, z wykorzystaniem oprogramowania KADRY I PŁACE (wersja WIN 2013.1.20.6.16 INFO-SYSTEM);

 wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny Skarbnika Gminy przyznane przez Wójta Gminy mieściły się w stawkach wynagrodzenia zasadniczego i w stawkach dodatku funkcyjnego określonych w ww. rozporządzeniu dla stanowisk z powołania,

 karty wynagrodzeń odzwierciedlały dane zawarte w angażach i umowach o pracę;

 skontrolowane listy wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy były zgodne z angażami i decyzjami Wójta o podwyższeniu wynagrodzenia, znajdującymi się w aktach osobowych wytypowanych do kontroli pracowników Urzędu Gminy w Zadzimiu;

 listy płac były podpisywane i sprawdzane pod względem formalnym, merytorycznym oraz finansowym przez upoważnione osoby. Listy płac do wypłaty zatwierdzał Wójt Gminy;

 wypłata wynagrodzeń następowała w kasie Urzędu;

 nieprawidłowości w zakresie dekretacji księgowej oraz klasyfikacji budżetowej wypłaconych wynagrodzeń nie stwierdzono.

4.2. Wypłata ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W 2012 roku Urząd Gminy w Zadzimiu wypłacił ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 4 pracownikom, zgodnie z art.171 § 1 kodeksu pracy, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. Na podstawie pism podpisanych przez Wójta, zobowiązujących do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, służby finansowe dokonywały naliczeń uwzględniając liczbę dni (godzin) należnego ekwiwalentu. Poniżej zamieszczono wykaz osób, którym

______158

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

wypłacono ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w związku z rozwiązaniem stosunku pracy w 2012 roku.

Stanowisko i numer Kwota Lista płac D Lp. Ilo ść ewidencyjny pracownika (zł) za miesi ąc 1. Oczyszczalnia ścieków - 296 19,75 dni, tj. 158 godz. 1.465,93 wrzesie ń 2012e 2. UM - 1154 7 dni, tj. 56 godz. 875,00 stycze ń 2012 3. Roboty publiczne - 1202 2 dni, tj. 16 godz. 171,42 listopad 2012 4. Roboty publiczne - 1209 2 dni, tj. 16 godz. 182,41 listopad 2012

Kontroli poddano 100% ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłaconych w 2012 roku, nie stwierdzając nieprawidłowości. Rozliczenia ekwiwalentów dokonano zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. nr 2, poz.14 ze zm.), przyjmując współczynnik w wysokości 21. Wydatków dokonano ze środków zgromadzonych w dziale 750 rozdział 75023 § 4010, ewidencjonując je na kontach: Wn 130 i Ma 231.

4.3. Odprawy emerytalne wypłacone w 2012 roku

W roku 2012 kontrolowana jednostka nie wypłacała odpraw emerytalno-rentowych.

4.4. Wydatki na wypłaty diet dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2012 rok

Zasady wypłaty diet Zasady otrzymywania i wysokości diet oraz zwrotu kosztów podróży służbowych dla radnych Rady Gminy w Zadzimiu zostały określone w uchwale nr II/11/2010 z dnia 15 grudnia 2010 roku. Radny otrzymuje dietę za udział w posiedzeniach Rady Gminy oraz komisjach Rady. Począwszy od 1 marca 2013 roku dieta radnego wynosi 240,00 zł (wcześniej 184,00 zł), tj. 8-krotność diety pracowniczej. Przewodniczący Rady Gminy otrzymuje dietę w wysokości 1.290,00 zł (wcześniej 989,00 zł), tj. 43-krotność diety pracowniczej, zaś wiceprzewodniczącym przysługuje 9-krotność diety pracowniczej, co daje kwotę 270,00 zł (wcześniej 207,00 zł). Radny jest zobowiązany potwierdzić swój udział w posiedzeniach Rady i komisji, poprzez złożenie podpisu na liście obecności.

Prawidłowo ść wypłaty diet

Stosownie do postanowień wynikających z art.25 ust.6 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U z 2001 r. nr 142, poz.1591 ze zm.), wysokość diet przysługujących radnemu nie może przekroczyć w ciągu miesiąca łącznie półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów

______159

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

ustawy z dnia 23 grudnia 1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (tekst jednolity Dz.U. z 2011 r. nr 79, poz.431 ze zm.). W art. 13 ust.1 pkt 2 lit.a ustawy budżetowej przyjętej na rok 2012 (Dz.U. z 2011 r. nr 29, poz.150) kwotę bazową ustalono w wysokości 1.766,46 zł. Biorąc powyższe pod uwagę, górna granica przysługującej w danym miesiącu diety nie powinna przekroczyć w 2012 roku kwoty 2.649,69 zł. Zgodnie z § 3 rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz.U. nr 61, poz. 710), radnemu w gminach poniżej 15 tys. mieszkańców przysługują w ciągu miesiąca diety w wysokości do 50 % maksymalnej wysokości diety, tj. 1.324,84 zł (2.649,69 zł x 50%). W celu sprawdzenia prawidłowości naliczania diet szczegółowej kontroli poddano wypłaty dokonane w 2012 i 2013 roku z kasy Urzędu za udział w sesjach:  XVI sesji odbytej w dniu 5 marca 2012 roku,  XVII sesji odbytej w dniu 27 kwietnia 2012 roku,  XXII sesji odbytej w dniu 26 listopada 2012 roku,  XXI sesji odbytej w dniu 29 października 2012 roku,  XX sesji odbytej w dniu 24 września 2012 roku,  XXVIII sesji odbytej w dniu 30 kwietnia 2013 roku,  XVII sesji odbytej w dniu 27 kwietnia 2013 roku, Na podstawie skontrolowanych dowodów księgowych (list płac) oznaczonych numerami: 2225 – 2.910,00 zł, 3344 - 2.910,00 zł, 6723 – 2.415,00 zł, 8503 – 2.415,00 zł, 9577 - 2.415,00 zł, 1230 – 2.415,00 zł, 2858 – 2.415,00 zł oraz list obecności na sesjach Rady odbytych w powyżej wskazanych terminach – nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasad naliczenia oraz wypłaty diet na rzecz radnych. Wydatki zaklasyfikowano w dziale 750 – Administracja publiczna, rozdziale 75022 w § 3030 – Różne wydatki na rzecz osób fizycznych’.”

5. Wydatki z tytułu usług i dostaw

W ramach kontroli niniejszego zagadnienia zbadano dwa postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na usługi: [1] „Wykonywanie bankowej obsługi budżetu gminy Zadzim w latach 2011-2014” (wyniki kontroli opisano w rozdziale II pkt 6 protokołu kontroli); [2] „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim w wysokości 1.447.662,00 zł” oraz [3] dostawy, opisane poniżej w pkt. 5.2.

5.1. Wydatki z tytułu usług

W wyniku analizy przedłożonych do kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono, że na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek, Gmina Zadzim w 2012 roku zaciągnęła kredyt w wysokości 1.447.622,00 zł w Banku

______160

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Spółdzielczym w Poddębicach. W umowie zapisano, iż wyboru banku kredytującego dokonano w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. Umowa kredytu nr 55/08/JST/12 została zawarta w dniu 26 marca 2012 roku. Szczegółowej kontroli poddano dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - w trybie przetargu nieograniczonego - na usługę polegającą na udzielenie kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań - stwierdzając, co następuje:  W dniu 25 stycznia 2012 roku Rada Gminy w Zadzimiu podjęła uchwałę nr XV/102/12 upoważniającą Wójta Gminy Zadzim do zaciągnięcia kredytu długoterminowego w kwocie 1.447.622,00 zł, na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W ww. uchwale wskazano, że spłata kredytu nastąpi z dochodów własnych i subwencji ogólnej w latach 2013-2027.  W dniu 7 lutego 2012 roku Urząd Gminy w Zadzimiu wystąpił do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z wnioskiem o wydanie opinii w zakresie możliwości spłaty kredytu długoterminowego w ww. wysokości. Uchwałą nr IV/57/2012 z dnia 8 marca 2012 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wyraził pozytywną opinię, co do możliwości spłaty kredytu zaciąganego w wysokości 1.447.622,00 zł przez Gminę Zadzim.  Pierwsze ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w dniu 14 lutego 2012 roku w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 44646 oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy w Zadzimiu. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zamieszczona na stronie internetowej Gminy.  W dniu 22 lutego 2012 roku pod numerem 53042 w Biuletynie Zamówień Publicznych opublikowano ogłoszenie o zmianie ogłoszenia z dnia 14 lutego 2012 roku. Zmianie uległy: karencja w spłacie odsetek z 30 czerwca 2013 roku na 28 lutego 2013 roku oraz termin składania ofert z 27 lutego na 2 marca 2012 roku. Do dnia 2 marca 2012 roku nie wpłynęła żadna oferta w związku z ogłoszonym zamówieniem.  Zarządzeniem nr 71/VI/12 z dnia 1 marca 2012 roku, Wójt Gminy Zadzim powołał komisję przetargową do przeprowadzenia przetargu na „Udzielenie kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań”. W skład komisji weszły następujące osoby: Sławomir Wawrzyniak - przewodniczący, Kazimiera Wodzińska - sekretarz, Sylwia Herman - członek. Członkowie komisji wraz z Wójtem Gminy Zadzim jako kierownikiem zamawiającego, złożyli pisemne oświadczenia, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 113, poz. 759 ze zm.).  Drugie ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane dnia 6 marca 2012 roku w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 68108-2012 i na stronie internetowej Urzędu Gminy w Zadzimiu: www.gminazadzim.pl. Specyfikację istotnych warunków zamówienia została zamieszczona na stronie internetowej www.gminazadzim.pl od dnia 6 marca 2012 roku do dnia 14 marca 2012 roku.  Postępowanie o udzielenie ww. zamówienia przeprowadzono w trybie przetargu nieograniczonego. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentu określającego

______161

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

wartość szacunkową przedmiotu zamówienia. Kontrolujący stwierdzili nieprzestrzeganie przez zamawiającego art. 32 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przepis ten nakłada na zamawiającego obowiązek ustalenia całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, z należytą starannością. Tym samym, to na zamawiającym spoczywa ciężar prawidłowego ustalenia prognozowanego wynagrodzenia należnego wykonawcy z tytułu wykonania zamówienia, która to czynność jest jednym z pierwszych działań zamawiającego, poprzedzających wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający powinien zwrócić szczególną uwagę na metodę ustalenia wartości szacunkowej odpowiednią dla danego zamówienia, jak również na konsekwencje dla dalszych losów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wynikające z nieprawidłowego ustalenia wartości szacunkowej czy też nieustalenia tej wartości w ogóle. Jeśli przyjmiemy, że szacunkowa wartość zamówienia wynosi ponad 14.000 euro (wysoka kwota kredytu jak i 15-letni okres spłaty), to brak oszacowania nie pozwala ustalić, które regulacje prawne zawarte w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których uzależniony jest obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. nr 282, poz. 1649) - znajdują zastosowanie do prowadzonego przez zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jest to bardzo istotne ze względu na ustalenie publikatora, w którym ukazuje się ogłoszenie o zamówieniu, obowiązku wniesienia wadium, terminów składania ofert, jak również wniesienia przez wykonawcę odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. Są to kwestie niezwykle ważne dla przebiegu każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. O znaczeniu ustalenia wartości zamówienia wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 17 listopada 2009 r. (sygn. akt: KIO/UZP 1400/09) następująco: „ Zwrócić ponadto należy uwagę, że wartość szacunkowa zamówienia ustalana – jak podniesiono – przed wszczęciem postępowania – ma przede wszystkim znaczenie dla proceduralnych ustaleń zamawiającego, co do zasad prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (wartość zamówienia powyżej progów UE, czy poniżej; ustalenie odpowiednich terminów na składanie ofert, publikacji ogłoszenia o zamówieniu itd.)”. Wyjaśnienie Skarbnik Gminy Zadzim w sprawie nieoszacowania wartości zamówienia publicznego pod nazwą: „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim” stanowi załącznik nr 56 protokołu kontroli. Wyjaśnienie Kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego w sprawie braku oszacowania wartości zamówienia publicznego „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego” stanowi załącznik nr 57 protokołu kontroli.  Jedyna oferta - jaka wpłynęła - opiewała na kwotę 948.794,54 zł. Po przeliczeniu tej kwoty według średniego kursu złotego – 4,0196 – stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych, zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 roku (Dz. U. nr 282, poz. 1650), daje wartość 236.042,03 euro. Tymczasem progowa wartość, od której uzależnia się

______162

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, określona przez Prezesa Rady Ministrów w rozporządzeniu z dnia 16 grudnia 2011 roku w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których uzależniony jest obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej - dla usług wynosi 200.000 euro. Pozwala to sądzić, że staranne oszacowanie przedmiotu zamówienia na podstawie art. 32 ust. 1, pozwoliłoby na przeprowadzenie przetargu zgodnie z art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z przepisami przytoczonymi wcześniej.  Jako kryterium oceny ofert wskazano cenę (znaczenie 100 %), na którą składają się następujące elementy wymienione w SIWZ: oprocentowanie, marża bankowa, prowizja przygotowawcza, jednorazowa prowizja bankowa i inne). Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje zamawiający zatwierdzając propozycję komisji przetargowej, która dokona oceny, czy wykonawcy spełniają wymagane warunki oraz oceni złożone oferty na podstawie ww. kryterium jakim jest cena.  Przedmiotem zamówienia zgodnie z SIWZ było udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 1.447.622 zł. Okres kredytowania wynosi 15 lat. Karencja w spłacie kapitału do 31 marca 2013 roku. Spłata kapitału oraz odsetek w okresach kwartalnych od 30 czerwca 2013 roku do 31 grudnia 2027 roku. W SIWZ określono oprocentowanie kredytu wyliczone w oparciu o stałą stopę oprocentowania WIBOR 1M na dzień 5 marca 2012 roku w wysokości 4,73 % powiększoną lub pomniejszoną o oferowaną marżę niezmienną w okresie kredytowania. Zamawiający zastrzegł sobie przedterminową możliwość spłat kredytu bądź odsetek bez dodatkowych opłat. Jako formę zabezpieczenia kredytu wskazano weksel in blanco. W SIWZ zawarto wszystkie informacje wymagane art. 36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych dla zamówień poniżej progu UE. Ustalono, że zamawiający oceni oferty na podstawie kryterium ceny z wagą 100% i wybierze spośród ofert ważnych ofertę z najniższą ceną. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 14 marca 2012 roku do godz. 11:00 w siedzibie zamawiającego, zaś ich otwarcia na godz. 11:30 tego samego dnia. W SIWZ określono, że zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. Zgodnie z art.45 ust.1 zamawiający żąda od wykonawcy wniesienia wadium w sytuacji, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 ustawy Pzp.  Komisja przetargowa w dniu 14 marca 2012 roku dokonała otwarcia ofert. Przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie w wysokości 1.447.622,00 zł. Do upływu terminu składania ofert wpłynęła 1 oferta.  W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja, jako najkorzystniejszą, oceniła jedyną ofertę złożoną przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach, która zawierała cenę ofertową brutto – 948.794,54 zł.  Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego również budzi zastrzeżenia kontrolujących. W pozycji 2 punkcie 2 protokołu zamawiający podał wartość zamówienia w kwocie 1.447.622,00 zł. Powyższa kwota była zbieżna z kwotą kredytu. Zdaniem kontrolujących

______163

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

jest to kwota samego kredytu, tj. wysokość środków, które zamawiający zamierza pozyskać. Rozumienie wartości zamówienia na usługi bankowe jako wartości pozyskanych środków pieniężnych, a nie potencjalnych odsetek i innych podobnych opłat narusza to przepisy art.34 ust. 4 ustawy Pzp stanowiące, że jeżeli zamówienie obejmuje usługi bankowe wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia z zastrzeżeniem, że jeśli zamówienia udziela się na czas dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia. W pozycji 2 punkcie 3 protokołu wskazano, że wartość zamówienia została ustalona w dniu 6 marca 2012 na podstawie wyceny. Tymczasem kontrolującym nie przedstawiono żadnej wyceny. W pozycji 8 punkcie 1 protokołu wskazano, że bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie w wysokości 1.447.622,00 zł. Jest to kwota znacząco przewyższająca ofertę banku.  W dniu 15 marca 2012 roku zamawiający powiadomił wykonawcę pisemnie o wyborze najkorzystniejszej oferty. Z protokołu wynika, że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 27 marca 2012 roku pod numerem 116664-2012. Kontrolującym przedstawiono również wydruk ze strony Urzędu Zamówień Publicznych ww. ogłoszenia. Zdaniem kontrolujących dokument ten budzi zastrzeżenia natury formalnej, gdyż w nazwie nadanej zamówieniu przez zamawiającego wskazany jest: „Zakup i sukcesywna dostawa węgla kamiennego (miału) dla potrzeb kotłowni Zespołu Szkół w Zadzimiu i Urzędu Gminy w Zadzimiu”. W rodzaju zamówienia wskazano: „dostawy” zamiast „usługa”, zaś w przedmiocie zamówienia jest mowa o kredycie długoterminowym w wysokości 1.447.622,00 zł. Kontrolujący stwierdzili, iż na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 116664- 2012 w dniu 13 kwietnia 2012 roku opublikowane zostało ogłoszenie o udzielenie zamówienia pn. „Przebudowa drogi gminnej 111011E Chodaki-Iwonie-Piotrów, odcinek Piotrów-Iwonie – II etap”, które zostało opisane w dalszej części protokołu w punkcie 6. Akta kontroli [A-34, s.1-4]: Kserokopie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia pn. „Udzielenie i obsługę kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim” oraz pn. „Przebudowa drogi gminnej 111011E Chodaki-Iwonie-Piotrów, odcinek Piotrów-Iwonie – II etap”, opublikowanego w BZP pod numerem 116664-2012 w dniu 13 kwietnia 2012 roku. W związku z powyższym należy stwierdzić, że dokument przedłożony kontrolującym był niezgodny ze stanem faktycznym i został sporządzony przez pracowników Urzędu Gminy na potrzeby kontroli. Wyniki kontroli potwierdziły, że w rzeczywistości nie dokonano publikacji ogłoszenia o udzieleniu ww. zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Akta kontroli [A-35 s.1-119]: Kserokopie dokumentów dotyczących zamówienia publicznego pod nazwą: „Udzielenie i obsługę kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim” . Wyjaśnienia Kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego w sprawie: [1] sporządzenia protokołu z postępowania pod nazwą: „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego”; [2] braku publikacji zamówienia publicznego stanowią załącznik nr 58.

______164

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Wyjaśnienia Kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego złożone w dniu 26 kwietnia 2013 roku (trzy sztuki) stanowią załącznik nr 59 protokołu kontroli.

5.2. Wydatki z tytułu dostaw

Na podstawie dowodów księgowych przedłożonych kontrolującym (faktury VAT wystawione przez Spółkę z o.o. Łódź JTB oznaczone numerami: FV/AN/223/12/L/SPK z dnia 18 czerwca 2012 roku oraz FV/AN/322/12/ L/SPK z dnia 6 lipca 2012 roku) – stwierdzono, że jednostka dokonała zakupu samochodu marki SKODA OCTAVIA TOUR II SEDAN, rok produkcji 2012, pojemność silnika 1595 cm 3, za cenę 46.701,00 zł – z pominięciem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W wyjaśnieniu złożonym kontrolującym kierownik Referatu Inwestycyjno- Komunalnego stwierdził, że przed zawarciem umowy o zakup samochodu sprawdził na stronach internetowych oferty sprzedaży nowych samochodów oraz telefonicznie dokonał badania rynku, lecz nie dysponuje dokumentacją poświadczającą ten fakt. Wyjaśnienie kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego Mariana Ufnalskiego z dnia 16 maja 2013 roku złożone na okoliczność nie posiadania dokumentacji dotyczącej badania rynku wraz z kserokopiami faktur za zakup samochodu osobowego stanowi załącznik nr 60 protokołu kontroli.

6. Wydatki inwestycyjne

Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2011-2012

2011 rok 2012 rok Plan Plan Rozdział § Wykonanie Wykonanie po zmianach po zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 60016 6050 1.324.672 1.316.056 1.597.324 1.597.324 25 60016 6057 824.750 824.748 60016 6059 305.770 305.726 60078 6050 430.722 430.372 75023 6060 20.500 20.500 75410 6170 10.000 10.000 75412 6060 100.000 100.000 75495 6060 7.000 7.000 80101 6050 200.000 188.722 70.000 61.824 90001 6050 100.000 98.500 92605 6057 283.590 283.527 92605 6059 308.810 308.806 RAZEM: 3.878.314 3.856.457 1.704.824 1.796.145 26 WYDATKI BUD ŻETOWE 18.005.631 17.120.790 16.602.401 16.215.842 27

25 Według ewidencji księgowej Gminy Zadzim wykonanie wydatków stanowiło kwotę 1.596.821 zł. 26 Według ewidencji księgowej Gminy Zadzim – 1.696.145 zł.

______165

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

OGÓŁEM: Udział wydatków inwestycyj - 28 21,54 16,69 10,27 11,08 nych w wydatkach ogółem (%): Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte). W porównaniu do 2011 roku, w którym wydatkowano na inwestycje 3.856.457 zł, zauważalne jest znaczne ograniczenie wydatków inwestycyjnych w 2012 roku. Wydatki inwestycyjne w 2012 roku stanowiły kwotę 1.796.145 zł, w tym: środki własne – 492.724 zł. Udział wydatków inwestycyjnych w wydatkach ogółem Gminy Zadzim stanowił 11,08 %. Ograniczenia finansowania inwestycji wynikają przede wszystkim z kształtowania się dochodów majątkowych na 2012 rok oraz konieczności utrzymania wskaźników wynikających z WPF.

Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2011-2012

Źródła pochodzenia i kwoty uzyskanych i wydatkowanych środków na inwestycje w kontrolowanym okresie przedstawiono w poniżej zamieszczonej tabeli: Źródła 2011 rok 2012 rok finansowania inwestycji (zł) (zł) Środki własne z bud żetu 2.165.063 788.621 Dotacje 1.006.394 492.724 Środki z bud żetu Unii Europejskiej 685.000 414.800 RAZEM: 3.856.457 1.696.145

Szczegółowe zestawienie źródeł finansowania inwestycji w poszczególnych działach i rozdziałach w latach 2011-2012 przedstawiono w załączniku nr 61 protokołu kontroli.

Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych

Ewidencja wydatków inwestycyjnych została szczegółowo opisana przy omawianiu zagadnień związanych z urządzeniami księgowymi.

Organizacja procesu inwestycyjnego

Zgodnie ze strukturą organizacyjną kontrolowanej jednostki oraz zakresem czynności nr UG.220.70.2012 z dnia 1 lutego 2012 roku za proces inwestycyjny – odpowiada MARIAN UFNALSKI - kierownik Referatu Inwestycyjno-Komunalnego, któremu przypisano, między innymi: [1] opracowywanie planów finansowych zadań inwestycyjnych, [2] czuwanie nad realizacją zadań inwestycyjnych, [3] ocenianie projektów inwestycyjnych, [4] prowadzenie rejestru zamówień publicznych, rejestru umów zawartych na podstawie przetargów, pełnienie funkcji doradcy dla pozostałych pracowników w zakresie zamówień publicznych , [5] opracowywanie projektów specyfikacji istotnych warunków zamówienia na wykonanie określonego zadania, [6] organizowanie odbiorów technicznych zadania i gromadzenie dokumentacji w tym zakresie, [7] sporządzanie wniosków na

27 Według ewidencji księgowej Gminy Zadzim – 16.215.842 zł. 28 Według ewidencji księgowej Gminy Zadzim – 11,08%.

______166

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

finansowanie zadań inwestycyjnych ze środków budżetu państwa i funduszy unijnych. Zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim nr 109/VI/2012 z dnia 20 listopada 2012 roku ustalone zostały procedury udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 14.000 euro, które weszły w życie z dniem 1 grudnia 2012 roku. Natomiast – do dnia rozpoczęcia kontroli – jednostka nie opracowała regulaminu udzielania zamówień publicznych, do których zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 ze zm.). Z rocznych sprawozdań, o których mowa w art. 98 ustawy, przekazanych Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych wynika, że zamawiający w latach 2011-2012 udzielił odpowiednio: [1] w 2011 roku ogółem 10 zamówień publicznych o wartości netto na łączną kwotę 3.684.210,38 zł, z tego: 1.137.310,38 zł na 5 robót budowlanych, 328.900,00 zł – na 3 dostawy i 2.218.000,00 zł – na 2 usługi; [2] natomiast w 2012 w roku – udzielono ogółem 7 zamówień publicznych o wartości umów netto 3.089.148,21 zł, z tego: 2 na roboty budowlane o wartości 1.167.095,88 zł, 3 na dostawy – 429.445,74 zł i 2 - na usługi o wartości 1.492.606,59 zł. Zestawienie zamówień publicznych udzielonych w latach 2011 i 2012 przez Gminę Zadzim stanowi załącznik nr 62 do protokołu kontroli.

Kontrola realizacji wybranych inwestycji

Inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi kontrolą objęli: [1] zlecanie prac remontowych na drogach gminnych wydatki oraz największą inwestycję realizowaną przez Gminę Zadzim - rozliczoną w okresie podlegającym kontroli, mianowicie: [2] „Przebudowa drogi gminnej 111011 E Chodaki-Iwonie-Piotrów, odcinek PIOTRÓW-IWONIE – etap II” – przetarg nieograniczony na roboty budowlane. Ad [1] Roboty budowlane polegające na remoncie dróg gminnych Na podstawie obrotów księgi głównej - obrotów zaewidencjonowanych na koncie 201/45 w 2012 roku, dokumentów księgowych (faktury, wyciągi bankowe, przelewy itp.) oraz innych dokumentów źródłowych przedłożonych przez pracowników Referatu Inwestycyjno-Komunalnego - kontrolujący stwierdzili, iż Gmina Zadzim wypłacała wynagrodzenie wykonawcom robót budowlanych, którym udzielono zamówienia bez właściwego oszacowania wartości zamówienia, z pominięciem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności poniżej opisanych przypadków:  W dniu 29 marca 2012 roku kontrahent zaewidencjonowany na koncie 201/45 - Andrzej Włodarczyk spółka jawna WŁODAN w Porszewicach – przedłożył do Urzędu Gminy fakturę VAT nr 45/D/12, na podstawie której obciążył jednostkę kwotą w wysokości 69.076,80 zł za remont nawierzchni drogi gminnej w miejscowości Dąbrówka D. Termin zapłaty - wynikający z faktury - przypadał na dzień 11 kwietnia 2012 roku. Potwierdzenia wykonania robót na odwrocie dowodu księgowego dokonał Marian Ufnalski stwierdzając wykonanie remontu drogi zgodnie z protokołem odbioru z dnia

______167

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

28 marca 2012 roku. W pkt. 3 wspomnianego protokołu odbioru robót drogowych zapisano: „zakres wykonanych robót jest zgodny ze zleceniem z dnia 28 lutego 2012 roku, w związku z czym odbiór został dokonany”. Do dnia zakończenia kontroli kontrolującym nie przedłożono zlecenia, o którym mowa wyżej, oraz dokumentacji dotyczącej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego poprzedzającego zlecenie ww. firmie prac remontowych, jak również dokumentu, na podstawie którego oszacowano wartość zamówienia. Zapłaty za fakturę dokonano w dniu 17 maja 2012 roku (WB nr 264/143), tj. 37 dni po terminie, księgując wydatek na kontach: Wn 402 i Ma 201/45 oraz Wn 201/45 i Ma 130. AKTA KONTROLI nr [A-36, s.1-4]: Kserokopia faktury VAT nr 45/D/12 z dnia 29 marca 2012 roku; protokół odbioru robót drogowych; polecenie przelewu z dnia 17 maja 2012 roku.  W dniu 12 września 2011 roku Wójt Gminy Zadzim zlecił firmie Andrzej Włodarczyk spółka jawna WŁODAN w Porszewicach remont i konserwację mostów na rzekach w ciągu dróg gminnych w miejscowościach: Bąki, Ruda Jeżewska, Iwonie, Zaborów i Skęczno, ustalając wynagrodzenie wykonawcy w wysokości 63.283,50 zł brutto . Natomiast z protokołu zamówienia publicznego (pkt 5), którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro – przekazanego kontrolującym przez kierownika Referatu Inwestycyjno- Komunalnego Mariana Ufnalskiego – wynika, iż zamówienie zostanie udzielone ww. wykonawcy „za cenę brutto 34.120,20 zł”. Do dnia zakończenia kontroli kontrolującym nie przedłożono dokumentu, na podstawie którego oszacowano wartość zamówienia. Na podstawie wyciągu bankowego WB nr 154/43 oraz obrotów na koncie 201/45 stwierdzono, iż zapłaty wykonawcy zadania w kwocie 63.283,50 zł kontrolowana jednostka dokonała w dniu 26 marca 2012 roku (dz.600 rozdz.60016 § 4300). AKTA KONTROLI nr [A-37, s.1-3]: Kserokopia zlecenia nr 2214.6/2011 z dnia 12 września 2011 roku, protokół zamówienia publicznego (pkt 5), którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, obroty na koncie 201/45 – wyciąg księgi głównej za 2012 rok).  Podobne zastrzeżenia jak wyżej, kontrolujący wnoszą do robót budowlanych zleconych przez Wójta Gminy Włodzimierza Owczarka na wykonanie przez firmę WŁODAN remontów dróg gminnych, określonych w zleceniach: nr 2214.10.2012 z dnia 27 listopada 2012 roku, nr 2214.6.2011 z dnia 20 września 2011 roku i nr 2214.6.2011 z dnia 22 sierpnia 2011 roku (ten sam numer zlecenia jak w przypadku zlecenia 20 września 2011 roku) – bez uprzedniego oszacowania wartości zamówienia. AKTA KONTROLI nr [A-38, s.1-9]: Kserokopia zleceń nr 2214.10.2012 z dnia 27 listopada 2012 roku, nr 2214.6.2011 z dnia 20 września 2011 roku i nr 2214.6.2011 z dnia 22 sierpnia 2011 roku wraz z wydrukiem obrotów na koncie 201/45. Z oświadczenia złożonego przez kierownika Referatu Inwestycyjno- Komunalnego Mariana Ufnalskiego wynika, że wartości zamówienia – w opisanych przypadkach – dokonywał na podstawie „własnej wyceny

______168

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

określanej na podstawie podobnych robót z lat poprzednich i na powyższe roboty nie były wykonywane kosztorysy”. Wyjaśnienie kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego Mariana Ufnalskiego z dnia 14 maja 2013 roku złożone na okoliczność nie posiadania kosztorysów inwestorskich stanowi załącznik nr 63 protokołu kontroli. Należy zauważyć, że ustalenie wartości zamówienia jest kluczową czynnością dla przesądzenia konieczności stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, jak również dla prawidłowego wyboru procedury uproszczonej, pełnej lub zaostrzonej. W ustawie - Prawo zamówień publicznych przepisy art. 32-34 regulują sposób ustalania wartości zamówienia przez zamawiającego, wprowadzając do ustawy rozwiązania zgodne z odpowiednimi regulacjami dyrektyw. Artykuł 33 ustawy podaje sposób ustalania przez zamawiającego wartości zamówienia na roboty budowlane. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy Prawo budowlane, zamawiający winien sporządzić kosztorys inwestorski lub dokument zawierający planowane koszty robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym. Metody i podstawy sporządzenia kosztorysu inwestorskiego oraz obliczania planowanych kosztów robót budowlanych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 roku w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz.U. nr 130, poz. 1389). W przypadku robót budowlanych polegających na zaprojektowaniu i wykonaniu robót budowlanych w rozumieniu prawa budowlanego zamawiający ustala wartość zamówienia na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych. Metody i podstawy obliczania tych planowanych kosztów zostały określone we wspomnianym rozporządzeniu. Ponadto zamawiający przy ustalaniu wartości zamówienia na roboty budowlane jest obowiązany uwzględnić (wliczyć) wartość dostaw, jakie odda do dyspozycji wykonawcy. Jest to sytuacja, w której zamawiający, z różnych względów, zakupił lub w inny sposób nabył materiały lub ich część do wykonania robót budowlanych i zamierza przekazać je wykonawcy w celu użycia do wykonania robót. Należy zauważyć, że w żadnym z opisanych przypadków, nie zawarto z wykonawcami pisemnych umów na realizację zleconych robót budowlanych. Zagadnienia dotyczące obowiązku zawierania umów zostały uregulowane w regulaminie dotyczącym zasad dokonywania zakupu dostaw, usług i robót budowlanych o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000,00 zł – zatwierdzonym przez Wójta Gminy Zadzim zarządzeniem nr 109/VI/2012 z dnia 20 listopada 2012 roku. Zgodnie z postanowieniami regulaminu – zamówienia, których przedmiotem są dostawy i usługi o wartości równej lub przekraczającej kwotę 5.000,00 zł – realizuje się po zawarciu umowy pisemnej. W przypadku zamówień na roboty budowlane – bez względu na wartość – umowa w formie pisemnej ma charakter obligatoryjny. AKTA KONTROLI nr [A-39, s.1-5]: Kserokopia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartość i nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro oraz zakresu czynności

______169

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Mariana Ufnalskiego - kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego z dnia 1 lutego 2012 roku .

Odpowiedzialność za powyżej opisane nieprawidłowości ponoszą: kierownik Referatu Inwestycyjno-Komunalnego Marian Ufnalski , któremu - zgodnie z zakresem czynności nr UG.220.70.2012 z dnia 1 lutego 2012 roku - powierzono zagadnienia związane z udzielaniem zamówień publicznych; Wójt Gminy Włodzimierz Owczarek oraz Skarbnik Gminy Kazimiera Wodzińska – jako osoby odpowiedzialne za nadzór i kontrolę w tym zakresie.

Ad [2] „Przebudowa drogi gminnej 111011 E Chodaki-Iwonie-Piotrów, odcinek PIOTRÓW- IWONIE – etap II” – przetarg nieograniczony na roboty budowlane Rada Gminy w Zadzimiu uchwałą nr XI/64/11 z dnia 3 października 2011 roku postanowiła ująć w planie budżetu na 2012 rok i zabezpieczyć środki w kwocie 1.057.100,00 zł na realizację zadania pn. „Przebudowa drogi gminnej 111011 E Chodaki-Iwonie-Piotrów, odcinek PIOTRÓW-IWONIE – etap II”, realizowanego w ramach Narodowego Programu Przebudowy Dróg Lokalnych – II etap BEZPIECZEŃSTWO-DOSTĘPNOŚĆ-ROZWÓJ. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy Zadzim. Na mocy umowy nr 8/NPPDL/FE-IV/2012 zawartej w dniu 26 kwietnia 2012 roku pomiędzy Wojewodą Łódzkim Jolantą Chełmińską a Włodzimierzem Owczarkiem – Wójtem Gminy Zadzim, kontrolowana jednostka otrzymała z budżetu państwa dotację celową w wysokości 375.272,11 zł na dofinansowanie ww. zadania. Wysokość dotacji nie mogła stanowić więcej niż 30% kosztów kwalifikowalnych zadania, tj. środków finansowych przeznaczonych na wykonanie: robót budowlanych polegających na przebudowie, budowie lub remoncie realizowanej drogi, a także inne towarzyszące im prace w pasie drogowym takiej drogi, służące poprawie bezpieczeństwa ruchu, z wyjątkiem infrastruktury technicznej nie związanej z drogą. Całkowita wartość zadania wynosiła: 1.250.907,06 zł, z czego środki własne Gminy stanowiły: 875.634,95 zł. W dniu 16 lutego 2012 roku zamawiający wszczął postępowanie o udzielenie zamówienia na roboty budowlane (pkt II.1.2 ogłoszenia) w trybie przetargu nieograniczonego poprzez: [1] opublikowanie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 46850-2012 oraz [2] zamieszczenie na własnej stronie internetowej. Ponadto – zgodnie z wyjaśnieniem złożonym przez M.Ufnalskiego – ogłoszenie wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy na okres od 16 lutego do 15 marca 2012 roku. Oświadczenie Mariana Ufnalskiego złożone w dniu 2 maja 2012 roku na okoliczność zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy stanowi załącznik nr 64 protokołu kontroli. Termin składania ofert ustalono do dnia 15 marca 2012 roku, godz.10:00. Termin zakończenia realizacji zadania: 31 lipca 2012 roku. Jako kryterium oceny ofert wskazano: cenę – 90% oraz okres gwarancji – 10 %. Zamawiający wymagał wniesienia wadium w wysokości 25.000,00 zł.

______170

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Specyfikację istotnych warunków zamówienia sporządził Marian Ufnalski - kierownik Referatu Inwestycyjno-Komunalnego, a zatwierdził Wójt Gminy w dniu 16 lutego 2012 roku, którą następnie zamieszczono na stronie internetowej zamawiającego w dniach na okres od 26 lutego do 15 marca 2012 roku. W pkt IV SIWZ wskazano, iż przedmiotem zamówienia jest II etap przebudowy drogi gminnej nr 111011E Chodaki – Iwonie – Piotrów odcinek Piotrów – Iwonie o długości 1482,0 mb. W zakres zadania wchodzą: [1] Roboty przygotowawcze (roboty geodezyjne, pomiarowe karczowanie krzaków i pni, ciecie szczelin, rozbiórka przepustów i podbudowy, wywóz gruzu), [2] roboty ziemne w ilości 7 660,00 m 3, [3] budowa przepustu O 60 o dł. 19 mb, [4] wykonanie podbudowy z kruszywa łamanego stabilizowanego mechanicznie o grubości 20 cm w ilości 8 170,00 m 2, [5] czyszczeni i skropienie podbudowy emulsją w ilości 8 170,00 m 2, [6] wykonanie warstwy wiążącej z betonu asfaltowego o grubości 7 cm w ilości 7 725,00 m 2, [7] skropienie emulsją w ilości 7 725,00 m 2, [8] wykonanie warstwy ścieralnej z betonu asfaltowego o grubości 5 cm w ilości 7426,00 m 2, [8] umocnienie poboczy i zjazdów mieszanką kruszywa naturalnego o grubości 20 cm w ilości 2742,00 m 2, [9] umocnienie poboczy i zjazdów destruktem asfaltowym o grubości 12 cm w ilości 2 m 2, [10] chodniki 280,00 m 2, [11] zjazdy 880,00 m 2, [12] rowy i ścieki 2614,00 mb, [13] urządzenia bezpieczeństwa ruchu (projekt organizacji, zamontowanie i ustawienie tablic i znaków), [14] roboty uzupełniające (montaż linii, lamp i opraw oświetleniowych, ustawienie koszy i ławek, nasadzenia krzewów i drzewek , przełożenie wodociągu i regulacja studzienek).

Projektowany odcinek drogi ma długość 1482,0 mb, szerokość jezdni 5,0 mb. W pkt.VI SIWZ opisano warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, mianowicie o udzielenie zamówienia mogli ubiegać się wykonawcy, którzy spełnią warunki, dotyczące:  posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania (wymagane było złożenie aktualnego odpisu z właściwego rejestru),  posiadania wiedzy i doświadczenia (wymagane było wykazanie przez wykonawcę, że w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia postępowania, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej trzy roboty budowlane, których przedmiotem była odbudowa, budowa lub przebudowa dróg o wartości minimum 1 200 tys. zł (netto) każda oraz przedłożenie dokumentów potwierdzających że roboty zostały wykonane należycie, zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone;  dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym (wymagano wykazania się dysponowaniem wytwórnią masy bitumicznej lub przedstawienia pisemnego zobowiązania innych podmiotów o dostawie mieszanki z wytwórni oraz złożenia wykazu niezbędnego sprzętu do wykonania powyższego zamówienia (równiarka, koparka, rozkładarka masy i tłucznia, walce, samochody i ciągniki siodłowe);  dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (wymagane było wykazanie przez wykonawcę, że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania niniejszego zamówienia spełniającymi co najmniej następujące wymagania (przynajmniej 1 osoba): posiadają uprawnienia budowlane do kierowania robotami budowlanymi bez ograniczeń w zakresie robót drogowych oraz przynależą do właściwej izby samorządu zawodowego);

______171

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 sytuacji ekonomicznej i finansowej (ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności w wysokości minimum 1.500 tys. zł). Zarządzeniem nr 72/VI/12 z dnia 1 marca 2012 roku Wójt Gminy powołał trzyosobową komisję przetargową, której przewodniczył Marian Ufnalski. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, tj. 1.500.000,00 zł. Wartość zamówienia została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego opracowanego we wrześniu 2011 roku przez Józefa Borkiewicza (upr. budowlane nr ewid. 25/00/WŁ) i stanowiła wartość 1.490.034,30 zł brutto (netto 1.211.410,00 zł + podatek VAT 278.624,30 zł), która stanowiła równowartość 370.692,18 euro. Kierownik zamawiającego oraz członkowie komisji przetargowej w dniu 15 marca 2012 roku złożyli oświadczenia, o których mowa w art.17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Do upływu terminu wyznaczonego przez zamawiającego, tj. 15 marca 2012 roku, wpłynęło 8 ofert: 1) Firma STARBAG Spółka z o.o. z Pruszkowa – cena 2.232.295,55 zł brutto, okres gwarancji 60 miesięcy; 2) SKANSKA S.A. z Warszawy – cena 1.658.040,00 zł brutto, okres gwarancji 60 miesięcy; 3) DROMAG Spółka z o.o. Poręby – cena 1.695.480,02 zł brutto, okres gwarancji 60 miesięcy; 4) Przedsiębiorstwo Robót Inżynieryjno-Drogowych TURDROG z Turku – cena 1.363.713,18 zł brutto, okres gwarancji 60 miesięcy; 5) MARKBUD Spółka z o.o. z Poddębic – cena 1.027.230,87 zł brutto, okres gwarancji 60 miesięcy; 6) Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A. z Poddębic – cena 1.280.017,95 zł brutto, okres gwarancji 60 miesięcy; 7) Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostów z Sieradza – cena 1.509.990,44 zł brutto, okres gwarancji 36 miesięcy; 8) WŁODAN Andrzej Włodarczyk spółka jawna w Porszewicach – cena 1.221.123,56 zł brutto, okres gwarancji 60 miesięcy. W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego wybrano ofertę nr 5 Spółki z o.o. MARKBUD z Poddębic. Wartość złożonej oferty: 1.027.230,87 zł brutto Wybrana oferta spełniała wymagania postępowania przetargowego na podstawie kryterium wyboru: cena – 90% i okres gwarancji – 10%, uzyskując 300 punktów. Punktacja pozostałych ofert przedstawiała się następująco:  WŁODAN Andrzej Włodarczyk 257,13 pkt,  Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A. z Poddębic – 246,69 pkt,  Przedsiębiorstwo Robót Inżynieryjno-Drogowych TURDROG z Turku – 233,37 pkt,  Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostów z Sieradza – 201,69 pkt,  SKANSKA S.A. z Warszawy – 197,28 pkt,  DROMAG Spółka z o.o. Poręby – 193,59 pkt,  STARBAG Spółka z o.o. – 154,26 pkt.

______172

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Prace komisji przetargowej zakończyły się w dniu 15 marca 2012 roku. Prace komisji przetargowej oraz wynik postępowania zatwierdził Wójt Gminy w dniu 13 kwietnia 2012 roku. Pismem znak: 341-2/2012 z dnia 16 marca 2012 roku zamawiający poinformował na piśmie wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zawiadomienie o wyborze zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz zamieszczone na stronie internetowej w dniach 16 marca – 16 kwietnia 2012 roku. Natomiast pismem znak: 341.1.1.2012 z dnia 3 kwietnia 2012 roku Wójt Gminy zaprosił przedstawicieli spółki MARKBUD do stawienia się w Urzędzie w dniu 12 kwietnia 2012 roku w celu podpisania umowy na roboty budowlane, informując jednocześnie wykonawcę, że w przypadku niepodpisania umowy nastąpi przepadek wadium. Jak wynika z wyjaśnień złożonych przez kierownika Referatu Inwestycyjno- Komunalnego Mariana Ufnalskiego – firma MARKBUD, mimo zawiadomienia o wyborze jej oferty jako najkorzystniejszej oraz osobistego doręczenia pisma informującego o terminie podpisania umowy – nie zgłosiła się w wyznaczonym terminie. Wyżej wymieniony wyjaśnił że przedstawiciele firmy „ poinformowali Urząd Gminy w Zadzimiu, że podczas szacowania przedmiotu zamówienia nastąpiła w ich firmie pomyłka i roboty zostały niedoszacowane na kwotę około 200 tys. zł. W związku z powyższym wolą przepadek wadium w wysokości 25 tys. z ł”. Oświadczenie kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego Mariana Ufnalskiego złożone w dniu 2 maja 2012 roku na okoliczność nie podpisania z firmą MARKBUD umowy na roboty budowlane stanowi załącznik nr 65 protokołu kontroli. W dniu 12 kwietnia 2012 roku zawarto umowę nr 2/2012 z firmą WŁODAN Andrzej Włodarczyk spółka jawna Porszewice 31, gm. Pabianice na realizację kompleksowego wykonania inwestycji pn. „Przebudowa drogi gminnej nr 111011E Chodaki–Iwonie–Piotrów, odcinek Piotrów–Iwonie - II etap, za wynagrodzeniem ryczałtowym w kwocie 1.221.123,56 zł brutto (992.783,38 zł netto _ podatek VAT 228.340,18 zł). Umowny termin wykonania przedmiotu umowy określono od 23 kwietnia 2012 do dnia 31 lipca 2012 roku. W dniu 16 kwietnia 2012 roku do wszystkich wykonawców biorących udział w przetargu zostało przesłane pismo znak: 341-2.2.2012 informujące zainteresowanych, że w związku z uchylaniem się wykonawcy, którego oferta została wybrana, od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego – zamawiający wybrał ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, tj. firmą WŁODAN, z którą zawarł w dniu 12 kwietnia umowę o roboty budowlane. Ogłoszenie o udzielenie zamówienia zostało opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 13 kwietnia 2012 roku pod numerem: 116664-2012 (tj. tym samym, o którym mowa w punkcie 5 – Wydatki w zakresie usług i dostaw, ppkt 5.1). W dniu 31 lipca 2012 roku wykonawca zgłosił zadanie do odbioru końcowego, prosząc jednocześnie Urząd o wyznaczenie terminu odbioru. Protokół dopuszczenia do użytkowania oraz odbioru robót drogowych został sporządzony w dniu 14 sierpnia 2012 roku. Komisyjnie dokonano oględzin wykonanych robót, stwierdzając

______173

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

że roboty wykonano zgodnie z warunkami technicznymi i nie stwierdza się żadnych usterek dotyczących robót. Zakres wykonanych robót został potwierdzony z dokumentacją projektową i umową nr 2/2012 z dnia 12 kwietnia 2012 roku. Fakturą nr VAT 182/D/12 z dnia 14 sierpnia 2012 roku firma WŁODAN obciążyła Urząd Gminy kwotą 1.221.123,56 zł za wykonanie przedmiotowego zadania. Termin zapłaty za fakturę wykonawca wyznaczył na dzień 13 września 2012 roku. Na podstawie wyciągu bankowego WB nr 502/16, kontrolujący stwierdzili, że zobowiązanie jednostka uregulowała w dniu 12 września 2012 roku. Wydatek pokryto ze środków własnych w kwocie 854.786,50 zł, natomiast ze środków budżetu państwa – 366.337,06 zł). Zwrotu wadium w kwocie 25.000,00 zł wraz z odsetkami w kwocie 284,90 zł, kontrolowana jednostka dokonała rachunek bankowy firmy WŁODAN w dniu 15 maja 2012 roku, na wniosek wykonawcy zgłoszony na piśmie w dniu 11 maja 2012 roku. Na realizację zadania pn. „Przebudowy drogi gminnej nr 111011E Chodaki–Iwonie– Piotrów, odcinek Piotrów–Iwonie o długości 1482,0 mb - II etap”, Gmina Zadzim poniosła wydatki w łącznej kwocie 1.250.907,06 zł , na które złożyły się:  wynagrodzenie wykonawcy robót – 1.221.123,56 zł (faktur VAT nr 182/D/12 z dnia 14 sierpnia 2012 roku wystawiona przez firmę WŁODAN);  wynagrodzenie inspektora nadzoru inwestorskiego – 29.783,50 zł (faktura VAT nr 1/09/2012 z dnia 4 września 2012 roku wystawiona przez Firmę Projektowo- Wykonawczą LINIA w Aleksandrowie Łódzkim, poprzedzona umową zawartą w dniu 12 kwietnia 2012 roku na pełnienie funkcji inspektora nadzoru, na podstawie której ustalono wynagrodzenie w wysokości 3% zadania inwestycyjnego (netto), tj. 29.783,50 zł brutto). Wydatek pokryto ze środków własnych w kwocie 20.848,45 zł, natomiast ze środków budżetu państwa – 8.935,05 zł). Rozliczenie końcowe inwestycji przedstawia się następująco:  środki z budżetu państwa – 375.272,11 zł (30% - zgodnie z umową nr 8/NPPDL/FE-IV/2012 zawartą pomiędzy Wojewodą Łódzkim a Gminą Zadzim w dniu 26 kwietnia 2012 roku);  środki własne Gminy Zadzim – 875.634,95 zł (70%). Podczas realizacji przedmiotowej Gmina Zadzim nie ponosiła wydatków związanych z etapem przygotowania inwestycji (projekty, kosztorysy), albowiem zostały one włączone do wydatków 2011 roku zaliczonych do rozliczenia I etapu zadania Do dnia zakończenia kontroli niniejszego zagadnienia, tj. 17 maja 2013 roku, jednostka nie sporządziła dokumentu OT potwierdzającego zwiększenie wartości środka trwałego i nie wprowadziła zrealizowanej inwestycji do ewidencji środków trwałych. Powyższe naruszało przepisy art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2011 r., nr 74 poz.397 ze zm.), zgodnie z którym - podatnicy posiadający środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji powinni ujmować je w ewidencji środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych. Składniki majątku należy wprowadzić do ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Test dotyczący badanych zadań inwestycyjnych stanowi załącznik nr 66 protokołu kontroli.

______174

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA

1. Zasady ewidencji składników maj ątkowych

Stosownie do obowiązujących przepisów, wszystkie zwiększenia z tytułu przychodów i podwyższenia wartości początkowej środków trwałych powinny być księgowane po stronie Wn konta 011, a wszystkie rozchody i zmniejszenia wartości początkowej po stronie Ma konta 011. Do konta 011 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą, między innymi: [1] ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych i ewentualnego jej zwiększenia lub zmniejszenia; [2] ustalenie wartości poszczególnych grup środków trwałych określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz.U. z 2010 r. nr 242, poz.1622); [3] obliczenie amortyzacji i umorzenia poszczególnych środków trwałych; ustalenie komórek organizacyjnych Urzędu, którym powierzono środki trwałe. Ewidencja środków trwałych stanowiących własność Gminy Zadzim – począwszy od 2012 roku - prowadzona jest komputerowo w programie ŚRODKI TRWAŁE. Według stanu na dzień 15 maja 2013 roku środki trwałe ewidencjonowano tylko w czterech grupach: grupa 1 – budynki i lokale, grupa 4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, grupa 7 - środki transportu, grupa 8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie. W wyniku kontroli stwierdzono, że jednostka nie objęła ewidencją majątku, który powinien być zarejestrowany w następujących grupach: grupa 0 - grunty, w tym prawo wieczystego użytkowania, grupa 2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej, grupa 6 – urządzenia techniczne.

Stosownie do wymogów wynikających z art.10 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: [1] określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; [2] metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego; [3] sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto

______175

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji; [4] systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Kierownik jednostki powinien ustalić w formie pisemnej i aktualizować dokumentację, o której mowa wyżej. W przedłożonej kontrolującym polityce rachunkowości, wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Zadzim nr 173/V/10 z dnia 30 czerwca 2010 roku, zmienionej przez Wójta Gminy zarządzeniem nr 100/VI/2012 z dnia 8 sierpnia 2012 roku – nie określono zasad ewidencji składników majątkowych.

2. Ubezpieczenie maj ątku

Na podstawie przedłożonych do kontroli polisy nr GB 16579 Towarzystwa Ubezpieczeń Wzajemnych TUW w Łodzi, Oddział w Sieradzu ustalono, że kontrolowana jednostka dokonała ubezpieczenia mienia gminnego w okresie od 13 października 2012 roku do 12 października 2013 roku od: [1] ognia i innych zdarzeń losowych; [2] kradzieży z włamaniem i rabunku; [3] ponadto wykupiła ubezpieczenie komunikacyjne (OC – ogólne). Łączna składka z ww. polisy wyniosła 3.421,00 zł i powinna być uregulowana do dnia 25 października 2012 roku. Na podstawie wyciągu bankowego WB nr 378/1/2012 z dnia 30 października 2012 roku, kontrolujący ustalili, iż zapłaty składki z tytułu zawartych przez Gminę polis ubezpieczeniowych, jednostka dokonała z pięciodniowym opóźnieniem. AKTA KONTROLI [A-40, s.1-6]: Kserokopia wyciągu bankowego nr 378/1/2012 z dnia 30 października 2012 roku; polisa ubezpieczeniowa nr GB 16579 Towarzystwa Ubezpieczeń Wzajemnych Oddział w Sieradzu.

3. Inwentaryzacja

Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu zostały uregulowane w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w życie zarządzeniem Wójta Gminy nr 150/IV/05 z dnia 28 grudnia 2005 roku. Odpowiedzialność za zarządzenie inwentaryzacji, terminowe i prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji ponosi Wójt Gminy Zadzim . Za inwentaryzację w poszczególnych jednostkach budżetowych odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek. W kontrolowanej jednostce przeprowadza się inwentaryzację okresową lub doraźną (w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniającej jej przeprowadzenie, tj. zaistnienia zdarzeń losowych, np. kradzież, powódź, zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej). Inwentaryzacje przeprowadza się w drodze:

______176

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

1) spisu z natury: aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe, materiały, środki trwałe (z wyjątkiem gruntów oraz środków, do których dostęp jest znacznie utrudniony), maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek; 2) uzyskania od i banków pisemnych potwierdzeń prawidłowości wykazanych sald (uzgodnienie sald): środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, udzielonych pożyczek, należności, z wyjątkiem należności spornych, należności od pracowników oraz należności od osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów; 3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku: gruntów stanowiących mienie komunalne, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań pracowników, należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, funduszy i kapitałów, innych aktywów i pasywów nie podlegających spisowi z natury i uzgadnianiu sald. Pełnienie nadzoru nad rocznymi i okresowymi inwentaryzacjami majątku Gminy; prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu oraz księgozbiorów w Urzędzie i podległych jednostkach organizacyjnych i ocechowanie; sporządzanie rozliczeń inwentaryzacji składników majątkowych – przypisano z dniem 1 lutego 2013 roku do zakresu obowiązków Zastępcy Skarbnika SYLWII HERMAN (zakres czynności: UG.220.185.2013).

Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

Kontrolą objęto przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji, przeprowadzonej w 2012 roku, stwierdzając co następuje:

 Wójt Gminy Zadzim zarządzeniem nr 113/VI/12 z dnia 28 grudnia 2012 roku zarządził przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji mającej za zadanie spisanie składników majątkowych w Urzędzie Gminy w Zadzimiu i w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku.

 Spisem z natury należało objąć: środki trwałe, pozostałe środki trwałe w użyciu, materiały, środki pieniężne, papiery wartościowe, druki ścisłego zarachowania według staniu na dzień 31 grudnia 2012 roku.

 W celu zinwentaryzowania ww. składników majątkowych, Wójt Gminy – tym samym zarządzeniem – powołał trzyosobową komisję inwentaryzacyjną, której przewodniczył Marian Ufnalski oraz jeden trzyosobowy zespół spisowy, któremu przewodniczyła Bożena Krajewska. Zadaniem zespołu spisowego było dokonanie - na oddzielnych arkuszach - spisu z natury: środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów, druków ścisłego zarachowania (w kasie) oraz zużytych i popsutych środków nie nadających się do dalszej eksploatacji.

______177

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Kontrolujący nie wnoszą uwag do sposobu przeprowadzenia spisu z natury, który polegał na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury. Dane do arkuszy spisowych wpisywano długopisem. Nie stwierdzono przypadków dokonywania na nich zamazywań i przeróbek. Błędne zapisy usuwano zgodnie z art.22 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, poprzez skreślenie błędnej treści i wpisanie właściwych danych, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. W arkuszach spisowych poza stanem rzeczywistym inwentaryzowanych składników majątku wskazywano: nazwę jednostki, datę sporządzenia spisu z natury, numer arkusza, ilość stwierdzoną w wyniku pomiaru (liczenia, ważenia), podpisy osób dokonujących spisu, imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składnika oraz jej podpis złożony na dowód nie zgłoszenia zastrzeżeń do zespołu spisowego. Arkusze spisu z natury sporządzano w dwóch egzemplarzach. Oryginał przekazano Skarbnikowi Gminy, a kopię - osobie materialnie odpowiedzialnej.

 W § 10 ww. zarządzenia, Wójt zobowiązał kierownika Referatu Finansowo- Podatkowego do wyceny majątku. Natomiast zapisami §§ 11 i 12 - Wójt zobowiązał przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do złożenia sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji oraz – przy współudziale osoby prowadzącej księgi inwentarzowe – do sporządzenia protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji w terminie do dnia 15 lutego 2013 roku. Kontrolującym nie przedłożono protokołu rozliczenia spisu z natury, protokołów weryfikacji, protokołów potwierdzenia sald i innych dokumentów niezbędnych dla udokumentowania inwentaryzacji. Z wyjaśnienia złożonego przez Sylwię Herman w dniu 15 maja 2012 roku wynika, iż inwentaryzacja za 2012 rok obejmowała tylko spis z natury i do tej pory nie rozliczono jej wyników. Natomiast w lakonicznym sprawozdaniu z przebiegu rocznej inwentaryzacji składników majątko- wych – sporządzonym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej Mariana Ufnalskiego - nie wskazano czy wystąpiła nadwyżka lub niedobór w składnikach majątku Gminy. Należy pamiętać, że celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na dany moment, weryfikacja ich gospodarczej przydatności, wycena, a następnie porównanie uzyskanych stanów z ewidencją księgową, rozliczenie i wyjaśnienie różnic. Na podstawie zatwierdzonych przez kierownika jednostki protokołów oraz zawartych w nich wniosków o sposobie rozliczenia dokonuje się odpowiednich korekt w zapisach ewidencji księgowej, tak by odzwierciedlały stan rzeczywisty. AKTA KONTROLI [A-41, s.1-3]: Kserokopia sprawozdania z przebiegu rocznej inwentaryzacji składników majątkowych Gminy według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku.  W wyniku kontroli stwierdzono, że jednostka nie przeprowadziła inwentaryzacji: [1] aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki , w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach

______178

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic ; [2] środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników . Powyższym działaniem kontrolowana jednostka nie dopełniła obowiązku nałożonego przez przepisy art.26 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy o rachunkowości, który obliguje jednostki do zinwentaryzowania ww. składników na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W związku z powyższym zarzutem, Pani Sylwia Herman – Zastępca Skarbnika (zastępca kierownika Referatu Finansowo-Podatkowego) oświadczyła, iż opracowana zostanie instrukcja inwentaryzacyjna, w której szczegółowo zostaną opisane zasady, terminy i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, a począwszy od 2014 roku inwentaryzacja będzie prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wyjaśnienie Sylwii Herman złożone w dniu 15 maja 2012 roku na okoliczność nie przeprowadzenia w 2012 roku inwentaryzacji zgodnie z art.26 ust1 ustawy o rachunkowości stanowi załącznik nr 67 protokołu kontroli.

Należy zauważyć, że za uzgodnienie zapisów ewidencji księgowej z wynikami inwentaryzacji odpowiedzialni są pracownicy działu księgowego. Każdy zapis księgowy powinien być dokonany na podstawie dowodu księgowego, w przypadku inwentaryzacji będzie to np. protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych zatwierdzony przez kierownika jednostki, protokół weryfikacji salda podpisany przez osobę upoważnioną, podpisane przez kontrahenta potwierdzenie salda itd. Kontrolujący nie zdołali zweryfikować pozycji bilansu Urzędu Gminy w Zadzimiu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku dotyczących wartości niematerialnych i prawnych oraz rzeczowych aktywów trwałych (m.in. gruntów , budynków, lokali i obiektów inżynierii lądowej i wodnej) z saldami kont 011, 020, 071 – umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – z uwagi na brak możliwości potwierdzenia zgodności sald na ww. kontach z wartościami wykazanymi w sprawozdaniu finansowym za 2012 rok. W Urzędzie Gminy nie prowadzi się ewidencji gruntów, dróg, mostów i budynków, co potwierdziła na piśmie Zastępca Skarbnika w wyjaśnieniu złożonym w dniu 15 maja 2012 roku. Wyjaśnienie Sylwii Herman złożone w dniu 15 maja 2012 roku na okoliczność nie prowadzenia w Urzędzie Gminy ewidencji gruntów, dróg , mostów oraz budynków stanowi załącznik nr 68 protokołu kontroli. Przykładowo: w przedłożonej do kontroli księdze inwentarzowej dotyczącej środków trwałych w grupie 0 wykazano w dwu pozycjach grunty o łącznej wartości 1.606,00 zł (1.460 zł i 146 zł), nie określając o

______179

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

jaki grunt chodzi (brak jakiejkolwiek charakterystyki), natomiast w poz.A.II.1.1 bilansu wpisano ich wartość w kwocie 792.071,70 zł. AKTA KONTROLI [A-42, s.1-11: Kserokopia księgi inwentarzowej środków trwałych (konto 011) wraz z kserokopią bilansu jednostki budżetowej sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku. Testy dotyczące ewidencji składników majątkowych stanowi załącznik nr 69 protokołu kontroli.

X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń ZAWARTYCH Z JST ORAZ ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA

W wyniku kontroli stwierdzono, że Gmina Zadzim w latach 2011-2012 nie udzielała zarówno pomocy finansowej w formie dotacji na rzecz innych jednostek samorządu terytorialnego, jak i pomocy rzeczowej, o której mowa w art.220 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Natomiast dokonała wpłaty na fundusz celowy policji – 5.000,00 zł z przeznaczeniem na wynagrodzenia policjantów Komendy Powiatowej w Poddębicach z tytułu pełnienia dodatkowej służby (art.13 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 roku o policji). Wójt Gminy Zadzim zawarł z Komendantem Powiatowym Policji w Poddębicach porozumienie, na mocy którego postanowiono przekazać kwotę 5.000,00 zł na Fundusz Wsparcia Policji Komendy Wojewódzkiej Policji w Łodzi, z przeznaczeniem na rekompensatę pieniężną dla policjantów za czas przekraczający normę określoną w art.33 ust.2 ustawy o policji. Zadaniem policjantów było pełnienie ponadnormatywnej służby na terenie Gminy Zadzim w okresie od dnia podpisania porozumienia do dnia 30 listopada 2012 roku. Strony ustaliły rekompensatę za sześciogodzinną służbę ponadnormatywną dla każdego policjanta po 125,00 zł brutto. Zobowiązano Komendanta Powiatowego Policji do przedłożenia Gminie Zadzim – w terminie do dnia 15 stycznia 2013 roku – pisemnego sprawozdania z wykorzystania środków finansowych, z uwzględnieniem ilości policjantów pełniących służby ponadnormatywne w okresie objętym porozumieniem oraz uzyskanych przez nich wyników, w tym liczby zatrzymanych sprawców przestępstw i wykroczeń oraz liczby ukaranych mandatem karnym, wylegitymowanych i pouczonych. Gmina Zadzim zobowiązała się przekazać środki - w ciągu 14 dni od dnia podpisania porozumienia – na rachunek bankowy Funduszu Wsparcia Policji KWP w Łodzi. W celu zapewnienia odpowiedniej kontroli i bezpieczeństwa na terenie Gminy Zadzim przez ww. służby porządkowe, Rada Gminy w uchwale nr XV/97/12 z dnia 25 stycznia 2012 roku zaplanowała w budżecie 2012 roku (dział 754 rozdział 75404) środki finansowe w wysokości 5.000,00 zł. Na podstawie przelewu nr 392/1/ kontrolujący stwierdzili, że kwotę 5.000,00 zł przekazano na rachunek bankowy wskazany w porozumieniu.

______180

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Sprawozdanie z realizacji porozumienia zawartego w dniu 2 lipca 2012 roku Komenda Wojewódzka Policji w Łodzi przesłała w dniu 9 stycznia 2013 roku przy piśmie znak F-3113/03/13/VP. Z przedłożonego sprawozdania wynika, iż przekazane przez Gminę środki pozwoliły na zorganizowanie 40 dodatkowych sześciogodzinnych służb w okresie:  wrzesień- październik 2012 r. – 16 służb x 125,00 zł = 2.000,00 zł,  listopad 2012 r. 24 służby x 125,00 zł = 3.000,00 zł. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że w sprawozdaniu nie wskazano uzyskanych przez policjantów wyników, w tym: liczby zatrzymanych sprawców przestępstw i wykroczeń oraz liczby ukaranych mandatem karnym, wylegitymowanych i pouczonych, do czego obligowały postanowienia wynikające z § 6 porozumienia. AKTA KONTRLI [A-43, s.1-3]: Dokumentacja dotycząca przekazania dotacji w wysokości 5.000,00 zł na fundusz celowy policji.

XI. ROZLICZENIE BUD ŻETU POWIATU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

Dotacje przekazane na rzecz publicznych samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej – 2012 rok

W budżecie Gminy Zadzim na 2012 rok w dziale 851 – Ochrona zdrowia nie przewidziano środków finansowych na dotacje dla Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Zadzimiu. Zgodnie z oświadczeniem złożonym przez Skarbnika, Gmina nie przekazywała dotacji na rzecz ww. jednostki.

______181

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

XII. INNE USTALENIA

Prawidłowość naliczania średnich wynagrodze ń nauczycieli przez jednostki samorz ądu terytorialnego

W związku z nałożonym w art. 30b ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz.U. nr 97, poz. 674 ze zm.) na regionalne izby obrachunkowe obowiązkiem kontroli osiągania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli w poszczególnych jednostkach samorządu terytorialnego, kontroli poddano zagadnienia związane z poniesionymi przez Gminę Zadzim wydatkami na wynagrodzenia nauczycieli w odniesieniu do wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3, z uwzględnieniem art. 30a ust. 3. Prowadzenie spraw związanych z zadaniami Gminy Zadzim, jako organu prowadzącego szkoły, w tym m. in.: sporządzanie miesięcznych list płac, list wypłat nagród jubileuszowych, list wypłat odpraw emerytalnych a więc prowadzenie spraw z zakresu zadań gminy określonych w ustawie Karta Nauczyciela i ustawie o systemie oświaty, należy do kompetencji podinspektor ds. oświaty i kadr JOLANTY GORĄCEJ. Sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez Gminę Zadzim sporządzone zostało w dniu 6 lutego 2013 roku przez podinspektor ds. oświaty i kadr, zatwierdzone przez Wójta Gminy Zadzim Włodzimierza Owczarka oraz przekazane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 8 lutego 2013 roku, w załączeniu pisma znak UG.0640.1.2013. Ze sprawozdania wynika, że nauczyciele dyplomowani nie osiągnęli w 2012 roku średniego poziomu wynagrodzeń nauczycieli. Pozostałe trzy grupy nauczycieli: stażyści, kontraktowi i mianowani, osiągnęli średni poziom wynagrodzeń nauczycieli. Zestawienie sporządzone przez UG Zadzim w formie elektronicznej: Średnio Średnio Średnie -roczna Średnie -roczna Wykonane Stopie ń wynagrodz liczba wynagro- liczba wydatki na awansu enie etatów 2 x 3 dzenie etatów 5 x 6 4 + 7 9 – 8 wynagrodz zawodowego 1.01- 1.01- 1.09- 1.09- enie 31.08.12 31.08.1 31.12.12 31.12.1 2 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2.618,10 2.717,59 2.618,10 x 8 Nauczyciel (100% (100% 0,00 x 4 m-ce 1,00 m-cy = 0,00 20.944,80 25.001,77 4.056,97 Sta żysta kwoty kwoty = 0,00 20.944,80 bazowej) bazowej)

2.906,09 3.016,52 11.653,4209 9.230,5512 x Nauczyciel (111% (111% 14.478,7 4,01 x 8 m-cy = 3,06 4 m-ce = 130.149,57 144.628,29 kontraktowy kwoty kwoty 2 93.227,3672 36.922,2048 bazowej) bazowej) 3.770,06 3.913,33 49.576,289 x 41.168,2316 Nauczyciel (144% (144% 36.565,0 13,15 8 m-cy = 10,52 x 4 m-ce = 561.283,24 597.848,30 mianowany kwoty kwoty 6 396.610,312 164.672,9264 bazowej) bazowej) 4.817,30 226.943,003 5.000,37 226.016,724 - Nauczyciel (184% x 8 m-cy = (184% 2.648.606, 47,11 45,20 x 4 m-ce = 2.719.610,92 71.004,4 dyplomowany kwoty 1.815.544,02 kwoty 43 904.066,896 9 bazowej) 4 bazowej)

______182

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Zestawienie sporządzone przez UG Zadzim w formie papierowej: Średnio Średnio Średnie -roczna Średnie -roczna Wykonane Stopie ń wynagrodz liczba wynagrodz liczba wydatki na awansu enie etatów 2 x 3 e-nie etatów 5 x 6 4 + 7 9 – 8 wynagrodz zawodowego 1.01- 1.01- 1.09- 1.09- enie 31.08.12 31.08.1 31.12.12 31.12.1 2 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2.618,10 2.717,59 2.618,10 x 8 Nauczyciel (100% (100% 0,00 x 4 m-ce 1,00 m-cy = 0,00 20.944,80 25.001,77 4.056,97 Sta żysta kwoty kwoty = 31.415,34 20.944,80 bazowej) bazowej)

2.906,09 3.016,52 11.653,4209 9.230,5512 x Nauczyciel (111% (111% 14.478,7 4,01 x 8 m-cy = 3,06 4 m-ce = 130.149,57 144.628,29 kontraktowy kwoty kwoty 2 93.227,3672 36.922,2048 bazowej) bazowej) 3.770,06 3.913,32 49.576,289 x 41.168,1264 Nauczyciel (144% (144% 36.565,4 13,15 8 m-cy = 10,52 x 4 m-ce = 561.282,82 597.848,30 mianowany kwoty kwoty 8 396.610,312 164.672,5056 bazowej) bazowej) 4.817,30 226.943,003 5.000,36 226.016,272 - Nauczyciel (184% x 8 m-cy = (184% 2.648.606, 47,11 45,20 x 4 m-ce = 2.719.609,11 71.002,6 dyplomowany kwoty 1.815.544.,02 kwoty 43 904.065,088 8 bazowej) 4 bazowej)

W dniu 8 lutego Sekretarz Gminy Zadzim sporządziła wyjaśnienie, stwierdzające, że forma elektroniczna sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego za rok 2012 różni się od sprawozdania złożonego w formie papierowej. Inspektorzy stwierdzili, że ww. sprawozdanie za rok 2012 zostało sporządzone w sposób prawidłowy w formie elektronicznej. Natomiast to samo sprawozdanie sporządzone w formie papierowej zawiera błędy rachunkowe, polegające na błędnym zaokrąglaniu wyliczonych wynagrodzeń nauczycieli mianowanych i dyplomowanych. W celu weryfikacji poprawności danych jednostkowych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, kontrolą objęto dokumenty źródłowe dotyczące zatrudnienia nauczycieli oraz wypłaconych na ich rzecz wynagrodzeń. Szczegółową kontrolą objęto: karty wypłat wynagrodzeń za okres od 1 stycznia 2012 roku do dnia 31 grudnia 2012 roku, listy płac, karty wynagrodzeń, zestawienia etatów wyliczone przez poszczególne szkoły dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, umowy o pracę oraz angaże. Szczegółową kontrolą objęto wszystkich nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w Zespole Szkół w Zadzimiu, Zespole Szkół w Zygrach oraz Szkole Podstawowej w Małyniu.

Wykonane wydatki na wynagrodzenia nauczycieli W wyniku kontroli stwierdzono prawidłowość wyliczenia wypłaconych wynagrodzeń na rzecz nauczycieli mianowanych. Uwzględnione składniki wynagrodzenia odpowiadają art. 30 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela tj. nie uwzględniano świadczeń

______183

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

z ZFŚS oraz dodatków wymienionych w art. 54 ww. ustawy: nauczycielskiego, mieszkaniowego, wiejskiego. Do wyliczeń przyjmowano wynagrodzenie zasadnicze, dodatkowe wynagrodzenie roczne, wynagrodzenie chorobowe, wyrównanie, za godziny ponadwymiarowe, ekwiwalent za urlop, dodatek za wysługę lat, dodatek motywacyjny, dodatek wychowawczy, nagrody, jubileusze, dodatki funkcyjne oraz dodatki za warunki pracy. Stwierdzono, że podsumowanie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych sporządzone przez podinspektor ds. oświaty i kadr różni się od podsumowania sporządzonego przez inspektorów RIO na podstawie dokumentów źródłowych. Różnice stwierdzono w przypadku 7 nauczycieli dyplomowanych. W przypadku 6 nauczycieli zaniżono wydatki natomiast w 1 przypadku jest to wydatek zawyżony. Różnica w wyliczeniach stanowi znikomą kwotę w porównaniu z całością poniesionych wydatków i wynosi 134,01 zł. Zaniżenie wydatków w badanej grupie nauczycieli dyplomowanych, prowadzi do powstania większej różnicy między wydatkami poniesionymi w 2012 roku na wynagrodzenia w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 Karty Nauczyciela a sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela, ustalonych dla okresów obowiązywania poszczególnych kwot bazowych. Listy płac dla nauczycieli sporządzone zostały przez podinspektor ds. oświaty i kadr i Skarbnika Gminy oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki. Szczegółowe zestawienie wydatków poniesionych w 2012 roku przez Urząd Gminy Zadzim na nauczycieli dyplomowanych stanowi załącznik nr 70 protokołu kontroli 29 .

Średnioroczna struktura zatrudnienia

W celu weryfikacji wyliczeń etatów w kategorii awansu zawodowego nauczycieli dyplomowanych, szczegółowej kontroli poddano umowy o pracę, angaże, listy płac, karty zasiłkowe poszczególnych nauczycieli. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości w strukturze zatrudnienia następujących nauczycieli dyplomowanych: - (…) 30 zatrudniona w Zespole Szkół w Zadzimiu – Szkoła Podstawowa. Zgodnie z przedstawioną dokumentacją nauczycielka we wrześniu 2012 była zatrudniona w wymiarze 12/18 etatu. Prawidłowy wymiar etatu za ten miesiąc wynosił 0,67 (UG Zadzim wyliczył 0,00).

29 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 30 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______184

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

- (…) 31 zatrudniony w Zespole Szkół w Zygrach – Szkoła Podstawowa. Zgodnie z przedstawioną dokumentacją nauczyciel w okresie I-VIII i IX-XII był zatrudniony w wymiarze (9/18 + 10/26) etatu. Prawidłowy wymiar etatu za okres I-VIII i IX- XII wynosił 0,88 (UG Zadzim wyliczył 1,00 dla obu okresów). - (…) 32 zatrudniona w Zespole Szkół w Zygrach – Gimnazjum. Zgodnie z przedstawioną dokumentacją nauczycielka w okresie IX-XII była zatrudniona w wymiarze (9/18 + 9/26) etatu. Prawidłowy wymiar etatu za ww. okres wynosił 0,85 (UG Zadzim wyliczył 0,97). - (…) 33 zatrudniona w Zespole Szkół w Zygrach – Przedszkole. Zgodnie z przedstawioną dokumentacją nauczycielka w okresie IX-XII była zatrudniona w wymiarze (12/22 + 3/30) etatu. Prawidłowy wymiar etatu za ww. okres wynosił 0,65 (UG Zadzim wyliczył 0,61). - (…) 34 zatrudniona w Szkole Podstawowej w Małyniu. Zgodnie z kartą zasiłkową nauczyciela przebywała od dnia 30 sierpnia do dnia 31 sierpnia 2012 roku na zasiłku wypłacanym ze środków ZUS. Prawidłowy wymiar etatu w miesiącu sierpniu powinien wynosić 0,93 (UG Zadzim wyliczył 0,96). Wysokość różnicy między wydatkami poniesionymi na nauczycieli dyplomowanych w 2012 roku w składnikach, o których mowa w art. 30 ust. 1 ustawy karta Nauczyciela, a iloczynem średniorocznej liczby etatów w tym stopniu awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art.30 ust.3 ww. ustawy w danym roku obrazuje poniższa tabela:

Średnio Średnio Średnie -roczna Średnie -roczna Wykonane Stopie ń wynagrodz liczba wynagrod liczba wydatki na awansu enie etatów 2 x 3 ze-nie etatów 5 x 6 4 + 7 9 – 8 wynagrodzen zawodowego 1.01- 1.01- 1.09- 1.09- ie 31.08.12 31.08.1 31.12.12 31.12.1 2 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

31 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______185

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

4.817,30 5.000,37 226.316,754 226.366,75 Nauczyciel (184% (184% 46,98 x 8 m-cy = 45,27 x 4 m-ce = 2.716.001,03 2.648.740,44 -67.260,59 dyplomowany kwoty kwoty 1.810.534.,03 905.467,00 bazowej) bazowej)

Zgodnie z powyższą tabelą, prawidłowa kwota różnicy wynosi 67.260,59 zł. Natomiast Gmina Zadzim w sprawozdaniu w formie elektronicznej wykazała kwotę różnicy 71.004,49 zł a w sprawozdaniu w formie papierowej wykazała kwotę różnicy 71.002,68 zł. W związku z tym, że do wyliczenia jednorazowych dodatków uzupełniających Gmina Zadzim przyjęła kwotę 71.002,68 zł, kontrolujący stwierdzili zawyżenie kwoty różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi a iloczynem w rozumieniu art. 30 ust. 3 o 3.742,09 zł. Szczegółowe zestawienie średniorocznej struktury zatrudnienia w 2012 roku dla nauczycieli dyplomowanych stanowi załącznik nr 71 do protokołu kontroli 35 .

Jednorazowy dodatek uzupełniaj ący

Kontrolujący dokonali wyliczenia należnych kwot jednorazowego dodatku uzupełniającego w oparciu o zapisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 6 poz. 35 ze zm.), tj. m.in. o wzory wynikające z załącznika nr I do ww. rozporządzenia. W wyniku kontroli stwierdzono, że przy dokonywaniu wyliczeń osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego Sj w 2012 roku dla nauczycieli dyplomowanych błędnie wyliczano wymiar etatu oraz nie uwzględniano okresów, w których nauczyciel przebywał na zasiłku wypłacanym z ZUS , co stanowiło naruszenie ww. rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku i w konsekwencji doprowadziło do nieprawidłowego wyliczenia osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego. Zgodnie z ww. rozporządzeniem, dla każdego nauczyciela oddzielnie należy wyliczyć osobistą stawkę wynagrodzenia zasadniczego, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia według wzoru:

Sj = A x B x C A – stanowi stawkę wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela na pełnym etacie; B – tygodniowy obowiązkowy wymiar godzin zajęć nauczyciela w przeliczeniu na pełny etat, C – okres zatrudnienia – czas, w którym nauczyciel był zatrudniony na danym stopniu awansu zawodowego i pobierał wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły w ciągu roku podlegającego analizie.

Natomiast wysokość jednorazowego dodatku uzupełniającego należy wyliczyć według poniższego wzoru:

35 Treść załącznika wyłączono ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

______186

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

S = × j D j R = nj

∑ S j j=1

=nj

∑ S j j=1 - suma osobistych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego, ustalonych proporcjonalnie do okresu zatrudnienia; n – liczba nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie na danym stopniu awansu zawodowego w roku podlegającym analizie; R – kwota różnicy o której mowa w art. 30a ust. 2 Karty Nauczyciela, ustalona dla danego stopnia awansu zawodowego; Sj – osobista stawka wynagrodzenia zasadniczego ustalona proporcjonalnie do okresu zatrudnienia danego nauczyciela. Sposób dokonywania wyliczeń przez pracownika Urzędu Gminy Zadzim spowodował w 54 przypadkach na 55 skontrolowanych, zawyżenie wypłaconych dodatków uzupełniających. Kwoty wypłacone ponad prawidłową wysokość wahały się dla poszczególnych nauczycieli od 3,22 zł do 209,35 zł. W jednym przypadku stwierdzono zaniżenie wypłaconego dodatku uzupełniającego o 75,92 zł. Szczegółowe wyliczenie należnej stawki wynagrodzenia zasadniczego Sj oraz wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego Dj, w rozbiciu na poszczególnych nauczycieli dyplomowanych, ze wskazaniem różnic w kwotach wyliczonych przez inspektorów RIO i przez pracownika Urzędu Gminy Zadzim stanowi załącznik nr 72 protokołu kontroli 36 . Jednorazowe dodatki uzupełniające wypłacone zostały w terminie wskazanym w art. 30a ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela, tj. do dnia 31 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku, dla którego wyliczono kwotę różnicy. AKTA KONTROLI [A-44, s.1-68]: Kserokopie umów o pracę oraz angaży nauczycieli wraz z kartami płacowymi oraz kartami zasiłkowymi wskazanych powyżej nauczycieli, kserokopie wyliczenia osobistej stawki wynagrodzenia Sj oraz jednorazowych dodatków uzupełniających Dj dla nauczycieli dyplomowanych; kserokopia wyliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia dla nauczycieli dyplomowanych w 2012 roku, dokonanego przez Urząd Gminy Zadzim 37 .

XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.

Protokół zawiera 203 ponumerowane i zaparafowane strony. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Urzędu Gminy Zadzim pod pozycją 4/2013. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby:

 WŁODZIMIERZ OWCZAREK – Wójt Gminy Zadzim,  KAZIMIERA WODZIŃSKA – Skarbnik Gminy,  MARIA MIŚKIEWICZ – Sekretarz Gminy,

36 Wyłączono dane ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w związku z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37

______187

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

 SYLWIA HERMAN – Zastępca Skarbnika,  MARIAN UFNALSKI – Kierownik Referatu Inwestycyjno-Komunalnego,  ZDZISŁAWA STEC – podinspektor ds. księgowości budżetowej,  ŻANETA KUJAWA – podinspektor ds. księgowości budżetowej szkół i GOPS,  SŁAWOMIR WAWRZYNIAK – kasjer - inspektor w Referacie Finansowo- Podatkowym, oraz inni pracownicy Urzędu Gminy Zadzim w miarę potrzeb.

Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 14 maja 2013 roku. 2. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy Marii Miśkiewicz złożone w dniu 24 kwietnia 2013 roku. 3. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Kazimiery Wodzińskiej złożone w dniu 13 maja 2013 roku. 4. Wyjaśnienie złożone przez Zdzisławę Stec – podinspektora ds. księgowości budżetowej na okoliczność nie prowadzenia rejestru wpływu faktur do Referatu Finansowo- Podatkowego. 5. Test dotyczący wewnętrznych procedur kontroli. 6. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Kazimiery Wodzińska z dnia 24 kwietnia 2013 roku złożone na okoliczność nie posiadania dokumentacji przetargowej dotyczącej wyboru banku do kompleksowej obsługi bankowej budżetu Gminy Zadzim i gminnych jednostek organizacyjnych. 7. Tabela nr 7 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 8. Test nr 1 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 9. Tabela nr 5 oraz 9 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 10. Test nr 3 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 11. Test nr 2 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 12. Tabela nr 1 oraz 6 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 13. Test nr 10 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 14. Kwoty zadłużenia wynikające z poszczególnych umów kredytowych oraz przychodów i rozchodów wg tych umów w latach 2010-2012 i I kwartale 2013 roku. 15. Zestawienie kredytów spłacanych w 2012 roku oraz spłat przypadających na lata następne wraz z prognozowanymi wskaźnikami zadłużenia i spłat. 16. Tabela nr 3 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 17. Test nr 6 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 18. Szczegółowe zestawienie terminów umownych i terminów, w których dokonano spłaty rat i odsetek w 2012 roku. 19. Szczegółowe zestawienie terminów umownych i terminów, w których dokonano spłaty rat i odsetek w 2012 roku. 20. Test nr 9 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 21. Kontrola poprawności zapisów księgowych została przeprowadzona w oparciu o test. 22. Wyjaśnienie Wójta Gminy Zadzim w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości oraz dofinansowania na zakup samochodu gaśniczo-ratowniczego dla OSP Zadzim.

______188

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

23. Zestawienie zobowiązań wg jednostek organizacyjnych na dzień 31 grudnia 2011 roku. 24. Zestawienie zobowiązań wg jednostek organizacyjnych na dzień 31 grudnia 2012 roku. 25. Test nr 4 i 5 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 26. Tabela nr 4 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 27. Zestawienia zobowiązań wobec dostawców w tym zobowiązań wymagalnych na dzień 31 grudnia 2011 i 31 grudnia 2012 roku. 28. Wyjaśnienie podinspektor ds. księgowości budżetowej dotyczące zapisów na koncie 225 i 240. 29. Wyjaśnienie kasjera złożone na okoliczność stwierdzonego niedoboru. 30. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy z dnia 17 maja 2013 roku złożone na okoliczność opracowywania instrukcji obiegu dokumentów księgowych. 31. Tabela nr 2 dotycząca programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 32.1.Testy nr 7, 8 i 11 dotyczący programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 32/2. Tabele nr 10 i 11 dotyczące programu kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 33. Test dotyczący przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej. 34. Test dotyczący sprawozdawczości budżetowej w zakresie podatku od nieruchomości. 35. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 2. 36. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 5. 37. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 6. 38. Test dotyczący podatku od nieruchomości. 39. Test dotyczący udzielonych ulg, umorzeń, odroczeń i zwolnień w zakresie podatku od nieruchomości. 40. Test dotyczący obniżenia górnych stawek podatku od nieruchomości. 41. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 16. 42. Testy dotyczący podatku od środków transportowych. 43. Testy dotyczący udzielonych ulg w podatku od środków transportowych. 44. Testy dotyczący obniżenia górnych stawek podatkowych w zakresie podatku od środków transportowych. 45. Wyjaśnienie podinspektor Ewy Rzepki dotyczące zaległości w podatku rolnym. 46. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 18. 47. Testy dotyczące zaległości w podatkach od nieruchomości i od środków transportowych. 48. Testy dotyczące podejmowanych czynności windykacyjnych w podatkach od nieruchomości i od środków transportowych. 49. Wyjaśnienie podinspektor Bożeny Krajewskiej z dnia 17 maja 2013 roku. 50. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 20. 51. Wyjaśnienie podinspektora Zdzisławy Stec dotyczące niewłaściwego księgowania opłat rocznych za użytkowanie wieczyste. 52. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 21. 53. Test dotyczący ewidencji nieruchomości.

______189

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

54. Sprawozdanie z działalności Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu za 2012 rok. 55. Test kontrolny dotyczący udzielonej dotacji. 56. Wyjaśnienie Skarbnik Gminy Zadzim w sprawie nieoszacowania wartości zamówienia publicznego pod nazwą: „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim” . 57. Wyjaśnienie Kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego w sprawie braku szacowania wartości zamówienia publicznego „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego” . 58. Wyjaśnienia Kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego w sprawie: [1] sporządzenia protokołu z postępowania pod nazwą: „Udzielenie i obsługa kredytu długoterminowego”; [2] braku publikacji zamówienia publicznego. 59. Wyjaśnienia Kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego złożone w dniu 26 kwietnia 2013 roku (trzy sztuki). 60. Wyjaśnienie kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego Mariana Ufnalskiego z dnia 16 maja 2013 roku złożone na okoliczność nie posiadania dokumentacji dotyczącej badania rynku wraz z kserokopiami faktur za zakup samochodu osobowego. 61. Szczegółowe zestawienie źródeł finansowania inwestycji w poszczególnych działach i rozdziałach w latach 2011-2012 . 62. Zestawienie zamówień publicznych udzielonych w latach 2011 i 2012 przez Gminę Zadzim. 63. Wyjaśnienie kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego Mariana Ufnalskiego z dnia 14 maja 2013 roku złożone na okoliczność nie posiadania kosztorysów inwestorskich. 64. Oświadczenie Mariana Ufnalskiego złożone w dniu 2 maja 2012 roku na okoliczność zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy. 65. Oświadczenie kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego Mariana Ufnalskiego złożone w dniu 2 maja 2012 roku na okoliczność nie podpisania z firmą MARKBUD umowy na roboty budowlane. 66. Test dotyczący badanych zadań inwestycyjnych. 67. Wyjaśnienie Sylwii Herman złożone w dniu 15 maja 2012 roku na okoliczność nie przeprowadzenia w 2012 roku inwentaryzacji zgodnie z art.26 ust1 ustawy o rachunkowości. 68. Wyjaśnienie Sylwii Herman złożone w dniu 15 maja 2012 roku na okoliczność nie prowadzenia w Urzędzie Gminy ewidencji gruntów, dróg, mostów oraz budynków. 69. Testy dotyczące ewidencji składników majątkowych. 70. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 34. 71. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 35. 72. Załącznik wyłączono – patrz treść przypisu nr 36. 73. Wykaz akt kontroli.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 18 lipca 2013 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy Zadzim. Wójta Gminy i Skarbnika poinformowano o przysługującym prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.

______190

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Jednostka kontrolowana: Kontrolujący:

...... (Grażyna Barauskiene)

...... (Joanna Pączek)

...... (Michał Bernaś)

Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:

...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

______191

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

______192

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

Załącznik nr 73 protokołu kontroli AKTA KONTROLI tworz ą nast ępuj ące dokumenty:

1. Kserokopia księgi rejestrowej instytucji kultury oraz uchwał Rady Gminy Zadzim w sprawie uchwalenia i zmian do Statutu Gminnej Biblioteki Publicznej w Zadzimiu - [A-1, s.1-17]. 2. Kserokopie umowy z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach zawartej w dniu 31 marca 2011 roku na prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Zadzim; SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu - [A-2, s.18-32]. 3. Kserokopia umowy nr 5989017-347804 zawartej w dniu 26 czerwca 2012 roku z Volkswagen Bank w sprawie udzielenia kredyty na zakup samochodu - [A-3, s.1-4] 4. Kserokopia uchwały nr XVII/129/12 Rady Gminy Zadzim z dnia 5 czerwca 2012 roku oraz protokołu z sesji Rady Gminy Zadzim odbytej w dniu 5 czerwca 2012 roku - [A-4, s.1-7] 5. Kserokopie faktur wystawionych za zakup samochodu Skoda Octavia i instalacji gazowej oraz faktury za sprzedaż samochodu Opel Astra - [A-5, s.1-9] 6. Kserokopie umów z dnia 10 września 2012 roku, 31 grudnia 2012 roku i 29 marca 2013 roku, kserokopia wyciągu z dnia 12 września 2012 roku, kserokopia protokołu z sesji XIX Rady Gminy Zadzim z dnia 28 sierpnia 2012 roku, kserokopie uchwał budżetowych na 2012 i 2013 rok - [A-6, s.1-61] 7. Wydruki zapisów księgowych na koncie 134 dokonanych w latach 2011 -2012 - [A- 7, s.1-5] 8. Wydruki zapisów księgowych na koncie 260 dokonanych w latach 2011 -2012 - [A- 8, s.1-2] 9. Wydruk zapisów księgowych na koncie 751 dokonanych w 2012 roku oraz wydruk obrotów na klasyfikacji wydatków rozdział 75702 § 8101 i 8070 dokonane w 2012 roku, kserokopie wyciągów z dnia 30 marca 2012 roku, 29 czerwca 2012 roku, 28 września 2012 roku, 27 listopada 2012 roku oraz 31 grudnia 2012 roku w których dokonano wydatków na odsetki - [A-9, s.1-16], 10. Wydruk raportu wyników kontroli przy użyciu oprogramowania ACL w tym dotyczącego księgowań przeprowadzonych po 30 kwietnia 2011 i 30 kwietnia 2012 roku - [A-10, s.1-60] 11. Kserokopie uchwał nr II/6/10 oraz nr XII/6/11 Rady Gminy Zadzim w sprawie określenia wysokości stawek na podatek od nieruchomości, ewidencja mienia gminnego przedstawiona kontrolującym - [A-11, strony nr 1-9] 12. Kserokopie wydruków analizy stawek podatkowych podatników osób fizycznych i prawnych za lata 2011 -2012, kserokopie sprawozdań Rb-PDP za 2011 – 2012, kserokopie wypisów z ewidencji gruntów i rejestru budynków przedłożone przez Gminę dotyczące nieruchomości zajętych na cele ochrony przeciwpożarowej - [A- 12, s.1-31] 13. Kserokopia umowy dzierżawy nieruchomości oznaczonej jako działka nr 93/1 - [A- 13, s.1-4] 14. Wydruk zapisów na koncie 901 – dochody budżetu dokonanych w 2011 roku bez klasyfikacji budżetowej i wg klasyfikacji budżetowej, kserokopia sprawozdania Rb- 27S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku - [A-14, s.1-57].

______193

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

15. Wydruk zapisów na koncie 901 – dochody budżetu dokonanych w 2012 roku, wydruk stanów klasyfikacji dochodów za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku, kserokopia sprawozdania Rb-27S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku - [A-15, s.1-18]. 16. Kserokopia faktury nr 105/2011 z dnia 21 grudnia 2011 roku wystawionej na rzez Ochotniczej Straży Pożarnej w Zadzimiu za zakup samochodu ratowniczo- gaśniczego oraz kserokopia wyciągu bankowego z dnia 16 marca 2012 roku, kserokopia uchwały nr IV/19/11 Rady Gminy Zadzim z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu na budżetowej na 2011 rok. - [A-16, s.1-20] 17. Wydruk stanów klasyfikacji wydatków sporządzony za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 roku, wydruk zapisów dokonanych na koncie 902 – wydatki budżetu w 2011 roku, kserokopia sprawozdania Rb-28S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku -[A-17, s.1-44]. 18. Wydruk stanów klasyfikacji wydatków sporządzony za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku, wydruk zapisów dokonanych na koncie 902 – wydatki budżetu w 2012 roku, kserokopia sprawozdania Rb-28S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku - [A-18, s.1-42]. 19. Kserokopia sprawozdań Rb-Z sporządzonych na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz 31 grudnia 2012 roku - [A-19, s.1-11]. 20. Kserokopia sprawozdań Rb-NDS sporządzonych na dzień 31 grudnia 2011 roku oraz 31 grudnia 2012 roku - [A-20, s.1-4]. 21. Kserokopia polecenia księgowania nr 713 z dnia 31 grudnia 2011 roku oraz wydruk ww. polecenie księgowania z systemu finansowo – księgowego - [A-21, s.1-4] 22. Wydruk zapisów księgowych dokonanych na koncie 240 – pozostałe rozrachunki w 2011 roku - [A-22, s.1-9]. 23. Kserokopia bilansu z wykonania budżetu sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz wydruk zestawienia obrotów i sald sporządzonego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku - [A-23, s.1-5]. 24. Wydruk zapisów księgowych dokonanych na koncie 240 – pozostałe rozrachunki w 2012 roku - [A-24, s.1-4]. 25. Kserokopia bilansu Urzędu Gminy Zadzim sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku oraz wydruk zestawienia obrotów i sald sporządzonego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku - [A-25, s.1-14]. 26. Zestawienie zabezpieczeń należytego wykonania umów - [A-26, s.1-2]. 27. Kserokopia przykładowego raportu kasowego nr 2012/0022 z dnia 30 maja 2012 roku wraz z dołączonymi dowodami kasowymi potwierdzającymi dokonane wydatki na łączną kwotę 1.536,81 zł - [A-27, s.1-27]. 28. Kserokopia dokumentacji dotyczącej wypłaty i rozliczenia zaliczki jednorazowej w kwocie 5.000,00 zł wypłaconej Jerzemu Modrzejewskiemu - [A-28, s.1-3]. 29. Wieloletnia Prognoza Finansowa na lata 2013 -2027 wprowadzona uchwałą nr XXIV/160/12 - [A-29, s.1-12]. 30. Kserokopia zarządzenia nr 2 Naczelnika Gminy Zadzim z dnia 22 marca 1990 roku w sprawie powołania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zadzimiu - [A-30, s.1-2]. 31. Kserokopie decyzji przyznających zasiłek stały oznaczonych numerami: GOPS.8210/288/12, GOPS.8210/349/12, GOPS.8210/292/12 - [A-31, s.1-6].

______194

Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminie ZADZIM przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (42) 636 68 96, fax (42) 636 74 24

32. Kserokopia dokumentacji dotycząca przeprowadzenia otwartego konkursu ofert oraz rozliczenia dotacji przez Gminny Klub Sportowy w Zadzimiu - [A-32, s.1-25]. 33. Akta kontroli nr [A-33, s.1] wyłączono – patrz treść przypisu nr 24. 34. Kserokopie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia pn. „Udzielenie i obsługę kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim” oraz pn. „Przebudowa drogi gminnej 111011E Chodaki-Iwonie-Piotrów, odcinek Piotrów-Iwonie – II etap,. opublikowanego w BZP pod numerem 116664-2012 w dniu 13 kwietnia 2012 roku - [A-34, s.1-4]. 35. Kserokopie dokumentów dotyczących zamówienia publicznego pod nazwą: „Udzielenie i obsługę kredytu długoterminowego dla Gminy Zadzim” - [A-35 s.1- 119]. 36. Kserokopia faktury VAT nr 45/D/12 z dnia 29 marca 2012 roku; protokół odbioru robót drogowych; polecenie przelewu z dnia 17 maja 2012 roku - [A-36, s.1-4]. 37. Kserokopia zlecenia nr 2214.6/2011 z dnia 12 września 2011 roku, protokół zamówienia publicznego (pkt 5), którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, obroty na koncie 201/45 – wyciąg księgi głównej za 2012 rok).- [A-37, s.1-3]. 38. Kserokopia zleceń nr 2214.10.2012 z dnia 27 listopada 2012 roku, nr 2214.6.2011 z dnia 20 września 2011 roku i nr 2214.6.2011 z dnia 22 sierpnia 2011 roku wraz z wydrukiem obrotów na koncie 201/45 -[A-38, s.1-9]. 39. Kserokopia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartość i nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro oraz zakresu czynności Mariana Ufnalskiego - kierownika Referatu Inwestycyjno-Komunalnego z dnia 1 lutego 2012 roku - [A-39, s.1-5]. 40. Kserokopia wyciągu bankowego nr 378/1/2012 z dnia 30 października 2012 roku; polisa ubezpieczeniowa nr GB 16579 Towarzystwa Ubezpieczeń Wzajemnych Oddział w Sieradzu - [A-40, s.1-6]. 41. Kserokopia sprawozdania z przebiegu rocznej inwentaryzacji składników majątkowych Gminy według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku - [A-41, s.1-3]. 42. Kserokopia księgi inwentarzowej środków trwałych (konto 011) wraz z kserokopią bilansu jednostki budżetowej sporządzonego na dzień 31 grudnia 2012 roku - [A- 42, s.1-11]. 43. Dokumentacja dotycząca przekazania dotacji w wysokości 5.000,00 zł na fundusz celowy policji - [A-43, s.1-3]. 44. Kserokopie umów o pracę oraz angaży nauczycieli wraz z kartami płacowymi oraz kartami zasiłkowymi wskazanych powyżej nauczycieli, kserokopie wyliczenia osobistej stawki wynagrodzenia Sj oraz jednorazowych dodatków uzupełniających Dj dla nauczycieli dyplomowanych; kserokopia wyliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia dla nauczycieli dyplomowanych w 2012 roku, dokonanego przez Urząd Gminy Zadzim - [A-44, s.1-68].

Zapoznałem się z dokumentacją tworzącą akta kontroli:

………………………………………………………………………………… (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

______195